Что включают в себя командировочные расходы: Что входит в суточные расходы в 2020 и 2021 году

• Расходы на химчистку и стирку полностью вычитаются.
• Плата за телефонную связь и Интернет, связанные с бизнесом, вычитается из собственной суммы.

Пособие на питание (продукты питания и напитки)

Вы можете требовать фактические расходы на питание, если ведете учет, или используйте стандартное питание (M&IE), которое периодически меняется.

Записывайте время, место и деловую цель поездок. Отсутствие учета может стоить вам вычета.

Развлекательные деловые партнеры в командировках

Вы можете вычесть:

• Расходы на еду и напитки, включая налоги и чаевые.Лишь 50% этих затрат подлежат вычету.
• Билеты на развлекательные мероприятия. Только 50% от номинальной стоимости билета подлежит вычету, даже если вы действительно платите больше, например, скальперу.
• Транспорт Стоимость проезда в ресторан и / или развлекательный объект и обратно вычитается на 100%.

У вас есть вопросы по бухгалтерскому учету? Отправьте его мне по электронной почте.

Командировочные расходы, связанные с бизнесом, подлежат вычету

Путевые расходы — те расходы, которые вы испытываете, когда вы находитесь вдали от дома по работе, — могут обеспечить вам значительные вычеты из деловых расходов.Однако они подчиняются многочисленным правилам, которые вы должны тщательно соблюдать, иначе вы рискуете неприятно удивиться, когда вас одитируют.

Путевые расходы являются одними из самых распространенных вычетов из деловых расходов. Однако этот вид расходов также является одним из самых запутанных! Когда стоимость поездки вычитается из деловых расходов? Как насчет конвенций — особенно в других городах? Что, если вы приведете свою семью?

Будет легче спланировать деловые поездки и по возможности совмещать бизнес с отпуском, если вы ознакомитесь с основными правилами IRS.

Ниже приводится список расходов, которые вы можете вычесть в зависимости от фактов и обстоятельств:

• 50 процентов стоимости питания при путешествии
• авиа, ж / д и автобусные тарифы
• плата за провоз багажа
• гостиничные расходы
• Расходы на эксплуатацию и техническое обслуживание автомобиля, включая расходы на газ, масло, смазку, мойку, ремонт, запчасти, шины, расходные материалы, плату за парковку и дорожные сборы
• расходы на эксплуатацию и обслуживание домов-трейлеров — при условии, что он будет «обычным» и «необходимым» для вашего бизнеса
• местные транспортные расходы на проезд на такси или другой транспорт между аэропортом или вокзалом и гостиницей, от одного клиента к другому или от одного места деятельности к другому, а также чаевые, связанные с вышеуказанными расходами
• Расходы на уборку и стирку
• Стоимость аренды компьютера
• гонорары за стенографию
• Расходы на телефон или факс
• советов по приемлемым расходам
• расходы на транспортировку образцов и демонстрационных материалов и стоимость помещения для образцов

Путевые расходы должны быть связаны с бизнесом

Ваша поездка должна быть связана, в первую очередь, с коммерческой деятельностью, чтобы на нее могла взиматься франшиза. Экскурсионные поездки никогда не подлежат вычету. Вы можете вычесть командировочные расходы только в том случае, если вы уезжаете из дома в связи с существующим бизнесом.

Путевые расходы, понесенные вами в связи с приобретением или открытием нового бизнеса, не подлежат вычету в качестве коммерческих расходов. Однако вы можете добавить эти затраты к своим стартовым расходам и решить вычесть их часть, а оставшуюся погасить в течение 180 месяцев.

Совет: если с вами путешествует ваш супруг (а), вы, как правило, не можете требовать вычета расходов вашего супруга.Чтобы командировочные расходы супруга (или иждивенца, или любого другого лица в этом отношении) подлежали вычету, супруг (или другое лицо) также должен быть сотрудником компании. Кроме того, поездка супруга (-и) должна осуществляться с добросовестной деловой целью, и в противном случае расходы должны вычитаться супругом.

Командировочные расходы — это вид деловых расходов. Следовательно, вы должны быть в состоянии удовлетворить общие требования к коммерческим расходам, чтобы потребовать вычет.

Вы не можете вычесть командировочные расходы в той степени, в которой они являются расточительными или экстравагантными — расходы должны быть разумными с учетом фактов и обстоятельств. Однако IRS дает здесь большую свободу действий. Вам не откажут в расходах только потому, что вы решили лететь первым классом или пообедать в четырехзвездочных ресторанах.

Звучит очевидно, но вы должны ехать, чтобы вычесть командировочные расходы.То есть вы должны быть «вдали от дома».

Однако, как и в большинстве случаев налогового права, все не так просто, как кажется. Для этого вы уезжаете из дома, если выполняете следующие два условия:

• Путешествие осуществляется вдали от общего района или в непосредственной близости от вашего налогового дома.
• Ваше путешествие достаточно долгое или достаточно далекое, поэтому нельзя разумно ожидать, что вы завершите поездку туда и обратно без сна или отдыха. Это не означает, что вам нужно оставаться на ночь в пункте назначения; например, может случиться так, что у вас была встреча на весь день, и вам нужно было несколько часов поспать в отеле перед поездкой домой.

Как правило, ваш налоговый дом — это вся территория или окрестности (например, город и пригороды) вашего основного места работы, независимо от местонахождения вашего личного или семейного дома.

Существуют особые правила, регулирующие следующие ситуации:

• Более одного места деятельности. Если вы ведете свой бизнес более чем в одном месте, вам следует учитывать общее время, которое вы обычно проводите, работая в каждом месте, степень вашей деловой активности в каждом месте и относительную сумму вашего дохода с каждого места, чтобы определить вашу «основную сумму». «место деятельности.
• Нет постоянного места работы. Если у вас нет постоянного места жительства и основного места работы, вы можете считаться странствующим — ваш налоговый дом находится там, где вы работаете, и, следовательно, вы никогда не сможете удовлетворить требование об отсутствии дома.
• Временное назначение. Когда вы временно (на год или меньше), а не на неопределенный срок, работаете вдали от основного места работы, ваш налоговый дом не меняется — все ваши расходы «вне дома» вычитаются.

Требуется ассигнование, если поездка совмещает работу и отдых

А как насчет деловых и личных путешествий? IRS внимательно следит за налогоплательщиками, которые пытаются классифицировать личную поездку без вычета налогов как бизнес-поездку с вычетом.Таким образом, если вы путешествуете в пункт назначения и занимаетесь как личной, так и деловой деятельностью, вы можете вычесть свои командировочные расходы в пункт назначения и обратно, только если поездка в первую очередь связана с вашим бизнесом.

Основная цель поездки определяется исходя из фактов и обстоятельств каждого случая. Важным фактором является количество времени, которое вы потратили на личные дела во время поездки, по сравнению с количеством времени, потраченным на действия, непосредственно связанные с бизнесом. Путевые расходы за пределы США могут быть дополнительно ограничены, если какая-либо часть вашей поездки предназначена для личных целей.

Если поездка носит преимущественно личный характер, никакие командировочные расходы не подлежат вычету. Это верно, даже если вы занимаетесь какой-либо деловой деятельностью, пока находитесь там. (Тем не менее, вы можете вычесть определенные расходы, которые вы понесли, пока находитесь в пункте назначения, если они в противном случае квалифицируются как бизнес-вычеты.)

Пример: Келли едет из Чикаго, штат Иллинойс, в Феникс, штат Аризона, чтобы навестить свою хорошую подругу Сьюзен на две недели.Находясь в Фениксе, она встречается с двумя клиентами, покупает им каждый обед и обсуждает деловые контракты на предстоящий год. Келли не может вычесть стоимость поездки в Аризону. Однако, учитывая ограничения на расходы на питание, она может вычесть стоимость двух деловых обедов.

Строгие ограничения на питание

Блюда, съеденные в одиночку во время путешествия, подлежат вычету.

Стоимость ужина вычитается только в том случае, если ваша командировка длится ночь или достаточно продолжительна, чтобы вы остановились на сон или отдых.

Конечно, если вы принимаете деловых гостей дома или в гостях, вы можете вычесть часть стоимости, если вы соблюдаете обычные правила вычета расходов на питание и развлечения. Однако, даже если вы соответствуете требованиям, вы можете вычесть только 50 процентов стоимости обеда.

Специальное исключение из правила 50 процентов применяется к работникам, которые находятся вне дома во время работы в соответствии с правилами Министерства транспорта. В эту группу рабочих входят служащие воздушного транспорта, водители грузовиков и автобусов между штатами, служащие железных дорог и моряки торгового флота.Для этих рабочих питание облагается франшизой на 80 процентов.

Стандартное питание упрощает ведение учета

Предполагая, что вы путешествуете вдали от дома на необходимый период времени, вы можете выбрать вычесть половину стандартной нормы питания (SMA), а не половину фактических затрат на питание, стирку, уборку и чаевые.

Преимущество использования стандартного пособия на питание состоит в том, что вам не нужно вести учет фактических расходов на питание, хотя вам все равно придется вести записи, чтобы подтвердить время, место и деловую цель вашей поездки.Самый большой недостаток в том, что стандартные порции питания не очень щедры. Скорее всего, ваши фактические расходы — и, следовательно, ваши отчисления — будут больше.

Стандартное пособие на питание — это «федеральная ставка на питание и непредвиденные расходы», и его размер варьируется в зависимости от того, где и когда вы путешествуете. Эти ставки суточных периодически обновляются с учетом региональной инфляции и публикуются в Интернете на веб-сайте Управления общего обслуживания и в публикации IRS 1542, Ставки суточных (для поездок в пределах континентальной части США).

Совет. Существуют также суточные, которые включают проживание, питание и непредвиденные расходы, но эти комбинированные суточные, как правило, недоступны для самозанятых людей.

Тем не менее, во многих регионах ставки намного выше, и вам всегда следует проверять, используете ли вы ставку для вашего местоположения. Предположим, что стандартное пособие на питание для большинства мест в Иллинойсе составляет 46 долларов в день, а в Чикаго — 71 доллар. Это означает, что если вы приехали в Чикаго по делам, вы можете вычесть 12 долларов.На 50 ед. В день на питание больше, чем «стандартный» тариф.

Помните, вы можете вычесть только 50% от допустимой суммы: 35,50 долларов для Чикаго против 23 долларов по стандартной ставке.

Для поездок за пределы континентальной части США вы можете использовать федеральные суточные (OCONUS), которые ежемесячно публикуются правительством. Иностранные суточные можно приобрести в Государственной типографии, а также в Государственном департаменте.

IRS внимательно изучает командировочные расходы за границу

Деловые поездки за границу не подлежат налогообложению.Однако из-за возможности злоупотреблений (например, тайком в отпуске в Париже под видом деловой поездки) эти расходы внимательно изучаются IRS.

Хорошая документация — необходимость. Если вы путешествуете за пределы США исключительно в деловых целях, все ваши командировочные расходы, связанные с тем, чтобы добраться до места назначения и обратно, подлежат вычету. Однако, если вы проводите часть своего времени в другой стране, занимаясь личной деятельностью, вам, возможно, придется распределить свои командировочные расходы и вычесть только те суммы, которые выделены на бизнес.

Вы должны распределить расходы между коммерческими расходами, вычитаемыми из налогооблагаемой базы, и личными расходами, не вычитаемыми из налогооблагаемой базы, пропорционально количеству дней, которые вы потратили на некоммерческую деятельность во время поездки, если вы не выполняете одно из определенных условий.

Поездки за границу исключительно по делам полностью вычитаются. Путевые расходы за границу полностью вычитаются, если вы провели 100 процентов своего времени за границей в командировках. Однако, если вы занимаетесь какой-либо некоммерческой деятельностью, будь то посещение достопримечательностей или посещение старого друга, вам, возможно, придется разделить бизнес-расходы, вычитаемые из налогооблагаемой базы, и личные расходы, не подлежащие вычету.

Время, потраченное на личные цели, может привести к распределению. Если вы проводите часть своего времени в другой стране, занимаясь личными делами, вам, возможно, придется распределить свои командировочные расходы пропорционально количеству дней, которые вы потратили на некоммерческую деятельность во время поездки, если вы не выполняете одно из следующих условий:

• Менее одной недели за пределами США. Вы находились за пределами США неделю или меньше, совмещая деловую и личную деятельность (неделя — это семь последовательных дней, не считая дня, когда вы покидаете США.С., но с учетом дня вашего возвращения в США).
• Менее 25 процентов времени на личные дела. Вы находились за пределами США более недели, но потратили менее 25 процентов всего времени, проведенного в другой стране, на личные дела (считая оба дня, когда началась ваша поездка). и день, когда это закончилось).
• Отпуск не рассматривался. Вы можете установить, что личный отпуск не был важным фактором.

Если вы соответствуете одному или нескольким из этих условий, ваша поездка считается полностью деловой.Это означает, что вы можете вычесть все свои командировочные расходы, связанные с бизнесом.

Распределение требуется, когда личное время превышает 25 процентов

Если вы не соответствуете хотя бы одному из условий, изложенных выше, и потратили 25 или более процентов своего времени на личные дела, вам придется распределить свои командировочные расходы на дорогу к месту назначения и обратно между вашим бизнесом и личные действия для определения вашей франшизы. Вы должны распределить свои расходы на зарубежные поездки , даже если ваша поездка была в основном по деловым причинам.

Отпуск не подлежит вычету. Однако, если ваша поездка была в первую очередь с целью отпуска, вся стоимость поездки является не подлежащим вычету личным расходом. Однако, если вы ведете побочные дела, вы можете вычесть расходы, понесенные вами во время поездки, которые были непосредственно связаны с вашим бизнесом.

Расходы на конвенцию могут вычитаться

Вы можете вычесть свои командировочные расходы (включая проезд, проживание и питание для себя) при посещении конгресса в Соединенных Штатах, если вы можете доказать, что участие в конгрессе приносит пользу вашему бизнесу.Эти правила распространяются на мастер-классы, конференции и семинары, а также на собрания.

Вы можете пройти тест на деловые отношения, продемонстрировав, что ваши деловые обязанности и ответственность связаны с программой или повесткой дня съезда. Повестка дня не обязательно должна касаться конкретно ваших обязанностей или ответственности — достаточно привязки. Однако вы должны продемонстрировать какую-то цель получения дохода для посещения конгресса. В любом случае вы не сможете вычесть какие-либо некоммерческие расходы (например, осмотр достопримечательностей), понесенные вами во время посещения конгресса.

Пример: Кэролайн, дизайнер интерьеров, посещает выставку Американской ассоциации производителей окон в Кентукки. Она вернулась с новым энтузиазмом к своей профессии и со знаниями о нескольких новых поставщиках. Кэролайн может вычесть свои расходы, потому что посещение шоу приносит пользу ее бизнесу.

Правила становятся гораздо более строгими, если конгресс проводится за пределами Северной Америки или на круизном лайнере. По сути, IRS не хочет, чтобы люди вычитали свой отпуск. Однако они признают, что по крайней мере некоторые из этих поездок совершаются с добросовестными деловыми целями.Вот что вам нужно знать:

Чтобы иметь возможность вычесть расходы на участие в конференции за пределами Северной Америки, она должна иметь прямое отношение к вашему бизнесу, и проведение конференции за пределами Северной Америки должно быть столь же разумным, как и внутри нее. Например, было бы разумно проводить съезд за пределами Северной Америки, если бы многие участники съезда жили за границей. Вы также должны выполнить требования по вычету командировочных расходов за пределами США.S ..

Тем не менее, есть способ насладиться экзотическим регионом, не затрагивая правила иностранных конвенций: знать, какие страны считаются входящими в «Североамериканскую зону». Для целей конвенционных поездок «североамериканская территория» включает очевидное: Соединенные Штаты, их владения, подопечную территорию Тихоокеанские острова, Канаду и Мексику. Однако сюда также входят страны, у которых есть информационные соглашения с Соединенными Штатами. Государства и, возможно, определенные требования налогового законодательства.

IRS ведет список этих стран, многие из которых являются туристическими мекками, которые вы, возможно, не считаете североамериканскими. В их числе:

Съезды на круизных лайнерах. Следующие требования должны быть выполнены, прежде чем вы сможете вычесть расходы, понесенные в связи с конференцией или семинаром, проводимым на круизном судне:

• Соглашение должно иметь прямое отношение к активному ведению вашего бизнеса.
• Круизное судно должно быть зарегистрировано в США
• Все порты захода круизного лайнера должны находиться в США (или их владениях).
• Вы должны приложить к своей налоговой декларации подписанное вами письменное заявление, в котором указано общее количество дней поездки (за исключением дней, которые вы потратили в пути до и из порта судна), количество часов каждый день, которые вы посвятили работе по расписанию. мероприятий, а также программу запланированных деловых мероприятий собрания.
• Вы должны приложить к своей налоговой декларации письменное заявление, подписанное должностным лицом организации или группы, спонсирующей съезд, которое включает график деловых мероприятий на каждый день съезда и количество часов, в течение которых вы посещали запланированные деловые мероприятия. .

Если вы соответствуете требованиям, вы можете ежегодно вычитать до 2000 долларов США из расходов на посещение семинара или конгресса на круизном лайнере. В случае совместного возвращения максимум 4000 долларов будет вычитаться, если каждый из супругов посещал соответствующие съезды круизных судов.

Как вычесть командировочные расходы (с примерами)

Хорошие новости: большинство обычных расходов на командировки не подлежат налогообложению.

Еще лучшая новость: если поездка предназначена в первую очередь по делам, вы можете взять несколько отпускных дней и при этом вычесть поездку из налогов (с чистой совестью).

Несмотря на то, что мы не советуем использовать этот вычет, мы, , хотим, чтобы вы понимали, как использовать этот процесс, чтобы сэкономить на ваших налогах, и получать некоторую помощь в процессе.

Следуйте инструкциям в этом руководстве, чтобы точно определить, что считается путевыми расходами и как не переходить черту.

Поездка должна считаться «деловой»

К сожалению, нельзя просто сесть на следующий самолет на Багамы и списать поездку на огромные деловые расходы. Чтобы списать командировочные расходы, IRS требует, чтобы основная цель поездки заключалась в деловых целях.

Вот как убедиться, что ваша поездка квалифицируется как деловая поездка.

1. Вам необходимо покинуть налоговый дом

Ваш налоговый дом — это регион, в котором находится ваша компания. Технически поездка на работу не является «деловой поездкой» до тех пор, пока вы не покинете свой налоговый дом на срок, превышающий обычный рабочий день, с намерением вести бизнес в другом месте.

2. Ваша поездка должна состоять «в основном» из служебных

IRS измеряет время, проведенное вами вне дома, в днях. Чтобы поездка считалась деловой, вам необходимо провести большую часть своей поездки по делам.

Например, вы уезжаете на неделю (семь дней). Вы проводите пять дней, встречаясь с клиентами, и пару дней отдыхаете на пляже. Это квалифицируется как командировка.

Но если вы проведете три дня, встречаясь с клиентами, и четыре дня на пляже? Это отпуск. К счастью, дни, когда вы путешествуете туда и обратно, считаются рабочими.

3. Поездка должна быть «обычной и необходимой».

«Обычные и необходимые» — это термин, используемый IRS для обозначения расходов, которые являются «обычными» для бизнеса с учетом отрасли, в которой он находится, и «необходимыми» для ведения коммерческой деятельности.

Если проходят две практически идентичные конференции — одна в Гонолулу, а другая в вашем родном городе, — вы не можете списывать со счетов полностью оплаченную поездку на Гавайи.

Точно так же, если вам нужно арендовать автомобиль для передвижения, у вас будут проблемы со списанием стоимости Range Rover, если Toyota Camry доставит вас туда так же быстро.

То, что квалифицируется как «обычное и необходимое», временами может показаться серой зоной, и у вас может возникнуть соблазн обмануть это. Наш совет: проявляйте осторожность.Если IRS решит провести расследование и обнаружит, что вы заявили о расходах, которые не были необходимы для ведения бизнеса, вы можете столкнуться с серьезными штрафами.

4. Поездку нужно планировать заранее

Вы не можете прийти в Universal Studios , раздать визитные карточки всем, кого вы встретите в очереди на американские горки, назвать это «нетворкингом» и вычесть стоимость поездки из ваших налогов. Командировку нужно планировать заранее.

Перед поездкой спланируйте, где вы будете каждый день и когда, и наметьте, с кем вы его проведете.Задокументируйте свои планы в письменной форме перед отъездом. Если возможно, отправьте кому-нибудь копию по электронной почте, чтобы на ней была указана временная метка. Это помогает доказать, что за вашей поездкой стояли профессиональные намерения.

Дни, когда вы путешествуете к месту своего проживания и обратно, считаются рабочими днями.

При выезде за пределы США действуют другие правила.

Правила деловых поездок за границу немного смягчены.

Если вы путешествуете за пределами США, вам нужно провести не менее 25% своего времени за пределами страны, занимаясь бизнесом. , чтобы это бегство считалось деловой поездкой.

Если вы путешествуете за пределами США, но тратите на менее 25% своего времени на бизнес, вы все равно можете вычесть командировочные расходы пропорционально тому, сколько времени вы действительно проводите на работе во время поездки.

Например, вы отправляетесь в пятидневное международное путешествие. Если вы потратите два дня на ведение дел, вы можете вычесть всю стоимость авиабилета как коммерческие расходы, потому что два дня из пяти эквивалентны 40% вашего времени в отпуске.

Но если вы проводите по делам только один день из пятидневной поездки — или только 20% своего времени вне дома — вы сможете вычесть только 20% стоимости вашего авиабилета, потому что поездка больше не квалифицируется как бизнес.

Перечень командировочных расходов

Вот несколько примеров вычетов на деловые поездки, на которые вы можете претендовать:

• Билеты на самолет, поезд и автобус между вашим домом и местом работы
• Сборы за провоз багажа
• Прачечная и химчистка во время путешествия
• Стоимость аренды машины
• Отель и Airbnb стоит
• 50% соответствующих критериям бизнес-обедов
• 50% питания при поездке в пункт назначения и обратно

Путешествие

В командировке вы можете вычесть 100% стоимости поездки до пункта назначения, будь то билет на самолет, поезд или автобус.Если вы арендуете автомобиль, чтобы добраться туда и передвигаться, эта стоимость также вычитается.

Жилье

Стоимость вашего жилья не облагается налогом. Вы также можете вычесть стоимость проживания в те дни, когда вы не ведете дела, но это зависит от того, как вы планируете поездку. Хитрость заключается в том, чтобы «отпускные дни» располагались между рабочими днями.

Вот примерный маршрут, чтобы объяснить, как это работает:

Четверг: Вылет в Дарем, Северная Каролина.
Пятница: Встреча с клиентами.
Суббота: Уроки танцев среднего уровня.
Воскресенье: Уроки линейного танца продвинутого уровня.
Понедельник: Встреча с клиентами.
Вторник: Улетай домой.

Четверг и вторник — дни в пути (помните: дни в пути в командировке считаются рабочими днями). А в пятницу и понедельник ты будешь вести дела.

Нет смысла лететь домой на выходные (в нерабочие дни), только чтобы вернуться в Дарем на деловую встречу в понедельник утром.

Итак, поскольку вы технически остаетесь в Дареме в субботу и воскресенье, между днями, когда вы будете вести дела, общая стоимость вашего проживания в поездке не облагается налогом, даже если вы на самом деле не работаете. на выходных.

Вы не виноваты, что встречи с вашими клиентами проходят в Дареме — неофициальной столице танцевальной линии Америки.

Питание и развлечения во время вашего пребывания

Даже в деловой поездке вы можете вычесть только часть расходов на питание и развлечения, которые специально предназначены для ведения бизнеса.Итак, если вы находитесь в Луизиане и закрываете сделку по продаже самородков аллигатора, вы можете списать 50% суммы счета.

Просто убедитесь, что вы отметили в квитанции или в приложении для отслеживания расходов характер проведенной встречи — с кем вы встречались, когда и что обсуждали.

С другой стороны, если вы пробуете местную кухню и для этого нет четкого коммерческого обоснования, вам придется платить за еду из собственного кармана.

Питание и развлечения во время путешествия

Пока вы путешествуете в пункт назначения, где вы ведете бизнес, еда, которую вы едите по пути, может быть вычтена на 50% как бизнес-расходы.

Это может быть ваш шанс попробовать местные деликатесы и списать их в налоговой декларации. Только убедитесь, что ваши вкусы не слишком экстравагантны. Как и любые бизнес-расходы, подлежащие вычету, питание должно оставаться «обычным и необходимым» для ведения бизнеса.

Поездка с семьей и друзьями в командировку

Не хотите провести отпуск в командировке в одиночестве? Хотя вы не можете напрямую вычесть расходы на привлечение друзей и родственников в командировки, некоторые расходы можно компенсировать косвенно.

Едем к месту назначения

В машине три или четыре свободных места? Не стесняйтесь их заполнять. Если вы путешествуете по делам и аренда транспортного средства является «необходимыми и обычными» расходами, вы все равно можете вычесть свои служебные мили или расходы на аренду автомобиля, даже если к вам присоединятся другие люди.

Одно исключение: если вы понесете дополнительный пробег или «ненужные» расходы на аренду из-за того, что вы взяли с собой семью, расходы больше не подлежат вычету, поскольку они не являются «необходимыми или обычными».”

Например, предположим, что вам пришлось арендовать очень большой фургон, чтобы взять с собой детей в командировку. Если вам не нужно было бы арендовать тот же автомобиль, чтобы путешествовать в одиночку, расходы на сверхбольшой фургон больше не считаются коммерческим вычетом.

Сдам квартиру

Как и в случае с расходами на дорогу, вы можете вычесть только стоимость проживания, равную той, которую вы бы использовали, если бы путешествовали в одиночку.

Однако есть некоторая гибкость. Если вы платите за жилье, чтобы разместить вас и свою семью, , вы можете вычесть часть стоимости проживания , которая эквивалентна тому, что вы заплатили бы только за себя .

Например, предположим, что номер в отеле на одного человека стоит 100 долларов, а номер в отеле, в котором может разместиться ваша семья, стоит 150 долларов. Вы можете арендовать вариант на 150 долларов и вычесть 100 долларов из стоимости в качестве деловых расходов, потому что 100 долларов — это то, сколько вы заплатил бы, если бы ты остался там один.

Этот вычет может сэкономить вам много денег на жилье для вашей семьи. Просто убедитесь, что вы держите квитанции и записи, в которых указаны цены на разные комнаты, на случай, если вам нужно будет обосновать расходы в IRS

Внимание. Когда дело доходит до AirBnB, границы размываются. Легко сравнить стоимость гостиничного номера с одной кроватью и гостиничного номера с двумя кроватями. Но когда вы сравниваете существенно разные квартиры, у разных владельцев — например, дом у бассейна и кондоминиум — становится трудно оправдать вычеты. Сохранение «традиционных» условий проживания, таких как отели и мотели, может помочь вам избежать проверки во время аудита. А если сомневаетесь, спросите своего налогового консультанта.

Так технически ваша поездка — это отпуск? Вы по-прежнему можете требовать возмещения расходов, связанных с бизнесом.

В тот момент, когда ваше бегство пересекает черту от «деловой поездки» до «отпуска» (напр.грамм. вы тратите больше дней на поджаривание булочек, чем на заключение сделок) вы больше не можете вычитать командировочные расходы.

Обычно «отпуск»:

• Поездка, в которой вы не проводите большую часть своего дня, занимаясь делами
• Деловая поездка, которую нельзя подтвердить правильной документацией

Однако вы все равно можете вычесть обычные коммерческие расходы, если вам довелось вести дела во время отпуска.

Например, вы приехали в Портленд для развлечения, и один из ваших клиентов также живет в этом городе.У вас обеденная встреча со своим клиентом, пока вы в городе. Поскольку обед связан с бизнесом, вы можете списать 50% стоимости обеда, как и любые другие расходы на деловую еду и развлечения. Только убедитесь, что вы сохранили квитанцию.

Между тем, другие расходы, связанные с «отпуском», которые позволили встретиться с этим клиентом лично — билеты на самолет до Портленда, аренда автомобиля, чтобы вы могли ездить по городу, — не могут быть вычтены; поездка все еще отпуск.

Если вы путешествуете по делам на собственном автомобиле

Есть два способа вычесть командировочные расходы, если вы путешествуете на собственном автомобиле.

1. Метод фактических затрат
2. Стандартный метод расчета пробега

Фактические расходы — это сумма фактических затрат, связанных с использованием вашего автомобиля (бензин, страховка, новые шины, плата за парковку, штрафы за парковку во время посещения клиента и т. Д.), И умноженная на процент времени, в течение которого вы его использовали. для бизнеса.Если бы в течение налогового года для бизнеса было 50%, вы умножите свои общие расходы на автомобиль на 50%, и это будет сумма, которую вы вычтете.

Стандартный пробег — это место, где вы отслеживаете количество деловых миль, которые вы проехали в течение налогового года, а затем запрашиваете стандартную ставку миль (для 2019 налогового года это 0,58 доллара США за милю).

Стоимость нарушения правил

Не пытайтесь заявить о командировке, если у вас нет документов, подтверждающих это. Используйте такое приложение, как Expensify, для отслеживания деловых расходов (особенно когда вы путешествуете по работе) и овладевайте искусством ведения документации для малого бизнеса.

Если вы требуете правомочных списаний и ведете надлежащую документацию, у вас должны быть все записи, необходимые для обоснования ваших удержаний во время налоговой проверки.

Кстати, если ваш бизнес отмечен как подлежащий аудиту, IRS поставит своей целью уведомить вас по почте как можно скорее после подачи вашей заявки. Обычно это происходит в течение двух лет с даты подачи заявки. Однако IRS оставляет за собой право вернуться еще на шесть лет назад.

Налоговые штрафы за запрещенные вычеты из коммерческих расходов

Если вас поймают на вычете, на который вы не имеете права, что помогло вам уплатить существенно меньший подоходный налог, чем следовало бы, вы будете оштрафованы.В этом случае «существенно меньше» означает разницу в 10% от суммы, которую вы должны были заплатить, или 5000 долларов — в зависимости от того, какая сумма больше.

Штраф обычно составляет 20% от разницы между тем, что вы должны были заплатить, и тем, что вы фактически заплатили в виде подоходного налога. Это не только компенсирует разницу.

В конечном счете, вы возвращаете IRS 120% суммы, которую вы обманули.

Если вы немного запутались, не волнуйтесь. Вот пример, чтобы показать вам, как это работает:

Предположим, вы обычно платите подоходный налог в размере 30 000 долларов США.Но из-за заявленного вычета вы платите только подоходный налог в размере 29 000 долларов.

Если IRS определит, что заявленный вами вычет является незаконным, вам придется заплатить IRS 1200 долларов США. Это 1000 долларов, чтобы компенсировать разницу, и 200 долларов в качестве штрафа.

Форма 8725 поможет вам избежать налоговых штрафов

Если вы считаете, что налоговый вычет может быть обжалован IRS, есть способ подать его, избегая при этом никаких шансов на наказание.

Подайте форму 8275 вместе с налоговой декларацией.Эта форма дает вам возможность выделить и подробно объяснить вычет.

В случае, если вы прошли аудит и вычет, указанный вами в форме 8275, окажется незаконным, вам все равно придется заплатить разницу, чтобы компенсировать то, что вы должны были заплатить в качестве подоходного налога, но вы сэкономить 20% штрафа.

К сожалению, заполнение формы 8275 не снижает ваши шансы на проверку.

Где требовать командировочные расходы

Если вы работаете не по найму, вы должны требовать возмещения дорожных расходов в Приложении C, которое является частью формы 1040.

–

Когда дело доходит до использования списаний налогов, которые мы обсуждали в этой статье, или любых налоговых списаний, если на то пошло, поддержка профессиональных бухгалтеров и доверенного CPA очень важна.

Точная финансовая отчетность поможет вам понять движение денежных средств и отследить вычитаемые расходы. Помимо подачи налоговой декларации, CPA может выявить вычеты, которые вы, возможно, не заметили, и представить вас во время налоговой проверки.

Узнайте больше о том, как найти, нанять и работать с бухгалтером.А когда вы будете готовы передать бухгалтерию на аутсорсинг, попробуйте Bench.

Что такое дорожные расходы? | QuickBooks Канада

Многие отрасли промышленности требуют, чтобы люди время от времени совершали поездки по работе. Для других поездка может стать определяющим фактором в их работе. В любом случае поездка с деловыми целями означает, что вы можете иметь право на вычет расходов, понесенных во время поездки.

Что такое командировочные расходы и как они могут применяться к вам и вашим налоговым декларациям при следующем рабочем задании, которое отправит вас далеко?

<< Назад: Что такое налоговые вычеты?

Далее: Что такое разные расходы? >>

Что считается командировочными расходами?

Что представляет собой командировка? Любая поездка, совершенная с целью ведения бизнеса, может рассматриваться как не подлежащая налогообложению.Такие ситуации включают перелет за границу для заключения сделки между вашей компанией и другой компанией, поездка на поезде через всю страну, чтобы выступить на рабочей конференции, или поездка к поставщику, чтобы забрать товарные запасы в городе или провинции. Все эти расходы квалифицируются как расходы на командировку, которые могут быть вычтены из вашего федерального подоходного налога.

Квалификационным фактором командировок является то, что большая часть поездки должна быть потрачена на выполнение служебных обязанностей. Полет в Европу на неделю на рабочий съезд и четыре дня из семи на съезде и три дня на самостоятельное изучение города по-прежнему считается поездкой по работе.

Однако, если вы провели три дня на съезде и четыре дня, занимаясь деятельностью, не связанной с работой, в пункте назначения, это считается отпуском и путешествием для удовольствия. Расходы на съезд и обратно можно рассматривать как не облагаемые налогом, но сам билет — нет.

Налоговое управление Канады определяет, что можно и что нельзя рассматривать как не подлежащие налогообложению дорожные расходы.

Транспортные и командировочные расходы

Возможность вычета транспортных расходов, связанных с вашим транспортным средством, будет зависеть от ситуации.Поездка на автомобиле или общественным транспортом к месту работы и обратно считается поездкой на работу. Путевые расходы, связанные с ежедневными поездками на работу, не подлежат вычету из ваших возвращенных документов.

Однако поездка на автомобиле из рабочего офиса к месту работы клиента не облагается налогом, поскольку поездка считается поездкой «по работе». Это не для поездок на работу, а для деловых целей. В этом случае вычитается пройденный пробег, а не расходы на сам автомобиль.Если вы должны использовать свой автомобиль для этой цели, то приложение для отслеживания пробега поможет вам следить за процентами, которые вы можете вычесть.

Допустимые расходы на автотранспорт

Если вы управляете транспортным средством как для личного, так и для рабочего использования, вам необходимо будет отслеживать использование каждого из них, чтобы вычесть процент затрат, связанных с бизнес-обязанностями вне дома. Предположим, вы проезжаете 20 000 км за налоговый год, из которых 10 000 км связаны с рабочими обязанностями. Это означает, что вы можете вычесть 50% от общей стоимости транспортного средства из своих доходов.

Специальная рабочая машина, с другой стороны, подлежит 100% вычету из вашей прибыли. Если у вас есть парк грузовых фургонов, необходимых для ваших бизнес-услуг, таких как прокладка кабелей или ремонт дома, то все, от бензина и пробега до рутинных услуг по содержанию и страховке, может быть востребовано с учетом налогового времени.

В этом случае грузовые фургоны являются фундаментальным аспектом предоставления ваших услуг населению и считаются допустимыми расходами на автотранспорт. Однако это считается операционными расходами компании, а не командировочными расходами.Узнайте подробнее о списании автотранспортных средств в таких случаях.

Основные командировочные расходы

Деловые расходы, связанные с поездкой, включают расходы на транспорт, проживание и питание, понесенные во время рабочей поездки. Налоговые вычеты на командировочные расходы включают, но не ограничиваются:

• Билеты на самолет
• Сборы за провоз багажа
• Билеты на поезд
• Прокат автомобилей
• Стоимость общественного транспорта
• Uber и услуги райдшеринга
• Гостиничные номера и размещение
• Деловые обеды, продукты питания и напитки
• Расходы на конференцию
• Плата за проезд
• Стоимость парковки

Перед бронированием и поездкой в ​​следующую командировку примите во внимание эту информацию, чтобы сэкономить на командировочных расходах и обеспечить правильные вычеты.

Как вычесть командировочные расходы

Чтобы командировочные расходы, связанные с работой, считались вычитаемыми расходами, они должны соответствовать всем критериям, установленным CRA:

• Вам необходимо работать вдали от вашего обычного офиса и рабочего места.
• Вы должны были оплатить свои дорожные расходы, как указано в вашем трудовом договоре.
• Ваша работа не дала вам необлагаемых налогом надбавок на командировочные расходы.
• Как наемный работник, копия формы T2200 «Декларация условий найма» должна быть подписана вашим работодателем и храниться в ваших записях.

В случае владельца бизнеса или индивидуального предпринимателя, путешествующего по работе, эти расходы могут быть списаны, но они должны быть учтены в их декларации о подоходном налоге с населения.

Форма T777, Отчет о расходах на занятость должна быть заполнена и приложена к вашей налоговой декларации, чтобы подать в CRA требование о вычете таких дорожных расходов.

Продукты питания и напитки

Согласно CRA, чтобы иметь право на вычеты на еду и напитки во время путешествия, вы должны находиться вдали от вашего обычного места работы не менее двенадцати часов подряд.Наивысшее посвящение, которое вы можете проявить во время делового обеда, составляет 50% от меньшего из двух: фактически уплаченной суммы и разумной суммы с учетом обстоятельств.

Это не сулит ничего хорошего для ваших вычетов, если вы заплатите чрезмерную сумму за обед из пяти блюд в пятизвездочном ресторане, когда подойдет быстрая еда на станции перед поездкой. Но хорошая еда в ресторане, развлекая клиентов перед тем, как заключить сделку, — это разумное пособие на питание.

Аренда автомобилей

Многие люди арендуют автомобиль во время деловой поездки в качестве основного средства передвижения.В этом случае вы можете вычесть полную стоимость аренды как коммерческие расходы. Некоторые люди рассматривают возможность списать пробег арендованного автомобиля, а не всю стоимость аренды, но это может привести к потере денег при сравнении двух претензий.

Опять же, расходы на аренду должны быть разумными, чтобы ситуация могла не облагаться налогом. Не арендуйте роскошный автомобиль, такой как Porsche, если практичная Toyota Corolla прекрасно подойдет для перевозки вас из аэропорта на деловую встречу или в гостиницу. Если вы превысите разумную стоимость таких расходов, тогда CRA может отклонить ваше налоговое требование, и вам придется оплатить всю стоимость аренды.

Убедитесь, что у вас есть соответствующий бюджет на поездку, когда вы в следующий раз поедете за город на работу.

Где указать командировочные расходы в налоговой декларации?

Используя форму T777 , заполните строку 9200 , указав свои командировочные расходы, и приложите ее к файлу налоговой декларации. В строке 22900 введите допустимую сумму ваших расходов на оплату труда из строки общих расходов той же формы.

Использование QuickBooks для отслеживания командировочных расходов

Если вы путешествуете по работе, приложение для отслеживания расходов просто необходимо.Рассмотрите возможность использования QuickBooks Online для отслеживания расходов и обеспечения точного подсчета миль для вычетов на поездки в налоговый сезон.

Загрузите программное обеспечение на свой смартфон, и вы сможете получить доступ к этой функции в любое время, отслеживая все соответствующие дорожные расходы и требуя возмещения того, что вы можете. Попробуйте бесплатно сегодня.

<< Назад: Что такое налоговые вычеты?

Далее: Что такое разные расходы? >>

Что такое командировочные расходы?

Командировочные расходы — это расходы, понесенные сотрудником в связи с поездкой по служебной деятельности вдали от своего обычного места работы.Командировочные расходы возмещаются компанией при предъявлении претензии сотрудником.

Командировочные расходы должны быть связаны с коммерческой причиной — они должны быть понесены с целью выполнения работы для организации. У большинства организаций есть политика и процедура подачи претензий, что означает, что сотрудник должен предоставить квитанции и коммерческое обоснование любых возмещаемых ими командировочных расходов.

Например, организации могут запросить описание причины деловой поездки в одну строку.Или расходы, возможно, придется закодировать с помощью номера проекта, клиента или центра затрат. Некоторые системы управления командировками позволяют бронировать деловые поездки непосредственно на основе возможности, проекта или кампании в вашей CRM. Это помогает организациям рассчитать и понять рентабельность командировочных расходов. Политика компании в отношении расходов устанавливает, на какие командировочные расходы могут претендовать сотрудники, и может устанавливать ограничения для поставщиков или затрат на различные виды расходов.

Сотрудники могут требовать командировочные расходы на любой вид транспорта или поездки в рабочие места, которые не являются их обычной целевой базой.Обычно это может включать:

• Авиабилеты — внутренние или международные
• Поездка на поезде
• Прокат автомобилей или транспортных средств
• Стоимость проезда на такси или микроавтобусе
• Автобус
• Норма пробега или расходы на топливо для использования собственного автомобиля

Многие организации поощряют сотрудников думать о минимизации выбросов углекислого газа посредством деловых поездок. Альтернативные виды транспорта для претензий на командировочные расходы также могут включать:

• Поездка на пароме или катере
• Плата за проезд по автомагистралям или водным путям
• Прокат велосипеда или скутера (электрический или ручной)
• Норма пробега на использование собственного велосипеда

Путевые расходы — это не только стоимость проезда из пункта А в пункт Б.Также могут быть заявлены расходы, понесенные сотрудниками во время их проживания и работы в другом месте. Например:

• Гостиницы, жилье, апартаменты с обслуживанием или краткосрочная аренда жилья
• Суточные за проживание с другом или родственником
• Суточные (на еду и питье вне дома)
• Прачечная
• Стоимость Wi-Fi

Транспортные расходы могут быть очень значительными расходами для организаций, если их работникам необходимо регулярно находиться вдали от базового местоположения.Команды продаж часто имеют большие бюджеты на командировочные расходы, если они охватывают большие географические районы для посещения клиентов и потенциальных клиентов. Без командировочных расходов отделы продаж на местах не смогут выполнять свою работу, и доходы компании могут резко упасть. То же самое касается сотрудников, работающих на местах, включая группы технического обслуживания и обслуживания, сотрудников, которые работают на объектах клиентов над проектами, а также группы проверки и аудита.

В многопрофильных организациях менеджерам и руководителям может потребоваться поездка в другие города или страны для внутренних встреч, наблюдения за работой с клиентами или для представления компании.