Порядок заполнения кассовой книги: Образец оформления кассовой книги, актуальный бланк и рекомендации

Содержание

Образец оформления кассовой книги, актуальный бланк и рекомендации

Оглавление:

  1. Для чего нужна кассовая книга?
  2. Как оформляется кассовая книга?
  3. Как заполнить кассовую книгу?

Редко какая организация ведет расчёты исключительно по безналу, а потому соблюдением кассовой дисциплины озабочены практически все юрлица и частные предприниматели. Для учёта операций с наличными денежными средствами, проводящимися через кассу, организация должна вести специальный журнал под названием кассовая книга.

Для чего нужна кассовая книга?

Кассовая книга – это документ бухгалтерского учёта, в котором фиксируются все приходно-расходные операции с деньгами в наличной форме. Заполнение кассовой книги обязательно для всех ИП и предприятий, на которых имеется касса. Применение упрощённой системы налогообложения (УСН) не освобождает фирму от ведения этого документа.

На одно предприятие заводится одна кассовая книга. Однако это не касается тех организаций, в которых филиалы и подразделения имеют собственный баланс. В таком случае каждое подразделение самостоятельно ведёт кассовые документы, хранит их у себя, а в головной офис передаёт лишь копии заполненных страниц книги и первичных ордеров, подтверждающих произведённые операции. Кассовые остатки, зафиксированные в журнале, также учитываются на балансе конкретного подразделения.

Как оформляется кассовая книга?

Кассовая книга – всегда объект тщательной проверки всевозможными инстанциями, поэтому её правильному заполнению должно уделяться особое внимание. Для ведения журнала предусмотрен унифицированный бланк по форме КО-4, утверждённый в 1998 году органами Госстатистики, а сама книга может заполняться как в бумажном, так и в электронном виде.

Порядок ручного ведения кассовой книги

Журнал формы КО-4 для ручного ведения можно приобрести готовый, отпечатанный в типографии (с листами горизонтальной или вертикальной ориентации) или  скачать бланк кассовой книги на нашем сайте.

В бумажном варианте он оформляется следующим образом:

  • все листы нумеруются;
  • журнал прошнуровывается и скрепляется сургучной печатью;
  • на последнем листе проставляется заверительная надпись с указанием количества листов в документе и подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия.

Титульный лист кассовой книги содержит реквизиты организации:

  • наименование юридического лица или ИП;
  • название структурного подразделения;
  • код ОКПО;
  • текущий год.

Если в организации происходит активный оборот наличности, одного типографского бланка на год может не хватить. Тогда необходимо закрыть предыдущую книгу и начать новую — в этом случае на «титульнике» указывается тот период, за который в данном журнале фиксировались приход и расход в кассе. С началом нового календарного года необходимо заводить новую книгу.

Все записи в журнале ведутся в двойном экземпляре (под копирку): один лист, который называется вкладным, заполняется шариковой ручкой, на втором (отрывном) через копировальную бумагу остаётся идентичная запись. Оба листа должны иметь одинаковую нумерацию. Фиксировать расход или внесение денег необходимо сразу же после их фактического совершения на основании первичного кассового документа – ПКО или РКО.

Подсчёт количества прошедших операций и «сведение» кассы производится в конце дня. Данные по остаткам денежных средств в форме КО-4 по итогу должны сходиться с фактическим остатком наличности в кассе. После внесения суммы остатка отрывной лист вместе с «приходниками» и «расходниками» передаётся в бухгалтерию.

Естественно, никаких помарок и исправлений в книге быть не должно. Если все же обнаружена ошибка, исправить её можно так: аккуратно зачеркнуть неверные данные, вписать рядом корректную информацию. Каждое исправление заверяется подписью кассира и главного бухгалтера. Подчистки, замазывание «штрихом» и прочие ухищрения в кассовом журнале абсолютно не допустимы.

Ведение кассовой книги в электронном виде

Электронная кассовая книга несколько отличается от заполняемой вручную. Для её ведения используют специальное программное обеспечение.

В течение дня в программе регистрируются все приходно-расходные документы, а после закрытия кассы на их основе автоматически формируются и выводятся на печать листы кассовой книги: вкладной и отчёт кассира, которые проверяются и подписываются кассовым работником. Отчёт кассира с прикрепленными к нему кассовыми ордерами отправляется в бухгалтерию, а пронумерованные вкладные листы остаются на хранении в кассе. В конце года из них складывается сшив. На последней странице получившейся книги проставляются печать, подписи ответственных лиц, указывается количество листов в сшиве.

Как заполнить кассовую книгу?

Заполнение полей кассовой книги происходит по следующему образцу:

  1. Дата и порядковый номер листа.
  2. В поле «Остаток на начало дня» табличной формы переносится сумма остатка на конец предыдущего дня.
  3. Столбец 1 «Номер документа» предназначен для внесения всех номеров приходных и расходных документов, оформленных за день, по порядку.
  4. Информация в столбец 2 «От кого получено или кому выдано»: фамилия имя отчество гражданина либо название организации переносится из соответствующего ПКО или РКО.
  5. Столбец 3 «Номер корреспондирующего счета» не обязателен для заполнения ИП. Кассиры организаций вписывают номера счетов, по которым отражается движение по произведенной операции (например, заработная плата – 70, денежные средства, выданные под отчёт – 71).
  6. В столбцах 4 и 5 указывается приход и расход соответственно, в рублях и копейках, на основании кассовых ордеров.
  7. В графе «Перенос» суммируется весь приход и расход в таблице, при необходимости внесение данных продолжается на оборотной стороне. Если все данные уже заполнены, таблица на оборотной стороне, а также пустые графы на лицевой перечеркиваются буквой Z.
  8. Строка «Итого за день» фиксирует суммы всех поступлений и выдач в кассе, а «Остаток на конец дня» — остаток денежных средств, рассчитанный по формуле: остаток на начало дня + сумма приходных операций – сумма расхода.
  9. Поля под табличной формой – для подписей кассира и бухгалтера, а также указания количества кассовых документов по приходу и расходу (прописью).
Для правильного оформления документов ознакомьтесь с  образцом кассовой книги  на нашем сайте.

Кассовая книга

Основным регистром у хозяйствующего субъекта по осуществлению расчетов в наличной форме является кассовая книга, составление которой возлагается на кассира, при его отсутствии – на определенное должностное лицо. Периодически главный бухгалтер должен проверять правильность заполнения и само ведение кассовой книги, так как именно этот документ чаще всего запрашивают при проверках.

Оглавление статьи

Когда, зачем и с какой целью применяется кассовая книга

Порядок ведения кассовых операций регулирует все основные моменты по составлению кассовой книги. Ее обязаны заполнять все предприятия, а также предприниматели, за исключением ИП, применяющих упрощенный вариант ведения учета.

Этот регистр открывается в начале каждого года. В отчетном периоде в него вносятся данные ежедневно при наличии движения операций по кассе. Если кассовые документы не оформлялись в течение дня, лист книги не заполняется. Данное правило распространяется и на дни праздника и выходные. По окончании года книга закрывается.

Кассовая книга служит основным обобщающим документом, в котором ежедневно отражаются все кассовые бланки по приходным и расходным операциям. Также в ней определяются остатки денег на начало и конец дня. Это очень важный момент, так как в это время происходит проверка соблюдения лимита хранения наличности в кассе. При его превышении кассиру необходимо осуществить сдачу наличности в банк. Нарушение этого ограничения грозит организации штрафными санкциями.

Если компания имеет филиалы, то этот регистр должен вестись по каждому из них. При этом выделенные на самостоятельный баланс подразделения, заполняют книгу, а копии ее листов передают основному предприятию. Для подразделений, не имеющих своего баланса, необходимо сдавать оригиналы листов книги, а копии оставлять себе.

Внимание! Законодательство требует от организаций, совмещающих собственную деятельность с агентской, вести несколько кассовых книг.

Порядок ведения кассовых операций

Госстатом утверждена стандартная форма КО-4. Как правильно вести кассовую книгу должны знать и те, кто ее составляет, и те, кто проверяет.

Хозяйствующий субъект имеет право заполнять ее вручную, используя журнал, приобретенный в типографии, или автоматически, с помощью специализированных программ. Во втором случае ежедневно распечатываются отчеты кассира, а сам регистр воспроизводится на бумаге в конце года с указанием общего количества листов.

В любом случае, все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, и скреплены печатью и подписью директора компании.

В кассовую книгу, заполненную от руки, можно вносить исправления. Они должны быть завизированы кассиром и главным бухгалтером.

Если ошибки влияют на остаток денег, то лист аннулируется и заполняется новый.

В начале каждого дня кассир переносит остаток денег в кассе с предыдущего дня. По мере совершения операций, он отражает все приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО), а также приравненные к ним документы в этом регистре. При завершении дня или смены работник подсчитывает обороты и выводит остаток на конец дня. Вместе с отчетом кассира он передает все оформленные ПКО и РКО за день в бухгалтерию, подтверждая отчет своей подписью.

Бухгалтер принимает его, сверяет все приложенные документы и расписывается в регистре.

Сама кассовая книга хранится в кассе предприятия до конца года.

Образец заполнения кассовой книги

В первую очередь оформляется обложка кассовой книги. На ней нужно указать название фирмы, ее код согласно справочнику ОКПО. Если документ относится к конкретному структурному подразделению, то его название записывается в соответствующей графе, иначе — ставится прочерк.

Чуть ниже проставляется календарный год, за который ведется регистр.

Строение листа кассовой книги может быть двух видов — с горизонтальным или вертикальным расположением. У них различается принцип заполнения.

На листах с вертикальным расположением, все данные за один день располагаются на одной странице. При этом отчет кассира формируется двумя способами:

  • На следующем листе кассовой книги с его последующим удалением. Обе страницы нумеруются одинаково, а заполнение происходит через копирку шариковой ручкой.
  • На чистом вкладном листе. При этом на нем от руки делается запись «Отчет кассира за..». Заполнение производится через копирку. Все страницы книги нумеруются по порядку.

На листах с горизонтальным расположением вторая страничка без разлиновки подгибается вовнутрь. Между половинками прокрадывается копировальная бумага. Для заполнения обратной стороны вторую половинку загибают в другую сторону. Обе части нумеруются один номером. После заполнения вторая отрывная часть удаляется и подшивается к кассовым документам.

Заполнение листа кассовой книги в каждом случае не отличается и происходит следующим образом:

В верхней части страницы проставляется число, за которое заполняется лист, и его порядковый номер.

Затем переходят к внесению записей в табличную часть. Можно записывать все документы по приходу, а потом все расходные.

В поле «Остаток на начало дня» вносится переходящий остаток в кассе. Он обязательно должен совпадать с остатком на конец дня, указанным на предыдущем листе.

Затем построчно вносятся записи о кассовых документах.

В графе 1 указывается название и номер документа.

В графу 2 вносится Ф.И.О. лица или наименование фирмы, с которыми произошла операция движения денег по кассе.

В графе 3 записывается код бухгалтерского счета, соответствующий операции.

В графах 4 и 5 указывается сумма прихода или расхода денег, в зависимости от характера операции.

В строке «Перенос» в конце первой половины листа проставляется промежуточная итоговая сумма приходных и расходных операций на данной странице. Все пустые строки, оставшиеся на листе, прочеркиваются.

В строке «Итого за день» подводится денежный итог — в графе 4 ставится сумма приходных операций, в графе 5 — расходных.

После этого ниже указывается остаток средств в кассе в конце рабочего дня.

Если в кассе в конце дня находятся деньги, которые предназначены на выдачу зарплаты, стипендии и т. д. – эта сумма записывается отдельно в следующей строке.

Кассир заверяет правильность внесения данных, ставя свою личную подпись.

После этого бухгалтер пересчитывает количество приходных и расходных кассовых документов, приложенных к отчету кассира, указывает их количество в соответствующих строках ниже, после чего сам подписывает этот лист кассовой книги.

Кассовая книга бланк

Кассовая книга бланк скачать Excel.

Кассовая книга бланк скачать Word.

Формирование кассовой книги и отчета кассира

В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, юридические лица обязаны в ходе хозяйственной деятельности сохранять не занятые в обороте финансовые ресурсы в банках. Кроме того, все более расширяется практика применения безналичных расчетов между ними. Формирование кассовой книги и отчета кассира необходимо лишь тогда, когда требуется произвести расчет с контрагентами, в том числе населением, наличными деньгами.

Ниже мы рассмотрим некоторые правила ведения и заполнения данных финансово-учетных документов.

Кассовая книга

Заполнение кассовой книги, нумерация и подшивка листов в ней осуществляются по утвержденной форме. Этот документ (форма КО-4) должен начинаться в январе каждого календарного года. В нем фиксируются все операции с наличными деньгами. Приобрести кассовую книгу можно в магазине, она представляет собой журнал с горизонтальным расположением листов с распечатанными графами.

Еще до начала заполнения все листы журнала необходимо пронумеровать, сшить и заверить их количество печатью с пломбой на последней странице документа. Подписывать документ могут руководитель компании (организации) либо главный бухгалтер.

Соответствующие записи в книгу вносятся вручную в хронологическом порядке, по дням совершения наличных расчетов.

В том случае, когда документ ведется в электронном виде, бланк каждого расчета (операции) должен быть распечатан и подшит в книгу. При таком варианте ведения книги также должна соблюдаться хронологическая последовательность подшивки документов.

Если кассовая книга, которая приобреталась в магазине, закончилась ранее окончания года, допускается завести новый документ. Его оформление и ведение аналогичны описанному выше.

Следует учитывать, что форма КО-4 предусматривает в кассовой книге наличие двух частей. Одна из них представляет собой вкладной лист, а другая – бланк отчета кассира. Поэтому записи в такую книгу должны производиться шариковой ручкой с использованием копирки, потому что копируемый экземпляр и будет являться отчетом кассира.

Отчет кассира

Этот документ представляет собой отрывной талон, в котором отражаются приходно-расходные операции, выполненные с использованием наличных денег. После заполнения он должен передаваться кассиром в бухгалтерию компании или организации. Так как он является копированной копией вкладного листа кассовой книги, его содержание должно полностью соответствовать бланку книги.

После получения талона бухгалтер обязан выполнить проверку правильности его заполнения, поставить свою подпись на соответствующем листе кассовой книги и оторвать заполненный бланк отчета кассира. Порядок учета бухгалтерской документации предусматривает, что этот документ хранится отдельно от кассовой книги.

При ведении учетной документации в электронном виде, отчет кассира так же, как и листы кассовой книги, распечатывается отдельно за каждую приходно-расходную операцию и подшивается аналогично тому, как было описано выше.

Хранение документов

В российском законодательстве имеются некоторые разночтения относительно того, каков срок хранения для рассматриваемых документов. Так, в соответствии с п. 1 ст. 23 НК РФ, они должны храниться на протяжении четырех лет. А Закон «О бухучете» 402-ФЗ требует, чтобы финансово-бухгалтерская отчетная документация сохранялась не менее пяти лет.

Учитывая это, лучшим решением для бухгалтеров будет руководствоваться максимально предусмотренными сроками и хранить как кассовые книги, так и отчеты кассиров в течение 5 лет.

Оформление кассовой книги – как общаться с наличными вежливо

Редкая организация может обойтись в своей работе без кассовых операций, проводя все расчеты в безналичном порядке. И даже сейчас, когда все кругом компьютеризируется, остаются операции, когда без общения с наличными не обойтись. Самый распространенный случай – получение наличной выручки от покупателей. Да и мелочевка набегает – то подотчетник долг возвратил, то наоборот – на канцтовары деньги нужны и т.д.

Как ни крути, а оформление кассовой книги остается вопросом, которой неизменно задает себе каждый бухгалтер-новичок, столкнувшись с операциями по кассе. Об этом и пойдет речь в этой статье.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга – это бухгалтерский регистр, который помогает  отразить движение наличных денежных средств в кассе организации (унифицированная форма № КО-4). В него записывается информация о поступлении и выбытии денег в кассу.

Основной регламентирующий документ здесь – Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Бланк кассовой книги для знакомства и распечаткискачивайте здесь.

Ведение кассовой книги – обязанность кассира, а контролирует его главный бухгалтер. Если нет отдельного кассира, то книгу ведет бухгалтер, на которого возложена обязанность учета наличных.

Структура кассовой книги

Лист распечатанной кассовой книги состоит из двух частей:

— собственно кассовой книги;

— отчета кассира (к нему потом подшиваются ПКО и РКО, ведомости, доверенности).

Независимо от того, в каком виде ведется книга, кассир должен заносить информацию в нее сразу после совершения кассовой операции – приходной или расходной, когда у него на руках есть первичный документ (ПКО или РКО). В бумажных книгах записи удобно вести под копирку, чтобы они отражались и в книге, и в отрывном отчете.

По окончании дня информация, внесенная в книгу, проверяется и выводится остаток на конец дня.

 

Образец заполнения кассовой книги

 

Порядок ведения кассовой книги

Вы можете вести кассовую книгу в бумажном виде или в электронном. Если вы выбрали первый вариант, то кассовую книгу типографского изготовления вы можете купить в магазине, или распечатать самостоятельно отдельные листы книги и скрепить их.

С 1 июня 2014 года прошивать кассовую книгу не требуется.

Мы можете вести кассовую книгу только в электронном виде. Если вы ее подпишете электронной подписью, распечатывать книгу не нужно. Если у вас нет такой возможности, то при наличии операций за день распечатывайте в конце дня заполненный листок книги. Отрезную часть книги (отчет кассира) кассир сдает бухгалтеру (при наличии такового) вместе с ПКО и РКО. Листы самой кассовой книги собирайте в отдельную папку.

При использовании программы 1С: Бухгалтерия для введения бухгалтерского учета, оформление кассовой книги происходит автоматически. Она формируется в программе по введенным документам. Ваша задача – своевременно распечатывать ее, причем на печать выводятся на отдельных листах кассовая книга и отчеты кассира.

Как заполнить расходный кассовый ордер, читайте здесь . Как правильно провести инвентаризацию кассы, смотрите тут .

А кто занимается ведением кассовых операций в вашей организации? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Все нюансы заполнения кассовой книги :: PROУчет

Должен ли вести кассовую книгу «упрощенщик», можно ли заполнять листы книги не каждый день, а еженедельно, сколько кассовых книг нужно вести организации, имеющей филиалы? На эти и другие вопросы, посвященные заполнению кассовой книги, вы найдете ответы в нашем материале.

Кто должен вести кассовую книгу

Наша организация находится на упрощенной системе. Должны ли мы формировать кассовую книгу?

Да, должны.

Кассовую книгу должны вести все организации, которые работают с наличностью. Об этом сказано в пункте 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ, который утвержден Решением Совета директоров Центрального банка РФ 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок).

Для организаций, применяющих упрощенную систему никаких исключений нет. Более того, в пункте 4 статьи 346.11 Налогового кодекса РФ сказано, что «для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняются действующие порядок ведения кассовых операций».

Обращаем особое внимание на то, что индивидуальный предприниматель, находящийся на общей или упрощенной системе также должен вести кассовую книгу. Это следует из Указаний Банка России от 17.07.2006 N 08-17/2540 (доведено Письмом ФНС России от 30.08.2006 N ММ-6-06/[email protected]). Там сказано, что при совершении кассовых операций индивидуальные предприниматели должны соблюдать Порядок ведения кассовых операций в РФ.

***

Организация продает товары за наличный расчет. Можно ли не вести книгу кассира-операциониста, если ведется кассовая книга?

Нет, нельзя.

В соответствии с пунктом 3 Порядка для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. При этом наличие кассовой книги у налогоплательщика не освобождает его от обязанности вести книги кассира-операциониста по каждой контрольно-кассовой машине (п. 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 30.07.1993 N 745), так как это не предусмотрено законодательством РФ.

***

Как заполнять кассовую книгу

Банк назначил нашей организации проверку кассовой книги, авансовых отчётов и т.д. В связи с этим у нас несколько вопросов: надо ли вшивать в кассовую книгу приходные и расходные кассовые ордера и как правильно пронумеровывать листы? За какой период подшивается и опечатывается кассовая книга? Учет мы ведем в 1С.

Унифицированная форма кассовой книги утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 (форма № КО-4).

Если учет ведется автоматизированным способом, листы кассовой книги формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Об этом сказано в пункте 25 Порядка ведения кассовых операций. Таким образом, приходные и расходные кассовые ордера вшивать в книгу не надо. Они хранятся отдельно.

Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Кассовая книга прошнуровывается и опечатывается по истечении календарного года.

***

Покупатель расплатился с организацией за товар с использованием кредитной карты. Нужно ли отражать в кассовой книге такую выручку?

Нет, не нужно. Оплата товаров с помощью кредитных карт относится к безналичным расчетам (п. 5.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104). А в кассовой книге необходимо учитывать поступление и выдачу только наличных денег.

***

У индивидуального предпринимателя бывает всего 1-2 операции с наличностью в день. Можно ли заполнять листы кассовой книги не ежедневно, а делать это, например, раз в неделю?

Кассовую книгу надо заполнять каждый день, когда предприниматель осуществлял операции с наличными деньгами.

В пункте 24 Порядка сказано, что кассир (его обязанности может выполнять и сам предприниматель) ежедневно в конце рабочего дня подсчитывает итоги за день, выводит остаток на следующее число и оформляет отчет кассира (второй отрывной лист кассовой книги), подшивая к нему приходные и расходные ордера.

***

У нашей организации есть обособленное подразделение, не выделенное на отдельный баланс, находящееся в том же городе. И в подразделении и в головном офисе есть наличные расчеты. Как нам лучше вести кассовую книгу?

В соответствии с пунктом 22 Порядка каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, вне зависимости от наличия у нее обособленных подразделений Организация, имеющая в своем составе подразделение, может организовать ведение кассовой книги и кассовых операций следующим образом.

Вести по месту нахождения подразделения раздел единой кассовой книги. При этом на титульном листе нужно указать наименование подразделения. Раз в месяц подразделение будет передавать свой раздел кассовой книги с оригиналами первичных кассовых документов. На основании разделов книги подразделения и головного офиса будет сформирована общая книга по всему предприятию.

***

Если год закончился, а больше половины кассовой книги не заполнено. Нужно ли начинать новую кассовую книгу?

Да, нужно.

В соответствии с пунктом 25 Порядка ведения кассовых операций по окончании календарного года машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке, а общее количество листов кассовой книги за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, после чего книга опечатывается.

Таким образом, в начале нового календарного года следует завести новую кассовую книгу.

***
 

Кроме того, вы можете узнать, какие замечания банков, предъявляемые к организациям, обоснованны, а какие нет.

А также проверить, правильно ли вы заполняете отчет кассира. 

 

 

Как заполнять кассовую книгу? — «Моё дело»

Если кассовая книга заполняется от руки.

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):

— первая всегда остается в книге;
— вторая — отрывная.

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

— по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;
— указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом ПКО и РКО.

Строка «Перенос» кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:
— или в конце смены;
— или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.
Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке «Касса за ___» указывается та же дата.

3. В конце смены кассир:

— подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии»;
— ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

4. После этого кассир относит кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру (при их отсутствии руководителю организации) (п. 4.6 Указания N 3210-У).

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:
— указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

Если кассовая книга заполняется на компьютере.
Ее можно вести в бухгалтерской программе или в другой удобной вам программе.
Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.
В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

Заполнение кассовой книги: правила оформления, инструкция, возможные ошибки и примеры

Для ведения учета наличных средств в компаниях используется кассовая книга. Она применяется как фирмами, так и частными предпринимателями. С ее помощью значительно упрощается процедура составления разной бухгалтерской отчетности. Заполнение кассовой книги осуществляется назначенным ответственным специалистом, который наделяется соответствующими полномочиями на основании приказа руководителя фирмы. Обычно он представлен работником бухгалтерии, но некоторые ИП самостоятельно выполняют данный процесс.

Понятие документа

Данная книга представлена финансовой документацией, с помощью которой учитывается движение наличности в компании или у ИП. В ней фиксируется выдача денег или принятие средств.

Ее листы содержат таблицы, которые заполняются в течение каждого рабочего дня при совершении разных финансовых операций.

Для чего нужна кассовая книга?

На основании сведений, содержащихся в этом документе, контролируется финансовое состояние любой компании. Он может использоваться даже налоговиками, занимающимися проверкой компании. Дополнительно книга полезна для руководителя любой фирмы, так как с ее помощью можно легко понять, сколько денег получает компания, а также какое количество средств тратится на те или иные цели.

Кассовая книга является обязательной документацией, причем она представлена в каждой фирме в единственном экземпляре. По закону не допускается ведение сразу нескольких книг, содержащих разные данные.

Кто занимается ведением?

Заполнение кассовой книги может осуществляться от руки или с помощью компьютера. Занимается данным процессом кассир или бухгалтер, назначаемый ответственным за ведение книги с помощью специального приказа. Он представлен материально ответственным лицом. В его обязанности входят следующие действия:

  • грамотное заполнение кассовой книги;
  • выдача и прием денег или иных материальных ценностей и ценных бумаг;
  • принятие и выдача разной подотчетной документации;
  • заполнение доходных или расходных кассовых ордеров, которые требуются при выдаче зарплаты или премий;
  • контроль над разными кассовыми операциями.

Деятельность кассира контролируется со стороны главного бухгалтера предприятия. Если бизнесмен является индивидуальным предпринимателем, то он самостоятельно занимается заполнением этого документа.

Правила заполнения

Каждый человек, назначенный ответственным лицом за заполнение данной документации, должен разбираться в том, как вести правильно кассовую книгу. Для этого учитываются следующие правила и требования:

  • вносятся данные в документацию на основании специальных указаний, выпущенных Центральным банком;
  • допускается вести документ в бумажном или электронном виде;
  • используются для этих целей исключительно бланки, обладающие строго установленной формой;
  • не допускается пользоваться собственной формой, разработанной работниками отдельной фирмы, так как по закону нужно применять единый формат;
  • начинается новая книга ежегодно, поэтому в конце года с ее помощью можно определить, какое количество средств было заработано и потрачено компанией;
  • важно грамотно нумеровать каждый лист книги, поэтому пропуск страниц является грубым нарушением;
  • все страницы обязательно сшиваются, а в конце прописывается количество имеющихся листов;
  • на документе ставится подпись директора предприятия, а также печать компании;
  • если книга ведется в печатном виде, то делается сразу два одинаковых экземпляра.

Во время ведения документации ответственное лицо должно стремиться к тому, чтобы отсутствовали какие-либо помарки, ошибки или исправления.

Особенности для электронных книг

Все реже осуществляется заполнение кассовой книги вручную, так как многие компании предпочитают переходить на электронный документооборот. Поэтому и этот документ заполняется в электронном виде. Чтобы выполнить этот процесс грамотно, учитываются следующие правила:

  • как только документ будет полностью заполнен, он обязательно распечатывается;
  • распечатанная документация сшивается и скрепляется подписью директора фирмы;
  • если в фирме ответственное лицо занимается ведением кассового реестра в электронном виде, то допускается оформлять книгу поквартально;
  • записи должны вноситься ежедневно назначенным лицом;
  • обязательно указывается в начале дня остаток денег на счете, а в конце дня подводится итог на основании проведенных операций за один день работы;
  • любые операции, реализуемые в течение дня, обязательно указываются в книге.

К преимуществам использования электронного варианта относится то, что если кассир по разным причинам допустит какую-либо ошибку, то ее можно будет легко и оперативно исправить.

Инструкция по заполнению

Если кассир плохо разбирается в этой работе, то он должен изучить пример заполнения кассовой книги. На самом деле процедура считается оперативной и простой. Для этого нужно только следовать правильной инструкции:

  • начинается книга с титульного листа, где указывается общая информация о предпринимателе или компании;
  • указываются личные данные ИП, представленные его Ф.И.О., датой рождения и паспортными данными;
  • если заполняется документ в компании, то приводится ее наименование, юридический адрес и другие значимые реквизиты;
  • на титульном листе указывается период, за который ведется документация;
  • далее заполняются обычные листы книги, предназначенные для внесения сведений обо всех операциях, реализуемых в течение рабочего дня;
  • каждый листок имеет две части, которые могут легко отрываться;
  • сверху приводится дата внесения сведений, а также номер листка;
  • дальше располагается таблица, в которой имеется 5 столбиков;
  • в таблице указывается номер документа, субъект, от которого были получены деньги или которому были выданы средства, номер счета, а также размер прихода и расхода;
  • в конце приводится остаток на начало и конец дня;
  • если после заполнения таблицы остаются пустые строки, то они должны перечеркиваться с помощью большой буквы Z, чтобы в будущем невозможно было внести какие-либо недостоверные сведения в кассовую книгу;
  • в конце листа ставится подпись кассира, занимающегося ведением документации.

Образец заполнения кассовой книги можно изучить ниже.

Правила исправления сведений

Нередко в процессе ведения документации ответственные лица допускают какие-либо ошибки. Заполнение кассовой книги считается простым процессом, но всегда существует вероятность, что будут внесены неправильные сведения. В официальной документации не приветствуются разные описки или опечатки, а также исправления.

Любое исправление может признаваться в компании нарушением, поэтому за него ответственное лицо может привлекаться к дисциплинарной ответственности. Допускаются только мелкие ошибки, которые не связаны с указанными суммами и не влияют на подводимый итог. Как исправить ошибки? Для этого учитываются следующие правила:

  • неверные данные просто зачеркиваются;
  • сверху пишутся верные сведения;
  • правильно исправленная ошибка заверяется подписью ответственного кассира и бухгалтера, который занимается проверкой документации;
  • если же выявляются ошибки, связанные с размером остатка, то полностью перечеркивается лист, имеющийся в книге, после чего ставится отметка о его аннулировании;
  • после зачеркивания одного листа производится заполнение второго листа.

Именно кассир несет ответственность за правильность заполнения документа, поэтому если им допускаются серьезные ошибки, то важно составить специальную служебную записку на имя главного бухгалтера компании. Данная записка рассматривается специально созданной комиссией, после чего вносятся нужные изменения. Бухгалтер формирует справку о внесенных корректировках. Только после этого производится аннулирование страницы.

Правила сшивания

Кассир, назначенный в качестве ответственного за ведение документации, должен разбираться не только в правилах заполнения кассовой книги, но и в особенностях ее сшивания. Все листы обязательно нумеруются и прошиваются. Для этого используются качественные специальные нитки. После их завязывания они должны находиться с обратной стороны документа.

К узлу приклеивается небольшая бумага, содержащая информацию о количестве листов. Информация заверяется печатью компании, после чего лист подписывается директором.

Особенности ведения

Индивидуальные предприниматели могут не заниматься ведением кассовой книги, но они должны вести учет своих расходов и доходов. Поэтому наиболее актуально для этого воспользоваться именно этим документом. Если бизнесмен пользуется кассовой книгой, то он обязан следовать правилам ее оформления. Не требуется указывать лимит остатка кассы, а также предпринимателями не составляются кассовые ордера.

Компании обязаны следовать всем требованиям, предъявляемым к этой документации. Если будут иметься ошибки или нарушения, то это может стать основанием для более тщательной проверки со стороны работников ФНС.

Образец заполнения кассовой книги вручную можно изучить ниже.

Можно ли не распечатывать электронный документ?

Компании имеют право вести кассовую книгу в электронном виде без распечатки. В этом случае предприятие полностью переходит на электронный документооборот. В качестве основания для заполнения кассовой книги выступает любая финансовая операция, совершаемая в фирме.

Возможность вести документацию исключительно в электронном виде появляется только после покупки компанией определенных технических средств. Именно они обеспечивают защиту данных от мошенников и хакеров. При их использовании гарантируется, что ответственное лицо никаким образом не сможет допустить ошибку. Дополнительно документация защищается от потери сведений.

Все электронные образцы книги непременно подписываются с помощью электронной подписи, которая должна отвечать условиям ФЗ № 63. Электронная версия немного отличается от бумажного документа по внешнему виду, но в ней содержатся те же строки и столбцы.

Если предприниматель принимает решение перейти полностью на электронную версию книги, то он должен подготовиться к серьезным тратам, связанным с приобретением дорогостоящего оборудования. Выбранный кассир должен уметь работать с этой техникой.

Заключение

Кассовая книга ведется любой организацией, но ИП могут не заполнять эту документацию, хотя она обеспечивает легкость и оперативность учета. Документация может вестись в электронном или бумажном виде. Она содержит данные обо всех финансовых операциях, совершаемых в течение каждого рабочего дня.

При наличии ЭЦП и специальной техники можно вести документ исключительно в электронном виде, поэтому не возникает необходимости распечатывать его на принтере.

Как сверять кассовую книгу в финансовом учете | Малый бизнес

Кимберли Леонард Обновлено 28 января 2019 г.

Сегодняшний владелец малого бизнеса, скорее всего, использует бухгалтерское программное обеспечение для ведения бухгалтерских книг. Программное обеспечение записывает все транзакции по мере их возникновения, как дебетование, так и кредитование, а затем создает отчеты о том, что остается невыполненным, когда выписка по счету сверяется. Понимание того, как этот процесс работает с кассовой книгой, которая содержит все денежные поступления и платежи, включая банковские депозиты и снятие средств, помогает владельцу бизнеса подтвердить правильность кассовых операций.

Это также необходимо для обнаружения мошенничества и незаконной деятельности. Вам потребуются обновленные бухгалтерские записи и текущая выписка из банка для сверки счета.

Период времени для сверки

Вы должны сверять кассовые книги с выписками в конце каждого банковского цикла. Закрыв бухгалтерские книги с выверкой в ​​конце каждой банковской выписки, работу намного быстрее и проще организовать. Он также информирует вас о непогашенной дебиторской задолженности, которую, возможно, потребуется решить.После получения выписки из банка сопоставьте даты цикла выписки с периодом времени в книгах.

Большинство банковских выписок составляются ежемесячно. Для понимания предположим, что цикл идет с первого дня месяца по 31 день в выписке под рукой. Сопоставьте эту дату со своими бухгалтерскими книгами. Это период, когда вы примиряетесь. Не пытайтесь согласовать элементы, записанные после цикла, потому что банк еще ничего не отправил.

Подтверждение баланса в банке

Вы можете сверять бухгалтерские книги и выписки с помощью формы сверки, загруженной в Интернете, или использовать лист бумаги со значениями ваших бухгалтерских книг в левом столбце и значениями банковских выписок в правом.Первое, что вам нужно сделать, это проверить начальный баланс. Если вы правильно сверяли предыдущий месяц, выписка из банка и ваши кассовые книги должны совпадать. Конечный баланс не будет таким же, если все депозиты и снятия не будут опубликованы банком.

Добавление депозитов в пути

Депозиты наличными обычно регистрируются немедленно, но возможна задержка. Если какие-либо денежные депозиты в ваших записях еще не учтены в банковской выписке, примите это во внимание.

Прочие вычеты сборов и штрафов

Одна из причин, по которой у многих владельцев малого бизнеса нет кассовых книг, заключается в том, что они не нашли времени на вычет банковских комиссий и штрафов. Вычтите их из своих книг на основе информации, предоставленной банком.

Устранение ошибок при ошибках

Если все операции были должным образом учтены в процессе выверки, конечные сальдо кассовой книги и выписки должны совпадать. Если это не так, начните проверять каждый депозит, чтобы убедиться, что он был на правильную сумму.Иногда расхождения указывают на то, что кто-то обманным путем изменяет сумму депозита.

Как сделать банковскую выверку: пошаговый процесс

6 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Бухгалтерский учет
  3. Как сделать банковскую выверку?

Чтобы выполнить банковскую выверку, вы должны сопоставить остатки денежных средств в балансе с соответствующей суммой в своей банковской выписке, определив различия между ними, чтобы внести изменения в бухгалтерские записи, устранить любые расхождения и выявить мошеннические транзакции.

  • О чем рассказывается в статье:

ПРИМЕЧАНИЕ. Члены группы поддержки FreshBooks не являются сертифицированными специалистами по налогам на прибыль или бухгалтерскому учету и не могут давать советы в этих областях, кроме дополнительных вопросов о FreshBooks. Если вам нужна консультация по подоходному налогу, обратитесь к бухгалтеру в вашем районе .

Как вы сверяете банковскую выписку?

Для согласования выписки из банка баланс счета, сообщаемый банком, сравнивается с главной бухгалтерской книгой предприятия.

Компании ведут кассовую книгу, в которой регистрируются как банковские операции, так и операции с наличными деньгами. Столбец кассы в кассовой книге показывает наличные деньги, а столбец банка показывает наличные деньги в банке.

Точно так же банк ведет учет для каждого клиента. В банковских книгах депозиты регистрируются по кредиту, а снятие средств — по дебету. Банк отправляет своим клиентам выписку по счету каждый месяц или через определенные промежутки времени.

Иногда эти балансы не совпадают. Бизнесу необходимо определить причины несоответствия и согласовать различия. Это делается для подтверждения того, что все позиции учтены, а конечные остатки совпадают.

Для этого подготавливается отчет о сверке, известный как отчет о сверке банка.

Выверка банковского счета: пошаговое руководство

Вы получаете выписку из банка, как правило, в конце каждого месяца.В выписке перечисляются денежные средства и другие депозиты, внесенные на текущий счет предприятия. В выписке также указаны банковские сборы, например, плата за обслуживание счета.

Получив его, выполните следующие действия, чтобы согласовать выписку по счету:

1. СРАВНИТЬ ДЕПОЗИТЫ

Сопоставьте депозиты в бизнес-записях с депозитами в выписке из банка. Сравните сумму каждого депозита, записанного в дебетовой части банковского столбца кассовой книги, с кредитной частью банковской выписки и кредитной частью банковского столбца с дебетовой стороной банковской выписки.Отметьте элементы, появляющиеся в обеих записях.

2. НАСТРОЙКА БАНКОВСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Скорректировать остаток в выписках по счету на скорректированный остаток. Для этого вы должны добавить депозиты в пути, вычесть непогашенные чеки и добавить / вычесть банковские ошибки.

Депозиты в пути — это суммы, полученные и зарегистрированные предприятием, но еще не зарегистрированные банком. Их необходимо добавить в банковскую выписку.

Неоплаченные чеки — это те чеки, которые были выписаны и зарегистрированы на кассовом счете предприятия, но еще не погашены банковским счетом.Их нужно списать с баланса банка. Это часто случается, когда чеки выписываются в последние дни месяца.

Банковские ошибки — это ошибки, допущенные банком при создании банковской выписки. Распространенные ошибки включают ввод неверной суммы или пропуск суммы в выписке по счету. Сравните главную книгу кассового счета с выпиской из банка, чтобы выявить ошибки.

3. НАСТРОЙКА КАССОВОГО СЧЕТА

Следующим шагом является корректировка остатка денежных средств на бизнес-счете.

Скорректируйте остатки денежных средств на бизнес-счете, добавив проценты или вычтя ежемесячные платежи и комиссии за овердрафт.

Для этого предприятиям необходимо учитывать банковские сборы, проверки NSF и ошибки в бухгалтерском учете.

  • Банковские сборы — это сервисные сборы и комиссии, удерживаемые за обработку банком операций по текущему счету. Это может включать ежемесячные платежи или сборы за овердрафт вашей учетной записи. Они должны быть списаны с вашего денежного счета.Если вы заработали проценты на остаток на банковском счете, их необходимо добавить на денежный счет.
  • Чек NSF (недостаточно средств) — это чек, который не был оплачен банком из-за недостаточности средств на банковских счетах организации. Это означает, что сумма чека не была депонирована на ваш банковский счет и, следовательно, должна быть вычтена из записей вашего денежного счета.
  • Ошибки на денежном счете приводят к тому, что сумма вводится неверно или сумма не указывается в записях.Исправление ошибки увеличит или уменьшит кассовый счет в книгах.

4. СРАВНИТЬ ВЕСЫ

После корректировки остатков по банку и по бухгалтерским книгам скорректированные суммы должны быть такими же. Если они по-прежнему не равны, вам придется повторить процесс примирения еще раз.

После того, как сальдо сравняются, предприятиям необходимо подготовить журнальные записи для корректировок сальдо по книгам.

Как часто следует проводить сверку банковского счета?

В идеале вы должны сверять свой банковский счет каждый раз, когда получаете выписку из своего банка.Это часто делается в конце каждого месяца, еженедельно и даже в конце каждого дня предприятиями, у которых есть большое количество транзакций.

Перед процессом сверки компаниям следует убедиться, что они зарегистрировали все транзакции до конца вашей банковской выписки. Компании, пользующиеся услугами онлайн-банкинга, могут загружать банковские выписки для регулярного процесса сверки, вместо того, чтобы вводить информацию вручную.

Какова цель выверки банковских счетов?

Процесс выверки банковских счетов дает несколько преимуществ, в том числе:

  • Обнаружение таких ошибок, как двойные платежи, пропущенные платежи, ошибки расчетов и т. Д.
  • Отслеживание и добавление банковских комиссий и штрафов в бухгалтерские книги
  • Выявление мошеннических транзакций и краж
  • Отслеживание кредиторской и дебиторской задолженности предприятия

Банковская выверка, выполняемая с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета, стала проще и без ошибок. Банковские транзакции импортируются автоматически, что позволяет сопоставить и классифицировать большое количество транзакций одним нажатием кнопки. Это делает процесс выверки банковских счетов эффективным и контролируемым.


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Процедура мелкой кассы — AccountingTools

Как финансировать мелкую кассу

Когда денежные средства добавляются в фонд мелкой кассы, основная концепция заключается в замене суммы любых денежных средств, которые ранее были выплачены из фонда. Это включает в себя обобщение всех произведенных выплат и возврат денежных средств в фонд на эту сумму. Процедура финансирования мелкими денежными средствами изложена ниже:

  1. Заполните форму выверки .Заполните форму выверки мелкой кассы, в которой хранитель мелкой кассы перечисляет оставшуюся наличность, выданные ваучеры и любые излишки или несовершеннолетние. Информация о ваучере может быть взята из кассовой книги. Сотрудник отдела бухгалтерского учета просматривает и утверждает форму и отправляет копию сотрудникам отдела счетов к оплате вместе со всеми ваучерами, указанными в форме. Копия остается у хранителя мелкой кассы.

  2. Получить наличные . Персонал отдела кредиторской задолженности создает чек, выписанный кассиру на сумму, необходимую для финансирования мелких денежных сумм до установленного лимита.Кассир кладет чек и конвертирует деньги в наличные. Сотрудники отдела кредиторской задолженности направляют форму выверки мелкой кассовой наличности бухгалтеру главной книги.

  3. Добавить денежные средства в кассу мелкой кассы . Кассир передает наличные деньги хранителю мелкой наличности, который включает их в кассу. Если имеется мелкая кассовая книга, хранитель вводит сумму полученных денежных средств в книгу и обновляет текущую сумму наличных денежных средств.

  4. Учет ваучеров в главной книге .Бухгалтер главной книги записывает суммы ваучера, перечисленные в форме выверки мелкой кассы, как расходы в главной книге, а затем регистрирует форму и прилагаемые ваучеры.

Как выплатить мелкую наличность

Процедура выплаты мелкой наличности разработана для обеспечения достаточной документации по каждому расходу, а также доказательства того, что средства были фактически выплачены. Процедура выплаты мелких денежных средств описана ниже:

  1. Просмотрите запросы на выплату .Выплачивайте средства только на мелкие коммерческие расходы.

  2. Разблокировать мелкую кассу . Если запрос на выплату подпадает под правила выплаты мелкой наличности, откройте контейнер, в котором хранится мелкая наличность. По соображениям безопасности фонд мелкой наличности должен быть заблокирован на все время, когда он не используется.

  3. Полный ваучер . Лицо, получающее возмещение, заполняет ваучер на возмещение. В этом ваучере должна быть указана выплаченная сумма, тип расходов, дата и лицо, которому были выплачены мелкие наличные.Если есть квитанция, по которой человеку возмещаются расходы, прикрепите ее к ваучеру. Этот шаг необходим для отслеживания типов производимых расходов, которые затем могут быть отнесены на различные счета расходов.

  4. Выдача наличных . Подсчитайте выплачиваемые наличные и попросите получателя также подсчитать их, чтобы проверить выплачиваемую сумму. Затем получатель наличных должен подписать ваучер; это является доказательством того, что хранитель не заполнил ваучер, а просто положил в карман соответствующую сумму наличных денег.Храните все заполненные ваучеры в ящике для мелкой кассы.

  5. Обновление кассовой книги (необязательно) . При заполнении ваучера хранитель должен немедленно обновить кассовую книгу, добавив сумму, тип и дату расходов и обновив текущий остаток денежных средств. Эта информация также может храниться в электронной таблице.

Сопутствующие курсы

Справочник по бухгалтерскому учету
Управление денежными средствами компании
Как проводить аудит наличных средств
Оптимальный учет денежных средств

Управление и учет денежных поступлений

Если вы владелец малого бизнеса, вы, скорее всего, будете получать от клиентов наличные.А если вы получаете платежи наличными, вам необходимо знать о регистрации денежных поступлений в ваших книгах. Итак, как ты это делаешь?

Чтобы ваши книги были точными, вам необходимо разбираться в учете кассовых чеков. Читайте дальше, чтобы получить внутреннюю информацию об управлении и регистрации денежных поступлений в вашем малом бизнесе.

Что такое кассовые чеки?

Вы регистрируете денежные поступления, когда ваша компания получает денежные средства из внешнего источника, такого как клиент, инвестор или банк. И когда вы получаете деньги от клиента, вам необходимо записать сделку и отразить продажу в своем балансе.Когда вы получаете деньги от клиента, наличные деньги увеличивают (дебетуют) ваш баланс.

При регистрации денежных поступлений, увеличения или списания остатка денежных средств. Учет денежных поступлений компенсирует остаток дебиторской задолженности от продажи.

Если у вас продажа за наличные, вы несете ответственность за регистрацию кассового чека. Следующие способы оплаты считаются продажами за наличный расчет:

  • Наличные деньги
  • Шах
  • Покупки в кредит магазина

Запишите все платежи наличными в журнал кассовых чеков.И введите кассовую проводку в свой журнал продаж или книгу дебиторской задолженности.

Журнал кассовых поступлений

Журнал денежных поступлений управляет всеми поступлениями денежных средств для вашего бизнеса. Запишите все поступающие наличные в журнал.

Журнал денежных поступлений обычно включает категории продаж за наличные и кредитные категории. В свой журнал вы захотите записать:

  • Дата операции
  • Заметки по сделке
  • Контрольный номер (если имеется)
  • Сумма
  • Типы счетов для поступления денежных средств (например,г., дебиторская задолженность)
  • Скидки без скидки

Этапы учета кассовых поступлений

Теперь, когда вы узнали о них немного больше, пора научиться вести учет денежных поступлений.

Используйте следующие шаги для правильного учета денежных поступлений в книгах малого бизнеса:

  1. Сделать продажу за наличные
  2. Записать операцию кассового поступления
  3. Создайте запись продаж

1. Продажа за наличные

Прежде чем вы сможете регистрировать кассовые чеки, вам необходимо произвести продажу за наличный расчет.При продаже за наличный расчет сохраняйте все чеки. Квитанция о продаже является доказательством того, что продажа состоялась.

Квитанция с продаж обычно включает в себя такие вещи, как имя покупателя, дату продажи, подробное описание проданных продуктов или услуг, цену каждого товара, общую сумму продажи и налог с продаж (если применимо).

Если вы принимаете чеки, не забудьте также указать номер чека в кассовом чеке. Чтобы ваши книги были максимально точными, убедитесь, что вы организовываете бизнес-квитанции с использованием системы хранения (например,g., картотечные шкафы или компьютер).

2. Запишите операцию кассового поступления

В вашем журнале кассовых чеков должна быть хронологическая запись ваших кассовых операций. Используя товарные чеки, записывайте каждую кассовую операцию в журнале кассовых чеков.

Не записывайте собранный вами налог с продаж в журнале кассовых чеков. Вместо этого вы должны записать это в журнал продаж.

3. Создайте запись о продажах

Запишите свои продажи за наличные в журнал продаж как кредит и в журнал денежных поступлений как дебет.Имейте в виду, что ваши записи будут отличаться, если вы предлагаете кредит магазина или если клиенты используют комбинацию способов оплаты (например, частично наличными и кредитом).

Примеры записей в журнале кассовых чеков

Давайте взглянем на пару примеров кассовых чеков. Чтобы убедиться, что у вас есть кассовые чеки, ознакомьтесь с примерами ниже.

Продажа за наличные

Допустим, вы продаете за наличные 250 долларов своему малому бизнесу. Поскольку вы уже получили наличные в точке продажи, вы можете записать их в свои бухгалтерские книги.Опять же, вы должны записать дебет в журнал кассовых чеков и кредит в журнал продаж.

Кассовый журнал

9029 9029 9029 9029 9029 9029 9029
Дата Счет Дебет Кредит
8/10/19 Продажа за наличные $ 250
9032 $ журнал денежных поступлений и кредит на 250 долларов в журнале продаж.

Сочетание наличных денег и кредита

Когда клиенты платят разными способами, вам необходимо учитывать это. Когда это происходит, вы должны дебетовать и кредитовать различные счета.

Запишите все платежи наличными как дебет в журнале кассовых чеков, как обычно. Затем дебетуйте счет дебиторской задолженности клиента за любую покупку, сделанную в кредит. В журнале продаж запишите общую кредитную запись.

Допустим, клиент покупает у вашего предприятия товаров на 1000 долларов.Они платят 100 долларов наличными и используют кредит магазина на оставшиеся 900 долларов. Ваша запись в журнале будет выглядеть так:

Дата Счет Дебет Кредит
8/10/19 Продажа за наличные 17 $ 250
Дата Счет Дебет Кредит
8/10/19 Денежные поступления 100 100
Продажи 1,000

Порядок поступления денежных средств

Чтобы ваши бухгалтерские книги были точными, вам необходимо иметь процедуру получения наличных.Процесс получения денежных средств поможет вам организовать общие денежные поступления, избежать ошибок бухгалтерского учета и обеспечить правильность записи транзакций.

Процедура поступления денежных средств должна выглядеть примерно так:

  1. Упорядочить и отсортировать бизнес-квитанции
  2. Учет наличных и чековой информации
  3. Учет прочих поступающих денежных средств (если применимо)
  4. Сделать денежный вклад

В некоторых случаях вы можете получить от клиента чек или оплату наличными позже.В этих случаях вам нужно будет сделать отдельную запись в журнале для записи этой информации. Вы также должны отслеживать, как эти платежи влияют на счета-фактуры клиентов и кредит в магазине.

Если вы планируете вносить наличные платежи, убедитесь, что сумма вашей депозитной квитанции совпадает с вашим журналом денежных поступлений. Храните депозитные квитанции вместе с другими бизнес-квитанциями на случай каких-либо расхождений.

Имейте в виду, что процесс получения наличных варьируется от бизнеса к бизнесу. Вы можете настроить описанные выше действия, чтобы они лучше соответствовали рабочему процессу вашей компании.

Нужен быстрый и доступный способ отслеживания транзакций вашего бизнеса? Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет упростить учет доходов и расходов. Начните самостоятельную демонстрацию сегодня!

Хотите узнать о других темах бухгалтерского учета? Перейдите на нашу страницу в Facebook и поставьте нам лайк.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Выверки банковских счетов: все, что вам нужно знать

Выверки банковских счетов.Даже название звучит скучно. Возможно, они не доставляют удовольствия, но, выполняя их регулярно, вы защищаете себя от всевозможных ловушек, таких как перерасход денег и становление жертвой мошенничества.

Плюс, в выверке банковских счетов есть что-то дзенское. В конце концов, они стремятся найти баланс.

Итак, примите позу полного лотоса или просто найдите удобное кресло. Мы рассмотрим, что такое сверка выписок по счету, как это работает, когда это нужно делать и как лучше всего справиться с задачей.

Во-первых, что такое выверка банковских счетов?

Когда вы «сверяете» свою банковскую выписку или банковские записи, вы сравниваете их со своими бухгалтерскими записями за тот же период и выявляете все несоответствия. Затем вы записываете эти несоответствия, чтобы вы или ваш бухгалтер могли быть уверены, что у вашего бизнеса нет «пропавших без вести» денег.

Выверка банковских счетов не ограничивается только вашими банковскими счетами. Любые кредитные карты, счета PayPal или другие счета с бизнес-транзакциями должны быть выверены.

Кто отвечает за выверку банковских счетов?

Если вы ведете бухгалтерский учет самостоятельно, вы должны быть готовы регулярно сверять свои банковские выписки (подробнее об этом ниже). Если вы работаете с бухгалтером или онлайн-бухгалтерской службой, они сделают это за вас.

Выверка банковских выписок требуется только в том случае, если вы используете метод начисления. Это необходимо для подтверждения того, что все записанные вами неоплаченные банковские транзакции действительно прошли.

Если, с другой стороны, вы используете кассовый учет, то вы записываете каждую операцию одновременно с банком; не должно быть расхождений между вашим балансом и выпиской из банка.

Не знаете, какой метод учета вы используете? Эта статья о кассовом и начисленном учете прояснит это.

В огромных компаниях с штатными бухгалтерами всегда есть кто-то, кто проверяет соответствие всех цифр и соответствие бухгалтерских книг действительности.В малом бизнесе эта ответственность обычно ложится на владельца (или на бухгалтера, если вы его нанимаете. Если у вас нет бухгалтера, обратите внимание на Bench).

Пять веских причин, почему выверка банковских счетов имеет значение

Сверка банковских счетов может быть утомительной, но финансовая гигиена окупится. Вот почему это отличная идея.

1. Чтобы увидеть свой бизнес таким, какой он есть на самом деле

Когда вы смотрите на свои книги, вы хотите знать, что они отражают реальность.Если ваш банковский счет, выписки по кредитной карте и бухгалтерия не совпадают, вы можете в конечном итоге потратить деньги, которых на самом деле нет, или сохранить деньги, которые вы могли бы инвестировать в свой бизнес. Это также может помочь вам получить комиссию за банковские услуги или процентный доход, убедившись в том, что баланс денежных средств вашей компании является точным.

2. Для отслеживания движения денежных средств

Управление денежным потоком — это часть управления любым бизнесом. Сверка ваших банковских выписок позволяет вам увидеть взаимосвязь между тем, когда деньги поступают в ваш бизнес и когда они поступают на ваш банковский счет, и соответственно спланировать, как вы собираете и тратите деньги.

3. Выявить мошенничество

Сверка ваших банковских выписок не остановит мошенничество, но позволит вам узнать, когда это произошло.

Например, вы можете заплатить продавцу чеком, но они могут подделать его, увеличив снимаемую сумму, а затем обналичить ее. Вы не узнаете, пока банк не снимет средства с вашего счета. Несоответствие проявится, когда вы сверяете свою банковскую выписку.

Или вы можете поделиться совместным счетом со своим деловым партнером.Когда они снимают деньги с вашего счета для оплаты деловых расходов, они могут взять больше, чем записано в бухгалтерских книгах. Вы заметите это, как только сверите свою банковскую выписку.

Надеюсь, вы никогда не потеряете сон, беспокоясь о мошенничестве, но сверка банковских выписок — это один из способов убедиться, что этого не происходит.

4. Выявить ошибки банка

Редко, но иногда банк допускает ошибку. Если между вашими счетами и записями банка есть несоответствие, которое вы не можете объяснить никаким другим способом, возможно, пришло время поговорить с кем-нибудь в банке.

5. Чтобы быть в курсе дебиторской задолженности

Если вы используете систему учета по методу начисления, вы можете «списать» свой денежный счет, когда закончите проект, и клиент скажет: «Чек будет отправлен по почте сегодня, я обещаю!». Затем, когда вы проводите свою банковскую выверку через месяц, вы понимаете, что чек так и не пришел, и денег нет в ваших бухгалтерских книгах (даже если ваша бухгалтерия показывает, что вам заплатили).

Выверка банковских счетов — это как надежный механизм, гарантирующий, что ваша дебиторская задолженность никогда не выйдет из-под контроля.И если вы постоянно наблюдаете расхождение в дебиторской задолженности между вашим балансом и вашим банком, вы знаете, что вам нужно решить более серьезную проблему.

Как сделать банковскую выверку

Чтобы упростить задачу, начните с бесплатного шаблона, над которым нужно работать.

Когда вы выполняете банковскую выверку, вы сначала обнаруживаете, что банковские транзакции, по которым ваши книги и ваш банковский счет не синхронизированы. Это позволяет вам подобрать баланс. Затем вы записываете, что вы сделали, чтобы уравновесить остатки.

Мы рассмотрим каждый этап процесса выверки банковских счетов более подробно, но сначала — актуальны ли ваши бухгалтерские книги? Они должны быть для того, чтобы выверка банка работала. Если вы отстали в своей бухгалтерии, воспользуйтесь нашим руководством по наверстыванию счетов, чтобы вернуться в нужное русло (или наймите нас, чтобы мы сделали вашу бухгалтерию за вас).

Сначала проверьте два остатка денежных средств

У вас есть два остатка денежных средств, которые нужно проверить: наличные деньги, зарегистрированные в ваших банковских выписках и в разделе «Денежный счет» вашей бухгалтерской отчетности .

В частности, вы хотите проверить, является ли «конечный баланс» этих двух аккаунтов одинаковым за определенный период (скажем, за февраль).

Баланс, зарегистрированный в ваших бухгалтерских книгах (опять же, кассовый счет), и баланс на вашем банковском счете редко когда-либо будут точно такими же, даже если вы ведете тщательные бухгалтерские книги.

Одна из причин этого заключается в том, что ваш банк может взимать плату за обслуживание или банковские сборы за такие вещи, как слишком большое количество снятий или овердрафтов. Или может быть задержка при переводе денег с одного счета на другой.Или вы могли бы выписать чек NSF (недостаточно средств) и зарегистрировать сумму в своих бухгалтерских книгах, не осознавая, что на балансе недостаточно средств и чек был отклонен.

Два важных термина, которые необходимо знать:

  1. Неоплаченный чек / снятие средств. Это выписанный вами чек или денежный перевод, который еще не погашен.

  2. Неоплаченный депозит / квитанция. (Также называется депозитами в пути.) Это деньги, которые были получены вашей компанией и зарегистрированы в бухгалтерских книгах, но не были обработаны банком.

Нет ничего вредного в непогашенных чеках / снятии средств или непогашенных депозитах / квитанциях, если вы их отслеживаете.

Учет банковских выверок

После того, как вы выяснили причины, по которым ваша выписка из банковского счета и бухгалтерские записи не совпадают, вам необходимо записать их. Есть два способа сделать это.

Вариант 1. Корректировка записей журнала. Записи в журнале — это то, как вы записываете все свои транзакции (иногда называемые дебетами и кредитами). Все ваши записи журнала собираются в главной книге. Если вы не пользуетесь бухгалтерским программным обеспечением, то это, вероятно, лист Excel или рукописный документ. В конце периода, за который вы сверяете свои банковские выписки, сделайте запись о том, почему есть несоответствия между вашими банковскими операциями и вашей бухгалтерской книгой.

Вариант 2: Отчет о сверке банковского счета. Содержит ту же информацию, что и запись в журнале корректировок, но хранится в файле как отдельный документ.

Метод, который вы выбираете, зависит от личных предпочтений и потребностей. Подумайте, когда и почему вам может понадобиться просмотреть свои финансовые записи для выверки банковских счетов, и какой метод записи облегчит вам задачу в зависимости от того, как вы ведете свои записи.

Как часто сверять банковские выписки

По большей части, то, как часто вы сверяете банковские выписки, будет зависеть от объема ваших транзакций.

Некоторые предприятия, у которых деньги поступают и уходят со счетов несколько раз в день, будут проводить сверку на ежедневной основе.

Например, ресторан или крупный розничный магазин обрабатывают много транзакций и получают много наличных. Они могут проводить сверку на ежедневной основе, чтобы убедиться, что все совпадает и все денежные поступления поступают на банковский счет. С другой стороны, небольшой интернет-магазин, в котором бывают дни, когда новых транзакций не происходит, может проводить сверку еженедельно или ежемесячно.

Важно идти в ногу со временем. Чем чаще вы сверяете свои банковские выписки, тем легче это делать каждый раз.

Например, если вы не сверяли свои банковские выписки в течение шести месяцев, вам нужно будет вернуться и проверить позиции за шесть месяцев. Будет ли это разумным решением, зависит от объема транзакций и вашего терпения.

Лучше иметь регулярный график. Решите, как часто вы будете мириться, а затем придерживайтесь этого. Это гарантирует, что ваши несверенные банковские выписки не превратятся в пугающую и трудоемкую задачу.И это будет держать вас в курсе движения денежных средств вашего бизнеса.

Пример банковской выверки

Предположим, вы управляете бизнесом под названием Greg’s Popsicle Stand. Вы можете выполнить банковскую выверку, когда получите выписку в конце месяца или используя свои данные онлайн-банкинга.

Есть три шага: сравнение ваших выписок, корректировка остатков и запись сверки.

Шаг первый: сравнение ваших выписок

Во-первых, вы сравните свою банковскую выписку за февраль с остатком кассовой книги за конец февраля.Выглядят они так:

Банковский баланс: 1081 $

Остаток кассовой книги: 1,200 $

Во-вторых, вы просматриваете свою банковскую выписку и находите следующие позиции, не включенные в вашу кассовую книгу:

Комиссия за перевод денег по электронной почте, несколько дат: 7 долларов США

Комиссия за расчетный счет 28 февраля: $ 12

В-третьих, вы просматриваете свою кассовую книгу , и находите следующие позиции, не включенные в вашу банковскую выписку:

Чек депонирован фев.27: $ 8

Чек депонирован 28 февраля: $ 4

Чек, выданный 28 февраля: $ 20

Имея эту информацию, теперь вы можете скорректировать как баланс в вашем банке, так и баланс в ваших бухгалтерских книгах, чтобы каждый из них отражал, сколько денег у вас на самом деле.

Шаг второй: Регулировка весов

Корректировки остатка на банковском счете

Первоначальный остаток: 1081 долл. США

Шаг 1. Добавьте непогашенные депозиты

Дата Залог Весы
фев.27 80 1,161
28 февраля 40 1,201
Всего за февраль 120 $ 1 201

Шаг 2. Вычесть непогашенные изъятия

Дата Вывод Весы
28 февраля 20 1,181
Всего за фев 20 $ 1,181

Скорректированный остаток: 1181 долл. США

Поправки к балансу бухгалтерских книг:

Первоначальный остаток: 1200 долларов США

Шаг 1. Добавьте непогашенные депозиты

Дата Вывод Весы
НЕТ НЕТ 1,200
Всего за февраль НЕТ 1200 долларов США

Шаг 2: Вычесть невыплаченные изъятия

Дата Вывод Весы
фев.3 (комиссия за перевод по электронной почте) 1 1,199
7 февраля (комиссия за перевод по электронной почте) 1 1,198
19 февраля (комиссия за перевод по электронной почте) 1 1,197
20 февраля (комиссия за перевод по электронной почте) 1 1,196
22 февраля (комиссия за перевод по электронной почте) 1 1,195
25 февраля (комиссия за перевод по электронной почте) 1 1,194
фев.27 (комиссия за перевод по электронной почте) 1 1,193
28 февраля (комиссия за счет) 12 1,181
Всего за февраль НЕТ $ 1,181

Скорректированный остаток: 1181 долл. США

Теперь в вашей банковской выписке отображается тот же остаток на конец месяца за февраль, что и в ваших книгах: , реальный остаток составляет 1,181 долларов.

Шаг третий: Запись сверки

Когда вы записываете выверку, вы записываете только изменение сальдо в своих книгах.Изменение баланса на вашем банковском счете произойдет «естественным образом» — после того, как банк обработает невыполненные транзакции.

У вас есть два варианта записи вашей банковской выверки. Один из них — сделать запись в вашей кассовой книге (это быстрее, но менее подробно), а другой — подготовить отчет о сверке банковского счета (занимает больше времени, но более подробно).

Кассовая книга:

Внизу таблицы за февраль добавьте это примечание, отслеживающее изменения вашего баланса.

Выверка банковских счетов

Деталь Сумма
Остаток кассовой книги 1,200
Добавить: Непогашенные депозиты 0
Итого 1,200
Минус: невыплаченные выплаты (комиссии) 19
Выписка с банковского счета остаток $ 1,181

Выписка о сверке банковских счетов:

Фирменное наименование: Greg’s Popsicle Stand

Дата выписки из банка: 28 февраля 2018 г.

Банковский счет: Business Checking

Непогашенные выплаты

Дата Деталь Сумма
фев.3 Комиссия за перевод по электронной почте 1
7 февраля Комиссия за перевод по электронной почте 1
19 февраля Комиссия за перевод по электронной почте 1
20 февраля Комиссия за перевод по электронной почте 1
22 февраля Комиссия за перевод по электронной почте 1
25 февраля Комиссия за перевод по электронной почте 1
фев.27 Комиссия за перевод по электронной почте 1
28 февраля Комиссия за расчетный счет 12
Всего $ 19

Непогашенные депозиты

Дата Деталь Сумма
Нет НЕТ 0
Всего $ 0

Выверка

Деталь Сумма
Остаток кассовой книги 1,200
Добавить: Непогашенные депозиты 0
Итого 1,200
Минус: невыплаченные выплаты (комиссии) 19
Выписка с банковского счета остаток $ 1,181

Для некоторых предпринимателей сверка банковских транзакций создает ощущение спокойствия и уравновешенности.Для других это делает ведение бухгалтерии своими руками гораздо более напряженным. Если вы относитесь ко второй категории, возможно, пришло время подумать о найме бухгалтера, который сделает за вас сверку.

Если вы ищете хорошего бухгалтера, обратите внимание на Bench. Мы являемся крупнейшей бухгалтерской службой Северной Америки. Мы полностью снимем с вас бухгалтерию (а также займемся выверкой банковских счетов).

Выверка банка: цель, пример и процесс

Из этой статьи вы узнаете:

В современном мире транзакции, будь то квитанции или платежи, выполняются через банк.То есть банк принимает различные формы вкладов, а также предоставляет средства нуждающимся. Кроме того, часть средств, собранных в виде вкладов, также вкладывается в прибыльные вложения.

Таким образом, средства предоставляются нуждающимся, которые в противном случае остались бы бездействующими. Таким образом, банк принимает депозиты и обрабатывает денежные операции от имени своих клиентов, помимо предоставления различных других услуг.

Таким образом, все депозиты и снятия средств, произведенные клиентом, регистрируются как банком, так и клиентом.Банк записывает транзакции в банковской выписке (также известной как Passbook), тогда как клиент записывает все банковские транзакции в кассовой книге.

Теперь банковский баланс, отображаемый в сберегательной книжке или выписке из банка, должен совпадать с балансом, отраженным в кассовой книге клиента. И клиент должен сверять кассовую книгу с выпиской из банка, чтобы сообщить об ошибках, если таковые имеются, в банк.

В этой статье мы собираемся обсудить, что такое выверка банка, процедура выверки банка, цель выверки банка и пример выверки банка.

Введение в банковскую выверку

Банковская выверка — это процесс сопоставления банковских остатков, отраженных в кассовой книге предприятия, с остатками, отраженными в банковской выписке предприятия за определенный период. Такой процесс определяет разницу между остатками по кассовой книге и банковской сберегательной книжке.

Сверка банковских выписок с остатками в кассовой книге помогает вам как предприятию узнать основные причины, которые приводят к таким расхождениям.Как только будет определена основная причина разницы между балансом кассовой книги и балансом сберегательной книжки, вы можете внести необходимые исправления в свои бухгалтерские книги для обеспечения точности.

Следовательно, процесс выверки банковских счетов должен выполняться через регулярные промежутки времени для всех ваших банковских счетов. Это связано с тем, что регулярная выверка кассовой книги и сберегательной книжки гарантирует правильность учета кассовой наличности вашего предприятия. При отсутствии надлежащей банковской выверки остатки денежных средств на ваших банковских счетах могут быть намного ниже ожидаемого уровня.Это может привести к возвращению чеков или комиссии за овердрафт.

Помимо обеспечения правильного учета кассовых операций, процесс выверки банковских счетов также помогает отслеживать любые формы мошенничества. Такое понимание поможет вам как предприятию гораздо лучше контролировать денежные поступления и платежи.

Терминология выверки банковских счетов

Депозиты в пути также называются непогашенными депозитами. Такие депозиты не отображаются в банковской выписке на дату сверки.Это происходит из-за разницы во времени между тем, когда ваша компания вносит наличные или чек на свой банковский счет, и когда ваш банк их зачисляет.

Теперь ваша компания регистрирует увеличение сальдо банковского баланса в своих бухгалтерских книгах в момент внесения наличных или чека на свой банковский счет. Это означает, что баланс по кассовой книге больше, чем баланс по сберегательной книжке, пока банк не обработает такой депозит.

Таким образом, такие непогашенные депозиты должны быть вычтены из баланса согласно кассовой книге в отчете о сверке банковского счета.

Банк взимает с вас как с держателя счета различные комиссии. Такие комиссии взимаются за поддержание вашего счета в банке. Помимо комиссии за обслуживание, банк взимает комиссию в отношении других конкретных транзакций. Такая комиссия может включать:

  • Плата за клиринг чека
  • Комиссия за перевод средств
  • Сборы за инкассо и т. Д.

Такие банковские комиссии взимаются напрямую с вашего счета. Это уменьшает ваш банковский баланс, как указано в вашей банковской выписке.Важно отметить, что такие сборы не регистрируются вами как бизнесом до тех пор, пока ваш банк не предоставит вам банковскую выписку в конце каждого месяца.

В результате остаток по выписке из банка меньше остатка по кассовой книге. Такую разницу необходимо скорректировать в своей кассовой книге перед составлением отчета о сверке банковского счета.

  • Чеков недостаточно средств

Недостаточно средств (NSF) относится к ситуации, когда ваш банк не выполняет ваш чек.Это связано с тем, что на текущем счете, на который выписан чек, недостаточно средств для оплаты чека.

В дополнение к этому NSF может также относиться к ситуации, когда человек намеревается совершить покупку с помощью кредитной карты, но не может сделать это. Это связано с тем, что на соответствующем банковском счете недостаточно средств для совершения покупки.

Чек NSF — это элемент, который необходимо согласовать при подготовке отчета о сверке банка. Это связано с тем, что когда вы вносите чек на свой банковский счет, вы считаете, что чек был оплачен банком.Но это не так, поскольку банк не выполняет проверку NFS.

В результате уменьшается остаток денежных средств в кассе.

Непогашенный чек — это платеж по чеку, который был зарегистрирован в бухгалтерских книгах компании-эмитента. Но такой чек еще не погашен банковским счетом такой компании как списание с ее остатка денежных средств.

Это означает, что банковский счет компании больше, чем баланс, отраженный в ее кассовой книге.

Процедура выверки банка

Перед обсуждением процедуры выверки баланса кассовой книги с балансом сберегательной книжки важно отметить, что «Дебетовый остаток по кассовой книге» означает депозит в банке или наличные в банке или «Кредитный остаток по сберегательной книжке» .Аналогичным образом, «Кредитный остаток по кассовой книге означает превышение суммы над депозитами, снятыми владельцем счета или остатком овердрафта, или« Дебетовый остаток согласно сберегательной книжке ». Это означает, что вы можете начать сверку остатка своей кассовой книги с балансом сберегательной книжки из любого из четыре сальдо:

  • Дебетовое сальдо по кассовой книге
  • Кредитовое сальдо по кассовой книге
  • Дебетовое сальдо по сберегательной книжке
  • Кредитовое сальдо по сберегательной книжке

Теперь есть два способа, которыми вы можете выполнить банковскую выверку как только вы определите причины разницы:

  • Подготовка отчета о выверке банка без корректировки остатка кассовой книги

  • Начните с нескорректированного остатка согласно кассовой книге

Если вы хотите подготовить банковскую выверку выписка с использованием этого подхода, вы можете взять баланс по кассовой книге или баланс по сберегательной книжке в качестве звезды точка ting.

Как упоминалось выше, дебетовый остаток по кассовой книге означает депозиты, хранящиеся в банке. Кроме того, такой баланс будет кредитным балансом согласно сберегательной книжке. Теперь такой баланс существует, когда депозиты, сделанные вашим бизнесом в вашем банке, превышают снятие средств.

Итак, это означает, что у вас благоприятный баланс по кассовой книге или благоприятный баланс по сберегательной книжке.

Принимая во внимание, что кредитный баланс в качестве кассовой книги указывает на банковский овердрафт или сумму, превышающую сумму, снимаемую с вашего банковского счета над внесенной суммой.

Это также известно как неблагоприятное сальдо по кассовой книге или неблагоприятное сальдо по сберегательной книжке.

Теперь, при подготовке отчета о сверке банка, мы можем столкнуться с четырьмя различными ситуациями:

  • Внесите необходимые корректировки в баланс согласно кассовой книге

Несколько элементов вызывают разницу между остатками в кассовой книге и сберегательной книжке. Обычно такие предметы в основном отражаются только в сберегательной книжке. Ниже приведены корректировки, которые необходимо внести для подготовки отчета о выверке банка:

  • Укажите сальдо, как показано в кассовой книге, в качестве первой позиции в выписке.Или вы также можете начать с баланса согласно сберегательной книжке.
  • Вычтите чеки, депонированные, но еще не полученные или зачисленные банком на счет компании.
  • Добавьте все чеки, выпущенные, но еще не предъявленные к оплате, и суммы, непосредственно зачисленные на банковский счет.
  • Вычтите все комиссии, такие как проценты по овердрафту, оплата банком по постоянным инструкциям и списание банком в сберегательной книжке, но не внесенное в кассовую книгу, неоплаченные счета и чеки и т. Д.
  • Добавьте все кредиты, предоставленные банком например, проценты на собранные дивиденды и прямые депозиты в банке.

После корректировки всех вышеперечисленных позиций вы получите скорректированный баланс согласно кассовой книге. Этот баланс должен совпадать с балансом согласно сберегательной книжке.

Здесь важно отметить, что корректировка сальдо кассовой книги перед подготовкой отчета о банковской выверке уменьшает количество элементов, которые вызывают разницу между сальдо кассовой книги и сберегательной книжки.

Таким образом, такая процедура корректировки помогает определить баланс по банку, который входит в баланс.

Вышеупомянутый случай представляет собой подготовку отчета о выверке банковских счетов, начиная с положительного остатка на банковских счетах.

Однако бывают ситуации, когда у вашего бизнеса есть овердрафты в банке.

Как упоминалось выше, банковский овердрафт — это состояние, при котором банковский счет становится отрицательным в результате превышения суммы снятия средств над депозитами.

Теперь такая цифра отображается как кредитовый баланс в вашей кассовой книге. Однако в банковской выписке такой баланс отображается как дебетовый и известен как дебетовый баланс согласно сберегательной книжке.

Таким образом, сальдо овердрафта рассматривается как отрицательное значение в выписке по выверке банка.

Согласно правилам, упомянутым выше, сальдо по кассовой книге является отправной точкой для подготовки отчетов о сверке банковских счетов. Однако вы также можете начать с баланса в соответствии с карточкой пропусков для подготовки BRS. В этом случае обработка всех упомянутых выше позиций будет отменена. Соответственно:

    • выданных, но еще не предъявленных чеков вычитаются из баланса согласно сберегательной книжке
    • депонированных, но еще не собранных чеков добавляются обратно к балансу согласно сберегательной книжке
    • неоплаченные счета и чеки добавляются обратно в баланс согласно сберегательной книжке
    • начисления в отношении процентов по овердрафту добавляются обратно к балансу согласно сберегательной книжке

При подготовке отчета о сверке с банком может быть четыре различных сценария.К ним относятся:

  • дебетовый остаток или благоприятный баланс согласно кассовой книге, и баланс согласно пропускной книжке должен быть определен
  • кредитный остаток или неблагоприятный остаток согласно кассовой книге предоставлен, и баланс согласно пропускной книжке должен быть определен
  • Предоставляется кредитный баланс или благоприятный баланс в соответствии с проходной книжкой, и необходимо определить баланс согласно кассовой книге
  • Дебетовый баланс или неблагоприятный баланс согласно проходной книжке предоставляется, и баланс согласно кассовой книге необходимо определить
  • Подготовка отчета о выверке банка после корректировки сальдо кассовой книги

Как правило, разница между остатком кассовой книги и сберегательной книжки возникает из-за элементов, которые появляются только в сберегательной книжке.Следовательно, имеет смысл сначала записать такие статьи в кассовой книге, чтобы определить скорректированное сальдо кассовой книги.

После расчета скорректированного сальдо кассовой книги можно подготовить отчет о выверке банка. Таким образом, количество предметов, которые вызывают разницу между сберегательной книжкой и остатком кассовой книги, уменьшается. Кроме того, становится легче определить правильную сумму остатка в банке в балансе.

Это означает, что только те позиции, которые вызывают разницу из-за временного лага в записи таких позиций, отображаются в выписке по выверке банка.К таким элементам могут относиться:

  • чеков, выданных, но еще не предъявленных
  • чеков депонированных, но еще не собранных
  • ошибка в сберегательной книжке и т. Д.

Таким образом, выписка о выверке банковских счетов с использованием этого подхода готовится следующим образом:

  • укажите остаток согласно сберегательной книжке в качестве первой позиции в отчете о сверке банковских счетов.
  • добавьте чеки, выданные, но еще не предъявленные к платежу
  • вычтите чеки, депонированные, но еще не собранные или зачисленные
  • вычтите чеки, списанные с ошибкой

после корректируя все вышеперечисленные элементы, вы получаете скорректированный остаток кассовой книги.

Проблемы выверки банка

Целью подготовки отчета о выверке банка является выверка разницы между балансом по кассовой книге и балансом по сберегательной книжке.

Теперь различия между кассовой книгой и балансом сберегательной книжки возникают в основном по следующим причинам:

  • Различия во времени записи транзакций

Когда вы сравниваете баланс своей кассовой книги с балансом, показанным вашим банковская сберегательная книжка, часто бывает разница.

Одной из основных причин такой разницы является временной промежуток при регистрации транзакций платежей или поступлений.

На такой временной интервал влияют различные факторы. К ним относятся:

  • Чеки, выданные банком, но еще не представленные к оплате

Когда ваш бизнес выдает своим поставщикам или кредиторам такие суммы, такие суммы немедленно записываются в кредитную часть вашей кассовой книги.

Однако может возникнуть ситуация, когда получающая организация может не предъявить чеки, выпущенные вашей компанией, в банк для немедленной оплаты.

Банк будет дебетовать ваш бизнес-счет только в том случае, если банк оплатит эти выпущенные чеки.

Итак, это означает, что между выдачей чека и его предъявлением в банк существует задержка.

Такой временной лаг является причиной различий, возникающих в балансе вашей кассовой книги и балансе вашей сберегательной книжки.

  • Чеки, выплаченные в банк, но еще не собранные или зачисленные

Когда ваша компания получает чеки от своих клиентов, такие суммы немедленно записываются на дебетовую сторону кассовой книги.

В результате сальдо банка по кассовой книге увеличивается. Однако может возникнуть ситуация, когда банк кредитует ваш бизнес-счет только после того, как чеки будут фактически реализованы.

Важно отметить, что банку требуется несколько дней для оплаты чеков, особенно в случае:

  • удаленных чеков
  • чеков, оплаченных в отделении банка, отличном от того, в котором находится ваш фирменный счет. поддерживается

Таким образом, такая ситуация приводит к разнице между балансом в банке по кассовой книге и балансом по сберегательной книжке.

  • Списание средств банком от имени клиента

Иногда ваш банк может списывать определенные суммы, связанные с различными услугами, непосредственно с вашего банковского счета без вашего ведома.

Вы узнаете о таких отчислениях только тогда, когда получите выписку из банка.

Вычеты могут включать:

  • сборы за инкассацию чеков
  • непредвиденные расходы
  • проценты за овердрафт
  • неоплаченные чеки, списанные банком (возвращенные чеки)

Таким образом, такие дебеты производятся банком непосредственно с вашего банковского счета приводят к разнице между балансом по кассовой книге и балансом по сберегательной книжке.

  • Прямые переводы на банковский счет

Иногда ваши клиенты напрямую переводят средства на банковский счет вашей фирмы. Но ваше коммерческое предприятие не получит никаких уведомлений об этом до тех пор, пока не получит выписку из банка.

В таком случае ваш банк записывает квитанции на счет вашей фирмы в банке. Однако вы не фиксируете такую ​​операцию в своей кассовой книге. В результате баланс, отображаемый в банковской сберегательной книжке, будет больше, чем баланс, указанный в кассовой книге вашей фирмы.

  • Проценты и дивиденды, собираемые банком

Ваш банк может взимать проценты и дивиденды от вашего имени и зачислять такую ​​сумму на ваш банковский счет.

Но вы будете регистрировать такие операции только в кассовой книге вашей фирмы, только когда вы получите выписку из банка. До тех пор ваш баланс по кассовой книге будет отличаться от баланса по сберегательной книжке.

  • Прямые платежи, производимые банком

Иногда вы можете дать своему банку постоянные инструкции по регулярному осуществлению некоторых платежей третьим лицам в определенные дни.Например, страховые взносы, телефонные счета, арендная плата, налоги и т. Д. Оплачиваются вашим банком напрямую от вашего имени и списываются с вашего счета.

В результате таких прямых платежей, производимых банком от вашего имени, остаток по сберегательной книжке будет меньше остатка по кассовой книге.

  • Депонированные чеки или векселя со скидкой Dishonored

Бывают случаи, когда ваше юридическое лицо вносит чек или выставляет переводной вексель со скидкой в ​​банке.Однако такие депонированные чеки или дисконтированные переводные векселя, выписанные вашим бизнес-субъектом, не признаются в срок погашения.

В результате банк дебетует сумму, полученную в результате таких неоплаченных чеков или переводных векселей, на ваш банковский счет.

Ваша компания не может сразу получить такую ​​информацию. Следовательно, вы не регистрируете в кассовой книге фирмы записи по вышеуказанным статьям.

Вы узнаете о такой информации только тогда, когда получите выписку по счету в конце месяца.

В результате ваш баланс по сберегательной книжке будет меньше остатка по кассовой книге.

  • Ошибки, допущенные вашим бизнесом или вашим банком

Иногда баланс по кассовой книге и сберегательной книжке может отличаться из-за ошибки, совершенной одним из банков, или ошибки в кассовой книге вашей фирмы.

Ниже перечислены ошибки, которые могут быть совершены как со стороны банка, так и со стороны фирмы:

  • Ошибки, совершаемые фирмой при записи транзакций

Иногда ваше предприятие может пропустить или записать неверные данные. транзакции по выданным чекам, депонированным чекам, неправильной сумме и т. д.

Такие ошибки совершаются при записи операций в кассовой книге. В результате остаток по кассовой книге отличается от сберегательной.

  • Ошибки, совершаемые банком при записи транзакций

Время от времени ваш банк может пропускать или записывать неверные транзакции депонированных чеков, неправильную сумму и т. Д.

Такие ошибки совершаются при записи транзакций в банковской сберегательной книжке . В результате остаток по кассовой книге отличается от сберегательной.

  • Пример выверки банка

Пример 1: Подготовка отчета о выверке банка без корректировки кассовой книги Остаток

На основании следующих сведений Zen Entreprises подготовьте отчет о выверке банка по состоянию на 31 декабря 2019 года.

Сведения Сумма в долларах
Овердрафт по сберегательной книжке 20000
Проценты по овердрафту 2000
200300 Страховой взнос Чек выдан, но не предъявлен к платежу 6,500
Чек внесен, но еще не погашен 6000
Неправильно дебетован банком 500
Банк
Банк
90 31 декабря 2019 г.
С.№ Сведения Сумма (+) долл. США Сумма (-) долл. США
Овердрафт согласно сберегательной книжке 20,000
Процентная ставка
Страховой взнос, уплаченный банком 200
Чек выдан, но не предъявлен к платежу 6,500
Чек внесен, но еще не погашен 32 6,000
Неправильно дебетовано банком 500
Остаток овердрафта согласно кассовой книге 17,800
  • Банковская выверка записей Ведение основных причин

9000 в первую очередь необходимо определить несет ответственность за несоответствие остатков по кассовой книге а сберегательная книжка.После того, как вы определили причины, вам необходимо записать такие изменения в свои бухгалтерские книги.

Теперь есть два способа записи банковских выверок:

  • Корректировка записей журнала

Записи журнала, также известные как исходная книга записей, относятся к процессу записи транзакций как дебетованию и кредитам. После того, как записи журнала записаны, готовится главная книга.

Все это можно сделать с помощью программного обеспечения для онлайн-бухгалтерского учета, такого как Quickbooks.Если вы не используете программное обеспечение, вы можете использовать таблицы Excel для записи таких элементов.

Теперь, при сверке ваших бухгалтерских книг с выписками из банка в конце отчетного периода, вы можете заметить определенные различия между банковскими выписками и счетами главной книги.

В таком случае вам просто нужно указать примечание, в котором указаны причины несоответствия между выпиской из вашего банковского счета и кассовой книгой.

  • Подготовка отчета о выверке банка

После того, как вы заполните отчет о выверке банка в конце месяца, вам необходимо распечатать отчет о выверке банка и сохранить его в своей ежемесячной записи журнала как отдельный документ.

Такой документ информирует аудиторов о согласованной информации позднее.

  • Как вы сверяете банковскую выписку?

Выверка с банком — это процесс сравнения баланса по кассовой книге с балансом по сберегательной книжке (выписка из банка). Самая цель сверки банковской выписки с бухгалтерскими книгами вашей компании — выявить любые различия между остатками на двух счетах.

Сама идея обнаружения различий заключается в обновлении ваших бухгалтерских книг, чтобы они соответствовали выписке по счету.

Другими словами, выверка банковского счета проводится для того, чтобы убедиться, что ваш баланс согласно выписке из банка верен.

Итак, чтобы согласовать банковскую выписку с бухгалтерскими книгами вашей фирмы, вам необходимо выполнить следующие шаги:

  • Первым шагом в банковской выверке является получение или загрузка банковской выписки из вашего банка в конце каждого месяца. . В такой выписке показаны депозиты, внесенные на счет, чеки, подтвержденные банком, и различные другие платежи по счету, такие как плата за обслуживание.
  • Сопоставьте каждый из депозитов, зарегистрированных в ваших бухгалтерских книгах, с депозитами, отраженными в вашей банковской выписке. Если вы зарегистрировали в своих записях депозит, который банк еще не получил в течение определенного месяца, отметьте этот депозит как предмет для сверки. То есть такую ​​позицию следует добавить обратно к остатку денежных средств банка на конец периода для вашего счета.
  • Затем сравните сумму каждого депозита, зарегистрированного банком, с суммами депозита, записанными в ваших бухгалтерских книгах.Возможно, ваш банк отказал в приеме чека в коллекции депонированных чеков или мог записать неверную сумму чека. В этом случае вам следует вернуть сумму такого отклоненного чека на остаток денежных средств банка на конец периода.
  • Затем скорректируйте ошибки неправильной суммы чека, который вы записали в своих собственных бухгалтерских книгах. Но, если банк допустил такую ​​ошибку, то вам следует проинформировать банк о такой ошибке и включить такую ​​разницу в качестве элемента сверки.
  • Теперь сопоставьте все чеки, которые были перечислены в вашей банковской выписке, например, те, которые были оплачены банком, с теми чеками, которые записаны в ваших собственных книгах. Затем начните отмечать те чеки в своих записях, которые совпадают с чеками, перечисленными в выписке из банка. Не забудьте также сравнить суммы чеков. В случае, если есть разница между суммой, зарегистрированной банком, и вашей собственной бухгалтерской книгой, вам необходимо скорректировать либо свои собственные записи, либо сообщить банку о такой разнице.
  • Далее подготовьте список чеков, которые не прошли клиринг в банке. Представленные, но не погашенные чеки являются предметом сверки и, следовательно, должны быть вычтены из конечного остатка денежных средств банка для вашего счета.
  • Затем проверьте разные дебеты и кредиты, указанные в вашей банковской выписке. Убедитесь, что вы записали такие статьи в свои собственные бухгалтерские книги. Вполне возможно, что ни один из таких предметов не был записан в ваших собственных книгах.В такой ситуации перед тем, как двигаться дальше, скорректируйте остаток денежных средств для таких предметов. Разные элементы могут включать накладные расходы, сборы за возвращенные чеки, сборы за обслуживание счета и т. Д.
  • Наконец, добавьте или вычтите все элементы, отмеченные как элементы выверки, из конечного остатка денежных средств вашего банка. Затем сравните баланс по кассовой книге с балансом по сберегательной книжке вашего счета. Если два сальдо не совпадают, вполне возможно, что начальные сальдо также не совпадают.В таком случае вам нужно будет сверить выписку по счету с вашими бухгалтерскими книгами за предыдущий период. Если в начальных сальдо нет ошибок, значит, в самом текущем периоде определенно есть сверкающая позиция, которую вы не смогли идентифицировать.
  • После того, как вы определили все различия и подготовили отчет о банковской выверке, приложите такой отчет к остальной бухгалтерской документации для дальнейшего использования.

Важно отметить, что с появлением программного обеспечения для облачного учета, такого как Quickbooks, подготовка отчета о сверке стала простой.Это связано с тем, что ваш банковский счет интегрируется с вашим программным обеспечением для онлайн-бухгалтерского учета. Таким образом, все ваши банковские операции обновляются автоматически. Кроме того, каждый из элементов соответствует вашим бухгалтерским книгам.

Общие сведения об отчете о выверке банковских счетов

Как упоминалось выше, процесс сравнения данных вашей кассовой книги с записями банковских транзакций вашей фирмы, зарегистрированными банком, известен как банковская выверка.

Чтобы провести такой процесс, вам необходимо убедиться, что кассовая книга заполнена.Далее убедитесь, что выписка банка за текущий месяц также была получена из банка.

Самая цель сверки банковских выписок с кассовой книгой вашей фирмы — убедиться, что баланс согласно сберегательной книжке должен совпадать с остатком согласно кассовой книге.

Однако на практике существуют различия между двумя остатками, и нам необходимо определить основные причины таких различий.

Какие шаги необходимо предпринять для сверки выписки по счету?

После получения выписки по счету в конце месяца вам необходимо выполнить следующие шаги для проведения выверки по счету:

  • Загрузите выписку по счету в конце каждого месяца.
  • Сопоставьте каждый из депозитов, зарегистрированных в ваших бухгалтерских книгах, с депозитами, отраженными в вашей банковской выписке.
  • Исправьте ошибки неправильных сумм чеков, которые вы записали в свои собственные бухгалтерские книги. Однако, если банк допустил такую ​​ошибку, то вам следует проинформировать банк о такой ошибке и включить такую ​​разницу в качестве элемента сверки.
  • Теперь сопоставьте все чеки, которые были перечислены в вашей банковской выписке, например, те, которые были оплачены банком, с теми чеками, которые записаны в ваших собственных книгах.В случае разницы скорректируйте свои записи или сообщите в банк о такой разнице.
  • Далее подготовьте список чеков, которые не прошли клиринг в банке. Представленные, но не погашенные чеки являются предметом согласования. Следовательно, его необходимо вычесть из остатка денежных средств банка на конец периода для вашего счета.
  • Затем проверьте разные дебеты и кредиты, указанные в вашей банковской выписке. Скорректируйте остаток денежных средств по таким статьям, если они не учтены в вашей кассовой книге.
  • Наконец, добавьте или вычтите все элементы, отмеченные как элементы согласования, из конечного остатка денежных средств вашего банка. Затем сравните баланс по кассовой книге с балансом по сберегательной книжке вашего счета.
  • После того, как вы определили все различия и подготовили отчет о банковской выверке, приложите такой отчет к остальной бухгалтерской документации для дальнейшего использования.

Информация, необходимая для создания отчета о выверке банка

Чтобы подготовить отчет о выверке банка, вам необходимо получить выписки по счету за текущий, а также за предыдущий месяц и кассовую книгу.

Затем нужно подготовить выписку о сверке банка. Это делается путем учета всех транзакций, которые произошли до даты, предшествующей дню подготовки отчета о сверке банка.

Это связано с тем, что определенные транзакции будут происходить в день подготовки отчета о выверке банка.

Убедитесь, что вы приняли во внимание все депозиты, а также снятие средств, проведенных по счету, чтобы подготовить отчет о выверке банка.

Отчет о сверке банка: корректировка остатка по банку

Вам необходимо скорректировать конечный баланс своей банковской выписки, чтобы показать правильную сумму снятия средств или чеков, выпущенных, но еще не предъявленных к оплате.

Это те чеки, которые были выпущены вашей компанией, но получатель не представил такой чек в банк для получения платежа.

Например, вы выписываете чек 30 ноября. Теперь, когда вы готовите выписку о выверке банковских счетов за ноябрь по состоянию на 30 ноября 2019 г., чек, выписанный 30 ноября, вряд ли будет обналичен банком.

Следовательно, вам необходимо вычесть сумму, выставленную по такому чеку, из вашего банковского баланса. В дополнение к этому, может быть случай, когда банк не осуществил клиринг чеков. Однако такие чеки были депонированы вашей фирмой в банке.

Банки не торопятся с оплатой чеков. Следовательно, банку необходимо вернуть такую ​​сумму на баланс банка.

Выписка о сверке банка: корректировка баланса по книгам

Иногда банк может взимать комиссию за ведение вашего счета.Такая комиссия обычно автоматически списывается с вашего счета.

Таким образом, при составлении отчета о выверке банковских счетов вы должны учитывать все комиссии, списанные банком с вашего счета.

В дополнение к этому, проценты или дивиденды, полученные от инвестиций, переводятся непосредственно на ваш банковский счет по истечении определенного периода времени.

Таким образом, вам необходимо внести в свои бухгалтерские книги запись, демонстрирующую увеличение остатка денежных средств в связи с полученными процентами или дивидендами.

Наконец, когда все такие корректировки вносятся в бухгалтерские книги, баланс в кассовой книге должен совпадать с балансом в сберегательной книжке.

Если оба сальдо равны, это означает, что выписка по выверке банка подготовлена ​​правильно.

Как часто следует проводить сверку банковского счета?

В идеале вы должны сверять свои бухгалтерские книги с вашим банковским счетом каждый раз, когда вы получаете выписку из своего банка. Как правило, банк отправляет вашу банковскую выписку в конце каждого месяца, каждую неделю и даже в конце каждого дня в случае, если предприятия проводят огромное количество транзакций.

Теперь, прежде чем вы сверять свой банковский счет, вы должны убедиться, что вы записываете все транзакции вашего бизнеса до даты выписки из вашего банковского счета.

Если у вас есть доступ к онлайн-банкингу, вы можете загрузить банковские выписки, чтобы регулярно проводить выверку банковских счетов, вместо того, чтобы вводить информацию вручную.

Какова цель выверки банковских счетов?

Следующие пункты указывают на цель проведения процесса выверки банковских счетов:

  • Сравните кассовую книгу вашей фирмы с сберегательной книжкой банка, чтобы отследить разницу между двумя остатками.
  • Внесите корректировки в банковский баланс кассовой книги вашей фирмы на случай, если существует разница между балансом, указанным в кассовой книге, и балансом, указанным в сберегательной книжке.
  • Для отслеживания чеков, которые были возвращены, изменены, украдены или обналичены без вашего ведома.
  • Для выявления мошеннических транзакций.
  • Чтобы помочь аудиторам в проведении ежегодных аудитов.
  • Для отслеживания кредиторской и дебиторской задолженности вашего бизнеса.

Полезный совет по корректировкам выверки банковских счетов

Выверка банковских счетов — это процесс сравнения бухгалтерских книг вашей компании с вашими выписками по счету.Это делается периодически, чтобы проверять, правильно ли зарегистрированы операции, связанные с банком, в ваших бухгалтерских книгах.

Следовательно, когда ваш баланс по кассовой книге не совпадает с вашим балансом по сберегательной книжке, вам необходимо внести определенные корректировки, чтобы сбалансировать два счета.

При выполнении корректировок банковской выверки следует учитывать следующие моменты:

  • Убедитесь, что у вас есть все необходимые документы, прежде чем сверять выписку по счету с остатками в кассовой книге.Это означает, что убедитесь, что в вашем распоряжении есть выписка из банковского счета на конец месяца, а также заполненная кассовая книга. Все такие документы дадут вам лучшее представление обо всем.
  • Убедитесь, что вы избегаете совершения распространенных ошибок, таких как:
    • Ошибки, относящиеся к дублированию записей
    • Отсутствие записи определенных транзакций
    • Совершение ошибок транспонирования при записи цифр в бухгалтерских книгах. Например, вместо записи 151 000 долларов США вы записываете 115 000 долларов США.
    • Неправильное размещение запятых и точек приводит к серьезным ошибкам.
  • Убедитесь, что ваш банк не допускает ошибок. Существует вероятность того, что ваш банк может списать неправильные суммы с вашего счета или кредитовать средства, которыми вы не владеете. В случае, если ваш банк допускает подобные ошибки, обратитесь к должностным лицам соответствующего банка и расскажите о любых дебетах или кредитах, произведенных банком на ваш счет, в отношении которых вы сомневаетесь.
  • Обеспечьте регулярное проведение выверки банковских счетов.Кроме того, убедитесь, что элементы, которые вызывают разницу между вашим балансом по кассовой книге и балансом по пропускной книге, скорректированы в ваших бухгалтерских книгах. Если такие разницы не скорректировать, они продолжают накапливаться. Следовательно, такая халатность сделает вашу банковскую выверку бессмысленной.

Процесс компании для подготовки своей банковской выверки

Процедура банковской выверки включает следующие общие шаги:

  • Первый шаг — определить, есть ли какие-либо различия между каждой суммой, отраженной в банковской выписке компании, с каждой суммой представлены в кассовой книге компании.
  • После того, как вы определите разницу между балансом по кассовой книге и балансом по сберегательной книжке, вам нужно выяснить правильный или скорректированный баланс денежных средств вашей компании. Для этого сначала указывается нескорректированный остаток денежных средств вашего банка, нескорректированный остаток денежных средств вашей компании, а затем, наконец, перечисляются различия, которые вы смогли определить между двумя остатками.
  • Наконец, когда вы сможете определить разницу между остатком денежных средств и остатком в банке, вам нужно будет внести корректировки в кассовый счет вашей компании.

Таким образом, чтобы правильно подготовить отчет о выверке банковских счетов для компании, нам необходимо выполнить следующие шаги:

Шаг № 1: Сопоставьте каждую позицию в банковской выписке с каждой единицей на денежном счете вашей компании

  • Во-первых, сравните каждый депозит, обработанный вашим банком, с кассовыми поступлениями или денежными поступлениями, зарегистрированными в кассовой книге вашей компании. Проверьте, есть ли какие-либо различия из-за депозитов в пути или других ошибок, допущенных вашим банком.Все такие различия должны быть отражены в вашей выписке о выверке банковских счетов.
  • Затем сопоставьте сумму каждого чека, оплаченного или подтвержденного вашим банком, с каждой суммой, отраженной в кассовой книге вашей компании. В случае возникновения каких-либо расхождений из-за непогашенных чеков или любых других ошибок укажите такие расхождения в выписке о выверке банковских счетов вашей компании.
  • Наконец, сравните все другие позиции, отраженные в банковской выписке вашей компании, с позициями, представленными в кассовой книге компании.В случае, если есть какие-либо расхождения между двумя остатками из-за банковских комиссий, аннулирования из-за недостатка средств и т. Д., Запишите такие расхождения в отчете о сверке банковского счета.

Шаг № 2: Рассчитайте баланс в соответствии с банковской стороной отчета о выверке банка

После того, как вы определите разницу между балансом в соответствии с кассовой книгой и балансом в соответствии с сберегательной книжкой, вам необходимо начать работу с балансом в соответствии с Банковская сторона вашего банковского акта сверки.

Для этого выполните следующие действия:

  • Во-первых, укажите нескорректированный остаток из банковской выписки вашей компании в качестве первого элемента в разделе «Остаток по банку» в выписке о выверке банковского счета.
  • Затем вам необходимо добавить «Депозиты в пути», то есть депозиты, не отображаемые в банковской выписке на дату сверки. Это происходит из-за разницы во времени между тем, когда ваша компания вносит наличные или чек на свой банковский счет, и когда ваш банк их зачисляет.
  • Затем вычтите непогашенные чеки, если таковые имеются. Непогашенные чеки относятся к платежам по чекам, которые были зарегистрированы в бухгалтерских книгах компании-эмитента. Но такие чеки еще не погашены банковским счетом такой компании как списание с ее остатка денежных средств.
  • Затем добавьте или вычтите любые другие позиции вместе с их суммами, которые были неправильно учтены вашим банком.
  • Наконец, просуммируйте суммы, отражающие вышеуказанные корректировки, и покажите общую сумму внизу как «Скорректированный остаток по банку».

Шаг № 3: Расчет баланса в соответствии с банковской стороной отчета о выверке банка

После того, как вы заполнили баланс в соответствии с банковской стороной отчета о выверке банка вашей компании, следующим шагом будет начало работы над балансом в соответствии с кассовой книгой вашего банковского акта сверки.

Для этого выполните следующие действия:

  • Во-первых, укажите нескорректированный остаток, который отображается на кассовом счете Главной книги вашей компании, в качестве первого элемента в разделе «Остаток по кассовой книге» вашего отчета о выверке банковского счета.
  • Затем вам необходимо добавить любые кредиты, внесенные на банковский счет компании банком в счет начисленных процентов, банковских кредитовых авизо и т. Д. Это означает, что это кредиты, которые были напрямую внесены вашим банком в банк компании. счет и компания не сообщалось об одном и том же.Поскольку такие суммы были записаны в банковской выписке, но не были записаны на кассовом счете компании, вам необходимо добавить такие суммы сейчас.
  • Затем вычтите все комиссии, которые были списаны банком напрямую, не сообщая компании о том же. Такие сборы могут включать в себя плату за обслуживание банка, дебетовые авизо, возвращаемые товары и т. Д. Вам необходимо списать такие товары с денежного счета вашей компании, поскольку они были отражены в вашей банковской выписке, но не на денежном счете вашей компании.Таким образом, вам необходимо списать такие расходы с денежного счета компании прямо сейчас.
  • Затем добавьте или вычтите любые другие позиции вместе с их суммами, которые были неправильно учтены вашей компанией.
  • Наконец, просуммируйте суммы, отражающие вышеуказанные корректировки, и покажите общую сумму внизу как «Скорректированный остаток по кассовой книге».

Шаг № 4: Убедитесь, что баланс по банку совпадает с балансом по кассовой книге

После внесения корректировок в отчет о сверке банка вы должны убедиться, что итоговые суммы обеих сторон, указанные в низ должен совпадать.

Другими словами, Скорректированный остаток по банку должен совпадать с Скорректированным остатком по кассовой книге.

Шаг № 5: Запишите все корректировки по кассовой книге на кассовый счет главной книги вашей компании

После корректировки баланса по кассовой книге убедитесь, что вы записали все такие корректировки в счетах главной книги вашей компании. Это связано с тем, что на дату выверки банковских счетов такие корректировки не регистрировались в счетах главной книги вашей компании.

Вы должны разнести записи журнала обо всех корректировках, внесенных в баланс по кассовой книге. После того, как вы разнесете записи журнала для всех корректировок, внесенных в баланс по кассовой книге, в бухгалтерские счета вашей компании, убедитесь, что баланс кассового счета равен Скорректированному сальдо по кассовой книге, показанному в отчете о сверке банка.

Процедура — UNCSA

Назначение

Объясняет различные функции, выполняемые кассой при получении и внесение всех школьных средств.

Область применения

Применяется ко всем факультетам и видам деятельности университета. Для целей этой политики К денежным поступлениям относятся средства, полученные отделом или деятельностью в виде наличных денег, чеки и кредитные карты. В полис входит возмещение мелких сумм наличными из школьной кассы.

Политика

Отделение кассовых услуг
Касса школы отвечает за получение и сдачу на хранение все средства, связанные со школой.Задача кассы — обеспечить получение и учет денежных средств, причитающихся государству или принадлежащих государству, таким образом, чтобы гарантировать полный и адекватный учет каждой транзакции и обеспечивает денежный контроль над функция приема. Работа этого офиса предназначена для помощи Школе в выдаче квитанций в качестве требуется по закону и предоставить необходимую информацию Государственному казначею и Государственная распределительная касса.Ниже приводится частичный список различных типов квитанций, обрабатываемых через касса:

  • Регистрация студентов Стоимость обучения и сборы
  • Взыскания по студенческим счетам
  • Ведомственные расписки
  • Стипендиальные квитанции
  • Особые сборы
  • Штрафы и пени
  • Специальные счета
  • Квитанции межведомственных счетов

Касса является частью Контроллера и находится на втором этаже. приветственного центра.Окно кассира открыто с часов с 8:30 до 12:30 . Летнее время может быть другим, оно указывается в начале летнего семестра.

Любые вопросы, на которые нет ответов в этом разделе РУКОВОДСТВА ПО РЕСУРСАМ, можно направлять в кассу по телефону 336-770-1416.

Получение средств
Закон Северной Каролины 147-77, Ежедневный перевод средств в кредит казначея, является регулирующим положением относительно получения и депонирования средств Школой.Кратко сказано:

  • Депозит в кредит государственного казначея Все доходы и другие поступления, собранные государственным агентством, принадлежащим государству Северной Каролины, должен быть депонирован на счет Государственного казначея в депозитарии банк, назначенный Государственным казначеем. Такие средства должны быть депонированы на следующий рабочий день после даты взыскания.
  • Депонировать все квитанции Чеки, полученные агентством, подлежат оплате в порядке получения агентство. Однако также принимаются чеки, выписанные на счет государственного казначея. Все наличные коллекции сдаются на хранение. Эти средства не подлежат выплате, так как все выплаты должны производиться в соответствии с с официальными бюджетными процедурами и чеками, выписанными на Государственного казначея.

Для целей данного заявления термины «Государственное агентство» или «агентство» должны быть истолковал «Школа».

Сбор наличных вне школьной кассы
Некоторые департаменты UNCSA отвечают за сбор квитанций, связанных со школой, от студенты, преподаватели, сотрудники и участники конференций / семинаров.Надежная практика бухгалтерского учета требует точного учета всех таких квитанций. сохраняется на случай будущей проверки. В этом заявлении изложены правила получения наличных за пределами кассы. Офис.

  • Разрешение на взыскание наличных — Департаменты, которым необходимо получить наличные, должны получить одобрение от Контролера. Офис до сбора денег.После получения одобрения и соответствующего будет определен способ инкассации.
  • Определение наличных денег — В данном отчете под наличными деньгами понимаются валюта, монеты, кредитные карты. и чеки, полученные для любой программы или цели в UNCSA, независимо от источника финансирование программы или целевое использование собранных денег.

Не следует предполагать, что какие-либо денежные средства, подлежащие взысканию, не подпадают под сферу применения этого заявления о политике без предварительного обращения в офис Контролера.

Требования к получению
Департаменты должны выдавать квитанции лицам, у которых в данный момент собираются деньги средства получены.Получены официальные трехчастные предварительно пронумерованные квитанции UNCSA. из кассы в книгах по 200 квитанций на книгу. Департамент несет ответственность за все выданные ему квитанции.

Квитанции должны использоваться в строгом порядке номеров, копии распределяются в следующих порядок.

  • Оригинал или первая копия квитанции выдается плательщику.
  • Второй экземпляр квитанции следует вести в порядке номеров и перевернуть в кассу с собранными денежными средствами.
  • Третий экземпляр квитанции хранится по порядку номеров в книге квитанций. в отделении, пока не будут использованы все квитанции.

Когда все квитанции в книге будут использованы, книга должна быть возвращена в Кассу и обменяю на новую книгу.В случае, если квитанция должна быть аннулирована, второй экземпляр квитанции (розовый) должен быть отправлено в кассу с внесением денежных средств на этот день. Оригинал и третья копия остаются в чековой книжке. НЕ УНИЧТОЖАЙТЕ НИКАКУЮ ЧАСТЬ АННУЛИРОВАННОГО ЧЕКА.

Для сбора квитанций отделом Форма ведомственной депозитарной расписки должен быть использован.См. Инструкции в разделе «Процедуры получения и депонирования денежных средств».

Исключения для получения . Квитанции не требуются для денежных средств, полученных от продажи входных билетов (т. Е. Stevens Center и Alex Ewing Performance Place), которые либо предварительно пронумерованы, либо показаны секция, ряд и сиденье, для которых они были проданы. Однако отчеты о кассовых операциях должны составляться и депозиты вноситься ежедневно.В библиотеке используется автоматизированная система приема заказов. Должны существовать адекватные механизмы внутреннего контроля и отчетности, чтобы гарантировать, что все полученные средства учтены. Кассовые отчеты должны составляться и депозиты вноситься ежедневно.

Любые другие исключения из этой политики должны быть одобрены Управлением контролера.

Депозитные политики

  1. Требуемая периодичность зачисления — 24-часовое ограничение .Все наличные, собранные в отделении, должны быть депонированы в кассу UNCSA в течение 24 (двадцать четыре) часа с момента его получения или не позднее следующего рабочего дня. НАЛИЧНЫЕ ЗАПРЕЩАЕТСЯ НАКОПЛЕНИЕ ИЗ ЛЮБЫХ ИСТОЧНИКОВ.
  2. Перевозка денежных средств. Все депозиты должны быть переданы в кассу полицией кампуса или школой. сотрудники.Никакая валюта, монеты или чеки не должны отправляться по почте университетского городка или по обычной почте в США. отправить по почте, как только отдел получит средства.
  3. Отделы, использующие квитанции. Любой отдел, использующий официальные трехкомпонентные заранее пронумерованные квитанции, должен внести залог с кассиром каждый день. Если отдел не соблюдает эти условия, касса должна вести письменную переписку с лицом, подписывающим квитанцию. книга с указанием нарушения и предупреждением о том, что их книга квитанций и квитанции о правах можно взять.
    При втором нарушении вышеуказанных условий касса должны написать этому человеку, что это их второе нарушение в этом финансовом году и что квитанция и возможность приема денежных средств будут взяты, если будет другой нарушение. Копию этой корреспонденции необходимо отправить начальнику отдела, курирующему несоответствующий департамент, декан, вице-канцлер по финансам и администрации, и Контроллер.
    При третьем нарушении условий, указанных выше, чековая книга будут возвращены в кассу. Письмо будет отправлено лицу, информирующему им чековая книжка должна быть возвращена из-за несоблюдения инкассации процедуры.
    Начальник отдела несоответствующего отдела должен запросить другую квитанцию книга из кассы.Копии этого письма следует направить в Начальник отдела, курирующий несоответствующий отдел, декан, вице-канцлер по финансам и администрации и контролер. Квитанционные книги нельзя передавать человеку или другому лицу. с программой или отделом до меморандума от начальника отдела, курирующего несоответствующий отдел был получен в обоснование лица и отделу разрешили продолжить сбор средств.
  4. Подготовка депозита. Все чеки должны быть проштампованы печатью «получено от» и подписаны лицом. получение их, как только они будут получены. Форма ведомственной квитанции о депозите должна быть заполнена и приложена к депозиту. Также необходимо приложить второй экземпляр квитанций из чековых книжек. Ответственность за обеспечение того, чтобы сумма поступлений была равна фактическая сумма в долларах, собранная и внесенная в кассу, или документально любой излишек или дефицит.Излишки наличности должны быть депонированы в кассе; обозначения, относящиеся к наличным деньгам избыточная или короткая сумма должна быть включена в депозит при его доставке в кассу. Школьный кассир должен заполнить и подтвердить квитанцию ​​UNCSA, состоящую из двух частей. Кассир выдаст лицу, вносящему залог, вторую копию подтвержденной квитанции. Оригинал подтвержденной формы квитанции хранится в школьной кассе. и прилагается к форме ведомственной депозитарной расписки.Вторая копия подтвержденной квитанции является единственной документацией Департамента для внесенные депозиты.

Хранение и сохранность средств
Департаменты несут ответственность за обеспечение сохранности средств. При хранении средств необходимо соблюдать следующие правила:

  • Валюта, монеты и чеки должны храниться на ночь в надежном месте, предпочтительно в сейф или хранилище.
  • Сейфы и хранилища нельзя оставлять незапертыми или в «установленном» положении без присмотра.
  • Не оставляйте деньги в папках, на столах или шкафах; их можно открыть, даже если они заблокированы.
  • Никогда не оставляйте деньги в кассовых ящиках на ночь.
  • Несоблюдение положений настоящей политики в случае утери или кражи денежных средств и других ценностей может привести к тому, что отделу придется покрыть убыток из средств отдела.Такие убытки не могут быть отнесены на счет государственных средств.
  • Обо всех потерях или кражах необходимо немедленно сообщать в полицейское управление кампуса. и Контроллер.

Обналичивание чеков (внутренняя банковская служба)
Касса работает с 8:30 до 12:30. ежедневно на услуги, включая студента обналичивание чеков.Летние часы могут отличаться и публикуются в начале лета. Срок. Лимит обналичивания чеков в кассе составляет 50 долларов США на каждого студента. день. Исключения из этого лимита будут на усмотрение Государственного директора и подлежат рассмотрению. к наличию средств.

Студенты должны явиться лично и предъявить свою карту UNCSA One Card для обналичивания чеков Сервисы.

Чеки для возврата студентам
Студенты могут выбрать получение возмещения непосредственно на свой банковский счет. Все чеки на возмещение будут отправлены по почте на постоянный адрес студента.

Инкассация чеков, возвращенных без оплаты банком
Выдача «бесполезного чека» является правонарушением и карается в соответствии с Северной Каролиной. Общий статут 14-107.Чтобы предотвратить неудобства и расходы, связанные с потенциальными юридическими действия, чекодатель должен приложить все усилия для погашения долга, включая все связанные с этим сборы. В школу могут быть выданы личные чеки для оплаты обучения. или другие услуги и сборы кампуса. Офис по работе с клиентами получает все уведомления. неоплаченных чеков / пунктов ACH. Товары будут списаны и возвращены в отдел. изначально они были выданы для того, чтобы этот отдел предпринял усилия по сбору. Поскольку обработка возвращенных чеков — это трудоемкая и дорогостоящая операция. для Школы был установлен полис, гарантирующий, что средства, причитающиеся Школе собраны.

  1. Возвращенный чек, полученный на студенческий счет: Все возвращенные чеки (бумажные / ACH), которые были выданы UNCSA для любого студенческого счета счет будет списан с соответствующей учетной записи учащегося и будет включать 25 долларов.00 возвращенный чек.
  2. Возвращенные чеки, полученные в любой отдел UNCSA: Чеки, возвращенные неоплаченными финансовым учреждением производителя, будут возвращены в депозитарный отдел для инкассации. Отдел уведомит производителя что сумма чека и комиссия в размере 25 долларов причитаются UNCSA. См. Проверка недостаточности средств Процедура для конкретных шагов.

Возмещение мелкой наличностью
Фонд мелкой кассы кассира используется для возмещения отделам расходов на мелкие покупки которые не требуются для прохождения обычных процедур закупки. Возмещение за счет наличных денежных средств НЕ допускается в следующих случаях:

  • Расходы, превышающие 30 долларов США.00 за расход. Для покупок на сумму более 30 долларов США, но менее 300 долларов США необходимо использовать Малый заказ на закупку, при покупке на месте. Покупки не могут быть разделены, чтобы обойти ограничение в 30 долларов США.
  • Закупка товаров по госконтракту. Запросы относительно политики закупок следует направлять в отдел закупок.
  • Платежи физическим лицам за личные услуги.

Все покупки за мелкую наличность должны выполняться в соответствии с инструкциями Департамента закупок и подлежат на рассмотрение отдела закупок. Чтобы получить возмещение за покупки наличными, физическое лицо должно заполнить бланк запроса на возмещение мелких денежных средств и приложите квитанции о покупках.

  1. Аванс мелкой наличности. В чрезвычайных ситуациях физическому лицу может быть выдан мелкий аванс в размере до 30 долларов США. Физическое лицо должно заполнить форму запроса на получение аванса мелкой наличностью. После совершения покупки физическое лицо вернет квитанцию ​​за покупка и любой оставшийся аванс в кассу в течение 24 часов после покупка. Любая сумма, превышающая максимум 30 долларов США, будет нести ответственность физическое лицо.
  2. Ведомственная мелкая касса. У различных отделов может быть собственный кассовый фонд. Департамент должен подготовить письменный запрос в Управление контролера об учреждении ведомственного мелкого кассового фонда . Чек будет выплачен Основному физическому лицу, ответственному за мелкие выплаты. Денежный фонд.

После получения разрешения на кассовую кассу, отдел или деятельность несет ответственность для сохранения фонда и следования школьной политике и процедурам в отношении мелких денежных расходов, сверки и возмещения Департаменты, имеющие собственные фонды мелкой наличности, должны будут следовать политике учреждено Финансовыми службами (Заявление о политике 9, Справочное руководство) для Petty Возмещение наличными.К ним относятся, помимо прочего, следующее:

  • Использование формы запроса на возмещение мелких денежных средств, включающей ту же информацию, что и в форме финансовых услуг, необходимо приложить квитанции.
  • Использование формы запроса на получение аванса на мелкую сумму наличными при выдаче аванса (только в экстренных случаях) — необходимо иметь индивидуальную подпись для получения аванса и квитанции должны быть приложены.
  • Подготовьте лист сверки при подаче запроса на возмещение мелких денежных средств для фонда. Копии формы запроса на получение аванса на мелкую сумму должны прилагаться к листу сверки. и проверьте форму запроса.

Банковские счета
Ни одна школа, отдел или деятельность школы не должны открывать банковский счет без предварительное письменное одобрение проректора по финансам и администрации.

Подлежит проверке
Все денежные средства и процедуры поступления подлежат проверке Государственным контролером и уполномоченный школьный персонал.

Процедура

Разрешение на создание пункта приема чеков
Любой отдел, которому по какой-либо причине необходимо получить наличные, должен получить одобрение от Офис контролера перед сбором денег.Форма запроса на получение денежных средств должна быть подготовлена ​​и отправлена ​​контроллеру. Офис на согласование. После утверждения этот запрос предоставит отдел и Офис контролера с необходимой документацией для сбора средств по мере необходимости по Общему закону штата Северная Каролина 147-77, Ежедневное внесение средств в кредит казначея.

  1. Заявку необходимо заполнить в следующей форме:
    • Дата запроса: Дата подачи в офис контролера.
    • Запрашивающий отдел / подразделение: Название отдела, который будет отвечать за сбор наличных, получение и внесение средств.
    • Университетский городок Расположение пункта приема квитанций: Фактическое место, где будут собираться средства.
    • Имя и адрес в университетском городке основного лица, ответственного за пункт выдачи: Лицо и адрес его или ее кампуса, которое будет в пункте выдачи и отвечает за сбор средств на месте сбора.
    • Имя и адрес физического лица, ответственного за сбор и хранение Квитанции: Имена и адреса университетских городков лиц, ответственных за сбор. и внесение средств в соответствии с изложенными политиками и процедурами. в разделе «Политика депозита» Ресурсного руководства.
  1. Укажите необходимость получения квитанций: Опишите деятельность, которая требует сбора средств.
  2. Дайте оценку суммы ожидаемых сборов на ежедневной основе: Как можно точнее определите сумму средств, которые будут собираться каждый день.
  3. Счета / виды деятельности и общие источники собранных поступлений: если установлен номер счета, на который вносятся собранные деньги, укажите номер счета и имя учетной записи. Если учетная запись не была создана, обратитесь в офис Контролера для получения дополнительных инструкции. Если существующего номера счета достаточно, другой не нужен только потому, что точка сбора новая.
  4. После подготовки запроса лицо, отправившее запрос, должно подписать его или ее имя и должность, дата и номер телефона.
  5. После утверждения Контролер подпишет, поставит дату и вернет копию запроса в Ответственное лицо. Копия подписанной формы будет отправлена ​​в кассу. для включения с другими имеющимися точками сбора.
  6. Ответственное лицо назначит встречу с кассой. В это время касса:
    • Объясните процесс получения денежных средств.
    • Выдать кассовую кассу.
    • Объясните, что в пункте выдачи наличных будет проводиться подсчет наличных средств и проверка со стороны Государственные аудиторы и уполномоченный персонал школы
  1. Отправьте обновленную форму запроса на получение привилегии по получению наличных средств Контролеру, когда происходят кадровые перестановки или изменения в целях получения.

Прием и депонирование средств
Дополнительную информацию см. В различных положениях политики. Все отделы и офисы, получающие денежные средства, относящиеся к UNCSA, должны получать деньги при их получении, предоставить плательщику копию квитанции и внести все полученные деньги в кассу в течение 24 (двадцати четырех) часов.Для всех пунктов сбора, не использующих утвержденную UNCSA автоматизированную систему получения, можно использовать рукописные квитанции из кассовой книги UNCSA.

  1. Получите книгу школьных расписок из 3 частей в кассе.
  2. Используйте квитанции в строгом порядке номеров.
  3. Если квитанция должна быть аннулирована, напишите «недействительно», отправьте первый (белый) и второй копию (розовый) в кассу, а третий экземпляр (желтый) оставьте в книге чеков.
  4. После получения денег заполните квитанцию, указав следующую информацию в применимые промаркированные заготовки
    1. Дата: Дата получения денег.
    2. Получено от: Имя лица, производящего платеж.
    3. долларов $: Сумма полученной суммы
    4. Для: Назначение платежа.
    5. Счет, сумма счета, выплаченная сумма, остаток к оплате: Эти блоки используются только в том случае, если платеж поступает на непогашенный счет. Перечислите соответствующие суммы в соответствующих блоках.
    6. Способ оплаты, наличные, чек, денежный перевод: Укажите сумму, выплачиваемую каждым средством обмена.
    7. От: Подпись лица, получающего платеж (сторона должна быть уполномочена на получение от имени отдела приема платежа).
  1. Удалите оригинал или верхнюю копию квитанции и передайте ее плательщику.
  2. Вынуть из книги вторые экземпляры квитанций и приложить к депозиту.
  3. Подготовьте депозит, как описано: Это необходимо делать ежедневно.
  4. Оберните большое количество монет в конверты для банковских монет и напишите название отдела. на обертках.
  5. Запустите ленту счетной машины для любых чеков или перечислите суммы чеков, если добавление машина недоступна. Убедитесь, что все чеки подписаны получателем.
  6. Определите общую сумму денег, представленную квитанциями, и общую сумму собранных денег. Примите любую разницу.
  7. Укажите следующую информацию в бланке ведомственной депозитарной расписки, которая должна сопровождать Депозит.
    • Название отдела внесения депозита
    • Имя лица, подготовившего депозит
    • Дата депозита
    • Описание депозита
    • Начальные и конечные номера квитанций по депозиту
    • Номер аннулированной квитанции
    • Имя лица, которое должно получить копию квитанции кассира о сумме валюта, монеты, чеки и квитанции по кредитным картам (только Stevens Center)
    • Общая сумма депозита
    • Номер (а) счета и сумма (а) для зачисления депозита
  1. Отнесите деньги, копии квитанций и бланк ведомственного депозита в кассу. окно на первом этаже Административного корпуса.
  2. Кассир проверит форму ведомственной депозитной квитанции и подтвердит двухчастную Квитанцию ​​UNCSA и передать лицу, вносящему депозит (или по почте указанному лицу) второй экземпляр.

Чеки, возвращенные банком — Неоплаченные предметы
Дополнительную информацию см. В различных положениях политики.

  1. Чеки, возвращенные на недостаточность средств, автоматически предъявляются к оплате, возвраты по разным другим причинам сразу же включаются в процесс инкассации. Если оплата получает отказ во второй раз из-за недостаточности средств, банк проинформирует Студента Бухгалтерия любых неоплаченных / возвращенных чеков (бумажные / автоматические расчетные палаты (ACH).В соответствующих случаях за отправку платежа отвечает Отдел по работе с клиентами. для возврата в финансовое учреждение UNCSA.
  2. Если чек был первоначально получен отделом, Счетная палата студентов уведомит депозитарный отдел, предоставив всю необходимую информацию и юридические копия предмета, за который будет взиматься плата при возврате.
  3. Стандартное письмо отправляется депонирующим отделом лицу, выдавшему проверьте, что вернули. Это письмо информирует человека о том, что его чек был возвращен в UNCSA по соответствующей причине. В нем также говорится, что услуга за 25 долларов заряд был начислен. Человек должен принести наличные, денежный перевод или кассовый чек на сумму чека плюс плата за обслуживание.В случае ведомственного возврат, в письме указано, что человек ответит в течение (5) рабочих дней. Возврат списание средств со счета студента осуществляется в соответствии с инструкциями, изложенными в разделе «Учетные записи студентов». политики и процедуры.
  4. В случае отсутствия ответа на первое письмо к установленному сроку, копия первое письмо с пометкой «ВТОРОЕ УВЕДОМЛЕНИЕ» отправляется человеку.Кроме того, копия этого уведомления будет отправлено родителю или опекуну, если это применимо. Второй в уведомлении дается 2 (два) рабочих дня на то, чтобы он ответил наличными, деньгами заказ или кассовый чек на сумму чека плюс плата за обслуживание. Возврат списание средств со счета студента осуществляется в соответствии с инструкциями, изложенными в разделе «Учетные записи студентов». политики и процедуры.
  5. В случае отсутствия ответа на второе письмо к установленному сроку, прием чек на оплату на территории кампуса приостановлен.
  6. Физическим лицам не будет разрешено регистрироваться на занятия, получать диплом или получать стенограммы до тех пор, пока не будут оплачены бесполезный чек (-и) и плата (-ы) за обслуживание.Любой вопросы, связанные с этой политикой, следует направлять контроллеру по телефону 336-770-3304.

Возмещение мелких денежных средств
Дополнительную информацию см. В различных положениях политики.

  1. Кассир будет производить возмещение за мелкие покупки наличными в окне Кассы. часы работы с 8:30 дом. –12: 30
  2. Максимальная сумма покупок, которая может быть возмещена через Фонд мелкой наличности, составляет 30,00 долларов США.
  3. Форма запроса на возмещение мелких денежных средств должна быть заполнена следующим образом:
    • Отдел: Название отдела
    • Купил: Имя лица, запрашивающего компенсацию
    • Дата: Дата запроса
    • Утверждение начальника отдела: Подпись начальника отдела, санкционирующая утверждение возмещения
    • Дата: Дата утверждается начальником отдела.
    • Объяснение покупки: Описание покупки
    • Общая запрошенная сумма: Общая сумма возмещения
    • Счета к оплате / Сумма: Счета отдела и сумма к оплате
  1. Кассир проверит информацию, подпишет форму и поставит дату.
  2. Лицо, получающее возмещение, укажет полученную сумму, подпишет и дату форма.
  3. ВСЕ ПРИМЕНИМЫЕ КВИТАНТЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПРИЛОЖЕНЫ К ФОРМЕ. Если квитанции отсутствуют, возмещение не производится.

Запрос на получение аванса мелкой наличностью

  1. Кассир будет выдавать мелкие денежные авансы за покупки во время открытия окна Кассы. часов с 8:30 дом. –12: 30
  2. Максимальная сумма покупок, которая может быть авансирована через Мелкий кассовый фонд, составляет 30 долларов США.
  3. Форма запроса на получение аванса мелкой наличностью должна быть заполнена следующим образом:
    • Отдел: Название отдела
    • Предварительный запрос от: Имя лица, запрашивающего возмещение
    • Дата: Дата запроса
    • Утверждение начальника отдела: Подпись начальника отдела, санкционирующая утверждение возмещения
    • Дата: Дата утверждения начальником отдела
    • Мелкий аванс наличными для покупки: Описание покупки и причина
    • Общая сумма Авансовый: Общая запрошенная сумма
    • Счета к оплате / Сумма: Счет (-а) отдела и сумма к оплате
  1. Кассир проверит информацию, подпишет форму и поставит дату.
  2. Лицо, получающее возмещение, укажет полученную сумму, подпишет и дату форма.
  3. После совершения покупки физическое лицо вернет квитанцию ​​о покупке. и любой оставшийся аванс в кассу в течение 24 часов с момента покупки.
  4. Кассир проверит получение и возврат аванса.Фактическая сумма покупки будет указана в форме. Если сумма покупки превысила сумму аванса, кассир возместит индивидуальный (максимум до 30 долларов США за покупку). Любая сумма, превышающая максимум 30 долларов США станет ответственностью человека.
  5. Физическое лицо подпишет форму, в которой будет указано, что квитанция и любые излишки денежных средств были возвращены в кассу.
  6. Кассир подпишет форму и поставит дату.

Создать ведомственный кассовый фонд

  • Хранитель. Глава каждого отдела или вида деятельности должен назначить одного конкретного человека для выступать в качестве хранителя мелкого кассового фонда.Хранитель несет ответственность за приобретение доскональное знание этой политики и для поддержания фонда мелкой наличности в соответствии с с процедурами, содержащимися в данном документе. Доступ к мелкой кассу должен быть ограничен. только хранителю. Мелкие денежные средства не подлежат передаче. Если будет при смене попечителей, Контролер должен быть уведомлен в письменной форме, а мелкие денежные средства средства, выверенные до уровня утвержденного фонда до смены хранителей.
  • Ограничения. Мелкие денежные средства должны храниться отдельно и отдельно от всех других фондов. Они не смешиваться с личными средствами, разными денежными поступлениями или доходами от любых тип, который мог быть собран. Их также нельзя использовать для покупки личных услуги, авансы сотрудникам, обналичивание чеков, внесение сдачи, покупка марки, производя другие неоперационные выплаты или обходя процесс покупки.
  • Хранение фонда. Руководитель отдела или деятельности и хранитель мелкой кассы являются несет совместную ответственность за обеспечение надлежащей сохранности средств. Когда нет при использовании средства всегда должны храниться в закрытой таре. Если потеря этих средств, такие убытки (в зависимости от обстоятельств), возможно, придется оплатить из собственные средства отдела.С полицией кампуса можно связаться для получения совета о надлежащем методы защиты фонда. Обо всех кражах отдел должен сообщать в Полиция кампуса и контролер.
  • Расходы. Каждые мелкие денежные расходы должны подтверждаться как квитанцией продавца, так и мелкими денежными расходами. Форма запроса на возмещение денежных средств. Квитанции продавца и запрос на возмещение мелких денежных средств формы должны храниться в фонде до тех пор, пока он не будет возмещен.Обратите внимание, что расходы оплата на несколько школьных учетных кодов может быть выплачена из одной мелкой наличности фонд.
  • Сверка мелкой кассы. Хранитель несет ответственность за периодическую выверку мелкой кассовой наличности. Перед запросом возмещения в фонд требуется сверка. Вообще раз, общая сумма наличных денег плюс невыплаченный запрос на возмещение мелких денежных средств формы с приложенными квитанциями продавца должны равняться общей сумме утвержденной кассовая касса.Для выверки средств используется форма выверки мелкой кассовой наличности. Любые наличные деньги переводятся в кассу при запросе возмещения расходов. от контроллера. Любые наличные деньги, обнаруженные во время внутреннего аудита, будут переведены. Контролеру немедленно хранителем.
  • Cash Over. Сумма наличных средств должна быть указана в форме выверки мелкой кассы. отправлено Контролеру.Контроллер заберет сумму, превышающую сумму, от хранителю — вернуть сумму фонда мелкой кассы до уровня уставного фонда. Эти средства будут депонированы в кассу Контролером.
  • Cash Short. Сумма нехватки денежных средств должна быть указана в форме выверки мелких денежных средств. отправлено Контролеру. Контроллер зафиксирует короткую сумму наличных и скорректировать возмещение хранителю мелкой наличности, чтобы внести в фонд мелкой наличности сумма до уровня уставного фонда.Любая нехватка наличных средств в размере 10 долларов США или более должна быть одобренным Контролером до возмещения.
  • Возмещение. До того, как вся мелкая наличность будет израсходована, хранитель должен согласовать мелкую кассовый фонд и отправьте форму запроса на возмещение мелких денежных средств, Фонд мелкой денежной наличности Форма сверки и остаток денежных средств контролеру для возмещения.
  • Срок подачи запроса на возмещение. Возмещение необходимо запросить в течение тридцати дней после понесения расходов. Запросы на возмещение расходов в конце финансового года следует подавать не позднее установленной даты. определяется графиком закрытия финансового года и Контролером. Если эти временные рамки истек срок действия, обратитесь к контроллеру за советом и / или консультацией.
  • Изменение размера мелкой кассы. Размер мелкой кассы может быть увеличен, если увеличение обосновано, отправив письменный запрос Контролеру. Фонд мелкой наличности должен быть уменьшен всякий раз, когда общая сумма фонда превышает фактические потребности отдела или деятельность. Та часть фонда, которая превышает потребности отдела, должна быть передана доставлен Контролеру с запиской, в которой указывается сумма, на которую был уменьшилось.Все мелкие денежные средства должны быть доставлены Контролеру, когда средства больше не нужны.
  • Аудит. Мелкие денежные средства подлежат периодической проверке Внутренним аудитором и государством. Аудитор. Такие проверки потребуют выверки фонда мелкой наличности, а также включить обзор внутреннего контроля.
  1. Подготовьте письменный запрос в Управление контролера о создании ведомственного кассового фонда.
    • Название отдела, запрашивающего кассу в кассу
    • Дата запроса
    • Имя и адрес в учебном заведении основного физического лица, ответственного за кассовый фонд
    • Причина запроса фонда мелкой наличности
    • Источник средств для фонда мелких денежных средств (номер и название счета)
  1. Копия будет храниться в кассе, а копия будет отправлена ​​в отдел.
  2. Департамент подготовит запрос на проверку суммы утвержденных денежных средств. и отправьте его в Счета к оплате. Чек будет выплачен Основному физическому лицу, ответственному за мелкие выплаты. Денежный фонд.
  3. Департаменты, имеющие собственные фонды мелкой наличности, должны будут соблюдать правила учреждено Финансовыми службами (Заявление о политике 9, Справочное руководство) для Petty Возмещение наличными.К ним относятся, помимо прочего, следующее:
    • Использование формы запроса на возмещение, содержащей ту же информацию, что и к бланку финансовых услуг должны быть приложены квитанции.
    • Использование формы запроса на получение аванса на мелкую сумму при выдаче аванса (в экстренных случаях только) — должна иметь индивидуальную подпись для аванса и быть приложенными квитанциями.
    • Подготовьте таблицу сверки при отправке запроса на возмещение в Фонд мелкой наличности. Копии запросов на аванс должны сопровождать рабочий лист сверки и проверьте форму запроса.

Мы рекомендуем вам включить Javascript, чтобы получить больше удовольствия от работы с нашим веб-сайтом.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *