Дорофеев личный тайм менеджмент – Максим Дорофеев — Свежий подход к Личной Продуктивности и Тайм Менеджменту

Джедайские техники: как экономить мыслетопливо на работе и в обычной жизни

Что такое мыслетопливо

Те, кто занимается умственным трудом, знакомы с постоянными спадами и подъёмами продуктивности. Иногда работа не продвигается ни на шаг пару дней, а потом сложный проект выполняется за несколько часов.

Мы очень часто думаем, что нам не хватает времени, в то время как в действительности нас ограничивает мыслетопливо.

Максим Дорофеев, «Джедайские техники»

Максим Дорофеев называет мыслетопливом определённый запас умственных сил, который помогает нам оставаться рациональными и собранными. Когда мыслетопливо заканчивается, мы становимся импульсивными и вместо работы занимаемся всякой ерундой: смотрим в окно или на котиков в фейсбуке.

Как это связано с джедайскими техниками

«Джедайские техники» — это сборник проверенных приёмов, которые помогают сберечь мыслетопливо.

Основное количество этого ресурса вы теряете впустую и даже не замечаете, когда это произошло. Зато ощущаете неприятные последствия: вы с трудом сидите на работе до конца рабочего дня, понимаете, что нужно сделать, но не представляете как, чувствуете себя усталым и бесполезным.

Максим Дорофеев долго изучал литературу по личной эффективности, научные исследования, касающиеся нашего мышления и памяти. Эти знания позволили разработать систему, которая в своё время помогла ему спастись от перегрузок.

По сути, это сочетание известных систем личной эффективности: GTD Дэвида Аллена, MYN Майкла Линенбергера, семи навыков Стивена Кови, эссенциализма Грега МакКеона, элементов тайм-менеджмента Глеба Архангельского и других. Только с упором на практику, изложенные максимально доступно и с подробными инструкциями, как внедрить их в свою жизнь.

Что надо делать

Экономить мыслетопливо и использовать его тогда, когда это особенно важно — в непонятных ситуациях.

Первое универсальное правило, оно же совет на все времена: в любой непонятной ситуации — думай.

Максим Дорофеев, «Джедайские техники»

Конечно, ситуаций, когда необходимо включать мозг, очень много. Поэтому на обдумывание всего и вся мыслетоплива может не хватить. Но вы можете помочь своему мозгу, зная одну его особенность: он любит всё простое и понятное.

Если вы поставите себе сложную задачу «Сделать важный проект», то продержитесь недолго. И отправитесь туда, где всё просто и понятно (да, к котикам и развлечениям). Но если дать мозгу задания попроще («Составить план проекта», «Нарисовать черновой вариант макета», «Составить план презентации», «Сделать первый слайд с названием»), то он включится в работу, и за несколько подходов важный проект будет выполнен.

Это только одна из техник для экономии мыслетоплива. В «Джедайских техниках» рассмотрено больше десятка подобных приёмов.

Какие существуют приёмы для экономии умственных ресурсов

Под джедайскими техниками скрываются именно они — практики, которые помогут экономить мыслетопливо и отлично справляться со своими ежедневными обязанностями. Вот несколько полезных действий, которые надо регулярно выполнять, чтобы стать продуктивнее.

1. Регулярно восстанавливайтесь

Нельзя постоянно действовать на пределе своих возможностей: это прямая дорога к выгоранию.

Дорофеев приводит теорию антихрупкости Нассима Талеба. Человек — это прекрасный пример антихрупкой системы. Нечто хрупкое под воздействием стресса ломается, антихрупкое же становится лучше прежнего.

Показателен пример с тренировкой. Представьте, что вы бежите 1 км и выдыхаетесь. Во время отдыха чувствуете, как болят ноги и ноет тело. Зато на следующей тренировке вам уже легче, а ещё через пару вы можете пробежать 2 км. Вы адаптировались. То же самое с человеком происходит и в стрессовых ситуациях.

Но вот самый важный момент: без отдыха вы не станете лучше, а сломаетесь. Развитие происходит именно в точке покоя. Поэтому после каждого тяжёлого дела, после каждого рабочего дня, недели, месяца дайте себе время спокойно выдохнуть и расслабиться.

2. Очищайте инбоксы

Разберитесь со всеми входящими в вашей жизни. Наведите порядок в блокнотах, ежедневниках, заметочниках, списках электронных писем, незакрытых вкладках в браузере, документах на рабочем столе.

Дорофеев называет работу с инбоксами этапом переваривания. Не нужно сразу кидаться делать все дела, которые вы находите в ежедневниках, или отвечать на десяток писем. Обработайте их: внимательно просмотрите и мысленно для себя решите, что с ними делать. Выделите главное и избавьтесь от всего ненужного.

3. Правильно формулируйте задачи

Вы наверняка уже слышали про эффект Зейгарник: незавершённые дела лучше запоминаются и постоянно крутятся в голове, тем самым отнимая у вас мыслетопливо.

Чтобы недоделанные дела перестали вас тревожить, составьте план выполнения. Достаточно даже не целого плана, а пары шагов. Одно но: формулируйте шаги правильно. Не пишите в списке дел просто «Встреча в понедельник» или «Позвонить».

• Формулировка задачи — это ответ на вопрос «Что нужно сделать?»
• Формулировка должна начинаться с глагола в неопределённой форме.
• Задача должна быть разжёвана до мелочей.
• Задача должна представлять собой первый шаг к цели.

Если возвращаться к нашему примеру, то задача «Встреча в понедельник» должна стать несколькими мелкими задачками:

• Записать в календарь информацию и установить напоминание.
• Встретиться с представителем рекламного агентства в офисе в понедельник в 16:00.
• Сказать, что первый вариант рекламной кампании нам не понравился.
• Перечислить недочёты.

4. Используйте внешние хранилища

У вас должна быть резервная копия вашего мозга. То есть вся информация о встречах, задачах, проектах и личных делах должна храниться где-то ещё. Как правило, внешнее хранилище должно состоять из четырёх компонентов.

1. Список задач. Используйте максимально простой список для личных и рабочих дел — без иерархии, приоритетов и привязки к конкретным датам. Просто выпишите всё, что вам нужно сделать, регулярно его просматривайте и пополняйте новыми задачами. Когда он вам понадобится, просто открываете, смотрите 3–5 секунд и решаете, что будете делать прямо сейчас.
2. Список проектов. Это перечень больших дел, которые вы ещё не довели до конца. Идеальный вариант — использовать программу, где можно и вести список задач, и прикреплять задачи к большим проектам. Так легче отслеживать свой прогресс и добавлять новые шаги.
3. Календарь. Если у вас обычно не больше 1–2 встреч в неделю, то календарь вам не нужен — хватит и списка задач. В противном случае записывайте все встречи в календарь и для верности ставьте напоминания.
4. Система хранения справочной информации. Не стремитесь найти единственное приложение для смартфона, где одинаково удобно вести список книг, сохранять интересные ссылки и хранить квитанции по оплате ЖКХ. Продумайте несколько подходящих для ваших целей архивов, куда вы будете складывать всё нужное и интересное. Но не забывайте, что вся информация имеет срок годности, поэтому нужно проводить регулярный обзор своих чертогов разума и вычищать оттуда всё потерявшее актуальность.

5. Регулярно проводите обзор системы

Чтобы работа проходила эффективно и без сбоев, время от времени нужно проверять, всё ли с ней в порядке. Для этого Максим Дорофеев советует проводить регулярные обзоры.

• Еженедельный обзор. Даже поверхностный и быстрый обзор лучше, чем невдумчивый подход или совсем ничего. Раз в неделю потратьте 5 минут и проверьте список дел, поправьте формулировки, удалите лишнее и добавьте новое.
• Ежедневный обзор. В конце дня посмотрите на задачи, выполненные за день. Подумайте, нужно ли внести дополнение (например, переформулировать задачу «Попросить дизайнера сделать макет» в «Напомнить дизайнеру о макете»). А затем переходите к невыполненным и подумайте, что с ними делать завтра, через неделю или месяц.
• Спонтанный обзор. Когда освободилось время, но приступать к большому делу по какой-то причине не хочется, проведите быстрый обзор системы. Поухаживайте за своим списком дел.

6. Уменьшите вредные переключения

Чтобы вернуться к делу после небольшого переключения или отвлечения, приходится тратить дополнительное мыслетопливо. Самый главный враг находится у вас в кармане — это смартфон, на который постоянно приходят новые оповещения.

Отключите уведомления от приложений и веб-сервисов. Оставьте только оповещения от тех людей, чьи сообщения действительно требуют незамедлительного ответа. Как подсказывает опыт, контакты в электронной почте также к таким не относятся и не требуют безотлагательной реакции.

Обрабатывайте все входящие в асинхронном режиме. Это значит, что сообщение приходит в специальный накопитель, а вы обращаетесь к этому накопителю в тот момент, когда лично к этому готовы.

7. Используйте метод «шкаф — балкон — дача»

Кроме задач и проектов, порой нам приходится работать с другой сущностью — идеей.

Идея — это что-то, что, может быть, когда-то для чего-то пригодится. Вот только мы не знаем, когда, для чего и в каком виде оно пригодится, и пригодится ли вообще.

Максим Дорофеев, «Джедайские техники»

Терять это не хочется, поэтому на всякий случай надо сохранить. И здесь лучше применять такую же систему, как и с материальными предметами. В шкаф мы складываем всё то, что используем часто. Когда вещей становится слишком много, часть из них отправляется на балкон. Когда и на балконе становится слишком много вещей, которые мы не используем, раз в год они отвозятся на дачу.

Когда у вас скапливается слишком много идей, которые вы пока не представляете, как реализовать, заведите три хранилища и просматривайте их с разной частотой: в «шкаф» заглядывайте раз в неделю, на «балкон» — раз в месяц, а на «дачу» — пару раз за год.

Не превратит ли это нас в биороботов

Дорофеев признаётся, что часто на своих выступлениях слышит вопросы вроде «Не превращусь ли я в биоробота, когда всё будет разложено по полочкам и все задачи будут чётко сформулированы и выполнимы без особых мозговых усилий?» Якобы в такой системе совершенно не остаётся места творческим порывам.

Но если вы внимательно изучите систему, то убедитесь, что джедайские техники направлены на противоположное: вы творчески подходите к составлению списка задач и включаете голову. У вас появляется уверенность, что ничего важного не пропадёт. Из списка дел вы всегда можете выбрать то, что вам хочется делать в данный момент.

И самое главное, у вас всегда присутствует понимание последствий: что будет, если вы не сделаете важное дело сейчас, а спонтанно займётесь чем-то бессмысленным.

Сколько времени отнимает следование этим правилам

Надо же проводить ежедневный обзор (три-пять минут в день), еженедельный обзор (15–20 минут в неделю), правильно формулировать задачи в списке (дополнительные 10–20 секунд на задачу) — так может набежать целый час в неделю.

Максим Дорофеев, «Джедайские техники»

Не критично, согласитесь. Зато польза очевидна. Кроме того, не забывайте, что наши усилия направлены не на экономию времени (его у вас столько же, сколько и у остальных), а на бережное отношение к своему уму.

---

Если во время работы вы то и дело отвлекаетесь на проверку почты, забываете о своих обещаниях, жалуетесь на нехватку времени, обвиняете себя в лени — вам пора переходить на светлую сторону продуктивности. Книга Максима Дорофеева — одно из лучших изданий для того, чтобы не только узнать об эффективных приёмах, но и действительно научиться применять их на практике.

Электронная книгаБумажная книга

lifehacker.ru

Джедайские техники — Максим Дорофеев

Как устроены человеческое мышление и память? Какие персонажи живут в каждом из нас?
Правда ли, что тайм-менеджмент помогает не всем? Как не слить свой запас мыслетоплива?

Инсайт 1.

Как устроена работа нашего мышления?
Существуют дела срочные и важные. Из них мозг выбирает наиболее понятные. Как правило, ими выступают просмотры ленты в фейсбуке.

Тим Урбан объяснил это явление тем, что каждый из нас отчасти прокрастинатор. Согласно его модели, мозгом управляет пульт, который находится в голове человека. Там же проживают два персонажа: рациональный человечек и импульсивная обезьянка, у которой один закон ― “здесь и сейчас”.

Чаще всего пульт находится у неё. Но обезьянка боится панического монстра, который появляется незадолго до дедлайна. Та в страхе передаёт пульт человечку, который за одну ночь впопыхах ликвидирует проблему.

Всё, что делают люди, ― это устанавливают дедлайн, чтобы призвать монстра и отпугнуть обезьянку.
У такого типа человечек очень слаб. Если постоянно призывать на помощь монстра, то обезьянка вскоре перестанет бояться и его. Но она не является отрицательным персонажем.

Ваша же задача заключается в том, чтобы человечек давал понятные указания именно ей, а не себе.

Разделите одну БОЛЬШУЮ задачу на несколько МАЛЕНЬКИХ и превратите их в игру. Дайте обезьянке поиграть и пусть она играет по Вашим правилам.

Инсайт 2.

Как устроена память?

Процесс запоминания происходит, прежде всего, через мышление. Есть два вида памяти: рабочая и долгосрочная.

Долгосрочная одновременно хороша и плоха тем, что старая информация из неё практически не стирается, а новая записывается с трудом.

В рабочей тоже две стороны медали. Информация записывается и стирается одинаково легко.

Не держите в своей голове много дел — так Вы значительно снижаете свою способность думать. Переносите мысли в блокнот. Запоминать важное трудно, и такие проблемы свойственны большинству людей. Не гнобите себя каждый раз, когда снова что-то забываете. Это лишь снижает Вашу самооценку.

Инсайт 3.

Почему тайм-менеджмент ни при чём?

Предположим, на выполнение одной задачи дано одинаковое количество времени. Но почему каждый из нас достигнет разных результатов?

Дело в неравном запасе мыслетоплива. Хотя мы привыкли всё оправдывать нехваткой времени, что в корне неверно. Сначала заканчивается мыслетопливо, следом вырубается мышление.

В результате даже элементарные вещи мы делаем в разы дольше обычного. Время играет самую последнюю роль. У нас его более чем достаточно.

Научитесь жить с нынешним запасом мыслетоплива. Распределяйте его грамотно и минимизируйте потери, которых обычно оказывается много.

Итог. Основная идея книги.

Персонажи в нашей голове не должны воевать. Им следует обучиться взаимовыгодному сотрудничеству.

Перестаньте стараться запомнить всё. Человеку свойственна забывчивость.

Не ищите время для выполнения работы. Экономьте Ваше мыслетопливо, и лишние часы для обезьянки появятся сами.

summary.romansergeev.com

Если тайм-менеджмент — это снова не про вас. Джедайские техники, как экономить мыслетопливо

Максим Дорофеев. Фото с сайта artlebedev.ru

Специально для читателей «Про бизнес.» интернет-магазин OZ.by составил рейтинг самых популярных книг в сегменте «бизнес-литература» за март 2017. На первом месте — книга «корпоративного прокрастинатора» Максима Дорофеева о джедайских техниках повышения эффективности.

ТОП-3 самых продаваемых изданий на деловую тематику (данные о количестве экземпляров OZ.by не раскрывает) за март 2017:

1. Максим Дорофеев «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо».

2. Питер Друкер «Эффективный руководитель».

3. Барбара Шер «Давно пора!».

Максим Дорофеев — автор проекта mnogosdelal.ru, бизнес-тренер, консультант, физик по образованию. Руководил отделом разработки в ИТ-департаменте Лаборатории Касперского. В числе его проектов по обучению и техническому консультированию: Mail.Ru, Одноклассники, Агент. ру, СКБ Контур, QIWI, General Satellite, Peter-Service, Когалымнефтегеофизика, IBA, Лаборатория Касперского.

Максима даже называли «самым эффективным человеком из ИТ-индустрии» и «корпоративным прокрастинологом».

Максим Дорофеев. Фото с сайта tc-iskra.by

В книге автор объясняет, почему мы работаем неэффективно — даже если знаем, как правильно работать. И отвечает на вопросы:

• Как устроено мышление и память
• Почему мы неэкономно тратим ресурсы своего мозга
• Как сохранить эти ресурсы и как правильно концентрироваться
• Как формулировать задачи и восстанавливаться для продуктивной работы

При этом автор признается, что практически ничего из приведенного не изобрел. Он лишь сконструировал обработанные знания и приводит в книге то, чем пользовался в работе сам.

При чем тут обезьяна?

Дорофеев вспоминает модель Тима Урбана — простое объяснение, как работает наш мозг. «В голове человека расположен пульт управления им. Там же обитают два персонажа: рациональный тип — некто, ответственный за принятие рациональных решений, и… обезьянка, движимая желанием сиюминутного удовольствия. Обезьянку интересуют только быстровыполнимые, интересные, импульсивные желания. Для обезьянки не существует ни прошлого, ни будущего; для нее есть только „здесь и сейчас“, и она всячески пытается сделать это „здесь и сейчас“ веселее и приятнее. При этом именно она большую часть времени держит в лапах пульт.

Скриншот из книги Максима Дорофеева

Единственный, кого боится обезьянка, — это панический монстр, который появляется незадолго до дедлайна или в любой другой момент, когда возникает угроза жизни, утраты лица или просто большой неудачи».

Автор приходит к мысли, что для доведения дел до конца, нужно как минимум два ресурса — время и мыслетопливо, то есть внутренние ресурсы. И полагает, что, как правило, времени нам хватает. А мыслетоплива — нет.

Где мы теряем мыслетопливо?

То есть — каковы симптомы неэкономического мышления. У автора их 8, мы приведем 3:

Нелинейная зависимость длительности от сложности. Все просто: чем масштабнее задача, тем дольше мы ее откладываем.

Материал из книги Максима Дорофеева

«Бракованный день» — день, когда время у нас есть, но урывками, по 5, 10, 30 минут между встречами. В такие дни мы не беремся делать ничего серьезного, ведь нам хочется сосредоточиться на работе.

Автор же считает, что такой роскоши у нас нет, а времени более чем достаточно: просто оно какое-то рваное. И не нужно ждать огромные двух-трехчасовые бревна, чтобы решить свои вопросы.

Материал из книги Максима Дорофеева

«Мыслительный процесс коровы», а точнее противоположность ему. Корова всегда думает о настоящем моменте. Человек — о том, что было и что будет. Сидя дома за ужином, думает о предстоящей встрече, на встрече — о командировке, в командировке — об отдыхе с семьей.

А возвращать свои мысли к теме, которая нужна нам в конкретный момент — очень затратное дело.

Материал из книги Максима Дорофеева

Если эти симптомы — о вас, пожалуй, вам стоит прочитать следующие части книги — практические советы по экономии мыслетоплива (а это еще 3 главы), разрушение опасений на пути к эффективности и мнения, чего на самом деле нужно опасаться.

Как экономить мыслетопливо — краткий ответ

Материал из книги Максима Дорофеева

А мы расшифруем один из советов: работать «помидорами» — это концентрироваться на конкретной выполняемой задаче в ограниченном промежутке времени. Каждая задача должна завершаться формулировкой следующего шага.

Читайте также

probusiness.io

Конспект вебинара Максима Дорофеева «Джедайская техника 2.0»

Перед проведением обновленной версии своего тренинга по тайм-менеджменту и доведению дел до конца Максим Дорофеев выпустил вебинар. Я не мог его пропустить и с большим удовольствием его посмотрел.

В этой версии уже почти ничего не осталось от GTD Девида Аллена. Зато добавилась модель Тима Урбана и стало еще больше от идей Канемана. мышления. Что одновременно и сложнее, и проще.

Перед освоением джедайской техники нужно усвоить 3 простых мысли:

1. В нашем мире не все, всегда и везде, а кое-что, иногда и местами. Из любых правил есть исключения. И при принятии решений нужно всегда держать голову включенной.
2. Сложность порождает проблемы, а простые вещи зачастую самые действенные. Именно поэтому техника предельно проста.
3. Освоен навык или нет становится понятно только когда начинаешь действовать. Поэтому только через практику можно освоить доведение дел до конца.

Основное допущение джедайской техники

Большую часть времени большинство людей:

• иррациональны
• импульсивны
• действуют на автомате
• не ожидают такого поведения от других людей

Человек вряд ли осознанно совершает хотя бы десятую часть своих действий, но при этом строго ожидает от окружающих рационального поведения. В итоге мы и своими делами управляем кое-как, и удивляемся, что окружающие действуют нелогично.

Такое положение дел связано с особенностями работы мозга, которые выработались за миллионы лет эволюции. С точки зрения эволюции такое поведение абсолютно оправдано: тратится минимум энергии на принятие решений. В результате, мы получаем не очень приятные факты:

1. При конфликте срочного и важного мозг выбирает третье: понятное. Отсюда и прокрастинация.
2. Осознанные решения очень энергозатратны. Причины и следствия этого очень хорошо изложил Канеман.
3. Память и система принятия решений конфликтуют: запоминалка отключает половину думалки.

Модель Тима Урбана

Тим Урбан органично расширяет идеи Канемана и добавляет своих персонажей. В его системе управления человеком участвуют следующие герои:

1. Рациональный человек. Это наше сознание, которое, по нашему мнению, и управляет всеми решениями и действиями. К сожалению, это абсолютно не так. Да, рациональная часть мозга может периодически включаться и наводить порядок. Но ей также нужно много отдыхать отстраняясь от управления.
2. Обезьянка моментального удовольствия. Именно она и стоит у штурвала большую часть времени. И она отнюдь не рациональная. Это именно она выбирает вместо важной задачи ленту фейсбука, а вместо интересной книги видео ютубе. Приструнить её может только следующий персонаж.
3. Панический монстр или, в простонародье, песец. Когда внезапно приходит дедлайн обезьяна в панике убегает и рациональному человеку приходится наводить во всем порядок. Но это дает только временный эффект, так как обезьянка со временем привыкает к монстру. Тогда уже ничто не сможет заставить её отдать руль рациональному человеку.

Задача любой техники тайм-менеджмента заключается в приручении этой обезьяны. Она должна выполнять именно те дела, что поручил ей рациональный человек в момент своего участия в управлении сознанием.

Мыслетопливо и необходимость его экономии

Основным ограничением в управлении делами является отнюдь не время. Времени как-раз более чем достаточно. А вот внутренних сил для обдумывание и принятие обоснованных решений зачастую не хватает. В психологии это называется истощением эго. Следовательно, нужно максимально экономить и разумно расходовать этот внутренний ресурс — мыслетопливо.

Существует свод простых правил, которые позволяют экономить и восполнять запас мыслетоплива:

• Разгрузить рабочую память. Держать в голове только то, что нужно в данный конкретный момент. Информацию нужно хранить там, где её проще будет найти когда она потребуется.
• Минимизировать повторные мысли. Каждая повторная мысль требует новых затрат энергии. Нужно принимать решения по одному вопросу только один раз.
• Уменьшить вредные переключения. Выполнять задачи последовательно. Переключаться на следующую только когда закончена предыдущая.
• Правильно формулировать задачи. Обезьянка думать не особо умеет. Нужно дать ей понятную задачу.
• Использовать внешнее хранилище. Важность задачи в голове ощущается гораздо выше записанной в списке дел. Поэтому важно прогонять все задачи через фильтр внешнего списка.
• Доверять своей системе. Чтобы обезьянка без сопротивления принимала задачи. Для доверия нужны регулярные обзоры.
• Регулярно очищать инбокс. Прочитано не значит пусто. Инбокс реально должен быть пустым. В этом помогут регулярные обзоры: еженедельный, ежедневный, оперативный.
• Отключить уведомления. Все рабочие всплывающие окна и уж тем более нерабочие. Это в разы сократит вредные переключения.
• Работать «помидорами». Концентрироваться на конкретной выполняемой задаче в ограниченном промежутке времени. Каждая задача должна завершаться формулировкой следующего шага.
• Регулярно восстанавливаться. Отдыхать мозгом. Соцсети и игры не дают этого отдыха.

Работа с задачами

В первую очередь при создании и ведении списка задач нужно вынести из оперативной памяти все возможные дела. В этом очень помогает список спусковых крючков. Просмотр списка этих ключевых слов в спокойном режиме позволит выпилить из мозга сразу большой список дел.

Формулировать задачи нужно по строгим правилам. Только так можно спокойно оставить их обезьянке и уйти на автопилот.

1. Задача должна звучать как ответ на вопрос «что надо сделать?«.
2. Формулировка должна содержать глагол в начальной форме, сказуемое и необходимые дополнения.
3. Задача должна быть выполнима с минимальным использованием рациональной части мозга.
4. Формулировка должна совпадать с первым шагом, который нужно сделать для выполнения всего дела.

Не следует забывать основное допущение джедайской техники. Поэтому задачи нужно ставить и на контроль выполнения поручений.

Работа с проектами

При работе с большими и долгосрочными проектами нужно соблюдать толерантность к неопределенности — готовность двигаться вперед без четкого понимания конечного состояния.

Для продуктивного продвижения вперед достаточно четко понимать только один следующий шаг. Так выстроена практика прогресса в TOYOTA, такой метод предлагает Нассим Талеб.

Но зачастую и первый шаг проекта не понятен. Тогда нужно последовательно идти к его определению:

1. Глобальный чтобычтотор. Позволит отделить мух от котлет и выпилить из списка задачи, которые ни к какой цели не приведут.
2. Всесторонний анализ проекта. Это перечень вопросов, ответы на которые дадут полную картину проекта для понимания.
3. Мозговой штурм. Процесс может упростить использование готового списка вопросов: лист бредогенерации. Также важно разделять процессы генерации идей и их оценки. Нужно выполнять их в разные моменты времени.
4. Метод волшебной феи. Задать самому себе вопрос: Будь у меня всего 20 минут на этот проект, что бы я сделал?
5. Первый шаг, понятный даже обезьяне.

Войти в этот алгоритм можно на любом шаге в зависимости от сложности проекта.

Прокрастинация

Корни прокрастинации:

• перфекционизм: лучше сделать идеально, но никогда, чем вовремя и кое-как.
• дефект первого шага: непонятно с чего начать, поэтому лучше заняться чем-то понятным.

Но иногда прокрастинация может быть и полезна. Она может быть вызвана интуитивным пониманием того, что задача не требует выполнения или может быть выполнена другим способом. В такие моменты нужно задачу пропускать еще раз через фильтр оценки и переформулировки.

Инструменты

Конкретные инстурменты абсолютно не важны. Каждый может работать с тем, что удобно. Но в том или ином виде должны быть следующие инструменты:

• список задач
• список проектов
• календарь
• справочник информации
• приемник входящих

Также важно понимать, что доведение дел до конца, это не проект, а образ жизни. Проект — это когда ты что-то сделал и результат у тебя есть. Образ жизни — результат у тебя есть пока ты что-то делаешь. Т.е. джедайская техника — это процесс, и он должен постоянно развиваться и совершенствоваться.

Запись вебинара:

mikhailgeorgiev.ru

10 книг о тайм-менеджменте | «Лайкни»

Об авторе

Дарья Калинская Дарья Калинская Выпускающий редактор Лайкни» title=»Дарья Калинская Выпускающий редактор Лайкни» />

Выпускающий редактор Лайкни

Информационные перегрузки и прокрастинация – проблемы, с которыми сталкивался каждый. 

Мы собрали 10 книг, авторы которых делятся своими методами, которые помогут перестать откладывать дела на потом, правильно расставлять приоритеты и выделять время на важные задачи.

Автор: Дэвид Аллен

О книге: Переработанное издание одной из известнейших книг по личной эффективности, впервые опубликованной в 2001 году и переведенной на 30 языков. Техника Getting Things Done помогает грамотно справляться с работой и личной жизнью. Учит много и хорошо работать и получать от этого удовольствие.

Автор: Брайан Трейси

О книге: 21 техника тайм-менеджмента от мирового гуру в области эффективности Брайана Трейси. Книга поможет справиться с бесконечными звонками и письмами, отказаться от ненужных совещаний, определить ключевые задачи и выделить время на приоритетные проекты и наконец-то побороть прокрастинацию.

Авторы: Алек Маккензи и Пэт Никерсон

О книге: Книга для тех, кто испытывает информационные перегрузки и не справляется с потоком дел. Инструменты, предложенные авторами, помогут научиться совмещать несколько задач, устанавливать реальные роки, избавляться от пожирателей времени и повышать продуктивность.

Автор: Джефф Сазерленд

О книге: Книга основателя методики Scrum, которую уже 20 лет используют во многих технологичных компаниях мира. Неважно, какова суть проекта или проблемы, автор обещает повысить производительность и добиться лучших результатов в любом направлении.

Автор: Максим Дорофеев

О книге: Книга о том, как устроены наши мышление и память и где и почему мы неэкономно расходуем ресурсы мозга. Автор рассказывает, как сохранять «мыслетопливо», грамотно формулировать задачи и восстанавливаться для продуктивной работы, и учит применять полученные знания в жизни.

Автор: Марк Хёрст

О книге: Книга для тех, чей почтовый ящик разрывается от писем, телефон – сообщений и звонков, а таск-менеджер – от количества срочных задач. Для решения этих проблем автор предлагает овладеть цифровой грамотностью – научиться получать не всю, а именно нужную информацию.

Автор: Дональнд Рос

О книге: Книга о том, как принимать решения в творческом процессе и жизни, не упуская драгоценного времени. Автор предлагает метод «списка не дел»: говоря нет одной задаче, мы автоматически освобождаем время для другой. Не бойтесь вычитать, концентрируйтесь – и вы получите больше времени на ключевые задачи.

Автор: Майкл Бреус

О книге: Книга помогает определить свой хронотип и выбрать идеальное время для любых действий – от утренней чашечки кофе до занятий спортом и важных совещаний. «Подходящий момент не выбирают, не предполагают и не определяют: он заложен в вас, в ваших генах и работает от момента пробуждения до погружения в сон, а также каждую секунду между ними.»

Автор: Тимоти Пичил

О книге: Книга отвечает на вопросы, почему мы сами мешаем реализации своих лучших намерений и как все-таки избавиться от прокрастинации. Автор помогает стратегии, которые помогут побороть привычку откладывать дела на потом и избавиться от деструктивных привычек.

Автор: Эс Джэй Скотт

О книге: Книга для тех, кто не готов читать многостраничные труды и хочет получить подборку конкретных рекомендаций. Автор рассказывает, какие привычки необходимо выработать, чтобы немедленно брать любые задачи в работу, находить мотивацию для самых неприятных задач и говорить «нет» так, чтобы никого не обидеть. 

www.likeni.ru

10 супер-полезных книг по тайм-менеджменту

Время — это очень дорогой ресурс. Надо ли нам сдавать статью, готовить проект к дедлайну или даже просто эффективно совмещать личные и рабочие задания — все это лежит в плоскости нашего умения управлять временем. Мы в Pressfeed собрали несколько хороших книг по тайм-менеджменту, которые будут полезны всем нам.

Фото: Фотобанк Фотодженика

1. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса, Дэвид Аллен

Переработанное издание, пожалуй, самой известной книги в мире по тайм-менеджменту и личной эффективности, впервые опубликованной в 2001 году и переведенной на 30 языков. Дэвид Аллен, который работал над книгой 20 лет, ввел в обиход систему Getting Things Done, у которой на сегодня — миллионы поклонников по всему миру.

Книга состоит из трех частей. В первой части Дэвид Аллен рассказывает о том, почему времени вечно не хватает, какие привычки вам мешают, о том, как важно составлять списки задач. Во второй части — практика и рекомендации по планированию. Что собой представляет этот процесс, что может понадобиться для планирования и т. д. Третья часть научит вас составлять списки задач и планировать свое время.

Берите систему Getting Things Done на вооружение и учитесь правильно расставлять приоритеты, отделять важное от второстепенного. В итоге вы обнаружите, что времени, которого еще вчера было так мало, на самом-то деле достаточно и для работы, и для отдыха.

2. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать, Глеб Архангельский

Известный российский гуру тайм-менеджмента отвечает в своей второй книге на самый главный вопрос, который и составляет суть тайм-менеджмента: как успевать больше. На реальных кейсах и российских примерах Глеб учит нас приоритизировать задачи и стремиться к выполнению самых важных из них.

Книга написана простым языком, представляет собой по сути пошаговую инструкцию о том, как правильно распределять свое время, не отвлекаясь на его пожирателей.

«Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее, тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента — «слонов». Единственный способ побороть страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс».

3. Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль, Дэн Кеннеди

Эта книга несправедливо редко попадает в подборки лучших книг о тайм-менеджменте. Основная мысль книги заключается в том, что нужно освободить жизнь от пожирателей времени. Честно говоря, прочитав книгу, мы даже были удивлены, настолько их много.

Конечно, ряд мер, которые предлагает автор, довольно радикальны, но зато именно они выделяют эту книгу из большинства книг по тайм-менеджменту.

4. Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности, Брайан Трейси

Покинуть свою зону комфорта — это, наверное, самое сложное для любого человека. Брайан Трейси 30 лет изучал вопросы распределения времени и считает, что ничего невозможного здесь нет. Более того — только выход из этой самой зоны позволит эффективно решать сложные задачи и не тратить на них лишнее время.

Книга раньше выходила под названием «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать». Так что если вы уже читали книгу с таким названием, то новое издание — это она и есть. При чем тут лягушка? Трейси цитирует Марка Твена, который как-то сказал, что если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным. В том смысле, что если утром сделать все неприятные дела, то остальную часть дня вы не будете мучиться, думая о них, и вообще освободите себе время на дела приятные.

«Вы физически не успеваете сделать все что нужно? И не надейтесь успеть. Вы сами завалили себя с головой, потому что не делаете различия между существенными и второстепенными делами, хуже того — медлите браться именно за то, что имеет принципиальное значение. Вас всякий раз останавливает первый шаг: научитесь пересиливать себя — и жизнь изменится».

5. Мне некогда! В поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота, Бриджид Шульте

Если у вас ни на что не хватает времени, и при этом вы женщина, эта книга просто must read. Бриджид учит нас находить время на себя и свои хобби в бесконечной веренице дел.

Книга — результат журналистского расследования, которое провела Шульте, встретившись со множеством людей из разных поколений и поговорив с ними о том, как они справляются с постоянной занятостью.

Мужчин книга, конечно, может напугать слегка феминистическим подходом, но это совершенно напрасно — советы дельные, подойдут и женщинам, и мужчинам.

6. Максимальная концентрация. Как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления, Люси Джо Палладино

Эта книга не совсем про тайм-менеджмент, но мы все же решили включить ее в нашу подборку. Тайм-менеджмент и способность концентрироваться на выполнении конкретных дел очень тесно связаны.

Психолог Люси Джо Палладино говорит, что наша способность к концентрации во многом зависит от уровня адреналина у нас в организме. Хорошая новость: этим можно сознательно управлять.

Палладино рассказывает, как научиться фокусироваться на одной задаче, не отвлекаясь на ненужное, и таким образом выполнять работу быстрее, оставляя время на отдых. Очень полезное умение для всех нас, учитывая, в каком жизненном ритме мы живем.

7. Миф о многозадачности: к чему приводит стремление успевать все, Дейв Креншоу

Многозадачность (точнее попытка превратиться в многофункциональное устройство) — худший враг продуктивности, — считает Дейв Креншоу.

Автор не только убедительно доказывает, что многозадачность существенно снижает эффективность работы, портит отношения с коллегами и близкими людьми, но и предлагает действенные практические советы тем, кто хочет научиться сосредотачивать свое внимание на текущей задаче или на собеседнике, освоив методику переключения между задачами.

8. 18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела, Питер Брегман

Еще одна неплохая книга на стыке тем времени и продуктивности. Книга родилась из одноименной статьи автора на Harvard Business Review, которую автор начал с такой истории:

«Вчера утром я был настроен вершить великие дела. Я зашел в свой офис с примерным пониманием того, что я хочу сегодня сделать. Затем я сел за стол, включил компьютер и проверил почту. Два часа спустя, после тушения нескольких пожаров, решения проблем других людей и разрешения прочих вопросов, которые сыпались на меня из компьютера и телефона как из рога изобилия, я едва ли мог вспомнить, что же я хотел сделать, когда только включил компьютер. Меня застали врасплох. И это при том, что я кое-что понимаю в личной эффективности».

Прочитав книгу, вы узнаете, как принимать обоснованные и обдуманные решения о том, что стоит и чего не стоит делать, как справляться с отвлекающими факторами — иногда используя их, а иногда избегая, — как структурировать время, чтобы добиваться максимальной эффективности, и как не бросать дело на полпути, даже если хочется о нем забыть.

Читайте также:

Единственное практическое руководство по бесплатному продвижению «Как бесплатно продвигать бизнес с помощью СМИ»

Получить книгу бесплатно

Но самое главное — книга научит вас выделять 18 минут в день на самые важные дела.

9. Работай меньше, успевай больше, Керри Глинсон

Как найти баланс между работой и личной жизнью, меньше уставать и не чувствовать, что вы заняты круглые сутки. Первое правило — никогда не откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. Так что если ваш девиз «работа не волк, в лес не убежит» — книга Керри Глинсон не для вас. А, может, как раз и для вас, если, конечно, вы хотите что-то изменить в своей жизни к лучшему.

Эта книга по тайм-менджменту учит дисциплинированности, умению грамотно распределять время и систематизировать рабочие процессы.

Прочитайте ее и узнайте много полезного: как приобрести привычку выполнять мелкие дела сразу же, как группировать однородные задачи и экономить время, как не обращать внимание на ненужную информацию, а в идеале сделать так, чтобы она вообще к вам не поступала, как бороться с прокрастинацией и т. д. В книге есть даже практически советы про то, как навести порядок на рабочем месте и в вашем компьютере, чтобы потом не тратить время на поиски нужных вещей и файлов.

«Одни объясняют беспорядок тем, что он дает им пищу для ума и способствует творческому процессу. Другие убеждены, что творческие люди рождаются такими. На самом деле все не так!»

10. Муза и чудовище. Как организовать творческий труд, Яна Франк

А эта книга по тайм-менеджменту — просто находка для тех, чья профессия связана с творчеством. То есть, для нас с вами, — журналистов, копирайтеров, пиарщиков, маркетологов. Яна Франк рассказывает, как управлять временем творческим людям, у которых все время горят сроки, срываются дедлайны, а в головах и на столах — так называемый творческий беспорядок.

Обычные приемы тайм-менеджмента навевают на нас скуку и вообще кажутся какой-то китайской грамотой. Кроме того, именно творческие люди чаще всего работают на фрилансе, так что им еще сложнее организовывать рабочий график и отделять работу от остальной жизни.

Книга поможет научиться планировать свой день, правильно распределять время, избавляться от пожирателей и не позволять другим пересаживать своих обезьян на вашу спину.

«99 процентов поводов, по которым к вам обращаются на работе, на самом деле срочными не являются вообще. Люди всего лишь обращаются к вам, когда это удобнее всего для них».

В книге есть специальные места, где можно делать записи или рисовать. В общем, все, что нужно творческой личности, чтобы подчинить себе время.

Авторы: Розалия Каневская, Елена Локтионова

news.pressfeed.ru

как успевать больше / EPAM corporate blog / Habr

Мы разные: кто-то привык выполнять задачи в строгой последовательности, кому-то достаточно примерного плана действий, а кому-то для эффективной работы очень важно быть в хорошем настроении. Но во многом мы похожи: например, в том, что хотим больше успевать.

Как эффективнее распоряжаться своим временем на работе, помогала разбираться тренер по тайм-менеджменту, HR-специалист Wrike, Дарья Игнатович.

Следовать принципам тайм-менеджмента не значит жить каждую минуту по плану или строить свою работу только так, как написано в книге. Это значит в первую очередь управлять смыслами, не бояться экспериментировать с подходами к работе и выбирать, что подходит именно вам.

Одной волшебной таблетки «Как лучше строить рабочий день» для всех нет. Но вероятно вам будут полезны хотя бы несколько советов, о которых пойдет речь ниже.

Как настроиться на работу

Начинать работу стоит с плана на день. Многие не любят планировать, потому что процесс ассоциируется с жесткими рамками, или кажется, что список задач легко держать в голове целый день. Но, во-первых, можно написать список дел и выполнять их в удобной для себя последовательности. Во-вторых, важно понимать, что займет внимание в течение дня, чему уделить больше времени, а на что сил уже не хватит. Память – ненадежное хранилище информации: когда задач много, забыть об одной-двух очень легко, поэтому стоит фиксировать все, что хочется и нужно сделать. Здесь помогает прием выгрузки сознания: нужно подумать обо всех своих задачах, – не только о важных делах по работе, но и простых, бытовых – и записать их. После этого выделить главные и второстепенные задачи на день.

Многие не хотят планировать и берутся только за ту работу, которая приходит сама – живут в состоянии текучки. От этого могут возникать авралы, неудовлетворенность, выгорание или ощущение, что плывешь по течению.

Рабочие задачи можно разделить на три типа:

Универсального совета, какие задачи лучше делать в начале дня, а какие – в конце, нет. Все зависит по меньшей мере от культуры, в которой работает человек. Например, в скрам-культуре много командной работы: в один день может быть несколько совещаний, и подстраивать свою работу нужно под них. Встречи разрывают день и часто не позволяют погрузиться в сложную задачу надолго, но они помогают всегда быть в курсе, что происходит с проектом. Одни предпочитают выполнять сложные потоковые задачи утром, на свежую голову, а потом идти на встречи. Другие любят начинать рабочий день с текущих задач, чтобы быстро получить результат, а потом берутся за что-то более сложное. Здесь стоит экспериментировать и искать, что вам больше подходит.

Есть культуры, где много общаться с коллегами не нужно, – там можно устраивать тематические дни. Например, три дня в неделю выделять на глубокое погружение в сложные задачи, день на обсуждения и день на организационные вопросы и «хвосты».

Что важно в планировании? Нужно управлять не только временем, но и смыслами. Например, если кажется, что встреч много, а пользы от них мало, стоит провести ревизию: поговорить с организаторами встреч и узнать, если ли возможность собираться на обсуждения реже. Возможно, встречи проходят по инерции: потому что кто-то уверен, что они нужны.
Видеть в работе смысл очень важно: когда человек осознает, зачем он что-то делает, появляется мотивация и силы.

Как войти в поток

Поток – состояние, когда человек погружен в свою деятельность настолько, что время для него летит незаметно. Американский исследователь Михай Чиксентмихайи, изучавший состояние потока, пришел к выводу, что погружаться в него могут люди любых, не только творческих, профессий. В этом состоянии люди очень продуктивны и способны показать свои лучшие результаты.

Что нужно, чтобы войти в поток?

• Понятно сформулировать задачу

Если перед вами стоит непонятная или очень объемная задача, например, «начать большой проект», погрузиться в поток будет невозможно. А вот испытать стресс из-за того, что задача кажется неподъемной, – легко. Одно из главных условий потока – ясность задачи. Например, вы решили полчаса в день на работе уделять английскому. Задача «поучить английский» сформулирована размыто. Когда придет время ее выполнять, будет непонятно, за что браться. Поэтому ее стоит формулировать конкретнее, например, «посмотреть два видео на TED». Если перед вами сложная задача, ее нужно разбить на несколько простых, понятных и браться за них.

• Настроиться на задачу

Сконцентрируйтесь и настройтесь на задачу – побудьте в ее контексте 10-15 минут: соберите информацию, подумайте над решением. Обычно после такой настройки легко «нырнуть» в деятельность и заниматься чем-то сложным на протяжении 2-3 часов.

• Придумать, как сделать рутинные задачи интереснее

Когда есть интерес, войти в поток легко, а когда работа кажется скучной – трудно. Если рутинные задачи делегировать нельзя, стоит пересмотреть свое отношение к ним и попробовать заинтересовать себя. Это можно сделать, например, с помощью геймификации: пытаться выполнять задачи быстрее, чем раньше, и за сделанную работу чем-нибудь вознаграждать себя.

Как прокрастинировать с пользой

Вернуться с обеда и погрязнуть в соцсетях на полчаса – наверняка вам это знакомо. Такое поведение может говорить о том, что накопилась усталость, и нужна передышка. После обеда полезно дать себе 15-20 минут отдыха. Что делать в это время? Прогуляйтесь, поговорите с коллегами или запланируйте простые дела, которые можно выполнять в расслабленном состоянии: заказать что-то, оплатить счета, посмотреть видео доклада. Американский консультант по управлению и руководству, автор книг по тайм-менеджменту Стивен Кови называет такие задачи «дела-песок». Он советует составлять списки простых дел и выполнять их во время переключения: тогда не будет чувства вины за то, что время потрачено впустую. По системе Кови, еще есть «дела-галька» и «дела-большие камни».

Важность и срочность у этих дел разная, но их все нужно выполнить – сложить большие камни, гальку и песок в банку ограниченного размера. Концепция Кови заключается в том, что большие камни в банку не поместятся, когда там уже есть галька и песок. Поэтому при планировании важно в первую очередь обращать внимание на дела-большие камни, которые дадут существенные результаты в будущем, и уходить от подхода «Когда-нибудь в свободное время я этим займусь».

Как продолжать работать, если настроение испорчено

Бывает так: только начнешь работать – приходит гневное письмо, или рушатся договоренности, на которые рассчитываешь. Настроение испорчено, но работу нужно выполнять. Настроиться на конструктивный лад помогает такое упражнение: всё, что случилось, нужно признать как факт и проговорить это про себя. Например, «Коллега повысил на меня голос». После этого про себя проговорить, что вы на самом деле чувствуете. Например, «Я в гневе». Нужно абстрагироваться от ситуации и напомнить себе: чувства, которые вы испытываете сейчас, – временные, они скоро пройдут. Потом можно устроить небольшую прогулку, выпить чаю – сделать то, что поможет успокоиться.

Как часто стоит делать перерывы

Если подолгу концентрироваться сложно, можно использовать технику «Помодоро»: 25 минут работать, 5 минут – отвлекаться. Такой ритм лучше подойдет тем, кому нужно выполнять задачи последовательно и в одиночку. Если вы постоянно работаете с людьми (общаетесь, ждете ответов на письма), эта техника для вас вряд ли будет работать. Но раз в полтора-два часа стоит устраивать небольшую передышку: пройтись, позвонить родным или повыполнять дела-песок.

Как понять, что пора домой

Тут, опять же, помогает планирование. Если утром обозначить себе главную и второстепенные задачи на день, будет понятно, когда пора остановиться. Если цели достигнуты, стоит устроить ритуал завершения дня – проставить галочки рядом со списком дел. Когда мы замечаем, что сделали за день, в мозг поступает сигнал, что на сегодня хватит, и можно с чувством выполненного долга (и удовлетворения!) идти отдыхать.

habr.com

No related posts.