Как проводить тендеры пошаговая инструкция: Участие в тендере. Пошаговая инструкция 2021 года

Перед тем, как начать торги, вам необходимо определить возможности, которые вы хотите использовать.

Не используйте любую возможность в надежде на успех. Это не только пустая трата времени и денег, но и ослабляет ваш общий подход к торгам.

Начиная любое дело, вы должны задать себе несколько вопросов, чтобы понять свое место на рынке и поставить определенные цели, чтобы добиться успеха в тендерах.

Для начала задайте себе три простых вопроса; Какие услуги вы в идеале хотите предоставлять? Где вы хотите предоставлять эти услуги? и кто ваш идеальный покупатель?

Как только у вас будет ответ на эти вопросы, вам нужно будет найти соответствующие возможности. Вы можете сделать это, подписавшись на наш отраслевой портал , где вы можете получать ежедневные тендерные предложения, которые остаются специфичными для вашей услуги. Наш сервис направит вас прямо к клиенту / покупателю с помощью опубликованных уведомлений на тысячах веб-сайтов и порталов, которые остаются только в Великобритании.

Делать ставки или не делать ставки. Вот в чем вопрос!

После того, как вы определили, что вы хотите начать торги, и нашли возможность, вам нужно провести оценку , чтобы убедиться, что она на 100% оправдана. Помните, что название контракта «» не говорит вам всего!

Несколько вопросов, на которые стоит попытаться ответить, чтобы оценить выполнимость заявки; Вы раньше делали такие работы? Согласованы ли результаты возможностей с вашей долгосрочной стратегией? Насколько это выгодно с финансовой точки зрения? Каково ваше УТП в рыночном секторе?

Одним из факторов, определяющих, будет ли ваша заявка успешной, является планирование всего тендерного процесса.

Каждый тендер индивидуален, и, в свою очередь, планирование должно развиваться, чтобы соответствовать спецификации. Вы должны определить четкие вехи того, что необходимо предпринять, когда и кто будет отвечать за результаты.

Объем ITT может составлять от половины до 100 страниц и содержать важную информацию, которую необходимо учитывать. Наши специалисты по поддержке составления заявок рекомендуют читать каждый документ один за другим, учитывая следующие аспекты;

• Чтение инструкции — Вам следует выделить больше времени на этот шаг, поскольку инструкции должны содержать все, от практических аспектов, таких как место подачи заявки на участие в тендере, до требований к дизайну в отношении количества слов, размера шрифта и стиля.
Крайний срок подачи
• — Очевидно, что это важный аспект, так как сроки подачи заявок очень строгие, задержка подачи на одну минуту может привести к отклонению вашей заявки.
• Крайний срок разъяснения — Некоторые аспекты могут быть неясными или отсутствовать в спецификации, это ваш шанс задать вопросы, поэтому также запишите этот срок.

Владельцы бизнеса могут не иметь времени, навыков или ресурсов для составления высококачественного предложения, которое является кратким, подробным и превышает ожидания покупателя.Писать — занятие не для всех, особенно если у вас полноценный бизнес.

Следовательно, существует причина, по которой существует поддержка в написании заявок, и наши предложения консультантов по тендерам пользуются большим спросом.

Однако, если вы хотите выполнить процесс написания самостоятельно, существует один безотказный процесс, обеспечивающий получение высококачественных результатов. Метод ПЭЭ;

• P мазь — Здесь вы указываете, что вы собираетесь делать или что вы уже делаете. Это должно быть ясно и кратко.
• E vidence — Нет смысла говорить о достижении чего-либо, если вы не можете подтвердить тот факт, что вы уже чего-то достигли, чтобы продемонстрировать, что вы достойный победитель.
• E xplain — Как написано на банке, объясните, как вы собираетесь достичь желаемого результата.

Этот шаг остается абсолютной необходимостью на протяжении всего тендерного процесса. Мы советуем вам создать несколько черновиков и предоставить их на рассмотрение нескольким коллегам или быть еще более тщательным и попросить нового сотрудника прочитать документ, чтобы убедиться, что внутреннюю работу вашей компании может понять кто-то, кто мало знаком с вашей структурой. и функция.

Никогда не следует думать, что читатель обладает такими же глубокими знаниями о вашей компании, как и вы.

Каким бы простым ни казался этот шаг для нежного новичка, он может быть очень пугающим. Вы должны принять все меры предосторожности, чтобы ваша заявка была подана в установленные сроки.

Если заявка должна быть подана в 13:00, а вы подаете ее в 13:01 — вы выбываете!

После того, как вы успешно подали заявку, вы всегда должны получать подтверждение того, что заявка получена, чаще всего это делается по электронной почте или через онлайн-портал.

Самый экономически выгодный тендер (MEAT) — это распространенный процесс оценки, который покупатели используют в качестве процедуры выбора для контрактов с государственными закупками. Это позволяет договаривающейся стороне присуждать контракт на основе аспектов тендерного предложения, кроме просто цены.

MEAT был введен Европейским парламентом как часть правил государственных закупок, которые применяются к любым контрактам на государственные расходы сверх минимальных значений.В Великобритании они известны как Правила государственных контрактов.

MEAT означает, что покупатель оценивает другие аспекты предоставляемой услуги, а также ее стоимость. Сюда могут входить:

• Качество
• Технические возможности
• Предлагаемая конструкция
• Доступность
• Социальные характеристики
• Экологические преимущества
• Инновации
• Служба поддержки клиентов или текущая поддержка
• Возможность доставить вовремя.

Каждый отдельный аспект может быть оценен Клиентом отдельно или в сочетании с другими соображениями.

На основе МЯСА покупатель вступит в рабочие отношения с конкурирующим поставщиком, который более чем способен выполнить установленные требования. Путешествие выглядит следующим образом:

Здесь покупатель начинает свой процесс закупок и разрабатывает всю документацию, чтобы гарантировать, что их конкретные требования и потребности четко изложены для поставщиков.

Если бы покупатели знали, как предоставлять услугу внутри компании, и имели для этого все ресурсы, им не нужно было бы закупать эту услугу на стороне. Итак, помните, что иногда покупатель не знает всех тонкостей своих требований. У них может быть конечная цель, но они не знают всех результатов, необходимых для ее достижения.

Именно здесь может пригодиться проверка мягкого рынка и взаимодействие с поставщиками. По сути, это упражнение, в ходе которого покупатель узнает информацию о своих усилиях по закупке конкретной услуги, товара или отрасли.Поставщики будут предоставлять информацию (бесплатно) покупателю, чтобы поддержать его в разработке тендера, делясь ясностью о своих услугах и о том, как работает их рынок. Это облегчает покупателям закупки в определенном секторе.

Документы покупателя теперь выпускаются обычно через электронный портал. Здесь покупатель раскрывает всю информацию, касающуюся , что им требуется, и , как они хотят получить это обычно через ITT.

Это может быть много разных этапов отбора, включая отправку PQQ. Затем, ожидая ITT или непосредственно отвечая на запрос предложения (RFP), или, что становится все более распространенным, это подача предложения напрямую клиенту.

Каким бы ни был процесс — это будет четко указано в инструкциях, предоставленных покупателем.

После того, как вы усвоите всю информацию о покупателе, вы перейдете на этап тендерного процесса, чтобы начать разработку своего ответа.Это может быть большой или очень короткий ответ. Все зависит от услуг, на которые вы предлагаете цену, и от того, как покупатель управляет их закупкой.

Вы обнаружите, что типичный график тендера длится около 4 недель с даты публикации до момента подачи заявки, но опять же — это может варьироваться в зависимости от потребностей покупателя.

Здесь покупатель оценивает ваш ответ на его конкретные потребности и впоследствии заключает контракт с поставщиком, получившим наивысшую оценку.Если это так, то вам — поздравляю. Если не вы — посмотрите отзывы и двигайтесь дальше. Вы не выиграете каждый тендер, если не будете придерживаться стратегического подхода к процессу принятия решений о ставках.

Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь с нашими Консультантами по тендерам сегодня.

Когда вы пишете заявки, вы должны знать об ITT, которая позволит вам узнать, как будет оцениваться ваша заявка.

Обычно каждый вопрос оценивается индивидуально и получает балл от 0 до 10 в зависимости от того, насколько ответ соответствует ожиданиям покупателя.

Имейте в виду, что покупатель может оставить за собой право отклонить вашу заявку, если вы не соблюдаете минимальные стандарты оценки на протяжении всего процесса выставления оценок.

Обычно оценка менее 5/10 означает, что ваша заявка немедленно отклоняется. Этот метод оценки используется, чтобы быстро составить список покупателя.

То же самое можно сказать и о любых «обязательных» требованиях, которые могут быть у покупателя. Перед тем, как подать заявку, вы должны убедиться, что ответили на все обязательные вопросы в тендерной документации.В противном случае покупатель может отклонить вашу заявку, не оценивая ее.

Критерии оценки будут разными для каждой заявки. Он будет меняться в зависимости от характера реализуемого проекта, покупателя и его приоритетов.

Каждому критерию оценки присваивается вес в зависимости от того, насколько важно это соображение для покупателя.

После подачи каждое предложение может быть оценено более чем одним человеком в составе комиссии.В качестве альтернативы, каждый член комиссии может выставить оценку каждой поданной тендерной заявке по одному критерию оценки.

Общий балл за представление может быть рассчитан путем умножения балла на его оценочный вес и сложения или усреднения результатов для каждого оценщика. Если члены комиссии набрали разные баллы, будет проведено собрание для принятия согласованного решения.

Возможно, вам пришлось пройти процесс PQQ, прежде чем вы дойдете до этого этапа.

Часто используется для сложных проектов. Это помогает покупателю отобрать тех, кто заинтересован в заключении контракта, среди тех, кто может его доставить.

Способ оценки этого первого этапа обычно основан на серии вопросов типа «прошел» или «не прошел».

Примеры:

• Страхование сверх минимального лимита
• Экологическая политика
• Признанные аккредитации качества (например, аккредитации ISO 9001 или CHAS)

Часто этот первый этап оценки оказывается довольно простым.Часто существуют меньшие ограничения на количество слов, чем на втором этапе оценки, и информация, которую вы должны предоставить, имеет отношение к работам, которые должны быть завершены.

Он используется покупателем для оценки вашей компании и проверки вашей способности поставить работы.

Если покупатель оценивает тендер и не уверен в определенной части ответа, он может задать уточняющие вопросы. Это означает, что они могут запросить у вас дополнительную информацию относительно любой части вашей ставки.

Иногда покупатель хочет оценить полученные тендеры, чтобы определить, какой подрядчик может обеспечить наилучшее соотношение цены и качества на протяжении всего срока реализации проекта. Потенциальные клиенты оцениваются по заранее определенному набору критериев. К ним относятся:

• Стоимость до завершения работ
• Предыдущий опыт выполнения аналогичных работ
• Устойчивое развитие компании
• Системы менеджмента

То, как покупатель выставляет баллы и оценивает каждый ответ на тендер, дает им точное представление о том, как каждый участник торгов обеспечивает полную стоимость жизни.Затем может быть выбран поставщик, набравший наибольшее количество баллов.

Этот процесс оценки тендеров с помощью ряда заявок в стиле аукциона, включая:

• Закрытые заявки по первой цене
• Запечатанные заявки по второй цене
• Открытые ставки по возрастанию
• Открытые ставки по убыванию

Теория аукционов исторически имела плохую репутацию. Подрядчик рискует установить цену своего тендера таким образом, чтобы он получил небольшую прибыль или не получил ее вообще, потому что покупатель может намеренно снизить цену.

Эта часть тендерного процесса требует оценки стоимости с учетом более сложных характеристик предложения, таких как социально-экономические соображения. Это процесс, который правительственные ведомства поощряют использовать при проектировании крупных работ стоимостью более 10 миллионов фунтов стерлингов.

Вот некоторые примеры:

• Олимпийский орган по доставке в Лондон, 2012 г.
• HS2 Рельс
• Терминал 5 аэропорта Хитроу

Это оценивается следующим образом.Все покупатели должны:

• Рассмотрите каждый из критических факторов успеха и стратегические темы при оценке, чтобы убедиться, что они учли все требования.
• Составьте специальную оценочную карту, чтобы все участники торгов были осведомлены обо всех требованиях проекта.

Помните; Как бы то ни было, покупатель решает организовать процесс закупок и оценки, он всегда преследует одно и то же.

Лучший поставщик для выполнения лучших работ или услуг по лучшей цене.

Бонусные подсказки от авторов заявок

Ценообразование… дешевле — значит лучше?

Все ли покупатели ищут самую дешевую цену? да. И… Нет. На самом деле ответ немного сложнее, чем прямое «да» или «нет». В этой статье я расскажу, почему это так, и попытаюсь развенчать старые добрые мифы о некоторых распространенных заблуждениях, связанных с процессом закупок и торгов в Великобритании. Если вы читали какой-либо из наших прошлых блогов, вы не удивитесь, что с государственными закупками редко бывает так просто.

На самом деле, один из наших главных советов по составлению заявок не откладывайте из-за того, что вы слышите о государственных государственных тендерах. Они обеспечивают отличный, устойчивый и надежный источник дохода, помогающий предприятиям управлять своими доходами и расходами; точно спроектировать денежный поток; нанимать и в конечном итоге расширяться.

Ценовая документация при государственных закупках представляет собой оценку покупателем графика ставок или предложения, предоставляемого поставщиком.Их гонорар за доставку товаров и услуг будет запрошен в тендере.

Ценовая подсказка № 1

Ценообразование может проявляться во многих проявлениях, и большинство тендеров обычно включают какой-либо элемент ценообразования, будь то:

• Подтверждение соблюдения бюджета.
• Расценки на работы в виде общей суммы.
• График ставок.
• Почасовая или дневная оплата для отдельных специалистов.

Да, это правда, что покупатели будут внимательно следить за ценообразованием.Кто хочет платить больше, чем они должны за что-либо? Покупатели хотят быть уверены, что они получают лучшее соотношение цены и качества. И кто может обвинить их? Цена является ключевым фактором при оценке тендерных предложений, но важно понимать, что это не единственный фактор. Вместо этого покупатели смотрят на соотношение цены и качества и используют пропорционально взвешенные баллы, присваиваемые каждому элементу, для определения МЯСА.

Ценовая подсказка № 2

Цена важна, но во многих случаях она фактически учитывается как меньший элемент при оценке.Следовательно, важно не упускать из виду качественный аспект вашей заявки. Не торопитесь с качеством, покупайте дешево и надейтесь на лучшее — это редко срабатывает!

Ценовая подсказка № 3

Покупатели, хотите верьте, хотите нет, готовы заплатить немного больше денег поставщику, которому они действительно доверяют, чтобы выполнить контракт. И единственный способ вселить это доверие в покупателя — это составить действительно потрясающе качественное предложение! Если вам нужна помощь в вопросах качества вашей ставки, вам нужна вторая пара глаз, у вас есть вопросы, вам нужно руководство или вам нужен кто-то, чтобы полностью избавить вас от всего процесса написания, управления ставками и подачи заявок, свяжитесь с нами сегодня.Независимо от ваших проблем, запросов или уровня знакомства с процессом тендера, у Hudson Succeed есть услуга для вас.

Каждый покупатель имеет право делать свою собственную оценку цены, и каждый ограничен различными правилами. Это правда, что в большинстве случаев тендерное предложение с самой низкой ценой принесет наибольшее количество баллов по ценовому аспекту предложения.

Лучшие советы

Не увлекайтесь ценообразованием. Убедитесь, что предоставляемые вами ставки / общая сумма / предложение максимально конкурентоспособны.

• Урегулируйте ценообразование в зависимости от того, в какой стране вы находитесь.

Вы не можете назначать цену за работу в сельской Камбрии и рассчитывать, что вам сойдет с рук взимание платы, например, в Лондоне. Следовательно, лучший совет по составлению заявки — это не только знать свой бизнес, но и знать область, в которой вы будете поставлять работы, и соответствующую цену. Изучите местность, где вы предлагаете выполнение работ. Это может быть утомительно, но поможет вам установить более точную и адекватную цену, и, как говорил мой старый руководитель шестой формы, «Ничего достойного не бывает просто».”

Не совершайте ошибку, думая, что если вы установите очень низкую цену за работу, то вы выиграете контракт. Прежде всего, если вы выиграете контракт, вы обязаны доставить работы по этой цене, даже если это может быть невыгодно для вас. Во-вторых, покупатели чувствуют запах подлости за милю. Многие тендеры включают пункты, которые позволяют покупателям оставлять за собой право отклонять тендеры с аномально низкими ставками из-за углов, которые необходимо будет сократить с точки зрения качества, чтобы реально выполнить работы по такой низкой цене.

• Используйте своих выпускников и стажеров

Наем их на работу не только даст ценный опыт, который они могут вернуть компании, но и позволит вам взимать гораздо более низкую дневную ставку.

Если можете, узнайте, сколько ваши конкуренты берут за аналогичную работу, и определите соответствующие цены. Стоит провести как можно больше исследований, чтобы убедиться, что вы не получите неприятных сюрпризов после оценки, когда вы обнаружите, что большинство ваших конкурентов были дешевле.

Это может показаться очевидным, но важно понимать особенности выполняемой работы и соответственно оценивать ее. Не делайте ошибки, не принимая во внимание несколько важных аспектов работы, таких как дорожные расходы, накладные расходы и расходы на персонал, и, в конечном итоге, окажетесь вне своего кармана.

При проведении тендеров, таких как запрос цен, покупатель может просто напрямую заключить контракт с поставщиком с самым низким предложением / самым дешевым графиком ставок.В SQ, например, цена может даже не быть фактором, у поставщиков вместо этого будет список минимальных критериев, которым они должны соответствовать, и если они это сделают, они перейдут в следующий раунд. Важно убедиться, что вы осведомлены о том, чего от вас ждут в отношении отправляемой заявки, и соответствующим образом отреагировать.

Не упускайте из виду качество

Если присутствует качественный элемент — никогда не упускайте его из виду, какой бы дешевой ни была ваша компания. Это оценка прошлого опыта, технических и профессиональных способностей потенциальных поставщиков и может включать вопросы о компетентности, вопросы о навыках и квалификации, а также вопросы, основанные на сценариях.

Наконечник для письма с максимальной ставкой

Дешево не обязательно означает эффективность. Например, в государственном секторе особенно важно, чтобы государственные деньги, потраченные на товары и услуги, расходовались эффективно. Следовательно, для покупателей обычно более важно найти компетентных поставщиков с наиболее подходящими навыками, опытом и квалификацией, чем для них найти самое дешевое предложение.

Хотя эффективное ценообразование поможет, это не замена надежному аспекту качества.Если вы изо всех сил пытаетесь продемонстрировать свои навыки, опыт и способность работать так, как вам хотелось бы, свяжитесь с нашей командой в Hudson Succeed сегодня, чтобы получить индивидуальную поддержку, которая поможет вам добиться успеха в ваших тендерах и закупках. .

Конечно, если тендер оценивается на основе 100% цены, но все же включает аспект качества, вам, вероятно, не придется изнурять себя, тратя все свое время на написание подробных качественных ответов. Вместо этого в этом примере вам лучше сосредоточиться на том, чтобы ваши цены были как можно более конкурентоспособными, чтобы максимизировать ваши шансы на успех.Наоборот. Как правило, это миф, что самый дешевый поставщик гарантированно выиграет. При оценке тендеров играет роль множество факторов, и всегда важно не игнорировать полностью другие аспекты в пользу одного.

Теперь давайте посмотрим на процесс коммерческого тендера.

Процесс коммерческого тендера представляет собой торговое соглашение. Обычно они публикуются правительствами или частными компаниями (покупателями), что позволяет поставщикам участвовать в торгах на проекты.Затем покупатель присуждает лучшее торговое соглашение или контракт. Это, в свою очередь, позволит этому поставщику получать прибыль.

Закупочная терминология на первый взгляд может показаться сложной. Для одного и того же процесса могут быть разные названия или сокращения. Например, PQQ и SQ — это, по сути, один и тот же процесс «предварительной квалификации».

Точно так же некоторые могут назвать процесс торгов просто «процессом торгов», но он также может называться взаимозаменяемо:

• Торги
• Предложение
• Процесс закупки
• Порядок проведения коммерческих торгов

Если вас это немного сбивает с толку, не волнуйтесь, вы не единственный! Иногда бывает трудно угнаться за этим.Надеюсь, этот блог позволит вам немного больше понять терминологию, сокращения и процесс коммерческих тендеров в целом.

В рамках коммерческого тендера существует несколько различных процессов. К ним относятся открытые, закрытые, публичные и частные тендеры, и это лишь некоторые из них.

Большинство коммерческих предложений публикуются департаментами государственного сектора.Это потому, что государственный сектор должен тратить свои деньги справедливо и разумно. Это обеспечивает справедливые и равные условия, позволяющие потенциальным поставщикам участвовать в тендерах по контрактам.

Тендеры в частном секторе позволяют частным организациям выбирать тип тендерного процесса. Это позволяет им передавать на аутсорсинг необходимые им товары или услуги. Они не связаны теми же правилами, что и государственный сектор. Нет никаких правил, запрещающих бизнесу выбирать любого поставщика, который соответствует их потребностям.Они могли выбрать один просто потому, что он самый дешевый или он их знает.

Также существует меньше правил относительно оплаты. Частным организациям не нужно публиковать информацию о своих тендерных предложениях. Это может затруднить поиск частных тендеров.

В государственном секторе существует множество различных типов тендерных процедур, и открытые торги — лишь один из них. Он используется, когда необходимые товары или услуги считаются «простыми».Когда вводится процедура открытых торгов, они дают любому бизнесу возможность участвовать в торгах по своему контракту.

