Статья Помести себя в «местность смерти»
Управление временем — технология для вас, если вы ставите себе дерзкие цели, находящиеся за рамками ваших сегодняшних возможностей; если в каждом деле вы стараетесь превзойти себя. На этом пути не обойтись без методов борьбы — с собой и с внешними обстоятельствами. Такие методы давно изобретены — древние называли их стратагемами. Посмотрим, как можно приложить одну из классических китайских стратагем к задачам управления собой.
Хороший стратег не добивается победы героическими усилиями. Он создает условия, в которых победа не может не случиться. Один из способов такого создания условий описывает стратагема «Помести своих солдат в местность смерти». Простейший пример – сожжение кораблей, на которых высадилось войско. После этого не нужно взывать к храбрости солдат. Когда перед человеком стоит выбор «победить или умереть», он будет драться как лев без всякой идеологической «накачки».
В управлении собой также бывает полезно создавать ситуацию «победить или умереть». Например, президент Франции Шарль де Голль как-то раз вышел в свою приемную и во всеуслышание заявил: «С сегодняшнего дня я, генерал де Голль, бросаю курить». Таким образом он просто и эффективно «отрезал себе дорогу к жизни». Аналогичный прием я применяю иногда на тайм-менеджерских семинарах, предлагая кому-нибудь из участников нарисовать на флипчарте какую-нибудь конкретную цель в области повышения личной эффективности. Дальше достаточно предложить человеку подписаться под этим листом и повесить его над своим рабочим местом. «Местность смерти» в виде ехидных коллег ему обеспечена.
Стефан Рехтшафен, автор книги «Мастерская времени», рекомендует следующий прием. Для дела, которое идет «со скрипом», выделить специальное время, в которое вы имеете право заниматься
Неплохим способом создавать маленькие «местности смерти» является внедрение в практику железно действующих правил. В древности было в обычае казнить каждого десятого солдата из подразделения, побежавшего с поля боя. Это тоже «местность смерти», только созданная не природными условиями, а правилами, установленными человеком. Пример такого правила в личной работе: «каждое утро съедать лягушку» (испанская поговорка). Правило означает: свою дневную работу вы должны начать с выполнения как минимум одного
«Местность смерти» можно использовать не только в личном тайм-менеджменте, но и в корпоративном. Делится опытом коллега — ТМ-тренер. «Как заставить сделать продукт, давно всем набивший оскомину, второй год мусолят? Организуем аврал. Заявляем во всеуслышанье (можно СМИ привлечь): на приближающейся выставке будет проведен семинар по системе внутрифирменной информации с демонстрацией программ и других инструментов. Называем имена и фамилии исполнителей, разработчиков. До выставки осталось чуть больше месяца. Время пошло».
Само собой, аврал нежелательно использовать как постоянное средство повышения эффективности, что часто бывает в российских фирмах, когда аврал становится стилем жизни. Ни человек, ни фирма не могут постоянно работать на пределе прочности. Во-первых, от этого они гораздо сильнее изнашиваются; во-вторых, если случается что-то реально непредвиденное – просто ломаются, поскольку нет резервов прочности. Аврал хорош тогда, когда он подконтролен и применяется сознательно в достаточно ограниченных областях – ведь и полководец не держит солдат в «местности смерти» постоянно, такого не выдержало бы ни одно войско.
Подведем итоги. Управление личным временем — это постоянный «рост над собой», борьба со своими слабостями, преодоление своих ограничений. Чтобы победить в этой борьбе, мы можем пользоваться огромным арсеналом технологий, созданных человечеством. При этом идеальная победа неотвратима. Для нее заранее подготовлены все необходимые условия, поэтому она не может не случиться. Идеальный успех неизбежен, предопределен. Но чтобы создать идеальную победу над собой, нужно мужество — поместить себя в местность смерти.
www.b-seminar.ru
Читать книгу Тайм-менеджмент Кевина Беннета : онлайн чтение
Кевин Беннет
Тайм-менеджмент
© Беннет, К., 2015
©Издательство AB Publishing, 2015
ООО «Креатив Джоб», 2015
* * *
Введение
Мы живем в обществе, где очень силен культ идеального сотрудника: человека, который задерживается на работе допоздна, приходит в выходные и не думает ни о чем, кроме достижения результата. Быть идеальным работником не только выгодно в финансовом плане. Это еще и престижно.
Еще несколько десятилетий назад, чтобы показать свое привилегированное положение в обществе, богатые люди и знать занимались демонстрацией своей праздности. Если у человека много свободного времени и он может позволить себе развлекаться и ничего не делать, то он богат. Свободное время было синонимом хорошей жизни. Свободное время было престижным.
Сейчас, стоит только упомянуть о наличии свободного времени, общественное мнение отправит заявившего такое в категорию бездельников. Мы не любим быть занятыми, но любим показывать, что у нас нет ни малейшего шанса отдохнуть.
Синонимом успешности стала занятость.
Люди демонстрируют свою загруженность делами и несут ее перед собой, как манифест безоговорочной успешности и качества своей жизни.
У толкового человека сегодня не может быть ни одной свободной минутки.
Но так ли это на самом деле? Почему же тогда даже самые занятые люди не всегда добиваются успехов?
Цель тайм-менеджмента, то есть науки управления временем, состоит не в том, чтобы успеть переделать все дела в один день. Цель – таким образом распределить свои временные ресурсы, чтобы жить и получать при этом удовольствие, минимизировав стресс.
Над тем, как это сделать, давно думают лучшие из лучших. В этой книге вы найдете подробный обзор нескольких методик управления собой и временем, а также большой блок цитат, мотивирующих на создание чёткой структуры в жизни.
Часть первая. Учимся работать со временем
Глеб Архангельский
Глеб Архангельский родился в 1979 году в Ленинграде. Математик по образованию, он посвятил себя изучению тайм-менеджмента в Институте проектного менеджмента (PMI), а также прошёл курс Time Manager в фирме «Time Management International». Его интерес к проблемам управления времени, исследования и книги позволяют считать Глеба Архангельского человеком, который основал российскую школу тайм-менеджмента. Управление временем – это локальная сфера интересов Архангельского, которой он посвятил свои изыскания. Именно эта тема стала нужной для российских бизнесменов и управленцев.
Глеб с успехом ведет семинары и издаёт бестселлеры. Основа его программы – выполнение малого количества неприятных задач, которые нужно довести до конца в начале рабочего дня. Когда остальной день свободен от неприятных дел, легче даются все остальные задачи. Среди других наработок Архангельского – метод бифштексов, что подразумевает разбивание одной огромной задачи на большое количество мелких.
При этом Глеб Архангельский рекомендует жить полной жизнью, не посвящая каждую минуту только работе, и учит спокойному отношению ко времени и умению не волноваться из-за каждой минуты.
Архангельский – автор бестселлеров о тайм-менеджменте, генеральный директор его собственного проекта, посвященного обучению управлению временем.
Тайм-Драйв
«Тайм-Драйв» – одна из самых популярных и хорошо продающихся книг Глеба Архангельского. В ней перечислены главные принципы его похода к планированию.
Какими бы ни были наши материальные возможности и ресурсы, количество времени у всех одинаковое – 24 часа в сутках, и получить больше не поучится ни у кого.
И если деньги можно заработать, здоровье восстановить, то время уходит безвозвратно, ни одну его минуту не получится вернуть.
Тайм-менеджмент включает в себя гораздо больше, чем умение вписать свои планы в ежедневник или составить список дел. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.
Ритм отдыха и работы
В течение рабочего дня нельзя заниматься только делами, потому что это снижает продуктивность. И как бы вы ни забивали расписание, это не принесет результата. Поэтому нужно предусмотреть в течение дня время для отдыха. Первый принцип, которого необходимо придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, – ритмичность. Лучше не проработать весь день и упасть без сил, а разделить время на равные промежутки работы, между которыми вставить минуты расслабления. Как правило, оптимальный режим, позволяющий хорошо работать в течение длительного времени, – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через полтора часа.
Максимальное переключение
Чтобы минуты отдыха действительно позволяли почувствовать себя лучше, нужно полностью переключаться именно на отдых. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Поэтому любые мысли о работе на время перерыва попадают под запрет.
Эффективный сон
Потребность в эффективном сне велика, и никому не нужно объяснять значение перезагрузки организма. Сонный человек не может хорошо работать, как бы ни распланировал день. Чтобы добиться качества сна, нужно в одно и то же время ложиться и вставать, эта детская истина работает и для взрослых. Перед сном нужно проветрить комнату, в которой будете спать. За последние полчаса или час перед сном нельзя работать, нужно переключаться на режим сна. Сходите на прогулку, выполните несколько легких упражнений. Дело перед сном может быть любым, лишь бы оно помогало освободиться от забот, занимающих ваш мозг в течение дня, переключить организм на медленный ритм.
Рабочий процесс
Сложнее всего не распланировать день, а заставить себя следовать расписанию. Для того чтобы переключиться на рабочий настрой, нужно использовать психологическое понятие якоря. Это любой предмет или действие, который вызывает в нас определенный эмоциональный отклик и помогает настроиться на нужную волну. Это может быть любимая песня, привычная обстановка или ритуал. Когда вы чувствуете, что приступить к работе нет сил, нужно задействовать якорь и войти в рабочий ритм с помощью вызванный эмоций.
Если эмоции не помогают начать сразу с самого сложного, используйте при включении в работу метод швейцарского сыра. Он состоит в том, чтобы не следовать строгому порядку выполнения дел. Представьте, что вы выгрызаете дырки в сыре в произвольной форме, делая сначала самое интересное, легкое или приятное. Через некоторое время в вашем «сыре» появится так много дырок, что «доесть» его будет совсем легко.
Используйте метод съеденной лягушки. У каждого из нас есть дела, которые мы просто не любим выполнять по разным причинам. Например, не нравится общаться с каким-то клиентом, разбирать бумажные завалы или доделывать надоевший проект. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». Такое называние образовалось из поговорки «Каждое утро съедай лягушку». Если утром съесть лягушку, все остальные дела будут гораздо легче и приятнее, так что оставшийся день будет гораздо интересней. А если лягушку припасти на потом, то она будет постоянно занимать ваши мысли, мешая сосредоточиться, и все несъеденные лягушки будут портить настроение.
В тайм-менеджменте есть ещё один представитель зоопарка. Это задачи, которые называют слонами. Чем больше задание и чем длиннее срок на его выполнение, тем сложнее заставить себя что-то делать в направлении результата.
Способ, которые помогает преодолеть свой страх перед объемами работы – разделение одного огромного слона на несколько маленьких бифштексов. То есть деление большого проекта на несколько мелких подзадач. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона», а не просто позволяет потратить время на бессмысленное действие.
Наконец, для мотивации Глеб Архангельский советует поместить себя в «местность смерти». Это понятие тоже пришло в тайм-менеджмент из пословицы. Древние китайские полководцы говорили: «Чтобы гарантировать победу, помести солдат в местность смерти – сожги корабли» – чтобы отрезать пути к отступлению. Сделайте публичное заявление, последовав примеру Шарля де Голля, который вышел в приемную и во всеуслышание объявил: «С сегодняшнего дня я, генерал де Голль, бросаю курить».
А чтобы не запутаться в лягушках и бифштексах, ведите таблицу. В нее вы будете записывать все текущие дела и планировать последующие. Когда вы выполняете какое-либо дело, ставьте напротив него галочку. И придумайте для себя поощрения, которыми вы наградите себя за завершение нескольких дел. Например, за 10–15 галочек в графе выполнения вы получите от себя подарок – приятную покупку. Как только вы станете применять эти принципы в жизни, ваша скорость работы с долгосрочными проектами возрастёт в несколько раз.
Управление собой
Чтобы эффективно работать с собой, нужно представить себя одного в качестве целой организации. Потому что общие принципы работы с большими коллективами так же работают на личном уровне. Нужно знать, какие элементы управления позволяют справляться с задачами в большой корпорации, и работать по тем же правилам. Эти принципы следующие:
– личное стратегическое планирование;
– постановка долгосрочных целей;
– маркетинг – изучение рынка труда;
– бухгалтерия – учет и планирование денег.
Личное стратегическое планирование – это ваши договоры и планы на ближайшие несколько лет, которые касаются работы, развития и финансового положения. Это ваши взаимоотношения с другими корпорациями, например, с работодателем.
Чтобы составить долгосрочный план, представьте себе один день, каким бы вы хотели его прожить через 3–5 лет. Позвольте своему воображению поработать без ограничений. Опишите ваш день во всех подробностях, а фантазии зафиксируйте на бумаге. Вот список вопросов, на которые предлагает ответить Глеб Архангельский, чтобы удалось спланировать своё будущее:
– С чего начался ваш день?
– Самое яркое впечатление дня.
– Какие люди вас окружают, о чем они говорят?
– Как и над чем вы работали?
– Каких результатов достигли?
– Какие проблемы удалось решить?
– Как вы отдыхали?
– Главное событие дня.
Зачем требуется такой список и план? Дело в том, что все успешные люди стали такими только потому, что хотели добиться целей, близких им по духу и характеру. Это обязательное условие для хорошей работы и стремления достичь идеала. Чтобы выявить, какие цели соответствуют именно вам, и нужен такой дневник будущего.
Найти свои «родные» цели не всегда просто. Но это совершенно необходимо. Иначе вы потратите годы жизни на погоню за морковками, которые подвесил перед вами кто-то другой.
Ключевые области вашего развития – это несколько примеров деятельности, в которых может развиваться ваша жизнь. Глеб Архангельский рекомендует выделить 5–9 таких областей и работать над ними. Примеры от автора методики:
– Личное развитие / Профессиональное развитие / Учеба / Образование.
– Семья / Дети / Родственники.
– Друзья / Знакомые / Профессиональное сообщество / Общественная деятельность.
– Хобби / Увлечения.
– Работа / Бизнес / Клиенты / Подчиненные Проекты.
– Спорт / Здоровье.
– Благосостояние / Карьера
Когда вы найдете свои области, предстоит самая трудная задача – правильно сформулировать цели, которых вы хотите добиться.
Жизнь – дорога с односторонним движением. Так что лучше заранее представлять, куда едешь, и главное – зачем. Но немногие любят ставить цели, потому что они накладывают обязательства.
Плюс ко всему, появляется страх. Постановка целей предполагает, что вы найдете срок, к которому дело должно быть завершено. А значит, придётся брать на себя дополнительную ответственность и в случае неудачи винить только себя. Чёткий срок выполнения обязывает начинать работу над целью прямо сейчас, а не когда-нибудь потом.
Глеб Архангельский напоминает о технике SMART, с помощью которой ставятся все цели в классических школах тайм-менеджмента. Это аббревиатура, произошедшая от английских слов – specific, measurable, achievable, realistic, time-bound. Переводятся эти слова так: конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени. Такими характеристиками должна обладать каждая правильно построенная цель.
Идеальный план
«Сейчас мне придется все же высказать непреложную истину тайм-менеджмента: план дня должен быть.
Плохие новости: „десять электронных писем во „Входящих“, пять стикеров на мониторе, пятнадцать „не забыть“ в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке“, – планом дня не являются. План дня должен быть в одном месте, и обязательно в письменном виде».
Чтобы начать планировать и перестать откладывать дела на потом, нужно приступить к грамотной организации времени прямо сейчас, отбросив все отговорки. Типичные «отмазки», с которыми сталкиваются люди, решившие управлять временем: планирование не работает, потому что всё меняется, а я слишком неорганизованный, чтобы следовать планам.
Эти ошибки в рассуждениях появляются потому, что люди не понимают сути планирования. Планы нужны именно для того, чтобы придерживаться цели в быстро меняющемся мире. Он помогает ориентироваться в ситуации, даже если она не зависит от вашего контроля.
Чтобы план действительно помогал, а не мешал, нужно все задачи, не привязанные жестко к определенному времени, записывать с помощью техники составления результативно-ориентированного поиска. Пример поиска:
– Обычно: Созвониться с Ивановым, но Эффективнее Дожать Иванова до заказа
– Обычно: Переговорить с Петровым, но Эффективнее Добыть у Петрова информацию
– Обычно: Провести совещание, но Эффективнее Дать толчок проекту.
Главная фишка таких формулировок состоит в применении сильных, действенных глаголов. Иногда кажется, что такое переосмысление задачи избыточно. Вы ведь и так помните, зачем собираете совещание. Но итог, зафиксированный на бумаге, становится более реальным и работает эффективнее, чем результат, представленный только в вашем воображении.
Когда составляете список, размечайте задачи по уровню приоритетности.
Самыми главными будут, конечно, дела, которые нужно выполнить немедленно. Вот список типов дел, которые должны стать приоритетными:
– Безотлагательные – критически значимые для основных бизнес-процессов, жизненно важные.
– Уточняющие задачи – то есть те, выполнение которых требует очень немного времени, но задает дальнейший порядок дня. «Узнать время презентации», «уточнить, необходима ли личная встреча или достаточно телефонного разговора». Эти задачи нужно выполнить в первую очередь, планируя день.
Такой список не привязывает вас к определенному часу, зато подсказывает, в какой последовательности нужно уделять внимание задачам. Начиная с экстренных, постепенно переходя к важным, и если останется время, занимаясь менее важными делами.
Относительно распределения временных ресурсов Глеб Архангельский советует делать большие допуски, потому что в запланированный срок редко можно уложиться: «У специалистов по управлению проектами есть поговорка: „умножь бюджет проекта на два, длительность на три – получишь реальные цифры“. Аналогично поступайте при планировании встреч – на все ваши первоначальные оценки времени накидывайте хотя бы 20 процентов».
Правила гигиены для работы со временем
Вокруг нас много информации, поэтому необходимо следовать правилам личной гигиены, если хотите оставаться продуктивными.
Первый принцип: вся наша жизнь – непрерывный выбор. Успеть сделать всё и сразу не получится, уделять внимание нужно главному. И лучше, если этот выбор будет делаться осознанно, а не «как придется».
Необходимо избавиться от навязанных дел. На уровне конкретного дня это в частности означает – умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам. Определите границы своего личного пространства и не принимайте на себя обязательств, которые пересекают черту этой области. Для разграничения задач на свои и чужие задавайте вопрос: нужно ли браться за то или иное дело вообще или вам это не нужно?
Также нужно быть готовым к отказам от других людей, если вы вторгнетесь в их личное пространство.
Картотека
Ведение картотеки – условия для развития и оформления мыслей и идей. Основные принципы ведения картотеки:
– Материализация мыслей. Мысли можно материализовать на бумажных карточках, диктофонных записях. Мысль не материализованная – мысль потерянная.
– «Картотечность». Одной мысли – один материальный носитель. Благодаря этому мысли могут сталкиваться друг с другом во время регулярных просмотров «места хаоса».
– «Место хаоса» – мысли сначала попадают в общий накопитель, который регулярно просматривается. Очень важно не пытаться сразу рассортировать мысли по тематическим направлениям: вся суть творческой картотеки именно в свободном взаимодействии разнородных мыслей.
Измерение времени
Измеряйте, какую часть времени вы тратите на тот или иной проект, чтобы понять, действительно ли вы уделяете долгосрочным проектам нужное количество часов.
С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам:
– Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты? (Как правило, это около 20–30 процентов рабочего времени: желательно довести этот процент до 60–70).
– Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? (В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10 процентов).
– Какой процент времени я трачу на поглотители? (Показатель часто доходит до 50 процентов, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10–20 процентов.)
Итоги
Управлять временем и думать тысячу дел – не одно и то же. Эффективным и успешным может быть только тот человек, который точно знает, какое дело достойно того, чтобы им заниматься. И никогда дела не должны быть важнее, чем вы сами и ваши цели. А без отдыха нельзя справиться с потоком обязательств. О том, как организовать отдых – следующая книга Архангельского.
Время на отдых. Для тех, кто много работает
Отдых является необходимой частью жизни, и когда мы жалуемся на нехватку времени, то чаще всего имеем в виду именно то, что нам недостаточно времени на отдых. Глеб Архангельский даёт советы, как можно справиться с постоянной занятостью и найти в себе силы на перестройку расписания в пользу отдыха.
Отрезать пути
Лучший способ отдохнуть для трудоголиков – не оставить себе возможности отступить. Если вы решили пойти на концерт, купите дорогой билет. Если вы решили заняться спортом, вложите большую сумму в абонемент. Если вы хотите в отпуске действительно отдыхать, рискните и приобретите билеты на круизный лайнер. Всё, чтобы не возникло соблазна махнуть на себя рукой и провести время с удовольствием.
Для того чтобы мотивировать себя, применяйте метод «самоуговаривания». Когда вы отдыхаете или занимаетесь спортом, вы чувствуете прилив сил и бодрости. В этот момент вспомните все ваши сомнения и нежелание идти куда-либо, все отговорки, которые вы придумывали, чтобы остаться дома или на работе. В следующий раз, когда ситуация снова повторится, вспомните, как вы уже сомневались и как были рады, что все-таки отправились отдыхать или тренироваться. Этот метод обязательно сработает, потому что таким образом вы пообещаете себе награду за действие – хорошее настроение и самочувствие.
Ритуалы
Если вы хотите, чтобы ваш отдых приносил максимум результатов, чтобы вы не отвлекались на тревоги, нужно перед каждым новым действием проводить ритуал, который поможет настроиться на новый вид активности. Как утром важно проводить ритуалы, чтобы проснуться, а вечером – чтобы успокоиться и глубоко заснуть, так важно и перед отдыхом совершать ритуалы.
Ритуал – это последовательность действий, позволяющая нам настроиться на нужную волну, привести нашу внутреннюю энергию в нужное состояние.
Поэтому каждый раз, когда вы записываете в расписание пункт «отдых», подумайте, как вы будете к нему приступать; создайте новый ритуал, чтобы использовать с толком каждую минуту.
Глеб Архангельский приводит примеры, в которых ритуалы, окружающие действие, ничуть не менее важны, чем сам отдых. Курильщики сигар и трубок очень ценят всевозможные ритуалы осматривания, обнюхивания, надкусывания, обрезания, набивания и раскуривания. И эта подготовка имеет огромное значение для них, такое же, как, собственно, процесс курения.
Чайная церемония – еще один прекрасный пример ритуала. Собственно говоря, выпить горячего настоя листьев определенного растения – это лишь малая часть ритуала, предполагающего и сложные технические действия, и общение, и эстетические переживания благодаря продуманной и выстроенной обстановке.
Ритуал не похож на любое другое действие и нужен для отдыха в первую очередь потому, что не предполагает готового результата. Это в работе нам важно то, что получится в конце. А в приготовлении шашлыка, например, выезд на природу, выбор маринада, приготовление углей и общение с друзьями гораздо важнее, чем, собственно, еда.
Каждый ритуал нужно привязать к месту и времени в расписании, тогда он наполнится дополнительным смыслом. Если вы с друзьями каждый понедельник ходите в баню в течение 11 лет, то это не просто отдых, а традиция.
Ритуал не изобретается сразу и навсегда, его можно дополнять, видоизменять, дорабатывать до бесконечности. С каждым новым ритуалом вы можете находить что-то интересное, новые формы и способы старых действий, менять детали. Ритуал дает бесконечное разнообразие, но в то же время создает для вас островки стабильности в этом изменчивом мире.
Отказ от часов
Чтобы хорошо отдыхать, откажитесь хотя бы раз в неделю от почасового планирования. Проще говоря, проживите один день, не глядя на часы.
Это сложно сделать, особенно, если учесть, что в любом электронном гаджете есть часы и функции напоминания. Отключите все уведомления и старайтесь не обращать внимания на стрелки.
Для этого нужно составить программу, не привязанную к конкретному времени, исключить все мероприятия, предполагающие жесткий тайминг. Выбросите из расписания на один день все занятия, связанные с работой других учреждений.
Зачем это требуется? Чтобы осознать, что постоянная жизнь по минутам окружает нас со всех сторон, создаёт дополнительные стрессы, от которых необходимо отдыхать, чтобы не заработать неврозов.
Ограничения информации
Вокруг нас слишком много информации, новостей и сенсаций, которые подаются в привлекательном виде. Их невозможно не заметить, и мы не понимаем сами, как поглощаем огромное количество информации, то есть занимаемся информационным обжорством. Большая часть того, что вливается в наши глаза и уши, является информационным фастфудом. И если за обычное обжорство мы расплачиваемся лишним весом и проблемами со здоровьем, то информационное обжорство влияет на нас ничуть не лучше, но не так заметно. Мы не видим, как быстро утомляемся и как засоряем мозг ненужными сведениями.
Чтобы не мучить организм, нужно подключить информационную диету, то есть употреблять только те сведения, которые вам нужны, только данные из проверенных источников, с нужным содержанием. Поглощать информацию, как и пищу, нужно по режиму, в определенное время дня.
Лучше возьмите меньше информации, но «съешьте» ее с чувством, с толком, с расстановкой – она и «переварится» качественнее.
Интернет-шабат
Этот термин Глеб Архангельский рекомендует взять на вооружение и пользоваться им. Это означает полное воздержание от интернета на какое-то время.
Термин отлично указывает на полноту и тотальность воздержания от выхода в интернет. В иудаизме шабат – это суббота, время, в которое полностью запрещается работа. Весь день отводится для отдыха и молитв.
В течение времени, выделенного под интернет-шабат, физически, на уровне тела, ощущается снижение тревожной напряженности.
Если не получается выделить целые сутки на отдых от интернета, который нас преследует на каждом шагу, то хотя бы в вечернее время исключите свои визиты в сеть. После рабочего дня наложите запрет на интернет. Подумайте, насколько вам необходимо проверять обновления в социальных сетях после ужина? Может быть, лучше потратить это время на любимое хобби, общение с близкими людьми или просто на прогулку?
Чтобы бороться с искушениями, откажитесь от гаджетов, поддерживающих доступ в интернет, и берите на прогулку только обычную «звонилку», а не планшет и смартфон.
То же самое относится и к использованию телевизоров.
Такие часы отдыха и разгрузки обязательно нужны в расписании, иначе у вас не будет сил и желания придерживаться расписания.
iknigi.net
Читать онлайн Тайм менеджмент
О тайм-менеджменте можно писать и читать бесконечно, но времени всё равно не будет хватать. Чтобы за 24 часа в сутки успеть прожить целую жизнь и не жалеть об упущенном времени, открывайте эту книгу. Здесь вы найдете обзоры самых действенных методик управления временем и мотивирующие цитаты на случай, когда захочется выбиться из графика.
Содержание:
Введение 1
Часть первая. Учимся работать со временем 1
Часть вторая. Ищем вдохновение 6
Вместо заключения 9
Кевин Беннет
Тайм-менеджмент
Введение
Мы живем в обществе, где очень силен культ идеального сотрудника: человека, который задерживается на работе допоздна, приходит в выходные и не думает ни о чем, кроме достижения результата. Быть идеальным работником не только выгодно в финансовом плане. Это еще и престижно.
Еще несколько десятилетий назад, чтобы показать свое привилегированное положение в обществе, богатые люди и знать занимались демонстрацией своей праздности. Если у человека много свободного времени и он может позволить себе развлекаться и ничего не делать, то он богат. Свободное время было синонимом хорошей жизни. Свободное время было престижным.
Сейчас, стоит только упомянуть о наличии свободного времени, общественное мнение отправит заявившего такое в категорию бездельников. Мы не любим быть занятыми, но любим показывать, что у нас нет ни малейшего шанса отдохнуть.
Синонимом успешности стала занятость.
Люди демонстрируют свою загруженность делами и несут ее перед собой, как манифест безоговорочной успешности и качества своей жизни.
У толкового человека сегодня не может быть ни одной свободной минутки.
Но так ли это на самом деле? Почему же тогда даже самые занятые люди не всегда добиваются успехов?
Цель тайм-менеджмента, то есть науки управления временем, состоит не в том, чтобы успеть переделать все дела в один день. Цель – таким образом распределить свои временные ресурсы, чтобы жить и получать при этом удовольствие, минимизировав стресс.
Над тем, как это сделать, давно думают лучшие из лучших. В этой книге вы найдете подробный обзор нескольких методик управления собой и временем, а также большой блок цитат, мотивирующих на создание чёткой структуры в жизни.
Часть первая. Учимся работать со временем
Глеб Архангельский
Глеб Архангельский родился в 1979 году в Ленинграде. Математик по образованию, он посвятил себя изучению тайм-менеджмента в Институте проектного менеджмента (PMI), а также прошёл курс Time Manager в фирме «Time Management International». Его интерес к проблемам управления времени, исследования и книги позволяют считать Глеба Архангельского человеком, который основал российскую школу тайм-менеджмента. Управление временем – это локальная сфера интересов Архангельского, которой он посвятил свои изыскания. Именно эта тема стала нужной для российских бизнесменов и управленцев.
Глеб с успехом ведет семинары и издаёт бестселлеры. Основа его программы – выполнение малого количества неприятных задач, которые нужно довести до конца в начале рабочего дня. Когда остальной день свободен от неприятных дел, легче даются все остальные задачи. Среди других наработок Архангельского – метод бифштексов, что подразумевает разбивание одной огромной задачи на большое количество мелких.
При этом Глеб Архангельский рекомендует жить полной жизнью, не посвящая каждую минуту только работе, и учит спокойному отношению ко времени и умению не волноваться из-за каждой минуты.
Архангельский – автор бестселлеров о тайм-менеджменте, генеральный директор его собственного проекта, посвященного обучению управлению временем.
Тайм-Драйв
«Тайм-Драйв» – одна из самых популярных и хорошо продающихся книг Глеба Архангельского. В ней перечислены главные принципы его похода к планированию.
Какими бы ни были наши материальные возможности и ресурсы, количество времени у всех одинаковое – 24 часа в сутках, и получить больше не поучится ни у кого.
И если деньги можно заработать, здоровье восстановить, то время уходит безвозвратно, ни одну его минуту не получится вернуть.
Тайм-менеджмент включает в себя гораздо больше, чем умение вписать свои планы в ежедневник или составить список дел. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.
Ритм отдыха и работы
В течение рабочего дня нельзя заниматься только делами, потому что это снижает продуктивность. И как бы вы ни забивали расписание, это не принесет результата. Поэтому нужно предусмотреть в течение дня время для отдыха. Первый принцип, которого необходимо придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, – ритмичность. Лучше не проработать весь день и упасть без сил, а разделить время на равные промежутки работы, между которыми вставить минуты расслабления. Как правило, оптимальный режим, позволяющий хорошо работать в течение длительного времени, – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через полтора часа.
Максимальное переключение
Чтобы минуты отдыха действительно позволяли почувствовать себя лучше, нужно полностью переключаться именно на отдых. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Поэтому любые мысли о работе на время перерыва попадают под запрет.
Эффективный сон
Потребность в эффективном сне велика, и никому не нужно объяснять значение перезагрузки организма. Сонный человек не может хорошо работать, как бы ни распланировал день. Чтобы добиться качества сна, нужно в одно и то же время ложиться и вставать, эта детская истина работает и для взрослых. Перед сном нужно проветрить комнату, в которой будете спать. За последние полчаса или час перед сном нельзя работать, нужно переключаться на режим сна. Сходите на прогулку, выполните несколько легких упражнений. Дело перед сном может быть любым, лишь бы оно помогало освободиться от забот, занимающих ваш мозг в течение дня, переключить организм на медленный ритм.
Рабочий процесс
Сложнее всего не распланировать день, а заставить себя следовать расписанию. Для того чтобы переключиться на рабочий настрой, нужно использовать психологическое понятие якоря. Это любой предмет или действие, который вызывает в нас определенный эмоциональный отклик и помогает настроиться на нужную волну. Это может быть любимая песня, привычная обстановка или ритуал. Когда вы чувствуете, что приступить к работе нет сил, нужно задействовать якорь и войти в рабочий ритм с помощью вызванный эмоций.
Если эмоции не помогают начать сразу с самого сложного, используйте при включении в работу метод швейцарского сыра. Он состоит в том, чтобы не следовать строгому порядку выполнения дел. Представьте, что вы выгрызаете дырки в сыре в произвольной форме, делая сначала самое интересное, легкое или приятное. Через некоторое время в вашем «сыре» появится так много дырок, что «доесть» его будет совсем легко.
Используйте метод съеденной лягушки. У каждого из нас есть дела, которые мы просто не любим выполнять по разным причинам. Например, не нравится общаться с каким-то клиентом, разбирать бумажные завалы или доделывать надоевший проект. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». Такое называние образовалось из поговорки «Каждое утро съедай лягушку». Если утром съесть лягушку, все остальные дела будут гораздо легче и приятнее, так что оставшийся день будет гораздо интересней. А если лягушку припасти на потом, то она будет постоянно занимать ваши мысли, мешая сосредоточиться, и все несъеденные лягушки будут портить настроение.
В тайм-менеджменте есть ещё один представитель зоопарка. Это задачи, которые называют слонами. Чем больше задание и чем длиннее срок на его выполнение, тем сложнее заставить себя что-то делать в направлении результата.
Способ, которые помогает преодолеть свой страх перед объемами работы – разделение одного огромного слона на несколько маленьких бифштексов. То есть деление большого проекта на несколько мелких подзадач. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона», а не просто позволяет потратить время на бессмысленное действие.
Наконец, для мотивации Глеб Архангельский советует поместить себя в «местность смерти». Это понятие тоже пришло в тайм-менеджмент из пословицы. Древние китайские полководцы говорили: «Чтобы гарантировать победу, помести солдат в местность смерти – сожги корабли» – чтобы отрезать пути к отступлению. Сделайте публичное заявление, последовав примеру Шарля де Голля, который вышел в приемную и во всеуслышание объявил: «С сегодняшнего дня я, генерал де Голль, бросаю курить».
А чтобы не запутаться в лягушках и бифштексах, ведите таблицу. В нее вы будете записывать все текущие дела и планировать последующие. Когда вы выполняете какое-либо дело, ставьте напротив него галочку. И придумайте для себя поощрения, которыми вы наградите себя за завершение нескольких дел. Например, за 10–15 галочек в графе выполнения вы получите от себя подарок – приятную покупку. Как только вы станете применять эти принципы в жизни, ваша скорость работы с долгосрочными проектами возрастёт в несколько раз.
Управление собой
dom-knig.com
Книга Тайм-менеджмент читать онлайн бесплатно, автор Кевин Беннет на Fictionbook
© Беннет, К., 2015
©Издательство AB Publishing, 2015
ООО «Креатив Джоб», 2015
* * *
Введение
Мы живем в обществе, где очень силен культ идеального сотрудника: человека, который задерживается на работе допоздна, приходит в выходные и не думает ни о чем, кроме достижения результата. Быть идеальным работником не только выгодно в финансовом плане. Это еще и престижно.
Еще несколько десятилетий назад, чтобы показать свое привилегированное положение в обществе, богатые люди и знать занимались демонстрацией своей праздности. Если у человека много свободного времени и он может позволить себе развлекаться и ничего не делать, то он богат. Свободное время было синонимом хорошей жизни. Свободное время было престижным.
Сейчас, стоит только упомянуть о наличии свободного времени, общественное мнение отправит заявившего такое в категорию бездельников. Мы не любим быть занятыми, но любим показывать, что у нас нет ни малейшего шанса отдохнуть.
Синонимом успешности стала занятость.
Люди демонстрируют свою загруженность делами и несут ее перед собой, как манифест безоговорочной успешности и качества своей жизни.
У толкового человека сегодня не может быть ни одной свободной минутки.
Но так ли это на самом деле? Почему же тогда даже самые занятые люди не всегда добиваются успехов?
Цель тайм-менеджмента, то есть науки управления временем, состоит не в том, чтобы успеть переделать все дела в один день. Цель – таким образом распределить свои временные ресурсы, чтобы жить и получать при этом удовольствие, минимизировав стресс.
Над тем, как это сделать, давно думают лучшие из лучших. В этой книге вы найдете подробный обзор нескольких методик управления собой и временем, а также большой блок цитат, мотивирующих на создание чёткой структуры в жизни.
Часть первая. Учимся работать со временем
Глеб Архангельский
Глеб Архангельский родился в 1979 году в Ленинграде. Математик по образованию, он посвятил себя изучению тайм-менеджмента в Институте проектного менеджмента (PMI), а также прошёл курс Time Manager в фирме «Time Management International». Его интерес к проблемам управления времени, исследования и книги позволяют считать Глеба Архангельского человеком, который основал российскую школу тайм-менеджмента. Управление временем – это локальная сфера интересов Архангельского, которой он посвятил свои изыскания. Именно эта тема стала нужной для российских бизнесменов и управленцев.
Глеб с успехом ведет семинары и издаёт бестселлеры. Основа его программы – выполнение малого количества неприятных задач, которые нужно довести до конца в начале рабочего дня. Когда остальной день свободен от неприятных дел, легче даются все остальные задачи. Среди других наработок Архангельского – метод бифштексов, что подразумевает разбивание одной огромной задачи на большое количество мелких.
При этом Глеб Архангельский рекомендует жить полной жизнью, не посвящая каждую минуту только работе, и учит спокойному отношению ко времени и умению не волноваться из-за каждой минуты.
Архангельский – автор бестселлеров о тайм-менеджменте, генеральный директор его собственного проекта, посвященного обучению управлению временем.
Тайм-Драйв
«Тайм-Драйв» – одна из самых популярных и хорошо продающихся книг Глеба Архангельского. В ней перечислены главные принципы его похода к планированию.
Какими бы ни были наши материальные возможности и ресурсы, количество времени у всех одинаковое – 24 часа в сутках, и получить больше не поучится ни у кого.
И если деньги можно заработать, здоровье восстановить, то время уходит безвозвратно, ни одну его минуту не получится вернуть.
Тайм-менеджмент включает в себя гораздо больше, чем умение вписать свои планы в ежедневник или составить список дел. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.
Ритм отдыха и работы
В течение рабочего дня нельзя заниматься только делами, потому что это снижает продуктивность. И как бы вы ни забивали расписание, это не принесет результата. Поэтому нужно предусмотреть в течение дня время для отдыха. Первый принцип, которого необходимо придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, – ритмичность. Лучше не проработать весь день и упасть без сил, а разделить время на равные промежутки работы, между которыми вставить минуты расслабления. Как правило, оптимальный режим, позволяющий хорошо работать в течение длительного времени, – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через полтора часа.
Максимальное переключение
Чтобы минуты отдыха действительно позволяли почувствовать себя лучше, нужно полностью переключаться именно на отдых. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Поэтому любые мысли о работе на время перерыва попадают под запрет.
Эффективный сон
Потребность в эффективном сне велика, и никому не нужно объяснять значение перезагрузки организма. Сонный человек не может хорошо работать, как бы ни распланировал день. Чтобы добиться качества сна, нужно в одно и то же время ложиться и вставать, эта детская истина работает и для взрослых. Перед сном нужно проветрить комнату, в которой будете спать. За последние полчаса или час перед сном нельзя работать, нужно переключаться на режим сна. Сходите на прогулку, выполните несколько легких упражнений. Дело перед сном может быть любым, лишь бы оно помогало освободиться от забот, занимающих ваш мозг в течение дня, переключить организм на медленный ритм.
Рабочий процесс
Сложнее всего не распланировать день, а заставить себя следовать расписанию. Для того чтобы переключиться на рабочий настрой, нужно использовать психологическое понятие якоря. Это любой предмет или действие, который вызывает в нас определенный эмоциональный отклик и помогает настроиться на нужную волну. Это может быть любимая песня, привычная обстановка или ритуал. Когда вы чувствуете, что приступить к работе нет сил, нужно задействовать якорь и войти в рабочий ритм с помощью вызванный эмоций.
Если эмоции не помогают начать сразу с самого сложного, используйте при включении в работу метод швейцарского сыра. Он состоит в том, чтобы не следовать строгому порядку выполнения дел. Представьте, что вы выгрызаете дырки в сыре в произвольной форме, делая сначала самое интересное, легкое или приятное. Через некоторое время в вашем «сыре» появится так много дырок, что «доесть» его будет совсем легко.
Используйте метод съеденной лягушки. У каждого из нас есть дела, которые мы просто не любим выполнять по разным причинам. Например, не нравится общаться с каким-то клиентом, разбирать бумажные завалы или доделывать надоевший проект. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». Такое называние образовалось из поговорки «Каждое утро съедай лягушку». Если утром съесть лягушку, все остальные дела будут гораздо легче и приятнее, так что оставшийся день будет гораздо интересней. А если лягушку припасти на потом, то она будет постоянно занимать ваши мысли, мешая сосредоточиться, и все несъеденные лягушки будут портить настроение.
В тайм-менеджменте есть ещё один представитель зоопарка. Это задачи, которые называют слонами. Чем больше задание и чем длиннее срок на его выполнение, тем сложнее заставить себя что-то делать в направлении результата.
Способ, которые помогает преодолеть свой страх перед объемами работы – разделение одного огромного слона на несколько маленьких бифштексов. То есть деление большого проекта на несколько мелких подзадач. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона», а не просто позволяет потратить время на бессмысленное действие.
Наконец, для мотивации Глеб Архангельский советует поместить себя в «местность смерти». Это понятие тоже пришло в тайм-менеджмент из пословицы. Древние китайские полководцы говорили: «Чтобы гарантировать победу, помести солдат в местность смерти – сожги корабли» – чтобы отрезать пути к отступлению. Сделайте публичное заявление, последовав примеру Шарля де Голля, который вышел в приемную и во всеуслышание объявил: «С сегодняшнего дня я, генерал де Голль, бросаю курить».
А чтобы не запутаться в лягушках и бифштексах, ведите таблицу. В нее вы будете записывать все текущие дела и планировать последующие. Когда вы выполняете какое-либо дело, ставьте напротив него галочку. И придумайте для себя поощрения, которыми вы наградите себя за завершение нескольких дел. Например, за 10–15 галочек в графе выполнения вы получите от себя подарок – приятную покупку. Как только вы станете применять эти принципы в жизни, ваша скорость работы с долгосрочными проектами возрастёт в несколько раз.
Управление собой
Чтобы эффективно работать с собой, нужно представить себя одного в качестве целой организации. Потому что общие принципы работы с большими коллективами так же работают на личном уровне. Нужно знать, какие элементы управления позволяют справляться с задачами в большой корпорации, и работать по тем же правилам. Эти принципы следующие:
– личное стратегическое планирование;
– постановка долгосрочных целей;
– маркетинг – изучение рынка труда;
– бухгалтерия – учет и планирование денег.
Личное стратегическое планирование – это ваши договоры и планы на ближайшие несколько лет, которые касаются работы, развития и финансового положения. Это ваши взаимоотношения с другими корпорациями, например, с работодателем.
Чтобы составить долгосрочный план, представьте себе один день, каким бы вы хотели его прожить через 3–5 лет. Позвольте своему воображению поработать без ограничений. Опишите ваш день во всех подробностях, а фантазии зафиксируйте на бумаге. Вот список вопросов, на которые предлагает ответить Глеб Архангельский, чтобы удалось спланировать своё будущее:
– С чего начался ваш день?
– Самое яркое впечатление дня.
– Какие люди вас окружают, о чем они говорят?
– Как и над чем вы работали?
– Каких результатов достигли?
– Какие проблемы удалось решить?
– Как вы отдыхали?
– Главное событие дня.
Зачем требуется такой список и план? Дело в том, что все успешные люди стали такими только потому, что хотели добиться целей, близких им по духу и характеру. Это обязательное условие для хорошей работы и стремления достичь идеала. Чтобы выявить, какие цели соответствуют именно вам, и нужен такой дневник будущего.
Найти свои «родные» цели не всегда просто. Но это совершенно необходимо. Иначе вы потратите годы жизни на погоню за морковками, которые подвесил перед вами кто-то другой.
Ключевые области вашего развития – это несколько примеров деятельности, в которых может развиваться ваша жизнь. Глеб Архангельский рекомендует выделить 5–9 таких областей и работать над ними. Примеры от автора методики:
– Личное развитие / Профессиональное развитие / Учеба / Образование.
– Семья / Дети / Родственники.
– Друзья / Знакомые / Профессиональное сообщество / Общественная деятельность.
– Хобби / Увлечения.
– Работа / Бизнес / Клиенты / Подчиненные Проекты.
– Спорт / Здоровье.
– Благосостояние / Карьера
Когда вы найдете свои области, предстоит самая трудная задача – правильно сформулировать цели, которых вы хотите добиться.
Жизнь – дорога с односторонним движением. Так что лучше заранее представлять, куда едешь, и главное – зачем. Но немногие любят ставить цели, потому что они накладывают обязательства.
Плюс ко всему, появляется страх. Постановка целей предполагает, что вы найдете срок, к которому дело должно быть завершено. А значит, придётся брать на себя дополнительную ответственность и в случае неудачи винить только себя. Чёткий срок выполнения обязывает начинать работу над целью прямо сейчас, а не когда-нибудь потом.
Глеб Архангельский напоминает о технике SMART, с помощью которой ставятся все цели в классических школах тайм-менеджмента. Это аббревиатура, произошедшая от английских слов – specific, measurable, achievable, realistic, time-bound. Переводятся эти слова так: конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени. Такими характеристиками должна обладать каждая правильно построенная цель.
Идеальный план
«Сейчас мне придется все же высказать непреложную истину тайм-менеджмента: план дня должен быть.
Плохие новости: „десять электронных писем во „Входящих“, пять стикеров на мониторе, пятнадцать „не забыть“ в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке“, – планом дня не являются. План дня должен быть в одном месте, и обязательно в письменном виде».
Чтобы начать планировать и перестать откладывать дела на потом, нужно приступить к грамотной организации времени прямо сейчас, отбросив все отговорки. Типичные «отмазки», с которыми сталкиваются люди, решившие управлять временем: планирование не работает, потому что всё меняется, а я слишком неорганизованный, чтобы следовать планам.
Эти ошибки в рассуждениях появляются потому, что люди не понимают сути планирования. Планы нужны именно для того, чтобы придерживаться цели в быстро меняющемся мире. Он помогает ориентироваться в ситуации, даже если она не зависит от вашего контроля.
Чтобы план действительно помогал, а не мешал, нужно все задачи, не привязанные жестко к определенному времени, записывать с помощью техники составления результативно-ориентированного поиска. Пример поиска:
– Обычно: Созвониться с Ивановым, но Эффективнее Дожать Иванова до заказа
– Обычно: Переговорить с Петровым, но Эффективнее Добыть у Петрова информацию
– Обычно: Провести совещание, но Эффективнее Дать толчок проекту.
Главная фишка таких формулировок состоит в применении сильных, действенных глаголов. Иногда кажется, что такое переосмысление задачи избыточно. Вы ведь и так помните, зачем собираете совещание. Но итог, зафиксированный на бумаге, становится более реальным и работает эффективнее, чем результат, представленный только в вашем воображении.
Когда составляете список, размечайте задачи по уровню приоритетности.
Самыми главными будут, конечно, дела, которые нужно выполнить немедленно. Вот список типов дел, которые должны стать приоритетными:
– Безотлагательные – критически значимые для основных бизнес-процессов, жизненно важные.
– Уточняющие задачи – то есть те, выполнение которых требует очень немного времени, но задает дальнейший порядок дня. «Узнать время презентации», «уточнить, необходима ли личная встреча или достаточно телефонного разговора». Эти задачи нужно выполнить в первую очередь, планируя день.
Такой список не привязывает вас к определенному часу, зато подсказывает, в какой последовательности нужно уделять внимание задачам. Начиная с экстренных, постепенно переходя к важным, и если останется время, занимаясь менее важными делами.
Относительно распределения временных ресурсов Глеб Архангельский советует делать большие допуски, потому что в запланированный срок редко можно уложиться: «У специалистов по управлению проектами есть поговорка: „умножь бюджет проекта на два, длительность на три – получишь реальные цифры“. Аналогично поступайте при планировании встреч – на все ваши первоначальные оценки времени накидывайте хотя бы 20 процентов».
Правила гигиены для работы со временем
Вокруг нас много информации, поэтому необходимо следовать правилам личной гигиены, если хотите оставаться продуктивными.
Первый принцип: вся наша жизнь – непрерывный выбор. Успеть сделать всё и сразу не получится, уделять внимание нужно главному. И лучше, если этот выбор будет делаться осознанно, а не «как придется».
Необходимо избавиться от навязанных дел. На уровне конкретного дня это в частности означает – умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам. Определите границы своего личного пространства и не принимайте на себя обязательств, которые пересекают черту этой области. Для разграничения задач на свои и чужие задавайте вопрос: нужно ли браться за то или иное дело вообще или вам это не нужно?
Также нужно быть готовым к отказам от других людей, если вы вторгнетесь в их личное пространство.
Картотека
Ведение картотеки – условия для развития и оформления мыслей и идей. Основные принципы ведения картотеки:
– Материализация мыслей. Мысли можно материализовать на бумажных карточках, диктофонных записях. Мысль не материализованная – мысль потерянная.
– «Картотечность». Одной мысли – один материальный носитель. Благодаря этому мысли могут сталкиваться друг с другом во время регулярных просмотров «места хаоса».
– «Место хаоса» – мысли сначала попадают в общий накопитель, который регулярно просматривается. Очень важно не пытаться сразу рассортировать мысли по тематическим направлениям: вся суть творческой картотеки именно в свободном взаимодействии разнородных мыслей.
Измерение времени
Измеряйте, какую часть времени вы тратите на тот или иной проект, чтобы понять, действительно ли вы уделяете долгосрочным проектам нужное количество часов.
С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам:
– Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты? (Как правило, это около 20–30 процентов рабочего времени: желательно довести этот процент до 60–70).
– Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? (В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10 процентов).
– Какой процент времени я трачу на поглотители? (Показатель часто доходит до 50 процентов, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10–20 процентов.)
Итоги
Управлять временем и думать тысячу дел – не одно и то же. Эффективным и успешным может быть только тот человек, который точно знает, какое дело достойно того, чтобы им заниматься. И никогда дела не должны быть важнее, чем вы сами и ваши цели. А без отдыха нельзя справиться с потоком обязательств. О том, как организовать отдых – следующая книга Архангельского.
Время на отдых. Для тех, кто много работает
Отдых является необходимой частью жизни, и когда мы жалуемся на нехватку времени, то чаще всего имеем в виду именно то, что нам недостаточно времени на отдых. Глеб Архангельский даёт советы, как можно справиться с постоянной занятостью и найти в себе силы на перестройку расписания в пользу отдыха.
Отрезать пути
Лучший способ отдохнуть для трудоголиков – не оставить себе возможности отступить. Если вы решили пойти на концерт, купите дорогой билет. Если вы решили заняться спортом, вложите большую сумму в абонемент. Если вы хотите в отпуске действительно отдыхать, рискните и приобретите билеты на круизный лайнер. Всё, чтобы не возникло соблазна махнуть на себя рукой и провести время с удовольствием.
Для того чтобы мотивировать себя, применяйте метод «самоуговаривания». Когда вы отдыхаете или занимаетесь спортом, вы чувствуете прилив сил и бодрости. В этот момент вспомните все ваши сомнения и нежелание идти куда-либо, все отговорки, которые вы придумывали, чтобы остаться дома или на работе. В следующий раз, когда ситуация снова повторится, вспомните, как вы уже сомневались и как были рады, что все-таки отправились отдыхать или тренироваться. Этот метод обязательно сработает, потому что таким образом вы пообещаете себе награду за действие – хорошее настроение и самочувствие.
Ритуалы
Если вы хотите, чтобы ваш отдых приносил максимум результатов, чтобы вы не отвлекались на тревоги, нужно перед каждым новым действием проводить ритуал, который поможет настроиться на новый вид активности. Как утром важно проводить ритуалы, чтобы проснуться, а вечером – чтобы успокоиться и глубоко заснуть, так важно и перед отдыхом совершать ритуалы.
fictionbook.ru
Читать онлайн «Тайм-менеджмент» автора Беннет Кевин — RuLit
Максимальное переключение
Чтобы минуты отдыха действительно позволяли почувствовать себя лучше, нужно полностью переключаться именно на отдых. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Поэтому любые мысли о работе на время перерыва попадают под запрет.
Эффективный сон
Потребность в эффективном сне велика, и никому не нужно объяснять значение перезагрузки организма. Сонный человек не может хорошо работать, как бы ни распланировал день. Чтобы добиться качества сна, нужно в одно и то же время ложиться и вставать, эта детская истина работает и для взрослых. Перед сном нужно проветрить комнату, в которой будете спать. За последние полчаса или час перед сном нельзя работать, нужно переключаться на режим сна. Сходите на прогулку, выполните несколько легких упражнений. Дело перед сном может быть любым, лишь бы оно помогало освободиться от забот, занимающих ваш мозг в течение дня, переключить организм на медленный ритм.
Рабочий процесс
Сложнее всего не распланировать день, а заставить себя следовать расписанию. Для того чтобы переключиться на рабочий настрой, нужно использовать психологическое понятие якоря. Это любой предмет или действие, который вызывает в нас определенный эмоциональный отклик и помогает настроиться на нужную волну. Это может быть любимая песня, привычная обстановка или ритуал. Когда вы чувствуете, что приступить к работе нет сил, нужно задействовать якорь и войти в рабочий ритм с помощью вызванный эмоций.
Если эмоции не помогают начать сразу с самого сложного, используйте при включении в работу метод швейцарского сыра. Он состоит в том, чтобы не следовать строгому порядку выполнения дел. Представьте, что вы выгрызаете дырки в сыре в произвольной форме, делая сначала самое интересное, легкое или приятное. Через некоторое время в вашем «сыре» появится так много дырок, что «доесть» его будет совсем легко.
Используйте метод съеденной лягушки. У каждого из нас есть дела, которые мы просто не любим выполнять по разным причинам. Например, не нравится общаться с каким-то клиентом, разбирать бумажные завалы или доделывать надоевший проект. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». Такое называние образовалось из поговорки «Каждое утро съедай лягушку». Если утром съесть лягушку, все остальные дела будут гораздо легче и приятнее, так что оставшийся день будет гораздо интересней. А если лягушку припасти на потом, то она будет постоянно занимать ваши мысли, мешая сосредоточиться, и все несъеденные лягушки будут портить настроение.
В тайм-менеджменте есть ещё один представитель зоопарка. Это задачи, которые называют слонами. Чем больше задание и чем длиннее срок на его выполнение, тем сложнее заставить себя что-то делать в направлении результата.
Способ, которые помогает преодолеть свой страх перед объемами работы – разделение одного огромного слона на несколько маленьких бифштексов. То есть деление большого проекта на несколько мелких подзадач. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона», а не просто позволяет потратить время на бессмысленное действие.
Наконец, для мотивации Глеб Архангельский советует поместить себя в «местность смерти». Это понятие тоже пришло в тайм-менеджмент из пословицы. Древние китайские полководцы говорили: «Чтобы гарантировать победу, помести солдат в местность смерти – сожги корабли» – чтобы отрезать пути к отступлению. Сделайте публичное заявление, последовав примеру Шарля де Голля, который вышел в приемную и во всеуслышание объявил: «С сегодняшнего дня я, генерал де Голль, бросаю курить».
А чтобы не запутаться в лягушках и бифштексах, ведите таблицу. В нее вы будете записывать все текущие дела и планировать последующие. Когда вы выполняете какое-либо дело, ставьте напротив него галочку. И придумайте для себя поощрения, которыми вы наградите себя за завершение нескольких дел. Например, за 10–15 галочек в графе выполнения вы получите от себя подарок – приятную покупку. Как только вы станете применять эти принципы в жизни, ваша скорость работы с долгосрочными проектами возрастёт в несколько раз.
Управление собой
Чтобы эффективно работать с собой, нужно представить себя одного в качестве целой организации. Потому что общие принципы работы с большими коллективами так же работают на личном уровне. Нужно знать, какие элементы управления позволяют справляться с задачами в большой корпорации, и работать по тем же правилам. Эти принципы следующие:
www.rulit.me
Создавайте условия победы. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы
Создавайте условия победы
Мы уже говорили, что хороший стратег старается не столько прилагать собственные усилия, сколько использовать естественные законы развития ситуации. Иначе говоря, нужно создать такие условия, в которых победа не может не случиться. Один из важнейших элементов такого создания условий описывает стратагема «Помести своих солдат в местность смерти». Простейший пример — сожжение кораблей, с которых высадилось войско. После этого не нужно взывать к его храбрости — когда перед человеком недвусмысленно стоит выбор «победить или умереть», он будет драться как лев без всякой идеологической «накачки». Нетрудно заметить, что эта стратагема противоположна предыдущей: показывая врагу дорогу к жизни, мы ослабляем его; отрезая эту дорогу своим солдатам — усиливаем их.
Проиллюстрируем принцип «Помести солдат в местность смерти» примером из книги Стефана Рехтшафена «Мастерская времени». Он советует для такого дела, которое идет очень туго, выделить специальное время, в которое вы имеете право заниматься этим и только этим делом. Когда вы начинаете медлить с выполнением этого дела, вам нечем его заменить, кроме как полным ничегонеделанием в течение установленного времени. Это ничегонеделание и есть ваша «местность смерти» — вы чувствуете, как утекает время, начинаете волноваться и в конце концов все-таки приступаете к выполнению неприятного дела. Отметим, что и здесь проявляется принцип антидействия: чтобы получить от солдат победу, вы поставили их в невыгодные условия; чтобы получить от себя выполненное неприятное дело, вы приговорили себя к ничегонеделанию. Все это дало обратный (т. е. нужный для вас) результат.
В качестве «местности смерти» можно использовать не только материальные вещи, но и имиджевые (воевать «в картинах мира»). Например, президент Франции Шарль де Голль в один прекрасный день вышел в свою приемную и во всеуслышание заявил: «С сегодняшнего дня я, генерал де Голль, бросаю курить». Таким образом он просто и эффективно «отрезал себе дорогу к жизни».
Еще один прием — целенаправленное создание авралов, которое осознанно или неосознанно применяется многими людьми и организациями. Отметим, что мы бы не рекомендовали использовать аврал как постоянное средство повышения эффективности, что часто бывает в российских фирмах, когда аврал становится стилем жизни. Ни человек, ни фирма не могут постоянно работать на пределе прочности: во-первых, гораздо сильнее изнашиваются; во-вторых, если случается что-то реально непредвиденное — просто ломаются, поскольку нет резервов прочности. Аврал хорош тогда, когда он подконтролен и применяется сознательно в достаточно ограниченных областях (ведь и полководец не держит солдат в «местности смерти» постоянно, такого не выдержало бы ни одно войско).
Наконец, неплохим способом создавать маленькие «местности смерти» является внедрение в практику железно действующих правил. В древности было в обычае казнить каждого десятого солдата побежавшего с поля боя подразделения — это тоже «местность смерти», созданная не природными условиями, а правилами, установленными человеком. Пример такого правила в личной работе: «Каждое утро съедать лягушку» (испанская поговорка). Правило означает: свою дневную работу вы должны начать с выполнения как минимум одного неприятного дела. Будучи внедрено в обиход и сделано привычным, такое правило позволяет не накапливать неприятные дела, не сталкиваться с проблемой промедления и весь день испытывать удовлетворение от «убитого» утром неприятного дела. Сравните с привычным «весь день испытывать дискомфорт от висящего над головой несделанного неприятного дела».
Аналогичные правила можно создать и для управления другими элементами личной работы. Важно поддерживать правила контролем исполнения и системой наград и наказаний, которые, как обычно, сводятся «к кнуту и прянику» — как материальным (например: конфета/дополнительные 10 отжиманий), так и нематериальным (в частности, очень сильным мотивирующим фактором является измерение того показателя, который вы хотите изменить[54]). Попробуйте выписать наиболее приятные и наиболее неприятные для вас вещи и придумать, каким образом подкрепить ваши правила соответствующими наградами и наказаниями. Этот набор стимулов поможет вам построить эффективную «систему мотивации персонала» в вашем «личном ЗАО».
Идеальная победа неотвратима. Идеальный успех неизбежен. Но чтобы создать идеальную победу, нужно мужество поместить солдат в местность смерти.
Поделитесь на страничкеСледующая глава >
marketing.wikireading.ru
Читать книгу Тайм-менеджмент. Полный курс Глеба Архангельского : онлайн чтение
1.3. Ценности как основа целеполагания
Для начала попробуем определить наши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели. К основным способам определения ценностей относятся мемуарник, техника перехода от повседневных задач к ценностям, декларация о личной миссии и анализ потребностей.
МемуарникПростой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей – мемуарник – изобрел участник ТМ-сообщества Виталий Королев, консультант по вопросам корпоративного управления и наследования бизнеса.
Мемуарник (от слова «мемуары») ведется следующим образом.
1. Каждый день вечером выделите от трех до пяти минут спокойного времени.
2. Запишите в ежедневник или в отдельную тетрадь главное событие дня (далее – ГСД), эмоционально значимое для вас. Это не обязательно главный результат дня или главное достижение. Самым ярким событием может оказаться, например, пятиминутный разговор с другом. Событие может быть как позитивным, так и негативным.
Казалось бы, что за смысл фиксировать негативные события? Однако они могут быть для нас наиболее важными и значимыми, имеющими свою ценность. Например, заболел близкий человек – это всегда для нас самое важное, хотя и самое негативное. Или вы не сдали зачет, поскольку вам не хватило времени на подготовку. Крайне неприятно, но ведь это опыт – в следующий раз нужно будет более внимательно отнестись к планированию подготовки.
3. В конце недели выпишите главное событие недели – одно из семи ГСД или какое-то отдельное новое событие. В конце месяца – главное событие месяца. В конце года – главное событие года.
Рядом с записью о событиях формулируйте ту вашу ценность, на основе которой именно его вы сделали главным.
Событие – «встретился с бывшим одноклассником», ценность – «дружба». Или «хорошо выступила на семинаре и заработала высокий балл», ценность – «ответственность» или «самоуважение». Нет универсального списка ценностей, у каждого он свой. Кто-то, например, будет чаще записывать в колонку ценностей «интерес, развитие, драйв», а кто-то, наоборот, – «спокойствие, уверенность». Люди разные, ценности разные – важно определить те, которые актуальны именно для вас.
Мемуарник дает возможность достаточно быстро сформировать список ключевых ценностей. Кроме того, он побуждает нас каждый день уделять несколько минут вопросу о главных составляющих жизни, что не позволяет забыть о них в суете текущих дел.
Техника перехода от повседневных задач к ценностямЕще одним способом детального определения собственных ценностей является техника последовательного перехода от наших обычных, повседневных задач к целям более высокого уровня.
Отвечая на вопросы, мы строим следующую логическую цепочку: «Для чего я собираюсь выступить на конференции? Очевидно, для того чтобы зарекомендовать себя серьезным, ответственным и знающим студентом. – Зачем мне это нужно? – Я хочу успешно окончить институт и получить хорошую, перспективную работу. – Что мне это позволит сделать? – Достичь продвижения по службе и финансового благополучия. – Почему для меня это важно? – Так как я хочу добиться свободы и независимости». Таким образом, всего за два-четыре логических хода можно от текущих дел перейти к набору глобальных целей и ценностей, которыми вы руководствуетесь.
Сформулированные ценности стоит упорядочить по значимости. Сделать это позволяет подход, предложенный А. Лакейном5
Лакейн А. Искусство успевать [электронный ресурс]. Режим доступа: http://lib.ru/DPEOPLE/lakejn.txt.
[Закрыть], который условно называется моделированием предельных ситуаций.
В числе ценностей вы назвали любовь и карьеру. Представьте, что вам наконец позвонили из корпорации, места в которой вы долго добивались, и пригласили на собеседование с топ-менеджером, лично отбирающим персонал на определенные должности. Если и это собеседование закончится удачно (все предварительные вы прошли успешно), вас назначат на высокооплачиваемую и очень перспективную должность. Топ-менеджер будет в офисе только в ближайший час, а затем уезжает в длительную командировку, поэтому возможность с ним встретиться – редкая удача. Когда вы уже сели в машину, вам звонят из больницы и сообщают, что ваш любимый человек попал в автокатастрофу, ранен, находится в сильном потрясении и зовет вас. Вам сообщают, что, если вы не приедете немедленно, его положение серьезно ухудшится.
Таким образом, вы представляете себе ситуацию однозначного выбора, т. е. ситуацию, в которой человек не просто принимает решение, а совершает поступок. Ведь личность формируется именно поступками, поскольку в них ярче всего проявляются ценности человека. Осознав их соотношение в такой предельной ситуации, вы сможете применять это знание в своей повседневной деятельности, ведь каждый выбор того, чем заняться в данный момент, тоже является микропоступком, реализующим ваши ценности. Правда, альтернатива, которую вы не выбрали, при этом не отменяется, как в предельной ситуации, а всего лишь сдвигается в будущее, поэтому здесь результаты выбора и поступка не столь серьезны и необратимы. Но логика зависимости этого микропоступка от ценностей остается той же: предпочтение отдается одному из возможных вариантов вашей деятельности, а критерием выбора становятся личные ценности.
Декларация о личной миссииДанный подход к определению ценностей был впервые предложен Стивеном Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Декларация о личной миссии – документ наподобие миссии фирмы, в котором вы пытаетесь сформулировать свои задачи в этом мире, – что для вас важно, чего вы хотите добиться?
Следует избегать нередкой путаницы понятий «цель» и «миссия». Различия между ними заключаются в следующем:
цель – это то, что мы «берем» от жизни, завоевываем, получаем; это та высота, которую нам удается «взять»;
миссия – то, что мы «отдаем», привносим в этот мир; как поется в известной песне, «это то, что останется после меня».
Вспомним смысл слова «миссионер» – человек, который, оставляя свой дом, уезжает в далекую и не всегда дружественную страну, чтобы бескорыстно распространять идею, которой он верен.
Миссия – это в первую очередь ваша уникальность. Что изменится в мире, если вас не будет? Что вы оставите после себя? Именно поэтому в тайм-менеджменте немало сторонников наиболее сильного и выразительного способа формулирования миссии – в форме эпитафии (рис. 1.6). «И.И. Иванов родился… умер… достигнув выдающихся высот в… Особенно его любили за… Он отличался непревзойденными…» Такой взгляд на свою жизнь, во-первых, повышает проактивность, поскольку заставляет вас задуматься о том, что от вашей жизни останется в «сухом остатке», и наметить цели, позволяющие такой остаток сформировать, а во-вторых, позволяет лучше понять, насколько конкретная цель соответствует вашим реальным ценностям и желаниям, и избежать дел, навязанных внешними обстоятельствами и стереотипами общественного мнения.
Если эпитафия представляется вам слишком жестким методом, сочините прощальную речь, которую вы скажете при выходе на пенсию, или поздравительный спич для вашего 90-летнего юбилея. Смысл все тот же – кратко сформулировать, что останется в мире после вас.
Используя аналогию «человек – это фирма», можно перенести на личную миссию методы, которые обычно используются при написании миссии компании. Область конкуренции и стратегическое намерение («достигнув высот в…»), а также компетентность и конкурентные преимущества («особенно любили…», «отличался непревзойденными…») мы уже указали. Остается такая важная функция миссии, как определение основных заинтересованных групп, их сравнительной приоритетности и способов согласования присущих им противоречивых интересов. Это можно оформить в виде раздачи пакетов акций вашего «персонального ЗАО»: столько-то процентов принадлежат вам (приоритетность личного развития), столько-то – семье, столько-то – начальству и т. д. Эту аналогию в дальнейшем можно применять при принятии стратегических решений: обладатель такого-то пакета моих акций проголосовал бы так-то, иного пакета – иначе.
На Ломоносовском фарфоровом заводе на мой вопрос «Какая у вас миссия?» топ-менеджеры попытались вспомнить формулировки, а потом отослали к корпоративному сайту. Но миссия, написанная на сайте, – это еще не миссия. Миссия – это то, что осознает и может ясно изложить любой сотрудник. На вопрос «Что будет, если на завод упадет бомба, – изменится ли в мире что-нибудь принципиально?» ответили сразу и четко: «Прервется уникальная культурная традиция императорского фарфора, заложенная еще в XVIII в. Ломоносовым». «Так это и есть ваша миссия, и не нужно вспоминать формулировки с сайта. Вы даете миру или стране то, чего никто другой не может дать, – это и есть миссия». Обратите внимание: в мире много компаний и заводов, делающих хороший фарфор. Но та культурная и производственная традиция, которую несет Ломоносовский фарфоровый завод, никаким другим заводом воспроизведена быть не сможет.
Г. Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать
Личная миссия не рождается мгновенно и не создается раз и навсегда, ведь она отражает смысл нашей жизни, а его понимание в разные периоды может коренным образом отличаться. Главное – время от времени задумываться о том, зачем мы живем и какой след хотим оставить после себя. Лучше всего записать свое понимание личной миссии и время от времени перечитывать формулировку, пересматривать ее и корректировать, поскольку мы взрослеем, меняемся, а значит, становятся иными и наши жизненные ценности. Дело это непростое, но чрезвычайно полезное, помогающее в суете повседневности найти более высокий смысл и сформировать фундамент для постановки «родных» целей (см. параграф 1.5).
В процессе обдумывания, формулирования и пересмотра миссии удается очень многое понять о самом себе. Наиболее важным является выявление собственного призвания. С точки зрения Г.А. Архангельского, миссия отличается от призвания тем, что миссию мы можем менять по своему усмотрению, а призвание – нет.
Призвание – это понимание того, что, кроме нас, с этим делом никто не сможет справиться. Это то, чем мы будем заниматься вне зависимости от того, получаем ли за это деньги или нет.
Вопрос призвания очень сложный. В толковом словаре Д. Н. Ушакова оно определяется не только как склонность, внутреннее влечение к какому-либо делу, какой-либо профессии (при обладании или при убеждении, что обладаешь нужными для этого способностями), но и как предназначение. Человек может интуитивно чувствовать свое призвание и следовать ему, а может сознательно и настойчиво его искать. Призвание может быть самым разным: не обязательно лететь в космос или совершать революцию в медицине, изобретая лекарство от СПИДа; для простой сельской женщины «вывести сына в люди» – тоже призвание.
Тех, кто осознал свое призвание и следует ему, мы узнаем сразу, едва нас с ними столкнет жизнь. Это учителя, на чьих уроках мы сидим затаив дыхание; врачи и медсестры, способные облегчить любую боль; мастера, умеющие починить самый, казалось бы, безнадежно сломанный прибор; плотники, создающие сказочно красивые, удивительные вещи… На сегодняшний день не существует разработанных технологий поиска призвания. Просто прислушивайтесь к себе, больше читайте обо всем на свете, и призвание откроется вам.
Анализ потребностей, или «Если бы у меня был миллион долларов…»Когда я начинал свою «взрослую» трудовую карьеру в банке (школьные и студенческие временные подработки не в счет), у меня не было Дела. Были интересы, были желания, но большого Дела – не было. Сейчас, имея возможность сравнивать, я жалею себя тогдашнего. Примерно так же, как жалею «себя до 8-го класса школы», – не знавшего и не любившего музыки, которая сейчас является неотъемлемой частью моей жизни.
Моментом появления Дела в моей жизни стал проект производства шампиньонов, на котором мне стало очень скучно. Я пришел к председателю правления прощаться: так, мол, и так, чувствую, «не мое это», не знаю, как дальше быть, мотивации никакой. Банкир спросил: «Хорошо, давайте забудем про этот проект, расскажите, что вообще вам по жизни интересно?»
Надо сказать, что к тому моменту я уже год как вел хронометраж, учился больше успевать, более эффективно сочетать учебу в вузе, работу и многочисленные курсы. Поэтому сказал: «Да вот, например, система учета и анализа времени».
Председатель правления – человек весьма эмоциональный: «Времени?!! Что ж вы молчали?? Я отчетность подписываю через полчаса после крайнего срока отправки! Рабочий день у всех по двенадцать часов и больше! Забудьте про тот проект, давайте исследовать рабочее время!..»
Это был «момент истины». То, что было всего лишь личным инструментом, хобби, неожиданно оказалось полезной и востребованной технологией, крайне недостаточно представленной на тот момент на российском рынке. Причем интересной и с коммерческой, и, как выяснилось впоследствии, с мировоззренческой стороны. Я увидел, как инструменты тайм-менеджмента помогают людям осознать свои жизненные цели, внести больше смысла и счастья в свою жизнь, а в наше общественное сознание – больше культуры уважения к времени. Тогда я понял, что тайм-менеджмент для меня – не просто бизнес, но и призвание.
Что самое удивительное, судьбоносный разговор с банкиром произошел 2 февраля, в мой день рождения. И только через несколько лет мне на день рождения подарили тайм-менеджерский фильм «День сурка», в котором все действие происходит в этот же день.
Г. Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать
Еще одним способом выявления собственных ценностей для последующего определения целей является анализ ваших потребностей. Представьте, что у вас есть миллион долларов. На что вы его потратите? Какая потребность стоит за каждой покупкой? Предположим, вы собираетесь приобрести загородный дом. Он нужен вам для того, чтобы вести здоровый образ жизни на природе или чтобы демонстрировать жизненный успех? А может быть, вы хотите содержать собственную конюшню и разводить лошадей? Или вас привлекает возможность веселого, шумного времяпрепровождения, а в загородном доме вас не будут тревожить возмущенные громкой музыкой соседи?
Итак, нарисуйте таблицу из двух колонок. В левой фиксируйте покупки или дела, а в правой отвечайте на вопрос «зачем?» по поводу каждого своего приобретения или поступка. Затем внимательно просмотрите то, что получилось в правой колонке, – ведь это и есть, по сути, ценности. Проанализируйте их; возможно, некоторые из них относятся к разряду «навязанных».
Такой способ, как, впрочем, и все остальные, требует искренности, откровенности и беспристрастности по отношению к самому себе.
1.4. Цели и ключевые области жизни
Рассматривать жизненные ценности и определять стратегические цели следует во всех основных областях, которые имеют для вас значение. Дело в том, что часто люди ставят цели, лишь когда речь идет об их карьере или финансовом благополучии, но при этом полностью забывают о необходимости их постановки в других важных областях собственной жизни. В результате одни слишком много работают, а личная жизнь у них не складывается, а другие, наоборот, счастливы в семье, но совершенно не ощущают собственного развития и переживают по этому поводу. Для начала следует определить ключевые области, на которые можно условно разделить нашу жизнь. Это позволит выявить четкую структуру дел и развиваться более сбалансированно, поддерживая равновесие и гармонию различных направлений своей деятельности.
Наш клиент, ректор одной из российских бизнес-школ, при обсуждении задач личного ТМ-курса говорил: «Дел слишком много, за всем не уследишь. У меня и школа, и наука, и поездки в дружественные европейские университеты, и серьезный проект реструктуризации госкомпании, и жене надо помочь с диссертацией…» Если даже доктор наук и серьезный специалист в менеджменте не всегда может сориентироваться в хаосе задач, то что говорить о нас, простых смертных.
Г. Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать
Ключевые области – это от пяти до девяти основных направлений вашей деятельности. Это главные «русла», в которых развивается ваша жизнь.
Ключевые области помогают более точно наметить жизненные цели, ничего не забыть и не упустить.
Если сразу создать список ключевых областей трудно, возьмите 30–40 бумажных карточек и выпишите на них ваши обычные, ежедневные дела. Например, «пишу реферат», «готовлю мультимедиапрезентацию», «смотрю футбольный матч», «разговариваю с другом по телефону». Дальше разложите эти карточки на пять-девять групп, а в каждую из них – близкие по смыслу задачи. Когда выстроится логичная структура этих групп, достаточно будет придумать им простые названия. Ваши ключевые области готовы.
• Учеба
• Семья
• Друзья
• Отношения с любимым человеком
• Хобби
• Работа
• Спорт
• Благосостояние
Теперь для каждой ключевой области сформулируйте одну-две стратегические цели либо мини-миссию.
Для области «Семья»: «Я хочу сделать свой дом теплым и гостеприимным местом, где будет жить вся моя большая семья и куда будут часто приходить друзья».
Для области «Работа»: «Я хочу, чтобы моя работа обеспечивала мне хорошую материальную поддержку, и при этом у меня оставалось еще достаточно времени для того, чтобы растить детей».
С понятием ключевых областей тесно связаны такие понятия, как «центр жизненных интересов» и «ролевая функция».
Центр жизненных интересов – это область восприятия жизни, в которой человек ощущает себя наиболее комфортно, к которой он постоянно стремится и с позиции которой может наиболее эффективно решать собственные проблемы.
Одни люди, которых в народе называют «трудоголиками», полностью ориентированы на работу и отдают ей все свое время, даже без особой надобности. Другие полностью сосредоточены на здоровье, поэтому все свое время и внимание посвящают исключительно ему. Для одних людей самое важное – семья, для вторых – хобби, для третьих – дружба и т. д.
При этом каждому человеку необходимо выполнять разнообразные обязанности, что связано с реализацией определенной ролевой функции.
Ролевая функция – это совокупность определенных действий и отношений в рамках определенного круга людей6
Более подробно см.: Васильченко Ю. Механизмы времени. Тайм-менеджмент: Теория, практикум. – Киев: Наша культура и наука, 2001.[Закрыть].
Человек может выполнять следующие ролевые функции: друга, студента, менеджера, начальника, подчиненного и т. д. Роли носят довольно постоянный характер. Так, любому из нас в течение несколько десятилетий присуща роль сына (дочери). Позже параллельно с ней появляется роль мужа (жены), а затем и отца (матери). Наши жизненные роли весьма многочисленны.
Каждый человек обладает определенным набором ролевых функций, который в значительной степени зависит от центра его жизненных интересов. Как правило, и среди разных людей, и в рамках одной личности роли распределяются неравномерно (рис. 1.7а, б).
Обратите внимание, что определение ролевых функций в некотором смысле перекликается с выявлением заинтересованных групп, которые мы рассмотрели в параграфе 1.3.
Каждая из ролей требует установления и поддержания определенных отношений с другими людьми, совместной постановки и эффективного достижения общих целей, а также формирования групп с учетом наиболее сильных сторон каждого участника. При этом требуется уделять значительное внимание балансу ролей. Его нарушение приводит к тому, что некоторые из них не реализуются должным образом из-за отсутствия временных ресурсов.
Усиленное внимание семье может осложнить отношения с руководством, а постоянное пребывание вне дома неизбежно вызовет конфликт в семье.
Необходимо учитывать, что ежедневно достигать значительных целей в какой-то одной роли невозможно. При попытке сделать это неизбежно будут ущемляться другие роли, что приведет к их дисбалансу. Поэтому и при постановке целей, и при дальнейшем планировании их достижения необходимо учитывать все роли и по возможности ежедневно получать пусть небольшие, но позитивные результаты по каждой из них.
Баланс ролей для каждого человека индивидуален. Для его установления каждому из нас потребуются и время, и некоторые усилия, направленные на выявление ролевых функций и определение их значимости (таблица 1.1).
Таблица 1.1. Влияние жизненных ролей на выбор жизненных целей
1.5. Подходы к определению целей
Существует множество различных подходов к определению целей. Рассмотрим основные из них.
«Управление собой как компанией»Попробуйте рассматривать себя не как «студента такого-то вуза» или «менеджера такой-то компании». Забудьте на некоторое время о том, что вы – часть большой системы, зависящей от преподавателей, администрации, начальства, клиентов и множества правил. Посмотрите на себя как на персональную корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой организации, такие как:
• личное стратегическое планирование – постановка долгосрочных целей;
• «маркетинг» – изучение рынка труда, продвижение на нем;
• PR – формирование своего имиджа;
• «личная «бухгалтерия» – учет и планирование денег и т. д.
Все знания о менеджменте могут быть использованы вами не только применительно к выполнению непосредственных должностных обязанностей, но и к налаживанию менеджмента вашей личной корпорации.
И самое главное, что при таком подходе, самоменеджменте, ваша жизненная позиция будет заключаться не в пассивном существовании в окружающем мире, а представлять собой стратегию активного и успешного человека. Это бизнес автономной корпорации, которая сама строит свою деятельность, заключает договоры с другими организациями (например, с вузом или компанией-работодателем), а также активно планирует и осуществляет свое движение по жизни.
Управляя «персональной корпорацией», необходимо помнить: как в управлении организацией, так и в управлении собой не существует «правильных и неправильных ответов» и «единственно верных решений». На рынке функционирует множество компаний, нередко применяющих прямо противоположные рыночные стратегии и тактики, но при этом одинаково успешных. Так и в личном тайм-менеджменте – важны «индивидуальный пошив», «заточка» всех методов под особенности своей личности, жизненных целей и будущей профессии.
iknigi.net
