Как подшить документ: схема, фото и видео инструкции

Содержание

прошивка для двух, трех и четырех дырок

Подшивку документации используют для систематизации значительных объемов бумаг в офисе, архиве. Она практикуется в делопроизводстве. Сам процесс систематизации считается важным организационным моментом, поэтому ответственное лицо должно знать, как прошить документы нитками. Сложностей в скреплении бумаг нет, но прошнуровывать документы нужно правильно.

Неправильная подшивка опасна такими последствиями:

  1. Документация не будет принята на хранение в гос. органы, архив.
  2. Отказ от сотрудничества с вашей компанией.
  3. Подмена официальных документов.

Какую документацию нужно прошивать

Прошивку проводят с целью предупреждения потери файлов, замены листов. Проведенная работа способствует защите от подделок, легкому хранению целостности документации, систематизации бумаг. Обычно скрепляют лишь многостраничные дела, которые стоит передать в соответствующие органы.

Сшивать следует нижеперечисленные дела:

  • Архивные.
  • Бухгалтерские.
  • Корреспонденция.
  • Копии, переводы, которые были нотариально удостоверенные.
  • Штатное расписание.
  • Кадровые приказы.
  • Бумаги, подлежащие проверке.

Прежде, чем сшить документы, проследите, чтобы среди других файлов не оставались те, которые могут потребовать налоговая при проверке или ФНС (для отчета).

Как правильно прошить документы по ГОСТ

Прошивка документов не осуществляется по единому регламенту. В ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело» указаны общие требования. Описание процедуры отсутствует.

Рассматриваемый процесс регулируется рекомендациями Росархива. Пункт 3.5.3 отмечает, что при оформлении документов предусматривается их подшивка, переплет.

Чтобы прошить документацию правильно, стоит придерживаться отраслевых нормативных актов, в которых описаны правила, по которым прошивают официальные документы. Представляем перечень этих нормативных актов:

  • Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм.
  • Типовая инструкция по делопроизводству.
  • Инструкции по документированию Центробанка России.

Необходимые инструменты

При прошивке бумаг понадобятся специальные канцтовары (канцелярский клей, ножницы, игла, дырокол, нитки).

Сшивать документацию можно несколькими способами (зависит от толщины дела):

  • Скрепление нитью. Можно использовать при скреплении незначительного объема листов. Используют дырокол, иглу, шило. Нитка закрепляется посредством наклейки с заверительной надписью.
  • Использование переплетной машинки. Эти варианты оборудования используют в типографии.
  • Применение шуруповерта, плотной веревки, тесьмы.

Прошивка документов

Прежде, чем начать прошивание нужных деловых бумаг, их нужно подготовить. Для этого следует выполнить по порядку такие действия:

  1. Удаление скрепок, скоб.
  2. Сортировка листов по дате, проставляются номера на листах.
  3. Подготовка обложки.
  4. Проверка нумерации на листах, размещение бумаг в ровные стопки.

Прошивать документацию можно в несколько проколов (2, 3, 4). Рассмотрим каждый из указанных вариантов подробнее.

Два прокола

Для сшивания бумаг в 2 дырки понадобятся такие инструменты: нитка, дырокол. Также можно воспользоваться толстой иглой. Протыкать отверстие следует вдоль левого края. При этом от края делают отступ на 1 см.

Через выполненные проколы продеваем нить, формируя петлю между отверстиями. Ее края завязывайте узлом, затем сложите вместе, приклейте к тыльной стороне листа пломбой (кусок прямоугольной бумаги белого цвета, размер пломбы 8х5 см.). Делайте надпись на файле: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Также указываются инициалы, фамилия ответственного лица, ставится его роспись, указывается дата.

Три прокола

Подготовка стопки бумаг проводится точно таким же образом, как и для подшивания в два прокола (листы слаживают, выравнивают). Затем выполняются три прокола, расположенные по одной прямой. Чтобы продеть нитку в сформированные отверстия, используйте иглу с большим ушком. Концы следует оставлять с тыльной стороны документа. Их обязательно связывают узелком, подравнивают, фиксируют посредством бумажной пломбы.


Четыре прокола

Подготовка документации, как всегда предшествует процессу прокалывания отверстий. В сложенных в стопку листах выполняют четыре отверстия. Между ними следует соблюдать расстояние в 1,5–2 сантиметра.

Нить вводят в третье отверстие с задней стороны, а затем ведут по лицевой части в четвертую дырку. После этого нить направляется снова в третье отверстие (с обратной стороны), выходит на лицевую часть листа и направляется во второе отверстие. Выходит нить с тыльной стороны второй дырки, а уходит в первое отверстие с лица листа. Потом она проходит на тыльную сторону документации со второй дырки. Концы веревки завязывают узелком, пломбируют.


КАК ПРАВИЛЬНО ПРОШИВАТЬ ДОКУМЕНТЫ?

Это зависит от того, какие документы будут прошиваться, какого формата и как в дальнейшем будут использоваться.

НО! Мы всегда рекомендуем придерживаться стандарта госархива. Во-первых, это надежно и точно прочно, а во-вторых, в случае чего Вы легко сдадите документы на хранение.

Стандарт госархива — прошивка на 4 прокола. Схем того, как это делается, масса в интернете, и ничего сложного в этом нет, гугл поможет.
Документы формата А5 прошиваются на три прокола (они равномерно распределены по листу).


Важно обратить внимание на некоторые моменты:
— Отступ от края листа должен составлять 0,5-1,5 см, для твердого переплета — 2 см. Обязательно учитывать возможность свободного чтения текста.
— Из документов должны быть удалены все металлические крепления (скрепки, булавки, скобы).
— Проколы должны располагаться не менее чем в 3 см от верхнего и нижнего края листа, идеальное расстояние между проколами — 7,5-8 см.
— Проколы располагаются СТРОГО по вертикали! У неопытных переплетчиков они часто пляшут по листу.
— Наши переплетчики предпочитают пользоваться дрелью, хотя у нас есть и специальные дыроколы. Говорят, что быстрее и удобнее.
— Прошивка выполняется большой иглой (ее еще называют цыганской), прошивной нитью. Также можно шить на резинку, киперную ленту, атласную ленту, тонкий крученый шнур.
— Нить должна затягиваться очень крепко, иначе документы будут ходить, соответственно, том быстро разболтается.
— Уделите время идеальному выравниванию блока листов! Мало того, что торчащие вразнобой листы — это некрасиво, они еще и рваться начинают, а это прямо фу. Если листы неровные, лучше подрежьте.
— Внутренняя выклейка бумагой (если она есть) должна быть сделана аккуратно, важно не допускать разрывов ее на сгибах.
— Мы всегда укрепляем блок переплетной марлей или тонким коленкором. Это увеличивает прочность переплета.
— Рекомендуем делать обложки чуть больше, чем стандартный формат А4, А5 и пр. Документы не будут заминаться.
— После прошивки том нужно обязательно тщательно просушить и подержать под прессом! Если сразу же начать его теребить или вынести на холод, клей может повести себя самым неожиданным образом.

Если Вы не хотите с этим всем заморачиваться, то есть отличный вариант — готовые папки с гребешками (как на фото).
Конечно, тут тоже придется и затянуть, и подровнять, зато не нужно тратить массу времени и сил на изготовление переплетных крышек или обложек (которые первое время мало у кого выходят симпатично). Достаточно выровнять, просверлить и прошить. Это действительно гораздо проще, а главное, быстрее.

Сомневаетесь, какой вариант выбрать? Мы всегда посоветуем!
Звоните: (343) 345 44 12, 8 909 002 99 96

Подшивка документов. Как будет правильно подшить документы?

До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти — достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.

Пустяковое дело?

На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью — мы попробуем разобраться в данном вопросе.

Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь — о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины. Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.

Начнем с обложки

Если театр начинается с вешалки, то наша процедура — не иначе как с обложки. И выбор картонной «корочки» — одна из первых задач при процессе «упаковки» документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.

Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.

Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.

Поговорим о нумерации листов

Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь — нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не «заползать» на текст. К общей нумерации листов не относится опись документов.

Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно — каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц — свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.

Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.

Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.

Исправление ошибок и опись документов

В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.

Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.

Как правильно подшить документы нитками

Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются банковским шпагатом, суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.

В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно — ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.

Советы для удобства

Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему «не по зубам». Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.

Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее — 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.

Как прошивают на 3 дырки

Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.

Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.

Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.

Заверительная надпись

Следующий этап после нумерования и прошивки — снабжение нашего дела заверительной надписью. Что это такое? Это наклейка размером 4х6 см с текстом «Прошнуровано и пронумеровано … листов» (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.

И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.

Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она — документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.

Что и зачем прошиваем

В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.

Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.

Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше — всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры — заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.

Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.

Вернемся к технологиям подшивки

Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой — чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.

Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.

Механизм станка

В основе этих систем или станков — классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.

Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также — возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.

Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами — в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.

Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).

Прогресс не стоит на месте

Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.

Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.

Selectneo.by

  

Прошивка документов нитками – способ сохранить, систематизировать документацию для архивного хранения или текущего делопроизводства.

На первый взгляд, кажется, что здесь нет ничего сложного: нужна игла для прошивки документов, нитка и немного усилий. Но нельзя забывать, что этот процесс является очень важным, так как именно от него будет зависеть «судьба» документации, а также решение госорганов о принятии их на хранение или для проверки.

Кроме того некачественная прошивка увеличивает риск подмены бумаг, расформирования дела, что может принести большое количество проблем, поэтому данному процессу уделять нужно особое значение.

Сшивать следует многостраничные бумаги, тендерную документацию, дела для передачи в архив и делать это нужно правильно, учитывая все правила и требования организаций.

Особенности прошивки

Выделяют следующие варианты прошивки бумаг:

  • Классический. Он предполагает скрепление листов нитью. Применяют его для прошивки небольшой стопки бумаг.
  • С применением шуруповерта или веревки. Подходит для больших стопок бумаг.
  • С помощью переплетной машинки. Такой метод применяют в типографии.

Биндеры или спецустройства для прошивки бумаг существенно ускоряют и облегчают процесс систематизации документов. С их помощью можно скреплять весомые стопки листов пружиной из пластика или металла.

Для тендерной документации периодически используют термобиндер. Оно скрепляет бумаги без швов специальным клеем. Подходит этот метод для толстых стопок документов. Также популярна прошивка документов люверсами из пластика или металла, но большинство компаний чаще всего скрепляют документы нитками.

Схема прошивки

Документацию обязательно нужно подготовить к сшиванию. Для этого следует удалить скрепки, отсортировать бумаги по дате, сделать нумерацию, подготовить обложку.

После этого уложить бумаги в ровную стопку и сделать нужное количество дырок дыроколом или толстой иглой. Если количество бумаг большое – более 250 единиц, то пробить их можно шуруповертом или станком.

Далее нужно продеть нить через проколы и сделать петлю.

Нитки следует завязать узлом, связать вместе и опломбировать. Чаще всего делают это бумажной пломбой. Представляет собой она кусок белой бумаги прямоугольной формы и размером 8 на 5 см. На листе должна присутствовать пометка «Пронумеровано и прошнуровано (количество) листов», а также инициалы.

Многие компании используют для опломбировки вместо бумажной свинцовые пломбы. Они долговечные, надежные и доступны по стоимости. Благодаря им можно не беспокоиться за сохранность документов.

Основные правила подшивки

Существует ряд правил прошивки документов. Перечислим важнейшие из них:

  • Нумеруют листы подшивки.
  • Разбивать большую стопку бумаг следует на тома с отдельной нумерацией.
  • Нумеруются страницы арабскими цифрами справа вверху.

Чтобы облегчить и упростить подшивку документов, стоит использовать специальные устройства, иголки, нитки, пломбы. Они ускорят процесс и помогут сохранить документы в идеальном состоянии не один год.

Как правильно подшить или прошить документы

На любой работе всегда имеется много документации, и очень многие сталкиваются с ее прошивкой. И именно поэтому многих интересует, как же нужно правильно подшивать документы. Попробуем разобраться с этим вопросом.

 

Метод прошивки документации

Одним из самых удобных и довольно простых способов прошивки документации является прошнуровка. Этот вид не требует к себе придерживаться строгих правил, конечно же, существуют инструкции и рекомендации того, как правильно делать прошнуровку, чтобы получилось все сделать быстро, а результат оказался эффективным.

В случае, когда документ состоит из нескольких страниц, нужно на каждый лист нанести нумерацию, и толстой нитью сделать прошивку. При этом из переплета концы нити должны быть выведены и закреплены при помощи приклеенного небольшого отрезка бумаги, на котором должно указываться количество страниц прошитого документа, стоять подпись и печать.

Многие предпочитают данному способу опечатки использовать пломбы, но это не очень удобно, да и к тому, же в наше время существует много других эффективных и более простых способов прошивания документации, все способы можно посмотреть у нас. Поэтому если вам хочется облегчить себе работу, связанную с прошивкой документов, можете обратиться в специальные фирмы которые на этом специализируются. Ведь использовать обычную нить и шило не очень удобно, к тому же сейчас такие фирмы используют специальный прибор для прошивки, который в разы сокращает время работы, не требует специальных знаний, а в итоге получается эффективный результат.

Благодаря переплету доступ к документам всегда остается доступным и никаким образом не влияет на сохранность бумаги, но это только в том случае, если переплет был выполнен правильно. Помимо этого, документы взяты в переплет не занимают много места, что очень удобно для архива, а сами документы долго сохраняют отличный внешний вид. К тому же данный способ хранения документации позволяет не только просматривать нужные документы, но и легко копировать без какого-либо повреждения, что очень удобно при любой работе.

Не менее удобным видом переплета является пружинный. Помимо того что пружинный переплет обеспечивает надежное скрепление документации, он еще имеет очень аккуратный вид. Пружинный переплет прекрасно подойдет для скрепления курсовых проектов, дипломных работ, каталогов, тетрадей, а также документов. Многим стоит присмотреться к данному виду переплета, ведь он очень удобный и практичный.

Как сшивать документы ниткой: правила прошивки документов

Чтобы не запутаться в бумажном потоке при делопроизводстве, специалисты государственных органов предписывают сшивать многостраничные документы. Впервые столкнувшись с необходимостью выполнить процесс, предприниматель понимает, что не все так просто, как кажется на первый взгляд. Прошивка документации осуществляется по строгим правилам, закрепленным в действующем законодательстве. Чтобы не допустить ошибку, владелец бизнеса должен знать, как правильно нумеровать страницы документа и сшивать их.

Законодательная основа

Столкнувшись с проблемой, как правильно сшивать документы ниткой, фото пошагово поможет выполнить процесс. Если владелец бизнеса не может ознакомиться с картинками, он должен знать, что существует перечень официальных инструкций, описывающих выполнение операции и нюансы ее проведения.

К ним относятся:

  1. Приказ Министерства Культуры РФ об утверждении типовой инструкции делопроизводства;
  2. ГОСТ Р 51141;
  3. Инструкция ЦБ РФ;
  4. Методические рекомендации по делопроизводству.

Главная трудность, с которой сталкивается предприниматель во время выполнения процесса — отсутствие единого стандарта. Каждый орган, требующий сшивать документы перед подачей, имеет свою инструкцию по выполнению процесса и предъявляет свои требования.

Чтобы не допустить ошибку, владельцу бизнеса потребуется ознакомиться с рекомендациями перед началом выполнения процесса и использовать образец прошивки документов ниткой.

Требования к обложке

Документы могут храниться в архиве до 10 лет. По этой причине необходимо позаботиться об обложке для бумаг. Она поможет лучше сохранить важные бумаги и не допустит их преждевременную утрату или повреждение.

Выделяют два вида обложек — обычные и для длительного хранения. 1 вид изготавливают из картона. Он стоит недорого, однако быстро изнашивается и теряет защитные свойства. Если бумага передается в хранилище на длительный промежуток времени, лучше выбрать обложки для длительного хранения. Их изготавливают из твердого материала.

Обложка должна быть чуть больше листа формата А4. Обычно сотрудники государственных органов требуют предоставлять бумаги в папке, имеющей размер 22.9 х 32.4 см.

Документация нестандартного размера тоже нуждается в защите. Обложка должна полностью закрывать выступающие из общего объема листы. Для большей прочности разрешается пришить картонные вставки. Если предприниматель планирует использовать клей для выполнения процесса, он должен учесть существующие предписания. Клейстеры использовать запрещается. Дозволяется применять обычную канцелярскую или силикатную массу.

Если документация будет сдана на государственное хранение, обложка должна состоять из бескислотного картона.

Выполнение нумерации

Как правильно нумеровать страницы документа? Вопрос актуален для большинства предпринимателей. Сшивать необходимо все документы, которые имеют в составе больше 1 страницы. Чтобы листы не перепутались, их необходимо пронумеровать.

К выполнению процедуры тоже предъявляются особые правила:

  1. Перед началом нумерации требуется убрать все чистые листы из дела. Опись тоже должна быть отложена в сторону. Она не нумеруется. Оставшиеся листы должны быть отсортированы по 1 или нескольким критериям. Можно разложить бумаги по алфавиту или странам. Предприниматель может самостоятельно выбрать критерий. Тендеры являются исключением. Фирмы самостоятельно определяют их положение в деле.
  2. Нумерация осуществляется простым карандашом. В обычных листах цифры ставятся в верхнем правом углу, а в приложенных картах, фотографиях и прочем – в левом верхнем. Если в состав карты входит несколько страниц, при нумерации ей присваивается 1 цифра. Однако на обороте бумаги необходимо указать, сколько листов имеет карта.
  3. Если в состав документа входит лист большого формата, его необходимо свернуть до общих его размеров.
  4. Бумаги, имеющие собственную нумерацию, подлежат изменению и подведению под общий формат. Оставить цифры на местах можно только в том случае, если они совпадают с общей нумерацией документа.
  5. Если при нумерации была допущена ошибка, неверную цифру следует зачеркнуть косой линией, а рядом поставить правильную. Если ошибок слишком много, дело потребуется перенумеровать.

Важно не забыть поставить подпись, расшифровать ее и указать должность подписавшего человека.

Правила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов. Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись. В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.

Какую нить выбрать

Перед тем, как приступать к процессу, следует подобрать подходящий материал. Нитки для сшивания документов бывают разных видов.

Различают:

  • обычные швейные нитки;
  • прошивные нитки;
  • капроновые нитки;
  • банковский шпагат.

Обложка должна быть чуть больше листа формата А4. Обычно сотрудники государственных органов требуют предоставлять бумаги в папке, имеющей размер 22.9 х 32.4 см.

Если предпринимателю требуется сшить пакет документов, который будет сдан в архив, лучше использовать прошивную или капроновую нить. Банковский шпагат используется для большого количества бумаг.

Пошаговая инструкция по процессу сшивания в 2 дырки

Сшивание дела в 2 дырки – самый простой способ скрепить документ. Он применяется для бумаг, которые не имеют особой важности. Облегчить процесс поможет схема: как прошить документы в 2 дырки.

Чтобы начать сшивание, необходимо:

  1. Положить документы в дырокол и выполнить 2 прокола. Операция может быть выполнена с помощью иглы или шила. Однако при совершении действия следует проявить повышенную аккуратность, чтобы не повредить бумагу.
  2. Нить следует пропустить через оба прокола. Ее концы должны оказаться с тыльной стороны дела.
  3. Концы нити следует связать друг с другом.
  4. С тыльной стороны на концы нити следует наклеить прямоугольник, заранее вырезанный из плотной белой бумаги. Он должен прятать узел, но не закрывать его полностью. Если срок хранения документа превышает 10 лет, прямоугольник нужно вырезать из папирусной бумаги.

Для заверения бумаги владелец организации должен написать фамилию и инициалы на наклеенном куске бумаги, а затем поставить подпись и печать.

Пошаговая инструкция по процессу сшивания в 3 дырки

Задавшись вопросом, как правильно прошить документы нитками в три дырки, фото упростит выполнение процесса. Чтобы начать осуществление процедуры, человек, на которого возложено ее выполнение, должен обзавестись дыроколом или толстой иглой.

Выполнять проколы следует с левой стороны листа. Дырки должны находиться на расстоянии 1,5-2 см от края.

Лучше не полениться и отмерить расстояние. На положенном месте можно нанести точку карандашом. Это облегчит процедуру сшивания.

Отмерив расстояние, предприниматель может начинать выполнять проколы.

Для этого необходимо:

  1. Выполнить 3 прокола, расположив их на расстоянии 3 см друг от друга.
  2. Начинать сшивание документа следует с середины. Нить нужно продевать с тыльной стороны и вывести сверху.
  3. Вышедшую сверху нить следует пропустить в первую дырку. Она должна вновь оказаться с тыльной стороны.
  4. Продеть нить в последнюю оставшуюся дырку. Когда она окажется сверху, ее требуется вновь пропустить через середину, добившись выхода с тыльной стороны.
  5. Концы нити следует завязать на узел и заклеить сверху прямоугольником, вырезанном из бумаги.

Сшитый документ нуждается в заверении. Для этого требуется нанести на бумажный прямоугольник фамилию и инициалы предпринимателя.

Решая проблему, как сшить документы на 3 дырки, представленная схема поможет быстро выполнить процесс. В завершение процесса требуется поставить печать. Если владелец бизнеса не может совершить процедуру самостоятельно, подшивка документов в бухгалтерии может быть выполнена.

Какие документы нужно сшивать

Перед тем, как сшить документы на уголок, необходимо сначала определиться с перечнем бумаг, для которых требуется выполнение процедуры. Операции необходимо выполнить для дел, которые:

  • сдаются в архив;
  • участвуют в бухгалтерском делопроизводстве;
  • участвуют в кадровом делопроизводстве;
  • сдаются для проверки в государственные органы.

Документы, подаваемые в налоговую, тоже должны быть сшиты. Однако в 2013 году государственный орган смягчил правила. Он разрешил сдавать учредительные и заявительные бумаги без сшивания.

Если документ будет склеен или сшит с помощью степлера, специалисты проверяющих органов откажутся принять бумагу. Наличие неправильно прошитых дел – повод для наложения штрафа или других взысканий. Проверяющий обязательно обратит внимание на допущенные ошибки при выполнении процесса.

Как правильно сшивать документы ниткой: фото пошагово, инструкция, порядок

Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность. Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров. Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации.

Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно?

Какие документы сшивают в делопроизводстве?

В основном в делопроизводстве прошивают кадровые и бухгалтерские документы, которые положено хранить более десяти лет. Учредительные же документы и заявления в ФНС с июля 2013 года разрешается подавать для регистрации и не прошитыми.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое и каких видов она может быть? Узнайте по ссылке.

Зачем сшивать документы?

Смысл процедуры – надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось. Из прошитой стопки с пронумерованными страницами нельзя незаметно вытащить никакой лист.

К этому добавьте удобство хранения: прошитые дела компактны и занимают мало места.

Оформление документов для налоговой

Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать. А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее.

Однако регистрирующий орган вовсе не обязан проверять правильность расположения страниц в предоставленных документах. Вот почему нужно хотя бы скреплять скрепкой те документы, которые впоследствии вернутся к вам с отметкой регистрирующего органа (например, устав организации).

Законодательное регулирование

  • Приказ Министерства культуры РФ № 536 от 8 ноября 2005 г.
  • ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»
  • Инструкции Центрального банка по документоведению
  • Приказ ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (вступил в действие с 4 июля 2013 года)

Какими законами регулируется лизинговая деятельность в России? Ответ содержится в этой статье.

Как правильно сшивать документы в делопроизводстве?

Как правильно сшивать документы ниткой: фото пошагово

Шаг 1. Комплектация

  • Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров.
  • Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи. В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи.
  • Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см.

Шаг 2. Нумерация

Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны. Цифры не должны пересекаться с основным текстом. Опись при нумерации за страницу не считается.

Если в пачке есть лист, который по формату не входит, подшивать его можно за один край и складывать, а нумеровать как один лист. Но если сложенный лист подшит за середину, его нужно считать за два листа. Иллюстрации нумеруются на обратной стороне листа.

Что такое коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке.

Шаг 3. Подготовка

  1. Составление описи. Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки. Опись может как вклеиваться на в обложку, так и вшиваться внутрь. Отдельно хранить также не запрещается, но во избежание утери такой вариант применять не советуется.
  2. Удаление металлических скреплений (булавок и скрепок) из документов.
  3. Подбор материалов:
  • Капроновые, суровые или прошивные нитки ЛШ-210 (можно также брать банковский шпагат или обычную нитку, сложенную в несколько раз).
  • Канцелярский клей (или жидкое стекло)
  • Папиросная бумага 4 на 5 см.
  • Шило.
  • Картон

Шаг 4. Обложка

  1. Стандартный размер – 22,9 на 32,4 см, формат альбомного листа А4.
  2. Нестандартный размер – зависит от формата подшиваемых бумаг.
  3. Для длительного (более 25 лет) хранения обложки изготовляются из очень твердого картона.

На обложке укажите:

  • Название организации
  • Какое подразделение (например, бухгалтерия).
  • Индекс и название дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома.
  • Число подшитых листов
  • Дата подшивки.

Шаг 5. Пробивка отверстий

Рекомендуется делать пять отверстий, но если блок невелик, можно делать и меньше. Находиться они должны слева на полях, не задевая текст. Отступ от края – 1,5-2 см. Расстояние между проколами – не менее 3-х сантиметров, располагаться отверстия должны строго по вертикали.

Если использовать не шило, а обычный дырокол, то достаточно делать два прокола.

Калькулятор и пошаговая инструкция по расчету неустойки по ставке рефинансирования содержатся тут.

Шаг 6. Прошивка

Документы с большими сроками хранения прошивать разрешается насквозь, вместе с картонной обложкой. Однако общепринятая процедура – начинать подшивание с листа, идущим вслед за переплетом.

На первый лист положите картонную полоску. Это предохранит нить от быстрого изнашивания.

Прошиваются документы дважды.

При трех проколах: начинайте сшивать бумаги с тыльной стороны, со среднего прокола, оставляя около 7 см нити.

С лицевой стороны введите нитку в верхнее отверстие.

Иголка оказалась сзади; отправьте ее в нижний прокол.

Далее снова идите в среднее отверстие. Вы окажетесь на тыльной стороне.

Оставьте также не менее семи сантиметров нити. Этот остаток нити соедините с предыдущим остатком и завяжите узелок.

Четыре прокола: начинайте сшивать со второго сверху прокола. Затем введите иглу в верхнее отверстие и затем снова во второе сверху.

Потом игла должна попасть в третье отверстие и, далее, с тыльной стороны – в четвертое. Наконец, иголку введите в третий прокол с лицевой стороны.

После завязывания узелка должно остаться 5 – 6 см свободной нити.

Шаг 7. Опечатывание и заверение

Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей. Плотную бумагу для этих целей использовать нельзя: узелок должен быть хорошо виден.

Концы нитей должны свободно болтаться. Когда клей просохнет, нужно сделать заверительную надпись: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___».

Что такое учетная политика организации и в каком порядке она формируется – читайте в публикации по ссылке.

Образец заверительной надписи.

Обычно заверяет документ подписант оригинала. Но можно доверить это и другому, тогда номер и дата доверенности на этого человека также прописывается рядом с указанием ФИО и должности подписанта.

Количество листов укажите и цифрами, и прописью. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа. Отобразите характер имеющихся документов (например, чертежи).

Что лучше и выгоднее открыть начинающему предпринимателю: ИП или ООО? Узнайте здесь.

Подпись расшифровывать обязательно. Она должна заходить за пределы наклеенной бумаги. Так же и печать.

Если у ИП печати нет, можно обойтись и без нее. Можно воспользоваться и сургучной печатью.

Оттиск мастичной печати сверху фиксируется канцелярским клеем. При сдаче документов в регистрирующий орган за вами остается право выбора – сшивать ли их.

До тех пор, пока ФНС не издаст конкретное распоряжение с запретом на данное действие, лениться сшивать документы прошивочной иглой не стоит. В случае же с оформлением архивных томов лени и вовсе быть не должно.

Как правильно сшивать документы более одного листа? Смотрите следующий видео-урок:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Подача

Что мы подаем?

Мы храним документы, которые присылают нам другие люди или организации. Мы также храним записи обо всех наших организационных мероприятиях. Это могут быть письма, служебные записки, отчеты, финансовые отчеты, документы политики и т. Д.

Когда мы подаем?

Это зависит от загруженности вашего офиса. В очень загруженных организациях подача документов выполняется не реже одного раза в день и обычно первым делом с утра. В небольшом или менее загруженном офисе вы можете подавать один или два раза в неделю.

Оборудование, используемое для хранения документов

Шкаф для хранения документов — Используется для хранения плоских файлов и подвесных или подвесных файлов
Стальной шкаф — Используется для хранения больших файлов, которые необходимо запереть
Штамп с датой — Он используется для датировки документов с печатью, которые принимаются ежедневно, чтобы они были поданы в хронологическом порядке, и поэтому у нас есть запись о том, когда мы получили документ
Регистр — Он используется для записи файлов, извлеченных и возвращенных
Полки для хранения документов — Используется для хранения файлов в ящике.
Папка для файлов — Это большой файл, который используется для хранения больших документов, которые нельзя поместить в картотечный шкаф.Они хранятся на полках.

