Инструкция по ведению и заполнению трудовых книжек – /

• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство

clubtk.ru

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Инструкция по заполнению трудовых книжек – нормативный документ, в котором содержатся правила корректного внесения в трудовую книжку информации о самом специалисте, а также всей его трудовой истории. Трудовая книжка – своего рода биография работника, которая подтверждает его резюме и предоставляет потенциальному работодателю достоверную информацию о накопленном сотрудником опыте. Вот почему корректное заполнение таких книжек – крайне важный момент, о котором пойдет речь в статье.

Ведение и хранение трудовых книжек: правила в РФ в 2017 году

Как правильно заполнить трудовую книжку: общие требования

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек: внесение сведений о самом работнике

Инструкция по ведению трудовых книжек 2017 года: внесение сведений о месте работы специалиста

Итоги

Ведение и хранение трудовых книжек: правила в РФ в 2017 году

Трудовая книжка является базовым документом, который с течением времени наполняется информацией о трудовом стаже специалиста. Согласно нормам ТК РФ, вновь принятый работник обязательно должен отдать свою трудовую книжку в фирму, в которую он пришел трудиться (ст. 65 ТК РФ). Исключение действует лишь для лиц, являющихся совместителями. Если же поступающий на работу нигде ранее не работал (к примеру, студент после окончания вуза), то трудовую книжку заводит для него работодатель.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При этом неважно, исполнилось ли кандидату на момент оформления 18 лет. Трудовую книжку фирма все равно обязана ему завести.

При ведении таких документов фирма-работодатель должна руководствоваться нормами Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69), действующими в 2017 году.

В трудовой книжке должна быть зафиксирована информация обо всех компаниях, в которых специалист успел поработать (в качестве основного места работы) на протяжении своей трудовой жизни. Одновременно с этим, если сотрудник работает по совместительству и хочет, чтобы информация о его 2-й работе была также отражена в трудовой книжке, он вправе обратиться по своему основному месту работы с соответствующей просьбой. Важно помнить, что обратиться нужно именно к своему основному работодателю, поскольку именно он хранит трудовую книжку специалиста и вправе внести в нее дополнения (п. 3.1 Инструкции № 69).

В дальнейшем в течение всего срока работы сотрудника на предприятии трудовая книжка остается у работодателя. Однако это не означает, что она хранится в неизменном виде. Если за время работы специалиста произошли какие-либо изменения в его служебном положении (перевод на другую должность, повышение и т. д.) либо если сотрудник был удостоен каких-либо поощрений (к примеру, наград), то работодатель обязан отразить такие факты в трудовой книжке (п. 4Правил № 225).

ВАЖНО! В трудовой книжке отражается информация только о поощрениях. Если имели место какие-либо взыскания, то их не следует там фиксировать. Исключение предусмотрено только для одного случая: когда в результате проступка сотрудник был уволен в одностороннем порядке. Такой факт отразить работодатель обязан (п. 5 Правил № 225).

Если же поступающий на работу в фирму специалист потерял свою трудовую книжку, компания должна будет завести для него новую.

Для того чтобы обеспечить корректный учет имеющихся на предприятии трудовых книжек, фирма должна вести специальную книгу их учета и движения (п. 40 Правил № 225).

При увольнении, соответственно, работник получает свою трудовую книжку назад. Если же он ее не получил обратно при уходе из фирмы, то компания хранит такую книжку и далее в соответствии с правилами архивного дела (п. 43 Правил № 225).

Как правильно заполнить трудовую книжку: общие требования

Правила хранения трудовых книжек и их ведения, а также инструкция по трудовым книжкам 2017 года закрепляют некоторые общие правила по их корректному заполнению.

Так, компания-работодатель при отражении в трудовой книжке фактов из профессиональной жизни сотрудника должна использовать перьевую или гелевую ручку черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по ведению трудовых книжек№ 69).

