Тайм менеджмент как инструмент управления персоналом: Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

Содержание

Тайм-менеджмент как инструмент управления персоналом

 

 

План

 

Введение 3

Глава 1. Тайм-менеджмент как инструмент управления персоналом. 5

1.1 История развития 5

1.2 Основные принципы тайм-менеджмента 7

Глава 2.  Корпоративный и личный тайм-менеджмент 10

2.1 Корпоративный тайм-менеджмент 10

2.2 Основные критерии тайм-менеджмента 13

2.3 Личный  тайм-менеджмент 19

Заключение 25

Список использованной литературы: 27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность  проблемы тайм-менеджмента исходит из того, что в информационном обществе время дороже и важнее денег. Жизненные циклы товаров измеряются месяцами, а иногда и неделями. В информационном обществе побеждает тот, кто вывел товар на рынок в срок, даже если и вдвое превысил бюджет проекта. Тот, кто уложился в деньгах, но опоздал на неделю, имеет все шансы узнать, что поезд уже ушел.

1

Множество управленческих дисциплин и технологий помогают руководителю компании стать  более динамичным, все успевать, укладываться в максимально сжатые сроки. Проектный менеджмент, менеджмент качества, различные корпоративные  информационные системы все это, помимо снижения финансовых издержек, помогает снижать издержки временные. 

Корпоративный тайм-менеджмент и тайм-менеджмент руководителя — одна из таких технологий. Она оформилась в отдельную дисциплину в рамках общего менеджмента благодаря  разработкам Тайм-менеджерского  сообщества Improvement. ru и кафедры тайм-менеджмента  Московской финансово-промышленной академии. Авторы определяют эту технологию так: корпоративный тайм-менеджмент — дисциплина, в рамках общего менеджмента, позволяющая  сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников и руководителя инструментом повышения корпоративной 

эффективности. 

Впервые тема корпоративного тайм-менеджмента  была заявлена в монографии Г. Архангельского в первой с 70-х г.г. отечественной  книге по тайм-менеджменту в России. Автор приводит кейсы» из ТМ-проектов в компаниях, «кейсы» участников ТМ-сообщества, излагает полезные и  действенные инструменты управления временем применительно к практике корпоративного внедрения тайм-менеджмента . 

В 2008 г. вышла энциклопедия, в которой  была поставлена задача дать развернутую  картину корпоративного тайм-менеджмента, а именно: понятийный аппарат этой дисциплины, отражающий всю полноту  классических и современных ТМ-технологий, исторические предпосылки ее возникновения  и, конечно же, практический опыт применения в лучших, наиболее эффективных и  успешных компаниях. 

Время один из трех параметров, по которым  можно конкурировать. Другие два  деньги и качество. Но в XXI веке качество должно быть высоким по определению, а конкуренция по цене приводит к  ценовым войнам, превращающим рынок  в выжженную пустыню. Остается конкуренция  по параметру времени. Насколько  быстро ваши подчиненные отвечают на запросы клиентов? Насколько оперативно готовятся документы? Сколько новых  проектов одновременно могут реализовать  ваши сотрудники? Все это элементы конкуренции по времени. Этим определяется актуальность темы курсовой работы. 

Объект познания -тайм-менеджмент как инструмент управления.

Предмет исследования- корпоративный и личный тайм-менеджментв управлении предприятием.

Задачи  исследования:

  1. рассмотреть основные критерии тайм-менеджмента; 
  2. проанализировать процесс делегирования задач в рациональной организации труда руководителя и роль секретаря в этом процессе; 
  3. выявить ограничения практического использования тайм-менеджмента. 
  4. обобщить эффективные техники корпоративный и личный тайм-менеджмента

Методы исследования- анализ, наблюдение и обобщение литературы по теме.

 

Структура работы представлена введение, двумя главами, заключением, приложением  и списком литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Тайм-менеджмент как инструмент управления персоналом.

1.1 История развития

 

Многие  руководители сталкиваются с дефицитом  рабочего времени, который незаметно  перестает в отсутствие у них  свободного времени. Классические признаки дефицита времени у руководителя: постоянная спешка — всегда нахватает  одного часа, одного дня, чтобы выполнить  задуманную работу; большой поток  рутинных дел и срочных вопросов, работа над которые отнимает много  времени; постоянно дописывает бумаги дома и, как правило, по ночам; окружают «пожиратели времени» : телефоны, которые  звонят не вовремя; сотрудники, отвлекающие  внимание; руководство, вызывающее на незапланированные и длительные заседания.

В каждой организации можно обнаружить названные проблемы, в которые  вовлечен весь персонал организации. Поэтому  тайм-менеджмент необходимо распространить на всю организацию, так как отдельные  островки его применения настоящей пользы никогда не дают.

Тайм-менеджмент в классическом понимании этого  слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются  сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности  использования рабочего времени. При  этом применение тайм-менеджмента не является обязательным.

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, развиваемая в большей  степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных  и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам  в форме книг и учебных курсов.

Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось  руководством организации на собственное  усмотрение сотрудника. Поэтому в  научном менеджменте 

сравнительно редко затрагивались вопросы  самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента, например, Ф. У. Тейлор, впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд.

В 20-е годы XX в. директор Центрального Института Труда А. К. Гастев механистическому подходу в таком внедрении  «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации  самостоятельно совершенствовать рабочие  процессы. Председатель Лиги «Время»  П. М. Керженцев с общей организации  труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации  и сотрудника.

Наконец, классик западной теории менеджмента  П. Друкер, обратив внимание на сложность  управления творческим и управленческим трудом «сверху» без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности  управленческого и творческого  труда как ключевую для менеджмента  в XXI в.2

Таким образом, в истории вопроса об управлении временем сотрудника организации  можно выделить две основные ветви  исследований: классический тайм-менеджмент и направления общего менеджмента, так или иначе затрагивающие  вопросы персональной организации  труда. Эти ветви в ходе развития сближаются, что делает закономерным постановку вопроса о разработке методов встраивания тайм-

менеджмента  в корпоративный менеджмент.

Как отдельная дисциплина и область  управленческого консультирования тайм-менеджмент сложился к 70-м годам XX века. Но классические пособия по тайм-менеджменту не содержат информации о том, как встроить методы самоорганизации  в систему управления фирмой, как  сделать тайм-менеджмент инструментом управления персоналом. Инструменты  управления временем предлагались сотрудникам  компании в форме тренинга, дальнейшее их применение оставлялось на усмотрение сотрудника.

Но  способность сотрудника компании укладываться в сроки, выделять время на «важные, но не срочные» приоритетные проекты, грамотно управлять рабочей нагрузкой  – это не только его личное дело. Личная эффективность сотрудника –  это и вопрос управляемости компании, прозрачности и предсказуемости  ее работы. Поэтому чем динамичнее развивается компания и чем серьезнее  нагрузка на менеджеров и специалистов – тем выше необходимость корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента.

1.2 Основные принципы тайм-менеджмента

Будет заблуждением считать, что природа  нехватки времени у сотрудника организационная. Нехватка времени — проблема скорее психологическая — человек недостаточно уверен в  себе, у него нет четкого представления  о своих целях, он не в состоянии  расставить приоритеты, поэтому у  него ни на что не хватает времени.

По  сему, сэкономить время можно, правильно  расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра(смотри приложение 1), или Принцип Эйзенхауэра — техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям — важности и срочности:

A) Важные и срочные. Нужно сделать  немедленно, если такие дела у  вас есть.

B) Важные и несрочные. Самые «

обиженные»,  наиболее ущемляемые дела, связанные  с собственным развитием, обучением  сотрудников и т. п. Часто  дела типа А появляются из-за  пренебрежения делами типа В.

C) Неважные и срочные. Эти дела  очень любят маскироваться под  дела А. Человеку свойственно  путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически  считает важным. В основном именно  дела С создают в фирмах  атмосферу непрерывного кризис-менеджмента,  аврала, суматохи.

D) Неважные и несрочные. Эти дела  нужно «финансировать по остаточному  принципу». Но они часто приятны  и интересны, поэтому с них  начинают трудовой день, убивая  ими лучшие рабочие часы.3

«Поглотители  времени» у сотрудников достаточно стандартны: чрезмерная трата времени  на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система  рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы). От офиса к офису  эти проблемы одинаковы, но порой  в ходе тренинга или семинара рождаются  интересные идеи, которые потом приживаются  и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный  флажок на столе означает «занят»  и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме  неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости  создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия  «сегодня», «завтра», «вечером» и  «скоро» означают конкретное время (сегодня — до 18.00), это помогает избежать многих проблем.

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных  и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта (смотри приложение 1)также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность:

— Увидеть  и визуально оценить последовательность  задач и их относительную длительность;

— Сравнить  планируемый и реальный ход  выполнения задач;

— Детально  проанализировать реальный ход  выполнения задач. На графике  отображаются интервалы времени,  в течение которых задача: выполнялась,  была приостановлена, возвращалась  на доработку и т.д.4

 

 

 

 

 

 

Глава 2.  Корпоративный  и личный тайм-менеджмент

2.1 Корпоративный тайм-менеджмент

Корпоративный тайм-менеджмент — совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

Таким образом, если корпоративный менеджмент — путь «сверху вниз», от построения системы к эффективности входящих в нее элементов, в частности, эффективному использованию времени  сотрудника, то личный тайм-менеджмент — путь «снизу вверх», от персональной эффективности сотрудников к повышению эффективности подразделения или организации.

Первым  шагом корпоративного внедрения  тайм-менеджмента, как правило, является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными  пред- и пост-тренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы  корпоративного обучения. Приведем технологию такого встраивания тайм-менеджмента  в программу корпоративного университета или учебного центра на примере реального  проекта.

Обучение  тайм-менеджменту в курсе корпоративного университета проходит по следующей  схеме:

1) участники тренинга заполняют  профилирующие анкеты, позволяющие  оценить уровень их ТМ-компетенции  и сделать обучение более индивидуализированным;

2) проводится двухдневный тренинг  по программе «Тайм-менеджмент: гибкие  методы», адаптированной к специфике  деятельности компании.

3) в ходе тренинга участники  начинают работу с авторским  пособием «Учебный органайзер»,  являющимся своеобразным «самоучителем  по тайм-менеджменту». В нем даны  простые упражнения и пустографки,  позволяющие закрепить материал  тренинга. Участник после тренинга  не оставлен «один на один»  с тайм менеджментом, у него  есть четкий алгоритм действий;

4) через месяц после тренинга  проводится 4-часовой пост-тренинг.  На нем анализируются успехи  и неудачи первого этапа применения  тайм-менеджмента.

5) через несколько месяцев после  курса участники пишут эссе, отражающие  изменения в организации их  работы.5

Такая схема позволяет существенно  повысить эффективность обучения. На каждом этапе корпоративный университет  активно взаимодействует с сотрудником, его руководителем и ТМ-тренером, для того чтобы все изучаемые  техники находили реальное применение. Одним из любопытных побочных эффектов обучения становится то, что руководители более высоких уровней, видя явные  успехи подчиненных в организации  времени, сами выражают желание поучаствовать  в аналогичных тренингах.

«ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ» | Трибуна Ученого

Автор(ы) статьи: Кунда А.Ю.

PDF файл статьи

УДК 3977 Кунда Анастасия Юрьевна, студентка 4 курса магистратуры, факультет стратегического менеджмента Московский финансово-промышленный университет «Синергия», Россия, г. Москва e-mail: [email protected] Научный руководитель: Бенина И. И., Преподаватель Московский финансово-промышленный университет «Синергия», Россия, г. Москва ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ Аннотация: Статья посвящена анализу концепции тайм-менеджмента, который позволяет эффективно управлять временем. Анализируются и раскрываются различные подходы ученых к определению сущности управления временем. Учитываются существующие инструменты тайм-менеджмента и анализируются особенности его применения в отечественной практике. Обосновывается важность применения методов управления рабочим временем для повышения эффективности бизнеса в современных условиях. Ключевые слова: система управления, тайм-менеджмент, эффективность рабочего времени, принципы управления временем. Kunda Anastasia Yurievna 4th year master student, faculty of strategic management Moscow financial and industrial University «Synergy», Moscow, Russia Scientific supervisor: Benina I. I., lecturer Moscow financial and industrial University «Synergy», Russia, Moscow TIME-MANAGEMENT AS A HUMAN RESOURCES MANAGEMENT TOOL Abstract: The article is devoted to the analysis of the concept of time management, which allows you to effectively manage time. Various approaches of scientists to the definition of the essence of time management are analyzed and revealed. The existing time management tools are taken into account and the peculiarities of its application in domestic practice are analyzed. The article 1 Журнал «Трибуна ученого» Выпуск 12/2020 http://tribune-scientists.ru substantiates the importance of using working time management methods to improve business efficiency in modern conditions. Keywords: management system, time management, working time efficiency, time management principles. Процесс тайм-менеджмента — это действие или тренинг по контролю за использованием времени, которое человек сознательно тратит на различные виды деятельности, одновременно повышая эффективность и продуктивность использования этого ресурса. Это позволяет человеку приобрести ряд практических навыков, инструментов и методов, которые он может использовать как в своем профессиональном, так и в личном времени. Общий процесс тайм- менеджмента характеризуется такими понятиями, как «тайм-менеджмент» и «самоменеджмент». Большой вклад в решение проблемы использования времени вносят работы отечественных и зарубежных ученых. Среди классиков выделяют Ф. Тейлора, М. Мескона. Этот вопрос также обсуждался с отечественными учеными, такими как Н. Алюшина А. Гаврилюк, А. Горбачев, А. Писаревская. Однако, учитывая результаты проведенного исследования, эффективное управление временем требует более детального анализа, основанного на теоретических основах тайм-менеджмента. В настоящее время многие инструменты используются для повышения производительности компании и ее сотрудников. Одним из них является внедрение и применение технологий тайм-менеджмента в качестве движущего элемента системы управления персоналом. Тайм-менеджмент как самостоятельное направление в науке был впервые объявлен в Нидерландах в семидесятых годах двадцатого века, где появились специальные курсы для сотрудников и бизнесменов для планирования времени [1, с. 279]. Содержание концепции «тайм-менеджмента» стало основой исследований многих ученых. Основываясь на анализе научных источников, можно Журнал «Трибуна ученого» Выпуск 12/2020 http://tribune-scientists.ru 2 утверждать, что рассматриваемая теоретическая база достаточно широка и разнообразна. У каждого автора есть своя точка зрения, которая обозначает сущность и специфические свойства, и элементы управление временем. Одни ученые рассматривают тайм-менеджмент как разделение труда, другие-как искусство тайм-менеджмента, учитывающее эффективный подход тайм-менеджмента. Однако все эти утверждения, как правило, основаны на том, что эффективно в управлении временем. Тайм-менеджмент — это совокупность технологий распределения и использования времени, повышающих эффективность любого действия. Исходя из анализа научной литературы, методы тайм-менеджмента и их эффективное практическое применение были ограничены. Область тайм- менеджмента поможет контролировать свое развитие технологиями тайм- менеджмента, что в свою очередь позволит оптимально использовать имеющиеся возможности. Важно помнить, что тайм-менеджмент-это не единственное решение. Необходимо учитывать личные рекомендации каждого человека при выборе инструментов. Принцип итальянского экономиста Вильфредо Парето был признан во всем мире [6]. Исследователь интерпретирует этот принцип таким образом, что около 20% затрат и времени достаточно для достижения 80% результата. При этом необходимо выявить ключевые задачи, то есть расставить приоритеты. Неэффективные задачи должны быть заключительной частью списка необходимых действий. На сегодняшний день это самая известная концепция тайм-менеджмента, которая позволяет назначать приоритеты. Одной из наиболее часто используемых сегодня концепций управления временем является матрица Эйзенхауэра. Президент Соединенных Штатов Дуайт Дэвид Эйзенхауэр развивался, поскольку он был очень занятым человеком и требовал улучшения рабочего времени. Эта матрица представляет собой обобщенное развитие, в центре которого находится принцип Парето. Главная идея-отделить важные вещи от маленьких, 3 Журнал «Трибуна ученого» Выпуск 12/2020 http://tribune-scientists.ru а те, которые совсем не важны. Структура состоит из двух осей (важности и срочности) и четырех квадратов, по которым происходит распределение дел. Одним из универсальных инструментов управления временем является пирамида Франклина [6]. Методика направлена на определение будущей эффективности организации путем уже сейчас конкретные задачи и цели определены. Преимущество этого метода управления временем заключается, среди прочего, в планировании не только времени, но и занятости и достижении глобальной жизненной цели. Как отмечают М.С. Ожиганова, Л.Н. Власова, И.В. Кушнарева инструмент тайм-менеджмента может быть любым, главное, чтобы он был удобным и позволял сокращать, а не увеличивать время на управление. С помощью инструментов тайм-менеджмента на практике можно получить наилучшие промежуточные результаты за короткое время, оптимально определить приоритеты и достичь высоких показателей производительности [3, c. 83]. Сегодня тайм-менеджмент под влиянием технологических изменений принял новые формы и особенности и стал неотъемлемой частью эффективного управления индивидом и всей компанией. Следует подчеркнуть, что эффективность тайм-менеджмента заключается не в скорости выполнения, а в правильной организации деятельности, грамотном распределении своих навыков [4]. Приоритетом компаний, согласно А.И. Писаревской, является достижение конкурентных преимуществ на рынке, а также эффективное построение управленческой деятельности, с помощью тайм-менеджмента эта задача становится решаема. Данный механизм, в свою очередь, служит для составления оптимального плана действий на долгосрочные периоды деятельности организации и контроля времени в достижении целей [4, c. 148]. Нехватка времени -главная проблема, которая затрагивает всех. Для достижения максимального успеха, как самой компании, так и человека в целом, время нужно уметь правильно использовать, так как оно незаменимо и ограниченно [3]. Журнал «Трибуна ученого» Выпуск 12/2020 http://tribune-scientists.ru 4 Практическое внедрение технологий тайм-менеджмента на предприятиях окажет положительное влияние на эффективность повседневной деятельности менеджера и повысит производительность труда. Поэтому автор разработал технологию внедрения тайм-менеджмента на предприятии, которая позволяет более подробно координировать процессы тайм-менеджмента. С его помощью можно будет оптимально разделить время и добиться желаемых результатов. Таким образом, на основные показатели производительности сотрудников влияет процесс управления временем. Внедрение технологии тайм-менеджмента на предприятии послужит оптимальным способом повышения конкурентоспособности в целом и максимизации эффективного использования людских ресурсов. Список литературы: 1. Буняк Н.М. Тайм–менеджмент как инструмент повышения эффективности деятельности предприятия. 2018. № 14. С. 279–283. 2. Гаврилюк А.Н. Тайм–менеджмент как составляющая успешной коммуникативной взаимодействия в индустрии туризма Украины // Эффективная экономика. 2016. № 1. 3. Ожиганова М.С., Власова Л.Н., Кушнарева И.В. Тайм-менеджмент как система управления временем руководителей // Научно-методический электронный журнал «Концепт». 2017. Т. 24. С. 83–85. 4. Писаревская А.И. Использование тайм-менеджмента для повышения эффективности управления персоналом // Вестник Херсонского государственного университета. Серия «Экономические науки». 2016. Вып. 20. Ч. 1. С. 148–153. 5. Ткаченко И.В. Тайм-менеджмент. Искусство управлять своим временем. Харьков: Аргумент Принт: Виват, 2014. 218 с. 6. Трейси Б. Тайм-менеджмент по Трейси. Как заставить время работать на вас: [учебное пособие]. М.: Альпина Бизнес Букс, 2016. 302 с. 5 Журнал «Трибуна ученого» Выпуск 12/2020 http://tribune-scientists.ru

правила, принципы, техники, методы и инструменты

Умение рационально распределять приоритеты позволяет жить насыщенной и наполненной жизнью, выполняя рабочие вопросы оперативно и своевременно.

Управление временем дает больше выбора: у человека появляется возможность делать то, что ему приносит удовольствие.

Что это такое: основные термины и понятия

Речь идет о совокупности методов, которые помогают людям наиболее эффективно распоряжаться временем так, чтобы добиваться максимально высоких результатов в любых начинаниях. Основная задача тайм-менеджмента (далее — ТМ) состоит в том, чтобы помогать людям добиваться поставленных целей, грамотно управляя собственной жизнью. Человек может ограничиваться не только планированием, но и рассматривать решение любых вопросов с точки зрения рациональности.

Цели и задачи

ТМ — мощнейший функциональный инструмент, который одновременно решает самые разные задачи:

  1. Повышение оперативности. Современный ритм жизни предполагает чрезмерное количество больших и маленьких дел (зачастую одновременно). Многозадачность приводит к тому, что человек не успевает выполнить часть задуманного и это ведет к накоплению задач. Тайм-менеджмент позволяет анализировать перечень вопросов, оценивать его реальную значимость, отказываться от лишнего. Таким образом, можно максимально эффективно распределить ресурсы и оперативнее решить текущие цели, сортируя их на главные и второстепенные.
  2. Достижение результатов. При наличии важного дела человек старается приложить максимум усилий для достижения наилучшего результата. Благодаря техникам и инструментам тайм-менеджмента человек понимает, что конкретно приводит к повышению производительности труда, выстраиванию рабочего процесса и достижению максимума.
  3. Сосредоточение на наиболее важном. Дефицит времени – еще одна проблема. Функциональность тайм-менеджмента поможет справиться с хронографами (всем тем, что ворует время). При этом человек научится оценивать важность настоящих ценностей и не тратить время на незначительные вещи.
  4. Целеполагание. Тайм-менеджмент полезен и для воплощения задуманного: благодаря ему мечты могут превратиться в реальные достижимые цели.
  5. Управление собой. Учет, планирование и распределение ресурсов в совокупности со знаниями психологии дают возможность контролировать себя. Имеются в виду техники, направленные на борьбу с прокрастинацией и на создание мотивации. Они позволяют определить и контролировать уровень самодисциплины, позволяющий достичь поставленных целей.
  6. Управление жизнью. Тайм-менеджмент является инструментом, который дает возможность справляться с внешними обстоятельствами и самостоятельно распоряжаться собственной судьбой.

Основные правила ТМ

Для эффективной организации времени используется научный подход.

Мыслитель Сенека 2000 лет назад разделил время на две категории: полезное (хорошее), и бесполезное (плохое). Он вел учет времени письменно и оценивал его с точки зрения эффективности.

Итальянский ученый Альберти (XV век) для управления временем внедрил 2 правила:

  1. Ежедневно утром письменно обозначать дела.

  2. Распределять их в порядке уменьшения степени важности.

В рамках ТМ отсутствуют как таковые жесткие правила. Каждый выбирает то, что приносит пользу именно ему. Однако есть несколько оригинальных принципов тайм-менеджмента, за счет которых можно повысить личную эффективность.

  1. Постановка. Согласно ТМ, нужно ставить и крупные цели (которые бы касались всей жизни), и более мелкие (ежедневные, ежемесячные и т.д.)
  2. Планирование. Каждый вид деятельности прописывать. Выбор действий и последовательность – основной метод тайм-менеджмента. Так происходит организация рабочего процесса.
  3. Распределение приоритетов. Из всего перечня дел выделять самые важные и начинать с их выполнения. Сосредоточившись на них, можно быстрее достигать задуманного.
  4. Ориентация на самодисциплину. С помощью этой способности можно руководствоваться приоритетами, избегая мимолетных желаний отвлечься. Важно отметить, что при отсутствии у человека самого минимального уровня самодисциплины, в полную силу использовать ТМ не получится.
  5. Планирование отдыха. Умение расслабляться и отдыхать – сохранение работоспособности. Отдых помогает перезарядиться, отвлечься и восстановить резервы организма. Это важно, потому что помогает избежать стрессовых ситуаций и выгорания.
  6. Фиксирование задач. Записывайте все дела (лучше использовать ежедневник). Если не отмечать задачи, выглядят необязательными, быстрее забываются и в итоге остаются невыполненными.
  7. Декомпозиция. Глобальные дела делятся на отдельные подзадачи, это облегчит планирование и психологически будет проще к ним приступить.
  8. Градация планов. При управлении временем готовятся планы на неделю, а при расписании на неделю – планы на месяц. Это поможет без остановок направляться к цели.
  9. Противостояние хронофагам. Растрачивание времени впустую приводит к непродуктивности. Например, постоянное отвлечение на просмотр социальных сетей.
  10. Противостояние отвлекающим факторам. Все, что отвлекает, снижает производительность и приводит к усталости. Во время работы следует максимально «отстраниться» от внешнего мира, например, отключить уведомления, переключить мобильный в режим без звука. По этой же причине просмотр сериалов в фоновом режиме во время уборки является не лучшей идеей, так как мешает сконцентрироваться на основной текущей деятельности.
  11. Противостояние мультизадачности. Желательно заниматься только одним делом. Одновременное выполнение нескольких задач ведет к повышению уровня стресса и неспособности выполнить хотя бы одну задачу целиком.
  12. Повышение производительности. Организация рабочего процесса должна быть устроена так, чтобы получить максимальный результат с минимально затраченным ресурсами.
  13. Проявление гибкости. Когда меняются обстоятельства, нужно последовательно менять и планы.
  14. Создание собственной системы ТМ. Не существует универсальных решений. Каждый метод адаптируется под конкретного человека. Поэтому следует выбирать из всего арсенала инструментов ТМ методы, работающие только для вас.
  15. Проведение анализа. Оценивать эффективность деятельности, обнаруживая слабые места и недостатки, позволит улучшать свою систему тайм-менеджмента и добиваться желаемого.
  16. Непрерывное саморазвитие. Главный инструмент ТМ — человек. Эффективность деятельности связана с личными качествами: уровень самодисциплины, знания и навыки, умение размышлять и принимать решения. Поэтому важно постоянно учиться чему-то новому, повышать гибкость мышления и и приобретать новые навыки.

Основные техники

Теперь, когда мы рассмотрели ведущие принципы, перейдем к приемам и техникам. Например, для выстраивания задач по приоритетам используется матрица Эйзенхауэра или метод АБВГД.

Президент США Дуйат Эйзенхауэр делил все текущие задачи на несколько категорий:

  • срочные и важные;

  • важные, но не срочные;

  • срочные, не очень важные;

  • неважные и несрочные.

1-ая категория – первостепенные задачи, требующие обязательного выполнения.

Второй сектор матрицы носит название «Сектор пожара», является наиболее эффективной категорией. Грамотное планирование, обдумывание действий и реализация действительно важных дел.

Задачи из 3-ей категории лучше делегировать подчиненным или близким – если они не очень важны, не стоит на них концентрироваться.

Задачи четвертой категории можно вовсе вычеркивать из ежедневных.

При ежедневном планировании для распределения приоритетов лучше всего подходит «Способ АБВГД» (ABCD).

«А» – основная задача дня, «Б» – менее приоритетная, «В» – дело средней степени значимости и т.д.

Самую первую задачу нужно выполнять первой. Как правило, она наиболее трудоемкая. От ее реализации зависит эффективность работы.

Брайан Трейси, специалист по практическому ТМ, советует поступать кардинально, используя метод «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — самая сложная задача дня. Человек обычно переносит ее его на потом. Однако подобные переносы чреваты регулярным эмоциональным напряжением, не дающим качественно выполнять остальные задачи. День нужно начинать с наиболее трудного, тогда остальные дела завершатся практически без усилий.

Закон Парето – продолжение метода Трейси. 20% стараний дают 80% результатов, остальные 80% только 20% результатов. Получается, что основная задача заключается в поиске 20% наиболее эффективных действий и фокусировке исключительно на них.

Методы тайм-менеджмента

1.  Готовиться с вечера.

Вариант для тех, кому сложно просыпаться рано утром. Рабочие и личные дела на следующий день нужно записывать в конце предыдущего рабочего. Так можно оценить нагрузку и заранее распределить все задачи.

2.  N минут времени.

Метод направлен на борьбу с прокрастинацией – регулярным откладыванием задач, независимо от степени их важности. При отсутствии желания что-либо делать, начните выполнять задачу хотя бы несколько минут.

3.  Соблюдайте дедлайны.

Обязательно устанавливайте конкретные сроки. Они помогают работать быстрее. Самостоятельно установленные дедлайны помогают завершать дела в срок. Однако если будут задействованы внешние дедлайны, установленные другом или коллегой, задачи будут выполняться еще быстрее.

4.  Мелкие задачи.

Самые незначительные задачи, занимающие порядка 1-2 минут, можно выполнять в ту же минуту, когда они появляются. Например, проверить электронный ящик или .

5.  Автофокус.

Вариант подойдет работающим без сроков. Автор метода Марк Форстер отмечает, что все задачи нужно выписать в единый список, затем медленно прочитать, пока не сконцентрируетесь на одной задаче. Объем выбранного дела не играет роли, тут важно желание осуществить задуманное прямо сейчас.

6.  Перенесите на завтра.

Марк Форстер, написавший книгу «Сделай это завтра», советует не заниматься сразу всеми срочными задачами, лучше отложить их на завтра. Для распределения необходимо вести так называемые закрытые списки дел, в которые нельзя включить новое дело, но его можно записать в список следующего дня. Данный подход позволяет фокусироваться на действующих задачах и выполнять только сегодняшнюю работу.

7.  Зафиксированное время.

Имеются в виду методы выполнения по таймеру . Это помогает оценивать цену собственного времени, повышать продуктивность, тренировать силу воли и исключать выгорание.

8.   Техника Pomodoro или «система 25 минут»

Этот метод разработан Франческо Чирилло. “Помидором” называется интервал в 30 минут. При этом 25 минут выделяется на работу и 5 минут на отдых. Необходимо выполнить 4 таких интервала, затем сделать перерыв в 30 минут. И так по кругу, пока задача не будет выполнена.

9.   Девять дел.

Метод основан на иерархии задач. Принцип предполагает, что в течение дня необходимо «закрыть» одну большую задачу, три задачи меньше и пять мелких. Задачи могут быть совершенно разные – от подготовки к встрече с будущими клиентами, до покупки корма для рыбок.

10.   Канбан.

Данный метод организации работы создан для распределения нагрузки между людьми и завершения дел в указанный срок. Прием фиксирует все шаги, при этом не позволяя ничего не забыть. Традиционный канбан – это таблица с 3 столбцами «Нужно сделать», «В процессе» и «Сделано». Необходимо распределить все задачи между этими тремя столбиками. Так можно проследить, как идет работа.

Инструменты

Есть разные предметы, приспособления и приложения, позволяющие более рационально «управлять временем»: главные, которые находятся в постоянном пользовании, а также второстепенные, используемые по мере необходимости.

В числе ведущих:

  1. Блокнот и ручка. Это самый простой и доступный вариант, который позволяет осуществлять любые техники ТМ. Основной минус – нет автоматизации и интерактивности. В этом случае человек должен сам следить за выполнением задач.
  2. Печатные органайзеры – блокноты со специальной разметкой для разных техник тайм-менеджмента. Они помогают лучше контролировать существующие задачи.
  3. Электронные органайзеры – специализированные программы, онлайн-сервисы, для планирования задач. Сейчас это наиболее популярный инструмент. Такие органайзеры значительно облегчают распределение задач, поскольку фильтруют и группируют задачи, автоматически, сортируют повторяющиеся цели и информируют о задачах.

В числе вспомогательных инструментов тайм-менеджмента:

  • Таймер. Ограничивает время на реализацию дел, измеряет рабочее время и время для отдыха.
  • Чек-листы. Необходимы для поэтапного выполнения сложных дел или проверки ранее осуществленных целей.

  • Ментальные карты. Нужны для хранения информации, планирования задач.

  • Электронные таблицы. Еще один популярный инструмент для структурирования информации и планирования.

  • Канбан-доски. Позволяют эффективно организовывать работу. Они представляют особую ценность для командной работы.

Еще один инструмент — специальные электронные приложения, в числе которых Clear, 1-3-5 List, RescueTime, Trello, Loop — Habit Tracker, Notion

Обучение

Ценность тайм-менеджмента в его эффективности. В основном его используют как инструмент по достижению задач. Многие вынуждены работать и жить в постоянном состоянии «белка в колесе», растрачивая все свое время на десятки разных дел.

Тайм-менеджмент, планирование дня и распределение задач помогут решить проблему отсутствия времени. Обучение в Академии PwC поможет оценить ценность времени, научиться грамотно распределять время и максимально эффективно планировать ежедневные задачи можно.

У нас Вы можете записаться на курсы по тайм-менеджменту.

Вопросы и ответы

Что входит в систему тайм-менеджмента?

ТМ включает в себя правила, методы, принципы, техники, инструменты планирования и распределения задач.

Что относят к основным принципам ТМ?

Постановка целей, планирование, распределение задач на основные и второстепенные, фиксирование целей, планирование отдыха, улучшение производительности, стабильное саморазвитие.

Какая основная цель?

Научить планировать задачи и эффективно управлять собственной жизнью. Повысить собственную продуктивность и продуктивность команды.

Зачем нужен ТМ?

Уметь продуктивно распределять время, не расходуя его впустую, концентрируясь на важных задачах.

 

Тайм- менеджмент как инструмент управленческой деятельности. А.К. Болотова, ГУ- ВШЭ,

1 Тайм- менеджмент как инструмент управленческой деятельности А.К. Болотова, ГУ- ВШЭ, Время изучается сегодня не только как ценный ресурс и энергопотенциал человека, но и как эффективное инвестирование времени в организационную культуру и инструмент в управлении персоналом. Управление временем, так называемый тайм — менеджмент, включает особые пути и способы мобилизации организации и ее членов рационально и продуктивно использовать свое личное и рабочее время, а также находить пути наиболее экономичных временных затрат в условиях дефицита или жестких временных ограничений в выполнении заданий. Это целенаправленное развитие корпоративной культуры с особым отношением ко времени (соблюдение сроков вывода нового продукта на рынок, сочетание краткосрочной и долгосрочной перспективы в стратегическом планировании, гибкость временной ориентации на прошлое, настоящее и будущее) становится одним из инструментов управления. Проблема организации и регулирования временных ресурсов становится актуальной и настоятельной потребностью реинжениринга бизнес-процессов в корпоративных организациях различных стран в современном бизнес-сообществе. Тайм-менеджмент организаций и психологическое консультирование по вопросам регулирования и сбережения временных ресурсов как направление организационной психологии было сформировано в США еще в 70-е годы. Однако сегодня без традиционного таймменеджмента в корпоративном управлении не обходится ни одна организация, как на Европейском континенте, так и в США. Основные стратегии управления временем сегодня направлены на организацию интенсивных тренинг-групп по развитию временных восприятий и оптимизации управления индивидуальным временем: чем эффективнее ты инвестируешь свое время, тем ты успешнее презентируешь себя в корпоративном сообществе. Наряду с этими стратегиями в последнее время стал широко распространяться подход, разработанный Бостонской консалтинговой группой, получивший название «time-based management», или «управление временем бизнес-циклов». Стратегии и методы, которые он использует, восходят еще к эпохе Форда: компания, которая обслуживает клиентов быстрее, чем ее конкуренты, быстрее развивается и более рентабельна. Этот подход направлен на оптимизацию управления временем на уровне всей организации. Предлагаемые потребителю стратегии управления и резервирования времени основаны на том, что, вопервых, восприятие, резервирование и планирование времени на уровне организации и в разных ее отделах, секторах сбыта или производства продукции весьма различно. Вовторых, восприятие времени и отношение к временным перспективам долгосрочного или краткосрочного планирования на уровне индивидуальном, интерперсональном также весьма дифференцировано. Исследования ряда консалтинговых фирм показывают, что время для организаций часто выступает не только как ценностный временной ресурс, но и как форма развития организации и структурирования внутриорганизационных отношений. Оказалось, что руководители высокого ранга, топменеджеры ориентированы на долгосрочные перспективы и глобальные достижения в будущем, а служащие среднего звена обязаны хорошо рассчитывать актуальные временные ресурсы и планировать временные затраты в краткосрочной перспективе. Компания, которая успевает на рынке сегодня, быстрее продвигает свой продукт и удовлетворяет актуальные запросы, становится более рентабельной, а значит, развивается эффективнее ( Т.Нестик, 2004, с. 9-11). Таким образом, наиболее продуктивными и обеспечивающими бизнес-активность организациям выступают такие стратегии тайм-менеджмента, которые предполагают оптимизацию управления временем не только на уровне интерперсональном, но и на

2 уровне всей организации. Такое управление временными ресурсами целесообразно должно быть дополнено ускорением принятия решений (внедрение 1Т-систем), сокращением временных буферов, реинжинирингом бизнес-процессов, «just-in-time systems» и т. д. Стратегии тренингов по управлению временем на интерперсональном уровне в основном носят характер групповых интенсив тренингов и сопровождаются последующим индивидуальным коучингом. Они направлены на процессы формулирования целевых установок и временных вех, планирование и паритетное распределение личного и рабочего времени. Цель таких тренингов развитие чувства времени, временных ориентиров в прошлом, настоящем и будущем, а также осознание ценности времени как энергопотенциала человека. Это видимые и осознаваемые нормы, регламентирующие восприятие, осознание и организацию времени жизни. Индивидуальную способность к регуляции времени можно рассматривать как способность к планированию, к определению последовательности операций во времени. Способность сосредоточивать максимум усилий в данный момент, сохранять психические резервы до конца деятельности, устанавливать психологически и объективно целесообразную ритмику действий формируется как способность к регуляции времени на определенном этапе онтогенеза. (К.А.Абульханова-Славская, 1991,с.36-48). Личность, способная работать в условиях временного стресса, снимать или усиливать его действия, может улавливать и выделять «временные пики», оперативно использовать все временные параметры как допустимых опозданий, так и допустимых опережений. Известно, что чрезвычайно важная составляющая психического здоровья человека и его работоспособности это готовность самостоятельно определять цели своей жизни, наличие в образе мира протяженной и содержательно насыщенной временной перспективы (Б.В.Зейгарник, 1980, с.97). Для развития временных перспектив широко используются техники тайм-менеджмента по перспективному планированию, составлению жизненных целей и планов, навыков анализа временных потерь и временных ловушек, принципы использования органайзеров. Такой коучинг повышает удовлетворенность индивидуальным управлением временем и личным позиционированием в структуре организации. Тренинг позволяет осознавать свое отношение ко времени, его приоритетную ценность в карьерных достижениях, а также повышает субъективный контроль за рациональным распределением собственных временных ресурсов (А.К.Болотова, Ю.М.Жуков, Л.А.Петровская, 2008, с.262). Однако, ни одно из экспериментальных исследований не подтвердило расхожего представления о том, что индивидуальный коучинг по тайм-менеджменту повышает эффективность труда на уровне организации. Традиционный тайм-менеджмент учитывает индивидуальные особенности отношения к времени, но упускает из виду особенности коллектива: пространственно-временные характеристики задач, которые решает подразделение (темп, последовательность, периодичность, скорость обратной связи), а также сложившиеся в коллективе нормы отношения к времени, представления о его ценности и заканчивая ситуациями временной депривации и цейтнота. Новые условия бизнеса требуют настройки отношения к времени не только на индивидуальном уровне, но и на уровне команды, организации через согласование стилей управления временем. Поэтому стратегии сегодняшнего дня требуют изменения отношения ко времени в самих бизнес-организациях. Главное не скорость бизнес-процессов, а способность «Точно-во-время» принимать стратегические решения, управлять продолжительностью, темпом и последовательностью, мобильно реагировать на измененяющийся мир. Теперь от управленчкеских структур требуется не столько скорость и последовательность действий, сколько умение создавать стратегические горизонты видения будущего организации, используя успехи настоящего и лучшие

3 наработки прошлого позитивного опыта. Новые технологии управления временем требуют целенаправленно выстраивать отношения сотрудников к прошлому, настоящему и будущему, поскольку новые стратегии тайм-менеджмента нацелены на восстановление связи времен, на построение временной транспективы, «Стратегий Жизни» организаций ( К.А.Абульханова, 1991, с ). Важно сформировать на основе анализа прошлых успехов и неудач позитивную временную перспективу коллектива. Это в отличие от индивидуальных временных планов ведет к необходимости командообразующего тайм-менеджмента, основанного на командном единстве, миссии организации с ее общей историей, общего прошлого, настоящего и будущего. Главное в таких технологиях управления временем сформировать образ временной перспективы общего будущего, мобильность в применении разных временных перспектив, ставить и осуществлять ближние и дальние цели, дробить будущее проекта на более управляемые во времени части. Таким образом, в сферах бизнес-организаций, где время имеет особый экономический эквивалент и становится конкурентным продуктом, борьба за время особенно велика. Здесь все приобретает особый вес: и индивидуальный временной коучинг уже уступает место формированию специфической «временной корпоративной культуры», где основной ценностью выступает значимое отношение ко времени. Время это особый экономический ресурс организации и небрежение временем приводит к определенным рискам в бизнесе, влияет на формирование доверия между партнерами. Важно постоянно находиться в одном пространственновременном измерении с партнером, учитывать особенности отношения ко времени заказчика и клиента. Искусство психологического взаимодействия в немалой степени зависит от точности попадания семантического поля субъекта в семантическое поле объекта, взаимной упорядоченности их временных пространств ( Г.А. Ковалев, 1987, с ). Многое зависит и от своевременности этого попадания, а значит определяется и «полихронностью» действий, умением отслеживать параллельно идущие процессы, увязывать разные по масштабу циклы и стадии производственных процессов. Единые нормы и ценности отношения ко времени в бизнес-организациях основываются на выработке общего видения будущего, единого представления о критериях срочности и приоритетности работ, «Единого Временного Кругозора», как его обозначил известный французский ученый — исследователь времени Поль Фресс. Расширение и диверсификация бизнеса неизбежно приводит к развитию новых технологий, которые направлены не только на управление рабочим временем сотрудников, но и на создание «субъективного времени организации», общего времени развития, стратегического горизонта видения будущего, что ряд американских исследователей вслед за Д.Анконом называют «временным лидерством». Особое значение приобретает время в управлении персоналом организаций как один из факторов мотивации персонала. В сферах бизнеса, где конкуренция за время особенно велика, уже недостаточно обучать сотрудников управлению временем в проектах, необходимо строить корпоративную культуру с особым отношением ко времени, когда время выходит на уровень интеллектуального капитала и организационной культуры в целом. Важно отработать технологии, направленные не только на управление рабочим временем сотрудников, но и формировать единые нормы и ценности отношения ко времени в бизнесорганизации. Начинаться такая работа должна с серии семинаров по таймменеждменту для управленческой команды. Направленность таких семинаров прежде всего выявить временные фазы организационного развития. Как отмечает один из исследователей временных отношений в корпоративной культуре Т.Нестик, существует целый ряд последовательно распределенных во времени своего

4 возникновения фаз организационного развития. Это, например, «младенчество, интенсивный рост, стабилизация, бюрократизация, аристократизация, бюрократизация, умирание» (Нестик Т., 2004, с. 8-20). Такие семинары и тренинги позволяют осознать отношение ко времени топменеджеров компаний, и насколько они согласуются с представлениями сотрудников о фазе организационного развития. В работе таких семинаров проявляется готовность осознать не только собственное субъективное отношение ко времени, но и сравнить эффективность своего контроля над временем с уровнем контроля за временем у своих коллег. Результатом постоянно проводимых семинаров является формирование и развитие компетентности во времени или временной компетентности. Компетентность во времени означает умение конструировать проблемы и прогноз их решения во времени, разрабатывать временные транспективы и стратегии будущего развития организации ( Болотова А.К., 2006, с ). Эти компетентности предполагают освоение конкретных тактик целеполагания, выступая необходимым инструментом приспособления к постоянно меняющимся условиям и требованиям рынка. Использование времени как экономического ресурса означает развитие умений рационального перераспределения действий и планов во времени, готовность к разведению в пространственно-временном континууме целей реальных и целей идеальных. Надо отметить, что тактика целеполагания является одним из вершинных личностных достижений и подробно описана в работах известного психолога Б.В.Зейгарник. Как отмечается в ее работах, между реальной и идеальной целями в конкретной деятельности может устанавливаться большее или меньшее расхождение. «За временными реальными целями, как правило, стоит более высокая идеальная цель. Динамика изменения временных реальных целей может вообще появиться только при наличии некоторой, превышающей эти временные. идеальные цели У людей в норме обычно вырабатывается умение различать, разводить в текущей деятельности разноуровневые цели, способность стать в некоторую как бы отстраненную позицию наблюдателя по отношению к возникшей ситуации Таким образом вырабатывается крайне нужное в жизни умение более или менее объективно оценивать возникшую ситуацию, увидеть ее не только в актуальной сиюминутности, но и в развернутой временной перспективе и найти возможность постановки посильных реальных целей, успешное выполнение которых приблизит в будущем к идеальной» (Б.В.Зейгарник,1980, с.90-94). Можно заключить, что психологические установки целеполагания и его развитие становится одним из важных управленческих механизмов, поскольку позволяет вести руководство компанией рационально разводя во времени реальные и идеальные цели, решать возникшие задачи поэтапно, конструируя их в развернутой временной перспективе. Далее важно сформировать общую временную перспективу, так называемый «Стратегический горизонт организации», где определяется фаза организационного развития в настоящий момент и те временные границы, которые предполагают выведение организации на новую фазу развития. На следующем этапе семинаров сотрудников обучают использовать такой инструмент управления персоналом как использование «медленного времени», что означает готовность сознательно выделять время на анализ управления рисками, возможностей изменения сроков и ритмов работы без цейтнотов и сверхнапряжений. Сейчас в некотрых западных компаниях использутся такие новые технологии тайм-менеджмента как «внутренний ритмоводитель», так называемый «time pacing» — привязка внутренних ритмов и циклов фирмы к каледарному времени, например, выводить новый продукт каждые шесть месяцев. Так устанавливаются определенные «временные вехи», когда в компании происходят ожидаемые сдвиги, которые соотносятся с установками и

5 ожиданиями сотрудников. К таким временным вехами привязывается и соответствующая мотивация коллектива: премии по случаю своевременности и качества выпуска продукта. Этот метроном организации позволяет снизить зависимость сотрудников от событий внешней среды и сосредоточиться на акциях самой компании, создавая ощущение Ценности и чувства времени. При этом сроки начала выпуска продукции, временные графики должны быть визуализированы, доступны для согласования всеми членами команды и становятся ориентиром для совместной деятельности. Сотрудники организаций, в которых время визуализировано, более эффективно координируют свои действия по сравнению с теми компаниями и проектными группами, в которых график доступен только руководству и выступает лишь инструментом контроля. Можно предположить, что не только человек, как субъект деятельности предопределяет регуляцию, планирование, временную организацию собственной деятельности, но и само Время, как объективная реальность, способно регулировать деятельность личности. Доказательством тому могут служить исследования деятельности в экстремальных условиях. Так, в условиях дефицита времени человек решает некоторые задачи более эффективно. Стратегия деятельности, приемлемая и даже наилучшая в обычных обстоятельствах, может оказаться неэффективной в условиях временной депривации. Значит, в определенных условиях само время, как объективная категория, может выступать фактором психической напряженности и тем самым влиять на характер деятельности и сроки ее выполнения. Это те случаи, когда задачи имеет строгие временные лимиты выполнения, требует увеличения темпа действий, связана со скоростью переработки дополнительной информации, со строгой временной последовательностью операций. Такая эмоциональная напряженность вследствие дефицита времени может оказывать мотивирующее воздействие на сотрудников организации и имеет флуктуирующий характер влияния на психические процессы. В такие напряженные периоды деятельности может наблюдаться определенное мобилизирующее воздействие временной депривации на функционирование личности: безошибочные и быстрые решения сложной задачи или повышенный уровень сенсорной и мыслительной деятельности. В этих условиях способы мобилизации сотрудников при дефиците времени должны соответствовать типу решаемой задачи, т.е. эффективно работать как индивидуально, так и совместно. Жесткие временные ограничения вносят свою специфику в организацию такой работы и коллектив сотрудников к ним не всегда готов. Кто-то интенсивно работает в команде, но при индивидуальной работе теряет темп и чувство времени. Эти проблемы могут быть решены тонкой настройкой командных ролей участников совместной деятельности под задачи с разными временными условиями. Новые условия бизнеса требуют настройки отношения ко времени не только на индивидуальном уровне, но и на уровне команды через согласование стилей управления временем. В условиях постоянных внешних и внутренних изменений временные приоритеты приобретают принципиальное значение не только как инструмент управления компаниями, но и средство успешного взаимодействия с партнерами в деловых сетях. Время это ресурс, с которым связаны все более значимые для бизнеса риски, поэтому совпадение или несовпадение отношений ко времени влияет на формирование доверия между сторонами. Начинается конкуренция не только за скорость, но и за способность находиться в том субъективном времени, что и твой партнер или клиент. Значит важно учитывать особенности отношения ко времени в конкурирующих организациях, учитывать насколько велики фактические временные затраты по отношению к результатам, сколько времени может быть сэкономлено с целью «резервирования времени» для непредвиденных обстоятельств, когда «время

6 решает все». Желание и необходимость соответствовать социальному времени, «идти в ногу со временем» может быть связано со стратегией опережения реального времени или «резервирования» времени, когда само время может выступать движущей силой развития с точки зрения способов управления временем ( Абульханова-Славская К.А.,1991,с.78). В современных условиях надо научиться создавать свое время, «наше время» под задачи организации, учиться гибкости и мобильности в рациональном использовании времени, создавать командность в отношении во времени: общее представление о будущем компании и разделяемые всеми нормы и правила управления временем. Литература: Абульханова-Славская К.А. Стратегии жизни. М Болотова А.К.Психология организации времени. М Болотова А.К., Жуков Ю.М., Петровская Л.А.Социальные коммуникации. М Зейгарник Б.В. Очерки по психологии аномального развития личности. М Ковалев Г.А. О системе психологического воздействия. М Нестик Т. Командообразующий тайм-менеджмент// Кадровая служба и управление персоналом предприятий. 4, Freiss P. Psychology der Zeit. Munchen: Basel

7

8

9

10

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: КАК ОТДЫХАТЬ ПРАВИЛЬНО

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: КАК ОТДЫХАТЬ ПРАВИЛЬНО

Высокий темп жизни современного человека ведет к частым стрессам и перенапряжению. Снизить остроту этих проблем может качественный отдых, но, оказывается, что правильно отдыхать умеют не все. В идеале мы представляем себя лежащими под пальмой (или хотя бы на диване перед телевизором) в полном бездействии. Всегда ли именно это нужно нашему организму? Впереди 10 дней отдыха. Разбираем принципы правильного отдыха в соответствии с достижениями тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – это совокупность технологий, инструментов и методов организации времени, применяемых для повышения эффективности и результативности деятельности. Часто управление временем рассматривается в рабочем аспекте, но приемы этой науки помогают и качественно отдохнуть. Важно помнить, что работать хорошо мы можем лишь тогда, когда для этого имеются ресурсы. А получить их можно и на отдыхе.

  1. Отдых нужно планировать так же, как и рабочие дела. Полноценный отдых — обязательное условие плодотворной и продуктивной работы, так что его тоже нужно планировать и организовывать. Если вы трудоголик, попробуйте отнестись к отдыху как к добыче ресурса: нужно потратить время, но без этого работа скоро остановится. Как и в будние дни, желательно заранее определять для каждого дня отдыха 3 главные задачи, выполнение которых будет означать, что вы провели его на отлично. Только на этот раз чаще всего они будут относиться к досуговой сфере.
  2. Необходимо контролировать выполнение плана. В выходные дни появляется соблазн заняться тем, чем не планировал, отвлечься на «поглотителей времени» (хронофаги) и утрать контроль его использования. Поглотители времени — это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени. В свою очередь под целевым использованием принято понимать время, потраченное на достижение поставленных целей. Поэтому хронофаг съедает не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели. Хорошая новость состоит в том, что большую часть хронофагов мы можем сознательно устранить, например, отказавшись от просмотра социальных сетей, бесцельного Интернет-серфинга, просмотра видео и прочтения неважных комментариев.
  3. Переключение внимания улучшает настроение и работоспособность. Однообразной и монотонной деятельности необходимо противопоставлять активные упражнения, прогулку или поездку. Если вы долго сидели у компьютера, самое время сделать что-то руками. Даже разговор по телефону может вывести из утомления. Старайтесь максимально разнообразить план дня, отводя на каждый вид занятий не более полутора часов. Это даст ощущение насыщенности и увеличит удовлетворенность.
  4. Отдых должен повышать работоспособность, а не снижать ее. На выходных можно заниматься всем, что доставляет удовольствие. Есть лишь одно условие — эти занятия не должны вредить работоспособности в дни, следующие за выходными: чем бы вы не занимались, вы должны легко выкинуть это из головы в первый рабочий день. Если вам это не удается — значит у вас есть первые признаки потеря контроля и стоит вообще убрать такое занятие из своей жизни. То же касается и рационального питания в выходные и праздничные дни. Выходные не должны отбрасывать вас назад в физическом развитии и вредить здоровью. О максимальной продуктивности не может быть и речи, если у вас болит голова или мучают боли в животе.
  5. Берегите биоритмы. Большая часть людей старается выспаться в выходные за всю неделю или целый семестр – это совершенно неверно. Время отхода ко сну и пробуждения, а также часы основных приемов пищи должны оставаться неизменными или несущественно меняться. Резкий перебой в привычном ритме сна в выходные приводит к тому, что в будние дни у нас возникают проблемы с быстрым засыпанием и пробуждением. Если у вас накапливается нехватка сна постарайтесь решать ее оптимизацией режима в будние дни. Не забываем про питание: сбивая привычный режим питания, после выходных можно обнаружить, что вместо привычного пика активности в полдень на вас вдруг напала расслабленность и вялость.
  6. Экспериментируйте с новыми занятиями. Хорошие выходные должны научить нас чему-то новому, сделать жизнь более разнообразной, а воспоминания насыщенными. Чтобы придумать чем заняться, обратитесь за помощью к сети Интернет, в которой легко можно найти список дел, которые необходимо сделать до конца жизни. Вероятно, кое-что можно перенести из него.

 

Управление временем персонала

В прошлом столетии менеджеры в совершенстве научились руководить физическим трудом. В нынешнее время основной их задачей является владение искусством управлять интеллектуальным трудом работников компании. В этом менеджеру приходят на помощь различные инструменты. Как раз к ним и относится тайм-менеджмент в управлении персоналом.

Наши дни

В современном мире любой менеджер старается достигать поставленных целей с наименьшими затратами сил и временных ресурсов сотрудников, посредством грамотной организации всего рабочего процесса. Это и является основой тайм-менеджмента. Острую потребность в правильном управлении временем обусловливает ряд факторов:

  • Быстрый темп жизни современных людей.
  • Нестабильное положение экономики на рынке.
  • Потребность в инновациях.
  • Рост стоимости самой компании.
  • Прочие факторы, которые связаны с функционированием компании.

В результате воздействия вышеприведенных факторов в организации растет количество задач, требующих решения, на сотрудников возлагается больше обязанностей, для выполнения которых они должны грамотно принимать решения и распоряжаться своим временем. В свою очередь, менеджеры должны дать работникам четкое осознание целей и задач, которые стоят перед ними, чтобы они могли использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью.

Менеджеры должны дать работникам четкое осознание целей и задач, которые стоят перед ними, чтобы они могли использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью.

Варианты

До того как реализовать на практике управление временем персонала, перед менеджером стоит задача выбрать стратегию, с помощью которой в компании наиболее эффективно будет осуществляться управление работниками. Различают две такие стратегии:

  • Стратегия принуждения.
  • Стратегия убеждения.

Антуан де Сент-Экзюпери сформулировал выражение, отражающее сущность этих двух стратегий: «Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль». Когда используются обе эти стратегии, работа менеджера также различается и строится по разным принципам.

Принуждение

Первая стратегия заключается в использовании систем управления. Основной упор идет на грамотное построение работы всей системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного сотрудника организовывается само собой.

За такое направление в сфере управления временем компании «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент и прочие технологии.

Убеждение

Стратегия убеждения заключается в самостоятельной организации рабочего времени каждым сотрудником в отдельности, поскольку он не хочет расходовать понапрасну временные ресурсы.

Учитывая различия, можно понять, что эти принципы имеют место в различных ситуациях. Если в одной компании от работника хотят четкого выполнения поставленных задач и следования указаниям руководства, то максимально минимизировать затраты временных ресурсов поможет первый принцип. Это можно объяснить тем, что исполнительность и результаты работы каждого отдельного сотрудника компании зависят от функционирования всей системы организации и непосредственно от грамотного управления работниками.

Если же, напротив, от сотрудника требуется творческая инициатива и самостоятельный выход из различных ситуаций, возникающих по ходу работы, ответственность за совершенные действия – для достижения наибольшей эффективности применяется второй принцип.

Таким образом, можно сделать вывод, что для выполнения поставленной перед менеджером задачи организации рабочих процессов необходимо, в зависимости от характера работ, грамотно применить ту или иную стратегию управления. Следует осознавать всю важность использования тайм-менеджмента и положительное влияние его технологий на работоспособность сотрудников, превращающих их в активных деятелей.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач, продуктивности работы в выбранном направлении и улучшения эффективности работы всей компании в целом, повышения уровня ее адаптации, конкурентоспособности и скорости реагирования на происходящие изменения.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач.

В итоге

Грамотно построенный тайм-менеджмент помогает сотрудникам осознать, что попусту растраченное время является потерей не только для руководства, но, прежде всего, для них самих. Оно может ощутимо снизить уровень эффективности работы всей организации, и вследствие этого прибыль каждого работника в отдельности также снизится.

Тайм-менеджмент в процессе управления персоналом

Современные условия жизни характеризуется динамичным развитием. Многие люди сталкиваются с такой проблемой, как нехватка времени для чего-либо. Это может привести к панике, дискомфорту, а вследствие этого могут быть неудачи, вялость, плохое настроение и прочие негативные моменты. Для решения этой непростой задачи и существует time-management. Говоря простыми словами, можно сказать, что это управление временем. Наверняка многие задумывались о том, как организовать свое время так, чтобы успеть сделать максимальное количество работы за определенный период времени. Time-management как раз и раскрывает все секреты умения правильно организовать свой день.

Умение грамотно организовать свое личное и рабочее время — одно из главных преимуществ хорошего руководителя, поскольку четкий режим и график помогут привести работу в слаженный процесс не только одного человека, но и подразделения и организации в целом. В данной статье мы рассмотрим некоторые методы тайм менеджмента, которые помогут руководителю эффективнее справляться с большим количеством работы.

Первый метод, о котором пойдет речь — метод Парето или 20/80. Принцип этого метода гласит, что 20% усилий дают 80% результата, и наоборот. Теоретически довольно просто, но на практике все немного сложнее. Важно правильно определить, на что стоит приложить усилия, а какую работу можно отложить или передать на исполнение подчиненным. Вообще, этот принцип отлично подходит для всех сфер жизни и для любой деятельности человека: для работы, дома, учебы и прочие. Стоит отметить, что многие бизнесмены и успешные люди пользуются данным методом.

Метод Уоррена Баффета назван в честь его основателя и обладателя многомиллиардным состоянием. Данная система состоит из трех ступеней, позволяющие определить приоритеты и спланировать свои действия.

На первой ступени необходимо записать 25 главных целей. Для начала можно начать с планов на неделю, затем попытаться сформулировать цели на месяц, потом на год, на 5 и так далее. Важно правильно расставлять приоритеты, так как правильно поставленная цель — это 50 % успеха.

На второй ступени нужно выбрать 5 самых важных задач, который серьезней остальных, и которые требуют больше времени для решения.

На третьей ступени рекомендуется убрать все лишнее. Но здесь есть один нюанс. Баффет предложил следующий ход событий: «Все цели, не вошедшие в топ-5 переходят в разряд табу. Не стоит приступать к ним, пока первая пятерка не будет выполнена на 100%»

Данный метод поможет научиться не только четко и грамотно формулировать свои цели, но и выделять из них первостепенные и второстепенные. Это позволит человеку, а тем более руководителю избежать те задачи, которые не требуют решения в ближайшее время.

Следующий метод будет полезен для творческих людей и руководителей, в подчинении которого находятся такие люди. Интеллект-карты помогают не только эффективно структурировать информацию и обрабатывать ее, но и мыслить с использованием своих творческих и интеллектуальных навыков. Они полезны для решения таких задач, как планирование своего времени, проведение презентаций, запоминания информации в больших количествах, самоанализа, разработки сложных проектов и других важных моментов, которые встречаются в процессе трудовой деятельности и жизни человека. Суть этих карт заключается в том, что основная идея подразделяется на несколько под-идей, которые объединены по темам, требующие расшифровки. Все под-идеи соединены ассоциативными линиями, содержащие одну ключевую фразу. Чтение карты происходит от центра, двигаясь по направлению линий. Основная цель создания интеллект-карт заключается в систематизации большого количества информации и представлении его в схеме для более наглядного представления.

Следующий метод, который мы рассмотрим — Пирамида Франклина. В возрасте двадцати лет американский политический деятель Бенджамин Франклин создал эту систему и следовал ей на протяжении всей жизни. Пирамида состоит из шести ступеней.

1 ступень. Фундамент пирамиды состоит из главных жизненных ценностей. Можно сказать, что это на вопросы: «Для чего я был рожден? Какова моя миссия? Что я оставлю после себя?» Ответы на эти вопросы будут меняться на протяжении всей жизни, так как взрослея, у человека меняются ценности и приоритеты. В каком-то образе это вектор движения к мечте.

2 ступень. Глобальная цель включает в себя планы на жизнь конкретного человека.

3 ступень. На ней фиксируются промежуточные цели, которые помогут на пути достижения глобальной цели.

4 ступень. Долгосрочные планы на один, три, пять лет. Важный момент на этом этапе — определиться со сроками исполнения и поставить такие цели, которые имели немного гибкую структуру, поскольку один незапланированный случай может изменить планы.

5 ступень. Здесь наступает момент, когда можно сформулировать планы на ближайший месяц, а дальше и на неделю. Необходимо тщательно сформулировать и скорректировать их для более эффективной работы.

6 ступень. Последний этап — планирование ежедневных планов.

Мы видим, что данный метод планирования временем начинается не с краткосрочных планов, а с понимания того, для чего мы были рождены. Бенджамин Франклин считал, что прежде чем управлять организацией необходимо научиться управлять своей жизнью.

Метод швейцарского сыра заключается в выделении нескольких «дырок» в глобальной задаче. Если человек испытывает страх или сложности в выполнении какой-либо задачи, рекомендуется проделать в ней «дырки» , выполнив часть работ. Например, если человек хочет открыть свой магазин книг. Чтобы не решать одну глобальную задачу сразу, разделим ее на несколько этапов. Для начала необходимо определиться с арендой помещения, где будут происходить продажи — это будет первая «дырка». Далее — определиться с поставщиками — это вторая. После — набрать персонал. И таким образом выделять «дырки» для решения одной крупной задачи. Придерживаться строго порядка не обязательно. Важно выполнять задачи поочередно без остановок и длительных перерывов.

В заключении хотелось бы рассказать о мифах тайм-менеджмента. Так как данное направление стало актуальным в России не так давно, многие люди допускают некоторые ошибки в построении своего режима. Итак, рассмотрим самые распространенные.

  1. Как было сказано выше, нет универсальной технологии тайм-менеджмента для всех людей. Все строго индивидуально и зависит от нашего воспитания, ценностей, приоритетов, целей, задач, образа жизни многих других факторов.
  2. Ошибочно считать, что невозможно стать успешным без использования тайм-менеджмента. Использовать техники необходимо не для того, чтобы занять кресло руководителя, для того, чтобы разложить «по полочкам» все накопившиеся дела и не допустить их расформирования снова.
  3. Многие думают, что тайм-менеджмент помогает экономить время. Нет. По началу может не все получиться, так как придется контролировать многие процессы, заводить будильники, что может привести к тому, что больше внимания будет сконцентрировано на тайм-менеджменте, чем на основной работе. Это может привести к тому, что человек попросту опустит руки, так как ему покажется, что техника сработала неправильно и только забирает время, а не экономит его. Важно понимать, что перестройка режима дня — это сложный процесс, требующих больших усилий и много времени.
  4. Из всех предыдущих мифов вытекает следующий. «Тайм-менеджмент не работает», — скажут люди, которые ждут быстрого результата. Нужно найти такую технику, которая подойдет именно конкретному человеку. Иногда можно совмещать несколько методов, чтобы выстроить для себя ту самую идеальную схему тайм-менеджмента.

Конечно, в статье рассмотрены далеко не все техники в тайм-менеджменте. Но даже эти помогут человеку сформировать план, следование которому послужит упорядочиванию дел, задач, планов не только на ближайшие дни, недели или месяца. Практикуя разные техники можно научиться мыслить стратегически.

Для руководителя важно знать техники управления временем не только для себя. Можно показать и объяснить некоторые способы тайм-менеджмента для приближенных сотрудников, чтобы и они могли распланировать рабочий процесс, ведь и от их работы зависит успех организации. В дальнейшем можно и остальному персоналу поведать о способах, которые помогли вышестоящему руководству. Если правильно сформировать режим работы каждого человека, то и организация будет работать, как часы. Очень важно отметить, что нет универсальных технологий тайм-менеджмента, поэтому придется потратить много времен, чтобы выбрать подходящий способ организации времени для себя.

16 лучших инструментов тайм-менеджмента для удаленных работников в 2022 году

Если вы серьезно относитесь ко времени, то эта статья для вас. Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, желающим оставаться организованным в условиях плотного графика, или руководителем, который хочет контролировать свое время, чтобы лучше использовать часы своей команды, эффективное управление временем — это необходимость часа. И лучший способ сделать это — использовать правильные инструменты тайм-менеджмента.

Независимо от того, как вы работаете, вам нужны приложения для управления временем. Управление временем относится к тому, как вы планируете и организуете свое время для различных видов деятельности, но в то же время в управлении временем есть проблемы.

Если вы хотите создать команду, которая эффективно управляет временем, я подытожил 9 лучших инструментов управления временем, которые я считаю лучшими на рынке сегодня. Вот краткий обзор, за которым следуют их лучшие функции и цены.

16 инструментов тайм-менеджмента, которые помогут вам прямо сейчасВ ProofHub можно отслеживать время как вручную, так и с помощью таймеров. Он дает ответы на такие вопросы, как: куда уходит время команды? Каковы оплачиваемые часы проекта? Кто-нибудь вел учет времени, потраченного на эту задачу?

Вот более подробный обзор некоторых функций, которые ставят ProofHub в отдельную лигу.

  • Добавьте несколько табелей учета рабочего времени для записи данных о времени.
  • Установите оценки времени, чтобы узнать, сколько времени потребуется для выполнения работы.
  • Просматривайте данные о времени для всех проектов, оплачиваемых или неоплачиваемых, прогресс проекта.
  • Введите количество часов, затраченных на выполнение работы.
  • Запишите время, необходимое для выполнения работы, используя таймеры.
  • Экспорт табелей учета рабочего времени и их использование для выставления счетов клиентам, расчета заработной платы, оценки и даже управления временем.
  • Заархивируйте расписания из раздела «Время» и используйте их позже, когда это необходимо.
  • Создание пользовательских отчетов о времени людей и проектов.
  • Ограничьте доступ к расписаниям только тем людям, с которыми вы хотите поделиться.

Цена: Полный план управления за 89 долларов США в месяц, оплачиваемый ежегодно для неограниченного числа пользователей.План Essential за 45 долларов США в месяц с ежегодной оплатой за неограниченное количество пользователей.

Попробуйте отслеживать время в ProofHub. Войти Сейчас.

2. DeskTime

DeskTime — это настольное и мобильное приложение для учета рабочего времени для компаний и фрилансеров. Он наполнен практическими инструментами для всех, кто хочет получить больше от своего времени, проведенного на работе. Это включает в себя мощные функции для измерения производительности, отслеживания посещаемости и эффективного управления рабочими процессами, которые повышают производительность как для команд, так и для отдельных лиц.

DeskTime имеет интеграцию с приложениями для управления проектами, что позволяет пользователям подключать счетчик времени к широко используемым инструментам, таким как Asana, Basecamp, Jira, Trello и GitLab, а также к календарям Google и Outlook.

Вот что делает настольное время настолько популярным. *

  • Автомат онлайн и простые время отслеживания

  • Проект и задача

  • Производительность расчета

  • Отсутствие календаря

  • Shift Shift

  • Выставление счетов и составление бюджета

  • Интеллектуальная отчетность и экспорт данных

  • Интеграция с популярными инструментами управления

* Функции различаются в зависимости от плана.

Цена: Ограниченный бесплатный план для 1 пользователя; Pro Plan $ 7 за пользователя в месяц. Скидки доступны для больших команд и годовых планов.

3. Hubstaff

Программное обеспечение Hubstaff для учета рабочего времени сотрудников позволяет команде отслеживать рабочие часы, затраченные на каждый отдельный проект и задачу. Сотрудники могут выбирать, когда они хотят записывать свое время, а также отслеживать, сколько времени они потратили на конкретную задачу или проект.

Вот что делает этот онлайн-инструмент для отслеживания времени таким популярным.

  • Сосредоточьтесь больше на выполнении работы, чем на ее отслеживании
  • Интеллектуальные веб-приложения, настольные и мобильные приложения
  • Многофункциональная информационная панель для удобного управления командой
  • Записывайте время в пути с помощью мобильного отслеживания времени управление командами и платежами

Цена: Базовый план за 7 долларов за пользователя в месяц и премиум-план за 10 долларов за пользователя в месяц.

4. Календарь

Календарь — лучшее решение для простого и удобного планирования.Он также добавляет полезные функции, такие как единый онлайн-календарь, анализ использования времени и простой поиск взаимоприемлемого времени встречи. Никакой другой инструмент календаря не предлагает все эти функции вместе. Единая информационная панель Календаря позволяет пользователям просматривать все свои календари в Google, Outlook и Apple в одном удобном интерфейсе.

Календарь также предлагает все инструменты планирования, необходимые вам и вашей команде для легкого заполнения настраиваемой информационной панели. Календарь выполняет это с помощью смарт-ссылок, отправляемых по электронной почте.Эти смарт-ссылки отображают вашу доступность — в любое время и во всех ваших календарях, что упрощает для получателя выбор и нажатие на подходящий временной интервал. Простое бронирование в один клик исключает телефонные звонки, пинг-понг по электронной почте и ошибки в расписании.

Смарт-ссылки календаря доступны в нескольких различных стилях, включая встречи один на один, циклический перебор и несколько хостов. Multihost предоставляет ссылки, отображающие доступность нескольких людей, которые можно проверить с помощью одной ссылки.Ссылки для группового планирования позволяют нескольким людям бронировать один и тот же временной интервал, что делает его идеальным решением для планирования сеансов обучения или вебинаров.

Что выделяет программу Calendar из толпы?

  • В настоящее время Календарь является единственным инструментом на рынке, который решает ваши потребности в календаре и расписании в одном простом в использовании пакете.
  • Простые, интуитивно понятные смарт-ссылки позволяют другим легко планировать время с вами.
  • Календарь предлагает удивительно конкурентоспособную цену, учитывая его функциональность.
  • Дополнительные функции, такие как Find a Time, подробная аналитика использования и другие, отделяют Календарь от других программных пакетов.

Цена: Календарь предлагает ограниченный бесплатный план. Стандартный план стоит 6 долларов в месяц за пользователя. Calendar также предлагает план Pro по цене 8 долларов в месяц на пользователя. Скидки доступны для школ, некоммерческих организаций и больших команд.

5. Toggl

Toggl делает отслеживание времени настолько простым, что командам нравится его использовать.Это приложение для отслеживания времени, которое интегрируется с различными системами управления проектами. Toggl также имеет интеграцию для Chrome, Mozilla, Android, iPhone и настольных компьютеров.

Вот что делает Toggl таким популярным.

  • Неограниченное количество проектов и подпроектов для точного отслеживания времени
  • Отчеты о прогрессе команды
  • Отслеживание времени онлайн и оффлайн
  • Назначьте оплачиваемые ставки для вашей задачи

    6. Zapier

    Zapier — это онлайн-инструмент автоматизации, который может соединять два или более приложений для автоматизации повторяющихся задач. С такими инструментами, как Zapier, вы можете подключать и автоматизировать свои приложения всего за несколько кликов. С Zapier вы можете искать свои любимые приложения и выбирать из списка «Zap» (интеграций) или создавать свой собственный рабочий процесс.

    Вот что делает Zapier таким популярным.

    • Синхронизация с Календарем Google
    • Публичный доступ к приложениям
    • Настройка триггеров и действий
    • Автоматизация повторяющихся задач

    Цена: Стартовый план за 19 долларов.99 в месяц, оплачивается ежегодно.

    7. Focus Booster

    С помощью Focus Booster вы можете перестать откладывать дела на потом и отслеживать свое время, чтобы достичь большего, понимать, как вы используете свое время, и чувствовать себя удовлетворенным, зная, что вы продуктивны. Focus Booster идеально подходит для фрилансеров, студентов и целеустремленных людей, у которых есть большие цели.

    Вот почему ускоритель Focus так популярен.

    • Запишите свои сеансы, и ваши расписания будут созданы 
    • Знайте, когда у вас следующий перерыв, с помощью верхнего мини-таймера
    • Работайте короткими импульсами, за которыми следуют короткие перерывы, чтобы быть наиболее эффективными
    • Быстрая и простая отчетность для обмена отчетами или используйте их для создания счетов за считанные секунды

    Цена: Индивидуальный план за 2 доллара.99 и профессиональный план за 4,99 доллара.

    8. TimeCamp 

    TimeCamp позволяет отслеживать время и назначать его задачам несколькими способами. Наиболее распространенным является ручное расписание, благодаря которому вы можете либо ввести продолжительность желаемой задачи, либо использовать классический метод запуска / остановки с нашим таймером. Он использует отслеживание времени для выставления счетов клиентам, измерения прибыльности проекта или оплаты труда сотрудников в конце месяца.

    Вот что делает TimeCamp таким популярным.

    • Автоматическое отслеживание оплачиваемого и неоплачиваемого времени
    • Интегрированная платежная система
    • Составление бюджета в долларах или по времени
    • Мощные отчеты
    • Мобильные и настольные приложения

    Цены: План Pro по цене 7,50 долларов США за пользователя в месяц.

    9. Clockify

    Clockify — это решение для отслеживания рабочего времени, полностью бесплатное и полнофункциональное для команд. Он предназначен для команд, которые можно использовать в облаке или установить на ОС Mac, Windows или Linux.Бесплатный план Clockify включает неограниченные основные функции, а также неограниченное количество пользователей, неограниченных проектов и многие другие функции.

    Вот что делает Clockify таким популярным.

    • Отслеживание времени с помощью секундомера
    • Ручной режим для ввода часов
    • Отслеживание времени на проектах
    • Отметка времени как подлежащего оплате
    • Быстрая загрузка занятий каждую неделю

    Цена:

Бесплатно, неограниченное число пользователей18.

10.TSheets 

TSheets от QuickBooks предлагает удобный учет времени через Интернет, мобильный телефон и киоск с часами. Сотрудники могут приходить и уходить одним щелчком мыши. Это приложение с самым высоким рейтингом на ведущих обзорных площадках.

Вот почему TSheets так популярны.

  • Мобильные табели рабочего времени с Android или iPhone по цене 8 долларов США за пользователя в месяц + базовая плата 20 долларов США в месяц.

    11. Monday

    Monday.com — это облачная рабочая операционная система, которая обеспечивает идеальную платформу для управления временем для малого и крупного бизнеса. С помощью monday.com пользователи могут добавлять на свои доски автоматизацию без кода, чтобы свести к минимуму человеческие ошибки и уделять больше времени работе, которая приносит пользу.

    Помимо управления временем, monday.com также позволяет пользователям общаться и сотрудничать в одном общем рабочем пространстве. Он также интегрируется с инструментами, которые вы уже используете, чтобы помочь вам оптимизировать рабочие процессы, чтобы сделать больше за меньшее время.

    Пользователи могут отслеживать время из любого места в любое время с помощью версии мобильного приложения.

    Вот что делает monday.com таким популярным.

    • Полностью настраиваемая доска в соответствии с вашим рабочим процессом 
    • Автоматизация рутинных процессов 
    • Единая гибкая платформа для планирования, выполнения и отслеживания работы клиенты

    Цены: Базовый план за 39 долларов в месяц, Стандартный план за 49 долларов в месяц, План Pro за 79 долларов в месяц, План Enterprise доступен по цене.

    12. Monitask

    Monitask — это приложение для отслеживания рабочего времени, управления задачами и мониторинга производительности, созданное для организаций и компаний, использующих удаленную рабочую силу. Это приложение может делать снимки экрана компьютера случайным образом или с интервалами, установленными работодателем.

    Работодатели могут видеть временную шкалу сотрудника, чтобы узнать, сколько времени было потрачено на различные проекты, посещенные веб-сайты, запущенные приложения и уровень активности сотрудника.

    Вот что делает Monitask таким популярным.

    • Точное отслеживание времени для сотрудников и их задач
    • Делает скриншоты компьютера случайным образом или через заданные промежутки времени
    • Простое создание онлайн-таймшитов для сотрудников
    • Меньше перерасхода персонала и снижение затрат мониторинг экрана и функции приборной панели в режиме реального времени

    Цена: Профессиональная версия за 2 доллара.99 за пользователя в месяц, размещенная версия доступна по цене.

    13. Tmetric 

    Tmetric — это простое и точное программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников, которое освобождает вас от утомительного учета рабочего времени. Он имеет чистый интерфейс, который обеспечивает отличный контроль над бюджетом проекта и временными интервалами.

    Программное обеспечение позволяет легко контролировать рабочее время, перерывы, посещаемость и отпуска, чтобы вы могли точно платить сотрудникам и повышать индивидуальную производительность изо дня в день.

    Вот что делает Tmetric таким популярным.

    • Подробная визуальная временная шкала 
    • Также функционирует как инструмент для отслеживания денег 
    • Отслеживание использования веб-сайтов и приложений
    • Простая в использовании и настраиваемая система отслеживания времени
    • Автоматическое отслеживание времени активности
    • Мониторинг в реальном времени
    • Мониторинг в реальном времени
    • Мониторинг в реальном времени для автоматического сбора данных

    Цена: Бизнес-план стоит 7 долларов в месяц, а профессиональный план — 5 долларов в месяц.

    14. RescueTime 

    RescueTime — это мощное программное обеспечение для отслеживания времени и блокировки отвлекающих факторов, которое обеспечивает точную и интеллектуальную информацию о веб-сайтах и ​​приложениях, которые ваши сотрудники используют во время работы.

    RescueTime — это многофункциональный инструмент, который блокирует отвлекающие веб-сайты, помогая пользователям сосредоточиться на важных задачах. Это приложение позволяет пользователям устанавливать разумные цели в отношении того, как они хотят проводить свое время. В нем есть все нужные инструменты и данные, чтобы помочь сотрудникам быть максимально продуктивными.

    Вот что делает RescueTime таким популярным.

    • Предоставляет подробные отчеты, тенденции и аналитические данные
    • Пользователи могут устанавливать интеллектуальные цели и оповещения в режиме реального времени
    • Интеграция с вашими любимыми приложениями 
    • Установка дневных лимитов для приложений и сайтов , веб-сайты и даже определенные документы
    • Отслеживание времени в автономном режиме в один клик 

    Цена: Премиум-план стоит 9 долларов США в месяц на пользователя.

    15. Chrometa 

    Chrometa – это приложение для пассивного учета рабочего времени, которое может автоматически фиксировать задачи, над которыми работаете вы и ваша команда. Это приложение работает в фоновом режиме и записывает ваше оплачиваемое время. Chrometa также фиксирует телефонные звонки и текстовые сообщения, чтобы превратить время на мобильном устройстве в оплачиваемое время.

    Это программное обеспечение идеально подходит для руководителей проектов, бухгалтеров, юристов и фрилансеров, которые могут отслеживать, какие веб-страницы, программы и URL-адреса посещали члены их команды.

    Вот почему Chrometa так популярна.

      • автоматический захват времени
      • Оффлайн-отслеживание времени
      • Сверхурочный расчет
      • Pictable и неблерные часы
      • Ссылки на неблок
      • Минимизирует администраторные расходы
      • Минимизирует администраторные расходы
      • Автоматическое выделение Время для клиентов и проектов

      Ценообразование: план стоит 19 долларов США за пользователя в месяц, план Плюс — 29 долларов США за пользователя в месяц, а план Премиум — 49 долларов США за пользователя в месяц 

      16.Harvest

      Если вам нужно отслеживать время, создавать профессиональные счета или внимательно следить за своими затратами на рабочую силу, Harvest — это программное обеспечение для учета рабочего времени. Он работает в Интернете и в собственных приложениях для всех ваших устройств.

      Вот почему Harvest так популярен.

    • Интеграция с приложениями, которые вы уже используете
    • Еженедельно просматривайте и утверждайте табели учета рабочего времени для вашей команды.

    Цена: Бесплатно для 1 человека, 2 проекта. И план Pro по цене 12 долларов на человека в месяц.

    Проблемы с тайм-менеджментом на работе? Попробуйте ProofHub.

    Я надеюсь, что эти инструменты помогут вам отслеживать время наилучшим образом. Найдите тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям. Удачи!

    Вартика Кашьяп

    Вартика Кашьяп — директор по маркетингу в ProofHub, в 2018 году она была одним из лучших голосов LinkedIn.Ее статьи вдохновлены офисными ситуациями и событиями, связанными с работой. Она любит писать о производительности, построении команды, культуре работы, лидерстве, предпринимательстве и многом другом, а также о том, как сделать рабочее место лучше.

    Подпишитесь на ProofHub

    Получайте последние сообщения прямо в свой почтовый ящик.


    Тайм-менеджмент для HR-специалистов: советы и инструменты

    Как намекает термин «человеческие ресурсы», специалист по кадрам имеет дело с всем, что связано с людьми и ресурсами в компании .Перед HR-специалистом, который служит связующим звеном между высшим руководством компании и сотрудниками, поставлено множество задач. От найма нового персонала до управления существующими сотрудниками эффективное управление временем имеет решающее значение для достижения цели.

    Наш пост в блоге, опубликованный несколько недель назад о постановке целей на новый год , затронул тему постановки целей, ориентированных на отдел, с количественными критериями SMART. В этом посте мы углубимся в некоторые более конкретные советы и инструменты, которые помогут вам достичь этих целей на ежедневном уровне!

    Эффективные списки дел

    Для всех, кто работает с людьми, календари необходимы для назначения встреч и установления сроков.Календари также могут помочь сделать ваш личный список дел более эффективным . Когда вы просто перечисляете задачи, которые вам нужно выполнить в обозримом будущем, памятка может показаться бесконечной. Попробуйте внести эти задачи в свой календарь за день до крайнего срока. Это не только служит напоминанием о том, когда это нужно сделать, но и помогает определить уровень срочности каждой задачи. Дополнительный день также оставляет вам небольшую свободу действий на случай, если возникнет что-то срочное.

    Перед окончанием рабочего дня загляните в свой календарь и определите пять главных приоритетов на следующий день — какие задачи обязательно нужно сделать на следующий день? В каком порядке? Таким образом, когда вы приступите к работе на следующий день, вы сможете избавить себя от мучений, пытаясь понять, куда нырнуть.

    Час дня

    Как бы ни было приятно иметь возможность на 100 % сосредоточиться на любой задаче в любое время, наше тело просто не работает таким образом. Тем не менее, мы каждый день циклически повторяем одни и те же периоды продуктивности — с интервалом в 90 минут.

    Так же, как наши 24-часовые дни, наши тела также работают по 24-часовым внутренним «часам», когда мы чувствуем усталость, голод, бдительность и другие физиологические реакции в одно и то же время каждый день. В этом цикле, который исследователи называют «циркадным днем», мы проходим через 90-минутные блоки производительности, называемые «ультрадианными циклами» , где мы наиболее продуктивны.У каждого человека этот ультрадианный блок появляется в разное время суток.

    Найдите время, чтобы подумать о том, в какие моменты дня вы наиболее продуктивны. Это прямо в начале рабочего дня утром? Или это может быть сразу после обеда, когда все остальные жаждут вздремнуть, когда вы чувствуете себя наиболее накачанным, чтобы выполнить работу? Выяснив, когда вы наиболее продуктивны, постарайтесь полностью сосредоточиться на 90 минут.

    Сделайте перерыв, как только 90 минут истекут, даже если вы чувствуете, что у вас все в порядке, потому что реальность такова, что ваша энергия на исходе .«Проталкивание» и игнорирование сигналов нашего тела о том, что нам нужно сделать перерыв, на самом деле превращает наши периоды продуктивности в короткие всплески энергии, которые в конечном итоге делают нас еще более непродуктивными до конца дня.

    Программное обеспечение и инструменты

    Помимо простого использования календаря для организации задач, которые необходимо выполнить, попробуйте использовать некоторые из следующих программ и инструментов, которые могут ускорить вашу работу!

    Трелло

    • Если вам нравятся традиционные маркированные списки, Trello — ваш лучший друг.В Trello вы можете сотрудничать со своей командой и организовывать свои задачи и проекты на отдельных досках. На каждой доске вы можете видеть, кто над чем работает, когда крайний срок, уровень срочности, а также заметки и прикрепленные файлы для дальнейшего использования.

    Понятие

    • Если вы более визуальный человек и вам нравятся инструменты, с которыми вы можете поиграться с точки зрения отображения, Notion — еще одна отличная платформа для вас! По сравнению с Trello, где проекты находятся на досках, Notion может выглядеть как доски, календари и многое другое! Notion позволяет вам организовывать, сотрудничать и отслеживать все, что вам нужно делать универсальным способом.

    Системы отслеживания кандидатов

    • Как сотрудник отдела кадров, большая часть вашей работы связана с наймом. Система отслеживания кандидатов может поддержать ваши усилия по маркетингу персонала, сортировать кандидатов в порядке их потенциальных возможностей, вести аккуратную базу данных кандидатов и помогает автоматизировать общение. Используя его для организации и оптимизации процесса собеседования и найма, вы можете сэкономить время и направить свою энергию на другие задачи, которые могут потребовать вашего внимания.

    В поисках лучшего для вас

    Долгие часы работы не обязательно означают, что вы более продуктивны.Поиск лучших методов и инструментов, которые помогут вам максимизировать производительность, облегчит вашу работу. Мы надеемся, что этот блог дал вам несколько полезных советов о том, как лучше управлять своим временем!

    8 инструментов тайм-менеджмента для улучшения вашей работы (и вашего здравомыслия)

    Что поглощает наше время?

    Мы перегружены решениями, которые должны принять за день. Наши мобильные устройства постоянно пингуют нас и требуют внимания. Наша рабочая среда может мешать сосредоточиться.Мы изо всех сил пытаемся составить и управлять списком дел, который мы действительно можем использовать. Мы пытаемся сделать слишком много и нуждаемся в помощи. Наши команды изо всех сил пытаются эффективно общаться — независимо от того, насколько хороши наши намерения.

    Ниже вы найдете список инструментов тайм-менеджмента, которые помогут вам высвободить больше времени в течение дня.

    Если вы когда-либо стремились к идеальному онлайн-календарю и мобильному календарю, TickTick может стать для вас ответом. TickTick использует сочетание календарей, задач, напоминаний, методов расчета времени и вознаграждений, чтобы помочь вам оставаться организованным и мотивированным.

    С несколькими типами просмотра календаря, будильниками (в том числе для тех, кто использует технику Pomodoro), превращением писем в задачи, созданием задач со звуком/речью, напоминаниями о местоположении, тегами, подзадачами, сортировкой, белым шумом (да, действительно), совместной работой с постановка задач — это серьезное приложение для ведения дел. Если вас мотивируют вознаграждения, у TickTick есть оценочная карта, которая позволяет вам узнать, как вы делаете, чтобы оставаться на вершине своего списка дел.

    TickTick имеет бесплатную и платную версии, доступные в виде мобильного, настольного и онлайн-приложения.

    Наличие учетной записи Google или G Suite означает доступ к Google Диску, Календарю, Keep и всем остальным инструментам Google. Что делает это мечтой тайм-менеджмента, так это то, что каждый инструмент становится лучше, а интеграция практически безупречна. В прошлом различные приложения Google не всегда хорошо интегрировались, поэтому многие пользователи обращались к внешним инструментам. В последние годы Google улучшил интеграцию и превратил вашу учетную запись Google в серьезный инструмент управления контентом и проектами.Эти инструменты лучше всего подходят для отдельных лиц или небольших групп.

    На Google Диске вы можете создавать документы, электронные таблицы, слайды и многое другое, легко делясь ими с другими для просмотра или совместной работы. Google Keep – это приложение для заметок, которое интегрируется с документами и связывается с ними. Календарь Google — это удобный календарь с множеством функций, который можно перетаскивать. Задачи, у которых есть сроки выполнения, также отображаются в вашем календаре (если вы хотите). Вы, наверное, знали это, верно?

    Это приводит нас к боковой панели Google.Его можно увидеть в веб-интерфейсе Календаря, Документов и Gmail. Независимо от того, используете ли вы мобильное приложение «Задачи» или нет, вы можете использовать его на боковой панели. Вы также можете увидеть расписание календарного дня на боковой панели. Вы даже можете добавить на боковую панель другие связанные приложения (например, Trello и Zoom), чтобы серьезно сэкономить время при выполнении задач. Все инструменты управления временем, которые вы используете, теперь видны и находятся на расстоянии одного клика от того места, где вы уже работаете.

    Focus Booster предназначен для тех, кто использует технику Pomodoro (работает в течение установленного времени, а затем делает регулярные перерывы) или пытается привыкнуть к этому.Приложение поможет вам разбить вашу работу на части, анализируя, как вы используете свое время, чтобы показать, как проходит ваш день на самом деле.

    Используя основные инструменты для выполнения задач, таймеры и отчеты, Focus Booster помогает вам оставаться сосредоточенным и обучает этому, если вас постоянно отвлекают внешние факторы.

    Если бы в вашем сверхпродуктивном мозгу, умеющем планировать время, была радиостанция, это была бы она. Используя когнитивные исследования, разработчики создали инструмент, который воспроизводит нужные звуки и музыку, чтобы помочь вам выполнить свою работу.Или, как они выразились, «создавать музыку, специально предназначенную для того, чтобы помочь вам достичь и поддерживать глубокую концентрацию».

    Если вы часто отвлекаетесь или с трудом используете имеющиеся у вас временные блоки, подумайте о том, чтобы попробовать Brain.fm.

    Пользователи могут попробовать пять бесплатных сеансов, чтобы узнать, хотят ли они приобрести ежемесячную подписку. FocusAtWill и Noisli похожи тем, что создают фоновый шум, который помогает блокировать отвлекающие факторы и сосредоточиться на работе.

    Если вы занимаетесь бизнесом, вы, вероятно, чувствуете, что могли бы использовать больше времени в течение дня.Около половины работодателей и менеджеров тратят около двух часов в неделю, просто работая над графиком сотрудников. Десять процентов тратят три часа. Восемь процентов проводят четыре часа. Девять процентов проводят пять часов. ПЯТЬ часов – примерно половина рабочего дня!

    Функция автоматического назначения из приложения «Когда я работаю» может сэкономить вам все это время.

    Auto-Assign заполняет смены одним щелчком мыши вместо того, чтобы использовать электронную почту, сообщения или преследовать кого-то, чтобы понять, кто свободен и как это вписывается в открытую смену.

    Auto-Assign снимает с вас это бремя, позволяя сотрудникам легко указывать дни, которые они хотели бы отпустить, и дни, когда они свободны. Просто введите смены, которые необходимо заполнить, нажмите «Автоматическое назначение» и наблюдайте, как происходит волшебство. У вас по-прежнему есть возможность настроить расписание, но Auto-Assign сделает за вас большую часть рутинной работы. Поздравляем — вы только что сократили свою неделю с помощью этого мощного инструмента!

    Если планирование сотрудников отнимает у вас много времени каждую неделю, этот инструмент для вас.

    Создание хороших привычек и избавление от плохих — это битва на всю жизнь каждого человека. Когда дело доходит до управления временем, ваши привычки определяют ваш успех больше, чем что-либо еще.

    HabitMinder помогает вам отслеживать привычки, которые вы хотели бы создать (или изменить), содержит 50 полезных привычек и позволяет настроить свои собственные. Удобные напоминания используются, чтобы держать вас в курсе.

    Daylio, мобильное приложение, доступное для iPhone и Android, помогает вам увидеть модели настроения на основе настраиваемых действий, которые показывают, какие действия создают для вас проблемы.Он предлагает отчеты, чтобы вы могли выявлять тенденции и точно определять действия или ситуации, которые могут повлиять на вашу производительность.

    Meister Task — это инструмент управления проектами с красивым пользовательским интерфейсом. Он использует подход к проектной доске, аналогичный Trello (еще один популярный и рекомендуемый инструмент). Благодаря настраиваемой панели управления кажется, что вы работаете не с программным обеспечением, а с полным обзором того, что происходило в ваших проектах, пока вы отсутствовали.

    MeisterTask интегрируется с MindMeister для тех, кто любит использовать интеллект-карты для работы над проектами или проблемами. Он также включает варианты связи для связи с вашей командой.

    Несмотря на то, что существуют другие более известные инструменты (например, Asana или Zenkit, два многофункциональных инструмента управления проектами и временем), MeisterTask немного проще и требует меньше времени для запуска и использования.

    В зависимости от ваших потребностей вы можете использовать текстовые сообщения, электронную почту, Messenger, GroupMe, WhatsApp, Skype или другие распространенные способы общения с вашей командой или вашими клиентами.Однако, если вы обнаружите, что это не работает и вам нужен более совместный подход, недостатка в отличных инструментах нет.

    Slack — очевидное упоминание об этом, потому что он стал лидером среди инструментов командного общения. Он достаточно гибкий и простой в использовании. Стоит упомянуть и другие инструменты для общения: Microsoft Teams (идеально, если вы уже используете инструменты Office 365), Facebook Workplace, Ryver, Flock, Zoho Cliq, Fleep и другие. Эти инструменты очень похожи, и ваш решающий фактор сводится к тому, как он будет интегрироваться с тем, что вы уже используете, с пользовательским интерфейсом, который вам легче всего изучить, и с тем, что лучше всего работает с вашей командой.

    Вопросы, которые следует учитывать при выборе лучшего средства коммуникации для вашей команды:

    • Интегрируется ли он с другими инструментами/платформами, которые использует моя команда?
    • Могу ли я понять это? Может моя команда?
    • Предлагает ли он подходящие функции для нужд моего бизнеса?
    • Будет ли моя команда автоматически получать уведомления с сообщениями или им придется искать их?
    • И наоборот, моя команда будет завалена уведомлениями и начнет их игнорировать?
    • Легко ли найти данные и упоминания в разговорах?
    • Нужно ли мне иметь возможность переносить разговоры в задачи или другие форматы контента?
    • Хочу ли я, чтобы моя команда могла общаться с более крупной сетью или только внутри моей команды?

    Что бы вы ни выбрали, будьте уверены, что трата времени на инструмент командного общения не станет вашей новой проблемой тайм-менеджмента.

    Найдите инструменты, которые лучше всего подходят для вашего бизнеса

    Хитрость в выборе лучшего инструмента тайм-менеджмента заключается в том, чтобы знать, как вы работаете и как вы готовы работать. Использование многофункционального инструмента управления проектами, который вашей команде может быть сложно внедрить, не решает проблему управления временем, а создает новую. Вы должны найти инструмент, который повысит вашу производительность, а не уменьшит ее.

    Будьте честны с собой: что заставляет вас тратить время впустую? Привычки? Общение в команде? Планирование? Беспорядок в проекте? Найдите инструмент, который решает эту конкретную проблему, а не просто хватайтесь за самые популярные.Найдите тот, который решит вашу проблему.

    HR-инструменты и ресурсы | Советы по тайм-менеджменту

     

    Чувство перегруженности, переутомления и спешки — обычное дело для сотрудников отдела кадров.

    Помимо вашей собственной рабочей нагрузки, вам также может быть поручено следить за тем, чтобы остальная часть организации использовала время продуктивно.

    Мы собрали несколько важных советов по тайм-менеджменту, которые помогут вам пережить день. Вы также можете передать этот совет сотрудникам и сделать свою компанию более продуктивной.

    1. Улучшайте списки дел

    Нет ничего новаторского в использовании списков дел в качестве инструмента управления временем и организации. Однако вы можете улучшить способ составления ежедневного или еженедельного списка задач.

    Например, ваш список дел слишком общий? Попробуйте уточнить. Вместо того, чтобы записывать в свой список «Обновите руководство для сотрудников», сузьте его до обновления определенного раздела. Не просто просматривайте резюме. Решите, на какой открытой вакансии вы сосредоточитесь, и выберите определенное количество кандидатов для рассмотрения.

    Когда вы составляете этот список, постарайтесь классифицировать вещи по приоритету, а также по типу задач (бумажная работа, телефонные звонки, собеседования, обучение сотрудников и т. д.). Затем, независимо от того, является ли это самым срочным пунктом в вашем списке или нет, сначала делай то, чего боишься. Это распространенный, но ценный совет экспертов по продуктивности, карьерных коучей и даже Марка Твена.

    Твену приписывают высказывание: «Съешьте живую лягушку первым делом с утра, и до конца дня с вами не случится ничего хуже.

    Выполняя трудные задачи сразу, вы избавляетесь от привычки откладывать дела на потом и весь рабочий день будете чувствовать себя выполненным с чувством выполненного долга.

    Еще один совет, который поможет вам придерживаться списка дел, — сделать его общедоступным. Попробуйте поделиться ежедневными целями между коллегами, чтобы держать друг друга подотчетными, или опубликуйте свой список на доске в вашем офисе, где каждый может его увидеть. Когда вы не можете спрятаться от своего списка, у вас больше шансов завершить его.

    2. Составьте список того, что нельзя делать

    Возможно, столь же важным, как и список дел, является менее популярный список вещей, которые вам не следует делать в течение дня.Джим Коллинз рекомендует эту стратегию в своей книге «От хорошего к великому», а гуру продуктивности Тим Феррис, автор бестселлера « 4-часовая рабочая неделя », пишет об этой концепции в своем блоге.

    Феррис говорит, что причина составления этого списка проста: «то, что вы не делаете, определяет то, что вы можете делать».

    Список того, что нельзя делать, может быть не столько ежедневной рутиной, сколько набором вещей, которые, как вы знаете, могут снизить вашу производительность.

    Определите, что в вашем дне отнимает время и отвлекает:

    • Не читать личную электронную почту и не отвечать на нее.

    • Не посещайте собрания, если ваше присутствие не является необходимым.

    • Не ввязывайся в офисную драму.

    Вы также можете использовать список, чтобы напомнить себе о личных недостатках:

    • Не бойтесь делегировать.

    • Не будь перфекционистом.

    • Не жалуйтесь перед коллегами.

    Это упражнение поможет вам сосредоточиться на задачах, которые могут реально изменить вашу работу.

    3. Выделите определенное время для электронной почты

    Несмотря на то, что это важная часть бизнеса, отправка электронных писем и ответы на них стали одной из самых трудоемких задач современного рабочего дня.

    Ваш почтовый ящик также может сильно отвлекать. Не зацикливайтесь на том, чтобы свести к нулю непрочитанные сообщения. Вместо этого выберите один или два блока времени каждый день, когда вы сосредоточитесь на электронной почте.

    Отключите те уведомления, которые всплывают на экране и отвлекают вас от текущей задачи.

    Мир не рухнет, если вы не ответите на свои электронные письма немедленно. Если кому-то срочно требуется ваше внимание, он может прийти к вам лично или взять телефон и позвонить вам.

    В некоторых рабочих средах слишком много работы выполняется по электронной почте. Многие инновационные компании используют различные инструменты для цифровой коммуникации, которые больше похожи на высокоорганизованные приложения для обмена сообщениями с возможностью фильтрации по командам и проектам.

    Если вы считаете, что вашей компании могут быть полезны подобные инструменты, начните с Slack и HipChat.Эти программы даже называют «убийцами электронной почты».

    4. Попробуйте очные встречи

    Помимо электронных писем, постоянными встречами могут быть бельмом на глазу специалистов по кадрам. Может быть трудно пропустить многие из этих встреч. Но если есть такие, в которых вы не нужны или о которых можно рассказать позже, не бойтесь вежливо попросить их пропустить.

    Выход из конференц-зала, вставание со стульев и вставание на ноги — это хороший способ потенциально сократить время, затрачиваемое на ежедневные собрания.Стоячие встречи, также называемые схватками или тусовками, предназначены для того, чтобы избавиться от лишнего и буквально держать людей в напряжении.

    Сотрудник Forbes.com говорит, что проведение стоячих совещаний помогло его компании сократить время совещаний на 25 %, а стоячие встречи стали более продуктивными. Он также пошутил, что сотрудники гораздо реже засыпают во время митингов.

    В качестве дополнительного бонуса любая возможность ограничить время, проводимое сидя, полезна для здоровья и хорошего самочувствия работников.

    5. Планируйте время, чтобы сосредоточиться на важных задачах

    В вашем календаре, скорее всего, есть ежедневные встречи и встречи, но вы также используете его, чтобы выделить время для работы над конкретными делами? Вам следует!

    Существует метод повышения производительности, известный как блокировка времени, который требует, чтобы вы посвящали часы важной задаче, чтобы вы могли сосредоточиться на чем-то, что является главным приоритетом.

    Эта концепция противоречит идее о том, что многозадачность — это хороший способ быть продуктивным.Это потому, что, как оказалось, существует множество исследований, доказывающих, что многозадачность неэффективна. Эксперты, такие как профессор психологии Клиффорд Насс из Стэнфордского университета, говорят, что на самом деле это приведет к потере больше времени, чем к экономии.

    Выделите время в течение дня, чтобы закрыть дверь, отключить как можно больше отвлекающих факторов и заняться наиболее важными делами. Теперь вы можете работать над такими вещами, как исследование правильных групповых преимуществ для здоровья, набор лучших специалистов и улучшение культуры на рабочем месте.

    6. Перезарядите свой мозг быстрыми перерывами

    Вы заслуживаете один или два перерыва, и исследования показывают, что короткие перерывы между задачами повышают производительность.

    Короткие перерывы помогают очистить мысли, стимулируя творчество и решение проблем. Согласно статье The Huffington Post , в которой цитируется несколько исследований, перерывы хотя бы раз в час могут повысить вашу продуктивность. Вы вернетесь к работе обновленным и переориентированным.

    То, что вы делаете в перерывах, очень важно.Очевидно, что лучше не использовать их для нездоровых привычек, таких как курение или употребление нездоровой пищи и газированных напитков. Вставайте и двигайтесь, когда это возможно, так как это не только хорошее упражнение, но и помогает стимулировать ваш мозг.

    Если вы сидите за рабочим столом, послушайте расслабляющую или мотивационную музыку, прочитайте интересную статью или выпейте немного воды. Обезвоживание может негативно сказаться на производительности, но питьевая вода может уменьшить стресс и способствовать ясности ума.

    7. Приведите в порядок свой стол

    Ни для кого не секрет, что организованность необходима для эффективного управления временем.Это выходит за рамки вашей электронной почты, картотеки и файлов на рабочем столе вашего компьютера. Он включает в себя ваше окружение… например, ваш физический рабочий стол.

    Соблюдение чистоты на рабочем месте — еще один хороший способ избежать стресса. В отделе кадров нужно иметь дело с большим количеством документов. Стопки бумаги на вашем столе будут отвлекать вас и вызывать беспокойство, что затруднит эффективное управление вашим временем. Итак, создайте личное рабочее пространство, которое будет более спокойным местом.

    Крейг Джарроу из блога Time Management Ninja предлагает набор советов, которые помогут вам поддерживать чистоту, порядок и продуктивность на рабочем столе.

    8. Не бойтесь говорить «нет»

    Люди многого ожидают от отдела кадров. Будь то сотрудники с вопросами, менеджеры с предложениями или новые сотрудники, которым нужна помощь, почти все в компании в чем-то полагаются на вас.

    Вас, несомненно, просят сделать многое, когда у вас уже есть полная тарелка. Вот почему важно научиться говорить «нет» просьбам, которые не являются лучшим использованием вашего времени.

    Можно сказать «нет» и при этом быть полезным.Предложите сотрудникам пути решения проблем самостоятельно. Укажите людям ресурсы, где они могут найти нужные им ответы.

    Знание того, как и когда делегировать обязанности, — отличный способ облегчить свое бремя, когда вы или другие сотрудники чувствуете себя переутомленными.

    Поймите, что делегирование означает больше, чем просто перекладывание работы на кого-то другого. Президент SuccessSystems, Inc. Сэм Ллойд объясняет в статье на SHRM.org:

    «Часто менеджеры думают, что они делегируют полномочия, когда назначают задачи сотрудникам.Иногда это просто сваливание на людей. Настоящее делегирование — это возложение ответственности за результаты вместе с полномочиями делать то, что необходимо для получения желаемых результатов».

    9. Остановка в конце рабочего дня

    В сутках всего 24 часа, и вы должны тратить только восемь из них на работу. Блог ERC HR Insights предлагает рассматривать конец дня как крайний срок.

    «Это заставит вас каждый день предъявлять к себе разумные ожидания и выполнять все задуманное.

    Когда у вас вырабатывается привычка постоянно задерживаться или брать работу домой, это не только нарушает баланс между работой и личной жизнью, но и может привести к прокрастинации. Вы всегда будете говорить себе, что закончите что-то дома или просто останетесь немного позже. Это не обязательно свидетельствует о самоотверженности, а свидетельствует об отсутствии навыков тайм-менеджмента.

    Нет ничего плохого в том, чтобы быть преданным своей работе, и будут моменты, когда необходимо работать сверхурочно.Тем не менее, лучше не делать это частью своей рутины.

    10. Проанализируйте свои достижения и планируйте заранее

    День окончен. Какую часть своего списка дел вы выполнили? Вот способ не зацикливаться на том, что вы не сделали.

    Одна из последних вещей, которую вы должны сделать перед тем, как отправиться домой, — это составить еще один список. Это ваш список сделанных дел, который представляет собой новую концепцию, противоположную списку дел.

    99u.com пишет о The Art of the Done List .Это объясняет, как люди, которые делают что-то каждый день, например, плотник, повар или художник, обычно имеют физический объект в качестве доказательства своего тяжелого труда. Однако для офисных работников это может быть немного иначе. Вам нужно что-то, что отмечает ваши достижения.

    «Простой акт паузы, чтобы подумать и отметить свои усилия, дает ценный импульс мотивации, концентрации и понимания, которые в противном случае были бы потеряны в течение вашего напряженного дня».

    В статье 99u также объясняется, что такое составление списков может помочь вам учиться на ошибках и проверять, правильно ли вы тратите время.

    Старайтесь не слишком зацикливаться на том, что не отмечено галочкой в ​​вашем ежедневном списке дел. Вместо этого переместите их в список на следующий день и расставьте приоритеты.

    Теперь вы на шаг впереди завтрашнего дня. Вот это хороший тайм-менеджмент!

    Дополнительная помощь в управлении временем для отдела кадров

    Когда дело доходит до предоставления медицинских пособий и минимизации бумажной волокиты, наш спонсор Security Health Plan предлагает несколько отличных решений для работодателей в Висконсине.

    Это лишь один из способов, которым программа Security Health Plan может облегчить вашу работу. Свяжитесь с планом Security Health Plan сегодня и узнайте больше!

    10 лучших инструментов тайм-менеджмента для удаленных сотрудников

    Для современных удаленных сотрудников насыщенная работа и встречи в офисе идут рука об руку с покупками в Интернете, потоковым просмотром фильмов и другими развлечениями. Это новая реальность современного рабочего места: люди просыпаются на работу всего в шести футах от своих удобных кроватей.

    А теперь попробуйте свои силы в управлении командой одетых в пижамы и сидящих на диване рабочих без системы отслеживания вакансий.Назвать это сложной задачей — ничего не сказать. Как уберечь их от просмотра Netflix, стирки или выгула собак?

    Несмотря на то, что время от времени устраивать чит-день не так уж и плохо, что может сделать ваша команда без вашего бдительного взгляда? Вот тут-то и появляются инструменты управления временем для удаленных команд, чтобы предотвратить накопление такого поведения с течением времени. Вот список:

    1. Slack — Общение 

    Менеджеры любят Slack, и не зря. Это инструмент общения, который помогает командам общаться гладко, аккуратно и организованно.Slack добавил больше структуры и шаблонов для менеджеров команд, которым нужен более практический подход к управлению рабочим процессом для офисных проектов.

    Этот инструмент гибок, элегантен и рекомендуется для изменения по желанию пользователя. Продуманный дизайн и гибкость делают Slack предпочтительным инструментом общения для многих удаленных команд. Его широкие возможности и плавность рабочего процесса заслуживают похвалы.

    1. Zoom — видеоконференции

    Zoom — мощный инструмент для видеоконференций, которым пользуются более 300 миллионов человек по всему миру.Это приложение для видеоконференций настолько прочно вошло в структуру общения на рабочем месте, что стало глаголом.

    Сейчас все зумируют. Это включает в себя самые влиятельные и могущественные институты в мире. Zoom — это новый способ оставаться на связи со всеми. Это лучший способ познакомиться с вашей командой прямо сейчас. Кроме того, это опыт HD.

    1. Timenotes – Учет времени

    Избавьтесь от траты времени и успевайте больше с Timenotes.Это выдающаяся программа управления временем, которая помогает предпринимателям сократить бумажную работу старой школы, отслеживание работы и обязанности по расчету заработной платы. Это незаменимое средство для малого и крупного бизнеса, предназначенное для экономии времени и, возможно, больших денег.

    Эта программа расширяет свою привлекательность благодаря множеству функций, включая оплачиваемые часы, автоматическое выставление счетов, отслеживание посещаемости сотрудников и отслеживание рабочего времени команды. Он работает в основном за кулисами, но быстро станет фаворитом для отслеживания работы в вашей компании.

    1. Dropbox — облачное хранилище

    Dropbox — это лучшее в своем классе многофункциональное облачное онлайн-хранилище и инструмент для синхронизации. Во-первых, Dropbox стал пионером в области синхронизации и хранения файлов с расширенными возможностями. Он предлагает бесценные средства для резервного копирования папок на рабочем столе или доступа к ним в любом месте и в любое время.

    Он поставляется с набором функций для совместной работы, которые легко настроить и использовать. Пользовательский интерфейс очень удобен и разработан, чтобы сделать вашу работу намного проще.Dropbox работает с несколькими операционными системами, создавая резервные копии всего без вашего участия.

    1. Office 365 — совместная работа с файлами

    Office 365 — это золотой стандарт совместной работы с файлами. Это больше, чем набор приложений для повышения производительности. Кроме того, он включает в себя полную загрузку наиболее часто используемых приложений, таких как Word, Excel, PowerPoint и другие.

    Отличная программа для совместной работы в реальном времени. Приложение поставляется с опцией облачного хранилища, которое может достигать 1 ТБ.Благодаря усовершенствованиям искусственного интеллекта этот инструмент повышения производительности поможет вам двигаться вперед, учитывая меняющиеся времена и технологии для удаленной работы.

    1. Asana – Управление проектами

    Asana реализована более элегантно, чем думает большинство пользователей. Этот инструмент призван помочь вашему бизнесу процветать, поощряя беспрепятственное сотрудничество. Asana — отличный выбор, поскольку он позволяет менеджерам беспрепятственно отслеживать проекты в разных командах.

    Приложение простое в использовании и способствует продуктивности, хорошей организации и совместной работе.Он содержит множество функций для комплексных решений по управлению проектами. Менеджеры, использующие Asana, могут легко отслеживать, планировать и составлять отчеты по проектам.

    1. TeamViewer — ПО для удаленного рабочего стола

    TeamViewer — лучшее ПО для удаленного доступа к ПК для любой операционной системы. Этот инструмент представляет собой простое в использовании решение, которое может похвастаться длинным списком функций и возможностей для проведения совещаний. За элегантным интерфейсом скрывается запутанная паутина сложностей, которые останутся незамеченными.

    Помимо исключительного дизайна, TeamViewer — это самый простой способ поделиться своим экраном с вашей командой. Это быстрый и простой способ получить доступ к своей работе, когда вы отсутствуете. Кроме того, он построен на основе безопасной инфраструктуры с использованием новейших технологий для обеспечения безопасности ваших файлов.

    1. Evernote — приложения для организации

    Evernote — лучший организационный инструмент, и он не претендует на это. Он гладкий, элегантный и простой в использовании. Evernote — это простой и современный способ делать заметки.Каждая мелочь синхронизируется со всеми вашими устройствами для легкого и быстрого доступа на ходу.

    Лучше Evernote не придумаешь. Помимо синхронизации в реальном времени, вы также можете создавать списки дел и делиться ими со своей командой, включать инструкции и публиковать их, чтобы каждый мог поделиться своими идеями. В конце концов, все резервируется для справки.

    1. Whimsical — интерактивная доска и интеллект-карта

    Whimsical — это новое лицо процесса мозгового штурма. Он гладкий, простой в использовании и доступен практически с любого устройства.Whimsical — отличное приложение для организации всего: от блок-схем, заметок до каркасов.

    Думайте визуально, чтобы достичь творчества. Whimsical — отличный инструмент для командной работы, с помощью которого вы можете сотрудничать с удаленной командой из любого места. Вы можете обсуждать идеи, сотрудничать и, самое главное, добиваться цели.

    1. Образ жизни – баланс между работой и личной жизнью

    Плану жизни удалось добиться лучшего баланса между работой и личной жизнью. Он сделал это разумно, надежно и элегантно.Баланс между работой и личной жизнью — это то, с чем многие люди борются, и последствия очевидны в качестве вашей работы.

    Если вам не нравится работать каждый час в течение дня, вы должны получить Way of Life, чтобы повысить столь необходимое улучшение самочувствия. Образ жизни необходим, чтобы помочь вам оставаться в здравом уме, когда вы совмещаете свои карьерные и личные жизненные требования.

    Часто задаваемые вопросы – Часто задаваемые вопросы

    1. Какой инструмент управления временем лучше всего подходит для удаленных команд?

    Timenotes — это простой, но мощный инструмент, помогающий командам лучше управлять временем.Кроме того, это чистое и легкое приложение, которое работает на нескольких платформах для бесшовных и синхронизированных соединений между удаленными командами.

    1. Какие инструменты помогают вам удаленно управлять своей командой?

    Инструменты учета рабочего времени дают вам возможность вести более прибыльный бизнес с удаленными командами. Такие приложения, как Timenotes, помогают мгновенно повысить продуктивность командных игроков и эффективно управлять бюджетами проектов.

    Заключительные слова

    Это простая психология.Приложения для отслеживания времени позволяют каждому быть более осведомленным о том, как он тратит каждую минуту каждого дня. Существуют мощные инструменты, которые улучшают концентрацию и позволяют всем сосредоточиться на текущей задаче. Таким образом, вы получите правильное соотношение цены и качества.

    Биография автора : Лори Уэйд — журналист из Луисвилля, пишет материалы для небольших изданий. Если вас интересует предприниматель или образ жизни, вы можете найти ее в Twitter и LinkedIn.

    Фото : Нил из Pixabay

    Ознакомьтесь с нашими соответствующими сообщениями:

    Что такое программное обеспечение для управления временем?

    Проще говоря, программное обеспечение для управления временем или программное обеспечение для отслеживания времени — это программное обеспечение, которое позволяет вам отслеживать время, которое вы и ваши сотрудники тратите на работу над различными проектами и задачами.Тем не менее, программное обеспечение для управления временем — это больше, чем инструмент для сбора информации, это решение, которое позволяет вашему бизнесу управлять и оптимизировать различные процессы и действия, такие как начисление заработной платы, бюджетирование проектов и бизнес-аналитика.

    Чтобы лучше понять программное обеспечение для тайм-менеджмента, нам нужно взглянуть на преимущества, которые вы можете получить от него. Но сначала давайте посмотрим, как правильно выбрать программное обеспечение для учета рабочего времени для вашей компании.

    Что искать в инструменте тайм-менеджмента?

    Хотите верьте, хотите нет, но рынок программного обеспечения для тайм-менеджмента переполнен.Вот почему важно понимать наиболее важные функции при выборе инструмента управления временем. Давайте взглянем.

    Когда дело доходит до программного обеспечения для тайм-менеджмента, простота превыше всего, и вы захотите убедиться, что им легко пользоваться для всех. Интерфейс должен быть понятным, интуитивно понятным и удобным для пользователя. Поскольку простота использования имеет решающее значение, мы советуем вам искать продукты, которые предлагают бесплатный пробный период, чтобы вы действительно могли протестировать инструмент, прежде чем переходить к нему. Помимо простоты использования, вы хотите убедиться, что выбранный вами инструмент отслеживания времени включает в себя функции, которые помогут упростить вашу работу и оптимизировать ключевые процессы в вашей организации.Эти функции могут включать автоматическое отслеживание времени, автоматические напоминания, таймер запуска и остановки или мобильное приложение для отслеживания времени для сотрудников, находящихся в пути.

    Гибкость — еще одно обязательное условие. Ищите инструмент, который можно легко адаптировать и настроить в соответствии с потребностями каждого пользователя и проекта, а также вашего бизнеса в целом. Например, если вы работаете с фрилансерами и штатными сотрудниками, вам нужен продукт, достаточно гибкий, чтобы различать два типа работников и точно измерять время и производительность всех людей, с которыми вы работаете.

    Гибкость гарантирует, что вы сможете максимально точно измерить время и стоимость каждого из ваших проектов. Имея это в виду, мы рекомендуем вам искать программное обеспечение, оснащенное функциями, определяемыми высокой степенью гибкости, такими как возможность настраивать панель управления KPI или настраивать именно те отчеты, которые вам нужны.

    Если вы получаете программное обеспечение для тайм-менеджмента с идеей наблюдения за людьми, вы упускаете суть. Программное обеспечение для управления временем — это инструмент, направленный на расширение возможностей всего вашего бизнеса, и один из способов сделать это — облегчить сотрудничество между вашей командой.

    Убедитесь, что ваше программное обеспечение позволяет вам взаимодействовать с вашими сотрудниками и обмениваться идеями и отзывами о конкретных проектах. Ищите решения для учета рабочего времени, предоставляющие достаточно возможностей для совместной работы, например предлагающие интеграцию с такими инструментами, как GSuite и другими онлайн-приложениями.

    Преимущества программного обеспечения для управления временем

    Давайте рассмотрим преимущества, которые ваша организация может получить с помощью этого инструмента. От повышения общей производительности вашей компании до повышения морального духа сотрудников — правильное внедрение инструмента тайм-менеджмента дает большой потенциал.

    • Повышение производительности труда сотрудников.

    Программное обеспечение для управления временем дает вам возможность определить, где ваши сотрудники наиболее продуктивны. Просто способность видеть это дает большое преимущество. Вообще говоря, высокая продуктивность сотрудников напрямую связана с тем, что им нравится делать больше всего. Если вы сможете перераспределить их рабочую нагрузку в соответствии с их более продуктивными областями, вы сможете значительно повысить производительность всей вашей команды.

    В том же духе программный инструмент для управления временем также может помочь вам определить и исключить задачи и действия, которые не имеют решающего значения для продвижения ваших проектов. Возможность увидеть, где тратится время, дает прекрасную возможность исправить процессы, которые не работают в вашей организации.

    Что касается ваших сотрудников, программное обеспечение для управления временем позволяет им видеть полную картину своего рабочего времени, что может значительно улучшить их концентрацию и, следовательно, их производительность.

    • Повышение точности учета рабочего времени и посещаемости.

    Точность — это первое, что вы заметите после того, как внедрите инструмент учета рабочего времени. Это не только устраняет неточности, связанные с бумажным отслеживанием, но также помогает получить точную картину того, сколько времени каждый на самом деле тратит на свои конкретные задачи и проекты.

    Если ваши сотрудники смогут вести учет рабочего времени по задачам, проектам и/или клиентам, вы сможете генерировать более точные счета.Такая точность поможет вам выставлять клиентам счета за фактическую работу, что, конечно же, может помочь сэкономить деньги и положительно повлиять на итоговый результат.

    Вы также сможете эффективно отслеживать посещаемость. Например, если ваше программное обеспечение оснащено мобильным приложением для отслеживания времени, вы можете собирать точные данные о своих мобильных сотрудниках, даже если эти сотрудники не подключены к Интернету.

    Что касается посещаемости, программное обеспечение для управления временем также точно сообщает вашим сотрудникам, сколько дней отпуска у них осталось или сколько дней по болезни они имеют право.Знание этой информации дает им чувство контроля над своим временем. Все эти преимущества системы учета рабочего времени помогают вам с легкостью распоряжаться заработной платой.

    Когда дело доходит до злоупотреблений в отношении заработной платы, хорошее программное решение для управления временем уравнивает поле как для компании, так и для ее сотрудников. На самом деле, он привлекает к ответственности не только сотрудников, которые мошенничают с рабочим временем, но и компании, которые не соблюдают такие вещи, как правила сверхурочной работы или определенный статус (например, назначение полного рабочего дня сотрудникам, работающим неполный рабочий день).

    Кроме того, программное обеспечение для управления временем является отличным инструментом для компаний, у которых есть сотрудники с ненормированным графиком и графиком работы, поскольку оно легко устраняет любые расхождения в отношении времени и оплаты.

    • Сотрудники получают доступ к графикам.

    Прозрачность — одно из определяющих преимуществ программного решения для тайм-менеджмента. Один из способов, которым сотрудники пользуются такой прозрачностью, — это доступ к расписаниям, которые позволяют им лучше планировать работу наперед.Фактически, с помощью программного обеспечения для управления временем вы можете легко визуализировать все свои проекты и создавать расписания для каждого сотрудника всего за несколько кликов.

    • Системы тайм-менеджмента масштабируемы.

    Независимо от размера вашей компании и скорости ее роста, система тайм-менеджмента дает вам возможность иметь инструмент, который вы можете легко адаптировать к своим потребностям.

    Помните, что мы говорили о гибкости? Это одна из самых важных причин, почему вам нужен гибкий продукт.Ваш бизнес или его характер могут легко измениться, поэтому вам нужен инструмент, который позволит вам без проблем противостоять этим изменениям.

    Решение для тайм-менеджмента — это не инструмент для сбора данных, а инструмент, направленный на улучшение вашей бизнес-аналитики. На самом деле, некоторые решения, доступные на рынке, оснащены аналитическими функциями, такими как:

    • Настраиваемые информационные панели для измерения всех видов KPI.
    • Отчеты сотрудников, позволяющие анализировать тенденции и выявлять возможности и потенциальные проблемы.
    • Анализ отсутствия, который можно использовать для выявления моделей невыходов на работу или презентеизма в вашей компании.

    Если вы сможете управлять такого рода аналитикой в ​​режиме реального времени, вы сможете использовать каждую инициативу в вашей организации и решать любые проблемы, которые могут нанести вред вашему бизнесу.

    • Программное обеспечение для тайм-менеджмента экономит деньги.

    Время – деньги, и если вы экономите время, вы экономите деньги. На самом деле, просто убрав административную работу, связанную со старомодными системами отслеживания, ваше новое программное обеспечение поможет вам устранить ненужные расходы.

    Кроме того, экономия денег является одним из естественных следствий всего, что было сказано ранее. Если вы повысите производительность своего персонала и улучшите точность затрат, связанных с вашими проектами, вы неизбежно сэкономите деньги.

    Таким образом, программное обеспечение для тайм-менеджмента экономит не только деньги, но и бумагу (и физическое пространство!) — дополнительный бонус, если вы хотите внести положительный вклад в защиту окружающей среды.

    Программное обеспечение для тайм-менеджмента может улучшить моральный дух персонала многими способами.Во-первых, это может принести чувство равенства и справедливости на рабочем месте, что устраняет фаворитизм и поощряет прозрачность. Уже одно это обеспечивает прочную основу для обеспечения благополучия на рабочем месте.

    Это также устраняет необходимость микроуправления и дает сотрудникам точное представление о своей работе, что повышает чувство ответственности за проект среди сотрудников. Сочетание этих двух переменных значительно повышает моральный дух персонала.

    Заключение

    Программное обеспечение для тайм-менеджмента — это не просто инструмент, а мощное решение для вашего бизнеса, которое может помочь вам оптимизировать некоторые из наиболее важных аспектов вашей компании.Многие программные решения для управления временем также предоставят вам бесплатные шаблоны табелей учета рабочего времени. Если вы планируете внедрить его, убедитесь, что вы отказались от мысли, что такого рода программное обеспечение является инструментом для сбора информации и наблюдения за людьми. Вместо этого помните обо всех преимуществах, которые мы только что упомянули, и используйте их как отличный повод начать оптимизировать свой бизнес, одновременно повышая производительность и моральный дух вашего человеческого капитала.

    10 Чрезвычайно эффективные системы тайм-менеджмента

    Нет никаких сомнений в том, что эффективное управление временем имеет решающее значение для успеха.

    Тем не менее, вам нужно понять как и где вы проводите свое время.

    Как вы это делаете?

    С помощью систем тайм-менеджмента !

    Системы тайм-менеджмента могут помочь вам свести к минимуму потери времени, повысить производительность и полностью раскрыть свой потенциал для достижения ежедневных целей.

    В этой статье мы выделим 10 отличных систем тайм-менеджмента и обсудим, как они работают. Мы также рассмотрим, почему вам следует использовать систему управления временем и как вы можете комбинировать ее с программными решениями для лучшего контроля над своим временем.

    Эта статья содержит:

    (Нажмите на ссылки ниже, чтобы перейти к определенному разделу)

    Приступим!

    10 лучших систем тайм-менеджмента

    Вот лучшие системы тайм-менеджмента, которые помогут вам победить прокрастинацию и повысить производительность: исходя из их важности.

    Вы разделите свои задачи на четыре квадрата для эффективного управления временем:

    9112
    9112
    Важные Quart Quadrant 1
    Включает в себя задачи с приближающимися сроками, которые вы должны сделать сразу без промедления.
    Квадрант 2
    Сюда входят второстепенные задачи, которые можно запланировать на более позднюю дату в Календаре Google.
    Неважно   Квадрант 3
    Сюда входят задачи, которые не требуют вашего участия, и вы можете делегировать их младшему сотруднику.
    Квадрант 4
    Сюда входят задачи, от которых вам следует отказаться, чтобы более разумно использовать свое рабочее время.

    На основе этого шаблона вы можете решить, какие задачи требуют вашего немедленного внимания, а какие можно отложить, делегировать или временно исключить.

    Эта система тайм-менеджмента весьма полезна, когда вы завалены множеством задач по управлению проектами и трудно определить, что срочно. Это поможет вам быстро отсортировать ваши действия и решить каждую задачу в порядке приоритета.

    2. Getting Things Done (GTD)

    Getting Things Done — это система тайм-менеджмента, созданная на основе книги Дэвида Аллена «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity».

    Использование этого инструмента тайм-менеджмента может помочь вам перенести основные задачи из вашей головы в блокнот, чтобы лучше понять, что нужно сделать и когда.

    Пять основных шагов для достижения цели:

    • Захват: Перечислите все важные дела и задачи по управлению проектами для удобного отслеживания.
    • Уточнение: Просмотрите свой список дел и определите задачу, которую следует удалить или отложить.
    • Организуйте: Распределите задачи по разным спискам приоритетов. Добавляйте сроки выполнения, чтобы никогда не пропускать сроки.
    • Размышление: Продолжайте пересматривать свой список задач и выяснять предстоящие шаги и подзадачи для каждой задачи.
    • Engage: Ежедневно обращайтесь к этому списку дел, чтобы отслеживать прогресс в работе и выполнять больше дел в рабочее время.

    3. Блокировка времени

    Система блокировки времени помогает вам лучше сосредоточиться на работе вы выделяете определенные часы своего дня для выполнения определенных задач.

    Вот как вы можете реализовать метод блокировки времени для лучшего управления задачами:

    • Шаг 1: Составьте список задач и выделите все повторяющиеся задачи, которые вы можете автоматизировать.
    • Шаг 2: Оцените время, необходимое для каждой задачи.
    • Шаг 3: Выделите время на случай непредвиденных обстоятельств, таких как болезнь, простой, неисправность оборудования и т. д.
    • Шаг 4: Если у вас еще есть свободное время, используйте его для выполнения любых незаконченных задач.

    Вы можете использовать Календарь Google или любое другое приложение календаря, чтобы заблокировать свое рабочее время для задач или встреч и контролировать свое рабочее расписание.

    Для эффективного управления временем вы можете комбинировать его с приложением для управления временем, чтобы отслеживать точное время для каждой задачи и не тратить больше часов, чем вы планировали.

    Прочтите все о временная блокировка и как она работает .

    4. Автофокус

    Автофокус — это метод, помогающий вам быстрее работать принимать решения и выполнять задачи на основе вашей мотивации. Это позволяет вам выполнять задачи, которые вы более склонны делать, чем другие. Таким образом, вы будете вовлечены в выполнение списка задач с наименьшими усилиями.

    Вот как вы можете использовать технику автофокуса для успешного управления проектами:

    • Шаг 1: Записывайте все большие и маленькие задачи, которые у вас есть.
    • Шаг 2: Внимательно просмотрите задания и выберите то, которое кажется интересным или приятным.
    • Шаг 3: Продолжайте работать над задачей в течение часа или более и вычеркивайте ее из списка по завершении.
    • Шаг 4: Каждый раз, когда вы завершаете задачу, повторяйте процесс, начиная с шага 2.
    • Шаг 5: Выделите оставшиеся задачи в конце рабочего дня и перезапустите на следующий день.

    5. Метод айсберга

    Метод айсберга позволяет сопоставлять важные заметки и ресурсы по мере их появления.Эта информация может оказаться полезной для ваших будущих проектов и сэкономит вам дополнительного времени на исследованиях.

    Этот метод тайм-менеджмента помогает вам создать хранилище исследовательского материала , которое действует как база знаний для любой задачи, которую вы можете взять на себя позже.

    Вот как владельцы бизнеса могут внедрить метод Айсберга для лучшего управления рабочим временем сотрудников:

    • Шаг 1: Сохраните любое связанное с работой электронное письмо, цитату, статью, ссылку на видео или PDF-файл, которые могут пригодиться позже.
    • Шаг 2: Организуйте эти ресурсы, используя определенные теги и папки для быстрого доступа.
    • Шаг 3: Просматривайте всю информацию в своей базе знаний каждые четыре-шесть недель, чтобы проверить, может ли какой-либо материал оказаться полезным для ваших текущих задач.

    6. Техника Помидора

    Помидор — это популярная техника тайм-менеджмента, которая рекомендует 25 минут сверхконцентрированной работы с последующим 5-минутным перерывом. Это сводит к минимуму вероятность выгорания, позволяя периодических перерывов в течение рабочего дня.

    Вот как вы можете использовать технику Pomodoro для эффективного использования своего рабочего времени:

    • Шаг 1: Выберите задачу и работайте над ней непрерывно в течение 25 минут.
    • Шаг 2: Когда программа тайм-менеджмента показывает, что 25 минут истекли, сделайте 5-минутный перерыв, чтобы растянуться и расслабиться.
    • Шаг 3: Снова продолжайте работать с абсолютным фокусом еще 25 минут, после чего следует 5-минутный перерыв. Вы можете вознаградить себя, увеличив время каждого четвертого перерыва на 15-30 минут.

    Вы можете интегрировать свое программное обеспечение для управления проектами с простыми инструментами отслеживания времени, чтобы неукоснительно следовать методу Помидора.

    7. Agile Results

    Agile Results позволяет определить любые три задачи, которые вы надеетесь выполнить к концу дня, недели, месяца и года. Это позволяет вам управлять работой небольшими порциями, что не слишком утомительно.

    Вот четыре ключевые особенности Agile Results, которые помогут вам лучше контролировать свою жизнь и время:

    • Видение на понедельник: Каждый понедельник записывайте три результата, которые вы хотели бы достичь до выходных, и приступайте к работе. работая над этой целью.
    • Выигрыши за день: Каждый день определяйте три важные задачи, которые вы хотели бы выполнить до конца дня.
    • Пятница Отражение : Просмотрите свое рабочее время в приложении учета рабочего времени в пятницу. Проанализируйте существующие рабочие процессы, чтобы отметить три вещи, которые идут хорошо, и три вещи, которые требуют улучшения.
    • Горячие точки: Помимо определения трех ежедневных и еженедельных задач, вы должны потратить свое время на выявление болевых точек (низкий доход, неудовлетворенность клиентов и т. д.).) и другие общие задачи, связанные с вашим бизнесом.

    8. Система Канбан

    Если вы отслеживаете несколько проектов с динамическими временными шкалами, то система Канбан может помочь вам увидеть все насквозь. Это может помочь вам визуализировать задачи и определить этапы выполнения работы.

    Сегодня система Канбан является неотъемлемой частью нескольких приложений для управления задачами и отслеживания рабочего времени, таких как Asana, Trello, Toggl Track, Microsoft Project и т. д. 1: Перечислите свои задачи в визуальном формате (онлайн или на бумаге).Отметьте те, которыми вы хотите заняться в первую очередь, и те, которыми вы сможете заняться позже.

  • Шаг 2: Рассчитайте время, которое вам придется потратить на каждую задачу, в зависимости от уровня сложности.
  • Шаг 3: Создайте доску Канбан с тремя столбцами: задачи, которые необходимо выполнить, задачи, выполняемые и задачи, выполненные.
  • Шаг 4: Не указывайте более трех задач в столбце «Выполняемые задачи», чтобы избежать стресса и решать одну задачу за раз.

9.Bullet Journal

Bullet Journal — это система ежедневных заметок для систематизации всей информации, связанной с вашими задачами. Он использует различные символы для записей задач, поэтому вы можете быстро определить, завершена ли задача, отложена или удалена.

Вот как вы можете внедрить систему Bullet Journal:

  • Шаг 1: Для начала вам понадобится журнал с номерами страниц. Добавьте название, соответствующее работе, на каждую страницу.
  • Шаг 2: Под каждым заголовком вы можете указать конкретные задачи (обозначены •), события (обозначены ◦) и заметки (обозначены –).
  • Шаг 3: В зависимости от статуса задачи пометьте ее как выполненную (X), перенесенную (>), отложенную (<) или исключенную (•).
  • Шаг 4: Добавьте указатели, чтобы придать вашим маркерам больше контекста. Например, звездочка (*) обозначает приоритет, а восклицательный знак (!) обозначает вдохновение.
  • Шаг 5: Создание коллекций для организации определенных типов записей.

10. Учет рабочего времени

Учет рабочего времени прост в использовании и может повысить эффективность работы сотрудников.По сути, это позволяет вам отслеживать время, затрачиваемое на различные задачи и проекты, чтобы знать, на что тратится больше всего времени сотрудников.

Вы можете использовать любое приложение для учета рабочего времени для управления производительностью сотрудников и выявления областей, требующих улучшения. Кроме того, он может помочь вам в расчете оплачиваемых часов, отслеживании посещаемости и расчете заработной платы.

Вот как вы можете использовать программное обеспечение для управления временем для отслеживания времени сотрудников:

  • Шаг 1: Отслеживайте время для всех задач, которые вы выполняете в рабочее время, будь то руководитель проекта, сотрудник или фрилансер.
  • Шаг 2: Оцените свое расписание в приложениях для отслеживания времени, чтобы определить трудоемкие задачи и найти другой подход к их ускорению.
  • Шаг 3: Внедрите эти процессы и проверьте, уменьшилось или увеличилось рабочее время для одних и тех же задач в приложении учета рабочего времени.

Теперь, когда мы знаем о различных типах систем тайм-менеджмента, давайте в первую очередь поймем, зачем нам нужна система учета рабочего времени.

4 причины, по которым вам нужны системы управления временем

Вот почему вам следует подумать о внедрении систем управления временем в вашей организации:

1.Обеспечить качественную работу вовремя

Системы тайм-менеджмента помогут вам создать структуру, в которой вы знаете о своих задачах на конкретный день или даже на всю неделю. Это означает, что вы не тратите время на размышления о том, над чем работать, а что оставить в конкретный рабочий день.

Создав такой запланированный график работы, вы сможете избежать стресса в последнюю минуту, связанного с невыполнением какой-либо рабочей цели. Таким образом, система тайм-менеджмента обеспечивает наилучшие результаты в бизнесе и улучшает общее качество работы.

2. Повышение производительности труда сотрудников

Поощрение сотрудников к внедрению системы тайм-менеджмента может помочь им определить приоритетность срочных задач и свести к минимуму отвлекающие факторы. Кроме того, они могут избежать сверхурочной работы по выходным, вовремя решая все высокоуровневые задачи.

Повышает личную продуктивность сотрудников и помогает им лучше управлять задачами.

3. Чтобы уменьшить стресс на рабочем месте

Сотрудники часто откладывают или тратят слишком много времени на задачи, которые могут быть делегированы или даже удалены.

В конечном счете, такое неэффективное управление временем может вызвать стресс, поскольку у вас остается слишком мало времени для выполнения срочных задач.

Однако системы тайм-менеджмента могут направлять ваших сотрудников в правильном направлении с помощью составления списков, отслеживания прогресса и исключения трудоемких процессов.

Это также помогает им достичь идеального баланса между работой и личной жизнью, поэтому рабочие проблемы не беспокоят их постоянно даже в нерабочее время.

4. Оптимизация бизнес-процессов

Когда каждый член команды придерживается фиксированных временных рамок и графика работы, они могут лучше сотрудничать друг с другом.Это потому, что у них есть приблизительное представление о том, сколько можно достичь за определенное время.

Таким образом, товарищи по команде могут сообщать друг другу свои сроки, соответствующим образом настраивать рабочие зависимости и оптимизировать внутренний рабочий процесс.

Но достаточно ли систем управления временем самих по себе для отслеживания времени сотрудников и повышения производительности?

Управляйте временем с помощью Time Doctor

Чтобы поднять эффективность вашей организации на новый уровень, вам необходимо интегрировать выбранную систему управления временем с надежными приложениями для отслеживания времени.

Программное обеспечение для управления временем может помочь вам оптимизировать рабочие процессы и анализировать производительность сотрудников в режиме реального времени.

И тут на помощь приходит приложение Time Doctor. 

Что такое Time Doctor?

Time Doctor — это мощное приложение для отслеживания посещаемости и управления производительностью, которое помогает измерять эффективность сотрудников. Time Doctor используется крупными предприятиями, такими как Ericsson, а также малыми предприятиями, такими как Thrive Market, и является идеальным инструментом управления сотрудниками для любого бизнеса.

Вот некоторые из ключевых особенностей этого программного обеспечения для учета рабочего времени:

Подведение итогов

Тайм-менеджмент — недооцененный навык, который поможет вам сохранять спокойствие и не допускать хаоса на рабочем месте.

Вы можете использовать методы, которые мы обсуждали в этой статье, чтобы улучшить свои навыки тайм-менеджмента.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.