Какие файлы используются и как они используются?

Папки с зажимами — используются для документов, которые нужно вынимать очень часто; держат документы плотно, чтобы они не выпали.
Папки — бумажные или картонные папки используются для хранения отдельных документов. Папки помещаются в подвесные или ящичные файлы.
Подвесная папка — Подвесная папка используется для хранения документов в картотечных шкафах.Файлы кладутся в ящики в вертикальном положении. Файлы подвески свисают с подставки. Эти файлы всегда остаются в шкафах, но папки внутри них можно вынуть.
Папки для ящиков — используются для хранения больших документов, в том числе журналов и книг.
Файлы с рычажной аркой — документы надежно хранятся в этих файлах и позволяют просматривать документы, не вынимая их из файла.

Способы подачи

Существует 5 методов подачи:

  • Подача по темам / категориям
  • Подача в алфавитном порядке
  • Подача по номерам / в числовом порядке
  • Подача по местам / географическому порядку
  • Подача по датам / Хронологический порядок

Эти способы хранения называются классификацией и означают объединение одинаковых вещей.Однако вы можете комбинировать некоторые из этих методов. Например, файлы, которые хранятся вместе в соответствии с тем, о чем мы говорим, подлежат регистрации, но внутри каждого файла документы могут храниться в соответствии с порядком дат.

  1. Категории файлов

Чтобы сделать файловую систему более полезной, мы можем группировать файлы по КАТЕГОРИЯМ. Категория — это группа / совокупность вещей, которые принадлежат друг другу.

например. PPWAWU, SARHWU, NUM и NUMSA все принадлежат к категории Союзов.

Когда мы подаем по категориям, мы стараемся подавать логически; мы собираем файлы вместе, потому что они принадлежат друг другу; мы не складываем их вместе только потому, что они начинаются с одной буквы.

Например, мы могли бы распределить все наши файлы по категориям. Переписка может быть одной категорией, которая занимает целый ящик нашего картотеки. Внутри этого ящика могут быть подкатегории. Подкатегории могут быть такими:

  • Переписка по сбору средств
  • Переписка с другими организациями
  • Переписка с членами
  • Переписка с представителями общественности
  • Переписка с Правлением
    … и так далее.

Некоторые документы, возможно, придется хранить в двух местах, чтобы облегчить доступ к информации. Например, у вас могут быть категории «спонсоры» и «корреспонденция». В вашей категории спонсоров у вас будет подкатегория для каждого крупного спонсора, и вам иногда придется подавать письмо от спонсора в файл этого спонсора, а также в файл корреспонденции по сбору средств.

  1. Как сформировать категории

1. Разложите все свои документы на стопки, которые, по вашему мнению, принадлежат друг другу.
2. Дайте каждой стопке название категории.
3. Составьте список категорий.
4. Рассмотрите свой список критически: спросите себя: можем ли мы объединить какие-либо категории ?. Следует ли нам разделить категорию на две категории? Какие подкатегории нам нужны? Нужны ли нам файлы в алфавитном порядке внутри категории?

Убедитесь, что у вас не слишком много категорий. Каждому не должно быть сложно решить, в какой категории он может найти нужную информацию.

  1. Ключ регистрации

После того, как вы определились со своими категориями, вам нужно будет составить индекс регистрации, чтобы каждый мог понять используемую вами систему и найти нужную информацию.Этот индекс называется регистрационным ключом.

Составьте ключ регистрации, перечислив все категории и подкатегории в том порядке, в котором они находятся. Убедитесь, что он составлен так, чтобы каждый мог его понять. Положите его на шкаф для документов, а также положите ключ от каждого ящика на переднюю часть ящиков. Раздайте всем копию полного регистрационного ключа.
Убедитесь, что все, кто занимается регистрацией, понимают ключ и используют его для хранения.

  1. Новые файлы

Не создавайте новые файлы, если вы не уверены, что информация логически не вписывается в существующий файл.Поместите новый файл в правильную категорию и немедленно запишите его в ключ для хранения. Раздайте всем копии новых категорий как можно скорее.

  1. Подача корреспонденции

Все письма должны быть поданы в 2 места

Входящая почта

1. Оригинал письма вместе с копией вашего ответа помещается в ФАЙЛ ПРЕДМЕТА.
2. Вторая копия письма помещается в файл CORRESPONDENCE IN.

Исходящая почта

1.Один экземпляр письма попадает в ТЕМНЫЙ ФАЙЛ. Все письма в ответ на ваше письмо должны попадать в этот файл; и вся будущая переписка по этому поводу.
2. Одна копия помещается в файл CORRESPONDENCE OUT.

  1. Правила подачи

В основе регистрации лежат два основных правила:

БУКВЕННАЯ ЗАПИСЬ — подача по букве алфавита
ЗАПИСЬ ДАТЫ — самые свежие файлы сверху

Эти правила являются основными, потому что они распространяются на все файловые системы.Когда мы подаем по имени, теме и области, мы всегда должны подавать в алфавитном порядке и по дате.

Правила подачи по алфавиту

Правило 1: Файл по имени с учетом первой буквы
Пример: A frican Eagle
B ecker
D uncan & Co
G reenfield

Правило 2: Если первые буквы совпадают, подайте в соответствии со второй буквой.
Пример: Clarence
C o etzee
C u rnow
C y ril

Правило 3: Файл по фамилии
Пример: D onkor, SJ
N komo PS
S hongwe RO
Y esufu ED

Правило 4: Если фамилии совпадают, файл должен соответствовать начальным
Пример: Cato, JS
Cato, JU
Cato, RS
Cato, TM

Правило 5: Некоторые фамилии имеют префиксы и записываются по первой букве префикса
Пример: d e Gruchy, JR
d e la Rey, OP
v an der Linden, MN
v an Rensburg, MJ

900 04 Правило 6: При наличии двух фамилий записывайтесь под первой фамилией.
Пример: M okoena & Khumalo
N xumalo & Abrahams
S aloojee & Cassim
V erachi & Ntuli

Правило 7: Mac Mc & M ‘все файлы как Mac; St и Saint все зарегистрированы как Saint
Пример: MacDonald
McNair
M’Namara
Saint Christopher’s
St Margaret’s

Правило 8: Когда в файле нет имени человека, мы указываем САМОЕ ВАЖНОЕ СЛОВО в имя или название МЕСТА
Пример: A ctive Wheel Co
The S tar
Город J ohannesburg
N orthcliff Printers

  1. Извлечение файлов — [Используйте регистрационный ключ]

Убедитесь, что вы не потеряете файлы

Когда люди берут файлы из файловой системы или извлекают документы из файла, мы должны гарантировать, что они не потеряют их или забудьте вернуть их.Люди никогда не должны вынимать файлы приостановки, они должны вынимать только плоскую папку внутри файла. Чтобы отслеживать файлы, нам нужно записывать все файлы или документы, которые люди заимствуют.

Чтобы сделать это, мы можем использовать:

Книгу файловой системы — книга файловой системы — это просто книга, в которой мы пишем

  • Кто одолжил файл или документ
  • Имя файла или документа
  • Когда они взяли его
  • Когда они вернули

Пример:

ИМЯ ФАЙЛА ДОКУМЕНТ ДАТА ВЫНУЖДЕНА ДАТА ВОЗВРАТА 9032 903 Файл отчетов 10-02-2001 12-02-2001
Г-н Нгвенья Финансовый файл 23-01-2001

Лицо, ответственное за обслуживание системы, может использовать файл -out книга, чтобы проверить, у кого какие файлы, и напомнить им вернуть их.

Карточка картотеки — картотека используются в картотеке. Они того же размера, что и файлы, и помещаются на место заимствованного файла.
На разгрузочной карточке мы записываем ту же информацию, что и в книге, то есть

  • Кто одолжил файл или документ
  • Имя файла или документа
  • Когда они его взяли
  • Когда они его вернули
НАИМЕНОВАНИЕ ФАЙЛ ДАТА ВЫНУЖДЕНА ДАТА ВОЗВРАТА

Информация для поиска и поиска информации

9000 файлов в нашей организации умеют найти нужные нам документы.Мы храним информацию, чтобы ее было легко найти. Поиск информации в файлах называется поиском информации.

Каждый, кому нужно использовать файлы, должен иметь возможность быстро и легко находить информацию. Это означает, что они должны знать используемый нами метод подачи документов.

Методическая книга может быть небольшой книгой, которую мы используем, чтобы объяснить, как мы храним документы. Например:

  • Все письма подаются по переписке
  • Все членские билеты подаются под номером
  • Отчеты подаются по темам

Индексная книга также может помочь нам в поиске файлов.Название каждого файла может быть написано на странице с этой буквой. Например:
Файл МИНУТ записывается на странице M. Затем мы можем написать, где находится этот файл:
«МИНУТЫ — картотечный шкаф 1, ящик 2 или файл арки рычага 4»

  1. Процедура подачи, обслуживание и безопасность

Процедура подачи

Шаг 1: Получение документа
Если это письмо или документ, пришедший по почте, вы записываете его
в реестр «полученных писем» и указываете дату получения или отметку даты

Шаг 2: Действие
Переслать письмо / документ человеку, который должен с этим иметь дело.

Шаг 3: Дальнейшие действия
Убедитесь, что письмо обработано.

Шаг 4: Сбор документов для подачи
Все документы и две копии ответов должны быть собраны в лоток для папок.

Шаг 5. Подача документов
Выберите регулярное время для подачи документов каждый день, чтобы никогда не остаться с огромной грудой разрозненных документов. Используйте сортировщик, который поможет вам подавать и не забывать упорядочивать файлы по дате.