Не менее важным правилом ведения трудовых книжекявляется сквозная нумерация (п. 11 Правил № 225). Это значит, что все факты, отражаемые в такой книжке, должны иметь собственный порядковый номер в соответствии с хронологией событий трудовой биографии сотрудника.

Касаемо языковых требований в правилах к заполнению трудовых книжек следует заметить, что по общему правилу все они должны содержать информацию на русском языке. Однако если на территории, где действует фирма-работодатель, принят еще один, кроме русского, язык (к примеру, в республиках), то в трудовой книжке после записи на русском языке можно продублировать информацию уже на языке такой территории (п. 6 Правил № 225).

Кроме того, работодателю следует помнить, что все формулировки должны быть прописаны полностью, т. е. без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции № 69).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек: внесение сведений о самом работнике

Правила заполнения трудовых книжек 2017 года предусматривают, что информация о самом специалисте в его трудовую книжку заносится либо в случае, если он впервые поступает на работу (ранее он нигде не работал, поэтому книжку оформляет его первый работодатель), либо если у работника меняется что-то существенное, т. е. такие сведения, изменение которых должно быть отражено в его трудовой книжке.

Что же именно должен зафиксировать работодатель в рассматриваемом документе? Основные данные о нем (п. 2.1 Инструкции № 69):

• ФИО специалиста, его дата рождения;
• полученное образование (к примеру, высшее), присвоенная квалификация, специализация и т. д.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Вся информация о работнике должна фиксироваться на основе подтверждающих документов, которые обязан предоставить сотрудник. Такими документами являются, к примеру, паспорт, военный билет, диплом о высшем (среднем и др.) образовании.

Все указанные выше сведения вносятся в книжку сотрудника его первым работодателем, сразу после чего работник своей подписью (на 1-й странице) подтверждает корректность сведений о нем (п. 2.2 Инструкции № 69). Здесь же подписывается и представитель компании, после чего фирма должна проставить на первой странице свою печать, заверяя таким образом все написанное.

В дальнейшем изменение информации о сотруднике (к примеру, если изменилась фамилия) в трудовой книжке также делает работодатель, при этом обязательна ссылка на документы, подтверждающие актуальность вновь введенных сведений.

ВАЖНО! Если у сотрудника меняется фамилия, имя или отчество, то изменения в трудовой книжке производятся путем зачеркивания старых сведений и указания новых. Если необходимо изменить сведения об образовании/профессии, то прежние данные не зачеркиваются, а просто указывается ниже актуальная информация (пп. 2.3–2.4 Инструкции № 69).

Инструкция по ведению трудовых книжек 2017: внесение сведений о месте работы специалиста

Если по общему правилу информация о сотруднике заносится в трудовую книжку один раз, а в дальнейшем только актуализируется (при необходимости), то сведения, касающиеся места его работы, могут вноситься не только тогда, когда он покидает свою прежнюю компанию ради новой работы, но и чаще.

Итак, начнем с той информации, которую нужно отразить в книжке при поступлении на работу. Во-первых, в разделе «Сведения о работе» следует указать информацию о фирме-работодателе (наименование), а также дату, когда специалист поступил туда на работу (п. 3.1 Инструкции № 69).

О том, в какой форме можно указать название компании в трудовой книжке, см. в материале «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!  В качестве основания для отражения в трудовой книжке информации о фирме, в которую сотрудник пришел работать, выступает приказ компании о приеме на работу такого сотрудника. Именно на такой документ нужно сослаться при внесении записи.

Кроме сведений о самой фирме, в трудовой книжке следует указать, чем именно занимается работник в компании (какую должность занимает, в каком отделе/департаменте трудится и т. д.), т. е. указывается информация о работе.

ВАЖНО! Информация о непосредственной работе сотрудника вносится в его трудовую книжку на основании штатного расписания. Поэтому если штатное расписание было изменено, то соответствующие изменения необходимо отразить и в трудовой книжке.

Подробнее о форме штатного расписания см. в статье «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

Во-вторых, фирме важно не забыть, что если служебное положение сотрудника изменяется (к примеру, ему присваиваются новые производственные разряды или добавляется вторая профессия), то эти факты также нужно указать в трудовой книжке.

Аналогичное правило действует, если работник получает какие-либо награды за результаты своей трудовой деятельности. Эти сведения также отражаются в трудовой книжке, но уже в разделе «Сведения о награждении».

Если компания является основным работодателем сотрудника, работающего по совместительству где-то еще, то нужно помнить, что такой сотрудник может прийти с просьбой внести в трудовую книжку запись о его работе по совместительству. Главное для сотрудника – не забыть документ, подтверждающий его совместительство (п. 3.1 Инструкции № 69).

Помимо указанного любой организации важно знать, как корректно отразить уход сотрудника из фирмы, поскольку в этом случае также нужно проставить отметку в его трудовой книжке. Так, запись об уходе специалиста фирма должна датироваться последним его рабочим днем.

ВАЖНО! Обязательно нужно указать, по какому именно основанию расторгнут трудовой договор (к примеру, по собственному желанию в соответствии с п. 3 ст. 77 ТК РФ).

Если уход работника из фирмы связан с причинами, которые предполагают получение сотрудником определенных льгот, то такие причины должны быть указаны в записи об увольнении сотрудника (к примеру, в связи с уходом за ребенком до 14 лет).

Если же работник в порядке перевода переходит трудиться на другую постоянную работу, то об этом также делается запись в его трудовой книжке со ссылкой на приказ фирмы о переводе.

Кроме того, для ряда компаний может остро встать вопрос, как оформить увольнение сотрудников в связи с ликвидацией фирмы. Об этом см. в статье «Процедура увольнения в связи с ликвидацией организации».

Итоги

Правила ведения трудовых книжек и инструкция по заполнению трудовых книжек в 2017 году по-прежнему предписывают фирме-работодателю отражать в трудовой книжке все факты профессиональной биографии работника: прием на работу, изменение в служебном положении, получение наград, перевод на другую работу, увольнение и т. д. Сотруднику же следует помнить, что в его трудовой книжке должны содержаться актуальные сведения о нем. Поэтому если, к примеру, у него изменилась фамилия, образование и др., то следует как можно скорее обратиться к работодателю с тем, чтобы тот отразил указанные изменения в трудовой книжке. Кроме того, фирме важно соблюдать ряд требований к оформлению записей в трудовых книжках (сквозная нумерация, языковое оформление и пр.).

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

nalog-nalog.ru

Инструкция по заполнению трудовых книжек № 69 от 10.10 2003

Инструкция по заполнению трудовых книжек – настольный документ кадровика. Разберем, на что стоит обратить особое внимание.

Из статьи вы узнаете:

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Документ был разработан в соответствии с Трудовым кодексом и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Скачайте документы по теме:

Инструкция, в отличие от Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства № 225), подробно описывает порядок внесения сведений в трудовые книжки и предлагает образцы записей.

Общие правила заполнения трудовых книжек

Трудовая книжка: образец заполнения трудовой книжки. В разделе 1 Инструкции даются общие указания по внесению записей. Все записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Сокращения типа «пр.» вместо «приказ» не допускаются.

Вместе с тем в записях могут встречаться аббревиатуры. Они используются в сокращенных названиях организаций. Также в штатном расписании наименования отделов и должностей могут содержать аббревиатуры.

Записи делаются ручкой, цвет чернил должен быть синий, черный или фиолетовый. Штампы Инструкция прямо не запрещает. Это подтверждает Роструд в письме от 19.08.2015 № 1922-6-1. Чаще всего штампы используют для внесения наименования работодателя.

Зачеркивать внесенные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя. В пункте 1.2 описан порядок исправления записей во всех разделах. Следует помнить, что если запись о переводе или увольнении признана недействительной, работник может попросить выдать ему дубликат трудовой книжки без этой записи.

Вопрос из практики

Как в трудовой книжке исправить грамматическую ошибку, допущенную в наименовании организации?

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Применить схему исправления неточных и неправильных записей нельзя, так как записи о наименовании организации не нумеруются. Однако можно поступить следующим образом. После последней записи в разделе «Сведения о работе»…

Из ответа «Как внести изменения и исправления в трудовую книжку»

Заполнение сведений о работнике

Сведения о Ф.И.О. и дате рождения работника вносятся на основании паспорта или иного удостоверения личности. Сведения об образовании и специальности – на основании документов об образовании.

Читайте в электронном журнале

Справка

На титульном листе зачеркивание допускается для исправления ранее внесенных сведений (например, изменение фамилии). Документ, на основании которого внесено исправление, следует указать на форзаце. При этом в случае получения нового образования зачеркивать предыдущее и делать ссылку на документ не нужно.

Правильность внесения данных работник подтверждает своей подписью. Также трудовую книжку заверяет лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, подписью и печатью организации.

В соответствии с законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ наличие печати ООО и АО определяют самостоятельно в учредительных документах. В связи с этим печать в книжках ставится при наличии. Также нередко возникает вопрос, можно ли ставить в трудовой книжке печать отдела кадров. Роструд в письме от 22.11.2012 № 1450-6-1 и ПФР в письме от 16.08.2017 № 19-19/12397 подтвердили правомерность использования такой печати.

➤ Трудовая книжка: образец заполнения трудовой книжки

Заполнение сведений о работе

Заполняя сведения о приеме, переводах и увольнении следует помнить следующие правила:

1. Нумерация записей сквозная и продолжается на вкладыше.
2. Все записи делаются на основании и в соответствии с приказами.
3. В записях о приеме и переводе подразделение указывается, если оно внесено в трудовой договор.
4. Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не вносятся, за исключением увольнений.
5. В записи об увольнении причина должна соответствовать статье Трудового кодекса и ссылаться на номер статьи с указанием части и пункта.
6. Записи о работе по совместительству вносятся основным работодателем по желанию работника на основании предоставленных им документов с другого места работы.

Заполнение сведений о награждении

В трудовую книжку вносятся сведения о наградах, которые получил работник. Награды могут быть как от самого работодателя, так и государственные. Сведения о премиях вносят, если они персональные и не входят в систему оплаты труда.

Заполнение дубликата

Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, работодатель по письменному заявлению работника оформляет дубликат трудовой книжки.

Перед тем, как внести записи о трудовой деятельности, необходимо в дубликате указать суммарный трудовой стаж работника. Затем сведения о работе вносятся подряд на основании документов, предоставленных работником (справки, выписки и т.д.). Реквизиты этих документов указываются в графе 3.

Учет и хранение трудовых книжек

Минтруд в постановлении № 69 утвердил не только Инструкцию по заполнению трудовых книжек, но и формы двух книг учета.

В приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек регистрируют бланки, которые работодатели закупают и выдают работникам. Работодатели обязаны самостоятельно закупать трудовые книжки и вкладыши. Не допускается прием пустой трудовой книжки, которую работник принес самостоятельно.

Читайте в «Системе Кадры»

Приходно-расходная книга ведется в бухгалтерии организации. Бланки трудовых книжек выдаются по заявке ответственному лицу, которое ежемесячно отчитывается об их использовании.

Скачайте образцы:

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Скачать бланк или скачать заполненный образец

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой организации. В нее записывают все трудовые книжки и вкладыши, принятые от работников и вновь заведенные. При увольнении работники обязаны расписаться в книге, подтверждая тем самым получение трудовой книжки на руки. Подпись работника в книге избавит работодателя от ответственности за задержку трудовой книжки.

www.kdelo.ru

Инструкция по ведению и оформлению трудовых книжек в РФ 2019