Правила сшивки документов: Прошивка документов. Как подшивать документы по всем правилам? — Печати, полиграфия, наружная реклама в Волгограде

Содержание

Как сшить документы для архива

Просмотр:

В результате деятельности любой организации формируется некоторый объем документации, который, по истечении определенного времени, необходимо сдать в архив, при этом каждый документ обязательно должен быть прошит.

Основные правила архивной обработки дел

Профессиональная прошивка документации не только существенно облегчает ее хранение и транспортировку, но и является своеобразной гарантией сохранности архивируемых документов. Отвечая на вопрос «как сшить документы для архива», необходимо руководствоваться рекомендациями, определяющими правила сшивания документации. Не стоит забывать, что правила приема в государственных и муниципальных архивах могут быть разными, поэтому для начала нужно их уточнить.

Прежде всего необходимо подготовить документы:

сформировать дело согласно правилам;
составить внутреннюю опись подшиваемых документов, если требуется;
пронумеровать все листы дела;
освободить листы от скрепок и скоб.

Заверительный лист

Не стоит забывать и про лист-заверитель. На нем обязательно должно быть указано:

количество прошнурованных и пронумерованных листов;
Ф.И.О, должность и подпись заверителя;
дату оформления документа.

Переплет документов

Листы, сложенные в нужном порядке, зажимаем струбциной или просто придавливаем и прокалываем шилом. Для облегчения выполнения этой операции можно приобрести специализированное устройство для прошивки документов. Строго по вертикали на расстоянии не меньше 3 см друг от друга проделываем 3 отверстия. Специальную иглу со вставленной в нее суровой ниткой (это также может быть шпагат или лента) продеваем, начиная с обратной стороны документа, через средний прокол, оставляя свободным небольшой кусочек нити. Далее иглу с лицевой стороны документа вводим в верхнее отверстие и направляем в нижнее с обратной стороны документа. Когда игла выходит на титульную сторону, вводим ее в среднее отверстие.

Оба конца нити на тыльной стороне необходимо завязать в крепкий узел вплотную к последнему листу подшивки.

Консультация от профессионалов

Консультационная услуга «как сшить документы для архива» является одной из составляющих сервисного портфеля нашей компании. Обратившись к нам, Вы гарантированно получите квалифицированные ответы на все вопросы, связанные с ведением делопроизводства.

Посмотреть все статьи

Как правильно сшивать документы

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 11

КАК ПРАВИЛЬНО СШИВАТЬ ДОКУМЕНТЫ

В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы <1>.

———————————

<1> Статья опубликована в журнале «Хороший секретарь», N 8, 2010.

Казалось бы, нет проще занятия, чем сшивать документы. А между тем, не так редки случаи, когда документы, подготовленные для сдачи в архив, возвращаются.

Перешить, перенумеровать, добавить опись… Этот, с одной стороны, легкий, а с другой стороны, немаловажный процесс требует особого усердия, внимания и знания некоторых правил документооборота. К сожалению, четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел. Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны.

Нумерация листов

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Лист-заверитель дела N ____ │

│ │

│ В деле подшито и пронумеровано ______________________ лист (ов), │

│ (цифрами и прописью) │

│ в том числе: │

│ литерные номера листов _____________________________________________;│

│ пропущенные номера листов __________________________________________ │

│ + листов внутренней описи __________________________________________.│

│ │

│┌───────────────────────────────────────────────────────┬───────────────┐│

││ Особенности физического состояния и формирования дела │ Номера листов ││

│├───────────────────────────────────────────────────────┼───────────────┤│

││ 1 │ 2 ││

│└───────────────────────────────────────────────────────┴───────────────┘│

│ │

│Наименование должности │

│работника Подпись Расшифровка подписи│

│ │

│Дата │

│ │

│Формат A4 (210×297 мм) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и дату составления.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Опись документов

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

Примерная форма

Общество с ограниченной ответственностью

«Луч»

Москва 00.00.0000

Опись документов

N п/п	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Бухгалтер ____________________ Зайцева Т. В.

Обложка дел

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Прошивка документов

1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).

2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

5. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.

6. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Образец наклейки для многостраничных документов

и образец расположения печати

┌───────────────────────────────────┐

│ Прошнуровано, пронумеровано и │

│ скреплено печатью │

│ │

│ 75 (Семьдесят пять) листов │

│ │

│Бухгалтер ООО «Сентравис Сейлс Рус»│

│ │

│ ┌─────┼──────┐

│ _______(подпись) ___ Зайцева│Т. В. │ │

│ │ │ │

│»__» _______ 2010 г. │ │ │

└─────────────────────────────┼─────┘ │

│ │

└────────────┘

Рис. 1

7. Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.

Д. Севостьянова

Эксперт

компании «Тайм драйв секретариат»

Подписано в печать

08. 10.2010

Как правильно прошивать документы и нумеровать

Для систематизации документооборота принято сшивать более чем один лист документации. Документы сшивают перед отправкой в архив или при подачах в инспектирующие органы. Прошивка бумаг сводит к минимуму возможность утери или подмены какого-либо документа. Как правило, прошивание документации не регулируется какими-то специальными нормативными актами.

Документы, которые требуют подобного оформления

В каждом учреждении и предприятии документация прошивается по каждому из подразделений. Персонал отдела кадров систематизирует и архивирует документы по итогам прошедшего года.

Архивации подлежат такие документы, как:

приказы по предприятию;
штатное расписание.

Читайте также: Документы для увольнения в связи с призывом в армию

Работники бухгалтерского отдела архивируют следующие:

авансовые отчеты;
кассовые книги;
товарно-транспортные накладные;
путевые листы;
акты выполненных работ;
расчетно-зарплатные ведомости.

Для сшивания документации существуют различные приспособления, такие как:

степлер;
дырокол;
шило;
нитки;
клей канцелярский.

Они прошиваются либо вручную либо специальными приспособлениями.

Общие правила оформления

Бумаги, которые подлежат архивации, первым делом раскладывают по датам (аккуратно и ровно: листик к листику). Затем пронумеровывают все листы. Нумерация начинается с цифры «1», расположенной в правом верхнем углу. Для каждого прошитого документа составляется опись. В ней надо обязательно указать название документа, дату составления, аннотацию, то есть описание сшиваемых бумаг, реестр, фамилию, имя, отчество, должность человека, составившего опись (ее нумеровать не надо). Опись составляется для того, чтобы по ней можно было контролировать наличие имеющихся документов, вкладывается перед первым листом.

Как сшивать документы

Правильное сшивание документов выполняется следующим образом:

Перед тем как начать сшивать бумаги, обязательно следует убрать все скобы, скрепки от степлера.
Сложить ровно и аккуратно все листы.
Затем взять шило или большую иглу и проделать не менее трех сквозных дырок. Одно отверстие должно быть посередине, другие два сделайте на расстоянии трех сантиметров вверх и вниз друг от друга.
Взять канат или бечевку примерно 80 сантиметров. Если нить, то берите капроновую – она не будет перетираться через время.
Вдеть нить снизу в отверстие посередине.
Затем вдеть нить чрез лицевую сторону документа в верхнее отверстие.
Опять продеть нить в центр.
Завязать узелок на обратной стороне документа. Хвостики должны быть примерно по 8 сантиметров.
На узелок наклеивается прямоугольный кусочек бумаги.

Читайте также: Сколько в организации хранятся документы

На нем заранее должно быть написано «Прошито и пронумеровано», указано количество прошитых листов, фамилия, инициалы директора, дата и подпись, также поставлена печать предприятия. Стоит заметить, что дата и печать должны попадать как на сам документ, так и на кусочек приклеенной бумаги.

Существует еще один способ прошивки документации. По нему скрепляются бумаги через левый верхний угол. Все этапы аналогичны манипуляциям при стандартном сшивании, только проделывается не три, а два отверстия. Лист бумаги приклеивается таким же образом, чтобы виднелись кончики шнуровки, потом ставится печать и подпись. Данным способом сшиваются некоторые бухгалтерские бумаги.

Сшивание документов при помощи машинки

Если вы не знаете, как правильно прошивается и архивируется документация или, не хотите долго возиться с этим делом, может быть, вам надо сшить очень большое количество бумаг за короткое время, то существует специальное приспособление. Это нечто среднее между электродрелью и швейной машиной.

Такой аппарат компактен, бывает полуавтоматическим или электрическим. Он способен прошивать сто листов за одну минуту. Как эта машина работает? На полотно укладываются все бумаги, затем делаются дырки при помощи сверла или иглы, через которые машина продевает нить.

Существует еще одно очень удобное и полезное приспособление для скрепления разного рода бумаг – биндер. Главное отличие биндера от машинки для сшивания документов заключается в том, что он делает отверстия сразу по всей длине листа и скрепляет их при помощи пружин.

По виду переплета биндеры бывают на пластиковых пружинах, металлические, комбинированные и термопереплетчики. В отличие от документов, прошитых при помощи ниток, биндер имеет переплет с рядом преимуществ: он хорошо разворачивается, можно также добить или удалить листы вуже прошитый документ. Переплет при помощи пластиковых пружин является самым распространенным из-за, невысокой стоимости расходного материала. Такой способ удобен для прошивки документов, имеют не более 500 страниц. Переплет металлическими пружинами является надежным прочным профессиональным.

Большим минусом является невозможность повторного использования расходного материала. Количество прошиваемых бумаг таким способом не превышает отметку в 150 страниц.

Термопереплетные биндеры работают определенным образом. Так, бумага складывается в специальную термопапку и при нагревании корешок папки, который пропитан клеем, становится мягким, тем самым соединяет листы между собой. Максимальный объем термопереплета может достигать до 700 страниц.

Для чего необходимо знать и уметь сшивать документы

Необходимость прошивать документы возникает на каждом предприятии, фирм, учреждении. Бумаги сшиваются по разным причинам для открытия предприятия, участия в тендерах, для их подачи в налоговые и другие инстанции. При этом сшиваются не только оригиналы, но и копии наиболее важных документов, такие как устав предприятия, протоколы собрания акционеров и т. д.

Читайте также: Порядок заключения трудового договора

Некоторые документы имеют свои правила прошивки. Например, бухгалтерские сшиваются через пять отверстий, налоговые и архивные дела – через три, кассовые книги прошиваются только через левый верхний угол. Главное – знать, что сшивать документы имеет право только тот человек на фирме, который наделен данными полномочиями.

Внимание! В рамках нашего портала вы можете совершенно бесплатно получить консультацию нашего корпоративного юриста. Все, что нужно, это оставить свой вопрос в форме ниже. Обращайтесь!

Порядок сшивания документов

При подаче документов в налоговую инспекцию или для участия в различных тендерах требуется сшивать документы, если они имеют более двух листов. Также требуется сшивать договоры, дополнительные соглашения к ним, которые имеют более двух листов при подаче на государственную регистрацию перехода права собственности или государственную регистрацию договора в Управлении Росреестра (о заключении договора купли-продажи недвижимости смотри здесь). Если Вы обращали внимания, то решения судов также выдают в сшитом виде, в том числе для апелляционного обжалования. Сшивать документы требуется для того, чтобы исключить или, по крайней мере, предотвратить возможность подмены листов в документе, так как документ считается единым. Приведу пример того, как важно именно сшивать договор, а не скреплять его канцелярским степлером. Так между юридическими лицами был подписан договор об аренде имущества, состоящих из двух листов, пронумерованных, скрепленных печатями на последней странице второго листа и заверен подписями представителей контрагентов на последней странице в графе «подписи и реквизиты сторон). Суть заключалась в том, по условию договора аренды, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке как арендатором, так и арендодателем при письменном уведомлении за тридцать календарных дней. Одна из сторон договора решила не дожидаться тридцатидневного срока уведомления при расторжении договора в одностороннем порядке. Первая страница договора, где было указано о порядке расторжения договора, была заменена другой страницей. Содержание страницы было частично изменено в следующей части. Слова «арендатор и арендодатель вправе расторгнуть настоящий договор, письменно предупредив об этом за тридцать календарных дней…» были заменены на «арендатор и арендодатель вправе расторгнуть настоящий договор, письменно предупредив об этом. Договор считается расторгнутым с момента получения уведомления». Вы кончено можете возразить, что в судебном порядке может быть назначена судебная техническая экспертиза по установлению тождественности страниц документа, определению вида печатающего устройства, определению периода изготовления страниц документа. Да, все это в судебном порядке установить можно, но на это уйдут не малые денежные средства и время. Такие затраты приведут к вынужденным убыткам. Вышеуказанный случай наглядно показывает, как не прошитый документ может привести к убыткам и потери времени. Пример также показывает, что в юридических делах мелочей не бывает. Даже, казалось бы, к такой мелочи необходимо относится серьезно.

Посетители сайта часто спрашивают – нужно ли сшивать документы для арбитражного суда? Все зависит от того, какой документ и для чего его сшивать. Документы в арбитражный суд предоставляются в оригинале или в надлежаще заверенной копии. Надлежаще заверенной копией, является копия, удостоверенная нотариально, или заверена должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем. Если документ имеет более одного листа, то заверен должен быть каждый лист. Так вот, если документ содержит 10 листов, то можно не потрудится и заверить каждый лист с проставлением реквизитов: «копия верна», «дата», Ф.И.О.», «подпись». А если документ содержит 100 листов, то очень много времени уйдет на заверение каждой страницы. В этом случае целесообразно сшить документ, на обратной стороне прикрепить лайбу «прошито и пронумеровано». В этом случае проставляется только одна удостоверительная надпись и скрепляется печатью. По вопросу сшивания договора купли-продажи жилого помещения для регистрационной палаты смотри здесь.

Государство в лице министерств и ведомств сейчас не вмешивается в дела в частных фирм, а лишь регулирует общие организационные вопросы. Поэтому решать вопрос об обязательности сшивания документов на предприятии, должно само предприятие. Если только оно не является правоохранительным учреждением, как суд или прокуратура, ФСБ, МВД, ФСО. То есть в организации должен быть разработан локальный акт, который будет регламентировать эти вопросы. Исходя из важности документов, должно быть определено какие нужно сшивать, а какие нет. Положение о хранении документов обычно разрабатывается на больших предприятиях, где документооборот идет на тысячи документов.

Скажу пару слов о размере полей документа, который в дальнейшем требуется сшивать. Верхние и нижние поля для сшивания значения не имеют. Для того чтобы внутренние поля документа имели нужный размер в настройках MS Word разметки страницы необходимо установить зеркальные поля. Крайнее левое поле должно быть пропорционально крайнему внутреннему правому полю оборотной страницы документа (в версии 2007г. MS Word путь к настойке следующий: Меню – Разметка страницы – Поля – Настраиваемые поля – выбрать на вкладке списка зеркальные поля). По умолчанию стоят обычные поля. Если Вы попробуйте распечатать любой документы с размерами полей: Верхнее 2 см.; Левое 3 см.; Нижнее 2 см.; Правое 1,5 см., то в итоге получите документ со следующими полями – Первая страница — Крайнее левое поле — 3 см.; правое – 1,5 см.; вторая страница – Крайнее левое – 3 см.; правое — 1,5 см. Если сшивать такие страницы, то внутренние границы полей не будут совпадать с границами полей лицевой страницы. Настройка полей в офисе 2003 «Майкрософт ворд» возможна через следующий путь: файл — параметры страницы. Во вкладке «Параметры страницы» выбираете «зеркальные поля», а далее настраиваете размер полей. При сшивании такого документа, текст внутри страницы может быть не читаем из-за близкого шва. По этой причине поля должны быть обязательно зеркальные. После того как будут настроены зеркальные поля, в этом же подменю необходимо настроить поля. Кнопки для настройки крайних полей уже будут иметь название не «Левое» и «Правое», а «Внутри» и «Снаружи». Значение полей «Внутри» и «Снаружи» для удобства сшивания можно установить в пределах 2-3 см. После того как поля у нас будут настроены, мы распечатываем документ.

Для сшивания документа, состоящего из не более 10 листов, достаточно будет иметь большую цыганскую иголку и нитки соответственно. Толщину в 10 листов можно свободно проткнуть иголкой. Конечно, если постараться, можно и больший объем страниц проткнуть. Но для этого нужны усилия, а главное документы при сшивании могут сместиться или повредиться. Так что если объем листов небольшой, то сшиваем обычной цыганской иголкой. Нитки лучше всего брать белого цвета многослойные холщовые, но если нет, то подойдут капроновые. Почему именно белые нитки? Во-первых, шов не так заметен. Во-вторых, не бойтесь заблуждений о том, что документ прошитый белыми нитками, является, как говорится, сфабрикованным. Капроновые нитки хуже тем, что когда стягиваешь кончики ниток в узел, нитки прорезают документ отчасти. Тем самым документ повреждается. Отматываем нитку от мотка примерно 70 см., отрезаем ее. Продеваем нитку в ушко иголки. Один конец нитки должен выступать примерно на 10 см., а другой конец нитки остается длинным. Таким образом, нитку мы делаем одинарной. Аккуратно складываем друг к другу листы документа, чтобы они находились ровно, не выступали друг из-за друга. Документ всегда чаще всего сшивается по центру, точнее основные пролёты швов должны проходить по центру. На глаз примерно определяем центр листа документа. Но центр листа документа можно определить не только на глаз, но и другим методом. Этот метод, когда-то мне подсказала мой преподаватель, когда проходила моя учеба, так сказать азам юриспруденции (Как решать задачи по праву смотри здесь). Берете простой лист формата А4 и складывайте пополам, чтобы края были одинаковые. Место сгиба проглаживаете рукой и образно разворачиваете. После сгиба документа остается полоска, где происходило сгибание листа документа. Место сгиба, как и раз, будет считаться центром документа. Вы просто прикладываете этот лист сверху и определяете центр листа документа на чистовом документе.

Постараюсь технику сшивания документа изложить как можно яснее. От центра документа мысленно на глаз отмерьте 3 см. вниз. Пронизывайте с нижней стороны документ насквозь иголкой, чтобы маленький кончик нитки вышел. Далее уже по направлению сверху вниз пронизывайте документ в центре, как раз на расстоянии 3 см. После того как нитка окажется на нижней стороне документа, Вы мысленно отмеряйте 3 см. вверх от центра (от того положения где находится нитка) и пронизывайте документ снизу вверх. Теперь опять у Вас нитка оказалась вверху документа. Вы пронизывайте сверху вниз нитку в центральное отверстие. На этом шов закончен. Отрезайте кончики ниток с остатком примерно 5-6 см. Далее оставшиеся два кончика связывайте в обыкновенный простой узел. Только прежде чем связывать кончики ниток в узел, Вы сначала притяните кончики, чтобы листы были плотно стянуты, а потом уже смело затягивайте узел.

Теперь необходимо изготовить лайбы (прямоугольник шириной 2-3 см., длинной 6-7 см. ). На прямоугольнике делается надпись «прошнуровано и пронумеровано на ____ листах». Такой прямоугольник приклеивается на шов с обратной стороны. При этом кончики ниток прячутся под лайбу. От руки производится надпись, сколько листов прошнуровано. Также ставится подпись физического лица или должностного лица так, чтобы подпись захватывала и лайбу и сам документ. Если документы подаются от имени юридического лица, то ставится печать организации, но не во всех случаях. (О защите прав юридического лица в суде смотри здесь)

В организации существует или должен быть свой внутренний архив, чтобы систематизировать различные документы, например бухгалтерские регистры, приказы по личному составу работников организации (о заключении трудового договора между ИП и работником смотри здесь). Документы, которые в дальнейшем будут передаваться на хранение в муниципальный или государственный архив, необходимо сшивать, нумеровать в соответствии с существующими гостами. Если документы не требуют дальнейшей передачи в архив, то можно их не сшивать их. Сшивать документы необходимо для того, чтобы предотвратить возможность изъятия каких-либо листов или их подмены.

Теперь рассмотрим общие вопросы по оформлению документов в дело. Все листы в деле нумеруются сплошной нумерацией путем проставления цифры в верхнем правом углу (например, 1, 2, 3 и так далее). Если дело состоит из нескольких томов, нумерация листов в каждом томе происходит отдельно. Например, в одном томе 200 листов, а в другом томе 203 листа (нумеруем первой том с 1 по 200-ый листы, второй том с 1 по 203-й лист).

Не всегда, но бывает так, что в деле имеются широкоформатные чертежи свернутые в несколько раз, так как превышают размер листа формата А4. Как же нумеровать такие вложения? Такие вложения разворачиваются и нумеруются на верхней части листа.

В деле могут находиться документы с собственной нумерацией. Например, в деле с пакетом учредительных документов находится устав организации со своей нумерацией. Если устав находится вначале при нумерации и в нумерации нет ошибок, то можно не нумеровать, а оставить нумерацию в уставе, а далее в хронологическом порядке нумеруются следующие документы. Если многостраничный документ находится где-то в середине, то необходимо нумеровать и листы в этом документе. В нашем примере это был устав организации (о регистрации ООО смотри форум).

Кстати хочу немного отвлечься от темы и рассказать небольшую новость для представителей юридических лиц в арбитражных судах. Как сообщатся на сайте Высшего арбитражного суда РФ с 01.01.2014г. арбитражные суды перейдут полностью на электронный документооборот. Будет полностью формироваться электронная копия дела, поступающая в арбитражный суд первой инстанции. Дело в документальном формате пока не планируется отменять. В случае обжалования решения арбитражного суда в апелляционном порядке, в арбитражный апелляционный суд будет направляться электронная копия. С электронным делом участники процесса могу ознакомиться в картотеке дел. Безусловно, такое нововведение должно ускорить сроки рассмотрения дел в суде апелляционной и кассационной инстанции. Так как бумажные носители не будут отправляться почтой или специальной курьерской службой. Новшество электронного документооборота упросит работу участникам судебных процессов, так как можно ознакомиться с делом в системе Арбитр. Если в судах общей юрисдикции приходится знакомиться с делом посредством снятия фотокопий фотоаппаратом, то система арбитражных судов опять обошла суды общей юрисдикции. Хотелось бы надеяться, что объединение Верховного суда РФ и Высшего арбитражного суда ускорит введение электронного документооборота в судах общей юрисдикции. Так как проще будет знакомиться с делом. Однако безусловный плюс электронного документооборота может быть минусом, когда приобщенный в дело документ физически может быть не прикреплен. Так как фактор человеческой ошибки иногда случается. Но практика работы судов со временем должна выработать механизмы защиты от подобных ошибок. Такие нововведения продиктованы самим временем, так как объем дел как в судах общей юрисдикции, так как и в арбитражных судах растет по гражданским (хозяйственным) делам растет. Если в 60-80 годы двадцатого века в месяц рассматривалось десяток дел, то сейчас уже идут сотни дел.

Теперь вернемся к нашей теме сшивания и нумерация документов. Возможно, в будущем электронный документооборот будет и в крупных компаниях. А пока у нас действует бумажные носители, необходимо правильно оформлять и сшивать документы.

Для органов государственной власти, таких как судебные органы, органы внутренних дел, прокуратура введены нормативными актами требования по организации делопроизводства. Чаще всего такие требования принимаются в форме инструкций по делопроизводству. Поэтому должностные лица судебных и правоохранительных органов при оформлении гражданских и уголовных дел должны руководствоваться инструкциями. В организации с частной формы собственности должны быть разработаны положения по организации делопроизводству, в том числе порядку подготовки документов для длительного хранения в архиве организации или в муниципальном архиве.

Рассмотрим общие требования по сшиванию документов в дело (картонную обложку).

Итак, у Вас имеется перечень документов, которые необходимо подшить в дело (твердый переплет). В процессе работы с документами исполнители документов или иное лицо, работающее с документом, для удобства пользуется канцелярскими скрепками, железными зажимами, скобами степлера. Если на документах имеются скрепки или несколько документов скреплены железными скобами, то такие канцелярские предметы нужно удалить. Это необходимо для того, чтобы в процессе хранения не распространялась ржавчина от них, так как металлические изделия могут поржаветь. После того как все металлические предметы будут удалены можно готовить документы к прошивке или шнуровке.

Прежде чем сшивать документы в дело (в папку), необходимо их разложить в хронологическом порядке. Кто-то документы раскладывает в «логическом» порядке. Хронологический способ компоновки заключается в том, что даты документов от первичной к самой поледеней. Например, в деле имеется письмо от 10.03.2013г. ООО «НЛОРПВС» в котором запрашивались документы от организации ООО «ТРПДОВМС». В деле от организации ООО «ТРПДОВМС» имеется ответ от 01. 05.2013г. на письмо от 10.03.2013г. ООО «ТРПДОВМС», что запрашиваемые документы не имеется возможности представить. В деле имеется факсимильная распечатка в адрес ООО «ТРПДОВМС» от 28.03.2013г. Лучше всего использовать хронологически-логический метод компоновки документов. Такого метода в литературе по делопроизводству не описывается, но лучше пользоваться им.

Как же скомпоновать документы в деле в хронологически-логическом порядке? Возьмем документы из примера. Так как письмо от 10.03.2013г. ООО «НЛОРПВС» имеет более позднюю дату, то оно идет первым (в самом начале дела). Дальше у нас в деле имеется ответ от 01.05.2013г. на письмо от 10.03.2013г. ООО «ТРПДОВМС». Данный документ (ответ от 01.05.2013г.) идет следующим после письма от 10.03.2013г., так как логически будет верным скомпоновать по принцу «запрос-ответ». Если использовать только хронологический метод компоновки документов, то после письма от 10.03.2013г. должен идти документ – факсимильная распечатка от 28. 03.2013г. Но факсимильную распечатку поставим после ответа от 01.05.2013г., так как так будет логичнее при изучении содержания дела.

Количество листов в одном томе должно определяться внутренним положением организации. Обычно количество листов в томе не должно превышать 250 единиц, если смотреть общие положения по документообороту и архивному делу.

В некоторых случаях, когда в деле имеются более значимые или менее значимые документы по юридической силе, то документы можно скомпоновать от более значимого к менее значимого. Например, расположить скомпоновать документы: «Устав- Изменения в Устав- Решение об избрании директора – Приказ о назначении на должность директора – Трудовой договор с директором». Перечень документов взят для примера, поэтому необязательно документы нужно компоновать именно в таком порядке. При этом не будет учитываться хронологический порядок, что может вызывать неудобства при изучении дела. Необходимо также учитывать установленную номенклатуру дел, установленную в организации.

В деле с ценными документами должна быть внутренняя опись документов. Внутренняя опись документа производится на отдельном листе. Форма внутренней описи документов дела утверждается в каждой частной компании своя. Если внутренняя опись документов изначально не изготавливалась, то лист внутренней описи наклеивается на внутреннюю сторону дела (корочку-обложку). Во внутренней описи документов указываются: «дата документа», «индекс документа (если имеется), «наименование документа», «номер листов дела». Перечень разделов внутренней описи может быть добавлен при необходимости. Если документов много в деле, то внутренняя опись документов может быть не на одном листе. В этом случае листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы документов в деле также нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в листе-заверителе. О листе-заверителе речь пойдет дальше. В форме внутренней описи документов обязательно должна быть графа «общее количество документов». Форму внутренней описи документов в государственных органах изменить нельзя, так как форма внутренней описи входит в состав инструкции по делопроизводству. В графе «Примечания» указываются изменения в составе дела, например, изъятие документов, дополнение документов.

В прошитом деле обязательно должен быть лист-заверитель. Форма листа-заверителя в частных фирмах утверждается (разрабатывается) самостоятельно с учетом общих требований документооборота. В листе-заверителе обязательно должно быть указано: общее число подшитых (пронумерованных) листов прописью и цифрами; количество литерных листов; количество пропущенных страниц; количество листов внутренней описи. Литерные номера, то тесть номера листов с присвоением буквенного значения, например, «4 а», «4 б», «4в» указываются случае повторной нумерации листов при наличии большого количества ошибок. Если ошибок в нумерации действительно много, то производится повторная нумерация листов. В этом случае старый номер зачеркивается косой чертой в виде «/», а рядом проставляется новый номер листа. Так произведена повторная нумерация, то необходимо составлять новый лист-заверитель.

Если документ имеет какие-то особенности, то в графе «особенности состояния и формирования дела» специалист – делопроизводитель указывает, в чем заключается особенность, например, поврежден документ и (или) плохая читаемость документа.

Если в прошитом деле нет литерных страниц, пропущенных номеров листов, то в указанных графах листа-заверителя ставится прочерк.

Лист-заверитель должен быть подписан лицом его, составившим или иным должностным лицом, отвечающим за организацию делопроизводства в структурном подразделении организации.

Документы необходимо подшить в дело (в папку) белыми плотными – многослойными нитками. Марка ниток для сшивания принципиального значения не имеет. Если листов в деле не много (не более 10-15 листов), то можно обойтись обычной хомутной иголкой. Если листов в деле более 10-15 листов, то для проколов входных отверстий использовать канцелярское шило или вообще трехгранную заточенную отвертку. С отверткой легче всего будет справиться с огромной массой листов. Вообще сейчас имеются в продаже станки для сшивания пачки документов. Некоторые станки для сшивания документов изготавливают самостоятельно. Для проколов в пачке (папке) дела некоторые используют дрель. Дрель стоит использовать лишь в том случае, если дело сшивается на специальном станке.

При использовании типографской «папки-дело» листы дела подшиваются к внутреннему «язычку» или «вкладышу» если можно так выразится. Технологию подшивания листов документов в дело (в папку) можно использовать аналогичную той, которой прошивали устав или договор. Кончики ниток фиксируешь сзади на два узла и заклеиваешь липкой лентой.

Как подшивать бухгалтерские документы в организации sberkooperativ.ru

Как подшивать бухгалтерские документы в организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как подшивать бухгалтерские документы в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Именно по этой причине лучше единожды ознакомиться со всеми правилами сшивки и потренировавшись, освоить данную процедуру.

Как подшивать оборотные ведомости по счетам бухгалтерского учета — должно быть отдельное дело под оборотные ведомости отдельно по каждому бухгалтерскому счету или их можно сшивать вместе с бухгалтерскими документами? Например, к банковским документам подшивать оборотную ведомость по сч. 51?

Прошивка большого объема документов

Заряжаем нить или шпагат в иглу и сшиваем том. При этом нам нужно, чтобы хвостики ниток пришлись на оборотную сторону тома.

Итак, мой мастер-класс по сшиванию документов предназначен исключительно для любителей, в распоряжении которых есть пара прямых и растущих откуда нужно рук и кое-какие предметы и материалы. Наша цель – оформить дела в картонную обложку а) правильно, б) быстро, в) бюджетно, г) по возможности, красиво.

Однако не стоит отчаиваться: существуют несколько ГОСТов, по которым следует выполнять данный процесс.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия.

Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?

Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть.

Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.

В силу ст. 6 Федерального закона 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях согласно законодательству РФ.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Обратите внимание, насколько лист детского картона меньше обложки. А ведь на упаковке написано, что его формат А4… Будьте внимательны при покупке. Мне в этот раз не повезло, но может, так и лучше: получается более наглядно.

В «ЦОК» можно получить профобразование по бухгалтерской, кадровой, финансовой тематике. Обучение происходит на онлайн-площадке, полностью удаленно.

Подчеркиваю: я показываю, как сшить документы организации, которая планирует хранить эти документы постоянного или долговременного хранения исключительно в своем собственном архиве.

Накладные по материальным ценностям, поступившим от поставщиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Особый порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, храните в отдельных журналах.

Каков порядок уничтожения документов, которым установлено временное хранение?

Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10. Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т. п.
Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет.

Положения о порядке хранения электронных документов содержатся также в п. 2.30 – 2.39 Правил № 526.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от учреждения принимается также историческая справка о нем и его фонде.

Кроме того, сшивка гарантирует максимальную сохранность для больших документов, расположенных на множестве листов. Она позволит оградить документацию от утери и подделки.

Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – отдельный документ. 3 Второй журнал-ордер № 2 «Банк».

Многие ошибочно полагают, что сшивать документ легко и просто, но такое отношение может стать первой причиной тому, что документы будут возвращены из архива и налоговой, и всю работу по скреплению листов придется повторить вновь.

Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать.

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.

Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.
Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов).

Основные рекомендации о том, как производить скрепление документов можно найти в ГОСТе о делопроизводстве и архивном деле под номером 51141 от 1998 года и в приказе Росархива №76 от 23.12.09г.

Второй журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в этот журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п.

Для малых предприятий удобно хранить все документы по периодам (месяц, квартал). Удобно делать корочки разного цвета для дел разного срока хранения.

Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия.

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

У бухгалтеров постоянно возникает необходимость прошивать документы. Практически все документы прошиваются, это авансовые отчёты, накладные на списание материалов, касса, банк, накладные на поступившие товары, документы по реализации, счёт-фактуры, документы по заработной плате и многие другие.

Законом не предусмотрены точные инструкции и нормативные акты, которые бы поясняли, как правильно прошивать бухгалтерские документы.

Есть ряд требования различных инстанций, например, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно прочитать в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Подшиваться документы должны в хронологическом порядке или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и дату составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

Как правильно подшивать бухгалтерские документы?

Для чего нужна сшивка документов?

Для организации собственной предпринимательской деятельности крайне важно чтобы предприниматель обладал информацией о том, каким образом следует сшивать документацию.

В определенных ситуациях ошибки, допущенные в процессе сшивания, могут стать причиной для того, чтобы документы были возвращены из контролирующих инстанций.

Четких рекомендаций о том, как правильно производить сшивку бумаг, нет, но есть нормативы делопроизводства, которые непременно должны быть реализованы на практике при сшивании документов от 2 и более листов.

Как правильно сшивать документы?

Государственные проверяющие структуры обычно не рассказывают о том, как правильно сшивать бумаги, поэтому предприниматели должны осваивать данный процесс самостоятельно.

Где производится сшивка?

Поэтому в правилах сшивания следует разобраться сразу или же доверить подобную работу тем, кто действительно умеет это делать.

Обычно сшивкой документов занимаются типографии.

В полиграфической организации предпринимателю непременно предложат:

Обложки, отличающиеся не только по цвету, но и по материалу, из которого они изготовлены;
Пружины для скрепления, выполненные из пластика или металла.

Но в большинстве случаев бухгалтера и предприниматели предпочитают сшивать бумаги самостоятельно, используя для этой цели брошюратор, например.

Многие бизнесмены предпочитают не доверять свою документацию иным компаниям, т. к. зачастую информация, которую содержат бумаги под сшивку — это коммерческая тайна, не подлежащая разглашению.

Как производить сшивку нитками?

Прежде чем взяться за прошивку документации с помощью нитей следует подготовить заранее все, что может пригодиться в работе:

Документация, нуждающаяся в прошивке;
Нитка;
Большая игла;
Официальная печать компании, которой принадлежат документы;
Клей для канцелярских бумаг.

Процедуру сшивки можно разделить на три основных важных этапа:

Подготовка документации к процедуре

Во время подготовки следует действовать следующим образом:

С помощью карандаша нужно пронумеровать листочки в правом верхнем углу;
В бумагах необходимо сделать отверстия с помощью шила или дырокола. Если листов в документе немного, то можно просто проткнуть их иголкой.

Зачастую для прошивки достаточно всего трех отверстий, реже применяется сшивка в два отверстия, но если документы чрезвычайно важны, и их необходимо защитить от подмены, то можно применить прошивку в 5 отверстий.

Располагают отверстия с левой стороны листа в середине свободного поля. Расстояние между отверстиями около 3 см.

Процесс сшивания документации. Для того чтобы скреплять бумаги следует использовать шпагат банковский или нить прошивную ЛШ-210. Но это необязательное правило и можно использовать и любую иную достаточно прочную нить. Если в сшиваемом документе всего несколько листов, то сшить его можно с помощью обычной нити.
1. Начинают прошивку с центрального или срединного отверстия;
2. Для большей прочности прошивку выполняют дважды;
3. При окончании скрепления нить выводится на изнаночную или тыльную сторону документа;
4. Хвосты нити завязываются на узел;
Заверение сшитой документации. Чтобы заверить документацию необходимо:
1. Вырезать небольшой по параметрам листочек, приблизительно 4 на 6 см;
2. На листке делается надпись о количестве листов в документе с помощью цифр и прописью. Также на нем указывается фамилия и инициалы человека, совершающего сшивку;
3. Данный листок наклеивается на узелок и нитки, оставшиеся от прошивки с тыльной стороны документа таким образом, чтобы концы нитей оставались свободными;
4. На приклеенном листке сшивающий должен расписаться, после чего ставится печать организации.

Печать и подпись заверяющего ставятся таким образом, чтобы они выступали за края листка.

Сшивка документации для налоговой инспекции

Конечно, разумнее предварительно поинтересоваться у представителей контролирующего органа как правильно производить сшивку. Как правило, в налоговую инспекцию для проверки сдается сшитая книга учета расхода и дохода организации.

В прошивке документации могут применяться обложки следующих видов:

Стандартные с размером 229*324 подходящие для документации, оформленной на листах формата А4;
Нестандартные применяются для оформления документации больших габаритов;
Для долгого периода хранения изготавливаются из картона высокой плотности.

Для сдачи документации в архив государства следует применять обложку из экологичного картона.

Для налоговой документация прошивается в три отверстия с шагом в 3 см. Отверстия располагают слева на полях. Обычно первой прокалывают середину листа для большей прочности сшивки. Прокол каждого листа должен быть ровным, и находится строго друг под другом.

Прошивать следует только с помощью специально иглы и нити капроновой, ЛШ-210 или шпагата для банковских документов;
Хвосты сшивающей нитки оставляются с тыльной стороны документации. Длина концов должна составлять 50-60 мм. Хвостики связываются между собой, образуя узелок;
Листочек вырезается из обычной бумаги со сторонами в 4-5 см и приклеивается таким образом, чтобы хвосты нитей оставались свободными;
Для сшивки документации из бухгалтерии, предназначенная для хранения в течение долгого времени, следует производить прошивку в 5 отверстий, а для наклейки в такой документации используется папиросная бумага.

Прошивать документацию может только тот человек, у которого данное право прописано в должностной инструкции.

Знание и умение прошивать документацию это возможность избежать множества сложностей и неприятностей.

Как подшивать бухгалтерские документы

Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, тот, что разрабатывает организация и заявляет в своей учетной политике. Всякий основной бухгалтер организации сам решает, как беречь документы . Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от метода организации бухгалтерского учета. Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для мелких предприятий.

Вам понадобится

– Папки-скоросшиватели,
– папки-регистраторы,
– первичные документы.

Инструкция

1. Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как водится, применяется в программах автоматизации бухгалтерского учета. На весь журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год.

2. В журнал-ордер № 1 «Касса» включите результаты хозяйственных операций по счету 50 «касса». Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – обособленный документ.

3. 2-й журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в данный журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п.

4. В журнал-ордер № 5 «Расчеты с клиентами» включите документы , основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на счете № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований».

5. Убыточные по физическим ценностям, поступившим от подрядчиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с подрядчиками и подрядчиками». Нестандартный порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от подрядчиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных клиентам, бережете в отдельных журналах.

6. Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

7. В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов.

8. Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10. Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п.

9. Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы , не включенные в другие журналы. Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.

Совет 2: Как подшивать документы

В процессе своей деятельности учетному работнику либо предпринимателю доводится обрабатывать уйма документов. Поток документов возрастает прямо пропорционально успешности становления бизнеса. Многие приемы работы обширно знамениты, впрочем начинающим коммерсантам всю спецтехнологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы , дабы они не путались и не терялись.

Инструкция

1. Применять прозрачные файлы не дюже-то. Отличнее подшить документы , применяя дырокол. Безусловно, прозрачные файлы сгодятся для хранения документов, которые дыроколить невозможно: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы применять нецелесообразно.

2. Дабы дыроколить прицельно, дозволено воспользоваться скоросшивателем, выравнивая весь дальнейший документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, впрочем если понадобится переместить какой-нибудь документ в иную папку, крупна вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.

3. Лучший метод подшивки документов – это применение дырокола с ограничителем. Тогда у всякого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь особенно опрятный вид и дополнительных отверстий в них делать не придется.

4. При подшивке помимо месторасположения отверстий надобно также положительно сориентировать документ. Для документов, размещаемых поперек листа, допускается поворот на 90о вопреки часовой стрелки.

5. Для соединения документов достаточно зачастую используют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недочет: скрепленная с поддержкой скоб либо скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет работу с бумагами. Соединять листы многостраничного документа класснее капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает поменьше времени, да и пачка документов не имеет утолщений.

6. Если документ по размеру поменьше, чем типовой лист, то его необходимо вначале наклеить на типовой лист, позже чего его дозволено подшивать с остальными документами.

Совет 3: Как подшить кассовую книгу

Кассовая книга – это непременный к ведению документ, отражающий все операции с наличностью, проходящей через кассу организации. Ведется только одна кассовая книга по организации, она должна быть непременно пронумерована, прошита и опечатана печатью. Число листов в книге заверяется подписью начальника и бухгалтера. Применяется в течение одного отчетного года, по окончании заводится новая кассовая книга.

Инструкция

1. Ведется кассовая книга по особой утвержденной форме. В начале всякого года кассовая книга начинается снова. Ее надобно заполнять за весь день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами. Дозволено купить в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и теснее после этого, весь день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

2. На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается число листов в книге. Дозволено вести кассовую книгу в электронном виде в особой программе, такой, как 1С:Бухгалтерия. Распечатывать листы грядущей кассовой книги надобно за всякий день, когда было правда бы одно движение, а в конце года подшить кассовую книгу , скрепив печатью и подписью начальника вашей организации и, если есть основной бухгалтер, то и его подписью тоже.

3. Кассовая книга общеутвержденной формы состоит непременно из 2-х частей: отчета кассира и вкладного листа в кассовую книгу . В купленной форме книги все записи производятся шариковой ручкой с использованием копировальной бумаги, получившийся иной экземпляр – это будет отчет кассира, он должен отрываться и храниться отдельно.

4. Если организация ведет кассовую книгу в электронном варианте, что рекомендуется, то за всякий день обязаны распечатываться расходные и приходные кассовые ордера, отчет кассира и вкладной лист, по сути, должна получаться кассовая книга, которая состоит из 2-х безусловно идентичных по сумме частей. Листы в них пронумеровываются самой программой в порядке хронологии от начала года, вручную проставлять нумерацию страниц теснее не нужно. На последнем месячном вкладном листе ставится число листов кассовой книги за месяц, а за отчетный год – на последнем листе ставится число листов за год.

Совет 4: Как подшивать счета-фактуры

Ведение бухгалтерской отчетности – достаточно заботливое занятие. Папки со счетами-фактурами по некоторым видам договоров обязаны храниться в организации до десяти лет, следственно подшивать их надобно так, дабы в всякий момент дозволено было обнаружить необходимый документ.

Инструкция

1. Заведите журнал учета счетов-фактур. Вносите туда все номера документов, которые собираетесь подшивать. Класснее каждого делать это в электронном виде, в особой программе либо в традиционной таблице Excel. Впишите номер документа (обыкновенно он смешанный – цифровой и числовой) и его дату. Время от времени переносите данные на диски, дабы в случае поломки компьютера архив остался в целости и сохранности.

2. Заведите несколько книг учета счетов-фактур, если в компании существуют не одно юридическое лицо. Составляя документ, сразу давайте ему соответствующий номер. Применяйте условные обозначения. Скажем, фактуры , оформленные для ОАО «Золотая антилопа», помечайте как 123-ЗА, а для ЗАО «Падишах» как 123-П. Неукоснительно указывайте номер договора либо соглашения, к которому был составлен данный счет.

3. Возьмите счет-фактуру, которую надобно подшить. Проделайте дыроколом два отверстия. Вставьте документ в папку. Используйте скоросшиватели с плотными обложками, дабы дорогие бумаги не помялись. Не набивайте их слишком плотно.

4. 2-й метод хранения – в файловых папках. Возьмите прозрачную обложку и вставьте в нее счет-фактуру. Файл разместите в скоросшиватель и закрепите особыми держателями.

5. На всякую папку нанесите условные обозначения. Пометьте, счета-фактуры какого юридического лица там хранятся. Напишите период, за тот, что собраны документы.

6. Счета-фактуры старше 3 лет отправьте на склад. Сложите папки в картонные коробки, которые легко пропускают воздух. Укажите на стенках число скоросшивателей внутри и к какому юридическому лицу они относятся. В программе, в которой вы регистрируете документы, пометьте, какие из них были отправлены на склад. В случае потребности неизменно дозволено будет поднять архив и обнаружить необходимые бумаги.

Обратите внимание!
В инструкциях нет непременных требований к оформлению подшивки документов. Основное правило раскладки документов по папкам – стремительный поиск. А для этого нужно соблюдать системность делопроизводства.

Полезный совет
Для мелких предприятий комфортно беречь все документы по периодам (месяц, квартал). Комфортно делать корочки различного цвета для дел различного срока хранения.

Как подшивать бухгалтерские документы

Вам понадобится

– Папки-скоросшиватели,
– папки-регистраторы,
– первичные документы.

Инструкция

Совет 2: Как подшивать документы

Инструкция

Совет 3: Как подшить кассовую книгу

Инструкция

Совет 4: Как подшивать счета-фактуры

Инструкция

крафт бумага и упаковка, оборудование»

Сшивание листов бумаги нитью является самым старым из всех известных способов переплета документов. В случае, если документы необходимо защитить от изъятия или подмены листов – они должны быть подшиты нитками, пронумерованы и опечатаны. Это могут быть документы, сдаваемые в архив, бухгалтерские и кадровые документы, книги учета доходов и расходов , нотариально заверяемые копии или их переводы, важные договоры и пр.

Виды прошивок документации.

Первый и самый простой способ взять иглу и нитку по прошить листы в два прокола, затем связать концы нити на обороте и наклеить на узел отрезок бумаги, далее сделать заверительную надпись сколько листов содержит документ, и кто заверил документ, таким образом, чтобы надпись и печать выходили за края наклейки. Важно не забыть, что все листы в прошиваемых документах должны быть пронумерованы начиная с первого листа. С одной стороны, данный способ кажется универсальным, однако он имеет ряд ограничений, так, например, толщина документов которые можно легко проколоть иглой за один раз ограничена 3-5 листами. Кроме того, прошитые таки образом документы выглядят неказисто, выходя из бюро перевода с прошитым таким образом документом, невольно задаешься вопросом о соответствии цены и качества полученных услуг, ведь многие бюро переводов даже не удосуживаются наклеить конгривку (звездочку для опечатывания документов), а ограничиваются только наклейкой из прямоугольного отрезка бумаги. К слову отверстия в таких документах можно проделать обычном дыроколом, например, одно отверстие в углу или два отверстия вдоль корешка и затем пропустить сквозь них нитку или атласную лету.

Как прошивают журналы учета.

Журналы по кадровому делопроизводству и учету трудовых книжек, технике безопасности, учету противопожарных средств, журналы приказов и регистрации, так же должны быть защищены от подмены и изъятия листов с помощью прошивки и нумерации листов. Каким способом прошиваются журналы? Обычно в журнале прошивают только внутренний блок листов, не затрагивая обложки, делают два отверстия, затем пропускают сквозь них нить и опечатывают узел наклейкой на последней странице журнала. При этом способе отверстия можно сделать просверлив бумажный блок дрелью или шуруповертом вручную, так же листы можно проколоть шилом поочередно. Кроме того, журналы учета трудовых книжек должны быть опечатаны сургучной печатью или пломбой. Другой способ прошивки журнала – это прошивка всего журнала вместе с обложкой, при этом способе можно использовать специальные станки для сверления документов или брошюровочно-переплетные станки. В этом случае узел так же можно завести на последнюю страницу журнала и опечатать. Все листы журнала должны быть пронумерованы – так как их обычно довольно много, то нумеровать листы удобнее всего автонумератором.

Как прошить широкие пачки документов.

Документы, сдаваемые на постоянное хранение в архив должны быть прошиты в твердую обложку с корешком из коленкора, т.е. пачку документов нужно проложить картоном с обеих сторон сшить и наклеить коленкоровый корешок, при этом получившаяся папка не должна превышать 4 см. в толщину. Стандартный размер такой архивной книги 230 х 320 мм. Для того чтобы упростить прошивку документов, сдаваемых в архив можно использовать готовые архивные папки и брошюровочно-переплетные станки. Другим примером прошивки больших объемов документов является подшивка кассовых документов в банках. В этом случае толщина прошиваемого блока документов может превышать 10 см. Практика показывает, что в процессе архивной обработки дел самым трудоемким процессом является сверление бумажного блока. В этом случает обойтись без высокопроизводительной бумагосверлильной машины практически невозможно.
Как сшить документы нитками? Прежде всего необходимо выровнять стопу бумаги, в случае если в пачке бумаги есть большое количество маленьких листов (чеков, бланков и т.п.) нужно проложить пачку бумаги таким образом, чтобы она могла быть равномерно зажата струбциной. Для выравнивания большого количества стоп бумаги по 500-1000 листов целесообразно использовать электрический сталкиватель бумаги. Далее необходимо прочно зажать документы в специальную струбцину для бумаги. Затем просверлить весь бумажный блок на нужное количество отверстий (обычно от 2 до 5). Сверление пачки бумаги можно производить как обычной электродрелью, так и используя специализированное оборудование для прошивки бумаг, при этом некоторые виды оборудования, например, Yunger m168 и Yunger m268позволяют автоматически продевать нитки сквозь проделываемые отверстия. Если вы сверлите обычной дрелью или бумагосверлильной машиной, то не спешите вынимать документы из струбцины, иначе отверстия собьются и сквозь них будет невозможно протянуть нить. Итак, пока документы находятся в струбцине расположите ее удобно и с помощьюцыганской иглы прошейте документ и свяжите концы нити узлом и опечатайте наклейкой.
Еще несколько слов о сверлении бумаги – бумага с точки зрения обработки является плотным и вязким материалом, сверление толстой пачки бумаги необходимо производить поступательно, т.е. просверлив 1-2 см пачки необходимо вынуть сверло для его очистки от бумажной стружки, исключение составляет тот случай, когда сверление бумаги осуществляется специальным полым сверлом, применяемым в полиграфии (трубкой с острой кромкой), в этом случае в процессе работы не образуется вредной стружки и бумажной пыли, а так же нет запаха гари.

Прошивка судебных и уголовных дел.

Прошивка дел в судах и следственных органах, в целом ничем не отличается от прошивки иных документов, но имеет несколько нюансов. Так, например, в некоторых структурах считается, что дела не должны шиться белыми нитками. В судебной системе есть инструкции, которые указывают, на то что документы должны быть прошиты на 5 отверстий. Кроме того, в судах дела сшивают в обложи (скоросшиватели) из тонкого мелованного картона таким образом, чтобы обложка перегибалась пополам и подкладывалась только с одной стороны дела. В судебные дела часто приходится подшивать новые документы. Высказывание «попасть в переплет» — буквально означает попасть в переплет судебного дела. В целом для подшивки судебных дел толщиной до 150 листов рекомендуется использовать переплетчик Лотос-2 и нитки ЛЛ-200, если дела свыше 200 листов – то электрические машинки для прошивки Юнгер М168 или Юнгер М268, 368 либо устройства серии УПД-1, УПД-2В или УПД-Д.

Важные юридически значимые документы.

Важные и юридически значимые многостраничные документы часто прошивают чтобы придать им значимость и солидность. Это могут быть договора купли/продажи недвижимости, крупные контракты и иностранными партнерами, иные важные и значимые документы. Для прошивки таких документов часто прибегают к скреплению с помощью специальных металлических колечек (люверсов) которые обрамляют края отверстия, затем сквозь это колечко пропускают петлю из тонкой атласной ленточки и опечатывают фигурной звездочкой наклейкой. Если документ требует двусторонней подписи, то на наклейке нужно проставить оттиски печатей и подписи обеих сторон. Для заверения таких документов на фигурную наклейку можно проставить оттиск выжимной (сухой) печати. Сшивание договоров видео (образец прошивания договоров).

Как подшить документы в папку с гребнями.

Подшивка документов в папки с гребнями довольно трудоемкое занятие. Основная трудность заключается в том, что необходимо совместить имеющиеся отверстия в гребнях с отверстиями, которые необходимо проделать в документах. Если папки изготовлены по грамотному техническому заданию – то отверстий в гребнях должно быть 4 и находиться они должны на расстоянии 80 мм. от друг друга, что будет соответствовать отверстиям, проделываемым с помощью дырокола на 4 дырки. В том случае ваша задача упрощается так как с помощью того же дырокола на 4 отверстия можно поочередно продырявить толстый документ, а затем поочередно прошнуровать документы уже в папку с гребнями. Если совместить таким образом документы не представляется возможным, то предварительно необходимо отметить в каких местах нужно просверлить документы, и только затем подшить документы в папку.

Как сшивать в 2019 | Контур Бухгалтерия

Пошаговая инструкция – как сшивать документы

Если организация когда-нибудь получала из контролирующих органов требование о представлении им документов, то, скорее всего, как сшивать документы представление имеет, если, конечно, прошедшие это сотрудницы продолжают трудиться на прежнем месте. Для тех, кого эта участь постигла в первый раз, или тот самый первый раз был давно и нужно бы вспомнить как это делается – поможет этот материал – как сшивать документы! Конечно, если вы пользуетесь документами, подписанными цифровыми подписями, и они не продублированы на бумаге, их, документы, можно распечатать. Если потребовалось представление документов по запросу, например, налоговой. Но имейте при этом ввиду, что многие документы можно сдавать через ТКС (см. Приказ ФНС РФ от 27.10.2016 № ММВ-7-6/583@ и др.) или через кабинет налогоплательщика. Использование сдачи документов через ТКС можно продемонстрировать на примере на примере онлайн-бухгалтерии (замены 1С ! Только сделано всё бухгалтерами для бухгалтеров, и работает онлайн) от компании СКБ Контур. Называется Контур Бухгалтерия, в ней можно вести бухгалтерию малых и средних предприятий, зарплатный участок бухгалтерии, формировать и сдавать отчетность онлайн, именно через такой севрис и можно, к примеру, отправлять документы в контролирующие органы. Пользователям этой онлайн-бухгалтерии также доступна возможность загрузить в Контур Бухгалтерию сканированные товарные накладные формата ТОРГ-12 (в том числе на нескольких листах!), система сама распознает документы и они будет видны в программе. Данный онлайн-сервис, к сожалению, не имеет аналогов, поэтому приходится об онлайн-бухгалтерии в России говорить в единственном числе, хотя юридически значимый документооборот, конечно же, может быть организован и отдельно. Контур Бухгалтерия хоть и позволяет избавиться от множества бумажных процедур (в ней автоматизировано даже то, о чем бухгалтера и мечтать устали), однако не всем данный онлайн-сервис подходит целиком и полностью, кто-то им пользуется только частично, кто-то только начинает переходить (см. Как получить самые низкие тарифы Контур Бухгалтерии), но при налоговых проверках и других ситуациях часто бывает так, что проще распечатать документы, потом придется “просто” сшивать документы и отправлять. Если подобные ситуации вас коснулись – данная статья должна помочь разобраться как сшивать документы в разных вариантах.

Как сшивать документы и кому это нужно

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано, в частности, национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013, приказом ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ и др. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах. Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, в большинстве случаев нет четких требований государства к проколам, ниткам и т.д. Зато есть требования ведомств, есть корпоративные правила… Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность, защитить от изменений, ну чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами. Что действительно важно:

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях.
На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.
На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано <количество листов цифрами>(количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Способы прошивки документов

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы – «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепить наклейку и поставить печать.

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Сколько делать отверстий как нужно сшивать документы?

Практически никогда это не регламентируется, равно как и материал нити, требование есть только к прочности, ну чтобы она была. Самый простой вариант – это сделать две дырки, конечно это минимальное количество когда нужно сшивать документы, сделать большее количество, обычно, не составляет труда. Однако сделать дырки для прошивания документов это одно, а вот сшить ниткой документы – это другое.

Как прошить документы 2 дырками (отверстиями, на самом деле), тремя и четырьмя:

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки. Минфин “показания” довольно часто меняет, например на этот случай было выпущено письмо Минфина» от 07.08.14 г. № 03-02-РЗ/39142. В нем говорится о том, что заверить можно всю прошивку, оставив отметку на последнем листе. Но при соблюдении следующих условий:

У документа все подписи и печати должны быть читаемыми.
Любой лист из пачки можно отксерокопировать, не нарушив целостность прошивки.
Прошивка должна быть прочной.
Листы в пачке пронумерованы и их количество указано цифрой и прописью на наклейке.
Документы должны быть заверены подписью и печатью.

Однако, спустя пару месяцев, ведомство выпустило письмо от 29 октября 2014 г. № 03-02-07/1/54849 с другими разъяснениями : Налоговым кодексом не предусмотрено представление в налоговый орган копий документов в подшивки, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Собственно, всем известно правило “что не разрешено, то можно”, в данном случае Минфин придерживается правила “что не прописано в НК, будут прописано нами”. То есть пока не было прописано, можно было “додумывать”, но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило. Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г. № КА-А41/11390-09, в котором сказано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в пункте 2 статьи 93 НК РФ, следует понимать удостоверение должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу. То есть каждый лист, который вы представляете в налоговую, должен быть заверен отдельно. Однако, как уже упоминалось в статье, необходимо следовать указаниями того ведомства, куда вы собираетесь сдавать / сшивать документы, об этом, кстати, говорится и в указанном ГОСТе. Да, да, мы дожили до тех времен, когда само государство в ГОСТе указывает изменчивость правил на предмет того как сшивать документы, и необходимость их проверять ежегодно!

PDF Stitch

Обзор

Действие «Сшивание PDF» объединяет коллекцию отдельных документов, полученных из разных мест, в единый документ PDF. Действие берет на себя ответственность за преобразование PDF, позволяя изображениям и текстовым документам также стать частью объединенного PDF.

Включенные функции:

Объедините два или более файлов pdf, doc, docx, jpg, gif или png в один документ pdf.
Позволяет присвоить составному документу соответствующее имя.
Обеспечивает порядок для выбранного набора вопросов, например, выбор файла.

Как настроить действие PDF-сшивания

1) Откройте проект как минимум с двумя документами, в приведенном ниже примере уже есть вопросы загрузки и сгенерированные документы.

2) Перетащите действие PDF Stich на страницу завершения.

3) Настройте свойства действий, как описано в таблице ниже, щелкнув вкладку свойств.

4) Выберите Сгенерированный заказ.

5) Как видно ниже, вы можете настроить порядок документов при их загрузке на страницу «Готово». Выбрав этот вариант; просто позволит документам работать в логическом порядке. Что, как говорится; этот порядок будет установлен по умолчанию.

6) Вы также можете ввести название документов в текстовое значение по своему усмотрению. Это позволит вам изменить порядок, выбрав документ, который вы хотите структурировать в сшитом PDF-файле.

7) После выбора первого варианта; не забудьте нажать «Добавить», чтобы документ мог генерировать выбранные входные данные.
8) Выберите порядок вопросов.
9) Вы можете ввести ID вопроса для двух выбранных файлов, как показано на рисунке 1, или просто использовать инструмент справки по вопросам, чтобы указать порядок.

10) Выберите имя сшитого документа.
11) Просто введите соответствующее имя, которое вы хотите выбрать для своего сшитого PDF-документа.

12) Сохраните и опубликуйте свой проект для производства.
13) Загрузите свои новые документы.

Ваша форма в Produce должна выглядеть следующим образом:

14) Нажмите «Отправить», чтобы запустить свой проект и проверить созданный «Сшитый» PDF-файл, в котором вы назвали сшитый документ как «Application Visa». Как вы можете в следующем; вам доступны все четыре документа; а заявление на получение визы включает все документы, встроенные в один документ.

Примечание: вы можете настроить три входа действий вместе или по отдельности в созданной вами форме любым способом, которым вы хотите, чтобы ваши формы сшивались.Однако у вас есть шанс использовать каждый вход только один раз.

Переплет внакидку | PrintingCenterUSA

Что такое переплет внакидку?

Сшивание внакидку — это когда отдельные листы бумаги печатаются с обеих сторон, сортируются по порядку номеров страниц, складываются пополам, а затем сшиваются через сшиватель с помощью сшивателя внакидку. Переплет внакидку — один из наиболее распространенных методов переплета при изготовлении буклетов.

Переплет внакидку — идеальный и экономичный выбор для буклетов с меньшим количеством страниц.Мы также рекомендуем брошюровку для публикаций объемом менее 92 страниц. Если количество страниц превышает 92, мы рекомендуем печать буклетов с идеальным переплетом. Буклеты для прошивки внакидку хороши тем, что они лежат ровно и остаются открытыми, когда вы листаете страницы, что облегчает чтение. Сшивание внакидку — наш самый популярный тип переплета, который обеспечивает самое быстрое время выполнения работ и самую доступную и экономичную цену.

Instant Saddle Stitch Цена: Узнать больше
Instant Perfect Bound Цена: Узнать больше

Сколько страниц нужно для переплета внакидку?

Переплет внакидку требует, чтобы любая публикация имела минимум восемь страниц, четыре страницы на разворот и до 92 страниц в целом.Документы со сшиванием внакидку должны составлять страницы, кратные 4 страницам (8, 12, 16 и т. Д.), Потому что они печатаются на листах, сложенных пополам.

См. Ниже более подробное объяснение того, как листы становятся страницами.

Способ нумерации страниц зависит от окончательного количества страниц. Например, в 8-страничном буклете передняя обложка считается страницей 1, а обратная сторона этой страницы — страницей 2 (внутри передней обложки). Внутренние страницы будут продолжаться в порядке, показанном на диаграмме ниже, как 3, 4, 5, 6 и так далее.Последние 2 страницы будут вашей внутренней задней обложкой (страница 7) и задней обложкой (страница 8). Вы можете узнать расценки на буклет для брошюровки внакидку, посетив наш веб-сайт.

Связанная статья: Печать внакидку для книг, календарей, каталогов и журналов

Счетчик бумаги в буклете для переплета внакидку

Как упоминалось выше, метод брошюровки требует, чтобы буклет был распечатан на больших листах бумаги, а затем сложен пополам.Каждый лист бумаги будет содержать 4 страницы буклета.

Если вы печатаете книгу для брошюровки 8,5 x 11 дюймов, ее страницы и обложка будут сделаны из листов 17 x 11 дюймов, сложенных пополам до размера 8,5 x 11 дюймов.

Во-первых, давайте начнем с одного листа бумаги. У него 2 стороны — лицевая и обратная. Когда лист сложится пополам, у него будет 4 стороны (или 4 страницы). Количество листов будет зависеть от окончательного количества страниц буклета.

Обычно буклетом считается любое количество страниц, равное 48 или меньше, а любое задание, превышающее 48 страниц (при максимальном размере 92), считается книгой.Если ваша публикация превышает 92 страницы, рассмотрите другие доступные варианты переплета! Наш самый популярный тип переплета для больших страниц — это идеальный переплет (28 страниц — 2 дюйма толщиной).

10 часто задаваемых вопросов о методе переплета внакидку

1) Почему это называется сшиванием внакидку?

Сшивание внакидку может показаться странным названием для процесса переплета книг, при котором скобы продвигаются сквозь листы бумаги, но в полиграфической промышленности сшивание обычно называют сшиванием.Кроме того, в процессе сшивания / сшивания разобранные листы накидываются на устройство типа «Седло»… отсюда и название «Сшивание внакидку».

2) Как строится книга, прошитая внакидку?

Чтобы проиллюстрировать процесс создания, давайте в качестве примера воспользуемся брошюрой с прошивкой внакидку с готовым размером 8,5 x 11 дюймов. Страницы и обложка этого буклета должны быть сделаны из листов размером 11 x 17 дюймов, которые сложены пополам до 8,5 x 11 дюймов. Сложенные листы будут вложены один в другой, а затем сшиты вместе вдоль сложенного сгиба.Эта сложенная складка образует корешок книги. Каждый лист размером 11 x 17 дюймов, сложенный пополам, дает четыре страницы книги.

После того, как страницы размером 11 x 17 дюймов и обложка напечатаны, частично сложены и сложены вместе, они соединяются скобами. Затем страницы и обложка плотнее сгибают вместе, чтобы сжать книгу. На последнем этапе открытые края обрезаются по мере необходимости, чтобы страницы оставались однородными и аккуратными.

В большинстве случаев обложка книги, сшитой внакидку, создается из другой бумаги, чем внутренние страницы.Обложка часто более тяжелая, глянцевая или имеет другую текстуру, чем внутренние страницы. Иногда обложка книги сделана из той же бумаги, что и страницы. В этом случае книга упоминается как книга с самообложкой.

3) Какое минимальное количество страниц можно сшить внакидку?

По своей природе сшивание внакидку требует, чтобы количество страниц книги было кратным четырем. Это означает, что минимальный размер книги — это 8-страничная книга с самообложкой или 4-страничная + обложка… обе страницы созданы из двух сложенных листов, вложенных вместе.

4) Какое максимальное количество страниц можно сшить внакидку?

Страницы и обложка буклета со сшиванием внакидку сшиваются вместе перед сшиванием и обрезкой

Максимальное количество страниц во многом зависит от толщины бумаги, используемой для создания книги. Это потому, что скобы могут вместить только определенное количество листов заданной толщины. Слишком большой объем — и книга для вышивки внакидкой не будет лежать ровно … она будет склонна «пружинно открываться».»Это особенно актуально для книг небольшого физического размера.

Как правило, из 64 страниц или меньше получается хороший плоский буклет. Если бумага, используемая для страниц, очень тонкая, буклеты со сшиванием внакидку могут быть сделаны из 100 страниц или около того. Как только количество страниц в буклете превысит предел, допускаемый методом брошюровки внакидку, рекомендуется использовать методы Perfect Binding и Coil Binding.

5) Может ли книга, прошитая внакидку, иметь печать на корешке?

№Корешок традиционной книги, сшитой внакидку, нельзя печатать, потому что это не плоская поверхность.

6) Сколько проволочных скоб используется для переплета внакидку?

В 99% случаев для фиксации обложки и страниц используются две скобы. Для очень больших книг может потребоваться больше скоб вдоль корешка. Очень маленькие книги, например, с длиной корешка около 2 дюймов или меньше, часто изготавливаются с использованием всего одной скобы.

7) Можно ли использовать сшивание внакидку для книг очень маленьких или очень больших размеров?

Сшивание внакидку хорошо работает практически с книгами всех размеров, включая мини-книги и негабаритные книги.Метод переплетения внакидку также хорошо работает с любой книжной ориентацией… Книжная, Альбомная или Квадратная.

8) Сшивание внакидку является наименее дорогим методом переплета книг?

Да. Сшивание внакидку — наименее затратный метод создания книг и других переплетенных документов. Несмотря на низкую стоимость и относительную простоту, метод переплетения внакидку позволяет получить документ очень профессионального вида.

9) Какие типы книг можно сшивать внакидку?

Книги, которые обычно сшиваются внакидку, включают каталоги, руководства, буклеты, программы, каталоги, многостраничные брошюры, прайс-листы и списки запчастей, информационные бюллетени, комиксы, книжки-раскраски, журналы, настенные календари и почтовые рассылки.

10) Каковы основные преимущества метода переплетения внакидку?

Самый дешевый способ переплета.
Время возврата обычно довольно быстрое.
Может использоваться как для коротких, так и для больших серий.
Этот метод очень хорошо работает для меньшего количества страниц.
Позволяет изготавливать книги самых разных размеров — маленькие, как карманный справочник, или большие, как дорожный атлас.
В книгах можно сделать перфорацию вдоль корешка для вставки в переплет с кольцами.
Относительно прост в дизайне и позволяет размещать иллюстрации или изображения на двух соседних страницах (перекрестные изображения).
Добавляет минимальный объем или вес при печати, поэтому особенно хорош для частей, которые будут отправлены по почте.

Если у вас есть какие-либо вопросы о сшивании внакидку или у вас есть другие вопросы по переплету или печати книг, просто позвоните Formax по телефону 866-367-6221 . Или, если вы уже знаете свои спецификации и хотите получить расценки на предстоящий проект, нажмите здесь, чтобы получить доступ к нашей простой форме запроса расценок.Мы печатаем книги более 30 лет и надеемся помочь вам в следующем книжном проекте!

Береги себя! Keith

Какие форматы файлов вышивки?

Существует несколько типов форматов файлов вышивки, которые можно использовать в Digitizer 10000 или Digitizer Pro / MB.

.jan — Когда дизайн вышивки находится в процессе создания, Digitizer 10000 отслеживает каждый элемент вышивки. Детали вышивки называются объектами.Каждый объект на самом деле является описанием вышивки. Он содержит информацию о свойствах, такую как размер, форма, цвет, последовательность в дизайне, тип и значения стежка, а также правила для вышивания.

Если вы изменяете объект, например его цвет или форму, описание свойств изменяется. Легче изменить дизайн вышивки, который представляет собой серию объектов, чем дизайн вышивки, основанный на строчках.

Файл .jan — это файл, содержащий свойства объекта вышивки.Для каждого объекта существует «слот», поэтому, если в дизайне вышивания 15 объектов, в файле .jan будет 15 «слотов». Это формат файла, который используется, пока вышивка находится в промежуточном состоянии. Когда вы сохраняете незавершенную вышивку, вы должны сохранить ее как файл .jan, чтобы вы могли легко изменить ее позже.

.jef — файл на основе стежков, который читается MemoryCraft 10000.

.sew — формат файла на основе стежков, используемый машинами MemoryCraft 5700, 8000 и 9000.

.pes — формат файла на основе строчки, используемый вышивальными домашними швейными машинами Brother и Babylock.

.pec — формат файла на основе строчки, используемый вышивальными домашними швейными машинами Brother и Babylock.

.hus — формат файла на основе строчки, используемый домашними швейными машинами Husqvarna / Viking для вышивания.

.pcs  — Формат файла на основе строчки, используемый домашними швейными машинами Pfaff.

.csd — формат файла на основе строчки, используемый вышивальными домашними швейными машинами Poem, Huskygram и Singer EU.

.xxx — Формат файла на основе строчки, используемый домашними швейными машинами Singer.

.dst — формат файла на основе строчки, используемый коммерческими вышивальными швейными машинами Tajima.

.exp — формат файла на основе строчки, используемый коммерческими вышивальными швейными машинами Melco.

Одной из самых выдающихся особенностей программы Digitizer 10000 является то, что она может читать любой из вышеперечисленных файлов на основе стежков и преобразовывать их в файл на основе объектов.Это означает, что их можно быстро и легко редактировать и изменять.

Типы переплета документов: как выбрать

Когда вы печатаете или выпускаете любой вид книги, буклета, журнала, каталога, журнала или другой публикации, в какой-то момент придется решить вопрос: как вы будете переплетите свою книгу или проект? Существует множество вариантов, и не все типы переплетов подходят для каждого продукта.

Thomas Group предлагает несколько различных типов переплетов, из которых наша пресс-служба имеет опыт оказания помощи клиентам в выборе.Наша цель — не только убедиться, что вы получите правильный переплет для своей книги, но и чтобы вы были удовлетворены тем, что используете лучший стиль переплета, который улучшит ваш конечный продукт. Здесь мы потратим некоторое время, чтобы объяснить различные виды привязки и то, что может быть лучшим выбором для различных проектов.

Какие есть привязки?

Существует несколько способов переплета книги, каждый из которых имеет свой стиль и функцию. Прежде чем вы сможете решить, какой тип переплета вы хотите использовать для своего печатного проекта, вам необходимо знать, какие виды переплетов доступны.

Сшивание внакидку

Буклеты со сшиванием внакидку скрепляются скобами. Этот метод переплета лучше всего подходит для документов объемом от 8 до 80 страниц.

Сшивание внакидку — это метод сшивания документов, при котором скрепки помещаются посредине больших листов с вкладными листами для их закрепления. Это экономически выгодно, широко распространено и идеально подходит для переплета буклетов и других небольших проектов. Вы часто видите, как сшивание внакидку используется в журналах, небольших журналах и каталогах, а также во всем, что не обязательно должно иметь долгую жизнь.Однако шитье внакидку не самый надежный и эффективный вариант для больших проектов, нестандартных размеров или справочников, которые будут долго лежать на полке.

Идеальный переплет

Книги в идеальном переплете создаются путем приклеивания частей страниц к обложке на корешке. Этот метод переплета лучше всего подходит для документов объемом от 50 до 250 страниц.

Совершенный переплет — один из самых популярных переплетов, который вы найдете в книжных магазинах, поскольку он используется для книг в мягкой и мягкой обложке.Этот особый стиль переплета — отличный выбор практически для любого проекта. Готовый продукт легко складывается и выглядит очень профессионально. Большие каталоги, книги, годовые отчеты и коллекции документов хорошо сочетаются с идеальным переплетом, а также его можно использовать для долговечного и элегантного вида небольших проектов.

Переплет с проволочным переплетом

Буклеты с проволочным переплетом создаются путем пробивания отверстий на страницах документа и пропускания через них спиральных проводов, позволяющих буклету лежать ровно.Этот метод переплета лучше всего подходит для документов объемом от 16 до 275 страниц.

Переплет Wire-O — это доступный вариант для малых и средних проектов печати, он очень популярен для документов, а также других предметов, таких как календари. Связывание Wire-O не является спиральным, а вместо этого использует C-образную проволоку, которая продевается через отверстия в документе, а затем сжимается, образуя одноименную букву «O». Это позволяет размещать страницы бок о бок на плоской поверхности для облегчения чтения и использования.Wire-O предлагает более прочное переплетение катушек, чем пластиковые катушки, и помогает печатной продукции служить дольше даже при частом открытии и обращении с ней. Учебные пособия для сотрудников, отчеты и более крупные проекты, в которых используется спиральное или проволочное переплетение, подходят для переплета проводов.

Переплет футляра

Переплет футляра — это тип переплета, используемый для книг в твердом переплете. Страницы обычно сшиваются по частям и приклеиваются к твердой обложке у корешка. Этот метод переплета лучше всего подходит для документов с количеством страниц от 60 до 400.

Когда дело доходит до книг в твердом переплете, типичный переплет, который вы видите почти на любой версии, называется переплетом коробки. Этот стиль переплета идеально подходит для крупных или высококачественных полиграфических проектов, и это отличный способ произвести наибольшее впечатление. Книжный переплет — это тип переплета, который фактически сшивает страницы вместе по частям, прежде чем эти разделы затем приклеиваются к краям бумаги, а затем приклеиваются к корешку и обложке книги.

Брошюровочный переплет

В почтовом переплете просверливаются отверстия в страницах документа и устанавливаются металлические стойки, чтобы скрепить страницы вместе.Этот метод переплета лучше всего подходит для документов длиной 16-400 страниц.

Эта форма переплета, также известная как переплет винтами и шпильками, или иногда переплет Чикаго, требует просверливания отверстий в законченном книжном проекте. Через эти отверстия вставляются цилиндрические стойки и добавляется винт с головкой под ключ, чтобы переплетное переплетное дело держалось хорошо. Этот стиль популярен для индустриальных, художественных и творческих проектов.

Важно: Количество ваших страниц зависит от типа используемого переплета.

В процессе печати разные типы документов собираются по-разному. Используемый метод переплета может повлиять на количество страниц, которое может содержать буклет. По этой причине рекомендуется разрабатывать дизайн с учетом стиля печати вашего документа, чтобы получить наилучший результат для вашего печатного изображения.

Количество страниц для документов со сшиванием внакидку:

При печати документа со сшиванием внакидку большой лист бумаги печатается спереди и сзади, а затем сгибается и сшивается посередине, что фактически превращает один лист бумаги в четыре страниц.Это сделано для экономии бумаги и обеспечения печати вашего контента на каждой доступной поверхности. Итак, при использовании сшивания внакидку убедитесь, что ваше окончательное количество страниц делится на четыре, чтобы избежать пустых страниц в готовом документе.

Количество страниц для всех других документов:

Когда для документа используются другие типы переплета, правила меняются. Поскольку каждая страница привязана к документу индивидуально, они печатаются только спереди и сзади, а не сгибаются. Это означает, что если ваша книга будет идеально переплетена, переплетена регистром, переплетена почтовым переплетом в Чикаго, переплетена гребенкой проволокой или спиралью, окончательное количество страниц документа должно делиться на два.

Thomas Group Printing может помочь

Как видите, существует множество вариантов, из которых можно скрепить документы. Если вы не уверены, что лучше всего подходит для ваших конкретных требований к печати, свяжитесь с нами, и мы обсудим особенности вашего проекта и ваши потребности. Имея в наличии все эти варианты, мы уверены, что сможем найти переплет, который наилучшим образом соответствует вашим ожиданиям, эстетике вашего проекта и вашему бюджету.

Сшивание переходных отверстий и экранирование переходных отверстий | Altium Designer 21 Руководство пользователя

Родительская страница: Завершение проектирования платы

Сшивание переходных отверстий — это метод, используемый для соединения вместе больших медных участков на разных слоях, в результате чего создается прочное вертикальное соединение через структуру платы, помогая поддерживать низкий импеданс и короткие обратные петли. Через сшивание также можно используется для привязки участков меди, которые иначе могли быть изолированы от их сети, к этой сети.

Экранирование через посредство имеет другую функцию. В радиочастотных конструкциях оно используется для уменьшения перекрестных помех и электромагнитных помех на маршруте, по которому передается радиочастотный сигнал. Переходной щит, также известный как переходной забор или штакетный забор, создается путем размещения один или несколько рядов переходных отверстий вдоль пути прохождения сигнала. В Altium Designer это называется экранированием.

Altium Designer поддерживает как сшивание, так и экранирование. На изображении ниже выделены экранирующие переходные отверстия, наведите курсор на изображение, чтобы выделить стыковые переходные отверстия, которые были добавлены к этой плате.

Используйте команды Via Stitching и Via Shielding, чтобы сшить медь на разных слоях и добавить стену из экранирующих переходных отверстий рядом с траекторией маршрута (наведите указатель мыши на экранирующие переходные отверстия).

Давайте сначала рассмотрим сшивание переходных отверстий, а затем их экранирование.

Добавление переходных отверстий

Сшивание переходных отверстий выполняется как пост-процесс, заполняющий свободные области меди сшивающими переходными отверстиями. Для возможности сшивания переходных отверстий должны быть перекрывающиеся области меди, которые прикреплены к указанной цепи на разных слоях.Поддерживаемые регионы меди включают заливки, полигоны и плоскости мощности.

Выберите в меню Tools »Via Stitching / Shielding» Add Stitching to Net , чтобы добавить стыковые переходные отверстия к определенной цепи. Откроется диалоговое окно Add Stitching to Net , в котором указаны параметры Stitching Parameters и Via Style . Используя выбранную цепь, алгоритм сшивания идентифицирует все заливки, полигоны и плоскости мощности, прикрепленные к этой цепи, и пытается соединить их через плату, используя указанные переходные отверстия и выкройка.

Алгоритм сшивания переходных отверстий обрабатывает полигоны, заливки и плоскости следующим образом:

Полигоны и заливки, находящиеся в одной цепочке, сшиваются везде, где они перекрываются на разных слоях. Если есть многоугольники или заливки на других цепях, которые перекрываются в этой области (на другом слое), сшивание в этой области не применяется. Перекрытие Плоские области на других сетях пропускаются.
Перекрывающиеся области плоскости на целевой цепи всегда сшиваются, независимо от наличия областей плоскости (на другом слое), прикрепленных к другим цепям.Правило 1, приведенное выше, применяется, если в одном регионе перекрываются многоугольники или заливки.

Настройка параметров строчки

Примечания к настройкам диалога Add Stitching to Net :

Выберите Net для использования в первую очередь для сшивания, так как это влияет на поведение других опций, таких как нажатие кнопки Загрузить значения из Routing Via Style Rule . Выпадающий список Net находится внизу. диалогового окна посередине.
Сетка — это расстояние между центрами соседних стыковых переходных отверстий, применимое в направлениях X и Y. Соединительные переходные отверстия не будут размещены в нарушение применимых правил проектирования, если это может привести к потенциальному переходу через сайт. в случае нарушения этот сайт пропускается.
Если включена опция Stagger alternate rows , альтернативные строки стыковочных переходов смещены на половину значения Grid .
Параметры Same Net Clearance управляют зазором между сшиванием переходных отверстий и переходных отверстий и контактных площадок в одной цепи.Существует два способа управления зазором между объектами одной цепи, либо применимое правило расчета зазора. или используется значение Default Via / Pad Clearance , указанное в диалоговом окне. Если применимое правило существует, то используется более жесткая из этих двух настроек. Используйте кнопку Создать новое правило разрешения , чтобы добавить новое правило. Правило проектирования зазора в диалоговом окне правил на основе настроек, которые вы ввели в поле Default Via / Pad Clearance .
Сшивание Via Style может быть настроено вручную, или его можно выбрать из тех, что доступны в раскрывающемся списке Template , или его можно импортировать из применимого дизайна Routing Via Style правило, нажав кнопку Загрузить значения из правила маршрутизации через стиль. При нажатии на эту кнопку загружаются настройки правила Preferred .

Каждый набор сшивающих переходных отверстий добавляется к объединению, установите для панели PCB режим Unions , чтобы найти и исследовать переходные отверстия, включенные в набор сшивающих переходов.

Набор сшивания можно удалить, запустив команду Tools »Via Stitching» Remove Via Stitching Group , затем щелкнув любое переходное отверстие в этом наборе.

Ограничение сшивания переходных отверстий областью

Помимо покрытия всей платы, стыковые переходы могут быть ограничены определенной пользователем областью. Когда сшивание находится в пределах определенной пользователем области, эту область переходных отверстий можно интерактивно перемещать и при необходимости изменять размер.

Включите параметр «Ограничить область», чтобы ограничить сшивание переходных отверстий определенной пользователем областью.

Чтобы ограничить сшивание определенной областью, включите флажок Ограничить область в диалоговом окне Добавить сшивание к сети , как показано выше. Как только вы включите эту опцию, диалоговое окно закроется, а курсор изменится на перекрестие, готовы определить область — обратите внимание на строку состояния, она предложит Выберите первую точку области .

Процесс определения области стыка переходных отверстий такой же, как и определение твердой области или многоугольника, вы:

щелкните, чтобы определить серию вершин (углов),
щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выйти из режима размещения и автоматически закрыть и заполнить область.

Во время размещения доступны несколько различных угловых режимов:

Нажмите Shift + пробел , чтобы переключаться между режимами углов (вы можете найти режим прямого угла наиболее подходящим),
Нажмите Пробел для переключения направления угла,
Нажимайте ярлык 1 для переключения между размещением 1 или 2 ребер при каждом щелчке.

Нажмите Shift + пробел для переключения режимов углов, Пробел для переключения направления угла, 1 для переключения между размещением 1 кромки или 2 при каждом щелчке.

Как только область определена, вы вернетесь к диалоговому окну Add Stitching to Net , где вы сможете настроить остальные параметры. Нажмите OK , когда это будет завершено, Altium Designer проанализирует область, определит потенциал через сайты, и разместите стыковые переходные отверстия.

Изменение пользовательской области сшивания

Набор переходных отверстий в каждой уникальной области сшивки переходных отверстий сгруппирован в объединение (набор объектов, которые редактор печатных плат распознает как единую группу).Можно перемещать весь союз, а также изменять размер области.

Для изменения с помощью вышивки, которая ограничена областью:

Перетащите окно выбора, чтобы выбрать область сшивания, затем переместите или измените размер, поместив мышь, чтобы получить правильный курсор.

Добавление экранирующих переходных отверстий в сеть

Чтобы разместить защитный экран вокруг разводимой цепи, выберите в меню команду Tools »Via Stitching / Shielding» Add Shielding to Net . Появится диалоговое окно Add Shielding to Net , настройте параметры экранирования и Via Style , как требуется.Переходные отверстия будут размещены по обеим сторонам выбранной цепи, везде, где можно разместить переходное отверстие, соответствующее применимым правилам проектирования.

Настройка параметров экранирования

Примечания к диалоговому окну Add Shielding to Net и использованию экранирующих переходных отверстий:

Выберите сеть Net для экранирования первой, так как это влияет на поведение других опций, таких как нажатие кнопки Load values from Routing Via Style Rule .
Если вы не хотите экранировать всю цепь, сначала выберите требуемые сегменты трека, запустите команду Add Shielding to Net , затем включите опцию Selected Objects .
Чтобы экранировать дифференциальную пару, добавьте экранирование к каждой цепи в паре.
Используйте опцию Добавить экранирующую медь , чтобы добавить многоугольник, закрывающий экранирующие переходные отверстия, включите опцию Добавить вырез , чтобы обрезать многоугольник, чтобы просто закрыть переходные отверстия.Прочтите тему «Включение экранирующей меди при сшивании» ниже, чтобы узнать больше об этих вариантах.
Экранирование Via Style может быть настроено вручную, или его можно выбрать из тех, что доступны в раскрывающемся списке Template , или его можно импортировать из применимого дизайна Routing Via Style правило, нажав кнопку Загрузить значения из правила маршрутизации через стиль. При нажатии на эту кнопку загружаются настройки правила Preferred .
Размер и расположение экранирующих переходных отверстий не являются точной наукой, но есть рекомендации, которые были установлены на основе эмпирических испытаний.
- Как отмечалось в дискуссионном форуме ⁽⁵⁾, ссылка на который приведена ниже, для печатной платы со встроенной антенной «расстояние между переходными отверстиями должно составлять не более 1/4 резонансной длины волны».
- Обсуждение на форуме также ссылается на техническую заметку ⁽⁶⁾, в которой говорится, что «общее практическое правило — располагать стыковые переходные отверстия не дальше, чем λ / 10. и предпочтительно так часто, как λ / 20.»

М.К. Армстронг в своей статье под названием «Методы проектирования печатных плат для обеспечения минимальных затрат на соответствие требованиям ЭМС, часть 1» ⁽⁷⁾ рекомендует:

Строчка

дюймов с длиной шва не более λ / 20, длина шлейфа не превышает этой. Это действительно очень хорошее правило для сшивания любого грунта с заземляющий слой на многослойной конструкции. λ — длина волны наивысшей значимой частоты для проекта (предположим, что частота равна 1 ГГц, если не известно), где:

f = C / λ

NB: C (скорость света) будет прибл.60% скорости распространения электромагнитного излучения в свободном пространстве через диэлектрическую плату FR4 ».

Включая экранирующую медь со строчкой

Помимо экранирования переходных отверстий вдоль каждой стороны разводки, вы также можете добавить экранирующую медь, как показано на изображении ниже. Для этого включите опцию Добавить экранирующую медь . Эта медь создана в виде многоугольника, поэтому она подчиняется применимые правила проектирования зазора и стиля соединения многоугольников.

Параметр Добавить экранирующую медь добавит многоугольник, закрывающий экранирующие переходные отверстия.Край многоугольника, находящийся вдали от экранированной сети, будет касаться края переходных отверстий. Край многоугольника, примыкающий к экранированной сети, будет установлен. обратно из сети в соответствии с применимыми правилами расчета зазоров. Если также включена опция Добавить вырез , многоугольник вместо этого будет отодвинут от экранированной сети с помощью параметра Расстояние в диалоговом окне Добавить экранирование в сеть . Наведите курсор на изображение ниже, чтобы увидеть разницу.

Экранируя переходные отверстия вокруг цепи с включенной опцией выреза зазора, переместите курсор на изображение, чтобы отключить опцию выреза зазора.

Стиль соединения между экранирующими переходными отверстиями и экранирующей медью (многоугольник) можно контролировать с помощью правила проектирования Polygon Connect Style, нацеленного на экранирующие переходные отверстия и многоугольник. Используйте ключевое слово запроса InViaShielding, чтобы охватить это правило проектирования, чтобы оно было нацелено на эти переходные отверстия и этот полигон.

Определение переходных отверстий, которые являются частью сшивающего или экранирующего массива

Каждое переходное отверстие в сшивающем или экранирующем массиве идентифицируется добавлением строки к имени цепи, например [VS1], как показано на изображении ниже, где:

VS — V ia S стыковка, и числовое значение идентифицирует это переходное отверстие как принадлежащее тому же соединению переходного отверстия, что и другие переходные отверстия с тем же идентификатором.
VSH — V ia SH ielding, и числовое значение идентифицирует это переходное отверстие как принадлежащее к тому же переходному соединению, что и другие переходные отверстия с тем же идентификатором.

Переходные отверстия, принадлежащие массиву, имеют дополнительную строку, например [VS1] для [Via Shielding group 1],
и [VSh5] для [Via Shielding group 4], добавленную к их сетевому имени.

Выбор или редактирование строчки или экранирования переходных отверстий

Чтобы упростить процесс работы с массивом сшивающих / экранирующих переходных отверстий, оба типа автоматически объединяются в объединение.

Выбор с помощью панели PCB

Чтобы выбрать массив, переключите панель PCB в режим Unions и выберите необходимое соединение Via Stitching или Via Shielding . Все переходные отверстия, которые являются частью этого массива, будут выбраны, если на панели установлен флажок Select (как показано на изображении ниже). Либо дважды щелкните любое переходное отверстие в массиве, чтобы открыть диалоговое окно « Add Stitching to Net » или диалоговое окно « Add Shielding to Net » и отредактируйте массив.

Используйте панель PCB в режиме Unions для выбора всех переходных отверстий в сшивающем или экранирующем массиве. На этом изображении выбраны все четыре переходных экранирующих штуцера.

Интерактивный выбор

Поведение при выборе:

Можно выбрать и удалить отдельные переходные отверстия для сшивания / экранирования.
Если опция Popup Selection Dialog включена (PCB Editor — страница General диалогового окна Preferences ), щелчок по отдельному переходному отверстию, принадлежащему объединению, отобразит список, включающий union, как показано на изображении выше.Когда союз выбран, его можно удалить.
Если диалоговое окно Popup Selection не включено, то щелчок по отдельному переходу, принадлежащему объединению, будет вести себя следующим образом:
- Первый щелчок выберет индивидуальное переходное отверстие.
- При втором и последующих щелчках будет выбран следующий объект в порядке выбора, используемом при наличии перекрывающихся объектов: например, компонент, многоугольник, через объединение (если эти объекты находятся под курсором).
- Либо после того, как первый щелчок выберет отдельное переходное отверстие, нажмите сочетание клавиш Shift + Tab , чтобы вызвать команду «Выбрать перекрытие». Продолжайте нажимать Shift + Tab , чтобы перебирать перекрывающиеся объекты, выбирая каждый по очереди.
Объединение сшивки, которое ограничено областью, можно выбрать, перетащив окно выбора внутри любого переходного отверстия в объединении (перетащите слева направо), как показано на анимации в разделе «Изменение определяемой пользователем области сшивания переходов». раздел этой страницы.

Редактирование строчки или экранирования переходных отверстий

Свойства сшивания или экранирования переходного отверстия можно редактировать после его выбора в режимах сшивания переходного отверстия или экранирования переходного отверстия. панели Properties .

Пример редактирования экранирования переходного отверстия.

Как только какое-либо свойство было отредактировано на панели, в нижней части панели появятся сообщение Changes pending и кнопки — используйте соответствующую кнопку для завершения действия редактирования.

Обновление многоугольников после редактирования соединения сшивки / экранирования

После завершения сшивания вам потребуется повторно залить многоугольники, если применимое правило проектирования «Стиль соединения многоугольников» определяет стиль соединения рельефа. Это можно сделать с помощью команд в подменю Tools »Polygon Pours .

Дополнительная литература

Для получения информации обо всех аспектах проектирования печатных плат посетите веб-сайт Printed Circuit Design и Fab Magazine.Сайт является отличным ресурсом по техническим вопросам, таким как роль переходного отверстия. забор »(добавьте кавычки, чтобы улучшить качество результатов поиска).
Статья в Википедии, Через забор
Исследования соединения переходных отверстий на многослойных печатных платах
Документ, который знакомит с основными принципами распространения электромагнитных волн в структуре печатной платы — передовой опыт проектирования печатных плат.
Дискуссионный форум, где вопрос Через заглушки для шумоподавления чип-антенны? спросили
Методы проектирования печатных плат для обеспечения минимальных затрат на соответствие требованиям ЭМС: часть 1 ’М. К. Армстронг.Electronics & Communications Engineering Journal Vol 11 № 4. IEE, август 1999.

17 CFR § 230.402 — Количество копий; переплет; подписи. | CFR | Закон США

§ 230.402 Тираж; переплет; подписи.

(a) Три копии полного регистрационного заявления, включая вещественные доказательства и все другие бумаги и документы, поданные как часть заявления, должны быть поданы в Комиссию. Каждый экземпляр должен быть переплетен в одну или несколько частей без жестких обложек.Переплет должен быть выполнен на стороне или на краю строчки таким образом, чтобы материал для чтения оставался разборчивым. По крайней мере, одна такая копия каждой регистрации должна быть подписана лицами, указанными в разделе 6 (а) Закона. Неподписанные копии должны быть согласованы.

(b) Десять дополнительных копий заявления о регистрации с аналогичным переплетом должны быть предоставлены для использования при проверке заявления о регистрации, публичной проверке, копировании и других целях. Если заявление о регистрации включает в себя документы проспекта эмиссии, которые должны быть предоставлены вместе с проспектом эмиссии вместо представления проспекта, десять дополнительных копий заявления о регистрации должны сопровождаться десятью копиями таких документов.К таким дополнительным копиям не требуется никаких других экспонатов.

(c) Невзирая на любое другое положение этого раздела, если заявление о регистрации подается в форме S-8 (§ 239.16b данной главы), три копии полного заявления о регистрации, включая вещественные доказательства и все другие документы и документы, поданные как часть акта подается в Комиссию. Каждый экземпляр должен быть переплетен в одну или несколько частей без жестких обложек. Переплет должен быть выполнен на стороне или на краю строчки таким образом, чтобы материал для чтения оставался разборчивым.По крайней мере, одна такая копия должна быть подписана лицами, указанными в разделе 6 (а) Закона. Неподписанные копии должны быть согласованы. Три дополнительных копии заявления о регистрации с аналогичным переплетом также должны быть предоставлены в Комиссию для использования при проверке заявления о регистрации, общественной проверке, копировании и других целях. Никаких экспонатов для сопровождения дополнительных копии регистрационных заявлений, поданных по форме S-8.

(d) Невзирая на любые другие положения этого раздела, если заявление о регистрации подано в соответствии с Правилом 462 (b) (§ 230.462 (b)) и Правилу 110 (d) (§ 230.110 (d)), одна копия полного регистрационного заявления, включая вещественные доказательства и все другие бумаги и документы, поданные как часть его, должна быть подана в Комиссию. Такая копия не должна быть переплетена и может содержать факсимильные версии подписей вручную в соответствии с параграфом (e) этого раздела.

(e) Подписи. Если Закон или соответствующие ему правила, включая параграфы (а) и (с) настоящего раздела, требуют, чтобы документ, поданный в Комиссию или предоставленный ей, был подписан, такой документ должен быть подписан вручную или подписан с использованием машинописных подписей или дубликатов. или факсимильные версии ручной подписи.Если используются печатные, дублированные или факсимильные подписи, каждый подписавший подачу должен вручную или электронным способом подписать страницу подписи или другой документ, удостоверяющий, подтверждающий или иным образом принимающий его или ее подпись, которая появляется в подаче («удостоверяющий документ»). Такой удостоверяющий документ должен быть оформлен до или во время подачи заявки и должен храниться у регистранта в течение пяти лет. Требования, изложенные в § 232.302 (b), должны быть выполнены в отношении использования документа, удостоверяющего подлинность с электронной подписью, в соответствии с этим параграфом (e).По запросу регистрант должен предоставить Комиссии или ее персоналу копию любого или всех документов, хранящихся в соответствии с этим разделом.