Поддержание файловой системы

Одна из наиболее важных причин, по которой мы храним документы, — это обеспечение безопасности документов.Поэтому очень важно следить за тем, чтобы все документы и файлы были в хорошем состоянии. Вот несколько способов сделать это:

  • Храните документы, ожидающие отправки, в лотки, не оставляйте их лежать на столах или полках.
  • Храните документы как минимум один раз в день или, если ваша организация очень мала, вы можете делать это один раз в неделю.
  • Не кладите слишком много файлов или папок
  • Накладывайте новые обложки на старые файлы, которые часто используются, изношены или порваны.
  • Файлы ящиков и файлы арок рычагов могут содержать больше, чем просто папки.
  • Никогда не допускайте переполнения ящиков или полок для хранения документов. При необходимости приобретите новые шкафы для документов.

Чистота и безопасность

В конце каждого дня вы должны:

  • Хранить все документы, которые вы можете хранить вся макулатура в мусорных баках
  • Оставить столы в порядке


ПРИМЕР КЛЮЧА ДЛЯ ЗАПИСИ

1.ОБЩЕЕ УПРАВЛЕНИЕ

1.A Переписка

1.A.1 Директор
1.A.2 Бухгалтер
1.A.3 Сотрудники по обучению
1.A.4 Административные сотрудники
1.A.5 Program Co -координаторы

1.B Операции

1.B.1 Аренда, почтовый ящик, телефоны, факсы и т. д.
1.B.2 Внутренние организационные формы
1.B.3 Список рассылки
1.B. 4 Устав, Устав, правовая документация и т. Д.
1.B.5 Инвентаризация офисного оборудования, соглашения о сервисном и техническом обслуживании и т. Д.
1.B.6 Разное

1.C Комитеты

1.C.1 Отчеты директора
1.C.2 Протоколы и отчеты
1.C.3 Финансовый комитет

1.D Планирование

1.D.1 Собрания годового планирования
1.D.2 Вопросы планирования
1.D.3 Цели
1.D.4 Оценки

2. ЗАНЯТОСТЬ / ПЕРСОНАЛ

2.A Процедуры

2.A.1 Кадровые процедуры
2.A.2 Условия найма
2.A.3 Трудовой договор
2.A.4 Вводный курс
2.A.5 Должностные инструкции
2.A.6 Система управления эффективностью
2.A.7 Отпуск

2.B Персонал

2.B .1 Текущие сотрудники в алфавитном порядке (заблокированы в кабинете директора)
2.B.2 Отзывы
2.B.3 Обучение персонала
2.B.4 Заявления о приеме на работу

3. ФИНАНСЫ

3.A Финансовые Администрация

3.A.1 Бюджет
3.A.2 Заработная плата
3.A.3 Финансовая отчетность
3.A.4 Мелкая наличность
3.A.5 Отчетность аудитора
3.A.6 Налог
3.A.7 Стратегии
3.A.8 Банк
3.A.9 Должники
3.A.10 Бухгалтерский учет

4. ФИНАНСИРОВАНИЕ

4.A Управление по сбору средств и общие вопросы

4.A.1 Закон о сборе средств
4.A.2 Планирование сбора средств и отправленные предложения
4.A.3 Системы сбора средств
4.A.4 Поездки и кампании по сбору средств

4.B Финансовые агентства

4.B.1 Список агентств
4.B.2 Общий файл для местных фондов
4.B.3 Бизнес SA в целом
4.B.4 Контакты по финансированию в США

4.C Файлы доноров

4.C .1 DMMA Foundation
4.C.2. SOCTA
4.C.3. ZDA

5. ОБУЧЕНИЕ

5.A Общие

5.A.1 Отчеты — Отдел обучения
5.A.2 Схема и материалы общественных семинаров
5.A.3 Контракты на обучение
5.A .4 Обучение навыкам членства
5.A.5 Обучение офисным навыкам
5.A.6 Переписка (отдельные файлы для каждого клиента)

Различные способы подачи документов в картотечный шкаф | Малый бизнес

Кэрол Лютер Обновлено 5 марта 2019 г.

Быстрый доступ к важным бизнес-записям повышает продуктивность и помогает пережить налоговую проверку. Двумя наиболее важными факторами при проектировании системы картотеки для документов являются ваши повседневные и долгосрочные потребности в информации.Однако ваша система хранения документов не должна быть настолько сложной, чтобы никто в вашем офисе не мог ею правильно пользоваться.

Алфавитная система хранения

Хранение документов в алфавитном порядке — это простая и проверенная временем система. Имя каждой папки с файлами соответствует имени каждого документа. Многие предприятия используют подвесные папки для файлов с вкладками или прочные предварительно отпечатанные разделители ящиков для файлов для разделения папок под каждым алфавитным заголовком. Одним из недостатков алфавитной системы является то, что часто необходимо иметь указатель, чтобы отслеживать большое количество документов.

Система регистрации категорий

Используйте свои бизнес-подразделения и функции в качестве основы для системы регистрации категорий. Рассмотрите возможность начала с четырех или пяти основных функций, таких как персонал, финансы, администрирование, маркетинг и данные о клиентах. С помощью категориальной системы вы можете включать такие подтемы, как текущий персонал и неактивный персонал. Вы можете подразделить свою финансовую категорию на расходы и доходы или дебиторскую задолженность и платежи.

Система хранения на основе даты

Хранение документов по дате позволяет найти информацию, созданную в определенное время.Ежегодные файловые разделы являются основой файловой системы на основе даты, а каждый месяц года является частью этой системы. С помощью этого метода компании обычно хранят самые новые файлы перед ежегодным и ежемесячным разделами. Когда вы используете эту систему, вы должны установить систему, чтобы отслеживать, какие документы соответствуют какому месяцу и году.

Цифровая файловая система

Компании, которые в основном создают нумерованные документы, такие как счета-фактуры, часто создают цифровую файловую систему, в которой файлы хранятся с использованием присвоенных номеров документов.В этой файловой системе важнейшим элементом является маркировка каждого ящика картотеки последовательностью номеров, которые он содержит. Эта система может также потребовать индекс для быстрого доступа.

Объединение нескольких систем хранения

Общие недостатки простой алфавитной, хронологической или категориальной системы хранения могут затруднить поиск ваших документов. Для достижения желаемой эффективности предприятия часто комбинируют элементы двух или более систем хранения документов. Вы можете улучшить категориальную систему, создав подразделы по алфавиту или датам.Подтемы или категории, которые соответствуют основным функциям вашего бизнеса, могут повысить эффективность хронологической системы хранения.

На что следует обратить внимание

Независимо от того, какую систему вы внедряете, рассмотрите возможность создания области архивных документов, чтобы отделить текущие и часто используемые документы от тех, которые вы сохраняете для справки. Для обеспечения безопасности бизнеса и аварийного восстановления вы также можете хранить оригиналы важных юридических, договорных и налоговых документов в безопасном внешнем хранилище.Чтобы облегчить быстрый поиск, отсканируйте эти документы. Ограничьте несанкционированный доступ к вашим цифровым версиям с помощью паролей и шифрования.

Подача документов в суд и электронная регистрация — ServeNow.com

Подача документов в суд

Что такое обращение в суд?

Подача документов в суд — это процесс подачи ваших документов в электронной или физической форме для начала или дополнения текущего судебного иска. Своевременная подача документов является обязательным условием успеха судебного дела.Подача заявки после истечения срока давности приведет к прекращению вашего судебного иска с предубеждением. В текущих юридических вопросах пропущенные сроки могут нанести ущерб вашему делу. Обязательно ознакомьтесь с применимым гражданским процессуальным кодексом, чтобы убедиться, что вы подаете документы своевременно.

Кому нужно подавать документы в суд?

Любое лицо, подающее иск, текущее дело или возобновляющее старое дело, будь то гражданское дело, уголовное дело, завещание или семейное дело.Обычные заявители — это pro se (стороны, представившие себя в судебном процессе / частные стороны) или юридические фирмы от имени своих клиентов.

Кроме того, многие фирмы юридической поддержки предлагают услуги по регистрации в суде как для возбуждения дела, так и для последующей подачи дела. Довольно часто юридические службы или фирмы, обслуживающие процессы, предлагают подать письменное свидетельство об оказании услуги как часть своих услуг за дополнительную плату.

Если вы хотите нанять фирму по юридической поддержке или обслуживающий персонал для оказания помощи в регистрации дела, воспользуйтесь строкой поиска в верхней части этой страницы.

Какие документы необходимо подать, чтобы подать иск?

В зависимости от типа дела и статуса дела необходимо подавать разные документы. Лучше всего обратиться в соответствующий суд или нанять адвоката, чтобы обеспечить подачу необходимых документов.

Что означает подача вашего дела?

Когда дело возбуждено, это относится к возбуждению судебного дела. Документы для возбуждения дела, такие как жалоба, повестка и титульный лист, передаются на рассмотрение секретарю суда.Документы должны соответствовать определенным критериям в конкретной юрисдикции, чтобы их принял клерк.

Что такое пошлина за подачу заявления в суд?

За каждое обращение в суд взимается сбор. Размер вашей оплаты зависит от суда, типа дела и типа поданного документа. Если подача документов в суд является финансовым бременем, вы можете быть освобождены от уплаты пошлины за подачу документов. Секретарь суда сможет предоставить список всех сборов за подачу документов и сообщить вам, освобождены ли вы от уплаты сборов.

По каким видам судебных дел вы можете подавать документы?

Есть два основных типа дел, которые требуют подачи. Гражданские дела передаются в районный суд отдельными лицами или компаниями для разрешения спора между ними и другой стороной. Уголовные дела расследованы правоохранительными органами, вина личности установлена ​​судом.

Электронная подача документов в суд (eFiling)

Что такое электронная подача?

eFiling — это электронная передача ваших документов в судебную систему.Федеральные суды, суды штатов и муниципальные суды имеют разные правила и положения в отношении документов, поданных в электронном виде. Убедитесь, что ваши документы соответствуют критериям подачи документов соответствующей юрисдикции. Во многих судах электронная подача документов является обязательной, и они не позволяют подавать документы лично. Поскольку электронная подача документов становится все более популярной, важно обратиться к профессиональному юристу, который сможет удовлетворить ваши потребности в электронной подаче.

Кроме того, вы можете нанять фирму юридической поддержки на ServeNow.com, которая поможет вам с электронным судебным процессом.Воспользуйтесь панелью поиска вверху этой страницы.

Кому нужна электронная подача?

Любой человек, возбуждающий судебный иск, подающий текущее дело или возобновляющий закрытое дело в юрисдикции, которая разрешает или требует подачу документов и состязательных бумаг в электронном виде, имеет право на eFile.

Кто заполняет электронную подачу?

В зависимости от типа суда юристы, компании и частные лица могут использовать электронную подачу документов, но обращение в фирму юридической поддержки или к процессуальному серверу, имеющему опыт работы в правовой системе, может оказаться полезным для электронной подачи документов в соответствии со стандартами суда.В судах некоторых штатов доступ к электронной подаче имеют только юристы или окружные служащие. Часто вам необходимо зарегистрироваться, чтобы заполнить электронную подачу.

Чтобы найти фирму юридической поддержки, которая поможет вам с вашими потребностями в электронной подаче, воспользуйтесь строкой поиска в верхней части этой страницы.

Где принимаются электронные документы?

Электронная подача документов становится все более обычным явлением в США. Обязательно свяжитесь с судом, в который вы подаете, чтобы проверить, принимают ли они электронную подачу.

Что такое поставщик услуг электронной подачи документов (EFSP)?

EFSP — это онлайн-сервис, который может помочь вам подать документы и выступает в качестве посредника между вами и судебной системой.Как правило, EFSP предлагает ряд дополнительных услуг в дополнение к регистрации, и вы можете использовать эти услуги, чтобы оценить, какой EFSP лучше всего подходит для ваших нужд.

В чем разница между электронной подачей и отправкой по почте?

Процесс электронной подачи полностью цифровой и осуществляется через Интернет, в то время как для подачи по почте требуется физическая отправка документов по почте.

Каковы преимущества электронной подачи?

Самым большим преимуществом электронного архива по сравнению с более традиционными методами хранения является то, что он значительно быстрее обрабатывается и уменьшает количество отпечатанной бумаги.Традиционная подача документов означала, что юридическим фирмам необходимо было иметь обработчик документов для доставки множества бумажных копий юридических документов и состязательных бумаг в соответствующие суды и стороны. Также меньше места для ошибок, поскольку ошибки ввода данных, скорее всего, будут обнаружены до того, как вы завершите процесс. Но имейте в виду, что технология все еще развивается, поэтому технологический сбой является потенциальным недостатком для электронной подачи.

Является ли электронная подача обязательной?

В зависимости от округа или юрисдикции электронная подача может быть обязательной или скоро станет обязательной.Посетите веб-сайт вашего суда, чтобы узнать, является ли он обязательным в том месте, где вы подаете заявление.

Справка по электронной почте

Вам нужна помощь в заполнении судебных документов? Возможно, будет полезно обратиться к специалисту службы юридической поддержки.

Найти специалиста по юридической поддержке

Нет лучшего способа обеспечить эффективную и легальную доставку ваших документов, чем использование профессионального сервера обработки. ServeNow.com — это надежная сеть местных, предварительно проверенных серверов процессов и профессионалов юридической поддержки.Чтобы найти профессиональный технологический сервер, который может помочь вам с электронными архивами, выполните поиск по городу или почтовому индексу.

Основы судебных форм и документов

Узнайте, как найти и заполнить юридические формы, как создать свои собственные юридические документы и как подать документы в суд.

В этом разделе вы найдете информацию о

Юридические формы
Советы по заполнению юридических форм
Создание собственных юридических документов
Подача документов в суд

Юридические формы

Формы

— это печатные документы с пробелами, в которые можно вставить информацию.Формы были созданы (судами, центрами самопомощи, организациями юридической помощи и т. Д.), Чтобы помочь людям в их судебных делах. Формы обычно не объясняют вам применимый закон, и они могут не предоставлять или покрывать всю информацию, необходимую суду для принятия решения. Вам следует использовать правовые формы в качестве инструмента вместе с другими письменными документами, которые вы готовите, информацией, которую вы собираете, и исследованиями, которые вы проводите в отношении закона, регулирующего ваше дело.

Ниже описан ряд онлайн-ресурсов, на которых вы можете найти юридические формы.Однако имейте в виду, что не все формы можно найти в Интернете. Если вы не можете найти в Интернете форму, соответствующую вашим потребностям, возможно, вам придется создать форму, используя образец, схему или инструкции из различных ресурсов. Ваша местная юридическая библиотека станет прекрасным ресурсом и местом для начала вашего исследования. Нажмите, чтобы посетить нашу страницу юридических библиотек, чтобы узнать больше.

  • Центр самопомощи по гражданскому праву. Формы Центра самопомощи были одобрены для использования во всех судах округа Кларк.Однако использование форм Центра самопомощи не является обязательным, и у суда могут быть альтернативные варианты формы, доступные для общественности. Нажмите, чтобы посетить наш раздел «Формы», чтобы узнать больше.
  • Центр самопомощи по семейному праву. В Центре самопомощи по семейному праву есть пакеты по таким темам семейного права, как развод, опека, алименты, изменение имени и многие другие. Эти анкеты можно бесплатно скачать с веб-сайта Центра самопомощи по семейному праву. Нажмите, чтобы посетить нашу страницу самопомощи по семейному праву, чтобы узнать больше.
  • Судебные сайты. Суд, в котором ваше дело находится на рассмотрении, может иметь созданные судом формы, доступные на своем веб-сайте для определенных типов дел. Нажмите, чтобы посетить наш раздел «Суд и поиск дел», чтобы узнать больше.
  • Сайты онлайн-форм. Есть ряд веб-сайтов, где вы можете скачать юридические формы, иногда за плату, а иногда бесплатно. Будьте осторожны при использовании этих сайтов! Найденные вами формы могут не подходить для вашего случая или вашей юрисдикции. В большинстве городов также есть магазины юридических форм, где вы можете приобрести многие универсальные юридические формы.
  • Вы также можете найти необходимую юридическую форму на одном из следующих веб-сайтов:

Формы альтернативного разрешения споров, формы арбитража и посредничества

Советы по заполнению юридических форм

  • Убедитесь, что у вас самая последняя версия формы. Если вы не уверены, что у вас установлена ​​текущая версия, обратитесь к сотрудникам Центра самопомощи или к судебному секретарю.
  • Убедитесь, что вы прочитали всю форму и все прилагаемые к ней указания, ПЕРЕД тем, как вы начнете заполнять форму. Это даст вам лучшее понимание того, для чего предназначена форма и какую информацию вам нужно будет предоставить.
  • Убедитесь, что ваши заполненные формы ясны и легко читаются. Используйте только синие или черные чернила или напечатайте их. Многие формы доступны в Интернете, и вы также можете заполнить их в Интернете, если у вас есть компьютер.
  • Всегда используйте свое официальное имя, текущий адрес, номер телефона в дневное время и действующий адрес электронной почты.Если вы хотите, чтобы ваш домашний адрес оставался конфиденциальным, вы можете использовать другой адрес, на который вы получаете почту. Если ваш адрес изменится, подайте форму изменения адреса в суд. Пока вы не измените предоставленный адрес, судья и суд будут считать, что вы получили все присланные вам юридические документы.
  • У большинства форм есть «заголовок» на первой странице, который вам всегда нужно заполнять. Подпись обычно содержит ваше имя, адрес, номер телефона и электронную почту. В заголовке также указано имя истца, имя ответчика, номер дела и номер отдела.

СОВЕТ! Заголовок дела почти не меняется в ходе дела. Как правило, тот, кто указан в качестве истца в начале дела, останется истцом до конца. То же самое и с ответчиком, номером дела и номером отдела.

  • Если у вас нет адвоката, напишите «от лица» или «сам представитель» в любом месте формы, где запрашивается имя вашего поверенного или указано «Поверенный для».
  • Заполните формы полностью и точно.Если что-то к вам не относится, напишите «N / A» (что означает «не применимо»). Аналогичным образом, если ответ на вопрос «нет», напишите «нет». Если вы не знаете ответа на вопрос, напишите «неизвестно». Но постарайтесь не оставлять пробелов в своих формах.
  • Подпишите свои формы в каждом месте, где требуется ваша подпись. Используйте только синие или черные чернила. Обратите внимание, что во многих судебных формах вы подписываете «под страхом наказания за лжесвидетельство». Это означает, что когда вы подписываете форму, вы заявляете, что все, что указано в ней, является верным и правильным.Отнеситесь к этому серьезно! За лжесвидетельство предусмотрено как гражданское, так и уголовное наказание.
  • Заполняйте форму по одному разделу за раз. Если у вас есть вопросы по определенному разделу или вопросу, оставьте поле пустым, пока не получите ответ на свой вопрос.
  • Если вам нужна помощь в заполнении форм, вы можете получить ответы на свои вопросы в Центре самопомощи или у частного поверенного (щелкните «Адвокаты и юридическая помощь», чтобы узнать больше), или у адвоката-волонтера в одном из центров Ask- Программы A-Lawyer, если ваш вопрос относится к одной из тем Ask-A-Lawyer (щелкните Бесплатные программы Ask-A-Lawyer, чтобы узнать больше), или адвокатов на одном из бесплатных юридических курсов, если ваш вопрос относится к одному из темы классов (щелкните Бесплатные классы, чтобы узнать больше).Вы также можете пойти в местную юридическую библиотеку и попросить у библиотекаря книги и ресурсы, которые помогут вам заполнить формы (щелкните здесь, чтобы посетить юридические библиотеки, чтобы узнать больше).
  • Сделайте копии ваших заполненных форм и храните эти чистые копии в надежном месте для ваших записей. Организация ваших копий по дате документа поможет вам быстро найти документы. Берите с собой весь файл с документами каждый раз, когда идете в суд.
  • Убедитесь, что все копии имеют печать только на одной стороне бумаги.Суд принимает только односторонние копии. Изготовление двусторонних копий может привести к ошибкам при копировании в будущем.

Создание собственных юридических документов

Правовые формы с заполнением пустых полей обычно создаются для решения общих ситуаций, которые суды и судьи видят постоянно. Но ваш случай — и почти каждый случай — в некотором смысле, несомненно, уникален. Так что готовой формы, отвечающей потребностям вашего дела, может не быть. Если вы не можете найти нужную заранее распечатанную форму, заполните пустую форму, вам придется создать юридический документ самостоятельно.

Создание юридического документа с нуля может быть немного пугающим. Так что вы, вероятно, захотите найти хороший пример для работы! Найдите образец, который максимально приближен к необходимому юридическому документу — другими словами:

  • Найдите образец, который представляет собой тот же общий тип мольбы или движения, которое вы создаете. Например, если вы пытаетесь написать жалобу, чтобы подать на кого-то в суд, поищите образец жалобы (а не образец движения или возражения). Различные типы юридических документов используются для решения разных задач в разных ситуациях.Они не подходят всем под одну гребенку!
  • Найдите образец, который написан с вашей стороны футляра. Если вы являетесь истцом по делу, поищите образец документа, составленный с точки зрения истца. Документ, который написан с точки зрения другой стороны, может на самом деле просить суд о чем-то, что вредит вашему делу, а не помогает.
  • Найдите образец, в котором приведенные факты максимально приближены к фактам вашего дела. Например, если вы пишете жалобу, чтобы подать в суд на кого-то из-за того, что он не выплатил ссуду в размере 15000 долларов, попробуйте найти образец жалобы, в которой кто-то не выплатил деньги по векселю, или, возможно, не выполнил условия контракта или не выполнил сдержать устное обещание или был несправедливо обогащен чем-то в этом роде.Но не используйте образец жалобы, например, когда кого-то сбила машина, потому что она, вероятно, неприменима!
  • Найдите образец документа, в котором партия пытается добиться того же, что и вы. В некоторых случаях один тип юридического документа может использоваться для выполнения множества разных задач. В случае выселения, например, «ходатайство» (которое, как правило, представляет собой всего лишь процедурное средство, используемое для подачи в суд некоторого ограниченного вопроса для принятия решения) может быть использовано для приостановки рассмотрения дела, прекращения дела или вмешательства в случай, или любое количество других вещей.
  • Используйте образцы, которые вы найдете, ТОЛЬКО в качестве руководства, которое поможет вам создавать собственные документы. Не копируйте просто слово в слово, потому что некоторые вещи могут не относиться к вашему делу и даже могут навредить вам. Если вы не понимаете слово или фразу, не включайте их, пока не выясните, что они означают.

При подготовке документов убедитесь, что их формат соответствует правилам суда, в котором рассматривается ваше дело. В большинстве судов есть правила, регулирующие, как должны выглядеть документы и какую информацию они должны содержать.Например:

  • Если у вас есть дело в Восьмом окружном суде, местное правило 7.20 регулирует общий вид документов, которые необходимо подавать, вещественных доказательств, документов и юридических ссылок. Существуют и другие местные правила, которые также могут применяться к вашим документам. Нажмите, чтобы посетить нашу страницу с правилами районного суда, чтобы узнать больше. Вы можете получить дополнительную информацию на сайте районного суда. Нажмите, чтобы посетить нашу страницу Окружного суда, где можно найти ссылки.
  • Если у вас есть дело в суде Лас-Вегаса, местное правило 10 регулирует общий вид состязательных бумаг и бумаг.Существуют и другие местные правила, которые также могут применяться к вашим документам. Нажмите, чтобы посетить нашу страницу с Правилами Суда, чтобы узнать больше.

Чтобы загрузить чистый документ с просьбой о признании вины (бумага с номерами по левому краю, заголовок случая на первой странице, блок подписи и т. Д.) В Microsoft Word, который вы можете сохранить на свой компьютер и использовать для подготовки своего собственного документы, перейдите по ссылке ниже:

Чистый справочный документ

Подача документов в суд

«Подача документов» обычно означает посещение секретаря суда у окна подачи документов; оплата регистрационного сбора наличными, чеком или кредитной картой; и подача документа для подачи (обычно оригинал и две копии).Для каждого поданного документа судебный секретарь проверяет его, чтобы убедиться, что он соответствует правилам суда о том, как должны быть форматированы юридические документы, и проверяет, что номер дела и заголовок соответствуют действительности. (Если документ является первым документом по делу, секретарь суда присваивает новый номер дела и открывает новое дело.) Затем секретарь суда ставит на все копии большой штамп с указанием названия суда и дату подачи документа, затем хранит одну копию для файлов суда и возвращает оставшиеся копии подателю документов для записи подателя и для отправки по почте, личной доставки или какой-либо другой формы доставки (в соответствии с требованиями регулирующих правил) на противная сторона по делу.Затем клерк добавляет документ в список дел, а также любые связанные с ним сроки или события.

Некоторые суды теперь имеют электронные системы подачи документов, которые позволяют юристам и иногда сторонам, представляющим себя самостоятельно, просто загружать электронные документы в формате Portable Document Format («pdf») на защищенный веб-сайт, поддерживаемый судом или частной коммерческой службой.

  • Подача документов в районный суд. Стойка гражданского клерка находится на третьем этаже Регионального центра юстиции, 200 Lewis Avenue, в центре Лас-Вегаса.Часы работы: с 9:00 до 16:00 с понедельника по пятницу, кроме праздничных дней.
    • Чтобы посетить веб-сайт секретаря суда и узнать больше о подаче документов в районный суд, щелкните здесь.
    • Чтобы посетить веб-сайт районного суда со списком сборов за подачу документов, щелкните здесь, чтобы просмотреть список «Текущие сборы за подачу документов».
  • Подача документов в суд. Для получения конкретной информации о том, как подать заявление в суд, в котором ваше дело находится на рассмотрении, посетите веб-сайт этого суда или позвоните непосредственно секретарю этого суда.Щелкните здесь, чтобы посетить нашу страницу Судов правосудия, чтобы найти ссылки и контактную информацию.

СОВЕТ! В разных судах могут быть разные требования к подаче документов, поэтому обязательно ознакомьтесь с процедурами своего суда. Судебный суд Лас-Вегаса, например, требует, чтобы все документы подавались в электронном виде, поэтому любому, кто обращается в этот суд, необходим адрес электронной почты для создания учетной записи для электронной регистрации. Щелкните здесь, чтобы посетить веб-сайт Суда правосудия Лас-Вегаса, чтобы узнать больше о его программе File and Serve и часто задаваемых вопросах по электронной подаче.

7 шагов для успешной подачи юридических документов

Каковы шаги для подачи юридических документов в суд?

Что должно произойти между брифом и датой судебного заседания, чтобы документ был доставлен судье должным образом?

Что нужно делать или знать подателю заявки на каждом этапе для обеспечения успеха?

Если вы храните документы уже много лет, это пошаговое руководство может показаться вам слишком простым.

ИЛИ, это может быть просто возвращение к основам, которые вы искали, чтобы улучшить процессы, которые отстали или становились слишком сложными.

1-2-3 давайте готовимся к подаче документов в суд.

# 1 Завершите свой документ

Ваша юридическая фирма приложила много усилий, чтобы записать важные аргументы и прояснить критические моменты документа, который будет представлен судье в ходе этого дела.

По завершении написания части помните о передовых методах чтения. Логично ли организованы аргументы? Избегают ли юридического языка? Предложения короче и прямее? Воспользуйтесь нашим Контрольным списком для редактирования юридических документов, чтобы иметь под рукой рекомендации.

Хотя содержание имеет решающее значение для эффективного общения перед судьей, вам также следует принять во внимание требования суда к форматированию и другие передовые методы для удобства чтения. Каждый юридический документ имеет правила форматирования, а если документ должен быть подан в электронном виде, стандарты даже выше.

Не волнуйтесь, для этого у нас тоже есть контрольный список. Электронная подача контрольных списков для вашего штата.

# 2 Выберите поставщика услуг по подаче документов в суд

Может быть, вы все еще работаете с судебным исполнителем, или, может быть, вы находитесь в процессе выбора нового сертифицированного поставщика услуг по подаче документов.Как бы вы ни собирались подавать документы в суд, убедитесь, что вы работаете с надежным поставщиком услуг премиум-класса, которому доверяете.

В таких штатах, как Калифорния, в каждом округе есть свой подход к использованию традиционной и электронной подачи документов в суд. Программа One Legal избавляет вас от необходимости строить догадки, выбирая правильный вариант в зависимости от выбранного вами суда. Мы храним в электронном виде, где это возможно, и лично доставляем ваши документы куда угодно.

# 3 Начать регистрацию

Войдите в предпочтительный поставщик услуг — например, One Legal.С самого начала подачи заявки One Legal поможет вам определить, принимает ли суд, в который вы подаете, электронные документы. В таком штате, как Калифорния, где каждый округ устанавливает свою собственную временную шкалу, это может варьироваться от типа дела к типу дела.

Платформа для подачи документов One Legal была разработана на основе рекомендаций специалистов по юридической поддержке. Наша цель — максимально упростить процесс подачи документов. Следуйте инструкциям на экранах, чтобы ввести информацию о деле и загрузить документ.

Чтобы увидеть демонстрацию этого процесса, ознакомьтесь с нашими обучающими видео по электронной подаче и не только, которые помогут вам выполнить каждый щелчок мышью.

# 4 Проверить наличие подтверждения

Вскоре после нажатия кнопки «Отправить» вы получите электронное письмо с подтверждением успешной отправки документа. Для электронной подачи это означает, что система One Legal успешно передала ваш документ в суд. Для традиционной подачи документов в суд это означает, что One Legal получила ваш документ и вскоре приступит к его сборке, печати и доставке в суд.

