Цель официально делового стиля: Официально-деловой стиль речи: понятие определения, примеры текстов

также имеет менее формальный стиль, чем бумажные сообщения. Однако это немного меняется, поскольку все больше организаций используют электронную почту для всех коммуникаций.Поэтому вам следует избегать использования «текстовых разговоров» или излишней неформальности.

Подробнее об этом читайте на нашей странице Хороший этикет электронной почты .

Помните…

Если вы сомневаетесь в том, насколько формальным должно быть ваше письмо, обычно лучше проявить осторожность.

Практически никого не обижает слишком много формальностей. Тем не менее, вы, безусловно, можете обидеться, если будете вести себя слишком неформально.

Как написать официальный бизнес-отчет (с примерами)

Официальные бизнес-отчеты выполняют важные функции, помогая менеджерам и руководителям принимать решения.Эти документы могут иметь различное назначение в зависимости от ваших потребностей и отрасли. Умение писать официальный бизнес-отчет может помочь вам стать профессионалом. В этой статье мы объясняем, что такое формальный бизнес-отчет, как его составлять, и приводим пример.

Что такое официальный бизнес-отчет?

Официальный бизнес — это официальный документ, который содержит данные, исследования, информацию и другие необходимые детали, которые помогают лицам, принимающим решения, формировать планы и цели, чтобы помочь компании.В зависимости от темы официальный бизнес-отчет может состоять из нескольких страниц и включать обширные данные и информацию. Вот несколько наиболее распространенных типов официальных бизнес-отчетов с указанием цели:

Отчет с обоснованием / рекомендацией

Вы можете использовать этот отчет, чтобы предложить руководству идею. Тело будет включать такие разделы, как риски, затраты и выгоды. Примером такого отчета может быть предложение о покупке машины для вашего рабочего места.Чтобы убедить лицо, принимающее решение, купить машину, вы должны составить этот отчет, чтобы привести убедительные аргументы.

Отчет о расследовании

Этот отчет может представить потенциальные риски конкретной возможности. Этот отчет помогает владельцам бизнеса предвидеть любые проблемы, связанные с инвестициями или покупками. Вы также можете создать официальный бизнес-отчет для анализа предлагаемого слияния.

Отчет о соответствии

Используйте этот отчет, когда организация хочет продемонстрировать подотчетность и создать отчет о соответствии.Это отчет, который позволяет организации доказать, что она соблюдает правила и правильно расходует деньги. Например, бухгалтер может написать отчет о соответствии, чтобы показать, что компания соблюдает федеральные законы в отношении расходов.

Отчет о осуществимости

Когда вам нужно проанализировать результаты предложенной идеи, вы можете использовать этот отчет. Отчет может охватывать потенциальные проблемы, связанные с этим затраты и преимущества идеи. С помощью этого отчета вы можете определить, будет ли предложение прибыльным, возможен ли крайний срок и есть ли вероятность, что оно может превысить бюджет.

Отчет об исследованиях

Этот отчет поможет вам проанализировать проблему. В отчет будут включены рекомендации по устранению проблем.

Периодический отчет

Этот отчет помогает организации улучшить свои продукты, услуги, процессы или политики. Отчет может включать в себя информацию о прибылях и убытках или может проверять эффективность. Например, розничный магазин будет иметь ежемесячный отчет о своих продажах.

Ситуационный отчет

Для обсуждения конкретной темы, например информации с конференции, используйте ситуационный отчет.

Контрольный отчет

Вы можете использовать этот отчет, чтобы представить несколько решений в качестве вариантов для конкретной ситуации.

Связано: Документация на рабочем месте

Как написать официальный бизнес-отчет

Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы создать профессиональный бизнес-отчет:

1. Планируйте, прежде чем писать

Относитесь к формальному бизнес-отчету, как к проекту.Прежде чем начать собирать исследования и записывать разделы, точно спланируйте, чего вы хотите достичь. При этом у вас будет больше шансов создать отчет в ясном и простом стиле.

2. Проверьте внутренний формат

Компания, в которой вы работаете, может уже иметь установленный формат для официальных бизнес-отчетов. Изучите справочник своей компании или попросите человека, который хочет получить отчет, узнать, есть ли какой-то конкретный формат, который вам следует использовать. Использование установленного формата поможет вашему отчету выглядеть более профессионально.

3. Добавьте заголовок

Вы можете получить название отчета вместе с брифом или можете написать его самостоятельно. Убедитесь, что заголовок четкий и виден в начале отчета. Вы также должны добавить свое имя и имена других людей, которые работали над отчетом, и дату, когда вы его написали.

4. Напишите оглавление

Страница оглавления должна следовать за названием и авторами. Страница оглавления необходима для длинного и сложного официального отчета.Хотя эта страница находится в начале отчета, она должна быть написана последней, когда отчет будет готов. Запишите заголовки разделов точно так, как они появляются в каждом разделе отчета, и убедитесь, что номера страниц совпадают.

5. Добавьте резюме или реферат

Резюме резюмирует основные моменты официального бизнес-отчета. Читателю может быть полезно иметь этот раздел, но он не является обязательным, особенно если ваш отчет короткий. Лучше всего спросить человека, который запросил бизнес-отчет, предпочитает ли он резюме или реферат.Хотя краткое изложение находится в начале отчета, вы должны писать его в последнюю очередь вместе со страницей содержания, чтобы вы могли включить примечания из раздела с выводами и рекомендациями.

Резюме должно рассказывать читателю о ваших выводах и даже опираться на пункты вашего заключения. Также важен краткий обзор того, что читатель найдет в отчете. Ваш менеджер может иметь время только для того, чтобы прочитать резюме отчета, поэтому в нем должны быть описаны основные моменты, найденные в отчете.

Связано: 5 шагов для отличного делового письма (с советами)

6. Напишите введение

В этом разделе подробно описывается причина, по которой вы пишете отчет. Введение должно касаться цели отчета и справочной информации по теме, о которой вы пишете. Включите любые определения и резюмируйте основные аргументы.

7. Опишите вашу методологию

Раздел методологии должен объяснить читателю методы исследования, которые вы выбрали для создания этого отчета, такие как использование качественного метода, количественного метода или их комбинации.Это должно быть четкое обоснование того, почему вы решили использовать определенные методы.

8. Представьте свои выводы

В этом разделе вы должны представить результаты своего исследования. Важно представить свои результаты логично и лаконично, при этом убедитесь, что вы включили достаточно информации, чтобы доказать, что вы тщательно исследовали вопрос.

Одним из способов облегчить чтение результатов является использование заголовков, подзаголовков и пронумерованных разделов для организации всего.Вы можете представить свои выводы в виде маркированного списка или с помощью таблицы. Вы также можете представить свои выводы с помощью иллюстраций и графиков, таких как инфографика, но убедитесь, что эти изображения подходят для отчета.

9. Закончите выводом и рекомендациями

В этом разделе вы представите свою оценку на основе результатов, а затем дадите рекомендации к действию. Если вы добавляете какие-либо цели, вы должны добавлять к ним измеримые действия.Каждая предлагаемая цель, метод или вариант должны рассказать читателю, как они повлияют на организацию.

10. Добавьте библиографию и приложения

Включите все источники, которые вы использовали для написания отчета. Это могут быть периодические издания, онлайн-статьи или книги. Перечислите источники в алфавитном порядке. Вы также можете включить все материалы в поддержку отчета. Это могут быть анкеты, карты, заметки, резюме, диаграммы, таблицы, иллюстрации и другие. Пометьте каждую заметку, карту и другие документы буквой, чтобы вы могли четко ссылаться на них в отчете.

12. Корректура

Когда вы закончите писать свой отчет, вычитайте его, чтобы убедиться, что он не содержит грамматических или орфографических ошибок, что сделает ваш отчет более достоверным. Кроме того, при написании будьте ясны и лаконичны. Избегайте сложных слов и сленга. Допустимо использовать жаргон и технические термины, соответствующие отрасли, в которой вы работаете, но не злоупотребляйте ими. Убедитесь, что текст перетекает из одного раздела в другой, особенно если в отчете было несколько авторов.

Пример официального бизнес-отчета

Вот образец официального бизнес-отчета, который вы можете просмотреть в качестве руководства:

Отчет о текучести кадров в GHS Corporation

Представлен 8 августа 2019 г.

Введение

Менеджер отдела кадров запросил этот отчет для изучения высокой текучести кадров в GHS Corporation. Информация в этом отчете была собрана сотрудниками отдела кадров в течение трех месяцев.Команда из пяти человек проанализировала административные записи и условия работы, а также опрошенных сотрудников. В этом отчете даются рекомендации по минимизации высокой текучести кадров среди сотрудников GHS Corporation.

Справочная информация

Корпорация GHS работает уже 10 лет. В нем работает 200 человек, большинство из которых оплачивают комиссионные для страховых клиентов. Несмотря на то, что мы работаем в регионе со значительной безработицей, годовой оборот составляет от 60 до 65% каждый год.

Выводы

Наиболее существенной проблемой, обнаруженной отделом кадров при собеседовании с персоналом, было отсутствие поддержки для молодых матерей, которым необходимы услуги по уходу за детьми, чтобы они могли прийти на работу. Сотрудники отметили, что разочарованы отсутствием внутренней системы ухода за детьми, которая могла бы помочь им продолжить работу.

Другой проблемой, упомянутой сотрудниками, было отсутствие связи между сотрудниками и высшим руководством.Они выразили обеспокоенность по поводу получения непоследовательных и поздних инструкций. Они рассказали, что не знали основных бизнес-целей, что привело к потере интереса к компании и своей работе.

Выводы

Мы обнаружили следующие основные проблемы:

1. Отсутствие поддержки молодых матерей в отношении ухода за детьми

2. Отсутствие связи между персоналом и высшее руководство

Рекомендации

Для решения этих двух основных проблем мы рекомендуем предпринять следующие шаги:

1.При минимальных затратах для GHS можно создать центр по уходу за детьми на дому, побуждая матерей вернуться к работе.

2. Каждый отдел должен выбрать представителя сотрудника, который будет представлять интересы персонала на собраниях руководства. Этот посол может выразить озабоченность и сообщить результаты своей команде, чтобы повысить вовлеченность.

Эффективное деловое письмо

Каким бы великим … ни был природный талант, искусству письма нельзя научиться сразу.

Жан-Жак Руссо

Читайте, читайте, читайте… Как плотник, который работает подмастерьем и учится у мастера.

Уильям Фолкнер

Вы научитесь лучше писать, только если будете писать.

Дорис Лессинг

Начало работы

Вводные упражнения

1. Найдите минутку, чтобы написать три слова, описывающих ваш успех в письменной форме.
2. Составьте список слов, которые у вас ассоциируются с письмом. Сравните свой список со списком одноклассников.
3. Кратко опишите свой опыт написания и включите одну ссылку на то, что вы хотите прочитать в своем сообщении.

В бизнесе мы часто слышим: «Получите это письменно». Этот совет предназначен для предотвращения недопонимания, основанного на том, что, по мнению одного человека, сказал другой человек. Но всегда ли письменное общение — получение его в письменной форме — предотвращает недопонимание?

Согласно новостному материалу Washington Post , письменное соглашение было бы полезно для клиента авиакомпании по имени Майк.Попав в аварию в аэропорту, Майк получил ваучеры на бесплатный проезд на сумму 7500 долларов. Однако в соответствии со стандартной политикой авиакомпании срок действия ваучеров должен был истечь через двенадцать месяцев. Когда Майк увидел, что он и его жена не смогут совершить достаточно перелетов, чтобы использовать всю сумму до истечения срока, он позвонил в авиакомпанию и попросил продления. Ему сказали, что авиакомпания продлит крайний срок, но позже выяснилось, что они были готовы сделать это всего за 50% стоимости ваучера.Представитель авиакомпании сказал газете: «Если [Майк] сможет предоставить письмо, в котором говорится, что мы предоставим полную стоимость ваучеров, он должен предоставить его».

Тем не менее, как мы увидим в этой главе, письменное оформление не всегда является надежным способом обеспечения точности и понимания. Точность письменного сообщения зависит от того, насколько хорошо писатель знает предмет и аудиторию, а понимание зависит от того, насколько хорошо писатель привлекает внимание читателя.

В этой главе рассматривается письменное слово в контексте бизнеса.Мы также кратко рассмотрим символы, дизайн, шрифт, время и связанные с ними невербальные выражения, которые вы используете при создании страницы или документа. Наши обсуждения будут сосредоточены на эффективном сообщении ваших мыслей и идей посредством ясного, краткого и эффективного письма.

9.1 Устное или письменное общение

Цель обучения

1. Объясните, чем письменное общение похоже на устное и чем оно отличается.

Письменное слово часто заменяет устное слово. Люди часто говорят: «Было приятно услышать от вас», когда они получают электронное письмо или письмо, хотя на самом деле они не слышали сообщение, а прочитали его . Тем не менее, если они хорошо вас знают, они могут мысленно «услышать» ваш голос в написанных вами словах. Написать сообщение друзьям или коллегам может быть так же естественно, как поговорить с ними. Тем не менее, когда нас просят что-то написать, мы часто чувствуем беспокойство и рассматриваем письмо как более трудоемкий и требовательный процесс, чем разговор.

Устные и письменные формы общения во многом схожи. Оба они полагаются на базовый процесс связи, который состоит из восьми основных элементов: источник, приемник, сообщение, канал, приемник, обратная связь, среда, контекст и помехи. Таблица 9.1 «Восемь основных элементов коммуникации» суммирует эти элементы и дает примеры того, как каждый элемент может быть применен в устном и письменном общении.

Таблица 9.1 Восемь основных элементов коммуникации

Как видно из приложений в этом примере, по крайней мере два различных вида помех могут разрушить конференц-связь, и помехи могут существовать независимо от того, является ли коммуникация для планирования вызова устной или письменной. Попробуйте переключить примеры «Контекст» и «Вмешательство» с устного на письменный, и вы увидите, что несоответствие ожиданий и путаница часового пояса могут произойти по телефону или по электронной почте.Хотя этот пример имеет неблагоприятный исход, он указывает на сходство устных и письменных коммуникативных процессов.

Еще одно сходство устной и письменной форм общения состоит в том, что их можно разделить на вербальные и невербальные категории. Вербальное общение включает слова, которые вы говорите, а невербальное общение включает в себя то, как вы их произносите — тон голоса, выражение лица, язык тела и так далее. Письменное общение также включает вербальные и невербальные аспекты.Слова, которые вы выбираете, являются вербальным измерением. То, как вы их изображаете или отображаете, является невербальным измерением, которое может включать в себя носитель (электронная почта или печатный документ), гарнитура или шрифт или внешний вид вашей подписи на письме. В этом смысле устное и письменное общение схожи по своему подходу, хотя и существенно различаются по своему применению.

Написанное слово обеспечивает динамический процесс связи между источником и приемником, но часто асинхронный и происходит в разное время., что означает, что это происходит в разное время. Когда мы общаемся лицом к лицу, мы получаем немедленную обратную связь, но наши письменные слова заменяют это межличностное взаимодействие, и нам не хватает немедленной реакции. Поскольку мы часто не присутствуем физически, когда кто-то читает то, что мы написали, важно, чтобы мы предвидели потребности читателя, интерпретацию и вероятную реакцию на наши письменные сообщения.

Предположим, вас попросили написать сообщение, рассказывающее клиентам о новом продукте или услуге, которые ваша компания собирается предложить.Если бы вы разговаривали с одним из них в непринужденной обстановке за чашкой кофе, что бы вы сказали? Какие слова вы бы выбрали для описания продукта или услуги и как они могут удовлетворить потребности клиента? Как деловой коммуникатор, вы должны сосредоточиться на словах, которые вы используете, и на том, как вы их используете. Короткие простые предложения, состоящие из слов, также передают деловой стиль. На предыдущих уроках английского языка вы, возможно, научились красноречиво писать, но в деловом контексте ваша цель — четкое, прямое общение.Одна из стратегий достижения этой цели — писать теми же словами и фразами, которые вы используете во время разговора. Однако, поскольку в письменном общении отсутствует немедленная обратная связь, которая присутствует в устной беседе, вам нужно выбирать слова и фразы еще более тщательно, чтобы обеспечить точность, ясность и понимание.

Ключевые вынос

Письменное общение включает те же восемь основных элементов, что и устное общение, но часто бывает асинхронным.

Упражнения

1. Просмотрите устные и письменные заявки в таблице 9.1 «Восемь основных элементов коммуникации» и составьте отдельный сценарий для каждого. Что могли сделать Джей и Хизер по-другому, чтобы конференция прошла успешно?
2. Посетите корпоративный веб-сайт, на котором есть страница «О нас». Прочтите сообщение «О нас» и напишите своими словами краткое содержание того, что в нем рассказывается о компании. Сравните свои результаты с результатами своих одноклассников.
3. Вы — ваша собственная компания. Какие слова описывают вас? Создайте логотип, придумайте название и представьте свои описательные слова таким образом, чтобы привлечь внимание.Поделитесь и сравните с одноклассниками.

9.2 Как учатся письму?

Цель обучения

1. Объясните, как чтение, письмо и критическое мышление способствуют тому, чтобы стать хорошим писателем.

Вы можете подумать, что одни люди просто рождаются лучшими писателями, чем другие, но на самом деле письмо — это отражение опыта и усилий. Если вы думаете о своих писательских успехах, вы можете придумать пару любимых книг, авторов или учителей, которые вдохновили вас на самовыражение.Вы также можете вспомнить чувство разочарования из-за своего предыдущего писательского опыта. Это нормально и естественно испытывать чувство разочарования из-за воспринимаемой неспособности выразить себя. Акцент здесь делается на вашем восприятии себя как писателя как одного из аспектов вашего общения. Большинство людей используют устное общение для большей части своего самовыражения, от повседневного общения до официальных деловых встреч. У вас есть жизненный опыт в этой сфере, который вы можете использовать в своих статьях.Чтение вслух того, что вы написали, — это положительный прием, который мы рассмотрим позже более подробно.

Заявление Мартина Лютера Кинга-младшего «Насилие — это язык неслыханного» подчеркивает важность обретения собственного голоса, способности выражать свои идеи. Насилие проявляется во многих формах, но часто связано с разочарованием, вызванным отсутствием возможности общаться. Вы можете прочитать слова Кинга и подумать о движении за гражданские права 1960-х годов, или, возможно, о жестокости террористических атак 11 сентября или о войнах, происходящих в современном мире.Публичные демонстрации и боевые действия — это выражение голоса, от человека к коллективу. Обретение голоса и умение слушать других — это часть обучения общению.

Когда дело доходит до письма, вы сами себе лучший союзник. Сохранять позитивный настрой в отношении своего писательского пути — это не клише или простой, бессмысленный совет. Ваше отношение к письму может влиять и влияет на ваши письменные продукты. Даже если письмо было для вас проблемой, тот факт, что вы читаете это предложение, означает, что вы осознаете важность этого важного навыка.Этот текст и наши обсуждения помогут вам улучшить свои навыки письма, а ваше позитивное отношение — часть вашей стратегии успеха.

Нельзя недооценивать силу усилий в сочетании с вдохновением и мотивацией. Тогда загвоздка будет в том, чтобы получить вдохновение и мотивацию. Это еще не все, но это отличное место для начала. Вы не родились с клавиатурой перед вами, но когда вы хотите поделиться чем-то с друзьями и написать им текст, слова (или сокращения) появляются почти естественно.Таким образом, вы признаете, что обладаете навыками, необходимыми для того, чтобы начать процесс улучшения и использования своих писательских способностей для достижения успеха в бизнесе. Это потребует времени и усилий, и пресловутый путь начинается с одного шага, но не упускайте из виду тот факт, что ваша умелая способность составлять слова существенно повлияет на вашу карьеру.

Чтение

Чтение — это шаг, на который многие писатели указывают как на неотъемлемый шаг в обучении эффективному письму.Вы можете любить книги о Гарри Поттере или быть фанатом Сумерек, но если вы хотите эффективно писать в бизнесе, вам нужно читать документы, связанные с бизнесом. Это могут быть письма, отчеты, бизнес-предложения и бизнес-планы. Вы можете найти их там, где работаете, или в письменном центре вашей школы, в бизнес-отделе или в библиотеке; есть также много веб-сайтов, на которых можно найти образцы всех видов деловых документов. В число ваших чтений также должны входить публикации в отрасли, в которой вы работаете или планируете работать, например, Aviation Week , InfoWorld , Journal of Hospitality , International Real Estate Digest или Women’s Wear Daily , чтобы назвать немного.Вы также можете получить преимущество, читая публикации в областях, отличных от выбранной вами; часто чтение вне вашей ниши может повысить вашу универсальность и помочь узнать, как другие люди выражают аналогичные концепции. Наконец, не пренебрегайте общими СМИ, такими как бизнес-раздел вашей местной газеты, и общенациональными изданиями, такими как Wall Street Journal , Fast Company и Harvard Business Review . Чтение — одна из самых полезных привычек на всю жизнь, которые вы можете практиковать, чтобы улучшить свои навыки делового общения.

В «реальном мире», когда вы не успеваете в срок, а производство имеет первостепенное значение, вы будете торопиться, и у вас может не хватить времени на адекватное ознакомительное чтение для конкретного задания. А пока воспользуйтесь своим курсом делового общения, изучив общие деловые документы, которые вам, возможно, придется написать, внести свой вклад или сыграть роль в составлении черновиков. В некоторых документах есть определенная формула, и ваше знакомство с ними сократит время на подготовку и изготовление, одновременно повысив вашу эффективность.Читая похожие документы, делайте заметки о том, что вы наблюдаете. Читая несколько рекламных писем, вы можете заметить несколько закономерностей, которые могут сослужить вам хорошую службу позже, когда придет ваша очередь. Эти шаблоны часто называют условными языковыми шаблонами для определенного жанра или традиционными языковыми шаблонами для определенного жанра.

Письмо

Никогда не упускайте из виду один ключевой показатель эффективности вашего письма: степень, в которой он оправдывает ожидания читателей.Если вы работаете в адвокатском бюро, вы знаете, что цель судебной записки — убедить судью в том, что к данному делу применимы определенные нормы права. Если вы работаете в газете, вы знаете, что редакционная статья должна убеждать читателей в достоинствах определенной точки зрения, тогда как новостная статья должна сообщать факты без предвзятости. Если вы пишете текст объявления, цель состоит в том, чтобы мотивировать потребителей принять решение о покупке. В каждом случае вы пишете с определенной целью, и отличное место для начала при выборе того, что писать, — это ответить на следующий вопрос: каковы ожидания читателей?

Когда вы являетесь младшим членом команды, вам могут быть поручены канцелярские задачи, такие как заполнение форм, заполнение базы данных или координация встреч.Или вас могут попросить провести исследование, которое включает чтение, интервью и ведение заметок. Не стоит недооценивать эти аспекты процесса написания; вместо этого примите тот факт, что письмо для бизнеса часто включает в себя задачи, которые писатель может даже не распознать как «письмо». Ваш вклад очень важен и сам по себе является возможностью обучения на рабочем месте, которую не следует воспринимать как должное.

При получении письменного задания важно убедиться, что вы понимаете, что вас просят сделать.Вы можете прочитать инструкции и попытаться выразить их своими словами, чтобы понять смысл задания. Однако будьте осторожны, чтобы не упустить из виду то, что говорится в указаниях, а не то, что, по вашему мнению, они говорят. Точно так же, как ожидания аудитории должны быть частью вашего размышления о том, как, что и зачем писать, инструкции, данные вашим инструктором или в рабочей ситуации вашим руководителем, устанавливают ожидания. Точно так же, как вы можете спросить наставника о письменном задании на работе, вам необходимо использовать доступные вам ресурсы, чтобы максимально использовать возможности обучения.Попросите профессора прояснить любые моменты, которые вы считаете сбивающими с толку или воспринимаете более чем одним способом интерпретации, чтобы лучше соответствовать ожиданиям.

