Эффективное использование времени: Везде все успеть: советы, как рационально использовать время

Везде все успеть: советы, как рационально использовать время

Эффективное использование времени — безусловно, один из важнейших элементов успеха. Если вы умеете использовать время полноценно и рационально, то только этого достаточно чтобы сказать, что вы достигли немалых высот в саморазвитии.

Время — это очень дорогой и невосполнимый ресурс, поэтому нужно его экономить и рационально использовать. Часто мы сожалеем о том, что тратим наше время впустую. Поэтому необходимо планировать время почти до мелочей и учиться правильно расставлять свои приоритеты на те дела, которые необходимо сделать. И в первую очередь необходимо определиться с целями, на которые вы готовы эффективно расходовать свое время.

Составьте себе план деятельности, и контролируйте его выполнение. Не расстраивайтесь, если вы по каким-то причинам не успели выполнить все намеченные цели. Даже если вы за день успеете сделать только одно важное, запланированное дело, вы уже на

пути успеха.

Для того чтобы не переутомиться и полноценно работать, необходимо выделять время для отдыха, так как со временем работоспособность человека снижается. Нужно поощрять себя за хорошо выполненную работу и выделять для себя перерыв. И вовсе не обязательно во время отдыха бездельничать, — его также нужно проводить с пользой. Можно сменить умственный труд физической нагрузкой, посвятить время работе над собой, почитать интересную книгу или статьи по саморазвитию.

Создайте вашу индивидуальную систему управления временем и включите те приемы, которые наиболее эффективны для вас. Приемы описаны ниже. Успех придет тогда, когда вы будете использовать эту систему постоянно.

1. Не полагайтесь на память. Записывайте свои задачи и разгрузите мозг.

2. Составьте список приоритетов. Это поможет сконцентрироваться на главном и не позволит тратить время на пустяки и второстепенные задачи.

3. В конце каждой недели выделите время на составление плана на будущую неделю. Это не потерянное время, оно сторицей окупится повышением вашей продуктивности.

4. Не надейтесь запомнить интересную мысль – всегда имейте под рукой блокнот для записи ваших идей. Как вариант – носите диктофон.

5. Если требования другого человека не совпадают с вашими целями – говорите «нет». Этому нужно научиться.

6. Перед тем как начать действовать – подумайте, но не слишком долго. Небольшое размышление убережет вас от необдуманных поступков и бесполезной траты времени.

7. Выделите время в своих планах на самосовершенствование.

8. Осознавайте то, что вы делаете. Вы должны понимать, на что тратите свое время. Ваши дела должны двигать вас к цели.

9. Включите в вашу индивидуальную систему управления временем те приемы, которые наиболее эффективны для вас и используйте эту систему постоянно.

10. Оцените себя в плане наличия вредных привычек. Они отнимают ваше время. Составьте список таких привычек и по очереди избавляйтесь от них. Эффективнее всего получается замещение вредной привычки – полезной.

11. Не выполняйте за других их работу, чтобы казаться лучше. Так, вы потратите время, которое могли бы использовать для собственного продвижения.

12. Заведите журнал, где вы сможете регистрировать ваши успехи на пути к намеченным целям. Регулярно заполняйте и изучайте этот журнал, чтобы убедиться, что вы движетесь в нужном направлении.

13. Не каждая задача может быть решена наилучшим способом. Не нужно становиться перфекционистом и, например, переписывать деловое письмо 20 раз, чтобы добиться стиля Льва Толстого.

14. Не перегружайте себя количеством задач. Если у вас есть неотложные дела и важные задачи, которые займут все ваше время, то второстепенные задачи можно отложить на более благоприятное время.

15. Не обманывайтесь эффективностью. Вы можете эффективно выполнять задачу, которая не является на данный момент приоритетной. В этом случае, нельзя сказать, что вы используете свое время эффективно.

По материалам 5 сфер

---

Эффективное использование времени — Делай бизнес

Общаясь с людьми в процессе своей практической деятельности мне постоянно приходится сталкиваться с двумя главными дефицитами современности: денег и времени. На отсутствие или недостаток как минимум одного из этих двух ресурсов указывают практически все. При более внимательном рассмотрении оказывается, что даже успешных людей, и их в первую очередь, больше всего волнует вопрос тотальной нехватки времени. Давайте тогда поговорим про эффективное использование времени. Как не тратить его впустую?

Содержание статьи:

1. Источник эффективности;
2. Алогичное отношение;
3. Принцип Форда;
4. С чего начинать?
5. Очевидное и невероятное;
6. Вовлеченность в процесс;
7. В здоровом теле;
8. Самомотивация;
9. Свет познания;
10. Практические задания.

Источник эффективности

Главная задача каждого целеустремленного и деятельного человека состоит в том, чтобы успеть как можно больше в течении дня, недели, месяца, года и всей своей жизни. Не секрет, что можно получать различные результаты за одинаковый промежуток времени. Цель данной статьи поддержать тех, кому важно использовать время своей жизни с максимальной эффективностью и пользой для себя, в соответствии со своими целями и задачами, кто намерен создавать большие результаты в рекордные сроки.

Почти все современные курсы, которые направлены на оптимизацию использования своего времени называют или тайм-менеджмент, или управление временем, что одно и то же. Сразу хочу подчеркнуть, что сами эти названия могут многих ввести в заблуждение неверно поставленным акцентом. Управлять временем — невозможно. Это ещё никому не удавалось сделать.

По определению тайм-менеджмент — это технология, позволяющая эффективно использовать невосполнимое время жизни в соответствии со своими личными целями и ценностями, в том числе и в деловой сфере. Поэтому более оправданным является название «эффективное использование времени своей жизни», но и оно не совсем точно. Для того чтобы решить те задачи, которые ставит перед человеком современный ритм жизни, для того чтобы распорядиться своей жизнью мудро, необходимо научиться управлять собой в потоке времени.

Я намеренно обратил ваше внимание на этот вопрос. Все стандартные названия не случайны, они являются коммерческими и соответствуют основным ожиданиям и заблуждениям потенциальных заказчиков.

Алогичное отношение

В подавляющем большинстве современный человек рассуждает так:

«Со мной всё хорошо. Я очень грамотный и эффективный. Я очень деятельный, активный и деловой, поэтому мне постоянно не хватает времени. Вот если бы в сутках было бы 36 часов…».

Я предлагаю быть объективным и честным с самим собой и называть вещи своими именами. Тот, кто испытывает постоянный дефицит времени, не является человеком эффективным и грамотным в вопросах управления собой и, как следствие, своим временем.

Это очевидные вещи: тому, кто не умеет танцевать, в танце мешает всё, даже штаны. Одно признание этого факта является огромным шагом к достижению больших результатов. Если вы думаете, что эти строки адресованы не вам, то проанализируйте, пожалуйста, сколько ресурсов (времени, денег) в процентном отношении вы потратили за последний год (или несколько лет) на образование, развитие, повышение личной эффективности? Если это меньше 10%, то задайте себе вопрос: «Почему?» Или вы считаете себя более успешным, чем Авраам Линкольн, например?

От разных людей мне доводилось слышать такие слова:

«Эффективное использование времени — не мое. Я не могу учиться правильно использовать своё время, потому что у меня нет на это времени».

Исходя из житейской логики, это примерно то же самое что:

«Я не буду пить воду, потому что испытываю сильную жажду».

В таких случаях мне вспоминаются строки А. А. Милна, создателя Винни Пуха:

Принцип Форда

Одним из лучших в вопросах повышения эффективности является Генри Форд. Его достоинством было умение задавать продвигающие вопросы. Даже когда ему и его команде удавалось повышать эффективность производства в десятки и сотни раз, он снова и снова задавал вопросы:

«А как мы ещё можем это улучшить? Как мы можем сделать это быстрее, надёжнее, лучше?».

Великий промышленник точно знал: повышение эффективности процесс бесконечный.

Очень важно постоянно повторять себе:

«Всё, что я делаю, можно делать быстрее и лучше».

Хорошая новость: можно постоянно получать дивиденды от работы над собой. У каждого есть неиссякаемый источник повышения своих результатов. Ключ к тому, чтобы стать хозяином своего времени, заключается в повышении личной эффективности. И именно вы самый главный источник повышения этой эффективности.

С чего начинать?

Лиха беда начало. Так гласит народная мудрость и для этого есть все основания. Эффективное использование времени многого от вас не потребует. Важно начать. Начать хоть с чего то. Дальше будет проще.

В своих статьях, которые были опубликованы ранее, я постоянно делал акцент на том что, прежде всего, необходимо быть в рабочем, ресурсном состоянии. Самое первое это мотивировать себя и выйти на пик личной формы. Мы не будем подробно останавливаться на этом вопросе, так как уже уделили ему достаточно внимания ранее.

Далее, важно признать тот факт, что у каждого человека, с любым графиком жизни, есть возможность оптимизировать свои действия и высвобождать время для того, что важно. Это доказывает опыт многих людей. Если вы не очень этому верите, то я скажу так: не можешь доверять — проверь.

Следующий шаг, с которого начинается любое дело, состоит в том, чтобы принять решение. Для того, чтобы действовать, мало ресурсного состояния и осознания своих возможностей. Необходимо поставить цели и пообещать себе достижение определенного результата. Обещать и сдерживать свои обещания одна из самых сильных стратегий успешных людей. Тем более, это касается тех обещаний, которые вы даёте самому себе. После этого начните действовать.

Итак, подведём итог.

Для того, чтобы успешно осуществить проект под названием «Эффективное использование времени и управление собой в его потоке» (как, впрочем, и любой другой), вначале не обходимо вывести себя на пик личной формы. Следующий шаг объективно признать в чём вы неэффективны, где есть резерв. Важно помнить, что совершенству нет предела и даже там, где у вас всё «идеально», как вы считаете, есть возможность повышать свою эффективность. Этот процесс бесконечный! Благодаря всей этой подготовительной работе можно принять здравые решения и пообещать себе конкретные (измеримые и ощутимые) результаты. Начните действовать и сдержите все обещания, которые дали себе, а если не получится, то проведите работу над ошибками, сделайте необходимые выводы. После этого дайте себе новые обещания и начните действовать. Всё просто.

Очевидное и невероятное

Мы обязаны обращать внимание на самые главные моменты, несмотря на всю их очевидность. Они общеизвестны, но их просто нельзя обойти стороной в силу их невероятной важности и эффективности. Необходимо помнить, что в любом серьёзном деле мелочей не бывает. Мы не можем позволить себе выпустить из внимания основополагающие моменты. Образно говоря, начнём с фундамента на котором держится всё здание.

Ваша задача состоит в том, чтобы в процессе чтения объективно оценить какими из приведенных незыблемых правил вы пользуетесь, а какими нет. И, если необходимо, исправить существующее положение дел.

Есть смысл в своей жизни опираться на принципы проверенные временем: классические, фундаментальные, глубокие. Использовать опыт предыдущих поколений, брать его на вооружение, применять его на практике. Очевидное и невероятно эффективное правило. Проведите честное исследование своей жизни и запишите все те принципы, которые хорошо известны вам, но которые вы, в силу каких либо причин, не применяете. Отнеситесь серьёзно к этому заданию. Посмотрите внимательно на этот список. Это ваш личный резерв, незадействованный потенциал, который лежит на поверхности.

Я понимаю, что самая дискомфортная работа это работа над собой. У многих, в связи с этим, возникает вопрос:

«А для чего мне это нужно? Что я получу взамен?».

Я не знаю точно, что конкретно вы получите, но я точно знаю, что вклад в себя даёт самую ощутимую выгоду: улучшение качества жизни, удовлетворение и радость от каждого прожитого дня, счастье. Ну а если вы не организованны и небрежны, то это будет постоянно отражаться на вас, сжигая ваше время впустую.

Вовлеченность в процесс

Важным аспектом успешности любого дела является вовлеченность в то, чем вы занимаетесь. Любить и уважать то, что осознанно выбираешь свою жизнь — здравый и проверенный подход.

В нашем случае, предлагаю с уважением относиться ко времени. Для этого полезно подсчитать сколько лет вам осталось до конца жизни, исходя из её средней продолжительности, из реальных в настоящее время цифр. Запишите сколько это. Посмотрите внимательно на это число, а теперь отнимите от него одну треть. Это примерно столько, сколько нужно выделить на сон. Запишите то, что получилось и посмотрите внимательно — это среднее возможное время вашей осознанной жизни. А теперь отнимите от этой цифры ещё 10-20%. Это тот минимум, который будет потрачен на непредвиденные потери: бесцельное ожидание, болезни, бессмысленное времяпровождение, различные форс-мажоры и т.д.

Если вы добросовестно выполните это задание, то, скорее всего, вас, также как и меня, ожидает шок от того, что осталось не так уж и много. И весь этот остаток неумолимо сокращается день ото дня. Есть смысл ценить всё отпущенное вам время. А ещё из всего этого следует, что очень важно уважать время других людей и относиться к нему бережно.

• Во-первых, такой подход повышает шансы на то, что и они в ответ будут ценить ваше время.
• Во-вторых, это про явление уважения не только к людям, но и ко времени. Это особая жизненная философия, осознанный подход, который повышает ценность времени и, соответственно, ценность всей вашей жизни.

В здоровом теле

Очевидно, что важной задачей является эффективная организация себя, управление собой. Необходимо также не забывать и о своём окружении. Если люди, которые находятся рядом, готовы поддерживать вас в лучших начинаниях. Этот принцип имеет ещё один важный аспект. Давно известно, что лучший способ научиться чему-нибудь самому заключается в том, чтобы обучать других. Если вам удастся обучать, растить и развивать людей рядом собой, то это будет самым лучшим способом обучаться и развиваться самому.

Следующий очевидный тезис, о котором никогда не стоит забывать это то, что здоровый образ жизни, является одним из основных вкладов в копилку сбережения времени.

• Во-первых, он продлевает годы вашей жизни.
• Во-вторых, вы будете намного меньше тратить времени на всякие болезни, стрессы и усталость.
• В-третьих, хорошая физическая форма помогает быть в ресурсном, рабочем состоянии, о важности которого мы уже много говорили.

А как вы выполняете это очевидное правило? Посчитайте, сколько времени и ресурсов вы тратите на поддержание своего здоровья и физической формы. Сколько часов в неделю вы тратите на своё физическое развитие? Находится ли у вас 15-30 минут в день для того, чтобы сделать гимнастику? Планируете ли вы осознанно полноценный отдых для себя, для восстановления сил? Никогда не жалейте время и деньги на своё здоровье и физическое развитие. Все эти затраты окупятся сторицей! Легко, радостно и с удовольствием есть смысл делать всё в своей жизни.

Какие бы вы не ставили себе цели и задачи, к чему бы не стремились, пика своей формы вы сможете достичь при условии, что вы всё будете делать с энтузиазмом, на эмоциональном подъёме. Когда это получается, то любые задачи решаются в разы быстрее!

Самомотивация

Залогом удачного применения такого подхода является умение мотивировать себя или самомотивация. Это чемпионское качество о развитии которого разумно заботиться на протяжении всей жизни. Один из главных принципов всех высокоэффективных людей, которые знают про эффективное использование времени не понаслышке, заключается в том, чтобы делать то, что наиболее важно в данный момент времени.

В 50-е годы в Англии произошла реальная история. Вице президент Бетл-Хим Шваб попросил консультанта доктора Ли дать совет по улучшению своих дел. Ли не задумываясь сказал:

«Напишите список своих дел, выберите из него самое важное и делайте. После завершения снова обратитесь к своему списку, найдите главную задачу для этого момента и выполните её. И так до конца рабочего дня. Стройте так всё свое время и результаты не заставят себя ждать».

Через две недели Ли получил от Шваба чек на 25 000 долларов с пометкой о том, что это был самый ценный совет по менеджменту за последние 20 лет. Очень простой совет, простейшая технология, но необычайно действенная. Важно составить список своих дел, каждый раз работать с ним прежде, чем взяться за очередное дело и выбирать самое важное из всех для этого момента. Выполните это дело, а потом вновь обращайтесь к своему списку. Очень просто и эффективно. Заметьте, что вам этот подход обошёлся намного дешевле, чем Швабу.

Свет познания

И последнее. Так часто бывает, что после очередного хорошего обучения (книги, лекции, семинара, тренинга) очень хочется быстро применить все новые знания и умения. Это потому, что вы находитесь под впечатлением, к вам пришло вдохновение и в этом есть смысл, потому что возможно получить ощутимые результаты, а через короткое время вдохновение пройдёт и всё забудется. Только учтите, что у вас уже сложился определённый уклад жизни, к которому привыкли не только вы, но и ваше окружение, в том числе и близкие люди. Замечательно, если вы готовы совершить революционный скачок вперёд в своём развитии и они готовы поддержать вас и подтянуться следом.

Только они не обязаны этого делать! Каждый человек имеет право на свой осознанный выбор. Более того, если вы возьметесь за изменения своей жизни в слишком быстром темпе, то можете не выдержать его, загнать себя. Тогда будет большой соблазн сказать, что методика не работает, переложить ответственность за свои неудачи на что-то или кого-то. Таким образом можно обесценить всё и даже то, что уже приобрели и успешно применяете, упустить очень хороший шанс получить новые личные преимущества.

Поэтому эффективное использование времени требует не только умения действовать на максимальной скорости, но и правильно рассчитывать свои силы. Нужно с пониманием относиться к тому факту, что у других людей своя скорость, которая может не совпадать с вашей. Революция для применения новых подходов и методов — путь самый быстрый, но и опасный. Он не всем подходит. Во многих случаях будет предпочтительнее мягкое, постепенное реформирование.

Обреченный на успех

Если вы возьмёте на вооружение только то, что уже написано выше, то вы обречены на успех в решении задачи эффективного использовании своего времени. Этого вполне достаточно, чтобы получить ощутимые результаты. Как только вы начнёте действовать, то обнаружите вокруг много разных ресурсов и способов, которые смогут поддержать вас в любом начинании. Сейчас легко найти необходимые знания и практические занятия, которые дадут полезные умения и навыки.

В заключение мы предоставляем вам последовательность из 10 практических заданий, которая станет важным этапом в процессе обучение и заложит надежный фундамент ваше будущее эффективное использование времени. Повторимся, её выполнение станет фундаментом, основой для последующей успешной работы в этом направлении. Мы также подразумеваем, что вы выполните все предыдущие задания, которые даны в этой статье. Не забывайте: для того, чтобы сделать следующий шаг, нужно закончить предыдущий.

Эффективное использование времени: Практические задания

Любые знания или информация имеют ценность только в том случае, если их применяют и получают желаемые результаты. Мы предлагаем использовать всю полученную вами информацию с пользой для себя. Для этого составлена последовательность практических заданий, которая способна принести в вашу жизнь ощутимые, значимые результаты. Практика многих успешных людей, моя личная практика, доказывают эффективность предлагаемых действий. Доверять этому не обязательно — проверьте. Любая система лучше, чем бессистемность. Любые действия предпочтительнее бездействия. Пусть вас не вводит в заблуждение кажущаяся простота некоторых пунктов. Всё гениальное просто. И, наоборот, другие задания могут показаться вам слишком сложными. Не забывайте:

«Дорогу осилит идущий».

Начинайте осуществление сложных задач с простых, маленьких шагов. Главное не стойте на месте. Действуйте!

Видео «Эффективное использование жизненного времени»:

Итак:

• Приведите себя в ресурсное состояние, выведите себя на пик личной формы.
• Напишите список всех своих сильных качеств, которые позволяют вам быть успешным. После этого составьте список личных качеств, которые вам необходимо развивать для увеличения своей эффективности.
• Определите и запишите все свои долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели. Помните один из основных постулатов управления временем: «Осознанное планирование успеха создаёт успех».
• Проводите анализ прошедшего дня, последних важных событий. Вынесите уроки и сделайте необходимые выводы.
• Сформируйте привычку всегда носить и постоянно пользоваться наручными часами. Установите на них точное время. Начните осознавать, ощущать себя в потоке времени. Положите начало формированию внутреннего чувства времени, настройте внутренние часы. Всегда будьте вовремя там, где планируете быть. Уважайте время, в том числе своё и других людей, цените его.

Кроме того

• Для всех больших дел (встреча, совещание, рабочий день, любое другое важное мероприятие) пользуйтесь правилом «15 минут до события», что обозначает быть на месте за 15 минут до назначенного срока. Используйте это время на приведение себя в ресурсное состояние и подготовку к самому делу (поставить цель, настроиться, подготовить документы, вспомнить нужную информацию, привести в порядок свой внешний вид и так далее). Применение этого правила снижает до минимума возможность опозданий.
• Сформируйте навык всегда иметь при себе и постоянно пользоваться записной книжкой (ежедневником, органайзером, гаджетом). Делайте в ней все необходимые записи и постоянно к ним обращайтесь.
• Используйте в своей практической деятельности метод Шваба Ли. Все свои действия сверяйте с вопросом: «Что для меня важно?».
• Будьте готовы к тому, чтобы заполнить всё незанятое, «пустое» время (ожидание, время в пути и так далее) резервными делами. Это могут быть: чтение, телефонные звонки, работа на ноутбуке, прослушивание аудио, диктовка на диктофон, работа с записями в записной книжке или другие полезные и важные дела. Резервные дела, как и методика в целом, не имеют ничего общего с понятием «убивать время». При этом не нужно забывать, что отдых, в том числе и развлечения, это тоже важно.
• Составьте план, в котором определите список мероприятий для своего оздоровления, поддержания себя в хорошей физической форме, образования, личного развития, формирования полезных навыков, отдыха, и всего того, что даёт вам ощущение счастья. Соблюдайте этот план, с учётом всех необходимых дополнений и направлений. (Если вы правильно поняли предыдущие пункты, то это план будет записан в вашей записной книжке, которая постоянно находится с вами).

Личная эффективность, способность создавать успех в любом начинании, во всех областях жизни — залог получения в своё распоряжение дополнительных сил и всевозможных средств, ресурсов, в том числе и времени. Самые благодатные вложения: в своё здоровье, личностный рост, образование. Планируйте успех — это многократно
повышает шансы на его достижение.

Надеемся, что после этой статьи, эффективное использование времени — вещь для вас уже вполне достижимая. Распоряжайтесь отведенным временем с умом. Удачи! ⓂⒷ

Возможно, вас заинтересует:

Загрузка…

Тайм — менеджмент и способы эффективного использования времени

Планирование жизни – это попытка оценить свои возможности и продумать шаги их реализации в будущем. Эффективное использование своего времени иди тайм — менеджмент начинается с плана вашего дня, недели, месяца.

Сегодня – это и есть ваше будущее

Каждый, кто хочет добиться желаемого, продумывает каждый свой шаг и всю жизнь в целом. Вы можете не согласиться и сказать, что планы – это скучно, распланированная жизнь ограничивает свободу и развитие человека, и тот, кто живет по плану, не способен радоваться и наслаждаться. Но это не совсем так.

«Когда» вместо «Если» или чем отличается мечта от цели?

Эффективность тайм менеджмента

Во-первых, рациональное и эффективное использование времени нацелено на изменение жизни в положительную сторону: при грамотном планировании время расходуется максимально эффективно, что способствует не только повышению работоспособности, но и развитию человека в разных сферах его жизни. Пошаговая система достижения целей

Технологии эффективного использования своего времени позволяют сэкономить свободное время, правильно расставив приоритеты. Во-вторых, тайм менеджмент – это модель эффективного использования времени без ограничений. Только вы управляете своими планами и временем, начиная простым списком дел на день и заканчивая продумыванием направлений жизни на много лет вперед.

 

Изменяя и дополняя свое расписание, вы пишете сценарий жизни, в котором не исключены изменения. В-третьих, занимаясь планированием жизни, вы не исключаете и личностного развития.

Рациональное и эффективное использование времени – это не просто, как может показаться на первый взгляд. Для начала нужно научиться составлять правильно свои планы, чтобы они были действенными и полезными для вас. Основы саморазвития. С чего начать?

Базовый инструмент тайм менеджмента: как составить план?

При составлении списка важных дел недостаточно простого перечисления намеченных заданий, необходимо их разделение по степени важности.

Для того чтобы оценивать свои силы и время в дальнейшем, несколько дней записывайте, сколько времени уходит у вас на выполнение того или иного дела. После вы сможете указывать приблизительное время выполнения заданий одного типа в своем плане, что упростит планирование рабочего дня, недели или месяца.  Как организовать свой рабочий день?

Не прекращайте ведение плана краткосрочных дел, заданий, целей – вносите корректировки, вычеркивайте выполненное, добавляйте новые дела. Не обязательно идти строго по списку, от первого пункта и до последнего по порядку.

Пересматривайте ранее расставленные вами приоритеты. Возможно то, что в начале недели казалось вам самым важным, в середине недели уже станет не столь актуальным из-за сложившихся новых обстоятельств. Установите для себя «систему личных поощрений»: балуйте себя любимым занятием за выполнение самого неприятного задания или покупкой, о которой давно мечтали, за выполнение намеченного плана. Самоменеджмент или самоорганизация личности

 

Основы эффективного использования времени

Стратегия тайм менеджмента подразумевает, что вы должны научиться использовать время с максимальной пользой для себя, а не наоборот – когда время начинает управлять вашими эмоциями и степенью удовлетворения. 

Стрессовые факторы

Зачастую из — за нехватки времени для достижения поставленных задач, мы реагируем беспокойством, тревогой, которые порождают стресс, происходит нервное и физическое истощение.

Естественным образом продуктивность действий снижается. Практика эффективного использования времени позволяет нам в таких случаях перенести внимание на происходящее в настоящем и постараться изменить негативное восприятие будущего – «я не успею», «будут негативные последствия» – на ожидание позитивного будущего,  

Учимся мыслить позитивно

Мы забываем порой, что время – это относительное понятие, а наш опыт и знания, а также итог работы не зависят от промежутка времени, а только от нашей мозговой деятельности, концентрации и сосредоточенности.

Ошибки в технологии эффективного использования времени

1. Дефицит времени или его избыток, который вы еще и тратите впустую – это следствия неправильной организации тайм менеджмента..

2. Отсутствие конкретных представлений о том, чем вы хотите заниматься и что вы хотите иметь в вашем обозримом и необозримом будущем, мешает рационально воспринимать время и эффективно его использовать. Как достичь любой цели?

Личные цели очень важны в организации эффективного использования времени: если у вас есть цели, значит, вы знаете, к чему вы стремитесь, и примерно можете рассчитать время и ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения тех или иных задач на пути к цели.

3. Одновременное выполнение нескольких заданий. Привычка браться за многое.

Часто не успев довести одно дело до конца, вы беретесь за другое. Итоги такого распределения собственных ресурсов будут неутешительными: скорее всего качество работы окажется низким или, что хуже, к сроку сдачи работы вы просто не успеете закончить начатое. Это и есть результат не эффективного использования времени.  Как стать лидером в коллективе?

4. Не умение планировать отдых. Важность отдыха крайне велика в системе рационального использования времени. Вы работаете всегда и везде, берете работу на дом, трудитесь в отпуске? Это так же плохо, как и частые перерывы в работе, из-за которых невозможно сосредоточиться должным образом на выполнении дел.

 

Ну что же, если вы обнаружили среди описанных выше ошибок свойственные вам, то необходимо срочно переходить к их устранению. Как перестать завидовать?

Как научиться эффективно использовать время?

Замечали ли вы, что когда полностью захвачены процессом, поглощены работой, то как будто теряется счет времени?

• Это так называемая способность искажать время. Научиться специально искажать время для собственных достижений – полезное умение.

Попробуйте добавить к чему-то, на что уходит много времени, дополнительный компонент, который позволяет ускорить ваше восприятие времени. Например, вы выделяете полчаса на пробежку, но вам действительно с трудом дается каждая минута физических нагрузок.

Как заставить себя заниматься спортом?

Совместите бег с прослушиванием любимой музыки или приятным времяпровождением с другом. Такая возможность поглотит ваше внимание, полчаса пролетят быстрее, чем раньше.

• Учиться на опыте других – максимально эффективный способ рационального использования времени.

Таким образом, вы пропустите долгий путь методов и ошибок и сохраните, возможно, даже несколько лет для реализации новых идей. На помощь вам придут практические занятия по тайм — менеджменту, а также семинары, курсы, общение на форумах с тем, кто уже выработал свою стратегию и оптимально распределяет время.

• Перенимайте опыт, если хотите максимально использовать свое время.

При составлении списка дел располагайте их не в порядке срочности, а по приоритетности. Огромное количество дел сложно закончить, а к вечеру вы почувствуете неудовлетворенность из — за того, что ничего не успели. Как относиться к своим ошибкам и неудачам?

Поэтому концентрируйтесь на наиболее важных делах дня и недели. Обретение нового опыта и чувство уважения к себе после завершения того или иного дела поднимет вам настроение, вызвав чувство уверенности.

• Ориентируйтесь на свои «биологические часы».

Ученые пришли к выводу, что биоритм человека напрямую определяет активность мозга, в том числе циклы физической, умственной и эмоциональной активности.

Понаблюдайте за собой и своим организмом, чтобы выяснить, в какое время суток вы чувствуете себя максимально активным. Определите, в какое время вы наиболее работоспособны, попытайтесь в дальнейшем эти часы посвящать важным заданиям или проектам, наиболее приоритетным в вашем плане. Психогеометрический тест

Разобравшись со своими биоритмами, попытайтесь составить режим дня, в котором намеченные дела будут совпадать с вашей активностью.

«Сегодня бывает только раз»: 5 способов эффективно использовать время

В 2009 году я бросила работу в маркетинге и стала независимым копирайтером.

Я работала из дома каждый день. У меня был солидный список клиентов, и мой бизнес рос. В жизни все было хорошо. У меня был постоянный поток проектов, и я думала, что переживаю стресс. Но оглядываясь назад, я понимаю, что ничего не знала.

Десять лет и двое детей спустя я знаю, что значит ограничивать свое время.

Сейчас я все так же пишу для клиентов. Еще провожу курс копирайтинга два раза в год. У меня есть частная коучинговая программа и регулярные сессии один на один. Я делаю ежедневные рассылки о копирайтинге и веду подкаст.

Кажется, много, верно? И я делаю все это, тратя меньше 12 часов в неделю.

Независимо от того, ведете ли вы семейный бизнес или хотите успевать больше за меньшее время, чтобы не приходилось работать подолгу, этот процесс поможет вам максимально использовать имеющееся у вас время.

Тьфу. Еще один пост об управлении временем?

Да, но выслушайте меня. Что если я скажу вам, что тайм-менеджмент — это на самом деле секрет счастья? Это правда. Или, по крайней мере, плохой тайм-менеджмент — это дорога в ад.

Когда мы сами решаем, как проводить время, и боремся с занятостью самой по себе, мы достигаем целей без выгорания. Мы заканчиваем каждый день с чувством удовлетворения и ясным взглядом на завтрашний день.

Когда я плохо управляю своим временем, я не прогрессирую. А я не могу себе позволить не прогрессировать. Как насчет вас?

Все начинается с анализа.

№1: Определите свои рабочие зоны

Ваши рабочие зоны — это время дня, когда вы можете работать продуктивно. Я не говорю о том, когда вы наиболее креативны, хотя это тоже полезно знать. Я имею в виду периоды времени, когда вы можете сесть и что-то сделать.

Возможно, у вас это ежедневно с 9 утра до 5 вечера. У других, например, у меня, — не так регулярно.

Я стала внештатным копирайтером, чтобы лучше совмещать семью и карьеру. Мне это нравится, но это требует постоянного управления рабочей нагрузкой — задача, которая привела меня к разработке этой системы тайм-менеджмента.

Каждый день недели я знаю, есть ли у меня пять часов спокойного времени благодаря детскому саду, два часа в шумном игровом центре или один час с 10-минутными интервалами.

В те дни, когда дети ходят в детский сад, я могу записывать видео, планировать кампании, писать рассылки и общаться с клиентами. В другие дни у меня мало времени, чтобы взаимодействовать со своими сообществами и проверять письма.

Зная свои рабочие зоны, вы можете запланировать задачи, наиболее подходящие для каждой из них.

№2: Проясните свои приоритеты

Найти себе занятие легко. Я могу заглянуть в почтовый ящик в любой момент и потерять несколько часов. Не говоря уж о социальных сетях. Но ведь я занимаюсь продвижением своего бизнеса, так что все в порядке. Правильно?

Суровая правда в том, что многие из задач, на которые мы тратим время, не приносят нам денег и не приближают нас к поставленным целям.

Чтобы наверняка продуктивно поработать в свой «большой бездетный понедельник», в воскресенье я расставляю приоритеты в рабочей нагрузке.

Я обдумываю свои цели на неделю и на каждый из дней, а затем создаю план, чтобы их достичь. Мне не нужно делать все. Нужно сделать только важное.

• Что поможет мне достичь целей?
• Что обязательно должно быть сделано?
• Что может подождать?
• Что мне вообще не нужно?

Я создаю свои ежедневные списки до проверки электронной почты. Потому что электронная почта — это как граната, брошенная в ваш хорошо продуманный план.

Легко забыть о чувстве покоя и сосредоточиться на списке дел, для которого нужно три человека и 37 часов в день. Такой список дел заставит вас почувствовать себя неудачником, даже если вы не будете делать обеденный перерыв.

У меня на каждый день только одна задача, которая ведет к важным целям, например, работа над продуктом, который я хочу выпустить в конце этого года.

Также у меня есть одна задача, которую нужно выполнить довольно быстро. Это может быть текст для клиента или онлайн-мероприятие, которое я провожу.

Также у меня есть задачи, требующие ответа, такие как сообщения от клиентов или уведомления из социальных сетей. Они обычно приходят из почтового ящика.

Моя цель — чтобы в списке дел на день было не более пяти пунктов.

А как насчет других, менее важных вещей?

Я записываю их в список «Другое».

