Как эффективно использовать время: Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Управление временем — это координация задач и действий для максимизации эффективности индивидуальных усилий.По сути, тайм-менеджмент позволяет людям выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Изучение искусства управления временем может оказать положительное влияние, особенно на вашу профессиональную жизнь, где большинство из нас не умеют уделять должное время каждой задаче. Итак, давайте кратко рассмотрим преимущества, которые он предлагает:

• Лучшее управление задачами
• Более высокая производительность
• Отсутствие уровней стресса
• Лучший баланс между работой и личной жизнью

Напротив, если вы не можете управлять своим временем эффективно, вы можете столкнуться с нежелательными последствиями, такими как:

• Пропущенные сроки
• Низкое качество работы
• Высокий уровень стресса
• Рабочий дисбаланс
• Привести к выгоранию

При эффективном управлении временем сотрудники могут легко управлять своим временем лучший эффект.Когда дела идут по плану, сотрудники становятся более креативными, счастливыми и менее склонными к выгоранию на работе. Таким образом, имеет смысл потратить некоторое время на то, чтобы узнать о советах и ​​методах тайм-менеджмента, которые принесут пользу вашей карьере.

«Новый способ управления работой. Попробуйте ProofHub! »

Есть некоторые люди, у которых, кажется, достаточно времени, чтобы делать все, что они хотят, в то время как другие постоянно переключаются с задачи на задачу.Это просто означает, что тот, кто делает все, что хочет, более эффективно использует свое время и практикует хорошие навыки управления временем. Навыки тайм-менеджмента — это различные навыки, которые помогают хорошо управлять временем.

Некоторые из навыков включают:

• Сохранение организованности
• Определение приоритетов того, что вам нужно сделать
• Четкая постановка целей
• Хорошие коммуникативные навыки
• Эффективное планирование дня
• Практика делегирования задач
• Преодоление стресса в позитивный путь

Теперь, когда вы знаете о важности управления временем, вам также необходимо применить эти полезные советы, чтобы разумно управлять своим временем.Давайте посмотрим на методы и инструменты тайм-менеджмента для достижения огромного успеха.

15 советов по управлению временем на работе для достижения ваших целей:

1. Просыпайтесь рано — сделайте свой день длиннее

У всех нас 24 часа в сутки. Хотя изменить количество часов в день невозможно, но вы определенно можете попробовать проснуться немного раньше и сделать свой день длиннее, чем другие. В идеале вашему организму требуется 6–8 часов сна, чтобы достичь оптимального уровня энергии.

Начните с установки будильника на 15 минут раньше, чем раньше, и увеличивайте временные рамки с течением времени. Вы можете использовать это дополнительное время, чтобы заниматься спортом, медитировать, расставлять приоритеты или даже заниматься хобби. Постепенно вы повысите свою ежедневную продуктивность, и управление временем никогда не будет проблемой.

2. Ставьте УМНЫЕ цели — не просто желайте, а делайте

Знаете ли вы, что есть правильный и неправильный способ ставить цели? Когда ваши цели не приносят пользы, в вашем подходе чего-то не хватает или не хватает.В то время как если вы правильно ставите цели, ваша продуктивность может взлететь до небес.

Ставьте цели, которые ставит S.M.A.R.T. — Конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный и привязанный ко времени. Эти цели внесут прочную структуру в вашу рабочую жизнь и подготовят вас к тому, что вас ждет сегодня.

3. Найдите хорошее программное обеспечение для учета рабочего времени —

Один из самых простых способов отслеживать каждую минуту, проведенную на работе, — это использовать программное обеспечение для управления временем. Это программное обеспечение для отслеживания времени предназначено для установки оценок времени, отслеживания времени, затраченного на задачи, и ведения записи каждой минуты, которую вы тратите, работая над задачами.

Например, если вы работаете над проектом, вы можете установить оценку времени для каждой задачи и подзадачи, чтобы эффективно управлять своим временем. Вы можете попробовать программное обеспечение для управления временем, такое как ProofHub, чтобы эффективно управлять своими проектами и временем.

О функции отслеживания времени ProofHub:

ProofHub — это одно из решений для отслеживания времени для эффективного управления временем. Это программа для отслеживания времени, которая объединит все ваши временные данные в одном месте. Что все вы умеете?

Можно добавить несколько табелей учета рабочего времени для записи данных о времени, которые можно использовать для расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, отслеживания и даже управления временем.

Когда вы устанавливаете оценки времени, это хороший способ управления временем, так как вы можете определить, сколько времени потребуется для выполнения работы. У вас будет четкая индикация, если затраченное время превышает расчетное время.

Вы можете ввести данные о выполненной работе и вручную отслеживать время, потраченное на оплачиваемые или не оплачиваемые часы.

• Отслеживайте время с помощью нескольких таймеров

Запускайте и приостанавливайте таймеры, когда вы переключаетесь между тем, что вы работаете, и сохраняете их в табелях учета рабочего времени.

• С помощью табелей учета рабочего времени

Ознакомьтесь с точным отслеживанием своего времени, используйте табели учета рабочего времени в своих интересах и воспользуйтесь всеми различными информативными отчетами, которые может предложить программное обеспечение для учета рабочего времени.

Экспортируйте табели учета рабочего времени и используйте их для выставления счетов клиентам, расчета заработной платы и управления временем.

Архивируйте табели учета рабочего времени из временного раздела, чтобы использовать его позже.

Создавайте настраиваемые отчеты о времени в одном инструменте отслеживания, чтобы увидеть зарегистрированные часы.

«С помощью программного обеспечения для управления временем лучше планировать и расставлять приоритеты. Попробуйте ProofHub ».

4. Сохраняйте утро для MIT — самые важные задачи

Марк Твен однажды сказал: «Ешьте живую лягушку каждое утро, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». Его цель — взяться за самую важную задачу первым делом с утра. И, если вам нужно съесть двух или более лягушек, сначала съешьте самую большую.

Управление временем и расстановка приоритетов идут рука об руку. Вы можете эффективно управлять своим временем только тогда, когда знаете, что и когда нужно делать. Дело в том, чтобы взять на себя трудную или трудоемкую задачу, выполнить ее и сосредоточиться на других вещах.

5. Откройте для себя свою зону

Вы, должно быть, заметили, что в определенные часы вы сосредоточены, как орел, и ваша продуктивность резко возрастает. Это происходит, когда ваш разум находится в полной гармонии с внешними условиями.Некоторые называют это «потоком», а другие — своей «зоной».

Обнаружение вашего потока или зоны может напрямую способствовать правильному использованию вашего времени. Это помогает вам достичь оптимального состояния сознания, когда вы чувствуете себя и делаете все возможное.

6. Заблокируйте отвлекающие факторы — уберите их из своей жизни

Электронная почта, телефонные звонки и сообщения в социальных сетях — одни из самых распространенных, но самых больших отвлекающих факторов на рабочем месте. Настолько, что вы в конечном итоге тратите 759 часов каждый год, отвлекаясь на рабочем месте.Все благодаря этим отвлечениям, задача, требующая 60 минут, занимает более 3 часов.

Когда вы работаете с высокоприоритетными задачами, переведите телефон в беззвучный режим и отключите передачу данных. В конечном итоге вы сэкономите много времени и поднимете уровень эффективности на ступень выше.

7. Никакой многозадачности — качество важнее количества

Если вы гордитесь тем, что решаете слишком много задач одновременно, вот вам новость. Исследования показывают, что только 2% людей могут эффективно выполнять несколько задач одновременно.Для остальных 98% людей многозадачность тратит впустую время и снижает общую продуктивность.

Вместо того, чтобы разделять ваше внимание на три разные вещи, лучше полностью сосредоточиться на чем-то одном и восхищаться этим. Чтобы сделать его более эффективным, попробуйте ограничить их по времени. Это относится к процессу выделения временных рамок для каждой задачи, что, в свою очередь, увеличивает вероятность ее успешного завершения.

8. Часто делайте небольшие перерывы — освежитесь и восстановите силы

Это может показаться нелогичным, но перерывы — одна из эффективных стратегий управления временем.Как? Предположим, два сценария. В первом сценарии представьте, что член команды работает над задачей в течение 5–7 часов подряд. Другой член команды работает над той же задачей с частыми небольшими перерывами. Как вы думаете, кто эффективно использует свое время? Конечно, позже.

Умное управление временем не всегда сводится к тому или иному занятию. Он также подчеркивает тот факт, что небольшие перерывы примерно через час могут поднять вашу продуктивность на новый уровень.

9. Найдите вдохновение — цитаты, видео, аудиокниги

Следование списку дел или определенному шаблону может быть скучным.Трудно сосредоточиться на работе, когда вы не полностью мотивированы. Вместо того, чтобы тратить это время на что-то непродуктивное, используйте его, чтобы вдохновить себя.

Прикрепите эти штампованные цитаты к своему рабочему столу. Посмотрите мотивационные видеоролики или видеоролики TEDx или послушайте аудиокниги, в которых рассказывается о советах по управлению временем на работе. Или просто прогуляйтесь.

Нам известны явления прокрастинации, при которых вы либо вообще ничего не делаете, либо занимаетесь бесполезной деятельностью.Хронические прокрастинаторы необычно высоко откладывают важные дела на потом, а когда уже слишком поздно, они начинают паниковать. Не позволяйте прокрастинации захватить вашу жизнь и позволить ей стать частью вашего образа жизни.

Лучший способ справиться с прокрастинацией — разбить свою работу на несколько задач. Это не только делает ее выполнимой, но и дает вам отправную точку для начала работы. Кроме того, попробуйте составить подробные временные рамки, которые дадут вам точное представление о сроках. Когда вы окружаете себя людьми, которые действуют и мгновенно добиваются поставленных целей, вы автоматически усваиваете такие привычки и становитесь более активными в работе.

10. Сон не менее 7–8 часов

Сон — пагубный фактор, который может повлиять на многие вещи как положительно, так и отрицательно. Когда вы получаете крепкий сон в течение шести-восьми часов, вы не только чувствуете себя свежим и помолодевшим, но и способствует здоровому образу жизни. Напротив, когда вы не высыпаетесь, вы также увеличиваете риск заболеваний, таких как диабет, синдром обструктивного апноэ во сне, ожирение и многое другое.

Человеческий разум и тело принимают более правильные решения и работают более эффективно, когда они хорошо отдохнули.Вы можете быстро решить, что делать, когда и как. Составьте график своего сна и придерживайтесь его каждый день. Попробуйте ложиться спать и просыпаться одновременно. Существует множество приложений, таких как Calm, Sleep Cycle, которые отслеживают ваш режим сна, помогают вам крепко спать и пробуждают вас как более сосредоточенного человека.

11. Делайте меньше, но эффективно

Никогда не стоит брать больше, чем вы можете выдержать. Успевающие и отличные исполнители во всем мире делают меньше, но лучше.Когда вы расставляете задачи по приоритетам, это дает вам ясность и направление, так что вы можете начать работать над вещами, сэкономить время и работать более продуктивно.

В следующий раз, когда вам будет сложно управлять временем, сделайте глубокий вдох и возьмитесь за одну задачу, выполните ее и начните другую, не слишком напрягая себя.

12. Используйте онлайн-календарь

Один из лучших советов по управлению временем для менеджеров — начать использовать онлайн-календарь. Задолго до этого календари использовались в качестве основного инструмента для управления временем.С появлением онлайн-календарей можно легко управлять своим расписанием, отмечать важные даты и события, устанавливать напоминания, создавать временные блоки и многое другое.

Самое приятное то, что онлайн-календари могут быть интегрированы со сторонними приложениями и доступны с нескольких устройств. Существует множество вариантов на выбор, таких как Календарь Google, Календарь Outlook, Календарь Apple, но календарь проекта в ProofHub упрощает способ управления расписанием, планирования мероприятий и отслеживания важных дат и результатов в проекте, чтобы всегда опережайте сроки.

Другие функции календаря ProofHub:

• Добавление повторяющихся событий и задач — Если задача должна выполняться на регулярной основе, вы можете настроить повторение любого события или задачи, не создавая ее вручную снова.
• Установить автоматические напоминания — Установить автоматические напоминания для событий или задач.
• Несколько представлений — Установите вид календаря: день, неделя, 2 недели или даже месяц.
• Создавайте частные вехи и события — Ограничьте видимость задач или событий для себя, установив ее как частную.
• Загрузить календарь — Загрузить календари в форматах PDF, CSV или iCal.

13. Группируйте похожие задачи вместе

Такие мелочи, как объединение похожих задач, также могут сэкономить вам значительное количество времени. Все мы знаем, что разные задачи требуют разного мышления и решения. Вместо того, чтобы бездумно переходить от одной задачи к другой, было бы разумно сгруппировать их вместе.

Например, вы можете назначить определенное время для ответа на важные электронные письма и телефонные звонки, а не делать это время от времени в течение дня.Это поможет вам структурированно расставить приоритеты в работе и времени. Кроме того, когда вы работаете над связанными задачами, вы позволяете своему мозгу лучше сосредоточиться и быстро выполнять их из списка. Вы можете сэкономить много времени и усилий, заранее управляя повторяющимися задачами и событиями.

14. Делегирование или аутсорсинг

Вам не нужно делать все это, будь вы новичок, руководитель или менеджер. Одна из лучших вещей в делегировании полномочий и аутсорсинге — это то, что это дает вам достаточно времени, чтобы сосредоточиться на важных вещах, и значительно снижает вашу рабочую нагрузку.Независимо от того, на каком профессиональном этапе вы находитесь в данный момент своей жизни, всегда разумно научиться делегировать задачи другим и позволить другим людям делить с вами некоторую нагрузку.

Pro-tip: Многие занятые профессионалы используют такие сервисы, как Rev.com, чтобы расшифровать заметки о собраниях и телефонные звонки. Это не только полезно для записи разговора, но и является отличным способом получить больше информации из разговоров и быстро поделиться резюме с товарищами по команде, которые также могут извлечь пользу из этой информации.

Если вам сложно делегировать работу или найти время для обучения других выполнению определенных задач, вы всегда можете передать на аутсорсинг или нанять фрилансера. Если все сделано правильно, и делегирование, и аутсорсинг могут реально сэкономить время для вас и вашего бизнеса.

15. Отслеживайте свое время

Вы должны знать, как и где каждый час тратится на работе, чтобы лучше управлять временем. Начните отслеживать свое время вручную или с помощью инструмента учета времени. Люди, которым нравится следить за своими делами, обычно сосредоточены, продуктивны и организованы.Они не только контролируют и отслеживают часы, в которых работают, но также учитывают количество выполняемых действий, задач и проектов, с которыми они работают, а также клиентов, для которых они работают.

ProofHub — это популярное программное обеспечение для отслеживания времени, используемое такими организациями, как NASA, Taco Bell, Disney, чтобы отслеживать часы и оставаться в курсе событий. Онлайн-система управления временем позволяет вам устанавливать оценки времени, отслеживать время, потраченное на задачи, получать поминутную информацию, чтобы вы могли эффективно управлять временем и точно выставлять счета клиентам, используя временные данные.

Совет для профессионалов: Многие занятые профессионалы используют такие службы, как Email Analytics , для отслеживания и визуализации активности электронной почты и производительности. Это хороший способ отслеживать, сколько времени вы тратите на электронную почту, будь то с клиентами, поставщиками, потенциальными клиентами или коллегами.

С приведенными выше советами по тайм-менеджменту на работе настало время для удивительных методов тайм-менеджмента, которые сделают вас профессионалом в тайм-менеджменте. Использование методов управления временем заключается не в том, чтобы хвататься за множество задач в течение дня, а в том, чтобы упростить вашу работу, чтобы делать вещи лучше.Приняв на вооружение хорошие методы тайм-менеджмента, у вас будет больше времени заниматься любимым делом. Потому что мы следуем концепции: не работай усердно, работай умнее, тайм-менеджмент — необходимость.

«Управление временем — это не второстепенная деятельность или навык. Это основной навык, от которого зависит все остальное в жизни ». — Брайан Трейси

1. Принцип 80/20

Принцип 80/20 также известен как принцип Парето, который предполагает что 80% результатов приходят из 20% действий или усилий.

Согласно Investopedia, это означает, что:

• 80 процентов объема продаж приходится на 20 продуктов в линейке продуктов.
• 80 процентов доходов компании поступает от 20 процентов ее клиентов.
• 80 процентов продукции компании обеспечивается 20 процентами ее сотрудников.

Принцип Парето ставит управление временем в центр внимания, позволяя вам сосредоточиться на наиболее важных задачах, а не тратить время на задачи, которые не имеют большого значения.

Например, лучше просмотреть 10 статей за час (просматривая чуть более 5 минут) и выбрать две лучшие в следующий час, чем тратить два часа на детальное чтение трех статей.

Поначалу это может быть немного сложно, но вы к этому привыкли, ваша продуктивность повысится, и вы сможете лучше управлять временем и усилиями.

2. Метод ABCDE

Если вы не можете эффективно управлять своим временем и тратить его, попробуйте установить приоритеты с помощью метода ABCDE.Вот как использовать описанный выше метод в качестве полезного совета по управлению временем для работы и личного пользования.

В этом методе вы сначала составляете список текущих задач, а затем классифицируете каждую задачу как A, B, C, D и E, где:

• A обозначает наиболее важные задачи: Вы должны выполняйте эти задачи любой ценой, иначе это может иметь серьезные последствия.
• B означает менее важные задачи: Такие задачи должны быть выполнены, но они не будут влиять так сильно, как те, которые попадают в указанную выше категорию.
• C означает задачи без последствий: Такие задачи — это то, что было бы неплохо, но для которых нет никаких последствий, независимо от того, выполняете вы это или нет.
• D означает задачи для делегата: Если есть что-то, что можно делегировать кому-то другому, это будет помечено как D. Однако это может быть ситуационным, потому что не каждую задачу можно кому-то делегировать.
• E означает задачи, которые вы можете устранить: Задача E — это то, что совершенно неактуально и может быть устранено, поскольку их выполнение уже не приносит никакой пользы для вашей производительности и эффективности.

3. Система 4D

Слышали ли вы о 4D управления временем? Проще говоря, эти 4 D относятся к DELETE, DELEGATE, DEFER и DO. Давайте кратко их обсудим:

• Удалить (отбросить): Всегда есть задачи, которые не требуют вашего внимания и могут быть просто удалены из вашего списка.
• Делегат: Если кто-то может сделать что-то даже на 75% так же хорошо, как вы, делегируйте это ему. Если нет никого, кому вы могли бы делегировать работу, вы можете начать его обучать или даже передать задачу на аутсорсинг.
• Отсрочка: Не все сразу нужно делать. Если есть что-то, что можно сделать позже и не имеет серьезных последствий, отложите это.
• Do: Если есть что-то важное, и у вас есть время сделать это, сделайте это сразу же.

4. 18 минут

18-минутный подход Питера Брегмана, главного исполнительного директора глобальной консалтинговой фирмы Bregman Partners, позволяет нам перемещаться по электронной почте, телефонным звонкам, текстовым сообщениям и бесконечным встречам, которые предотвращают нас от сосредоточения нашего времени на вещах, которые важны.

Пять минут утра: Сядьте и подумайте, что вам нужно сделать сегодня, чтобы добиться успеха. Затем вычеркните эти дела из своего списка дел и внесите их в свой календарь (попробуйте календарь ProofHub).

Одна минута в час: Перефокусировка. Установите будильник каждый час, и когда он издаст звуковой сигнал, «сделайте глубокий вдох и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час», — пишет он.

Пять минут вечера: Выключите компьютер и посмотрите, как прошел день.

В целом, 18-минутный подход позволяет легко понять, как управлять своим днем, и получить время, чтобы восстановить свою жизнь от отвлекающих факторов.

Заключение

Тайм-менеджмент играет важную роль в нашей повседневной жизни. Даже изучение основных советов по управлению временем может творить чудеса в вашей жизни. Каждая минута драгоценна, не тратьте ее зря на то, что не добавляет ценности вашей жизни.

Каковы ваши лучшие советы по управлению своим временем? Пользуетесь ли вы советами по тайм-менеджменту? Если да, расскажите о них в комментариях.

«Подарите себе решение всех рабочих проблем. Начните использовать ProofHub ».

20 советов по тайм-менеджменту для значительного повышения производительности

Вы обычно пунктуальны или опаздываете? Вы заканчиваете дела в оговоренные сроки? Сдаете ли вы отчеты / работу вовремя? Можете ли вы выполнить то, что вы хотите сделать в срок? Вы хорошо умеете распорядиться своим временем?

Если вы ответили «нет» на любой из приведенных выше вопросов, это означает, что вы не управляете своим временем так, как хотели бы.Вот 20 советов по управлению временем, которые помогут вам лучше управлять своим временем:

1. Создайте ежедневный план

Планируйте свой день до того, как он развернется. Делайте это утром или, еще лучше, вечером перед сном. План дает вам хорошее представление о том, как пройдет день. Таким образом, вас не поймают врасплох. Ваша задача на день — как можно лучше придерживаться плана.

Вот как составить список дел, который значительно повысит вашу производительность.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи

Имейте в виду, что вам нужно закончить X задачу к 10 утра, задачу Y к 15 часам и элемент Z к 17:30.Благодаря этому ваша работа не будет затягиваться и отнимать время, отведенное для других занятий.

3. Использование календаря

Наличие календаря — самый важный шаг в управлении повседневной деятельностью. Если вы используете Outlook или Lotus Notes, календарь входит в состав почтовой программы.

Пользуюсь. Еще лучше, если вы можете синхронизировать свой календарь с мобильным телефоном и другим оборудованием, которое вы используете, — таким образом, вы можете получить доступ к своему расписанию, где бы вы ни находились. Вот 10 лучших приложений-календарей, которые помогут не сбиться с пути.

Дополнительные советы о том, как использовать календарь для лучшего управления временем, можно найти здесь: Как использовать календарь для создания времени и пространства

4. Используйте органайзер

Органайзер поможет вам быть в курсе всего в своей жизни. Это ваш центральный инструмент для систематизации информации, списков дел, проектов и прочего.

Эти 15 лучших приложений и инструментов для управления временем помогут вам лучше организовать работу, выбрав то, что соответствует вашим потребностям.

5. Знайте свои сроки

Когда вам нужно закончить свои задачи? Четко отметьте крайние сроки в своем календаре и органайзере, чтобы знать, когда вам нужно их завершить.

Но убедитесь, что вы не допускаете этих 10 распространенных ошибок при установке сроков.

6. Научитесь говорить «нет»

Не берите на себя больше, чем вы можете выдержать. Откажитесь от отвлекающих факторов, которые появляются, когда вы занимаетесь другими делами. Или отложите это на более поздний срок.

Лео Бабаута, основатель Zen Habits, прекрасно понимает, как сказать «нет»: «Нежное искусство говорить« нет »

7. Задача — быть ранним»

Если вы нацелитесь на то, чтобы успеть вовремя, вы либо будете время или поздно.В большинстве случаев вы опаздываете. Однако если вы нацелитесь на то, чтобы прийти раньше, скорее всего, вы успеете вовремя.

На приемах старайтесь приходить пораньше. Что касается ваших сроков, отправьте их раньше, чем требуется.

Воспользуйтесь этими советами о том, как подготовиться к тому, чтобы прийти раньше, а не как раз вовремя.

8. Блок времени Ваши действия

Это означает ограничение вашей работы X количеством времени. Чем полезен тайм-бокс? Вот 10 причин, по которым вам стоит заняться тайм-боксом.

Вы также можете узнать больше о том, как использовать тайм-бокс здесь: Сделайте то, что важно, запланировав временные блоки

9. Поставьте перед собой часы на видном месте

Иногда мы настолько поглощены своей работой, что теряем счет времени. Имея перед собой огромные часы, вы будете знать текущее время.

10. Установка напоминаний за 15 минут до

Большинство календарей имеют функцию напоминания. Если вам нужно присутствовать на важной встрече, установите будильник за 15 минут до этого.

Вы можете узнать больше о том, как напоминания помогают вам запомнить все, в этой статье: Важность напоминаний (и как сделать напоминание, которое работает)

11. Сосредоточенность

Вы так много занимаетесь несколькими задачами, что просто ничего не получается? Если да, сосредоточьтесь только на одной ключевой задаче одновременно. Многозадачность вредна для вас.

Закройте все приложения, которые вы не используете. Закройте в браузере вкладки, которые отвлекают ваше внимание. Сосредоточьтесь исключительно на том, что вы делаете.Так вы станете более эффективным.

Генеральный директор Lifehack написал подробное руководство о том, как сосредоточиться, изучите советы: Как сосредоточить и максимизировать свою производительность (полное руководство)

12. Избегайте отвлекающих факторов

Что вас отвлекает в вашей работе? Мгновенные сообщения? Телефон звонит? Появляются текстовые сообщения?

Сейчас я почти не пользуюсь чатом. Я вхожу в систему только тогда, когда я не собираюсь выполнять какую-либо работу. В противном случае это сильно отвлекает.

Когда я делаю важную работу, я также выключаю свой телефон.Звонки в это время записываются, и я связываюсь с ними позже, если это что-то важное. Это помогает мне лучше концентрироваться.

Дополнительные советы о том, как свести к минимуму отвлекающие факторы, чтобы добиться большего, см. В статье Как минимизировать отвлекающие факторы для выполнения дел

13. Отслеживайте свое время, потраченное

Когда вы начинаете отслеживать свое время, вы лучше понимаете, как вы его тратите. время. Например, вы можете установить простой таймер обратного отсчета, чтобы убедиться, что вы закончите задачу в течение определенного периода времени, например, 30 минут или 1 час.Нехватка времени может подтолкнуть вас сосредоточиться и работать более эффективно.

Здесь вы можете найти другие приложения для учета рабочего времени и выбрать то, что вам подходит.

14. Не беспокойтесь о незначительных деталях

Вы никогда не сможете сделать все так, как хотите. Попытки сделать это неэффективны.

Попытки быть совершенными приносят больше вреда, чем пользы, узнайте здесь, как перфекционизм убивает вашу продуктивность и как избавиться от перфекционизма.

15.Расставьте приоритеты

Поскольку вы не можете сделать все, научитесь расставлять приоритеты в важном и отпускать все остальное.

Применяйте принцип 80/20, который является ключевым принципом при расстановке приоритетов. Вы также можете воспользоваться этой техникой, чтобы расставить приоритеты для всего, что есть на вашей тарелке: Как правильно расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее

16. Делегат

Если есть вещи, которые могут быть лучше выполнены другими, или вещи, которые не так важны , рассмотрите возможность делегирования. Это снимает нагрузку, и вы можете сосредоточиться на важных задачах.

Когда вы делегируете часть своей работы, вы высвобождаете свое время и добиваетесь большего. Узнайте о том, как эффективно делегировать работу, в этом руководстве: Как делегировать работу (Полное руководство для успешных лидеров)

17. Группируйте похожие задачи вместе

Для связанной работы объедините их вместе.

Например, мою работу можно разделить на следующие основные группы:

1. письмо (статьи, моя будущая книга)
2. тренерская
3. цех развития
4. развитие бизнеса
5. административный

Я объединяю все связанные задачи вместе, чтобы добиться синергии.Если мне нужно позвонить, я выделяю временной интервал для всех своих звонков. Это действительно упрощает процесс.

18. Избавьтесь от трат времени

Что отнимает у вас время на работе? Facebook? Твиттер? Проверка электронной почты? Перестаньте так часто их проверять.

Единственное, что вы можете сделать, — это усложнить их проверку — удалить их из быстрых ссылок / закладок браузера и поместить их в папку закладок, к которой трудно получить доступ. Замените закладки в браузере важными сайтами, имеющими отношение к работе.

Хотя вы, несомненно, по-прежнему будете проверять FB / Twitter, вы обнаружите, что это более низкая частота, чем раньше.

19. Отрежьте, когда вам нужно

Причина номер один, почему вещи переполнены, заключается в том, что вы не отключаете, когда вам нужно.

Не бойтесь перехватывать встречи или подводить черту к отсечке. В противном случае никогда не будет конца, и вы просто съедите время на потом.

20. Оставьте буферное время между

Не упаковывайте все вместе.Между задачами оставляйте буфер 5-10 минут. Это поможет вам завершить предыдущую задачу и приступить к следующей.

Дополнительные советы по тайм-менеджменту

Изображение предоставлено: Unsplash через unsplash.com

32 Советы по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть

Планирование управления временем

Начало вашего путешествия по управлению временем с плана создаст прочную основу для будущих привычек, тем самым увеличивая ваши шансы на успех.

Совет №1: Создайте временной аудит.

Перво-наперво: начните с определения того, где вы на самом деле проводите свое время. Часто бывает несоответствие между тем, что, по вашему мнению, занимает ваше время, и тем, что есть на самом деле. Это потому, что люди плохо знают, сколько времени занимает выполнение задач.

Допустим, вам нужно написать электронное письмо из 300 слов. Вы можете подумать: «Написать электронное письмо просто. Это не займет больше 5 минут». Однако вполне вероятно, что вы переоцениваете свою скорость и недооцениваете другие более мелкие, связанные задачи, которые вам нужно выполнить для достижения конечной цели; корректура, отслеживание выбора языка и определение адресов электронной почты — все это может увеличить время выполнения задачи.С этими дополнениями 5-минутное электронное письмо на самом деле может занять у вас 20 минут, что на 500% больше, чем вы планировали изначально.

Теперь предположим, что у вас есть такая же проблема для нескольких задач. То, что было сбалансированной рабочей нагрузкой, когда вы впервые приступили к работе, гарантированно превратится в напряженный список дел в течение дня. Вы должны иметь реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и что действительно отнимает ваше время. Вот почему полезно создать временной аудит.

Самый простой способ провести аудит времени — использовать приложение для учета рабочего времени.Многие компании предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения, но Toggl Track — самый простой и бесплатный вариант с приложениями, доступными для всех устройств. Чтобы получить точную картину использования времени, отслеживайте все, что вы делаете в течение недели.

В конце недели просмотрите отчеты и оцените время, которое вы потратили на выполнение различных задач. С этими данными вы легко сможете найти области, которые нужно улучшить. Например, вы можете проводить слишком много времени, сидя на непродуктивных собраниях или выполняя загруженную работу. Теперь, обладая этими знаниями, вы можете составить точную картину того, как вы проводите свое время, и соответственно планируете.

Это подводит нас к следующему совету.

Совет № 2: Установите достижимые цели и расставьте приоритеты для своих задач.

Если у вас слишком много дел, никакое количество времени не поможет вам справиться со всем этим. Теперь, когда вы создали аудит времени, вы сможете увидеть, нужно ли вам просто лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел.

Если вы считаете, что ваши цели достижимы, переходите к совету 3. Если вы думаете, что пытаетесь достичь слишком многого, попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра или использовать 4 метода управления временем: «Сделать», «Отложить», «Делегировать» и «Удалить».Оба метода помогают расставить приоритеты, так как вы помещаете задачи в одну из 4 групп:

1. Выполнение: задачи, которые являются важными и срочными.
2. Отложить: важные, но несрочные задачи.
3. Делегат: Срочные, но не важные задачи.
4. Удалить: задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

Использование этих методологий поможет вам определить, какие задачи следует расставить по приоритетам и какие задачи следует запланировать и запланировать, делегировать или удалить.

Какими бы ни были ваши цели, они также должны быть УМНЫМИ: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.

Совет № 3: Составьте ежедневный план или список дел.

Это можно сделать либо в первом блоке вашего рабочего дня, либо в последние несколько минут. Используйте любой из этих отрезков времени для создания ежедневного списка дел.

Создавая список дел, старайтесь сделать его простым. Наблюдать за наполовину готовыми списками изо дня в день может быть разочарование. Лучше занижать обещания и перевыполнять, даже если речь идет о личной продуктивности.

Формулируйте элементы списка, как если бы вы их уже заполнили. Вместо «Отправить отчет менеджеру проекта» напишите «Отчет менеджеру проекта отправлен». Этот небольшой трюк даст вам дополнительный импульс мотивации, когда вы решите вычеркнуть задачи из своего списка.

Совет № 4: Планируйте неделю на воскресенье.

Начало рабочей недели с планом поможет вам сосредоточиться на своих главных приоритетах. Это также облегчает переход от беззаботного мышления на выходных к продуктивному рабочему мозгу в понедельник утром.»

Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Увеличьте свои шансы на успех, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Таким образом, вы сможете увидеть, что вам нужно делать каждый день на

Настройте себя на успех, назначив низкоприоритетные задачи на пятницу и другое время с низким энергопотреблением. Помните, что уровень вашей энергии и творческих способностей колеблется в течение недели. Выполняйте творческие и сложные задачи во вторник и среду. Запланируйте встречи на Четверг, когда у вашей команды начнется спад энергии.Используйте свои пятницы и понедельники для планирования и нетворкинга.

Стратегии и методы управления временем

Существуют сотни различных подходов к повышению личной продуктивности. Мы знаем, что все работают по-разному, поэтому метод проб и ошибок в этих стратегиях тайм-менеджмента может помочь вам найти лучший метод для вас.

Совет № 5. Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.

Для большинства людей первые несколько часов работы являются наиболее продуктивными.

Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг еще не полностью проснулся. В активном мозге остается меньше лишней энергии для мечтаний и беспокойства о других задачах.

Используйте это в своих интересах и сразу же после пробуждения беритесь за самые сложные задачи, требующие умственного труда.

Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето, который заметил, что 80% результата обычно получается только из 20% его исходных данных.

Воспользуйтесь этими знаниями и выясните, какие действия составляют часть этих 20 процентов.

Например, вы — владелец агентства, ищущего клиентов. Вы тратите 30 минут в день на рассылку электронных писем потенциальным клиентам и 1 час на обмен сообщениями и ведение корпоративной учетной записи в социальных сетях. Только 1 клиент был направлен к вам через социальные сети, в то время как у вас 5 клиентов были получены по электронной почте. Понятно, что вам следует переключить свое время на рассылку по электронной почте, если вы хотите максимизировать количество клиентов.

Каждый может использовать правило 80-20, чтобы узнать, где проводить время. Если вы не уверены, какие действия входят в ваши 20%, вам следует провести аудит времени или использовать инструмент отслеживания времени, так как это даст лучшее представление о том, какие активные действия оказывают наибольшее влияние и отнимают больше всего времени.

Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.

Знаете ли вы, в какое время дня вы наиболее продуктивно работаете? Знание этого поможет вам оптимизировать вашу рабочую нагрузку.

Чтобы найти свои золотые часы или биологическое прайм-тайм, разбейте свой рабочий день на 3-5 временных интервалов. Следите за своей продуктивностью в течение недели с помощью записной книжки или бесплатного инструмента учета рабочего времени. В конце недели расположите эти временные точки от наиболее к наименее продуктивным.

После того, как вы найдете свои золотые часы, вы сможете соответствующим образом спланировать свои недели. Планируйте сложные или очень сложные задачи на время максимальной продуктивности.

Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Легко почувствовать себя перегруженным большими задачами. Когда вы не знаете, с чего начать, подавленность может привести к промедлению или потере внимания.

Метод швейцарского сыра, изобретенный Аланом Лакейном, утверждает, что лучший способ преодолеть это — разбить более крупные проекты на более мелкие задачи или временные отрезки. Выполнив одну небольшую задачу или 15-минутный временной блок, вы сделаете проект менее сложным и с большей вероятностью будет завершен вовремя.

Советы и уловки по тайм-менеджменту

Нам всем время от времени нужно немного подстегнуть.Воспользуйтесь этими небольшими советами и уловками, чтобы добавить немного привлекательности своей стратегии или методу продуктивности.

Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.

Задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное им время, или так утверждает закон Паркинсона. Если вы дадите задаче два часа, а не один, объем работы, который вам нужно сделать для выполнения задачи, просто увеличится, чтобы заполнить полные два часа.

Еще раз взгляните на свой временной аудит и определите задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали. Установите для этих задач временные ограничения.Установив ограничения, вы улучшите свое внимание и станете работать более эффективно. Вы также избежите расползания объема: расширения проекта, которое происходит, когда обязанности четко не определены или не контролируются.

Если вы все же обнаружите, что выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и определите, следует ли вам уделять больше времени этим задачам в будущем. Вы также можете попробовать устранить небольшие траты времени, такие как незапланированные перерывы.

Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.

Как бы хорошо вы ни планировали, в течение дня всегда будут появляться неожиданные задачи. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами, чтобы получить дополнительное удовлетворение в конце дня.

В воскресенье вспомните о своих достижениях на прошлой неделе и поздравьте себя с успехами. Этот период проверки повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.

Совет № 11: Будьте на день раньше.

Многие люди считают, что лучше всего работают в условиях жестких сроков выполнения работ, и откладывают работу на день раньше срока.Однако для большинства это не так. Проекты часто занимают больше времени, чем предполагалось изначально, что затрудняет их своевременное завершение.

Установите для себя более ранний срок и придерживайтесь его. Планируйте представить свою работу на день раньше срока.

Совет № 12: Не отвечайте сразу.

Не отвечать автоматически на электронные письма или сообщения Slack сразу же после их получения. Пакетная обработка электронной почты и ответ на телефонные звонки во время простоя. Закройте приложения для электронной почты или обмена сообщениями, чтобы не отвлекаться от работы над важными задачами.

10 способов улучшить свои навыки управления временем

Овладение навыками управления временем позволяет профессионалу быстро и эффективно выполнять свои повседневные обязанности. Если вы профессионал, которому сложно управлять временем, будет полезно знать различные методы, которые можно использовать для развития навыков управления временем. В этой статье мы обсудим 10 способов более эффективно управлять своим временем.

Почему важны навыки тайм-менеджмента?

Навыки управления временем — это широкий набор навыков, которые помогут вам управлять временем, которое вы тратите в течение рабочего дня, и обеспечить его максимально эффективное использование.Несколько важных навыков управления временем включают:

Приоритизация

Это акт присвоения уровня важности различным задачам и обеспечение того, чтобы задачи более высокой важности выполнялись перед задачами меньшей важности. Эффективное определение приоритетов ваших задач требует, чтобы вы четко понимали, сколько времени у вас уйдет на выполнение каждой имеющейся у вас работы. Если вы научитесь расставлять приоритеты в своих обязанностях, это также позволит вам более эффективно выполнять важные задачи.

Планирование

Очень важно уметь анализировать задачу или набор задач и составлять график их выполнения. Эффективное управление временем требует от вас сильных навыков планирования, чтобы вы могли развить и применить организованное понимание своих обязанностей при построении расписания задач.

Управление стрессом

Способность распознавать личный уровень стресса и адаптировать его к работе может снизить уровень стресса.Вознаграждая себя, делегируя свои задачи и делая перерывы, когда это необходимо, вы можете оставаться сосредоточенными и мотивированными при выполнении каждой из ежедневных задач по своему расписанию. Понимание вашего уровня стресса также поможет вам эффективно использовать перерывы в течение дня и знать, когда отказываться от задач, которые вас перегрузят.

Постановка целей

Постановка перед собой определенных целей на протяжении всей работы, таких как выполнение определенной задачи или сегмента работы, является важной частью управления временем.Постановка ряда реалистичных и оптимальных целей позволяет вам ощущать каждое достижение в течение дня как источник мотивации и поддержки. Постановка целей может работать в тандеме с управлением стрессом, помогая вам повысить свою эффективность на почасовой и ежедневной основе.

Общение

Этот навык отражает вашу способность выражать свои цели, планы и потребности в устной и письменной формах. Хорошо развитые коммуникативные навыки позволяют разрабатывать эффективные графики и планы.Это также помогает вам более эффективно выполнять свои задачи за счет делегирования полномочий и совместной работы.

Связано: Навыки управления временем: определение и примеры

Как улучшить навыки управления временем

Попробуйте некоторые из этих 10 методов, чтобы улучшить управление временем:

1. Начните свои задачи как можно раньше.
2. Установите пределы того, на что вы скажете «да».
3. Сделайте перерыв.
4. Расставьте приоритеты для ваших задач.
5. Планируйте свои задачи и сроки.
6. Организуйте свое рабочее место.
7. Изучите свои модели продуктивности.
8. Используйте технологии, чтобы нести ответственность.
9. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз.
10. Укрепите свои хорошие привычки.

1. Раннее начало задач

Если у вас есть возможность, запуск задачи до того, как вы запланировали начать работу над ней, может помочь вам преодолеть начальные подготовительные этапы задания. Это позволяет вам начать разработку вашей стратегии превентивно, что также может помочь преодолеть промедление.

2. Установите пределы того, что вы скажете «да» на номер

Многие люди берут на себя столько обязанностей, сколько их просят другие, чтобы произвести положительное впечатление и продемонстрировать свою преданность своей работе. Однако принятие на себя слишком большого количества обязанностей может затруднить разработку расписания, учитывающего все ваши задачи. Установка ограничений на количество активных рабочих мест, которые вы готовы принять от других, может помочь вам избежать огромного количества обязанностей.

3. Делайте себе перерывы

Выделение времени в течение дня для кратковременных отключений от работы позволит вам расслабиться и вернуться к своим активным задачам с новой точки зрения. Знание того, когда делать специальные перерывы в течение дня, также поможет вам выработать эффективные привычки управления стрессом.

4. Расставьте приоритеты для задач

Определите, насколько важны каждая из ваших задач друг для друга. Присвоение приоритета конкретным задачам может помочь вам сосредоточить свои усилия на вещах, на которые больше всего нужно ваше время.Практика определения приоритетов ваших задач позволяет вам понять, как лучше построить свое расписание и определить, какие задачи стоит делегировать.

5. Планируйте свои задачи и их крайние сроки

Найдите время, чтобы составить подробное расписание для каждой из ваших активных задач и установить для них твердые сроки. Это поможет вам представить себе, какие задачи требуют дополнительных усилий, и поможет лучше понять, с какой скоростью вы способны выполнять свою работу. Возьмите за привычку поддерживать свое расписание в актуальном состоянии, поскольку подробное расписание может служить основой для развития ваших навыков планирования и определения приоритетов.

6. Организуйте свое рабочее пространство

Организованное рабочее пространство может помочь вам сэкономить время в течение дня, избавляя вас от необходимости искать материалы, необходимые для выполнения каждой задачи. Кроме того, развитие организационных навыков поможет вам укрепить свои возможности планирования. Отсутствие необходимости беспокоиться о поиске определенных документов или материалов для задач поможет снизить ежедневный стресс.

7. Изучите свои модели продуктивности

У всех разные модели того, насколько они продуктивны в течение дня.Некоторые люди работают намного эффективнее в первые часы дня, тогда как другие могут достичь пика продуктивности только после обеда. Определение того, какое время дня наиболее продуктивно для вас, может помочь вам более эффективно использовать каждую часть дня. Планируя более быстрые или простые задачи в менее продуктивное время, вы гарантируете, что ваша пиковая производительность будет посвящена более длительным задачам с более высоким приоритетом.

8. Используйте технологии для подотчетности

Программное обеспечение для учета рабочего времени и ежедневного управления с каждым годом все чаще интегрируется в рабочие места.Программное обеспечение для учета рабочего времени позволяет рассчитать время, необходимое для выполнения отдельных задач, а программное обеспечение для ежедневного управления интегрирует результаты учета рабочего времени в ваше расписание. Вместе эти инструменты позволят вам создавать более реалистичные и точные графики и могут помочь вам поймать себя, прежде чем отвлекаться или откладывать слишком долго.

9. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Многозадачность может показаться эффективной стратегией для более быстрого выполнения нескольких задач.Однако те, кто сосредоточен на выполнении двух заданий по одному, обычно выполняют каждую задачу быстрее и качественнее, чем те, кто выполняет несколько задач одновременно. Сосредоточение времени на выполнении одной задачи за раз также поможет снизить вероятность отвлекающих факторов.

10. Укрепляйте свои хорошие привычки

Когда вы завершаете задачи или замечаете, что изменили свою продуктивность, развивая свои навыки управления временем с помощью некоторых из этих методов, вы можете закрепить свой успех с помощью небольшая награда.Если вы найдете для себя приятное вознаграждение, которое не умаляет вашу повседневную продуктивность, это может снизить стресс и побудить вас продолжать развивать свои навыки управления временем.

Советы по простому тайм-менеджменту — NHS

Если вам кажется, что у вас никогда не бывает достаточно времени, лучшее управление временем может помочь вам восстановить контроль над своими днями.

Будь то работа или образ жизни в целом, умение эффективно управлять своим временем может помочь вам почувствовать себя более расслабленным, сосредоточенным и контролируемым.

«Цель хорошего тайм-менеджмента — достичь желаемого баланса образа жизни», — говорит Эмма Дональдсон-Фейлдер, дипломированный профессиональный психолог.

На этой странице собраны лучшие советы Эммы по более эффективному управлению временем.

Определите свои цели

«Определите, кем вы хотите быть, свои жизненные приоритеты и чего вы хотите достичь в своей карьере или личной жизни», — говорит Эмма. «Это является руководящим принципом того, как вы проводите свое время и как вы им распоряжаетесь.«

После того, как вы составили общую картину, вы можете выработать некоторые краткосрочные и среднесрочные цели.« Знание своих целей поможет вам лучше планировать и сосредоточиться на вещах, которые помогут вам достичь этих целей », говорит Эмма.

Составьте список

Списки дел — хороший способ оставаться организованным. «Попробуйте и посмотрите, что лучше всего подходит для вас», — говорит Эмма.

Она предпочитает вести один список дел, чтобы не терять из виду несколько списков. «Ведение списка поможет вам определиться со своими приоритетами и сроками.Это может помочь вам отложить несрочные задачи ».

Убедитесь, что вы храните свой список в доступном месте. Например, если у вас всегда есть телефон, держите его в телефоне.

Ориентация на результат

Правильное управление временем на работе означает выполнение работы высокого качества, а не большого количества. Эмма советует сосредоточиться не на том, насколько вы заняты, а на результатах.

«Тратить больше времени на что-то не обязательно приводит к большему», — говорит она. «Дополнительный час на работе в конце дня, возможно, не самый эффективный способ управлять своим временем.«

Перерыв на обед

Многие люди работают во время обеденного перерыва, но Эмма говорит, что это может быть контрпродуктивным. «Как правило, если вы будете находиться вдали от рабочего места не менее 30 минут, это поможет вам быть более эффективными во второй половине дня», — говорит она.

«Прогуляйтесь на свежем воздухе или, еще лучше, займитесь спортом», — говорит Эмма. «Вы вернетесь к своему столу полными сил, с новым набором глаз и обновленным вниманием».

Планирование дня с полуденным перерывом также поможет вам разбить работу на более управляемые части.

Расставьте приоритеты для важных задач

Задачи можно сгруппировать в 4 категории:

• срочные и важные
• не срочные, но важные
• срочные, но не важные
• ни срочные, ни важные

Люди, которые хорошо распоряжаются своим временем, концентрируются на » не срочные, но важные «дела». Таким образом они снижают вероятность того, что деятельность когда-либо станет «срочной и важной».

«Цель — научиться лучше сокращать количество срочных и важных задач.«Когда приходится иметь дело со слишком большим количеством срочных задач, это может вызвать стресс», — говорит Эмма.

Практикуйте «4 D»

Одно исследование показало, что каждый третий офисный работник страдает от стресса, связанного с электронной почтой. Принятие решения в первый раз, когда вы открываете электронное письмо, имеет решающее значение для правильного управления временем.

Эмма советует попрактиковаться в «4 Ds»:

• Delete: вы, вероятно, можете сразу удалить половину писем, которые вы получаете.
• Сделайте: , если письмо срочное или его можно быстро заполнить.
• Делегат: , если электронная почта может быть лучше обработана кем-то другим.
• Defer: отложите время позже, чтобы потратить его на электронные письма, обработка которых займет больше времени.

Последняя проверка страницы: 9 ноября 2018 г.
Срок следующего рассмотрения: 9 ноября 2021 г.

Как управлять временем: советы по эффективному управлению временем

Статья члена команды Management 3.0 Сэма, в которой рассматривается, как эффективно управлять временем и тем самым повышать производительность.

Быстрые ссылки:
Управление временем для снижения стресса
Управление временем при работе из дома
Рекомендации по управлению временем
Советы эксперта

Независимо от того, сколько работы мы вкладываем в продуктивность, почему-то всегда кажется, что есть так много дел и никогда не бывает достаточно времени в день для этого. Но почему? Это потому, что действительно так много нужно сделать? Или мы недостаточно эффективно распоряжаемся временем?

В этой статье мы углубимся в то, как управлять своим временем, потому что тайм-менеджмент — это управление жизнью.Чем больше мы контролируем свое время, тем больше мы контролируем свою жизнь. Но прежде чем мы перейдем к практическим вопросам, давайте обсудим, почему так важно тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент для снижения стресса

Когда мы контролируем свое время, мы посылаем сигнал себе и окружающим, что мы уважаем свое время и себя, и тем самым уменьшаем беспокойство. Нам кажется, что мы сидим за рулем, а не реагируем на то, что в нас бросают.Чем больше мы управляем своей жизнью, тем меньше хаоса мы чувствуем, что ставит нас на первое место, а не цепляется за соломинку, что может заставить нас чувствовать себя беспомощными. Чем меньше мы подвержены стрессу, тем мы более продуктивны.

Управление временем при работе из дома

При работе из дома или удаленно еще важнее эффективно управлять временем, иначе это может привести к выгоранию и неэффективности. Границы между работой и личным чрезвычайно размыты при работе из дома.Прошли те дни, когда вы уходили из офиса в 17:00, а работа заканчивалась до 9:00 следующего дня. Если мы не контролируем свое время, мы можем в конечном итоге всегда работать, что вредно для здоровья и в конечном итоге не дает наилучшего результата.

Существуют различные способы управления временем дома, например:

• Создайте различие между офисным пространством и личным пространством и не работайте в личном пространстве. Это может быть занавеска, барьер или даже линия в комнате.
• Закройте ноутбук и телефон на час в течение дня и отправляйтесь на прогулку.
• Соблюдайте строгие правила работы во время еды (не нужно не делай этого)

• Установите четкое время остановки на ночь и начните работу утром, если вы не пересечете эту линию, если только это не чрезвычайная ситуация.
• Самое главное: сообщить обо всем этом всем в доме, чтобы каждый из вас мог держать прочая отчетность

Лучшие практики управления временем

Давайте теперь рассмотрим некоторые передовые практики, как более эффективно управлять своим временем.

# 1 Эффективное управление временем:

Лучший способ эффективно управлять временем — это создавать системы, которые работают на вас и заставляют вас чувствовать себя хорошо каждый раз, когда вы смотрите на них. Если вам нравятся «старомодные» ручка и бумага, запишите на это свой список дел. Если вам нравятся приложения или вы хотите, чтобы в вашем календаре было все, ничего страшного. Важно то, что вам должна нравиться ваша система, чтобы вы взаимодействовали с ней и не убегали от нее.Если вам не нравится система, которую вы используете, вы будете сопротивляться ее открытию и использованию, что будет мешать вашей продуктивности.

# 2 Лучшие практики управления временем: будьте реалистичны

Одно дело — хотеть все сделать, другое — реалистично оценивать то, что вы можете сделать, и временные рамки, в которые вы можете это сделать. Эффективное управление временем означает реалистичное управление ожиданиями .⏰ Один из способов сделать это — взять задачу под рукой и вычислить, сколько часов она займет. Затем разбейте количество часов в день, выполняя небольшую работу каждый день, пока задача не будет выполнена.

Например, если у вас есть большой проект, который, по вашему мнению, займет около десяти часов, посмотрите в свой календарь и выясните, когда вы можете реально выделить эти часы. Можете ли вы в течение следующих пяти дней заниматься каждое утро по два часа? Можете ли вы заниматься один час в течение десяти дней или три часа в течение трех недель? Будьте реалистичны, а затем посвятите себя тому, что вы решили сделать.

Совет: Как повысить продуктивность с помощью девяти ежедневных ритуалов или Как оставаться продуктивным, когда вы устали

# 3 Как управлять временем: работайте, когда вы работаете лучше всего

Недостаточно иметь список дел, но вы должны выкроить время в день, чтобы сосредоточиться на этом списке, время от времени, которое имеет смысл для поставленной задачи.

Например, если у вас есть проект, требующий большой концентрации, и вы чувствуете себя лучше всего утром, выделите утром время, чтобы заняться этим проектом.Даже если это всего три часа, работают над делами, тогда как вы делаете все возможное, чтобы работать над ними .

Не стоит просто включать его в список дел и предполагать, что в какой-то момент вы к нему дойдете.

# 4 Эффективное управление временем: составьте «список заполнителей»

В течение дня всегда бывают перерывы из-за более интенсивной работы, и когда эти перерывы случаются, один из лучших способов повысить продуктивность — заполнить это время несколькими более легкими делами в списке дел. Некоторые называют это «списком заполнителей».Это вещи, которые нужно сделать, но, возможно, не нужны часы или тихое место. Может быть, это отправка нескольких текстовых сообщений, ответ на электронные письма или звонки, которые вы откладывали.

Подумайте обо всех 15-20-минутных отрезках времени, которые у вас есть в течение дня. Если сложить, останется как минимум 1-2 часа, на которые вы могли бы осмыслить массу вещей.

# 5 Как эффективно управлять временем: разбить его на части

Частично у нас нет эффективного управления временем, потому что мы часто не хотим выполнять задачу, которая кажется слишком сложной, поэтому мы надеемся, что она уйдет, или мы откладываем ее, или помещаем ее в список. в целом проект, но потом никогда до него не добраться.Это приводит к промедлению, и эксперты говорят нам, что промедление является более эмоциональным, чем логистическим.

Прокрастинация — это не проблема управления временем, это проблема управления эмоциями.

Тим Пичил, доцент кафедры психологии Карлтонского университета и блогер Psychology Today

Мы откладываем дела на потом, когда мы перегружены или тревожны, и один из способов борьбы с этим — разбить вещи на маленькие шаги и спросить себя: что следующий шаг? Когда мы делаем что-то пошагово, это помогает нам двигаться вперед и предпринимать действия, которые в конечном итоге создают импульс и облегчают это чувство страха и беспокойства.

Совет: Вы уже пробовали личную доску Канбан для повышения производительности?

Советы экспертов о том, как более эффективно управлять временем

Эксперты в области тайм-менеджмента, такие как Робби Слотер, эксперт по рабочим процессам и производительности, выступающий по темам, связанным с личной продуктивностью и корпоративной эффективностью, говорят , что проблема, с которой большинство из нас сталкивается при попытке повысить производительность, заключается в том, что мы слишком много внимания уделяем времени и задачам и мало на отношения и влияние .Тайм-менеджмент — это не просто логистика, это обеспечение того, чтобы мы были эмоционально в порядке, поэтому Робби говорит, что мы должны запланировать что-то позитивное в нашем еженедельном графике, чтобы нам было чего ждать.

Читайте дальше: 4 способа повысить ценность своей жизни, ценив свое время

Другие советы, которые, по мнению эксперта по управлению временем Робби Слотер, имеют решающее значение, если вы хотите управлять своим временем, включают:

• Имейте «повсеместный захват»
  Это означает наличие одного места, куда вы помещаете все! Когда вы что-то не записываете, это давит на ваш разум, а умственный вес создает нагрузку, снижающую продуктивность.
  
• Сосредоточьтесь на задаче, а не на эмоциональной энергии задачи, чтобы лучше управлять своим временем
  Мы так часто работаем над тем, что делать то, чего не хотим делать, что к тому времени, когда мы доходим до этого, это никогда так плохо, как кажется. Не беспокойтесь о том, сколько энергии потребуется для выполнения задачи, сосредоточьтесь на самой задаче и на том, как ее выполнить.
  
• Установите порядок обработки вещей в своей жизни
  Как часто вы забываете чистить зубы? Наверное, не так часто.Придерживайтесь привычки делать то, что обрабатывает информацию, сделайте это рутиной, чтобы вам не приходилось напоминать себе, что делать, когда у вас есть что-то, что нужно запомнить. Если вы знаете, что каждый раз, когда у вас есть задача, вы записываете ее в своем приложении или на листе бумаги, тогда это создает на одну вещь меньше, чтобы вы запомнили. Сделайте вашу систему рутиной.

Ваш вывод для лучшего управления временем

Тайм-менеджмент является одновременно практическим и эмоциональным, а это означает, что мы должны держать свое психическое и эмоциональное здоровье под контролем.