Базовые принципы тайм-менеджмента и методы успешных людей.
https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/2003/og_image/cd16a33a4c9a3b2c5df8ebceb2ef4490.png
Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.
Правила планирования времени
Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:
- Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
- Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
- Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
- Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
- Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.
Как правильно организовать рабочий день
Метод Франческо Чирилло
Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.
Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.
Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.
Метод Дэвида Аллена
Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.
Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.
Метод Айви Ли
Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.
Метод Райдера Кэрролла
Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.
Метод Тима Ферриса
Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!
При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.
Метод Марка Твена
Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.
Метод Бенджамина Франклина
Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».
Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.
Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:
- Глобальная цель.
- План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
- План на ближайшие 3–5 лет.
- Планы на год и месяц.
- Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.
В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.
Метод Стивена Кови
Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:
- Быть инициативным, искать возможности.
- Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
- Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
- Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
- Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
- Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
- Понимать, что предпринимать сначала.
Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.
Уволиться с надоевшей работы и быть себе хозяином.
Так выглядит мечта каждого второго современного человека.
При этом речь идет не про надежду на свалившееся с неба наследство, а про размышления, как организовать свой бизнес.
Каким бы окутанным мифами и сложностями не выглядел со стороны мир малого бизнеса, эта сфера всегда будет привлекать людей.
Хотя кроме надуманных темных сторон частного предпринимательства, есть и светлые стороны, которые не совсем соответствуют действительности.
Среди распространенных мифов про свой бизнес:
Я буду работать 4 часа в день.
А потом еще 4, еще и еще.
Свой бизнес – это круглосуточная работа.
Даже в моменты отдыха голова будет занята решением рабочих вопросов.
Деньги будут падать с неба.
Первые полгода некоторые предприниматели вообще не получают прибыль.
А когда она появляется, зачастую, тратится на развитие бизнеса.
Мой продукт – просто супер и будет иметь гарантированный спрос.
Кто вам об этом сказал?
Если результаты проведенных аналитических исследований, то вероятность есть.
А вот если интуиция – тут уже под большим вопросом.
И это только верхушка айсберга!
Однако если вы твердо уверены в желании организовать бизнес, стоит перейти от догадок к практике.
Точнее, к 6 шагам, которые помогут предпринимателю начать дело.
Шаг 1. Оцените «за и против» идеи организовать свой бизнес
Возможно, вы удивитесь, но у идеи организовать дело есть не только очевидные достоинства, но и недостатки.
| Преимущества своего бизнеса | Недостатки работы на себя |
|---|---|
| Вы сами распределяете рабочее время. | Никто и ничто не дает вам 100% гарантию стабильности и успеха. |
| Уровень заработка зависит только от ваших стараний. | Никто не будет платить вам за переработки. |
| Неприятные или сложные дела можно делегировать. | Иногда бизнес может потребовать вашего участия даже среди ночи. |
| Опыт руководства собственным бизнесом часто помогает в жизни. | Вы становитесь ответственны за все. Крах бизнеса – только ваша вина. |
| Вы не ограничены в выборе ниши. | Легко увлечься и отодвинуть на второй план семью, хобби, отдых. |
Оцените этот список внимательно.
Иногда идея организовать свой бизнес не подходит конкретному человеку, который может добиться куда большего, если будет трудиться под чужим руководством.
Если недостатки вас абсолютно не смущают, можно перейти непосредственно к организации.
Шаг 2. Определитесь, в какой сфере организовать свой бизнес.
Если вы не тот счастливый человек, который точно знает, чем хочет заниматься, придется поломать голову над выбором идеи для бизнеса.
Пара советов, которые помогут это сделать:
Проанализируйте, что у вас есть.
Хобби, интересы, полезные навыки, интересные знакомые – все это нужно выписать на листочек и обдумать.
Случается так, что миллионы человеку приносит то, что он до этого делал просто для души.
Не стремитесь стать новатором.
Нас вдохновляют такие примеры, как Стив Джобс.
Но организовать бизнес – не значит придумать что-то абсолютно оригинальное.
Подумайте про империю «Старбакс».
Неужели они первые придумали продавать кофе?
Презентуйте идею близким.
Если друзья или родственники не заинтересуются, как можно ждать восторга от других людей?
Отделяйте желаемое от действительного.
Предположим, вы мечтаете вращаться в модных кругах.
Если вас интересует дизайн или даже мастерски шьете одежду, есть шансы пробиться.
Но если все ограничено одним желанием «быть крутым», вы скорее перегорите и бросите бизнес.
Шаг 3. Составьте бизнес-план для дела, которое вы решили организовать.
Неотъемлемый шаг того, как организовать свой бизнес, это написать бизнес-план.
Это не только персональный «путеводитель» для предпринимателя, но и инструмент для получения инвестиций.
Документ можно заказать в специализированной фирме, но куда лучше, составить его самостоятельно.
Вы можете чувствовать себя недостаточно компетентным в некоторых вопросах.
Но ни один человек со стороны не сможет понять и преподнести ваш бизнес также хорошо.
Структура бизнес-плана обычно не меняется в зависимости от выбранной ниши.
В документе указывается юридическая информация о фирме, её учредителях, целях и задачах бизнеса, организационные вопросы, приводится аналитическая информация о рынке, потенциальных рисках.
Самый важный раздел, по мнению большинства – это, конечно, финансовые расчеты.
Основное внимание инвесторов и банков будет обращено на информацию о том, сколько денег нужно, чтобы открыть бизнес и как быстро окупятся вложения.
Бизнес-план поможет трезво оценить идею организовать дело.
Иногда на этом этапе «всплывают» выводы о рисках, неучтенных деталях, даже нецелесообразности открывать дело.
Отсутствие анализа – причина того, что более 70% фирм закрывается спустя полгода-год.
Советы по составлению бизнес-плана:
Проводите тщательные анализы.
Чем больше данных соберете о бизнесе, тем лучше будет для его развития.Информация о конкурентах, спрос на продукцию, прогнозы о развитии выбранной ниши – все это имеет значение.
Бизнес-план должен быть максимально кратким.
Никто из инвесторов не будет рад читать талмуд.
Только не нужно сокращать объем за счет исключения каких-то важных разделов или фактов.
Достаточно убрать «воду» и писать по делу.
Все данные нужно подтверждать.
Ни одна цифра не должна стоять в плане только потому, что «вам так кажется».
Всю информацию нужно подтверждать вычислениями или отсылкой к компетентным источникам.
Не упускайте детали.
Если вы никогда не составляли бизнес-планы, стоит изучить парочку примеров.
В них можно подчеркнуть некоторые детали, которые можно упустить при составлении документа.
К примеру, недостаточно просто указать перечень оборудования для бизнеса.
Предприниматель должен знать, кто, в какие сроки и как будет его устанавливать, и сколько это будет стоить.
Возвращайтесь к плану спустя время.
План нужен не только для того, чтобы получить финансирование и организовать бизнес.
Нужно работать с ним, как с инструкцией, регулярно возвращаться к документу, вносить коррективы.
Как создать бренд компании: пошаговая стратегия
Шаг 4. Найдите источник, из которого будете финансировать свой бизнес.
Наравне с вопросом, как организовать бизнес, предприниматели задаются вопросом: откуда взять деньги на это?
Если у вас есть идея, составлен бизнес-план и вопрос только в финансировании, существует несколько вариантов:
| Источник | Описание |
|---|---|
| Личные средства | Для первого бизнеса лучше использовать личный капитал. Некоторые идеи не требуют крупных вложений. Если вы трудитесь по найму, начните откладывать часть зарплаты на реализацию своей мечты. Так постепенно вы сможете создать свой источник финансирования. Когда предприниматель распоряжается личными деньгами, отношение становится более серьезным, а решения – продуманными. |
| Занять у знакомых | Считается, что если уж занимать деньги, то лучше у «своих», а не в банке. На практике это часто приводит к проблемам в будущем, особенно если бизнес оказывается провальным. Таким способом финансирования лучше пользоваться только опытным бизнесменам, которые могут установить сроки возврата долгов и дать гарантии. |
| Инвесторы | Если идея, на которой вы хотите организовать бизнес, кажется вам очень заманчивой и перспективной – привлеките к её реализации инвесторов. Вы можете даже не представлять, как много вокруг людей «при деньгах», которые были бы рады их приумножить, инвестируя в чужой бизнес. Искать инвесторов можно на специальных биржах или форумах. |
| Банковский кредит | Самый популярный, но пугающий вариант, откуда взять деньги. Во-первых, чтобы бизнес профинансировали, бизнес-план должен будет пройти серьезную проверку специалистами. Во-вторых, от вас потребуются гарантии возврата займа (залог, поручительство). И, стоит повториться, начинающим предпринимателями лучше так не рисковать. Но если вы уверены в своих силах и в своем деле, можете попробовать воспользоваться специальными банковскими программами для малого бизнеса. |
| Государственная поддержка | Некоторые ниши бизнеса могут быть профинансированы государством. Поддержка малого предпринимательства распространяется на те проекты, которые связаны со строительством, современными технологиями, различными производствами. Если вы решили организовать бизнес, который создаст рабочие места и будет делать вклад в развитие страны или региона, можно попытать удачу в конкурсе на такую денежную поддержку. |
Шаг 5. Зарегистрируйтесь, чтобы организовать бизнес легально.
Если речь идет про серьезный бизнес, а не мелкую подработку, деятельность нужно зарегистрировать.
Многие считают, что на первых порах вполне можно обойтись и без этого.
Действительно, для некоторых видов бизнеса можно устроить тестовые месяц-два, чтобы определиться, будете ли вы заниматься этим в дальнейшем.
В противном случае придется тратить время и нервы, чтобы закрыть дело.
В остальных ситуациях открыть ИП или ООО нужно обязательно, потому что:
- Без документов получить инвестиции, кредит или грант не получится.
- Клиенты больше доверяют зарегистрированным фирмам.
- Деятельность без регистрации может повлечь штрафы и санкции, вплоть до закрытия фирмы.
Выбор между ИП и ООО дается начинающим предпринимателям с трудом.
Единый совет тут дать невозможно.
Бизнесмен должен взвесить «за и против» и определиться, что больше подходит в его ситуации.
| Преимущества | Недостатки | |
|---|---|---|
| ИП | • Есть ряд послаблений в системе налогообложения. • Просто организовать – не займет много времени и денег. Список необходимых документов небольшой. • Прибылью бизнеса можно свободно распоряжаться. | • Страховые взносы нужно платить даже тогда, когда ИП не функционирует и не приносит доход. • Считается, что ИП – это несолидно. К примеру, госзаказ почти гарантированно дадут только ООО. • ИП не может заниматься некоторыми видами деятельности (к примеру, требующими получение лицензии). |
| ООО | • Могут организовать несколько учредителей. • Вызывает больше доверия у потенциальных партнеров и клиентов. • Страховые взносы выплачиваются только с зарплат сотрудникам. Когда ООО не работает, выплаты тоже останавливаются. | • Не может работать само по себе, должен быть хотя бы один сотрудник – директор. • Необходимо вести бухгалтерскую отчетность. • Доходы можно тратить только на оправданные цели. Вывести прибыль трудно. |
Шаг 6. Продвигайте и развивайте свой бизнес, который смогли организовать.
Организовать бизнес – это только первый шаг к независимости и финансовой стабильности.
Дело нужно развивать и масштабировать.
Залог успеха – это качественное выполнение работы.
Ни один заказ не стоит выполнять с мыслями: «получилось так себе, но в следующий раз будет лучше».
Главная реклама для бизнеса – это сарафанное радио.
Люди не всегда охотно делятся положительным впечатлением о сотрудничестве, но все же личная рекомендация работает эффективнее, чем десяток билбордов.
Однако если клиент получил особо негативное впечатление, он обязательно напишет плохой отзыв!
Наработанная база клиентов – это костяк бизнеса.
Когда вам удалось организовать бизнес, начинайте собирать данные о своих пользователях и работайте с этой информацией.
Обязательно откладывайте деньги.
Первые доходы окрыляют, особенно, если речь идет про внушительные суммы.
Однако развивать бизнес без вложений не получится.
Возьмите за правило минимум треть прибыли отправлять «обратно» на нужды дела.
Это позволит продвигать бизнес и масштабировать его в будущем.
В видеоролике, ниже, схематически представлен процесс организации бизнеса:
Если вы задались вопросом, как организовать свой бизнес, чтобы быстро и просто заработать золотые горы – вас будет ждать разочарование.
Но вот тот человек, который реально оценит риски, найдет интересное торговое предложение и будет вкладывать все время в дело, обязательно добьется успеха!
Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту
Привет, друзья! На связи Ярослав Андриянов! Пока я сдувал гоанский песок со своих пяток, обратил внимание на то, сколько народу здесь, в Гоа, активно батонит благодаря расслабленной и неспешной атмосфере. А что? Напрягов минимум, тепло, солнце, море. Достается даже убежденным фрилансерам-трудоголикам! Так и говорят «куча соблазнов! Даже времени, чтобы поддаться на все, не хватает».
И вот чтобы показать, как я справляюсь с атмосферой тотального расслабления, решил написать статью в семи простых пунктах о том, как организовать себя и свое время для работы, отдыха и всего-всего остального. Постараюсь избежать банальностей в духе тупой мотивации и дать те инструменты и лайфхаки, которыми пользуюсь сам.
Правда, про борьбу с ленью я статью уже выкладывал. Но там были общие рекомендации. Сейчас же я больше хочу сконцентрироваться на личном опыте переживания самоорганизации.
Содержание статьи:
Съешь слона по частям
Моя любимая методика. Прежде чем приступить к решению большой задачи, распили ее на части. Я всегда это делаю на этапе проектирования нового сайта, весь процесс разработки которого я разбиваю на этапы.
- Беру блокнот, открываю чистый лист и начинаю писать: сделать структуру, дизайн, верстку, настройку системы управления контентом. Весь необъятный процесс вдруг сузился до четырех понятных пунктов.
- Дальше, каждый подпункт я дроблю дальше. (например, «дизайн» состоит из подэтапов с поиском нужной цветовой гаммы сайта, поиск картинок и сбор графических элементов).
- Если мой вредный мозг все еще противится составленному плану и испытывает стресс, дроблю каждую задачу еще мельче до мелкодисперсной кашицы. Иногда дохожу до маразмов, в духе «открыть гугл, посмотреть сайты по тематике».
Самая классная фишка здесь — дать уму пищу победы! Дофамин выделяется всегда, каким бы малым это достижение не являлось. Главное, чтобы было! Вы входите во вкус победы, ум радостно чавкает и более не прокрастинирует. Процесс запущен, задачи решаются. Ставить цели становится проще и естественней.
Отключись от раздражителей
Главный убийца продуктивности — интернет. А особенно уведомления почты и соцсетей. Убей убийцу! Отключай соцсети нафиг, ибо дурная привычка постоянно проверять фейсбуки сбивает прицелы и рассеивает внимание. Эго хочет получить дополнительные стимулы своей важности в виде личных сообщений и постоянно ищет новой дозы.
Заменяем суррогатную радость онлайн сообщений маленькими победами списка задач. Стоит выполнить парочку, как настроение здорово улучшается.
Самое время — отключиться от мути соцсетей
Время на отдых
После 1.5-2 часов решения рабочих вопросов выделяй 15-20 минут на отдых. Это особенно актуально таким маньякам-фрилансерам, типа меня. И в эти заветные минуты не открывай ничего по работе. Просто отдыхай: посмотри ржаку на ютьюбе, позвони маме, выпей стакан китайского чая с видом на суету бренного мира из окна. Я когда работаю в своей комнате в Алматы, всегда выглядываю на балкон с видом на горы и просто созерцаю горные вершины над суматошным городом внизу.
Перегрузка и переключение здорово возвращают к продуктивности. Вообще, правильным будет еще в распорядок дня вносить физкультурные паузы, ибо сидячий образ жизни — очень коварен и легко приводит к омерзительным последствиям.
Картинка, правда, больше про тайм менеджмент
Составляй списки
Организация времени, под матерным словом «тайм менеджмент» — это целая наука. В Америке безумно любят из любого маломальского процесса организовать целое движение. Так, чудесный человек по имени Дэвид Аллен, основатель методики GTD, написал крайне полезную (но нудную) книгу «Как привести дела в порядок», где настойчиво рекомендует каждое движение ума записывать.
Захотел сходить как-нибудь в музей — запиши, пришла идея как обставить комнату — запиши, пришел email, натолкнувший тебя на идею — сохрани. В целом, отличный подход, разгружающий твой бренную голову от необходимости держать в себе всю тягомотину возможных задач.
Я этим тоже активно пользуюсь и для записи всех текущих идей использую wunderlist, который использую по принципу «что вижу, то и пишу». После, в начале каждого дня просматриваю список «входящих», вместе с планом на день. Потом выделяю спокойных 7-10 минут на обработку этих списков и решаю, что буду делать сегодня.
Работаю без жестких рамок, исключительно на интересе. И к концу дня, глядя на список решенных задач, чаще всего радуюсь. Ведение и обработка списков — замечательное средство для организации собственного времени. Главное — не увлекаться, ибо в рамках GTD обработке отводится особое внимание. Все-таки, наша задача — продуктивность!
Дай волю спонтанности
Я люблю четкий распорядок со списками, но порой мне крайне лениво их организовывать. И очень часто я отдаюсь спонтанности. Эдакий путь Дао… Когда ты делаешь то, что делается, а то, что не делается, не делаешь. Не идет дизайн? В топку, пойду лучше приготовлю ужин. Не хочется писать в блог — займусь зарядкой или почитаю книгу. Все в недеянии и без лишней суеты.
Картинка какбэ намекает на то, как надо работать
Правда, часто себя ловлю на укорах со стороны совести: мол, вот не сделал запланированное на сегодня и т.д. и т.п. Ну и ладно, зато отдался спонтанности без попыток что-то там организовать и контролировать.
Бой с прокрастинацией
Однако, спонтанность нельзя ни в коем случае путать с прокрастинацией. Последняя маскируется очень коварно, но под пристальным взором неизбежно себя выдает. Чувствуешь, одолевает лень, которую надо перебороть? И вместо решения задач ты вдруг начинаешь проверять почту, убирать со стола или в совсем терминальной стадии — читать френд-ленту? Пора дать бой.
Я обычно это делаю следующим образом:
- Ловлю себя за чтением френд-ленты
- Закрываю ненужные вкладки браузера (намеренно)
- Открываю рабочий проект
- Даю себе 10 минут для вовлечения
Банально, как думаете?) По-моему, до безумия! Но вот именно в этих «10 минутах» и заключается самый главный и приятный подвох. Ум втягивается и уже мало что способно тебя оторвать от дела.
Вообще, с вопросами организации времени я настоятельно рекомендую отличный курс от Евгения Попова. Учиться у профессионалов — лучшая инвестиция, которая окупается всегда.
Будь однозадачником
Сколько раз я пытался делать 2 или 3 дела сразу и сколько раз это приводило к отупляющему стрессу — не счесть! Думаю, у Вас возникает нечто подобное. Я постоянно переключаюсь с задачи на задачу, пытаюсь одновременно писать пост в соцсети, верстать сайт и еще общаться по скайпу. Все в печь!
Без комментариев
Делай одну задачу! Пишешь статью и хочешь проверить почту? Пиши статью. Оставайся собранным, оставайся сконцентрированным. Сделай процесс медитацией.
Как к концентрации подхожу я:
- 2-3 глубоких вдоха. Опыт пройденной випассаны здорово помогает.
- замедление процесса. Если я пишу статью, начинаю снижать скорость печать. Если делаю дизайн, начинаю обращать внимание на звуки клацанья мыши или клавиатуры.
- любое искушение сделать что-то еще душится на корню
- радость от процесса приходит в момент, когда вдруг начинаешь видеть игру красок звуков и цветов.
Вот, собственно говоря, и все. Все эти методы организации себя и времени — просты и стары как мир. Но каждый из них — часть моей практической фрилансерской повседневной деятельности. И без них ни одно мое дело с мертвой точки не сдвигается. Расскажите, друзья, как Вы организовываете свое время и себя? Поделитесь собственным опытом в комментариях, пожалуйста?
И если статья Вам показалась полезной и интересной, поделитесь, пожалуйста, ею в соцсетях.
Продуктивного труда Вам и радости каждый день!
P/S за активное комментирование я отправляю с Гоа открытки. Подробнее читайте здесь
Из-за ситуации с распространением коронавируса миллионы человек перешли на дистанционное обучение и удаленную работу. Но не для всех этот переход проходит гладко. Для тех, кому сложно заставить себя учиться и работать вне офиса, публикуем советы от Марины Котляровой — психолога, члена Международной ассоциации коучей ICTA и Ассоциации карьерного консультирования и сопровождения. Вебинар эксперта был организован накануне Университетом ИТМО.
Организация рабочего места
Очень важно создать себе дома место, хотя бы приблизительно похожее на рабочее. Возможно, придется сделать в квартире пару перестановок, прикупить ширму или перегородки. Перестановка взбодрит ваш мозг и поможет ему изменить восприятие привычного пространства, настроит на рабочий лад. Если вы живете с семьей, детьми, соседями, и у вас нет отдельной комнаты, поможет ширма — ею можно отгородить свое личное пространство и дать понять остальным, что вы заняты и отвлекать вас нельзя.
Уберите из поля зрения все посторонние предметы, пусть на вашем столе царит минимализм. Избавьтесь от всех раздражающих факторов: телевизора, громкой музыки, уведомлений на телефоне, закройте все ненужные вкладки в браузере. При необходимости наденьте наушники для шумоизоляции — можете работать в тишине или включить ненавязчивую фоновую музыку, которая поможет вашей концентрации на работе.
Обязательно поддерживайте связь с коллегами или одногруппниками во время рабочего дня, но не используйте деловую переписку и рабочие чаты для обсуждения личных вопросов — это отвлекает и вас, и ваших коллег. Будьте на связи и с вашим непосредственным руководителем, будьте готовы оперативно откликаться на его задания, отвечать на вопросы и задавать свои.
Заранее возьмите все контакты тех, с кем вам необходимо коммуницировать по работе или учебе — в первую очередь контакты коллег, одногруппников, рабочих или научных руководителей, преподавателей, партнеров, клиентов. Обговорите с ними форматы, в которых вы будете общаться, мессенджеры, которые вы будете использовать. Создайте в облаке виртуальный диск с общим доступом, где будут храниться необходимые для работы документы, учебные материалы.
Если на работе вы еще не используете сервисы совместного управления проектами — самое время начать. Для этого сейчас существует множество платформ и сервисов, одни из популярных — Битрикс24 и Trello.
Обязательно озаботьтесь, чтобы у вас был хороший, стабильный и быстрый интернет. Если его качество вас не устраивает, подумайте о возможности сменить провайдера или подключить другой тариф.
Если вам необходимо заниматься бумажной работой, позаботьтесь о наличии всех необходимых инструментов: работающий принтер, ручки, бумага, степлер и т.д.
Источник: pikabu.ru
Организация рабочего времени
Хорошо, допустим, что с рабочим местом вы разобрались, как теперь организовать свое время? Очень просто — всего лишь придерживайтесь установленного рабочего графика и не ломайте режим, к которому вы привыкли. Да, теперь, когда не нужно ехать на метро на другой конец города, кажется, что можно и поспать подольше, и поваляться в кровати лишний час. Делать так крайне не рекомендуется — из-за таких поблажек вам с каждым днем будет все сложнее настроить себя на продуктивную работу.
Поэтому вставайте в то время, какое привыкли, умывайтесь, одевайтесь, завтракайте. Лишний час, который вы тратили на дорогу, можете использовать более осмысленно: приготовьте себе полезный полноценный завтрак вместо бутербродов, почитайте книжку и сделайте, наконец, уже зарядку.
То же самое с перерывами — обедайте в то же время, что и в офисе, сделайте себе запас воды и перекусов на рабочем столе, приготовьте термос чая или кофе — так вы не будете без конца отвлекаться и проверять содержимое холодильника.
Самое убийственное для продуктивности, что вы можете сделать — это представить работу из дома как полувыходной. Да, возможно, теперь у вас появилось чуть больше свободного времени, но это не значит, что вы можете забить на свои обязанности и вместо этого заняться другими более интересными делами. Сохраняйте тот же баланс рабочего и свободного времени, какой был у вас раньше, не сдвигайте рабочие часы, организуйте домашние дела так, чтобы они не мешали рабочему процессу.
Не выпасть из графика поможет четкое планирование. Подробно распишите все свои задачи на день, разбейте их на подзадачи, поставьте себе дедлайны. И обязательно ведите отчетность — для себя и своего руководителя, отмечайте все, что сделано и все, что предстоит сделать. Наглядный план поможет вам визуализировать рабочий процесс — это помогает не только в концентрации, но и в мотивации.
Для начала попробуйте подводить мини-итог в конце каждого часа. После того, как привыкнете, можете ограничиться чек-поинтами в середине дня, например, в обед. По окончании рабочего дня подведите итог, похвалите себя за проделанную работу, подумайте, что вы могли бы сделать лучше и продуктивнее — и с этими замечаниями спланируйте следующий день.
Если у вас проблемы с концентрацией, попробуйте использовать одну из техник тайм-менеджмента, например, «Помидор» — 25 минут работаете, ни на что не отвлекаясь, пять минут отдыхаете, затем снова 25 минут работаете и т.д. Важно, чтобы пять минут отдыха вы тратили не на проверку соцсетей, а на максимально отвлеченное от работы занятие. Например, можно походить по дому, поразминаться, сделать пару отжиманий или просто посидеть с закрытыми глазами.
В Google Play и App Store можно найти сотни приложений тайм-менеджмента. Рекомендуем обратить внимание на Forest: вы задаете промежуток времени, в течение которого будете сконцентрированы, «сажаете» дерево, и, если вы отвлеклись и полезли в телефон, дерево засыхает. Удивительно, но это очень мотивирует.
Самоорганизация
И вот мы перешли к самому главному и самому сложному — как все-таки заставить себя работать и учиться, не скатиться в апатию и не увязнуть в прокрастинации?
Во-первых, с самого утра приведите себя в порядок: смените пижаму на что-то более приемлемое, причешите волосы, можете даже сделать макияж — все это поможет перестроиться с домашнего режима на рабочий. А еще не придется краснеть перед коллегами или начальством, если внезапно придется созваниваться по видеосвязи. В том числе вам не будет стыдно перед коллегами или преподавателями своих домочадцев и соседей, в том случае, если вы живете не одни.
Во-вторых, старайтесь все самые важные, сложные или просто неприятные дела сделать с самого утра или хотя бы до обеда. Так они не будут оттягивать ваше внимание и не отравят весь ваш день (или несколько дней, если вы склонны к откладыванию на потом).
Если вы склонны к прокрастинированию, то подумайте — почему это так? Чаще всего склонность к прокрастинации связана со страхом или фрустрацией перед слишком большим объемом работы или слишком сложной задачей. Есть такая поговорка: «Съесть слона по кусочкам». Разбивайте все задачи на более мелкие подзадачи — до тех пор, пока они не станут совсем простыми и не обременительными. Обязательно отмечайте выполнение каждого, даже самого незначительного пункта. Так вы сможете обмануть свой мозг и мотивировать его на продуктивную работу.
Опять же, попробуйте методики тайм-менеджмента, их великое множество. Например, матрица Эйзенхауэра предлагает все дела распределять по категориям «важное/не важное», «срочное/не срочное», а методика «АБВГД» позволяет распределить все дела по степени приоритетности, а от некоторых отказаться вовсе.
Обязательно договоритесь с людьми, с которыми живете, чтобы они вас не отвлекали. Выстраивание личных границ — очень важный навык, и ситуация, когда все работают из дома — отличный повод этот навык прокачать. Обозначьте своим близким и родным свои границы и свое рабочее время — так им будет проще уважать ваше пространство и не отвлекать от рабочего процесса.
На самом деле переход на удаленную работу или дистанционное обучение — отличная возможность для самонаблюдений. Попробуйте проследить за своими естественными биоритмами: в какое время суток вы наиболее продуктивны, а в какое — совсем нет. Распределяйте нагрузку в соответствии с этим, назначайте важные встречи и созвоны на то время, когда вы в наиболее ресурсном состоянии, старайтесь успеть сделать все дела до наступления спада. Конечно, не получится игнорировать рабочий режим коллег и поток дел, но такие самонаблюдения определенно помогут вам и в будущем.
Лайфлоггинг. Источник: bitnine.net
Попробуйте заняться лайфлоггингом: установите приложения для фиксации рабочего и свободного времени, список задач с возможностью контроля за их выполнением, трекер привычек.
Спорт
Если утром или вечером у вас были спортивные тренировки — ни в коем случае от них не отказывайтесь. Закрытие фитнес-центров и спортзалов не катастрофа: просто замените свои обычные тренировки на домашние, переключитесь на бег или прогулки на свежем воздухе. Если занятия спортом никогда не были частью вашей повседневной рутины — что ж, сейчас самое время обзавестись полезными привычками. Помните, что мозгу для полноценной работы обязательно нужны свежий воздух и хотя бы минимальные физические нагрузки. Даже короткие прогулки помогают отвлечься от дел, перезагрузиться и вступить в бой с новыми силами.
Перейти к содержаниюКак правильно организовать свой рабочий день
1. Лучше меньше, да лучше
Большинство людей обычно работают не с максимальной производительностью, а в довольно расслабленной манере. Но если вы действительно заботитесь о результатах, а не просто стараетесь быть «занятым», нужно на все 100% включаться в работу и полностью отключаться после.
Здесь работает тот же принцип, что и с тренировками. Чтобы добиться максимальных результатов, лучше заниматься меньше, но интенсивнее , а потом обязательно выделить время на отдых и восстановление. Так же и с работой.
Лучшие результаты обычно приходятся на короткие интенсивные интервалы работы по 2–3 часа. Только в это время нужно полностью сосредоточиться и ни на что не отвлекаться.
Любопытно, но необычные решения чаще приходят в голову не тогда, когда мы сидим на работе, а когда мы «восстанавливаемся». Например, во время одного исследования только 16% опрошенных сказали, что творческие идеи посещают их на рабочем месте . Обычно новые идеи возникают во время отдыха или в дороге.
Пока мы едем на машине или идём по улице, внешние стимулы вызывают в нашем подсознании разные мысли и воспоминания. Мы перескакиваем с одной мысли на другую, находясь между прошлым, настоящим и будущим. В таком состоянии мозг устанавливает связи и подыскивает решения проблем, которыми мы занимались до этого.
Так что, когда вы «работаете», будьте на работе. А когда «не работаете», не думайте о ней. Давая себе время на восстановление, вы сделаете даже больше, чем при непрерывном труде.
2. Не тратьте первые три часа впустую
Первые три часа после того, как вы начали день, — самое ценное время для продуктивности.
Во-первых, наш мозг (а именно его префронтальная кора) особенно активен и готов к творческой деятельности непосредственно после пробуждения . Пока мы спали, наше подсознание работало, устанавливая временные и контекстуальные связи.
Во-вторых, после ночного отдыха у нас больше запасов энергии и силы воли . А в течение дня сила воли истощается и мы испытываем усталость от принятия решений.
Мы часто слышим совет начинать утро с тренировки, но это подходит не всем. Кого-то интенсивная физическая нагрузка с утра может не зарядить энергией, а наоборот, оставить без сил.
Лучше всего для продуктивного начала дня сразу после завтрака потратить несколько минут на медитацию и записи в дневнике.
Запишите цели и планы на день, а также всё, что приходит вам в голову. Это поможет упорядочить мысли.
Потом приступайте к работе. Не заходите в социальные сети и в электронную почту, сразу беритесь за главное. Через три часа непрерывной работы мозгу потребуется перерыв. Теперь как раз идеальное время для занятий спортом. После тренировки ещё на несколько часов вернитесь к работе.
Конечно, не у всех есть возможность жить в таком распорядке. Главное, старайтесь следовать таким правилам.
- Чтобы больше успеть за утро, вставайте на несколько часов раньше обычного, а после обеда ложитесь подремать.
- Используйте правило «90 — 1», то есть первые 90 минут каждого рабочего дня занимайтесь своей задачей № 1.
- Планируйте все встречи и совещания на вторую половину дня.
- В первые три часа работы не проверяйте соцсети и почту. Утро нужно потратить не на потребление, а на создание чего-то.
3. Ведите сбалансированный образ жизни
Сбалансированная жизнь — это ключ к продуктивности.
То, чем вы занимаетесь вне работы, так же важно для продуктивности, как и то, что вы делаете непосредственно на рабочем месте.
Множество исследований подтверждают, что продуктивность повышается у тех, кто регулярно занимается спортом. Ведь мозг — это такой же орган, как и другие. А если весь организм здоров, то и мозг работает лучше.
Даже то, что мы едим, влияет на нашу способность концентрироваться на работе. А хороший сон вообще неотъемлемый компонент продуктивности (кстати, спаться будет гораздо лучше, если рано вставать и усердно работать).
Кроме того, многие психологи считают, что для продуктивности и творчества также необходима «игра». Психиатр Стюарт Браун, например, написал об этом целую книгу. Он убеждён, что игра положительно влияет на наше мышление, улучшая память и концентрацию, развивая математические способности, творческий подход к решению проблем и даже социальные навыки .
4. Слушайте музыку на повторе
Психолог Элизабет Хельмут Маргулис считает, что прослушивание музыки на повторе помогает нам сосредоточиться. Когда мы слушаем одну и ту же песню, мы обычно «растворяемся» в ней, а это не даёт нам отвлекаться и витать в облаках (это полезно делать после работы).
Таким трюком пользуются, например, основатель WordPress Мэтт Мулленвег, писатели Райан Холидей и Тим Феррис. Попробуйте и вы.
Например, с помощью сайта Listen On Repeat можно на повторе слушать треки с YouTube. А на сайте Brain Music есть специальные подборки звуков для концентрации, медитации и отдыха.
С каждым днем все большее количество людей интересуют вопросы следующего плана: «Как подобрать идею для бизнеса?» и «Что надо делать, чтобы организовать дело?» Попробуем ответить на них максимально подробно.
Предпринимательская деятельность – это весьма привлекательная стезя для тех, кто устал от ограниченной жизни и наемного труда. Свой бизнес действительно является реальным способом значительно поднять уровень дохода и почувствовать вкус принципиально нового качества бытия. Однако статистика говорит о том, что подавляющий процент свободных предпринимателей в итоге терпит фиаско. Остаться на плаву удается лишь немногим из тех, кто ступил на трудный путь создания бизнеса. Итак, как организовать свой бизнес?
Вопросы, на которые нужно получить ответы
Чтобы избежать неудачи в собственном деле, нужно изначально выбрать правильное направление. Многие успешные предприниматели и опытные бизнес-тренеры сходятся в одном – заниматься стоит тем делом, в котором можно стать лучшим. Этот простой, но очень важный принцип способен с самого начала пути направить корабль бизнеса к горизонтам стабильного процветания. И вот почему: для того чтобы понять, как организовать свой бизнес и тем более развить его, необходимо полное погружение в процесс. Придется постоянно анализировать ситуацию, думать о возможных перспективах, принимать быстрые и ответственные решения, а также много работать.
Если человек занимается тем делом, которое он не любит и от которого не получает удовольствия, то самоотдача будет весьма трудным процессом. Соответственно, и вопрос о том, как организовать свой бизнес, останется без ответа. А ведь вокруг конкуренты, которые готовы обогнать при малейшем намеке на слабость.
Поэтому одно из основных условий успешного бизнеса – заниматься любимым делом, на которое захочется тратить многочисленные часы, сидеть допоздна и, возможно, работать в выходные. Конечно, не стоит себя изматывать, но свой бизнес нужно любить, иначе будет очень тяжело.
Можно ли работать дома?
Все чаще начинающие предприниматели стали задумываться о том, как организовать бизнес на дому. Обычно он вырастает из увлечений. И в основном бизнес стал подразумевать использование интернета. Поле деятельности в таком предпринимательстве достаточно широкое. Каждый может создать свой собственный сайт, начать вести свой собственный блог и т.д. Все будет зависеть от конкретных навыков и умений человека.Планируя уникальную предпринимательскую идею, многие решают начать с малого – с открытия частного бизнеса, действующего на дому. Какие характерные черты имеются у такой деятельности?
Наличие положительных моментов
Перед тем как организовать малый бизнес подобного плана, стоит подумать, насколько много у него достоинств. А положительные стороны имеются. Предпринимателю не потребуется производить поиски помещения, покупать соответствующее оборудование, содержать персонал и т.п. Кроме того, каждого человека способна заинтересовать возможность совмещать не только свою предпринимательскую деятельность, но и домашние дела.
Почему будущие предприниматели пытаются понять, как организовать бизнес в интернете? Этому желанию сопутствуют следующие факторы:
1. Простота в финансовом плане.
2. Экономия своего свободного времени.
3. Экономия сил на поиски персонала.
Но все эти причины никак не отменяют тот факт, что к бизнесу требуется подходить с полной ответственностью.
Расходов избежать не получится
Если вы задумались о том, как организовать бизнес с нуля на дому, то стоит понимать, что без материальных затрат обойтись не выйдет. Вне зависимости от того, какая продукция была выбрана предпринимателем для реализации, потребуется какой-то, пусть даже и небольшой, первоначальный капитал. Организовывая малый бизнес на дому, следует учитывать необходимость платить за электричество, за доставку продукции потенциальному покупателю, за проезд к потенциальному клиенту в случае предоставления услуг и т.д.К тому же потребуется принимать во внимание те затраты, которые пойдут на регистрацию предпринимательской деятельности для того, чтобы избежать проблем с законом. Ну и без рекламы обойтись не получится. Только при отличном маркетинговом подходе деятельность будет успешной.
Для того чтобы понять, какую деятельность выбрать, необходимо проанализировать свои способности и таланты, после чего искать наилучший способ заработать на своих сильных сторонах.
Аналитика и планирование
Как организовать свой бизнес? Для того чтобы избежать проблем, не стоит забывать про мониторинг рынка и выбор определенной ниши. В сущности, суть бизнеса заключается в том, чтобы найти актуальную потребность и восполнить ее. Поэтому тем, кто хочет иметь свое дело, нужно подумать над следующим вопросом: за что готовы платить? Это может быть кафе в той части города, где живет много людей, но при этом нет хорошего уютного заведения с достойной кухней. Или магазин брендовой одежды с блестящим сервисом, которого так не хватает покупателям с деньгами. Тем же, кому близка музыка, стоит рассмотреть вариант с открытием студии звукозаписи.
Вариантов много, нужно лишь их увидеть. Рынок несовершенен, и если хорошо его изучить, то можно найти нишу, в которой нет насыщения качественным продуктом или услугой.
Однако чтобы не ошибиться в выборе деятельности, необходимо внимательно изучить ситуацию в городе и регионе на предмет конкуренции. Возможно, город уже перенасыщен предложениями услуг или товарами, которые рассматриваются как бизнес-возможность. Чтобы получить хороший старт, нужно либо дать то, что дают другие, но на значительно лучших условиях (высокое качество, сервис, привлекательные цены), или начать движение в том направлении, которое еще только развивается.