Чаще всего я о них забываю… И ничего не происходит. В прямом смысле слова. Мир продолжает вращаться. Клиенты продолжают приходить. Жизнь идет своим чередом.

Это признак того, что эти дела не стоят места в списке.

№ 3: Создайте временную карту

Теперь, когда у вас есть четкое понимание приоритетов (и того, что может подождать), следующий шаг — наметить время, которое вы хотите потратить на каждую из задач.

Я использую технику «помодоро» для создания своей временной карты.

Технику «помодоро» разработал Франческо Чирилло. Вы выбираете задачу, которую хотите выполнить, и устанавливаете таймер на 25 минут. Вы работаете, не отвлекаясь, пока не сработает таймер, а затем делаете пятиминутный перерыв.

Это просто.

На каждый день у меня есть список задач и примерная временная карта, которая совмещается с рабочими зонами за вычетом дрейфа (я доберусь до этого).

Благодаря этому я не планирую сделать больше, чем у меня будет времени.

Это выглядит незамысловато, но помогает более преднамеренно управлять временем и ощущать себя боссом в конце каждого дня.

№4: Используйте календарные блоки

Я люблю календари, и у меня их несколько.

У меня есть семейный календарь, рабочий календарь, а также календарь для звонков, связанных с моей коучинговой деятельностью. Все это скомпилировано в календаре Google.

Каждая запись имеет свой цвет, поэтому я сразу вижу, для чего предназначен временной интервал — для работы, тренировки, встречи, подкастинга или развлечения. Розовый — для развлечения, если вам интересно.

Чтобы повысить производительность рабочей зоны, я записываю задачи в календарь.

Преимущество такого подхода состоит в том, что ваш рабочий стол будет напоминать, когда пришла пора прекратить создавать слайды для ключевой презентации и взяться за клиентский проект.

Это также помогает видеть, где есть свободное время, поэтому нет необходимости заниматься умственной гимнастикой, когда клиент спрашивает, можете ли вы записать его.

№5: Выделяйте время на дрейф

Став мастером управления временем, вы сможете делать гораздо больше.

Но буду честна: это утомительно.

В конце концов, мы же не машины. Я хочу получить максимум от того ограниченного времени, которое у меня есть, но я не хочу, чтобы мозг превратился в кашу к концу дня.

Перерывы помогают, но я также позволяю себе дрейфовать… чтобы дать мозгу время расслабиться, помечтать, просто заняться чем-то своим.

Я выделяю на дрейф 30 минут. В это время я могу просто пялиться в окно. Сделать десятую чашку чая. Вывести собаку на прогулку, чтобы дать волю креативу. Или использовать это время, чтобы наверстать упущенное в работе, которая занимает больше времени, чем я ожидала.

Это зона прощения, когда день идет не по плану. А это случается.

Что вы сделаете дальше?

«Сегодня бывает только один раз. И у вас, и у вашей команды тоже. Как вы его проведете?» — Сет Годин

Теперь, когда вы знаете, как выжать намного больше из доступного вам времени, пришло время решить, над какой крупной целью работать дальше.

Источник

Интересная статья? Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы получать больше познавательного контента и свежих идей.

Эффективное использование рабочего времени Текст научной статьи по специальности «СМИ (медиа) и массовые коммуникации»

Экономика

УДК 331

DOI 10. 21661/r-115489 П.Б. Скрынченко

Эффективное использование рабочего времени

Аннотация

Данная статья посвящена интересной и всегда актуальной теме — эффективному использованию рабочего времени. В работе детально разобрано, что собой представляет рабочее время, изучены основные причины потери времени и разобраны основные правила успешной организации рабочего времени.

| Ключевые слова: время, дефицит, контроль, эффективность, успешность, планирование.

P.B. Skrynchenko

Efficient use of working time

Abstract

This article is devoted to the interesting and always relevant topic — the effective use of working time. It is describing in details what working time is, the primary causes of loss of time have been examined and basic rules of successful organization of working time have been analyzed.

| Keywords: time, deficit, control, efficiency, success, planning.

f

Большинство людей не понимает в достаточной степени, что такое время и как правильно им распоряжаться, из-за этого они часто сталкиваются с различными проблемами и трудностями в жизни, которых могли бы избежать.

Способность грамотно организовать свое рабочее время порой становится большой проблемой, на решение которой может уйти вся жизнь или большая её часть. И вряд ли найдутся люди, которые смогут утверждать, что нашли идеальный способ организации собственного времени.

Как бы ни менялись условия труда, будь то переход на новое рабочее место, переезд в новый кабинет, расширение круга обязанностей, возрастание нагрузки, ответственности, главная задача остается неизменной — время должно служить вам, подчиняться каждым своим мгновением. Четкое планирование работы должно обеспечить эффективность использования его рабочего времени, что дает возможность восстановить силы после работы для успешного продолжения своей деятельности [6, с. 147].

Достаточно желания и немного времени, для того чтобы выработать у человека определенное отношение к тому или иному событию, происходящему в его жизни. Времени всегда будет хватать на все дела, следу-

ет только суметь выработать правильное отношение к тому, что происходит вокруг и внутри самого человека. Ведь собственное время всегда стоит того, чтобы за него бороться [3].

Но давайте зададимся вопросом, а что такое время?

Вопрос на первый взгляд очень простой. Время-это длительность, интервал, между какими — либо событиями, но если вдуматься глубже в этот вопрос, то понимаешь, что время-это непостижимость, бесконечность, неуловимость и необратимость. С давних времен и по сей день проблема времени по количеству исследований, написанию научных работ вышла на первое место в мировой научной литературе.

Многие ученые пытались рассмотреть время в его разных ипостасях, такие как Сократ, Аристотель, Платон, Гераклит и др. В более поздней философии, наиболее ярко представлен Декарт. Также, свои подходы к понятию времени сформулировали: немецкий философ И. Кант и французский философ А. Бергсон.

В отечественной литературе об организации рабочего времени не раз отмечалась в трудах Б.Г. Ананьева, Н.А. Бернштейна, В.П. Зинченко, С.Л. Рубинштейна и других.

На сегодняшний день много способных и весьма талантливых людей так и не смогли добиться в жизни

Есошткз

серьёзных успехов и не сделали хорошей карьеры. А всё почему? Потому что не смогли должным образом распорядиться своим временем и своими способностями.

И поэтому мы понимаем, что время — это важнейший фактор существования мира и человека. Оно многообразно: Зесть психологическое, биологическое время, время культуры, физическое и даже космическое время. Но среди всей многообразности, нас в первую очередь интересует рабочее время.

Что же собой представляет рабочее время?

Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [1, ст. 91].

Под рабочим временем подразумевают время труда. Оно измеряется также, как и обычное время: часами, днями, неделями, месяцами, годами. Однако в трудовом праве в качестве измерителя используют рабочий день и рабочую неделю, а также рабочую смену. Под рабочим днём принято считать продолжительность рабочего времени в часах в течение суток в соответствии законодательством и трудовым договором. Под рабочей неделей понимают установленную законом продолжительность рабочего времени в течение недели, которая охватывает общее число рабочих дней в неделю. Что касается рабочей смены, то под ней понимается продолжительность рабочего времени в течение суток, которая устанавливается правилами трудового распорядка.

Теперь давайте погорим о факторе времени.

Человек, который прекрасно чувствует ценность даже самого небольшого промежутка времени, успевает очень многое в своей жизни, со стороны даже кажется, что он никогда не спешит и не суетится. Уже давно подмечено что людям, умеющим работать, всегда хватает времени, чем тем, кто не умеет работать. Для доказательности можно вспомнить шутливый тезис А. Чехова: «Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, то ничего не делай!». Контроль над временем даётся тем людям, которые осуществляют контроль над собой, своей деятельностью и с уважением относятся ко времени.

А вот несколько иных высказываний разных авторов о значении времени: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в своих руках свое время, держит в руках свою жизнь» (Алан Лэкейн). «Время — самый ограниченный капитал, и, если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим» (Бетер Друккер). «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу» (Ульрих Зиверт) [2, с. 264].

Вместе с тем, стоит отметить, что каждый человек в своей жизни постоянно подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает. А сам парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть!». И с этим не поспоришь!

Дефицит времени приводит нас к тому, что время -это самый существенный фактор в работе.

Дефицит времени складывается из следующих составляющих:

1. Постоянная спешка.

Когда работник торопится, спешит, то не всегда успевает сосредоточиться на той задаче, которую нужно выполнить в данный момент, не говоря уже, о других запланированных или текущих делах. Значит, он не способен увидеть другие решения, найти лучший вариант.

2. Нагромождение работ.

Работник занимается и отвлекается на различные, мелкие и не особо важные дела. У него нет грамотного и чёткого понимания распределения работ по степени их важности, и он почти никогда не занимается анализом ключевых, ответственных вопросов.

3. Вечные доработки дома.

Не умение 5планировать свой рабочий график, вследствие чего время, отведённое на отдых, расходуется на работу, а значит, работник не успевает отдыхать. Все это приводит к стрессам и снижению работоспособности.

4. Переутомление.

Результат постоянной спешки, нагромождения работ и доработок дома.

5. Бесплановость работы.

Отсутствие навыков самоорганизации.

Казалось бы, каждый человек теряет какие-то минуты, а вместе с ними незаметно проходит и вся жизнь. Поэтому крайне важно и необходимо уделять пристальное внимание своему стремительно летящему времени и использовать его разумно.

На сегодняшний день продуктивность работы организации во многом складывается из результативной ежедневной работы управленческого персонала. Бесспорным фактом является то, что в коллективе трудно организовать работу, когда люди не владеют современными приемами и новейшими методами работы, не улучшают свой персональный рабочий стиль [5, с. 36].

Среди основных умений, знаний и правил организации времени, можно выделить следующие:

1. Умение целеполагать.

2. Способность планирования и сохранения времени.

3. Выявление временных приоритетов.

4. Делегирование полномочий.

Рассмотрим каждое умение, и правило по организации времени более подробно:

1. Умение целеполагать.

Иегасйуе Баепсе | 10 • 2016 155

Экономика

Главенствующую роль при создании эффективной и результативной системы управления персональным временем служит определение целей деятельности, как на короткий, так и на длительный отрезок времени.

Цели, которые ставит работник, должны отвечать требованиям:

— реалистичность и достижимость;

— конкретность, иначе говоря, понимать, что необходимо получить в итоге и в какие сроки;

— совместимость, т.е. не противоречивость друг другу;

— гибкость, цели должны поддаваться корректировке.

4. Способность планирования и сохранения времени.

После правильной постановки целей необходимо составить развёрнутый план действий по его достижению. Нужно определить уровень важности и сделать выбор, что нужно делать в первую очередь, а что можно отложить на потом. Правильная расстановка приоритетов оказывает большое влияние на эффективность работы.

Для получения более высоких результатов при планировании своего рабочего времени нужно использовать понятие «период планирования». Периодами планирования могут служить: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. Именно отдельное планирование по периодам помогает наиболее эффективно добиваться поставленных целей.

Важнейшим из всех периодов планирования является день. Планирование на день включается в себя определение конкретного действия в нужный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желаний и намерений.

3. Выявление временных приоритетов.

Очень важной составляющей в практике повседневной деятельности является умение принять грамотное решение о том, какие задачи необходимо решать в первую, вторую и последующие очереди.

Каждый день приходится принимать решение о приоритетности решаемых задач и проблем. И именно тогда на первый план выходит умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, и системно выполнять задачи,1включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

Решение задач нужно начинать по степени их значения и важности. Следовательно, первоначально необходимо решать немногочисленные важные проблемы, а затем уже многочисленные второстепенные.

4. Делегирование полномочий.

Организация деятельности работника неосуществима без такого навыка, как делегирование части дел другим работникам. В первую очередь это касается руководителей, они передают дела, которые не приносят компании большую прибыль и при этом занимают довольно много времени. Как правило, это рутинная, но столь необходимая подготовительная работа [4, с. 12].

Делегирование полномочий не освобождает руководителя от ответственности за результаты выполнения работ. Его основная задача заключается в организации рабочего времени коллектива в целом и своего рабочего времени в частности. Для своей работы он выбирает стратегические задачи, такие как выработка политики компании, руководство подчинёнными, постановка глобальных задач и решение наиболее важных и рискованных задач.

Подводя итог всему вышесказанному, давайте ответим на главный, интересующий нас вопрос, что такое рабочее время и как его эффективно использовать?

Рабочее время — это время, в течение которого работник должен выполнять свои трудовые обязанности в рамках трудового договора и распорядка дня организации.

Рабочее время измеряется как и обычное время: часами, днями, неделями, месяцами, годами. Применительно к трудовому праву в качестве измерителя принято считать: рабочий день, рабочую неделю и рабочую смену.

Если сотрудник овладеет принципами организации своего рабочего времени, то он забудет о таких, мешающих ему факторах, как нервозность, нетерпеливость, паника, стремление избавиться от проблем. Крайне важно определить свои возможные проблемы, которые связаны с работой и использованием времени. Детальный анализ использования рабочего времени может стать хорошим ответом на вопросы каждого из нас об эффективности использования своего рабочего времени.

Человек, который научился организовывать свою жизнь, как трудовую, так и личную, начинает бережнее относиться к своему времени. А значит, это обязательно отразится на нем, потому что он приходит к пониманию, где и как окружающие неэффективно тратят его время.

Умение правильно планировать свой рабочий день, грамотно расставлять приоритеты и распределять рабочую нагрузку являются основными показателями успешного специалиста.

Литература

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. — М.: Эксмо, 2016. -192 с.

2. Блинов А.О. Искусство управления персоналом [Текст] / А.О. Блинов, О.В. Василевская // Учебное пособие для экономических колледжей и вузов. — М.: ГЕЛАН, 2014. — 411 с.

3. Дельцов В.И. Почему мне не хватает времени [Текст] // Книга. — М.: Эксмо, 2013. — 160 с.

4. Зайверт Л. Ваше время — в ваших руках (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время) [Текст] / Пер. с нем., авт. предисл. В.М. Шепель. — М.: Экономика, 2015. — 232 с.

5. Скрынченко Б.Л. Теория организации [Текст]: Учебное пособие для вузов. — М.: Московская академия экономики и права, 2008. — 236 с.

6. Шипунов В.Г. Основы управленческой деятельности [Текст] / В.Г. Шипунов, Е.Н. Кикшель // Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. — 3-е изд. — М.: Эксмо, 2014. — 304 с.

Как эффективно использовать рабочее время

Есть такой термин – «блуждающее сознание». Он означает, что человеческий мозг, занятый какой-то рабочей задачей, самопроизвольно отвлекается от нее и начинает продуцировать мысли совершенно далекие от этой задачи. Можно сказать и так: это свободный полет мысли в безмерном пространстве.

О чем человек думает в такие моменты? Да о чем угодно!

• О своих семейных проблемах, о необходимости приобретать продукты, о том, что приготовить на ужин, о плохом поведении детей.
• О любимых мужчинах своей жизни и о женщинах – как любимых, так и не очень.
• О том, что приобрести нового из одежды в этом сезоне.
• О своем автомобиле.
• Мечтает о поездке на отдых или о покупке нового дома.

Список можно продолжать бесконечно долго, но для нас важнее осознание того, что какая-то довольно значительная часть рабочего времени уходит впустую.

Хотя, нужно честно признать, что в феномене «блуждающего сознания» есть и положительные моменты – оно более креативно. Отвлекаясь в свободный полет, оно может неожиданно для самого обладателя, найти совершенно новый вариант решения рабочей проблемы, над которой человек долго и часто без всякого результата бился.

Второй немаловажный фактор потери рабочего времени – это неэффективное его использование.

«И куда только ушло мое время?» – можно часто услышать от сотрудников разного уровня, включая и руководящий состав.

«Куда?» – зададим этот вопрос и мы.

На те многочисленные помехи в работе, которые нарушают плавное течение трудового процесса:

• телефонные звонки и разговоры;
• незапланированные посетители;
• ожидание приема у начальника;
• долгое ожидание назначенной встречи;
• затяжные совещания;
• частые переключения с одного вида деятельности на другой по приказу непосредственного начальника;
• разные отвлекающие моменты, такие как: нерабочие разговоры, перекуры, чайные и кофейные перерывы, перекусы за рабочим столом – тайное или явное заедание стресса.

А если к этому еще приплюсовать время на «блуждающее сознание», которое порой незаметно ни самому сотруднику, ни его коллегам, то получается достаточно внушительная цифра – почти треть рабочего дня.

Именно по этим причинам многие сотрудники часто не успевают справиться со своей запланированной рабочей нормой и попадают в цейтнот. И чтобы исправить ситуацию, им приходится задерживаться на рабочем месте, работать допоздна, работать на пределе возможностей, перерабатывать, получая при этом синдром хронической усталости.

Успех каждого менеджера от самого низшего до самого высокого уровня зависит во многом от того, как он распоряжается своим самым ценным достоянием – временем.

Приведу очень показательный пример из книги Л. Зайверт «Ваше время в ваших руках».

Один из руководителей среднего ранга Питер Друкер сказал в своем выступлении перед сотрудниками компании: «Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель. Это очень трудно для нее, потому что я никогда не нахожусь поблизости. Но есть одно условие: я обещаю себе и обещаю ей письменно, и она настаивает на этом, что не уволю ее, когда она принесет результаты. И, тем не менее, хотя я делаю это в течение достаточно долгого времени, я каждый раз выкрикиваю: «Этого не может быть! Я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много». Да, это плохо, но хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета».

А успех всей компании напрямую зависит от того, как сами руководители разного уровня сознательно и системно используют свое рабочее время, и как они могут организовать не только работу, но и учет рабочего времени своих сотрудников.

И, в первую очередь, предпосылкой того, что в рабочем коллективе можно что-то качественно изменить для улучшения эффективности всей компании в целом – это провести анализ использования рабочего времени.

Самой первой и самой важной задачей этого анализа является:

1. Составление описи всех видов деятельности, выбранной контрольной группы сотрудников за определенное количество рабочих дней. Каждый сотрудник заполняет рабочие таблицы сам.
2. Проведение анализа каждого вида деятельности и расход рабочего времени.
3. Анализ «дневных помех», то есть незапланированных перерывов в работе.

Анализ видов деятельности и расходов времени
№	Вид деятельности, занятий	Интервал времени (от/до)	Продолжительность (минут)	А	Б	В	Г

Листок «дневных помех»

№	Помехи интервал времени (от/до)	Продолжительность (минут)	Телефонный разговор или посетитель	Кто?	Пометки, например, причины помех

При заполнении анализа видов деятельности и расхода времени необходимо сразу же проводить регистрацию как самой деятельности, так и расход на нее рабочего времени, избегая более поздних записей по памяти, фиксировать необходимо все виды деятельности.

В форме «Дневные помехи» необходимо заносить все «помехи», которые нарушают и тормозят трудовой процесс, или перерывы в работе.

Нужно фиксировать все, что отрывает от работы.

• Н – начальник
• Ко – коллега
• П – подчиненный
• С- секретарь
• Кл – клиент
• Пос – поставщик
• Сем – семья
• Пр – прочее.

Анализ проделанного исследования необходимо проводить по следующей схеме – нужно дать оценку каждой выполняемой работы по следующим категориям:

А – была ли работа необходима? Ответ – да/нет.

Б – были ли оправданы затраты времени? Ответ – да/нет.

В – Было ли целесообразно выполнение работы? Ответ – да/нет.

Г – Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? Ответ – да/нет.

Обработка формы «Анализ помех» проводится по следующей схеме:

• Какие помехи по оценке сотрудника самые дорогостоящие?
• Какие телефонные звонки оказались бесполезными?
• Какие посещения оказались ненужными?
• Какие телефонные разговоры могли бы быть гораздо короче и эффективнее?

Это дает возможность каждому сотруднику не только оценить собственный рабочий стиль, но и определить, в каких ситуациях он больше всего теряет рабочее время.

К примеру:

• отрывающие от дел телефонные звонки;
• плохое планирование трудового дня – неточно определен приоритет задач;
• личная неорганизованность – долгие поиски записей, адресов, телефонных номеров;
• незапланированные посетители;
• неполная или запоздалая информация по существу предстоящей работы;
• отвлечения;
• затяжные совещания;
• неожиданный перевод на другой род деятельности;
• спешка, нетерпение, тревога;
• желание все делать самым лучшим образом, что ведет к навязчивому поиску ошибок и длительной перепроверке каждого документа.

Определив свои самые важные поглотители времени, каждый сотрудник может добиться значительного повышения всей продуктивности.

Эффективное использование времени

Примечание

Сейчас вы будете направлены на нашу немецкую веб-страницу.
Обратите внимание, что некоторые материалы, относящиеся к другой стране, не будут доступны в вашей стране.

Сейчас вы будете направлены на нашу испанскую веб-страницу.
Обратите внимание, что некоторые материалы, относящиеся к другой стране, не будут доступны в вашей стране.

Сейчас вы будете направлены на нашу французскую веб-страницу.
Обратите внимание, что некоторые материалы, относящиеся к другой стране, не будут доступны в вашей стране.

Сейчас вы будете направлены на нашу итальянскую веб-страницу.
Обратите внимание, что некоторые материалы, относящиеся к другой стране, не будут доступны в вашей стране.

Сейчас вы будете направлены на нашу китайскую веб-страницу.
Обратите внимание, что некоторые материалы, относящиеся к другой стране, не будут доступны в вашей стране.

Сейчас вы будете направлены на нашу корейскую веб-страницу.
Обратите внимание, что некоторые материалы, относящиеся к другой стране, не будут доступны в вашей стране.

Сейчас вы будете направлены на нашу голландскую веб-страницу.
Обратите внимание, что некоторые материалы, относящиеся к другой стране, не будут доступны в вашей стране.

Сейчас вы будете направлены на нашу чешскую веб-страницу.
Обратите внимание, что некоторые материалы, относящиеся к другой стране, не будут доступны в вашей стране.

Сейчас вы будете направлены на нашу польскую веб-страницу.
Обратите внимание, что некоторые материалы, относящиеся к другой стране, не будут доступны в вашей стране.

Сейчас вы будете направлены на нашу словацкую веб-страницу.
Обратите внимание, что некоторые материалы, относящиеся к другой стране, не будут доступны в вашей стране.

Сейчас вы будете направлены на нашу японскую веб-страницу.
Обратите внимание, что некоторые материалы, относящиеся к другой стране, не будут доступны в вашей стране.

Эффективное использование вашего времени

Вы испытываете эффект беговой дорожки? Это когда вы изо всех сил стараетесь не отставать, все дальше отстаете, а земля под вами движется так быстро, что вы боитесь спрыгнуть. Наша работа и наш мир в наши дни так сильно ощущаются. Они говорят нам, что многозадачность необходима, но это действительно контрпродуктивно, потому что заставляет вас делать ошибки и усиливает внутренний стресс.

Так как же ты справляешься? Внимательно посмотрите, как вы проводите время.Учитывайте баланс и продуктивность. Как поживаешь?

Вот семь простых советов, которые замедлят беговую дорожку и позволят вам прожить день с минимальным стрессом и максимальным удовлетворением.

1. Экономьте время в своем ежедневном расписании.

   Используйте время в очереди или в ожидании встречи, чтобы наверстать упущенное из материала, который вам нужно прочитать. Используйте современные технологии, чтобы повысить свою продуктивность. Объедините поручения, чтобы совершить только одну поездку.Посмотрите на занятия, которые наполняют ваш день, и определите, как их можно сделать более эффективно или избавиться от них. Избавившись от нескольких задач в течение дня на несколько минут, вы сможете высвободить больше времени позже.

2. Недостаток в течение дня.

   Планируя свой день, позвольте себе снизить свои ожидания и снизить количество обязательств, которые вы возьмете на себя. Это снизит давление и повысит вашу энергию в течение дня.

3. Ежедневно сокращайте расписание.

   Планируя свое время, выделяйте половину времени, которое у вас есть в течение дня. Например, при 40-часовой рабочей неделе планируйте только 30 часов в неделю. Это дает вам 10 «дополнительных» часов на случай непредвиденных обстоятельств. Это также позволит проводить спонтанные события, а также обдумывать, планировать и другие творческие действия.

4. Аутсорсинг.

   Аутсорсинг мероприятий, которые ограничат ваши усилия и энергию, чтобы вы могли использовать свое время.

5. Назначьте себе ежедневные встречи.

   Это поможет вам работать над наиболее важными для вас проектами. Посоветуйтесь с собой о том, куда вы хотите направить свою энергию и время.

6. Установить ограничения по времени.

   Поймите, насколько ценно ваше время, и определите, чего вы собираетесь достичь в установленные сроки или бюджет. При разговоре по телефону заранее сообщите человеку, с которым вы разговариваете, сколько времени у вас есть для разговора. Не превышайте лимит времени. Звоните по телефону прямо перед обедом или в конце дня, чтобы у собеседника была мотивация закончить их быстрее.Запланируйте встречи с указанием времени начала и окончания.

7. Научитесь говорить №

   Научиться отказываться от несущественных задач (а иногда и даже важных задач) важно для вас. Сказать «нет» становится особенно ценно для людей, которые монополизируют ваше время в офисе. Установите свои границы и стандарты и придерживайтесь их.

Хотите получить дополнительную информацию о том, как сбалансировать все важные обязанности и устранить временные ловушки? Прочтите книгу Джоэла об усвоении времени, чтобы контролировать свое расписание!

Авторские права © 2005-2021 Джоэл Гарфинкль, Все права защищены.

Джоэл Гарфинкль признан одним из 50 лучших тренеров США и автором 7 книг, в том числе «На пути к успеху: три шага, чтобы вывести свою карьеру на новый уровень». Он работал со многими ведущими мировыми компаниями, включая Google, Deloitte, Amazon, Ritz-Carlton, Gap, Cisco, Oracle и многие другие. Посетите Джоэла онлайн на сайте Garfinkle Executive Coaching. Подпишитесь на его информационный бюллетень Fulfillment @ Work и получите БЕСПЛАТНУЮ электронную книгу 41 Проверенная стратегия для продвижения по службе !

Эту статью можно перепечатать или переслать коллегам и друзьям при условии, что указанное выше уведомление об авторских правах и контактная информация прилагаются полностью.

Если вы перепечатываете эту статью, сообщите нам, что вы это сделали, и отправьте копию статьи или ссылку на веб-страницу, где она может быть просмотрена, Джоэлю Гарфинклю.

5 эффективных привычек наиболее эффективных людей

Почему-то, даже с одними и теми же 24 часами в день, у нас никогда не бывает достаточно времени. Мы хлопаем подушкой, зная, что не высыпаемся, сидим на работе, пытаясь уложиться в сроки, и разбиваем себе сердце, чувствуя, что едва видим людей, которых любим.У нас никогда не бывает перерывов, но и мы не достигаем наших целей.

Эффективное использование времени позволяет взять под контроль нашу повседневную жизнь и начать использовать время в наших интересах. Когда мы работаем эффективно, мы не тратим зря драгоценные часы; вместо этого мы понимаем, как максимально продуктивно работать в кратчайшие сроки.

Почему нужно управлять временем?

Управлять своим временем — это единственный способ эффективно использовать время. Когда мы распоряжаемся своим временем, мы прилагаем дополнительные усилия для выполнения работы.Мы заботимся о том, чтобы наша профессиональная жизнь процветала так же, как и наша личная. Если мы не управляем своим временем, мы останемся подавленными и непродуктивными. Мы постоянно работаем, но никогда ничего не делаем, когда и как должно быть.

Эффективное управление временем так же или даже более важно, как эффективное управление временем. Хотя эти термины часто используются как синонимы, они имеют разные значения. Когда у нас есть эффективное управление временем, мы адекватно выполняем то, что нам нужно.Завершаем наши задачи в срок; мы отправляем проекты, когда их просят начальство. Эффективность выходит за рамки своевременного выполнения работы. Если вы можете эффективно управлять своим временем, вы сможете использовать время себе во благо. Вы не тратите свои усилия зря, а скорее используете их, чтобы делать лучшее наилучшим образом.

Почему у нас возникают проблемы с эффективным управлением своим временем?

В культуре, где царит продуктивность и одержимость «занятостью», мы не так стремимся управлять своим временем, как тратим его.Мы берем на себя слишком много обязанностей, потому что беспокоимся о том, что может случиться, если мы откажемся от возможности. Мы хотим добиться успеха, поэтому решаем использовать каждый шанс, который может нам помочь. Тем не менее, имея так много дел — а времени на это кажется так мало — мы легко отстаем в своей работе или, что еще хуже, не достигаем своих целей так хорошо, как могли бы. Мы слишком много работаем и легко выгораем, теряя концентрацию, потому что не делаем эффективных перерывов. Мы работаем над очень многими вещами в течение стольких часов, но мы не выполняем их эффективно, потому что мы не управляем своим временем.

5 способов управлять своим временем для достижения лучших результатов

1. Ставьте разумные и достижимые цели.

Если вы хотите добиться успеха, важно установить цели, которые помогут вам достичь этого. В то время как мы мечтаем о большом, мы не можем прыгнуть к нашему конечному пункту назначения; нам нужно делать маленькие шаги, чтобы встать на ноги. Хотя мы должны держать наши большие, огромные цели в центре внимания, нам необходимо разделить эти большие мечты на разумные и достижимые цели, чтобы помочь нам достичь их.

Если у вас есть большой проект, идея или цель, лучше всего разбить общую картину на более мелкие этапы.Эти небольшие шаги могут быть сложными, но они не должны быть утомительными. Вы должны знать, какие действия вы можете предпринять, чтобы начать их, к кому вы можете обратиться за помощью и сколько времени займет достижение цели. Если уделять этим меньшим целям столько же внимания и заботы, сколько и своей большой цели, ваш конечный продукт станет намного лучше.

2. Избавьтесь от отвлекающих факторов.

Лучший способ выполнить работу — сесть (или встать, или передвигаться) и сделать это. Для этого вам нужно ограничить отвлекающие факторы.Отвлекающие факторы сильно ограничивают продуктивность, отнимая у вас драгоценное время и драгоценное внимание от ваших проектов.

Наши телефоны и социальные сети часто отвлекают больше всего. Мы проверяем наши телефоны более 80 раз в день и тратим на них часы после разблокировки. Попробуйте использовать такие приложения, как Moment или iPhone с функцией Screen Time, чтобы отслеживать свое использование. Цифры настораживают и обязательно отпугнут вас от вашего устройства. Если у вас есть такая возможность, включите режим «Не беспокоить» или ограничьте время использования телефона до назначенного времени.

Установление цели по продолжительности вашей работы надежно защищает от большинства отвлекающих факторов. Определите надежную точку остановки в своей работе — завершение части кампании, отправку электронного письма или редактирование первого черновика — и не позволяйте ничему отвлекать вас, пока вы не дойдете до сути. Когда вы закончите, наградите себя ограниченным временем для отвлечения : игры на телефоне, быстрая поездка на кухню, чтобы перекусить или поболтать с другом по работе.

3. План, план, план.

Даже если вы знаете, каких целей хотите достичь, вы не сможете начать их эффективно, если не планируете сначала.Хотя вы хотите вложить все свои силы в свои мечты и идеи, легко оказаться разбитым и разбросанным без плана.

Сроки чрезвычайно важны, когда дело касается своевременного выполнения работы. Прежде чем планировать какую-либо свою работу, убедитесь, что вы планируете и планируете свои крайние сроки. Если для проекта нет крайнего срока, сделайте его для себя. Если есть, установите свой собственный псевдодедлайн, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы просмотреть и отполировать свою работу.

Когда у вас будут крайние сроки, начните планировать свой рабочий график, исходя из времени, необходимого для завершения каждого этапа проекта.Если вы можете спланировать то, что вам нужно сделать в определенный день, вы можете считать себя ответственным в календаре. Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы завершить каждую часть проекта с небольшой свободой — вы не хотите, чтобы вы оказались в затруднительном положении, если что-то займет немного больше времени, чем ожидалось.

4. Расставьте приоритеты.

Если вы думаете о большой картине и мечтаете о большем, может быть страшно представить, как вы доберетесь от точки А до точки Б. После того, как вы поставите более разумные и достижимые цели, у вас будет длинный список многочисленные насущные задачи.Лучший способ пройти через джунгли ответственности — расставить приоритеты.

Приоритезация происходит, когда вы учитываете как время, так и важность. Во-первых, постарайтесь расставить приоритеты на основе ваших сроков и планов. Что нужно сделать в первую очередь? Всегда расставляйте приоритеты в работе, которую необходимо выполнить в более сжатые сроки. Это лучше, чем откладывать это до последней минуты и вместо этого сосредоточиться на задачах, которые вы выполняли.

Следующая часть приоритезации — релевантность. Что вам нужно сделать сейчас, чтобы вы могли сделать что-то, что основано на этом позже? Что для вас самое важное? Хотя небольшие, более банальные задачи можно легко вычеркнуть из списка, когда они не так важны, как другие большие задачи, они не позволяют эффективно использовать ваше время.

5. Создайте главный список

и список дел.

Списки, как планы, вращают мир. Теперь, когда у вас есть разумные цели, планы и сроки, а также вы знаете свои приоритеты, составление списков задач дает вам последний толчок в правильном направлении. Начните с составления основного списка: более длинного списка всего, что вам нужно сделать. Не беспокойтесь о объяснении каждой задачи — вы можете разбить их на список дел.

Список дел, в отличие от основного списка, не включает в себя все, что вам нужно сделать.Вместо этого это ориентированный на действия, конкретный фрагмент более широкой картины. Эти списки должны поступать из разделов главного списка, группируя вместе задачи, которые вы могли бы выполнить за более короткие периоды времени. Если это поможет, разбейте свои небольшие задачи на еще более мелкие, чтобы помочь вам пройти через каждый этап процесса.

Когда мы экономим время, мы становимся более продуктивными работниками и зарабатываем время для личной жизни. Мы перестаем поддаваться тиканью часов (или повороту наших цифровых часов) и вместо этого контролируем время, которое у нас есть для каждой задачи.Мы больше не доживем до крайнего срока; мы преуспеваем по собственному графику, по своим планам, в свободное время.

Не пропустите подобные статьи. Подписаться!

—

Зои Каплан изучает английский язык в Уэслианском университете в классе 2020 года. Она пишет о женщинах, театре, спорте и всем остальном. Более подробную информацию о работе Зои можно найти на сайте www.zoëkaplan.com .

8 вещей, которые делают действительно эффективные люди

Практически каждый хотел бы быть более эффективным.Подумайте только, вы потратите меньше времени на то, что вам не нравится, и больше на то, что приносит удовлетворение, счастье и прибыль. Некоторые люди действительно очень хорошо разбираются в эффективности. Они управляют каждым управляемым моментом, чтобы у них было больше времени для себя, чтобы заниматься любимым делом. Вот восемь техник, которые эффективные люди используют, чтобы обрести эту свободу.

Многие люди обманывают себя, полагая, что они хорошо справляются с несколькими задачами. Но на самом деле очень немногие могут сосредоточиться более чем на одной или двух задачах, особенно если они требуют сосредоточенности и глубины.Они обманывают себя, полагая, что делают больше, тогда как на самом деле они делают меньше и качество работы оставляет желать лучшего. Действительно эффективные люди знают, что сконцентрированные усилия с минимальным количеством отвлекающих факторов приводят к более качественному рабочему продукту в более короткие сроки. В противном случае работа может быть не на должном уровне, а это значит, что придется потратить еще больше времени и энергии на исправление ошибок.

Так много производительности теряется, когда люди берут на себя больше, чем они могут сделать. Не вдохновляйтесь генеральными директорами и руководителями, которые перегружают свой график и сжигают полночь.По-настоящему эффективные люди прекрасно умеют делегировать задачи другим, которые будут выполнять их лучше. Когда вы знаете, как разбить задачу и дать возможность другим внести свой вклад, вы можете выбрать задачи, наиболее подходящие для вас, и выполнить их в рекордно короткие сроки, не отвлекаясь.

3. Используйте соответствующую связь

Плохая связь — огромная трата времени. Быстрое электронное письмо с неверными инструкциями или оскорбительным отношением может добавить к проекту много ненужных часов.Мастерам эффективности требуется немного больше времени, чтобы продумать свое общение вначале. Они рассматривают свои цели, когда решают позвонить. Они специально создают свои электронные письма, используя точный язык, необходимый для достижения желаемого эффекта. Вначале на это уходит немного больше времени, но на самом деле можно сэкономить несколько дней на проекте.

4. Примените структуру к расписанию

Имея все доступные инструменты планирования и повышения производительности, можно подумать, что больше людей почувствуют, что они контролируют свое расписание.И все же часто люди чувствуют, что им движет график, а не наоборот. Фанатики эффективности создают стандартные распорядки в своем расписании, чтобы добиться дисциплинированного подхода и быть готовыми к важным событиям. Чем больше вы контролируете календарь, тем легче будет освободить место для неожиданностей.

5. Приведите все в надлежащее место

На поиски потерянных вещей уходит много времени. Ключи, ручки и охота за одеждой могут отвлекать и разочаровывать, особенно когда у вас есть что-то важное или важные дела.Люди становятся действительно эффективными, когда они организованы. Создайте дом для всех вещей, которые у вас есть. Фабрики, практикующие LEAN, создают общие дома для необходимых инструментов торговли. Вы можете сделать то же самое. Разложите одежду, документы и электронику так, чтобы вы могли легко найти то, что ищете. На то, чтобы убрать вещи, у вас может уйти несколько лишних минут, но вы сэкономите массу времени и избавите от раздражения от необходимости искать то, что важно.

Вы действительно знаете, сколько времени вы тратите продуктивно по сравнению с тем, сколько времени вы тратите впустую? Я часто знаю, что разговариваю по телефону с кем-то, кто серьезно относится к эффективности, потому что они говорят мне, когда разговор почти закончен.Эффективные люди устанавливают время для каждой из своих задач и работают в соответствии с графиком. Попробуйте в течение недели записывать свое время на разговоры и действия. Затем проведите следующую неделю, установив определенное время для аналогичных действий и постарайтесь сократить это время с аналогичными результатами. Вы будете приятно удивлены достигнутым.

Усталые и перегруженные работой люди плохо работают. Люди, которые нравятся людям, жертвуют своим временем простоя, думая, что они приносят пользу другим, но на самом деле они снижают продуктивность.По-настоящему эффективные люди следят за тем, чтобы они отдыхали и восстанавливались, чтобы работать на пике возможностей. Поскольку один замечательный сотрудник может выполнять работу трех обычных сотрудников, лучше всего дать команде отдохнуть и стать лучшими исполнителями.

Усилия часто теряются, когда у людей нет четкого пути к успеху. Нетерпение — прямой враг эффективности. По-настоящему эффективные люди знают, что они должны найти время, чтобы исследовать и разбить проект на основные этапы, чтобы последовательно добиваться успеха.Да, планирование занимает немного времени. Но заранее обдумав задачи, процессы и обязанности, вы определитесь с командой. Благодаря хорошему общению каждый может двигаться уверенно и эффективно для достижения всех целей в рекордные сроки.

Понравился пост? Если это так, зарегистрируйтесь здесь и никогда не упускайте мысли и юмор Кевина.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

24 стратегии управления временем для повышения эффективности

Мнения, высказанные предпринимателями, авторами являются их собственными.

Если вы не Джим Халперт и не любите проводить большую часть своего времени, разыгрывая Дуайта, большинство из нас хотят стать более эффективными в работе. Это не только полезно для вашей карьеры, но также может помочь поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Юичиро Чино | Getty Images

Но как стать более опытным в работе? Итак, вот 25 стратегий управления временем, которые вам следует реализовать.

1. Перестаньте позволять спискам дел разрушать вашу жизнь.

Списки дел не только полезны. Они необходимы для нашего успеха, так как мозг может сосредоточиться только на трех или четырех вещах одновременно. Итак, нам нужны списки для любых связанных с работой задач, которые нам нужно будет решить позже.

Но создание слишком большого количества списков может утомить нас. В списках не учитывается, сколько времени требуется на выполнение задачи, и они не помогают нам отделить важное от срочного.

Не отбрасывайте списки дел.Вместо этого пересмотрите свой подход к спискам. Простой подход — использовать учетные карточки 5×3 дюйма для ваших списков дел. Вы также можете попробовать метод «1-3-5», стратегию «3 + 2» или правила шести ящиков. Есть также метод Уоррена Баффета, когда вы записываете 25 задач, обводите пять лучших и игнорируете оставшиеся 20. Или вы можете попробовать «если-то-планирование».

2. Прекратите одновременное выполнение нескольких задач.

В какой-то момент мы все виноваты в многозадачности. Иногда это довольно безобидно, например мытье посуды во время прослушивания подкаста.Но когда дело доходит до работы, это может быть вредно.

Почему? Потому что человеческий мозг не может делать больше одного дела одновременно.

Когда вы выполняете несколько задач одновременно, вы распределяете свое внимание между задачами. В результате снижается качество вашей работы. Это также пустая трата времени. Причина в том, что вы тратите больше времени на переключение между задачами, чем на то, чтобы сосредоточиться на чем-то одном.

Прекратите пытаться делать более одного дела за раз. Вместо этого вложите всю свою энергию в то, над чем вы работаете в данный момент, а затем переходите к следующему элементу, задаче или занятию.

Связано: Многозадачность может нанести вред вашему мозгу и карьере, говорят исследования

3. Сократите круг обязанностей.

Просмотрите список дел по работе. Что можно делегировать или автоматизировать помимо ваших основных обязанностей? Это вообще то, что можно полностью исключить из вашего расписания? Если да, удалите их из своего списка и календаря как можно скорее. Это простой способ сделать ваш список скудным и скупым.

4. Развивайте глубокую работу.

В книге Глубокая работа: правила целенаправленного успеха в отвлеченном мире Кэл Ньюпорт описывает глубокую работу как задачи, требующие познания.Поскольку они такие важные, но сложные, эти задачи требуют 100% вашего внимания.

Планируйте глубокую работу в одно и то же время каждый день. Ньюпорт также предлагает определить свои рабочие привычки и не отвлекаться от повседневных дел.

Он также рекомендует привыкнуть к бездействию. Это может показаться контрпродуктивным, но вы можете использовать это себе на пользу. Например, стоя в очереди, не смотрите на телефон. Просто позвольте своему разуму блуждать пару минут.

5. Установите сроки для всех ваших задач.

Закон Паркинсона гласит, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения». Это означает, что если для конкретной задачи нет крайнего срока, вы потратите столько времени, сколько захотите. Однако, если будет ограничение по времени, у вас будет больше мотивации опередить часы.

Установка времени ограничения также могут побудить вас погрузиться в состояние потока

6. Организуйте и уберите беспорядок

Это может показаться не таким уж большим делом.Но когда ваше рабочее место беспорядочно и неорганизовано, это отвлекает. Более того, вы потратите кучу времени на поиск потерянных предметов, когда они вам понадобятся.

Выделяйте время на то, чтобы почаще убирать и организовывать свое рабочее место, например, прямо перед тем, как пойти домой на целый день. Кроме того, назначьте всему «дом» (или место, где вы всегда будете ставить предмет) и верните их в это место, когда закончите использовать их.

7. Разбивка проектов.

Вы с большей вероятностью откладываете дела на потом, когда чувствуете себя подавленным.Не ругайте себя за это. Это случается с лучшими из нас. Чтобы избежать этого, всякий раз, когда вы сталкиваетесь с грандиозным проектом, разбивайте его на более мелкие задачи, которые легче выполнить.

8. Составьте список отвлекающих факторов.

Подсознательно мы все знаем, что отвлекающие факторы и тайм-менеджмент плохо сочетаются друг с другом. Но мы не всегда можем осознавать, что отвлекает наше внимание. Вот почему вам следует вести список всего, что вас отвлекает. Это поможет вам выявить и, в конечном итоге, предотвратить эти прерывания.

Ваш список может быть документом Google или листом бумаги. Держите его поближе к себе, чтобы, когда вы отвлекаетесь, записывать его. Списки отвлекающих факторов также удобны, когда в голову приходят случайные мысли. Записав их, вы выбросите их из головы, и вы сможете вернуться к работе.

Связанные: разница между ясностью и фокусом, и зачем вам и то и другое

9. Подчеркивайте результаты, а не часы.

Исследование, проведенное Behance, показало, что «ставка важности часов и физического присутствия выше действий и результатов ведет к культуре неэффективности (и беспокойства).Более того, сидение за своим столом до определенного времени создает фабричную культуру, которая игнорирует несколько основных законов генерации идей и человеческой природы:

1. Когда мозг устает, он перестает работать.
2. Генерация идей происходит на собственных условиях.
3. Когда вы чувствуете, что вынуждены работать сверх своих возможностей, вы начинаете ненавидеть то, что делаете ».

Вместо этого подумайте о том, чего вы действительно достигли. Один из способов сделать это — составить список выполненных всего, что вы сделали. в течение дня.Это будет мотивировать вас работать продуктивно, а не просто быть занятым.

10. Прекратите безумие встреч.

Встречи могут отнимать уйму времени, особенно если они пустая трата времени. Даже если они необходимы, они все равно могут отвлечь вас от важной работы. Таким образом, некоторые люди вообще отказываются от встреч и ищут альтернативы, такие как электронная почта, Slack или инструменты для управления проектами.

11. Выполняйте задачи партиями.

Вместо того, чтобы прыгать повсюду, группируйте похожие задания вместе.Это эффективный способ снизить затраты на переход и свести к минимуму отвлекающие факторы. Например, блокируйте три раза в день, чтобы проверять свою электронную почту и учетные записи в социальных сетях, чтобы не беспокоиться о том, чтобы пропустить что-нибудь важное, когда ваш телефон выключен. Другой вариант — группировать дни, например запланировать все встречи на вторник.

12. Примите правило 1 минуты.

Автор и эксперт по счастью Гретхен Рубин имеет собственное правило, которое облегчает вашу жизнь. Это простая концепция, называемая правилом 1 минуты: если на выполнение чего-то у вас уходит менее 60 секунд, сделайте это.

«Поскольку задачи выполняются очень быстро, не так уж сложно заставить себя следовать правилу, но это дает большие результаты», — объясняет Рубин. «Когда я держу под контролем все эти мелкие, назойливые дела, я становлюсь более спокойным и менее подавленным».

13. Всегда заканчивайте то, что начали.

Оставить что-то незаконченным — это стресс и отвлечение. В основном это потому, что он остается в вашей голове, пока не закончится. Еще хуже то, что вам придется запланировать время, чтобы вернуться к этой задаче.Просто практичнее прикоснуться к чему-то один раз и перейти к чему-то другому.

14. Думайте позитивно.

Как позитивный настрой может помочь вам в управлении временем? Когда у вас хорошее настроение, люди захотят помочь вам, если вы попали в затруднительное положение. Это также мешает вам тратить зря время, например, жаловаться. Это также повышает вашу уверенность и побуждает решать проблемы, а не усугублять их.

Вы можете улучшить настроение на работе, выразив признательность коллегам или клиентам.Вы также можете организовать свой рабочий стол, послушать музыку, прогуляться на улице и найти время, чтобы познакомиться с другими на рабочем месте. Было обнаружено, что наличие друзей на работе делает вашу работу более приятной.

Связано: Лучшие привычки в жизни

15. Улучшите свое принятие решений.

Говорят, что взрослые люди ежедневно принимают 35 000 сознательных решений. Таким образом, легко увидеть, что если вы тратите слишком много на неважный выбор, вы тратите время и истощаете свою энергию.Чтобы противостоять этому, автоматизируйте как можно больше решений. Например, если вы думали о покупке книги, купите ее, а не задумывайтесь.

Вы можете попробовать приготовить себе еду и одежду на неделю. Кроме того, улучшите свои навыки принятия решений, проведя анализ затрат и выгод, потренируйтесь быть более решительными и установив временные рамки.

16. Работа в ультрадиановых ритмах.

Ультрадиановые ритмы — это 120-минутные биологические интервалы, через которые наш организм проходит в течение дня.Мы наиболее продуктивны в первые 90 минут. После его пика ваша умственная энергия падает примерно на 30 минут.

Зная ритмы своего тела, вы можете более эффективно планировать свой день. В отличие от работы во время энергетического затишья, вы будете работать, когда вы наиболее продуктивны. Когда ваша энергия падает, сосредоточьтесь на менее важных задачах или сделайте перерыв.

Я предлагаю использовать технику Помидора для работы в течение этих 90-минутных спринтов, то есть вы должны работать в течение 25 минут, а затем делать 5-минутный перерыв.

17. Настройте свою неделю с помощью 2-часового решения.

Разработано Роджером Зайпом, автором книги Train Your Brain for Success, — это то место, где вы тратите 2 часа в неделю на планирование следующей недели. Однако, в отличие от обычного расписания, этот метод побуждает вас сосредоточиться на своих целях и изучить, что для вас работает, а что нет. Двухчасовое решение сфокусировано на ваших целях, разделив ваше время на:

• Зеленое время. Работа, за которую вам платят.
• Красное время . Время, поддерживающее ваше зеленое время.
• Гибкое время. Разблокировано время для устранения непредвиденных обстоятельств.
• Время отдыха. Хобби, отдых, упражнения и т. Д.

18. Признайте ошибочность планирования.

Впервые предложенный Дэниелом Канеманом и Амосом Тверски в 1979 году, ошибка планирования заключается в том, что мы недооцениваем, сколько времени потребуется для завершения. В свою очередь, эта когнитивная предвзятость может нарушить наши расписания и даже привести к срыву сроков.

Подтвердив это, вы можете предпринять шаги, чтобы этого избежать. Например, вы можете отслеживать свое время, чтобы иметь более точную оценку того, сколько времени у вас уходит на выполнение повседневных задач. Оттуда вы можете планировать соответственно.

19. Слушайте белый шум.

The Journal of Consumer Research отмечает, что при умеренной громкости окружающий шум идеально подходит для улучшения творческих способностей. Однако, если вы не хотите беспокоить своих коллег, вам следует приобрести наушники с шумоподавлением.

Кроме того, белый шум может поддерживать концентрацию, поскольку он постоянен. В результате это повысит вашу концентрацию и побудит вас работать быстрее.

20. Посвятите время совершенствованию.

Изучение новой информации, развитие навыков и личностный рост необходимы в жизни. В конце концов, если вы стремитесь к совершенствованию, вы лучше сможете адаптироваться к изменениям и стать более эффективными во всем, что вы делаете.

Если вы считаете, что у вас нет на это времени? Подумай еще раз.У всех нас есть пробелы в расписании, чтобы учиться или расти. Например, утром в дороге почитайте или послушайте подкаст. На выходных возьмите урок. И выделите время в своем календаре, чтобы пообедать со своим наставником.

21. Во время работы стойте.

Означает ли это, что на работе надо стоять буквально весь день? Конечно, нет. Ключ в том, чтобы в течение дня чередоваться между сидением и стоянием. Это полезно для вашего психического и физического здоровья. Это также улучшает ваше настроение и уровень энергии, что, в свою очередь, может повысить вашу продуктивность.

Если вам нужно организовать встречу, подумайте о постоянной встрече. Было обнаружено, что постоянные собрания могут сократить время собраний на 25 процентов.

Связано: 10 женщин-предпринимателей, занимающихся оздоровлением, делятся небольшими поправками в образе жизни

22. Заставьте замолчать своего внутреннего перфекциониста.

Совершенство — один из величайших врагов тайм-менеджмента. Это не только нереально, но и мешает вам совершенствоваться, открывать новые возможности и добиваться результатов.

Бороться с совершенством, ставить реалистичные цели и приветствовать отзывы других.Вы также можете перестать размышлять и сравнивать себя с другими.

23. Полюбите постоянный распорядок дня.

«Мы — создания привычки, и наши мозги тоже», — пишет Хэлли Кроуфорд, сертифицированный профессиональный коуч, спикер и автор. «Когда мы устанавливаем распорядок, мы можем выполнять задачи быстрее, поскольку нам не нужно столько« думать »о задаче — или готовиться к ней — и мы можем работать на автопилоте».

Если вы еще этого не сделали, установите утренний ритуал и свой идеальный график работы.После создания этих процедур заблокируйте их в своем календаре. Это просто безопасный способ защитить свой распорядок от внутренних и внешних отвлекающих факторов.

24. Позаботьтесь о своем благополучии.

Когда вы устали, находитесь в стрессе и плохо себя чувствуете, вы не сможете быть настолько эффективными или продуктивными на работе. Нет никакого способа обойти это. Из-за этого вы должны сделать заботу о себе своим приоритетом. Убедитесь, что вы получаете достаточно Z, ешьте здоровую пищу и выделяйте время для упражнений, медитации и занятий, которые приносят вам радость.

Что общего у эффективных людей

Мы все знаем человека, который, кажется, всегда добивается цели.
Будь то друг или коллега, это тот человек, чья работа всегда выполняется рано. Тот, кому каким-то образом удается справиться с часовыми задачами за 20 минут.

Человека называют роботом или машиной, потому что, разумеется, ни один простой человек не может работать так быстро, как они.

И все же эти люди существуют, выкручивая на полную мощность.Что общего у этих высокопроизводительных людей? Как они это делают?

Привычки высокопроизводительных людей

Заманчиво смотреть на высокопроизводительных людей как на машины (или волшебников). Но, изучая, как они работают эффективно и преодолевают трудности, с которыми мы все сталкиваемся, можно повысить и вашу собственную продуктивность.

Как наиболее эффективные люди преодолевают такие проблемы, как:

• Откладывание задач — как мелких, назойливых, так и больших и сложных
• Скучная работа, которую нужно просто выполнить
• Ответ на электронную почту и другие сообщения во время работы
• Сохранение мотивации и энергии в течение всего рабочего дня
• Сосредоточение и доводка самых важных проектов на своих тарелках

Как бы мне ни хотелось претендовать на статус «высокопродуктивного человека», лучшее, что я могу сделать, это сказать: я работаю над этим.Но, читая статьи, изучая книги и задавая вопросы продуктивным людям, я собрал лучшие советы, которые я мог найти, относительно их привычек к продуктивности.

Ниже приведены 18 наиболее важных привычек высокопроизводительных людей. Эти советы по продуктивности помогут вам добиться максимальной эффективности и сделать больше, от способов тратить меньше времени на электронную почту до способов сосредоточения внимания.

Невозможно стать более продуктивным в одночасье. Но если вы внесете небольшие изменения и закрепите некоторые из этих привычек, вы сможете стать более эффективными.

Как быть более продуктивным

Повысьте продуктивность и станьте высокоэффективным с помощью этих привычек:

1. Сосредоточьтесь в первую очередь на самых важных задачах
2. Развивайте глубокую работу
3. Составьте список отвлекающих факторов, чтобы не терять концентрацию
4. Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения долгосрочных приоритетов
5. Используйте правило 80/20
6. Разбивайте задачи на более мелкие части
7. Перерывы
8. Принимайте меньше решений
9. Устранение неэффективной связи
10. Найдите повторяющиеся ярлыки
11. Учитесь на успехах и на ошибках
12. Планируйте, когда что-то пойдет не так
13. Работайте, прежде чем получите мотивацию или вдохновение
14. Не работать одновременно
15. Заправить бак — зарядить
16. Заточить топор
17. Управляйте своей энергией (не только временем)
18. Научитесь говорить «нет»

Повышайте производительность с помощью автоматизации

Получите бесплатную 14-дневную пробную версию ActiveCampaign.Пусть автоматизация маркетинга справится со скучными вещами (кредитная карта не требуется).

1. Сначала сосредоточьтесь на наиболее важных задачах (MIT)

Совет по продуктивности — сначала сосредоточьтесь на наиболее важных задачах (MIT).

Вы, вероятно, не учились в Массачусетском технологическом институте, но MIT может помочь вам работать более продуктивно.

Теория, лежащая в основе наиболее важных задач, заключается в том, что в любом заданном списке дел одни задачи более важны, чем другие. Если вы сосредоточитесь на том, чтобы просто отметить пункты списка дел, то в итоге вы получите набор как важных, так и менее важных задач.

Это также открывает вам возможность откладывать дела на потом — легко провести весь день, проверяя простые, менее важные дела, вместо того, чтобы отказываться от сложного.

Вместо этого потратьте несколько минут в начале дня, чтобы выбрать 1–3 MIT — вещи, которые, несмотря ни на что, вам нужно завершить к концу дня.

С обновленным вниманием к важному становится легче составить содержательный список дел — убедитесь, что важные дела выполнены.

Лаура Эрнест из Whole Life Productivity сказала следующее о важности определения приоритетов как привычки продуктивности:

«Позвольте мне сказать, что я делаю различие между эффективным и эффективным, но и то, и другое необходимо для максимальной производительности. Эффективность — это правильная работа, а эффективность — это правильная работа. Таким образом, наиболее продуктивные люди работают над важными задачами, следя за тем, как они выполняют эти задачи наилучшим образом.

Я также считаю, что наиболее продуктивные люди способны различать, какие задачи являются наиболее важными, и могут либо отпустить других, либо делегировать их.Это не сумасшедшая спешка, чтобы все сделать, потому что они понимают, что не могут сделать все ».

2. Развивайте глубокую работу

Совет по повышению продуктивности — развивайте глубокую работу (даже если это означает, что вы не говорите чаще). Напишите об этом в Твиттере!

Некоторые задачи просто сложные. Нет замены глубокому труду.

У каждого есть несколько ежедневных дел, которые можно почти выполнить во сне. Это задачи, которые вам нужно выполнить с помощью подкастов — во всяком случае, их трудно заставить себя выполнить, потому что они не особенно интересны.

В то же время некоторые задачи просто сложные. Вы не можете выполнять несколько задач одновременно. Вам нужно посвятить серьезное время и умственные усилия, чтобы выбить их из парка. Эти задачи называются «глубокой работой».

Кэл Ньюпорт написал об этом типе работы в своем бестселлере Глубокая работа: правила целенаправленного успеха в отвлеченном мире . Ньюпорт утверждает, что навык интенсивной сосредоточенности становится все более редким и что те, кто может овладеть им, получают огромное преимущество.

Вот несколько рекомендаций Ньюпорта по развитию глубокой работы:

• Составьте график глубокой работы: Планируйте углубленную работу в свой график в одно и то же время каждый день, возможно, утром. Наличие регулярного времени для глубокой работы поможет вам сделать это привычкой.
• Скучать: Звучит нелогично называть скуку продуктивной привычкой, но очень важно чувствовать себя комфортно со скукой. Глубокая работа не всегда доставляет удовольствие, а скука или разочарование — вот что заставляет нас искать отвлекающие факторы.По возможности избегайте использования социальных сетей для развлечения и постарайтесь не делать ничего более комфортно.
• Будьте сложнее с контактом: Электронную почту и другие отвлекающие факторы можно уменьшить, попросив людей, которые связываются с вами, поработать заранее. Попросите людей изучить их вопросы, прежде чем обращаться к вам, и предоставьте как можно больше информации в своих электронных письмах. То же самое и с вами — тратя время на общение, вместо того, чтобы быстро писать электронное письмо, можно свести к минимуму туда и обратно.
• Знайте свои рабочие привычки: Вы лучше всего работаете в изоляции? С периодическими перерывами? Вы работаете в напряженном графике? Вам не нужно пересматривать весь свой график — просто выделите время для глубокой работы.

Высокопроизводительные люди овладели навыком глубокой работы.

3. Составьте список отвлекающих факторов, чтобы не терять концентрацию.

Совет по продуктивности — ведите список отвлекающих факторов, чтобы записывать идеи, о которых вы думаете во время работы. Твитните это!

Электронная почта, социальные сети и тысячи дел позволяют легко отвлечься, когда вы пытаетесь быть продуктивным.

Пытаетесь ли вы сосредоточиться на глубокой работе или просто имеете дело с более мелкими задачами, отвлечения — это проклятие продуктивности.Трудно поддерживать эффективные рабочие привычки, когда вокруг вас что-то отвлекает.

Одним из эффективных методов уменьшения количества отвлекающих факторов является создание «списка отвлекающих факторов».

Храните этот список — будь то документ Google или обычный лист бумаги — под рукой, пока вы работаете. Каждый раз, когда возникает отвлекающая мысль, запишите ее в список и приступайте к работе.

Эта техника, которая является одним из секретов Техники Помидора, очень мощна, потому что в большинстве случаев ваши отвлечения законно требуют внимания.

Если я занимаюсь серьезной работой и внезапно вспоминаю счет, который нужно оплатить, или у меня есть идея для нового сообщения в блоге, это мысли, заслуживающие внимания.

Они просто не заслуживают этого прямо сейчас.

Если во время работы возникают мысли, записывайте их. Как только у вас наступит перерыв в работе, вы можете вернуться и либо заняться ими, либо добавить их в свой более крупный список дел.

4. Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения долгосрочных приоритетов

Совет по продуктивности — используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы найти свои важные, но не срочные задачи.

Одна из опасностей производительности — ориентация на краткосрочную перспективу.Как однажды сказал легенда менеджмента Питер Друкер, «нет ничего бесполезнее, чем эффективно делать то, чего не следует делать вообще». Изучая продуктивные привычки, легко попасть в эту ловушку.

В любой рабочий день легко увлечься делами, которые кажутся важными прямо сейчас .

Матрица Эйзенхауэра, которую Дуайт Эйзенхауэр использовал для принятия решений во время его пребывания в должности генерала, была популяризирована книгой Стивена Кови «7 привычек высокоэффективных людей». Это поможет вам быстро определить, над чем вам следует работать, а что игнорировать.

Чтобы создать матрицу Эйзенхауэра, сделайте квадрат 2 x 2. На одной оси напишите «важно» и «не важно». С другой стороны, «срочно» и «не срочно».

Источник: Развитие хороших привычек

Составление списка дел в зависимости от важности и срочности каждой задачи может помочь вам определить потери времени, которые того не стоят.

Вы проводите большую часть дня, занимаясь срочными, но не важными делами? Ищите способы делегировать, автоматизировать или исключить.

Вы тратите время на то, что не является важным или срочным? Игнорируйте эти вещи.

Вы находите время для работы над важными, но не срочными делами? Если вы похожи на большинство людей, вы могли бы проводить больше времени в этом квадранте. Матрица Эйзенхауэра упрощает понимание того, что важно, а что нет.

5. Используйте правило 80/20

Совет по продуктивности — используйте правило 80/20, чтобы сосредоточить свое время на наиболее важных задачах.

Другой способ расставить приоритеты задач исходит из принципа 80/20.

Обнаруженное итальянским экономистом Вильфредо Парето правило 80/20 (также называемое принципом Парето) гласит, что в любом стремлении 80% результатов будут получены благодаря 20% усилий.

Чтобы добиться максимальной эффективности, высокопроизводительные люди выделяют 20% самой важной работы. Затем они ищут способы сократить остальные 80% своего расписания, чтобы найти больше времени для вещей, которые имеют наибольшее влияние.

Это электронное письмо является частью 20%

Введите свой адрес электронной почты.Раз в неделю мы будем отправлять вам наши лучшие маркетинговые советы (то, что дает 80% результатов).

6. Разбивайте задачи на более мелкие части

Совет по продуктивности — разбейте задачи на один следующий шаг. Это остановит откладывание на потом. Напишите об этом в Твиттере!

Почему вы откладываете на потом?

Есть множество причин, по которым люди откладывают дела на потом, но одна из самых важных — то, что задачи в их списке дел кажутся слишком сложными.

Если у вас есть элементы списка дел, которые имеют большой объем и не очень конкретны, решение этих задач становится сложной задачей.Вы смотрите на предмет и думаете: «Я даже не знаю, с чего начать».

Вы можете начать с разбивки больших задач на более мелкие. Ставьте небольшие цели для каждой задачи.

Если у меня есть пункт в списке дел с пометкой «написать сообщение в блоге о продуктивности», его легко (по иронии судьбы) отложить — потому что есть несколько разных мест, с которых я мог бы начать.

Что, если бы я разбил эту большую задачу на более мелкие части? Вместо «написать блог о продуктивности» пример моего списка дел может быть таким:

• Найдите ключевые слова, связанные с производительностью и хорошими, эффективными привычками
• Прочтите 10 лучших результатов Google по продуктивности
• Проведите мозговой штурм, чтобы повысить производительность труда
• Объедините идеи, которые я нашел или придумал, в схему
• Запишите любые мысли по каждой тактике, используя маркеры
• Пройдите по одному пункту за раз, чтобы разбить их на полные разделы

Моя большая задача превратилась в шесть меньших задач.Конечно, это делает мой список дел длиннее, но также помогает мне делать дела быстрее — и мне не нужно думать о том, с чего начать.

Каждый пункт в моем списке невероятно специфичен. Все, что мне нужно сделать, это разобраться с ними по порядку. Результатом является запись в блоге, которую вы читаете прямо сейчас.

7. Делайте перерывы

Совет по продуктивности: перерывы делают вас более продуктивным. Короткий перерыв каждые 55 минут идеален. Напишите об этом в Твиттере!

Никто, даже высокопроизводительные люди, не может сосредоточиться восемь часов подряд.Это просто невозможно. Независимо от того, сколько эффективных привычек вы выработаете, вы не сможете так долго сохранять концентрацию, не отвлекаясь.

Вот почему так важны перерывы (и исследования показывают, что они делают людей более продуктивными). Даже перерывы продолжительностью всего несколько минут могут помочь вам зарядиться энергией и прийти к новым идеям.

Делайте перерывы заранее. Когда вы делаете перерывы, важно сделать их структурированными и продуманными. Отвлечение внимания легко оправдать «перерывом».Но если у вас нет расписания перерыва, возможно, вы просто отвлекаетесь.

Могут помочь такие методы, как Техника Помидора. Техника Помидора предлагает 25-минутные блоки работы с короткими 5-минутными перерывами. Вы интенсивно работаете определенное количество времени, а затем намеренно не работаете в течение меньшего количества времени.

Расписание перерывов поможет вам сохранить свежесть и продуктивность в течение всего дня.

8. Принимайте меньше решений (о вещах, которые не важны)

Совет по продуктивности — принимайте меньше решений.Попробуйте автоматизировать решения или принимать менее важные решения без особых раздумий.

Когда он был президентом, Барак Обама однажды сказал Vanity Fair , что он никогда не принимает решения о том, что надеть:

«Вы увидите, что я ношу только серые или синие костюмы», — сказал [Обама]. «Я пытаюсь сократить количество решений. Я не хочу принимать решения о том, что мне есть или носить. Потому что мне нужно принять слишком много других решений ».

Некоторые решения важны.Большинство — нет. Если вы хотите работать более продуктивно, подумайте об аутсорсинге или отказе от повседневных решений.

Другие высокопроизводительные люди высказывали аналогичные комментарии о своих эффективных привычках. У писателя и предпринимателя Рамита Сетхи есть то, что он называет «правилом книжной покупки Рамита»:

«Если вы думаете о покупке книги, просто купите ее. Не тратьте пять секунд на обсуждение этого вопроса. Даже одна идея более чем оправдывает свою цену ».

Если вы пытаетесь сделать выбор между двумя книгами для чтения, Сетхи скажет: «Прочти их обе.«Нет смысла тратить энергию на принятие решений на неважное.

9. Устраните неэффективное общение (тратьте меньше времени на электронную почту)

Совет по повышению продуктивности — тратьте меньше времени на электронную почту, помещая больше информации в свои электронные письма (сокращайте время от времени) Твитните это!

Пора перейти к слону в комнате: электронная почта.

Электронная почта часто считается отравой для продуктивных привычек. Многие люди проводят свой рабочий день с четко видимым почтовым ящиком, отвечая на каждое поступающее уведомление.

Как я уже говорил в разделе «Глубокая работа», уменьшение отвлечения такого рода имеет большое значение. Один из способов сделать это — просто свернуть почтовый ящик и проверять его через определенные промежутки времени.

Другой способ — стать более эффективным в общении по электронной почте для начала. Другими словами: отправляйте более качественные электронные письма.

Вы когда-нибудь пытались запланировать встречу, а затем отправляли еще пять электронных писем туда и обратно, чтобы указать конкретное время и место?

Что, если бы вы могли уменьшить количество писем, необходимых для планирования простых встреч? Или сделайте каждое электронное письмо более точным, чтобы вам не приходилось возвращаться туда и обратно, прежде чем вы действительно приступите к реальной работе?

Высокопроизводительные люди сокращают количество отправляемых электронных писем, делая каждое электронное письмо более понятным и ценным.Это может означать, что на написание каждого электронного письма уходит еще несколько минут, но в конечном итоге это экономит время.

Если вам нужно назначить встречу с сотрудником, не отправляйте ему электронное письмо вроде этого:

«Привет [имя сотрудника],

Я хотел встретиться, чтобы мы могли поговорить о [проекте]. Когда у тебя хорошее время?

Best,
[ваше имя] »

Подобное электронное письмо выполняет свою работу, но оно приведет к появлению большого количества дополнительных писем для планирования.

Ваша настоящая встреча также окажется довольно неэффективной, так как вам нужно будет обсудить повестку дня лично, а у собеседника не будет времени обдумывать ответы на ваши вопросы.

Лучшее электронное письмо могло бы выглядеть так.

«Привет [имя сотрудника],

Я хотел встретиться, чтобы мы могли поговорить о [проекте]. Я специально хотел поговорить о:

[Тема 1 повестки дня проекта]

[Тема 2 повестки дня проекта]

[Тема 3 повестки дня проекта]

Я взглянул в ваш календарь, и мне показалось, что мы оба свободны во вторник в 10:00 или в среду в 13:00.Сообщите мне, что лучше всего подходит для вас, и не стесняйтесь бронировать мой календарь.

Best,
[ваше имя] »

Это письмо немного длиннее. Чтобы написать, нужно немного больше подумать. Но это также намного эффективнее. Чтобы организовать эту встречу, потребуется еще от 0 до 2 электронных писем, и у вас будет четкая повестка дня и цели.

Вы можете использовать сторонний планировщик, например Calendly, чтобы сделать это еще проще. Просто отправьте кому-нибудь свою ссылку, и они смогут забронировать время, которое подойдет вам обоим.

Делайте электронные письма как можно точнее — от планирования встреч до выдачи заданий или вопросов. Это требует немного больше работы заранее, но в конечном итоге делает вас более эффективным и сокращает ненужную работу.

10. Найдите повторяющиеся ярлыки — автоматизируйте задачи

Совет по продуктивности — что вы делаете снова и снова? Ищите технику, которая может автоматизировать эти задачи. Напишите об этом в Твиттере!

Если вы обнаружите, что делаете одно и то же снова и снова, ищите способы сделать это быстрее.

Это может быть так же просто, как изучение распространенных сочетаний клавиш или автоматизация целых разделов вашего бизнеса.

Какими способами можно найти ярлыки? Вот несколько возможных примеров:

• Составьте стандартные рабочие процедуры для общих задач, чтобы вы могли быстро следовать контрольным спискам вместо того, чтобы работать с нуля
• По возможности делегируйте задачи стажерам или другим сотрудникам. (Просто убедитесь, что вы регулярно отслеживаете и обновляете свою команду.)
• Выучите простые часто используемые сочетания клавиш. Мне нравится использовать «command + shift + t», чтобы открыть недавно закрытую вкладку, или «command + option + 2», чтобы создать заголовок в документах Google.
• Увеличьте скорость набора текста — это кажется очевидным, но разница между 60 и 90 словами в минуту огромна. Такая игра, как Typeracer, может помочь (предупреждение: она вызывает привыкание).
• Используйте технологии для решения повторяющихся задач

Повторяющиеся задачи — отличные кандидаты для сокращений, делегирования или автоматизации.Избавившись от них из своего расписания, вы сэкономите много времени и энергии.

11. Учитесь на успехах и на ошибках

Совет по продуктивности — учитесь на своих успехах, а не только на своих ошибках. Сделайте эффективные процессы более эффективными. Напишите об этом в Твиттере!

Одна из задач высокопроизводительных сотрудников — сделать так, чтобы быстрая работа была хорошей работой.

Когда вы работаете быстро, вы открываете себя для ошибок. Высокопроизводительные люди борются с этим риском, обучаясь и совершенствуясь в каждый возможный момент, так что создание хорошей работы становится интуитивно понятным.

Учиться на ошибках очевидно (хотя, конечно, ценно). Когда что-то идет не так, анализ ошибок и поиск способов их предотвращения — очень ценный опыт обучения.

Не менее важно и гораздо реже учиться на успехах. Когда что-то идет хорошо, почему?

Когда вы добиваетесь успеха, может возникнуть соблазн выпить шампанское и начать праздновать. И не поймите меня неправильно — хорошо отмечать ваши успехи.

Но успехи заслуживают такой же тщательной проверки, как и неудачи.

Высокопроизводительные люди извлекают максимум пользы из успехов, изобретая, как их повторить. Что прошло хорошо и почему? Что вы должны извлечь из этого опыта и использовать снова? Есть ли в успешном проекте элементы, которые не были столь эффективными и которые можно было бы исключить?

Эти вопросы помогут вам перейти от одного успеха к повторному. Это также помогает вам понять свои успехи на более интуитивном уровне, что экономит ваше время, когда вы садитесь работать над новым проектом.

12. Планируйте, когда что-то пойдет не так

Совет по продуктивности — составьте план на случай, если что-то пойдет не так (до того, как что-то пойдет не так).

Бывает со всеми. У вас большие планы на сегодня — это будет ваш самый продуктивный день, — но затем начинают вспыхивать небольшие пожары, требующие вашего внимания.

Неважно, сломалась ли ваша печь и вам нужно вызвать ремонтника, назначается встреча в последнюю минуту или вы забыли назначить время на обед — иногда что-то идет не так.

Высокопроизводительные люди признают ошибку планирования: тот факт, что все недооценивают время, необходимое для выполнения задач.

Исследование ошибки планирования показывает, что во многом причина такой неверной оценки заключается в том, что мы забываем учесть задачи или обязанности, которых еще нет в наших календарях.

Вы когда-нибудь пытались назначить встречу и думали: «Давай сделаем на следующей неделе, следующая неделя выглядит более открытой?» Но вот наступает следующая неделя, и она так же занята, как всегда.

Высокопроизводительные люди лучше понимают, что следующая неделя кажется открытой только потому, что вы еще не запланировали ее. Планируя перерывы в работе и создавая планы на случай непредвиденных обстоятельств, высокопроизводительные люди могут быстро адаптироваться к возникновению незапланированных проблем.

13. Работайте до того, как получите мотивацию или вдохновение

Совет по продуктивности — мотивация приходит ПОСЛЕ продуктивности (не раньше). Начните с работы, чтобы вдохновиться. Напишите об этом в Твиттере!

Многие люди, стремящиеся к более продуктивным привычкам, говорят о том, что им нужно вдохновляться или мотивировать.Вместо этого высокопроизводительные люди сосредотачиваются на том, чтобы начать работу — независимо от того, мотивированы они или нет.

В своей классической книге « Bird by Bird » автор Энн Ламотт дает такой совет начинающим писателям: смотрите сквозь рамку с изображением в один дюйм.

Что это значит?

Это означает, что вам не нужно заниматься всем сразу. Когда у вас возникают проблемы с мотивацией, это часто происходит из-за того, что вы смотрите на масштабный проект.

Это устрашающе.Трудно приступить к работе, когда стоит перед огромной задачей.

Ламотт советует писателям не беспокоиться о вдохновении или мотивации. Просто начните писать как можно меньше. Даже если вам нужно начать с описания своей обуви, первым шагом будет размещение слов — любых слов — на странице.

То же самое относится и к вашей работе — даже если вы не писатель.

Если вы чувствуете себя подавленным или откладываете дела на потом, посмотрите в рамку с изображением в один дюйм. Начните делать что-то — например, разбивать задачу на более мелкие части — и вам будет легче продолжать работу.

Действия — это то, что ведет к мотивации, которая, в свою очередь, ведет к большему количеству действий. Высокопроизводительные люди не ждут мотивации — они начинают работать, и мотивация следует.

14. Не выполняйте одновременно несколько задач

Совет по продуктивности — не выполняйте одновременно несколько задач. Проверка электронной почты или социальных сетей считается многозадачностью. Напишите об этом в Твиттере!

С таким количеством отвлекающих факторов в нашем окружении возникает соблазн попасть в ловушку многозадачности.

Не надо.

Исследование многозадачности ясно: люди плохо справляются с этим.

Причина в том, что «многозадачность» на самом деле неправильно называется. Когда вы пытаетесь выполнять несколько задач одновременно, вы на самом деле не занимаетесь двумя делами одновременно — вы быстро переключаете внимание между двумя делами.

Каждый раз, когда вы переключаетесь, вы должны снова сосредоточиться на новой задаче. Поскольку для ускорения выполнения задачи требуется несколько минут, эти «затраты на переключение» делают многозадачность крайне неэффективной.

Бывают ли времена, когда многозадачность допустима? Наверное.

Если вы убираетесь в квартире, слушая аудиокнигу, у вас, вероятно, все будет хорошо.Причина в том, что две задачи — уборка и слушание — не используют одни и те же умственные ресурсы.

Но если вы пишете электронное письмо, пытаясь следить за словами в подкасте, обе задачи конкурируют за ваши языковые ресурсы — ваша работа замедлится и качество пострадает. Это также снижает вашу энергию и заставляет ваш мозг более уставать, а это означает, что вы также замедляете выполнение будущих задач.

Но как перестать многозадачность?

Избежать многозадачности можно так же просто, как закрыть вкладку с электронной почтой и отключить Slack, электронную почту или текстовые уведомления.В большинстве случаев ожидание ответа на электронное письмо еще полчаса — не конец света.

Устранение многозадачности — одна из самых продуктивных привычек, которые вы можете развить.

15. Заполнить бак — зарядить

Совет по продуктивности — ваша энергия так же важна, как и ваше время для продуктивности. Пополнить счет Твитнуть!

Тактика продуктивности, шаблоны писем и расстановка приоритетов — ценные методы повышения вашей продуктивности.

Но они не помогут, если вы не позаботитесь о себе.

Высокопроизводительные люди проводят время за перезарядкой. Это означает, что вы должны высыпаться каждую ночь, заниматься спортом и правильно питаться.

Если вы плохо мыслите или у вас проблемы с концентрацией внимания, обратите внимание на свои личные привычки. Я знаю, что мне недостаточно 7 или 8 часов сна — мне действительно нужно ближе к 9, а отсутствие сна влияет на мою продуктивность на несколько дней.

Сон. Упражнение. Ешьте хорошо. Выйдите на улицу и понежьтесь на солнышке. Забота о своих здоровых привычках — важная часть эффективной работы.

16. Точить топор

Совет по продуктивности — время, потраченное на то, чтобы научиться лучше выполнять задачи, экономит время на этих задачах в будущем (заточите топор) Твитните это!

Есть известная цитата, приписываемая Аврааму Линкольну:

«Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, и я потрачу первые четыре часа на то, чтобы точить топор».

Сказал ли Линкольн это на самом деле или нет, обсуждается, но урок, лежащий в основе этого, важен: если вы хотите быть продуктивным, вы должны быть внимательны.

В современном примере Уоррен Баффет и Чарли Мангер приписывают большую часть своего успеха чтению.

Проводя много времени за чтением, становясь более осведомленными и совершенствуясь в своей торговле, они могли принимать более быстрые и точные решения.

Как однажды сказал Мунгер:

«Ни Уоррен, ни я не достаточно умен, чтобы принимать решения без времени на размышления. Реальные решения мы принимаем очень быстро, но это потому, что мы потратили так много времени на подготовку, спокойно сидя, читая и думая.”

Посвятите время совершенствованию, и вы сможете более эффективно реагировать на различные ситуации.

17. Управляйте своей энергией (не только временем)

Совет по продуктивности — управляйте своей энергией, а не только своим временем.

Тайм-менеджмент — огромная часть продуктивности. Многие из приведенных в этом списке привычек продуктивности помогут вам более эффективно управлять своим временем.

Но не менее важным — и часто игнорируемым — является управление энергопотреблением.

Если вы устали и едва можете думать, неважно, сколько часов осталось в дне.Вы не сможете использовать их продуктивно.

Это логика решения сложных задач в начале дня — эффективно используя часы пик, вы можете сделать больше за меньшее время, прежде чем устанете. Джейсон Фрид, основатель и генеральный директор Basecamp, говорит, что:

«Хотя люди часто говорят, что времени недостаточно, помните, что у вас всегда будет меньше внимания, чем времени».

Высокопроизводительные люди знают, что времени на что-то недостаточно.Управление своей энергией — чтобы гарантировать, что вы беретесь за самые сложные задачи, пока у вас есть энергия, чтобы справиться с ними, — это важный способ стать продуктивным.

18. Научитесь говорить «нет»

Совет по продуктивности — научитесь говорить «нет», даже если это неудобно.

Так заманчиво сказать «да».

Новые проекты и возможности появляются постоянно. Возможности легко воодушевить, а потом свернуть на слишком много обязательств.

Сказать «нет» сложно.Это означает сознательное откладывание вещей в сторону, чтобы у вас было время поработать над своими наиболее важными приоритетами. Эксперт Марк Шид из Productivity501 сказал следующее о важности отказа:

«Очень эффективные люди действительно хороши в том, что НЕ делают.

Меньше дел означает, что время, которое вы тратите на важные дела, более целенаправленно и продуктивно. Слишком часто люди думают, что они становятся более продуктивными, заполняя свой день все большим количеством малоценной работы, но эта малоценная работа отнимает энергию и творческий потенциал, которые можно было бы направить на высокоценную работу.

Самые продуктивные и эффективные люди, которых я знаю, поняли, что они делают, что действительно ценно, и приложили все усилия, чтобы сделать это в меру своих возможностей. Обычно это означает, что они перестают заниматься «хорошими» делами, чтобы сосредоточиться на вещах, которые наиболее важны для них и для их целей ».

Заключение: как быть более продуктивным

Высокопроизводительные люди могут казаться волшебниками или роботами. В большинстве случаев наиболее эффективным людям, которых вы встречаете, удавалось найти способы преодолеть прокрастинацию и другие проблемы.

Самые эффективные люди не обязательно блестящие — они только что нашли способы победить прокрастинацию.

Наши советы по повышению продуктивности сводятся к 4 основным моментам. Вот как стать более продуктивным:

1. Управляйте своим временем как следует
2. Улучшайте списки дел
3. Береги себя
4. Будьте активны

И еще один совет: знайте, когда обращаться за помощью.

Умные люди просят о помощи. Продуктивные люди признаются, когда чего-то не знают.Когда вы просите о помощи, вместо того чтобы пытаться справиться с чем-то самостоятельно, вы экономите время (и разочарование). Убедитесь, что вы знаете, кто и каковы ваши ресурсы, и сделайте обращение за помощью в привычку.

Напомним, вот 18 рабочих привычек, которые используют высокопроизводительные люди, чтобы стать более эффективными:

1. Сосредоточьтесь на наиболее важных задачах (MIT) в первую очередь
2. Развивайте глубокую работу
3. Вести список отвлекающих факторов
4. Использование матрицы Эйзенхауэра
5. Используйте правило 80/20
6. Разбивайте задачи на более мелкие части
7. Перерывы
8. Принимайте меньше неважных решений
9. Устранение неэффективной связи
10. Найдите повторяющиеся ярлыки
11. Учитесь на успехах и на ошибках
12. Планируйте, когда что-то пойдет не так
13. Работать без мотивации и вдохновения
14. Не работать одновременно
15. Заполнить бак и зарядить
16. Точите топор и постоянно улучшайте
17. Управляйте не только временем, но и энергией
18. Научитесь говорить «нет»

Этот пост был первоначально опубликован в январе 2018 года.Обновлено апрель 2020 г.

Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по управлению временем

У всех нас есть 24 часа в сутки. Но почему кажется, что некоторые люди могут выжать максимум из каждой минуты дня? Вы не поверите, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с этих 20 сверхмощных советов по управлению временем.

1. Создайте тайм-аудит.

Когда дело доходит до управления временем, первый шаг, который вам нужно сделать, — это выяснить, на что на самом деле уходит ваше время. Вы можете подумать, что отправляете электронные письма всего за 30 минут, но на самом деле эта задача отнимает час вашего дня.

Самый простой способ отслеживать свое время — загрузить такое приложение, как RescueTime, Toggl или мой календарь приложений, чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время.Обладая этой информацией, вы можете затем внести соответствующие корректировки.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Поэтому, если я начинал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В некотором смысле становится игрой.

Поскольку я помещаю буферы между задачами и действиями, если я не завершу задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, отведенное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить », — предлагает Уильям Липовский.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задачу.Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, когда у вас есть такая возможность. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент ».

4. Планируйте заранее.

Одно из худших действий, которое вы можете сделать, — это проснуться без плана на день. Вместо того чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и решаете более тривиальные дела.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

• Накануне вечером. Прежде чем уйти с работы, потратьте последние 15 минут на организацию своего офиса и составление списка самых важных вещей на завтра.
• Первым делом с утра. Во время утреннего распорядка запишите 3 или 4 наиболее срочных и важных дела, которые необходимо решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Каждое утро проводите в MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Брутто? Конечно. Но, по мнению Твена, вы должны заниматься своими самыми большими и сложными задачами по утрам, иначе говоря, вашими наиболее важными задачами (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк с тайм-менеджментом. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше взяться за эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы пережить остаток дня.

6. Научитесь делегировать / передавать на аутсорсинг.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то делать то, что они делали раньше. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку — а это означает, что у вас есть больше времени, чтобы тратить на более важные задачи или делать меньше работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо нанимайте опытного фрилансера.И, если вы все же решите пройти обучение на дому, первоначальные вложения в конце концов окупятся.

7. Исключите половину работы.

«В наш век постоянного отвлечения внимания до глупости легко разделить между тем, что мы должны делать, и тем, чем общество нас бомбардирует», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы балансируем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел в то же время, когда мы пытаемся добиться чего-то. Редко, когда мы полностью заняты поставленной задачей.”

Clear окрестил эту «половину работы», и вот несколько примеров;

• Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон без причины.
• Вы пробуете новую программу тренировок, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что читаете об этом в Интернете.
• Во время разговора по телефону ваши мысли блуждают в почтовом ящике.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинной работы, результат всегда один: вы никогда полностью не заняты поставленной задачей, вы редко выполняете задачу в течение продолжительных периодов времени, и у вас уходит вдвое больше времени, чтобы выполнить вдвое меньше », — добавляет Клир.

Clear обнаружил, что лучший способ преодолеть половину работы — это заблокировать «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выделит несколько часов, чтобы посвятить его важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментированных сессий, когда вы выполняете лишь половину работы.”

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то это очевидно потому, что вы хотите узнать о некоторых полезных методах управления временем — и я более чем рад помочь вам в этом. Но если вы боретесь с управлением временем, решение может быть столь же простым, как изменение расписания.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, просыпайтесь на час раньше. Лично я считаю, что 5:15 утра — самое продуктивное время дня, поскольку это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над побочными проектами, не отвлекаясь.

Также подумайте о том, чтобы просыпаться пораньше по выходным и, возможно, сократить количество телевизоров, которые вы смотрите.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Немедленный переход от одной задачи или встречи к другой может показаться хорошим использованием вашего времени, но на самом деле это дает обратный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и зарядиться энергией, отправившись на прогулку, медитируя или просто мечтая. В конце концов, человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю, что 25 минут между задачами и встречами — это идеальный буфер.

10. Будьте организованы и решайте одну задачу.

Средний американец тратит 2,5 дня в год на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить зря время и деньги, будьте организованы.

Начните с создания дома для всего и следите за тем, чтобы предметы были возвращены на свои места. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И начните однозадачность. Большинство людей называют многозадачность основной причиной неправильного размещения предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% приложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно поступают от 20% клиентов», — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны распоряжаться своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов — это 20% ваших действий ».

Ренцо советует начинать с ежедневного просмотра «своего расписания или списка дел». Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из вашего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас увеличить усилия по наиболее важным задачам.”

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари уже давно являются основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко запланировать встречи и встречи, настроить напоминания, создать временные блоки и запланировать повторяющиеся мероприятия.

Лично я использую Google Calendar. Думаю, это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar тоже работают хорошо.

13. Перестань быть идеальным.

Когда вы перфекционист, ничто не может быть достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Итак, хватит быть идеальным. Его не существует. Делайте все, что в ваших силах, и двигайтесь дальше.

14. Просто скажите «Нет».

Я знаю, что вы не хотите никого расстраивать. Но вы можете справиться только с этим. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помогите коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививайте краеугольные привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «краеугольные привычки». Но что они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и вызывают другие хорошие. В результате вы станете более здоровым, целеустремленным и сможете лучше распоряжаться своим временем.

16. Не теряйте время ожидания.

Скажу честно. Я терпеть не могу ждать. Не то чтобы я нетерпеливый. Просто я знаю, что это время лучше было бы провести в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время зря, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или создаю план предстоящего сообщения в блоге.

17. Дистанционная работа.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до 26 минут? И, что еще хуже, эти ежедневные поездки становятся длиннее.Добавьте к этому количество времени, которое требуется на подготовку, и вы легко увидите, сколько времени потрачено впустую, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, работа на дому даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую вдохновляющие источники, такие как выступление на TED или биография. Это простой способ снова разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Когда у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте определенное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика Лео Бабауты. Он завел блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать.Итак, что Лео говорит о том, чтобы делать меньше.

Делать меньше не означает «лучше меньше, да лучше». Это означает «меньше — лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие на счету. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто корм.

10 практических способов улучшить навыки управления временем

Планировщики производительности и журналы — это инструменты профессии. Производительность — это искусство.Так же, как искусство очень личное для художника, продуктивность очень лична для человека. То, что работает для вас, может не сработать для меня. Это важное различие, если вы действительно хотите сделать больше за меньшее время.

Слишком многие из нас балуются советами по повышению продуктивности только для того, чтобы перейти к следующему инструменту или тенденции, когда они не помогли нам, упуская урок о том, что сработало, а что нет в этом инструменте или тенденции.

Ставим инструмент на пьедестал и скучаем по искусству. Это поклонение кисти, а не процессу рисования.Мы скучаем по искусству собственной продуктивности, когда инструмент затмевает сокровища.

Как художник, у вас есть много кистей на выбор. Вам нужна кисть, которая лучше всего лежит в руке. Вам нужна кисть, которая не отвлекает вас от вашего искусства, а сотрудничает с вами, чтобы создать множество вещей, которые вы видите в уме. Поиск такой кисти может потребовать некоторых экспериментов, но когда вы поймете, что роль кисти состоит в том, чтобы оживить ваше видение, вам будет легче найти подходящую кисть.

Планировщики такие же. Вам нужен журнал продуктивности, который поможет вам в создании вашего видения, а не тот, который утомляет или крадет вашу энергию.

Давайте познакомимся с 10 лучшими планировщиками производительности и журналами, которые помогут вам сделать больше за меньшее время.

1. Планировщик One Thing

Бестселлер NY Times, The One Thing , только что выпустил новый планировщик. Если вам понравилась эта книга, вам понравится этот ежедневник.

Гэри Келлер, основатель крупнейшей в мире компании по недвижимости Keller Williams Realty, овладел искусством сосредоточенности.Планировщик One Thing уходит корнями в отрасль, меняющую производительность. Если вы хотите нанести удар по Вселенной, это может быть вам идеальным помощником.

Получите планировщик здесь!

2. Full Life Planner

Full Life Planner — это совершенная система планирования Lifehacks, позволяющая получать результаты по всем основным жизненным аспектам, включая работу, здоровье и отношения. Этот умный планировщик — это 15 лет передового опыта Lifehack и проверенных формул успеха ведущих специалистов.

С помощью Full Life Planner вы можете согласованно согласовывать свои действия с долгосрочными вехами каждый день, неделю и месяц. Это поможет вам сделать больше и достичь своих целей.

Получите планировщик здесь!

3. The Freedom Journal

Создатель одного из самых плодотворных подкастов за всю историю, Entrepreneur on Fire , Джон Ли Дюма выпустил свой дневник производительности в 2016 году. Этот журнал в твердой обложке посвящен достижению целей SMART за 100 дней.

С их сайта:

«The Freedom Journal — партнер по подотчетности, который не позволит вам потерпеть неудачу. Джон Ли Дюма опросил более 2000 успешных предпринимателей и создал уникальный пошаговый процесс, который поможет вам УСТАНОВИТЬ и ДОСТИГНУТЬ свою цель №1 за 100 дней ».

Получите планировщик здесь!

4. Планировщик полного фокуса

Майкл Хаятт, автор платформы и ведущий подкаста «Это ваша жизнь» , также имеет свой собственный планировщик под названием Full Focus Planner.

С сайта:

«Созданный для 90-дневного цикла достижений, Full Focus Planner® предоставляет вам контент на четверть года, поэтому вы не будете перегружены планированием (и отслеживанием) 12 месяцев за раз. ”

Этот планировщик производительности включает в себя место для годовых целей, ежемесячный календарь, квартальное планирование, идеальную неделю, ежедневные страницы, место для ритуалов, еженедельный предварительный просмотр и ежеквартальный предварительный просмотр. Он также поставляется с уроками быстрого запуска, которые помогут вам освоить использование планировщика.

Получите планировщик здесь!

5. Планировщик увлечений

Они называют себя #pashfam и думают о своем планировщике как о «бумажном инструкторе по жизни». Их форматы включают датированные, академические и недатированные журналы в твердом переплете с разными цветами. Имея более 600 000 пользователей, они зарекомендовали себя как эффективные планировщики.

С сайта:

«Календарь встреч, руководство по постановке целей, журнал, альбом для рисования, журнал благодарностей, а также личные и рабочие списки дел в одном блокноте.»

У них есть программа« получи один — отдай один ». За каждый купленный Планировщик увлечений они пожертвуют один студенту или кому-то из нуждающихся.

Они также предоставляют бесплатные загрузки своих планировщиков в формате PDF. Это отличный способ провести тест-драйв, если их планировщик вам подходит.

Получите планировщик здесь!

6. Планировщики Desire Map

Если вы ищете более духовно ориентированного планировщика, Даниэль ЛаПорте, автор книги The Desire Map , создала Desire Map Planners.С ежедневными планировщиками, еженедельными планировщиками и недатированными планировщиками вы можете найти то, что вам подходит.

За этим планировщиком стоит программа Desire Map Planner Program, включающая 3 рабочих тетради, которые не только помогут вам в использовании планировщиков, но и направят вас в ваш мыслительный процесс о своей жизни и намерениях, которые вы используете для реализации.

Получите планировщик здесь!

7. Франклин Кови Планировщики

Дедушка всех планировщиков, Франклин Кови, обладает самыми широкими возможностями, когда дело касается макетов, папок и аксессуаров.Обладая более чем 30-летним опытом работы в сфере планирования продуктивности, они не только предоставляют массу макетов планировщика, но и с самого начала обучают продуктивности и планированию.

С сайта:

«Добивайтесь самого важного с инновационными, высококачественными планировщиками и папками, адаптированными к вашему личному стилю. Наша система бумажного планирования поможет вам определить ценности, сформировать успешные привычки, а также отслеживать и достигать ваших целей ».

Получите планировщик здесь!

8.Планировщик производительности

Планировщик производительности — от создателей самого продаваемого журнала, поддерживаемого Тимом Ферриссом, «Пятиминутный журнал».

Сочетание метода Айви Ли, принесшего Чарльзу Шваба миллионы, с техникой помидора, позволяющей сосредоточиться на текущем моменте, Планировщик продуктивности является одновременно интеллектуальным и эффективным.

Он позволяет планировать на шесть месяцев, ежедневные страницы по 5 дней, еженедельное планирование и еженедельный обзор, список приоритетных задач, отслеживание времени Pomodoro и дополнительное место для заметок.

С сайта:

«Часто ли вы заняты, а более важные дела откладываются? Планировщик производительности поможет вам расставить приоритеты и выполнить несколько жизненно важных задач, которые сделают ваш день удовлетворительным. Качество важнее количества. В сочетании с техникой Помидора, которая поможет вам не отвлекаться, Планировщик производительности поможет вам лучше выполнять работу за меньшее время ».

Получите планировщик здесь!

9. Self Journal

При поддержке Даймонда Джона из Shark Tank, Self Journal использует 13-недельный подход и сочетает в себе ежемесячное, еженедельное и ежедневное планирование, чтобы помочь вам сосредоточиться на действительно важных вещах.

Self Journal включает в себя дополнительные инструменты, которые помогут вам работать с их Weekly Action Pad, Project Action Pad, карманным журналом Sidekick, чтобы фиксировать ваши идеи на ходу, и их закладками SmartMarks, которые действуют как блокнот во время чтения.

Получите планировщик здесь!

10. Google Calendar

Возможно, вы уже используете Google Calendar для встреч, но с парой настроек вы можете использовать его в качестве планировщика продуктивности.

Производительность предполагает, что у нас есть время для работы, которую мы собираемся делать.Таким образом, если вы заблокируете время в календаре Google и обозначите его как «занято», это не позволит другим людям заполнить эти места в вашем календаре. На самом деле использовать эти отрезки времени, как вы планировали, зависит от вас.

Если вы используете инструмент бронирования, такой как «Расписание однократно» или «Календарный план», вы можете интегрировать его с вашим Календарем Google. Для максимальной продуктивности и ритма я рекомендую создавать постоянный «доступный» блок времени каждый день для таких встреч.

Календарь Google является бесплатным, веб-ориентированным и точным.Если вы цените чистую прибыль и легко держите приоритеты в голове, это может быть хорошим решением для вас.

Получите планировщик здесь!

Дополнительный совет: объедините 4 строительных блока производительности

Принципы, которые мы создаем внутри, столь же важны для специалистов по планированию производительности, как и сам инструмент. Есть 4 строительных блока продуктивности, использование которых увеличивает вашу энергию и результаты.

Четыре строительных блока продуктивности — это желание, стратегия, сосредоточенность и ритм.Когда вы сделаете это правильно, наличие планировщика производительности или журнала обеспечит структуру, которая поможет вам не сбиться с пути.

Блок № 1: Желание

Каким-то образом, преследуя все наши цели, мы накапливаем идеи и дела, которыми на самом деле не увлечены и к которым не стремимся. Они пробираются внутрь и отвлекают нас от действительно важных вещей.

В основе высокой производительности лежит желание. Не так много маленьких желаний, но всеобъемлющая мать желаний .Желание, которое вы чувствуете внутренне, желание, которое исходит из вашей души, а не вашей логики, — это то, что вам нужно задействовать, если вы хотите повысить свою продуктивность.

Планировщик продуктивности — это просто отвлечение, если вы не понимаете, для чего все это нужно. Однако при желании ваш планировщик продуктивности предоставляет направляющие для достижения ваших целей.

Блок № 2: Стратегия

Как только вы определитесь со своим всеобъемлющим желанием, вам нужно организовать свои шаги, чтобы достичь его.Назовем это «стратегией». Стратегия похожа на сборку пазла. Вы должны сначала перевернуть все части, чтобы увидеть узоры, цвета, соединения и найти границы.

В бизнесе и в жизни мы часто пытаемся собрать нашу «головоломку», не переворачивая все части. Мы вносим много вещей в наши списки дел и забиваем наших планировщиков вещами, которые не важны для общей картины нашей головоломки.

Стратегия заключается в том, чтобы потратить время на то, чтобы выкинуть из головы все вещи, связанные с вашей целью, а затем найти закономерности и приоритеты.Перевернув эти кусочки головоломки, вы начнете видеть более важные задачи, которые решают менее важные задачи или делают менее важные задачи неактуальными.

В бестселлере « The One Thing», они задают ключевой вопрос:

«Что я могу сделать, чтобы все остальное было проще или ненужнее?»

Это основа стратегии и организации того, что поражает вашего планировщика, а что нет.

Блок № 3: Фокус

Определив приоритеты, теперь вы можете сосредоточиться на Одном, что делает все остальное проще или ненужным.Вот где ваши планировщики продуктивности и журналы помогут вам удержать линию.

Поскольку вы уже перевернули кусочки пазла, вас не отвлекают новые блестящие предметы. Если появятся новые идеи, а они появятся, вы лучше увидите, как и где они вписываются в общую картину вашего желания и стратегии, что позволит вам вернуться назад и сосредоточиться на своем Едином Вещи.

Блок № 4: Ритм

Последний строительный блок продуктивности — ритм. В жизни и в работе есть ритм, который лучше всего подходит вам.Когда вы находите этот ритм, время останавливается, продуктивность легка, а работа приносит радость.

Некоторые называют это потоком. По мере того, как вы оттачиваете свое самосознание относительно своего идеального ритма, вы обнаружите, что катаетесь по потоку чаще и получаете свою продуктивность.

Без этих четырех строительных блоков продуктивности вы похожи на художника с кистью, не имеющей представления, как с ее помощью создавать то, что вам нравится. Но используйте эти четыре строительных блока и вы сможете сделать больше за меньшее время.

Итог

Ваша жизнь — это ваше искусство. Каждый день у вас есть шанс создать что-то удивительное. Понимая и используя четыре строительных блока продуктивности, вы настроите себя на успех независимо от того, какой планировщик или «кисть» вы выберете.

По мере того, как вы экспериментируете с разными планировщиками, вы сужаете, какой из них лучше всего подходит для вас, и ускоряете свой путь к разрушению Вселенной.