Первый шаг — выпустить их ITT. Затем любой потенциальный поставщик может ответить на спецификацию, указав, почему он является лучшей организацией для работы. После оценки всех предложений покупатель заключает контракт. Присужденный контракт обычно переходит в МЯСО.

Ограниченная процедура будет использоваться покупателем, если он хочет приобрести более сложные услуги или товары.Это позволит покупателям составить короткий список участников торгов, исключив поставщиков, не отвечающих необходимым требованиям. Возможности участника торгов будут оценены перед тем, как ему будет предложено подать окончательный тендер. Это когда PQQ будет выпущен первым. После PQQ, ITT. После того, как покупатель оценит каждую ITT, он присуждает контракт.

В процессе коммерческого тендера вас могут попросить подать RFP, RFQ или даже RFI. Хотя они могут казаться похожими, важно понимать разницу между ними.

RFP — это запрос предложений. Это требует чего-то совершенно другого, чем RFQ (запрос коммерческого предложения). По нашему опыту, разные секторы также могут отдавать предпочтение разным подходам к своим запросам. RFP обычно можно найти в технологических, творческих и строительных отраслях. Часто они намного длиннее и сложнее, чем запросы предложений и запросы предложений.

Обычно они включают в себя весь проект. Компании должны будут давать длинные и сложные ответы.Поэтому стать успешным составителем RFP в процессе коммерческого тендера может быть непросто.

Некоторые запросы часто включают в себя техническое задание, включающее все задачи, которые должны быть выполнены. Это должно будет включать в себя указанные сроки для завершения проекта. Вы должны убедиться, что понимаете закупочную организацию и отражаете это в своем предложении. Вас также могут попросить указать конкретный формат, который ищет покупатель. В том числе это принесет вам оценки в рамках вашего предложения.

Запрос цен — это способ для организаций и предприятий попросить поставщиков предоставить им ценовое предложение. Это может быть стоимость конкретного товара, конкретного проекта, продукта или услуги. Покупатели обычно предоставляют список услуг или продуктов, стоимость которых им требуется. Поставщики должны отвечать на эти цитаты. Примерами отраслей, использующих запросы предложений, являются логистика и гостиничный бизнес.

Запрос информации (RFI) обычно состоит из документа, который рассылается покупателями для сбора информации от потенциальных поставщиков.Это также можно назвать «Тестированием мягкого рынка». Обычно его рассылают на ранних этапах разработки, что позволяет покупателям собрать информацию о возможностях поставщика. Это позволяет им лучше уточнить процесс закупок и закупок. Вы можете думать об этом как о покупателе, у которого есть потребность. Вы, как поставщик, помогаете определить эту потребность в дальнейшем.

RFI можно запросить в различных отраслях промышленности, таких как технологии, строительство и оборудование, и это лишь некоторые из них.Ответ на RFI может стать отличным способом начать работу и помочь сформировать тендерный процесс. Чтобы стать успешным писателем RFI, нужно показать, что у вас есть полный подход к решениям покупателя. Это нельзя упускать из виду.

После пандемии мы стали свидетелями увеличения числа предприятий, обращающихся к процессу коммерческих тендеров. В 2020 году мы работали с более чем 240 новыми клиентами.Это почти один новый клиент каждый день. Пандемия изменила способ ведения бизнеса многими организациями из-за социального дистанцирования и работы из дома. Конкурс на работу обычно не требует личных встреч, что позволяет заключать новые контракты удаленно.

Раньше многие компании в значительной степени полагались на сетевое взаимодействие и планирование встреч с потенциальными клиентами. Из-за изоляции и социального дистанцирования они не так надежны, как раньше для бизнеса. Коммерческий тендер — отличный способ для роста вашего бизнеса и безопасного заключения контрактов.

Процесс коммерческого тендера может позволить как поставщикам, так и покупателям повышенную безопасность. С точки зрения покупателя устранение единственного источника поставки обеспечивает большую безопасность. Это было особенно очевидно в прошлом году, когда правительство пыталось быстро закупить большое количество СИЗ. Это стало очевидным с введением 5G и отказом от Huawei в качестве единого провайдера. Это смягчение последствий дополнительно устраняет логистический риск трансграничной зависимости, что особенно актуально в связи с Brexit.

Расширение местных цепочек поставок способствует здоровой конкуренции, которая идеально подходит для инноваций. Это также устраняет зависимость от одного поставщика в случае возникновения проблем с доставкой их товаров или услуг. Это защищает цепочку поставок с обоих концов. Это хорошая новость для МСП, поскольку как частный, так и государственный сектор расширяют свой бизнес с МСП.

Пандемия COVID-19, безусловно, повлияла на малый и средний бизнес. Это еще одна причина, по которой сейчас идеальное время, чтобы расширить свой кругозор в процессе коммерческих тендеров.Это может помочь вам обеспечить стабильный поток работы и имеет ряд преимуществ, таких как:

• Гарантированная заработная плата (госсектор)

Если вы заключите контракт с государственным сектором, вы получите гарантированную заработную плату. В отличие от частного сектора, государственные организации по контракту обязаны платить награжденному поставщику.

Кроме того, коммерческая служба Crown (CCS) должна соблюдать Кодекс срочной оплаты (2008 г.). Это означает, что они должны заплатить своим подрядчикам в течение 60 дней с момента выставления счета.Если вы стали победителем впервые, это обязательно даст вам душевное спокойствие.

Правительство Великобритании активно ищет возможности заключать контракты с МСП. У них даже есть конкретная цель, к которой они стремятся. Они стремятся к тому, чтобы не менее 1 фунта из 3 были потрачены на МСП. Это означает, что сейчас самое время для малых и средних предприятий начать участие в процессе коммерческих тендеров.

Как упоминалось выше, предприятия государственного сектора активно стремятся заключить контракты с малыми предприятиями.Это отличный способ накопить некоторый опыт. Это еще более важная причина, по которой сейчас идеальное время для участия в коммерческом тендере. Если вам не хватает опыта, торги — отличная ступенька для создания вашего портфолио.

Больше опыта позволяет прогрессировать и заключать более крупные контракты. Это связано с тем, что для более крупных контрактов потребуются соответствующие тематические исследования, демонстрирующие ваш опыт. Чем больше у вас опыта, тем больше у вас будет богатство и банк примеров из практики.Это позволяет вам продемонстрировать более релевантные тематические исследования для имеющейся спецификации. Тендеры на разработку фреймворков или динамических систем закупок (DPS) — эффективные способы повышения вашего опыта.

Дальнейшая поддержка в процессе торгов

Если вам нужна дополнительная поддержка в процессе тендера или написании выигравших заявок, пожалуйста, свяжитесь с нашими консультантами для получения консультации специалиста. Вы также можете посетить нашу бесплатную виртуальную среду обучения Tender VLE.

Тендеры и торги — Тендеры обычно проводятся в четыре этапа :…

Предварительная квалификация

Предварительный квалификационный отбор — это средство выявления подрядчиков, которые указывают, что они обладают квалификацией и будут заинтересованы в участии в тендерах по потенциальному проекту. Предварительный квалификационный отбор не является торгами; он не всегда используется, и не всегда необходимо его использовать. Большинство контрактов публично объявляются для участия в торгах без необходимости предварительного квалификационного отбора. Предварительный квалификационный отбор в основном применяется для крупных и сложных проектов, требующих специальных технических знаний.Предварительный квалификационный отбор также позволяет «вовлечение подрядчика на раннем этапе» (ECI) обеспечивает эффективные средства проектирования и планирования инфраструктурных проектов в рентабельной, более эффективной и менее состязательной структуре, в которой квалифицированные подрядчики могут предложить свой опыт до начала проекта.

Преимущества предварительного квалификационного отбора

Предварительный квалификационный отбор экономит время и деньги владельца проекта, устраняя неквалифицированных подрядчиков с самого начала. В нем краткий список подрядчиков, которые обладают необходимой компетенцией для соблюдения условий контракта, а также финансовыми и техническими возможностями для выполнения работы.
В случае использования предварительного квалификационного отбора только подрядчики, прошедшие предварительный квалификационный отбор, имеют право участвовать в торгах по контракту. Руководство по подходящим формам для предварительного квалификационного отбора дает FIDIC.

Выдача тендерной документации

Независимо от типа используемой тендерной процедуры, владельцы проектов должны понимать, что самая низкая тендерная заявка или цена не обязательно могут быть наиболее выгодными. Также важны методы работы, включая воздействие на окружающую среду и оценка рисков.
В целом, торги по контрактам на дноуглубительные работы идентичны торгам по контрактам на гражданское строительство, т. Е. В форме конкурентных торгов на основе тендерных документов, предоставленных потенциальным работодателем и составленных работодателем или инженерами-консультантами, назначенными работодатель.

Тендерная документация

В тендерной документации обычно подробно излагаются различные условия, применимые к самой тендерной процедуре, и условия контракта, которые будут регулировать отношения между работодателем и победителем тендера в отношении выполнения работ, которые являются предметом тендерной процедуры. .В результате проектирования необходимо предоставить достаточную информацию, чтобы четко описать элементы работ и представить участникам тендера данные и информацию, необходимые для подготовки ответственного тендера.

Оценка риска

Вообще говоря, чем более подробная техническая информация доступна и указана, тем меньше риска, который подрядчик должен включить в цену для выполнения работы. Это может привести к снижению стоимости проекта за счет перекладывания рисков и первоначальных инженерных затрат на клиента или владельца.При запуске тендерных процедур работодатели и инженеры-консультанты должны осознавать, что чем меньше деталей приводится и чем более расплывчатые спецификации и информация, содержащиеся в приглашении для потенциальных участников торгов, тем выше риск участия безответственных участников торгов. Чем меньше риск, который несет подрядчик, тем лучше может быть проведено сравнение различных участников торгов.

Прием, рассмотрение и награждение тендеров

Процедура приема и рассмотрения тендерных заявок должна соответствовать строгим срокам и руководящим принципам политики, установленным работодателем.Эти методы должны быть определены, задокументированы и понятны всем сторонам. Работодатель рассмотрит тендеры и решит, какой подрядчик имеет возможности и ресурсы для выполнения установленных требований.
В этом обзоре будут рассмотрены риски и их распределение, включая экологические риски. Работодатели должны опасаться, что, если риски трудно оценить, некоторые подрядчики с невысокой квалификацией могут предложить более низкие цены, поскольку они не предвидели некоторых рисков. Однако, если эти риски материализуются, подрядчик может оказаться не в состоянии их нести, что может привести к непредвиденным убыткам для работодателя.
В этом контексте сбор наиболее обширной и полной информации о почвенных условиях может быть дорогостоящим, но он окупается и часто приводит к наиболее экономичной цене контракта с наименьшим количеством неожиданностей и рисков.
Поскольку дноуглубительные работы подвержены влиянию внешних факторов, таких как климатические условия или навигационные требования, которые могут препятствовать непрерывному использованию дноуглубительного оборудования, предусмотрены положения о простоях и простоях (см. Синюю книгу FIDIC).Затраты на простой из-за погодных условий обычно включаются в расходы на дноуглубительные работы как риск подрядчика.

Заключение контракта

Мы надеемся, что при присуждении тендера конкретному подрядчику будет учтена оценка и распределение рисков. Мы надеемся, что награда также будет направлена ​​на заключение контракта с лучшей стоимостью. Такой контракт может быть дороже в краткосрочной перспективе, но даст лучший результат в долгосрочной перспективе. При рассмотрении контракта с наилучшей стоимостью учитываются такие факторы, как качество, возможности и стимулы, текущее обслуживание и / или более длительный срок реализации проекта, а не только самая низкая цена.

Ваш путеводитель по процессу проведения тендеров на электрооборудование

Тендеры на проекты в области электротехники, как в государственном, так и в частном секторах, могут отнять значительную часть вашего времени и энергии, когда вы работаете в сфере электротехники. Между тем, стремление проанализировать и отточить ваш тендерный процесс, вероятно, будет отложено в сторону, пока вы заняты, но может повысить ваши шансы на успех в долгосрочной перспективе и сократить количество раз, которое вам нужно проводить, чтобы заполнить свои книги. . Ниже приведены советы команды Countfire, которые помогут вам успешно сориентироваться в процессе тендера на электрооборудование и критерии оценки.

Что такое тендер на смету электрооборудования?

Тендер — это предложение и документ, которые компания по оценке электрооборудования представит в ответ на «Запрос информации» о предстоящем электрическом проекте. Тендер обычно содержит краткий обзор компании, включая ее историю и размер, а также подробную электрическую смету, которая соответствует спецификациям проекта. При проведении тендеров на проекты электрические оценщики обычно сталкиваются с несколькими конкурентами и, возможно, с действующим поставщиком.Предлагающая организация будет использовать тендеры для анализа того, что может предложить каждая электрическая компания и как они будут управлять работой, в конечном итоге выбрав компанию-победителя, с которой будет заключен контракт.

Ваш путеводитель по тендерам на электрические проекты

Ниже приведены шаги, необходимые для того, чтобы начать тендер в качестве оценщика электрооборудования.

1. Оцените целесообразность возможности

Здесь мы писали о том, как найти тендеры на электроэнергию как в частном, так и в государственном секторе.Однако, как вы вскоре обнаружите, из множества вариантов важно делать ставки только на правильные тендеры, которые соответствуют вашим внутренним требованиям, чтобы вы не тратили время и силы, которые можно было бы потратить на что-то другое.

2. Зарегистрируйте свою долю участия

Если эта возможность кажется подходящей для вашей компании, следующим шагом будет регистрация вашей заинтересованности, чтобы покупатель знал, что вы хотите подать заявку. Затем покупатель предоставит вам дополнительную документацию, обычно в форме вопросника предварительного квалификационного отбора (PQQ).Иногда PQQ не выдается, и вместо этого вы сразу переходите к приглашению к участию в тендере (ITT).

3. Заполните предквалификационную анкету (PQQ)

Цель PQQ — сузить круг претендентов на участие в тендере. Кто-то из команды найма должен будет прочитать все заявки, поэтому совершенно очевидно, что они не хотят тратить время на чтение заявок от компаний, которые не соответствуют их минимальным критериям. Ваша задача на этом этапе — сосредоточиться на заполнении анкеты и предоставлении доказательств, подтверждающих, что ваша компания способна взяться за проект.Следует помнить, что это одно из первых впечатлений покупателя о вашей компании. Хотя это и отличается от этапа, на котором покупатель просматривает ставки, его впечатление о вас на этапе PQQ создает ваше первое впечатление, поэтому стоит потратить время на то, чтобы понять это правильно. Примечание. Если вы получите PQQ или ITT и решите, что проект действительно не подходит для вашей компании, вы не обязаны продолжать. В этом случае сообщите организации заранее, чтобы поддерживать хорошие отношения в будущем.

4. Получите приглашение к участию в тендере (ITT)

Если вы выполнили условия, изложенные в PQQ, вы получите приглашение к участию в тендере (ITT), иногда также известное как запрос предложений (RFP) или запрос на тендер (RFT). В то время как PQQ сосредоточен на том, почему вы квалифицированы и что вы сделали, ITT — это ваше предложение, охватывающее:

• Как вы подойдете к проекту
• Электрическая оценка и разбивка затрат
• Некоторая информация о вашей компании
• Ваша процесс управления проектом

5.Обратитесь за разъяснениями к требованиям тендера.

Когда вы начнете составлять тендер, вам могут потребоваться дополнительные разъяснения по некоторым элементам. Предположения могут привести к дорогостоящим ошибкам при торгах, и всегда важно понимать общий контекст и предпочтения организации, присуждающей тендер. Всегда читайте спецификацию тендера и понимайте, что организация просит вас составить. Рекомендации часто очень конкретны, детализируя тип шрифта, размер, количество слов и другие запросы форматирования.Естественно, вы также захотите спланировать заранее, чтобы обеспечить соблюдение крайних сроков тендера.

6. Создайте тендер на электроэнергию.

Помимо сбора информации о компании, вам также потребуется составить краткую электрическую смету для тендера. Это будет включать просмотр чертежей и подсчетов символов, оценку затрат на рабочую силу и обеспечение покрытия любых других накладных расходов, таких как аренда оборудования. Вот несколько дополнительных умных клавиш, которые вы можете использовать для ускорения процесса создания тендера: Используйте программное обеспечение для автоматического отбора и оценки Вместо того, чтобы тратить первые несколько часов вашего тендерного времени на ручной подсчет, чтобы определить, сколько электрических элементов присутствует на чертеже или проект, вы можете работать до 10 раз быстрее, приняв облачное программное обеспечение для взлета, которое автоматически подсчитывает символы. Пропорционально измерьте длину кабеля Нет необходимости тщательно измерять каждую длину кабеля для проекта. Самый простой способ — измерить то, что требуется для типичного пола, а затем пропорционально пропорционально покрыть оставшиеся идентичные этажи. (Просто убедитесь, что этажи практически одинаковы).

Обвязка уже проделанной работы Если вы какое-то время участвовали в торгах, может быть полезно вернуться к старым тендерам и посмотреть, можете ли вы перенести расходы или части тендера, чтобы избавить вас от необходимости начинать с нуля.Также нет необходимости изобретать велосипед каждый раз, когда вы составляете тендерное письмо, сопровождающее вашу смету. Отличный способ сэкономить время — собрать библиотеку типичных пояснений, исключений или слов, которые вы обычно используете, и иметь их наготове, когда вы будете писать свой тендерный ответ. Другим положительным моментом в этом является то, что это помогает обеспечить единообразие формулировок тендерных предложений и выработку хороших стандартов.

7. Убедитесь, что вы включили все, что они просят.

Тендерные предложения часто быстро исключаются, если они были представлены без ключевой информации.Соблюдение нормативных требований является очень важным требованием как для организаций государственного, так и для частного сектора. Соответствие требованиям включает:

• Соответствие всем пунктам, перечисленным в спецификации
• Наличие и включая все необходимые аккредитации, лицензии или квалификации
• Наличие необходимых политик и процедур. Например, выполнение обязанностей в соответствии с законами о здоровье и безопасности.
• Выполнение всех требований по текучести.
• Наличие и демонстрация соответствующего предыдущего опыта.

. Лучше всего убедиться, что вы включили в свою заявку соответствующие доказательства, такие как копии аккредитаций или поддающиеся проверке примеры прошлых проектов.Еще одна передовая практика — попросить кого-нибудь проверить или проконтролировать качество вашей заявки до того, как она будет отправлена ​​на корректуру, и проведет проверку того, что вы написали.

8. Советы по продаже себя в рамках тендера.

Не стоит недооценивать первое впечатление в рамках тендера. В самой тендерной документации вам может потребоваться предоставить подробную информацию, такую ​​как ваше лицензирование и любые страховки, которые у вас есть. Также неплохо разместить эти вещи на своем веб-сайте — иногда компании связываются с вами и просят сделать ставку, и они могут сделать это на основе информации, которую они нашли о вас в Интернете. Найдите свое уникальное торговое предложение Попробуйте изучить любые УТП, которые выделяют вашу компанию. Например, можете ли вы предложить услуги по сборке электрических компонентов, которые ускорят реализацию проекта и снизят затраты? Возможно, вы планируете нанять местных субподрядчиков или электриков для своей команды, что принесет пользу обществу, или у вас может быть аккредитация в области устойчивого развития, которая позволит вам более эффективно работать над проектом. Обеспечьте четкую разбивку затрат

Укрепление доверия с потенциальным клиентом означает выделение времени, чтобы подробно рассказать, как вы пришли к предполагаемым поломкам, и определить, что на самом деле означает любая плата за обслуживание.Людям нравится точно знать, за что они платят, и им может казаться, что их обкрадывают, если обвинения неясны. В дополнение к этому используйте свои пояснения и исключения, чтобы придать вашим условиям дополнительную ясность. Например, были ли какие-то неизвестные количества, которые вы не могли учесть? Есть ли определенные позиции, которые зависят от выбора клиента, чтобы вы могли уточнить цену? Показать отзывы Отзывы эффективны, потому что они предоставляют «социальное доказательство», то, что ищут все, независимо от того, что они покупают.Люди хотят знать, что кто-то другой воспользовался услугой или купил продукт и добился в этом успеха. Чтобы говорить больше о силе отзывов, рассмотрите эту статистику, собранную Boast:

• 90% респондентов, которые вспомнили, что читали онлайн-обзоры, заявили, что положительные онлайн-отзывы повлияли на решения о покупке
• Отзывы клиентов и тематические исследования считаются наиболее эффективным контент-маркетингом. тактика, по мнению 89% и 88% маркетологов B2B (бизнес для бизнеса) соответственно
• 85% потребителей сказали, что они прочитали до 10 отзывов, прежде чем почувствуют, что могут доверять бизнесу

Используйте свои сильные стороны Работали ли вы с проектами такого размера, объема и типа раньше? Обладает ли ваша команда необходимыми навыками для эффективного управления этим проектом? Выделите свои сильные стороны примерами, подтверждающими ваши утверждения.Так же, как и отзывы, клиенты ищут доказательств того, что вы уже успешно выполняли подобную работу.

Что происходит после подачи тендера на электроэнергию

Если вы сделали все возможное, чтобы следовать спецификациям клиента, вы затем отправляете свои документы и ждете сообщения о том, выиграли ли вы тендер. Это помогает иметь некоторое представление о том, что происходит после подачи этих документов. Вы не только будете знать, чего ожидать, но и сможете структурировать свои документы в соответствии с предпочтениями поставщика.Вот что происходит за кулисами:

Процесс оценки тендера

После подачи заявок покупатель будет использовать свою внутреннюю систему для оценки и составления окончательного списка предложений. Они могут выбрать компанию сразу же, но чаще они возвращаются к тем, кого они вошли в короткий список, и приглашают их представить свою ставку лично или по видеосвязи (особенно по контрактам с высокой стоимостью). Некоторые организации, особенно в государственном секторе, имеют документированную информацию о том, как они оценивают и выбирают тендеры, поэтому стоит проверить, применимо ли это в вашем случае.В большинстве случаев цена является важным фактором, но зачастую это не самый важный фактор. Тендеры, как правило, оцениваются по нескольким различным областям, включая такие аспекты, как качество, социальные вопросы, соответствующий опыт, услуги или даже факторы окружающей среды. Многие организации используют систему показателей для взвешивания различных критериев. В некоторых случаях вы сможете увидеть это после присуждения тендера, чтобы знать, как вы выступили против конкурентов.

Типичные критерии и этапы оценки тендера на электрооборудование

Важно понимать, что первым шагом всегда является дисквалификация.Поставщики обычно следуют этому стандартному процессу, чтобы уменьшить объем тендеров, которые им необходимо оценить. Это может быть связано с отсутствием или неполной документацией или тендером, который не соответствует обязательным условиям тендера и контракта на участие. После того, как группа по обзору (или лицо, рассматривающее тендер) дисквалифицирует какие-либо предложения, они обычно затем оценивают остальные по критериям оценки «не связанных с затратами».

Критерии конкурса без затрат

Критерии оценки без затрат — это факторы, которые входят в вашу заявку, но не включают цены.Иногда их называют «неконкурентоспособными проблемами» или «требованиями к качеству». Типичные критерии, которые могут быть оценены здесь, включают:

• Технические достоинства вашего тендера. Это включает в себя вашу функциональную способность выполнять требования. В уравнение войдут такие факторы, как ваша управленческая компетентность, предыдущий опыт и финансовая жизнеспособность, а также соответствие законодательным требованиям.
• Соответствующие навыки, опыт и доступность команды, выполняющей работу.Будет ли у вас достаточно квалифицированной рабочей силы, чтобы начать работу в случае необходимости?
• Откуда ваш трудовой резерв. Некоторые контракты могут предпочесть использование по крайней мере определенного процента местной рабочей силы.
• Ваш процесс обеспечения качества
• Любые программы и меры устойчивого развития для достижения «зеленых» целей
• Любые риски, ограничения или исключения, связанные с вашим предложением
• Ваш процесс для обучение и установка на месте
• Тендер заполнен и подписан уполномоченным лицом (хотя невыполнение этого условия могло привести к вашей дисквалификации)

Стоимость vs.критерии ценового тендера

Некоторые компании очень сильно ориентируются на цены, но все чаще проницательные продавцы хотят делать оценку соотношения цены и качества. Это означает, что самое дешевое не всегда побеждает — поставщики взвешивают, принесут ли им выгоды, которые вы предоставляете в тендере, большую ценность. Это может включать в себя оценку риска с их стороны. Например, возможно, компания, предлагающая самую низкую цену, не имеет значительного опыта работы с проектами аналогичного типа. Другая компания может стоить дороже, но у нее есть портфель, полный похожих проектов.

Пересмотр тендерных заявок на запросы или ответов на ЗПИ

Иногда вы можете пересмотреть свою тендерную заявку в ответ на изменение ЗПИ или запрос. Это может быть связано с:

• Новый или пересмотренный тарифный план, отправленный с опозданием. Иногда это связано с тем, что клиент не отправил вам один для начала с
• Набор исправленных чертежей или исправленная спецификация, подробно описывающая изменение объема работ по проекту
• Ответ на запрос или Запрос информации ( RFI), который вы или другой подрядчик отправили клиенту вверх по течению.
• Изменение периода тендера

. Именно здесь использование облачного программного обеспечения, такого как Countfire, для вашего взлета очень удобно.Вместо того, чтобы возвращаться к чертежной доске, чтобы снова вручную пересчитать каждый символ в исправленных рисунках, вы можете просто пересчитать их с помощью Countfire или даже разделить количества после того, как вы их посчитали.

Адаптация к изменениям в тендерных требованиях

Опять же, может быть полезно иметь под рукой программное обеспечение для автоматического отбора и оценки, чтобы реагировать на изменения в тендерных требованиях. Например, когда поступает новый ценовой график с просьбой разделить площади арендодателя и арендатора по отдельности, вы можете легко разделить их по количеству, даже после того, как вы их посчитали.Чтобы иметь дело с пересмотренным графиком ценообразования, просто нужно сообщить Countfire, какие области вы хотите выделить, а программное обеспечение сделает все остальное. Вы даже получите автоматически созданную электронную таблицу Excel с новыми столбцами для каждой области, которую вы попросили Countfire выделить. Вы можете проверить пример ниже, используя идею запроса на разделение площадей арендодателя и арендатора:

Конечно, как и с любыми изменениями, не забудьте отправить исправленную информацию своим субподрядчикам, например, пожарную сигнализацию. поставщики данных и кабелей как можно скорее.

Запрос или ответы на RFI

Запросы или RFI (запросы информации) являются обычным явлением, особенно для крупных электрических проектов. Оценщик и электрические подрядчики часто обнаруживают, что проектирование не завершено на этапе тендера, поэтому им необходимо направить заказчику много RFI, чтобы уточнить детали. Эта информация нужна для того, чтобы подрядчики могли; A) цена на него должным образом и обеспечение максимально точного тендера; и B) помощь в разработке дизайна проекта на протяжении всего периода, предшествующего строительству.Что касается ответов на запросы или RFI, все зависит от того, каков ответ и как он соотносится с конкретной частью тендера. Например, могла быть группа осветительных приборов, показанных без какой-либо ссылки (например, Тип A или Тип B), поэтому вы понятия не имели, что это за осветительная арматура. Если ответ вернется и сообщит вам, какова справочная информация для этого светильника, вы можете затем посмотреть его в расписании светильников (при условии, что клиент прислал вам его), посмотреть, какой производитель делает светильник, а затем быстро связаться с этим производителем для цена на их примерку.В другом примере, возможно, вокруг здания была проложена какая-то защитная оболочка для прокладки кабелей, но размер или тип этой защитной оболочки не были показаны на чертежах. Если в ответе на запрос будет указано, какого он размера и / или типа, вы сможете правильно оценить его и включить в свой тендер.

Продление тендерного периода

Иногда вы получаете более приятное изменение в последнюю минуту — клиент может предоставить несколько дополнительных дней или даже пару недель продления срока тендера.Бонус! Устройтесь поудобнее, расслабьтесь, сходите в паб … Возможно, нет, но вы захотите использовать это дополнительное время с умом. Если вы были достаточно организованы, вы могли бы использовать дополнительное время, чтобы перейти к совершенно другому тендеру, который сидит на своем столе в ожидании начала. Однако, если по какой-либо причине вы отстаете, благодарите за отсрочку и используйте дополнительное время в своих интересах.

Причины, по которым вам может не удастся выиграть тендер на электрооборудование.

Надеюсь, вам удастся выиграть тендер, а если нет, то вы получите подробный отзыв от тендерной компании о том, почему ваше предложение не было рассмотрено.Однако иногда обратная связь может отсутствовать. В этом сценарии вы можете использовать приведенные ниже критерии, чтобы попытаться выяснить, почему вам, возможно, не удалось выиграть тендер:

Вы не выполнили инструкции тендера

Представьте занятого менеджера по закупкам, у которого есть куча тендеров для работы их путь через. Что они собираются сделать, чтобы сузить круг вопросов? Одно из самых первых действий — отказаться от всех тендеров, которые не следовали инструкциям. Например, тендер, в котором не указаны форматирование, вопросы или вы не выполнили электронное требование, или, наоборот, вы должны предоставить определенное количество бумажных копий.

Ваша оценка казалась слишком дешевой или слишком дорогой

Каждая организация, проводящая тендер на электроэнергию, ищет конкурентоспособные предложения, но они также ищут качественную работу. Если ваша ставка кажется слишком низкой, они могут заподозрить, что у вас недостаточно опыта, чтобы хорошо выполнять работу. С другой стороны, если ваша оценка кажется намного выше, чем другие, клиент может заподозрить, что вы завышали свои цены. Сложная часть ценообразования — это возможность попасть в диапазон, который кажется клиенту разумным.Точность здесь твой друг. Вы должны быть в состоянии показать точную разбивку того, как вы пришли к окончательной оценке. Использование надежного программного обеспечения для автоматического взлета может помочь, но вам также необходимо четко понимать, за что вы взимаете плату. Детализируйте такие вещи, как затраты на рабочую силу, и избегайте использования расплывчатых терминов, таких как «плата за услуги» (клиент смотрит на это и думает «для чего?»).

Вы не выполнили минимальные требования

Внимательно ли вы прочитали спецификацию и отметили минимальные требования, предъявляемые закупщиком к присуждению тендера? Возможно, вы либо не встречались с ними, либо не смогли продемонстрировать в своем заявлении, что вы это делаете.Иногда может помочь физически просмотреть спецификации и сравнить их с вашей собственной документацией. Важно убедиться, что вы ответили на все требования.

Ваша презентация была плохой.

Этот момент следует из неудачной попытки продать ваш бизнес — плохая общая презентация определенно не будет продаваться! Сюда входят такие вещи, как орфография и грамматика, особенно те очень вопиющие ошибки. Помимо следующих запрошенных форматов, вы также должны убедиться, что вы соблюдаете все запрошенные ограничения по количеству слов.Посмотрите, как оформлена ваша документация — легко ли ее читать или у вас неудобные стены текста? Иногда простое форматирование, такое как абзацы или маркеры, может иметь большое значение.

Клиент пошел с кем-то, кого он знал.

Если бы клиент в конечном итоге выбрал электротехнический бизнес, который он уже знал, возможно, вы не смогли бы сделать иначе. Вот что вы можете извлечь из этого — отношения важны в бизнесе. Хотя тендеры отчасти представляют собой игру с числами, они также касаются людей и того, как вы к ним обращаетесь.Компании, предлагающие частные торги, могут присуждать контракты по своему усмотрению. У этих организаций в государственном секторе будет четко определенная процедура, которой нужно следовать при присуждении тендеров, но что они будут делать, если две или три заявки совпадают? Сюда они могут пойти с кем-то, кого менеджер по закупкам знает или с кем они работали раньше. Вы можете работать над созданием собственной сети контактов. Возьмите за привычку заявлять о себе на работе и в социальных сетях, возможно, даже присоединяясь к местным сетевым группам или общественным организациям.Находясь на рабочих местах, постарайтесь встретиться с руководителями предприятий, инженерами, представителями компании и менеджерами по закупкам. Представьтесь, познакомьтесь с ними и оставьте их со своей визитной карточкой.