Составление качественно проекта
Если вы не знаете, как организовать собственный бизнес, то стоит учитывать, что без хорошего бизнес-плана сделать это не получится. Цель данного документа – определить все необходимые затраты, возможные риски, планируемую прибыль (с учетом конкуренции, уровня спроса в регионе и других важных факторов), а также динамику развития. Другими словами, необходима подробная схема всего дела, где описано, что откуда берется и почему.Бизнес-план является важной составляющей успешного старта еще и по той причине, что рисует реальную картину и дает понять, насколько актуальна та деятельность, на которой остановился выбор. Также четкий, хорошо подготовленный бизнес-план просто необходим для поиска инвесторов (которым недостаточного одного энтузиазма) и доверия со стороны банков. Составить его можно, используя шаблоны, которых предостаточно в интернете, но если позволяют финансы, лучше обратится к специалистам, имеющим в этом деле большой опыт и высокую квалификацию.
Инструменты развития бизнеса
Всегда будьте в курсе. Как говорил Дональд Трамп, для успеха в бизнесе нужно всегда быть впереди конкурентов, вовремя замечая и используя новые тенденции рынка. Мир не стоит на месте, появляются новые технологии и услуги, поэтому чтобы удержать и развить свое дело, нужно быть в курсе того, что происходит на рынке, а также следить за всеми изменениями, которые могут повлиять на состояние и структуру рынка в той сфере, в которой действует бизнес.
Если потерять хватку и позволить себе расслабиться, то можно не заметить, как продукт или услуга, составляющие основу бизнеса, станут неактуальными. Вот почему предприниматели изучают новые разработки в сфере услуг и сервиса как такового, а также посещают различные выставки, касающиеся сферы их деятельности.Маркетинговая стратегия
Для того чтобы повысить уровень прибыли, нужно увеличить количество клиентов, а значит, расширить сферу деятельности. Для этого стоит постоянно думать над тем, как увеличить объемы продаж. Например, можно найти новые рынки сбыта, которые откроют доступ к сотням клиентов, также не стоит упускать возможность выгодного партнерства.
Для того чтобы эффективно использовать инструменты маркетинга, нужно изучить его основы, так что придется стать на путь самообразования.
Есть масса мелочей, которые способны в корне изменить отношение клиентов к конкретной торговой марке или заведению. В качестве примера можно привести известную историю с пиццерией, которая находилась на самом дне продаж. Хозяева даже подумывали над тем, чтобы продать ее. Но пиццерию не хотели покупать, так как считали убыточной. Тогда владельцы решили бросить все силы на то, чтобы изменить ситуацию. Они начали думать над тем, чего хотят, но не получают покупатели пиццы. И ответ был найден: клиенты, заказывая пиццу на дом, часто получали ее уже остывшей. Вскоре владельцы пиццерии озвучили всем новый лозунг своего заведения: «Мы доставим вам горячую пиццу за полчаса или вернем деньги». После этого шага продажи начали стремительно расти, «умирающий» бизнес превратился в источник высокого дохода. Вот как нюансы маркетинга могут радикально изменить ситуацию.
Следует задуматься об открытии сети филиалов
Этот шаг может позволить превратить скромный бизнес в мощную структуру, приносящую по-настоящему серьезную прибыль. Для этого понадобится создать свой бренд, логотип и уникальный сервис. На протяжении первых лет работы можно изучить спрос, прочувствовать рынок и разработать такой тип предложения, который будет пользоваться высоким спросом. После этого можно открыть несколько заведений или офисов, предлагающих услуги в пределах города и региона. В случае успешного развития сети в регионе ничего не помешает продолжить свою деятельность и на отдаленных территориях.В деле подобного уровня нужна команда профессионалов, которая будет выполнять основную часть работы на достойном уровне. Основателю бизнеса здесь отводится роль главного стратега, который принимает глобальные решения.
Можно стать оптовиком
Еще один способ увеличить продажи – перейти на уровень оптовых магазинов и баз. Когда в бизнесе будет вращаться достаточно денег, станет доступна перспектива сотрудничества с производителями без посредников, что позволит снизить цены на продукцию, а за счет этого привлечь новый поток клиентов. Если суть бизнеса в том, чтобы продавать в магазины города какой-либо товар, то при наличии хорошей команды торговых агентов и базы клиентов можно вести переговоры с различными производствами в таком ключе: «Помогите организовать бизнес с эксклюзивной дистрибуцией». Это позволит в больших объемах торговать востребованной продукцией.
Заключение
Бизнес – это целый мир. Поэтому стоит повториться: ступая на тропу предпринимательства, важно выбрать ту стезю, которая приносит глубокое удовлетворение. Надеемся, что теперь вы понимаете, как правильно организовать свой бизнес.Как организовать себя и свое время
Как организовать себя и свое время
Если вы зашли прочитать статью с названием: как организовать себя, то видимо вы чувствуете себя рассеянным, не успеваете сделать нужные дела во время, а так же чувствуете, что хотите поменять свою жизнь. Как часто бывает, вы начинаете новое дело, например, ежедневно ходить в спортзал и уже через 2 недели вы все бросаете. Если же вы начнете каждый день уделять по 1 минуте качанию пресса, то вам будет легче организовать себя, ведь 1 минута не так уж и много. Начните с малого, ознакомьтесь со списком необходимых шагов, что бы организовать себя и выберете для себя наиболее подходящие шаги.
ШАГ №1 Всё на своем месте
1. Организуйте свое пространство. Где бы вы не находились дома или на работе, в спальне, кухне, в шкафу и письменном столе должен быть порядок и все должно быть организованно. Вы должны открыть ящик и видеть, что там лежит, и избавиться от вещей которые вы не использовали долгое время. Каждая папка должна быть подписана и содержать необходимые документы.
— Организованно это не значит что только опрятно. Цель организации всех вещей и предметов является быстрая возможность найти требуемый предмет. Тем не менее, организация вещей и предметов, так же может помочь содержать их в чистом и опрятном состоянии, обеспечивая быструю, логическую систему нахождения вещи, добавления и удаления вещи из «системы».
Пример: Документы могут быть сложены в аккуратные стопочки, но это не значит, что вы быстро найдете требуемый договор. А вот если вы разложите по папкам: договора, бухгалтерскую документацию и т.д., то найти договор будет куда удобнее. А если в папке, договора разложить по алфавиту или дате, то это займет у вас считанные минуты. Добавить новый договор так же не составит труда. Если вы организуете свое рабочее пространство, то вы сэкономите массу времени, которое можно пустить в нужное русло.
2. Кладите вещи и документы всегда на место. Если вы решили организовать себя, то вам придется и организовать пространство вокруг себя. Одно не возможно без другого. У каждой вещи должно быть свое место. Взяли вещь — использовали ее — положили на место. Кладите сразу, а не потом, позже и т.д.
Пример: Если ключи постоянно держать в одном и том же кармашке сумочки, то на их поиск вы затратите пару секунд, а вот если ваша сумка очень большая, имеет много карманов, забита разными мелочами, то поиск ключей может занять несколько минут. Экономия времени и своих нервов на лицо.
ШАГ №2 Используйте календарь, ежедневник или свой телефон
- Используйте календарь. Купите календарь, положите его на самое видное место, где вы его будете видеть каждый день, желательно утром. Для большинства людей это место либо холодильник, либо рабочий стол компьютера. Самое главное это выработать привычку работать с календарем и обращаться к нему ежедневно и не один раз в день. Как вариант расположить календарь в ванной комнате, и вечером перед сном, пока вы чистите зубы, записать важные встречи и дела в календарь, которые возникли в течение дня, ну а утром во время чистки зубов вы можете ознакомиться с важными задачами на сегодняшний день. С помощью календаря организовать себя и свое время достаточно просто.
Используйте календарь
- Используйте ежедневник. Ежедневник незаменимая вещь для занятого человека. Планирование своих дел организует вас и ваши дела. Записывайте все планы на день. Ежедневник всегда держите под рукой и записывайте даже такие мелочи как купить хлеб или соль, тогда вы всегда, перед тем как зайти в магазин, сможете заглянуть в свой ежедневник и купить все необходимое на ужин. Не засоряйте свои мозги ненужной информацией, не нагружайте свой организм, ведь держать в памяти все важные дела на следующий день, неделю или месяц, достаточно сложно, точнее практически не возможно. Поэтому вы часто забываете сделать что-то важное. Не насилуйте себя и свой организм, используйте ежедневник.
Используйте ежедневник
- Используйте свой телефон. Время не стоит на месте и календари, так же как и ежедневники уходят в прошлое, ведь сейчас программное обеспечение для телефонов позволяет делать записи важной информации прямо в телефон. Кроме всего прочего, всегда можно поставить напоминание, и телефон издаст необходимый для вас сигнал и напомнит о задаче, которую нужно выполнить.
ШАГ 3 Делайте списки
1. Записывайте все, что вам необходимо. Все что вы должны помнить вы должны записать. Запись всегда лучше, чем память, ведь запись попадется вам на глаза, вы всегда напомните себе, таким образом, о требуемой задаче. Даже если у вас отличная память, никто не идеален. Не так уж и сложно сделать запись на бумаге. Записывайте телефонные номера, встречи, списки покупок, дни рождения и т.д. Храните записи там, где их всегда можно найти и обращайтесь к ним ежедневно. Не засоряйте свой мозг лишней информацией, пусть он лучше тратит энергию в другом направлении.
2. Ежедневный список дел должен быть реальным для выполнения. Если вы каждый день будете ставить себе невыполнимые задачи, то через пару дней вы забросите выполнять составление списка дел для самоорганизации. Опыт придет со временем. Возможно, сначала вам не будет хватать времени для выполнения всех намеченных дел или наоборот, времени будет даже слишком много. Просто заставьте себя делать ежедневный список задач в течение недели, и вы почувствуете уже по истечению этого срока, что успеваете сделать дел на порядок выше. А ваше внимание будет сконцентрировано на выполнение дел, а не на разгильдяйстве.
Делайте списки дел на неделю, на месяц и даже на год. Списки дел можно делать как в блокнотах, так и с помощью стикеров, которые можно прилепить в самые разнообразные и видные места.
ШАГ 4 Придерживайтесь графика
- Идите до конца. Нет никакого смысла создавать списки дел, если вы не сможете дисциплинировать себя, что бы выполнить все намеченные задачи. Есть несколько способов самодисциплины для выполнения списка дел. Прекратить тратить время на ерунду, такую например как социальные сети. Удалить или постараться игнорировать отвлекающие факторы.Если вас что-то держит в самом начале списка, то пересмотрите эту задачу. Так ли она важна? Срочно ли ее выполнение? Отложите эту задачу. Не стоит зацикливаться на одном деле слишком длительное время.
- Установите временные рамки. Установление временных рамок для выполнения задачи один из методов самоорганизации. Зная, что время, отведенное на выполнение задачи заканчивается, вы начнете поторапливать себя, тем самым постараетесь избавиться от отвлекающих факторов и сосредоточится на выполнении задачи. Однако не спешите закончить работу над задачей если время закончилось, доведите задачу до конца и сделайте свою работу качественно. Во время спешки всегда можно «накосячить».
- Объедините одинаковые и похожие задачи. Например, сделать телефонные звони или сделать все покупки за одну поездку.
Пример: Счет за телефон приходит 1 числа, а коммунальные платежи 5 числа. Обе квитанции необходимо оплатить до 10 числа. Разумнее будет дождаться коммунальных платежей и оплатить квитанции одновременно, нежели тратить время на поездку, стояние в очереди и т.д. 2 раза.
ШАГ 5 Многозадачность
1. Старайтесь научиться выполнять несколько дел одновременно. Это очень эффективный способ самоорганизации. Если например одно дело не требует умственных затрат, а требует физической нагрузки, то вы можете продумывать другие задачи во время его выполнения. Например, вечером во время просмотра какого-либо видео или отчета, вы можете заняться спортом, например, бегать на беговой дорожке или позаниматься на велотренажере. Только не забывайте о том, что у некоторых людей многозадачность снижает возможность сосредоточиться на одной вещи за один раз. Если у вас плохое настроение, то подборка прикольных фото поможет вам его поднять.
ШАГ 6 Делегируйте
1. Делегируйте свои обязанности другим людям. Убедитесь что человек, которому вы поручили выполнение задачи справиться с ее решением. Помните, что иногда лучше 1 раз научить подчиненного правильному выполнению какой-либо работы и затем делегировать эту часть на него. Трудно организовать себя и свое время, если вы склонны к выполнению всей работы самостоятельно.
P.S. Организуйте себя и не забывайте подписываться на новые статьи, а так же вступайте в группу Блог Кати в контакте:http://vk.com/blogkaty
Анекдот для любителей юмора:)
— Записал свою жену на карате.
— Ну и?
— Научился пылесосить, готовить, а от стирки просто тащусь!
Интересные статьи:
1. Имбирь и как с ним худеть
2. Как накачать попу быстро
3. Как быстро отрастить волосы
Использование материалов сайта доступно только с активной ссылкой на сайт: blogkaty.ru
Об авторе
