Типы задач в тайм менеджменте: 7 Сортировка задач. Тайм-менеджмент [Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью] — Печати, полиграфия, наружная реклама в Волгограде

Содержание

7 Сортировка задач. Тайм-менеджмент [Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью]

Управление временем (Тайм менеджмент)

Управление временем (тайм менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования.В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы:
—Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).

—Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
—Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.

—Контроль достижения цели и выполнения планов.

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра — техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США
Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.
— Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
— Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
— Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.

п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
— Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к

тайм-менеджменту (управлению временем) это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Эффективно используется в тайм менеджменте (управлении временем). Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами.

Диаграмма Ганта дает возможность:
— Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
— Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
— Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм менеджмента (управления временем). Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени».

Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Список задач или to do list — еще одна техника тайм менеджмента (управления временем), представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.

Постановка целей по схеме SMART – известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает умная цель и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель: Specific (конкретность) — Measurable (измеримость) — Attainable (достижимость) — Relevant (релевантность) — Time-bounded (определенность во времени).

Как научиться планировать, чтобы все успевать | КонсультантПлюс

Научиться использовать основной инструмент тайм-менеджмента – планирование. Грамотное планирование – это умение создавать простой и компактный обзор задач, позволяющий вспоминать о нужных делах в нужное время.

Какой инструмент для этого выбрать? Традиционные бумажные ежедневники, календари и планировщики в гаджетах, стикеры, интеллект-карты или доски? Выбирайте то, что подходит для ваших задач и удобно в использовании лично вам. Главное, задачи должны быть записаны, ведь что не записано, того не существует.

Давайте рассмотрим разные типы задач и подходящие для их фиксации инструменты. Специалисты по тайм-менеджменту выделяют 3 типа задач: жесткие, гибкие и бюджетируемые.

Жесткие задачи привязаны к определенному времени. «Вебинар в 15-00», «Собеседование с работодателем в 18-00» – вот примеры таких задач. Как только время события становится известно, занесите его в электронный календарь или планировщик. Помните о том, что жесткие задачи нельзя планировать вплотную друг к другу, закладывайте резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

Гибкие задачи не имеют точного времени исполнения, но именно они больше всего нуждаются в том, чтобы быть правильно записанными. «Оплатить интернет!», «Взять справку из учебной части» – это примеры гибких задач. Какие инструменты можно использовать для фиксации гибких задач?

Контрольные списки – это обычный перечень задач, например, порядок действий для подачи документов в магистратуру, список вопросов к собеседованию или список канцтоваров к новому учебному году. Контрольный список снижает риск что-то забыть, дает вам программу действий, не сковывая жестким планом, помогает расставить приоритеты. Контрольные списки удобны, если вам нужно поручить кому-то выполнение задачи: список канцтоваров можно переслать тому, кто идет в магазин, а план подготовки к походу – всем членам команды.
Двумерные таблицы удобны для планирования регулярных задач и контроля их выполнения. Например, вы решили раз в неделю смотреть фильм на иностранном языке, два раза в неделю бегать по утрам и каждый день проходить онлайн-урок обучающего курса КонсультантПлюс. Составьте таблицу, как на рисунке, и отмечайте в ней выполнение задач. Такие таблицы помогут и при выполнении скучных, рутинных задач, которые вас не вдохновляют (см. наш материал «Как решать скучные задачи?»).
Интеллект-карты помогают планировать стратегические цели. Вы сможете наглядно представить свое будущее и ключевые области, в которых хотите развиваться. Определите несколько ключевых областей, над которыми будете работать в следующем году: учеба, спорт, хобби, работа. Нарисуйте для них ветки. От каждой ветки нарисуйте любое количество побегов, развивая и конкретизируя каждую область. Разместите свою интеллект-карту на видном месте, чтобы, планируя очередной день или неделю, не забыть зарезервировать время на дела, которые приближают вас к вашим целям.

Бюджетируемые задачи – важные объемные задачи, которые требуют определенного ресурса (бюджета) времени, не имеют жесткой привязки к началу исполнения, но, как правило, имеют дедлайн. «Сдать отчет по практике до начала сессии», «Подготовиться к зачету по трудовому праву» – это бюджетируемые задачи. При планировании дня постарайтесь выделить бюджет времени для выполнения такой задачи. Например, если у вас завтра нет занятий в институте, то запланируйте в первой половине дня 2 часа работы над отчетом.

Знания о типах задач помогут вам применять алгоритм жестко-гибкого планирования при составлении планов на день и на неделю.

1. На сетке времени (в ежедневнике или компьютере) отметьте жесткие задачи, для которых уже известно точное время: лекцию, вебинар, поход к врачу. Не планируйте жесткие задачи встык, закладывайте резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

2. Составьте список гибких задач без привязки ко времени исполнения. Используйте результато-ориентированные формулировки. Например, «договориться о встрече с Дмитрием», а не «позвонить Дмитрию», «заполнить заявку на стажировку», а не «стажировка».

3. В списке выделите ярким цветом те задачи, которые надо выполнить в первую очередь. Это могут быть задачи, значимые для выполнения других задач, работающие на ваши стратегические цели или, наоборот, неприятные, давно откладываемые.

4. Забюджетируйте время на крупные приоритетные задачи – подпишите к ним примерное количество времени на исполнение. Помните, планировать и бюджетировать более 60-70% рабочего дня – нереалистично!

5. В ходе дня аккуратно вычеркивайте выполненное. Невыполненное помечайте значком к переносу на следующий день.

Выработайте у себя привычку 5–10 минут в конце дня посвящать планированию. План должен давать полный обзор предстоящих задач и дел. Не пытайтесь распланировать все время, закладывайте резерв, чтобы не нервничать, если что-то пойдет не так. Раз в неделю заглядывайте в список своих стратегических целей и бюджетируйте время на выполнение важных задач.

По материалам книг Г. Архангельского

Документ КонсультантПлюс по теме: ТК РФ Раздел VIII. Трудовой распорядок. Дисциплина труда

Тайм-менеджмент.

Как все успевать? | ТВОЕ РЕШЕНИЕ

Здравствуйте, уважаемые читатели блога Твое решение!

Сегодня в этой статье я хочу рассказать вам об одной из техник тайм-менеджмента, которая помогает мне быстро и эффективно справляться с делами.

Главный принцип управления временем гласит: ничего не держать в голове! Весь поток дел, проблем, целей, задач, мечтаний, желаний необходимо выписывать на бумагу. Следуя этому, мы формируем список всего, что нам необходимо сделать.

Представим себе, что мы провели такую работу и выписали свои дела на бумагу. Перед нами уже составленный список. Это может быть список из 50 и более задач.

Проведем его сортировку по типу задач следующим образом.

Задачи «лягушки»
Выделяем задачи -«лягушки». «Лягушками» в тайм-менеджменте называют необходимые, но неприятные, постоянно откладывающиеся дела. Как правило, это дела, не требующие много времени на их выполнение. Но из-за постоянного откладывания, простое дело перерастает в большие неприятности, вытягивая все силы и энергию. Для кого-то это может быть звонок кому-либо, визит к врачу, для другого — помыть полы или сдать в химчистку одежду.

Задачи «слоны»
Затем находим в списке задачи – «слоны». «Слоны» в тайм-менеджменте — это большие задачи, объемные и сложные. Например, написание дипломной работы, изучение английского языка, ремонт квартиры и т.д. Осознавая глобальность такой задачи, ее исполнение мы постоянно откладываем на потом, результатом чего становятся авралы, нарушение сроков, нервные срывы и неудовлетворенность. В тайм-менеджменте «слонов» рекомендуется делить на части — «кусочки» или «бифштексы». Важно «слона» разбивать на «кусочки» до самых простых и легко выполнимых шагов. Когда большая задача раздроблена на части — подзадачи, то она уже не кажется такой грандиозной. И нам проще и охотнее браться за ее выполнение, остается последовательно выполнять пункт за пунктом, продвигаясь к цели.

Для того чтобы четко видеть к какому делу-«слону» относится та или иная подзадача, в своей практике применяю следующую краткую запись:
«название главной задачи – «слона»/подзадача/дата планируемого выполнения ».

Например, запись подзадачи задачи «слона» — «написать дипломную работу» может выглядеть так:
«Диплом/составить список литературы/2016-04-28».

Для «слона» — сделать ремонт в доме, запись подзадач может выглядеть так:
«Ремонт дома/замерить метраж пола/2016-04-20».

Такая запись позволяет четко визуально закреплять подзадачу за главной задачей.

Фиксация даты в названии задачи дает нам возможность увидеть:
• дату исполнения дела по плану;
• сколько времени задача откладывалась, в случае невыполнения задачи в срок.

В своем списке мы можем столкнуться с разновидностями «слонов». В тайм-менеджменте выделяют, помимо обычных пошаговых «слоников», еще дела- «мамонты» и дела — «розовые слоны» или «единороги».

Задачи «мамонты»
«Мамонты» — это большие дела, которые долгое время откладывались и совсем потеряли свою актуальность. Такие дела лучше вычеркнуть из списка и не тратить на них свою энергию.

Задачи «единороги»
«Розовые слоны» или «единороги» — это дела-мечты, за претворение в жизнь которых мы никак не можем приступить. Если мы хотим, чтобы такое дело реализовалось, необходимо превратить его в «слона» и «кушать по кусочкам». Если мы не поспешим это сделать, то такой «единорог» в конечном результате может превратиться в «мамонта».

Для себя использую правило, если задача в моем списке откладывается от 3 и более дней, то:
• эта задача переходит в ранг «лягушек», если не потеряла своей актуальности;
• эта задача переходит в разряд «мамонтов» и вычеркивается, если потеряла свою актуальность.

Как все успеть и удерживать по контролем все эти типы задач?
Есть простой и эффективный инструмент — «пинарик». Начнем по порядку.
Применим данную типологию задач к нашему списку дел и проведем его сортировку.
Вычеркиваем из списка дела «мамонты». «Слонов» разбиваем на маленькие «бифштексы». Затем оформим эту информацию в виде таблицы.
В первую колонку выписываем все наши задачи — «лягушки» и «бифштексы». «Лягушек» можно выделить соответствующим цветом.
В остальных колонках проставляем выполнение или невыполнение данных дел. Если в тот или иной день задача не планировалась к исполнению, оставляем клеточку пустой. Если дело в определенный дел планировалось и было выполнено, ставим «+» или «1» . В случае его не выполнения, ставим в ячейке «-» или «0». Дополнительно можно ячейку выполнения задачи выделять цветами: выполненное дело — яркий, позитивный цвет; невыполненное дело – серый.

Такого рода таблицы в своей практике я и называю «пинариком». Этот инструмент использую для контроля дел из самых различных областей жизни. О моем опыте применения «пинарика» можно прочитать здесь. Важно данный «пинарик» размещать на видном месте, чтобы мы видели таблицу постоянно и не забывали свои задачи и цели.

В дальнейшем руководствуйтесь правилом:
• «съедать» по 1-2 «лягушке» ежедневно;
• уничтожать 1-3 слона в месяц, «съедая» по 1 «бифштексу»от каждого ежедневно.

Краткий алгоритм применения техники «Слоны и лягушки»:
1. Выпишите на лист все свои дела, которые нужно сделать;
2. Вычеркните из списка дела – «мамонты»;
3. Выделите зеленым цветом задачи – «лягушки»;
4. Задачи – «слоны» разбейте на элементарные подзадачи – «бифштексы»;
5. Для записи подзадач используйте краткую форму:
«название главной задачи – «слона»/подзадача/дата планируемого выполнения»
6. Заполнить таблицу – «пинарик»;
7. Организация ежедневного учета и контроля выполнения задач в таблице – «пинарике».

Такой процесс выполнения задач вносит элемент игры и является дополнительной мотивацией к достижению цели.
Хочешь избавить себя от мутного болотца «лягушек» и достигнуть поставленных целей, применяй технику тайм-менеджмента – «Слоны и лягушки»!
И это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Читайте еще:

техники, методы и приложения 2021 года

О чем вы узнаете:

Тайм-менеджмент — важная составляющая успешной работы. Управление временем позволяет сократить усилия и время на выполнение задач, но при этом увеличить продуктивность. Достичь максимального результата можно с помощью использования различных техник, о которых мы расскажем в нашей статье.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент представляет из себя совокупность правил, методов и систем, которые могут помочь человеку рационально использовать свое время. Другими словами, тайм-менеджмент — это способ работать (или выполнять задачи) более продуктивно и комфортно.

Может быть как личный, который используется по инициативе человека для повышения собственной эффективности, так и корпоративный, который используется руководством для повышения эффективности отдела или всей компании. В нашем случае речь идет скорее о личном управлении временем.

Для работы с персоналом советуем использовать программу для постановки и контроля задач сотрудников. Например, сервис Класс365 имеет возможность распределения задач по степени важности и обозначения ответственных, комментирования и обсуждения каждого поручения и включает отчет “Журнал активности” для отслеживания всех действий. Узнать более подробно обо всех возможностях программы Класс365 прямо сейчас >>

Основы тайм менеджмента

Для более правильного применения тайм-менеджмента, стоит рассматривать его как систему, а не список правил. То есть, управление временем состоит из трех понятий, таких как:

Принципы (отвечающие на вопрос «Что делать?») — правила и законы.
Приемы и техники (отвечающие на вопрос «Как делать?») — более конкретные и применимые на практике способы.
Инструменты (отвечающие на вопрос «С помощью чего?») — те приспособления, которые помогут применить какие-либо из техник.

Задачи тайм-менеджмента

расставление задач по степени приоритетности;
распределение задач между членами группы;
составление наиболее эффективного графика работы;
повышение производительности труда, а также результатов;
выявление скрытых временных ресурсов для повышения эффективности работы.

Цель тайм менеджмента

Целью управления временем является повышение эффективности и достижение максимального результата.

Тайм менеджмент пример планирования дня

7 главных

принципов тайм менеджмента

Как же правильно управлять временем и с чего начать? Стоит запомнить основные принципы тайм-менеджмента и стараться внедрять их в свою жизнь.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Составление плана дел на ближайшее время (день или неделю) применяется очень часто, ведь понимание, какие именно задачи стоят перед человеком и наглядное их представление очень важно в любой работе.

Для правильного составления плана следует помнить, что делать его необходимо в письменном виде, а не в мыслях. Кроме того, стоит помнить о принципе «слона едят по частям» — то есть крупную задачу следует делить на более мелкие, а также продумать их очередность.

Приучите себя составлять с вечера план действий на следующий день. Это поможет вам быстро приступить к работе с утра.

Следить за эффективностью работы сотрудников можно в программе Класс365. В ней можно ставить задачи, распределять их по степени важности, а также менять ответственных. Узнайте о всех возможностях программы Класс365 можно прямо сейчас >>

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Целеполагание идет в паре с планированием. Другими словами, важно формулировать цели и делить ее на задачи, также это носит название «декомпозиция целей». Один из основных способов это сделать — принцип SMART.

Это слово является аббревиатурой из первых букв описания качеств правильно поставленной цели.

Specific — цель должна быть конкретной.
Measurable — измеримой.
Attainable — реально достижимой за установленный период.
Relevant — актуальной, то есть стоит оценить, поможет ли эта задача достичь цели.
Time-bound — ограниченной в сроках.

То есть цель должна быть максимально конкретной.

Пример: цель продвижения аккаунта в Instagram.

Неправильно поставленная цель: увеличить количество подписчиков в аккаунте онлайн-магазина. Вряд ли это истинная цель. Как правило, целью является рост продаж.

Правильно поставленная цель: увеличить количество ежемесячных продаж на 30% за ближайшие 3 месяца.

Данную цель можно разбить на подзадачи: провести анализ целевой аудитории, заказать макет рекламы, настроить таргет-рекламу на целевую аудиторию, создать сценарий общения с клиентами для совершения продажи в Директ.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

Фиксировать действия можно с помощью диаграммы Ганта.

Пример: если целью является строительство коттеджа, то подзадачи могут быть следующими: подготовка площадки для строительства, фундамент, строительство стен, установка крыши, внутренняя и внешняя отделка, коммуникации, благоустройство участка.

В диаграмме Ганта при этом прописываются не только эти задачи, но и их сроки выполнения и очередность относительно друг друга. При этом становится понятно, какие из задач пересекаются во времени, что даст в этом случае возможность организовать совместную работу нескольких бригад рабочих, чтобы уложиться в максимально сжатые сроки.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Необходимо понимать и выделять основную цель, а также двигаться к ней посредством выполнения различных задач.

Принцип АБВГД (ABCDE)

Для соблюдения данного принципа можно использовать способ АБВГД, где А — это самое важное дело дня, а Д — наименее важное.

Дело «А» при этом выполняется в первую очередь. В связи с тем, что эта задача может быть самой сложной, как правило, желания это делать у людей нет. Однако, начать следует именно с него (чуть позже мы поговорим про «лягушек»).

Пример: при оформлении документов для совершения продажи квартиры необходимо связаться с представителями МФЦ для уточнения деталей договора. Как правило, общение с данной инстанцией доставляет данному сотруднику дискомфорт, однако, только выяснение данной информации позволит эффективно построить дальнейший день и избежать ошибок в документах, а также их исправление.

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр предложил деление задач на четыре категории.

Срочные и важные, иначе он это называл «Сектор пожара». То есть это те дела, которые нельзя откладывать на потом ни в коем случае.
Важные дела, которые можно сделать чуть позже. Этот сектор является наиболее эффективным, однако не стоит допускать перехода дел в первый сектор.
Срочные и не важные дела, такие задачи отлично подходят для делегирования.
Несрочные и неважные дела можно смело удалить из списка после выявления.

Нематериальная мотивация сотрудников: виды и примеры, которые работают >>

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Время — это тот ресурс, который не восполняется, именно поэтому необходимо максимально грамотно подходить к его планированию. Высвободить время можно с помощью делегирования, то есть поручения части задач другим людям.

Например, если основная задача на сегодня — проведение успешных переговоров, то поиском билетов для командировки вполне может заняться секретарь, это освободит вам время на подготовку необходимых документов для клиента.

Также не стоит забывать о том, что не нужно соглашаться на выполнение всех задач, которые не относятся напрямую к главной вашей цели.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Оглянитесь назад и проанализируйте свой прошлый опыт использования времени. Выявите ошибки и учтите их при составлении нового плана. Вспомните о ситуациях, когда время было потрачено максимально неэффективно.

Вспомните, в какой момент вы были максимально продуктивны и проанализируйте, что вы сделали для этого в тот момент.

Например: на прошлой неделе вы заключили минимальное количество сделок. По какой причине? Проведя анализ, вы выяснили, что из-за возвращения напарника из отпуска вы много времени потратили на обсуждение прошедшей поездки, вместо того, чтобы потратить его на обзвон потенциальных клиентов. Соответственно, следует это учесть при составлении плана дня и выделить для общения обеденное время, исключив нерабочие беседы в течение дня.

Принцип 7. Планируйте отдых

Не стоит забывать об отдыхе, чтобы не «выгореть». Отдых также лучше планировать, это приведет вас к успеху, ведь при полноценном отдыхе вы будете в работе полны сил и энергии, что поможет совершить больше дел.

Пример: Радислав Гандапас, популярный бизнес-тренер, вносит посещения гольф-клуба в свое расписание. При этом он выделяет их как наиболее важные. Объясняет он это тем, что если этого не сделать, то отдых будет максимально переноситься на более поздний срок, так как создается видимость низкой важности этого мероприятия.

План у предпринимателя должен быть всегда, это полезная привычка. Поможет в этом, например, сервис Класс365 — программа для постановки и контроля задач сотрудникам. Вы сможете комментировать и обсуждать задачи, следить за активностью, составлять распорядок дня для каждого сотрудника и еще другие преимущества. Ознакомиться со всеми функциями можно здесь >>

Методы тайм-менеджмента

Различные авторы, изучающие вопрос управления временем, как правило, в своих книгах представляют свои личные методы тайм-менеджмента. Ознакомимся с основными из них.

Метод помидора в тайм менеджменте

Франческо Чирилло, автор системы Pomodoro, изобрел ее при подготовке к экзаменам. С помощью этого метода можно сосредоточиться, если внимание быстро переключается на другие задачи. Также это поможет держать под контролем затраченное время на различные задачи.

Для применения системы понадобится таймер, который следует установить на 25 минут, в течение которых требуется сосредоточиться на выполнении работы. После того, как таймер оповестит об истечении времени, следует отдохнуть 5 минут, после чего повторить процесс заново. После прохождения четырех циклов, то есть суммарно часа работы, следует прерваться на полчаса для отдыха.

Метод «90 на 30»

Данный метод достаточно популярен, его используют блогеры, предприниматели и литературные критики. Основывается он на исследованиях, говорящих о том, что 90 минут — это наиболее подходящий промежуток времени для погружения в работу. При этом для полноценного отдыха между задачами вполне достаточно 30 минут.

Суть метода следует из этих данных — выделяется 1.5 часа для продуктивной работы, после которых следует полчаса отдыха. Цикл повторяется, но наиболее важную работу следует планировать именно на первый цикл.

Метод GTD

Данная аббревиатура расшифровывается как «Getting Things Done», и была придумала Дэвидом Алленом, известным тренеров в бизнес-направлении. Какие принципы легли в основу данной системы?

Необходимо записывать все задачи и идеи в Inbox или «Входящих», чтобы они все содержались в одном месте.
Раз в определенный промежуток времени необходимо сортировать задачи по папкам, таким как «Дом», «Рабочие дела», «Список покупок» и прочим. Задачам также присваивается степень важности и дату, когда ее необходимо выполнить.
Периодически требуется чистить папку от уже выполненных задач, неактуальных дел и т.д.
После того, как во «Входящих» остались только актуальные задачи и составлен план действий, можно приступить к действиям. Выполняйте быстрые задачи без отлагательств, а сложные, которые можно поручить кому-то другому — делегируйте.

Метод ZTD

Еще одна аббревиатура, обозначающая Zen to Done, предлагает нам дзен-систему, созданную автором блога о продуктивности. Она несколько отличается от предыдущего метода в сторону простоты. Какие привычки необходимо себе привить, чтобы следовать ZTD?

Записывать все задачи и идеи в Inbox.
Не откладывать все на потом, стараться обрабатывать информацию во «Входящих» как можно быстрее.
Крупные задачи планировать на неделю, а основные — ежедневно.
Выбирать одно основное дело, которое необходимо выполнить в данный момент времени, придерживаться правила концентрации внимания.
Формировать перечни задач, список должен быть максимально коротким и простым.
Также как в методе GTD, распределять задачи по категориям.
Своевременно подчищайте содержимое Inbox, чтобы избавляться от уже завершенных или неактуальных дел.
Старайтесь ставить максимально простые и краткие цели.
Следуйте распорядку дня, чтобы сконцентрироваться на работе в рабочие часы.
Найдите то, что вам интересно и занимайтесь именно этим.

Метод 52/17

Данный метод очень напоминает метод 90/30, меняется лишь распределение времени на работу и отдых, то есть 52 минуты посвящается работе, после чего следует 17-минутный отдых.

Сервис The Muse проводил соответствующее исследование, показавшее, что данное соотношение времени помогает оставаться максимально продуктивным, а также не переутомляться.

Метод айсберга

Метод, изобретенный Рамитом Сети, американским финансовым консультантом, основывается на способе сохранения информации для дальнейшего использования. Для этого следует сохранять все данные, такие как идеи, статьи, письма и списки в едином сервисе, например, можно использовать Evernote.

Далее вся информация помечается тегами или распределяется по папкам. Пересматривать накопившиеся данные следует приблизительно раз в 1-1.5 месяца, а также при просмотре обдумайте, можете ли вы использовать данную информацию на практике. Если нет — удалите ее или перенесите в архив. Тем самым будет создаваться ваша база полезной информации.

Метод Тима Феррисса

В этом методе сочетаются сразу два правила. Одно из которых — 80/20, достаточно известный принцип Парето, который предлагает 80% задач решать за 20% времени. Оставшиеся 20% задач можно решать в течение оставшихся 80% времени. Второе правило, входящее в метод Тимоти Феррисса — это закон Паркинсона, гласящий о том, что работа занимает все то время, которое было на нее выделено.

Объединив эти два принципа, получается следующее заключение — для того, чтобы успеть выполнить все дела, требуется не увеличить количество сил и времени, а улучшить концентрацию на работе.

Метод “Канбан”

Этот метод пришел к нам из Японии. С помощью этой системы можно визуализировать процесс работы, что позволит оценить, какие задачи уже были выполнены, какие выполняются сейчас и какие запланированы.

Осуществляется это с помощью стикеров или онлайн с использованием приложений наподобие Trello. На реальной или виртуальной доске расчертите таблицу со столбцами «Необходимо сделать», «Делается», «Уже сделано». Далее дела записываются на стикеры и расклеиваются в соответствующие столбцы.

Метод 10 минут

Как быть, если необходимо выполнить задачу, которую делать очень не хочется? В этом случае можно поставить себе следующее условие: «Я потрачу на это неприятное дело только 10 минут, после чего смогу заняться тем, чем хочется, например, отдохнуть».

В большинстве случаев, по прошествии 10 минут вы продолжите выполнять поставленную задачу, так как втянетесь в работу.

Метод 4D

Эдвард Рэй, занимающийся вопросами мотивации, создал этот способ для облегчения участи людей, которых пугают списки дел и которые впадают в панику при осознании наличия множества важных дел.

Писатель уверяет, что ключ успеха в четырех словах на букву D:

Do — сделать. Это означает, что если существует какое-либо дело, то не следует откладывать его выполнение, а лучше всего просто сделать его и успокоиться.
Delegate — делегировать. В том случае, когда у вас нет возможности или ресурса, в том числе временного, для выполнения какой-либо задачи, наиболее предпочтительный способ — это передать выполнение дела кому-либо другому, например, вашему помощнику.
Delete — удалить. Существуют задачи, которые не настолько важны, чтобы держать их в списке дел.
Delay — откладывать. Бывают случаи, когда задача очень велика по объему, но при этом не является срочной. В этом случае допускается перенос ее выполнения в конец списка, но следует прописать даты, до которых необходимо ее выполнить.

Для работы по этому методу каждая из задач рассматривается с позиции 4D, а затем происходит переход к обработке следующего дела.

О ключевых показателях эффективности бизнеса читайте тут >>

Правила тайм менеджмента

Каким правилам стоит следовать, чтобы работать эффективно? Существует несколько вариантов.

Правило 1‑3‑5

Для того, чтобы использовать время для работы более рационально, можно использовать правило 1-3-5. Применяется оно следующим образом — на один рабочий день необходимо планировать выполнение одного крупного дела, трех дел среднего размера, а мелких дел должно быть пять. Итого в сумме получается 9 дел. Данное правило способствует избавлению от накопившихся задач, при этом избежать переутомления и задержек в сроках выполнения.

Правило трёх

Данное правило было изобретено Крисом Бейли, который написал книгу «Мой продуктивный год». Оно может подойти тем людям, кто не в состоянии по каким-либо причинам делать 9 дел в ежедневно.

Автор книги предлагает выбрать три задачи, которые имеют наибольшее значение в этот день, и уделить им наибольшее внимание. При этом не понадобится делать очень много различных дел, что позволит сосредоточиться на главном.

Кроме того, это же условие можно применять и при выборе целей на месяц, год и любые другие сроки.

Правило двух минут

Данное правило тесно связано с GTD, но может использоваться и отдельно. Суть ее в том, что если перед вами поставлена задача, которая может быть выполнена за две минуты, то необходимо сделать это дело без откладываний прямо сейчас. Это позволит максимально освободить память от раздумий об этом деле.

Оценивать эффективность сотрудников и рассчитывать заработную плату можно в программе Класс365. Она позволяет полностью контролировать отдел продаж и работу каждого менеджера, управлять взаимоотношениями с клиентами, вести продуктивную работу с лидами, а также повышать эффективность работы сотрудников. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас >>

Техники тайм менеджмента

Существует несколько техник, применяя которые, можно добиться значительного успеха.

Съесть лягушку тайм менеджмент

Такое интересное название метода было изобретено Брайаном Трейси, который проводит лекции по мотивации, а также является автором книг. Под «лягушками» он подразумевает какие-то задачи, которые делать совсем не хочется в связи с дискомфортом, которые они доставляют. То есть, это те дела, которые сделать необходимо, несмотря на нежелание.

Согласно его предложению, утро нужно начать именно с «поедания лягушки на завтрак», то есть сделать все неприятные дела в начале дня, чтобы остаток времени быть в хорошем настроении без ощущения камня на душе.

Временные блоки

Составление списков дел — это прекрасно. Но у них есть недостаток — отсутствие наглядного представления, сколько времени необходимо затратить на выполнение каждой из задач. На равнозначных строках может содержаться как «Купить молоко», так и «Сделать генеральную уборку во всем доме». Согласитесь, эти два дела совершенно разные как по сложности, так и по времени, которое нужно потратить для его выполнения.

Для большей наглядности и контроля можно использовать календарь, где выделяется соответствующий временной блок для каждого дела. Это позволит планировать день максимально эффективно.

Zero Inbox

Данный метод может быть применен одновременно с методом GTD. Изначально его создатель разработал данный способ для работы с электронной почтой, но его можно использовать и для других способов ведения информации, например, обрабатывать документы, заметки и прочее. Основной принцип — папка «Входящие», в которую вносятся дела, должна быть пустой.

Если следовать системе GTD, то в Inbox постоянно вносятся различные дела. Затем они разбираются, чистятся от лишних и т.д. Если задач поступает очень много, то начинается путаница и можно пропустить действительно срочное и важное дело.

По методу Zero Inbox обработка предполагается сразу по мере поступления. То есть при открытии папки с задачами, необходимо делегировать, удалить или сделать все эти дела, добившись в итоге пустой папки, то есть сразу все обработать.

При помощь автоматизации процесса можно ускорить этот процесс до максимума.

Fresh or Fried

Как правило, утром человек способен воспринимать и обрабатывать информацию гораздо быстрее, чем под конец рабочего дня. То есть, если определить, в какой момент вы наиболее продуктивны, то можно запланировать и выполнить максимальное количество или наиболее важные из дел.

Вечером под конец рабочего дня составьте список дел, запланированных на следующий день.
Выделите наиболее важные дела и запланируйте их на утро или на то время, когда вы максимально полны сил. «Лягушки» должны попасть в этот же раздел. Данное состояние мозга называется Fresh.
Остальные, не самые сложные, не самые срочные и достаточно приятные задачи планируются на период Fried, то есть менее продуктивное время, как правило, это вторая половина дня.
Следуйте расписанию дел на следующий день, по прошествии дня составьте новый список.

Автофокус

Марк Фостер, мастер в области производительности, создал данный метод для творческих людей, которым сложно дается планирование.

В этом способе можно вести записи задач в случайном порядке, не придерживаясь каких-то правил. Когда список сформирован, просмотрите его и выделите наиболее срочные дела, а затем просто выполните эти задачи.

После выполнения срочных дел можете выбирать на свое усмотрение, а если не доделаете их до конца — впишите эту задачу внизу списка, чтобы в дальнейшем вернуться к ее выполнению.

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр, один из президентов США, использовал разделение задач на четыре типа.

Важные и срочные дела.
Важные, но не срочные.
Неважные, но срочные.
Неважные и несрочные дела.

При этом, после того, как все задачи будут распределены в какие-то из этих категорий, будет наглядно ясно, какие дела требуют безотлагательных действий, а какие можно делегировать или вовсе убрать из списка задач.

Хронометраж

Чаще всего среди людей, которые стремятся к продуктивной работе, встречается отслеживание времени на работу. При этом время прокрастинации и серфинга в интернете во время рабочего дня не учитывается. Глеб Архангельский, эксперт в тайм-менеджменте, предлагает использовать метод «Хронометраж». Это помогает оценить распределение вашего времени.

Для работы в данной технике записывайте все действия, а не только работу над задачей, а также время, потраченное на это дело. Ведите записи в течение пары недель, после чего проведите анализ. Вероятно, вы найдете те дыры, куда утекает ваше полезное время.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Самыми известными и популярными книгами в данной сфере являются произведения Глеба Архангельского и Брайана Трейси. Первый автор является российским представителем сегмента, внедривший систему управления временем в работу крупных предприятий, таких как «Вимм-Биль-Данн» и другие. Книги данного автора — «Тайм-драйв» и «Организация времени».

Труд второго автора, который мы рекомендуем к ознакомлению — это «Мастер времени».

Также можно обратить внимание на книги «Жесткий тайм-менеджмент» и «Максимальная концентрация».

Приложения для тайм-менеджмента

С развитием техники, особенно смартфонов, а также облачного хранения данных, на помощь стали приходить также приложения.

Trello

Заменяет доску со стикерами электронным вариантом. Было выпущено десять лет назад в 2011 году. Интерфейс интуитивно понятен, заметки предстают в визуально понятном виде, что помогает сориентироваться в делах и понять, какие из них выполнены, какие в режиме выполнения, а какие запланированы на ближайшее или отдаленное будущее.

Todoist

Позволяет разделять дела по проектам, присваивать теги, писать комментарии, прикладывать файлы. Также можно вести проекты совместно с другими пользователями. Также присутствует трекинг продуктивности, что может дополнительно мотивировать пользователя. Существует также платная расширенная версия.

Sectograph

Приложение позволяет проанализировать время, затраченное на ту или иную деятельность. Данные представляются в виде круговой диаграммы, где отображаются потраченные минуты или часы на задачу. Есть функции обратного таймера и напоминаний.

Советы и

инструменты тайм менеджмента

Даже следуя идеально подобранному методу можно допустить множество ошибок и не достичь желаемого. Рекомендуется следовать следующим правилам, чтобы добиться максимального результата.

Фокусируйтесь на главном

Направьте свои силы в моменте только на одну из задач.

Делегируйте

Не стоит бояться, что кто-то другой выполнит задачу хуже, чем мы. Предоставляя помощникам возможность выполнить неважные, но срочные задачи, вы позволите им получить опыт и работать эффективнее в дальнейшем, а также освободите себе время для других дел.

Научитесь говорить «нет»

Для того, чтобы позволить себе сфокусироваться на важных задачах, необходимо уметь отказываться от выполнения не важных и не срочных дел.

Блокируйте раздражители

Отключите на время выполнения дела мессенджеры и другие отвлекающие факторы.

Исключите «пожирателей времени»

Проведите анализ времени, потраченного на выполнение не рабочих задач, например, общение в социальных сетях, ответ на звонок родственника, перекур, просмотр видео на YouTube. Такой анализ позволит вам найти дыры, которые поглощают слишком много времени, которое могло было быть потрачено на решение задач.

Не делайте несколько дел одновременно

Нам может казаться, что мы многозадачны и выполняем сразу несколько дел, но на самом деле это приводит к постоянному переключению внимания между задачами. При этом эффективность не растет, а снижается, а также приводит к переутомлению.

Отдыхайте

Все вышеуказанные правила говорят не о том, что необходимо работать как можно больше, а о том, что работать необходимо эффективнее, а планирование позволит вам делать это с комфортом и без переутомлений. Выделите себе время для отдыха, запланировав строгое окончание рабочего дня в определенное время.

Наведите порядок в электронной почте

Беспорядок в электронных письмах приводит к тому, что мы в поисках нужной информации вынуждены перечитывать каждое письмо по несколько раз. Упорядочите папки и письма, а также настройте фильтры. Поможет создание папок с названиями «Срочные дела», «Идеи для размышлений» и прочие.

Фильтруйте входящую информацию

Оставляйте только важную и полезную информацию.

Учитывайте свои биоритмы

Подумайте, в какое время вы наиболее активны и способны на продуктивную работу. Запланируйте максимально важные дела именно на это время.

Создайте комфортное рабочее место

Подготовьте свое рабочее место так, чтобы не присутствовали отвлекающие детали, такие как скрипящий стул или беспорядок на столе в документах.

Ограничьте свой перфекционизм

Стремление выполнить все задачи на 100% обречено на провал. Помните, что увлекшись доведением до идеала одного дела можно испортить результат, а также не успеть выполнить никаких из других поставленных задач.

Контролируйте время

Отслеживайте время работы и отдыха.

Ставьте дедлайны

Устанавливайте временные рамки для каждой из задач, это позволит рационально использовать ресурсы, а также учиться вовремя останавливаться и переходить к следующему делу.

Оставляйте запас времени

Закладывайте процент времени на форс-мажорные обстоятельства.

Заканчивайте задачу раньше срока

Стремление успеть к определенную сроку часто заканчивается опозданием. Старайтесь внутренне поставить себе срок раньше реального, тогда у вас будет шанс закончить до установленной даты или времени или хотя бы вовремя.

Планируйте время ожидания

Не используйте время впустую. Возможно, пока вы ожидаете автобус или звонок партнера, вы можете выполнить какое-то быстрое дело, например, из категории “важных, но не срочных”.

Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

замедляемся,
ошибаемся,
стрессуем,
перестаем чувствовать жизнь,
начинаем забывать важные вещи,
разрушаем отношения с близкими,
становимся эмоционально нестабильными,
теряем креативность.

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

Запланируйте задачу.
Поставьте таймер на 25 минут.
Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

Блог Сергея Калинина: Типы тайм-менеджмента

Продолжается публикация серии моих статей в журнале «Фарминдекс» (там же можно скачать номера журнала в *.pdf), посвященных основам тайм-менеджмента. В очередном, 324 номере журнала на стр. 25-27 можно прочитать очередную статью, в которой кратко описываются основные типы управления временем: персональный, ролевой и социальный тайм-менеджмент.

Далее приводится текст статьи в авторской редакции…

Каждый человек в течение своей жизни включен в множество разных деятельностей, активностей, дел – больших и малых. Но любые виды нашей жизнедеятельности протекают во времени. Следовательно, абсолютно ко всему, что мы делаем, чем мы заняты в течение жизни, можно применить методы тайм-менеджмента (далее — ТМ).

Достаточно затратить 10-15 минут на небольшое Интернет-расследование, и можно обнаружить, что существует множество разновидностей ТМ. Например, есть тайм-менеджмент для домохозяек (известная во всем мире система FlyLady). Есть тайм-менеджмент для беременных, и для молодых мамочек. Есть даже тайм-менеджмент для священников!

На самом деле, чтобы не утонуть во всех этих многочисленных разновидностях, специалисты выделяют всего три типа тайм-менеджмента. При этом внутри каждого из этих типов может существовать множество разных, зачастую совершенно непохожих друг на друга систем управления временем. Некоторые из этих систем могут иметь оригинальные авторские названия. Но если вы только начинаете изучать ТМ, знать все это многообразие вам вовсе не обязательно – достаточно иметь четкое понимание трех основных типов ТМ. Это необходимо для того, чтобы вы не хватались за первую попавшуюся систему управления временем «в яркой упаковке» — а чтобы могли сделать обоснованный выбор наиболее актуального для вас типа ТМ.

Итак, существует всего три типа систем управления временем: 1) персональный ТМ; 2) ролевой (или профессиональный) ТМ; 3) социальный (в т.ч. корпоративный) ТМ.

Основное назначение персонального ТМ – помочь человеку в достижении его личных целей, т.е. в достижении «внутренней успешности». Персональный ТМ ближе всего к прикладной психологии. Среди методов персонального ТМ – помощь человеку в более глубоком самопознании, в более точном определении своих желаний и стремлений, в преодолении внутренних барьеров на пути к успеху и т.д. Оптимизация затрат времени на разные жизненные сферы в персональном ТМ достигается как бы «изнутри», через гармонизацию самого человека.

Задача ролевого ТМ – помочь человеку быть успешным в рамках исполнения какой-либо социальной роли. Одной из таких социальных ролей является наша профессиональная роль – где и кем мы работаем, какие трудовые задачи мы выполняем, и насколько эффективно мы это делаем. Профессиональный ТМ – это на 50% психология трудовой деятельности, и еще на 50% — методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда), реинжиниринга, управления качеством и т.п.

В самом простом виде ролевой ТМ – это улучшение (с точки зрения временных характеристик) каких-либо недостаточно развитых трудовых навыков или компетенций. Например, вы много работаете с документацией, но при этом очень медленно читаете. Увеличить скорость чтения можно с помощью различных методик скорочтения или рационального чтения (и др.).

Например, вы работаете на руководящей должности и слишком много времени тратите на самостоятельное выполнение всяких мелких второстепенных задач. Возможно, это происходит из-за того, что у вас недостаточно развиты какие-то из менеджерских компетенций: неумение выделять приоритеты в своей работе; неумение планировать свой рабочий день; неумение делегировать выполнение второстепенных задач подчиненным (и т.д.).

Как только точно выявляется причина, благодаря которой вы «не успеваете» в своей профессиональной деятельности – всегда можно подобрать соответствующие тайм-менеджерские методы и схему «лечения» данной причины и её негативных последствий.

Задачей социального ТМ является согласование временных затрат в межчеловеческих взаимодействиях. Частным случаем здесь является корпоративный ТМ, главная задача которого – согласование во времени всех процессов, происходящих внутри организации. Организацию можно сравнить с оркестром, который либо играет слаженно (и тогда слышна прекрасная мелодия), либо каждый музыкант играет сам по себе (и тогда слышна какофония).

Корпоративный ТМ – это на 90% различные методы оптимизации бизнес-процессов, и лишь на 10% — психология. Это означает, что 90% усилий корпоративного ТМ направлено на изменение процессов и систем внутри компании, и лишь 10% усилий – на изменение людей.

При этом корпоративный ТМ чаще всего является выборочным, направленным на оптимизацию по временному параметру каких-то отдельных систем бизнеса. Например, довольно частой «задачей на временную оптимизацию» является задача на сокращение времени цикла клиентского обслуживания (с момента принятия заказа до момента получения оплаты) в системе продаж B2B.

Решения этой задачи могут быть самые разные, и здесь уже используется не столько ТМ, сколько более традиционные подходы бизнес-консультирования: внедрение электронного документооборота, методов «бережливого производства», реинжиниринг бизнес-процессов и т.п.

Подведем черту: задача управления временем актуальна для вас… А) Как для человека, в вашей личной жизни? Б) Как для профессионала, для повышения эффективности выполнения ваших трудовых функций? В) Как для руководителя, для повышения эффективности процессов (сложных видов деятельности), за которые вы отвечаете?

В следующем выпуске – о балансе между работой и личной жизнью…

Если вам понравился/был полезен этот текст, обязательно

9 Популярные методы и инструменты управления временем

Программа по интересам *

MS — Патология речи и языкаДоктор физиотерапииFlex доктор физиотерапииДоктор производственной терапииFlex доктор производственной терапииМастер производственной терапииFlex Master of трудотерапииMSN — семейная медсестра MSN — семейная медсестра MSN EducatorMSN — Руководитель медсестрыBSN to DNPBSN to DNP — Руководитель медсестрыBSN to DNP — Практикующая семейная медсестраMSN to DNPМастер управления здравоохранения MHA — Медицинская информатикаMHA — ПредпринимательствоМастер здравоохранения Преподавание и обучениеEdD — Медсестринское образованиеEdD — Спортивная подготовкаПереходный доктор физиотерапииПостпрофессиональный доктор производственной терапии (OTD) Доктор медицинских наукПрограмма ортопедической клинической ординатурыОрганизация ортопедической физиотерапииБез степениПродолжительное обучение ionCertificate — Медсестринский педагогический Сертификат — Семейная практикующая медсестра Сертификат — Медсестра

Предпочитаемый кампус *

Майами, Флорида.Августин, Флорида Остин, Техас Сан-Маркос, Калифорния

Предпочтительный кампус *

Майами, Флорида. Августин, Флорида Остин, Техас Даллас, Техас Сан-Маркос, Калифорния

Предпочтительный кампус *

Майами, Флорида. Августин, Флорида, Остин, Техас, Даллас, Техас, Сан-Маркос, Калифорния

Кампус 2-го выбора

Майами, Флорида, штат Техас, Сан-Маркос, Калифорния Все кампусы

Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в Майами, Флорида, Остине, Техас и Кампусы Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

2nd Choice Campus

Майами, Флорида, Остин, Техас. Августин, Флорида Все кампусы

Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Остине, Техас, Майами, Флорида и Сент-Огастин, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

2nd Choice Campus

Майами, Флорида Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Сент-Огастин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния.Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

2nd Choice Campus

Остин, Техас, Майами, Флорида, Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Остине, Техас, Майами, Флорида, Сент-Огастин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

2nd Choice Campus

Остин, Техас, Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в нашем Остине, Техас, Св.Кампусы Августина, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

2nd Choice Campus

Miami, FLAustin, TXSan Marcos, CA Все кампусы

Программа Master of Occupational Therapy (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Остине, Техас и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

2nd Choice Campus

Майами, Флорида, Остин, Техас. Августин, Флорида Все кампусы

Программа магистра трудовой терапии (MOT) также доступна в наших городах Остин, Техас, Майами, Флорида и Св.Августин, кампусы Флориды. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

2nd Choice Campus

Майами, Флорида Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

Программа магистра профессиональной терапии (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Сан-Маркос, Калифорния и Сент-Огастин, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

2nd Choice Campus

Сан-Маркос, Калифорния, Остин, Техас. Августин, Флорида Все кампусы

Программа магистра профессиональной терапии (MOT) также доступна в наших Сан-Маркос, Калифорния, Остин, Техас и Св.Августин, кампусы Флориды. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

Предпочтительный кампус *

Остин, Техас, Сан-Маркос, CASt. Августин, Флорида

Предпочтительный кампус *

Остин, Техас, Майами, Флорида. Августин, Флорида Сан-Маркос, Калифорния

Предпочтительный кампус *

Сан-Маркос, Калифорния

Предпочтительный кампус *

Даллас, Техас

Кампус 2-го выбора

Остин, Техас Майами, Флорида

Программа Flex Master of Occupational Therapy также доступны в наших кампусах в Остине, Техас и Майами, Флорида.Выберите кампус 2-го выбора, если вы готовы принять участие в дополнительных кампусах.

2nd Choice Campus

Майами, Флорида. Augustine, FL

Программа Flex Master of Occupational Therapy (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида и Сент-Огастин. Выберите кампус 2-го выбора, если вы готовы принять участие в дополнительных кампусах.

Скрытый

Предпочтительный кампус *
Расстояние

Предпочтительный кампус *
Остин, штат Техас, Даллас, Техас

Скрытый

Желаемая дата начала *
9/7/2021
Желаемое начало

Дата *
07.09.2021
Желаемая дата начала *
07.09.20211.10.20225/9/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
07.09.20215/9/20229 / 6/2022
Желаемая дата начала *
07.09.20215/9/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
07.09.2015/9/20229/6/2022
Желаемая Дата начала *
9/7/20211/10/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
07.09.20211/10/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
7/9 / 20215/9/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
9/7/202 11/10/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
7/9/202 11/10/20229/6 / 2022
Желаемая дата начала *
07.09.20211.10.20225/9/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
07.09.20211.10.20225/9/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
06.09.20229.05.2023
Желаемая дата начала *
07.09.2011 / 20225/9/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
9/7/202 11/10/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
7/9/20211/10/20229/6 / 2022
Желаемая дата начала *
07.09.202 11/10/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
07.09.202 11/10/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
9/7/20211/10/20225/9/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
9/7/20211/10/20225/9/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022
Желаемая дата начала *
9 / 9/2019
Заинтересованы в MOT Flex?
Программа Master of Occupational Therapy (MOT) также предлагается в удобном формате Flex (Online + Weekend Labs на территории кампуса).Проверьте здесь, если вы хотите узнать больше о Flex MOT, предлагаемом в настоящее время в Майами, Остине и Сент-Огастине.
Заинтересованы в DPT Flex?
Программа «Доктор физиотерапевт» (DPT) также предлагается в удобном формате Flex (онлайн + лаборатории выходного дня на территории кампуса). Отметьте здесь, если вы хотите узнать больше о Flex DPT, который в настоящее время предлагается в Остине, Сан-Маркосе и Сент-Огастине.
Имя *
Фамилия *
Телефон *
Адрес электронной почты *
Почтовый индекс *
Без названия * Установив флажок, я даю свое явное письменное согласие Университету Св.Августин из отдела медицинских наук, чтобы связаться со мной по электронной почте, тексту, телефону и заранее записанному сообщению относительно продолжения моего образования. Я понимаю, что звонки могут производиться с использованием автоматизированных технологий. Вы можете отказаться в любой момент. Пожалуйста, просмотрите нашу Политику конфиденциальности или свяжитесь с нами для получения более подробной информации.
Какие существуют стили управления временем?
Интересно стили управления временем ?
Не секрет, что каждый заинтересован в том, чтобы лучше распоряжаться своим временем.
И хотя есть общие советы и методы, которые помогут вам лучше распоряжаться своим временем, например организация рабочего места, недостаточно , чтобы помочь вам работать более продуктивно.
Вы должны определить стиль управления временем и технику повышения продуктивности, которая будет работать лучше всего для вас.
В этой статье мы рассмотрим шесть различных стилей тайм-менеджмента и дадим несколько индивидуальных советов, которые помогут вам стать более продуктивными.
Эта статья охватывает:
(Щелкните ссылки, чтобы перейти к определенному разделу)
Давайте начнем.
Что такое тайм-менеджмент?
Управление временем — это процесс организации и планирования задач, позволяющий максимально использовать свой день. Он направлен на то, чтобы сделать больше за меньшее время и быть продуктивным в целом.
Однако, вопреки распространенному мнению, быть занятым — это не то же самое, что быть продуктивным.
Несмотря на то, что они «заняты» весь день, многие люди не могут выполнять свои повседневные задачи.
Вот тут-то и приходят на помощь стратегии тайм-менеджмента — они заставляют вас работать умнее, а не усерднее .
Каковы преимущества тайм-менеджмента?
Прежде чем мы углубимся в различные стили тайм-менеджмента, давайте взглянем на некоторые преимущества, которые может предложить тайм-менеджмент.
Но если вы знакомы с его преимуществами, смело переходите к стилям управления временем.
1. Уменьшает откладывание на потом
Хорошее управление временем позволяет вам контролировать своего времени.
Вы будете более сосредоточены и уверены в том, что вы хотите выполнить в заданный период времени.В результате вы меньше откладываете на потом и больше времени проводите вне работы.
2. Улучшает баланс между работой и личной жизнью
Досрочное завершение работы благодаря эффективному управлению временем означает, что у вас будет больше времени на себя, свои личные цели и межличностные отношения.
Этот баланс также напрямую влияет на работу и производительность положительным образом — чем вы счастливее, тем продуктивнее вы становитесь.
3. Предотвращает выгорание
Перерыв помогает восстановить умственную энергию и предотвращает выгорание на рабочем месте.Это также позволяет вам лучше сосредоточиться и обостряет ваши способности решать проблемы.
Какие существуют стили управления временем?
У разных людей разные способы управления своим временем.
Определение вашего собственного стиля управления временем поможет вам сосредоточиться на своих сильных сторонах и понять ключ к вашей продуктивности.
Давайте посмотрим на шесть общих стилей управления временем :
1. Хоппер
Хоппер — это люди, которые работают над несколькими объектами одновременно. Они переходят от одной задачи к другой, прежде чем любая задача будет завершена.
Многозадачники любят хаос и часто оказываются вовлеченными в слишком много личных и профессиональных проектов одновременно.
A. Преимущества
Эти хулиганы любят оставаться занятыми и могут одновременно заниматься несколькими разными делами. Им легко переключаться между задачами.
B. Недостатки
Многозадачность — не очень продуктивный способ работы, вопреки распространенному мнению.Фактически, исследования показывают, что это может даже снизить ваш IQ!
Более того, людям, выполняющим несколько задач одновременно, сложно оставаться организованным, выполнять определенные задачи и уложиться в сроки.
C. Советы по увеличению производительности
Чтобы максимально использовать свой потенциал, бункеры должны:
Устранять отвлекающие факторы во время работы.
Используйте технику Помидора, чтобы работать короткими очередями.
Сосредоточьтесь на расстановке приоритетов только для двух или трех задач и переключении только между теми, которые имеют приоритет.
2. Hyperfocus
Люди со стилем управления hyperfocus глубоко вовлекают в решение поставленной задачи. Быстро входя в зону, они предпочитают сосредоточиться на одной задаче и выполнять ее, пока она не будет выполнена.
A. Преимущества
Пользователи стиля Hyperfocus невероятно продуктивны и производят высококачественную работу с особым вниманием к деталям.
B. Недостатки
Сосредоточение внимания только на одной задаче может привести к невыполнению сроков и стрессу из-за незавершенных задач, отвлекая внимание человека от важных вещей, которые в этом нуждаются.Им не хватает гибкости, так как им сложно переходить от одной задачи к другой.
C. Советы по увеличению производительности
Людям с таким стилем управления следует:
Напоминать себе о смене задач через определенные промежутки времени.
Используйте стратегию обратного планирования, чтобы делать реалистичные прогнозы времени, необходимого для выполнения задач.
Отслеживайте, сколько времени они уделяют различным задачам.
3. Клиффхэнгер
Лучшая работа под давлением указывает на личность клиффхэнгера .То, что двигает вперед таких людей, — это выброс адреналина, который они получают по мере того, как часы тикают ближе к крайнему сроку.
A. Преимущества
Те, кто использует стиль управления «Клиффхэнгер», преуспевают в стрессовых ситуациях и могут выдерживать большое давление.
B. Недостатки
Работа, выполняемая под давлением, как правило, поспешная и некачественная. Эти люди часто откладывают дела на потом, ожидая до последней секунды, чтобы приступить к работе.
С.Советы по увеличению производительности
Чтобы максимально использовать свое время, тайм-менеджеры в стиле клиффхэнгера должны:
Отслеживать количество времени, которое им требуется для выполнения каждой задачи.
Расставьте задачи по приоритетам, чтобы не спешить в последнюю минуту.
Запланируйте более ранние даты для срочных задач.
4. Общая картина
Люди с таким личным стилем управления временем имеют вид с высоты птичьего полета различных задач и планов, которые они должны выполнить.Они тратят большую часть своего времени на планирование и разработку стратегии, уделяя внимание мелким деталям.
A. Преимущества
Поскольку люди из этой категории видят более широкую картину, они быстро думают и спонтанно решают проблемы. Они часто придумывают творческие идеи и новые стратегии для решения различных проблем.
B. Недостатки
Самым существенным недостатком для тех, кто использует стиль большой картинки, является их неспособность уделять внимание более мелким задачам и деталям.Это может не дать качественной работы.
C. Советы по увеличению производительности
Чтобы максимально использовать свой потенциал, те, кто видит картину в целом, должны:
Записать свой распорядок дня.
Сотрудничайте с людьми, которые, как перфекционисты, разбираются в деталях.
Четко и четко сообщайте о том, чего они хотят достичь.
5. Перфекционист
Перфекционист Менеджер времени тратит слишком много времени на детали и занимается бесконечным стремлением сделать все правильно.
A. Преимущества
Эти люди понимают тонкости задачи и выполняют очень качественную работу.
B. Недостатки
Они часто пропускают сроки, пытаясь сделать все идеально, тщательно контролируя детали.
C. Советы по увеличению производительности
Для решения своих управленческих проблем перфекционистам следует:
Брать на себя меньше проектов за раз.
Проверяйте свое время, чтобы не увязнуть в бессмысленных деталях.
Сотрудничайте с членом команды, чтобы выполнить несколько задач по управлению проектами (не относящихся к высшему приоритету или риску).
6. Импульсивный
Люди с импульсивным стилем управления временем любят работать без плана. Прилив адреналина, который сопровождает спонтанность, заставляет их двигаться. Они боятся установить распорядок дня или составить список задач.
A. Преимущества
Будучи великими импровизаторами, люди, использующие этот стиль, часто преуспевают в ситуациях, когда возникают неожиданные проблемы.
B. Недостатки
Импульсивный тайм-менеджер очень часто не может соблюдать сроки. Им сложно выполнять работу, требующую постоянных долгосрочных усилий.
C. Советы по увеличению производительности
Чтобы максимально использовать свой потенциал, эти люди должны:
Включать рутину, составлять графики и напоминать себе о своих целях.
Перед принятием решения рассмотрите более крупные проекты, цели и обязанности.
Стройте долгосрочные планы, пересматривайте распорядки и каждый день выделяйте время для спонтанности.
Как можно улучшить свои навыки управления временем?
Навыки управления временем помогут вам эффективно распоряжаться своим временем и взять на себя ответственность за свою личную и профессиональную жизнь.
Давайте посмотрим на различные методы и навыки тайм-менеджмента и на способы их улучшения:
1. Организация
Сохранение организованности — первый шаг к тому, чтобы взять под контроль все свои обязанности и приоритеты.
Создание упорядоченного списка () из задач поможет вам пройти через неспокойные воды вашего загруженного графика.
Этот навык помогает успешным людям сосредоточить свое внимание, расставить приоритеты для задач и выявить расточителей времени, которые снижают их импульс.
2. Постановка цели
Возможно, вы поставили несколько умных целей, например: написание следующей книги-бестселлера или создание следующей компании с многомиллиардным оборотом.
Эти цели являются последствиями последовательной работы, такой как написание 3000 слов в день, час продаж и т. Д.
В идеале, ставя цели, вы должны сосредоточиться на себе r действиях , а не на результатах.
Как вы это делаете?
Определите важные задачи, которые требуются для достижения ваших целей, и используйте метод блокировки по времени, чтобы убедиться, что вы добиваетесь своего.
3. Планирование
Планирование поможет вам определить свои цели и наиболее эффективно использовать имеющиеся ресурсы, время и деньги.
Этот навык позволяет вам взять на себя ответственность за непредвиденные события и подготовиться ко всем сценариям «что, если».
Определенный курс действий позволит вам увидеть, где вы находитесь сегодня, и возможные альтернативы тому, куда вы можете пойти в будущем.
4. Приоритезация
Расстановка приоритетов не означает выполнения большего количества задач. Все дело в устранении неважных задач, чтобы сосредоточить ваше время на необходимых задачах.
Расставляя приоритеты, вы помещаете определенные задачи в конец списка «дел» и выделяете задачи, которые должны быть первыми в вашей повестке дня.
Ранжирование задач по важности и выполнение их в указанном порядке сделает вас экспертом по продуктивности.
Например, для этого можно использовать технику Эйзенхауэра.
Перед тем, как начать, вам нужно пометить задачи как:
Важные и не важные задачи.
Срочные и несрочные задачи.
Это поможет вам определить, какие задачи являются одновременно важными и срочными, чтобы вы могли немедленно над ними работать.
5.Delegation
Когда предстоит много работы, вы, скорее всего, не сможете сделать все самостоятельно.
Вы всегда можете назначить одни задачи или части проектов другим.
Делегирование задач позволяет избавиться от срочных, но не очень важных задач , чтобы у вас было больше времени, чтобы сосредоточиться на важных.
Когда вы делегируете задачи, используйте авторитарный стиль управления, чтобы сэкономить время.
Что это?
Авторитарные менеджеры четко определяют, что и как нужно делать.Лучше всего это работает, когда в вашей организации четко определены должностные роли и формальная иерархическая структура.
Полярная противоположность этого — демократический стиль руководства — не очень полезна. Причина в том, что команде требуется больше времени, чтобы решить, какие задачи следует делегировать.
Работу также можно поручить вам. Сотрудник может попросить немедленно выполнить некоторую работу.
В таких ситуациях выбор повторяющихся задач и отказ от того, что ваш список задач заполнен, поможет вам управлять своим временем с большей эффективностью.
6. Гибкость
Время от времени что-то будет идти не так — будь то получение неожиданной дополнительной задачи, ранее перенесенный крайний срок или личная чрезвычайная ситуация.
Вместо того, чтобы обдумывать, что вы могли бы сделать, чтобы этого избежать, важно простить себя и начать все сначала.
Всегда помните, что ваше планирование и организация — это всего лишь средство для достижения цели, а не самоцель. Вы должны быть гибкими в своем подходе к тайм-менеджменту.
Это означает, что вы должны быть готовы отказаться от своего списка задач во время кризиса, чтобы вы могли сосредоточиться на том, чтобы лучше их решать. Кроме того, вы также должны иметь возможность переключиться на другую задачу, если не можете сосредоточиться на ней или выполнить ее.
7. Focus
Многие вещи конкурируют за наше внимание: срочные личные электронные письма, телефонные звонки, обновления в социальных сетях и многое другое. Гораздо легче отвлечься и увлечься немедленными задачами, которые не помогают нам в долгосрочной перспективе.
В своей программе «Основы управления временем» на LinkedIn Learning эксперт по продуктивности Дэйв Креншоу говорит бизнес-лидерам, что «они делают меньше, пытаясь сделать больше.’
Он подчеркивает, что, сегментируя свое внимание, вы тратите на больше времени, чем на , чем на одно дело за раз.
Управление вниманием и устранение отвлекающих факторов очень важны для продуктивной работы.
Кроме того, отношения сотрудника со своим руководителем являются наиболее важным фактором в поддержании сосредоточенности и заинтересованности сотрудников.
Инвестируйте в курсы управления и обучение руководителей, чтобы максимально эффективно использовать персонал.
Есть также несколько инструментов управления временем, которые помогут вам и вашей команде лучше сосредоточиться и предупредить вас о том, что вас отвлекает.
Time Doctor — один из таких инструментов повышения производительности. Это помогло сотрудникам успешных компаний, таких как Verizon и Firehouse Subs, вернуть свое время.
С Time Doctor вы можете:
Избавьтесь от отвлекающих факторов в рабочее время, ограничив доступ к некоторым непродуктивным веб-сайтам.
Автоматизируйте учет времени на различные задачи и проекты, а также узнавайте, сколько времени вы тратите на работу и на перерывы.
Получайте отчеты о производительности и определяйте, когда вы наименее или наиболее продуктивны.
Подведение итогов
Управление временем имеет важное значение для успеха в сегодняшнем гиперконкурентном мире. Не менее важно уделять время себе и тому, что для вас наиболее важно.
Но создание расписания и его соблюдение — это не тот навык, которому можно научиться за день или два. Это постепенный процесс, который становится привычкой только со временем и повышением дисциплины.
Вот почему начать прямо сейчас — лучшая идея. Определите свой тип личности в управлении временем, составьте расписание и научитесь лучше расставлять приоритеты.
Лиам Мартин — соучредитель Time Doctor — одного из ведущих в мире программ для учета рабочего времени для удаленных команд. Он также является соорганизатором Running Remote, крупнейшей в мире конференции по удаленной работе.
Получите больше подобных материалов

In your In your Inbox
Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик.
Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.
15 наиболее эффективных и проверенных методов управления временем
Как лучше всего управлять временем?
Тайм-менеджмент — это то, над чем одни люди борются, в то время как другие борются за продуктивность. В любом случае, чтобы действительно овладеть им, вам нужно знать, как это делать. А в Интернете полно советов, уловок и методов. Но они не всегда могут работать. Вы должны найти те, которые проверены и используются экспертами по тайм-менеджменту.
Время может быть непростым. Итак, важно знать, как вписать в нее свою работу и повседневные дела. Если вам сложно управлять своей работой или вы хотите поэкспериментировать со своими текущими методами, ознакомьтесь с нашим списком из 15 самых эффективных и проверенных методов управления временем.
1. Планируйте свой день заранее
Планирование — первая, лучшая и наиболее проверенная из всех техник тайм-менеджмента. Во-первых, потому что это помогает правильно организовать вашу работу. Во-вторых, потому что дает вам подробное представление обо всем, что вам нужно сделать .Если вы можете планировать свои ежедневные, еженедельные или ежемесячные задачи, остальное дается легко.
Есть много способов спланировать и организовать свою работу:
Необычные календари и персональные органайзеры
Приложения и инструменты для управления временем
Списки дел
Таблички, блокноты, маркированные журналы и другие бумажные формы менеджеров времени
Вы можете смешивать, комбинировать. и настройте различные параметры, чтобы лучше управлять своим временем.
2. Ограничьте прием электронной почты
Проверка электронной почты и ответ на нее — обременительная задача.Это никому не нравится, но все это делают. Статистика говорит, что «средний рабочий тратит около 30 часов в неделю на проверку электронной почты ». Подумайте обо всех задачах, которые вы могли бы выполнить за это время.
Ограничьте время, которое вы тратите на электронную почту, до минимума, чтобы эти 30 часов оставались для работы. Если вы проверяете его утром, отвечайте только на самые важные, на которые требуется немедленный ответ. Остальное оставьте на перерывы между задачами или пройдите их в конце дня.Кроме того, не забудьте пометить эти неважные сообщения как «спам», чтобы они не попали в ваш почтовый ящик.
Если вы хотите узнать больше об управлении электронной почтой, прочтите о методе «Обнуление входящих сообщений». Это одна из самых популярных стратегий управления временем при управлении электронной почтой.
3. Найдите свою зону продуктивности
Некоторые люди — ранние пташки, другие — полуночники. Мы все разные и любим работать в разное время дня… или ночи .
Вставайте очень рано, если вы наиболее продуктивны по утрам.Или не ложитесь спать поздно ночью, если вы предпочитаете работать в темноте. Но не заставляйте себя менять свои привычки только потому, что говорят, что мы достигаем продуктивности в определенные часы. Какие бы стратегии управления временем ни работали для некоторых людей, они могут не сработать для вас. Период.
И не забывайте о фазе глубокой работы — периоде вашего рабочего времени, когда вы сосредотачиваетесь исключительно на задачах.
4. Съешьте лягушку
Марк Твен сказал: « Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего сделать это с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».
Это все о расстановке приоритетов. Сначала выполняйте самые важные дела, а когда закончите, переключитесь на менее важные. Это поможет вам лучше организовать рабочий процесс и вы станете продуктивнее. Это так просто!
5. Делайте регулярные перерывы
Работа без перерывов может принести больше вреда, чем пользы. Нам нужны перерывы, чтобы наш мозг мог обновиться. , а затем снова сосредоточиться на работе.
Вы можете использовать технику Помидора или отправиться на небольшую прогулку. Прочтите главу своей любимой книги или сварите чашку кофе. Или потратьте свое свободное время на изучение чего-то нового во время просмотра документальных фильмов на платформах потокового видео, таких как Netflix, но вы можете столкнуться с проблемами подключения, если эта платформа заблокирована в вашей стране. Вы можете использовать VPN для подключения или прочитать, как использовать VPN для торрент-загрузки, чтобы узнать о дополнительных параметрах. Делайте перерывы, чтобы улучшить свои методы управления временем и почувствовать себя отдохнувшими.Это значительно повысит вашу производительность.
Конечно, можно работать с длинной цепочкой, когда у вас сверхмощный поток… иногда. Но в долгосрочной перспективе вы почувствуете усталость и снизите свои творческие способности. Перерывы полезны для вашей продуктивности и хорошего самочувствия.
А для сотрудников помните, что вы имеете право на перерывы. Это ваше право, и работодатель обязан ему подчиняться. Если у вас нет перерывов, обратитесь в соответствующие юридические лица в вашем штате.
6. Скажите «нет» и делегируйте полномочия
У каждого есть свои пределы. Мы просто не можем делать все, что хотят от нас люди. Это приведет к выгоранию и тревоге на работе. Вот почему так важно, чтобы был напористым и говорил «нет», когда люди хотят поручить вам дополнительные задачи.
Помните, нет ничего плохого в том, чтобы отказываться делать то, что вы не можете делать. А также с делегированием задач. Особенно, если есть кто-то, кто сделает работу лучше вас.
7.Сосредоточьтесь и заблокируйте отвлекающие факторы
Уведомления, всплывающие сообщения, электронная почта, коллеги постоянно с вами разговаривают. Все это отвлекает ваше внимание от работы.
Есть много способов оставаться сосредоточенными. Вы можете убрать телефон, отключить уведомления в социальных сетях или заблокировать отвлекающие веб-сайты. Но лучший способ — это сконцентрироваться и делать то, что нужно делать . Стоит ограничить свое присутствие в социальных сетях до минимума, потому что это отнимает у вас много времени и не приносит большой ценности в вашу жизнь.
8. Ставьте цели
Ставьте цели, и вы будете точно знать, в каком направлении вы движетесь. Цели являются частью организационного процесса и чрезвычайно важны для управления временем.
Чтобы воспользоваться преимуществами любого метода тайм-менеджмента, главное — это конкретность при постановке целей. Разбейте большие мечты на ежемесячные цели, чтобы их достичь.
Например, если вы решили открыть свой онлайн-бутик в этом году и ваша цель на семестр — получить доход в размере 80 тысяч долларов, то в этом месяце вы можете заключить контракт с двумя оптовиками, нанять стажера для помощи с доставкой и найти маркетинговый канал с более низкой стоимостью привлечения, чем ваш текущий.
Цели определяют ваш путь к успеху. Они ступеньки от лидера к вершине. Цели определяют основные цели, приоритеты и видение вашей организации. Но они также помогают делать дела быстрее и эффективнее.
9. Прекратите многозадачность
Я часто вижу предложения о работе, в которых многозадачность является одним из ключевых навыков кандидата. Но лучше выбросить такое предложение прямо в мусорное ведро. На самом деле многозадачность вредит нашему мозгу.
Кажется, что выполнение нескольких задач одновременно — отличный способ тайм-менеджмента. Фактически, это резко снижает производительность. Исследование, проведенное в Стэнфордском университете, показало, что «, когда они [многозадачны] в ситуациях, когда есть несколько источников информации, поступающих из внешнего мира или возникающих из памяти, они не могут отфильтровать то, что не имеет отношения к их текущая цель. Отсутствие фильтрации означает, что они замедляются из-за нерелевантной информации.”
Выполняйте одно задание за раз, чтобы оставаться сосредоточенным и вовлеченным в свою работу.
10. Найдите свое время
Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на определенные задачи? Попался! Вы, вероятно, относитесь к числу большинства людей, которые понятия не имеют, сколько времени они посвящают деятельности каждый день.
Если вы знаете, сколько времени вы посвящаете задачам, проектам и различным видам деятельности, вы сможете лучше организовать свой рабочий день и рабочий процесс.Самый простой способ сделать это — использовать программу для учета рабочего времени . Это поможет вам точно предсказать будущие оценки и лучше распределить свое время.
Управляйте своим временем с TimeCamp — зарегистрируйтесь бесплатно!
11. Создайте утренний распорядок дня
Что вы делаете в первую очередь, когда просыпаетесь? Если вы застилаете постель или занимаетесь спортом, вы на правильном пути. Но если он проверяет социальные сети, вы делаете это неправильно.
Собственный утренний распорядок, несомненно, зарядит вас энергией на остаток дня. Это первое, что вы делаете утром, и определяет результаты, которых вы добьетесь в течение дня. Попробуйте сделать такую мелочь, как заправить постель, затем съесть здоровый завтрак и оставить социальные сети на конец дня.
Добрый утренний распорядок поднимет настроение и мотивирует к работе.
12. Упражнение
Физические упражнения — отличный способ повысить уровень энергии .Это способ избавиться от напряжения, вызванного стрессом. Это также может помочь очистить ваш разум от ненужных или беспокоящих мыслей, которые только ухудшат вашу работу.
Наденьте кроссовки и отправляйтесь на пробежку! Вы увидите, насколько регулярные упражнения могут помочь в овладении методами тайм-менеджмента.
13. Инструменты, инструменты, инструменты
В современном высокоразвитом мире инструменты — неотъемлемая часть нашей работы. Если вы хотите в полной мере использовать методы тайм-менеджмента, вам следует внедрить в свою повседневную работу следующее:
Программное обеспечение для учета рабочего времени — поможет вам отслеживать время вашей работы и следить за всеми проектами и цифрами, включая оплачиваемое время
Список дел — позволяет вам составлять график и планировать свою рабочую неделю
Программное обеспечение для управления проектами — многие инструменты учета рабочего времени имеют функцию управления проектами.Используйте его, чтобы лучше управлять своими проектами и клиентами
Коммуникационные инструменты — Skype, Slack, Zoom или HeySpace — они имеют решающее значение для внутреннего и внешнего общения
Приложения, полезные для формирования хороших привычек — это может быть простой календарь но если вы требовательный пользователь, попробуйте Habitica или другие приложения для повышения производительности.
Используйте TimeCamp — наше программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы повысить вашу продуктивность.
Хватит терять время — зарегистрируйтесь сейчас!
14.Наградить себя
Вы выполнили задачу или проект, над которым работали? Хорошо, а теперь сделай перерыв и сделай что-нибудь для себя . Выпейте чашку кофе, послушайте любимую музыку или позвоните другу.
Стейси Джонна, менеджер проектов Best Reviews List, предполагает: «Маленькие награды — отличный способ мотивировать себя. Это похоже на кролика, который гоняется за привязанной к ушам морковкой. Это может показаться немного странным, но когда вы думаете об удовлетворении и радости, которые вы испытаете после завершения работы, вы обнаружите, что оно того стоит.Так что давай, вздремни, прогуляйся или прочитай главу своей любимой книги! »
15. Общайтесь
Правильное общение может сэкономить много времени. Если вы не излагаете ясно свои планы, намерения или требования, люди не поймут свои или ваши задачи. А это приведет к конфликтам и недопониманию.
Также не забывайте использовать специальные инструменты и приложения для улучшения коммуникации между вами и вашей командой или клиентами. Это простой, быстрый и удобный способ передачи сообщений.
Какие методы управления временем вы используете?
Вы правильно распоряжаетесь своим временем? А может быть, вы все еще боретесь с прокрастинацией, ленью или отсутствием мотивации? Попробуйте использовать описанное выше, шаг за шагом, и вы увидите, как ваша жизнь может измениться к лучшему. И не забывайте отслеживать свое время, чтобы понять, как вы работаете и используете свое время!
Может быть, вы используете другие стратегии тайм-менеджмента, которых нет в списке? Поделитесь своими приемами и советами и сообщите нам, что лучше всего подходит для вас!
Лучшие методы управления временем — Clockify
Что такое методы управления временем?
Само управление временем вращается вокруг выбора — вы решаете, что вам нужно сделать, когда вам нужно закончить и какие задачи вам нужно решить, чтобы достичь своих целей.
Если вы сделаете приоритетными ценные и целенаправленные задачи, завершите их до установленного срока, но при этом оставите время для того, чтобы вести здоровый образ жизни, вы сможете сказать, что успешно распорядились своим временем. Но как это сделать?
Что ж, используя правильные методы тайм-менеджмента.
Методы управления временем — это набор правил и принципов, которым вы должны следовать, чтобы быть более продуктивным и эффективным со своим временем, принимать более качественные и быстрые решения, а также достигать большего за меньшее время и с меньшими усилиями.
Существует множество методов управления временем, основанных на утвержденных передовых методах управления временем:
Запишите, что вам нужно сделать сегодня
Сначала работаем над важными и срочными задачами
Экономия времени на приоритетные задачи, рутинные задачи, но и перерывы
Надлежащее управление стрессом
Надлежащее управление командой
Отслеживание прогресса проекта и выявление задержек
Большинство техник тайм-менеджмента связаны с одним или несколькими из перечисленных пунктов, и вы можете сделать выбор в пользу своих методов тайм-менеджмента, посмотрев, что вы хотите улучшить в своей повседневной жизни.
Кроме того, вам также необходимо принять во внимание навыки управления временем, которые необходимо улучшить, и свой личный стиль управления временем.
Навыки тайм-менеджмента
Навыки эффективного тайм-менеджмента включают:
Установка целей SMART — убедитесь, что цели, которые вы ставите перед собой, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными к срокам.
Эффективное планирование — убедитесь, что у вас есть четкие цели, а также определенные задачи и ресурсы, чтобы составить четкий план, который приведет вас к вашим целям.
Управление стрессом — убедитесь, что вы справляетесь со стрессом с помощью стратегий и приемов снятия стресса, чтобы чувствовать себя более расслабленно во время работы.
Правильное делегирование задач — делегирование задач помогает облегчить рабочую нагрузку и поделиться ею с компетентными коллегами и сотрудниками.
Избегайте отвлекающих факторов — отвлекающие факторы отнимают время, которое вы должны работать (или даже отдыхать), поэтому вы должны научиться их избегать.
Однозадачность — сосредоточение внимания на одной задаче за раз помогает достичь качественных конечных результатов намного лучше, чем при одновременном выполнении нескольких задач.
Сказать «Нет» — это маленькое двухбуквенное слово поможет вам сэкономить больше времени на собственные приоритеты.
Установка приоритетов — Вложение времени в правильные задачи потребует меньше усилий, но принесет лучшие результаты. Это также известно как правило 20/80 или принцип Парето.
Как победить промедление — Определите причины вашего промедления и устраните их.
Чтобы улучшить свои усилия по управлению временем, вам необходимо практиковать эти навыки.
Стили управления временем
Не все техники тайм-менеджмента подходят всем — мы не все работаем одинаково, поэтому не все сталкиваемся с одинаковыми проблемами тайм-менеджмента. У всех есть преобладающий метод управления временем в работе, т.е.е. стиль управления временем, который порождает свои собственные проблемы управления временем — если вы задумаетесь над этим, вы можете обнаружить, что вы:
Время мученика
Вы заполняете свое расписание запросами от других, вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что для вас важно. Ваши собственные задачи кажутся вам слишком большой ответственностью, поэтому вы ухватываете шанс взять на себя что-нибудь еще — вы получаете одобрение от других, но пренебрегаете задачами, которые могут принести вам самоутверждение.
Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование, пропуск перерывов
Прокрастинатор
Мученики времени хотя бы берутся за чужие задачи — Прокрастинаторы откладывают работу над всем, отдаленно важным для всех.Некоторые утверждают, что они лучше работают под давлением, но результаты, которые они получают, часто сдерживаются стрессом и тревогой, которые приносит эта практика.
Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность
Дистрактор
Ваше сердце в нужном месте, но вас легко отвлечь. Случайный запрос коллеги с такой же вероятностью привлечет ваше внимание, как и 20-минутный телефонный звонок от вашего владельца.
Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование
Заниженная оценка
По вашим оценкам, выполнение задачи займет у вас гораздо меньше времени, чем на самом деле — вы редко укладываетесь в свои оптимистичные сроки.
Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование
Пожарный
Вы пытаетесь решить все самостоятельно, прямо сейчас — вы постоянно тушите «пожары» направо и налево и не чувствуете себя удовлетворенным, если не работаете над 10 задачами одновременно и не чувствуете себя «занятым». Как только вы закончите с этим, вы просто спрашиваете: «Что дальше?» — это практика, которая рано или поздно приведет вас к выгоранию.
Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов, неэффективное планирование
Перфекционист
Вы похожи на прокрастинатора и отвлекающего человека, но ваша неспособность завершить задачу имеет по крайней мере благородную причину — вы хотите, чтобы все было идеально.Вы будете работать сверхурочно и вкладывать все свои силы в реализацию высококачественного проекта — но вы часто не знаете, как бросить работу, пока впереди, поэтому вы можете пропустить сроки и рискуете выгореть.
Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов
Все проблемы, перечисленные вместе с вашими стилями управления временем, могут быть решены, и все необходимые навыки управления временем могут быть усовершенствованы, если вы только выберете правильные методы управления временем.
01.
Помидор
Обзор
Вы разбиваете свою работу на 25-минутные рабочие сессии (pomodoros) и 5-минутные перерывы. После 4 циклов сделайте 20-минутный перерыв.
Разработанная Франческо Чирилло техника Pomodoro получила свое название в честь кухонного таймера в форме Pomodoro, который Франческо использовал для отслеживания прогресса в своей работе.
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов, отказ от
Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропуск перерывов, многозадачность, пропущенные сроки
Как это работает
Установите таймер на 25 минут
Сосредоточьтесь на своей работе в течение этих 25 минут
Остановить, как только сработает сигнал тревоги
Сделайте перерыв на 5 минут
Возобновить работу еще на 25 минут после перерыва
После четырех 25/5 минутных циклов сделайте 20-минутный перерыв
Повторяйте процесс до тех пор, пока не закончите с задачей или проектом
Для этого вы можете попробовать таймер Pomodoro в Clockify или узнать больше о том, как начать использовать Pomodoro.

Преимущества
Лучшая оценка времени для вашей работы
Фиксированное время работы — у вас больше шансов сосредоточиться
Регулярные перерывы помогают устранить выгорание и повысить производительность
Помидоры — простой способ отслеживать прибыльность и производительность

Недостатки
Вы должны прекратить работу по истечении 25 минут — если у вас все хорошо, это контрпродуктивно.
С соблюдением установленных интервалов — предписанные сеансы по 25/5 минут могут не сработать для вас
02.
Канбан
Обзор
Визуальный метод управления временем, который помогает вам следить за ходом выполнения ваших проектов — вы отслеживаете, как задачи перемещаются по столбцам с разными обозначениями.
Этот метод был разработан в 1940-х годах в Японии Тайити Оно для компании Toyota Automotive с целью повышения производительности и эффективности производства.
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, SMART-цели, правильное делегирование задач, однозадачность
Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование
Как это работает
Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, ручку и бумагу или доску и стикеры.
Определите количество этапов в вашем проекте или задаче и создайте столбцы. Например, вы можете создать четыре столбца и перемещать задачи в проекте по этим этапам:
Backlog — вы проводите мозговой штурм и определяете все свои задачи здесь. Затем вы решаете, какие задачи вы должны переместить в столбец To Do, а какие задачи могут ждать своей очереди.
To Do — это задачи, над которыми вы будете работать
In Progress — задачи, над которыми вы сейчас работаете
Done — задачи, которые вы выполнили

Преимущества
Нет универсального шаблона, что означает, что вы можете настроить принципы в соответствии со своими потребностями
Четкое визуальное представление всей вашей рабочей ситуации: прямое представление вашего прогресса в проекте
Вы можете разбить проект на небольшие управляемые задачи и отслеживать их прогресс по всем направлениям.
Команда, скорее всего, сосредоточится на выполнении своих задач, чтобы попасть в столбец «Готово»

Недостатки
Не существует универсального шаблона, а это означает, что создание доски Канбан может занять много времени, поскольку вам нужно решить, сколько столбцов включить и как их назвать
Канбан не помогает напрямую выполнять задачи по заказу с точки зрения важности и срочности
Может быть трудно предсказать, когда ваша команда завершит задачи (и проект), потому что единственный показатель прогресса — движение по столбцам; нет временной составляющей
03.
Как все сделано
Обзор
Пятиэтапный метод, позволяющий продумать задачи и превратить их в простой список дел.
Getting Things Done (GTD) был представлен Дэвидом Алленом в его книге Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity.
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, SMART-цели
Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование
Как это работает
Захват — отметьте каждую задачу, которая приходит на ум
Уточнение — определите, является ли задача выполнимой и есть ли в ней конкретные шаги, которые вы можете изложить и выполнить.
Организовать — храните задачи под разными ярлыками и снабжайте их контекстом (например,дом, офис, просьба Тома)
Обдумывайте — время от времени пересматривайте свои задачи: каков следующий шаг для выполнения задачи? Вам действительно нужно закончить это на этой неделе?
Взаимодействие — после того, как вы отметили, определили как требующие действий, должным образом зарегистрировали и проанализировали свои задачи, просто начинайте работать над ними

Преимущества
Вы будете держать все свои задачи, задания и проекты в перспективе
Вы очистите голову, когда выложите перед собой все задачи, которые только можете придумать.
Вы можете использовать GTD для повышения личной и профессиональной производительности

Недостатки
Вы должны использовать свою силу воли, чтобы прогрессировать в своей работе — GTD не дает рекомендаций по устранению отвлекающих факторов
Организация задач происходит по контексту, а не по проектам, что может быть бесполезным для людей, которые привыкли разбирать задачи по отношению к своему проекту
Слишком большое количество пунктов в списке может сделать его неэффективным, так как у вас будет меньше шансов правильно структурировать свой день
04.
Съешь эту лягушку
Обзор
Этот метод тайм-менеджмента направлен на приоритезацию задач. Вы выбираете самую важную или худшую задачу (это ваша «лягушка») и завтра решаете ее первым делом. Закончив со своей «лягушкой», вы можете переходить к другим задачам на день, но не раньше.
Это может быть задача, требующая всего вашего внимания (из-за ее важности или сложности), которую вы избегали (потому что она скучная, требовательная или трудная).
Предпосылка «Съешь эту лягушку» была разработана Брайаном Трейси в его книге «Съешь эту лягушку! 21 отличный способ перестать откладывать дела на потом и сделать больше за меньшее время».
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, SMART-цели
Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность, пропущенные сроки
Как это работает
Вы должны идентифицировать задачи в зависимости от их приоритета и соответственно маркировать:
Задача A — самая важная задача, которую вы должны решить в первую очередь, иначе вы столкнетесь с последствиями.
Задача B — вторая по важности задача, которую вы должны решить после Задачи A. Менее важная, но все же жизненно важная.
Задача C — задача, которую вы могли бы выполнить, но вы бы не пострадали от последствий, если бы вы ее не выполнили.
Задача D — задача, которую вы в идеале должны делегировать кому-то другому и выделить это время на задачу A.
Задача E — задача, которую на самом деле делать не нужно, поэтому вы можете ее устранить.

Преимущества
Выполнение самого важного или худшего дела первым делом утром гарантирует, что остальные пункты вашего ежедневного расписания будет легче выполнить — это будет мотивировать и заряжать вас энергией
Упрощает расстановку приоритетов
У вас будет остаток дня для более приятных дел

Недостатки
Трудное и деморализующее начало дня
Это может быть жестким и непрактичным, если ваша самая важная задача меняется в течение дня
05.
Таймбокс
Обзор
Вы назначаете периоды времени (временные рамки) действиям; вы работаете в течение этого периода времени, а затем останавливаетесь, когда истечет установленное время. Timeboxing часто включает фиксированные сроки, поэтому он используется в управлении проектами.
Timeboxing работает как более общий подход к технике Pomodoro — вместо 25-минутных сессий (временных рамок) период времени в пределах timebox не так фиксирован.
Джеймс Мартин был первым, кто объяснил эту технику более подробно в одной из глав своей книги «Быстрая разработка приложений».
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов
Проблемы, которые он решает : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов
Как это работает
Разместите все свои занятия и задачи в списке
Решите, чего вы хотите достичь с помощью этих задач — определите свои цели
Если задача важна и требует особого внимания, выделите ей более длительный период времени (например, 1 или 2 часа)
Если это сложная задача, проанализируйте ее и выделите более короткие периоды времени (например, 20-30 минут) на ее части, чтобы упростить управление задачей
Начните с первой задачи и постепенно спускайтесь вниз
Когда отведенное для задачи время истекло, прекратить в ней работу
Сделайте перерыв
Просмотрите, чего вам удалось достичь
Обратите внимание на другие временные рамки в вашем расписании

Преимущества
Отлично подходит для большого количества небольших задач — будет легче отслеживать их и решать их, если вы разместите их в временных рамках
Крайние сроки являются важным компонентом, поэтому вы будете сосредоточены на достижении как можно большего, пока не истечет срок
У прирожденных перфекционистов будет меньше времени на настройку каждой детали, так как им придется перейти к следующей задаче в расписании
Timeboxing не позволяет выполнять многозадачность, поэтому вы можете сосредоточиться на одной задаче за раз.

Недостатки
Вы должны прекратить работу над задачей, когда истечет время для ее выполнения, что является контрпродуктивным, когда вы погружаетесь в задачу
Может быть сложно придерживаться строгого графика, определяемого временными рамками, если учесть неизбежные перерывы, такие как телефонные звонки
Ваши расчеты тайм-бокса могут быть отключены.Слишком короткие временные рамки — возможно, вам придется остановиться еще до того, как вы погрузитесь в задачу. Слишком длинные временные рамки — вы можете потерять фокус или начать откладывать время, чтобы скоротать время до конца временного окна
06.
Блокировка времени
Обзор
Вы выделяете время для определенного действия или задачи и работаете над этим в течение этого периода времени.
Эту технику тайм-менеджмента популяризировал Илон Маск.
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, цели SMART
Проблемы, которые он решает : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов
Как это работает
Блокировка времени делится на 4 этапа:
Этап планирования:
Определите свои задачи и действия, определите приоритеты
Этап блокировки:
Назначьте каждой задаче определенный временной блок — количество минут или часов, с определенными днями, временем начала и окончания, отмеченными в вашем календаре
Временной блок может быть короче, например, 10 минут, или длиннее, например, 90 минут.Это зависит от уровня приоритета задачи
Заблокируйте больше времени для приоритетных задач; также распределите эти задачи с тем временем дня, когда вы наиболее продуктивны.
Заблокируйте свое менее продуктивное время дня для менее важных задач
Отметьте все в календаре: день, время начала и время окончания
Актерская сцена:
Начать работу над первой ежедневной задачей (обычно это ваша приоритетная задача)
Работайте по графику
Делайте перерывы между временными блоками и планируйте эти перерывы
Сохраняйте гибкое представление о своем графике блокировки времени: если вы получили срочную задачу, заблокируйте для нее соответствующее количество времени и начните работать над ней как можно скорее
Этап доработки:
Если вы видите, что задача занимает больше или меньше времени, чем вы предполагали, измените расписание для других задач, которые вы запланировали на этот день

Преимущества
Комплексный способ отслеживания рабочего дня
отлично сочетается с идеей Кэла Ньюпорта о глубокой работе, поскольку вам нужно придерживаться фиксированного графика, когда вы сосредоточитесь на задаче
Вы почувствуете, что лучше контролируете свою рабочую нагрузку

Недостатки
Неожиданные перерывы могут нарушить ваш график
Как и в случае с Timeboxing, ваши расчеты времени могут быть отключены — вы можете откладывать дела, ожидая завершения слишком длительного временного блока, или спешить, чтобы побить время в течение слишком короткого временного блока.
Трудоемкое планирование временных интервалов в календаре для всех ваших занятий, каждый день
07.
Inbox-Zero
Обзор
Подход к управлению почтовым ящиком — вы стремитесь, чтобы почтовый ящик оставался пустым или почти пустым.
Подход был разработан Мерлином Манном, экспертом в области производительности.
Навыки управления временем, которые он улучшает : избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, управление стрессом, эффективное планирование
Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность
Как это работает
Чтобы получить нулевой почтовый ящик, вам необходимо:
Определите время дня, в которое вы будете работать над управлением своим почтовым ящиком — придерживайтесь этого времени
Отключить уведомления и не оставлять вкладку электронной почты в браузере открытой
Расставьте приоритеты для писем:
Немедленно отвечайте на самые важные электронные письма, и на электронные письма, на которые вы можете быстро ответить
Переместите электронные письма, ответ на которые у вас займет больше времени, в папку «требуется ответ» (выделите на эти ответы часть своего времени «Управление входящими сообщениями»)
Решите, какие сообщения вы можете делегировать, а затем отправьте их другим членам команды
Удалять и архивировать ненужные или старые сообщения

Преимущества
Отличный метод управления почтовым ящиком с большим объемом трафика
Уменьшает количество непрочитанных сообщений, которые мешают вам найти важные электронные письма
Сосредоточен на распределении управления почтовыми ящиками только на определенную часть дня, поэтому вы не будете отвлекаться на электронные письма в течение дня

Недостатки
Занимает много времени, учитывая необходимость пересылки, архивирования и удаления большого количества сообщений
занимается только управлением почтовыми ящиками, поэтому его нужно комбинировать с другими методами управления временем, которые ориентированы на управление задачами и проектами
Проблема для людей, которые общаются с клиентами и коллегами по электронной почте — важные электронные письма могут быть потеряны
08.
Кто получил обезьяну
Обзор
Основное внимание в этом методе уделяется делегированию задач и в основном он нацелен на менеджеров проектов, хотя другие тоже могут его использовать. Обезьяны — это задачи, и вы должны подумать, как с ними справляться.
Есть 3 типа «обезьян» и управляемое время:
Время, назначенное боссом: действия, необходимые боссу
Системное время: запросы и вопросы коллег
Самостоятельное время: действия, которые вы решили предпринять.Вы можете использовать его для своих собственных задач и идей (свободное время) или для решения проблем и запросов подчиненных (время, установленное подчиненным)
Вы стремитесь исключить время, наложенное подчиненными, систему контроля и время, установленное начальником, а также увеличить дискреционное время.
Принцип основан на книге Уильяма Онкена «Управление временем управления: у кого есть обезьяна».
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, правильное делегирование задач, установка приоритетов, SMART-цели, управление стрессом, однозадачность
Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование
Как это работает
Распознать и описать «обезьяну» — указать, что это за задача, и какие действия необходимы для ее выполнения
Назначьте «обезьяну» — назначьте «обезьяну» человеку
Застрахуйте «обезьяну» — убедитесь, что человек правильно обращается с «обезьяной»:
Если обезьяна важна и не допускает ошибок, то вам следует порекомендовать, что следует делать, и при необходимости действовать.
Если вы уверены, что человек, назначенный с обезьяной, сможет с этим справиться, действуйте, а затем дайте совет
Проверка «обезьяны» — укажите, когда вы будете обеспечивать наблюдение за обезьяной, чтобы убедиться, что все в порядке.

Преимущества
Менеджеры могут эффективно использовать свое время
Решать проблемы сотрудников становится проще
Дает четкое представление о том, кому и чем назначено
Простой способ делегирования задач

Недостатки
Имеет дело только с управлением и делегированием задач — должен сочетаться с другими методами управления временем для улучшения общих результатов продуктивности
09.
Метод действий
Обзор
Метод действий основан на предпосылке, что все является проектом: вы рассматриваете все свои действия как проекты, анализируете и управляете ими соответственно. Таких проектов может быть:
Управляйте своими финансами
Административная работа
Сеть
Все, что угодно
Навыки управления временем, которые он улучшает : УМНЫЕ цели, эффективное планирование
Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование
Как это работает
Пометьте все свои повседневные дела как проекты и разбейте их на три этапа, чтобы сделать их более управляемыми:
Action Steps: задачи в проекте, которые помогут вам продвигаться вперед — переработка предложения, отправка готового программного обеспечения, отладка вашего последнего приложения.
Ссылки: заметки, список ссылок на соответствующие исследования, очерки. Все, что напрямую не способствует прогрессу, но служит ориентиром.
Запасные предметы: все идеи и планы, над которыми вы в настоящее время не работаете, но могут когда-нибудь претвориться в жизнь

Преимущества
Просмотр всех ваших ежедневных действий как проектов означает, что у вас будут шаги, изложенные для каждого действия, поэтому вы, вероятно, будете быстрее и эффективнее

Недостатки
Это отнимает много времени и потенциально утомительно — если рассматривать все как проект, вы потратите много времени на планирование
Нет расписания для проверки недоработок — нет ясности в том, когда и нужно ли вам заниматься этими вопросами
10.
Матрица Эйзенхауэра
Обзор
Техника управления временем, при которой задачи распределяются по приоритетам, известна как матрица Эйзенхауэра — эта методика основана на маркировке каждой задачи как важной / не важной и срочной / несрочной.
Вы оцениваете задачи по важности и срочности и решаете их в соответствии с этим.
Матрица Эйзенхауэра названа в честь американского президента Эйзенхауэра, который был известен своей продуктивностью во время своего пребывания в должности.
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, установка приоритетов, однозадачность, отказ от отвлекающих факторов, умные цели, правильное делегирование задач
Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропущенные сроки, многозадачность
Как это работает
Перечислите все свои задачи и разделите их на 4 квадранта:
1 квадрант — Задачи важные и срочные.Вы должны сделать это немедленно.
2-й квадрант — Задачи важные, но несрочные. Вы должны составить план, когда будете их решать.
3-й квадрант — Задачи не важные, но срочные. Вы должны делегировать эти задачи своим коллегам.
4-й квадрант — Задачи не важные и не срочные. Вы должны полностью исключить их из своего расписания.

Преимущества
Простой принцип приоритизации задач
Позволяет рассмотреть, какие задачи вы можете делегировать или устранить

Недостатки
Могут возникнуть трудности с определением степени важности и срочности задач
Существующая предвзятость может помешать вам полностью реализовать эту технику — вы почувствуете побуждение сосредоточиться на неотложных задачах, которые не обязательно важны
11.
Биологическое прайм-тайм
Обзор
Ваше биологическое прайм-тайм — это время суток, когда у вас самый высокий уровень энергии, поэтому вы, скорее всего, будете продуктивны в своей работе.
Как только вы определите свое биологическое прайм-тайм, вы сможете распределить на это время свои самые важные, приоритетные задачи.
Термин «биологический прайм-тайм» был впервые введен Сэмом Карпентером в его книге «Работа с системой»
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, избегание отвлекающих факторов, SMART-цели
Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование
Как это работает
Вам придется поэкспериментировать с вашей работой в течение нескольких дней, скажем, 20 дней
Следите за своей концентрацией, энергией, мотивацией и объемом внимания в эти дни
Лучше всего отслеживать эти переменные в течение фиксированного периода времени, например, с 9:00 до 17:00 каждый день
График результатов каждый час и каждый день
Через 20 дней проанализируйте свои результаты — вы обязательно заметите, что определенное время суток выделяется как время, когда вы могли выполнить больше всего работы
После того, как вы определили наиболее продуктивные часы дня за эти 20 дней, начните распределять на это время свои будущие приоритетные задачи
Распределите менее важные задачи по временам, когда вы заметили, что ваша концентрация, уровень энергии и продолжительность концентрации внимания низкие

Преимущества
Вы определите, когда вы наиболее продуктивны, и сможете распределить все важные задачи на этот период времени
Вы определите, когда вы менее продуктивны, и сможете выделить менее важные, но все же жизненно важные действия, такие как управление электронной почтой и телефонные звонки

Недостатки
Вам придется часто настраивать и изменять свой распорядок дня и отслеживать его в течение более длительного времени, если вы хотите правильно определять свое биологическое прайм-тайм
Если вы кому-то подчинены и должны придерживаться дедлайнов, зная, что ваше пиковое биологическое время бесполезно — вам придется работать в соответствии с запросами и сроками начальства.
12.
Журнал о производительности
Обзор
A 18 Journal чем-то похож на обычный дневник, только вы не делаете в нем никаких личных мыслей, вы в основном отмечаете свои действия — действия, которые вы можете завершить, а затем обдумать.
Эта техника универсальна в действиях, которые вы отмечаете, поэтому вы можете:
Запишите свои идеи и рабочие мысли — вы сможете воплотить их в жизнь позже
Запишите все задачи, которые вы выполнили в течение дня — действия, которые вы выполнили, и вы можете размышлять о
Перечислите все задачи, которые вам предстоит решить на следующий день — действия, которые вас ждут
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, установка приоритетов, SMART-цели
Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропущенные сроки
Как это работает
Каждый день составляйте свой список дел в блокноте или в соответствующем программном обеспечении — делайте задачи простыми, ясными и доступными
Отслеживайте количество времени, которое у вас уходит на выполнение каждого элемента — вы можете использовать Clockify для этой цели и сохранять элементы из вашего списка дел как записи времени
Анализируйте свои временные результаты и соответствующим образом корректируйте свои будущие списки дел
Для получения более подробной информации вы также можете:
Оцените свою продуктивность для каждого элемента по шкале от 1 до 10
Составьте список отвлекающих факторов (социальные сети, YouTube, телефон), чтобы с большей вероятностью их избежать
Разбейте каждый пункт в вашем списке дел на более мелкие, более управляемые задачи
В дополнение к задачам установите цели, которые вы хотите достичь с помощью этих задач или групп задач
Размышляйте о своем дне, записывая комментарии к:
Какие задачи вы успешно выполнили
С какими проблемами вы столкнулись
Смогли ли вы их преодолеть

Преимущества
Хранит всю вашу историю производительности — у вас будут все ваши идеи, списки дел, сроки выполнения задач и проектов в одном месте
Запишите свои проблемы, чтобы избавиться от стресса

Недостатки
Журнал может стать неструктурированным — многое зависит от вашей способности структурировать журнал, поскольку для этого
нет четких правил.
Возможно, слишком подробный отчет о результатах вашей продуктивности — вам, возможно, придется потратить некоторое время на поиск, чтобы найти список прошлых дел, прокомментировать конкретную задачу и аналогичные элементы в журнале
13.
Метод Сайнфельда
Обзор
Особая календарная система, которая, как утверждается, была вдохновлена цитатой Джерри Сайнфельда о продуктивности: «Не рвите цепочку».
Каждый день, когда вы работаете над навыком, вы отмечаете этот день красным цветом и формируете цепочку «красных» дней. Если вы не работаете день, вы не отмечаете его красным, и вы «разрываете цепочку».
Навыки управления временем, которые он улучшает : SMART цели
Решает : пропущенные сроки
Как это работает
Например, вы хотите улучшить свои навыки программирования:
Вы получаете красный маркер и большой календарь, который показывает все дни
года.
Каждый день, когда вы кодируете, даже на короткий период времени, вы отмечаете этот день красным маркером
Дни, отмеченные красным, продолжают увеличиваться по мере того, как вы продолжаете кодировать каждый день, и они образуют цепочку
Если вы пропустите день кодирования, вы не помечаете этот день красным и «разрываете цепочку»
Кодируйте каждый день, чтобы «не разорвать цепочку»
»
Преимущества
Наблюдая за ростом цепочки дней, отмеченных красным, вы почувствуете мотивацию продолжать ее и каждый день совершенствовать свои навыки
Вы будете стремиться работать и прогрессировать каждый день, поэтому у вас будет меньше шансов откладывать дела на потом, когда вы будете спешить, чтобы выполнить некоторую работу до конца дня

Недостатки
Каждый день вы должны выбирать задачу, которая достаточно актуальна для вашего мастерства, но также достижима, что может быть непросто
Иногда вам будет сложно найти время для работы из-за других приоритетов и обязательств, поэтому вам, возможно, придется «разорвать цепочку».
14.
Правило 10 минут
Обзор
Вы говорите себе, что поработаете над задачей 10 минут. По истечении 10 минут вы определяете, останетесь ли вы или продолжите.
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов
Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропуск перерывов
Как это работает
Выберите задачу
Немедленно приступайте к работе
По прошествии десяти минут подумайте о своей сосредоточенности и терпении: вы хотите прекратить работу над задачей или вы хотите продолжить еще 10 минут?
Работайте в течение 10-минутных периодов времени, пока вы не захотите прекратить работу над этой задачей в течение дня

Преимущества
Разбивка задачи на небольшие отрезки времени поможет вам получить импульс, потому что вы обязаны работать над ней только 10 минут за раз
Когда вы работаете всего 10 минут за раз, вы не чувствуете себя перегруженным даже при выполнении более крупных задач
Учитывая, что 10 минут — это небольшой промежуток времени, есть вероятность, что вы продолжите работать еще над 10-минутными сетами после первого.
Начало работы сразу после выбора задачи означает, что у вас не будет времени на негативные мысли и прогнозы
Меньше шансов откладывать дела на потом — у вас появится привычка сразу же приступать к работе
С психологической точки зрения, 90-минутную задачу легче решать как блоки 9х10 минут

Недостатки
Остановка каждые 10 минут, чтобы подумать, не встанете ли вы еще на 10 минут работы, может отвлекать, особенно если вы погрузились в задачу
15.
Список дел
Обзор
Вместо того, чтобы перечислять то, что вам нужно сделать, вы перечисляете свои достижения и задачи, которые вы выполнили на данный момент за определенный период времени.
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом
Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование
Как это работает
В конце каждой рабочей недели выделяйте 10-15 минут, чтобы записать все, что вы сделали
Рядом с каждым элементом укажите то, что вы узнали во время работы над ним
Также для каждого элемента отметьте, что вы могли бы сделать по-другому в следующий раз, чтобы улучшить свои результаты

Преимущества
Дает вам представление об объеме проделанной работы и объеме работы, которую вам осталось выполнить
Это мотивирует видеть, сколько вы достигли за определенный период времени
Простой способ отслеживать свой прогресс

Недостатки
Знание того, что вы уже закончили, дает вам общее представление о том, какой объем работы у вас есть на предстоящий период, но вы не получаете никаких подробностей — никаких установленных сроков, никакого конкретного количества задач и проектов
16.
Список запретов
Обзор
В отличие от классического списка дел — вы перечисляете все задачи и действия, которые не будете выполнять.
Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом
Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование
Как это работает
Вы составляете список перед каждым рабочим днем
Отметьте все задачи, идеи и привычки, которые вы НЕ стремитесь выполнять или думать о
Это могут быть отвлекающие факторы, чрезмерно амбициозные идеи, над которыми объективно некогда работать, или вредные привычки, от которых вы хотите отказаться.
Включите слово «Не делайте этого» перед каждым элементом в списке.
Перекрещивайте каждый предмет в конце дня, если вам удалось его избежать

Преимущества
Перечислив все виды деятельности, на которых вы больше не сосредотачиваетесь, вы мысленно отпустите их и освободите больше времени для важных дел
Держит вас под контролем в отношении ваших вредных привычек, таких как времяпрепровождение в социальных сетях, когда вам следует работать
Облегчает делегирование задач, так как вы сможете определить, какие задачи вы выполняете, но вместо этого следует делегировать

Недостатки
Не дает подробностей о задачах, которые вы должны выполнить
17.
Flowtime Technique
Обзор
Вы устанавливаете определенный период времени от 10 до 90 минут и используете его в качестве экспериментальных временных рамок для своей работы. Если вы обнаружите, что можете сосредоточиться после истечения периода времени, вы продолжаете работать. Если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв.
Эта техника проистекает из техники Помидора, но она менее жесткая с точки зрения времени на рабочие сессии и перерывы. Это также похоже на технику Timeboxing, только вам предлагается подумать о том, продолжите ли вы работать по истечении времени, а не принудительно останавливаться.
Flowtime был разработан инженером-программистом Дионатаном Моура в 2015 году.
Навыки управления временем, которые он улучшает : управление стрессом, однозадачность
Проблемы, которые он решает : многозадачность
Как это работает
С предварительно установленным количеством минут для начальной рабочей сессии:
Выберите задачу
Решите поработать определенное время (например, 30 минут) и установите таймер
Вы работаете до остановки таймера
Затем вы думаете, сможете ли вы сосредоточиться на задаче еще несколько минут.Например, если вы обнаружите, что можете сосредоточиться еще на 10 минут, установите будильник на 10 минут
Когда истечут 10 минут, спросите себя, сможете ли вы сосредоточиться на больше времени
В любой момент, по истечении заданного периода времени (после 30 минут или дополнительных 10 минут), если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв
Вы можете запустить таймер в Clockify, как только начнете работать. Остановите таймер, чтобы узнать, сколько времени вы потратили на этот рабочий сеанс.Когда почувствуете, что вам нужен перерыв, прекратите работу

Преимущества
Вы получаете преимущества рабочих сессий / перерывов Pomodoro + больше свободы в выборе продолжительности рабочих сессий и перерывов
Если вы считаете, что ваш первоначальный выбор количества минут для рабочего сеанса слишком велик, вы можете изменить его в следующий раз.
Используя счетчик времени, чтобы увидеть, когда вы наиболее продуктивны, вы можете узнать, когда вы сможете сосредоточиться дольше всего

Недостатки
Отсутствие установленного времени для продолжительности рабочих занятий может привести к тому, что вы забудете о перерывах и рискуете выгорать
Задачи синтаксического анализа полностью зависят от вас — вам может не удастся разбить их на управляемые фрагменты
Общее отсутствие правил
18.
Лучшая цель
Обзор
Вы определяете свою самую важную цель и каждый день выделяете время для работы над ней.
Грег МакКаун разъяснил эту концепцию в своей книге «Эссенциализм: дисциплинированное стремление к меньшему».
Навыки управления временем, которые он улучшает : цели SMART, эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов
Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование
Как это работает
Вы выбираете свою наивысшую цель
График работы по 2 часа каждый день
Лучше всего запланировать эти 2 часа на раннее время суток, когда большинство людей спит, чтобы никто не отвлекал вас.
Придерживайтесь графика
Избегайте социальных сетей, YouTube и других отвлекающих факторов в это время
Работайте только над своей главной целью в течение этих 2 часов
Оставьте остаток дня для других дел

Преимущества
Работая над задачей непрерывно в течение 2 часов, вы тренируете свои способности к глубокой работе
Скорее всего, вы добьетесь большого прогресса в выполнении задач, которые приведут к вашей главной цели, так как вы будете выделять для них время каждый день

Недостатки
Нет инструкций о том, как избегать отвлекающих факторов, которые представляют большую угрозу для вашего 2-часового рабочего пузыря
Когда вы только начинаете, двух часов целенаправленной работы может быть слишком много для выполнения
Напротив, опытные специалисты могут посчитать, что 2 часа — это слишком мало времени, но им разрешается работать над своей главной целью только в эти фиксированные временные рамки.
8 разумных стратегий управления временем для более продуктивной работы
Стратегии управления временем помогут вам справиться с порученной вам работой в отведенное вам время.
Работая менеджером проекта, вам может быть назначено разное количество задач на каждой итерации. Вам также необходимо планировать, управлять и отслеживать работу вашей команды.
Встречи, оценки и планирование, общение с клиентами и вашей командой, отчетность перед руководством. В идеале вы хотите сделать все это в течение рабочего дня с 9 до 5.
Кажется, что-то невозможное?
При плохом планировании и управлении временем может быть трудно уложить все в сжатые сроки.Вот почему я составил этот список умных стратегий управления временем, чтобы вы могли лучше планировать свою работу и, наконец, у вас было время для всего, что требует вашего внимания.
Вообще говоря, тайм-менеджмент — это то, как мы используем время, которое у нас есть, для достижения наших целей или эффективного выполнения поставленных задач.
Вот краткое и прямое объяснение управления временем:
«Управление временем — это процесс планирования и осуществления сознательного контроля времени, затрачиваемого на определенные действия, особенно для повышения эффективности, результативности или производительности.”
Почему вам, как PM, должно быть до этого дело?
Как руководитель проекта, ваша работа заключается в эффективном планировании и управлении своим рабочим временем, а также временем команд, которые вы контролируете.
В зависимости от того, насколько хорошо вы справляетесь с различными проектами и приоритетами, вы сможете лучше планировать работу своей команды. А последнее приводит к более эффективному выполнению проектов с более высоким шансом завершить их вовремя и в рамках бюджета.
В конце концов, стратегии управления временем также повышают вашу продуктивность и эффективность.
Исследования показывают, что это не всегда так очевидно. Например, только 37% команд в Великобритании всегда или в большинстве случаев успевают завершить свои проекты вовремя, и плохое управление является одной из причин этого.
Есть несколько стратегий управления временем, которые вы можете использовать для планирования своей работы.
1. Планируйте свою работу наперед
Знание того, чего вы хотите достичь в указанные сроки, уже обеспечивает вам успех, как показывает исследование.
В своей статье «Влияние планирования на успех проекта» Педро Серрадор из Университета Торонто указывает на взаимосвязь между планированием и успехом проекта.Основываясь на обзоре литературы, Серрадор обнаружил, что успех проекта тесно связан как с проектной, так и с экономической эффективностью. Это означает, что качественное планирование может не только повысить шансы на успешное завершение проекта, но и будет рентабельным.
Итак, насколько планирование является «планированием качества»? По словам Серрадора, после PMBOK® Guide планирование может занимать до 48% всех процессов, выполняемых менеджером проекта во время проекта.
Планирование ежедневных задач может быть таким же простым, как создание списка дел, состоящего из того, что нужно и что нужно.Однако при планировании нескольких проектов наличие высокоуровневого плана проекта улучшит видимость требований для разных заданий, но также поможет установить цели и требования для каждого проекта.
2. Установите четкие приоритеты
Иногда список дел, которые вам нужно сделать, может показаться огромным. Чтобы сделать его управляемым, лучше разделить список дел на более мелкие части. Установка четких приоритетов поможет вам упорядочить задачи в соответствии с их важностью, срочностью и усилиями, необходимыми для их выполнения.
Чтобы выделить важные и срочные задачи из списка дел, вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра. Это инструмент повышения производительности с четкой направленностью на организацию ваших задач по четырем категориям:
Важно и срочно — это задачи, которые вы должны выполнить в первую очередь
Важно , но несрочные — задачи, которые вы можете запланировать сделать позже
Не важно , но срочно — если возможно, вы можете делегировать эти задачи
Не важно и не срочно — вы можете пропустить задачи, попадающие в эту категорию
Что хорошего в Эйзенхауэре Матрица заключается в том, что вы можете создавать ее на ходу, используя всего лишь ручку и бумагу, чтобы быстро расставить приоритеты для своих заданий.Матрица может выглядеть так:
С такой матрицей вы легко обнаружите задачи, которые действительно требуют вашего внимания, так что вы можете сосредоточиться на них в первую очередь.
3. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз
Хотя некоторые хвалят многозадачность, кажется, что она приносит больше вреда, чем пользы. Согласно статье об опасностях многозадачности, опубликованной на Entrepreneur, выполнение нескольких задач одновременно неэффективно и неэффективно. Поскольку человеческому мозгу нужно время, чтобы переключиться с одной задачи на другую, попытки сделать слишком много вещей создают запаздывание, когда мы на самом деле не так продуктивны, как нам хотелось бы.
Вместо этого попробуйте сосредоточиться на одной задаче за раз и выполнить ее, а после этого переключиться на другую. Таким образом, особенно если вы даете себе хотя бы несколько минут отдыха между заданиями, переход будет плавным, и ваш мозг будет готов взяться за новую задачу.
Одной из техник, которые вы можете использовать, является Техника Помидора. Он разбивает работу на более короткие, продолжительностью 25 минут, с перерывами между ними. Это проверенный способ повысить продуктивность, так как легче заставить себя сосредоточиться на одной задаче.Кроме того, вы не измотаетесь и дольше будете продуктивны.
Название, происходящее от итальянского слова «помидор», было вдохновлено кухонным таймером. Сегодня есть устройства, разработанные специально для этой техники, с подсчетом тех 25 минут, которые вы должны посвятить работе.
4. Минимизируйте прерывания
Это может быть непросто, поскольку, согласно PMI, 90% работы PM — это общение, но иногда вы выполняете задачи, требующие глубокой сосредоточенности и минимизации прерываний.Это может быть работа над проектной документацией или создание отчета.
Допустим, вы используете Технику Помидора. Чтобы использовать его эффективно, вам нужно исключить все возможные отвлекающие факторы, чтобы вы могли оставаться полностью сосредоточенными на задаче в течение 25 минут.
Перебои, которые вам нужно устранить, могут быть вызваны электронной почтой, звонками, коллегами или разговорами в чате. Может возникнуть соблазн время от времени проверять свой почтовый ящик, пообщаться в офисной светской беседе или пообщаться со своей командой в чате.Но правда в том, что это убивает вашу продуктивность.
Вот что вы можете сделать вместо этого:
Если вы беспокоитесь о том, что пропустите важные электронные письма, установите для себя определенное время, когда вы будете проверять свой почтовый ящик. Каждый второй раз посвящен поставленным задачам.
Скажите товарищам по команде, чтобы они не беспокоили вас, когда вы используете наушники. В то же время вы можете слушать музыку, которая помогает вам сконцентрироваться (или, если хотите, белый шум).
Отложите уведомления и уберите телефон из поля зрения, чтобы не проверять его навязчиво.
Нас отвлекают от работы. Сведите их к минимуму, и вы увидите, насколько вам легче сосредоточиться на выполнении задачи.
5. Устанавливайте себе более короткие дедлайны
Вы когда-нибудь чувствовали, что чем больше времени у вас есть на конкретную задачу, тем больше вероятность того, что вы будете откладывать дела на потом, вместо того чтобы использовать это время для выполнения задач раньше? Эта тенденция откладывать работу, называемая законом Паркинсона, была впервые объяснена в статье Economist еще в 1955 году.
Паркинсон заявил, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения».Таким образом, если у вас есть больше времени на выполнение задачи, чем вам действительно нужно, скорее всего, вы не сделаете это быстрее.
Что вы можете с этим сделать, так это установить себе более короткие сроки. Если вам по-прежнему сложно заставить себя закончить задачу быстрее, попросите кого-нибудь из вашей команды пересмотреть вашу работу в определенный день, так что теперь вам нужно выполнить работу, чтобы показать им результаты.
6. Научитесь делегировать полномочия
Ни один человек — не остров. Скорее всего, в вашей организации есть люди, у которых есть навыки и время, чтобы помочь вам в выполнении некоторых задач, с которыми вы боретесь, или на которые просто нет времени.
Как вы уже видели при заполнении матрицы Эйзенхауэра, на самом деле рекомендуется найти задачи, которые вы можете делегировать, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных и срочных.
Чтобы определить доступных членов команды с навыками, необходимыми для конкретной задачи, используйте инструмент распределения ресурсов. В Teamdeck, например, вы можете быстро отфильтровать всех сотрудников по их роли и просмотреть их заказы и доступность в простом календарном представлении.
Делегируя работу, вы можете показать своим сотрудникам, что цените их вклад.Дайте им возможность принимать решения и, если необходимо, ограничьте себя контролем за ними. Таким образом, у вас не только будет меньше дел, но и вы позволите своим подчиненным расти профессионально.
7. Научитесь говорить «нет»
Зная свои пределы, когда дело доходит до объема работы, которую вы можете выполнить за определенный период времени, очень важно не только для выполнения того, что вы взяли на себя. Это также помогает избежать стресса, связанного с работой, и, в конечном итоге, чувства выгорания.
Сказать «нет» своему руководителю, менеджеру или даже начальнику может быть пугающим, но есть способы сделать это вежливо и настойчиво:
Объясните причину — объясните, какие еще важные задачи вы выполняете в данный момент и как их решать. новые повлияют на них.
Позвольте им расставить приоритеты — если у вас уже есть участки, и ваш руководитель просит вас взять еще один, представьте им свой список приоритетов. Позвольте им решить, имеет ли задача, которую они вас просят, более высокий приоритет, или нет.
Не лгите — поддельные отговорки — не лучший способ отвечать на запросы. Скажите открыто, почему вы не можете что-то сделать в данный момент.
Спросите, может ли задача быть отложена — часто начальная дата, когда кто-то просит вас доставить задачу, не является окончательной датой выполнения.Покажите им, что если можно запланировать новую задачу на потом, вы сможете ее взять на себя.
Поскольку вы не хотите, чтобы на вас смотрели как на человека, отказывающегося работать, демонстрация того, почему вы не можете взять на себя больше задач или согласование сроков, может помочь вам сократить количество новых заданий.
8. Подводите итоги каждый день
Ведение ежедневных сводок вашей работы поможет вам определить, где вы справились хорошо, а что еще предстоит сделать.
В конце каждого дня просматривайте свой список и проверяйте, какие задачи вы выполнили.Увидеть, чего вам удалось достичь, — отличный способ получить мотивацию на следующий день.
Если в вашем списке все еще есть нерешенные задачи, спросите себя, почему вы их не выполнили, и найдите решения. Может быть, задача была слишком обширной и разделение ее на более мелкие задания поможет вам лучше организовать работу?
Планирование работы стало проще с инструментами, дающими быстрый доступ к задачам, которые необходимо выполнить вам или членам вашей команды. Наличие расписания и инструмента для учета рабочего времени также помогает, так как вам будет проще отслеживать свою эффективность.
Для управления задачами в нескольких проектах мы используем Jira. Это позволяет нам создавать подзадачи для каждой задачи, назначать их людям и отслеживать их в рабочем процессе, состоящем из задач, которые необходимо выполнить, выполняемых, находящихся на рассмотрении и выполненных.
Teamdeck, с другой стороны, представляет собой инструмент управления ресурсами, который мы сами используем для отслеживания расписания сотрудников, расписаний и общей производительности, которые затем мы можем суммировать с помощью настраиваемых отчетов (например, для сравнения бронирований с расписаниями).

Следите за записанным рабочим временем в простом календарном представлении.
Использование этих стратегий управления временем поможет вам лучше организовать свой рабочий день и добиться большего. Уже через несколько дней вы заметите, что:
Ваша продуктивность улучшилась
Вам стало проще выполнять задачи, которые вам были назначены с помощью
Кажется, что у вас внезапно появляется больше времени
Связанные с работой стресс значительно снизился
И поскольку эта тактика может сработать для вас, вы также можете попытаться включить ее во всю команду, которой вы руководите, повысив ее производительность.
Понравилась статья? Вы можете помочь нам расти, поделившись им со своей сетью:
Навыки управления временем: определение и примеры
Правильное управление своим временем может помочь вам улучшить свою карьеру. Организация каждого дня помогает вам выполнять работу вовремя, оставаться вовлеченным во время важных встреч и дает вам пространство для творчества и проактивности в ваших задачах. Наличие сильных навыков тайм-менеджмента в конечном итоге может привести к достижению ключевых целей и продвижению в вашей должности.
В этом руководстве мы обсуждаем значение тайм-менеджмента, почему это важно и как вы можете улучшить и продемонстрировать свои навыки во время поиска работы.
Связанные: лучшие навыки для включения в резюме
Что такое навыки управления временем?
Навыки управления временем включают в себя различные навыки, которые помогут вам хорошо управлять своим временем. Вот некоторые из наиболее важных навыков управления временем:
Организация
Организованность может помочь вам сохранить четкое представление о том, что вам нужно выполнить и когда. Быть хорошо организованным может означать поддержание календаря в актуальном состоянии, возможность легко находить определенные документы, иметь аккуратную среду и делать подробные, прилежные записи.
Расстановка приоритетов
Оценка приоритетности каждой из ваших обязанностей является ключевым моментом в умении распоряжаться своим временем. Есть много способов расставить приоритеты в том, что вам нужно достичь. Вы можете решить выполнять быстрые простые задания, а затем выполнять более длинные и сложные. В качестве альтернативы вы можете расставить приоритеты для своих задач, начиная с самых срочных или сочетая и то, и другое.
Постановка целей
Постановка целей — первый шаг к тому, чтобы стать хорошим менеджером времени.Постановка целей позволяет четко понимать вашу конечную цель и то, что именно вам нужно расставить по приоритетам для ее достижения. Постановка как краткосрочных, так и долгосрочных целей может привести к успеху в вашей карьере.
Коммуникация
Развитие сильных коммуникативных навыков поможет вам сделать ваши планы и цели ясными для людей, с которыми вы работаете. Это также позволяет вам делегировать полномочия, что позволяет сосредоточиться на выполнении наиболее важных и актуальных задач, соответствующих вашим целям.
Планирование
Планирование является фундаментальной частью тайм-менеджмента.Умение эффективно планировать свой день, встречи и то, как вы будете добиваться результатов, поможет вам придерживаться своего графика.
Делегация
Быть хорошим распорядителем времени означает выполнять только ту работу, которая поможет вам и вашей компании в достижении целей. Хотя этим навыком чаще всего овладевают менеджеры, вы также можете попрактиковаться в делегировании задач, если вы управляете проектом. Хотя часто бывает трудно сказать «нет», когда кто-то просит вас сделать что-то на работе, важно практиковать наличие границ, чтобы хорошо управлять своим временем и в конечном итоге достичь своих целей.
Управление стрессом
Практикуя хорошее управление временем, вы также должны внимательно относиться к своему психическому здоровью. Позитивное отношение к стрессу может помочь вам сохранить мотивацию и хорошо справляться с расписанием. Вы можете сделать это, сделав небольшие перерывы в течение дня или немного вознаграждая себя за выполнение заданий.
Если вы потратите время на развитие каждого из этих навыков, это поможет вам организовать свою повседневную работу, независимо от того, работаете ли вы, ищете работу или пытаетесь развить новую компетенцию.
Статья по теме: 20 советов по тайм-менеджменту для профессионалов
Почему так важны навыки тайм-менеджмента?
Навыки тайм-менеджмента важны, потому что они помогают вам структурировать вашу работу таким образом, чтобы вы могли достигать целей. Например, если ваша цель — устроиться на работу, вам нужно время, чтобы обновить свое резюме, найти вакансии, подать заявку, исследовать компании и подготовиться к собеседованиям. Выделение определенного количества времени в день поможет вам выполнить необходимые шаги для получения работы.
В качестве альтернативы, если у вас уже есть работа, у вас, вероятно, есть ряд обязанностей, которые помогут компании достичь определенных целей. Чтобы добиться успеха в своей должности, необходимо вести свой календарь, встречи и задачи.
Полное присутствие и сосредоточенность — результат сильных навыков тайм-менеджмента. Например, если вы опаздываете на встречу и должны работать над проектом, о котором вы забыли, когда люди говорят, вы можете упустить важную информацию, которая поможет вам лучше выполнять свою работу.
Правильное управление своим временем также дает вам пространство для творчества и инициативности в достижении ваших целей. Когда у вас есть определенное время, выделенное для выполнения ваших задач, вы также можете выделить время, чтобы подумать об общей картине для себя и своей компании.
Как улучшить навыки управления временем
Работа над своими навыками управления временем может помочь вам стать лучшим сотрудником и сильным кандидатом, когда вы подаете заявку на новые возможности. Вот несколько способов улучшить свои навыки управления временем:
1.Ставьте краткосрочные и долгосрочные цели
Регулярная постановка целей поможет вам четко понять, чего вам нужно достичь для достижения определенных результатов. Чтобы достичь больших, долгосрочных целей, по ходу определяйте более мелкие вехи. Например, если у вас есть цель продвинуться по службе в течение шести месяцев, вам, возможно, придется ставить более мелкие цели, чтобы улучшить определенные навыки. Ваши цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени. Дополнительную информацию о постановке целей см. На странице «Цели SMART: определение и примеры».
2. Управляйте своим календарем
Выделение времени для выполнения наиболее важных задач из вашего списка важно для управления вашим временем. Вы можете подумать о том, чтобы регулярно блокировать определенные отрезки времени в своем календаре, чтобы у вас гарантированно было время в своем расписании, не отвлекаясь и не встречаясь. Вам также следует подумать о том, полезно ли посещение определенных встреч. Если вы чувствуете, что не принесете пользы или не внесете какой-либо определенный вклад, вы должны чувствовать себя вправе отказаться от определенных встреч.Если вы это сделаете, проявите осмотрительность и вежливость — вы можете подумать о том, чтобы отправить владельцу собрания электронное письмо, чтобы сообщить ему, почему вы отказались.
3. Расставьте приоритеты в своих задачах
Расстановка приоритетов — сложный навык, но с практикой становится легче. Вы можете попрактиковаться в расстановке приоритетов, составив списки дел. Написание или печатание всего, что вам нужно сделать, может помочь вам физически расставить приоритеты для задач, которые являются наиболее срочными или легко выполняемыми. Если вам нужна помощь, вы можете подумать о том, чтобы спросить своего руководителя или коллегу, который умеет расставлять приоритеты, как они будут выполнять работу.Понимание сроков выполнения и того, как задача влияет на других, и бизнес-цели, может помочь вам добиться определенных результатов раньше других. Если вы по-прежнему не можете уложиться в срок, вы можете попросить продлить срок выполнения задачи.
Улучшение навыков управления временем может помочь вам стать лучшим работником и иметь возможность полностью сосредоточиться на повседневной работе. Вы можете лучше распоряжаться своим временем, если будете организованы, ставите цели и расставляете приоритеты в своем списке дел.
Статья по теме: 10 приложений для управления временем, которые помогут организовать ваши проекты и держать вас в курсе
10 советов по управлению временем на работе
Время чтения: около 8 минут
Автор: Lucid Content Team
Мы ‘ Все мы пережили на работе проблемы тайм-менеджмента.Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только уложитесь в срок, но и пойдете в спортзал, чтобы приготовить здоровую домашнюю еду.
Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и подходите к своему столу, уже разочаровавшись в этом мире. Садясь, наконец, закончить проект, который откладывал неделями, вы понимаете, что у вас встречи подряд до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую. Вы, наконец, покидаете последнюю встречу и начинаете перебирать электронные письма, когда вас втягивают в встречу с вице-президентом.У него есть для вас последний запрос. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуйте три.
Хорошая новость в том, что есть способы вернуть себе эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в управлении личным временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по управлению рабочим временем, которые помогут вам начать работу.
1. Определите, как вы в настоящее время проводите свое время.
Если вы собираетесь оптимизировать свое личное время, вам сначала нужно выяснить, куда идет время.Старайтесь старательно записывать свое время в течение недели, отслеживая свою повседневную деятельность. Этот аудит поможет вам:
Определить, сколько вы реально можете сделать за день.
Определите временные отстойники.
Сосредоточьтесь на деятельности, приносящей наибольшую отдачу.
Когда вы проведете этот временной аудит, станет довольно ясно, сколько вашего времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас уходит на выполнение определенных типов задач (что будет очень полезно для выполнения в дальнейшем).Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими наибольшего внимания и творчества.
2. Составьте распорядок дня — и придерживайтесь его.
Ежедневное расписание (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)
Этот шаг абсолютно необходим для того, чтобы научиться управлять временем на работе. Даже не пытайтесь начать свой день без составленного списка дел. Перед тем, как уйти с работы на день, составьте список самых актуальных задач на следующий день.Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы приедете в офис.
Если вы все изложите на бумаге, вы не сможете спать по ночам, ворочая дела, которые крутятся в вашем мозгу. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете просыпаться утром с новыми идеями для рабочего дня.
Если вы не можете сделать это накануне, обязательно составьте свой список с утра. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению с временем, которое вы потеряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.
Узнайте, как создать расписание управления временем, которое будет работать на вас.
Узнать больше
3. Разумно расставляйте приоритеты.
Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе. Начните с устранения задач, которые вам вообще не следует выполнять. Затем определите три или четыре наиболее важных задачи и сделайте их первыми — так вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.
Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его исходя из важности задачи, а не ее срочности.Важные обязанности способствуют достижению ваших целей, тогда как срочные обязанности требуют немедленного внимания и связаны с достижением чьих-то целей. Мы склонны позволять срочному преобладать, когда нам действительно нужно сосредоточиться на деятельности, которая поддерживает наши бизнес-цели.
Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по управлению рабочим временем, которые можно найти в книге Стивена Кови « Сначала первые дела, ». Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих идей важности и срочности.
Матрица Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)
Рассмотрим подробнее каждый из этих квадрантов:
Важно и срочно: У этих задач есть важные сроки и высокая срочность — выполняйте их сразу.
Важно, но не срочно: Эти вопросы важны, но не требуют немедленных действий и должны включать разработку стратегии долгосрочного развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
Срочно, но не важно: Это срочно, но неважно.Минимизируйте, делегируйте или устраняйте их, потому что они не влияют на ваш результат. Обычно это отвлекающие факторы, которые могут быть результатом плохого планирования других.
Срочно и неважно: Эти действия не имеют большого значения, если вообще имеют какое-либо значение, и от них следует отказаться в максимально возможной степени.
Посмотрите, какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу управления временем и вставлять элементы из своего списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время проводите свое время.Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — вот что мы сделали!
Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)
Когда вы сможете определить приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда часов просто не хватает.
Меньше откладывайте на потом и будьте более эффективными с Матрицей Эйзенхауэра .
Узнайте, как его использовать
4. Сгруппируйте похожие задачи.
Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все дела одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделите отдельные отрезки времени для ответа на электронные письма, телефонных звонков, хранения документов и т. Д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, поскольку это отвлекает в лучшем виде. Выключите телефон и уведомления по электронной почте, чтобы полностью исключить соблазн проверить в неустановленное время.
5. Избегайте тяги к многозадачности.
Это один из простейших советов по тайм-менеджменту на работе, но может оказаться одним из самых трудных для выполнения.Сосредоточьтесь на текущей задаче и не отвлекайтесь. Может возникнуть соблазн выполнить несколько задач одновременно, но когда вы пытаетесь это сделать, вы просто стреляете себе в ногу. Вы теряете время и снижаете производительность при переключении с одной задачи на другую.
Точно так же не перегружайтесь списком дел, растянувшимся на милю. Напряжение на нем не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.
6. Назначьте временные рамки задачам.
Часть создания вашего расписания должна включать в себя установление ограничений по времени для задач, а не просто работу, пока они не будут выполнены.Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда может казаться, что вы никогда ничего не отмечаете.
Если вы хотите задать устойчивый темп своему рабочему процессу, Техника Помидора может помочь вам отмечать список дел по 25-минутным отрезкам, делая короткие перерывы между каждым отрезком и более длительный перерыв после выполнения четырех. Этот метод уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.
Если вы предпочитаете устанавливать свой собственный темп, тайм-бокс позволяет вам блокировать различное количество времени.Используйте журнал учета рабочего времени (шаг №1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет какое-то действие. Как только вы потратите определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному занятию. Если у вас есть эти параметры, ваша продуктивность резко возрастет, а список дел сократится.
Пример Timeboxing (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)
7. Создайте буферы.
Один из самых приятных советов по организации рабочего времени: сделайте перерывы частью своего расписания. Когда вы закончите задание, дайте себе время вздохнуть.Делайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то небольшая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. Д.
8. Научитесь говорить «нет».
Вы никогда не научитесь управлять своим временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не бойтесь сделать это. И если вы беретесь за проект, который явно ни к чему не приведет, не бойтесь бросить его.
Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые мало или не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, которые приносят больше пользы.Помните правило 80/20: 80% вашей продукции приходится на 20% ваших вложений. Соответственно сконцентрируйте свои усилия.
Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может быть трудным навыком, он может творить чудеса с вашим личным временем. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.
9. Будьте организованы.
Для эффективного управления временем этот совет должен быть включен в ваш список дел. Если у вас на столе разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет похоже на поиск иголки в стоге сена.Есть несколько вещей, которые так расстраивают, как тратить драгоценное время на поиск потерянных вещей. Не говоря уже о том, как сильно беспорядок может заставить его сосредоточиться.
Мелочи имеют большое значение. Создайте файловую систему для документов. Отмените подписку на электронные письма, которые вам больше не нужны. Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получите выгоду навсегда.
10. Избавьтесь от отвлекающих факторов.
Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — отвлекающие факторы на работе могут быть безграничными.Ключом к управлению личным временем является активное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не отвлекали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте личные телефонные звонки на обед.
Делайте маленькие шажки. Определите два ваших главных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их устранении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, достаточное количество воды и здоровое питание — все это поможет вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.
Вот и все — десять советов по управлению временем на работе, которые могут поднять вашу продуктивность на совершенно новый уровень. Вы сразу же будете ходить в спортзал и готовить, как Марта Стюарт.
No related posts.

7 Сортировка задач. Тайм-менеджмент [Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью]

Читайте также

Сортировка задач в действии: битва с грудой незавершенных дел

Исключение задач

Делегирование задач

Как настроить пользовательское представление.

Группировка задач

Структурирование задач

Дерево задач

Группировка задач

Дерево задач

Управление временем (Тайм менеджмент)

Как научиться планировать, чтобы все успевать | КонсультантПлюс

Тайм-менеджмент.

Читайте еще:

техники, методы и приложения 2021 года

О чем вы узнаете:

Что такое тайм-менеджмент

Основы тайм менеджмента

Задачи тайм-менеджмента

Цель тайм менеджмента

Тайм менеджмент пример планирования дня

7 главных

Принцип 1. Планируйте свои действия

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Принцип АБВГД (ABCDE)

Матрица Эйзенхауэра

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Принцип 7. Планируйте отдых

Методы тайм-менеджмента

Метод помидора в тайм менеджменте

Метод «90 на 30»

Метод GTD

Метод ZTD

Метод 52/17

Метод айсберга

Метод Тима Феррисса

Метод “Канбан”

Метод 10 минут

Метод 4D

Правила тайм менеджмента

Правило 1‑3‑5

Правило трёх

Правило двух минут

Техники тайм менеджмента

Съесть лягушку тайм менеджмент

Временные блоки

Zero Inbox

Fresh or Fried

Автофокус

Матрица Эйзенхауэра

Хронометраж

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Приложения для тайм-менеджмента

Trello

Todoist

Sectograph

Советы и

Фокусируйтесь на главном

Делегируйте

Научитесь говорить «нет»

Блокируйте раздражители

Исключите «пожирателей времени»

Не делайте несколько дел одновременно

Отдыхайте

Наведите порядок в электронной почте

Фильтруйте входящую информацию

Учитывайте свои биоритмы

Создайте комфортное рабочее место

Ограничьте свой перфекционизм

Контролируйте время

Ставьте дедлайны

Оставляйте запас времени

Заканчивайте задачу раньше срока

Планируйте время ожидания

Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

Блог Сергея Калинина: Типы тайм-менеджмента