Что происходит, когда вы выигрываете тендер на электрооборудование

Обычно первое сообщение, которое вы получите от поставщика, — это либо письмо о награждении, если вы выиграли, либо письмо участника торгов, не выигравшего тендер, если нет. Если вы выиграли тендер, поздравляем! Скоро вы сможете приступить к работе над проектом.Если вы получили письмо с неудавшимся участником торгов, обратите внимание на все, что вы можете извлечь из него. Часто в него включается раздел, в котором указываются относительные преимущества и характеристики выигравшей заявки. Если у вас мало информации, не помешает попросить обратную связь на этом этапе. Возможно, вы сможете извлечь уроки в следующий раз или поработать над тем, чего не хватало в вашей заявке.

Заключительные мысли

Тендерный процесс может быть пугающим, особенно когда ваша компания полагается на участие в тендерах по большей части вашей работы.Важно найти хороший баланс между быстрой доставкой вашей ставки и тщательной и качественной отправкой. Если подготовка тендеров не является вашей обычной специальностью, вы можете найти специализированную компанию, которая поможет вам с тендерным процессом. Тем не менее, каждая тендерная возможность — это опыт обучения, и именно благодаря последовательной практике вы становитесь экспертом как в процессе, так и в победе в тендерах. Чтобы получить помощь в обеспечении точного и надежного взлета и оценки затрат для вашего тендерного процесса, запросите 14-дневную пробную версию Countfire здесь. .

Основное руководство по торгам на строительство

Во-первых, давайте посмотрим на системы реализации проектов. Есть четыре основных метода реализации строительных проектов. Хотя они различаются по подходам, они разделяют общую цель — помочь владельцам строить новые структуры вовремя, в рамках бюджета и в соответствии с требованиями к качеству и производительности.

Как участник тендера на строительство, вы увидите, что каждый метод определяет вашу роль, обязанности и риски по-своему. Некоторые методы имеют общие черты.

Традиционная реализация проекта также называется проект-предложение-строительство (DBB) и тендер-дизайн и является наиболее распространенным процессом строительства нежилых зданий, особенно государственных проектов. При таком подходе собственник нанимает архитектора или дизайнера независимо от подрядчика, который управляет строительством.

Владелец выбирает архитектора, который разрабатывает законченные проекты. Затем владелец запрашивает у подрядчиков заявки на выполнение проектов.Заявка покрывает полную стоимость строительства конструкции, включая любые деньги для субподрядчиков, которые работают под руководством генерального подрядчика. Заявка также включает расходы, накладные расходы и прибыль генерального подрядчика.

Некоторыми преимуществами DBB являются контроль владельца над проектированием и изготовлением, а также простота реализации. Кроме того, поскольку архитектор завершает проект до того, как собственник заключает договор на строительство, легче определить стоимость строительства. К недостаткам этой конкретной системы реализации проекта можно отнести то, что владелец должен иметь значительный опыт и ресурсы, а также разделять ответственность за выполнение проекта.Владелец также рискует столкнуться с увеличением затрат по контракту в случае каких-либо ошибок в конструкции.

Multi-Prime , также называемый multiple-prime , заключение контрактов является разновидностью метода «дизайн-предложение-сборка». Здесь владелец заключает договор напрямую со всеми участниками, включая архитектора, субподрядчиков и руководителя строительства (либо штатного сотрудника собственника, либо наемную сторону). В этом сценарии собственник выступает в роли генерального подрядчика.

Владельцы обращаются к этому методу, когда им нужно ускорить строительство или когда есть неотложные соображения.Менеджеры проектов могут запрашивать заявки на каждую из систем или специальностей проекта, как только разработка проекта будет завершена, что дает им больший контроль над графиком.

Многопозиционный контракт также позволяет собственнику напрямую получать материалы для проекта. Вместо того, чтобы получать материалы через генерального подрядчика, владелец может избежать наценки и быть уверенным в том, что материалы будут доступны в случае необходимости.

Multi-Prime также хорошо работает, когда строительство ведется поэтапно.Владелец заключает контракты последовательно для каждой части работы (например, сначала будет фундамент, а затем структура).

У многопозиционной системы доставки есть несколько недостатков. Владелец несет более тяжелое бремя координации и управления, а также, как следствие, повышенный риск дублирования или упущения работы. Владелец не может подтвердить окончательную стоимость проекта, пока не получит последнего подрядчика. Существует более высокая вероятность плохой координации, заказов на изменение, дефектов качества и задержек из-за количества участников проекта.Плюс ко всему, многопрофильные проекты иногда страдают из-за отсутствия сильной центральной власти и управления среди подрядчиков. В DBB генеральный подрядчик будет играть роль сильного авторитета.

В проектирование-строительство , также известное как D-B или D / B, владелец заключает договор с одной организацией, которая занимается проектированием и строительством, и одна цена покрывает оба этапа. Эта организация называется проектировщик-строитель или подрядчик-проектировщик .

Концепция «дизайн-строитель» уходит корнями в историческое наследие мастера-строителя, который до эпохи Возрождения был высококвалифицированным человеком, ответственным как за проектирование, так и за строительство здания.В эпоху Возрождения роли проектировщика и строителя разделились, и со временем каждая должность стала более отчетливой и специализированной.

Владельцы считают проектирование и строительство привлекательным, поскольку оно упрощает процесс ввода в эксплуатацию нового здания и расширяет сотрудничество между участниками проекта. Фирма, занимающаяся проектированием и строительством, обычно заключает контракты на некоторые аспекты проекта, а не делает все самостоятельно, но все участники работают вместе в одной команде. Сторонники называют эту характеристику сотрудничества преимуществом по сравнению с традиционным дизайном и построением.Это связано с тем, что одна из величайших уязвимостей DBB — это возможность возникновения конфликтов и споров между всеми независимыми сторонами, когда дела идут наперекосяк.

При проектировании и строительстве проектировщик-строитель несет ответственность перед владельцем за все аспекты проекта. Американский институт дизайна и строительства заявляет, что, когда один человек несет единоличную ответственность за работу, владельцы получают лучшую реализацию проекта, включая более быстрое выполнение, меньшее количество заказов на изменение, меньшее административное бремя, меньшие затраты и меньше споров, которые приводят к судебным разбирательствам.

Согласно исследованию Института строительной индустрии и Университета Пенсильвании по 351 проекту площадью от 5 000 до 2,5 миллионов квадратных футов, при проектировании-строительстве удалось снизить затраты на 6,1 процента и ускорить выполнение работ на 33,5 процента по сравнению с проектированием-заявкой-строительством. Более быстрая доставка также создает финансовые выгоды, поскольку ссуды на строительство, предоставляемые, пока рабочие строят сооружения, взимают более высокие процентные ставки, чем при постоянном финансировании, которые вступают в силу после завершения проекта.

Дизайн-сборка становится все более популярной. Исследование DBIA, проведенное в 2013 году, показало, что владельцы использовали этот метод более чем в 40 процентах проектов нежилого строительства в 2010 году, что на 10 процентов больше, чем в 2005 году.

В составе дизайн-сборка есть разные модели. Одной из этих моделей является проект-сборка под руководством подрядчика (CLDB) , также называемая проектирование-сборка под руководством строителя , в которой генеральный подрядчик управляет проектом. CLDB отвечает за большинство проектов «дизайн-сборка».В последнее время расширилась модель «проектирование-сборка под руководством архитектора» (ALDB ), также известная как модель «проектирование-сборка под руководством дизайнера». В ALDB за сдачу здания отвечает архитектор. Опрос 2005 года, цитируемый журналом Architectural Record, показал, что 55 процентов проектно-строительных проектов возглавлялись подрядчиками, 26 процентов — интегрированной фирмой, имеющей опыт проектирования и строительства, и 11 процентов — дизайнерами.

Третья школа мысли «проектирование и строительство» утверждает, что не имеет значения, по какой специальности заключен основной контракт по проекту; любой может сделать то же самое.Дизайн-сборка под руководством проекта, в котором команда проекта состоит из сплоченного подразделения, работающего по всем направлениям работы, всегда ставит интересы проекта на первое место.

Несмотря на то, что «проектирование-сборка» содержит убедительные данные о скорости и стоимости, эксперты по строительству говорят, что у него есть и недостатки. Стимул проектировщика к снижению скорости и затрат может повлиять на качество и поставить владельца на милость подрядчика, который может действовать честно и профессионально, а может и не действовать. Кроме того, поскольку архитектор работает на проектировщика, а не на владельца, архитектор не представляет интересы владельца.(В DBB архитектор работает на владельца и поэтому представляет его интересы.) Более того, поскольку в начале проекта DB есть много неизвестного о будущем здания, владельцы должны определить больше требований проекта, цели и материалы перед подачей заявок.

Поскольку еще нет строительной документации, проектировщики также берут на себя риск при оценке затрат, поскольку объем работ четко не определен. В контрактах на проектирование и строительство можно указать, как справиться с неожиданными событиями без финансовых штрафов как для владельца, так и для проектировщика-застройщика.

Менеджер по строительству в зоне риска (CMAR) , также называемый Управление строительством в зоне риска , CM в зоне риска , CM @ R , руководитель строительства / генеральный подрядчик, и CM / GC проектная реализация , является другой альтернативой к традиционному дизайну-заявке-сборке и имеет опыт снижения затрат.

Как и в методе «проектирование-предложение-сборка», в методе CMAR проектированием и строительством занимаются разные фирмы. Однако в отличие от проекта-предложения-строительства, руководитель строительства присоединяется к проекту в самом начале до того, как архитектор спроектирует здание; руководитель строительства может даже помочь выбрать архитектора.Менеджер по маркетингу и архитектор работают вместе на этапе проектирования. Управляющий строительством выступает в роли консультанта собственника на этапе проектирования и строительства и часто сам занимается строительством.

Руководитель строительства переходит к генеральному подрядчику с началом строительства. Вы используете этот метод в первую очередь для сложных проектов и выбираете руководителя строительства на основе опыта и квалификации, а не по самой низкой цене.

Заявка управляющего строительством в пользу владельца составляет гарантированная максимальная цена (GMP) , представляющая собой общую сумму предстроительных услуг, фактического строительства, гонорара управляющего строительством и непредвиденных расходов.Согласно статье Томми Бреннана, менеджера по развитию бизнеса Ulliman Schutte Construction, большинство проектов CMAR требуют, чтобы подрядчик предоставил GMP, когда этап проектирования завершен на 60–90 процентов.

Когда проектирование завершено, руководитель строительства запрашивает у субподрядчиков предложения на выполнение проекта. Фирма по управлению строительством принимает на себя риск того, что ставки могут оказаться выше, чем GMP.

В методе CMAR вы перекладываете часть риска проекта на руководителя строительства, потому что, если фактические затраты превышают GMP, например, из-за более высоких предложений субподрядчиков, заказов на изменение или неточного прогнозирования, владелец не несет этого бремени.Если строительная бригада строит проект за меньшую сумму, чем GMP, владелец может получить сбережения, или владелец может заключить соглашение о разделении их с руководителем строительства.

Преимущества этого подхода для владельцев включают больший контроль над расходами, снижение рисков и превосходное управление проектами. Менеджер по строительству может работать с архитектором и владельцем на этапе проектирования, чтобы убедиться, что строительная бригада может построить планы в рамках бюджета, а владелец заранее знает, сколько будет стоить проект.Проект также может продвигаться быстрее, потому что вы сможете начать строительство до завершения этапа проектирования.

Управляющий строительством действует от имени владельца и управляет проектом с учетом интересов владельца. Кроме того, руководитель строительства поделится опытом в отношении стоимости и возможности строительства. Эти атрибуты снижают нагрузку на владельца и обеспечивают высокое качество результата.

С другой стороны, собственник должен передать часть контроля над проектом руководителю строительства, и, как подрядчик, так и руководитель проекта, руководитель строительства может столкнуться с некоторыми противоречивыми приоритетами.

CMAA, национальная организация по управлению строительством, предлагает обучение и ресурсы как для владельцев, так и для руководителей строительства по типам проектов, которые лучше всего подходят для этого метода.

По общему мнению профессионалов строительства, CMAR экономит время и деньги по сравнению с проектированием-заявкой-сборкой, но не по сравнению с проектированием-сборкой. Однако качество может быть выше с CMAR, чем с конструкцией-сборкой, и CMAR лучше подходит для более крупных и сложных проектов, чем дизайн-сборка.

Интегрированная реализация проекта (IPD) , иногда называемая интегрированной командой , является новейшим из основных методов реализации проекта. Этот метод объединяет владельца, архитектора и подрядчика в команду, которая поровну разделяет риски. Часто они становятся юридически связанными одним контрактом, который может быть расширен за счет включения других консультантов и субподрядчиков.

Этот подход направлен на повышение эффективности за счет сотрудничества и интеграции. По оценкам Управления государственной торговли Соединенного Королевства, 30 процентов затрат на строительство можно сэкономить, если объединенные проектные группы будут работать вместе и стремиться к постоянному совершенствованию ряда строительных проектов.Одиночные проекты с интегрированными командами могут сэкономить от двух до 10 процентов.

Раннее участие генерального подрядчика и продолжающееся активное участие собственника являются отличительными чертами IPD. Такое более тесное сотрудничество дает преимущества IPD, и у участников проекта, как правило, меньше споров, претензий и конфликтов. Таким образом, отсутствие судебных разбирательств и арбитражей предлагает еще один источник экономии и эффективности.

Поскольку архитектор и подрядчик участвуют в проекте на равных, они несут совместную ответственность.Обсуждая преимущества, специализированная компания IPD gkkworks отмечает: «Эксперты в области проектирования и строительства вносят свой вклад на ВСЕ фазы проекта».

Однако есть некоторые недостатки: Завершение критериев проекта и заключение контракта могут быть трудными и требующими много времени, — заявляет CMAA. Кроме того, плавное управление командой может больше всего зависеть от вовлеченных лиц, и выбор команды может оказаться сложной задачей.

Этот метод хорошо подходит для сложных частных проектов, проектов с сжатыми сроками или проектов, объем которых не определен четко.Правительственным организациям обычно запрещается участвовать в IPD из-за отсутствия конкурентных торгов. Американский институт архитекторов составил подробное руководство по внедрению IPD.

Сколько времени занимает тендерный процесс по большинству проектов?

Несмотря на все свои плюсы, правильное участие в торгах по проекту требует значительных затрат времени со стороны владельцев коммерческой недвижимости и их команд. Даже простые тендерные процессы требуют нескольких часов подготовки со стороны менеджера проекта, а затем обычно требуется несколько дней для поставщиков, чтобы подготовить свои тендерные предложения, после чего следует выравнивание, переговоры и, наконец, присуждение контракта.

Когда скорость выполнения имеет решающее значение для работы, слишком много времени на тендерный процесс может затруднить графики менеджеров, снижая привлекательность финансовой отдачи для проекта. Вот почему так важно согласовать сроки с вашей командой и вашими поставщиками.

Итак, сколько времени должно занять тендерный процесс для проектов коммерческой недвижимости? Наши данные, основанные на последних 1500 запросах предложений, которые были обработаны через систему Procore, позволяют сделать некоторые важные выводы.

Оценка времени на этапах

Чтобы проанализировать, сколько времени владельцы обычно дают поставщикам на протяжении всего тендерного процесса, мы рассмотрели наши данные о закупках на трех разных этапах:

Приглашение к участию в первом тендере: Это число представляет собой период времени, в течение которого владельцы предоставляют своим поставщикам возможность представить первый раунд тендеров. Он измеряет количество времени, которое проходит с момента, когда первый участник тендера приглашается в Procore для ответа на запрос предложения, до момента, когда первый тендер будет получен обратно через платформу.

От первого тендера до последнего тендера: Обычно это период, когда тендерные заявки пересматриваются, чтобы отразить любые уточняющие вопросы, или промежуток времени от подачи первоначального тендера до заключения наилучшего и окончательного предложения. Это промежуток времени между получением владельцем первой заявки и получением последней заявки, включая изменения.

Последний тендер к присуждению: Это промежуток времени между окончательными предложениями тендера и присуждением тендера.Основываясь на нашем опыте работы с нашими партнерами и клиентами, это, вероятно, отражает время для любых окончательных переговоров и разъяснений, включая процесс внутреннего утверждения и подписания для присуждения тендеров.

Рекомендации по подаче заявки с вашими командами

По нашим данным:

• Приглашение на первый тендер: Среднее количество дней, которое проходит от приглашения участников торгов для ответа на запрос предложений до получения первого тендера, составляет 7,8 дней.
• От первого тендера до последнего тендера: Среднее количество дней от первого тендера до последнего тендера, полученного владельцем, составляет 4 дня.
• Последний тендер для объявления: Владельцам требуется в среднем 8 дней для объявления тендера.

Важно помнить, что эти числа могут сильно различаться в зависимости от размера и сложности проекта. На самом деле, как видно из приведенной ниже диаграммы, она довольно сильно варьируется.

Для небольших и менее сложных проектов стоимостью менее 100 тысяч долларов средний срок составляет всего около пяти дней с момента приглашения к участию в тендере до первого тендера, трех дней для получения всех тендерных предложений и 6,7 дней между получением последнего тендера и присуждением его.Но для более крупных работ, включая те, которые превышают 1 миллион долларов, средний срок до тендера составляет 16 дней или чуть более двух недель.

Основываясь на этой информации, передовой опыт показывает, что тендерный процесс занимает около двух с половиной недель со дня отправки запроса предложений до объявления тендера.

Дата погашения самого популярного тендера

Во время обучения клиентов мы часто шутим, что пятница, 17:00, является наиболее частым сроком сдачи тендера. В конце концов, какой руководитель проекта не захочет вскочить в конце долгой недели и расслабиться, выравнивая тендеры?

Мы можем посмеяться над этим, но что говорят цифры? Судя по нашим данным, наша интуиция оказалась верной.Пятница — самый популярный день, когда продавцы просят вернуть тендеры, при этом в пятницу должно быть почти в два раза больше тендеров, чем в любой другой день недели. Сомнительно, действительно ли руководители проектов выравнивают тендеры на выходных. Другая идея состоит в том, что менеджеры ожидают, что поставщики опаздывают с отправкой своей информации, и заранее дадут им дополнительные дни в выходные дни для отправки.

Правильно проведенный тендерный процесс является ключом к отношениям между командой владельца и поставщиками.Четкое понимание ожиданий по времени запускает эти отношения с правильной ноги.

Если вам понравилась эта статья, вот несколько электронных книг , вебинаров и тематических исследований вам может понравиться:

6 шагов к победе в тендере

Владелец инноваций: что искать в своих технологиях

Urban One Study

ТЕНДЕРНЫЙ ПРОЦЕСС | Как выполнить за 20 шагов

Тендерный процесс используется для определения затрат, связанных с конкретным типом работ, которые клиент требует выполнить.Тендеры выдаются в виде «тендерных пакетов» для компаний и консультантов, которые будут иметь команду инженеров и геодезистов для оценки информации, чтобы понять требования и ожидаемые сроки выполнения работ, тем самым представляя стоимость в форме предложения.

Нижеследующее предназначено для менеджера по вводу в эксплуатацию, но может быть использовано для большинства консультантов, которые работают на строительном проекте, чтобы позволить заключить контракт, и он будет охватывать:

• Сколько длится тендерный период?
• Каковы основные этапы тендера?
• Что такое тендерный пакет и как он создается?
• Запрос информации или тендерные запросы
• Оценка предложений
• Тендерные интервью
• Полное и окончательное предложение

Сколько длится тендерный период

Если честно, это будет зависеть от нескольких факторов:

• Насколько велик проект, очевидно, чем больше, тем дольше.
• Насколько сложен проект, чем сложнее, тем дольше.
• Сколько времени может занять закупка клиента, у некоторых клиентов может быть очень долгий трудный процесс закупки, который может занять месяцы, чтобы утвердить и подписать работы.

  В RFP должен быть график проведения тендера; это поможет спланировать.

  ---

  Каковы основные этапы торгов

  Мы используем 20-шаговый тендерный процесс, чтобы обеспечить внедрение достойного тендерного процесса в качестве стандарта для всех проектов.Ниже представлена ​​общая таблица, за которой следует более подробное объяснение каждого шага

  . оценка

  Номер шага	Требование	Ответственный
  Шаг 1	Просмотрите требования проекта в отношении использования CxA.	Клиент
  Шаг 2	Создайте список участников торгов, которые могут изначально соответствовать требованиям	Клиент
  Шаг 3	Провести предтендерные интервью	Клиент
  Шаг 4 участники тендера	Клиент
  Шаг 5	Создание тендерного пакета	Клиент
  Шаг 6	Выпустить запрос предложений и SOW	Клиент
  Шаг тендера 7	Подтвердить тендер, если участник тендера		Участник тендера
  Шаг 8	Запросите инструктаж, если считаете необходимым.	Участник тендера
  Шаг 9	Проведение брифингов	Клиент
  Шаг 10	Тендеры для подачи любого запроса информации [RFI] или технического запроса [TQ].	Участник тендера
  Шаг 11	Клиент должен ответить на RFI / TQ	Клиент
  Шаг 12	Участник торгов представляет предложение и затраты	Участник тендера
  Шаг 131359 предложения	Клиент
  Шаг 14	Ответить участникам торгов	Клиент
  Шаг 15	Собеседование после тендера	Клиент
  Шаг 16	Предложение	и Оценка предложения клиента 2
  Шаг 17	Выдано полное и окончательное предложение	Участники тендера
  Шаг 18	Написать письмо победителю тендера	Клиент
  Шаг 19	Написать письмо 913 клиентам, отказавшимся от участия
  Шаг 20	Команда интеграции в проект	Участник тендера

  Шаг 1 — Изучите требования проекта в отношении использования CxA

  Чтобы клиент понял, кому должен быть выдан пакет CxA, будет проведен быстрый обзор информации о проекте и ожиданиях, чтобы увидеть, есть ли что-то необходимое, что помешало бы определенным консультантам участвовать в торгах.

  Шаг 2 — Создайте список участников торгов, которые могут изначально соответствовать требованиям

  Будет составлен список консультантов, обычно составляемый из предварительно утвержденных компаний или людей, с которыми клиент имел дело в прошлом. Иногда добавляется новая компания, чтобы держать всех в тонусе, и, возможно, предоставить другой вариант, кроме использования тех же компаний, чтобы освежить ее.

  Шаг 3 — Проведение предтендерных собеседований / предквалификационного отбора

  Тендер может быть очень трудоемким и дорогостоящим процессом, поэтому перед его проведением или отправкой какой-либо документации и информации консультантам клиенту необходимо будет понять, кто лучше всего подходит для проекта, который они строят, и услуг. они пытаются добыть.

  Нет смысла рассылать информацию и тратить время на компании, которые могут не пройти второй этап из-за отсутствия времени, навыков или способности завершить работы.

  Лучший и наиболее эффективный способ выполнить это — провести «предтендерные собеседования» или «предквалификационный опросник».

  Предтендерное интервью

  Повестка дня предтендерного интервью должна охватывать следующее:

  • Данные консультанта
  • Дата интервью
  • Время
  • Место
  • Пункты, которые необходимо обсудить / представить

  Интервью обычно проводится лично или удаленно через Microsoft Teams / Zoom и т. Д.

  Интервью обычно длится 60 минут и должно дать приглашенным сторонам достаточно времени, чтобы заполнить и обсудить все пункты, указанные в повестке дня.

  Предварительная квалификация

  Предварительный квалификационный отбор стал бы еще одним способом понять способности участника торгов.

  Каждому участнику конкурса будет разослан предквалификационный опросный лист. Участник торгов заполнит документ и отправит его на рассмотрение заказчику.

  Шаг 4 — Список участников тендера

  Короткий список участников тендера будет составлен на основе собеседований перед тендером.Ожидается, что 1-2 компании не будут участвовать в окончательном отборе для получения тендерных пакетов от первоначально выбранных 5-6 компаний.

  Шорт-лист будет использован для отправки тендерных пакетов.

  Шаг 5 — Создайте тендерный пакет

  Что такое тендерный пакет?

  Тендерный пакет состоит из набора документов, выдаваемых участникам тендера, с подробным описанием требований, которые должны быть выполнены для выполнения работ и объема.

  Типы документов, которые составляют часть пакета, включают:

  • Запрос предложений [RFP] и объем работ [SOW]: Чтобы убедиться, что Орган ввода в эксплуатацию разрешает и затраты на доставку и управление процессом ввода в эксплуатацию, правильно и в соответствии с требованиями клиента, Запрос предложений [RFP] и Объем работ [SOW] будет написан и выпущен.
  • Руководство по вводу в эксплуатацию клиента [CCG] — редко доступный документ. Тем не менее, иногда клиенты будут настаивать на их создании или использовании, поскольку они могут сыграть важную роль в определении объема работ и обеспечении стандартной доставки. Документ предоставляет CxA подробную информацию и информацию об ожидаемом процессе ввода в эксплуатацию клиентом и действиях, которые должны быть выполнены. Обычно в портфолио клиента используется стандартный документ.
  • Внутренние инструкции для клиентов: некоторые клиенты, обычно более крупные, с портфелями из многих зданий, будут иметь набор стандартных внутренних руководящих принципов, касающихся систем MEP & F, которые подробно описывают ожидания от проекта.Их можно использовать для создания документа требований к проекту владельцев [OPR] позже. Они могут предоставить участникам тендера множество деталей с самого начала проекта.
  • Спецификации проекта [PS]: как правило, не должно быть много спецификаций, так как Заказчик должен создать тендерную документацию CxA до стадии предпроектной подготовки проекта. Это будет означать, что дизайнера на борту не будет. Если это не так и спецификации доступны, они должны быть включены, включая любые другие спецификации / объемы от Архитектора.
  • Чертежи проекта [Dwg]: планы зданий, схемы системы, схемы системы, логика управления и т. Д. Как и в спецификациях выше, чертежей может быть не так много из-за стадии проекта. Обычно мы ожидаем, что будут чертежи схем, которые могут предоставить достаточно деталей для продолжения.
  • Программа проекта [PP]: это, как правило, подробное описание основных этапов основных плановых сроков проекта. Затем CxA необходимо будет создать свою собственную программу внутренних ожиданий, чтобы разрешить ценообразование и т. Д.

  Шаг 6 — Запрос предложений и SOW

  После создания тендерного пакета и определения окончательного списка консультантов, клиент отправляет запрос предложений [RFP] и объем работ [SOW].

  Шаг 7 — Участник тендера подтверждает свое намерение провести тендер

  После получения тендерной документации подрядчики должны ответить заказчику, отметив, что они намерены провести тендер. Стандартный формат можно использовать по этой ссылке на нашу статью.

  Если некоторые участники тендера не уведомят клиента о том, что они не будут участвовать в тендере, это может вызвать проблемы с закупками клиентов и требованиями о том, сколько предложений следует запросить.

  Если клиент проинформирован, он может спланировать и выпустить дополнительные тендерные пакеты для других консультантов, которые не вошли в короткий список.

  Как правило, участники тендера подтверждают во время предтендерного собеседования, если они предвидят какие-либо проблемы.

  Шаг 8 — Запросить инструктаж, если считаете необходимым

  Если участник тендера считает, что информация, представленная в тендерной документации, неясна, он может запросить «информационное совещание» с командой клиента.

  Шаг 9 — Проведите любые брифинги, если требуется выше

  Если был запрошен инструктаж, клиент предоставит дату, время и место.

  Участник тендера будет вести сессию, и команда клиента ответит на вопросы / вопросы.

  Инструктаж будет задокументирован и протоколирован, а после инструктажа клиентская группа должна выпустить протоколы для всех участников торгов. Это гарантирует, что в брифинге не будет информации, которая дает преимущество одному консультанту.

  Шаг 10 — Участники тендера направляют любой запрос на информацию [RFI] или технические запросы [TQ]

  После получения всех тендерных пакетов и завершения брифингов участники тендера должны задать любые другие вопросы или замечания через форму запроса информации [RFI] или технического запроса [TQ].

  Чтобы обеспечить совместное использование всей информации в проекте и ни один участник тендера не имел преимущества, команда клиента объединит все запросы в один график, а ответы будут возвращены всем участникам тендера.

  Шаблон листа запроса включен в конце этой статьи.

  Шаг 11 — Клиент должен ответить на RFI / TQ

  Как отмечалось выше, чтобы обеспечить совместное использование всей информации в рамках проекта, команда клиента объединит все запросы в один график, а ответы будут возвращены всем участникам тендера.

  Шаг 12 — Участник тендера представляет предложение и оплачивает

  После того, как вся информация будет понята и в соответствии с графиком запроса предложений, участники тендера должны представить свои предложения Заказчику для оценки Этапа 1.

  Шаг 13 — Этап 1 оценка предложений

  После того, как все участники тендера вернут свои предложения Заказчику, заказчик завершит оценку Этапа 1.

  Обычно оценка состоит из двух частей с использованием скоринговых матриц, основанных на коммерческих и технических деталях предложения.

  Коммерческая оценка будет сосредоточена на:

  • затраты
  • любые упущенные области, которые могут увеличить затраты, если они не будут покрыты, и
  • графики укомплектования персоналом.

  Техническая оценка будет сосредоточена на:

  • предложение против требований проекта
  • способ доставки,
  • квалификация,
  • опыт,
  • команда и
  • любые инструменты, которые участник торгов предложил и намеревается использовать.

  После завершения клиент переходит к следующему этапу ответа участникам тендера.

  Шаг 14 — Ответить участникам торгов

  После анализа Этапа 1 клиент отправит любые вопросы и замечания, касающиеся предложений, каждому консультанту / участнику тендера и уведомит их, когда собеседования после тендера с повесткой дня будут завершены в соответствии со следующим этапом.

  Они также использовали бы этот этап, чтобы удалить из процесса всех, кто не соответствовал ожиданиям проекта.

  Шаг 15 — Проведение тендерных интервью

  Собеседования после тендера обычно проводятся в офисах клиента или после Covid через Zoom / удаленно и проводятся в заранее оговоренные дату и время.

  Интервью используются для того, чтобы дать участникам тендера время, обычно не более 90 минут, чтобы представить свои предложения и дать клиенту понять, что они лучше всего подходят для проекта.

  Чтобы произвести хорошее впечатление, участники тендера должны обеспечить следующее:

  • Одевайтесь элегантно
  • Пригласите с собой наиболее важных членов команды, которые будут задействованы в проекте
  • Убедитесь, что презентация ясна и лаконична
  • Убедитесь, что предложение соответствует именно тому, что требуется проекту
  • Покажите, что команда прочитала и понял проект и требования, это не обязательно должно быть подробно, но клиент будет признателен, если команда потратит время на подготовку
  • Убедитесь, что несколько членов команды представят часть предложения, не хуже, чем как клиент сидит, слушая одного парня и наблюдая, как все остальные прячутся под столом.
  • Создайте несколько вопросов, которые можно задать для дополнительного разговора.

  Мы создали отдельную статью о пост-тендерных интервью, так как после ее исследования мы обнаружили, что есть о чем написать… Вот ссылка …

  Шаг 16 — Этап 2 оценка предложения и собеседование

  После собеседований по окончании тендера заказчик запросит проработку любых разъяснений, а повторно представленные предложения оценивают все его записи и наблюдения, сделанные на сегодняшний день.

  Они будут использовать информацию о тендерных собеседованиях и процедуру оценки Этапа 1 для проведения окончательных проверок

  Шаг 17 — Выдано полное и окончательное предложение

  «Полное и окончательное предложение» может быть частью тендерного процесса; Здесь Заказчик предоставит всем участникам торгов, которые представили соответствующее предложение, возможность дисконтировать свои затраты.

  Обычно это быстрый процесс, который используется, чтобы выжать некоторую экономию из пакета управления вводом в эксплуатацию.

  В 90% случаев это будет означать, что самая низкая стоимость выиграет проект.

  Шаг 18 — Напишите письмо победителю торгов

  После завершения заключительных этапов и оценок заказчик напишет победителю тендера, подтверждая, что он получит проект.

  Шаг 19 — Напишите письма проигравшим участникам торгов

  Всегда досадно, когда нам не присуждают проект, и тендеры могут быть очень дорогими, но только одна компания обычно может быть успешной в конце дня…

  … Итак, чтобы смягчить удар, для Заказчика будет хорошей идеей признать неудачливых участников тендера и написать каждому письмо или электронное письмо, объясняя, почему они не были выбраны для работы.

  Это поможет обеим сторонам следующим образом:

  • Показать участнику тендера, что он действительно был частью процесса; К сожалению, они не выиграли, и не только для проверки цены.
  • Сохраняйте хорошие отношения между клиентом и участником тендера для любых будущих сделок.

    No related posts.