Документы для оформления сотрудника на работу: Как оформить сотрудника в штат без ошибок

Перечень документов при приеме на работу в 2020 году

В этой статье мы разберем обязательный перечень документов при приеме на работу, установленный российским трудовым законодательством. А также то, каким образом этот список может быть дополнен по инициативе работодателя.

В соответствии с правилами оформления на работу ТК РФ, соискатель должен собрать определенный комплект документов. Одни из них являются обязательными и, независимо от сферы деятельности, требуются каждой компанией. Другие же представляют собой категорию справок, предъявлять которые не обязательно, но рекомендуется.

Законодательная база

Первым делом необходимо четко обозначить, что совокупность документов, которые работник должен предоставить работодателю, является его персональными данными, и относительно их обработки существуют некоторые правила.

Гл. 14 Трудового кодекса РФ определено, что работодателем должен быть составлен документ, которым устанавливается порядок обработки личных данных трудоустраиваемых, их обязанности и права в рассматриваемой отрасли. А также проведено ознакомление каждого из них с данным актом под роспись.

После того, как такой документ будет работником подписан, работодатель вправе, в соответствии со ст. 6 вышеуказанного Закона, обрабатывать личные сведения сотрудника без наличия на то разрешения от последнего.

Список документов для приема на работу

Статьей 65 ТК РФ четко определен следующий перечень документов, обязательных для представления работодателю при трудоустройстве:

• Трудовая книжка. В пакет документов при приеме на работу может быть не включена, если соискатель ранее нигде не работал. В таком случае оформить этот документ обязан работодатель. При утере или повреждения трудовой книжки новому сотруднику (по его заявлению) должна быть оформлена новая. Также трудовая книжка не подается нанимателю, если сотрудник поступает на работу на условиях совместительства.

• Страховое свидетельство фонда государственного пенсионного страхования. При первом трудоустройстве соискателя обязанность по оформлению СНИЛС для него возлагается на нанимателя.

• Документ воинского учета: приписное свидетельство, военный билет (только для военнообязанных).

• Свидетельство об образовании, о квалификации и наличии дополнительных знаний и навыков. В частности, предоставление подобных данных обуславливается запросом подтверждения требуемых занимаемой должностью умений. Для отдельных категорий профессий, а именно: машинист автокрана, машинист экскаватора, стропальщик и т.д., также необходимым является наличие удостоверения об окончании курсов обучения соответствующей профессии, которым бы подтверждалась квалификация соискателя.

Дополнительные документы

• Медицинская (санитарная) книжка. Выдается санэпидемстанцией. Требуется для работников общепита, педагогов, а также в сфере торговли и медицины.
• Справка об отсутствии или наличии судимости. Нужна при поступлении на должность, к осуществлению деятельности по которому, в соответствии с действующим российским законодательством, не могут быть допущены лица, подвергающиеся уголовному преследованию или имеющие судимость.

• Медицинская справка о прохождении медосмотра. Требуется для несовершеннолетних и определенных категорий наемных работников.

Отдельно стоит акцентировать внимание на приеме на работу иностранца, поскольку в этом случае трудоустройство является возможным только при наличии у последнего разрешение на осуществление в России профессиональной деятельности, которое выдается ФМС по месту пребывания.

При этом ФЗ № 115 запрещается иностранному гражданину работать вне субъекта Российской Федерации, в пределах которого он имеет право на временное проживание. В остальном перечень документов при принятии на работу гражданина иного государства аналогичен трудоустройству россиян.

Документы при приеме на работу (видео)

Что делать, если работодатель требует предоставления дополнительных документов?

Несмотря на то, что на законодательном уровне строго запрещено расширять вышеуказанный перечень документов при поступлении на работу, на практике подобное встречает довольно часто. Можно даже привести некий устоявшийся алгоритм трудоустройства:

1. Заявление о приеме на работу: пишется работником непосредственно при оформлении на работу, после сбора всех необходимых документов, и подкрепляется к личному делу сотрудника.
2. 3 фотоснимка форматом 3х4: необходимы для заведения личного дела сотрудника, оформления для него пропуска.
3. ИНН (Идентификационный налоговый номер).
4. Справка о доходах.
5. Характеристика от последнего работодателя: рекомендуется, даже если запроса о предоставлении такого документа нет, иметь его при себе на момент трудоустройства, так как это существенно повышает шансы на получение желаемой работы, причем условия сотрудничества при этом можно сделать более выгодными.
6. Документы о семейном положении соискателя: в большинстве случаев на основании их предоставляются дополнительные льготы. К примеру, многодетный сотрудник может взять отпуск по собственному желанию в любое время года. Также не исключается возможность оказания работодателем некоторой материальной помощи.
7. Справка о регистрации по месту временного проживания (для работников из других регионов).
8. При поступлении на государственную службу российским законодательством предусматривается обязательное предоставление следующих данных:

• о расходах соискателя, его имущественных обязательствах и имуществе;
• аналогичные данные о супруге сотрудника и его несовершеннолетних детях;
• о годовых доходах.

Собирать ли все дополнительные документы?

Как видим, этими пунктами утвержденный российским законодательством список документов при приеме на работу достаточно существенно расширяется. Однако обязательно ли собирать все эти справки? Нет, но желательно.

Рекомендуем почитать:

Несомненно, отказать сотруднику кадровой службы компании, в которую есть желание устроиться на работу, в представлении какого-либо из дополнительных документов можно. Однако стоит ли это делать и с такой неприятной ноты начинать сотрудничество? Есть над чем подумать, не правда ли? Более того, это может привести к отказу в трудоустройстве, и что тогда делать?!

Подведя некий итог, можно прийти к выводу, что процедура трудоустройства в наиболее простом варианте характерна для случаев первого поступления на работу. В таком случае оформиться на работу можно только при наличии паспорта. И, в отдельных ситуациях, документа об образовании, медицинской справки и документа о воинском учете. Остальные же документы – СНИЛС, трудовая книжка — будут оформляться работодателем.

Но все же, устраиваясь на работу, лучше изначально собрать максимально полный комплект документов. Таким образом удастся показать работодателю свои как личностные, так и профессиональные качества, что, несомненно, найдет положительное отражение в последующих трудовых взаимоотношениях.

Оформление на работу нового сотрудника (пошаговый алгоритм)

Предлагаем вашему вниманию пошаговую процедуру оформления работника на работу. Схема отражает общий порядок оформления на работу. Также представлены текстовые пояснения к шагам алгоритма (под схемой).

Пошаговый алгоритм приема на работу: схема

Обращаем внимание, что в некоторых случаях при трудоустройстве работника приходится отступать от общего алгоритма оформления: алгоритм либо упрощается, либо расширяется. Об особенностях оформления различных категорий сотрудников будут подготовлены отдельные материалы и схемы.

Скачать схему алгоритма приема на работу.

Комментарии к алгоритму приема сотрудника на работу

1. Проводим подготовительные мероприятия

Процесс трудоустройства начинается с выбора подходящего работника из соискателей. Когда кандидат определен, требуется провести целый ряд действий перед тем, как начинать процесс собственно оформления на работу.

1.1. Собеседование. Помогает определить наиболее предпочтительного кандидата из нескольких.

1.2. Получение документов и сведений, необходимых для оформления на работу. Важно помнить, что есть сведения, о которых может сообщить только сам работник. Например, информация о наличии права на вычеты по НДФЛ с будущей зарплаты или права на особые условия труда. Поэтому рекомендуется информировать нового работника о предоставлении таких данных уже на этом этапе.

1.3. Проверка полученных от работника документов и информации. Тоже важный этап, поскольку предоставление подложных сведений при трудоустройстве влечет за собой увольнение по ст. 81 ТК РФ, а также возможную уголовную ответственность для работника. Глубина и тщательность проверки обычно зависят от будущей должности, обязанностей и ответственности работника.

На этом же этапе анализируются специфические требования к работнику. Например, наличие медицинских заключений о пригодности к предлагаемой работе. И решается вопрос о необходимых мероприятиях. Например, о направлении работника на медосмотр.

1.4. Получение заявления о приеме на работу.

2. Ознакомляем работника с локальными нормативными актами

Рекомендуется делать это под роспись в Журнале ознакомления с ЛНА.

3. Заключаем трудовой договор

• Заполняется шаблон трудового договора.
• Работник знакомится с содержанием шаблона. Разъясняются и согласуются детали при необходимости. Например, испытательный срок и порядок его прохождения.
• Подписывается трудовой договор работодателем и работником.
• Регистрируется трудовой договор в Журнале регистрации трудовых договоров и соглашений к ним.
• Вручается один экземпляр трудового договора работнику.
• При необходимости на этом же этапе заключается и договор о материальной ответственности.

Отдельно заключается договор о полной матответственности или о коллективной. Если должность работника не требует такой ответственности, работают соответствующие пункты трудового договора. Это так называемая ограниченная материальная ответственность, заключения отдельного договора не требующая.

4. Готовим приказ о приеме на работу

• Составляется по унифицированным формам Т-1 и Т-1а.
• Подписывается у руководителя.
• Работник знакомится с приказом под роспись (в 3-дневный срок со дня фактического начала работы).
• Регистрируется приказ в Журнале регистрации приказов.

5. Оформляем личную карточку работника

Оформляется личная карточка работника (например, по унифицированной форме Т-2).

Данные о работнике и из карточки передаются в «заинтересованные» подразделения: учитывающие рабочее время, начисляющие зарплату, обеспечивающие работников предметами труда и СИЗ и т. п.

Если локальными НПА работодателя предусмотрено заведение личных дел работников, на данном этапе формируется и личное дело.

6. Оформляем трудовую книжку

А также вносим сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Если на момент трудоустройства трудовой книжки у нового работника нет, она заводится работодателем.

7. Направляем обязательную информацию

• По последнему месту службы — в отношении граждан, которые за последние 2 года, предшествующие трудоустройству, замещали должности государственной или муниципальной службы — в 10-дневный срок с даты заключения трудового договора.
• В военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления — в отношении граждан, подлежащих воинскому учету.

Скачать описание пошагового алгоритма приема на работу

Алгоритм, представленный выше, вы можете скачать на нашем сайте, держать его под рукой и использовать в своей работе.

Скачать алгоритм Прием на работу (пошаговое оформление).

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Записи в бумажную трудовую книжку вносятся на основании приказа или распоряжения руководителя и должны соответствовать правилам, установленным законодательством. СБИС подскажет, что записать в трудовой при приеме, увольнении или переводе сотрудника.

Рассмотрим на примере кадровых ситуаций, как оформляются записи в бумажной трудовой книжке.

Заполнение титульного листа

1. Отразите данные работника: фамилию, имя, отчество, дату рождения.
2. Укажите уровень образования, а также профессию или специальность нового сотрудника.
3. Проставьте дату заполнения трудовой книжки.
4. Дайте подписать бумажную трудовую книжку сотруднику и подпишите документ сами.

Запись о приеме на работу

1. В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если оно есть.
2. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Он должен располагаться на следующей строке после названия организации.
3. В графе 2 укажите дату приема на работу, например «15.07.2020».
4. В графе 3 сделайте запись о приеме. Впишите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Если сотрудник принят на работу в определенный отдел, впишите его название.
5. В графе 4 укажите дату и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят.

Если сотрудник принят на работу в обособленное подразделение, в графе 3 в качестве названия отдела укажите его наименование.

Запись о переводе

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату перевода.
2. В графе 3 сделайте запись о переводе с указанием подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа о переводе.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием на работу по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у сотрудника. По желанию сотрудника основной работодатель внесет запись в его трудовую книжку о трудоустройстве у вас.

И наоборот — когда ваш сотрудник устраивается на работу по совместительству в другую организацию, он может попросить вас указать это в трудовой книжке. Для этого ему требуется предоставить справку о работе в организации, где указано ее название, должность сотрудника, дата и основание приема на работу. Справка должна быть подписана руководителем или другим уполномоченным лицом и заверена печатью организации.

Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу в другую организацию.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Запись о выдаче бумажной трудовой книжки

1. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи, в графе 2 укажите дату выдачи бумажной трудовой книжки.
2. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудником было подано письменное заявление о выдаче бумажной трудовой — со ссылкой на статью ТК РФ.
3. В графе 4 укажите дату заявления.
4. Заполните книгу учета бумажных трудовых книжек:
   • в графу 12 — внесите запись из трудовой;
   • в графе 13 — должна стоять подпись сотрудника.

Исправить запись в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. Чтобы изменить данные, сначала сделайте отметку о том, что старая запись недействительна. После этого можно внести правильную запись.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату ее внесения.
2. В графе 3 укажите, какая запись признана недействительной. Например «Запись за № 2 недействительна».
3. Внесите правильную запись. В графе 4 повторите дату и номер приказа старой (неправильной) записи или нового распоряжения, на основании которого внесли правильную запись.

Запись об увольнении

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 сделайте запись об увольнении, укажите причину. Она должна быть записана точно так же, как в приказе о расторжении трудового договора — со ссылкой на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.
5. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
5. В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.
2. В графе 3 укажите причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью сотрудника» — со ссылкой на статью в ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил запись. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

1. На титульной странице трудовой книжки зачеркните старую фамилию сотрудника и впишите новую.
2. На обратной стороне обложки впишите причину смены фамилии со ссылкой на документ-основание. Например, свидетельство о регистрации брака.
3. Укажите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать организации.

Внести изменения в сведения об образовании

На титульной странице трудовой книжки впишите новые данные об образовании сотрудника.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

6 типов документов о трудоустройстве и доходах | Центр знаний

Однако не всегда ясно, какие документы должны заполнять верификаторы. Чтобы помочь с этим, мы создали список наиболее распространенных форм, используемых при проверке занятости и дохода, чтобы и сотрудники, и работодатели знали, какие документы наиболее актуальны для соответствия местным законам.

Формы подтверждения занятости

Проверка занятости возникает во многих ситуациях, от компании, нанимающей нового сотрудника до кредитора, оценивающего соискателя новой ссуды.Основная цель проверки занятости — убедиться, что кто-то занимал должность в данной компании, но проверяющим также может быть полезно узнать об обязанностях сотрудника, чтобы получить представление об их прошлом опыте.

Форма I-9

Форма I-9 IRS

является обязательной для всех новых сотрудников и документирует право сотрудника на работу в США. Форма, которую в первую очередь заполняет работодатель, требует сбора документов, подтверждающих личность сотрудника и статус работы.Однако первая часть формы заполняется сотрудником и запрашивает личную информацию, такую ​​как имя, адрес и номер социального страхования.

Самый важный раздел формы I-9 — это то, где работодатели предоставляют подтверждение права сотрудника на работу. Разные документы, удостоверяющие личность, имеют разный вес, причем некоторые из них сами по себе достаточны для подтверждения права на участие, а другие нуждаются в дополнительной поддержке. Для заполнения формы I-9 существует три категории документов:

.

Список документов A: Подтверждение права на трудоустройство и личности

• U.S. Паспорт или паспортная карточка
• Карта постоянного жителя или регистрация иностранца
• Карточка с разрешением на трудоустройство
• Заграничный паспорт с разрешением на работу по форме I-94 или I-551

** Список документов B: только удостоверение личности (необходимо объединить с документом из списка C)

• Текущие водительские права США
• Канадские водительские права
• Федеральная, государственная или местная идентификационная карта
• Школьный билет с фотографией
• Регистрационная карточка избирателя
• U.S. Военная карточка или запись о призыве
• Удостоверение военкомата
• Документ торгового мореплавателя береговой охраны США (MMD)
• Документ индейского племени

Список документов C: Только свидетельство о приеме на работу (необходимо объединить с документом из Списка B)

• Номер счета социального страхования США
• Справка о рождении за границей
• Свидетельство о рождении Госдепартаментом США
• Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении с официальной печатью
• Документ индейского племени
• U.Карта S. Citizen ID
• Удостоверение личности для жителей США
• Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности

Работодатели должны хранить копию заполненной формы I-9 каждого сотрудника в течение трех лет после даты приема на работу. Наказания за несоблюдение или ненадлежащее раскрытие информации могут быть столь же серьезными, как тюремное заключение.

Письмо о приеме на работу

Также известное как письмо с подтверждением занятости (PoE), письмо с подтверждением занятости выдается новым работодателем, чтобы подтвердить, что потенциальный сотрудник ранее занимал должность, которую он, по их утверждениям, занимал.

Формат и содержание письма-подтверждения приема на работу могут различаться, но обычно они основаны на должности, сроках работы и обязанностях сотрудника.

Дополнительная информация, необходимая для заполнения письма, обычно включает:

• Название и адрес компании работодателя (или используйте стандартный бланк компании)
• Название и адрес компании, запрашивающей подтверждающее письмо
• Должность нынешнего или бывшего сотрудника
• Даты работы нынешнего или бывшего сотрудника
• По желанию, перечень обязанностей сотрудника
• Заработная плата нынешнего или бывшего сотрудника, включая бонусы
• Ваше имя, подпись и контактная информация, чтобы получатели могли связаться с вами при необходимости

Мы предоставили образец шаблона письма в Документах Google (https: // docs.google.com/document/d/1C8WqTS40h3CgwliT9xQ28e0ryKM_ziszPjOlRDRkjTw/edit?usp=sharing) и MS Word (https://drive.google.com/file/d/1jYEzZiJoGk3K8RHIZghDhWP), чтобы убедиться, что все сведения, которые помогут вам в помощи, чтобы включить все детали для справки, которые помогают, чтобы все справки (help) были включены в справку, чтобы включить все сведения, которые помогут необходимо предоставить соответствующее подтверждение занятости.

Форма подтверждения безработицы

Когда сотрудник был уволен без причины, он или она часто обращается за поддержкой через государственное страхование по безработице. Форма заявки в каждом штате различается, но обычно заполняется сотрудником и обычно включает раздел, в котором указывается причина увольнения и общий заработок заявителя.

Работодатели могут оспорить претензии бывшего сотрудника в заявлении. Однако споры замедлят процесс подачи заявки, потенциально задерживая выплаты и затрудняя для сотрудников оплату текущих расходов.

Документы, подтверждающие доход

Сотрудников могут попросить подтвердить свой доход по запросам на подтверждение занятости, обусловленным финансовыми соображениями. Предоставление ссуды, новая кредитная линия и даже переговоры об аренде собственности могут зависеть от надлежащего подтверждения заработка сотрудника.

Форма подтверждения дохода для штата

Государства часто имеют свои собственные формы для подтверждения занятости и дохода. В Техасе, например, форма h2028 используется для обеспечения подтверждения работодателем информации о зарплате и доходах сотрудника, когда сотрудник не может предоставить другую информацию, адекватно подтверждающую свой доход.

Форма потери дохода

Иногда от работника могут потребовать доказать потерю дохода, связанную с текущей или бывшей работой.Нет никаких федеральных форм, связанных с потерей дохода, но в отдельных штатах есть формы, помогающие задокументировать изменение доходов. Например, Флорида использует форму CS ES 2620 для документирования потери дохода.

Квитанция

В некоторых случаях квитанция о заработной плате может служить достаточным доказательством заработка сотрудника. Квитанции о выплатах можно легко подделать, поэтому проверяющие часто требуют более формального подтверждения от текущего или бывшего работодателя, обычно предоставляемого через формы для штата, такие как форма Техаса h2028.

Заполнение справки о занятости или доходе

Самая важная часть проверки занятости и дохода — это получение соответствующих документов для ведения записи об успешной проверке. И работодатели, и сотрудники должны гарантировать, что они заполняют формы полностью и честно, поскольку за ложное раскрытие информации предусмотрены различные наказания, от снижения профессиональной репутации до тюремного заключения. Каждая форма, указанная выше, служит своей цели, и во многих случаях необходимо собрать несколько документов, чтобы в достаточной мере подтвердить информацию о занятости и доходе.

12.0 Приемлемые документы для подтверждения разрешения на работу и удостоверения личности

В этом разделе представлено множество образцов документов из Списка приемлемых документов формы I-9, которые сотрудник может представить для подтверждения своего разрешения на работу и удостоверения личности. Однако в этом разделе не представлены все варианты конкретного документа, и новые версии документа могут стать доступными после того, как мы опубликуем это руководство. Мы не ожидаем, что вы будете экспертом по документам, но мы ожидаем, что вы примете документы, которые разумно кажутся подлинными и относятся к лицу, их представляющему.

Сотрудник должен предоставить документ или комбинацию документов из Списка A (который показывает как личность, так и разрешение на работу) или один документ из Списка B (который показывает личность) и один документ из Списка C (который показывает разрешение на работу) или приемлемую квитанцию этих документов в течение трех рабочих дней с даты начала оплачиваемой работы. Сотрудник, предъявляющий квитанцию, должен представить фактический документ по окончании срока действия квитанции или при получении документа, в зависимости от того, что наступит раньше.Не требуйте, чтобы сотрудник, представляющий документ списка A, представлял документы списка B и списка C. Не требуйте, чтобы сотрудник, представляющий документы списка B и списка C, представлял документ списка A.

Вы не можете принять квитанцию, подтверждающую, что сотрудник подал заявку на первоначальное разрешение на работу. Вы также не можете принимать квитанции, если вы работаете менее трех рабочих дней. Список приемлемых квитанций для формы I-9 см. В Таблице 1 в разделе 4.3 «Приемлемые квитанции».Примеры приемлемых разрешительных документов на работу, выданных Министерством внутренней безопасности (список C # 7), можно найти на сайте uscis.gov/i-9-central.

Некоторые сотрудники (включая законных постоянных жителей, лиц, получивших убежище, и беженцев) могут предъявить документы с истечением срока действия. Возможно, вам потребуется перепроверить разрешение сотрудника на работу, когда истечет срок действия определенных документов Списка А или Списка С. См. Раздел 5.0, Завершение Раздела 3, для получения дополнительной информации о повторной проверке. USCIS включает даты истечения срока действия некоторых документов, выданных лицам с постоянным разрешением на работу.Если документ вашего сотрудника содержит дату истечения срока действия в будущем:

• Это не препятствует разрешению на непрерывную работу;
• Это не означает, что USCIS не предоставит им последующее разрешение на работу; и
• Не учитывайте дату истечения срока действия при определении того, соответствует ли человек требованиям для определенной должности. Если вы это сделаете, вы можете нарушить законы о дискриминации при приеме на работу.

Дополнительную информацию о незаконной дискриминации см. В разделе 10.0, Незаконная дискриминация и наказания за запрещенные действия.

СПИСОК A: Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

Срок действия всех документов должен быть не истек.

1. Паспорт США или паспортная карточка США
2. Форма I-551, карта постоянного жителя или карта-квитанция о регистрации иностранца (обычно ее называют грин-картой).
3. Заграничный паспорт, содержащий временный штамп I-551 или временную распечатанную отметку I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV)
4. Форма I-766, Документ о разрешении на работу (EAD), который содержит фотографию.Однако при определенных обстоятельствах EAD, срок действия которого истек, считается EAD, срок действия которого не истек. Дополнительную информацию см. В разделе 4.4 «Автоматическое продление разрешений на работу при определенных обстоятельствах».
5. Для иностранцев-неиммигрантов, которым разрешено работать на конкретного работодателя в соответствии со статусом, что означает, что они имеют право на работу на основании их неиммиграционного статуса, заграничный паспорт с формой I-94, имеющий то же имя, что и паспорт, и подтверждение их неиммиграционного статуса статус, если период одобрения еще не истек и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям, указанным в форме
6. Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94, указывающей на неиммиграционный допуск в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США и FSM или RMI

СПИСОК B: Документы, устанавливающие личность

Срок действия всех документов должен быть не истек.

1. Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
Идентификационная карта
2. , выданная федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что она содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес (этот выбор не включает водительские права или Удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением Соединенных Штатов, указано в пункте 1 этого списка.)
3. Школьный билет с фотографией
4. Регистрационная карточка избирателя
5. Военный билет США или призывной билет
6. Удостоверение военнослужащего
7. Карта морского торговца береговой охраны США
8. Племенной документ коренных американцев
9. Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Для лиц младше 18 лет, которые не могут предъявить перечисленные выше документы:

10. Школьная успеваемость или табель
11. Справка из поликлиники, врача или больницы
12. Запись в детский сад или детский сад

СПИСОК C: Документы, подтверждающие разрешение на работу

Срок действия всех документов должен быть не истек.

1. Карта с номером счета социального страхования, если карта не содержит одно из следующих ограничений:
   • НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
   • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
   • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS
2. Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (формы DS-1350, FS-545, FS-240)
3. Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью
4. Племенной документ коренных американцев
5. Форма I-197, U.S. Удостоверение гражданина
6. Форма I-179, идентификационная карта для использования гражданином-резидентом в США
7. Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности. Примеры см. На сайте uscis.gov/i-9-central. (Это не включает форму I-766, документ о разрешении на работу, из списка A.)

FAQ: Форма I-9 и подтверждение занятости

В. Нужно ли гражданам и подданным США доказывать, что они имеют право на работу?

A: Да.Хотя граждане и подданные Соединенных Штатов автоматически имеют право на трудоустройство, они также должны предоставить необходимые документы и заполнить форму I-9. К гражданам Соединенных Штатов относятся лица, родившиеся в Пуэрто-Рико, Гуаме, Виргинских островах и Северных Марианских островах. К гражданам Соединенных Штатов относятся лица, родившиеся в Американском Самоа, в том числе на острове Суэйнс.

В. Нужно ли мне заполнять форму I-9 для всех, кто подает заявку на работу в моей компании?

А.Нет. Вы должны заполнять I-9 только для людей, которых вы действительно нанимаете. Для целей этого закона человека «нанимают», когда он начинает работать на вас.

В. Если кто-то соглашается на работу в моей компании, но не приступает к работе в течение месяца, могу ли я заполнить форму I-9, когда сотрудник соглашается на работу?

A. Да. Закон требует, чтобы вы заполняли форму I-9 только тогда, когда человек действительно начинает работать. Однако вы можете заполнить форму раньше, если вы заполняете ее на одном и том же этапе процесса приема на работу для всех сотрудников.

В. Я понимаю, что я должен заполнить форму I-9 для всех, кого я нанимаю для выполнения работы или услуг в обмен на заработную плату или другое вознаграждение. Что такое «вознаграждение»?

A. Вознаграждение — это любая ценность, предоставляемая в обмен на труд или услуги, оказанные работником, включая еду и жилье.

В. Нужно ли мне заполнять форму I-9 для независимых подрядчиков или их сотрудников?

А.Нет. Например, если вы заключаете договор со строительной компанией на ремонт вашего здания, вам не нужно заполнять формы I-9 для сотрудников этой компании. Строительная компания отвечает за завершение I-9 для своих сотрудников. Однако вы не должны сознательно использовать подрядную рабочую силу в обход закона, запрещающего наем посторонних лиц без разрешения.

В. Что мне делать, если нанимаемый мной человек не может предоставить необходимые документы в течение трех рабочих дней с даты начала работы?

А.Если сотрудник не может предоставить требуемый документ или документы в течение 3 рабочих дней с даты начала работы, он должен предоставить квитанцию, подтверждающую, что он или она подали заявку на получение документа. Кроме того, сотрудник должен предоставить вам фактический документ в течение 90 дней после приема на работу. Сотрудник должен указать во время или до начала трудоустройства, отметив соответствующий квадрат в Разделе 1, что он или она уже имеет право на работу в Соединенных Штатах.

ПРИМЕЧАНИЕ. Сотрудники, нанятые на срок менее трех рабочих дней, должны предоставить фактические документы, а форма I-9 должна быть полностью заполнена к моменту начала работы.

В. Могу ли я уволить сотрудника, не представившего необходимые документы в течение 3 рабочих дней?

A. Да. Вы можете уволить сотрудника, не представившего требуемый документ или документы, или квитанцию ​​о получении документа, в течение трех рабочих дней с даты начала работы.Однако вы должны применять эти методы единообразно ко всем сотрудникам. Если сотрудник представил квитанцию ​​за документ, он или она должны предоставить фактический документ в течение 90 дней с даты начала работы.

В. Что произойдет, если я правильно заполню форму I-9 и INS обнаружит, что мой сотрудник фактически не имеет права работать?

A. Вам не может быть предъявлено обвинение в нарушении проверки. Вы также будете иметь добросовестную защиту от наложения санкций на работодателя за сознательный прием на работу несанкционированного иностранца, если только правительство не докажет, что вы действительно знали о несанкционированном статусе сотрудника, если вы сделали следующее:

• Гарантировано, что сотрудники полностью и должным образом заполнили Раздел 1 I-9 при приеме на работу;
• Проверил необходимые документы, которые должны были обоснованно казаться подлинными и иметь отношение к лицу, их представившему;
• Полностью и надлежащим образом заполненный Раздел 2 I-9, подписанный и датированный свидетельством работодателя;
• Сохранял I-9 на необходимый период времени; и
• Сделал I-9 доступным по запросу сотруднику INS, DOL (Департамент труда) или OSC (Офис специального советника).

В. Могу ли я указать, какие документы я буду принимать для проверки?

A. Нет. Сотрудник может выбрать, какие документы он или она хочет представить, из списков допустимых документов. Вы должны принять любой документ (из Списка A) или комбинацию документов (один из Списка B и один из Списка C), перечисленных в I-9, которые разумно выглядят на их лице как подлинные и относятся к лицу, их представляющему.

В противном случае это может быть несправедливой практикой при приеме на работу, связанной с иммиграцией.К лицам, которые выглядят и / или звучат иностранцы, нельзя относиться иначе в процессе приема на работу или проверки.

В. Если сотрудник записывает иностранный номер или номер допуска при заполнении Раздела 1 формы I-9, могу ли я попросить показать документ с этим номером?

A. Нет. Хотя вы, как работодатель, несете ответственность за то, чтобы ваши сотрудники полностью заполнили Раздел 1 в момент начала приема на работу, не требуется, чтобы сотрудники представляли какие-либо документы для заполнения этого раздела.

Когда вы заполняете Раздел 2, вы не можете попросить показать документ с иностранным номером или номером допуска сотрудника или иным образом указать, какие документы может предоставить сотрудник.

В. Какова моя ответственность в отношении подлинности представленных мне документов?

A. Вы должны изучить документ (-ы) и, если на их лице есть основания считать, что они подлинные и имеют отношение к человеку, который их представляет, вы должны принять их.В противном случае это может быть несправедливой практикой при приеме на работу, связанной с иммиграцией. Если документы на их лице не кажутся подлинными или не имеют отношения к человеку, который их представляет, вы не должны их принимать.

В. Почему определенные документы перечислены как в Списке B, так и в Списке C? Если эти документы подтверждают как личность, так и право на трудоустройство, почему их нет в Списке А?

A. Три документа можно найти как в Списке B, так и в Списке C: U.Идентификационная карта гражданина S. и удостоверение личности для использования гражданином-резидентом в США — допустимы в качестве удостоверений личности в Списке B — и документ индейского племени.

Хотя эти документы являются свидетельством как личности, так и права на трудоустройство, их нет в Списке А, поскольку документы Списка А ограничиваются теми, которые указаны Конгрессом в законе. Сотрудник может подтвердить как личность, так и право на трудоустройство, представив один из этих документов.

Вы должны записать название документа, орган, выдавший документ, номер и дату истечения срока действия (если есть) для этого документа в соответствующих полях как для Списка B, так и для Списка C.

В. Почему канадские водительские права приемлемы в качестве документа Списка B, а не мексиканские водительские права

A. Соглашение о свободной торговле между США и Канадой и другие взаимные соглашения между этими двумя странами составляют основу для принятия канадских водительских прав в качестве документа, удостоверяющего личность списка B. В настоящее время между Соединенными Штатами и Мексикой не существует таких взаимных соглашений, которые позволяли бы или разрешали использовать мексиканские водительские права в качестве документа, удостоверяющего личность из Списка B.

В. Могу ли я принять документ с истекшим сроком действия?

A. Вы можете принять паспорт США с истекшим сроком действия. Вы также можете принять просроченный документ из Списка B для установления личности. Тем не менее, документ должен разумно выглядеть на своей лицевой стороне, чтобы быть подлинным и относиться к человеку, который его представляет. Вы не можете принимать другие документы с истекшим сроком действия.

В. Как я могу узнать, истек ли срок действия документа, выданного INS?

А.Некоторые документы, выданные INS, такие как предыдущие версии карты получения регистрации иностранца (I-151 и I-551), не имеют срока действия и действительны бессрочно. Однако пересмотренная версия 1989 г. карты квитанции о регистрации иностранца (I-551), которая окрашена в розовый цвет с компьютерно-считываемыми данными на обратной стороне, имеет срок действия 2 или 10 лет. Другие документы, выданные INS, такие как карта временного резидента (I-688) и карта разрешения на работу (I-688A или I-688B), также имеют срок действия.Эти даты можно найти либо на лицевой стороне документа, либо на наклейке, прикрепленной к обратной стороне документа.

В. Некоторые люди представляют мне ламинированные карточки социального страхования. Могу ли я принять такие карты в качестве доказательства права на трудоустройство?

A. Вы не можете принять ламинированную карту социального обеспечения в качестве доказательства права на работу, если на обратной стороне карты указано «недействительна, если ламинированная». Ламинирование таких карт делает их недействительными.Металлические или пластиковые копии карточек социального обеспечения не принимаются.

В. Некоторые люди предоставляют мне распечатки из Управления социального обеспечения с их именем, номером социального страхования, датой рождения и именами их родителей. Могу ли я принять такие распечатки вместо карточки социального обеспечения в качестве доказательства права на трудоустройство?

A. Нет. Принимается только официальная карта социального обеспечения.

Q.Что мне делать, если люди предъявляют карты социального обеспечения с пометкой «НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТОСТИ», но заявляют, что теперь они имеют право на работу?

A. Вам следует попросить их предоставить другой документ, подтверждающий их право на трудоустройство, поскольку такие карты социального обеспечения этого не подтверждают.

В. Что мне делать, если один из моих сотрудников говорит мне, что его или ее номер социального страхования недействителен?

A. Вы должны попросить сотрудника получить правильный номер социального страхования, заполнив форму SS-5.Эту форму можно получить в Управлении социального обеспечения. Вам не нужно вносить поправки в налоговую декларацию о найме на работу.

Однако, когда сотрудник сообщает вам новый номер, вы должны заполнить форму W-2C в Администрацию социального обеспечения за те годы, в которых вы указали доход и удержание под неправильным номером.

Вы не будете наказаны или оштрафованы за годы, в течение которых вы сообщали о сотрудниках по неправильным номерам.

Вы также должны знать, что любой номер социального страхования, начинающийся с «9», не является действительным номером социального страхования.Сотрудникам, использующим такие номера, следует дать указание получить правильный номер социального страхования с помощью формы SS-5.

В. Могу ли я принять ксерокопию документа, представленного сотрудником?

A. Нет. Сотрудники должны предъявить оригиналы документов. Единственное исключение — работник может предъявить заверенную копию свидетельства о рождении.

В. Я заметил в форме I-9, что в списке А есть 2 пробела для номеров документов и даты истечения срока действия.Означает ли это, что мне нужно просмотреть два документа из списка А?

A. Нет. Один из документов, содержащихся в Списке A, — это заграничный паспорт с не истекшим сроком действия, к которому прилагается форма INS I-94. Форма I-9 дает вам место для записи номера документа и даты истечения срока действия как паспорта, так и формы INS I-94.

В. Должен ли я делать копии документов, удостоверяющих личность сотрудника и имеющих право на трудоустройство, при проверке?

A. Закон не требует ксерокопирования документов.Однако, если вы хотите сделать ксерокопии, вы должны сделать это для всех сотрудников, и вы должны сохранять каждую фотокопию вместе с I-9. Фотокопии нельзя использовать для каких-либо других целей. Ксерокопирование документов не освобождает вас от обязанности полностью заполнить Раздел 2 I-9 и не является приемлемой заменой надлежащего заполнения I-9 в целом.

ПРИМЕЧАНИЕ 1. Хотя сертификат натурализации (формы INS N-550 и N-570) указывает на лицевой стороне документа, что его нельзя копировать, такие сертификаты могут быть скопированы в этой ограниченной ситуации.

ПРИМЕЧАНИЕ 2: Копии документов, хранящихся у работодателей федерального правительства, должны храниться отдельно от служебной папки сотрудников.

В. Когда мне заполнять форму I-9, если я нанимаю кого-то менее чем на 3 рабочих дня?

A. Вы должны заполнить разделы 1 и 2 формы I-9 во время найма. Это означает, что форма I-9 должна быть полностью заполнена, когда человек приступит к работе.

В. Что мне делать, если я повторно нанимаю человека, ранее заполнившего форму I-9?

А.Вам не нужно заполнять новую форму I-9, если вы повторно нанимаете человека в течение трех лет с даты первоначального заполнения формы I-9, и сотрудник по-прежнему имеет право на работу. Вам следует просмотреть ранее заполненную форму I-9, и, если разрешение на работу сотрудника еще не истекло, отметьте дату повторного найма в Разделе обновления и повторной проверки формы I-9 (Раздел 3) и поставьте подпись в соответствующем поле.

Если срок разрешения на работу сотрудника истек, вам также необходимо изучить документ, подтверждающий, что сотрудник имеет право работать в U.S., и запишите название, номер и дату истечения срока действия документа (если есть) в Разделе 3.

В. Что мне делать, если мне нужно обновить или перепроверить форму I-9 для сотрудника, заполнившего форму более ранняя версия формы?

A. Вы можете просмотреть любую устаревшую информацию, а также указать дату и дату для любой обновленной информации. Вместо этого вы также можете заполнить новую форму I-9.

В. Нужно ли мне заполнять новую форму I-9, когда один из моих сотрудников повышается в моей компании или переводится в офис другой компании в другом месте?

А.Нет. Вам не нужно заполнять новую форму I-9 для таких повышенных или переведенных сотрудников.

В. Что мне делать, если у сотрудника истекает срок разрешения на работу?

A. Вам необходимо будет пройти повторное подтверждение по форме I-9, чтобы продолжить работу с этим человеком. Повторное подтверждение должно произойти не позднее даты истечения срока действия разрешения на работу. Сотрудник должен представить документ, подтверждающий продление первоначального разрешения на работу или новое разрешение на работу.

Вы должны просмотреть этот документ и, если на его лице есть разумные основания полагать, что он подлинный и имеет отношение к лицу, представившему его, записать название документа, номер и дату истечения срока действия (при наличии) в разделе «Обновление и повторная проверка». Раздел на I-9 (раздел 3) и поставьте подпись в соответствующем месте.

Вы можете установить календарную систему обзвона для сотрудников, чье разрешение на работу истекает в будущем.

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы не можете отказаться от принятия документа, потому что у него есть срок действия в будущем.Вы должны принять любой документ (из Списка A или Списка C), указанный в I-9, который на лицевой стороне разумно выглядит подлинным и относится к лицу, которое его представляет. В противном случае это может быть несправедливой практикой при приеме на работу, связанной с иммиграцией.

В. Могу ли я избежать повторного подтверждения формы I-9, не нанимая лиц, чье разрешение на работу имеет срок действия?

A. Вы не можете отказать в приеме на работу лицам только потому, что их разрешение на работу является временным.Наличие будущей даты истечения срока действия не исключает непрерывного разрешения на работу для сотрудника и не означает, что последующее разрешение на работу не будет предоставлено.

Кроме того, рассмотрение даты истечения срока действия разрешения на работу в будущем при определении того, подходит ли иностранец для выполнения конкретной работы, может быть несправедливой практикой трудоустройства, связанной с иммиграцией.

В. Должен ли я как работодатель заполнять все формы I-9 самостоятельно?

А.Нет. Вы можете поручить кому-либо заполнить формы I-9 за вас, например, сотруднику отдела кадров, мастеру, агенту или любому другому лицу, действующему в ваших интересах. Однако вы по-прежнему несете ответственность за любые нарушения закона о санкциях работодателя.

В. Могу ли я заключить договор с кем-либо о заполнении форм I-9 для моего бизнеса?

A. Да. Вы можете заключить договор с другим лицом или компанией, чтобы подтвердить личность и право на работу сотрудников, а также заполнить за вас формы I-9. Однако вы по-прежнему несете ответственность за действия подрядчика и несете ответственность за любые нарушения законов о санкциях работодателя.

В. Как работодатель, могу ли я согласовать свою ответственность за заполнение формы I-9 в коллективном договоре с профсоюзом?

A. Да. Однако вы по-прежнему несете ответственность за любые нарушения закона о санкциях работодателя. Если соглашение заключается в переговорной единице с несколькими работодателями, применяются определенные правила. Ассоциация должна отслеживать даты найма и увольнения сотрудника каждый раз, когда сотрудник нанимается или увольняется работодателем из ассоциации нескольких работодателей.

В. Каковы требования для сохранения формы I-9?

A. Если вы являетесь работодателем, вы должны сохранять форму I-9 в течение 3 лет после даты начала работы или 1 года после даты увольнения сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже. Если вы являетесь сельскохозяйственной ассоциацией, сельскохозяйственным работодателем или подрядчиком по трудоустройству на ферме, вы должны сохранять форму I-9 в течение 3 лет после даты начала работы для лиц, которых вы нанимаете или направляете за плату.

Q.Получу ли я какое-либо предварительное уведомление, если офицер INS, DOL или OSC пожелает проверить мои I-9?

A. Да. Офицер уведомит вас как минимум за 3 дня (72 часа) до проверки. Если вам так удобнее, вы можете отказаться от уведомления за 3 дня. Вы также можете запросить продление времени для изготовления I-9. Офицеру INS, DOL или OSC не нужно будет предъявлять вам повестку или ордер во время проверки.

ПРИМЕЧАНИЕ. Это не препятствует INS, DOL или OSC получать ордера на основании вероятной причины для проникновения на территорию подозреваемых нарушителей без предварительного уведомления.

Непредоставление I-9 для проверки является нарушением закона о санкциях работодателя и может привести к наложению гражданских штрафов.

В. Должен ли я заполнять форму I-9 для канадцев, въехавших в Соединенные Штаты в соответствии с Соглашением о свободной торговле?

A. Да. Вы должны заполнить форму I-9 для всех сотрудников. Канадцы должны предъявить документы, удостоверяющие личность и право на трудоустройство, как и все другие сотрудники.

Q.Если я приобрету бизнес, могу ли я полагаться на формы I-9, заполненные предыдущим владельцем / работодателем?

A. Да. Однако вы также принимаете на себя полную ответственность за все заполненные предыдущим работодателем формы I-9 в отношении лиц, продолжающих работать.

В. Если я работаю рекрутером или рефералом за определенную плату, должен ли я заполнять формы I-9 на лиц, которых я нанимаю или рекомендую?

A. Нет, за тремя исключениями. Сельскохозяйственные ассоциации, сельскохозяйственные работодатели и подрядчики по трудоустройству на фермах по-прежнему должны заполнять формы I-9 для всех лиц, которых нанимают или направляют за плату.Однако все рекрутеры и рефералы за определенную плату должны заполнить формы I-9 для своих сотрудников, нанятых после 6 ноября 1986 года.

Кроме того, все рекрутеры и рефералы за определенную плату по-прежнему несут ответственность за сознательный набор или направление за плату. иностранцы, не имеющие разрешения на работу в США.

В. Могу ли я заполнить Раздел 1 формы I-9 для сотрудника?

A. Да. Вы можете помочь сотруднику, которому нужна помощь, в заполнении Раздела 1 формы I-9.Однако вы также должны заполнить блок «Сертификация подготовителя / переводчика». Сотрудник по-прежнему должен подписать блок сертификации в Разделе 1.

В. Если я являюсь юридическим лицом (корпорация, партнерство и т. Д.), Должен ли я заполнять формы I-9 на своих сотрудников?

A. Да, вы должны заполнить форму I-9 для всех своих сотрудников, включая себя.

В. Я слышал, что некоторые государственные агентства занятости могут подтвердить, что люди, которых они направляют, имеют право на работу.Это правда?

A. Да. Государственные агентства занятости могут решить предоставлять лицам, которых они направляют, свидетельство о праве на трудоустройство. Если одно из этих агентств направляет к вам потенциальных сотрудников с указанием вакансии или другой соответствующей формой направления, и агентство отправляет вам подтверждение в течение 21 рабочего дня с момента направления, вам не нужно проверять документы или заполнять форму I-9, если вы нанять этого человека.

Однако вы должны проверить сертификат, чтобы убедиться, что он относится к нанятому лицу, и понаблюдать за тем, как это лицо подписывает сертификат.Вы также должны сохранить сертификат, как I-9, и предоставить его для проверки, если потребуется.

Вам следует узнать в своем государственном агентстве по трудоустройству, предоставляет ли оно эту услугу, и ознакомиться с его сертификатом.

В. Как я могу избежать дискриминации определенных сотрудников, соблюдая при этом этот закон?

A. Вы можете избежать дискриминации определенных сотрудников и при этом соблюдать закон, применяя процедуры проверки права на трудоустройство, предусмотренные этим законом, ко всем вновь нанятым сотрудникам и нанимая без учета национального происхождения или статуса гражданства лиц, уполномоченных работать в США.

Требование предоставить документы, удостоверяющие личность, и право на трудоустройство только от лиц определенного происхождения или от лиц, которые кажутся или кажутся иностранными, является нарушением законов о санкциях работодателя, а также может быть нарушением Раздела VII Гражданского кодекса. Закон о правах 1964 года. Вы не должны увольнять нынешних сотрудников, отказываться от найма новых сотрудников или иным образом дискриминировать на основании иностранной внешности, акцента, языка или имени.

В. Я знаю, что Закон запрещает дискриминацию на основании статуса гражданства в отношении «защищенных лиц».«Кто такие охраняемые лица?

A. Защищенные лица включают граждан или подданных Соединенных Штатов, законных постоянных жителей, временных жителей и лиц, получивших статус беженца или убежища. Этот термин не включает иностранцев одного из тех классов, которые не подали своевременное заявление о натурализации после того, как они получили право на получение гражданства.

В. Могу ли я быть обвинен в дискриминации, если я обращаюсь в INS по поводу представленного мне документа, который не представляется подлинным и не имеет отношения к лицу, представившему его?

А.Нет. Антидискриминационные положения Закона применяются только к найму и увольнению физических лиц. Хотя по закону вы не обязаны сообщать INS о таких ситуациях, вы можете сделать это, если захотите.

В. Распространяется ли этот закон на моих сотрудников, если я нанял их до 7 ноября 1986 года?

A. Нет. Вам не нужно заполнять I-9 для сотрудников, нанятых до 7 ноября 1986 года. Однако, если вы решите заполнить I-9. для этих сотрудников вы должны сделать это для всех ваших нынешних сотрудников, нанятых до 7 ноября 1986 года.

ПРИМЕЧАНИЕ. Этот статус «дедушки» не распространяется на сезонных сотрудников или сотрудников, которые меняют работодателя в рамках ассоциации с несколькими работодателями.

В. Что, если сотрудник был принят на работу до 7 ноября 1986 г., но взял утвержденный отпуск?

A. Вам не нужно заполнять форму I-9 для этого сотрудника, если он продолжает работать и всегда имеет разумные ожидания трудоустройства.

Однако, если этот сотрудник уволился или был уволен, или является иностранцем, высланным из Соединенных Штатов, вам нужно будет заполнить форму I-9 для этого сотрудника.

В. Буду ли я подвергаться санкциям со стороны работодателя, если сотрудник, которого я нанял до 7 ноября 1986 г., является незаконным иностранцем?

A. Нет. К вам не будут применяться штрафные санкции работодателя за удержание нелегального иностранца в вашей рабочей силе, если иностранец был принят на работу до 7 ноября 1986 года. Однако тот факт, что нелегальный иностранец числился в вашей платежной ведомости до ноября 7 августа 1986 года не дает ему или ей права оставаться в Соединенных Штатах. Если иностранец не получит разрешения от INS остаться в Соединенных Штатах, он или она подлежат задержанию и высылке.

В. Какой совет я должен дать своим сотрудникам, подающим заявление о легализации своего статуса в отношении их обязательств по федеральному подоходному налогу?

A. Вы можете сообщить сотрудникам, что при подаче заявления в INS для получения статуса постоянного жителя им будет предоставлена ​​публикация IRS, объясняющая требования к заполнению формы W-4 или W-4A для обеспечения правильного удержания налоговой отчетности (если использовался недействительный номер социального страхования) и другие инструкции, касающиеся налоговых льгот.

Q.Какой совет я должен дать вновь нанятым сотрудникам, которые спрашивают об их обязательствах по федеральному подоходному налогу?

A. Во-первых, вы можете сказать им, что важно иметь действующий номер социального страхования и правильно заполнить W-4 или W-4A, чтобы работодатель мог удержать надлежащую сумму подоходного налога. Во-вторых, вы можете побудить сотрудников подавать заявки на получение номеров социального страхования для своих детей-иждивенцев, которым к концу года исполнится пять лет и старше. С 1987 года такие числа должны быть указаны для иждивенцев, заявленных в налоговых декларациях.

Регистрация

Версия для печати (PDF)

Кто должен регистрироваться для целей UC

В соответствии с положениями Закона Пенсильвании (PA) UC, все предприятия, обеспечивающие полную и / или частичную занятость одного или нескольких работников, должны зарегистрироваться в Департаменте труда и промышленности, Управлении налоговой службы Калифорнийского университета. Предприятие может быть индивидуальным предпринимателем, товариществом, корпорацией, обществом с ограниченной ответственностью, коммерческим трастом, ассоциацией и т. Д.

Регистрационные документы необходимо подавать во ВСЕХ следующих случаях:

• Новые работодатели PA должны зарегистрироваться в течение 30 дней после того, как услуги, предусмотренные Законом UC, были впервые оказаны работодателю.
• Работодатели, которые возобновили выплату заработной платы в PA после перерыва в работе, должны перерегистрироваться в течение 30 дней после возобновления покрываемых услуг.
• В случаях, когда одна организация-работодатель передает всю свою организацию, торговлю, бизнес или рабочую силу полностью или частично своему работодателю-преемнику, как предыдущий работодатель, так и работодатель-преемник должны сообщить о передаче в Департамент в течение 30 дней с даты передачи.
• Организации-работодатели, которые объединяются, объединяются или претерпевают любые другие изменения в юридической структуре, должны зарегистрироваться в Департаменте. Примеры таких изменений в правовой структуре включают: переход от единоличного владения к товариществу, переход от корпорации к компании с ограниченной ответственностью, слияние двух или более корпораций в новую корпорацию и разделение существующей корпорации на две или более новых корпорации.

ПРИМЕЧАНИЕ: Определенные ограниченные виды занятости и выплат специально исключены из покрытия в соответствии с Законом UC.Работодатели, которые считают, что их услуги освобождаются от уплаты налога (включая тех, кто считает, что услуги предоставляются исключительно независимыми подрядчиками), должны связаться с контактным центром работодателей UC по телефону 1-866-403-6163, чтобы определить, требуется ли регистрация UC.

Отказ регистрации

Предприятия, не представившие регистрационные документы в течение 30 дней, подлежат штрафу. 3% «Повышение просроченной задолженности UC» будет добавлено к ставке налога, которая в противном случае была бы назначена.Умышленное невыполнение требований может также привести к гражданским штрафам и уголовному преследованию в соответствии с разделом 802 Закона штата Пенсильвания о UC.

UC Номер счета

Если установлено, что работодатель несет ответственность в соответствии с Законом PA UC, ему присваивается номер счета UC. Номер UC упрощает регистрацию взносов, уплаченных каждым работодателем, и начисленных ему сборов по выплате пособий. Он также действует как механизм идентификации работодателя в переписке.

Как зарегистрироваться для получения налогового счета UC

Зарегистрироваться для получения номера счета UC очень просто.Просто посетите Сайт регистрации юридических лиц в Интернете в Пенсильвании для доступа к Интернету PA-100.

Информация о занятости, предоставленная предприятием, послужит основой для определения того, подпадает ли такая занятость под действие Закона PA UC. Если работа подпадает под действие Закона PA UC, работодатель несет ответственность за уплату взносов на заработную плату, выплачиваемую работникам.

Секретарь штата Северная Каролина по регистрации предприятий Зарегистрировать иностранный бизнес

Исключения

Деятельность, не считающаяся «ведением бизнеса» в Северной Каролине

Организация может не подавать заявку на сертификат полномочий, если она соответствует одному или нескольким исключениям для подачи.

Начать

Требования для регистрации

Если субъект не соответствует критериям исключения, субъект хозяйствования должен заполнить и отправить его. заполнила оригинальную заявку на получение Сертификата полномочий, соответствующего типу юридического лица, в Департамент Северной Каролины Секретаря Государственного отдела регистрации предприятий.

Начать

Подготовка и отправка документов

Документы подаются в канцелярию государственного секретаря в электронном виде, по почте или курьером, а также в канцелярию государственного секретаря.

Начать

Что дальше?

Закон Северной Каролины может требовать от компании регистрации в других агентствах Северной Каролины.

Начать

Поддержка регистрации

У каждой организации есть законодательные требования, чтобы компания оставалась актуальной и активной на отчеты канцелярии государственного секретаря

Начать

Обязанности работодателя при найме иностранных работников

Обязанности работодателя при найме иностранных работников

Чтобы гарантировать, что это будут делать только те, кто должен получить номер, Служба социального обеспечения предприняла дополнительные меры для обеспечения целостности системы социального обеспечения. числа.Изменения в способе присвоения номеров и выдачи карточек Службой социального обеспечения могут привести к задержке получения номера на несколько недель или месяцев. Этот информационный бюллетень рассматривает обязанности работодателя при приеме на работу иностранных работников (например, студентов или посетителей по культурному обмену), которые подали заявку и ожидают получения Социального Номер безопасности и карта. Обратите внимание, что сотрудник может работать, пока обрабатывается заявка на получение номера социального страхования.

1. Что вызывает задержки при обращении иностранных рабочих за номерами социального страхования?

   
   Когда иностранные работники подают заявку на получение номеров социального страхования, Служба социального обеспечения проверяет их документы напрямую в Министерстве внутренней безопасности. (DHS).Большинство заявок проверяются немедленно, но возможны задержки. Служба социального обеспечения понимает, что этот процесс может повлиять на компании, которые нанимают иностранных работников, но прямая проверка со стороны DHS жизненно важна для обеспечения целостности номера социального страхования.

2. Каковы обязанности работодателя при приеме на работу иностранных работников, у которых нет номеров социального страхования?

   
   Сообщите работникам, что им необходимо подать заявление на получение номера социального страхования и карточки.Если работник подал заявку, но еще не получил номер социального страхования, вы должны получить как можно более полную следующую информацию: полное имя работника, адрес, дата о рождении, месте рождения, полном имени отца, полной девичьей фамилии матери, поле и дате, когда он или она подали заявление на получение номера социального страхования.

3. Что делать, если у работника нет номера социального страхования, когда отчеты о заработной плате (формы W-2) подаются в социальное обеспечение?

   
   Paper Filers: если работник подал заявку на карточку, но не получил ее номер вовремя для подачи, введите «Подана заявка» в поле a.(Справка: Инструкции IRS для форм W-2 / W-3)

   Electronic Filers: если работник подал заявку на карточку, но не получил номер вовремя для подачи, введите все нули в поле для социального обеспечения. номер. (Ссылка: Спецификации для подачи форм W-2 и W-2c в электронном виде)

   Не забудьте проинструктировать рабочего сообщить вам номер и точное имя, напечатанные на карточке, когда он или она ее получит.

4. Мой иностранный работник получил свой номер социального страхования после того, как я подал отчет о заработной плате. Что мне делать?

   
   Когда вы получите номер социального страхования работника, заполните форму W-2c (исправленная справка о заработной плате и налоге), чтобы показать работнику номер. Перейдите к разделу «Как подавать формы с исправлениями», чтобы получить инструкции по подаче документов W-2c.

Ссылка: 26 CFR 31.6011

Как зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя: пошаговое руководство

При принятии важных решений, касающихся вашего бизнеса, всегда полезно обратиться за советом к специалисту.Особенно, если эти решения необратимы. Ваше местное отделение Управления малого бизнеса (SBA) — хорошее место для начала. SBA предлагает бесплатную личную помощь на местах для малого бизнеса. Но его онлайн-сервисы ничуть не хуже. Получите помощь в выборе бизнес-структуры, регистрации бизнеса и оформлении бизнес-плана.

А пока вот пять вещей, которые вам нужно знать о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя:

1. Нужно ли вам регистрировать бизнес, если вы работаете не по найму?

Короткий ответ — нет.С «но».

Если вы работаете не по найму, то есть самостоятельно ведете некорпоративный бизнес, вам, возможно, не потребуется регистрировать свой бизнес. Но вы можете упустить юридические и налоговые льготы и защиту личной ответственности, если не сделаете этого. Когда вы работаете не по найму, IRS рассматривает ваш бизнес как продолжение вас. Другими словами, вы несете личную ответственность за уплату налогов, обязательств и всего остального.

Неофициально самозанятость означает разные вещи для разных людей: фрилансера, подрядчика, владельца бизнеса, предпринимателя и этот список можно продолжить.Но официально — с правительственной, юридической и налоговой точки зрения — все зависит от шагов, предпринимаемых владельцем бизнеса для организации бизнеса.

Не рискуйте, следуя определению IRS. В чате с друзьями и семьей называйте себя как хотите. Платя налоги, правильно классифицируйте себя.

IRS считает вас самозанятым, если применимо любое из следующих условий:

• Вы ведете торговлю или ведете бизнес в качестве индивидуального предпринимателя или независимого подрядчика.
• Вы являетесь членом партнерства, которое занимается торговлей или бизнесом.
• В противном случае вы занимаетесь бизнесом для себя (включая бизнес с частичной занятостью)

Если вы не находите указания IRS особенно точными, вы не одиноки. Несмотря на то, что он загружен запутанными юридическими терминами, он помогает прояснить один момент: самозанятость — это широкая категория для налоговых целей, в которую входят фрилансеры, многие независимые подрядчики, индивидуальные предприниматели и другие.

Но давайте поговорим более конкретно, чтобы помочь вам понять, занимаетесь ли вы индивидуальной трудовой деятельностью.Подали ли вы когда-нибудь в правительство штата или федеральное правительство какие-либо документы, кроме налогов, в отношении основной деятельности вашего бизнеса? Если вы ответили «нет», вы, скорее всего, работаете не по найму.

Итак, если вы работаете не по найму, у вас нет и для регистрации своего бизнеса. Но надо вам? И если да, то как вы можете определить название, лицензии и путь, которые подходят для вашего бизнеса? Ответ зависит от того, что вы подразумеваете под регистром. Давайте займемся этим дальше.

2.Выбор и регистрация названия компании: подсказка, речь идет о лицензиях

Как и самозанятость, регистрация бизнеса означает разные вещи для разных людей. Если вы поговорите с гуру маркетинга, регистрация бизнеса может означать внесение товарного знака в название вашей компании и логотип убийцы. Если вы поговорите с финансовым директором, регистрация может означать заполнение вашего учредительного договора, чтобы убедиться, что все доли собственности защищены законом.

Прежде чем переходить к интеллектуальной собственности и правам акционеров, рассмотрите узкий набор обстоятельств, когда для ведения вашего бизнеса может потребоваться регистрация определенного типа, даже если вы работаете не по найму.

Если вы занимаетесь профессиональной деятельностью в соответствии с определением SBA, вам могут потребоваться дополнительные лицензии или разрешения. В зависимости от того, где вы ведете бизнес, вам могут потребоваться лицензии или разрешения для конкретного местоположения. Помимо этого, в зависимости от типа и размера вашего бизнеса может потребоваться другой тип регистрации. Давайте посмотрим поближе.

Требования к профессиональной лицензии

Требуется ли по характеру вашего бизнеса определенная лицензия или образование? В этом случае вам, вероятно, потребуется зарегистрировать свой бизнес, даже если вы работаете не по найму.

Компании, которым требуются лицензии или образовательные требования, часто называют профессиональными предприятиями. Профессиональные предприятия охватывают широкий спектр отраслей: от медицинских офисов и юридических фирм до домашних инспекторов и некоммерческих организаций. Если вы ведете профессиональный бизнес, вам нужна лицензия или разрешение от федерального правительства, правительства штата и / или местного правительства.

Если у вас есть подозрения, что вашему бизнесу может потребоваться лицензия, проведите небольшое исследование. Google: «[ваша отрасль] + [лицензии и разрешения].”

Кроме того, SBA предоставляет хороший список отраслей, для которых обычно требуются лицензии или разрешения:

• сельское хозяйство
• Спиртные напитки
• Авиация
• Огнестрельное оружие, боеприпасы и взрывчатые вещества
• Рыба и дикая природа
• Коммерческое рыболовство
• Морские перевозки
• Горное дело и бурение
• Ядерная энергия
• Радио- и телевещание
• Транспорт и логистика

Этот список — хорошее начало, но даже SBA не охватило все.Вот некоторые другие, для которых требуются лицензии или разрешения:

• Бухгалтерия
• Юридические услуги
• Медицинские и стоматологические услуги
• Борьба с вредителями
• Недвижимость
• Финансовые услуги

В зависимости от отрасли, от вас могут потребовать разовые или периодические выплаты за сохранение лицензии или разрешения. Если ваш поиск в Google и сайт SBA не позволяют определить, нужна ли вам лицензия или разрешение, обратитесь к другим специалистам в вашей отрасли.Многие представители профессиональных деловых кругов встречаются как отраслевые группы для обсуждения лицензий, разрешений и других государственных требований.

Бизнес-лицензии по местонахождению

Спрашивали ли вас когда-нибудь: «Имеет ли ваша компания лицензию на ведение бизнеса в [укажите местоположение]?» Другими словами, имеете ли вы право вести бизнес в этом конкретном месте?

Органы местного самоуправления и власти штата часто требуют лицензий и разрешений для ведения бизнеса. Еще больше усложняет ситуацию то, что те же правительства часто требуют дополнительных лицензий и разрешений для ведения определенного вида бизнеса в определенном месте.

Правительства вводят такие правила по нескольким причинам. Основная причина связана с налогами. Государство, в котором вы ведете бизнес, хочет получить свою долю вашего дохода. Таким образом, каждый штат с налогом с продаж потребует, чтобы ваш бизнес был зарегистрирован в налоговом органе или налоговом органе этого штата, чтобы убедиться, что вы собираете и уплачиваете налог с продаж. В некоторых штатах, где не взимается налог с продаж, вашему бизнесу может потребоваться регистрация для других целей налогообложения (например, налога на имущество).

Но налоги — это только начало местных и государственных лицензий и разрешений.Местные органы власти хотят обеспечить безопасность и комфорт в своем регионе. Например, местные правила могут разрешать вам управлять моргом за пределами города, но не в черте города или рядом с жилым районом. Чтобы защитить этот интерес, правительство потребует разрешение, если вы хотите открыть похоронное бюро в этом районе.

Местные таинства могут быть непростыми. Общение с местными регулирующими органами может быть еще сложнее. Два государственных ресурса, которые могут помочь вам лучше понять лицензии и разрешения местных органов власти, включают:

Эти инструменты позволяют выбрать целевое состояние и местоположение, а также выполнить фильтрацию по отраслям.Потратьте некоторое время на эти инструменты, и вы откроете для себя основные требования к бизнес-лицензиям в вашем регионе.

Хотя онлайн-инструменты полезны, лучший способ понять местные правила ведения бизнеса — это спросить местных владельцев бизнеса. Они уже через это проходили. Спросите их, что сработало, а что нет, и на что обращать внимание.

Регистрация других предприятий

Помимо профессиональных лицензий, налоговой регистрации и лицензий и разрешений с учетом местонахождения, существуют и другие регистрации.Эти регистрации касаются организации бизнеса, сотрудников, страхования и других операций.

Примеры включают:

• Устав корпорации
• Статьи организации
• Комиссия по равным возможностям трудоустройства
• Безработица
• Страхование
• Иммиграция
• Авторские права или товарный знак

Эти регистрации зависят от типа вашего бизнеса и его размера. Например, если вы работаете не по найму, вы можете нанимать сотрудников.Но при определенных уровнях дохода и / или количества сотрудников вы можете пересечь порог, требующий от вас платить по программам, поддерживаемым государством.

Лучшее место для идентификации этих типов регистрации — это ваш государственный департамент торговли или государственный секретарь.

3. Типы бизнес-структур и что вам нужно как собственнику

Если вы работаете не по найму, вы также по умолчанию являетесь индивидуальным предпринимателем. Вы не подавали никаких организационных документов в правительство вашего штата, и у вас нет деловых партнеров.

Если вы управляете своим некорпоративным бизнесом с одним или несколькими дополнительными совладельцами, вы по умолчанию ведете свой бизнес как партнерство.

Как индивидуальные предприниматели, так и партнерства являются полезными бизнес-моделями. Для начала им не нужны никакие документы, и они действуют как продолжение вас. Работая в рамках этих бизнес-моделей, вы можете смешивать свои личные и бизнес-средства (но всегда рекомендуется хранить свои средства отдельно, используя банковский счет для ведения точной отчетности).Вы подаете налоговые декларации своей компании как часть личных налоговых деклараций. С точки зрения ответственности вы и ваш бизнес — одно и то же.

Индивидуальные предприятия и партнерства — это отличное средство для простоты, но эта простота сопряжена с личным риском. Поскольку ваш бизнес является вашим продолжением, вы несете личную ответственность за свои деловые обязательства. Это означает, что ваши личные активы потенциально подвергаются риску, если что-то пойдет не так.

Например, если вы не выплачиваете бизнес-ссуду, банк может лишить вас права выкупа вашего дома, автомобиля, инвестиций и всего, что вам лично принадлежит.С налоговой точки зрения, доход от вашего бизнеса облагается для вас налогом как обычный доход. Вы платите подоходный налог. В случае партнерства ваш облагаемый налогом доход от бизнеса зависит от вашей доли владения.

Если риски индивидуального предпринимательства и партнерства слишком высоки для вашего комфорта, у вас есть варианты. Две классические бизнес-модели, которые помогают отделить деловую ответственность от вашей личной ответственности, включают корпорацию и компанию с ограниченной ответственностью (LLC). Рассмотрим каждую модель подробнее.

Что такое корпорация?

Корпорация (1) принадлежит акционерам, (2) контролируется советом директоров, который назначает должностных лиц для управления повседневной деятельностью, и (3) регулируется корпоративным правом государства, в котором зарегистрирован бизнес. .

Из всех хозяйствующих субъектов наибольшее количество юридических требований предъявляется к корпорациям. Точные требования зависят от штата, в котором вы зарегистрированы, но обычно включают:

• Организационные документы: Обычно озаглавленные «Учредительный договор» или «Сертификат организации», это стандартные государственные формы, которые вы должны заполнить и подать с основной информацией, такой как название корпорации, зарегистрированный агент, бизнес-цель, общее количество акций. акции и связанная с ними стоимость, юридический адрес и другая основная информация.Организационные документы также требуют регистрационного сбора и являются самыми дорогостоящими из всех доступных хозяйствующих субъектов.
• Налоговые формы: Сообщайте корпоративные налоговые декларации штата и форму IRS 1120 для федеральных налоговых деклараций.
• Устав корпорации: Законы о корпорациях большинства штатов требуют, чтобы ваша компания приняла устав в течение определенного периода времени после создания корпорации. Постановления включают в себя процедурную информацию, которая регулирует ваш бизнес, включая процедуры голосования, типы должностных лиц, процедуры решения вопросов совета директоров, ведение документации и другую основную информацию.
• Первоначальное собрание: Это может быть первоначальное собрание акционеров, но более вероятно первое собрание совета директоров. Если это собрание акционеров, акционеры избирают совет директоров. Если они уже были избраны, директора встречаются, чтобы принять устав, решения совета директоров, назначить должностных лиц и заложить основу для дальнейшего развития вашего бизнеса.

Приведенный выше список включает только требования для корпораций, чтобы начать работу.После того, как ваша корпорация будет запущена, корпоративное законодательство требует постоянных обязательств, включая:

• Требования к годовой отчетности
• Ежеквартальные заседания совета директоров
• Ежегодные собрания акционеров
• Протоколы компании

Корпорации — это наиболее формальная коммерческая организация. Есть много препятствий, через которые нужно прыгнуть, чтобы начать корпорацию. Но как только у вас будет базовая инфраструктура, большинство текущих требований станут частью вашего бизнес-графика и культуры.Эти требования существуют для защиты интересов акционеров и сотрудников.

Помимо защиты акционеров и сотрудников, корпоративная форма полностью разделяет деловую и личную ответственность. Если вы берете бизнес-ссуду в корпоративной форме, а ваш бизнес не выполняет свои обязательства, банк может лишить права выкупа только принадлежащие бизнесу активы. Ваши личные активы защищены законом от банка. Разделение между бизнесом и владельцем называется корпоративной пеленой.

Если корпоративные требования кажутся слишком обременительными для вашего бизнеса, компания с ограниченной ответственностью (LLC) может быть хорошей альтернативой.

Что такое ООО?

LLC — это частная компания с ограниченной ответственностью, специфичная для США. Он обеспечивает все защитные преимущества корпорации с меньшими административными требованиями. Он сочетает в себе сквозное налогообложение партнерства или индивидуального предпринимательства с ограниченной ответственностью корпорации.

Как и в случае с корпорацией, требования LLC различаются в зависимости от штата.Но, как правило, для регистрации ООО вам нужны два документа:

• Подача документов в штат: в зависимости от вашего штата, это, вероятно, называется уставом организации или свидетельством об образовании.
• Операционные документы: аналогично корпоративным уставам, управляющий документ LLC обычно называется операционным соглашением или соглашением LLC.

Помимо простоты, еще одним преимуществом LLC является его гибкость. Если вы хотите добавить к своей LLC дополнительные требования в отношении встроенных сдержек и противовесов (например,г. решения совета директоров, акционерные соглашения, подзаконные акты, собрания акционеров, заседания совета директоров), вы можете. Но это не обязательно.

LLC проста и доступна по умолчанию, но может усложняться по мере роста вашего бизнеса с течением времени. Текущие требования LLC также минимальны. Вам нужно заплатить налоги, вот и все. По умолчанию ООО применяют партнерский метод налогообложения. Если вы явно не выбрали структуру корпоративного налогообложения, вы добавляете доход от бизнеса в свою личную налоговую декларацию пропорционально вашей собственности на LLC.

Если вы не хотите платить налоги таким образом, вы можете выбрать структуру корпоративного налогообложения, заполнив форму IRS 8832. Если вы хотите глубже погрузиться в стратегию корпоративного налогообложения, вы можете выбрать налоговую структуру S-corp, заполнив форму 2553.

Годовые отчеты обычно не требуются для LLC (если вы не выбрали структуру корпоративного налогообложения), а также ежеквартальные или годовые собрания.

LLC разделяют ваш личный риск и ваш бизнес-риск без всей суеты, требуемой корпоративной структурой.В то же время, если потребности вашего бизнеса растут и усложняются, LLC позволяет вам развиваться в своих бизнес-формальностях по своему усмотрению.

Прочие бизнес-модели

Корпорации и ООО — две наиболее распространенные бизнес-структуры, которые служат альтернативой модели единоличного владения и партнерства, но существует гораздо больше. Примеры включают:

• Общество с ограниченной ответственностью
• Ограниченное партнерство
• Профессиональное объединение
• Профессиональная корпорация
• S-корпорация
• B-корпорация
• Некоммерческая корпорация
• Кооператив

Каждый тип бизнес-структуры имеет свои уникальные элементы и требования.Такие требования определены законодательством штата, за исключением B-corporation, которая имеет негосударственную сертификацию. Ознакомьтесь с возможностями вашего штата, чтобы узнать больше.

4. Что такое EIN и как его получить?

EIN (иногда называемый FEIN) — это федеральный идентификационный номер работодателя. IRS использует ваш EIN для целей налогового администрирования. Это уникальный номер для вашего бизнеса. Если вы его не зарегистрируете, ваш личный номер социального страхования будет использоваться для налоговой администрации.

Существует множество причин, по которым вы не хотите вести бизнес со своим номером социального страхования вместо EIN, но очевидной из них является представление W-9. Если ваша компания получает оплату за товары или услуги от третьей стороны, они могут попросить вас предоставить им W-9, что позволяет этой третьей стороне показать, что вы являетесь независимым подрядчиком их бизнеса, а не сотрудником. Для W-9 требуется идентификационный номер налогоплательщика. Вы хотите сообщить этим третьим лицам свой номер социального страхования? Возможно нет.

В качестве примечания: если вы живете в Великобритании, ваша версия EIN — это UTR или уникальный справочный номер налогоплательщика. UTR — это десятизначный код, выдаваемый HMRC для идентификации отдельных налогоплательщиков, которым необходимо заполнить налоговую декларацию для самооценки. Вам автоматически отправляется UTR, когда вы регистрируетесь для самооценки или открываете компанию с ограниченной ответственностью.

Как получить EIN для вашего бизнеса?

Начните с посещения сайта приложения EIN IRS, затем нажмите кнопку «Подать заявку онлайн сейчас» и «Начать заявку»:

1. Выберите тип своей организации (индивидуальный предприниматель, товарищество, корпорация, ООО, недвижимость, траст, дополнительный) и нажмите кнопку «Продолжить».
2. В зависимости от вашего выбора вас могут попросить предоставить более конкретную информацию — корпорация предоставит варианты для корпорации C, корпорации S, корпорации персональных услуг, REIT, RIC и расчетного фонда.
3. Выберите причину запроса EIN — новый бизнес, новый сотрудник (-ы), банковские цели, изменение типа организации или приобретение активного
4. Введите информацию об ответственной стороне, включая имя и фамилию, а также его или ее номер социального страхования, и выберите роль ответственного лица (корпоративный служащий или стороннее лицо, подающее заявку от имени компании).
5. Заполните бизнес-информацию и отправьте заявку

После завершения этого процесса вам будет предоставлена ​​возможность сохранить и распечатать временную запись EIN.Это не официальная запись, но вы можете использовать ее для открытия банковских счетов и начала ведения бизнеса с этим EIN.

Официальная запись EIN будет отправлена ​​по адресу, который вы указали в своем заявлении.

Подача заявки на получение EIN бесплатна, и это быстрый процесс, если у вас под рукой есть вся указанная выше информация.

5. Основы налогообложения для зарегистрированных самозанятых предпринимателей

Вы зарегистрировали свой бизнес, у вас есть EIN. Как вы должны структурировать свой бизнес с налоговой точки зрения?

Выбор налоговой структуры

Во-первых, вам нужно выбрать налоговую структуру для вашего бизнеса.Существуют две основные модели налогообложения бизнеса:

• Сквозное налогообложение
• Двойное налогообложение

В модели сквозного налогообложения ваш бизнес не платит налоги на свой доход. Вместо этого доход передается владельцам бизнеса, которые платят налоги с этого дохода в рамках своих личных налоговых деклараций. Термин «сквозной» используется в индивидуальных предпринимателях, партнерствах и ООО, которые выбирают модель налогообложения партнерств.

Модель сквозного налогообложения — единственный метод налогообложения, доступный для партнерств и индивидуальных предпринимателей.Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, вы указываете свой доход от бизнеса в Приложении C вашей личной 1040 (индивидуальной налоговой декларации).

Если вы состоите в партнерстве, ваше партнерство должно подать форму 1065 в IRS, чтобы сообщить о своем доходе от бизнеса. Все ваши индивидуальные партнеры получают форму K-1 от вашего бизнеса, чтобы указать свою долю дохода от бизнеса в своих личных налоговых декларациях.

LLC имеют возможность выбрать корпоративное налогообложение или налогообложение партнерства. Если ваша LLC выбирает налогообложение партнерства, ваша компания должна подать в IRS те же формы, что и партнерство.Кроме того, отдельные участники LLC получат форму K-1s и подадут ее вместе со своими личными налоговыми декларациями.

Корпорации облагаются налогом по методу двойного налогообложения. Корпорация платит налоги с доходов от бизнеса, а акционеры и сотрудники платят налоги с личных доходов, выплачиваемых корпорацией. Налоги уплачиваются на двух уровнях. Корпорации сообщают о своих доходах от бизнеса в форме 1120. Сотрудники указывают свою заработную плату W-2 или доход, полученный от корпорации, в своих личных налоговых декларациях (форма 1040).

Акционеры указывают любые дивиденды, выплачиваемые им корпорацией, в строке 3b личных налоговых деклараций акционеров. Чтобы сообщить акционерам о полученных дивидендах, корпорация должна выдать акционерам форму 1099-DIV.

Множество причин могут побудить вас выбрать модель налогообложения партнерства вместо модели корпоративного налогообложения, но привлекательным преимуществом для многих владельцев бизнеса является возможность списать определенные коммерческие расходы. У вас нет возможности сделать это в рамках корпоративной модели двойного налогообложения.

Если вы хотите списать свои коммерческие расходы, ведите свой бизнес как индивидуальное предприятие, партнерство или ООО с моделью налогообложения партнерства и продолжайте читать, чтобы получить дополнительные советы по налогообложению малого бизнеса.

Советы по налогообложению малого бизнеса

Как владелец малого бизнеса вы, несомненно, слышали о прекрасных возможностях налоговых вычетов. Вычеты реальны, но вы должны соблюдать определенные правила, чтобы случайно не нарушить налоговое законодательство.

Что такое налоговый вычет?

Налоговый вычет — это сумма, которую IRS позволяет вам вычесть из вашего налогооблагаемого дохода, что затем снижает сумму уплачиваемых вами налогов.

Какие виды расходов подлежат налоговым вычетам?

Короче много. Но у каждого есть свой набор правил и предостережений. Взгляните на некоторые из областей общих деловых расходов, которые могут иметь право на налоговый вычет:

• Транспортные расходы
• Расходы на домашний офис
• Питание в командировке
• Профессиональное образование
• Оборудование для бизнеса
• Газ и пробег для командировок
• Юридические издержки бизнеса

Это только начало.Чтобы подробнее узнать о налоговых вычетах для бизнеса, ознакомьтесь с нашим полным руководством по налоговым вычетам для самозанятых.

Зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя не так просто, как кажется. Первый шаг — определить, что вы имеете в виду под словом «зарегистрироваться». Вам может потребоваться указать одну конкретную регистрацию, а может быть несколько. Поиск подходящих для вашего бизнеса регистраций может занять время.

Начните с поиска в Интернете и спросите других представителей вашей отрасли о регистрации, характерной для вашего бизнеса.Самое главное, начните пораньше. Чем раньше вы начнете регистрацию, применимую к вашему бизнесу, тем лучше вам будет. Вы откроете для себя информацию, которую нужно собрать, и будете готовы, если возникнет проблема.

Регистрация бизнеса может быть сложной задачей. Но это управляемо и необходимо для успешного ведения бизнеса, соответствующего требованиям. Не бойтесь просить о помощи. Помните, что большинство владельцев бизнеса, которые были там, рекомендуют это.

---

Это содержимое предназначено только для информационных целей и не должно рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса.Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента. Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации.Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.

Мы предоставляем сторонние ссылки только для удобства и в информационных целях.