Инструкция по ведению и заполнению трудовых книжек: ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК / КонсультантПлюс

Государственная инспекция труда в Новгородской области

Информация представляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», утвержденными этим постановлением Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с дополнениями и изменениями, установленными  Постановлением Правительства РФ № 132 от 01.03.2008 г.( далее Правилами), Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

(далее Инструкция ),Трудовым кодексом Российской Федерации.

    Ответы формируются согласно Вашим запросам:

1.      Как правильно сделать в трудовой книжке запись о переименовании должности ?

В указанном вами примере: запись под номером 2 следует сделать:

графа 1- порядковый номер записи

 графа 2- дата внесения записи

графа 3- сделана правильно( должность…. переименована  в ….)

графа 4- приказ №…от…..( в данном случае приказ работодателя, а не министерства) . Работодатель должен издать свой приказ во исполнение Указания или приказа Министерства.

        2.Кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку работника ? Как это сделать

правильно?

    Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.  Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Т.е. уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция.  Внесение изменений в раздел «Сведения о работе» приведены в разделе 3 Инструкции. Перечислю некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.

  Пунктом 11 правил и пунктом 1.1 Инструкции установлено, что в трудовой книжке недопустимы сокращения. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».

          Неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. Основное правило таково: В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. (п. 1.2 Инструкции). Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

   Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

   Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована,  исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива).( п.27 Правил)

   При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 Правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.

  На заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе».

   «Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи  или  же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе

3        Если в тр.кн. перепутаны порядковые номера записей ,нужно ли это исправлять и как правильно это сделать?  (аналогично предыдущему вопросу)

        4. Если в тр.кн. неверно записано имя, фамилия или отчество работника, как это исправить, на основании каких документов, если организация, которая внесла запись, ликвидирована ?

     Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.

02.2007 № 91. В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке – в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.

5.Правомерно ли записи в трудовой книжке заверять не печатью самой организации, а печатью отдела кадров ( канцелярии) учреждения ?

Правомерно, поскольку « все записи внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя…» Работодатель в данном случае- юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. У юридического лица существуют различные печати ( канцелярия, кадры, финансы и т.

д.) Если лицо, уполномоченное заверять трудовую книжку- секретарь или кадровик, стало быть и печать они могут ставить соответствующую своей должности. Она все равно является печатью работодателя.            

 6. Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке имеются расхождения в записях о приеме на работу ( с 25 сентября 1968 г) и об издании соответствующего приказа ( 17 ноября 1968)

На основании ст.68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении- в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

      7.

В трудовой книжке работника отсутствует запись об увольнении из организации. Сама организация ликвидирована. Как это можно исправить?

      В  случае ликвидации организации соответствующую запись должен внести работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (решения о ликвидации предприятия, приказа или справки из архива). Если после ликвидации  предприятия работник больше нигде не работал и не работает, то ему необходимо обратиться в суд для принятия соответствующего решения.

     8.Организация реорганизуется в форме присоединения к другой организации, становясь ее филиалом. Работники присоединяемой организации становятся работниками филиала присоединяющей организации. Как следует оформить трудовые отношения с данными работниками ? Подлежат ли они увольнению из присоединяемой организации или можно оформить их перевод на работу в присоединяющей организации ?

            В соответствии со ст.75 Трудового кодекса РФ  « Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации», кроме руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.      

     «Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация

( слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Увольнение возможно только при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника либо изменением подведомственности. В случае изменения подведомственности в трудовой книжке делается  соответствующая запись

( Предприятие… переименовано в …. ).

         9. Работодателем в трудовую книжку работника не проставлен штамп организации и одной строкой внесена запись о приеме на работу и о наименовании организации ( т.е. окончание наименования организации и слово «принят» записаны в одной строке). Является ли это ошибкой и, как следствие, считается  ли такая запись недействительной?

    Ошибкой это не считается, если при увольнении работника в его трудовой книжке после подписи работодателя проставлена печать указанного предприятия.

   10. Как в настоящее время должна выглядеть запись о приеме и увольнении в трудовой книжке, вносимая индивидуальным предпринимателем? Какой документ нужно указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» ?

      Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».

    В п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…». Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно. Если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно, то подпись может быть такой:  Работодатель Индивидуальный предприниматель…(подпись).   Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима  подпись в таком виде.

   В  графе 4 раздела «Сведения о работе» — запись производится как обычно- на основании приказа ( распоряжения) работодателя. Поскольку ИП  тоже является работодателем, он должен издавать приказы( распоряжения) о приеме, увольнении и др

     11. В трудовой книжке работника на титульном листе нет печати организации, оформившей трудовую книжку. При этом в разделе «Сведения о работе» все заполнено правильно, первая и последующие записи о работе заверены печатью. Организации, которая оформляла трудовую книжку нет. Как исправить ошибку ?

    Роструд в своем письме от 28.08.2008 № 0807-1. ответил на такой вопрос следующее.

   «Вопросы, связанные с порядком ведения и хранения трудовых книжек, регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16. 04.2003 г. № 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее — Инструкция).

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

В то же время полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной.

В случае, если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель, в случае обращения к нему, полагаем, должен оказать необходимую помощь.

Кроме этого, Пенсионный фонд Российской Федерации в своей деятельности руководствуется, в частности, Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 г. № 555. в соответствии с пунктом 34 Правил период работы и иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются на основании сведений индивидуального персонифицированного учета. Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в котором закрепляется обязанность страхователя представлять в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, вступил в силу на территории Российской Федерации 1 января 1997 года.

Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета.

В соответствии с п. 6 названных Правил в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

 

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации, если имеются документы, оформленные ответствующим образом, подтверждающие период работы до регистрации в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования, то в общем трудовом и страховом стаже могут быть учтены периоды работы по этим документам.

Что изменилось в форме, порядке ведения и хранения трудовых книжек?

С сентября 2021 г. трудовые книжки нужно будет оформлять по новым правилам. При этом отдельные положения нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек лишены ясности, а некоторые – даже смысла

С 1 сентября 2021 г. трудовые книжки нужно оформлять по новым правилам. Минтруд России изменил их форму, порядок ведения и хранения¹. Расскажем, на что обратить внимание работникам и работодателям в первую очередь.

Предпосылки изменений

Для тех, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 г., трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников формируются в электронном виде². Однако в ряде случаев работодатели все еще должны вести бумажные трудовые книжки. Например, если работник подал письменное заявление об этом до конца 2020 г.³

Сейчас вопросы оформления трудовых книжек регламентированы двумя основными актами, утвержденными еще в 2003 г.⁴ К 2021 г. многие их положения стали избыточными и устарели, поэтому акты потребовалось упростить и привести в соответствие с актуальными положениями российского законодательства.

Обновление формы

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее существенно не изменились по сравнению с действующими. Их содержание по сути осталось прежним. Но на титульных листах уточнили, что печать работодателя нужно ставить при ее наличии⁵. Предусмотрели больше разворотов для сведений о работе и меньше – для информации о награждении. Например, в форме трудовой книжки для сведений о работе будет 14 разворотов, тогда как в настоящее время их 10.

Изменение порядка ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовую книжку на работника (за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП), если соблюдаются следующие условия:

• работник проработал у него свыше 5 дней;
• работа у этого работодателя является для работника основной;
• ситуация не подпадает под случаи, когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.

Предусмотрено, что по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку при условии ее предоставления работником (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Внесение сведений

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи теперь можно вносить не только вручную, но и полностью или частично с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Рекомендуется производить записи аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без сокращений. Сейчас использование определенных ручек и чернил – это обязанность работодателя, а не рекомендация для него.

Требования к внесению сведений о работнике существенно сократили, оставив лишь положения, которые касаются изменений таких сведений.

Расширили положения, касающиеся внесения сведений о работе. В случае если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, то для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству. При этом записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и прекращении трудового договора. Запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда сотрудник работал по совместительству до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной.

Установлено требование о ссылке не только на пункт (подпункт), но и на часть ст. 77, 81, 83, 278, 336 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов при внесении записи об увольнении.

Знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью больше не требуется.

Выдача трудовых книжек

Предусмотрено, что при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает ему трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается ему не позднее дня увольнения.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Она заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя или кадровой службы (при наличии печатей).

Учет и хранение трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

• учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом работодатели обязаны будут самостоятельно разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии). Требований о скреплении сургучной печатью или опломбировании не установлено.

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Такой работой занимается уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Ошибки юридической техники

Новые правила оставляют двоякое впечатление.

С одной стороны, многие избыточные требования отменили. Например, не нужно будет заполнять трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в его присутствии.

С другой стороны, действующая в настоящее время Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция) составлена намного удачнее, чем новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее – Порядок), содержит много показательных примеров, сформулированных корректнее и понятнее, чем в новых правилах.

К тому же некоторые положения Порядка вообще не связаны между собой, поскольку их скопировали из Инструкции без части текста, из-за чего был утрачен первоначальный смысл норм.

Например, в п. 12 Порядка указано:

«В разделах “Сведения о работе” и “Сведения о награждении” трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения».

Как видим, неясно, в каком порядке признается недействительной запись. Тогда как в п. 30 Инструкции, схожем по содержанию с п. 12 Порядка, четко указано, что изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Очевидно, что новые правила нуждаются в доработке.

---

¹ Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

² Часть 8 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ.

³ Часть 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ.

⁴ Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

⁵ Учтены разъяснения, приведенные в Приказе Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом при трудоустройстве на работу. В ней отдел кадров делает запись о приеме и об увольнении, в соответствии с Законодательством Российской Федерации. Существуют определенные требования к заполнению и ведению журнала учета.

Для чего необходимо наличие трудовой книжки, кто отвечает за ее заполнение

На территории России трудовая книжка служит подтверждением как трудового, так и страхового стажа граждан, без данного документа  невозможно оформление пенсии и различных пособий.

К основным функциям относятся:

• Для отражения трудоустройства, перехода на другую должность, перевода
• Для отметки награждений и сведений об увольнении

Важно! Ответственным за внесение записей является, при наличии, работник отдела кадров, в случае его отсутствия директор лично вносит данные в трудовые книжки работников.

Правила по оформлению трудовых книжек

• При официальном трудоустройстве сотрудника, организация обязана не позднее 5 рабочих дней внести запись в его трудовую книжку
• Это же правило распространяется и на временных трудоустроенных
• Каждая запись должна нумероваться сквозным типом
• Информация вносится на русском языке
• Сокращения не допускаются, наименование предприятия вносится полностью
• дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
• используются арабские цифры, перед одинарными ставится 0
• цвет чернил допускается синий, черный.

Читайте также статью ⇒ Оформляем иностранного сотрудника правильно.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

1.Если работник впервые принес трудовую книжку, то работодателю необходимо заполнить титульный лист. Каждая книжка имеет свою серию и номер.

Строка заполнения	Содержание
Фамилия, имя, отчество	Заполняется полностью, необходимо взять информацию с паспорта либо водительского удостоверения
Дата рождения	Аналогично с первоисточника
Образование	Предоставляется документ об образовании в соответствии с которым и вносится запись
Дата заполнения	Дата фактического трудоустройства, месяц можно написать словами
Печать предприятия	Обязательно проставляется на титульном листе

Важно! В случае, когда у сотрудника меняется фамилия по причине заключения брака или развода или по другим обстоятельствам, он обязан предоставить подтверждающий документ, на основании которого работник отдела кадров делает запись с указанием серии и номера документа.

Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации .

2.Сведения о работе

Этот раздел заполняется в соответствии с должностью сотрудника, его повышениях или понижениях, а также чины и разряды. Через весь раздел указывается полное название организации, а также сокращенное, если предусмотрено уставом.

Во второй графе указываем порядковый номер, затем дату принятия на работу, в сведениях о работе – на какую должность принят работник.

В четвертой графе ставим номер приказа и дату.

Пример:

№записи	число	месяц	год	Сведения о работе	основание
				Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)
26	01	06	2017	Принята на работу на должность оператора АЗС	Приказ №1 от 01. 06.2017г.

3.Заполнение при увольнении:

При прекращении трудового договора вносится запись об увольнении с указанием причин и статьи, на основании которой это происходит.

Например:

«Уволена по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или по соглашению сторон согласно п.1 той же статьи

Как исправить запись в трудовой книжке

Не смотря на внимательность сотрудников отдела кадров, человеческий фактор никто не отменял. Каждый может случайно допустить ошибку в оформлении записи в трудовой книжке.

Так в разделе личных данных на титульном листе можно  ошибиться в :

• Фамилия, имя, отчество – при возникновении ошибки такого характера, необходимо зачеркнуть чертой неверное, правильные пишутся рядом, а на внутренней стороне обложки указать основание внесения поправки

Важно!  Если вы допустили ошибку на титульном листе изначально при оформлении книжки, необходимо завести новую.

• Дата рождения – при ошибке в самой дате, неверной цифре, исправление вносится тем же образом, что и в ФИО. Ранее писали месяц буквами, это не считается недочетом и исправлению не подлежит.

• Образование – когда на первой странице не указано данных об образовании, новому работодателю стоит их аккуратно вписать, а при получении нового диплома в графе сведений внести запись о полученном образовании

• Отсутствует печать организации и подпись ответственного лица: в этом случае обратитесь на прежнее место, для проставления недостающих штампов

В 3 и 4 разделе можно ошибиться в следующем :

• Неверная нумерация
• Неверно указаны данные документа, который взяли за основу исправления
• Работник не поставил подпись о том, что он ознакомлен;
• Данные о наградах внесли не в тот раздел

Внесение записи о корректировке данных возможно только с указанием основания и признания ее недействительной.

В случае обнаружения ошибки в записи предыдущего работодателя, поправку может вносить новый, но для этого необходимо потребовать от сотрудника документ, который подтвердит, что действительно есть факт ошибки и тогда ее можно устранить.

Когда ошибка допущена в нумерации, поправка вносится тем же образом, вся запись зачеркивается и делается новая.

Оформление выдачи дубликата трудовой книжки

Законодательство не запрещает в  случаях утери, кражи, порчи  оформить сотруднику дубликат трудовой книжки. Сделать это может работодатель. Информация, которая будет внесена в дубликат, должна в точности совпадать с оригиналом книжки и быть подтвержденной.

Важно! Переносу в дубликат подлежит только та информация, которая содержится в подтверждающих документах. Лицо, ответственное за заполнение трудовой книжки, не имеет права вносить любую другую, даже проверенную информацию.

Указать, что данная книжка является дубликатом необходимо в правом верхнем углу титульного листа.

1. При утере работнику следует обратиться за дубликатом на последнее место трудоустройства. Предприятие должно в течении 15 дней оформить выдачу дубликата.

2. Если трудовая книжка испорчена и не может быть использована далее. В этом случае после оформления титульного листа и проставления отметки «Дубликат» надо просто аккуратно переписать всю информацию из книжки, пришедшей в негодность.
3. Если трудовые книжки массово пропали у работодателя из-за чрезвычайного происшествия, то всем работникам выписываются дубликаты. Это делается на основании акта комиссии органов исполнительной власти, оформляемого при участии всех заинтересованных лиц.

О факте выдачи дубликата трудовой книжки , сотрудник кадров должен сделать запись в книге учета трудовых.

Читайте также статью ⇒  Оформление трудовых отношений с иностранными граж­данами.

Ответы на распространенные вопросы

1.Воспрос №1:

Можно ли официально трудоустроиться, а трудовую книжку предоставить позже?

Ответ:

Если вы устраиваетесь на работу  и хотите, чтобы работодатель принял вас на законных основаниях, то вы обязаны предоставить трудовую книжку  в течении пяти дней с момента заключения трудового договора. Поскольку сотруднику отдела кадров необходимо внести запись в книжку, а также ее саму в журнал учета трудовых. А так же бухгалтер длен будет заплатить налоги с вашей заработной платы.

2.Вопрос №2:

Какие штрафные санкции предусмотрены для работодателя за утерю, порчу трудовой книжки сотрудника?

Ответ:

Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек работников и при увольнении обязан выдать ее на руки. Если так сложилось, что он ее потерял или произошло какое-либо происшествие, то сотруднику можно сделать дубликат, однако, потребуется восстановление предыдущих записей, что очень хлопотно, поскольку нужно каждое место работы подтвердить документально. В случае отказа руководства в помощи при оформлении дубликата, вы имеете право обратиться с заявлением в трудовую инспекцию и требовать компенсацию , которая рассчитывается исходя из среднего заработка и начисляется за каждый возникший день просрочки.

приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н

В рамках т. н. регуляторной гильотины приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н утвердил новые форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Рассказываем, на какие изменения и новшества нужно обратить внимание.

Чем руководствоваться

Новые правила для трудовых книжек по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н будут действовать до 1 сентября 2027 года. То есть, 6 лет.

Одновременно признаны утратившими силу прежние подзаконные акты по трудовым книжкам. Это:

Новое в бланке трудовой книжки с 01.09.2021

Минтруд обновил бланк трудовой книжки и вкладыша в неё. Вот так они выглядят с 1 сентября 2021 года:

 

На титульном листе теперь есть пометка, что печать ставить нужно при ее наличии.

В трудовой книжке теперь больше страниц для сведений о работе и меньше для информации о награждении или поощрении работника. И это понятно: ведь в электронной форме трудовой книжке (СЗВ-ТД) данные о награждениях вообще не приводят.

Так, сведениям о работе в новой форме трудовой книжки отведено 14 разворотов, а не 10, как до 01.09.2021. Аналогично – для данных о награждении: стало 7 разворотов вместо 10.

Само содержание бланка и вкладыша трудовой книжки осталось прежним.

Новое в заполнении трудовых книжек с 1 сентября 2021

Записи в книжку Минтруд разрешил целиком или частично впечатывать либо вносить с помощью технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа/печати (п. 3 приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

То есть, одну запись можно одновременно и вписать, и снабдить штампом. Применимы оба способа.

Теперь лишь рекомендовано использовать перьевую или гелевую ручку, ручку-роллер, а также световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета (до 01.09.2021 делать записи нужно перечисленным).

С 1 сентября 2021 года отменено требование о заполнении трудовой книжки в присутствии работника, принимаемого на работу впервые.

Сведения о работе по совместительству можно вносить как по хронологии, так и блоками — одновременно о приеме и увольнении.

В записи об увольнении в связи с переводом сотрудника на другую постоянную работу с 01.09.2021 нужно указывать наименование юрлица или ИП, к которому он уходит.

Некоторые записи в трудовую книжку актуализированы в соответствии с требованиями новых федеральных законов или изменениями в действующие законы.

По-прежнему бумажную трудовую книжку нужно вести на каждого работника, который проработал в компании 5 дней и более.

Если работа дистанционная (на удалёнке)

С 01.09.2021 установлены особенности заполнения трудовой книжки дистанционного работника. Так, по его желанию работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку при условии ее предоставления работником. Он может это сделать в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (кроме случаев, когда по закону трудовая книжка на работника не ведется) (п. 2 нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек 2021).

Новое в учёте трудовых книжек с 01.09.2021

Для учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их бланков работодатель к 1 сентября 2021 года должен разработать и утвердить локальным актом свои формы соответствующих учётных книг или журналов.

Прежние формы из постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 (Приложения № 2 и 3) утрачивают силу с 01.09.2021, но их можно спокойно брать за основу при генерации своей формы книги/журнала учёта трудовых книжек.

Соответствующие учетные реестры нужно заверить руководителю и печатью организации (при ее наличии). А скрепление сургучной печатью и опломбировка необязательны.

Новое в ознакомлении с трудовой книжкой с 01.09.2021

Теперь сотрудников не нужно знакомить с каждой вносимой в трудовую книжку записью под роспись в личной карточке.

Также больше не нужно заверять подписью увольняемого сотрудника все записи, внесенные в книжку за время работы у соответствующего работодателя.

Новое в выдаче трудовой книжки с 01.09.2021

Установлен срок выдачи бумажной трудовой книжки работнику, который отказался от ее ведения в пользу электронных сведений о трудовой деятельности. С 01.09.2021 вернуть книжку надо не позже 3-х рабочих дней со дня подачи сотрудником заявления о предоставлении ему работодателем электронных сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Если работник подал такое заявление менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, трудовую книжку ему выдают не позднее дня увольнения.

При выдаче бумажной трудовой книжки работодатель должен:

1. Сделать в ней последнюю запись – о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ).
2. Заверить ее подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью компании (если есть) или кадровой службы.

Бумажные трудовые книжки на новом бланке нужно выдавать только в случае их утраты или существенной порчи. На впервые принятых на работу за свою жизнь оформлять эти книжки уже не нужно.

В остальном правила для трудовых книжек остались прежними.

Инструкция по ведению трудовой книжки РФ правила заполнения ТК

Инструкция по ведению трудовых книжек (2018): законодательная база

Разъясняют и регламентируют администрирование Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. В них прописаны общие вопросы порядка ведения, хранения, внесения изменений, исправлений, выдачи, в том числе дубликатов книжек.

Правила состоят из восьми разделов:

1. Общие положения.
2. Ведение трудовых книжек.
3. Внесение изменений и исправлений. Дубликат трудовой книжки.
4. Выдача трудовой книжки при увольнении.
5. Вкладыш.
6. Учет и хранение.
7. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек.
8. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей.

Каждый из разделов инструкции по заполнению трудовых книжек (2017 г.) содержит соответствующие предписания по каждому из направлений.

Порядок внесения записей в трудовые книжки установлен Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, которое содержит семь разделов.

Общие положения

Записи должны быть аккуратными, чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без каких-либо сокращений. Например, фамилию, имя и отчество необходимо писать полностью, написание фамилии с инициалами не допускается. Используются арабские цифры.

Заполнение сведений о сотруднике

Раздел содержит информацию, на основании каких документов и в каком порядке вносятся сведения о владельце, в том числе при внесении изменений в персональных данных.

Например, изменения записей о фамилии, имени и отчестве делают на основании паспорта или других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя или отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Заполнение сведений о работе

В разделе описаны порядок и последовательность внесения записей о выполняемой сотрудником функции, о присвоении разрядов, классов или чинов.

Например, в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

В третьей графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием конкретного наименования, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому человек принят на работу. Записи о наименовании должности, специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. Инструкция заполнения трудовой книжки (2017) также предусматривает: если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Заполнение сведений о награждении

Самый маленький раздел инструкции, не требующий особых пояснений.

Заполнение сведений об увольнении

В силу своей важности и объемности раздел содержит не только подробные и конкретные пояснения и правила внесения записей о причинах прекращения контракта владельца. Дается конкретная инструкция по заполнению трудовых книжек 2019 с комментариями и примерами.

Так, при прекращении контракта по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в формуляр вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 ТК РФ» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ».

Все содержание раздела представлено в его названии, поэтому сразу пример: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 ТК РФ».

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Фактически положения данного раздела делятся на два подпункта: заполнение дубликата у прежнего работодателя и заполнение дубликата, если сотрудник до поступления в организацию трудился у другого работодателя.

Инструкция заполнения трудовых книжек (2017) также содержит форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и бланк Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

А если совместитель уволен с основного места работы?

С точки зрения законодательства, внесение любой записи производится по основному месту деятельности, данное положение никак не обойти.

Внешнее совместительство, согласно статьям 60.1 и 282 ТК РФ, — это выполнение другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. ТК не обязывает работодателя проверять, есть ли у внешнего совместителя основное место работы, равно как и не обязывает менять условия контракта при увольнении внешнего совместителя с основного места деятельности. Согласно статье 72 ТК РФ, изменение определенных сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон.

Таким образом, если работодатель не хочет принимать внешнего совместителя на основную работу, запись будет сделана только после того, как внешний совместитель устроится на другое постоянное место.

Если работодатель решил изменить условия договора внешнего совместителя и оформил контракт с ним по основному месту работы, запись вносится как обычно.

Законодательная база

В ТК сохраняется все сведения о трудовой активности гражданина, и она предназначена для вычисления продолжительности его трудового стажа при выходе на пенсию. Действующие форматы ТК и вкладышей регламентируются Постановлением № 225 от 16.04.2003 г. В Постановлении № 69 от 10.10.2003 г описываются правила записей в ТК. Указанные постановления имеют разногласия по некоторым вопросам, поэтому для грамотного ведения записей в ТК возникает необходимость обращаться к Трудовому Кодексу РФ.

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

Обеспечение сохранности ТК с момента принятия человека в учреждение до момента его увольнения возлагается на работодателя. Необходимо иметь ввиду, что первое учреждение, принявшего работника, отвечает за правильное занесение информации в титульной странице ТК.

Как правило, работодатель своим приказом делегирует полномочия по сохранности, заполнению, учету ТК кадровому сотруднику. Приказ руководителя о назначении ответственного за регистрацию ТК подлежит контролю со стороны госслужащих инспекции труда РФ.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2019 году

Ввод сведений в ТК начинается с титульного листа. Там отображаются все данные работника, согласно предъявленным документам, дата занесения сведений и подписи кадровика и принятого сотрудника. Записанная информация на данном листе заверяется печатью фирмы.

После оформления начального листа документа записываются сведения об устройстве на фирму. Все записи обязаны заполняться синим или черным цветом. В крайнем случае можно писать фиолетовым цветом. Записывается информация без сокращений.

При занесении сведений о зачислении на фирму на предусмотренной странице, обязательно отображается информация об учреждении. Потом вводится номер надписи и время ее введения.

Затем выполняется надпись о зачислении на фирму. При этом сокращения не допустимы. Для фиксирования записанной информации принятый работник расписывается в бланке.

В следующем шаге отображается название, номер и дата документа, на базе которого создается текущая строка.

Кроме сведений о зачислении на фирму в ТК заносятся данные о званиях и награждениях, с подтверждением приказом, удостоверением или другими материалами. Также отмечаются сведения, за какие достижения и кем награждалось лицо.

