Ведение кассовой отчетности: Кассовая документация

Подробно про операции по кассе. АБТ Отчетность в Москве

Касса: регламентирующие документы

Правила учета приходно-расходных средств придуманы не сегодня. Формы кассовых документов прописаны еще в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которые действуют и по сей день.

Порядок ведения кассовых операций в России определен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. В середине 2017 г. Банк России на основании приказа № 4416-У внес важные поправки в процесс ведения кассовых операций, которые во многом были продиктованы введением контрольно-кассовой техники нового образца (онлайн касс). В частности, теперь можно оформлять приходники и расходники по окончании совершения кассовых операций на основании фискальных документов, передаваемых онлайн кассами через ОФД в налоговую, то есть на основании кассового чека или бланка строгой отчетности. Можно использовать как бумагу, так и электронные расходники-приходники, подписанные ЭЦП. И это только часть изменений в процессе ведения кассовых операций.

Касса: ведение кассовых операций в одном предложении

Алгоритм учета кассовых операций можно прописать в одном емком предложении: кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО) и расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому кассовому ордеру, как расходному, так и приходному, вносится запись в кассовую книгу. Этот алгоритм сохранен и после перехода на онлайн кассы, передающие данные ФНС.

Кассовая книга

Все организации, получающие и расходующие наличные средства, должны вести кассовую книгу (форма № КО-4). Даже те юрлица, что ежедневно сдают выручку в банк, в том числе через инкассаторов, тоже обязаны вести кассовую книгу.

Обязаны вести свои кассовые книги и обособленные подразделения организации, получающие и\или расходующие наличность, причем не имеет значение – есть у них свой расчетный счет или нет. Обособленные подразделения передают в центральный офис отрывные экземпляры листов бумажной кассовой книги или распечатанные вторые экземпляры листов электронной кассовой книги.

Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей, вправе не формировать кассовую книгу (согласно № 3210-У).

Ведение кассовой книги традиционно было среди задач кассира. Согласно новым правилам, разрешено заполнять кассовую книгу любому сотруднику организации. Данную обязанность необходимо внести в его должностную инструкцию.

А вот обязанность в конце рабочего дня снимать кассу остается у кассира: он должен сверять фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов и суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге.

Остаток наличных денежных средств в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией. Как рассчитать лимит остатка наличных денежных средств в кассе? Формулы такого расчета даны в приложении к указанию ЦБ № 3210-У. Организации, являющиеся субъектами малого предпринимательства, и ИП могут хранить в кассе любую сумму наличных средств.

Ведение онлайн кассы

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники ранее организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные еще в конце 90-х годов. Однако введение ККТ нового образца (согласно внесенным поправкам в 54-ФЗ) привело к ряду изменений. Теперь приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) оформляются на основании фискальных документов. На основании каких именно документов ведется учет операций по онлайн кассе?

Перечень фискальных документов:

• Отчет о регистрации контрольно-кассового аппарата.
  Данный отчет формируется на кассе один раз при первичной регистрации ККТ в налоговой инспекции. В отчете отражена следующая информация: данные налогоплательщика и кассового аппарата, место установки, режим работы, ОФД и др.


• Отчет об открытии смены.
  Этот отчет начинает каждую новую смену на онлайн кассе. Без этого отчета смена не будет открыта и касса откажется печатать чеки. В отчете об открытии смены содержится информация: номер смены, данные открывшего ее кассира, дата и время открытия смены.


• Кассовый чек (бланк строгой отчетности).
  Закон № 54-ФЗ приравнял бланки строгой отчетности (БСО) к кассовым чекам. Так, БСО должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек. Кассовый чек формируется на ККТ при каждой оплате, в том числе при поступлении на расчетный счет продавца средств от физического лица, а также при возврате товара. К фискальным документам также относится кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции).


• Отчет о закрытии смены.
  Ежедневно, заканчивая работу кассы в рамках смены, необходимо формировать отчет о закрытии смены. В отчете содержится информация: номер смены, дата и время закрытия смены, количество чеков за смену. Смена на кассе не должна превышать 24 часа, в противном случае касса перестанет печатать чеки. На основании отчета о закрытии смены может быть сформировано несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации, а именно: полная оплата при реализации товаров, работ, услуг, частичная оплата, предоплата в счет будущей реализации.


• Отчет о текущем состоянии расчетов.
  Если нет уверенности, что данные доставляются оператору фискальных данных, можно сформировать отчет о текущем состоянии расчетов. Отчет о текущем состоянии расчетов можно создать даже после закрытия смены.


• Отчет об изменении параметров регистрации ККМ.
  Если у вас случилась замена фискального накопителя, изменилось место установки кассы, вы начали продавать подакцизный товар и т.д., то вам потребуется перерегистрация ККМ. В процессе перерегистрации ККМ формируется отчет об изменении параметров кассы. В нем указывается причина перерегистрации кассы, измененные реквизиты. Для завершения перерегистрации ККМ нужно в личном кабинете на сайте nalog.ru ввести данные из отчета об изменении параметров регистрации, сформированного на кассе.


• Отчет о закрытии фискального накопителя.
  Если у ККМ заканчивается срок действия фискального накопителя, заполняется его память, то вам понадобится отчет о закрытии фискального накопителя. Он создается перед тем, как вынуть накопитель из кассы.

Как автоматизировать операции по кассе с системой СБИС

Для того, чтобы обеспечить передачу данных с онлайн кассы в налоговую, необходимо наладить работу с оператором фискальных данных (ОФД). СБИС является оператором ОФД, мы поможем оформить онлайн кассу и обеспечим бесперебойную передачу данных в ФНС. Для вашего удобства — сервис СБИС ОФД.

Для автоматизации магазина оптимальное решение СБИС Розница, которое совместимо с любым кассовым оборудованием. Решение позволяет вести контроль перемещения товаров и учет остатков, содержит расширенный функционал для аналитики по скидкам и акциям, автоматически загружает все данные в учетную систему и готовит отчетность в госорганы, имеет мобильное приложение.

Привести в порядок всю отчетность предприятия поможет сервис СБИС Электронная отчетность. Перейдя на электронный формат ведения документации, не забывайте про цифровую подпись. Именно ЭЦП (электронная цифровая подпись) обеспечивает безопасность электронной коммуникации. Заказать ЭЦП под любые задачи вы можете в нашем Центре ЭЦП. Подробнее о всех возможностях СБИС в вопросе учета кассовых операций вам готовы рассказать наши специалисты.

Журнал кассовых документов (КО-3). Кассовая книга.

Журнал кассовых документов (КО-3). Кассовая книга.

По учету кассовых операций предприятию необходимо вести журнал регистрации кассовых документов (журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров) и кассовую книгу (отчет кассира).

Журнал регистрации кассовых документов
Составление журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится с помощью отчета Журнал кассовых документов. Путь: Банк и касса — Отчеты —Журнал кассовых документов (КО-3). (Рис. 1)

Рис. 1

Для составления рабочих листов журнала, на которых указывается перечень приходных и расходных кассовых ордеров необходимо выбрать рабочий период, организацию к которой относятся кассовые документы, поставить указатель «Раздел журнала» в положение «Страницы» и нажать кнопку «Сформировать отчет». Форма страницы Журнала кассовых докумнтов представлена на рис. 2.

Рис. 2 Журнал регистрации кассовых документов

В случае ведения кассовых операций в автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых документов можно составлять один раз за прошедший год, но возможно его ведение поквартально или помесячно. Журнал регистрации кассовых документов предназначен для регистрации проведенных предприятием кассовых операций и подтвержденных первичными кассовыми документами (приходным и расходным кассовыми ордерами). Для оформления Журнала регистрации кассовых документов в печатном виде необходимо распечатать все листы журнала, на которых указан перечень приходных и расходных кассовых ордеров, а также распечатать первый (заглавный) лист Журнала. Для печати заглавного листа необходимо указатель «Раздел журнала» поставить в режим «Обложка». (Рис.3).

Вывод журнала и обложки на печать производится по кнопке «Печать».

Рис. 3

Кассовая книга
Главным отчетным документом по учету кассовых операций на предприятии является кассовая книга. Кассовая книга — это отчет кассира, который составляется в конце каждого кассового дня в двух экземплярах. Один экземпляр с подшитыми к нему первичными кассовыми документами – приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями к ним передается главному бухгалтеру, а второй (с подписью главного бухгалтера) остается у кассира. Собранные за год отчеты кассира прошиваются в установленном порядке.
Кассовую книгу можно составить как из журнала «Кассовые документы» так и используя режим: Банк и касса — Отчеты — Кассовая книга (КО-4). Рассмотрим создание отчета кассира — Кассовой книги из журнала «Кассовые документы» (Рис.4)

Рис. 4

Кассовая книга имеет следующий вид. (Рис. 5)

Рис. 5

Кассовая книга распечатывается за каждый день, в которых осуществлялось движение по кассе. Но для собственных нужд предприятие может формировать Кассовую книгу и за любой другой период. Указание периода осуществляется в разделе «Период». На печать выводится сразу два экземпляра кассовой книги (один экземпляр для бухгалтерии, второй остается у кассира). Перед печатью данного листа кассовой книги можно воспользоваться командой «Показать настройки» (Рис. 6)

Рис. 6

В этой форме настроек можно отредактировать данные кассира, бухгалтера, задать программе вывести на печать обложку, завершающий лист кассовой книги и вывести на печать основания кассовых ордеров. Возврат к листу кассовой книги осуществляется путем выбора кнопки «Скрыть настройки» или «Сформировать».
Перед архивированием кассовую книгу необходимо правильно оформить. Для этого выводится на печать обложка Кассовой книги и завершающий лист (где указывается сколько листов имеющихся в книге подлежит прошивке) (Рис.7).

Рис. 7

2.2. Порядок ведения кассовой книги. Отчетность кассира

Все поступления и выдачи наличных денежных средств организации учитываются в кассовой книге. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в хронологическом порядке отдельно по каждому документу в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов отрываются и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчисток и не оговоренных исправлений в кассовой книге нет, так как они не допускаются Правилами. Исправления в кассовой книге делаются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм так, чтобы было можно прочитать зачеркнутое, надписывается над зачеркнутым исправленная сумма, внизу (на свободном месте) делается оговорка «исправлено на сумму______». Сумма указывается прописью и заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день. Это суммарный приход кассы — оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход — оборот по кредиту. Используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, кассир выводит остаток денег в кассе на конец рабочего дня. Этот же остаток является остатком на начало следующего дня.

Затем кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. В бухгалтерии тщательно проверяют правильность оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствие записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяются суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета проставляют номера корреспондирующих счетов [приложение 10].

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. С этой целью главный бухгалтер систематически анализирует записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и проверяет соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе, использование полученных в банке наличных денег по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, а также кассовой выручки. Ответственность за соблюдением правил ведения кассовых операций несут руководитель организации, главный бухгалтер и кассир [1].

2.3. Отражение кассовых операций в регистрах бухгалтерского учета

После проверки всех записей в кассовом отчете и приложенных к нему приходных и расходных документов произведенные кассовые операции отражаются на счетах бухгалтерского учета. Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи из кассы применяется активный синтетический счет 50 «Касса». Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту счета. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца. К счету 50 «Касса» могут открываться следующие субсчета [3] :

50-1 «Касса организации»,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы»,

50-4 «Валютная касса».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе организации.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается при наличии у организации подразделений, расположенных вне места ее расположения, не являющихся обособленными подразделениями (магазины, эксплуатационные участки и др.).

Субсчет 50-3 «Денежные документы» используется для отражения операций, связанных с приобретением и использованием денежных документов: почтовые марки, проездные билеты, путевки в санатории, дома отдыха, оплаченные авиабилеты.

Субсчет 50-4 «Валютная касса» используется организацией при работе с наличной иностранной валютой, например, при направлении работников организации в загранкомандировки.

Кассовые операции должны быть оформлены соответствующими первичными документами:

1) Приходно-кассовый ордер КО-1; талон формы № 20 ИС

2) Квитанция КВ-1

3) Накладная приходного ордера РП-4

Эти документы используются для оприходования в кассу наличных денег. Оприходование выполняется кассиром, который несет материальную ответственность за законность осуществления кассовых операций.

Выдача из кассы наличных денег осуществляется по расходным кассовым ордерам КО-2.

Массовые выплаты денежных средств из кассы оформляются платежными ведомостями. На общую сумму платежных ведомостей выписывается расходный кассовый ордер.

Документы на выдачу из кассы наличных денег подписывает кассир, главный бухгалтер и руководитель организации. Для контроля за осуществлением кассовых операций в бухгалтерии ведется два журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Приходный кассовый ордер КО-1 является бланком строгой отчетности и регистрируется в органе налоговой инспекции по месту регистрации организации в качестве налогоплательщика.

Исправления, подчистки в кассовых документах запрещены. После оформления кассовых документов и записи из них данных в кассовой книге, они гасятся «Получено».

Регистром аналитического учета кассовых операций является кассовая книга. Ее листы должны быть пронумерованы, прошиты, на последнем листе опечатаны печатью организации со следующей записью: «В данной книге пронумеровано и прошнуровано n-ое количество листов». Обязательно ставятся подписи руководителя организации, главного бухгалтера и кассира.

Записи в кассовой книге ежедневно осуществляет кассир. В начале рабочего дня он отражает в кассовой книге остаток наличных денег. Затем в течение рабочего дня на основании приходных и расходных кассовых документов записывает номер документа, от кого получено или кому выдано. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги по приходу и расходу, и выводит остаток наличных денег в кассе на конец дня. Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах под копирку. В конце одна часть листа отрывается и вместе с приколотыми кассовыми документами под расписку сдается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

Допускается ведение кассовой книги с использованием средств автоматизации, но только с письменного согласия кассира. В случае ведения кассовой книги с помощью технических средств, оформляются машинограммы «вкладной лист кассовой книги».

Таблица 2.3.1.Корреспонденция счетов на поступление денежных средств в кассу [3]

Дебет	Кредит	Содержание операции
50	51	Оприходованы наличные деньги в кассу, полученные с расчетного счета
50	91	Потупила арендная плата
50	52	Оприходована наличная валюта в кассе
50	62,76	Получена выручка за реализацию продукции, оказанные услуги
50	62	Получен аванс от заказчика
50	76	Поступила выручка за реализованные основные средства и иное имущество
50	71	Оприходованы в кассу остатки подотчетных сумм
50	73	Поступили в кассу денежные средства в качестве возмещения причиненного материально вреда
50	90	Определена выручка от реализации продукции за наличный расчет
50	62	Оприходованы в кассе наличные деньги, полученные от покупателя за реализацию
50	90	Оприходованы излишки денежных средств в кассе, выявленные инвентаризацией
50	90	Отражается положительная курсовая разница при переоценке валютных средств
50	60	Возврат авансов, ранее перечисленных поставщикам
50	70	Возврат излишне выплаченной заработной платы
50	92	Поступление штрафов и других внереализационных доходов
50	86	Поступление денежных средств целевого характера

Таблица 2.3.2. Корреспонденция счетов на выдачу наличных денег из кассы [3]

Дебет	Кредит	Содержание операции
60	50	Оплата счетов поставщиков
84	50	Выдача материальной помощи
04, 07, 08, 10, 41, 58, 60, 67, 76	60, 76, 50	Приобретение нематериальных активов, ценных бумаг, оборудования, материалов, товаров
51	50	Внесены наличные деньги из кассы на расчетный счет
52	50	Внесена из кассы наличная валюта на валютный счет
70	50	Выдана из кассы заработная плата, премии, вознаграждения
71	50	Выданы из кассы денежные средства под отчет на командировочные и хозяйственные расходы
76	50	Выпущены из кассы наличные деньги сдатчикам сельскохозяйственной продукции
70	50	Выплата из кассы материальной помощи
94	50	Отражается сумма недостачи наличных денежных средств, выявленная инвентаризацией кассы
90	50	Отражается отрицательная курсовая разница, возникшая при переоценке валютных средств в кассе
50	50, 51, 52, 71, 76	Оприходованы поступления в кассу денежных документов

Регистром бухгалтерского учета, в котором на основании отчетов кассира и прилагаемых к ним первичных документов отражают кассовые операции, является журнал-ордер № 1-АПК. На его лицевой стороне фиксируются кредитовые обороты по счету 50 «Касса» в корреспонденции с соответствующими дебетуемыми счетами. На оборотной стороне журнала-ордера формы № 1-АПК накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50 «Касса». Здесь также отражают остаток в кассе на начало и конец месяца.

Записи в журнале-ордере формы № 1-АПК производятся итогами за день на основании отчетов кассира. В отчетах кассира на основании приложенных первичных документов бухгалтером проставляется корреспонденция счетов.

Подсчитываются суммы однородных операций и полученные за день итоги в разрезе корреспондирующих счетов записываются в журнал-ордер формы № 1-АПК по лицевой стороне и оборотной. В графе «Дата (период)» указывают дату составления отчета кассира, на основании которого производятся записи по соответствующей строке журнала-ордера [приложение 6].

В конце месяца в журнале-ордере формы № 1-АПК подсчитываются обороты за отчетный период по кредиту и дебету счета 50 в разрезе корреспондирующих счетов, производится взаимная сверка показателей, отраженных в других журналах-ордерах форм № 2-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 51 «Расчетный счет», 3-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 57 «Переводы в пути», 7-АПК «Журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 11-АПК «Журнал-ордер по кредиту счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Реализация», 92 «Внереализационные доходы и расходы» и ведомости формы № 25-АПК «Ведомость аналитического учета по счету 57 «Переводы в пути» и др. Остаток на конец месяца определяют следующим образом: к остатку на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за этот же период. Полученный остаток сверяют с остатком кассы, отраженным в последнем отчете кассира. После взаимной проверки показателей журнала-ордера формы № 1-АПК итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносят с лицевой стороны журнала-ордера в Главную книгу, а составляющие их суммы по дебетуемым счетам — в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Кассовая книги | Ведение кассовой книги

Ведение кассовой книги

 

• По российскому законодательству все организации должны хранить свободные деньги в банке, а большинство расчетов между юрлицами должно производиться в безналичном порядке. Для того, чтобы производить расчеты наличными, необходимо иметь кассу, кассира, вести кассовую книгу. ( ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, утв. Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г . N 40)

• Если вы принимаете наличные деньги от населения, то должны иметь кассовый аппарат, поставленный на учет в налоговой инспекции и вести журнал кассира- операциониста ( ПОЛОЖЕНИЕ ПО ПРИМЕНЕНИЮ КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ, утв. Постановлением Совета Министров Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 г . N 745).

Кассовая книга

 

• Кассовая книга ведется по утвержденной форме. Каждый год начинается новая кассовая книга. Заполняется за каждый день, когда совершались операции с наличными деньгами. Можно купить в магазине журнал установленной формы, тогда в начале года пронумеровываются страницы, прошиваются, все это скрепляется печатью и потом заполняется в хронологическом порядке вручную. Можно вести в электронном виде и распечатывать за каждый день, когда было движение, а в конце года прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью и подписью директора и главного бухгалтера (если он есть).

• Кассовая книга состоит из двух частей: вкладного листа кассовой книги и отчета кассира. Если вы книгу купили, то все записи делаются шариковой ручкой под копировальную бумагу, второй экземпляр и есть отчет кассира, он отрывается и хранится отдельно.

• Если вы ведете кассовую книгу в электронном виде, то распечатываете за каждый день приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист и отчет кассира, т.е. по сути у вас получается кассовая книга, состоящая из двух частей. Листы в них нумеруются в порядке возрастания с начала года, на последнем в месяце вкладном листе проставляется общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем за календарный год — общее количество листов за год.

• Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, его отрывная часть — квитанция к приходному кассовому ордеру, подшивается к банковской выписке.

• Расход денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером или несколькими. Когда вы сдаете деньги в банк, вам выдают ордер и квитанцию. Квитанцию подшиваете к кассе, ордер — к банковской выписке.

Касса

 

• Касса — изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. В реальности, если вы только выдаете деньги на зарплату и хозрасходы, это может быть кабинет бухгалтера с сейфом в нем.

Кассир

 

• Это может быть либо отдельный работник, либо обязанности кассира могут быть возложены на бухгалтера, или на директора. (Обычно издается приказ от имени директора с формулировкой: в связи с отсутствием в штатном расписании должности счетного работника, обязанности бухгалтера и кассира возлагаю на себя). С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

• Чтобы получать деньги в банке, например, на выплату зарплаты, вам понадобится чековая книжка (пишется заявление на получение чековой книжки по форме банка). Перед поездкой в банк за деньгами вы заполняете чек (правила заполнения — на обложке чековой книжки), ставите подписи, печать. Обычно нужно заранее позвонить в банк и предупредить, какую сумму вы планируете снять по чеку.

• В случае, если у вас постоянная денежная выручка, вы можете получить у банка разрешение использовать дневную выручку на выплату зарплаты и выдачу под отчет на хозрасходы (форму дает банк).

• Также в начале года вы можете оговорить с банком лимит остатка кассы. Это сумма денег, которая может оставаться в кассе на конец дня. По умолчанию, лимит остатка кассы равен нулю, и это значит, что в конце дня все наличные деньги из кассы нужно сдать в банк. Исключение составляют только суммы, снятые на выплату зарплаты, они могут находиться в кассе в течение 3 рабочих дней.

Выдача денег под отчет

 

• Если нужно купить что-либо за наличные, канцтовары, к примеру, можно выдать деньги работнику под отчет (либо директору — он тоже считается работником; возможен вариант, когда директор выдает деньги сам себе (если в штате больше никого нет)). Это значит, что тот, кому выдали деньги должен на них что-то купить, а потом отчитаться о покупке, заполнив авансовый отчет (есть унифицированная форма), и приложить к нему кассовый и товарный чеки. Естественно эта продукция должна быть принята к учету, а расходы экономически обоснованы. Обратите внимание, что если организация- продавец выписывает накладную и счет-фактуру, эти документы должны быть выписаны на организацию, а у вашего сотрудника должна быть доверенность на получение продукции. Только в этом случае вы сможете принять ее к учету.

• Законодательно не установлен срок, на который деньги можно выдать подотчет, организация может сама его установить (издать об этом приказ)однако не стоит устанавливать слишком большой срок, чтобы не вызвать подозрения со стороны проверяющих. По окончании этого срока сотрудник должен отчитаться о покупке либо вернуть деньги в кассу. По командировочным расходам работник должен отчитаться в течение 3 дней после возвращения из командировки. Запрещается выдавать новые суммы под отчет, если работник не отчитался по старым.

Проверка кассовой дисциплины

 

• Кассовую дисциплину имеет право проверить банк, в котором у вас открыт счет. Об этом вас известят в письменном виде. Нужно будет предоставить в банк на проверку полностью оформленные вкладные листы кассовой книги, отчеты кассира с прилагающимися документами и авансовые отчеты, если выдавались деньги под отчет. Если проверка затрагивает текущий год, кассовую книгу сшивать не нужно (сшивается в конце года). По окончании проверки вам вернут кассовую книгу и выдадут акт о проведении проверки кассовой дисциплины, возможно с замечаниями, в соответствии с которыми нужно будет кассовую книгу исправить.

Иллюстрированный самоучитель по «1С:Бухгалтерия 7.7» › Ведение бухгалтерского и налогового учета › Учет кассовых операций [страница — 143] | Самоучители по бухгалтерским программам

Учет кассовых операций

Кассовая книга

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге по типовой форме №КО-4 (код по ОКУД 0310004).

В конце рабочего дня кассир составляет отчет кассира в 2-х экземплярах, один из которых с приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями передает главному (старшему) бухгалтеру, а второй после его подписи главным (старшим) бухгалтером оставляет у себя. Собранные за отчетный период отчеты кассира прошиваются в установленном порядке.

Для составления отчета кассира в типовой конфигурации предназначен отчет «Кассовая книга». Для составления отчета следует выбрать пункт «Кассовая книга» в меню «Отчеты» главного меню и в форме ввода указать период, за который необходимо сформировать отчет.

Кроме того, кассовую книгу можно сформировать из журнала кассовых документов по кнопке «Кассовая книга».

Обращаем внимание, что кассовый отчет в типовой конфигурации формируется на основании введенных в информационную базу документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер».

В соответствии с установленным порядком, на каждый кассовый день оформляется отдельный вкладной лист кассовой книги (отчета кассира).

Флажок «Пересчитать номера листов с начала года» задает режим нумерации листов. Если он установлен, то программа пересчитывает листы с начала года, а если не установлен, то нумерации листов за указанный период начинается с ближайшего номера листа к дате начала периода, для чего используется константа «Номер листа кассовой книги».

Если выставлен флажок «Выводить основания кассовых ордеров», то в отчете будет указано содержание реквизита «Основание» приходных и расходных кассовых ордеров.

Переключатель «Последний лист» устанавливает режим обработки последнего листа кассовой книги, формируемой за указанный период.

Если переключатель находится к положении «Обычный», то последний лист не отличается от предыдущих.

Если переключатель установлен в положение «Последний в месяце», то на последнем листе будет указано количество листов книги за последний месяц, который входит в заданный в отчете период.

Если же последний день кассовой книги обрабатывается как последний день в году, то, помимо количества листов за последний месяц, на этом листе указывается общее количество листов кассовой книги за год.

Важной особенностью кассовой книги является то, что она строится единой для рублевых и валютных кассовых ордеров, при этом в кассовую книгу также попадают записи о переоценке наличных валютных средств.

Если в организации ведется касса в валюте, то в листах кассовой книги остатки на начало и конец будут показаны развернуто по каждой валюте.

Упрощен порядок ведения кассовых операций.

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

Рекомендации бухгалтеру по учету и ведению кассовых операций

Общие требования учета кассовых операций

Кассовые операции, как правило, берут на себя штатные сотрудники предприятия, которому наша аудиторская фирма оказывает бухгалтерские услуги. Наши специалисты полностью берут на себя составление бухгалтерского баланса, налоговую отчетность. Читайте, например, отзыв на аутсорсинг бухгалтерского учета. Как видно из отзыва, за рутинными операциями, к которым можно отнести ведение кассы, наш главный бухгалтер лишь осуществлял надзор и контроль. Существуют общие требования учета кассовых операций. Статьей 6 Закона о бухгалтерском учете установлено, что ответственность за ведение бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении кассовых операций несут руководители организаций.
Порядок контроля за кассовыми операциями и другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета, определяются в учетной политике организации, которая также утверждается приказом руководителя или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок). В соответствии с этим Порядком для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Бухгалтерский учет и ведение кассы в филиалах

Особого порядка по ведению кассовой книги Порядком ведения кассовых операций для организаций, имеющих филиалы и иные обособленные подразделения не установлено.
Поскольку бухгалтерии обособленных подразделений являются неотъемлемой составной частью бухгалтерской службы организаций в целом, отражаемые ими в своих учетных регистрах финансово-хозяйственные операции следует считать отраженными в бухгалтерском учете организации в целом. Головной офис в данном случае ведет бухгалтерский учет только непосредственно осуществляемых им финансово-хозяйственных операций, а бухгалтерскую отчетность оформляет путем суммирования показателей, как собственных учетных регистров, так и внутренней бухгалтерской отчетности филиалов.

Единство кассовых операций в бухгалтерии

Обеспечение единства кассовых операций в бухгалтерии организаций, имеющих обособленные подразделения, базируется на соответствии кассовой дисциплины организации требованиям Порядка, согласно которому организация должна ежедневно сдавать в единую кассу все полученные наличные денежные средства и вести только одну кассовую книгу (п.23). Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления бухгалтером кассовой книги не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и оформляет в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Таким образом, организации должны иметь только одну кассовую книгу, что и обеспечивает единство кассовых операций. Данные о произведенных обособленным подразделением расчетов через кассу, должны оперативно (в конце рабочего дня) поступать в головную организацию, для их отражения в кассовой книге организации. Для этого многие организации применяют специальные программы, которые дают возможность оперативно получать данные по электронным системам связи.

Все эти аспекты необходимо отразить в порядке ведения бухгалтерского и налогового учета предприятия (читайте, что отражает учетная политика для бухгалтерии). Однако нужно учитывать, что при наличии удаленных обособленных подразделений фактически невозможно в полной мере выполнить требования Банка России и остаются риски применения к организации санкций, установленных ст.15.1 КоАП РФ.

Рекомендации бухгалтеру по учет и ведение кассовых операций

Рекомендации бухгалтеру по учету и ведению кассовых операций до законодательного решения указанной проблемы:

— учитывая, что в Решении Совета директоров Банка России статус кассы организации для сдачи наличных денег определен недостаточно четко (однозначно лишь требование единства кассовой книги), а в Инструкции по применению бухгалтерами Плана счетов предусмотрена возможность кроме основной иметь в организации и так называемую операционную кассу, можно регламентировать в учетной политике открытие кроме основной кассы организации по месту расположения головного офиса операционных касс по местам расположения обособленных подразделений. При этом в операционных кассах обособленных подразделений ведутся так называемые операционные кассовые книги;

— для обеспечения требований кассовой дисциплины организации рекомендуем согласовать с учреждением банка, обслуживающего операции головного офиса, единый для всей организации норматив остатка наличных денег в кассе и утвердить в учетной политике квоты каждого обособленного подразделения в общем объеме этого норматива;

— обосновав невозможность ежедневной сдачи остатков наличных денег из операционных касс филиалов и представительств в единую кассу организации, в учетной политике организации целесообразно предусмотреть периодичность и сроки осуществления такой сдачи в банк по месту нахождения подразделения;

Таким образом, организация может контролировать соблюдение общего лимита остатков наличных денег в кассе, как в головном офисе, так и в обособленных структурных подразделениях и снизить риск применения штрафных санкций за превышение данного лимита.

Кроме того, приходно-кассовые ордера, как и все документы в бухгалтерии, должны нумероваться в хронологическом порядке. Так как проконтролировать нумерацию в обособленных подразделениях невозможно, то поступающие в головную кассу ПКО и РКО могут иметь двойную нумерацию (первый номер – присвоенный в подразделении, второй – в головной кассе).

Для предприятий, которые рассматривают возможность аутсорсинга бухучета в специализированной аудиторской фирме мы предлагаем рассмотреть наше предложение на ведение бухгалтерского учета организаций бухгалтерами «Аудит ITG».

Обращайтесь к нам за консультациями по вопросам учета кассовых операций и за прочими бухгалтерскими услугами.

Как вести журнал кассовых чеков и платежей | Small Business

Денежные поступления и платежи — это записи хлеба с маслом, которыми питается остальная часть вашей бухгалтерской системы. Документооборот, который начинается с этих журналов и подтверждающих документов, резюмируется на других листах, таких как отчеты о движении денежных средств и главная бухгалтерская книга. Многие компании хранят денежные поступления и выплаты наличными в отдельных таблицах, но вы можете делать их вместе в журнале денежных поступлений и платежей.В этом журнале подробно описаны денежные средства, чеки и электронные платежи, которые вы принимали и выплачивали в течение конкретно определенных периодов времени в течение года. Небольшие предприятия, где владелец часто ведет бухгалтерский учет, могут воспользоваться преимуществами электронного учета, хотя некоторые могут предпочесть вести его с помощью физического журнала.

Выберите бухгалтерский инструмент. Вы можете использовать одну из множества электронных бухгалтерских программ или вести бухгалтерские книги в электронных таблицах или журналах.В зависимости от сложности или простоты вашего бизнеса, вашего уровня комфорта при сложении и вычитании, а также ваших личных предпочтений, любой из них подходит для большинства малых предприятий. Компьютерные программы, такие как Peachtree и Quickbooks, выполняют все вычисления за вас и переносят соответствующие записи или итоги в другие электронные таблицы, которые вы ведете для своей деловой документации. В физической книге вы делаете свои собственные вычисления и вручную вводите итоговые суммы в другие электронные таблицы, которые вы используете.

Определите субсчета и используйте их в качестве заголовков столбцов для систематизации информации.Когда вы просматриваете электронную таблицу вверху страницы, различные типы квитанций и платежей помечаются как заголовки столбцов, обычно сгруппированные по типу. Это ваши дополнительные учетные записи. Субаккаунты позволяют идентифицировать информацию о различных типах продаж и покупок. Подразделения по счетам могут включать встречные продажи, поступления со счетов клиентов и продажу активов за наличные на стороне денежных поступлений. Что касается платежей, записи могут включать в себя кредиторскую задолженность, закупку товаров и операционные расходы.В значительной степени способ организации информации зависит от вашего бизнеса. Если он предоставляет вам и Налоговой службе необходимую информацию, вы можете организовать ее так, как считаете нужным.

Завершить заголовки столбцов. В дополнение к субсчетам, если они есть, вам нужны столбцы для дат транзакций и отдельные столбцы для кредитов — входящие деньги — и дебетовые — выходящие. При выборе заголовков столбцов обязательно включите столбец «описание», в который вы можете ввести любую информацию, которая поможет вам определить, на что распространяется элемент, или конкретные условия, на которых был произведен или получен платеж.По крайней мере, каждая запись будет включать дату, кому или от кого был произведен платеж, для чего он был, был ли это чек, наличными или другой формой платежа, а также сумму платежа или квитанции.

Вводите транзакции правильно и последовательно. Каждая вводимая вами транзакция должна включать достаточно информации, чтобы определить тип транзакции и найти документы, подтверждающие запись. Все транзакции схожих типов должны содержать одни и те же типы информации. Вы должны иметь возможность сканировать электронную таблицу и сразу же распознавать, например, является ли запись платежом или квитанцией и была ли продажа товара или услуги.

Сохраняйте все чеки и ваучеры. Документооборот, создаваемый вами путем ведения бухгалтерских книг, должен быть полным и прослеживаемым — от сводки за год и налоговой декларации до исходной документации отдельных транзакций. Используйте папки или конверты для хранения оригинальных документов, таких как квитанции о продажах и покупках и кассовые чеки. Постарайтесь привести их в порядок по дате. Если у вас много транзакций, подумайте о том, чтобы объединить их в еженедельные или ежемесячные пакеты, вырезать или скрепить вместе и пометить по периоду времени.

Держите свои книги в актуальном состоянии. Вы будете более довольны своими результатами, если будете часто обновлять свои книги — по возможности, ежедневно. Таким образом, вы всегда будете знать, где стоите, и вам не придется тратить пятничные вечера или воскресные утра, вводя все свои транзакции за всю неделю — или, что еще более утомительно, за месяц.

Ссылки

Советы

• Сложите общие дебеты и кредиты еженедельно или ежемесячно, чтобы получить приблизительное представление о своем денежном потоке. Итоговые отдельные столбцы для отслеживания затрат на определенные виды расходов или использования итогов для определения ваших самых сильных и слабых областей продаж.

Писатель Биография

Билли Джо Джаннен — ​​обозреватель политики и образа жизни в сельском округе Сан-Диего и старший редактор журнала Demand Media. Ее писательская и редакционная карьера длится 23 года, и она специализируется на пограничных и экологических вопросах. Эклектическое образование Яннен включает инженерное дело и садоводство, и она представляет Лигу сельских экономических действий в планировании регионального экономического развития.

Система ведения бизнес-записей, работающая в 5 этапов

Вы, наверное, слышали выражение: «Мусор на входе, мусор на выходе.«Первоначально он относился к компьютерному оборудованию и программному обеспечению, но он также работает и с финансовой стороной вашего бизнеса. Вы должны создать финансовую систему, которая убирает мусор, если вы хотите добиться успеха.

Ваша система должна предоставлять вам точную и полезную информацию, чтобы вы могли видеть, как у вас дела, и знать, когда действовать. Эти пять простых шагов помогут вам создать простую систему финансового учета: сбор, проверка, запись, проверка и действие.

Сбор информации

Если его нет, значит, его не существует.Возьмите за привычку фиксировать все, когда начинаете свой бизнес. Через некоторое время он станет автоматическим.

«Захват» — самый сложный этап и самая важная часть процесса. Следите за каждой суммой, которую вы тратите на свой бизнес, и за каждой суммой, которую вы получаете в качестве продаж. Позаботьтесь о разделении личных и деловых расходов, даже если вы всегда оплачиваете свой бизнес, когда оплачиваете личные расходы с этого счета.

На данном этапе не беспокойтесь о том, чтобы что-то делать с информацией.Просто возьмите за привычку собирать его. Убедитесь, что все, что вы снимаете, включает в себя описание предмета, количество и дату.

Проверка полноты и правильности информации

Каждые две недели проводите час, просматривая все, что вы сняли, и убедитесь, что вся информация готова для записи.

Убедитесь, что вы указали достаточно подробностей о расходах, чтобы вы могли точно их записать. Примечание для бумаги, 3 доллара.55, 7/12 ”может быть недостаточно. Для чего была бумага? Вы купили газету для офиса или пачку бумаги для компьютера?

Назначьте конкретное время для встречи с самим собой, чтобы «проверить все» в конце альтернативных недель, например, каждую вторую пятницу. Не ждите слишком долго, иначе запоминать информацию станет труднее.

Запишите информацию, чтобы сохранить ее

Запись означает приведение вашей финансовой информации в удобную для использования форму.Передайте все, что вы проверили, своему бухгалтеру, чтобы он записал или записал это самостоятельно. Делайте это ежемесячно.

Введите информацию в электронную таблицу или бухгалтерскую программу. Возможно, вы обнаружите, что онлайн-программное обеспечение лучше всего подходит для вас — вы и ваш бухгалтер можете как просматривать информацию, так и обсуждать ее. Просто убедитесь, что вы записываете все каждый месяц, чтобы вы могли это просматривать.

Обобщение и анализ информации

После того, как ваша финансовая информация регистрировалась каждый месяц, распечатайте четыре отчета: баланс, отчет о прибылях и убытках (p & l), отчет о старении дебиторской задолженности и отчет о кредиторской задолженности.

Включите сравнение с той же информацией отчета за последний месяц в каждый отчет. Обратите особое внимание на конкретную информацию в этих отчетах.

Самыми важными финансовыми отчетами являются отчет о прибылях и убытках и анализ денежных потоков.

Закон на основе того, что вы знаете

«Действовать» может означать ничего не делать, если все в порядке. Но в других случаях это может означать внесение изменений.

Создавайте триггерные точки, в которых информация побуждает вас действовать.Если вы видите, что обязательства увеличиваются каждый месяц в течение трех месяцев на вашем балансе, это, вероятно, означает, что активы или расходы также увеличиваются. Сократите расходы.

Если вы видите, что в вашем отчете о прибылях и убытках увеличивается процентная доля конкретных расходов от продаж, спросите себя, почему. Возможно, вы захотите сократить расходы на другие расходы, чтобы сохранить уровень прибыли, если увеличение необходимо.

Будьте настойчивы в преследовании медленных плательщиков, которые появляются в вашем отчете о старении дебиторской задолженности.Чем дольше вы позволяете долгу оставаться неоплаченным, тем меньше вероятность того, что вы когда-либо получите деньги. Настройте систему сбора платежей, чтобы получать выплаты вовремя. Не позволяйте медленным плательщикам думать, что вы не хотите получать деньги, потому что они давно ничего о вас не слышали.

Что касается вашей кредиторской задолженности (ваших счетов), оплачивайте все, что вы можете, как можно быстрее. Часто можно получить скидки, заплатив раньше. Если вы не можете оплатить все свои счета, оплатите те, которые повлекут за собой штрафные санкции или повлияют на ваш кредитный рейтинг, если вы не будете своевременно.

Даже если кто-то другой несет ответственность за оплату счетов, вы в конечном итоге несете ответственность за то, чтобы долги вашего предприятия были оплачены.

Кредитный рейтинг вашего бизнеса

Если вы хотите отделить свой бизнес от личной финансовой жизни, вам нужно будет работать над получением кредитного рейтинга бизнеса. Dun & Bradstreet (D&B), Equifax и Experian являются основными кредитными бюро для бизнеса.

Ведение налогового учета

Еще одна важная причина вести отличный бизнес-учет: время уплаты налогов.Хорошо организованный учет облегчит вашу налоговую подготовку и поможет доказать расходы, если вы проходите проверку IRS, вашего штата или других налоговых органов. IRS предъявляет особые требования в отношении того, как долго вы должны хранить бизнес-записи для налоговых целей.

Итог

Даже если вы не знакомы с финансовыми системами, вы сможете привести их в движение и поддерживать ее работу с минимальными усилиями. Самая сложная часть — это сбор информации. После того, как вы сформировали «привычку собирать», вы обнаружите, что остальное придет.

Помните CCRRA: Собирайте финансовую информацию для вашего бизнеса, проверяйте ее раз в две недели, записывайте и просматривайте информацию ежемесячно, затем действуйте по мере необходимости, чтобы ваша финансовая ситуация развивалась гладко.

Вы сведете к минимуму «мусор» и связанные с ним проблемы, а также улучшите свое финансовое положение, если будете следовать этой простой пятиступенчатой ​​системе. Хорошо организованная финансовая система должна поддерживать жизнеспособность вашего бизнеса на долгие годы.

% PDF-1.6 % 132 0 объект > эндобдж xref 132 79 0000000016 00000 н. 0000002443 00000 н. 0000002582 00000 н. 0000003004 00000 п. 0000003066 00000 н. 0000003618 00000 н. 0000003739 00000 н. 0000003861 00000 н. 0000003983 00000 н. 0000004451 00000 п. 0000004593 00000 н. 0000004760 00000 н. 0000005010 00000 н. 0000005546 00000 н. 0000005573 00000 п. 0000006166 00000 п. 0000006278 00000 н. 0000007461 00000 п. 0000008242 00000 н. 0000009063 00000 н. 0000009794 00000 н. 0000010669 00000 п. 0000010830 00000 п. 0000011074 00000 п. 0000011846 00000 п. 0000012255 00000 п. 0000012509 00000 п. 0000012913 00000 п. 0000013889 00000 п. 0000014378 00000 п. 0000064221 00000 п. 0000064489 00000 н. 0000064559 00000 п. 0000065060 00000 п. 0000157280 00000 н. 0000157866 00000 н. 0000158135 00000 н. 0000158205 00000 н. 0000158354 00000 н. 0000158381 00000 н. 0000159055 00000 н. 0000159327 00000 н. 0000159397 00000 н. 0000159585 00000 н. 0000159612 00000 н. 0000161687 00000 н. 0000161959 00000 н. 0000162029 00000 н. 0000162339 00000 н. 0000162366 00000 н.> ֹ L s @ 9 ݬ oK $ F + rr6r

Бухгалтерский учет 101: ускоренный курс ведения документации для малого бизнеса

Бухгалтерский учет часто сбивает с толку многих владельцев бизнеса.Обычно это не связано с идеей ведения бизнеса. Однако бухгалтерский учет, ведение отчетности и их сложности могут принести значительные выгоды владельцам малого бизнеса. Вот что вам следует знать о бухгалтерском учете и ведении документации, и почему вы можете рассмотреть возможность внедрения обоих в свой малый бизнес.

Что такое бухгалтерия?

Бухгалтерия — это метод отслеживания денежных средств, которые поступают в ваш малый бизнес и уходят из него. Есть два типа бухгалтерского учета: однократная (только для проводок) и двойная (для проводок и денежных потоков компании).Следя за своими средствами, вы будете составлять категории, включая расходы, заработную плату, доходы и налоги.

Как хранить книги для малого бизнеса?

Существует относительно простой метод ведения бухгалтерского учета для малого бизнеса с помощью всего двух папок. Один будет содержать документы, необходимые в вашем штате, такие как лицензии и разрешения. Будет лучше, если вы сохраните в официальной папке:

• Учредительный договор или статьи организации
• Сертификаты
• Печать предприятия
• Протокол заседания
• Разрешения

Вторая папка будет содержать ежедневные записи.Храните в своей папке ежедневных записей следующее:

• Бухгалтерский учет
• Заявки и разрешения
• Контракты, заключенные компанией
• Страховые полисы компании
• Сертификаты членства
• Имена и адреса всех участников или акционеров
• Операционное соглашение или подзаконные акты и любые поправки
• Операции с акциями
• Интересы акционеров
• Государственные заявки (например, годовые отчеты)

По мере того, как ваш бизнес решает, что он будет внедрять с течением времени, попытайтесь записать все в печать.Разделите вышеперечисленные разделы на определенные области в ваших папках, чтобы оставаться организованным. Важно отмечать все, будь то официальное и официальное (встречи и протоколы) или неофициальное (повседневная деятельность). Вы также должны датировать записи для еще большей точности.

Какие записи должны вести малые предприятия?

Независимо от того, используете ли вы программу или какую-либо другую форму, важно знать, какие записи вам следует вести. Сохраняйте квитанции, относящиеся к расходам, валовой выручке и покупкам, чтобы отслеживать дебеты и кредиты вашего малого бизнеса, а также его доход.

Вы должны хранить документы валовой выручки, такие как:

• Кассовые ленты
• Информация о депозите (продажа наличными и в кредит)
• Формы 1099-MISC
• Счета
• Квитанции

Сохраняйте документы о покупках, такие как:

• Аннулированные чеки или другие документы, подтверждающие платеж / перевод электронных средств
• Кассовые ленты
• Квитанции и выписки по кредитным картам
• Счета

Наконец, вы должны хранить расходные документы, такие как:

• Выписки со счета
• Аннулированные чеки или другие документы, подтверждающие платеж / перевод электронных средств
• Кассовые ленты
• Квитанции и выписки по кредитным картам
• Счета

Нужны ли квитанции о коммерческих расходах

Хотя вам не нужны квитанции для подачи налоговой декларации или подтверждения коммерческих расходов, владельцы малого бизнеса могут получить выгоду, сохранив квитанции.Это поможет уменьшить ваши налоговые обязательства или сумму, которую вы должны в виде налогов. Некоторые квитанции могут привести к налоговым вычетам, что позволит вам сэкономить, когда пришло время подавать налоговые декларации.

Вам понадобятся квитанции, относящиеся к:

• Счета за товар или услугу
• Питание и проезд
• Прочие предметы, такие как облигации, амортизированное оборудование, недвижимость и акции

Налоговое управление США (IRS) не требует квитанций о коммерческих расходах, стоимость которых не превышает 75 долларов, за исключением проживания.Если вы используете форму Приложения C для вычета взносов по медицинскому страхованию, вам не потребуется квитанция. Если вы сохраните квитанции и не потеряете их, у вас будет больше шансов получить вычеты и даже возмещение своих деловых расходов.

Как долго нужно хранить деловые документы?

Вы должны хранить документы и квитанции, связанные с вашим бизнесом, не менее трех лет.

Эти временные рамки включают в себя возможность проведения проверок со стороны IRS, поэтому вам следует сохранить все необходимые документы и квитанции.Кроме того, этот срок увеличивается до шести лет, если IRS подозревает, что вы занижали свой доход.

Работа с профессионалом

Бухгалтерия может помочь вашей компании отслеживать различные категории расходов и доходов. С учетом ваших потребностей в бухгалтерском учете, возможно, будет разумно обратиться к бухгалтеру. Не стесняйтесь обращаться за советом к экспертам, которые помогут вашему малому бизнесу преодолеть этот глобальный кризис.

Как настроить бухгалтерские книги для малого бизнеса

В бизнесе вы должны вести учет своих транзакций в своих книгах.Ваши бухгалтерские книги предоставляют вам место для анализа доходов и расходов вашего бизнеса и определения вашего финансового положения. Организуя и обновляя свои книги, вы можете контролировать свои финансы и принимать разумные бизнес-решения. Но прежде чем вы сможете сделать что-либо из этого, вам нужно научиться настраивать бухгалтерские книги для малого бизнеса.

Как настроить бухгалтерские книги для малого бизнеса: 7 шагов

Мысль о регистрации всех ваших деловых операций может показаться сложной.Но запись транзакций не должна быть сложной задачей. Чем больше вы готовите свои книги, тем легче будет вести учет.

Чтобы обеспечить бесперебойное ведение документации и надлежащее состояние бухгалтерских книг, выполните следующие семь шагов по настройке бухгалтерских книг для малого бизнеса.

1. Выберите метод учета

Первым делом при настройке бухгалтерских книг является выбор метода учета. Вы можете выбрать один из следующих методов учета:

• Кассовый метод : наименее сложный метод учета
• Начисление : самый сложный метод учета
• Модифицированный кассовый метод : сочетание кассового метода и начисления

Кассовый учет не требует обширных знаний в области бухгалтерского учета.С помощью этого метода записывайте транзакцию, когда деньги переходят из рук в руки. Это означает, что вы регистрируете доход при получении платежа. В кассовом методе используются только денежные счета (например, расходы, доходы и т. Д.).

Учет по методу начисления требует больших знаний в области бухгалтерского учета и требует больше времени для владельцев малого бизнеса. При начислении вы должны записывать доход при совершении транзакции, с переводом денег или без него. И записывайте расходы при выставлении счета. Метод начисления использует более сложные счета и позволяет регистрировать долгосрочные обязательства.

Модифицированный кассовый метод, или гибридный учет, представляет собой смесь учета по методу начисления и по кассовому методу. Как и при кассовом методе, вы регистрируете доход при его получении и записываете расходы при совершении платежа. Модифицированный кассовый учет использует как кассовый, так и счет начисления.

2. Определите, как вы будете регистрировать транзакции

Как вы планируете регистрировать транзакции в своих книгах? Может быть, вы рассматриваете:

• Запись транзакций вручную (например,г., таблица)
• Наем бухгалтера
• Использование бухгалтерской программы

Ручная запись транзакций вручную — наиболее трудоемкий вариант записи транзакций. Однако это самое дешевое решение для владельцев малого бизнеса. Когда вы записываете транзакции вручную, вручную учитывайте каждую транзакцию и вычисляйте итоги.

Наем бухгалтера освобождает вас от ведения собственных бухгалтерских книг и совершения типичных бухгалтерских ошибок. Это наименее трудоемкий, но и самый дорогой вариант.Если вы нанимаете бухгалтера, он составит финансовую отчетность и подсчитает итоги за вас.

Бухгалтерское программное обеспечение

— лучшее из обоих миров, когда дело касается сложности и стоимости. Бухгалтерское программное обеспечение — хороший вариант, если вы хотите упростить бухгалтерские процессы и сэкономить время, не платя цену за то, что бухгалтер сделает все за вас. Не говоря уже о том, что вам не нужно беспокоиться о подсчете итогов самостоятельно, поскольку программное обеспечение сделает это за вас.

3.Настроить план счетов

Ваш план счетов, или COA, перечисляет все счета в ваших финансовых отчетах и ​​разбивает ваши деньги на определенные категории. Сертификат подлинности показывает вам все деньги, которые идут в ваш бизнес, а также все деньги, которые уходят.

Ваш план счетов состоит из следующих пяти разделов:

• Активы
• Обязательства
• Собственный капитал
• Доходы
• Расходы

Чтобы еще больше разбить учетные записи, вы можете использовать дополнительные учетные записи (например,g., Product Sales) для организации транзакций. По мере роста вашего бизнеса вы можете добавлять в свой сертификат подлинности другие субаккаунты.

4. Открыть коммерческий счет в банке

Совмещение личных и деловых средств — это огромная проблема. Чтобы избежать ошибок в бухгалтерском учете, неточной налоговой отчетности и перерасхода средств, откройте отдельный банковский счет для бизнеса.

Открытие коммерческого банковского счета не только поможет вам организовать ваши записи, но также может создать четкий контрольный журнал для вашей компании.

Для открытия коммерческого банковского счета обычно требуется следующая информация:

• Номер социального страхования
• Идентификационный номер работодателя (EIN)
• Фирменное наименование
• Бизнес-лицензия
• Организационные документы (например, статьи организации)

Обратитесь в свое банковское учреждение, чтобы узнать, какую документацию вам необходимо предоставить для открытия коммерческого банковского счета.

5. Определите, как будут платить вашему бизнесу

Ваш бизнес не сможет развиваться, если ваши клиенты не будут вам платить.Чтобы гарантировать, что вы получаете деньги за свои продукты или услуги, установите четкую политику оплаты клиентов.

Определите, какие виды платежей вы будете принимать от своих клиентов. Это может включать:

Если вы продаете клиентам в кредит, вам нужно будет отправлять счета позже после предоставления ваших товаров или услуг. И определите условия оплаты счета-фактуры, такие как формы приемлемого платежа, когда платежи подлежат оплате, куда отправить платеж и штрафы за просрочку платежа.

6. Вести учет расходов

Учет расходов — важная часть бухгалтерского учета.Это помогает вам содержать свои книги в порядке. Кроме того, вы будете благодарить себя за то, что отслеживаете расходы, когда придет время уплаты налогов.

При ведении учета своих расходов не забудьте указать следующее:

• Поступления
• Выписки по банковскому счету и кредитной карте
• Счета
• Купюры
• Аннулированные чеки
• Подтверждение платежа
• Предыдущие налоговые декларации
• Формы W-2, 1099-MISC и 1099-NEC

Чем больше документации вы храните в своих записях, тем лучше будет ваш бизнес и бухгалтерские книги.

7. Составьте расписание и установите напоминания

Последнее, что вы хотите сделать, — это отложить регистрацию транзакций в своих книгах. Накапливание транзакций может привести к неорганизованным записям, ошибкам и множеству ненужных стрессов.

Чтобы упростить бухгалтерские обязанности, создайте и придерживайтесь графика или цикла бухгалтерского учета. Ваш график начинается с вашего начального остатка на счете и заканчивается, когда вы закрываете свои книги.

Запишите шаги в свой график или цикл и выделите время каждую неделю, месяц и т. Д.просматривать их и обновлять свои записи. Чтобы сделать шаг вперед, подумайте о том, чтобы установить напоминания для себя, чтобы вы знали, когда вам нужно пройти свой цикл и обновить свои книги.

Советы по систематизации книг

Если вы хотите, чтобы бухгалтерские книги вашей компании были точными, держите их в порядке и обновляйте.

Не самый организованный человек? Без проблем. Воспользуйтесь этими советами, чтобы поддерживать свои книги в идеальном состоянии:

1. Получите базовые знания о бухгалтерском учете, прежде чем записывать операции в свои книги
2. Воспользуйтесь бухгалтерским программным обеспечением для оптимизации процессов
3. Держите бизнес и личные финансы отдельно друг от друга
4. Отслеживайте все транзакции как можно скорее или на регулярной основе (например,г., 1 раз в неделю)
5. Найдите способ систематизировать бухгалтерские квитанции и другие документы
6. Часто просматривайте свои книги, чтобы быть в курсе финансовых событий
7. Не откладывайте запись транзакций на последнюю минуту

Боитесь мысли о необходимости создавать свои бизнес-книги? Если да, у нас есть для вас отличное решение. Онлайн-бухгалтерия Patriot позволяет легко наладить бухгалтерский учет вашей компании. Оптимизируйте способ записи своих транзакций, запустив бесплатную пробную версию бухгалтерского программного обеспечения Patriot прямо сейчас!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 14 февраля 2017 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Бухгалтерский учет

Для владельцев малого бизнеса во всем мире ведение документации является необходимой, а иногда и сложной частью обеспечения бесперебойной работы бизнеса. Ведение четкого учета доходов, расходов, сотрудников, налоговых документов и счетов — это не просто хороший бизнес. Это может принести вам душевное спокойствие, помочь вам отслеживать прогресс в достижении целей и сэкономить ваше время и деньги.

Основные записи включают:

Ведение этих записей поможет вам:

• Знайте, сколько денег нужно инвестировать в создание продукта или услуги
• Установить цену
• Сравнить предусмотренные в бюджете суммы с фактическими затратами
• Отслеживание расходов
• Принимайте мудрые решения о покупках
• Подготовка к налоговым периодам
• Легкий доступ к информации о клиентах и ​​сотрудниках
• Защитите свой бизнес в случае аудита или проблем с сотрудниками
• Рассчитать ожидаемую прибыль

Чтобы начать процесс ведения записей, определите систему отслеживания транзакций и других деталей.Это может быть онлайн, на бумаге или их сочетание. Вот некоторые из наиболее важных записей, которые нужно включить:

Журнал продаж: Этот журнал должен включать информацию о том, сколько вы продаете в день, в неделю и в месяц, включая дату, тип продукта или услуги и сумму каждой продажи.

Журнал расчетов с поставщиками: Журнал расчетов с поставщиками перечисляет деньги, которые компания должна другим людям или предприятиям. Укажите, сколько причитается, кому, когда должен быть выплачен платеж, и дату, когда вы его заплатили.Ведение надежного журнала счетов к оплате не позволит вам платить за один и тот же продукт или услугу более одного раза. Также полезно отслеживать скидки, предлагаемые при досрочном погашении, чтобы не забыть воспользоваться ими.

Журнал учета дебиторской задолженности: В журнале учета дебиторской задолженности перечисляются деньги, которые другие люди или предприятия должны компании за товары или услуги, предоставленные компанией. Этот журнал включает в себя список клиентов, которые должны вам деньги, сколько они должны и когда должна быть произведена оплата.Вы также можете включить список клиентов, которым не следует предоставлять кредит из-за прошлой неуплаты. Для каждой записи укажите дату, имя клиента, сумму, дату сбора и статус.

Журнал коммерческих расходов: Здесь вы записываете общую сумму ваших коммерческих расходов, таких как аренда, электричество, заработная плата и расходные материалы. Журнал должен включать дату, описание каждого расхода и сумму.

Заказ на поставку: Документ, который показывает официальное подтверждение заказа покупателем, который обязуется заплатить продавцу за продажу определенного продукта или услуги в будущем.

Контракты: Независимо от того, подписываете ли вы договор на поставку с продавцом, арендуете новое оборудование или оформляете полис страхования бизнеса, вы должны хранить копию контракта в своих записях. Сохранение копий любых контрактов также может помочь вам предотвратить разногласия в будущем.

Список клиентов: В зависимости от вашего бизнеса может быть разумным отслеживать информацию о ваших клиентах, чтобы вы могли рекламировать сделки или новые продукты. Включите имя клиента, купленные продукты, номер телефона, электронную почту и почтовый адрес или адрес доставки.У вас должен быть план безопасности, чтобы хранить эту конфиденциальную информацию в безопасности.

Чтобы соответствовать требованиям и избежать юридических проблем, может быть важно сохранять копии некоторых записей даже после того, как они бесполезны для повседневной работы. Например, вы можете хранить копии всех своих контрактов на срок до семи лет, но, вероятно, вам следует хранить аудиторские отчеты, годовые отчеты и записи пенсионного плана на неопределенный срок.

Скачать шаблоны ведения записей можно здесь.

2.9. Делопроизводство

2.9. Бухучет, ведение учета, делопроизводство

---

---

2.9.1. Финансовый и записи о продажах
2.9.2. Производственные записи

---

Существует три набора основных записей, которые должен вести владелец небольшого предприятия по переработке фруктов и овощей: финансовые записи, те, которые относятся к производству продукции, и записи о продажах. Использование этих записей взаимосвязано и более подробно описано в Разделах 2.3 и 2.7. В этом разделе резюмируется формат записей и возможные способы получения информации.

Как и все другие ресурсы для бизнеса, ведение учета — это вложение времени и денег, а выгоды должны перевешивать затраты. Нет смысла записывать информацию как таковую, и записи должны использоваться, если они должны иметь какую-либо ценность. Это означает, что владелец или менеджер должны понимать, для чего собирается информация и для чего ее можно использовать.Точно так же время и усилия, затрачиваемые на ведение документации, должны быть связаны с масштабом и прибыльностью бизнеса. Хотя это правда, что некоторые успешные предприниматели хранят всю информацию в своей голове и не ведут учет, никто другой не может помочь вести бизнес во время болезни или отсутствия. Ниже приведены некоторые примеры стоимости и затрат на ведение документации:

Стоимость учета:

· подробные знания о работе бизнеса
· выявление тенденций
· точный контроль над финансами и качеством продукции
· определение индивидуальных затрат, позволяющих вносить изменения в продукт или процесс для оптимизации прибыли
· отслеживать причитающиеся деньги бизнес
· доказательства для налоговых органов (может быть юридическим требованием)
· фактическая основа для ценообразования продуктов или уровней заработной платы
· знание и предотвращение краж.

Затраты на ведение делопроизводства:

· время, потраченное на изучение того, как вести записи, или обучение персонала, время, потраченное на их написание

· стоимость таких материалов, как бухгалтерские книги и ручки

· информация записывается и поэтому потенциально доступна для просмотра конкурентам или властям

· Стоимость хранения конфиденциальной и безопасной документации.

Важна точная информация, а это означает, что персонал, который должен собирать информацию, должен знать ее ценность и почему она собирается.Это должно быть частью вводного курса и обучения, когда новые сотрудники осваивают свою работу. Предприниматель должен нанимать людей, обладающих навыками и способностями выполнять работу, но также должен внедрить систему проверок, чтобы гарантировать, что одно лицо не несет ответственности за всю сферу деловой активности. Например, лицо, ответственное за ведение учета покупок, должно отличаться от лица, которое ведет учет использования материалов или уровней запасов. Владелец или менеджер должны также обеспечить актуальность всех записей и, при необходимости, проверку точности арифметических операций.Не существует единственно правильного способа ведения записей, и отдельные владельцы должны разрабатывать системы, соответствующие их стилю работы. Приведенные ниже примеры оказались успешными на малых предприятиях пищевой промышленности в Африке и Азии.

Отдельный учет денежных средств, поступающих в бизнес, и денежных средств, которые используются для покупки повседневных товаров, полезно готовить с использованием кассовой книги (рисунок 62). Кроме того, когда у предпринимателей есть банковский счет, им потребуется банковская книга для записи полученных и оплаченных чеков с использованием тех же заголовков, что и на Рисунке 62.

Рисунок 62. — Пример макета кассовой книги

Дата	Товар	Наличными	Выплата	Остаток
____	Описание или номер счета	______	________	_______
____	________________________	______	________	_______
____	________________________	______	________	_______

Важно знать, сколько денег должно бизнесу должники в любой момент времени, а также сколько денег должно кредиторам.Это особенно важно, если, например, розничные торговцы ожидают получения кредита до оплаты полученных товаров. Сумма денежной задолженности предприятия и сумма причитающейся ей суммы могут быть объединены в единую бухгалтерскую книгу, чтобы можно было еженедельно сравнивать разницу. Счета-фактуры и квитанции следует хранить вместе в указанном порядке. Примером этого типа бухгалтерской книги является книга дебиторской и кредиторской задолженности (рисунок 63).

Рисунок 63. — Пример книги дебиторской и кредиторской задолженности

Дата	Товар	Кредит выдан	Остаток	Дата	Товар	Кредит взят	Остаток
____	Описание или номер квитанции	______	Описание или номер счета	_____	_____	___________	______
____	______________	______	____________	_____	_____	___________	______
____	______________	______	____________	_____	_____	___________	______
____	______________	______	____________	_____	_____	___________	______

Можно использовать и другие книги, но они являются основным требованием для сбора всей финансовой информации, необходимой для подготовки ежемесячных отчетов о прибылях и убытках, балансовых отчетов и проверки прогнозов движения денежных средств.Другая информация, необходимая для подготовки отчетов о прибылях и убытках, — это записи о продажах и запасах на складе (Рисунки 64 и 65).

Рисунок 64. — Пример страницы из книги продаж

Название продукта ________________________________			Номер партии _____________
Дата	Клиент	Продано	Значение	Дата выставления счета	Дата платежа
____________	Впишите сумму в кг или количество упаковок	___________	________	______	_______
____________	_________________	___________	________	______	_______
____________	_________________	___________	________	______	_______
____________	_________________	___________	________	______	_______

Записи, которые ведут кладовщики, показывают, какие продукты и материалы перемещаются в складские помещения и из них.Баланс используется для указания необходимости повторного заказа, а также может использоваться для выявления хищений или других убытков, которые не учтены.

Рисунок 65. — Пример книги кладовщика для учета ингредиентов (аналогичные записи делаются для упаковки, материалов и готовой продукции)

Название ингредиента ______________________________________________________________
Дата	Сумма на складе	На сумму в магазине	Номер технологической партии	Остаток
_____________	Напишите суммы в кг или количество упаковок		__________________	_______
_____________	_____________	________________	__________________	_______
_____________	_____________	________________	__________________	_______
_____________	_____________	________________	__________________	_______

Как показано на Рисунке 66, данные из книги продаж суммируются для получения ежемесячного дохода.Затраты на ингредиенты, упаковку и т. Д., Которые использовались в течение месяца, регистрируются в книге кладовщика, а другие расходы суммируются из кассовой книги и банковской книги для расчета ежемесячного счета прибылей и убытков.

Счет прибылей и убытков описывает, как деньги приходят и уходят из бизнеса в течение месяца (или другого подходящего периода времени). Это позволяет владельцу отображать прогресс в бизнесе и сравнивать результаты с ожидаемыми в бизнес-плане (раздел 2.3.4).

Однако для получения «моментального снимка» эффективности бизнеса в данный момент балансовый отчет является мощным инструментом управления, который может помочь понять, откуда пришли деньги, как они используются в бизнесе и как его можно было бы лучше использовать. Пример баланса небольшого винодельческого предприятия показан на Рисунке 67.

Рисунок 66. — Пример ежемесячного счета прибылей и убытков

Месяц: апрель
Товар		$	$
Доход от продаж			750	из книги продаж
За вычетом затрат
	Начальные запасы	25
	Покупок	55
	Запасы на конец месяца	30
	= Запасы, использованные в течение месяца	50		из Кладовой книги
Валовая прибыль			700
Минус прочие расходы:
	Заработная плата	75
	Аренда	25
	Принадлежности	20		из кассовых и банковских книг
	Транспорт	45
	Маркетинговые расходы	25
	Выплата процентов кредитору	18
	Налоги уплачены	6
		214
Чистая прибыль			486

Таким образом, баланс представляет собой отчет о деньгах в бизнесе в определенный момент времени, который показывает, как деньги используются (активы) и откуда они пришли (обязательства).В приведенном выше примере деньги, которые остаются в бизнесе в виде невостребованной прибыли, являются основным источником оборотного капитала. Важно отметить, что владелец уже получил зарплату из бизнеса, а оставшаяся прибыль принадлежит бизнесу и будет использоваться для реинвестирования. Эта картина бизнеса может быть использована, например, для определения того, следует ли заказывать дополнительные запасы, нужно ли срочно проверять неоплаченные счета розничным продавцам или имеется достаточная прибыль для погашения большей суммы по ссуде.

Рисунок 67. — Пример баланса для небольшого винодела на 21.3.1997 г.

Откуда пришли деньги (Обязательства) ($)		Как использовались деньги (Активы) ($)
Кредиторская задолженность	450	Наличные	65
Платежи клиентов	865	Дебиторская задолженность	650
Банковский заем	1200	Акции	600
Собственный капитал	500	Оборудование	2180
Прибыль	880	Заработная плата собственника	400
	3895		3895

Основными причинами ведения производственных записей являются обеспечение наличия и удовлетворительного функционирования процедур обеспечения качества, а также учет использования ингредиентов и количества запасов для использования в финансовом учете.Когда сырье перерабатывается, каждая партия должна быть записана в Книге испытаний поступающих материалов (рис. 68). Такой же макет можно использовать для регистрации поступающих партий ингредиентов и упаковочных материалов, некоторые из которых также требуют проверки по прибытии (см. Раздел 2.7.2).

Также следует вести записи о количестве и типе используемых сырьевых материалов и ингредиентов, а также о важных условиях обработки (например, время сушки, время нагрева, температуры и т. Д.)), чтобы операторы смешивали одни и те же ингредиенты в каждой партии и обрабатывали их каждый раз одинаково (рис. 69).

Каждой партии пищевых продуктов должен быть присвоен номер партии, который регистрируется в журналах управления запасами, журналах обработки и записях о продажах продуктов. Номера партий должны соотноситься с номерами кодов продуктов, напечатанными на этикетках или внешних картонных коробках. Это позволяет переработчику отследить любые последующие неисправности в партии продукта обратно в процесс или в сырье.

Рисунок 68. — Пример входящей тетради по материалам

Название продукта ____________________			Номер партии ____________
Сырье *	Поставщик	Результаты проверки для **:
		А	В	К
Запишите либо «прошел / не прошел», либо замечания по качеству
____________	______	__________	____________	_________
____________	______	__________	____________	_________
____________	______	__________	____________	_________

* Эта информация также должна быть записана для других ингредиентов и упаковочных материалов
** Различные тесты записываются вместо ABC в соответствии с типами проверяемых материалов

Рисунок 69.- Пример технологического журнала производства джема

Продукт ___________________________		Номер партии __________________
Состав:	Цель	Чек	Изменения от цели
Целлюлоза	Укажите суммы, времена и т. Д.		_________________
Сахар	__________	__________	_________________
Лимонная кислота	__________	__________	_________________
Пектин	__________	__________	_________________
Вес партии	__________	__________	_________________
Время кипячения	__________	__________	_________________
Содержание твердых частиц в продукте	__________	__________	_________________

Таким образом, ведение документации — это инструмент управления, который помогает владельцу в любое время знать состояние небольшого фруктового и овощного предприятия и иметь надежную информацию, на которой основываются его или ее планы относительно развитие бизнеса.