Отдел кадров документы: Документы, необходимые для отдела кадров. Образцы кадровых документов

Электронный документооборот в кадрах | ЭДО отдела кадров

Это не только трудовой договор и изменения к нему. Отдел кадров каждый раз готовит приказ, когда сотрудник уходит в отпуск или отправляется в командировку. Приказы нужны при увольнении и приеме на работу, перемещении по службе, вознаграждениях или взысканиях. 

Кроме того, существуют массовые документы, которые касаются всех сотрудников или определенных подразделений: инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.

 

 

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

В российском трудовом законодательстве закреплено более 80 типов документов, связанных с работой. При этом срок хранения у некоторых из них гораздо больше, чем у бухгалтерских. Например, у приказов по личному составу, трудовых договоров и документов по оплате труда — 75 или 50 лет, в зависимости от даты создания (до 2003 года или позже), у актов несчастных случаев и журнала учета инструктажей — 45 лет.

Количество кадровых документов, образующихся в компании за год, необходимость долговременного хранения и рост популярности удаленного режима работы — основные предпосылки к переходу на электронный формат. Законодательство активно развивается, поэтому кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится доступным для российских работодателей.

 

 

В чем суть перехода на электронные кадровые документы

Электронные кадровые документы — цифровые аналоги бумажных. Они заменяют документы, оформленные на традиционных носителях, то есть дублировать их на бумаге не нужно.

Когда организация переходит на КЭДО, работа с документами выглядит так: кадровая служба оформляет их в электронном виде, сотрудники получают и подписывают документы в системе КЭДО. Приходить лично в отдел кадров уже не нужно. Представитель работодателя и сотрудники ставят на документ электронные подписи.

Электронные кадровые документы считаются юридически значимыми, если они составлены с учетом действующего законодательства:

 

 

Что происходит с КЭДО в России (станет ли кадровый ЭДО обязательным)

Сейчас в России активно формируется нормативно-правовая база для КЭДО.

В 2017 году при Минтруде была сформирована рабочая группа. В период с 2017 до 2020 года Минтруд запустил три кадровых эксперимента для работодателей. Один из них относился к электронной проверке кадровых документов, а два других затрагивают обмен кадровыми документами.

К первым пилотным проектам привлекали только пару десятков крупных российских компаний, которые при обмене электронными документами с сотрудниками должны были создавать бумажные версии.

В третий эксперимент организации могли вступить уже по желанию, а дублировать электронные документы на бумаге не понадобилось. В этот раз участников намного больше — к добровольному эксперименту подключился 381 работодатель. Перечень документов тоже расширился. Третий  эксперимент распространяется на все документы, связанные с работой (кроме трудовых книжек). Срок окончания эксперимента — 15 ноября 2021 года. Используя промежуточные результаты эксперимента, рабочая группа при Минтруде сформировала поправки к трудовому законодательству.

 

Эксперты ожидают, что после окончания эксперимента в Трудовом кодексе появится понятие электронного взаимодействия в сфере трудовых отношений, будут закреплены порядок перевода сотрудников на электронные документы и правила использования электронной подписи. Также на уровне закона должны быть решены вопросы хранения электронных кадровых документов и обеспечения их юридической силы при длительном хранении, даже когда закончится срок действия сертификата электронной подписи. Самый важный вопрос, который волнует всех участников пилотного проекта, — станут ли электронные кадровые документы законными для всех.

Кадровый электронный документооборот уже легализован для удаленных сотрудников. С 1 января 2021 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу. Теперь дистанционные и удаленные сотрудники — одно и то же. Они могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись при подписании трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам.

В остальных случаях может использоваться другой вид электронной подписи, главное — закрепить это в локальном нормативном акте. Дублировать документы на бумаге требуется, только когда об этом просит сам сотрудник.

 

КЭДО для участников эксперимента и компаний с удаленными сотрудниками

 

Еще один шаг к массовому внедрению КЭДО — переход на электронные трудовые книжки. К 1 января 2021 года работники должны были выбрать, хотят ли они оставить книжку в бумажном виде или перевести ее в электронный формат. Тем, кто впервые устраивается на работу, заведут сразу электронную трудовую. Это нововведение должно помочь минимизировать риск утери сведений о трудовом стаже, а также отслеживать на сайте ПФР, как работодатель перечисляет страховые взносы, и быстрее получать сведения для оформления визы, загранпаспорта или банковского кредита.

Выгоды перевода кадрового документооборота в электронный вид

В кадровом документообороте участвуют абсолютно все сотрудники в организации. И для каждой роли преимущества от перехода на КЭДО будут свои.

 

 

Для руководства компании

Сокращение затрат на кадровый процесс.

• Быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников.
• Сокращение вероятности штрафов и репутационных рисков.

Для кадровой службы

• Снижение трудозатрат и высвобождение времени.
• Возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, SAP, БОСС-Кадровик и любой другой.
• Онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками.
• Быстрая передача данных в бухгалтерию для расчетов.
• Надежное хранение электронного архива 50 лет и более — можно выгрузить документы вместе с протоколами передачи.

Для сотрудников

• Подписание документов с компьютера или смартфона.
• Получение и отправка в удобное время без посещения отдела кадров.
• Оперативный поиск документов — договор или инструкцию легко найти в телефоне.

Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота

Каждый бумажный документ проходит большой путь, прежде чем попадет в архив. Разберем этапы на примере инструкции по пожарной безопасности. Специалист по кадрам создает документ, передает его на подписание руководству, затем собирает подписи сотрудников. Чтобы компания не получила штраф, ознакомиться с документом должны все работники. Кадровик проверяет по длинным спискам, кто не подписал бумагу, напоминает лично или через непосредственного руководителя. Если компания крупная, то за каждым кадровиком закреплено в среднем 300 сотрудников, ежемесячно он должен контролировать подписание тысяч документов.

Самая важная задача при переходе на КЭДО — перенести все процессы и цепочки согласования в онлайн и в результате упростить кадровый документооборот. В Диадоке для этого есть возможности:

• Модуль для интеграции с системой кадрового учета предприятия.
• Создание личного кабинета каждому сотруднику.
• Маршруты согласования для автоматического перемещения документов внутри компании.
• Электронный архив.

Если нужна интеграция, внедрение КЭДО может занять от 1,5 до 3 месяцев. Чтобы начать работать через веб-сервис, хватит пяти рабочих дней. Обычно интеграцию настраивают, чтобы специалисты кадровой службы экономили время: если работать с ЭДО там же, где и рождаются документы, а не загружать их из другой системы, то это в разы ускоряет процесс и избавляет от ошибок. Исходящие документы кадровик создает и отправляет в привычной ему программе учета, там же проверяет статусы в режиме онлайн. На основании входящих создает документы в программе кадрового учета.

Рассмотрим пример. Сотрудник подает заявление на отпуск через веб-сервис, руководитель согласует его в мобильном приложении. На основании подписанного заявления кадровик в учетной системе создает приказ на отпуск и сразу же передает его в бухгалтерию для начисления отпускных. Документы не нужно больше печатать, нести на подпись, напоминать о необходимости подписать — КЭДО придется сначала настроить, но в результате специалисты кадровой службы будут экономить ежемесячно часы и даже дни рабочего времени.

 

 

Как переводить в ЭДО конкретные процессы

Продолжим пример с отпуском. В системе КЭДО можно выстроить процесс так, как нужно вам. По опыту наших клиентов, даже подача заявления на отпуск может происходить по-разному. В одном случае заявление на отпуск сотрудник отправляет руководителю на согласование, потом оно попадает в кадровую службу. В другом случае, наоборот, сначала заявление проверяет кадровик и только после этого подпись ставит руководитель. Возможен третий вариант, когда уведомление о времени начала отпуска формируется автоматически на основании графика отпусков и отправляется сотруднику. Он может поменять даты в сервисе или пойти в отпуск по графику.

Если у вас бизнес-процесс происходит по другому сценарию, его тоже можно реализовать. При внедрении КЭДО команда Диадока учитывает индивидуальные особенности кадрового документооборота в вашей компании.   

Стоимость внедрения КЭДО

Стоимость зависит от выбранного решения: веб-сервис или интеграция. Также на цену повлияет количество сотрудников.

 

Оставьте заявку, чтобы рассчитать цену или задать другой вопрос о КЭДО

 

С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО

Внедрение КЭДО чаще всего проходит в несколько этапов. Ниже пять шагов для перехода на электронные кадровые документы.

1. Определите куратора проекта со стороны компании, в Контуре вас будет поддерживать менеджер проекта.
2. Выберите, какие типы документов будете пересылать в первую очередь.
3. Мы вместе протестируем отправку нескольких видов документов через веб-интерфейс, запустим маршруты согласования документов и обучим специалистов отдела кадров.
4. Настроим интеграцию с кадровой системой компании.
5. Переходите на плановую нагрузку: планомерно переводите в электронный вид все запланированные виды документов и подключаете остальных сотрудников.

Для перехода на КЭДО понадобится подготовить нормативно-методическую базу: создать положение об электронном документообороте, регламент по использованию электронной подписи и при необходимости внести изменения в коллективный договор и другие локальные нормативные акты, составить соглашения об ЭДО с работниками.

Подключить кадровый электронный документооборот могут участники государственного эксперимента по 122-ФЗ, все компании с удаленными сотрудниками, а также организации с обычными сотрудниками при определенных условиях (пандемия, стихийные бедствия, решение властей о переводе на удаленную работу).

 

Подберем решение, протестируем, обучим

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Магадиева Р. И.
Башкирский государственный университет
magadieva.revina5555@mail.ru

Данная проблема является всегда актуальной в информационном обществе, при регулировании кадровой деятельности. Изучение нормативных документов составляет важную роль при определении состава кадровой документации. Прежде чем начать изучать этот вопрос, необходимо дать определение понятию кадровая документация. Кадровая документации — совокупность документов, которая создается при оформлении, приеме, увольнении сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, формирования штатного расписания и других документов, связанных с личным составом организации. Кадровая документация представляет собой сложную систему, и поэтому к ней выявлены особые требования. Она учитывает важную для личности деятельность –  труд каждого человека, который играет важную роль в течение всей жизни. Кадровая деятельность заключается в том, что она  фиксирует моменты приема на работу, увольнение, переквалификации, смены должности, перевод из одной организации в другую и т. д. Работая в отделе кадров, надо быть очень осторожным и внимательным, чтобы не допустить какой-либо ошибки. Ведь неправильное заполнение трудовых книжек, личных карточек  может привести к серьезным последствиям. Например, неправильный подсчет стажа работника,  может привести к утере определенной суммы пенсии.

Для недопущения ошибок при работе с кадровой документацией, работники отдела кадров должны знать пакет нормативных актов. В этот пакет следует отнести: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках», Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Рассмотрим статью 37 Конституции РФ, относящаяся к труду. В этой статье говорится о том, что труд свободен, каждый имеет право выбирать род деятельности и профессию. Также каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные Федеральный закон продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, а также оплачиваемый отпуск.

Следующим нормативным актом является Трудовой кодекс РФ. Кодекс устанавливает правовые отношения работодателя с работником, а также  в нем прописаны правила документирования, перечислены нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

Работники отдела кадров должны использовать в основном статьи, касающиеся их деятельности. Работники отдела кадров должны знать статью «Исчисление сроков», так как эта статья помогает правильно определить прекращение или возобновление трудовых обязанностей и прав. Если работник взял отпуск,  и начало совпало с праздниками, то на основании этой статьи отпуск его начинается на следующий день после календарной даты. Также и с окончанием отпуска, то есть работник выйдет на работу в ближайший рабочий день после выходного. Эта статья позволит правильно сосчитать стаж работы, увольнение, время выхода на работу с отпуска.

Сотрудники отдела кадра должны знать перечень документов, которые необходимо предоставить будущему работнику. К таким документам следует отнести: документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку; страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования; документ об образовании; справку о наличии или отсутствии судимости и для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву — документы воинского учета. В статье 66 ТК РФ «Трудовая книжка» расписан порядок ведения, хранения трудовых книжек, а также дана информация о том, какие сведения должны быть зафиксированы в нем.

Немаловажную роль играет глава 14, посвященная защите персональных данных. Сотрудники отдела кадров должны знать все статьи этой главы, чтобы защищать персональные данные каждого сотрудника организации. При передаче персональных данных работник кадровой деятельности не должен сообщать данные третьему лицу без письменного согласия владельца.

На основании статьи 62 ТК РФ отдел кадров должен предоставить сотруднику организации по письменному заявлению необходимые документы, то есть трудовую книжку или справки о заработной плате, а также копии документов таких, как копию договора, приказа о приеме на работу, переводе в другой отдел, и многое другое. Первоначально копии документов должны быть заверены надлежащим образом и только потом их передают запрашиваемому лицу.

Также необходимо изучить такой нормативный акт, как Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках». В нем указывается правила хранения и ведения трудовых книжках, также изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей. В трудовую книжку необходимо вводить сведения о работнике, о работе, которую он выполняет, основания прекращения трудового договора, о переводе на другую работу, переквалификации сотрудника, а также сведения о награждении за успехи в  работе. Трудовые книжки следует заполнять на государственном языке РФ. Записи в трудовую книжку должны вноситься без сокращений.

В трудовую книжку работники отдела кадров должны вносить сведения о награждениях за трудовые заслуги: о награждении государственными наградами; о награждении почетными грамотами, присвоение званий, награждении нагрудными знаками, значками, дипломами.

При увольнении работника все записи, внесенные в книжку за время работы, заверяются подписью работодателя либо ответственным лицом за это дела, то есть работник кадровой службы.

Для учета трудовых книжек, бланка и вкладыша в нее  кадровая служба должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков и вкладыша; книгу учета движения трудовых книжек.

Делая выводы, нужно отметить, что нормативными документами, определяющими состав кадровой документации, во-первых, является Трудовой кодекс РФ. В кодексе прописаны основные моменты, касающиеся порядка составления документов: трудового договора, соглашений, о порядке выдачи копии документов. Также рассматривается порядок ведения всей кадровой документации. Во-вторых, Постановление Правительства РФ, которое необходимо использовать при работе  с трудовыми книжками, так как в нем четко прописаны правила ведения, оформления, хранения этих книжек.  И, в-третьих, Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», где четко прописан порядок оформления книжек, а также приведена форма заполнения приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.  Все перечисленные нормативные акты важны при работе с кадровыми документами, и в целях недопущения ошибок сотрудники кадровой службы должны обладать необходимой информацией, а также требованиями и правилами, прописанными в этих источниках.

Отдел кадров

Утверждено

Приказом Федерального казенного
учреждения «Центр по обеспечению
деятельности Казначейства России»
от «02» июня 2021 г. № 474

Положение
об Отделе кадров Федерального казенного учреждения
«Центр по обеспечению деятельности Казначейства России»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об Отделе кадров Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Положение) определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности Отдела кадров Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Учреждение).

1.2. Отдел кадров (далее – Отдел) является структурным подразделением Учреждения.

1.3. Отдел осуществляет деятельность по обеспечению Учреждения трудовыми ресурсами, по разработке кадровой политики и ведению кадрового делопроизводства.

1.4. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами Федерального казначейства, Уставом Учреждения, локальными нормативными актами, настоящим Положением.

1.5. Отдел возглавляет начальник, прием и увольнение которого осуществляется приказом директора Учреждения.

Кандидатура начальника Отдела предварительно согласовывается с Управлением делами Федерального казначейства в установленном порядке.

1.6. Заместитель(ли) начальника Отдела, а также работники Отдела принимаются и увольняются приказом Учреждения.

В случае временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет заместитель начальника отдела в соответствии с должностной инструкцией или другой работник Отдела в соответствии с приказом Учреждения.

1.7. Отдел создается и ликвидируется приказом директора Учреждения в соответствии с Уставом Учреждения.

Структура и штатная численность работников Отдела определяются директором Учреждения.

1.8. На Отдел запрещается возлагать функции и задачи, не связанные с его деятельностью.

1.9. Отдел находится в непосредственном подчинении заместителя директора Учреждения, курирующего и контролирующего деятельность Отдела.

1.10. Отдел имеет круглую печать с наименованием «Отдел кадров» и необходимые для работы штампы.

2. Основные задачи и функции

2.1. Основными задачами отдела являются:

2.1.1. Подбор, прием на работу и расстановка кадров в Учреждении.

2.1.2. Учет личного состава работников Учреждения.

2.1.3. Ведение кадрового делопроизводства в Учреждении.

2. 1.4. Профилактика коррупционных и иных правонарушений.

2.1.5. Организация наградной деятельности.

2.2. Для выполнения возложенных задач Отдел осуществляет следующие функции:

2.2.1. Организация, совместно с другими структурными подразделениями, работы по подбору и расстановке кадров в Учреждении.

2.2.2. Разработка и подготовка в пределах своей компетенции проектов приказов Учреждения об утверждении штатного расписания Учреждения и о внесении в него изменений.

2.2.3. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников Учреждения, начальников межрегиональных филиалов и начальников филиалов Учреждения (далее – работники Учреждения) в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации; оформление трудовых договоров с работниками Учреждения и внесения в них изменений (дополнений), подготовка проектов приказов по личному составу, проектов локальных нормативных актов Учреждения, содержащих нормы трудовых правоотношений.

2.2.4. Подготовка материалов по представлению к награждению государственными наградами Российской Федерации, присвоению почетных званий Российской Федерации, награждению ведомственными наградами Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, поощрению работников (коллективов) Учреждения, а также граждан и организаций, оказавших содействие в решении возложенных на Учреждение задач.

2.2.5. Документальное оформление направления на обучение работников Учреждения по программам дополнительного профессионального образования.

2.2.6. Исчисление стажа непрерывной работы работников в Учреждении для установления им ежемесячной стимулирующей выплаты за стаж непрерывной работы, выслугу лет.

2.2.7. Подготовка проектов приказов Учреждения об установлении работникам Учреждения выплат компенсационного и стимулирующего характера в соответствии с требованиями действующего законодательства.

2. 2.8. Осуществление работы по учету, ведению, хранению и выдаче трудовых книжек работников Учреждения, по своевременному внесению в них изменений, а также формирование в электронном виде информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работников Учреждения для последующей передачи в Пенсионный фонд Российской Федерации.

2.2.9. Оформление, ведение, своевременное заполнение и хранение личных карточек (форма Т-2) работников Учреждения.

2.2.10. Обеспечение работы по подготовке материалов для оформления допуска граждан к государственной тайне.

2.2.11. Осуществление работы по подготовке, учету и выдаче служебных удостоверений работникам Учреждения.

2.2.12. Уведомление органов государственной власти или муниципальной службы о заключении трудового договора с гражданином, замещавшим должность государственной или муниципальной службы.

2.2.13. Обеспечение формирования и утверждения графика отпусков, оформление приказов о предоставлении работникам Учреждения отпусков, учет количества использованных дней отпуска работниками Учреждения.

2.2.14. Подготовка проектов приказов о направлении работников Учреждения в служебные командировки по территории Российской Федерации и за пределы территории Российской Федерации.

2.2.15. Осуществление работы с листками нетрудоспособности, предъявляемыми работниками Учреждения в виде бумажного документа, а также с электронными листками нетрудоспособности работников Учреждения, сформированными в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» Фонда социального страхования Российской Федерации.

2.2.16. Формирование табеля учета использования рабочего времени по Учреждению для расчета заработной платы.

2.2.17. Подготовка и выдача работникам Учреждения копий документов, выписок и справок, связанных с их трудовой деятельностью.

2.2.18. Осуществление профилактики коррупционных и иных правонарушений, обеспечение соблюдения работниками Учреждения обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции.

2.2.19. Обеспечение реализации Положения о сообщении работниками Учреждения о получении подарка в связи с их должностным положением или исполнением ими должностных обязанностей, сдачи и оценки подарка, реализации (выкупа) и зачисления средств, вырученных от его реализации.

2.2.20. Размещение текстов нормативных правовых и локальных актов, сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера работников Учреждения, а также сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей работников Учреждения на официальном сайте Учреждения в сети Интернет.

2.2.21. Предоставление информации и отчетов о деятельности по профилактике и противодействию коррупции в Отдел по профилактике коррупционных и иных правонарушений Управления внутреннего контроля и аудита Федерального казначейства и в иные государственные органы.

2. 2.22. Формирование и представление в установленном порядке и в установленные сроки всех видов отчетности о численности работников Учреждения, а также полную и достоверную информацию по кадровому составу в Федеральное казначейство, в органы государственной статистики, в Пенсионный фонд Российской Федерации и иные государственные учреждения.

2.2.23. Осуществление внутреннего контроля с использованием методов «самоконтроль», «контроль по уровню подчиненности» и «смежный контроль» в соответствии с требованиями нормативных актов Федерального казначейства и локальных нормативных актов Учреждения.

2.2.24. Подготовка, оформление и направление в Отдел внутреннего контроля и аудита Учреждения ежеквартального отчета по показателям результативности деятельности отдела, ежеквартального отчета о нарушениях, выявленных в ходе осуществления внутреннего контроля, путем внесения их в Журнал нарушений Отдела, полугодового отчета о внутренних рисках Отдела; ведение мониторинга деятельности Отдела и Карты внутреннего контроля Отдела.

2.2.25. Осуществление ведения кадровой работы с использованием прикладного программного обеспечения в соответствии с технологическим регламентом.

2.2.26. Обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений организаций и граждан в пределах компетенции Отдела и подготовки проектов ответов заявителям по указанным обращениям в установленный законодательством Российской Федерации срок.

2.2.27. Осуществление ведения кадрового делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Федеральном казенном учреждении «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России», а также работы по комплектованию, хранению, учету и использованию документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела для подготовки указанных документов с целью передачи их для дальнейшего хранения в архив.

2.2.28. Обеспечение соблюдения требований охраны труда и правил противопожарного режима в пределах компетенции Отдела.

2.2.29. Обеспечение соблюдения работниками Отдела обязательства о неразглашении персональных данных при их обработке с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, ставших известными в связи с выполнением должностных обязанностей.

2.2.30. Осуществление в пределах компетенции управлением в установленном порядке внутренними (операционными) казначейскими рисками.

2.2.31. Осуществление иных функции в пределах компетенции Отдела.

3. Права

3.1. Отдел, осуществляя полномочия в установленной сфере деятельности, вправе:

3.1.1. Взаимодействовать по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, с другими структурными подразделениями Учреждения, центральным аппаратом Федерального казначейства и территориальными органами Федерального казначейства.

3.1.2. Запрашивать и получать в структурных подразделениях Учреждения материалы, объяснения, документы и сведения, необходимые для выполнения задач и функций, возложенных на Отдел.

3.1.3. Заверять документы по личному составу, выдаваемые работникам Учреждения.

3.1.4. Получать поступающие в Учреждение документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе.

3.1.5. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Отдела.

4. Ответственность

4.1. Деятельность Отдела основана на принципах текущего планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов трудовой деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого работника Отдела за состояние дел на порученном участке и неисполнение (ненадлежащее исполнение) отдельных поручений.

Под ненадлежащим исполнением понимается несвоевременное и некачественное исполнение дел на порученном участке, отдельных поручений.

4. 2. Начальник Отдела и его заместители несут персональную ответственность за состояние антикоррупционной работы и соблюдение антикоррупционного законодательства Российской Федерации в Отделе.

4.3. На начальника Отдела возлагается персональная ответственность за:

4.3.1. Неэффективную организацию деятельности Отдела по исполнению задач и функций, возложенных на Отдел.

4.3.2. Неэффективную организацию в Отделе работы по своевременной и качественной подготовке документов.

4.3.3. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) Отделом нормативных актов Федерального казначейства, приказов, распоряжений и поручений руководства Учреждения, неисполнение (ненадлежащее исполнение) входящих документов.

4.3.4. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) им самим и работниками Отдела своих должностных обязанностей и Правил внутреннего трудового распорядка.

4.3.5. Ненадлежащее обеспечение сохранности имущества, находящегося в Отделе, и несоблюдение правил пожарной безопасности, производственной санитарии, неаккуратное обращение с материальными техническими средствами.

4.3.6. Несоответствие законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений и других документов.

4.3.7. Несоблюдение Отделом при ведении делопроизводства действующих правил и инструкций.

4.4. Каждый работник Отдела несет персональную ответственность за:

4.4.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.

4.4.2. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) нормативных актов Федерального казначейства, приказов, распоряжений и поручений руководства Учреждения, поручений начальника Отдела, неисполнение (ненадлежащее исполнение) входящих документов.

4.4.3. Недостоверность и правовую необоснованность исходящих документов.

4.4.4. Разглашение сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения, не составляющих государственную тайну.

4.4.5. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

4.4.6. Несоблюдение правил пожарной безопасности, производственной санитарии, неаккуратное обращение с материальными техническими средствами.

4.5. Работники Отдела могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной ответственности в случаях и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.

5. Внесение изменений

5.1. Начальник Отдела, по мере необходимости, вносит предложения директору Учреждения об изменении и дополнении Положения.

5.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом Учреждения.

Кадровые процедуры и документы

№	Документ	Комментарий
По основному месту работы
1	Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность
2	Фотография 3*4 (2 шт)
3	Трудовая книжка	Кроме сотрудников, оформляющихся на работу впервые
4	Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС)
5	Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
6	Документы воинского учета	Для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу
7	Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки (дипломы, сертификаты и пр. )
8	Справка о наличии (отсутствии) судимости	Для осуществления трудовой деятельности с несовершеннолетними или педагогической деятельности
9	Справка о прохождении флюорографии (срок действия справки 1 год), справка о прохождении первичного медицинского осмотра	В случаях, предусмотренных действующим законодательством
10	Справка об инвалидности, реабилитационная карта инвалида	При наличии
11	Документы, подтверждающие перемену фамилии, имени или отчества	В случае необходимости
12	Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы	Для предоставления стандартного налогового вычета передается в Управление бюджетного учета (кабинет 512 нового адм. корпуса)
13	Справка о заработке для расчета пособий с прежнего места работы	Передается в Управление бюджетного учета (кабинет 512 нового адм. корпуса) для работы с листком временной нетрудоспособности
По совместительству
1	Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность
2	Фотография 3*4 (2 шт)
3	Копия трудовой книжки, заверенная по основному месту работы — для подтверждения профессионального стажа работы НПР и других категорий сотрудников
4	Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС)
5	Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
6	Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки (дипломы, сертификаты и пр. )
7	Справка о наличии (отсутствии) судимости	Для осуществления трудовой деятельности с несовершеннолетними или педагогической деятельности
8	Справка с основного места работы с указанием характера работы и рабочего времени	При устройстве на работу с вредными условиями труда
9	Справка о прохождении флюорографии (срок действия справки 1 год), справка о прохождении первичного медицинского осмотра	В случаях, предусмотренных действующим законодательством
10	Справка об инвалидности, реабилитационная карта инвалида	При наличии
11	Справка об инвалидности, реабилитационная карта инвалида	При наличии
12	Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы	Для предоставления стандартного налогового вычета передается в Управление бюджетного учета (кабинет 512 нового административного корпуса).
13	Справка о заработке для расчета пособий с прежнего места работы	Передается в Управление бюджетного учета (кабинет 512 нового административного корпуса) для работы с листком временной нетрудоспособности

Россиянам разрешили оформляться на работу через интернет, не заходя в отдел кадров

10 Июня 2021 13:5010 Июн 2021 13:50 | Поделиться

Госдума приняла законопроект об электронном документообороте в первом чтении. Работодатель сможет сделать электронное подписание документов обязательным для всех сотрудников. Это не только удобно для взаимоотношений между работодателями и сотрудниками, но и открывает больше возможностей для удаленного трудоустройства.

Законопроект об электронном документообороте

Законопроект об электронном документообороте 16 июня 2021 г. принят Госдумой в первом чтении.

Теперь при оформлении на работу сотруднику можно просто пройти по ссылке для подписи всех документов онлайн, а работодателю больше не придется хранить документы на бумаге.

Как следует из пояснительной записки к законопроекту, сейчас работодатель самостоятельно выбирает бумажную или электронную форму ведения документов, связанных с работой. И нет законных оснований для оформления кадровых документов только в электронном виде (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и около 30 видов других документов).

Принятый Госдумой закон предусматривает обязательное введение работодателем электронного документооборота на всех работников, если менее пятидесяти процентов работников подали работодателю заявление об отказе на переход на электронный документооборот.

Госдума приняла в первом чтении законопроект об электронном документообороте, по которому работодатель сможет сделать электронное подписание документов обязательным для всех сотрудников

Законопроект создает больше возможностей для удаленного трудоустройства: соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы. Принятие законопроекта позволит им также оперативно получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя — необходимые сведения можно будет запросить через информационную систему, следует из пояснительной записки.

Как это работает

Для оформления на работу больше не требуется присутствие в офисе. Отдел кадров пришлет сотруднику ссылку на подписание документов, и он их подпишет с помощью электронной подписи (ЭП). Для заключения договоров и подписания документов будут использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и работника или усиленная неквалифицированная подпись работника документов в соответствии с требованиями ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно законопроекту, использовать для электронного документооборота можно будет либо собственную информационную систему компании, либо общую федеральную платформу «Работа в России».

Критика законопроекта

Комитет Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов по мониторингу практики применения Трудового кодекса в России высказал замечания к законопроекту об электронном документообороте. Комитет отметил, что для недопущения ущемления прав работников требуют проработки условия и порядок хранения документов в электронном виде. Для предотвращения утечек информации необходимо предусмотреть дополнительные требования к хранению документов либо установить эти требования на подзаконном уровне, отмечается комитетом.

Также Счетная палата считает, что законопроект предусматривает трансформацию возможности использования сотрудниками электронного подписания документов в обязанность. В заключении Счетной палаты отмечается, что, согласно № 439-ФЗ, сотрудник имеет право выбирать между «бумажной» и «электронной» трудовой книжкой и это право не зависит не от каких условий. По аналогии с этим должен работать и механизм электронного документооборота.

Нуждается в доработке положение законопроекта о безусловном праве работника направлять любые сообщения работодателю посредством платформы «Работа в России», поскольку данное положение обязывает всех работодателей осуществлять электронный документооборот с использованием указанной платформы, отмечается в заключении.

В России хотят цифровизировать социальную помощь. Что уже сделано государством?

Интеграция

Однако комитет Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов поддержал концепцию законопроекта и рекомендовал Госдуме принять его в первом чтении.

С комитетом согласен и Павел Катков владелец юридической компании «Катков и партнеры». «Одной из сложностей, которая может возникнуть при переводе сотрудников на электронный документооборот – это неготовность самих сотрудников к такому формату», — сказал он CNews. — «Законопроект решает этот вопрос довольно интересно: сотрудник вправе подать заявление об отказе от перехода на электронный документооборот, однако если таких сотрудников будет менее 50%, работодатель сможет принудительно перевести на него всех сотрудников, невзирая на отказ меньшинства».

Катков также отметил, что в законопроекте молчание сотрудников при решении вопроса о переходе на электронный документооборот приравнивают к согласию. «В известном смысле права работников можно считать нарушенными – по тексту законопроекта их “по умолчанию” считают согласными, а несогласных – принуждают, исходя из мнения большинства», — пояснил Катков.

Сложно ли будет перестроиться организациям: мнение эксперта

«Для малого и среднего бизнеса переход на электронный документооборот — достаточно типовой процесс, который можно завершить за три-четыре недели, — заявил CNews Иван Родионов, партнер Ernst&Young. —Экономический эффект достигается в основном за счет экономии на печати документов, времени и усилий на их обработку и ускорения документооборота. Основные затраты идут на ИТ-интеграцию, изменение процессов и услуги операторов электронного документооборота».

Для крупного бизнеса переход на электронный документооборот — уже большой проект, реализация которого как правило занимает один-два года и требует существенной перестройки бизнес-процессов и затрат на ИТ-интеграцию, отмечает Родионов. Однако за счет эффекта масштаба — проект перехода на электронный документооборот окупается в среднем за два-три года.

Среди сложностей перехода Родионов выделил значительные затраты на ИТ-интеграцию, перестройку бизнес-процессов и обучение персонала, необходимость наладить процесс использования различных видов электронных подписей, а также обеспечить безопасность и бесперебойность работы системы.

Кристина Холупова

Документы

Документы иностранного отдела

Полная информация о загранкомандировании и порядке приема иностранцев находится в разделе: «Иностранный отдел».

Перейти к документам

Показать

Документы Минобрнауки

Сведения для экспертной оценки результатов деятельности ИФЗ РАН (в соответствии с Распоряжением руководителя ФАНО России М.М. Котюкова от 25 апреля 2017 г. № 111)

Перейти к документам Минобрнауки

Показать

Положения о расходовании средств грантов в ИФЗ РАН

Форму договора на организацию конференции/экспедиции можно получить в ПФО.

Перейти к положению

Показать

Документы департамента закупок и договорных отношений

Документы и основные сведения о закупочной деятельности и договорных отношений института

Перейти к документам

Показать

Документы РАН

Основные направления и программы научных исследований государственных академий наук

Перейти к документам РАН

Показать

Фирменный стиль ИФЗ РАН

Документы доступны из внутренней сети института.

Показать

Бланки ИФЗ РАН

Бланки доступны из внутренней сети института.
В бланках используются особенные шрифты, представленные ниже. Чтобы установить данные шрифты, пройдите по одноимённым ссылкам, после скачивания и открытия файла шрифта нажмите «Установить».

Показать

Экспертиза публикаций

Экспертиза публикаций и сопутствующая информация

Показать

16 основных кадровых документов, необходимых каждому отделу кадров

Создание бизнеса включает множество этапов и требований, включая вопросы, связанные с налогами, медицинским страхованием, вознаграждением работника и т. Д. Одним из важнейших аспектов открытия бизнеса, о котором часто забывают, являются человеческие ресурсы.

Создание отдела кадров в вашей компании требует усилий и знаний и, в зависимости от размера и отрасли вашего бизнеса, может показаться непосильной задачей. В этой статье мы предоставим контрольный список спецификаций и элементов, которые вам понадобятся, чтобы убедиться, что у вас есть надежная система управления персоналом.

Что такое отдел кадров?

Отдел кадров управляет сотрудниками компании, включая набор, увольнение, обучение и всю документацию, связанную с наймом. Отдел кадров часто выполняет такие задачи, как просмотр резюме и приложений, составление расписания и проведение собеседований, найм и адаптация сотрудников, ведение файлов сотрудников, а также контроль за соблюдением принципов справедливого найма в компании и безопасностью на рабочем месте. Они также организуют политику льгот компании, такую ​​как страхование здоровья и жизни, пенсионные счета, начисление заработной платы и время отпуска.

Связано: Человеческие ресурсы: определение и как это работает

Зачем нужен отдел кадров

Главный интерес владельца бизнеса — это их чистая прибыль, поэтому на первый взгляд они могут подумать, что могут сэкономить деньги, выполняя свои обязанности по персоналу. Они будут очень неправы. Отдел кадров выходит далеко за рамки найма и увольнения сотрудников; Фактически, одна из основных задач отдела кадров — обеспечить максимальную рентабельность инвестиций для бизнеса своих сотрудников.

Другими словами, HR отвечает за поиск и найм людей, которые приносят компании больше денег, чем их трудоустройство. Отдел кадров также управляет всеми делами сотрудников, активно набирая, обеспечивая соблюдение правовых норм и многое другое, гарантируя наличие постоянного специализированного отдела.

Чем занимается отдел кадров?

Обязанности, выполняемые отделом кадров, включают:

Набор персонала

Набор сотрудников включает определение того, когда набор сотрудников необходим для каждого отдела, размещение должностных инструкций, собеседование и отбор новых сотрудников.За эти задачи обычно отвечает отдел кадров.

Прием на работу

Отдел кадров также разрабатывает графики ориентации для вновь нанятых сотрудников, а также планы и графики процессов для них.

Помощь сотрудникам

Сотрудники отдела кадров могут также создавать и реализовывать полезные программы для сотрудников, включая личные отпуска, уход за детьми, поощрения за выдающуюся работу и гибкий график.

Вознаграждения сотрудникам

Отдел кадров информирует сотрудников о новостях и обновлениях, касающихся жизни, медицинских или пенсионных пособий, отвечает на вопросы и помогает с заявлениями или формами заявлений.

Выступать в роли посредника

HR лучше всего известны своей посреднической способностью в тех случаях, когда для общения между сотрудниками или между сотрудниками и руководством требуется посредник. Они помогают прояснить общение и максимально легко разрешить конфликты для всех вовлеченных сторон.

Обучение и развитие

Этот отдел часто отвечает за периодическую организацию учебных занятий, занятий или курсов, чтобы гарантировать, что весь персонал надлежащим образом проинформирован и обучен таким вещам, как первая помощь, новое программное обеспечение и новые методики в полевых условиях.

Конфиденциальность данных сотрудников

Строго конфиденциальная информация, такая как контракты сотрудников, должностные инструкции и обязанности, записи о дисциплинах, отчеты о посещаемости, отчеты о производительности и документы IRS, находятся в ведении отдела кадров.

Соблюдение правовых норм

Трудовое законодательство, включая перерывы, сверхурочную работу, заработную плату и дискриминацию, находится в ведении отдела кадров. Отдел кадров обязан держать сотрудников в курсе местных и федеральных законов для обеспечения соблюдения.

Короче говоря, отдел кадров защищает интересы, имидж и успех компании со всех возможных сторон, обеспечивая соблюдение законов, выполняя административные обязанности и реализуя политику компании с максимальной эффективностью.

Связано: Управление человеческими ресурсами и их роль в поиске работы

Как создать отдел кадров

Ваш отдел кадров должен поддерживать и отражать желаемую культуру вашей компании.Выполните следующие шаги, чтобы создать отдел кадров, который соответствует потребностям вашей компании:

1. Создайте свою культуру

Определите, как вы хотите, чтобы культура и ценности вашей компании выглядели, четко определив, почему ваша компания существует, во что вы верите. и что вы видите в будущем компании. Вы можете спросить себя, почему квалифицированные специалисты предпочли бы работать на вас и остаться с вами, а не в другой компании. Используйте ответ на этот вопрос, чтобы сосредоточиться на раскрытии своей основной культуры.

2. Уравновешивайте личность и компетентность

Человек или люди, которых вы нанимаете для формирования своей HR-команды, должны будут понимать вашу желаемую культуру и даже влиться в нее, оставаясь при этом непревзойденно профессиональными. Это уникальное сочетание необходимо для набора сотрудников, которые хорошо впишутся в корпоративную культуру, а также принесут на эту должность необходимый опыт и навыки.

3. Четко определите, чего вы ожидаете от отдела кадров.

Как правило, ваш отдел кадров должен уметь обрабатывать как административные элементы, так и элементы, ориентированные на людей.Некоторые компании могут найти эти качества в одном человеке, но большинство выбирают метод «разделяй и властвуй».

Они делают это, имея команду, в которой человек или люди, которые сильны в административной части, сосредоточены на соблюдении, процедурах и администрировании, в то время как люди или люди, которые более сильны в ориентированной на людей стороне вещей, остаются сосредоточенными на найме , удержание и обучение. Независимо от своих повседневных обязанностей каждый человек в команде HR должен обладать хорошими коммуникативными навыками, чувством справедливости, дипломатии и четкой этики.

Документы, необходимые для управления персоналом

Каждому, кто когда-либо работал, был выдан справочник для сотрудников. Эти пакеты описывают практически любую конкретную политику и процедуру, о которых вы только можете подумать. В справочник компании обычно входят:

• Профили вакансий
• Организационная структура
• Штатный план
• Система отслеживания кандидатов
• Структура заработной платы
• Обзор компенсаций и льгот
• График отпусков
• Отпуск и надбавки на отпуск
• Миссия заявление / ведомость ценностей
• Показатели эффективности
• Отслеживание командировок и расходов
• Стандарты рабочего времени и посещаемости
• Дресс-код
• Политика выхода
• Обучение и развитие
• Должностные инструкции

Связано: Документация на рабочем месте

Инструменты для управления персоналом

Отдел кадров обычно обрабатывает больше информации и выполняет разнообразные задачи, чем любой другой отдел в компании.Большинство HR-отделов выполняют эти обязанности с помощью нескольких технологических инструментов, таких как перечисленные ниже, чтобы сделать работу немного более управляемой: Ответственные за обеспечение организованности и конфиденциальности, большинство отделов кадров используют комплексную систему управления человеческими ресурсами. Это программное обеспечение хранит такие данные, как записи и документация о сотрудниках, отслеживает отпуск и личное время, управляет льготами сотрудников, хранит оценки производительности и получает доступ к ведомостям заработной платы.Это программное обеспечение может агрегировать данные и создавать исчерпывающие отчеты для целей аудита, что было бы практически невозможно сделать вручную.

Рекрутинговое программное обеспечение

Рекрутинговое программное обеспечение используется для оптимизации процесса набора новых сотрудников. Используя программное обеспечение, специалисты по персоналу могут размещать объявления о вакансиях, собирать заявки, управлять кандидатами и многое другое. Эти программные решения экономят время, а также избавляют от необходимости отслеживать всю эту информацию вручную.

Решения для повышения эффективности

Когда руководители оценивают работу сотрудника, разрабатывается набор целей и вех, которые впоследствии отслеживаются в течение года специалистом по кадрам.HR может предоставить руководителям информацию и инструменты, которые помогут отслеживать прогресс сотрудников в течение этого периода и, таким образом, пересмотреть и скорректировать будущие цели.

Услуги по расчету заработной платы

Услуги по расчету заработной платы автоматически рассчитывают и обрабатывают платежные ведомости, часы, удержания, оплачиваемый отпуск и налоговые формы.

Платформы управления льготами

Эти решения могут делать больше, чем большинство доступных услуг по начислению заработной платы, с точки зрения администрирования и отслеживания льгот, управления пенсионными и страховыми планами, компенсационного страхования работников и других специальных льгот, которые некоторые компании предпочитают предлагать, например, скидки тарифные планы на телефонные звонки, часы работы в сообществе и многое другое.

Инструменты взаимодействия с сотрудниками

Эти инструменты могут дать представление о том, что вы можете сделать, чтобы поддерживать вовлеченность сотрудников. Программа отслеживает культуру вашей компании, позволяя вам узнавать и вознаграждать своих сотрудников, а также позволяет собирать анонимные отзывы от вашей команды, которые вы позже сможете использовать при разработке улучшений своей культуры и операций.

Цены и функции для каждого решения зависят от размера и потребностей вашей компании.

12 Требуются кадровые документы, необходимые для ведения вашего бизнеса

Сотрудники — это ключ к раскрытию истинного потенциала вашей компании, равно как и кадровые документы, необходимые для управления ими.Поскольку в этих документах записаны процедуры, политики, управление производительностью и нормативные требования, они составляют основу процесса бизнес-администрирования каждой компании. Надежная система управления кадровыми документами также обеспечивает эффективное и согласованное управление этими конфиденциальными документами.

Какие кадровые документы необходимы для стартапа / малого и среднего бизнеса?

От подбора персонала до управления персоналом, вот список важных документов, которые потребуются отделу кадров вашей компании:

Изложите свое предложение в кратком письме о намерениях

Письмо с предложением
Письмо с предложением описывает условия найма.Он отражает интерес работодателя к кандидату и используется, когда вам нужно подтвердить выбор человека для открытия вакансии.
Часть: Процесс найма
Ключевые элементы • Должность / Обозначение • График полной / неполной занятости (Тип возможностей и основной график работы) • Заработная плата (включая выплаты бонусов и другие стимулы) • Льготы • Собственный капитал (Включая разброс капитала.При использовании перехода на основе результатов следует уточнить право компании на разработку критериев эффективности) • Непредвиденные обстоятельства (Обычно предложение зависит от проверки перед приемом на работу и удовлетворительного доказательства права сотрудника на работу в стране)

Официально приветствуйте новых сотрудников с подтверждением назначения

Письмо о назначении
Письмо о назначении — это юридически обязательный документ, содержащий всю информацию, необходимую сотруднику для начала работы в компании. * Письмо о назначении отличается от трудового договора. Это доказательство того, что кандидат наконец-то принят на работу в компанию, тогда как трудовой договор является обязательным соглашением как для работодателя, так и для работника.
Часть: Процесс приема на работу
• Название и адрес вашей компании • Имя и адрес нового сотрудника • Обозначение • Информация о вознаграждении • Место работы • Компенсация и льготы • Сроки смены • Сведения о испытательном сроке • Обязанности и ответственность на рабочем месте • Основные результаты и ключевые показатели эффективности • Трудовой договор • Обязательство или заявление • Положение о прекращении действия • Подпись кандидата

Изучите правила вашей компании новым сотрудникам с помощью краткого справочника

Справочник сотрудника
Справочник сотрудника — Один из важнейших кадровых документов, Справочник, является официальным справочником для новых сотрудников.В нем изложены политики, стандарты и ожидаемые результаты. Без Справочника практически невозможно привлечь сотрудника к ответственности за соблюдение организационных норм, процедур и практики. Он также передает добровольные трудовые отношения между работниками и работодателем. Таким образом, компания должна иметь в досье подписанное справочное заявление на каждого сотрудника.
Часть: Процесс адаптации
• Ключевые политики в отношении сотрудников и занятости • Кодекс поведения и соответствующие стандарты • Компьютерная и технологическая политика • Ожидаемые результаты работы • Ограничения и запрет

Защитите конфиденциальную информацию вашей компании от неправомерного использования с помощью NDA

Соглашение о неразглашении информации (сотрудник)
NDA гарантирует, что сотрудники уважают предоставленную им конфиденциальную информацию и не используют ее во вред компании.
Часть: Соответствие | Включено в Справочник
• Идентификация сторон • Определение того, что считается конфиденциальным • Объем обязательства о конфиденциальности принимающей стороной • Исключения из режима конфиденциальности • Срок действия соглашение

« Чтобы выиграть рынок, вы должны сначала выиграть рабочее место .”

Дуг Конант — бывший генеральный директор Fortune 500, автор бестселлеров New York Times и основатель ConantLeadership.

Не позволяйте лучшим специалистам вашей компании присоединяться к вашим конкурентам с помощью NCA

Соглашение об отказе от конкуренции
Регулируемое законом NCA — это документ, используемый для обеспечения того, чтобы сотрудник не работал на прямого конкурента в течение определенного периода после увольнения с работодателя.Соглашения об отсутствии конкуренции ценны для работодателей не только потому, что они защищают от потери талантливых людей, но и потому, что они могут обеспечить дополнительную защиту конфиденциальной информации компании, такой как списки клиентов или коммерческие тайны. Хотя физическое лицо не может работать в конкурирующей компании в той же отрасли, нет ограничений на поиск работы в совершенно другой сфере (например, руководитель оборонной компании может работать в университете)
Часть: Соответствие | Включено в Справочник
• Тип занятости • Продолжительность (которую человек должен подождать, прежде чем найти работу в той же отрасли) • Географическое положение • Указанные конкуренты

Обеспечение прозрачности доходов сотрудников с помощью точных платежных ведомостей

Квитанция о заработной плате
Выдается после каждой зарплаты и содержит подробный список компонентов заработной платы человека и конкретные данные о занятости.Он также известен как квитанция о заработной плате, квитанция о заработной плате или квитанция о зарплате.
Часть: Компенсация и льготы
• Заработная плата брутто (почасовая оплата брутто = количество отработанных часов в период оплаты x почасовая ставка) • Удерживаемые федеральные налоги • Удерживаемые налоги штата • Удерживаются местные налоги (в городских районах, таких как Нью-Йорк, установлены собственные местные налоги) • Отчисления по страховке пособий (Здоровье, жизнь, зрение, стоматология и т. Д.)) • FICA (Взнос в Medicare и социальное обеспечение) • Взнос в пенсионный план или пенсионный план (Пример: 401k, 403b или пенсия) • Увеличение заработной платы (удержанная сумма для погашения выплаты долга работникам) • Net Pay

Отслеживайте эффективность своей рабочей силы с помощью удобного расписания

Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени — это важная запись управления кадровыми документами, используемая для отслеживания количества времени, затрачиваемого человеком на выполнение работы.Он считается юридическим документом, поскольку является источником расчетных операций и выставления счетов клиентам. Он также служит правовой основой для обеспечения получения сотрудниками положенных им компенсаций и льгот.
Часть: Управление персоналом
• Идентификация сотрудника • Информация о деятельности • Время и дата выставления счета • Прочие соображения

Определите ценность, внесенную вашими сотрудниками, с помощью Лист экспертизы

Лист служебной аттестации
В нем отражены важнейшие элементы производительности и продуктивности человека за определенный период.Это помогает членам команды развиваться в их ролях и позволяет организации определять возможности, которые повысят эффективность.
Часть: Управление персоналом
• Определенные цели и задачи • Конфигурации KRA • Общий рейтинг задач • Прогресс в достижении целей • Анализ и отзывы • План повышения эффективности • Компенсации и Награды

Награждайте лучших сотрудников мотивационным письмом об оценке

Сертификат аттестации сотрудника
Также известный как оценочное письмо, он помогает оценить успешность работы человека в компании.Это также помогает организации предоставлять отзывы о работе членов команды для дальнейшего развития их профессиональной карьеры.
Часть: Управление персоналом
• Критерии эффективности • Всего шкалы оценок • Отзывы и комментарии • Особенности вознаграждений и признания

Спроектируйте беспристрастный подход вашей компании с помощью Документ EEO

Политика равных возможностей при трудоустройстве
Политический документ помогает компаниям определить свою позицию в отношении законов о EEO и обеспечить справедливость на рабочем месте.
Часть: Политика организации
• Сфера действия • Элементы политики • Заявление о политике • Действия • Процедура рассмотрения жалоб • Дисциплинарные последствия

-стресс с льготным отпуском

Оплачиваемый отпуск
Оплачиваемый отпуск (PTO) является важной частью политики компании в отношении отпусков в США.Это оплачиваемый отпуск, предназначенный для сотрудников, который можно использовать для отпуска, восстановления или личного времени. Политика PTO для малых предприятий в пределах географической области относительно проста и должна охватывать ключевые элементы, перечисленные ниже.
Часть: Политики организации
• Конкретный PTO, выделенный сотруднику • Квалификационные требования • Спецификации использования • Спецификация заработанного, предварительно загруженного или начисленного PTO (дни или часы) • Процедуры планирования • Технические требования к переносу или выплате • Соблюдение любых государственных и местных нормативных требований в отношении отпусков по болезни

Попрощайтесь с членами вашей команды веселым письмом об освобождении от ответственности

Письмо об освобождении от ответственности
Письмо об освобождении от ответственности — это официальное сообщение между компанией и сотрудниками в ответ на их письмо об увольнении.
Часть: Управление персоналом
• Имя и должность сотрудника • Дата подачи заявления об отставке • Дата принятия отставки • Дата освобождения от ответственности • Дата полного и окончательного расчета • Благодарность и признание

Хроника кадрового документооборота

Г-жа Сандра Поллок, отвечающая за управление персоналом, хочет расширить свой стартап в сфере пищевых технологий.Ей требуется привлечь 20 новых сотрудников, а это непростая задача. Новичок в этой должности, она пыталась выяснить основные документы, необходимые для найма, адаптации и управления новобранцами.

История продолжается…

Хотя это некоторые из обязательных документов, стоит иметь при себе гораздо больше таких документов. Однако, работая в сжатые сроки, г-жа Поллок обнаружила, что управление ими может быть проблемой. Ошибки при создании, совместном использовании и управлении этими документами влияют на опыт кандидата и могут отрицательно сказаться на компании.И г-жа Поллок не хочет идти на компромисс в отношении опыта кандидата и рискует потерять лучших кандидатов. Итак, какое решение?

Организации, которые инвестируют в сильный опыт кандидатов, улучшают качество своих новых сотрудников на 70%

Glassdoor

Система документооборота нового поколения — идеальное решение!

Надежная система управления кадровыми документами имеет множество преимуществ и помогает отделу кадров следующим образом:

Путь Revv

Инвестиции в программное обеспечение для управления документами принесли ей большую выгоду.Поллок. Используя редактируемые шаблоны, она смогла быстро создать персонализированные письма с предложениями. Не имея отдельного инструмента для обмена документами с кандидатами, она могла собрать их информацию и сохранить ее в одном месте. Сделав весь процесс быстрым и эффективным, Revv также помог улучшить качество обслуживания кандидатов.

Заключение

Кадровые документы, начиная с процедур, политик, управления производительностью и законодательных норм, составляют основу административного процесса каждой компании.Управление этими документами может стать проблемой для отдела кадров. Отсутствие надежной системы для их создания и отслеживания может привести к ошибкам и неправильному управлению, что повлияет на опыт кандидата. HR-команды и специалисты, стремящиеся повысить производительность и эффективность, могут положиться на систему управления кадровой документацией. Он упрощает трудоемкий процесс составления, совместного использования, просмотра и управления всеми типами бизнес-документов, а также с апломбом решает фактор масштабируемости.

Создаете HR-отдел вашего стартапа? Вот библиотека бесплатных настраиваемых шаблонов, которые помогут вам начать работу.

От малого и среднего бизнеса до стартапов — вот блог, в котором представлены 20 основных документов, которые вам нужны для вашего бизнеса.

Управление документами HR | eFileCabinet

Рабочий процесс

Скорее всего, вы работаете с большим количеством повторяющихся кадровых документов по повторяющимся шаблонам. Этот процесс, вероятно, выдержал бы некоторую автоматизацию. Автоматизированные рабочие процессы сэкономят вам много рабочего времени, поскольку документы автоматически перенаправляются от создания / совместной работы, редактирования и управления версиями к оценке и утверждению.

С точки зрения бизнеса, «рабочий процесс» может относиться к любому контролируемому и повторяемому шаблону процессов, через которые проходит проект, чтобы достичь своего завершения. В управлении документами «рабочий процесс» относится к тому, как документы перемещаются в организации.

С Rubex вы можете разрабатывать настолько простые или сложные рабочие процессы, насколько этого требует ваш отдел кадров. Вы также можете установить несколько рабочих процессов, что упростит планирование автоматической маршрутизации файлов для различных типов кадровых документов, которые вы создаете или получаете на регулярной основе.Думайте об этом как об автоматическом управлении документами.

Наши процессы автоматизации документооборота облегчат вашу работу.

Зональный OCR

Если вы работаете с большим количеством форм кадровых документов (а мы знаем, что вы это делаете), зональное распознавание текста подобно найму сверхбыстрого и сверхэффективного виртуального помощника, специализирующегося на вводе данных. Использование базового OCR — оптического распознавания символов — Zonal OCR распознает и автоматически заполняет данные за вас. Он даже автоматически сохраняет кадровый документ в Rubex.Настроить зональное распознавание текста просто — это займет меньше времени, чем обучение нового сотрудника вводу данных. Это также значительно упрощает управление кадровой документацией.

Работайте откуда угодно

Rubex — это система SaaS, работающая из облака. Это означает, что вы можете использовать Rubex практически с любого устройства с подключением к Интернету. Доступ к Rubex через веб-браузер, настольное приложение (ПК / Mac) или мобильное приложение (iOS / Android). Протоколы безопасности позволяют спокойно работать в сети. Шифрование означает, что вы можете подключаться без компромиссов и выполнять свою работу из офиса, дома или в дороге.

9 основных документов для создания вашего отдела кадров

В ЭТОЙ СТАТЬЕ

Создаете отдел кадров и не знаете, с чего начать? Начните здесь!

• Узнайте о 9 основных HR-документах, необходимых для вашего стартапа, почему они важны и как начать работу с каждым из них.
• Получите бесплатно загружаемые и настраиваемые шаблоны, написанные на простом английском языке и систематизированные для удобства чтения.

Итог

При создании отдела кадров с нуля имеет смысл расставить приоритеты. Вот что вошло в наш топ-9 списка ключевых кадровых документов, перечисленных в приоритетной последовательности:

№1. Договоры трудового договора

Что это?

Контракт, подписанный органом, подписывающим компанию, и сотрудником, который письменно документирует ключевые условия трудовых отношений.

Почему это важно

• Это самый важный документ CYA в вашем отделе кадров.Это ваша свадьба, когда медовый месяц закончился и дела пошли плохо.
• Разъясняет, что можно и чего нельзя делать во время и после трудоустройства, особенно если трудовой договор включает положения о недопустимости конкуренции, конфиденциальности и диффамации.

С чего начать

• Проконсультируйтесь с юристом по трудоустройству, специализирующимся в вашей отрасли, для создания шаблонов трудового договора, которые будут повторно использоваться в вашем отделе кадров. Трудовые договоры различаются в зависимости от отрасли и типа сотрудников.Например, трудовой договор продавца может включать важные положения о структуре комиссионных. В трудовом договоре строителя будут указаны положения о безопасности.

№2. Справочник сотрудника

Что это?

Это руководство, в котором объясняются основные кадровые ресурсы и программы компании, а также политики и процедуры. Отделы кадров часто используют справочник для сотрудников, чтобы защитить себя от судебных исков, таких как неправомерные иски об увольнении.

Почему это важно

• Создает «свод правил», который устанавливает кодекс поведения для сотрудников и сообщает руководящие принципы того, что приемлемо и неприемлемо на рабочем месте
• Подписывая руководство для сотрудников, сотрудник соглашается соблюдать установленные правила, которые помогают предотвращать NOTMIC на рабочем месте (никто не сказал мне, что я не могу)
• Обеспечивает защиту сотрудников от менеджеров Аттилы-гуннов и трудных сотрудников, когда все понимают ожидаемое поведение и последствия несоблюдения правил
• Разъясняет ожидания как компании, так и сотрудника
• Ускоряет ориентацию и исключает сотрудников, задающих в отдел кадров те же вопросы и получающих другой ответ
• Часто используется в качестве дополнения к трудовым договорам и часто подписывается сотрудником ежегодно.

С чего начать

• Ускоренная версия:
  • На самом деле большинство тем руководства для сотрудников, которые защищают компанию, одинаковы для большинства компаний в одной юрисдикции. Купите шаблон руководства для сотрудников у поставщика с хорошей репутацией и запустите политики, которые защитят вас как работодателя .
• Более точная версия:
  • Наймите консультанта по персоналу (дорого) или юриста по трудоустройству (очень дорого), чтобы разработать руководство для сотрудников.

№3. Должностные инструкции

Что это?

Это письменное изложение обязанностей, ответственности и других факторов успеха, связанных с каждой уникальной должностью.

Почему это важно

• Это ключевой документ для вашего отдела кадров и фундамент, на котором построены № 4 и № 5
• Обеспечивает ясность в отношении трудовых договоров, испытательных периодов и текущего управления эффективностью
• Используется для сравнения с внутренними и внешними позициями для определения справедливой рыночной стоимости и заработной платы за работу
• Используется для обобщения структуры компании в организационной диаграмме

С чего начать

• Ускоренная версия:
  • Отправьте форму описания должности всем сотрудникам с указанием срока и инструкций по заполнению
  • Формы рассмотрены линейными руководителями и утверждены
  • Формы отправляются в HR или de facto HR
• Менее предвзятая и более точная версия:
  • Внутренний профессиональный консультант по персоналу или внешний консультант по персоналу для проведения собеседований по оценке работы для каждой должности на основе выбранных критериев

Бесплатные кадровые ресурсы

Загрузите бесплатный редактируемый шаблон формы описания должности , который включает документ с инструкциями для руководителей и сотрудников

№4.Процесс найма

Что это?

Это документированный процесс вашего отдела кадров, связанный со следующими функциями управления персоналом:

• уточнение позиции
• реклама позиции
• интервью
• отслеживание заявителей
• проводит проверку рекомендаций для потенциальных новых сотрудников.

Привлечение новых талантов всегда является приоритетом, а делать это хорошо — непросто. Документированный процесс предоставляет вашему отделу кадров и менеджерам по найму пошаговые процедуры и доступ к дополнительным стандартизованным ресурсам, таким как формы, руководства для менеджеров и электронные таблицы.

Почему это важно

• Согласованность — все проходят один и тот же процесс
• Ясность — ответственность, подотчетность и контрольные списки определены для каждого действия. Все понимают роль HR и менеджера по найму играют в процессе найма
• Полнота — шаги не дублируются и не пропускаются
• Комплексная проверка — Менеджеры по персоналу / найму делают домашнюю работу перед открытием новой должности и наймом последнего кандидата
• Профессионализм — вы создаете правильное первое впечатление о своей компании и должным образом относитесь к соискателям и кандидатам
• Соответствие — вы соблюдаете законодательные требования и стандарты занятости
• Обучение — Часто менеджеры не имеют опыта найма новых сотрудников, и многие могут не признать этого.Таким образом, им и не нужно!

С чего начать

• Определите, задокументируйте и сообщите о своих процессах приема на работу и найма, которые могут быть использованы любым сотрудником вашей компании, которому необходимо привлечь нового сотрудника

Бесплатные кадровые ресурсы

Наборы инструментов и бесплатные шаблоны для создания процесса найма

№5. Управление производительностью и недобровольное увольнение

Что это?

Управление сотрудниками производительность и наставничество сотрудников — фундаментальная часть работы менеджера в следующих 4 областях:

• Испытательный срок
• Годовые обзоры результативности
• Планы повышения эффективности
• Вынужденное увольнение

Он предоставляет менеджерам структуру, которая помогает им управлять и поддерживать самый дорогой актив в вашей компании: сотрудников.

Почему это важно

Менеджеры привносят свой собственный опыт (или его отсутствие) в свою работу и интерпретируют свою роль и ответственность в управлении производительностью на основе этого опыта. Без общего руководства и четко сформулированных ожиданий у вас не будет последовательных практик или результатов.

• Предоставьте руководителям справочную информацию о том, как сотрудник управляет производительностью в вашей компании.
• Установите ожидания в отношении ответственности менеджеров за соблюдение подхода и процессов, которые он описывает.

С чего начать

Это сложный вопрос. Создание 4 систем управления производительностью с нуля и обеспечение их интеграции и согласованности — сложная задача.

Мы стараемся не быть корыстными при написании этих статей, но в этом случае мы настоятельно рекомендуем взглянуть на Free HR Resources ниже, чтобы получить доступ к премиальным HR-формам и руководствам, которые предварительно написаны на простом английском языке. для ваших менеджеров и сотрудников. Это самый быстрый и простой способ внедрить вашу систему управления производительностью.

Бесплатные кадровые ресурсы

Примеры проверки эффективности

№6. Руководства для менеджеров

Что это?

Документы, доступные вашим менеджерам, которые содержат подробные процедуры, ресурсы и практическую информацию по темам управления персоналом, которые влияют на менеджеров, например, наем персонала и управление производительностью.

Почему это важно

• Предоставляет вашим менеджерам пошаговые инструкции, чтобы они знали, что делать, когда и как.
• Устраняет неопытного менеджера, который должен приходить к руководству с просьбой о помощи — потому что очень часто они просто этого не делают.
• Гарантирует, что все менеджеры выполняют программы управления персоналом одинаково.
• Гиды становятся «хорошими полицейскими», когда менеджеры слишком суровы, или «плохими полицейскими», когда они слишком мягки.
• Защищает вашу компанию, когда менеджеры понимают ограничения, связанные с большинством кадровых вопросов.
• Обучает ваших менеджеров и сообщает, как вы хотите, чтобы дела выполнялись.
• Гарантирует, что менеджеры придерживаются вашей культуры и ценностей.

С чего начать

• Наймите специалиста по персоналу или консультанта по персоналу, чтобы он поговорил с вами о вашей философии трудоустройства, чтобы составить соответствующие руководства для вашего менеджера.

Бесплатные кадровые ресурсы

Просмотр списка руководств для менеджеров. Просмотрите все руководства для менеджеров и загрузите любое редактируемое руководство или документ по вашему выбору.

№7. Система учета рабочего времени

Что это?

Система, которая регистрирует, отслеживает и сообщает о рабочих часах сотрудников вне установленного рабочего времени — обычно сверхурочные для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, и отсутствия.

Почему это важно

Когда сотруднику платят за неиспользованное время, компания не получает взамен продуктивности. Оплачиваемые отсутствия на работе представляют собой расходы для компании, и их необходимо отслеживать:

• Чтобы сократить годовой банк вознаграждений сотрудника за оплачиваемые отсутствия на работе, чтобы точно отразить уменьшение ответственности. Если сотрудник берет двухдневный отпуск, и это отсутствие не регистрируется, они остаются в бухгалтерских книгах компании в качестве обязательства, подлежащего выплате либо в качестве дополнительного отгула, либо в качестве выплаты при увольнении сотрудника из компании.Помните, что 5 дней оплачиваемого отсутствия равны 2% от заработной платы. Не мелочь для малого бизнеса.
• Для отслеживания непроизводительных расходов сотрудников, таких как отсутствие в связи с обучением или больничных, и составление отчетов о них.
• Для отслеживания дополнительных часов, отработанных сотрудниками в целях оплаты сверхурочных.
• Руководителям и сотрудникам необходим доступ к остаткам времени на отпуск и по болезни, чтобы соответствующим образом планировать отпуск.
• Если пропуски становятся чрезмерными, менеджеры могут исправить ситуацию с помощью исторических данных.
• Система учета рабочего времени вашего отдела кадров почти полностью исключает распространенный сценарий возвращения сотрудника к работодателю после того, как он уволился из компании, чтобы потребовать сверхурочной работы. Ответственность за внедрение системы учета рабочего времени лежит на работодателе, в противном случае записи сотрудника на бумажной салфетке не имеют никакого значения.

С чего начать

• Все провайдеры заработной платы имеют систему для ввода отчетов о времени исключения.Сложная часть не записывать это с поставщиком заработной платы, а документировать часы исключения сотрудника, получать подпись и передавать эти часы в расчетную ведомость.
• В зависимости от размера и типа вашего малого бизнеса назначьте администраторов, которые будут отвечать за регистрацию часов исключений для сотрудников для каждого отдела и за получение подписей сотрудников для каждого раза в две недели, каждую неделю или месяц. Это можно сохранить в виде электронной таблицы и распечатать, или с помощью табелей учета рабочего времени.

№ 8. Данные и отчетность сотрудников

Что это?

Запись, ведение и отчетность по данным сотрудников.

Почему это важно

По мере роста вашей компании способность вашего отдела кадров быстро и точно получать доступ к информации о сотрудниках становится критически важной. Почему? Поскольку генеральный директор и высшее руководство службы захотят знать, сколько у вас сотрудников ( штат ), сколько сотрудников покидают компанию (текучесть кадров), сколько сотрудников активно, неактивно, в отпуске и т. Д., стоимость компенсации и частота смены персонала; то есть трансферы, акции, переезды.

Руководство анализирует данные о сотрудниках, чтобы принимать обоснованные кадровые решения.

С чего начать

Вы можете легко включить все данные о сотрудниках в один документ — книгу Excel. Это позволяет вам быстро отвечать на запросы о предоставлении информации, а также анализировать данные и составлять отчеты по ним. Это заставляет вас выглядеть бизнес-аналитиком, которым вы являетесь! Развернув Excel в качестве «базы данных» сотрудников, вы сэкономите компании деньги на системах, которые могут быть слишком большими или громоздкими для ее размера.

1. Начните с вашего платежного ведомства. Загрузите текущие доступные данные, такие как имя сотрудника, зарплата, дата найма, и создайте электронную таблицу Excel.
2. Создайте форму с другими необходимыми актуальными данными о сотрудниках. Например: контакты для экстренных случаев, уровень образования. Распространите среди сотрудников и введите данные.
3. Дополните данные информацией о персонале, такой как менеджер сотрудника, отдел, статус занятости, рейтинг последней проверки эффективности или что-нибудь, о чем вы или ваша управленческая команда считаете необходимым сообщить.

№ 9. Веб-страницы карьеры

Что это?

Хорошо, это не кадровый документ, но это важный элемент контента для вашего отдела кадров.

Это страница или страницы на веб-сайте вашей компании, рекламирующие себя как работодателя для привлечения людей, которых вы ищете, для работы в вашей компании. Думайте о своем разделе «Карьера» на своем веб-сайте как о микро-сайте, принадлежащем HR. Это не всегда должно отражать бренд ваших продуктов или услуг.Вы рекламируете себя как работодатель, а не как поставщик товаров или услуг. Раздел «Карьера» должен говорить с вашей аудиторией потенциальных сотрудников.

Почему это важно

• Он демонстрирует вашу открытую позицию и дает возможность заявить о себе как о хорошем работодателе.
• Управляет ожиданиями потенциальных сотрудников и помогает дисквалифицировать людей, которые не соответствуют вашей культуре.
• Разъясняет механизм подачи заявления о приеме на работу.

С чего начать

• Определите вашу добавленную стоимость как работодателя и то, что вы хотите сообщить потенциальным сотрудникам. Будь честным! Это не лучшее место для дыма и зеркал.
• Работайте со своей командой по маркетингу или веб-разработке, чтобы создать свои страницы карьеры

Бесплатные кадровые ресурсы

Подпишитесь на бесплатную пробную версию ConnectsUs и приступайте к ознакомлению с комплектом. Тур включает страницу, на которой обсуждается создание веб-страниц, посвященных вашей карьере.

Как только эти документы будут готовы, у вас будет прочная основа для вашего отдела кадров, на которой можно будет строить. Вы также можете узнать о кадровых документах и ​​шаблонах, специально сгруппированных для создания отдела кадров .

---

СВЯЗАННАЯ СТАТЬЯ: Узнайте, есть ли у вас все необходимое для внедрения HR.

---

Ариан Лэрд — генеральный директор и основатель ConnectsUs HR, компании, которая предоставляет инструменты и ресурсы для быстрого создания отдела кадров.
Вы можете связаться с ней напрямую из раскрывающегося меню Тип запроса.

---

Документы и политика отдела кадров

Отдел кадров играет важную роль в стратегическом согласовании бизнес-администрирования всей организации. За последние несколько лет HR стал основой организаций. Человеческие ресурсы играют важную роль в разработке стратегии компании, а также в управлении деятельностью организации, ориентированной на сотрудников.Чтобы обеспечить бесперебойное бизнес-администрирование и надежность системы внутреннего контроля, каждый HR должен разработать политику, которая поможет людям получать рекомендации и документировать все действия и события, связанные с организацией.

Кадровые документы служат доказательством или свидетельством и играют очень важную роль, поскольку эти документы описывают процессы и процедуры каждого вида деятельности HR, на которые, в случае сомнений, сотрудники отдела кадров могут на более позднем этапе сослаться. Кроме того, при смене менеджеров в организации эта документация пригодится новому руководителю, чтобы узнать о членах команды отдела.Даже кадровая смена кадров. Вновь назначенному персоналу может потребоваться обратиться к документам, когда необходимо принять решения о повышении по службе, переводе или даже о каких-либо дисциплинарных мерах.

Теперь мы перечислим документы и политики, которые HR должен задокументировать. Документы в качестве HR в различных ролях:

Растущая жестокая конкуренция за людей, обладающих необходимыми знаниями, навыками и опытом, превратила эту работу в войну. Ожидается, что менеджеры по персоналу будут использовать свой опыт с пользой, прокладывая прибыльный карьерный путь новым сотрудникам, не увеличивая при этом финансовое бремя для компании.Процесс найма состоит из множества этапов, таких как выбор кандидата, собеседование, отбор, отбор, введение в должность и, наконец, адаптация выбранного кандидата с вариациями в соответствии с иерархией. Документация по найму рабочей силы должна выполняться после консультаций с руководителями предприятий / отделов.

Все эти процессы необходимо фиксировать в официальных документах, чтобы отслеживать, как и куда идет процесс. Для процесса найма необходимо оформить различные документы в зависимости от требований профиля должности.Некоторые из них следующие.

Описание работы
Трекер найма
Форма оценки кандидата
Справочное руководство и справочная информация
Письмо с предложением
Формальности при приеме на работу
Трудовой договор и контракт

Профиль работы:

Документация профиля должности организации является обязательной для отдела кадров . Он дает подробное объяснение каждой работы с отделом и линией иерархии. Это помогает персоналу отдела кадров иметь четкое представление о потребностях конкретной работы.Они могут разработать документ, консультируясь с линейными руководителями или органами отчетности.

Справочник сотрудника:

Справочник сотрудника также известен как руководство для сотрудников, справочник для персонала или руководство по политике компании. Это руководство, в котором перечислены политики и процедуры, в руководство добавлена ​​юридическая информация, такая как политика найма, политика противодействия преследованию, а также ожидаемый уровень безопасности сотрудников в организации. Как правило, его выдают сотруднику в первый день приема на работу.Это помогает новым сотрудникам узнать о правилах, политике, культуре и ценностях компании.

Документы по служебной аттестации :

Система управления эффективностью является ключевой движущей силой производительности, развития, вознаграждений и наград сотрудников, что делает оценку неотъемлемой частью системы компании. Создание стандартизированного и единообразного формата для определения производительности и постановки целей для сотрудников разных уровней. В идеале служебная аттестация проводится два или три раза в год, и ежегодная оценка определяет совокупность параметров.

Ниже приведены некоторые из документов оценки эффективности:

Процесс управления эффективностью
Форма самооценки сотрудника
Обзор эффективности
Рейтинги удовлетворенности сотрудников
План повышения производительности
Письмо об оценке эффективности
Письмо с предупреждением о производительности
KRA

Отпуск и посещаемость:

Отпуск и посещаемость сотрудника так же важны, как и его зарплата, и льготы для него, и они напрямую связаны с его компенсацией и оценками.HR должна разработать хорошо структурированную систему отпусков с учетом праздников и религиозных настроений сотрудников. Организации предпочитают оставлять два отпуска в году в качестве необязательных выходных, когда сотрудники могут корректировать праздничные дни по своему усмотрению. Все связанные документы должны быть задокументированы HR.

Сотрудник Вознаграждение и льготы Документация:

Каждый сотрудник ожидает возврата своих взносов. Это предоставляется в виде пакета в виде заработной платы, льгот и других льгот.Не должно быть недоразумений или ошибок в том, что дает работодатель и чего ожидает от работника. Компенсация определяется во время найма сотрудником отдела кадров и передается до того, как сотрудник присоединится к организации. Они должны быть задокументированы, чтобы защитить себя от судебных исков, таких как иски о неправомерном расторжении договора.

Модуль вознаграждения сотрудников содержит следующие документы:

Структура заработной платы
Компоненты компенсационного пакета
Расчет бонуса
Расчет приращения
Расчет TDS
Выписки по заработной плате
Декларация ITR

PulseHRM — это модульное комплексное облачное программное обеспечение HRMS. Полное программное обеспечение для расчета заработной платы, синхронизированное с мобильным приложением, биометрическими устройствами и резервным фондом

Нажмите здесь , чтобы узнать больше

Законодательный Документы:

Ведение основных обязательных записей документов имеет большое значение для удовлетворения целей раскрытия информации.Изменения в этом законодательстве, внесенные руководящими органами, необходимо время от времени обновлять. Согласование с финансовым отделом будет полезно для отдела кадров, чтобы также обновлять HRMS. Ведение таких записей помогает гарантировать систематичность деятельности предприятия.

Ниже приведены важные нормативные документы, которые должна вести организация:

PF, ESIC и MWLF
Новый потолок заработной платы CESIC
Максимальный потолок заработной платы в соответствии с Законом EPF
Закон о выплате чаевых
Профессиональный налог
Законодательные формы
Правила для законодательных норм Отчисления Освобождения Требования-Заработная плата

Обучение и развитие:

Обучение и развитие — это первый шаг, который HR делает для улучшения роста организации.Когда HR нанимает сотрудника, помимо образовательной квалификации, сотрудник может принести опыт с предыдущей работы или, если он посвежее, то его нужно обучить. Некоторым существующим сотрудникам может потребоваться отточить свои навыки или могут потребоваться определенные навыки для выполнения своих рабочих ролей. Часто менеджеры рекомендуют пройти обучение во время аттестации.
Обучение обеспечивает согласованность, оценку и развитие сотрудников, чтобы идти в ногу с целями компании. Обучение — это узкоспециализированная сфера деятельности любого отдела кадров, и здесь необходимо определить цели, установить, реализовать процессы и измерить результаты.

Важный контрольный список для обучения:

Руководства по обучению
Календарь обучения и подходящие занятия для сотрудников
Анализ потребности в обучении.
Форма оценки обучения
Форма заявки на обучение
Отчет об оценке эффективности как исходный материал для обучения
Учебный материал.

Дисциплинарные меры:

Сотрудники отдела кадров должны сформулировать документы и политику для различных дисциплинарных мер, которые могут потребоваться в случае любых сексуальных домогательств, неправомерных действий, мошенничества и т. Д.Сотрудники отдела кадров часто документируют справочник для сотрудников с юридической информацией, например, с политикой найма, политикой противодействия преследованию, а также с ожидаемым уровнем безопасности сотрудников в организации. Дисциплинарные меры в виде устного предупреждения, письменного предупреждения, отстранения, утраты привилегий. переводы или увольнение могут быть неудобными как для сотрудника, так и для менеджера.

Все эти предупреждения должны быть готовы в форме шаблона, чтобы не тратить много времени на их обдумывание.

Увольнение сотрудников и правила:

Сотрудник может покинуть компанию по разным причинам, от неприспособленности к культуре работы до получения лучших возможностей в другом месте. В некоторых случаях они могли быть прерваны из-за низкой производительности. У HR должны быть политики и документы для управления процессом увольнения сотрудников, когда сотрудник увольняется, увольняется или увольняется. Работодатель должен следовать определенной процедуре, указанной в процессе выхода из компании, чтобы обеспечить плавный процесс как для работодателя, так и для работника.

Ниже приведены важные кадровые документы, которые пригодятся в процессе выхода:

Формальности при увольнении
Шаблоны писем об освобождении
Собеседование при выходе
Форма разрешения — активы, принадлежащие организации
Полный и окончательный расчет

Инициативы по вовлечению сотрудников:

Персонал отдела кадров прилагает много усилий для выбора подходящего сотрудника на должность в компании, что также включает в себя финансовую нагрузку.Когда текучесть кадров высока, это увеличивает нагрузку на команду, отдел, компанию, а также на клиентов или поставщиков. Инициативы по вовлечению сотрудников, запланированные HR для объединения людей, также делают рабочее место увлекательным, полезным и увлекательным.

Поскольку это непрерывный процесс, как и любая другая деятельность, HR должен исследовать и документировать идеи взаимодействия с сотрудниками вместе с отзывами о ранее проведенных мероприятиях.

PulseHRM включает большинство аспектов управления персоналом, охватывающих весь жизненный цикл сотрудника в организации от найма до управления производительностью и уходом, а также все, что между ними, от документооборота до управления активами.Получите бесплатную демоверсию здесь. Переключитесь сейчас, нажав здесь.

Создание отдела кадров с нуля

Обзор

Процесс, который принимает организация при создании отдела кадров, различается в зависимости от того, является ли организация совершенно новой или существует ли она в течение некоторого времени и только сейчас добавление отдела кадров. Кроме того, проблемы и опасения, связанные с созданием отдела кадров, зависят от текущего размера и ожидаемого роста организации, объема поддержки и инфраструктуры, которая уже существует, отрасли, а также видения и культуры организации.В этой статье дается общий обзор областей и вопросов, которые работодатель должен учитывать при построении HR-отдела с нуля, включая следующие:

• Кадровый план HR.
• Кадровый бюджет.
• Налоговые обязательства.
• Система расчета заработной платы / администрирование.
• Кадровый план компании.
• Должностные инструкции.
• Структура оплаты труда.
• Льготные планы.
• Справочник сотрудника.
• Техника безопасности.
• Плакаты по трудоустройству.
• Порядок приема на работу.
• Кадровое дело.
• Процесс оценки эффективности.

В существующей организации шаги по внедрению HR-отдела могут совпадать с созданием функции с нуля, в зависимости от требований соответствия, существующей кадровой политики и того, что является причиной необходимости создания официального HR-отдела. Первым шагом в формировании отдела кадров в существующей организации является оценка текущего состояния деятельности, связанной с кадрами.Эта оценка, или кадровый аудит, помогает определить соответствующие приоритеты и план действий. См. «Проведение аудита человеческих ресурсов».

Создание отдела кадров в существующей организации обсуждается далее в этой статье.

Создание отдела кадров в стартапе или новом предприятии

Многие небольшие организации начинают с собственника или руководителя, не связанного с персоналом, который занимается вопросами трудоустройства. Кто-то должен контролировать административные обязанности и политику в отношении заработной платы и пособий, компенсации по безработице, удержания налогов и управления компенсациями работникам, если это применимо.По мере роста организации руководители отделов могут решать общие вопросы сотрудников, а бухгалтерский учет или финансы — расчет заработной платы. Или организации могут использовать внешних консультантов для удовлетворения временных потребностей.

Стратегия распределения кадровых обязанностей между различными менеджерами и отделами или найма кадровой помощи по мере необходимости может быть удовлетворительной до определенного момента. Однако, когда вступают в силу дополнительные федеральные законы — некоторые из которых работают с 15 сотрудниками, — сохранять акцент на несметном количестве законов о соответствии при росте бизнеса может стать трудным.Наличие на месте специалиста по персоналу более эффективно для решения таких вопросов, как прием на работу, увольнение, управление отпусками, обучение, дисциплина, разработка политики и обеспечение соблюдения, а также льготы. На этом этапе небольшая организация может подумать о создании специального отдела кадров. См. Федеральное трудовое законодательство по количеству сотрудников.

Специалисты по персоналу выполняют множество ролей в организации: советник по соблюдению требований, советник по отношениям с сотрудниками, администратор льгот, рекрутер, координатор по безопасности и многие другие.С чего начать, зависит от того, на каком этапе развития находится организация. Например, если работодатель находился в фазе быстрого роста, то установление льгот и определение наиболее подходящей практики найма были бы первоочередными задачами. HR определит, какие приоритеты будут следующими, исходя из стратегии организации, направления и требований соответствия. Не существует единственного наилучшего способа создать HR-отдел, но необходимо разработать план, который наилучшим образом соответствует целям организации при соблюдении требований законодательства.

Кадровый план

Наем квалифицированного и опытного специалиста по персоналу — непростая задача для стартапа, и некоторые работодатели могут обратиться к внешнему рекрутеру, консультанту по персоналу или сторонней кадровой организации, чтобы помочь укомплектовать кадровый отдел. Чаще всего кадровый отдел, состоящий из одного человека, или индивидуального специалиста, будет укомплектован специалистом по персоналу общего профиля или менеджером по персоналу. При отборе кандидатов организации должны учитывать следующие атрибуты:

• Количество лет опыта работы с персоналом и уровень ответственности за эти годы опыта (т.е., был ли кандидат универсалом, менеджером или специалистом?).
• Опыт работы со стартапами или организациями аналогичной отрасли или размера.
• Уровень образования и сертификаты, связанные с кадрами.
• Знание трудового законодательства и других вопросов соблюдения.
• Способность проводить исследования, получать доступ к ресурсам, расставлять приоритеты и управлять несколькими проектами, приспосабливаться к быстро меняющимся потребностям стартапа и напрямую общаться с высшим руководством.

См. Укомплектование кадровой службой и познакомьтесь с людьми, стоящими за вашим HR-аутсорсингом.

По мере развития отдела кадров, включая разработку форм, политик и кадровых практик, консультации с юристом, знакомым с соответствующими государственными и федеральными законами о занятости, могут помочь избежать ошибок. Установление этих отношений на раннем этапе и предварительное привлечение юриста помогают снизить вероятность судебных исков по мере роста организации.

Бюджет отдела кадров

В обязанности специалиста по управлению персоналом входит приведение бюджета отдела кадров в соответствие со стратегическими целями организации при соблюдении организационных принципов и процедур.Составление бюджета включает систематический сбор информации и данных, чтобы можно было спрогнозировать денежные ресурсы, необходимые для поддержки целей организации. Новые организации не имеют предварительного бюджета для сравнения; поэтому проектирование и оценка необходимы для первоначального бюджета отдела кадров. С точки зрения человеческих ресурсов данные, необходимые для создания нового бюджета, включают следующее:

• Количество сотрудников, прогнозируемое на год.
• Прогнозирование затрат на льготы.
• Прогнозируемая текучесть кадров.
• Затраты, уже понесенные в текущем году.
• Планируемые новые льготы или программы.
• Предполагаемые судебные расходы.
• Повторяющиеся или новые потребности в обучении.
• Другие политики, бизнес-стратегии, законы или постановления, которые могут повлиять на затраты.

Прогнозы могут быть простыми или сложными и во многом зависят от характера расходов и имеющихся данных. Менеджеры по персоналу, впервые готовящие бюджет, должны будут собрать все доступные данные для составления обоснованных прогнозов. См. Что входит в состав бюджета HR? и язык бизнеса.

Налоговые обязательства

Новые организации должны быть зарегистрированы в Налоговой службе (IRS). Отдел кадров должен будет проверить, что организация имеет федеральный идентификационный номер работодателя (EIN) и зарегистрирована в государственных и местных налоговых органах для целей налогообложения заработной платы. В зависимости от размера и структуры организации эти функции могут выполняться бухгалтерским или финансовым отделами.

См. :

Подайте заявку на получение EIN онлайн (IRS)

Определите ваши налоговые обязательства штата (Управление малого бизнеса)

Страхование по случаю потери кормильца и инвалидности (OASDI) (Управление социального обеспечения)

Система расчета заработной платы и администрирование

Создание системы расчета заработной платы является приоритетной задачей. Специалисты по персоналу могут захотеть работать с поставщиком платежных ведомостей, чтобы помочь снизить административную нагрузку и помочь с соблюдением требований к заработной плате. Привлечение сторонних администраторов для расчета заработной платы и связанных с этим налоговых сборов помогает занятым работодателям соблюдать сроки подачи документов и требования к депозиту.

После того, как система расчета заработной платы создана, ее необходимо регулярно администрировать. Организации необходимо определить, относится ли администрирование заработной платы к кадрам или финансам. Администратор заработной платы должен понимать федеральные законы и законы штата о заработной плате и часах, включая минимальную заработную плату, оплату сверхурочной работы и право на участие, законы о перерывах на питание и отдых, ведение учета и способы определения отработанных часов.

См. :

Соблюдение законов США о заработной плате, часах и выплате заработной платы

Советник по Закону о справедливых трудовых стандартах

Кадровый план всей компании

Персонал должен работать с руководством, чтобы понять краткосрочное и долгосрочное укомплектование персоналом потребности и бюджет.План укомплектования персоналом будет определять состав и содержание персонала, необходимого для позиционирования организации в соответствии с текущими и будущими бизнес-целями. Работая с владельцами, учредителями или менеджментом, HR составляет от трех до шести месяцев кадровый план и бюджет, чтобы определить, сколько времени и усилий необходимо потратить на правильное укомплектование кадрами организации. Долгосрочные кадровые планы также могут повлиять на кадровые потребности отдела кадров.

См. :

Как разработать план укомплектования персоналом?

Практика дисциплины планирования персонала

Как использование анализа тенденций вписывается в общий процесс планирования рабочего места?

Если у HR нет точного списка открытых позиций, первым делом нужно его составить.Имея список открытых вакансий, HR работает с менеджерами по найму, чтобы разработать план найма. Это хорошее время, чтобы выразить обеспокоенность по поводу задания, например, о недостаточном выделении бюджетных средств. План приема на работу должен включать необходимые наборы навыков, сотрудников отдела кадров, участвующих в процессе собеседования и ответственных за решения о найме, источники, которые будут использоваться (например, СМИ, агентства, колледжи или Интернет), реалистичные сроки и необходимые ресурсы (бюджет, время персонала и обучение).

Затем отдел кадров должен определить наилучшие источники деятельности для удовлетворения кадровых потребностей организации.Доступные источники могут включать в себя сети, объявления о вакансиях на веб-сайтах организаций, доски объявлений, кадровые фирмы, сайты социальных сетей, рекомендации сотрудников, ярмарки вакансий или вакансий, а также набор в колледжи.

См. :

Введение в дисциплину управления персоналом

Набор сотрудников изнутри и извне

Персонал на особых рынках: студенты колледжей

Персонал на особых рынках: специалисты в области технологий

Расставьте приоритеты для набора персонала в зависимости от влияния на работу

Должностные инструкции

Должностные инструкции — это полезный простой инструмент, который объясняет задачи, обязанности, функции и обязанности должности.В нем подробно указано, кто выполняет конкретный вид работы, как эта работа должна быть завершена, а также частота и цель работы, поскольку она связана с миссией и целями организации. Описания должностей используются по разным причинам, например, для определения уровня заработной платы, проведения обзоров производительности, уточнения миссий, установления должностей и классов оплаты, а также создания разумных средств контроля за приспособлением, а также в качестве инструмента для приема на работу. Должностные инструкции полезны при планировании карьеры, предлагая учебные упражнения и устанавливая юридические требования в целях соблюдения нормативных требований.Описание должности дает сотруднику ясный и краткий ресурс, который можно использовать в качестве руководства для выполнения работы. Точно так же руководитель может использовать описание должности в качестве инструмента измерения, чтобы убедиться, что сотрудник соответствует ожиданиям от работы.

См. :

Как разработать описание должности

Образец должностных инструкций

Структура оплаты

Разработка справедливой а конкурентоспособная структура оплаты труда является одним из основных аспектов привлечения и удержания талантов. Построение рыночной структуры оплаты труда с нуля включает несколько этапов:

• Сбор исходной информации, необходимой для успеха проекта.
• Определение источников данных внешнего рынка и подготовка данных.
• Проведение анализа рыночных данных.
• Развитие структуры оплаты труда.
• Расчет затрат на оплату структур.
• Внедрение и оценка новых структур оплаты труда.

См. :

Построение рыночной структуры оплаты труда с нуля

Как установить диапазон заработной платы

Управление справедливостью заработной платы

Введение в дисциплину вознаграждения персонала

Планы выплаты пособий

Организация нуждается в

определить, какие льготы являются обязательными и какие добровольные льготы компания хочет предоставить сотрудникам.Хотите ли он предложить какие-либо оплачиваемые отпуска или другой оплачиваемый выходной (PTO), например отпуск, больничный, личные дни или банк PTO, который объединяет все отпуска?

Другие ценные льготы включают групповые медицинские льготы (включая медицинское страхование, стоматологическое страхование и страхование зрения), страхование инвалидности (краткосрочная или долгосрочная нетрудоспособность), страхование жизни, гибкие счета расходов, программы помощи сотрудникам, а также варианты пенсионных и пенсионных планов (например, , 401 (k) и индивидуальные пенсионные счета, или IRA).

Обязательные выплаты включают страхование компенсации работникам и страхование от безработицы в соответствии с законодательством штата.Кроме того, в некоторых штатах предусматривается оплачиваемое страхование по инвалидности и / или оплачиваемый отпуск по болезни для сотрудников. Работодатели должны проверить законы своего штата, чтобы получить дополнительную информацию о требуемых льготах.

См .:

Государственные служащие по компенсациям

Государственные пособия по безработице

Небольшие организации могут начать с предоставления лишь нескольких пособий, а затем по мере роста предлагать больше пособий. Другие мелкие работодатели могут захотеть предложить комплексный пакет льгот, чтобы помочь привлечь и удержать таланты. См. Отчет об исследовании пособий сотрудников за 2018 г. и треть компаний увеличивают выплаты сотрудникам в войне за таланты, согласно данным опроса SHRM.

Организации часто обращаются за помощью к брокеру по льготам, чтобы получить расценки на льготы от местных поставщиков и сравнить предлагаемые льготы с бюджетом. См. На что следует обратить внимание моей компании при выборе брокера по льготам?

Справочник сотрудника

Специалисты по персоналу признают справочник сотрудника важным инструментом для передачи сотрудникам информации о корпоративной культуре, льготах и ​​политике в области занятости.В справочнике для сотрудников обычно содержится информация о методах найма работодателя, льготах, обязательствах по обеспечению равных возможностей, правилах посещаемости, практике оплаты, процедурах отпусков, вопросах безопасности, вопросах трудовых отношений и последствиях проступков. См. Как разработать справочник для сотрудников и образец справочника для сотрудников

Правила техники безопасности

Сотрудники имеют право работать в безопасных и здоровых условиях труда. Закон о безопасности и гигиене труда 1970 года (Закон об охране труда) ввел значительный свод нормативных актов, направленных на защиту здоровья и безопасности каждого U.С. работник и возложил основную ответственность за здоровье и безопасность на работодателя. См. OSHA: Обязанности работодателя.

Пункт об общих обязанностях Закона об охране труда требует от каждого работодателя «предоставить каждому из своих сотрудников рабочее место и место работы, свободное от признанных опасностей, которые вызывают или могут причинить смерть или серьезный физический вред его работникам». Это означает, что работодатели обязаны выявлять опасности на своих рабочих местах и ​​принимать меры по устранению этих опасностей, даже если нет специального стандарта OSHA, требующего этого.

Также полезно знать соответствующие законы штата, касающиеся безопасности. В то время как многие штаты соблюдают правила OSHA, другие штаты приняли более строгие или особые правила безопасности.

Плакаты о трудоустройстве

Работодатели должны размещать плакаты с соответствующими федеральными законами и законами штата о занятости в каждом учреждении, где сотрудники могут их легко увидеть. См. Какие плакаты мне нужны и как соответствовать этим требованиям? и SHRMStore Labour Law Posters

Процедуры приема на работу

Процесс приема на работу включает в себя несколько этапов и различные практики, включая использование форм заявления, собеседования и тестирование перед приемом на работу.На этом этапе также играет роль вопрос о том, следует ли использовать письменный трудовой договор и условия предложения о работе. Наконец, HR должен контролировать процесс входа в организацию, называемый «адаптацией» или «ориентацией».

См. :

Управление процессом адаптации и ассимиляции сотрудников

Руководство по адаптации новых сотрудников

Разработка и внедрение эффективной стратегии адаптации

Рекомендации по вопросам собеседования и приема на работу

Без письма-предложения Последствия

Проведение исследований и справок

Всем сотрудникам нового предприятия необходимо заполнить форму I-9, подтверждающую право на работу в Соединенных Штатах, а также формы удержания налогов на федеральном уровне и уровне штата.Работодатели также обязаны подавать в государственные органы отчеты о приеме на работу новых сотрудников.

Кадровые файлы

Кадровые записи — это хранилище личных, организационных и юридических данных и документов, касающихся отдельных сотрудников и их взаимоотношений с работодателем. Многие проблемы с ответственностью могут возникнуть из-за ненадлежащего ведения трудовой книжки. См. Что следует и не следует включать в личное дело? и Соблюдение требований трудовой книжки

Процесс оценки эффективности

Процесс оценки эффективности включает как постоянную неформальную обратную связь, так и периодическую — обычно ежегодную — официальную обратную связь.Отдел кадров организации обычно является стержнем эффективного и действенного администрирования системы управления эффективностью. Наличие образованной HR-команды, которая хорошо подготовлена ​​для обучения менеджеров организации работе с системой и оказания им помощи при возникновении проблем или вопросов, имеет решающее значение для бесперебойного функционирования процесса. См. «Управление производительностью сотрудников и разработка плана повышения производительности».

Создание отдела кадров в существующей организации

Создание отдела кадров в существующей организации может показаться непосильной задачей.Часто специалисты по персоналу просто не знают, с чего начать. Ключ к успеху, как и в большинстве случаев, — это начать с того, чтобы слушать, наблюдать и узнавать об организации. Очень важно выяснить, каковы ожидания от новой работы и отдела кадров. Специалисты по персоналу могут начать с следующих вопросов:

• С какой целью был создан этот новый отдел?
• Кто принял решение о создании должности, и кто понимает внутреннюю работу организации и знает ключевых лиц, принимающих решения?
• Как и кем в прошлом велась работа с персоналом?
• Какова культура на рабочем месте?

Ответы на эти вопросы лучше всего получить, проведя оценку потребностей посредством неформальных интервью с ключевыми сотрудниками и руководством, а также проведя собственную оценку кадровой политики, проводимой менеджером по персоналу в настоящее время.Этот тип оценки, или кадровый аудит, помогает определить план действий по кадровой деятельности и укомплектованию персоналом.

Оценка или аудит персонала

Даже в организации без формального отдела кадров были созданы кадровые политики и выполняются задачи. Вместо того, чтобы начинать с нуля, специалисты по персоналу могут подвести итоги того, какие HR-мероприятия в настоящее время выполняются в организации, и оценить их. Кадровые аудиты могут помочь оценить эффективность и результативность кадровых программ и услуг и выявить возможности для улучшения, изменения или удаления программ и процессов.Перед проведением аудита менеджеры по персоналу должны определить, с чего начать. Можно оценить общее состояние кадрового обеспечения организации с последующим более глубоким рассмотрением каждой функциональной области, а также каждой предлагаемой программы и услуги, чтобы менеджер по персоналу мог убедиться, что организация соответствует требованиям и эффективно управляется. и рентабельно, и удовлетворяет потребности сотрудников и руководства.

См. Проведение аудита человеческих ресурсов

Некоторые области надзора за кадрами могут сделать организации особенно уязвимыми для штрафов и других санкций.Большинство судебных исков связаны с вопросами, связанными с наймом, управлением эффективностью, дисциплиной или увольнением. Некоторые дополнительные области риска, которые следует внимательно изучить, включают неправильную классификацию освобожденных и не освобожденных от налогов рабочих мест, неадекватные файлы кадрового обеспечения, неточные учетные записи времени и недостаточную документацию. Ниже приведены несколько примеров вопросов для начала оценки персонала. Как указано выше, в некоторых областях может потребоваться углубленный анализ.

• Организационная стратегия. Каково видение и миссия организации? Каковы текущие стратегические цели организации? См. Практика стратегического управления персоналом.
• Расчет заработной платы. Существует ли эффективная информационная система по персоналу (HRIS) или система расчета заработной платы? Как отслеживаются отработанные часы?
• Политики. Есть ли в организации руководство для сотрудников или письменные правила? Когда они в последний раз рассматривались?
• Заработная плата. Существует ли формальная структура заработной платы? Как недавно он обновлялся? Довольны ли руководители и сотрудники нынешней структурой?
• Льготы. Какие преимущества предлагаются? Соответствуют ли льготы потребностям сотрудников и организации? Почему или почему нет?
• Набор персонала. Как происходит прием на работу? Где отделы находят хороших кандидатов? Сколько позиций открыто в настоящее время? Есть ли в организации актуальные описания должностных обязанностей для каждой должности в организации?
• Ориентация. Есть ли в организации формальный или неформальный процесс ориентации новых сотрудников? Кто отвечает за ориентацию и обучение новых сотрудников?
• Производительность. Регулярно ли проводятся проверки эффективности? Как часто? У них есть устоявшийся формат? Довольны ли руководители и сотрудники текущим процессом?
• Файлы. Надежно ли хранятся файлы сотрудников? Хранятся ли медицинские записи и другая защищенная информация отдельно от файлов сотрудников? Правильно ли заполняются формы I-9 для всех сотрудников?
• Безопасность. Есть ли у организации план обеспечения безопасности? Где это поддерживается? Есть ли комитет по безопасности?
• Плакаты. Актуальны ли плакаты с вакансиями? Где они размещены?
• Обучение. Проводила ли организация обучение руководителей или сотрудников? См. Развитие сотрудников и развитие менеджмента.
• Отношения с сотрудниками. Есть ли у организации нерешенные жалобы или открытые расследования? Какова частота расследований и есть ли закономерности?

См. :

Как провести аудит I-9

Контрольный список аудита кадрового учета

Контрольный список аудита кадрового файла

Создать план действий

Затем специалисты по персоналу должны составить план и поделиться им с высшее руководство, чтобы получить вклад и, самое главное, поддержку.Следующим шагом является обобщение общих впечатлений и определение приоритетности конкретных действий на основе результатов оценки с учетом бюджетных последствий для каждого элемента.

Менеджеры по персоналу должны классифицировать эти проекты и действия как высокоприоритетные, средние и низкие, в соответствии с законодательством и выгодами для организации. Затем они должны разработать график действий по наиболее приоритетным вопросам, которые могут быть выполнены в течение следующих трех-шести месяцев; будут включены прогнозы затрат, причины, по которым необходимо выполнить задачи, и ожидаемые конечные результаты.Представляя план высшему руководству, специалисты по персоналу должны быть подготовленными, краткими и прямолинейными, а также предвидеть, какие вопросы могут быть заданы. Им также следует обсудить, как эти действия повлияют на чистую прибыль, демонстрируя, как отдел кадров приносит пользу деятельности организации с точки зрения прибыли, производительности, роста бизнеса, снижения ответственности и удовлетворенности сотрудников.

См. Бенчмаркинг HR-показателей

Определение кадровой структуры

Не существует единого наилучшего способа структурировать отдел кадров.Конечно, размер организации влияет на количество сотрудников в HR. Другие факторы включают рост работодателя, культуру, организационную структуру, стратегию, отрасль и потребности клиентов.

Когда организация определяет, что необходимо более одного сотрудника отдела кадров, она должна решить, какой уровень должностей требуется. У многих работодателей есть отдел кадров из двух человек: менеджер по персоналу или старший специалист общего профиля и специалист по персоналу или администратор отдела кадров. Административная должность может быть полезна для организаций, которые имеют большую административную нагрузку (например, заполнение документов, администрирование льгот и расчет заработной платы).Другие организации могут принять решение нанять специалиста по персоналу для оказания помощи в найме и решении общих вопросов, касающихся сотрудников и льгот, что позволит руководителю сосредоточиться на более сложных вопросах взаимоотношений с сотрудниками, а также на стратегических вопросах управления персоналом и бизнесом. По мере роста потребностей организации и расширения HR-отдела работодатель может выбрать переход от найма HR-универсалов к найму HR-специалистов для найма, льгот, компенсаций и других задач, чтобы обеспечить более глубокую поддержку различных сфер ответственности HR.Организации могут также изучить вопрос о рентабельности аутсорсинга одной или нескольких кадровых операций. См. Кадровое обеспечение отдела кадров

Шаблоны и инструменты

Каталог поставщиков SHRM

SHRMStore

Образцы

Образцы должностных инструкций

Образцы политик

Образцы форм

Образцы

Образцы вопросов для собеседований

-К руководствам

Наборы инструментов

Агентства и организации

Комиссия по равным возможностям трудоустройства

U.S. Департамент труда

Департамент труда США, Управление по использованию малого и неблагополучного бизнеса: Ресурсный центр для малого бизнеса

Министерство труда США, Управление по работе с малым и неблагополучным бизнесом: Содействие соблюдению государством

Департамент труда США: сотрудник Преимущества Администрация безопасности (EBSA)

Национальный совет по трудовым отношениям

OSHA’s Small Business Page

US Small Business Administration

Документация

HR: пошаговое руководство

Поначалу кадровая документация может показаться серией утомительных административных задач, которые вы должны выполнять в рамках ведения бизнеса.Однако тщательная кадровая документация невероятно важна для вашего бизнеса.

Вот почему:

• Это история взаимодействия вашей компании с каждым сотрудником от начала до конца работы.

• Это ваша гарантия того, что вы соблюдаете федеральные, государственные и местные законы и правила о занятости.

• Это ваша линия защиты в случае, если сотрудник подаст на вашу компанию в суд за дискриминацию, незаконное увольнение или другую проблему.

Для владельцев и менеджеров бизнеса, так много конфиденциальных данных о сотрудниках, которые должны быть управляемым и защищенным, а также решать разнообразные проблемы сотрудников, которые необходимо решать ежедневно.

Нет иметь подробные записи о сотрудниках, а также безопасное место, где это информация централизована, может быстро доставить вам неприятности.

Это — ваш путеводитель по созданию исчерпывающей и точной кадровой документации. Он охватывает:

• Что вам нужно документ
• Какая информация должны быть включены в вашу документацию
• Как вы собираете эта информация

Цель кадровой документации

Кому адаптируйте пословицу к целям управления персоналом: если вы не запишете ее, этого не произойдет.

Когда создание письменных доказательств в поддержку ваших решений и политики, ваша цель — быть достоверным, справедливым и последовательным. Разумно действовать в предположении что третья сторона может в какой-то момент просмотреть ваши записи.

Конфиденциальность также является важной частью ведения документации. У менеджеров и специалистов по персоналу есть ответственность за управление информацией — в письменной или устной форме — относительно производительности или личного статуса сотрудника.

Это информация должна храниться в секрете и разглашаться только людям в пределах вашего компания, которой необходимо знать.

Сейчас давайте рассмотрим наиболее важные области, в которых хорошая кадровая документация критический.

Вводная документация

Каждый раз, когда новые сотрудники присоединяются к организации, они проходят процесс адаптации.

В рамках этого процесса новые сотрудники получают пачку документов для заполнения и предоставляют личную информацию. Это включает в себя обмен чрезвычайно конфиденциальной информацией, такой как:

• Драйверы лицензия
• Паспорт
• Социальная Контрольный номер
• Банк информация о счете
• Здоровье или медицинская информация
• Личные контактная информация, такая как адреса и номера телефонов

Не правильное оформление документов о приеме на работу — одна из самых больших ошибок, которые работодатели могут сделать.Разглашение этой информации неавторизованной аудитории может причинить вред новому сотруднику и подвергнуть его риску кражи личных данных. Он также может у вашей компании возникнут проблемы с законом.

Хранение этих документов требует другого, более надежного уровня безопасности. У вас должны быть протоколы для сбора, хранения и обслуживания конфиденциальной информации о сотрудниках уполномоченными представителями компании в среда, то есть:

Процесс должен быть автономным и спроектирован так, чтобы хранить информацию. частный.

Кроме того, следует сохранять только документы, содержащие конфиденциальные данные. для конкретной цели, для которой он нужен.

В это время рекомендуется также попросить новых сотрудников подписать подробное описание должности с указанием их должности и обязанностей, которых следует избегать любые неясности позже.

Коммуникации по производительности

Этот тип связи включает две основные категории:

1. Производительность разработка
2. Производительность коррекция

Развитие производительности

В этом сценарии сотрудник хорошо выполняет свою работу.Вы одобряете качество их работы. Однако, чтобы расширить набор навыков, предполагайте больше обязанности или продвижение по службе, сотруднику могут потребоваться дополнительные обучение.

Для этих двух сценариев процесс немного отличается.

Как документировать требования к обучению для сотрудника, принимающего на себя новые обязанности в той же роли:

• Запишите квалификацию этого сотрудника на текущую дату.
  • Объясните, почему этот человек готов взять на себя больше ответственности в рамках своей нынешней роли.
  • Обратите внимание, что у них есть пропускная способность и желание роста.

• Попросите сотрудника подписать должностную инструкцию, в которой четко изложены новые ожидания от должности.

• Опишите необходимое обучение. Включите план обучения, продолжительность обучения и ожидаемый уровень компетентности в конце обучения. Попросите сотрудника подтвердить план, подписав этот документ.

• Запланируйте сеансы регистрации в течение периода обучения, чтобы убедиться, что сотрудник вовлечен в работу, а также предоставить любую необходимую поддержку и ресурсы.

• Укажите даты начала и окончания обучения.

• Добавьте эту информацию в личное дело.

Для сотрудников, обучающихся занять новую позицию, выполните те же действия — за одним исключением:

Сотрудник не должен подписывать обновляли описание должности, пока они не приступили к своей новой роли.

Коррекция производительности

В этом случае сотрудник не работает или не может удовлетворительно выполнять должностные обязанности.

Вам понадобится сложный разговор с этим сотрудником, сосредоточенный на производительности улучшение. Вот как документально зафиксировать низкую производительность:

• Объясните сотруднику, что не так в его работе или поведении, избегая при этом личных нападок.

• Будьте конкретны в своих ожиданиях и в том, как результаты или поведение сотрудника оказались ниже ожиданий.

• Если возможно, предложите индивидуальный коучинг или разработайте план повышения эффективности.
  • Опишите, что влечет за собой план наставничества или улучшения, а также продолжительность.
  • Определите, как выглядит улучшение.
  • Попросите сотрудника подтвердить разговор, подписав документ.

• Установите дату, к которой должно произойти улучшение, и то, что ваши ожидания будут в будущем.

• Убедитесь, что сотрудник понимает, что без улучшений возможны действия, вплоть до увольнения.Если продолжающаяся низкая производительность может привести к увольнению, сотрудник должен знать об этом. Увольнения никогда не должны шокировать сотрудника.

• Запишите, что обсуждалось, и дату разговора для каждого разговора.

• Добавьте эту информацию в личное дело.

Проблемы с посещаемостью

Вы можете встретить ситуация, когда сотрудник отлично выполняет свою работу — когда он присутствует.

Однако чрезмерное опоздание, отсутствие или перерывы в течение рабочего дня могут омрачить результаты даже самый талантливый работник.Это также может снизить моральный дух и вызвать межличностные отношения. проблемы в команде, когда коллеги чувствуют, что постоянно прикрывают кто-то, кого никогда не бывает.

Вот как задокументировать бедных посещаемость на работе:

• Объясните сотруднику, что он делает не так.

• Будьте конкретны.
  • Отметьте дату для каждого случая.
  • Если возможно, укажите, например, насколько опоздал сотрудник или количество и продолжительность перерывов.

• Каждый раз, когда возникает проблема с посещаемостью, спрашивайте сотрудника о причинах этого — и включайте это в свои заметки.
  • Спросите сотрудника, чем вы можете ему помочь. Цель состоит не в том, чтобы вникать в личные проблемы сотрудника, а в том, чтобы определить, что можно сделать для решения проблемы.
    • Помните, если проблема со здоровьем является причиной проблемы с посещаемостью, вы несете ответственность за вовлечение сотрудника в интерактивный процесс, чтобы определить, может ли изменение работы помочь.
  • Или проблема с посещаемостью — это просто то, что сотруднику не удается встать с постели, когда утром срабатывает будильник?
  • Приводит ли сотрудник противоречивые оправдания? Вы хотите понять, почему сотрудник предлагает противоречивые причины, и уметь устранять несоответствия, когда это необходимо.

• Запишите, что обсуждалось, и дату разговора для каждого случая.

• Попросите сотрудника подписать документ, подтверждающий, что разговор состоялся.
  • Важно понимать, что сотрудник не согласен с содержанием. Если они отказываются подписывать его, документ об отказе.

• Добавьте эту информацию в личное дело.

Документирование проблем с посещаемостью имеет решающее значение, поскольку оно обеспечивает запись информации, которую вам предоставили во время отсутствия, опоздания или другого случая явки на работу.Даже если сотрудник позже скажет, что его не было по другой причине, вы можете показать документацию исходного сообщения, которое вы получили от него.

Также важно проявлять снисходительность к сотруднику, если что-то случилось. это было вне их контроля, например, автострада была закрыта во время их добираться. В этих обстоятельствах документально подтвердите, почему вы утвердили причину отсутствия. или с опозданием.

Однако имейте в виду, что если вы прощаете одно отсутствие по этой причине, вы должны извинить всех сотрудников, которые отсутствовали по этой причине.Задержка из-за пробок может коснуться нескольких ваших сотрудников, которые едут по одному и тому же маршруту в одно и то же время. Всем должно быть предоставлено оправдание.

Это демонстрирует, что ваша организация честная и беспристрастная применение его политик, включая исключения, которые могут быть предусмотрены.

Соблюдение офисной политики

Сотрудник мог заниматься любым количество действий, которые не соответствуют политике вашей организации:

В более крайних случаях поведение сотрудника может привести к увольнению пятно.Как мы установили выше, задокументируйте, что произошло, и добавьте это в личное дело.

В противном случае документальное подтверждение несоблюдения политик организации следует подходить следующим образом:

• Объясните сотруднику, почему он не соблюдает правила. Быть конкретным.
  • Укажите политику, которая была нарушена и где ее можно найти в своем справочнике для сотрудников.
  • Отметьте дату каждого происшествия.

• Помогите сотруднику понять, как он может улучшить свое поведение, чтобы соответствовать политике.

• Запишите, что обсуждалось, и дату разговора для каждого случая.

• Попросите сотрудника подписать документ, подтверждающий, что разговор состоялся.
  • Важно отметить, что они не указывают на согласие с содержанием.
  • Если отказываются подписывать, отметьте отказ на документе.

• Сообщите сотруднику, что продолжение такого поведения может привести к увольнению, если применимо.

• Добавьте эту информацию в личное дело.

Медицинская документация

Больничный

Когда звонит сотрудник у вас может возникнуть соблазн попросить справку у врача, чтобы оправдать свое время из офиса. Не так быстро.

Во многих штатах, округах и городах действуют законы об оплачиваемых отпусках. Не все эти законы также ограничивают время болезни. Некоторые из них относятся к «безопасному времени», что применимо к жертвам домашнего насилия или членам их семей, а некоторые просто получают оплачиваемый отпуск без ограничений по причине оставлять.

Хотя большинство этих законов предусматривают некоторые виды документации в соответствии с определенные обстоятельства, не все из них. Прежде чем попросить сотрудников предоставить справку от врача, сначала определите, в вашем штате, городе, округе или другом в стране действуют законы об оплачиваемом отпуске и то, что они требуют.

• Если в вашем штате, городе, округе или другом месте действует закон об оплачиваемом отпуске, вашим сотрудникам может быть разрешено использовать время, начисленное в соответствии с законом, для отсутствия на работе без каких-либо документов в течение определенного периода времени.Задокументируйте количество дней, в течение которых сотрудник отсутствовал, и отметьте, что сотрудник использовал время в соответствии с применимым законодательством.

• Если в вашем штате, городе, округе или другом месте нет закона об оплачиваемом отпуске, вы можете потребовать документацию в виде записки врача, которую затем следует добавить в личное дело.

Имейте в виду, что врачи примечания могут быть субъективными или не содержать ключевой информации. Например, справка от врача не может указывать, может ли сотрудник вернуться к работе.

Отсутствие информации может затруднить лечение сотрудников. на равных. Вы просите сотрудника вернуться к своему врачу и получить новую справку содержащий всю запрошенную информацию? Какая информация вообще требуется? В в каком случае вы позволите упущению ускользнуть?

Будьте осторожны в этих случаи. Медицинская информация сотрудника является частной и защищенной информацией.

Если все, что вам нужно, это записка заявив, что работника осмотрел поставщик медицинских услуг, вы можете не захотеть запросите дополнительную информацию.

Если есть вопросы по может ли сотрудник выполнять функции по работе, вы можете спросить только для получения дополнительной информации об этом, но не о чем-либо, связанном с состояние здоровья, по которому работник отсутствовал.

Будьте осторожны в том, как вы рассмотрение этих случаев может означать разницу между хорошим документации и практики найма, а также непреднамеренно наткнуться на иск ADA.

Медицинский отпуск

Если сотруднику необходимо взять отпуск по причине: беременность, личное заболевание или болезнь близкого члена семьи, они могут запросить отпуск по болезни.

Все штаты подчиняются Федеральному Закону о семейном отпуске по болезни. (FMLA). Однако вам необходимо определить, является ли ваш штат, город, округ или в другом месте есть какие-либо дополнительные требования, которые выполняются одновременно, или последовательно с FMLA.

Как правило, вам необходимо документ:

• Наличие состояния здоровья (но не состояние здоровья), необходимое время для отдыха или проживания в расписании, а также предполагаемая продолжительность отпуска.
  • Поставщик медицинских услуг предоставляет эту информацию.Состояние не должно называться, и в запросе документации должно быть конкретно указано, что не запрашивается ни диагноз, ни прогноз.

• Дата, когда сотрудник может вернуться к работе, или ожидаемая продолжительность отпуска.
  • Медицинский работник отправляет разрешение на возвращение к работе. Желательно, чтобы это было то же лицо, которое разрешило отпуск.

• Независимо от того, является ли требуемый отпуск непрерывным или прерывистым, и параметры, связанные с этим.

Добавьте эту информацию в личную книгу.

Размещение инвалида

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует от работодателей делать разумные приспособления для сотрудников с ограниченными возможностями, чтобы они могли выполнять основные рабочие функции. (Примечание: сотрудники не должны быть в состоянии выполнять все аспекты работы, только основные функции.)

Так что это важная рабочая функция? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять, что требуется для выполнения работы.

В рамках интерактивного процесса ADA вам необходимо зарегистрировать в личном деле следующее:

• Включите запрос сотрудника на жилье или объясните, как вы узнали о необходимости жилья.
  • Сотрудникам не нужно официально запрашивать жилье.
  • Кратко опишите разговор и дату, когда он произошел.
    • По возможности приводите цитаты сделанных заявлений. Избегайте перефразирования комментариев, так как это может привести к неверно задокументированной информации.

• Предоставьте свой ответ.
  • Что вы можете разместить?
    • Если вы не можете предоставить запрошенное изменение, укажите причину.
  • Что было согласовано между вами и сотрудником?

• Установите дату последующего наблюдения. Это возможность оценить, нужно ли что-либо изменить, и подтвердить, является ли приспособление эффективным или все еще необходимым.

Продление документов

По общему признанию, это не обычный сценарий.Обычно это относится только к ситуации, в которых сотрудник является законным иностранцем резидент или владелец грин-карты.

Если у вас есть электронная система, в которой хранятся все файлы персонала, она должна предупреждать вас, когда истекает срок действия любых документов сотрудников, в частности формы I-9.

Если у вас бумажная система, вы должны следить за сроками действия этих документов и планировать их соответственно.

После того, как вы уведомите сотрудника, последующий процесс будет в основном аналогичны протоколам и процессу обработки вступительных документов.

Подводя итог

Как владельцу или менеджеру бизнеса вам нужно успевать за многим. Хотя требуется время, чтобы собрать и записать информацию по мере ее появления, поддерживая Кадровая документация в конечном итоге упростит вашу жизнь — и принесет решающее душевное спокойствие.