Надо иметь ввиду, что данные о денежных наградах в ТК не заносятся.

Посмотреть инструкцию можно на видео

Как заполнять впервые

Если лицо впервые принимается на работу, то фирма оформляет ему ТК, через пять дней после подписания трудового соглашения. Оформляется в присутствии ее собственника.

Информация, которая обязательна к заполнению:

• Личные данные владельца.
• Вид работы, выполняемой принятым лицом.
• Перевод или переквалификация
• Различные призы и вознаграждения.
• Надпись об увольнении, с отображением причины.

Форма занесения информации о сотруднике:

1. Информация о принятой личности записываются на основании паспортных данных.

• ФИО записываются без сокращений.
• Дата рождения работника также должна записываться также без сокращений.

1. Образование владельца ТК.

• Сведения об образовании вводятся на базе предъявленных материалов.

1. Профессия записывается так, как это отображено в предъявленном удостоверении.

• Чаще всего это относится к занятиям по повышению квалификации.

1. После внесения всех записей, сотрудник обязан проверить правильность заполнения и расписаться в соответствующей графе.
2. Финалом заполнения титульной страницы является печать учреждения.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Надпись в ТК о разрыве трудовых отношений с сотрудником отображается на странице бланка «Сведения о работе».

• В первой колонке вводится порядковый номер занесения сведений.
• Во второй колонке заполняется дата разрыва отношений – это заключительная дата работы сотрудника на фирме. Если лицо уходит в отпуск с последующим расторжением соглашения, датой разрыва контракта считается окончание отпуска.
• В колонке 3 пишется причина разрыва контракта со ссылкой на законодательство РФ.
• 4-я колонка предназначена для ввода даты и номера приказа, являющимся основанием увольнения лица.

Ниже представлены образцы заполненных ТК при разрыве трудового контракта по разным причинам.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

• Заполнение трудовой книжки при приеме

Оформление ТК при устройстве на фирму можно условно разделить на два варианта:

1. При трудоустройстве впервые, когда отсутствует бланк.
2. При очередном трудоустройстве.

При первом трудоустройстве ТК выдается работодателем после заключения трудового соглашения (ст. 65 ТК РФ). По данному факту создается приказ, являющийся основанием для заполнения документа. Заполняется бланк через пять дней сотрудничества. Бланк регистрируется в журнале учета ТК.

При первом варианте вводятся надписи на титульной странице бланка, где заносятся сведения в соответствии с:

• Нормативами учета и хранения ТК, отображенными в постановлении 225 от 16.04.03 г.
• Инструкцией, принятой Министерством труда № 69 от 10.10.03 г.

Если сотруднику не исполнилось 18 лет, и он продолжает учебу, то строчка об образовании в титульной странице не записывается до получения удостоверения об образовании (п. 2 Правил).

Оформление страницы «Сведения о работе»

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, о при устройстве на фирму обязательно заполняется в бланке страница «Сведения о работе».

На листе заносятся следующие надписи:

• В колонке «Сведения о приеме на работу…» пишется наименование учреждения.
• В первой колонке под названием учреждения заносится номер надписи.
• Вторая колонка предназначена для внесения даты устройства на фирму арабскими цифрами.
• В третью колонку заносятся данные о трудоустройстве с отображением должности: “Принята в цех… на должность швеи”
• В четвертой колонке отображается на каком основании выполнена надпись (№ приказа и т.д.).

Образец заполнения приема на работу

Заполнение дубликата трудовой книжки

Что предпринимать, если ТК пропала или при каких-то обстоятельствах испорчена? Конечно требуется сотворить дубликат ТК. Соответственно, возникает вопрос, а как его сотворить?

• Вверху справа титульной страницы документа записывается фраза «Дубликат».
• При наличии старой ТК на ее титульном бланке записывается фраза: «Взамен выдан дубликат», с отображением серии и номера дублирующего бланка.
• В дублирующий документ заносится все данные о рабочем стаже лица до устройства в данное учреждение, которые подтверждаются представленными материалами. Весь стаж отображается общей цифрой, то есть отображается общее число лет, месяцев и дней отработанного времени. При этом записывать сведения о предыдущих работодателях не обязательно.
• Также записывается информация о призах и наградах, полученных на предыдущих фирмах.
• Образец

(Видео: “Как создать дубликат ТК”)

Предприниматели получили право на регистрацию ТК с 2006 года. С 1.03.2008 года Правительство РФ в постановлении № 132 установило изменения, обязывающие ИП заполнять ТК по истечению 5-ти дней работы.

Трудовой Кодекс РФ в ч. 6 ст. 20, ч. 3 ст. 66 обязывает вести учет ТК на сотрудников следующих учреждений (кроме физлиц):

• Организации.
• Бизнесмены.
• Частные нотариусы
• Адвокаты, оформившие адвокатские кабинеты.

Законодательство РФ гласит, что ИП обладает статусом работодателя. Следовательно, он не имеет право составлять трудовое соглашение с самим собой, поэтому, для заполнения ТК на себя у ИП законных оснований не имеется.

(Видео: “Правила ввода записей в ТК для ИП”)

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Ответственные лица за учет ТК могут ошибаться, как и любые сотрудники. Надо иметь ввиду, что если опечатка выявлена при начальном занесении данных в ТК, то бланк нужно сразу ликвидировать, с составлением акта о ликвидации бланка и завести новый документ.

• При обнаружении опечаток в титульном бланке (в ФИО, а также в прочих личных сведениях) после заполнения ТК другими фирмами, придется подавать иск в судебные инстанции для того, чтобы ТК была признана за заявителем.
• При повышении уровня образования необходимо вносить поправки данных об образовании.
• Если работник получил новую специальность, также вводится новая запись.
• Для правки надписей во 2-м и 3-м пунктах старая надпись зачеркивается и заносится новая на основании предъявленных материалов. При этом, отметим, что на странице «Сведения о работе» зачеркивания не допускаются. Если все-таки надпись сделана ошибочно, то после нее в этой же колонке записывается, что данная надпись недействительна и заполняется правильная запись под новым порядковым номером.
• При обнаружении ошибки у нового работодателя кадровый работник оформляет запись о недействительности предыдущей, с внесением новой записи, с новым порядковым номером, датой исправления и соответствующего приказа.

Если не верно отображена надпись об увольнении, то возможны два варианта исправления.

• Первый – вносится новая строчка об устройстве на фирму, а запись о расторжении договора признается недействительной.
• Во втором варианте пишется, что старая надпись недействительна, а новая – заносится с указанием новой причины разрыва отношений.

(Видео: “Как вести записи в ТК”)

Основные положения

Основные положения – это базовая информация, разъясняющая основную суть того или иного Закона. Первым блоком 225 Постановления идёт соответствующее описание. Там указаны функции документа и его значимость.

Не стоит забывать о нюансах, касающихся регламента деятельности работодателей, имеющих статус физических и юридических лиц. Индивидуальные предприниматели заводят такие документы на работников в общем порядке, по ТК РФ.

Должностные лица компаний оформляют на работников, ведших трудовую деятельность на предприятии хотя бы 5 дней при условии, что соответствующая работа является основной.

Граждане с физическим статусом без юридической надстройки не имеют права вести трудовые книжки вообще работникам, принимаемым в первый раз.

П 31

Отдельные положения Постановления 225 заключены в пункты. П.31 гласит, что утерянные или иным образом утраченные трудовые книжки необходимо заменять новыми бланками. Осуществить соответствующую процедуру граждане обязаны в течение не более 15 суток.

П 41

Здесь речь заходит о необходимости внесения информации в журналы о трудовых книжках. Когда в этих документах меняются данные, отдел кадров заносит соответствующий факт в специальный реестр.

Сюда следует отнести моменты приёма, увольнения по собственному желанию или инициативе работодателя.

П 42

Этот пункт определяет, что бланки трудовых книжек являются документами, которые должны подвергаться строжайшей отчётности. Здесь говорится о порядке сохранности бумаг.

Пункт 45

Положение сообщает, что вся ответственность за оформление и сохранность трудовой книжки сотрудника лежит на руководителе. Оно имеет юридическую силу, пока работник ведёт официальную трудовую деятельность на конкретном предприятии.

Инструкция по ведению

Процедура заведения трудовой книжки на нового сотрудника:

1. Попросить соискателя показать вам оригинал паспорта гражданина РФ и документацию, свидетельствующую о его образовании.
2. Выясните, есть ли у него трудовая книжка? Если её нет, то берём новую заготовку документа — бланк.
3. Приступаем к заполнению титульного листа. Вписываем полностью имя, фамилию и отчество будущего работника. Затем пишем дату его рождения, данные о регистрации и иные сведения.
4. Укажите статус лица, его профессию в соответствии с полученным им образованием.
5. Ставим дату заполнения (только реальная).
6. Далее работодателю следует заверить титульный лист личной подписью и поставить печать в окне для штампов.
7. Попросите сотрудника расписаться в документе.
8. Теперь работодатель заполняет разворот. Графы 1 и 2 содержат порядковые номера и даты тех или иных записей.
9. Сведения о работе – сюда вписываем данные приёма или смены должности. Здесь же указывается факт увольнения.
10. Третья графа отведена для написания названия предприятия, наименования должности сотрудника, принятого на работу.
11. «Основания». Здесь ставится дата и номер приказа.
12. Печать не ставить! Штамп предприятие на развороте оставляет только при увольнении лица.
13. Отдаём книжку в отдел кадров на хранение.

Правила ведения:

1. Записи о премиальном вознаграждении не фиксировать.
2. Трудовые заслуги закрепляются, даётся ссылка на соответствующее решение и указ.
3. Необходимо фиксировать данные о восстановлении непрерывного стажа работника, указание документа обязательно.
4. Если сотрудник изъявил желание записать в трудовую книжку информацию, касающуюся работы по совместительству, то его требования безукоризненно выполняем.
5. Сведения вносить нужно строго в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации! Записи сокращать запрещено, каждой из них следует присваивать порядковый номер.
6. При внесении данных о переводе или увольнении работника, предложите ему ознакомиться с соответствующей информацией и расписаться в личной карте.
7. Даты ставим исключительно арабскими цифрами, так: 20.02.2018.
8. Требования к средствам заполнения: шариковые, гелевые или перьевые ручки, заполненные чёрными, синими или фиолетовыми чернилами.
9. Основной язык – русский. Он действует на территории всей России. Допускается использование иных языков, признанных официальными в некоторых субъектах РФ.
10. Зачёркивать и исправлять неправильные данные запрещено. При возникновении соответствующих ошибок работодатель должен ниже указать, что предыдущая информация является недействительной.
11. Писать следует исключительно разборчивым, понятным почерком! Буквы выписываем чётко.
12. Голограммы приветствуются. Специальные стикеры идут в комплекте с книжками. Они защищают документацию от подделок и выдачи содержащейся в ней информации за недействительность. Оторвать без следа их невозможно. Клеить следует на даты, подписи или печати. Большую пользу голограммы приносят при увольнении работника в связи с провинностью. На обязательное их использование оснований нет – по желанию.

Правила хранения

Кроме требований к заполнению и ведению трудовых книжек существуют правила к учёту и хранению соответствующей документации. Когда работодатель заканчивает с оформлением документа, бумага направляется в отдел кадров.

Требования следующие:

• появление данных и их обновление фиксируется в журнале учёта. К нему имеет доступ либо сам работодатель, либо – начальник (уполномоченный сотрудник) отдела кадров. Здесь же фиксируется информация о вкладышах;
• место хранения должно быть максимально надёжным. Примеры: ящик, лоток, находящийся в железном шкафу или сейф. Недопустимы риски сгорания или промокания бумаг. Доступ третьих лиц должен быть исключён. Приветствуется пломбирование;
• во время официальной трудовой деятельности лица запрещается выдавать книжки. Работник получает их только после увольнения;
• в случае смерти работника документ кадровики хранят два года отдельно от остальных трудовых книжек, пока родственники не потребуют его выдачи им на руки;
• если родные люди умершего работника не явились, то документация подлежит консервации. Трудовая книжка лежит в отделе в течение 50 лет. По истечению соответствующего срока производится её утилизация.

Кто заполняет

Будущий или уже действующий работник лишён права заполнять графы трудовых книжек! В его ответственность входит исключительно заверение личными подписями внесённых работодателем данных.

Руководитель (владелец, генеральный директор) имеет право передавать свои полномочия персоналу предприятия. Завести трудовую книжку на соискателя имеет право главный бухгалтер.

Нередко работодатели пользуются деятельностью исполнительных органов, допущенных к приёму на работу обратившихся лиц. Такая обстановка присуща крупным компаниям, имеющим филиалы (сети). По разрешению руководителя заполнить книжку может также директор.

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2019 год не изменены. На оформителей возлагается серьёзная ответственность, потому что заполнение соответствующих документов производится строго по требованиям.

Их нарушение влечёт за собой недействительность документации. Помимо правил заполнения существуют наставления, касающиеся хранения трудовых книжек. Законодательством описываются также случаи, связанные со смертью работников.

Интересные статьи:

• Инструкция по заполнению форм

  Для чего нужна форма статистики 12-Ф «Сведения об использовании денежных средств»? Рассматриваемая форма является документом…

• 187 ТК РФ

  Статья 187. Гарантии и компенсации работникам, направляемым работодателем на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование,…

• 109 ТК РФ

  Комментарий к Статье 109 ТК РФ Правила внутреннего трудового распорядка также устанавливают и специальные краткосрочные…

• Трудовой договор оклад

  Нормативная база Существует два важных и непреложных правила, закрепленных в Трудовом кодексе РФ: С каждым…

• Ст 140 ТК

  Комментарий к статье 140 ТК РФ 1. В день прекращения трудового договора работодатель обязан произвести…

Инструкция по заполнению трудовых книжек — образец 2020

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим их подробнее.

Правила заполнения трудовых книжек

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от периода, правовой статус этих документов не изменился, поэтому выдавать взамен экземпляры нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Правила внесения записей:

• Информацию записывают аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей свето- и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанное от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
• Согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, неприемлемы сокращения. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносят полностью. Этим требованием специалисты отдела кадров иногда пренебрегают, нарушая правила.
• Каждую запись нумеруют в предназначенной для этого графе.

Инструкция по ведению трудовых книжек

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют право дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

• Сведения о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата рождения, информация об образовании, профессии, специальности.
• Сведения о стаже. Наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответствующей графе, как показано на образце в конце статьи.

Для отражения информации о заслугах работника выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». На этих страницах описывают историю рабочей доблести: государственные награды, присвоение почетных званий, грамот, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрений.

Содержание записей трудовой

• Сведения, вносимые в документ, должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату, ссылку на документ-основание
• Информация должна отражать истинное положение дел.
• Персональные данные работника (ФИО), согласно инструкции, вносят в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
• Даты пишут полностью, арабскими цифрами, при этом используют двухзначное обозначение для дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное — для года (2003 г., а не 03 г.).
• На титульном листе ставят разборчивую подпись ответственного лица и заверяют печатью.
• При выдаче дубликата, сверху титульного листа делают соответствующие пометки вручную либо штампом.

Правила ведения трудовых книжек

• Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие — основное место работы.
• Руководитель обязан заполнить трудовую при стаже более пяти дней.
• Если отношения с работодателем оформлены посредством договора, производить записи в книжке нет необходимости.

Примите к сведению:

1. Документ заводит сотруднику работодатель на первом месте работы. Заполняют его в присутствии будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего трудовую, ответственность за надлежащее ведение и заполнение несет руководитель предприятия.
2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Ответственность несет руководитель.
4. В случае прекращения с работником отношений делают запись об увольнении и выдают трудовую на руки в этот же день. Если произошла задержка по вине работодателя, изменяют дату увольнения.

Данный юридический документ отражает профессиональный путь владельца и является лицом работника, поэтому правила оформления следует строго соблюдать.

Образец заполнения трудовой книжки

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек

В ходе «Прямой линии» для читателей журнала «Я – специалист по кадрам», прошедшей 26 декабря 2012 г. с Синяком Владиславом Васильевичем, заместителем начальника Минского областного управления Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ, можно было получить ответы на все вопросы, возникающие при ведении и заполнении трудовых книжек. Ответы на наиболее актуальные из них читайте ниже.

 

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о переводе на другую постоянную работу, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней) (п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).

Правомерно ли требование проверяющих о необходимости исполнения п. 16 Инструкции № 30, если форма карточки Т-2 отменена еще в 2007 г.?

Требование проверяющих вести на работников организации личные карточки правомерно.

Несмотря на отмену использования постановления Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», которым была установлена форма личной карточки Т-2 (постановление Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике»), обязанность нанимателя вести на работников личные карточки, в которые должны быть внесены сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, осталась и определена пп. 16 и 56 Инструкции № 30.

Наниматель может самостоятельно разработать форму личной карточки, заполняемой на работника, однако целесообразнее придерживаться именно формы Т-2, поскольку в ней предусмотрена возможность внесения всех необходимых для специалиста по кадрам сведений.

Необходимо ли при временном переводе работника на другую работу (например, в связи с производственной необходимостью) сведения о таком переводе вносить в трудовую книжку работника?

Нет, не нужно.

Перевод работника на другую постоянную работу у того же нанимателя оформляется в том же порядке, как и прием на работу, только вместо слова «принят» записывается «переведен». При этом не указывается причина перевода (п. 24 Инструкции № 30).

Таким образом, в трудовой книжке работника должен быть оформлен только перевод на другую постоянную работу у того же нанимателя, временный перевод работника в трудовую книжку не вносится.

При заполнении трудовой книжки инспектором по кадрам была допущена ошибка: неправильно указана профессия работника.

Каким образом ее исправить? Можно ли зачеркнуть неверное наименование профессии и над ним записать верное, заверив запись надписью «Исправленному верить»?

Нет, нельзя.

Исправление записей в разделе «Сведения о работе» осуществляется следующим образом: в гр. 1 пишется порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 указывается дата внесения записи, в гр. 3 следует написать: «Запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант сведений, в гр. 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись (п. 36 Инструкции № 30).

Образец записи, вносимой в трудовую книжку при исправлении записи в разделе «Сведения о работе», смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с написанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» не допускается.

Организация заключила договор подряда с физическим лицом на оказание определенных услуг.

Подлежит ли внесению в трудовую книжку физического лица запись о работе по договору подряда?

Нет, не подлежит.

На лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, трудовые книжки не заполняются. При наличии трудовой книжки записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся (часть вторая п. 5 Инструкции № 30).

Работник при трудоустройстве сообщил о том, что потерял трудовую книжку.

Имеет ли право наниматель принять работника на работу без трудовой книжки и завести на него новую трудовую книжку? Если да, то каков будет в данном случае порядок ее оформления?

Имеет, но только если с момента увольнения работника по последнему месту работы прошел 1 год и он принесет справку о периоде работы у предыдущего нанимателя.

При приеме работника на работу наниматель обязан потребовать от работника, а работник – предъявить нанимателю определенный в ст. 26 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) перечень документов, в т.ч. и трудовую книжку. Прием на работу без указанных в ст. 26 ТК документов не допускается.

Норма, устанавливающая запрет на прием на работу без трудовой книжки, также определена подп. 1.3 п. 1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее – постановление № 1635).

Так, в случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) образца 1995 г. с надписью «Дубликат». При потере трудовой книжки по истечении указанного срока нанимателем выдается справка о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы ему другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но с надписью «Дубликат» (подп. 1.6 п. 1 постановления № 1635).

Образец заполнения первой страницы дубликата трудовой книжки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

В случае прекращения деятельности нанимателя уволенный работник обращается по вопросу выдачи справки о периоде работы у данного нанимателя по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, правопреемник, местный исполнительный комитет, архив и т.п.).

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. При этом в разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Эти записи заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.

Если работник до поступления к данному нанимателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в гр. 3 вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы и на каких должностях или по какой профессии работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в гр. 2 указывается дата приема на работу; в гр. 3 пишутся наименование нанимателя, у которого работал работник, а также функциональная служба (отдел, цех, лаборатория, сектор или иное структурное подразделение) и должность (профессия, работа), на которую был принят работник.

Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу у того же нанимателя, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в гр. 2 записывается дата увольнения, а в гр. 3 – его причина, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В гр. 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Образец записи, вносимой в дубликат трудовой книжки работника, об общем стаже и прежнем месте работы смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.

Работник предприятия ранее был привлечен к уголовной ответственности. По приговору суда он лишен права занимать хозяйственно-распорядительные должности сроком на 5 лет.

Обязан ли наниматель внести в трудовую книжку указанные сведения?

Да, обязан.

В трудовую книжку лица, осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какие должности он лишен права занимать или какого рода деятельностью ему запрещено заниматься. Запись вносится нанимателем по последнему месту работы на основании приговора суда. После отбытия этого наказания либо освобождения от него в установленном порядке работнику по его письменной просьбе взамен трудовой книжки выдается дубликат без внесения в него записи об ограничениях в трудовой деятельности (п. 23 Инструкции № 30).

Образец записи, вносимой в трудовую книжку работника при лишении права занимать определенную должность, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

Необходимо отметить, что выдача дубликата трудовой книжки после истечения срока наказания производится прежним нанимателем, т.е. нанимателем, внесшим запись о лишении права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Работник по собственной инициативе в период работы в организации прошел обучение в высшем учебном заведении, получил новую специальность «инженер-программист» и представил в отдел кадров диплом.

Нужно ли вносить сведения о времени получения работником новой специальности в трудовую книжку?

Нет, не нужно.

До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу нанимателем вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа запись о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность (п. 12 Инструкции № 30).

Таким образом, нынешнему нанимателю внести запись содержащую данные сведения, не представляется возможным. Эта запись будет внесена при приеме на работу к новому нанимателю перед внесением записи о приеме на работу.

Как написать рабочую инструкцию — простая пошаговая инструкция

НАПРАВЛЯЮЩИЕ ДЛЯ GLUU

Более девяти из 10 несчастных случаев на производстве происходят из-за человеческой ошибки. Это приводит к серьезным травмам и ежегодно обходится отрасли в миллиарды долларов. Тем не менее, многого из этого можно было бы избежать с помощью более точных и четких рабочих инструкций. Это руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции или стандартные рабочие процедуры.

Знание того, как писать рабочие инструкции или СОП, ясно и кратко для ваших коллег, гарантирует, что они точно знают, как должны выполняться их различные задачи.Это снижает риск, потому что уменьшается вероятность того, что что-то пойдет не так. Это также повышает эффективность; рабочие инструкции гарантируют, что самый лучший способ выполнения работы ясен и известен людям, выполняющим ее.

Это подробное руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции, которые ваши коллеги могут понять и извлечь из них пользу. Помните, что сказал Эйнштейн:

Если вы не можете объяснить это просто , вы не понимаете его достаточно хорошо.

Кстати о простоте: если вы относитесь к тому типу людей, которые легче усваивают вещи с помощью визуального или звукового формата, посмотрите наше видео ниже о том, где начинаются рабочие инструкции и почему они важны: (мы надеемся, что это видео даст вам веские аргументы в пользу важности этой области.)

В чем разница между рабочими инструкциями, рабочими руководствами, СОПами и т. Д.?

Рабочие инструкции также называются рабочими руководствами, стандартными рабочими процедурами (СОП), рабочими инструкциями или руководствами пользователя, в зависимости от ситуации. В любом случае цель рабочих инструкций — четко объяснить, как выполняется конкретная рабочая задача. Они похожи на пошаговые инструкции, которые мы получаем, когда учимся водить автомобиль: проверьте, находится ли рычаг переключения передач в нейтральном положении, включите зажигание, нажмите сцепление, переключитесь на первую передачу и так далее.

Важно то, что рабочие инструкции не следует путать с процессами или картами процессов. Давайте быстро посмотрим, как рабочие инструкции вписываются в наши общие уровни документации процесса:

1. Иерархия процессов показывает вашу общую архитектуру процессов и то, как она поддерживает ваш бизнес. (Подробнее об этом читайте в нашем Руководстве по созданию иерархий процессов)
2. Процесс — это цепочка действий, которые преобразуют входы в выходы.(Заинтересованы? Прочтите наше Руководство по простому отображению процессов)
3. Процедура описывает , как выполнять процесс — последовательность и кто что делает. В Gluu мы объединяем процесс и процедуру в единый простой формат (поскольку люди все время их путают).
4. Рабочая инструкция — или рабочее руководство, рабочая инструкция или стандартная рабочая процедура — подробно описывает, как выполняется действие в рамках процесса (или процедуры).

Таким образом, ваша рабочая инструкция должна быть частью общего плана улучшения процесса.

С этой ясностью перейдем к теме написания рабочих инструкций. (О, еще одна вещь: для ясности по всему жаргону BPM см. Наш Глоссарий BPM)

Почему так важны стандартные рабочие процедуры?

Они уменьшают воздействие, когда ключевые люди уходят

Рабочие инструкции или СОП создают и сохраняют знания внутри компании. Когда «как дела» передаются устно, остается место для интерпретации и человеческой ошибки. И знания о том, как наиболее эффективно выполнить задачу, теряются, когда указанный сотрудник покидает компанию и забирает эти знания с собой.Хорошие рабочие инструкции избегают всего этого.

Рабочие инструкции снижают риск

Они снижают риск, потому что наиболее безопасный способ выполнения работы ясен и известен тем, кто имеет значение.

Избегайте ошибок и «ищите виноватых»

Четкость позволяет избежать ошибок. Что особенно важно, это позволяет избежать обвинений. Когда что-то идет не так, возникает тенденция обвинять или возлагать ответственность на людей, что естественно. Но если это происходит часто, это может повлиять на моральный дух персонала. Наличие четких рабочих инструкций сводит к минимуму эту проблему.

Экономия времени

В таблице ниже показано собственное исследование Gluu о рентабельности инвестиций при написании рабочих инструкций. Дело в том, что ваши первоначальные затраты времени окупаются после того, как ваша рабочая инструкция будет использована всего три раза. Это относится только к экономии времени — мы даже не упомянули о том, как важно избегать ошибок и доработок. В рамках Lean:

это также называется «Стандартная работа».

Как выглядит хорошая инструкция?

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи.Не должно быть места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. Вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих смешное двойное значение. Вот несколько основных правил, которые помогут вам:

# 1 все ясно

Как сказал Джордж Оруэлл…

«Хорошее письмо — как оконное стекло».

Вы смотрите сквозь него и сразу понимаете смысл. Каждый сотрудник должен понимать ваши рабочие инструкции. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения) и ненужной болтовни.

Напишите свои рабочие инструкции таким образом, чтобы их было легко понять для каждого сотрудника, выполняющего задание. Используйте активный голос, чтобы помочь вашему читателю, который относится к структуре предложения подлежащее, глагол, существительное.Например, человек (субъект) потягивал (глагол) свое пиво (существительное) , нет, человек потягивал пиво.

# 2 доступно

Хорошо иметь рабочие инструкции, но какая польза от них, если они доступны только в офисе, когда сотрудники, которые в них нуждаются, находятся в производственном цехе? Люди, выполняющие работу, должны иметь свободный доступ к ее инструкциям по работе, когда и где они им нужны. Путешественники или магазинные бумаги?

(Здесь такой инструмент, как Gluu, может помочь вам получить нужные инструкции в нужном формате в руки нужного сотрудника в нужное время.)

# 3 заслуживает доверия

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, которая никого не волнует. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

(Опять же, такой инструмент, как Gluu, может помочь вам привлечь нужных людей и сотрудничать в его обновлении по мере вашего обучения и развития.)

# 4 согласованно

Рабочие инструкции должны следовать единому стилю.Согласованность в терминологии, макете, средствах массовой информации и методах упрощает их изучение и усвоение. Также с точки зрения последовательности они должны придерживаться набора навыков сотрудников.

(Gluu помогает обеспечить единообразие формата во всей организации.)

# 5 коротко и просто

Мы уже коснулись этого выше, но это действительно важный момент. Как сказал Альберт Эйнштейн: «Если вы не можете объяснить это просто, вы недостаточно хорошо это понимаете». Найдите время, чтобы понять это полностью.Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Вместо этого подумайте о языке, на котором написано руководство по эксплуатации вашего телевизора. А еще лучше взгляните на язык детской книги. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

# 6 это визуальный

Мы живем в визуальной культуре. Многим из нас удобнее работать с визуальными средствами массовой информации, чем с чтением книг и газет. Для этого постарайтесь по возможности использовать изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях.Подумайте о том, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

(Gluu позволяет добавлять и показывать изображения и видео прямо на планшетах или телефонах, используемых персоналом первой линии.)

# 7 написано людьми, которые знают

Рабочую инструкцию должен писать человек, имеющий наибольший опыт в выполнении задания. Не поручайте задачу по написанию рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.Вы не можете ожидать, что оператор будет знать, как писать рабочие инструкции в полной мере, если он еще не полностью знаком с ролью. Это означает, что один человек никогда не сможет написать рабочие инструкции вашей компании, если она не маленькая. Мы спросили ряд отраслевых экспертов о том, почему участие является ключевым фактором, и вы можете увидеть их ответы в этой статье здесь.

(Gluu позволяет делегировать право собственности знающим людям — независимо от того, где они находятся.)

Итак, с этими основными правилами ясно, как вы на самом деле это пишете? Об этом следующий раздел.

---

7 шагов для очистки рабочих инструкций

Вы когда-нибудь покупали мебель в разобранном виде, приходили домой, пытались следовать инструкциям по сборке и полностью запутались? Если да, то вы не одиноки. Это случилось со многими из нас. По этой причине очень нужны хорошие технические писатели. Техническое написание — это большая тема, выходящая за рамки данной статьи, но вот семь шагов по улучшению ваших рабочих инструкций:

ШАГ 1

Напишите четкое название

Что во введении? Ну, на самом деле довольно много.Очень важно сделать эту часть правильно. Для этого убедитесь, что вы сделали следующее:

• Приведите контекст: кратко объясните, частью какого процесса является задача.
• Определите владельцев: кратко объясните, кто является владельцем процесса, а кто владельцем задачи.
• Укажите результат: кратко объясните, какой результат или цель задачи
• Название должно относиться к работе: Хорошим примером может быть «как дезинфицировать руки».

ШАГ 2

Опишите цель — почему

Какова цель вашей рабочей инструкции? Зачем вы его готовите? Если вы спросите, почему вопросы, это поможет вам сделать шаг назад и подумать о том, чего вы пытаетесь достичь.Ответ на вопрос «почему» — это не просто результат, который вы уже определили. Прежде чем вдаваться в подробности, спросите, почему вы должны углубить свое понимание. Узнайте больше о ценности вопросов почему здесь.

Итак, ясной целью «как дезинфицировать руки» было бы «Избегать распространения бактерий, чтобы другие рисковали заболеть».

ШАГ 3

Опишите, как это сделать

Прежде всего, вам нужно перечислить материалы, необходимые для выполнения работы. Для удобства чтения лучше всего перечислить их в виде маркированного списка и различать предоставленные и непредоставленные материалы.Организуйте свой маркер-список логически. Например, в случае дезинфекции рук:

• Мыло хозяйственное
• Мыло жидкое противомикробное в дозаторе
• Проточная вода
• полотенца

Включите любые релевантные или полезные ссылки прямо в текст в виде естественных гиперссылок. Это позволяет вашему читателю легко прояснить ситуацию.

Чтобы описать, например, как сотрудники должны дезинфицировать руки, вы должны сначала выбрать формат объяснения этого.Есть три основных варианта. Формат поваренной книги, таблица решений и блок-схема. Вы можете выбрать разные форматы для разных заданий, возможно, в зависимости от их сложности. Помните, что многие люди обучаются визуально, поэтому таблицы и блок-схемы, возможно, с изображениями, могут быть лучшим подходом.

ШАГ 4

Формат для удобного чтения

Считайте свою рабочую инструкцию учебным пособием. Поставьте себя на место читателя и подумайте, что поможет ему или ей переварить документ.

1. Выберите способ форматирования документа и придерживайтесь его. Если вы практикуете бережливое производство, то вот пример формата, который стоит рассмотреть.
2. Разбейте все шаги на числовую последовательность. Если шагов больше 10, разделите разные темы. Один шаг описывает одно действие, выполнение которого занимает не более 15 секунд.
3. Используйте изображения или рисунки. Убедитесь, что изображение соответствует тексту. Обратитесь к изображению в тексте. Разместите изображения на левой стороне листа бумаги и сохраните текст на правой стороне.
4. Выделите важную информацию заглавными буквами, полужирным шрифтом или курсивом.
5. Превратите любой список в маркированный или нумерованный.

Инструменты, такие как функция рабочих инструкций Gluu в нашем продукте Understand, имеют встроенное форматирование, которое упрощает обеспечение единообразия. Например. полезно форматировать риски таким же образом, чтобы люди быстро научились их замечать:

ШАГ 5

Перепишите и упростите

Ключевое правило хорошего письма — краткость.Коротко, просто и понятно.

1. Используйте короткие и простые предложения. Предложения не должны быть длиннее 15 слов и не должны быть предложениями.
2. Используйте короткие и простые слова. Многосложные слова звучат умно, но замедляют читателя. Упростите им задачу и представьте, что вы пишете для пятилетнего ребенка.
3. Избегайте сокращений, и если вы должны использовать их, то произнесите их по буквам в первый раз и заключите аббревиатуру в скобки рядом с ней. С этого момента используйте аббревиатуру.
4. Включите список сокращений, к которым читатель может обратиться.
5. Решите, какое слово или термин вы будете использовать для описания чего-либо, и придерживайтесь его. Не используйте разные слова для обозначения одного и того же. Например, если вы используете термин «хозяйственное мыло», то используйте его только во всем документе.

Как обсуждалось выше, используйте активные предложения, а не пассивные:

Правильно : Тщательно вытрите руки.

Неправильно : Руки следует тщательно высушить.

ШАГ 6

Добавить ссылку

Всегда полезно предоставить источники и предложения для дальнейшего чтения и изучения.Добавьте сноски или добавьте приложение в конце документа.

ШАГ 7

Тест с коллегой!

Чтобы ваши рабочие инструкции были легкими для понимания и выполнения, попросите коллегу выполнить задание, следуя ему. Это покажет вам, сбивают ли вас с толку определенные части или пояснения или требуют дальнейшего разъяснения.

1. Попросите соответствующего коллегу прочитать черновик вашей рабочей инструкции и высказать свое мнение о нем.Соответствует ли рабочая инструкция тому, как на самом деле выполняется задача? Это сбивает с толку? Что может быть яснее?
2. Попросите коллегу выполнить работу, следуя черновой рабочей инструкции. НЕ помогайте ему / ей и не давайте дополнительных объяснений. Наблюдать.
3. Сделайте заметки о том, что следует добавить или изменить в вашем экземпляре рабочей инструкции.

Пример проверенного формата СОП

Lean.org предлагает несколько полезных шаблонов для написания стандартных рабочих инструкций.В основном это более продвинутые заводские настройки:

Источник: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf

---

Контрольный список вашей рабочей инструкции

Чтобы обобщить и упростить, вот контрольный список, который вы должны иметь под рукой, когда планируете написать следующую рабочую инструкцию.

• Идентифицированный процесс, в который входит задача
• Определено цель задачи
• Понимал объем задачи
• Именованные лица, ответственные за задачу
• Заявленные инструменты, необходимые для выполнения задачи
• Упомянул о любых требованиях безопасности
• Выбран подходящий и полезный формат
• Б / у полезные наглядные пособия
• Проверено на простой язык и короткие предложения
• Удален ненужный жаргон и технические термины
• Проверено на коллеге.

Пришло время применить это на практике!

Как мы часто говорим, важно помнить, что

«Совершенство — враг хорошего».

Просто начни, учись и совершенствуйся по ходу дела. Одна из идей — проинформировать своих коллег о том, что вы делаете, и попросить их указать на любые ошибки или упущения. Это гарантирует, что ваши рабочие инструкции будут хорошо приняты. Здесь, в Gluu, мы верим в написание рабочих инструкций в рамках интегрированной системы для управления бизнес-процессами.

---

Вы нашли это полезным?
Если да, то мы будем очень признательны, если вы поделитесь:

---

… или, если вы чувствуете себя готовыми, ознакомьтесь с нашей функцией рабочих инструкций, чтобы прямо сейчас приступить к своим собственным рабочим инструкциям.

Уход, обращение и хранение книг

Правильный уход за книгами и обращение с ними

Бережное обращение с любым предметом коллекции, особенно с функциональными предметами, такими как книги с изгибающимися частями, является одним из наиболее эффективных, экономичных и легко достижимых способов сохранения.

Соблюдайте осторожность при обращении с книгами по:

• Чистые руки и чистое место для работы с книгой
• Хранение еды и напитков
• Снятие книги с полки, взявшись за обе стороны корешка в середине книги (надавите на соседнюю книгу с обеих сторон, чтобы получить хороший захват) вместо того, чтобы тянуть за верхнюю часть корешка
• Не заставлять книгу лежать открытой на 180 градусов; вместо этого подпереть открытую книгу, чтобы уменьшить угол открытия
• Не использовать канцелярские скрепки, складные «собачьи ушки» или кислотные вставки для закладок страниц.
• Не использовать резиновые ленты, самоклеющуюся ленту, любые виды «кожаной отделки» и / или клея для книг.

Надлежащее хранение книг

Хорошее хранилище значительно продлевает жизнь и удобство использования книг и включает:

• Прохладная (при комнатной температуре или ниже), относительно сухая (относительная влажность около 35%), чистая и стабильная среда (избегайте чердаков, подвалов и других мест с высоким риском утечек и экстремальных погодных условий)
• Минимальное воздействие всех видов света; не подвергать воздействию прямого или интенсивного света
• Расстояние от радиаторов отопления и форточки
• Регулярная вытирание пыли и уборка
• Стеллажи для книг одинакового размера вместе так, чтобы лицевая сторона обложек максимально поддерживалась соседями с каждой стороны
• Держать книги на полках прямо и не наклоняться (хорошо хранить книги в горизонтальном положении)

Устранение проблем с состоянием

Помимо мер, описанных выше, есть два основных варианта для книг с проблемами состояния:

1.Защитите книгу дополнительно коробкой или другим корпусом *

2. Консервационная обработка у хранителя книг

* Северо-восточный центр сохранения документов составил очень полезные технические буклеты о решениях для хранения книг. Коробки, обложки для книг и другие принадлежности для надлежащего хранения книг можно приобрести у поставщиков консервантов.

Национальная профессиональная ассоциация реставраторов, Американский институт сохранения исторических и художественных произведений (AIC), ведет онлайн-каталог для поиска реставраторов по специальности и географическому положению и предоставляет информацию о том, как выбрать консерватора.Кроме того, AIC также предлагает рекомендации по уходу за коллекциями помимо библиотечных материалов.

См. Также

Дополнительная информация об украшениях для книг в кожаном переплете

Использование кожаной отделки больше не считается лучшей практикой при консервации книг в кожаном переплете. Приведенный выше общий совет по-прежнему представляет варианты (бокс или консультация реставратора) для решения различных проблем состояния, которые могут возникнуть при ухудшении состояния кожи, включая красную гниль, жесткость и иссушение.

Избранная библиография

Описанные здесь инструкции по сохранению использовались Библиотекой Конгресса при уходе за своими коллекциями и считаются подходящими для Библиотеки в соответствии с описанием; тем не менее, Библиотека не несет ответственности за повреждение вашей коллекции, если в результате использования этих процедур был нанесен ущерб.

В начало

13 Советы по бухгалтерскому учету для поддержания баланса в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет играет жизненно важную роль в компаниях любого размера, но часто становится второстепенным для владельцев малого бизнеса, в частности, поскольку они совмещают все другие обязанности по управлению и повседневному обслуживанию операции.Однако к бухгалтерскому учету никогда нельзя относиться второстепенно.

Поддержание сбалансированных бухгалтерских книг может помочь в финансовом прогнозе на месяцы в будущее и предупредить вас о потенциальных финансовых недостатках. Правильное понимание бухгалтерского учета может даже помочь вам спасти ваш бизнес, если ситуация станет тяжелой.

Одна из причин, по которой малый бизнес часто откладывает бухгалтерский учет на задний план, заключается в том, что он утомительный и пугающий. 40% владельцев малого бизнеса считают управление финансами самой сложной частью ведения бизнеса.Ошибки в бухгалтерском учете могут остановить рост вашего малого бизнеса и поставить вас на шаткую почву.

В этом посте мы собираем лучшие советы по бухгалтерскому учету, чтобы избежать типичных ошибок, которые могут пагубно повлиять на ваш бизнес. Как только вы начнете работать с чистыми книгами, вы получите все преимущества, которые они принесут.

1. Будьте внимательны к дебиторской задолженности

Получение оплаты — самая захватывающая часть ведения бизнеса. Управлять дебиторской задолженностью не так весело.Когда выставляется счет-фактура, вы регистрируете дебиторскую задолженность, то есть регистрируете, что клиент должен вам деньги. Проверяя этот список, вы можете легко увидеть, есть ли у клиента непогашенный остаток.

Когда клиент платит вам, сумма должна быть добавлена ​​к его счету и помечена как оплаченная. Однако, когда вы пытаетесь успевать за большим количеством заказов, это легче сказать, чем сделать. Депозиты клиентов слишком часто приходится согласовывать на более поздний срок, поскольку в сутках никогда не бывает достаточно часов.Это означает, что, когда придет время уплаты налогов, у вас останется много клиентских депозитов на вашем счете доходов и отчет о вашей дебиторской задолженности, которая не соответствует.

Последствиями здесь являются то, что вы тратите часы на обновление данных о компании, вы можете переплатить по своей налоговой декларации и иметь большие долги. Вот почему вам нужно сделать так, чтобы ваши транзакции отслеживались по мере их совершения. Применяйте платежи вашего клиента ежемесячно — это может сэкономить вам массу времени на выставление счетов (и деньги) в долгосрочной перспективе.

Знакомство с основами бухгалтерского учета

Самое сложное — это начать. Мы покажем вам дорогу.

2. Следите за своими денежными потоками

Когда дело доходит до советов по бухгалтерскому учету для малого бизнеса, образование — это все. Чем лучше вы понимаете стоящие перед вами числа, тем больше у вас шансов правильно ими управлять.

Выполняя еженедельные и ежемесячные финансовые обзоры, подумайте о создании отчета о движении денежных средств. Эти заявления дают вам более полное представление о движении денежных средств внутри (и за пределами) вашей компании.Отчет о движении денежных средств по сути отслеживает направление доходов. Он также включает в себя элемент времени, позволяющий визуализировать платежные циклы и сезонные расходы.

Отчеты о движении денежных средств могут дать вам знания, необходимые для прогнозирования расходов и более правильного распределения доходов. Они также полезны при построении финансовых траекторий.

Однако вам не нужно создавать отчет о движении денежных средств, чтобы понимать движение денег. Простое использование правильной технологии может помочь вам получить целостное представление о том, как деньги работают в вашей бизнес-модели.

Например, если вы решите автоматизировать бухгалтерские услуги, вы сможете легко визуализировать показатели и данные о движении денежных средств.

3. Журнал квитанций о расходах

К сожалению, владельцы малого бизнеса часто ошибаются, не сохраняя копии своих отчетов о расходах. Это может привести к широкому спектру проблем с налогами, бухгалтерским учетом и движением денежных средств.

Если вы когда-либо просматривали свою банковскую выписку и видели списание на сотню долларов, но не имели ни малейшего представления о том, что это было, то вы знакомы с проблемами, возникающими из-за плохого ведения учета.

Одним из способов решения этой проблемы является сохранение квитанции о каждой покупке, совершаемой вашим предприятием. Это может показаться трудоемким, но есть несколько советов по бухгалтерскому учету, которые упростят его.

Первый — использовать одну кредитную карту для оплаты всех деловых расходов. Следите за своими квитанциями, определив для них место, например в машине или на столе. Или, что еще лучше, мгновенно сфотографируйте квитанцию ​​на свой телефон! Эти уловки помогут вам организовать работу и вовремя подать налоговую декларацию.

Люди всегда задают вопросы о том, где взять бизнес-расходы, когда просят совета по бухгалтерскому учету. Если вы хотите знать, что вам следует требовать / расходовать, посмотрите, попадают ли они в следующие категории:

• Выездные / командировочные расходы: Если вам приходилось путешествовать по делам, деньги, которые вы потратили на билет на самолет должен быть востребован. Если вы проводите много времени в дороге, вы можете списывать мили на машину. наряду с расходами на газ.
• Расходы на домашний офис: Если вы потратили деньги на компьютер или другие офисные принадлежности, вы можете списать их на налоги.
• Развлечения и питание: Если вы оплатили напитки с клиентом или хороший обед, включите это в свой отчет о расходах.
• Подарки: Они могут быть связаны с развлечениями и едой, но не всегда. Если вы идете на мероприятие или обед с деловым партнером, это будут развлечения и еда. Если потенциальный клиент ушел сам, это подарок.

Отчеты о расходах могут иметь решающее значение во время налогообложения. Убедитесь, что ваши сотрудники знают, как важно сохранять квитанции и учитывать расходы, когда они уезжают, чтобы у вас был точный учет в налоговый сезон.

4. Учет денежных расходов

Когда вы являетесь предпринимателем, очень важно отслеживать все расходы, связанные с вашим бизнесом. Таким образом, эти расходы могут быть вычтены из суммы вашего общего дохода, когда придет время платить налоги.

Это даст вам более точное представление об общей прибыльности за год. Легко увидеть прошлые расходы, оплаченные наличными. Попросите квитанцию ​​у продавца или сразу же внесите в журнал расходы, чтобы убедиться, что они внесены в бухгалтерские книги.

5. Знайте разницу между счетами-фактурами и квитанциями

Смешивание счетов-фактур и квитанций — слишком распространенный способ для владельцев малого бизнеса испортить свои бухгалтерские книги. Простой совет по бухгалтерскому учету — знать разницу между ними.

Счет-фактура — это счет, который отправляется клиентам после того, как они получили ваши услуги. Думайте о счетах как о подробных счетах, которые должны отражать все, что клиент получил от вашей компании.Счет-фактура напоминает клиентам, что они должны вам деньги. Они помогают ускорить движение денежных средств, вести финансовую отчетность и гарантировать, что вам платят.

Квитанция является доказательством того, что транзакция произошла. Это то, что вы даете своим клиентам после завершения транзакции.

Смешивание квитанций и счетов может превратить бухгалтерский учет в кошмар. Если вы не можете сказать, что завершено, а что в процессе, вы столкнетесь с множеством проблем, пытаясь сбалансировать свои бухгалтерские книги.

6. Различия между личными и бизнес-счетами

Многие владельцы малого бизнеса используют часть своих личных средств для поддержания работы в течение первых нескольких месяцев. Нет ничего плохого в том, чтобы вкладывать средства в личные средства, но использование личного банковского счета для бизнеса может быть проблематичным.

Наличие отдельного банковского счета для деловых нужд позволяет вам и вашему бухгалтеру или бухгалтеру легко видеть, как тратятся деньги. Если вы решите использовать свою личную учетную запись в деловых целях, вы можете упустить из виду важные бизнес-операции.

Двигаясь вперед, убедитесь, что вы правильно разграничиваете бизнес и личные финансы. Это может означать простую настройку отдельных кредитных карт и текущих счетов, связанных с обоими. Будьте очень внимательны при принятии решений о расходах, следя за тем, чтобы только бизнес-счета использовались для коммерческих расходов. То же самое и с вашим личным кабинетом.

Мы рекомендуем полагаться исключительно на кредитные карты во всех деловых операциях. Это потому, что выписки по кредитным картам предоставляют вам простой и автоматический способ отслеживать расходы.

Наличные платежи легко не заметить; многие владельцы бизнеса изо всех сил стараются оставаться на вершине управления квитанциями. Пренебрежение денежными выплатами может привести к неточности в отчетах по управлению денежными потоками и плохому прогнозированию.

7. Наймите профессионала для обработки налогов

Многие люди пытаются сэкономить деньги, платя налоги самостоятельно. На самом деле, если вы не нанимаете налогового специалиста, отсутствие доступа к его бухгалтерскому опыту может стоить вашему бизнесу много денег в будущем.

Возможно, вы пропустите вычет, на который вы имеете право, или недоплатите по счету, что приведет к штрафам. Если вы потратите деньги на профессионала, он знает, что делает, и воспользуется советами по бухгалтерскому учету, чтобы поставить вас в наилучшее финансовое положение.

Они будут в курсе постоянно меняющихся налоговых законов и могут заранее спланировать повышение налогов, которое может произойти в ближайшем будущем.

8. Поддерживайте четкое общение с вашим бухгалтером

Когда вы работаете с другими профессионалами, такими как бухгалтеры или бухгалтеры, для управления своими книгами, вы можете найти их жаргон в замешательстве.Важно сообщить им, если вы не понимаете используемых ими терминов. Вы владелец малого бизнеса, а не финансовый профессионал. У вас нет причин быть в курсе последних технических терминов, используемых в финансовой индустрии.

Вы должны видеть своего бухгалтера и налоговых специалистов как часть вашей команды. Они должны следить за вашей спиной и давать вам советы по бухгалтерскому учету, на которые вы можете рассчитывать.

9. Понимание бухгалтерского учета с двойной записью

В наши дни большинство предприятий используют бухгалтерское программное обеспечение, а не физические книги, но советы по бухгалтерскому учету, лежащие в основе двойной записи, по-прежнему применимы.Основная идея заключается в том, что всякий раз, когда вы совершаете покупку для своего бизнеса, вы записываете не только расходы, но и то, что было получено от транзакции.

Например, если вы купили пару обуви за десять долларов, вы должны записать в своем балансе отрицательные десять долларов. Но при двойной бухгалтерии вы также должны написать плюс десять для увеличения запасов.

Если деньги, которые вы тратите, действительно не были потеряны, этот стиль бухгалтерского учета будет лучшим способом показать, куда идут ваши деньги.Таким образом вы сможете принимать оптимальные решения для своего бизнеса.

Как бухгалтерский учет в реальном времени может повысить ваш бизнес

Результаты реальны.

10. Планируйте свои счета

Чтобы получить наиболее полное представление о своем бизнесе, вам необходимо иметь несколько учетных записей. Каждый ключевой аспект вашего бизнеса должен иметь место для регистрации транзакций, и баланс счета должен быть соответствующим образом скорректирован.

Вот некоторые из наиболее важных учетных записей, которые необходимо отслеживать:

• Дебиторская задолженность (деньги, которые должны вам клиенты)
• Кредиторская задолженность (деньги, которые вы должны кому-то другому)
• Продажи (ваш доход)
• Покупки (поставки)
• Расходы на заработную плату
• Собственный капитал (деньги, которые вы и другие владельцы вкладываете в бизнес)
• Нераспределенная прибыль (ваша прибыль)

Те, кто более внимателен к деталям, могут пойти еще дальше и разделить свои счета на субсчета для отслеживания отдельных транзакций или покупок продуктов.

11. Подготовка финансовой отчетности

В предыдущих советах по бухгалтерскому учету мы рассмотрели различные виды финансовой отчетности, которую готовит предприятие. Некоторыми примерами этого являются баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств.

Ежемесячно или ежеквартально вам следует готовить каждый из этих финансовых отчетов, потому что они помогут вам анализировать состояние вашего бизнеса с разных сторон. Баланс показывает состояние активов, пассивов и капитала вашего бизнеса в определенный момент времени.Отчет о прибылях и убытках, с другой стороны, показывает доходы и расходы, имевшие место за определенный период, а также «чистую прибыль» вашего бизнеса. Отчет о движении денежных средств позволяет увидеть, как изменились остатки денежных средств за период.

Если бы вы были публичной компанией, от вас потребовали бы ежеквартально или ежегодно составлять финансовую отчетность для ваших инвесторов. Поскольку у вас (вероятно) нет этого требования, вам решать, как часто следует составлять такой отчет для вашего бизнеса.

12. Взгляд в будущее

Когда вы составляете ежемесячный финансовый отчет, используйте его, чтобы спрогнозировать финансовую траекторию вашего бизнеса. Это может просто включать определение предстоящих затрат, таких как налоговые платежи или судебные издержки. Он может включать более подробные планы по расширению компании, включая составление бюджета для новых сотрудников и повышения арендной платы.

Прогнозирование таким образом может позволить вам эффективно использовать существующие активы. Это также может помочь вам уверенно спланировать другие важные этапы развития вашего бизнеса.Эффективный прогноз за счет ежемесячного анализа финансовых данных. Анализ на основе данных может гарантировать разумные инвестиционные движения.

13. Использование технологий

На практике ведение точных счетов — сложный процесс. По мере роста вашего бизнеса этот процесс становится еще более напряженным. Одна транзакция, которую вы совершаете, может включать несколько записей в несколько ваших разных учетных записей. Когда существуют сотни таких транзакций, пытаться вести учет может оказаться непосильной задачей.

Вот где на помощь приходят технологии. Системы бухгалтерского учета намного проще в использовании, поскольку они записывают каждую транзакцию, которую совершает ваш бизнес, в физические бухгалтерские книги, как это делалось раньше.

Если вы решите использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета, убедитесь, что вы все еще храните копии всех ваших квитанций, будь то в физическом или цифровом виде. Таким образом, вы можете вернуться и проверить все, если вы заметите какие-либо расхождения, когда перейдете к балансировке своих бухгалтерских книг.

Обслуживание ваших книг с помощью ScaleFactor

ScaleFactor сочетает в себе использование передового программного обеспечения и рекомендации профессионалов бухгалтерского учета.Наши клиенты получают выгоду от команды надежных внутренних экспертов, готовых удовлетворить ваши потребности в бухгалтерском учете.

Наше мощное программное обеспечение интегрируется с различными партнерами по бухгалтерскому программному обеспечению, такими как Xero и Quickbooks, для автоматизации ежемесячных отчетов и освобождает вас, чтобы сосредоточиться на успехе и расширении, к которому вы стремитесь в своем малом бизнесе.

Когда вы готовы отказаться от рутинной работы по бухгалтерскому учету и сосредоточиться на любимом бизнесе, ScaleFactor станет вашим финансовым штабом. У нас есть мощное программное обеспечение, которое поможет вам сэкономить время и деньги, чтобы начать работу уже сегодня.

Искусство подачи документов — Тренинг по тайм-менеджменту от MindTools.com

Управление документами … и ваше время

© iStockphoto
Elenathewise

Подача документов — важный навык!

Вы когда-нибудь заставляли клиента или начальника ждать у телефона, пока вы обыскивали груды бумаг на своем столе в поисках важного документа? Если да, то ваш босс или ваш клиент могут не иметь о вас хорошего мнения, потому что в ключевой встрече вы их подвели.

И если ваша работа — помогать людям, сколько времени других людей вы тратите, если не можете найти нужные документы и бумаги, когда они вам нужны?

Вы обязаны эффективно подавать документы, как бы скучно это ни казалось. Представьте себе, насколько это было бы впечатляюще, если бы — когда вас спросили — вы бы улыбнулись, получили доступ к хорошо организованной файловой системе, сразу нашли документ и быстро дали ответ!

Управление временем

Даже в эпоху электронной почты и Интернета мы все еще имеем дело с большим количеством бумажных документов и файлов.Со всех сторон поступает поток данных, которые нам нужно обработать и, как правило, сохранить для последующего извлечения. Мы хотим иметь возможность заполучить нужную нам информацию — в нужный момент, когда она нам нужна — чтобы ее можно было использовать для дальнейшего анализа или написания отчетов, или, возможно, для создания презентации.

Однако слишком часто мы тратим свое собственное время (а часто и время других людей) на поиск данных, которые на самом деле находятся где-то на нашем столе или в офисном картотеке.Это усиливает стресс и делает задачу использования данных более сложной, чем это должно быть. Поэтому нам нужно стать более организованными и эффективными в управлении файлами, если мы собираемся выполнять свою работу своевременно.

Эффективное управление информацией

Когда вы получаете документ от коллеги, продавца или покупателя, возникает соблазн «просто отложить его» в стопку на вашем столе или в ящике. «Хм. Выглядит интересно, но я рассмотрю это позже, когда у меня будет больше времени.«Звучит знакомо? Через некоторое время накапливается много таких документов, что приводит к большому беспорядку. Маловероятно, что вы когда-нибудь найдете время, чтобы вернуться и систематизировать всю эту информацию, особенно с учетом того, что вы обычно давление с другими вещами.

Вы можете потратить часы драгоценного времени на поиск документов, которые вы куда-то спрятали, потому что легко забыть, куда вы их положили, или даже забыть, что этот документ у вас изначально. Итак, как вы можете упростить свою работу? Научитесь лучше управлять файлами.

Эффективное управление файлами

Эффективное хранение сводится к следующему: хранить информацию в папках — по категориям и в понятной для вас последовательности.

Вот несколько советов по управлению файлами:

• Избегайте сохранения ненужных документов — Не делайте привычки сохранять все, что попадется к вам. Потратьте несколько секунд, чтобы просмотреть содержимое, и сохраните файл, только если он имеет отношение к вашей работе. Наличие слишком большого количества ненужных документов создает беспорядок и затрудняет поиск вещей в будущем.Будьте избирательны в том, что вы оставляете!
• Следуйте единому методу именования файлов и папок — Например, разделите основную папку на подпапки для клиентов, поставщиков и сотрудников. Дайте сокращенные имена, чтобы определить, к чему или к кому относятся папки. Более того, вы даже можете придать другой вид или просмотреть разные категории папок — это поможет легко отличить их с первого взгляда.
• Хранить связанные документы вместе, независимо от их типа — Например, хранить отчеты, письма, заметки к презентациям, электронные таблицы и графику, относящиеся к конкретному проекту, в одной папке — вместо того, чтобы иметь одну папку для презентаций для всех проектов, другую папку для таблиц для всех проектов и т. д.Таким образом, гораздо быстрее найти документы для конкретного проекта.
• Отделить текущую работу от выполненной — Некоторые люди предпочитают держать текущую или текущую работу на своем столе до тех пор, пока работа не будет завершена. Затем, когда это будет сделано, они перемещают его в соответствующее место, где хранятся файлы той же категории. Периодически (например, еженедельно или каждые две недели) перемещайте файлы, над которыми вы больше не работаете, в папки, где хранится ваша выполненная работа.

• Избегайте переполнения папок — Если у вас большое количество файлов в одной папке или большое количество подпапок в основной папке, разбейте их на более мелкие группы (подпапки или подпапки).Например, вы можете разделить папку «Бизнес-план» на подпапки «BP2008», «BP2009» и «BP2010». Точно так же вы можете разделить папку для клиента с именем Delta Traders на подпапки с именами «Презентации продаж Delta Traders» и «Контракты Delta Traders». Идея состоит в том, чтобы поместить каждый файл в логическую папку или подпапку, а не иметь один огромный список файлов.

  Сказав это, обычно нет смысла создавать папку для менее чем примерно пяти документов.

• Делайте цифровые копии бумажных документов с помощью сканера. — Это полезно, если у вас мало места для хранения бумажных документов или если вы хотите архивировать документы, не уничтожая их полностью. (Это не будет подходить для всех типов документов, например, с юридическими контрактами или документов с оригинальными подписями. Так что используйте здесь свое здравое суждение.)

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Приоритет файлов для действий

Используйте эти подходы дальше, настроив управление файлами.Это поможет вам расставить приоритеты в работе, что повысит эффективность.

• Упорядочивайте документы по датам — Напишите дату на документе. Это поможет вам упорядочить документы по дате, не открывая папку и не просматривая все документы.

• Используйте файлы «Tickler» — Файлы Tickler, также известные как метод «43 папки» , представляют собой уникальную систему, которая используется многими людьми для организации файлов. Создайте 12 папок (по одной на каждый месяц года) и дополнительную 31 подпапку (на каждый день месяца).Заполните каждую папку документами, с которыми вам нужно работать в этот день. В начале каждого дня открывайте папку этого дня. Выньте все элементы из папки и переместите их в папку «сегодня» или на рабочий стол. Затем переместите пустую папку в соответствующий слот на следующий месяц. Если вы не можете выполнить некоторые задания к концу дня, перенесите их в папку на следующий удобный день. Эта система управления файлами помогает вам отслеживать все, что вам нужно сделать, а также выполняет функцию дневника.

Совет:

Чтобы любая система была полезной и эффективной, она также должна быть удобной для вас. В некоторой степени это зависит от характера вашего бизнеса или выполняемой вами работы. Итак, хотя универсального решения для управления файлами не существует, вы, вероятно, получите прибыль, воспользовавшись некоторыми из этих советов по управлению файлами и настроив их так, чтобы они наилучшим образом соответствовали вашим потребностям.

Ключевые моменты

Вы теряете слишком много времени на поиск нужных файлов в беспорядке на столе? А когда вы находитесь под давлением, можете ли вы быстро и легко получить информацию?

Тратить драгоценное время на поиск документов может лишить вас удовольствия от любой творческой работы, которую вы выполняете, а также это усугубит ваш уровень стресса.Простые хорошие привычки управления файлами могут значительно упростить вашу рабочую жизнь!

Примени это к своей жизни

Мы знаем, что это скучно, но вы знаете, что это нужно делать!

Освободите час в своем расписании где-нибудь на следующей неделе и настройте свою файловую систему!

журналов активности — навыки управления временем от MindTools.com

Найдите больше времени для своего дня

(также известный как дневники активности или журналы активности заданий.)

© Veer
siloto

Найдите больше времени в своем дне.

Сколько времени вы проводите на работе, делая то, что не способствует вашему успеху? Сначала вы можете сказать «немного». Но — особенно если вы раньше не использовали журналы активности — вы можете быть удивлены, сколько еще времени вы сможете найти.

Когда вы правильно понимаете, как вы используете свое время на работе, вы можете свести к минимуму или исключить малоценные виды деятельности. Это означает, что вы можете выполнять более значительную работу, но при этом иметь возможность покинуть офис в разумное время.

Итак, как это понять? Один из полезных способов — вести журнал активности, и это то, что мы рассматриваем в этой статье.

О журналах активности

Журнал активности (также известный как дневник активности или журнал активности на рабочем месте) — это письменная запись о том, как вы проводите свое время.

Ведя журнал активности в течение нескольких дней, вы можете составить точную картину того, что вы делаете в течение дня и как вы тратите свое время. Вы обнаружите, что память — довольно плохой путеводитель, а ведение Журнала открывает глаза!

Журнал активности также поможет вам понять, выполняете ли вы свою самую важную работу в нужное время дня.Например, если вы более энергичны и креативны по утрам, вам лучше в это время заняться своей самой важной работой. Затем вы можете сосредоточиться на менее энергоемких задачах, таких как ответы на электронные письма или перезвон во второй половине дня.

Журналы действий

также полезны, чтобы помочь вам определить непрофильные виды деятельности, которые не помогают вам в достижении важных целей. Например, вы можете проводить гораздо больше времени, чем вы думаете, за серфингом в Интернете или за чашкой кофе каждый день. Когда вы видите, сколько времени вы тратите на такие действия, вы можете изменить способ своей работы, чтобы избавиться от них.

Совет:

Не путайте журналы активности с расписаниями — они используются для составления отчетов об использовании вами времени и для отслеживания времени, которое вы тратите на задачу или работу.

Как вести журнал активности

Чтобы вести журнал активности, загрузите этот шаблон или откройте новую таблицу и настройте следующие заголовки столбцов:

• Дата / время.
• Описание деятельности.
• Как я себя чувствую.
• Продолжительность.
• Значение (высокое, среднее, низкое, нет).

Затем, не меняя своего поведения больше, чем нужно, записывайте все, что вы делаете на работе, по мере того, как вы это делаете.

Каждый раз, когда вы меняете действия, будь то ответ на электронную почту, работу над отчетом, приготовление кофе или сплетни с коллегами, записывайте, что это за действие, время изменения и то, как вы себя чувствуете (бдительный, унылый, усталый, энергичный , и так далее).

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Затем в удобное время вернитесь к своему журналу действий и запишите продолжительность каждого действия, а также было ли это задание высокой, средней, низкой или несущественной.(Оцените это, исходя из того, насколько это способствовало достижению ваших рабочих целей.)

Изучение журнала активности

После того, как вы зарегистрировали свое время в течение нескольких дней, проанализируйте журнал активности. Вы можете быть встревожены, увидев, сколько времени вы тратите на малоценную работу!

Вы также можете заметить, что в одни периоды дня вы энергичны, а в другие — равнодушны. Во многом это может зависеть от того, как вы себя чувствуете, от того, какие перерывы вы делаете, когда и что вы едите, а также от работы, которую вы делаете.

Проанализировав журнал активности, вы сможете повысить свою продуктивность, применив одно из следующих действий к различным действиям:

1. Исключить или делегировать работа, которая не входит в вашу роль или не помогает вам в достижении ваших целей. Сюда могут входить задачи, которые должен выполнять кто-то другой в организации (возможно, с более низкой ставкой заработной платы), или личные действия, такие как отправка нерабочих электронных писем или серфинг в Интернете.
2. Запланируйте самые сложные задачи на то время дня, когда у вас самый высокий уровень энергии.Таким образом, ваша работа будет более качественной и займет меньше времени. (Наша статья «Утреннее задание?» , подробнее о том, как узнать ваше пиковое время суток.) ​​
3. Сведите к минимуму количество переключений между типами задач. Например, могли бы вы проверять электронные письма и отвечать на них только несколько раз в день или обрабатывать все свои счета в одно и то же время каждую неделю?
4. Сократите время, которое вы тратите на законную личную деятельность, например, на приготовление напитков.(Делайте это в своей команде по очереди — это экономит время и укрепляет командный дух!)

Совет:

Иногда слишком много времени уделять малоценным или низкоприоритетным задачам может быть признаком откладывания на потом. . Узнайте, как с этим справиться здесь .

Ключевые моменты

Журналы активности

— полезные инструменты для анализа того, как вы используете свое время. Они помогают вам отслеживать изменения в вашей энергии, бдительности и эффективности в течение дня, а также помогают избавиться от действий, которые тратят впустую, чтобы вы могли работать более продуктивно.

После того, как вы проанализировали журнал активности, вы сможете повысить свою продуктивность, исключив или делегировав малоценные виды деятельности, запланировав сложные задачи на то время дня, когда вы чувствуете себя лучше всего, и свести к минимуму количество переключений. между типами задач и сокращение времени, которое вы тратите на личные дела.

Загрузить шаблон

Удержание и хранение | USCIS

Работодатели должны иметь заполненную форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» для каждого человека, имеющего заработную плату (или получающего вознаграждение иным образом), которое должно заполнить форму.Работодатели также должны хранить заполненные формы I-9 в течение определенного времени после того, как их сотрудники перестают на них работать. Никогда не отправляйте формы I-9 в USCIS или иммиграционную и таможенную службу США.

Если работник больше не работает на работодателя, работодатель должен определить, сколько еще нужно хранить форму I-9 работника.

Чтобы рассчитать, как долго хранить форму I-9 сотрудника, введите следующее:

1. Дата начала оплачиваемой работы сотрудника	1.________________________
A. Добавьте 3 года к дате в строке 1.	А. ______________________
2. Дата увольнения	2. _______________________
B. Добавьте 1 год к дате в строке 2.	Б. _____________________
3. Какая дата более поздняя; А или Б?	3. _______________________
С.Введите более позднюю дату.	C. _____________________

Работодатель должен сохранять форму I-9 до даты, указанной в строке C.

Работодатель обязан сохранить страницу формы, на которой работодатель и работник ввели данные. Если копии документов, представленных вашими сотрудниками, были сделаны, их следует хранить вместе с соответствующей формой I-9.

Вы также можете сохранить инструкции и страницы со списками разрешенных документов. Формы I-9 могут храниться на бумаге, микрофильмах, микрофишах или в электронном виде.

Заполнение формы I-9 «Проверка права на трудоустройство» требует сбора личной информации о сотрудниках. Работодатели должны помнить об этом при определении того, как хранить и хранить заполненную форму I-9 и любую соответствующую документацию, чтобы личная информация не попала в чужие руки. Вам следует хранить заполненную форму I-9 и любую соответствующую документацию, такую ​​как копии документов, таким образом, чтобы это соответствовало потребностям вашего бизнеса и требованию предоставления формы I-9 для ознакомления.Не отправляйте формы I-9 в USCIS или иммиграционную и таможенную службу США.

Как хранить форму I-9:

• На территории или на внешнем складе
• В одном формате или в комбинации форматов, например:
  • бумага
  • микрофильм или микрофиша
  • электронный

Должностные лица Министерства внутренней безопасности, сотрудники Секции по правам иммигрантов и сотрудников (IER) Министерства юстиции и сотрудники Министерства труда могут попросить ознакомиться с этими формами.

Независимо от того, как вы решите хранить форму I-9, вы должны иметь возможность предъявить ее государственным служащим для проверки в течение 3 рабочих дней с даты, когда формы были запрошены.

Форма I-9 содержит личную информацию о сотрудниках. При хранении этих форм (независимо от выбранного вами формата) USCIS рекомендует работодателям обеспечить адекватные меры безопасности для защиты информации о сотрудниках.

Хранение оригинальной бумажной формы I-9

Работодатели, которые предпочитают хранить бумажные копии документов, представленных их сотрудниками, могут хранить их вместе с формой I-9 сотрудника или с записями сотрудников.Однако USCIS рекомендует работодателям хранить форму I-9 отдельно от кадрового учета, чтобы облегчить запрос на проверку.

Хранение формы I-9 на микро- или микрофишах

Работодатели могут хранить копии оригинала подписанной формы I-9 на микрофильме или микрофиши. Выберите пленку, которая сохранит изображение и позволит использовать его в течение всего периода хранения.

Микрофильм или микрофиша должны:

• Обеспечивают высокую степень разборчивости и удобочитаемости при отображении на устройстве для чтения (просмотра) или воспроизведении на бумаге; и
• Включите подробный указатель всех данных, чтобы можно было сразу получить доступ к любой конкретной записи.

Если должностное лицо уведомляет работодателя о проверке, работодатель должен предоставить микрофильм или микрофишу и считывающее устройство-принтер, которое:

• Обеспечивает функции безопасности;
• В чистом состоянии, в надлежащем состоянии и в хорошем рабочем состоянии; и
• Может отображать и распечатывать полную страницу информации.

После сохранения формы I-9 на микрофильме или микрофиши работодатели могут уничтожить бумажные оригиналы.

Хранение формы I-9 в электронном виде

Работодатели могут использовать бумажную систему, электронную систему или комбинацию бумажной и электронной систем для хранения Формы I-9.Электронная система хранения должна:

• Включите элементы управления для обеспечения целостности, точности и надежности системы хранения электронных генераторов.
• Включите средства управления для обнаружения и предотвращения несанкционированного или случайного создания, добавления, изменения, удаления или порчи сохраненной в электронном виде формы I-9, включая электронную подпись, если она используется.
• Включите средства управления для обеспечения контрольного следа, чтобы любое изменение или изменение формы с момента ее создания сохранялось в электронном виде и могло быть доступно соответствующему правительственному учреждению, проверяющему формы.
• Включите программу проверки и обеспечения качества, которая регулярно оценивает электронную систему генерации или хранения и включает периодические проверки хранящейся в электронном виде Формы I-9, включая электронную подпись, если она используется.
• Включите подробный указатель всех данных, чтобы можно было сразу получить доступ к любой конкретной записи.
• Обеспечивает высокую степень разборчивости и удобочитаемости при отображении на видеотерминале или воспроизведении на бумаге.

BookFactory Инженерная тетрадь Инструкции

Введение Использование инженерной тетради для записи идей, изобретений, записей экспериментов, наблюдений и всех деталей работы является важной частью любого лабораторного процесса.Тщательное внимание к тому, как вы храните свою Инженерную тетрадь, может положительно повлиять на результаты патентования находящегося на рассмотрении открытия или изобретения. Ниже приведены некоторые общие рекомендации, которые помогут вам вести более эффективные и точные записи в инженерной тетради. Однако помните, что это просто рекомендуемый набор рекомендаций. Только ваш адвокат может предоставить точные инструкции, которым, по ее мнению, вы должны следовать для выполнения определенных юридических требований. Вот почему мы рекомендуем вам проконсультироваться со своим юрисконсультом. Запись данных Ваша инженерная тетрадь — это жизненно важная запись вашей работы, будь то для патентных целей или юридических записей. Инженерная тетрадь поможет вам доказать: Точные данные и даты зачатия Детали и сроки перехода к практике Усердие в реализации вашего изобретения на практике Подробная информация о структуре и работе вашего изобретения Экспериментальные наблюдения и результаты Хронологическая запись вашей работы Прочие сведения о работе Следуйте нескольким простым практическим правилам Всегда записывайте записи разборчиво, аккуратно и стойкими чернилами. Незамедлительно войдите в свой блокнот и датируйте все исходные концепции, данные и наблюдения, используя отдельные заголовки, чтобы различать их. Систематически и упорядоченно записывать все концепции, результаты, ссылки и другую информацию. (Язык, схемы и системы нумерации должны быть единообразными повсюду.) Допускается делать записи краткими. Тем не менее, всегда включайте достаточно деталей, чтобы кто-то другой успешно скопировал записанную вами работу. Обозначьте все цифры и расчеты. Ни при каких обстоятельствах не удаляйте страницы из записной книжки. Не забывайте обращаться со своей Инженерной записью как с юридическим документом: В ней записана хронологическая история вашей деятельности. Следующие ниже рекомендации помогут вам вести единообразные и точные записи, необходимые для будущих юридических целей. Начинайте записи с верхней части первой страницы и всегда делайте последовательные, датированные записи, продвигаясь к нижней части последней страницы. После заполнения страницы подпишите ее, прежде чем переходить к следующей странице. Убедитесь, что вы четко и недвусмысленно записываете дату каждой записи. Никогда не позволяйте никому, кроме вас самих, писать в вашей записной книжке (за исключением подписей свидетелей, обсуждаемых ниже). Никогда не оставляйте пустые места и никогда не стирайте и не удаляйте добавленный вами материал. Просто проведите линии через любые пустые места в то же время, когда вы делаете свои записи. Не стирать ошибки. Просто проведите одну линию через любую ошибочную запись и добавьте свои инициалы. Введите рядом правильный ввод. Вы можете дополнить свои записи вспомогательными материалами (например, распечатками результатов тестирования и другой документацией). Но вы должны навсегда прикрепить материал к странице в надлежащем хронологическом порядке. Никогда не полагайтесь исключительно на какое-либо дополнительное оборудование. Всегда включайте свою запись с описанием вложения и делайте выводы, которые вы могли бы сделать на основании его содержания. Иногда вторичные источники могут быть слишком большими или неподходящими для подключения непосредственно к ноутбуку. В этом случае вы можете добавить все вторичные источники к вспомогательной записи, которая ведется именно для этой цели. Однако всегда не забывайте писать в блокноте четкое и недвусмысленное описание этих вторичных источников.

Инженерные тетради Все наши инженерные ноутбуки содержат эти инструкции и имеют сшитые переплетенные страницы с функцией контроля вскрытия.Для получения дополнительной информации о наших продуктах щелкните изображения ниже. BookFactory Книги созданы, чтобы прослужить Посмотрите наше видео об испытаниях на прочность , чтобы увидеть, насколько они долговечны!

Документирование патентной деятельности Основная цель инженерной тетради — поддержка документирования работ, которые могут быть запатентованы.Для поддержки патентной деятельности необходимо предоставлять четкие, сжатые, хронологические записи с конкретными датами. Чтобы полагаться на эти даты, у вас должен быть хотя бы один не изобретатель, подтверждающий, что события действительно произошли и что он или она понял ваше изобретение, подписав и датируя блоки подписи «Раскрыто и Понятно». Ваша инженерная тетрадь должна помочь вам задокументировать и подтвердить: Дата зачатия — Дата, когда вы знали, что ваше изобретение решит проблему. Дата приведения к практике — Момент, когда вы создали рабочий вариант своего изобретения. Усердие в превращении своего изобретения в практику — Трудолюбие относится к вашему намерению и сознательному усилию создать работающее воплощение. От вас не требуется спешить или даже выбирать наиболее эффективную стратегию развития. Но в вашем блокноте должны быть подробные сведения о ваших усердных занятиях. Это даты и факты, которые показывают, какие действия вы предприняли, чтобы довести изобретение до практики, и когда такие действия были проведены. No related posts. Об авторе alexxlab Читайте также Как сшить игрушки из флиса своими руками: пошаговые мастер-классы с выкройками Как сшить одежду для новорожденного своими руками: пошаговая инструкция Позы во сне: о чем они говорят и как влияют на здоровье Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены * Комментарий * Имя * Email * Сайт