Тайм менеджер это: Недопустимое название — e-xecutive.ru

Содержание

основные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Термин дословно переводится как «управление временем».

Речь идет о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на свое усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то «оплачивает» учёбу, карьерный рост или путешествия. Распределяя ресурс своей жизни, мы используем время как инвестицию в проекты, саморазвитие, заботу о здоровье.

Существует много разных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: об избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о методиках грамотного целеполагания и структурирования графика.

Пожиратели продуктивности

Перед прокачкой рабочей скорости нужно в первую очередь избавиться от того, что вас замедляет. Этих факторов немного, но они железобетонно вросли в наш распорядок дня и не желают сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, соцсети и бессмысленная болтовня по телефону.

Все эти факторы не только отбирают драгоценные минуты, но и снижают эффективность, ведь на скорость работы влияют также состояние здоровья и настроение.

Алкоголь, курение, вредная еда, недостаток сна ухудшают способности мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения, создавать идеи.

Еще труднее сосредоточиться после прочтения панических постов в стиле «мы все умрём», которыми пестрит лента. Для работы больше подходит спокойное ресурсное состояние и позитивный настрой. Не зря сейчас постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.

Если хотите понимать, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.

Все перечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отбирают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Расчистите это пространство, сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка надолго «залипать» в соцсетях, то существует ряд приложений, фиксирующих, сколько времени вы проводите в смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но умеют также ограничивать доступ к приложениям. Таких сервисов много на Play Market по запросам «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». По количеству положительных отзывов лидирует приложение StayFree — попробуйте.

Сервисы, контролирующие поведение пользователя, есть и для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome Productivity Owl. Продуктивная сова разрешает посмотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Посещать без ограничений можно только сайты из «белого списка», который настраивает для себя пользователь.

Но если вам нужно много работать с информацией и тотальная блокировка не подходит, есть возможность действовать от обратного — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. К примеру, так работает StayFocusd, который позволяет проводить на запрещенных сайтах ограниченное количество минут.

Прокрастинация

Сложное слово, которое знакомо каждому.

Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.

В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:

  • задача слишком сложная;
  • непонятно, с чего начинать;
  • мы перегрузили себя, не можем работать;
  • мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.

К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, вовремя отдыхать.

Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.

Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.

Неумение отказывать

Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят.

Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…

У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.

Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.

Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить, даже если они очень интересны.

Техники тайм-менеджмента

Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.

Ежедневное планирование

Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.

Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.

Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию.

Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.

Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.

Google Calendar с запланированным графиком

Обязательные условия: ставьте не более четырех важных задач на день и пишите их в порядке срочности. В вечерние часы планируйте отдых. Если считаете, что останется время, допишите несколько небольших подзадач, которые не страшно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Вот, все запланированное сделал, на часах всего десять вечера, можно ещё несколько завтрашних пунктов выполнить». Учитесь отдыхать! Это повышает продуктивность.

SMART

Это система постановки целей, которая превращает размытые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. А абстрактные идеи в понятные задачи.

SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Задачи должны быть Specific (Конкретные), Measurable (Измеримые), Attainable (Достижимые), Realistic (Реалистичные) и Timeable (Определенные во времени).

Например, есть цель: расширить клиентскую базу. В такой формулировке непонятно, с какой стороны за нее браться. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня прозвонить не менее 50 холодных клиентов и получить 5 заказов.

Мы знаем, что конкретно нужно делать — зайти в базу собранных номеров, начать звонить. Измеряем в цифрах — не менее 50 прозвонов и 5 заказов. Достижимость заключается в том, что обзвонить 50 человек в течение дня, уговорив 5 из них на покупку, — посильная работа. Реалистичность означает, что мы планируем процесс, на который способны влиять. Определенность во времени — рабочий день.

Видите, как все стало на свои места. Конкретность в планировании — это уже половина дела для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент.

Закон Парето

Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение вложенного ресурса и полученного результата. Этот закон вывел экономист Вильфредо Парето, заметив, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон применим во многих областях: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли.

Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и сделайте упор на них.

В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или не выполнять вовсе, если они устарели и используются по привычке.

В первую очередь проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете понять, что утренние рассылки по понедельникам дают намного больше результата, чем ежедневный двухчасовой обзвон или запуск дорогостоящей рекламы на популярном канале в YouTube. Это не значит, что нужно сделать рассылки еще по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, которые не приносят эффективного результата, высвободив при этом время для другой важной работы и новых идей.

Матрица Эйзенхауэра

Жил-был солдат по имени Дуайт Эйзенхауэр. Он был таким эффективным, что сначала стал генералом, а потом — президентом США. Именно ему принадлежит авторство матрицы распределения задач по приоритетности, которую часто используют в тайм-менеджменте.

Возьмите листок и ручку, расчертите бумагу так, чтобы получилось четыре квадрата. Рассматривая каждую задачу, ответьте на два вопроса:

  1. Важная ли она?
  2. Срочная ли она?

Пример матрицы Эйзенхауэра

В блок А поместите важные и срочные задачи. К ним относится работа, невыполнение которой прямо сейчас приведет к провалу всего проекта, ухудшению жизни, серьезным проблемам. Сюда же относятся вопросы здоровья. Если что-то болит — бегом к врачу.

В идеале этот блок должен пустовать. При грамотном планировании важные задачи не превращаются в горящие, а делаются не спеша и внимательно. Старайтесь, чтобы дела не переползали в красный квадрат.

В блоке В находится важная, но не срочная работа, над которой можно трудиться спокойно, без паники. Именно этому блоку уделяйте максимум внимания, вовремя выполняйте всё запланированное.

В блок С попадают срочные, но не важные задачи. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.

Блок D — самый приятный, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные дела. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его скарбом: бесконечными переписками в мессенджерах, постоянным заглядыванием в почту, чтением новостей в соцсетях. От таких занятий желательно отказаться или свести к минимуму.

Съешьте жабу на завтрак

Не нужно никого есть — это лишь метафора. Означает, что самое неприятное дело нужно сделать сразу. Это как оторвать пластырь — р-раз, и все.

Когда нависает какая-то неприятная, но очень важная работа, перспектива возиться с ней портит настроение и раздражает. Чем дольше ее откладываешь, тем больше накапливается негатива.

Разделавшись с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, мотивируетесь на дальнейшую эффективную деятельность.

К «жабам» можно также отнести сложные задачи: если не сделать их с утра, то к вечеру просто не останется сил.

Разделяй и властвуй

Разделяй задачу на подзадачи и властвуй над ними — вот что имеется в виду. Особенно это актуально для трудоемких проектов, которые растягиваются на несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент советует разбивать их на короткие этапы. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу. Так можно одолеть даже самую сложную на первый взгляд задачу.

К примеру, вам нужно найти хорошую работу. Выделим список задач в этом непростом проекте:

  • Определить все важные критерии будущей должности: специальность, вид занятости, обязанности, уровень оплаты, возможность профессионального роста.
  • Узнать, как правильно писать резюме по вашей специальности, написать грамотное резюме по всем требованиям.
  • Разослать 50 резюме по объявлениям на специальных сайтах.
  • Найти сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Написать и выслать им письма, даже если нет вакансий.
  • Найти страницы в соцсетях, каналы в мессенджерах, где публикуются вакансии, ознакомиться, разослать резюме.
  • Отвечать на письма и звонки.
  • Делать тестовые задания.
  • Ездить на собеседования.

А теперь спрячьте с глаз долой все эти пункты и оставьте только один: определить критерии работы, которую вы хотите найти. Это же легкотня!

Один мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с выдумкой: создал для себя челлендж. Каждую неделю публиковал на своей странице в соцсети главу. Знакомые ее читали, лайкали, комментировали. Для автора это было хорошим поощрением, а написать одну главу за неделю оказалось не так уж сложно. К концу года получилась большая интересная книга из 52 глав (по количеству недель), которую он напечатал в издательстве.

Эту технику тайм-менеджмента называют также «методом салями». Съесть палку колбасы целиком сложно, а вот если порезать её на кусочки и растянуть на несколько дней — даже не заметишь, куда делась вкусняшка.

Принцип помидора (Pomodoro)

Эта методика была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Главная идея: измерять эффективность работы в помидорах. Но не в тех, которыми украшают пиццу, — речь идет о кухонном таймере, оформленном в виде помидора. Возможно, у вас такой тоже есть.

Таймер-помидор, в честь которого назвали методику

Наш изобретатель был студентом и постоянно прокрастинировал, вместо того чтобы готовиться к экзаменам. Тогда он решил заставлять себя учиться небольшими отрезками: 25 минут интенсивно и сконцентрировано работать, потом 5 минут отдыхать. Все вместе — один получасовой помидор. После четырех рабочих помидоров — один для отдыха.

Если техника приживется, можно фиксировать, сколько помидоров занимает та или иная работа, и продумывать помидорные сеты наперед. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее — выгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для самых важных задач.

Метод помидора подходит тем, кто хочет максимально сконцентрироваться на поставленной задаче, а не сидеть над открытым проектом и мечтать о несбыточном.

Утреннее ускорение

То, с какой скоростью вы начинаете день, определяет его продуктивность. Есть такая техника: утром все делать как можно быстрее. Быстро собираться, принимать душ, идти на автобус. Такой темп сохранится в течение всего дня. Если же утром полчаса рассусоливать над чашкой кофе, день сложится медленным и ленивым.

Ни в коем случае не ходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не объедайтесь в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроем на бодрую и продуктивную деятельность.

Дедлайны для любых задач

Снежный ком нерешенных дел может накапливаться потому, что несрочные задачи мы откладываем на потом. Чтобы этого не происходило, ставьте дедлайны для любых дел, даже если несете ответственность за выполнение только перед собой. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода.

Недоделанные задачи высасывают энергию, поэтому проведите ревизию. Выясните, какие из них актуальны и требуют завершения, а какие пора отбросить. Рассортируйте устаревшие задачи и для действительно важных установите срок исполнения.

10-3-2-1-0

Это не просто набор случайных цифр, а формула, которая поможет правильно соотнести график работы и отдыха.

За 10 часов до сна не стоит пить кофе и другие бодрящие напитки. За три часа прекратите принимать пищу и алкоголь. За два часа до сна отложите всю работу, уделите время отдыху, подготовьтесь ко сну. За час отключите все гаджеты: доказано, что использование электронных носителей перед сном негативно влияет на засыпание. Ноль — это количество раз, которое утром можно отложить будильник на пять сладких минут. Если график построен правильно, это не понадобится. Вы будете вставать с первого раза, бодрые и готовые действовать.

Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, грамотную постановку задач. Попробуйте каждую методику, чтобы понять, подходит ли она именно вам. Обычно в арсенале успешных людей есть несколько техник для использования в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь управлять своим временем!

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Мечтаете добавить в сутки еще несколько часов? Вам нужна не магия, а грамотный тайм-менеджмент. Сегодня это уже не дополнительное преимущество, а обязательный навык для любого специалиста. Рассказываем, как подружиться со временем и успевать больше.

Что такое тайм-менеджмент


Тайм менеджмент — это такое рациональное распределение часов в сутках, чтобы и все успеть, и спать полноценные 7-8 часов, и быть эффективным, и оставаться здоровым. Это навык, который стоит прокачивать постоянно.

Понимание того, что такое тайм-менеджмент и каковы его принципы, позволяет не только достигать целей с минимальными усилиями и в нужные сроки. Но также держать в балансе различные сферы жизни, не жертвуя ни отдыхом, ни общением с родными, ни заботой о собственном здоровье. То есть, тайм-менеджмент — это также о work-life balance.


Как правильно планировать свое время: мифы и реальность


Кто-то считает планирование времени по принципам тайм-менеджмента волшебным лекарством от прокрастинации и лени, билетом в успешную, продуктивную жизнь. Иногда это работает, однако не стоит путать тайм-менеджмент с другими похожими терминами. Потому что в результате возникают вот такие мифы.


Миф 1. Тайм-менеджмент — это распланировать день поминутно

К этому призывают некоторые «гуру» продуктивности, которые на самом деле не понимают основной задачи тайм-менеджмента. Если вы уже тестировали подобную систему управления временем, то знаете, к чему это приводит — к раздражению, повышению тревожности, ухудшению психологического состояния.

Читайте также

👑

Чт., 22/08 Карьера

3 лайфхаки з управління часом від Анни Мазур

Эффективный тайм-менеджмент помогает оптимизировать время, а не помещать себя в рамки, в которых невозможно жить.


Миф 2. Есть универсальные советы по управлению временем, которые подходят всем

На самом деле, тайм-менеджмент — это не про универсальность. Да, есть определенные принципы, правила. Однако их нужно адаптировать под свой стиль и ритм жизни, приоритеты, личные качества, сильные и слабые стороны. А для этого — протестировать несколько техник.

В результате, скорее всего, вы получите новую, уникальную методику планирования времени, которая работает именно в вашем случае.


Миф 3. Тайм-менеджмент не для творческих людей

Такая мысль возникает, когда начинаются разговоры о вдохновении, поисках идей, смыслов, аллюзий. 

В таком случае дело не в тайм-менеджменте, а в профессионализме специалиста. Когда есть сложившиеся правила работы, понимание ее специфики и трудностей, которые могут возникнуть, организация времени является несложным процессом.


Как управлять временем: 5 советов для эффективного тайм-менеджмента


Как управлять временем, а точнее, как не надо, разобрались. Теперь переходим к полезным советам. Главное — помните: все нужно адаптировать под себя. И тогда управление временем станет для вас действительно полезной и эффективной практикой.


Совет №1. Поймите, что время есть

Скорее всего, вы уверены, что у вас нет ни одной свободной минуты. Поэтому успевать больше, найти время на хобби или начать новое дело практически нереально. А вот мы думаем, что даже в самом плотном графике можно отыскать свободные полчаса. Было бы ради чего 🙂

Читайте также

👑

Пт., 31/05 Карьера

Експерименти з часом, увагою та енергією. Навіщо читати «Рік продуктивності» Кріса Бейлі?

Давайте проверим? Нарисуйте таблицу из 7 колонок и 16-17 строчек. Колонки — для дней недели, строчки — для активных часов в сутках (надеемся, 7-8 часов вы спите). Теперь внесите в таблицу все дела на неделю. Указывайте абсолютно все, на что тратите время — даже душ, обед, поход в магазин, дорогу на работу и обратно. Наверняка у вас останутся пустые клеточки — это и есть ваше свободное время. Закрасьте их цветным маркером для наглядности и правильно ими распорядитесь.


Совет №2. Определите свои приоритеты

Тайм-менеджмент не научит вас успевать абсолютно всё. Но это и не нужно. Главное — определить, какие задачи для вас по-настоящему важны. Это первый шаг к эффективному распределению времени.

А чтобы выделить главные задачи, нужно понять конечную цель. В этом поможет пирамида Франклина.

Заполнять ее нужно снизу вверх. Так вы сформулируете глобальные цели, исходя из жизненных ценностей. Генеральный план — исходя из глобальных целей и так далее. И так среди ежедневных задач легко будет выделить те, которые нужны для достижения ваших целей. Они и станут приоритетными.

Еще список дел можно анализировать по матрице Эйзенхауэра.

Распишите задачи на день по квадратам: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные, неважные», «Несрочные, неважные». Дела из квадрата №1 — «Срочные и важные» — ваш приоритет, поэтому их нужно делать в первую очередь.

Задачи из квадрата №2 можно растянуть на несколько дней. В квадрате №3 — то, что нужно делегировать или автоматизировать. А задачи квадрата №4 — просто вычеркнуть из своего списка.

Метод АBC более простой, но не менее эффективный. Разделите задачи на несколько уровней: А — самые важные, B — чуть менее важные и так далее. Можно использовать сколько угодно уровней, но учтите: чем их больше, тем легче запутаться в списке.


Совет №3. Откажитесь от мультитаскинга

На самом деле наш мозг не умеет работать в режиме многозадачности. Когда вы пытаетесь сосредоточиться сразу на нескольких вещах, ему приходится постоянно переключаться. Это, во-первых, снижает скорость работы.

Читайте также

👑

Пн., 15/04 Карьера

Как и зачем использовать канбан-доску для работы

А во-вторых, отнимает больше сил. Поэтому гораздо эффективнее — полностью погрузиться в одну задачу и только после ее выполнения приступать к следующей.


Совет №4. Составляйте списки дел

Обязательно фиксируйте задачи и их дедлайны. Рекомендуем использовать для этого несколько списков:

  • глобальный — с долгосрочными планами и целями;
  • месячный — с задачами на месяц;
  • ежедневный — с четким перечнем дел на день.

Ежедневный список задач на следующий день составляйте каждый вечер. Напротив каждой пропишите цель в соответствии с месячным и глобальным списком. Например: «Написать статью про новые тренды в маркетинге» — «Чтобы пополнить портфолио» — «Чтобы отправить его в тот самый журнал». Глобальный список лучше всего повесить на видном месте для дополнительной мотивации.


Совет №5. Помните, что лучшее — враг хорошего

Перфекционизм может сыграть с вами злую шутку, если не держать его под контролем. Стремление к идеальному результату может вылиться в затягивание сроков, потому что вам никогда не будет хватать времени сделать всё «как надо». Но лучше сделать неидеально, чем не сделать вообще.

Читайте также

5 популярных приложений для тайм-менеджмента, которые помогут структурировать вашу жизнь

Советы по тайм-менеджменту от успешных женщин

Почему мы прокрастинируем и как этого избежать

У нас много крутых вакансий в топовых компаниях на расстоянии одного клика!

Вакансии

Профессия Тайм-менеджер — описание, обязанности, навыки и знания, обучение

Подробности
Обновлено: 22.05.2020 16:44
Автор: Сергей Краковский
Поделитесь в сети:

 

Тайм-менеджером принято считать специалиста по методикам планирования времени.

Содержание:

История профессии


История развития тайм-менеджмента уходит своими истоками в далекие времена. В письме поэту Люцелию римский мыслитель Сенека указал, что необходимо разделять свое время на потраченное с пользой, плохо и впустую. Также он видел необходимость ведения постоянного учета времени в письменном виде. Мыслитель считал уместным оценивать с точки зрения заполненности прожитый определенный период.

Итальянский ученый и писатель Альберти в XV веке утверждал, что люди, которые умеют рационально распределять свое время, добьются успеха в любом деле.

Обязательным условием было соблюдение следующих правил:

  • ежедневно составлять список дел;
  • упорядочивать дела в порядке уменьшения значимости.

Официально термин «тайм-менеджмент» появился в 70-х годах XX столетия. В то время начали активно проводить тренинги, возникли обучающие программы, а ежедневники приобрели небывалый спрос. Первыми, кто ощутил на себе эффект от рационального распределения рабочего времени стали сотрудники крупных авиакомпаний.

Профессия тайм-менеджер претерпела существенные изменения вследствие появления промышленности. Потребность управлять слаженной работой множества людей заставила внедрять методы управления временем. В результате на производствах ввели строгий график, появились смены и расписания.


Особенности профессии


Тайм-менеджмент являет собой отрасль в сфере персонального делового консультирования. Огромное внимание уделяют подготовке квалифицированных сотрудников с навыками тайм-менеджмента на уровне предприятий.

Сфера компетенции этих профессионалов включает в себя анализ показателей производительности коллектива в зависимости от распределения временных ресурсов. Разработка стратегических мер на основе полученных данных затронет рабочие графики, систему распределения выходных и отпусков, а также ― поможет оперативно выявить факторы нерационального расхода времени.


Обязанности


Тайм-менеджер ― это специалист, основной задачей которого является оптимизация распределения времени с учетом доступных технологических возможностей, потребностей конкретной личности или всего коллектива.

Должностные обязанности включают в себя:

  • планирование и фиксацию занятости сотрудников в проектах фирмы;
  • контроль сроков исполнения задач по проекту;
  • участие во внутренних совещаниях вверенного подразделения;
  • коммуникация со смежными подразделениями по вопросам реализации проектов.

Важные качества


Необходимые качества, которыми должен обладать Тайм-менеджер:

  • организованность;
  • ответственность;
  • точность;
  • внимательность;
  • хорошая память;
  • аналитический склад ума;
  • коммуникабельность;
  • стрессоустойчивость.

Навыки и знания


Профессия тайм-менеджер требует умения расставлять приоритеты. Это позволяет делать лишь нужную работу, не отвлекаясь на мелочи. С целью правильного распределения рабочей активности уместно использовать закон Парето.

Он гласит, что 80% результата получается лишь из 20% усилий, которые необходимо направить на реализацию приоритетных задач. Залогом продуктивной деятельности является умение считать время. Каждый час должен быть потрачен с пользой.

Специалист должен знать основные методики тайм-менеджмента, и грамотно донести их суть широкой аудитории. Знание иностранного языка и азов психологи открывает более широкие перспективы для трудоустройства.


Перспективы и карьера


Тайм-менеджер ― это специалист, спрос на услуги которого неуклонно возрастает в бизнес-среде. Он проводит мастер-классы, показные занятия, занимается разработкой методических рекомендаций, примерных графиков работ, хронометража трудовых операций. Дополнительно, специалист может выступать в роли эксперта, сотрудничая с определенной организацией.

Данная профессия предусматривает возможность трудоустройства в консалтинговые компании, центры профессиональной подготовки, бизнес-школы, фирмы с особо крупным штатом сотрудников.


Обучение


Претендент на должность тайм-менеджера должен получить высшее образование в сфере менеджмента. Дополнительно, необходимо наличия опыта в управлении персоналом. Совершенствовать навыки можно путем посещения тренингов, где обучают азам искусства управления собственным временем.

Поделитесь в сети:

Тайм-менеджмент или управление временем

Тайм-менеджмент — дословно, управление временем. Однако, согласитесь — управлять временем невозможно. Время необратимо и запас его ограничен, человек сам должен  подстраивать свою жизнь и работу под течение времени.

Есть интересный фантастический фильм «Время» (The Time), в котором люди будущего после 25 лет больше не старели, но с помощью вживленного чипа за все расплачивались временем. В буквальном смысле: на часах под кожей шел обратный отсчет оставшегося времени жизни. Временем расплачивались и за продукты, товары и услуги. Пополнялось оставшееся время за счет заработной платы, а также его можно было передавать от человека человеку. У богачей  на счету могли быть сотни лет, а у бедняков и рядовых госслужащих — всегда оставались считанные дни и часы. В таких жестких условиях эффективный тайм-менеджмент являлся жизненной необходимостью. У того, кто не мог заработать время или взять его в кредит, часы обнулялись и одновременно заканчивалась и жизнь.

Хорошо, что мы не живем в этом придуманном мире. Но, тем не менее, для каждого руководителя умение распределять свое рабочее время является одной из важнейших компетенций. Потому что рабочего времени всегда не хватает. В результате, проекты не выполняются в срок, часть дел откладывается «на потом» и не выполняется совсем. Природа людей такова, что они всегда стараются сначала сделать работу, которая им более приятна, а неприятные дела, например, «холодные звонки» отодвигают. Мотивируется это тем, что «всегда есть более важные дела» и «все равно всех дел не переделать», потому что работы слишком много. Проблемы эти стандартны для всех компаний, поэтому давно разработаны решения по управлению рабочим временем — тайм-менеджмент.

Стандартный подход к тайм-менеджменту известен. Сначала проводится анализ использования рабочего времени. Затем составляется план использования рабочего времени. Согласно принципу Паретто, для выполнения 80% дел достаточно 20% рабочего времени. Поэтому важно правильно расставить приоритеты. Для расстановки приоритетов обычно пользуются ABC-анализом или ускоренным методом Эйзенхауэра. Эйзенхауэр предложил делить все дела по приоритетности таким образом:

А. важные и срочные;

В. важные, но не срочные;

С. не важные, но срочные;

Д. не важные и не срочные.

Все дела сначала записываются на бумаге, расставляются по приоритету, как указано выше, и в этом порядке выполняются. И, наконец, производится контроль за выполнением плана. Одним словом, как советовал Марк Твен, с утра надо сделать все неприятные дела, и тогда остаток дня пройдет легко и приятно.

Но стандартный подход к тайм-менеджменту имеет критический недостаток: он не является системным подходом. Да, традиционный тайм-менеджмент может измерить в секундах время, необходимое на выполнение одной операции; высчитать, сколько процентов рабочего времени уходит на личные дела; предположить, какие дела кажутся более приоритетными, чем другие. Но он не может ответить, как все это влияет на главную цель предприятия — ускорение процесса зарабатывания денег, и какова конкретная роль (обязанности) каждого работника и менеджера в этом процессе.

Например, для производственных предприятий общепринят такой подход: эффективное производство должно иметь максимальную загрузку оборудования и персонала. Чем выше процент загрузки, тем эффективнее производство. Для анализа использования рабочего времени используется среднесписочная численность работников предприятия. После сопоставления рабочего времени за аналогичный период с фактически отработанным временем выявляются суммарные потери рабочего времени. Затем разрабатываются мероприятия по сокращению непроизводительных потерь, скажем, на 0,2 час в день, и внедряются в жизнь. Как отразится сокращение потерь рабочего времени на 12 минут в день на прибыли предприятия? Ответа нет, потому что мы не знаем, почему завод в настоящее время не может выпускать продукции больше!

Возможно, производительность труда вовсе не является ограничением этого предприятия, и производство не загружено на полную мощность? В таком случае, понятно, что никакого увеличения прибыли мы не получим.

Рассмотрим другой вариант, когда рынок не является ограничением для данного завода. Он может потребить все продукцию, которую способен выпустить завод, и даже больше. Даст ли в этом случае среднее сокращение потерь рабочего времени по заводу на 12 минут увеличение выпуска продукции? Может даст, а может нет! Потому что мы не знаем, на каком участке находится наше ограничение. И сокращать среднее время потерь по заводу, это все равно что измерять среднюю температуру по больнице.

Теория ограничений (ТОС) предлагает другой подход. Сначала нужно определить ограничение предприятия, решить как максимально использовать это ограничение. Затем подчинить ограничению работу всего предприятия и повысить пропускную способность ограничения.

Предположим, что продукция завода проходит последовательно обработку на 5 станках. Станки имеют производительность, соответственно, 21-20-14-21-17 деталей в смену. Ограничением системы в данном случае будет станок №3. Именно он и будет задавать общую производительность завода — 14 деталей в смену и ни одной больше. Поэтому какой смысл загружать на 100% остальные станки? В этом случае перед станком №3 ежедневно будет оставаться горка необработанных деталей. К концу месяца эта горка превратится в огромную гору «незавершенки». И в этой горе будут «заморожены» оборотные средства, потрачены ресурсы предприятия, которые могли бы быть направлены на другие цели.

Именно в этом состоит задача руководителя — найти ограничение и подчинить ограничению всю работу своего завода — направить все силы на бесперебойную работу станка №4. Этот станок не должен испытывать дефицита деталей (перед ним всегда должен быть необходимый запас заготовок на непредвиденный случай — «буфер»). Он не должен простаивать ни одной минуты (рабочие с других станков по очереди могут подменять рабочего станка №3 на время обеда, №3 должен обслуживаться и переналаживаться в первую очередь). Выходящие из №3 детали должны обрабатываться на станке №4 с особым вниманием, чтобы не допустить брака и т. д. Конечно, каждый руководитель любого уровня завода должен теперь знать, что главная задача — бесперебойная работа станка №3. И тогда он сможет правильно расставлять приоритеты в своей работе и работе своих подчиненных.

Вам кажется, что производственные примеры не для вас? В этой статье можно узнать, как с помощью инструментов ТОС удалось высвободить время руководителей интернет-проектов, увеличить количество одновременно выполняемых проектов и добиться повышения прибыли компании.

Таким образом, тайм-менеджмент с точки зрения Теории ограничений не ограничивается хронометражем рутинных повседневных дел. ТОС позволяет определить роль менеджера в структуре предприятия и наиболее важные функции на каждом этапе цикла управления. Только важными делами менеджер должен заниматься. Все несущественные, с точки зрения достижения главной цели, дела необходимо делегировать подчиненным. Даже если менеджеру кажется, что он сам справится с этим гораздо лучше. И тогда можно навсегда забыть об «утренней лягушке»!


Еще рекомендуем

Тайм-менеджмент, управление временем — CrocoTime

Повелевать временем хотят многие. Успевать больше, уставать меньше, повышать свою эффективность, получать высокие результаты. Бизнесмены, фрилансеры, удаленщики и рядовые сотрудники едва ли не проповедуют тайм-менеджмент, как новую религию. В чем суть, насколько реально управлять временем и какие хитрости есть – будем разбираться в этой статье.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это, в первую очередь, осознанный подход к организации своего времени. Главная цель – больше успевать в единицу времени и разумно расходовать ресурсы.

С точки зрения психологии, принято различать два вида тайм-менеджмента: простой и системный. Если отойти от теории и “приземлить” тайм-менеджмент до уровня одного человека, то простой – это организация труда конкретного сотрудника на его рабочем месте, а системный – это повышение эффективности во всех сферах жизни, на уровне целой компании, одним словом, масштабное применение, которое больше похоже на философию.

И если кажется, что управление временем придумали современные, загнанные скоростью жизни люди, то это далеко не так. Еще 2000 лет назад римский философ Сенека осознал, что все время можно разделить на 2 условные категории: проведенное с пользой и прожитое с удовольствием. И далеко не всегда эти часы совпадают. Тогда же он предложил фиксировать каждую минуту времени, чтобы потом, спустя три месяца, подводить итог – подсчитывать, сколько же часов проведено праздно, а сколько – продуктивно.

Так рождались техники тайм-менеджмента, число которых на сегодня доходит до двух десятков.

Топ-5 популярных техник по тайм-менеджменту

  • “Правило 1-3-5”

Суть этого правила в том, что в течение одного дня можно выполнить ограниченное количество задач, при этом учитывая их сложность. Распределяются они так: 1 крупная, 3 средних и 5 мелких. Всего девять, не больше и не меньше.

  • “Метод Помидора”, или “Система 25 минут”

Эту технику в конце 1980-х придумал итальянский студент Франческо Чирилло, который, готовясь к экзаменам, устанавливал себе время на изучение экзаменационного вопроса с помощью кухонного таймера. Это приспособление было в форме помидора, отсюда и появилось название техники.

Суть ее в том, чтобы работать равными промежутками времени, давая себе определенное количество отдыха. На один цикл непрерывной работы отводится 25 минут, после чего делается пятиминутный перерыв. После 4 таких циклов наступает время получасового отдыха.

Смысл метода – разбить скучную, монотонную работу на отдельные части. Так большое дело воспринимается легче.

  • “Правило лягушки”

Автор техники – мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси – называет “лягушками” дела, которые важно и обязательно нужно выполнить, но постоянно откладываешь на потом, потому что они вызывают отвращение, словно земноводное.

Трейси рекомендует «съесть лягушку на завтрак» – выполнить такое дело в первую очередь, чтобы потом не испытывать негативных эмоций.

  • “Способ 10 минут”

Этот способ позволяет договориться с самим собой. Когда нужно приниматься за работу, но никак не хочется, можно сказать себе: “Я начну сейчас, поработаю всего 10 минут, а потом буду отдыхать”. Скорее всего за эти 10 минут удастся уже втянуться, и дальше пойдет работа по накатанной.

Этот способ изобрел эксперт в области производительности Марк Форстер. Он предлагает вносить все дела один длинный список. Каждый день просматривать его и выбирать те, что нужно сделать срочно, здесь и сейчас, а потом приступать к тем, что больше по душе. По такому принципу нужно действовать ежедневно.

Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Социологи из “Фонда общественного мнения” выяснили, что планированием пренебрегает большая часть жителей России:

  • 24% россиян вообще ничего не планируют;
  • 41% – составляют краткосрочные планы;
  • 16% – используют долгосрочное планирование.

Такое отношение к вопросу постановки целей, управления временем и делами объясняют и неуверенностью в завтрашнем дне в масштабах страны, и неумением применять принципы тайм-менеджмента, которые обрастают мифами.

1 Существует универсальные системы, которые подходят абсолютно всем.

Всем хочется получить “волшебную таблетку”, которая сиюминутно наладит жизнь. А здесь – речь идет о менеджменте, он же штука универсальная. Плюс ко всему огромное количество книг транслирует мысль, что вот оно, берите и пользуйтесь – будет счастье.

К сожалению, это далеко не так. Тот или иной подход к организации времени встраивается в жизнь человека, меняет ее. И если от этого некомфортно или результатов нет, то значит, это не та система.

Если рассмотреть различные подходы к управлению временем в деталях, то становится понятно, что каждый из них в основу берет какой-то один принцип. Но он может быть сам по себе неэффективным для конкретного человека. Это тот случай, когда в теории все выглядит замечательно, а на практике – неприменимо из-за особенностей характера, например. Да, записывать каждый час-два, чем занимался, чтобы посмотреть, куда уходит время и в какие часы ты наиболее продуктивен – вполне себе хорошее начинание. Только не каждый сможет помнить о необходимости записать.

2 Тайм-менеджмент не работает.

Этот миф вырастает из предыдущего. “Я пробовал составлять списки дел, но ни разу их не выполнял”. Это всего лишь значит, что такая система к организации времени не подходит. И нужно попробовать другой. А возможно, совместить несколько, найдя наиболее комфортный и эффективный вариант.

3 Управление временем – это главное.

Здесь явное смещение акцентов. Управлять временем – это не главное, главное – насколько эффективно его используют. Можно написать список из 15 дел на день и даже все их выполнить. Но они ни на шаг не приблизят к главной цели. Другой вариант – когда человек берет на себя слишком много. И здесь управление временем – это скорее управление нагрузкой, умение расставлять приоритеты и делегировать.

Системы управления временем

Каждая техника чаще всего затрагивает один из основных принципов тайм-менеджмента:

  • мотивация,
  • декомпозиция,
  • структурирование,
  • планирование,
  • расстановка приоритетов,
  • самодисциплина.

Но система – это целостный подход к управлению временем, который включает в себя не одну технику, а их комбинацию. Система помогает не просто напомнить о необходимости выполнения той или иной задачи, а показывает, как сделать это максимально эффективно.

Одним из первых системный подход предложил известный американский политический деятель, общественник, писатель и журналист Бенджамин Франклин.

  • Пирамида Франклина

В основе подхода лежит принцип декомпозиции, когда большая цель раскладывается на мелкие составляющие, вплоть до ежедневных небольших задач, которые в итоге приводят к достижению глобальной цели.

В основе всего, по Франклину, лежат жизненные ценности. Это фундамент пирамиды. Всего в этой ступенчатой модели достижения целей 6 структурных шагов:

  1. Выбор 1-2 основополагающих жизненных ценностей, из которых вытекает постановка основной жизненной цели.
  2. Глобальная цель формируется на основе тех самых ценностей. Отвечает на вопрос: “Чего я хочу достичь к N годам?”.
  3. Генеральный план – “Что нужно сделать, чтобы достичь того, что хочу реализовать к N годам?”
  4. Долгосрочный план – “Какие шаги нужно предпринять в ближайшие 3-5 лет?”
  5. Краткосрочный план – это задачи на ближайший год/полгода/три месяца/месяц.
  6. Ежедневное планирование. Это мелкие задачи, выполнение которых ведет к достижению глобальной цели.

Это достаточно универсальный метод, который подчиняет себе всю жизнь человека.

Среди систем выделяются и другие:

  • Матрица Эйзенхауэра

Этот метод придумал 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Его подход к организации времени заключается в распределении дел по степени важности. Сначала нужно записать все дела в один список, а затем распределить по 4-м категориям:

  1. важные и срочные;
  2. важные, но несрочные;
  3. несрочные, но важные;
  4. несрочные и неважные.

Метод помогает определить, чем заняться в первую очередь, а что можно отложить на ближайшее или отдаленное будущее.

  • Метод Айви Ли, или Метод Шваба

В названии метода фигурируют два имени, поскольку история создания подхода объединяет двух людей.

Американский журналист Айви Ледбеттер Ли разработал этот метод для промышленного магната и владельца крупнейшей металлургической компании в Америке Чарльза Шваба.

Суть метода основывается на расстановке приоритетов в списке дел. Пошагово выглядит это так:

  1. В конце каждого дня нужно составить список дел на завтра. Максимальное количество пунктов в списке – 6.
  2. Затем расставить задачи по степени важности.
  3. Выполнять поставленные задачи нужно строго в определенном накануне порядке, не отступая ни на шаг.
  4. В конце дня составить новый список. Если остались незавершенные задачи, то внести их первыми и потом дополнить до максимального количества новыми задачами.
  5. И так каждый день.

Метод оказался настолько действенным, что Чарльз Шваб заплатил за эту методику Айви Ли 25 тысяч долларов.

  • Метод Хронометража.

Этот метод принадлежит отечественному гуру тайм-менеджмента, основателю компании “Организация времени” Глебу Архангельскому.

В основе лежит мысль Сенеки о продуктивно и непродуктивно проведенном времени. Архангельский разделяет систему организации времени на два этапа:

1 – это узнать, на что же тратится время. Для этого нужно как минимум несколько недель уделить фиксации временных затрат: каждые 1-2 часа записывать, на что они ушли. Дела, выполнение которых отнимает до 5 минут, можно не записывать;

2 – это проанализировать свои записи. Для этого нужно определить, насколько эффективно были потрачены те часы. Например, внести пометки: время потрачено эффективно; время потрачено с пользой, но неоптимально, время потрачено впустую и т.д.

После этого автор методики предлагает увеличить промежутки эффективной траты времени и сократить праздные или не самые продуктивные часы. Когда такой анализ дойдет до автоматизма, результат будет очевидным.

Инструменты для повышения эффективности каждого сотрудника

Тайм-менеджмент – важный шаг для повышения эффективности каждого сотрудника. Какую бы систему не выбрал работник, есть универсальные инструменты, которые позволяют быть максимально продуктивным:

  • учет биологических часов.

Это важный момент в применении тайм-менеджмента. У каждого человека свой биологический ритм, есть часы, которые сотрудник готов “свернуть горы”, есть – минуты упадка сил и концентрации. Вспомните, как трудно начать работу над важным делом с утра, если ты “сова”, зато в вечерние или даже ночные часы такие люди справляются с задачами гораздо быстрее и эффективнее;

  • умение говорить “нет”.

Взваливать на себя слишком многое – плохой вариант. Это неминуемо ведет к выгоранию. Помните, что суть тайм-менеджмента не в том, чтобы делать как можно больше, а в том, чтобы уметь распределять нагрузку и расставлять приоритеты;

  • выполнение однотипных задач подряд.

Если в течение дня нужно сделать ряд похожих дел, делайте их подряд. Дело в том, что с каждым разом требуется все меньше усилий на выполнение однотипных манипуляций, а вот переключение с задачи на задачу отнимает, как правило, больше времени;

  • стремление к автоматизации.

Всегда старайтесь упростить выполнение рутинных задач. Используйте все возможные способы. Например, если в числе дел стоит немедленное реагирование на входящие электронные письма, настройте уведомления.

Автоматический учет рабочего времени

Автоматический учет рабочего времени – это способ, который открывает широкие возможности для управления задачами, ресурсами и собственными часами и минутами.

Первое, что дает автоматизированный учет – это ясную картину использования времени. Любое планирование должно начинаться с понимания, где в работе часы теряются впустую или расходуются малоэффективно. Рассмотрим на примере системы учета рабочего времени CrocoTime, как происходит подготовительный этап к принятию той или иной техники тайм-менеджмента:

  • программа устанавливается на рабочие машины сотрудников;
  • агент CrocoTime собирает статистику занятости в рабочие часы;
  • по итогам дня программа “выдает” фотографию – наглядную схему, где видно не только, чем занимался человек, но и насколько эффективным была каждая минута его времени. Таймлайн покажет, в какие часы продуктивность зашкаливала, в какие – сотрудник никак не мог собраться;
  • посмотреть готовую статистику может не только руководитель. Это было бы нечестно. В программе есть возможность открыть итоговые данные и для самого сотрудника, чтобы он мог видеть свои показатели, сделать выводы, перестроить свою работу.

Тайм-менеджмент, в частности, фокусируется и на снижении отвлечений. Списки дел составляют не ради того, чтобы они были, а для того, чтобы задачи выполнять. И здесь объективную картину снова поможет увидеть автоматическая система учета рабочего времени. Более того, это один из самых действенных инструментов реального снижения количества отвлекающих моментов. Например, в CrocoTime можно:

  • увидеть детальную статистику по интернет-ресурсам и приложениям, которыми пользовался сотрудник – заходил на профильные сайты или сёрфил в поисках подарков на ближайший праздник;
  • сделать тонкие настройки для каждого отдельного человека или для отдела/подразделения в компании. Важный момент: программа не “причесывает всех под одну гребенку”, ведь тот же поиск подарков для менеджера отдела внутренних коммуникаций, который занимается подготовкой презентов для сотрудников и клиентов, будет делом профильным, а вот для инженера, который должен работать над техническими проектами – отвлечением.

Одним словом, автоматическая система учета рабочего времени – это один из самых современных инструментов тайм-менеджмента, которая помогает:

  • сосредоточиться на работе,
  • игнорировать отвлекающие факторы,
  • придерживаться намеченных планов,
  • отказаться от рутинных заполнений отчетов о потраченных часах,
  • видеть собственную продуктивность и эффективность работы компании.

Какой бы метод или систему тайм-менеджмента вы не выбрали, придерживаться основных постулатов, гибко подстраивать управление временем под себя и видеть динамику изменений в работе и жизни поможет автоматическая система учета рабочего времени. И в этом плане CrocoTime уже зарекомендовала себя среди клиентов, число которых превышает 700 в России и зарубежом.

лучшие методы по управлению временем

 

Что такое тайм менеджмент

 

Сегодня о тайм менеджменте говорят много. А любое «много» приводит к инфляции понятия. Попробуем разобраться, что такое такое управление временем и почему оно так важно.

Для начала важно понять, что «управление временем» — это фигура речи. Управляет человек собой, материальными предметами, животными, программами, другими людьми, но не временем в физическом смысле этого слова.

По Аристотелю, время — мера движения. Исходя из такого понятия, можно сказать, что тайм менеджмент (time management) — это методология ускорения движения к своим долгосрочным целям. Итого, у нас есть 3 обязательные элементы тайм менеджмента.

Долгосрочная цель. Наша жизнь по умолчанию уже заполнена какими-то действиями и бездействиями. Краткосрочные цели часто можно достигать на автомате, не особо анализируя на что уходит время. Но когда человек ставит долгосрочную цель, он приходит к необходимости оценивать, чем заполнена его деятельность. Необходимость эта возникает из-за понимания ограниченности своего времени.

Движение. Поставив цель, человек разбивает её на какие то элементы и начинает двигаться к ней. У многих людей есть долгосрочные цели. Много людей к ним двигаются. Но лишь небольшая часть трепетно относится к своему времени и ищет методы ускорения своего движения.

Методология ускорения. Правильная методология ускорения движения лежит где то между моделью поведения робота, который всё делает по расписанию и ребенка, который ничего не планирует и живет в постоянном сейчас. Сегодня эта методология усовершенствуется. Наука всё больше уточняет условия, в которых человек продуктивен и какие ограничения тела, мозга мы не можем перепрыгнуть, как бы нам не хотелось. Из этого пространства вариантов и рождаются правила о том, как максимально эффективно двигаться к достижению своих целей, не ослабляя своего здоровья.

Давай посмотрим на некоторые из таких правил. Советы взяты с блога Toggle.

 

Если ты хочешь усовершенствовать свои навыки управленческого планирования, попробуй 2-х месячный курс по тайм менеджменту от Александра Фридмана.

 

Советы по управлению временем

 

1. Проведи аудит времени

Во-первых: начни с выяснения того, куда уходит твое время в течение дня. Часто существует большая разница между твоим субъективным временем и реальностью. Скачай приложение для управления временем и отслеживай всё, что ты делаешь в течение недели. Затем сядь, загрузи отчеты и оцени их.

Используя эти данные, ты можешь легко найти области, которые нуждаются в улучшении. Например, ты можешь проводить слишком много времени сидя на непродуктивных встречах или занимаясь низко приоритетными задачами. Это подводит нас к следующему совету.

 

2. Ставь цели для каждой встречи

Обдумывай и устанавливай четкую цель перед началом встреч. Так, твоя команда будет тратить меньше времени, возвращаясь к работе, как только вы достигнете своей цели.

 

3. Установи временные ограничения на выполнение заданий

Посмотри на распорядок своего рабочего дня и определи задачи, на выполнение которых требуется больше времени, чем ты ожидаешь. Установив временные ограничения для таких пунктов, ты будешь лучше фокусироваться и работать более эффективно.

Если ты всё еще выходишь за эти временные рамки, тогда нужно изучить свой рабочий процесс и устранить небольшие потери времени (незапланированные перерывы).

 

4. Запланируй свою неделю в воскресенье

Начало работы с планом на неделю поможет тебе сконцентрироваться на приоритетах. Ты можешь легко перейти от своего беззаботного образа мыслей выходного дня к продуктивному утреннему «рабочему мозгу» в понедельник. Для этого потрать несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Чтобы избежать прокрастинации, разбивай еженедельные цели на ежедневные задачи. В результате тебе нужно будет только взглянуть на этот список во время работы.

Помни — твоя энергия и уровень креативности колеблются в течение недели. Запланируй низкоприоритетные и легкие задачи на понедельник. Во вторник и среду выполняй творческие и сложные задания. Запланируй встречи на четверг, когда энергия твоего рабочего коллектива начнет падать. Используй пятницу для планирования и общения.

 

5. Составь ежедневный план

Используй первые 30 минут дня для создания ежедневного списка дел, соответствующего твоему недельному плану. Запиши элементы списка так, как будто ты их уже завершил. Вместо «Отправить отчет руководителю проекта» напиши «Отчет руководителю проекта отправлен». Этот маленький трюк даст тебе дополнительный импульс мотивации.

 

6. Добавь «список выполненных заданий» в свой список дел

Иногда в течение дня всплывают неожиданные задачи. Запиши их в отдельный список рядом со своими задачами для дополнительного удовлетворения в конце дня.

В воскресенье пересмотри свои достижения за предыдущую неделю и поздравь себя со своими успехами. Подобные проверки выполненных заданий увеличат твою уверенность в себе и помогут тебе составить расписание на следующую неделю.

 

7. Делай самые важные и сложные задачи в первую очередь

Большинство из нас считают первый час работы наиболее продуктивным — обязательно используй его с умом! Как ни странно, тебе легче сосредоточиться тогда, когда твой мозг еще не полностью проснулся. Загрузка мозга имеет меньше избыточной энергии для мечтаний и заботы о других задачах.

 

8. Заблокируй отвлекающие факторы

Используй функцию компьютера «Не беспокоить» при работе над приоритетными задачами. Сфокусируй свое внимание, работая только на одном мониторе и открывая только одно рабочее окно. Автономный режим тоже может быть вариантом, но давай не будем заходить так далеко.

 

9. Не пытайся сделать всё сразу

Исследователи опровергли миф о многозадачности. Если ты считаешь, что можешь делать много вещей одновременно и качественно, тогда ознакомься с этой статьей.

 

10. Не жди вдохновения — делай всё сейчас

Некоторые художники ждут вдохновения, чтобы произвести впечатление. Некоторые писатели сидят без дела, ожидая, когда придет муза. Бизнесмены не занимаются серьезными делами, если они не в идеальной рабочей обстановке.

Но с осознанностью тебе не обязательно ждать “нужного” момента для начала работы. Обрати внимание на мысли и чувства, которые возникают во время работы, с внешней точки зрения. Не позволяй им управлять твоими действиями.

Признай свои эмоции и мечты и отпусти их. Начни выполнять задания, даже если ты чувствуешь себя неуверенно, доверься своей мотивации и иди к своей цели.

 

11. Не стремись к совершенству

Когда всё должно быть идеально, может ли что-либо быть достаточно хорошо? Наверное, нет.

Чтобы стать непревзойденным, ты должен постоянно терпеть неудачи и учиться на своих ошибках. Рассматривай каждую попытку как эксперимент — ценный шаг в твоем путешествии, независимо от результата.

Вместо того, чтобы предаваться перфекционизму, держи общую картину в уме. Сосредоточься на своих приоритетах, а не на мельчайших деталях твоей работы. Решай самые важные задачи из твоего списка дел и не беспокойся о мелочах.

 

12. Расписание перерывов между задачами

Человеческий мозг может фокусироваться на чем-либо только около 90 минут за раз. Планируй перерыв как минимум каждые 90 минут, чтобы избежать выгорания и поддерживать высокую производительность в течение дня.

 

13. Используй время ожидания с максимальной отдачей

Это происходит со всеми: мы ждем в очередях, залах ожидания, терминалах аэропорта, вокзалах и т. д.

Ответь на электронные письма на своем телефоне, ответь на пропущенные звонки, разомнись / займись спортом, отдохни или помедитируй. Носи с собой книгу и читай. Слушай подкасты на телефоне. Не позволяй неожиданным очередям застать тебя врасплох.

 

14. Приведи в порядок свою электронную почту

Люди с захламленными почтовыми ящиками тратят на электронную почту гораздо больше времени, чем другие.

Лучший способ ускорить общение по электронной почте и тратить меньше времени на излишние сообщения — организовать почтовый ящик.

Gmail предлагает целый ряд функций, которые помогут тебе лучше управлять своей электронной почтой. Если ты используешь другой клиент, подумайте о переходе на Gmail.

Несколько советов, как можно увеличить свою эффективность в работе с почтой:

  • Архивируй электронные письма, которые могут содержать важную информацию, но не требуют немедленного ответа.
  • Создавай удобные ярлыки, такие как СРОЧНО, ОЖИДАНИЕ, НУЖНО ОТВЕТИТЬ.
  • Используй фильтры для автоматического назначения меток входящей почте на основе отправителя или другой содержащейся в них информации / ключевого слова.
  • Ты даже можешь пометить все рекламные рассылки ярлыками, выбрав фильтр отписки для каждого письма.
  • Включи функцию “Стандартные ответы” и создавай шаблоны из электронных писем, которые ты отправил более двух раз. Ты можешь настроить их перед отправкой, но наличие общего плана перед началом процесса значительно ускорит его.

 

15. Тренируй разные отделы своего мозга

Занимайся хобби, чтобы задействовать те части своего мозга, которые ты не используешь на работе. Ты будешь решать проблемы быстрее и проявлять больше творческих способностей.

Время, проведенное за пределами зоны комфорта, приводит к успеху. Если ты юрист — учись танцевать. Если ты пианист — займись боевыми искусствами. Если ты разработчик программного обеспечения, выходи на улицу и общайся с людьми.

 

16. Чаще занимайся спортом

Спорт поможет тебе справиться с повседневными стрессами. Исследователи показали, что короткие и интенсивные тренировки могут быть столь же полезны, как и более длительные. Выдели немного времени для коротких тренировок — по крайней мере, раз в два дня.

 

17. Правильно спи

Ученые выяснили, что  если меньше спать, для того, чтобы создать больше времени, ориентированного на решение задач, то это может привести к неприятностям. Уставшие люди начинают прокрастинировать и легко отвлекаются. Спи хотя бы по восемь часов каждые сутки.

 

18. Используй календарь

Календарь может быть полезен для более важных вещей, чем просто планирование встреч. Используй свой календарь, чтобы следить за сроками, выделять время для целенаправленной работы и автоматически добавлять места к событиям. Возьми на себя ответственность за свое время. Если ты считаешь, что запланированная запись не будет способствовать продвижению твоего плана на день, просто отмени её.

 

19. Составь план отдыха

Выберись из колеса хомяка, проведи некоторое время в тишине и выключи свой «рабочий мозг». Ты будешь удивлен тем, насколько положительно тишина может влиять на твои творческие процессы. Медитация поможет тебе по-новому взглянуть на свою работу.

 

20. Научись говорить нет

Твое время драгоценно. Не трать его на людей и проекты, которые не соответствуют твоей миссии и целям. Вместо того, чтобы автоматически принимать приглашения и предложения, скажи: «Я проверю свое расписание и перезвоню вам». Эта простая фраза даст тебе время оценить предложения и принять правильное решение.

 

21. Делай всё заблаговременно

Используй тот же подход и в отношении сроков. Будь готов предоставить свою работу на один день раньше срока.

 

22. Не отвечай на телефонные звонки только потому, что он звонит

Не отвечай на электронные письма автоматически сразу после их получения. Во время перерывов в работе, выдели несколько минут для электронной почты и разговоров по телефону. Избегай перебоев при работе над задачами, которые требуют высокой степени фокусировки.

 

23. Преврати свою систему в привычки

Формируй привычки, вытекающие из вышеперечисленных идей. Практикуй эти советы по управлению временем и постарайся усвоить образ мышления о производительности. Установи разумный график, которого ты сможешь придерживаться длительный срок (не менее месяца). Через некоторое время твои ежедневные и еженедельные привычки станут автоматическими.

 

24. Забудь о вредных привычках

Установи расписание и придерживайся его. Следуя этому плану, ты естественным образом избавишься от своих старых, непродуктивных привычек.

 

25. Хорошо проводи время, несмотря ни на что

Не зацикливайся на том, чтобы вычеркнуть все пункты из своего списка дел. Наслаждайся каждым днем ​​с соответствующим балансом между работой и личной жизнью. Сверхурочная работа сегодня не стоит непродуктивного, сожженного завтрашнего дня. Работай стабильно и оставайся в своем лучшем ритме. Спешка с выполнением задач снижает качество работы и создает стресс.

Онлайн обучение >> курсы по менеджменту, курсы по продакт-менеджменту, курсы по проджект-менеджменту, курсы по тайм-менеджменту, курсы по лидерству, курсы по антикризисному управлению, курсы по бизнесу, курсы по переговорам, курсы по продажам.

Связанные материалы >> типичные ошибки предпринимателя, стили руководства в менеджменте, софт скиллс, деловой этикет, кто такой предприниматель, кто такой HR менеджер, кто такой рекрутер, кто такой продакт менеджер, кто такой проджект менеджер, продуктовая аналитика, продуктовая стратегия, продуктовое мышление, продакт менеджмент, проджект менеджмент, регулярный менеджмент, профессиональный менеджмент, тайм менеджмент.

что это такое и какие основные техники?

Очень часто можно услышать, как кому-то катастрофически не хватает времени. Они бы все успевали делать, если бы в сутках было на два-три часа больше. При этом, встречаются люди, которые спокойно управляются со своими задачами, даже успевая помогать другим. Почему так? Ведь и у первых, и у вторых в сутках по 24 часа. На этот вопрос отвечает тайм-менеджмент. Что это такое? Каким образом можно научиться управлять своим временем? Существуют ли эффективные методы, помогающие рационально жить и плодотворно работать?

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это искусство управления временем. Он включает методы целеполагания, планирования, контроля, мотивации, правильной расстановки приоритетов. Можно рассматривать тайм-менеджмент, как целый комплекс приемов, направленных на повышение личной эффективности. Принято обсуждать скорее не инструменты тайм-менеджмента, а приемы целеполагания, мотивирования, делегирования и т.п.

В структуре этого учения выделяются четыре основных блока, которые составляют «лестницу» тайм-менеджмента, основанную на сравнении с поездкой:

  • Эффективность – отвечает на вопрос «как ехать?»
  • Технологии – дают понимание «на чем ехать?»
  • Стратегия – помогает спланировать «куда ехать?»
  • Философия – наделяет смыслом, отвечая «зачем ехать?»

Правильно планировать свою жизнь от четвертого блока «Зачем?» до первого пункта «Как?»

Это одна из главных тез тайм-менеджмента – выбрать глобальную цель. Далее понять направление для ее реализации. Затем определить механизмы достижения. Понять, какие инструменты необходимы для осуществления всех запланированных этапов.

Сам смысл подобной постановки задачи заключается в рационализации работы, ведь от правильного целеполагания и планирования зависит эффективность всей затеи.

Пройти тест на тип личности

Возникновение тайм-менеджмента.

Само слово тайм-менеджмент появилось в 70-х годах ХХ века. По бытующему мнению его автор – бизнесмен из Дании Клаус Меллер. Он предложил блокнот «Тайм-менеджер», который стал прообразом органайзера.

Точно сказать, когда зародились основы тайм-менеджмента, нельзя. Можно утверждать, что попытки контролировать личное время предпринимались еще в Древнем Риме. Первый письменный источник – записки Луция Сенеки, адресованные одному из римских патрициев. Он рекомендовал заниматься письменным учетом времени, контролировать его использование, оценивать свою жизнь. Сенека указывал на необходимость планирования дел, предлагая заниматься этим каждое утро. Также римский философ подчеркивал важность расстановки приоритетов, чтобы проводить время с максимальной пользой.

Вероятно, осмыслением времени занимались и в других цивилизациях древности, поскольку люди везде сталкивались с одинаковыми задачами и вызовами. В более современном виде тайм-менеджмент появился в середине XVIII века и был приурочен к развитию промышленной революции. С появлением и массовым распространением заводов и фабрик человеческий труд все меньше стал зависеть от природных факторов. Поэтому появилась возможность рационализировать рабочие процессы.

Идеи тайм-менеджмента красной линией проходят сквозь жизни многих выдающихся людей. Например, итальянский писатель и ученый Леон Баттиста Альберти, живший в эпоху Возрождения, в своих работах указывал на важность управления временем. Он акцентировал внимание на необходимости упорядочивания дел, а также ежедневного планирования. Идейным вдохновителем «тайм-менеджеров» своей эпохи стал Исаак Ньютон, четко структурировавший принципы устройства Вселенной. Предложенные ним идеи подтолкнули многих современников задуматься об упорядочивании своей жизни.

Одним из самых ярких сторонников рационального использования времени был немецкий философ Иммануил Кант, который до такой степени усовершенствовал свой график, что соседи сверяли по нему часы.

Американский политический деятель Бенджамин Франклин, подаривший миру известную фразу «Время – деньги», вел личный дневник, тем самым достигнув значительных высот самоконтроля. Простые и эффективные рекомендации Франклина легли в основу многих популярных тренингов по тайм-менеджменту.

Заметную роль в становлении тайм-менеджмента сыграл американский инженер Фредерик Тейлор, который заложил основу современного менеджмента и научной организации труда (НОТ). Тейлоризм, как теория управления, оказал ощутимое влияние на повышение производительности труда.

Нельзя не вспомнить итальянского экономиста Вильфредо Парето, который сформулировал всемирно известный принцип тайм-менеджмента «20:80». Расшифровывается он таким образом: 20% усилий приносят 80% результата и наоборот. Если определить эту самую «двадцатку», можно значительно повысить личную эффективность.

Не менее значителен вклад 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, который разработал очень удобный метод расстановки приоритетов, названный «матрицей Эйзенхауэра». Он предложил разделить все дела, по их важности и срочности. Получилось четыре типа задач:

  • Важные, срочные;
  • Важные, не срочные;
  • Не важные, срочные;
  • Не важные, не срочные.

Уделяя внимание первым двум типам, и избегая третьего или четвертого, человек научится рациональнее использовать свое время.

Со временем, начали возникать узконаправленные течения тайм-менеджмента. Например, тайм-менеджмент для женщин, для мужчин, для бизнесменов, для студентов, для школьников и т.д.

Популярные авторы по тайм-менеджменту в XXI веке: Брайан Трейси, Дэвид Аллен, Стивен Кови, Алан Лакейн, Дэн Кеннеди, Керри Глисон, Сэр Ричард Брэнсон, Дэйв Креншоу, Питер Брегман, Атул Гаванде и др. Их книги давно уже стали настольными для тайм-менеджеров всего мира. Об основных идеях этого направления поговорим далее.

Пройти тест на характер человека

Инструменты тайм-менеджмента.

Базовые принципы тайм-менеджмента в основном касаются смежных тем:

  • Целеполагание;
  • Планирование;
  • Расстановка приоритетов;
  • Мотивация;
  • Делегирование.

Они логически взаимосвязаны друг с другом, дополняя общую картину рационального использования времени.

1. Целеполагание.

Цель – это основной ориентир, который позволяет не отклоняться от выбранного маршрута. Целеполагание является основополагающим тезисом тайм-менеджмента, который помогает предусмотреть экономию времени еще до начала работы.

Чаще всего, фигурирует метод целеполагания, под названием SMART. Эта аббревиатура означает выполнение таких критериев выбора цели:

  • Конкретность (Specific) – четкое понимание ожидаемого результата;
  • Измеримость (Measurable) – количественная или качественная оценка;
  • Достижимость (Achievable) – возможность выполнить поставленное задание;
  • Актуальность (Relevant) – необходимость реализации;
  • Ограниченность во времени (Time-bound) – определение временных рамок.

Если поставленная цель соответствует принципу SMART, то достигнуть ее удастся с максимально возможной экономией усилий.

2. Планирование.

Отсутствие плана или стратегии погубило немало перспективных начинаний. Помимо осознания цели, следует понимать и какие «шаги» необходимы для ее реализации. Кроме этого, желательно контролировать полученные результаты.

Методов планирования придумано множество, но в тайм-менеджменте одним из самых популярных считается жестко-гибкое планирование. Рекомендуется планировать не более 60% своего дня, оставляя 40-50% расписания под непредвиденные ситуации. Желательно наметить самые важные задачи, при этом заложив своеобразный «резерв» на разнообразные форс-мажоры. Таким образом, удастся избежать негативных эмоций от невыполнения или корректировки своих планов. Сбережение душевного спокойствия – один из важнейших приоритетов управления.

3. Расстановка приоритетов.

Приоритет – это порядок выполнения различных заданий. Согласно закону, названному «кошелек Миллера», память человека способна удержать 7±2 элемента. Это значит, что нормальный человек легко может вести от 5 до 9 различных дел, включая хобби и бытовые задания. Если меньше, то жизнь станет скучной, а если больше – то мозг не способен будет обработать весь массив информации. Но есть закон Парето, согласно которому 20% усилий приносит 80% результата и наоборот. Выбор приоритетов позволяет сконцентрировать усилия на тех видах деятельности, которые обеспечивают максимальный эффект.

Один из ходовых методов выбора приоритетов – «матрица Эйзенхауэра»,  которая упоминалась выше по тексту. Разделив свои задачи, согласно их важности и срочности, можно с легкостью выстроить иерархию, выбрав самые актуальные и результативные направления.

Пройти тест на эмоциональный интеллект EQ

4. Мотивация.

Без должной мотивации желание работать пропадает и продуктивность труда сводится к минимуму. Тайм-менеджеру необходимо уметь вдохновлять себя и окружающих. Отличный прием мотивации – «Принцип якорения». Он подразумевает определенную похвалу за выполнение конкретного задания.

Например, школьнику нравится играть на приставке, но не делать уроки. Родители могут заключить с ним договор, что за выполненные домашние задания, он получит возможность поиграться. Постепенно ребенок привыкнет, что за уроками следует игра, тем самым выработав своеобразный рефлекс. Аналогичным образом можно поступать и в случае самомотивации.

5. Делегирование.

Умение делегировать (передавать) свои задачи другим, в целях экономии личного времени – крайне полезный навык для любого тайм-менеджера. Овладеть ним не так уж и сложно. Главное запомнить 10 основных принципов делегирования:

  • Обеспечение исполнителя необходимой поддержкой;
  • Ответственность за результаты его работы;
  • Предварительное информирование о поручении;
  • Вовлеченность исполнителя в процесс;
  • Четкое описание ожидаемого результата;
  • Формулировка норм и правил работы;
  • Мотивирование исполнителя, указание его интересов;
  • Обозначение прав и обязанностей;
  • Регулярный контроль на этапах выполнения;
  • Предвиденье возможного отказа и «возврата» полномочий.

Соблюдение этих правил помогает избежать многих «подводных камней» делегирования, самый опасный из которых – необходимость переделывать работу.

В тему делегирования косвенно входит умение говорить «Нет». Помимо того, чтобы самому научиться перекладывать рутинную работу на других, желательно уметь отказываться, если подобное пытаются проделать с тобой.

Методы тайм-менеджмента.

Помимо лексикона из смежных направлений, тайм-менеджмент обладает уникальной терминологией, а также оригинальными методами. В первую очередь, стоит отметить понятие «хронофаг», борьба с которым помогает экономить значительное количество времени. Хронофаг буквально означает «пожиратель времени». Это все привычки, ситуации, и даже люди, которые отвлекают нас от выполнения по-настоящему важных заданий. В противовес им встречаются «хранители времени», которые, наоборот, помогают экономить этот ценный ресурс. К слову, даже термин такой придуман – «бацилла тайм-менеджмента», который означает оптимизацию помимо своего времени, еще и распорядка дня окружающих людей, включая семью, друзей и сотрудников, превращаясь для них в настоящего «хранителя времени».

Из методологии тайм-менеджмента популярны приемы под названием «Метод Помидора», «Метод лягушки», «Метод слона», «Метод швейцарского сыра» и мн. др.

1. Метод Помидора.

Помимо умения работать, очень важно научиться и правильно отдыхать. Но баланса между нагрузкой и восстановлением не всегда удается достичь. Это чревато развитием усталости. Изобретательный студент из Италии Франческо Чирилло предложил оригинальный подход, названный «Методом Pomodoro». Он заключается в разбивании работы на 25-минутные интервалы, которые чередуются с трехминутными периодами отдыха – «помидорами». После четырех таких циклов делается 15-30 минутный перерыв. Данный метод позволяет дольше сохранять работоспособность и энтузиазм.

2. Метод лягушки.

В Европе бытует выражение «Съесть лягушку на завтрак». Оно означает следующее. Если выполнить с утра самую неприятную работу – «лягушку», то весь оставшийся день будет наполнен позитивными эмоциями. Этот метод тайм-менеджмента направлен на снижение стресса, нормализацию эмоционального фона, психологическую разгрузку человека.

3. Метод слона.

Под «слоном» в тайм-менеджменте подразумевают большую и неудобную задачу. Чтобы выполнить подобное задание, для начала, его следует разбить на подзадачи, то есть – «Разрезать слона на бифштексы». Например, в случае необходимости выполнения ремонта в квартире, «слона» можно поделить на кухню, ванную, балкон, гостиную, спальню. Их, в свою очередь, «разбить» на левую или правую сторону и т.д.

4. Метод швейцарского сыра.

Еще одна техника борьбы со «слонами», но в этот раз, без строгой упорядоченности. Если кто-нибудь сталкивается с масштабной задачей, не зная с какой стороны к ней «подойти», ему стоит поучиться у мышонка, который выгрызает кусочки из сыра в произвольном порядке. Постепенно, сыр «тает» на глазах, превращаясь в задание, соизмеримое с возможностями исполнителя.

Тайм-менеджмент включает в себя много взаимосвязанных направлений. Овладеть всем арсеналом его приемов не возможно, но внедрить хотя бы часть принципов такого менеджмента в свою жизнь под силу каждому. Если делать это без фанатизма, не превращая себя в робота, то такое занятие пойдет на пользу, помогая всегда находить время для работы, личной жизни и саморазвития.

Пройти тест: Шкала самоуважения

Тайм-менеджмент — это больше, чем лайфхаки

Затягивание проекта, сдвигание сроков и список дел, который, кажется, становится длиннее с каждым днем ​​- все это слишком часто встречается как в жизни, так и на работе. Наступает сезон новогодних резолюций, и многие люди смело пытаются достичь целей, чтобы «лучше управлять временем», «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на главном». Подобные цели развития действительно важны для успеха в карьере. Не ищите ничего, кроме крупномасштабных опросов, которые обычно находят навыки управления временем среди наиболее желаемых навыков рабочей силы, но в то же время среди самых редких навыков.

Так как же нам лучше распоряжаться своим временем? Конечно, недостатка в советах нет — книги и блоги, хаки и приложения — все создано для повышения эффективности управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов. Тем не менее, самая разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что независимо от того, насколько эффективно были разработаны эти инструменты, они вряд ли сработают. Проще говоря, эти инструменты предполагают базовый набор навыков человека, но навыки, составляющие тайм-менеджмента, предшествуют эффективности любого инструмента или приложения.Например, может ли кто-нибудь всерьез ожидать, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих ингредиентов мгновенно сделает кого-то пятизвездочным шеф-поваром? Конечно нет. Точно так же использование приложения для планирования без предварительных навыков управления временем вряд ли приведет к положительным результатам в отношении управления временем.

К счастью, существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента. Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и корректирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды.Три конкретных навыка отделяют успех от неудач в тайм-менеджменте:

  • Осведомленность : реалистичное мышление о своем времени, понимание его является ограниченным ресурсом.
  • Схема : разработка и организация целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
  • Адаптация : отслеживание использования времени при выполнении действий, в том числе приспособление к перерывам или изменение приоритетов.

Из этих трех навыков организация, вероятно, наиболее знакома, особенно если учесть, что большинство приложений и хаков связаны с составлением расписания и планированием.Однако нет такого широкого признания навыков осведомленности и адаптации. Это поднимает ключевые вопросы о том, как эти навыки проявляются с точки зрения развития: одинаково ли они важны? Сложнее ли освоить некоторые из них? И некоторые реже, чем другие?

Измерение навыков управления временем

Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более 1200 человек, которые участвовали в 30-минутном микросимуляторе, предназначенном для объективной оценки навыков управления временем.Участникам была предоставлена ​​роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами в рамках коммуникационной платформы с электронной почтой, мгновенными сообщениями, файлами облачных накопителей и т. Д. Проблемы, с которыми им пришлось столкнуться, включали разрешение конфликтов в расписании, определение приоритетов требований клиентов и принятие решения о том, как использовать (или не использовать) свое время.

Доказательства позволили сделать несколько убедительных выводов.

Во-первых, все три навыка одинаково важны для общей эффективности управления временем.Следовательно, только улучшение расписания и планирования (то есть навыков организации) игнорирует две трети компетенции, необходимой для эффективного управления временем. Это может объяснить, почему так обидно пробовать новый инструмент, а потом кажется, что мы никогда не продвигали вперед стрелку к тому, чтобы стать отличными общими распорядителями времени.

Во-вторых, люди больше всего боролись с осознанием и адаптационными навыками, где оценки были в среднем на 24 процента ниже, чем у навыков организации. Эти данные свидетельствуют о том, что осведомленность и адаптация являются не только более редкими навыками, но и сложнее развить естественным путем без прямого вмешательства.Кроме того, навыки осознания были основным фактором того, насколько хорошо люди избегали откладывания на потом, а навыки адаптации были основным фактором того, насколько хорошо они расставляли приоритеты.

В-третьих, результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах или недостатках многозадачности. В опросе после моделирования спрашивали, как респонденты думают о многозадачности. Данные показали, что их предпочтения к многозадачности (что ученые называют «полихронностью») на самом деле не связаны с навыками управления временем.То, насколько хорошо или плохо люди распоряжаются своим временем, не имело никакого отношения к их предпочтениям в многозадачности. Таким образом, то внимание, которое так часто уделяется многозадачности теми, кто предлагает уловки тайм-менеджмента, вряд ли приведет к реальному успеху.

В-четвертых, было кристально ясно, что люди совсем не точны в самооценке своего мастерства в управлении временем. Например, менее 1% самооценок людей совпадают с их объективными оценками навыков. Более того, самооценки составляли лишь около 2% различий в фактических навыках управления временем.Эти результаты перекликаются с предыдущими исследованиями отсутствия у людей точного самосознания своих компетенций и того, как это препятствует изменениям и развитию лидерских качеств.

Как улучшить свои навыки управления временем

Итак, как люди могут лучше всего подготовиться к тому, чтобы научиться лучше распоряжаться своим временем? Для этого сначала необходимо выяснить , где сфокусироваться. Более глубокое погружение в свои текущие уровни навыков — единственный способ ответить на этот вопрос. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на улучшение.

Развивайте точную самооценку своих навыков управления временем. Это может быть достигнуто с помощью объективных оценок, таких как микромоделирование, получения обратной связи от других, таких как коллеги или начальство, или установления базового уровня поведения, по которому можно оценивать улучшения.

Признайте, что предпочтения имеют значение, а не то, как вы думаете. Самоосознание своих предпочтений или личности, связанных с тайм-менеджментом, таких как многозадачность или проактивность, может углубить понимание того, где вы можете бороться, поскольку ваши усилия по изменению противоречат существующим привычкам.Но помните, что навыки, а не личность, являются наиболее гибкими личными качествами и обеспечивают наибольшую рентабельность усилий по самосовершенствованию.

Определите и расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить. Хотя это звучит очевидным, ключевым моментом здесь является избежание самосовершенствования «на дюйм глубиной, но шириной в милю», когда усилия слишком тонко распределяются по слишком многим потребностям. Лучше всего расставить приоритеты в развитии навыков, сосредоточившись сначала на наиболее насущных потребностях, а затем переходя к следующему.

Существует ряд основанных на фактах тактик для улучшения навыков управления временем. Ниже приведены некоторые примеры. Опять же, очень важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем. Простое применение этой тактики — не конечная цель.

Развитие навыков осведомленности. Эффективность отличается от эффективности, при этом эффективность заключается в том, чтобы делать что-то хорошо, а эффективность — в быстром.Оба имеют решающее значение. Стремление к эффективности ради самой эффективности контрпродуктивно.

  • Найдите время максимальной производительности. Разделите свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от наиболее до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
  • Относитесь к своему времени, как к деньгам. Создайте временной бюджет с подробным описанием того, как вы тратите часы в течение обычной недели. Разделите время на фиксированное («нужно сделать») и произвольное («хочу сделать»).
  • Попробуйте отсчитать время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками, а не сколько времени у вас осталось.
  • Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения проекта оцените, сколько времени, по вашему мнению, это займет, и сколько времени это заняло на самом деле.
  • Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи по проекту повлияют на задачи на следующей неделе?).
  • Избегайте «заблуждения о невозвратных затратах». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на какое-то действие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет, завершено оно или не закончено, и т. Д.).

Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто требуют более крутого обучения и более непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков аранжировки — это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью — это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.

  • Расставить приоритеты деятельности и обязательств. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
  • Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность — взаимосвязанные, но разные понятия; срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия. В первую очередь следует выполнить и срочных и важных задач.
  • Воспользуйтесь приложением-календарем. Записывайте сроки выполнения задач и встреч — и делайте это немедленно, когда они запланированы или запрошены. Этикетка или запись с цветовым кодом (например, работа, учеба, жизнь и т. Д.).
  • График защищенного времени. Назначьте себе встречи в календаре, чтобы у вас всегда было время посвятить самым важным проектам.
  • Уменьшение ошибок недооценки. При составлении планов попросите нейтральную сторону высказать свое мнение о ваших прогнозируемых временных затратах.
  • Попробуйте голы половинного размера. Когда вы пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, установите менее сложную версию цели.

Развитие навыков адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые естественно связаны с высоким давлением, а иногда даже с кризисом — задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.

  • Попробуйте «укладывать привычки». Свяжите свое поведение по тайм-менеджменту с привычками, которые у вас уже есть (например,g., отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда садитесь за обедом).
  • Используйте короткие усилия. Когда задачи кажутся непосильными, прикладывайте максимум усилий в течение 15–30-минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
  • Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что выгода должна превышать стоимость при использовании этих инструментов. Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
  • Не будьте «скрягой по напоминаниям». Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. Д.
  • Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о наилучшем и наихудшем сценариях, когда вы намечаете возможные результаты своих планов.
  • Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критическое рабочее время.

Почему в этот период личного самоанализа улучшение управления временем остается такой постоянной и постоянной целью для многих из нас? Ирония состоит в том, что нам нужно лучше управлять своими собственными усилиями, чтобы улучшить управление временем — чтобы расставить приоритеты в наших усилиях по развитию.Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений и вместо этого к оценке и развитию наших основных навыков тайм-менеджмента до того, как очередное новогоднее решение достигнет своей цели.

советов по повышению производительности

6 мин. Читать

Малым предприятиям и фрилансерам необходимо максимально использовать время, которое у них есть, чтобы развивать свой бизнес, и правильные навыки управления временем могут помочь в этом.Управление временем важно для занятых компаний, чтобы они могли расставить приоритеты для всех своих рабочих задач и быстрее достичь своих целей. Когда вы лучше управляете своим временем, вы сможете использовать новые возможности и устойчиво развивать свой бизнес.

В этих разделах рассматривается важность тайм-менеджмента и предлагаются советы по повышению вашей продуктивности на работе:

Что такое тайм-менеджмент?

Почему так важен тайм-менеджмент?

Основы тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это стратегия планирования доступного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на определенные задачи, чтобы работать более эффективно.Одним людям эффективное управление временем дается легче, чем другим, но каждый может развить привычки, чтобы улучшить свои навыки управления временем. Без четкого управления временем ваша работа и благополучие могут пострадать, и это может привести к:

  • Производство некачественной работы
  • Сроки пропуска
  • Повышение уровня стресса
  • Нарушение баланса между работой и личной жизнью
  • Нанесение вреда профессиональной репутации

Почему так важен тайм-менеджмент?

Управление временем важно, потому что оно помогает вам контролировать свой рабочий день, чтобы вы могли строить свой бизнес без ущерба для баланса между работой и личной жизнью.Вот семь преимуществ правильного управления временем:

Повысьте эффективность своей работы

Когда вы научитесь выделять время для всех важных задач, у вас будет лучшее представление обо всем, что вам нужно выполнить, и о том, сколько времени должно занять каждая задача. Когда у вас есть график, которому нужно следовать, вы, вероятно, обнаружите, что тратите меньше времени на решение, над чем работать, или откладывая на потом, и больше времени уделяете важной работе. Тайм-менеджмент может помочь вам сосредоточиться только на важных задачах и избежать отвлекающих факторов, отнимающих много времени.

Производите лучшую работу

Когда вы не стремитесь уложиться в срок, вы можете приложить больше усилий и больше обдумать свою работу. Управление временем помогает вам расставить приоритеты для ваших задач, чтобы у вас было достаточно времени для завершения каждого проекта. Качество вашей работы повышается, если вы не торопитесь завершить ее раньше быстро приближающегося срока.

Выполнить работу вовремя

Правильное управление своим временем включает в себя привязку каждой задачи в вашем списке к определенным временным отрезкам.Многие люди используют тайм-менеджмент, чтобы позволить себе несколько дней на завершение проекта, или завершить его раньше установленного срока, чтобы обеспечить буфер на случай любых проблем, которые могут возникнуть. Если вы правильно распределяете время, необходимое для завершения работы, вы всегда сможете уложиться в сроки.

Снизьте уровень стресса

Легко забеспокоиться, когда у вас есть полный список задач, которые нужно выполнить как по работе, так и в личной жизни. Грамотный тайм-менеджмент может помочь вам расставить приоритеты в списке дел и выделить время, необходимое для ваших самых важных задач, чтобы вы точно знали, что вам нужно сделать и сколько времени у вас есть для выполнения всего.Расстановка приоритетов для ваших задач и предоставление себе достаточно времени для их выполнения может помочь снизить уровень стресса.

Улучшение карьерных возможностей

Тайм-менеджмент может помочь вам стать более надежным сотрудником, который всегда выполняет качественную работу в установленные сроки. Это, в свою очередь, повысит вашу ценность как работника и повысит вашу профессиональную репутацию, что поможет вам найти новые возможности для расширения вашей карьеры.

Повысьте уверенность

Когда вы правильно распоряжаетесь своим временем и успешно соблюдаете установленные сроки, вы почувствуете чувство выполненного долга и уверенность в своих силах.Последовательное завершение ежедневного списка дел — это мощный мотиватор, который может побудить людей еще больше улучшать свои навыки управления временем и открывать новые возможности для работы.

Повышение эффективности

Когда вы поймете, как эффективно распоряжаться своим временем, вы станете более сосредоточенным на работе, что позволит вам добиться большего с меньшими затратами времени. Например, вместо того, чтобы пытаться работать над большим проектом, когда у вас есть пятнадцать свободных минут перед встречей, вы можете выполнить несколько небольших задач за это время и отложить более крупные задачи, требующие больше умственных способностей, на тот случай, когда у вас есть большой блок свободное время.Вы сможете работать более эффективно, добиваясь большего с меньшими затратами времени.

Основы тайм-менеджмента

Улучшение ваших навыков управления временем может сделать вас более продуктивным и менее напряженным. Вот пять простых шагов, которые помогут вам лучше управлять своим временем:

План впереди

Заблаговременное планирование времени — самый важный элемент хорошего тайм-менеджмента. Поймите, когда вы наиболее продуктивны: может быть, вы наиболее бодрствуете утром в первую очередь, или, может быть, вы делаете большой шаг ночью.Сохраните свои самые важные и сложные задачи на время максимальной продуктивности. Запланируйте более простые или мелкие задачи на время, когда вы менее внимательны. Прежде чем начинать каждый день, хорошо представляйте, сколько времени вы будете тратить на работу над всем, что входит в ваш список задач.

Расставить приоритеты задач

Оцените каждый проект, над которым вам нужно работать, чтобы определить, какие задачи являются наиболее срочными и важными, и сделайте их своим главным приоритетом на день. Оставьте менее важные задачи или проекты, которые еще не стали срочными, на потом, когда у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на менее важных проектах.

Устранение отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы — один из самых серьезных убийц производительности. Сайты социальных сетей, смартфоны и непослушные коллеги могут отвлечь вас от ваших приоритетов и сорвать ваш график. Согласно исследованию Think Money, треть сотрудников отвлекается на целых три часа рабочего дня. Если вы считаете, что определенные отвлекающие факторы слишком соблазнительны, подумайте о том, чтобы оставить свой смартфон запертым в ящике стола в течение дня или использовать расширение браузера, чтобы заблокировать веб-сайты, которые больше всего вас отвлекают.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Многозадачность может показаться хорошим способом выполнения дополнительной работы, но на самом деле она снижает вашу продуктивность. Вместо завершения нескольких проектов вы начинаете, но не завершаете ни один из них. Лучший способ управлять своим временем — сосредоточиться на одной задаче за раз и уделять ей все свое внимание, пока вы работаете над ней, чтобы избежать ошибок.

Вознаграждай себя за хорошую работу

Награды могут стать отличным мотиватором для хорошего тайм-менеджмента.Дайте себе небольшую награду за каждую задачу, которую вы выполняете в течение дня. Например, вы можете отпраздновать завершение отчета, выйдя на улицу за 15 минут. Вознаграждения сохраняют мотивацию к работе и помогают достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Ищете более подробные советы о том, как улучшить свои навыки управления временем? Эта статья поможет вам стать экспертом в области тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент в управлении проектами?

Управление временем — это управление затраченным временем и достигнутым прогрессом в выполнении задач и мероприятий проекта.Отличное управление временем в управлении проектами требует планирования, составления графиков, мониторинга и контроля всей проектной деятельности. По данным Project Management Institute, тайм-менеджмент — одна из шести основных функций управления проектами. Когда некоторые люди говорят об управлении временем в проекте, они также имеют в виду инструменты и методы, используемые для управления временем.

Почему тайм-менеджмент важен в управлении проектами?

У проекта по определению есть официальная дата окончания.Чтобы уложиться в эту дату, каждому проекту нужен график. И каждый руководитель проекта должен управлять своим временем и временем команды, чтобы обеспечить соблюдение графика. Представьте, что вы решили отремонтировать ванную комнату в своем доме. Вы думаете, что будете делать это в свободное время, поэтому не называете себе дату окончания или не составляете график проекта. Вы также ничего не делаете, чтобы регулярно находить время для ремонта. Что случилось? Если вы похожи на большинство людей, ответ таков: проходят годы, а ваш «проект» никогда не завершается.

Вероятно, он сталкивается с постоянными задержками, и вы можете столкнуться со следующими проблемами:

  • Вы были слишком заняты, чтобы работать над этим, поэтому поместили его в конец вашего списка дел
  • Вы не заказывали новые плитки вовремя, и пришлось ждать, пока они появятся.
  • Вы не смогли найти сантехника и не смогли установить раковину или унитаз после того, как они были доставлены.
  • Вы слишком поздно узнали, что осмотры необходимо бронировать за несколько месяцев.
  • И так далее.

Вот почему тайм-менеджмент так важен. Без него проекты не будут выполнены вовремя или вообще не будут выполнены.

Семь основных процессов в управлении временем проекта

  1. Планирование управления расписанием. Многие ресурсы не упоминают этот процесс при обсуждении тайм-менеджмента. Но прежде чем вы сможете выполнить другие шаги, вам нужно спланировать, как вы будете управлять своим расписанием. Вам следует ответить на следующие вопросы:
  • Какое программное обеспечение или инструмент вы будете использовать?
  • Кто будет нести ответственность за использование программного обеспечения?
  • Как часто будет пересматриваться расписание?
  • Какие меры контроля будут введены, чтобы гарантировать, что все соблюдают график?
  1. Определите действия.Когда у вас есть план управления временем, вы можете приступить к выявлению и определению всех своих действий по проекту. Часто иерархическая структура работ (WBS) используется для определения действий и задач в рамках проекта. Также следует определить основные вехи.
  2. Последовательность действий. Теперь, когда вы знаете все задачи, которые необходимо выполнить, вы можете начать их упорядочивать в правильном порядке с помощью сетевой диаграммы.
  3. Оценка ресурсов. В управлении проектами термин «ресурсы» часто относится к людям.Однако вам также необходимо определить, какие инструменты, материалы, системы, бюджет и другие ресурсы вам понадобятся для выполнения каждой задачи.
  4. Оценить продолжительность. Когда вы узнаете, какие задачи должны быть выполнены и что вам нужно для их выполнения, пора оценить, сколько времени потребуется на выполнение каждого действия. Некоторые менеджеры проектов используют PERT (методику анализа оценки программ), чтобы определить их продолжительность, особенно если задействовано множество неизвестных факторов.
  5. Разработать график проекта.Это можно сделать, введя свои действия, продолжительность, даты начала и окончания, последовательность и отношения в программное обеспечение для планирования.
  6. Контроль расписания. После того, как ваше расписание создано, его нужно отслеживать и контролировать. Прогресс необходимо регулярно проверять и обновлять, чтобы вы могли сравнивать свою фактическую выполненную работу с планом. Это позволяет увидеть, есть ли области, в которых вы отстаете от графика. Один из способов сделать это — завершить вместе с командой обзоры прогресса и проводить частые встречи с отчетами о статусе.Другой — использование освоенной стоимости для анализа отклонений.
Дополнительная литература:

10 причин, почему так важен тайм-менеджмент

Время каждого ценно, независимо от того, оценивают он его в долларах или нет. Плохие навыки управления временем могут вызвать недосыпание, несчастье и даже проблемы со здоровьем, такие как стресс. Просто подумала, что у слишком мало времени для завершения работы, и этого достаточно, чтобы заставить большинство людей испытывать стресс!

Хотя есть много способов улучшить управление временем — например, написание расписания, расстановка приоритетов, корректировка режима сна и загрузка приложений для повышения производительности — вы не полностью понимаете, почему управление временем так важно, у вас может не быть мотивации для изменять.

Вот почему вам нужно смотреть на картину в целом. Почему так важен тайм-менеджмент? Вот десять основных причин.

Причина №1. Это улучшает вашу самодисциплину.
Давайте посмотрим правде в глаза: если у вас есть хорошие навыки тайм-менеджмента, скорее всего, вы очень самодисциплинированный. Вы из тех людей, которые останавливают прокрастинацию как вкопанные и стремятся к достижению своих целей. Эта самодисциплина улучшает и другие области вашей жизни, от карьеры до отношений.Другими словами, чем лучше вы научитесь тайм-менеджменту, тем лучше будет ваша самодисциплина. Это сделает вас более успешным в достижении целей во всех сферах вашей жизни.

Причина №2. Это улучшает качество вашей работы.
Хорошие навыки тайм-менеджмента не означают, что вы всю ночь тянете, чтобы уложиться в срок. Это означает, что вы эффективно управляете своим временем и распределяете свою работу, сохраняя при этом обычный режим сна. Согласно исследованиям, почти половина американцев регулярно получает недостаточный или некачественный сон и сообщают, что это мешает их повседневной жизни.Вам нужен хороший ночной сон, если вы хотите качественно выполнять свою работу; хорошие навыки тайм-менеджмента помогут вам получить необходимый отдых.

Причина №3. Очень важно расслабляться
Между работой, семейными обязанностями и поручениями у большинства из нас не хватает времени, чтобы расслабиться. Если вы хотите, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы расслабиться и подготовиться к следующему дню, необходимы хорошие навыки управления временем. Вам нужно знать, как организовать свое рабочее время и время перерывов, чтобы восстановить моральное и физическое состояние после долгого рабочего дня.

Причина №4. Снижает стресс
Найдите минутку, чтобы поразмышлять о своем дне:

Вам кажется, что вы всегда заняты, но делаете немногое?

Что-то не дает вам спать по ночам?

Вы не можете завершить свою работу?

Если вы ответили «да» на один или несколько из этих вопросов, вы, вероятно, испытываете стресс. Когда вы не чувствуете, что контролируете свое время и всегда лихорадочно работаете, чтобы уложиться в сроки, весьма вероятно, что ваше здоровье страдает.Навыки тайм-менеджмента могут помочь снизить или даже устранить стресс. Хорошие навыки тайм-менеджмента сделают вас более продуктивным, помогут уложиться в сроки и снизят уровень стресса.

Причина №5. Это открывает новые возможности.
Одна из скрытых опасностей плохого управления временем заключается в том, что он убивает ваши шансы расширить свой кругозор и попробовать что-то новое. Если вы идете по жизни, бросаясь от одной задачи к другой, у вас никогда не будет возможности исследовать различные возможности.Имея больше свободного времени, вы можете стать волонтером в местной благотворительной организации или помочь нуждающимся. Трудно оценить задачи такого типа в долларовом выражении, но они по своей природе полезны и обогащают.

Причина №6. Это помогает вашим личным отношениям.
Хорошие навыки тайм-менеджмента необходимы для установления крепких и продуктивных отношений. Чем больше у вас будет свободного времени с друзьями и семьей, тем лучше будут ваши отношения. Вы будете принимать более обоснованные решения, у вас появятся лучшие идеи, и люди вокруг вас это заметят.Более прочные личные отношения улучшат все аспекты вашей жизни.

Причина № 7. Это улучшит вашу карьеру.
Хорошие навыки тайм-менеджмента позволят вам не плыть по течению, а контролировать свою жизнь и быть лидером в работе. Получая достаточно качественного отдыха и сна, вы сможете лучше принимать правильные решения на работе. Другие заметят это, и это поможет расширить ваши возможности для продвижения по службе.

Причина № 8. Это повышает вашу способность принимать решения.
Навыки тайм-менеджмента помогают избежать стресса и высыпаться.Это сильно влияет на качество ваших решений и, в свою очередь, влияет практически на все аспекты вашей жизни, от вашего карьерного роста до ваших отношений, дружбы и социальной жизни. Благодаря эффективному управлению временем вы сможете избежать неверных решений, которые вы принимаете, когда чувствуете стресс, усталость или давление.

Причина № 9. Вы можете достичь большего
Контролируйте свое время — это очень важно для продуктивности. Вы обнаружите, что можете сделать гораздо больше за меньшее время, если не будете постоянно торопиться.Вы повысите концентрацию и эффективность, потому что не потеряете импульс из-за того, что вам придется решать несколько срочных задач в спешке. Вы легко проведете свой рабочий день, и время пролетит незаметно.

Причина № 10. Это мешает вам упускать возможности.
Плохие навыки управления временем подорвут вашу продуктивность, а это, в свою очередь, приведет к тому, что вы упустите возможности. Например, если коллега постоянно превосходит вас на работе, он, скорее всего, будет продвигаться вперед по службе, а вы будете отставать от него.Если вы хотите подняться по служебной лестнице, хорошие навыки тайм-менеджмента помогут вам управлять своим временем и использовать больше возможностей.

Как хорошее управление временем создает положительный цикл
Прочитав десять причин, почему управление временем важно, легко увидеть, что вы создаете положительный цикл, когда начинаете улучшать свои навыки управления временем. Вы будете лучше работать, у вас будет больше возможностей, у вас будет больше свободного времени и в целом вы будете чувствовать себя счастливее. Хорошие навыки тайм-менеджмента значительно улучшат все аспекты вашей жизни.Все, что вам нужно сделать, это начать!

Что такое тайм-менеджмент? — Определение с сайта WhatIs.com

К

Тайм-менеджмент — это координация задач и действий для максимизации эффективности индивидуальных усилий. По сути, цель управления временем — дать людям возможность выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Элементы

включают в себя организацию, планирование и составление расписания, чтобы наилучшим образом использовать время, доступное человеку, с учетом конкретной ситуации и соответствующих характеристик этого человека.

Преимущества эффективного управления временем в равной степени применимы как к компании, так и к ее сотрудникам. Когда рабочее время сотрудников регулируется наилучшим образом, они становятся более счастливыми, творческими и менее склонными к выгоранию. Для бизнеса это означает снижение количества прогулов и текучести кадров, а также повышение производительности, инноваций и защиты интересов сотрудников, что, в свою очередь, дает больше преимуществ, таких как повышение корпоративной репутации и набор сотрудников.

Доктор Мэллари Тител, президент организации «Здоровые рабочие места» в Болтоне, Коннектикут, классифицирует препятствия на пути эффективного управления временем как внутренние, так и внешние.Внутренние барьеры включают такие факторы, как дисциплина и откладывание на потом; внешние препятствия включают такие факторы, как рабочая нагрузка, ограничения работы и рабочего места, а также доступные корпоративные ресурсы.

Несколько советов по тайм-менеджменту:

  • Ведите дневник активности в течение недели, чтобы определять время дня, когда вы, вероятно, наиболее продуктивны. Используйте эту информацию для руководства планированием задач.
  • Найдите время в начале каждого дня, чтобы составить план того, чего вы хотите достичь и как вы собираетесь это делать.
  • Запланируйте задачи в соответствии с приоритетом и включите незапланированное время в свой день.
  • Управляйте доступностью вашей связи. Открывайте приложения электронной почты и обмена мгновенными сообщениями в запланированное время, а не оставляйте их открытыми весь день.
  • Следуйте другим передовым методам управления электронной почтой, таким как обработка электронной почты в пакетном режиме и организация сообщений для обработки в более позднее время.
  • Предположим, что вас, тем не менее, будут периодически отвлекать, и добавляйте время к задачам, чтобы учесть эту неизбежность.
  • Управляйте своей рабочей нагрузкой: не соглашайтесь на большее количество работы, чем вы можете сделать с комфортом, и обсуждайте необоснованные требования с руководством.

См. Также: баланс между работой и личной жизнью, правило 70 процентов

См. Лекцию профессора Карнеги-Меллона Рэнди Пауша о тайм-менеджменте:

Последнее обновление было выполнено в январе 2015 г.

Продолжить чтение об управлении временем

Узнайте о важности управления временем на рабочем месте

Время — одна из тех вещей, от которых работающие профессионалы не могут насытиться.

Независимо от того, новичок вы или ветеран, вам всегда нужен еще час, чтобы вычеркнуть задачи из своего списка дел.

Трудно контролировать каждую минуту своего дня, особенно когда вокруг слишком много отвлекающих факторов. С детства родители и учителя советуют нам с умом тратить время и деньги. В этой статье мы вернем вас к важности тайм-менеджмента, но с небольшими дополнительными результатами. Сегодня мы будем говорить о важности управления временем на рабочем месте .

Прежде чем перейти непосредственно к его важности, давайте сначала посмотрим, что такое тайм-менеджмент на самом деле:

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это процесс планирования и осознанного контроля времени, затрачиваемого на определенные действия, чтобы работать умнее, чем усерднее. Это сочетание различных вещей, которые помогут вам повысить эффективность и достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Улучшение управления временем на работе позволяет повысить производительность и достичь желаемых целей с меньшими усилиями и более эффективными стратегиями.Однако неспособность управлять временем или плохие навыки управления временем на работе могут привести к:

  • Пропущенным срокам и встречам
  • Промедлению и отсутствию внимания
  • Отсутствию профессионализма
  • Неэффективному рабочему процессу и низкому качеству работы
  • Нежелательному стрессу
  • Плохая профессиональная репутация
  • Напряженные отношения на рабочем месте
  • Финансовые штрафы
  • Несбалансированность работы и жизни
P.S. Время — незаменимый актив. Это более ценно, чем деньги, особенно в сегодняшнем быстро меняющемся, чрезмерно конкурентном деловом мире. Вы можете получить больше денег, но не можете получить больше времени. Убедитесь, что вы проводите время там, где оно для вас наиболее важно.

Преимущества управления временем на рабочем месте

Правильное управление временем дает множество преимуществ. В вашей профессиональной жизни управление временем может принести вам следующие выгоды:

  1. Выполнять работу вовремя


    Выделение задачам ограниченный период времени поможет вам выполнить их вовремя.Это также поможет вам наиболее эффективно управлять своей рабочей нагрузкой. Когда у вас есть задачи с ограниченными по времени временными рамками, ваш мозг настраивается, чтобы следовать структуре и выполнять эти действия в желаемые временные рамки. Таким образом, вы можете легко выполнить работу вовремя, если хорошо распорядитесь своим временем.
  2. Обеспечьте лучшее качество работы


    Как преданный сотрудник, вы должны выполнять работу определенного качества и стандартов. При правильном использовании времени и расстановке приоритетов в деятельности можно легко обеспечить лучшее качество работы.Приоритизация помогает вам сосредоточиться на важных задачах, удерживая их наивысший приоритет, что позволяет вам работать над ними с полным вниманием и сосредоточенностью. Следовательно, качество работы улучшается.
  3. Повышение производительности и эффективности


    Не секрет, что эффективные навыки управления временем делают вас более продуктивными и эффективными как работающего профессионала. Эти навыки помогают выполнять задачи как можно раньше без ущерба для качества работы.Ваша общая продуктивность часто падает, когда вы работаете над несущественными задачами, но эффективные навыки управления временем позволяют вам вовремя отмечать важные и срочные задачи.
  4. Намного меньше откладывания на потом

    «Я сделаю это позже » — Это оправдание, которое мы все когда-то использовали. Смысл управления временем заключается не только в том, чтобы делать больше за меньшее время, но и в том, чтобы уменьшить желание откладывать и откладывать важные дела.Применение хороших приемов тайм-менеджмента позволит вам как основателю, руководителю или сотруднику работать умнее, а не усерднее. Он мгновенно устраняет промедление, гарантируя, что вы знакомы с задачами, добавленными в ваш список дел, и с тем, когда они должны быть выполнены.

  5. Меньше стресса и беспокойства


    Бывают случаи, когда сотрудники чувствуют себя перегруженными из-за слишком большой работы на своих тарелках. Это может не только снизить вашу продуктивность, но и сказаться на вашем здоровье в целом.Чрезмерный стресс и гипертония могут привести к сердечным заболеваниям, депрессии, ожирению и многому другому. Зная, что делать, мы можем уменьшить ненужный стресс и напряжение в вашей жизни.
  6. Повышение качества жизни


    Навыки эффективного тайм-менеджмента не только улучшают вашу профессиональную жизнь, но и могут улучшить вашу жизнь вне офиса. Если вы будете держать все под контролем на профессиональном уровне, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на личной жизни и отношениях.Знание того факта, что задачи и действия выполняются, принесет ощущение спокойствия в вашу личную жизнь. Когда вы чувствуете себя спокойнее и меньше подвержены стрессу, качество вашей жизни улучшается автоматически.
  7. Больше возможностей и карьерный рост


    Пунктуальность в работе не только повысит вашу эффективность, но и поможет вам заработать хорошую репутацию на работе. Когда менеджеры и пожилые люди знают, что вы всегда выполняете свои задачи вовремя, это может открыть путь к большему количеству возможностей продвижения на работе.
  8. Больше времени для досуга и отдыха


    Когда в последний раз у вас было время для себя, делая то, что вам действительно нравится? Не могу вспомнить, да? К счастью, при правильном распределении времени у вас появляется больше свободного времени в течение дня, чтобы заниматься досугом и развлекательными мероприятиями, которые делают вас счастливыми. В конечном итоге это поможет вам достичь идеального баланса, работая с умом весь день и получая взамен вознаграждение по вашему выбору.

5 шагов для лучшего управления временем на работе

Управление временем — это не ракетостроение.Откровенно говоря, каждый может научиться этому искусству, немного попрактиковавшись и обучившись. Итак, вот несколько шагов, которые расскажут вам, как стать экспертом по тайм-менеджменту:

  1. Plan

    Источник: https://media.giphy.com/

    Планирование играет важную роль в управлении временем, поскольку оба идут рука об руку друг с другом. Вы можете максимально использовать свое время только тогда, когда оно тщательно спланировано. Когда мы говорим о планировании, вам необязательно следовать строгому распорядку, вместо этого это означает принятие более разумных решений, зная, когда нужно знать подходящее время для выполнения задачи или действия.Идея тайм-менеджмента заключается в том, чтобы работать умнее, чем усерднее, и находить время для других дел. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы эффективно планировать задачи и экономить время. Автор бестселлеров Брайан Трейси однажды сказал: «Каждая минута, которую вы тратите на планирование, экономит 10 минут на исполнении; это дает вам 1000-процентный возврат энергии ».

  2. Расставьте приоритеты

    Источник: https://media.giphy.com/

    Расстановка приоритетов для повседневных задач — ключ к успешному управлению временем.Тем не менее, многие сотрудники начинают свой день с неважных задач или с чего-то, что можно легко сделать позже. Расстановка приоритетов помогает понять, что не все, что вы делаете, важно. Чтобы добиться успеха в работе, важно сосредоточиться на своих приоритетах. Определите самые важные задачи и те, которые являются неотложными. Эта категоризация поможет вам сосредоточиться на том, что на самом деле нужно сделать. Вы можете использовать различные инструменты управления проектами, которые помогут вам расставить приоритеты прямо в день запуска проекта.

  3. Не выполняйте одновременно несколько задач

    Источник: https://media0.giphy.com/

    Многозадачность — одна из самых больших трат времени. Вместо того чтобы делать слишком много дел, вы в конечном итоге ничего не добиваетесь. Лучший способ использовать свое время — заниматься одним делом за раз и выполнять его, прежде чем переходить к следующему. Составьте список задач, которые необходимо выполнить, с точки зрения их приоритетности. Вы не только сможете лучше сосредоточиться, но и будете меньше отвлекаться.И отсутствие отвлекающих факторов означает меньшую вероятность ошибок.

  4. Избегайте отвлекающих факторов

    Источник: https://media1.giphy.com/

    В повседневной жизни отвлечения внимания стоят нам много ценных часов в день. Мобильные телефоны, болтливые коллеги, социальные сети — вот некоторые из распространенных отвлекающих факторов на работе, которые почти стоят нам три часа в день. Чтобы эти отвлекающие факторы не отнимали ваше время, лучше полностью исключить их из своего расписания.Найдите минутку, чтобы узнать о вещах, которые вас отвлекают. Если социальные сети и мобильные телефоны снижают вашу продуктивность, установите фиксированное время в день, когда вы можете проверить свои социальные сети.

    Также прочтите: Как избежать отвлекающих факторов на рабочем месте

  5. Используйте программное обеспечение для учета рабочего времени

    Источник: https://media3.giphy.com/

    Никто не понимает важность управления временем на рабочем месте лучше, чем у менеджера проекта, особенно когда вам приходится обрабатывать слишком много задач и членов команды одновременно.Многие эффективные менеджеры проектов используют программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы быть в курсе всего. Такие инструменты помогают управлять временем, затрачиваемым на выполнение каждой задачи, и отслеживать его. Если вы ищете такой инструмент, вы можете попробовать ProofHub. Это помогает вам вести учет каждой минуты, чтобы вы могли эффективно управлять своим временем на работе.

  6. Запланируйте перерыв

    Источник: https://media1.giphy.com/

    Регулярные перерывы во время работы — эффективный способ оставаться продуктивным в течение всего дня.Но его эффективность зависит от управленческого риска, особенно когда вы начинаете делать слишком много перерывов. Очевидно, что вы не можете выполнить большой проект или задачу за один раз, вам нужен перерыв. Что еще лучше, так это хорошо спланированный перерыв. Совершите прогулку, поэтому сделайте небольшую растяжку или подключите наушники и послушайте любимую музыку, сделайте все, что поможет вам расслабиться, а потом вернитесь к работе с энергией, но не более 10 минут.

  7. Найдите наиболее продуктивное время работы

    Источник: https: // media.giphy.com/

    Следующий прием, связанный с управлением временем, состоит в том, чтобы сопоставить вашу работу с наивысшим приоритетом и часы максимальной продуктивности. Основная идея здесь — часто проверять себя, чтобы отслеживать, когда, где и как вы наиболее продуктивны. Исследования ясно показывают, что наш день управляется циклами, которые влияют на то, насколько мы внимательны и мотивированы. Например, у вас может быть самая высокая способность мозга, ваша сосредоточенность и внимание до обеда, а к вечеру вы значительно замедляетесь.Итак, если у вас есть проект, который включает в себя критические решения и сложные мысли, лучший сценарий — управлять им в «золотые часы».

  8. Примите свои ограничения

    Источник: https://media.giphy.com/

    Даже приложив 110% усилий, будут случаи, когда вы просто не сможете выполнить задачи в течение указанного времени Рамка. Это момент, когда вы соглашаетесь с тем, что есть пределы того, насколько продуктивно и эффективно вы можете управлять своим временем.Например, если у вас вдвое больше обычной рабочей нагрузки в день, аутсорсинг и делегирование — ваши лучшие выстрелы. Не думайте, что вы можете сделать все, что хотели, в любой конкретный период времени. Помните, что это только усложнит эффективное управление своим временем.

Хотите знать, куда уходит ваше время? Отслеживайте и управляйте им более эффективно с ProofHub !

В заключение…

Навыки эффективного управления временем могут положительно повлиять на вашу работу и жизнь в целом.Когда вы научитесь контролировать свое время на ежедневной основе, вы улучшите свою способность добиваться результатов, принимать более обоснованные решения и, что самое важное, обретаете полный контроль над своими ключевыми приоритетами.

Надеюсь, этот пост поможет узнать о важности тайм-менеджмента на рабочем месте.

Сандип Кашьяп

Сандип Кашьяп — основатель и генеральный директор ProofHub — ведущего программного обеспечения для управления проектами и совместной работы. Он один человек, который всегда ищет новаторские идеи о том, как заполнить коммуникационный пробел между группами, командами и организациями.Вы обнаружите, что он говорит: «Поехали!» вместо «Вперед!» много раз в день. Это то, что заставляет его писать о лидерстве таким образом, чтобы люди вдохновлялись больше мечтать, узнавать больше, делать больше и становиться больше.

Подпишитесь на ProofHub

Получайте последние сообщения прямо на ваш почтовый ящик.


Важность управления временем для владельцев бизнеса

Владельцы бизнеса могут и должны создавать рабочее место, которое ценит управление временем. Вот несколько советов для владельцев бизнеса, как улучшить управление временем на рабочем месте.

Почему тайм-менеджмент необходим для лидерства

Собственники и менеджеры бизнеса подают пример. Ценности и трудовая этика, демонстрируемые лицами, принимающими решения, оказывают прямое влияние на культуру компании и, во многих случаях, на прибыльность бизнеса. Тайм-менеджмент повышает эффективность и результативность бизнеса, и владельцы бизнеса должны постоянно работать над развитием или улучшением своих собственных навыков тайм-менеджмента.

Преимущества управления временем

Тайм-менеджмент — один из самых важных навыков, но часто это концепция, с которой многие компании и люди борются.В частности, малые предприятия не могут позволить себе тратить время на плохое управление временем и неэффективность. Однако преимущества хорошей практики тайм-менеджмента неизмеримы. Компании, которые используют правильное управление временем, имеют больше возможностей для стабильной своевременной доставки своего продукта или услуги.

Хорошее управление временем также означает, что бизнес может решать возникающие проблемы, не оказывая значительного влияния на повседневные операции. Это важно для предприятий, которые полагаются на постоянную производительность для увеличения рентабельности инвестиций — запланированный, структурированный график дает дополнительное время для решения проблем или непредвиденных обстоятельств.

Владельцы бизнеса могут и должны создавать рабочее место, в котором ценится тайм-менеджмент. Вот несколько советов для владельцев бизнеса, как улучшить управление временем на рабочем месте.

  1. Приоритет

    Расстановка приоритетов для каждого пункта в вашем списке дел поможет вам сосредоточиться на достижении ваших повседневных и общих целей. Спросите себя: «Что обязательно нужно сделать до конца дня?» Оцените каждый элемент по важности или сроку и начните работу по списку.Если в течение дня произойдет что-то неожиданное, вы почувствуете себя лучше, зная, что самые срочные задачи уже решены.

  2. Ставьте измеримые цели

    Это важно как для владельцев бизнеса, так и для сотрудников. Установление четких целей поможет вам измерить успех вашей работы и эффективно отслеживать прогресс, которого вы достигли в достижении этой цели. Как компания, вы должны задавать такие вопросы, как «Где мы хотим быть в следующем году в это время? Какой доход нам нужно получить в следующем месяце, чтобы не сбиться с пути?»

    Ответы на ваши вопросы должны формировать измеримые, осязаемые цели, которые вы можете сообщить своим сотрудникам.Тайм-менеджмент означает, что вы не только продуктивно расходуете свое время, но и ваша продуктивность направлена ​​на достижение целей вашей компании.

  3. Планируйте вперед

    Заблаговременное планирование сегодня экономит ваше время и избавляет от ненужного стресса завтра. После того, как вы определились с целями, вы также можете начать работать над реалистичным графиком их достижения.

    Важной частью планирования является реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и как быстро вы можете работать в соответствии с этим графиком.Не попадайтесь в ловушку чрезмерной амбициозности с каждым дедлайном — хотя время — деньги, обеспечение того, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы предоставить высококачественный продукт или услугу, всегда должно быть главным приоритетом. Никогда не соблюдение сроков также может отпугнуть ваших сотрудников, поэтому обязательно ставьте разумные цели и сообщайте своей команде, что именно необходимо сделать для их достижения.

  4. Знайте, когда делегировать

    Как владелец бизнеса, ваше время часто делится между повседневными операциями и общими обязанностями.Знание того, когда уместно делегировать некоторые из этих задач другим членам команды, может сэкономить вам немало времени. Это также отличная возможность мотивировать ваших сотрудников повышенными обязанностями и задачами.

    Отличный способ понять, что следует и не следует делегировать, — это оценить время, которое потребуется кому-то другому для выполнения задачи. Потребуется дополнительная подготовка? Смогу ли я потратить на обзор их работы больше времени, чем на то, чтобы сделать это самому? Это все вопросы, которые вы должны задать, прежде чем принимать решение о делегировании полномочий.

Использование программного обеспечения для управления временем

Управление временем, как и многие другие вещи, может быть намного проще, если использовать полезные инструменты. Системы управления временем, такие как приложения для отслеживания рабочего времени сотрудников, обеспечивают простой и понятный способ управления расписанием вашего персонала. Облачные системы учета рабочего времени позволяют вам управлять расписанием ваших сотрудников, а также своим собственным, прямо со своего смартфона или настольного компьютера.

Отслеживание времени в общем интерфейсе также позволяет владельцам бизнеса демонстрировать прозрачность и командную работу.Имея возможность быстро управлять расписаниями и назначать задачи, вы можете быть уверены, что ваши сотрудники знают, чего от них ждут, и вы можете быть уверены, что каждый сотрудник имеет равный вес в успехе компании.

Протестируйте перед покупкой

Чтобы найти лучшее решение для управления своим временем, часто требуется метод проб и ошибок. То, что работает для одного владельца бизнеса, может не обязательно работать для другого, и мы рекомендуем вам попробовать несколько различных методов, чтобы найти тот, который действительно поможет вам управлять своим временем.

В Orbital Shift мы предлагаем 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы дать вам возможность использовать наше программное обеспечение для управления персоналом без риска, без скрытых комиссий или сборов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *