Умение управлять временем – менеджмент — 7 главных принципов по управлению временем

Содержание

Как научиться эффективнее управлять своим временем. 20 практических советов.

На эту тему написано немало книг и еще больше различных статей, и все же люди не устают говорить о тайм-менеджменте. И, несмотря на то, что информации об управлении временем масса, большинство как-то пропускают ее мимо себя. Или не хотят тратить время на прочтение книги, оправдываясь нехваткой времени.

В этой статье мы не будем советовать вам очередные книги, вы про них уже и так знаете. Дабы сохранить ваше бесценное время, и чтобы вам не пришлось бродить “по интернетам” в поисках годных и полезных советов, мы все их собрали в этой статье.

shutterstock_128298695

Практически каждого человека не устраивает его продуктивность. Чтобы понять, насколько реальность соответствует вашим ожиданиям, составьте список дел на день. Конечно, этот список должен быть в границах разумного, не нужно себе устраивать жизнь Золушки и пытаться впихнуть недельный объем заданий в один день. Здраво оцените, сколько времени уйдет на каждое из дел. Затем, по окончанию своего дня, посмотрите, сколько вы успели, а сколько дел еще не было сделано вами. Объясните самому себе, почему вам не хватило времени. Возможно, вы переоценили свои возможности или недооценили сложность задания, а возможно вы просто потеряли массу времени впустую.

Готовы поспорить, что в вашем случае ответом на вопрос “Почему я не успел сделать то, что запланировал?” будет что-то вроде “Ну, я ходил на перекуры/мне позвонили/я залип в соцсети и т.д.”. Получается, что вы просто неправильно управились со своим временем, позволив ему взять верх над вами.

time

Итак, что же нужно делать для того, чтобы перестать тратить время впустую? Мы собрали для вас советы, которые написаны во многих книгах по тайм-менеджменту, но только в этой статье они поданы кратко.

1. Заведите ежедневник

В предыдущих статьях мы не раз говорили о пользе ежедневника и о том, как его создать. И нет ничего удивительного в том, что в каждой статье и книге о тайм-менеджменте упоминается органайзер – это универсальный способ планировать свое время и следить за выполнением заданий.

2. Погружайтесь в работу полностью

Приучите себя полностью отдаваться делу (кстати это касается всего в жизни). Ныряйте в работу с головой, отвергая любой раздражающий фактор. Отключите телефоны, выйдите из соцсетей, наденьте наушники. Делайте все для того, чтобы в отведенное вами время на работу вы занимались только ей одной. Поверьте, вы скажете самому себе спасибо за это, когда сделаете задание быстрее, чем обычно, так как ничего не будет вас отвлекать.

3. Отдыхайте

Не нужно строить из себя супергероя, пытаясь работать 36 часов в сутки. Умейте четко разделять отдых и работу. Если вы пришли домой и проводите время с семьей – будьте добры отдаться этому полностью (предыдущий пункт, опять же). Таская в своей голове мысли о работе или, еще хуже, какие-то рабочие задания, вы рискуете не только вызвать раздражение и недовольство своих близких тем, что работа для вас всегда на первом месте. Если вы не будете полноценно отдыхать, вы не сможете набраться сил и возобновить свое желание работать. Цените свой отдых.

4. Назначайте себе дедлайны

Даже если их нет. Если вам нужно что-то выполнить, и этому заданию не были поставлены четкие сроки, то его все равно нужно сделать рано или поздно. Так вот лучше это задание сделать рано. Оно не будет висеть у вас над головой и вам будет легче. А еще дедлайны позволяют повысить продуктивность. Вспомните, как повышается производительность у студентов во время сессии. А все из-за жестких временных рамок, которые подстегивают работать не отвлекаясь.

5. Расставьте приоритеты

"Priorities" Road Sign with dramatic clouds and sky.

Это поможет вам понять, что стоит сделать в первую очередь, а что может и подождать. Важные и сложные дела всегда планируйте на утро, ведь продуктивнее всего работается до полудня. Возможно, вам проще работается в другое время суток, но если ваш рабочий день начинается с утра – все же сделайте самые важные дела до обеда. Если вы их отложите на потом, то вы рискуете просто не успеть их сделать.

6. Делите большие проекты на небольшие задания

Если у вас есть какой-то огромный проект, мысли о котором заставляют вас растеряться, то разделите его на пункты и вы увидитесь, насколько проще и понятнее он стал.

7. Планируйте встречи на утро

Зачастую зная, что предстоит встреча, мы боимся начинать работу над каким-либо заданием думая, что не успеем завершить его до встречи. Поэтому планируйте встречи на утреннее время, чтобы после них со спокойной душой заняться своей работой.

8. Снимайте с себя обязанности

Если есть возможность поручить какое-то задание кому-то другому – делайте это. Не всегда поговорка “хочешь сделать хорошо – сделай это сам” правдива на деле. Иногда лучше и выгоднее отдать часть своих дел другому работнику и заняться более важными заданиями.

9. Не прокрастинируйте

Ага, это тоже еще из одних пунктов, присутствующих в каждой статье и книге о тайм-менеджменте, и мы знаем, что вы его читали много раз. Но еще раз напомнить никогда не помешает. Занимайтесь прокрастинацией в перерывах, выделяйте себе время для этого важного задания, делайте что угодно, только не нужно прокрастинировать вместо работы. Отучайтесь от этого.

10. Объединяйте однотипные дела в блоки

К примеру, вам нужно пойти на встречу, ответить на письма и сделать звонки. Это все задачи одного типа и их стоит объединить в блок и сделать все вместе, не прерываясь на задания другого рода.

11. Делайте неприятные дела в первую очередь 

privet_

Не нужно откладывать самые неприятные задания на потом. Выпишите себе все дела такого типа и делайте по одному в день. Во-первых, вы наконец-то сделаете то, что должны были сделать давно, а во-вторых вы снимете со своих плеч этот груз и получите дозу мотивации. “Съедайте лягушку” в первую очередь, поверьте, так будет проще.

12. Работайте в определенное время

Свой организм можно приучить к чему угодно. Работайте каждый день в одно и то же время и тогда ваш мозг будет заранее настраиваться на работу.

13. Автоматизируйте все, что можно автоматизировать

Установите себе программу, которая автоматически присылает вам уведомление о новом письме, пришедшем на вашу почту. Вам не придется тратить время на постоянную проверку ящика. Подумайте о таких мелочах, которые можно автоматизировать и сделайте все для того, чтобы не тратить на эти мелочи свое время.

14. Учитесь у более опытных людей

Ищите профессионалов в своей сфере и учитесь у них. Знания помогут вам делать работу быстрее. Нет надобности изобретать колесо, просто прочтите статьи и книги по теме своей работы и применяйте знания на деле.

15. Оцените продуктивность своих инструментов

Подумайте, что может мешать вам работать быстрее. Возможно, у вам слишком медленный интернет или компьютер. Иногда проще поменять какой-то из инструментов, тормозящих вашу работу, и тратить меньше времени на выполнение задания.

16. Не торопитесь

tU7DpGx3m7w

Несмотря на то, что всю статью мы только и говорим о более быстром выполнении заданий, не стоит делать дела в спешке. Исправление ошибок, которые вы можете наделать, если будете торопиться, займет больше времени, чем кропотливое и неспешное выполнение задания.

17. Наведите порядок на рабочем столе

Уберите все ненужное со стола. Никто не говорит вам соблюдать идеальный порядок, не всем удобно работать за пустым столом. Не стоит держать на своем рабочем столе вещи, которые могут вас отвлечь. Уберите все отвлекающие штуки и оставьте только то, что пригодится вам во время работы.

18. Не бойтесь отказать

У нас недавно была статья про силу слова “нет”. И если вы сомневаетесь, стоит ли отказывать тем или иным предложениям – прочтите ее. Иногда можно сказать “нет” и сэкономить на этом массу времени.

19. Не бойтесь экспериментировать

Иногда придуманный вами метод работы может оказаться для вас более эффективным, чем все существующие методы вместе взятые. Так что не бойтесь что-то менять в своем рабочем процессе. В крайнем случае вы всегда можете восстановить старый режим работы.

20. Анализируйте

Просматривайте список запланированных заранее дел и вычеркивайте выполненные. Так вы не только сможете увидеть свою результативность, но и мотивировать себя. Также прокручивайте прошедший день у себя в голове и думайте над тем, что вам мешало добиться желаемого результата и каким образом вы можете еще больше повысить свою продуктивность.

say-hi.me

что это, методы управления временем и как все успевать

Здравствуйте! Сегодня поговорим про тайм-менеджмент или эффективное управление временем и ответим на вопрос, как все успевать!

Человек является частью социума. У каждого из нас есть определенные обязанности перед самим собой, коллегами и родными. Порой кажется, что жизнь – это калейдоскоп одинаковых дней, с большим количеством задач, на решение которых постоянно не хватает времени. Если вы ассоциируете себя с белкой в колесе, тогда вам интересно будет узнать о том, что временем можно эффективно управлять.

Что такое тайм-менеджмент или управление временем

Взгляните на богатых и успешных людей. Они владеют большим бизнесом, руководят огромным количеством людей и находят время для отдыха и семьи. «Как все успевают успешные люди?» спросите вы. Да все потому, что они знают и владеют основами тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – это умение рационально распределять свои временные ресурсы. В переводе с английского означает «управление временем». Конечно, люди не волшебники и не умеют возвращать время вспять, или останавливать его. Но мы можем научиться грамотно распределять каждую минуту, чтобы успевать выполнять все поставленные задачи.
Девизом успешных тайм-менеджеров можно считать выражение «Успевай больше, работая меньше».

Кому будет полезен тайм-менеджмент

Польза тайм-менеджмента

Люди имеют разные потребности и разные обязанности. Не стоит думать, что проблема отсутствия свободного времени это проблема только руководителей и состоятельных людей. На самом деле учиться делать максимальное количество дел в определенный промежуток времени начинают с детства.

Давайте вспомним хотя бы распорядок дня ребенка. Наверняка у многих дома висел плакат «Расписание уроков и распорядок дня». Благодаря ему дети соблюдают режим дня и дисциплинируются.

Если вы задаетесь вопросами: «Как работать и успевать все делать по дому женщине с ребенком», «Как научиться быстрее все успевать и не уставать», значит данные вопросы для вас актуальны, особенно если вы молодая мама. Некоторые представительницы прекрасного пола успевают следить за тремя детьми, ухаживают за собой и мужем, а некоторые не могут справиться даже с одним ребенком.

Поэтому не стоит думать, что тайм-менеджмент – это бесполезная наука, которая в жизни вряд ли вам пригодится. На самом деле, если вы научитесь контролировать свое время, вы обретете счастье и гармонию во всех сферах жизнедеятельности.

История тайм-менеджмента

Люди с древних времен пытались максимально эффективно распределять свои трудовые ресурсы, поэтому еще в Древнем Риме философ Сенека начал распределять потраченное время, на то, которое он провел с пользой и бесполезное. Если известный мыслитель делал что-то полезное, то такое время считалось хорошим, бесполезное – плохим.

Позже Сенека начал записывать, что и когда он делал. После этого проводил анализ потраченного времени и оценивал его эффективность. Можно сказать, что он занимался построением системы эффективного тайм менеджмента.
В ΧV веке известный итальянский ученый Альберти утверждал, что люди, которые умеют с пользой управлять своим временем, всегда будут успешными.

Уже в ΧΧ веке был создан институт труда, где работало немало известных личностей. Например, биолог Любящев А.А. изобрел метод хронометража. Его успешно и сейчас применяют на большом количестве предприятий, анализируя рабочее время каждого специалиста.

Хронометраж позволяет проанализировать, сколько времени необходимо человеку для выполнения определенной задачи.

Основные составляющие тайм-менеджмента

Перед тем как приступить к изучению основных правил тайм-менеджмента, необходимо знать, из каких частей он состоит. То есть что необходимо будет делать, и благодаря чему вы научитесь распределять свое время:

  • Строгий учет всего времени;
  • Оптимизация рабочих временных ресурсов;
  • Ежедневное планирование своего дня;
  • Постоянная мотивация.

Управлять своим временем нужно не только в рабочие часы, но и в период отдыха. Это поможет лучше восстановить свои силы, а также даст возможность чувствовать себя счастливым, самодостаточным и успешным человеком.

Мифы тайм-менеджмента

Мифы тайм-менеджмента

Не каждый гражданин нашей страны вообще слышал о том, что своим временем можно умело управлять. Соответственно о существовании методики тайм-менеджмента многие даже не подозревают. Но в случае если человек все-таки заинтересовался и поверхностно ознакомился с минимальной информацией об этом искусстве, то он сразу становится заложником многих страхов.
Рассмотрим самые популярные страхи, связанные с тайм-менеджментом.

  1. Никто не может управлять временем, поэтому жизнь шла, и будет идти своим чередом. Это неверное утверждение, ведь вы сами являетесь хозяевами своей судьбы. Только от вас зависит, насколько быстро будет выполнена работа и сколько останется времени для отдыха и общения с друзьями. Овладев полезными привычками, которые помогают сэкономить время, вы будете управлять не временем, а своей жизнью;
  2. Благодаря тайм-менеджменту придется больше работать. Некоторые люди действительно боятся, того, что если у них появится свободное время, то придется выполнять больше незапланированной работы. На самом деле тайм-менеджмент позволяет оптимизировать все процессы, и вы вряд ли успеете сделать незапланированную работу;
  3. Придерживаясь правил тайм-менеджмента, можно превратиться в робота. Многие думают о том, что если полностью распланировать свою жизнь, то можно лишиться всех человеческих радостей. На самом деле тайм менеджмент не забирает время, а наоборот помогает найти лишний час-два, который можно потратить на себя.

Принципы тайм-менеджмента или как все успевать

Искусство управления своим временем – это довольно сложная наука, на изучение которой может уйти не один год. Но мы постарались выделить основные принципы тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовывать день каждого человека.

Планируйте каждый свой день

Каждый день перед сном старайтесь выделить несколько минут для того, чтобы в письменной форме составить план на следующий день. Сделать это можно на листке бумаги или на демонстрационной доске. Пропишите каждую минуту своего времени, не забывая об отдыхе и форс-мажорных обстоятельствах. Не забывайте достаточно времени уделять именно этим пунктам, ведь никто не застрахован от непредвиденных трудностей.

Свой план носите всегда с собой (если он записан в блокнот или ежедневник), периодически в него посматривайте и проверяйте, укладываетесь ли вы в отведенное время. Вычеркивайте или стирайте выполненные пункты. Так вы будете чувствовать самоудовлетворение от выполненной работы.

