Как правильно написать рекламу на должность администратора: Образец резюме администратора, пример резюме от Superjob 2021

Когда лучше писать резюме самому

Если вы точно знаете, какую именно должность хотите занять, можете правильно сформулировать и описать свои навыки и достижения и у вас есть время поработать над резюме, лучше делать его самостоятельно. После того как резюме будет готово, вы можете показать его знакомому кадровику, чтобы тот посоветовал, что стоит убрать или, наоборот, добавить.

Мне кажется, заказывать резюме стоит в нескольких случаях:

1. Вы сменили сферу деятельности. В таком случае специалист поможет вам правильно описать прошлый опыт, чтобы получить новую работу.
2. Вы претендуете на должность руководителя, и в резюме важно отразить нужный для руководящей должности опыт. В этом случае специалист поможет показать в резюме только тот опыт и достижения, которые нужны для управленческой должности.
3. Вы претендуете на место в иностранной или международной компании. Подготовка резюме и сопроводительного письма требует хорошего знания языка. Если вы уверены в своих разговорных навыках, но сомневаетесь в письменных, можно прибегнуть к помощи стороннего специалиста. Или если претендуете на должность, которая не связана с общением на иностранном языке, но для первого этапа отбора он необходим.
4. Вы заняты, и вам некогда писать резюме.

Все о работе и заработке

Как сменить профессию, получать больше и на чем заработать. Дважды в неделю в вашей почте

Принципы составления резюме

Есть принципы, которые нужно соблюдать при составлении резюме.

Краткость. Резюме должно занимать две страницы формата А4, а информация в нем быть краткой, но исчерпывающей. Включите в него только те данные, которые, по вашему мнению, пригодятся потенциальному работодателю, чтобы оценить вас как потенциального работника и принять решение, приглашать на интервью или нет.

Если претендуете на должность бухгалтера, не нужно писать очевидные вещи, что вы умеете пользоваться оргтехникой и знаете офисные программы на уровне уверенного пользователя. Бухгалтер умеет делать это по умолчанию.

Предложения в резюме должны быть короткими, но емкими. Оставьте только тот опыт и навыки, которые нужны вам именно для этой профессии. Удаляйте ненужные и неинформативные фразы, лишние слова, канцеляризмы и абстрактные описания, сокращайте предложения. Но расшифровывайте аббревиатуры и сокращения, если они связаны с вашей профессиональной деятельностью и смогут охарактеризовать вас как специалиста, потому что далеко не все эйчары знают, что они означают.

Примеры предложений из резюме бухгалтеров

Как не надо

Оформление документов по реализации: актов, СФ, УПД и ТТН

Как надо

Оформление документов по реализации: актов, счетов-фактур, универсальных передаточных документов и товарно-транспортных накладных

Как не надо

Подготовка отчетности в ИФНС, ПФР, ФСС

Как надо

Подготовка отчетности в налоговую, пенсионный фонд и фонд социального страхования

Как не надо

Учет ТМЦ, ГСМ, спецодежды, инвентаризация, снятие остатков ГСМ

Как надо

Учет товарно-материальных ценностей, горюче-смазочных материалов (ГСМ), спецодежды, инвентаризация, снятие остатков ГСМ

Как не надо

Контроль остатков ТМЦ и ОС

Как надо

Контроль остатков товарно-материальных ценностей и основных средств

Конкретность. Информация в резюме должна быть конкретной — только по делу. Не стоит описывать все, что не касается определенной должности. Например, если претендуете на место бухгалтера, не нужно рассказывать об опыте работы воспитателем или дополнительном образовании массажиста.

Я работала промоутером на мероприятиях, консультантом в магазине, менеджером отдела маркетинга и копирайтером на разных проектах, пока была в декрете. Когда вышла из декрета, решила продолжить профессиональную деятельность в области маркетинга. Я освежила знания на специальном курсе и опубликовала резюме на сайте по поиску работы. Указывала только последний опыт работы маркетологом, потому что все остальные были нерелевантны.

Правдивость. Не преувеличивайте и не приукрашивайте свой опыт работы, навыки, достижения и другую информацию, в том числе возраст. Любой обман рано или поздно станет явным, например, когда столкнетесь с работой и не сможете с ней справиться. Резюме должно быть честным и правдивым.

Я искала работу интернет-маркетологом и нашла вакансию начинающего специалиста. В это время я только оканчивала курс интернет-маркетолога и у меня не было подходящего опыта. Я откликнулась на вакансию, в сопроводительном письме описала свои навыки и знания и подкрепила их ссылками на выполненные домашние задания по курсу. Также я написала, что у меня нет реального опыта работы. Несмотря на это, меня все-таки взяли и первое время курировали, чтобы убедиться, что я все делаю правильно.

Избирательность. Информация в резюме должна быть избирательной, то есть направленной на достижение конкретной цели — устройство на работу на определенную должность. Так, если претендуете на должность бухгалтера, в резюме должна содержаться информация о достижениях, опыте работы и образовании в области бухгалтерии. Если при этом претендуете на должность редактора в издании для бухгалтеров, создайте второе резюме на должность редактора и опишите в нем и бухгалтерский, и редакторский опыт.

Резюме — это первое впечатление

Екатерина Смага

рекрутер-фрилансер

Хорошее резюме помогает пройти первую ступень отбора. По опыту могу сказать, что если входящий поток кандидатов большой — а так и будет, если бренд работодателя раскручен на рынке, — то грамотно составленное резюме позволит пройти первую воронку отсева кандидатов.

Прежде чем писать резюме, изучите рынок. Посмотрите спрос и предложения, чтобы определить свои ожидания и конкурентную среду в вашем регионе.

Когда пишете резюме, не стоит описывать весь свой жизненный опыт. Это самая частая ошибка, с которой я сталкиваюсь. Нужно понимать разницу между биографией и резюме.

Резюме — это краткая выжимка из вашего профессионального опыта, навыков и знаний, которые подходят под вакансию, на которую вы откликаетесь. Описывать профессиональный путь в деталях или упоминать подробности жизни с детских лет не стоит. Помните, что любая строчка в резюме — повод для будущего диалога.

Также старайтесь подавать информацию так, чтобы работодатель сразу видел ваши достижения на предыдущей работе и пользу, которую вы принесли бизнесу. Для этого покажите результаты вашей предыдущей работы. Например, вы оптимизировали бизнес-процессы, увеличили продажи на 30%, сократили расходы подразделения. Мало кого будет интересовать, что вы увеличили скорость чтения или стали пить меньше кофе, если это никак не отражается на прибыли в конечном счете.

Если владеете иностранным языком, обязательно укажите уровень. В настоящее время знание языков будет для вас хорошим преимуществом перед конкурентами с аналогичным опытом, особенно если ваш уровень выше Intermediate. Можно добавить, что вы готовы представить рекомендации по запросу. Но большинство рекрутеров не доверяют такой информации, поскольку понимают, что тут возможны договоренности.

Если отправляете резюме вместе с сопроводительным письмом рекрутеру на почту, потратьте время и создайте документ в формате ворд или пдф. Я не рекомендую отправлять свое резюме, скачанное с hh.ru или superjob.ru, — там его работодатель может посмотреть и сам. Нешаблонное резюме — показатель вашей заинтересованности и организованности.

Если вы активно ведете аккаунты в социальных сетях или отвечаете на профессиональных порталах на рабочие темы, это огромный плюс. Укажите в резюме ссылки на них — это покажет увлечение темой и позволит оценить стиль, интересы и опыт. В моей практике было много вакансий, кандидатов на которые оценивали в большей степени по их дополнительным проектам. Например, я искала программистов, дизайнеров и других специалистов на сайтах, где подобные специалисты обмениваются опытом друг с другом и вместе разрабатывают проекты без коммерческой основы.

У профессионалов есть специальные сайты или сообщества, где они размещают свои статьи или проекты и где потенциальные работодатели оценивают уровень их подготовки или сферу интересов. В IT-сфере это habr.com, для дизайнеров и редакторов — medium.com. Зарегистрируйтесь на таких сайтах и посмотрите, что пишут коллеги. Если сможете там писать, это будет вашим большим плюсом в глазах работодателя.

Я часто сталкиваюсь с тем, что после нескольких неудачных попыток трудоустроиться у большинства кандидатов падает самооценка. Это отражается на их поведении на следующих собеседованиях и, как следствие, приводит к дальнейшим провалам.

В таких случаях полезна объективная оценка со стороны и помощь кадрового агентства. Их задача — продать кандидата как можно дороже. Они напрямую заинтересованы в успехе — это отражается на их заработке и репутации. Еще они хорошо ориентируются на рынке труда и могут предложить рассмотреть позиции, на которые кандидат мог бы претендовать со своими навыками и не провалиться по цене.

Правила оформления резюме

Оформить резюме можно разными способами: с помощью шаблона на сайте по поиску работы, специального сервиса или самому, например, в ворде или гугл-документе.

Один из самых распространенных способов оформить резюме — заполнить анкету на сайте по поиску работы. Как правило, с таким резюме соискатель откликается на вакансию, опубликованную на том же сайте.

Если работодатель просит выслать резюме почтой, можно скачать созданную на сайте анкету или составить отдельное резюме под запрос. Сделать это можно в специальном сервисе, например, в конструкторе резюме от Canva, в ворде, гугл-документе или фотошопе.

Правильно оформленное резюме повышает шансы, что работодатель заметит вашу анкету и пригласит на встречу. И перечисленные выше сервисы помогают сделать все по правилам.

Вот образцы резюме, созданные в различных сервисах.

Содержание резюме

У любого резюме должна быть структура и определенное содержание. Своими руками резюме уже никто не составляет, для этого есть специальные шаблоны на сайтах по поиску работы и специальных сервисах. Расскажу, какие блоки есть в таких шаблонах и как лучше их заполнить.

В названии резюме указывается желаемая должность — та, на которую претендует кандидат. Если составляете резюме в гугл-документе или ворде, в названии анкеты укажите, как вас зовут и на какую должность претендуете. Например, вы отправляете резюме на должность офис-менеджера. Назовите так: «ФИО, офис-менеджер». Когда потенциальный работодатель сохранит резюме, оно не потеряется среди остальных документов.

Дело в том, что сервисы формируют резюме на основе внесенных вами данных. Когда вы заполняете резюме там, то начинаете свою анкету с личной информации: имени и фамилии, города проживания, ваших контактов.

Желаемая должность. В блоке «Специальность» укажите одну должность, на которой хотите работать. Ее название должно быть понятным: коммерческий директор, бухгалтер, юрист, интернет-маркетолог. Можно добавить более узкую специализацию, если уверены в своем выборе и опыте. Например, написать «коммерческий директор типографии» или «бухгалтер по расчету заработной платы».

Работодатель ищет анкеты кандидатов именно по названию должности и выбирает из них те, что выдала ему система. Не стоит писать в названии должности «специалист по балансовым операциям» или «специалист по запуску рекламных кампаний и привлечению трафика». В этом случае креатив будет не к месту, поскольку далеко не все работодатели именно так ищут кандидатов в поисковой строке и есть шанс, что с таким названием ваше резюме никто не найдет.

Исключение из правила — узкая специализация. Например, у интернет-маркетолога могут быть разные задачи в компаниях: запуск рекламы в интернете и социальных сетях, анализ показателей рекламных кампаний, составление стратегии продвижения компании. Если хотите заниматься только рекламой в соцсетях, можете указать это в названии должности и написать в название резюме «таргетолог» (это специалист по рекламе в социальных сетях). Так вы отсечете нецелевые предложения работодателей.

Не перечисляйте в одном резюме все должности, на которых вы хотели бы работать или не против попробовать. Если претендуете на несколько должностей, составьте для каждой из них отдельное резюме. Например, если хотите работать менеджером по закупке или продаже сырья, составьте два резюме: менеджера по закупке сырья и менеджера по продаже сырья.

Фотография. Резюме с фотографией привлекает внимание работодателей и делает вашу анкету персонализированной. Фотография в резюме должна быть деловой, реалистичной и свежей. Подойдет портретное фото на нейтральном фоне, например на рабочем месте или на фоне однотонной стены. На фото не должно быть никого, кроме вас, а также надписей и водяных знаков.

Работодатель может не обратить внимание на резюме без фото, если для работы на должности важна внешность кандидата. Например, если компания ищет торгового представителя или промоутера на выставку.

Однажды моя коллега искала руководителя отдела. Несколько раз на вакансию откликнулись мужчины со странными фотографиями, например, в расстегнутой рубашке и с копной волос на груди, с сигарой во рту или надписью с сайта знакомств на фото.

Если подходящего для резюме фото нет, можно создать и отправить анкету без него. Это лучше, чем приложить фотографию, которая может испортить впечатление о вас как о потенциальном сотруднике.

Контакты в резюме должны быть действующими — по ним действительно можно с вами связаться. Адрес почты указывайте деловой, а не смешной или абсурдный. Например, адреса koshe4ka400 или super-boss не подойдут. Если вы уже десять лет пользуетесь такой почтой и все ваши друзья пишут именно туда, заведите адрес по вашему имени и фамилии — для резюме и деловых писем работодателям. Например, [email protected].

Ссылки на аккаунты в социальных сетях прикладывать не обязательно, если ваша работа с этим не связана и работодатель отдельно об этом не просит. Но если вы пишете в социальных сетях о своей профессиональной деятельности и работодатель просит приложить к резюме ссылки на активные соцсети, вы можете их прикрепить.

Часто работодатели смотрят аккаунты кандидата в социальных сетях, поэтому лучше удалить из них сомнительные публикации и откровенные фотографии.

Место проживания. В графе достаточно указать город проживания и ближайшую станцию метро. Полный домашний адрес с названием улицы, номером дома и квартиры писать не нужно.

Работодатели часто обращают внимание на район проживания или ближайшую к месту жительства соискателя станцию метро. Так они оценивают, сколько времени потенциальный сотрудник будет добираться на работу. И если расстояние большое и времени на дорогу у соискателя будет уходить много, работодатель может отказать. Есть риск, что такой сотрудник будет слишком уставать и через некоторое время уволится.

Желаемый уровень дохода указывать необязательно, но любой работодатель будет рад, если вы это сделаете. Укажите сумму, которую хотели бы получать на руки, но не завышайте оклад — это может отпугнуть рекрутера.

Универсальный совет: укажите в резюме зарплату на 10—15% больше, чем получаете сейчас или получали на прежнем месте. Так вы сможете выйти на новый уровень дохода или не упасть в зарплате, если на интервью рекрутер будет с вами торговаться.

Исключение из этого правила — топ-менеджеры и ИТ-специалисты. Зарплату руководителей и технических специалистов в разных компаниях считают по-своему.

Образование. Опишите в резюме, какой вуз вы окончили, по какой специальности и в каком году. Если у вас несколько дипломов о высшем образовании по разным специальностям, укажите тот, который нужен для работы именно на этой должности. Если окончили среднее специальное учебное заведение, но у вас есть высшее образование, упоминать ссуз в резюме не обязательно. Если считаете эту информацию важной, расскажите об этом на собеседовании.

Курсы и тренинги. Если проходили курсы и тренинги, связанные со специальностью и работой, на которую вы претендуете, упомяните о них в резюме. Не добавляйте дипломы о допобразовании не по теме. Например, если вы юрист и прошли курсы кройки и шитья, писать об этом не стоит — в данном случае это будет не в тему.

Опыт работы — важная часть резюме, если только вы не начинающий специалист. Он должен быть последовательным и цельным, без больших перерывов. Если опыт работы стабильный и вы долгое время работаете в одной компании, это вызывает доверие у потенциального работодателя. Соискатели, работающие урывками, отпугивают работодателей своей ненадежностью, и те остерегаются, что новый сотрудник быстро покинет новое место.

Если перерывы в работе были, обоснуйте их в резюме. Например, укажите, что это был декретный отпуск, фриланс, занятие бизнесом или семейные обстоятельства, из-за которых вы не могли работать.

Если у вас большой опыт работы по одной специальности, уделите внимание последним 3—5 годам. Опишите свои обязанности, достижения, карьерный рост и чего вы добились на работе.

Если получили новую специальность и работали по ней мало или не работали совсем, расскажите только о том опыте, который так или иначе связан с новой работой. Если вы 10 лет трудились бухгалтером, а потом решили стать флористом, расскажите в резюме об опыте создания букетов. Например, напишите, что в последний год параллельно делали букеты для родных и друзей, и покажите портфолио проданных букетов.

При описании опыта своей работы укажите не только должность и обязанности, но и то, чем занималась компания, где вы работали, потому что из ее названия сфера деятельности не всегда понятна.

Достижения. Эйчары советуют описывать свои достижения в цифрах, например в KPI или по технике STAR.

KPI сотрудника — это ключевой показатель результатов его деятельности. В различных профессиональных сферах он будет выражаться по-своему. Например, у продавцов это может быть общая сумма закрытых сделок за определенное время, средний чек сделки, количество звонков или отправленных коммерческих предложений в день и конверсия — показатель того, сколько потенциальных клиентов стали реальными клиентами компании.

Но KPI предусмотрен далеко не для всех должностей. Либо в компании может быть не принято оценивать работу сотрудника в цифрах. Так, сложно оценить в KPI работу секретаря или бухгалтера.

В этом случае поможет техника STAR. Я упоминала о ней в статье «Как пройти собеседование». Теперь покажу на примере составления резюме.

Аббревиатура STAR расшифровывается как ситуация (Situation), задача (Task), действие (Action) и результат (Result). Таким образом можно описать в резюме свои достижения на прошлой работе.

Техника STAR на примере резюме офис-менеджера

Ситуация

В компании внедрили электронный документооборот

Задача

Разобраться в нем самой и помочь сотрудникам

Действие

Одной из первых прошла курс по электронному документообороту и помогала коллегам оформлять документы

Результат

Помощь во внедрении электронного документооборота и адаптации к нему сотрудников

Теперь нужно кратко написать об этом в резюме, в разделе «Достижения». Например, так: «За три месяца увеличила количество обращений на 30% и снизила стоимость одного обращения на 20%».

Достижения будут отличаться в зависимости от вашей должности, и не всегда они выражаются в денежном эквиваленте. Достижением может быть административная помощь, например, в открытии нового отдела.

Избегайте в резюме абстрактных фраз и оценочных суждений, которые невозможно проверить и которые не интересны работодателю. Например, не пишите, что вы были самым умным, опытным и активным сотрудником. Активность и опыт еще не гарантия того, что сотрудник работал продуктивно.

Ключевые навыки — это те специфические знания и навыки, которые нужны для работы по определенной специальности.

Например, ключевые навыки для бухгалтеров будут такими:

• оформление первичных документов;
• ведение кассовых операций;
• сдача отчетности в налоговую инспекцию;
• знание налогового, трудового и гражданского законодательства.

Иностранные языки. Если владеете иностранным языком, обязательно укажите это в резюме. Знание иностранного языка поможет соискателю поднять себе зарплату на 5—48%.

Личные качества и ключевые навыки — не одно и то же. Внимательность, ответственность, исполнительность, усидчивость — все это именно личные характеристики человека, которые могут повлиять на решение работодателя принять его на свободную должность.

Самые популярные личные качества соискателей-россиян — ответственность, коммуникабельность и стрессоустойчивость. Вы можете избежать банальных формулировок и вместо ответственности написать, что относитесь к работе добросовестно.

Редкие личные качества, о которых россияне говорят в резюме, — это неуступчивость, великодушие и высокая нравственность. Согласитесь, звучит высокомерно и непривлекательно для работодателя. Подумайте, какие личные качества характеризуют именно вас и подходят под желаемую должность.

Рекомендации. Если у вас есть рекомендации с прошлого места работы, напишите об этом в резюме. Но будьте готовы к тому, что потенциальный работодатель захочет позвонить тому, кто вас рекомендует. Правильно будет указать рекомендацию в конце резюме с фамилией, именем, должностью в компании и номером телефона того, кто вас рекомендует.

Дополнительная информация — наличие водительского удостоверения, гражданство и время, которое вы готовы тратить на дорогу. Такие данные не обязательны, но если для вас это важно, укажите.

Личные данные. Здесь лучше коротко написать о себе, если есть что добавить. Например, что вы легкообучаемы, честны, инициативны и не имеете вредных привычек, если это так.

Если вы в хорошей физической форме и претендуете на должность представителя компании (или менеджера по продажам, который встречается с клиентами), такая характеристика тоже будет кстати. Если просто много читаете и по вечерам печете торты с изюмом, а работа с этим никак не связана, такую информацию лучше опустить.

Семейное положение и количество детей указывать в резюме не нужно. Эта информация не относится к профессиональным качествам, которые работодатель оценивает при отборе резюме и приеме на работу.

После декрета мне было сложно устроиться. На собеседованиях меня спрашивали, почему я так долго не работала. Я всегда отвечала, что из-за декрета. Мне кажется, некоторые работодатели отказывали именно из-за того, что у меня был маленький ребенок, но открыто на интервью об этом никто не говорил. А еще знаю историю, когда работодатели отказывали замужней девушке. Они мотивировали отказ тем, что она устроится и уйдет в декрет.

Проверка резюме

Проверьте свое резюме на ошибки, хронологию и честность.

Резюме с ошибками выглядит небрежно и отталкивает потенциальных работодателей. Хронология — это когда опыт работы в резюме указан во временной последовательности, то есть от самого первого опыта до последнего. Честность — это когда в резюме не преувеличены достижения, опыт работы и другая информация о соискателе.

Перечитайте резюме 2—3 раза, чтобы убедиться, что в нем нет ошибок, опечаток и неудачных фраз, в том числе профессиональных выражений. Например, если вы программист, не нужно писать в резюме, что на работе вы педалили, устраняли баги, работали с бетой и на прошлой неделе выкатили классную горбуху.

Статья о профессиональном сленге

Скорее всего, ваше резюме первым увидит рекрутер, и из-за сленга он не сможет оценить ваши навыки и достижения по достоинству.

Перечитывать текст в один и тот же день не имеет смысла: глаз замылится, и вы можете не заметить ошибок. Лучше перечитайте резюме на следующий день. Проверить свое резюме на ошибки и опечатки можно на специальном сервисе. Например, бесплатно на languagetool.org и text.ru или платно на «Орфограммке». Если у вас есть знакомый рекрутер, предложите ему прочитать и оценить ваше резюме.

Основные ошибки в резюме

Неопределенная цель поиска. В резюме должна быть указана одна специальность, по которой вы хотите устроиться на работу. Недопустимо писать несколько должностей, например, так: «Менеджер по продажам, секретарь и помощник руководителя». Непонятно, кем именно хочет работать соискатель.

Совсем не писать специальность в резюме тоже не стоит. Если вы не знаете, какую должность хотите занять, найдите подходящие для себя и составьте резюме для каждой из них.

Если претендуете на несколько смежных должностей, составьте резюме для каждой. Например, если хотите работать главным бухгалтером, но не отказались бы от должности заместителя коммерческого директора, составьте два резюме: на главного бухгалтер и заместителя коммерческого директора.

Избыток информации. Обычное резюме занимает 1—2 страницы, и если оно больше, то с ним что-то не так. В резюме не должно быть ни одной строчки, которая не несет в себе полезного смысла. Например, не нужно включать в него много личной информации или описывать опыт работы, не связанный с желаемой должностью.

Исключение — выпускники учебных учреждений и молодые специалисты, у которых вообще нет опыта работы или он не профильный. В таком случае можно указать, где вы работали или проходили практику во время учебы, и описать, как этот опыт поможет вам в будущей работе.

Недостаток информации. Если из резюме непонятно, какие навыки, знания и личные качества позволяют соискателю занять эту должность, то, скорее всего, эйчар не будет разбираться в этом самостоятельно и отложит такую анкету в сторону.

Неточная информация. Вся информация в резюме должна быть правдивой и точной. Обычно на интервью работодатель просит кандидата рассказать об опыте, в том числе о сроках работы в той или иной компании и обязанностях. И если слова кандидата будут расходиться с информацией из резюме, у работодателя появятся сомнения на его счет и он вряд ли пригласит его на работу.

Неподходящая фотография соискателя — фото в компании друзей, на вечеринке, пляже или из путешествия, в откровенной или верхней одежде. Фотография в резюме должна быть реалистичной, с легкой улыбкой и в целом с нейтральным выражением лица, в деловой или повседневной сдержанной одежде и на нейтральном фоне.

Можно использовать профессиональные или любительские фотографии и даже селфи. Фотография должна быть актуальной — как соискатель выглядит сейчас. Если на фотографии вы с темными длинными волосами, а в жизни — с рыжим каре, то на встрече с работодателем может возникнуть неловкая ситуация. Например, он может не сразу узнать вас.

Отсутствие структуры. Резюме должно иметь структуру и содержание, о котором я говорила выше. Это название с желаемой должностью, ФИО кандидата, его контакты, опыт работы, навыки и образование. Каждый блок резюме должен быть заметным и хорошо читаться. Если вы составляете резюме самостоятельно, например в гугл-документе, воспользуйтесь специальным шаблоном со структурой.

Небрежность. Ошибки, опечатки, отсутствие пробелов после знаков препинания или структуры — все это делает резюме небрежным, и его становится тяжело читать. Проверьте свое резюме в специальном сервисе, чтобы этого избежать. Например, проверить орфографию можно в сервисе text.ru, грамматику — на languagetool.org. Чтобы ими воспользоваться, скопируйте и вставьте свой текст в окно сервиса и нажмите «Проверить текст».

Пример небрежно составленного резюме. В нем взгляду не за что зацепиться, поэтому работодатель может его пропустить

Сопроводительное письмо к резюме

Обычно для отклика на вакансию достаточно приложить резюме и написать сопроводительное письмо. Иногда можно и вовсе обойтись без резюме. Например, дизайнер Артем Горбунов говорит, что лучшее резюме дизайнера — это его портфолио и рассказ о себе. Сопроводительное письмо и есть рассказ о себе.

Эксперты советуют писать его всегда, кроме случаев, когда вы претендуете на должность линейного специалиста в ретейле — продавца или кассира — или когда персонал подбирают массово. В таких случаях эйчару может быть некогда читать все письма и будет достаточно увидеть в резюме опыт похожей работы.

В остальных случаях сопроводительное письмо лучше написать, даже если у вас нет опыта работы или вы не совсем подходите на свободную должность.

В сопроводительном письме объясните работодателю, каким образом вы соответствуете требованиям вакансии, и расскажите о себе больше. Письмо должно быть адресным, то есть обращенным к конкретному работодателю, и из него должно быть понятно, что вы откликаетесь на определенную вакансию именно в этой компании, а не просто массово рассылаете письма работодателям с похожими предложениями.

Не пересказывайте резюме и биографию и избегайте оценок своей работы. Лучше расскажите, почему именно вы подходите на эту должность, и покажите результаты работы — приложите ссылку на портфолио или примеры. Если вам не хватает навыков и знаний, в сопроводительном письме объясните, как вы справитесь с должностными обязанностями и почему на работу стоит взять именно вас. Пишите о себе кратко. Например, вот так советует писать о себе Максим Ильяхов.

Как написать сопроводительное письмо, на примере позиции интернет-маркетолога

В вакансии

Высшее образование

В сопроводительном письме

Окончила вуз по специальности «экономика»

В вакансии

Дополнительное образование в области интернет-маркетинга

В сопроводительном письме

Окончила курс интернет-маркетолога

В вакансии

Опыт работы от полугода по специальности «реклама и маркетинг»

В сопроводительном письме

Полгода работала интернет-маркетологом и еще год продуктовым маркетологом

В вакансии

Знание систем веб-аналитики

В сопроводительном письме

Знакома с системами веб-аналитики, имею соответствующие сертификаты

В вакансии

Опыт ведения контекстной рекламы

В сопроводительном письме

Настроила и запустила 20 рекламных кампаний

В вакансии

Уверенное владение Excel

В сопроводительном письме

Владею Excel на уровне ВПР и сводных таблиц

Если вы в чем-то не соответствуете, лучше написать об этом в сопроводительном письме и объяснить, что вы планируете с этим делать:

В вакансии

Опыт ведения рекламы в социальных сетях

В сопроводительном письме

Не запускала рекламу в соцсетях, но изучала на курсе, как это делать, и буду рада вести рекламу для реальных клиентов

Сопроводительное письмо

Здравствуйте!

Меня зовут Мария, и я хочу работать интернет-маркетологом в компании «Ту Мач Эдженси».

В 2015 году я окончила вуз по экономической специальности, а в 2019 — очный курс интернет-маркетолога.

С января 2017 по январь 2018 года работала продуктовым маркетологом в компании по производству товаров для праздников «Шишка Плюс». Полгода работаю интернет-маркетологом в агентстве, но в связи с переездом ищу новое место работы.

Знакома с системами аналитики Google Analytics и «Яндекс.Метрика» и имею соответствующие действующие сертификаты. За полгода работы интернет-маркетологом настроила и запустила 20 рекламных кампаний для клиентов из различных сфер бизнеса, таких как асфальтирование, грузоперевозки, производство дверей, продажа пластиковых окон.

Владею Excel на уровне опытного пользователя: использую в работе различные функции, например ВПР, а отчеты для клиентов делала с помощью сводных таблиц.

Живу в Санкт-Петербурге. Готова работать в офисе полный день — с 9 до 18 часов.

Буду рада обсудить остальные условия и пообщаться лично.

Мария Иванова, интернет-маркетолог

Как бы странно это ни звучало, но хорошее резюме и сопроводительное письмо не значат ничего. У вас может быть великолепный отклик и огромное желание трудиться именно в этой должности, но вас все равно могут не пригласить на интервью. Почему — никто не знает. Может, вакансия устарела и работника уже нашли, или, пока искали человека, потребность в нем отпала, или еще по какой-то причине.

Вы не можете повлиять на эти причины, но можете подготовить лучший отклик на вакансию, отправить его и вернуться к своим делам.

Где разместить резюме

Разместить резюме можно на сайтах по поиску работы и в специальных сообществах в социальных сетях.

Один из самых распространенных способов — разместить резюме на сайтах по поиску работы, например, hh.ru, superjob.ru, rabota.ru, сервисах «Город работ» или «Труд».

Разместить свое резюме и искать вакансии можно в профессиональных сообществах в социальных сетях и телеграмм-каналах.

Запомнить

1. Резюме помогает соискателю и работодателю найти друг друга и убедиться, что они подходят друг другу в профессиональном плане.
2. Резюме должно быть кратким, на 1—2 страницы формата А4, и структурированным.
3. Опишите в резюме релевантный вакансии опыт работы и достижения в цифрах, если это возможно.
4. Напишите сопроводительное письмо к резюме и опишите в нем преимущества, которые позволяют именно вам занять эту должность.
5. В некоторых случаях портфолио и короткий рассказ о себе предпочтительнее резюме. Например, если вы дизайнер, редактор или специалист, результаты работы которого важнее описания опыта.

что писать про себя при устройстве на работу

Статья обновлена. Первая публикация: 20 марта 2018 года

Скажу сразу: я нахожусь по другую сторону баррикад. Я руковожу SMM-агентством и нанимаю на работу сотрудников. На многие из писем, которые мне приходят, больно смотреть — уж столько в них лишнего. И самое обидное, что их могли написать неплохие SMM-специалисты; я часто вижу, что те же ошибки допускают мои друзья и коллеги, когда сами пытаются устроиться на работу — значит, эта проблема актуальна не только для моей сферы деятельности. Просто люди часто не понимают, что писать, а чего ни в коем случае не писать работодателю, и почему.

В этой статье я хочу разобрать типичные ошибки, которые SMMщики допускают в сопроводительных письмах.

Зачем нужны сопроводительные письма

Сопроводительное письмо — это то, что вы пишете, откликаясь на вакансию и прикладывая свое резюме. Если вы пишете сразу на почту, то сопроводительный текст — это то, что вы напишете в теле письма. Если вы откликнетесь в социальных сетях, то сопроводительным письмом будет ваше сообщение работодателю.

Сопроводительное письмо будет первым, что увидит ваш потенциальный работодатель. Только потом он, может быть, просмотрит ваше резюме и узнает ваше имя, фамилию и навыки. Все дело в том, что на каждую вакансию приходят десятки откликов (как хороших, так и не очень), и работодатели просто не в состоянии тщательно просматривать их все. Угадайте, как они выбирают, открывать ваше резюме или нет. В большинстве случаев все решает именно сопроводительное письмо. Без него заинтересовать работодателя может быть трудно даже выпускникам курса «Профессия: SMM-менеджер» от SMM.school, которым есть что предложить по части профессиональных навыков.

Соискатели нередко думают только о своей выгоде: как показать себя молодцом, чтобы получить работу. Однако важно смотреть на эту ситуацию со стороны работодате: в первую очередь ему нужен кандидат, который справится с этой работой лучше остальных.

Для того чтобы работа стала вашей, резюме и сопроводительное письмо должны быть лучше большинства других откликов. Тогда вы сразу попадете на этап собеседования.

Частые ошибки в сопроводительных письмах

Есть некоторые типы ошибок, которые регулярно повторяются в письмах, которые мне приходят. Я выделила три основные ошибки: «крик о помощи», самолюбование и вранье.

Крик о помощи. Каждый раз, когда я публикую вакансию, я получаю как минимум два—три отклика в стиле «спасите-помогите». В кратком пересказе: у меня нет образования, мне уже далеко не двадцать, поэтому войдите в мое положение. Я вырастила пятерых детей и одного котика, но, к сожалению, у меня нет опыта работы. Мне сказали, что SMM — это для меня, поэтому помогите!

Для меня не критичен возраст, образование или опыт работы. Но я никогда не отвечаю (и точно знаю, что знакомые мне представители агентств тоже не отвечают) на «Крики о помощи».

Во-первых, это манипулятивный ход, который сразу неуместен для отношений сотрудник-работодатель. Мне сразу предлагают «войти в положение», организовать гуманитарную помощь и так далее.

Во-вторых, странно, когда в 2018 году человек из любого города не может найти информации для обучения или варианта для получения опыта. В наше время тонны знаний лежат в открытом доступе.

Для меня эти письма читаются как: «Я ничего не умею и ничему не хочу учиться, а гуглить мне лень, но очень нужны деньги, авось вы дадите».

Самолюбование. Хвастаться достижениями — полезно, показывать кейсы — просто супер, доказывать работодателю, что вы ему пригодитесь — тоже замечательно. Но только если это не превращается в поток сознания, как на следующем скриншоте:

Если информация абсолютно никак не относится к вакансии — не надо давать ее работодателю, вы еще успеете познакомиться с ним поближе. В этом письме непонятно, хотела ли девушка выделиться, или просто использовала написанное ею письмо для какого-то глянцевого журнала, которое теперь можно рассылать всем работодателям. Что это, Бэрримор?

Вранье. В рубрику «Вранье» у меня попадают заученные фразы из чужих удачных резюме, штампы из старых советов по трудоустройству, а также все, что явно противоречит здравому смыслу.

В это письмо автор впихнул штамп из анкеты, которую для примера дают HR-специалисты. Штамп звучит так: «говорите, что ваш единственный минус — это перфекционизм и желание перерабатывать». Явная неправда, написанная только для того, чтобы понравиться работодателю.

Еще один признак вранья — это приписываемые себе заслуги, не соответствующие резюме кандидата. Семилетний опыт работы в 18 лет, наличие титулов, званий и прочего в SMM при отклике на стажерскую вакансию, несоответствие ВУЗа, указанного в сопроводительному письме, реальному ВУЗу на странице в соцсети… Десятки вариантов. Бывает, что подделывают даже город проживания (несмотря на то, что вакансии удаленные!).

Как правильно написать сопроводительное письмо

Один из маркеров адекватности — если письмо падает четко туда, куда указано в резюме. Если я пишу объявление на сайте с вакансиями, а соискатель пишет мне в соцсетях, это вполне нормально. А вот если один и тот же человек присылает свое резюме и на тот сайт, и на корпоративную почту, и мне в личку, и куда только может дотянуться — выглядит весьма странно.

Ориентируйтесь на длину в 3—4 абзаца. Слишком длинные письма читать никто не будет, а слишком короткие, в одну строку, выглядят отпиской.

И еще несколько советов о том, как правильно писать сопроводительные письма:

Изучайте информацию о работодателе. Если соискатели пишут, что читали наш блог или смотрели наш сайт — это уже плюс. Если они отмечают какой-то конкретный материал или идею (неважно какую), еще лучше — значит, они были внимательны, и им не все равно, в какой компании работать.

Не перечисляйте качества, а приводите примеры. Самостоятельные прилагательные «ответственный», «увлеченный», «креативный» не говорят о вас ничего. Однажды молодой человек написал, что он соблюдает дедлайны и вообще работоспособный, и тут же привел пример: «недавно не стал несколько ночей, чтобы добить эссе до дедлайна». С конкретным примером вероятность, что в какое-то ваше качество поверят, гораздо выше.

Покажите, что вы читали текст вакансии и соответствуете требованиям. Работодатели, как правило, четко пишут, какие требования являются обязательными. Покажите, что вы это знаете и умеете.

Например, девушка, чье сопроводительное письмо опубликовано ниже, откликнулась на нашу вакансию, в которой были указаны еженедельные планерки в Москве и идеальный русский язык. Она сделала работу за нас: сразу показала, что ее резюме будет соответствовать нашим ожиданиям.

Это выглядит жутко сложно! А можно попроще?

Можно. Если вы пишете сопроводительное письмо в первый раз (или давно его не писали), можно писать его, отвечая на следующие вопросы:

• Чем вы будете полезны работодателю? Каким требованиям вакансии вы соответствуете? (Смотрим упомянутые в вакансии требования)
• Какие навыки и умения вы будете использовать? Чем можете подтвердить их наличие? (Обращаем внимание на навыки и умения, которые хочет видеть работодатель)
• Есть ли у вас конкретные достижения или кейсы, подтверждающие ваш опыт? (Ищем, упоминалось ли в вакансии про то, каким должен быть опыт)
• Что именно вас привлекает в компании, где вы хотите работать? (Лучше не конкретно, вроде «Мне интересна эта сфера», а что-нибудь более живое, например: «читал на вашем сайте», «смотрел интервью», «вы круто делаете то-то и то-то» и т.д.)

Бонусный лайфхак. Если очень-очень хочется попасть в конкретную компанию, проведите разведывательную работу: посмотрите, какой опыт и достижения указан в профилях сотрудников на сайте (например, мое агентство почти полностью состоит из журналистов, поэтому находчивые журналисты сразу пишут нам про профильное образование и опыт работы). Можно попробовать написать кому-нибудь из сотрудников, работающих в компании. Вполне возможно, они подскажут, что важно для работодателя и как попасть на собеседование, минуя стандартные рамки вакансии. Конечно, этот трюк сработает не во всех компаниях.

Научиться грамотно вести деловые и коммерческие переписки, быть эффективным и убедительным в сообщениях можно на онлайн-курсе Пиши и продавай от SMM.school.

Подытожим

Сопроводительные письма важнее, чем могут казаться на первый взгляд, ведь именно по ним вас оценивают в первую очередь. Напишите письмо, а потом представьте, что вы работодатель и перечитайте его еще раз. Это поможет вам избавиться от ненужной в письме информации. Удачных сопроводительных писем!

Описание должности администратора Office [Обновлено в 2021 году]

Чем занимается администратор Office?

обычно работают на стойке регистрации офиса, приветствуя посетителей и направляя их в соответствующие комнаты для встреч. Они часто выполняют основные канцелярские задачи, чтобы обеспечить бесперебойную работу офиса, включая ответы на электронные письма, подготовку различных документов, создание презентаций для сотрудников и ответы на телефонные звонки.

Они также несут ответственность за планирование различных встреч между сотрудниками и клиентами, а также часто управляют расписанием переговорных комнат.Администраторы офиса обычно выполняют базовые бухгалтерские задачи, такие как отслеживание счетов, ведение счетов к получению и отслеживание общего бюджета офиса. Они также сделают покупки для офиса, такие как принадлежности, мебель и другое необходимое оборудование.

Навыки и квалификация офисного администратора

Успешный кандидат на должность администратора офиса должен обладать различными навыками и квалификацией для выполнения необходимых обязанностей, в том числе:

• Отличные лидерские качества, тайм-менеджмент и организаторские способности
• Доказанное мастерство в качестве офисного помощника, администратора офиса или на другой соответствующей должности
• Отличные способности общаться лично, письменно и по телефону
• Знакомство с общими процедурами и основными принципами учета, используемыми в офисе
• Знание Microsoft Office и других инструментов и приложений для управления офисом

Ожидаемая заработная плата администратора офиса

Администратор офиса получает среднюю зарплату 15 долларов.66 в час. Ставка заработной платы может зависеть от уровня опыта, образования и географического положения.

Требования к образованию и обучению офисных администраторов

Офисные администраторы обычно имеют диплом об окончании средней школы или выше, причем степень или квалификация в области секретарского обучения являются преимуществом. Высшее образование не требуется для выполнения стандартных должностных обязанностей, но большинство работодателей предпочитают степень бакалавра в любой соответствующей области, хотя поощряются дисциплины в бизнесе, менеджменте, людских ресурсах или в другой смежной области.

Требования к опыту администратора офиса

Office Administrator, как правило, не является должностью начального уровня, поскольку большинству работодателей требуются кандидаты, которые уже имеют опыт работы со стандартными офисными процедурами и программным обеспечением. Те, кто ранее не занимал должность администратора офиса, возможно, приобрели опыт работы в приемной или на аналогичной должности.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если должность администратора офиса вам не подходит, попробуйте просмотреть эти другие образцы описания должности для аналогичных должностей:

Как писать эффективные объявления о вакансиях: описание работы и навыки

Когда подходящий соискатель нажимает на ваше объявление о вакансии, чтобы узнать больше о возможности, вы на один шаг ближе к тому, чтобы превратить его в соискателя.Но если ваше объявление о вакансии не предоставляет им нужной информации или не вынуждает их подавать заявки, они, к сожалению, нажмут кнопку «Назад» вместо того, чтобы подавать заявку. Имея это в виду, ваши объявления о вакансиях должны предоставлять вашим целевым кандидатам информацию, которая им нужна и в которой они нуждаются. Большая часть этой важной информации будет в разделе «Описание работы и навыки» ваших объявлений о вакансиях.

Раздел «Описание работы и навыки» в ваших объявлениях о вакансиях должен содержать четкое и краткое представление о том, что повлечет за собой ваша открытая вакансия.Таким образом, соискатели могут легко понять ключевые обязанности, задачи и навыки, необходимые для вашей работы. Четко излагая ваши ожидания, соискатели могут принимать более обоснованные решения относительно того, подходят ли они для подачи заявления.

Описание позиции

Эффективное описание должности обычно содержит два компонента: обзор роли и должностных обязанностей. Вы должны выделять в этих разделах только наиболее важную информацию, чтобы описание было кратким и легким для восприятия.Несмотря на то, что при размещении вакансии важен контент, соискатели будут ошеломлены и бескорыстны, если вы поместите слишком много информации в один абзац.

Краткое описание роли

Обзор вакансии обычно пишется в виде абзаца и дает соискателям общее представление о том, чем они будут заниматься изо дня в день. Обязательно поговорите с соискателем работы напрямую, а не говорите «действующий сотрудник» или «правильный кандидат». Это сделает объявление о вакансии более личным и побудит ваших потенциальных кандидатов на самом деле представить себя выполняющими эту работу.

Делайте заявления краткими, но не бойтесь включать описательные слова, чтобы сделать их более интересными и увлекательными. Вы также можете объяснить, почему эта работа является такой прекрасной возможностью и как эта роль в конечном итоге помогает вашей компании достичь своей миссии.

• Не действует: Действующий оператор будет выполнять все обязанности администратора, включая приветствие клиентов.
• Действителен: Вы произведете первое впечатление на наши административные офисы.
• Неэффективно: Эта должность отвечает за формирование продаж и обслуживание клиентов.
• Действителен: Вы будете активно закрывать продажи, обеспечивать исключительное обслуживание клиентов и становиться важным компонентом нашей прогрессивной командной среды.

Список должностных обязанностей

В этом разделе выделите пять наиболее важных должностных обязанностей. При перечислении должностных обязанностей лучше всего использовать маркированный список, чтобы соискатели могли быстро их просмотреть.Начинайте каждое обязательство с глагола «быть», а не с глагола «ing», чтобы ваши утверждения были более убедительными.

• Неэффективно : Обязанности включают поддержку управления на уровне вице-президента и выше, организацию командировок, управление календарем, планирование, закупки, заметки о встречах, помощь в создании презентаций в PowerPoint, регистрацию, набор текста, организацию встреч, включая организацию питания и т.
• Действующий:
  • Управлять и координировать графики для исполнительного руководства
  • Бронирование авиабилетов и размещение в гостиницах
  • Выполнять административные обязанности, в том числе делать заметки во время встреч, готовить корреспонденцию и управлять файлами
  • Помогите в создании торговых презентаций
  • Помощь в выполнении специальных проектов по назначению

Облегчите чтение

Эффективное объявление о вакансии будет содержать достаточно информации, чтобы выглядеть привлекательно и подробно, но не будет выделять задачи, которые не являются важными функциями работы.Чтобы избежать утомительного чтения, следует обобщить обширный список чрезвычайно похожих навыков.

• Неэффективно: Сотрудник, занимающий эту должность, должен иметь опыт работы с Word, Excel, Powerpoint, Access, набором текста, хранением данных, обслуживанием файловой системы, вводом данных, заметками на собраниях и выполнением общих служебных обязанностей в соответствии с назначением.
• Действителен: Если вы подходящий человек для этой возможности, у вас уже есть предыдущий опыт оказания административной поддержки в загруженном офисе и использования Microsoft Office.

Обеспечьте квалификацию и требования к навыкам

После того, как соискатель будет взволнован вашей возможностью трудоустройства, ему необходимо выяснить, достаточно ли он квалифицирован для подачи заявления. Опять же, используйте маркированный список, чтобы соискатели могли быстро просмотреть и оценить свое право на участие.

Начните с перечисления «необходимых навыков» для работы. Это навыки, образовательные достижения и опыт, которые абсолютно необходимы для выполнения работы. Завершите список своими «предпочтительными навыками».«Это атрибуты, которые могут не быть обязательными, но определенно желательны для идеального кандидата. Предпочтительные навыки могут включать дополнительное образование или опыт, опыт работы в конкретной отрасли или знакомство с использованием определенной программы.

• Неэффективно: Степень бакалавра в области, соответствующей области назначения, и пять (5) лет соответствующего административного опыта, включая три (3) года опыта руководящей работы; ИЛИ, девять (9) лет соответствующего административного опыта, включая три (3) года опыта работы в надзорной сфере; ИЛИ, любая эквивалентная комбинация образования и / или опыта, на основе которых были получены сопоставимые знания, навыки и способности.
• Действующий:
  • Соответствующая степень бакалавра или эквивалентное сочетание образования и опыта
  • Пять лет опыта работы в административной сфере
  • Три года руководящего опыта
  • Способность адаптироваться к меняющейся среде и обрабатывать несколько приоритетов
  • Отличные письменные и аналитические навыки
  • Hubspot и Google Analytics — плюс

Поделиться организационными ценностями и культурой

Помимо образования и опыта, когда дело доходит до выбора подходящего кандидата на вашу открытую должность, чрезвычайно важна культурная совместимость.Используйте этот раздел, чтобы выделить миссию, видение и ценности вашей компании, чтобы кандидаты могли понять, чем занимается ваша компания. Также включите ключевые атрибуты корпоративной культуры и рабочего места, чтобы нарисовать картину того, каково это работать на вас. Наконец, перечислите все черты личности, которые характерны для наиболее успешных членов вашей команды.

Пример: В компании ABC мы используем свой опыт в области маркетинга брендов, чтобы помогать компаниям в США создавать и продвигать свои бренды.Когда вы посетите наши яркие офисные здания в Скоттсдейле, штат Аризона, вы найдете нашу целеустремленную, эффективную и аналитическую команду, разрабатывающую стратегические решения для наших клиентов.

Члены нашей команды стремятся к развитию, инновациям и сотрудничеству. Мы постоянно стремимся совершенствоваться и совершенствоваться, чтобы лучше поддерживать наших клиентов. Если вы настроены на рост и преуспеваете под давлением, вы, вероятно, отлично подходите для нашей команды!

После того, как вы эффективно опишете работу и требуемые для нее навыки, объявление о вакансии будет четко информировать ищущих работу об их ожиданиях.В свою очередь, кандидаты, подходящие для этой должности, станут более заинтересованными в вашей работе. Это в конечном итоге повысит качество вашего ответа и поможет вам еще больше приблизиться к поиску идеального кандидата, которого вы ищете.

Похожие сообщения

Административный помощник Описание работы | Примеры должностных инструкций

Чтобы ваше профессиональное резюме соответствовало вашим целям, используйте это описание должности помощника административного помощника, чтобы сообщить, что вы должны выделить в своем резюме.

Изучив примеры должностных инструкций, вы сможете определить, какие технические и социальные навыки, квалификация и опыт работы наиболее важны для работодателя в вашей целевой области.

В обязанности административного помощника входит оказание административной поддержки для обеспечения эффективной работы офиса. Поддерживает менеджеров и сотрудников в решении множества задач, связанных с организацией и общением.Отвечает за конфиденциальные и срочные материалы. Знаком с различными концепциями, практиками и процедурами в этой области.

Способность эффективно общаться по телефону и электронной почте, гарантируя, что все обязанности помощника по административным вопросам выполняются точно, качественно и своевременно. Может направлять и руководить работой других. При планировании и достижении целей полагайтесь на опыт и рассудительность, и от них ожидается широкая степень творчества и свободы действий. Обычно подчиняется менеджеру или руководителю подразделения / отдела.

Обязанности:

• Ответ и прямые телефонные звонки

• Организация и планирование встреч и встреч

• Ведение списков контактов

• Изготовление и распространение служебных записок, писем, факсов и бланков

• Содействовать в составлении регулярных плановых отчетов

• Разработка и поддержка файловой системы

• Заказать канцелярские товары

• Забронировать поездку

• Отправка и согласование отчетов о расходах

• Обеспечить общую поддержку посетителей

• Предоставляем информацию, отвечая на вопросы и запросы

• Возьмите диктант

• Исследование и создание презентаций

• Создание отчетов

• Обработка нескольких проектов

• Подготовка и контроль счетов

• Развитие административного персонала путем предоставления информации, возможностей получения образования и возможностей профессионального роста

• Обеспечить работу оборудования, выполнив требования по профилактическому обслуживанию; вызов на ремонт; ведение инвентаря оборудования; оценка нового оборудования и техники

• Ведение запасов материалов путем проверки запасов для определения уровня запасов; предвидение необходимых поставок; размещение и ускорение заказов на поставки; подтверждение получения поставок

• Поддерживать профессиональные и технические знания, посещая образовательные семинары; рецензирование профессиональных публикаций; создание личных сетей; участие в профессиональных обществах

• Содействовать коллективным усилиям, добиваясь соответствующих результатов по мере необходимости

• Выполняет административные обязанности, такие как архивирование, набор текста, копирование, переплет, сканирование и т. Д.

• Организация поездок для руководителей высшего звена

• Написание писем и электронных писем от имени других сотрудников офиса

• Заказ конференц-звонков, номеров, такси, курьеров, гостиниц и т. Д.

• При необходимости накройте стойку администратора

• Обслуживание компьютерных и ручных систем хранения

• Конфиденциально обращаться с конфиденциальной информацией

• Ведите точные протоколы встреч

• Координационные офисные процедуры

• Ответить на вопросы по электронной почте, телефону или лично

• Разработка и обновление административных систем, чтобы сделать их более эффективными

• Решение административных проблем

• Получение, сортировка и распространение почты

• Отвечайте на телефонные звонки и передавайте их на

• Управление назначениями персонала

• Наблюдать и контролировать работу младшего персонала

• Ведение актуальных записей об отпусках сотрудников

• Координировать ремонт оргтехники

• Встреча и помощь посетителям офиса

• Ксерокопирование и распечатка документов от имени других коллег

Требования:

• Подтвержденный опыт администратора или помощника

• Знание систем и процедур делопроизводства

• Отличные навыки управления временем и способность выполнять несколько задач и расставлять приоритеты в работе

• Внимание к деталям и навыки решения проблем

• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки

• Сильные организационные навыки и навыки планирования

• Свободно владеет MS Office

• Не менее 7 лет опыта работы в этой области или в смежной области

• аттестат об окончании средней школы или его эквивалент; высшее образование предпочтительно

Административный помощник высшие навыки и знания:

Не знаете, как включить все это в свое резюме? Посмотрите, как мы помогли этому помощнику руководителя обновить ее резюме.Отформатировав резюме таким образом, чтобы оно включало в себя подробное описание квалификации, в котором подчеркиваются навыки, требуемые в описании должности, этот профессионал с самого начала будет выделяться среди менеджеров по найму.

Статьи по теме:

Написание эффективного описания вакансии | Отдел кадров

Описание должности должно точно отражать обязанности и ответственность должности. Когда он хорошо написан, он создает реалистичную картину работы и отвечает на вопрос: «Чем на самом деле занимается человек в этой роли?»

Должностная инструкция не только описывает обязанности должности, но и закладывает основу для найма, развития и удержания талантов, а также закладывает основу для оптимального выполнения работы, разъясняя обязанности, ожидаемые результаты и оценку производительности.Это также важный компонент для поддержания справедливой системы компенсации и обеспечения соблюдения законодательства. Документ следует пересматривать и обновлять в соответствии с годовым циклом оценки эффективности.

Описание должности содержит достаточно информации, чтобы описать основные обязанности и основные функции в их нынешнем виде. Они предоставляют информацию, необходимую для классификации должности, а не человека; таким образом, они являются «нейтральными должностными лицами» и не основаны на каких-либо конкретных качествах должностных лиц (таких как знания, навыки, способности, производительность, преданность делу, лояльность, годы службы или степень).Документ не должен включать в себя все подробности о том, как и какие работы выполняются, чтобы он оставался полезным даже при незначительных изменениях. Должностные инструкции могут быть написаны совместными усилиями руководителя и сотрудника, но руководитель должен их одобрить.

Описание должности содержит следующие компоненты: название должности, цель работы, должностные обязанности и ответственность, требуемая квалификация, предпочтительная квалификация и условия работы.

Должность
Должность — это краткое описание (1-4 слова) должности, которое отражает содержание, цель и объем работы и согласуется с другими названиями должностей аналогичных ролей в Государственном университете Райта (Университет ).

Примеры включают в себя: архивариуса, заместителя директора службы поддержки инвалидов, помощника регистратора, директора службы здравоохранения студентов, планировщика помещений, бухгалтера по грантам, бюджетного аналитика, конструктора инструкций, службы рабочего стола менеджера и службы попечения руководителей.

Цель работы
Цель работы обеспечивает общий обзор роли, уровня и объема ответственности, состоящий из трех или четырех предложений, обеспечивающих базовое понимание роли «с высоты птичьего полета».Краткое изложение «Почему существует работа?»

Должностные обязанности и ответственность
В этом разделе содержится описание обязанностей и ответственности , закрепленных за работой; также называемые основными функциями. Они описывают фундаментальный характер работы, на которую у сотрудника отводится значительная часть времени. Некоторые элементы для рассмотрения:

• Включите пояснительные фразы, объясняющие, почему, как, где и как часто выполняются задачи и обязанности.
• Ориентируйтесь на результат поставленных задач.
• Контрольные области принятия решений, на которые можно повлиять или повлиять.
• Укажите области прямой или косвенной ответственности.
• Опишите уровень и тип бюджетных или финансовых обязательств.
• Опишите характер контакта, людей, с которыми контактировал, и степень, в которой действующий президент будет взаимодействовать с другими людьми в университете и за его пределами.
• Перечислите должностные обязанности, которые отражают требования к должности, и убедитесь, что они не основаны на способностях какого-либо отдельного человека.

Если возможно, укажите также тип надзорной ответственности , который ожидается от этой роли. Подробно опишите объем полномочий должности по найму, дисциплинарному взысканию, увольнению, назначению работы, обучению и оценке работы подчиненных. Это может быть либо отдельная должностная обязанность, либо указанная в других должностных обязанностях, если это необходимо. Ниже перечислены различные уровни надзора:

• Давать указания другим лицам.
• Наблюдает, нанимает, обучает, направляет работу и помогает студентам в решении проблем.Также контролирует повседневные операции других сотрудников.
• Наблюдает за персоналом, включая прием на работу, составление расписания и распределение работы, анализ результатов работы, а также рекомендации по увеличению заработной платы, продвижению по службе, переводам, понижению в должности или увольнениям.
• Управляет другими через подчиненных руководителей.

Должностные обязанности должны быть перечислены в соответствии с их важностью и / или частотой , которые они выполняются. Они обычно представлены в маркированном или пронумерованном формате, состоящем из примерно 4-7 отдельных обязанностей, каждой из которых назначается «процент времени» (с добавлением 100%), который отражает расчетное время, которое сотрудник потратит в течение года.Обязанности, требующие менее 5 процентов времени, следует объединить с другими обязанностями или исключить из должностной инструкции. Следующая таблица поможет вам оценить процент времени:

Процент Неделя Год

5 процентов 2 часа 2 ½ недели
10 процентов 4 часа 5 недель
15 процентов 6 часов 1 ½ месяца
20 процентов 8 часов 2 ½ месяца
25 процентов 10 часов 3 месяца

Требуемая квалификация
В этом разделе перечислен требуемый уровень профессиональных знаний (например, образование, опыт, знания, навыки и умения), необходимый для выполнения работы.В этом разделе основное внимание уделяется «минимальному» уровню квалификации для того, чтобы человек был продуктивным и успешным в этой роли.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных вакансий требуемая квалификация будет идентична квалификационным требованиям, указанным в спецификации вакансии, которую можно найти по адресу http://www.wright.edu/human-resources/compensation/job-titles-and-specifications/. секретная-переговорная-единица

Образование
Определите образовательную квалификацию, которой должен обладать сотрудник для удовлетворительного выполнения должностных обязанностей и ответственности.Укажите образовательную квалификацию с точки зрения областей обучения и / или типа степени или концентрации, которые предоставят знания, необходимые для поступления на эту должность.

Опыт работы
Определите минимальное количество требуемых стажировок на полную ставку, выраженное в годах, и тип опыта работы, необходимый сотруднику для получения квалификации для работы. Если стажировки, опыт работы в бакалавриате и стажировка в аспирантуре будут приемлемыми уровнями опыта; об этом нужно будет отдельно указать.

Знания, навыки и способности
Указывая требуемые знания, укажите уровень или глубину знаний, необходимых для вступления в должность. Следующие определения могут оказаться полезными:

• Практические знания : достаточное знакомство с предметом, чтобы знать основные принципы и терминологию, а также понимать и решать простые проблемы.
• Общие знания : знание области, достаточное для выполнения большинства работ в обычных ситуациях.Работа требует понимания стандартных ситуаций и включает знание большинства существенных аспектов предмета.
• Глубокие знания : глубокие знания предмета. Работа требует достаточного понимания предметной области, чтобы решать необычные, а также общие рабочие проблемы, иметь возможность давать советы по техническим вопросам и служить источником информации по этой теме для других в организации.
• Всесторонние знания : требует полного владения и понимания предмета.Этот термин следует использовать умеренно и только для необычно требовательных или ответственных должностей, необходимых для создания гипотез, концепций или подходов.

Перечислите конкретные навыки и / или способности, необходимые сотруднику для успешной работы в этой должности; включая обозначение любых необходимых лицензий или сертификатов. Некоторые соображения: аналитика, влияние бюджета, внутренняя или внешняя коммуникация, компьютер, творческое мышление, обслуживание клиентов, принятие решений, разнообразие, логическое мышление, многозадачность, переговоры, решение проблем, управление проектами, надзор, командная работа и т. Д.

Предпочтительная квалификация
Расширенный список требуемых квалификаций, который может быть использован для дальнейшего определения способности человека быть продуктивным и успешным на этой работе. Эти предпочтительные квалификации «приятно иметь», но они не являются необходимыми для выполнения повседневных функций на работе. Если они включены, предпочтительные квалификации могут быть сосредоточены на одном или всех из следующих аспектов: образование, опыт, знания, навыки и способности.

ПРИМЕЧАНИЕ: Для классифицированных вакансий университет не перечисляет предпочтительные квалификации.

Условия труда
Определите условия труда и физические требования, которые напрямую связаны с основными должностными обязанностями и обязанностями, которые должны соответствовать Закону об американцах с ограниченными возможностями. Опишите тип, интенсивность (сколько), частоту (как часто) и продолжительность (как долго) требуемых физических или умственных способностей. Рассмотрим следующее:

• Окружающая среда, например офис или на открытом воздухе.
• Обнаруженные воздействия, такие как опасные материалы, громкий шум или сильная жара / холод.
• Основные физические требования, такие как лазание, стояние, наклоны или печатание.
• Физическое усилие / подъем, например сидячий — до 10 фунтов; легкий — до 20 фунтов; средний — до 50 фунтов; тяжелый — более 50 фунтов.
• Укажите, требуется ли работа по выходным, по ночам или по вызову в качестве постоянной части работы.
• Путевые расходы.
• Обозначения аварийного персонала.

Советы по написанию должностных инструкций
Должностные инструкции должны быть подготовлены таким образом, чтобы все компоненты были точно сформулированы, чтобы обеспечить четкое понимание роли.Вот несколько советов, которые помогут вам в этом процессе:

• Пишите кратко и прямо.
• Всегда используйте более простые слова, а не сложные; максимально упрощать структуру предложения. Это сократит многословие, сократит ваше описание и улучшит понимание.
• Используйте описательные глаголы действия в настоящем времени (например: пишет, действует или выполняет).
• Избегайте сокращений и акронимов. Другие люди, читающие описание должности, могут быть с ними не знакомы.Если аббревиатуры и акронимы необходимы, определите их при первом использовании.
• Не используйте двусмысленные термины. Если вы используете такие термины, как «помогает, обрабатывает и выполняет», опишите, «как» позиция помогает, справляется или выполняет. Использование слова «кем» с последующим подробным описанием выполняемых процессов, задач или операций обычно проясняет двусмысленность.
• Избегайте выражений, связанных с полом, таких как «Он управляет», «Она отвечает за».
• Сосредоточьтесь на основной деятельности; опускать тривиальные обязанности и случайные задачи.
• Избегайте упоминания имени другого сотрудника, вместо этого используйте название должности или отдела.
• Включите только назначенные обязанности сегодня. Не включайте потенциальные будущие обязанности и устраняйте любые обязанности, которые больше не требуются.
  

Шаблон описания должности менеджера по администрированию

Обязанности менеджера по администрированию:

• Планирование и координация административных процедур и систем и разработка способов оптимизации процессов
• Набор и обучение персонала, распределение обязанностей и служебных помещений
• Оценка работы персонала и обучение и рекомендации для обеспечения максимальной эффективности

Краткое описание вакансии

Нам нужен опытный менеджер по администрированию , который будет контролировать ежедневные операции поддержки нашей компании и планировать наиболее эффективные административные процедуры.Вы возглавите команду профессионалов, которые будут выполнять ряд административных обязанностей в различных отделах.

Хороший административный менеджер обладает отличными коммуникативными и организаторскими способностями. Идеальный кандидат будет хорошо разбираться в процедурах и политике подразделения и сможет активно открывать новые способы более эффективного выполнения работы.

Цель состоит в том, чтобы гарантировать, что вся вспомогательная деятельность выполняется эффективно и действенно, чтобы другие операции могли функционировать должным образом.

Обязанности

• Планировать и координировать административные процедуры и системы, а также разрабатывать способы оптимизации процессов
• Набор и обучение персонала, распределение обязанностей и служебных помещений
• Оцените производительность персонала и проведите инструктаж и рекомендации для обеспечения максимальной эффективности
• Обеспечить бесперебойный и адекватный поток информации внутри компании для облегчения других деловых операций
• Управляйте графиками и сроками
• Контролировать инвентаризацию канцелярских товаров и закупку новых материалов с учетом бюджетных ограничений
• Контроль затрат и расходов для оказания помощи в подготовке бюджета
• Наблюдать за услугами по обслуживанию помещений, техническим обслуживанием и торговыми людьми (например,г электрики)
• Организовывать и контролировать другую офисную деятельность (переработка, ремонт, планирование мероприятий и т. Д.)
• Обеспечить соответствие операций политикам и нормам
• Будьте в курсе всех организационных изменений и развития бизнеса

Требования

• Подтвержденный опыт работы в качестве административного менеджера
• Глубокое понимание процедур управления офисом, а также ведомственной и правовой политики
• Знакомство с принципами управления финансами и оборудованием
• Свободно владеет MS Office
• Аналитический склад ума с навыками решения проблем
• Отличные организаторские способности и многозадачность
• Командный игрок с лидерскими качествами
• Бакалавр / бакалавр делового администрирования или родственной области

Сопроводительное письмо помощнику администратора

Образец шаблона сопроводительного письма помощнику администратора:

[полное имя]

[физический адрес]

[номер телефона]

[адрес электронной почты]

[ Дата]

Заявление на должность помощника администратора.

Уважаемый [Имя и фамилия получателя] ,

Я пишу, чтобы подать заявку на должность помощника администратора, как указано в [где вы видели рекламу] . Мой [два важных атрибута] и большой опыт делают меня идеально подходящим для этой должности. Я очень хочу стать ценным членом [компания] .

Я работал помощником администратора в течение [количество лет] , и за это время мне было поручено [упомяните некоторые из ваших обязанностей с нынешних и предыдущих должностей] .В соответствии с требованиями к должности в [компания] , вы заметите в моем резюме, что я [упоминаю навыки, компетенции или опыт, которые непосредственно отвечают требованиям, перечисленным в объявлении о вакансии] .

В моей роли [текущая / предыдущая] в качестве помощника администратора в [компания] , я [расскажите о нескольких значительных достижениях и любом вашем вкладе, который оказал положительное влияние] . Опыт научил меня [чему вы научились] .

Я очень рад подать заявку на [компания] , потому что я восхищаюсь вашим [назовите две или три вещи, которые вы знаете о компании в целом, которые вам нравятся] . Как помощник администратора я буду [как вы увеличите ценность бизнеса] . Таким образом, я уверен, что принесу наибольшую пользу [компании] .

Мое резюме прилагается. Не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте или по телефону, если я могу оказать какие-либо дополнительные услуги.

Спасибо, что уделили время рассмотрению моей заявки.С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

[Ваше имя]

Как написать сопроводительное письмо помощнику администратора:

Пошаговое руководство по написанию идеального сопроводительного письма для помощника администратора.

1.

Адрес ваше письмо.

1.1

Обратитесь напрямую к менеджеру по найму.

Направьте свое письмо непосредственно менеджеру по найму, рекрутеру, сотруднику или кому-либо еще, кто опубликовал объявление о вакансии.

1.2

Избегайте общих приветствий.

Если указано контактное имя или если его можно узнать, избегайте использования общих приветствий, таких как «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа». Используйте соответствующий заголовок перед фамилией человека, например «Доктор Тайсон» или «Мисс Пирс».

2.

Начните с введения.

2.1

Будьте краткими.

Не более чем в трех предложениях расскажите человеку, зачем вы пишете и на какую должность вы претендуете.

2.2

Подчеркните тот факт, что вы соответствуете требованиям к работе, указанным в объявлении.

Ваш текст должен отражать точное название должности, и вы должны кратко выделить ключевое требование к объявлению о вакансии, которому вы отвечаете, например, имея как минимум двухлетний опыт работы в качестве помощника администратора.

2.3

Укажите, что вы считаете себя лучшим человеком для работы.

Используйте одно предложение, чтобы четко сформулировать, почему вы считаете, что лучше всего подходите для должности помощника администратора.

3.

Продемонстрируйте свое обучение и опыт.

3.1

Кратко опишите свое обучение.

Напишите несколько предложений о своей квалификации и о том, где вы ее получили, и / или опишите подробную информацию о вашем профессиональном обучении. В объявлении о вакансии прямо укажите, как ваше обучение соотносится с основными компетенциями.

3.2

Подчеркните свой опыт.

Укажите, сколько лет вы проработали помощником администратора и где вы работали.Ограничьте это одним предложением, так как дальше вы будете обсуждать точные обязанности и опыт работы.

3.3

Сопоставьте свои основные навыки с теми, которые указаны в объявлении о вакансии.

Сопоставьте четко обозначенные обязанности и ответственность, упомянутые в объявлении о вакансии, с основными навыками и компетенциями из вашего резюме. Например, если объявление о вакансии требует владения программным обеспечением для записи на прием, укажите характер и степень вашего опыта в этом отношении.

4.

Выделите свою последнюю работу.

4.1

Обсудите свою последнюю роль и вклад.

В несколько предложений расскажите о своих обязанностях на текущей или предыдущей работе в качестве помощника администратора. Включите подробную информацию о том, как ваш вклад положительно повлиял на вашего предыдущего работодателя.

Кратко опишите, чему вас научил ваш опыт в отношении вашей роли помощника администратора.

4.2

Покажите свои самые большие достижения на предыдущей работе.

Назовите один или два момента, когда вы больше всего гордитесь своей карьерой, например, когда вам доверяют сложные поездки, внедряют новую систему регистрации или когда коллеги и менеджеры хвалят вас за преданную и профессиональную административную помощь.

5.

Отметьте организацию.

5.1

Укажите, что вы знаете о компании.

Чтобы обозначить свои знания и интерес к компании, лицу или учреждению, в которое вы подаете заявку, проведите небольшое исследование и включите предложение об их основных продуктах или услугах, их историях успеха или их публичном имидже.

5.2

Выделите причины, по которым вы хотите там работать.

Обсудите, почему вам нравится быть личным помощником в этой компании. Как правило, это включает упоминание о том, как работа личного помощника соответствует вашим карьерным целям и навыкам. Укажите, как вы повысите ценность компании.

6.

Закончите призывом к действию.

6.1

Укажите, что вы хотели бы получить от них известие.

Укажите, что вы приложили свое резюме для их рассмотрения, и предложите читателю связаться с вами по электронной почте или по телефону.

6.2

Закройте свое письмо.

Благодарю читателя за уделенное время. Добавьте «искренне» или приемлемый синоним и подпишитесь своим полным именем.

Важные административные навыки, которые ценят работодатели

Кандидаты на вакансии с сильными административными навыками пользуются большим спросом практически во всех отраслях.

Люди с такими навыками помогают поддерживать бесперебойную работу офиса, одновременно поддерживая усилия своих руководителей и заинтересованных сторон.Без них компания может быстро превратиться в хаос, что снизит производительность и приведет к недовольству сотрудников. Лица, занимающие административные должности, должны уметь справляться со многими движущимися частями и сложными ситуациями одновременно.

Если вы хотите открыть себя для повышения и повышения по службе, разумно развить необычные административные навыки.

Что такое административные навыки?

Административные навыки связаны с ведением бизнеса или поддержанием порядка в офисе и необходимы для выполнения самых разных работ, от офисных помощников до секретарей и офис-менеджеров.

Сотрудникам практически во всех отраслях и компаниях необходимы сильные административные навыки. Эти навыки можно легко передать, а это означает, что те же навыки, которые используются в компании, специализирующейся на недвижимости, будут актуальны и необходимы и в технологической компании.

Люди с административными навыками предлагают поддержку, которая позволяет компаниям добиться успеха в их основной миссии, будь то обслуживание клиентов или продажа виджетов. Технические навыки, такие как умение пользоваться такими программами, как Microsoft Office, важны в административной работе.Но то же самое касается и мягких навыков, таких как коммуникативные и организаторские способности.

Типы управленческих навыков

Взгляните на следующий список важных административных навыков, которые большинство работодателей ищут в кандидатах. Он также включает подсписки связанных административных навыков.

Развивайте эти навыки и подчеркивайте их в заявлениях о приеме на работу, резюме, сопроводительных письмах и собеседованиях. Демонстрация того, что у вас есть определенные навыки, которые ищет компания, поможет вам получить работу и продвинуться по службе.

Связь

Устное общение

Коммуникация — критически важный административный навык. Административным сотрудникам часто приходится общаться с работодателями, персоналом и клиентами лично или по телефону. Важно, чтобы они говорили четко и громко, сохраняя позитивный тон.

Прослушивание

Хороший коммуникатор — это еще и хороший слушатель. Вам нужно внимательно выслушивать менеджеров, других сотрудников, а также вопросы и опасения клиентов.

Письменное сообщение

Письменные коммуникативные навыки также чрезвычайно важны. На большинстве административных должностей нужно много писать. Административных служащих часто просят написать различные документы, в том числе памятки для своих работодателей, копии для веб-сайта компании или сообщения электронной почты для сотрудников или клиентов. Они должны уметь писать четко, четко и профессионально.

Другие коммуникативные задачи и навыки включают:

• Автоответчик
• Деловая переписка
• Звонок клиентам
• Отношения с клиентами
• Связь
• Переписка
• Служба поддержки клиентов
• Направление клиентов
• Монтаж
• Электронная почта
• Подача
• Приветствие клиентов
• Приветствие сотрудников
• Приветствие посетителей
• Межличностный
• Прослушивание
• Устное общение
• Презентация
• Связи с общественностью
• Публичные выступления
• Регистратор
• Стенография
• Работа в команде
• Письмо
• Письменное сообщение

Технологии

Административным сотрудникам приходится использовать различные технологические инструменты, от Microsoft Office Suite до WordPress и программ онлайн-планирования.Им также приходится использовать и часто обслуживать офисное оборудование, такое как факсы, сканеры и принтеры.

Вот список других технических знаний или навыков, необходимых административным сотрудникам:

• Компьютер
• Настольные издательства
• Управление документами
• Факс
• Интернет
• Ведение делопроизводства
• Microsoft Office
• Оргтехника
• Заказ канцелярских товаров
• Обработка заказов
• Outlook
• QuickBooks
• Ведение учета
• Исследования
• Беговые офисные машины
• Программное обеспечение
• Таблицы
• Время и счета
• Транскрипция
• Набор текста
• Набор текста под диктовку
• Подготовка к видеоконференции
• Голосовая почта
• Обработка текста

Организация

Административная работа всех видов требует сильных организаторских навыков для выполнения множества задач.Персонал административной поддержки должен управлять различными календарями, назначать встречи и поддерживать эффективную работу офиса.

Вот организационные навыки, необходимые для административных должностей:

• Точность
• Назначение
• Внимание к деталям
• Биллинг
• Бухгалтерия
• Календарь и учетные записи
• Канцелярский
• КПД
• Подача
• Опись
• Юридическая осведомленность
• Многозадачность
• Администрация офиса
• Управление делами
• Сортировка и доставка почты
• Управление временем
• Организация путешествий

Планирование

Еще один важный административный навык — это способность планировать дела заранее.Это может означать управление чьими-либо встречами, создание плана на случай болезни сотрудников или разработку процедурных систем офиса. Администратор должен уметь заранее планировать и готовиться к любым потенциальным офисным проблемам.

Вот другие навыки, связанные с планированием, которые требуются для административных работ:

• Аналитический
• Общение
• Оценка
• Координация событий
• Постановка целей
• Реализация действий
• Назначение встреч
• Планирование встреч
• Мониторинг действий
• Организовано
• Прогнозирование
• Приоритет

Решение проблем

Навыки решения проблем и критического мышления важны для любой административной должности.Администраторы часто являются теми людьми, к которым сотрудники и клиенты обращаются за помощью с вопросами или проблемами. Они должны уметь слышать самые разные проблемы и решать их, используя критическое мышление.

Вот необходимые навыки решения проблем и критического мышления:

• Напористый
• Отношения с клиентами
• Совместное
• Критическое мышление
• Принятие решений
• Отношения с сотрудниками
• Игровая
• Реализация
• Решение проблемы
• Посредничество
• Координатор офиса
• Исследования
• Кураторская
• Работа в команде
• Обучение
• Устранение неисправностей

Дополнительные административные навыки

Вот дополнительные административные навыки для резюме, сопроводительных писем, заявлений о приеме на работу и собеседований.Необходимые навыки будут зависеть от должности, на которую вы претендуете, поэтому также просмотрите наш список навыков, перечисленных по должностям и типу навыков.

• Динамический
• Работа с оборудованием
• Подача
• Гибкость
• Сохранять фокус
• Организационная
• Пациент
• Приятно
• Профессионализм
• Изобретательность
• Самомотивация
• Стратегическое планирование
• Возьмите инициативу
• Письменное сообщение

Обзор образцов резюме и сопроводительного письма

Ознакомьтесь с примерами резюме и сопроводительного письма для административной должности.

• Сопроводительное письмо помощника администратора
• Резюме помощника администратора

Как выделить свои навыки

ДОБАВЬТЕ СООТВЕТСТВУЮЩИЕ НАВЫКИ В ВАШЕ РЕЗЮМЕ: Включите в свое резюме термины, наиболее тесно связанные с работой, особенно в описание вашей истории работы.

ОСНОВНЫЕ НАВЫКИ В Сопроводительном письме: Включите свои административные навыки в сопроводительное письмо.