Как вести кассовую книгу: Как правильно вести кассовую книгу в 2021 году

Содержание

Как вести кассовую книгу? — вопрос от 01 авг. 2017 г. «Моё дело»

Порядок заполнения кассовой книги (форма № КО-4) зависит, прежде всего, от способа ее оформления: на бумажном носителе (т.е. вручную) или с применением технических средств (в т. ч. компьютера, специального программного обеспечения).

Если кассовая книга заполняется на бумажном носителе, то она может оформляться от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации (включая персональный компьютер и программное обеспечение), и подписывается собственноручными подписями. В кассовую книгу на бумажном носителе допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших кассовую книгу, в которую внесены исправления.

Если же кассовая книга заполняется в электронном виде, то она должна быть оформлена с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Кассовая книга в электронном виде должна быть подписана электронными подписями в соответствии с требованиями законодательства. В кассовую книгу, оформленную в электронном виде, после соответствующего заверения внесение исправлений не допускается.

При любом способе оформления кассовой книги записи в нее должны быть внесены кассиром по каждому приходному (форма № КО-1) и расходному (форма № КО-2) кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные и выданные наличные денежные средства (полное оприходование в кассу наличных денег).

В конце рабочего дня кассир должен сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, вывести в кассовой книге сумму остатка наличных денежных средств и проставить подпись.

Записи в кассовой книге должны быть сверены с данными кассовых документов также главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) с проставлением подписи лица, проводившего указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу вносить не нужно.

Обособленные подразделения должны передать организации копию листа кассовой книги в порядке, установленном организацией, с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Данные о движении (т.е. поступлении и выбытии) денежных средств, отраженные в кассовой книге организации, должны соответствовать оборотам по счету 50 «Касса».

Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера, а при его отсутствии – на руководителя организации. Хранение кассовой книги организует руководитель.

кому нужна и как вести


При работе с наличными, будь то получение выручки или выдача зарплаты, необходим учёт кассовых операций. Для этого используют кассовую книгу (форма КО-4). Давайте разберёмся, какими бывают кассовые книги, нужна ли кассовая книга в вашем случае, и как правильно ее вести.

Если вы ИП: можно без кассовой книги

По закону индивидуальные предприниматели не обязаны фиксировать кассовые операции в книге. При этом неважно, на каком налоговом режиме вы работаете: ОСНО, УСН или патенте

(п.4.6 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014).

Если вы хотите контролировать наличку, можете вести кассовую книгу для себя. Например, вы работаете не в одиночку, а с наёмными сотрудниками, и принимаете от них или выдаёте им наличные. Кассовая книга поможет ничего не упустить, не запутаться с документами и держать под контролем остаток в кассе.

Если вы начали вести кассовую книгу, но передумали, можно отказаться в любой момент. Для этого достаточно выпустить соответствующий приказ. 

Если у вас ООО: кассовая книга нужна

Организации должны ежедневно вести учёт кассовых операций в кассовой книге (п.4.6 указания Банка России №3210-У).




За отсутствие кассовой книги грозит штраф (ст. 15.1 КоАП РФ):

  должностному лицу и ИП — 4000 ₽ до 5000 ₽,
  компании — 40 000 ₽ до 50 000 ₽.

Кассовая книга нужна даже если у вас онлайн-касса

Часто у предпринимателей возникает вопрос, нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы. От ряда первичных бухгалтерских документов действительно можно отказаться, но кассовая книга в их число не входит.



Правила ведения кассовой книги

  Заводят книгу в начале календарного года и заканчивают в конце. Если вы только создали книгу, начинайте вести её с первой кассовой операции. Книгу можно вести на бумаге или в электронном виде.

  Заполнять бумажную книгу можно ручкой, а вот карандаш использовать нельзя. Запрещены любые помарки и исправления.

  Книгу заполняют каждый день, новый день — это новый лист. Если кассовых операций в течение дня не было, ничего заполнять не нужно. 

  Кассовые операции вписывают в каждую строчку без пропусков.

  Лист кассовой книги заполняется в двух экземплярах: один остаётся в книге, а второй отдают в бухгалтерию или руководителю компании.

  Назначьте сотрудника, который будет отвечать за ведение книги. Это может быть кассир или бухгалтер. Определите, кто будет контролёром — главный бухгалтер или руководитель компании. 

  Храните использованную книгу и другие кассовые документами пять лет (п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). 

Как вести кассовую книгу на бумаге

Есть утвержденная форма бумажной кассовой книги — от неё нельзя отступать (Информация Минфина №ПЗ10/2012). Кассовую книгу по этой форме можно купить в любом магазине, который торгует товарами для офиса, или заказать по интернету. Если не хотите покупать, скачайте и распечатайте готовый бланк. В нём есть обложка кассовой книги, образцы стандартного и пломбировочного листа.




Как правильно заполнять кассовую книгу

1. Подготовьте пломбировочный лист:

  укажите количество листов;

  напишите должности и ФИО ответственных и контролирующих ведение книги;

  поставьте подписи;

  укажите дату заполнения.

2. Прошейте все листы, кроме обложки и титульного листа, толстой иглой или шилом с суровой ниткой. Достаточно двух дырок. Оба конца нитки выводите на последней странице. Сделайте достаточно свободную петлю, чтобы любой разворот книги открывался без проблем. Завяжите двойной узел и приклейте его к обложке пломбировочным листом. Печать фирмы должна стоять и на пломбировочном листе, и на обложке книги одновременно. Так никто не сможет подтасовать информацию о количестве листов.

3. На титульном листе напишите название компании, восьмизначный код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Если не знаете свой код ОКПО, уточните на сайте Федеральной службы государственной статистики. Для этого понадобится ИНН или ОГРН/ОГРНИП вашей компании.

Укажите год или месяц, когда вы начали вести книгу. В зависимости от количества кассовых операций в компании, книгу заводят на один месяц, на один квартал или на один календарный год. На одном листе помещается максимум 7 операций.

4. Каждый день вносите в книгу все операции с наличкой. Как мы уже упоминали выше, лист кассовой книги состоит из двух половинок, информация о кассовых операциях в них полностью дублируется. Чтобы не тратить время на переписывание одних и тех же операций на обе половины листа, согните его по линии отреза. Сверху должна оказаться часть с надписью «Остаток на начало дня». Между листами проложите копирку от начала таблички и до строчки «Итого за день». 

Укажите напротив надписи «Остаток на начало дня», сколько у вас денег в кассе со вчерашнего дня, а затем записывайте каждую операцию c новой строчки:

5. В конце дня проверьте, соответствует ли сумма наличных в кассе данным в кассовой книге.

Запишите эту сумму в нижней правой части листа в графе «Остаток на конец дня» и заверьте подписью. Ниже укажите количество приходных и расходных документов.



6. Передайте книгу на проверку сотруднику, которого вы назначили контролёром: главному бухгалтеру или руководителю фирмы — они должны расписаться в нижней правой части листа.



7. Если вы ошиблись в какой-то из записей, аккуратно зачеркните неправильную информацию и напишите корректную. Рядом поставьте вашу подпись с расшифровкой и укажите дату исправления.


Как вести кассовую книгу в Экселе

Ещё один вариант ведения кассовой книги — заполнять её в электронном виде, а в конце дня распечатывать листы в двух экземплярах. Для этого достаточно стандартного пакета офисных программ: MS Office Word, Excel.


Поставьте на обоих листах подпись и передайте бухгалтеру. В конце года из первых листов сформируйте кассовую книгу. Прошейте листы, соблюдая нумерацию, так, как описано в разделе про бумажную книгу.

Второй экземпляр листа должен подписать ваш бухгалтер и вернуть вам для отчётности. 

Как вести книгу в бухгалтерской программе

Если ваша компания ведёт учёт в специализированной программе, например, 1С-Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Контур.Эльба, то кассовую книгу можно вести только в электронном виде. Просто каждый день вносите данные в программе и заверяйте электронной подписью. После того, как вы поставили электронную подпись, в книге уже ничего нельзя будет исправить. Электронная кассовая книга считается равноценной бумажной, только если она надежно защищена от взлома, подписана электронной подписью и у вас есть её резервное копирование

(ст. 6 закона №63-ФЗ). Если в вашей бухгалтерской программе всё это есть, распечатывать кассовую книгу не нужно.

Подытожим

Если вы ИП, то не обязаны вести кассовую книгу, если ООО — обязаны, даже если у вас есть онлайн-касса. Кассовую книгу можно вести на бумаге вручную, заполнять в Экселе и распечатывать, а если у вас есть электронная подпись — вести только в электронном виде в специальной программе. За отсутствие кассовой книги грозит штраф от 4 000 до 50 000 ₽.

Источник

Кассовая книга в системе 1С 8.3 “ERP Управление предприятием”

Содержание:

1.       Что такое кассовая книга организации?

2.       Порядок ведения кассовой книги

3.       Как вести кассовую книгу в 1С:ERP?

1.   Что такое кассовая книга организации

Кассовой книгой в Российской федерации называется специальный бухгалтерский регистр, предназначенный для организации учета наличных денежных средств предприятия. Если организация работает с наличностью – принимает оплату от покупателей (например, в розничной торговле), выдает деньги в подотчет и т.д. – она обязана вести кассовую книгу по форме КО-4.   

В этом регистре содержатся записи обо всех поступлениях и расходованиях денег из кассы за период оформления кассовой книги. Основаниями для записей в книгу являются приходные и расходные кассовые ордера. При этом каждый день, за который было движение денежных средств, отражается на отдельном листе кассовой книги. Порядок этого процесса рассмотрим далее.

2.   Порядок ведения кассовой книги

Предприятие может иметь одну или несколько касс и в зависимости от этого вести одну или несколько кассовых книг. По умолчанию в системе 1С:ERP для каждой организации существует основная кассовая книга. Однако, если предприятие имеет обособленные подразделения со своими кассами, для них можно указать необходимость вести отдельные кассовые книги в 1С. В кассовую книгу может входить одна или несколько касс предприятия.

Первым шагом в порядке ведения кассовых книг необходимо открыть список касс в разделе «НСИ и Администрирование» в подразделе «НСИ»:


Рис. 1 Кассы и предприятия в системе 1С:ERP

В окошке слева отображаются кассовые книги, справа – кассы предприятия:   

Рис. 2 Кассовые книги и кассы предприятия в системе 1С:ERP

В карточке кассовой книги в 1С:ERP 8 указывается организация и название подразделения для печати. Также можно задать правила нумерации листов в книге:


Рис. 3 Карточка кассовой книги в системе 1С:ERP

На закладке «Кассы» можно просмотреть список касс, по которым будет формироваться книга:


Рис. 4 Список касс для оформления кассовой книги

3.   Как вести кассовую книгу в 1С:ERP

Для того, чтобы при работе в 1С:ERP можно было распечатать кассовую книгу по данным кассовых ордеров, нужно отражать их в специальном документе, который так и называется – Лист кассовой книги. Создавать эти документы и распечатать кассовую книгу по ним можно в рабочем месте «Кассовые книги», которое доступно в разделе «Казначейство», подраздел «Кассы»:


Рис. 5 Казначейство в системе 1С:ERP

Рабочее место имеет три закладки. На первой виден список листов кассовой книги, на второй и третьей – приходные и расходные кассовые ордера:  


Рис. 6 Ордера кассовой книги в системе 1С:ERP

По кнопке «Создать» на первой закладке формируется новый лист кассовой книги. В документе нужно указать дату, за которую отражаются движения, организацию, кассовую книгу из справочника, тип листа и ответственных лиц для подписей:


Рис. 7 Создание Листа кассовой книги в системе 1С:ERP

На второй закладке при нажатии кнопке «Заполнить» формируется список кассовых ордеров за выбранную дату:


Рис. 8 Список кассовых ордеров в системе 1С:ERP

Сформированный таким образом документ сохраняется в журнале системы. Для того, чтобы сформировать кассовую книгу в 1С 8.3 ERP за период по нескольким листам, необходимо выделить в списке эти листы кассовой книги и вывести их по кнопке «Печать»:


Рис. 9 Оформление кассовой книги в системе 1С:ERP

Отдельно для выделенных листов печатаются титульный и последний листы расходно-кассовой книги организации.

Специалист компании «Кодерлайн»

Антон Лосев

Должна ли головная организация вести кассовую книгу в целом по организации, если обособленное подразделение ведет отдельную кассовую книгу?

Вопрос: Обособленное подразделение ведет отдельную кассовую книгу, а головная организация ведет кассовую книгу только по своей кассе. Должна ли головная организация вести кассовую книгу в целом по организации? Если да, то могут ли оштрафовать организацию за отсутствие единой кассовой книги?
 
Ответ: Из Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, прямо не следует, что головная организация обязана вести кассовую книгу в целом по организации, включая операции с наличными денежными средствами обособленного подразделения, ведущего собственную кассовую книгу.
 
Обоснование: Организации ведут кассовую книгу для учета поступающих в кассу, а также выдаваемых из кассы наличных денег (п. 5.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение N 373-П). При этом под кассой понимается определенное руководителем место, в котором проводятся операции по приему наличных денег (включая их пересчет) и выдаче наличных денег (п. п. 1.1, 1.2 Положения N 373-П).
Обособленное подразделение, проводящее кассовые операции, должно вести кассовую книгу (Письмо Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255). После выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня обособленное подразделение должно передать в головную организацию лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня (п. 5.6 Положения N 373-П). Организация по каждому обособленному подразделению подбирает листы кассовой книги в хронологическом порядке и брошюрует их (п. 2.5 Положения N 373-П).
Положение N 373-П не содержит норм, обязывающих организацию переносить данные из листов кассовой книги обособленных подразделений в кассовую книгу, которая ведется по кассе головной организации. Нет в Положении N 373-П и понятия «единая» (сводная, консолидированная) кассовая книга.
Порядок ведения кассовой книги предусматривает ее заполнение только на основании приходного или расходного кассовых ордеров с целью учета реального движения наличных денег. Причем по одному приходному (расходному) кассовому ордеру может быть сделана только одна запись в кассовой книге (п. 5.2 Положения N 373-П). Заполнение кассовой книги на основании листа другой кассовой книги Положением N 373-П не предусмотрено (п. 6.1 Положения N 373-П). Внесение в кассовую книгу головной организации кассовых операций обособленных подразделений приведет к повторному оприходованию в кассу наличных денег и несоответствию фактического остатка денежных средств в кассе организации и остатка, который кассир выведет в кассовой книге на конец дня.
Таким образом, из Положения N 373-П прямо не следует, что организация обязана вести единую (сводную, консолидированную) кассовую книгу.
Вместе с тем есть судебное решение, в котором суд рассматривал правомерность принятия решения по проверке, которая проводилась в период ранее действовавшего Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40), которым предусматривалась обязанность вести единую кассовую книгу и которое утратило силу в связи с вступлением в силу Положения N 373-П. Само же решение было вынесено налоговым органом уже после 1 января 2012 г., то есть после вступления в силу Положения N 373-П. Суд отказался смягчить ответственность для организации, поскольку усмотрел также и в п. 6.1 Положения N 373-П обязанность вести единую кассовую книгу (Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 06.06.2012 N А29-1601/2012).
 
О.В.Кулагина
Издательство «Главная книга»
06.10.2013

Как ИП вести кассовую книгу при наличии нескольких торговых точек

Вопрос:

Нужно вести одну кассовую книгу или несколько при наличии нескольких торговых точек у индивидуального предпринимателя (УСН, «доходы минус расходы»)?

Ответ:

Необходимо отметить, что п. 1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У для индивидуальных предпринимателей предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций.

В пп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У отмечено, что, если ИП, в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы (ПКО и РКО) могут не оформляться и кассовая книга может не вестись. Такая возможность у ИП появилась с 01.06.2014. Это право ИП, а не обязанность.

То есть с 01.06.2014 соблюдение кассовой дисциплины (оформление кассовых документов, ведение кассовой книги, соблюдение лимита остатка наличных денежных средств) производится на усмотрение ИП.

В данном случае ИП выбрал ведение кассовой книги.

Торговая точка отвечает признакам обособленного подразделения (напомним, что для целей постановки на налоговый учет ОП считается созданным, если соблюдены четыре условия (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-02-07/1/27605).

Понятие «обособленное подразделение» относится только к организациям. У ИП не может быть ОП, что следует из содержания ч. 1 ст. 11 НК РФ.

Согласно п. 4.6 Указаний № 3210-У поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги 0310004 в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности (абз. 7 п. 4.6 Указаний № 3210-У).

Также отметим, что применение онлайн-касс не отменило обязанность ведения кассовой книги (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Случаи, когда ИП ведет предпринимательскую деятельность в нескольких торговых точках, в Указаниях № 3210-У отдельно не оговорены.

Приведенные нормы касаются ОП организаций, соответственно, на ИП, который ведет предпринимательскую деятельность в нескольких торговых точках, они распространяться не могут.

Таким образом, кассовая книга у ИП может быть только одна.

Однако у ИП может возникнуть ситуация, при которой магазины находятся в разных городах.

В этом случае в каждом магазине ИП заведет отдельную кассовую книгу и одну кассовую книгу по главной кассе, в которой и будет вестись сводный учет наличных денег по всем магазинам.

Учреждения и предприятия имеют право вести кассовую книгу в электронной форме

Электронный документооборот и отчетность


Учреждения/предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов имеют право вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги ( «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажном виде.

Нормы установлены п. 41 раздела IV Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 29 декабря 2017 № 148 с изменениями (далее — Положение № 148).

В соответствии с подпунктами 5 и 6 Пояснения к заполнению приложения 5 к Положению № 148 записи в кассовой книге осуществляются на основании информации с кассовых документов. Записи в кассовой книге осуществляются до начала следующего рабочего дня (то есть с остатками на конец предыдущего дня), а также содержат все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года.

При составлении электронного документа кассовой книги распечатываются каждая из двух частей листа кассовой книги: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира».

В то же время:

1) в случае распечатки «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца автоматически распечатывается общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год;

2) после распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир проверяет правильность составления этих документов, подписывает их и передает «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под роспись в «вкладной лист кассовой книги»;

3) в течение года «Вкладной лист кассовой книги» хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения/предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу

4) по окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях передается для хранения в соответствии с законодательством Украины.

dp.tax.gov.ua

Все, что вам нужно знать о кассовой книге — полное руководство

Каждое предприятие, будь то стартап или компания из списка Fortune 500, обязано регистрировать все свои операции с наличными. Различные наличные платежи и поступления ведутся в кассовой книге. Кассовая книга выполняет двоякую роль: она действует как книга первоначальной и окончательной проводки.

Компании требуется профессиональный бухгалтер для регистрации транзакций в хронологическом порядке по мере их возникновения в столбце дебета или кредита.Любые денежные поступления, полученные за определенный период, регистрируются в левой части, а платежи наличными записываются в правой части. Чтобы определить количество наличных денег, имеющихся у предприятия, нужно найти разницу между суммой в левой и правой частях. Итак, как составляется кассовая книга? Что еще более важно, каково значение кассовой книги в бухгалтерском учете?

Как настроить кассовую книгу

Лучший способ следить за своими операциями с наличностью — обратиться за помощью к профессиональному и опытному бухгалтеру, который будет знать, где искать, и заметит любые возможные ошибки.Наем такого специалиста напрямую может быть очень дорогим и не оптимальным для любой компании, независимо от ее размера.

В настоящее время большинство компаний предпочитают передавать задачу бухгалтерского учета внешнему специалисту, который не только может выполнить задачу быстро, профессионально и за разумную плату, но и с преимуществами фрилансеров вы сможете выбрать специалиста, который имеет опыт именно в той области, в которой работает ваша компания. Таким образом, бухгалтер-фрилансер будет осведомлен о конкретных денежных потоках отрасли и о возможных подводных камнях.

Для структурирования и балансирования кассовой книги вам потребуется нанять обычного бухгалтера или, возможно, бухгалтера, который сможет легко вести вашу кассовую книгу и возьмет на себя любые риски, связанные с ошибками и исправлениями, с самим фрилансером. .

Структура кассовой книги

Если вы хотите четко и последовательно документировать свои кассовые операции, вам следует начать с изучения структуры кассовой книги. Любые записи, сделанные в кассовой книге, должны содержать следующую информацию:

  • Дата кассовой операции
  • Номер квитанции для отнесения документа к операции
  • Резюме или описание транзакции
  • Поступление и валюта денежного дохода или расхода
  • Резерв по налоговым ставкам, таким как налог с продаж
  • Текущий текущий остаток денежных средств и дебетовый остаток

Как работает учет кассовой книги?

Учет кассовой книги — одна из самых простых финансовых задач даже для лиц, не имеющих никаких знаний в области бухгалтерского учета.Все, что вам нужно для начала, это иметь правильный шаблон кассовой книги. Имея это в руках, вы можете начать записывать все полученные или потраченные денежные операции в соответствующих столбцах. Не забывайте балансировать остаток кассовой книги в конце каждого дня. Кроме того, вы всегда должны записывать данные вместе с соответствующими документами. Делая записи в кассовой книге, имейте в виду следующее:

  • Кассовая книга должна использоваться только для записи кассовых операций
  • Необходимо ввести точную дату операции, а также начальное сальдо предыдущего отчетного периода
  • Любые денежные средства, получаемые предприятием, относятся к «доходам», а любые выплачиваемые денежные средства относятся к «расходам»
  • .
  • Все транзакции должны записываться по порядку, то есть в определенный день, когда они происходят
  • Ваш баланс наличности никогда не должен опускаться ниже 0

Значение кассовой книги в бухгалтерском учете

Кассовая книга является неотъемлемой частью бухгалтерского учета.Именно с помощью кассовой книги фирмы могут отслеживать каждую небольшую покупку за наличные, которая в противном случае могла бы ускользнуть. При этом кассовая книга должна составлять часть мелкого денежного фонда компании. Проще говоря; фонд мелкой наличности представляет собой деньги, отложенные для тривиальных транзакций, которые можно осуществить с помощью чека или кредитной карты. Некоторые розничные продавцы и продавцы не любят использовать наличные или кредитные карты, поэтому для предприятий крайне важно иметь небольшие денежные средства при совершении сделок с ними.

Преимущества кассовой книги

Каждая организация или частное лицо ежедневно выполняет множество транзакций.Если бы вам приходилось записывать каждую из этих транзакций в журнал, а затем переносить их в бухгалтерскую книгу, вы бы потратили слишком много времени и усилий. Еще одна ловушка регистрации кассовых операций в вашем журнале заключается в том, что в нем не указывается точная сумма денег, которая у вас есть на конец дня, недели или других учетных периодов. Кассовая книга была изобретена, чтобы преодолеть это и другие препятствия.

Экономия времени

С кассовой книгой вам не придется сначала записывать в журнал какие-либо операции с наличностью.Вместо этого вы будете фиксировать эти операции непосредственно в своей кассовой книге, чтобы впоследствии перенести их в расширенную финансовую отчетность. Этот процесс значительно экономит ваше время.

Экономия труда

Помимо экономии времени, вы также сохраняете свою энергию и усилия, которые можно посвятить другим основным задачам.

Предотвращение незаконного присвоения

Одним из главных виновников хищения денежных средств является несвоевременное и точное отражение транзакций.Кассовая книга позволяет последовательно фиксировать все денежные поступления и платежи, а также точное время этих операций. Благодаря этому процессу вероятность незаконного присвоения средств сводится к минимуму.

Простая идентификация ошибок

Кассовая книга является важным документом для процесса сверки банковских счетов. Если есть несоответствие между вашим банковским балансом и конечным балансом в бухгалтерской книге вашей компании, вы можете обратиться к своей кассовой книге и проверить, не допустили ли вы каких-либо ошибок.Распространенные ошибки включают пропуск транзакции или двойной учет транзакции.

Определите состояние денежных средств вашей компании

Если вы планируете занять средства у кредитора или инвестора, одна из вещей, которую они захотят узнать, — это ваша денежная позиция. Инвестор хочет знать, полагается ли ваша фирма исключительно на заемные средства и сколько денег доступно для ведения повседневных операций. Подготовив кассовую книгу, вы получите всю эту информацию в свое распоряжение.

Проблемы с ведением кассовой книги

Самой большой проблемой при использовании кассовой книги является определение того, какие операции включить в нее, а какие исключить. Если вы не знакомы или наняли сотрудников, которые плохо разбираются в бухгалтерском учете, они могут в конечном итоге записывать безналичные операции.

Еще одним ограничением является вероятность совершения ошибок. Кассовая книга вашей компании уязвима для бухгалтерских ошибок из-за отсутствия вторичной документации для отслеживания транзакций.Как упоминалось ранее, кассовая книга избавляет от необходимости фиксировать кассовые операции в журнале компании. С другой стороны, это означает, что нет возможности ссылаться на предыдущие транзакции и выявлять ошибки при возникновении расхождений.

Из-за высокой вероятности ошибки большинство компаний предпочитают нанимать сторонних специалистов, которые будут обеспечивать структуру и достоверность кассовой книги и будут дополнительно отслеживать транзакции.

Практический результат

Кассовая книга — это документ, в котором указываются все денежные поступления и платежи, осуществленные предприятием за определенный период.Этот документ состоит из двух основных разделов: дебетовой и кредитовой. Любая транзакция, связанная с получением денег, записывается на стороне дебета, в то время как платежи кредитуются. Кассовая книга важна в бухгалтерском учете, потому что она дает владельцам бизнеса простой способ отслеживать все свои операции с наличностью. Это также сводит к минимуму риск незаконного присвоения средств и помогает определить денежную позицию компании.

Если вы хотите, чтобы ваша кассовая книга была в порядке, лучше всего нанять специалиста со стороны, который сможет отслеживать все операции и у которого будет достаточно опыта, чтобы не допускать ошибок.К счастью, выбрать такого специалиста сейчас легко, так как вы можете получить персональное предложение от множества профессионалов всего за несколько шагов с помощью платформы.

Нужна помощь в бухгалтерии?

Найти подходящего бухгалтера еще никогда не было так просто. Всего за 5 минут мы познакомимся с вами, вашим бизнесом и той помощью, которую вы ищете.

Свяжитесь с 3 отличными бухгалтерами

Как разместить и сбалансировать кассовую книгу AAT с тремя столбцами

Размещение в трехколонной кассовой книге сводит вас с ума?

Размещение и балансировка 3-колоночной кассовой книги AAT всегда были сложной задачей для студентов.

Итак, в этом блоге мы рассмотрим основные моменты, а также рассмотрим рабочий пример.

Как вы знаете, у кассовой книги есть две стороны:

  • Сторона квитанций (ДЕБЕТ) и
  • Платежная сторона (КРЕДИТ)

Сторона квитанций (известная как «книга кассовых квитанций») — это место, где мы записываем сведения о всех деньгах, поступающих в в бизнес, т. е. квитанции от кредитных клиентов, а также наличных клиентов и любые другие различные поступления.
На стороне платежей (известной как «книга платежей наличными») мы записываем детали обо всех расходах бизнеса, т. е. платежи кредитным поставщикам, а также поставщикам наличных и любые другие мелкие платежи.
В оценках AAT рассматривает Кассовую книгу как «банковский счет» , поэтому вам обычно не предоставляется банковский T-счет — Книга кассовых поступлений и Книга платежей наличными (объединенные) фактически являются гигантом . Банк Т-счет . В конце отчетного периода Кассовая книга должна быть сальдирована так же, как и любой другой Т-счет.Мы вернемся к этому чуть позже!

Напоминание клиентам о наличных деньгах и кредитах:
  • Кредитный клиент — это человек, у которого есть счет у нас, т. е. мы выставим ему счет за любые товары и/или услуги, которые мы поставили, и он заплатит нам позже (обычно в течение 30 дней).
  • Клиент, работающий с наличными, — это лицо, не имеющее счета у нас, т. е. оно будет приобретать у нас товары и/или услуги и немедленно платить нам (мы не будем поставлять им товары и/или услуги до тех пор, пока они не заплатят нам). )

Способы оплаты:

Можно использовать любой способ оплаты, независимо от того, имеете ли вы дело с наличными или кредитным клиентом .Например:

  • КРЕДИТНЫЙ КЛИЕНТ: кредитный клиент обычно оплачивает свой счет чеком, BACS или дебетовой/кредитной картой, однако вполне возможно, что кредитный клиент будет оплачивать свой счет наличными (т.е. НОТАМИ и МОНЕТАМИ), например. если у предприятия есть розничная торговая точка, клиент может зайти, чтобы оплатить свой счет банкнотами и монетами.
  • ПОКУПАТЕЛЬ НАЛИЧНЫМИ: клиент, использующий наличные деньги, будет платить за свои товары и/или услуги, используя любой способ оплаты, например. чеком, BACS или дебетовой/кредитной картой, и если они окажутся рядом с вашим помещением, они могут оплатить свои товары и/или услуги банкнотами и монетами.

Когда клиент платит нам наличными (банкнотами и монетами), идея состоит в том, что мы будем хранить эти деньги в помещении и использовать их для оплаты любых наличных платежей. Если излишки наличности накапливаются, то вы вполне можете решить положить излишки наличности в банк.

ПРИМЕР 1: Книга кассовых чеков

Здесь у нас есть пример кассовой книги:

При определении того, как мы регистрируем каждую квитанцию, очень важно различать, относится ли квитанция к покупателю в кредит или к покупателю с наличными.

Размещение квитанции от КРЕДИТНОГО КЛИЕНТА:

Важно отметить, что у нас будет , ранее записанный счет-фактура (отправленный покупателю) в Книге продаж, поэтому мы проанализируем счет-фактуру на предмет НДС в этот момент, т.е. дебетовый SLCA на общую сумму (брутто) сумма счета-фактуры, кредитовать счет продаж на чистую сумму и кредитовать счет НДС на сумму НДС. Поэтому очень важно, чтобы мы не анализировали НДС снова, когда записываем квитанцию ​​в книгу кассовых чеков — если бы мы это сделали, в конечном итоге мы удвоили бы налог с продаж (также известный как исходящий налог), подлежащий уплате в HMRC, который мы точно не хотелось бы!
Таким образом, чтобы записать квитанцию ​​ от кредитного клиента , нам нужно указать общую сумму квитанции в любой из колонок «Банк наличных» (в зависимости от используемого метода оплаты), а затем записать ту же сумму в торговую дебиторскую задолженность ( столбец SLCA).Последняя запись записывается в столбце SLCA, чтобы указать на уменьшение суммы, которую сейчас должны нам наши кредитные клиенты (дебиторская задолженность/должники).

Проведение квитанции от КЛИЕНТА НАЛИЧНЫХ СРЕДСТВ:

Для клиентов, использующих наличные, это будет первый раз, когда квитанция (продажа за наличные) будет введена в наши бухгалтерские записи, поэтому нам НЕОБХОДИМО проанализировать квитанцию ​​по НДС.
Таким образом, для записи квитанции от клиента наличными нам необходимо указать общую сумму квитанции либо в столбце Банк, либо в столбце Денежные средства (в зависимости от используемого метода оплаты), чистую сумму в столбце счета продажи наличными и сумма НДС в графе НДС.Н.Б. НДС может не применяться в некоторых случаях. В этом случае полная сумма чека будет введена в другой соответствующий столбец. Вы заметите, что у нас есть запись в «Различном счете», причина в том, что товарный чек не относится к основной торговле бизнеса, например. это могло быть связано с погашением ссуды персоналу.
Стоит отметить, что предприятия могут использовать различные столбцы анализа для продаж за наличные, например. у вас может быть столбец продаж для отдельных продуктов или отдельных отделов в бизнесе и так далее.
Из нашего примера видно, что у нас есть 3 квитанции от кредитных клиентов, 1 квитанция от клиента, работающего с наличными, и одна другая квитанция.

Перекрестное литье:

Перед подготовкой журнала к публикации в главной книге вам следует выполнить «перекрестный анализ», т. е. вам необходимо проверить, что ваши дебетовые записи (при суммировании) равны сумме ваших кредитовых записей.
В нашем примере общие итоги для счетов SLCA, НДС, продаж за наличные и прочих товаров должны быть равны итогам по счетам «Касса» и «Банковские счета».
Если ваши дебеты и кредиты не совпадают, вы можете «перекрестно бросить» каждую строку своей кассовой книги, чтобы определить, где ошибка.

Журнал для проводки кассовой книги:

Дебет: Денежный счет 415,14 фунтов стерлингов (который увеличивает наш актив банка) – это клиенты, которые платили нам банкнотами и монетами
Дебет: Банковский счет 4 508,10 фунтов стерлингов (который увеличивает наш актив банка) – это клиенты, которые заплатили нам с помощью чека, BACS, дебетовой или кредитной карты или другого электронного метода
Кредит: SLCA 4 258 фунтов стерлингов.10 (что уменьшает наши активы в виде дебиторской задолженности, т. е. наши кредитные клиенты больше не должны нам столько, сколько раньше)
Кредит: Счет НДС 69,19 фунтов стерлингов (что увеличивает нашу задолженность перед HMRC)
Кредит: Счет продаж 345,95 фунтов стерлингов (который увеличивает наш доход — эта цифра относится к поступлениям от клиентов, использующих наличные)
Кредит: Разный счет 250,00 фунтов стерлингов (который также увеличивает наш доход — как уже упоминалось, эта цифра записывается отдельно, поскольку она не связана к нашей основной профессии)

С.S. НЕ ЗАБУДЬТЕ записать отдельные суммы в столбце SLCA для отдельных счетов клиентов в Книге продаж!
Н.Б. Пожалуйста, помните, что AAT фактически рассматривает кассовую книгу как Т-счет банка.

Если вы еще не начали курс AAT и считаете этот блог ценным, вы можете рассмотреть наш курс бухгалтерского учета AAT; больше информации ЗДЕСЬ. У нас также есть отличный комплект AATQB; Нажмите здесь, чтобы узнать больше.
Теперь давайте перейдем к Книге расчетов наличными.

Поставщики денежных средств и кредитов Напоминание:

Что касается различия между кредитным поставщиком и поставщиком наличных, здесь также применяются те же принципы, что и в книге приходных наличных, т. е.

.
  • Кредитный поставщик — это человек, у которого у нас есть счет, т. е. поставщик выставляет нам счет за любые товары и/или услуги, поставленные нам, и мы платим поставщику позднее (обычно в течение 30 дней).
  • Поставщик наличных — это тот, у кого у нас нет счета i.е. мы будем покупать товары и/или услуги у поставщика и немедленно их оплачивать (поставщик не предоставит нам товары и/или услуги, пока мы не оплатим их)

Способы оплаты:

Как и в случае с кассовой книгой, можно использовать любой способ оплаты, независимо от того, имеем ли мы дело с поставщиком наличных или кредита, т. е. чек, BACS, дебетовая/кредитная карта или наличные (банкноты и монеты).

ПРИМЕР 2: Книга расчетов наличными

Здесь у нас есть пример книги расчетов наличными:

Проводка платежа КРЕДИТНОМУ ПОСТАВЩИКУ:

Как и в Книге кассовых чеков, у нас будет , ранее , зарегистрированный счет-фактура (присланный нам поставщиком) в Книге покупок, поэтому мы проанализируем счет-фактуру на предмет НДС в этот момент i.е. Дебетуйте счет покупок для чистой суммы, дебетуйте счет НДС для суммы НДС и кредитуйте PLCA для общей (валовой) суммы счета. Если мы снова проанализируем платеж по НДС при регистрации его в Книге платежей наличными, мы в конечном итоге удвоим налог на покупку (также известный как предварительный налог), подлежащий возврату из HMRC — хорошая идея, но HMRC будет недовольна… и и мы не были бы, если бы нас впоследствии оштрафовали!
Таким образом, чтобы записать платеж поставщику кредита , нам нужно указать общую сумму платежа в любой из колонок «Банк наличных» (в зависимости от используемого метода оплаты), а затем записать ту же сумму в «Задолженность по оплате» ( столбец PLCA).Последняя запись записывается в столбце PLCA, чтобы указать на уменьшение суммы, которую мы теперь должны нашим поставщикам кредита (кредиторской задолженности/кредиторам).

Проводка платежа ПОСТАВЩИКУ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ:

Для поставщиков наличных платеж (покупка за наличные) будет внесен в наши бухгалтерские записи впервые, поэтому нам НЕОБХОДИМО проанализировать квитанцию ​​по НДС.
Таким образом, чтобы записать платеж от поставщика наличных , нам нужно провести общую сумму платежа либо в столбце Банк, либо в столбце Наличные (в зависимости от используемого метода оплаты), чистую сумму в столбце счета Покупки наличными и сумма НДС в графе НДС.Опять же, в некоторых случаях НДС может не применяться, например. если поставщик не является плательщиком НДС. В этом случае полная сумма платежа будет введена в столбец счета «Покупки за наличные» или в другой соответствующий столбец. Н.Б. у вас, скорее всего, будет больше аналитических столбцов в Книге платежей наличными, поскольку будет использоваться много поставщиков, которые не связаны с вашими основными торговыми закупками, например. расходы на электроэнергию, телефон, автомобиль и т. д.
Из нашего примера видно, что у нас есть 4 платежа поставщикам в кредит и 1 платеж поставщику наличных денег.

Перекрестное литье:

Перед подготовкой вашего журнала для размещения в главной книге вы должны выполнить «перекрестный анализ», т. е. вам нужно проверить, что ваши дебетовые записи (при суммировании) равны сумме ваших кредитовых записей.
В нашем примере общие итоги для счетов PLCA, НДС, Покупок и Разных расходов должны быть равны итогам Денежные средства и Банковский счет.
Если ваши дебеты и кредиты не совпадают, вы можете «перекрестно бросить» каждую строку своей кассовой книги, чтобы определить, где ошибка.

Журнал для размещения Книги расчетов наличными:

Дебет: PLCA 18 861,07 фунтов стерлингов (что уменьшает нашу ответственность по кредиторской задолженности – мы не должны нашим кредитным поставщикам столько, сколько раньше)
Дебет: НДС 15,75 фунтов стерлингов (что уменьшает нашу ответственность по тому, что мы должны в HMRC)
Дебет: Покупки £78,78 (что увеличивает наши расходы — эта цифра относится к платежам поставщикам наличных)
Кредит: Наличные £94,53 (что уменьшает наши активы банка)
Кредит: Банк 18 861 фунт стерлингов.07 (что уменьшает наши активы банка)
В этом примере мы не заплатили никаких денег в отношении различных расходов, но если бы мы заплатили, это также было бы дебетовой проводкой (любой другой расходный счет был бы дебетовая запись тоже).
П.С. НЕ ЗАБУДЬТЕ записать отдельные суммы в столбце PLCA для отдельных счетов клиентов в Книге покупок!

Теперь мы перейдем к тому, как сбалансировать объединенную книгу приходов и платежей.

ПРИМЕР 3: Объединенная кассовая книга

Раньше кассовая книга представляла собой физическую книгу, в которой все квитанции записывались вручную с левой стороны (дебетовая сторона), а платежи записывались вручную с правой стороны (кредитовая сторона), аналогично формату, показанному ниже. .

Тем не менее, для целей этого блога мы разделим книги, чтобы было немного легче следить за расчетами денежных средств и остатков на банковских счетах.
Н.Б. Обратите внимание, что мы добавили НАЧАЛЬНЫЙ БАЛАНС к предыдущему примеру.

ПРИМЕР 3a: Расчет остатков

Как рассчитать остаток денежных средств:

Итак, чтобы рассчитать остаток денежных средств, возьмите общую сумму денежных средств из Книги кассовых чеков (415 фунтов стерлингов.14 в этом примере) и вычесть общую сумму денежных средств из Книги платежей наличными (т. е. 94,53 фунта стерлингов). Это даст вам остаток денежных средств в размере 320,61 фунтов стерлингов, т. е. у вас есть 320,61 фунтов стерлингов в вашей кассе, что будет дебетовой записью на счете денежных средств в вашей Главной книге.
ПОМНИТЕ, что в оценке AAT вы НЕ можете получить здесь отрицательную цифру – представьте свою кассу – у вас может быть ноль наличных, но не минус наличных!

Как рассчитать баланс банка:

Таким образом, чтобы рассчитать баланс банка, выполните ту же процедуру.Возьмите общую цифру вашего банка из Книги кассовых поступлений (20 940,10 фунтов стерлингов в этом примере) и вычтите общую денежную сумму из Книги платежей наличными (т. е. 18 861,07 фунтов стерлингов). Это даст вам банковский баланс в размере 2 079,03 фунтов стерлингов, который будет дебетовой записью по банковскому счету в вашей Главной книге.
В этом примере мы начали с 16 432,00 фунтов стерлингов на банковском счете предприятия. Если, однако, общая сумма вашего банка в Книге расчетов наличными была выше, чем цифра, записанная в Книге приходов наличных (т. е. ваш расчет дал цифру минус ), это будет означать, что ваш банковский счет перерасходован, т.е.е. кредитная запись в Главной книге.

ПРИМЕР 4: Расчет остатков

Вот еще один пример, показывающий, как рассчитать остатки:

Как рассчитать остаток денежных средств:

Таким образом, чтобы рассчитать остаток денежных средств, возьмите общую сумму денежных средств из Книги кассовых поступлений (583,54 фунта стерлингов в данном примере) и вычтите общую сумму денежных средств из Книги платежей наличными (т. е. 550,24 фунта стерлингов). Это даст вам денежный баланс в размере 33,30 фунтов стерлингов.е. у вас есть 33,30 фунтов стерлингов в вашей кассе, что будет дебетовой записью на счете денежных средств в вашей Главной книге.
Опять же, ПОМНИТЕ, что здесь НЕ может быть отрицательной цифры — у вас может быть ноль наличных, но не минус наличных!

Как рассчитать баланс банка:

Таким образом, чтобы рассчитать баланс банка, выполните ту же процедуру. Возьмите общую цифру вашего банка из Книги кассовых поступлений (5 689,72 фунтов стерлингов в данном примере) и вычтите общую денежную сумму из Книги платежей наличными (т.е. 4516,69 фунтов стерлингов). Это даст вам банковский баланс в размере 1 173,03 фунтов стерлингов, который будет дебетовой записью по банковскому счету в вашей Главной книге.
В этом примере мы начали с овердрафта в размере -1 275,60 фунтов стерлингов на банковском счете предприятия, который будет кредитовой записью в Главной книге.

Если вы еще не начали свое путешествие по AAT, вы можете начать всего за 99 фунтов стерлингов! Узнайте больше ЗДЕСЬ:

Мы надеемся, что эти советы по изучению помогли вам! Хотя мы не можем ответить на какие-либо конкретные вопросы, которые могут возникнуть у вас о наших сообщениях, сообщите нам, если есть какие-либо дополнительные темы, о которых вы хотели бы, чтобы мы написали.Однако, если вы являетесь одним из наших студентов, поддерживаемых репетитором, свяжитесь с вашим личным репетитором, который будет более чем счастлив помочь вам.

Настройка и обслуживание ваших книг

Ведение точной финансовой отчетности является юридическим требованием, позволяющим составлять отчеты на конец года и налоговые декларации. Хорошо организованная, актуальная и точная финансовая отчетность необходима для анализа продаж и денежных потоков, управления кредитами и контроля запасов.

Большинству предприятий несложно справиться с собственными бухгалтерскими потребностями.Компьютерная система является самой быстрой и простой для всех предприятий, кроме самых простых.

Выбор системы

Настройка вашей системы

Регистрация продаж

Продажа за наличные

Покупки

Покупки за наличные

Проверка банковских выписок

Выверка банковских счетов

1. Выбор системы

Осознайте ограничения бумажных систем

  • Если финансы вашего бизнеса не очень просты, компьютерная система будет лучше.Ведение и оценка финансовых отчетов в ручном виде будет стоить вашему бизнесу больше времени и денег.
  • Требования HMRC Making Tax Digital, вводимые в действие поэтапно, теперь требуют, чтобы многие предприятия сообщали свои налоговые декларации по НДС и самостоятельной оценке в режиме онлайн с использованием совместимого программного обеспечения. Это в конечном итоге будет применяться ко всем предприятиям, которые зарегистрированы как плательщики НДС или имеют годовой оборот выше 10 000 фунтов стерлингов.
  • Подумайте о росте вашего бизнеса. Переход на компьютерную систему позже будет разрушительным.
  • Компьютерные системы обеспечивают повышенную скорость и гибкость. Они могут избавить от скуки от повторяющихся задач, но вам нужно убедиться, что ваши финансовые данные хранятся в безопасности.

Узнайте о пакетах программного обеспечения для бухгалтерского учета

  • Узнайте у других компаний или у своего бухгалтера, какие пакеты они рекомендуют.
  • Вы можете загрузить программное обеспечение в свою собственную сеть или использовать онлайн (облачный) пакет.
  • Известные варианты включают Intuit QuickBooks, Sage Business Cloud, Clear Books и Xero.

Обратитесь за советом к своему бухгалтеру

  • Правильная система облегчит им подготовку ваших счетов и снизит ваши расходы.
  • Они также смогут рассказать вам, как следует группировать различные расходы, чтобы информация была для вас полезной.
  • Подумайте, нужна ли вам (или понадобится) обработка записей и деклараций по НДС. При необходимости посоветуйтесь со своим бухгалтером по поводу учета НДС, так как ошибки могут дорого обойтись.

2. Настройка системы

Вы должны регистрировать все деньги, входящие и исходящие из вашего бизнеса, как для отслеживания вашего денежного потока, так и для налоговой отчетности.HM Revenue & Customs (HMRC) имеет режим штрафов, который возлагает на предприятия обязанность проявлять разумную осмотрительность, что усиливает необходимость надлежащего ведения учета.

Создать файлы для ведения учета продаж

  • Безналичные предприятия выставляют счета-фактуры для каждой продажи и хранят их в двух файлах: Оплаченные продажи и Неоплаченные продажи.
  • Предприятия, работающие с наличными, используют кассовые кассы и системы торговых точек для учета своих продаж. Записи о них также должны быть сохранены.

Создание файлов для хранения записей о покупках

  • Сохраняйте два файла для счетов-фактур: «Оплаченные покупки» и «Неоплаченные покупки».
  • Сохраняйте отдельный файл с пометкой Мелкая касса для квитанций о покупках для бизнеса, совершенных с использованием наличных денег.

Открыть отдельный счет в банке

  • Отдельный банковский счет для бизнеса упрощает отслеживание доходов и расходов вашего бизнеса. Не выписывайте персональные чеки с этого счета.
  • По возможности старайтесь совершать все бизнес-покупки с этого счета, а не из собственного кармана. Для небольших сумм (например, командировочные расходы) это не всегда возможно.
  • Запрашивайте ежемесячные банковские выписки и систематически храните их.

Создание ручной или компьютеризированной кассовой книги для обобщения финансовой информации

  • Кассовая книга регистрирует все деньги, поступающие и уходящие с вашего коммерческого банковского счета (включая чеки и электронные платежи).
  • Бухгалтерское программное обеспечение автоматически включает те же функции, что и кассовая книга. Если вы выберете ручную систему, вы можете купить аналитическую книгу, чтобы использовать ее в качестве кассовой книги.
  • Вам необходимо выбрать, какие заголовки использовать для записи различных видов расходов. Спросите совета у своего бухгалтера.

При необходимости заведите отдельную книгу продаж за наличные

  • Эта запись будет аналогична вашей кассовой книге, но она будет использоваться для записи фактических наличных денег, поступающих в вашу кассу и выдаваемых из нее.

3. Учет продаж

Вам нужна простая рутинная процедура для отслеживания ваших продаж, упрощающая сопоставление счетов-фактур, операций по счетам и банковских выписок.

Выставлять счет каждый раз, когда вы совершаете продажу

  • Присвойте каждому счету исходный номер (001, 002 и т. д.) и сохраните копию.
  • Если вы зарегистрированы как плательщики НДС, вы должны выставлять счета-фактуры.
  • Поместите копию счета в Неоплаченные продажи. Поместите самый последний счет сверху, чтобы счета автоматически располагались по дате.
  • Вам может понадобиться отдельная система для продаж за наличные.

Отмечать каждый раз, когда счет оплачивается

  • Оплатите чек клиента на свой банковский счет, если платеж не производится электронным способом.
  • Возьмите соответствующий счет из раздела «Неоплаченные продажи» и поместите его в «Оплаченные продажи».
  • Поместите самый последний оплаченный счет сверху, чтобы счета автоматически располагались в том порядке, в котором они были оплачены.

Обновляйте кассовую книгу раз в неделю

  • Просмотрите квитанции об оплате и проверьте банковскую выписку онлайн. Внесите в кассовую книгу данные о всех оплаченных счетах.
  • Если вы зарегистрированы как плательщик НДС, укажите отдельные цифры для суммы счета-фактуры без учета НДС и для суммы НДС.
  • Сверьте записи со счетами в файле «Оплаченные продажи». Поставьте галочку напротив номера счета-фактуры в каждом счете-фактуре, чтобы показать, что данные внесены в вашу кассовую книгу.
  • Если вы регулярно платите пачками чеков в свой банк, вам потребуется отдельная колонка «банк» в разделе «деньги в» вашей кассовой книги. Здесь показана общая стоимость чеков, выплаченных за каждый день, что упрощает сверку с банковской выпиской.

Решение любых нештатных ситуаций

  • Если счет-фактура изменен, выставьте новый счет-фактуру.Напишите «Отменено: см. счет-фактуру №. xxx» в исходном счете-фактуре и зарегистрируйте его в Sales Paid.
  • Если получена частичная оплата, укажите в счете «частичная оплата», дату и сумму. Отправьте ксерокопию в Sales Paid и сохраните оригинал в Sales Unpaid. Когда вы обновляете Кассовую книгу, поставьте P рядом с номером счета (например, P169).
  • Если вы выставляете кредит-ноту, присвойте ей номер (например, счету-фактуре) и зарегистрируйте ее в разделе «Неоплаченные продажи». Когда вы обновляете кассовую книгу, запишите данные, как обычно, но укажите сумму в скобках, чтобы показать, что это отрицательная сумма, которую необходимо вычесть из общего объема продаж.

Проверяйте неоплаченные счета раз в неделю

  • Выполняйте любые просроченные или просроченные платежи.
  • Чем дольше клиент должен вам денег, тем дальше в файле «Неоплаченные продажи» будет счет.

4. Продажа за наличные

Ведите отдельный учет регулярных продаж за наличные

  • Используйте кассу или систему электронной торговой точки (EPoS) для учета продаж. Сохраняйте кассовые ведомости или сводки EPoS и используйте их в качестве счетов-фактур в вашей системе.
  • Ведите отдельный учет (например, в кассовой книге) всех денег, поступающих в кассу и выводимых из нее. Ежедневно проверяйте эту запись, чтобы убедиться, что суммы в сумме совпадают с фактическими наличными, которые у вас есть.

Будьте осторожны с вашими записями и тем, как вы используете наличные из кассы

  • Если вы берете наличные из кассы и тратите их, легко потерять счет. Немедленно положите чек в кассу и относитесь к нему как к другим покупкам за наличные.
  • HMRC всегда будет более подозрительно относиться к операциям с наличными.

5. Закупки

Получайте счет или квитанцию ​​каждый раз при совершении покупки

  • Загружайте все свои счета в «Неоплаченные покупки» в порядке дат, начиная с самых последних.
  • Если вы зарегистрированы как плательщик НДС, вы должны иметь счет-фактуру НДС для всех покупок. Для небольших покупок товаров со стандартной ставкой (20% НДС) вы можете рассчитать уплаченный НДС, разделив общую стоимость на 6.
  • Записывайте все покупки, на которые у вас нет чека.Например, если у вас нет билета в качестве доказательства поездки на поезде, сохраните листок бумаги с указанием, куда вы отправились, когда и сколько это стоило.

Когда вы оплачиваете счет чеком, запишите данные на корешке чека

  • Напишите дату, поставщика и сумму.
  • Если вы оплачиваете несколько счетов одним чеком, запишите каждую сумму и итог.
  • Если вы совершаете платеж в электронном виде, сохраните полную информацию об этом аналогичным образом.
  • Возьмите счет из папки «Неоплаченные покупки» и напишите на нем дату и контрольный номер в правом верхнем углу.
  • Поместите счет в разделе «Оплаченные покупки» в порядке даты платежа, поставив последний оплаченный счет вверху.
  • Если у вас есть квитанция и счет, скрепите их вместе.
  • Вам нужна отдельная система для покупок наличными и покупок, сделанных с помощью кредитной карты.

Обновляйте кассовую книгу раз в неделю

  • Просмотрите чеки и проверьте банковскую выписку онлайн. Вносите информацию об оплаченных счетах в кассовую книгу.
  • Сверьте детали со счетами в файле «Оплаченные покупки». Поставьте галочку напротив номера чека в каждом счете, чтобы показать, что данные были введены в вашу кассовую книгу.
  • Ежедневно обновляйте кассовую книгу, если у вас много счетов.

6. Покупки за наличные

Записывайте все деловые расходы, которые вы оплачиваете из собственного кармана

  • Напишите детали покупки на каждой квитанции.

Сохраняйте квитанции в своей папке мелкой кассы

Сумма всех поступлений мелкой наличности один раз в месяц

  • Выпишите себе чек на общую сумму.
  • Прикрепите квитанции к листу формата А4 и отправьте в «Оплаченные покупки».

Внесите данные в кассовую книгу

  • В качестве поставщика укажите свое имя и «возврат мелких денежных сумм».
  • Разбейте общую сумму на различные заголовки, которые вы используете. Например, если вы потратили 10 фунтов стерлингов на канцелярские товары и 5 фунтов стерлингов на парковку, вы должны ввести 15 фунтов стерлингов в качестве общей суммы, разбитой на 10 фунтов стерлингов на канцелярские товары и 5 фунтов стерлингов на проезд.

Таким же образом относитесь к покупкам, сделанным с помощью кредитной карты

  • Возместите себе общую сумму всех деловых покупок, когда придет счет по кредитной карте.
  • Скрепите все чеки вместе.
  • Внесите данные в Кассовую книгу.

7. Проверка банковских выписок

Ежемесячно проверяйте свою банковскую выписку на наличие товаров, которых нет в вашей кассовой книге

  • У вас может быть внереализационный доход, по которому вы не выставили счет. Например, вы могли взять новый кредит, получить грант, получить проценты по вашему счету или получить возврат налога.
  • Платежи по прямому дебету или постоянному поручению, банковские сборы и проценты еще не будут регистрироваться в Кассовой книге.

Внесение сведений об отсутствующих предметах в кассовой книге

  • Введите сведения обо всех внереализационных доходах после записей о деньгах, полученных от продаж.
  • Введите сведения обо всех отсутствующих платежах после списка покупок, которые вы оплатили за этот месяц.

Сопоставьте каждую запись в кассовой книге с записью в выписке по счету

  • Система, которую вы используете для записи продаж и покупок, означает, что записи в вашей кассовой книге должны быть в том же порядке, что и записи в вашей банковской выписке.
  • Отметьте пункт в кассовой книге и в выписке по счету.
  • Убедитесь, что каждый пункт в банковской выписке отмечен галочкой.

8. Выверка банковских счетов

Суммируйте все позиции в вашей кассовой книге, которые не отмечены галочкой

  • Это позиции, которые еще не появились в вашей банковской выписке.
  • Возможно, уплаченные вами деньги еще не отражены в вашей выписке — например, чеки клиентов, которые еще не были оплачены.
  • Также могут быть выплачены деньги, которых еще нет в вашей выписке — например, чеки, которые вы отправили поставщикам, но они еще не оплатили свои счета.

Рассчитайте скорректированный банковский баланс

  • Скорректированный баланс – это то, каким был бы банковский баланс, если бы все внесенные деньги и все выплаченные чеки были показаны в выписке по счету.
  • Скорректированный баланс равен балансу на конец месяца, указанному в отчете, плюс деньги, уплаченные, но не включенные в отчет, за вычетом чеков, выписанных, но не включенных в отчет.

Выверка выписки по счету

  • Запишите скорректированный баланс банка на начало месяца.
  • Добавьте общий выплаченный доход от продаж и другие доходы за месяц (взятые из вашей кассовой книги).
  • Вычтите общую сумму платежей за месяц (взято из кассовой книги).
  • Эта цифра должна равняться скорректированному балансу на конец месяца. Когда это произойдет, вы успешно согласовали свой банковский счет.

Отследить любые ошибки

  • Если вам не удалось успешно выверить банковский счет, вы, должно быть, допустили ошибку где-то в своей бухгалтерии.
  • Разница между рассчитанным значением и скорректированным балансом на конец месяца обычно помогает найти ошибку.
  • Например, если разница составляет 5,25 фунтов стерлингов, найдите счет-фактуру, другой доход или платежную запись на сумму 5,25 фунтов стерлингов. Поиск не должен занять много времени.

Почему важно знать, как вести учет мелкой наличности

Мелкая наличность — это небольшая сумма денег, которую предприятия хранят в своих помещениях и используют для описания транзакций небольших компаний.Это необходимо для того, чтобы вам не приходилось делать расходы из собственного кармана, а также чтобы не было расхождений в балансах. Вот еще несколько причин, почему это важно и как отслеживать мелкие наличные деньги.

 

 

 

Почему важна мелкая наличность?

Каждому предприятию нужны мелкие деньги для совершения небольших транзакций ежедневно или еженедельно. Думайте об этом как о небольшой сумме денег, которая у вас есть под рукой для этих «мелких» расходов, вместо того, чтобы постоянно использовать чек.

 

То, что эти суммы небольшие, не означает, что их не нужно отслеживать. Со временем они могут накапливаться, и вы обычно не задумываетесь об отслеживании этих крошечных сумм. Тем не менее, есть важные причины, по которым мелкие наличные деньги и знание того, как их отслеживать, имеют важное значение.

 

Мелкие операции с наличностью могут быстро складываться. Если вы не документируете их и не отслеживаете свои небольшие покупки, многие ваши потенциальные бизнес-расходы могут остаться невостребованными.Вы практически выбросите деньги.

 

Допустим, у кого-то есть небольшая команда из пяти человек, и раз в месяц их угощают пиццей, которая каждый раз стоит 50 фунтов стерлингов. Это 600 фунтов стерлингов в год, и отсутствие учета этих мелких денежных расходов означает 600 фунтов стерлингов упущенной выгоды. Это может относиться к любому сценарию: от канцелярских товаров до цветов и оплаты проезда на такси до мелкого ремонта.

 

Мелкая наличность также важна, потому что наличие небольших сумм наличных в кассе для деловых расходов означает, что вам не нужно рыться в собственных карманах.Вместо этого вы можете относительно легко справляться с неотложными потребностями.

 

Но самое главное, вероятность утечки очень высока при регулярных небольших расходах. Это означает, что существует потенциальный риск значительного несоответствия в балансовых отчетах.

 

Как вести учет мелкой наличности

 

Теперь, когда вы знаете, почему мелкие наличные так важны, вот несколько важных шагов, которые вы можете предпринять прямо сейчас, чтобы отслеживать мелкие наличные для вашего бизнеса.

 

Шаг № 1. Купите ящик с замком

Довольно просто пойти в канцелярский магазин и купить металлический сейф. В нем будут храниться наличные деньги, которые вы можете использовать. Это также отличное место для хранения квитанций.

 

Ищите небольшую металлическую коробку, которая легко поместится в ящике или на небольшой площади. Убедитесь, что это также безопасно, например, наличие кодового замка или замка с ключом — всего, что затрудняет вмешательство.

 

Шаг № 2 — Назначение ответственности

Если вы работаете не по найму и работаете в команде из одного человека, то ответственность за фонд мелкой наличности лежит на вас.Если у вас небольшая команда, вам необходимо назначить человека, отвечающего за кассу и учетную запись.

 

Если вы выберете второй вариант, убедитесь, что назначенное лицо доступно каждому человеку, которому могут понадобиться мелкие деньги. Это важная работа, так как тот, кто отвечает за охрану этого ящика, должен распределять мелкие денежные средства, хранить письменные квитанции, пополнять наличные деньги в фонде и регистрировать купленные предметы.

 

Шаг № 3. Сохраните ячейку для мелкой наличности и установите лимит

Ваш ящик для мелких денег должен храниться вне поля зрения и в закрытом ящике.Но он все равно должен быть легко доступен, чтобы вы не тратили слишком много времени, пытаясь его достать. Если вы хотите быть в дополнительной безопасности, держите свою кассу для мелких денег в запертом ящике для еще одного уровня защиты.

 

Затем установите лимит снятия. Мелкая наличность не предназначена для замены или избежания бухгалтерского контроля расходов. Все дело в том, чтобы было удобно совершать небольшие покупки, когда вам не нужно выписывать чеки. Итак, установите максимальную сумму транзакции, которая будет обрабатываться через систему мелкой наличности, например, 25 фунтов стерлингов.

 

Таким образом, любая транзакция сверх лимита может быть обработана в рамках обычного процесса покупки как кредиторская задолженность.

 

Шаг № 3 — Внесите наличные в мелкий фонд

После того, как вы выполнили основы, пришло время положить немного денег в копилку. Создайте фонд, убедившись, что вы вкладываете достаточно средств для оплаты большинства покупок за наличный расчет в течение выбранного вами периода времени. Нет смысла откладывать 10 фунтов в неделю, когда знаешь, что мелкие расходы будут намного больше.

 

Это хорошая идея, чтобы перепутать, сколько вы храните в коробке. Включите банкноты номиналом 20, 10 и 5 фунтов стерлингов, а также монеты. Это еще больше упрощает возмещение мелких денежных платежей.

 

Шаг № 5. Создание журнала транзакций

Когда вы впервые окунулись в фонд мелкой наличности, вы должны начать журнал транзакций, которые проходят через ящик. Это может быть простой рукописный журнал бухгалтерского учета, онлайн-таблица или готовый шаблон, который вы загрузили, чтобы сэкономить время.

 

Помещайте каждую транзакцию в этот журнал. Вы также должны разделить его на разные столбцы, чтобы упростить отслеживание. Примером может быть:

 

  • Опишите причину сделки, например приобретение канцелярских товаров.
  • Сумма, потраченная из фонда мелкой наличности.
  • Имя человека, который тратит мелкие деньги.
  • Требовать, чтобы это лицо принесло все чеки.
  • Обновление суммы, оставшейся в фонде после каждой транзакции.

 

Шаг № 6. Отслеживайте фонд мелкой наличности в бухгалтерских записях вашего бизнеса

Счета наличных и мелкой наличности являются счетами активов. Когда вы открываете фонд мелкой наличности, деньги могут быть переведены между счетами, что не повлияет на баланс ваших активов. Как только мелкий денежный фонд становится самостоятельным юридическим лицом, вам необходимо отслеживать его как отдельный счет.

 

Чтобы убедиться, что в ваших балансовых отчетах нет ошибок, убедитесь, что вы регулярно отслеживаете фонд мелкой наличности, чтобы избежать возможных головных болей HMRC.

 

Шаг № 7. Учет операций с наличностью

Когда у вас есть список транзакций, убедитесь, что чек присутствует для каждой покупки. Это то, что поможет держать баланс в порядке. Также рекомендуется отсортировать каждый чек по соответствующей категории расходов и получить общие расходы для каждого.

 

Например, вы можете разделить его между почтовыми расходами, канцелярскими товарами и транспортом. Также важно убедиться, что сумма возмещения равна общей сумме поступлений, которые должны вернуть мелкий денежный фонд к его первоначальному балансу.

 

Благодаря отслеживанию и регистрации каждой операции с наличными в ваших книгах будет порядок, и вам больше не придется использовать средства из собственного кармана. Отслеживание мелких денежных сумм так же важно, как и все другие финансовые мелочи, которыми вам необходимо управлять.

 

Мелкие деньги могут показаться небольшой работой, но это очень важно. Вам все еще нужно решить, кто получит доступ, указать, на что его можно потратить и даже оценивать свои траты каждый месяц.Мы знаем, что это может быть сложно, но чтобы помочь вам начать работу, мы создали несколько бесплатных шаблонов, на которые вы можете сразу же подать в суд, включая журнал мелкой кассы.

 

Начните регистрировать свои небольшие расходы с помощью шаблона журнала мелкой наличности

Если вы хотите не тратить время на настройку журнала транзакций и найти простой способ отслеживать свои операции с наличностью, обязательно загрузите наш бесплатный шаблон журнала наличности ниже.

 

Это один из многих шаблонов, которые мы собрали в полезный пакет, который поможет вам лучше управлять своим бизнесом, включая прибыль и убытки, движение денежных средств и многое другое.

 

Чтобы получить бесплатные шаблоны, воспользуйтесь ссылкой ниже.

Санкционная политика — наши внутренние правила

Эта политика является частью наших Условий использования. Используя любой из наших Сервисов, вы соглашаетесь с этой политикой и нашими Условиями использования.

Как глобальная компания, базирующаяся в США и осуществляющая деятельность в других странах, Etsy должна соблюдать экономические санкции и торговые ограничения, включая, помимо прочего, те, которые введены Управлением по контролю за иностранными активами («OFAC») Департамента США. казначейства.Это означает, что Etsy или любое другое лицо, использующее наши Сервисы, не может участвовать в транзакциях, в которых участвуют определенные люди, места или предметы, происходящие из определенных мест, как это определено такими агентствами, как OFAC, в дополнение к торговым ограничениям, налагаемым соответствующими законами и правилами.

Эта политика распространяется на всех, кто пользуется нашими Услугами, независимо от их местонахождения. Ознакомление с этими ограничениями зависит от вас.

Например, эти ограничения обычно запрещают, но не ограничиваются транзакциями, включающими:

  1. Определенные географические области, такие как Крым, Куба, Иран, Северная Корея, Сирия, Россия, Беларусь, Донецкая Народная Республика («ДНР») и Луганская Народная Республика («ЛНР») области Украины, или любой отдельный или юридическое лицо, работающее или проживающее в этих местах;
  2. Физические или юридические лица, указанные в санкционных списках, таких как Список особо обозначенных граждан (SDN) OFAC или Список иностранных лиц, уклоняющихся от санкций (FSE);
  3. Граждане Кубы, независимо от местонахождения, если не установлено гражданство или постоянное место жительства за пределами Кубы; и
  4. Предметы, происходящие из регионов, включая Кубу, Северную Корею, Иран или Крым, за исключением информационных материалов, таких как публикации, фильмы, плакаты, грампластинки, фотографии, кассеты, компакт-диски и некоторые произведения искусства.
  5. Любые товары, услуги или технологии из ДНР и ЛНР, за исключением подходящих информационных материалов и сельскохозяйственных товаров, таких как продукты питания для людей, семена продовольственных культур или удобрения.
  6. Ввоз в США следующих товаров российского происхождения: рыбы, морепродуктов, непромышленных алмазов и любых других товаров, время от времени определяемых министром торговли США.
  7. Вывоз из США или лицом США предметов роскоши и других предметов, которые могут быть определены США.S. Министр торговли, любому лицу, находящемуся в России или Беларуси. Список и описание «предметов роскоши» можно найти в Приложении № 5 к Части 746 Федерального реестра.
  8. Товары, происходящие из-за пределов США, на которые распространяется действие Закона США о тарифах или связанных с ним законов, запрещающих использование принудительного труда.

Чтобы защитить наше сообщество и рынок, Etsy принимает меры для обеспечения соблюдения программ санкций. Например, Etsy запрещает участникам использовать свои учетные записи в определенных географических точках.Если у нас есть основания полагать, что вы используете свою учетную запись из санкционированного места, такого как любое из мест, перечисленных выше, или иным образом нарушаете какие-либо экономические санкции или торговые ограничения, мы можем приостановить или прекратить использование вами наших Услуг. Участникам, как правило, не разрешается размещать, покупать или продавать товары, происходящие из санкционированных районов. Сюда входят предметы, которые были выпущены до введения санкций, поскольку у нас нет возможности проверить, когда они были действительно удалены из места с ограниченным доступом. Etsy оставляет за собой право запросить у продавцов дополнительную информацию, раскрыть страну происхождения товара в списке или предпринять другие шаги для выполнения обязательств по соблюдению.Мы можем отключить списки или отменить транзакции, которые представляют риск нарушения этой политики.

В дополнение к соблюдению OFAC и применимых местных законов, члены Etsy должны знать, что в других странах могут быть свои собственные торговые ограничения и что некоторые товары могут быть запрещены к экспорту или импорту в соответствии с международными законами. Вам следует ознакомиться с законами любой юрисдикции, когда в сделке участвуют международные стороны.

Наконец, члены Etsy должны знать, что сторонние платежные системы, такие как PayPal, могут независимо контролировать транзакции на предмет соблюдения санкций и могут блокировать транзакции в рамках своих собственных программ соответствия.Etsy не имеет полномочий или контроля над независимым принятием решений этими поставщиками.

Экономические санкции и торговые ограничения, применимые к использованию вами Услуг, могут быть изменены, поэтому участникам следует регулярно проверять ресурсы по санкциям. Для получения юридической консультации обратитесь к квалифицированному специалисту.

Ресурсы: Министерство финансов США; Бюро промышленности и безопасности Министерства торговли США; Государственный департамент США; Европейская комиссия

Последнее обновление: 18 марта 2022 г.

Рейтинги и данные магазинов приложения

Cash Book: Cash Management App

Кто может использовать CashBooks?

Для менеджера по работе с клиентами — Управленческий учет стал проще, знайте свои движение денежных средств и баланс трудовой книжки.Нет необходимости рассчитывать свой ежедневный денежный баланс продаж вручную. Это поможет вам легко согласовывать финансы и вести книгу записей.

📚 Бухгалтерский инструмент — Сокращает работу бухгалтера, нет нужно добавить транзакции в excel. Просто добавьте его в приложение кассовой книги в качестве регистрационной книги. Для продвинутой работы можно всегда экспортируйте таблицы Excel или Google и используйте их в своей настольной системе.

🅿️ Генератор отчетов — Доступ ваши книги быстро, если клиентам нужен отчет, вы можете легко поделиться с ними отчетом в формате PDF в WhatsApp в любом месте на идти.

Для бизнеса — Используйте как кассовый аппарат для отслеживания движения денег, как простую бухгалтерскую книгу. Экспорт отчеты в формате Excel или PDF. Знайте, сколько денег осталось. Управлять бухгалтерской книгой в CashBook проще, чем к ручке и бумаге.

🧑‍🤝‍🧑 Управление зарплатой персонала — добавьте книгу и назовите ее «Зарплатная книга». Продолжайте добавлять аванс зарплаты вы даете работнику, чтобы знать остаток заработной платы, оставшийся в конце месяца. Перейти к поиску и введите имя персонала.Он покажет вам сумму заработной платы, выплаченную персоналу, и окончательный баланс, оставшийся оплаченный.

💰 Управление кредитным дебетом бизнеса — Создайте новую книгу для управления своим долгом перед поставщиками. Добавить кредит в примечание операций, купленных в кредит, чтобы узнать баланс в любое время используйте поиск и фильтр.

Для Индивидуальный — Используйте его как приложение для управления расходами и управления деньгами. Делайте финансовое планирование и планируйте свой ежемесячный план бюджет. Это поможет предотвратить чрезмерные расходы с вашей стороны.Следите за карманными деньгами. Приложение Cash — это ваш дневник расходов или финансовый блокнот.

📈 В качестве инструмента контроля денег — помогает следить за деньгами, которые вы тратите, и работает планировщиком бюджета.

📊 Классифицируйте свои расходы — создавайте бухгалтерские книги для регистрации различных расходов. Новый книги для домашнего бюджета или офиса, чтобы управлять повседневными расходами.

💳 Управление задолженностью — Когда вы даете взаймы наличные деньги, как долг кем-то Cash App действует как здоровое напоминание о том, чтобы погасить долг быстро.

🏧 Приложение Khata — Чтобы узнать, сколько ваших друзей и членов семьи должны просто найти их имя, книгу всех их финансов с предыдущими записями будет доступно.

Функции кассовой книги

Поделиться кассовой книгой — Создавайте столько кассовых книг, сколько хотите и вести отдельные записи для каждого из ваших бухгалтерских счетов.
Поделитесь кассовой записью с членами команды, разделите разумно расходовать расходы и вести учет регулярных платежей

Общие книги — самый простой способ разделить расходы с друзьями и семьей и перестаньте беспокоиться о том, «кто кому должен».

Генерировать отчет — Легко генерировать отчет и вынесите его в виде таблиц Excel или Google и PDF.

Прикрепить счета — Прикрепить счет к книгу, добавив изображение счета с записью в бухгалтерской книге.

Поиск — Найти запись всех поступлений и выплат наличных транзакций, связанных с термином примечания.

Фильтр -Нажмите на фильтр и выберите кредит или дебет, обналичивание или внесение наличных.
Использовать фильтр даты для переключения между представлением дневного бюджета и месячного бюджета

Рабочий стол Приложение — Теперь используйте приложение «Кассовая книга» на настольном компьютере или компьютере — https://web.cashbookapp.in/login

100% автоматическое резервное копирование данных — Все данные, связанные с вашим номером телефона, могут быть доступны с разных устройств. Теперь пользователям не нужно бояться потери книга учета или регистрационная книга.

Кассовая книга может быть неправильно написана как Kas Book, Kash Book, Kata Book, Cashe Book некоторыми пользователями.

Кассовая книга также может использоваться в качестве бухгалтерской книги, менеджера доходов и расходов, кредитного дебетового регистратора, актива регистратор долгов, финансовый менеджер и личная сберегательная книжка.

Вопросы о CashBook? напишите нам на [email protected]в

Веб-сайт — http://cashbook.in/

Как вести кассовую книгу и главную книгу в Excel для малого бизнеса

Ведение бухгалтерских книг важно для любого бизнеса, большого или малого. Главная книга и кассовая книга являются одними из наиболее важных бухгалтерских записей, поскольку они помогают владельцам бизнеса отслеживать расходы, доходы, денежные потоки и другую финансовую информацию компании. Но большинству владельцев бизнеса не удается постоянно вести эти книги, как и новогодние обещания в спортзале.

Наиболее распространенными причинами, по которым люди не могут вести кассовую книгу и бухгалтерскую книгу, являются нехватка времени и сложные процессы. Однако теперь с помощью Excel, Tally и других бухгалтерских приложений вы можете легко вести кассовую книгу, бухгалтерскую книгу и другие учетные записи.

Этот блог предоставит вам пошаговое руководство по ведению кассовой книги и бухгалтерской книги в Excel, Tally или даже вручную.

Что такое кассовая книга и почему она важна?

Кассовая книга

— это запись денежных поступлений и платежей, произведенных предприятием.Он также известен как регистр кассовых операций. Кассовая книга разделена на две части:

  • Приток наличности: Включает в себя все поступления наличных средств, снятие наличных в банке, продажи за наличные и многое другое.
  • Отток наличности: Сюда входят все платежи предприятия наличными, такие как мелкие расходы, покупки за наличные и т. д.

Вам необходимо вести кассовую книгу по следующим причинам:

  • Отслеживание всех расходов, платежей и поступлений
  • Сверка сберегательной книжки с кассовой книжкой
  • Точная подготовка финансовой отчетности
  • Получение представления о состоянии денежных средств предприятия
  • Для простого и эффективного управления финансами
  • Управление денежными средствами поток бизнеса

Что такое бухгалтерская книга и почему она важна?

Ledger — это книга, в которой регистрируются все финансовые операции бизнеса, связанные с конкретной транзакцией.Основными книгами являются продажи, покупки и главная книга. В бухгалтерской книге есть все закрытия и открытия, а также сделки конкретного должника, кредитора, актива или обязательства.

Пример: Вы продаете товары в кредит молочному заводу Gopal, затем вам необходимо вести бухгалтерскую книгу для молочного завода Gopal, записывая все продажи, поступления, скидки, возвраты, проценты и т. д. операции молочного завода Gopal.

Вам необходимо вести бухгалтерскую книгу по следующим причинам:

  • Чтобы узнать точную сумму к оплате или получению от любой стороны
  • Для отслеживания сроков платежей, возвратов и поступлений
  • Предоставление начального и конечного сальдо для подготовки финансовой отчетности
  • Ведение истории учета всех финансовых операций
  • Легко рассчитать налог на товары и услуги, доходы, расходы и прибыль/убыток.

Как вести кассовую книгу?

Кассовую книгу

необходимо регулярно обновлять для обеспечения точности, и вы можете вести ее вручную в блокноте, Excel или Tally. Вы всегда можете обратиться к кассовой книге, чтобы отследить конкретный расход или дату транзакции. Проверим, как вести кассовую книгу разными способами.

Как вести кассовую книгу вручную?

Это самый простой способ ведения кассовой книги. Вы можете вести дневник и ежедневно фиксировать денежные поступления и платежи в самом журнале регистрации.

Вот шаги для ведения кассовой книги вручную:

  • Ведите отдельный блокнот/дневник в качестве кассового аппарата
  • Используйте новую страницу каждый день и указывайте дату вверху
  • Теперь вы можете записывать все кассовые операции в формате одного столбца, как показано на рисунке
  • Укажите начальный остаток денежных средств в левой части (дебетовая сторона)
  • Укажите все снятие наличных, продажи и поступления в левой части (дебетовая) с датой и подробностями
  • Укажите все денежные расходы, покупки и депозиты в правая сторона (кредит)
  • В конце дня подсчитайте остаток на конец дня и разместите его на левой стороне (кредит)
  • Исходящий баланс = начальный баланс + все поступления/снятия/доходы – все расходы/платежи/ депозиты
  • Подсчитайте сумму закрытия кассовой книги с текущими наличными в кассе на конец дня.

Как вести кассовую книгу в Excel?

Excel — одно из самых популярных программ для ведения кассовой книги и бухгалтерских книг для малого бизнеса. Вы можете использовать простые шаблоны Excel для ведения кассовой книги. Ознакомьтесь с инструкциями по ведению кассовой книги в Excel.

Следуйте этим простым шагам, чтобы вести кассовую книгу в Excel:

  • Откройте новый файл Excel и создайте две стороны (дебет и кредит) с тремя столбцами в каждой.
  • Назовите три столбца «Дата», «Сведения» и «Сумма» с каждой стороны, как показано на рисунке.
  • Теперь вы можете начать записывать все приходы и оттоки денежных средств в соответствующих столбцах с датами и деталями.
  • Укажите начальный остаток денежных средств в левой части (дебетовая сторона)
  • Укажите все снятие наличных, продажи и поступления в левой части (дебетовая) с датой и подробностями
  • Укажите все денежные расходы, покупки и депозиты на правой стороне (кредит)
  • Используйте формулу Excel для расчета конечного баланса путем суммирования притоков и начального баланса и вычитания денежных потоков
  • Вы можете вести кассовую книгу в Excel ежедневно, еженедельно или ежемесячно в зависимости от ваших потребностей
  • Сопоставьте конечный баланс с наличными в кассе.

Советы по ведению кассовой книги в Excel

  • Используйте отдельные листы в одной книге для разных периодов: Ежедневно или Ежемесячно
  • Вы можете сделать формат или загрузить шаблон кассовой книги Excel непосредственно с любого веб-сайта.

Как вести кассовую книгу в Tally?

Tally — одно из самых популярных бухгалтерских программ в Индии, используемое малыми и крупными предприятиями для ведения бухгалтерского учета и бухгалтерского учета.

Шаги для ведения кассовой книги в Tally

Ведение кассовой книги в Tally очень просто.Вам нужно пройти первичные проводки, и кассовая книга автоматически обновится.

Вот шаги для прохождения этих записей в Tally:

  • Перейти к «Шлюзу подсчета»
  • Выбрать учетную запись

Все записи передаются в Tally через учетную запись. Вам необходимо предоставить три типа доступа для ведения Cashbook в Tally.

Платежные проводки: Для записи денежных расходов и платежей

  • Нажмите F5 в кассовом ваучере для записи платежа
  • Дебет счета расходов или партии
  • Кредит счета наличности

Операции прихода: Для регистрации поступления и прихода денежных средств

  • Нажмите F6 в окне бухгалтерского ваучера для ввода квитанции
  • Дебет наличного счета
  • Зачисление на счет доходов/доходов или партийного счета

Противоположный ввод: для записи наличных депозитов и снятия

  • Нажмите F4 в окне расчетного чека для ввода платежа
  • Дебетование банковского счета и зачисление денежного счета в случае внесения наличных
  • Зачисление банковского счета и зачисление денежного счета в случае снятия наличных

Для просмотра Касса в Tally:

  • Перейти к шлюзе Tally
  • Выбрать Дисплей Опция или нажмите D «
  • Выбрать Книги счета
  • Выберите Cash Book Bookger
  • Нажмите ALT + F2 , чтобы выбрать диапазон дат

Как вести бухгалтерскую книгу?

Ledger — это одна из важнейших записей финансовых транзакций коммерческой организации.Часто для ведения Главной книги используется система двойной записи.

Как вести бухгалтерскую книгу вручную?

Для ведения книги вручную необходимо создать два разных регистра: Ежедневник и Книгу учета.

  • Ежедневник: Ежедневник — это вспомогательная книга, используемая для записи всех транзакций ежедневного бизнеса. Эта книга не содержит головок счетов и их остатков.
  • Бухгалтерская книга: Бухгалтерская книга включает главы счетов и их остатки.Все записи транзакций, размещенные в ежедневнике, должны быть перенесены в бухгалтерскую книгу по соответствующим главам.

Например: Если вы продаете товары в кредит господину А, вам нужно сначала отразить это в своем дневнике как Продажи, сделанные господину А. Бухгалтерская книга.

Шаги для ведения книги вручную

  • Используйте два дневника/блокнота/регистра: один для ежедневника и один для бухгалтерской книги
  • Разделите бухгалтерскую книгу на несколько разделов в зависимости от количества транзакций, которые вам могут понадобиться.
  • Сначала регистрируйте каждую транзакцию в ежедневнике, а затем публикуйте ее в соответствующих регистрах.

Рекомендуем прочитать: Как создать бухгалтерскую книгу в Tally ERP 9 (Tally Prime)

Как вести бухгалтерскую книгу в Excel?

Даже в Excel вам необходимо создать листы двух разных типов: лист ежедневника и лист бухгалтерской книги для каждой стороны или счета. Вы можете создать несколько листов для других учетных записей и сторон в одной книге.

Вот шаги для ведения книги в Excel:

  • Откройте и создайте две рабочие книги Excel и назовите их «Главная книга» и «Дневная книга».
  • Создайте несколько листов в рабочей книге: Каждый лист для каждого руководителя или счета
  • На листе ежедневника создайте следующие столбцы: Номер старшего, Дата Сумма дебета, Сумма кредита, как показано на рисунке
  • Определите счет/сторону имя для каждого листа бухгалтерской книги
  • Назовите 3 столбца, такие как Дата, Сведения, Сумма дебета, Сумма кредита и Баланс, как показано на рисунке.
  • Введите все транзакции в лист ежедневника, а затем перенесите их в соответствующий лист бухгалтерской книги с датой
  • Добавьте формулу для расчета Баланса каждого счета Главной книги.Сложите все суммы на стороне дебета и вычтите общую сумму на стороне кредита, чтобы найти итоговый баланс.

Примечание: Если итог по кредиту больше, чем Итог по дебету, разнесите сумму по дебету, иначе по кредиту.

Как вести бухгалтерскую книгу в Tally?

Самое приятное в ведении бухгалтерской книги в Tally заключается в том, что вам нужно передать только одну запись в качестве ваучера, и Tally будет автоматически вести бухгалтерские книги.

Вы должны создать заголовки счетов, под которыми будут вестись все бухгалтерские книги.Например: если вы хотите создать бухгалтерскую книгу для клиентов, вы можете создать заголовок учетной записи под названием «Разные должники» или «Клиенты».

Вот шаги для ведения бухгалтерской книги в Tally:

  • Откройте Tally и перейдите к Gateway of Tally
  • Нажмите «Информация об учетных записях» в меню «Дисплей»
  • Нажмите «Гроссбухи» и нажмите «Ввод»
  • Нажмите кнопку «Создать» или Alt + C хотите создать новую книгу
  • Пропустите записи через бухгалтерский ваучер, и они будут автоматически размещены в соответствующей книге

Вот шаги для просмотра книги в Tally:

  • Перейдите к Gateway Tally
  • Выберите Display Option или нажмите « D. »
  • Выберите Бухгалтерские книги или нажмите «A».
  • Выберите книгу, которую хотите просмотреть
  • Нажмите Alt +F2 , чтобы выбрать диапазон дат

    Лучшие способы ведения кассовой книги и бухгалтерских книг

    Как правило, существует три способа ведения Кассовой книги и Главной книги: вручную, в Excel или Tally. Однако не каждый метод подходит для каждого бизнеса.Давайте сравним различные методы и выясним, какой из них лучше всего подходит для ведения Cashbook и Ledger для малого бизнеса.

    Даже предприятия, которые внедрили системы бухгалтерского учета, по-прежнему используют ручку и бумагу для записи бизнес-транзакций в той или иной форме. Вот некоторые из преимуществ и недостатков ручного ведения бухгалтерского учета.

    Плюсы

    • Очень просто и не требует вложений
    • Вы получите лучшее представление о притоке и оттоке денежных средств
    • Не требует специальных знаний, аппаратного или программного обеспечения.

    Минусы

    • Слишком много ошибок в расчетах и ​​проводках
    • Не подходит для предприятий с большим количеством транзакций
    • Требует много времени

    Лучше всего подходит для

    • Владельцы магазинов
    • Самозанятые
    • Поставщики услуг
    • Предприятия с менее чем 20 транзакциями в день

    Excel, несомненно, является наиболее используемым программным обеспечением для ведения учета.Даже при наличии всеобъемлющей системы бухгалтерского учета бухгалтеры используют Excel для ведения записей и балансов. Вот некоторые плюсы и минусы использования Excel для ведения бухгалтерских книг.

    Плюсы

    • Очень прост в обслуживании
    • Вы можете скачать готовый шаблон из Интернета
    • Ошибки в расчетах маловероятны
    • Простота поиска или нахождения конкретных расходов
    • Доступно и может быть автоматизировано до определенной степени

    Минусы

    • Нужна компьютерная система и установлен Excel
    • Не подходит для предприятий с очень небольшим или слишком большим количеством транзакций
    • Требуется основной компьютер и навыки работы с Excel
    • Немного трудоемкий и громоздкий

    Подходит для

  • 7
    • Розничные торговцы
    • Малый бизнес
    • Поставщики услуг
    • Предприятия с менее чем 50 транзакциями в день

    Tally используется для выставления счетов, управления запасами и ведения бухгалтерского учета всего бизнеса.Вот некоторые преимущества и недостатки ведения кассовой книги/бухгалтерской книги с помощью Tally.

    Плюсы

    • Очень прост в использовании и обслуживании
    • Подходит для предприятий с большим количеством транзакций
    • Может использоваться для бухгалтерского и бухгалтерского учета
    • Очень надежен и точен
    • Легко найти или найти конкретный расход

    Минусы

    • Требуются базовые навыки работы с компьютером и Tally
    • Не подходит для бизнеса, очень мало транзакций
    • Дорого и непрактично для самозанятых, фрилансеров и небольших предприятий.

    Подходит для

    • Розничная и оптовая торговля
    • Универсальные магазины
    • Услуги и предприятия

    • Приложения для выставления счетов и учета

    Это новейший и один из самых эффективных способов ведения Cashbook и Ledger без каких-либо знаний или инфраструктуры. Любой владелец бизнеса может установить эти бухгалтерские приложения на свой телефон, чтобы бесплатно вести бухгалтерские книги.

    Vyapaar, myBillBook, Khatabook, OpenBook и т. д. — это популярные приложения для выставления счетов и учета для смартфонов, которые позволяют владельцам бизнеса вести Ledger и Cashbook в электронном виде.

    Преимущества использования приложений для смартфонов:

    • Его может использовать любой бизнес, независимо от его размера или типа
    • Нет необходимости в каких-либо знаниях в области бухгалтерского учета
    • Бесплатно
    • Простота установки и эксплуатации
    • Простое резервное копирование данных и удаленный доступ к данным
    • Единая точка запись для всех обновлений учетной записи
    • Отсутствие ошибок в расчетах и ​​простая сверка

    Недостатки использования приложений для смартфонов:

    • Не обеспечивает полное решение для бухгалтерского учета
    • Невозможно передавать журнальные записи для окончательных счетов
    • Ограниченная видимость в финансовых счетах
    • Несовместимо для среднего и крупного бизнеса

    Советы по ведению кассовой книги и бухгалтерской книги для новых Владельцы бизнеса

    • Регулярно обновляйте бухгалтерские книги, как Кассовую книгу, так и Главную книгу.Это поможет вам легко отслеживать эффективность вашего бизнеса и выявлять любые расхождения или неправильные записи.
    • Обязательно перепроверяйте все транзакции перед их размещением в Кассовой книге и Главной книге.
    • Не используйте сложное бухгалтерское программное обеспечение или инструменты, которые могут отнимать много времени и быть жесткими.
    • Храните свои финансовые записи в надежном месте и регулярно делайте резервные копии.
    • Ежемесячно/еженедельно проводите сверку кассовой книги и бухгалтерской книги. Это поможет вам выявить любые несоответствия и принять корректирующие меры.
    • Немедленно записывайте или записывайте операции с наличными в Кассовой книге. Это поможет вам избежать путаницы или ошибок на более позднем этапе.
    • Периодически просматривайте свои финансовые отчеты и принимайте соответствующие меры для повышения эффективности бизнеса.

    Раздел часто задаваемых вопросов

    1. Как вести Кассовую книгу?

      Чтобы вести кассовую книгу для бизнеса, владельцы бизнеса должны записывать все притоки и оттоки денежных средств в дневнике, Excel или Tally.Кассовая книга должна быть оформлена в специальном формате для быстрой идентификации дебетовых и кредитовых операций.

    2. Как вести Ledger?

      Для ведения бухгалтерской книги предприятиям необходимо проводить все бизнес-операции из ежедневника на учетную запись бухгалтерской книги. Каждая бухгалтерская книга стороны или учетной записи должна отображать все транзакции этой учетной записи и давать окончательный баланс учетной записи.

    3. Каковы преимущества ведения кассовой книги?

      Ведение кассовой книги имеет много преимуществ.Это помогает владельцам бизнеса отслеживать свою эффективность, управлять своими финансами и избегать расхождений в своих счетах.

    4. Как вести мелкую кассовую книгу?

      Как и кассовая книга, мелкая кассовая книга также может вестись для записи всех мелких операций с наличностью в бизнесе. В кассовой книге фиксируются только мелкие расходы и доходы, такие как расходы на уборку, расходы на чай и кофе, продажа отходов и т.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.