Прежде чем писать вступительный абзац или даже первое предложение, важно обдумать общую цель задания. Слово назначение может в равной степени применяться к письменному продукту для класса или для вашего работодателя. Вы можете составить список основных моментов и посмотреть, как они могут стать тематическими предложениями в серии абзацев.Вы также можете серьезно подумать о том, соответствует ли ваш выбор слов, тон, язык и то, что вы хотите сказать, вашему пониманию аудитории. Мы вкратце представили процесс написания ранее и подробно рассмотрим его позже в нашем обсуждении, но сейчас написание должно касаться изучения ваших вариантов. Авторы редко имеют в виду готовый продукт, когда начинают, но как только вы узнаете, какова ваша цель и как ее достичь, процесс написания станет проще и эффективнее.

Конструктивная критика и целевая практика

Наставники также могут сыграть важную роль в вашем писательском росте. Ваш наставник может выступать в роли наставника, предлагая конструктивную критику, понимание того, что он или она написал, и уроки жизни о написании с определенной целью. Никогда не недооценивайте наставников, которые окружают вас на рабочем месте, даже если вы в настоящее время работаете на должности, не связанной с желаемой карьерой. Они могут прочитать ваш черновик и выявить ошибки, а также предоставить полезную информацию.Друзья и семья также могут быть полезными наставниками — если смысл вашего документа понятен кому-то, кто не работает в вашем бизнесе, он, вероятно, также будет понятен вашей аудитории.

Главное — быть открытым для критики, помня, что никто никогда не улучшался, повторяя вредные привычки снова и снова. Только когда вы знаете, в чем заключаются свои ошибки — ошибки грамматики или структуры предложения, логики, формата и т. Д., — вы сможете исправить свой документ и в следующий раз выполнить свою работу лучше. Написание может быть отдельным занятием, но чаще в бизнес-среде это коллективные, групповые или командные усилия.Прежде чем завершить работу над документом, держите глаза и уши открытыми, чтобы не упустить возможность обратиться за внешней помощью.

Чтобы стать успешным писателем о бизнесе, нужно практиковаться. Целенаправленная практика Выявление слабых мест и конкретная работа над их улучшением, что включает в себя определение ваших слабых мест и, в частности, работу над их улучшением, особенно ценно. Помимо чтения возьмите за привычку писать, даже если это не конкретное задание. Чем больше вы практикуетесь в написании материалов, которые используются в вашей работе, тем больше будет писать естественным образом, и это станет более легкой задачей — даже в тех случаях, когда вам нужно работать под давлением.

Критическое мышление

Критическое мышление «Самостоятельное, самодисциплинированное, самоконтрольное и самокорректирующее мышление». означает осознавать свой мыслительный процесс. Это человеческая черта, которая позволяет нам выйти за рамки того, что мы читаем или пишем, и спросить себя: «Действительно ли это имеет смысл?» «Есть ли другие, возможно, лучшие способы объяснить эту идею?» Иногда наше мышление очень абстрактно и становится ясным только в процессе выражения мыслей словами.Как сказал персонаж из романа Э. М. Форстера «Аспекты романа »: «Как я могу сказать, что думаю, пока не увижу то, что говорю?» Вы действительно написали то, что хотели, и будет ли это легко понять читателю? Успешное письмо формирует отношения с аудиторией, достигая читателя на глубоком уровне, который может быть динамичным и мотивирующим. Напротив, когда текст не оправдывает ожиданий аудитории, вы уже знаете о последствиях: они пойдут дальше.

Обучение эффективному письму требует чтения, письма, критического мышления и тяжелой работы.Возможно, вы видели Волшебник из страны Оз и помните сцену, когда Дороти обнаруживает, что находится за занавеской. До этого момента она считала, что силы волшебника были необходимы, чтобы изменить ее ситуацию, но теперь она обнаруживает, что сила принадлежит ей. Как и Дороти, вы можете обнаружить, что способность успешно писать находится в ваших руках. Отличное деловое письмо может вдохновлять, и важно не потерять это чувство вдохновения, когда мы разбираем процесс написания до его элементарных компонентов.

Вы можете быть поражены выступлением Тони Хока на рампе для скейтборда, Миа Хамм на футбольном поле или Майкла Фелпса в воде. Те, кто демонстрирует превосходство, часто делают вид, что это легко, но ничто не может быть дальше от истины. Усилия, целеустремленная практика и настойчивость всегда будут побеждать. Когда дело доходит до письма, вам нужно научиться распознавать четкое и краткое письмо, глядя за кулисами на то, как оно создается. Это не означает, что мы потеряем магию, связанную с лучшими писателями в этой области.Вместо этого мы будем ценить то, что читаем, когда исследуем, как это было написано и как писатель добился успеха.

Ключевые вынос

Успех в письме зависит от хороших привычек: чтения, письма (особенно целенаправленной практики) и критического мышления.

Упражнения

1. Возьмите интервью у человека, чья работа связана с письмом. Это может включать написание электронных писем, отчетов, предложений, счетов-фактур или любых других форм деловых документов.Где этот человек научился писать? Что они могут включить в качестве основных шагов к обучению письму для достижения успеха в бизнесе? Поделитесь своими результатами с одноклассником.
2. В течение пяти дней подряд читайте деловой раздел в местной газете или другой ежедневной газете. Составьте одностраничный обзор новостей, которые производят на вас наибольшее впечатление. Просмотрите свои резюме и сравните их с результатами своих одноклассников.
3. Попрактикуйтесь в заполнении онлайн-формы, требующей написания предложений, например, заявления о приеме на работу в компанию, которая принимает заявки онлайн.Как такое письмо по сравнению с написанием, которое вы делали для других курсов в прошлом? Обсудите свои мысли с одноклассниками.

9.3 Хорошее письмо

Цели обучения

1. Определите шесть основных качеств, которые характеризуют хорошее деловое письмо.
2. Определите и объясните риторические элементы и родственные стратегии, которые способствуют хорошему письму.

Одна из распространенных проблем — просто ответить на вопрос, что такое хорошее письмо? По мере изучения письменного делового общения мы постараемся ответить на него.Но знайте, что, хотя вопрос может быть простым, ответ сложен. Эдвард П. Бейли предлагает запомнить несколько ключевых моментов.

Хорошее деловое письмо

• следует правилам,
• легко читается, а
• привлекает читателя.

Рассмотрим эти качества подробнее.

Первый пункт Бейли вызывает немало споров. Каковы правила? Зависят ли «правила» от ожиданий аудитории или отраслевых стандартов, от того, чему вас учил ваш учитель английского языка, или они отражены в замечательных произведениях авторов, на которые вы можете указать в качестве положительных примеров? Ответ — «все вышеперечисленное» с уточнением.Возможно, вам потребуется сбалансировать ожидания аудитории с отраслевыми стандартами документа, и вам может потребоваться найти баланс или компромисс. Бейли указывает на здравый смысл как на один из основных критериев хорошего письма, но здравый смысл — это продукт опыта. При поиске баланса понимание читателя является решающим фактором. Правильное использование точки с запятой может быть не тем, что нужно для того, чтобы предложение работало. Ваша читающая аудитория должна уделять больше внимания всему, что вы пишете, потому что без нее у вас не будет больше письменных заданий.

Когда мы говорим, что хорошее письмо следует правилам, мы не имеем в виду, что писатель не может быть творческим. Подобно тому, как студенту-искусствоведу необходимо знать, как нарисовать сцену в правильной перспективе, прежде чем он сможет «нарушить правила», «искривляя» перспективу, так и писатель должен знать правила языка. Хорошее знание того, как правильно использовать слова, строить предложения с правильной грамматикой и строить логические абзацы — навыки, которые писатель может использовать независимо от задания. Несмотря на то, что некоторые бизнес-условия могут требовать консервативного письма, есть и другие области, где творчество не только разрешено, но и обязательно.Представьте себе работу в рекламном агентстве или фирме по разработке программного обеспечения; в таких ситуациях успех приходит из выражения новых, неопробованных идей. Следуя правилам языка и правильному письму, писатель может выразить эти творческие идеи в ясной форме, способствующей пониманию.

Точно так же, письмо, которое легко читать, — это не то же самое, что «упрощенное письмо» или упрощенное письмо. Что легко читать? Для молодой аудитории вам может потребоваться использовать прямые, простые термины, но игнорировать их использование языка — значит создать искусственный и ненужный барьер.Пример, касающийся Майли Сайрус, может работать с одной читающей аудиторией и не понравиться другой. Специфические для профессии термины могут быть полезны, поскольку мы пишем о точных понятиях. Не каждый поймет все термины в профессии, но если ваша аудитория в значительной степени грамотна в терминах этой области, использование отраслевых терминов поможет вам установить отношения с вашими читателями.

Поистине отличный писатель — это тот, кто может объяснить сложные идеи так, чтобы читатель их понял.Иногда легкость чтения может исходить от того, что автор выбрал блестящий иллюстративный пример, чтобы донести мысль. В других ситуациях это может быть включение автором определений в текст, чтобы смысл незнакомых слов был понятен. Это также может быть вопрос выбора динамических, конкретных глаголов, которые проясняют, что происходит и кто выполняет действие.

Третий момент Бейли касается интереса читателя. Захотят ли они это прочитать? Этот вопрос должен направлять большую часть того, что вы пишете.Мы все чаще получаем информацию из нашей среды через визуальные, слуховые и мультимедийные каналы, от YouTube до потокового аудио и просмотра новостей в Интернете. Некоторые утверждают, что это привело к снижению концентрации внимания при чтении, а это означает, что писателям необходимо обращаться к читателям короткими, яркими предложениями и запоминающимися фразами. Тем не менее, есть еще много людей, которые любят погрузиться в чтение интересной статьи, предложения или маркетингового материала.

Пожалуй, самая полезная стратегия для привлечения внимания читателя — это указать, как ваше письмо может удовлетворить потребности читателя.Если в вашем документе содержится информация, позволяющая ответить на вопрос, решить проблему или объяснить, как увеличить прибыль или сократить расходы, вы можете указать это в начале. Начав со стратегии «что в этом для меня?», Вы даете аудитории повод заинтересоваться тем, что вы написали.

Больше качеств хорошего письма

К приведенному выше списку Бейли добавим несколько дополнительных качеств, определяющих хорошее письмо. Хорошее письмо

• соответствует ожиданиям читателя,
• — ясный и лаконичный,
• эффективен и действенен.

Чтобы оправдать ожидания читателя, писатель должен понимать, кем является предполагаемый читатель. В некоторых деловых ситуациях вы пишете только одному человеку: своему начальнику, коллеге в другом отделе или отдельному покупателю или поставщику. Если вы хорошо знаете этого человека, вам будет так же легко написать ему или ей, как написать записку родителям или соседу по комнате. Если вы не знаете этого человека, вы можете по крайней мере сделать некоторые разумные предположения о его или ее ожиданиях, основываясь на занимаемой должности и ее отношении к вашей работе.

В других ситуациях вы можете писать документ для чтения группой или командой, целым отделом или даже большим количеством совершенно незнакомых людей. Как вы можете предугадать их ожидания и соответствующим образом адаптировать свои тексты? Естественно, вы хотите узнать как можно больше о своей вероятной аудитории. Сколько вы можете узнать и какая информация будет зависеть от ситуации. Например, если вы пишете контент веб-сайта, вы можете никогда не встретить людей, которые будут посещать этот сайт, но вы можете предсказать, почему они будут привлечены на этот сайт и что они ожидают там прочитать.Помимо изучения своей аудитории, ваше четкое понимание письменного задания и его цели поможет вам оправдать ожидания читателей.

Наше добавление пятого пункта, касающегося четкого и краткого письма, отражает растущую тенденцию деловой переписки к устранению ошибок. Ошибки могут включать те, которые связаны с производством, от написания до редактирования и ответа читателя. Ваша двойная цель — ясное и лаконичное письмо — указывает на главную цель общения: верность.Эта концепция включает в себя нашу цель — точно передать всю предполагаемую информацию с минимумом разбивки сигнала или сообщения или неверной интерпретации. Создание ваших документов, включая написание и презентацию, с целью уменьшения разбивки сообщений — важная часть эффективного делового общения.

Это приводит наше обсуждение к эффективности. В сутках всего двадцать четыре часа, и нас все чаще просят делать больше с меньшими затратами, с почти гарантированными более короткими сроками.Как писатель оправдать постоянно растущие ожидания? Каждое письменное задание требует четкого понимания целей и желаемых результатов, и когда любой из этих двух аспектов неясен, эффективность вашего письма может быть поставлена ​​под угрозу. Для перезаписи требуется время, которого у вас может не быть, но вам придется его потратить, если задание было выполнено неправильно с первого раза.

Как мы уже обсуждали ранее, выработка привычки читать похожие документы перед началом процесса написания может помочь создать мысленный шаблон желаемого продукта.Если вы мысленно видите то, что хотите написать, и имеете представление о подобных документах в сочетании с потребностями аудитории, вы можете писать более эффективно. Ваши письменные документы являются продуктом и потребуются в соответствии с графиком, который влияет на ваших коллег и бизнес. Ваша способность эффективно создавать эффективные документы — это набор навыков, которые будут способствовать вашему успеху.

Наш шестой пункт усиливает эту идею с упором на эффективность. Что такое эффективное письмо? Письмо успешно выполняет свою задачу.Понимание цели, целей и желаемых результатов вашего письменного задания поможет вам добиться этого успеха. Ваш работодатель может захотеть ввести вступительное коммерческое письмо, которое приведет к увеличению числа потенциальных клиентов, или потенциальных контактов для последующих действий, ведущих к продажам. Ваша аудитория может не увидеть документ с этой точки зрения, но вместо этого будет читать с мыслями: «Как это поможет мне решить проблему X?» Если вы достигнете обеих целей, ваше письмо приближается к эффективности. Здесь эффективность квалифицируется словом «приближение», чтобы указать на то, что написание — это и процесс, и продукт, и ваше письмо будет постоянно требовать усилий и внимания для пересмотра и улучшения.

Риторические элементы и стратегии познания

Другой подход к определению хорошего письма — это посмотреть, как оно выполняет задачи двух хорошо известных систем коммуникации. Одна из этих систем включает три классических элемента риторики: искусство представления аргумента или искусство представления аргумента. Этими элементами являются логотипы , (логика), этос , (этика и достоверность) и пафос , (эмоциональная привлекательность), впервые предложенные древнегреческим учителем Аристотелем.Хотя риторика часто применяется к устному общению, особенно к публичным выступлениям, она также является основой хорошего письма.

Второй набор целей включает в себя так называемые родственные стратегии: способы формирования, выражения и представления сообщения аудитории или способы содействия пониманию, разработанные в последние десятилетия Чарльзом Костельником и Дэвидом Роджерсом. Подобно элементам риторики, родственные стратегии можно применять к публичным выступлениям, но они также полезны для развития хорошего письма.В таблице 9.2 «Риторические элементы и стратегии познания» описаны эти цели, их цели и примеры того, как они могут быть реализованы в деловой письменной форме.

Таблица 9.2 Риторические элементы и стратегии познания

Ключевые вынос

Хорошее письмо характеризуется правильностью, легкостью чтения и привлекательностью; он также отвечает ожиданиям читателей и является ясным, кратким, действенным и действенным. Риторические элементы (логотипы , , , этос, и , пафос, ) и родственные стратегии (ясность, лаконичность, расположение, достоверность, ожидание, отсылка, тон, акцент и вовлеченность) — вот цели, которые достигаются при хорошем деловом письме.

Упражнения

1. Выберите деловой текст, который вас заинтересует. Что заставило вас это прочитать? Поделитесь своими мыслями с одноклассниками.
2. Выберите деловой текст и оцените его по качествам хорошего письма, представленным в этом разделе. Считаете ли вы, что письмо можно назвать «хорошим»? Почему или почему нет? Обсуди свое мнение с одноклассниками.
3. Определите этику, пафос и логотипы в документе.Поделитесь и сравните с одноклассниками.

9.4 Стиль письменного общения

Цели обучения

1. Опишите и определите три стиля письма.
2. Продемонстрировать правильное использование разговорной, повседневной и формальной письменной речи хотя бы в одном документе каждого стиля.

Один из способов изучить письменное общение — со структурной точки зрения. Слова представляют собой серию символов, которые передают значение, соединенных в определенные узоры, которые объединяются для передачи сложных и сложных значений.Существительные, глаголы, прилагательные, наречия, предлоги и артикли — это строительные блоки, которые вы будете использовать при составлении письменных документов. Ошибки в написании отдельных слов или грамматические ошибки, связанные с неправильным размещением или неправильным выбором слов в предложении, могут вызвать путаницу, потерять смысл и негативно повлиять на прием вашего документа. Сами по себе ошибки не являются плохими по своей сути, но неспособность распознать и исправить их отразится на вас, вашей компании и ограничит ваш успех. Самокоррекция — это часть процесса написания.

Другой способ изучить письменное общение — с точки зрения целей, когда конкретные документы касаются заявленных (или неустановленных) целей и содержат ожидаемые и ожидаемые правила, обычаи и форматы. Нарушение этих правил, обычаев или форматов — намеренное или непреднамеренное — также может негативно повлиять на способ получения вашего документа.

Разговорное, повседневное и формальное письмо — три общих стиля, которые несут в себе свои собственные определенные наборы ожиданий.Какой стиль вы будете использовать, будет зависеть от вашей аудитории, и часто будет ли ваше сообщение прочитано только сотрудниками вашей компании (внутренние коммуникации — обмен и понимание смысла между отдельными людьми, отделами или представителями одного и того же бизнеса) или теми вне организации, например, поставщики, клиенты или клиенты (внешние коммуникации) Обмен и понимание смысла между отдельными лицами, отделами или представителями бизнеса и сторонами за пределами организации.). Как правило, внешние коммуникации имеют тенденцию быть более формальными, так же как корпоративные бланки и визитные карточки, предназначенные для представления «внешнему миру», более формальны, чем электронная почта и текстовые сообщения, которые используются для повседневного письма внутри организация.

Стиль также зависит от цели документа и его аудитории. Если ваше письменное задание связано с содержанием веб-страницы, очень важно использовать четкое и лаконичное использование написанного слова. Если ваше письменное задание представляет собой тематическую статью для онлайн-журнала, вы можете позволить себе роскошь дополнительного места и подсчета слов в сочетании с графикой, изображениями, встроенными видео или аудиоклипами и ссылками на связанные темы.Если ваше письменное задание включает в себя вводное письмо, представленное на распечатанной странице, которое доставляется в конверте потенциальному клиенту, у вас не будет интерактивности, которая улучшит ваше письмо, что создаст дополнительную нагрузку на ваше письмо и то, как вы его представляете.

Разговорный

Разговорный язык Неформальный разговорный стиль письма. это неформальный разговорный стиль письма. Он отличается от стандартного делового английского тем, что в нем часто используются красочные выражения, сленг и региональные фразы.В результате его может быть сложно понять изучающему английский язык или человеку из другого региона страны. Иногда разговорный язык принимает форму различия слов; например, разница между «колой», «тоником», «поп-напитком» и «содовой» в первую очередь зависит от того, где вы живете. Это также может принимать форму поговорки, как обсуждает Рой Уайлдер-младший в своей книге You All Speken Here: Southern Talk at Its Down-Home Best . Разговорные высказывания, такие как «Он мог бы устроить ливень» или «Он не смог бы удариться о землю, если бы упал», красочно, но не универсально передают, что человек некомпетентен.На Тихоокеанском Северо-Западе кто-то мог бы «прогуляться» или медленно пройти к «кафе» или пекарне, чтобы взять «кленовый батончик» — кондитерское изделие, известное как «пончик Длинного Джона» людям в других частях страны. Соединенные Штаты.

Разговорный язык может быть отражен в текстовых сообщениях:

«Хорошо, черт возьми, я выполнил свою часть и вложил ее туда, где вы просили, но моя? если группа не участвует, я все еще получаю кредит за свою часть того, что я сделал? n также сколько мы все должны сделать? я имею в виду, что я изложил свое мнение о пунктах по порядку, должен ли я также отвечать другим члены команды что ли? Спасибо »

Мы можем понять смысл сообщения и понять некоторые сокращения и коды, но когда дело доходит до бизнеса, этот стиль написания разговорного текста обычно подходит только для внутреннего общения один на один между коллегами, которые хорошо знают друг друга (и тех, кто не судит друг друга по орфографии или грамматике).Для внешних коммуникаций и даже для групповых коммуникаций внутри организации это обычно не подходит, так как некоторые коды нестандартны и могут даже быть незнакомы широкой аудитории.

Разговорное письмо может быть разрешено и даже предпочтительнее в некоторых деловых контекстах. Например, в маркетинговом письме с описанием простонародного продукта, такого как дровяная печь или старомодный попкорн, можно использовать разговорный стиль, чтобы создать ощущение расслабления дома с близкими.Тем не менее, важно учитывать, насколько разговорный язык будет казаться аудитории. Будет ли смысл выбранных вами слов понятен читателю из другой части страны? Будет ли простоватый тон звучать так, будто вы «свысока» говорите со своей аудиторией, предполагая, что они недостаточно умны или образованы, чтобы оценить стандартный английский? Наконец, следует помнить, что разговорный стиль не может служить оправданием для использования сексистских, расистских, профанных или иных оскорбительных выражений.

Обычный

Повседневный язык: Включает повседневные слова и выражения в знакомом групповом контексте. включает повседневные слова и выражения в знакомом групповом контексте, например, разговоры с семьей или близкими друзьями. Акцент делается на самом коммуникативном взаимодействии, а не на иерархии, власти, контроле или социальном статусе общающихся людей. Когда вы находитесь дома, иногда вы, вероятно, носите повседневную одежду, которую не носите на публике, например пижаму или нижнее белье.Повседневное общение — письменный эквивалент такой повседневной одежды. Сказал ли вам когда-нибудь член семьи что-то такое, чего никогда бы не сказал незнакомец или коллега? Или вы сказали члену семьи что-то такое, чего никогда не сказали бы в присутствии начальника? В обоих случаях используется обычный язык. Когда вы пишете для бизнеса, повседневный стиль обычно неуместен. Вместо этого уважительный профессиональный тон представит вас хорошо в ваше отсутствие.

Формальный

В деловом письме соответствующий стиль будет иметь некоторую степень формальности.Формальный язык — фокусируется на профессиональном самовыражении, уделяя внимание ролям, протоколу или внешнему виду. это общение, которое фокусируется на профессиональном самовыражении с уделением внимания ролям, протоколу и внешнему виду. Он характеризуется своим словарным запасом и синтаксисом, грамматическим расположением слов в предложении или грамматическим расположением слов в предложении. То есть писатели, использующие формальный стиль, склонны использовать более сложную лексику — большее разнообразие слов и больше слов с несколькими слогами — не для того, чтобы бросить громкие слова вокруг, а для улучшения формального настроения документа.Они также склонны использовать более сложный синтаксис, в результате чего предложения становятся длиннее и содержат больше придаточных предложений.

Подходящий стиль для конкретного бизнес-документа может быть очень формальным или менее строгим. Если ваш руководитель напишет вам электронное письмо, и вы ответите, обмен может быть неформальным, поскольку он будет плавным и непринужденным, без особой предусмотрительности или фанфар, но он все равно будет отражать формальность деловой среды. Скорее всего, вы будете осторожны, используя информативную тему, приветствие («Привет, [имя руководителя]» типично для электронных писем), слова благодарности за любую информацию или предложение, которое она вам предоставила, и указание на то, что вы стоите готов помочь в дальнейшем, если это будет необходимо.Вы, вероятно, также проверите свою грамматику и орфографию, прежде чем нажать «отправить».

Официальный документ, такой как предложение или годовой отчет, требует тщательного планирования и подготовки, а его стиль не может быть гибким или расслабленным. Вместо этого он может использовать другой язык, чтобы подчеркнуть престиж и профессионализм вашей компании. Допустим, вы собираетесь написать маркетинговое письмо, которое будет напечатано на фирменном бланке компании и отправлено сотне потенциальных клиентов. Естественно, вы хотите представить свою компанию в положительном свете.В письме такого рода вы можете написать предложение вроде «Widget 300 — это наше премиальное предложение в линейке; мы разработали его для удобства перемещения и эффективности использования, думая прежде всего о вашем успехе ». Но в электронном письме или твите вы можете вместо этого использовать неформальное предложение, читая «W300 — хороший степлер».

Написание для бизнеса часто включает выбор соответствующего уровня формальности для компании и отрасли, конкретного документа и ситуации, а также аудитории.

Ключевые вынос

Лучший стиль документа может быть разговорным, повседневным, неформальным или формальным, в зависимости от аудитории и ситуации.

Упражнения

1. Вернитесь к примеру электронной почты или текстового сообщения в этом разделе. Не могли бы вы отправить это сообщение своему профессору? Почему или почему нет? Какие нормативные ожидания существуют в отношении общения между профессором и студентом и где вы их усвоили? Обсудите свои мысли с одноклассниками.
2. Выберите бизнес-документ и опишите его стиль. Это формально, неформально или разговорно? Можете ли вы его переписать в другом стиле? Поделитесь своими результатами с одноклассником.
3. Назовите три слова или фразы, которые вы бы сказали своим друзьям. Перечислите три слова или фразы, которые передают те же значения, которые вы сказали бы авторитетному лицу. Поделитесь и сравните с одноклассниками.
4. Когда уместно писать небрежным тоном? Официальным тоном? Напишите эссе объемом от одной до двух страниц на эту тему и обсудите его с одноклассником.
5. Как целевая аудитория влияет на выбор слов и использование языка в документе? Подумайте о конкретной теме и двух конкретных типах аудитории. Затем напишите короткий пример (250–500 слов) того, как эта тема может быть представлена ​​каждой из двух аудиторий.

9.5 Принципы письменного общения

Цели обучения

1. Ознакомьтесь с правилами письменной речи.
2. Разберитесь в юридических последствиях деловой переписки.

Вы можете не вспомнить, когда и где вы узнали все о существительных, глаголах, прилагательных, наречиях, предлогах, артиклях и фразах, но если вы поймете это предложение, мы будем считать само собой разумеющимся, что вы твердо разбираетесь в основах. Но даже профессиональные писатели и редакторы, которые потратили всю жизнь на изучение тонкостей создания правильных предложений, должны использовать справочники для поиска ответов на вопросы грамматики и использования, возникающие в ходе их работы.Давайте посмотрим, как простой набор символов, называемый словом, может быть такой головоломкой.

Слова по своей сути абстрактны

Не существует общепринятого определения любви, есть много способов описать желание и бесчисленное множество способов набраться терпения. Каждый из этих терминов является существительным, но это абстрактное понятие, относящееся к нематериальному понятию. существительное, относящееся к нематериальному понятию.

Хотя существует множество способов определить стул, описать стол или нарисовать окно, каждый из них имеет несколько общих характеристик.Стул может быть сделан из дерева, выполнен в стиле миссии или из пластмассы в виде цельного куска в невзрачном стиле, но каждый имеет четыре ножки и выполняет общую функцию. Таблица и окно также имеют общие характеристики, которые сами по себе составляют основу для понимания между источником и приемником. Слова «стул», «стол» и «окно» являются конкретными терминами. Описывают то, что мы можем видеть и потрогать, поскольку они описывают то, что мы можем видеть и трогать.

Конкретные термины часто легче согласовать, понять или, по крайней мере, определить общие характеристики.Абстрактные термины могут легко стать еще более абстрактными при расширенных обсуждениях, и собеседники могут никогда не прийти к согласию относительно общего определения или даже диапазона понимания.

В деловом общении, где цель состоит в том, чтобы быть ясным и кратким, ограничивая диапазон неверного толкования, какой тип слова, по вашему мнению, является предпочтительным? Конкретные термины служат для пояснения вашего письма и более точной передачи вашего предполагаемого значения получателю. Хотя все слова являются абстракциями, некоторые из них — в большей степени, чем другие.Чтобы способствовать эффективному общению, выбирайте слова, на которые можно легко сослаться и понять.

слов регулируются правилами

Возможно, вам нравится думать о себе как о свободном духе, но знаете ли вы, что все ваше общение регулируется правилами? Вы не родились умением говорить, но с младенчества научились составлять слова и предложения. Изучая язык, вы изучаете правила. Вы узнали не только, что слово означает в данном контексте, и как его произносить; вы также узнали социальный протокол: когда его использовать, а когда нет.Когда вы пишете, ваши слова представляют вас в ваше отсутствие. Контекст может меняться от читателя к читателю, и ваша цель как эффективного делового коммуникатора — донести свое сообщение (и некоторую обратную связь) независимо от ситуации.

Чем лучше вы знаете свою аудиторию и контекст, тем лучше вы можете предвидеть и учитывать правила того, как, что и когда использовать определенные слова и термины. И в этом заключается парадокс. Вы можете подумать, что в идеале лучшее письмо — это письмо, которое универсально привлекательно и понятно.Однако чем больше вы разрабатываете конкретное сообщение для определенной аудитории или контекста, тем менее универсальным становится сообщение. Собственно, само по себе это ни хорошо, ни плохо. Фактически, если бы вы не настраивали таргетинг своих сообщений, они были бы не столь эффективны. Понимая эту взаимосвязь универсального или конкретного обращения к аудитории или контексту, вы можете выйти за рамки словарного запаса и синтаксиса и сосредоточиться на читателе. При рассмотрении такого задания, как коммерческое письмо, знание целевой аудитории дает вам представление о явных и неявных правилах.

Все слова подчиняются правилам, и правила сильно различаются в зависимости от языка и культуры. Известный пример — решение компании Chevrolet дать название «Nova» одному из своих автомобилей. В английском языке слово nova происходит от латинского, означающего «новый»; для тех, кто изучал астрономию, это также относится к типу звезд. Однако, когда Chevy Nova был представлен в Латинской Америке, его сразу же высмеяли как «автомобиль, который не едет». Почему? Потому что « no va » буквально означает «не идет» на испанском.

Изучая образцы названий на различных рынках, вы можете быстро изучить правила, относящиеся к словам и их множественному значению, так же, как вы узнали о субъектах и ​​объектах, глаголах и существительных, прилагательных и наречиях, когда вы изучали язык. Задолго до того, как вы узнали формальные грамматические термины, вы наблюдали, как другие общаются и учились методом проб и ошибок. В бизнесе ошибка означает неэффективность, потерю ресурсов, и ее следует избегать. Для Chevrolet небольшое исследование рынка в Латинской Америке имело бы большое значение.

Слова формируют нашу реальность

Аристотель известен многими вещами, включая то, что он задавал вопросы о том, реальна ли таблица, которую вы можете увидеть, почувствовать или использовать. Это может показаться вам странным, но представьте, что мы смотрим на коллекцию старинных ручных инструментов. Кто они такие? Они сделаны из металла и дерева, но для чего они нужны? Слова, которые мы используем, помогают нам понять нашу реальность, и мы часто используем то, что знаем, чтобы понять, чего мы не знаем. Возможно, нам трудно описать цвет инструмента или стола, когда мы ходим вокруг него.Сам свет может влиять на наше восприятие его цвета. Нам может не хватать словаря, чтобы точно описать цвет, и вместо этого мы можем сказать, что он «похож на цвет», но не описать непосредственно сам цвет. Цвет, использование инструмента или стиль таблицы не зависят от человека, воспринимающего их, но также являются отражением человека, воспринимающего объект.

В деловом общении наша цель четкого и лаконичного общения включает в себя предвидение этой неспособности обозначить цвет или описать функцию старинного инструмента путем конструирования смысла.Предвидение языка, который читатель может обоснованно знать, а также незнакомых терминов, позволяет писателю общаться таким образом, чтобы описывать общие ориентиры, одновременно показывая новое, интересное или необычное. Содействие пониманию и ограничение неверных толкований — ключевые цели эффективного бизнес-коммуникатора.

Ваше письмо, представляющее новый продукт или услугу, в определенной степени зависит от ваших предвзятых представлений о предполагаемой аудитории и их предвзятых представлений о вашей организации и ее продуктах или услугах.Ссылаясь на точки соприкосновения, вы устанавливаете связь между известным и неизвестным, знакомым и новым. Люди с большей вероятностью будут открыты для нового продукта или услуги, если они могут обоснованно связать их с тем, с которыми они знакомы или с которыми у них был хороший опыт в прошлом. Ваша первоначальная мера успеха — это эффективное общение, а ваш долгосрочный успех может быть измерен продажей или новым контрактом на оказание услуг.

слов и ваша юридическая ответственность

Ваше письмо в деловом контексте означает, что вы представляете себя и свою компанию.То, что вы пишете, и то, как вы это пишете, может быть частью успеха вашей компании, но также может привести к непредвиденным последствиям и юридической ответственности. Когда вы пишете, помните, что ваши слова будут существовать еще долго после того, как вы перейдете к другим проектам. Они могут стать проблемой, если преувеличивают, заявляют ложные утверждения или порочат физическое или юридическое лицо, например, конкурирующую компанию. Другой проблемой является плагиат: представление чужой работы как своей собственной, использование чужого письма без указания источника.Независимо от того, взят ли «заимствованный» материал из печатной книги, веб-сайта или блога, плагиат является нарушением закона об авторском праве и может также нарушать политику вашей компании. Отраслевые стандарты часто содержат юридические аспекты, которые необходимо соблюдать и которые нельзя игнорировать. Для писателя это может быть проблемой, но может быть и увлекательной, и с хорошими результатами.

Быстрый темп развития технологий означает, что закон не всегда может соответствовать реалиям делового общения. Компьютеры использовались более двадцати лет, прежде чем Конгресс принял Закон об авторском праве в цифровую эпоху 1998 года, первый федеральный закон, который «переместил национальный закон об авторском праве в цифровую эпоху.Подумайте на мгновение об изменениях в использовании компьютеров, которые произошли с 1998 года, и вы поймете, сколько новых законов необходимо, чтобы разъяснить, что является справедливым и этичным, что должно быть запрещено и кто владеет правами на что.

Например, предположим, что ваш руководитель просит вас использовать вашу страницу Facebook или учетную запись Twitter, чтобы время от времени «подключать» продукты вашей компании. Вы обязаны подчиняться? Если вы позже смените работу, кому принадлежат ваши сообщения или твиты — они ваши или ваш нынешний работодатель имеет на них право? А как насчет вашей сети «друзей»? Может ли ваш работодатель использовать свою контактную информацию для отправки маркетинговых сообщений? На эти и многие другие вопросы предстоит ответить по мере развития технологий, отраслевых практик и законодательства.

«Наш продукт лучше, чем продукт компании X. Их продукт опасен, и вы были бы мудрым покупателем, если бы выбрали нас для своих продуктовых решений ».

Что не так в этих двух предложениях? Они могут привлечь вас и вашу компанию в суд. Вы сделали обобщенное заявление о том, что один продукт лучше другого, и вы заявили это так, как если бы это был факт. В следующем предложении говорится, что продукт вашего конкурента опасен. Даже если это правда, ваша способность доказать свое утверждение вне разумных сомнений может быть ограничена.Ваше заявление снова заявлено как факт, и с точки зрения другой компании, ваши приговоры могут быть расценены как клевета или клевета.

Клевета — письменная форма клеветы или ложного заявления, наносящего ущерб репутации. является письменной формой клеветы или ложного заявления, наносящего ущерб репутации. Если будет опубликовано ложное заявление о факте, которое беспокоит и причиняет вред лицу, которого клевещут, — включая публикацию в цифровой или сетевой среде — на автора этого утверждения может быть предъявлен иск за клевету.Если клевещущее лицо является публичным лицом, они должны доказать злой умысел или намерение причинить вред, но если жертвой является частное лицо, клевета применяется даже в том случае, если нельзя доказать, что преступление злонамеренно. Согласно Первой поправке вы имеете право выражать свое мнение, но слова, которые вы используете, и то, как вы их используете, включая контекст, имеют отношение к их интерпретации как мнение, а не факт. Всегда будьте осторожны, чтобы квалифицировать то, что вы пишете, и не навредить.

Ключевые вынос

Слова подчиняются правилам и формируют нашу реальность.Писатели несут юридическую ответственность за недопущение плагиата и клеветы.

Упражнения

1. Определите слово «стул». Опишите, что такое стол. Нарисуйте окно. Делитесь, сравнивайте и сравнивайте результаты с одноклассниками
2. Определите любовь. Опишите желание. Наберитесь терпения.
3. Определите целевую аудиторию и укажите по крайней мере три слова, которые, по вашему мнению, будут подходящими и эффективными для этой аудитории.Определите вторую аудиторию (отличную от первой) и укажите три слова, которые, по вашему мнению, будут уместными и эффективными. Чем аудитории и их слова похожи или отличаются? Сравните свои результаты с результатами своих одноклассников.
4. Напишите коммерческое письмо для аудитории, принадлежащей к другой культуре. Определите культуру и сформулируйте, как ваше сообщение адаптировано к вашему восприятию целевой аудитории. Поделитесь и сравните с одноклассниками.
5. Поищите в Интернете «дела о клевете в Интернете» и посмотрите, что вы найдете. Обсудите свои результаты с одноклассниками.
6. В других примерах, помимо грамматических правил, которыми мы руководствуемся при использовании слов, рассмотрим онлайн-среду. Выполните поиск по слову «сетевой этикет» и поделитесь своими выводами.

9.6 Преодоление барьеров для эффективного письменного общения

Цель обучения

1. Опишите некоторые общие препятствия для письменного общения и способы их преодоления.

Практически в любой карьере или сфере бизнеса письменное общение является ключом к успеху. Эффективное письмо может предотвратить потерю времени, потраченные впустую усилия, раздражение и разочарование. То, как мы общаемся с другими как внутри нашего бизнеса, так и за его пределами, имеет большое значение для формирования имиджа организации. Если люди чувствуют, что к ним прислушиваются и они могут получить ответы от фирмы и ее представителей, их мнение будет положительным. Умелое письмо и понимание того, как люди реагируют на слова, имеют решающее значение для достижения этой цели.

Как мы можем продемонстрировать умелое письмо и хорошее понимание того, как люди реагируют на слова? Ниже приведены некоторые предложения.

Начнем с электронного письма студента колледжа профессору:

«Я не понимаю, почему они не должны быть оплачены до 11.10. Я имею в виду, что в календаре указано, что они должны были быть оплачены тогда, так что я их выполнил, я все еще получаю за них кредит или мне нужно вернуть их на одной ленте? пожалуйста дайте мне знать, спасибо.а также когда вы ставите оценку тому, что мы сделали? »

Что не так с этим электронным письмом? Что вы наблюдаете, что может стать препятствием для общения? Начнем с отсутствия формальности, в том числе с того факта, что студент не назвал профессору свое имя или, к какому конкретному классу относится вопрос. Затем наблюдается несоблюдение базовых правил лексики и синтаксиса. А как насчет строчных букв «i» и орфографических ошибок?

Одним из значительных препятствий на пути к эффективному письменному общению является неумение думать о мелочах.Орфографические ошибки и неправильная грамматика могут рассматриваться как детали, но они плохо отражаются на вас и, в бизнес-контексте, на вашей компании. Они подразумевают либо то, что вы недостаточно образованы, чтобы знать, что совершали ошибки, либо что вы слишком беспечны, чтобы исправлять их. Делать ошибки свойственно человеку, но выработка привычки создавать письменные документы с ошибками значительно повышает вероятность возникновения негативных последствий. Когда вы пишете, вы обязаны редактировать сами и обращать внимание на детали.В конечном итоге исправление ошибок до того, как их заметят другие, займет меньше времени и усилий, чем попытки исправить ошибки постфактум.

Получите значение цели

Как бы вы интерпретировали это сообщение?

«Вы не должны допустить накопления запасов. Вы должны контролировать расходы на транспортировку и держать их под контролем. Отправляйте нам за один раз любые партии, превышающие 25 ».

Обход: Непонимание, которое возникает, когда приемник полностью не понимает предполагаемого значения источника.включает в себя недопонимание, которое происходит, когда получатель полностью не понимает предполагаемого значения источника. Слова означают разные вещи для разных людей в разных контекстах. Вся эта разница позволяет как источнику, так и получателю полностью пропустить намеченную цель друг друга.

Вы поняли сообщение в примере? Давайте разберемся. Джерри Салливан в своей статье «Обход управленческих коммуникаций » рассказывает историю г-на Сато, менеджера из Японии, который недавно приехал в США.Сообщение пришло от его начальства в Kumitomo America, фирме, занимающейся печатным оборудованием для издательского бизнеса в Японии. Г-н Сато передал инструкции (на английском языке, как показано выше) г-же Брэди, которая быстро определила, что было три лота сверх двадцати пяти, и организовала быструю отгрузку.

Шесть недель спустя г-н Сато получил второе сообщение:

«Почему ты не сделал то, что мы тебе сказали? В вашем ежеквартальном отчете о запасах указано, что у вас есть 40 партий, которые вы должны были отправить в Японию.Вы не должны нарушать наши инструкции ».

В чем проблема? Как рассказывает Салливан, это пример одного слова или набора слов, имеющих более одного значения. По словам Салливана, в японском «больше х» входит ссылочный номер двадцать пять. Другими словами, Кумитомо хотел, чтобы все партии из двадцати пяти или более штук были отправлены в Японию. Под это описание подходят сорок участков. Г-жа Брэди интерпретировала слова как написанные, но культурный контекст оказал прямое влияние на значение и результат.

Вы можете защитить мисс Брэди и понять интерпретацию, но урок остается ясным. Более того, культурные ожидания различаются не только на международном уровне, но и по многим параметрам — от регионального до межличностного.

Человек, выросший в сельской местности на северо-западе Тихого океана, может иметь совершенно иное толкование значения, чем кто-то из Нью-Йорка. Возьмем, к примеру, слово «центр города». Для сельского жителя центр города означает центр или городской район любого большого города.Однако для жителя Нью-Йорка центр города может быть направлением, а не местом. Можно поехать на окраину города или в центр, но когда его спросят: «Откуда ты?» ответ может относиться к району («Я вырос в Манхэттене») или району («Я из Ист-Виллидж»).

В этом примере участвуют два человека, различающиеся по географическому признаку, но мы можем дополнительно разделить на людей, выросших в одном штате из двух регионов, двух людей противоположного пола или двух людей из разных поколений. Комбинации бесконечны, как и возможности обхода.Хотя вам может казаться, что вы все поняли, запрос на обратную связь и запрос подтверждения и разъяснения может помочь вам понять целевое значение.

Салливан также отмечает, что в стрессовых ситуациях мы часто мыслим категориями того или иного, не осознавая сам стресс. Такое мышление может способствовать возникновению ошибки источника / приемника. В бизнесе он отмечает, что менеджеры часто ошибочно полагают, что общение проще, чем есть на самом деле, и не могут предвидеть недопонимание.

Как писатели, мы должны помнить, что слова — это просто средство общения, и что значения находятся в людях, а не в самих словах. Знание того, какие слова понимает ваша аудитория, и предвидение того, как они их интерпретируют, поможет вам предотвратить обход.

Рассмотрите невербальные аспекты вашего сообщения

Вернемся к примеру в начале этого раздела электронного письма от студента преподавателю. Как мы уже отмечали, студент не назвал себя и не сказал инструктору, к какому классу относится этот вопрос.Формат важен, включая заголовки, контактную информацию и информативную строку темы.

Это всего лишь один пример того, как невербальные аспекты сообщения могут мешать пониманию. Другие невербальные выражения в вашем письме могут включать символы, дизайн, шрифт и время доставки вашего сообщения.

Предположим, ваш руководитель попросил вас написать группе клиентов, объявив о новой услуге или продукте, которые напрямую связаны с услугой или продуктом, которые эти клиенты использовали на протяжении многих лет.Каким будет ваш документ? Будет ли оно отправлено по электронной почте или это будет официальное письмо, напечатанное на качественной бумаге и отправленное по почте? Или это будет твит или таргетированная онлайн-реклама, которая появляется, когда эти конкретные клиенты заходят на веб-сайт вашей компании? Каждый из этих вариантов включает невербальный аспект письменного общения. Хотя слова могут передавать формальный тон, шрифт — не . Бумага, выбранная для представления вашей компании, влияет на ее восприятие.Электронное письмо может указывать на то, что оно носит менее формальный характер и может быть легко удалено.

В качестве другого примера предположим, что вы владелец малого бизнеса и наняли нового работника по имени Брайан. Вам необходимо предоставить письменную документацию о том, чтобы попросить Брайана заполнить набор форм, требуемых по закону. Следует ли вам послать электронное письмо домой Брайану за ночь до того, как он приступит к работе, приветствовать его на борту и приложить ссылки на форму IRS W-4 и форму I-9 Министерства национальной безопасности? Или вы должны подождать, пока он проработает пару часов, а затем принести ему бумажные формы вместе с распечатанной памяткой, в которой говорится, что он должен их заполнить? Не существует правильных или неправильных ответов, но вы будете использовать свое суждение, зная, что эти невербальные выражения являются частью сообщения, которое передается вместе с вашими словами.

Обзор, размышление и исправление

Вы просматриваете то, что пишете? Вы задумываетесь о том, служит ли он своей цели? Где промахивается? Если вы можете распознать это, у вас есть возможность пересмотреть.

Писатели часто не выдерживают крайних сроков, а это может означать срочную работу, когда не проверяются все до последней детали. Это означает больше ошибок, и всегда есть время сделать это правильно во второй раз. Вместо того, чтобы видеть все ошибки в своем «окончательном» продукте и спешить к следующей работе, вам может потребоваться больше сосредоточиться на текущей задаче и сделать ее правильно с первого раза.Просматривая каждый шаг, подробно изучайте его.

Мысленный анализ задачи и вашей работы часто называют размышлением Мысленный анализ задачи и вашей работы … Размышление — это не откладывание на потом. Он включает в себя просмотр доступной информации и, когда вы мысленно анализируете ключевые моменты, убедитесь, что каждая деталь присутствует и совершенна. Отражение также дает еще одну возможность рассмотреть ключевые элементы и их отношения друг к другу.

Когда вы исправляете: Замените одно слово на другое, внесите небольшие изменения и улучшите документ.в документе вы меняете одно слово на другое, вносите небольшие изменения и улучшаете его. Не пересматривайте просто для того, чтобы изменить хорошую работу, которую вы выполнили, а вместо этого посмотрите на нее с точки зрения читателя — например, как это может быть для них понятнее? Что сделало бы его визуально привлекательным, продолжая передавать сообщение? Если вы ограничены только словами, тогда каждое слово служит статье или букве? Никаких дополнительных услуг, но как раз то, что нужно.

Ключевые вынос

Чтобы преодолеть препятствия в общении, обращайте внимание на детали; стремитесь понять целевое значение; рассмотрите свои невербальные выражения; и просматривайте, размышляйте и исправляйте.

Упражнения

1. Просмотрите в этом разделе пример электронного письма студента профессору и перепишите его, чтобы передать сообщение более четко.
2. Напишите абзац из 150–200 слов на любую тему по вашему выбору. Поэкспериментируйте с разными форматами и шрифтами, чтобы отобразить его и, если хотите, распечатайте. Сравните свои результаты с результатами своих одноклассников.
3. Как цель документа определяет его формат и содержание? Подумайте о конкретном виде документа с определенной целью и целевой аудиторией.Затем создайте формат или шаблон, подходящий для этого документа, цели и аудитории. Покажите свой шаблон классу или разместите его на доске объявлений класса.
4. Напишите одно сообщение не менее чем из трех предложений с как минимум тремя описательными терминами и представьте его как минимум трем людям. Запишите заметки о том, как они понимают сообщение, и в какой степени их интерпретации совпадают или разные. Поделитесь и сравните с одноклассниками.

Стиль письменного общения — объяснение

Первым важным элементом письменного общения являются две точки зрения.

Структурная перспектива — Слова — это знаки, которые несут значение и помогают нам общаться. Они связаны определенным образом, что в совокупности помогает нам передать смысл сложных объяснений. Строительные блоки, которые служат столпами при определении письменного общения, — это существительные, глаголы, артикли, прилагательные, наречия и предлоги.

Объективная перспектива — Существуют определенные или подразумеваемые цели, правила, положения и методы, которые предвидятся и ожидаются.

Следующая статья: Пересмотр письменных сообщений Вернуться к : Управление бизнесом

Ежедневный (разговорный), непринужденный (непринужденный) и формальный способы письма — это три основных стиля, которые передают свои собственные специфические механизмы предположения.

Способ написания или стиль дополнительно зависит от причины написания и соответствующего получателя.

Этот способ письма, который используется для разговоров и неофициальных целей, известен как разговорный язык.В нем используется неформальная речь, жаргон и язык, характерный для определенных регионов, и он полностью отличается от официального английского.

Слова и фразы включают обычные слова, которые используются для общения с семьей и друзьями, которые относятся к повседневной речи. Говоря обычным языком, самая важная часть — это передача сообщения и возможность свободно общаться. Меньше внимания уделяется социальным структурам, таким как властные отношения, иерархия разговаривающих людей и т. Д.

Стиль общения, основанный на формальных словах с акцентом на этикет и презентацию, известен как формальный язык. Он определяется выбором слов, фраз, синтаксиса и правильным применением грамматики в предложении.

Формальные или бюрократические формы письма могут скрывать смысл. Формальные стили часто требуют большего количества деталей, придерживаются правил этикета и избегают сокращений, таких как сокращения и простонародные выражения.Неформальные стили отражают повседневные модели речи и могут включать сокращения и разговорные выражения.

Деловые документы часто включают одну из двух стратегий открытия, независимо от их организационной структуры.

Прямой шаблон прямо указывает основную цель в начале и оставляет мало места для неправильной интерпретации.

Непрямой паттерн, когда вы представляете свою основную идею после вступительного абзаца, может быть полезен, если вам нужно сильное начало, чтобы привлечь внимание к тому, что, по вашему мнению, может быть незаинтересованной аудиторией.

Обычно, если вы ожидаете положительного ответа от читателя, вы выбираете прямое начало, ясно из первого предложения о вашей цели и цели.

Если вы не ожидаете положительного приема или вам нужно сообщить плохие новости, вы можете быть менее прямым.

Письмо можно считать хорошим, если оно способно реализовать цели, которые составляют неотъемлемую часть двух наиболее популярных систем коммуникации.

Один из этих способов коммуникации включает три основных направления риторики и технику представления своей точки зрения в форме аргумента.

Эти составные части, впервые разработанные греческим философом Аристотелем, известны как:

• Логотипы , которые, по сути, переводятся в рассуждение или логику,
• ethos , которые подразумевают этичность речи и ее надежность, и
• пафос означает эмоциональное воздействие на публику.

Чарльз Коцельник и Дэвид Роджерс разработали второй набор задач, которые используются для повышения способности понимать что-то или познания людей и идентифицированы как родственные методы.

Подобно риторике, эти родственные приемы также могут быть использованы, чтобы сделать письмо более эффектным. Вот некоторые из основных техник:

• Для большей ясности текста
• Основной текст должен быть точным и кратким
• Следует позаботиться о расположении или последовательности текста
• Акцент следует сделать на достоверности источников
• Текст должен оправдать ожидания людей
• Должны быть четко определенные ссылки
• Тон должен быть эффектным
• Особое внимание следует уделять ключевым аргументам
• Взаимодействие с аудиторией должно быть основным направлением действия

Хорошо написанная деловая статья соответствует правилам, проста для чтения и привлекает внимание читателей.

Sensical — Здравый смысл необходим для хорошо написанного контента. Однако здравый смысл — это приобретенный результат. Понимание и признательность аудитории являются ключевыми факторами при поиске баланса.

Эффективность — Если надлежащие знания и четкая цель и результат написания неясны, то это обязательно снизит эффективность вашего письма. Эта идея состоит в том, чтобы правильно передать все ожидаемые данные без какой-либо путаницы и заблуждений.

Знай свою аудиторию — Хорошая статья будет соответствовать предположениям аудитории. Он должен быть коротким и простым, действенным и продуктивным. Чтобы оправдать ожидания аудитории, автор должен точно знать, кто является целевой аудиторией.

Знайте свою цель — Помимо знания о своем читателе, ваше правильное понимание написания статьи и ее цели еще больше поможет вам оправдать ожидания аудитории.

Краткое и простое письмо — Чтобы избавиться от ошибок в деловом письме, быстро растет количество коротких и простых писем.Ваша двойная цель — простой и краткий текст — приведет вас к главной цели в разговоре, а именно к преданности и верности. Следует использовать существительные и активные глаголы. Следует избегать абстрактных глаголов и существительных.

Добавление акцента Шрифт, полужирный, курсив — обычные методы. Вы также можете изменить акцент в зависимости от того, где вы размещаете информацию в предложении:

• Максимальный акцент. Продажи увеличились в Соединенных Штатах благодаря нашим последним усилиям по продвижению на нашем крупнейшем и наиболее успешном рынке.
• Средний акцент. Благодаря нашим последним усилиям по продвижению на нашем крупнейшем и наиболее успешном рынке продажи увеличились в Соединенных Штатах.
• Минимальный упор. Соединенные Штаты, где наблюдается рост продаж, являются нашим крупнейшим и наиболее успешным рынком.

Информация в конце предложения — это то, что люди часто вспоминают, и поэтому обычно считается местом, где делается максимальный акцент.

Вторая лучшая позиция для припоминания — это начало предложения, а середина предложения — это область с наименьшим запоминанием.

Если вы хотите выделить точку, поместите ее в начало или конец предложения, а если вы хотите уменьшить акцент на точке, середина — ваш лучший вариант.

Активный голос — очевидный выбор для множества контекстов, но не для всех. Активные предложения обычно короче, точнее и легче для понимания.

Пассивный голос используется, когда вы хотите уменьшить акцент на исполнителя действия.Пассивная форма не вызывает вины или похвалы, поэтому в некоторых контекстах она может быть более дипломатичной. Пассивный залог позволяет автору избегать личных упоминаний или личных местоимений (он, она, они), чтобы создать более объективный тон.

Разнообразные формы обратной связи

Последним шагом в процессе обмена информацией является обратная связь. Обратная связь определяется как ответ получателя на источник и может принимать разные формы.

• Косвенная обратная связь — Виноградная лоза — это неофициальная, неформальная коммуникационная сеть внутри организации, которая часто характеризуется слухами, сплетнями и намёками.Косвенная обратная связь — это ответ, который не исходит напрямую от получателя или источника.
• Прямая обратная связь — Прямая обратная связь — это ответ, исходящий от приемника. Прямая обратная связь может быть как вербальной, так и невербальной, и она может включать нечеткие или трудные для понимания знаки, символы, слова или звуки.
• Interna l Обратная связь — Внутренняя обратная связь генерируется источником в ответ на сообщение, созданное тем же источником.
• Внешняя обратная связь — Оценка обратной связи от получателя является частью ответственности авторов.Внешняя обратная связь подразумевает ответ получателя. Получатели, в свою очередь, сами становятся источником информации. Внимание к каналу, который они используют (как они передают обратную связь), а также невербальные аспекты, такие как время (когда они его отправляют), могут помочь вам в этом и будущих документах.
• Интервью s — Интервью дают автору возможность задавать вопросы членам аудитории и получать от них ответы.
• Survey s — Это косвенный опрос широких групп людей.
• Focu s Группы — Это прямой запрос конечной группы.

Карл Роджерс, известный психолог-гуманист, делит отзывы на пять категорий:

• Evaluative — Оценочная обратная связь часто включает суждение о писателе и его или ее духе (или достоверности). Поведенческая оценка оценивает действие, а не актера, но бизнес-писателю этого контекста не хватает.
• Интерпретирующая — Интерпретирующая обратная связь требует подтверждения или разъяснения сообщения и часто выражается в форме вопроса.Поддерживающий — обеспечивает поддержку и удовлетворяет ваши потребности способами, выходящими за рамки языка и обмена символическим значением. В межличностном контексте легко идентифицировать, описывать и даже предсказывать многие репрезентации поддерживающей обратной связи, но в других контекстах общения это может оказаться серьезной проблемой.
• Зондирование — обратная связь зондирования передает целевые запросы конкретной информации.
• Понимание — Роджерс обсуждал врожденную склонность людей к желанию быть понятыми.Выражаясь тем, с кем мы хотим поделиться, мы ищем не только информацию или решения, но также принятие и уважение.

Эти пять типов обратной связи различаются по частоте и эффективности. Эта структура подчеркивает аспекты обратной связи, которые служат возможностями для бизнес-писателя, поскольку он или она признает обратную связь как неотъемлемую часть процесса написания и общения.

Связанные темы

Была ли эта статья полезной?

Написание официальных отчетов — Деловое письмо для всех

Хотя вы можете писать гораздо более короткие и неформальные отчеты, полезно немного подробнее рассказать об официальных отчетах.Формальные отчеты имеют модульную структуру, а это значит, что они состоят из множества частей. Большинство зрителей не будут читать каждую пьесу, поэтому эти пьесы должны стоять сами по себе. Это означает, что вы будете часто повторяться. Это нормально. Ваша аудитория должна быть в состоянии найти именно то, что им нужно в определенном разделе, даже если эта информация была повторена в другом месте.

Хотя копирование и вставка между разделами — это нормально, вам, скорее всего, придется отредактировать свою работу, чтобы тон, уровень детализации и организация соответствовали потребностям этого раздела.Например, краткое изложение предназначено для менеджеров. Это краткий убедительный обзор всего, что есть в отчете. Введение может содержать очень похожую информацию, но основное внимание в нем уделяется краткому техническому обзору всего, что содержится в отчете. Его цель — сообщить, а не убедить.

Давайте рассмотрим некоторые части отчета более подробно.

Титульный лист предоставляет аудитории:

• Название отчета
  • Это должно появиться на расстоянии 2 дюймов от верхнего поля прописными буквами.
• Имя, должность и организация лица, получившего отчет
  • Введите «Подготовлено для» в одной строке, за которой следуют две отдельные строки, в которых указывается название принимающей организации, а затем город и штат. Некоторые отчеты могут включать дополнительную строку с именем конкретного человека.
• Имя автора и вся необходимая идентифицирующая информация
  • Напечатайте «подготовил» в одной строке, после чего укажите имя (имена) автора (авторов) и их организацию, все в отдельных строках.
• Дата подачи
  • Эта дата может отличаться от даты написания отчета. Он должен появиться на 2 дюйма выше нижнего поля.

Элементы на титульном листе должны располагаться на одинаковом расстоянии друг от друга.

Примечание к номерам страниц:

Титульный лист не должен содержать номер страницы, но эта страница считается страницей «i.”Используйте функции программного обеспечения, чтобы создать два раздела для вашего отчета. Затем вы можете использовать два разных типа схем нумерации. При нумерации страниц (т.е. i, ii, iii и т. Д.) Официального отчета используйте римские цифры в нижнем регистре для всех компонентов вступительного материала. Используйте арабские числа для остальных страниц, которые следуют. Кроме того, если вы собираетесь сшить отчет слева, переместите левое поле и отцентрируйте на 0,25 дюйма вправо.

Передаточное письмо

В сопроводительном письме сообщается тема отчета получателю (ям).

Если применимо, в первом абзаце следует указать, кто санкционировал составление отчета и почему отчет является значимым. Также укажите цель отчета в первом абзаце. В следующем абзаце следует кратко определить, классифицировать и описать первичные и вторичные исследования отчета. Используйте заключительный абзац, чтобы предложить обсудить отчет; также принято в заключение поблагодарить читателя за потраченное время и внимание.

Сопроводительное письмо должно быть оформлено как деловое письмо.Некоторые составители отчетов предпочитают вместо этого отправлять сопроводительную записку.

Выбирая аудиторию для письма или сопроводительной записки, убедитесь, что вы используете уровень формальности, соответствующий вашим отношениям с читателем. Хотя все письма должны содержать профессиональный и уважительный язык, в письме к незнакомому человеку следует уделять больше внимания формальности выбора слов и тона.

Содержание

На странице оглавления представлены заголовки и второстепенные заголовки отчета, а также их номера страниц, что позволяет членам аудитории быстро находить определенные части отчета.Выноски (то есть точки с интервалом или без него) используются, чтобы направлять взгляд читателя от заголовков к номерам их страниц.

Слова «СОДЕРЖАНИЕ» должны появиться в верхней части страницы заглавными буквами жирным шрифтом. Также набирайте заголовки основных частей отчета заглавными буквами с двойным интервалом между ними. Вторичные заголовки должны быть с отступом и одинарным интервалом, используя комбинацию прописных и строчных букв.

Краткое содержание

Сводное резюме представляет собой обзор отчета, который может быть использован в качестве средства экономии времени получателями, у которых нет времени прочитать весь отчет.

Исполнительное резюме должно включать:

• Назначение
• Обзор основных выводов
• Обозначение выводов
• Обзор рекомендаций

Для начала введите «EXECUTIVE SUMMARY» заглавными буквами по центру.После этого функционального заголовка добавьте параграфы, которые включают вышеуказанную информацию, но не используйте заголовки первого уровня для разделения каждого элемента. Каждый абзац информации должен иметь одинарный интервал с двойным интервалом между абзацами. Все, кроме заголовка, должно быть выровнено по левому краю.

Резюме обычно составляет десять процентов от объема отчета. Например, десятистраничный отчет должен содержать одностраничное резюме. 100-страничный отчет должен содержать резюме, которое занимает примерно десять страниц.

Резюме обычно рассматривается как наиболее важная часть отчета и должно быть написано в последнюю очередь. Когда вы пишете резюме, представьте, что вы сидите напротив самого важного члена аудитории. Если у вас есть всего несколько минут, чтобы поговорить с ними, что вы хотите, чтобы они узнали? Что было бы наиболее убедительным?

Основная часть официального отчета начинается с введения. Введение создает основу для отчета, разъясняет, какие потребности мотивировали его, и помогает читателю понять, какой структуре будет следовать отчет.

Большинство представлений к отчету касаются следующих элементов: исходная информация, проблема или цель, значимость, область действия, методы, организация и источники. Как вы могли заметить, некоторые части официального отчета служат схожим целям. Информация из сопроводительного письма и резюме может быть повторена во введении. Измените информацию, чтобы она не повторялась.

Чтобы начать этот раздел, введите «ФОН» или «ВВЕДЕНИЕ» заглавными буквами.За этим функциональным заголовком должна следовать информация, указанная выше (т. Е. Справочная информация, проблема или цель и т. Д.). Вам не нужно использовать какие-либо заголовки первого уровня в этом разделе. Поскольку этот раздел содержит справочную информацию, это будет подходящее место для удовлетворения потребностей аудитории, которой могут потребоваться дополнительные знания по теме. При необходимости дайте определения технических терминов и инструкции по проекту в целом. Если вы не уверены, нужна ли вашей аудитории конкретная информация, включите ее; лучше дать читателю слишком много предыстории, чем недостаточно.

В разделе «Обсуждение результатов» представлены доказательства для ваших выводов.

Этот ключевой раздел должен быть тщательно организован для удобства чтения.

Полезные организационные модели для выводов отчета включают, но не ограничиваются:

• Лучший случай / Худший случай
• Сравнить / Контраст
• Хронология
• География
• Важность
• Образец журналистики

Используйте организационную модель «Лучший / Худший», если вы думаете, что аудитория может не интересоваться данной темой.При изучении темы с четкими альтернативами предлагаемому вами решению рассмотрите возможность использования шаблона сравнения / контраста. Географические закономерности эффективно работают с темами, обсуждаемыми в зависимости от местоположения.

При описании организации отчета в первом абзаце, в общих чертах укажите, как организован материал в отчете, а не указывайте, что в отчете используется определенный шаблон (например, хронология, география). Например, напишите: «Результаты исследования касаются тенденций в учебных программах в трех провинциях: (а) Британская Колумбия, (б) Альберта и (в) Онтарио», а не «В этом отчете используется географическая структура организации.”

После первого абзаца укажите заголовок первого уровня. Используйте заголовки первого уровня для всех остальных основных частей этого раздела. Заголовки первого уровня должны быть выделены жирным шрифтом в верхнем регистре. Выровняйте заголовки первого уровня по центру, но выровняйте заголовки второго уровня по левому краю. Печатайте любые заголовки второго уровня жирным шрифтом, прописными и строчными буквами.

Когда вы представляете, интерпретируете и анализируете доказательства, подумайте об использовании как текста, так и графики. Примите во внимание то, что вашей аудитории будет легче понять.

Включите также цитаты для всех цитируемых или перефразированных материалов из источников; уточните у своей организации, предпочитают ли они цитаты в скобках или сноски.

Авторы формальных отчетов используют графику для представления данных в различных формах. Абзацы текста и сложных или числовых данных, как правило, утомляют читателя, что делает графику полезным улучшением. Графика также упрощает понимание данных, поэтому иногда оказывает более сильное влияние на аудиторию.

Знание того, когда и как эффективно использовать графику, является ключом к их успешной интеграции. Также важно помнить об аудитории. Вы узнаете больше о создании диаграмм и графиков в главе о стратегиях визуальной коммуникации.

В разделе «Выводы и рекомендации» представлены основные результаты анализа в разделе «Обсуждение результатов». До этого момента читатели внимательно изучили данные в отчете; Теперь они логически готовы ознакомиться с выводами и рекомендациями отчета.

Введите «ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ» заглавными буквами. Следуйте этой функциональной главе с выводами отчета. Выводы должны отвечать на любые исследовательские вопросы, которые были поставлены ранее в отчете. Представьте выводы в виде пронумерованного или маркированного списка для удобства чтения.

предлагают курс действий, и они также должны отвечать на любые проблемы или вопросы исследования. Вспомните ожидания вашей аудитории. Были ли выполнены все их требования?

Все официальные отчеты должны включать страницу с цитированием работ; его страница документирует источники, цитируемые в отчете.Получатели отчета также могут обратиться к этой странице, чтобы найти источники для дальнейшего исследования.

Допускается следовать стилю документации MLA (Ассоциация современного языка), CMS (Чикагское руководство по стилю) или APA (Американская психологическая ассоциация) для записей на этой странице. Расположите все источники в алфавитном порядке. Обратитесь к последней редакции соответствующего руководства по стилю для получения дополнительной информации о том, как форматировать записи для печатных и электронных источников на странице

Заключение

Хотя некоторые правила форматирования поначалу могут показаться утомительными, они необходимы для того, чтобы ваша аудитория могла лучше понять отчет.Использование регулируемого формата позволяет создать более универсальную организацию, понятную каждому. Знание потребностей и ожиданий вашей аудитории позволит составить убедительный отчет, который удовлетворит вашего сотрудника и продемонстрирует вашу компетентность в своей области.

Понимание частей отчета может быть сложной задачей, поэтому проверьте свои знания, перетащив часть отчета к ее определению.

Описание изображения

Рисунок 11.1 Описание изображения: Это схема титульной страницы отчета.Оставьте 2 дюйма между верхом и заголовком отчета (которое должно быть прописными буквами), затем напишите в середине страницы, для кого был подготовлен отчет. На 3/4 страницы вниз скажите, для кого был подготовлен отчет. Затем напишите дату отправки. [Вернуться к рисунку 11.1]

Рисунок 11.2 Описание изображения: Пример содержания и Список рисунков. Используйте прописные буквы для основных частей и используйте выноски, чтобы направлять взгляд читателя на номера страниц. Список рисунков должен быть отделен от содержания.[Вернуться к рисунку 11.2]

Рисунок 11.3 Описание изображения: Пример основной страницы введения. Он разделен на «ПРОБЛЕМА» (все прописными буквами, жирным шрифтом и по центру) и ФОН. Каждый абзац имеет одинарный интервал с двойным интервалом между абзацами. [Вернуться к рисунку 11.3]

Как выбрать правильный тип документа для всего, что вы пишете

Выбор стиля письма зависит от того, что вы делаете и с кем взаимодействуете.В некотором смысле это похоже на выбор наряда. Нет ничего плохого в паре шорт и футболке. Это отличный выбор, если вы встречаетесь с другом за обычным обедом. Но если вы на пути к чему-то необычному, вас ждут наряды.

Бывают ситуации, требующие и более формального стиля письма. Академические работы, деловые документы и заявления о приеме на работу, как правило, попадают в эту категорию, в то время как электронное письмо личному другу, скорее всего, будет обычным и разговорным.

Grammarly Premium позволяет указать стиль письма, к которому вы стремитесь, и настроить типы отображаемых предложений.Если вы пишете роман и решили использовать множество фрагментов предложения для создания определенного ощущения, выберите Обычный или Творческий, чтобы не видеть предупреждения о неполных предложениях. Если вы работаете над официальным рабочим документом, выберите «Бизнес», чтобы убедиться, что все , и , используются правильно.

Вот настройки стилей письма, которые предлагает Grammarly, в порядке от наиболее формального до наименее формального:

Выберите Academic, если вы хотите получить самые строгие и формальные отзывы от Grammarly.Академическая установка помечает сокращения, неформальные местоимения и неясные антецеденты.

Параметр «Деловой стиль» проверяет ваш текст на соответствие формальным критериям написания, но он немного более мягкий, чем «Академический». Он по-прежнему будет отмечать пассивный залог и кто / кого, но игнорирует некоторые неформальные выражения, неформальные местоимения и нечеткие антецеденты.

General — это стиль Grammarly по умолчанию, в котором используется средний уровень строгости.Выберите этот параметр, если не знаете, какой стиль использовать.

Цель этого стиля — избежать двусмысленности в ваших электронных письмах. Параметр «Электронная почта» (ранее «Технический») помечает вещи, которые могут быть неясными в техническом документе, например использование будущего времени.

Обычная настройка предназначена для неформального письма. Выберите этот вариант, если вы не хотите, чтобы Grammarly помечал сокращения, пассивный залог, неформальные местоимения, разделенные инфинитивы или повторяющиеся предложения.

Параметр «Творческий» выявляет грамматические, пунктуационные и орфографические ошибки, но дает некоторую свободу действий тем, кто хочет намеренно изменить правила грамматики для достижения определенных эффектов. Creative не помечает фрагменты предложений (отсутствующие предметы или глаголы), многословные предложения, разговорные выражения, неформальные местоимения, пассивный залог, неполные сравнения или повторяющиеся предложения.

Чтобы выбрать стиль письма, откройте новый или существующий документ в редакторе грамматики.Откройте помощник по письму и щелкните Goals. Выберите предпочтительный стиль из раскрывающегося меню рядом с Домен.

Чтобы выбрать стиль письма при использовании расширения браузера Grammarly, щелкните зеленый значок G в правом нижнем углу текстового поля. Щелкните Установить цели и выберите нужный стиль в раскрывающемся меню рядом с Доменом .

Больше из Grammarly Spotlight:

Как исправить фрагменты предложения

Устранение яиц

Почему мы хороши в LinkedIn

Учимся на ошибках

Как сохранить форматирование в редакторе грамматики

Как добавить новые слова в личный словарь

Как учить новые слова при написании

Как работают продукты Grammarly?

Почему краткое письмо привлекает больше читателей

Почему язык хеджирования подрывает ваше письмо

Как выбрать английский диалект

Разделение абзацев для облегчения чтения

Как мы используем ИИ для улучшения вашего письма