Тайм менеджмент распорядок дня: Правильный распорядок дня — правила и инструменты тайм-менеджмента для планирования рабочего времени

Содержание

Правильный распорядок дня — правила и инструменты тайм-менеджмента для планирования рабочего времени

Ключ к вашему успеху — грамотно составленные расписание и правила внутреннего распорядка. Причем это касается не только рабочего пространства, но и вашей частной жизни. Брать статью за истину в первой инстанции не стоит, однако прислушаться к нашим рекомендациям все-таки лишним не будет: всё проверено на себе.

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

  1. При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
  2. Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану. То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
  3. Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
  4. На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели. И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
  5. Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Основы тайм менеджмента для вашего дня

Испугались этого слова? Спокойно! Тайм менеджмент — это не волк, однако схожесть со зверем все-таки имеется: он беспощаден, ведь это контроль за главным нашим ресурсом по жизни — временем.

В крупных компаниях недавно начали создавать позиции тайм-менеджеров, которые занимаются оптимизацией рабочего времени сотрудников. Теперь понимаете, зачем нам это нужно? При помощи управления временем вы не только научитесь грамотно планировать, но и использовать свое свободное время.

Правило 1. Концентрируйтесь на одной конкретной задаче. Не позволяйте никому и ничему вас отвлекать от того дела, над которым трудитесь в данный момент.

Правило 2. Вы уже знаете, как правильно составить распорядок дня. Теперь дело за работой! Строго следуйте вашему плану.

Правило 3. Время составить некие правила внутреннего распорядка вашей жизни. Это может касаться и работы и личной жизни — это неважно, главное следовать им безукоризненно.

Правило 4. Подберите технику тайм менеджмента под себя. Эксперты сформулировали несколько очень интересных и рабочих гипотез, которые помогут вам в решении задач. Сейчас коротко расскажу о некоторых из них, и как только вы отыщите подходящую для себя (ориентируйтесь на продуктивность) — вносите ее в свои правила.

Методы тайм менеджмента: ищем подходящий

Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик — занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?

  1. Pomodoro: техника, которая поможет вам сконцентрироваться на конкретном деле. Чередуйте периоды в 25 и 5 минут, где 25 — это рабочее время, а 5 минут — короткий отдых. Затем вас ждет большая пауза длиной в 15 минут.
  2. GTD: в переводе на русский язык метод направлен на приведение ваших дел в порядок. Подробнее о методике смотрите в видео ниже:
  3. Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня, а затем идите по ветвям, пытаясь равномерно достичь “ядра” вашего дерева.

Для правильного составления распорядка дня я рекомендую использовать список дел ЛидерТаск — там вы найдете и многие всемирно известные техники тайм менеджмента, реализованные как дополнительные программы.

Планирование рабочего дня руководителя: как составить распорядок дня

07 октября 2021 Время прочтения статьи: 8 минут

6379

Руководителю необходимо ставить цели, распределять задачи, время и ресурсы. Умение управлять своим рабочим временем и временем всей команды — это навык, который ценится наравне с другими профессиональными способностями. Какие есть методы и правила эффективного планирования рабочего дня — расскажем в статье.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен руководителю

В 1959 году бизнес-консультант Джеймс Маккей выпустил книгу «The Management of Time» («Управление временем»). Так распространился термин и тайм-менеджмент стали изучать, как отдельную дисциплину. 

Тайм-менеджмент — это планирование и контроль своего времени, четкий план действий, чтобы работать эффективнее.

Руководители часто работают в режиме многозадачности. Из-за неправильной расстановки приоритетов, времени и энергии такая работа может изматывать. Итог — эмоциональное выгорание, физическая усталость и снижение продуктивности. Техника тайм-менеджмента дает максимум пользы за минимум времени. Речь идет не о спешке, а о правильной организации рабочего дня. Когда все планы перед глазами, вы меньше суетитесь и не тратите время впустую.

Если обозначить каждый шаг и придерживаться тайминга, к цели можно прийти быстрее. Потому что планирование развивает в нас дисциплину и пунктуальность. Руководитель с тайм-менеджментом:

  • в срок и без суеты выполняет задачи;

  • разделяет работу и отдых;

  • не опаздывает и не пропускает важные встречи.

Как правильно планировать рабочее время руководителю

Собрали базовые рекомендации, которые повышают личную эффективность:

  • Начинайте день без спешки, чтобы не тратить лишние силы и нервы.

  • Вставайте в одно и то же время. Это дисциплинирует и хорошо сказывается на самочувствии. Когда биологические часы постоянно сбиваются, организм истощается. Это резко снижает рабочий настрой.

  • Группируйте задачи. Например: новые, важные, непредвиденные. Для наглядности выделяйте категории цветом или символом. 

  • Разграничьте время работы с коллективом, выполнения должностных функций и отдыха. Иначе придется постоянно переключать внимание — это утомляет. 

  • Каждой задаче отведите определенное время. Четкие сроки мотивируют, помогают справляться с прокрастинацией.

  • Используйте правило Парето. Только 20% тяжелой работы дают 80% результатов. Поэтому не стоит целый день работать на максимуме возможностей. Определите, какие задачи приносят больше пользы и сосредоточьтесь на них.

  • Выберите идеальный промежуток для всех важных переговоров и совещаний. Так вы не будете забывать о назначенных встречах и опаздывать.

  • Предусмотрите перерыв, чтобы расслабиться, отвлечься, найти силы для нового рывка.

  • Полезно используйте свободное время. Умейте переключаться, уделять время тому, что приносит удовольствие и развивает вас: изучение языков, спорт, чтение, прогулки на свежем воздухе.

  • Не перегружайте себя, не берите дополнительные функции и обязательства. Часть задач делегируйте заместителям или другим компетентным сотрудникам.

  • В конце рабочего дня сверяйте результаты с намеченными планами. Разберите и скорректируйте будущие задачи. То, что было актуально вчера, сегодня может быть не приоритетным.  

Методы планирования времени

Есть более 20 техник тайм-менеджмента. Некоторые из них противоположны. Например, техника «Поедание лягушки» предлагает решать самую сложную задачу с утра, а «Getting Things Done» — начинать день с мелких дел. Рассмотрим более конкретные методы.

Метод «Альпы»

Задачу нужно разбить на подзадачи, по принципу пошагового восхождения в гору. 

60% времени уделить запланированным делам, остальные 40% — непредвиденным. 

Действуйте по задуманному графику и не отклоняйтесь:

  1. Выберите из своих задач наиболее приоритетную.

  2. Спрогнозируйте срок выполнения. 

  3. Выделите нужное время в графике.

  4. Составьте пошаговый план. Для каждой ступени определите продолжительность.

  5. Отмечайте выполненные пункты плана. 

Основная проблема этого метода — сложно составить точный прогноз и понять, сколько фактически потребуется времени для выполнения задачи. Поэтому указывайте сроки с небольшим запасом.

Матрица Эйзенхауэра

Ее разработал Дуайт Эйзенхауэр — один из президентов США, известный благодаря своей высокой продуктивности. По его схеме дела нужно распределить по четырем квадратам: 

  1. Важные и срочные — сделать. Например, ответить на e-mail заказчика, купить билеты для командировки, подписать приказ. Дела этой категории нельзя откладывать, от них многое зависит.

  2. Важные и несрочные — распланировать. Это обязательные задачи, с которыми можно не спешить. Например, сходить на тренинг, познакомиться с новыми сотрудниками, проверить ремонтные работы в офисе. 

  3. Неважные и срочные — делегировать. Вызвать мастера для ремонта принтера, разослать пригласительные письма партнерам или закупить канцелярию может другой сотрудник. Так у вас появится дополнительное время.

  4. Неважные и несрочные — удалить. Они не несут пользы и отнимают много времени. Например, просмотр соцсетей во время работы, личные разговоры и встречи.

Такая матрица — инструмент для расстановки приоритетов.


ABC- или АБВ-анализ

Объединяет в себе матрицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Здесь три группы:

  1. Группа приоритетных задач. Они максимально значимы для компании, потому что вносят 65% в достижение целей.

  2. Группа важных задач. Польза их решения и тайминг примерно 20% от общего списка. Часть этой категории можно распределить среди сотрудников. 

  3. Группа несрочных, неважных дел. Их значимость — не более 15%.

Составьте список дел: распределите их по важности и обозначьте буквами «А», «B» и «C». 

Ошибки в планировании

Не пытайтесь перевыполнить план и одновременно решать несколько задач. Даже если думаете, что успеете все — что-то может пойти не так, или вы просто устанете. 

Помните, что важные, но несрочные вопросы нельзя откладывать надолго. К примеру, если вы не проверите ремонт в офисе в течение месяца — последствия будут непредсказуемы. Поэтому учитывайте ценность каждого отдельного действия.  

Серьезная ошибка в тайм-менеджменте — неумение делегировать обязанности и плохая коммуникация с сотрудниками. Чтобы исключить эту проблему, скачайте Mango Talker. Вам станут доступны видеоконференции и чаты с сотрудниками. В этом приложении удобно делиться своими планами и назначать ответственных, контролировать ситуацию даже вне офиса. Его могут бесплатно установить все пользователи Виртуальной АТС MANGO OFFICE на компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны. 

Пример распорядка рабочего дня

А: 

  1. 8:00–8:30. Провести планерку.

  2. 8:50–9:30. Ответить на e-mail.

  3. 9:40–10:20. Купить билеты для командировки.


  1. 13:30–14:30. Перерыв.


  1. 16:00–17:00. Встреча со спонсорами.

В:

  1. 10:30–11:20. Вебинар.

  2. 11:30–12:00. Познакомиться с новыми сотрудниками.

  3. 12:20–12:40. Созвониться с партнерами.


С:

  1. 13:00–13:30. Купить в кабинет новое кресло.

  2. 14:40–15:00. Посмотреть изменения дизайна сайте.


D:

  1. Смотреть YouTube.

  2. Листать Instagram. 

Это матрица по методу Эйзенхауэра, но вы можете выбрать любой другой способ тайм-менеджмента. Отображайте итоги текстовыделителем, галочкой или другими символами, как вам удобнее. Дела категории А должны быть выполнены в любом случае. Временные промежутки между задачами — это запас, на случай внезапных сложностей. 

Расписать свои рабочие дни можно в блокнотах-органайзерах, специальных для планирования. Также можно скачать приложение: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, MyLifeOrganized, Планировщик задач. В Google и Яндекс есть удобные календари. Найдите более удобный вариант для себя и ежедневно заполняйте.

Что важно запомнить

  • Тайм-менеджмент дисциплинирует, требует ответственности и параллельно разгружает мысли — не придется хранить в памяти множество задач, вы просто фиксируете все в органайзере.

  • Для каждой цели рассчитывайте время, чтобы не зацикливаться на ней долго и переходить к другим делам.

  • Пункты с жестким таймингом (например, деловые встречи) записывайте на одно и то же время. Вы привыкните к этому распорядку и всегда будете вовремя.

  • Пользуйтесь готовыми решениями: матрицами, специальными блокнотами или приложениями.

Тайм-менеджмент идеального дня

 

Анастасия Борисова, эксперт журнала «Понедельник» в области тайм-менеджмента, раскрывает основные этапы управления временем и отвечает на вопросы: как проснуться утром, ничего не упустить в течение дня и зачем вечером нужно еще немного задержаться на работе?

Текст: Анастасия Борисова

 

Проснуться вовремя, без проблем — задача для утреннего тайм-менеджмента.

Первое, что вы должны помнить: чем позже вы легли, тем труднее встанете. Чтобы раньше ложиться, стоит заняться тайм-менеджментом, разобраться, почему вы не успеваете закончить дела часам к десяти вечера и спокойно лечь в 23:00, чтобы встретить утро в 07:00. Это путь непростой, но эффективный.

 

 

 

Если общение в социальных сетях или просмотр захватывающих сериалов ночью вас очень обогащает и помогает обрести смысл жизни, то не стоит и переживать из-за утренних мучений. Вы же знаете, за что страдаете? Но если вы человек разумный, а я знаю немало таких ответственных людей, то каждый вечер вы будете задавать себе вопрос: «Что для меня важнее сейчас: просмотреть новости из жизни моих бесчисленных виртуальных друзей или заняться своей жизнью и выспаться?» Так что проблему со временем отхода ко сну решайте сами в соответствии с вашими приоритетами.

Во сколько бы вы ни легли, в рабочий день проснуться рано все равно придется. Но сколько времени вы потратите на «валяние в постели»? Чтобы его минимизировать (особенно осенью и зимой) и потратить свободные 20 минут, например, на завтрак и контрастный душ, купите себе световой будильник. Он поможет вам просыпаться более комфортно с помощью мощной лампы. Ученые уже доказали, что пробуждение от солнечного света (или его имитации) гораздо более легкое и приятное, чем от различных трелей будильника в темноте.

Когда вы проснулись и добрались до работы, встает важный вопрос дневного тайм-менеджмента: как начать рабочий день? Вот мой вариант начала рабочего дня.

 

 

 

Итак, вы приходите в офис, наливаете себе кофе и устраиваетесь за рабочим столом. Теперь, до того как вы включите компьютер и погрузитесь в изучение социальных сетей, подумайте о планах на день. Чтобы как-то вас мотивировать, скажу, что в 2012 году служба исследований одной крупной компании провела опрос 2147 руководителей и выяснила, что почти половина из них ежедневно планируют свое рабочее время. А раз уж они стали руководителями, имея такую привычку, не грех и нам попробовать внедрить ее в свою повседневную практику.

Мне нравится система «I-образный распорядок дня», которая очень проста и не занимает много времени. Она так называется, потому что состоит из трех частей, как и английская буква I: 15-минутного утреннего планирования (горизонтальная планка буквы I) , длинного контрольного этапа, длящегося весь ваш рабочий день (вертикальная палочка) и завершающего обзора (вторая горизонтальная планка).

Верхушка I-образного распорядка дня — это время создания плана предстоящего рабочего дня. В эти 10–15 минут вы должны определиться с теми делами, которые уже назначены, и очень точно оценить необходимое для них время. Важно не забыть учесть время на дорогу, если вам придется куда-то поехать.

 

 

Запишите все ожидаемые или предсказуемые события. Они могут случиться с разной долей вероятности, но вы должны быть к ним готовы и отвести на это время. Сюда относятся телефонные звонки, переписка с клиентами и т. п.

И очень важно заранее, прямо с утра, выделить в своем плане время для обеда и разминки. Тогда потом вы не сможете сослаться на свою занятость. Потому что организованные люди успевают позаботиться не только о своевременном выполнении задач, но и о своем самочувствии, от которого в немалой степени зависит эта результативность.

И не пытайтесь записать обед и разминку в блок «ожидаемых событий»! Если вы хотите повысить личную эффективность, считайте их «уже назначенными».

Еще один важный пункт — запланировать время, свободное от дел. Нет, не для отдыха на работе! А для выполнения неожиданных или срочных заданий. Это будет ваш неприкосновенный запас, резерв, ваше секретное оружие против неожиданностей. Ведь если ваш день расписан по минутам, у вас нет права на ошибку, стояние в пробке, затягивание переговоров, опоздания партнеров. Вы должны отвечать за все. Но это обычно приводит только к стрессу и ощущению потери контроля над ситуацией и полной беспомощности. Не очень похоже на самодовольное проставление галочек напротив выполненных в срок дел?

 

 

 

Поэтому оставьте 30% вашего рабочего времени на непредвиденные обстоятельства. А если таких не случится, просто продолжите делать свои дела. Подозреваю, у вас больше задач, чем копать «отсюда и до обеда», и вам всегда есть чем заняться.

Но гениальный план — еще только часть успеха. План надо выполнять. Так что сразу переходите ко второй части I-образного распорядка дня. Этот этап начинается почти сразу же после завершения первого и продолжается 8–9 часов, когда вы непрерывно контролируете себя и свой план: отмечаете перемены, меняете время, отведенное на некоторые дела (кроме обеда и разминки!), переставляете, добавляете и вычеркиваете задачи и действия.

Регулярный контроль поможет вам научиться более четко планировать свои рабочие дни и больше дел переносить из блока «ожидаемых» в «назначенные». Ведь, положа руку на сердце, ваши дни в офисе не так уж сильно отличаются друг от друга?

 

 

 

Так, контролируя и редактируя свой план, вы доберетесь до основания буквы I, которое предполагает (конечно!) подведение итогов дня. За 10–15 минут до окончания своего рабочего дня вспомните все, что было, и откорректируйте свой рабочий график в ретроспективе, стараясь не пропустить ни одного события.

Вам это кажется пустой тратой времени? Ошибаетесь. В действительности вы осуществляете два важных дела одновременно: вы завершаете свои сегодняшние дела и готовитесь к завтрашним, перенося неоконченные или невыполненные задачи на другие дни, чтобы ничего не упустить. Во-вторых, вы накапливаете опыт для постоянного совершенствования, отмечая реальную продолжительность каждого события, вероятные проблемы и свои ошибки планирования.

Корректируя график прошедшего дня, спрашивайте себя, что вы можете сделать для его совершенствования. Например: «Почему сегодняшнее собрание продлилось так долго? Есть ли способ сократить длительность встречи в следующий раз?», «Сколько времени сегодня ушло на разъезды по городу? Как можно удачнее распланировать маршрут и вписать его в рабочий график?»

 

 

 

Конечно, я понимаю, что к вечеру вы уже порядочно устали и хотите поскорее уйти из опустевшего офиса. Но вспомните, что успешные спортсмены, врачи, психологи, тренеры всегда уделяют много времени разбору прошедших событий, так как извлечение из прошлого уроков является частью их работы и залогом звездного успеха. Почему бы и вам не использовать эти возможности I-образного обзора для постоянного совершенствования и более эффективной работы?

Ну а теперь, после работы или учебы, начинается ваше личное время. И, как ни странно, его тоже нужно планировать. А как это делать, мы поговорим с вами в другом материале.

Все по плану: почему распорядок дня и список задач спасут вас от стресса

Управление временем
Элизабет Грейс Сондерс
hbr.org

Даже самые умные люди, которых я когда-либо встречала, имеют одну слабость — они не в состоянии заставить себя планировать работу. Их интеллект зашкаливает, когда речь идет об анализе различных процессов, будь то производство, динамика цен на акции или взаимодействие элементарных частиц. Но едва дело доходит до управления собственным временем или планирование большого проекта, они чуть ли не впадают в ступор. Столкнувшись с необходимостью составить график, их мозг словно выключается, и они из гениев превращаются в беспомощных детей.

Одна из причин этого удивительного феномена заключается в том, что им удается обходиться без планирования гораздо дольше, чем остальным. Если вы наделены харизмой и способны быстро вникать в суть дела, то, возможно, вам случалось делать все в последнюю минуту, к всеобщей радости и удовлетворению — или, по крайней мере, добиваться отсрочки. Если вы продолжаете в том же духе, не сталкиваясь с серьезными проблемами, то кажется, что нет смысла что-то менять.

Однако по мере того, как спрос на ваше время растет (вы получаете новую должность, переживаете нехватку кадров, обзаводитесь семьей или начинаете испытывать проблемы со здоровьем), жизнь без четкого графика становится в лучшем случае утомительной, а в худшем — невыносимой. В какой-то момент вы неизбежно приходите к простому выводу: время и усилия, затраченные на планирование и составление распорядка дня, впоследствии с лихвой себя окупят. Мой опыт работы с клиентами по вопросам тайм-менеджмента позволил мне выявить несколько истин, касающихся планирования. Приняв эти правила и приучив себя к тщательному повседневному планированию, вы сможете создать условия для более счастливой, здоровой и продуктивной жизни.

Планирование покажется вам делом мучительным — по крайней мере, в первое время. Пока ваш мозг не выработает привычного механизма составления планов, эта задача будет для вас настоящей головной болью. Это все равно что заниматься новыми физическими упражнениями, заставляя работать мышцы, о существовании которых вы даже не подозревали. Однако со временем, когда планирование начнет входить у вас в привычку, связанные с этим процессом негативные эмоции должны постепенно угасать, а положительные, наоборот, расти, побуждая вас прибегать к планированию все чаще и чаще.

Например, Камиль Форнье, бывший технический директор компании Rent the Runway, так описывает свои взлеты и падения на пути к грамотному планированию. Впервые в жизни взявшись за составление плана работы, она сразу же испытала стресс и чувство отчаяния: ее босс дотошно анализировал все проекты, выискивая любые неточности и прегрешения, а затем отправлял все переделывать. «Это было просто ужасно, — говорит она, — я была постоянно раздражена, нервы были накалены до предела. В итоге мы разбили крупный проект на несколько составных частей, и я возглавила работу над важной архитектурной задачей, которую, несмотря на ее сложность, мы все-таки выполнили в срок. Этот мучительный процесс планирования навсегда врезался мне в память, так же, как и невероятный успех, который он в конце концов принес.

Иногда проще составлять план не в одиночку, а совместно. Попробуйте привлечь к этой работе всю команду или хотя бы еще одного коллегу. В зависимости от размера группы и совпадения ваших участков работы, может оказаться, что вместе вам будет проще составлять еженедельный план, исходя из поставленных целей на месяц.

Планирование (как и работа) занимает больше времени, чем вы изначально рассчитывали. Создание расписания на неделю занимает, как правило, 30—60 минут, тогда как планирование серьезного дела потребует куда больше времени. Тем, кому это занятие в новинку, может показаться, что это неоправданно долго, однако все, кто познал преимущество плановой работы, понимают, что всего лишь один час в неделю может снизить стресс и повысить продуктивность десятков, если не сотен рабочих часов.

советуем прочитать

Пэтти Маккорд

Валери Эрншоу

Лиза Ерл Маклеод

Барас Кейт,  Ким Тами,  Лесли Джон

Войдите на сайт, чтобы читать полную версию статьи

Тайм-менеджмент: план и распорядок дел

Фильм «Борьба с ерундизмом. Говорит Наталья Толстая»

​​​​​​​Тайм-менеджмент: план и распорядок дел — один из приемов организации жизни.

Как приучить себя к планированию

Начинать с хронометража и реального учета, на что уходит время.

Не бросать планирование, даже когда кажется, что ничего не получается — это только кажется, в реальности получается нормально — просто планированию, как и любой другой привычке нужно учиться.

Иллюстрация из книги Н.И. Козлова «Простая правильная жизнь»

Одна из лучших привычек успешных людей — планировать себе утром распорядок дел и спокойно все делать, ориентируясь на план. Задать себе твердые ориентиры, если времени мало, а дел много. Иметь гибкие ориентиры, когда дела жестко не привязаны. И все это затем, чтобы не напрягаться в течении дня, чтобы голова была свободной и сконцентрирована на главном, а не на том «ой, а успею или не успею?». И в конце дня такое – удивительное! – чувство гордости и расслабления: «Я так сегодня много важного сделал», и еще полно сил, и целый вечер впереди!

​​​​​​​Если вы утром составили себе образ будущего дня, составили список того, что сегодня вы планируете сделать, распределили все дела по порядку и привязали все обязательное к определенному времени, ваш день идет легко и четко. Как по плану. И как-то уже не нужны специальные методы самомотивации: вы и так сделаете то, что на сегодня намечено.

Попробуйте — вам обязательно понравится!

Материалы с форума

Всё искусство состоит в том, чтобы выбрать по сеньке шапку. Ты себе ставишь цели сам. Если ты поставишь слишком сложную (или не слишком интересную цель) ты создашь непобедимую проблему. И потом будешь долго и безуспешно с нею бороться.

Далее идёт расшифровка главного и советы.

  • Планируй свою дезорганизованность и лень. Да-да, лень можно и нужно планировать! И неорганизованность тоже. Для борьбы с дезорганизованностью это вообще самый главный совет. На данном этапе твоего развития твоя дезорганизованность неизменна. Поэтому нужно заложить её в план своих действий. Можно с нею бороться, развивать организацию, но в процессе борьбы ты не добьёшься своих жизненных задач (эффект борьбы приходит с большим опозданием), не станет тебе лучше, что может разочаровать и уменьшить мотивацию. Поэтому заметь, сколько времени тебе надо, чтобы делать работу. Допустим, организованный человек выйдет из дому за 20 минут, а ты дважды вернёшься — один раз за ключами, другой раз за зонтиком, завтракать будешь задумавшись и в результате потратишь на тоже час. Прискорбно, но это твой текущий уровень. Запланируй его.
  • Изучи себя. Это только кажется, что каждый раз наступаешь на разные грабли. Реально грабли одни и те же, точнее, их у тебя 3-7 штук. Плюс, всегда есть какие-то фокусы, которые помогают. Я, например, если встаю в шесть утра и начинаю работать, пока ещё не сообразил, что к чему, вспоминаю, что такое лень только к 10 утра. А это полрабочего дня. Такие же «фишки» и «фокусы» ищи для организованности. Не бывает людей, которым абсолютно ровно не везёт, которые абсолютно ровно ленивы или абсолютно ровно неорганизованны. В каких-то обстоятельствах твоя организацию будет больше, в других меньше. На это и рассчитывай
  • Ресурсы связанны с реальностью целей. Твоя организованность — тоже ресурс. Как правило неорганизованный человек неорганизован потому, что он либо не планирует, либо планирует считая себя «сферическим конём в вакууме», т.е. идеальным исполнителем — абсолютно организованным, трудолюбивым и 100%-но эффективным. Так не бывает, потому что всё вышеперечисленное — тоже ресурс, и план с рассчётом на несуществующие ресурсы создаёт нереальную цель.
  • Самодисциплина. Это то же, что я сказал ранее. Если попытаться заставить себя выполнить нереальный план, то или сдашься, или потратишь столько энергии на самозаставление, что потом уже не захочется ничего. В том числе и повторять этот «подвиг». Конечно, есть люди, которые могут порвать себе рубаху на груди, и сказать «Я не я, если не сделаю!!!». Но такие не сидят на форумах, они или добиваются, или ломаются об задачу. Поэтому если тебе кажется, что тебе не хватает силы воли — подумай, может, план был нереальным, ресурсы вымышленными, а цель лишь гипотетически достижима?

10 необычных, но эффективных правил тайм-менеджмента

Тайм менеджмент упрощает жизнь. Чем бы вы ни занимались, навыки планирования будут полезны. Мы держим руку на пульсе новых исследований в этой области и хотим поделиться нестандартными правилами.

 

Планируйте важную работу на 4 часа в день

Знаете про расписание дня Чарльза Дарвина? Просыпаясь, он отправлялся на прогулку и завтракал. Далее следовал распорядку дня:

8:00 — приступал к работе.

9:30 — отвечал на письма, просматривал утреннюю почту.

10:30 — трудился еще 1,5 часа.

12:00 — прекращал работать. Утверждал, что сделал хороший объем работы за день.

12:00-15:00 — Обед, прогулка, чтение газеты.

15:00-16:00 — Сон

16:00-17:30 — Короткая прогулка, работа

Таким образом, он работал около 4,5 часов в день. И  при этом успел написать 19 книг.

Андерс Эрикссон, специалист по психологии труда, называет бесполезной работу более 4-х часов. Также учёные доказали, что переработки могут негативно сказаться на эрудиции: исследование показывает, что те, кто работает 55 часов в неделю вместо 40, имеют меньший словарный запас и хуже аргументируют свою точку зрения. Традиционный 8-часовой рабочий день — это не оптимальная формула продуктивности. Это наследство, доставшееся нам от промышленной революции.

Как быть продуктивным, если вы работаете 8 часов

  1. Отследите свои часы активности с помощью таблицы калькулятор продуктивности. В течение дня ставьте значения по шкале до 10 баллов.
  2. Выделите 4 часа для важнейших задач дня и сконцентрируйтесь на них.
  3. Остальные 4 часа оставьте на процессные задачи: почта, совещания, отчеты и другую «неглубокую работу».

 


Планируйте, чтобы экономить время

Если у вас насыщенный рабочий день, богатый задачами — в начале напишите список дел. Напротив каждого пропишите время, которое по-твоему займет каждое из заданий.Потом попробуйте сделать каждое из заданий в 2 раза быстрее, чем предполагал. Любое дело растяжимо до бесконечной идеальности. По закону Парето 20% усилий принесут 80% результата.

Знать сколько времени занимает каждая задача — полезно. Если не получается примерно рассчитать, отследите в течение недели тайминг. Это поможет точно закладывать время в будущем и увидеть моменты прокрастинации. Для этого следует на протяжении недели записывать, что делаешь каждую минуту времени. Начиная от чистки зубов и завтрака, заканчивая совещанием. Результаты поразят!

 

Убирайте телефон со стола

Гаджетов много в нашей жизни. Мы привыкли быть онлайн, где бы ни находились.  И стали очень доступны для других. Этим пользуются: легко вторгаются в личное пространство днем и ночью.

В рабочее время лучше убирать телефон с рабочего стола, даже если телефон выключен. Сам факт того, что телефон находится в видимой зоне заставляет отвлекаться на него. Это снижает память и способность к аналитическому мышлению. Так что место телефону во время работы — в тумбочке или сумке. Если нужно следить за временем — кладите наручные часы рядом с компьютером.

Попробуйте метод «Помидора» — о нем мы писали в статье про соблюдение дедлайнов. Раньше использовали на телефоне, теперь же пользуемся им в качестве расширения к Google Chrome. Оказалось, это удобнее. Помимо отсчета времени, оно умеет блокировать ресурсы, которые помещены в черный список (например, соцсети).


Составляйте список входящих задач  

Держите на рабочем столе лист А4 со списком «входящих». В такой список можно вносить задачи без деления на категории и все идеи, приходящие в голову и которые не относятся к текущим задачам.

Можно использовать приложения для создания списков — Wunderlist, ToDoList, стандартные заметки для Mac и Windows.

Такие заметки можно отложить до момента, когда сможете разобрать по категориям весь список разом.

О списке входящих мы уже упоминали в нашей статье, где спасались от прокрастинации.

 

Не сортируйте письма по папкам

Обычный поиск в почте может быть удобнее поиска по папкам. В США даже провели исследование на эту тему. Ученые пришли к выводу, что трата времени на категоризацию не покрывает временные затраты на поиск нужных писем и файлов. А более того, усложняет его. Попробуйте традиционную сортировку входящих и, возможно, вы к ней вернетесь.

 

Автоматизируйтесь по максимуму

Нет разницы, какой системой тайм-менеджмента пользоваться. Трата времени на одни и те же действия остается одинаковой при любой методике.

Единственное, что действительно сократит рабочее время и ускорит выполнение дел — автоматизация.

Максимально автоматизируйте все, что можете:

  • Потестите сервис ifthisthenthat. Он создает разного рода правила. Например, у него есть возможность отсылать смс близкому человеку, когда у садится батарейка. Или автоматически сохранять фото, выложенные в соцсетях в dropbox.
  • В работе храните шаблоны писем, которые часто используете. Заготовки отчетов. Любой документ, который использовался 2 раза — требует хранения как шаблона.
  • Пылесос сам уберется в заданное время. Кофеварочная машина сварит кофе. А пароварка приготовит кашу к завтраку. Программируйте и используйте технику по-максимуму.


Знайте стоимость своего часа

Весь доход за месяц поделите на отработанное количество часов, это и есть стоимость часа работы. Эта информация нужна, чтобы отдавать работу на аутсорс тем, кто сделает ее быстрее и эффективнее.

Есть мнение, что пока не станешь платить деньги, чтобы освободить время для более важных и глобальных задач — бОльшие деньги не придут. Варианты задач для других: помощь по дому, доставка вещей, еды, найм специалиста для изготовления логотипа, сайта, личный ассистент. Это стоит не так дорого — ваше время дороже.


Записывайте все

Есть мнение, что если все записывать, отвыкаешь запоминать информацию. Но ведь и есть более интересные вещи, в которых тренируется память. Например, сервис викиум поможет онлайн прокачать голову. Здесь собраны разные тренажеры для мозга. Можно выбрать тренировку для памяти, внимания или что-то другое. И это бесплатно.

Привычка держать в голове бытовые вопросы, сравнима с подготовкой к марафону путем уборки квартиры.

 

Будьте организованны

Будь организован как буржуа, чтобы быть неистово оригинальным в работе. — Гюстав Флобер

Можно иметь непредсказуемое утро и получать удовольствие от нового в бытовых вещах. Либо очень скучный и организованный распорядок дня, не приносящий эмоций, но при этом необычную, насыщенную событиями жизнь, полную достижений.

Идея в том, чтобы не искать разнообразие в бытовых вещах. Тогда будет более наполненная жизнь в другом. Попробуйте есть один и тот же завтрак ежедневно на протяжении месяца — это позволит не тратить время выбор. Так у вас точно будут под рукой продукты для завтрака.

Если не искать эйфорию в бытовых вещах, появляется время и возможность обратить внимание на что-то важнее. Вспомните стиль Стива Джобса, он в этом точно разбирался 🙂

 

Подведем итоги

Не так важно, какой системой тайм-менеджмента пользоваться. Важнее минимизировать отвлекающие факторы и освободить время для приоритетных задач.

Шаги, которые поспособствуют этому:

  • напишите 5 способов, которые помогут иметь больше времени в следующем месяце, квартале, году
  • найдите 5 вещей дома и 5 вещей в работе, которые следует автоматизировать
  • посчитайте, сколько стоит час работы. Определите 3 сферы работы, которые можно отдать на аутсорс.

система планирования рабочего времени Планирование дня по тайм менеджменту

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте .

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».
9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром
20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

В предлагаемой вашему вниманию статье не будут затрагиваться вопросы основ тайм-менеджмента, способов деления задач на перво- и второстепенные, принципов организации рабочего времени, и т.п. Об этом уже написано вполне достаточно, и лучшего совета, нежели прочитать специализированные книги по тайм-менеджменту (в первую очередь, представленные на этом сайте), я дать не могу. Целью же данной статьи является ознакомление с вполне конкретной системой учета и организации времени, которой пользуюсь я сам.

Предлагаемая система учета и организации времени разработана в течение 2004-го года. Начало ведению ежедневника было положено в феврале 2004-го, и эта практика продолжается по сей день. Постепенно система претерпевала некоторые изменения, обтесывалась и приспосабливалась к текущим задачам. На сегодняшний день она наконец обрела достаточную стройность и прочность, чтобы я рискнул вынести ее на суд общественности. Рассчитываю, что предлагаемая система окажется полезной для людей, желающих навести определенный порядок в собственной жизни. По крайней мере, мой опыт позволяет на это надеяться.

Ежедневник ведется в обычном файле Excel. Возможности этой программы позволяют не только удобно планировать день, но и сортировать задачи, вести архив и следить за затрачиваемым временем.

УЧЕТ ВРЕМЕНИ

Определенным образом разграфив лист Excel, можно легко и удобно учитывать время в течение дня. Для этого используется схема следующего вида:

На рисунке каждый час (верхняя строка обозначает часы) разбит на 4 графы, то есть точность учета времени составляет 15 минут. Большая точность делает неудобным ведение учета, меньшая – допускает слишком большие потери при учете.

Крайний левый столбец отражает типичные графы затрат времени (чтн – чтение, рбт – работа, док – ведение документов, быт – решение бытовых задач, лчн – личное время, рзвл – развлечения, дв – движение, нчг – ничего, потери времени).

В течение дня прошедшие промежутки времени заполняются. Для упрощения подсчетов в качестве заполнителя используется цифра «1». Тогда с помощью введенных в соответствующие графы формул Excel (формулы записаны в прикрепленном к статье файле-примере) автоматически рассчитает время, затраченное на тот или иной вид деятельности.

К концу дня лист учета времени выглядит так:

Эта схема при желании позволяет восстановить весь день (проспал, быстро собрался, поехал на работу, поработал, поболтал с коллегой, поработал, пообедал, поработал, поехал на встречу, подождал опаздывающего партнера, провел рабочую встречу, вернулся в офис, отчитался перед шефом, поехал домой, поужинал, почитал, посмотрел фильм, приготовился ко сну, почитал перед сном, подвел итоги дня, заснул).

Но на практике это требуется редко, поэтому от большинства дней остаются краткие резюме затраченного времени. Выглядят они так:

Такие резюме позволяют трезво оценить, сколько времени затрачивается на тот или иной вид деятельности, и, кроме того, вывести среднее по итогам недели или месяца. Далее при желании можно сделать выводы о необходимости уделить тому или иному виду деятельности большее либо меньшее время.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Начнем с обычного листа задач на день. В моей версии он выглядит так (вкладка СЕГ, сегодня):
Как видно, в листе используется 4 рабочие колонки: Ст – статус; Вр – время; Пт – приоритет; и колонка для обозначения дня и описания задачи.

О колонке «Статус» подробный разговор последует ниже. Колонка «Время», думается, не требует пояснений. Сейчас основное внимание уделим рассмотрению колонки «Приоритет». В ней используется следующие знаки:

! – главное задание на неделю

!! – часть недельного задания, подлежащая выполнению в текущий день; либо второстепенное задание на неделю

30 – приоритетные задания на конкретный день (задания, время для которых определено или подлежит определению)

40 – приоритетные ежедневные задания

50 – менее важные ежедневные задания

60 – задачи на определение итогов дня

70 – подведение итогов дня

80 – задачи на определение итогов недели

90 – подведение итогов недели

Зная эту классификацию, довольно легко как распределить задания на день, так и распланировать их на неделю. Недельный план в моем файле выглядит так:

Собственно недельный план можно увидеть внизу страницы. Сразу под графой с обозначением первого и последнего дней недели записываются задания на неделю. Далее следуют обозначения каждого отдельного дня, под которыми записываются конкретные задания на этот день.

Графы в верху страницы – это ежедневные и еженедельные задания, которые попросту копируются в соответствующий лист при составлении дневного плана.

Месячный план составляется с использованием такой схемы:

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ

Теперь вернемся к разбору колонки «Статус». Именно эта колонка позволяет оценить эффективность прожитых дней. Колонка «Статус» обозначает, выполнено либо нет намеченное задание. Для обозначения статуса используются 3 возможных знака:

V – выполнено

B – выполнено частично, либо не выполнено в силу объективных причин

N – не выполнено

В течение дня, по мере выполнения заданий, лист приобретает следующий вид:

Используя функцию «сортировка» (пункт меню – Данные), можно автоматически сортировать задания:

При такой сортировке (Статус => Приоритет => Время) все выполненные задания окажутся вверху списка. На них можно уже не обращать внимания, сосредоточив его на оставшихся задачах.
В конце дня, когда заполненными оказываются все графы, предлагаемая система позволяет беспристрастно и объективно оценивать эффективность использования времени.

Лист заданий к концу дня выглядит так:

Использование разных цветов после сортировки позволяет наглядно показать эффективность дня.
В приведенном примере из 13 заданий на день 9 выполнены, 3 не выполнены, и 1 – не выполнено в силу объективных причин. Учитывая, что пункты «B» засчитываются как 0,5/0,5, итоги дня выглядят так: всего – 13; плюс – 9,5; минус – 3,5. Я засчитываю день успешным в том случае, если «плюсовых» заданий больше двух третей от общего количества; наполовину успешным – от половины до двух третей от общего количества; неуспешным – если «минусовых» заданий больше половины. Возможны и другие пропорции, в зависимости от вашей требовательности к себе.

Аналогичная система применяется для оценки эффективности недели. В архиве прошедшая неделя выглядит так:

Аналогичная система применяется для оценки эффективности месяцев и годов. Месяц:

Точно так же возможно подвести итоги года, десятилетия и так далее, вплоть до подведения итогов всей жизни:)

В одном файле с листами заданий и учета времени можно хранить и собственный телефонный справочник.
Особенно удобно использовать предлагаемую систему при наличии карманного компьютера. В этом случае файл с листами заданий и учета времени будет всегда при себе, и по ходу дня можно вносить в него изменения.

Можно и просто распечатывать листы заданий и учета времени на принтере. Рекомендую оставлять определенное количество граф пустыми, чтобы по ходу дня вписывать в них возникающие задания.
Надеюсь, что изложенная выше система окажется настолько же полезной вам, насколько она помогла организовать свою жизнь мне самому. Удачи!

Алексей Федоров, декабрь 2004 г. Контакт: [email protected] . Редактура – Глеб Архангельский,
Статья написана специально для сайт. Адрес документа на сайте:
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Без всякого сомнения, у работы из дома есть свои преимущества. Например, не нужно ездить на работу. Они не транжирят бесценное время компании, сплетничая возле кулера. А вы оплачиваете только те часы, которые они реально отработали. И, как показывают исследования: , чем офисные работники. Тем не менее, для успешного ведения бизнеса вам могут понадобиться некоторые тайм менеджмент программы.

Ведь несмотря на все выгоды найма удаленных сотрудников, если они не живут в одном с вами регионе, то бывает нелегко помочь им эффективно распоряжаться своим рабочим временем.

Итак, удаленные сотрудники не тратят время на дорогу, но, вместе с тем, вы хотели бы быть уверены в том, что они выполняют свою работу эффективно и для этого вам нужны правильные инструменты управления. Вот лучшие тайм менеджмент программы 2018 года:

Тайм менеджмент программы

Есть несколько важных аспектов в искусстве тайм-менеджмента, и в данной статье мы хотели бы осветить их все. Но давайте начнем с наиболее очевидного — учета рабочего времени.

1. Time Doctor

Если вам нужна программа для учета рабочего времени удаленных сотрудников, то Тайм Доктор как раз то, что надо.

С помощью Time Doctor вы сможете получать подробные отчеты о том, как ваши удаленные сотрудники используют рабочее время и насколько их работа продуктивна. Данная программа учитывает, как рабочее время сотрудников в целом, так и время, потраченное на конкретный проект, на выполнение задач, на работу с клиентами.

Кроме этого, данная система управления персоналом включает в себя мониторинга активности в Интернете, трекинг посещенных сайтов, GPS трекинг и многое другое.

В Time Doctor есть все, что должна включать в себя тайм менеджмент программы .

2. Roadmap
10. Asana

Asana — идейно простое приложение для управления проектами. Одна из лучших функций в Asana то, что вы можете вносить задачи в список или в календарь. Таким образом, вы видите в календаре, когда и что вам нужно сделать. Когда вы закончили работу над задачей, то можете кликнуть по ней и отметить как выполненную.

Asana также позволяет сортировать задачи по категориям на «выполненные», «невыполненные», «закончить к определенной дате» и «по проектам». Это дает менеджеру возможность видеть текущий прогресс, а удаленному работнику быстро отсортировать, что уже сделано и что еще надо сделать.

Данное приложение также высылает электронное письмо с уведомлением перед наступлением даты сдачи задания.

11. Float

Float — программа для управления проектами, которая лучше подходит для малых команд.

Float имеет удобный «click-and-drop» планировщик, который помогает наглядно отобразить текущий объем работы команды, легко управлять задачами, быстро делать обновления и найти нужного вам работника, благодаря фильтрам и поисковым функциям программы.

В Float вы также можете распределять задачи между сотрудниками, разбивать на этапы выполнения, группировать проекты и добавлять к задачам свои пояснения.

Float помогает управлять командой и позволяет создавать пользовательские отчеты, чтобы вы могли быть уверены в достижении своих целей.

Приложения для повышения продукстивности

Вы, наверняка, слышали выражение: «быть не хуже других». И хотя обычно это относится к социальному положению — тоже самое можно сказать и про ситуацию с удаленными работниками. Иными словами, это здорово видеть в приложении для повышения производительности, кто и что делает, и кто возглавляет «гонку».

12. IDoneThis

IDoneThis — довольно интересное приложение для повышения производительности — по сути это «прокаченный» список текущих дел. С помощью IDoneThis вы можете создавать списки дел, которые должны выполнить удаленные работники и наблюдать, как красные отметки «Х» (невыполненные задачи) превращаются в зеленые (выполненные).

IDoneThis это удобный способ отслеживать ход выполнения работ и проверять, как справляются сотрудники. Иногда лучший тайм-менеджмент — это здоровая дружеская конкуренция.

13. Todoist

Todoist — это отличное и идейно простое приложение по созданию списка текущих дел. Нет, правда, вы можете добавлять туда свои личные дела. Вроде списка покупок, фильмов, которые хотите посмотреть, планировать поездки. Однако, приложение можно полностью перенастроить и использовать только для рабочих задач.

В аккаунте Todoist вы можете добавлять задачи, маркировать их, назначать срок выполнения, сортировать задачи по фильтрам: порученные вам, другим сотрудникам, приоритетные. Вам также будут видны задачи на сегодня и те, которые нужно выполнить в течении ближайших семи дней.

Базовые функции Todoist доступны бесплатно, но для управления большой командой стоит обновить аккаунт до платного премиум-плана и использовать все возможности.

Совместный доступ к файлам

Может показаться странным, что мы включили облачные хранилища в статью, в которой освещаются лучшие программы для тайм-менеджмента , но тут есть прямая связь. Только представьте, как много времени будет потрачено впустую, если у ваших удаленных сотрудников не будет приложения для совместного доступа к файлам? И, упаси Бог, все файлы будут высылаться вам на электронную почту?

Многие из упомянутых приложений включают в себя опцию совместного доступа к файлам, но, возможно, вам понадобится резервная копия или вы захотите пользоваться более надежными сервисами, такими как Dropbox или Google Drive.

14. Dropbox

Dropbox — отличное облачное хранилище, которое вы можете использовать для совместного доступа к файлам. Сервис интуитивно понятен и многие удаленные работники уже знакомы с тем, как он устроен.

Для наибольшей экономической отдачи стоит использовать аккаунт Dropbox Business с безопасным доступом к данным, синхронизацией и возможностью совместной работы.

15. Google Drive

Если вы управляете небольшой командой удаленных сотрудников, то Google Drive будет просто отличным выбором. С помощью Google Drive вы можете делиться файлами, редактировать их, вести совместную работу, добавлять комментарии в текстовые документы, и т.д.

Кроме этого, в качестве дополнительной меры безопасности и контроля, у вас есть возможность выбирать, кто имеет право доступа к определенным документам.

Процесс подготовки мероприятия состоит из десятков задач, звонков, поездок и встреч. Чтобы всё успевать, необходимо контролировать время и правильно его распределять, уметь выделять приоритетные задачи и не отвлекаться на менее важные дела. В этом поможет не только знание основных приемов тайм-менеджмента, но и специальные программы, созданные для эффективного контроля и планирования времени. .|

Предлагаем на выбор 10 удобных программ, с помощью которых вы сможете лучше организовать и проконтролировать выполнение ежедневных задач.

1. TIME Planner

10. Daily agenda

Daily agenda — приложение для iOS-устройств, которое доступно в App Store по цене 1,99$. Программа призвана собрать в одном списке встречи, события и мероприятия с разных календарей и других подобных программ. По задумке разработчиков, такая синхронизация поможет не отвлекаться на пересмотр заметок и не волноваться из-за возможности случайно пропустить важное событие в круговороте ежедневных дел.

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

С. Ричардсон

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей — ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант , даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Управление временем — основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес… ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина — жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм — менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля , позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм – менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Авраам Линкольн

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

  • Категория А — срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
  • Категория Б — решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
  • Категория В — задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
  • Категория Г — дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.

По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные , оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовни и прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС — анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

  • Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
  • К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
  • Группа С — задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:

  • Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
  • Повышается производительность;
  • Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
  • Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
  • Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

  1. Основные рабочие задачи;
  2. «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания — самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Метод «Помидора»

Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.

Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам . В получасовой интервал входило время максимальной концентрации — 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.

26 идей тайм-менеджмента для вашей повседневной жизни

3/ Съешь лягушку.

Этот метод используется многими успешными людьми. Это просто.

Сначала выполните задание, которого вы меньше всего ждете. Это основано на идее, что после того, как вы выполнили то, что, вероятно, будет худшей задачей дня, все, что последует, должно быть легким.

Кроме того, это снижает вероятность того, что вы будете предпочитать простые задачи более важным.

Многие поощряют такое мышление, попробуйте!

4/ Скажи нет.

Если мы перейдем на роли с более высоким уровнем ответственности, от нас будет зависеть больше людей.

На этом этапе нам может быть трудно найти баланс между срывом с ног и отказом. Хотя поначалу это может показаться неестественным, нам нужно научиться время от времени говорить «нет».

Сложно понять, кому это сказать; это может занять время.

5/ Делегат.

Как и в случае с отказом, наступают моменты, когда нам нужно делегировать полномочия. Опять же, поначалу это может быть очень сложно.

Весьма вероятно, что у нас будут времена, когда у нас будет слишком много на нашей тарелке. Еще более вероятно, что найдутся люди, которые лучше нас справляются с выполнением определенных задач.

Это не ограничивается ролями в крупных фирмах. Это также может быть применено, если вы работаете не по найму в своем собственном бизнесе.В интернете полно высококвалифицированных специалистов. Зайдите на Fiverr или Upwork, чтобы передать задачи специалистам.

6/ Избавьтесь от прокрастинации.

Многие из нас делают это, некоторые из нас даже являются мастерами прокрастинации.

Прокрастинация — это нездоровая привычка, из-за которой мы можем чувствовать себя растянутыми во времени, тревожными или даже подавленными. Есть множество причин, по которым мы это делаем, и методов, позволяющих перестать это делать.

Работай сейчас, откладывай на потом. Вскоре вы обнаружите, что у вас больше времени, чем раньше.

7/ Устранение многозадачности.

Многозадачность может снизить вашу производительность на 40%.

8/ Перестань быть перфекционистом.

Эффект Парето гласит, что 80 % ценности создается 20 % выполняемой нами работы, и легко понять, как это сделать.

Пришло время взглянуть на задачи, которые вы выполняете, и вырезать все ненужные элементы.

Как это ни парадоксально, перфекционизм может сильно сдерживать вас.

9/ Установить ограничения по времени.

Это особенно важно, если мы не находимся под активным «управлением» или если нам не перед кем отчитываться.

Если мы завершаем задачу в ограниченное время, мы, скорее всего, выполним задачу эффективно. Если мы работаем над задачей «пока она не будет сделана», то мы открываем дверь для отвлечений и возможности быть перфекционистом.

Установите себе ограничения по времени и сделайте свою работу бережливой.

Как составить расписание: повседневные советы по тайм-менеджменту

В настоящее время время представляет собой каплю. Но через несколько минут он превратится в газообразное состояние, рассеется в воздухе, как пар, поднимающийся из трубы за моим окном, на который я смотрю часами каждый день. А затем, прежде чем я это осознаю, полдень покроется коркой и затвердеет в сплошной ком, холодный и непроницаемый, слишком тяжелый, чтобы его поднять. Пока он снова не растает и не исчезнет, ​​и вдруг пора обедать, а я отстаю от всех своих сроков.

Я знаю, что я не одинок в своей внезапной неспособности понимать время так, как раньше. Пандемия смела структуры, которые раньше разбивали наши недели на управляемые куски — поездки на работу, встречи за кофе, походы на обед. Гораздо труднее перестать писать сообщения и начать работать, когда нет разделения между офисом и домом, обществом и одиночеством. Или когда вы присматриваете за детьми в «рабочий день». Или когда мозг закипает от беспокойства и надоело постоянно во всем опаздывать, несмотря на множество бесформенных часов, за которыми как будто не угадаешь, которые к тому же тянутся вперед на неопределенный срок.

Хватит! Пришло время составить себе расписание. Да, я уверен, что вы уже пробовали это, только чтобы обнаружить, что ваш некогда адекватный календарь Google теперь кажется смехотворным, когда сейчас 6 часов вечера. а ты все еще в халате. И я, конечно, не предлагаю, чтобы вы чувствовали давление, чтобы сделать еще в свое время — достаточно удерживать форт. Но разве не было бы приятно почувствовать себя чуть более уверенным в себе, выполнить хотя бы одну или две вещи, которые вы собирались сделать, когда начался карантин (почистить ящик, повесить картину)? Или хотя бы принимать душ регулярно?

Когда я советовался с экспертами о том, как мы можем превратить эту новую эру в нечто более узнаваемое, все они объяснили, что структура имеет ключевое значение.«Сейчас легко поддаться этому чувству неуверенности и хаоса», — говорит доктор Фушиа Сируа, психолог, изучающая тайм-менеджмент и благополучие в Шеффилдском университете в Великобритании. «Расписание дает вам душевное спокойствие, потому что создает порядок и предсказуемость». Вот как это сделать.

Я представляю расписание как форму, в которую вы выливаете свой необработанный список дел, чтобы он идеально вписался в ваш календарь. Для начала вам нужно собрать ингредиенты. «Наше исследование показывает, что люди, которые ведут списки дел, делают больше дел», — говорит доктор.Тим Пичил, психолог, изучающий прокрастинацию в Карлтонском университете в Канаде. «Мы также обнаружили, что организованные бумажные списки дел более эффективны, чем случайные списки дел или электронные». Он использует блокнот для своего «основного списка дел» (который включает всех дел, которые он должен сделать, включая личные и профессиональные), и держит его под рукой, чтобы записывать дела, как только они появляются, поэтому он не забывает.

Хотя исследования и показывают, что запись вещей от руки помогает людям лучше их обрабатывать и запоминать, технологии все еще могут быть полезными, говорит Сируа.«Раньше я хранила свои списки на бумаге, но обнаружила, что они запутались, и я не могла следить за вещами», — говорит она. «Поэтому теперь я использую свое простое приложение для заметок на своем телефоне». Что бы вы ни делали, говорит она, не усложняйте. Ваш список дел должен помочь вам, а не создавать хлопоты.

После того, как вы записали свои задачи, проясните, что означает каждая из них . «Иногда мы избегаем задачи, потому что не совсем уверены, как ее выполнить, или не совсем уверены, что от нас ожидают», — говорит Сируа.«И мы можем не знать об этом, но эта неуверенность может легко превратиться в негативные мысли, такие как: «Я недостаточно хорош для этого». Я никогда не узнаю, как это сделать. Я потерплю неудачу в этом». Например, если проект кажется немного расплывчатым, разбейте его на более мелкие, четко определенные части.

Лора Вандеркам, автор пяти книг по тайм-менеджменту, в том числе В нерабочее время: меньше занимайтесь и успевайте больше , каждую пятницу после обеда выделяет час или около того, чтобы планировать предстоящую неделю.«Скорее всего, вы не будете в настроении начинать большой проект в 16:00. в пятницу, так что это хорошее время, чтобы поставить цели на следующую неделю и посмотреть, где вы можете их реализовать», — говорит она. Самое главное, это когда она отменяет или откладывает любые чрезмерно усердные планы, которые могут ее напрячь. «Думайте об этом как о сортировке: вы хотите избавиться от всего, что не является хорошей идеей для вашей недели. И ваш список целей должен быть очень коротким, потому что всегда что-то всплывает. Это должно быть просто несколько больших вещей.

И Пайчил, и Вандеркам рекомендуют правило трех: каждый день, либо накануне вечером, либо утром, определяйте три вещи, которые вам действительно нужно сделать, и получайте общее представление о том, когда вы их сделаете. Если вы испытываете искушение сделать свой список длиннее, сопротивляйтесь! Сначала закончите три больших дела. Затем, если вы хотите сделать больше, удачи.

Кроме того, остерегайтесь мелодичных мелодий, которые отвлекают вас от главного. «Некоторые люди говорят: «Сначала беритесь за небольшие, легкие задачи, и тогда вы почувствуете себя продуктивным, и это придаст вам уверенности, чтобы справиться с более сложными делами», но я думаю, что это также способ прокрастинировать», — говорит Сируа.«Вот почему у многих прокрастинаторов безупречные дома — они бегают, организуют, занимаются незначительными делами, а не большими делами». (Скажи это ферме по выращиванию зеленого лука, которая сейчас стоит у меня на подоконнике.)

Если и есть что-то, что я знаю наверняка, так это то, что все всегда занимает гораздо больше времени, чем я думаю. На самом деле, исследования показывают, что люди склонны сильно переоценивать свои будущие возможности, даже если прошлый опыт доказывает обратное (на самом деле, чтобы принять душ и одеться, у меня уходит более десяти минут).«Оставьте много свободного места в своем расписании, потому что оно вам понадобится», — говорит Вандеркам.

Также планируйте время, когда вы ничего не делаете. «Я думаю, важно, чтобы перерывы были частью вашего дня», — говорит Сируа. «Держите их до 15 минут, тем более что эти обстоятельства позволяют легко погрузиться в кроличью нору новостей и социальных сетей, и, прежде чем вы узнаете, что прошел час, и это больше не перерыв».

Старайтесь не торчать в папке «Входящие» весь день, а также отключайте Slack на некоторое время.Вандеркам рекомендует правило 45/15: держитесь подальше от электронной почты и Slack в течение 45 минут, затем вернитесь на 15 минут и повторите. «Вы по-прежнему будете реагировать на срочные вопросы в течение часа, что достаточно быстро», — говорит она. «Если вам приходится регистрироваться чаще, это тоже нормально. Самое главное — определить время, когда вы доступны, и время, когда вы концентрируетесь на чем-то другом».

То, что вы что-то запланировали, не означает, что вы захотите, чтобы это сделал.Самомотивация — это сложно! И это особенно сложно, если вы склонны добиваться большего успеха с внешними мотиваторами (например, начальник говорит вам, что делать в офисе). «Составляя расписание, вы просто создаете структуру в своей среде, а ваша среда всегда является сигналом к ​​действию», — объясняет Пичил. «Но я не хочу, чтобы кто-то думал, что это будет легко, особенно если вам нужна была структура раньше, а сейчас ее нет».

Если вы составили график, который кажется работоспособным, но по-прежнему обнаруживаете, что ваше утро растворилось в рецептах фасоли нут, нет ничего постыдного в том, чтобы попросить о дополнительной поддержке.«Дополнительные инструменты могут включать в себя звонок другу и сообщение: «У меня проблемы с запуском, не могли бы вы помочь мне разработать стратегию?», — говорит Пичил. «Мои студенты часто приходят ко мне и говорят: «Я не могу написать эту работу». А я говорю: «Расскажите мне об этом». Обычно после того, как они поговорили несколько минут, я говорю: ‘Здорово. Иди, напечатай это. Это идеально».

Вы даже можете попросить своего босса быть более практичным. «Если вам нужно больше ответственности, попросите об этом», — говорит Вандеркам. «Иногда боссы не хотят заниматься микроуправлением, но вы можете захотеть, чтобы занимался микроуправлением в течение следующих нескольких недель.И хороший менеджер должен это понимать».

«Вы будете испытывать негативные эмоции по отношению к определенным задачам, и вы не сможете подавить эти эмоции или притвориться, что их нет», — говорит Пычил. «Вместо этого вы должны научиться сосредотачиваться на волшебном вопросе: «Какое следующее действие?» Сделайте это действие как можно меньше. Если вы взяли на себя обязательство вставать в 7 утра, чтобы пойти на прогулку, возможно, это действие состоит в том, чтобы просто поставить ноги на пол. Затем вы начали, и начало работы — это поворотный момент, когда вы переходите от человека, который не соответствует своему графику, к человеку, который его выполняет.

Этот момент идентификации со своим расписанием является ключевым. Исследования показывают, что люди с большей вероятностью будут придерживаться новых привычек, если считают себя типом человека, который их соблюдает. Итак, вы не просто вставали рано и гуляли на улице — вы создали новую репутацию человека, который следует своим обязательствам и гуляет по утрам.

Иногда кажется, что все одержимы утренней рутиной, но Вандеркам считает, что нужно уделять больше внимания вечерней рутине.«Я думаю, что подведение итогов в конце дня очень важно», — говорит она. «Я не говорю, что вы не можете проверять электронную почту или работать по ночам, что, как я знаю, приходится делать некоторым людям. Но важно иметь момент, когда вы можете сказать: «Хорошо, я честно потрудился». В противном случае вы проведете вечер, наполовину работая, наполовину бродя по Интернету. А когда у вас никогда не возникает ощущения, что вы «выключены», вы не получаете того омоложения, которое необходимо для того, чтобы делать свою лучшую работу». Итак: иди кричи из окна в 7 вечера.м. Готовить обед. Поставьте Slack на повтор. Смените дневные леггинсы на ночные. Считайте это залогом на следующий день.

Не существует «правильного» способа составить расписание, и в процессе вы разочаруетесь. Но вернуться в седло гораздо лучше, чем гадать, что с тобой не так. «Не говорите, Почему я не работаю? Почему я ничего не могу сделать? Все, что это делает, — это вызывает массу негативных эмоций по поводу планирования, что делает вас еще более устойчивым к нему и более склонным к прокрастинации», — говорит Сируа.

Вместо этого будь нежным. Это все эксперимент. «Многие исследования показывают, что сострадание к себе делает людей более мотивированными на возвращение к своим целям, а не менее», — говорит она. «Напомните себе: «Я не первый человек, нарушивший график, и не последний». Не оправдывайтесь; просто будь честным. Признайте, что у всех нас есть слабости. Никто из нас этого не планировал, и мы все боремся. Никто не делает это идеально».

Оставайтесь на связи.

Получайте информационный бюллетень Cut ежедневно

Vox Media, LLC Условия и уведомление о конфиденциальности

Как составить распорядок дня, который будет работать на вас

Привычки сильны, но их нелегко сформировать, особенно хорошие привычки. Составление расписания для ваших ежедневных задач и занятий, которого вы сможете придерживаться, поможет вам сформировать хорошие привычки и избавиться от плохих для более продуктивной и счастливой жизни.

Организация организованного распорядка дня — это немного искусства и немного науки. Наука выясняет, что вам нужно сделать, а искусство выясняет, когда это делать.

  1. Составьте список

    Во-первых, запишите все, что вам нужно сделать ежедневно, как дома, так и на работе. Не беспокойтесь о том, как вы организуете этот список; это свалка мозгов, а не список дел. Потратьте 30 минут на блокнот, чтобы записать все, что вы делаете каждый день, а также все, что вы должны сделать.

    Если вам кажется, что запомнить все задачи за один присест слишком сложно, носите с собой блокнот и делайте заметки в течение дня. В начале ни одна задача не может быть слишком маленькой — если вы хотите включить «чистку зубов» в свою рутину, внесите ее в список.

    Ель / Рути Дарлинг
  2. Структурируйте свой день

    «Ранние пташки» наиболее эффективно делают дела до обеда, а «совы» обычно получают свой творческий прилив энергии по вечерам.Подумайте о том, когда вы работаете лучше всего, и сгруппируйте свои задачи по времени дня, когда вы лучше всего их выполните.

    • Утро: Утром часто приходится выходить за дверь, что может быть проблемой. Сгруппируйте сюда все свои ранние задачи, такие как кормление и выгул домашних животных, разгрузка первой партии посуды за день и приготовление ужина в мультиварке. Как только утренняя суета закончится, зарезервируйте утро для задач, которые требуют наиболее критического мышления и устранения неполадок.Есть расхожая поговорка «съешь лягушку», которая относится к задаче, которую вы хотите делать меньше всего, в первую очередь в течение дня, чтобы она не нависала над вами.
    • Полдень: Это сложное время дня, потому что уровень вашей энергии и, возможно, кофеина от утреннего кофе, вероятно, рассеялся. Однако это означает, что вы можете быть настроены на скучные, рутинные дела, которые не требуют много умственных способностей. Используйте это время для таких задач, как ответы на электронные письма, назначение встреч и выполнение поручений.Если вы находитесь дома в течение дня, используйте это время для обычной уборки, например, опорожнения посудомоечной машины и загрузки ее обратно, мытья ванных комнат.
    • Вечер: Вечер работает лучше всего, когда он отведен для планирования и подготовки к следующему дню. Разложите одежду, упакуйте ланчи и наведите порядок в комнатах, где обычно скапливается много вещей, например на кухне. Если вы будете следовать еженедельной рутине организации, вы будете убирать одну комнату в день на 15-20 минут.
    Ель / Рути Дарлинг
  3. Получить конкретную информацию (необязательно)

    В рамках этих свободных очертаний каждой части вашего дня вы можете сделать их настолько конкретными, насколько захотите.Например, вы можете написать распорядок дня, который выглядит примерно так:

    • 6:00: Пробуждение, чистка зубов и душ
    • 6:30: Завтрак
    • 7:00: Выйти из дома
    • 7:15: Отвезти детей в школу
    • 7:30: Прибытие в офис

    Это очень подробный график, но некоторые люди могут чувствовать себя более комфортно с ним — по крайней мере, пока они не освоятся в рутине.

    Ель / Рути Дарлинг
  4. Своевременное расписание для обеспечения гибкости

    Жизнь мешает даже самому тщательному распорядку дня.Суть в том, чтобы использовать наиболее продуктивное время для решения самых сложных задач, а наименее продуктивное время — для выполнения более обыденных задач. Бывают случаи, когда вам приходится идти на прием к врачу в часы, которые вы обычно отводите для работы, или ваш вечер занят общественными собраниями — ежедневная рутина сделает все гладко, несмотря на икоту.

    Ель / Рути Дарлинг
  5. Тест-драйв вашей новой рутины

    Возьмите новый распорядок дня на тест-драйв в течение 30 дней.Каково это? Планировали ли вы свои задачи на мероприятиях в удобное для вас время? Вам нужно настроить вещи? Откорректируйте все, что не работает, в каждом конкретном случае, а затем оцените через 30 дней, чтобы увидеть, как ваш новый распорядок работает на вас.

    Ель / Рути Дарлинг

Создание распорядка дня поначалу кажется сложной задачей, но вскоре вы пожинаете плоды, когда ваша продуктивность резко возрастает, утренние срывы уменьшаются, и вы обнаружите, что у вас действительно есть карманы свободного времени в течение дня или недели.Даже лучше? Ничто не высечено на камне, поэтому, если ваш распорядок дня поначалу не работает идеально, просто вносите некоторые изменения, пока не найдете идеальное расписание.

Как составить распорядок дня, который не испортит вам день

Когда дело доходит до составления распорядка дня, большинство людей делятся на два лагеря:

  • Сверхпланировщик: Их календари выглядят как рисование пальчиками в детском саду. Встречи накладываются друг на друга, в то время как напоминания о событиях, перерывах, задачах и других встречах происходят так, как будто это канун Нового года.Их дни определяются с момента их пробуждения до их вечернего распорядка.
  • Минималист: Также известен как «Мечтатель». У них есть одно или два повторяющихся события, но много свободного места, поэтому они «свободны» (по крайней мере, на бумаге) для длительных отрезков работы.

Проблема в том, что оба этих подхода ужасны по своим причинам.

Перерасписание не оставляет времени для неизбежных «срочных» задач, которые всплывают. Одна задача занимает больше времени, чем вы предполагали (из-за ошибки планирования), и весь ваш день превращается в хаос.

А минималист? Они просто перенесли свое расписание в какой-то другой формат — скорее всего, в список дел, приложение для планирования или серию гневных писем с вопросом : «Где это?»

Правда в том, что хороший распорядок дня — это план успешной жизни. Знание того, что вы должны делать (и 90 087 вместо 90 088), создает ощущение цели, смысла и сосредоточенности. Это поможет вам избежать прокрастинации, сохранять мотивацию и правильно управлять своим временем.

К сожалению, немногие из нас полностью контролируют свои дни.Вместо этого вам нужно что-то гибкое. Вам нужен шаблон ежедневного расписания .  

В этом руководстве мы расскажем, как самые успешные основатели, креативщики и мыслители используют шаблонный подход к своему дню, чтобы оставаться сосредоточенными, организованными и продуктивными (и как вы можете сделать то же самое со своим днем!)

Как составить эффективное расписание дня за 5 шагов

  1. Начните свой день с самой важной работы
  2. Составьте свой идеальный распорядок дня в соответствии с вашей личной «кривой производительности»
  3. Используйте «блокировку времени», чтобы переключиться с реакции на управление своим временем
  4. Установите свою доступность на минимум, который вы можете (10–15 минут)
  5. Следите за своим потоком (как задач, так и энергии)
  6. БОНУС: регулярно проводите аудит календаря, чтобы убрать мертвое время

Готовы по-настоящему вернуть себе контроль над своим временем ? RescueTime — самый мощный в мире инструмент для отслеживания рабочего времени и повышения производительности. Узнайте, как это может помочь, и зарегистрируйтесь бесплатно сегодня!

1. Начните свой день с самой важной работы

Самые успешные люди последовательно выполняют свою самую важную работу в первую очередь.

Это может означать «проглотить лягушку» (т. е. избавиться от самой сложной задачи) или выделить время для значимой работы в первую очередь. Чего они не делают, так это начинают день с отвлекающих факторов, эмоциональных триггеров и стресса (т.е. электронная почта, социальные сети и Slack).

Как объясняет основатель Farnam Street Шейн Пэрриш: 

«Если бы я встал утром и первым делом проверил электронную почту, я бы позволил другим диктовать мне приоритеты на день».

Существует множество замечательных примеров этого на практике, но один из моих любимых исходит от основателя и ученого Кевина Тейлора, который устанавливает повторяющиеся ежедневные временные блоки для написания по утрам:

Как объясняет Тейлор:

«Если вы похожи на большинство, вы сначала планируете то, что от вас требуют другие, и только потом ищете свободные места в календаре, где вы могли бы «вписаться» в то, что важно для вас.(Удачи в поиске времени для фокуса в таком «реактивно разработанном» календаре.)

«Вместо этого измените парадигму, запланировав в первую очередь то, что важно для вас».

Принятие повторяющихся обязательств перед собой первым делом с утра начинает ваш день с правильного намерения и гарантирует, что независимо от того, что еще происходит, вы сделали что-то значимое.

Но, возможно, даже более важно то, что обычно это самое эффективное время вашего дня.У большинства людей утром, естественно, больше энергии и меньше отвлекающих факторов, а это значит, что вы действительно можете погрузиться в важную работу.

По словам Алекса Пэнга, автора книги Отдых: почему вы успеваете больше, когда работаете меньше:

«Два часа, когда вы действительно можете погрузиться в проблему, принесут решения, которые будут лучше, чем если бы вы потратили 10 часов на встречи и блуждание по каналам Slack».

Такой прогресс имеет эффект домино мотивации и продуктивности, который поддерживает вас до конца дня.

Если вам нужен инструмент, который поможет вам соблюдать это время, попробуйте интеграцию календаря RescueTime. Просто добавьте #focustime к заголовку утреннего блока в шаблоне ежедневного расписания, и все отвлекающие веб-сайты (такие как социальные сети, новости и развлечения) будут заблокированы на его время.  

Наконец, вам не всегда нужно точно знать что вы будете делать в это время. Достаточно просто посвятить свои лучшие часы осмысленной работе.

2. Составьте свой идеальный распорядок дня в соответствии с вашей личной «кривой продуктивности»

Причина, по которой большинство успешных людей посвящают свои первые часы дня осмысленной работе, заключается в том, что именно в это время уровень их энергии наиболее высок . Однако, немного поработав, вы можете использовать тот же подход, чтобы привести остальную часть шаблона вашего ежедневного расписания в соответствие с уровнем вашей энергии.

Мы все испытываем приливы и отливы энергии в течение дня благодаря тому, что называется нашим циркадным ритмом.Это внутренние часы, которые посылают наш разум и тело через моменты бодрствования и сонливости.

Ключом к успешному шаблону ежедневного расписания является соответствие уровня вашей энергии типу работы, которую вы выполняете .

Когда у нас мало энергии, мы менее креативны, нам труднее принимать решения, и мы легче поддаемся стрессу и подавленности. С другой стороны, исследования показывают, что мы на 500% более продуктивны, когда наша энергия высока и мы можем войти в состояние потока.

Итак, как вы определяете, когда уровень вашей энергии естественным образом повышается или понижается в течение дня?

1. Экспериментируйте со своим циркадным ритмом

Большинство людей в течение дня следуют одному и тому же циркадному ритму.

После пробуждения и выхода из инерции сна уровень нашей энергии начинает естественным образом повышаться. Примерно к 10 часам утра мы достигаем своего пикового уровня концентрации, который длится до естественного спада энергии после обеда между 13 и 15 часами.

Во второй половине дня уровень нашей энергии снова повышается, пока снова не падает где-то между 9–11 часами вечера, когда большинство из нас ложится спать.

Например, вы можете создать шаблон ежедневного расписания по следующему шаблону: 

  • Энергичная работа до полудня
  • Звонки, встречи и электронные письма с 1 до 3
  • Свободное время для срочных дел или дополнительных встреч до конца дня

Это неплохое начало, но что, если это не работает для вас или вы хотите быть более точным?

2.Используйте свои личные данные о продуктивности, чтобы составить карту «Кривой продуктивности» 90 163

Вместо того, чтобы полагаться на самоотчет или отслеживание настроения, гораздо проще (и точнее) использовать инструмент отслеживания времени, такой как RescueTime, для автоматического сбора данных для вас.

Собрав немного данных, ваша панель управления RescueTime покажет вам, на какие приложения, инструменты, веб-сайты и проекты вы тратите время, когда вы продуктивны (или отвлекаетесь), а также тенденции в вашей деятельности и многое другое.

Для нашего варианта использования отчет о тенденциях производительности за неделю покажет, когда вы с наибольшей вероятностью будете продуктивны, а когда будете отвлекаться в любой день. Это находится в разделе Reports > Productivity > Time of Day.

RescueTime позволяет легко увидеть тенденции в вашей продуктивности и то, как вы тратите свое время каждый день.

Глядя на этот отчет, мы видим четкую ежедневную тенденцию производительности и отвлекающих факторов, поэтому мы можем создать шаблон ежедневного расписания, который соответствует:

  • Сосредоточенность, непринужденность в часы пик
  • Встречи, звонки и электронная почта, когда уровень энергии низкий
  • Перерывы, когда вы, скорее всего, столкнетесь с кризисом

По сути, вы переключаетесь с планирования ваш день вокруг времени для планирования его вокруг вашей энергии.

( Ознакомьтесь с нашим полным руководством о том, как найти наиболее продуктивные часы здесь! )

3. Используйте «блокировку времени», чтобы переключиться с реакции на управление своим временем

Ваша кривая продуктивности — это карта того, как вы можете заполнить полный день в своем шаблоне ежедневного расписания.

Это не то же самое, что ежедневное расписание Сверхпланировщика , который заполняет свои дни чужими приоритетами. Вместо этого это шаблон , когда вы больше всего подходите для выполнения определенных видов работы.

Одним из примеров такого шаблона ежедневного расписания на практике является то, что дизайнер Джессика Хиш называет своим «Ультратрасписанием»:

Этот шаблон ежедневного расписания похож на скелет, на котором вы строите свою неделю. И если вы сопоставите его со своей ежедневной кривой производительности, вы узнаете, что используете свое время максимально продуктивно.

Для Хише это означало, что понедельник будет «административным днем» для регулярных звонков и совещаний, а среда и пятница будут отведены для «аналоговой работы»:

«Есть расписание, когда я могу полностью погрузиться в электронную почту, а остаток дня заставляю себя ее игнорировать.Прежде всего, есть запланированные периоды времени, когда мой Wi-Fi будет отключен».

Одна из лучших сторон этого подхода заключается в том, что он помогает вам визуализировать свой идеальный рабочий день — важный навык, которым пользуются немногие из нас, по словам автора Райана Холидей:

«У многих людей большие цели на будущее. Думаю, лучше знать, как выглядит твой идеальный день. Тогда вы можете спрашивать себя при каждой возможности и выборе: приближает это меня или отдаляет?»

Влияние заключается не только в том, что вы знаете, что вам следует делать, но и в том, что это помогает вам сказать «нет» вещам, которые мешают вашему идеальному дню.Как объясняет дизайнер Брэд Фрост: 

«Принятие приглашения на встречу требует, чтобы я отвлекался от чего-то другого, и теперь это действительно визуализируется».

Вы можете использовать технику, называемую блокировкой времени, чтобы создать свой собственный шаблон ежедневного расписания, подобный этому. Ознакомьтесь с нашим пошаговым руководством здесь.

4. Установите минимально возможную доступность (10–15 минут)

После того, как ваш содержательный шаблон утреннего и ежедневного расписания настроен и соответствует вашей кривой производительности, возникает следующий вопрос: Как вы справляетесь с неизбежными задачами, встречами, встречами и обязанностями, которые подкрадываются и нарушают ваш ежедневный график? ?

Идеальный распорядок дня экономит ваше время.Для вице-президента Facebook по продуктам Фиджи Симо это означает изменение времени по умолчанию для встреч до минимально возможного:

.

«Многие люди не регистрируются, чтобы выяснить, сколько времени на самом деле должно быть отведено на что-либо. Они просто по умолчанию составляют 30 минут для небольшого разговора и 60 минут для более крупного разговора. Это способствует тому, что календари выглядят как швейцарский сыр».

Вместо этого Симо устанавливает минимальное время для встреч в 10–15 минут (как известно, Илон Маск разбивает весь свой день на 5-минутные отрезки).Таким образом, человек, бронирующий встречу, может запросить дополнительное время, если он чувствует, что ему это нужно.

Это возлагает на вас и организатора собрания ответственность за принятие решения о том, сколько времени вам действительно нужно. (Отличное место для начала, когда мы избавляемся от одержимости собраниями).

Симо также рекомендует устанавливать буферы для времени ваших встреч, а также выделять преднамеренно открытые слоты в вашем дне для сюрпризов в последнюю минуту. Таким образом, вы не будете наивны в отношении отвлекающих факторов, с которыми вам придется столкнуться.

В Календаре Google (а также во многих других приложениях Календаря) вы даже можете изменить продолжительность собраний по умолчанию и добавить автоматические буферы.

Успешный день не определяется тиранией 60-минутной встречи. Как объясняет Симо: 

«Я лучше всего сосредоточен, когда устанавливаю свою собственную повестку дня, а не когда позволяю другим устанавливать мою повестку дня».

5. Следуйте своему потоку (как задач, так и энергии)

Если все сделано правильно, ваш распорядок дня должен придавать вам импульс, а не отнимать его.

Однако мы часто забываем думать о своем настроении, планируя встречи, мероприятия или задачи. Тем не менее, подумайте о когнитивном скачке, который требуется, чтобы перейти от глубокомысленного упражнения, такого как кодирование новой функции, к ежедневным наверстать упущенное.

По данным Американской ассоциации психологов, на восстановление после таких сменных задач может уйти почти 40% нашего продуктивного времени.

Хотя мы уже говорили о важности защиты вашего энергетического потока (и соответствия правильных задач вашему уровню энергии), вы также должны знать о своем потоке задач .

Нашему мозгу нужно время, чтобы погрузиться в суть задачи. Но как только они разогреются, легче продолжать и сохранять мотивацию.

Для автора Пола Джарвиса это означает «разбить» свой день на занятия. День может быть посвящен написанию текстов, а утро — поддержке клиентов.

«Чем дольше вы можете сосредоточиться на одном типе задач, тем быстрее вы сможете их выполнить. Таким образом, сгруппировав все, что мне нужно написать, в одно утро, я могу написать 5–6 статей одним махом.

Это также то, что Пол Грэм, представитель Y Combinator, называет «временем творца» — длительные отрезки времени, необходимые для работы над когнитивными задачами, такими как написание текстов или кодирование (по сравнению с временем менеджера, которое разбито на короткие сегменты).

Заполняя шаблон ежедневного расписания своими задачами и делами, постарайтесь сгруппировать похожие задачи. И когда придет время на самом деле сделать работу, убедитесь, что вы сосредоточены и не отвлекаетесь.

Существует множество инструментов, которые могут помочь в решении ваших задач. Четырехчасовая рабочая неделя Автор Тим Феррис 80% времени держит свой телефон в режиме полета. В то время как функция FocusTime RescueTime может блокировать отвлекающие сайты и уведомления, чтобы они не мешали вам.

Лично мне нравится использовать FocusTime для сеансов Pomodoro, когда я интенсивно работаю в течение 25–30 минут, а затем делаю небольшой перерыв.

БОНУС: регулярно проводите аудит календаря, чтобы убрать мертвое время

.

Наконец, этот шаблон ежедневного расписания ничего не значит, если ваш календарь уже заполнен повторяющимися встречами и задачами.

Большинство людей используют свой календарь как инструмент для планирования будущих событий. Но это также отличный инструмент для размышлений. Календарный аудит — это простое упражнение, в ходе которого вы проходите и проверяете прошлые обязательства.

Каждые три месяца вице-президент Facebook по продукту Фиджи Симо проводит аудит календаря, чтобы выяснить:

  • Время, которое она тратила на каждый проект
  • Как ее время было разделено на встречи с отдельными лидерами по сравнению с большими собраниями
  • Процент времени, которое она тратила на подбор персонала по сравнению с управлением и построением

Имея эти данные, она может увидеть, потраченное время совпадает с ее намерениями.А если нет, то она подстраивается.

«Все остальные дела в моем календаре были менее важными, но отнимали больше времени по наследственным причинам.

«Были повторяющиеся встречи, которые больше не требовали моего присутствия, встречи для принятия решений по менее важным темам и т. д.»

Интеграция календаря RescueTime дает вам быстрое представление о том, сколько времени вы тратите на работу каждый день, общее время встреч, вашу среднюю производительность и достигаете ли вы своих ежедневных целей или нет.

Посмотрите прямо сейчас на свое недельное или месячное расписание. Сколько из этих повторяющихся встреч можно было бы сократить или отменить?

Соответствуют ли ваши временные обязательства вашим целям?

Если нет, пора вернуть эти часы.

Наконец, храните все свои временные обязательства в одном месте

Может показаться хорошей идеей разделить личный и профессиональный календари, но это только вызовет проблемы, когда обязательства пересекаются.Вместо этого используйте цветовое кодирование, чтобы различать действия, или создайте другой «шаблон» календаря, чтобы все было чисто.

Вы можете думать о своем календаре как о большой пустой банке. Каждая добавляемая задача — личная или профессиональная — занимает место. И хотя вы можете назначать разным уровням важности задачи, ваш календарь этого не делает.

Час есть час, на что бы ты его ни потратил.

Готовы по-настоящему вернуть контроль над своим временем? RescueTime — самый мощный в мире инструмент для отслеживания рабочего времени и повышения производительности.Узнайте, как это может помочь, и зарегистрируйтесь бесплатно сегодня!

21 ежедневная рутина и привычка высокопродуктивных основателей и творческих личностей

Джори Маккей

Джори — писатель, контент-стратег и отмеченный наградами редактор книги Unsplash. Он участвует в Inc., Fast Company, Quartz и других компаниях.

28 июня 2019 г. · 18 мин чтения



Есть несколько вещей, которые влияют на вашу продуктивность, креативность, счастье и карьерный рост, например, выработка прочного распорядка и привычек.

Согласно исследованиям, до 40% наших ежедневных действий управляются привычками . Это означает, что ваше подсознание может работать как на вас, так и против вас. Но вам не нужны исследования, чтобы понять, насколько мощными могут быть правильные привычки. Целые книги заполнены повседневными делами успешных предпринимателей, новаторов и креативщиков. В то время как Аристотеля, как известно, недооценивают за высказывание: «Мы есть то, что мы постоянно делаем. Таким образом, совершенство — это не действие, а привычка».

Итак, если вы готовы стать лучшей версией себя и поставить свою продуктивность на «автопилот», этот пост развенчает некоторые распространенные заблуждения о создании привычек и рутины, а затем проведет вас через простой процесс разработки вашей идеальный день.

Попадите в ♥ с управлением проектами. Попробуйте Планио.

Planio — это мощный инструмент управления проектами, который поможет вам выработать лучшие привычки и распорядок, чтобы вы могли делать больше. Узнайте больше и попробуйте БЕСПЛАТНО в течение 30 дней.

Зачем следовать распорядку дня?

Возможно, вам знакома поговорка «хорошее — враг великого». И во многих случаях может показаться, что следование распорядку дня и расписанию просто по умолчанию «достаточно хорошо». Когда вы следуете рутине, вы теряете волнение и спонтанность, необходимые для настоящего творчества, верно?

Не совсем так.На самом деле наш мир уже слишком полон спонтанности и азарта для нашего же блага.

Единственный способ добиться наилучшего результата — это потратить время. Писатели должны писать. Кодировщики должны кодировать. Дизайнеры должны проектировать. К сожалению, сделать это становится все труднее. Социальные сети, развлечения и новости (не говоря уже о «продуктивных» отвлекающих факторах вроде чата или электронной почты весь день!) высасывают наше внимание, как вампиры.

С другой стороны, успех приходит благодаря упорному труду, приверженности делу и самоотверженности, даже если вы этого не хотите.Как объясняет стэнфордский поведенческий ученый Б. Дж. Фогг:

Если вы выберете правильное небольшое поведение и правильно упорядочите его, вам не придется мотивировать себя, чтобы оно развивалось. Это произойдет само собой, как хорошее семя, посаженное в хорошее место.

Распорядок дня помогает вам несколькими способами:

  • Распорядок дня помогает расставить приоритеты. Когда вы планируете свой день определенным образом или усердно работаете над формированием определенных привычек, вы, по сути, говорите: «Это то, что важно для меня.» Рутина и привычки заставляют вас серьезно думать о своих приоритетах и ​​делать выбор.
  • Знание того, что вы делаете каждый день, помогает вам блокировать отвлекающие факторы. Как пишет автор бестселлеров Нир Эяль: «Вы не можете сказать вы отвлекаетесь, если не знаете, что вас отвлекает от ». Когда у вас есть рутина, вы с большей вероятностью заметите, когда что-то пытается отвлечь ваше внимание. для более важных задач. Причина, по которой 40% наших действий управляются привычкой, заключается в том, что наш разум любит экономить энергию.Чем больше вы можете автоматизировать то, что делаете каждый день, тем больше у вас остается умственного пространства и энергии для решения более важных задач.
  • Ежедневные дела и привычки способствуют творчеству. Как мы писали в нашем Руководстве по творчеству, творческой музы не существует. Наоборот, самые креативные идеи рождаются в результате последовательной работы и времени.
  • Привычки и рутина ведут вас вперед. Больше всего ваши привычки и распорядок помогают вам видеть прогресс и мотивируют вас делать больше.

Откажитесь от электронных таблиц и приступайте к делу с помощью управления проектами.

Или, как резюмирует автор книги Atomic Habits Джеймс Клир:

Ваша сегодняшняя жизнь, по сути, является суммой ваших привычек. Насколько вы в форме или не в форме? Результат ваших привычек. Насколько вы счастливы или несчастны? Результат ваших привычек. Насколько вы успешны или неуспешны? Результат ваших привычек.

В чем разница между привычкой и рутиной?

Привычка — это действие или поведение, которое вы превратили в автоматическую реакцию.Что-то вызывает у вас триггер (либо внешнее, как уведомление, либо внутреннее, как определенное чувство), и вы вынуждены следовать этому.

С другой стороны, рутина представляет собой набор привычек, которые вы создаете для определенных частей дня. Может быть, это утренняя рутина, которую вы делаете, когда впервые просыпаетесь. Или послеобеденная рутина, которая поможет вам преодолеть послеобеденный провал. Что бы это ни было, у всех нас есть эти рутины. Но не все мы осознаем, насколько они сильны.

Почему нельзя просто следовать продуктивному распорядку дня известных основателей и создателей

Если наша жизнь и наш успех зависят от нашего распорядка и привычек, то почему бы просто не следовать пути, проложенному другими людьми?

Успешные основатели и креативщики любят рассказывать о том, как они проводят свои дни, и делиться «секретами» своей продуктивности.Но есть проблема с простой попыткой повторить их шаги: То, что рутина работает для кого-то другого, не означает, что она сработает и для вас (просто взгляните на нелепую рутину Марка Уолберга).

Больше, чем просто следовать повседневным делам и привычкам других людей, лучший способ стать лучше — это задавать вопросы, экспериментировать и узнавать, что работает для вас .

Никогда не пропустите еще один крайний срок. Попробуйте Планио.

Как пишет Мейсон Керри в Daily Rituals: How Artists Works :

В умелых руках [рутина] может быть точно откалиброванным механизмом для использования в своих интересах ряда ограниченных ресурсов: времени (наиболее ограниченный ресурс все), а также сила воли, самодисциплина, оптимизм.
Твердый распорядок помогает направить умственную энергию в привычное русло и помогает предотвратить тиранию настроений.

Большое предостережение заключается в том, что программа должна соответствовать человеку, который ее выполняет. У всех нас есть разные триггеры привычек, уровень силы воли и автономии в отношении того, как мы проводим свое время. И предположить, что вы точно такой же, как кто-то вроде Илона Маска, и можете следовать его распорядку, — это рецепт катастрофы.

Вместо этого вам нужно поэкспериментировать на себе, чтобы оптимизировать свой день.В частности, есть несколько областей вашей жизни, на которые вы должны обратить внимание, чтобы выработать прочные привычки и продуктивный распорядок дня:

  • Ваш утренний распорядок
  • Рабочие привычки, которые помогут вам оставаться сосредоточенным
  • Отключение от работы
  • Оптимизация для энергии и здоровье

21 ежедневный распорядок и привычка для повышения продуктивности

Как настроить себя на успех с помощью лучшего утреннего распорядка

Вы, несомненно, слышали, что самые продуктивные люди просыпаются рано.Будь то писатель Харуки Мураками, встающий в 4:00, чтобы написать, или генеральный директор Apple Тим Кук, начинающий свой день в 3:45, чтобы просмотреть свою электронную почту. Но это еще не все, что нужно для продуктивной утренней рутины.

Вот несколько привычек, которые вы можете проверить на себе, чтобы получать больше удовольствия от раннего утра.

1. Дайте себе больше времени, вставая раньше

Английский академик Ричард Уэйтли однажды заметил, «Потеряйте час утром, и вы потратите весь день на его поиски.»

Попрощайтесь со сверхурочными работами и ночами в офисе.

Есть причина, по которой вы продолжаете видеть раннее время пробуждения очень успешных людей. мир проснулся, их время больше не принадлежит только им. Раннее утро — это возможность подготовиться к новому дню, потратить время на значимые проекты или даже провести больше времени с семьей — все, что поможет вам оставаться сосредоточенными и мотивирован на остаток дня.

Но чтобы выработать привычку рано вставать, нужно не только поставить ранний будильник, но и несколько соображений.

Во-первых, нельзя жертвовать сном . Раньше вставать — значит раньше ложиться. А недостаток сна (менее 7-9 часов) принесет гораздо больше вреда, чем пользы от раннего подъема.

Далее, вам нужно соответствовать времени пробуждения . Наше тело жаждет постоянства, как и наши привычки. Чем больше вы сможете придерживаться определенного времени пробуждения, тем больше вероятность того, что вы сможете превратить это в прочную привычку.

Наконец, никогда-никогда не нажимал кнопку повтора. Бенджамин Сполл, соавтор книги Мой утренний распорядок: как успешные люди начинают каждый день с вдохновением , пишет:

«Высокопродуктивные люди не нажимают кнопку повтора. Они просто не нажимают. самая постоянная тема, которая поднималась в течение пяти лет, когда я брал интервью у людей об их утре.Однако они устанавливают будильник, чтобы застраховаться от проспания, даже если они в конечном итоге проснутся и выключат его до того, как он прозвучит.»

2. Заправь свою постель

Не все привычки требуют серьезного изменения, и иногда небольшие действия приносят наибольшую отдачу. По крайней мере, так считает автор и инвестор книги Four Hour Workweek Тим Феррис.

Получите все на одной странице. С Planio.

Тим клянется, что просто заправляет вам постель по утрам. Это не только начинает ваш день на позитивной ноте, но и может создать цепочку достижений, которая мотивирует вам продолжать работать в течение дня.

Кроме того, как пишет Тим, даже если выработать привычку заправлять постель может показаться легким делом, это дает вам чувство контроля, которое вы можете взять с собой: может статься, ты можешь заправить свою постель».

3. Поставьте самые важные задачи на день

Основная цель любой продуктивной утренней рутины — определить намерение и тон дня. Вы хотите чувствовать себя сосредоточенным или рассеянным? Вы целенаправленно атакуете день или просто реагируете на других людей?

Контроль повествования в течение дня — лучший способ быть более продуктивным.И один из самых простых способов сделать это — начать свой день с определения наиболее важных задач (ВЗ).

Вот как основатель Zen Habits Лео Бабаута объясняет идею MIT:

«Ваш MIT — это задача, которую вы больше всего хотите или должны выполнить сегодня. у меня есть три MIT — три вещи, которые я должен выполнить сегодня. Сделаю ли я намного больше, чем три дела? Конечно. Но идея в том, что независимо от того, что еще я делаю сегодня, это те вещи, в которых я хочу быть уверенным .»

Если вы напишете их в начале дня, это означает, что вы думаете о них с ясной головой и вас не отвлекают и не отвлекают. Ваши MIT дают вам карту того, как будет выглядеть успешный день.

Освободите свое время от напряженной работы и наведите порядок. и даже было обнаружено, что чувства улучшают наше настроение и даже помогают нам лучше работать.

По словам психолога Гарвардской школы бизнеса Франчески Джино, это происходит потому, что размышления о нашей работе напоминают нам, что мы хороши в ней.

Когда у людей есть возможность поразмышлять, их самоэффективность повышается. Они чувствуют себя более уверенно, что могут чего-то добиться. В результате они прилагают больше усилий к тому, что делают.

То, как вы решите размышлять, может принимать разные формы. Для некоторых людей все дело в том, чтобы переписать свои цели, чтобы сосредоточиться на том, что наиболее важно.В то время как другие предпочитают писать и повторять положительные утверждения, чтобы повысить уверенность в себе. Если они кажутся вам слишком самостоятельными, есть несколько других вариантов:

Во-первых, есть Пятиминутный дневник, простая записная книжка, в которой вас просят определить свои намерения и поразмышлять о вещах, за которые вы благодарны. для. Или вы можете использовать что-то вроде процесса «750 слов» или «Утренние страницы» — система для написания 3 страниц первым делом с утра, чтобы избавиться от затяжных мыслей и настроить вас на ясную голову.

5. Медитируйте, чтобы подготовиться ко всему, что принесет день

Вы не всегда знаете, что вам принесет день. Но добавление привычки к медитации в свой утренний распорядок помогает научиться справляться с вещами лучше и спокойнее.

Если вы новичок в медитации, важно начать с малого. Как и любая новая привычка, последовательность важнее интенсивности в начале. Даже просто посидеть в тихой комнате с закрытыми глазами в течение нескольких минут и сосредоточиться на своем дыхании может быть достаточно, чтобы начать.

Управляйте проектами как профессионалы. Попробуйте Планио.

Основные рабочие привычки, которые помогут вам сосредоточиться и продуктивно работать

Утренний распорядок настраивает вас на продуктивный день, но вы также можете оптимизировать свой распорядок дня и то, как вы проводите свое время в течение рабочего дня.

Вместо того, чтобы просто реагировать на то, что вам бросают, продуктивные привычки и распорядок рабочего дня гарантируют, что вы знаете и фокусируетесь на своих приоритетах, можете блокировать отвлекающие факторы и иметь план, как вернуться в нужное русло, когда что-то пойдет не так.

Вот несколько привычек, с которыми можно поэкспериментировать при составлении распорядка рабочего дня:

6. Пропускать электронную почту первым делом с утра


Наш мозг ненавидит неизвестность. Итак, взгляните ли вы на свой телефон и увидите кучу красных точек рядом с электронной почтой и приложениями чата или ваш почтовый ящик открыт в фоновом режиме (как 84% людей!), Вы, вероятно, чувствуете необходимость проверить свои сообщения в первую очередь.

Однако все это заставляет вас проводить день, реагируя на потребности других людей, вместо того, чтобы работать самостоятельно.Как говорит основатель Farnham Street Шейн Пэрриш:

Если бы я встал утром и первым делом проверил электронную почту, я бы позволил другим диктовать мне приоритеты на день.

Попробуйте выработать привычку проводить первый час или больше своего дня без электронной почты или чата. Не соглашайтесь на утренние встречи и оставьте свой почтовый ящик закрытым, а вместо этого поработайте над одним из своих MIT, которые вы написали перед работой. Таким образом, вы сможете добиться прогресса в значимой работе , а выработаете привычку придерживаться своих приоритетов.

7. Съешьте лягушку (решите что-нибудь сложное, когда у вас наибольшая энергия)

В течение дня мы все переживаем регулярные приливы и отливы энергии, сосредоточенности и продуктивности. И хотя этот цикл у всех разный, у большинства из нас утром возникает всплеск (и не только из-за кофе!). Это идеальное время, чтобы выработать привычку есть лягушку.

Не отвлекайтесь, приведите свои проекты в порядок.

Подождите, что? Нет, вы не собираетесь есть настоящее живое животное.Вместо этого это просто означает вычеркивание одной из тех надоедливых задач, которые висели над вами. Как известно, Марк Твен писал:

«Съешьте живую лягушку первым делом с утра, и до конца дня с вами не случится ничего хуже».

Возможно, это означает ответить на неудобное электронное письмо от заинтересованного лица, исправить особенно досадную ошибку или написать объем работ для внешнего подрядчика. Цель состоит в том, чтобы просто сделать это так, чтобы вы не отвлекались на него в течение остального дня.

8. Планируйте (и делайте) больше перерывов.

На самом деле, исследования наших изменяющихся энергетических уровней открыли то, что исследователи называют ультрадианскими ритмами. Это 90-120-минутные сеансы бдительности, которые наш мозг прокручивает перед перерывом.

По словам исследователя сна Натаниэля Клейтмана, наш разум естественным образом жаждет перерывов после каждых 90 минут интенсивной работы.Хуже того, когда вы работаете, когда ваше тело хочет отдохнуть, оно использует наши резервные запасы энергии, чтобы не отставать. Это означает выброс гормонов стресса, чтобы дать нам дополнительный заряд энергии.

Лучше делать перерывы, когда они вам нужны. Прислушивайтесь к своему телу и планируйте регулярные перерывы от экрана не менее каждые 90 минут.

Если вы хотите извлечь максимальную пользу из этих перерывов, обязательно встаньте со стула, совершите быструю прогулку и постарайтесь провести немного времени на природе, так как все это, как было установлено, быстро помогает нам омолодиться и восстановить силы. наша энергия.

Завершение проектов в срок и в рамках бюджета. С Планио.

9. «Пакетная» совместная работа

Как и большинство людей, вы, вероятно, носите много головных уборов на работе. Ваша должность может быть менеджером проекта, дизайнером или разработчиком, но ваш день полон всевозможной работы. На самом деле, как показало одно исследование, проведенное исследователями из Wharton:

«Во многих компаниях эта доля колеблется около 80%, оставляя сотрудникам мало времени для всей важной работы, которую они должны выполнять самостоятельно.»

Такое постоянное переключение контекста убивает вашу способность концентрироваться и быть продуктивным. Каждый раз, когда ваш мозг переключается на другую задачу, ему может потребоваться до 15 минут, чтобы вернуться к предыдущей задаче. Прыгайте 4 раза и вы потеряли целый час работы.

Именно здесь так важно выработать привычку к «пакетной обработке». Как объясняет предприниматель и писатель Пол Джарвис: вовремя.Вместо того, чтобы прыгать с одного проекта на другой, вы выполняете все связанные задачи за определенное время.

Посмотрите на свое расписание. Есть ли места, где вы можете выделить немного времени, чтобы сгруппировать важную работу? Постарайтесь найти хотя бы один 90-минутный отрезок времени, когда вы сможете отвлечься от отвлекающих факторов и проработать свои MIT.

10. Установите жесткие ограничения на определенные виды деятельности

Независимо от того, насколько хорошо вы выработали привычки и распорядок, связанные с сосредоточенной работой, вы, несомненно, будете время от времени падать с лестницы.Проблема в том, что у многих из нас есть вредные привычки, которые мы вырабатывали годами и которые подкрадываются, когда мы наиболее уязвимы.

Может быть, утром первым делом его засасывает в соцсети. Или просмотр нескольких слишком видео на YouTube после обеда. Или, может быть, даже поздно ложиться спать, чтобы посмотреть фильмы и не выспаться. Что бы это ни было, вам нужно избавиться от этих привычек, если вы хотите быть по-настоящему продуктивным.

Последний инструмент управления проектами, который вам когда-либо понадобится.

Для художника и писателя Алекса Мазерса решением было составить список правил и жестких ограничений на «отвлекающие» занятия в его свободное время.Его правила, а не установленный распорядок, служат ограждениями для его мотивации каждый день.

Прочитав свои собственные правила первым делом с утра, вы поймете, каковы ваши приоритеты, и сможете поймать себя на том, что вы их нарушаете. В качестве дополнительного бонуса используйте инструмент отслеживания времени, чтобы видеть ровно сколько времени вы тратите на определенные действия и получать оповещения, когда вы переходите.

11. Запланируйте время для электронной почты и обмена мгновенными сообщениями (или установите «рабочие часы»)

Электронная почта может завладеть вашей жизнью, если вы позволите ей.И одна из худших привычек на рабочем месте, от которой нужно избавиться, — это постоянно проверять. Даже если вы выработали привычку пропускать электронную почту первым делом с утра, вам нужно контролировать, когда вы позволяете ей оставаться в течение дня.

На самом деле, согласно одному исследованию более 50 000 работников умственного труда, большинство из них не могут прожить и 6 минут, не проверяя свою электронную почту или программу обмена мгновенными сообщениями!

Нет идеального ответа на вопрос, как часто нужно проверять электронную почту. Но большинство экспертов по продуктивности сходятся во мнении, что лучшая привычка — это активно работать с электронной почтой, а не просто реагировать на нее.

Эксперт по тайм-менеджменту Элизабет Грейс Сондерс проверяет свою электронную почту только один раз в день (чтобы составить расписание на день). В то время как New York Times автор бестселлеров, Марк Мерфи, говорит, что вы должны делать как минимум 2-часовой перерыв от электронной почты один раз в день. Думайте об этом как о своих личных «рабочих часах». Это время, когда вы доступны для общения и сотрудничества. Но в остальное время — чистое блаженство без электронной почты. Нет уведомлений на рабочем столе. Никаких проверок на вашем телефоне. Как раз время для целенаправленной работы.

Попадите в ♥ с управлением проектами. Попробуйте Планио.

12. Используйте GTD, чтобы выработать привычку оставаться организованным

Как мы уже говорили в начале этого поста, вас невозможно отвлечь, если вы не знаете, от чего вы отвлекаетесь. И наличие системы для того, чтобы оставаться организованным, является одной из самых фундаментальных привычек и процедур на рабочем месте, которые вы можете создать.

Несмотря на то, что для запуска и продолжения работы требуется немного усилий, вы не ошибетесь с системой повышения производительности Getting Things Done (GTD) от Дэвида Аллена.

Как мы писали в нашем руководстве «Как использовать GTD в 2019 году», GTD состоит из 3 этапов:

  1. На этапе приема вы собираете и уточняете задачи, проекты и идеи
  2. Далее идет * этап организации и расстановки приоритетов, на котором вы решаете, над чем и когда работать, а также устанавливаете сроки и напоминания, чтобы не сбиться с пути
  3. Наконец, вы переходите на этап действий , где вы прорабатываете свои приоритеты и, как следует из названия, добиться цели.

Будучи включенной в ваш распорядок дня, GTD может стать привычкой, которая изменит вашу жизнь. Если вы хотите узнать больше о том, как его использовать, ознакомьтесь с нашим подробным руководством.

Отключение от работы

Длинные дни неизбежны. Но если вы хотите быть по-настоящему продуктивным, ваши привычки и рутина не могут закончиться вместе с рабочим днем. Наоборот, исследования неизменно показывают, что люди, которые следуют распорядку дня в конце дня, меньше устают и испытывают меньше стресса, реже прокрастинируют и даже становятся более сосредоточенными в течение рабочего дня.

Вот несколько привычек, которые вы можете попробовать выработать в своей собственной продуктивной рутине в конце рабочего дня.

13. Подумай о своих достижениях и запиши 3 хороших события, которые произошли

Слишком просто закончить свой день и расслабиться с помощью Netflix, чтобы попытаться «расслабиться». К сожалению, человеческий мозг не может просто так переключать передачи. Вместо этого, если с ними не справиться, мысли и эмоции задерживаются и всплывают в самый неподходящий момент (например, когда вы пытаетесь заснуть!)

Программное обеспечение для управления проектами, которое вы действительно захотите использовать.

Один из способов снять стресс после рабочего дня — провести личный разбор. Особенно тот, который фокусируется на ваших достижениях и положительных моментах, которые произошли с вами. Выстраивайте этот распорядок достаточно долго, и он может даже изменить ваше восприятие дня и помочь вам не втягиваться в негатив.

Как объясняет Шон Ахор, автор книги «Преимущество счастья »:

«Когда вы записываете список «трех хороших событий», произошедших в этот день, ваш мозг будет вынужден сканировать последние 24 часа в поисках потенциальных положительные  — вещи, которые вызывали небольшой или большой смех, чувство выполненного долга на работе, укрепление связи с семьей, проблеск надежды на будущее.Всего за пять минут в день мозг учится замечать и сосредотачиваться на возможностях личного и профессионального роста, а также использовать возможности для их реализации».


Немного одиночества — о чем писали все от Торо до Пруста — является одним из наших самых мощных инструментов для отключения и перезарядки.Это не значит, что вам нужно запираться в комнате в конце дня. А лучше просто найдите немного «мысленного уединения» в своей вечерней рутине.

Как автор Deep Work , Кэл Ньюпорт пишет:

«Ключ к одиночеству в том, чтобы отойти от реакции на вывод других умов: будь то прослушивание подкаста, просмотр социальных сетей, чтение книги, просмотр Просмотр телевизора или реальный разговор

Время, проведенное в изоляции от других умов, позволяет вам обрабатывать и регулировать сложные эмоции.Это единственный раз, когда вы можете усовершенствовать принципы, на которых вы можете строить жизнь характера. Это то, что позволяет вам решать сложные проблемы и часто необходимо для творческого понимания. Если вы избегаете времени, проведенного наедине со своим мозгом, ваша психическая жизнь будет гораздо более хрупкой и менее продуктивной».

Выделите несколько минут после работы, чтобы отделить себя от других мыслей и идей и погрузиться в свои собственные. Если хотите, напишите вниз идеи, мысли и чувства, которые не оставят вас в покое. Таким образом, вы знаете, что все готово, чтобы разобраться с завтра, и вы можете быть свободны, чтобы по-настоящему расслабиться и восстановиться.

Никогда не пропустите еще один крайний срок. Попробуйте Планио.

15. Тратьте время на хобби

Одна из наиболее нелогичных привычек, которые действительно могут помочь вам восстановиться и стать более продуктивным, — это больше работать дома. Вместо того, чтобы просто расслабиться, участие в так называемой задаче мастерства поможет вам отключиться от рабочего дня и быть более энергичным и сосредоточенным на следующий день.

Как объясняет Алекс Суджон-Ким Панг, автор книги Отдых: почему вы делаете больше, работая меньше , объясняет:

Мастерство — это увлекательные, интересные вещи, которые вы делаете хорошо.Они часто сложны, но это делает их умственно поглощающими и тем более полезными, когда они умело выполняются.

Чтобы получить еще больше от своего мастерства, ищите хобби, которые связаны с другими людьми (чтобы удовлетворить наши социальные потребности), являются здоровыми (например, спорт или физические упражнения) или дают вам возможность подумать и побыть в одиночестве (чтобы принести еще больше умственных способностей). одиночество).

16. Подготовьтесь к завтрашнему дню с помощью «ритуала выключения»

Не у всех есть полный контроль над тем, как они проводят свое время в течение рабочего дня, что часто может означать, что мы застреваем, расстраиваясь из-за того, что что-то пошло не так, как планировалось.Тем не менее, создание чувства контроля является важной частью успокоения вашего мозга и сохранения позитивного настроя и продуктивности.

В своей книге «Драйв : Удивительная правда о том, что мотивирует нас » Дэниел Пинк предлагает создать «ритуал выключения», который вернет вам чувство контроля, независимо от того, что еще произошло в течение дня:

Установите завершение ритуал. Знайте, когда прекратить работу. Старайтесь заканчивать каждый рабочий день одинаково. Расправьте свой стол. Сделайте резервную копию вашего компьютера.Составьте список того, что вам нужно сделать завтра.

Вы сами выбираете ритуал. Но несколько элементов, которые, как было показано, помогают:

  • Составление списка дел на завтра
  • Размышление о прошедшем дне и ведение дневника
  • Закрытие открытых вкладок браузера и очистка рабочего стола
  • Подготовка одежды для утром (или в тренажерном зале)

Преуспейте в управлении проектами и будьте любимы своими товарищами по команде.

17.Выключайте свои устройства как минимум за 30 минут до сна

Недостаток сна все портит. Неважно, насколько продуктивны вы в других аспектах своей жизни, если вы не высыпаетесь, все эти усилия напрасны. К сожалению, хороший сон — это не только время, которое вы уделяете себе.

Синий свет, излучаемый экранами наших устройств, может нарушить ваши внутренние часы и затруднить засыпание. По словам доктора Адриана Уильямса, профессора медицины сна:

«Влияние света на гормональные реакции минимально днем, но максимально вечером, когда он может подавлять секрецию мелатонина и задерживать сон.

Несмотря на то, что предпочтительнее останавливать время перед экраном за несколько часов до сна, большинство экспертов сходятся во мнении, что делать это нужно как минимум за 30 минут до того, как лечь спать.

некоторые дополнительные преимущества), просто оставьте свой телефон за пределами спальни. Таким образом, у вас не будет соблазна проверить его и , вы проведете утро лучше, не просыпаясь с экраном, полным уведомлений.

Привычки которые оптимизируют энергию и здоровье

Не все полезные продуктивные привычки подходят для определенных частей нашего дня.И не каждая рутина связана с тем, как вы проводите свое время на работе. То, как чувствует себя наше тело, влияет на нашу способность сосредоточиться и быть продуктивным, и игнорировать свое здоровье — не вариант, если вы хотите построить продуктивную рутину.

Насколько это возможно, постарайтесь внедрить эти несколько привычек в свой распорядок дня.

Все на одной странице. С Планио.

19. Дайте своим глазам отдохнуть

Вероятно, вы проводите ужасающую часть своего дня, глядя в экран.Настолько, что на самом деле существует состояние, называемое синдромом компьютерного зрения, которое встречается у 50-90% работников умственного труда.

Когда ваши глаза устают, это может иметь далеко идущие последствия: от физической усталости, снижения производительности и увеличения числа ошибок до незначительных раздражений, таких как подергивание глаз.

Существует множество способов защитить глаза в течение дня, например правильное освещение, уменьшение бликов на экране и больше перерывов. Тем не менее, одна из самых простых привычек — следовать «правилу 20-20-20».

Через каждые 20 минут, проведенных перед экраном, отводите взгляд на вариант, который находится на расстоянии не менее 20 футов, в течение 20 секунд.

Еще одно упражнение: смотреть вдаль на объект в течение 10-15 секунд, затем смотреть на что-то вблизи в течение 10-15 секунд. Затем оглянитесь на удаленный объект. Сделайте это 10 раз, чтобы ваши глаза не «запирались» в течение дня.

20. Пейте больше воды в течение дня

Вода — чудодейственный инструмент повышения производительности. Тем не менее, большинство из нас пропускают кулер с водой и направляются к кофемашине, когда чувствуют нехватку энергии.

И хотя кофеин определенно имеет место в нашем рабочем дне. Употребление большего количества воды — один из лучших ежедневных привычек, которые вы можете построить. Наше тело питается водой, и обезвоживание приводит не только к сухости во рту, но и к недостатку энергии, концентрации внимания, мотивации и продуктивности.

Чтобы избежать обезвоживания в течение дня, выработайте привычку пить воду в течение дня. Носите с собой бутылку с водой в качестве напоминания о том, что нужно больше пить, или для постановки цели на день.

Станьте боссом рок-звезды, преуспев в управлении проектами.

21. Регулярные физические упражнения

Наконец, вам не нужен еще один человек, рассказывающий вам о пользе физических упражнений. Но я все равно это сделаю. Если ваше физическое здоровье и пляжное тело не так важны для вас, прислушайтесь к этим другим результатам.

Упражнения могут замедлить нейрогенез, а это означает, что с возрастом вы сохраните больше клеток мозга. В течение более короткого промежутка времени это также может дать вам больше энергии в течение дня, сделать вас счастливыми и мотивированными, чтобы работать больше, и даже помочь вам дольше оставаться сосредоточенным.

Внедрение упражнений в свой распорядок дня не должно быть огромным усилием. В своей книге Найдите время: как сосредоточиться на том, что важно каждый день , авторы Джон Зераткси и Джейк Кнапп объясняют, как современная культура поощряет нереалистичные ожидания в отношении физических упражнений:

«Движение тела — лучший способ зарядить аккумулятор. Но вам не нужны длительные сложные тренировки».

Вместо этого авторы предлагают несколько простых правил:

  • Упражнение около 20 минут: Исследования показывают, что самые важные когнитивные результаты могут быть достигнуты всего за 20 минут упражнений.

  • Делайте это каждый день: Прилив энергии и настроения от упражнений длится около суток, поэтому важно не отставать от режима дня.

  • Не зацикливайтесь на совершенстве: Если вы делаете 4 из 7 дней, это здорово. Цель — постоянство в долгосрочной перспективе. Не подчеркивая, что вы пропустили день здесь или там.

Это означает, что ваш распорядок дня может включать поход в спортзал для быстрой тренировки, выполнение некоторых упражнений с собственным весом в офисе или даже ежедневную быструю прогулку и подъем по лестнице.Как и в большинстве хороших повседневных дел, важно уметь делать это последовательно. Не идти ва-банк каждый божий день.

Управляйте проектами как профессионалы. Попробуйте Планио.

Распорядок дня — это всего лишь рекомендации для лучшей жизни

Все эти привычки и советы помогут вам быть более продуктивными. Но пытаться добавить их все в свой распорядок дня, вероятно, плохая идея. Вместо этого вам нужно поэкспериментировать и посмотреть, что работает для вас. Попробуйте один в течение недели и отслеживать свои результаты. Это работает? Почему бы нет?

В конце концов, по умолчанию мы всегда будем делать то, что лучше для нас.Ваше тело и разум сообщат вам, если определенные вещи не работают на вас (вы станете беспокойными, скучающими, беспокойными, уставшими и т. д.). Прислушайтесь к этим знакам и используйте их, чтобы построить свой собственный распорядок дня.

Как составить и придерживаться ежедневного расписания?

  1. Развитие карьеры
  2. Как составить и придерживаться ежедневного расписания?
Автор: редакция Indeed

26 июля 2021 г.

Активное составление ежедневного расписания, включающего приоритетные задачи, поможет вам сбалансировать работу и семейную жизнь.В этой статье мы объясним, почему важно ежедневное расписание, опишем, как его составить, дадим советы по поддержанию режима и приведем пример ежедневного расписания.

Почему важен распорядок дня?

Ежедневное расписание поможет вам эффективно расставить приоритеты в своих желаниях и потребностях и предлагает вам структуру для поддержки вашей производительности. Однажды установленный распорядок дня может помочь вам достичь долгосрочных целей, гарантируя, что вы будете регулярно работать над их достижением. Другие преимущества ежедневного расписания включают в себя:

  • Планирование времени для удовлетворения всех ежедневных целей

  • Усиление производительности

  • Ограничение промедления

  • Установление здоровых привычек

  • Наслаждение хорошей рабочей личной балансом

Вы можете составить ежедневный график для баланса между работой и личной жизнью, который поможет вам эффективно использовать свое время как на работе, так и дома.

Связано: 10 способов улучшить свои навыки тайм-менеджмента

Как составить расписание на день?

Если вы хотите составить продуктивный распорядок дня, отвечающий вашим конкретным потребностям, выполните следующие действия:

1. Запишите все

Начните с записи всех задач, как личных, так и профессиональных, которые вы хотите выполнить в течение рабочего дня. нормальная неделя. Сосредоточьтесь на мозговом штурме, а не на редактировании или организации. Не забудьте включить задачи, которые вы выполняете с перерывами, такие как смена простыней на кровати или стрижка газона, и повседневные задачи, такие как приготовление завтрака или мытье посуды.

2. Определите приоритеты

Когда у вас будет основной список, просмотрите его и определите ежедневные приоритеты. Рассмотрите возможность использования маркера, чтобы помочь визуально организовать ваши приоритеты по работе, личным, желаниям и потребностям. Например, выделите повседневные рабочие потребности, такие как ответы на электронные письма или телефонные звонки, синим цветом, а личные потребности, такие как чтение книги для удовольствия или чаепитие с другом, — зеленым цветом. Сделайте это для полного списка задач.

3. Обратите внимание на частоту

Просмотрите выделенный список и отметьте частоту, которую вы хотите или необходимо выполнять для выполнения ваших задач.Напишите этот номер рядом с каждой задачей. Например, напишите «7» рядом с «приготовить завтрак», так как вы будете делать это каждый день. Напишите «1» рядом с «сменить простыни», так как вы будете делать это раз в неделю.

4. Группируйте похожие задачи

Определите, есть ли похожие задачи, которые вы можете сгруппировать или повысить эффективность. Например, если в вашем ежедневном списке задач есть «мыть посуду» и «протирать поверхности», подумайте о том, чтобы выполнять их вместе или одно за другим, поскольку они требуют одних и тех же материалов и выполняются в одном и том же месте. дом.

5. Создание недельного графика

Создайте, купите или распечатайте недельный график. Начните заполнять его ежедневными и еженедельными личными и рабочими потребностями. Определите, где имеет смысл выполнять задачи, которые повторяются еженедельно, чтобы ваше расписание оставалось максимально открытым. Например, если по понедельникам у вас есть только четыре приоритетных задачи, рассмотрите возможность добавления еженедельной задачи, такой как стрижка газона, а не выполнение ее по субботам, когда у вас есть шесть приоритетных задач.

6. Оптимизируйте свои задачи

Просмотрите свое еженедельное расписание и определите, есть ли области или задачи, которые можно упростить или оптимизировать для экономии времени.Например, если вы традиционно ходите в продуктовый магазин по воскресеньям, но у вас не остается времени на выполнение других задач в этот день, рассмотрите вместо этого службу доставки продуктов или перенос задачи на будний день. Делайте это с любыми днями, которые кажутся особенно насыщенными.

7. Заказ задач

После того, как вы оптимизировали свое недельное расписание, создайте свободное почасовое расписание для задач на каждый день. Рассмотрите возможность блокировки времени, например «утро», «полдень», «день» и «вечер», а не почасовой план.Таким образом, если задача займет больше времени, чем ожидалось, или вам нужно будет принять участие в чрезвычайной ситуации, вы все равно сможете сохранить свое расписание.

8. Оставайтесь гибкими

Попробуйте свое расписание на неделю или две и скорректируйте его по мере необходимости. Вам может потребоваться несколько недель, чтобы установить распорядок дня, отвечающий вашим потребностям, как личным, так и профессиональным, так что наберитесь терпения. Не забывайте оставлять некоторую гибкость каждый день, так как будут возникать непредвиденные задачи.

Связано: Навыки самоуправления: определение и примеры

Продолжайте использовать свой распорядок дня

Чтобы настроить себя на успех в новом расписании, учтите следующее:

  • Чтобы выработать привычку, требуется время.Постарайтесь целенаправленно следовать своему графику в течение нескольких недель. Со временем это станет второй натурой.

  • При необходимости скорректируйте расписание. То, что вы изначально создаете, вероятно, потребует некоторой настройки, поэтому внесите изменения в порядок ваших задач, если это не работает.

  • Посетители, отпуск или другие нарушения расписания могут стать проблемой. Сделайте активный выбор, чтобы вернуться к своему графику после этих сбоев. Это может занять несколько дней или неделю, прежде чем вы снова почувствуете себя естественно, но со временем это произойдет.

  • Дайте себе благодать. Если вы отклоняетесь от своего расписания или пропускаете одну или две задачи в понедельник, помните, что вторник — это новый день и еще одна возможность создать последовательные ежедневные схемы, которые помогут вам достичь своих целей.

Пример ежедневного расписания

Просмотрите этот пример ежедневного расписания, чтобы составить собственное:

УТРО (с 7:00 до 11:00)
Заправить кровать
Приготовить завтрак
Упражнение
Отвечать на электронные письма
Журнал
ПОЛДЕНЬ (11 ч.м. до 13:00)
Звонки по рабочему телефону
Приготовить обед
Медитация
Написать 1000 слов
ДЕНЬ (с 13:00 до 17:00)
Работа над профессиональным проектом
Позвонить другу
Выход на улицу
ВЕЧЕРНИЙ (с 17:00 до 22:00)
Приготовить ужин
Написать в журнал благодарностей
Посмотреть шоу
Помыть посуду
Прочитать главу книги
Подготовка ко сну

Шаблон ежедневного расписания

Вот шаблон, который вы можете использовать для составления собственного ежедневного расписания:

УТРО (X a.м. К хм):

  • Задача 1

  • задания 2

  • Задача 3

  • Задача 4

  • Задача 5

полудня (хм до хм)

  • Задача 1

  • Задача 2

  • Задача 3

  • Задача 4

  • Задача 4

  • Задача 5

Днем (хм до X PM)

Вечерний (X PM — X PM)

  • Задача 1

  • Задача 2

  • Задача 3

  • Задача 4

  • Задача 5

  • Задача 5

    89

    Связанная: 6 способов оптимизации ежедневного расписания

    Ступенчатая система для создания распорядка дня

    Надоело крутить колеса и тратить время впустую? Я научу вас своему простому методу создания распорядка дня, которому вы сможете следовать неделю за неделей.

    Когда жизнь сходит с ума и графики полностью меняются, иногда необходимо нажать кнопку сброса.Если вы чувствуете, что ваш текущий распорядок просто больше не работает, возможно, пришло время отказаться от старого графика и создать новый распорядок дня.

    Теперь, когда позади напряженный праздничный сезон и наступил новый год, самое время задуматься о том, чтобы изменить свой распорядок дня.

    Я считаю, что распорядок дня необходим для продуктивной и целеустремленной недели, потому что в противном случае слишком легко дрейфовать в течение дня. И прежде чем вы это осознаете, дрейф по жизни в течение одного дня оборачивается целой неделей потраченного впустую времени.Это точно случилось со мной в последнее время!

    Очень важно постоянно вносить коррективы, чтобы ваш распорядок дня продолжал работать на вас, когда ваша жизнь меняется. Я думаю, что многие люди отказываются от рутины и очень расстраиваются, когда их не работает, но на самом деле это просто хороший знак, что пора что-то менять!

    Сегодняшний пост — это моя подробная пошаговая схема создания осознанного распорядка дня!

    Похожие сообщения в блоге:

    Как составить распорядок дня

    1.Выделите время для планирования

    Выделите 30-60 минут, чтобы оценить свою жизнь и составить распорядок дня, который вам подходит. Я предлагаю взять блокнот и ваш любимый напиток и отправиться туда, где мало отвлекающих факторов. Может быть, это ваш задний дворик, спальня или местная кофейня.

    Возьмите с собой ручку и бумагу. Обычный блокнот или бумага для заметок отлично подойдут. Если вы хотите немного поизобретать, мне нравится использовать рабочие листы для печати, которые я предлагаю в моем бесплатном электронном курсе «Организируй свою неделю».

    2. Найдите время для размышлений

    Подумайте несколько минут о том, какой вы хотите видеть свою повседневную жизнь. Также попытайтесь определить, почему ваша текущая рутина или ее отсутствие больше не работает. Некоторые вопросы, которые следует задать себе:

    • Что хорошо работает в моем текущем распорядке дня?
    • Каковы мои самые большие разочарования в тайм-менеджменте?
    • Как улучшится моя жизнь, если я буду лучше использовать свое время?
    • На что бы я хотел иметь время?

    Время — невозобновляемый ресурс, поэтому важно использовать его с умом! Вспомните последние несколько дней и запишите, чем вы занимались.Несколько вопросов, чтобы зажечь ваши мысли:

    • Тратил ли я время на самое важное для меня?
    • Какие отвлекающие факторы тратят больше всего времени?
    • Когда я чувствовал себя наиболее взволнованным? Почему?

    > Бонусные баллы: посвятите себя выполнению упражнения по отслеживанию рабочего времени в течение следующих 5-7 дней. Это лучший способ узнать, как вы на самом деле используете свое время (а не как, по вашему мнению, вы его используете). Узнайте больше в этом посте.

    3.Соберите задачи

    Проанализируйте все обязательства и обязанности, которые у вас есть в жизни прямо сейчас. Каждую неделю старайтесь думать обо всем, что отнимает ваше время и энергию. Ваш список будет очень разнообразным: от работы и детских мероприятий до общественных мероприятий и домашних дел. Детализируйтесь и постарайтесь подумать обо всех вещах, которые требуют вашего времени. Чтобы спровоцировать ваши мысли, попробуйте провести мозговой штурм по областям жизни:

    .
    • Семья
    • Social Life
    • Бытовая жизнь
    • Домохозяйство
    • Работа / Школа
    • Уход за здоровьем
    • Духовность
    • Духовность
    • Увлечения / Боковые проекты
    • Другое
      0

    > Бонусные баллы: установите один или два гола и включают их на свой список обязательств.Единственный способ достичь цели — работать над ней шаг за шагом, поэтому важно включить время для работы над своими целями в свой еженедельный распорядок. Следуйте 10-шаговой формуле постановки целей, которую я преподаю в этом посте.

    4. Назначьте все время в еженедельном календаре

    Распечатайте пару копий шаблона еженедельного календаря с местом для задач на каждый час дня. Вы можете найти бесплатные шаблоны в Интернете или подписаться на мой бесплатный курс по электронной почте, чтобы получить доступ к тому, который я разработал.

    Начните добавлять в календарь все свои обязанности и обязательства. У некоторых вещей будет установленное время, например, в школе и на работе. Но большинство задач будут гибкими. Вот где творится волшебство повседневности! Вот как я работаю над этим шагом:

    1. Добавьте обязательства, которые имеют определенное время суток.
    2. Блокируйте достаточное время для сна, определяя время отхода ко сну и время пробуждения.
    3. Назначьте временные интервалы для всех ваших ежедневных задач, за которыми следуют будние задачи.
    4. Распределите еженедельные задачи по пустым временным интервалам.
    5. Каждый день выкраивайте немного времени для отдыха и восстановления сил (важно оставлять пустые временные блоки для отдыха!)
    6. Добавьте универсальный блок времени для работы над двухнедельными или ежемесячными задачами.

    Вот это да! Головоломка с расписанием действительно заставляет задуматься, не так ли? Может потребоваться некоторое время, чтобы освободить место в вашем расписании для всего, но вы будете чувствовать себя прекрасно, как только закончите.

    5. Практикуйте новый распорядок дня

    Создание плана бесполезно, если вы им не пользуетесь, поэтому найдите время, чтобы регулярно сверяться с календарем, чтобы не сбиться с пути.

    Наличие всего, что есть в календаре, даст вам душевное спокойствие, зная, что вы выделили время для всего, что вам нужно сделать.

    Подобное планирование каждой минуты вашей недели может показаться чрезмерно жестким, но я обнаружил, что такая структура создает свободу. Это дает вам душевное спокойствие, зная, что у вас есть время для всего, и дает вам свободу использовать время простоя, чтобы по-настоящему расслабиться, не чувствуя вины за то, что не работаете над чем-то более продуктивным.

    Хорошо продуманный распорядок дня имеет огромное значение, особенно когда жизнь сходит с ума.Если ваш месяц начался менее чем продуктивно, никогда не поздно изменить ситуацию! Составление расписания, которому вы сможете следовать неделю за неделей, — это первый шаг к более продуктивной и менее напряженной жизни.

    На что бы вы хотели, чтобы у вас было время? Создайте распорядок дня и найдите для него время!

    Ищете новые источники вдохновения для планирования? Взгляните на эти сообщения в блоге:

    П.С. У меня есть место только для того, чтобы поцарапать поверхность рутинного творчества в этом посте! Если вы хотите погрузиться глубже (и получить доступ к красивым печатным формам!), я бы хотел, чтобы вы прошли мой бесплатный пятидневный курс электронной почты.Если вы чувствуете, что проводите большую часть своего времени, реагируя на окружающий мир, пришло время взять свое время под контроль и использовать его с умом. Этот краткий курс научит вас составлять расписание, которое поставит вас на место водителя на неделе. Нажмите здесь, чтобы зарегистрироваться!

    .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.