Для чего нужен тайм менеджмент – Тайм менеджмент на работе. Зачем, кому и как?

Содержание

Тайм менеджмент на работе. Зачем, кому и как?

Сколько статей написано на эту тему и сколько набито профессиональных шишек первопроходцами. Тайм менеджмент — наука. Без преувеличения. А потому у нее есть свои законы и правила. Освоить предмет не трудно, главное четко понимать цели. Если перед вами задача — повысить показатели эффективности, уделите время прочтению. Будет интересно.

Кому нужен тайм менеджмент?

Сразу ответим на этот вопрос — всем. Не имеет значение фрилансер вы, индивидуальный предприниматель с двумя подчиненными или руководитель крупной компании. А все для того, чтобы:

  1. разграничить рабочее и личное время;
  2. опережать конкурентов;
  3. делать больше за короткий срок;
  4. контролировать и своевременно исправлять ошибки;
  5. избавить себя от стресса;
  6. увеличить прибыль.

Последний, шестой пункт — есть главная цель любого бизнеса. Еще в прошлом веке люди озадачились, как усовершенствовать процессы. Тайм-менеджмент — стал одним из инструментов достижения эффективности.

Зачем нужен тайм менеджмент?

Затем, чтобы грамотно распоряжаться рабочими часами, при этом оставляя личное — личным. Если обратить внимание на цифры, даже менеджеры порою неграмотны в вопросах организации дня. Представим: крупный автосалон и специалиста по продажам, который тратит:
30 минут на заполнение ежедневных отчетов, от сорока до пятидесяти — на еженедельные. Дальше больше — полтора часа, чтобы отчитаться за месяц работы и три часа на ежеквартальный. Не менее отрицательно сказываются на показателях потери при выполнении обыденных функций. 34% опрошенных сотрудников уделяют порядка часа на проверку почты, 22% и вовсе пропадают в мире социальных сетей, игнорируя выполнения обязанностей. Страдают при этом качественные показатели и тогда возникает вопрос о необходимости регулировать процессы.

Правила тайм менеджмента.

Это не теория, практикум на тему.

  1. Определите цель. Не расплывчатый образ грядущего светлого будущего, а четкую картину. Не надо строить наполеоновские планы, надо понимать хватит ли знаний и возможностей сделать запланированное. Больше конкретики, меньше риторики. Как это сделать:

    а) разработать систему ценностей. Иначе можно “расплескать” результат. Надо четко следовать постулатам и не изменять принципам компани;

    б) учесть возможные ошибки. Это обезопасит процесс. Уезжая в отпуск за границу, вы оформляете медицинскую страховку, чтобы не рисковать здоровьем? Так зачем рисковать бизнесом? Продумайте пути обхода критичных ситуаций;

    в) определите последствия достижения цели. Какой будет радиус положительного действия при достижении цели? Узнаваемость бренда? Лояльность клиентов? Рост прибыли? Вас должны стимулировать дополнительные бонусы.

    А теперь о том, как организовать тайм-менеджмент. Можно пойти по пути наибольшего сопротивления, используя сложные практики, а можно обратиться к IT-решениям. Программы учета рабочего времени значительно облегчат процесс, например, CrocoTime. Распределение работы с использованием этой программы поможет успевать сделать все, что намечено в рамках реальных планов, за счет продуманных механизмов.

  2. Планируйте. При планировании с CrocoTime появляется возможность не потерять список действий, написанный от руки, у вас будет доступный в любое время электронный вариант. При этом можно задать алгоритм всей компании, подразделению, отделу и определенному сотруднику. В отчетах будет видно — кто и на каком этапе дает сбой в реализации и принимать своевременные меры для стабилизации ситуации.
  3. Расставляйте приоритеты. Воспользуйтесь принципом Парето: 20% усилий, 80% результата. Или поступите как Стив Джобс, который из ста предложенных проектов, выбирал первые три. Нельзя успеть все и сразу. С использованием CrocoTime расставить приоритеты и следить за тем, чтобы ничто не отвлекало — легко. Программа дает возможность ставить определенные задачи на час/сутки/неделю/месяц и следить за реализацией. При этом агент фиксирует отвлечения: использование непрофильных программ и сайтов, социальных сетей, развлекательных пабликов.
  4. Не отвлекайтесь. Сфокусируйтесь на главном. Делегируйте полномочия, если это касается второстепенных целей, научитесь говорить “нет”, не берите на себя работу коллег/подчиненных. Сфокусироваться и добиться самодисциплины возможно за счет следующих функций CrocoTime:

    а) мониторинга, который покажет сколько времени вы или ваши сотрудники потратили на выполнение той или иной задачи, сколько раз отвлекались и на какие дела;

    b) фиксации времени начала работы/перерывов/перекуров/ранних уходов/переработок, а значит можно легко скорректировать график.

  5. Разграничьте жизнь. Работу от личного научитесь разделять. 40 часов в неделю вы профессионал, остальное время — занимайтесь своими делами, которые не имеют с карьерой ничего общего. Не несите домой работу и наоборот. Оставить время для личного будет проще, когда вы проанализируете будни и будете понимать, сколько успеваете, тогда вы начнете ставить перед собой реальные цели.

В плюсы использования программы учета рабочего времени отнесем:

  • возможность анализа — сколько разные сотрудники тратят сил и времени на выполнение одинаковых функций;
  • на решение каких задач уходит больше всего времени;
  • оценка актуальности графика;
  • определение бесполезных сотрудников. (Вшить ссылку на статью — кого уволить).

Рори Ваден провел уникальное исследование, пока писал книгу “Вверх по ступеням: семь шагов на пути к настоящему успеху”. Результат оказался предсказуемо обидным — мы привыкли все откладывать на последний момент:

Сотрудникам необходимо четко понимать, что своевременное выполнение работы упростит им жизнь и поможет быстрее добиться поставленных целей. Если они осознают всю важность решения своих задач с точки зрения достижения стоящих перед ними целей, они и вести себя будут совсем по-другому. Особенно актуально это для менеджеров, контролирующих работу подчиненных”.

Тайм менеджмент придуман не просто так, не забавы ради ведущие мировые компании внедряют практики способные повышать эффективность, используя мудрое распределение работы и контроль. Жесткая экономическая политика не оставляет времени на долгие решения, а IT-решения могут помочь сократить путь от идеи до момента ее реализации, снизив потери.

crocotime.com

Тайм-менеджмент — что это, зачем и как

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен?
Если коротко и по существу, то тайм-менеджмент – некая система правил и принципов, позволяющая управлять своим временем и, грубо говоря, ВСЕ успевать.
Зачем нужен тайм-менеджмент? Ответ очевиден. Чтобы успевать сделать то, что нужно; то, что хочется; то, что поможет достичь своих целей.
ВНИМАНИЕ! Далее я буду описывать все, имея в виду в первую очередь себя, во вторую очередь – тех, кому подходит описание. Ни в коем случае не претендую на то, что все люди именно такие, как будет сказано далее.
Итак, почему я задумалась о том, что пора внедрять в свою жизнь тайм-менеджмент? Потому, что я практически постоянно не успеваю сделать те дела, что очень важны для меня. Такое случается по разным причинам.

Одна из причин – отвлекающие факторы. Друзья, родные (просьба друзей и родных не обижаться, потому что “отвлекающие” не значит “лишние”; просто иногда дела и правда важнее встреч, потому что встречи можно наверстать, а некоторые дела – нет), интернет, передача по телевизору… Отвлечь может все, что угодно. И это затягивает. Ведь очень трудно отказать близкому человеку в его просьбе или отказаться от интересной передачи, когда нет четкого плана действий.
Это вторая причина, по которой дела не делаются. Нет плана – значит, нет четких временных границ, отчего начинает казаться, что дело можно отложить. Когда нет плана, не задумываешься о том, что же будет, если не выполнить поставленную задачу. А последствия будут. И чем важнее дело, тем хуже будут последствия того, что дело не сделано. Особенно это касается работы. Не сделаешь работу – не получишь деньги. Не получишь деньги – не купишь что-то, не поедешь куда-то. Не купишь что-то – отложится еще какое-то дело, плюс испортится настроение. И так далее. Это как снежный ком.
Если поднапрячься и вспомнить прошлое, то я всегда была такой. Затягивала дела до крайнего срока, когда дальше тянуть было уже просто некуда: в универе все курсовые писала в последние пару недель, с дипломом тоже прокопалась до самого дня защиты, к экзаменам начинала готовиться за пару дней. И так далее… И если в универе мне везло: находились люди, которые мне очень помогали; везло с билетом; просто везло – внезапно ставили автомат (наверное, за красивые глаза, потому что в течение семестра я никогда не отличалась хорошей посещаемостью семинаров и лекций), – то во взрослой жизни, когда только от тебя зависит, получишь ли ты деньги, такой способ не работает.

Глядя на себя, я заметила следующее. Например, утром свободного дня я встаю с мыслью “Сегодня надо поработать”. Окей. Но перед тем, как работать, надо посидеть в интернете (по якобы уважительной причине – “надо проснуться”). Процесс просыпания обычно затягивается до обеда. Потом обед – это еще около часа по времени. После обеда, казалось бы, нет причин не поработать. Но я зависаю в интернете снова – то твиттер, то форумы (успокаивая себя тем, что форумы нужны “для дела” – читаю про фото, про оборудование, про микростоки), то новости (ну как же – ведь надо быть в курсе событий!). Так проходит еще часа 3-4, а потом уже нет смысла начинать работать, ведь скоро ужин. После ужина уважительных причин не работать не осталось совсем, но тут приходит мама/бабушка и просит что-то сделать. Чтобы не ссориться, я иду и выполняю просьбу. По пути отвлекаюсь на телевизор, на книжку, начинаю играть в Angry Birds… А тут уже и спать пора. Вот и поработала.

Такая ситуация мне надоела. Я стала думать о том, как справиться с бардаком в голове и в делах, и логичным путем пришла к идее тайм-менеджмента.
Сначала я прочитала несколько статей на тему тайм-менеджмента, но это все было не то. Ежедневники, планы, цели… Сплошная теория, никакой практики. И тут мне повезло. В он-лайн билтиотеке я наткнулась на аудио-книгу Тайм-менеджмент для лентяев. Длительность всего 2 часа – как раз хватит на путь от дома до работы и обратно. Послушав, я поняла, что это тот самый пинок под зад, что мне необходим. Да, автор говорит об очевидных вещах, уже слышанных мною не раз, но он дополняет их примерами из своей жизни, и теория волшебным образом превращается в практику, давая мозгу четкие образы. Если не лень – послушайте. Это может оказаться интересным и полезным.
Что я вынесла из данной аудио-книги?
1. Во-первых, нужно определить для себя цели. Целеполагание – первый важный принцип управления временем. Если не будет четкой цели, не будет и четкого плана действий, который приведет к достижению результата. Целеполаганию нас учили в университете, и тогда у меня даже получилось что-то. Увы, потом это забылось. А ведь верна теория о том, что записанное на бумаге скорее всего случится, чем то, что есть только в мыслях.
2. Во-вторых, нужно планировать свой день. Не обязательно в виде “8 утра – подъем, 8.30 – завтрак” и так далее. Самое главное – видеть перед собой план дел, которые нужно сделать именно сегодня. И еще: очень важно ранжировать дела по важности. Сначала нужно делать самое важное и неотложное. То, что надо сделать именно сегодня, иначе последствия будут печальны. А остальные, менее важные дела, могут подождать или же вообще остаться не сделанными. При планировании важно учитывать и то, что день не резиновый. Если пытаться впихнуть в 24 часа дела, на выполнение которых потребуется 48 часов, Вы не преуспеете и разочаруетесь в идее планирования. Планируйте то, что реально сделать. И оставляйте время для форс-мажорных событий, ведь часто бывает так, что надо бросить все дела и бежать спасать планету. Без шуток.
3. В-третьих, надо стараться отбросить все лишнее и отвлекающее. Зачем читать твиттер? К чему приведет чтение новостей и форумов? Прироста дохода это не даст. Обогатит новыми знаниями? Допустим. А эти знания дадут прирост дохода? В 99% случаев нет. Тогда ЗАЧЕМ это нужно? Правильно, для того, чтобы просто занять время. Без цели, без результата.
Это не значит, что нужно становиться роботом и заниматься только важными делами, забросив семью, друзей, книги и фильмы. Вовсе нет! Отдых – не менее важная составляющая тайм-менеджмента. Без отдыха никакая работа не принесет удовольствия. Только отдых тоже нужно планировать. В том смысле, что надо отдыхать качественно и ограниченно по времени. И не постоянно, а в перерывах от работы.
Для себя я поняла следующее: чтобы с легкой душой отдыхать, гулять, встречаться с друзьями, сначала надо сделать работу. Чтобы сделать работу, надо распланировать свой день. А еще лучше – распланировать неделю. Как там? Сделал дело – гуляй смело!
Допустим, я ставлю перед собой цель – сделать 100 фотографий за неделю. Как бы я поступила по привычке? Пн – лень и отдых, вт – работа в офисе, ср – офис + 20 фото, чт – работа в офисе, пт – отдых и встречи. Перед выходными меня бы разбирали сомнения: вроде бы надо поработать, потому что я это планировала, но, с другой стороны, хочется встретиться с друзьями. В итоге получалось: сб – отдых и встречи, вс – отдых и встречи. Что имеем в итоге? Ничего! С друзьями встретилась, работу не сделала. В чистом остатке имею неудовлетворенность, невыполненный план, минус в доходах.
Как делать правильно?
Пн – 40 фото и отдых, вт – офис, ср – офис + 20 фото, чт – офис, пт – 40 фото и отдых. К выходным я подхожу с выполненным планом и могу с чистой совестью делать домашнюю работу, гулять, развлекаться и встречаться с друзьями. В профите имеется выполненный план и удовлетворение своей жизнью. В мозгу не свербит мысль “опять неделя ни о чем”. Прекрасно? Прекрасно!
4. Мало просто отбросить лишние дела, не приносящие толка. Если появится много свободного времени, оно опять будет использовано не так, как хотелось бы. Обязательно нужен план дел на день (хотя бы на день), иначе освободившееся от твиттера и форумов время окажется занято книжкой, телевизором или ковырянием в носу.
Наверняка те, кто в школе посещал какие-то кружки и секции, замечали, что они прекрасно успевают сделать домашнее задание для школы и домашнее задание для кружка, погулять с друзьями и помочь родителям с работой по дому. По крайней мере у меня было именно так. 6-7 уроков 5 дней в неделю, 4 часа хора, 2 часа сольфеджио и 2 часа фортепиано. Плюс море домашних заданий. При этом я успевала ВСЕ. А после окончания музыкальной школы все пошло под откос. Домашние задания я стала делать в школе на переменке, погулять почему-то не успевала. Зато на компьютер и телевизор тратила все свое время: с 15.00 до 23.00 каждый день. Почему? Потому что не было цейтнота, не было плана, не было границ.
Вывод? Если нет ограничения по времени, создайте его искусственно. Только без фанатизма

Резюмируя, хочу сказать, что тайм-менеджмент – очень хороший инструмент, если пользоваться им умело. Не надо пользоваться специальными программами с графиками и отслеживанием выполнения задач. Не надо строить невыполнимых планов. Не надо убиваться и расстраиваться, если не удалось выполнить план на 100%. Надо: выбрать для себя приоритетные задачи, выделить для них время и четко следовать этому. В конце недели желательно проанализировать итоги и составить план на следующую неделю. Тогда задачи будут выполнены, совесть будет чиста, и будет проще найти время для отдыха.
На составление плана уходит не так уж много времени. Минут 20 у меня заняло составление плана на неделю с разбивкой по дням. Много ли это? Я считаю, что нет.
И еще одна очень важная мысль, почерпнутая мной из книги. Если вдруг какое-то дело не получается сделать или доделать день, два, неделю – не стоит отчаиваться. Может быть два варианта развития событий, и оба хорошие. Первый: если это важное дело, то рано или поздно оно будет сделано. Второй: вполне может оказаться, что дело, кажущееся важным, не является таковым на самом деле, и Ваша интуиция пытается подсказать Вам это, строя препятствия.

Наконец, хочу остановиться на том, почему тайм-менеджмент так важен именно для меня.
В фотобанках очень жесткая конкуренция. Ежедневно сотни фотографов загружают свои работы на фотобанки. Если не делать так же (не грузить фотографии ежедневно), есть вполне реальный риск остаться с носом, потому что фотографии в поисковой выдаче отображаются по времени загрузки. Если не грузить новые работы, ранее загруженные уйдут на 10-ую, 100-ую страницу в выдаче. Каковы шансы, что покупатель дойдет до 100-ой страницы поиска? Практически нулевые. Вывод – фото надо грузить постоянно. Чтобы грузить фото постоянно, надо распланировать свое время так, чтобы каждый день в арсенале имелся десяток фотографий, готовых для загрузки. Тут-то и пригодится тайм-менеджмент.

Пожалуй, получилось несколько сумбурно. С радостью готова обсудить спорные моменты и просто побеседовать на тему
Повторюсь, что не претендую на истину. Сужу лишь по себе и для себя. Для меня план чрезвычайно важен, без плана я попросту не умею работать.

4eshir.ru

Шесть основных правил тайм-менеджмента

Для чего нужен тайм-менеджмент

  • чтобы грамотно распределять личное и рабочее время;
  • чтобы добиваться целей быстрее, чем конкуренты;
  • чтобы выполнять большее количество задач за меньший срок;
  • чтобы самому контролировать свою жизнь и не зависеть от других;
  • чтобы увеличить свою прибыль;
  • чтобы избавиться от усталости и недосыпа, свойственным тем, кто не умеет планировать время

Кому необходимо знать правила тайм-менеджмента

  • руководителям, предпринимателям, владельцам бизнеса, топ-менеджерам. На них лежит двойная ответственность: тратить с пользой время не только свое, но и подчиненных. От этого зависит успех компании в целом;
  • обычным людям, рабочим лошадкам. Умение управлять временем поможет сократить время на работу и оставить его для собственных нужд, хобби и интересов.

Кто придумал тайм-менеджмент

Люди с давних времен стремились работать меньше, а зарабатывать больше. Еще римский философ Сенека предлагал делить все время на плохое и хорошее, то есть бесполезное и потраченное со смыслом. В ХХ веке тайм-менеджмент из теории превратился в практику. Созданная научная организация труда выдвинула гипотезу о том, что умение управлять временем зависит от личной эффективности человека. Это значит, что неорганизованный, непунктуальный, не способный сосредоточиться человек вряд ли сможет эффективно распределять свои ресурсы. У него ни на что не будет хватать времени, или он будет неправильно распределять его. Скажем, сидеть в соцсетях полдня, а потом в условиях жесткого дедлайна доделывать срочную работу.
В 70-е годы ХХ века широко применялся метод хронометража советского ученого Александра Любищева. В основе этого метода — детальное планирование времени, учет каждого часа, а затем создание отчета: удалось или нет. Например, долгосрочный план на пять лет создается из нескольких краткосрочных: на год, на месяц, на неделю, на день. Суть в том, что при таком скрупулезном подсчете забыть о чем-то не представляется возможным.
Сейчас система управления временем очень популярна. Все больше людей хотят научиться управлять собственной жизнью. В одном из столичных институтов даже открыта кафедра тайм-менеджмента. Проводятся тренинги, семинары и вебинары, пишутся инструкции и статьи. Например, как эта.

Основные правила тайм-менеджмента

Правило 1. Ставьте цель правильно

Часто бывает, что человек неправильно ставит цель и тратит для ее достижения временные и другие ресурсы. Или выбирает не те средства для достижения цели, которые ни на шаг не приближают к цели. Например, молодой стартапер А. хочет найти инвестора для своего продукта. Для этого он забрасывает муниципалитеты и частных бизнесменов предложениями о сотрудничестве. Большинство из этих писем закономерно отправляются в спам, меж тем времени на их составление и рассылку уходит вагон. А ведь А. мог бы провести анализ своих потенциальных спонсоров, выбрать из них тех, кому это будет действительно интересно, а не рассылать письма всем подряд.

Как правильно поставить цель?

  • верно оценить свои возможности на данный период. Цель должна быть реальной и максимально конкретной. Стать первым в своей сфере за ближайший год — вряд ли выполнимо, к тому же размыто, а вот повысить узнаваемость бренда среди аудитории — вполне достижимо;
  • определиться с системой ценностей и не отступать от нее. Цель не должна преследовать низменные интересы, для этого и разрабатывается система ценностей;
  • продумать возможные проблемы, которые могут возникнуть, и предусмотреть способы их решения;
  • и самое главное — всегда держать в голове конечный результат. Зачем вам все это нужно, что вы получите взамен, чего хотите достигнуть?

Правило 2. Планируйте действия

Как только поставили цель и расставили приоритеты — можно применить метод хронометража, о котором говорилось выше. Приведем пример из жизни Александра Любищева. Собственно, это и составило всю его жизнь. Когда ему было 28 лет, молодой ученый поставил перед собой великую цель — разработать подобие системы периодических элементов Менделеева, только для биологических организмов.

Понятно, что это масштабный труд, который растянется на долгие годы. Ученый осознавал это, к тому же понимал, что работа ученого составляет еще и время на размышления, написание отчетов, дневников, да и на личное время хотелось бы оставить.

Любищев отвел на свою работу 90 лет. Чтобы по максимуму уложиться в этот срок, он и придумал свой метод, о котором мы рассказали выше. С тех пор ни одной минуты своего времени он не тратил без пользы.То есть составлял подробные долгосрочные планы, разбитые на краткосрочные цели. Он точно знал, что будет делать для достижения цели в течение следующего года, месяца, недели, дня и даже часа.

Вот, например, как ученый читал книги:

Удалось ли задуманное ученому? Безусловно. Максимальное количество времени, которое он тратил в день на работу, — всего 7-8 часов. При этом ученый очень удивлялся тем людям, которые умудряются работать по 14-15 часов в сутки.

Как планировать действия:

  • записывать на бумаге или в электронном виде долгосрочные планы с временными интервалами;
  • составлять список задач на год, месяц, день и т.д.;
  • делить большие задачи на мелкие. Ну например, не “найти поставщика”, а “изучить рынок поставщиков”, “почитать отзывы”, “выбрать несколько кандидатур”, “связаться с поставщиками”, “встретиться с Н. и К.”, “оценить продукцию Н. и К.”, “принять окончательное решение”;
  • оставлять небольшое время на форс-мажоры. Например, случился непредвиденный простой — посмотрите обучающее видео. а не картинки с котиками.

Правило 3. Расставьте приоритеты

Вот вы написали список дел, которые требуется сделать для достижения цели. Но все ли они равны? Стоит ли тратить на каждое из них одинаковое количество времени?

Конечно, нет. Для правильной расстановки приоритетов советуем использовать принцип Парето, о котором мы уже писали. Суть его такова: 20 % усилий дают 80 процентов от всего результата, и 80 процентов всех результатов достигаются посредством 20% усилий. Если применить этот закон к тайм-менеджменту, получится следующее: всего лишь 20 процентов времени мы тратим эффективно, остальное время буквально уходит в трубу. А ведь можно делать наоборот: стремиться к тому, чтобы эффективно тратить не 20, а 80 процентов вашего времени. Вот тогда можно будет сказать, что ваш бизнес работает с максимальной отдачей.

Еще один способ — использовать правило АБВГД, где А — это самое главное дело дня или этой недели, Б — второе по значимости, В — третье и так далее. Понятно, что мелких дел В, Г, Д может быть много. Б — одно-два, А — всегда одно.

Дело А — не обязательно самое сложное или долгое. Порой это всего один короткий звонок — но такой, от которого зависит весь ваш бизнес.

Эксперты по тайм-менеджменту советуют выполнять дело А в первую очередь. Этот метод шуточно называется «съесть лягушку на завтрак», не откладывая самое трудное на обед или ужин. А уж потом — менее важные дела пойдут как по маслу.

Правило 4. Не отвлекайтесь от важного

Одна из основных ошибок многих предпринимателей — неумение сфокусироваться на главном. Ответьте честно: часто ли вы отвлекаетесь (или вас отвлекают), забиваете голову ненужными рабочими или личными вопросами, выполняете чужую работу вместо того чтобы заняться наконец делом?

Тайм-менеджмент — это наука не о том, как можно больше сделать, а о том, чтобы тратить время ну нужные и важные дела. Для того чтобы фокусироваться на главном, попробуйте следующие техники:

  • делегирование полномочий. Об этом мы подробно писали в статье “Яженачальник, или Как правильно делегировать полномочия”. Если у вас административный ресурс, чтобы делегировать полномочия — прекрасно. Лишние хлопоты не будут отвлекать вас от главного.
  • совмещение полезного и приятного. Способ, который я сама часто применяю. Позвольте себе выходить в соцсети, отвечать на смски друзей и просто бесцельно серфить в интернете в строго определенные часы, иначе это занятие сожрет львиную долю вашего времени. Допустим, утром — за чашкой кофе, в обед и вечером, когда все текущие дела сделаны. Вы удивитесь, сколько свободного времени у вас появится. Да и совесть не будет есть “за бесцельно прожитые годы”;
  • умение говорить “нет”. Ненужным делам, ненужным минутам, ненужным людям, которые отвлекают вас. Например, работаете вы над важной задачей — продумываете рекламный бюджет или разрабатываете стратегии развития бизнеса, а в дверь постоянно стучатся сотрудники с ерундовыми задачами. Что вы будете делать — помогать им и отвлекаться от своих дел или скажете “нет”? По-моему, ответ очевиден.

Правило 5. Автоматизируйте свои действия

Прислушайтесь к собственному телу, к его биоритмам. Вы сова или жаворонок? В какие часы вы работаете наиболее плодотворно. а когда клюете носом и ничего не соображаете? Если вы сова, нет никакого смысла ехать на работу к 9 — толку от вас все равно не будет. Лучше выспаться как следует и перенести основную работу на вторую половине дня — так получится эффективнее.

Еще неплохой вариант облегчить себе жизнь — упрощать определенные рутинные действия. Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) лучше выполнять подряд, а по выполнении переключиться на другую деятельность. Суть в том, что мозг привыкает к повторяющимся действиям и выполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.

Правило 6. Отдыхайте!

А вы как думали? Вы же не робот — все время работать, жить по спискам и по часам рано или поздно надоест. Постоянно думать о работе, тратить на нее все время — тоже ничего хорошего. Поэтому отдых — это не бесцельно потраченное время, а вложение в себя, в собственные активы, в будущую работу. Не зря же говорится: кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает.

Запланируйте в своем жестком графике время на отдых. Это могут быть путешествия семьей в отпуск, уик-энд, каникулы. Не менее важны встречи с друзьями, походы в фитнес, бассейн, за покупками — неважно куда, лишь бы это доставляло вам удовольствие. Такой отдых восстановит ваши силы и даст заряд бодрости.

В течение рабочего дня тоже делайте перерывы — зачем работать на износ, пожалейте себя. Если устали — устройте перекус с чашечкой кофе или чая, разрешите себя посмотреть видео, полазить в соцсетях. Это время не будет потрачено впустую — так вы вознаградите себя на усердный труд и подарите мозгу второе дыхание.

Выполняя эти советы и правила, всегда анализируйте, насколько удобнее стало работать. Подумайте, сколько времени вы теряли в прошлом, вспомните свой самый эпичный просчет (проспали и опоздали на собеседование, сорвали дедлайн и не справились с крупным проектом) и расскажите, что бы вы сделали в этой ситуации сейчас. В то же время ориентируйтесь на себя: на свои биоритмы, личные качества, привычки. Найдите баланс между удобством и соблюдением правил тайм-менеджмента. Управляйте своим временем — управляйте жизнью!

envybox.io

Тайм менеджмент в работе: как правильно его применять

Автор: Елена Изотова / Дата: 07-10-2016 в 22:48

Блог Eлены Изотовой

Приветствую вас, уважаемый читатель. Вы устали от того, что приходится меньше времени проводить с семьей и родными, чтобы всегда успевать сдавать заказы своевременно? Или может не знаете, как настроить рабочий процесс в своем подразделении, офисе, бизнесе, чтобы быстрее и качественнее выполнять поручения? Перестаньте быть заложником, узнайте, что такое тайм менеджмент в работе, и станьте свободным, а главное, преуспевающим.

Зачем нужен тайм менеджмент

Любой человек, особенно зрелого возраста, скажет: «Если бы у меня было больше времени, то я прожил бы свою жизнь иначе». И это действительно так. Как проходят недели обычного человека (сотрудников различных организаций)? В будни: ранний подъем, преодоление толкучки и давки в транспорте по дороге на работу, трудовые часы, вечерняя «давка» в общественном транспорте или пробке, ужин и сон. А в выходные? Отдых, уборка, поход по магазинам и так по кругу. По-вашему это жизнь, насыщенная красками и радостными событиями?

Может стоит внести некие коррективы в обыденность, чтобы получить больше свободного времени, начать радоваться жизни? Многие даже не замечают «пожирателей» основных ресурсов, избавившись от которых, можно стать свободнее. Что это такое? Смотрите примеры:

  • социальные сети;
  • телевидение;
  • постоянное чтение писем, приходящих на электронную почту и т.д.

Естественно, если это часть вашей работы, то полностью отказываться от них не стоит, но вот, подкорректировать желательно. Например, вы используете, раскручиваете группу в социальных сетях и постоянно отвлекаетесь на свой профиль, читая сообщения, полученные от подписчиков. Верно? Таким образом, вы тратите на работу кучу времени, хотя, порой, задание можно выполнить за пару минут.

Следовательно, если найти правильный подход, например, воспользоваться принципом «Помидора», то можно успеть выполнить задание, а освободившийся промежуток, посвятить себе (заняться саморазвитием). Легко? Примеров существует множество и некоторые из них раскрыты в моих предыдущих обзорах, с которыми вы можете ознакомиться в любое время. Но помните: «Не откладывайте на завтра то, что вчера перенесли на сегодня». Решили меняться, значит действуйте.

Есть много принципов, освоив которые вы научитесь избегать завалов не только в компании, но и в жизни. Вспомните, сколько раз вы обещали съездить в гости к бабушке, посетить врача или позвонить другу? Эти дела никуда не пропали, они просто весят мертвым грузом и ждут своей участи. Евгений Попов в своем курсе «Хозяин времени» тщательно разбирает такие ситуации и наглядно показывает пути выхода из таких тупиков.

Главной особенностью тайм менеджмента является необходимость планирования вашей деятельности, следовательно, познакомившись с этим первым принципом системы, вы уже начнете осознавать свои проблемы, а углубившись в познания – станете успешным. Хотите меняться? Тогда начинайте с себя и помните, что исправить мир практически невозможно, а вот свое отношение ко всему, что в нем происходит – легко.

Если с важностью тайм менеджмента для простого человека понятно: помогает изменить отношение к проблемам и научиться справляться с поставленными задачами и находить свободное время для себя и своей семьи, то для руководителя – это просто необходимость. Почему?

Все дело в том, что главное задачей менеджера является организация работы предприятия, отдела. Вы согласны? А как можно научить сотрудников справляться с поставленными задачами, если не знать это самому? Вот здесь на помощь и приходит система четкого распределения основных ресурсов человечества (времени, возможностей и сил).

Тайм менеджмент для руководителя

Не редки случаи, когда руководитель дает кучу заданий одному человеку, считая, что тот может все. Вам это знакомо? А ведь это неверный подход, грамотнее будет, разделить задачу между несколькими сотрудниками, разбирающимися в отдельных областях, чтобы потом получить качественный результат. Вот об этом и говорится в системе тайм менеджмента. Давайте разбираться.

У руководителя есть 2 типа работы:

  • собственная деятельность;
  • делегирование (так называемый контроль за вверенной ему областью).

 

Только опытные менеджеры, знают, что больше всего времени нужно уделять этапу планирования, а не контролю за сотрудниками. Почему так происходит? Если вы, будучи руководителем, проведете анализ своих подчиненных, выявите их отличительные черты и особенности, то сможете правильно подобрать для них оптимальный объем работы. Согласны?

Следо

blogizotovoy.ru

Тайм-менеджмент — что поглощает время работника

Эффективное использование времени — одна из ценных способностей работников в условиях постоянного цейтнота. Все чаще при подборе управленческого персонала руководители обращают внимание на навыки владения тайм-менеджментом. Ведь умение планировать рабочее время — важная составляющая, которая позволит определить, насколько продуктивно работники используют рабочее время и что его поглощает. Почему так необходимо уметь управлять временем и как научить этому персонал, мы поговорим в статье.

Довольно часто основной причиной неэффективного использования рабочего времени является руководитель. Причем он тратит время своих подчиненных, сам того не замечая. Внедрение системы тайм-менеджмента должно исходить от начальства, оно должно быть заинтересовано в эффективности использования рабочего времени. Если руководителю это не интересно, то все попытки hr-менеджера внедрить данную систему закончатся крахом.

Зачем нужен тайм-менеджмент?

Любой бизнес должен быть эффективным. Многие руководители привыкли работать по определенным правилам, и любые изменения воспринимаются ими в штыки. Но при исследовании затрат их рабочего времени выясняется, что они выполняют множество функций, которые могли бы возложить на других работников. А порой эти функции и вовсе нет нужды выполнять.

Часто бывает, что в компаниях работает большое количество людей, которые тратят свое время на взаимодействие, доклады, совещания, но при этом эффективность работы только снижается. Совещания отнимают у работников огромное количество времени, а между тем при эффективной системе тайм-менеджмента их вообще можно не проводить.

Пример 1

Во многих организациях существуют так называемые «планерки», которые проводятся либо каждый понедельник, либо каждую пятницу. На них, как правило, обсуждается, что сделано за неделю, что не сделано и почему. Подобные собрания не могут быть эффективными для всех компаний, тем не менее, даже если нечего обсуждать, все приходят и тратят свое время понапрасну только потому, что так принято.

Или бывает, что штат организации непомерно раздут и работникам попросту нечем заняться. Как следствие — возникают конфликты, слухи, имеют место интриги. Все это говорит о нерациональном использовании рабочего времени. Система тайм-менеджмента решает данные проблемы. Она помогает грамотно планировать рабочее время и рационально распределять задачи и обязанности между работниками.

Построение системы

Система тайм-менеджмента в организации должна разрабатываться с учетом специфики бизнеса. Не все методы и практики, известные мировому менеджменту, могут подойти той или иной организации. Чаще всего для разработки привлекаются консалтинговые и тренинговые компании.

Построение тайм-менеджмента на предприятии включает в себя несколько составляющих. Во-первых, это создание правил эффективного использования рабочего времени, которые фиксируются в отдельном документе. Во-вторых, применение особых инструментов, в частности, программного обеспечения для ведения личного дневника, для использования сотрудниками, работающими над одним проектом, для общения между руководителем и подчиненными. В-третьих, разработка правил эффективной коммуникации. В-четвертых, установление санкций за неисполнение тех норм, которые прописаны в указанном документе.

Причем система тайм-менеджмента должна внедряться постепенно, не следует обрушивать ее на работников как снег на голову. Нужно преподнести ее не как «с сегодняшнего дня все должны и обязаны…», а как «для более эффективной работы нам необходимо…».

С чего начать?

Нельзя построить систему, не выяснив причин неэффективного использования рабочего времени. Потому разработку следует начинать с исследования затрат рабочего времени. Существует несколько способов исследования:

— самофотография рабочего дня;

— индивидуальная фотография рабочего дня;

— групповая фотография рабочего дня.

Прежде чем начать исследование затрат рабочего времени, работодатель должен четко определить цели. Основная цель — повышение эффективности. Придерживаясь ее, в ходе исследования можно выявить «поглотителей времени» — те неэффективные действия, которые повторяются изо дня в день и на которые уходит ценное время. Кроме того, исследование поможет выявить работников, нерационально использующих свое время, недостатки в организации рабочего процесса (устаревшие технологии, оборудование).

При проведении исследования необходимо определить его способ, время (выбор дней, которые будут включены в исследование, количество дней), того, кто будет проводить исследование, а также программное обеспечение.

Перед исследованием нужно организовать индивидуальную работу с сотрудниками, объявить цели и задачи исследования, максимально мотивировать их. Очень часто работники негативно воспринимают процедуру фотографирования рабочего дня, что приводит к стрессам, слухам и прочим неприятным моментам. Грамотные предварительные мероприятия позволят избежать паники и недовольства среди работников.

Самофотография рабочего дня

Существуют два способа проведения самофотографии. При первом работник самостоятельно записывает в течение дня те действия, которые он совершает, в виде хронометража (Пример 1). Важно вести записи в режиме «реального времени», а не по памяти, так как в этом случае «поглотители времени» могут быть упущены. Рекомендуется проводить исследование в течение одной-двух недель для наиболее полной картины.

Пример 1

Ф. И.О. работника: Курочкин Иван Петрович Дата: 21.04.2014

Должность: менеджер по продажам

N Продолжительность действия Итого, мин. Характер действия Примечание
С По
1 10.00 10.05 5 Включение компьютера, подготовка рабочего места
2 10.05 10.20 15 Проверка электронной почты Много спама
3 10.20 10.23 3 Ответ на телефонный звонок Клиент

 

Записи можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Существует специальное программное обеспечение для ведения хронометража. Если руководство компании не хочет вкладываться в специальные программы, можно вести хронометраж в Excel, в котором графа «итого» будет считаться автоматически, что тоже сэкономит время. Кроме того, можно вести записи в Outlook или других подобных программах.

Второй способ ведения самофотографии заключается в том, что работник в течение дня записывает время перерывов в своей работе, указывает их причины и виновников, а также предлагает свои рекомендации по устранению потерь рабочего времени. Такой способ больше подходит для производства (Пример 2).

Пример 2

Ф. И.О. работника: Митрофанова Наталья Евгеньевна Дата: 21.04.2014

Должность: оператор ТУ

N Время перерывов в работе Причины и виновники перерыва Рекомендации по устранению потерь времени Примечание
1 11.00 12.30 Отсутствие краски Усилить контроль заведующего за наличием материалов На собраниях этот вопрос мною поднимался неоднократно
2 16.00 16.30 Сбой в работе оборудования Провести диагностику оборудования, т. к. сбои случаются часто

 

При самофотографии рабочего времени тем или иным способом работник должен быть заинтересован в ее проведении, чтобы результаты были действительно достоверны. Как мы неоднократно говорили, сотрудник должен быть мотивирован. По результатам самофотографии не должно последовать карательных мер, иначе в следующий раз работники будут проводить ее фиктивно и отражать то, что хочет увидеть руководство, а не то, что есть на самом деле.

В первое время у кого-то не будет получаться, кто-то будет отвлекаться и забывать про записи. Нужно объяснить работникам, что если они что-то пропустили, не нужно бросать исследование. Через пару дней сотрудники смогут вести самофотографию более четко. Здесь, как и в любом другом деле, нужен навык.

Самофоторафия рабочего времени эффективна тем, что у работника вырабатывается чувство времени, он сам начинает видеть «поглотителей» своего времени, а не ему указывают на них. Он может негативно относиться к наблюдателям, считать, что данные сфальсифицированы, если хронометраж проводит кто-то другой. Но если он проводил его сам, незаметно для себя работник будет относиться ко времени более бережно.

Индивидуальная фотография рабочего дня

При индивидуальной фотографии объектом исследования является конкретный работник. Затраты его рабочего времени исследуются одним из двух способов:

1) к работнику прикрепляется наблюдатель, который в течение рабочего дня ведет лист «наблюдений», аналогичный тому, который ведется при самофотографии рабочего дня в виде хронометража;

2) работника в течение рабочего дня снимают на видеокамеру с одновременным наложением времени в углу картинки.

Способ определяется в зависимости от технических возможностей компании и специфики работы наблюдаемого. Если сотрудник в течение рабочего дня постоянно перемещается по офису, то видеокамера — не совсем приемлемое решение. Плюс видеонаблюдения в том, что не нужно закреплять за работником специального наблюдателя, так как в этом случае оба могут чувствовать себя некомфортно. Но при «живом» наблюдении всегда можно уточнить у работника, что он сейчас делает, а при расшифровке видео могут возникнуть аналогичные вопросы, за ответами на которые все равно придется идти к работнику.

Исследование рекомендуется проводить не менее пяти дней в разное время. Временной интервал выбирается в зависимости от должности, специфики работы сотрудника. Например, не стоит ограничиваться исследованием затрат рабочего времени бухгалтера в отчетный период, так как эти дни значительно отличаются от остальных.

Групповая фотография рабочего дня

При групповой фотографии объектом исследования становятся несколько работников — либо объединенных в бригаду, либо не связанных между собой производственным процессом. За ними, как и в случае с индивидуальной фотографией, закрепляется наблюдатель, который записывает их действия в течение рабочего дня в виде индексов затрат (Пример 3).

Пример 3

N Наименование элементов работы Начало работы Окончание работы Итого, мин.
1 ПЗ 10.00 10.10 10
2 ОП 10.10 12.00 110
3 ОТ 12.00 12.10 10

Индексы категорий затрат времени:

ПЗ — подготовительно-заключительное время.

ОП — оперативное время.

ОБ — время обслуживания рабочего места.

ОТ — время на отдых и личные нужды.

ПО — время перерывов, не зависящих от работника.

Такой способ исследования затрат рабочего времени в основном используется на производстве. Один наблюдатель может охватить до пяти человек. Важно предусмотреть, чтобы в день наблюдения все сотрудники присутствовали на работе (не находились в отпусках, командировках, на «больничных»), так как иначе объем выполняемой работы будет увеличен и исследование не будет достоверным.

При анализе полученных данных рассчитывается время, затраченное на каждую операцию, затем операции подразделяются на «А» (работу) и «Б» (перерывы (ожидания, перерывы для отдыха и питания, личных нужд, перекуры)). См. Пример 4.

Пример 4.

Наименование операции Длительность, мин. %
А — работа
Совещание 70 14,6
Телефонные звонки 180 37,5
Рассылка предложений 80 16,6
Итого: 330 68,7
Б — перерывы
Не зависящие от исполнителя (ожидание) 55 11
Прием пищи 35 7
Отдых и личные нужды 51 10,2
Итого: 141 28,2

Из таблицы видно, сколько процентов рабочего времени сотрудник тратит на ожидание, личные нужды (исключая перерывы для отдыха и питания) и сколько — на работу. На производстве определить производительность труда просто: это результат, деленный на количество времени, в течение которого он был получен.

Но есть деятельность, при которой производительность труда оценить сложно. Таковой является, например, творческая или управленческая деятельность. В экономике труда существует множество формул, по которым вычисляются нормы времени, необходимые для выполнения тех или иных функций. Они необходимы для нормирования труда, при нормировании не рекомендуется опираться только на фотографии рабочего дня.

* * *

Для создания системы тайм-менеджмента, для выявления «поглотителей времени» перечисленных методов достаточно.

При анализе полученных данных необходимо ответить на вопросы:

1. Выполнена ли работа? Если нет, то почему?

2. Что сделано из того, что должно быть сделано, а что нет? Почему?

3. Что бы произошло, если бы это не было сделано? Если напрашивается ответ «ничего», стоит обратить внимание на это действие и, возможно, исключить его.

4. Можно ли объединить это с другими операциями? Часто бывает, что в момент ожидания работник не занят, но может выполнить какие-то действия. Например, при загрузке компьютера совершить звонок и пр.

5. Почему это сделано так? Могло ли это быть сделано иначе? Нередко работник, выполняя какую-либо функцию, производит много лишних действий. Необходимо продумать, как оптимизировать данный процесс.

6. Кто еще это может сделать? Не стоит забывать о делегировании полномочий.

7. Какой уровень квалификации нужен для выполнения этой задачи? Возможно, работник неэффективен, т. к. недостаточно квалифицирован?

8. Где и каким образом это сделано? Может ли это быть сделано в другом месте, на другом оборудовании? Возможно, оборудование или программное обеспечение устарели? Можно ли проверкой электронной почты заняться, например, во время служебной поездки в рабочее время?

9. Почему работник простаивает? Кто виноват? Что мешает процессу?

Выяснив, куда действительно уходит время работников, можно научиться управлять временем. При этом необходимо спланировать процесс и исключить непродуктивные затраты. А поможет в этом система тайм-менеджмента, которая позволит компании работать эффективно. Этап исследования затрат времени — одна из частей этой системы, без которой не обойтись.

info-personal.ru

Почему тайм-менеджмент так важен? | Блог 4brain

Причин, по которым человек может заинтересоваться тайм-менеджментом много. Тем удивительнее, что даже банальный список дел на день составляет в лучшем случае один человек из десяти.

Итак, вот причины:

  • Есть много вещей, которые вы хотите сделать, и много навыков, которыми хотите овладеть, но по какой-то причине вам не удается это сделать. Что любопытно, в этом случае неумение распоряжаться своим временем не всегда оценивается как главная причина.
  • Постоянные проволочки, нарушенные сроки сдачи проектов.
  • У вас есть огромный список для чтения, но не хватает даже не времени, а энергии на то, чтобы это все читать. Опять же, человек может обвинить во всем внешние факторы или свой организм, хотя дело совсем не в этом.
  • Вы ловите себя который день подряд на одной и той же мысли: вы так устали и весь день были заняты, но по сути ничего не сделали. Причина в том, что вы не умеете расставлять приоритеты. А это основа основ тайм-менеджмента.
  • У вас ужасная работа и вы решили днем работать, а вечером обучаться навыкам, писать книгу, заниматься программированием, чтобы сменить сферу деятельности через время. Но угадайте что? Вечером нет ни желания, ни энергии.

Во всем этом вы не одиноки.

Почему мы чувствуем опустошение и как преодолеть это?

К концу дня уровень энергии падает. Мы теряем утреннюю искру интереса и все становится скучным и тяжелым. У всех нас 24 часа в сутках, но разный уровень энергии. Мы обязательно хотим закончить все пункты нашего списка дел, но во многом это зависит от запаса сил, а не от времени.

Мы считаем, что изучение более эффективных методов управления временем поможет нам. И почти никогда не обращаем внимания на свой энергетический цикл. Это горький факт. Помните, что время ограничено и как бы вы ни старались управлять им, у вас все так же всего 24 часа в день. Мы не можем добавить дополнительный час. Но мы, безусловно, можем возобновить, восполнить свою энергию и использовать ее более эффективно, чтобы сделать больше работы до конца дня. Больше энергии означает больше работы.

Энергия функционирует в рамках цикла расходов и возобновления. Некоторые люди с самого утра начинают тратить энергию так сильно, что днем ее уже не остается. Приходится остаток дня проживать на автопилоте. Другие же восполняют энергию каждые несколько часов. Плюс, они и расходуют ее более разумно.

Как восполнить свою энергию?

Журналист и писатель Тони Шварц говорит: «Мы не должны работать на высоких скоростях, непрерывно, в течение длительных периодов времени. Наука говорит нам, что мы продуктивны, когда ритмично балансируем между расходом и возобновлением энергии. Это реальность, которую компании должны принять, чтобы стимулировать устойчивое взаимодействие и высокую производительность».

Мы, люди, обладаем четырьмя уровнями энергии: физическим, ментальным, эмоциональным и духовным. Давайте выясним, как мы можем повысить нашу энергию на всех четырех уровнях, чтобы управлять своим ритмом в гармонии.

Физическая энергия

Физическая энергия является основой всех других энергий. Она состоит из сна, фитнеса, правильного питания и т.д. Ваше тело устало после долгих часов работы. Пища и надлежащий отдых — это два основных энергетических ресурса для организма.

Усилители энергии:

  • Кровь. Недостаток гемоглобина или железа — главная и истинная причина вашей слабости.
  • Диета. Вы — это то, что вы едите. Чувство тяжести после еды является признаком того, что вы неправильно питаетесь. Пища также влияет на нашу продуктивность. Можно экономить на всем, но на здоровых и свежих продуктах нельзя.
  • Физические упражнения. Да, упражнения подпитывают вас. Не только спортсмены, но и все успешные люди включают спорт в свою жизнь. Высокоинтенсивное кардио, йога, растягивание или даже простая прогулка помогут вам снова активироваться после долгого сидения на одном месте.
  • Используйте технику Pomodoro: работайте 25 минут, после чего устраивайте 5-минутный перерыв.

Эмоциональная энергия

Чувства и эмоции влияют на вашу работу. Эмоциональная энергия — это культивирование конкретных эмоций, которые помогают быть продуктивным.

Усилители энергии:

  • Станьте осведомленными об утечке энергии: к вечеру уровень энергии снижается. Когда это происходит, мы чувствуем усталость и негативные эмоции, такие как раздражение, гнев, негативный настрой, сонливость, которые лишь нарастают. Поэтому для начала просто будьте осведомлены об этом. Это поможет не впасть в панику, когда случится с вами в очередной раз.
  • Глубокое дыхание: глубокое дыхание в брюшной полости помогает мгновенно поднять уровень энергии. Изучите дыхание Уджайи или Анулом-Вилом (альтернативное дыхание), это поможет вам повысить уровень вашей энергии. Глубокий вдох помогает каждой клетке организма наполниться кислородом, а длительный выдох помогает выкинуть усталость и негативные эмоции.
  • Цените людей вокруг вас: когда мы выражаем искреннюю признательность кому-то, это помогает дарителю так же, как и получателю. Цените то, что у вас есть.
  • Обратите внимание на то, что говорите себе. Если в ваших внутренних речах много негатива, избавьтесь от него.

Ментальная энергия

Ментальная энергия — это умение глубоко сосредоточиться и переключаться намеренно между краткосрочным и долгосрочным целевым мышлением.

Усилители энергии:

  • Избегайте многозадачности: мы часто гордимся тем, что говорим: «Я делаю много дел одновременно». Однако это изматывает нашу ментальную энергию очень быстро. Лучше последовательно делать дела, чем одновременно.
  • Ясность намерения: ваше спокойствие приходит через ясность мыслей. Всегда имейте ясность относительно того, почему вы делаете то, что делаете. Помня об этом,  вы всегда будете держать свое мышление в порядке.
  • Визуализация: иметь четкое представление о том, чего вы хотите достичь. Визуализируйте, как вы себя чувствуете, если достигнете поставленной цели? Вы счастливы? Горды? Мысль об успехе, достижении, прогрессе или процветании придаст вам новый энтузиазм.

Духовная энергия

Духовная энергия — ваша высшая цель служить делу, которое больше, чем ваша жизнь.

Усилители энергии:

  • Распределение энергии и времени для важных областей жизни. Существует три основных направления жизни: здоровье, богатство и отношения. Чтобы добиться баланса между ними, вам нужно экономить время и уделять должное внимание каждому из них.
  • Жизненные ценности в повседневном поведении. Вы знаете, за какие ценности выступаете? Честность, доверие, правда или что-то еще? Отразите эти ценности в своем повседневном поведении.

Помните, что тайм-менеджмент — это не только умение распоряжаться своим временем, но и своей энергией. Важно не только сделать как можно больше, но и не уничтожить свое здоровье. Во всем нужен баланс.

Желаем вам удачи!

4brain.ru

Зачем нужен тайм-менеджмент для современной женщины

Здравствуйте, мои читательницы. Считаете ли вы что вам не хватает часов в сутках? Хотите все успевать и при этом не испытывать усталости или стресса? Если да, то я вам сейчас расскажу, зачем нужен тайм-менеджмент. Он включает в себя постановку целей, планирование ежедневных и долгосрочных задач и этапов для достижения поставленных целей.

У нас есть несколько ресурсов, которые могут привести к успеху. Это время, деньги, навыки и знания. Именно первый ресурс очень важен, ведь он не только ограничен, но еще и влияет на остальные. Если мы научимся адекватно распределять наши действия по часам, мы сможем заработать больше денег, больше информации узнать, большим вещам научиться.

С чего необходимо начать?

Мы, женщины, стремимся сделать все и сразу, но на самом деле мы только тратим свой энергетический потенциал. Первое от чего стоит отказаться – это многозадачность. Это, конечно, очень круто, когда вы одной рукой помешиваете суп в кастрюле, другой кормите ребенка, и ногами еще что-то успеваете. Но ни одно из ваших действий не является осознанным. Если вы научитесь эффективно распределять время на работу, заботу о детях, домашние обязанности, то у вас появятся не лишние минуты, а часы. Как их использовать – решать уже вам.

Как построить день?

День начинается с вечера. Определите свои основные задачи на завтрашний день. Не стоит строить грандиозные планы. Достаточно наметить от 3 до 5 основных дел, и не больше 7 мелких. Если действия требуют не больше пяти минут, выпишите их на отдельный лист и выполняйте их в перерывах между основными.

После этого поставьте временные промежутки для каждой задачи. Кстати, самое время обзавестись ежедневником с проставленным временем. Но для начала пойдет и обычный лист бумаги. Не откладывайте организацию своего дня. Если вы будете ждать, пока у вас появится блокнот, то сможете найти тысячу причин, чтобы отложить улучшение собственной жизни. Составление плана займет у вас максимум 10 минут в день, а освободит несколько часов. Вы еще раздумываете?

Не обязательно все расписывать до секунды. Ваш график должен быть гибким, ведь в вашем окружении множество людей, и с каждым из них вы взаимодействуете тем или иным образом. Для изменения расписания можно использовать карандаш, стирающуюся ручку или корректор.

Как начать день?

  • Составьте список утренней рутины: заправить кровать, приготовить завтрак, умыться и прочее. Именно с этого и надо стартовать. Никаких телефонов и планшетов, социальных сетей и почты.
  • Съешьте «лягушку». Эту фразу вы можете прочитать в каждой книге по саморазвитию. Что она означает? Выполняйте самые важные дела в первую очередь. Почему «лягушка»? Потому, что чаще всего это важное является скучным и нелюбимым занятием. Уверена, у вас найдется немало таких дел, которые вы откладываете на потом. Но вскоре вы хватаетесь за голову, что не успеваете что-то сделать.
  • Делегируйте. Ваше взаимодействие с другими людьми подразумевает не только способность подстраиваться под них, но и просить их о помощи. Например, попросить приготовить мужа или других домочадцев, посуду загрузить в посудомоечную машину. Таким образом тоже можно освобождать свое время. Не забывайте этим пользоваться.

Помощник при работе за компьютером

Каждый из нас, сидя за монитором, периодически тратит драгоценное минуты на просмотр ленты соцсетей или ютуба. Мне с этим помогает бороться Томато Таймер. Принцип его работы основан на том, что 25 минут ты непрерывно работаешь, не отвлекаясь на sms и прочее, и 5 минут отдыхаешь после этого. Спустя 4 круга следует длительный отдых на 15 минут. Можно скачать соответствующее приложение TomatoTimer, установить расширение в браузер или воспользоваться методом в режиме онлайн на сайте tomato-timer.com. Подробнее об этом помощнике следует читать в книге Франческо Чирилло «Техника помидора».

Напоследок несколько советов

  1. Хвалите себя. Сделали все запланированные задачи – возьмите себе вкусняшку (например, полезный коктейль, сделанный в блендере), посмотрите любимый сериал или сделайте маску для лица. Так, вы повысите свою самооценку, и у вас появится стимул дальше поддерживать порядок в делах.
  2. Составляйте списки. Не храните лишнюю информацию в голове. Составьте список основных необходимых продуктов, проверяйте его и периодически пополняйте. Это поможет в процессе готовки не бегать несколько раз в магазин, это значительно сэкономит ваше время. Всю работу по дому распишите на отдельном листе. Распределите обязанности между членами семьи, таким образом, каждый точно будет знать, что и когда ему делать.
  3. Умейте говорить «нет». Если вам каждый вечер звонит подруга и жалуется на свою жизнь, это вам не принесет никакой пользы. Избавьтесь от пустой траты времени, непродуктивных действий.
  4. Занимайтесь спортом, правильно питайтесь, поддерживайте свое здоровье. Профилактика проблем займет меньше времени и средств, чем их решение.

Будет интересно узнать, как блокнот поможет наладить пищевой рацион.

На этом я с вами ненадолго прощаюсь, желаю всем продуктивных дней. Есть ли у вас личные способы сэкономить свое время? Не забывайте подписываться на блог и делиться статьей с друзьями.

womendomain.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о