Умение управлять временем: Управление временем на личном примере: 10 тезисов / Хабр — Печати, полиграфия, наружная реклама в Волгограде

Содержание

Управление временем на личном примере: 10 тезисов / Хабр

Одним из самых дорогих и невосполнимых ресурсов, которым обладаем мы все, является время. В среднем у нас есть 66,29 лет, что эквивалентно 24212 дням, или 34865280 минутам, или 2091916800 секундам. Учитывая, что треть времени человек тратит на сон, а у большинства читателей этой статьи целая треть этого ресурса уже потрачена, драгоценного времени не так уж и много остаётся, чтобы им разбрасываться. Время — это деньги, время — это жизнь.

Не бывает избытка и недостатка времени — его лишь надо ценить и уметь пользоваться его течением, словно потоком рек — благодаря которому человек перемещается на судах и использует силу воды в мельницах. Делать это следует также правильно, чтобы не грести против течения. Даже самые маленькие потоки точат скалы, и секунды могут складываться в года полезных дел и успехов.

Я сам в процессе обдумывания и написания этой статьи часто сетовал на нехватку времени. От задумки до исполнения прошёл не один месяц, и, чтобы эта статья не показалась переписыванием очередных тезисов из тайм-менеджмента, я потратил не так уж и мало минут, часов, дней и перепробовал разные идеи, которыми хочу поделиться.

Итак, если вы хотите заняться тайм-менеджментом, то займитесь им, а не читайте о нём! Это раз. Если вас интересуют практики, методы, приёмы — обращайтесь к первоисточникам: С. Кови, Г. Архангельскому, Д. Аллену — от управления собой, личным пространством, трюкам. Это два. В моей же статье пойдёт речь о собственном опыте, о потоке времени и о том, как в нём находится.

«Помните, что ваше собственное решение добиться успеха важнее, чем сотни других» — Авраам Линкольн

Итак, всё началось с того, что в один из майских дней моя жизнь изменилась, и вместо стандартного графика с восьми до пяти и следованию roadmap мне самому стало необходимо раздавать, создавать графики и следить за их исполнением. С технической точки зрения это несложно: выделяем задачу, устанавливаем сроки, назначаем ресурс. Так как ресурсы у нас живые — люди, а также изменяющийся код, для поправки внесём риски и затраты на чаепития, на лобзание ляжки няшки в столовой, на сложность и заковыристость проблем и требований — что даже проще, т.

к. требует оценки исполнения того или иного алгоритма, или применения технологии. Берём задачку в Jira, щелкаем и… С технической точки зрения… А на практике это не совсем так. Вместо того, чтобы усесться в кресло и передвигать ресурсы, приходится быть вовлечённым во весь процесс, не только своего куска кода, а всего проекта, или даже нескольких проектов, не совсем друг с другом пересекающихся. Т.е. отвечать на вопросы, принимать решения, объяснять… и, собственно в этой мышиной возне, в постоянном переключении с задачу на задачу и с человека на человека стал проходить мой день…

Я задумался над этим и решил, что здесь, наверное, что-то не так, т.к. моё время мне нужно и самому, а не только моим подчинённым и проектам. А раз так – то, значит, надо научиться им управлять.

Для начала стоит понять, что мы сами хотим. Это принципиальный вопрос. Не только в работе, но и в жизни. У каждого из нас есть роли в жизни. Моими ролями, к примеру, можно назвать: работник, друг, учитель, ученик, сын, муж и т. д… Стоит выделить главные и принципиальные именно для вас. У всех они будут отличаться, конечно, но, скорее всего, нам всем хотелось бы иметь и хорошую карьеру, и быть хорошим другом, и отличным супругом, и как-то проявить себя в обществе — своим талантом или общественным признанием. И тем проще и лучше будет жить, чем гармоничнее и более равномерно (конечно, с учётом внутреннего коэффициента важности) эти области будут развиваться.

Во вторую очередь, надо составить список всех дел, проектов, желаний, которые в данный момент имеются и классифицировать, к какой области они будут относиться. Вполне может быть и так, что некоторые желания или дела, которые мы зачастую откладываем, которые давят на нас, окажутся и вовсе не важными для наших ориентиров. Здесь следует выбрать самое важное и не размениваться на мелочи. Что именно будет влиять на наши ключевые сферы жизни? Когда это важно? Будет ли это важно в будущем?

Для себя, для простоты, я выделил всего-навсего четыре сферы:

Карьера
Саморазвитие
Общество
Семья

На практике каждую из категорий можно было бы моём случае так же разбить:
— Карьера — список того, что отвечает за успех в профессиональном плане — шагов, действий, свершений, приобретаемых навыков.

Сюда же я отнёс и профессиональное (и корпоративное в том числе) обучение (себя в роли ученика), так и роль учителя и ментора — обмен опытом, тренинги.
— Саморазвитие — т.к. одна из неприятнейших для меня вещей в жизни — это прозябание в существующих условиях. Мне важна тяга к развитию — знаний, навыков. Так, например, сюда я включил занятия языком, чтение литературы (профессиональной и художественной), занятия спортом, получение прав, тайм-менеджмент, хобби.

— Общество – как общение с коллегами, друзьями, так и налаживание и поддержание связей с людьми, в том числе и какие-то публикации.
— Семья — это и взаимоотношения с родными и с любимыми. Как включая рутину, дела, материальные взаимоотношения, так и нематериальные взаимоотношения.

В итоге, после тщательного разбора/анализа, я оставил 28 задач, требующих моего пристального внимания и исполнения. Это третий тезис: зная, чего и когда вы хотите — начните это делать!

«Мы – это то, что мы делаем постоянно. Совершенство – это не действие, а привычка» — Аристотель

Обязательно попробуйте,- и вам понравится! В моём случае, помимо должностных обязанностей на работе, нахождения в курсе новых тенденций и технологий, совершенствования навыков, мне надо было ходить в автошколу, заниматься английским, поддерживать физическую форму, читать книги, журналы, смотреть фильмы, встречаться с друзьями, родителями, дарить комплименты любимой и баловать её время от времени кулинарными шедеврами. Так, через несколько дней у меня появилось чувство времени. Точнее, чувство нехватки времени. И время стало жалко терять на рассматривание котиков в интернете. Кроме того, возникла проблема, состоящая в том, что, несмотря на то, что важная задача висела в списке, она упорно не хотела выполнятся.

Четвертым тезисом будет типичный совет из тайм-менеджмента: формулируйте в задачах не цели, а действия. В моём случае “поддерживать физическую форму” преобразовалось в “записаться в фитнес-клуб”, “сходить в фитнес клуб”, “делать зарядку”. Цель стала разделимой и измеряемой, а значит – исполняемой. Если следовать терминологии Глеба Архангельского, то, чтобы съесть слона, надо его проглатывать по бифштексам, хотя бы ежедневно (еженедельно). Результатом переработки моего списка бифштексов и лягушачьих дел (маленькие, но неприятные дела, которые ежедневно откладываются на завтра) стало приведение списка целей к списку повторяемых и измеряемых дел — недельное планирование.

Конечно, согласен, это странно звучит, что семь раз следует “сделать комплимент” — и отметить за день галочкой “выполнено”, но вполне измеряемый подход, позволяющий оценить качество той или иной выбранной сферы жизни. Вряд ли я скажу, что это для меня менее важно, чем проверить отчёты от своих подчинённых.

В результате этих поисков и выводов, у меня образовалась следующая электронная таблица, в которой следовало ежедневно отмечать прогресс и отслеживать показатели успешности. Вопреки моим ожиданиям, за первые две недели результаты против поставленных для меня целей оказались не просто хуже, а катастрофически хуже. Конечно, не каждое дело в таблице обязательно к 100% исполнению, но если она окрашивается в красный цвет вместо зелёного — это тревожный сигнал. Поэтому я немножко усложнил excel-книгу, собирая статистику по дням недели, по неделям, по сферам. Определил для себя, что такое «продуктивный» и «эффективный» день и неделя.

Эффективность\продуктивность по дням недели:

Продуктивность:

Эффективность (плановая):

Эффективность (актуальная):

В итоге повторного анализа, я, конечно, сделал выводы, что некоторые дела можно совмещать (например, читать можно по пути на работу, как, впрочем, и смотреть фильмы), художественную литературу можно достать и в виде аудиозаписи, а потому послушать как по дороге, так и в том же фитнес-клубе. Вместо просмотра новостных порталов можно настроить нужную выборку, rss-фиды, и/или брать с ресепшена тематический журнал, распечатки и читать их во время обеда. Дело сдвинулось с мёртвой точки, но не слишком уж и хорошо.

Я перечитал наставления Любищева и старался им следовать, но, увы, всего не удавалось достигнуть. Что же отнимало моё время?

Пятый тезис: знайте время в лицо: куда и на что вы тратите время. Проще всего начать со статистики: сколько и на какие сферы оно уходит. Большая часть будет ожидаемой — это сон, дорога, какая-то рутина — сборы с работы и на работу, приготовления ко сну, быт и тому подобное. На мой взгляд, самым эффективным методом оценки является запись своей занятости в журнал. Мне удобным оказалось использование тетради формата А4, куда я вносил время начала какого-то действия обычной шариковой ручкой. Это не значит, что каждые пять минут надо туда записывать, что вы делаете в это время — вносите записи при изменении вашей деятельности. Таким образом, можно отследить, какие дела составляют полезное время, а какие — нет. Главное – записывать, как есть: отвлеклись на вопрос коллеги — запишите. Отвлеклись на интернет — запишите. Как вернётесь к делам, так снова внесите следующую пометку. В итоге должен получиться достаточно рваный график, в котором то и дело будут дыры из “мусорного времени”. Как с ним бороться — дело исключительно ваше. Что полезного сделаете в ожидании транспорта и как отнесетесь к отвлекающему вас коллеге. В моём случае большую часть мусорного времени составляли именно эти две категории. С первым понятно — слушаем аудиокнигу, а со вторым – вместо тенденции быть универсальным справочником, я решил, что вопросы лучше накапливать и разбирать во время летучек скопом. Обычно, до 99% информации находится в гугле или собственном мозге у человека (стоит лишь его встормошить) за короткое время. Кроме того, с точки зрения дисциплины и ответственности, такой подход также предпочтительнее. Не буду останавливаться на этом подробно, скажу лишь, что такая “по-пятиминутная” оценка своего времени сильно увеличила и мою эффективность и производительность, и моих ребят — оценить паразитические срочные дела (телефонные звонки, вопросы, е-мейлы, горящие реакции на баги, а так же на стороннее и не очень важное для проекта украшательство и вылизывание кода, прилепливание фич — код должен проходить проверки, и ревью против стандартов и спецификаций). Постоянные отвлечения и переключения внимания выводят из состояния потока и просто заставляют ещё лишние минуты, а то и десятки барахтаться, чтобы войти в прежнее русло.

«Вы можете делать что угодно, но не все» — Дэвид Аллен.

Однако, оставалась плавающая, третья, категория мусорного времени — когда под конец дня этот установленный самим собой режим хотелось нарушить и сидеть в интернетах вместо чего-то полезного. Хотя это и странно звучит, но одним из подходов было заставить себя вместо траты этого времени на безделье тратить его в более продуктивном ключе — на тот же просмотр фильмов — но время от времени я не мог сам себя перебороть, прокрастинация брала надо мной верх, а в некоторые дни на меня скатывалось безрассудное отчаяние от того, как всё распланировано, и какие рамки и несоответствия им есть у меня. Как бы такой локальный “пинарик” не пинал меня, он время от времени меня и демотивировал и требовал выключиться из жизни на день-другой. День. Два дня. Неэффективных и безрассудных.

«Причиной всякой неудачи являются необдуманные действия» — Алекс Маккензи.

Тогда я снова начал рассуждать и анализировать, как же так стало получаться. Пусть и раз в месяц или два, но такие дыры были, и были стабильной тенденцией. Меня они не устраивали. Отсюда шестой тезис: эффективность управления временем не в количестве поддерживаемых дел, а в их качестве. Я стал понимать, что чем дальше, тем хуже могу вести параллельные дела в день. Грубо говоря, если мне за день следовало написать код, подготовить тренинг, заняться английским, посетить бассейн и прочитать несколько глав из профессиональной литературы, то эффективными из этих дел, продуктивными оказывались 2-3, а остальные — формально начатыми, как-то наспех сделанными, что влияло на ощущение от результата, что, в конечном итоге, отражалось и на моей подсознательной оценке своих действий. Да, конечно, я мог время от времени, как и раньше, сразу выполнить эффективно и 5 и 7 и больше таких ресурсоёмких и требующих концентрации проектов, но на протяжении каких-то непродолжительных интервалов времени, после которых и следовал срыв. Мой вывод стал таким, что следует планировать не только недельный список лягушек, но иметь план на день, в котором чётко будут обозначены не более трёх ключевых дел. Кстати, это наблюдение объяснило мне и просадку производительности в понедельник, когда зачастую оставались хвосты от выходных. Ведь отдых — это тоже активность, дело, занятие, а не довесок в «оставшееся время».

Тезис седьмой: переключайтесь полностью. Отведите своим делам ровно столько времени и те рамки, коих они заслуживают. Другими словами: не думайте о работе дома, а, приходя на работу — работайте. Не пересиживайте на работе, но и не сбегайте с неё. Уважайте свой выбор и дома, и на работе. Неожиданное “лишнее время”, на чём-то сэкономленное, всегда можно заполнить важными делами. Установите правило: «Ваши рабочие часы — это ваше время, а не время вашего начальника и табельщика». Научитесь его ценить больше, чем другие — т.к. только вы знаете его истинную ценность, инвестируйте в себя. Если работа у вас 8 часов в день, то посвятите это время тому, что наиболее коррелирует с вашими делами из сфер, связанных с работой. Если вы проводите время с семьёй, то и проводите его с семьёй, а не с общением с телевизором или рюмкой коньяка, а тем более не занимаясь параллельно подготовкой к предстоящему рабочему дню. Ищите возможности. Переключайтесь. Разграничивайте.

Тезис восьмой: проводите ревизии время от времени. Сбор статистики и планирование — это хорошо, но недостаточно. Т.к. ваши цели и ценности могут меняться, рано или поздно придётся вносить изменения в таблицу, список целей и желаний. То же самое и насчёт коэффициентов. Тем не менее, всё равно будьте честны с собой, не подгоняйте цифры под результаты.

Тезис девятый: имейте всегда под рукой список дел. Если у вас нет такого списка, обязательно заведите. Я говорю не о списке регулярных дел, не о списке лягушек, а о каких-то одноразовых целях и задачах. Они могут быть как привязаны ко времени, так и нет. Он могут быть как привязаны к месту, так и нет. В любом случае, всегда держите его перед глазами и/или под рукой. Сейчас не так уж и мало инструментов, которые позволяют управлять такими списками задач, и тот же Outlook вполне сгодится для этих целей, хотя мне ближе по душе простой, но доступный для любой платформы RememberTheMilk. Вносите задачу, если надо, указываете время и место, определяете сферу, приоритет. И время от времени просматриваете. Главное, делайте это регулярно: формулируйте цели и дела как действия.

Добиться успеха — полдела; главное — это его удержать — Орисон Скотт Марден.

Тезис десятый: будьте в потоке! После появления чувства времени, ощущения его ценности (особенно ценности минут, проведённых с любимыми и/или с любимым хобби), вам непременно захочется следовать своим целям, ценностям, планам и быть при этом более гибким. Снова по аналогии с водой — поток имеет огромную мощь, движущую силу и направление, при этом он не разбивается, а огибает препятствия и скалы. Для достижения этого можно пробовать разные методики, можно учиться на ошибках — в любом случае, у вас больше будет получаться успевать сделать это эффективно. Это будет приносить удовлетворение и освобождать время на новые дела. Чем больше вы делаете, тем больше вы успеваете. Так что под конец просто желаю удачи и желания поймать свою волну в управлении собой и своим временем. И, если вы ещё не вспомните мой первый тезис, то вспомните вечно актуальную китайскую поговорку:

Путь длиной в тысячу ли начинается с одного шага — Лао Цзы.

Как управлять временем: советы психолога — Учёба.ру

Артем Кондрашкин,

подростковый психолог, тренер центра «Перекресток»

Что входит в понятие тайм-менеджмента и есть ли какие-то особенности, если мы говорим о подростках?

Тайм-менеджмент, или «управление временем» — этот термин пришел из бизнеса, где важно грамотно организовать время, чтобы все успевать. Но на самом деле число различий между подростком и взрослым в этом смысле не так уж и велико — ни те, ни другие, как правило, не умеют управлять своим временем. Просто взрослый человек компенсирует это опытом, некоторые решения ему даются проще, чем подростку, который только-только начал самостоятельно планировать свою жизнь.

Вопросом «как мне эффективно распределить свое время?» дети начинают задаваться обычно примерно к шестому классу, когда кардинально меняется их жизнь. Вместо «началки», когда в школе все понятно и регламентировано — «урок — перемена», а дома почти все еще зависит от родителей, они попадают в новую реальность: появляется много разных предметов, им приходится перемещаться по разным кабинетам, а потом самим распределять время для того, чтобы сделать уроки, погулять, поиграть в компьютер. Раньше, до школы и в начальных классах, времени хватало на все, родители знали и говорили, когда пришло время поесть, когда пора поспать, а когда — сделать уроки. А потом начинается трудный переход к самостоятельному планированию и оказывается, что получается не слишком хорошо. Не так-то просто найти и правильно распределить время для того, что нужно делать, и для того, что сделать хочется.

у подростков большие сложности со сном и вообще с пониманием и поддержанием уровня сил жизненных

А есть ли какие-то тонкости, связанные с физиологией и психологией подросткового возраста, от которых зависит восприятие времени и умение им управлять?

Одно из базовых понятий в тайм-менеджменте называется «временная перспектива». Это то, как человек воспринимает время: например, час или неделя — это много или мало? Длительность воспринимается очень субъективно. Подростки воспринимают время значительно плотнее, чем взрослые. Их день — это гораздо больше, чем день взрослого человека, а неделя гораздо длиннее. Поэтому в долговременной перспективе подростку гораздо сложнее планировать.

Когда мы работаем со школьниками на тренингах, мы учим их навыкам планирования: разбиваем цель на задачи, задачи — на шаги, понимаем, как одно вытекает из другого и что из этого лучше сделать сегодня, что — завтра, а что — через месяц. Раскладываем шаги по временной перспективе.

Другая возрастная особенность заключается в том, что у подростков бывают большие сложности со сном и вообще с пониманием и поддержанием уровня сил жизненных — телесные переживания в этом возрасте очень запутанны, дети часто не понимают, когда они бодрые, когда уставшие, и не видят причины этих состояний.

В этом возрасте перестраивается режим сна, они не очень знают, когда им надо ложиться спать, во сколько просыпаться. Далеко не всем подходит ранний подъем, но дети не могут сами выбирать расписание, у них нет свободы влияния. В результате они не высыпаются, ходят вялые, при этом не связывают это с недосыпом. От этого теряется много сил, падает успеваемость, от этого усталость еще больше растет.

Как с этим бороться?

Еще один важный навык, который помогает учиться управлять временем, — расширение временной перспективы, проще говоря, навык подготовки. Есть какие-то действия, которые не требуют никакой подготовки: ну, скажем, захотел человек поиграть — сел за компьютер и поиграл. А вот для того чтобы сделать уроки, нужно подготовить стол, пространство, убрать все, что отвлекает, и, наоборот, собрать какие-то средства поддерживающие. То же касается сна. Подростки часто жалуются, что ложатся вовремя, а потом долго не могут уснуть, а потом оказывается, что они делают в этот момент много противоречивых действий, которые им мешают. Переписываются по телефону, смотрят фильмы или просто думают много разных мыслей, переживают. Ко сну надо готовиться: проветрить комнату, убрать заранее все экраны, не пить вечером бодрящие напитки и энергетики, не смотреть страшные новости, научиться расслабляться, управлять своими мыслями.

называется «навык выбора» — умение отказываться от чего-то, в том числе нужного и привлекательного.

Сейчас принято считать, что дети перегружены: в школе большая нагрузка, много дополнительных занятий, огромная часть времени и сил уходит на дорогу.

И подростки, и взрослые, живущие в большом городе, перегружены как реальными задачами (учеба, работа дополнительные работы и занятия), так и неограниченными возможностями, которые предлагает мегаполис. А ведь еще хочется найти время на семью, друзей, увлечения. Важный навык, который необходимо развивать и взрослым, и школьникам, называется «навык выбора» — умение отказываться от чего-то, в том числе нужного и привлекательного. Этот важно не только для планирования дня, но и в целом для ощущения жизни: выбирать, что я замечаю в жизни, какими чувствами я ее наполняю.

На занятиях мы тренируемся выбирать и развиваем способность отделять важные дела от неважных, срочные — от несрочных. И планировать день так, чтобы важные дела делать вовремя, нормально и получать удовольствие от выполненной работы. При этом, в идеале, важные дела не должны переходить в срочные: если мы все время занимаемся доделованием срочных дел, при этом отодвигая другие, которые тоже в результате становятся срочными, мы занимаемся бессмысленной гонкой, не замечая, чем наполнен день.

Здесь есть сложный момент, который заключается в том, что список «важных дел» с точки зрения подростка далеко не всегда совпадает с тем, что в это понятие вкладывают родители или учителя. Но настаивая на своем, взрослые не получат результата, дети не научатся управлять своим временем, а научатся лишь исполнительности.

Что же делать родителям, которые видят проблему и хотят помочь ребенку научиться управлять временем?

Многие родители ищут универсальные рекомендации, но их нет — у каждого ребенка все очень индивидуально: одного что-то поддерживает, а другого, наоборот, это дезорганизует. Родителям надо признать, что они уже не могут напрямую управлять временем подростка. Это не значит, что надо оставить все на самотек: сам разбирайся. Они должны давать советы, делиться опытом, быть настойчивым, но главное, сами подавать пример. Дело в том, что подростки и сами очень хотят все успевать, надо рассказать им, что есть техники, есть люди, которые знают, как научиться управлять временем, и вместе учиться этому.

Что значит управлять временем? | 5 СФЕР

18 января 2016 1 269

Если бы мы жили вечно, у нас на все нашлось бы время — но едва ли нашлась бы охота.
Владислав Гжещик

Однозначно ответить на этот вопрос нельзя. Да и как можно управлять тем, что идет в независимости от того, хочешь ты этого или нет? А время идет…И иногда люди слишком легкомысленно относятся к использованию времени – день прошел, ну и ладно. Минуты за минутами, месяца за месяцами, пролетает вся жизнь. И время не остановить и не замедлить. Оно будет идти независимо от того, как его использует человек: учится, работает, или вечерами «убивает» за телевизором или компьютером.

Чтобы понять, что значит управлять временем, нужно разобраться в том, что такое время.

В сутках – 24 часа, или 1440 минут, или 86400 секунд. Эта величина постоянная и ее изменить невозможно. Хотя, согласись, иногда нам кажется, что время тянется, а иногда его хочется остановить.

Почему так?

Дело в том, что время бывает двух видов – реальное (действительное) и воспринимаемое (психологическое). Час, проведенный в больнице, в ожидании своей очереди, не сравнится с часом, который мы проводим с любимым человеком. Хотя, затраченное время в обоих случаях одинаковое – 60 минут.

Так вот, управлять можно только психологическим временем потому, что только над ним мы имеем контроль.

Чтобы научиться управлять психологическим временем, нужно уметь управлять своим вниманием. Звучит запутано, но в этом ничего сложного нет. Далее в интеллект-карте я предоставлю всю информацию наиболее подробнее и понятнее.

Ставь цели и достигай их!

Бесплатный мастер-класс «ДЕЙСТВУЙ! УДВОЙСЯ! Х2». Только сегодня книга «Ставь цели» в подарок!

Система тайм-менеджмента направлена на организацию действительного времени. Но почему-то везде утверждают, что тайм-менеджмент – это управление временем. Хотя, как мы видим, это не так. Если об организации времени написано сотни книг, то об управлении воспринимаемым временем — ни одной.

Так вот, управление временем – это умение организовывать реальное время и управлять воспринимаемым временем.

10 принципов времени

Время бывает двух видов — воспринимаемое и реальное.
Реальным временем управлять невозможно, но его можно организовывать.
Управлять можно только воспринимаемым временем.
Личная эффективность и успеваемость человека зависит от умения организовывать реальное время и управлять воспринимаемым временем.
Чтобы научиться организовывать время, нужно знать и использовать структуру тайм-менеджмента.
Чтобы научиться управлять временем, нужно научиться управлять своим вниманием.
Внешняя информация — это все, что нас окружает в мире.
Внутренняя информация — это информация, которая содержится в нас.
Чтобы уменьшить влияние внешней информации, нужно выставить релевантность каждой единицы информации.
Чтобы уменьшить влияние внутренней информацией на быстротечность времени, нужно научиться отключать внутренний диалог (ВД).

А чтобы получить сверх-результаты в личностном развитии, регистрируйся на онлайн-тренинг Ицхака Пинтосевича «Действуй! 1 шаг» и достигай любых целей!

Читайте также
Не пропускай самые интересные публикации для личностного роста. Подписывайся на нас в той социальной сети, которую любишь больше всего: Instagram, Facebook, Telegram.
Тайм менеджмент: управление временем — 10 секретов
Основным ресурсом для любого вида работы, в особенности для проектной деятельности, является время. Главная его специфика – невозобновляемость: вы можете получить дополнительное финансирование, требуемые материалы, работников и т.д. Но вернуть потраченное впустую время невозможно, наверстать его, не потеряв в качестве итогового продукта не получится. Научиться бережно и рационально обходиться с имеющимися запасами можно с помощью тайм-менеджмента. Это не научная дисциплина, не профессиональное умение – это искусство управления временем, практический навык, который после освоения сопровождает человека во всех сферах жизни. И самое важное то, что каждый может научиться рационально распоряжаться своим временем — и мы поможем вам разобраться, как это сделать и как начать применять столь полезное умение в повседневной жизни и профессиональной сфере!
Что такое Time-менеджмент?
Термин «Time менеджмент» можно дословно перевести с английского именно как «управление временем». Разумеется, здесь не имеются ввиду никакие сверхъестественные способности, под управлением здесь понимается умение наиболее эффективно распоряжаться имеющимися у вас запасами времени, грамотно вести их учет и планирование. С научной точки зрения управление временем определенный подход к организации собственного времени и повышение эффективности его использования.
Смотрите подробнее — система учета рабочего времени.
Попробуем разобраться в тайм-менеджменте, простыми словами. Это, прежде всего, возможность работать меньше, успевая при этом больше. То есть это навык решать все необходимые вопросы и выполнять требуемые задачи в минимальный временной промежуток. Для этого необходимо научиться так распределять имеющиеся временные рамки, чтобы успевать в срок выполнять все первостепенные дела и не отвлекаться на незначительные или посторонние аспекты.
При этом от вас не потребуется жить в режиме постоянного дедлайна и разрываться на работе между различными ее этапами. Другими словами, тайм-менеджмент позволяет делать больше не за счет повышения интенсивности вашей деятельности, а за счет оптимизации затрат времени на каждый вид деятельности, исключения его нецелевого использования. Ведь, если отследить характер своей активности за день, можно увидеть, что в совокупности достаточно долго человек занимается абсолютно неполезной деятельностью. И это не касается отдыха, приемов пищи и прочих необходимых дел. Более того, грамотно распоряжаясь своим временем, вы получаете больше жизненного пространства и возможностей заниматься любимыми делами.
История становления тайм-менеджмента
Задумываться о необходимости нормировать распорядок дня и организовывать свою активность люди стали еще на заре новой эры. Первые труды, посвященные вопросам разделения времени на хорошее, плохое и потраченное бесполезно, написал еще античный философ Сенека. Он же говорил о том, что каждый использованный период времени необходимо оценивать с позиции его заполненности. Эти идеи древнеримского ученого впоследствии стали фундаментом учения о личной эффективности.
Большой вклад в развитие науки тайм-менеджмента внес итальянский ученый Альберти. Он впервые сказал о взаимосвязи эффективного пользования временем и личной успешности. Также именно Альберти сформулировал 2 правила, которые можно отнести к принципам тайм-менеджмента:
Составляйте план дел на день.

Располагайте дела и задачи в порядке уменьшения их значимости.

Использование же этих советов на практике началось только с 80-х годов 20-го века. И умение управлять временем быстро было оценено по достоинству специалистами всех уровней: руководителями, менеджерами, специалистами различного профиля. Также этот навык необходим предпринимателям, авторам и исполнителям проектов. Кроме того, он будет полезен практически каждому занятому человеку в любой сфере жизни.
Основные правила управления временем
Если вы задаетесь вопросом, с чего начать освоение тайм-менеджмента, то наш ответ вас, вероятно удивит. Прежде всего, нужно разобраться, а нужно ли вам уметь управлять временными ресурсами. Дело в том, что для человека, у которого мало задач и занятий, это знание и умение будет бесполезным.
Если же вы действительно испытываете дефицит времени и регулярно что-то не успеваете, то вам необходимо освоить следующие принципы:
Планируйте деятельность на тот или иной период времени. Это поможет не пропустить ни одной задачи, а также распределить их по значимости. Кроме того разделяйте все дела на гибкие и жесткие. Первый тип не имеет строгой привязки к времени, однако у нее есть срок исполнения и определенная важность. Например, составить отчет до вторника – гибкая задача. Примеры жестких задач, привязанных к определенным датам и времени, — совещание, деловая встреча, форум и т.д.

Составляйте список дел в письменном виде. Написанный от руки или на компьютере порядок действий будет гораздо эффективнее и нагляднее того, который вы формируете в своей голове.

Разделяйте большие задачи на более мелкие. Это поможет более точно распределить имеющееся у вас время.

Используйте электронные системы управления – сервис Intasker поможет не только не забыть ни одну задачу, но контролировать прогресс ее выполнения, получать напоминания, привлекать к работе дополнительных исполнителей.

Учитывайте возможный форс-мажор. Имейте тот или иной резерв времени, чтобы преодолевать последствия таких обстоятельств.

Формулируйте четкие цели и задачи, через достижение которых будет выражаться требуемый вам результат. Целеполагание – это одно из основных условий эффективного планирования времени. Цели должны быть как общими, так и локальными.

Отслеживайте соблюдение установленного плана действий и временных рамок. Для этого может использоваться диаграмма Ганта. В системе Intasker вы можете строить наглядную диаграмму, отображающую объем и иерархию задач, а также оставшееся для их выполнения время, буквально в 1 клик. Все необходимые данные система возьмет из составленного ранее перечня заданий.

Распределяйте имеющиеся дела по значимости и сложности. В первую очередь должны выполняться наиболее тяжелые и важные задания. Это не только повысит продуктивность работы, но и снизит уровень стресса – вам не придется постоянно думать о трудном деле, отложенном напоследок.

Выявляйте и устраняйте «пожиратели времени». Это бесполезные с точки зрения конечной цели дела, на которые тратится много времени. К основным пожирателям относятся соцсети, электронная почта, телевизор, смартфон с множеством приложений, перекуры, слишком частые перерывы на чай и т.д. Разговоры с коллегами, знакомыми тоже можно назвать пожирателями времени.

Планируйте отдых. Это не только поможет более четко распределить имеющиеся запасы времени, но и защитит от переутомления.

Это основные правила тайм-менеджмента. Однако ими он не ограничивается. Вы можете выработать собственные принципы в соответствии с особенностью деятельности.
Преимущества применения тайм менеджмента
Еще раз конкретизируем, для чего нужно управлять временем. Внедрение в свою деятельность его правил и принципов обеспечивает следующие преимущества:
возможность достигать большего количества целей и задач;

повышение успешности деятельности;

достижение запланированных задач в более короткие сроки;

сохранение времени на хобби, занятия спортом, общение с близкими людьми; избавление от ощущения постоянного переутомления, стрессов, усталости;

возможность точно спланировать время на тот или иной период;

получение контроля над собственной жизнью.

Таким образом, освоение этого искусства поможет достичь как большей эффективности в профессиональной сфере, так и большего объема свободного времени.
Учимся тайм-менеджменту: 4 принципа управления временем
В разном возрасте время ощущается по-разному. Зрелые люди часто говорят, что время для них летит быстрее и жизнь становится более динамичной. Одна из возможных причин такого явления — информационный поток: по интенсивности он гораздо выше того, с которым люди сталкивались 20 или 30 лет назад. Чем больше взрослый человек работает, общается и действует, тем выше темп его жизни. А еще с возрастом снижается скорость, с которой мы обрабатываем информацию.
Система управления временем
Скорость течения времени зависит от субъективного восприятия. Многие считают, что с помощью науки тайм-менеджмента можно научиться управлять временем. На мой взгляд, единственное, что мы действительно можем сделать — это научиться управлять собой во времени и создать собственную систему управления.
Тайм-менеджмент — управленческий инструмент, который позволяет объединить жизненные и профессиональные цели, имеющиеся ресурсы и компетенции человека. Навыки тайм-менеджмента в работе полезно развивать всем сотрудникам, но они особенно важны для руководителей среднего и высшего звена. Умение связать все указанные выше атрибуты в одну систему — залог профессионального успеха.
1. Подготовьте план
Начинать планирование лучше с небольших временных отрезков, например, с рабочего дня. Составьте план с вечера, включите в него не только перечень задач и дел, которые вам предстоят, но и попытайтесь представить весь свой день. Проживите его мысленно, по возможности испытайте эмоции, которые вас ожидают.
Допустим, вы планируете на один день:
Несколько деловых встреч.
Совещание с руководителем.
Планерку с подчиненными.
Деловые звонки.
Обработку почты.
Работу с бухгалтерскими документами.
Если представите, как будете это делать, то сможете предположить, что после интенсивного совещания с начальством вы будете чувствовать себя уставшим. Поэтому планировать подряд две встречи не стоит. Лучше чередовать интенсивные дела и дела, которые не требуют высокой нагрузки.
2. Начните день правильно, будьте проактивны
Есть мнение, что начинать работу нужно с выполнения главных, особо значимых дел, а всю мелочевку оставлять на конец рабочего дня. Однако такой способ планирования подходит не всем: на него влияет темперамент и тип личности.
Людям, которые быстро выдыхаются, действительно все важные дела лучше планировать на первую половину дня, пока еще есть запал. Тем, кто достаточно долго может держать нагрузку, больше подойдет способ чередования важных и менее значимых дел. Нагрузка распределится равномерно и за день они успеют сделать все намеченное. Есть и те, у кого пик активности приходится на вторую половину дня. Таким людям логично назначать все интенсивные переговоры, встречи на более поздний период, а утром постепенно приходить в себя, занимаясь спокойными делами.
Нет смысла жестко загонять себя под «общепринятые» рамки. Важно определить собственный темп и ритм жизни для планирования. Еще более важно сохранить лидерскую позицию при планировании своего рабочего времени. Вы сами должны управлять своими делами, планировать нагрузку, распределять приоритеты. Дела не должны управлять вами. Такая проактивная позиция позволит сохранить контроль над ситуацией и добиться собственных целей, а не обслуживать бесконечный информационный поток.
3. Расставьте приоритеты
Следующий навык, которым нужно овладеть — приоритизация. Это умение расставлять приоритеты и концентрироваться на главном. Прежде всего, нужно осознать, что количество не равно качеству. Большое количество звонков не равно такому же высокому уровню продаж. Надо освоить избирательный и аналитический подход. Возможно, для того, чтобы получить нужное количество заказов, вам не надо делать десять звонков, достаточно ограничиться двумя — тремя? У каждой задачи, звонка, встречи есть свой потенциал. Не торопитесь хвататься за дело. Сначала постарайтесь оценить значимость того, что планируете выполнить, и расставьте приоритеты.
4. Делегируйте задачи
Руководствоваться в тайм-менеджменте нужно собственными целями и задачами. Дела, которые требуют выполнения, но не совпадают с вашими целями, можно делегировать.
В каких случаях нужно прибегать к делегированию:
Если выполнение работы потребует от вас колоссальных усилий и больших затрат по времени. Например, перевод документов на иностранный язык, если вы им не очень хорошо владеете.
Если для выполнения работы нужна более низкая квалификация, чем ваша. Обработка документов, архивация, категоризация — подобные задачи нужно отдавать другим исполнителям. Если делегировать простой набор номера на телефоне секретарю и просить его соединять абонента с вами уже сразу, на этой простой операции можно сэкономить до 40 минут в день.
Принципам тайм-менеджмента в работе стремятся следовать даже те, кто по складу характера неспособен «жить по плану». Что можно посоветовать в этом случае? Живите в соответствии со своей природой, не тратьте силы на жестокую борьбу с самим собой. Лучше инвестировать это время в развитие других своих сильных сторон!
Запомнить
В разном возрасте мы по-разному воспринимаем течение времени. Чем старше мы становимся, тем быстрее оно движется. На это также влияет увеличивающаяся нагрузка и растущий информационный поток.
Главное — научиться управлять собой и создать собственную систему управления временем.
В этом поможет тайм-менеджмент — управленческий инструмент, который позволяет объединить жизненные и профессиональные цели, имеющиеся ресурсы и профессиональные навыки человека.
Чтобы тайм-менеджмент работал, следуйте четырем правилам: планируйте, правильно начинайте день, расставляйте приоритеты и научитесь делегировать задачи.
9 ошибок, которые мешают вам эффективно жить
Школа, университет. Пока мы учились то были полны энтузиазма и сил, а на время и его скоротечность совершенно не обращали внимания. Казалось все впереди и лишь вступив во взрослую жизнь мы поняли: катастрофически не хватает дополнительных эдак 10 часов в сутки.
И что мы начали делать? Лихорадочно метаться и суетиться, пытаясь втиснуть в один день как можно больше дел. Когда довели себя до нервного истощения, поняли, что надо заняться тайм-менеджментом. Начали скрупулезно подсчитывать каждую минуту. Мало что получалось и все чаще голову начали посещать мысли о посещении тренинга по тайм-менеждменту. Не спешите тратить деньги! Возможно, вам не удается справиться со временем лишь потому, что вы просто делаете одну (или несколько) из нижеперечисленных ошибок.
Мы подготовили для вас подборку полезной информации, которая поможет справиться с ошибками в управлении временем.
Что мешает вам эффективно управлять временем?
Отсутствие целей
Ваши цели нематериальны (не записаны) или же не сформулированы четко и измеримо? Это самая распространенная ошибка.
Очень сложно грамотно управлять временем, если не понимаешь, какие задачи приоритетны. А как понять их приоритетность, если нет конкретной цели, на которую должна ориентироваться вся ваша деятельность?
Какова ваша цель? Что вы хотите получить через год, два и больше? Сформулируйте свое желание и напишите его на бумаге. Теперь, когда вы знаете, чего хотите достичь, вы можете отсеивать дела (воспользуйтесь для этого матрицей Эйзенхауера), которые не способствуют достижению вашей цели и сосредоточиться на том, что принесет успех.
Читайте также «8 советов для быстрого достижения целей»
Отсутствие списка задач
Часто забываете что-то сделать? Держим пари, что у вас либо нет списка задач на день, либо он составлен неправильно. Вернее, вы пользуетесь им неправильно.
Лирическое отступление: когда вам подают некое блюдо, где есть самая вкусная часть (допустим, соус) и что-то менее вкусное – что вы съедаете в первую очередь? Если соус, то, скорее всего, вы так же относитесь и к своим задачам. Вы быстро “расправляетесь” с самыми любимыми и легкими заданиями, а потом тягостно “мучите” остальные.
Не начинайте свой день с решения самых простых задач, которые требуют минимальных затрат времени. Начинайте с самых важных задач, независимо от того, нравятся они вам или нет. Ведь их все равно придется выполнять. Так сделайте это сразу! После того как вы закончите с самым неприятным, день покажется вам легким и все остальные дела пойдут как по маслу.
Отвлекающие факторы
Знаете ли вы, что можно потерять целых два часа в день, лишь отвлекаясь на каждую мелочь? Представьте, сколько можно успеть сделать за это время!
Письма, чаты, коллеги, телефонные звонки – все это отвлекает и мешает выполнять задачи.
Если вы хотите получить контроль над своим днем, важно знать, как минимизировать отвлечения. Например, выключите чат, когда нужно сосредоточиться. Или попросите коллег, чтобы не заходили к вам в кабинет по пустякам.
Полезные статьи по теме:
Отвлечения на работе: проблема усугубляется
Почему офисные сотрудники отвлекаются от работы
Прокрастинация
Очень важно отличать прокрастинацию от «ничегонеделания»: при ничегонеделании человек восполняет свою энергию, а при прокрастинации – теряет, растрачивая по пустякам.
Прокрастинация в «малых дозах» – это вполне нормальное и безобидное явление. Но когда она приобретает характер вредной привычки и оказывает негативный эффект на какую-то сторону жизни – это проблема, с которой нужно бороться.
Неумение делегировать
Не исключено, что вы добровольно взваливаете на себя кучу работы, а потом в панике разрываетесь между задачами – ведь ни одна из них не окончена, а времени в обрез.
Причиной может быть: неумение отказать, неумение делегировать, переоценка своих сил, недооценка масштаба задач. Возможно, вам стоит почитать книгу Брайана Трейси? С её помощью вы научитесь делегировать задачи и существенно сузите круг своих обязанностей. Также вам будет полезна эта статья.
Многозадачность
Думаете что если, подписывая договор, болтать по телефону и свободной рукой показывать секретарше знак “сделай кофе” – то можно успеть больше?
Отнюдь! Многозадачность как раз таки сильно урезает нашу продуктивность и пожирает драгоценное время. Не верите? Тогда попробуйте небольшой тест:
Возьмите листок бумаги и нарисуйте таблицу:
В первой строке напишите «Многозадачность хуже лжи», а во второй – цифры от 1 до 24. НО! Когда будете писать – постоянно переключайтесь с одной строки на другую. То есть, написали в первой строке букву «М» – пишите во второй строке цифру 1; написали в первой строке букву «н» – пишите во второй цифру 2. И так далее. Перед началом выполнения этого задания обязательно засеките время.
В строках 3 и 4 напишите то же самое, но теперь не переключайтесь при написании между строками. Сначала полностью напишите «Многозадачность хуже лжи», а потом цифры от 1 до 24. Засеките время.Теперь сравните полученное время. На заполнение строк 1 и 2 уходит в 2 раза больше времени. Как видите, переключаясь между задачами, вы тратите больше времени, чем, если бы делали дела последовательно.
Ну что, вы до сих пор думаете, что многозадачность повышает вашу эффективность? Нет? Тогда срочно избавьтесь от неё. В этом вам поможет книга Дейва Криншоу.
Отсутствие отдыха
Не отдохнувший организм не способен на подвиги. И если вы не научитесь вовремя останавливаться и расслабляться, то ваш мозг в конце-концов откажется работать продуктивно. И тогда уже сколько временем ни управляй – эффективного результата вы не добьетесь.
Поэтому обязательно прочтите книгу Глеба Архангельского «Время на отдых. Для тех, кто много работает». С её помощью вы научитесь организовывать время так, что будете успевать не только поработать, но и хорошенько отдохнуть.
Также полезными будут статьи:
Как правильно отдыхать на работе
Правило 52/17 повысит вашу продуктивность
Отсутствие навыков систематизирования работы
Каждый день мы используем наши компьютеры и мобильные устройства (только телефон отнимает 2 часа в день). Так почему бы не использовать эти устройства с пользой?
Научитесь этому с помощью статей «5 навыков, которые существенно повышают эффективность работы за компьютером» и «Как работа с электронной почтой съедает ваше время?»
Слабая самодисциплина
В конце концов, давайте смотреть правде в глаза: возможно, вам просто не хватает самодисциплины? Не беда. Её можно развить. Поначалу, конечно, будет непросто. Но если вы будете настойчивы, то вскоре получите первые результаты.
Итак, для начала вам нужна мотивация. Ваша цель, которую вы перед собой поставили – чем не мотиватор? Но чтобы это работало эффективнее, максимально визуализируйте свою цель.
Например, вы хотите приобрести загородный дом. Создайте стенд с фотографиями дома своей мечты. Укажите все до мелочей: внешний вид, сад, клумбы, интерьер, мебель. Установите стенд со своей мечтой так, чтобы видеть его ежедневно. Эта картина должна мотивировать вас к работе. Теперь вы делаете что-то не потому, что надо, а потому, что хотите дом. И глазом моргнуть не успеете, как ваша дисциплина вырастет.
Подведем итоги
Большинство людей с перманентной нехваткой времени совершают одни и те же ошибки. И именно эти ошибки поглощают их время. Если в вашем лексиконе появились фразы вроде “я ничего не успеваю”, “я спешу”, “мне некогда”, вам стоит взять вышеописанные советы на вооружение. И уже совсем скоро вы увидите, что времени хватает и на работу, и на полноценный отдых.
Грамотно управляем личным и рабочим временем персонала и руководителей отделов.
Чтобы много успевать за день, нужно уметь управлять отведенными 24 часами. Это касается и рабочего и личного пространства, и сегодня попробуем продвинуться в этом вопросе хоть немного вперед. Учимся выстраивать систему управления рабочим временем.
Трудности, возникающие из-за недостатка внимания к тайм менеджменту
Наверняка, вы хотя бы раз задавали себе следующие вопросы:
Почему я не успел выполнить все запланированное?

Зачем мне это делать? Это разве принесет результат?

Что вообще мне нужно делать сегодня?

Ответы на эти вопросы лежат на поверхности, но постараемся ответить на них кратко и емко — все дело в планировании. Именно с этого начинается управление собственным временем.
Основные постулаты планирования
Как и любое понятие в этом мире, планирование имеет под собой основную базу. Как грамотно и, что немаловажно, КОГДА уделять время планированию?
Если поручение не будет исполнено к сроку, то на следующий день оно появится в вашем списке дел, и вы сможете спросить у исполнителя, в чем причина задержки. Спросить вы также можете во встроенном чате, что появляется у каждой задачи после ее создания.
Утром и вечером по 5 минут будет вполне достаточно, чтобы определить приоритеты на сегодня и завтра соответственно. Составьте список задач, расписав каждое дело по длительности, указав точное время начала и конца, чтобы уложиться в этот промежуток времени.
Очень важно оставлять лишние 15-20 минут на решение каждой из задач. Если вы боитесь, что это собьет ваш график, вы заблуждаетесь. Вы не сможете точно определить длительность решения одной из задач и затратите на нее больше времени, а благодаря “запасливости” управление личным временем обретет свое воплощение.
При планировании мы рекомендуем использовать одну из мировых техник тайм менеджмента. Например, в случае управления временем на предприятии можно использовать такую технику, как Диаграмма Гантта: все работы по проектам отображены на едином графике, а значит вы всегда можете проконтролировать не только свои дела, но и выстроить управление временем сотрудников. Кстати, о последнем.
Для крутых менеджеров: управляем командой и их временем
В обязанности любого хорошего руководителя входит помощь своим подчиненным в планировании и правильном распределении задач по приоритетам. Это очень сложный вопрос, но постараемся в нем разобраться.
Управление временем персонала не заключается в составлении списков дел за своих сотрудников! Это очень важно. Руководитель — это ментор или коуч, который только направляет и задает конечную цель. Сами же пути решения проблем сотрудник должен определить сам, иначе в вашей команде окажутся не профессионалы, а, простите, слюнтяи.
Чтобы грамотно сочетать управление временем руководителя и подчиненных, выделяйте каждый день 1 час или полтора на встречи и общение с подчиненными. Все остальное время работайте над своими делами. Для сотрудников будет интересным опыт использования такой техники, как Pomodoro.
Метод Pomodoro: свободное время и результат
То, что работать нужно 24 часа в сутки — большое заблуждение. Тому доказательством является одна из интереснейших техник управления временем — Pomodoro.
Ее суть заключается в чередовании периодов 25 и 5 минут. 25 отведены на беспрерывную работу, а 5 — на релакс. После 4 таких чередований наступает длительный период в 10-15 минут. Предлагаю посмотреть видео о том, как работать с этой техникой:
Как видите, тайм менеджмент очень важен не только для работы, но и для отдыха. Управление свободным временем играет ключевую роль в самообразовании и реализации ваших потенциалов. Потратьте это время на хобби, чтение, просмотр интересных фильмов — вашему мозгу нужно отдохнуть, чтобы затем вновь взяться за работу.
Пара лайфхаков управления временем
Если вы решите внедрять тайм менеджмент в свою жизнь, то вы должны знать — это трудно. Но результат вас удивит! Вот пара лайфхаков от нас самих по этому вопросу:
Планируйте и выполняйте самую сложную задачу утром. Ни в коем случае не откладывайте ее на потом! Это избавит вас от ощущения, что что-то висит над душой и позволит сосредоточиться на других задачах. Забудьте про жалость. Никогда не произносите слова “Ой, я так устал”. Все устали, и никто не хочет выслушивать это нытье — лучше действуйте наоборот. Веселите всех вокруг, заставляйте улыбаться, но оставайтесь профессионалом. Работайте в паре с хорошим инструментом по управлению временем. Желательно, чтобы это была программа, где вы сможете записывать все свои дела, идеи и планировать на будущее: недели и месяцы вперед. А еще важно, чтобы вы могли применять техники тайм менеджмента при работе с вашим списком дел.
Инструмент работы со временем
Такой вариант — ЛидерТаск. Каждая из мировых техник тайм менеджмента получила свое воплощение в виде дополнительных элементов сервиса. Распланируйте свои дни на неделе, разбейте задачи на более мелкие шаги и работайте со списком дел по выбранной методике.
30+ навыков и примеров управления временем для вашего резюме
Навыки управления временем бесценны как на рабочем месте, так и в повседневной жизни.
И вы пришли в нужное место, чтобы узнать о них все, что вам нужно.
Так что давайте не будем терять время и сразу перейдем к делу.
Это руководство покажет вам:
Список лучших навыков тайм-менеджмента.
Как использовать навыки тайм-менеджмента в резюме, чтобы произвести впечатление на рекрутеров и получить больше рабочих мест.
Как описать свои навыки управления временем во время собеседования и как ответить на вопросы собеседования.
Советы экспертов о том, как улучшить свои навыки управления временем — уже сегодня!
Хотите как можно лучше представить свои навыки тайм-менеджмента в резюме?
Хотите сэкономить время и подготовить резюме за 5 минут? Попробуйте наш конструктор резюме. Это быстро и легко. Кроме того, вы получите готовый контент, который можно добавить одним щелчком мыши. Посмотрите 20+ шаблонов резюме и создайте свое резюме здесь .
Образец резюме, созданный с помощью нашего конструктора — Посмотрите другие шаблоны и создайте свое резюме здесь .
Один из наших пользователей, Никос, сказал следующее:
[Я использовал] хороший шаблон, который я нашел на Zety. В моем резюме теперь одна страница , а не три . То же самое.
Создайте свое резюме прямо сейчас
1
Примеры навыков управления временем
Управление временем на работе необходимо.Фактически, недавнее исследование LinkedIn показало, что тайм-менеджмент входит в пятерку самых востребованных мягких навыков в 2019 году.
И что делает тайм-менеджмент даже более важным ?
Это передаваемый навык .
Это означает, что он может применяться во всех отраслях и на любых должностях. Независимо от того, чем вы занимаетесь, умение управлять своим временем значительно повысит вашу способность к найму.
Без лишних слов, давайте рассмотрим наиболее важные примеры навыков тайм-менеджмента.
(Если вас больше интересует , как улучшить свои навыки управления временем, прокрутите вниз, чтобы увидеть лучшие советы!)
Вот список наиболее важных навыков управления временем:
Расстановка приоритетов
Делегирование
Принятие решений
Постановка целей
Многозадачность
Решение проблем
Стратегическое мышление
Планирование
Управление встречами
Ведение учета
Нужны дополнительные примеры? Вот некоторые менее популярные (но важные!) Способности, связанные с управлением временем:
Организация и хранение
Сроки выполнения
Самосознание
Управление стрессом и преодоление стресса
Стратегическое планирование
Эффективная командная работа
Документация
Оценка и оценка
Управление и обслуживание офиса
Инвентаризация запасов
Управление ресурсами
Дело в том, что
Общие списки навыков должны работать только в качестве ориентира.
Недостаточно перечислить свои навыки управления временем в разделе резюме или просто сказать «Я отлично умею управлять временем» во время собеседования.
Вам необходимо доказать, что у вас есть эти навыки. В идеале, предоставив примеры того, как вы их применяли.
Давайте посмотрим, как это сделать.
Сначала мы перечислим ваши навыки управления временем в резюме.
(Если вас больше интересует, как отвечать на вопросы собеседования по тайм-менеджменту, переходите к следующему разделу.)
2
Как применить навыки управления временем в резюме
Объявление о вакансии требует от кандидатов умения управлять временем.
Как я уже сказал, добавление «Тайм-менеджмент» в раздел вашего резюме не принесет результата .
Конечно, перечисление нескольких ключевых слов для резюме тайм-менеджмента среди ваших навыков может помочь вам пройти проверку ATS.
Но как только люди начнут просматривать ваше резюме, они будут искать доказательства.
Вам нужно будет привести реальные примеры ваших навыков управления временем.
Лучшее место для этого?
Описание ваших прошлых работ и достижений в разделе опыта работы.
Ознакомьтесь с этими примерами навыков управления временем, описанными в резюме.
Навыки управления временем — примеры резюме
Секретарь
Внедрена новая система записи на прием, которая повысила эффективность офиса на 15%.
Управляется двумя супервайзерами для тщательного учета.
Исполнительный помощник
Управлял загруженными графиками и планами командировок 3+ руководителей компаний при выполнении общих административных обязанностей.
Разработали новую систему внутреннего общения между помощниками, чтобы сэкономить в среднем 4 часа работы в неделю.
Менеджер проекта
Управлял очень успешным проектом Lean Training в течение трех лет.Повышение качества на 32%, сокращение сроков выполнения заказов на 21%, сокращение затрат на 48%.
Scrum Master для 15 продуктов, завершено в среднем на 10% в рамках бюджета, соблюдая сроки для каждого проекта.
Инженер-программист
Оптимизированный рабочий процесс бета-тестирования для удвоения оценок своевременной реализации проекта.
Содействовал переориентации дорожной карты разработки программного обеспечения для своевременного завершения всех критически важных проектов.
При составлении резюме в нашем конструкторе перетаскивайте пункты списка, навыки и автоматически заполняйте скучный материал.Проверка орфографии? Чек . Начните строить свое резюме здесь .
Когда вы закончите, конструктор резюме Zety оценит ваше резюме и скажет точно , как его улучшить.
Для получения отличных советов о том, как добавить любых навыков в свое резюме, см .: Навыки, которые работодатели хотят получить в 2019 году и как представить их в резюме
3
Примеры вопросов на собеседовании по управлению рабочим временем И ответы
Поздравляем!
Вы добавили в свое резюме описания своих навыков тайм-менеджмента и расстановки приоритетов.
Вы прошли собеседование. Теперь работодатели, скорее всего, захотят задать более подробные вопросы о том, насколько хорошо вы управляете своим временем. И это будет посложнее .
Вопросы для интервью по тайм-менеджменту обычно попадают в категорию ситуационных вопросов для интервью.
Давайте рассмотрим несколько примеров вопросов на собеседовании по тайм-менеджменту и увидим хорошие и далеко не идеальные ответы.
1. Расскажите мне о времени, когда у вас была очень большая нагрузка.
В этом вопросе основное внимание уделяется вашим навыкам определения приоритетов. См. Эти примеры ответов. В чем главное различие между ними?
справа
У нас было три больших заказа одновременно. Я поручил наименее сложную задачу руководителю ассистента и перенес менее срочные задачи на выполнение двух других. Оба заказа были доставлены вовремя, и мы получили 200 000 долларов в рамках повторных заказов.Помощник руководителя оказался способным руководителем, и позже им руководило высшее руководство.
неверно
У нас была пара больших заказов, пришедших одновременно. Я работал сверхурочно, и мы все сделали.
Первый ответ показывает два отличных навыка тайм-менеджмента: определение приоритетов и делегирование . (На самом деле это тоже показывает общие управленческие навыки!)
Второй ответ? Что ж, «сверхурочная работа» может свидетельствовать о самоотверженности, но на самом деле это полная противоположность эффективного управления временем на рабочем месте.
2. Расскажите о долгосрочном проекте, которым вы занимались. Как вы успели уложиться в сроки?
справа
Моей команде пришлось разработать приложение SaaS для крупного клиента. Мы использовали Agile SLDC с двухнедельными спринтами и ежедневными стендапами / схватками. Делегируя управление временем, мы смогли завершить проект на 20% раньше срока.
неправильно
Нам пришлось разработать приложение SaaS для крупного клиента.На устранение всех нюансов ушел год. Я все время придерживался строгого графика.

Ответ справа показывает управление проектами и эффективную командную работу .
Неправильный ? Это слишком неопределенно, поэтому маловероятно.
3. Опишите время, когда в вашем списке было слишком много дел. Как вы решили проблему?
справа
Наш отдел сократился, и я увеличил рабочую нагрузку вдвое.Я нашел способы сделать вещи быстрее, закупив новое программное обеспечение для транскрипции и создав новую систему для сортировки интервью. Я смог сделать в два раза больше работы с одним и тем же усилием.
неверно
Во время праздничной суеты у меня было намного больше дел, чем обычно. Поскольку это означало бы работать сверхурочно каждый день, я убедил своих руководителей, что некоторые задачи не могут быть выполнены в установленные сроки, и они согласились с моими доводами.
Ответ правильный — прекрасный пример решения проблем, совладания с ними, а также творческого мышления .
Неправильный ответ на самом деле не ужасен. Иногда бывает необходимо отказаться от каких-то проектов, и хорошо, когда придет время, реализовать это.
Но ответ звучит так, как будто кандидат вообще не проявлял инициативы, что может быть красным флажком для менеджеров по найму.
Чтобы подготовиться к каждому собеседованию , которое может быть впереди, обязательно прочтите: Общие вопросы собеседования и лучшие ответы
4
Как сократить время Управленческие навыки? 3 главных совета
Ненавижу сообщать вам об этом:
Чтобы улучшить управление временем, нужны времени, и практики. Но—
Есть вещи, которые вы можете начать делать сегодня, чтобы лучше управлять своим временем.И все начинается с расстановки приоритетов.
1. Поймите разницу между срочным и важным
Срочные дела требуют вашего немедленного внимания. Но то, что что-то срочно, не значит, что это важно.
Выполнение дел, которые кажутся срочными, но на самом деле не имеют большого значения, стоит всем нам много времени.
Вы всегда должны сосредотачиваться на том, что действительно важно: начиная с срочных вопросов и заканчивая менее срочными.
Для срочных, но не важных дел: попробуйте делегировать полномочия, если есть кто-то, кто может сделать это за вас. Если нет, вернитесь к ним позже (при необходимости).
Вещи, которые не являются ни срочными, ни важными? Игнорируй их. Или оставьте их напоследок, если они являются вашим виноватым удовольствием, например, видеоиграми.
Используйте матрицу приоритетов , подобную этой, для упорядочивания задач:

Вот несколько практических примеров, которые помогут вам увидеть разницу:
Срочные и важные задачи: выполнить сейчас
Срок уплаты налогов.
Внезапный кризис в работе.
Телефонный звонок от стратегического клиента.
Не срочно, но важные задачи: выполнить следующее
Упражнение
Долгосрочное планирование
Изучение новых навыков
Срочные, но не важные задачи: выполнить позже (если все еще необходимо ) или делегат
Телефонный звонок от продавца телемаркетинга.
Большинство писем.
Просьбы об услугах от коллег.
Несрочные и не важные задачи: игнорировать
Просмотр социальных сетей.
Видеоигры.
Пьяный телесериал, который вы уже посмотрели 8 раз.
2. Выполняйте сложную работу, когда вы знаете, что наиболее продуктивны
У всех нас есть определенное время дня, когда мы наиболее продуктивны. Если возможно, запланируйте на это время сложные задачи, требующие полной сосредоточенности.
Лично я полная противоположность утреннему человеку. Я знаю, что не могу писать первые 2–3 часа после пробуждения. Так что я заполняю это время небольшими задачами, такими как ответы на электронные письма, забота о надлежащей документации моей работы и так далее.
Здесь также помогает матрица приоритетов из предыдущего раздела: если у вас есть список небольших, несрочных, но важных задач, вы всегда можете выбрать одну из них, когда у вас есть момент свободного времени, но вы чувствуете, что не можете выполнить ничего сложного.
3. Придерживайтесь расписания и не пропускайте крайние сроки
Кейт Уилкокс, исследователь из Колумбийского университета, проанализировал полмиллиона задач, введенных в популярное приложение со списком дел, чтобы проверить пользователей ‘ поведение.
Он обнаружил, что, когда они меняли крайний срок для задачи, им требовалось в среднем на 16 дней для выполнения задачи больше, чем при сохранении исходного крайнего срока.
Отсутствие сроков также случается редко — пользователи изменили сроки для 51% задач.
Создание расписания на всю неделю, в свою очередь, поможет вам сэкономить время, которое вы могли бы потратить на решение, какую задачу делать дальше.
Лучше всего использовать список дел, чтобы запланировать все, что мы собираемся делать каждую неделю (и день) в нашем календаре, а затем просто позволить календарю направлять нас.
Календарь сам по себе может быть вашим самым важным инструментом повышения производительности. Вы можете использовать его для измерения ценности вашего рабочего времени, чтобы вы могли максимально использовать свое рабочее время.
Хотите узнать больше о том, как лучше управлять своим временем и приоритетами? Прочтите нашу статью с инсайдерскими хаками от профессиональных менеджеров проектов (плюс список самых крутых приложений для управления временем и повышения производительности!): Как управлять своей жизнью, как профессиональный менеджер проекта (советы инсайдерам)
Ключевые выводы
Вот краткий обзор наиболее важных моментов, касающихся навыков тайм-менеджмента:
Навыки тайм-менеджмента входят в пятерку самых желаемых мягких навыков на рынке труда в 2019 году.
Примеры навыков управления временем включают: определение приоритетов, организацию, делегирование, стратегическое планирование и решение проблем.
Чтобы продемонстрировать свои навыки управления временем в резюме, не просто перечисляйте их: подкрепите их примерами из реальной жизни.
Чтобы улучшить свои навыки управления временем: сосредоточьтесь на самых важных задачах и игнорируйте те, которые являются срочными, но не жизненно важными для выполнения. Выполняйте сложную работу, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно, и составляйте график и придерживайтесь его.
Спасибо, что прочитали мою статью! Теперь я хотел бы получить известие от вас.Какие навыки тайм-менеджмента, по вашему мнению, сегодня наиболее важны? У вас есть вопросы о том, как включить тайм-менеджмент в резюме или обсудить это во время собеседования? Напишите мне в комментариях, и я сразу же перезвоню вам!
Навыки управления временем: определение и примеры
Хорошее управление своим временем может помочь вам улучшить свою карьеру. Организация каждого дня помогает вам выполнять работу вовремя, оставаться вовлеченным во время важных встреч и дает вам пространство для творчества и инициативности в своих задачах.Наличие сильных навыков тайм-менеджмента в конечном итоге может привести к достижению ключевых целей и продвижению в вашей должности.
В этом руководстве мы обсуждаем значение тайм-менеджмента, почему это важно и как вы можете улучшить и продемонстрировать свои навыки во время поиска работы.
Связанные: лучшие навыки, которые следует включить в резюме
Что такое навыки управления временем?
Навыки управления временем включают в себя различные навыки, которые помогут вам хорошо управлять своим временем.Вот некоторые из наиболее важных навыков управления временем:
Организация
Организованность может помочь вам сохранить четкое представление о том, что вам нужно выполнить и когда. Быть хорошо организованным может означать поддержание календаря в актуальном состоянии, возможность легко находить определенные документы, иметь аккуратную среду и делать подробные, прилежные записи.
Расстановка приоритетов
Оценка приоритетов каждой из ваших обязанностей является ключевым моментом в умении распоряжаться своим временем.Есть много способов расставить приоритеты в том, что вам нужно достичь. Вы можете решить выполнять быстрые простые задания, а затем выполнять более длинные и сложные. В качестве альтернативы вы можете расставить приоритеты для своих задач, начиная с наиболее важных по времени, или их комбинации.
Постановка целей
Постановка целей — первый шаг к тому, чтобы стать хорошим менеджером времени. Постановка целей позволяет четко понимать вашу конечную цель и то, что именно вам нужно расставить по приоритетам для ее достижения. Постановка как краткосрочных, так и долгосрочных целей может привести к успеху в вашей карьере.
Коммуникация
Развитие сильных коммуникативных навыков может позволить вам сделать ваши планы и цели ясными для людей, с которыми вы работаете. Это также позволяет вам делегировать полномочия, что позволяет сосредоточиться на выполнении наиболее важных и актуальных задач, соответствующих вашим целям.
Планирование
Планирование является фундаментальной частью тайм-менеджмента. Эффективное планирование своего дня, встреч и того, как вы будете добиваться результатов, поможет вам придерживаться своего графика.
Делегация
Быть хорошим менеджером времени означает выполнять только ту работу, которая поможет вам и вашей компании достичь целей. Хотя этим навыком чаще всего овладевают менеджеры, вы также можете попрактиковаться в делегировании задач, если вы управляете проектом. Хотя часто бывает сложно сказать «нет», когда кто-то просит вас сделать что-то на работе, важно практиковать наличие границ, чтобы хорошо управлять своим временем и в конечном итоге достичь своих целей.
Управление стрессом
Практикуя хорошее управление временем, вы также должны внимательно относиться к своему психическому здоровью.Позитивное отношение к стрессу поможет вам сохранить мотивацию и хорошо справиться с графиком. Вы можете сделать это, сделав небольшие перерывы в течение дня или немного вознаграждая себя за выполнение заданий.
Потратив время на развитие каждого из этих навыков, вы сможете организовать свою повседневную работу, независимо от того, работаете ли вы, ищете работу или пытаетесь развить новую компетенцию.
Статья по теме: 20 советов по управлению временем для профессионалов
Почему так важны навыки управления временем?
Навыки тайм-менеджмента важны, потому что они помогают вам структурировать вашу работу таким образом, чтобы вы могли достигать целей.Например, если ваша цель — устроиться на работу, вам нужно время, чтобы обновить свое резюме, найти вакансии, подать заявку, исследовать компании и подготовиться к собеседованию. Выделение определенного количества времени в день поможет вам выполнить необходимые шаги для получения работы.
В качестве альтернативы, если у вас уже есть работа, у вас, вероятно, есть ряд обязанностей, которые помогут компании достичь определенных целей. Чтобы добиться успеха в своей должности, необходимо вести свой календарь, встречи и задачи.
Полное присутствие и сосредоточенность — результат сильных навыков тайм-менеджмента.Например, если вы опаздываете на встречу и должны работать над проектом, о котором вы забыли, когда говорят, вы можете упустить важную информацию, которая поможет вам лучше выполнять свою работу.
Правильное управление своим временем также дает вам пространство для творчества и инициативности в достижении ваших целей. Когда у вас есть определенное время, выделенное для выполнения ваших задач, вы также можете выделить время, чтобы подумать об общей картине для себя и своей компании.
Как улучшить навыки управления временем
Работа над навыками управления временем может помочь вам стать лучшим сотрудником и сильным кандидатом, когда вы подаете заявку на новые возможности.Вот несколько способов улучшить свои навыки управления временем:
1. Ставьте краткосрочные и долгосрочные цели
Регулярная постановка целей поможет вам четко понять, что вам нужно сделать для достижения определенных результатов. Чтобы достичь больших, долгосрочных целей, по ходу определяйте более мелкие контрольные цели. Например, если у вас есть цель продвинуться по службе в течение шести месяцев, вам, возможно, потребуется поставить более мелкие цели, чтобы улучшить определенные навыки. Ваши цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени.Дополнительную информацию о постановке целей см. В разделе «Цели SMART: определение и примеры».
2. Управляйте своим календарем
Выделение времени для выполнения наиболее важных задач из вашего списка важно для управления вашим временем. Вы можете подумать о том, чтобы регулярно блокировать определенные отрезки времени в своем календаре, чтобы у вас гарантированно было время в своем расписании, не отвлекаясь и не встречаясь. Вам также следует подумать о том, полезно ли посещение определенных встреч.Если вы чувствуете, что не принесете пользы и не внесете какой-либо определенный вклад, вы должны чувствовать себя вправе отказаться от определенных встреч. Если вы это сделаете, проявите осмотрительность и будьте вежливы — вы можете подумать о том, чтобы отправить владельцу собрания электронное письмо, чтобы сообщить ему, почему вы отказались.
3. Расставьте приоритеты в своих заданиях
Определение приоритетов — сложный навык, но с практикой становится легче. Вы можете практиковать расстановку приоритетов, составляя списки дел. Написание или печатание всего, что вам нужно сделать, может помочь вам физически расставить приоритеты для задач, которые являются наиболее важными или легко выполняемыми.Если вам нужна помощь, вы можете спросить своего менеджера или коллегу, который умеет расставлять приоритеты, как они будут выполнять работу. Понимание сроков выполнения и того, как задача влияет на других, и бизнес-цели, может помочь вам добиться определенных результатов раньше других.
Улучшение навыков управления временем может помочь вам стать лучше в работе и иметь возможность полностью сосредоточиться на повседневной работе. Вы можете лучше распоряжаться своим временем, если будете организованы, ставите цели и расставляете приоритеты в своем списке дел.
Статья по теме: 10 приложений для управления временем, которые помогут организовать ваши проекты и держать вас в курсе
Важные навыки управления временем для успеха на рабочем месте
Навыки тайм-менеджмента, как и другие мягкие навыки, такие как организационные, пользуются большим спросом. Работодатели будут оценивать вашу способность управлять своим временем и эффективность вашей команды в достижении целей отдела.
Сотрудники, которые хорошо распоряжаются своим временем, работают более продуктивно, более эффективно и с большей вероятностью соблюдают установленные сроки.Они сосредоточены на наиболее важных задачах, требующих срочного выполнения, и ограничивают время, которое тратится на несущественные обязанности.
Что такое навыки управления временем?
Управление временем означает эффективную работу, и работодатели в любой отрасли ищут сотрудников, которые могут оптимально использовать время, доступное им на работе. Экономия времени экономит деньги организации и увеличивает доход.
Эффективное управление временем требует, чтобы сотрудники анализировали свою рабочую нагрузку, расставляли приоритеты и сохраняли концентрацию на продуктивных усилиях.
Сотрудники, умеющие распоряжаться своим временем, могут избавиться от отвлекающих факторов и заручиться поддержкой коллег, чтобы помочь в достижении своих целей.
Типы навыков управления временем
© Баланс, 2018
Приоритезация
Может быть невозможно выполнить каждую минуту ожидаемую от вас задачу. Вы также можете сделать все сразу. Но вы должны расставить приоритеты, чтобы иметь возможность выполнять самые важные задачи в разумном порядке.При назначении приоритета учитывайте такие факторы, как то, когда каждая задача должна быть выполнена, сколько времени это может занять, насколько это может быть важно для других в организации, что может случиться, если задача не будет выполнена, и может ли какая-либо задача быть прервана. узкими местами в процессе.
Распределение
Управление ожиданиями
Предотвращение отходов
Приоритизация запросов и требований
Высокоэффективные виды деятельности (HVA)
Анализ производительности
Постановка целей
Планирование
Планирование важно, потому что некоторые задачи нужно выполнять в определенное время.Расписание влияет на ваш день, неделю, месяц, а также на рабочий процесс других людей. У большинства из них определенное время дня, когда они более или менее продуктивны в результате уровня энергии и потребностей дня. Расписания тоже могут быть хорошим способом избежать откладывания на потом.
Программное обеспечение для планирования
Преднамеренность
Пунктуальность
Разбивка более широких целей на этапы
Разбиение этапов на проекты
Управление задачами
Списки дел (правильно расставленные по приоритетам и интегрированные в ваше расписание) — отличный способ не забыть что-то важное. Это также отличный способ не тратить весь день на размышления обо всем, что вам нужно сделать. Запоминание задач требует энергии, а размышления обо всем, что вы должны делать в течение всей недели, могут утомлять и утомлять. Разделите все необходимые задачи на список на каждый день, и вам не придется беспокоиться обо всем сразу. Просто беритесь за задачи один день за раз.
Проактивный
Пакетирование
Создание ежедневных, еженедельных и ежемесячных списков дел
Многозадачность
Тщательность
Организация
Управление электронной почтой
Управление рабочей нагрузкой
Распределение рабочего времени, даже если это может показаться странным называть навыком, является важной концепцией управления временем.Хотя сверхурочная работа или пропуск перерывов иногда могут повысить продуктивность в краткосрочной перспективе, ваше истощение позже приведет к тому, что ваша общая продуктивность действительно упадет. За исключением редких чрезвычайных ситуаций, важно не поддаваться искушению переутомиться. Включите в свой график необходимые перерывы и разумное время для прекращения курения.
Знание и обеспечение оптимальной рабочей нагрузки для себя обеспечивает стабильность вашей работы и предотвращает выгорание. Работодатели хотят иметь возможность рассчитывать на вас в долгосрочной перспективе.
Управление процессами
Напористость
Устранение отходов
Перерывы
Делегация
В зависимости от того, какой тип работы вы выполняете, вы можете делегировать некоторые задачи. Знание того, что и когда делегировать, — важный навык. Некоторые люди сопротивляются делегированию полномочий либо потому, что хотят сохранить контроль, либо потому, что хотят сэкономить, не нанимая помощников. Оба подхода в конечном итоге снижают производительность и увеличивают затраты.
Помните, однако, что если вы усердно практикуете тайм-менеджмент и все равно не можете сделать все, возможно, вы пытаетесь сделать слишком много. Лучше преуспеть в нескольких задачах, чем пытаться и потерпеть неудачу во многих.
Обращение за экспертной помощью
Модерация встреч
Презентация
Работа в команде
Лидерство
Сотрудничество
Мотивация
Дополнительные навыки управления временем
Здесь больше информации об управлении временем для резюме, сопроводительных писем, заявлений о приеме на работу и собеседований.Необходимые навыки будут зависеть от должности, на которую вы претендуете, поэтому также просмотрите наш список навыков, перечисленных по должностям и типу навыков.
Аудит
Самопомощь
Чистота
Открытость
Программное обеспечение для повышения производительности
Коммуникация
Адаптивность
Высокая устойчивость к нагрузкам
Надежность
Внимание к деталям
Дедуктивное мышление
Индуктивное мышление
Оценка
Постоянное улучшение
Управление рисками
Устранение неполадок
Обеспечение качества
Управление проектами
Управление конфликтами
Проницательность
Соответствие
Артикуляция
Мозговой штурм
Эффективность
Прилежание
Примеры управления временем на рабочем месте
В этом списке приведены примеры эффективного управления временем на работе.
A — E
Адаптация планов к изменяющимся обстоятельствам
Выделение времени для конкретных задач
Анализ процессов и выбор простейшего способа выполнения задачи
Обращение за помощью, когда они перегружены требованиями
Настойчивость, чтобы отказаться от неуместных требований, отвлекающих от основных обязанностей
Нападение на более сложные задачи, когда вы обладаете высочайшей энергией и высочайшей концентрацией
Проверяйте, как тратится время
Избегайте излишних светских разговоров с коллегами
Избегайте прокрастинации; действовать вместо того, чтобы беспокоиться
Разбивать более широкие цели на более мелкие части и сосредотачиваться на каждом шаге
Разбивать проекты на управляемые части
Создание ежедневных, еженедельных и ежемесячных списков дел
Создание расписаний
Делегирование большего количества рутинных дел задачи для персонала более низкого уровня
Хорошее питание для поддержания энергии
Устранение потерь времени
Выполнение физических упражнений и участие в других мероприятиях по снижению стресса в свободное время для получения максимальной энергии на работе
F — Z
Содействие эффективным встречам; соблюдение временных рамок для собраний
Группирование схожих задач вместе, чтобы ограничить время перехода
Поддержание организованной рабочей области
Многозадачность; плавный переход от одной задачи к другой
Открытость к более эффективным способам работы
Организация цифровых файлов для легкого поиска
Планирование дня накануне вечером или первым делом утром
Приоритезация запросов и требований
Приоритизация списка проектов и сосредоточение внимания на более важных задачах с более быстрыми сроками
Пунктуальность
Отложите мобильные телефоны, чтобы не отвлекаться на личные сообщения, если они не нужны для работы
Анализ производительности и устранение отклонений от приоритетов
Установка ежедневных, еженедельных и ежемесячных целей
Установка реалистичных стандартов качества и отказ от перфекционизма
Установка определенного времени для ответа на электронное письмо
Короткие перерывы для восстановления энергии
Прикосновение к каждому листу бумаги или чтение каждого электронного письма только один раз, когда это возможно
Как выделить свои навыки
Добавьте соответствующие навыки в свое резюме: Для исполнительных помощников и менеджеров перечисленные выше навыки управления временем важны для включения в свое резюме.
Выделите навыки в сопроводительном письме: Внимательно читая описание должности, отметьте в своем письме похожие проекты, в которых управление временем было ключевым.
Используйте ключевые слова в своем собеседовании: Просмотрите эти вопросы на собеседовании по тайм-менеджменту перед собеседованием, чтобы быть готовым ответить конкретными примерами того, как вы эффективно управляете своей рабочей нагрузкой.
навыков управления временем | SkillsYouNeed
Вы когда-нибудь задумывались, почему у некоторых людей, кажется, достаточно времени, чтобы делать все, что они хотят, в то время как другие всегда спешат от задачи к задаче и, кажется, никогда ничего не заканчивают?
Не может быть просто так, чтобы у некоторых людей было меньше дел.Гораздо более вероятно, что они используют свое время более эффективно: другими словами, демонстрируя хорошие навыки управления временем.
Управление временем — это способность продуктивно и эффективно использовать свое время. Вы также можете думать об этом как об искусстве иметь время делать все, что вам нужно, не испытывая при этом стресса. Звучит просто, но на практике это намного сложнее. Эта страница объясняет некоторые принципы хорошего тайм-менеджмента.
Важность управления временем
Навыки тайм-менеджмента необходимы, потому что у немногих из нас, если таковые вообще есть, когда-либо есть достаточно времени, чтобы сделать все, что от нас просят или что мы хотим сделать.
Управление временем определяется как продуктивное и эффективное использование вашего времени, но как быть, когда вы работаете максимально продуктивно, а вы, , по-прежнему не можете все сделать? Возможно, лучше думать о тайм-менеджменте как о сочетании продуктивной работы и расстановки приоритетов.
Другими словами, люди, которые хорошо умеют управлять временем, умеют хорошо ладить и делать что-то. Однако они также лучше справляются с задачей , отдавая приоритет и выясняя, что действительно нужно делать , а затем отбрасывают все остальное.
Они могут это сделать, потому что понимают разницу между срочным и важным.
« Срочные» Задачи требуют вашего немедленного внимания, но действительно ли вы уделяете им такое внимание, может иметь значение или не иметь значения.
«Важные» Задачи имеют значение, и невыполнение их может иметь серьезные последствия для вас или других.
Например:
Срочно ответить на звонок .Если вы этого не сделаете, абонент перезвонит, и вы не узнаете, почему он позвонил, а это может быть важно. Однако это также может быть автоматический голос, сообщающий вам, что вы имеете право на компенсацию за неправильную продажу страховки. Это не важно.
Регулярное посещение стоматолога важно (по крайней мере, нам так сказали). Если вы этого не сделаете, вы можете получить заболевание десен или другие проблемы. Но это не срочно. Однако если вы оставите его слишком долго, это может стать неотложным, потому что у вас может заболеть зуб.
Забрать детей из школы — это срочно и важно . Если вы не приедете вовремя, они будут ждать на детской площадке или в классе, беспокоясь о том, где вы находитесь. Вы также можете доставлять неудобства другим людям, например учителям, которые ждут вашего прибытия с вашими детьми.
Чтение забавных писем или проверка Facebook не срочно и не важно . Так почему это первое, что вы делаете каждый день? См. Нашу страницу Сведение к минимуму отвлекающих факторов , чтобы помочь вам распознать и избежать других вещей, которые могут отвлекать вас от выполнения ваших срочных и важных задач.
Это различие между срочным и важным является ключом к расстановке приоритетов для вашего времени и вашей рабочей нагрузки, будь то на работе, дома или во время учебы.
Он позволяет решить, что делать в первую очередь, а что можно оставить на потом или не делать вообще. Например, если вы оставите срочную, но неважную задачу, вы можете обнаружить, что она становится ненужной.
Использование сетки, такой как матрица приоритетов ниже, может помочь вам организовать ваши задачи по соответствующим категориям:

Использование матрицы приоритетов
Чтобы использовать матрицу приоритетов, лучше всего проверять свои задачи ежедневно.Каждый день спрашивайте себя:
Какую из моих задач нужно выполнить в течение следующих 48 часов?
Это «Срочные» задачи.
Какие из срочных задач важнее?
Рекомендуется перечислять задачи в порядке важности, а не делать для них абсолютное различие «важные / неважные».
Какие из несрочных задач важнее?
Опять же, неплохо было бы перечислить их по порядку, а не давать им абсолютное различие.
Теперь используйте ответы на эти вопросы, чтобы распределить свои задачи по ячейкам в матрице приоритетов, следуя этим правилам:
Каждая коробка должна содержать не более семи или восьми задач .
Начните с поля «Сделать сейчас» .
Главное, не откладывайте срочные или важные дела только потому, что они неприятны. От откладывания на потом им не станет лучше.
Если вы хотите съесть лягушку, лучше всего с утра. А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть САМОЙ БОЛЬШОЙ.
Марк Твен
Теперь посмотрим на менее срочные, но все же важные задачи . Решите , что вы собираетесь с ними делать, а затем запишите время в своем дневнике, чтобы сделать это, или подумайте о том, чтобы передать их кому-то другому.
Делегируйте срочные, но более простые / менее важные задачи.
Теперь устраните несрочные и неважные задачи.
И, наконец, работа. Начните свой список «Сделай сейчас». Когда вы закончите, переходите к запланированной работе или задачам.
Если есть еще задачи, которыми вы можете управлять в любом квадранте, пора а) выполнить некоторые, б) делегировать некоторые или в) устранить некоторые.
Регулярная обрезка матрицы таким образом гарантирует, что вы сможете сосредоточиться на том, что действительно важно, и продолжить работу.
Индивидуальное решение
Срочность и / или важность задачи не абсолютны. Только вы можете решить, что вы действительно считаете важным или срочным.
Некоторые люди, например, предпочитают ждать, пока их второй раз попросят о работе, прежде чем они начнут ее выполнять. Если их больше никогда не спросят, они никогда не приступят к работе — они просто решат, что для них это недостаточно важно, чтобы тратить время.
Помните также, что вы и ваше здоровье очень важны .Тот факт, что у вас много дел, не означает, что делать какие-то упражнения, ходить на 10-минутную прогулку или уделять время правильному питанию не важно. Вы не должны игнорировать свое физическое или психическое здоровье в пользу более «неотложных» дел.
Предупреждение!
Срочность и / или важность не являются фиксированным статусом. Вам следует регулярно просматривать свой список задач, чтобы убедиться, что ничего не нужно перемещать, потому что оно стало более срочным и / или важным.
Что вы можете сделать, если важная задача постоянно попадает в список более срочных, но все же важных задач?
Во-первых, подумайте, действительно ли это важно.Нужно ли вообще это делать, или вы просто говорили себе, что должны это делать?
Если это действительно важно, рассмотрите возможность делегирования. Более подробную информацию можно найти на нашей странице Навыки делегирования .
Пример:
Беспроигрышная ситуация от делегирования
Дженни была лидером занятой, очень реактивной команды, с постоянными и неотложными требованиями к своему времени. Она знала, что ей нужно подумать о долгосрочной стратегии для своей команды, но было очень трудно выделить время.
В ходе обсуждения развития Сара, одна из ее команды, выразила желание проделать еще несколько стратегических работ для развития своих навыков. Дженни увидела возможность для них обоих и предложила Саре возможность наметить стратегию для команды.
Сара ухватилась за этот шанс и составила тщательно продуманный план, который стал отличной основой для дальнейшей работы.
Личное против профессионального
Как насчет баланса между личными и профессиональными приоритетами? Есть два способа справиться с этим:
Включить оба в одну матрицу
Преимущества: Ваши личные вещи не теряются.
Недостатки: вам нужно будет найти баланс между работой и личными вещами.
Используйте две отдельные матрицы и выделите отдельные временные интервалы для обработки каждой
Преимущества: означает, что вы можете иметь дело с обоими, с реалистичным представлением о срочности.
Недостатки: может получиться довольно сложно.
Выбор действительно зависит от вас — главное, чтобы он работал на вас.
Дополнительные принципы рационального управления временем
Таким образом, матрица приоритетов является ключом к расстановке приоритетов вашей рабочей нагрузки. Однако тайм-менеджмент — это больше, чем просто расстановка приоритетов: это еще и возможность работать более продуктивно. Существует ряд других способов повышения эффективности и производительности.
Поддерживать порядок
Некоторых из нас беспорядок может отвлекать и по-настоящему угнетать.
Приведение в порядок может улучшить как самооценку, так и мотивацию. Вам также будет легче оставаться в курсе дел, если ваше рабочее место будет аккуратным и вы будете постоянно обновлять свои системы.
Верхний наконечник для уборки:
Создайте три стопки своих вещей: Хранить, Отдавать и Выбрасывать.
Сохраните , если вам нужно сохранить его для своих записей или что-то с ним сделать. Если требуется действие, добавьте его в список задач.
Раздайте , если вы не хотите, но кто-то другой может его использовать, и / или эту работу можно и нужно делегировать.
Выбросьте (или утилизируйте) для вещей, которые не имеют ценности для вас или кого-либо еще.

Использовать список дел
Электронные или бумажные списки — это хороший способ запомнить, что вам нужно сделать, и сразу увидеть, что вы забыли.
Подумайте о том, чтобы выделить наиболее важные пункты каким-либо образом, и не забудьте убрать вещи из своего списка, когда они завершены и / или больше не нуждаются в выполнении.
Выберите момент
У всех нас есть время дня, когда мы лучше работаем. Лучше всего запланировать сложные задачи на это время.
Однако вам также необходимо запланировать дела, которые нужно сделать в определенное время, например встречи или поездку на почту.
Еще один полезный вариант — составить список важных, но несрочных небольших задач, которые можно выполнить за эти нечетные десять минут между встречами: может быть, это идеальное время для отправки электронного письма с подтверждением дат вашего отпуска?
Не откладывайте на потом, но спрашивайте, почему вас искушают
Если задача действительно срочная и важная, продолжайте ее.
Если, однако, вы находите оправдания, что ничего не делаете, спросите себя, почему.
Вы можете сомневаться, стоит ли вам вообще выполнять эту задачу. Возможно, вас беспокоит этика или вы не думаете, что это лучший вариант. Если да, то вы можете обнаружить, что другие согласны. Обсудите это с коллегами или вашим руководителем, если на работе, а также с семьей или друзьями дома, и посмотрите, есть ли альтернатива, которая может быть лучше.
Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно
Как правило, люди не очень хорошо справляются с несколькими задачами, потому что нашему мозгу нужно время, чтобы переориентировать.
Гораздо лучше закончить одну работу, прежде чем переходить к другой. Если вам действительно нужно выполнять много разных задач, попробуйте сгруппировать их вместе и последовательно выполняйте похожие задачи.
Сохраняйте спокойствие и сохраняйте перспективу
Пожалуй, самое важное, что нужно помнить, — сохранять спокойствие. Чувство перегруженности слишком большим количеством дел может быть очень стрессовым. Помните, что мир, вероятно, не погибнет, если вы не сможете выполнить свою последнюю задачу дня или отложите ее на завтра, особенно если вы разумно расставили приоритеты.
Возвращение домой или ранняя ночь, чтобы подготовиться к завтрашнему дню, может быть гораздо лучшим вариантом, чем соблюдение добровольного или внешнего срока, который может даже не иметь большого значения.
Найдите минутку, чтобы сделать паузу и взглянуть на свою жизнь и приоритеты в перспективе, и вы можете обнаружить, что точка зрения существенно изменится!
Что такое тайм-менеджмент? — Навыки управления временем от MindTools.com
Работайте с умом, чтобы повысить производительность
© iStockphoto
trait2lumiere
Сделайте свое время более эффективным.
Определение управления временем
«Управление временем» — это процесс организации и планирования того, как распределять время между конкретными видами деятельности. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, чтобы вы могли сделать больше за меньшее время, даже когда время ограничено и давление велико. Неспособность управлять своим временем снижает вашу эффективность и вызывает стресс.
Кажется, в сутках никогда не хватает времени. Но, поскольку у всех нас одни и те же 24 часа, почему некоторые люди достигают гораздо большего со своим временем, чем другие? Ответ кроется в хорошем тайм-менеджменте.
Самые успешные люди исключительно хорошо распоряжаются своим временем. Используя методы тайм-менеджмента, описанные в этом разделе, вы можете улучшить свою способность действовать более эффективно — даже когда время ограничено и давление велико.
Хорошее управление временем требует важного смещения акцента с деятельности на результат: быть занятым — не то же самое, что быть эффективным . (По иронии судьбы, обратное часто ближе к истине.)
Проведя день в безумной активности, вы часто добиваетесь меньшего, потому что вы распределяете свое внимание между множеством разных задач. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, поэтому вы можете сделать больше за меньшее время.
Что такое тайм-менеджмент?
«Управление временем» относится к способу организации и планирования времени, которое вы тратите на определенные виды деятельности.
Может показаться нелогичным тратить драгоценное время на изучение тайм-менеджмента вместо того, чтобы использовать его для продолжения работы, но выгоды огромны:
Повышенная производительность и эффективность.
Лучшая профессиональная репутация.
Меньше стресса.
Повышенные возможности для продвижения.
Больше возможностей для достижения важных жизненных и карьерных целей.
Неспособность эффективно управлять своим временем может иметь очень нежелательные последствия:
Пропущенные сроки.
Неэффективный рабочий процесс.
Низкое качество работы.
Плохая профессиональная репутация и остановка карьеры.
Более высокий уровень стресса.
Потратив немного времени на изучение методов тайм-менеджмента, вы получите огромную пользу сейчас — и на протяжении всей вашей карьеры.
Ключевые моменты
Управление временем — это процесс организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные действия. Потратьте немного времени на нашу обширную коллекцию статей об управлении временем, чтобы узнать, как более эффективно управлять своим временем и сэкономить время в будущем.
10 практических способов улучшить навыки управления временем
Если вы чувствуете, что у вас недостаточно времени, чтобы делать все, что вы хотите, возможно, пришло время проверить свои навыки управления временем.
Никто не рожден для того, чтобы хорошо управлять своим временем, так что ничего страшного, если вы думаете, что у вас это плохо получается. Но каждый может научиться повышать свою продуктивность и добиваться большего!
Вот 50 способов повысить продуктивность и увеличить продолжительность рабочего дня.
1. Установите таймер
Оцените время, которое вам нужно для решения различных задач, и установите таймер для каждой из ваших задач. Как вы это сделаете, зависит от вас, есть много разных способов. Есть техника Помидора, когда вы сосредотачиваетесь на задаче в течение 25 минут, а затем делаете пятиминутный перерыв.
Если у вас есть задача, которая займет гораздо больше времени, вы можете рассмотреть одно из многих приложений на основе таймера. На ум приходит Clockify. Его используют как фрилансеры, так и предприниматели, однако это хороший способ установить таймер. Он предоставляет отчеты, и вы также можете выступать в качестве своего рода менеджера проекта. Лучше всего то, что это бесплатно.
2. Устранение всех отвлекающих факторов
Отвлекающие факторы включают телефон, уведомления по электронной почте и наличие нескольких веб-браузеров, открытых на рабочем столе.Так же, как важно быть организованным офлайн, важно также организовать работу онлайн. Это бесплатное руководство «Избавься от отвлекающих факторов и найди свое внимание» — хороший инструмент, который поможет вам. Из этого руководства вы узнаете, как избавиться от отвлекающих факторов и повысить продуктивность. Возьмите бесплатный путеводитель здесь.
Вы также можете узнать больше о том, как избавиться от всех отвлекающих факторов в этом руководстве: Как сфокусировать и максимизировать свою продуктивность (Полное руководство)
3. Слушайте музыку, которая повышает производительность
Следует избегать отвлекающих факторов, но иногда немного музыки в фоновом режиме поможет вам сосредоточиться.
Конечно, это не обязательно должна быть тяжелая рок-музыка, но немного Бетховена может вам помочь.
Вот полное руководство, которое поможет вам выбрать правильную музыку для повышения продуктивности: Как максимизировать вашу продуктивность с помощью музыки: полное руководство
4. Найдите смысл в том, что вы делаете (и любите то, что вы делаете)
Наслаждайтесь тем, что вы делаете do — лучший способ повысить вашу продуктивность.
Если вы еще не уверены, что вам нравится делать, не волнуйтесь. У Льва Бабауты есть несколько уникальных способов помочь вам: Как найти свою страсть
5.Расставьте приоритеты для ваших задач заранее.
Перечислив задачи в порядке важности, вы можете быть уверены, что выполняете все свои самые важные задачи в течение дня.
Изучите уникальную технику, позволяющую расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее.
6. Объедините похожие задачи в один пакет.
Такие задачи, как написание блога, телефонные звонки, электронная почта и поручения, можно сгруппировать в один пакет. Вы сэкономите время, выполняя похожие задачи за одно занятие. Один из способов помочь вам в организации всего этого — приложение Todoist.Это простой и легкий способ распланировать свой день, установить напоминания и сгруппировать все свои самые важные задачи в удобном месте.
7. Выполняйте свои самые ужасные задачи в первую очередь с утра.
Какое бы действие вы ни боялись больше всего, вам, вероятно, нужно будет выполнить в первую очередь утром.
Многие люди склонны проверять электронную почту утром, потому что после проверки списка писем они чувствуют себя удовлетворенными. Но это всего лишь иллюзия того, что мы достигли большего.
Выполнение простых задач, таких как проверка электронной почты в первую очередь утром, плохо для вас. Вместо этого выполняйте сложные задачи, потому что утром у вас будет больше энергии для их выполнения!
8. Вознаграждайте себя за выполнение большого задания
Чтобы сохранять мотивацию в том, что вы делаете, время от времени награждайте себя.
Следите за своими маленькими победами и вехами и празднуйте их. Поэтому, когда вы боретесь за свой прогресс, вы видите, как далеко вы продвинулись!
Узнайте больше об этом двухэтапном подходе к самомотивации: отслеживайте небольшие победы и вознаграждайте себя.
9. Не выполняйте многозадачность
Исследования показали, что многозадачность непродуктивна. Если вы думаете, что можете выполнять несколько задач одновременно, подумайте еще раз.
Для оптимальной производительности сосредотачивайтесь на чем-то одном.
10. Отойдите от компьютера
Интернет стал одним из отвлекающих факторов номер один. Чтобы повысить свою продуктивность, старайтесь как можно больше выполнять свою работу в автономном режиме.
Я делаю это часто, когда пытаюсь придумывать новые идеи и считаю очень полезным просто отключиться от сети.
11. Используйте Focus Tools
Эффективно используйте приложения и технологии, которые помогут вам избавиться от отвлекающих факторов.
Вот 18 лучших приложений и инструментов для управления временем, которые помогут вам сосредоточиться. Таким образом, вы не будете отвлекаться на Интернет, электронную почту или мгновенные сообщения.
Кроме того, присоединяйтесь к бесплатному уроку Fast-Track — Преодоление отвлекающих факторов , и вы узнаете один простой метод работы, даже если вас окружают отвлекающие факторы. Присоединяйтесь к бесплатному сеансу прямо сейчас!
12.
Просто начните
Часто запуск — самая сложная часть.Люди склонны ждать идеального момента, чтобы начать работу в идеальном состоянии. Но идеального состояния не бывает.
Как только вы начнете, вы быстро войдете в ритм, который может длиться часами.
13. Определите свое продуктивное время
У каждого есть определенное время дня, когда он более продуктивен, чем другие. Для меня это утро.
Узнайте, когда у вас самое лучшее время для продуктивности, и соответствующим образом оптимизируйте свой рабочий график.
14.Всегда держите под рукой блокнот и ручку
Таким образом, вы можете записывать свои мысли, задачи и идеи в любое время. Главное — выбросить все из головы на бумагу. Ваше подсознание не будет напоминать вам об этом каждую секунду. Еще одно соображение — приобрести приложение Evernote. Это не только экономит ваши чернила и бумагу, Evernote — это удобное место, где вы можете записывать заметки и мысли, а затем делиться ими с командой. В определенных обстоятельствах это может оказаться полезным, если вы относитесь к тому типу людей, у которых есть много идей, которыми вы хотите поделиться.
15. Напишите блог, чтобы вести хронику своего личного развития и достижений.
Блог держит вас подотчетным и постоянно работает над самосовершенствованием и личностным ростом.
Когда вы записываете все свои небольшие достижения, у вас также появляется больше мотивации двигаться вперед.
И знаете что, именно так я и запустил Lifehack! В запуске Lifehack мне также помог WordPress, который позволяет людям бесплатно создавать веб-сайты. WordPress упростил процесс создания сайта до такой степени, что практически любой может создать сайт сейчас.
16. Записывайте список дел на каждый день
Мне нравится планировать свой день накануне вечером. Таким образом, я могу приступить к своим самым важным делам, как только проснусь. Full Life Planner — отличный инструмент, который поможет вам организовать свои дни и выполнить важные дела. Ознакомьтесь с планировщиком здесь и начните легко планировать свой день вперед!
Убедитесь, что вы не допускаете ни одной из этих распространенных ошибок при составлении списка дел!
17. Напишите свои самые важные задачи и дела в календаре.
Ключ к правильному управлению временем — это знать, где быть и чем заниматься в любой момент времени. Эффективное управление календарем идет рука об руку с хорошим управлением списком задач.
Узнайте здесь Как использовать календарь для создания времени и пространства .
18. Постоянно размышляйте о своей продуктивности
В течение дня постоянно спрашивайте себя:
«Насколько я могу сейчас использовать свое время наилучшим образом?»
Этот простой вопрос может значительно повысить вашу продуктивность.
19. Вставайте рано раньше всех
Я знаю, что некоторым может быть трудно проснуться рано утром, но ничто не сравнится с тихим домом!
Вот как начать день в 5:00 утра и несколько простых вещей, которые делают люди, вставшие рано утром, чтобы облегчить раннее пробуждение.
20. Высыпайтесь много
Когда вы работаете в сети, сон может превратиться в давно потерянную память. Однако важно много спать, чтобы ваше рабочее время было максимально продуктивным.
Попробуйте этот ночной распорядок, который я настоятельно рекомендую для продуктивности: The Ultimate Night Routine Guide: Sleep Better and Wake Up Productive
21. Exercise
Исследования показали, что полуденные упражнения повышают продуктивность и моральный дух на рабочем месте.
Совершите короткую прогулку во время обеда или сделайте простую растяжку во время перерыва, чтобы максимизировать свою продуктивность.
Вот несколько рекомендаций по упражнениям:
22. Аутсорсинг как можно больше
Если вы хотите достичь большего за меньшее время, научитесь делегировать или передавать работу на аутсорсинг.Вот лишь несколько компаний, которые помогут вам передать ваши повседневные задачи на аутсорсинг:
Кроме того, прочтите это руководство, чтобы узнать, как эффективно делегировать полномочия: Как делегировать работу (Полное руководство для успешных лидеров)
23.
Установите немного захватывающего духа. Цели
Без достойных целей у вас никогда не будет мотивации добиваться результатов.
Ставьте перед собой сложные и достижимые цели. Лучшая структура для постановки целей — это УМНАЯ цель. Тем не менее, есть и другие инструменты, которые также могут вам помочь.Например, «Руководство для мечтателей по достижению цели» — отличное руководство, которое поможет вам эффективно ставить цели и достигать их. Возьмите бесплатное руководство и узнайте, как достичь своих целей в этом году!
24. Расскажите другим о своих целях
Когда вы расскажете другим о своих целях, вы сразу же понесете ответственность.
25. Слушайте подкасты
Слушайте образовательные подкасты или аудиокниги, когда едете на работу, убираетесь в доме, занимаетесь спортом или готовите ужин.
Аудиообучение может добавить часы к вашему дню. Не говоря уже о том, что ваш череп обязательно вам за это спасибо.
Несколько рекомендаций для вас: 11 подкастов, которые вдохновят вас
26.
Прочтите бестселлер Дэвида Аллена Getting Things Done
Это одна из самых важных книг по продуктивности, которые вы когда-либо читали. Прочтите его, примените советы в своей повседневной жизни и добивайтесь большего.
Вот и другие замечательные книги о производительности: 35 книг о производительности и организационных навыках для эффективной жизни
27.Научитесь быстро читать
Когда вы научитесь читать быстрее, вы будете читать и узнавать больше! Ознакомьтесь с этими 10 способами увеличить скорость чтения.
Вы также можете использовать приложение OutRead, чтобы ускорить чтение!
28. Учитесь пропускать при чтении
Когда вы читаете книгу, просто прочтите те части, которые вам нужны, и пропустите остальные. Но читать нужно с определенной целью.
Узнайте, как заставить это работать, здесь: Как читать в 10 раз быстрее и удерживать больше
29.Сосредоточьтесь на деятельности, ориентированной на результат
Закон Парето (также известный как правило 80 20) гласит, что 80% результатов являются результатом 20% вложений. Это означает, что 20% наших действий приводят к 80% результатов.
Мы должны найти те 20%, которые создают 80% наших желаемых результатов, и сосредоточиться исключительно на этих действиях.
30. Сделайте перерыв
Вы не всегда можете работать с оптимальной производительностью. Вместо этого вам следует стремиться к работе короткими очередями в наиболее продуктивное время.
31. Начните режим полифазного сна
Что такое полифазный сон?
Полифазный сон — это спецификация режима сна, предназначенная для сокращения времени сна до 2-5 часов в день. Это достигается за счет того, что сон состоит из коротких (около 20-45 минут) дремоты в течение дня. Это позволяет проводить больше часов бодрствования при относительно высокой бдительности.
Хотя вы можете узнать об этом больше здесь, вам также рекомендуется немного вздремнуть в течение дня, чтобы зарядиться энергией.
32. Научитесь говорить «нет».
Мы не можем делать все, и поэтому мы должны научиться говорить «нет», чтобы сохранить рассудок.
Научитесь тонкому искусству говорить «нет» у Лео Бабауты.
33. Сядьте на информационную диету
Большая часть мира живет за счет информационной перегрузки. Мы должны устранить бездумный серфинг в Интернете.
Прекратите читать три разные газеты в день и проверять свои RSS-каналы по несколько раз в день. Иначе ничего не добьешься.
Главное — ограничиться только информацией, с которой можно немедленно принять меры. Вот несколько простых советов, которые вы можете попробовать: 10 простых приемов повышения производительности для управления перегруженной информацией
34. Организуйте свой офис
Груды бумаги вокруг вашего стола могут стать огромным препятствием для вашей производительности. Оптимизируйте свое время, организуя свой офис, настраивая систему и избавляясь от хлама.
Ознакомьтесь с этими 21 советом по организации вашего офиса и достижением большего, и 20 простыми идеями по организации домашнего офиса, которые повысят вашу производительность.
35. Найдите наставника
Моделируя тех, кто уже добился успеха, вы сэкономите много времени и энергии.
Трудно найти хорошего наставника, поэтому вот руководство, которое поможет вам: Что искать в наставнике
36. Изучите сочетания клавиш
С помощью технологий вы можете удвоить эффективность своей работы. Более того, вы изучите все сочетания клавиш при использовании технологий, например сочетания клавиш.
Используя сочетание клавиш, вы получаете 64 часа каждый год!
Не знаете, какие ярлыки для обучения? Ознакомьтесь с этими 22 хитростями, которые могут превратить любого в клавишного ниндзя.
Помимо изучения сочетаний клавиш, вы также можете создавать сочетания клавиш с помощью AutoHotKey.
37. Повысьте скорость набора текста, чтобы сэкономить время
Знаете ли вы, что можно сэкономить 21 день в году, просто печатая быстро?
Вам не обязательно проходить серьезные курсы, чтобы печатать быстрее, попробуйте эти онлайн-игры с набором текста:
38.
Работайте из дома и избегайте ежедневных поездок на работу
Если ваша работа гибкая, подумайте о работе из дома. Это сэкономит вам время на дорогу, и вы почувствуете себя более энергичным в течение дня, сэкономив время на долгую поездку.
Ознакомьтесь с этими советами, которые помогут вам оставаться продуктивными при работе из дома:
Как работать из дома и оставаться Сверхпродуктивным
39. Избавьтесь от траты времени
Распространенные траты времени включают в себя Instant Messenger, видеоигры, Flickr, проверку вашей статистики 10 раз в день, телевидение и посторонний серфинг в Интернете.
Не полагайтесь на свою силу воли, воспользуйтесь некоторыми из этих полезных инструментов, которые помогут вам сосредоточиться: 10 онлайн-приложений для повышения концентрации внимания
40.Планируйте питание заранее
Распланируйте все приемы пищи на неделю вперед и соответственно составьте список покупок. Это позволяет вам сосредоточиться на самом необходимом — экономя ваше время и деньги. Вы также можете сэкономить еще больше времени с помощью широкого спектра приложений. Одно приложение, которое я считаю полезным, — это Mealime. Это приложение, которое предлагает вам широкий выбор рецептов, а также удобное место для вашего списка покупок.
Учитывая тот факт, что это приложение установлено более 4 миллионов пользователей, это говорит о том, что существует хороший выбор планов питания, которым вы можете следовать, и что приложение удобно в использовании.
41. Готовьте еду навалом
Когда вы готовите еду навалом, у вас будет много остатков. Так вам не придется готовить каждый день.
Узнайте больше о том, как приготовить массовые блюда: Готовка раз в месяц: взлом производительности или переоценка времени — отстой?
42. Защитите себя от ненужного телефонного разговора с помощью идентификатора вызывающего абонента
Минуты, которые вы тратите на прием ненужных телефонных звонков, тратятся впустую. Вы можете предотвратить это.
Ознакомьтесь с этим подробным руководством, как справиться с этими ненужными телефонными звонками: Как избавиться от ненужных вещей, отягощающих ваш день — звонки по мобильному телефону
43.
Возьмите более короткий душ
Это может показаться глупым, но на самом деле это то, с чем я борюсь. Я провожу в душе до 30 минут. Подумайте о времени, которое я мог бы сэкономить, просто немного ускорившись.
44. Сохраните поездки в банк, взяв прямой депозит
Многие работодатели теперь предлагают прямой депозит. Если у вас есть, то обязательно воспользуйтесь им и избавьте себя от множества поездок в банк.
45. Автоматическая оплата счетов
Сколько раз вы беспокоились, не пропустили ли вы срок оплаты счетов?
Автоматическая оплата счетов сэкономит ваше время, избавит от штрафов за просрочку платежа и повышения процентных ставок.
46. Интернет-магазин
По возможности избегайте походов в магазин. Делая покупки в Интернете, вы можете больше сосредоточиться на том, что получаете.
47. Ускорьте свой Интернет с помощью широкополосного подключения
Многие люди знают о медленной скорости Интернета, но ничего не делают с этим. Фактически, это средство экономии времени в Интернете номер один!
Если вам необходимо использовать коммутируемое соединение, вы можете использовать такие ускорители, как Propel и SlipStream, чтобы удвоить или даже утроить вашу скорость.
48. Поддерживайте скорость вашего компьютера
Если вы пользователь Windows, используйте функцию гибернации Windows, чтобы избежать замедления при выходе и перезапуске Windows.
Или, может быть, подумайте о переходе на Mac, так как у перехода на Mac с ПК есть множество преимуществ, о которых вы, вероятно, не знали.
49. Выключите телевизор
Средний американец смотрит телевизор более 4 часов в день. За 65 лет жизни это 9 лет, приклеенных к трубке.
Для улучшения здоровья и продуктивности выключите телевизор.Вот еще 11 причин, чтобы посоветовать вам перестать так часто смотреть телевизор.
Выключите телевизор, и вы обязательно получите от жизни больше.
50. Используйте Tivo или DVR.
Это может помочь вам сократить часовой телешоу до 40 минут. Вы можете сэкономить время, не упуская при этом веселья.
Итак, вот окончательный список приемов, которые вам следует изучить для повышения производительности. Выберите техники, которые работают для вас, и сделайте их своей повседневной привычкой. Со временем вы станете намного продуктивнее.
Дополнительные советы по тайм-менеджменту
Изображение предоставлено: Pexels через pexels.com
Управление временем — список основных советов по эффективному управлению временем
Краткое руководство по управлению временем
Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Правильное управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Руководство для аналитиков Trifecta® — полное руководство о том, как стать финансовым аналитиком мирового уровня. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделяться из толпы? Наш процесс, который называется The Analyst Trifecta®, состоит из аналитики, презентации и мягких навыков.
Преимущества управления временем
Очень важна способность эффективно управлять своим временем. Хорошее управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Корпоративное развитие — это группа в корпорации, отвечающая за стратегические решения по развитию и реструктуризации ее бизнеса, установлению стратегических партнерств, участию в слияниях и поглощениях (M&A) и / или достижении организационного совершенства.Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании. продуктивность, меньше стресса и больше жизненного успеха. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:
1. Снятие стресса
Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.
2. Больше времени
Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое вы можете проводить в повседневной жизни. Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.
3. Больше возможностей
Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой подразумевается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.
4. Способность к достижению целей
Люди, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.
Список советов по эффективному управлению временем
Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:
1. Правильно ставьте цели
Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S, , точный M, , достижимый, A, , R, , и T, .
2. Разумно расставляйте приоритеты
Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:
Важное и срочное: Выполняйте эти задачи немедленно.
Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
Срочно, но не важно: делегируйте эти задачи, если возможно.
Не срочно и не важно: отложите это на потом.
3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи
Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Так вы сможете составить план действий с ними.
Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что сможете выполнить только четыре из них за оставшееся до встречи время. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы сможете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не удосужились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свою проблему со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно труднее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, и им также сложнее приспособить задачу к своему рабочему дню.
4. Делайте перерыв между задачами
Когда вы выполняете много задач без перерыва, труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Делайте перерывы между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Вы можете немного вздремнуть, прогуляться или помедитировать.
5.Организуйтесь
Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.
6. Удалите несущественные задачи / действия
Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.
7. Планируйте заранее
Убедитесь, что вы начинаете каждый день с четким представлением о том, что вам нужно делать — что нужно сделать ТОГДА. Постарайтесь сделать привычкой в конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете сразу же приступить к делу.
Последствия плохого управления временем
Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.
1. Плохой рабочий процесс
Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете заранее, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или отступать при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.
2. Потерянное время
Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.
3. Потеря контроля
Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.
4.Низкое качество работы
Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задач в последнюю минуту обычно снижает качество.
5. Плохая репутация
Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то в срок, он, скорее всего, уйдет в другое место.
Ссылки по теме
Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — это глобальный провайдер курсов финансового моделирования и сертификации финансовых аналитиков. Сертификация FMVA®. Присоединяйтесь к более чем 350 600 студентам, которые работают в таких компаниях, как Amazon, J.P. Morgan и Ferrari. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:
Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении.
Целеустремленность на работе Ощущение цели на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите найти баланс между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям.
Ведение на примере в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.
No related posts.