Правила заполнения отчета кассира в бухгалтерию: Как составить отчет кассира

Содержание

Формирование кассовой книги и отчета кассира

В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, юридические лица обязаны в ходе хозяйственной деятельности сохранять не занятые в обороте финансовые ресурсы в банках. Кроме того, все более расширяется практика применения безналичных расчетов между ними. Формирование кассовой книги и отчета кассира необходимо лишь тогда, когда требуется произвести расчет с контрагентами, в том числе населением, наличными деньгами.

Ниже мы рассмотрим некоторые правила ведения и заполнения данных финансово-учетных документов.

Кассовая книга

Заполнение кассовой книги, нумерация и подшивка листов в ней осуществляются по утвержденной форме. Этот документ (форма КО-4) должен начинаться в январе каждого календарного года. В нем фиксируются все операции с наличными деньгами. Приобрести кассовую книгу можно в магазине, она представляет собой журнал с горизонтальным расположением листов с распечатанными графами.

Еще до начала заполнения все листы журнала необходимо пронумеровать, сшить и заверить их количество печатью с пломбой на последней странице документа. Подписывать документ могут руководитель компании (организации) либо главный бухгалтер.

Соответствующие записи в книгу вносятся вручную в хронологическом порядке, по дням совершения наличных расчетов.

В том случае, когда документ ведется в электронном виде, бланк каждого расчета (операции) должен быть распечатан и подшит в книгу. При таком варианте ведения книги также должна соблюдаться хронологическая последовательность подшивки документов.

Если кассовая книга, которая приобреталась в магазине, закончилась ранее окончания года, допускается завести новый документ. Его оформление и ведение аналогичны описанному выше.

Следует учитывать, что форма КО-4 предусматривает в кассовой книге наличие двух частей. Одна из них представляет собой вкладной лист, а другая – бланк отчета кассира. Поэтому записи в такую книгу должны производиться шариковой ручкой с использованием копирки, потому что копируемый экземпляр и будет являться отчетом кассира.

Отчет кассира

Этот документ представляет собой отрывной талон, в котором отражаются приходно-расходные операции, выполненные с использованием наличных денег. После заполнения он должен передаваться кассиром в бухгалтерию компании или организации. Так как он является копированной копией вкладного листа кассовой книги, его содержание должно полностью соответствовать бланку книги.

После получения талона бухгалтер обязан выполнить проверку правильности его заполнения, поставить свою подпись на соответствующем листе кассовой книги и оторвать заполненный бланк отчета кассира. Порядок учета бухгалтерской документации предусматривает, что этот документ хранится отдельно от кассовой книги.

При ведении учетной документации в электронном виде, отчет кассира так же, как и листы кассовой книги, распечатывается отдельно за каждую приходно-расходную операцию и подшивается аналогично тому, как было описано выше.

Хранение документов

В российском законодательстве имеются некоторые разночтения относительно того, каков срок хранения для рассматриваемых документов. Так, в соответствии с п. 1 ст. 23 НК РФ, они должны храниться на протяжении четырех лет. А Закон «О бухучете» 402-ФЗ требует, чтобы финансово-бухгалтерская отчетная документация сохранялась не менее пяти лет.

Учитывая это, лучшим решением для бухгалтеров будет руководствоваться максимально предусмотренными сроками и хранить как кассовые книги, так и отчеты кассиров в течение 5 лет.

Отчет кассира | Современный предприниматель

Кассовые операции оформляются документами по установленной форме и с соблюдением порядка их заполнения. При использовании ККМ, оснащенной ЭКЛЗ, наряду с журналом кассира-операциониста КМ-4 и прочими учетными формами, утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, заполняется «Отчет кассира-операциониста» по форме № КМ-6. Требуется ли оформлять форму № КМ-6 тем, кто перешел на онлайн-кассы, и каков порядок ее заполнения, рассмотрим далее.

Справка-отчет кассира-операциониста и онлайн-касса

Первичные унифицированные формы по учету торговых операций, в числе которых форма № 6-КМ, были утверждены постановлением Госкомстата № 132. Справка-отчет кассира содержит показания контрольно-суммирующих счетчиков, сумму полученной за день или смену выручки, суммы возвратов наличных денег покупателям. Поскольку унифицированные бланки Госкомстата не являются теперь обязательными для применения, отчет кассира-операциониста может заполняться на бланке собственной разработки с соблюдением обязательных реквизитов. Отчет кассира, образец его заполнения, вы найдете в конце данной статьи.

Компании и ИП, применяющие онлайн-кассы, могут не заполнять унифицированные формы КМ-1 – КМ-9, утвержденные постановлением № 132, к числу которых относится и «Справка-отчет кассира» по форме КМ-6. Минфин РФ дал такое разъяснение в своих письмах от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, от 16.06.2017 № 03-01-15/37692 и от 04.07.2017 № 03-01-15/42314. Ведомство объясняет такой подход следующим образом: постановление Госкомстата № 132 не относится к законодательству о применении ККТ, состоящему из закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и нормативных актов, принятых в соответствии с этим законом, следовательно, применять постановление к онлайн-кассам не обязательно.

Необходимость заполнения отчета кассира-операциониста с введением онлайн-кассы отпадает и в силу технических причин: вся требуемая информация и показатели сохраняются в фискальном накопителе кассы, сформировать отчетность из которого не составит труда. Налоговики и вовсе получают информацию о кассовых операциях, совершенных через онлайн-ККТ, в режиме реального времени.

Порядок заполнения «Справки-отчета кассира-операциониста»

Справка-отчет составляется в единственном экземпляре, по каждой операционной кассе фирмы отдельно. По окончании смены, или по завершении дня, кассир передает полученную выручку в банк, или по приходному ордеру старшему кассиру (либо руководителю, если старшего кассира в организации нет), приложив, заполненный по форме № КМ-6, отчет кассира. Бланк отчета можно найти в альбоме унифицированных форм, утвержденном постановлением Госкомстата РФ № 132.

Кассир заполняет форму в следующем порядке:

  • Название организации вносится в самую верхнюю строку бланка, там же указывается адрес и телефон фирмы. При необходимости вносится наименование структурного подразделения организации. В табличной части справа указывается ИНН фирмы и код вида деятельности по ОКВЭД.
  • В строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель применяемого кассового аппарата — его класс, тип, марка. Регистрационный номер ККМ и заводской номер производителя нужно внести в соответствующие ячейки таблицы справа. Можно указать используемое программное обеспечение в строке «Прикладная программа».
  • В ячейку «Кассир» вносится фамилия и инициалы кассира, а в ячейке «Смена» указывают номер соответствующей смены.

Далее следует заполнить порядковый номер, дату составления, начало и окончание времени работы – это реквизиты отчета кассира (бланк скачать можно ниже):

Основная часть «Справки-отчета кассира-операциониста» — это таблица из десяти граф.

  • Графа 1 «Порядковый № отчета фискальной памяти на конец смены/дня» должна содержать порядковый номер Z-отчета.
  • Графы 2 и 3 – указываются номер отдела и секции (при наличии).
  • Графу 4 заполнять не нужно.
  • Графа 5 содержит показания суммирующего денежного счетчика на начало работы (начало дня или смены) и должна совпадать с данными графы 6 «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 за этот день или смену.
  • Графа 6 – показания того же счетчика на конец рабочего дня/смены, которые соответствуют графе 9 журнала КМ-4.
  • Графа 7 – сумма полученной выручки за рабочий день/смену, согласно счетчику. Данный показатель рассчитывается как разница между графами 6 и 5 и должен соответствовать по сумме графе 10 «Журнала кассира-операциониста» за этот день/смену.
  • Графа 8 – сумма возвратов покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Здесь нужно указать общую сумму всех возвращенных покупателям денег и чеков, пробитых по ошибке. В «Журнале кассира-операциониста» данной графе соответствует графа 15 за эту же смену. При отсутствии возвратов эта графа прочеркивается.
  • В графах 9 и 10 заведующий отделом/секцией ставит свою фамилию, инициалы и подпись. При отсутствии заведующего, свою Ф.И.О. и подпись ставит кассир.
  • По строке «Итого» таблицы отдельно суммируются показатели по графам 7 и 8.

Строку «Итого выручка в сумме» следует заполнить так: прописью рубли, цифрами – копейки. Данный показатель рассчитывается как сумма выручки за минусом возвратов (итоговая строка графы 7 минус итог графы 8).

Далее указывается дата и номер приходного кассового ордера (ПКО), по которому выручка, и приложенный к ней кассовый отчет по форме КМ-6, передается в бухгалтерию фирмы, или ее руководителю. Нужно указать реквизиты банка, в который в дальнейшем сдается выручка. Если организация небольшая, где касс не более двух, кассир-операционист может сразу сдавать деньги банковским инкассаторам. Это также отражается в отчете кассира с указанием банка, принявшего выручку, номера и даты квитанции, полученной от инкассатора.

«Справку-отчет кассира-операциониста» подписывают старший кассир, кассир-операционист и руководитель организации с расшифровками своих подписей.

Форма КМ-6 «Отчет кассира-операциониста»: образец заполнения

Отчет кассира-операциониста: скачать бланк

Форма КМ-6 «Отчет кассира-операциониста»

Источник/официальный документ: Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132 Штраф за несвоевременную сдачу: не предусмотрено

Название документа: Справка кассира-операциониста (форма КМ-6 по ОКУД 0330106) Формат: .doc Размер: 48128 кб

Скачать Печать Предварительный просмотр В закладки

Справка-отчет кассира-операциониста — это бланк, который заполняется ежедневно кассиром перед сдачей выручки за рабочий день. Бланк по форме КМ-6 заполняется в единственном экземпляре и вручается вместе с выторгом старшему кассиру или непосредственному руководителю.

Форма КМ-6. Справка кассира-операциониста

В бланке указывается только информация об оплате наличными или банковской карточкой, безналичные платежи не учитываются.

Справка-отчет кассира-операциониста форма КМ-6 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132. Обязательность её заполнения не регулируется нормативными документами и не контролируется проверяющими органами. Это внутренний подконтрольный документ организации, который понадобится для составления позже другого отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма № КМ-7). В маленьких частных компаниях работники сразу отдают заполненный бланк сотрудникам банка. Если этого не происходит, начальство обязуется хранить справку 5 лет.

Применение отчета КМ-6 распространено не только в торговой сфере, а в любой фирме, где ведется бухгалтерский учет приходно-расходного баланса. Это значительно упрощает работу контролера при ежегодной сверке документов.

На сегодняшний день, данная справка носит характер рекомендованной Министерством финансов РФ формы для предприятий. Фирма может отказаться от заполнения бланка КМ-6, но обязуется предоставить альтернативный способ отчета кассирам-операционистам. Это необходимость, прописанная пунктом 6.1 Типовых правил эксплуатации ККМ, которая была утверждена Минфином 30.08.1993 №104.

Так как государством не предусмотрена административная или криминальная ответственность за отсутствие формы КМ-6, налоговая инспекция не может предъявить штраф предприятию. Но это не освобождает руководство и бухгалтерию от заполнения и предоставления контролирующим органам альтернативного отчета кассира. Таковым может служить кассовая книга со всеми необходимыми записями по приходу и расходу материальных средств. Также отсутствие заполненного кассиром-операционистом бланка КМ-6 отягощает участь владельца предприятия в суде, если его привлекут по статье 120 Налогового кодекса РФ или по статье 15.1 КоАП.

Важные моменты ↑

При поступлении документов в бухгалтерию их необходимо проверить:

По формеЗаполнены ли все разделы, указаны ли реквизиты
По содержаниюНа установление факта правильности подсчета сумм

Очень часто бухгалтеры допускают ошибки при оформлении. Наиболее распространенные:

  • использование простого карандаша;
  • отсутствие необходимых реквизитов;
  • наличие исправлений;
  • использование не утвержденных бланков;
  • в незаполненных строках нет прочерка;
  • подписи теми лицами, которые не имеют на это право.

Чтобы не допускать ошибок, необходимо ознакомиться с правилами оформления. Если избежать помарок не удалось, важно знать, как их исправить:

Если ошибка в кассовых или банковских документахОни аннулируются и составляются заново
В случае порчи кассового документа уничтожать его не нужноНеобходимо приложить его к отчету
Остальные типы документовИсправляются только после согласования с контрагентами
Неправильная запись перечеркиваетсяТаким образом, чтобы исправленное можно было разобрать. Обычно зачеркивают тонкой линией
Если неправильно записана одна цифраЗачеркивается сумма полностью
Сверху зачеркнутогоПишется правильная запись
На поле делается оСтавится подпись ответственного лица
Если экземпляров документа несколькоИсправлять необходимо каждый

Если поправки внесены неверно, они не признаются и считаются недействительными. Любая организация должна хранить первичные документы.

Срок – не меньше 5 лет. Эти документы фиксируют факт проведения операций в учреждении.

Что это такое

Первичные документы по учету денежных средств в кассе – это документы, которые подтверждают осуществление действий или операций на предприятии.

В состав первичных документов включаются те, которые содержат данные об итогах деятельности — ордеры (по приходу и расходу финансов), кассовая книга, отчеты.

Основными первичными документами являются различные акты, счета, накладные, поручения и прочие.

Какова их роль

С помощью первичных документов можно подтвердить факт совершения операции в организации, узнать дату ее проведения.

Также на их основании ведется контроль по работе как структурного подразделения, так и работников в отдельности. По информации, содержащейся в документах, осуществляются проверки.

Также играют роль по сохранности имущества организации, дают возможность оптимально его использовать. Обладают первичные документы и юридическим значением.

Поскольку служат письменным доказательством проведения операций, то используются судьей при рассмотрении бухгалтерских споров.

Правовое регулирование

Федеральный закон № 129 «О бухгалтерском учете», принятый 21 ноября 1996 года, содержит основные требования и порядок заполнения первичной документации.

9 статья, пункт 2 данного закона гласит, что документы принимаются к учету, если оформлены на утвержденных законодательством бланках.

Прочие нормативные документы, которыми стоит руководствоваться:

  1. Гражданский кодекс – 1 и 2 части.
  2. Федеральный закон № 173 «О валютном регулировании» от 10 декабря 2003 года.
  3. Положение ЦБ «О безналичных расчетах» № 2П от 3 октября 2002 года.
  4. Инструкция , разработанная 5 января 1998 года № 18.

Как правильно заполнять КМ-6 при работе и с наличными деньгами и расчете по картам

Подскажите, как правильно заполнять КМ-6 при работе и с наличными деньгами и расчете по картам.

Ответ

Официальных разъяснений нет. Действующее законодательство не содержит специального порядка для заполнения формы КМ-6 при работе с наличными и при расчетах по картам. Следовательно, справка заполняется в общем порядке.

Справка-отчет кассира-операциониста применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену).

В первой строке отчета кассира необходимо указать название организации, ее адрес и номер телефона.

Обязательно указываются реквизиты ККМ. Далее нужно написать номер и дату составления документа, а также время работы.

В табличной части указываются показания счетчика на начало и на конец рабочего дня (смены). Выручка определяется по показанию счетчика на конец рабочего дня минус показания на начало дня и за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям.

Затем кассиру организации необходимо написать сумму выручки за день прописью и поставить свою подпись.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОСКОМСТАТА РОССИИ от 25.12.1998 № 132

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин

Применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену ). Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир-операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма N КМ-7 ).*

2. Статья:Особые правила, которых важно придерживаться при расчетах «пластиком»

В конце рабочего дня данные о безналичной выручке из Z-отчетов заносятся в журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4 ) в таком порядке. В форма № КМ-4 нужно указать количество пластиковых карт, по которым производилась оплата, а в форма № КМ-4 – сумму выручки, которая была оплачена платежными картами. Информация из журнала кассира-операциониста о сумме выручки (как наличной, так и безналичной) переносится в форма № КМ- 6 (справка-отчет кассира-операциониста) и форма № КМ- 7 (сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации).*

Данные о наличной выручке и о выручке, которую покупатели оплатили банквскими картами, в журнале кассира-операциониста нужно указывать отдельно.

Деньги за товары, которые клиенты приобрели с помощью пластиковых карт, в кассу не поступают.

Функциональное значение

Основным отчетным нормативным актом для кассира является справка такого образца. Она подтверждает размер полученной выручки и передается непосредственно руководителю вместе с денежными средствами. В тех случаях, когда деньги передаются на хранение в банк, при помощи инкассаторов в форме делается специальная пометка.

При проведении проверок надзорными органами, такие справки играют крайне важную роль. Эти акты свидетельствуют о полноте предоставленных сведений и соответствии с отчетной документации. Также при помощи КМ-6 производится составление сводного отчета. В эту справку включены важные сведения о состоянии счетчиков ККТ.

Определение общей выручки производится на начало и конец отчетного месяца. Во внимание берется и сумма средств возвращенных клиентом по чекам, которая вычитается из общей суммы выручки. Это проверяется и заверяется ответственными должностными лицами.

Документы о приеме и оприходовании денег по ККТ в обязательном порядке должны содержать в себе подтверждающие подписи руководителя компании и старшего кассира.

Форма КМ-6 — справка-отчёт кассира (образец)

Поэтому на конец дня сумма наличных денег в кассовом ящике получается меньшей, чем общий итог выручки по данным Z-отчета. Разница равна сумме, оплаченной через ККТ в безналичном порядке.

Обратите внимание: составить на основании Z-отчета приходный кассовый ордер (форма № КО-4 ) нужно только на сумму, которая принята в течение дня наличными. Эта же сумма должна быть отражена в кассовой книге (форма № КО-4 ). Выручка, поступившая по пластиковым картам, ни в приходный ордер, ни в кассовую книгу попасть не должна.

3. Статья:Справка-отчет кассира- операциониста

Если организация или предприниматель принимает от покупателей или заказчиков наличные деньги, нужно применять ККТ и заполнять все необходимые документы. Документов при работе с кассовой техникой требуется немало, но расскажем об одном из них – форме № КМ- 6. Почему-то по поводу его оформления у кассиров и бухгалтеров возникает множество вопросов.

На что обратить внимание в документе

Справка-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6, утвержденной форме № КМ- 6, заполняется в конце каждого рабочего дня при сдаче выручки в центральную кассу организации (или в банк – например, если выручку забирают инкассаторы).*

В первой строке формы указано «(организация, адрес, номер телефона)», однако справку-отчет кассира-операциониста заполняют в том же порядке и индивидуальные предприниматели, работающие с ККТ. То есть в первой строке они записывают свою фамилию, имя, отчество, адрес и номер телефона.*

Если в течение рабочего дня деньги возвращались покупателям из операционной кассы, то сумма возврата отражается в форме № КМ-6. Соответственно сумма сданной выручки должна быть равна величине полученной выручки за минусом возврата. Напомним, что денежные средства возвращают покупателю из операционной кассы, только если он принес обратно товар, приобретенный в тот же день. При этом составляется акт по форме № КМ- 6, к которому прикладываются неиспользованные чеки. Если же покупатель возвращает товар, приобретенный в предшествующие дни, денежные средства ему выплачивают уже из центральной кассы организации или предпринимателя. В этом случае сумму возврата в форме № КМ-6, показывать не нужно. Сумму ошибочно пробитых чеков также отражают в форме № КМ- 6, подтверждая ее составлением акта по форме № КМ- 6.

Примечание. Форма имеет оборотную сторону, на которой указывается ФИО и ставятся подписи старшего кассира, кассира-операциониста, а также руководителя.

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Подробная инструкция

Справка формы КМ-6 условно можно разделить на 3 части: строчную, табличную и заключительную. Заполнение строчной части:

  1. Графа «организация» — прописывается название юридического лица или ИП в полной зарегистрированной форме, адрес и контактный телефонный номер.
  2. ИНН предприятия, на котором составляется справка.
  3. Отдел или структурное подразделение – если имеется разграничение.
  4. Данные о ККТ – содержит сведения о модели устройства.
  5. Номер ККТ – можно узнать у старшего кассира или из документов к аппарату.
  6. Графа прикладная программа остается пустой, если она не используется.
  7. В поле кассир – указываются полные инициалы кассира, но если сектор обладает несколькими работниками-операторами, то оно не заполняется.
  8. В графе смена прописывается номер Z-отчета.

Также между двумя частями идет промежуточное поле – им пренебрегать нельзя и его обязательно нужно заполнить. Здесь указывается порядковый номер присвоенный справке формы КМ-6, дата его заполнения и точное время начала составления и окончания.

Составление табличной части:

  1. В столбце 4 не указывается никакая информация при условии, что для учета используется техника ККТ младше 2004 года.
  2. В 5 отображается сумма средств на начало смены. Такие сведения можно узнать из журнала кассира в графе 9 или из составленного утром Отчета в строке ГРОСС-ИТОГ.
  3. В 6 – указывается сумма ГРОСС-ИТОГа из отчета Z.
  4. В 7 – Итог по смене Z-отчета. Если были возвраты, то указывается итоговое значение, полученное после вычета возвращенных средств.
  5. Столбец под номером 8 остается пустым, если в течении смены или дня не было произведено возвратов. Если они были, то указывается сумма из Z-отчета с соответствующим названием «Возвраты».
  6. В 9 – указывается фамилия кассира-операциониста, который составлял отчет.
  7. 10 предназначается для его заверяющей подписи.
  8. В итоговом поле фиксируются суммы 7 и 8 столбцов.

Как заполнять справку-отчет кассира-операциониста

Принимая наличные денежные средства, организации должны использовать контрольно-кассовую технику, а также оформлять необходимые документы. Одним из них является справка-отчет кассира-операциониста, которая имеет унифицированную форму № КМ-6. Рассмотрим порядок ее заполнения.

Для чего нужно

Справка-отчет кассира-операциониста является отчетным документом кассира о показаниях счетчиков ККМ и выручке за день (смену).

Как правило, проверяющие органы смотрят наличие такого документа в целях проверки полноты отражения выручки.

Форма

Имеет унифицированную форму № КМ-6, утвержденную постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Ежедневно на конец рабочего дня кассир обязан в единственном экземпляре составить отчет и вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру сдать в кассу организации или в банк.

Отчет необходимо хранить пять лет.

Правила заполнения

В первой строке отчета кассира необходимо указать название организации, ее адрес и номер телефона. При наличии структурного подразделения его также нужно указать.

Если данный документ заполняет индивидуальный предприниматель, он указывает в той же последовательности такую информацию.

Обязательно указываются реквизиты ККМ (название, регистрационный номер, а также номер производителя).

Далее нужно написать номер и дату составления документа, а также время работы.

В табличной части указываются показания счетчика на начало и на конец рабочего дня (смены). Выручка определяется по показанию счетчика на конец рабочего дня минус показания на начало дня и за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям.

Затем кассиру организации необходимо написать сумму выручки за день прописью и поставить свою подпись.

Кассир вместе с выручкой сдает отчет по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете.

Правила заполнения

Если в организации функционирует несколько касс, то кассир обязан составлять справку-отчет формы КМ-6 для каждой в отдельности. Поэтому по окончанию смены или рабочего дня таких документов может быть несколько.

На главном титульном листе в обязательном порядке, в соответствии с законодательными требованиями указывается информация об организации – полное наименование юридического лица, адрес фактического расположения, ОКПО, сведения об ИНН (присвоенный индивидуальны номер налогоплательщика) и сведения для связи (контактные данные – номер телефона, факс, электронная почта и т.д.).

Помимо этого указывается информация о ККТ аппарате – наименование модели, фирмы производителя, номера изделия (можно узнать из паспорта устройства) и номер под которым он зарегистрирована в налоговом органе.

Затем прописываются сведения:

  1. Полные ФИО ответственного кассира-операциониста.
  2. Номер смены, в которую осуществлялась деятельность.
  3. Номер, присвоенный документу и его дата заполнения.
  4. Продолжительность отчетной смены или рабочего дня – время, в которое осуществлялся учет денежных средств поступивших в качестве выручки.

Номер формы КМ-6 берется из данных фискального документа-отчета.

Сводный отчет формируется на основании сведений полученных из счетчиков денежного характера, которые установлены в кассовых аппаратах. Он составляется на начало и на конец отчетного периода (смена или день). Его именуют Z-отчетом. В нем содержится 10 граф, которые подлежат заполнению кассиром:

  1. Присвоенный номер отчета.
  2. Если имеется, то порядковый номер отдела.
  3. При наличии – номер секции.
  4. Графа под номером 4 не заполняется кассиром.
  5. Информация о состоянии кассы на начало периода отчета.
  6. Данные на конец отчета (завершение дня либо смены).
  7. Объем полученных средств за вычетом возврата от потребителей по чекам, которые не были использованные.
  8. Возвраты по чекам, пробитым с ошибками или, которые не нашли применения.
  9. Данные о кассире-операционисте – ФИО.
  10. Заверяющая подпись кассира составляющего отчет.

В конце страницы прописывается словами сумма полученной за день или смену выручки.

Когда справка передается в бухгалтерский отдел, то на ней проставляется дата и номер приходного кассового ордера. Если КМ-6 отправляется в банк, то указываются данные о реквизитах и сведения о квитанции, которая выдается о принятии инкассатором денежных средств.

Правила по заполнению КМ-6 для ИП такие же, как и для юридических лиц.

Унифицированная форма № КM-6 — бланк и образец

Унифицированная форма КМ-6является одним из отчетов, заполняемых кассиром в конце каждого дня, когда производятся кассовые операции с наличными деньгами. Мы расскажем о том, как заполнить форму КМ-6, где можно скачать ее бланк и посмотреть образец заполнения.

Работаем с наличными деньгами

Работа с наличкой всегда сопряжена с большой ответственностью. Кассиру нужно уметь не только правильно оформить все кассовые документы, но и соблюсти при этом требования законодательства.

Важно!Основные моменты, которые должен знать кассир при работе с наличными деньгами, указаны в законе о применении ККТ от 22.05.03 № 54-ФЗ и указании ЦБ РФ о кассовых операциях от 11.03.14 № 3210-У.

Только это еще не всё: у кассира много и других обязанностей. Одна из них — заполнение отчета унифицированной формы КМ-6 Справка-отчет кассира-операциониста . Основное его назначение — представить информацию о показаниях счетчиков кассовой машины и выручке за рабочий день (или кассовую смену).

О порядке заполнения формы КМ-6 поговорим далее.

Заполняем форму КМ-6

Отчет КМ-6 заполняется кассиром в 1 экземпляре. После отображения информации о компании (наименование и телефон, КПО, ИНН) и применяемой модели кассового аппарата (наименование, заводской и регистрационный номер) кассир должен отразить выручку за смену по данным суммирующих счетчиков на начало и конец рабочего дня.

Кроме того, для заполнения формы КМ-6 требуется знать сумму наличных средств, возвращенных покупателям (при возврате товара), и по неправильно пробитым чекам, чтобы конечная сумма денежных средств по данным отчета отражала фактически полученную наличную выручку компании за смену. Подписать этот отчет должны старший кассир и руководитель компании.

формы КМ-6 вы можете на нашем сайте:

На нашем сайте вы можете также ознакомиться с порядоком заполнения других унифицированных форм — см. материал Зарплатная ведомость формы Т 53 () .

Заполнить форму КМ-6 вам поможет образец, который можно скачать на нашем сайте:

Итоги

Результат работы кассира за смену (кассовая выручка) оформляется с помощью унифицированной формы КМ-6. В этом отчете указываются данные суммирующих счетчиков кассового аппарата. Подписывают его руководитель и старший кассир.

Комментариев пока нет!

Как правильно вести и подшивать кассовую книгу — Оператор фискальных данных Первый ОФД

Как правильно вести и подшивать кассовую книгу

Если вы продаете товары за наличные средства, то вам придется оформлять кассовую первичку. Кассовая книга – неотъемлемая часть первичных документов в бухгалтерском учете. При неграмотном ведении этой информации предпринимателю грозит штраф. Мы расскажем, как правильно вести и оформить кассовую книгу.

О необходимости кассовой книги в 2019 году

Данный документ обязаны вести все предприниматели и компании вне зависимости от их системы налогообложения и формы организации. Отказаться от этого процесса могут ИП, ведущие учет расходов и доходов и физических показателей по современному налоговому законодательству. Кассовую книгу можно вести в бумажном или электронном виде.

Правила заполнения документа

В кассовой книге отражаются поступление и выдача средств. Вне зависимости от того, ведете вы ее в бумажном или электронном формате, правила заполнения были едиными. Расскажем о них подробнее. В конце рабочего дня продавец должен:

  • вывести итог операций за сутки;
  • установить остаток средств в кассе на следующий день;
  • распечатать электронный журнал;
  • пронумеровать, сшить, заверить и поставить печать на каждом листе документа;
  • отнести ордера на приход и расход, а также отчет кассира в бухгалтерию.

Как сшивать документы

Бумажные и распечатанные электронные кассовые книги нужно прошивать. Единого порядка для этого не предусмотрено. Однако мы расскажем об универсальном способе.

Пронумеруйте каждый лист обычной гелевой ручкой. Нумерация начинается с единицы.

Сшейте страницы, чтобы они открывались свободно. Завяжите два конца нити, наложите их на задний лист и приклейте сверху бумажный прямоугольник из листа A4. Это будет выглядеть, как своеобразная пломба.

На этом прямоугольнике необходимо указать количество листов в сшитом документе. Ниже директор и бухгалтер компании ставят подписи. Печать ставится на пломбу лишь частично.

Образец заполнения

Если единого образца для сшивания документов нет, то сама форма этого документа предусмотрена. Образец заполнения утвердило постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Справка кассира-операциониста по форме КМ 6. Образец и бланк 2021

Форма КМ-6, также известная как справка-отчет кассира-операциониста – это отчетный документ, включающий в себя суммарный доход за день или смену, а также данные счетчиков ККТ (контрольно-кассовой техники). Кассир-операционист должен заполнять эту справку ежедневно, прикладывая к ней форму, кассовые и расходные документы в качестве сопровождения.

Бланк формы КМ 6 и образец заполнения. Файлы

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк справки кассира-операциониста по форме КМ-6 .xlsСкачать пустой бланк справки кассира-операциониста по форме КМ-6 .docСкачать образец заполнения справки кассира-операциониста по форме КМ-6 .xls

Для чего необходима форма КМ-6

Справка формы КМ-6 – это главный отчетный документ кассира. Она свидетельствует о полученной выручке и сдается руководителю вместе с выручкой. Если вырученные деньги отдаются инкассаторам, то обязательно нужна соответствующая пометка в справке-отчете.

При работе проверяющих органов такие справки играют очень важную роль. Именно на их основании делается вывод о полноте отражения выручки. Кроме того, информация справки КМ-6 используется для заполнения сводного отчета. Этот отчет включает в себя данные о состоянии счетчиков ККТ и доходе предприятия.

Особенности справки-отчета

У справки-отчета кассира-операциониста есть несколько характерных особенностей:

  • форма КМ-6, утвержденная Госкомстатом РФ в 1998 году, является унифицированной;
  • ошибки при заполнении, как и отхождение от общепринятого формата, могут повлечь за собой штраф при работе проверяющих органов;
  • заполнять КМ-6 необходимо ежедневно (или в конце каждой смены), а одновременное заполнение справок за 2 и более дней/смен не допускается;
  • сдавать документ нужно одновременно с выручкой – либо главному кассиру компании, либо в банк;
  • хранить справку требуется ровно 5 лет, после чего она теряет ценность.

Важно! Столбец 4 заполняется только при использовании устаревшей кассовой техники. Если за последние 12 лет в организации были установлены современные аппараты, то этот раздел нужно оставить пустым.

Общие правила заполнения

Чтобы не допускать ошибок при вводе информации в форму КМ-6, необходимо следовать общим правилам:

Первая строчка отчета должна содержать наименование, адрес (юридический или фактический – неважно, главное, чтобы он был одинаковым во всех отчетах) и номер телефона предприятия. Если есть отдельное подразделение, то его название тоже должно быть указано.

Если форму КМ-6 заполняет ИП, то он должен указывать всю необходимую информацию в том же порядке. Это распространенная ошибка – многие ИП считают, что могут отойти от унифицированной формы, ведь работают на себя.
В документе обязательно должны быть указаны название, номер регистрации и номер производителя ККТ.
Нужно указывать точную дату заполнения и номер справки.
Выручку нужно указывать в числовой форме и прописью.
Подпись составителя справки-отчета – обязательный элемент.

Важно! Если выручка сдается не главному кассиру компании, а в банк, то об этом нужно делать отметку в отчете.

Образец справки. Пример заполнения

Чтобы подробно ознакомиться с формой КМ-6, скачайте бесплатный образец. Он имеет формат *.doc и содержит правильную форму справки без фактических ошибок и неточностей. Этим образцом можно пользоваться не только для изучения особенностей справки-отчета, но и для конкретной работы кассира.

Справка-отчет кассира-операциониста разделена на 3 части – строчную, табличную и заверщающую. Для удобства мы разделим на 3 части и пример заполнения, чтобы читатель мог быстро найти именно то, что его интересует.

Итак, пример ввода информации в строчную часть КМ-6:

  • В поле «Организация» вписывается наименование предприятия, его адрес, контактный телефон.
  • В поле ИНН вписывается идентификационный номер предприятия, где работает кассир.
  • Поле «Структурное подразделение» не нужно трогать, если этого подразделения в компании нет.
  • В поле «Контрольно-кассовая техника» вводится информация о моделях ККТ.
  • В поле «Номер» – номер кассовой техники. Эту информацию, как и информацию для пункта 3, можно узнать у старшего кассира или прочесть в документации ККТ.
  • Поле «Прикладная программа» остается пустым, если такая программа не используется.
  • В поле «Кассир» вписывается фамилия кассира, его инициалы. Если справка создается по 2 и более секторам, имеющим нескольких кассиров, то поле остается пустым.
  • В поле «Смена» вписывается номер актуального Z-отчета. В образце это не показано, но, как правило, он начинается с буквы «Z». Например, «Z 0040».

Важно! Далее идет промежуточное поле, в которое нужно вписать порядковый номер справки-отчета, дату составления, время начала работы над отчетом и время окончания работы. Пренебрегать этими данными нельзя.

Табличную часть справки нужно заполнять так:

  • Столбец 4 тоже нужно оставить пустой, если используется современная кассовая техника (с 2004 года).
  • В столбец 5 вписывают сумму на начало дня или смены. Эту сумму можно найти в журнале кассира-операциониста, в графе 9. Там ее оставил кассир, который работал в прошлую смену. Также эта сумма есть в утреннем X-отчете, в строке ГРОСС-ИТОГ.
  • В столбец 6 вписывают сумму из строки ГРОСС-ИТОГ Z-отчета.
  • В столбец 7 – сумму из строки «Сменный Итог» Z-отчета. Если в течение дня/смены происходили возвраты, то нужно вписать сменный итог с вычетом возвратов.
  • Столбец 8 нужно оставить пустой, если возвратов не было. Если они были, то нужно вписать сумму из строки «Возвраты» Z-отчета.
  • В столбец 9 кассир вписывает свою фамилию.
  • В столбец 10 кассир ставит подпись.

В поле «Итого» вписываются суммы столбцов 7 и 8.

Важно! Пустые столбцы можно зачеркивать. Кассиры часто зачеркивают их, чтобы проверяющие органы точно знали, что документ заполнен до конца, и кассир ничего не забыл.

Завершающая часть справки заполняется так:

  • Строчка «Итого…» требует вписывать вырученную сумму прописью.
  • Строчку «Принята…» следует оставлять пустой. Она необходима, когда на отчет выписывается приходной ордер. На практике это случается редко.
  • Строчка «Сдана в банк» содержит информацию о банке только в том случае, если отчет будет вручен инкассатору. Если выручка и справка отдаются главному кассиру, то эту строку нужно оставлять пустой.
  • Строчку «Квитанция №» тоже нет особого смысла заполнять, ведь она относится к строке «Принята…».

Далее нужно оставить подписи и расшифровки подписей операциониста, старшего кассира и начальника предприятия.

Что делать с формой КМ-6 после заполнения

Заполненный документ нужно отдать главному кассиру, если он есть на предприятии. Главный кассир передает справку-отчет гендиректору или бухгалтеру. Если такого кассира нет, то кассир-операционист отдает документ напрямую бухгалтеру или директору. Справка должна храниться 5 лет.

Важно! Индивидуальные предприниматели, как правило, триедины. ИП – сам себе кассир-операционист, бухгалтер и руководитель. Поэтому он отдает документ напрямую в банк.

Можно ли не заполнять форму КМ-6

Этот вопрос неоднозначен. С одной стороны, за отсутствие справки-отчета никого не штрафуют. На многих предприятиях ее просто не требуют, а ИП чаще всего обходятся без нее. Но если при проверке будет обнаружено отсутствие таких справок, то это будет сочтено «отягчающим обстоятельством». Руководитель будет иметь проблемы, и естественно, что он возложит вину на кассира-операциониста, который не заполнял форму КМ-6.

Распространенные ошибки при заполнении

Кассиры-новички иногда допускают нелепую ошибку, вписывая вместо ИНН предприятия свой собственный ИНН. Разумеется, это неправильно. Идентификационный номер всегда должен принадлежать предприятию.

Графу 5 и 6 основной таблицы нельзя путать. В графу 5 вписывается ГРОСС-ИТОГ X-отчета, а в графу 6 – ГРОСС-ИТОГ Z-отчета. Наоборот быть не может. Эту ошибку часто допускают из-за невнимательности.

Остальные ошибки связаны с невнимательностью при вводе числовых значений. Например, можно перепутать дату или ошибиться, вписывая сумму. Такие ошибки недопустимы, поэтому кассиру следует проверять всё как следует.

Важно! Если в самом бланке КМ-6 есть опечатки, то кассира за них никто не накажет. Штраф может быть выписан только за ошибки в информации, которую лично вписывал кассир-операционист.

Как сформировать кассовую книгу в 1С 8.3 Бухгалтерия

Если организация производит какие-то действия с наличными деньгами, она обязана регистрировать их в учете согласно утвержденному в РФ Порядку кассовых операций. Каждое движение «налички» должно фиксироваться кассовым документом – приходным или расходным кассовым ордером.

Кроме того, необходимо вести кассовую книгу по форме КО-4, в которой будут записаны операции за каждый «кассовый день» (то есть за каждый день, когда имело место получение наличных денег и/или их выдача). Каждый лист книги оформляется в двух одинаковых экземплярах: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира.

Кассовую книгу можно вести как вручную (в этом случае листы перед началом ведения прошиваются и опечатываются), так и в программе компьютерного учета. В «1С Бухгалтерия 8.3» кассовая книга реализована как отчет. Бухгалтеру или кассиру не нужно делать для нее отдельные записи, тем более в двойном варианте. Достаточно заносить в программу первичные документы по поступлению и выдаче наличных. Кассовая книга в 1С сформируется автоматически на их основании.

Настройка кассовой книги в 1С 8.3

Перейти в кассовую книгу в программе 1С можно по соответствующей кнопке в журнале кассовых документов (который доступен в разделе «Банк и касса», подраздел Касса – Кассовые документы):

По нажатию кнопки открывается форма настройки отчета «Кассовая книга». В ней нужно выбрать период, за который формируется книга. Обычно по умолчанию установлен период 1 день, но программа позволяет указать любой период, при этом листы книги будут сформированы за каждый кассовый день.

Если учет в базе ведется по нескольким организациям, также нужно выбрать организацию. Кроме того, по кнопке «Показать настройки» можно дополнительно настроить отображение книги.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В настройках доступен выбор параметров:

  • Формирование книги по основной деятельности либо по деятельности платежного агента.
  • Формировать обложку и завершающий лист. Обычно это делают по завершении года. Если поставить данный флаг, первым листом книги будет обложка с данными организации, а на последнем листе будет выведено итоговое количество листов для прошнуровки, поля для подписей главбуха и руководителя, место для печати.
  • Выводить основания кассовых ордеров. При установленном флаге в строках кассовой книги появляются данные, которые были указаны в кассовых документах в поле «Основание». Если флаг не установить, то основания не будут отображены в кассовой книге.
  • Нумерация листов кассовой книги. Настройка доступна, когда книга формируется не с 1 января. Если часть листов кассовой книги уже была напечатана ранее, пользователь может ввести № листа, с которого следует продолжить нумерацию.
  • Кассир и бухгалтер. По умолчанию здесь отображаются ответственные лица из настроек организации. Но есть возможность выбрать других вместо них (доступен выбор из справочника «Физические лица»).

Формирование и печать кассовой книги из 1С

Кассовая книга формируется по кнопке «Сформировать». В каждой строчке содержится номер документа, сведения — от кого получено или кому выдано (если включен вывод оснований, то здесь же указано основание кассового ордера), корреспондирующий бухгалтерский счет, суммы прихода и расхода наличных.

Кроме того, на листе указаны дата, номер листа, остатки на начало и на конец кассового дня, итоговые суммы прихода и расхода за день, место для подписи кассира. Каждый лист сразу выводится в двух экземплярах. По кнопке «Печать» книгу можно распечатать.

Как и другие отчеты, кассовая книга не сохраняется в программе, а формируется каждый раз на основании имеющихся проведенных документов.

Смотрите наше видео про учет кассовых операций в 1С:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Кассовая книга пример заполнения и образец бланка формы № КО-4

Для учета всех кассовых операций по принятию или выдаче денежных средств, проводимых организацией, используется кассовая книга (унифицированная форма КО-4). Кассовая книга ведется на каждом предприятии в единственном экземпляре на стандартном бланке КО-4. Организация на свой выбор может вести книгу как вручную, так и на компьютере (предусмотрены оба варианта).

Ведение КО-4 в электронном виде

Данный вариант ведения книги возможен только в случае обеспечения на предприятии мер по сохранению кассовых документов.

При данном ведении учета к началу рабочего дня кассир составляет два экземпляра бланков «Вкладной лист» и «Отчет кассира», которые содержат необходимые данные. Эти бланки нумеруются по порядку сначала года. В конце месяца (года) на последнем «вкладыше» прописывается общее число листов за месяц (год).

В обязанности кассира входит тщательная проверка полученных данных, после чего он подписывает бланки. Вкладные листы он хранит у себя в течение трех лет, а отчет направляет (по расписку) в бухгалтерию, с приложенными приходными и расходными кассовыми документами.

Данный способ ведения кассовой книги предполагает распечатку вкладных листов по мере необходимости (или в конце года), после чего они брошюруются и подписываются руководителем и главным бухгалтером с проставлением количества страниц за год.

Ведение КО-4 вручную

Некоторые организации ведут КО-4 вручную, поэтому заводят ее на определенное время (зависит от количества страниц).

Нумерация листов осуществляется до начала работы с ней, а общее количество заверяется на последней странице руководителем и главным бухгалтером.

Кассовая книга прошивается и опечатывается мастичной печатью так, чтобы нельзя было вынуть листы.

Варианты заполнения кассовой книги

  1. Вертикальное расположение страниц. При таком раскладе вся информация за день располагается на одной страничке. Отчет кассира составляется двумя способами:
    • Отчет кассира – следующая страница книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами. При заполнении шариковой ручкой между листами кладется копирка. Вторые экземпляры отрываются и являются отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.
    • Отчет кассира — вкладной чистый лист. Нумерация — сплошная. На чистом листе печатается «Отчет кассира за «__» ______г». Записи ведутся через копирку. В конце рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.
  2. Горизонтальное расположение страниц. Каждая страница книги включает в себя две равные части: с горизонтальной разлиновкой оформляется кассиром, как первый экземпляр, а без горизонтальных линеек, как второй экземпляр лицевой и оборотной сторон через копирку шариковой ручкой. Для этого лист необходимо сложить по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копирку. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.
    Первым и вторым частям листов присваивается один номер. Первые части остаются в кассовой книге, а вторые отрывают, так как они являются отчетом кассира и до конца дня не отрываются.
    При заполнении бланка вначале заполняются приходные документы, а потом уже расходные.
    В конце рабочего дня подводятся итоги операций, выводится остаток денежных средств в кассе на следующее число. После чего кассир передает (под роспись) в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами.
    Правильность ведения кассовой книги проверяет главный бухгалтер организации.

В случае, если среди остатка денежных средств есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, их сумму указывают в отдельной строке (см. лимит остатка кассы).


Роли и обязанности по работе с денежными средствами

Уровень отдела

Отдел обработки наличности Ro le Administrator

Политика: Требуемая роль
Это лицо может быть администратором отдела (DA) или любым другим лицом, которое коммерческий директор сочтет подходящим. Мы рекомендуем, чтобы этим человеком был кто-то другой, чем кто-либо из лиц, исполняющих другие роли.Однако, если другой вариант недоступен, мы настоятельно рекомендуем ограничить дублирование ролей только местным диспетчером управления обработкой денежных средств или руководителем пункта сбора денежных средств. При необходимости будет разрешено перекрытие с другими ролями при условии, что назначения соответствуют ограничениям на перекрытие ролей, описанным ниже.

Описание роли

  • Поддерживайте своевременную, точную и эффективную связь со всеми местными менеджерами по контролю за обработкой наличных в отделе.
  • Своевременное и точное обновление ролей по обработке наличности для всех пунктов приема платежей на уровне подотделов.

Аудиторский контроль: Нет. Если необходимо совпадение ролей, мы настоятельно рекомендуем ограничиться только локальным менеджером по контролю за обработкой наличных и супервизором пункта инкассо .

Подотдел Уровень

I. Местный менеджер по управлению наличностью

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от любого из лиц, исполняющих роли.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и инспектор пункта выдачи наличных .

Описание роли

  • Поддерживайте строгий внутренний контроль за получением платежей на уровне местоположения платежных квитанций и защиты от потерь.
  • Ежегодно пересматривайте местные процедуры обработки наличных денег и обновляйте их по мере необходимости. Как минимум, каждые 3 года повторно представляет процедуры в AFR для утверждения.
  • Уведомить администратора ролей по работе с денежными средствами в отделе об изменении ролей персонала, чтобы можно было обновить институциональные роли и работу с денежными средствами.

Аудиторский контроль: Роли не совпадают, за исключением роли администратора по работе с денежными средствами в отделе и руководителя пункта инкассо .

II. Биллер

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Reconciler.

Описание роли

  • Создание и отправка счетов-фактур.
  • Зарегистрируйте соответствующие продажи.
  • Обновите систему дебиторской задолженности.

Контроль аудита: Нет дублирования ролей, кроме Reconciler.

III. Касса пункта выдачи наличных

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и составитель депозитов .

Описание роли

  • Проведение кассовых операций с покупателями
  • Предоставить клиенту квитанцию ​​об оплате лично.
  • Подтвердите все чеки сразу после получения с ограничительным одобрением Университета Айовы.
  • Ввод операций в систему дебиторской задолженности, кассовый аппарат или журнал / журнал кассовых чеков.
  • Подсчитайте наличные и отправьте кассовую и подтверждающую документацию инспектору пункта выдачи наличных в конце их смены.

Аудиторский контроль: Нет дублирования ролей, за исключением Составителя депозитов.

IV. Наблюдатель пункта выдачи наличных

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и менеджер по контролю за обработкой денежных средств Local Cash Handling Control Manager.

Описание роли

  • Монитор функций кассового поступления.
  • Разрешать различные транзакции, такие как возврат средств, аннулирование и выверка денежных ящиков.

Контроль аудита: Роли не совпадают, за исключением Администратор ролей отдела обработки наличности и Менеджер местного контроля обработки наличности.

В. Депозитарий

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от любой из 5 других ролей.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и кассир пункта выдачи наличных .

Описание роли

  • Получение и подсчет кассовых чеков за рабочий день.
  • Подготовить депозит.
  • Храните наличные деньги в надежном месте до их внесения.
  • Доставить депозит в банк или в указанное место приема депозита.
  • Предоставить бухгалтерскую информацию через систему eDeposit в течение 3 рабочих дней с момента внесения банковского депозита.
  • Доставить проверяющему лицу все подтвержденные депозитные квитанции / формы электронного депозита.

Контроль аудита: Отсутствие дублирования ролей, за исключением Кассир пункта выдачи наличных.

VI. Реконцилятор

Политика: обязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и Биллер .

Описание роли

  • Убедитесь, что Составитель депозита депонировал все полученные денежные средства.
  • Сопоставьте формы электронного депозита с сопроводительной документацией и с подробным отчетом о транзакциях (TDR).
  • Нет доступа к наличным деньгам в любой точке, например, к денежному ящику или сейфу.

Контроль аудита: Нет дублирования ролей, кроме Биллер.

Балансировка денежного ящика

Даже с сегодняшними современными системами кассовых терминалов (POS) вам по-прежнему нужна процедура для учета кассовых чеков магазина. Эти средства внутреннего контроля необходимы для предотвращения ненадлежащего обращения с деньгами и защиты активов от потери или кражи.

Надежный внутренний контроль не только способствует повышению операционной эффективности, но и обеспечивает надежную бухгалтерскую отчетность, которая понадобится в налоговое время. Одна из наиболее частых причин потери или усадки в вашем магазине — неправильное обращение с наличными. При расследовании наиболее частая причина сводится к отсутствию надлежащих процедур или средств контроля.

Эта система управления денежными средствами может быть создана одновременно с установлением политики магазина. Многие из сегодняшних POS-систем содержат пошаговые инструкции по закрытию (также известному как балансирование) денежного ящика, чтобы помочь сотруднику.

Бизнес-аналитика

Руководство магазина или кассиры могут получить отчет о продажах в любое время в течение смены. Добавляя начальные деньги в ящике к ежедневному объему продаж, розничный торговец будет точно знать, сколько денег должно быть в кассовом аппарате или POS-системе в любой момент времени.

Это полезно по нескольким причинам:

  • Это позволяет не хранить слишком много денег в торговом зале.
  • Защищает от утери в случае ограбления магазина.
  • Это предотвращает ситуации, когда покупатель жалуется на слишком маленькую сдачу.
  • Обнаруживает частые перерасходы или нехватку у отдельных кассиров.
  • Устраняет соблазн взять наличные без документации из кассы.

Как и когда внедрять

Балансировка кассы обычно происходит в конце дня или в конце смены кассира. Денежный ящик и его содержимое следует отнести в офис или другое укромное место для подготовки отчета.При балансировке ящика после закрытия убедитесь, что освещение в торговом зале выключено, а дверца заперта. Многие продавцы спешат и начинают закрываться еще до закрытия магазина. Это небезопасная практика. Однако, если у вас несколько сотрудников в магазине, можно закрыть один из регистров в часы работы. & Nbsp;

Любые излишки или нехватка должны быть расследованы. В отношении мелких ошибок и небольших сумм следует принимать во внимание человеческую природу, но частые расхождения могут быть признаком кражи сотрудником или могут указывать на необходимость дальнейшего обучения конкретного кассира.Как правило, вы хотите, чтобы расхождения не превышали 2 доллара к концу дня.

Начальная касса кладется обратно в кассовый ящик и хранится на вечер, пока готовится депозит для банка. Все квитанции о кредитных картах, отчеты по терминалам и другие квитанции регистров могут быть прикреплены к ежедневному отчету кассового ящика и поданы по дате.

Разделение обязанностей

Для большей ответственности рассмотрите возможность использования двух человек для балансировки кассового аппарата.Один человек будет считать ящик и составлять ежедневный кассовый отчет, а другой готовит банковский депозит. Оба сотрудника должны подписать отчет, указав, что они несут ответственность за указанные цифры. Хотя никакая система не может предотвратить мошенничество, этот контрольный журнал поможет предотвратить сговор между сотрудниками.

В начале следующей смены каждому кассиру должен быть выделен собственный денежный ящик. Попросите кассира пересчитать деньги в ящике, чтобы проверить начальный баланс.Если у вас небольшой магазин только с одним кассовым аппаратом, наличные, скорее всего, останутся в ящике на ночь. Если это ваша ситуация, процедура такая же.

И последнее замечание: поскольку человеческая ошибка является частью игры, убедитесь, что вы включаете расхождения в ваших денежных средствах как часть своих отчетов о прибылях и убытках. Добавьте в свои отчеты о прибылях и убытках строку, в которой указываются убытки от неправильного учета. Это еще один способ аудита и управления убытками.

Справочник по работе с наличными деньгами | Финансы и администрация

Введение

Целью данного справочника является определение и документирование движения денежных средств и денежных поступлений, а также рекомендации по надлежащему управлению деньгами для сотрудников, ответственных за получение, обработку и сохранность денежных средств и их эквивалентов.

Хранитель каждого денежного фонда несет ответственность за целостность денежного фонда. Сотрудники должны понимать свою ответственность за все денежные средства, являющиеся собственностью государства.

Эти правила и инструкции предназначены для защиты не только государственных денег, но и тех сотрудников, которым поручена работа с наличными деньгами.

Определение: «Деньги» — деньги в любой форме, включая валюту (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплату кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.Также называется наличными или кассовыми поступлениями.

Содержание

Общая политика в отношении кассовых операций

Цель: дать указания отделам университетского городка по сбору, хранению и отчетности о денежных средствах, а также наметить конкретные процедуры обработки наличности для использования отделом.

Затронутые лица / районы: все отделы университетского городка, получающие денежные выплаты и выплаты в их эквиваленте.

Политика:

  • Все поступающие денежные средства должны быть подтверждены квитанцией при приеме или получении по почте и отправлены в кассу OSU для обработки в течение одного рабочего дня с использованием формы регистрации денежных поступлений OSU, чтобы указать, куда следует депонировать средства.
  • Деньги нельзя оставлять без присмотра. Это касается кассовых аппаратов, столешниц и денежных ящиков. Если сотрудник покидает свое рабочее место по какой-либо причине, независимо от того, насколько быстро, наличные деньги должны быть надлежащим образом защищены в запертом месте.
  • Посторонние лица не должны допускаться в зоны обработки наличных денег.
  • Двери всегда должны быть заперты в местах, где обрабатываются наличные деньги.
  • Большие суммы наличных денег следует считать и хранить вне поля зрения широкой публики.
  • Физические лица должны постоянно сводить оборотные денежные средства к минимуму. Излишки средств должны быть на заблокированном устройстве или депонированы в кассе.
  • Полученные денежные средства нельзя использовать для внесения сдачи, получения мелкой наличности и т. Д. Расходы или возмещение не могут быть произведены с помощью денежных поступлений.
  • Для хранения на ночь и в другие периоды, когда наличные деньги не используются, их следует хранить в специальном устройстве хранения — в сейфе или запертом контейнере.
  • Ни при каких обстоятельствах физическое лицо не должно хранить наличные деньги Университета в своих личных средствах, депонировать средства Университета на личный банковский счет или брать средства Университета на хранение домой.

Ответственность отделов кампуса:

  • Обеспечить надлежащее использование государственных средств.
  • Защитите сотрудников от рисков, следуя политикам и процедурам.
  • Обеспечивает сохранность и своевременное и точное внесение денежных средств.

Артикул:

  • Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон См. «Внутренний контроль и наличные деньги»
  • Стандарт финансового учета Операционное руководство, раздел 100, касающийся депонирования и регистрации
  • Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)
  • Руководство по управлению денежными средствами казначейства штата Орегон

Депозиты Общая политика

Цель: Давать указания отделам университетского городка по пересылке денежных средств в кассу для записи в баннере и описывать конкретные процедуры для использования отделом.

Затронутые лица / районы: все отделы университетского городка получают депозиты и выплаты наличными.

Политика:

  • Департаменты должны внести денежные средства в течение одного рабочего дня после сбора или получения таких денежных средств.
  • Своевременное внесение полученных денежных средств обеспечивает улучшенный контроль над средствами, что снижает риск потери из-за ошибок, небрежности или кражи.
  • Деньги, хранящиеся на ночь, должны быть защищены каким-либо запирающим устройством, например, сейфом или запирающимся шкафом для документов.
  • Все чеки должны быть надлежащим образом подтверждены при получении.
  • Расходы или возмещение не могут быть произведены с помощью кассовых чеков.
  • Департаменты, депонирующие подарки, должны следовать изложенным процедурам бухгалтерского учета и не смешивать деньги с общими деньгами или деньгами на самообеспечение.

Обязанности: Отделы, получающие денежные средства по адресу:

  • Выполните требования по внесению депозита на следующий рабочий день.
  • Предоставьте соответствующую и точную информацию при представлении депозитов.
  • Защитные вклады.

Артикул:

  • Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон
  • Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)

Общая информация

  • Политика Университета штата Орегон состоит в том, что департаменты, работающие с наличными деньгами, должны соответствовать стандартам, установленным в Руководстве по бухгалтерскому учету штата, Руководстве по работе со стандартами финансового учета (FASOM) и пересмотренном законодательстве штата Орегон (ORS).
  • Денежные средства включают валюту, монеты, чеки, отчеты о расчетах по кредитным картам и телеграфные переводы.Все поступающие деньги должны быть подтверждены, когда они приняты, и отправлены в кассу OSU для обработки с использованием формы записи о кассовых поступлениях OSU. Чтобы получить справку по заполнению формы записи о кассовых поступлениях, обратитесь к разделу «Подготовка кассового чека» на веб-сайте кассы OSU.
  • Денежные средства могут представлять собой оплату различных сборов, скидок или возмещений. Полный список типов доходов см. В разделах 100 и 200 FIS (Руководство по политике и процедурам фискальных операций) FASOM.
  • Департаменты, проводящие семинары, конференции или выставляющие счета, которые не регистрируются как часть дебиторской задолженности, должны уведомлять кассу, чтобы входящие чеки и переводы можно было легко идентифицировать для внесения в соответствующий фонд / индекс / счет.

Прием денежных средств и платежей

Валютные платежи

Вся валюта, полученная от постоянных клиентов, должна быть получена немедленно на последовательно пронумерованных кассовых чеках или через кассовый аппарат. Валюту следует пересчитывать в присутствии лица, предъявляющего ее к оплате. Копия квитанции должна быть предоставлена ​​посетителю. Никакая иностранная валюта не принимается.

Платежные чеки

Чеки всех типов, полученные лично или по почте, должны быть одобрены немедленно.Постоянным посетителям необходимо получить заранее пронумерованную письменную или кассовую квитанцию. Документы, прилагаемые к почтовым платежам, должны быть проставлены печатью сотрудника, открывающего почту. Все чеки, выписанные в OSU, должны быть депонированы в OSU. Информацию о чеках, выписанных в OSU, но предназначенных в качестве подарков или пожертвований, см. В разделе «Деньги в качестве подарка или пожертвования» ниже.

Каждый чек или денежный перевод необходимо проверять на полноту следующим образом:

  • Убедитесь, что имя, адрес и номер телефона владельца счета указаны в чеке.Дневной телефонный номер предпочтительнее.
  • Убедитесь, что на чеке указано название банка и что маршрутный номер, номер банковского счета клиента и номер чека закодированы на нижнем крае чека.
  • Обратите внимание на дату. Не принимайте почтовый чек с датой (чек с датой в будущем) и не соглашайтесь удерживать чек для будущего депозита.
  • Убедитесь, что сумма, записанная цифрами, соответствует сумме, написанной прописью. Если другое, сделайте особую отметку в кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом.Как правило, банки уважают записанную сумму, а не числовую.
Условия приема чеков

Есть несколько различных категорий чеков. Все они должны рассматриваться как чеки.

  • Кассовый чек: чек, купленный в банке на любую сумму; банк дополняет всю информацию на лицевой стороне чека сотрудником банка, подписывающимся в качестве векселя.
  • Сертифицированный чек: персональный чек, который выписывается владельцем счета, а затем проштампован и подписан сотрудником банка на лицевой стороне чека.
  • Денежный перевод: товар, приобретенный в банке, почтовом отделении или другом коммерческом учреждении на любую сумму до 1000 долларов США. Банк заполняет только информацию о сумме.
  • Дорожный чек: специальный чек, предоставляемый банками или другими компаниями для использования путешественниками; эти чеки уже имеют подпись покупателя и должны быть подписаны и датированы в присутствии кассира.
  • Персональный чек: письменное поручение, подлежащее оплате по требованию, выписанное в банк вкладчиком; личный чек выписывается против текущего счета физического лица, в отличие от кассового чека, сертифицированного чека, денежного перевода или дорожного чека, которые выписываются против банковских средств.
  • Стартовый чек: неперсонализированный закодированный чек, который человек получает от банка при открытии текущего счета. Они предназначены для использования лицом до получения кодированных чеков из банка. Однако их следует принимать только в том случае, если банк закодировал номер маршрута и номер счета в нижней части чека.
  • Иностранный чек: Чек, выписанный в иностранном банке. Даже если после суммы чека написано «USD», он не может быть оплачен в U.S. валюта, если на лицевой стороне чека не указано, что он подлежит оплате через банк США. Если иностранный чек принимается, сделайте специальную отметку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом. (См. Также Иностранная валюта и чеки)
Иностранная валюта и чеки

Принимается только валюта США (монеты и купюры). Чеки, выписанные в иностранных банках или выпущенные в иностранной валюте, требуют специальной обработки в кассе OSU и Государственном казначействе.Взыскание по таким чекам может занять у Казначейства несколько дней или недель, чтобы получить средства. Первоначальный депозит в фонд отдела будет суммой, отраженной в чеке, даже если он находится в иностранной валюте. Казначейство обработает товар и обсудит обменный курс. Любые курсовые разницы будут взиматься в депозитарном отделе как уменьшение депозита (дебет на счет доходов, указанный в оригинальном кассовом чеке).

Внесение вкладов

Сохранение денег

Департаменты, получающие денежные средства, несут ответственность за их сохранность и своевременное внесение.Департаменты должны сделать следующее:

  • Немедленное подтверждение чеков с ограничительным подтверждением.
  • Внесите все деньги в кассу в течение одного рабочего дня.
  • Депозиты следует делать чаще, если в отделе отсутствует надежное хранение средств.
  • Все деньги, удерживаемые на ночь, должны находиться в безопасном месте.
  • Если отдел обнаруживает отдельные события, при которых он не может выполнить требование о внесении депозита на следующий рабочий день из-за необычных обстоятельств, не зависящих от него, рекомендуется, чтобы отдел задокументировал причины возникновения и сохранил документацию в файлах отдела, поскольку это может оказаться полезным для отдела в случае аудита.
Денежные средства с депозитами

Правила отправки валюты и монеты в кассу для депозита:

  • Купюры должны быть «лицевой стороной» (все лицевой стороной вверх и лицевой стороной вверх). Это позволяет производить более точный пересчет.
  • Купюры следует отсортировать по номиналу, и, если количество номинала достаточно, вырезать или разделить на следующие суммы:
    • Единицы = 25 или 25 долларов
    • Пятерок = 20 или 100 долларов
    • Десятки = 20 или 200 $
    • Двадцатые годы = 25 или 500 долларов
    • Пятидесятые = 20 или 1000 долларов
    • Сотни = 10 или 1000 долларов
  • Монета может быть принята свернутой в роликах типа «дробовик», обеспечивающих точный счет монеты.Рулоны, зажатые вручную, должны быть пересчитаны в кассу. Если вы отправляете в одном пакете с монетой, пожалуйста, плотно свяжите его или конвертом.
  • При отправке нескольких мешков в качестве одного депозита в Журнале денежных поступлений должны быть указаны мешки отдельно и сумма в долларах, включенная в каждую сумку. Если вы используете пронумерованный мешок, обратите внимание на номер в Журнале денежных поступлений. Это гарантирует, что все наличные деньги могут быть учтены при каждом депозите.
Депонирование пакетов кредитных карт

Платежи по кредитной карте завершаются, когда передается пакетный расчет.Все платежи по кредитной карте должны производиться и вноситься на депозит ежедневно. Отчет о расчетах должен сопровождать заполненную запись о кассовых поступлениях. Отчет о расчетах (имеет разные названия в зависимости от устройства для чтения кредитных карт или машины, используемой для обработки), представляет собой сводку транзакций за определенную дату или диапазон дат и перечисляет общее количество транзакций и общую сумму в долларах. Большинство отчетов о расчетах содержат промежуточные итоги по типам используемых кредитных карт, а также по расходам и кредитам / возвратам.

Депозиты, сделанные непосредственно в отделении банка

Есть несколько отделов, которым разрешено вносить депозиты напрямую в указанный банк. Эти департаменты используют предварительно закодированные депозитные квитанции. Копия депозитной квитанции (желтая, розовая или фактическая) отправляется в качестве резервной копии с заполненной отчетом о кассовых поступлениях в кассу для обработки и ввода в Banner.

Инструкция по заполнению банковского депозита:

  • Укажите дату в депозитной квитанции.
  • Отметьте отдел или индекс на депозитной квитанции.
  • Перечислите монеты и валюту отдельно в отведенном для этого месте.
  • Перечислить проверки и включить ленту счетной машины.
  • Сортировка всех наличных денег перед чеками, в открытую и в порядке номинала.
  • Подтвердить все чеки.
  • Включите дорожные чеки с чеками.

Учет по форме учета денежных поступлений

Деньги как доход

Деньги можно перевести на:

  • Операционный фонд с использованием индекса и кода счета
    • Учетный код должен быть выбран из серии 0xxxxx
  • Фонд главной бухгалтерской книги
    • Код счета главной книги должен быть выбран из серии Axxxx (Актив) или Bxxxx (Ответственность).
  • См. Стандартное руководство по эксплуатации финансового управления.
Денежные средства в виде подарков или пожертвований

Подарок определяется как пожертвование, отличное от пожертвования, без возмещения ущерба со стороны дарителя, т. Е. Даритель ничего не ожидает взамен подарка. Депозиты на подарочные счета отдела должны состоять из благотворительных пожертвований, сделанных отделу. Пожертвования, сделанные в пользу отдела, даже если они предназначены для общего использования, считаются ограниченными фондами.Эти деньги не следует смешивать с общими фондами или фондами самоподдержки. Эти средства расходуются в соответствии с правилами университета, и их нельзя перерасходовать.

Фонд ОГУ (OSUF) и Фонд сельскохозяйственных исследований (ARF)

  • Чеки, выданные OSUF в OSU, должны регистрироваться в указанных фондах (FSxxxx, FExxxx, 438xxx, 8xxxxx или 9xxxxx).
  • Only Research Accounting переводит средства в FAxxxx.
  • Депозиты из ARF в OSU должны регистрироваться в фондах FAxxxx.
  • Проверки, оформленные в OSU, предназначенные для OSUF или ARF
  • Депозиты в OSUF и ARF ограничиваются настоящими подарками или доходами от мероприятий по сбору средств, в которых донор намеревается передать дар фонду (фондам).
  • Подарки, переданные в фонды, должны оплачиваться в фонды. Если чеки подлежат оплате в OSU, они должны быть депонированы непосредственно в OSU. Если есть доказательства от донора, что он намеревался передать деньги OSUF или ARF, пожалуйста, свяжитесь с этими фондами для получения инструкций.
  • Для получения дополнительной информации см. Руководство по политике и процедурам учета грантов, контрактов и подарков.
Деньги как уменьшение расходов

Денежные поступления, которые могут быть депонированы для уменьшения расходов, очень ограничены. Возврат средств продавцу может быть результатом переплаты, возврата предоплаты, возврата бракованного товара, кредита для досрочной оплаты и т. Д.

Депозиты, которые приводят к кредитам на коды счетов, начинающиеся с 2xxxx до 4xxxx, должны:

  • Зачислить в фонд и код счета, на который была списана первоначальная покупка.
  • Покажите номер счета-фактуры и / или номер чека первоначального платежа или утверждения Счета к оплате для возврата, скидки или переплаты.
  • Если возмещение получено до того, как первоначальный платеж был записан в баннере, код счета должен быть 08001 или 08008.
  • Укажите в описании причину (возврат денег, переплата).
  • Возврат средств за регистрацию на семинар / конференцию:
    • Должен быть записан с использованием учетного кода 2xxxxx.
    • Приложите копию оригинальной платежной документации, как указано выше.

Возвращенные товары

Чеки о недостаточности денежных средств (NSF) — это чеки, которые возвращаются из банка в отдел управления бизнесом из-за отсутствия средств на индивидуальном счете для покрытия позиции. Отдел отдела бизнеса направит чек обратно в банк во второй раз, чтобы попытаться вернуть сумму, как написано. Если чек возвращается в отдел по делам бизнеса во второй раз, чтобы зафиксировать нехватку средств для депозита отдела, будет обработано СП для отмены платежа (дебет на счет доходов отдела).Затем товар будет отправлен в депозитарный отдел, чтобы они могли продолжить работу по своему усмотрению.

Определения

Советы
Уведомление
о банковских переводах, переводах ACH и банковских исправлениях.
Автоматизированная клиринговая палата (ACH)
перевод ACH — это электронный элемент, который обрабатывается через Автоматическую клиринговую палату, созданную в качестве клирингового и расчетного механизма для финансовых учреждений. Переводы ACH достигают места назначения от 2 до 4 рабочих дней и могут быть отозваны или возвращены по разным причинам.
Наличные
валюты; монеты и купюры. Также используется для всех эквивалентов денежных средств, таких как чеки. Часто используется во множественном числе: денежные поступления или деньги.
Квитанции (используются в данном справочнике)
деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.
Электронный перевод денежных средств (EFT)
общий термин для любого движения средств не бумажными средствами; может быть автоматизированной клиринговой палатой (ACH) или банковским переводом.Все входящие электронные платежи для системы Университета Орегона обрабатываются через Отдел управления денежными средствами Казначейства штата Орегон.
Подтверждение / одобрение
акт написания или печати, обычно на оборотной стороне, но иногда и на лицевой стороне чека или другого оборотного инструмента, посредством которого переуступаются и передаются находящиеся в нем денежные средства или имущество.
Денежные средства (используются в данном справочнике)
деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы средств и т. Д.
Квитанция
существительное: Письменное подтверждение получения денежной суммы или указанного предмета; документ, который обеспечивает контрольный след денежных средств. Форма записи кассовых чеков ОГУ.
глагол: Чтобы отдать или выписать квитанцию ​​об уплаченных деньгах или доставленных товарах или услугах; для учета перевода наличных денег.
Банковский перевод
средств отправлено через электронную сеть Федеральной резервной системы из одного финансового учреждения в другое.Их можно отозвать только с разрешения получателя. Электронные переводы обычно используются, когда требуются большие суммы вместе с возможностью подтверждения получения, а также при совершении международных платежей.

Дополнительные источники информации

Кассовые политики и процедуры для отделов | Бухгалтерские услуги

Общие правила

  • Денежные средства, чеки и платежи по кредитным картам, полученные на любом факультете Университета, следует ежедневно сдавать в кассу.Квитанции не выдаются. Депозиты можно посмотреть на GLOW в течение 3-4 дней. Если общая сумма депозита превышает 500 долларов наличными, сотрудник службы общественной безопасности доставит его или сопроводит в наш офис. Денежные средства, полученные отделами, не могут использоваться для оплаты мелких расходов или для обналичивания личных чеков. Все департаменты должны обеспечить наличие адекватного контроля за получением и регистрацией депозитов и доходов.
  • Чеки (включая дорожные чеки и денежные переводы) должны быть выписаны на счет Университета Западного Мичигана и должны быть подтверждены сразу после получения.Марки подтверждения можно приобрести в кассе. На лицевой или оборотной стороне всех чеков, депонированных в отдел, должны быть указаны фонд, МВЗ и объектный код. Для чеков, отправляемых на баннерную учетную запись, на лицевой стороне чека должно быть указано WIN.
  • Если ваш отдел ожидает банковский перевод или EFT, обратитесь в кассу, чтобы уведомить их о депозите. Инструкции по банковскому переводу доступны в кассе, а авторизация через систему банковских переводов доступна в офисе управления инвестициями и пожертвованиями.
  • На счет 4XXX следует вносить только возмещение, а в форме чека и депозита следует указать «возмещение». Все остальные доходы должны быть депонированы на соответствующий счет 8XXX. Любые полученные подарки следует направлять в Фонд WMU для обработки.
  • Все университетские деньги должны быть депонированы через кассу. Ни одному отделу не разрешается иметь отдельные банковские счета.
  • Депозиты (включая любой собранный налог с продаж), отражающие продажу материального личного имущества (т.д., комплекты курсов, книги, футболки и другие разные предметы) должны быть депонированы на счет 8951. Шестипроцентный налог с продаж будет переведен в штат Мичиган, а соответствующая шестипроцентная плата будет начислена министерству. счет 4620. Компенсации за использование телефонов и факсов в личных целях должны переводиться на счет 8953. На тот же счет необходимо внести дополнительный налог с продаж в размере шести процентов. Шестипроцентный налог на использование будет переведен в штат Мичиган, а соответствующие шесть процентов будут начислены департаменту на счете 4621.
  • Депозитный отдел должен хранить копии своей ведомственной формы депозита и банковского депозита, если они используются. Депозиты доступны для просмотра в системе GLOW примерно через три дня после поступления в кассу. Все депозиты должны регистрироваться в том же месяце, в котором были получены деньги. Особое внимание следует уделять учету депозитов в том же финансовом году, в котором они были получены.

Рекомендации по кредитным картам

  • Департаменты, которые принимают платежи по кредитным картам в любой форме, должны соблюдать Процедуры и инструкции по платежным картам Университета Западного Мичигана.
  • Департаменты могут запросить идентификатор продавца для использования в приложении, которое находится на вкладке «Формы» слева. Ни при каких обстоятельствах вы не должны сообщать свой идентификатор продавца и / или свою веб-систему для приема кредитных карт в другой отдел, если это не было одобрено кассой.
  • Отдел принимает на себя все риски, связанные с принятием почтовых заказов, заказов по телефону и отложенной доставкой, включая, помимо прочего, мошеннические операции по продаже. Как указано в упомянутых выше стандартах PCI, номера кредитных карт, даты истечения срока действия и любая другая информация о держателях карт должна храниться в безопасной среде с ограниченным доступом.Данные держателя карты не могут быть сохранены. Любые возвратные платежи и / или споры с держателями карт возвращаются в отдел.

Ведомственные депозитные процедуры

  • Департаменты, которые регулярно принимают и депонируют наличные, должны иметь письменные процедуры. Они также должны хранить фактические документы и записи транзакций, включая копии депозитных квитанций и резервную копию информации для поддержки транзакций.
  • Департаменты будут использовать единую ведомственную форму депозита, которая находится на вкладке «Формы» слева, и должны заполнить всю относящуюся к делу информацию.Всегда заполняйте разделы с контактным лицом и номером телефона. Этот раздел важен для обеспечения оперативной обработки депозита. Ошибки могут возникнуть, если кассир не сможет прочитать предоставленную информацию. Убедитесь, что вся информация написана четко.
  • Депозитные квитанции и подтверждающие марки, используемые для депонирования сумок, должны иметь название отдела и присвоенный ему номер местонахождения. Если у вас их нет, обратитесь в кассу.
  • Каждый отдел заказывает собственные депозитные квитанции по мере необходимости.Вы можете сделать заказ, позвонив в PNC Bank по телефону (800) 355-8123. При заказе убедитесь, что название отдела и номер местонахождения указаны в новых квитанциях.

Оформление депозита в банковских депозитных мешках

  • Все департаменты, регулярно вносящие крупные суммы наличных денег и / или чеков, должны отправлять депозиты в кассу в сумке для банковских вкладов. Если у вас есть вопросы относительно того, следует ли вам использовать сумку, обратитесь в кассу.
  • Обязательно кладите наличные деньги и чеки в отдельные депозитные пакеты.PNC Bank требует, чтобы чеки и депозиты наличными отправлялись в отдельных сумках. Если в кассу поступает депозит с чеками и наличными в одной сумке, отделу будет предложено забрать сумку и правильно отправить ее повторно.
  • Заполните квитанцию ​​о банковском вкладе. Включите номер сумки на бланке. Белая копия квитанции помещается в небольшой карман депозитного мешка наружу, так что информация о депозите видна. Для проверки приложите ленту калькулятора с итогами. Сохраните розовую копию для своих записей, а желтую копию со второй лентой калькулятора прикрепите к ведомственной форме депозита.
  • Заполните переднюю часть сумки названием отдела, датой и суммой. Наличные деньги или чеки помещаются в большой карман сумки. Не скрепкой, резинкой или бумажной лентой чеков или валюты. Чтобы надежно запечатать пакет, удалите защитную полосу с клейкой области и закройте пакет. Удалите клейкую ленту из небольшого кармана для депозита и заклейте его.
  • PNC Bank не принимает свернутые монеты. Монета должна быть включена в валюту.
  • Отчеты о пакетных расчетах по кредитной карте должны быть приложены к ведомственной форме депозита.
  • Депозиты, состоящие из наличных денег, чеков и платежных карт или их комбинации, могут быть введены в одну и ту же ведомственную форму депозита.
  • Депозиты должны быть сброшены в почтовый ящик за пределами кассы или отправлены в порядке общественной безопасности. Запечатанные пакеты, отчеты о пакетных расчетах по кредитной карте и форма ведомственного депозита должны быть вместе. Депозит будет обработан как можно скорее и будет доступен на GLOW примерно через 3-4 дня после обработки. Квитанции в отделы не отправляются.

По всем вопросам обращайтесь в кассу по телефону (269) 387-2952, (269) 387-2973 или (269) 387-4105.

Шаблон отчета кассира — заполнить онлайн, для печати, заполняемый, пустой

Комментарии и справка по образцу отчета кассира

Видеоинструкция и помощь в заполнении и заполнении шаблона отчета кассира

Инструкции и справка о шаблоне отчета кассового аппарата на конец рабочего дня Excel form

Выверка банковского счета, часть 1 Джордж собирается выполнить выверку банковского счета, процедура для этого заключается в следующем шаге 1: сначала мы должны поставить галочку в выписке из банка в кассовой книге, это включает в себя идентификацию каждой позиции, записанной в выписке из банка, которая также появляется в в кассовой книге это делается путем проверки сумм и деталей в выписке, а в кассовой книге, где суммы и детали соответствуют, мы отмечаем позиции как в выписке, так и в кассовой книге, так что первая позиция, показанная в выписке из банка, которая также является в кассовой книге есть чек с номером 0 1 1 2 9 1, который является платежом, который мы сделали 2 жутких таймера, поэтому нам нужно отметить обе записи, поскольку они совпадают, мы просто продолжаем просматривать все квитанции и платежи и ставим галочку Выключив все те, которые показаны как в банковской выписке, так и в кассовой книге, после того, как мы отметили все элементы, которые мы можем, мы перейдем к следующему шагу, поэтому для второго шага нам теперь нужно обновить кассовую книгу для все предметы t появляются в банковской выписке, но не отображаются в кассовой книге; обычно это такие элементы, как постоянные платежи, прямое дебетование банковских комиссий и процентов, которые мы не записываем в кассовую книгу до тех пор, пока не будет получена выписка из банковского счета, поскольку мы не можем быть уверены о подробностях, датах и ​​суммах, пока мы не увидим их в выписке, поэтому нам нужно найти все элементы в выписке из банка, которые мы не сняли, для каждой из них, которые нам нужно записать в кассовую книгу, относится к первому элементу на оплату прямым дебетом телефонные услуги 2sw за 220 фунтов и 15 пенсов, так что это первая запись для записи в кассовой книге, как только все нетипизированные элементы в выписке будут записаны в кассовую книгу, кассовая книга должна быть заполнена, мы тогда необходимо уравновесить кассовую книгу, чтобы сделать это, нам нужно определить, какая сторона кассовой книги является наибольшей с точки зрения денежной стоимости, в данном случае сторона получения, указывающая, что у нас есть деньги в банке, мы суммируем сторону получения и толще мы Прибыль сразу записывается как общая сумма как в квитанциях, так и в платежах, элементы на платежной стороне кассовой книги в настоящее время не складываются в общую сумму, которую мы только что зарегистрировали, поэтому, чтобы исправить это, нам нужно вычислить балансирующую цифру, поэтому добавьте увеличьте суммы на стороне платежа и вычтите эту цифру из общей суммы, эта цифра станет вашей цифрой переноса баланса, которая в данном случае составляет 706 фунтов и 18 P, мы переносим эту цифру на сторону получения кассовой книги под общей суммой, и это приведенная цифра представляет собой сумму, которая у нас фактически есть в банке, то есть 706 фунтов стерлингов и 18 P, третий шаг — произвести сверку, чтобы убедиться, что то, что, по нашему мнению, находится на нашем банковском счете, совпадает с тем, что, по нашему мнению, у нас есть на нашем банковском счете, единственное Разницами должны быть один неоплаченный чек, то есть деньги, которые мы выплатили, но еще не погашены, что означает, что эти платежи еще не указаны в банковской выписке, и две незарегистрированные подачи, то есть деньги, которые мы выплатили на наш…

Пошаговое заполнение денежного перевода

Заполнение денежного перевода: Краткое описание

Для заполнения денежного перевода выполните следующие пять простых шагов:

  • Введите имя получателя.

  • Напишите свой адрес в разделе покупателя.

  • Укажите номер своего счета, если вы оплачиваете счет.

  • Подпишите внизу, где написано «подпись покупателя».

Понять, как написать денежный перевод, несложно, но важно, чтобы вы делали это правильно.Выполнив эти пять шагов, вы можете быть уверены, что ваши средства будут доставлены нужному человеку или нужному бизнесу.

1. Введите имя получателя

Напишите имя человека или компании, которые получат денежный перевод, в строке, начинающейся с «Оплатить заказ».

Получатель будет единственным лицом или компанией, уполномоченными вносить или обналичивать денежный перевод. Рекомендуется заполнить этот раздел как можно скорее, чтобы убедиться, что он не попадет в чужие руки, и убедитесь, что имя написано правильно, чтобы у получателя не возникло проблем с его обналичиванием.

NerdWallet Руководство по COVID-19

Получите ответы о стимулирующих проверках, списании долгов, изменении политики в отношении поездок и управлении своими финансами.

2. Напишите свой адрес в разделе покупателя

Вы — покупатель, поэтому ваша информация попадает в этот раздел. Вы хотите, чтобы получатель знал, как с вами связаться, если возникнут вопросы или проблемы с платежом. Иногда также требуется ваше полное имя.

3. Укажите номер своего счета, если вы оплачиваете счет.

В некоторых денежных переводах есть поле «Платеж за / номер счета».Его заполнение помогает убедиться, что на ваш счет зачислен платеж.

Некоторые из любимых бесплатных текущих счетов NerdWallet

Эти текущие счета не взимают ежемесячную плату и предлагают такие услуги, как оплата счетов.

4. Подпишите внизу, где написано «подпись покупателя».

Здесь важна ваша подпись, потому что она делает денежный перевод официальным. Не подписывайтесь на обратной стороне. Эта область предназначена для того, кто ее получает.

5.Сохраняйте квитанцию ​​

Это подтверждение платежа. Храните квитанцию ​​в надежном месте на случай, если позже возникнет проблема.

Когда вы знаете, как правильно делать денежный перевод, у вас есть хороший вариант для перевода денег. В отличие от выписки чека с личного банковского счета или передачи наличных денег, денежный перевод дает вам подтверждение платежа и заверяет получателя в том, что средства гарантированы.

Кассовый чек или денежный перевод: как принять решение

Денежный перевод и кассовый чек могут быть полезны, если вам нужен более безопасный способ оплаты, чем личный чек или наличные, или если у вас нет текущего счета.Но у них есть несколько ключевых отличий.

Самая большая разница между кассовыми чеками и денежными переводами заключается в том, что кассовые чеки лучше подходят для крупных покупок и, как правило, стоят дороже, а денежные переводы бывают меньшими суммами, но дешевле и их легче купить.

Используйте кассовый чек, если …

  • Стоимость вашей покупки превышает 1000 долларов

  • Вы можете позволить себе потратить около 10 долларов на чек

  • Вы иметь банковский счет и доступ к финансовому учреждению

  • Вы хотите немного большей защиты

  • Ваша покупка стоит 1000 долларов или меньше

  • Вы можете позволить себе потратить 5 долларов или меньше на денежный перевод

  • У вас нет доступа к финансовому учреждению — или вам удобнее покупать в другом месте

Вот как решить, что лучше всего подходит для вас.

Когда мне следует использовать кассовый чек?

Кассовые чеки лучше подходят для крупных покупок. Допустим, вы хотите потратить 5000 долларов на подержанный автомобиль, но продавец не принимает личный чек. Если вы не хотите носить с собой большие суммы наличных, вам понадобится другая форма гарантированной оплаты.

В этом случае кассовый чек, который иногда называют официальным чеком, будет лучшим выбором. Многие предприятия не выпускают денежный перевод на сумму более 1000 долларов, но обычно нет ограничений на сумму, которую может покрыть кассовый чек.

С другой стороны, если вам нужно внести залог в размере 500 долларов за квартиру и вы не можете использовать личный чек, денежный перевод будет более разумным, поскольку, как правило, они дешевле.

Некоторые из любимых счетов NerdWallet для бесплатных кассовых чеков

Рейтинг NerdWallet Рейтинги NerdWallet определяются нашей редакционной группой. Формулы оценки учитывают несколько точек данных для каждого финансового продукта и услуги.

в Discover Bank, член FDIC

  • Комиссия кассира по чеку для владельцев счетов: бесплатно

  • Ежемесячная плата за проверку: $ 0

  • Бонусные функции: возврат наличных за покупки

Nerlet рейтинг Рейтинги NerdWallet определяются нашей редакцией.Формулы оценки учитывают несколько точек данных для каждого финансового продукта и услуги.

Прочитать обзор

  • Комиссия кассира по чеку для владельцев счетов: Бесплатно для клиентов премиум-класса

  • Ежемесячная плата за проверку: 12

    долларов США
  • Бонусные функции: Расширенное обслуживание клиентов по телефону

NerdWal рейтинг Рейтинги NerdWallet определяются нашей редакцией. Формулы оценки учитывают несколько точек данных для каждого финансового продукта и услуги.

Прочитать обзор

  • Комиссия кассира по чеку для владельцев счетов: бесплатно

  • Ежемесячная плата за проверку: $ 0

  • Бонусные функции: проценты

Что стоит меньше, a кассовый чек или денежный перевод?

Денежные переводы обычно стоят дешевле. Walmart предлагает одни из лучших цен на денежные переводы, взимая не более 88 центов за суммы до 1000 долларов США при наличии действительного государственного удостоверения личности с фотографией.Почтовая служба США взимает от 1,25 до 1,76 долларов в зависимости от суммы. Банки часто берут около 5 долларов.

Кассовые чеки на любую сумму обойдутся вам примерно в 10 долларов.

Некоторые банки и кредитные союзы не взимают плату за кассовые чеки и денежные переводы для клиентов с определенными счетами.

Что купить проще?

Денежные переводы купить проще. Вы можете купить денежные переводы в почтовых отделениях, некоторых розничных магазинах, банках, пунктах денежных переводов и в других местах.Собираетесь в супермаркет за молоком? Вы также можете забрать денежный перевод на стойке обслуживания клиентов.

Кассовые чеки, с другой стороны, обычно можно получить только в финансовом учреждении, участником которого вы являетесь.

Если вы надеетесь купить любой из них в Интернете, вам не повезет. Эмитенты часто требуют, чтобы вы посетили физическое место, чтобы купить денежный перевод или кассовый чек. Если это не вариант, вы можете попросить получателя разрешить вам отправлять деньги через Интернет.Обычно это бесплатно с банковским счетом, и среди услуг одноранговой передачи Venmo не взимает с пользователей плату за оплату предоплаченной дебетовой картой.

Что безопаснее: денежный перевод или кассовый чек?

Кассовые чеки могут быть немного безопаснее. Если вы потеряли кассовый чек или денежный перевод, или если он был украден, вы можете предпринять шаги, чтобы вернуть свои деньги — как правило, предъявив эмитенту квитанцию ​​и попросив вернуть деньги.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.