Депонирована заработная плата: Депонирование заработной платы — это

Бухгалтер, в свою очередь, в силу отсутствия в день подачи заявки денег в кассе, обещала выплатить деньги сотруднику Иванову на следующий день. Итак, господин Иванов получил свою заработную плату 12 числа после заказа бухгалтером наличности для сотрудника.  Такой вид выплат и называется депонированная зарплата.

Общая схема выплаты депонированной зарплаты

Существует некоторый алгоритм действий работника и бухгалтера в подобной ситуации:

1. Если в течение трех банковских дней, деньги, отведенные на выплату зарплаты сотрудникам, не расходуются и остаются в кассе предприятия, бухгалтер напротив каждой “отсутствующей” фамилии должен поставить отметку “депонировано”.
2. По истечению трёх дней, бухгалтер, сверив деньги по расчетной ведомости выдачи зарплаты, сдает их в банк.
3. Если возникает ситуация, когда сотрудник вовремя не успел получить “кровно заработанные”, он может обратиться с устным или письменным заявлением в бухгалтерию с просьбой выдать ему зарплату.
4. Бухгалтер по заработной плате, в свою очередь, делает заявку в банк на получение депонированных денежных средств.
5. Депонированная зарплата выплачивается на основании заполненного расходного ордера КО-2.

Возможна выплата депонированной зарплаты сотруднику по следующему сценарию:

• работник может получить эти деньги в день аванса;
• сотрудник получит депонированную сумму в день выдачи следующей зарплаты;
• выдача средств будет отложена на день депонированных выплат (если на предприятии определён таковой).

Рекомендации по выплатам депонированных денежных средств обязательно должны быть прописаны в документах предприятия. В случае, если на предприятии зарплаты начисляются на пластиковую карточку или расчетный счет, то выдача депонированного заработка невозможна.

Порядок расчета депонированного заработка

Продолжительность и сроки выплат зарплаты должны быть прописаны в организационных документах фирмы и трудовом соглашении с работником. Учёт же депонированных выплат организован по счёту 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

Ведение учёта производится в специальной книге. В каждой строке книги прописывается депонент. Графы книги содержат табельный номер, инициалы работника и депонированную сумму. Соответствующие записи должны быть сделаны день в день. Данная книга имеет срок давности 1 год.

Расчет депонированной зарплаты ведется на основании бухгалтерских проводок. Эти проводки отражаются в бухучёте следующим образом:

• Дебет 70 Кредит 76-4 — депонирована не выданная сотрудникам зарплата;
• Дебет 51 Кредит 50— депонированная заработная плата внесена на расчетный счет.

Обратная ситуация получения наличных из кассы отмечается бухучётом следующими проводками:

• Дебет 50 Кредит 51— получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;
• Дебет 76-4 Кредит 50 — депонированная заработная плата выдана сотрудникам.

Ведение специальной книги

В порядке ведения кассовых операций предусмотрено ведение реестра депонентов. Эта обязанность ложится на кассира. В реестр вносится запись при любом факте невыплаты зарплаты.

Книга аналитического учета депонированных выплат содержит графу номера расходного кассового ордера выдачи депонированной зарплаты.  Фиксировать всю информацию нужно вовремя, чтобы потом не возникло вопросов у руководства.

Налоговое законодательство в отношении депонирования

Если рассматривать уплату налога на прибыль, депонированная зарплата учитывается как часть расходов. Это правило работает при начислении этих выплат в том же месяце, что и уплата налога.

Также в составе расходов депонированные выплаты оказываются во время их выдачи сотруднику. (п. 78 Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.). НДФЛ уплачивается организацией с депонированных сумм в разных ситуациях по-разному:

• так как деньги на выплаты бухгалтер берёт в банке, то этот налог должен быть оплачен в день снятия денег с расчётного счёта (1 п. 6 ст. 226 НК РФ). При этом депонирование не зависит от временных рамок уплаты налога;
• в случае выдачи денег сотруднику из кассы фирмы, бухгалтер вносит уплату налога в день, идущий за днём выдачи наличных (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Улаживание конфликтов

Бывает, что в течение долгого времени работник не приходит за зарплатой. Необходимо списать эти деньги и ликвидировать кредиторскую задолженность предприятия перед депонентом. На основании проведенной в фирме инвентаризации, эти деньги могут быть отнесены в доходы предприятия либо в финансовые результаты.

Не все работодатели добросовестно готовы выплачивать причитающееся месячное вознаграждение. Бывают случаи, когда депонированная зарплата сотрудников умалчивается и просьбы о её выплате игнорируются. В такой ситуации, работник при невыплате денег в течении 3 месяцев имеет право взыскать с работодателя эту сумму через инспекцию по труду. Если данный способ никак не повлиял на решение проблемы, далее можно обращаться в суд.

Если работник по каким – либо причинам не получил зарплату в срок и забыл об этом, у него есть 3 года исковой давности, в течение которых сотрудник может взыскать причитающиеся деньги. (ст. 196 ГК РФ).

Как правильно отразить депонированную зарплату в 6-НДФЛ

6-НДФЛ — депонированная зарплата считается выплаченной с точки зрения уплаты НДФЛ или нет? Отражать ли ее в форме 6-НДФЛ на момент депонирования? Разберемся с нюансами в данной статье.

Случаи депонирования зарплатных выплат

Депонентами являются работники, не получившие своевременно заработную плату (применительно к нашему случаю).

Депонированные суммы подлежат передаче по принадлежности, а значит, предназначенная для выплаты сумма зарплаты должна быть передана конкретному работнику.

При неполучении сотрудником зарплатных выплат наличными из кассы в сроки, предусмотренные для произведения таких выплат на предприятии, организация-работодатель депонирует (вносит) невостребованные суммы на банковский счет.

Депонирование денежных средств возможно только при условии осуществления выплаты заработной платы наличными денежными средствами через кассу компании (абз. 3 подп. 6.5 п. 6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, далее – указание № 3210-У). Соответственно, при осуществлении выплат на банковские карты или иным способом речь о депоненте даже не может идти.

Зарплатные выплаты должны производиться предприятием дважды в месяц (это требование прописано в ст. 136 Трудового кодекса), в противном случае бездействие предприятия квалифицируется как нарушение с начислением штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Не признается нарушением неполучение (несвоевременное получение) зарплатных выплат сотрудником, произошедшее не по вине предприятия, а по личным обстоятельствам работника. Например, сотрудник в день выдачи зарплаты наличными из кассы болел, находился в командировке, отсутствовал на работе по иным причинам.

Как отразить депонированную зарплату в бухгалтерском учете, разъяснили от КонсультантПлюс.  Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Момент удержания и срок перечисления налога на физических лиц с депонированной зарплаты

Итак, сотрудник по личным причинам не получил зарплатные выплаты наличными из кассы.

В этом случае в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для зарплатных выплат, в расчетно-платежной или платежной ведомости кассир напротив фамилии такого сотрудника проставлял надпись: «Депонировано» (указание № 3210-У).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила оформления кассовых операций изменили указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У. Согласно обновленным требованиям правило об отражении в платежной ведомости депонирования не выданной в срок зарплаты исключено.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал.

Проводки по депонированию зарплаты вы найдете здесь.

Удерживать ли при этом НДФЛ?

В общем случае доход в виде зарплаты считается полученным в последний день отработанного месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). Удержание налога на доходы физических лиц (далее налог на ф/л) производится непосредственно при фактической выплате дохода, а перечисление – не позднее следующего за таким удержанием дня (пп. 4 и 6. ст. 226 НКРФ).

Следовательно, при решении вопроса о том, является ли депонирование осуществлением выплат в пользу работника, налоговым агентам следует исходить из общих рассуждений: производится ли фактическая выплата дохода при депонировании.

Ответ: нет.

Таким образом, при неполучении сотрудником из кассы в срок зарплатных выплат и при дальнейшем депонировании таких наличных сумм фактическая выплата сотруднику зарплаты признается непроизведенной. Следовательно, и обязанностей у налогового агента по удержанию и перечислению налога в бюджет не возникает, вследствие чего зарплатные выплаты должны депонироваться с учетом НДФЛ.  Это подтвердил Минфин в письме от 23.06.2017 № 03-04-05/39846.

Вышеуказанное верно еще и на основании п. 9 ст. 226 НК РФ: уплата налога за счет средств налогового агента не допускается.

6-НДФЛ и депонированная зарплата

Значит, для целей заполнения расчета в случае депонирования зарплаты верны следующие постулаты, основанные на общих нормах законодательства:

• выплатой депонированного дохода считается дата его фактической выплаты сотруднику;
• сроком перечисления налога при депонировании зарплаты признается день, следующий за днем фактического произведения таких зарплатных выплат.

Проверить себя перед сдачей расчета в фискальные органы можно, ознакомившись с материалами:

Пример

Зарплатные выплаты за март производились из кассы организации c 12 по 16 апреля. Сотрудник Иванов находился в это время на больничном, поэтому причитающийся ему доход был депонирован. Депонированные зарплатные выплаты были выданы сотруднику только 13 мая, в этот же день налог на ф/л был перечислен в бюджет.

Заполнение формы 6-НДФЛ (в части депонента) за полугодие будет следующим:

Подробнее о заполнении позиции 100 расчета можно узнать из статьи «Порядок заполнения строки 100 формы 6- НДФЛ».

Проверьте правильно ли вы заполнили 6-НДФЛ с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

При депонировании заработной платы выплата сотруднику дохода считается непроизведенной, поэтому и обязанности налогового агента по удержанию налога на ф/л не возникает, а следовательно, и депонирование должно производиться с учетом налога на доходы. В соответствии с указанными постулатами производится и заполнение формы 6-НДФЛ.

Внесение на расчетный счет депонированной заработной платы: оформление документов

Зарплата переводится на карты персоналу по безналичному расчету или выдается через кассу фирмы. Во втором случае иногда работник не в состоянии забрать деньги вовремя. Невостребованные суммы отправляются на сохранение в кредитную организацию. Внесение на расчетный счет фирмы депонированной заработной платы оформляется бухгалтерией предприятия. Этот процесс регулируется действующим законодательством.

Что такое депонирование заработной платы

Хранение средств на депоненте практикуется в организациях, где ЗП получают наличными. Не каждый сотрудник забирает деньги своевременно. Часть суммы для выдачи персоналу задерживается в кассе. Если в отведенное время зарплата в полном объеме не выплачена, остаток начисленной суммы возвращается на р/с предприятия (п. 6.5 Указаний БР № 3210-У).

То есть на р/с фирмы хранятся деньги, которые не успели забрать рабочие. Это депонированная зарплата. Она уже не принадлежит к активам предприятия и хранится, пока не будет востребована.

Налоговое законодательство в отношении депонирования

Заработная плата — это доход гражданина, полученный на территории РФ или за пределами страны (п. п. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). Поэтому она подлежит налогообложению, согласно п. 1 ст. 209 НК РФ, т. к. налогооблагаемые граждане обязаны платить налог на доходы физических лиц (п. 1 ст. 207 НК РФ).

Предприятия и организации, которые оплачивают труд наемных работников, выполняют для них роль налоговых агентов, согласно п.п. 1, 2 ст. 226, п.п. 1 п. 3 ст. 24 НК РФ. Работодатели обязаны вычесть из ЗП сотрудников сумму налога на доходы физических лиц и отправить ее в бюджет. Это относится и к суммам, выплаченным за трудовую деятельность, которые находятся на депоненте.

НДФЛ

По отношению к доходу в виде вознаграждения за труд налоговая ставка составляет 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Денежную сумму для сотрудников по оплате труда фирма получает:

1. Из банка. НДФЛ переводится одномоментно с получением денег (той же датой) до начала раздачи зарплаты персоналу (п. 6 ст. 226 НК РФ).
2. Из наличных средств от выручки. Налог изымается непосредственно при выплате ЗП сотрудникам. Перечисление НДФЛ проводится на следующий день (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Отчисления в ПФР, ФСС и ФОМС не увязаны с установленными числами для получения зарплаты и ее депонированием. Руководство обязано отдавать положенные суммы на пенсионное, социальное и медицинское страхование рабочих. Эти взносы оплачиваются до середины следующего месяца (ч. 5 ст. 15 ФЗ № 212).

Удержанные налоги с зарплаты (НДФЛ) поступают в бюджеты соответствующего уровня (федеральный, региональный, городской и т.д.). Они тратятся на поддержку бюджетных организаций (противопожарной охраны, силовых структур, детских садов, больниц и т. п.).

Где хранить депонированную зарплату: в банке или в кассе

В кассе работодателя наличность хранится в сумме, не превышающей принятого верхнего значения. Лимит определяется кредитной организацией. В начале года фирма договаривается с банком о величине кассового лимита. С этого момента запрещено превышать количество денег в кассе сверх оговоренного значения.

Исключение из этого правила представляют наличные, полученные в кредитном учреждении на ЗП, пособия по социальному страхованию и стипендии. Величина этих целевых средств высчитана заранее, поэтому они вправе храниться в кассе с превышением верхнего предела 3-5 дней, пока работодатель не рассчитается с коллективом. По прошествии срока, отведенного для выплат, излишки денег переправляют в банк.

Зарплату, положенную на депонент, оставляют на сохранение в помещении кассы, если не превышен установленный предел наличных. Иначе задепонированные средства подлежат отправке в банк, где у фирмы оформлен р/с.

Срок хранения

Депонированные средства хранятся 3 года (ст. 196 ГК РФ). По окончании отведенного периода времени ЗП с депонента считается доходом работодателя, т. к. остается невостребованной.

Обязаны ли депонировать зарплату малые предприятия

По процедуре, прописанной в п. 2 Указаний БР № 3210-У, малые предприятия и ИП вправе не согласовывать верхний предел наличности в кассе. Поэтому зарплату, которую рабочие не забрали, эти предприниматели хранят в сейфе.

Не розданная ЗП трактуется как задержанная по причине непрофессионализма руководства, если в зарплатном списке нет записей (штампов) о депонировании.

Чтобы не получить штраф, фирмы, работающие в этом сегменте экономики, все равно вынуждены делать бухгалтерские переводы остающегося вознаграждения за труд на депонент.

Как оформить депонирование заработной платы

В Указаниях БР № 3210-У прописана схема действий по переводу ЗП на депонент:

1. Кассир, закончив раздачу зарплаты сотрудникам, пишет «депонировано» (или ставит печать) в полях списка на выдачу напротив Ф.И.О. лиц, которые не явились за деньгами. В конце платежной ведомости он прописывает израсходованные денежные суммы и остаток наличных.
2. После сверки данных по списку и фактического остатка наличных он визирует зарплатную ведомость, которая будет сдана в бухгалтерию.
3. Бухгалтер делает проводку: Дт 70 Кт 76. 04. Это означает, что невостребованные деньги со счета № 70 (сч. для расчетов по оплате труда) переводятся на спецсчет для ЗП, отправленной на депонент № 76.

Денежный перевод Дт 70 Кт 76.04 применяется, когда заработанные деньги не переданы работнику ввиду его отсутствия.

Как выдать депонированную зарплату

Порядок получения денег с депонента прописан во внутренних распоряжениях по организации. Чаще всего эти выплаты приурочены к авансу или следующей зарплате. Для этой цели может быть предусмотрено и выделенное время.

Действия работника

Рабочий, который хочет снять деньги с депонента, должен подойти к секретарю или бухгалтеру с просьбой о выдаче причитающихся средств. Согласно принятому распорядку, заявление об этом он может сделать в произвольной форме (устно или письменно). В назначенный день деньги будут выданы наличными или переведены на зарплатную карту.

Действия бухгалтера

Заявка на снятие денег с депонента регистрируется главным бухгалтером. Эти деньги учитываются как дополнительные поступления. Нужная сумма заказывается в банке бухгалтером по зарплате (кассиром), если выдача происходит наличными (проводка в кассу Дт 76.04 Кт 50). Если деньги с депонента перечисляется кредитной организацией на зарплатную карту сотрудника, то делается перевод Дт 76.04 Кт 51.

Уведомление о депонировании зарплаты

Если заработанные деньги ушли на депонент, бухгалтер уведомляет об этом рабочего. Уведомление составляется в произвольной форме. Это заверенная в бухгалтерии справка с информацией о перечислении денег на депонент.

Что делать, если работник так и не получил депонированную заработную плату

Иногда граждане не приходят за трудовым вознаграждением в течение задекларированного периода сохранения. Если 3 года истекли, то рабочий не вправе требовать возвращения суммы, которая лежала на депоненте (ст. 196 ГК РФ). Эти средства обращаются в доход фирмы. Операция оформляется бухгалтером в виде проводки Дт 76.04 Кт 91.01. Счет 91 предназначен для расчетов по депонентам, а п. 1 счета создан для списания с депонента ЗП по истечении времени сохранения.

Со списанных с депонентов средств взимается налог с прибыли, т. к. эти деньги числятся в качестве дохода по основному профилю фирмы.

Депонированная заработная плата – что включает в себя это понятие, кто может стать получателем такой зарплаты и что для этого необходимо

Депонированная заработная плата – разновидность оплаты труда, которая позволяет при невозможности выдачи денежных средств сотруднику, вернуть деньги в банк.

На сегодняшний день депонирование зарплаты применяется очень редко, но все же иногда такая необходимость возникает, именно тогда и появляется вопрос – как правильно депонировать зарплату, что включает в себя это понятие и что делать, если сотрудник хочет получить депонированные средства.

Депонированная зарплата – что включает в себя понятие

Что такое депонированная ЗП?

Для того, чтобы понимать, что такое депонирование зарплаты и как правильно депонировать средства, стоит углубиться немного в суть бухгалтерского учета и правил выдачи заработной платы работникам.

Если с банком, в котором хранятся средства организации, не заключен зарплатный контракт, то заработную плату сотрудникам в компании кассир выдает на руки, то есть наличными средствами.

Зарплатный контракт – возможность перечисления заработной платы со счета в банке на карту сотрудника или же его сберегательную книжку. Таким образом, не только купируется в целом работа кассира, но и упрощается движение средств по счету, а также контролируется работа бухгалтера.

По закону заработная плата выплачивается сотрудникам в определенное время, а точнее два раза в месяц. Если зарплата выдается на руки, то выплачиваться она может в течение 5 дней с наступления даты выдачи включительно. То есть, если сотрудникам выдают зарплату 15 числа, то до 20 числа включительно деньги могут храниться у кассира в специальном сейфе.

После истечения этого периода кассир обязан либо выдать сотруднику средства, либо же отправить их обратно в банк. Именно для того, чтобы вернуть деньги в банк и зачислить их вновь на счет компании производят депонирование заработной платы.

Невыдача зарплаты может происходить по разным причинам: командировка, больничный лист и так далее. То есть, при длительном отсутствии работника на своем месте.

Оформляется данный процесс специальной бухгалтерской проводкой, следующим образом:

1. Бухгалтер проверяет заработную плату каждого сотрудника построчно в зарплатной ведомости;
2. Напротив фамилии работников, которые зарплату не получили и в ведомости не расписались ставиться специальная отметка «Депонировано». Отметка может быть написана как вручную, так и при помощи специального штампа;
3. Затем кассир сверяет все данные, просчитывает приход, расход, остаток. В конечном итоге, сумма оставшихся денег наличными должна быть равна сумме депонированных средств по зарплатной ведомости.

После того, как все данные проверены, и необходимые подсчеты произведены, кассиру нужно составить специальный акт депонирования денежных средств.

В акте в обязательном порядке должны быть указаны следующие сведения:

1. Наименование компании;
2. ФИО сотрудника или сотрудников, не получивших заработную плату;
3. Сумму невыплаченных средств причитающихся для каждого работника;
4. Сумму общую всех денег;
5. ФИО кассира и его подпись;
6. Дату составления документа.

Кроме всего прочего, данный акт в обязательном порядке должен быть тщательно изучен и подписан главным бухгалтером компании. Без подписи главного бухгалтера акт является недействительным и в банке его могут не принять.

После того, как все необходимые манипуляции произведены, кассир возвращает средства в банк, где они зачисляются непосредственно на счет компании. Оформляется это как приходный ордер.

Однако после того, как работник возвращается к работе, зарплату ему следует выдать по первому требованию. Для этого кассир должен вновь получить средства. То есть, по расходному ордеру нужная сумма денег выдается кассиру и он выдает их под роспись о получении сотруднику.

Какой категории работников может выдаваться

Такая зарплата может быть у всех.

Для многих встает вопрос о том, какая категория сотрудников может получать депонированную заработную плату.

На самом деле, получать такую зарплату может специалист любой компании. Причем зависеть это ни от чего не будет: возраст, стаж, опыт работы, должность и другие особенности значения не имеют.

В любой организации, где зарплата выдается наличными средствами на руки, работник может получить депонированную зарплату.

Однако стоит отметить, что по личному желанию или специально депонировать зарплату нельзя.

Никакого смысла в этом нет – работодатель не несет ответственности за невыплату средств вовремя при отсутствии сотрудника, кроме того, никаких неустоек или других компенсаций в пользу работника тут не предусмотрено.

Таким образом, любой сотрудник может получить депонированную зарплату, если обстоятельства сложились так, что выплатить ее вовремя не представлялось возможным.

Как правильно оформить депонирование средств

Оформляют при помощи проводок.

Депонирование средств осуществляется с помощью специальных бухгалтерских проводок, а также приходных и расходных кассовых ордеров. Кроме того, сведения о депонировании заработной платы в обязательном порядке заносятся в специальный журнал учета.

Депонирование заработной платы должно оформляться при помощи проводок Дт 70 Кт 76-4. А зарплата, которая уже была депонирована и внесена на счет в банке, отмечается как проводка Дт 51 Кт 50-1.

Получение средств из банка для выдачи заработной платы оформляется при помощи проводки Дт 50-1 КТ-51. При этом, после того, как депонированная заработная плата выдана, следует осуществлять проводку Дт 76-4 Кт 5-1.

Именно при таком оформлении проводок они считаются правильными и соответствующими требованиям законодательства.

Что делать, чтобы избежать путаницы

Нужно очень внимательно проводить расчет зарплаты.

Многие кассиры при оформлении или же выдаче заработной платы нередко путаются и совершают ошибки, которые в принципе недопустимы.

Для того, чтобы этого не происходило или же вовсе осуществлялось как можно реже, следует соблюдать следующие правила:

• особенно внимательно выдавать денежные средства сотрудникам;
• отмечать каждую выдачу;
• внимательно следить за расходом средств;
• несколько раз пересчитывать выдаваемые средства;
• внимательно подсчитывать остатки средств на депонирование;
• хранить деньги в сейфе и никогда не оставлять без присмотра;
• несколько раз проверять документы, в частности зарплатную ведомость и акт депонирования.

Кроме того, для минимизации вероятности совершения ошибок работодателю следует обеспечить кассира современным и удобным местом, либо же и вовсе перейти на зарплатный безналичный расчет.

Суть этого метода заключается в том, что выдаваемые средства, после заключения определенной договоренности с банком, перечисляются через защищенный канал связи сразу на расчетный счет сотрудника.

Таким методом не только значительно уменьшаются риски совершения ошибки кассиром, но и упрощается его работа. Кроме того, при подписании с банком контракта на зарплатное обслуживание, должность кассира и вовсе можно сократить, переложив работу на бухгалтера. Это не только позволит оптимизировать работу, но и значительно сэкономить.

Из этого видео вы узнаете о примерах расчета и начисления заработной платы.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

О порядке выплаты и депонирования заработной платы Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

8 (128)-2009

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

О ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ И ДЕПОНИРОВАНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

В. А. ТЕРЕХОВА,

заслуженный работник высшей школы Российской Федерации, доктор экономических наук, профессор

Финансовая академия при Правительстве Российской Федерации

В письме Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211 обобщена действующая практика и определены порядок, место и сроки выплаты заработной платы в соответствии со ст. 135 Трудового кодекса РФ, а также порядок ее депонирования.

В письме указано, что работодатель должен выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца, а конкретные дни выплаты устанавливаются внутренним трудовым распорядком, коллективным договором и действующим трудовым договором. При совпадении дня выдачи заработной платы с праздничным днем выплата должна производиться накануне.

В соответствии с трудовым договором работодатель имеет право осуществлять выплату заработной платы наличными или перечислять ее на счета работников в банке. При этом выплата наличных денежных сумм работникам должна производиться по месту работы на основе платежной ведомости (форма № Т-53 или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49).

Заработная плата, не полученная работником в установленный срок, депонируется. Однако заработная плата, не выданная сотруднику в установленный срок по причине задержки выплаты, не является депонентом.

Следует отметить, что при перечислении заработной платы на счет сотрудника в банке у организации не возникает необходимости вести учет депонированных сумм, так как сотрудник получает начисленные суммы в установленный срок.

В соответствии с действующим порядком организации могут снимать наличные деньги для

выплаты заработной платы либо со своего расчетного счета в банке, либо использовать для этого наличную кассовую выручку.

При первом варианте на выплату заработной платы даются три дня, включая день получения денег в банке. Исключением являются районы Крайнего Севера, где наличная валюта (денежные средства) хранится в кассе до пяти дней.

По окончании срока хранения в расчетно-пла-тежной ведомости кассир ставит штамп или пишет от руки «депонировано» против фамилии лиц, не получивших заработной платы.

В конце расчетно-платежной ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченной и депонированной суммах и скрепляет надпись своей подписью.

Бухгалтерия проверяет правильность подсчета выданных и депонированных сумм. После этого депонированные суммы сдаются в банк и составляется расходный кассовый ордер.

Следует заметить, что организации могут хранить наличные деньги в кассе в пределах лимита, установленного банком. С этой целью организация представляет обслуживающему ее банку специальный расчет по форме № 0408020 на установление лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в ее кассу. При превышении лимита кассы излишние деньги необходимо сдать в банк.

При втором варианте денежные средства в кассе, которые организация использует для оплаты труда работников, продолжают оставаться наличной выручкой. Если сумма остатка денежных средств на конец дня превышает установленный

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

8 (128)-2009

лимит, то деньги необходимо внести на расчетный счет организаций, а потому трехдневный срок выдачи заработной платы не устанавливается. Иными словами, если в кассу поступила наличная выручка, оформлена платежная ведомость на выплату заработной платы, но некоторые сотрудники не смогли получить ее, то невыплаченная сумма депонируется.

Практически организации поступают следующим образом.

Платежные ведомости, по которым производилась выплата заработной платы, в конце рабочего дня закрываются, а не полученные сотрудниками суммы депонируются. Ведомости, по которым выплата не производилась, остаются в кассе до следующего дня и так до тех пор, пока все платежные ведомости не будут закрыты.

Учет депонированных сумм ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам». Сумма депонированных средств отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76-4. При выплате депонентских сумм запись производится по дебету счета 76-4 и кредиту счетов учета денежных средств: 50 «Касса», если выдача производится из кассы, либо 51 «Расчетные счета», если депонированная заработная плата перечислена на счет сотрудника в банке.

Последовательность записей на счетах бухгалтерского учета при выплате депонированных сумм следующая:

— получены в банке деньги на оплату труда:

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т схп 51 «Расчетные счета»;

— выдана из кассы заработная плата:

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 50 «Касса»;

— депонирована заработная плата, не полученная сотрудниками:

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 76-4 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»;

— внесена на расчетный счет депонированная заработная плата:

Д-т сч. 51 «Расчетные счета»

К-т сч. 50 «Касса»;

— выплачена сотрудникам депонированная заработная плата:

Д-т сч. 76-4

К-т сч. 50 «Касса».

В бухгалтерском балансе задолженность по оплате труда отражается в разд. V «Краткосрочные обязательства» по строке 622 «Задолженность перед персоналом организации», для заполнения которой используются данные о кредитовом сальдо по счету 70.

Информация о депонированной заработной плате отражается по строке 625 «Прочие кредиторы», для заполнения которой используются данные о кредитовом сальдо по счету 76-4.

Исковой срок получения депонированной заработной платы — 3 года с момента ее начисления (ст. 196 Гражданского кодекса РФ). По истечении этого срока кредиторская задолженность включается в состав прочих доходов организации, т.е. дебетуется счет 76-4 и кредитуется счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочиедоходы».

Следует отметить, что в письме Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211сказано о том, что для отдельных видов обязательств законодательством могут быть установлены специальные сроки исковой давности.

В частности, более короткий срок исковой давности установлен ст. 392 Трудового кодекса РФ, согласно которой работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спорта в течение трех месяцев со дня нарушения своего права. В отношении депонированной заработной платы необходимо исходить из этого специального срока, а кредиторскую задолженность по заработной плате следует включать во внереализационные доходы по истечении трех месяцев.

Если работодатель согласен оплатить депонент, то индивидуальный трудовой спор не имеет места. В противном случае работник может обратиться в суд, о чем сказано ранее.

Список литературы

1. Гражданский кодекс РФ (часть первая): Федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ.

2. Письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211.

3. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

* * *

Проводка по депонированой заработной плате в 2019 году

Ситуаций, при которых работник не может получить заработную плату из кассы в установленный день, довольно много. Это может быть и служебная командировка, и внезапный отпуск по семейным обстоятельствам, и болезнь.

Чтобы избежать таких случаев, работодатели предпочитают перечислять зарплату на банковские карты работников. Однако требовать перейти на банковскую книжку нельзя, поэтому некоторые учреждения продолжают выдавать деньги из кассы. Определим, как правильно отразить в бухгалтерском учете депонированную заработную плату, проводки дадим ниже.

Определимся с понятиями

Депонированная зарплата — это денежная сумма, которая должна была быть выдана работнику через кассу учреждения (наличными деньгами), но из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте в дни выдачи начислений осталась в кассе.

Отметим, что такие суммы наличности являются целевыми, то есть имеют строгое назначение: выплата начисленных доходов сотрудникам. Следовательно, израсходовать эти средства на другие цели нельзя, и если в течение пяти рабочих дней заработная плата не получена подчиненным, то наличка должна быть возвращена в банк на расчетный счет учреждения (п. 6.5 Указания Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У).

Как организовать учет

Бухгалтер-кассир организации в день выплат заполняет специальную зарплатную ведомость. В документе отражены список работников, начисленные суммы, а также пустая графа, в которой работник оставляет подпись, чем подтверждает получение денег. Если в дни выплат сотрудник не явился за зарплатой, то напротив его фамилии делается запись «депонировано».

По итогам зарплатной ведомости кассир составляет специальный реестр депзарплаты. В этом реестре необходимо отразить Ф.И.О. работников, которые не явились за деньгами, сумму и дату образовавшейся задолженности. Также в реестр можно включить прочую информацию о сотруднике: табельный номер, должность, наименование отдела или цеха.

За неполученной заработной платой работник вправе обратиться в любой рабочий день. То есть дожидаться следующего месяца не нужно. Такое обращение лучше оформить письменным заявлением, на основании которого кассир создает расходный кассовый ордер.

Обратиться за невыплаченной зарплатой гражданин может в течение трех лет. После истечения этого срока сумма учитывается в составе внереализационных расходов.

Удержать НДФЛ и начислить страховые взносы на заработную плату нужно в любом случае, независимо от того, получил работник деньги или нет. Налоговые платежи следует перечислить в соответствующие бюджеты не позднее установленных Налоговым кодексом сроков.

Пример реестра

Скачать

Бухгалтерские записи

Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью.

Для НКО:

Для бюджетников:

Депонирование и отчетность по налогам на трудоустройство

Депонирование налогов на заработную плату

Как правило, вы должны вносить удержанный федеральный подоходный налог, а также налоги работодателя и работника на социальное обеспечение и Medicare.

Существует два графика депозита: ежемесячный и полунедельный. Перед началом каждого календарного года вы должны определить, какой из двух графиков депозитов вам необходимо использовать. Чтобы определить график платежей, просмотрите Публикацию 15 для Форм 941, 944 и 945 или Публикацию 51 для Формы 943.Если вы не внесете депозит вовремя, на вас может быть наложен штраф в размере до 15 процентов.

Депозиты для уплаты налога FUTA (форма 940) требуются за квартал, в котором сумма подлежащего уплате налога превышает 500 долларов США. Налог необходимо внести до конца месяца, следующего за концом квартала.

Вы, , должны использовать электронный перевод денежных средств (EFTPS) для внесения всех федеральных налоговых депозитов. Информацию о сроках выплаты депозита см. На странице «Сроки уплаты трудового налога».

Отчетность по налогам на трудоустройство

Как правило, работодатели должны сообщать о заработной плате, чаевых и других компенсациях, выплачиваемых работнику, заполнив необходимые формы в IRS. Вы также должны сообщить об уплаченных вами налогах, заполнив формы 940, 941 и 944 на бумаге или в электронном виде.

Как правило, работодатели, удерживающие федеральный подоходный налог или налоги на социальное обеспечение и Medicare, должны подавать форму 941 «Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя» каждый квартал. Сюда входит удержание пособия по болезни и дополнительного пособия по безработице

Заполните форму 943, Годовая федеральная налоговая декларация работодателя для сельскохозяйственных работников, если вы подаете декларацию о заработной плате в сельском хозяйстве.

Подайте форму 944, Годовая федеральная налоговая декларация работодателя, если вы получили письменное уведомление о программе формы 944.

Заполните форму 945, Годовая декларация удержанного федерального подоходного налога, если вы подаете заявление о дополнительном удержании.

Налог FUTA платит только работодатель; он не удерживается из заработной платы работника. Сообщите о своих налогах FUTA, заполнив форму 940, Ежегодную федеральную налоговую декларацию работодателя по безработице (FUTA).

В конце года работодатель должен заполнить форму W-2 «Отчет о заработной плате и налогах», чтобы сообщить о заработной плате, чаевых и других компенсациях, выплаченных работнику. Копия файла A всех бумажных и электронных форм W-2 с формой W-3 «Передача отчетов о заработной плате и налоговых декларациях» в Управление социального обеспечения (SSA). Скопируйте файл 1 в налоговый департамент штата или местного отделения.

Срок сдачи

См. Страницу Сроки уплаты налога на трудоустройство, чтобы узнать о сроках подачи и внесения депозита.Для получения дополнительной информации о хранении и заполнении этих форм см. Публикацию 15 Налогового руководства работодателя.

Как работает прямой депозит для работодателей? | Работа

Автор Chron Contributor Обновлено 20 июля 2020 г.

Прямой депозит — это практика перевода денег в электронном виде, а не предоставления кому-либо бумажного чека. Это имеет преимущества как для работника, так и для работодателя, и является экологически благоприятной практикой, поскольку уменьшает количество бумаги, используемой для выписки чеков или хранения документации финансовых операций.

Прямой депозит также снижает риск потери платежей и выявления кражи. По данным Automated Clearing House, организация, которая управляет прямыми депозитами для многих организаций, утерянные или украденные бумажные чеки и бумажные выписки по счетам являются наиболее распространенными источниками кражи личных данных.

Механика прямого депозита

По данным Next Gen Personal Finance, примерно 82 процента сотрудников в США получают оплату за работу прямым депозитом. Во-первых, работодатель должен открыть банковский счет для своей деятельности по начислению заработной платы.

Затем служащий отправляет копию аннулированной депозитной квитанции работодателю, чтобы можно было ввести информацию о его банковском счете в систему программного обеспечения организации и банка. Работодатель переводит заработную плату на свой банковский счет в электронном виде. Когда наступает день выплаты жалованья, электронная передача переводит заработную плату сотрудника прямо на его счет. Бумажный чек не выдается, хотя работник все равно может получить от работодателя квитанцию ​​о заработной плате или другую документацию об оплате.

Преимущества для работодателя

По данным Patriot Software, прямой депозит дает работодателю ряд преимуществ. Подделка чеков невозможна при прямом депозите. Работодатель может добиться значительной экономии средств; требуется меньше рабочих часов для обработки физических аспектов расчета заработной платы, и уменьшается необходимость покупать бумажные чеки.

Работа, связанная с печатью, складыванием и вложением зарплатных чеков в конверты, устраняется за счет прямого депозита. Объемы бухгалтерского учета меняются, поскольку прямой депозит уменьшает такие проблемы, как потеря чеков или задержка депозита.Снижение риска потери или кражи чеков выгодно как для работника, так и для работодателя.

Отчеты и другие преимущества

Прямой депозит предоставляет работодателю немедленные электронные отчеты о транзакциях. В зависимости от используемого программного обеспечения другие финансовые отчеты могут быть доступны немедленно, что было бы невозможно в бумажной системе.

Прямой депозит позволяет работодателю полностью отказаться от бумажных квитанций о заработной плате, предоставляя сотрудникам онлайн-доступ к их информации о заработной плате.В некоторых штатах работодатели могут потребовать от своих сотрудников использовать прямой депозит. Это может быть выгодно, поскольку предотвращает использование двух систем начисления заработной платы, которые необходимы, если только часть сотрудников организации использует прямой депозит.

Расходы для работодателя

Могут потребоваться некоторые расходы, связанные с организацией услуг прямого депозита для малого бизнеса. По данным NFIB, многие банки (поставщики прямого депозита) взимают плату за установку в размере от 50 долларов до долларов 149 . Размер работодателя и отношения с банком могут повлиять на размер вознаграждения.Некоторые банки также взимают ежемесячную плату за счет.

Как правило, с работодателя взимается плата каждый раз, когда он вносит депозит, каждый раз, когда выполняется какое-либо действие со счетом работодателя и каждый раз, когда к счету работника осуществляется доступ от имени работодателя, согласно NFIB. Комиссия за транзакцию варьируется в зависимости от банка, размера работодателя и других факторов и может составлять от нескольких до нескольких сотен долларов.

Как это работает и как его настроить

При отправке или получении платежей у вас есть несколько вариантов. Среди этих вариантов вы можете использовать наличные, чеки или электронные платежи. Большинство организаций предпочитают последний вариант, также известный как прямой перевод. Фактически, вам иногда требуется использовать прямой перевод. К счастью, это безопасный и недорогой способ оплаты для всех вовлеченных сторон.

Что такое прямой депозит?

Прямой депозит — это электронный платеж с одного банковского счета на другой. Например, деньги могут переводиться с банковского счета работодателя на банковский счет работника, хотя есть несколько других способов использования прямого депозита.Для выполнения переводов банки используют сеть автоматизированной клиринговой палаты (ACH), которая координирует эти платежи между финансовыми учреждениями.

Полностью автоматические транзакции

Когда вы получаете средства посредством прямого депозита, баланс вашего счета автоматически увеличивается при поступлении платежа. Вам не нужно принимать платеж или вносить средства на свой счет, что потребовалось бы, если бы вы получили наличные или чек. Точно так же, когда вы платите прямым депозитом, баланс вашего текущего счета автоматически уменьшается, когда платеж покидает ваш банк.

Стандартный способ оплаты

Прямой депозит становится все более популярным, поскольку избавляет от ненужной бумажной работы. Ежегодно производятся миллиарды платежей ACH. Например, такие ветви правительства, как Управление социального обеспечения, больше не печатают чеки. Вместо этого они требуют, чтобы вы получали средства в электронном виде — либо через прямой перевод на текущий счет, либо через перезагружаемую дебетовую карту. Работодатели любого размера могут легко производить платежи как сотрудникам, так и поставщикам посредством прямых депозитов.

Причины сделать переход

Есть несколько причин, по которым как предприятия, так и потребители используют прямой депозит.

Автоматизированные вклады удобны

При получении средств путем прямого депозита средства зачисляются на ваш счет без каких-либо действий с вашей стороны. Независимо от того, находитесь ли вы за городом или слишком заняты, чтобы добраться до банка, ваш счет будет зачислен.

Переход на цифровые технологии экономит деньги и ресурсы

Благодаря электронным платежам вам не нужно распечатывать чеки или платить за их отправку по почте.Это экономит бизнес-деньги, сохраняя ресурсы, связанные с печатью чеков и их транспортировкой. Как правило, получать платежи можно бесплатно, а отправка средств через ACH часто обходится дешевле, чем другие варианты.

Электронные пластинки не заполняют картотеки

При транзакции прямого депозита у каждого есть запись о платеже. Что произошло, легко увидеть в истории транзакций вашего текущего счета. Эта транзакция будет там всякий раз, когда вам понадобится ссылаться на нее.Вам не нужно вручную записывать сведения о платежах, сохранять квитанции о заработной плате в картотеке или иным образом отслеживать бумажную работу.

Цифровые платежи более безопасны

Никто не может украсть чек, подделать его или попытаться обналичить его, когда платеж доставляется в цифровом виде. Средства плавно перемещаются с одного текущего счета на другой. Когда дело доходит до перевода денег с одного банковского счета на другой, прямые депозиты являются одними из самых безопасных способов завершения транзакции.

Прямые депозиты: быстрое завершение транзакций

Те, кто получает оплату посредством прямого депозита, часто получают свою оплату раньше, чем те, кто получает оплату бумажным чеком. Прямой перевод может поступить на счет одного получателя до того, как другой получатель получит бумажный чек по почте. Даже если они прибудут в одно и то же время, получателю бумажного чека придется сделать дополнительный шаг — внести чек и дождаться, пока эти средства будут очищены.

Настройка прямого депозита для приема платежей

Чтобы получать платежи в электронном виде, вам необходимо предоставить информацию о банковском счете организации, которая вам платит.Они могут потребовать, чтобы вы использовали определенную форму (например, форму прямого депозита), или они могут попросить вас предоставить аннулированный чек. В некоторых случаях вам потребуется предоставить информацию о своей учетной записи в Интернете.

Чтобы получать платежи, вам необходимо предоставить приведенную ниже информацию организации, которая будет вам платить.

1. Номер банковского счета
2. Маршрутный номер
3. Тип счета (обычно текущий счет)
4. Название и адрес банка — вы можете использовать любое отделение банка или кредитного союза, которое вы используете.
5. Имя (имена) владельцев счетов в списке на счете

Вы можете найти большую часть этой информации на любом личном чеке.Маршрутный номер обычно указывается на передней стороне чека в левом нижнем углу. Номер счета будет справа. Вы также можете позвонить в свой банк и запросить информацию о прямом депозите. Подробности также часто доступны в Интернете, но для получения точной информации лучше войти в свою учетную запись.

Маршрутизация вашего банка и номера счетов являются конфиденциальной информацией, поэтому не сообщайте эти номера никому, если вы им действительно не доверяете.

Настройка прямого депозита может занять от нескольких дней до нескольких недель.Спросите своего работодателя, чего ожидать, чтобы не искать платежи не в том месте.

Как только все будет настроено, ваши платежи будут автоматически поступать на ваш банковский счет. Обязательно проверьте доступный баланс на своем текущем счете, прежде чем пытаться потратить какие-либо из этих денег. Государственные платежи, такие как возврат налогов и пособия по социальному обеспечению, как правило, доступны сразу же, как и платежи от работодателей, хотя это зависит от вашего банка. Другие платежи могут задерживаться на несколько дней.

Отправка платежей с помощью прямого депозита

Чтобы отправлять платежи в электронном виде, вам необходимо иметь отношения с финансовым учреждением, которое предоставляет платежи через ACH. Эту услугу могут предложить коммерческие банковские счета, популярные бухгалтерские службы и поставщики заработной платы, поэтому спросите поставщиков, с которыми вы уже работаете, прежде чем искать новые ресурсы.

Если у вас есть способ отправлять платежи через ACH, вам просто нужно собрать информацию о своих сотрудниках. Включите любую информацию, раскрываемую в соответствии с местными и федеральными законами, при общении с получателями платежей.Если вы не уверены в правилах, действующих в вашем районе, проконсультируйтесь с бухгалтером.

Другое использование прямого депозита

Существует множество способов использования прямого депозита, помимо получения зарплаты или оплаты труда сотрудников.

Независимые подрядчики

Ваш бизнес может платить независимым подрядчикам прямым депозитом. Ваше бухгалтерское программное обеспечение или текущий провайдер расчета заработной платы должны иметь возможность довольно легко обрабатывать эти платежи, хотя затраты могут быть выше, чем затраты на оплату труда сотрудников W-2.

Пособия по социальному обеспечению

Начиная с 2013 года Управление социального обеспечения требует, чтобы получатели получали выплаты в электронном виде. Чтобы подписаться на электронные платежи, посетите веб-сайт Go Direct Министерства финансов США. Вы также можете изменить существующие инструкции по прямому депозиту на сайте www.SSA.gov.

Алименты и алименты на детей

Чтобы получать или отправлять алименты и алименты в электронном виде, обратитесь в департамент вашего штата, ответственный за обработку этих платежей.Взаимодействие с другими людьми

Возврат налогов

Вы получите деньги быстрее, если воспользуетесь прямым переводом для возврата налогов. Сообщите своему налоговому инспектору, что вы предпочитаете прямой перевод, или предоставьте правительству информацию о своем банковском счете при подаче налоговой декларации. Вы даже можете разделить возмещение, чтобы деньги поступали на несколько счетов, что упростит сохранение части возмещения. Чтобы предоставить инструкции по прямому депозиту, используйте раздел «Возврат» (строка 21b-d) в форме 1040. Вы также можете разделить свой прямой депозит между несколькими счетами с помощью формы 8888. Взаимодействие с другими людьми

Рекомендуется настроить оповещения, чтобы вы могли получать электронное письмо или текстовое сообщение, когда на любом из ваших счетов есть депозит или снятие средств.

Оплата счетов

Как потребитель, вы можете использовать ту же технологию, чтобы избежать использования чеков, оплаты почтовых услуг и своевременного получения счетов по почте. Для этого вы можете либо настроить онлайн-оплату счетов в своем банке, либо настроить платежи через ACH с помощью кому нужно платить.

Периодически проверяйте прямые депозиты

Даже после того, как вы успешно получили или отправили прямой перевод, стоит периодически проверять свои банковские счета.Таким образом вы обнаружите любые ошибки или признаки кражи личных данных. Если вы переходите с бумажной книги чеков, вам придется приспособиться к тому, что все будет отображаться в Интернете, но нет причин, по которым вы не можете продолжать балансировать свои счета, как это было раньше.

Расчетные дни, периоды выплаты заработной платы и окончательная заработная плата

1. Офис Уполномоченного по вопросам труда

В Калифорнии заработная плата, за некоторыми исключениями (см. Таблицу ниже), должна выплачиваться не реже двух раз в течение каждого календарного месяца в дни, заранее обозначенные как обычные рабочие дни.Работодатель должен установить обычный день выплаты жалованья и разместить уведомление с указанием дня, времени и места выплаты. Раздел 207 Трудового кодекса Заработная плата, полученная в период с 1 ^-го до 15 ^-го дня включительно любого календарного месяца, должна выплачиваться не позднее 26 ^-го дня месяца, в течение которого выполнялась работа, и полученная заработная плата между 16 ^{-м числом} и последним днем ​​месяца необходимо оплатить до 10 ^{-го числа} следующего месяца.Другие периоды расчета заработной платы, такие как еженедельный, двухнедельный (каждые две недели) или полумесячный (два раза в месяц), когда период заработка отличается от периода между 1 ^-м и 15 ^-м , и 16 ^-м и последним днем месяца, должны быть выплачены в течение семи календарных дней после окончания расчетного периода, в течение которого заработная плата была получена. Трудовой кодекс ст.204

Заработная плата за сверхурочную работу должна выплачиваться не позднее дня выплаты зарплаты за следующий регулярный расчетный период, следующий за расчетным периодом, в котором была получена заработная плата за сверхурочную работу.Работодатель должен соблюдать раздел 226 (a) Трудового кодекса, касающийся общего количества часов, отработанных работником, если сверхурочные часы регистрируются как исправление в детализированном отчете для следующего регулярного периода оплаты и включают даты периода оплаты для которое вносится исправление. Статья 204 (b) (2)

увольняемому сотруднику должна быть выплачена вся его или ее заработная плата, включая накопленный отпуск, сразу после увольнения. Статьи 201 и 227 Трудового кодекса.3

Группе сотрудников, уволенных по причине прекращения сезонной занятости в области консервирования, консервирования или сушки любых видов скоропортящихся фруктов, рыбы или овощей, должна быть выплачена оплата в течение 72 часов после увольнения. Оплата должна производиться по почте любому такому сотруднику, который запрашивает и указывает для этого почтовый адрес. 201 статья

Сотрудник, занятый в производстве кинофильмов, уволенный и чьи необычные или неопределенные условия найма требуют специального расчета для определения причитающейся суммы, должен получить зарплату до следующего обычного дня выплаты жалованья.Выплата заработной платы работникам, на которые распространяется данный раздел, может быть отправлена ​​работнику по почте или предоставлена ​​работнику в месте, указанном работодателем в округе, где работник был нанят или выполнял работу. Выплата считается произведенной в тот день, когда заработная плата работника отправлена ​​работнику по почте или сделана доступной для работника в месте, указанном работодателем, в зависимости от того, что наступит раньше. Для целей этого раздела трудовые отношения прекращаются, когда прекращаются трудовые отношения, будь то увольнение, увольнение, увольнение, завершение работы на определенный срок или иным образом. 201.5 Трудового кодекса

Сотрудник, занятый в сфере бурения нефтяных скважин, уволенный, должен получить оплату в течение 24 часов после увольнения, за исключением субботы, воскресенья и праздничных дней. 201.7 Трудового кодекса

Если сотрудники работают в месте, где проводятся театральные или концертные мероприятия, и их зачисляют и регулярно направляют на работу через приемный центр или другую систему регулярной краткосрочной занятости, установленную в соответствии с добросовестным коллективным договором, эти сотрудники и их работодатели могут установить в своем коллективном договоре сроки выплаты заработной платы уволенному или уволенному работнику.201.9 Трудового кодекса

Работнику без письменного трудового договора в течение определенного периода времени, который уведомит не менее чем за 72 часа о своем намерении уволиться и увольняется в день, указанный в уведомлении, должна быть выплачена вся его или ее заработная плата, включая накопленный отпуск, на момент увольнения. Трудовой кодекс ст.202

Работнику без письменного трудового договора в течение определенного периода времени, который увольняется без предварительного уведомления за 72 часа, должна быть выплачена вся его или ее заработная плата, включая накопленный отпуск, в течение 72 часов после увольнения.Сотрудник, увольняющийся без предварительного уведомления за 72 часа, может потребовать, чтобы его окончательная выплата была отправлена ​​по почте на указанный адрес. Дата отправки по почте будет считаться датой платежа для целей требования о предоставлении платежа в течение 72 часов с момента уведомления об увольнении. Трудовой кодекс ст.202

Местом окончательной выплаты заработной платы уволенным (уволенным) работникам является место увольнения. Место окончательной выплаты заработной платы для сотрудников, которые увольняются без предварительного уведомления за 72 часа и не просят выслать им окончательную заработную плату по почте по указанному адресу, находится в офисе работодателя в округе, в котором выполнялась работа. .Статья 208 Трудового кодекса.

Прямые переводы заработной платы на банковский, ссудо-сберегательный счет или счет кредитного союза работника, которые ранее были авторизованы работником, немедленно прекращаются, когда работник увольняется или увольняется, а выплата заработной платы при увольнении в порядке, описанном выше применяется, ЕСЛИ работник не дал добровольного разрешения на внесение депозита и при условии, что работодатель соблюдает положения раздела 213 (d) Трудового кодекса, касающиеся выплаты заработной платы при увольнении с работы или увольнении с работы.

На работодателя, который умышленно не выплачивает заработную плату уволенному сотруднику (увольнение или увольнение) в установленные сроки, может быть наложен штраф за время ожидания. Штраф за время ожидания — это сумма, равная дневной ставке заработной платы работника за каждый день невыплаты заработной платы, но не более тридцати (30) календарных дней. Mamika v. Barca (1998) 68 Cal.App4th 487 Сотруднику не будут назначены штрафы за время ожидания, если он уклоняется или отказывается получить причитающуюся заработную плату. Если существует добросовестный спор относительно размера причитающейся заработной платы, штрафы за время ожидания налагаться не будут. «Добросовестный спор» о том, что любая заработная плата подлежит выплате, возникает, когда работодатель представляет защиту, основанную на законе или фактах, которая в случае успеха помешает любому возмещению со стороны работника. Тот факт, что защита в конечном итоге оказывается безуспешной, не исключает вывода о существовании добросовестного спора. Однако защита, не подкрепленная какими-либо доказательствами, необоснованная или недобросовестная, помешает выявлению «спора о добросовестности».Раздел 203 и Раздел 8 Трудового кодекса, Свод правил Калифорнии, раздел 13520

Даже в случае спора работодатель должен выплатить, не требуя освобождения, любую причитающуюся заработную плату, которая не оспаривается. Если работодатель не выплатит, что является бесспорным, защита «добросовестность» будет побежден независимо от результатов спорного заработной платы. Трудовой кодекс ст.206

Примечание для работодателей: если в ваших бухгалтерских книгах есть неоговоренные чеки, которые выплачиваются сотрудникам, чья работа была уволена (т.д., поскольку вы не можете найти сотрудника) и вы приложили все разумные усилия для выплаты заработной платы, вы можете отправить не согласованные чеки с объяснением ваших усилий связаться с сотрудником в ближайший офис Уполномоченного по вопросам труда. . Комиссар по вопросам труда предпримет дальнейшие усилия по поиску работника для выплаты заработной платы, и, в случае неудачи, чеки будут депонированы в Фонд невостребованной заработной платы штата Калифорния. Щелкните здесь, чтобы найти ближайший офис Уполномоченного по вопросам труда.

1.	Кв.	Если я не представлю свою учетную запись на период оплаты, может ли мой работодатель задержать выплату моей заработной платы до тех пор, пока не будет отправлена ​​карта учета рабочего времени?
	А.	Нет, работодатель обязан выплатить вам платеж в установленный день выплаты жалованья независимо от того, представлена ​​ли табель учета рабочего времени. В законе нет исключения, которое позволяет работодателю требовать от вас подождать до следующего дня выплаты жалованья или даже до тех пор, пока не будет сдана табель учета рабочего времени. Ваш работодатель может соблюдать закон, даже не имея карточки учета рабочего времени, путем выплаты всей заработной платы которые, как ему разумно известно, относятся к вашему регулярному запланированному рабочему периоду.
2.	Кв.	Я проработал четыре часа сверхурочно в течение последнего расчетного периода. Когда должна быть выплачена моя сверхурочная заработная плата?
	А.	Выплата сверхурочной заработной платы за один расчетный период должна производиться не позднее дня выплаты зарплаты за следующий регулярный расчетный период. До следующего дня зарплаты может быть отложена только выплата сверхурочной заработной платы, но не повременная оплата труда.
3.	Кв.	В настоящее время мне платят раз в две недели (каждые две недели). Мой работодатель хочет изменить период выплаты заработной платы на полумесяц (два раза в месяц) и платить 10 -го -го и 25-го -го числа. Это изменение приведет к задержке выплаты моей заработной платы. Это законно?
	А.	Да, при условии, что работодатель заранее уведомит вас об изменении и соблюдает требования закона о выплате заработной платы.
4.	Кв.	Если мой обычный назначенный день выплаты жалованья выпадает на праздничный день, когда мне следует платить?
	А.	Если ваш обычный назначенный день выплаты жалованья приходится на праздничный день, и ваш работодатель соблюдает этот праздник, закрыв свой бизнес, ваш работодатель может выплатить вам заработную плату на следующий рабочий день.
5.	Q.	Как часто мне должны платить?
	А.	За некоторыми исключениями (см. Таблицу выше) вам должны платить дважды в течение каждого календарного месяца в дни, заранее определенные вашим работодателем в качестве обычных дней выплаты зарплаты.
6.	Кв.	Обязан ли мой работодатель вести учет заработной платы?
	А.	Да. Каждый работодатель, ведущий бизнес в Калифорнии, должен вести исчерпывающий учет заработной платы каждого из своих сотрудников.
7.	Кв.	Имею ли я право просматривать свои платежные ведомости?
	А.	Да. Ваши платежные ведомости должны быть доступны вам по разумному запросу, который должен быть выполнен вашим работодателем в кратчайшие сроки, но не позднее 21 календарного дня с даты, когда вы сделаете такой запрос.Начиная с 1 января 2003 г., если работодатель не разрешил нынешнему или бывшему сотруднику проверить или скопировать его или ее ведомость заработной платы в течение 21 дня, нынешний или бывший сотрудник имеет право взыскать с работодателя штраф в размере 750 долларов США в рамках гражданского иска. передано в суд компетентной юрисдикции.
8.	Кв.	Могу ли я получать оплату наличными, и если да, то имею ли я право на подробный отчет о заработной плате?
	А.	Да. В соответствии с разделом 226 (а) Трудового кодекса, раз в полгода или каждый раз, когда вам выплачивается заработная плата, будь то чеком, наличными или иным образом, вам должна выдаваться отделяемая часть чека или отдельное письмо с указанием необходимой информации. Примечание. С 1 января 2008 г. в детализированной выписке могут отображаться только последние четыре цифры вашего номера социального страхования или идентификационный номер сотрудника, кроме номера социального страхования. (Раздел 226 (a) (7) Трудового кодекса) В детализированном выписке должна быть указана следующая информация: Заработная плата брутто Общее количество отработанных часов (не требуется для освобожденных от налогообложения сотрудников) Количество заработанных сдельных единиц и любая применимая сдельная оплата, если работнику выплачивается сдельная оплата Все удержания (все удержания, сделанные по письменным распоряжениям сотрудника, могут быть объединены и показаны как одна статья) Чистая заработная плата Включая даты периода, за который сотруднику выплачивается заработная плата Имя сотрудника и последние четыре цифры его или ее номера социального страхования или идентификационного номера сотрудника, кроме номера социального страхования Наименование и адрес юридического лица-работодателя Все применимые почасовые ставки, действующие в течение периода оплаты, и соответствующее количество часов, отработанных сотрудником по каждой почасовой ставке Щелкните здесь, чтобы увидеть пример подробного отчета о заработной плате (квитанции о заработной плате) в соответствии с требованиями Раздела 226 Трудового кодекса для работника, получающего почасовую оплату. Примечание: это подробное заявление не применимо к работнику, компенсация которого основана исключительно на заработной плате и который освобожден от оплаты сверхурочных в соответствии с разделом 515 (a) Трудового кодекса или любым применимым приказом Комиссии по промышленному благосостоянию. Щелкните здесь, чтобы увидеть пример подробного отчета о заработной плате (квитанции о заработной плате) в соответствии с требованиями раздела 226 Трудового кодекса для работника, получающего сдельную оплату.
9.	Кв.	Я только что уведомил своего работодателя за две недели о том, что увольняюсь.Вместо того, чтобы позволить мне работать до даты моего увольнения, он сказал мне, что я уволен, и поручил мне собрать мои личные вещи и уехать. Уходя, он выдал мне чек на всю заработную плату, полученную за мой последний час работы. Имею ли я право на получение оплаты за время, в течение которого я подал уведомление? Кроме того, когда должна быть выплачена моя последняя заработная плата?
	А.	Вы не имеете права на получение заработной платы за период уведомления, поскольку в течение этого периода вы не выполняли никакой работы.Для выплаты заработной платы ваш работодатель заменил увольнение увольнением, и вся ваша заработанная заработная плата подлежала выплате сразу после того, как он уволил вас.
10.	Кв.	Я продавец, недавно уволенный с работы. Когда должна быть выплачена моя последняя заработная плата?
	А.	В случае, если комиссионные были «заработаны» на дату вашего увольнения или до нее, работодатель должен выполнить необходимые расчеты и выплатить комиссию в день увольнения в случае увольнения или добровольного увольнения с более чем За 72 часа до уведомления или в течение 72 часов после прекращения трудовых отношений в случае добровольного увольнения без такого предварительного уведомления. Работодателю не разрешается ждать до обычного времени для расчета комиссионных текущих сотрудников, а также нельзя откладывать выплату таких заработанных комиссионных до следующей регулярной запланированной даты выплаты зарплаты. Если комиссия еще не была заработана на момент расторжения и ожидает выполнения какого-либо прецедента юридического условия, например, получения платежа клиента, комиссия должна быть выплачена вам немедленно после завершения прецедента условия.
11.	Кв.	Что я могу сделать, если мой работодатель не выплатит мне зарплату в день выплаты зарплаты по расписанию?
	А.	Вам следует связаться с Отделом по соблюдению трудовых норм и объяснить, что ваш работодатель не платит вам в обычные запланированные рабочие дни. DLSE поможет вам, объяснив закон вашему работодателю. Несоблюдение требований раздела 207 Трудового кодекса в уведомлении о выплате заработной платы и невыплата заработной платы в надлежащие фонды в установленный день выплаты жалованья, как это предписано в разделах 204, 204b, 205 и 209 Трудового кодекса, соответственно, является правонарушением. Трудовой кодекс ст. 215

Общие сведения об уплате налога на заработную плату и требованиях к подаче

Майк Энрайт, менеджер по операциям, BizFilings

Работодатели должны уплачивать федеральный налог на заработную плату правительству, а также подавать надлежащую отчетность и информационные декларации. Работодатели также должны предоставлять сотрудникам и подрядчикам отчеты W-2 и 1099 с объяснением выплаченной компенсации и удерживаемых сумм. Могут быть и государственные требования.Правила могут быть сложными, а штрафы за несоблюдение — серьезными, поэтому администрирование налоговых обязательств по заработной плате часто передается на аутсорсинг малым предприятиям.

Надлежащее выполнение налоговых обязательств по заработной плате предполагает обеспечение того, чтобы:

• Ваши федеральные налоги и налоги штата уплачиваются и сообщаются в соответствующие налоговые органы
• вы правильно указываете доход, удерживаемые суммы и суммы, выплаченные от имени сотрудников и подрядчиков
• вы ведете необходимые федеральные записи и записи штата

Точное и своевременное соблюдение требований — ключ к избежанию штрафов по налогу на заработную плату!

Начало работы с сотрудниками

Когда вы нанимаете своего первого сотрудника, вам необходимо получить федеральный идентификационный номер работодателя в IRS, если у вас его еще нет для вашего бизнеса. Вам также может потребоваться получить номера налоговых органов штата и местных налоговых органов. Помимо присвоения идентификационного номера работодателя (EIN) для использования во всей вашей корреспонденции, депозитах, декларациях и других документах, налоговые органы обычно предоставляют вам информацию о ваших конкретных налоговых обязательствах по заработной плате и могут предоставить формы, которые вам понадобятся. для использования при уплате налогов и подаче деклараций.

Для целей федерального налога на заработную плату у вас будут обязательства как по отчетности, так и по депонированию. Хотя они относятся к одному и тому же обязательству, налоговые декларации и налоговые депозиты обычно подаются отдельно:

• Депозиты по федеральным налогам должны вноситься на периодической основе.
• Федеральные налоговые декларации должны подаваться ежеквартально или ежегодно.

Также важно отметить, что к подоходным налогам и налогам FICA (социальное обеспечение) и FUTA (федеральным налогам на безработицу) применяются разные правила депозита.

Иногда бывает трудно вычислить и запомнить множественные сроки подачи и подачи документов. Во избежание пропуска крайних сроков IRS публикует годовой календарь сроков платежа: Налоговый календарь на 2019 год (Публикация 509).

IRS также предоставляет бесплатный загружаемый налоговый календарь, который содержит все даты уплаты федеральных налогов за год, а также электронную систему напоминаний.Этот календарь доступен на веб-сайте IRS.

Депозиты по федеральным налогам должны быть внесены в электронном виде

Депозиты федерального налога должны быть сделаны в электронном виде, , если не применяется исключение для малого бизнеса.

Существует четыре метода, которые работодатель может использовать для электронного перевода налоговых платежей:

• Воспользуйтесь бесплатной электронной системой уплаты федеральных налогов (EFTPS) Министерства финансов в Интернете или с помощью системы голосового ответа.
• Попросите свое финансовое учреждение инициировать кредитный платеж ACH от вашего имени.
• Попросите третью сторону, которой вы доверяете, например налогового специалиста или служащего по расчету заработной платы, произвести оплату за вас.
• В чрезвычайных обстоятельствах попросите свое финансовое учреждение перечислить за вас налоговый платеж в тот же день.

Ограниченное исключение из требований к электронной регистрации. Малые предприятия с федеральными налоговыми обязательствами менее 2500 долларов в квартал по-прежнему имеют возможность отправлять чек со своими квартальными отчетами по почте.

«Рабочие дни» и «праздничные дни». Что делать, если дата, когда вы должны внести федеральный налоговый депозит, выпадает на нерабочий день? В этом случае у вас есть время до конца следующего рабочего дня, чтобы своевременно внести депозит. Рабочий день — это любой день, кроме субботы, воскресенья или официальных праздников. Для целей федерального налогообложения официальным выходным днем ​​считается государственный выходной день или выходной день в округе Колумбия. В другие праздничные дни, например, официальные праздничные дни штата, срок оплаты не откладывается.

Если срок оплаты депозита приходится на пятницу, которая является официальным выходным днем ​​в округе Колумбия, у вас будет время внести депозит до конца следующего понедельника.

Своевременность вкладов. Поскольку вам могут начисляться штрафы за неуплату налогового депозита в установленный срок, вы не хотите опаздывать со своими депозитами. Как правило, своевременность депозита определяется датой его получения.

Однако для немногих предприятий, которые по-прежнему имеют право производить платежи, кроме электронного перевода средств, депозит, полученный после установленного срока, будет считаться своевременным, если вы можете установить, что он был отправлен по почте не менее чем за два дня до срока платежа. Это можно сделать, отправив депозит заказным или заказным письмом и запросив квитанцию ​​о вручении.

Большинство финансовых учреждений имеют определенное дневное время окончания регистрации депозитов. Любые депозиты, полученные после этого времени, не будут зарегистрированы до следующего дня. Итак, если вы отвечаете требованиям малого бизнеса и планируете вносить депозиты лично, обязательно приходите до истечения срока.

Кроме того, если вы планируете делать вклады, используя чеки, выписанные в банке, отличном от того, в котором вы делаете вклады, подтвердите, будет ли банк-депозитарий рассматривать этот чек как немедленную уплату ваших налоговых депозитов.

Сроки выплаты депозита по подоходному налогу и налогам FICA

График депозита для ваших налогов на трудоустройство зависит от размера ваших налоговых обязательств. Как правило, ближе к концу каждого года IRS сообщает вам, какой метод вы должны использовать в предстоящем календарном году. Возможны четыре варианта:

• ежегодно
• ежеквартально
• ежемесячно
• еженедельно

Годовая налоговая декларация и депозит. Малые предприятия могут иметь возможность подавать годовую налоговую декларацию о заработной плате ( Форма 944 ЕЖЕГОДНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя ) и перечислять налоги вместе с этой декларацией.

Это «добровольная» программа, и вы должны запросить разрешение у IRS перед подачей годовой отчетности. Вы можете запросить согласие на участие в программе Form 944, если вы:

• имеют предполагаемое годовое обязательство по налогу на трудоустройство в размере 1000 долларов США или меньше за весь календарный год;
• не является сельскохозяйственным работодателем, который должен подавать форму 943, Годовую федеральную налоговую декларацию работодателя для сельскохозяйственных работников и
• не является домашним работодателем, который должен подавать форму 1040, Приложение H, Налоги на домашнюю занятость.

Чтобы подать форму 944 за 2016 календарный год, вы должны позвонить в IRS по телефону 1-800-829-4933 или 267-941-1000 (платный звонок) до 1 апреля 2016 г. или отправить письменный запрос с почтовым штемпелем до 15 марта. 2016. Адрес зависит от того, где находится ваша компания.

• Предприятия в Коннектикуте, Делавэре, Округе Колумбия, Флориде, Джорджии, Иллинойсе, Индиане, Кентукки, Мэн, Мэриленде, Массачусетсе, Мичигане, Нью-Гэмпшире, Нью-Джерси, Нью-Йорке, Северной Каролине, Огайо, Пенсильвании, Род-Айленде, на юге Каролина, Теннесси, Вермонт, Вирджиния, Западная Вирджиния, Висконсин должны отправить свой запрос по адресу: Министерство финансов.Служба внутренних доходов, Цинциннати, Огайо 45999-0038.
• Компании в Алабаме, Аляске, Аризоне, Арканзасе, Калифорнии, Колорадо, Гавайях, Айдахо, Айове, Канзасе, Луизиане, Миннесоте, Миссисипи, Миссури, Монтане, Небраске, Неваде, Нью-Мексико, Северной Дакоте, Оклахоме, Орегоне, Южной Дакоте, Техас, Юта, Вашингтон, Вайоминг должны отправить свой запрос по адресу: Министерство финансов, Служба внутренних доходов, Огден, UT 84201-0038.

Ежеквартальные депозиты для малых предприятий: Если ваши налоги на занятость за текущий или предыдущий кварталы меньше 2500 долларов, вы можете перечислить налоги вместе со своей квартальной декларацией (форма 941).Их не нужно вкладывать отдельно.

Взгляд назад для определения ежемесячных или полунедельных вкладов. Предполагая, что ваши общие налоги за квартал составляют 2500 долларов или больше, вы будете работать либо ежемесячно, либо раз в две недели. IRS определяет ваш график платежей на основе суммы дохода и налогов FICA, которые вы указали в течение определенного «ретроспективного периода».

Для каждого календарного года ретроспективным периодом является четырехквартальный период, заканчивающийся 30 июня предыдущего года. Для 2016 г. период ретроспективного анализа — с 1 июля 2014 г. по 30 июня 2015 г.

Если вы сообщили о налогах на сумму 50 000 долларов или меньше в течение отчетного периода, вы вносите депозит ежемесячно. В противном случае вы вносите депозит каждые две недели. Однако все новые работодатели должны ежемесячно вносить свои налоги на заработную плату в течение первого календарного года.

Ежемесячный депозит. При ежемесячном депонировании вы должны внести налоги, которые вы должны удерживать или платить с заработной платы, выплачиваемой в течение календарного месяца, до 15 числа следующего месяца.Таким образом, суммы, удержанные или выплаченные по заработной плате за июнь, должны быть депонированы до 15 июля.

Требования к депозиту раз в две недели. При депонировании раз в две недели вы должны внести налоги, связанные с заработной платой, которую вы выплачиваете в среду, четверг или пятницу, к следующей среде. Вы должны внести налоги, связанные с заработной платой, которую вы платите в субботу, воскресенье, понедельник или вторник, до следующей пятницы. Однако ни в коем случае у вас не будет менее трех рабочих дней для внесения депозита. Рабочий день — это любой день, кроме субботы, воскресенья или «официальных выходных» (т. Е. Государственных праздников и официальных выходных в округе Колумбия).

Например, если вы были вкладчиком раз в две недели и платили заработную плату в пятницу, а следующий понедельник был официальным выходным днем ​​в округе Колумбия, вам нужно было бы внести свой вклад до следующего четверга (вместо среды).

Несвоевременное внесение полной суммы. Каждый раз, когда вы вносите меньше, чем требуется, вы рискуете получить штраф на недоплаченную сумму.Однако до тех пор, пока любой дефицит не превышает 100 долларов США или 2 процента от суммы, которую вы должны были внести, штраф за недоплату не взимается.

Ежемесячные вкладчики должны восполнить любую недостачу к установленному сроку для их ежеквартального дохода. У вкладчиков, осуществляющих полунедельные вклады, есть срок до первой среды или пятницы (в зависимости от того, что наступит раньше), выпадающего после 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошла выплата, или, если раньше, срока выплаты квартального дохода.

Правила налогового депозита FUTA (Федеральная служба по безработице)

Как правило, вы должны вносить федеральные налоги по безработице ежеквартально. Однако, если ваше ежеквартальное налоговое обязательство FUTA составляет 500 долларов США или меньше, вам не нужно его вносить. Вместо этого вы можете перенести его на следующий квартал и добавить его к своим обязательствам по FUTA на следующий квартал. Если ваши обязательства за последний квартал года (плюс любые невыплаченные суммы за предыдущие кварталы) составляют 500 долларов или меньше, у вас есть возможность либо внести налог, либо перечислить его вместе с годовой декларацией.

Если ваше ежеквартальное налоговое обязательство FUTA превышает 500 долларов США, вы должны вносить ежеквартальные депозиты FUTA до последнего дня месяца, следующего за концом каждого квартала:

Федеральные требования к возврату заработной платы

Помимо фактического внесения федеральных налогов на фонд заработной платы, вы также обязаны подавать периодические отчеты, показывающие, как вы рассчитывали свои налоговые обязательства. Как и в случае с депозитами, декларации, которые вы должны подавать по своим доходам и налогам FICA, отличаются от деклараций, которые вы подаете по налогам FUTA.

Требования к декларации о доходах и налоговой декларации FICA

Большинство работодателей обязаны подавать форму 941, Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя, , чтобы указать как удержанные вами федеральные подоходные налоги, так и налоги FICA, которые вы удержали и уплатили в течение календарного квартала. (Работодатели, которые имеют право на ежегодную отчетность / оплату, заполните форму 944.)

Крайний срок подачи формы 941 — последний день первого месяца после окончания квартала. Однако, если вы своевременно вносили каждый из своих вкладов в течение квартала, вы имеете право на автоматическое 10-дневное продление. Никакие другие расширения для заполнения формы 941 не допускаются.

Если вы закроете свой бизнес или иным образом навсегда прекратите выплачивать заработную плату, которая облагает вас налогом на заработную плату, вы можете прекратить свое обязательство по подаче квартальной отчетности. Вы делаете это, определяя доход за последний квартал, в котором вы платите налогооблагаемую заработную плату, как «окончательный» доход, установив флажок в верхней части декларации.

Правила налоговой декларации FUTA (Federal Unemployment)

В отличие от налоговых деклараций о доходах и FICA, которые подаются ежеквартально, декларация FUTA (федеральный налог на безработицу) является годовой. Крайний срок подачи формы 940, Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя по безработице — 31 января после окончания календарного года. Однако «Правило субботы, воскресенья, выходных» применяется, если срок платежа приходится на нерабочий день. Например, крайний срок подачи налоговой декларации FUTA за 2015 г. — 31 января 2016 г.Но сегодня воскресенье, поэтому возврат должен состояться 1 февраля 2016 года.

Если вы своевременно вносили каждый из своих налоговых депозитов FUTA в течение года, вы имеете право на автоматическое 10-дневное продление. IRS может разрешить вам дальнейшее продление по вашему письменному запросу.

Государственная налоговая декларация и платежи по заработной плате

Обычно вам необходимо отправлять налоговые платежи и подавать декларации по двум типам государственных налогов на заработную плату: подоходному налогу и налогу на безработицу.

Общее правило для налогов на прибыль состоит в том, что каждый штат требует от работодателей подавать квартальный отчет о налогах и заработной плате не позднее последнего дня месяца, следующего за календарным кварталом; в большинстве случаев, если срок платежа приходится на субботу, воскресенье или праздничный день, срок платежа продлевается до следующего рабочего дня.

В некоторых штатах теперь требуется электронная подача определенных возвратов и платежей. Проконсультируйтесь с налоговым департаментом вашего штата для получения информации о требуемых декларациях и сроках перевода удержанного подоходного налога.Проконсультируйтесь с вашим государственным налоговым агентством по безработице, чтобы получить информацию и налоговые формы, касающиеся налогов по безработице.

Предоставление формы W-2s и формы 1099s работникам

В дополнение к вашему обязательству подавать налоговые декларации о заработной плате в налоговые органы, у вас есть обязательство отчитываться перед своими сотрудниками и вашими независимыми подрядчиками. По сути, вы должны сообщить сотрудникам, сколько вы заплатили им в качестве налогооблагаемой компенсации и сколько вы удержали из их заработной платы по федеральным подоходным налогам и налогам штата и налогам FICA.

Предоставление формы W-2s. Для целей федерального налогообложения вы должны предоставить форму W-2, Отчет о заработной плате и налогах каждому сотруднику, который работает на вас в течение календарного года. Формы W-2 должны быть распределены до 31 января года, следующего за календарным. год, указанный в форме.

Для сотрудников, уволенных в течение года, применяются особые правила. Эти сотрудники могут попросить вас предоставить их W-2 раньше. Когда уволенный сотрудник запрашивает W-2 раньше, вы должны предоставить формы в течение 30 дней с момента запроса или, если позднее, в течение 30 дней с момента последней выплаты заработной платы сотрудникам.

Если по какой-либо причине вы не можете передать W-2 сотруднику, обязательно сохраните недоставленную форму как часть своих записей.

Подача W-2. Вы должны подать копии W-2 ваших сотрудников в Управление социального обеспечения (SSA) до конца февраля. Если вы подаете в электронном виде, срок подачи W-2 для компенсации за 2013 год — 1 апреля 2014 года. При передаче форм вы должны заполнить форму W-3, Передача отчетов о заработной плате и налоговых декларациях .

Исправление W-2. Если вам необходимо исправить или заменить W-2, который вы передали сотруднику или подали в SSA, используйте форму W-2c, Отчет о скорректированных доходах и суммах налогов .

Независимые подрядчики получают форму 1099-MISC. Вы не предоставляете W-2 своим независимым подрядчикам, потому что вы, как правило, не удерживаете и не платите налоги на заработную плату в отношении них. Однако вы должны подать федеральную информационную декларацию (форма 1099-MISC) для любого независимого подрядчика, которому вы заплатили не менее 600 долларов в качестве компенсации за услуги.Копии декларации должны быть предоставлены подрядчикам до 31 января, а в IRS — до 28 февраля.

Государственная отчетность. В вашем штате также может потребоваться подготовка информационных отчетов для сотрудников и / или независимых подрядчиков. Проконсультируйтесь с налоговым отделом вашего штата для получения информации о требованиях в вашем штате.

Ведение налогового учета по заработной плате и избежание штрафов

После того, как вы уплатили налоги на заработную плату и подали все необходимые декларации и отчеты, вашей последней важной обязанностью является ведение записей, подтверждающих уплаченные вами налоги на заработную плату.

Для целей федерального налогообложения вы должны хранить записи в течение как минимум четырех лет после даты истечения срока возврата или даты уплаты налогов, в зависимости от того, что наступит позже. Аналогичное требование к ведению документации существует в каждом штате с разными периодами времени.

Типы записей. Нет особой формы, предписанной для надлежащего хранения записей. Однако записи должны вестись таким образом, чтобы позволить IRS и налоговым органам вашего штата установить, возникли ли какие-либо налоговые обязательства, и если да, то размер этих обязательств.

Типы информации, которую вы должны сохранить, включают:

• имя, адрес и номер социального страхования каждого сотрудника
• общая сумма и дата каждой выплаты компенсации
• период службы, покрываемый каждой выплатой компенсации
• часть каждой выплаты компенсации, составляющая налогооблагаемую заработную плату
• копий свидетельства об освобождении каждого сотрудника от удержания (форма W-4)
• дат и суммы внесенных вами налоговых депозитов
• копий поданных вами деклараций
• копий любой недоставленной формы W-2

Проверка IRS. Вы обязаны хранить все необходимые записи в удобных и безопасных местах, доступных для представителей IRS. И ваши записи должны быть всегда доступны для проверок IRS.

Штрафы по налогу на заработную плату могут быть серьезными

На самом деле не так много возможностей уменьшить вашу подверженность налогам на заработную плату. Если вы нанимаете сотрудников и выплачиваете им какую-либо компенсацию, это само собой разумеющееся, что у вас будут некоторые налоговые обязательства по заработной плате. Неразумно пытаться избежать обязательств по налогу на трудоустройство, классифицируя ваших сотрудников как независимых подрядчиков.IRS, Министерство труда и их государственные органы агрессивно преследуют работодателей, чтобы выявить неправильную классификацию, и налагают суровые наказания.

Возможно, ваша самая лучшая возможность для реализации каких-либо реальных сбережений — это убедиться, что вы выполняете каждое из своих обязательств и избегаете штрафов. Многие из потенциальных штрафов по налогу на заработную плату аналогичны тем, которые вы обнаружите, когда имеете дело с другими типами налогов. Например, существуют как уголовные, так и гражданские санкции за несвоевременную подачу налоговой декларации по заработной плате или своевременную уплату налогов, которые вы должны.

Однако есть несколько штрафов, о которых вам следует особенно помнить при выполнении своих обязательств по налогу на заработную плату:

100-процентный штраф. Самый большой риск, с которым вы сталкиваетесь при администрировании своих налоговых обязательств по заработной плате, заключается в том, что вы можете быть привлечены к личной ответственности за весь доход и налоги FICA , которые вы намеренно либо не удерживаете из заработной платы своих сотрудников, либо не платите в IRS и свою государственные налоговые органы.

Даже если вы избежите 100-процентного штрафа из-за того, что ваше поведение не было «умышленным», вы можете столкнуться с меньшими штрафами, если ваше невыполнение было связано с неправильной классификацией сотрудника как независимого подрядчика. В контексте налоговых штрафов своеволие требует, чтобы поведение человека было преднамеренным, осознанным и добровольным.

В некоторых случаях безрассудного игнорирования очевидных фактов будет достаточно, чтобы проявить своеволие.

Форма W-2. Если вы не подготовите форму W-2 для своих сотрудников или умышленно предоставите неправильные формы, вы будете подвергнуты штрафу за каждое заявление, которое должно было быть отправлено или было составлено неправильно.

Как и когда делать налоговые отчисления с заработной платы

Одна из ваших самых важных обязанностей по начислению заработной платы — убедиться, что федеральные налоги на заработную плату зачисляются в соответствии с требованиями IRS.

Процесс расчета заработной платы включает:

• Расчет и подготовка зарплат
• Учет сумм, удерживаемых из этих зарплат
• Внесение на депозит налогов, удерживаемых с зарплаты
• Отчетность по удержанным налогам и сделанным депозитам.

Эта статья дает вам основы депозитарной части этого процесса.

Отсрочка уплаты налогов на заработную плату во время чрезвычайной ситуации с коронавирусом

Закон CARES 2020 позволяет работодателям отложить внесение депозита и уплату доли работодателя в налогах на социальное обеспечение.Налоги на социальное обеспечение являются частью налогов FICA, которые удерживаются из заработной платы сотрудников и подлежат уплате работодателем.

Отсрочка предназначена для всех работодателей, включая тех, кто подает заявку на получение налоговых льгот за оплачиваемый отпуск в связи с коронавирусом и льгот для удержания сотрудников (ERC). Если у вас есть ссуда в рамках Программы защиты зарплаты (PPP), возможно, вы не сможете воспользоваться этим сдерживающим фактором, в зависимости от того, прощен ли ваш ссуда.

Период отсрочки налога на заработную плату в соответствии с Законом о CARES — с 27 мая 2020 года по 31 декабря 2020 года.Вы должны были внести не менее 50% отсроченной суммы до 31 декабря 2020 года, а остаток — до 31 декабря 2021 года. Вы будете использовать форму IRS 941, ежеквартальный отчет работодателя, чтобы отразить ваши общие налоговые обязательства по заработной плате за остаток 2020 года.

Чтобы получить оценку суммы, которую вы можете отложить, умножьте общую сумму заработной платы по социальному обеспечению для всех сотрудников на 6,2%, часть работодателя от части социального обеспечения налогов FICA.

Частные предприниматели могут отложить 50% налога на социальное обеспечение от налога на самозанятость в течение того же периода.Отложенная сумма не используется для расчета предполагаемого причитающегося налога.

Кредит удержания сотрудников

Помимо отсрочек в 2020 году, некоторые работодатели также имеют право на получение ERC. Этот кредит был введен Законом CARES, но он был продлен Законом о налогоплательщиках и налоговых льготах в случае стихийных бедствий, подписанным в декабре 2020 года. ERC доступен до 30 июня 2021 года. В 2021 году правомочные работодатели могут получить возмещаемый налог. налоговый кредит на их долю налогов на социальное обеспечение в размере до 70% от заработной платы сотрудника.

Таким образом, работодатели могут уменьшить свои депозиты по налогу на трудоустройство в первом и втором кварталах 2021 года. Работодатели, в которых в среднем работает не более 500 штатных сотрудников, могут использовать форму 7200 для запроса авансового платежа по кредиту после сокращения своих платежей.

Что такое налоги на заработную плату?

Во-первых, давайте определимся, что подразумевается под «налогами на заработную плату». Это налоги, которые вы должны платить на свою заработную плату (суммы, которые вы платите сотрудникам за проделанную ими работу).К ним относятся:

• Федеральный подоходный налог, удержанный вами из зарплаты своих сотрудников
• Налоги FICA (налоги на социальное обеспечение / медицинское обслуживание), удерживаемые вами с сотрудников, и соответствующая сумма, которую вы отложили из фонда заработной платы для выплаты вашей компанией. от вашей общей заработной платы брутто (сотрудники не платят этот налог, но он основан на заработной плате сотрудников)

IRS использует термин «налоги на занятость» для обозначения федеральных подоходных налогов, налогов FICA и FUTA вместо более общего термина «налоги на заработную плату».»В этот термин также включены налоги на самозанятость.

Как IRS определяет даты уплаты налога на заработную плату

Чтобы найти правильные даты выплаты заработной платы для вашего бизнеса, необходимо выполнить несколько шагов:

Сначала найдите период ретроспективного анализа. График депозита, который вы используете, в основном зависит от суммы налогов на фонд заработной платы, которую вы должны в прошлом. IRS определяет график отчислений по налогу на заработную плату для работодателей на основе их общих валовых обязательств по социальному обеспечению / программе Medicare за 12-месячный период, заканчивающийся 30 июня.Этот период времени называется ретроспективным периодом.

Период ретроспективного анализа для подачи депозитов по налогу на трудоустройство в 2020 году будет составлять 12-месячный период, заканчивающийся 30 июня 2019 года.

Затем найдите сумму вашего общего налога, подлежащего уплате. Лучший способ узнать суммы ваших налогов на заработную плату, уплаченных в течение периода ретроспективного анализа, — это просматривать вашу форму 941 (квартальная декларация о заработной плате и налоговая декларация) за каждый квартал. Перейдите к строке 12 (Общие налоги после корректировок и кредитов). Ваш график вкладов не зависит от того, как часто вы платите сотрудникам или делаете вклады.

Если вы сообщили о налогах на сумму 50 000 долларов или меньше за период ретроспективного анализа, вы вносите ежемесячный вклад. Если вы сообщили о сумме более 50 000 долларов, вы вносите вклады каждые пол недели.

Если вы новый работодатель и у вас не было сотрудников в течение периода ретроспективного анализа, вы вносите ежемесячный вклад.

Срок уплаты налогового депозита с заработной платы

Ежемесячный депозит должен быть сделан до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором вы платили сотрудникам.Например, если вы платили сотрудникам в июле, вы должны внести депозит не позднее 15 августа.

Депозиты раз в неделю вносятся по следующему графику:

• Налоги на депозиты из фонда заработной платы, уплаченные в субботу, воскресенье, понедельник или вторник до следующей пятницы.
• Депозитные налоги с зарплат, уплаченные в среду, четверг или пятницу до следующей среды.

Депозиты на следующий день. Если ваше налоговое обязательство по заработной плате составляет 100 000 долларов или более, вы должны внести депозит на следующий день и продолжать вносить депозиты на следующий день до конца этого года и следующего года.

За ошибки при внесении депозита штраф не взимается, если они не превышают 100 долларов США или 2% от суммы налога на трудоустройство, который необходимо внести. Вы должны пополнить баланс к заранее определенному дню макияжа, чтобы избежать дальнейших штрафов.

Как сделать федеральный налоговый депозит

Вы можете произвести оплату с помощью формы 941, если ваша общая сумма налоговых обязательств за квартал составляет менее $ 2500. Во всех других ситуациях вы должны внести депозит в электронном виде с помощью онлайн-системы IRS EFTPS.

Готовы к использованию службы расчета заработной платы или программного обеспечения для расчета заработной платы?

Если вся эта работа кажется непосильной, вы можете подумать о сервисе расчета заработной платы или программном обеспечении для расчета заработной платы.

Программное обеспечение для расчета заработной платы может помочь вам со всеми деталями и может вносить депозиты за вас, подключившись к вашему счету для расчета заработной платы. Убедитесь, что программа может напоминать вам о сроках оплаты.

Служба расчета заработной платы — это внешняя компания, которая берет на себя все ваши функции по начислению заработной платы, включая отправку отчетов и выплат, когда они подлежат оплате, как по федеральным налогам, так и по налогам штата.

Наличие программного обеспечения для расчета заработной платы или службы расчета заработной платы не дает вам возможности узнать о своих обязанностях как работодателя.Вам по-прежнему необходимо знать, какие отчеты и платежи подлежат оплате и когда.

Оплата дебетовой / зарплатной картой и прямой депозит

Оплата дебетовой / расчетной картой

В соответствии с административным положением Бюро заработной платы и рабочего времени Министерства труда Северной Каролины оплата работникам с помощью дебетовой / платежной карты является приемлемой формой оплаты для работодателей Северной Каролины при соблюдении обоих условий.

• Сотрудник может снять все денежные средства, причитающиеся в день выплаты жалованья.
• Одноразовое использование карты сотрудником в день выплаты жалованья бесплатно для сотрудника.

Все больше и больше работодателей могут выбирать эту форму оплаты, как только банки решают проблему «бесплатного снятия средств» в день выплаты жалованья.

Вот некоторые вопросы и ответы:

• Если карта не является обязательной (не требуется работодателем) и размер комиссии сообщается сотруднику, может ли банк взимать ежемесячную плату и комиссию за снятие средств после первоначального «бесплатного» снятия?

Да, поскольку работодатель не требует использования дебетовой / платежной карты.В этом контексте карты используются так же, как и любые другие банкоматы / дебетовые карты, и банковские комиссии за транзакции не требуют от работодателя получения письменного разрешения от сотрудников.

• Пожалуйста, подтвердите, что верно следующее: Если карта является обязательной (требуется работодателем), работник должен получать свою зарплату без уменьшения. Это правило выполняется, если банк разрешает пять бесплатных снятий в месяц, которые могут быть снятием наличных в банкоматах и ​​/ или в кассе, по выбору сотрудника.Если банк взимает ежемесячную плату за карту, работодатель должен получить согласие работника на эту плату. Если за каждый вывод взимается комиссия за снятие средств, сотрудник должен согласиться на эту плату. Размер гонорара должен быть согласован с сотрудником.

Частично верно. Если сотруднику предоставляется пять бесплатных выплат каждый месяц, что совпадает с еженедельными днями выплаты зарплаты, авторизация сотрудника не требуется. Установленная банком ежемесячная комиссия не может применяться к «единовременному» снятию всех денег в день выплаты жалованья.Последующее снятие средств может быть связано с «взимаемыми банком» комиссиями и не требует какого-либо разрешения от работника со стороны работодателя, поскольку это договорная проблема между банком и работником.

• Возможной проблемой является соблюдение закона штата и федерального закона о минимальной заработной плате. Если сотрудник получает только минимальную заработную плату, то подразумевается, что любые банковские сборы могут привести к нарушению минимальной заработной платы. Однако, если карта не является обязательной, могут ли какие-либо банковские сборы снизить минимальную заработную плату работника?

Да. Но если карта не является дополнительной (это обязательная форма оплаты работодателем), то никакие банковские сборы не могут быть переданы сотруднику с минимальной заработной платой, даже если сотрудник оплачивает эти сборы «из своего кармана».

Позиция принудительного исполнения прямого депозита

Выплата заработной платы прямым депозитом является признанной формой платежа, как указано в 13 NCAC 12.0309, Форма выплаты заработной платы:

G.S. 95-25.6 и G.S. 95-25.7 не требуют особой формы оплаты. Таким образом, работодатель может выбрать любую законную форму оплаты при условии, что оплата будет произведена в полном объеме в назначенный день выплаты жалованья, с учетом санкционированных вычетов и законных удержаний.Приемлемые формы оплаты включают наличные, денежный перевод, оборотные чеки и прямой депозит в учреждение, вклады которого застрахованы правительством США или учреждением, выбранным сотрудником.

Оплачивать или не платить некоторым или всем своим сотрудникам путем прямого депозита полностью зависит от работодателя. Работодатель может производить выплату заработной платы прямым депозитом в качестве условия найма, не нарушая Закона о заработной плате и часах. Если прямой вклад является единственным вариантом, предлагаемым сотруднику, сотрудники должны иметь возможность выбрать собственное финансовое учреждение.Если прямой депозит используется в сочетании с использованием счета платежной карты, работодатель может потребовать, чтобы счет платежной карты был в конкретном финансовом учреждении, если вклады в этом учреждении застрахованы правительством США, и пока прямой депозит предлагается в любое финансовое учреждение по выбору сотрудника.

Министерство труда штата Северная Каролина также придерживается принудительной позиции, согласно которой, если выплата заработной платы прямым депозитом работодателем является обязательной, то его сотрудники не должны нести дополнительные расходы в результате участия, такие как банковские сборы, если эти расходы приводят к тому, что работнику платят меньше, чем Н. C. Минимальная заработная плата 7,25 доллара в час. И наоборот, мы занимаем позицию, что если прямой депозит является полностью необязательным и сотрудник выбирает оплату прямым депозитом, то затраты этого сотрудника могут привести к тому, что заработная плата сотрудника окажется ниже минимальной заработной платы. Если ваш бизнес / работодатель подпадает под действие Федерального закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA), вам необходимо связаться с Отделом заработной платы и часов Министерства труда США, чтобы узнать о федеральной минимальной заработной плате и их должности. Свяжитесь с федеральным отделом заработной платы и часов в Шарлотте по телефону 704-749-3360, в Роли по телефону 919-790-2741 или посетите веб-сайт.

Имейте в виду, что работодатель не может дискриминировать своих сотрудников по причинам, связанным с возрастом, расой, полом, религией, национальным происхождением, цветом кожи, инвалидностью или беременностью. По вопросам дискриминации на основании этих защищенных категорий обращайтесь в Комиссию по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) по телефону 1-800-669-4000 или посетите веб-сайт.