Что хранится в личном деле сотрудника: Личное дело работника

Содержание

Что можно, а что нельзя хранить в личном деле сотрудника

У каждой компании есть личные дела всех сотрудников. Они представляют собой пакеты документов с обязательной документацией, связанной с трудовой деятельностью. Такие документы хранятся в отделе кадров, и бухгалтер несёт за них персональную ответственность. Однако часто в личные дела попадают документы, не имеющие отношения к работе или вовсе запрещённые для хранения. Часто причина тому принцип: «Собрать всё, что можно — пусть будет».

Давайте разберемся, что разрешено хранить в личном деле сотрудника, а что нельзя.

Можно

К документам, необходимым для хранения относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью. Папка может пополняться по мере поступления новых бумаг. Пакет документов содержит в себе:

  • трудовой договор,
  • приказы (приемы, переводы, поощрения и т.д.),
  • соглашение о неразглашении сведений,
  • доклады и объяснительные записки.

Все документы кадровый работник подшивает в папку в хронологическом порядке и составляет опись.

Нельзя

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с работой. Это лишняя бумага. Также нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника. К ним относятся:

  • паспорта,
  • свидетельство ИНН,
  • СНИЛС,
  • диплом об образовании,
  • военный билет,
  • свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка.

Их наличие в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещён.

Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что бы хранить копии личных документов, необходимо получить согласие физических лиц.

Что делать если трудовая инспекция или ИФНС, ФСС, ПФР и т.д. запрашивают у работодателя документы, необходимые при проверке?

Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.

Анна Данькова — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более пяти лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

 

Какие документы (оригиналы и копии) следует хранить в личном деле сотрудника в период работы его на предприятии и какие извлекать при формировании и сдаче его дела в архив — НТВП Кедр

Распечатать

Вопрос

Какие документы (оригиналы и копии) следует хранить в личном деле сотрудника в период работы его на предприятии и какие извлекать при формировании и сдаче его дела в архив.

Ответ

Необходимо отметить, что такое понятие, как «личное дело», не раскрыто трудовым законодательством, под данным термином следует понимать совокупность документов, которые работодатель оформляет сам либо получает от работника при осуществлении трудовых отношений.

Как установлено нормами ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ, работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Таким образом, порядок ведения личных дел работников может быть установлен локальным нормативным актом в тех случаях, когда данный порядок напрямую не урегулирован нормами законодательства.

Нормы абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ также указывают, что работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями).

Очевидно, что информация, содержащаяся в личном деле работника, является персональной информацией, следовательно, при обработке указанных данных работодатель должен соблюдать требования ст. 87 ТК РФ с целью обеспечения сохранности данных.

Следует отметить, что трудовое законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только в отношении лиц, осуществляющих государственную (ст. 14 Федерального закона от 27.05.2003 N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе») или муниципальную службу (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы документов, которые используются при осуществлении трудовых отношений, в том числе личная карточка работника, приказ о приеме на работу и т.д.

Очевидно, что хранение указанных документов осуществляется работодателем.

Необходимо также отметить, что Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», установлена обязанность работодателя по осуществлению хранения трудовых книжек.

По нашему мнению, в перечень документов, составляющих личное дело, входят: заявление работника о приеме на работу, экземпляр работодателя трудового договора, приказы, оформленные в отношении конкретного работника при осуществлении трудовых отношений, и его заявления, трудовая книжка, копии документов, оформляемых работодателем при трудоустройстве работника впервые (если это имело место быть), копии документов, содержащих персональные данные работников (копии свидетельства о постановке на налоговый учет, свидетельства о регистрации в системе ОПС и т.д.), и иные документы, связанные с работой конкретного работника.

Исходя из приведенного выше считаем, что напрямую трудовое законодательство предусматривает обязанность по ведению личных дел только в отношении работников, осуществляющих деятельность в сфере государственной и муниципальной службы, однако законодательством установлены виды документов, ведение и хранение которых является обязательным для работодателя, в частности приказ о приеме на работу и так далее, ввиду чего можно сделать обоснованный вывод, что законодательство устанавливает обязанность по ведению так называемых личных дел, которые представляют собой совокупность документов, необходимых для осуществления трудовых отношений. Кроме того, работодатель обязан обеспечивать хранение трудовых книжек работников.

{Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}}

Таким образом, законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Поэтому порядок ведения личных дел работников может быть установлен локальным нормативным актом в тех случаях, когда данный порядок напрямую не урегулирован нормами законодательства.

Подборка документов:

Статья: Правила и рекомендации ведения личных дел (Вялова Л.) («Кадровик.ру», 2013, N 4) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, декабрь 2015 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Где должны храниться заявления и приказы на отпуск сотрудников: сроки хранения

Статья акутальна на: Июль 2021 г.

Содержание статьи

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

  • бумаги, законченные производством до 01.01.2003, — в течение 75 лет;
  • после этой даты — 50 лет.

Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, т. к. в качестве документа-основания приобщаются к приказу на отпуск.

На основании ч. 3 ст. 6 закона № 125 утвержден перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень).



Так, п. 19 Перечня устанавливает, что документы, в том числе заявления, являющиеся приложением к приказу, должны храниться 5 или 75 лет в зависимости:

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

  • от вида отпуска;
  • условий, в которых трудятся на предприятии.

Срок хранения заявления на ежегодный отпуск сотрудника тоже равен 5 годам. Исключение составляют заявления отдельных категорий работников.

График отпусков не должен быть уничтожен ранее 1 года после окончания его действия.

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков

Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.

ВАЖНО! Заявления от указанной категории сотрудников хранятся 75 лет вне зависимости от того, какой вид отпуска запрашивается и когда документ был закончен производством.

Также хранятся 75 лет заявления от всех работников:

  • на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
  • отпуск без сохранения зарплаты.

Заявление на учебный отпуск подлежит хранению в течение 5 лет.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве.

Хранение заявления о предоставлении отпуска

Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела. Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения пп. 656 и 665 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а те, что не вошли, — 5 лет.

Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).

Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.

Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов. Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет.

Хранение заявлений на отпуск должно быть организовано работодателем в соответствии с внутренними локальными актами, не противоречащими закону.

Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов

Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:

  1. Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.
  2. Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.

К регулирующим документам, помимо прочего, относятся:

  • приказ Минфина РФ от 03.09.2014 № 276;
  • приказ ФНС РФ от 15.02.2012 № ММВ-7-10/[email protected];
  • приказ ФССП России от 30.01.2015 № 37.

Отметим, что для акционерных обществ постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс установлен порядок и сроки хранения документов общества. Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица.

Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня. Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.

Где хранятся заявления на отпуск сотрудников

При решении вопроса, где хранить заявления на отпуск работников, необходимо обратиться к следующим документам:

Указанные акты устанавливают требования к помещениям архивов, режиму хранения и уничтожения, а также обеспечению безопасности документов по личному составу.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года. После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.

Если компания реорганизуется любым способом, за исключением преобразования, ее документы должны быть переданы одному из новых обществ (п. 9.7 Основных правил работы архивов организации).

При этом отметим, что судьба документов нижних звеньев госорганизаций, если таковые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в случае их ликвидации решается ликвидационной комиссией по согласованию с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов

Обязанности работодателя хранить внутренние документы корреспондирует административная ответственность согласно ст. 5.27, 13.20 и 13.25. Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Отметим, что судебная практика исходит из того, что в данной категории дел неприменимо понятие малозначительности как основания для снижения размера ответственности или прекращения судебного разбирательства. Как указано в постановлении Хабаровского крайсуда от 10.08.2018 по делу № 4А-450/2018, нарушение установленного государством порядка хранения, комплектования, учета и использования архивных документов имеет значительную степень общественной опасности. При этом угроза охраняемых общественных отношений заключается в пренебрежении ответственного лица к исполнению своих обязанностей.

Судебная практика также содержит иной пример применения указанных норм административного законодательства. Согласно постановлению Калужского облсуда от 29.09.2016 по делу № 4А-325/2016 при возникновении крайней необходимости и особом стечении обстоятельств (в рассматриваемом примере это неблагонадежность единоличного исполнительного органа) сохранность документов компании, в том числе архивных, может обеспечивать член совета директоров.

На основании приведенной в настоящей статье законодательной базы можно сделать вывод о скромном регулировании рассматриваемого вопроса в части негосударственных юридических лиц. Свобода работодателя в определении статуса заявлений на отпуск и правил их хранения приводит к отсутствию единообразия в правилах кадрового учета.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Срок хранения заявлений

Общие правила

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5. Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

Ведение личных дел работников в 2018 году: основные правила

Формирование личных дел, как правило, поручается кадровику или делопроизводителю. Поскольку информация, которую приходится использовать в процессе работы, носит персональный характер, требования по защите персональных данных неукоснительно соблюдайте! Порядок оформления личных дел закрепляется на локальном уровне — приказом, распоряжением, специальной инструкцией или нормативным актом. Дополнительно работодатель устанавливает перечень документов, включаемых в состав личного дела, куда обычно входят:

  • внутренняя опись личного дела;
  • анкеты, тесты, автобиография, заявление о приеме на работу и другие документы, полученные от работника на этапе собеседования;
  • копии дипломов, аттестатов, лицензий, сертификатов и других документов о образовании, квалификации, специальных навыках и знаниях;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • копии паспорта, ИНН, страхового свидетельства;
  • аттестационные листы и отзывы коллег о работнике;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • докладные и служебные записки;
  • должностные инструкции;
  • акты и уведомления;
  • личные заявления и справки о состоянии здоровья;
  • копии приказов по личному составу, имеющие отношение к работнику — о переводах, поощрениях, долгосрочных командировках, направлении на обучение, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • личный листок (карточка) по учету кадров.

В целом же состав личного дела определяется особенностями взаимоотношений с конкретным сотрудником и характером порученной ему работы. Например, в папку на работника, имеющего доступ к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, подшивается соглашение о неразглашении конфиденциальных данных. А в деле работающего инвалида хранятся копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности.

Законодатель не унифицировал форму личного дела. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно решать, как должна выглядеть такая папка и какие документы в нее следует подшить. Как правило, в основу ложится личный листок (карточка) по учету кадров, содержащий персональные и биографические сведения о сотруднике (дату рождения, ФИО, пол, семейное положение, профессия, уровень владения иностранными языками и т.д.). Это может быть как унифицированная форма Т-2, так и разработанный работодателем бланк.

Заполняет его сам работник после трудоустройства, подтверждая достоверность предоставленных сведений подписью с указанием даты. Сюда же вклеивается фото. Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение.

О правилах работы с унифицированными бланками Т-2 читайте на портале «Кадровое дело»:

  • Личная карточка работника по форме №Т-2: порядок оформления
  • Простые секреты личной карточки
  • Срок хранения личных карточек Т-2

Сформированное личное дело хранится в отделе кадров вплоть до увольнения сотрудника. Доступ к папкам строго ограничивается. После прекращения трудовых отношений, не позднее трех лет с момента увольнения, дело передается в архив. Еще до передачи в самый конец папки помещается лист-заверитель с указанием количества листов, особенностях физического состояния и формирования тома, датой оформления и подписью ответственного должностного лица.

В помощь кадровику — полезное видео о том, как привести локальную документацию в порядок и утвердить недостающие формы для комфортной работы по учету кадров, и подборка готовых кадровых документов для скачивания:

  • Анкета из личного дела сотрудника
  • Обложка личного дела сотрудника
  • Внутренняя опись личного дела сотрудника
  • Лист-заверитель личного дела

Заявление на отпуск за свой счет сколько хранить

У нас работает электромонтёр сутки через трое, с IV группой по электробезопасности до и…Вопрос Какой срок хранения приказов на отпуск без сохранения заработной платы? В гос.архиве на длительное хранение принимают только приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, совмещение). Ответ Ответ на вопрос: Приказ о предоставлении отпуска за свой счет относится к приказам по личному составу. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Инфо Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз.
4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т.
п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Срок хранения приказов на отпуск

Внимание Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).

  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье. Итоги Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Здравствуйте, Алёна! Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были созданы.

Статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет. Если заявления об отпуске сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет.
Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

  1. Организационные.
  2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
  3. Справочно-информационные.

Общие правила Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности.
К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений.
Сколько хранятся заявления на отпуск ТК РФ;

  • Если работник заболеет во время такого отпуска, то больничный ему не будет оплачиваться;
  • Время пребывания в таком отпуске не включается в страховой стаж, который необходим для расчёта пенсий. Так как за этот период не выплачивается заработная плата, то и взносы в ПФР не делаются.

Следовательно, пенсия «не растёт».

Максимальный срок В законе не указан максимальный срок отпуска без сохранения заработной платы. Его продолжительность ограничивается возможностью работодателя отпустить данного сотрудника на тот или иной срок, и найти ему на это время подмену.Но не стоит забывать, что кроме ТК РФ есть и другие ФЗ, которые регулируют труд отдельных категорий работников.Так, например, в ч.

15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и ч. 6 ст.
Вопрос-ответ по теме

  • Как рассчитать период ежегодного отпуска после выхода сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком ?
  • Каковы сроки хранения внутренних документов компании?
  • Как оформить приказ о хранении аптечки?
  • Как производится увольнение работницы?
  • Как проводится увольнение по соглашению сторон?

Вопрос Сколько времени хранить заявления работников на однодневные отпуска без сохранения зар.платы, если приказы согласно делопроизводства составляются на отпуска три и более дней? Ответ Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.
Содержание:

  • 404
  • Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск
  • Образец заявления на отпуск за свой счет
  • Сколько хранятся заявления на отпуск
  • Документальное оформление отпуска «за свой счет»

404 Внимание Срок подачи заявления в Вашем случае законодательством не установлен. Вы необходимо указать в заявлении дату начала отпуска и подать заявление перед началом отпуска. Работодатель в свою очередь обязан предоставить вам отпуск. Согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан оплатить отпуск не позднее, чем за три дня до его начала.

Каковы особенности хранения и сроки хранения приказов на отпуск?

Каждый приказ руководителя должен издаваться на каком-либо основании. В случае выпуска распоряжения на отпуск таким основанием является утвержденный график и личное заявление сотрудника. После тщательной проверки кадровиком корректности составленного графика составляется приказ на отпуск работника.

Какими правовыми нормами регулируется

Сроки хранения заявлений и приказов различаются в зависимости от вида предоставляемого отдыха и регламентируются следующими нормативно-правовыми актами:

  1. ФЗ №125 от 22.10.2004 представляет нормативно-правовую базу регулирования срока и правил хранения документов на предприятии.
  2. ФЗ №43 от 02.03.2016 «Об архивном деле».
  3. Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
  4. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Особые требования предъявляются к хранению документации юридических лиц:

  1. Для ООО – ст. 12 и п. 1 ст. 50 №14-ФЗ – на основе данных статей деловые бумаги предприятия должны храниться, согласно утвержденному уставу компании.
  2. Для АО – ст. 89 №208-ФЗ.

Срок хранения заявлений и приказов

Согласно Приказу под номером 558, выпущенному Министерством культуры 25.08.2010, документы, связанные с отпуском сотрудника, относятся к категории «личный состав», и срок их нахождения в архиве составляет 5 лет. К ним относятся деловые бумаги:

  • о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого и учебного (дополнительного) отпуска;
  • о переносе или отзыве сотрудника из ежегодного отпуска.

Однако если в уставе компании имеются правила, согласно которым данные заявления и приказы включаются в личное дело работника, то срок хранения данных бумаг составляет 75 лет (ст. 656 Приказа №558)

Также к ним относятся документы:

  • о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;
  • о предоставлении отпусков без сохранения зарплаты;
  • для работников с тяжелыми, специфическими условиями труда.

Целесообразно сохранять оба вида документов на протяжении максимального срока, предусмотренного законодательством, с целью избежания проблем с проверками.

Организация хранения заявлений и приказов на отпуск

Непосредственные условия, в которых должны сохраняться приказы и заявления, не регламентируются конкретными правилами в законодательстве, помимо основ безопасности работы с документацией. Поэтому организация данной системы хранения реализуется максимально удобно для отдела кадров и руководства компании.

  1. Важно знать, что тот или иной документ может потребоваться в любой момент для руководства или проверяющей структуры, поэтому лучше их разделить на отдельные папки в зависимости от сроков нахождения в архиве.
  2. Сортировать бумаги в каждой папке лучше по определенным критериям: по году создания или по фамилиям сотрудников, которые были отправлены в отпуска.
  3. Документы больших объемов разделяются на несколько томов и сортируются по алфавиту, после чего распределяются в разные папки.
  4. Во время регистрации распоряжения на отпуска нумеруются в хронологическом порядке способом, установленным в конкретной компании и наиболее удобным для кадровиков. Разработанная система регистрации может быть закреплена внутренним актом организации.
  5. Все оригиналы документов, относящиеся к категории длительного хранения, подшивают в дела, после чего они готовы к передаче в архив. Предварительно каждое дело вносится в номенклатуру дел компании.
  6. Когда истекает срок хранения того или иного документа, экспертной комиссией проводится экспертиза ценности бумаг, после чего документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению на основании акта ЭК либо по приказу руководства.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Отличная статья 0

срок и порядок хранения — Трудовая помощь

После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов. Закон говорит об обязательной архивации с учётом срока хранения личных дел уволенных сотрудников. Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации. В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

Общие требования к архивированию

Подлинники — это приоритетное условие для хранения документов в личном деле. Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:

  1. На любого принятого сотрудника заводится личная папка на бумажном носителе и (или) в электронном формате. Сформированный документ подлежит обязательной прошивке и нумерации каждого его листа.
  2. На обложке личного дела ставятся порядковый номер и дата.
  3. Сформированные дела со всеми входящими приложениями формируются в архиве по дате увольнения работника и строго в алфавитном порядке.
  4. Документы ушедшего персонала находятся в архиве — в специально оборудованном помещении без возможности доступа вредного воздействия.

Архивное хранение

Время хранения кадровой документации не совсем однозначно. Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени.

Документация на сотрудника формируется в течение всего времени трудовых отношений с работодателем. В папку личного дела могут входить следующие документы:

  1. Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
  2. Анкета.
  3. Личная карточка.
  4. Резюме.
  5. Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
  6. Трудовой договор.
  7. Характеристика.

В отделе кадров папка хранится в качестве документа кадрового производства. После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

Трудовой договор

Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1—3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив.

Сколько хранятся трудовые договоры уволенных сотрудников, будет определяться по дате подписания соглашения. При подписании приказа до 2003 года — 75 лет, позже 2003 — 50 лет.

Карточка работника

При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2. На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС.

Такой документ заполняется отделом кадров только от руки. Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации. Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре. Храниться она будет в специальной картотеке.

Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения. Любая информация в них заносится на основании подлинных документов. Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

Личное дело офицера МВД

МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться. Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров. Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.

Все сроки содержания собранных дел уволенных в запас офицеров утверждаются приказом МВД РФ. На практике они хранятся 75 лет.

Правовое регулирование сроков хранения сформированных дел когда-либо уволенных сотрудников в архиве организации регламентируется документом, который был утверждён Росархивом в далёком 2000 году. Не стоит также забывать, что личные папки с разными сроками хранения не группируются в один общий документ.

Личные дела уволенных сотрудников


Никак не могу найти ответ на вопрос-Личные дела уволенных сотрудников должны включать копии документов, удостоверяющих личность и др. копии, связанные с работником? Или же только приказы и документы, касающиеся его работы на предприятии. Что должно быть в деле при сдаче его в архив?

Комментарии


А в ахив сдются приказы, Т-2 на картонке и трудовые договоры.

Должны.
В архив сдаем приказы по личному составу прием-увольение, Т-2 на картоне и трудовые договоры.

Значит, в архив копии личных документов не сдаются. А где же мне их хранить?

там же. сдавать всё — и хранить!!)))

Пока не сдаете в архив в личном деле, когда будете передавать в архив будет проведена экспертиза ценности и по акту копии личных документов уничтожите.

ну на сколько мне известно то весь пакет документов. А это 1-заявление о приеме на работу от сотрудника с личной подписью ответственного лица за прием на работу. все копии документов сотрудника. приказы о принятии на работу и об увольнении заявление от сотрудника об увольнении(если по собственному). или приказ о расторжении договора по причине например, профнепригодности сотрудника……….. личное дело сотрудника, должностная инструкция. вроде все. ах да когда он забирает свою трудовую надо, что бы он расписался за то, что вы ему ее выдали в журнале…………………

В архив сдаются все документы уволенного сотрудника. Олюся, а Вы помоему немного перепутали с увольнением это я о росписи и т.п.

Олюся, вы же не занимались делопроизводством. Зачем же даете советы? Заявление о приеме сейчас не нужно. Приказы храняться отдельно, а в ЛД вкладывается копия с единственной целью, в случае чего не искать инфу о сотруднике по всем журналам и папкам, а взять одно ЛД и там все по нему будет.

Возможно я не права. Но мне кажется что в каждой компании есть какие то свои нюансы видение дел. У нас всегда приказ печатался в двух экземплярах и один уходил на хранение, а другой лежал ЛД. А насчет Приказа я не знала что, он не обязательный у нас это был первый документ с которого и начинался весь процесс по приему на работу сотрудника. Так сказать на основании чего он принят на работу. И только после подписания директора печатался приказ о приеме на работу. А когда работник увольняется то все документы касающиеся его дела переходят на архив. Если я в чем то, не права поправ те, я в этом новичок меня учили так.

Так было раньше. Сейчас основанием для приема на работу является трудовой договор.

А зачем копии приказов в дело вкладывать? В деле есть т.договор, есть доп. соглашения. Если очень будет нужен приказ его всегда можно найти в архиве.

Только для того, что бы не искать в архиве.)) Больше не зачем. Просто когда они все месте удобнее тот же отпуск расчитывать или сразу видно, если в Т2 забыл что-то вписать. Просто мне так удобнее.

Вы можете сдавать в архив все, что посчитаете нужным. Делаете локальный акт, в котором перечисляете документы личного дела, обязательные для хранения. Если сдаете в госархив, они сами лишнее выкинут. Вся информация есть в Т-2, зачем еще что-то?
Все, что у Вас хранилось в личном деле, пока сотрудник работал, убирайте в отдельный шкаф и пусть лежит, года через 3-4 оставите документы длительного хранения (75 лет), а остальное экспертная комиссия актом отправит «в печь».
Где-то у Андреевой есть хорошии коментарии по этому вопросу, но мне все некогда найти.

Вся информация есть в Т-2, зачем еще что-то?
_________________________________________
Потому, что приказы по ЛС (кроме отпусков. командировок и взысканий) и Трудовых должны храниться 75 лет и нужно обеспечить их хранение.

Так они и хранятся столько, только отдельно. Не вижу смысла раздувать дела, вкладывая туда копии приказов.

Не видите — не делайте. Делопроизводство должно быть удобным. Мне удобно, когда все документы по одному вопросу (сотруднику) можно найти в одном месте.

Согласна! Делаю так же. Иначе замучаешься потом искать по журналам и папкам нужный документ. А если есть «вредность» и оформляют льготную пенсию по 1 и 2 Списку, то вообще лучше ВСЁ копировать и даже заявления о предоставлении отпусков хранить до дня увольнения. А после увольнения, когда готовлю все документы к архивному хранению, провожу «полистную инвентаризацию», убираю двойные экземпляры документов, дкументы с истекшими сроками хранения, составляю опись и передаю в архив.

И не делаю;) У некоторых людей проработавших около 10 лет и так дела не тоненькие, а уж вкладываю туда копии приказов, это выйдет не один том. И места и так уже мало от этих картотек. Делопроизводство должно быть не только удобным, но и разумным.

Здравствуйте, vd9.
Подскажите, пожалуйста, а как быть с личными делами сотрудников организации, которая прекратила свое существование?

Здравствуйте.
Сдать в гос.архив

Ох, Галочка новичок,
Положено сдавать в госархив.
Но сама лично в мангале жгла и в шредере резала. И все мои усилия по архивации в…..

Какая разница какой толщины дело? Ни где не сказано, что оно обязательно должно быть тоненьким. Дело это до 250 листов, потом делится на тома. Мое мнение — разумно копии всех документов по сотрднику хранить в одном месте, а не рыться по папкам.

Извините Julia, а какая у Вас численность?

Теперь все понятно:) при численности хотя бы в 500 человек, Вы бы врят ли все подряд пихали в личное дело.

Напротив, я, тем более тогда бы вряд ли стала информацию по одному вопросу прятать по разным папкам.

Я работала в архиве, так что вряд ли мои взгляды по фондированию документов определены моей наивностью.

Федеральный закон «Об архивном деле в РФ»
ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙС
Принят
Государственной Думой
1 октября 2004 года
Одобрен
Советом Федерации
13 октября 2004 года

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.


Оригиналы любых приказов (в том числе по личному составу) сдаются в архив отдельно, в ЛД может быть копия, а вообще, сдавайте все документы, какие есть по персоне, в архиве разберутся.

Три передовых метода, которым необходимо следовать

Что такое личное дело?

Кадровое дело — это место для хранения всех необходимых документов, связанных с работой каждого сотрудника в компании. Как правило, компании ведут кадровый учет по отдельным категориям в целях конфиденциальности и упрощения поиска определенных документов:

  • Кадровое дело: Этот файл содержит записи, связанные с трудоустройством.
  • Медицинская карта: Этот файл включает в себя документацию о медицинском отпуске, контактные данные для экстренных случаев и другую медицинскую информацию.
  • Файл расчета заработной платы: Этот файл содержит информацию и документы, связанные с оплатой, например табели учета рабочего времени и налоговые формы.
  • Форма I-9: Эта форма обычно хранится в отдельном файле.

Отдел кадров обычно ведет личные дела. Другие члены компании могут иметь доступ к некоторым частям личного дела, но в целом эта информация является конфиденциальной.

Indeed link: Общие правила оформления заявок на вакансию

Что включать в личное дело

Есть много разных документов, которые нужно включить в личное дело сотрудника.Некоторые документы будут зависеть от сотрудника и специфики должности.

Личное дело

Вот некоторые из наиболее распространенных документов в личном деле:

  • Заявление о приеме на работу
  • Резюме
  • Сопроводительное письмо
  • Проверка образования
  • Проверка занятости
  • Должностная инструкция
  • Письмо с предложением о работе или контракт
  • Официальные формы, такие как запросы на продвижение
  • Официальная обратная связь
  • Квитанция из справочника работника
  • Документация по прекращению действия
  • Прочие документы, связанные с работой сотрудника

Медицинская карта

Вот самые распространенные документы в медицинской карте:

  • Бланки медицинского страхования
  • Контакты для экстренных случаев
  • Информация о получателе
  • Заявки на отпуск по болезни
  • Оформление актов о семейных и медицинских отпусках
  • Записки врача
  • Сообщения об авариях
  • Претензии рабочих
  • Прочие документы, включая медицинскую информацию

Заработная плата

Вот самые распространенные документы в файле заработной платы:

  • Форма авторизации платежа
  • W-4 форма
  • Формы удержаний из заработной платы
  • Табели учета рабочего времени
  • Записи посещаемости
  • Квитанции о возмещении расходов
  • Формы предварительного запроса на оплату
  • Оформление документов на повышение работника
  • Оформление премиальных или бонусных документов
  • W-2 форма
  • Прочие документы, связанные с деньгами

Indeed ссылка: Как управлять сотрудниками

Три ключевых практики

Ведение кадровых файлов сотрудников может быть сложной задачей.Используйте эти три метода, чтобы ваши файлы были организованы.

Проверять записи ежегодно

Посвятите несколько дней или недель, в зависимости от размера компании, организации, обновлению и удалению устаревших кадровых файлов каждый год. Компании должны вести личные дела в течение определенного периода времени после того, как сотрудник уволился со своей должности. Однако у каждого документа разный срок хранения. Регулярный просмотр неактивных файлов поможет упорядочить документы и обеспечить их безопасное ведение.

Файлы кода

Ознакомьтесь с правилами в отношении файлов персонала, которые применяются в вашей компании. Кодируйте документы в файлах персонала по продолжительности их обслуживания, чтобы помочь с ежегодным удалением старых файлов. Кодирование документов при их создании экономит время при рассмотрении того, что сохранить, а что уничтожить. Уничтожайте файлы, закодированные для утилизации, чтобы защитить любую личную информацию в документах.

Создать сводную ведомость

Когда сотрудник увольняется с должности, его личное дело становится неактивным.На этом этапе создайте сводный лист информации, которую ваша компания должна хранить в течение самого длительного периода времени. Таким образом, при необходимости можно быстро получить доступ к информации, не тратя время на просмотр всего личного дела.

Indeed link: Как нанимать сотрудников: пошаговое руководство

Советы по организации личного дела

Помните об этих советах при создании организационной системы для кадровых дел вашей компании:

  • Конфиденциальность : Сохранение конфиденциальности очень важно.Изучите правила и положения о том, кто и какие документы может просматривать в личном деле. Храните личные дела на замке.
  • Документация : попросите сотрудников подписать любую форму, которая входит в их личное дело. Убедитесь, что сотрудник осведомлен о том, что документ будет сохранен для возможного использования в будущем, если он потребуется или потребуется.
  • Факты : Убедитесь, что информация в личном деле основана на фактах, а не на мнениях.Не включайте в личное дело любые субъективные материалы и включайте только объективные факты, связанные с работой, здоровьем или оплатой сотрудника.

Часто задаваемые вопросы о личном деле

Вот некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов о личных делах.

1. Как долго я должен хранить личные дела?

Существует установленный период времени, в течение которого компании должны хранить большую часть документов в личном деле.Изучите федеральные нормы и правила штата, применимые к вашей компании, и храните документы до истечения срока хранения.

2. Могу ли я хранить личные дела в электронном виде?

Вы можете хранить файлы персонала в электронном виде. Это полезно для крупных компаний с большим количеством сотрудников, поскольку экономит физическое пространство. Однако убедитесь, что информация защищена паролем и доступна только людям, которым может потребоваться доступ к информации.

3. Могут ли сотрудники просматривать свои личные дела?

Сотрудники могут видеть свои личные дела, но то, сколько информации они могут увидеть и когда они смогут ее увидеть, зависит от процедуры компании.

4. Где мне хранить личные дела?

Храните файлы персонала в запертом безопасном месте. Это может быть файловая комната или запирающийся шкаф для документов. Электронные файлы персонала должны быть защищены паролем, и необходимо приложить все усилия для предотвращения взлома информации.

5. Почему так важно личное дело?

Компании ведут записи, включая все важные документы, которые сотрудник накапливает за время пребывания в компании, в файлах персонала. Помимо организации этих записей в интересах компании, необходимо вести некоторые записи после увольнения сотрудника, если будущему работодателю или другой организации потребуется проверить кадровую документацию. Кадровые файлы помогают предприятиям оставаться организованными и соблюдать закон.

Объяснение личного дела — kiwiHR

Что такое личное дело?

Кадровое дело — это бумажная или электронная папка, в которой хранятся все кадровые и платежные документы новых, существующих или предыдущих сотрудников. Кадровые файлы должны включать основную информацию о сотрудниках и компенсациях в соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата о труде. Понимание того, какие трудовые книжки включать в личное дело, поможет вам избежать дорогостоящих штрафов и ошибок.

Что включать в личное дело:

Цель файла персонала — собрать все важные записи и информацию о сотрудниках. Личное дело должно включать следующее:

  • Основная информация о сотруднике , такая как имя, контактная информация, номера социального страхования, медицинское страхование и контактные данные для экстренных случаев
  • Должностная инструкция
  • Заявление о приеме на работу и резюме
  • Файлы для выходных интервью
  • Соответствующие налоговые формы
  • Информация о заработной плате , такая как компенсация, частота платежей и банковский счет
  • Трудовые договоры и другие соответствующие соглашения между работником и работодателем
  • Соглашения могут включать в себя неконкурентные соглашения, договоры о предоставлении автомобиля компанией или бизнес-кредитной карте.
  • Контракты или бланки льгот сотрудникам и письмо с предложением работы
  • Иммиграционные документы, связанные с трудоустройством
  • Документы об увольнении, включая причину увольнения или увольнения , документы по безработице, формы продления страховки и т. Д.
  • Дополнительные личные данные, такие как день рождения, начало и конец испытательного срока

Независимо от того, являются ли вышеупомянутые записи о сотрудниках обязательными, регулируются федеральными законами и законами штата.Также необходимо учитывать другие нормативные акты, такие как законы о защите данных, такие как GDPR. Из-за того, что в личном деле хранится конфиденциальная информация, важно хранить записи сотрудников в безопасности и в соответствии с требованиями законодательства.

Проблема с бумажными личными делами

При просмотре списка записей сотрудников, которые должны храниться в личном деле, нет сомнений в том, что с такой конфиденциальной информацией следует обращаться осторожно. Поэтому обратите внимание, что вы не можете полагаться на бумажное личное дело по следующим причинам:

1.Личные дела должны храниться в безопасном месте

Как сохранить записи о сотрудниках в безопасности? В то время как наличие специального шкафа для записей сотрудников может показаться очевидным ответом, запирание их в офисе защищает их от физической кражи лишь частично. Забудьте запереть офис один раз, и записи о сотрудниках могут быть навсегда раскрыты. Один момент отвлечения может привести к тому, что личные дела попадут в чужие руки.

Как насчет хранения в частной сети компании? Хотя это и есть улучшение, сеть безопасна настолько, насколько безопасны люди, которые ее используют.

Пусть один сотрудник станет жертвой кибератак или фишинговых атак, и сеть превратится в открытую книгу. Не думаете, что такое может случиться с вашим бизнесом? Подумайте еще раз: по оценкам Национального центра кибербезопасности (NCSC), последствия киберпреступности обходятся Великобритании примерно в 30 миллиардов долларов в год. Фактически, отрасль малого и среднего бизнеса является целью номер один для кибератак.

2. Контроль доступа к личному делу

Важно следить за внешними нарушениями, но нельзя игнорировать угрозу внутренних нарушений безопасности.Придерживаясь бумажного личного дела или внутренней сети, вы практически ничего не можете сделать для предотвращения несанкционированного доступа к местоположению или информации.

С контролем доступа несанкционированный доступ к личному делу станет одним поводом для беспокойства. Контроль доступа в системе управления персоналом обычно переводится как роли полномочий. Назначение ролей разрешений обеспечивает ключевую защиту личных дел и организации. Строго ограничивая круг лиц, имеющих доступ к файлам и записям сотрудников, вы также защищаете свою компанию от внутренних утечек данных.

3. Доступ к личному делу ограничен

В эпоху домашнего офиса и удаленных команд, позволять сотрудникам получать доступ к данным в любое время и из любого места уже не «приятно», а требование. Шансы на то, что они могут получить доступ к личному делу для выполнения своей работы из своего местоположения, очень ограничены. Файлы персонала также могут подвергаться нарушениям безопасности, если удаленный работник использует незащищенную сеть для доступа к базе данных компании.

4. Бумажные личные дела стоят дорого

Каждая распечатанная досье и досье сотрудников стоит вашей компании денег.Может показаться, что это всего лишь несколько центов бумаги и чернил, но все складывается. Сложите тысячи или десятки тысяч страниц, и это станет значимым числом.

Добавьте к счету другие менее очевидные расходы. Сами по себе принтеры стоят денег и увеличивают расходы на электроэнергию. Если вы все еще храните документы в офисе, подумайте о преимуществах, которые дает освобождение офисного пространства.

Имея больше свободного места, вы можете более продуктивно использовать устаревшие системы папок или вкладывать деньги в более эффективные инструменты.Если нет, подумайте об административных расходах и затратах на хранение, связанных с каждым файлом персонала.

И последнее, но не менее важное: вы можете сократить расходы за счет повышения эффективности. Чем меньше времени ваши сотрудники тратят на поиск кадрового файла и их обновление вручную, тем больше времени они могут потратить на действительно важную работу. Повышая эффективность, вы максимально увеличиваете свои ресурсы.

5. Создание единого кадрового файла требует экологических затрат

Создание и ведение бумажного досье персонала связано с высокими экологическими издержками.Это означает бесконечное количество бумаги и электричества.

Кроме того, потребность в чернилах может также увеличить количество летучих органических соединений в атмосфере. Даже если вы попытаетесь утилизировать, много бумаги все равно останется в мусорном ведре. Благодаря современным решениям, таким как программное обеспечение для управления персоналом, больше нет необходимости перекладывать счет на окружающую среду.

Кроме того, существует множество других рисков, с которыми, как опасаются руководители малого и среднего бизнеса, они могут столкнуться, придерживаясь бумажных кадровых досье.В частности, 60% руководителей МСП озабочены соблюдением законов и нормативных актов, а еще 46% озабочены сбором и хранением данных о сотрудниках.

Рассмотрение обязанностей HR, таких как ведение кадровых файлов, занимает около 25% рабочей недели менеджера по персоналу. В общей сложности 700 часов работы в год, что дает много возможностей для улучшения. К счастью, есть способ получше.

Что следует хранить в личном деле сотрудников?

Что должно быть в личном деле сотрудника? Для чего вообще нужно личное дело сотрудника?

У ведения личного дела сотрудников двоякая цель: документировать то, что вашей компании нужно для ее собственных целей, и хранить документацию в соответствии с требованиями закона.Многие компании ведут один файл для своих собственных целей, включая такие элементы, как достижения, дисциплинарные уведомления, история занятости и другие документы, относящиеся к конкретному офису, а также дополнительный файл с документами, требуемыми по закону. Другие компании хранят множество официальных кадровых досье, каждое для своей конкретной цели. Независимо от количества файлов, хранящихся в компании, цифровой файл персонала является более безопасным и легкодоступным вариантом, чем хранение бумажных файлов.

Важность кадрового досье сотрудников для передового опыта

Большинство работодателей хранят файлы с документами, которые требуются по закону, но они часто не обращают внимания на этот файл из соображений наилучшей практики.Содержимое файла необходимо для того, чтобы ваша компания имела точное представление об официальной истории каждого сотрудника. Информация, содержащаяся в ней, может быть необходима в том случае, если ваша компания является ответчиком в судебном процессе — при условии, что вы правильно сохраняете информацию. Электронная документация сотрудников — это самый простой способ обеспечить легкий доступ к информации в надежном и безопасном месте.

Рекомендации для любого типа кадрового досье сотрудников

Информация, хранящаяся в каждой учетной записи сотрудников , и способ ее хранения будет зависеть от цели личного дела.

  • Вы можете хранить личное дело по-другому, если оно содержит информацию, к которой вам требуется доступ на регулярной основе, или если это информация, которая вам нужна для дальнейшего использования, но к которой вы не будете обращаться регулярно.
  • Доступ к безопасности файлов будет зависеть от того, что содержится в файле сотрудника.
  • Сотрудники должны иметь возможность доступа к своим личным файлам (и во многих случаях компании юридически обязаны предоставлять доступ отдельным лицам к своим файлам), но каждая компания должна найти правильный способ разрешить доступ.
  • Всегда помните, что независимо от того, кто имеет к нему доступ, отдел кадров любой компании является владельцем файлов своих сотрудников. Как официальный персонал над файлами сотрудников, они несут 100% ответственность за безопасность указанных файлов.

Досье сотрудников: что в нем содержится?

Личное дело сотрудника — это основной файл, который работодатель ведет для каждого сотрудника. Он содержит все, что связано с историей занятости сотрудника в этой компании.

Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных файлов содержимого:

  • История занятости: Заявление, резюме, контактная информация в экстренных случаях, записи о занятости, подтверждение образования, справки и т. Д.
  • Эффективность и развитие сотрудников: Аттестация, файлы привлечения талантов, планы улучшения, записи посещаемости, самооценки, оценки компетенций, информация об обучении и т. Д.
  • Записи об увольнении: Заявление об увольнении, информация COBRA, обзорная компенсация, собеседование при выходе и т. Д.

Медицинский файл: основы

Каждому сотруднику также необходима зарегистрированная медицинская информация. Некоторые компании предпочитают иметь отдельный цифровой файл персонала для медицинской информации.

Эта медицинская карта обычно включает в себя следующее:

  • Бланки медицинского страхования
  • Формы ER
  • Информация о страховании жизни
  • Заявления на получение прочих вознаграждений работникам
  • Заявления об оплачиваемых отпусках и / или отпусках по болезни
  • Отчеты и документы FMLA
  • Кадровые расследования
  • Письма-контракты
  • Медицинские оправдания
  • Отчеты о несчастных случаях и травмах в соответствии с требованиями OSHA

Еще раз, самый простой способ сохранить эту конфиденциальную информацию в безопасности — это в цифровом формате, предпочтительно с помощью системы программного обеспечения для управления файлами сотрудников.

I-9 Содержание файла

Есть несколько государственных учреждений, которые могут запросить доступ к форме подтверждения I-9 сотрудника. В результате многие компании хранят отдельный файл, чтобы обеспечить легкий и безопасный доступ. Обратите внимание, что форма проверки I-9 требуется Министерством внутренней безопасности для каждого сотрудника и штатного персонала в США, нанятых после 6 ноября 1986 года.

Ответственность за заполнение Раздела 1 формы лежит на работнике, но ответственность за его заполнение и надлежащее хранение лежит на работодателе.Работодатель также должен проверить подтверждающие документы сотрудника и заполнить Раздел 2, который требует, чтобы он изучил и подтвердил два оригинальных документа о соответствии критериям, срок действия которых еще не истек. Это необходимо сделать в течение 3 дней с момента первого приема на работу.

Хранение этой формы подтверждения I-9 отдельно служит нескольким целям. Как упоминалось выше, государственным органам может потребоваться проверка этих форм по разным причинам. Вам необходимо предоставить запрашиваемую ими информацию, но вы не хотите предоставлять им доступ к нерелевантной конфиденциальной информации вашего сотрудника.Чтобы обеспечить ограниченный доступ к файлам сотрудников, храните их отдельно.

Простое решение для обеспечения безопасности и легкости доступа к файлам цифрового персонала

Ваша компания хочет соблюдать нормативные требования, правила подачи документов и оставаться организованной. eFileCabinet позволяет легко сделать все это. Вы можете легко разделить информацию о сотрудниках на несколько файлов, чтобы легко получить доступ именно к той информации, которую вы хотите. Файлы хранятся в безопасности, конфиденциальны и организованы.Сотрудникам может быть предоставлен доступ через пароль для просмотра их собственных файлов без нарушения конфиденциальности файлов других сотрудников. Короче говоря, это самый простой и безопасный способ хранить цифровое личное дело каждого сотрудника.

Досье сотрудников

Как специалист по персоналу, вы не привыкать к бумажной работе. Кажется, что для каждого действия по трудоустройству — подачи заявления, собеседования, приема на работу, дисциплинарных мер и так далее — существует определенная форма, которую необходимо заполнить.Однако убедиться, что вы правильно заполнили документы, — это только половина дела. Как только вы закончите заполнять форму, вы столкнетесь с совершенно новой проблемой: что с ней делать. Будучи умным человеком, вы знаете, что надлежащая документация является ключом к защите вашей компании в неудачном случае судебного процесса, но знать, что нужно хранить, где и как долго и кто может это видеть, может быть довольно непросто. Давайте поговорим об основах.

Что входит в личное дело сотрудников?

В то время как в большинстве штатов «досье персонала» определяется свободно, и содержимое файла может отличаться в зависимости от отрасли, досье персонала обычно состоит из документов, связанных с «квалификацией сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарная мера.”В файле следует хранить следующие элементы:

  • заявлений о приеме на работу
  • форм аттестации
  • дисциплинарных записей
  • подписанных справочников благодарностей
  • налоговые формы, например W-4s
  • информация о платеже, например о повышении или сокращении расходов. (Примечание: не ведомости заработной платы, их следует вести отдельно.)

В вашем штате могут быть дополнительные правила о том, что должно быть включено в файлы персонала, поэтому обязательно проконсультируйтесь с вашим Руководством по кадрам на hrsimple.com.

Что нужно хранить отдельно?

Медицинская информация

Как правило, все медицинские записи должны храниться в тайне и храниться отдельно от личных дел. Медицинская информация может быть получена по различным причинам, связанным с работой, и ее следует хранить точно и надежно в случае расследования. Некоторые примеры медицинской информации включают:

  • запросов на отпуск FMLA
  • требований о компенсации работникам
  • результаты тестирования на наркотики
  • записей врачей об пропусках занятий по болезни
  • страховых выплат

Иммиграционные формы

Хотя работодатели обязаны хранить формы I-9 сотрудников в течение трех лет с даты приема на работу или одного года после увольнения, их следует хранить отдельно от личного дела.Хранение форм I-9 вне досье сотрудников обеспечивает определенную защиту в случае правительственного расследования, поскольку некоторая информация о занятости может указывать на дискриминацию со стороны работодателя, и было бы лучше, если бы ее не разглашали.

Заработная плата

Ведение точного учета того, кому, сколько и когда было выплачено, чрезвычайно важно по налоговым причинам, а также в случае аудита или расследования, но эти записи должны храниться вне информации о персонале.Как и в случае с иммиграционными формами, иск о дискриминации может возникнуть, если информация о персонале будет раскрыта во время расследования платежной истории компании, поэтому целесообразно хранить эту информацию отдельно.

Кому следует предоставить доступ?

Распространенная проблема с файлами персонала — предоставить вашим сотрудникам доступ к их собственным файлам или нет. Некоторые сотрудники могут расстроиться, если увидят конфиденциальную информацию, содержащуюся в их файлах, например заметки о дисциплинарных мерах и информацию о заработной плате.С другой стороны, отказ от доступа может повредить отношениям с сотрудниками. Кроме того, в нескольких штатах есть законы о предоставлении доступа сотрудникам.

Что нужно знать о файлах персонала сотрудников

Как работодатель, вы связаны законами и постановлениями, которые определяют, какую информацию о сотрудниках вы можете (и должны) собирать и кто имеет доступ к этой информации. Административные функции, такие как сбор и хранение документов сотрудников, и то, как вы это делаете, могут показаться утомительными, но они могут оказать серьезное влияние на ваш бизнес.H&M, крупный шведский ритейлер, был оштрафован на сумму более 41 миллиона долларов за якобы отслеживание личной жизни сотрудников (отпуска, болезни, религиозные убеждения и семейные проблемы) в базе данных компании.

Чтобы избежать каких-либо юридических проблем (и штрафов) и гнева ваших сотрудников, важно понимать, что такое личное дело и что оно должно (и не должно) включать.

Что такое личное дело сотрудника?

Личное дело сотрудника — это собрание ключевых документов, относящихся к работнику.Некоторые документы сотрудников требуются по закону, тогда как другие желательно иметь. По словам Дэмиена Вайнштейна, партнера Weinstein & Klein PC, «вы должны уметь читать личное дело и иметь довольно точное представление о том, кто этот сотрудник, что он делает в компании и как работают».

Хранение и доступ к файлам персонала

Вы можете хранить файлы персонала в запертом картотеке, но вы рискуете, что эта информация будет повреждена в результате потенциальных катастроф (например,g., наводнения, пожары, торнадо) или украдены, а затем выставлены на защиту. Многие компании используют программное обеспечение для управления персоналом для цифрового хранения файлов сотрудников и управления ими.

Кто должен иметь доступ к кадровой документации?

Только ключевой персонал (HR) и назначенные должностные лица компании, такие как главный операционный директор (COO), должны иметь доступ к файлам персонала.

«Ключевой персонал, который по контракту и по закону обязан сохранять конфиденциальность [должен иметь доступ]», — сказал Вайнштейн бизнесу.com. «Это может быть владелец бизнеса и главный операционный директор, глава отдела кадров и т. Д. Дело в том, что он содержит личную, частную и конфиденциальную информацию и не должен быть доступен никому в компании».

При необходимости эти назначенные специалисты могут предоставить менеджерам или руководителям доступ к некоторой информации в стандартном файле сотрудников, не содержащем конфиденциальной документации.

Примечание редактора: Ищете подходящее HR-программное обеспечение для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что включать в личное дело

В личном деле следует хранить большой объем информации; однако некоторые из них строго конфиденциальны. Николь Андерсон, владелец и генеральный директор компании MEND, занимающейся кадровыми решениями, рекомендует разделить информацию в личном деле сотрудника на три отдельные папки: файл сотрудника, конфиденциальный файл и файл I-9.

Срок хранения каждого документа зависит от федеральных законов и законов штата.В некоторых штатах требуется хранить определенные документы только в течение двух-трех лет после последней даты трудоустройства сотрудника, но вы можете захотеть хранить эти документы в течение шести или семи лет. И хотя это не требуется по закону, вам следует проводить аудит кадровых файлов один раз в год, чтобы убедиться, что информация, которой вы располагаете, является точной и актуальной.

Файл сотрудника

Этот файл содержит информацию о требованиях к должности, знаниях, производительности и поведении сотрудника.Андерсон сказал, что этот общий файл обычно включает следующее:

  • Контрольный список для нового найма
  • Заявление о приеме на работу
  • Резюме
  • Должностная инструкция (и прием)
  • Письмо-предложение
  • Трудовой договор
  • Справочные формы чеков
  • Форма для связи в экстренных случаях
  • Получение имущества предприятия
  • Соглашение о конфиденциальности
  • Подписанные подтверждения (справочник сотрудника, политика и процедуры для сотрудников, варианты медицинского страхования и т. Д.))
  • Учебные документы и благодарности
  • Прошлые оценки эффективности
  • Формы повышения квалификации
  • Принятые исправительные или дисциплинарные меры

Конфиденциальный файл

Этот файл содержит конфиденциальную информацию и должен храниться в безопасном файле. Только ранее упомянутый ключевой персонал должен иметь доступ к этому файлу. Андерсон сказал, что этот конфиденциальный файл обычно включает:

  • Форма самоидентификации
  • Любые медицинские документы или документы, связанные с инвалидностью (с возвратом к работе или врачебными справками)
  • Документация о компенсации работникам
  • Формы регистрации на страхование
  • 401 (k) или пенсионные формы
  • Формы получателя
  • Разрешение на выпуск
  • Раскрытие и авторизация кредитного отчета
  • Проверка криминального прошлого
  • Согласие на испытания на наркотики и письменные показания
  • Налоговый документ W-4
  • Государственный налоговый документ, если имеется
  • Форма прямого депозита / аннулированный чек
  • Любой документ, содержащий личную информацию, такую ​​как дата рождения, номера банковских счетов, номер социального страхования, пол, семейное положение и т. Д.

Файл I-9

Форма I-9 используется для проверки права сотрудника на законную работу в США. Работодатели должны заполнить и сохранить форму I-9 для каждого сотрудника. Инспекторы иммиграционной и таможенной службы (ICE) часто проводят проверки I-9, и их подготовка может избавить вас от часов отслеживания документации и уплаты дорогостоящих штрафов.

Что

, а не , включать в личное дело

Хранение или обмен неверной информацией о персонале может привести к юридическим проблемам.Конфиденциальная информация, которую вы должны хранить отдельно от общего кадрового дела, включает W-4 сотрудника, информацию о равных возможностях трудоустройства, его номер социального страхования и его медицинскую карту.

«Совсем недавно в отношении COVID руководство предлагает не хранить личную информацию о здоровье (воздействие, результаты тестов, документацию о симптомах и т. Д.), Поскольку к ней может получить доступ слишком много людей», — сказал Вайнштейн.

Не храните какую-либо информацию, касающуюся личной информации сотрудника, результатов работы, электронных писем или мнений о сотруднике.Вам также следует выбросить копии удостоверений личности сотрудников, таких как карты социального страхования, государственные удостоверения личности, водительские права и паспорта.

«Как только эти предметы будут использованы, они должны быть уничтожены, чтобы предотвратить любое несанкционированное копирование или взлом», — сказал Андерсон.

Законы о кадровых файлах

Ваши сотрудники могут полагать, что могут проверять свое личное дело, но это не всегда так. Во многих штатах действуют законы, требующие от сотрудников получения судебного постановления, прежде чем они смогут запросить доступ к своим кадровым файлам.

Кроме того, существуют федеральные законы и законы штата, которые определяют, как работодатели могут хранить определенную информацию и какие сотрудники имеют разрешение на доступ к ней. Андерсон сказал, что в большинстве штатов работодатели требуют от работодателей хранить только государственные или федеральные документы в отделе кадров или в закрытом кабинете, тогда как другие документы требуют особого хранения и ограничений.

«Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) и Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) требуют, чтобы конфиденциальная медицинская информация хранилась отдельно от личного дела, чтобы никто, кроме назначенного сотрудника отдела кадров или компании, не имел к ним доступа. , — сказал Андерсон.

Законы также регулируют, как долго вы должны хранить определенные документы. Например, комиссия за равные возможности трудоустройства требует, чтобы работодатели сохраняли все кадровые записи в течение как минимум одного года после последней даты приема на работу, а Закон о дискриминации по возрасту при найме на работу 1967 года требует, чтобы работодатели сохраняли любой план вознаграждений работникам и систему письменных заслуг или стажа. в течение как минимум одного года после прекращения действия плана или системы.

Кадровые записи также могут быть неоценимыми в случае, если против вас подал иск нынешний или бывший сотрудник.

«[Кадровое дело] обычно первое, что просит ваш адвокат, если сотрудник подает на вас в суд (или угрожает подать в суд)», — сказал Вайнштейн. «Хранить его в одном месте, в идеале в электронном виде, чтобы вы могли предоставить его своему адвокату для рассмотрения, — это очень хорошая практика. Это не только сэкономит вам на судебных издержках, но и хорошо сохраненный файл может обеспечить хорошую юридическую защиту. к любым претензиям «.

Персональное дело | UpCounsel 2021

Личное дело

Личное дело — очень важная часть документации работодателя.Наличие кадрового досье на сотрудника позволит работодателю вести определенные записи, которые могут быть полезны в процессе работы, например, в отношении льгот и компенсаций, а также могут быть полезны в случае будущих споров с сотрудником.

Поэтому для работодателя очень важно иметь личное дело каждого сотрудника.

Содержание файла персонала

Личное дело сотрудника будет основным местом хранения важных документов, связанных с его работой у работодателя.Эти документы обычно варьируются от их первоначального заявления о приеме на работу до их работы и истории компенсаций до их выхода из компании.

Файл часто хранится в безопасном месте и будет доступен только их руководителям, руководству и отделу кадров. Документы о трудоустройстве и кадровые файлы содержат очень конфиденциальную информацию и поэтому обычно хранятся под строгой защитой. Важно позаботиться о том, чтобы конфиденциальная информация была защищена, но оставалась доступной для тех, кто может в ней нуждаться, например, руководителя и персонала.

Соображения относительно содержания файла персонала

Не каждый документ нужно хранить в файле. Слишком много файлов может вызвать путаницу и неэффективность ведения записей. Основным определяющим фактором для включения документа в личное дело сотрудника является то, будет ли он полезен для будущих споров, например, если против работодателя будет предъявлен иск в будущем или возникнут другие юридические вопросы, расследования и конфликты.

Часто бывает полезно, если сотрудник сам подписывает документ, в котором говорится, что он понимает, что определенные документы могут храниться в файле для будущего использования.

Важно, чтобы файл сотрудника не содержал сомнительной или личной информации, а содержал только фактические данные, касающиеся занятости сотрудника. Эти данные должны включать их трудовые документы и любые задокументированные случаи или соответствующие события.

Содержание личного дела сотрудника

Ниже приведены примеры некоторых элементов, которые могут храниться в досье сотрудника. Файл сотрудника может содержать:

  • Пункты, касающиеся стажа работы сотрудника в компании
  • Свои достижения и развитие в качестве сотрудника
  • Документы, касающиеся того, почему и как они были отделены от компании и при каких обстоятельствах

История занятости

Существует множество документов, связанных с историей работы сотрудника в компании, которые, возможно, стоит хранить как часть их трудовых книжек.Сюда входят такие предметы, как:

  • Оригиналы документов о вакансии
  • Резюме
  • Сопроводительное письмо
  • Заявление о приеме на работу
  • Подтверждение документов об образовании и трудовой книжке
  • Примечания относительно собеседования и процесса принятия решения о приеме на работу
  • Письмо-предложение
  • Выполнен трудовой договор
  • Контактная информация сотрудника
  • Посадочные документы
  • Документы о переезде и льготах,
  • Любые подписанные документы о неразглашении или отсутствии конкуренции.
  • Внутренние запросы и сообщения
  • Рекламные документы
  • Дисциплинарные документы

Любой другой документ, который может объективно документировать важный аспект их работы в компании

Другими возможными документами для включения могут быть обзоры эффективности и история программ обучения, а также оценочные тесты, которые они прошли для себя.Документы о посещаемости и дисциплинарные документы обязательно должны быть сохранены. Любые документы, связанные с их работой и внутренней перепиской, а также реакцией на дисциплину и улучшение после этого, должны быть сохранены.

Если есть задокументированные заявления других лиц, относящиеся к сотруднику, их тоже стоит включить. Они могут включать отзывы коллег, руководителей и клиентов. Полезно хранить эту информацию, потому что в противном случае ее может быть сложно организовать и извлечь, если впоследствии потребуется использовать личное дело сотрудника.

Записи о достижениях, обучении и дисциплинах сотрудника должны храниться под рукой в ​​файле.

Записи об увольнении

Даже после увольнения сотрудника очень важно сохранить определенные документы, относящиеся к процессу увольнения. Они будут включать их официальное уведомление об увольнении, а также собеседование при увольнении, если таковое имеется, а также документы, касающиеся приостановления их льгот и последней выплаченной компенсации. Здесь же должны храниться документы, касающиеся возврата имущества предприятия.

Что следует хранить в личном деле сотрудников

Личное дело важно не только для ведения учета во время работы сотрудника, но и в случае, если после того, как сотрудник уволился из компании, возникнет судебный процесс или другой спор. Поэтому личное дело очень важно обновлять, а также не содержать необъективной документации.

Включить все, что связано с производительностью сотрудников, в кадровые файлы

Рекомендуется регулярно проверять личные дела сотрудников, систематизировать и очищать их.При просмотре кадрового досье сотрудника подумайте, есть ли там все соответствующие документы, а также есть ли документы, которые либо неактуальны, либо их следует убрать, например, если у компании есть политика об отказе от отчетов о дисциплинарных мерах по истечении установленного времени.

Другие вопросы, которые следует задать, могут включать, содержит ли файл недавние соответствующие документы от сотрудника, такие как недавние отчеты о производительности и дисциплине, а также подписанные подтверждения. Со всеми этими файлами легко дезорганизоваться, поэтому важно регулярно проверять файлы персонала, чтобы убедиться, что они правильные и актуальные.Также важно убедиться, что в личном деле нет ненадлежащих документов.

Другие элементы для хранения в личном деле

При организации кадрового досье очень важно, чтобы там были хотя бы ключевые документы, относящиеся почти к каждому сотруднику.

Эти документы будут включать оригиналы их заявления о приеме на работу, а также документы, связанные с их приемом на работу и приемом на работу. Документы, относящиеся к их компенсации, особенно юридические документы и разрешения, также важны.

Документы, относящиеся к их производительности, истории работы, улучшениям и дисциплине, также важны для хранения в файле.

Также могут быть полезны документы, касающиеся их посещения программ обучения и завершения ими указанных программ.

Наконец, документы, относящиеся к их прекращению из компании, также особенно важны, поскольку часто они могут быть причиной будущих споров.

Вам следует позаботиться о том, чтобы хотя бы эти документы были включены в личное дело.

Чего не следует хранить в личном деле

Есть много документов, которые не нужно хранить в личном деле сотрудника, или даже их не стоит там хранить. Это будут документы, которые могут быть очень конфиденциальными и не иметь прямого отношения к занятости сотрудника, например, медицинские записи.

Получите бесплатную юридическую оценку кадровых потребностей вашего малого бизнеса

Если вы хотите узнать, каковы требования и передовой опыт вашей компании, лучше всего обратиться за юридическими услугами.Многие юристы бесплатно сделают первоначальный обзор.

Содержание официального кадрового дела

Обычно предметы, которые должны быть включены в личное дело, включают документы, относящиеся к компенсации, найму, увольнению, работе и обучению.

Занятость

Важная информация о приеме на работу будет включать оригинальное заявление о приеме на работу, записи об интервью, их резюме и другие материалы для подачи заявления, подтверждающие документы, контактные данные для экстренных случаев и другую информацию, которая была частью их приема на работу.

Информация, связанная с их приемом на работу, также должна быть сохранена, например, их ориентация и подписанные подтверждения.

Заработная плата

Полезно хранить соответствующую информацию, связанную с их компенсацией, такую ​​как платежные ведомости и табели учета рабочего времени. Будьте осторожны с законами о конфиденциальности и разрешениями в этом отношении.

Управление эффективностью

Также должна быть сохранена информация, касающаяся их фактической работы. Это может включать в себя историю их работы и дисциплины, а также действия по обучению и коррекции.

Обучение и развитие

Важные учебные документы, которые следует включить в файл, — это документы, связанные с подачей заявки на учебные программы, сами заявки, оценки и завершение обучения, награды, документы, связанные с расходами или комиссионными, и записи посещаемости.

Разделение (немедицинское)

Наконец, очень важной категорией для включения в файл являются разделительные документы. Сюда будут входить такие вопросы, как собеседование при увольнении, окончательный отчет о производительности и процесс увольнения.

Кадровое дело — что в нем должно содержаться с примерами

Личное дело в целом — это место, где хранится основная часть документов, связанных с пребыванием сотрудника в компании. Темы, затронутые в файле, широки, от их начала работы в компании до их работы и их разделения.

Что такое кадровое дело и зачем оно вам

Личное дело важно как для отслеживания сотрудников в компании, так и для будущих возможных споров или расследований.

Что вам нужно в ваших кадровых делах

Полезно хранить в досье важные юридические документы, касающиеся оплаты труда сотрудника. Кроме того, там также должны храниться официальные документы, подписанные о трудоустройстве сотрудника, в частности, документы о неразглашении и недопущении конкуренции.

Документы, которые не являются явными контрактами, также должны храниться в файле, такие как обзоры производительности и записи обучения.

В зависимости от размера вашей компании от вас могут потребоваться также некоторые другие записи, например, касающиеся статуса ветерана.Вам следует ознакомиться с федеральными законами, законами штата и местными законами, чтобы узнать, какие требования к ведению документации действуют в вашем регионе и в вашем бизнесе.

Чего НЕ следует хранить в личном деле

Есть много документов, которые вам не следует хранить в деле, особенно если они являются самоуверенными, а не формальными. Наличие неподходящей документации может нарушить конфиденциальность сотрудников, а также усложнить вам будущие споры.

Зачем нужны кадровые дела

Если правительство расследует или проверит вас, они будут ожидать строгих официальных отчетов о ваших сотрудниках.Поэтому важно вести актуальные, полные и согласованные записи.

Как настроить файлы персонала для существующих сотрудников

При проверке своих кадровых файлов и обнаружении, что вам могут потребоваться дополнительные документы от сотрудников, вы должны проинформировать своих сотрудников и попросить их незамедлительно предоставить вам необходимые документы.

Может быть полезно изучить системы резервного копирования ваших файлов, например, через облачные системы хранения. Обязательно инвестируйте в безопасность этих систем, так как информация очень конфиденциальна.

Федеральное законодательство и кадровое дело

Федеральное правительство требует, чтобы записи о сотрудниках хранились не менее года после увольнения сотрудника из компании. Федеральный закон также требует, чтобы документы о компенсации хранились не менее трех лет, а любые записи, относящиеся к разнице в компенсации, а также отчеты о результатах работы, сохранялись не менее двух лет. Существует ряд требований к ведению документации на федеральном уровне и уровне штата, которым важно следовать.

Государственные законы и кадровое дело

Законы многих штатов различаются в зависимости от того, может ли сотрудник проверять свое личное дело. Некоторые государства предоставляют право автоматически, в то время как другие требуют, чтобы сотрудник инициировал действие для просмотра файла.

Право на просмотр состояний

Примерно 18 состояний известны как состояния «права просмотра», когда сотрудник может свободно просматривать свое личное дело. Эти штаты простираются от Калифорнии до Мэна и Висконсина.

Хотя кадровые файлы, особенно бумажная документация, могут показаться устаревшими во многих отношениях, тем не менее, они являются важной частью управления человеческими ресурсами вашей компании. Файлы могут оказаться полезными как в будущих спорах и расследованиях, так и в повседневном процессе управления вашими сотрудниками и бизнесом.

Если вам нужна помощь в изучении того, как создавать файлы персонала для ваших сотрудников, вы можете опубликовать свои юридические потребности на торговой площадке UpCounsel.UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы UpCounsel являются выпускниками юридических школ, таких как Harvard Law и Yale Law, и имеют в среднем 14 лет юридического опыта, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb или от их имени.

Где следует хранить записи о сотрудниках?

Как специалист по персоналу, вы знаете, насколько важно вести точный кадровый учет. Вы, вероятно, также знаете, какие из них собираетесь хранить — как минимум, вы должны хранить как минимум самое необходимое, как указано в этом списке, представленном acas.org.uk:

Личные данные , такие как имя, адрес и дата рождения
История занятости , такая как дата начала, повышение по службе и должность
Положения и условия , такие как оплата, часы работы и право на отпуск
Сведения об отсутствии например в виде опозданий, болезни, беременности и родов
Журнал несчастных случаев , охватывающий любые производственные происшествия или травмы
Информация об обучении как внутренние, так и внешние
Дисциплинарные меры , включая увольнение

Но знаете ли вы, где хранить записи о сотрудниках? Есть несколько способов сделать это, некоторые из них лучше других:

1.Бумажные записи о сотрудниках

Пожалуй, самый примитивный способ хранения записей о сотрудниках, обычно подразумевающий использование физических файлов, организованных в картотеке. В этом нет ничего плохого — по крайней мере, с точки зрения трудового законодательства, — но это ужасно неэффективно. Если вы так храните записи о сотрудниках, вам следует ознакомиться с нашими тремя причинами, чтобы продать свой картотечный шкаф на eBay.

2. Ручная электронная документация сотрудников

Если вы так храните информацию о сотрудниках, то, скорее всего, ваш рабочий стол завален таблицами для отслеживания отсутствия сотрудников, текстовыми файлами, содержащими контракты сотрудников, и архивами, заполненными формами запросов на отпуск и другими административными документами.Это определенно шаг вперед по сравнению с картотечными шкафами, но, безусловно, не лучший метод. Если вы настаиваете на отслеживании информации о сотрудниках вручную с помощью компьютера, по крайней мере, попробуйте создать несколько хороших шаблонов, которые упростят задачу. Вот как создать базовый график смены с помощью Microsoft Excel.

3. Облачное хранилище электронных записей сотрудников

Подобно использованию текстовых документов и таблиц, которые хранятся на вашем компьютере, использование облачного хранилища для обеспечения безопасности записей сотрудников — крошечный шаг вперед с точки зрения эффективности.Использование таких инструментов, как Google Docs или Dropbox, означает, что, хотя вам все еще нужно вручную обновлять и редактировать записи о своих сотрудниках, у вас есть то преимущество, что вы можете получить к ним доступ в любом месте, в любое время и с любого устройства. Если вы храните файлы персонала в Документах Google, то вот полезный совет для клиентов People ® : вы можете связать свои Документы Google со своей учетной записью People ® , что означает, что всякий раз, когда вы обновляете документ с помощью Документов Google, он автоматически обновляется ваша кадровая система тоже!

4.Локальная система управления персоналом

Вы можете хранить записи о сотрудниках, используя локальную систему управления персоналом, разработанную специально для этой цели. Хотя для установки и внедрения может потребоваться некоторое время, вознаграждение может быть огромным — поскольку системы, как правило, специально созданы для управления персоналом, повторяющиеся ручные задачи становятся намного проще, а отслеживание становится более точным и значимым. Конечно, локальные решения все же имеют свои недостатки — как правило, их дорого покупать и дорого использовать.Узнайте о скрытых затратах на локальные системы управления персоналом здесь.

5. Облачное программное обеспечение для управления персоналом

Выбор облачной системы управления персоналом, безусловно, является наиболее эффективным местом для хранения записей о сотрудниках. Вы можете ожидать, что мы скажем это, конечно, учитывая то, что мы являемся облачной компанией по разработке программного обеспечения для персонала! Но почти во всех отношениях этот метод управления вашими данными превосходит остальные четыре руки. Например, если вы решите использовать People® для управления своими кадровыми данными, вы получите следующие преимущества:

— В вашем офисе не требуется хранилище на жестком диске или серверная

— Нет необходимости во внутренней технической группе для поддержания вашей системы в рабочем состоянии

— Неограниченное хранилище для записей ваших сотрудников

— Бесплатные шаблоны, контракты и письма

— Отслеживание, отчетность и многое другое

Конечно, есть только один способ узнать, действительно ли People ® — лучшее место для хранения ваших личных дел, — это воспользоваться бесплатной пробной версией прямо сейчас!

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *