Образец положения о ведении кассовых операций
Источник: журнал «Главбух»
Новый кассовый порядок, который действует с 1 июня, множество процедурных вопросов по кассе отдает на откуп руководителю компании (Указание Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У). Например, директор должен сам определить, где и как оборудовать кассу, каким образом организовать хранение документов, утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий. Еще больше правил устанавливает руководитель той компании, в которой есть обособленные подразделения.
Можно каждое решение руководителя оформить отдельным приказом. Но удобнее оформить единый документ — положение о ведении кассовых операций. А в нем собрать если не все, то большую часть важных дополнений к официальному кассовому порядку.
Причем сформулировать свои правила так, чтобы выполнить их было просто, но это не шло в ущерб организации. Не упустить главного при оформлении такого документа вам поможет наша статья. А готовый образец положения о ведении кассовых операций представлен ниже.
Самая важная информация, которую надо включить в положение
В положении не нужно дублировать требования из Указания № 3210-У. Достаточно сделать ссылку на этот документ. (1) Подробно надо расписать только те его пункты, которые четко не сформулированы, а также моменты, урегулирование которых Банк России прямо возлагает на руководителя компании.
Где и какая в компании касса (2). Директор компании сам определяет, каким должно быть в компании место для проведения кассовых операций, то есть касса (п. 2 Указания № 3210-У). Можно предусмотреть, что в ней есть зарешеченное окошко, через которое кассир выдает и получает деньги. А сейф, в котором они хранятся, накрепко приделан к полу. Но если такие предосторожности директор считает лишними, то в положении можно лишь назвать место, где работает кассир. Например, помещение бухгалтерии или кабинет № 4 (см. образец положения о ведении кассовых операций выше).
Кто в компании кассир (3). Руководителю надо решить, кто в организации ведет кассовые операции, то есть работает кассиром (п. 4 Указания № 3210-У). Выбрать этого человека можно только из числа работников компании. Например, нельзя назначить кассиром сотрудника специализированной организации, которой компания передала ведение бухучета. А вот из работников можно выбрать кого угодно.
Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря. Главное установить ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями.
В положение незачем вписывать права и обязанности кассира. И тем более называть его Ф. И. О. Иначе потом придется вносить поправки при каждой кадровой перестановке.
Достаточно сказать, например, что кассиром является работник, который занимает эту должность в соответствии со штатным расписанием и с которым заключен трудовой договор. Либо установить, что в компании кассиром является бухгалтер по учету зарплаты. Тогда в должностную инструкцию бухгалтера (или трудовой договор с ним) надо вписать права и обязанности кассира и пусть поставит подпись, что прочитал. При желании директор может быть кассиром и сам.
Если в компании несколько кассиров, то надо выбрать, кто из них старший. Обычно должность старшего кассира также отражают в штатном расписании. Тогда в положении можно ограничиться оговоркой, что в компании кассовые операции ведут старший кассир и кассир.
Какие в компании документы — электронные или бумажные (4).
Можно заложить в положение все возможные варианты. Но сейчас есть неясность, вправе ли организация часть документов оформлять на бумаге, а часть в электронном виде. Кроме того, бумажные документы (кроме приходников и расходников) можно исправлять, а электронные нет. Поэтому до появления официальных разъяснений безопаснее все делать как раньше. То есть предусмотреть в положении, что приходники, расходники, кассовую книгу, ведомости и т. п. организация составляет в компьютерной программе, а затем распечатывает и хранит в бумажном виде.
На практике это чаще всего делают сами кассиры перед тем, как получить или выдать деньги. Тогда в положении так и надо сказать. Ведь возможен и другой вариант: главный бухгалтер распечатывает приходник (расходник), ставит на нем свою подпись, а затем передает этот документ кассиру (п. 5.1 Указания № 3210-У).
Где и сколько времени надо хранить документы (6). В положении надо расписать, как в компании организовано хранение всех документов по кассе (п. 4.7 Указания № 3210-У). Во-первых, сказать о сроке хранения. Это пять лет (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Во-вторых — о месте хранения. Обычно это бухгалтерия. Но можно предусмотреть, к примеру, что документы старше трех лет передаются в архив компании. В-третьих — кто отвечает за сохранность (сам директор, главбух, бухгалтер).
Как заверяется доверенность на получение или внесение наличных (7). В положении надо сказать, каким образом в компании заверяются копии доверенностей, по которым кассир выдает наличные из кассы. Поясним, о чем речь.
Если кассир выдает деньги кому-то по доверенности (например, работник контрагента привез товар и забирает наличную оплату за него), то этот документ должен остаться в компании. Кассир прикладывает ее к расходнику.
Но бывает, что доверенность выписывают на долгое время. Или же она дает право сотруднику получать наличные не в одной, а в нескольких разных организациях. Тогда забирать оригинал доверенности у него не надо. Достаточно сделать копию. Она будет лежать у кассира.
В положении надо предусмотреть, как именно заверяется эта копия (п. 6.1 Указания № 3210-У). Самый простой вариант — кассир делает эту копию, ставит на ней дату и подпись.
Ссылка на правила расчетов с подотчетниками (8). В положении лучше всего сделать ссылку на отдельный документ, в котором можно подробно расписать правила расчетов с подотчетниками. Например, на соответствующее положение или приказ руководителя. Ведь помимо кассовой дисциплины необходимо урегулировать множество моментов, связанных именно с подотчетниками. Скажем, определить конкретных сотрудников, которые будут тратить деньги компании, перечень тех документов, что подотчетники должны прикладывать к авансовому отчету по тем или иным покупкам, в каком случае компания не возмещает им расходы и т. д.
А вот что стоит указать в положении о ведении кассовых операций, так это срок для утверждения авансового отчета и окончательного расчета по нему. Он может быть любым, на усмотрение директора (п. 6.3 Указания № 3210-У).
Порядок хранения, перевозки, проверки сохранности денег (9). В положении надо сказать, в каком порядке и в какие сроки компания проверяет, все ли деньги у кассира в сохранности. А также расписать, как их нужно хранить и перевозить (в частности, из банка в офис).
Так, можно установить, что снимать наличные средства со счета вправе только кассир и руководитель. Или главбух в случае отпуска кассира. А перевозить их он должен исключительно на корпоративной машине. В метро и автобусе может случиться всякое.
Если наличные пропадут, то пострадает и компания, и кассир. Обычно с ним заключают договор о полной материальной ответственности чтобы можно было взыскать всю сумму ущерба.
Что добавить в положение об обособленных подразделениях
Компании, в которой есть обособленные подразделения, надо посвятить им отдельный раздел положения. Ведь в этой части тоже требуется урегулировать много моментов. Вот самые важные.
Куда подразделение сдает наличку (10). Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений. Предельное значение остатка наличных надо установить для каждого из них, а не только для филиалов и представительств (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение — малые предприятия. Они вправе не устанавливать лимит ни для себя, ни для своих дополнительных офисов.
Как передать допофису приказ о его лимите (11). Головной офис должен передать каждому обособленному подразделению приказ об установленном для него лимите. Речь идет как о тех подразделениях, которые сдают наличность в банк, так и о тех дополнительных офисах, которые передают свои деньги в кассу головного офиса (азб. 6 п. 2 Указания № 3210-У). В положении надо закрепить порядок передачи этого приказа.
Наиболее простой вариант — чтобы приказ о лимите остатка наличных забрал сам кассир подразделения и расписался об этом на экземпляре, который остается в головном офисе. А самый безопасный — передать приказ лично в руки руководителю подразделения, который сам будет отвечать за то, чтобы отдать этот документ своему кассиру.
Когда и как подразделение передает в компанию свою кассовую книгу (12). В новом кассовом порядке не сказано прямо о том, что любое подразделение компании должно вести свою кассовую книгу. Но есть правило: обособленные подразделения передают организации копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У).
По этой причине безопаснее, чтобы отдельные книги были в каждом допофисе. А в положении надо сказать, в каком порядке копия листа будет передаваться в головной офис и как часто. Оригинал листа передавать не требуется, а требований к оформлению копии в новых правилах нет. Значит, можно установить, что кассир подразделения направляет в центральный офис копию листа по электронной почте.
Что касается срока, то конкретных требований в Указании № 3210-У нет. Здесь главное успеть передать всю книгу к моменту составления бухгалтерской отчетности А потому компания имеет право прописать в положении, что листы книги отправляются раз в месяц, квартал или даже год.
Как утвердить положение
Положение о ведении кассовых операций должен утвердить руководитель компании. Поэтому данный документ удобно оформить в виде приложения к приказу директора (см. образец приказа ниже). Сотрудников, которые непосредственно работают с кассой — главбуха, бухгалтера, кассира, — надо ознакомить с новым положением.
Но их подписи лучше собирать не на распоряжении руководителя и не на приложении, а на отдельном листе (его также можно сделать приложением к приказу) или в специальном журнале произвольной формы. Тогда даже при постоянных кадровых перемещениях вам не понадобится перепечатывать приказ из-за того, что на нем уже не хватает места для подписей ответственных работников.
В приказе упомяните, что новое положение о ведении кассовых операций директор утвердил в связи с вступлением в силу Указания Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У. А также скажите, что текст положения, разработанного компанией, приведен в приложении к приказу.
otchetonline.ru
Учет кассовых операций
Для всех организаций Российской Федерации установлены единые требования к порядку учета и хранения наличных денежных средств. Все операции по приему и расходованию наличных денежных средств, а также хранение денег и денежных документов должны осуществляться в кассе организации.
Касса – это подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и денежными ценностями. Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать требованиям по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений.
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.
Порядок учета кассовых операций
Для организации бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
- 50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ;
- 50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п.;
- 50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
- 50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации.
Контроль кассовой дисциплины
Обязанность контроля за соблюдением кассовой дисциплины в коммерческих организациях, согласно ч. IV Порядка ведения кассовых операций в РФ, возложена на банки.
Техническая укрепленность помещений касс, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях проверяются органами внутренних дел.
Ответственность за соблюдение установленного порядка ведения кассовых операций и создание условий сохранности денег в помещении кассы несут руководитель, главный бухгалтер и кассиры организации.
Контроль соответствия остатка наличных денежных средств в кассе с учетными данными осуществляется проведением инвентаризации денежной наличности кассы. Ревизия кассы может проводиться периодически в соответствии с регламентом инвентаризаций, установленным в организации или в неплановом порядке при смене кассира.
Излишки, выявленные в результате инвентаризации денежных средств, оформляются приходным кассовым ордером.
sprbuh.systecs.ru
Кассовая дисциплина
Кассовая дисциплина
Соблюдение кассовой дисциплины и правил – важный момент в работе любой организации. В этой рубрике нашего сайта вы найдете ответы на самые распространенные ответы и общие положения кассовой дисциплины.
На каждом предприятии касса является объектом пристального внимания. Стоит отметить, что внимание проявляет не только руководство, но и специальные органы контроля. На самом деле, в этом нет ничего удивительного, ведь именно здесь сосредотачиваются самые ценные и важные активы любого предприятия.
Для контроля процессов работы, связанных с кассой, существует так называемая кассовая дисциплина. Она предполагает перечень определенных правил, которые неукоснительно должны выполнять все кассовые работники.
Правила кассовой дисциплины
Все правила для сотрудников бухгалтерии, а также для работников, которые получают деньги под отчет, описаны в законодательстве Российской Федерации, непосредственно в «Порядке внесения кассовых операций в РФ». За этим должны внимательно следить директор по финансам и бухгалтер. Они должны строго следить за выполнением всех назначенных процедур, учитывая появившиеся изменения.
Регламентация во время работы на кассовом оборудовании помогает избежать массы финансовых проблем.
Некоторые из требований также прописаны и в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых аппаратов. Стоит отдельно заметить, что все правила и ограничения должны быть указаны в должностных инструкциях кассиров. Согласно этим правилам, они не имеют права делать следующие вещи:
- Приступать к работе, если отсутствует контрольная лента. Заклеивать ленту в тех местах, где она оборвалась.
- Запрещается присутствие посторонних людей в помещении где находится кассовая машина. Исключения существует только для непосредственного директора предприятия, заместителя директора, старшего бухгалтера, кассира, контролирующих органов и ответственного за качество работы кассовой машины (с разрешения директора).
- Оставлять помещение, не ставя в известность вышестоящее руководство, не отключив кассовую машину, не закрыв помещение на ключ. После того, как кассир покинул помещение, ключи должны оставаться исключительно у него. Передавать ключи даже на кратковременное хранение кому-либо из персонала строго запрещено!
- Также запрещено каким-либо образом вносить изменения в работу аппарата. Чтобы избежать подобного, он должен обладать специальной защитой.
- Держать в кассе деньги, являющиеся личным имуществом кассира или же деньги, которые не учтены (можно хранить те деньги, которые были выданы в преддверии рабочего дня).
Кассир ни в коем случае не должен забывать гасить чеки. Это правило является обязательным и очень важным!
Работа кассира и его обязанности
Работа кассира на контрольно-кассовом аппарате должна быть под постоянным наблюдением. Как правило, подобным занимается Служба Безопасности посредством видеонаблюдения или лично. Сотрудники, прежде чем заступить на смену, должны в обязательном порядке пройти специальный инструктаж, в котором будут четко отмечены все важные моменты. Организацией контроля за работниками кассовых аппаратов занимается главный менеджер Службы Безопасности.
Работа кассира и его обязанности
Существует несколько основных способов, которые позволяют контролировать работу кассира. Первый и самый распространенный — визуальное наблюдение. Второй — сверка чеков, которые получены из того или иного кассового аппарата. Третий — применение специальных комплексов, которые включают в себя первые два пункта в электронном варианте. Четвертый способ — анализ работы кассира, путем обработки данных, полученных с кассового аппарата, а также, сравнение с работой остальных кассиров.
Что касается ответственности за нарушение кассовой дисциплины.
Если кассир нарушает установленные правила, то он может быть оштрафован предприятием, либо уволен по соответствующей статье. Все зависит от того, насколько серьезно были нарушены правила.
Наказание будет регулироваться КОАП Российской Федерации.
Практически за все нарушения, которые связаны с кассовыми операциями, будет оштрафовано не только предприятие, но и его руководитель. Сумма штрафа будет определяться в зависимости от сложности ситуации.
Контролем за кассовыми операциями занимаются банки и налоговые инспекции. Кому какая роль отведена в этом деле — это отдельный разговор. Некоторые считают, что превосходство имеет налоговая служба, а другие, что банк. Мнения серьезно разделились, но это не мешает и банкам, и налоговикам отслеживать и наказывать нарушителей.
Кассовая дисциплина на предприятии
Можно подвести итоги кассовой дисциплины 2015 года. Здесь сразу стоит отметить, что были сделаны некоторые послабления в сфере ведения отчетности. Например, для индивидуальных предпринимателей было снято принудительное установление лимита остатка по кассе, но только в том случае, если на предприятии занято максимум сто человек, а доход за календарный год составляет не более чем 800 миллионов. Несмотря на это, за разнообразные нарушения, штрафы не уменьшились, а наоборот выросли.
В любом случае кассовая деятельность на предприятии должна соблюдаться по всей строгости, именно четкое соблюдение правил и законом избавляет от множества нежелательных проблем или ошибок работников.
Сотрудник на должности операциониста должен знать, как заполнить журнал кассира-операциониста по образцу….Читать далее » 
Наряду с другими нарушениями финансового характера обналичка денежных средств для ухода от налогообложения…Читать далее » 
ИП и организации, которые занимаются торговлей или оказанием услуг, должны оборудовать свои рабочие места в…Читать далее » 
Эквайринг – способ оплаты услуг с использованием платежных карт, банковских терминалов или сетевых платежных…Читать далее » 
Кассовое оборудование занимает отнюдь не последнее место при составлении бизнес-плана для тех, кто стремится…Читать далее » 
Материальная ответственность касается не всех сотрудников и вводится не во всех компаниях. Материальной…Читать далее » 
Для ведения хозяйственной деятельности организациям необходимо использовать доверенности. Доверенность на…Читать далее »pravodeneg.net