Ставьте перед собой цель

У каждого человека есть мечта, которая превращается в определенную цель. Людям, которые ставят перед собой определенные задачи и знают ради чего они работают, легче достичь желаемого.

Например, если вы обычный среднестатистический офисный работник, но ставите перед собой цель быть руководителем, тогда необходимо получить соответствующее образование, хорошо себя зарекомендовать перед начальством и качественно выполнять свою работу. В таком случае у вас есть большие шансы продвинуться по карьерной лестнице. Возможно, в будущем вы откроете свой бизнес. И в идеале, введете стандарт корпоративного тайм-менеджмента в своей организации. Главное действительно этого хотеть и не сидеть сложа руки.

Немаловажно научиться правильно ставить цели. Для начала подумайте, чего именно вы хотите. Ваша цель должна быть конкретной, достижимой, актуальной, измеримой и ограниченной временными рамками. Не нужно мечтать о том, что живя в глубинке и работая на небольшом заводе, вы через пару лет сможете стать президентом. Ставьте перед собой реальные цели и идите к заветной мечте.

Научитесь фиксировать свой план действий

О важности составления планов вы уже знаете, теперь давайте вместе рассмотрим, как грамотно распланировать свои дела.

Поможет нам в этом Диаграмма Ганта. Это, на первый взгляд, тяжелый метод, с которым не каждый справится. Но на самом деле все довольно просто. Работу этого метода рассмотрим на примере.

Вам необходимо построить дом. Вы прописываете все этапы строительства (проектирование, заложение фундамента, наземные, отделочные работы и т. д.) После чего данные заносите в таблицу и указываете сроки и очередность их осуществления. Некоторые мелкие процессы, выполнение которых не влияет на качество работ, можно объединить, тем самым сократив время на их выполнение.

Составление такой диаграммы позволяет наглядно объяснить масштабность выполняемых работ, благодаря чему работники включаются в процесс быстрее.

Расставляйте приоритеты

Раставление приоритетов

kakzarabativat.ru

Можно ли научиться управлять своим временем и как это сделать: основы тайм-менеджмента

От многих людей можно услышать, как они жалуются на категорическую недостачу времени. Кажется, работы много нет, а ничего толком сделать нельзя успеть. Специалисты говорят о том, что так происходит потому, что личность не умеет правильно планировать собственное время и управлять им. Вот, именно о том, можно ли научиться управлять своим временем, стоит поговорить ближе.

Умение грамотно планировать свое время, для человека играет очень важную роль, поскольку в повседневной жизни накапливается много дел, а после их решения нужно найти еще и время на родных людей и отдых.

Фото 1

Содержание материала:

Можно ли управлять своим временем?

Рассуждение о том, можно ли управлять собственным временем, является как никогда актуальным. Но пока одни только думают над этим вопросом, другие эффективно распоряжаются своим временным ресурсом и живут счастливо. Но научиться этому искусству будет не так уж просто, чтобы сделать все правильно, необходимо следовать таким указаниям:

  • не вспоминать и не жалеть о времени, которое в прошлом было потрачено зря, а действовать прямо здесь и сейчас;
  • постараться посмотреть на собственный способ жизни со стороны, проанализировать, что было не так и как все организовать лучше;
  • собрать всю волю в кулак, составить четкий план действий и следовать ему.

Фото 2

Придерживаясь этих правил, каждый человек может научиться управлять временным ресурсом, который он имеет в запасе. Главное, нужно понять, что у всех людей есть одинаковое количество времени в сутках и только те, которые научились планировать свои дела правильно, могут управлять временем рационально и достигать реального успеха.

Почему так важно научиться управлять своим временем?

Многие люди попросту не понимают, почему так важно научиться управлять своим временем, что и доставляет им в повседневном быту дополнительных проблем. Важно понять то, что человек, который не научился планировать свое время правильно и все расставлять по полочкам, часто сталкивается со следующими проблемами:

  • никогда и ничего не успевает;
  • не может добиться успеха в карьере и личной жизни;
  • не может нормально зарабатывать и эффективно отдыхать;
  • подставляет не только себя, но и других.

Фото 3

Прожитый зря день можно было потратить на более полезные и интересные вещи. Вместо того, чтобы просто валяться на диване, личность может найти дополнительный источник дохода или заняться саморазвитием. Кто-то жалуется, что из-за работы у него не хватает времени на семью, а соответственно отношения от этого страдают. Так вот, правильная планировка времени поможет и с делами справиться в срок, и любимых побаловать, и с детьми поиграть. Вместо того, чтобы раскладывать на работе пасьянс и несколько раз перерываться на кофе, можно сделать то, что нужно и возвращаться домой абсолютно свободным человеком.

Такой же принцип распространяется и на другие дела. Если что-то очень сильно растягивать, без потребности, свободные минуты тратить на то, чтобы просто посмотреть в потолок, то времени никогда не будет хватать и от этого пострадают все сферы жизни, в которых принимает участие конкретная личность.

Фото 3

Мнение эксперта

Виктор Бренц

Психолог и эксперт по саморазвитию

Можно начать планирование личного времени с составления графика действий на день. Проанализировав, сколько времени на конкретные дела требуется, какое время можно выделить для себя и дополнительных дел, расписав все это, можно научиться управлять временным ресурсом.

Как научиться тайм менеджменту: советы и рекомендации

Да, легко говорить о том, как управлять своим временем, наблюдая за ситуацией со стороны. На самом деле, систем управления временем совсем непростая, чтобы ее освоить, многим людям требуются месяцы и даже годы. Главное, составить четкую схему действий, придерживаться ее каждый день, пока такой режим не войдет в привычку.

Умеете ли Вы управлять временем?

ДаНет

Чтобы понять, как научиться тайм менеджменту, стоит следовать таким рекомендациям:

  • поставить перед собой четкие цели и задачи;
  • научиться говорить нет людям, которые отвлекают от реальных целей пустыми беседами;
  • не думать, что в будущем будет больше свободного времени, ведь в сутках так и останется 24 часа;
  • взять за примеры тех людей, которые уже научились правильно организовывать время и много достигли в жизни;
  • вести постоянную борьбу с ленью.

Совет! Чтобы организовать свое время правильно, нужно расписать дела, которые человек хочет сделать, на неделю или месяц вперед. Это будет своего рода мотивация, которая и поможет двигаться только вперед.

Но начиная жить по-новому, стоит помнить и о том, что бросаться с крайности в крайность не стоит. Нельзя вчера еще почти ничего не делать, а завтра довести свой организм до полного истощения. Все должно происходить постепенно и только тогда такие старания будут иметь свой результат. Если есть возможность, нужно постараться сделать дела наперед, не откладывая все на последний момент.

Небольшой вывод

Как научиться управлять временем, должен знать каждый человек. Идеальным вариантом будет приучение к этому ребенка еще с раннего детства, ведь потом ему будет проще справляться с проблемами и решать даже самые трудные задачи. О том, как научиться управлять своим временем, пишут во многих книгах, но изучение этой информации не даст реальных результатов, пока человек не возьмет себя в руки и не перейдет к реальным действиям.

Тайм менеджмент – это целая наука, которую нужно осваивать постепенно. Стоит начинать с самого малого, постепенно продвигаясь вперед. Главное, поставить перед собой четкую цель и уверенно двигаться к ее достижению, поставив перед собой, как пример, реальные достижения людей, которые уже научились организовывать собственное время правильно и благодаря этому, полностью изменили свой образ жизни в лучшую сторону.

Рейтинг автора

5

Фото 3

Автор статьи

Психолог и эксперт по саморазвитию

Написано статей

29

Фото 3 Загрузка…

 

afmen.online

Навыки тайм-менеджмента | Блог 4brain

навыки тайм-менеджмента

Существует мнение, будто тайм-менеджмент загоняет человека в жесткие рамки, заставляет жить его строго по расписанию и вообще превращает чуть ли не в робота. Это заблуждение. Глобально навык управления временем учит видеть главное и достигать целей, распоряжаясь своим временем осознанно. И это отнюдь не сложно. Достаточно следовать определенным правилам, которые мы назовем навыками, чтобы уже в течение нескольких недель увидеть результаты.

1

Постановка целей

Вы можете научиться если не управлять временем, то хотя бы правильно его использовать. А это, в свою очередь, во многом зависит от правильной постановки целей.

Цель – это то, на чем вы фокусируетесь в данный момент. Любое действие и мысль должны подчиняться ей. Она может быть какой угодно, но не дайте себя обмануть, думая исключительно о деньгах. Да, это отличный актив, но он должен служить инструментом, а не быть самоцелью.

Когда думаете о целях, задействуйте стратегическое мышление, а также пытайтесь выбирать именно такие, которые окажут большее влияние на вашу жизнь. Рассмотрите следующие критерии:

  • Каким человеком вы стремитесь стать?
  • Чего вы хотите достичь в каждом аспекте своей жизни?
  • Какие ожидания у вас есть относительно сотрудничества с другими людьми?
  • Чему вы хотите научиться?
  • Что для вас главное в жизни, в чем ее смысл?
  • В соответствии с какими ценностями вы живете?

2

Расстановка приоритетов

Проблема современного человека в том, что он хочет успеть сделать все. И просто двигается по своему списку дел, куда записывает все свои задачи.

При этом мы в большинстве случаев понимаем, какие дела более важны, но все равно тратим массу времени на мелочи. Почему? Дело в лени и прокрастинации, которые порождает страх. Вы должны покопаться в себе, чтобы понять, откуда растут корни проблемы.

Вам даже не нужно работать на максимум, достаточно прекратить фокусироваться на несущественном. Одного этого будет уже достаточно, чтобы увеличить продуктивность, не напрягаясь. Помните о принципе 80/20, где 20% усилий приносят 80% результата.

Даже если у вас большое количество идей для творчества или бизнеса, возьмите и воплотите для начала три наиболее привлекательные. Не распыляйтесь.

3

Осознанность

Чтобы избежать крысиных гонок, нам нужно каждый вечер проводить в размышлениях и саморефлексии. Даже если вы при этом производите банальные мысли («вот чему я сегодня научился»), они развивают осознанность.

Старайтесь как можно чаще задавать себе следующие вопросы:

  • Почему у меня не получилось?
  • Где я ошибся?
  • На каком этапе все пошло не так?

Осознанность позволяет вовремя задуматься о неправильном решении и изменить положение.

4

Самомотивация

У всех нас бывают дни, когда не хочется делать ничего: все начинается с болезни, усталости, лени. Дни превращаются в недели и даже месяцы. Человек, способный вызвать в себе в эти трудные минуты энтузиазм и мотивацию, может горы свернуть. Поэтому данный навык можно считать одним из наиболее важных в тайм-менеджменте.

Реальность не будет подстраиваться под ваше настроение и состояние. Мир не остановится, чтобы подождать. Вы и только вы заинтересованы в своих достижениях.

Тони Роббинс в своих книгах пишет о том, что мотивацию можно вызвать в себе за считанные секунды. Нужно лишь придерживаться некоторых правил:

  • Не переедать, не употреблять спиртное, не курить.
  • Делать утреннюю зарядку.
  • Сесть на мыслительную диету: не допускать негативных и пораженческих мыслей.

Самомотивация – это навык, который требует огромной подготовительной работы. В первую очередь обращайте внимание на мысли, которые постоянно крутятся в вашей голове.

5

Фокус

Чем бы вы ни занимались, всегда найдется что-то, что будет отвлекать внимание. Иногда мы сами виноваты в том, что не можем управлять своим фокусом. Включаем громкую или агрессивную музыку, думаем о чем-то другом, неудобно сидим, бессмысленно серфим в интернете.

Здесь нам поможет осознанность: умение быстро осознать, что отвлеклись и тут же принять меры.

6

Умение принимать решения

Мы привыкли обманываться, думая, что для достижения цели нужно всего лишь взять и работать. На самом деле, нужно принять несколько ключевых решений:

  • Выяснить (или выписать), какие именно задачи перед нами стоят.
  • Исключить задачи, которые будут отвлекать.
  • Решить, какую задачу необходимо выполнить первой.

Как научиться принимать решения? Это сложный вопрос, но если говорить коротко, то есть лишь один совет: старайтесь всегда и везде принимать решения. Мы слишком часто перекладываем ответственность на других или и вовсе не делаем ничего.

7

Планирование

Задачи и события имеют свойство пересекаться. А бывает так, что мы не можем приступить к одному делу, пока не закончим другое. Порой это все очень сложно и нужно быть гением, чтобы удержать в голове столько информации. Поэтому нужно планировать свою занятость, обычных карандаша и бумаги (ежедневника) будет достаточно для этого.

8

Умение делегировать

Вероятно, вы находились по обе стороны делегирования, поэтому прекрасно знаете, что задача эта может быть весьма трудной. В первом случае делегируют работу именно вам – и нужно правильно понять своего коллегу, задать все проясняющие вопросы.

Второй случай сложнее, ведь вы не знаете, четко ли понял человек, что вы от него хотите. Он может кивать головой, в его глазах отражается понимание, однако позже выясняется, что работа не сделана, а если и сделана, то с ошибками.

Умение объяснять, чего вы хотите от коллег и сотрудников – это и правда очень тяжелый труд. Но лучше потратить немного времени однажды и овладеть этим навыком, чем в будущем тратить его постоянно на переделку.

9

Умение применять копинг-стратегии

Время от времени что-то идет не так. И если в первые разы вы относитесь к этому с улыбкой, то с каждой новой неудачей энтузиазм ваш гаснет. Проявляется отчаяние, злость, возникает синдром жертвы с вечным вопросом: «Ну почему я?».

Вы должны овладеть стратегиями, которые позволят не допускать негатив, либо рассеивать его, если так случилось. Поэтому если вы чувствуете, что часто жалеете себя, сетуете на судьбу и ругаете себя, это сигнал к тому, чтобы научиться некоторым методикам.

10

Ведение записей

Записи позволяют упорядочивать мириады мыслей в голове, располагать их в нужном порядке, относить к определенным категориям. Глупо полагаться исключительно на память, потому что она подводит, а порой и искажает реальный опыт.

11

Организованность

Что значит быть организованным? В простейшем понимании – иметь достаточно времени и ресурсов, чтобы выполнять свою работу. Если вы художник, то должны не просто выделять на свою деятельность определенное количество часов в день, но и иметь при этом все необходимые инструменты, знать, где они находятся, держать их в порядке и чистоте. Без этого работа часто бывает утруднена и на нее уходит значительно больше драгоценного времени.

12

Терпение

Терпение – это умение сохранять голову ясной при отсутствии результатов. Это также способность быть последовательным и не наделать ошибок по причине спешки.

В мире бизнеса и творчества конкуренция очень сильная. Возможно, вам нужно будет месяцами или даже годами создавать один продукт и не получать обратной связи или финансовой выгоды. Видеоигра создается один-два года, столько же пишется книга, а стартап выходит в плюс зачастую и того позже.

Терпение формируется тогда, когда вы четко следуете намеченному курсу (но и меняете его под воздействием новых обстоятельств). Этот навык не дается от рождения, а воспитывается, поэтому прилагайте усилия для его освоения.

Желаем вам удачи!

4brain.ru

С чего начинается тайм-менеджмент: простые организационные стратегии для каждого

с чего начинается тайм-менеджмент

Умение управлять своим временем, быть организованным – ценнейший навык современного человека. Эту мысль мы постоянно отстаиваем в наших многочисленных публикациях, но сегодня будем говорить не об этом. В данной статье речь пойдёт о тех вещах и привычках, которые мешают использовать тайм-менеджмент большинству людей и превращают их в скептиков в отношении как теории, так и практики управления временем. Поэтому, если вы когда-либо начинали планировать свою занятость, но спустя какой-то период разочаровывались в методах и техниках и всё бросали – дочитайте эту статью до конца и попробуйте ещё раз. Собранный здесь комплекс простых советов и приёмов не заменит собой полноценную систему тайм-менеджмента, но сделает её внедрение в вашу жизнь более органичным и позволит сразу следовать общим для всех них рекомендациям.

Что может и чего не может тайм-менеджмент

Все мы разочаровываемся, когда что-то идёт не так, как мы планировали и представляли себе. Если разобраться в природе этих чувств, то одной из возможных их причин могут быть завышенные изначально ожидания, нереалистичные оценки результатов. Так часто бывает у многих начинающих практиковать тайм-менеджмент. Прочитав пару книг, дополнив их просмотром нескольких лекций, они получают необходимый базис знаний, но проверку жестокой реальностью не проходят.

Причин может быть несколько. Не стоит забывать, что фрилансер и офисный работник, даже используя одну и ту же методику управления временем, должны подходить к этому вопросу по-разному. У людей других профессий всё обстоит ещё иначе: например, у врачей и учителей рабочий день не нормирован и загрузка в разные дни может отличаться. В таких случаях настройки гибкости полностью ложатся на ваши плечи. От многих факторов зависит то, каких результатов вы сможете достичь, но то, что они будут – несомненно.

Такая категоричность небезосновательна. Тайм-менеджмент можно сравнить с упаковкой чемодана. Кто-то вмещает в него 3 костюма, 5 рубашек и 2 пары обуви, аккуратно всё раскладывая, а  кто-то небрежно бросает 2 костюма, пару обуви и 3 рубашки. При этом его ёмкость одинакова в обоих случаях. То же самое и с управлением временем: оно даёт возможность грамотно управлять содержанием, но не увеличивает само время.

Исходя из этого, первое, что стоит для себя отметить: рецепт не означает готовое блюдо. Построение индивидуальной системы управления временем – ваша работа, имеющиеся знания, приёмы и методики – лишь кирпичи, из которых вы делаете кладку. Самого стройматериала много, но не весь он подходит для создания устойчивой конструкции по вашему проекту. Поэтому, не бойтесь экспериментировать и подбирать то, что максимально подходит вам. Книги Б. Трейси и Дж. Моргенстерн являются классикой литературы по тайм-менеджменту, но применимо ли абсолютно всё, что в них написано?

Нет. Управляя своим временем, вы не сэкономите 15 минут, которые обычно тратите на поход в магазин за хлебом. Но сэкономите то же время, если заглянете в холодильник и напишете список покупок, тем самым добавив туда ещё и молоко, которое закончилось, и за которым пришлось бы идти второй раз.

Тайм-менеджмент не научит вас избегать ожидания встреч и других ловушек времени, опаздывающих партнёров, не пронесёт по воздуху над пробкой. Но покажет, как учитывать эти факторы и использовать их с пользой для себя. И делать это можно достаточно просто.

С чего начинается управление временем?

На самом деле всё сложное – просто. Отложите в сторону горы бизнес литературы, обучающей строить громоздкие механизмы распределения рабочего времени. К ним вы сможете вернуться уже ощутив позитивные перемены, дать старт которым можно прямо сейчас, если придерживаться нескольких правил.

  1. Тайм-менеджмент неразделим с необходимостью вести списки дел. Чтобы делать это максимально эффективно – записывайте всё в одном месте. Это может быть программа для смартфона или ноутбука, или же более привычный ежедневник/бумажный планировщик, но не может быть всё сразу. Начиная пользоваться сразу несколькими инструментами, вы только усложняете себе жизнь и рискуете уже к концу первого дня запутаться в своих записях.
  2. Используйте таймеры и напоминания. Приступив к какому-либо занятию, порой так увлекаешься, что напрочь забываешь обо всём остальном. Это не плохое качество, но уметь переключать внимание нужно. И самый простой способ – использовать таймеры и специальные электронные органайзеры (или же банальный будильник).
  3. Применяйте стикеры. В деловой ежедневник не всегда есть возможность записать большой список покупок. Поэтому используйте стикер для его расширения. Кроме того, если вам нужно не забыть о чем-то важном, его можно приклеить в стратегически правильном месте, где он точно попадётся вам на глаза. К примеру, если вам нужно не забыть с утра поставить стирку, наклейте в ванной на зеркало напоминание для себя. Проснувшись с утра, вы пойдёте туда первым делом и точно его увидите.
  4. Заведите себе правило готовиться ко всему заранее. Собирайте портфель, сумку для тренировки, папку на работу вечером, отнесите в машину упакованные для командировки вещи накануне. Просмотрите календарь с записями дней рождений и других важных событий в начале месяца, подготовьте открытки и подарки заранее, чтобы не думать об этом в последний момент, когда могут навалиться другие дела.
  5. Учитесь порядку. Не в плане чистоты в доме (хотя здесь тоже ничего плохого нет, даже наоборот), а в том отношении, что вы всегда должны знать, где какие вещи у вас находятся. Кладите ключи, кошелёк, телефон, сумку в строго отведённых для этого местах. Если вы так никогда не делали, сначала будет немного трудно себя приучить, но в будущем вы убедитесь насколько это полезная привычка.
  6. Всегда носите часы и анализируйте свои затраты времени. Нельзя контролировать то, что нельзя измерить, поэтому обращайте внимание на время почаще. Это приучит вас реально оценивать затраты на разные виды деятельности и поспособствует тому, что ваши списки дел станут более конкретными и точными в определении временных рамок.
  7. Избегайте многозадачности. Последнее время появилось много работ, показывающих её выгоды, но для человека неорганизованного и незнакомого с большинством постулатов (которые даже с учётом этого не гарантируют высоких результатов) – она может оказаться непосильной ношей. Делайте одно дело за один раз, и всё будет хорошо. Опробовать другие техники вы сможете, когда добьётесь прогресса.
  8. Скажите «нет» прокрастинации. Мы уже писали о некоторых приёмах борьбы с ней, здесь укажем лишь на один аспект, который приводит к потере времени. Никогда не прерывайтесь. Сели делать домашнее задание, писать отчёт или статью для блога – сосредоточьтесь только на нём. Не думайте о том, что предстоит сделать что-то ещё, не отвлекайтесь на другие занятия, работайте строго отведённое на это действие время.
  9. Разрабатывайте запасной план. Наше время не всегда зависит только от нас. Партнёр может опоздать на встречу, вы можете застрять в пробке, дело может требовать для своего решения усилий не только от вас. Постарайтесь предусмотреть такие случаи и занять образовавшийся вакуум другими полезными делами. Например, начните разбираться с почтой или сделайте пару звонков, высвободив тем самым время, отведённое на них в вашем списке позже.
  10. Не переоценивайте свои силы. Несомненно, то, что вам удалось сэкономить 30 минут в день, научившись управлять своим временем, является отличным результатом. Но планировать на него ещё какие-то дела стоит осторожно. Лучше посвятите это отдыху и саморазвитию.

Отзывы и комментарии

Если у вас есть собственные стратегии управления временем, или же вы хотите обсудить описанные в этой статье – оставьте комментарий ниже.

4brain.ru

Времени не хватает: причины, тайм-менеджмент, эффективные способы и умение управлять временем

А на все ли важные дела у вас хватает времени? Не всегда, к сожалению, мы правильно планируем свою жизнь. А все из-за того, что не умеем распределять дела по приоритетности. Часто занимаемся не тем, чем надо, отдавая предпочтение неважным занятиям. Давайте разберемся, почему у вас не хватает ни на что времени, изучим способы управления им, а также рассмотрим, что же такое тайм-менеджмент.

Причины дефицита времени

Почему же так сложно придерживаться намеченного плана и соблюдать расписание в течение дня? Предлагаем разобраться вам в этом. Существует как минимум шесть причин, по которым вы ничего не успеваете:

  1. Вы слишком долго спите. Почти вся страна работает с 9:00 до 18:00. Необходимо вставать раньше, чтобы к вечеру у вас было сделано уже много дел. Вы сами заметите, что у вас появится больше свободного времени.
  2. Вы слишком много на себя берете. Далеко не каждый готов постоянно работать в многозадачном режиме без осечек. В противном случае вы рискуете в каком-то деле провалиться.
  3. Недостаток отдыха также влияет на вашу продуктивность. Не думайте, что, если вы будете работать 24/7, вы будете выполнять больше заданий и успевать во всем и везде. Усталость скажется на вашей плодотворности уже на третий день работы в режиме нон-стоп.
  4. Вы не умеете говорить «нет». Возможно, вас часто просят сделать то, что вообще не относится к кругу ваших обязанностей, а вы не можете отказать. Способность говорить «нет» поможет вам не только в управлении временем, но и по жизни в целом. Вы можете согласиться помочь, но только в том случае, если вы не нанесете ущерба своему же свободному времени.
  5. Вы тратите время на пустые дела. Может быть, вы опаздываете на работу, потому что засмотрелись телевизор? Или по дороге в офис встретили бывшую одноклассницу и вам непременно сейчас стоит поговорить с ней? А может, вы в течение дня часто выходите на перекур, а после обеденного перерыва еще полчаса болтаете с коллегами? Все это дела, которыми можно пренебречь во благо выполнения плана максимум.
  6. Неправильно расставленные приоритеты. Сначала нужно заниматься важными, неотложными делами, и только после их выполнения браться за второстепенные. Если вам необходимо подготовиться к завтрашнему сложному экзамену, а друзья зовут вас в кино, то, безусловно, нужно отдать предпочтение подготовке к экзамену.

Теперь вы понимаете, почему же так не хватает времени на жизнь. Узнать причины проблемы, конечно, важно. Но теперь необходимо ее разрешить.

Песочные часы

Тайм-менеджмент

«Не хватает ни на что времени» – одна из самых частых жалоб каждого второго человека. При этом люди сваливают все именно на то, что в сутках лишь 24 часа. Однако уверяем вас, виновато далеко не время. Здесь дело только в нас.

Почему одни спокойно выполняют свой план, вечером даже находят время на семью, личную жизнь и увлечения, а другие живут в постоянном аврале и завалах на работе? Все дело в незнании основ тайм-менеджмента. Что же это такое?

Тайм-менеджмент – технология, которая позволяет правильно распланировать время, а также повысить эффективность его использования. Главное, что нужно уметь делать, – это распределять дела по приоритетности, то есть важности и срочности. Именно от этого зависит, сколько времени вы потратите на выполнение дела.

Эффективные способы управления временем

Сейчас мы с вами рассмотрим несколько способов, которые помогут вам правильно организовать свой день. После того как вы изучите все методы, из вашей жизни вопрос, почему не хватает времени, отпадет тут же.

Ниже представлены работающие техники тайм-менеджмента, а также несколько советов, способных эффективно распланировать ваш день.

Матрица Эйзенхауэра

Не пугайтесь, в этом приеме нет ничего сложного. Наоборот, он значительно облегчит нашу жизнь, сделает ее более комфортной, а главное, организованной.

Итак, что нужно делать? Возьмите лист бумаги и ручку. Расчертите его так, чтобы получилось 4 ячейки: две сверху и две снизу. Каждая ячейка обозначает дела:

  1. Срочное и важное.
  2. Несрочное важное.
  3. Срочное неважное.
  4. Несрочное и неважное.

Распределите свои задачи по ячейкам. Эта техника поможет вам понять, за какое дело необходимо браться сразу, какое можно отложить, какое – и вовсе делегировать другому человеку. Если у вас вечно не хватает времени, попробуйте применить прием Эйзенхауэра.

Девушка работает за столом

Закон Парето

Наверняка вы когда-нибудь слышали об этом методе эффективного планирования времени, однако не знали его названия. В чем он заключается?

  • Принцип Парето – это распределение задач по принципу 80/20.
  • 20 % усилий дают 80 % результата.
  • Остальные 80 % усилий дают лишь 20 % результата.
  • То есть 4/5 приложенных вами усилий абсолютно не влияют на результат работы. Согласитесь, доля немалая.
  • Большая часть результата достигается довольно быстро.
  • Неважные задачи выполняются в конце всей работы.
  • Если вы не успеваете что-то выполнить, отказываться следует именно от второстепенных задач.
  • Небольшая часть задач будет результативной.

Этот принцип 80/20 применим не только в тайм-менеджменте, но и в жизни. Вы добьетесь большего, начиная с малого.

Мужчина за компьютером

Метод 10-3-2-1-0

Формула кажется непонятной на первой взгляд. Не знаете, как ее запомнить? Просто нужно выяснить, в чем она заключается.

  • За 10 часов до сна нельзя потреблять кофеин.
  • За 3 часа до сна не едим и не пьем алкоголь.
  • За 2 часа до сна перестаем работать.
  • За час до сна выключаем телефон и перестаем сидеть в социальных сетях.
  • 0 раз – именно столько раз разрешается нажимать кнопку «Отложить», когда звонит будильник.

Это формула здорового образа жизни и эффективного планирования дня. Если вам часто не хватает времени перед сном, применяйте этот метод.

Техника «Хронограф»

Записывайте в течение двух-трех дней, сколько времени вы тратите на выполнение любых задач. Начиная с выполнения утренней зарядки и заканчивая поездкой на метро. Выясните, какое дело у вас занимает слишком много времени. Затем придумайте, каким образом можно было бы тратить на него меньше минут. Например, если вы растягиваете завтрак на сорок минут и потом вам просто не хватает времени, чтобы вовремя добраться до работы, может, дело кроется именно в том, что во время еды вы смотрите телевизор?

Далее, кстати, вы будете примерно понимать, сколько времени вы тратите на ту или иную задачу. Это поможет вам быстро планировать день даже без использования смартфона или листка бумаги.

Женщина в офисе за компьютером

Метод салями

Как люди обычно едят колбасу? Конечно же, не целиком, а отрезая периодически по небольшому кусочку. Так поступим и с делом, для выполнения которого нужно много времени. Не бойтесь его начинать, все достигаемо. Нужно просто каждый день посвящать ему хотя бы 20-30 минут. И вы не заметите, как к концу вашей работы останется лишь последний кусочек «салями».

Письменная фиксация

Хорошая память – это хорошо. Уметь держать все дела в голове – вообще отлично. Но иногда в стрессовых ситуациях или в суете вы рискуете о чем-то забыть. Более того, письменная фиксация еще лучше закрепляет задачи в вашей голове.

Приобретите ежедневник, в котором вы будете обозначать все ваши встречи, рабочие моменты, дела, связанные с семьей и домом. Затем распределите их по приоритетности и поймите, что необходимо сделать в первую очередь.

Приведем пример:

  1. Составить коммерческое предложение.
  2. Погулять с собакой.
  3. Забрать сына из детского сада.
  4. Постирать костюм.
  5. Позвонить клиенту.
  6. Подписать документы.

Что из этого следует сделать в рабочее время? Дела под номерами 1, 5 и 6. Вероятно, о клиенте нужно позаботиться в первую очередь. Звоним ему. Затем подписываем документы, но в случае, если они срочные и именно от вас зависит, стоит ли делопроизводство или нет. Если с ними можно справиться в конце дня, то перенесем подписание документов на вечер. И соответственно, в течение дня мы составляем коммерческое предложение.

Далее остаются дела под номерами 2, 3 и 4. Погулять с собакой может и жена, делегируем этот пункт. Постирать костюм способна стиральная машина, поэтому у вас не займет это много времени. А забрать сына нужно именно после работы. Поэтому по окончании рабочего дня вы едете в детский сад.

Согласитесь, весьма просто? Нужно лишь понять, какое дело срочное, а какое – нет.

Женщина с тетрадями

Понаблюдайте за собой

О чем этот пункт? О биологических ритмах. Замечали ли вы, что вам очень сложно встать с утра, ваш организм очень долго просыпается, на работе вы приходите в себя только после обеда? А может, вы, наоборот, выполняете всю работу намного быстрее до обеда, а после – лишь справляетесь с желанием хоть немного поспать?

Мы советуем вам понаблюдать за своим организмом и распланировать свою работу так, чтобы важные дела решались именно на пике вашей продуктивности.

Смартфон – наш помощник

Сейчас существует миллион различных приложений, помогающих бороться с прокрастинацией или плохой памятью. Более того, если вы действительно не полагаетесь на свою память, вы можете поставить напоминание в своем телефоне. Так вы не сможете забыть о важном срочном деле.

Работа на смартфоне

Техника «помидора»

Этот метод изобрел итальянский студент в конце 1980-х, которому не хватало времени на дела.

Суть техники: вы разбиваете задачи на 25-минутные «помидоры», то есть периоды. Вы работаете в течение 25 минут, не отвлекаясь ни на кого и ни на что. Затем звонит будильник или таймер, и вы спокойно отдыхаете в течение своих честно заслуженных пяти минут.

Если вы отвлеклись на что-то и отошли от дела, скидывайте время и ставьте снова таймер на 25 минут. Придется начать все сначала.

После каждого четвертого «помидора» необходимо сделать длинный перерыв 15-30 минут.

Песочные часы на фоне заката

Ежедневно съедайте лягушку

Наверное, вы и так поняли, что есть лягушку – дело неприятное. В этом и заключается принцип этого метода.

Если вам предстоит заняться делом, которое вы не любите, то лучше сделать это с самого утра. После выполнения все последующие задачи покажутся вам легкими. Вы будете работать в течение дня в хорошем настроении, ведь самое страшное уже позади.

Делегирование

Если вы считаете, что какую-то задачу можете сделать не вы, а она у вас отнимает много времени, то почему бы не передать ее на выполнение другому человеку? В особенности это важно руководителям, ведь у них у самих полно других дел. Отдайте немного задач своим подчиненным. Если вы им доверяете, конечно.

Групповая работа

Хотя бы чуть-чуть

У каждого есть заветные мечты, на которые обычно не хватает времени. Что делать в такой ситуации?

Если вы уже давно хотите выучить иностранный язык, начать бегать, прочитать большую книгу, изучить кодинг, составить список гостей на свадьбу, начать писать диплом, отремонтировать старый байк, то лучше начинать с малого.

  • Начните с 20 новых иностранных слов каждый день.
  • Бегайте с утра или вечером хотя бы в течение 20 минут.
  • Начните с 50 страниц чтения заветной книги в день.
  • Посвящайте кодированию хотя бы полчаса каждый день.
  • Начните обдумывать, какие гости вам очень важны, кого можно и не приглашать, кто вам дорог, а кто просто давний знакомый. Составьте сначала список хотя бы очень значимых персон и друзей семьи. А уже потом в процессе дополняйте пункты.
  • Диплом можно начать за полгода до его сдачи. Если вы будете писать хотя бы по 5 страниц в день, вы вскоре достигнете успеха.
  • Зайдите в гараж после работы хотя бы на 15 минут. И уже скоро вы будете наслаждаться поездками на своем отремонтированном байке.

Не забывайте, что к великому можно прийти только с малого. Не торопитесь и не спешите. Саморазвитие – это долгий, кропотливый путь.

Девушка за ноутбуком

Заключение

Управлять временем – это планировать не только работу, но и отдых. Если вы правильно распределите свои дела и обязанности, то свободного времени у вас появится больше. Более того, вы будете наблюдать постоянный прилив сил, ведь вы научитесь правильно организовывать свой день.

psychbook.ru

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ, ИЛИ УМЕНИЕ УПРАВЛЯТЬ СВОИМ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ

Сергей ГЛАДЫШЕВ,

психолог, управленческий и кадровый консультант

«Работа & Зарплата»

Управление своим рабочим временем состоит в том, чтобы делать в текущий момент именно то, что было запланировано, и в отведенные для этого сроки. Незапланированное действие отнимает время у запланированного, что приводит либо к невыполнению (или плохому выполнению) задуманного, либо к нарушению расписания дня.

Проблемы тайм-менеджмента часто обусловлены плохими самодисциплиной и помехоустойчивостью. Низкая самодисциплина может быть компенсирована элементами внешней дисциплины. Например, руководитель делегирует управление своим рабочим временем подчиненному — секретарю, референту, помощнику или специально назначенному для этого тайм-менеджеру. В обязанности такого специалиста обычно входит планирование рабочего времени начальника и контроль исполнения текущего расписания дня. При осуществлении этого контроля нередко возникают конфликты. Обусловлено это тем, что подчиненный в рамках тайм-менеджмента должен командовать боссом. Руководитель, осознавший проблемы управления своим рабочим временем, побуждает помощника проявлять настойчивость в ситуациях, когда он (начальник) отклоняется от рабочего графика. Через некоторое время помощник, пытаясь выполнить свои обязанности, натыкается на взрыв ярости начальника, который сводится к тому, чтобы он не путался под ногами. А когда после очередного рабочего дня босс обнаруживает, что не сделал много запланированного или пропустил важную встречу, так называемый тайм-менеджер снова получает на орехи за то, что не проявил должную настойчивость. Таким неорганизованным руководителям надо понять, что не следует сваливать свои проблемы на головы подчиненных. Вопрос управления собственным рабочим временем — исключительно проблема самого субъекта. Из-за низкой помехоустойчивости человека непредвиденные дела постоянно отвлекают его от запланированных действий. Высокая реактивность на подобные внешние сигналы формирует привычку ситуативного поведения, когда работой реально управляет внешняя среда.

Механизм ситуативного поведения заключается в том, что человек субъективно воспринимает как наиболее важное для себя именно то дело, к которому в данный момент приковано его внимание. А вниманием своим как психической функцией он управлять не умеет, автоматически переключаясь на любой предмет. Освобождение от привычек ситуативного поведения — трудная задача. Действенный прием — периодическое отвлечение на специальные сигналы таймера, предназначенные для того, чтобы человек в очередной раз задал себе вопрос “А действительно ли я в данный момент занимаюсь самым важным для себя?” Если в результате такого экспресс-анализа он обнаружит, что снова поддался манипуляциям окружающих, отвлекших его на посторонние дела, он должен решительно вернуться к своим рабочим планам. Постепенно время между появлением отвлекающего фактора и моментом его обнаружения сократится благодаря тому, что контрольный вопрос в сознании работника будет появляться не только по условному сигналу, но и спонтанно. Со временем вопросительный знак перед внутренним взором человека начнет возникать уже в момент появления отвлекающего фактора.

Умение управлять своим рабочим временем предполагает и соблюдение регламента. Руководитель должен и сам уметь соблюдать регламент, и требовать этого от других. Наиболее важно это для проведения совещаний и иных коллективных мероприятий, когда в определенный момент активен только один (или несколько) человек, а остальные участвуют в процессе пассивно, зачастую просто теряя рабочее время. Не случайно термин “регламент” является одним из основных в лексиконе организаторов подобных встреч. Здесь можно говорить о том, что рабочее время неоднородно по своей сути, хотя деления на циферблате часов вроде бы подразумевают обратное. В тайм-менеджменте целесообразно было бы ввести понятия “дорогие минуты” и “дешевые часы”. Время коллективных мероприятий — пример “дорогих минут”, когда исчезает не только время неподготовленного оратора, но и время всех его слушателей, среди которых обычно находятся высокооплачиваемые руководители и специалисты. Навыки соблюдения регламента, как и более общее умение управлять своим рабочим временем, заключаются в том, что человек оказывается в состоянии перераспределять свой труд так, чтобы все то, что может быть сделано в “дешевые часы”, перемещалось туда из “дорогих минут”.

УМЕНИЕ ОТДЫХАТЬ КАК ФАКТОР ВЫСОКОЙ РАБОТОСПОСОБНОСТИ

Исходя из простой истины, что успешную карьеру легче делать тем, кто умеет хорошо и много работать, приходим к осознанию важности высокой готовности к производительному труду. Так как в современном мире на работу у человека уходит, как правило, больше времени, чем на отдых (если не брать в расчет время сна, приема пищи и различных бытовых дел), то для эффективного восстановления сил перед очередным трудовым периодом надо уметь отдыхать быстро и плодотворно.

Проблемы, связанные с умением организовать собственный отдых, бывают количественными и качественными. Первые приводят к тому, что периоды отдыха неоправданно укорачиваются вплоть до полного исчезновения. Происходить это может по нескольким причинам.

1. Неумение работать. Когда человек неправильно трудится, ему часто не хватает рабочего дня для выполнения поставленных перед ним задач. Чтобы с ними справиться, он задерживается на работе, отнимая время у отдыха.

2. Бытовые заботы. Многих после окончания тяжелого рабочего дня ждет не менее утомительный домашний труд.

3. Избыточный по времени труд (неважно, на рабочем месте или дома) может быть обусловлен действием невротического механизма бегства в активную деятельность от собственных психологических проблем. В этом случае человек стремится вытеснить из своего сознания неприятные мысли предметной средой какого-либо занятия.

4. Одномирность (не путать с одномерностью!) жизненного пространства. В норме жизнь человека распределяется между несколькими мирами (работа, дом, круг друзей, хобби и другое). Многомирность жизни придает ей определенную надежность: если в одном из миров происходит крушение, у человека есть возможность компенсировать это благополучием в других мирах. Однако в наше время все чаще встречаются люди, живущие только в мире работы. Для полноценного отдыха у таких трудоголиков просто нет альтернативного жизненного пространства. Если они и отдыхают, то лишь на корпоративных мероприятиях.

Качественные проблемы отдыха заключаются в том, что человек прибегает не к самым удачным формам отдыха. Такое возможно из-за ряда причин.

1. Невротические осложнения. Человек бежит от своих нерешенных психологических проблем не только в работу, но и в такие виды времяпрепровождения, которые не обеспечивают полноценного отдыха (наркотики, алкоголь, азартные игры, многочасовые ритмичные танцы, пустопорожняя болтовня, экстремальные виды спорта).

2. Отсутствие фаз переключения с работы на отдых и наоборот. Современные деловые люди отдыхают чаще всего по следующему сценарию. Они просто покупают на соответствующем рынке услугу по организации отдыха. Но, не умея отдыхать, они остаются неудовлетворенными. На это они реагируют простым выводом: были куплены недостаточно качественные услуги на рынке развлечений. Следовательно, в следующий раз надо не скупиться и купить что-нибудь подороже. Для этого надо больше денег?! Не беда, вот возьмем дополнительные объемы работы, если надо посидим в офисе и в выходные, но уж как-нибудь осилим повышение стоимости своего отдыха. Подобная тактика обычно не венчается успехом, так как причина неудовлетворенности своим отдыхом определена неправильно. Отдыхать надо уметь! И прежде всего это умение заключается в правильном переключении с работы на отдых и обратно.

На переход от работы к активному отдыху всегда требуется определенное время. На него надо настраиваться, так как получение удовольствия от активного отдыха требует свежести восприятия. Истощенные работой органы чувств и мозг нуждаются в пассивном отдыхе для восстановления работоспособности, нужной для получения удовольствия от активного отдыха. Для нервной системы активный отдых является такой же нагрузкой, как и профессиональная деятельность! Поэтому она нуждается в восстановлении как при переходе от работы к отдыху, так и наоборот. Без него человек и работать, и отдыхать будет неэффективно. В современном обществе очень занятые люди практикуют непрерывное чередование фаз работы и активного отдыха без каких-либо ощутимых периодов пассивного отдыха.

Решать эту проблему следует, не только вырабатывая у себя способность отдыхать, но и устраняя рассмотренные выше причины. Умению работать мы уделили достаточно внимания как в этой статье, так и в других из данной серии. Карьеру можно делать успешно только тогда, когда не приходится тратить свои силы на посторонние дела. Так что лучше выбирать что-то одно: либо строить свое гнездо, либо заниматься профессиональным ростом. Совмещение этих видов деятельности чаще всего приводит к неудачам на обоих фронтах. Что касается психологических проблем, то здесь ничего и не придумаешь, кроме как посоветовать их все-таки решить и только после этого браться за свою карьеру.

Нельзя не признать правоту изречения “Лучшим отдыхом является смена вида деятельности”. Только не надо смену деятельности понимать только как переключение с одного вида работы на другой. Переключаться все-таки лучше с работы на отдых. Но вид отдыха надо выбирать по контрасту с видом работы. Например, если работа носит преимущественно активный характер, то отдыхать придется пассивно, если интеллектуальный — физически, если урбанизированный — на природе и так далее.

hr-portal.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о