Ведение табеля рабочего времени: Что-то пошло не так

Содержание

Ведение табеля учета рабочего времени

В каждой кадровой службе знают, что нужно вести табель учета рабочего времени, но мало кто с энтузиазмом относится к этой рутинной работе, и не все хорошо знают, как ее делать правильно.  А между тем она очень важна: учет фактически отработанного времени напрямую связан с оплатой труда, особенно на предприятиях с повременной системой оплаты. Табель – важный инструмент контроля дисциплины персонала, расчета заработной платы, составления статистических отчетов.

Сотрудники центра «Регион» имеют большой опыт ведения табеля учета рабочего времени и предлагают своим клиентами переложить на них эту работу. В зависимости от специфики организации мы используем формы табелей, утвержденные Госкомстатом: Т-12 и Т-13.

Форма Т-12 заполняется вручную, а Т-13 – в автоматизированных системах учета. В бланки вводятся все необходимые реквизиты, а именно: название подразделения, личные данные работника и должность, его табельный номер. При необходимости в формы можно вводить дополнительные графы, например время начала и окончания рабочего дня. Изменения в унифицированные формы вносятся приказом или распоряжением по организации.

Отметки в табеле о неявках, сверхурочных работах, сокращенном рабочем дне необходимо вносить на основании представленных работником документов: больничного листа, согласия на сверхурочную работу, справки, мотивирующей отсутствие на рабочем месте и т.п.

Мы используем два способа учета затрат рабочего времени: сплошной регистрации явок и неявок или регистрации только отклонений от установленного режима.

К сожалению, существующая система обозначений в табеле не полностью отражает все ситуации, возникающие при изменениях режима работы. Есть категории сотрудников, по которым следует вести отдельные табели: надомники, разъездные сотрудники и другие. Специалисты «Региона» успешно справляются со спецификой различных рабочих режимов, ведущийся ими учет всегда будет достоверным.

Отсутствие табеля учета рабочего времени является серьезной ошибкой работодателя – ведь фактически отсутствуют доказательства работы сотрудника и законности получения им заработной платы. Компания «Регион» возьмет на себя обязанность по учету рабочего времени, избавив руководство и кадровиков от лишних забот.

Специальное предложение Для постоянных клиентов Центра предусмотрены скидки на дополнительные услуги: получение выписок из госреестра, справок и т.п.

Получить

Правила ведения табеля учета рабочего времени

Понятие табеля учета рабочего времени

Определение 1

Табель учета рабочего времени представляет собой документ, где регистрируются выходы или невыходы работников организации на работу. Данный документ представлен унифицированной формой по форме Т-13 ,где отражается учет рабочего времени, или по форме Т-12, где отражаются не только данные по отработанному времени, но и производится расчет заработной платы на основании отработанных часов (дней).

Ведение табеля учета рабочего времени обеспечивает выполнение таких важных управленческих и учетных функций как:

  • контроль своевременной и полной явки всех работников организации;
  • контроль перерывов в рабочее время;
  • контроль своевременного ухода с рабочего места;
  • учета отработанных часов для начисления заработной платы;
  • учет неотработанного времени с раскрытием причин отсутствия работника на рабочем месте.

Формирование табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени должен составляться по каждому участку (подразделению) предприятия. Например, отдельно могут вестись табеля:

  • отдела бухгалтерии;
  • склада;
  • каждого производственного участка;
  • каждого магазина в торговой организации;
  • и т.д.

На каждом участке должно быть ответственное лицо за ведение табеля:

  • главный бухгалтер;
  • начальник склада;
  • начальник участка;
  • администратор магазина;
  • и т.д.

В табеле учета рабочего времени ежедневно фиксируется выход работника на рабочее место. Так в одной строке указываются:

  • фамилия, имя и отчество работника подразделения;
  • должность работника;
  • табельный номер, присвоенный работнику.

В ячейке, согласно дате выхода, проставляются отработанные часы работником. Данный показатель заносится в конце рабочей смены.

Так, табель учета рабочего времени заполняется в течение всего отчетного месяца каждый рабочий день. В итоговом столбце суммируются отработанные часы работником за первую половину месяца – для расчета аванса, и за полный месяц – для окончательного расчета заработной платы за отработанный период.

Готовые работы на аналогичную тему

Отработанное время указывается с расшифровкой. Например, это могут быть ночные часы, работа в праздничные дни, сверхурочные часы.

В обязательном порядке, в табеле учета рабочего времени проставляются отметки о неявках на рабочее место, и указывается причина таких неявок. Неявки работника могут быть по уважительным и неуважительным причинам. Уважительными причинами являются такие виды неявок как:

  • ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • отпуск без сохранения заработной платы.

Такие неявки должны быть подтверждены документально. В данном случае, подтверждающими документами являются заявление самого работника на отпуск с указанием периода такого отпуска и приказ руководителя о предоставлении, указанного в заявлении отпуска.

  • неявка в связи с болезнью, беременностью, родами. Такие неявки подтверждаются больничными листами, где также указан период болезни.
  • командировка. Такая неявка подтверждается приказом руководителя о направлении работника в командировку с указанием периода командировки.
  • производственные простои не по вине самого работника. Такая неявка подтверждается приказом руководителя с указанием периода простоя.
  • неявка в связи с выполнением поручений государственного значения. Такая неявка подтверждается приказом руководителя с указанием периода выполнения поручений.

Замечание 1

Пропуски рабочего времени без уважительной причины считаются прогулами. Документально прогулы подтверждаются докладными записками руководителю от руководителей подразделений.

Ведение табеля учета рабочего времени

    Каждый руководитель обязан вести учет рабочего времени, который оформляется в виде табеля. Обычно ответственным лицом за табель рабочего времени назначают сотрудника отдела кадров согласно приказа №01-06/166 от 15.03.2013 г. «О порядке ведения табеля учета рабочего времени».

   В этом документе нужно указывать по факту отработанное каждым сотрудником время. Для ведения документа применяются специальные формы (№Т-12 и №Т-13). Обработка данных проводится в автоматическом режиме.

Для работы в модуле необходимо в личном кабинете перейти на вкладку «Мой кабинет» и выбрать иконку «Документооборот».

В открывшемся окне выбрать папку «Табель». После выбора данной папки у пользователя откроется экран, содержащий следующий набор иконок:

  • Заполнение табеля УРВ – функционал предоставляющий возможность создания и заполнения табеля УРВ по структурным подразделениям доступным пользователю;
  • Печать табеля УРВ – получение печатной формы табеля УРВ.

Далее по инструкции.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

На основании табеля учета рабочего времени  в организации начисляется заработная плата. Основные задачи табеля: контроль над соблюдением установленных правил и графика; контроль над эффективностью использования рабочего времени; сведения об отработанном каждым сотрудником времени; начисление заработной платы в соответствии с предоставленными данными.

Как заполнять документ?

Графы заполняются на протяжении всего месяца, затем, по завершению этого периода в документе подводятся итоги по тому количеству часов, которое было фактически отработано каждым сотрудником. Следует отмечать также результаты промежуточные, время работы и в первой и во второй половинах учетного месяца.

Все выходы или невыходы сотрудника к своему месту работы, должны фиксироваться методом сплошной регистрации. Такая фиксация подразумевает, что против каждого числа месяца, в бланке документа, должны быть заполнены соответствующие графы, в которых посредством определенного символа (кода), буквенного или цифрового, отражаются – все действия работника в отношении его рабочего времени.Четвертая и шестая графы бланка формата Т-12 имеют две строки. В верхней строке фиксируется буквенное обозначение видов затрат времени по каждому дню месяца (явка, командировка, больничный, отпуск). В графу расположенную ниже, вносится количество часов по ним. К примеру, вышедший на работу 15 мая сотрудник и полностью отработал положенное время (день), то в майском документе в ячейке с числом 15 напротив фамилии работника проставляется буквенное обозначение «Я» и 8 рабочих часов.

Если же работник в этот день находился в командировке в другом городе, то необходимо проставить  код «К». В нижнюю строку вы должны отметку «ноль», потому как в тот день сотрудник трудился в другой организации. Дни выходные и праздничные также обозначаются соответствующими символами. В верхнюю строку формы ставится буквенный код «В», а в нижнюю – цифра «0».

Стоит помнить: все проставленные коды должны иметь документальное подтверждение. К примеру, свое отсутствие по причине болезни, сотрудник должен подтвердить наличием листка временной нетрудоспособнос

ти. Если же для проставления соответствующего кода вы не располагаете подтверждающими причину отсутствия работника документом, то ставите отметку («НН») неявка по невыясненным причинам.

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре, два раза в месяц: за первую половину календарного месяца и отдельно итоговый табель за весь календарный месяц, подписывается табельщиком, руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, ответственным за ведение кадровой документации по указанному структурному подразделению.

Заполненный и подписанный табель учета рабочего времени передается табельщиком в бухгалтерию для расчета оплаты труда:

— за первую половину месяца — не позднее 12 числа текущего месяца;

— за весь календарный месяц — не позднее 25 числа текущего месяца.

Какие кодовые символы используются в табеле учета. При заполнении ведомости, фиксирующей отработанное время, используются определенные символы (буквы или цифры). Эти символы указаны на титульной странице формы №Т-12.

Самые распространенные обозначения:

Я – дневные часы;

НН – отсутствие на рабочее место по невыясненным причинам;

В – выходные и праздничные дни;

Н – ночные часы;

РВ – работа в праздничные и выходные дни;

С – сверхурочные часы;

Б – дни временной нетрудоспособности;

К – командировочные дни;

ОТ – ежегодный основной оплаченный отпуск;

ОЗ – неоплачиваемый отпуск;

У – отпуск на период обучения.

J15: Ведение табеля учета рабочего времени

Программное обеспечение «Ведение табеля учета рабочего времени » (АРМ табельщика, Код Э15) на ПЭВМ предназначен для автоматизации функций, выполняемых специалистом при ведении и составлении табеля учета рабочего времени, а также для получения необходимых оперативных и учетных данных на его основе.

АРМ табельщика позволяет:

  • формировать табель по структурным подразделениям в разрезе работающих;
  • формировать табель индивидуально по конкретному работнику;
  • выводить информацию табеля на экран, на печать;
  • обеспечивать перенос часов, отработанных водителем по путевому листу в табель по водителю,  неявок (выходные, отпуска) из графиков
  • получать данные по количеству отработанных часов, человеко-дней явок и неявок по различным причинам, выводить данные по недоработке, переработке по водителям на любую дату в течение месяца.
  • передавать данные по отработанным часам по видам оплат по всем категориям (кроме водителей) в «B89: Автоматизация расчета заработной платы» для начисления заработной платы.
  • передавать скорректированный баланс и даты работы в выходной день по водителям в комплекс по обработке путевой документации для определения сверхурочных часов.
  • обеспечивать АРМ экономиста по труду данными по количеству человеко-дней явок и неявок, среднесписочному количеству человек по категориям.
  • получать справку для аванса об отработанных часах и неявках по водителям и прочим категориям работающих.

Методика определения статистической информации соответствует «Инструкции по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих», утвержденной Госкомстатом СССР от 17.09.89 N 17-10-0378.

Информационное обеспечение АРМа табельщика осуществляется на основе:

  • ввода неявок, которые осуществляет ответственный специалист;
  • планового графика работы;
  • данных об отработанных днях и НСИ.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

Новые требования по оформлению Табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

Приказом Минфина РФ № 152н от 30.12.2009 года из Табеля условное обозначение Дни явок «Я» исключено, т.к. в соответствии с описанием порядка его заполнения в нем регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего распорядка, поэтому дни явок на работу не подлежат отражению в Табеле.

Кроме того, в связи с тем, что на практике зачастую возникают ситуации, когда у работника в один день возникает два (и более) основания для отклонений от нормального использования рабочего времени, новыми положениями порядка заполнения Табеля предусмотрено отражение сложного кода, буквенные обозначения которого записываются через пробел. Например, если сотрудник согласно приказу учреждения командирован для работы в выходные и (или) праздничные дни, то в указанные числа месяца следует отражать в нижней части строки код отклонений в виде обозначения «К В».

Ниже приведена краткая инструкция по заполнению Табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а также дана ссылка для загрузки шаблона этой формы в виде документа Microsoft Excel.

Инструкция по ведению табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (код формы 0504421)

Табель применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы.

Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.).

Табель открывается ежемесячно за 2 — 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

В табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строчки Eа каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений.

В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.

Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется 2 раза.

При формировании табеля календарные дни месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения заполняются прочерком.

В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51).

Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления Расчетно-платежной ведомости. 

Шаблон табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

Обязательно ли вести табель учета рабочего времени?

Всю документацию по трудовым отношениям между работодателем и работником оформляет и ведет работодатель. Речь идет о кадровых и бухгалтерских документах, связанных с исполнением трудовых договоров.

Одним из основных документов после заключения трудовых договоров и оформления кадровых приказов является табель учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени является обязательным для ежедневного отражения отработанного времени штатными работниками с которыми заключены трудовые договора.

Если человек работает на основании не трудового, а по гражданско-правовому договору (подряда и так далее), то ведение табеля учета рабочего времени не требуется.

Табель учета рабочего времени применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

■ Обязательной формы табеля учета рабочего времени на сегодняшний день не предусмотрено, но есть рекомендованные формы, утвержденные давным-давно Госкомстатом.

Поэтому для ведения табеля учета рабочего времени можно использовать как рекомендованные формы, так и самостоятельно разработанные. В последнем случае для самостоятельной разработки формы (бланка) табеля нам нужно ориентироваться на необходимость включения в нашу форму всех обязательных реквизитов, установленных законом для первичного документа.

Табель учета рабочего времени — это первичный документ. Его значение и правовой статус равносильно акту приемки работ или товарной накладной. Табель учета рабочего времени документально подтверждает выполнение работником своих трудовых обязанностей по трудовому договору. А труд любого работника по трудовому договору измеряется рабочими часами и/или днями.

Задача работодателя по трудовому законодательству — обеспечить точный учет отработанного времени работника и, как следствие, начисление вознаграждения по трудовому договору в соответствии с его условиями и требованиями трудового законодательства.

На основании табеля учета рабочего времени производятся все начисления заработной платы работнику. К табелю могут прикладываться больничные листы, заявления работников на отпуск, в том числе без сохранения заработной платы, записки-расчеты на оплачиваемый отпуск, на выплату денежной компенсации, внутренние акты, наряды, копии приказов и так далее при необходимости.

Даже если в микропредприятии работает один наемный работник — ведение табеля все равно строго обязательно.

Учет рабочего времени отражается в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны быть подтверждены соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.).

Некоторые работодатели используют специальные программы для ведения учета рабочего времени работников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т. д. Однако подавляющее большинство работодателей до сих пор занполняют табель учета рабочего времени вручную.

В заполнении табеля учета рабочего времени есть множество нюансов, описать которые невозможно в одной заметке, но помнить о них обо всех работодателю необходимо.

Самое главное — это то, что табель заполняется при помощи условных обозначений, которые могут быть буквенными или цифровыми: кому как удобнее.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Я владелец микропредприятия, должен ли я вести график работы сотрудников, табель учета рабочего времени и т

Организация или ИП, являющиеся микропредприятиями, могут полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов (ЛНА), содержащих нормы трудового права. При этом вопросы, которые регулировались бы этими актами, следует включить в трудовой договор с работником (ст. 309. 2 ТК РФ). Отметим, что частичный или полный отказ микропредприятия от локальных актов является добровольным. Поэтому, если у работодателя есть статус микропредприятия, после вступления комментируемого закона в силу он не обязан отменять уже утвержденные локальные нормативные акты и вносить изменения в трудовые договоры.

У работодателей — субъектов малого предпринимательства (включая работодателей — индивидуальных предпринимателей), которые в соответствии с федеральным законом отнесены к микропредприятиям (далее — работодатели — субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям), регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений осуществляется с учетом особенностей, установленных настоящей главой. В случае, если работодатель перестал быть субъектом малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и в сведения о нем в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства внесены соответствующие изменения, не позднее четырех месяцев с даты внесения соответствующих изменений в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у данного работодателя должно осуществляться в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, без учета особенностей, установленных настоящей главой.

Обязан ли ип вести табель учета рабочего времени 2019

А они, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации. Документы же, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов. Несмотря на широкое использование понятия «хозяйственная операция», данный термин не является законодательно установленным.

Наиболее часто приводимое в бизнес-словарях определение звучи так: «хозяйственная операция — событие, которое характеризует отдельные хозяйственные действия (факты), вызывающие изменения в составе, размещении имущества и источниках его образования. Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц. При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Частные случаиТабель учета рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк формы Т-13. xlsСкачать образец заполнения формы Т-13. xlsСкачать бланк и образец формы Т-13 в архиве. zipСкачать пустой бланк по форме Т-12. docСкачать образец заполнения формы Т-12. doc Кто заполняет табель учета рабочего времени Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства «несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
  2. Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

  3. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
  4. Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  5. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Нужно ли предоставлять работнику копии локальных актов предприятия?

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчетного месяца.

Шаг 4 — отчетный период Табель учета рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае. Шаг 5 — информация о работнике Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Нужно ли вести учетный документ

Такую обязанность предусматривает статья 91 ТК РФ, а Госкомстат разработал специальные формы учета — Т-12 и Т-13 (ОКУД 0301007 и 0301008 соответственно) для ООО и ИП. Табель помогает руководству и специалистам бухгалтерии и отдела персонала компании решать следующие задачи:

  • контролировать время выполнения производственных обязанностей;
  • учитывать количество неявок, опозданий и нарушений трудовой дисциплины;
  • оперативно рассчитывать размер вознаграждения и составлять различные виды отчетности на основании зафиксированной информации.

Табель предоставляет возможность бухгалтеру по заработной плате ответить на вопросы и обосновать размер вознаграждения работника в случае возникновения конфликтной ситуации.

Специалисты кадрового отдела могут использовать данные табеля для определения количества неявок и обоснования дисциплинарных взысканий.

При увольнении сотрудника ему предоставляют выписку из табеля, где отражены нарушения графика нахождения на рабочем месте. Выдача ее регламентирована 62 статьей ТК РФ и возможна только при наличии письменного запроса самого увольняемого. Выписка либо копия табеля выдается в течение трех дней после подачи заявления.

Предприятие или ИП может применять у себя документ собственной разработки.

Скачать табель учета рабочего времени.

Порядок ведения

Методическими рекомендациями предусмотрено, что документ обязан вести специальный сотрудник, а подписывает его в конце периода руководитель подразделения, где осуществляется учет времени нахождения персонала на своих местах, и специалист отдела кадров. Правильно оформленный табель передается бухгалтеру, ответственному за начисление зарплаты персоналу.

Бланк табеля учета рабочего времени

Законодательством не определена специальная должность сотрудника, осуществляющего оформление документа. Этим может заниматься любой работник организации. Однако необходимо закрепить у него данную обязанность приказом либо отразить в трудовом соглашении. В противном случае требование ведения табеля будет неправомерно.

В крупных компаниях ответственный за учет времени нахождения работников на своих местах назначается в каждом структурном подразделении. Он готовит документ, а затем передает его для согласования руководителю. После утверждения он попадает к сотруднику отдела персонала. Тот, в свою очередь, заполняет необходимые для себя статистические данные, проверяет правильность оформления и отдает документ в бухгалтерию.

В небольших организациях данная процедура значительно проще: табель ведет секретарь или кадровик, который утверждает его у руководителя и сразу передает главбуху.

Типовой приказ ведению по табеля рабочего времени

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

_________________________________________________________

П Р И К А З 

 

Номер документа                                                                                Дата

 

О порядке ведения табеля учета рабочего времени
При ведении табеля учета рабочего времени в структурных подразделениях Общества

 

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

Руководствоваться следующими правилами:

 

1. Табель ведется в течение месяца руководителем структурного подразделения.

 

2. В графах 4,5 и 6 табеля каждому дню месяца соответствуют 2 строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т.п.) В нижней строке записывается количество часов по ним. Условные буквенные обозначения отработанного и неотработанного рабочего времени приведены на титульном листе формы № Т-12.

 

3. Включение в табель и исключение из него работников производится на основании документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, приказов о расторжении срочных трудовых договоров).

 

4. В конце месяца производится подсчет общего количества отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, дни больничных, командировок, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе.

 

5. В конце месяца заполненный табель подписывает руководитель структурного подразделения, начальник отдела кадров. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

 

6. Ответственность за ведение табеля рабочего времени возложит на руководителей структурных подразделений Общества.

 

7. Довести приказ до руководителей структурных подразделений под подпись.

 

 

 

 

Зам. генерального директора

 

 

___________________________

подпись

 

 

 

14 лучших приложений для эффективного управления временем в 2021 году

Расписания повсюду. Они являются неотъемлемой частью работы каждого. Их нужно либо заполнить, либо утвердить. На чьей бы стороне вы ни находились, трудно точно отслеживать рабочее время без правильного инструмента учета рабочего времени.

Чтобы помочь вам лучше управлять своим временем, мы подготовили краткое руководство по лучшим приложениям учета рабочего времени для сотрудников.

 

Зарегистрируйтесь в приложении TimeCamp прямо сейчас и начните использовать онлайн-таймшиты!

Зачем использовать приложения для хронометража?

Почему людей так волнуют табели учета рабочего времени? Почему ваш босс так одержим ими? И почему вы должны использовать специальное приложение для учета рабочего времени?

Потому что без табель учета рабочего времени трудно вести какой-либо бизнес.Они помогают   следить за вовлеченностью сотрудников (нет, не шпионить за ними!),  делать их повседневную работу более эффективной и гладкой .

Приложение

Табель учета рабочего времени также помогает легко отслеживать часы, затраченные на определенные проекты, правильно распределять бюджет и ресурсы и следить за тем, чтобы все цифры складывались. Удобное решение для бизнеса любого типа.

Кроме того, использование приложения табеля учета рабочего времени дает множество преимуществ:

  • Повышение производительности — сотрудники могут сосредоточиться на своей работе вместо того, чтобы вручную заполнять каждую запись времени в электронной таблице.Прочтите, почему вам следует отказаться от использования электронных таблиц учета рабочего времени.
  • Меньше ошибок  – современные приложения табеля учета рабочего времени автоматически отслеживают и сообщают о времени, потраченном на все действия (включая использование приложений и веб-сайтов), поэтому вы можете быть уверены, что все данные точны
  • Прозрачность – все проекты, задачи, информация и цифры хранятся прямо в приложении. Это помогает сохранять ясность и легкий доступ
  • Единая система организации работы – многие приложения имеют множество расширенных функций, позволяющих создать централизованную систему управления бизнесом
  • Плавная обработка платежной ведомости — при использовании системы табелей учета рабочего времени вы можете сэкономить много времени при расчете заработной платы.Ваши сотрудники могут легко отчитываться и отслеживать часы, отслеживать почасовые ставки, расходы, сверхурочные и многое другое
  • Интеграция — надстройки еще больше упрощают управление бизнесом на разных платформах и устройствах

Бумажные табели учета рабочего времени ушли в прошлое. Если в современном мире вы не используете приложение для учета рабочего времени, вы останетесь позади. Без правильного программного обеспечения ваша компания погрязнет в бумажной волоките.

👉Посмотрите также наш список лучших программ для отслеживания ВОМ

Какое лучшее приложение для учета рабочего времени?

Приложения для табелей учета рабочего времени можно разделить на две категории: простые и полнофункциональные .Последний можно использовать не только для управления временем, например, в качестве расширенной системы учета рабочего времени, программного обеспечения для управления проектами и задачами или программного обеспечения для бухгалтерского учета. Поэтому не всегда легко найти нужный инструмент.

Ознакомьтесь с нашими рекомендациями и выберите лучшее приложение для табелей учета рабочего времени , которое точно соответствует потребностям вашего бизнеса! (Все доступно также на мобильных устройствах – Android и iOS).

Используйте их с шаблонами планировщика или календаря, чтобы идеально организовать каждый день и неделю!

БЫСТРАЯ НАВИГАЦИЯ:

1.TimeCamp
2. Harvest
3. Zoho Projects
4. Homebase
5. ClickTime
6. Tick
7. Hubstaff
8. Timesheets.com
9. Clockify
10. Replicon
10.7 Scoro 11. BeeBole 90 , Journyx
14. ProofHub

Подходит для: автоматический и удобный учет рабочего времени с бесплатными табелями учета рабочего времени и отчетами

 

TimeCamp – это надежное приложение для отслеживания времени, которое теперь абсолютно бесплатно для неограниченного числа пользователей. Его практичные функции могут помочь или даже полностью устранить монотонную работу с документами .Программное обеспечение автоматизирует и оптимизирует рабочий процесс .

Использование TimeCamp в качестве приложения для учета рабочего времени намного эффективнее и проще, чем ввод информации вручную. Есть утверждения, возможность редактировать записи, часы с таймером запуска / остановки и обширные данные расписания.

Автоматический счетчик времени записывает все действия, чтобы вы могли сосредоточиться на своих обязанностях, вместо того, чтобы решать проблемы с электронными таблицами и бумажной работой.

Основные характеристики:

  • Полностью автоматический,  настольное приложение работает в фоновом режиме .Кроме того, вам не нужно переключаться между различными приложениями или задачами, TimeCamp определяет все это
  • Функция отслеживания времени на основе оплачиваемых или неоплачиваемых часов упрощает точную оценку затрат на проект для почасовых сотрудников
  • Благодаря  подробным, но удобным для пользователя отчетам, ваши сотрудники могут видеть, сколько времени они потратили на продуктивных и непродуктивных действий
  • Вы можете  легко преобразовывать отчеты и экспортировать их в файлы Excel, PDF, CSV или в таблицы Google
  • Функция графического расписания дает вам возможность четко видеть ход проекта за неделю
  • Возможность создавать проекты и задачи, подзадачи и добавлять теги
  • Автоматические напоминания и определение времени простоя
  • Отслеживание времени и стоимости проекта
  • Вы можете отслеживать время по оценкам, отслеживать перерывы, сверхурочные и расходы
  • Обширный список интеграций  облегчает подключение к другим инструментам
  • Функция GPS-слежения
  • Бесплатный план для неограниченного количества пользователей

⇒ Доступно в качестве   мобильного приложения (Android, iOS), рабочего стола (Mac, Windows, Linux), веб-приложения.TimeCamp — БЕСПЛАТНАЯ программа для составления расписаний.

Хватит тратить время на ручные табели учета рабочего времени. Попробуйте TimeCamp!

Подходит для: простых табелей учета рабочего времени онлайн с бюджетированием

 

Harvest — это простой инструмент для отслеживания времени, онлайн-выставления счетов и создания отчетов. Это упрощает табели учета рабочего времени сотрудников и выставление счетов. Он прост в использовании с дружественным интерфейсом.

Обладает всеми необходимыми функциями, которыми должен обладать хороший инструмент для составления табелей учета рабочего времени. Он отслеживает время и расходы, чтобы предоставить вам информацию обо всех важных данных.Вы можете легко получить доступ ко всей информации о производительности вашей команды, ходе проектов, времени и бюджете, затраченном на различные проекты.

После того, как все данные будут отслежены, вы получите понятные отчеты, которые могут служить идеальным и подробным расписанием. Вы можете экспортировать их в Excel или CSV. Это подходящее приложение для нетребовательных пользователей.

👉 Посмотрите сравнение Harvest и TimeCamp!

⇒ Доступно как мобильное приложение учета рабочего времени (iOS, Android), настольное приложение (Windows, Mac), онлайн-трекер времени

Цена: Harvest бесплатен для одного пользователя с 2 проектами.План Pro стоит 12 долларов за рабочее место в месяц с неограниченным количеством пользователей и проектов. Доступна 30-дневная бесплатная пробная версия со всеми функциями.

Подходит для: наличие центра управления проектами со всеми проектами и расписаниями в одном месте

 

Zoho Projects — мощный инструмент для управления временем сотрудников. С помощью этого приложения вы можете создавать фантастические расписания. У вас есть возможность управлять вехами, списками задач и проектами, задачами, подзадачами, повторяющимися задачами и зависимостями.

Это программное обеспечение также дает вам возможность  сотрудничать с вашей командой, чтобы соединиться и создать бесшовный рабочий процесс .

Это отличное приложение для учета рабочего времени для людей, которые хотят иметь подробную информацию об общем количестве часов работы сотрудников, чтобы быстро анализировать прогресс компании, финансовое положение или этапы проектов.

👉 Ищете для Решение для учета рабочего времени Zoho ? Оцените нашу интеграцию с Zoho !

  Доступно как веб-приложение и мобильное приложение учета рабочего времени (Android, iOS)

Цена: 10-дневная бесплатная пробная версия; бесплатный план доступен для 3 пользователей.Цены начинаются от 5 евро за пользователя в месяц.

Подходит для: удаленных и удаленных сотрудников

 

Homebase — это программа для планирования сотрудников с широкими возможностями. Он подходит для командного надзора, поскольку сочетает в себе функции управления персоналом и проектами.

Homebase позволяет вам отслеживать рабочее время, перерывы и сверхурочные часы вашего персонала, чтобы легко рассчитать заработную плату . Он автоматически определяет пропущенные перерывы или тайм-ауты, чтобы вы могли легко их исправить.Приложение ведет учет всех ваших расписаний, включая историю изменений.

Homebase можно интегрировать с лучшим программным обеспечением для расчета заработной платы, чтобы автоматически синхронизировать ваши часы с заработной платой.

⇒ Доступно для веб-сайта и мобильного приложения учета рабочего времени (iOS, Android)

Цены: бесплатная версия доступна для одного пользователя. Цены начинаются с 19,95 долларов США за пользователя в месяц.

Подходит для: регистрации рабочего времени в онлайн-табелях учета рабочего времени

 

ClickTime — это облачное программное обеспечение для отслеживания рабочего времени, которое позволяет отслеживать, управлять и составлять отчеты о времени сотрудников.Простые расписания и мощные отчеты сокращают расходы и повышают производительность. В онлайн-таблицах инструмента вы можете видеть все данные без необходимости хранить их на своем компьютере или в шкафу. Это  – отличная альтернатива традиционным бумажным табелям учета рабочего времени . Это может быть ваше первое приложение для учета рабочего времени — попробуйте.

В приложении ClickTime timesheet вы можете отслеживать рабочее время на своем телефоне или ноутбуке, быстро утверждать часы работы сотрудников или просматривать информационные панели и отчеты, чтобы легко управлять бюджетами и планировать время сотрудников из любого места.Это также хороший инструмент управления командой.

ClickTime — это отличный инструмент для предприятий и профессионалов, которым необходимо всеобъемлющее приложение для учета рабочего времени . Он также предлагает шаблоны календаря расписания, если вам нужно дополнение к программному обеспечению.

👉 Посмотрите сравнение между ClickTime и TimeCamp !

Доступно в виде облачного счетчика времени и мобильного приложения (Android, iOS)

Цены: ClickTime предлагает только бесплатную 14-дневную пробную версию.Планы начинаются с 9 долларов за пользователя в месяц.

Подходит для: облегченного учета рабочего времени с простыми табелями учета рабочего времени

Tick — это  простое автоматизированное программное обеспечение для учета времени  , которое идеально подходит для тех, у кого нет особых потребностей в дополнительных функциях, характерных для большинства  приложений для учета времени . Tick ​​автоматически отслеживает время выполнения определенных задач и дает представление о том, сколько времени потрачено на действия, в простом отчете. Позже вы можете получить доступ ко всем данным для просмотра в табелях учета рабочего времени.

Удобное приложение доступное из любого места.  Есть возможность отслеживания бюджета проекта и прозрачных отчетов . Tick ​​может быть в пользу тех, кому нужно базовое приложение для учета рабочего времени сотрудников, которое позволяет людям автоматически создавать платежную ведомость.

⇒ Доступно как мобильное приложение (Android, iOS), веб-приложение, приложение для отслеживания времени для Mac, Apple Watch, расширение Chrome

Цена: Tick предоставляется бесплатно на 30 дней.Цены начинаются от 19 долларов в месяц.

Подходит для: GPS-отслеживание с онлайн-отчетами и табелями учета рабочего времени

 

Функции

Hubstaff помогают управлять командой, рабочим процессом и повышать эффективность. С Hubstaff вы можете видеть, кто опаздывает с работой и сколько денег и времени вы тратите на нее. Программное обеспечение особенно полезно для администрирования удаленных групп и имеет функцию отслеживания снимков экрана с показателями активности .

Это также помогает следить за календарем команды , счетами, платежами. Все отчеты автоматические. Hubstaff — это продвинутый трекер рабочего времени сотрудников со множеством полезных функций: GPS-отслеживание с геозоной, мониторинг производительности, начисление заработной платы, автоматические отчеты, групповое планирование и запись оплачиваемых часов, которые помогают отслеживать почасовую работу сотрудников.

  ⇒ Доступно в виде настольного приложения (Windows, Mac, Linux, Chrome OS), мобильного приложения (Android, iOS), расширения Chrome

.

Цена: Hubstaff бесплатен для одного пользователя. Цены начинаются от 7 долларов за пользователя в месяц.

Подходит для:  управляющей команды с классическими табелями учета рабочего времени

 

Timesheets позволяет вам наблюдать за ходом работы и рабочим процессом людей. Инструмент имеет много других полезных функций. Люди могут  отслеживать свое время и настраивать параметры по мере необходимости, вы можете управлять отпусками, хранить всю информацию в одном месте и получать доступ к инструменту с мобильных устройств.

Это подходящее решение для табелей учета рабочего времени для людей, которые ищут простой способ контролировать работу сотрудников и следить за всеми вашими проектами. В то же время это передовое решение с мощными функциями отчетности — документы сотрудников хранятся в одном месте с пакетом HR, вы можете производить расчет заработной платы и оплачиваемого времени, а также сообщать о сверхурочной работе. Система управления отпусками обрабатывает запросы сотрудников, утверждения руководителя и расчеты начислений.

Также можно отслеживать расходы и пробег из любого места и даже загружать квитанции с телефона. Доступна бесплатная пробная версия, чтобы вы могли попробовать Timesheets.

⇒    Доступно  в виде мобильного приложения и веб-приложения

Цена: Timesheets бесплатна для одного пользователя. Стандартная версия стоит 4,50 доллара за пользователя, а некоммерческая — 3,60 доллара.

Подходит для: бесплатных онлайн-табелей учета рабочего времени сотрудников

 

Clockify — это бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников с функциями отслеживания рабочего времени, составления отчетов и упрощенного управления задачами. Это позволяет вам добавить столько пользователей, сколько вы хотите в бесплатной версии .С помощью этого инструмента вы можете увидеть, сколько часов вы и сотрудники тратите на работу и что занимает у них больше всего времени.

Инструмент отслеживает время, создает сводку вашей работы и помогает вам управлять всеми задачами. Благодаря своей простоте и сосредоточенности только на отслеживании рабочего времени, это лучшее решение для предприятий, фрилансеров или стартапов, которые ищут комплексное бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников . Кроме того, в бесплатной пробной версии вам доступны все дополнительные функции.

⇒ Доступно как расширение для браузера (Chrome, Firefox), приложение для Windows, Mac, Linux и как мобильное приложение

Цена: Clockify доступен в бесплатном тарифном плане, но для доступа к более широким функциям вам необходимо подписаться.

👉  См. также наш список лучших альтернатив Clockify

Подходит для: углубленной аналитики и шаблонов календарей для табелей учета рабочего времени

 

Replicon — это обширная система, которая позволяет вам легко контролировать деятельность ваших сотрудников. Если вы ищете полнофункциональное, но несложное решение, Replicon будет правильным инструментом. Это отличная система учета рабочего времени и приложение для учета рабочего времени для крупных компаний, в которых есть продакт-менеджеры или руководители, управляющие крупными или даже удаленными командами.

Replicon позволяет вам управлять глобальным временем и посещаемостью сотрудников, выходными, валовой оплатой, соблюдением заработной платы и часов, отслеживанием оплачиваемых ставок для почасовых сотрудников, выставлением счетов клиентам или признанием доходов. Программное обеспечение позволяет управлять временем и проектами на основе локализации (GPS-отслеживание), чтобы вы могли более точно масштабировать и настраивать задачи.

Вы можете настроить Replicon, чтобы создать приложение для учета рабочего времени, идеально соответствующее вашим потребностям.

  Доступно как онлайн-приложение учета рабочего времени, мобильное приложение учета рабочего времени (Android, iOS)

Цена зависит от продукта и модуля.

Подходит для:  управляющей команды и отпусков с данными табеля учета рабочего времени

 

BeeBole – это приложение для учета рабочего времени, которое позволяет вам хранить все вместе в одном месте. Это табель рабочего времени сам по себе . С помощью этого инструмента вы можете заменить бумажную документацию онлайн-таблицами.

Основные характеристики:

  • Вы можете отслеживать время ежедневно, в недельном формате, ежемесячно и в режиме реального времени
  • Интегрируйте свое расписание с ERP и программным обеспечением для выставления счетов, а также с G Suite
  • Вы можете создать настраиваемую панель мониторинга и генерировать отчеты о сотрудниках по времени, посещаемости, бюджету, оплачиваемым часам, марже и прибыли, а также распечатывать, экспортировать и проверять их для проверки отчетности команд
  • Вы можете отслеживать общее количество сверхурочных часов сотрудников

  Доступно в виде онлайн-системы учета рабочего времени и мобильных приложений

Цена: 6.99€ на человека в месяц.

Подходит для: управления бизнесом с обновлениями в реальном времени

 

Scoro — это один из тех инструментов, с помощью которого вы можете работать на многих уровнях — отслеживать рабочее время, управлять табелями учета рабочего времени, заданиями, командами, финансами и рабочим процессом. Если вы ищете решение, которое позволит вам объединить все аспекты управления работой в одном месте , Scoro — идеальный инструмент.

Вы сможете не только видеть часы работы ваших сотрудников в облачном формате, но и ход выполнения всех заданий, уровень производительности людей, важные даты, бюджет и т. д.

Это отличный инструмент, потому что он работает как ваш личный репортер о состоянии бизнеса и как центр управления проектами.

  Доступно  для мобильных устройств, в виде веб-приложения

Цена: Scoro — дорогое решение (цена начинается от 28 долларов США за пользователя в месяц), поэтому лучше протестировать его перед покупкой. Scoro предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию.

Подходит для: онлайн-табелей учета рабочего времени с управлением расходами

 

Journyx — лучшее решение для онлайн-табелей учета рабочего времени.Он посвящен управлению временем и затратами. Это позволяет отслеживать отработанное и свободное время, отслеживать время, использование ресурсов в рамках проекта и внепроектной деятельности, а также просматривать графики.

Journyx также имеет функцию учета оплачиваемого и неоплачиваемого времени и расходов.

Это отличный инструмент для , который автоматизирует процесс создания и утверждения табеля учета рабочего времени, а также управляет рабочим процессом.

  Доступно  в виде веб-приложения и для мобильных устройств (Android, iOS)

Цены: начинается с 5 долларов США за пользователя в месяц.

14. ProofHub

Подходит для: командной работы и отслеживания работы

 

ProofHub — это программное обеспечение для управления проектами и совместной работы в команде с полезными функциями учета рабочего времени. Для команд и компаний, которые ищут универсальное решение для планирования своих задач и проектов, удаленной совместной работы и отслеживания времени, ProofHub может стать подходящим решением.

Он позволяет отслеживать время с помощью простого, легкого в использовании автоматического таймера .Вы также можете ввести данные о времени вручную. Все ваши данные хранятся в красивых табелях учета рабочего времени, которые вы можете легко загрузить или экспортировать для выставления счетов и выставления счетов.

У вас даже есть отчеты о времени, чтобы быстро взглянуть на то, как все в вашей команде используют свое время. ProofHub — отличное решение для команд, которые хотят не только отслеживать свое время и продуктивность, но и сохранять полный контроль над своими проектами, задачами и коммуникациями.

  Доступно  в качестве настольного компьютера, веб-приложения и для мобильных устройств (Android, iOS)

Цены: начинается с 50 долларов в месяц.

Используете ли вы приложение табеля учета рабочего времени?

С правильным приложением учета рабочего времени компании могут повысить производительность, сэкономить время и деньги и лучше справляться с проектами и задачами.

Что вы думаете о программном обеспечении для учета рабочего времени сотрудников? Используете ли вы их в своей компании, чтобы помочь сотрудникам в их работе? Если да, то какие функции вы считаете наиболее полезными, а какие считаете ненужными?

Дайте нам знать в разделе комментариев. Мы будем рады узнать ваши мысли!

Как эффективно создавать табели учета рабочего времени и управлять ими (2021)

Допустим, вы запланировали проект, поставили задачи и установили предполагаемую дату окончания.Вы имеете дело с большим количеством движущихся частей, а это значит, что вы хотите упростить процесс отслеживания каждого важного ресурса.

Важная деталь, которую нельзя упускать из виду? Табель учета рабочего времени сотрудников.

Ваши табели учета рабочего времени или журналы рабочего времени сотрудников помогают отслеживать, на что уходит ваше время и где оно тратится больше всего.

Хотя некоторые преимущества ведения табелей учета рабочего времени очевидны, другие не столь очевидны. В этом руководстве мы рассмотрим их все.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это журнал того, как каждый сотрудник проводил свое рабочее время.Это поможет вам отслеживать, сколько времени требуется сотрудникам для выполнения задач, завершения проектов или решения проблем с клиентами.

Но табели учета рабочего времени дают гораздо больше преимуществ, чем кажется на первый взгляд. Табель рабочего времени также является важной частью как оценки стоимости проекта, так и управления рабочей нагрузкой.

Табель учета рабочего времени дает вам общее представление о том, как осуществляется управление каждым из ваших проектов и насколько хорошо они управляются. Когда вы думаете о рабочих часах как о ресурсе, вы можете использовать его для максимальной эффективности в каждом проекте.

Предварительно заполненные табели учета рабочего времени с помощью Float

Во Float табели учета рабочего времени вашей команды предварительно заполняются на основе их запланированных задач, поэтому они могут регистрировать свое рабочее время одним щелчком мыши.

Попробуйте бесплатно

Можете ли вы представить себе потерю 50 000 долларов дохода на каждого члена команды каждый год? Что ж, это то, что обнаружило недавнее исследование, когда оно отслеживало более 500 работников, поскольку они не могли отслеживать время, потраченное на электронную почту и другие связанные с работой задачи.

Когда вы соедините это с тем фактом, что более половины их работодателей использовали неточную информацию при определении цен на авансовые платежи, вы понимаете, что существует реальная проблема.

По данным Quickbooks, более 80% табелей рабочего времени сотрудников должны быть исправлены. Это указывает на то, что работники не умеют следить за соблюдением табелей учета рабочего времени.

Это еще одна причина использовать надежный подход к учету времени с помощью правильных инструментов. Таким образом, вы минимизируете важные, но легко пропускаемые задачи, чтобы они не провалились.

Преимущества расписания

Теперь, когда вы понимаете, что такое расписание, давайте рассмотрим некоторые преимущества его создания и ведения.

Рассчитайте прибыль от проекта 

Табель учета рабочего времени позволяет вам увидеть, сколько часов вы заплатили зарплате и подрядчикам за работу над тем или иным проектом. Имея эту информацию под рукой, вы можете сравнить ее с доходом, полученным от вашего проекта, чтобы увидеть, приносит ли вам прибыль то, как вы управляете временем.

Вы потратили слишком много времени на занятие А и недостаточно времени на занятие Б? Был ли наем подрядчика пустой тратой времени, учитывая задачи, которые они выполняли? Не слишком ли много членов команды тратили время на пересекающиеся задачи?

Табели учета рабочего времени отвечают на такие ключевые вопросы управления проектами, как эти, и помогают вам лучше подходить к будущим проектам.Без надлежащего расписания вы не сможете точно рассчитать прибыль проекта.

Предсказание будущих мощностей

Почти 74 % членов команды имеют избыточную занятость по проектам как минимум раз в месяц, и это неизбежно будет продолжаться без табеля учета рабочего времени, на который вы можете рассчитывать как на часть рабочего процесса управления проектами.

Прогнозирование будущих мощностей и отслеживание времени идут рука об руку. Независимо от того, используете ли вы метод опережения, отставания или сопоставления для работы над проектами, каждый из них включает измерение времени как выделенного ресурса.

Например, предположим, что вы используете метод сопоставления для прогнозного планирования. Как узнать, сколько времени у вашей команды на данный момент? Насколько вы можете увеличить эти возможности, не перегружая членов вашей команды и не подведя клиентов?

Практически все в управлении проектами основано на управлении рабочим временем. Вот почему табели учета рабочего времени являются неотъемлемой частью любого разумного и измеримого подхода к управлению проектами.

Точный расчет заработной платы

Если вы когда-либо работали в отделе кадров или бухгалтерии, вы знаете, как важно вести точный расчет заработной платы.Без табеля учета рабочего времени не ведется. В противном случае, как вы получите подтверждение общего количества отработанных часов?

Например, с помощью Float вы можете указать почасовую ставку сотрудника в его профиле. Это позволяет легко рассчитать любую причитающуюся сверхурочную работу, а также упрощает оценку управления ресурсами. Если какая-либо часть вашего проекта отстает, вы можете скорректировать курс в режиме реального времени.

Правильный табель учета рабочего времени может также отслеживать более сложные задачи учета рабочего времени. Вира Тревино-Гарсия, главный специалист по подбору персонала в VCFO, использует Float именно для этого.

Например, если один член команды тратит на задачу 20 часов, а другой тратит на ту же задачу 10 часов, то в сумме получается 30 часов, потраченных на этот проект. VCFO использует Float для точного распределения и отслеживания этих проектных часов и автоматического вычета их из платы за проект. «Использование программного обеспечения для управления ресурсами дало нам возможность лучше рассчитывать стоимость найма на основе количества часов, отработанных на каждой должности», — объясняет Вира.

Как создавать табели учета рабочего времени

Вручную

Это старая школа, но вы можете использовать электронную таблицу Excel или бумажные табели учета рабочего времени (или даже доску) для отслеживания задач, связанных с табелями учета рабочего времени, таких как:

  • Время, затраченное на проект
  • Время, затрачиваемое на конкретные задачи
  • Время, затраченное на встречи с клиентами
  • Приход, оплачиваемое время, свободное время или рабочее время
  • Время подрядчика, добавленное к проекту в последнюю минуту

Теперь выбор бумажных шаблонов или электронных таблиц удлиняет процесс учета рабочего времени.Все становится более утомительным, чем должно быть, и вы становитесь уязвимыми для простых ошибок.

Это также затрудняет анализ данных менеджерами проектов и отделом кадров. Если что-то в проекте пойдет не так, нет никакой точки отсчета, к которой можно было бы вернуться для подотчетности.

Тем не менее, есть лучший способ управления табелями учета рабочего времени. Он начинается и заканчивается выбором правильного программного обеспечения для работы.

Программное обеспечение для учета рабочего времени

Программное обеспечение для учета рабочего времени меняет правила игры (если мы сами так говорим).Вот некоторые преимущества:

  • Сокращение времени, которое вы могли бы потратить на отслеживание, вдвое
  • Экономичное управление всеми вашими проектами ужасная стопка бумаг, к которой всегда приводят старые школьные табели учета рабочего времени.

    Хотите сделать еще один шаг вперед? Вы также можете отслеживать время на ходу с помощью функции мобильного расписания Float. Это позволяет вам получить доступ к своему расписанию, чтобы вы могли регистрировать свои часы независимо от того, где вы находитесь.

    В то время как большинство других инструментов требуют, чтобы их команда входила в отдельное программное обеспечение для регистрации своего времени, встроенное решение Float упрощает регистрацию фактически отработанных часов и дает руководителям проектов более подробное представление о времени их команды и ходе проекта в режиме реального времени. .

    Как управлять табелями учета рабочего времени сотрудников 

    Каков следующий шаг после настройки табеля учета рабочего времени? Вот как можно управлять табелями учета рабочего времени сотрудников и повышать свою производительность.

    Установите ожидания

    Лучше всего начать с четкого определения ожиданий команды.Это требует организованного подхода к управлению проектами с самого начала, особенно если вы планируете несколько проектов.

    Устанавливая ожидания, будьте готовы ответить на такие вопросы, как:

    • Когда сотрудники должны подавать табели учета рабочего времени?
    • Как они должны пометить каждую запись?
    • Как они округляют неровное время?
    • Как они должны отслеживать время клиента?
    • Как вы будете отслеживать сверхурочные и оплачивать их?

    Установление ожиданий и предвосхищение всех вопросов, связанных с расписанием, автоматически уменьшит количество ненужных обменов в вашей команде.Сочетание этого первого шага с автоматизацией создает мощную комбинацию (подробнее о которой мы поговорим ниже).

    Классифицировать время

    Управление расписанием не всегда так просто, как регистрация времени начала и окончания и завершение дня. Часто вам нужно классифицировать свое время. Не все время, потраченное на разные задачи, считается одинаковым.

    Попросите членов команды разделить свои табели учета рабочего времени на оплачиваемые и неоплачиваемые часы, чтобы лучше понять объем проекта. Также есть табели учета рабочего времени для больничных или сверхурочных часов, которые следует учитывать при категоризации времени.

    Подходящее программное обеспечение для отслеживания времени упрощает классификацию времени. Вместо того, чтобы заставлять членов вашей команды помнить, как управлять и классифицировать каждый свой час, вы можете использовать автоматизацию, правила и предустановки, которые дают им надежное место для отслеживания и правильной маркировки своего времени.

    Используйте автоматизацию табеля учета рабочего времени

    Автоматизация — ваш лучший друг, если вы хотите упростить процесс ввода времени. Например, Float позволяет вам установить предварительно заполненный шаблон времени для проектов с назначенным временем.Оттуда все, что нужно сделать сотрудникам, — это перепроверить точность и отправить свои журналы.

    Это повышает точность и экономит драгоценное время. Вы также можете попробовать настроить автоматические напоминания по электронной почте или в Slack для членов команды, которые забыли отправить свои онлайн-таймшиты.

    Вот забавный факт: знаете ли вы, что почти половина всех членов команды отрабатывает отчетные часы? Мало того, примерно каждый четвертый член команды считает, что у него нет инструментов или ресурсов для выполнения своей работы наилучшим образом.Несмотря на то, что 68% агентств требуют, чтобы их команды отслеживали свое время, 43% их сотрудников описывают свой процесс отслеживания времени как «ниже среднего». . При наличии воспроизводимого онлайн-процесса учета рабочего времени это выгодно как менеджерам проектов, так и командам. 

    Поручите утверждению расписаний одному человеку

    Одним из простых и надежных способов управления расписаниями является назначение одного человека ответственным за задачи по отслеживанию времени. .Это может помочь повысить точность и подотчетность.

    Это может быть руководитель проекта или сотрудник отдела кадров. Они должны иметь возможность проверять расписания каждую неделю, чтобы подтвердить их точность. Подход Float к отслеживанию времени разработан таким образом, чтобы наблюдение за отслеживанием времени не занимало половину вашего дня.

    Таким образом, вы можете отслеживать любые проблемы или несоответствия, проверенные одним человеком, вместо того, чтобы иметь две (или более) разные учетные записи для работы в качестве точек отсчета.

    Анализируйте свои табели учета рабочего времени

    Помимо того, что вы точно управляете расчетом заработной платы и выставлением счетов, вы не получите много пользы от своих табелей, если не будете их анализировать.

    По мере выполнения следующего проекта найдите время, чтобы просмотреть показатели расписания, такие как средняя продолжительность деятельности, оплачиваемые и неоплачиваемые часы, фактические и запланированные часы, мощность, время, выделенное на работу по контракту, или даже затраченное время. с клиентами.

    Например, если вы запланировали на проект 50 часов, но потратили 35 оплачиваемых и 20 неоплачиваемых часов, посмотрите, как вы можете сократить административные задачи (или повысить ставки).

    Или, если вы представляете малый бизнес, который использует подрядчиков для повторяющегося набора задач, посмотрите, не будет ли более рентабельным разработать собственную роль для этих повторяющихся потребностей.

    Предварительное заполнение табелей учета запланированной работы вашей команды

    Отслеживание времени в Float предоставляет вашей команде предварительно заполненные табели учета рабочего времени на основе их запланированных задач. Сравните свои оценки проекта с фактически затраченным временем, и все это в одном месте.

    Попробуйте бесплатно

    Упростите управление табелем

    Управление табелем не должно доставлять хлопот.С готовым программным обеспечением для управления временем, таким как Float, вам не нужно беспокоиться о ручном отслеживании времени или спотыкаться об ошибки регистрации.

    Вы можете управлять своими расписаниями на ходу с помощью мобильного приложения Float (доступно как для iOS, так и для Android), что означает, что вам даже не нужно находиться в офисе, чтобы обеспечить точный учет вашего проекта и всех в вашей команде.

    Готовы ли вы отказаться от стрессового управления проектами? Конечно же! Начните с 30-дневной пробной версии и убедитесь сами, насколько легко мы упрощаем процесс учета рабочего времени и все, что с ним связано.Кредитная карта не требуется. Начните сегодня!


    Лучшее программное обеспечение для учета рабочего времени, которое вы сможете использовать в 2022 году для учета рабочего времени

    Независимо от того, работаете ли вы на почасовой основе со своими клиентами или на основе проектов, учет рабочего времени повышает производительность труда и прибыльность. По этой причине программное обеспечение для табелей учета рабочего времени позволяет вам и вашим сотрудникам регистрировать записи времени для повышения производительности труда.

    В первой половине этого руководства мы рассмотрим 5 лучших программ для составления расписаний вместе с их основными функциями, а во второй половине мы подробно объясним, что такое расписания и как они могут помочь вашей команде и бизнесу.Пойдем!

    Paymo начиналось как отдельное приложение для отслеживания времени и выставления счетов, которое постепенно превратилось в полноценное программное обеспечение для управления проектами.

    Тем не менее, упор на отслеживание времени все еще там. Регистрация времени так же проста, как и прежде. Нажмите и перетащите в любом месте области расписаний, чтобы повторно зарегистрировать свое время как продолжительность или интервал. Просто упомяните проект и задачу, оставьте заметки, и все готово. Записи времени будут отображаться как записи времени, отмеченные цветом проекта, чтобы вы могли лучше различать их.

    Помимо добавления таких записей времени, вы также можете добавить их сразу для одного человека в течение недели. Говоря о неделях, расписание поставляется с несколькими представлениями. Активные таймеры позволяют вам одновременно видеть все работающие таймеры. Идеально подходит для удаленной настройки, поскольку вам не нужно постоянно проверять свою команду. Остальные — это ежедневные/еженедельные/ежемесячные представления, а также Повестка дня для фильтрации записей времени в электронной таблице.

    Сама по себе область расписания имеет широкие возможности настройки.Если вы перейдете в «Настройки», вы можете изменить интервал привязки в диапазоне от 5 до 30 минут и выбрать, отображать ли сначала имя задачи или проекта на карточке ввода времени. Есть даже свернутое и развернутое представление ваших записей времени для целей мониторинга, поэтому вы можете просматривать их без каких-либо свободных «временных окон» одно за другим.


    Табель рабочего времени Paymo

    Что касается отчетов, существуют статические и оперативные отчеты, которые автоматически обновляются каждый раз, когда кто-то их открывает.Вишенка на вершине, они полностью настраиваемые. Выберите, какие параметры отображать в отчете и в каком порядке, чтобы получить максимально подробную информацию. Когда закончите, поделитесь ими со своими клиентами или командой, экспортируйте в файл PDF/Excel/CSV или распечатайте их в крайнем случае.

    Помимо регистрации времени вручную, интуитивно понятный модуль отслеживания времени Paymo предлагает несколько способов записи времени. В левом нижнем углу сворачиваемого меню есть встроенный секундомер. Виджет для рабочего стола с функцией определения времени простоя на случай, если вы были в отключке и забыли выйти из режима ожидания.Автоматизированный счетчик времени под названием Paymo Plus, который автоматически отслеживает время за вас. Просто оставьте его работающим в фоновом режиме и соедините записи времени с соответствующими задачами в Paymo. И таймер мобильного приложения, который может оказаться полезным, если вы работаете на ходу. Также доступен встроенный таймер Pomodoro.

    ПРИМЕЧАНИЕ : Для тех, кто хочет работать или учиться с шагом в 25 минут, прочитайте наши самые рекомендуемые приложения Pomodoro.

    Paymo позволяет всего за несколько кликов превратить данные табеля учета рабочего времени в счет и получать точную оплату благодаря своему модулю учета.Выбирайте между 85+ валютами при выставлении счетов своим клиентам и 15 языковыми шаблонами, которые можно персонализировать (с помощью CSS/HTML или конструктора WYSIWYG), чтобы лучше отразить ваш собственный бренд. Взамен ваши клиенты могут отправлять вам деньги онлайн через PayPal, Stripe и Authorize.net. Упакуйте их с оценками и расходами, и вы получите больше, чем дополнение к табелю учета рабочего времени.

    Говоря об инструментах управления проектами, Paymo предоставляет модуль планирования ресурсов для работы вместе с вашими расписаниями.Вы можете планировать сотрудников, просматривать их текущую рабочую нагрузку и управлять временем отпуска сотрудников по типу отпуска (отпуск по болезни, отпуск по беременности и родам/отцовству, неоплачиваемый отпуск, творческий отпуск) вместе с их последующими (не)оплачиваемыми часами.

    В целом, Paymo соответствует всем критериям программного обеспечения табеля учета рабочего времени. Была бы замечательна функция утверждения записи по времени, позволяющая отправлять записи, которые позже утверждаются менеджерами. Преимущество в том, что меньше ошибок и лучшее распределение времени. Еще один способ свести к минимуму или избежать ошибочных или двойных записей — заблокировать записи времени, которых пока нет в Paymo.

    Цена:

    • бесплатный план: до 10 пользователей
    • малый офис: 11,95 долл. США на пользователя в месяц
    • бизнес: 18,95 долл. США за пользователя в месяц

    Платформы : Интернет, iOS, Android, macOS, Windows, Linux

    ClickTime — это онлайн-программа учета рабочего времени, которая помогает планировать и распределять время сотрудников, а также создавать отчеты и проводить анализ сотрудников.

    ClickTime имеет три основных представления: день, неделя и расписание.Представления «День» и «Неделя» аналогичны по функциональности и позволяют отслеживать время с помощью секундомера, вручную или в автономном режиме. В некоторой степени похоже на добавление массового времени, Quick Day копирует записи времени с определенной даты, дублируя целые рабочие дни. Однако обратите внимание — после того, как вы нажмете Quick Day, вы все еще можете отменить их, но если вы сохраните изменения, записи будут заблокированы. Единственный способ редактировать записи — переключиться на Quick Week и вручную отредактировать/удалить их. Что касается Quick Week, вы не можете отменить свое действие, поэтому вам нужно быть осторожным, чтобы не допустить ошибок при регистрации.

    Что касается отчетности, функция ClickTime «Бизнес-аналитика и аналитика» предлагает более 80 отчетов о тенденциях использования времени, аналитических данных и визуализаций. Если вас не устраивает то, что они предлагают, вы можете создать свои собственные шаблоны с нуля. Возможность установить разрешение на блокировку скрывает конфиденциальные данные от сотрудников (вы можете включить или исключить определенных сотрудников, а также предоставить им массовый доступ).

    Когда дело доходит до планирования, ClickTime позволяет вам распределять ресурсы ваших сотрудников, видеть их доступное рабочее время и планировать их, чтобы максимизировать их производительность.Кроме того, сотрудники могут отслеживать оплачиваемые и неоплачиваемые часы. Они могут либо использовать встроенный трекер времени, либо добавлять записи времени вручную.

    Сказав это, с программным обеспечением онлайн-табелей возникает потребность в большей гибкости при исправлении прошлых данных (неправильная задача, часы или проект). Кроме того, записи времени слишком жесткие, и вы не можете легко ввести сверхурочную работу. Если вы попытаетесь ввести сверхурочную работу, он уведомит вас о том, что вы вошли в систему больше максимального количества часов.

    Суть в том, что ClickTime отлично работает в качестве программного обеспечения для табелей учета рабочего времени компании, с расширенными инструментами для менеджеров и администраторов и отчетами, которые вы можете экспортировать в различных форматах.Если вам нужна только функция аналитики, то ClickTime — это программное обеспечение для вас. Тем не менее, его конкуренты предлагают отличные инструменты для выставления счетов и другие функции управления проектами примерно в том же ценовом диапазоне.

    Цена:

    • бесплатный план: нет
    • стартер: 12 долларов США/пользователь/месяц
    • Команда
    • : 16 долл. США/пользователь/месяц
    • Премьер: 28 долларов США за пользователя в месяц
    • предприятие: пользовательский

    Платформы : Интернет, iOS, Android

    TSheets (теперь QuickBooks Time) — это программа для учета рабочего времени, которая обеспечивает отслеживание рабочего времени сотрудников и выставление счетов.TSheets хорошо подходит для предприятий, которым нужна надежная отчетность для аудита. В некотором смысле, это цифровая версия программного обеспечения для составления расписания традиционных отчетов о расписании: отслеживание посещаемости, поскольку оно предлагает отслеживание местоположения по GPS, координацию в реальном времени и отслеживание времени в геозонах.

    Один из способов убедиться, что ваши сотрудники приходят и уходят, — это использовать Time Clock Kiosk, который имеет биометрические функции, такие как распознавание лиц, для большей безопасности, если вы работаете вне офиса или работаете удаленно.Кроме того, он предлагает геозону, напоминая сотрудникам о необходимости прихода или ухода с рабочего места или даже автоматически, когда они входят или выходят за пределы рабочего места. Если ваш бизнес работает по спискам и сменам, эта функция чрезвычайно полезна.

    Обнаружение времени простоя — крайне необходимая функция. Почему? Тестируя TSheets для обзора, я, возможно, забыл отключить часы. Упси! Таким образом, вы можете представить запись стоимостью в несколько сотен часов. Конечно, во всплывающем окне запрашивалось подтверждение об отсутствии, поскольку в расписании было намного больше максимальных 10 часов.

    Когда дело доходит до мониторинга сотрудников, TSheets предлагает виджет Кто работает , , который дает представление карты в реальном времени о том, кто и где работает. Это обещает повышенную ответственность, поскольку все больше сотрудников и команд работают удаленно и считают неудобным постоянно проверять связь со своим менеджером, что может прервать их рабочий процесс.

    Что касается планирования ресурсов, TSheets не позволяет вам планировать будущее время ни для себя, ни для своих сотрудников, что проблематично, если вы хотите управлять будущими оценками проекта или предстоящими рабочими сменами.Модуль отчетов предлагает отличные функции, такие как опоздания, запланированные и рабочие, отчеты по периоду оплаты, по диапазону дат и так далее. Все данные полезны для управления заработной платой и аудита, в чем TSheets силен. Тем не менее, у него нет опции выставления счетов, поэтому в зависимости от вашего бизнеса TSheets может подойти или не подойти.

    Таким образом, TSheets ни в коем случае не является простым программным обеспечением для учета рабочего времени. Он предлагает отличные функции, такие как отслеживание местоположения GPS, координация в реальном времени и отслеживание времени геозоны по высокой цене.Если вам нужны менее инвазивные функции расписания, есть множество других программ для создания отчетов о расписании.

    Цена:

    • бесплатный план: нет
    • фрилансер: 15 долларов за одного пользователя в месяц
    • простой запуск: 25 долл. США/пользователь/месяц
    • предметы первой необходимости: 50 долларов США за пользователя в месяц
    • плюс: 80 долларов за пользователя в месяц

    Платформы : Интернет, iOS, Android

    Отличным вариантом программного обеспечения для учета рабочего времени является Harvest, которое предлагает множество интеграций и решений для учета рабочего времени, таких как отслеживание времени, отчеты о расходах и выставление счетов для нужд малого бизнеса.

    Harvest хорош, когда дело доходит до управления расписанием. Представление «День» и «Просмотр недели» очень похожи по дизайну, единственное визуальное различие заключается в количестве строк (одно поле для дня, семь для недели). Кажется, что представление «Неделя» отлично подходит для массового добавления времени и быстрого просмотра вашей недели перед отправкой расписания на проверку. Оба представления позволяют копировать строки из вашего последнего расписания. Кроме того, он имеет автоматические напоминания, предлагающие вам и вашим сотрудникам регистрировать рабочее время до определенной даты.

    Хорошо, что в Harvest есть встроенный таймер, но найти его может быть проблематично. Вы должны переключить режим просмотра дня, чтобы получить доступ к таймеру. Если вы, как и я, всегда используете представление «Неделя», вы потратите довольно много времени, чтобы выяснить, где находится таймер. Существует расширение для браузера, настольное приложение и мобильная версия, что упрощает доступ к таймеру без необходимости доступа к веб-приложению.

    Когда дело доходит до учета, Harvest предлагает широкий спектр функций. У вас есть возможность отправлять авансовые платежи или создавать оценки, чтобы ваши клиенты могли получить приблизительную оценку ваших услуг.Кроме того, существует несколько тарифных ставок для каждого типа работы (фиксированная плата, почасовая оплата), поэтому вы можете создавать счета за оплачиваемые и неоплачиваемые часы. И опция автоматического выставления счетов, которая позволяет вам превращать оплачиваемое время в счета, а затем отправлять их своим клиентам по электронной почте. В свою очередь, вы можете видеть, когда клиенты просмотрели или оплатили счет.

    Кроме того, имеется широкий выбор визуальных отчетов, которые позволяют вам поддерживать свою команду и обеспечивать бесперебойную работу проектов.Вы можете ввести объем рабочей нагрузки для каждого члена команды с точки зрения количества часов в день/неделю.

    Одним из недостатков является отсутствие мониторинга сотрудников в режиме реального времени. Несмотря на то, что вы можете следить за рабочей нагрузкой вашей команды, нет возможности отслеживать в реальном времени, над чем все работают в данное время. Для других функций управления проектами, таких как планирование, управление ресурсами и совместная работа в команде, вам понадобится родственное приложение Forecast. Это поможет вам лучше оценить рабочую нагрузку, но это дополнительные деньги из вашего кармана.

    Подводя итог, можно сказать, что Harvest — это действительно классное программное обеспечение для управления табелями, если оно вам нужно только для табелей учета рабочего времени, выставления счетов и выставления счетов. Если у вас нет дополнительного бюджета для включения прогноза, рассмотрите возможность инвестирования в более надежное программное обеспечение для управления проектами.

    Цена:

    • бесплатный план: один пользователь, два проекта
    • pro: 12 долларов США за пользователя в месяц

    Платформы : Интернет, macOS, iOS, Android

    Hourstack — это опция онлайн-программы учета рабочего времени, которая предлагает базовые функции отслеживания времени и создания отчетов для отслеживания времени в нескольких рабочих областях.

    Канбан-подобная приборная панель

    Hourstacks выделяется своей главной особенностью. Панель инструментов интуитивно понятна и удобна для пользователя, что позволяет вам создавать записи времени и размещать их так же, как стикеры на Канбане. Одной из отличительных особенностей является то, что каждая запись имеет свое собственное «распределенное» и «фактическое» время. Это ценно тем, что, постоянно записывая часы, вы лучше оцениваете, планируете и выполняете свои задачи. Кроме того, есть функция пролонгации (на следующий день, неделю или месяц) для переноса ваших задач на более позднюю дату, но вам следует обратить внимание, если вы используете ее задним числом — «Следующий день» относится к вашему текущему рабочему дню.Хотя вы не можете добавлять время массово, вы можете дублировать конкретную задачу, но только на тот же день.

    Как и в большинстве веб-приложений для составления расписаний, вы можете управлять несколькими рабочими областями, экспортировать данные и управлять группами. После того, как вы настроите команды и назначите роли пользователей, доступность и разрешения, Hourstack позволяет легко создавать настраиваемые отчеты, в которых выделяются выделенные часы и фактические часы, а также записи, метки и проекты. У вас есть возможность создавать отчеты по пользователям, командам, проектам, ярлыкам или ничего из вышеперечисленного.

    Несмотря на то, что функция добавления фактических и выделенных часов великолепна, секундомер нуждается в обновлении. Для него нет специальной панели, поэтому найти его для быстрого доступа сложно. Вы можете приостановить его, за исключением случаев, когда вы завершаете свою задачу, и в конечном итоге он накапливается в одной записи времени, независимо от того, сколько отвлекающих факторов или перерывов вы делаете. Некоторые сотрудники, такие как я, могут захотеть увидеть подробное отслеживание времени, чтобы улучшить свои рабочие привычки или производительность.

    Hourstack — это ваш базовый вариант программного обеспечения для учета рабочего времени, если вам действительно не нужны расширенные инструменты учета рабочего времени.Хотя Hourstack — хороший вариант программного обеспечения для управления проектами, было бы здорово, если бы он предлагал больше функций расчета заработной платы и учета, таких как выставление счетов, оценки и расходы. Поскольку в нем отсутствуют большинство функций управления заработной платой, он стоит дорого для командного и корпоративного плана, если сравнивать его с конкурентами, которые уже предлагают мощные функции бухгалтерского учета.

    Цена:

    • бесплатный план: нет
    • персональный: 7 долларов США за одного пользователя в месяц
    • профессиональный: 15 долларов США/пользователь/месяц
    • предприятие: пользовательский

    Платформы : Интернет, iOS, Android

    Сравнительная таблица программного обеспечения

    С учетом всего вышесказанного, вот сравнительная таблица программного обеспечения для составления расписаний, в которой перечислены их лучшие функции.

    Что такое табель учета рабочего времени?

    Табель учета рабочего времени — это физический или виртуальный инструмент, позволяющий записывать и отслеживать отработанное время. Это означает, что как работодатель вы сможете точно знать, сколько часов отработал каждый сотрудник.

    Табель учета рабочего времени ранее назывался табелем учета рабочего времени. Впервые они были использованы в 19 веке в виде бумажного листа, на котором были записаны задачи, рабочие дни и часы работы. Сотрудники отмечали их через часы-часы каждый раз, когда они приходили или уходили с работы.Они были необходимы для определения заработной платы рабочего.

    Какова цель табеля учета рабочего времени?

    В рабочей среде они в основном используются для начисления заработной платы, управления человеческими ресурсами и бухгалтерского учета. Табели рабочего времени работают как база данных, которая содержит все записи о времени, необходимые работодателям для справедливой оплаты труда работников. Они также обеспечивают доказательство вашей работы, если у вас еще нет другого подобного решения.

    Вы также можете использовать табели учета рабочего времени в управлении проектами.Знание того, сколько времени ваша команда тратит на задачи, может помочь вам выявить проблемы с управлением временем и улучшить вашу манеру работы. Отслеживание времени — один из лучших способов точного учета рабочего времени, особенно при работе в команде.

    В сочетании с другими методами и инструментами табели учета рабочего времени повышают прозрачность. Больше людей увидят, как долго вы работали, сколько перерывов делали и когда взяли выходной. В случае виртуальных расписаний, таких как инструменты управления проектами или программное обеспечение для отслеживания времени, руководители проектов могут видеть, над чем работали другие и как долго.

    Подсчитав точное количество часов, потраченных на задачи, вы также рассчитаете стоимость проекта, уровень вовлеченности ваших сотрудников и количество необходимых ресурсов.

    Онлайн-инструменты позволяют добавлять время в соответствии с конкретным проектом или задачей:

    Начните работу с отслеживанием расписания. Подпишитесь на бесплатную пробную версию Paymo.

    Сотрудники могут даже использовать их для повышения своей производительности. Они смогут точно увидеть, сколько часов они потратили на задачу, и визуализировать, как они тратили время ежедневно.

    Повышение прозрачности и объективность данных помогут вам завоевать доверие сотрудников. Они больше не будут задаваться вопросом, работают ли другие столько же, сколько они, или менеджеры платят им меньше, чем они того заслуживают.

    Одним из важнейших преимуществ табелей рабочего времени и причиной их широкого применения является тот факт, что они позволяют всем работникам работать одинаковое количество часов.

    Для стандартных 8-часовых графиков все сотрудники будут обязаны добавлять ежедневные часы, соответствующие этому порогу.В идеале все должны работать в течение того же периода времени, что и другие члены команды.

    Компании могут выиграть, потому что менеджеры увидят, куда идут их деньги и как они распределяют расходы. В результате они могут снизить затраты или перестать вкладывать деньги в области, где это не имеет экономического смысла, и перенаправить эти средства на более прибыльные виды деятельности.

    Переходим к важности времени для начисления заработной платы и бухгалтерского учета. Если вам платят на основе оплачиваемых часов, табель рабочего времени будет вашим первым доказательством, которое вы можете предъявить, чтобы оправдать свой заработок.Фрилансеры и почасовые работники могут использовать эти табели учета рабочего времени, чтобы сравнивать свои предыдущие записи времени друг с другом или делать реалистичные оценки для будущих проектов.

    Цифровые и бумажные табели учета рабочего времени

    По сравнению с бумажными табелями у вас меньше шансов потерять данные с помощью облачных онлайн-инструментов.

    Прикрыться всеми бумагами? Большинство из них надежно хранят ваши данные на серверах или в облаке в течение многих лет и даже могут упростить поиск в этом беспорядке.

    Хотите верьте, хотите нет, но некоторые компании до сих пор используют бумажные табели учета рабочего времени. Это связано с тем, что физические расписания имеют свои преимущества, такие как экономия затрат и упрощение всего процесса.

    Однако недостатком является то, что сотрудники, скорее всего, потеряют эти табели учета рабочего времени и, таким образом, у них не будет доказательств их работы, чтобы показать их руководителям. Кроме того, гораздо сложнее искать в архивных расписаниях, чем в программном обеспечении. Последний сортирует все документы в соответствии с вашими предпочтениями, поэтому вы быстрее определите, что вам нужно.

    Объединение электронных табелей учета рабочего времени с расширенными инструментами управления проектами или выставления счетов может облегчить работу менеджеров. Они упрощают архивирование, отчетность и выставление счетов благодаря автоматизированным инструментам и процессам.

    Онлайн-таблицы рабочего времени

    также позволяют вам видеть часы вашего работника в режиме реального времени, не дожидаясь, пока бумажные документы пройдут через отдел кадров, пока они, наконец, не поступят к вам. Таким образом, вы сократите много бесполезного времени, потраченного впустую, когда они переходят из одного отдела в другой.

    Наиболее важным преимуществом цифровых табелей рабочего времени является то, что они обычно поставляются с решением для отслеживания рабочего времени. Это позволяет сотрудникам отслеживать точное количество часов, которые они тратят на конкретные задачи или проекты, что упрощает весь процесс отслеживания времени.

    Некоторые инструменты автоматически преобразуют ваше рабочее время в табели учета рабочего времени и отчеты. Это поможет вам сэкономить время на организационных задачах и уделить больше внимания тому, что важно для вашего проекта в долгосрочной перспективе.

    Подобно другим инструментам, лучшее онлайн-программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников немедленно добавит журналы рабочего времени, отслеживаемые с помощью их секундомера, в ваш табель учета рабочего времени.Если вы боитесь, что забудете запустить и остановить часы, вы можете добавить время вручную или сразу. Однако эти два решения для хронометража не так точны, когда речь идет об оценке отработанных часов, как отслеживание времени в режиме реального времени с помощью секундомера.

    Выбор одного из вариантов зависит от того, насколько вы готовы инвестировать в цифровую систему или просто хотите придерживаться классического бумажного процесса. Примите во внимание потребности вашей команды и существующие системы управления персоналом. Чтобы получить точные результаты, протестируйте оба варианта в течение месяца, чтобы определить, какой из них подойдет вашей организации.

    Подумайте, хотите ли вы простое расписание, чтобы помочь вам рассчитать зарплату или комплексное решение для регистрации и контроля вашего времени. Прежде чем внедрять что-либо из этого, подумайте, будете ли вы использовать его внутри компании или будете рассылать расписания своим клиентам.

    Характеристики вашей команды также важны. Некоторые из ваших сотрудников могут работать удаленно. Нахождение за пределами офиса означает, что у них нет такого легкого доступа к вашим документам. Если вы не используете виртуальные табели, вам придется отправить их по почте или придумать отдельное решение для этих работников.

    С другой стороны, если ваша команда небольшая, вам может даже не понадобиться решение с большим количеством функций. Простой инструмент может сделать эту работу за вас. Однако по мере роста вашей компании вам нужно будет пересмотреть использование табелей учета рабочего времени и других инструментов. Это поможет вам работать более эффективно и справляться с возросшей нагрузкой.

    Как работает табель учета рабочего времени?

    Компании просят сотрудников использовать табели рабочего времени для контроля времени, которое они тратят на работу и вне работы. Работодатели могут утвердить табели учета рабочего времени или запросить доказательства того, продуктивно ли работник провел добавленное время.

    Вся процедура очень проста. Сотрудники добавляют свое точное рабочее время, перерывы или дни отпуска в зависимости от каждого дня недели. Затем данные отправляются менеджерам по персоналу или регистрируются в системе в случае программных инструментов. Наконец, он будет добавлен в архив или получит одобрение менеджеров сотрудников перед сохранением.

    Большинство компаний точно скажут вам, когда и как вы должны заполнить табель учета рабочего времени. Для этой цели они создают политики расписания.Эти документы содержат необходимую вам информацию, в том числе, какой инструмент вы должны использовать, как проверяется ваше время и когда вы должны отправлять табели учета рабочего времени. Например, ваша компания может потребовать, чтобы вы заполняли свой табель учета рабочего времени в конце каждого дня или в конце полной рабочей недели.

    Обязанность регулярно добавлять рабочее время повышает ответственность за работу. Сотрудники будут нести ответственность за добавление и контроль своего времени. Это позволяет людям не тратить время впустую, поскольку вы можете попросить их подтвердить работу, которую они утверждают, что она завершена.Таким образом, они с меньшей вероятностью будут тратить время на непродуктивные действия.

    Вот как может выглядеть еженедельное расписание члена команды цифрового маркетинга:

    В нашем примере член команды работает как над краткосрочными, так и над долгосрочными задачами из трех разных проектов. Мы взяли классический случай обычного рабочего дня с 9 до 6 с часовым перерывом. Обратите внимание, что некоторые дни посвящены одному проекту, а в другие дни деятельность разделена в соответствии с приоритетом или требованиями клиента.

    Теперь я знаю, что такое табели учета рабочего времени и как они могут быть полезны, но когда мне следует их использовать?

    Если вы не уверены, как часто вам следует использовать табель учета рабочего времени, подумайте о потребностях вашей компании. Обычно организации используют табели учета рабочего времени для расчета заработной платы. Это означает, что на самом деле им нужен табель учета рабочего времени только один раз в месяц. Но сотрудники не смогут вспомнить, что они делали каждый день после того, как прошло такое долгое время. По этой причине существует примерно пять типов табелей учета рабочего времени, которые вы можете выбрать:

    • Ежедневные табели учета рабочего времени – сотрудники регистрируют свое время в начале и в конце каждого рабочего дня
    • Еженедельные табели учета рабочего времени – сотрудники регистрируют свое время за все пять рабочих дней в конце каждой недели
    • Двухнедельные табели учета рабочего времени – работники присылают рабочие часы каждые две недели в определенный день
    • Ежемесячные табели учета рабочего времени — сотрудники отправляют свои табели учета рабочего времени каждый месяц в выбранную вами дату
    • Полумесячные табели учета рабочего времени – работники могут отправлять свои табели два раза в месяц

    Если вы не решаетесь использовать табели учета рабочего времени в своей организации, помните, что их использование не должно быть сложным.Онлайн-приложения еще больше упрощают добавление рабочего времени, если их интерфейс прост и к ним прилагаются инструкции или видеоролики. Переход от бумажных табелей учета рабочего времени к виртуальным не должен вызвать затруднений, если вы протестируете все инструменты, соответствующие вашим потребностям.

    Заключение

    Если вы не решаетесь ввести в своей организации табели учета рабочего времени, помните, что табели учета рабочего времени не должны быть сложными. Большинство программ для составления расписаний поставляются с инструкциями или видеороликами, которые еще больше упрощают добавление записей о времени и управление всем, что вам нужно.

    Переход от бумажных табелей учета рабочего времени к цифровым имеет решающее значение в эпоху удаленной работы. Вы можете прочитать другие обзоры программного обеспечения для составления расписаний в Интернете или обратиться к списку 5 лучших программ для составления расписаний, приведенному в первой части статьи. Протестируйте их и посмотрите, какой из них лучше всего подходит для вас.

    Нашли эту статью полезной? Пожалуйста, распространяйте знания и делитесь ими со своими товарищами по команде и подписчиками.

     

    29 лучших практик отслеживания времени

    Список из 29 лучших практик отслеживания времени

    01 • Учет времени

    Отслеживание времени с помощью таймера и заполнение табеля учета рабочего времени

    Есть два способа следить за временем:

    • Измеряйте рабочее время с помощью таймера — начинайте отслеживать время, когда начинаете над чем-то работать, и останавливайтесь, когда закончите (или когда переключитесь на другое занятие).
    • Добавить время позже вручную — приблизить и ввести все записи времени в конце дня/недели.

    Какой метод лучше? Это зависит от того, почему вы отслеживаете время.

    Если вы отслеживаете для измерения и повышения производительности или по какой-либо другой причине, когда вам нужны очень точные результаты (с точностью до минуты), используйте таймер.

    Если вы отслеживаете время из-за соответствия (например, DCAA), вам нужна оценка того, сколько времени занимает проект или сколько времени вы работали для целей расчета заработной платы, вы можете отслеживать время, вручную заполняя табель учета рабочего времени.

    Большинству организаций не требуется высокая степень точности. Руководству просто нужно знать, сколько часов заняла та или иная деятельность и все ли выполнили свою 8-часовую квоту в день.

    Но когда вы отслеживаете время, потому что хотите повысить производительность, вам нужно учитывать каждую минуту (и учитывать время, которое вы тратите на перерывы, социальные сети, электронную почту и т. д.).

    Как и любая другая документация, отслеживание времени создает накладные расходы, поэтому вам необходимо взвесить, сколько данных вам нужно, по сравнению с ценностью, которую они предоставляют.В конечном счете, ваши потребности в отчетности должны определять, что вы будете отслеживать и насколько подробной она должна быть.

    02 • Учет времени

    Автоматические и ручные счетчики времени

    Тайм-трекеры бывают двух типов: ручные и автоматические. С ручными вы должны ввести время, которое вы отработали, или запустить/остановить таймер самостоятельно вручную. В автоматическом режиме вы просто устанавливаете приложение, и оно работает в фоновом режиме, отслеживая, какие сайты вы посещаете и какие приложения используете.Оба типа имеют свое применение.

    Автоматические счетчики времени полезны для получения информации о том, как вы проводите свой день, даже не пошевелив пальцем. Это делает их отличными, когда вы хотите отслеживать свою продуктивность и сократить время, которое вы тратите на социальные сети или подобные непродуктивные вещи.

    Но автоматические трекеры не могут сказать, сколько времени вы потратили на тот или иной проект или сколько вы должны выставлять счета клиентам. Кроме того, они могут показать, что вы провели 24 минуты в электронной таблице, но не могут сказать, почему и работали ли вы вообще.

    Учет рабочего времени с ручным управлением, хотя и требует больше накладных расходов, лучше подходит для учета рабочего времени. Они позволяют классифицировать время в соответствии с вашими конкретными потребностями, дают больше контроля и более надежны. Они позволяют распределять время по значимым проектам, подсчитывать оплачиваемые часы и доходы, а также видеть, над чем работала ваша команда (а не только какие сайты они посещали или какое приложение использовали).

    03 • Учет времени

    Не отслеживать каждую мелочь

    Отслеживание времени — это накладная задача, которая никому не нравится.Чем больше деталей и точности вам требуется, тем выше вероятность того, что вы получите неполные и неточные данные (особенно если сотрудники не понимают, почему они должны это делать).

    Общее эмпирическое правило: если процесс занимает более 15 минут, он заслуживает отдельной записи времени.

    Например: если вы уходите в туалет, вам не нужно его отслеживать — просто добавьте его к времени проекта. Однако, если вы берете 30-минутный обеденный перерыв, либо не отслеживайте его, либо пометьте его как перерыв.

    Это также относится к фрилансу. Например, вам не нужно отслеживать общение, если только чаты клиентов не занимают так много времени, что их нужно планировать, или если вы посвящаете целые блоки времени только ответам на электронные письма.

    Другой пример — исследования, которые могут занять много времени. Если клиент нанял вас для выполнения чего-то, что выходит за рамки вашей компетенции, вы можете брать половину стоимости. В конце концов, все новое, что вы узнаете, принесет пользу вам, а все, что вы узнаете о конкретном проекте, принесет пользу клиенту.Так что справедливо разделить расходы.

    04 • Учет времени

    Отслеживание даже неоплачиваемых действий

    Рекомендуется отслеживать время, которое вы тратите на размышления, исследования, общение и другие неоплачиваемые действия.

    Вы можете не включать их в счета, но они чрезвычайно важны при расчете вашей реальной почасовой ставки.

    Например, вы можете взимать с клиента плату за 100 часов (время, которое вы фактически потратили на действия), но если учесть все дополнительное время (электронные письма, отзывы, администрирование), вы фактически потратили 120 часов, таким образом принося ваша реальная почасовая ставка вниз.

    Но, как только вы узнаете общее время, необходимое для этого, вы сможете рассчитать, стоит ли делать проект, насколько занижены ваши оценки и стоит ли повышать почасовую ставку.

    05 • Учет времени

    Организация времени вокруг проектов

    Данные учета рабочего времени бесполезны, если у вас нет возможности представить их в отчетах. Вот почему важно создавать проекты, вокруг которых вы будете группировать связанные записи.

    Вы можете создавать проекты для всего, что имеет смысл, для категоризации по корзинам: отделы, клиенты, действия, задания, дела, заказы на работу, процессы и т. д.

    Вы также можете классифицировать проекты по клиентам, если хотите лучше организовать сами проекты. Эти клиенты не обязательно должны быть реальными клиентами/покупателями. Это могут быть отделы или что-то еще, на что можно разделить проекты. Просто имейте в виду, что у клиентов может быть несколько проектов, но проект может принадлежать только одному клиенту.

    Вы также можете разбить проекты на задачи (т. е. подпроекты) и добавить еще один уровень в свою иерархию. Задачи могут указывать на тип деятельности (например, написание кода, проектирование, юридическое оформление) или быть более конкретными (разработка домашней страницы, исправление базы данных, написание проектного предложения).

    Если вам нужно больше контроля над категоризацией, используйте теги (т. е. метки). Они работают независимо от иерархии проекта и являются отличным способом добавления дополнительной информации к записям, чтобы их было легче отфильтровать. Например, вы можете использовать такие теги, как «специальная валюта», «выставлен счет», «активность», «проверено» — другими словами, вещи, которые можно применить к любой записи времени, независимо от того, к какому проекту она принадлежит.

    06 • Учет времени

    Теги

    работают независимо от иерархии вашего проекта, и вы можете использовать несколько тегов в одной записи.Они похожи на ключевые слова для фильтрации отчетов.

    Поскольку они работают в разных проектах, вы можете использовать их для различных видов деятельности (анализ, проектирование, разработка, DevOps, контроль качества, собрания, электронная почта, перерыв, обучение, исследование) и посмотреть, сколько времени вы потратили на каждое действие на этой неделе.

    Вы можете использовать их, чтобы помочь вам при выставлении счетов клиентам. Вы можете группировать записи по проектам и подгруппировать по тегам, чтобы клиенты могли различать тип выполняемой операции.

    Другим вариантом использования является пометка записей, требующих специального тарифа для выставления счетов, чтобы бухгалтерия знала об этом при создании счета.Или вы можете пометить записи счетов-фактур, чтобы случайно не выставлять счета клиентам дважды.

    07 • Учет времени

    Не ждите, чтобы классифицировать время позже

    Лучшее время для категоризации времени — это когда вы записываете его. Если вы сделаете это правильно, вы избавите себя от многих хлопот в будущем (не говоря уже о том, чтобы задаться вопросом, для какого проекта предназначена конкретная запись).

    Чтобы внедрить эту привычку, вы можете использовать обязательные поля. Просто определите минимальный уровень информации, которую должна содержать запись о времени, прежде чем ее можно будет отправить.Например, вы можете установить правило, согласно которому к каждой записи должен быть прикреплен проект, и вы и ваша команда не сможете добавлять время без него.

    Отлично подходит для поддержания чистоты отчетов. Если вы не примените это, вы можете получить неточные отчеты не потому, что время не было отправлено, а потому, что оно не было правильно помечено и не отображается там, где оно должно быть.

    08 • Учет времени

    Не каждый раз запись должна иметь описание или примечание

    Требовать, чтобы каждая запись содержала по крайней мере проект, является наилучшей практикой, но требование описания часто является чрезмерным, и его следует использовать только тогда, когда вам нужны примечания для каждого элемента, чтобы оправдать время, затрачиваемое другими (например, вашим клиентом или правительством). ).

    Требование описания — это накладные расходы, которые часто не оправдывают себя. Каждая часть данных, которую вы просите человека заполнить, увеличивает количество времени и работы, которую он должен выполнить (не говоря уже о нагрузке на силу воли).

    09 • Учет времени

    Самая большая неприятность при использовании таймера — это его запуск и остановка. Когда вы идете на перерыв или находитесь вдали от компьютера, вы должны помнить об остановке таймера. Если вы постоянно отходите от компьютера, но забываете останавливать таймер, вы можете включить определение бездействия.Когда приложение заметит, что вы неактивны, оно спросит, хотите ли вы отменить время простоя.

    Если вы иногда забываете запустить таймер во время работы, настройте напоминания, чтобы приложение могло отправить вам уведомление, если заметит, что таймер не работает в ваше рабочее время.

    Еще одна замечательная функция — автоматический таймер запуска/остановки. Если у вас установлено расширение для отслеживания времени, таймер может автоматически запускаться при открытии браузера и останавливаться при выключении компьютера.Это отлично подходит для автоматического включения, когда вы приходите на работу, и автоматического отключения, когда вы закончили работу.

    Если члены вашей команды забывают вести учет своего времени в конце недели, вы можете установить цели и напоминания. Таким образом, если они не регистрируют определенное количество часов каждый день или неделю, программное обеспечение для отслеживания времени автоматически отправит им напоминание ввести свои часы на следующий день или в начале следующей недели.

    Еще одна полезная функция — таймер Pomodoro.Pomodoro — это техника продуктивности, при которой вы работаете короткими, но сосредоточенными 25-минутными очередями с 5-минутными перерывами между ними. Как только вы включите таймер Pomodoro, приложение отправит вам уведомление, когда пройдут 25 минут и пора сделать перерыв.

    10 • Учет времени

    Приблизительное время, когда вы забыли запустить таймер

    Когда вы используете таймер, вы часто забываете запустить или выключить его. Это очень распространено.Вместо того, чтобы пытаться быть совершенным, лучше иметь стратегию, когда случаются подобные вещи.

    Если вы забыли запустить/остановить таймер, просто приблизите время, введите его вручную и двигайтесь дальше.

    Если для какого-то другого действия уже запущен таймер, остановите его, оцените и вычтите, сколько времени вы работали над чем-то другим, и вручную создайте новую запись времени для отсутствующего действия.

    11 • Отчет о времени

    Составьте список вопросов, на которые должны ответить данные отслеживания времени

    Вы следите за временем, потому что вам нужны ответы, и некоторые из них будут важнее других.Определите для них приоритеты, а затем задокументируйте план действий о том, как вы ответите на них на основе имеющихся у вас данных.

    В: Над чем мы сейчас работаем?
    A: Запускайте сводный отчет каждую пятницу за последние 7 дней, группируя по проектам и подгруппируя по задачам.
    В: Какую сумму мы должны выставить нашему клиенту?
    A: Отфильтруйте подробный отчет по клиенту за предыдущий месяц, исключите неоплачиваемые записи, экспортируйте в Excel и передайте документ своему бухгалтеру.
    В: Сколько мы должны платить каждому сотруднику?
    A: Для быстрой справки запустите Сводный отчет и сгруппируйте по пользователям. Для начисления заработной платы запустите подробный отчет, экспортируйте в Excel и передайте документ в отдел кадров/бухгалтерию.
    В: Какие из наших текущих проектов являются проигрышными, над которыми нам следует прекратить работу? Какие из наших текущих проектов являются победителями, в которые мы должны инвестировать больше? Кто из наших клиентов приносит прибыль? Какие из наших проектов прибыльны?
    A: Установите ставку проекта и сравните доходы между проектами на основе затраченного времени.
    В: Сколько мы инвестируем в проект? Сколько времени у нас отнимали подобные проекты в прошлом? Сколько ресурсов мне потребуется для завершения такого проекта?
    A: Просмотрите статус проекта для архивного проекта и просмотрите отслеживаемую разбивку времени по задачам.
    В: Мы недооцениваем или переоцениваем необходимое время и насколько? Где узкие места в нашей работе?
    A: Установите оценки для каждой задачи и проекта и сравнивайте отслеживаемое и запланированное время раз в неделю.

    12 • Отчет о времени

    Время аудита раз в неделю для проверки правильности маркировки всего времени

    Если вы не заполните обязательные поля, вам придется проводить аудит времени не реже одного раза в месяц, а лучше раз в неделю (чем дольше вы ждете, тем сложнее это будет).

    Зачем проводить аудит? Чтобы каждый раз запись была правильно связана с проектом, к которому она принадлежит. Просто зафиксировать время недостаточно.Если он не классифицирован должным образом, отчеты не будут точными при их анализе.

    Помимо поиска записей без проекта, аудит времени также полезен для фильтрации слишком длинных/коротких записей.

    Например, иногда люди случайно запускают таймер, но забывают удалить запись. Вы можете искать все записи времени короче 1 минуты и удалять их, чтобы отчеты оставались чистыми.

    Или вы можете искать записи продолжительностью более 8 часов и спрашивать о них членов команды.В большинстве случаев они, вероятно, забыли остановить таймер. Если вам нужна более точная разбивка времени (член команды потратил 8 часов на проект, но сделал только одну запись), вы можете попросить членов команды разбить их.

    Имейте в виду, что вначале лучше поощрять людей просто начать отслеживать время, а позже классифицировать проекты вручную. По мере того, как учет рабочего времени станет привычкой, вы сможете начать вводить больше деталей и обязательных полей и меньше полагаться на аудит времени.

    13 • Отчет о времени

    Установить почасовую ставку и присвоить каждому часу денежную оценку

    Когда вы фрилансер, очень мотивирует видеть, сколько денег вы заработали после тяжелого рабочего дня.

    Но назначение почасовой оплаты не только для фрилансеров. Если у вас есть команда, вы можете назначить их почасовую ставку для отслеживания стоимости проекта и бюджета и посмотреть, превышает ли ценность времени, которое отслеживает каждый сотрудник, его гонорар/зарплата.

    Когда вы видите знак $ и цифры в отчетах, вы и ваша команда по-новому цените время.

    Также разделите оплачиваемое и неоплачиваемое время. Для отслеживания рабочего времени фрилансера время фактически оплачивается или не оплачивается.Для других, у которых действительно нет оплачиваемого времени, вы можете использовать его как продуктивное/непродуктивное обозначение.

    Затем в отчетах можно сравнивать время добавления ценности и время, не добавляющее ценности. Если вы заметили, что у вас слишком много неоплачиваемых (не добавляющих ценность) действий несколько дней подряд, вы можете изменить приоритеты своих действий.

    14 • Отчет о времени

    Оценка продолжительности проекта и отслеживание статуса проекта на их основе

    Прикиньте, сколько времени вам понадобится для проекта вместе с командой, просто для удовольствия.Вам не нужно использовать его как руководство или что-то в этом роде. Затем посмотрите, сколько времени это на самом деле занимает.

    Вы будете удивлены реальными результатами. В среднем люди плохо оценивают время. Только когда у вас есть конкретные данные, вы можете стать лучше.

    В следующий раз, когда у вас будет проект, ваши оценки будут более реалистичными, и вы сможете лучше спланировать, на что потратить ресурсы вашей организации.

    15 • Отчет о времени

    Время округления при запуске отчета

    Когда вы используете таймер, отчеты могут быть слишком точными и утомительными для глаз (например.2:34:21). В таких случаях округляйте время до ближайших 15 минут. Тогда все ваши оборванные записи станут красивыми и чистыми. Если вам нужно десятичное время, округлите до ближайших 6 или 12 минут.

    Если вы взимаете с клиентов почасовую оплату, вместо этого выберите «Округлить». Затем все ваши быстрые 3-минутные исправления будут отображаться как 15 минут (или больше, если хотите).

    Округление является обычной практикой в ​​юридической профессии и является причиной того, что юристы могут в конечном итоге зарабатывать больше, чем они на самом деле работают.Поскольку они выставляют счет за 1/10 часа, 30-секундный телефонный звонок и 2-минутное электронное письмо округляются до 6 минут, что в сумме составляет 12 минут. Таким образом, они могут легко выставить счет за 8 часов за 6 часов (при этом оставаясь честными).

    Округление времени также полезно для бухгалтеров, которым часто нужны красивые и круглые числа. Вместо того, чтобы утомлять людей округлять свои записи вручную, они могут получать округленные значения автоматически.

    16 • Групповое принятие

    При внедрении учета рабочего времени в крупной организации начните с пилотной программы

    .

    Если вы ищете решение для учета рабочего времени для сотрудников, лучше всего провести пилотную программу в одном отделе, прежде чем внедрять систему для всех.

    Пилотная программа позволяет протестировать программное обеспечение для хронометража без особых обязательств. Это также позволяет вам собирать отзывы и разрабатывать эффективную систему в небольшом масштабе, которую вы можете легко настроить и изменить.

    Вы должны послать четкое сообщение о том, что система будет расти и что это обязанность команд — вносить свой вклад. люди будут знать, что от них ожидается обратная связь)..

    Поначалу иметь всего несколько пользователей — это здорово, потому что вы можете быстро улучшить процессы. Напротив, когда у вас есть сотни пользователей, реализация каждого решения требует много времени: вам нужно уведомить сотни людей, и им нужно изменить свои привычки.

    Еще одним преимуществом является тяга. Получение первых последователей среди влиятельных людей поможет более широкому внедрению.

    Наконец, не усложняйте процесс, по крайней мере вначале.Начните с простого. Сначала дайте людям очень простой экран ввода времени, а затем постепенно добавляйте новые уровни детализации, такие как проекты и теги.

    17 • Принятие команды

    Максимально упростите ввод данных

    Чем меньше деталей вам нужно заполнить, тем больше шансов, что табели учета рабочего времени в вашем приложении учета рабочего времени будут точными. Но сколько деталей вам нужно? Это зависит от того, насколько детальными должны быть отчеты.

    Например, вам просто нужно знать, сколько времени в целом ушло на исправление какой-то ошибки? Или вам нужно знать, сколько времени заняло каждое действие (поиск причины, кодирование и тестирование)?

    В зависимости от ответа вы просто поместите всю запись в соответствующий проект и пометите ее QA; или вы создадите несколько записей, каждая со своим описанием и тегом.

    Просто имейте в виду, что чем проще вы сделаете учет рабочего времени для людей, тем точнее будут расписания.

    18 • Принятие команды

    Общение ПОЧЕМУ людям нужно отслеживать время

    Лучший способ мотивировать людей отслеживать время — это действительно нуждаться в данных. Для предприятий, которые платят сотрудникам и взимают плату с клиентов по часам, легко понять, почему учет времени важен, и у вас не будет проблем с тем, чтобы люди отслеживали его.

    Но когда вы внедряете отслеживание времени в бизнесе, где это не является распространенным явлением, вам придется объяснить, почему данные отслеживания времени важны для вашего конкретного бизнеса и для каких целей они будут использоваться. И тогда вам действительно придется продемонстрировать ценность и показать, как вы используете данные, чтобы побудить людей продолжать отслеживать их.

    Как только люди поймут, почему отслеживание важно, и пока данные действительно помогают бизнесу, у людей не будет проблем с отслеживанием рабочего времени.На самом деле, они постараются и действительно помогут вам получить необходимые данные.

    Это соответствует научным исследованиям: когда в эксперименте людей просили пропустить кого-то вперед в очереди, люди, которые приводили причину, имели 94% успеха, по сравнению с 60%, которые просто сделали запрос, не объясняя, почему.

    19 • Групповое принятие

    Не заставляйте людей пользоваться таймером

    Если вы вводите отслеживание времени, внедрение будет зависеть от того, насколько легко отслеживать время и мешает ли это повседневной работе, а использование таймера определенно мешает больше, чем ввод времени за один раз.

    Таймер

    позволяет вам иметь более точные данные, но ручные расписания позволяют вам иметь достаточно близкие, но более точные данные. Хотя может показаться, что более точные данные лучше, чем достаточно близкие, использование таймера неудобно и приведет к менее надежным данным.

    Например, если людям приходится использовать таймер, они будут оплачивать все свое время проектам. Например, они оставят таймер включенным даже во время перерыва, поэтому счета за проекты будут завышены.«Потратил время, помогая кому-то с его или ее проектом? Подбросьте его к моему текущему проекту». Это означает, что у вас не будет хорошего счета времени, потраченного на общие действия.

    Это происходит из-за непримиримых интересов. Сотрудникам нужно работать по 8 часов в день, и если они используют таймер, иметь хорошие, круглые, 8 часов в день невозможно. Напротив, фрилансеры мотивированы использовать таймер, потому что они несут ответственность только за себя, и в их интересах иметь точную разбивку.

    20 • Групповое принятие

    Не настаивайте на точности, поскольку точные данные лучше, чем неверные

    Лучше знать, что вы потратили около 120 часов на проект, чем думать, что вы потратили 90 часов (что на самом деле происходит постоянно, потому что наш мозг плохо оценивает время).

    Но лучше быть точным на 90 %, чтобы сотрудники были довольны и продуктивны, чем быть точным на 100 %, но рисковать разочаровать сотрудников и тратить время на соблюдение правил.

    На самом деле, чем больше времени требуется для отслеживания рабочего времени, тем меньше шансов, что сотрудники будут заинтересованы в его точном отслеживании, и тем больше вероятность того, что вы получите гораздо более неточные данные, чем если бы требования были более гибкими.

    При выборе между точностью (вероятность 70%, что отслеживание 3:43:23 является реальным) и точностью (вероятность 99%, что отслеживание 4 часа ± 30 минут является реальным), точность всегда лучше.

    21 • Групповое принятие

    Заполнение табеля каждый день намного лучше, чем в конце недели

    Сотрудники могут вручную регистрировать свое время в конце дня перед уходом домой, вводя время в десятичном формате (1.5) или формат часов (1:30).

    Они также могут заполнить табель учета рабочего времени в конце недели, но на самом деле это контрпродуктивно. Вы можете подумать: если бы им приходилось делать это реже, это не было бы таким бременем. Но на самом деле все наоборот.

    Одновременный ввод большого количества времени, в течение большого периода времени и после большой задержки вызывает разочарование. Сотрудникам придется помнить, над чем они работали еще в понедельник, тратить время на запоминание и просмотр своих заметок и календаря, в конечном итоге забывая большую часть вещей и вводя данные Дюбуа.

    Почему? Представьте, что вы сидите 3 часа и вводите все, что вы работали за предыдущий месяц. Это мучительно. Сравните это со временем ввода в конце каждого дня. Это можно сделать за пару минут и на макушке.

    Заполнение табеля учета рабочего времени в конце каждого дня — это нечто среднее между постоянным использованием таймера и заполнением табеля учета рабочего времени в конце недели.

    Полезная стратегия для ввода времени — записывать все, над чем вы хотите работать, в начале дня, а в конце дня сверяться со списком и указывать примерное время для каждого занятия.

    22 • Групповое принятие

    Назначьте кого-нибудь для ежедневной проверки табелей учета рабочего времени

    Когда вы впервые введете отслеживание времени, процесс будет неравномерным. Люди будут регулярно забывать заполнять свои табели учета рабочего времени или будут ждать слишком долго и разочаровываться.

    Итак, назначьте кого-нибудь ответственным за проверку табелей учета рабочего времени и напоминание людям о необходимости их заполнения перед уходом с работы. Это не обязательно должен быть менеджер, это может сделать любой.

    Вы даже можете автоматизировать процесс (если все слишком милые/застенчивые).Программное обеспечение для отслеживания времени может отправлять регулярные напоминания для отслеживания времени, если человек не зарегистрировал целевое количество часов, вам просто нужно установить правила, кто их получает и когда.

    23 • Менеджмент и администрация

    Сделать данные отслеживания времени прозрачными

    Вы можете ограничить круг лиц, которые могут видеть записи отслеживания времени, администраторами или всеми. Для некоторых данных можно ограничиться только администраторами (в случае частных проектов).

    Но вы должны стремиться сделать процесс прозрачным.Другие смогут увидеть, кто над чем работал, увидеть, что люди регулярно заполняют свои табели учета рабочего времени, и будут мотивированы делать то же самое (т. е. следовать за толпой).

    Если команда конкурирует, вы даже можете включить панель управления командой, чтобы люди могли видеть, кто отслеживал больше всего времени. Небольшая конкуренция — это хорошо, если нет внешнего вознаграждения.

    24 • Менеджмент и администрация

    Не используйте данные о времени для критики или обзора производительности

    Данные о времени помогут вам оценить, как работает организация, являются ли проекты прибыльными и сколько вы должны брать с клиентов и платить сотрудникам.

    Данные о времени не следует использовать для оценки качества работы или производительности сотрудников, так как это может иметь серьезные негативные побочные эффекты.

    Во-первых, вы не можете судить о том, как кто-то работает, основываясь только на цифрах. Если вы видите, что кто-то записал больше часов, чем обычно, для такого типа работы, это не обязательно означает, что они неэффективны — возможно, они делают свою работу более тщательно и на самом деле хорошо, потому что в долгосрочной перспективе будет меньше ошибок.

    Если вы решите использовать данные о времени для оценки, ожидайте, что люди будут обманывать систему и обманывать табели учета рабочего времени.Это просто человеческая природа и инстинкт самосохранения. Они либо занижают, либо завышают отработанное время, в зависимости от того, что заставляет их хорошо выглядеть в конкретном сценарии, и в итоге вы получите бесполезные табели учета рабочего времени, не имеющие ничего общего с реальностью.

    Если вы хотите использовать данные отслеживания времени для оценки производительности, используйте данные в качестве начала разговора, а не квоты. Таким образом, вы можете узнать, почему цифры стоят за цифрами, завоевать доверие и улучшить свои бизнес-процессы.

    25 • Менеджмент и администрация

    Ограничьте выбор и доступ к данным, чтобы облегчить когнитивную нагрузку

    Даже если у вас есть общая политика открытости, вы можете использовать разрешения и роли, чтобы сотрудникам было проще отслеживать время, а менеджерам — создавать отчеты.

    Когда у вас много проектов и задач, рекомендуется ограничить выбор для конечных пользователей, чтобы им не приходилось тратить время на поиск нужного. Цель состоит в том, чтобы дать каждому человеку доступ только к тем элементам, над которыми он действительно может работать.

    У вас есть несколько стратегий ограничения количества вариантов:

    • Разрешить людям отмечать свои наиболее часто используемые проекты как избранные, чтобы они отображались первыми
    • Назначайте людей на задачи, чтобы другие не видели чужие задачи
    • Архивировать завершенные проекты, чтобы они не отображались в средстве выбора проектов
    • Отметьте задачи как выполненные, чтобы они не загромождали ваши проекты

    Хотя это требует небольшой административной работы, каждая минута, которую вы вкладываете сюда, может сэкономить в сто раз больше для всей компании (поскольку процесс входа становится быстрее и проще для сотен человек).

    Если вы думаете, действительно ли кому-то нужен доступ к чему-либо, лучше ошибиться в том, что он ему понадобится, иначе люди будут тратить время на запрос доступа, а вы будете тратить время на его предоставление.

    Некоторые компании настолько велики, что прозрачность контрпродуктивна. В конце концов, менеджеру одного отдела на самом деле не нужны данные из каждого отдельного отдела, и это только загромождает их отчет.

    Вот почему хорошо разделять информацию либо по рабочим областям, либо по группам пользователей.

    Например, вы можете назначать людей в группы и группы в проекты, чтобы управлять доступом к проекту из одного места. Или вы можете создать отдельные рабочие пространства для каждого отдела, чтобы данные не смешивались.

    26 • Менеджмент и администрация

    В большинстве случаев мониторинг сотрудников плохой

    Отслеживание времени на основе доверия лучше, чем контролируемое отслеживание времени, особенно если вы имеете дело с работниками умственного труда. Компании, которые не используют методы наблюдения, более склонны к сотрудничеству и лучше способствуют творчеству.

    Кроме того, работники умственного труда, как правило, избегают компаний, которые используют мониторинг сотрудников и тактики вторжения в частную жизнь (например, создание случайных снимков экрана или измерение количества нажатий клавиш), поскольку эти тактики связаны с токсичной рабочей средой (вспомните колл-центры).

    Если у вас есть удаленные работники, у вас может возникнуть соблазн использовать мониторинг. В конце концов, если они не в кресле, как вы можете быть уверены, что они действительно работают? Это просто иррациональный страх. Подумайте об этом так: если кто-то находится в офисе, это не значит, что он действительно работает.

    Решение? Не нанимайте людей, которым вы не можете доверять. И если вы доверяете им, но хотите убедиться, что они работают, поговорите с ними и отслеживайте их работу на основе результатов, а не по тому, сколько времени они отслеживали.

    Всегда лучше четко сформулировать ожидания, чем заниматься микроменеджментом. Когда вы относитесь к людям как к профессионалам, которым доверяете, они ведут себя соответственно.

    Но в некоторых случаях мониторинг может быть хорошей идеей. Например, если ваш бизнес зависит от большого количества временных работников и имеет место высокий уровень текучести кадров, доверять честности каждого может быть рискованно, особенно если человек получает почасовую оплату.

    27 • Менеджмент и администрация

    Заблокируйте табели учета рабочего времени за предыдущие месяцы во избежание недоразумений

    Каждый должен иметь возможность изменять свои записи времени. Эта гибкость лучше, чем требование от людей запрашивать одобрение, когда все, что они хотят сделать, это изменить опечатку, добавить отсутствующий тег или подтолкнуть минуту, чтобы сделать запись красивой и круглой.

    Но есть момент, когда вы больше не хотите, чтобы что-то менялось, и после этого периода расписания блокируются.

    Это не из страха, что кто-то манипулирует системой или разрушит ее. Это для архивных целей.

    Как только табели учета рабочего времени заблокированы, вы можете безопасно отправить отчет клиенту или платежной ведомости, будучи уверенными, что ничего больше не изменится.

    Что еще более важно, люди будут знать, что есть период отсечения и что они должны привести в порядок свои табели учета рабочего времени.

    Часто случаются недоразумения, когда рабочий исправляет ошибочную запись времени, а позже бухгалтерия не может понять, почему в каком-то проекте не хватает 8 часов.

    28 • Менеджмент и администрация

    Назовите проекты последовательно

    Если у вас нет стандартных имен, люди будут тратить много времени на их поиск и размышления о том, как классифицировать их записи. Цель здесь состоит в том, чтобы организовать элементы в узнаваемой иерархии, чтобы классифицировать записи времени было быстро и легко.

    Когда у вас много проектов, важно давать им одинаковые имена. Обычно лучше оставить создание проекта администраторам.Но если вы позволите другим создавать их (что необходимо в организациях, где все происходит быстро), у вас должен быть установлен стандарт именования.

    Например, вы можете определить соглашение об именах, в соответствии с которым каждый внутренний проект начинается со звездочки (*Внутренний продукт, *Office), каждый клиентский проект начинается с первых двух букв имени клиента (MSFT, GOOG) или каждый внутренний идентификатор проекта включен в название проекта h3>P1).

    Вы даже можете включить специальный проект под названием «Офис» с задачами «Электронная почта» и «Встречи» или создать проект «Без категорий», который можно использовать в качестве пула идей при создании новых проектов.

    Если у вас много проектов с одинаковой структурой задач, создайте шаблон, а затем создайте на его основе новые проекты всего за несколько секунд.

    29 • Менеджмент и администрация

    Стандартизировать и документировать процесс

    После того, как учет рабочего времени станет неотъемлемой частью вашего бизнеса, вам необходимо стандартизировать процесс, политики и ожидания. Вы можете сохранить руководство по учету рабочего времени в вики вашей компании или в онлайн-документе.

    Когда новый сотрудник прибывает, вы можете указать на документ во время адаптации, чтобы он знал, что от него ожидается.

    Документ стандартов также полезен для существующих сотрудников, так как он может ответить на их дилеммы, такие как:

    • Как классифицировать время, которое я трачу на написание электронных писем?
    • Как насчет помощи другим? Что я должен отслеживать это время?
    • Когда следует использовать теги и когда задачи?
    • Как отслеживать время, которое я трачу на совмещение нескольких проектов?
    • Что, если я проведу исследование, связанное с двумя разными проектами?

    Вы должны начать работу над документом, как только у вас будет установлена ​​какая-то базовая система.Затем вы просто обновляете документ улучшениями, новыми материалами и часто задаваемыми вопросами.

    Документ должен содержать:

    • В какое время отслеживать, куда и почему
    • Руководящий принцип, который следует использовать, когда правила не являются явными
    • Каковы минимальные требования к учету рабочего времени и кто их проверяет
    • Как создаются проекты
    • Что происходит, когда сотрудник уходит
    • Передовые методы отслеживания времени, которые вы обнаружили

    Обращайтесь с осторожностью: лучшие практики табеля учета рабочего времени

    Отслеживание времени и посещаемости ваших сотрудников является важной частью ведения точной платежной ведомости, управления личным нерабочим временем и ведения учета сотрудников.Вы можете документировать информацию о времени и посещаемости, создав табель рабочего времени сотрудника.

    Чтобы соблюдать трудовое законодательство, вы должны понимать, что такое табель учета рабочего времени, как его составить и каковы ваши обязанности по ведению документации.

    Что такое табель учета рабочего времени?

    Табель рабочего времени — это физическая или цифровая запись, которая показывает количество часов, отработанных сотрудником в течение периода оплаты. Табели учета рабочего времени предоставляют вам необходимую информацию для расчета заработной платы и предоставления сотрудникам их правильной заработной платы.

    Без табель учета рабочего времени вы не будете знать, сколько обычных и сверхурочных часов отработал сотрудник.Это может подвергнуть ваш бизнес неправильным выплатам заработной платы, несуществующим записям, проверкам и даже судебным искам.

    Вы также можете разбивать расписания, чтобы знать, сколько времени сотрудники тратят на разные проекты или задачи. Это может быть полезно для выставления счетов клиентам.

    Для создания табелей необходимо знать, сколько сотрудники работают в течение периода оплаты. Вы можете использовать их в сочетании с картами учета рабочего времени сотрудников, такими как перфокарты, часы с отпечатками пальцев или цифровые часы.

    В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) вы можете использовать любой метод учета рабочего времени сотрудников по своему усмотрению.Однако табели учета рабочего времени, которые вы используете, должны быть полными и точными.

    Для создания расписаний можно использовать бумагу, электронные таблицы или системы учета рабочего времени для малого бизнеса. Какой бы метод вы ни использовали, обязательно храните табели учета рабочего времени в своих записях.

    Информация, включенная в табели учета рабочего времени

    Табель учета рабочего времени должен быть структурирован. Большинство табелей отформатированы как диаграмма. Табель учета рабочего времени должен содержать следующую информацию:

    • Имя сотрудника
    • Период оплаты
    • Дата работы
    • Отработанный день
    • часов работы
    • Всего часов рабочей недели

    Если вы предлагаете оплачиваемый отпуск (PTO) или оплачиваемый отпуск, ваши табели должны учитывать это.

    Пример табеля учета рабочего времени

    Лучшие практики учета рабочего времени и посещаемости

    Поскольку ведение точных табелей учета рабочего времени является важной задачей малого бизнеса, вот несколько советов, которые помогут вам.

    Вы должны включить информацию об учете рабочего времени и представлении табелей учета рабочего времени в справочнике сотрудников. Объясните, как сотрудники должны отслеживать и записывать время, политику вашей компании и сроки выполнения. И убедитесь, что сотрудники знают, имеют ли они право на оплату сверхурочной работы или нет.

    Используйте последовательный метод хронометража, чтобы оставаться организованным. Например, запись часов, отработанных сотрудником на бумаге в течение одной недели, а в электронной таблице — в следующую — это прямой путь к катастрофе.

    Сотрудники должны подписать и отправить вам свои табели учета рабочего времени после того, как их информация будет введена. Просмотрите табели учета рабочего времени перед их утверждением, чтобы убедиться, что они точны. Сравните данные табеля учета рабочего времени с графиками работы, чтобы предотвратить фальсификацию сотрудниками табелей учета рабочего времени.

    Установить регулярное расписание.Требуйте, чтобы сотрудники сдавали табели учета рабочего времени в один и тот же день каждого платежного периода, чтобы избежать путаницы. Таким образом, вы можете платить сотрудникам вовремя, особенно если вы платите прямым депозитом.

    Убедитесь, что информация, которую вы вводите в табеле учета рабочего времени, точна. Вы не можете зафиксировать, что сотрудники работали меньше, чем они, чтобы не платить заработную плату.

    Программное обеспечение для учета рабочего времени, которое интегрируется с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы, может упростить расчет заработной платы. Вместо того, чтобы вручную вводить информацию о расписании в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы, их часы автоматически загружаются.

    Как долго нужно хранить табели учета рабочего времени?

    В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах вы обязаны хранить табель учета рабочего времени и связанную с ним информацию (например, табели учета рабочего времени) в своих платежных ведомостях в течение двух лет.

    Вам нужен более эффективный способ управления табелями? Программное обеспечение Patriot для онлайн-учета рабочего времени интегрируется с нашим онлайн-программным обеспечением для расчета заработной платы. Время прихода и ухода сотрудников онлайн. Затем вы утверждаете их рабочее время и ведете расчет заработной платы. Попробуйте оба бесплатно сегодня!

    Это не юридическая консультация; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

    18 приложений для учета рабочего времени

    Если вы ищете удобный способ задокументировать свое рабочее время, этот сравнительный список приложений для табеля может быть именно тем, что вам нужно. Со времен промышленной революции работодатели ломали голову над тем, как лучше всего отслеживать часы работы своих сотрудников. Использование табелей учета рабочего времени для этой цели используется уже несколько сотен лет, эволюционируя от физических табелей учета рабочего времени к различным инструментам виртуального учета рабочего времени.

    Отслеживание рабочего времени с помощью приложений учета рабочего времени приносит пользу как работодателям, сотрудникам, так и клиентам. Он обеспечивает четкий обзор отработанных часов и дней. Кроме того, некоторые инструменты отслеживают время, затраченное на выполнение конкретных задач, и отслеживают оплачиваемые часы, что удобно для расчета стоимости проекта и прозрачного выставления счетов клиентам.

    Сегодняшний список доступных приложений для учета рабочего времени сотрудников, которые также могут предлагать широкий спектр других функций, очень длинный. Таким образом, выбор идеального инструмента может оказаться более длительным процессом, чем вы думаете.К счастью, вот список из 18 инструментов учета рабочего времени, которые удовлетворяют различные потребности — от решений на основе таймера до автоматических инструментов и лучших бесплатных приложений для учета рабочего времени. Заходи и выбирай лучшее для себя!

    Приложения табеля учета рабочего времени на основе таймера и с ручным вводом

    1. Переключить дорожку

    Toggl Track (ранее известное как Toggl) — это относительно простое программное обеспечение для учета рабочего времени на основе таймера. Это позволяет вам создавать проекты, регистрировать задачи в проектах, а затем устанавливать простой таймер одним щелчком мыши, чтобы отслеживать ваши часы, когда вы начинаете работать.

    Помимо использования таймеров для отслеживания вашей работы, Toggl Track имеет функцию фонового отслеживания, которая перечисляет все веб-сайты, которые вы используете дольше 10 секунд, что значительно упрощает позднее преобразование данных в записи для табелей учета рабочего времени. Кроме того, функция автотрекера программного обеспечения расписания напоминает вам о введенных данных, отправляя уведомления на рабочий стол, когда это необходимо.

    Особенности:  

    • Инструмент табеля учета рабочего времени интегрируется с более чем 100 онлайн-инструментами через подключаемый модуль браузера для Google Chrome и Firefox
    • Интеграция с календарем создает записи времени из событий, отмеченных в вашем календаре приложения и веб-приложение

      Цена: Стартовый план 10$ за пользователя в месяц; Премиум 20$ за пользователя/месяц

      2.актитайм

      Программное обеспечение для учета рабочего времени actiTIME представляет собой простой в использовании инструмент для ручного ввода данных о рабочем времени в табели учета рабочего времени. Он предоставляет подробный обзор часов и задач сотрудников, чтобы увидеть, как время команды распределяется между клиентами и различными проектами. Табель учета рабочего времени можно утвердить или отклонить для пересмотра, чтобы предоставить как можно более точные данные.

      С помощью actiTIME работодатели могут следить за тем, чтобы работники регулярно заполняли свои табели учета рабочего времени, настроив автоматические напоминания по электронной почте.Инструмент расписания также предоставляет отчеты и анализ данных в визуально привлекательном виде. Как именно вы хотите, чтобы они отображались, зависит от вас — выберите диаграммы, электронные таблицы, формат PDF и многое другое.

      Более того, если вы не готовы к быстрому переходу от ручных табелей к приложению, actiTIME предлагает четыре бесплатных шаблона табелей для загрузки на своем веб-сайте. Вы можете начать с их внедрения в свою рутину, а когда будете готовы — изучить преимущества программного обеспечения для табеля учета рабочего времени.

      Особенности:  

      • Функция управления объемом работы позволяет настраивать структуру работы, быстро создавать проектные задачи, загружая их массово из CSV, назначать определенные задачи, блокировать заполненные расписания, чтобы защитить их от изменений, и т. д.
      • Расчет затрат, выставление счетов и выставление счетов 

      Доступные версии: Мобильное приложение расписания, онлайн-версия и опция actiTIME Self-Hosting

      Цена: ActiTIME Online начинается с 7 долларов США за пользователя в месяц, actiTIME Self-Hosted начинается с 1200 долларов США за единовременный платеж для десяти пользователей

      3.Часы

      Если вы ищете простое приложение для учета рабочего времени без большого количества дополнительных функций, обратите внимание на Hours. Вы сможете вести список запущенных таймеров и переключаться между ними при смене задач. Кроме того, запись времени с часами удобна для забывчивых. С помощью этого инструмента вы можете легко вводить и впоследствии настраивать временные метки. Часы также предоставляют отчеты о расписании, которые визуализируют данные в простом для понимания формате.

      Особенности:

      • Доступно для использования на Apple Watch
      • Вы можете управлять своими задачами и проектами, выделяя их цветом 
      • Недавно добавленный способ выставления счетов

      Доступные версии: Web, iOS

      Цена: $8 за пользователя в месяц

      4.Отметьте

      Tick станет отличным программным обеспечением для управления табелями учета рабочего времени для тех, кто работает над проектами. Он обеспечивает прямое отслеживание времени в соответствии с предполагаемым бюджетом и графиком проекта.

      Запись рабочего времени в Tick осуществляется простыми табелями — выберите проект, выберите задачу и зафиксируйте свое время в табеле. Вы также можете добавлять заметки, если это необходимо. Что особенно удобно, так это то, что когда вы вводите новую карту учета рабочего времени для проекта, галочка показывает, сколько времени и бюджета осталось в вашем расписании для конкретного проекта.

      Кроме того, встроенные в приложение таймеры Tick упрощают заполнение расписания в приложении. Установите таймер, когда вы начинаете задачу, переключайте его, когда вы переключаетесь между заданиями, и получайте точное количество времени, рассчитанное для каждой работы в течение вашего рабочего дня.

      Особенности: 

      • Разнообразные варианты отчетов, например отчеты по клиентам или лицам, а также общий обзор курса
      • Подключается к более чем 750 веб-приложениям, таким как Asana, Zapier, Trello и многим другим

      Доступные версии: Мобильное приложение , расширение Chrome, приложения для Apple Watch и Mac

      Цена: 19 долларов в месяц за 10 проектов, 49 долларов в месяц за 30 проектов, 79 долларов в месяц за 60 проектов, 149 долларов в месяц за неограниченное количество проектов

      5.Минутный док

      MinuteDock — еще одна простая и понятная программа для ручного ведения табелей учета рабочего времени. Он отслеживает время с помощью работающих таймеров и позволяет классифицировать данные по клиентам, проектам или задачам. Таймеры синхронизируются как в веб-приложениях, так и в мобильных приложениях, что позволяет заполнять табели учета рабочего времени независимо от местоположения и устройства под рукой. Кроме того, инструмент помогает быстро заполнить табель учета рабочего времени с помощью интеллектуальных записей на основе клавиатуры, а также поддерживает записи времени задним числом.

      MinuteDock предоставляет возможность переносить данные из табелей учета рабочего времени в счета-фактуры и настраивать информацию и детали, которые будут видеть ваши клиенты. Кроме того, табели рабочего времени сотрудников быстро превращаются в своевременные отчеты для работодателей и клиентов, чтобы обеспечить полную прозрачность работы.

      Особенности:

      • Интеграция популярных бухгалтерских программ
      • Мультивалютный биллинг
      • Создание целей для вас и вашей команды и возможность отслеживания целей 

      Доступные версии: iPhone, приложения для Android, веб-интерфейс

      Цена: План для фрилансера для одного пользователя начинается с 19 долларов США в месяц, план для небольшой команды для пяти пользователей начинается с 49 долларов США в месяц, бизнес-план с десятью пользователями начинается с 99 долларов США в месяц

      6.ЧасыInEasy

      ClockInEasy — это онлайн-программа учета рабочего времени, которая предлагает ручной ввод расписания. Все, что требуется, это один щелчок, чтобы добавить новую запись, а затем ввести данные о времени по продолжительности или по часам работы/отсутствия. Запись может быть назначена уже существующему проекту, и легко добавлять заметки, вложения и вносить исправления впоследствии, если это необходимо. Кроме того, можно настроить опциональное распознавание лиц при входе и выходе.

      Что особенно удобно в ClockInEasy, так это то, что вы можете входить и выходить практически с любого устройства.Версия веб-браузера программного обеспечения для табеля учета рабочего времени позволяет легко отслеживать ваши рабочие часы с помощью нескольких щелчков мыши. Кроме того, облачная опция управления табелем рабочего времени в программном обеспечении предоставляет работодателям удобный доступ к табелям учета рабочего времени сотрудников в любом месте и в любое время.

      Особенности:

      • Распознавание лиц и местоположение GPS для записей в табеле учета рабочего времени
      • Уведомления для напоминания о приходе/уходе
      • Подробные отчеты, которые можно быстро экспортировать

      Доступные версии: Мобильное приложение, версия для веб-браузера, опция для планшета

      Цены: 5 долларов США за пользователя в месяц для профессионального плана, а цены на корпоративный план подбираются индивидуально

      Программное обеспечение для автоматического учета рабочего времени

      7.Рабочий стол

      Для тех, кто хочет, чтобы программное обеспечение для табеля рабочего времени работало в фоновом режиме и не прерывало ежедневный рабочий процесс ручным вводом времени, лучшим решением является приложение автоматического табеля учета рабочего времени.

      DeskTime — это программное обеспечение для автоматического учета рабочего времени и учета рабочего времени со списком дополнительных функций, которые могут быть полезны вам и вашей команде. Но самое главное, это автоматическое отслеживание рабочего времени, которое делает создание табелей учета рабочего времени и формирование отчетов чрезвычайно простым.

      Помимо отслеживания времени, пока вы работаете, DeskTime также измеряет вашу продуктивность и эффективность, добавляя этот анализ в ваше расписание. Такое дополнение позволяет определить, какое время дня лучше всего подходит для глубокой работы, отказаться от непродуктивных привычек и многое другое. В DeskTime есть возможность отслеживать проекты и добавлять определенные задачи, чтобы обзор вашей работы был кристально ясным. Автоматические табели позволяют забыть об ошибках в данных и сосредоточиться на работе на 100%.

      Особенности:

      • Анализ производительности и эффективности, отслеживание URL-адресов и приложений
      • Встроенные функции выставления счетов и выставления счетов, расчет стоимости проекта 
      • Планирование смен и календарь отсутствия для удобного управления сотрудниками
      • Отслеживание времени в режиме онлайн и офлайн для всестороннего обзора
      • Автоматический режим простоя определение времени
      • Напоминания о перерывах, чтобы избежать переутомления

      Доступные версии: Настольное приложение для Windows, Linux и Mac, мобильное приложение для Android и iOS

      Цена: версия Pro начинается с 5 долларов.94 за пользователя в месяц, Premium — от 7,75 долларов за пользователя в месяц, Enterprise — от 11,88 долларов за пользователя в месяц, но это дешевле для больших команд с большим количеством пользователей

      8. WorkComposer

      Другим программным обеспечением учета рабочего времени, которое добавляет автоматический параметр к ручному вводу времени, является WorkComposer. С помощью этого приложения для расписания компании могут выбирать, отслеживать рабочее время автоматически или придерживаться ручного подхода, и его можно настроить в настройках организации. Когда начинается отслеживание, WorkComposer записывает как время, так и то, как оно было потрачено, плюс приложение можно закрыть, и оно по-прежнему будет тихо собирать данные в фоновом режиме.

      Безусловно, не каждая задача требует экранного времени. А для предоставления наиболее точного расписания WorkComposer также предлагает отслеживать время, проведенное вдали от экранов — сотрудники могут предоставить информацию об этих задачах позже. Отчеты о расписании дают обзор рабочего времени, времени перерыва, диаграмму активности, чтобы увидеть, насколько активно были потрачены рабочие часы, а также используемые приложения и URL-адреса.

      Особенности:

      • Автоматические скриншоты
      • Учет времени проекта и управление задачами
      • Скрытый режим

      Доступные версии: Приложения для Windows, Linux, macOS для настольных ПК

      Цена: $2.99/пользователь/в месяц

      9. Пеймо

      Paymo — удобное для команды и простое приложение для учета рабочего времени, которое может навести порядок в порой хаотичном мире проектов. Он автоматически измеряет рабочее время, поэтому пользователи могут забыть о таймерах и времени прихода/ухода. Однако в случае необходимости отследить конкретную задачу или проект, Paymo также предлагает встроенный онлайн-таймер.

      Приложение табеля учета рабочего времени предлагает несколько представлений на любой вкус. Более того, просмотр, добавление и редактирование записей о времени осуществляется всего за несколько кликов.На основе табелей учета рабочего времени Paymo создает подробные отчеты, которые могут быть как статическими, так и динамическими и меняться по ходу работы. Помимо простого просмотра данных, вы также можете создавать отчеты на основе расписаний с визуализацией диаграмм и настраивать отчеты с помощью более 20 различных параметров.

      Помимо отслеживания рабочего времени и табелей учета рабочего времени, Paymo предлагает широкий спектр других функций, которые могут значительно помочь командам и компаниям, работающим над проектами.

      Особенности:

      • Канбан-доска для создания эффективного рабочего процесса проектов
      • Управление отпусками и отпусками
      • Диаграмма Ганта для иллюстрации хода выполнения проекта и обзора

      Доступные версии: Android и iOS

      Цена: План для малого офиса за 11 долларов.95 за пользователя в месяц и бизнес-план за 18,95 долларов США за пользователя в месяц

      10. Journyx WX

      Вы ищете онлайн-программу учета рабочего времени? Journyx WX может быть вариантом для рассмотрения. Программное обеспечение предлагает «умные расписания», которые реализуют алгоритмы искусственного интеллекта и машинного обучения, чтобы включить предложения автозаполнения. Чем дольше вы и ваши сотрудники используете Journyx, тем мудрее становятся ваши расписания. Кроме того, приложение может автоматически заполнять расписания задачами, событиями календаря и другими ценными данными, поскольку его можно синхронизировать со многими приложениями и системами, которые вы используете ежедневно.

      Стоит отметить, что Journyx WX лучше всего подходит для учета времени, не связанного с проектом. Это хорошо подходит для различных других потребностей управления расписаниями. Тем не менее, те, кто работает на проектной основе, могут захотеть просмотреть другие решения, предлагаемые Journyx, или другие приложения для учета рабочего времени в этом списке.

      Особенности:

      • Отчетность о времени и расходах
      • Интеграция с более чем 15 бизнес-системами
      • Автоматизация расчета заработной платы
      • Повышенная безопасность и конфиденциальность данных

      Доступные версии: Мобильное приложение для Android и iOS, Mac и Windows

      Цена: $5/пользователь/мес

      11.Воркпульс

      К списку программ для автоматического учета рабочего времени присоединяется Workpuls — приложение, которое фокусируется как на ведении учета рабочего времени сотрудников, так и на том, насколько продуктивными были рабочие часы.

      Workpuls отслеживает посещаемость и часы работы в режиме реального времени и автоматически создает табели учета рабочего времени в соответствии с отслеживаемым рабочим временем и другими данными. Это программное обеспечение является отличной заменой системам ручного ввода времени. Однако он также позволяет вводить данные вручную, если связанные с работой действия происходят в автономном режиме или вне экрана.

      С помощью удобной панели инструментов работодатели получают полный обзор деятельности своих сотрудников — время, задачи, перерывы, производительность. Рабочие расписания Workpuls также можно превратить в отчеты. Кроме того, вы можете запланировать автоматическую доставку отчетов по электронной почте или экспортировать их в различные форматы для дальнейшего использования и анализа.

      Особенности: 

      • Мониторинг сотрудников с помощью отслеживания активности компьютера и регулярных снимков экрана
      • Обзор проекта и составление бюджета
      • Автоматическое сопоставление времени

      Доступные версии: Приложения для Windows и macOS, веб-решение

      Цена: От 6 долларов за пользователя в месяц

      12.Хабстафф

      Hubstaff — это приложение, которое отслеживает время сотрудников как с помощью настольных, так и мобильных приложений и превращает данные в удобные табели учета рабочего времени. Менеджеры могут просматривать табели учета рабочего времени, утверждать или запрашивать спецификации, а также управлять отсутствием сотрудников. Ручной ввод времени также доступен, однако он должен быть предварительно авторизован менеджерами.

      Программное обеспечение для учета рабочего времени и табелей учета рабочего времени обеспечивает ежедневное, еженедельное или календарное представление табелей учета рабочего времени, чтобы работодатели могли видеть, кто, сколько и над чем работал.Кроме того, Hubstaff предлагает табели рабочего времени GPS с данными о местоположении сотрудников, которые могут быть особенно полезны для компаний, имеющих удаленные команды или сотрудников в нескольких местах. Работодатели также могут устанавливать геозоны для сотрудников, находящихся на месте, поэтому мобильное приложение учета рабочего времени начинает отслеживать рабочее время, когда сотрудник прибывает на рабочее место.

      Особенности: 

      • Отслеживание времени на основе местоположения
      • Планирование сотрудников
      • Выставление счетов и начисление заработной платы

      Доступные версии: Приложения для Windows, Mac и Linux для настольных ПК, мобильное приложение для Android и iOS, веб-версия

      Цены: Basic от 7 долларов за пользователя в месяц, Premium от 10 долларов за пользователя в месяц, Enterprise от 20 долларов за пользователя в месяц

      Лучшие бесплатные приложения для учета рабочего времени

      13.Часы

      Несмотря на то, что у Clockify есть платные подписки, бесплатная версия этого приложения расписания может удовлетворить различные потребности, поскольку она предоставляет довольно много функций. Это простое приложение для учета рабочего времени, которое в первую очередь принесет пользу пользователям, которым необходимо отслеживать часы проекта.

      Clockify отслеживает часы с помощью таймера остановки, затем время регистрируется в расписании, где оно может быть выделено для конкретного проекта или помечено как подлежащее оплате. Бесплатное приложение расписания предоставляет еженедельные, подробные и сводные отчеты с довольно эстетичным дизайном.Однако такие функции, как блокировка табелей, подтверждение ввода времени, назначение роли менеджера через приложение, импорт табелей и многое другое, доступны только в платных версиях.

      Особенности:

      • Неограниченное количество отслеживаемых и проектов

        Количество поддерживаемых пользователей: неограниченно

        14.Логспейс

        Если вы ищете бесплатные приложения для составления расписаний для индивидуального использования, обратите внимание на LogSpace. Как и Clockify, у LogSpace есть несколько платных планов подписки и бесплатная версия, только на этот раз для одного пользователя с 3 активными проектами. Для тех, чьи потребности невелики, может подойти онлайн-программа учета рабочего времени LogSpace.

        Вы можете засчитывать/отсчитывать свое рабочее время с помощью простой в использовании приборной панели. Это также позволяет вам выбирать проект и добавлять примечания к записи времени, чтобы уточнить конкретные задачи.Записи о времени автоматически добавляются в ваш ежедневный табель учета рабочего времени, где они отображаются в обобщенном формате в связи с конкретным проектом, а также можно вводить рабочие часы вручную. Вы можете просмотреть, как ваше рабочее время распределяется ежедневно, еженедельно и ежемесячно, чтобы упорядочить или настроить свой рабочий процесс.

        Особенности:

        • Мониторинг расходов
        • Отчеты
        • Экспорт данных журнала расходов и времени в формате CSV

        Доступные версии: Веб-интерфейс; мобильное приложение для Android и iOS

        Количество поддерживаемых пользователей: одиночных, до 3 активных проектов

        15.Журнал моих часов

        Еще одна бесплатная программа для управления табелем рабочего времени, которая хороша для индивидуального использования — Log My Hours. Его название говорит само за себя — место для регистрации ваших часов. Тем не менее, бесплатная версия этого приложения предоставляет некоторые другие полезные функции, помимо учета рабочего времени и табелей учета рабочего времени — запись расходов, выставление счетов, отчетность об экспорте и многое другое.

        Приложение

        Log My Hours для учета рабочего времени поддерживает как ввод времени вручную, так и отсчет времени с помощью таймера инструмента. При работе со своим расписанием выберите, что лучше для вас — ежедневный или еженедельный просмотр, и добавляйте примечания о каждой записи времени, чтобы в конце у вас было полное представление о вашем рабочем процессе.Log My Hours предлагает базовые, подробные отчеты и отчеты без выставления счетов, чтобы удовлетворить различные потребности в сводке данных, будь то для личного использования или для обеспечения прозрачности для ваших клиентов.

        Особенности:

        • Неограниченное выставление счетов
        • Неограниченное количество проектных задач
        • Установка оплачиваемых тарифов

        Доступные версии: Мобильное приложение для Android и iOS; Расширение Chrome

        Количество поддерживаемых пользователей: Single + до 2 активных проектов и четырех клиентов

        16.Топтрекер

        Спасибо всем фрилансерам, потому что бесплатное приложение для учета рабочего времени TopTracker было создано специально для вас. Он был создан, чтобы облегчить рабочий процесс фрилансера, поскольку это часто болезненная тема для самозанятых.

        Приложение отслеживает рабочее время, ведет учет конкретных задач и передает информацию в табели учета рабочего времени. Помимо сбора данных о времени и задачах, TopTracker также записывает активность клавиатуры и мыши и имеет режим ожидания, когда пользователь делает перерыв в работе.

        Независимо от того, работаете ли вы дома, в коворкинге, кафе или на пляже, приложение учета рабочего времени TopTracker легко отслеживает ваше время и активность с любого устройства. Затем он предоставляет вам подробный обзор вашего рабочего процесса и производительности.

        Особенности:

        • Обычные снимки экрана
        • Получение или отправка платежей через доверенного стороннего платежного провайдера
        • Отслеживание уровня активности, обнаружение времени простоя

        Доступные версии: Веб-приложения и приложения для ПК (Windows, Mac, Linux)

        Количество поддерживаемых пользователей: не указано

        17.Джиббл

        Если вы ищете бесплатные приложения для автоматического учета рабочего времени, поддерживающие неограниченное количество пользователей, обратите внимание на Jibble. Он не только автоматически генерирует безошибочные табели учета рабочего времени, но также рассчитывает сверхурочные и ускоряет расчет заработной платы. С Jibble вы можете использовать ежедневные, еженедельные или ежемесячные расписания, чтобы получить необходимую информацию.

        Для сотрудников, которые работают из разных мест, Jibble предлагает синхронизировать время прихода/ухода с геолокацией через мобильное приложение, чтобы работодатель имел прозрачное представление о местонахождении работника.Кроме того, приложение расписания имеет возможность просмотра расписания в автономном режиме, что также можно легко сделать с помощью мобильного приложения, что удобно для менеджеров, которые часто находятся в пути.

        Особенности: 

        • Офлайн-режим
        • Распознавание лиц и синхронизация с селфи
        • Геолокация и геозона для полевых работ

        Доступные версии: Мобильное приложение для Android и iOS, настольное приложение для Mac и Windows, расширение Chrome

        Количество поддерживаемых пользователей: неограниченно

        18.База

        Познакомьтесь с последним членом этого подсписка бесплатных приложений для расписания — Homebase. Это облачный инструмент учета рабочего времени, созданный, чтобы помочь сотрудникам раз и навсегда избавиться от огромного количества документов. Приложение Homebase позволяет отслеживать рабочее время из любой точки мира — его мобильное приложение простое в использовании и отлично подходит для работников розничной торговли, общепита, здравоохранения и других отраслей сферы услуг.

        Приложение

        Homebase timesheet отслеживает рабочее время, заработанные чаевые, оплачиваемые и неоплачиваемые перерывы, а также рассчитывает сверхурочные.Что удобно, так это то, что приложение распознает ошибки, например, когда сотрудники забывают делать перерывы или не работают в конце смены, а затем позволяет легко исправить их в табелях учета рабочего времени. Приложение Homebase также предлагает несколько платных подписок, однако его бесплатная версия прекрасно покрывает основные потребности пользователей приложения для составления расписания.

        Особенности:

        • Составитель расписания смен
        • Обмен сообщениями в приложении
        • Вопросы для проверки состояния здоровья сотрудников при входе

        Доступные версии: Веб-интерфейс

        Количество поддерживаемых пользователей: не указано, но бесплатная версия предназначена для использования в одном месте

        19.Доктор времени

        Time Doctor — это приложение для отслеживания рабочего времени, которое помогает отслеживать, как каждый сотрудник использует свое рабочее время. Он имеет функцию оповещения, чтобы не отвлекать внимание для повышения производительности. У него есть настольное программное обеспечение, мобильная версия и даже приложение Chrome. Другие функции включают в себя онлайн-таймшиты и начисление заработной платы, управление проектами и бюджетирование, скриншоты и уровни активности, интеграцию и API, среди прочего.

        Time Doctor также создает сводку времени, затраченного на каждый проект, клиента и задачу.Панель инструментов предлагает ежедневные и еженедельные сводные отчеты по электронной почте, что упрощает анализ шаблонов, точное отслеживание времени, быстрое выставление счетов клиентам и оплату труда сотрудников. Настройка расчета заработной платы полностью настраивается, включает различные периоды расчета заработной платы и поддерживает все валюты.

        Особенности:

        • Отслеживание задач и проектов
        • Неограниченное количество скриншотов и видеозахватов экрана
        • Отслеживание действий, приложений и URL-адресов
        • Более 60 интеграций

        Доступные версии: Настольное приложение для Windows, Linux и Mac, мобильное приложение для Android и iOS

        Цена: Basic 7 долларов США за пользователя в месяц, Standard 10 долларов США за пользователя в месяц, Premium 20 долларов США за пользователя в месяц

        Заключительные замечания по исследованию вселенной приложений учета рабочего времени

        Выбор идеального приложения учета рабочего времени для вас и вашей команды может занять много времени.Важно признать свои потребности и ожидания, прежде чем погрузиться в мир программного обеспечения для управления табелями учета рабочего времени.

        Вам нужны дополнительные функции помимо функции ввода времени, или вам достаточно бесплатного инструмента с базовыми опциями? Ваша работа основана на проектах или отслеживание геолокации — это то, что вам действительно нужно? Запишите свои потребности, чтобы увидеть свои основные требования к программному обеспечению для табелей учета рабочего времени и найти наиболее подходящее — приведенный выше список — отличное место для начала вашего путешествия.

        Кроме того, помните, что использование бесплатной пробной версии приложения — отличный способ изучить совместимость ваших потребностей и инструмента. DeskTime предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию , которая включает все функции — кредитная карта не требуется, просто любопытство. До встречи!

        Была ли эта статья полезной для вас? Дайте ему хлопок!

        Тсс! Можно хлопать не один раз, если очень понравилось 🙂

        Использование табеля учета рабочего времени няни




        Шаблон расписания няни Шаблон расписания няни .pdf Калькулятор часов няни

        Отслеживание рабочего времени вашей няни чрезвычайно важно по следующим причинам:

        1. Споров о том, сколько часов оплачивать, не возникает. Мы просим нашу няню каждый день записывать отработанные часы, а также время, потраченное на перерывы. И мы просим ее подписывать каждую запись, которую она делает.
        2. У вас есть послужной список отработанных часов, отгулов и времени болезни для ваших файлов. Если няня не работает, также отметьте это в табеле учета рабочего времени, кратко объяснив, почему няня не работает.
        3. Когда приходит время начисления заработной платы, легко рассчитать часы и в какие категории они попадают (больничные, оплачиваемые отгулы и т. д.)

        СОВЕТ : После заполнения табеля мы делаем фотографию, а затем открываем ее в Google Photos, чтобы добавить описание. Я использую имя няни и «табель учета рабочего времени». У меня все еще есть бумажная копия, но таким образом я могу получить все табели учета рабочего времени для моей няни с помощью быстрого поиска в Google Фото.




        Найдите ниже таблицу Google, которую мы используем для отслеживания времени.

        Вот ссылка непосредственно на электронную таблицу в Google Sheets. Вы можете создать свою собственную копию и изменить документ по своему усмотрению. Вот версия в формате .pdf.

        СОВЕТ . Чтобы создать собственную копию табеля учета рабочего времени, откройте его непосредственно в Google Sheets, нажав на эту ссылку, затем выберите «Файл», а затем «Создать копию». В качестве альтернативы используйте файл .pdf.

        СОВЕТ : Мы печатаем новое расписание каждые две недели. В Google Sheets, когда у вас есть данные в ячейке, вы можете дважды щелкнуть дату и удобно выбрать дату начала для нового расписания.




        Небольшая сложность при подготовке платежной квитанции для вашей няни заключается в том, что вам нужно отработанное время в часах. Поскольку у вас в расписании несколько дней, это часто требует некоторых вычислений. Например, если няня работала с 1:15 до 2:30 в один день и с 2:15 до 3:30 на следующий день, это будет 2,5 часа. Когда у вас также есть минуты для перерывов, это может стать немного громоздким.

        Чтобы решить эту проблему, мы используем таблицу ниже. Он автоматизирует подсчет: вы вписываете часы точно так, как няня указала их в табеле учета рабочего времени, и он подсчитывает для вас общее количество часов.

        Нажмите здесь, чтобы открыть калькулятор непосредственно в Google Таблицах.




        Отслеживание времени работы (и неработы) вашей няни очень важно во избежание потенциальных споров. Когда вы собираетесь создать квитанцию ​​​​о зарплате своей няни, очевидно, что это также важная точка данных.

        Использование простого шаблона табеля учета рабочего времени — простой, но эффективный способ справиться с этой задачей. Использование расписания действительно может окупиться.

        Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне в Твиттере (см.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.