Бизнес план организации прадзников с расчетами
Самым действенным способом привлечения клиентов на рынке праздничных услуг является сарафанное радио. Поэтому качество проведенных мероприятий всегда должно быть одинаково безупречно. А для того, чтобы о положительных отзывах узнало как можно большее количество новых клиентов, необходимо запустить свой сайт, на котором будут выкладываться текстовые либо видео — отзывы. Кроме того, на сайте новый клиент сможет оставить онлайн-заявку. Таким образом вы будете пополнять клиентскую базу. Огромное преимущество работы по франшизе «Шоколадная мечта» заключается в продвижении вашего сайта через основной сайт компании. Таким образом сокращаются ваши затраты на продвижение по SEO, а также растет рейтинг и узнаваемость вашей компании.
Также одним из способов продвижения является сотрудничество с агентствами по организации праздников, которые будут включать ваш номер в программу мероприятия. Комиссия таких агентств составляет от 10 до 20% от стоимости услуги.
Хорошим способом продвижения может стать размещение на сайте treda.ru. Это единый портал, объединяющий артистов, ведущих и музыкантов выбранного региона, и публикующий отзывы. Продажа услуги клиенту, который обратился к вам через этот сайт, обойдется вам в 20% комиcсионных от стоимости заказа.
На каждое мероприятие нужно в обязательном порядке брать с собой визитки. Обмениваться визитками можно не только с заказчиками, но и с представителями смежных услуг, которые также работают на данном мероприятии.
Публикация рекламы в специализированных печатных изданиях тоже может обеспечить вас клиентами. К числу таких изданий относятся свадебные каталоги или журналы светских новостей.
Если вам посчастливилось выступить на мероприятии с участием ярких известных личностей, необходимо обязательно разместить на сайте подтверждающие фотографии и видео. Это очень быстро повысит ваш рейтинг и позволит увеличить цены.
Что касается работы с существующими клиентами, то здесь необходимо разработать акции, которые будут увеличивать количество предоставляемых услуг на одно мероприятие. Например, при заказе двух шоколадных фонтанов, 2 кг фруктов в подарок.
Каждая акция должна сопровождаться ярким названием: «Шоколадный дуэт», «Шоколадное трио», «Свадебный эксклюзив».
Услуги, предоставляемые компанией «Шоколадная мечта» не являются разовыми. Попробовав шоколадный фонтан однажды, клиент уже не захочет организовывать праздник без вкусного и эффектного дополнения к основному столу. Следовательно, чрезвычайно важно с самого начала сформировать и тщательно вести клиентскую базу.
Если вы начинаете бизнес без привлечения сотрудников, то организованно заполнять базу вам будет удобно с помощью программы Microsoft Excel.
Если же список ваших клиентов значителен, а ваша команда насчитывает несколько человек, в т.ч. менеджеров по продажам, то вам будет удобнее завести CRM-систему.
Важно заранее поздравлять клиентов со всеми значимыми для них событиями, а также напоминать о своих услугах, предоставляя скидки за несколько услуг или акции.
www.beboss.ru
Готовые бизнес планы организация праздников
Настоящий бизнес план рассчитан на инвестирование в открытие агентства по организации праздников. Цель разработки бизнес плана: для получения гранта; Объем работы: 26 страниц; Горизонт бизнес планирования: 3 года. Бизнес планом предполагается арендовать помещение и приобрести необходимое оборудование для ведения деятельности …
Подробнее…
Настоящий бизнес план рассчитан на инвестирование в организацию славянских свадеб. Цель разработки бизнес плана: для получения гранта; Объем работы: 30 страниц; Горизонт бизнес планирования: 1 год. Славянская свадьба — это уникальный проект. Во-первых он предполагает нравственное взращивание человека (клиента), во-вторых …
Подробнее…
Настоящий бизнес план рассчитан на инвестирование в оказание услуг проведения развлекательных мероприятий. Цель разработки бизнес плана: для службы занятости; Объем работы: 30 страниц; Горизонт бизнес планирования: 3 года. Для осуществления своей деятельности компания планирует арендовать помещение площадью 30 кв.м.и приобрести необходимую …
Настоящий бизнес план рассчитан на инвестирование в создание праздничного агентства. Цель разработки бизнес плана: для службы занятости; Объем работы: 30 страниц; Горизонт бизнес планирования: 3 года. Бизнес планом праздничного агентства предполагается создание компании из 3 человек, которая будет заниматься организацией …
Подробнее…
Настоящий бизнес план рассчитан на инвестирование в оказание услуг по оформлению праздников и упаковке подарков в воздушные шары. Цель разработки бизнес плана: для получения субсидии в службе занятости; Объем работы: 31 страница; Горизонт бизнес планирования: 3 года. Для организации бизнеса …
Настоящий бизнес план рассчитан на инвестирование в организацию мероприятий и концертов. Цель разработки бизнес плана: для привлечения инвестора; Объем работы: 34 страницы; Горизонт бизнес планирования: 7 месяцев. Отдых — это неотъемлемая часть жизни любого человека, он оказывает исключительное влияние на …
Подробнее…
Настоящий бизнес план рассчитан на инвестирование в проведение научных шоу для детей и организации праздников. Цель разработки бизнес плана: для получения субсидии в службе занятости; Объем работы: 19 страниц; Горизонт бизнес планирования: 1 год. Основная деятельность инициатора проекта будет направлена …
Настоящий бизнес план рассчитан на инвестирование в открытие агентства по организации праздников. Цель разработки бизнес плана: для получения гранта; Объем работы: 36 страниц; Горизонт бизнес планирования: 3 года. Бизнес планом открытия агентства по организации праздников предполагается, что фирма будет оказывать …
Подробнее…Бизнес план открытия агентства по организации праздников
Организация и проведение мероприятий – это бизнес, который не требует серьезных финансовых вложений на старте, тут основная задача быть хорошим управленцем и уметь договариваться с людьми. В этой статье мы опишем бизнес план фирмы по организации праздников, который поможет вам более детально ознакомиться с этим бизнесом.
Формат компании
Содержание статьи
Наверняка вы слышали, или же где-то видели, фирмы, которые неплохо зарабатывают на организации мероприятий. Эти компании, зачастую фокусируются на нескольких конкретных направлениях, и предоставляют максимально возможный пакет сервисов для своих клиентов.
Список направлений деятельности:
- организация детских праздников. В частности Дней рождений. Клоуны, герои из мультиков и различные конкурсы – все это незаменимы атрибут детского праздника.
- организация свадеб (услуги тамады, украшения зала, музыкантов).
- проведение корпоративов.
- организация юбилеев, дней рождений.
- проведение прочих мероприятий.
Вашими целевыми клиентами в основном будут молодые люди до 35 – 40 лет.
Мы не советуем вам сразу хвататься во все направления, поскольку для начинающего бизнесмена это достаточно широкая ниша, а сам бизнес строится на репутации. Если вы кого-то подставите, даже не по вашей вине, отрицательные отзывы гарантированы. Для начала определитесь с одним или двумя направлениями, и сделайте репутацию ответственного исполнителя, по мере развития дела, вы сможете расширять список услуг.
Поиск помещения
Для организации бизнеса в сфере проведения праздников, вам потребуется небольшое помещение площадью до 20 кв.м. Для старта этого вполне достаточно. Оно вам потребуется только для приема клиентов.
Сделайте ремонт, оформите само помещение с креативным подходом, возможно с примерами довольных клиентов. Из мебели потребуется стандартный набор для менеджера:
- мебель: стол и стулья. Закупите качественную мебель, старайтесь на этом не экономить, встречают, как говорят по одежке.
- техника: компьютер, кондиционер, принтер, городской и мобильный телефон, подключенный интернет и принципе, этого будет вполне достаточно.
- оформленное в бумажном виде портфолио.
Декорации и прочие аксессуары
Обязательно при составлении бизнес плана агентства по организации праздников заложите в бюджет расходы на покупку всей необходимой атрибутики для проведения того или иного мероприятия.
Для каждого из праздников нужен будет свой набор принадлежностей. Например, для детских праздников нужно будет пошить костюмы героев из мультфильмов, и клоунов. Закупить все необходимое для конкурсов.
В случае проведения свадьбы там вообще много чего нужно. Начиная от музыки и заканчивая украшением зала и организацией конкурсов.
Именно, исходя из этого пункта, мы советуем вам не распыляться на старте этого бизнеса, поскольку найти все необходимое и купить всю эту аппаратуру, не так-то просто. Лучше сконцентрироваться на чем-то конкретном.
Для этого бизнеса является необходимым наличие автомобиля. Перевозка оборудования, персонала, встречи с клиентами. Все это требует мобильности и автомобиль должен быть в любом случае.
Поэтому если у вас нет собственного авто, то нужно предусмотреть этот пункт в бизнес плане и выделить на это бюджет в размере $10000 — $15000.
Набор персонала
С одной стороны агентство по организации праздников не требует наличия постоянного штат персонала, достаточно будет вас как директора и нанять менеджера для продажи ваши услуг.
Помимо этого вам нужно будет найти людей для сдельной работы, среди которых будут аниматоры, тамада, музыканты и прочие специалисты, которые будут частью вашей праздничной программы.
С одной стороны это хорошо, что не нужно платить фиксированный оклад для персонала, с другой стороны договорится со всеми этими людьми и быть уверенным в том, что они не подведут – это занятие не из легких. Поэтому в начале статьи говорилось о том, кто в первую очередь умеет договариваться.
Работать нужно только с ответственными и проверенными людьми. Найдите персонал для замещения основного состава, например, если кто-то не сможет.
Реклама
Для раскрутки агентства по организации мероприятий в бизнес план нужно включить и расходы на рекламу:
- объявления в СМИ;
- раздача листовок;
- социальные сети и наличие собственного сайта в интернете;
- прямые телефонные звонки.
Все это работает и приносит свои плоды.
Финансовый план
Расписать этот бизнес план с детальными расчетами не выйдет, поскольку нужно знать четкий перечень предоставляемых агентством услуг. Исходя из этого нужно будет формировать бюджет на декорации и принадлежности.
Из основных затрат это:
- аренда офиса — $400/месс.
- ремонт в помещении – $1500 — $2000.
- покупка микроавтобуса — $12000.
- дополнительные расходы на организацию праздников.
В среднем люди запускают свой бизнес, имея в кармане от $20000 — $25000. Окупаемость этого бизнеса составляет от 1,5 до 2-х лет.
Выводы
Бизнес на организации праздников – построенный в первую очередь на умении скооперировать нужных людей, в нужное время в нужном месте. При этом всем вы должны грамотно вести финансовые расчеты и предлагать хорошие гонорары, чтобы у людей отпадало любое желание вас подставить.
Если вас смущает покупка огромного количества оборудования и прочего на первоначальном этапе его можно брать в аренду, а музыкантов, например, найти со своей аппаратурой. Договариваетесь за процент от оплаты и работаете.
При правильном построении бизнеса сарафанное радио сделает свое дело, и клиенты сами будут вас находить.
Отличным вариантом будет сотрудничество с компаниями, например проведение различного рода креативных корпоративов. Опять же все будет зависеть от ваших умений продавать свою услугу.
Одним из наиболее перспективных направлений организации праздников являються детские праздники и свадьбы.
biznes-club.com
как организовать бизнес на выставках
Создать действующий и прибыльный бизнес на организации выставок можно. Но нужно понимать и специфику вашего собственного дела, и отношение потенциальной аудитории, и доступное время посещения, и информационную осведомлённость клиентов, и логистику передвижения участников, и ещё множество вещей, которые будут влиять на успешность вашего проекта.
Помните, что, сколько бы ни проводилось различных выставок у вас в городе, далеко не все они прибыльны для организаторов. Многие выставки единичны и после неудачного показа перестают существовать. А количество их формируется трендом.
Виды выставочных мероприятий
Выставка продукции
Самая распространённая форма организации бизнеса на выставочных мероприятиях. Цель подобного вида – ознакомить действующих и потенциальных клиентов с ассортиментом продукции фирмы, новинками, запустить рекламную компанию, увеличить спрос на определённый товар. Стандартно, во время проведения таких выставок, на витрины и полки выставляются образцы всей продукции или же новинки фирмы, раскладывается описательная литература, рекламные буклеты с контактами, а также ставится ответственный сотрудник, который будет привлекать посетителей и консультировать по всем имеющимся вопросам.
Выставка групп изделий
Цель подобного вида выставки – провести исследование спроса потребителей и их реакции в отношении конкретного сегмента продукции, её вида, или определённой серии. Как показывает статистика, более успешны в этом отношении те выставки, на которых представлены на выбор потребителя несколько групп товаров, или даже товар от различных поставщиков и производителей.
Тематические выставки
Стимулирование спроса и повышение уровня продаж – вот цель подобного рода выставок. Тематики таких мероприятий могут варьироваться в совершенно различном диапазоне. Это могут быть и арт-галереи, выставки дизайна и моды, ярмарки изделий ручной работы. Стандартно такие мероприятия проводятся в праздничные или выходные дни, когда люди имеют возможность посетить её в любое время дня, не совмещая дело с работой.
Отдельно нужно заметить, что такой вид выставок всегда сопровождается мастер-классами для потребителей, которые как повышают интерес к самому мероприятию, так и способствуют более плотному знакомству людей с видом деятельности и приносят дополнительную прибыль организаторам и участникам.
Маркетинговые выставки
Цель подобного рода выставок – выявить объём продаж в определённых торговых точках. Это может быть магазин, супермаркет, рынок или бутик. Также характерно предоставление возможности по раскрутке определенного магазина или поставщика.
Выставка коллекций
Как и выставка групп изделий, направлена на выявление и изучение спроса действующих и потенциальных потребителей в отношении определённого вида товара, новой серии или продукты от различных производителей. Также организуется для ознакомления и формирования спроса на новый вид товара.
Помещение для выставки
Естественно, первый фактор, который будет влиять на необходимые размеры для проведения мероприятия – экспозиция. Какие именно вещи и товары будут выставляться на выставке. Если это габаритные предметы, или дизайн проекты, требующие много свободного места, то соответственно и арендуемая площадь должна будет вместить всех на комфортных условиях.
Второй фактор – количество участников. Если речь идёт о мероприятии, где на суд публике будет представлено множество производителей со своим товаром, то вы должны заранее просчитать размещение со схемой, чтобы не было неприятных сложностей перед открытием.
Третий фактор – предполагаемое количество посетителей. Да, точные прогнозы дать достаточно сложно. Однако если в процессе вы будете вынуждены пускать людей партиями, то приобретёте негативную репутацию как неумелый организатор. Исключения составляют такие случаи, когда народа действительно очень много, а не помещение подобрано маленькое.
Но стандартно помещение, которое действительно может принести доход от выставочного мероприятия не должно быть меньше 2500 квадратных метров.
Специфика этого бизнеса такова, что отдельная аренда офисного помещения для ведения деятельности оттуда не предусмотрена. Однако помните, что, скорее всего, вам понадобится хотя бы небольшой склад, где вы будете хранить реквизит и инвентарь. Сюда относятся и рекламные стенды, штативы для баннеров, сборные места для участников, стойки администрации и многое другое из варьирующегося от специфики.
Персонал
Количество персонала, который будет необходим на мероприятии, также зависит от того, какой формат выставки вами предусмотрен. Существуют и такие, где вполне могут справиться два человека. Однако, скорее всего, вам понадобятся:
— Разнорабочие. 5 человек.
Эта категория персонала будет вашей основной рабочей силой во время организации и после проведения мероприятия. Перенос оборудования, сборка стендов, настройка аппаратного обеспечения, разбор и другие физические и технические действия под вашим руководством лягут на них.
— Администраторы. 2 человека.
В случае, когда выставка проходит в очень продолжительный срок, может понадобится и большее количество человек. Но зачастую хватает и двух, а иногда и одного. Эти люди будут вести административную и организаторскую деятельность во время выставки, фактически исполняя ваши обязанности, следя за правильным ходом мероприятия, следованию плану. Во время возникновения вопросов у посетителей и участников, первым делом вопросы решают именно администраторы.
— Уборщики
Необязательный пункт. Можно отнести к разнорабочим и включить в их обязанности. Но почти всегда выставка требует постоянного контроля над чистотой, что связано с передвижением большого числа людей. Поэтому действующая уборщица должна постоянно находится на вашей выставке и всегда быть готова отреагировать.
Что касается заработанной платы, то у всего персонала она сдельная, так как выставка проходит только в определённые дни. Однако туда нужно отнести и те дни, когда мероприятие только готовится. Например, время сборки стендов можно оплачивать отдельно или как один рабочий день.
Внимательно к набору персонала нужно отнестись только в том плане, что все рабочие будут постоянно находиться в одном помещении с товаром, который имеет определённую ценность. А также следует проследить за компетентностью административных работников. Ведь именно на их плечи ляжет ответственность при общении с людьми и решении вопросов.
Подготовка выставки
Как и во всяком бизнесе, вам предварительно нужна информация о том, для кого вы делаете эту выставку, и как на это отреагируют те, кто будет приносить вам прибыль. Проводится анализ рынка с целью понимания того, что нужно выставлять и кому показывать.
Поможет в этом определение уровня популярности конкретного, выбранного вами товара, или вида услуги. Обязательно они должны быть нужными, или вызывать интерес у потребителя. Лучше заранее определить, для какого слоя населения будет больше подходить выставочная продукция, чтобы спокойнее оперировать ценообразованием билетов и прогнозом посещаемости, а также временем проведения мероприятия.
Далее, вами создаются базы предприятий или частных лиц, относящихся к выбранному товару и услуге. Они должны быть сами заинтересованы в продвижении своего товара сторонними способами выставочного характера.
Информирование потенциальных участников происходит задолго до выставки. Потому что на подготовку у предприятия уходит много времени, а иногда и денег. Информация рассылается в формате пригласительных. Способов разослать пригласительные письма очень много. Самые популярные – смс-рассылка с дублированием на электронную почту и позже – уточняющий звонок по телефону.
В случае, если вы испытываете какие-либо сложности с правильной организацией информирования ваших потенциальных клиентов, можете обратиться за услугами в специализированную организацию, которая берёт на себя информационный маркетинг. Однако не забудьте внести в статью расходов оплату их услуг.
Формирование плана по организации
Сама организация выставочных мероприятия должна вестись по нескольким направлениям одновременно:
- Составление трафика выставок
- Анализ спроса на выставляемую продукцию
- Рекламная компания
- Согласование сроков поставки товара для выставления на стенды
- Договорная основа и документооборот со всеми сторонами, относящимися к участию в действии.
Реклама выставки
Говорить о роли рекламы в бизнесе не имеет смысла, однако в случае бизнеса на организации выставочных мероприятий, концепции проведения маркетинговых компаний играют решающую роль для организаторов, потому что напрямую влияют на посещаемость. А этот фактор оценивается в первую очередь вашими клиентами – участниками выставки.
Поэтому использовать все возможные средства рекламы в этом случае будет верным решением. Но, естественно, с оглядкой на действенность рекламных акций на ту или иную аудиторию, которую к моменту проведения рекламы вы уже будете знать.
Отличным способом считается информирование многочисленных изданий небольшими пресс-релизами. В случае средств массовой информации, зачастую они сами заинтересованы в освещении культурной и деловой программы города, куда безусловно ваше мероприятие будет относиться.
Помимо этого будут полезны все возможные недорогие формы рекламы – публикация информационных объявлений на профильных (или же, в некоторых случаях, массовых) порталах в мировой сети. Радио и телевидение – одни из самых популярных каналов продвижения, однако и ценник на них соответствующий. Поэтому стоит заранее оценить свои возможности.
Если выставка будет рассчитана на посещение среднего слоя населения, который по сути является самым многочисленным, то задача с рекламой ещё больше упрощается. Информацию можно размещать на пилларсах в торговых центрах, на информационных табло в метро. Широко используются и наружные мультимедийные модули.
Проведение выставки
Как и в случае организации самого бизнеса, составляет план проведения с указание сроков, времени, расписания. Особенно, если выставочное мероприятие будет содержать дополнительный контент – выступления, презентации, кофе-брейк, мастер-классы.
При правильном проведении предварительных этапов, само мероприятие пройдёт гладко и принесёт желаемый результат. Главное – вовремя реагировать на все возникающие вопросы и ситуации.
Также, если какой-либо товар не пользуется спросом вообще, стоит заменять его другим, заранее подготовленным. И это не должно стать неожиданностью.
Подведение итогов
Проведение анализа прошедшего мероприятия – также важная часть, если вы хотите успешно заниматься организацией на постоянной основе. Нужно выделить положительные и отрицательные моменты, чтобы в дальнейшем предусмотреть то, что по какой-либо причине не было предусмотрено в первый раз. Выявление лидеров продаж, отзывы потребителей и участников, ошибки, недочёты и действенные ходы, которые принесли наиболее желательные результаты.
Оценка рисков в первом опыте – сложная задача и более доступна в дальнейшей работе. Но всегда стоит заранее подумать о правильности выбора производителя, даты проведения, потребностях покупателей, их платёжеспособности на конкретном этапе. А реализация всего этого на практике должна стать необходимой опорой при повторной организации.
Еще 1000 лучших бизнес- моделей, Вы можете найти в разделах : Бизнес идеи или Франшиза
businessmens.ru
Организация бизнес-конференций: пошаговый план мероприятия
Конференция — один из самых действенных инструментов событийного маркетинга, наиболее эффективный в b2b-сегменте. Благодаря конференции, организованной для поставщиков, к концу прошлого года наша компания расширила ассортимент продукции и, как следствие, на 18 % увеличила продажи. Как избежать ошибок при проведении мероприятия и добиться серьезных коммерческих результатов?
В этой статье вы прочитаете:
-
План организации бизнес-конференции для партнеров
-
Ключевые ошибки организации и проведения деловых конференций
Организация бизнес-конференций сегодня – это то, что актуально, то, чему деловые люди готовы уделить свое время и то, что оставит их лояльныи или не лояльными. И поэтому подготовка к проведению деловых конференций требует серьезного подхода.
Мы провели конференцию для партнеров, поставщиков производства. Основной целью было ознакомление с предприятием, демонстрация использования комплектующих и, как следствие, — повышение лояльности контрагентов. Помимо этого, мероприятие стало стимулом для проведения ремонтных и строительных работ на производстве без задержек. И наконец, это была работа на будущее: мы планируем организовать деловую конференцию для дилеров, и такой опыт пригодится, поскольку поставщики более благожелательно настроены, чем дистрибьюторы.
Рассмотрим, с какими проблемами столкнулись сотрудники нашей компании в процессе подготовки и проведения мероприятия, как можно их исправить и впоследствии избежать. Возможно, этот опыт окажется полезным и в вашей работе с событийным маркетингом.
ТОП-5 самых нужных статей для коммерсанта:
Ключевые сложности организации бизнес-конференции
Прежде всего необходимо грамотно распределить ответственность. Мы сформировали три условных зоны: первая — организационная подготовка, ответственный — начальник отдела корпоративного управления и АХО; вторая — подготовка площадки на производстве, ее курировал руководитель проекта строительства металлообрабатывающего предприятия; третья — подготовка выступлений сотрудников в ходе конференции, здесь руководил начальник отдела рекламы.
Предварительный этап включал в себя подготовку производства, площадки для деловой части конференции и банкета, приглашение партнеров и организацию их размещения в гостинице, питания и досуга. Однако есть по меньшей мере два ключевых момента, на которые нужно обратить внимание еще при подготовке.
Приглашение участников. Из 1000 поставщиков на мероприятие были приглашены компании — производители комплектующих для нашей продукции. И в первую очередь мы были нацелены на иностранных партнеров. Уже на этом этапе возникли затруднения. Большинство сотрудников иностранных компаний отдыхают в августе-сентябре, а поскольку конференция проходила в сентябре, не все визы были готовы к назначенному сроку. Мы готовили деловые визы через туристическое агентство, в этом случае на само оформление виз уходит всего два-три дня.
Приглашения были разосланы за полтора месяца до планируемой даты. Мы намеренно не указывали количество сотрудников от каждой компании, таким образом, партнеры сами могли определить численность делегации. Казалось бы, удобно. Иностранные партнеры вовремя сообщили состав участников, но из наших соотечественников далеко не все подтвердили присутствие и представили списки. Это был наш первый просчет — до последнего момента число гостей конференции было неизвестно.
В результате возникла организационная суета: было непонятно, сколько готовить сувениров, беджей и наборов для синхронного перевода. Если грамотно подойти к приглашению гостей и четко контролировать процесс, таких трудностей организации деловых конференций можно избежать.
Буквально в последние дни мы планировали рассадку участников в транспорте и за столами в ресторане, подсчитывали смету на банкет. С гостиницей был заключен договор на корпоративную скидку для гостей, но проживание они оплачивали сами, поэтому финансовых потерь все же не возникло.
Помимо партнеров, не забудьте пригласить представителей административных структур и журналистов — для освещения мероприятия в СМИ. У нас приглашением журналистов занимался отдел рекламы и развития, а привлечением органов власти — директор по экономической безопасности и взаимодействию с органами власти. Сейчас понятно, что лучше сделать регистрацию гостей электронной, например через свой сайт, там же можно опубликовать программу и карту проезда. Это заметно сэкономит время на звонки и пересылку материалов мероприятия.
Подготовка сотрудников. Поскольку формат события предполагал монолог, точнее, презентацию нашей компании, все докладчики были нашими сотрудниками. Из восьми человек только у троих имелся опыт публичных выступлений. Соответственно, докладчики готовили свои выступления за месяц до конференции. Постарайтесь заранее позаботиться обо всех сообщениях, которые должны прозвучать в ходе мероприятия, — это станет неоспоримым плюсом.
Дополнительная информация. Согласно общепринятым нормам организации бизнес-конференции, на одного участника при самом «тесном» размещении должно приходиться не менее 1,2–1,5 кв. м с учетом выделения необходимой площади на проходы между рядами, вдоль рядов, входы и выходы из зала. Уплотнение посадки может привести к явному психологическому и даже физическому дискомфорту участника.
1 день: организуем экскурсию на предприятие и конференцию
План проведения конференции был разработан по классическому сценарию.
Встреча гостей началась вечером, за день до самого мероприятия. Поскольку компания находится в Ярославле, часть партнеров самостоятельно добрались до гостиницы, с которой мы заключили договор об их проживании. Кого-то встречали на ярославском вокзале, а иностранных партнеров — в московском аэропорту.
Основная программа стартовала на следующий день в 11:00. В первой половине дня участники были разделены на две группы: сначала первая знакомится с офисной частью, а вторая изучает производство, и наоборот. После долгих размышлений о том, по какому принципу формировать группы, было принято решение объединить конкурентов. Такая возможность показалась нам интересной. Где еще можно встретиться лицом к лицу с «врагом», как не на подобных мероприятиях в неформальной обстановке? Это был наш второй просчет. Не все компании одобрили эту идею. Некоторым пришлось долго согласовывать с юристами посещение конференции из-за присутствия конкурентов, поскольку сотрудников могли обвинить в ценовом сговоре. Чтобы избежать таких ситуаций, нужно на подготовительном этапе уточнять нюансы взаимоотношений участников.
Помимо этого, поскольку среди гостей конференции было немало иностранцев, потребовались аппаратура для синхронного перевода и наушники. Однако автомобиль поставщика оборудования попал в пробку по пути из Ростова Великого. Мы не обсудили с подрядчиком вероятность форс-мажора, так что фактически это можно считать третьим просчетом. Соответственно, первой группе, посещающей производство, не досталось наушников, и из-за шума (производство в этот день не останавливалось) они практически ничего не услышали. Оборудование привезли только к экскурсии второй группы.
Будьте внимательны: даже небольшое число приглашенных (пусть и 10 человек) нужно обеспечить необходимой аппаратурой и оборудованием. На этапе подготовки и в ходе мероприятия очень важен контроль исполнителей и подрядчиков, а также предварительные договоренности с ними.
Непосредственно конференция, которая представляла собой презентацию компании, началась в 15:00, сразу же после обеда. Основные заседания и встречи проходили в разных местах, потому что гостиница с большим конференц-залом была довольно дорогой. Гостей организованно перевозили от одного места к другому, ждать автобусов не пришлось. Однако удобнее весь комплекс мероприятий локализовать в одной точке, потому что обязательно ктото захочет переодеться к банкету, оставить сувениры в номере, раньше или позже пойти спать.
За три часа мы рассказали об истории предприятия, об особенностях взаимодействия с поставщиками и планах развития. Каждый доклад в среднем длился около 10 минут —вполне достаточно для подробного рассказа о каждом аспекте деятельности организации.
Формат мероприятия предполагал серию докладов, но не проведение дискуссии. Однако будьте готовы ко всему. На нашей конференции среди приглашенных был представитель компании-партнера, которая по мере развития постепенно становится нашим конкурентом, он пытался дотошно разузнать детали, задавая неожиданные и несвоевременные вопросы во время выступления докладчиков. А был вообще курьезный случай: сотрудник известной корпорации во время выступления руководителя отдела корпоративного управления и АХО задавал вопросы, совершенно не связанные с темой доклада. Тем не менее ваши докладчики должны быть готовы к непредвиденным ситуациям, и лучше заранее предусмотреть подобные случаи и продумать ответы на самые разные вопросы.
После деловой части мы запланировали неформальную встречу в одном из ресторанов на берегу Волги. Все гости были сгруппированы по столам в соответствии со спецификой их производства, плюс за каждым столом должны были оказаться два-три наших сотрудника. Это и был четвертый просчет. Будьте готовы к тому, что к этому времени участники могут «нарушить правила» и самостоятельно занять посадочные места.
В итоге кто-то не захотел общаться с конкурентами, другие не нашли общего языка в силу разницы в возрасте, кто-то из наших сотрудников стушевался и не инициировал беседу. Необходимо учитывать индивидуальные особенности партнеров еще на этапе приглашения и рассаживать их на банкете так, чтобы за каждым столом был свой коммуникативный лидер, своего рода тамада.
При проведении неформальной части учтите, что гости захотят продолжения, которое может продлиться до утра. Так вышло и у нас — это важно при составлении программы следующего дня.
Как и ожидалось, не все участники остались на второй день: часть из них уехали уже после деловой программы, часть решили отложить переговоры на другой день или на следующую неделю. Из 80 человек осталось примерно 55–60.
2 день: проводим переговоры
Переговоры начинались в 9:00 и по расписанию заканчивались в 11:00. Как вы помните, часть гостей продолжили банкет, таким образом, график встреч оказался непродуманным. Нам пришлось перенести начало на 1,5 часа раньше и проводить несколько бесед одновременно: кто-то хотел пообщаться непосредственно с генеральным директором, кто-то — с директором по продажам, кто-то — с руководителями отдельных направлений. К сожалению, представители не всех компаний успели провести переговоры до обеда, и многие гости не попали на запланированную экскурсию по городу.
Извлекаем уроки
Спустя некоторое время мы отправили анкеты участникам конференции. Многие отметили высокий уровень организации, то есть большинство наших недоработок все же осталось за кадром для гостей. И именно в результате анкетирования стало понятно, что нашей главной ошибкой стал недостаток времени на переговоры. При подготовке и организации бизнес-конференции отведите целый день на встречи с партнерами и учитывайте их пожелания и возможности.
Какой опыт мы получили при проведении деловой конференции? Во-первых, снятие эмоциональных барьеров в коллективе. Если раньше сотрудники боялись выступить даже на внутренних совещаниях, то сейчас исчез страх публичных выступлений. Во-вторых, ключевым показателем успеха стало увеличение числа поставщиков. Мероприятие во многом тому способствовало.
В июне 2012 года мы участвовали в международной конференции «Нефть и газ» и встретили там потенциальных партнеров, которых и пригласили на свою конференцию и с большинством которых провели успешные переговоры. Круг поставщиков расширился: если раньше в некоторых сегментах мы использовали два двигателя, то после конференции стали использовать пять; у нас был один поставщик генераторов, а после конференции — три. Благодаря этому диапазон моделей собственной продукции стал шире и к концу года продажи выросли на 18 %.
www.kom-dir.ru
| Календарный план мероприятий для предпринимателей Сургутского района | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| В рамках реализации подпрограммы Поддержка малого и среднего предпринимательства» муниципальной программы Сургутского района «Создание условий для экономического развития Сургутского района» | |||||
| № п/п | Формат мероприятия | Наименование мероприятие | Сроки проведения | Место проведения | Ответственные исполнители |
| ЯНВАРЬ | |||||
| 1 | Выездные встречи | Консультации населения с.п. Русскинская по формам поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства | 19 января 12-00ч. | с.п. Русскинская (в здании администрации) | Сургутский филиал НО «Фонд поддержки предпринимательства Югры», тел. 77-40-81. Служба развития инвестиционной деятельности и предпринимательства. Тел. 526-017, 526-061. |
| 2 | Координационный совет | Совет по развитию малого и среднего предпринимательства | 21 января 9-00ч. | г. Сургут, ул. Энгельса, 10, каб. 219 (Думский зал) | Служба развития инвестиционной деятельности и предпринимательства. Тел. 526-017, 526-061. |
| 3 | Мастер-класс | «Финансовая грамотность предпринимателя» | 21 января 15-00ч. | г. Сургут, ул. 30 лет Победы, д. 34а (здание Сургутской торгово-промышленной палаты), большой зал | Сургутская торгово-промышленная палата, тел. 501-600 Служба развития инвестиционной деятельности и предпринимательства. Тел. 526-017, 526-061. |
| 4 | Мастер-класс | «Руководитель и главный бухгалтер. Точки контроля» | 22 января 15-00ч. | г. Сургут, ул. 30 лет Победы, д. 34а (здание Сургутской торгово-промышленной палаты), большой зал | Сургутская торгово-промышленная палата, тел. 501-600 Служба развития инвестиционной деятельности и предпринимательства. Тел. 526-017, 526-061. |
| 5 | Выездные встречи | Консультации населения г.п. Белый Яр по формам поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства | 25 января 10-00ч. | г.п. Белый Яр (здание администрации) | Сургутский филиал НО «Фонд поддержки предпринимательства Югры», тел. 77-40-81. Служба развития инвестиционной деятельности и предпринимательства. Тел. 526-017, 526-061. |
| 6 | Выездные встречи | Консультации населения г.п. Барсово по формам поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства | 25 января 12-00ч. | г.п. Барсово (здание администрации) | Сургутский филиал НО «Фонд поддержки предпринимательства Югры», тел. 77-40-81. Служба развития инвестиционной деятельности и предпринимательства. Тел. 526-017, 526-061. |
| 7 | Выездные встречи | Консультации населения с.п. Солнечный по формам поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства | 25 января 15-00ч. | с.п. Солнечный (здание администрации) | Сургутский филиал НО «Фонд поддержки предпринимательства Югры», тел. 77-40-81. Служба развития инвестиционной деятельности и предпринимательства. Тел. 526-017, 526-061. |
| 8 | Общественные обсуждения | Встреча по итогам реализации в 2015 году подпрограммы VII «Развитие МСП» государственной программы автономного округа «Социально-экономическое развитие, инвестиции и инновации ХМАО-Югры на 2014-2020 годы» | 26 января 15-00ч. | г. Сургут, ул. 30 лет Победы, д. 34а (здание Сургутской торгово-промышленной палаты), большой конференц-зал | Департамент экономического развития ХМАО-Югры, Фонд поддержки предпринимательства Югры, Общественная палата ХМАО, Сургутская торгово-промышленная палата, тел. 501-600 Служба развития инвестиционной деятельности и предпринимательства. Тел. 526-017, 526-061. |
| 9 | Практический семинар | «Эффективный интернет-маркетинг от А до Я» | 27 января 11-00ч. | г. Сургут, ул. 30 лет Победы, д. 34а (здание Сургутской торгово-промышленной палаты), большой зал | Сургутская торгово-промышленная палата, тел. 501-600 Служба развития инвестиционной деятельности и предпринимательства. Тел. 526-017, 526-061. |
| 10 | Вовлечение производителей автономного округа для участия в проекте «Сделано в Югре!» | Вручение право использование знака «Сделано в Югре!» Субъектам-производителям автономного округа в рамках проводимых мероприятий | январь-декабрь | Фонд «Центр поддержки экспорта Югры» | Фонд «Центр поддержки экспорта Югры» Тел. 8 (3467) |
russadm.ru
