Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается: контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главбуха организации — Бухонлайн — Печати, полиграфия, наружная реклама в Волгограде

Содержание

27 Порядок ведения кассовой книги

Порядок ведения кассовой книги

Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу. (Приложение № 7).

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

Лекция «Лекция 13» также может быть Вам полезна.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.

Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги». (Приложение № 8). Одновременно с ней формируется распечатка «Отчет кассира» (

Приложение № 2). Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

Ведение кассовой книги

Рассмотрим два варианта заполнения кассовой книги.

Первый вариант – это вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на одной странице. Отчет кассира может быть оформлен при этом двумя способами.

1) Отчетом кассира – это следующая страница кассовой книги. Первые и вторые экземпляры страниц помечается одинаковыми номерами. Между двумя листами распологается копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира.

Первые экземпляры остаются в кассовой книге.

2) Отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. На чистом листе пишется или печатается название «Отчет кассира за «______» ______г.». Записи на чистом листе осуществляются через копирку. По окончании рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге. Второй вариант – это горизонтальное расположение страниц.

Каждая страница кассовой книги состоит при этом из двух одинаковых частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) — как второй экземпляр лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копировальную бумагу. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.

Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части остаются в кассовой книге. Вторые — должны быть отрывными так как они служат отчетом кассира и до конца операций в течении дня не отрываются.

Сначала на листе кассовой книги указываются все приходные документы, а затем все расходные документы.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает под расписку в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

ВНИМАНИЕ! Если среди остатка денег есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке (см. лимит остатка кассы).

Как говорилось ранее, в организации должна быть только одна кассовая книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения (филиалы, представительства), очень сложно или даже невозможно выполнить это требование. Даже если обособленное подразделение находится в одном городе с головной организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить выручку и кассовые документы в головной офис, так чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом городе, то такая практика становится невозможной.

В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации нет никаких разъяснений по этому поводу. Тем не менее на титульном листе книги есть строка, в которой указывается структурное подразделение организации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной книги структурным подразделением.

Проще обстоит дело с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Такие обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают в головную организацию только копии первичных кассовых документов и книги, заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения организации.

Оригиналы хранятся в обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе. При составлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти показатели.

Если же обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, то оно может вести отдельный раздел кассовой книги. Этот раздел должен быть прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В этом случае разделы передаются в головную организацию вместе с оригиналами первичных кассовых документов. В обособленном подразделении остаются их копии.

В обоих случаях организации необходимо установить методику работы с кассовой книгой. Ее следует утвердить приказом по организации. Это может быть как отдельный приказ, так и пункт приказа по учетной политике.

В методике необходимо предусмотреть:

Коды или индексы всех подразделений организации
Порядок нумерации кассовых документов
Способ ведения кассовой книги
Периодичность и перечень документов, передаваемых в головную организацию.

4. Порядок ведения кассовой книги и обязанности кассира Общий раздел Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине (утратило силу) | Нормативная база Украины

4.1. С целью обеспечения осуществления расчетов наличными предприятия должны иметь кассу, а их руководители должны обеспечить надлежащее обустройство этой кассы и надежное хранение наличных средств в ней. Если по вине руководителей не были созданы надлежащие условия для обеспечения сохранности средств во время их хранения и транспортировки, то они несут за это ответственность в установленном законодательством Украины порядке.

Хранение в кассе наличных и других ценностей, не принадлежащих этому предприятию, запрещается.

4.2. Все поступления и выдачу наличных в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге (приложение 5).

Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений).

Обособленные подразделения предприятий, проводящие операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением их приходным кассовым ордером, а также по выдаче наличных на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции с оформлением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями, ведут кассовую книгу.

Обособленные подразделения предприятий, страховые агенты, брокеры, распространители лотерей, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличных по кассовым ордерам, а также предприниматели кассовую книгу не ведут.

Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены оттиском печати предприятия (юридического лица). Количество листов в кассовой книге подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица).

Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые экземпляры, являющиеся неотрывной частью листа кассовой книги — «Вкладные листы кассовой книги», остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги — «Отчет кассира», являются документом, по которому кассиры отчитываются по движению денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.

Исправления в кассовой книге, как правило, не допускаются. Если исправления сделаны, то они подтверждаются подписями кассира, а также главного бухгалтера или замещающего его лица.

4.3. Записи в кассовой книге производятся кассиром по операциям получения или выдачи наличных по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день их поступления или выдачи. При отсутствии движения наличных в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день могут не осуществляться.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличных в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными кассовыми ордерами под роспись в кассовой книге. Наличные, выданные по расходным ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге по истечении сроков этих выплат (согласно пункту 2.10 настоящего Положения), а закрытие вышеуказанных документов и выписывание соответствующих расходных кассовых ордеров осуществляются в порядке, определенном в пункте 3.9 настоящего Положения.

Если бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, использующее при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет кассовой книги, то записи в кассовой книге юридического лица осуществляются на следующий рабочий день предприятия — юридического лица.

Предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые проводят кассовые операции с отражением их в кассовой книге и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия — юридического лица, внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия (юридического лица) согласно требованиям законодательства Украины, в частности определение времени рабочих смен, обеспечение бухгалтерского учета кассовых операций и т. п.

4.4. Предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме при помощи компьютерных средств. Программное обеспечение, при помощи которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатывание каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме.

Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовую книгу должны вноситься до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.

В случае распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год.

После распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под роспись во «Вкладном листе кассовой книги».

«Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По завершении календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица).

По завершении календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.

4.5. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем.

4.6. Старший кассир перед началом рабочего дня (при наличии на предприятии нескольких кассиров) выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных под роспись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег (приложение 6), которую ведет старший кассир.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться о полученных и выданных наличных по соответствующим кассовым документам и сдать остаток наличных и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под роспись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег.

Книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег применяется также для учета наличных, выданных из кассы предприятия доверенному лицу, выплачивающему заработную плату в течение установленного срока, и возврата им имеющихся наличных и кассовых документов.

4.7. Руководитель предприятия в случае зачисления на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и знакомит его под роспись с требованиями настоящего Положения.

4.8. Кассир согласно законодательству Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены выполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности на время выполнения им обязанностей кассира.

При отсутствии кассира (в связи с болезнью и т. п.) ценности, переданные ему под ответственность, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей могут возлагать согласно письменному распоряжению руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

4.9. На предприятиях, имеющих обособленные подразделения или обслуживающихся централизованными бухгалтериями, оплату труда, выплаты пособий в связи с временной нетрудоспособностью, стипендий и премий могут производить по письменному приказу руководителя другие, кроме кассиров, лица, с которыми заключается договор, предусмотренный пунктом 4.7 настоящей главы, и на которых возлагаются обязанности, установленные для кассиров настоящим Положением.

4.10. С целью контроля за сохранностью наличных средств на предприятиях проводятся инвентаризации касс. Для проведения инвентаризации кассы, которая должна осуществляться согласно приказу руководителя, назначается комиссия, которая по завершении инвентаризации кассы составляет акт о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 7).

Комиссия проверяет наличие средств путем полного пересчета всех наличных средств, имеющихся в кассе, ценных бумаг, чековых книжек и т. п. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у материально ответственного лица.

До начала инвентаризации все материально ответственные лица (лица, отвечающие за сохранность средств) дают расписку, определенную в приложении 7.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственного лица, сдавшего ценности, материально ответственного лица, принявшего ценности, а также бухгалтерии).

Инвентаризация касс проводится на каждом предприятии в сроки, установленные руководителем, с покупюрным пересчетом всех наличных средств и проверкой других ценностей, хранящихся в кассе. Остаток наличных в кассе сверяется с данными учета по книгам учета. Наличные, хранящиеся в кассе, но не подтвержденные кассовыми документами, считаются излишком наличных в кассе. В случае применения предприятием в расчетах РРО сверяется сумма имеющихся наличных на месте проведения кассиром расчета с суммой, указанной в отчете РРО (в РК и КУРО). При выявлении в ходе инвентаризации недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и выясняются обстоятельства их возникновения. Сумма недостачи возмещается согласно законодательству Украины, а излишек оприходуется в кассе и зачисляется в доход соответствующего предприятия.

При автоматизированном ведении кассовой книги следует проводить проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Вышестоящие организации (при их наличии) на всех подведомственных предприятиях, а также аудиторы (аудиторские фирмы) согласно заключенным договорам в ходе проведения документальных ревизий обязательно проводят инвентаризацию касс и проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций. В хозяйственных обществах, если это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводят ревизионные комиссии.

Проверки соблюдения порядка ведения операций с наличными осуществляют определенные законодательством Украины органы контроля согласно их компетенции (далее — органы контроля).

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на _ организации (ответ)

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на _ организации
(*ответ*) главного бухгалтера
руководителя
кассира
начальника отдела кадров
После возвращения из командировки или проведенных хозоперационных расходов подотчетное лицо представляет в бухгалтерию
(*ответ*) авансовый отчет
накладную
договор
счет-фактуру
_ кодексом РФ (ст. 139 «Исчисление средней заработной платы») установлен единый порядок исчисления средней заработной платы
(*ответ*) Трудовым
Налоговым
Таможенным
Бюджетным
_ — выданные банком организациям и физическим лицам денежные средства на определенный срок и определенные цели на возвратной основе и обычно с уплатой процентов
(*ответ*) Банковский кредит
Коммерческий кредит
Некоммерческий кредит
Целевое финансирование
_ — средства, получаемые организацией на строго определенные цели: научно-исследовательские работы, подготовку кадров, содержание детских учреждений и др.

(*ответ*) Целевое финансирование
Банковский кредит
Целевой кредит
Коммерческий кредит
_ заработная плата — выплаты за непроработанное время, предусмотренные законодательством по труду: оплата очередных отпусков, перерывов в работе кормящих матерей, льготных часов подростков, за время выполнения государственных и общественных обязанностей, выходного пособия при увольнении и др.
(*ответ*) Дополнительная
Основная
Аккордная
Прямая
_ вексель — письменное долговое денежное обязательство одной стороны (векселедателя) уплатить определенную сумму денег по наступлении срока платежа другой стороне (векселедержателю) по совершенным торговым сделкам или в уплату за выполненные работы или оказанные услуги
(*ответ*) Простой
Переводной
Сложный
Комплексный
_ вексель выписывается кредитором (трассантом) и содержит письменный приказ дебитору (трассату) уплатить указанную в векселе сумму третьему лицу (ремитенту) или предъявителю
(*ответ*) Переводной
Простой
Сложный
Комплексный

Ответов: 1 | Категория вопроса: Экономические дисциплины

Кассовая книга.

Карточки складского учета

Содержание

1. Кассовая книга

2. Карточки складского учета

3. Схема пассивных и активных счетов

Список использованной литературы

1. Кассовая книга

КАССОВАЯ КНИГА — форма для отражения операций с наличными деньгами, учитывающая все поступления и выдачи денег. Кассовая книга ведется кассиром. Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге денежных средств нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью предприятия. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано «Х» страниц» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно, с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Движение денег в кассе осуществляется кассиром по кассовой книге (форма КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и пропечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов кассовой книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера турфирмы.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов называются отчетами кассира. Первые экземпляры остаются в книге. Помарки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Все исправления должны быть заверены подписями кассира или главного бухгалтера!

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. В конце рабочего дня подсчитываются итоги по поступлению и выдаче денег в кассе и выводится остаток на конец дня. Затем кассир передает в бухгалтерию отрывной лист записей с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом. В этом случае листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира» по форме КМ-6. Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

В конце месяца листы кассовой книги сшиваются и скрепляются сургучной или мастичной печатью с указанием количества листов.

2. Карточки складского учета

Карточка, в которой отражается учет движения и остатки материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т.п.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов.

КАРТОЧКА СКЛАДСКОГО УЧЕТА — отпуск материалов со складов (кладовых) подразделения организации на производство может оформляться путем записи непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. Материалы отпускаются на основании лимитно-заборных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточке складского учета. Здесь же указывается шифр или наименование заказа (затрат). При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа. Перечень материалов, отпускаемых указанным способом, и подразделения организации, где он применяется, устанавливает руководитель организации. Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках, как то: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка. Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке — на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации. Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре. В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т. п.).

3. Схема пассивных и активных счетов

Для отражения изменений в составе имущества, собственного капитала и обязательств используются счета бухгалтерского учета. В каждом счете на основании первичных документов отражаются лишь однородные хозяйственные операции, для которых этот счет предназначен. При этом эти операции увеличивают или уменьшают величину учитываемого показателя. Таким образом, счет бухгалтерского учета — это специальный способ группировки, текущего отражения и контроля изменений отдельных однородных объектов бухгалтерского учета.

Счета бухгалтерского учета отдельно отражают увеличение и уменьшение соответствующего показателя. Таким образом, счета имеют двусторонюю форму — имеют две части дебет и кредит. Таким образом, счет обычно имеет следующий вид:

Деление баланса на две части (актив и пассив) предопределяет одну из основных классификаций счетов. Для учета имущества, которое показывается в активной части баланса, используются активные счета. Для учета собственного капитала и обязательств предприятия используются пассивные счета. В каждой статье баланса указывается, какие данные из каких счетов формируют показатель данной статьи.

При открытии счета на конкретный временной период (месяц, квартал, год) в него сначала записывается остаток (сальдо) на начало этого периода. В случае активного счета его сальдо на начало периода записывается в дебет счета, в случае пассивного счета — в кредит счета. В дальнейшем записи увеличения соответствующего показателя производятся на той же стороне, что и сальдо счета, а уменьшение — на противоположной стороне. Таким образом, в активных счетах увеличение происходит по дебету, а уменьшение по кредиту, в пассивных счетах увеличение происходит по кредиту, а уменьшение по дебету счета. В конце периода вычисляются суммарные показатели увеличения и уменьшения средств по дебету и по кредиту. Эти суммарные показатели называют дебетовыми и кредитовыми оборотами счета. При подсчете оборотов во внимание не принимаются начальные сальдо по счетам, т.е. обороты определяют увеличение/уменьшение за тот период времени, на который был открыт счет. После завершения периода рассчитываются сальдо на конец периода, на базе которых строится бухгалтерский баланс на дату завершения отчетного периода.

Таким образом, схемы записей на счетах бухгалтерского учета выглядит так:

Для подсчета конечного сальдо применяются следующие формулы: для активных счетов

Скон = Снач + ОбД — ОбК

для пассивных счетов

Скон = Снач + ОбК — ОбД

Когда конечное сальдо по счету равно нулю, говорят, что счет закрывается.

Кроме активных и пассивных счетов применяются также активно пассивные счета, которые имеют признаки и активных, и пассивных счетов. Активно-пассивные счета, как правило, используются для учета различных расчетов. Например, расчеты с поставщиками за поставляемые материалы может иметь характер как кредиторской задолженности (материалы поставлены, но еще не оплачены), так и дебеторской задолженности (наше предприятие заплатило аванс в счет последующей поставки материалов). Таким образом, на этом счете отражаются и составляющие актива баланса, и составляющие пассива. Схема записей на таких счетах выглядит так:

Сальдо начальное и сальдо конечное в активно-пассивных счетах может быть как только дебетовым, так и только кредитовым, а также дебетовым и кредитовым одновременно.

Двойная запись

Каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета методом двойной записи, который заключается в том, что каждая операция записывается в одной и той же сумме дважды: по дебету одного счета и кредиту другого. Взаимосвязь дебета одного счта и кредита другого называют корреспонденцией счетов, а счета — корреспондирующими. Запись на корреспондирующих счетах называют бухгалтерской проводкой.

Соответственно четырем видам влияний операций на бухгалтерский баланс существуют четыре типа корреспонденций бухгалтерских счетов.

Изменения, приводящие к увеличению и актива, и пассива. Происходит запись по дебету активного счета (увеличение в активе баланса) и по кредиту пассивного счета (увеличение в пассиве баланса).

Изменения, приводящие к уменьшению и актива, и пассива. Происходит запись по дебету пассивного счета (уменьшение в пассиве баланса) и по кредиту активного счета (уменьшение в пассиве баланса).

Изменения, приводящие к перегруппировке средств внутри актива баланса. Происходит запись по дебету одного активного счета (увеличение по счету) и по кредиту другого активного счета (уменьшение по счету).

Изменения, приводящие к перегруппировке средств внутри пассива баланса. Происходит запись по дебету одного пассивного счета (уменьшение по счету) и по кредиту другого пассивного счета (увеличение по счету).

Таким образом, посредством метода двойной записи устанавливается взаимосвязь экономических явлений, что делает этот метод универсальным способом моделирования реальных процессов хозяйственной деятельности предприятия.

Сущность и содержание бухгалтерского учёта

применительно к условиям современного этапа экономики. Нормативное регулирование бухгалтерского учёта в России. Общее правовое и методологическое …
Таким образом, счета закрыва ются после записи сальдо на первое число последующего месящ Аналитический учет при этом ведется в книгах или в карточках.
При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в регистры (производить не ежедневно, а за 3-5 дней или реже) в целом по нескольким отчетам кассира.

Раздел: Рефераты по бухгалтерскому учету и аудиту
Тип: реферат

Бухгалтерский учет и принятие решений в бюджетных организациях

Оглавление Введение 1.

ТИПОВАЯ ПРОГРАММА КУРСА 2. БЛОК УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ Тема 1. Актуальные вопросы теории бухгалтерского учета …
На основании указанных документов после получения или выдачи средств кассир осуществляет записи в кассовую книгу — реестр аналитического учета кассовых операций.
В конце каждого рабочего дня кассир подбивает итоги за день и выводит остаток денежной наличности в кассе, что подтверждается отчетом кассира (второй отрывной лист кассовой книги).

Раздел: Рефераты по бухгалтерскому учету и аудиту
Тип: реферат

Бухгалтерский учет и отчетность в бюджетных организациях

ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МОСКОВСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ Кафедра бухгалтерского учета ДИПЛОМНАЯ РАБОТА Тема: Бухгалтерский …
Первый экземпляр служит отчетом кассира (остается в кассовой книге), а второй — с приложенными кассовыми документами — передается в бухгалтерию.

В установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточки складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках.

Раздел: Рефераты по бухгалтерскому учету и аудиту
Тип: реферат

Теория бухгалтерского учета

1 Система хозяйственного учета Хозяйственный учет — это система сплошного и непрерывного отражения и регистрации осуществления хоз операций с целью их …
За счет уменьшения одного источника увеличивается другой источник на одну и ту же сумму; эти операции затрагивают только пассивные статьи баланса, после чего итог пассива баланса …
Складской учёт мат-лов осущ. при помощи карточек по форме М17 (карточки складского учёта), записи в них делают материально-ответственные лица на основании первичных док-тов …

Раздел: Рефераты по бухгалтерскому учету и аудиту
Тип: шпаргалка

Бухгалтерский учет на примере ООО «Сатурн»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ТАМБОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ .

..
Записи в кассовой книге ведут на двух листах.
Кассир после получения машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет …

Раздел: Рефераты по бухгалтерскому учету и аудиту
Тип: отчет по практике

Напишите мне в WhatsApp

с учетом последних изменений в законодательстве

Ведение кассовых операций

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней, платежей регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Глава II. Организация кассовых операции

2.1 Ведение кассовой книги и хранение денег

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

2.2 Инвентаризация кассы

Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т.д.) оприходованы, выбывшие – списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. Для акта инвентаризации наличных денег предусмотрен типовой бланк.

Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.

Инвентаризационная комиссия составляет акт в 2 экземплярах:

При смене кассира акт составляют в 3 экземплярах:

— первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности;

— второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности;

В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии. Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку «Объяснение причин излишков и недостач» заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:

— удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;

— списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта. Акт хранят в архиве организации 5 лет.

2.3 Учет кассовых операций

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Типовые проводки

По дебету счета

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственной операции
50	51	Оприходованы в кассу денежные средства, снятые с расчетного счета
50	52	Оприходована в кассу иностранная валюта, снятая с валютного счета
50	55	Оприходованы в кассу денежные средства, снятые со специального счета
50	57	Поступили в кассу наличные денежные средства, находившиеся в пути (ранее отправленные почтовым переводом)
50	60	Поставщик вернул в кассу излишне уплаченные ему денежные средства
50	60	Поставщик вернул в кассу аванс под предстоящую поставку материальных ценностей (работ, услуг)
50	62	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, поступившие от покупателей
50	66	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные по договору краткосрочного кредита (займа)
50	67	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные по договору долгосрочного кредита (займа), полученные по договору долгосрочного кредита (займа)
50	71	Возвращены в кассу неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет
50	73-1	Возвращены в кассу денежные средства, ранее предоставленные сотруднику в виде займа
50	73-2	Оприходованы в кассу денежные средства, полученные от сотрудника в возмещение материального ущерба
50	75-1	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, внесенные в качестве вклада в уставный капитал
50	76-1	Поступило в кассу страховое возмещение от страховой организации
50	76-2	Оприходованы в кассу денежные средства по признанной претензии
50	76-3	Получены в кассу денежные средства в счет причитающихся дивидендов от участия в других организациях или по договору о совместной деятельности
50	79-2	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, поступившие от филиала, выделенного на отдельный баланс
50	80	Получены денежные средства в качестве вклада в уставный капитал
50	86	Поступили в кассу средства целевого финансирования
50	90-1	Поступили наличные денежные средства за проданную продукцию (товары, работы, услуги)
50	91-1	Поступили в кассу средства от продажи прочего имущества организации, а также операционные, внереализационные доходы, положительная курсовая разница
50	98-1	Получены доходы будущих периодов наличными денежными средствами
50	98-2	Оприходованы наличные денежные средства, полученные безвозмездно
50	99	Поступили в кассу наличные денежные средства в результате чрезвычайных событий

Обзор разделения обязанностей — Финансы и бухгалтерский учет

Что такое «Разделение обязанностей?»

Разделение обязанностей — это средство, с помощью которого никто не может единолично контролировать продолжительность транзакции. В идеале никто не должен:

Инициировать транзакцию
Одобрить сделку
Запись транзакции
Сверка транзакции
Управлять соответствующим активом
Обзорные отчеты

Для каждой транзакции должно быть не менее двух пар глаз.

Почему это важно?

Разделение обязанностей имеет решающее значение для эффективного внутреннего контроля, поскольку оно снижает риск как ошибочных, так и несоответствующих действий.

Все подразделения должны попытаться разделить функциональные обязанности, чтобы гарантировать, что ошибки, преднамеренные или непреднамеренные, не могут быть сделаны без обнаружения другим лицом. Кроме того, разделение обязанностей является сдерживающим фактором для мошенничества, поскольку для совершения мошенничества требуется сговор — работа с другим лицом.

А как насчет небольших отделов?

Если разделение обязанностей невозможно из-за небольшого размера отдела, необходимо ввести компенсирующие меры. Подробный анализ деятельности Уровня 2 и / или Уровня 3 необходим для компенсации отсутствия разделения обязанностей.

Азбука разделения обязанностей

В целом, ни один сотрудник не должен выполнять должностные обязанности более чем в одной из следующих трех категорий обязанностей:

A sset обработка и распоряжение: наличие физического доступа к активам университета или возможность контролировать, куда направляется актив
- Активы включают наличные деньги, билеты и пропуска, карты, расходные материалы, оборудование, книги, чеки поставщиков и платежные ведомости, а также заказы на закупку
- Управление активом включает в себя инициирование платежа продавцу или заработной платы в myUFL, настройку нового сотрудника в системе управления персоналом (HRMS), внесение корректировок в транзакцию по счету студента, размещение заказа на расходные материалы, распределение зарплатных чеков и указание куда должны быть доставлены заказы на поставку
B Подтверждение или запись транзакций в главную книгу myUFL или вспомогательную книгу: запись или разноска финансовой транзакции в главной книге myUFL
- Запись финансовых операций в myUFL происходит при утверждении счета поставщика, прямого платежа или журнала
C Сравнение или проверка транзакций или остатков: согласование и проверка транзакций, отображаемых в главной книге myUFL, на предмет достоверности и обоснованности
- Ежемесячная сверка требуется в качестве ключевого внутреннего контроля для обеспечения точности данных в myUFL — официальной бухгалтерской записи университета Флориды

Как это выглядит?

При распределении обязанностей между людьми, участвующими в обработке финансовых транзакций, учтите следующее:

Предпочтительное количество людей, которые должны участвовать в управлении финансовым процессом, — трое или больше — при таком уровне укомплектования персоналом удовлетворительное разделение обязанностей может быть достигнуто довольно легко
Минимальное количество людей, которые могут успешно управлять финансовым процессом, — два — на этом уровне укомплектования персоналом удовлетворительное разделение обязанностей может быть достигнуто, но не без тщательного планирования.
- Для некоторых процессов некоторые обязанности, возможно, придется выполнять совместно обоими сотрудниками
Человеку, участвующему в нескольких финансовых процессах, должны быть назначены обязанности в рамках одной и той же категории обязанностей, например, работа с активами, в разных процессах.Например, людям, выполняющим обязанности по обращению с активами в процессе обработки денежных средств, следует назначать только обязанности по обращению с активами в других финансовых процессах.

Примечание. Сотрудник, выполняющий «запасную» роль, должен быть компетентным и иметь те же полномочия, что и лицо, обычно выполняющее свои обязанности.

Пример — обработка наличных

Ответственность	Категория обязанности	Идеально: 4 человека	Хорошо: 3 человека	Минимум: 2 человека
Прием наличных денег (касса) и подсчет наличных денег как часть процесса закрытия денежного ящика	Работа с активами	Сотрудник 1	Сотрудник 1	Совместное — Сотрудники 1 и 2 *
Подготовка депозита и учет поступления денежных средств в депозитные книги / журналы	Бронирование	Сотрудник 2	Сотрудник 2	Совместное — Сотрудники 1 и 2 *
Запись депозита в myUFL	Бронирование	Сотрудник 3	Сотрудник 3	Посвящение: Сотрудник 1 Утверждение: Сотрудник 2
Внесение наличных денег в кассу университета	Работа с активами	Сотрудник 1	Сотрудник 1	Сотрудник 1
Сравнение денежных депозитов, зарегистрированных в главной книге, с суммами депозитов, указанными в копиях ведомственных записей / журналов	Сравнение / обзор	Сотрудник 4	Сотрудник 3	Сотрудник 2 **

* Закрытие денежного ящика осуществляется совместно с обоими сотрудниками, которые засвидетельствовали подсчет и подтвердили сумму депозита, отображаемую в записях / журналах отдела.Сотрудник 2 сохраняет и сохраняет копию записи / журнала для целей проверки бухгалтерской книги.

** В идеале, кто-то, кроме сотрудника 1 или 2, должен проверять и подтверждать ежемесячную выверку

Пример — покупка

Ответственность	Категория обязанности	Идеально: 4 человека	Хорошо: 3 человека	Минимум: 2 человека
Инициирование заказа	Работа с активами	Сотрудник 1	Сотрудник 1	Сотрудник 1
Утверждение заказа	Бронирование	Сотрудник 2	Сотрудник 2	Сотрудник 2
Подтверждение получения товара	Работа с активами	Сотрудник 3	Сотрудник 1	Сотрудник 1
Оплата счета	Бронирование	Сотрудник 2	Сотрудник 2	Сотрудник 1
Проверка и сертификация бухгалтерской книги	Сравнение / обзор	Сотрудник 4	Сотрудник 3	Сотрудник 2 **

** В идеале кто-то другой, кроме сотрудника 1 или 2, должен проверять и подтверждать ежемесячную выверку

Пример — Выставление счетов и дебиторская задолженность

Ответственность	Категория обязанности	Идеально: 4 человека	Хорошо: 3 человека	Минимум: 2 человека
Рассмотрение и утверждение платежных данных, включенных в счета	Бронирование	Сотрудник 1	Сотрудник 1	Сотрудник 1
Выписка корректировки счетов, включая выдачу кредита на счет и разрешение на списание остатка безнадежной задолженности	Работа с активами	Сотрудник 2	Сотрудник 2	Сотрудник 2
Журнал транзакций корректировки счетов или платежная система, регистрирующая платеж	Бронирование	Сотрудник 3	Сотрудник 1	Сотрудник 1
Сравнение сальдо AR, записанного в главной книге, с общими счетами, отраженными в биллинговой системе или записях	Сравнение / обзор	Сотрудник 4	Сотрудник 3	Сотрудник 2

Последняя редакция

31.07.2021: проверенные материалы

Обучение

PRO303 — Внутренний контроль в UF

PST130 — выверка для уровня 1

Внутренний контроль и обеспечение качества: (352) 392-1321

Какова роль казначея?

Казначей выполняет роль наблюдателя за всеми аспектами финансового управления, тесно сотрудничая с другими членами Правления для защиты финансов организации.

Важно отметить, что хотя казначей обеспечивает выполнение этих обязанностей, большая часть работы может быть делегирована финансовому подкомитету и оплачиваемым сотрудникам или волонтерам.

Таким образом, казначей несет ответственность за:

Общий финансовый надзор
Финансирование, сбор средств и продажа
Финансовое планирование и бюджетирование
Финансовая отчетность
Банковское дело, бухгалтерский учет и делопроизводство
Контроль основных средств и запасов

Учитывая эти обязанности, Казначей обычно действует как справочная информация для Председателя и других членов комитета: разъясняет финансовые последствия предложений; подтверждение требований законодательства; описание текущего финансового положения; и поиск соответствующей документации.

Основные обязанности казначея

У каждого комитета управления будет свой собственный подход к работе, и то, как распределяется работа, также может зависеть от навыков, интересов или количества времени, которое человек может предложить. Всегда следите за тем, чтобы описание роли вашего казначея соответствовало текущей динамике вашей организации. (См. Ссылки ниже или щелкните здесь, чтобы подробнее узнать о разработке описаний ролей).

Следующие пункты описывают типичные финансовые обязанности казначея:

1.Общий финансовый надзор

Наблюдать и представлять бюджеты, счета и финансовую отчетность комитету управления
Поддерживать связь с назначенным персоналом по финансовым вопросам
Обеспечить наличие соответствующих финансовых систем и средств контроля
Обеспечить соответствие ведения учета и отчетности условиям спонсоров или государственных органов
Обеспечить соблюдение соответствующего законодательства.

Подробнее о финансовом надзоре

2.Финансирование, сбор средств и продажа

Консультации по стратегии сбора средств организации
Обеспечить соответствие использования средств условиям, установленным финансирующими органами
Обеспечение соответствия сбора средств и продаж действующему законодательству и соблюдение эффективных финансовых систем и механизмов контроля
Обеспечение эффективного мониторинга и отчетности

3. Финансовое планирование и бюджетирование

Подготовить и представить сметы для новых или текущих работ
Консультации по финансовым последствиям стратегических и операционных планов
Представлять пересмотренные финансовые прогнозы, основанные на фактических расходах.

4. Финансовая отчетность

Предоставлять регулярные отчеты о финансовом положении организации
Подготовка отчетности для аудита и поддержание связи с аудитором, при необходимости
Представить счета на годовом Общем собрании акционеров
Консультации по резервам и инвестиционной политике организации.

5. Банковское дело, бухгалтерский учет и отчетность

Управление банковскими счетами
Настроить соответствующие системы для бухгалтерского учета, платежей, размещения и мелкой наличности
Обеспечить надлежащий учет и документацию всех, кто занимается деньгами.

6.Контроль основных средств и запасов

Обеспечение надлежащего ведения учета
Обеспечьте наличие необходимых страховок.

Во всех этих областях Казначей несет ответственность за обеспечение того, чтобы эффективные финансовые системы и процедуры были созданы, последовательно соблюдаются и соответствуют передовой практике и требованиям законодательства.

Делегирование финансовых обязанностей

Не рекомендуется, чтобы все задачи, связанные с финансовой функцией, выполняло одно лицо (будь то член комитета управления или сотрудники) без надзора со стороны других.По этой причине как для малых, так и для крупных организаций хорошей практикой является создание финансовой подгруппы для управления и мониторинга своих финансов (см. Ниже).

Как это произойдет, будет зависеть от размера и динамики вашей организации. Например:

Даже если казначей и финансовый подкомитет выполняют большую часть работы, окончательная ответственность за финансы организации лежит на Комитете управления в целом. Все участники несут ответственность.

Принимает ли ваш комитет управления активную роль в управлении финансами? Воспользуйтесь этим удобным контрольным списком, чтобы выяснить это.

В небольших организациях без персонала ….

… финансовая подгруппа может состоять из казначея и двух других членов комитета управления. Казначей часто возглавляет финансовую подгруппу и руководит ею. Это дает возможность тем, у кого нет опыта в финансовых вопросах, развивать свои знания и навыки.

В крупных организациях …

… финансовая подгруппа может состоять из казначея, 1 или 2 других членов комитета управления, главного директора и старшего сотрудника, ответственного за финансовое управление и сбор средств.

Финансовые обязанности, выполняемые людьми / группами в организации, должны отражать уровни полномочий и ответственности. Правление должно идентифицировать:

какие задачи необходимо выполнить,
кто возьмется за задания и
как они будут отслеживаться.

Важно, чтобы они были определены в описании ролей или в техническом задании финансового подкомитета.

Microsoft Word — WP_Ref_warehamlor.doc

% PDF-1.6 % 86 0 объект > эндобдж 83 0 объект > поток заявка / pdf

jcouillard

Microsoft Word — WP_Ref_warehamlor.doc

2011-12-21T09: 21: 03-05: 00PScript5.dll Версия 5.2.22011-12-21T09: 21: 11-05: 002011-12-21T09: 21: 11-05: 00 Acrobat Distiller 8.1.0 (Windows) uuid: 8d6497ae-64f9-4a25-8ca5-16eea605b03euuid: 417ca3e4-00b2-4925-9509-213118c8ce32 конечный поток эндобдж 96 0 объект > / Кодировка >>>>> эндобдж 80 0 объект > эндобдж 81 0 объект > эндобдж 82 0 объект > эндобдж 35 0 объект > эндобдж 41 0 объект > эндобдж 44 0 объект > эндобдж 47 0 объект > эндобдж 50 0 объект > эндобдж 53 0 объект > эндобдж 56 0 объект > эндобдж 59 0 объект > эндобдж 62 0 объект > эндобдж 64 0 объект > поток h | Wɒ6 + pS # G; Nc + $ f | F8 Y25Ulǯ «q6 ~ HOhbßRQ $ YXbm 5 S (Ӳz «6

0.l ֈ Ia / pj ٱ ri.§ \ C٣mlr ~ Mo] F ݳ [? + *%; T; * {a (:> * aZ1 @ * =

Глава 43. Управление финансами | Раздел 1. Планирование и составление годового бюджета | Основной раздел

Узнайте, как составлять точные и актуальные бюджеты, чтобы сохранять контроль над финансами и показывать спонсорам, как именно используются ваши деньги.

Какие элементы годового бюджета?
Почему вам следует составлять годовой бюджет?
Некоторые практические соображения
Планирование и сбор информации для создания бюджета
Собираем все вместе: создание бюджетного документа и работа с ним

Загрузите шаблон бюджета на основе программ, упомянутый в этом видео, здесь.

Какие элементы годового бюджета?

Начать процесс создания бюджета может быть непросто, особенно если вы не знакомы с некоторыми из общих бухгалтерских и бюджетных терминов, с которыми вы можете столкнуться, поэтому мы предоставили глоссарий рассматриваемых здесь терминов, расположенный в нижней части страницу в разделе «Сводка».

Для организаций важно создавать точные и актуальные годовые бюджеты, чтобы поддерживать контроль над своими финансами и точно показывать спонсорам, как используются их деньги.Насколько конкретным и сложным должен быть фактический бюджетный документ, зависит от того, насколько велик бюджет, сколько у вас спонсоров и каковы их требования, на сколько различных программ или мероприятий вы используете деньги и т. Д. однако ваш бюджет должен включать следующее:

Предполагаемые расходы . Сумма денег, которую вы ожидаете потратить в наступающем финансовом году , с разбивкой по категориям, на которые вы рассчитываете потратить — заработная плата, офисные расходы и т. Д.

Финансовый год означает просто « финансовый год» и представляет собой календарь, который вы используете для расчета годового бюджета и который определяет, когда вы заполняете налоговые формы, проходите аудит и закрываете бухгалтерские книги. Вы можете использовать много разных финансовых лет. Компании часто используют календарный год — с 1 января по 31 декабря. Финансовый год федерального правительства длится с 1 октября по 30 сентября. Правительства штатов — и, следовательно, агентства штатов и многие общественные и некоммерческие организации, получающие финансирование от штата — обычно используют с 1 июля по 30 июня.Большинство организаций устанавливают финансовый год, соответствующий годам их основных спонсоров. Вы захотите подготовить свой бюджет специально для финансового года и подготовить его до начала финансового года. Во многих организациях совет директоров должен утверждать бюджет до начала финансового года, чтобы организация могла работать.

Прогнозируемая прибыль . Сумма денег, которую вы ожидаете получить в наступающем финансовом году, с разбивкой по источникам — i.е. сумма, которую вы ожидаете от каждого источника финансирования, включая не только гранты и контракты, но и ваши собственные усилия по сбору средств, членство и продажу товаров или услуг.
Взаимодействие расходов и доходов . Что финансируется из каких источников? Во многих случаях это условие финансирования: спонсор соглашается предоставить деньги для определенной должности, например, или для определенных действий или предметов. Если финансирование сопровождается ограничениями, важно включить эти ограничения в свой бюджет, чтобы вы могли убедиться, что потратите деньги так, как вы сказали спонсору.
Корректировки, отражающие реальность по ходу года. Ваш бюджет, скорее всего, будет начинаться с оценок, и в течение года эти оценки необходимо корректировать, чтобы они были как можно более точными, чтобы отслеживать, что на самом деле происходит.

Зачем нужно составлять годовой бюджет?

Обостряет понимание ваших целей
Это дает вам реальную картину — точно показывая вам, что вы можете себе позволить и где есть пробелы в финансировании, ваш бюджет позволяет вам заранее планировать удовлетворение потребностей и решать, что вы действительно можете сделать в данный год
Он поощряет эффективные способы решения финансовых проблем — показывая вам, что вы не можете себе позволить с известным доходом, бюджет может мотивировать вас проявлять творческий подход — и добиваться успеха — в поиске других источников финансирования
Заполняет потребность в необходимой информации — заполненный бюджет является необходимым элементом предложений по финансированию и отчетов для спонсоров и сообщества
Облегчает обсуждение финансовых реалий организации
Помогает избежать неожиданностей и сохранить фискальный контроль

Некоторые практические соображения

Важно отметить, что не у всех есть навыки или желание создавать и управлять бюджетом в одиночку.К счастью, помощь доступна как внутри организации (путем найма бухгалтера, бухгалтера или финансового директора), так и за ее пределами. Существуют такие организации, как SCORE (Служба поддержки вышедших на пенсию руководителей), которые помогают с такими вещами, как составление бюджета. Местные университеты или государственные учреждения могут иметь офисы, которые помогают малому бизнесу и некоммерческим организациям в финансовом планировании. Также может существовать возможность ведения бухгалтерского учета или аналогичной должности, совместно используемой или предоставленной другой организацией.

Планирование и сбор информации для создания бюджета

Предварительные сведения: на что вам нужно будет потратить деньги в следующем финансовом году?

Важно знать, каковы приоритеты и что наиболее важно для организации на ее конкретном этапе развития.Фактически, выяснение того, на что вам следует тратить свои деньги, включает в себя процесс планирования в масштабах всей организации.

Рассмотрим эти вопросы:

Какие действия или программы будут наиболее полезны для продвижения вашего дела и миссии и которые, по вашему мнению, вы сможете осуществить с помощью доходов и ресурсов, которые, как вы знаете, у вас есть или которые вы можете предвидеть?
Сколько штатных должностей потребуется для эффективного выполнения этих мероприятий или программ?
Сколько, сколько (почасовая оплата, оклад, гонорары консультантов, льготы) и из каких источников будут получать компенсацию этим сотрудникам?
Что еще потребуется для работы организации и ее деятельности — помещения, расходные материалы, оборудование, телефон и коммунальные услуги, страхование, транспорт и т. Д.?

Оценка расходов: сколько это будет стоить?

Шаг 1. Разработайте способы оценки ваших расходов

Оцените свои расходы на предстоящий финансовый год. В некоторых случаях — например, годовой арендной платы или заработной платы — у вас, вероятно, будут реальные цифры того, какими будут эти расходы. В остальных случаях — телефонные, коммунальные и т. Д. — вам необходимо будет оценить среднемесячную стоимость.

Не забудьте добавить немного денег в категорию «разное», чтобы быть готовым к неожиданностям.Всегда есть расходы, которых вы не ожидаете, и их поправка является частью консервативной оценки.

Консервативная оценка : При составлении бюджета старайтесь быть максимально точными. Всегда используйте фактические цифры, если они у вас есть, а когда у вас нет, оценивайте консервативно как расходы, так и доходы.
Когда вы оцениваете расходы, угадайте больше — возьмите свой самый высокий ежемесячный счет за телефон и умножьте его, например, на 12, вместо того, чтобы брать среднее значение.Точно так же, когда вы оцениваете доход, угадывайте низкое — наименьшее реально возможное число. Консервативная оценка при планировании бюджета повысит вероятность того, что вы останетесь в его рамках в течение года.

Шаг 2: Составьте список предполагаемых годовых общих расходов на предметы первой необходимости организации

Для большинства организаций они включают, но не обязательно ограничиваются:

Заработная плата всех сотрудников, перечисленных отдельно по позиции
Дополнительные льготы для всех сотрудников с разбивкой по должностям.Помните, что даже если у вас нет официальных дополнительных льгот, вам все равно придется заплатить часть налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь, а также компенсацию рабочим и страхование по безработице для любых постоянных сотрудников (людей, которые работают по фиксированному графику). Эти расходы могут быть значительными, составляя от 12 до 15% от общей суммы заработной платы.
Арендная плата и / или ипотечные платежи за помещения организации
Коммунальные услуги (тепло, электричество, газ, вода)
Телефонная служба
Стоимость интернет-провайдера или сервера, в зависимости от потребностей вашей организации
Страхование (ответственность, пожар, кража и др.))

Шаг 3. Составьте список сметных расходов на вещи, которые вам понадобятся для фактического осуществления деятельности организации

Программные и офисные принадлежности: карандаши, бумага, программное обеспечение, учебные материалы, стикеры и т. Д.
Программное и офисное оборудование. Где бы вы ни классифицировали компьютеры и периферийное оборудование, копировальные аппараты, факсы и т. Д., Обязательно указывайте годовые сметные затраты на ремонт или контракты на обслуживание в дополнение к затратам на покупку или аренду.

Для целей составления бюджета может быть полезно отделить программные материалы и оборудование от канцелярских принадлежностей и оборудования. В случае государственного и федерального финансирования, по крайней мере, некоторые офисные расходы часто считаются «административными», а финансирование административных расходов может быть ограничено, иногда до 5% от вашего бюджета.

Шаг 4: Перечислите предполагаемые расходы на все остальное, что организация обязана оплатить или не может сделать без

Кредитные выплаты
Консультантские услуги — они могут включать ежегодный аудит, бухгалтерские или бухгалтерские услуги, платежи другим организациям за определенные услуги и т. Д.

Большинство некоммерческих организаций требуют либо от спонсоров, либо от IRS, чтобы проходить аудит каждый год. Это означает, что CPA (сертифицированный общественный бухгалтер) должен проверять финансовые записи организации, чтобы убедиться, что они точны, и работать с организацией, чтобы исправить любые ошибки или решить проблемы. Если нет ничего незаконного или серьезно неправильного, CPA затем готовит финансовую отчетность с использованием бухгалтерских книг организации и удостоверяет, что организация следует приемлемым методам бухгалтерского учета и что ее финансовые записи в порядке.Чем больше бюджет организации, тем сложнее будет аудит, тем больше времени он займет и тем больше, вероятно, будет стоить. Например, аудит бюджета в 100 000 долларов может стоить от 2 000 до 4 000 долларов; бюджет в 1 миллион долларов может стоить 15 000 долларов.

Печать и копирование, если не внутри организации
Транспорт: командировочные расходы для сотрудников, участников и / или волонтеров; и расходы на содержание и содержание транспортных средств, принадлежащих организации
Почтовые и прочие почтовые расходы

Теперь, когда вы собрали необходимые расходы, вы можете взглянуть на свой список желаний.

Шаг 5: Составьте список примерных расходов на вещи, которые вы не уверены, что можете себе позволить, но хотели бы сделать

Сюда могут входить штатные должности, новые программы (включая персонал, материалы, помещения), оборудование и т. Д.

Шаг 6. Сложите все перечисленные вами статьи расходов

Это сумма, которую вы хотели бы потратить на управление своей организацией. Другими словами, это ваши прогнозируемые расходы на предстоящий финансовый год.

Оценка дохода: где мы возьмем все эти деньги?

Используйте прошлогодние цифры, если они у вас есть, в качестве основы и оценивайте консервативно, вместо того, чтобы быть чрезмерно оптимистичным и подвергать себя разочарованию и худшему.

Шаг 1. Составьте список всех фактических цифр или оценок того, что вы можете ожидать от ваших известных источников финансирования

Сюда входят источники, которые уже обещали вам деньги на предстоящий год или которые регулярно финансировали вас в прошлом. Они могут включать федеральные, государственные или местные правительственные учреждения; частные и общественные фонды; United Way; религиозные организации; корпорации или другие частные лица.

Шаг 2: Если ваша организация занимается сбором средств, оцените сумму, которую вы соберете в следующем финансовом году

Усилия по сбору средств могут включать общественные мероприятия (розыгрыш, боулинг), более масштабные мероприятия (благотворительный концерт исполнителя мирового уровня), рекламу в средствах массовой информации, а также запросы по телефону или почте.

Шаг 3. Если вы взимаете плату или продаете услуги, оцените сумму, которую вы получите от этих действий.

Это могут быть консультационные услуги, предлагаемые вашей организацией, созданные вами учебные материалы, которые можно продать другим лицам, заинтересованным в той же работе, и т. Д.

Шаг 4: Если вы запрашиваете членов, которые платят ежегодные взносы или взносы, оцените сумму, которую вы получите от членства

Шаг 5: Если вы продаете товары, оцените, что эти продажи принесут

Это могут быть значки, футболки, книги, манжеты для измерения артериального давления и т. Д.

Шаг 6: Если вы сдаете помещение в субаренду или арендуете другим лицам, запишите оценку того, что это принесет

Шаг 7: Если у вас есть доход от инвестиций, оцените, что вы получите от этих

Это может включать в себя инвестиции, доход от пожертвований, аннуитеты или процентный доход (например, от депозитного сертификата, денежного рынка или текущего счета).

Шаг 8: Перечислите и оцените суммы из любых других источников, которые, как ожидается, принесут некоторый доход в наступающем финансовом году

Шаг 9: сложите все перечисленные вами статьи дохода

Эта сумма — это деньги, с которыми вам нужно работать, ваш прогнозируемый доход на следующий финансовый год.

Собираем все вместе: создание бюджетного документа и работа с ним

Анализ и корректировка бюджета

Шаг 1. Разместите свои фигуры в удобном формате

Если ваш бюджет будет полезен, он должен быть организован таким образом, чтобы он мог точно сказать вам, сколько вы можете потратить в каждой категории расходов.

Самый простой способ сделать это — использовать сетку, обычно называемую электронной таблицей. Проще говоря, электронная таблица будет иметь список источников финансирования по верхнему краю и список категорий расходов по левому краю, так что каждый вертикальный столбец представляет источник финансирования, а каждая горизонтальная строка представляет категорию расходов. .Там, где встречаются каждый столбец и строка (это место встречи называется ячейкой), должно быть число, представляющее сумму денег из этого конкретного источника финансирования (столбец), которая идет в эту конкретную категорию расходов (строку). Простая таблица для небольшой организации может выглядеть так:

Таблица: United Consolidated Metropolitan Health Agency (UCMHA)

	Департамент общественного здравоохранения	United Way	Членство	Департамент социального обеспечения	Итого
Заработная плата	15 000	2 500	2 500	21 000	41 000
Бахрома	3 000	500	500	4 200	8 200
Расходные материалы	300	200	0	500	1 000
Оборудование	1 500	1 500	0	0	3 000
Телефон	400	150	0	600	1,150
ЖКХ	500	200	0	500	1,200
Страхование	800	200	0	400	1,400
Аренда	4 000	500	0	3 000	7 500
Итого	25 500	5,750	3 000	30 200	64 450

Формат электронной таблицы позволяет вам назначать ограниченные средства в соответствующие категории, чтобы вы могли видеть, сколько денег фактически доступно вам для каждой данной категории расходов.В приведенном выше примере, если Министерство здравоохранения говорит, что не более 18000 долларов из его гранта может быть потрачено, например, на заработную плату и надбавки, то вы знаете, что вам нужно найти остальные 49 200 долларов в этих категориях из других источники.

Шаг 2. Сравните свои общие расходы с общим доходом

Если ваши прогнозируемые расходы и доходы примерно равны , то ваш бюджет равен , сбалансированному .
Если ваши прогнозируемые расходы на значительно меньше на прогнозируемого дохода, у вас будет профицит бюджета .Это обстоятельство оставляет вам возможность расширять или улучшать организацию или откладывать деньги, когда они вам понадобятся.
Если ваши прогнозируемые расходы на значительно больше, чем прогнозируемый доход на , у вас дефицит бюджета, . В этом случае вам придется либо найти больше денег, либо сократить расходы, чтобы управлять своей организацией в следующем году.

Шаг 3: (Для сбалансированного бюджета) Убедитесь, что вы можете использовать свои деньги в соответствии с планом

Если вы ввели числа в соответствии с вашими ограничениями по финансированию, ваша электронная таблица должна немедленно сообщить вам, достаточно ли у вас средств по каждой из категорий расходов.Если есть проблема, есть несколько способов ее решения.

Возможно, удастся прийти к соглашению с спонсором, которое позволит вам использовать деньги так, как вы хотите, или даст вам больше свободы
Вы можете переназначить некоторые расходы из одной категории в другую. Если у вас недостаточно денег, например, для оплаты помощника директора, возможно, имеет смысл назначить ее координатором определенной программы и выплачивать часть ее зарплаты из средств, выделенных на эту программу.
В некоторых случаях может потребоваться немного переосмыслить свои приоритеты, чтобы деньги можно было потратить в соответствии с ограничениями финансирования

Однако важно помнить, что миссия, философия и цели вашей организации должны определять ее финансирование, а не наоборот. Создание программы просто для того, чтобы использовать имеющееся финансирование, обычно является плохой идеей, если только это не та программа, которую вы уже запланировали, и которая явно соответствует и продвигает миссию вашей организации.

Шаг 4: (Для профицита бюджета) Имейте в виду, что он может не отображаться в виде наличных средств до конца наступающего финансового года

Самый консервативный курс — придерживаться своего бюджета и вкладывать лишние деньги в конце года. Это даст вам то, чем можно воспользоваться в чрезвычайных ситуациях, или деньги, которые вы сможете потратить в будущем на то, что организация действительно хочет или должна делать.
«Инвестировать» здесь не обязательно означает вкладывать деньги на фондовый рынок, что обычно не имеет смысла, если у вас нет больших денег, и вы готовы оставаться с ними в течение длительного периода времени — десять лет. или больше.Депозитные сертификаты, которые дают высокие процентные ставки взамен хранения денег в банке в течение определенного периода (обычно вы можете выбрать период от шести месяцев до пяти лет), или счета денежного рынка, которые дают высокую процентную ставку в возврат за сохранение большого баланса — это простой способ для организации заработать проценты на свои деньги, сохранив при этом их доступность на случай чрезвычайных ситуаций.
Вы можете использовать излишки для улучшения условий труда в организации: повысить заработную плату, добавить пакет льгот и т. Д.Важно помнить, что после внесения изменений такого типа вы обязаны их поддерживать.
Вы можете покупать предметы, которые раньше не могли себе позволить
Вы можете подумать о добавлении должностей или запуске совершенно новой программы или инициативы, возможно, той, которую вы планировали давно. Если вы запускаете новую программу, вы также косвенно берете на себя обязательство поддерживать ее в течение нескольких лет, чтобы у нее было достаточно времени для успеха.
Вы можете подумать о долгосрочных капиталовложениях, например о покупке здания. Вы можете зафиксировать свою арендную плату на время ипотеки (вероятно, 20 лет), и вы также сможете обеспечить организацию доходом, сдав часть здания в аренду другим организациям.
Ваш излишек может быть недостаточно большим, чтобы позволить вашей организации внести существенные изменения самостоятельно, но он может предоставить вам средства для сотрудничества с другими организациями для достижения цели, которую никто не смог бы достичь в одиночку.

Шаг 5: (Для дефицита бюджета) Рассмотрите возможность объединения нескольких или всех следующих возможностей, чтобы ваш бюджет работал

Если у вас достаточно денег в банке или вложения за предыдущие годы, вы можете использовать их, чтобы восполнить дефицит бюджета
Вы можете попытаться собрать необходимые дополнительные деньги с помощью грантов, сбора средств и мероприятий, увеличения платы за услуги и т. Д. Если у вас есть план по сбору денег — например, розыгрыш для финансирования нового копировального аппарата — он должен быть указан с вашим предполагаемым доходом.Но имейте в виду, что такой прогноз не является «реальными» деньгами до тех пор, пока финансовая цель, которую он представляет, фактически не будет достигнута.
Вы можете сэкономить немного денег, сотрудничая с другой организацией, чтобы разделить расходы на услуги, персонал, материалы и оборудование
Вы можете попытаться сократить расходы, сократив некоторые из ваших затрат: используйте меньше электроэнергии, используйте переработанную бумагу, попытайтесь получить в дар некоторые предметы, которые вы планировали купить, и т. Д.
Вы можете сократить расходы, исключив некоторые вещи из своего бюджета

Руководство по сокращению бюджета
Если вы собираетесь сократить свой бюджет, неплохо иметь для этого рациональную систему.Вот предлагаемый пошаговый процесс, который позволяет вам взглянуть на то, что более и менее необходимо, и принять взвешенные решения о том, без чего вы можете обойтись, а что нет.
Сначала посмотрите на те элементы, которые не являются важными для работы организации.
Можете ли вы сократить или сократить количество материальных вещей, необходимых для работы программы, или как-то снизить стоимость услуг?
Наконец, если ничто другое не поможет сбалансировать бюджет, вам, возможно, придется подумать о сокращении того, чем занимается организация, что обычно сводится к работе с должностями оплачиваемого персонала.
Сократить часы работы одного или нескольких сотрудников, если люди получают почасовую оплату — например, подумайте о сокращении рабочей недели с 40 до 37,5 часов или даже больше
Сократите одну или несколько должностей с полного рабочего дня до неполного рабочего дня — имейте в виду, что во многих организациях это сокращение лишит тех, кого это касается
Попросить сотрудников выплачивать большую долю их дополнительных льгот (если есть дополнительные льготы)
Увольнение одного или нескольких сотрудников

Вы можете занять нужные вам деньги, обязательно добавив платежи по кредиту к вашим прогнозируемым расходам и включив их в свой пересмотренный бюджет

Создание фактического бюджетного документа

Хотя электронная таблица, вероятно, будет тем, что вы будете использовать для отслеживания своих финансов, вы также можете указать бюджет в форме, понятной для всех в организации.

Вероятно, самый простой бюджетный документ — это тот, в котором перечислены прогнозируемые расходы по категориям и прогнозируемые доходы по источникам с указанием итоговых значений для каждого. Таким образом, любой может увидеть, сколько вы собираетесь потратить, сколько вы собираетесь получить и в чем разница, если таковая имеется. Возвращаясь к примеру с таблицей выше, простой бюджет будет выглядеть так:

Годовой бюджет UCMHA на 2001 финансовый год (с 1 июля 2000 г. по 30 июня 2001 г.)

Расходы:	Примерная сумма в долларах:
Заработная плата	41 000
Бахрома	8 200
Принадлежности	1 000
Оборудование	3 000
Телефон	1,150
Коммунальные услуги	1,200
Страхование	1,400
Аренда	7 500
Итого расходы	64 450

Доход:
Департамент общественного здравоохранения	25 500
United Way	5,750
Членство	3 000
Департамент социального обеспечения	30 200
Общий доход	64 450

Другая возможная форма была бы аналогичной, но включала бы описание бюджета, объясняющее, как были получены различные статьи.

Например, статья заработной платы может выглядеть так:

Заработная плата
Директор (17,00 долларов США в час, 20 часов в неделю, 52 недели)	$ 17 680
Педагог по вопросам здоровья (14,95 долларов США в час, 30 часов в неделю, 52 недели)	$ 23 322
Итого зарплата	$ 41 002

Остальные категории будут обрабатываться таким же образом, с объяснением того, что они включают и как будут потрачены деньги.

Последней возможностью было бы использовать саму электронную таблицу в качестве бюджетного документа для тех, кто хотел видеть, как именно должны быть распределены деньги. Многие организации предоставляют своим советам директоров как простой бюджет, так и электронную таблицу, так что те члены Совета, которые стремятся понять финансы организации, могут получить ясную картину, в то время как другие могут просто увидеть, сбалансирован ли бюджет.

Работа с вашим бюджетом

Большинство организаций проверяют свои бюджеты на регулярной основе — обычно разумно раз в месяц — и пересматривают их, чтобы они оставались точными.Если вы получите грант, которого не ожидали, или если ваши оценки расходов не соответствуют ожиданиям, эти вещи должны быть учтены в бюджете.

Бюджет становится основой для финансовых документов, которые вы можете готовить в течение года (например, балансовых отчетов), которые дают самую последнюю картину финансового состояния организации.

Ваш бюджет должен:

Сообщите вам, есть ли еще какие-либо пробелы в финансировании, и где именно
Подскажет, что вам нужно сделать, чтобы закрыть эти пробелы
Позволяет внимательно следить за своими деньгами, приспосабливаться к изменениям и не тратить лишние деньги

Вкратце

Разработка бюджетного процесса, в котором исследуются приоритеты организации, и его использование для составления точного, сбалансированного бюджета на предстоящий финансовый год поможет вам сохранить контроль над финансами организации и поможет направлять работу организации.Рациональный и точный бюджет позволит вам предоставлять точные отчеты спонсорам и тратить их деньги, как вы обещали. И это даст вам четкие рекомендации относительно того, что вы можете потратить и когда.

Глоссарий

Этот глоссарий охватывает некоторые из основных бухгалтерских терминов, используемых в разделе.

Бухгалтерский учет: Метод, с помощью которого ведется учет денег и управление ими. Существуют различные системы бухгалтерского учета, которые организация может использовать, но цели всех из них — обеспечить точные записи и дать организации возможность точно знать, как расходуются ее деньги и как ее финансовое положение соотносится с ее бюджетом в в любой момент.

Аудит: CPA (Certified Public Accountant) проверяет финансовые отчеты организации, чтобы убедиться, что они точны, и работает с организацией, чтобы исправить любые ошибки или решить проблемы. Затем CPA готовит финансовую отчетность с использованием бухгалтерских книг организации и либо удостоверяет, что организация следует приемлемым методам бухгалтерского учета и что ее финансовые записи в порядке, либо объясняет любые проблемы с финансовыми записями и предлагает меры по исправлению положения.

Сбалансированный бюджет: Прогнозируемые расходы и прогнозируемые доходы примерно равны.

Дефицит бюджета: Прогнозируемые расходы значительно превышают прогнозируемые доходы.

Профицит бюджета: Прогнозируемые доходы значительно превышают запланированные расходы.

Консервативная оценка: Использование самых высоких разумных цифр при оценке расходов и самых низких разумных цифр при оценке доходов, так вы с большей вероятностью создадите бюджет, который убережет вас от перерасхода средств.

CPA: Сертифицированный бухгалтер-бухгалтер. Сертифицированный аудит, который требуется большинству спонсоров, должен проводить CPA.

Финансовый год: Этот термин означает финансовый год и представляет собой календарь, который вы используете для расчета годового бюджета (например, с 1 июля по 30 июня) и который определяет, когда вы заполняете налоговые формы, проходите аудит и закрываете бухгалтерские книги. .

Учет фонда: Практика ведения отдельного учета расходов по каждому отдельному гранту или контракту, администрируемым организацией.Таким образом, инициатива по профилактике СПИДа на низовом уровне может вести отдельный учет средств, которые они получают от Министерства здравоохранения, Министерства социальных служб, Министерства социального обеспечения, фонда местного сообщества и Комитета действий по СПИДу.

Статья строки: Категория расходов (заработная плата, телефон, канцелярские товары).

Бюджет статьи: Обычно это согласованный с спонсором бюджет, в котором указывается, какая часть денег спонсора будет потрачена на каждую статью.Это также может относиться к любому бюджету, разбитому по позициям.

Прогнозируемые расходы: Сумма денег, которую вы ожидаете потратить в наступающем финансовом году, с разбивкой по категориям, по которым вы планируете их потратить — заработная плата, офисные расходы и т. Д.

Прогнозируемый доход: Сумма денег, которую вы знаете или можете разумно ожидать получить в наступающем финансовом году, с разбивкой по источникам, то есть сумму, которую вы ожидаете от каждого источника финансирования, включая не только гранты и контракты, но и ваши собственные усилия по сбору средств, членство, процентный и инвестиционный доход, а также продажи товаров или услуг или сборы за них.

Электронная таблица: Формат сетки для составления бюджета, чтобы видеть расходы, доходы и способы их взаимодействия в одном месте. В таблице бюджета каждый вертикальный столбец представляет источник финансирования, а каждая горизонтальная строка представляет категорию расходов. В пространстве, где встречаются столбец и строка (называемая ячейкой), число представляет сумму денег из источника финансирования этого столбца, потраченную на категорию расходов этой строки.

Назначение фонда мелкой наличности | Малый бизнес

Терри Маллиган Обновлено 4 февраля 2019 г.

Наличие нужного количества мелких денежных средств позволяет бизнесу быстро реагировать на потребности бизнеса по мере их возникновения.При надлежащем контроле фонд мелкой наличности является ценным инструментом, позволяющим поддерживать бизнес без обременительной задачи выписывать чек каждый раз, когда требуются небольшие суммы денег.

Мелкие операции с наличными

Ежедневные операции часто требуют небольших покупок на предприятиях любого размера. Быстрая потребность в расходных материалах, марках, прохладительных напитках, расходах на доставку или других мелких расходах может быть обеспечена за счет наличия небольшой суммы наличных денег, называемой фондом мелкой наличности.Наличие фонда мелкой наличности позволяет бизнесу работать целесообразно , вместо того, чтобы заставлять сотрудников ждать оплаты чека или возмещения каждый раз, когда требуются небольшие суммы денег.

В малом бизнесе владелец бизнеса может просто возмещать сотрудникам буквально из своего кармана, когда происходят небольшие денежные операции, но такая неформальная ситуация может привести к небрежному учету и трудностям, если владелец бизнеса просто не в один прекрасный день или когда у вас нет наличных денег.Формальная система мелкой кассы также может расти вместе с бизнесом, расширяясь по мере того, как компания добавляет офисы и сотрудников.

Создание фонда мелкой наличности

Большинство фондов мелкой наличности создаются путем оценки суммы денег, потраченной на мелкие предметы в течение данного месяца. Финансирование может варьироваться от $ 50 до $ 500 , в зависимости от размера или характера бизнеса. Фонд должен начинаться с небольшой суммы денег. Его можно увеличить, если деловая практика диктует, что требуется более высокая сумма наличных денег.

Запись в бухгалтерском журнале для пополнения счета — это дебет в «Мелкие денежные средства» и кредит для «Наличные деньги» для общей начальной стоимости.

Контроль над мелкой наличностью в офисе

Независимо от суммы, всегда должен существовать строгий и надлежащий контроль, чтобы убедиться, что фонд мелкой наличности безопасен и используется надлежащим образом. Одно лицо должно быть назначено хранителем мелкой наличности . Денежные средства должны храниться в запертом ящике, доступном только ответственному за мелкую кассу или назначенному резервному лицу.Скорее всего, вы захотите установить четкие правила относительно того, когда можно тратить мелкие деньги, чтобы избежать недоразумений с сотрудниками, которые несут расходы, которые не были возмещены.

Все выплаты должны быть задокументированы с помощью ваучера на мелкую кассу, в котором указаны дата операции, сумма, имя лица, получающего денежные средства, подпись лица, утверждающего расходы, имя поставщика или описание расходов, а также счет расходов. взимается за товар. Создайте образец памятки для мелких денежных операций , чтобы люди записывали правильную информацию для каждой операции с мелкой наличностью.

В некоторых случаях вы можете по возможности избегать использования наличных для транзакций. Если ваша компания выпускает корпоративные кредитные карты для сотрудников, вы можете попросить их использовать их вместо наличных, чтобы упростить учет, получить гарантии, предоставляемые компанией, выпускающей кредитные карты, и снизить риск исчезновения наличных денег.

Пополнение и учет

В конце каждого месяца хранитель мелкой кассы создает записи в журнале для выплаченных сумм и возвращает денежный фонд к начальному значению.Для каждой выплаты требуется запись в журнале, в которой зачисляются мелкие денежные средства и дебетуется расходный счет, указанный в ваучере мелкой наличности.

Для пополнения счета хранитель складывает общую стоимость выплаченных сумм и снимает эту сумму с денежного счета, чтобы вернуть наличные мелкие наличные к первоначальной стоимости фонда. Запись в журнале о сумме пополнения является дебетом для мелких денежных средств и кредитом для денежных средств.

Уравновешивание денежного ящика | Шаги, советы и многое другое

Уравновешивание денежного ящика — неотъемлемая часть повседневной работы вашего бизнеса.Так же, как чистить зубы, вы также должны ежедневно балансировать в кассовом аппарате.

Если вам сложно сбалансировать денежный ящик, вы не одиноки. Читайте дальше, чтобы узнать, как сбалансировать денежный ящик, а также узнать о советах и приемах, которые помогут сохранить его в надлежащем состоянии.

Что такое денежный ящик?

Прежде чем вы углубитесь в то, как сбалансировать денежный ящик, вам необходимо узнать о нем небольшую справочную информацию.

В вашем денежном ящике, также называемом кассовым аппаратом, хранятся наличные деньги, монеты, чеки и другие ценные предметы (например,g., купоны) в точках продаж (POS).

В конце каждого дня, смены или периода вы должны сбалансировать свой денежный ящик для учета всех входящих транзакций. Транзакции включают не только наличные деньги и чеки, но также платежи по кредитным картам и чаевые (если применимо).

Лучше всего, если вы назначите сотрудников или менеджеров для балансировки денежного ящика. Таким образом, вы доверяете сотрудникам, работающим с вашей поступающей наличностью, а не нескольким людям.

Компании, которые обычно несут ответственность за балансировку денежного ящика, включают:

Магазины одежды
Супермаркеты
Рестораны
Булочные
Прочие розничные магазины

Как часто нужно балансировать денежный ящик?

Чтобы ваши бухгалтерские книги были максимально точными, вы должны балансировать кассу каждый день или после каждой смены.Таким образом, вы можете быстро (и легко) внести исправления, если что-то не в порядке.

Исправление чего-либо, сделанного несколько дней, недель или даже недель назад, может занять много времени и быть сложным, потому что вам нужно возвращаться и проверять каждый день индивидуально на наличие ошибок. Ежедневная балансировка помогает уменьшить боль, связанную с отслеживанием расхождений в кассовых ящиках.

Этапы балансировки денежного ящика

Когда дело доходит до балансировки денежного ящика, ваши действия могут отличаться от действий других компаний.Например, более крупному бизнесу может потребоваться внести несколько депозитов в течение дня. Или у малого бизнеса может быть только один денежный ящик для подсчета.

Независимо от того, насколько мал или велик ваш бизнес, вот четыре шага, которые помогут вам встать на правильную ногу, когда дело доходит до балансировки денежного ящика.

1. Получите отчет POS

Прежде чем вы начнете балансировать свой денежный ящик и учитывать любой входящий денежный поток, вам необходимо распечатать или получить доступ к отчету POS, в котором подробно указано, сколько у вас должно быть в вашей кассе.

Отчет POS разбивает итоги по категориям, например, наличные деньги, чеки и транзакции по кредитным картам.

2. Подсчитайте наличные

Когда у вас под рукой отчет POS, самое время пересчитать наличные.

В начале каждого дня или смены вы должны хранить постоянную сумму денег в вашем реестре, например 100 долларов. Это гарантирует, что у вас будет достаточно денег, чтобы раздать сдачу своим клиентам.

Когда вы считаете свою кассу в конце каждой смены или дня, подсчитывайте свои наличные и суммируйте свои чеки, квитанции по кредитным картам и другие транзакции.

Чтобы сделать процесс менее утомительным, подумайте о приобретении счетной машины. Со счетным автоматом вам не нужно беспокоиться о ручном подсчете наличных или сдаче вручную.

Обязательно вычтите начальный остаток денежных средств из текущего остатка денежных средств (например, вычтите 100 долларов США).

Запишите, сколько в кассе есть наличных денег, чеков, купонов, кредита и т. Д. Вот пример того, как вы можете отслеживать свои итоги:

Поступления	Продажа	Всего
Начальные деньги		$ 100
Продажа за наличный расчет	$ 500
Продажа по кредитной карте	$ 600
Общий объем продаж		$ 1,100
Продажа в кредит		$ 0
Получены наличные		$ 500
Итого кассовый аппарат		$ 600

После того, как вы суммируете квитанции, чеки и наличные по кредитной карте, сравните их с отчетом POS.Они совпадают? Если так, то вперед! Если нет, вам нужно немного покопаться.

3. Устранение несоответствий

Значит у вас неточность в кассовом ящике? Не стоит беспокоиться! С владельцами малого бизнеса это происходит постоянно.

Большинство расхождений вызвано человеческой ошибкой, например, неверная сдача сдачи покупателю или неправильная отправка квитанции по кредитной карте.

При балансировке денежного ящика обращайте внимание как на излишки, так и на нехватку. Превышение — это когда ваш ящик превышает сумму, указанную в отчете POS, которую вы должны иметь.Дефицит — это когда в вашем реестре мало.

Нехватка может означать, что наличные деньги были потеряны, украдены или неправильно подсчитаны. Избыток обычно означает, что ваши клиенты были обмануты.

При попытке устранить несоответствия выполните следующие действия:

Пересчитайте наличные, чеки, купоны, квитанции по кредитным картам и т. Д.
Зарегистрируйтесь в своем ящике и рядом с ним и зарегистрируйтесь на предмет отсутствия информации (например, квитанций)
Просмотрите транзакции POS для получения информации, такой как транзакции по кредитной карте (если применимо)

Убедитесь, что кто-то записывает расхождения в кассовой наличности в отчете о прибылях и убытках (P&L) вашего малого бизнеса.Добавьте строку в отчеты о прибылях и убытках, чтобы учесть расхождения в денежных средствах.

4. Учет операций с денежным ящиком

После того, как вы посчитаете свой ящик и выясните все неточности, запишите операции с денежным ящиком в своих книгах.

При записи итоговой суммы кассового аппарата обязательно учитывайте начальный баланс (например, 100 долларов США). Записывайте в свои книги все наличные, кредитные, магазинные (если применимо), чеки, купоны и другие продажи.

Если есть какие-либо несоответствия, которые вы не смогли устранить, укажите излишки или недостачи в отдельной колонке.

Взгляните на пример сбалансированной кассы ниже:

	Собрано денег		Зарегистрировано продаж
Получено наличных	425,00 $	Продажа за наличные	425,00 $
Чеков собрано	$ 53,25	Проверить продажи	$ 53,25
Кредит магазина получен	233 доллара.55	Продажа в кредит магазина	$ 233,55
Получено кредитных карт	$ 657,48	Продажа кредитных карт	$ 657,48
Собрано купонов	$ 11.00	Купонные продажи	$ 11.00
Всего собрано	$ 1 380,28	Всего зарегистрировано	$ 1 380,28

Итак, как будет выглядеть, если ваш отчет POS и ваши подсчеты не совпадают? Взгляните на ящик с некоторыми неточностями.

	Собрано денег		Зарегистрировано продаж	Разница (+/-)
Получено наличных	350,00 $	Продажа за наличные	$ 367,78	–17,78 долл. США
Чеков собрано	$ 85,33	Проверить продажи	$ 72,55	+ 12,78 долл. США
Кредит магазина получен	$ 247,52	Продажа в кредит магазина	247 долларов.52	0,00 руб.
Получено кредитных карт	$ 776,38	Продажа кредитных карт	$ 776,38	0,00 руб.
Собрано купонов	0,00 руб.	Купонные продажи	$ 2,50	–2,50 доллара США
Всего собрано	$ 1 459,23	Всего зарегистрировано	$ 1 453,95	+ 5,28 долл. США

Как видите, в ящике выше не хватает 17 долларов.78 наличными и купонами на 2,50 доллара.

В кассе также есть дополнительные $ 12,78 в виде чеков, не учтенных в продажах. Если продажи чеков ниже, чем общее количество собранных чеков, это может быть связано с тем, что сотрудник совершил транзакцию с использованием неверного метода оплаты.

Наконечники для балансировки ящиков

Балансировка денежных ящиков не должна быть сложной. Воспользуйтесь приведенными ниже советами, чтобы держать ящик в идеальном состоянии.

1. На каждый ящик должно приходиться по одному человеку

Что касается денежного ящика, то чем меньше людей будет к нему обращаться, тем лучше.Подумайте об ограничении количества людей, использующих каждый ящик. Ограничения позволяют избежать расхождений в денежном ящике и могут помочь избежать краж на рабочем месте.

Та же идея должна подойти и к менеджеру вашего кассового ящика. Ограничьте количество людей, занимающихся балансированием кассовых сборов и ведением учета денежных ящиков в вашем бизнесе.

2. Распределить обязанности

В целях подотчетности назначьте одного или двух доверенных сотрудников для балансировки вашего денежного ящика (ящиков). Вы можете назначить одного человека для подсчета ящика, в то время как другой сотрудник готовит банковский депозит.Попросите сотрудников, управляющих денежными ящиками, подписать отчет о том, что они уравновешивают ящик.

В начале следующего дня или следующей смены пересчитайте наличные в каждом ящике, чтобы проверить правильность начального баланса. Если в вашем бизнесе используется несколько ящиков, назначьте эту задачу каждому кассиру и попросите их подсчитать свой отдельный ящик.

3. Используйте отчеты о продажах

Если у вас есть POS-система, не бойтесь использовать отчеты о продажах в своих интересах. Вы можете использовать отчеты, чтобы увидеть остатки ящика на начало, текущий и конец дня.Отчеты о продажах могут вам помочь:

Не кладите в кассу слишком много денег
Проверить, был ли покупатель обделен
Выявить кражу сотрудника

Отчеты о продажах также могут дать вам представление о вашем денежном потоке за день. Если вы хотите увидеть, как идут продажи, откройте отчет о продажах.

4. Депозит наличными в течение дня

Чтобы ваш денежный ящик был чистым и аккуратным, подумайте о его чистке в течение дня. Итак, как вы можете это сделать? Депозиты.

Если вы обнаружите, что ваш денежный ящик переполнен в течение дня, сделайте несколько небольших вкладов в свой сейф или банк, чтобы отсчет наличных в вашей кассе продолжался. В противном случае вы можете иметь дело с беспорядочным ящиком и потерянными или украденными деньгами.

Делайте депозиты в более медленное время в течение дня. Таким образом, вам не придется изо всех сил снимать и считать наличные.

В зависимости от размера вашего бизнеса и поступающей наличности вам может потребоваться внести несколько депозитов в течение дня.Если ваш бизнес меньше, вы можете вообще пропустить этот шаг.

5. Обращайте внимание на постоянные расхождения

Если вы снова и снова начнете замечать несоответствия в денежном ящике, возможно, что-то не так. Вы можете иметь дело с украденными средствами, если денежные средства постоянно не соответствуют вашим отчетам POS.

Остерегайтесь шаблонов, таких как повседневная нехватка. Например, если вы заметили, что в ящике сотрудника постоянно скидка 20 долларов, возможно, вам придется еще покопаться и понаблюдать.

Необходимо учитывать денежный поток вашего денежного ящика? Без проблем! Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет легко вести учет доходов и расходов вашего бизнеса. Начните с самостоятельной демонстрации уже сегодня!

Нравится то, что вы читаете? Давай подключимся, друг! Поставьте нам лайк на Facebook и давай поговорим.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Контроль денежных поступлений и выплат — Видео и стенограмма урока

Средства контроля за получением денежных средств

При обсуждении средств контроля за денежными средствами необходимо рассмотреть две области — получение и выплату.Начнем обсуждение с контроля поступления. Денежные поступления — это деньги, полученные от потребителей за продажу товаров или услуг.

Эффективная система внутреннего контроля должна иметь письменную документацию, объясняющую, как следует обращаться с этими денежными средствами при их получении, а также разделение обязанностей. Разделение обязанностей означает разделение одной большой работы на несколько более мелких работ, каждую из которых выполняет отдельный человек.

В хорошей системе контроля наличности было бы одно лицо, которое собирает деньги, одно лицо, которое вводит транзакцию в систему бухгалтерского учета, и одно лицо, которое делает банковский депозит.Каждое мероприятие должно иметь соответствующий документальный след. Например, ежедневный отчет о продажах должен соответствовать сумме денежных средств, полученных за день. Отчет аудита и транзакции, введенные для ежедневных продаж, должны совпадать. Квитанции о банковских депозитах должны соответствовать ежедневному отчету о транзакциях. Короче говоря, все должно пересекаться. Хорошее практическое правило — никогда не давать волю одному сотруднику собирать и сообщать о деятельности по счету денежных средств. Любой сотрудник может стать жертвой искушения, и разум улетучивается.Наличие эффективной системы внутреннего контроля сдерживало бы такое поведение.

Контроль выдачи наличных

Выплаты наличными — это денежные средства, выплачиваемые физическим лицам для покупки предметов, которые необходимы и используются компанией. Это может быть что угодно, от закупки инвентаря, сырья или даже коммунальных услуг. Независимо от причины выплаты наличных, должен существовать внутренний контроль для защиты от мошенничества. Хорошая система внутреннего контроля разделит ответственность за выплату наличных как минимум на два отдельных задания.Одно лицо должно нести ответственность за ввод счетов в программу бухгалтерского учета и печать платежных чеков, а другое лицо должно нести ответственность за подписание этих чеков. Разделение этих обязанностей еще раз позволяет создать систему сдержек и противовесов. Без него искушение может поднять свою уродливую голову и заставить разумного человека делать сомнительные поступки. Чеки могут быть написаны и подписаны одним и тем же лицом и использованы для чего угодно. Счета могут быть подставлены в систему только для того, чтобы человек выписал себе чек.Может случиться любое количество вещей.

Пример

Давайте применим эти концепции к практическому примеру.

Эмили — владелица магазина Emily’s Pet Emporium. У нее есть несколько сотрудников, которые работают в магазине, но только 6 из них имеют непосредственное отношение к работе с наличными деньгами. Лайне и Лана — кассиры. Они несут ответственность за получение денег от клиентов в обмен на проданные товары. В конце своей смены каждый из них составляет отчет о продажах и кладет собранные за день деньги в банковскую сумку.Они отдают сумку с банком Ханне, которая работает в бухгалтерии. Ханна считает каждую сумку и сравнивает ее с итогами в отчетах о продажах, а затем составляет квитанцию о банковском вкладе. После этого она отдает сумки Дотти, которая также работает в бухгалтерии. Дотти просматривает информацию из отчета о продажах и квитанцию о банковском переводе и передает его Лауре, которая отвечает за прием депозита в банк, а также за получение почты из почтового отделения. Когда Лаура возвращается, она передает квитанцию о депозите Дотти, которая прикрепляет квитанцию из банка к отчету о продажах и хранит их.Также она вводит депозит в систему учета. Затем Лаура разделяет почту и берет все полученные счета Ханне. Ханна вводит счета в компьютер и распечатывает чеки. А затем она приносит Эмили чеки на оплату счетов, которые они подписывают и отправляют по почте.

Посмотрев на поток обязанностей в зоомагазине, можете ли вы увидеть, как внутренний контроль разделил рабочие места, так что всегда есть более одного человека, который просматривает кассовую информацию? Это помогает предотвратить кражу и мошенничество и защищает денежные средства.

Резюме урока

Денежные средства — наиболее уязвимый актив компании. Из-за этого внутри организации должна быть система контроля наличности. Лучший способ контролировать денежные средства — это установить систему внутреннего контроля. Внутренний контроль — это правила и положения, которые вводятся для защиты активов, принадлежащих физическому или юридическому лицу. Наличные деньги должны быть защищены как при получении, так и при выплате. Денежные поступления — это деньги, полученные от потребителей за продажу товаров или услуг. Выплаты наличными — это денежные средства, выплачиваемые физическим лицам за покупку предметов, которые необходимы и используются компанией. Самый эффективный способ защитить наличные деньги как при получении, так и при выплате — это наличие письменного протокола об обращении с наличными и разделения обязанностей. Разделение обязанностей означает разделение одной большой работы на несколько более мелких работ, каждую из которых выполняет отдельный человек. Независимо от того, принимаются ли наличные или выплачиваются, наличие нескольких человек, играющих индивидуальные роли в процессе обработки, позволит создать систему сдержек и противовесов, при которой ошибки или мошеннические действия имеют больше шансов быть замеченными.

Результаты обучения

После того, как вы закончите видео, вы сможете сделать следующее:

Определить внутренний контроль
Объясните, что такое денежные поступления и выплаты наличных, и опишите методы контроля как поступления, так и распределения наличных
Понять, как разделение обязанностей может помочь в контроле над наличностью
Примените концепцию денежного контроля к примерам

27 Порядок ведения кассовой книги

Ведение кассовой книги

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на _ организации (*ответ*)

Кассовая книга.

с учетом последних изменений в законодательстве

Читайте также

4.1. ОРГАНИЗАЦИЯ БЕЗНАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ И КАССОВАЯ РАБОТА БАНКОВ

Глава 4 Предприниматель и кассовая дисциплина

96. Бухгалтерский баланс (форма № 1) и Отчет о целевом использовании полученных средств (форма № 6)

6.

6. Форма № 3

7. Форма № 4

13.1.1. Форма АДВ-1

13.1.4. Форма СЗВ-4

13.1.5. Форма СЗВ-4 в ПФР

9.4. Торговые операции. Книга покупок и Книга продаж

2. Кассовая дисциплина при расчетах наличными денежными средствами

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)

Форма

Форма и функция

ФОРМА ЗАПИСИ

Ведение кассовых операций

Обзор разделения обязанностей — Финансы и бухгалтерский учет

Что такое «Разделение обязанностей?»

Почему это важно?

А как насчет небольших отделов?

Азбука разделения обязанностей

Как это выглядит?

Пример — обработка наличных

Пример — покупка

Пример — Выставление счетов и дебиторская задолженность

Обучение

Какова роль казначея?

Основные обязанности казначея

1.Общий финансовый надзор

2.Финансирование, сбор средств и продажа

3. Финансовое планирование и бюджетирование

4. Финансовая отчетность

5. Банковское дело, бухгалтерский учет и отчетность

6.Контроль основных средств и запасов

Делегирование финансовых обязанностей

В небольших организациях без персонала ….

В крупных организациях …

Microsoft Word — WP_Ref_warehamlor.doc

Глава 43. Управление финансами | Раздел 1. Планирование и составление годового бюджета | Основной раздел

Какие элементы годового бюджета?

Почему вам следует составлять годовой бюджет?

Некоторые практические соображения

Планирование и сбор информации для создания бюджета

Собираем все вместе: создание бюджетного документа и работа с ним

Какие элементы годового бюджета?

Зачем нужно составлять годовой бюджет?

Некоторые практические соображения

Планирование и сбор информации для создания бюджета

Предварительные сведения: на что вам нужно будет потратить деньги в следующем финансовом году?

Оценка расходов: сколько это будет стоить?

Оценка дохода: где мы возьмем все эти деньги?

Собираем все вместе: создание бюджетного документа и работа с ним

Анализ и корректировка бюджета

Создание фактического бюджетного документа

Работа с вашим бюджетом

Вкратце

Глоссарий

Назначение фонда мелкой наличности | Малый бизнес

Мелкие операции с наличными

Создание фонда мелкой наличности

Контроль над мелкой наличностью в офисе

Пополнение и учет

Уравновешивание денежного ящика | Шаги, советы и многое другое

Что такое денежный ящик?

Как часто нужно балансировать денежный ящик?

Этапы балансировки денежного ящика

1. Получите отчет POS

2. Подсчитайте наличные

3. Устранение несоответствий

4. Учет операций с денежным ящиком

Наконечники для балансировки ящиков

1. На каждый ящик должно приходиться по одному человеку

2. Распределить обязанности

3. Используйте отчеты о продажах

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на _ организации (ответ)