Обновление статуса также появится на страницах сведений о заказе и обзорных страницах, где вы узнаете, где находится ваш документ и что делать дальше.

# 5 Ждать ответа

Каждый заказ отличается по времени. Документ, отправленный по электронной почте, может быть принят сразу же, в то время как документ, отправленный традиционным способом, может получить ответ только на следующий день.

Как только документ будет принят, вы получите уведомление по электронной почте. Щелкните ссылку в этом электронном письме, чтобы просмотреть подробности.

Если ваш документ отклонен, вам нужно будет проверить сообщение из суда. Вы найдете это на странице сведений о заказе под сообщением One Legal.

Обдумайте причину отказа клерка, внесите необходимые изменения и повторно подайте в качестве новой заявки.

# 6 Получить заверенные копии

На странице сведений о заказе вы найдете всю информацию, относящуюся к вашему документу и вашему заказу. Это включает доступ к любым документам, возвращенным судом. Щелкните здесь, чтобы найти зарегистрированные копии и загрузить при необходимости.

# 7 Repeat

Независимо от того, подаете ли вы юридические документы раз в месяц или раз в час, One Legal разработала систему, которая идеально подходит для профессионалов, которым нужна гибкость и комплексный подход к доставке документов в суд.

Для получения дополнительной информации о том, как подавать юридические документы и отправлять другие заказы через One Legal, посетите страницу обучения в нашем Центре поддержки.

Судебная система Северной Каролины запускает бесплатный онлайн-инструмент для подготовки документов — eCourts Guide & File

Доступно для тяжущихся лиц, работающих самостоятельно, помощников юристов и адвокатов

Судебная власть Северной Каролины объявила о запуске eCourts Guide & File, новой службы, которая позволяет адвокатам и общественности готовить судебные документы в режиме онлайн всего за несколько простых шагов.Благодаря бесплатному круглосуточному онлайн-доступу и простым для понимания вопросам на собеседовании Guide & File устранит препятствия и упростит юридический процесс, особенно для сотен тысяч жителей Северной Каролины, которые ежегодно обращаются в суд без адвоката.

«Суды Северной Каролины должны быть доступны для всех, кто в них нуждается. Никто не должен чувствовать себя запертым из-за сложных форм и процессов, которые трудно понять, особенно когда нельзя позволить себе адвоката », — сказала председатель Верховного суда Чери Бисли.«Guide & File — еще один способ сделать нашу судебную систему более эффективной, справедливой и доступной».

С помощью Guide & File пользователи выполняют трехэтапный процесс.

  1. Онлайн-собеседование направляет пользователя через серию онлайн-вопросов, и, как и в случае с популярным программным обеспечением для подачи налоговых деклараций, каждый ответ помогает определить, каким будет следующий вопрос.
  2. Используя предоставленную информацию, Guide & File автоматически создает соответствующие юридические документы.
  3. Заполненные формы затем распечатываются и готовы к отправке секретарю суда либо по почте, либо лично.

Любой, у кого есть доступ в Интернет, может использовать эту услугу в любое время и в любом месте по адресу NCcourts.gov/Services . Следуя пошаговым инструкциям, интерактивное собеседование избавляет от догадок традиционных форм, гарантируя, что документы процедурно правильны, разборчивы и полны для подачи. Документы, подготовленные в режиме онлайн, затем можно распечатать и подать клерку окружного суда.Пользователи, которые создают учетную запись, могут сохранять и возвращаться, чтобы заполнить документы в удобном для них темпе и в удобное для них время. Guide & File сократит время, затрачиваемое на заполнение форм в офисе клерка, и сведет к минимуму задержки обработки из-за недостаточной или неполной документации.

«Как и во всех сферах жизни, влияние COVID-19 стало проблемой для наших судов, и введение Руководства и файла поможет свести к минимуму личные контакты и замедлить распространение пандемии», — сказал NCAOC. Режиссер Маккинли Вутен-младший.«Guide & File поможет защитить общественность и сотрудников суда, одновременно эффективно позволяя судебным делам по этим часто используемым типам дел проходить быстрее и безопаснее, чем когда-либо прежде».

После консультаций с секретарями вышестоящего суда и адвокатами в сообществе юридических служб судебная власть выбрала ряд типов дел, которые наиболее часто рассматриваются pro se , то есть без помощи адвоката. Со временем будут добавляться дополнительные типы дел.Изначально сервис может быть использован для подготовки документов по следующим типам дел:

  • Абсолютный развод
  • Изменение имени взрослого
  • Защитный приказ о домашнем насилии
  • Ходатайство о истребовании освобожденного имущества
  • Ходатайство о возбуждении дела в качестве неимущего
  • Завещание
    • Годовое пособие
    • Краткое администрирование
    • Администрация малого поместья
  • Мелкие претензии
    • Причитающиеся деньги
    • Возвращение личного имущества
  • Краткое изгнание (выселение)
    • Жалоба в итоговом извлечении
    • Ответ и встречные претензии арендатора
    • Апелляция в районный суд

Guide & File — это первый компонент, запускаемый в рамках многолетних усилий судебной власти с Tyler Technologies по замене устаревших компьютерных систем и баз данных современной интегрированной системой управления делами (ICMS).Новая система, которая будет внедряться поэтапно в течение следующих четырех лет, будет включать электронную регистрацию и онлайн-доступ к судебным записям. По мере перехода округов на новую систему Guide & File позволит пользователям не только готовить свои документы в Интернете, но и отправлять их клерку в электронном виде.

Заявление об ограничении ответственности: сотрудникам судебной власти не разрешается давать юридические консультации или помогать заполнять эти формы для общественности. Для получения юридической консультации или вопросов о юридических правах и средствах правовой защиты общественность может проконсультироваться с юристом, имеющим лицензию на юридическую практику в Северной Каролине.

Дополнительная информация

Электронная подача в апелляционный суд

Апелляционный суд опубликовал «Справочник клерка по электронным сводкам». Он содержит пошаговые инструкции и иллюстрации о том, как собрать краткую электронную сводку в формате PDF и записать приложение для отправки через систему eFileMA Апелляционного суда. Руководство доступно в формате PDF для загрузки здесь.

Записки, дополнения и приложения, поданные в электронной форме, должны быть отформатированы в соответствии с Правилами апелляционной процедуры штата Массачусетс 16, 18 и 20 (а), регулирующими форматирование документов, включая организацию, поля, ограничения по длине, а также стиль и размер шрифта. Цветное покрытие не требуется. Суд подготовил набор быстрых советов и более полный контрольный список для составления записки в электронном виде. Суд также создал краткий шаблон и шаблон приложения, которые могут помочь вам выполнить требования к форматированию.

Краткое изложение, Дополнение и Сертификаты обслуживания и соответствия должны быть сохранены и представлены в виде единого файла PDF с возможностью поиска. Приложение необходимо сохранить и отправить как отдельный файл PDF с возможностью поиска.

Документы, размер которых превышает ограничение в 25 МБ, могут быть отправлены для электронной подачи только в том случае, если они разбиты на отдельные сегменты, размер каждого из которых меньше установленного ограничения.

Поскольку каждый том приложения должен быть меньше 25 МБ, рекомендуется выяснить размер файла приложения, прежде чем указывать номера страниц и заполнять оглавление и краткие цитаты.

Вы должны указать как на обложке документа, так и в поле «Описание» в eFileMA.com, что файл является одним из нескольких томов (например, после загрузки тома Приложения вы должны поместить в его поле описания «Том I» of II »или« Том II из II »).

Все сводки и тома приложений должны начинаться с обложки как страницы 1, чтобы номера страниц в документе совпадали с номерами страниц, отображаемыми в программе для чтения PDF-файлов. По возможности следует избегать пустых страниц.Все оставшиеся должны быть помечены «намеренно пустыми» или аналогичными и должны иметь номер страницы, чтобы сохранялась последовательная нумерация.

Для облегчения чтения многотомных приложений в электронном виде:

(a) Каждый том приложения обозначается римской цифрой на обложке и разбивается на отдельные страницы, начиная с первой страницы обложки. Все последующие страницы должны быть пронумерованы последовательно, включая оглавление. Не продолжайте нумерацию страниц в нескольких томах.Таким образом, в вашем брифинге должны быть указаны как том, так и номер его страницы (например, «Приложение I, 155» или «R.A. II, 49»).

(b) Первый том приложения должен включать полное оглавление со ссылкой на все тома приложения, и каждый отдельный том должен включать оглавление для этого тома.

Из-за ограничений по размеру вам может потребоваться отправить несколько конвертов, чтобы отправить все ваши приложения в электронный файл. Чтобы уменьшить размер файла PDF, следуйте этим инструкциям.

Чтобы минимизировать размер файла, вы должны настроить сканеры для сканирования текстовых документов с разрешением 200 dpi и в черно-белом режиме, а не в цвете. Вы должны проверить читаемость и ориентацию всех PDF-документов перед их отправкой в ​​электронное хранилище. Любое воспроизведение экспоната в приложении должно иметь достаточное разрешение, чтобы обеспечить разборчивое и точное представление экспоната, включая использование цвета только в том случае, если цвет имеет значение. Цветная фотография, отмеченная или признанная в качестве экспоната в суде низшей инстанции и включенная в приложение, должна быть цветной.Бланки с цветовой кодировкой нижестоящих судов могут не воспроизводиться в цвете.

Хотя это и не требуется по решению суда, Апелляционный суд рекомендует всем сторонам, подающим в Апелляционный суд краткое или отчетное приложение, включать как закладки, так и внутренние ссылки. Апелляционный суд опубликовал руководство, в котором объясняются преимущества внутренних ссылок и способы их добавления в приложение с кратким описанием. Руководство доступно здесь.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *