Главная » Разное » Личное дело на работника: Личное дело сотрудника, кто должен его вести и что туда входит

Личное дело на работника: Личное дело сотрудника, кто должен его вести и что туда входит

| – Комментировать

Содержание

Личное дело: как оформить правильно?

В законодательстве определен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Вместе с тем работодатели зачастую самостоятельно выбирают порядок ведения личных дел сотрудников, целью которых является систематизация и сохранность имеющихся документов и  персональных данных работников. В  этой связи работодателям будет интересен опыт ведения личных дел государственных гражданских служащих. Особое внимание при рассмотрении данного вопроса будет уделено аспектам комплектования и хранения личных дел, а также проблеме конфиденциальности и судебной практике.

Работодатели часто сталкиваются с вопросами приема на работу сотрудников, оформлением документов, их хранением и учетом. Вместе с тем порядок ведения личных дел установлен исключительно для государственных служащих.

В данной статье мы рассмотрим нюансы формирования личных дел работников, общие положения о личном деле сотрудника, а также уделим особое внимание проблемам конфиденциальности информации и рассмотрим вопросы сформировавшейся судебной практики

Общие положения о личном деле сотрудника

Личное дело работника – совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Но учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу. Таким образом, личное дело должно формироваться кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Вместе с тем часто работодатели понимают под личным делом личную карточку работника, а также совокупность документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ):

  • копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • копии документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Составные части личного дела

Личная карточка не является составной частью личного дела, а представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. Личные карточки заполняются на всех работников – постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Заполняется личная карточка работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается.

При ее заполнении необходимо использовать постановление Госкомстата России № 1, а также общероссийские классификаторы:

  • Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденный постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 г. № 412;
  • Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 г. № 276-ст;
  • Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденный постановлением Госстандарта России от 31.
    07.1995 г. № 413;
  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утвержденный постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367.

В качестве рекомендательной формы оформления лицевой стороны личного дела может служить следующая форма (см. Пример 1).

Законодательством определен порядок включения в состав личного дела документов исключительно для государственных служащих, но данные документы могут быть применены, используя аналогию права ко всем сотрудникам организации.

Пример 1

Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело (совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже) формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников?

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (см., например, Положение, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной Инструкции.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления. Такой порядок следует из пунктов 4.19–4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела?

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Личный листок

Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты?

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

личное дело сотрудника — Перевод на английский — примеры русский

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.

В личное дело сотрудника помещается соответствующая справка.

Выговор должен заноситься в личное дело сотрудника.

Объяснительное заявление может касаться любого замечания или оценки, содержащихся в аттестации; оно подшивается в официальное личное дело сотрудника.

The statement of explanation can relate to any comment or rating in the appraisal; it will be placed on the staff member’s Official Status File.

Было отмечено также, что конфиденциальная информация не будет включаться в

личное дело сотрудника, а будет храниться отдельно под личным надзором заместителя Генерального секретаря по вопросам управления.

It was also noted that the confidential information would not be placed in the staff member’s personnel file, but would be kept separately under the personal supervision of the Under-Secretary-General for Management.

Отвечая на вопрос представителя Австралии, он говорит, что, как и у любого работодателя, соответствующему сотруднику направляется письменное уведомление о неприемлемом выполнении им своих функций; если проблема сохраняется, уведомление подшивается в

личное дело сотрудника.

In reply to the representative of Australia, he said that, as in any workplace, written notice of unacceptable performance would be given to the employee concerned; if the problem continued, a note would be placed in the staff member’s file.

В таких случаях составляется документ, подшиваемый в личное дело сотрудника.

После подтверждения оценки проверяющим второго уровня она считается окончательной и соответствующий документ с ней подшивается в

личное дело сотрудника, за исключением любого из трех рассматриваемых ниже случаев.

Once a rating is confirmed by the second-level reviewer it should be considered final and should be entered into the staff member’s personnel file, subject to one of the three exceptions discussed below.

В таких случаях составляется документ, подшиваемый в личное дело сотрудника с тем, чтобы рассмотрение вопроса могло быть продолжено, когда и если данный сотрудник возобновит свою работу в Организации.

Помощникам по вопросам людских ресурсов было также поручено следить за тем, чтобы документ о принятии должностной присяги представлялся вместе с пакетом сопроводительных документов, получаемых ими из пункта регистрации прибытия к месту службы, чтобы этот документ можно было подшить в личное дело сотрудника.

Human Resources Assistants were also instructed to ensure that the oath of office is included in the induction documents received from the check-in office so that it can be placed in the staff member’s file.

Трудовые отношения и личное дело работника

Е. А. Юрова
автор статьи, консультант Аскон по трудовому праву

С момента вступления в силу Постановления Правительства РФ от 13.02.2019 N 146 «Об утверждении Правил организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных» споры о ведении личных дел работников приобрели иную остроту и значимость.

Вести или не вести: что говорит закон?

 Сегодня обсуждается множество вопросов, среди которых чаще всего встречается два спорных момента:

  •  нужны ли работодателю личные дела работников и какие документы туда следует включать;
  •  возможно ли легализовать хранение копий личных документов работников, которые зачастую требуются внешними надзорными органами или иными полномочными организациями.

Прямая обязанность работодателя ведения личных дел работников установлена для государственных, гражданских, муниципальных и иных служащих.

Считается, что иным работодателям можно не вести личные дела работников, т.к. прямого указания этого нет, но это неверное суждение.

Существует множество действующих документов советского периода правового регулирования и современных правовых актов, предписывающих хранение в личном деле работника ряда документов, сопровождающих или образующихся в ходе трудовых отношений, например:

  •  «Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций» (разработаны ВНИИДАД, текст которых приведен на сайте http://archives.ru/ по состоянию на 26.03.2019) в п. 2.1. определяет «Личное дело как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника. Личное дело заводится на момент поступления работника на работу и завершается датой его увольнения.
    Документы в личном деле располагаются в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними являются заверенные копии приказов о приеме/увольнении работника.»;
  •  Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» пунктом 656 устанавливает необходимость хранения личных дел практически всех работников юридического лица.
  •  Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», определяющий пунктом 3 статьи 3 отдельным понятием архивного дела Российской Федерации «документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

Учитывая, что технология документирования и трудовые отношения регламентируются различными правыми и законодательными актами, которые следует исполнять равным образом, приходится признать необходимость ведения личных дел работников практически доказанной.

Отдельного упоминания заслуживают иные, в том числе и ведомственные правовые акты, обязывающие включать определенные виды документов в состав личных дел, а именно:

  • «Инструкция по учету кадров в органах, учреждениях и предприятиях системы Министерства здравоохранения СССР» (утв. Минздравом СССР 24.11.1955) п.п. 23-28 не только определяет необходимость ведения личного дела работников, но и правила его оформления и хранения;
  •  «Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Государственного комитета лесного хозяйства Совета Министров СССР и органов его системы, с указанием сроков хранения материалов» (утв. Гослесхозом СССР 01.08.1969, Главархивом СССР 07.08.1969) пунктами 486 и 487 устанавливает необходимость хранения личных  дел научных сотрудников и профессорского состава научно-исследовательских и учебных заведений; личных дел рабочих и служащих определенную продолжительность времени, но не менее 75 лет;
  •  «Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства геологии СССР и подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов» (утв. Мингео СССР 17.04.1970, Главархивом СССР 09.06.1970) пунктом 781 устанавливает необходимость хранения личных дел инженерно-технических работников и служащих 75 лет;
  •  «Перечень документов со сроками хранения Министерства культуры СССР, его учреждений, организаций и предприятий» (утв. Минкультуры СССР 21.03.1983, Главархивом СССР 31.03.1983) устанавливает различные сроки хранения личных дел различных категорий работников и граждан;
  •  Постановление ГКНТ СССР N 470, Госкомтруда СССР N 267 от 05.10.1973 (ред. от 14.11.1986) «Об утверждении Положения о порядке проведения аттестации руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи» (вместе с «Типовым перечнем должностей руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи и других отраслей народного хозяйства, подлежащих аттестации в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 26 июля 1973 г. N 531«, утв. Постановлением ГКНТ СССР, Госкомтруда СССР от 22.10.1979 N 528/445), пунктом 10 обязывающее аттестационный лист и отзыв (характеристика) на работника, прошедшего аттестацию, хранить в его личном деле;
  •  Приказ Минжилкомхоза РСФСР от 04.08.1981 N 420 «Об утверждении и введении в действие «Правил технической эксплуатации гостиниц и их оборудования» утверждает не только форму контрольного листа прохождения инструктажа по технике безопасности, но и определяет место его хранения — в личном деле работника;
  •  Приказ Минсоцобеспечения РСФСР от 22.11.1982 N 109 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений, организаций и уставных подсобных сельских хозяйств системы Министерства социального обеспечения РСФСР» пунктом 10.3 устанавливает порядок проверок правильности тарификации, которая «проверяется по имеющимся в личных делах работников документам (приказам, трудовым книжкам, копиям дипломов, удостоверений об окончании учебных заведений и др. справок). Порядок составления тарификационных списков приведен в инструкциях (см. Приложение N 1)»;
  •  Письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 N 711/28-16 «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей», определяет пунктом 5 личные дела сотрудников хранить 75 лет. Приказ Минобразования РСФСР от 20.09.1988 N 41 «О документации детских дошкольных учреждений» (вместе с «Примерной номенклатурой дел детского дошкольного учреждения«, «Рекомендациями по применению Примерной номенклатуры дел детских дошкольных учреждений«) пунктом 04-05 определяет срок хранения личных дел сотрудников указанных учреждений – 75 лет;
  •  Приказ Госстроя РФ от 20.01.2000 N 8 «Об утверждении Положения о порядке аттестации руководителей и специалистов организаций технической инвентаризации» пунктом 30 включает аттестационные листы всех аттестаций, служебные характеристики работника в состав документов его личного дела, хранить которое следует в соответствии с существующими нормативными сроками хранения указанных документов;
  •  «Программа ежегодных занятий с водителями автотранспортных предприятий. РД-26127100-1070-01» (утв. Минтрансом РФ 02.10.2001) включает сведения об обучении и результаты итогового зачета в личное дело водителя. Аналогичное требование к включению в личные дела письменных обязательств работников, связанных с эксплуатацией и содержанием подвижного состава автомобильного транспорта содержит пункт 8 Приказа Минавтотранса РСФСР от 09.12.1970 N 19 «Об утверждении Правил технической эксплуатации подвижного состава автомобильного транспорта«;
  •  Приказ Росморречфлота от 01.11.2011 N 218 «О формировании резерва руководящих кадров учреждений, подведомственных Росморречфлоту» пунктом 18 предписывает приобщать к личному делу письменный отчет сотрудника, зачисленного в резерв.

Аргументация необходимости ведения личных дел в виде перечня приведенных документов обширна, но не конечна. Информационная база «КонсультантПлюс» содержит намного больше аналогичных требований в соответствующих правомочных документах.

Некоторые оппоненты, ссылаясь на Трудовой кодекс Российской Федерации, приводят доказательством ненужности личных дел отсутствие в ТК РФ требований ведения работодателем личного дела работника, но будем точны в правоприменении названного федерального закона.

Статья 1 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ относит к «правовому регулированию трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений по:

  • организации труда и управлению трудом;
  • трудоустройству у данного работодателя;
  • подготовке и дополнительному профессиональному образованию работников непосредственно у данного работодателя;
  • социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений;
  • участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда и применении трудового законодательства в предусмотренных законом случаях;
  • материальной ответственности работодателей и работников в сфере труда;
  • государственному контролю (надзору), профсоюзному контролю за соблюдением трудового законодательства (включая законодательство об охране труда) и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
  • разрешению трудовых споров;
  • обязательному социальному страхованию в случаях, предусмотренных федеральными законами», а не документирование трудовых отношений.

Для документирования трудовых отношений и хранения документов трудовых отношений применяются иные правовые акты, такие как:

Учитывая, что порядок документирования процессов в юридическом лице определяет его единоличный исполнительный орган в соответствии с действующими нормативными документами министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления (например: Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (Зарегистрирован в Минюсте России 17.08.2018 N 51922) содержит общий порядок формирования дела без определения его принадлежности к фонду хранения) порядок формирования и виды документов личного дела работников, следует определить нормативным локальным актом предприятия.

Как хранить?

Разобравшись с обязательностью ведения личного дела работника, определимся с хранением в личных делах работников сведений, относимых законом к защищаемой информации, на примере персональных данных работника и его родственников, а также копий личных документов работника.

При внимательном изучении статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» выясняется, что сбор и обработка персональных данных (как и иной защищаемой законом информации) должны ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения, подтверждение обоснованности всех кадровых, управленческих, финансовых, бухгалтерских и иных решений являются вполне конкретными целями. Работодатель для достижения обозначенных целей вправе обрабатывать с согласия субъекта персональных данных соответствующую информацию, которая может иметь вид и копии личного документа гражданина. Избыточность обрабатываемой информации по отношению к заявленным целям обработки определяется принципом необходимого и достаточного объема и вида сведений для подтверждения правильности действий работодателя. К примеру, работник предоставил листок нетрудоспособности, вызванной заболеванием ребенка, возраст которого влияет на количество оплачиваемых дней и на величину пособия. А значит, наличие у работодателя копий документов, подтверждающих страховой стаж работника и возраст заболевшего ребенка, обусловленных требованиями Фонда социального страхования Российской Федерации и Налоговой инспекцией, соответствует заявленным работодателем целям обработки. Да и делает более спокойным взаимодействие с надзорными органами, нежели проверка назначения пособия без копий документов, обосновывающих произведенные работодателем выплаты в пользу работника.

 Дополнительным аргументом легитимности формирования личных дел работников и хранения в них копий личных документов является глава 14 Трудового кодекса Российской Федерации, пунктом 6 статьи 86 запрещающая работодателю при принятии решений, затрагивающих интересы работника, основываться на его персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

Какие документы включать в личное дело?

Какие копии личных документов работников можно включать в состав личных дел? Перечень хранимых копий документов следует формировать исходя из фактической необходимости доказывания работодателем своей правоты, необходимости ведения заявленного основного экономического вида экономической деятельности юридического лица и подобное. А копии документов работник может предоставить инициативным порядком в своей воле и в своем интересе. Например, в рассмотренном выше примере работник вместе с листом нетрудоспособности для целей определения величины пособия и реализации работодателем установленных работнику гарантий, компенсаций и социальных выплат предоставляет копию трудовой книжки и с согласия второго родителя ребенка копию свидетельства о рождении заболевшего.

Указанный способ формирования документов личного дела работника из копий личных документов работника подтверждается в «Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г.» (утв. Рострудом), в Информации Роскомнадзора, опубликованной на сайте http://rkn.gov.ru по состоянию на 17.04.2019, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11 марта 2014 г. по делу N А53-10287/2013, в Консультации эксперта Минтруда России номер в ИБ 174835 и других документах.

Подводя итоги, приходится признать наличие полновесных правовых требований ведения работодателем личных дел работников, в состав которых допускается включение копий личных документов. Наличие копий личных документов оправдано только в тех случаях, когда без них работодатель не может достичь заявленных целей трудовых отношений.

образец бланка, оформление согласно ТК РФ, что в себя включает

Личное дело – пакет документов с информацией об определенном работнике для служебного пользования. Все действия, которые его касаются, производятся согласно законодательству, а также внутренним регламентам кадрового и общего делопроизводства.

Оно является инструментом менеджмента в части управления персоналом, позволяет упорядочить сведения о сотрудниках. Дело заводится на отдельного человека. Строгих требований к его оформлению, ведению и содержанию нет. Однако госслужащие попадают в особую категорию, для которой его наличие обязательно. Для предприятий частной формы собственности ведение такой документации – собственная инициатива руководства.

Какие документы включает?

Несмотря на отсутствие определенных правил, его принято формировать из следующих документов:

  • Анкета.
  • Автобиография.
  • Дипломы, сертификаты об обучении, аттестаты.
  • Рекомендации в письменном виде.
  • Заявление о приеме, об увольнении (дополнительно – копия).
  • Трудовой договор.
  • Различные приказы (об увольнении, переводе).
  • Документы о браке.
  • Справки.
  • Фотография.
  • Паспортные данные.

Анкету можно заменить листом по учету кадров, рекомендации – характеристиками, а автобиографию – резюме. У каждого личного дела должна быть внутренняя опись.

В случае с государственной службой в этот список добавляются:

  • Документальное свидетельство об успешном прохождении конкурса.
  • Копии трудовой книжки, военного билета, актов гражданского состояния.
  • Экземпляр контракта (о службе).
  • Дополнительные соглашения.
  • Сведения о воинском учете.
  • Аттестационный и экзаменационный листы.
  • Копии документов о награждении, присвоении чинов или классов, поощрениях.
  • Сведения о проверках с контрольными листами.
  • Допуски.
  • Информация о доходах (имущественных правах).
  • Копия страхового свидетельства (пенсионного), о постановке на налоговый учет, медицинского полиса.
  • Справка о проверке доходов.
  • Медицинское заключение.

Все подлинники и копии размещаются в хронологическом порядке. Служащие госструктур обязаны просмотреть и изучить дело не реже 1 раза в год. Копии утверждаются подписью. Допускается использовать факсимиле, если это разрешено на предприятии, и есть приказ.

О том, как оформить эту документацию, смотрите на следующем видео:

Кто и когда формирует и ведет?

Такую документацию ведет кадровый работник. Заводится дело при поступлении на работу, отправной точкой считается дата в соответствующем приказе. Изначально новый сотрудник заполняет анкету, предоставляет паспортные данные, передает работнику службы документы об образовании, браке, трудовую книжку и характеристики.

В дальнейшем кадровик складывает все в папку или другим удобным способом. Важно, чтобы пакет был в одном месте. По мере добавления поступившие документы складываются туда же и нумеруются. В описи указывают изменения. Создают специальный журнал, где указывают регистрационный номер дела, дату, его содержание, фамилию и инициалы человека.

Ведение происходит на протяжении всего времени работы конкретного сотрудника.

Нельзя допускать ошибки в записях, вносить исправления. Можно создавать разделы. Работнику необходимо передавать сведения и их официальные подтверждения в случае изменений. Оригиналы обычно возвращают владельцу после фиксирования информации в карточке.

Увольнение влечет за собой закрытие личного дела и его подготовку для сдачи в архив. Для государственных служащих действуют другие правила. Проверка производится каждый год, а ее результаты заносятся в акт установленной формы. Такая обязанность возлагается на службу по кадрам.

Оформление и хранение

Для каждого дела заводят опись, формируют обложку. На ней обозначают его номер согласно данным из журнала регистрации, даты начала и окончания ведения. Производство считают законченным после увольнения или перевода лица. Приложенные документы нумеруются и прошнуровываются.

Госслужба предполагает хранение персональных данных после увольнения в течение 10 лет. Далее дело передается в архив. Перевод на другую должность либо структурное подразделение не является причиной для сдачи на хранение.

В архиве личные дела остаются на протяжении 75 лет. Первый день хранения – дата увольнения.

Любая организация должна обеспечить конфиденциальность такого рода информации. Поэтому необходимо установить шкафы, в которые складываются данные дела. Для удобства пользования их распределяют по алфавиту, отталкиваясь от первой буквы фамилии на обложке, по отделам, филиалам.

В пользование его может брать лишь тот сотрудник, у которого есть на это полномочия. Например, инспектор по кадрам, руководитель предприятия или сам работник. Передача документации фиксируется в специальном журнале. Право на такое действие определяется либо приказом, либо указывается в должностных обязанностях.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Личные дела работающих сотрудников, как правило, хранятся в отделе кадров предприятия. Вместе с тем, в архиве предприятия остаются и личные дела уже уволенных сотрудников. Как правильно должна происходить архивация личных дел уволенных сотрудников, и где они должны храниться? Личное дело сотрудника содержит все документы  о Человеке, приказы о принятие на должность, награждениях, порицаниях, увольнение,  трудовой договор итд.

В числе таких документов:

  • анкета, или личный листок по учету кадров;
  • копии документов, подтверждающих личность работника, копии ИНН и страхового свидетельства;
  • копии документов, подтверждающих образование и квалификацию сотрудника;
  • автобиография сотрудника;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • все документы о повышении квалификации и прохождении аттестации;
  • копии документов о вступлении в брак и смене фамилии, если это произошло во время работы на предприятии.

Для учета документов, входящих в личное дело, составляется  внутренняя опись, прикрепляемая первой в папку. В ней указывается перечень документов, входящих в дело, регистрируются новые документы и вносятся сведения об изъятии текущих. Все документы в личном деле подшиваются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением, а последним документом является приказ об увольнении работника.

Архивация

Личные дела уволенных сотрудников подлежат архивации и хранятся в специальных архивах отдела кадров на предприятии. Если предприятие не имеет собственных площадей для организации архива, личные дела уволенных сотрудников можно сдать на депозитарное хранение.

На личные дела уволенных сотрудников должна быть составлена отдельная опись, а сами личные дела и карточки уволенных сотрудников систематизируются по дате увольнения и затем, в каждом полученном массиве, по алфавиту. Срок хранения личных дел уволившихся сотрудников составляет 50-75 лет. В зависимости от даты увольнения.

Документы надо обрабатывать

Становится понятным, что для обработки архива отдела кадров на предприятии и подготовку личных дел уволенных сотрудников для сдачи в архив потребуются дополнительные сотрудники. Одним из способов экономии фонда заработной платы в подобных случаях является аутсорсинг работников архива, который можно заказать в компании «Архивный Эксперт».

Мы осуществляем систематизацию и архивную обработку документов. Наш опыт работы в этой сфере позволяет не только предоставить клиентам самые выгодные цены, но и обеспечить выполнение любого объема работ.

Как оформить личное дело работника: выпуск от 9.09.2014

Ваше имя

Эл. почта

Телефон

Название организации

МоскваМосковская обл. Санкт-ПетербургЛенинградская обл.Адыгея, Респ.Алтай, Респ.Алтайский, край.Амурская, обл.Архангельская, обл.Астраханская, обл.БайконурБашкортостан, Респ.Белгородская, обл.Брянская, обл.Бурятия, Респ.Владимирская, обл.Волгоградская, обл.Вологодская, обл.Воронежская, обл.Дагестан, Респ.Еврейская, Аобл.Забайкальский, край.Ивановская, обл.Ингушетия, Респ.Иркутская, обл.Кабардино-Балкарская, Респ.Калининградская, обл.Калмыкия, Респ.Калужская, обл.Камчатский, край.Карачаево-Черкесская, Респ.Карелия, Респ.Кемеровская, обл.Кировская, обл.Коми, Респ.Костромская, обл.Краснодарский, край.Красноярский, край.Крым, Респ.Курганская, обл.Курская, обл.Липецкая, обл.Магаданская, обл.Марий Эл, Респ.Мордовия, Респ.Мурманская, обл.Ненецкий, АО.Нижегородская, обл.Новгородская, обл.Новосибирская, обл.Омская, обл.Оренбургская, обл.Орловская, обл.Пензенская, обл.Пермский, край.Приморский, край.Псковская, обл.Ростовская, обл.Рязанская, обл.Самарская, обл.Саратовская, обл.Саха /Якутия/, Респ.Сахалинская, обл.Свердловская, обл. СевастопольСеверная Осетия — Алания, Респ.Смоленская, обл.Ставропольский, край.Тамбовская, обл.Татарстан, Респ.Тверская, обл.Томская, обл.Тульская, обл.Тыва, Респ.Тюменская, обл.Удмуртская, Респ.Ульяновская, обл.Хабаровский, край.Хакасия, Респ.Ханты-Мансийский Автономный округ — Югра, АО.Челябинская, обл.Чеченская, Респ.Чувашская Республика -, Чувашия.Чукотский, АО.Ямало-Ненецкий, АО.Ярославская, обл. Регион

После регистрации Вам на почту придет письмо, содержащее ссылку для участия в событии. Пожалуйста, не удаляйте его.

Что должно быть в досье сотрудника?

  1. Блог
  2. Управление персоналом
  3. org/ListItem»> Что должно быть в досье сотрудника?

Досье сотрудника или личная запись — это группа документов, которые содержат всю необходимую информацию о времени работы сотрудника в вашем бизнесе, от его заявления о приеме на работу до его заявления об увольнении.

Возможно, вы не понимаете, что должно быть в досье сотрудника, или хотите знать, как долго вы должны хранить эту информацию.В этом руководстве мы создали контрольный список файлов сотрудников, чтобы помочь вам собрать все необходимые документы и ответить на любые общие вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Зачем вам нужны файлы сотрудников

Хранение всей важной информации о сотруднике в одном месте означает, что можно легко найти любую важную информацию об их роли и обязанностях.

Это также означает, что вы можете предоставить любые необходимые записи в случае, если сотрудник предъявит вам иск. Вот почему важно постоянно обновлять личное дело сотрудника и регулярно проверять все файлы, чтобы убедиться в наличии всех необходимых документов.

Это поможет защитить вас в случае предъявления иска, поскольку в досье сотрудника будет указано, какую поддержку и лечение получал этот человек в рамках своего бизнеса.

Что хранить в файлах сотрудников

Содержимое файлов сотрудников будет варьироваться от человека к человеку, но мы думаем, что есть несколько ключевых аспектов, которые следует включить.

В досье сотрудника следует включить следующие элементы:

  • Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
  • Информация об образовании и прошлом трудоустройстве
  • Описание должности
  • Письмо с предложением работы и трудовой договор
  • Контактная информация для экстренных случаев
  • Обучение записи
  • Информация о заработной плате и льготах (но не банковские реквизиты)
  • Формы служебной аттестации
  • Отчеты о дисциплинарных мерах
  • Письмо об увольнении сотрудника
  • Документация об увольнении
  • Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Узнайте, как наше программное обеспечение может помочь

Наше программное обеспечение HR поможет вам сэкономить часы на администрировании кадров.

Чего не должно быть в файлах сотрудников?

Любая информация, не имеющая отношения к роли сотрудника, например его этническая принадлежность или сведения об инвалидности, не должна включаться в его личное дело.

Избегайте включения каких-либо наблюдений или мнений о сотруднике в их личное дело: информация должна ограничиваться только фактами.

Кто имеет право просматривать ваши личные дела?

Поскольку файлы сотрудников содержат личную информацию, такую ​​как домашний адрес или сведения о дисциплинарных взысканиях, вы должны обеспечить их защиту и ограниченный доступ.Только сам сотрудник, его непосредственный руководитель и сотрудники отдела кадров должны иметь возможность просматривать свои файлы.

Как долго хранить файлы сотрудников

GDPR (Общий регламент по защите данных) вступил в силу в мае 2018 года и установил строгие правила, касающиеся ответственности работодателей за защиту данных своих сотрудников.

Не думайте, что вы сможете избавиться от всей информации сотрудников, когда они увольняются из вашего бизнеса. По закону от вас может потребоваться хранить некоторые данные, например сведения о заработной плате, и рекомендуется хранить другую информацию на случай, если бывший сотрудник предъявит иск против вас.Если вы удалили записи об аттестациях, дисциплинарных мерах или льготах, вы не сможете представить доказательства того, что вы соблюдали трудовое законодательство.

Для неудачных кандидатов на вакансию рекомендуется хранить свою информацию в течение как минимум 6 месяцев после подачи заявления. Общие правила для бывших сотрудников:

  • Рабочее время (подробные сведения о том, когда сотрудник работал на вас) — 2 года
  • Заработная плата и сведения о взятых отпусках по беременности и родам и отцовству — 3 года
  • P45 / P60, файлы персонала и записи об обучении — 6 лет

Согласно GDPR, сотрудники имеют право на получение информации:

  • , какая информация у вас есть о них и как вы ее используете
  • конфиденциальность записей
  • , как эти записи могут помочь в их обучение и развитие на работе

Если сотрудник запросит копию имеющихся у вас данных о нем, у вас будет 30 дней, чтобы предоставить ее.

Где хранить файлы сотрудников

Дни, когда документы сотрудников хранятся в запертом, огнестойком шкафу, быстро становятся историей для многих предприятий. Безусловно, самый безопасный и надежный метод хранения файлов сотрудников в одном месте — это их хранение в программном обеспечении для персонала.

С программным обеспечением HR вы сможете обеспечить безопасность важных документов и ограничить круг лиц, которые могут получить к ним доступ. Сотрудники смогут редактировать свои личные данные, когда они будут обновлены, что освободит время администратора для себя.

Поскольку программное обеспечение размещено в облаке, оно будет доступно из любого места. Это будет полезно, поскольку все больше и больше сотрудников начинают работать удаленно или имеют гибкий график работы, который позволяет им работать из дома несколько дней в неделю.

Сотрудники смогут получить ответы на любые вопросы об их роли или обязанностях, просмотрев свой трудовой договор и описание должности в программе. Это сократит количество времени, которое вы тратите на ответы на общие вопросы сотрудников, позволяя вам сосредоточиться на своем бизнесе.

Наше программное обеспечение для управления персоналом позволяет хранить все файлы сотрудников в вашей собственной защищенной онлайн-базе данных, обеспечивая вам душевное спокойствие.

Свяжитесь с нами по адресу [email protected] или позвоните нам по телефону 0333 014 3888, чтобы узнать больше о нашем простом в использовании программном обеспечении для персонала.

Или начните пользоваться бесплатной пробной версией сегодня.

ПОДРОБНЕЕ:

Содержание этого блога предназначено только для общей информации. Пожалуйста, не полагайтесь на это как на юридический или другой профессиональный совет, поскольку это не то, что мы намеревались сделать.Вы можете найти более подробную информацию об этом в наших Условиях использования веб-сайта. Если вам нужна профессиональная консультация, свяжитесь с нами.

Возможно, вы также захотите прочитать эти статьи.

Что входит в досье сотрудников?

Личное дело сотрудника — это основной файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая собеседованием при увольнении и документацией об увольнении.

Доступ к личному делу сотрудников

Только персонал отдела кадров и непосредственный начальник или менеджер сотрудника могут иметь доступ к информации в личном деле сотрудника, и она никогда не покидает отдел кадров.

В некоторых компаниях доступ к файлу имеют только сотрудники отдела кадров. В этих организациях руководители или менеджеры хранят свой собственный файл управления, который включает документы, к которым им может потребоваться доступ, например, копии предыдущих служебных аттестаций.

Требования варьируются от штата к штату, не говоря уже о международном, в отношении того, кто имеет доступ к личному делу сотрудника. В некоторых штатах сотрудники имеют право на доступ и даже на получение копий информации в личном деле.В других доступ более узкий. Требования также различаются в зависимости от того, к чему может получить доступ сотрудник. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы соответствовать вашим юридическим требованиям.

Как правило, вы не хотите хранить документы в личном деле сотрудников, к которым у этого сотрудника нет разумных прав доступа. Вы можете рассмотреть возможность хранения всех документов, связанных с проверкой биографических данных, рекомендациями, контрольными списками собеседований и рейтингами, в отдельном файле, который создается для хранения всех документов, связанных с определенным набором и приемом на работу.

Личное дело сотрудников обычно хранится в запертом огнестойком картотеке в закрытом месте, доступном для персонала отдела кадров. Конфиденциальность информации о сотрудниках в личном деле имеет первостепенное значение.

Из всех файлов сотрудников, хранящихся в компании, к файлу сотрудников наиболее часто ежедневно обращаются за информацией работодатель, руководитель или персонал отдела кадров.

Соображения относительно содержимого файла персонала

Файлы персонала обычно содержат документы, которые сотрудник уже просмотрел, и поэтому он или она знакомы с их содержанием.Сюда входят такие документы, как заявления о приеме на работу, оценки результатов работы, письма о признании, записи об обучении и формы, относящиеся к переводам и продвижению по службе.

Основные принципы и вопросы, которые следует учитывать при хранении любого документа в личном деле сотрудника, таковы.

  • Потребуется ли работодателю конкретный документ для обоснования решений, если на него был подан иск? Нужен ли работодателю документ в суде?
  • Знает ли и понимает ли сотрудник, что документ будет помещен в его или ее личное дело? В большинстве случаев работодатели должны попросить сотрудника подписать документ не для того, чтобы выразить согласие с содержанием документа, а для того, чтобы подтвердить, что они ознакомились с документом и прочитали его.
  • Никаких сюрпризов, мнений или личных заметок о сотруднике никогда не следует помещать в личное дело сотрудника. В личном деле сотрудников должны быть только факты, а не спекулятивные мысли.

Содержание личного дела сотрудника

Ниже приведены рекомендации по документации, которую работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

История занятости

  • Заявление о приеме на работу
  • Резюме
  • Сопроводительное письмо к резюме
  • Подтверждение образования
  • Подтверждение занятости
  • Письмо об отказе
  • Описание должности
  • Записи анализа вакансий
  • Письмо с предложением о работе или трудовой договор
  • Агентство по трудоустройству или временное агентство , если используется
  • Контактная информация для экстренных случаев
  • Подписанная форма подтверждения справочника сотрудника, показывающая получение справочника сотрудника
  • Контрольный список из ориентации нового сотрудника с указанием тем, охваченных и кем , или подтверждение между сотрудником и работодателем (например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)
  • Официальные формы занятости, включая запросы на перевод, продвижение по службе, внутренние заявления о приеме на работу , и т. д.
  • Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Повышение эффективности сотрудников, планы развития и улучшения

  • Копии любой использованной служебной аттестации или планов развития сотрудников
  • Самооценка сотрудников
  • Записи любых официальных консультационных сессий
  • Примечания относительно явки или опозданий
  • Документация плана повышения эффективности
  • Отчеты о дисциплинарных мерах
  • в виде сертификатов, благодарственных писем и т. д.
  • Официальные предложения и рекомендации сотрудников, ответы организаций
  • Записи об обучении
  • Запросы на обучение
  • Оценка компетенций
  • Уведомления или графики учебных занятий или сессий
  • Оценки потребностей подписаны
  • Расходы на обучение отчеты
  • Жалобы клиентов или коллег, которые обсуждались с сотрудником

Записи об увольнении

  • Заявление об увольнении сотрудника
  • Документация об увольнении
  • Уведомление Cobra
  • Контрольный список окончания приема на работу
  • Окончательный учет всех аспектов занятости сотрудника, таких как окончательная зарплата, отпускные, возврат имущества компании и т. Д.

Итог

Вы захотите поместить в личный кабинет сотрудника только те документы, с которыми он знаком.Если просмотр содержимого их файла вызывает удивление сотрудников, вы не смогли эффективно управлять содержимым файла.

Что включать в контрольный список файлов сотрудников

Что такое файл сотрудников?

Работодатели должны использовать файл сотрудника для сбора и хранения всех кадровых документов, заработной платы, льгот и нормативных документов в одном месте. С развитием HR-технологий работодатели должны хранить все важные кадровые документы для каждого сотрудника в своей кадровой системе.Несоблюдение правил ведения и выпуска документации может привести к нарушениям нормативных требований или возможным штрафам.

Документы, защищенные законами о конфиденциальности, такие как медицинские / страховые записи и справки / проверки биографических данных, не должны включаться в основное досье сотрудника.

Вот снимок элементов, которые могут быть включены в основной файл сотрудника:

  • Описание работы

  • Заявление о приеме на работу и / или резюме

  • Предложение о работе

  • Форма IRS W-4

  • Квитанция или подписанное подтверждение справочника для сотрудников

  • Оценка эффективности

  • Формы, касающиеся вознаграждений сотрудникам

  • Бланки для экстренной связи

  • Жалобы клиентов и / или коллег

    4

  • за отличную работу

  • Записи о посещаемости или завершении программ обучения

  • Предупреждения и / или другие дисциплинарные меры

  • Примечания о явке или опоздании

  • Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между сотрудник и руководитель oyer

  • Документы, связанные с увольнением работника из компании

HR-решение Paycor предлагает унифицированный учет сотрудников и многое другое. Изучите нашу страницу продукта HR, чтобы узнать, как мы избавляемся от бумажных файлов и обеспечиваем безопасность вашей информации. Узнайте больше о приеме на работу новых сотрудников и о том, как подавать налоги без W2.

Найдите более ценные ресурсы, технические документы, вебинары, которые вы можете проводить по запросу, и многое другое в нашем Центре ресурсов.

Скачать бесплатно шаблон файла персонала

Файл персонала содержит всю важную информацию об истории сотрудника в организации, такую ​​как их оценки, квалификация, повышение, продвижение по службе и любые дисциплинарные слушания, которые они могли посетить.

В некоторых штатах важно, а в некоторых штатах является обязательным для бизнеса хранить и поддерживать личные дела всех сотрудников на случай, если против них будет возбужден иск недовольным или бывшим сотрудником.

Специальное предложение
Размещайте вакансии БЕСПЛАТНО

Полностью бесплатная пробная версия, карта не требуется.

Охватите более 150 миллионов кандидатов.

Контрольный список кадрового дела

Основная информация о сотруднике:

  • Имя, адрес, номер телефона.
  • Контактная информация для экстренных случаев.

История занятости:

  • Заявление о приеме на работу и / или резюме.
  • Письмо с предложением о работе.
  • Должностная инструкция.
  • Подтверждение образования (если применимо).
  • Академическая справка (если применимо).
  • Список литературы.
  • Проверка биографических данных.
  • Любые другие документы, связанные с трудоустройством.
  • Отпуск по болезни, отпуск и отпуска / творческий отпуск.

Повышение эффективности сотрудников:

  • Аттестация сотрудников.
  • Журналы посещаемости.
  • Цели производительности.
  • План повышения эффективности (если применимо).
  • Запросы на обучение, перевод и внутренние заявки на работу.
  • Записи об обучении и повышении квалификации.
  • Признание сотрудников, включая награды и служебные письма.
  • Письменные предупреждения и / или дисциплинарные слушания.

Юридическая документация:

  • Налоговые формы IRS (W-4, I-9).
  • Информация о заработной плате и компенсациях.
  • Трудовой договор.
  • Вознаграждения работникам.

Записи об увольнении сотрудников:

  • Заявление об увольнении.
  • Расторжение договора (если применимо).
  • Запись выходного интервью.
  • Документы по безработице и страхованию.
  • Окончательная ведомость заработной платы (отпуск, выход на пенсию и т. Д.)
Контрольный список кадрового файла

Загрузите бесплатный контрольный список кадрового файла в формате Word.

Скачать контрольный список Мгновенная загрузка.Электронная почта не требуется.

Часто задаваемые вопросы:

Имеют ли сотрудники право просматривать свое личное дело?

Только сотрудники в определенных штатах могут иметь доступ к своим кадровым файлам. В некоторых штатах сотрудникам разрешено делать копии определенных документов в своих личных делах, не имея доступа к другим документам. Сотрудники должны обращаться к своим справочникам для разъяснения политики доступа к кадровым файлам.

Подробнее о файлах персонала.

Какие документы должны быть в личном деле?

Подробнее о файлах персонала.

Можно ли хранить личные дела сотрудников в электронном виде?

Да. На рынке есть много отличных вариантов программного обеспечения для файлов персонала. Многие компании предпочитают хранить свои кадровые файлы в облаке, что устраняет необходимость в картотеке и позволяет им получать доступ к кадровым файлам где угодно. Попробуйте Gusto и BambooHR.

Получите дополнительную информацию о файлах персонала.

Как организовать файлы персонала?

  1. Упорядочивайте файлы по именам сотрудников.
  2. Создавайте подпапки для разных категорий.
  3. Четко и правильно маркируйте каждый бумажный или электронный файл.
  4. Создайте резервную копию файлов.
  5. Храните все личные дела в безопасности.
  6. Разрешить доступ только авторизованным лицам.

См. Наш контрольный список кадрового файла.

Может ли уволенный сотрудник запросить личное дело?

Во многих штатах работодатели обязаны по закону предоставлять нынешним и бывшим сотрудникам доступ к своим кадровым файлам.В некоторых штатах сотрудникам разрешено делать копии определенных документов в своих личных делах, например, аттестации. В других штатах некоторые документы исключены из этого правила, например, документы, относящиеся к уголовному расследованию. Все компании должны проанализировать законы штата, чтобы определить объем ограничений, и проконсультироваться с юристом, если они получат запрос о проверке кадрового файла от уволенного сотрудника. У большинства работодателей есть политика доступа к кадровым файлам, на которую сотрудники могут ссылаться в своих справочниках.

Подробнее о файлах персонала.

Как мне хранить папки с личными делами?

Файлы персонала могут храниться в виде файлов на бумаге или в электронном виде, в зависимости от размера вашего бизнеса. Если вы обычно систематизируете файлы персонала по именам сотрудников, сохраните одну и ту же систему хранения для всех файлов, включая медицинские файлы и файлы с данными о заработной плате.

Подробнее о кадровых делах.

Являются ли личные дела общедоступными?

Файлы персонала не являются общедоступными, но могут быть доступны при определенных обстоятельствах.

Дополнительная информация о файлах персонала.

Что нужно включить в файл сотрудника?

Как работодатель, вы должны проявлять бдительность при хранении записей о сотрудниках в досье сотрудников. Если у вас есть хотя бы один сотрудник на малом предприятии, вы должны вести дела сотрудников или сотрудников во время и после их трудоустройства. Что должно быть в досье сотрудника?

Что должно быть в досье сотрудника?

Ведение досье сотрудников важно для поддержания организованности, соблюдения требований законодательства и принятия решений работодателем. Но вы не можете хранить все документы сотрудника в одном файле. Существуют некоторые требования по разделению информации по личному делу. И вам нужно знать, как долго хранить файлы сотрудников.

Что нужно хранить в основном деле сотрудника?

У вас должны быть разные файлы для каждого сотрудника. В основном файле сотрудника должна содержаться такая информация, как платежные ведомости. Вам необходимо знать, какие записи идут в основной файл, а какие — в конфиденциальный.

Основной файл сотрудников может быть разбит на более мелкие, чтобы помочь вам запомнить нужные вам типы записей.Обратите внимание на следующие записи, которые должны храниться в основном личном деле сотрудников:

Информация перед приемом на работу

Прежде чем нанять сотрудника, вы собираете с него записи. Вам нужно будет сохранить следующие данные от каждого кандидата:

  • Заявление о приеме на работу
  • Резюме
  • Заметки к интервью
  • Список литературы
  • Рекомендательные письма
  • Результаты испытаний (если применимо)
Личная информация

Вам также необходимо хранить личную, но не конфиденциальную информацию сотрудника в его основном файле. Убедитесь, что вы храните:

  • Контактная информация сотрудника
  • Контакты для экстренных случаев
Информация о заработной плате

Налоговая служба (IRS) и Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требуют, чтобы вы сохраняли информацию о заработной плате в основном файле сотрудника. В соответствии с федеральными правилами ведите следующие ведомости заработной платы сотрудников:

  • Заработная плата и другие компенсации
  • Формы авторизации заработной платы
  • Форма W-4 IRS для удержания федерального подоходного налога
  • Формы удержания государственных или местных налогов
  • Предметы заработной платы
Благодарности

Храните все формы, подписанные вашим сотрудником, в своих записях:

  • Квитанция работника
  • Подписанные контракты или соглашения между работником и работодателем
Производительность

Чтобы вы могли оценивать работу своих сотрудников, вы должны вести следующие записи:

  • Должностная инструкция
  • Отзывы о производительности
  • Записи посещаемости
  • Дисциплина и предупреждения
  • Смена места работы и повышение по службе
  • Учебная информация
  • Прибытие на собеседование / оформление документов о прекращении

Что следует хранить в конфиденциальном деле сотрудника?

В целях соблюдения федеральных законов не храните конфиденциальную информацию в основном файле сотрудника. Вместо этого разделите записи. Не должно быть никаких шансов, что кто-нибудь сможет их просмотреть.

Вы можете дополнительно разбить записи, которые необходимо вести в конфиденциальном файле сотрудника, по категориям. Посмотрите, что следует хранить в конфиденциальном деле сотрудника:

Файл льгот

Если вы предлагаете своим сотрудникам малого бизнеса льготы, вам необходимо хранить записи в конфиденциальном файле. Для вашего удобства отделите информацию о преимуществах от остальных конфиденциальных файлов.

  • Регистрационные формы медицинского, стоматологического и офтальмологического страхования
  • Бланки склонения пособий
  • Формы регистрации других страховых компаний
Медицинская карта

Вам необходимо сохранить следующие документы в конфиденциальном файле отдельно от основного файла сотрудника:

  • Закон о семейном отпуске по болезни (FMLA) и другие записи
  • Бланки врача
  • Отпуск
  • Претензии о компенсации рабочим
  • Претензии по инвалидности
  • Результаты тестирования на наркотики
Прочие конфиденциальные файлы

Последний конфиденциальный файл должен содержать следующие записи:

  • Проверка биографических данных
  • Авторизация прямого депозита
  • Записи расследования

Файл формы I-9

Вы также должны хранить заполненные формы I-9 на своем малом предприятии. Служба гражданства и иммиграции США (UCIS) рекомендует хранить эти формы отдельно от основного файла и конфиденциального файла.

Храните формы I-9 всех ваших сотрудников в одном файле, чтобы у вас был легкий доступ ко всем из них в случае проверки.

Зачем нужно вести учет сотрудников?

Вы как владелец малого бизнеса ведете всевозможные записи. Документы сотрудников — это один из видов записей, которые вам необходимо вести. Обратите внимание на следующие причины, по которым вам необходимо вести учет сотрудников.

1. Помощь в принятии решений

Работодатели должны принимать решения, например, о повышении, повышении и понижении в должности. Наличие записей сотрудников, таких как обзоры производительности, учет рабочего времени и посещаемости и аналогичная информация, помогает облегчить принятие этих решений.

2. Соблюдать федеральные, государственные и местные законы

Как владелец малого бизнеса вы обязаны соблюдать правила. IRS и FLSA требуют, чтобы вы хранили информацию о заработной плате в течение определенного периода времени.

Держите под рукой такую ​​информацию, как налоговые удержания, информацию о заработной плате и другие соответствующие формы, в соответствии с законодательством.

3. Сохраняйте порядок с записями

Вообще говоря, вы должны вести учет сотрудников, чтобы оставаться организованным. Ваши сотрудники подписывают множество различных форм в процессе адаптации и открытой регистрации.

Если вы потеряете эти записи, у вас больше не будет доказательств того, что ваши сотрудники признали соглашения. Если будет судебный процесс или аудит IRS, вам могут грозить штрафы, штрафы и судебные издержки без подтверждения признаний сотрудников.

Как хранить личные дела

У вас могут быть бумажные или безбумажные личные дела. Независимо от того, как вы храните файлы, они должны быть защищены.

Храните бумажные файлы в надежном месте, например в запертом шкафу для документов. Также убедитесь, что у каждого сотрудника есть собственный файл. И отделите основные файлы сотрудников от конфиденциальных файлов.

Вы можете хранить безбумажные файлы сотрудников, отсканировав и загрузив бумажные документы в электронную систему. Если вы используете программное обеспечение HR, служба экономит физическое пространство для хранения, защищает файлы ваших сотрудников и автоматически создает их резервные копии, чтобы вы не потеряли данные.

Могут ли сотрудники получить доступ к своим файлам?

В какой-то момент вашим сотрудникам может потребоваться доступ к своим файлам. В большинстве штатов действуют особые законы, касающиеся юридических прав сотрудников на доступ к своим файлам и изготовление копий документов.

По большей части сотрудникам разрешен доступ к своим файлам, если они сделают запрос. Чтобы узнать о конкретных правилах, обратитесь в департамент труда вашего штата.

Как долго вам нужно хранить файлы сотрудников?

Вы должны хранить файлы сотрудников в течение определенного времени. Но требования различаются в зависимости от типа файла и требований к ведению документации в вашем штате. Вот федеральные периоды времени, которые вы должны соблюдать для хранения файлов сотрудников:

Записи перед наймом

Ведите записи перед приемом на работу в течение одного года после того, как вы наняли кого-то на работу. Согласно федеральным законам о борьбе с дискриминацией, вы должны вести предварительные записи о кандидатах, которых вы не нанимаете. Таким образом, у вас есть доказательства, объясняющие, почему вы не наняли кандидатов, если вас обвинят в дискриминации.

Если вы требуете от потенциальных сотрудников пройти тестирование на наркотики, вы также должны сохранять эти результаты в течение одного года.

Заработная плата

FLSA требует от вас вести учет заработной платы не менее трех лет. Кроме того, FLSA требует, чтобы вы вели записи, такие как табели учета рабочего времени, графики и записи о вычетах из заработной платы в течение двух лет.

Было бы неплохо вести учет заработной платы дольше трех лет, рекомендованных FLSA. Если у вас есть особые ситуации с подачей налоговой декларации, ведите учет в течение шести или семи лет.Для получения дополнительной информации обратитесь к IRS.

Медицинская информация и льготы

Хранить медицинскую информацию и записи о льготах в течение как минимум одного года после увольнения сотрудника.

Форма I-9

Вам нужно будет хранить форму I-9 через три года после приема на работу или через год после прекращения работы, в зависимости от того, что произойдет позже.

Нужна безопасная веб-система для хранения файлов сотрудников? Надстройка Patriot’s HR Software хранит записи ваших сотрудников, справочник сотрудников и многое другое.Он интегрируется с программой расчета заработной платы Patriot. Получите бесплатную пробную версию сегодня!

Эта статья была обновлена ​​по сравнению с исходной датой публикации 25.11.2015.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Ведение учета 101: Советы по организации учетных записей сотрудников

Как владелец малого бизнеса, вы не привыкать к длинным спискам дел. Это особенно верно, если вы начали прием на работу, а это требует большого количества документов.

Но если вы похожи на большинство стартапов, в бюджете нет места для помощника по административным вопросам, не говоря уже о специалисте по персоналу. Как можно решить эту проблему, когда вы главный? Как лучше всего вести учет сотрудников по мере роста вашего бизнеса и сотрудников?

Вот несколько рекомендаций по созданию эффективной и совместимой системы ведения документации для вашего бизнеса.

Бумажная или электронная?

Многие предприятия начинают с системы ведения документации на бумажных носителях.Это может иметь смысл, когда у вас всего пара сотрудников, но со временем это может стать громоздким. Для большинства растущих предприятий электронные документы проще и дешевле поддерживать, систематизировать и хранить. Кроме того, когда записи хранятся «в облаке» (онлайн), вы можете получить к ним доступ в любом месте, в любое время, когда у вас есть доступ в Интернет.

Используете ли вы бумажные, электронные файлы или и то, и другое, последовательность является ключом к эффективному ведению документации. Например, если ваши записи о найме отсортированы по имени сотрудника, организуйте записи о заработной плате таким же образом.Используйте одну и ту же систему для всех типов записей и убедитесь, что ваши папки с файлами имеют точные, единообразные имена.

Создайте основные записи о сотрудниках

В большинстве случаев вам необходимо вести записи о сотрудниках трех типов: кадровые, платежные и медицинские.

Кадровые файлы охватывают историю занятости и должны включать документы о приеме на работу, контактную информацию о сотрудниках и на случай чрезвычайных ситуаций, а также подписанную справку для сотрудников вашей компании. Со временем вы можете добавлять обзоры производительности, дисциплинарные формы, награды сотрудников, записи об обучении и увольнительные письма.

Не храните формы I-9 (используемые для подтверждения права на работу в США) в личном деле. Храните все эти формы в отдельном файле. Если ваша компания выбрана для иммиграционной проверки или расследования, следователь попросит изучить эти формы. Хранение этих записей отдельно помогает защитить конфиденциальность ваших сотрудников и снижает риск подвергнуть ваш бизнес дополнительным расследованиям при приеме на работу.

Документы, относящиеся к заработной плате, льготам и финансовым премиям, должны быть поданы в расчетную ведомость.Примеры включают табели учета рабочего времени, информацию о прямом депозите и формы W-4 и W-2.

Медицинская карта должна включать бланки заявлений на медицинское страхование, страхование жизни и другие льготы работникам, если вы их предлагаете. Другие возможные медицинские записи включают запросы о разумном приспособлении в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), отчеты о травмах, требуемые Управлением по охране труда (OSHA), и документы, касающиеся отпуска сотрудника в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), если эти законы применить к вашему бизнесу.

Знайте, что хранить и как долго

Федеральное трудовое законодательство определяет, как долго вы должны хранить определенные записи о сотрудниках. Важно придерживаться этих сроков, чтобы избежать штрафов. В то же время не рекомендуется хранить документы дольше, чем необходимо (вместо того, чтобы их отбрасывать), так как любые сохраненные записи могут быть использованы против вас в случае судебного иска.

Ниже приведен список необходимых документов сотрудников и сроков хранения, предусмотренных федеральным законом:
  • Резюме, заявления о приеме на работу и тесты при приеме на работу — 1 год (незапрашиваемые резюме не требуются)
  • Форма I-9 — 3 года с даты найма или 1 год после увольнения (в зависимости от того, что наступит позже)
  • Документация по заработной плате, включая информацию о заработной плате и продвижении по службе и хронометраж — 3-4 года для большей части документации
  • W-4s — 4 года после уплаты налогов
  • Оценка производительности — 2 года
  • Результаты медицинского осмотра — 1 год после принятия мер на основании медицинского осмотра
  • Результаты проверки на наркотики — Отчет за последний год за год
  • Запрос на разумное приспособление — 1 год после принятия мер или создания документа, в зависимости от того, что наступит позже
  • Льготные планы — 1 год после прекращения действия плана
  • Документация FMLA — 3 года после окончания отпуска
  • Записи о прекращении действия — 1 год с даты прекращения

Поддержание эффективной системы ведения документации является сложной задачей, если у вас нет специального административного персонала в штате. Но при правильном планировании и выполнении вы сможете организовать и выполнить требования закона.

Создание записей о сотрудниках и кадровых файлов

В процессе приема на работу работодатель накапливает довольно много информации о новом сотруднике, в том числе предусмотренной законом. Некоторая информация, которую вы собрали, должна храниться в файле, и вы можете обнаружить, что это информация, которую вы добровольно решили сохранить. По закону от вас может потребоваться хранить определенную информацию о сотрудниках отдельно.

Записи о сотрудниках, которые работодатели должны вести

Нет закона, который требует от вас вести личное дело каждого сотрудника. Конкретные записи о сотрудниках — это то, что вы должны хранить в соответствии с федеральными законами.

Информация, которую вы храните, зависит от того, что это за информация и какой закон регулирует хранение этой конкретной информации. Законы также могут предписывать, что определенная информация должна храниться, но не может храниться вместе с другой персональной информацией по соображениям конфиденциальности и конфиденциальности.

Технически вам даже не нужен «напильник». Если у вас есть лучшая система хранения всей информации прямо, используйте ее! Многие выбирают компьютерные файлы. Тем не менее, вы должны сохранить определенную информацию, которую сотрудник или кандидат должен заполнить и подписать, например форму W-4, форму I-9 и заявление о приеме на работу, и их можно сохранить в компьютерном файле, если они будут сканированы в С практической точки зрения, досье персонала — это самый простой способ отслеживать информацию о сотрудниках в соответствии с этими требованиями и отслеживать информацию для собственных деловых целей.

В любом случае вы должны хранить определенную информацию в соответствии с федеральными законами. Большая часть этой информации является базовой и может храниться в форме (за исключением ведомостей заработной платы) в файле или на компьютере. Для минимального соответствия включите:

  • полное наименование
  • номер сотрудника (если вы его используете)
    • Домашний адрес
  • , включая почтовый индекс
  • дата рождения
  • пол
  • должность
  • базовая ведомость заработной платы

Должностные требования. Информация, собираемая о сотрудниках и хранимая в личных делах, должна быть строго связанной с работой . Вы можете рассмотреть возможность хранения некоторых записей, требуемых законом, в файлах отдельно от кадрового файла сотрудника и ограничить личное дело информацией, которая относится только к отдельному сотруднику (например, резюме, оценки производительности и история работы). Если необходимые файлы хранятся в отдельных файлах, их можно легко создать для подтверждения соответствия государственным органам без предоставления всей другой информации о персонале, не имеющей отношения к правительственному расследованию.

Rocky Quarry, владелец Big Boulders, хранит все формы I-9, необходимые для своих сотрудников в соответствии с Законом об иммиграционной реформе и контроле, в одном центральном файле, который содержит только формы I-9, вместо того, чтобы хранить форму в личном деле каждого человека. наемный рабочий. Если Рокки попросят предоставить записи I-9 для правительственной инспекции, он не только сможет быстро подчиниться, но и без проблем предоставит только запрошенную информацию без предоставления агенту доступа к другой информации о персонале.

Федеральные законы и законы штата могут требовать от вас сохранения информации о сотрудниках. Вам также может потребоваться вести учет определенных сотрудников для деловых целей.

Федеральное правительство требует, чтобы вы хранили массив информации в соответствии с различными законами. Изучая таблицу требований к хранению записей, знайте, какие законы влияют на ваш бизнес, чтобы вам было легче их соблюдать.

Информация Условия хранения Закон
Имя сотрудника и любой идентификационный номер, используемый вместо имени, используемого в любых трудовых записях 4 года с даты уплаты налогов или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже Закон о социальном обеспечении
Номер социального страхования 4 года с даты уплаты налогов или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже Закон о социальном обеспечении
Домашний адрес сотрудника, включая почтовый индекс 4 года с даты уплаты налогов или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже Закон о социальном обеспечении
Дата рождения, если сотрудник моложе 19 лет 3 года FLSA

Закон о равной оплате труда

Дата рождения всех сотрудников 3 года ADEA
Пол сотрудника 3 года FLSA

Закон о равной оплате труда

Род занятий сотрудника 3 года FLSA

Закон о равной оплате труда

ADEA

Рекорды возраста Срок не установлен законом ERISA
Служебная запись, определяющая, проработал ли сотрудник 1000 часов или имел перерыв в работе Срок не установлен законом ERISA
Запись о семейном положении Срок не установлен законом ERISA
Форма I-9 Через 3 года после приема на работу или с даты приема на работу или направления (если направлено из кадрового агентства) или, после увольнения, в течение одного года или 3 лет после приема на работу, в зависимости от того, что наступит позже Закон об иммиграционной реформе и контроле 1986 года
Заполнить заявление о приеме на работу 1 год Раздел VII

ADA

Резюме или другие формы запроса о приеме на работу 1 год ADEA
Прочие материалы для найма 1 год Раздел VII

ADA

Приказы, поданные работодателем в агентство по трудоустройству 1 год ADEA
Контрольные работы на должность, если контрольная бумага раскрывает результат проверки 1 год ADEA
Результаты медицинского осмотра, рассматриваемого работодателем в связи с действиями персонала 1 год ADA
Объявления о вакансиях 1 год ADEA
Записи о перемещении должностей (повышение, понижение в должности, перевод) 1 год Раздел VII

ADA

ADEA

Материалы по увольнениям 1 год Раздел VII

ADA

ADEA

Материалы, относящиеся к прекращению 1 год

Записи о принудительно уволенных сотрудниках должны храниться в течение одного года с даты увольнения.

Раздел VII

ADA

Отбор для обучения или ученичества 1 год Раздел VII

ADA

ADEA

Запросы на физическое трудоустройство 1 год ADA

Федеральные законы регулируют продолжительность хранения определенных записей о сотрудниках, но не продолжительность хранения всего личного дела.Законы некоторых штатов требуют, чтобы личные дела хранились в течение определенного периода времени после увольнения сотрудника. Сроки хранения варьируются от 60 дней до трех лет после прекращения действия договора.

Лучшей практикой было бы хранить необходимые записи и личное дело в течение семи лет после увольнения любого сотрудника. Среди причин этой рекомендации можно выделить то, что вашему бизнесу могут потребоваться предоставить рекомендацию о приеме на работу для сотрудника в будущем или может быть втянут в спор о причине увольнения.

Другие записи о занятости, которые обычно ведутся работодателями, но не указаны конкретно в федеральных требованиях, включают:

  • история работы
  • оценка эффективности
  • дисциплинарная карточка
  • личные благодарности
  • больничный
  • отпускных дней
  • зачисление на льготы
  • обозначения получателей
  • Выписки из заработной платы
  • акты рекомендательных проверок
  • Информация о компенсации работникам
  • медицинская карта
  • Информация о тестировании на детекторе лжи

Так же, как нет федерального закона о хранении личного дела, нет и федеральных законов о том, кто имеет к нему доступ, хотя информация, которую вы собираете о сотрудниках, является конфиденциальной, и немногие люди должны иметь возможность ее просматривать.

Однако ряд штатов принял законы, которые ограничивают или иным образом регулируют доступ сотрудников к личному делу. Следовательно, ограничения, которые вы можете наложить на доступ, вполне могут регулироваться законодательством штата.

Имейте в виду, однако, что, несмотря на технические проблемы с правом собственности, личное дело содержит информацию о сотруднике, которая может повлиять на его будущее. Этот сотрудник часто хочет знать информацию, содержащуюся в файле, правильность информации и кому она будет показана.Мы рекомендуем, независимо от того, находится ли ваш бизнес в юрисдикции, требующей доступа сотрудников, вы разрешили разумный доступ к файлам персонала в рамках политики справедливого обращения с сотрудниками.

Обратитесь к нашей карте штата для получения информации о доступе вашего штата к файлам персонала.

Если вы решите разрешить доступ к файлам персонала, вы можете рассмотреть следующие ограничения:

  • Ограничьте частоту доступа указанным числом раз в год или «разумной» частотой доступа.
  • Требовать предварительный запрос на доступ, чтобы у вас было время просмотреть файл или перенести файл из компьютерного файла на бумажный.
  • Укажите время или место просмотра файла, чтобы он как можно меньше влиял на рабочее время как сотрудника, так и работодателя.
  • Требовать, чтобы личное дело просматривалось только в вашем присутствии или в присутствии кого-то, кого вы назначили, в целях защиты целостности и содержимого файла.

Можете ли вы ограничить информацию, которую могут видеть сотрудники? Закон штата может разрешить вашей компании ограничить информацию, к которой сотрудник должен иметь доступ. Однако вы можете предоставить доступ к большему количеству информации, чем того требует штат. Обычно сотрудникам должен быть предоставлен доступ к информации, используемой вами для определения квалификации сотрудников для приема на работу, продвижения по службе и дополнительной компенсации, а также информации о дисциплине и увольнениях.

В некоторых штатах разрешается скрывать определенные типы информации от доступа сотрудников, включая определенные медицинские записи и информацию о других сотрудниках. Если в вашем штате проблема не решена, вы можете решить ее так, как считаете, что лучше всего послужит интересам вашего бизнеса.

Может ли сотрудник скопировать файл? Как правило, сотрудник может сделать копию или запросить копию всей или части информации, содержащейся в личном деле сотрудника.В некоторых штатах разрешается взимать с сотрудника плату за изготовление копий. Вы также можете указать, может ли сотрудник делать копии или он может запрашивать копию только у вас.

Что делать, если сотрудник не согласен с информацией в файле? Законы нескольких штатов регулируют вопрос о процедуре, которой вы должны следовать. В каком бы состоянии ни находилась ваша компания, вы должны установить политику, которой следует следовать в таком случае.

Как правило, если сотрудник не согласен с информацией, содержащейся в его личном деле, удаление или исправление информации может быть согласовано вами и сотрудником.Если вы не можете договориться об удалении или исправлении, сотруднику следует разрешить подать письменное заявление, объясняющее его или ее позицию. Заявление становится постоянной частью личного дела сотрудника и должно сопровождать любую передачу или раскрытие из этого файла любому другому лицу, которому разрешено его просмотреть.

Кто еще может просмотреть файл? Как правило, только другим руководителям или менеджерам, если таковые имеются, в бизнесе может быть разрешен доступ к файлам только по служебной необходимости.

Если против вашего бизнеса подан иск, у вас есть возможность защитить интересы других сотрудников в отношении конфиденциальности, отказавшись передать информацию о персонале, запрошенную в иске, до тех пор, пока это не будет вызвано повесткой в ​​суд. Даже в этом случае вы должны настаивать на том, чтобы порядок был как можно более узким и чтобы любая запрашиваемая информация напрямую относилась к обвинениям в иске.

Если правительство проверяет вас на предмет соблюдения определенных требований к ведению документации, и записи находятся в личных делах, тогда они получают весь файл, если вы не уберете те части, которые им нужны индивидуально.

Соответствие бизнес-требованиям от CT Corporation — партнерство с лидером отрасли

Свяжитесь с представителем сервисной службы CT прямо сейчас!

.

No related posts.

Читайте также

Как сшить игрушки из флиса своими руками: пошаговые мастер-классы с выкройками

Как сшить одежду для новорожденного своими руками: пошаговая инструкция

Позы во сне: о чем они говорят и как влияют на здоровье

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *