Как правильно вести кассу: КАК ПРАВИЛЬНО ВЕСТИ КАССУ ПРЕДПРИЯТИЯ

Налоговики рассказали, как правильно вести кассовую книгу

В Центральном межрегиональном управлении ГНС по работе с крупными налогоплательщиками напомнили о правилах ведения кассовой книги.

Так, согласно п.п. 9 п. 3 разд. I Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, кассовая книга — это документ установленной формы, который применяется для осуществления первичного учета наличности в кассе.

В соответствии с абзацами пятым и шестым п. 39 разд. IV Положения листы кассовой книги нумеруются и прошнуровываются, опечатываются отпечатком печати, при наличии ее в учреждении/на предприятии. Количество листов в кассовой книге удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения/предприятия.

Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах.

Первые экземпляры, которые являются неотрывной частью листа кассовой книги, — «Вкладные листы кассовой книги» остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, которые являются отрывной частью листа кассовой книги, — «Отчет кассира» являются документами, по которым кассиры отчитываются относительно движения денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.

Пунктом 35 разд. III Положения предусмотрено, что кассовые документы после составления кассиром отчета и обработки этого отчета комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и хранятся в соответствии с законодательством Украины ответственным лицом, на которого руководителем возложена обязанность относительно их хранения.

При этом учреждения/предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов имеют право вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отображение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воссоздавать форму и содержание кассовой книги в бумажном виде.

Подать отчетность без ошибок и вовремя поможет онлайн-сервис Liga: REPORT. В нем все, что нужно предпринимателю — все актуальные формы отчетов с подсказками, шаблоны первичных документов, Электронная книга учета доходов. Убедитесь сами

На протяжении года «Вкладной лист кассовой книги» хранится кассиром отдельно за каждый месяц. После окончания календарного года (или в зависимости от потребности) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивку в хронологическом порядке. Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения/предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу. После окончания календарного года кассовая книга на электронных носителях передается для хранения в соответствии с законодательством Украины.

Согласно п. 44.3 в. 44 Налогового кодекса Украины налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов не менее как 1095 дней (2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием) со дня представления налоговой отчетности, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности.

В случае ликвидации налогоплательщика документы за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней (2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием), которые предшествовали дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Вместе с тем, согласно ст. 352 п. 4.2 главы 4 разд. I Перечня типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, срок хранения книг, журналов, карточек учета, в том числе кассовых документов (счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных документов, накладных и тому подобное) составляет 3 года с учетом примечания 2 к ст. 186 п. 3.1 главы 3 разд. І Перечня № 578/5.

Следовательно, форма кассовой книги (типовая форма № КО-4) определена в приложении 5 к Положению, которым предусмотрено ведение этой книги на протяжении одного календарного года. При этом, если в кассовой книге остались не заполненны страницы (пустые), то на таких страницах проставляются прочерки или на следующей странице после последней записи вносится дата окончания книги и удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица). Порядок закрытия кассовой книги в случае изменения ее формы в соответствии с законодательством, осуществляется таким образом, как и по окончании календарного года. В случае, если в течение календарного года кассовая книга заканчивается или меняет ее форма, то нумерация страниц в следующей кассовой книге должна начинаться с «1».

Если кассовая книга велась в электронной форме, то после окончания календарного года (или в зависимости от потребности) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивке в хронологическом порядке, которые формируются в книгу. Такая книга удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и передается для хранения в соответствии с законодательством Украины.

При этом налогоплательщики обязаны после окончания кассовой книги, которая велась на бумажных или на электронных носителях, хранить ее в течение не менее 3 лет со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются отмеченные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности и документов, связанных с исполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, — не менее чем 3 года со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов — не менее 3 лет со дня завершения срока их действия).

Малый бизнес требует больших усилий. LIGA360 поможет держать на контроле свою предпринимательскую деятельность и экономить время. Получите полную базу законодательства, контролируйте отчетность и задолженность перед государством. Проверяйте поставщиков и клиентов. Попробуйте все преимущества LIGA360:Предприниматель, заказав тестовый доступ.

как исключить воровство и увеличить прибыль

Владельцы магазинов теряют доход из-за ошибок персонала и контрагентов. Поставщик привозит меньше, чем заказали. Продукты доставляют поздно — срок годности выходит быстрее, чем их успевают купить. Кассир случайно обвешивает покупателя или нарочно присваивает выручку. Контролировать процесс на каждом этапе помогает учет товаров.

Рассказываем, как исключить воровство, сократить расходы и увеличить доходы с помощью сервиса учета. Поставщик
Приемка
Учет
Ценники
Этикетки
Прибыль

Магазин ведет учет на всех этапах:

Что такое учет товара

Учет помогает отслеживать операции с товаром в магазине и на складе: поступления, хранение, продажи. Предприниматели фиксируют информацию на каждом этапе:

• когда товар поступил по накладной от поставщика,
• сколько заплатили поставщику,
• как перемещали между складами и магазинами,
• когда продали на кассе,
• какую выручку и прибыль получили,
• сколько налогов должны государству.

Владелец единственного ларька обычно ведет учет в тетради, небольшого магазина — в Excel или облачном сервисе, супермаркета или сети магазинов — в товароучетной системе вроде 1С. Мы расскажем об учете на примере облачного сервиса для небольшого магазина, использующего онлайн-кассы.

Пользователь Дримкас Учета принимает товар по накладной, заводит в базу и назначает розничную цену. Кассир продает товар на кассе. Сервис показывает выручку, прибыль и маржу

Зачем вести учет в магазине

Цель учета товаров — повысить эффективность бизнеса. Для этого владелец магазина анализирует каждый этап от поставки до продажи и принимает решения: какие товары и когда заказать, с какими поставщиками работать, как лучше организовать приемку, кого из сотрудников уволить или лишить премии. Все это помогает сокращать расходы и увеличивать доход.

Бонус: учет готовит предпринимателя к новому бизнес-процессу — работе с маркированными товарами. Новый процесс нужно освоить и обучить сотрудников.

Когда магазин внедряет учет, ему уже не нужно менять текущие процессы, чтобы продавать сигареты, одежду, обувь и другие товары с кодами маркировки.

Минимизировать воровство. Учет помогает определить сотрудников, которые теряют и воруют товары. Когда в магазине недостача, владелец сразу видит причины. Кассир авторизуется в начале смены, а в конце видно, сколько он продал и по каким ценам. Результаты можно сравнить с работой других кассиров, найти проблему и возместить убытки.

Систематизировать закупки. В мелком ларьке владелец смотрит на полки и записывает в тетрадь, какие товары заказать, — это тоже учет. В магазине с тысячей товаров тетрадью не обойтись. С помощью сервиса учета предприниматель контролирует остатки и точно знает, когда заказывать новые товары.

Не «замораживать» деньги на складе. Когда владелец магазина знает, что и когда закупать, товар не залеживается на складе. Поставщик привозит товары в нужном объеме, покупатели их разбирают — поставщик получает новый заказ. Оборотные средства работают, их не «замораживают» в виде товаров на складе.

Сократить персонал. Магазин нанимает сотрудников, чтобы вести учет в тетради или держать всё в голове. Это лишний персонал: кладовщик, товаровед, управляющий. С сервисом учета можно обойтись без этих работников. В системе просто следить за остатками, контролировать работу кассиров и устанавливать цены. Нагрузка на бухгалтера тоже снижается: он может выгрузить из сервиса документы с подробными отчетами.

Сократить расходы. Магазин не тратит лишних денег, когда нет воровства, лишних расходов на сотрудников и несвоевременных поставок. Учет дополнительно помогает проанализировать закупки и выбирать поставщиков с лучшими ценами. Владельцу доступна история закупок. Поставщик предлагает цену меньше — прибыль выше.

Подготовиться к маркировке. В России стартовала обязательная маркировка товаров, поставщики уже привозят сигареты с кодами Data Matrix. Процесс учета похож на работу с маркированными товарами: магазин принимает товары по коду — ставит на баланс, продает — списывает с баланса. Если в магазине налажен учет, работу с маркированными товарами отдельно выстраивать не придется.

Учет товара в Кабинете Дримкас

Магазин принимает товары по накладной — сервис добавляет их в базу для учета. Дальше можно установить цену, скидку и напечатать ценники.

Сервис заменяет товароучетную систему, Excel и другие программы.

Подробнее

Учет товаров при приемке

Учет помогает на основных этапах приемки. Чтобы заказать нужные товары, предприниматель смотрит остатки. Когда принимает товары у поставщика — заносит данные из накладной. После этого с товаром можно работать в сервисе учета: устанавливать цену, перемещать со склада в магазин, проводить акции. При продаже и оформлении возврата данные тоже попадают в сервис учета.

Заказ. Предприниматель видит в программе, каких товаров нет или осталось мало, и заказывает нужные. На складе будут только востребованные товары.

Приемка. Сотрудник магазина сверяет товары с накладной. Если всё верно, подписывает накладную и заносит товары в сервис учета. Это проще делать с помощью сканера штрихкодов. Напротив каждого товара сотрудник выставляет количество. Товары автоматически загружаются на кассу.

Перемещение. В сервисе учета товары перемещают между складом и отделами магазина. Владелец магазина точно знает, что есть в наличии и где находится.

Владелец магазина «Продукты 24» смотрит остатки товаров в сервисе и заказывает поставщику недостающие. Привозят молоко, хлеб и яйца. Работник магазина осматривает груз и проверяет по накладной, сканирует товары и заносит в систему. На сервисе видно, какой товар в наличии и в каком отделе.

Учет цен на товары

Магазин учитывает две главных цены — закупочную и розничную. При приемке сотрудники фиксируют стоимость товара у поставщика, позднее добавляют розничную цену. Иногда магазин устраивает акции, чтобы продать товар быстрее. Например, снижает наценку на товар.

Цена поставщика. При приемке сотрудник магазина заносит в сервис учета товары, их количество и цену поставщика. Это нужно, чтобы отслеживать стоимость закупки и вовремя менять поставщиков.

Назначение розничной цены. Перед выкладкой на витрину сотрудник магазина назначает товару розничную цену. Для этого используют наценку, например в 20%, или указывают цену для каждого товара вручную.

Раньше в магазинах работали товароведы. Они брали товары со склада, укладывали в корзину, потом по очереди доставали, сканировали, записывали количество и клали в другую корзину. Только потом товар выкладывали на витрину. С учетом все это не нужно.

Акция. Иногда на товар снижают наценку. Например, у молока в тетрапаке выходит срок годности — наценку меняют с 20% до 5%, чтобы продать быстрее.

Работник универсама «Удача» принимает газировку, вводит количество бутылок и цены из накладной. Наценка для газировки стандартная — 25%. В карточке каждого товара на сервисе учета видно историю закупок: когда, у кого и по какой цене. Владелец универсама следит за ценами и меняет поставщиков, чтобы увеличить прибыль.

Дримкас Учет хранит историю цен поставщиков для каждого товара

Учет продажи товаров

Когда сотрудник магазина назначил товарам розничные цены, он печатает ценники и выкладывает в торговый зал. Учет помогает синхронизировать цену на кассе и в ценнике. Так магазин избегает ошибок, недовольства покупателей и штрафов.

Ценники. Магазин печатает ценники после добавления розничной цены. Важно, чтобы они совпадали с информацией на кассе. Иначе предприниматель столкнется с недовольством покупателей и штрафами. Учет помогает загрузить новые цены на кассы и исключить расхождения.

Продажа. При продаже товар вычитается из остатков, а стоимость проданных товаров добавляется к выручке. На основе оптовой и розничной цен программа рассчитывает прибыль и маржу.

Минимаркет хорошо отработал выкладку и продажу товаров. Сначала товарам назначают розничную цену в сервисе учета, эти данные автоматически загружаются на кассу, и только тогда сотрудники печатают новые ценники. Цены всегда актуальны, в магазине не бывает конфликтов с покупателями из-за ценников.

Учет работы продавцов

Чтобы уменьшить расходы, предприниматель контролирует работу продавцов. Кассиры ошибаются в суммах, забывают взять деньги, иногда обвешивают покупателей и присваивают выручку. С учетом владелец магазина знает, какой кассир работает недобросовестно, и требует возмещения убытков.

Смены. Кассир авторизуется на кассе в начале смены — выбирает свое имя из списка. Учет собирает статистику работы сотрудника.

Анализ работы. Владелец магазина видит в сервисе учета, сколько купили товаров в этот день, по какой и цене и что еще осталось. Если выручки или товаров на складе не хватает, легко увидеть, в чью смену образовалась недостача.

Санкции. Хороший руководитель опирается на факты, когда решает наказать сотрудников за ошибки. У него на руках отчеты за работу по сменам: выручка, прибыль и количество проданных товаров. На этом основании можно предъявить претензии, сделать выговор и вычесть недостачу из зарплаты.

В магазине продают мясо. Продавец Мария берет курицу, взвешивает ее — весы печатают этикетку. Мария считывает этикету сканером и печатает чек. Данные о продаже попадают в сервис учета. Воровство исключено. Если к весам прикрепить гирьку и обвешивать покупателей — вес товара при приемке и при продаже не совпадет. Владелец магазина увидит махинации.

Учет возврата товара

Когда покупатель возвращает товар, кассир пробивает чек возврата и отдает деньги. Операция попадает в сервис учета: к остаткам прибавляется количество товаров, которые вернули.

Возврат на кассе. Кассир может забрать не подходящий товар и выдать покупателю деньги. Если покупатель платил наличными и возвращает товар в день покупки — из денежного ящика. Если платил картой — продавец отменяет безналичную транзакцию. Если товар возвращают в другой день, нужно отправить деньги обратно на карту.

Документы. Возврат подкрепляют документами: кассовым и товарными чеками, заявлением от покупателя с причинами. Документы на возврат помогут бухгалтеру возместить НДС или уменьшить доход, если организация работает на упрощенке.

Возврат на баланс. Сервис учета синхронизируется с кассой, товар автоматически возвращается на баланс. В остатках количество увеличится.

Девушка вернула в магазин одежды платье, которое не подошло. По закону у нее было 14 дней на возврат, она уложилась в срок. Продавец берет чек и дает форму заявления на возврат. С этими документами он печатает чек возврата. Сервис учета автоматически добавляет товар в остатки.

Учет списания товаров

Магазин списывает товар, когда его нельзя продать: потерялся, испортился, у него вышел срок годности. Учет помогает выявить недостачу и актуализировать остатки.

Инвентаризация. Чтобы точно знать остатки, магазин проводит инвентаризацию. Ответственный сотрудник выгружает из сервиса учета файл, печатает и сравнивает с реальным количеством товаров. Товаров оказалось меньше — это недостача. Общее количество верное, но одних товаров не достает, а других слишком много — это пересортица.

Документы. Недостачу или пересортицу нужно зафиксировать актом и указать причины.

Снятие с баланса. Реальные остатки в магазине сотрудник актуализирует с сервисом учета — выгружают текущие и загружают фактические.

У кефира в молочном отделе вышел срок годности. В конце смены работники магазина проводят инвентаризацию и списывают товар — оформляют акт. На сервис учета загружают фактические остатки.

Что нужно знать об учете товаров

1. В сервис учета заносят данные на каждом этапе: приемка, назначение розничной цены, продажа, возврат и списание.
2. Учет помогает отследить движение товаров от поставщика до конечного потребителя и контролировать остатки на складе.
3. Сервис повышает эффективность бизнеса: с ним магазин исключает воровство кассиров, систематизирует закупки, не «замораживает» деньги на складе.
4. С учетом магазину не нужен кладовщик, товаровед и управляющий. Бухгалтер получает готовые отчеты и тратит меньше времени.
5. Учет товаров похож на работу с маркированной продукцией. Магазин внедрил учет — значит, готов к обязательной маркировке.

Учет товаров без бухгалтерских программ

Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.

Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.

Подробнее

Как сшить кассу за год. Ведение кассовой книги в электронном виде. Заполнение кассовой книги

Соблюдение правил кассовой дисциплины и ведение кассовой книги является обязательным для всех организаций и частных предпринимателей при любой системе налогообложения, если они оперируют наличными денежными средствами при ведении деятельности. Рассмотрим, как правильно вести кассовую книгу.

Порядок заполнения кассовой книги установлен Положением о ведении кассовых операций, утвержденным Центробанком 12.10.2011 года. Согласно Положению хозяйствующие субъекты при проведении операций с наличными денежными средствами обязаны вести кассовую книгу (форма КО-4). На каждый год оформляется новая кассовая книга. У предпринимателя или организации допускается одна кассовая книга.

На основании полученных приходных и расходных кассовых документов кассир заполняет соответствующие разделы книги. Каждому кассовому документу соответствует одна запись в кассовой книге. По завершении рабочего дня кассир сверяет данные кассовых ордеров с данными кассовой книги, выводит конечный остаток денежных средств и заверяет эту сумму своей подписью. Остаток денежных средств по кассовой книге сверяется с фактическим остатком наличности в кассе.

Главный бухгалтер проверяет правильность отражения приходных и расходных сумм и расчет остатка на конец дня, и подписывает листы кассовой книги и за проверяемую дату. Если в течение дня не проводилось операций по кассе, то остаток денежных средств в неизменной сумме переносится на следующий день. При заполнении кассовой книги не допускаются помарки, это считается нарушением кассовой дисциплины.

Если при заполнении кассовой книги была допущена ошибка, не влияющая на расчет остатка денежных средств, следует зачеркнуть одной чертой неверное значение, над ним или под ним написать верный вариант и заверить подписями кассира и главного бухгалтера. Если допущенная ошибка повлекла неправильное отражение остатков и оборотов за определенный период, то допускается одинарное перечеркивание ошибочных страниц с пометкой «Аннулировано» и составление новых кассовых листов с корректными данными.

При этом кассир должен составить рапорт на имя главного бухгалтера об обнаружении ошибки. Главный бухгалтер или директор назначает комиссию, ответственную за внесение корректировок в кассовую книгу. После внесения исправлений кассир составляет бухгалтерскую справку с описанием допущенной ошибки и внесенных исправлений.

Налоговая инспекция вправе проверять правильность ведения кассовой книги и штрафовать за нарушения кассовой дисциплины. Однако нужно учесть, что инспектор имеет право оштрафовать предприятие или предпринимателя за нарушение кассовой дисциплины, если нарушение выявлено менее, чем через 2 месяца с момента его совершения.

Титульный лист кассовой книги

На титульном листе кассовой книги пишется полное наименование организации или ФИО предпринимателя, а также год, за который ведется кассовая книга.

Вкладной лист кассовой книги

Страница кассовой книги состоит из двух одинаковых по заполнению частей — вкладного листа и отчета кассира. Заполнять кассовую книгу на бумажном носителе можно с помощью копировальной бумаги или без нее, дублируя записи вкладного листа в отчете кассира. Вкладной лист остается в кассовой книге, а отчет кассира прикладывается к кассовым документам за операционный день.

Образец заполнения кассовой книги

Рассмотрим правила, как правильно оформлять поля кассовой книги.

• В графе «Касса за» указывается дата проведения операций. В поле «Лист» указывается порядковый номер листа кассовой книги.
• В поле «Номер документа» указывается номер соответствующего приходного или расходного ордера.
• В графе «От кого получено или кому выдано» пишутся инициалы физического лица или наименование организации, вносящей или получающей денежные средства, а также характер операции.
• В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» прописывается номер счета, корреспондирующего со счетом 50, указывающего на способ поступления или расходования средств. Предприниматели эту графу не заполняют.
• В строке «Приход» проставляется сумма полученных денежных средств по ПКО.
• В строке «Расход» указывается сумма выплаченных денежных средств по РКО.
• В графе «Итого за день» подсчитываются общие суммы поступления и выплаты денежных средств.
• В графе «Остаток денежных средств на конец дня» рассчитывается сумма остатка в кассе, полученная сложением остатка денежных средств на начало дня и поступлений за день за минусом суммы произведенных расходов.

Если в сумме денежных средств на конец дня есть средства для выдачи заработной платы, пособий, стипендий, следует указать их отдельной суммой. В конце страницы прописью указывается количество приходных и расходных ордеров.

Как сшивать кассовую книгу

Страницы кассовой книги нумеруются сквозным способом. Вся книга прошнуровывается и заверяется печатью и подписью директора и главного бухгалтера, чтобы не было возможности изъять листы из книги. На последнем листе кассовой книге указывается цифрами и прописью количество прошнурованных листов книги.

Ведение электронной кассовой книги

Возможно оформление кассовой книги в электронном виде. С помощью специальной программы листы кассовой книги распечатываются и сшиваются, а в конце года нумеруются и скрепляются печатью и подписями ответственных лиц. При оформлении кассовой книги в электронном виде титульный лист распечатывается в конце года и скрепляется с вкладными листами книги. При ведении кассового регистра в электронном виде допускается оформление кассовой книги поквартально, а не за год.

Нужна ли кассовая книга для ИП?

До вступления в силу Порядка ведения кассовых операций законодательство не указывало прямо и однозначно на обязательное ведение предпринимателями кассовой книги. В Арбитражной практике также имелись решения судов в пользу предпринимателей, которые при совершении операций с наличными средствами не заполняли кассовую книгу.

Как нужно правильно сшивать кассовую книгу, нигде не написано. Поэтому применятся общий порядок сшивания документов. Какой — узнаете из нашей статьи.

Как правильно сшивать кассовую книгу

Четкой инструкции как сшивать кассовую книгу за год нет. Но есть общие правила. Итак, если кассовая книга ведется вручную и заполняется от руки, перед началом работы книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Кассовую книгу в электронном виде сшивают несколько иначе. В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги. Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации, и проставляется печать организации.

Чтобы прошить кассовую книгу необходимо:

• определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;
• пронумеровать все листы;
• при помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;
• на книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.

Как правильно сшивать кассовую книгу инструкция

Расскажем по порядку как сшить кассовую книгу. Сначала берете отчет кассира, за ним РКО или ПКО по нумерации в отчете, затем следующий отчет кассира и снова все по порядку, все по датам и согласно нумерации.

Все подшейте, затем завяжите нитки сзади на узел, оставив 7-10см. Сверху ниток наклейте бумагу — небольшой кусочек и напишите: «Пронумеровано и прошнуровано __листов.». Поставьте подпись и печать.

Порядок ведения кассовой книги содержится в Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Кассовая книга не требует регистрации в налоговых органах. Тем не менее ее правильное ведение – актуальная задача для всех бухгалтеров. О том, как сшивать кассовую книгу и отчет кассира, чтобы избежать штрафных санкций за несоблюдение финансово-кассовой дисциплины, речь пойдет ниже.

Как подготовить кассовую книгу к подшивке

Так как не существует единых требований к ведению данного документа, на практике используется несколько способов его подшивания.

Кассовая книга в компании или организации ведется в единственном экземпляре. Как правило, бухгалтеры заводят ее на один календарный год, однако в некоторых случаях ею могут пользоваться на протяжении всего лишь одного месяца или квартала. Это определяется интенсивностью использования документа и количеством записей об оборотах по кассе, вносимых в книгу.

Требование о подшивании книги обусловлено необходимостью сохранения в ней всех вносимых сведений и исключения манипуляций с информацией. После прошивки книги и пронумерования ее листов удалить их незаметно или заменить другими уже будет невозможно.

В зависимости от того, как ведется этот журнал, существует и несколько способов его прошивки. Рассмотрим их подробнее.

В том случае, когда кассовая книга является обычным журналом для ручного заполнения формы КО-4, изготовленным в соответствии с требованиями пост. Госкомстата № 88 (с горизонтальным расположением страниц, состоящих из двух частей), она нумеруется и подшивается следующим образом:

• Нумерация листов дублируется на каждой половине листа.
• Сшиваются только переплетные листы, т.е. те, которые скреплены при помощи клея или скоб.

Если документ предназначен для машинописного заполнения, то информацию в него необходимо вносить посредством предварительной ее обработки бухгалтерскими программами («1С: Предприятие» или Excel). Правильно это можно сделать следующим образом:

• Если в течение дня производились кассовые операции, кассир должен распечатать предварительно оформленную в соответствующем электронном формате страницу. Распечатка осуществляется в двух экземплярах, один из которых представляет собой вкладной лист рассматриваемого документа, а второй – отчет кассира (это является и ответом на вопрос, нужно ли сшивать отчет кассира).
• Распечатанные экземпляры нумеруются и прошиваются (нумерация страниц начинается с момента заведения книги, с начала года или отчетного периода).

Дублирующие вкладные листы отчета кассира можно заполнять ручным способом с использованием копирки.

Важно! Правила ведения (заполнения, нумерации и прошивки) являются составной частью учетной политики, поэтому должны утверждаться специальным приказом по предприятию (организации).

Прошивка книги

По завершении отчетного периода на последнем листе кассовой книги кассир обязан сделать отметку о количестве заполненных листов. Они должны быть проверены, подписаны и сохраняться на протяжении года. Брошюрование и прошивка листов производится после окончания книги или по завершении года (периода ведения документа).

Прошивочная нить, выходящая из последнего листа книги, должна быть заклеена пломбой, на которой необходимо:

• Указать общее количество прошитых листов.
• Поставить подпись главного бухгалтера (или руководителя организации).
• Заверить печатью (ее оттиск должен частично перекрывать лист книги и пломбу).

Электронный образец кассовой книги не прошивается, а заверение такого документа осуществляется при помощи цифровой подписи руководителя или главбуха.

Некоторые советы по прошивке (для документа, оформленного по форме КО-4):

• Сшивать книгу следует еще до того, как в нее внесены какие-либо записи.
• Нумеровать страницы необходимо шариковой ручкой, начиная с первой страницы.
• Следите за тем, чтобы номера на сшиваемом листе и отрывном талоне дублировались.
• Для прошивки лучше всего использовать суровую нить и пользоваться шилом.
• Титульный лист и обложка кассовой книги не прошиваются.
• Не следует сильно затягивать петлю нити на последней странице, т.к. это затруднит пользование документом.
• Части нити после узла необходимо запломбировать куском картона с наклеенным на него листом белой бумаги.
• Надписи на пломбе о количестве прошитых листов выполняются от руки.

Важно! С 07.04.2015 АО и ООО разрешено не иметь печатей (если это не оговорено особо в их уставных документах). Поэтому в таких организациях оттиск на пломбе не ставится.

zhazhda.biz

Как сшивать книгу (кассовую или доходов) своими руками

Правильная организация хранения бухгалтерской документации – залог отсутствия штрафов за нарушение дисциплины. Несшитые листы важных документов позволяют проводить манипуляции с бумагами, то есть подлоги и замены. Поэтому работодателя обязывают по окончании отчетного периода приводить документы в порядок, то есть думать о том, как сшивать книгу.

Правила документооборота

Помимо общих рекомендаций, прописанных в инструкции по делопроизводству, установленных указаний по сшиванию документов не существует. Налоговики требуют, чтобы финансовые документы были защищены от возможности утери и подделки. К документам, вроде оборотно-сальдовых ведомостей и журналов-ордеров, таких требований не предъявляют, так как они, по сути, являются вторичными.

Но первичная документация обязательно должна подвергнуться процедуре скрепления. Обязательно прошивается кассовая книга и книга доходов. Но как сшивать книгу, если закон не прописывает правил?

Кассовая книга считается значимым инструментов в сфере учета движений денежных потоков, поэтому вести ее необходимо в рамках строгой дисциплины. Кассовая книга составляется в единственном экземпляре, и она должна быть на всех предприятиях, а также у индивидуальных предпринимателей, если они работают с наличностью.

Общие вопросы по ведению кассовой книги

Если у предприятия есть несколько подразделений, то оригиналы кассовых книг хранятся по месту работы с наличностью. В головное подразделение предоставляются только копии первичных документов. Вести кассовую книгу можно:

• в бухгалтерской программе;
• на бланке унифицированной формы электронно или от руки.

По правилам кассовой дисциплины книга ведется в течение года по нарастающей. Номера ордеров ежегодно начинаются с единицы. Используется сквозная нумерация. Ответственный должен выводить на печать листы в двух экземплярах – для отчета кассира и кассовой книги. Каждый лист должен быть пронумерован.

Если касса ведется в бухгалтерской программе, то данные действия не составляют труда. Программа автоматически проставляет нумерацию страниц, присваивает по порядку номера документам и выводит на печать уже готовый лист согласно унифицированной форме. В программе же формируется титульный лист книги, который должен содержать обязательные атрибуты:

• ОКПО компании;
• название компании или Ф.И.О ИП;
• временной период;
• наименование подразделения в случае наличия.

За какой период сшивать кассовую книгу

Раздумывая над тем, как сшивать кассовую книгу за год, сначала надо решить есть ли необходимость в установке такого временного отрезка. В зависимости от величины оборотов, кассовая книга может сшиваться за разные периоды:

1. Ежемесячно.
2. Ежеквартально.
3. Раз в год.

Связано это с удобством работы, так как ни к чему все складывать в один неподъемный том, если много операций. Огромная толщина превратит действие «как сшить книгу своими руками» в тяжелый труд. Тонкости работы с документацией должны быть прописаны в учетной политике организации и в приказах по установлению кассовой дисциплины.

Если в организации за временной период принят не год, а месяц или квартал, то нумерация страниц в кассовой книге должна начинаться с самого начала по наступлению отчетного срока. Нумерации кассовых ордеров это правило не касается.

Как все сшить самим?

Однозначно запрещается скреплять книгу клеем, скотчем или скобами, допускаются только нитки. Как правильно сшивать кассовую книгу, если она ведется в бухгалтерской программе? Надо ежедневно распечатывать вкладной лист и отчет кассира. Вкладные листы составляют кассовую книгу, но сшить их вместе надо по окончании отчетного периода.

Необходимо сложить все листы по порядку, приложить сверху должным образом оформленный титул и взять в руки:

• иглу;
• шило;
• дырокол.

Каким инструментом воспользоваться – зависит от толщины скрепляемой пачки. Нитки употребляются суровые. Если они будут недостаточно крепкие, то книга может рассыпаться.

Сколько нужно отверстий?

По поводу того, сколько сделать дырок в книге, существуют разные мнения. В принципе, если нет уверенности, что брошюра будет надежной, то можно проколоть 5 отверстий. Но не возбраняется сделать 3 отверстия. Многие организации обходятся двумя отверстиями, сделанными дыроколом. Однако подобная конструкция дает возможность с легкостью заменить листы в книге, поэтому не встречает энтузиазма со стороны проверяющих.

Итак, листы надо сложить ровной стопкой, чтобы книга имела упорядоченный вид. Отверстия делают с левой стороны строго вертикально. Затем в отверстия дважды протягивается нитка или шпагат так, чтобы кончики оказались на изнаночной стороне. Образец, как сшить кассовую книгу, можно увидеть на фото выше. Концы ниток связывают крепким узлом несколько раз, чтобы все надежно держалось.

Чем скрепить то, что сшито

В программе Word или любом другом аналоге создается наклейка на изнаночную сторону книги. Содержание наклейки должно быть следующим: «в пачке пронумеровано, прошнуровано, закреплено подписью и печатью _____ листов». Строкой ниже прописывается расшифровка должности и подписи уполномоченного лица и главного бухгалтера.

Наклейка не должна быть слишком большой или маленькой. Ее размера должно хватать, чтобы закрыть узлы и часть нитей. Концы ниток немного торчат из-под наклейки. Желательно использовать хороший канцелярский клей, чтобы было сложно поменять этикетку. После того, как на наклейке будут проставлены количество листов и подпись уполномоченного лица, сверху ставят печать так, чтобы часть оттиска была на книге и на наклейке.

Как сшить кассовую книгу, если она не ведется в бухгалтерской программе? Процедура будет та же самая, только придется самостоятельно пронумеровать от руки каждый лист и заполнить титул. Когда надо сшить отчет кассира, надо помнить, что нумеруются не только лист с оборотами в кассе, но и все ордера с приложениями.

Если книга ведется вручную

Если кассовая книга ведется без помощи компьютера, то для этих целей покупается типовой журнал. Вопроса как сшивать книгу, заполняемую вручную, не возникает, так как журнал уже прошит. Все листы нумеруются и скрепляются печатью в начале заведения книги. Внутри журнала горизонтально располагаются вкладной лист и отчет кассира. Перед началом записи отчет кассира отрывается, и записи на нем дублируются с вкладного листа под копирку. Разумеется отчет кассира придется прошивать самостоятельно.

В случае большой трудоемкости процесса скрепления книги, можно воспользоваться типографскими услугами. Картонная обложка и твердый переплет придадут кассовой книге дополнительную сохранность. К тому же, невозможно будет разрезать переплет, чтобы заменить листы. Риск замены листов нельзя исключить, когда книга брошюруется самостоятельно. В конце концов, нитки можно вытащить и сложить все заново.

Нужно ли сшивать при электронном документообороте

В последнее время организации стали активно переходить на электронный документооборот с целью уменьшения бумажной работы. В электронном документообороте есть ряд преимуществ:

• не надо носить бумаги на подпись;
• нет необходимости тратить деньги на большое количество бумаги и тонера;
• не нужна доставка документов.

Но при этом возникает вопрос по соблюдению кассовой дисциплины. Как сшивать книгу, если используется цифровая подпись? Изготовленная в системе электронного оборота кассовая книга не распечатывается и не сшивается. Существуют технические средства, с помощью которых книга защищается от вмешательства и скрепляется цифровой подписью.

Специально для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели, пользующиеся системой упрощенного налогообложения, обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Данный формат учета используется для исчисления налоговой базы. По закону предпринимателям запрещено менять данные в книге учета, так как это может привести к искажению налогооблагаемой суммы.

Закон четко регламентирует, как правильно сшивать книгу доходов и расходов. Существует специальный приказ Минфина, который утверждает формы учета и отчетности для индивидуальных предпринимателей, работающих на упрощенной системе и патентной. В приказе прописано, что книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена подписью и печатью при наличии таковой.

Книга может вестись от руки или в электронном виде. Существует также возможность вести ее в бухгалтерской программе. Если книга ведется электронно, то в конце года она распечатывается. Все листы нумеруются, складываются аккуратной стопкой и сшиваются. Первым должен идти титульный лист.

Примечательно, что незаполненные листы книги также должны быть распечатаны и сшиты в общем ряду. Даже если организация или ИП сдают нулевые балансы и деятельность не ведут – книгу им все равно придется распечатывать и сшивать. Форма должна быть закреплена печатью и подписью руководителя (предпринимателя) на последнем листе. Для этого используется наклейка, содержащая такие же данные по подсчету листов, как на кассовой книге.

Форма учета при патентной деятельности

В случае, если предприниматели используют патентную систему, то ему нужно вести только книгу доходов. Данная форма учета применяется только для отражения доходов от патентов в момент их получения. Вопроса о том, как сшить книгу доходов можно избежать, если знать принципы сшивания ранее изученных документов. Порядок ничем не отличается. Книга также может вестись в электронном или рукописном варианте в течение года. Она должна:

• нумероваться;
• сшиваться;
• скрепляться подписью и печатью руководителя.

Если у индивидуального предпринимателя, кроме патентной деятельности, существуют другие направления в работе, то параллельно он должен вести книгу учета доходов и расходов. В ней найдут отражение все операции, кроме доходов от патентов.

fb.ru

Подшивать ли второй лист кассовой книги?

Листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах и подшиваются в хронологической последовательности, по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

В каком порядке брошюровать листы кассовой книги организация вправе определить самостоятельно.

Обоснование вывода. Согласно п. 5.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение), действующего с 1 января 2012 года, для учета поступающих в кассу наличных денег и выдаваемых из кассы юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.

Кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее — технические средства).

Указания по заполнению кассовой книги (форма N КО-4) на бумажном носителе утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, согласно которым каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая — заполняется кассиром как второй экземпляр. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах (абзац пятый п. 2.5 Положения).

При этом распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

До 1 января 2012 года действовал Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (признан утратившим силу Указанием ЦБР от 13.12.2011 N 2750-У). Пунктом 24 указанного Порядка было предусмотрено, что ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В действующем с 1 января 2012 года Положении требование о передаче в бухгалтерию в качестве отчета кассира второго листа кассовой книги отсутствует.

Такое требование предусмотрено только для обособленных подразделений пунктом 5.6 Положения, согласно которому обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги (в случае оформления кассовой книги на бумажном носителе) или второй экземпляр листа кассовой книги, распечатанный на бумажном носителе (в случае оформления кассовой книги с применением технических средств) головному предприятию.

Напомним, что в соответствии с ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (далее — ПБУ 1/2008) совокупность способов ведения бухгалтерского учета организации является ее учетной политикой. Одним из способов ведения учета является организация документооборота (п. 2 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 учетной политикой организации утверждаются в том числе правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Согласно п. 7 ПБУ 1/2008 при формировании учетной политики организации по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством РФ и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Организация может самостоятельно разработать способ ведения бухгалтерского учета, если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности.

Следовательно, организация вправе самостоятельно решить, в каком порядке подшивать листы кассовой книги, сформированные с применением технических средств и распечатанные на бумажном носителе и утвердить его в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.

По нашему мнению, первые листы кассовой книги, сброшюрованные не реже одного раза в календарный год, формируют непосредственно кассовую книгу.

Вторые экземпляры кассовой книги, оформленные с применением технических средств, распечатанные на бумажном носителе, могут служить отчетом кассира, который сдается кассиром в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в порядке, предусмотренном организацией.

buh.ru

Кассовая книга как правильно вести 2018 как правильно подшивать из 1с

В противном случае, на предпринимателя ложится обязательство по оформлению кассовых операций согласно Указанию №3210-У Центробанка России в полном объеме. Однако если все-таки предприниматель, несмотря на соблюдение всех вышеуказанных условий, решит вести кассовый учет, делать это ему придется в строгом соответствии с Указанием №3210-У. Т.е.:

Исправления ошибок в КО-4 допустимы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если недочет не влияет на кассовый итог, то неправильное значение аккуратно зачеркивается поперек, а сверху обозначается правильная надпись. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.

Как правильно сшить кассовую книгу

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

Кассовая книга

Как правильно заполнить кассовую книгу

• на готовых бланках документа от руки;
• заполнение формы на компьютере, с последующей распечаткой заполненных страниц;
• ведение в специализированных бухгалтерских программах, электронно, с последующим формированием электронного документа, заверенного электронной подписью.

В лицевой (титульной) части бланка следует заполнять следующую информацию. В части формы документа: название и вид формы, код по ОКУД. Реквизиты нормативного акта, которым утвержден унифицированный бланк, указываются только в бланке для НКО. В части сведений об организации: полное наименование учреждение, код ОКПО. Для бюджетных также указывается ИНН и структурное подразделение. В части отчетного периода, указывается информация о финансовом периоде, за который была составлена книга.

Согласно Инструкции №157н все учреждения, в которых есть касса, обязаны вести кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, который был утвержден Советом Директоров Центробанка России в 1993 году, и Положением Банка России №14-П от 1998 года «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». Кассовая книга должна быть оформлена соответствующим образом: прошнурована, пронумерована, скреплена печатью, а все записи должны быть заверены подписью главного бухгалтера и руководителя учреждения. Скачать бланк кассовой книги можно на нашем сайте.

Начнем с определения кассовой книги, которая является бухгалтерским документом, в котором отражаются все операции с наличными деньгами (и приход, и расход). Такая книга должна быть на всех предприятиях, где есть касса. Исключение не составляют даже те юридические лица или ИП, которые работают по УСН (упрощенной системе налогообложения). Кассовая книга ведется в одном экземпляре по унифицированной форме КО-4, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России в 1998 году.

Как подшить кассовую книгу

Порядок ведения кассовой книги содержится в Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Кассовая книга (форма КО-4) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 №88. Ее нужно прошнуровывать или прошивать и заверять печатью и подписью бухгалтера (либо руководителя) и директора. В конце книги указывают общее количество листов книги цифрами и прописью. Как правильно подшить кассовую книгу узнаете далее.

Как правильно вести кассовую книгу по новым правилам с 2017 года

Внесением данных в книгу занимается кассир или лицо, его заменяющее, а проверкой внесенной информации – главный бухгалтер или руководитель предприятия (в зависимости от действующей структуры). Индивидуальный предприниматель может вести кассовую книгу лично.

Отчетность перед налоговыми органами является обязательным условием для ведения предпринимательской деятельности. Независимо от того, большим или малым бизнесом владеет предприниматель, он должен информировать о своей работе ФНС. Одним из мероприятий в рамках этого информирования является ведение кассовых книг.

Как правильно вести кассовую книгу в 2017 году

КК заполняется ежедневно, при этом необходимо правильно отражать все операции по движению денежных средств. В конце дня лицом, заполняющим документ, сверяются данные книги с поступившими кассовыми документами, подводится итог и высчитывается кассовый лимит, переходящий на следующий день, ставится подпись ответственного кассира и бухгалтера.

Совет: для того чтобы упростить финансовую отчетность и взаимодействие с потребителями товаров, необходимо разработать и напечатать фирменный товарный чек с логотипом компании, который будет выдаваться по требованию покупателей. Для создания макета можно использовать стандартный пример заполнения товарного чека.

Кассовая книга (КО-4) в 1С 8

Кассовая книга формируется по кнопке «Сформировать». В каждой строчке содержится номер документа, сведения — от кого получено или кому выдано (если включен вывод оснований, то здесь же указано основание кассового ордера), корреспондирующий бухгалтерский счет, суммы прихода и расхода наличных.

Кроме того, необходимо вести кассовую книгу по форме КО-4, в которой будут записаны операции за каждый «кассовый день» (то есть за каждый день, когда имело место получение наличных денег и/или их выдача). Каждый лист книги оформляется в двух одинаковых экземплярах: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира.

truejurist.ru

ᐉ Кассовая книга как правильно вести 2018. mainurist.ru

Кассовая книга как правильно вести 2018

• предприятия, которые ведут свою деятельность, используя наличные средства, несмотря на наличие счета в банке,
• предприятия, которые ведут расчеты безналичным способом, но в обращении имеют наличные средства,
• предприятия, которые не используют свои доходы на банковских карточках, но пользуются ими.

В соответствии с требованиями действующего законодательства, все организации обязаны хранить денежную наличность на банковском счете, а подавляющее большинство расчетов между юридическими лицами должно осуществляться исключительно в безналичном порядке.

Как правильно заполнить кассовую книгу

Заполнять кассовую книгу, как и проводить операции с наличными денежными средствами должен кассир, либо иное должностное лицо, определенное приказом руководителя. Если в штатном расписании бюджетного учреждения отсутствует ставка кассира, то должностные обязанности можно передать рядовому бухгалтеру или главбуху. В организациях, где трудится 1-2 человека, вести регистрацию кассовой дисциплины вправе руководитель учреждения или представитель сторонней организации, осуществляющей бухгалтерское обслуживание.

Официальное освобождение от составления документа имеют индивидуальные и частные предприниматели, ведущие учет доходов, расходов, натуральных показателей и других объектов налогообложения, характеризующих определенный вид экономической деятельности. Причем учет должен вестись в установленном порядке. Данное право закреплено в пункте 4.1 Указаний Банка России №3210-У.

Кассовая книга КО-4: как правильно вести в 2018 году

Книга КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Правила ведения Кассовой книги на предприятии

По окончании рабочего дня кассир обязан произвести сверку данных, занесенных в кассовую книгу и отраженных в кассовых документах. И только после этого он выводит остаток, ставит свою подпись. А отрывной лист Книги вместе с подтверждающими операции документами передается бухгалтеру, который указывает в экземпляре Книги кассира о количестве полученных документов и ставит свою подпись. Далее принявший документы бухгалтер (или главный бухгалтер) проводит дополнительную сверку.

Кассовая книга фактически – это своеобразный регистр, содержащий в себе перечень приходных и расходных операций с указанием первичных документов, на основании которых проводятся данные операции, с указанием сумм, корреспондирующихся счетов и даже характера операции. С помощью этой книги фиксируется весь наличный поток предприятия.

Как правильно заполнить кассовую книгу

Итак, у вас есть кассовая книга, как правильно вести 2018 годом? Процесс происходит по такой схеме. За кассу должен отвечать кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У). Контролирующая функция остается за главным бухгалтером. Каждая организация по факту сама регламентирует процесс движения наличных денежных средств. В бюджетных учреждениях, где идет постоянное движение денежных средств, обязательно должна присутствовать кассовая книга, как правильно ее вести 2018, можно отразить в следующей обобщенной схеме:

Некоторые учреждения ведут вручную. На первом листе открывается порядковая нумерация. Записи делаются шариковой ручкой с черными и синими чернилами. При внесении информации кассир использует копирку, чтобы продублировать вносимую запись. Отрывной частью служит та, на которой нанесена «живая» запись. Дублированная часть остается в кассовой книге. Подпись на каждой части ставится отдельно. Информация о РКО и ПКО вписывается в каждую строку. Она должна быть одинаковой в каждой из двух частей КК. Если в отчетный день совершается множество операций с ДС, и одной страницы для их внесения не хватает, то маркируется «перенос». В этой ячейке отражается приходная и расходная величина на момент переноса. Записи на следующем листе начинаются этой же цифрой.

Как правильно вести Кассовую книгу в 2017 – 2018 годах

Сама кассовая книга открывается новая на каждый год. Но при этом количество листов в ней и количество ее экземпляров, приходящихся на конкретную организацию, зависит от объема производимых за день и, соответственно, за год операций. Так, в течение дня может быть заполнен не один ее лист!

Все поступающие и выдаваемые в течение дня наличные средства должны быть оформлены кассовыми документами – приходным или расходным кассовым ордером, – с последующим занесением произведенных операций в Кассовую книгу. Записи в Книгу вносятся ежедневно, исключая не рабочие дни и те дни, в течение которых не было движения наличных средств. Причем, все записи вносятся строго на основании расходных или приходных кассовых ордеров, оформленных в соответствии с нормативными требованиями и имеющих унифицированную форму.

Кассовая книга

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Порядок ведения кассовой книги для ИП

Грамотное ведение кассовой книги имеет очень важное значение. Органы контроля часто проверяют этот документ у ИП. Неправильное ведение книги грозит штрафами. Т.е. за неведение кассовый книги, при выплате зарплаты на банковские карты, не несет ответственность, но если ИП ведет кассовую книгу, то он обязан соблюдать все требования законодательства при оформлении кассовой книги и кассовых документах – приходных и расходных ордерах.

С марта 2014 года, после того как 11.03.2014 года, вышло Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», В п.4.6 Указания ЦБ РФ № 3210 сказано: «Если индивидуальные предприниматели, в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.»

Как правильно сшивать кассовую книгу за год

Кассовая книга в компаниях ведется исключительно в единственном экземпляре. Нередко ее заводят на год, но допускается возможность пользоваться книгой и в другие сроки, к примеру, месяц либо же квартал. Период напрямую зависит от объемов оборотов по кассе в компании либо же у индивидуального предпринимателя.

Необходимость сшивания документа связана с необходимостью обеспечения полной сохранности внесенной в соответствующий регистр информации. Иными словами, сшитые и одновременно пронумерованные станицы документа исключают какие-либо манипуляции с имеющимися записями, которые машинально может допустить кассир в процессе своей трудовой деятельности.

Порядок ведения кассовой книги образца КО-4 в 2018 году

На кассиров возлагается ответственность по ведению и оформлению кассовой книги образца КО-4. Какие существуют нюансы в виде норм ведения, образца заполнения вручную и в электронном виде? Кто именно должен заниматься этим документом? И как правильно вести его в 2018 году?

Образец квитанции заполнения

По российскому законодательству все организации должны хранить свободные деньги в банке, а большинство расчетов между юрлицами должно производиться в безналичном порядке. Для того, чтобы производить расчеты наличными, необходимо иметь кассу, кассира, вести кассовую книгу. (Порядок ведения кассовых операций в российской федерации)

При этом, если вы принимаете наличные деньги от населения, то должны еще иметь кассовый аппарат, поставленный на учет в налоговой инспекции и вести журнал кассира- операциониста (Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением).

Кассовую книгу можно вести и в электронном виде, ежедневно распечатывая текущую дату и подшивая ее к ранее распечатанным страницам. По окончании года ее нужно сшить.

Бланк кассовой книги можно скачать здесь.

Кассовая книга.

Кассовая книга ведется по утвержденной форме. Каждый год начинается новая кассовая книга. Заполняется за каждый день, когда совершались операции с наличными деньгами. Можно купить в магазине журнал установленной формы, тогда в начале года пронумеровываются страницы, прошиваются, все это скрепляется печатью и потом заполняется в хронологическом порядке вручную. Можно вести в электронном виде и распечатывать за каждый день, когда было движение, а в конце года прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью и подписью директора и главного бухгалтера (если он есть).

Кассовая книга состоит из двух частей: вкладного листа кассовой книги и отчета кассира. Если вы книгу купили, то все записи делаются шариковой ручкой под копировальную бумагу, второй экземпляр и есть отчет кассира, он отрывается и хранится отдельно.

Как правильно вести кассовую книгу КО-4

Если вы ведете кассовую книгу в электронном виде (рекомендую), то распечатываете за каждый день приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист и отчет кассира, т.е. по сути у вас получается кассовая книга, состоящая из двух частей. Листы в них нумеруются в порядке возрастания с начала года, на последнем в месяце вкладном листе проставляется общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем за календарный год — общее количество листов за год.

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, его отрывная часть — квитанция к приходному кассовому ордеру, подшивается к банковской выписке.

Расход денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером или несколькими. Когда вы сдаете деньги в банк, вам выдают ордер и квитанцию. Квитанцию подшиваете к кассе, ордер — к банковской выписке.

Обратите внимание!

Кассовую книгу должны вести все организации, которые работают с наличностью, нет исключений для «упрощенки» и индивидуальных предпринимателей (п.4 ст 346.11 НК РФ).

Касса.

Касса — «изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег». В реальности, если вы только выдаете деньги на зарплату и хозрасходы, это может быть кабинет бухгалтера с сейфом в нем.

Кассир.

Это может быть либо отдельный работник, либо обязанности кассира могут быть возложены на бухгалтера, или на директора. (Обычно издается приказ от имени директора с формулировкой: « в связи с отсутствием в штатном расписании должности счетного работника, обязанности бухгалтера и кассира возлагаю на себя»). С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Чтобы получать деньги в банке, например, на выплату зарплаты, вам понадобится чековая книжка (пишется заявление на получение чековой книжки по форме банка). Перед поездкой в банк за деньгами вы заполняете чек (правила заполнения — на обложке чековой книжки), ставите подписи, печать. Обычно нужно заранее позвонить в банк и предупредить, какую сумму вы планируете снять по чеку.

В случае, если у вас постоянная денежная выручка, вы можете получить у банка разрешение использовать дневную выручку на выплату зарплаты и выдачу под отчет на хозрасходы (форму дает банк).

Также в начале года вы можете оговорить с банком лимит остатка кассы. Это сумма денег, которая может оставаться в кассе на конец дня. По умолчанию, лимит остатка кассы равен нулю, и это значит, что в конце дня все наличные деньги из кассы нужно сдать в банк. Исключение составляют только суммы, снятые на выплату зарплаты, они могут находиться в кассе в течение 3 рабочих дней.

Выдача денег под отчет.

Если нужно купить что-либо за наличные, канцтовары, к примеру, можно выдать деньги работнику под отчет (либо директору — он тоже считается работником; возможен вариант, когда директор выдает деньги сам себе (если в штате больше никого нет)). Это значит, что тот, кому выдали деньги должен на них что-то купить, а потом отчитаться о покупке, заполнив авансовый отчет (есть унифицированная форма), и приложить к нему кассовый и товарный чеки. Естественно эта продукция должна быть принята к учету, а расходы экономически обоснованы. Обратите внимание, что если организация- продавец выписывает накладную и счет-фактуру, эти документы должны быть выписаны на организацию, а у вашего сотрудника должна быть доверенность на получение продукции. Только в этом случае вы сможете принять ее к учету.

Законодательно не установлен срок, на который деньги можно выдать подотчет, организация может сама его установить (издать об этом приказ)однако не стоит устанавливать слишком большой срок, чтобы не вызвать подозрения со стороны проверяющих. По окончании этого срока сотрудник должен отчитаться о покупке либо вернуть деньги в кассу. По командировочным расходам работник должен отчитаться в течение 3 дней после возвращения из командировки. Запрещается выдавать новые суммы под отчет, если работник не отчитался по старым.

Проверка кассовой дисциплины.

Кассовую дисциплину имеет право проверить банк, в котором у вас открыт счет. Об этом вас известят в письменном виде. Нужно будет предоставить в банк на проверку полностью оформленные вкладные листы кассовой книги, отчеты кассира с прилагающимися документами и авансовые отчеты, если выдавались деньги под отчет. Если проверка затрагивает текущий год, кассовую книгу сшивать не нужно (сшивается в конце года). По окончании проверки вам вернут кассовую книгу и выдадут акт о проведении проверки кассовой дисциплины, возможно с замечаниями, в соответствии с которыми нужно будет кассовую книгу исправить.

Ведется кассовая книга по специальной утвержденной форме. В начале каждого года кассовая книга начинается заново. Ее нужно заполнять за каждый день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами. Можно приобрести в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и уже затем, каждый день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается количество листов в книге. Можно вести кассовую книгу в электронном виде в специальной программе, такой, как 1С:Бухгалтерия. Распечатывать листы будущей кассовой книги нужно за каждый день, когда было хотя бы одно движение, а в конце года подшить кассовую книгу . скрепив печатью и подписью руководителя вашей организации и, если есть главный бухгалтер, то и его подписью тоже.

Кассовая книга общеутвержденной формы состоит обязательно из двух частей: отчета кассира и вкладного листа в кассовую книгу . В купленной форме книги все записи производятся шариковой ручкой с применением копировальной бумаги, получившийся другой экземпляр – это будет отчет кассира, он должен отрываться и храниться отдельно.

Если организация ведет кассовую книгу в электронном варианте, что рекомендуется, то за каждый день должны распечатываться расходные и приходные кассовые ордера, отчет кассира и вкладной лист, по сути, должна получаться кассовая книга, которая состоит из двух абсолютно одинаковых по сумме частей.

Как сшивается кассовая книга образец

Листы в них пронумеровываются самой программой в порядке хронологии от начала года, вручную проставлять нумерацию страниц уже не надо. На последнем месячном вкладном листе ставится количество листов кассовой книги за месяц, а за отчетный год – на последнем листе ставится количество листов за год.

Экономическая нестабильность в стране вынуждает россиян искать дополнительные источники сохранения накопленного капитала. Вложение денег в.

Как правильно сшить кассовую книгу — образец?

Как правильно подшить кассовую книгу

В связи с тем, что существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга . Опишем все известные способы сшивания книги.

Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу . разберемся, зачем это надо делать.Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу .

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — Постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец нафото и сама инструкцияпредставлены ниже).

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

В этом случае сшивается та часть листов, которые располагаются в переплете (скреплены скрепляющей скобой или проклеены). При заполнении такой книги обычно используется ручной способ занесения данных. Страницы в ней нумеруются, а сама она сшивается и пропечатывается в самом начале ее заведения.

2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т.е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в 1С:Предприятие или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

В конце дня, когда имели место операции по кассе, занесенные в кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров, кассир распечатывает заполненную страницу/страницы, которые были сформированы при помощи программного обеспечения. Страницы распечатываются в 2 экземплярах: 1 — вкладной лист кассовой книги, 2 — отчет кассира.

Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.

Важно! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.

По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.

На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.

3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).

О том, как прошить кассовую книгу . детально будет рассказано в следующей части статьи.

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Разберем пошагово, как сшивать кассовую книгу . Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

1. Перед тем как сшить кассовую книгу . необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой. Нумерация страниц сквозная, начиная с 1-й страницы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе.
2. Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей. Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.
3. Книга раскрывается, и прошиваются лишь те листы, на которых будут вестись записи, т.е. за исключением обложки и титульного листа.
4. Сшивать надо так, чтобы петля (двойная) была свободной. Узелок завязывается так, чтобы страницы книги могли свободно раскрываться.
5. Два конца нити после узелка накладываются на картонную обложку и приклеиваются к ней с помощью небольшого листа белой бумаги (обычно размером 5 х 10 см). Этот лист и является пломбой.
6. Пломбировочный лист должен быть хорошо проклеен, чтобы концы нити плотно прикрепились к нему и их нельзя было потом вытянуть для подмены листов в кассовой книге.
7. На пломбе делается надпись от руки (либо заранее пропечатывается) такого типа: В этой кассовой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов (в соответствии с Постановлением № 88). От руки прописывается и количество сшитых листов. Ниже должны стоять подписи директора и главного бухгалтера предприятия.
8. Оттиск печати на пломбе должен лишь частично перекрывать ее. Это необходимо для того, чтобы не было возможности отклеить пломбу и сфальсифицировать страницы из кассовой книги. Частичный оттиск печати тяжело подделать и практически невозможно вставить на старое место, не повредив границы оставшегося на обложке частичного оттиска. Обратите внимание, что с 7 апреля г. ООО и АО могут не иметь печать, если она не предусмотрена уставом общества (п. 7 ст. 2 закона 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона № 14-ФЗ). В этом случае оттиск печати на пломбе кассовой книги не проставляется. Но если организация имеет печать, то целесообразнее проставить ее оттиск на пломбе и кассовой книге, так как все-таки сама форма кассовой книги наличие печати (штампа) предусматривает.

Как прошить кассовую книгу: фото

На представленном ниже фото наглядно показано, как сшивается кассовая книга (образец способа сшивания, который был подробно описан выше).

Важно! В отличие от журнала кассира-операциониста кассовую книгу не требуется регистрировать в ИФНС.

Как правильно сшить кассовую книгу за месяц?

** Ученик (94), закрыт 6 лет назад

В банк требуют кассовую книгу за 3 месяца? как правильно сшить каждый месяц, если это вообще нужно и как должен выглядеть титульный лист? и какой порядок дней -снизу первые числа или последние? спасибо

Любик Мудрец (14394) 6 лет назад

если вы ведете электронно. то ничего сшивать не надо. просто предоставьте несшитые листы. проблем нет никаких
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации
(утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40)
(с изменениями от 26 февраля 1996 г.)

25. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы Вкладной лист кассовой книги. Одновременно с ней формируется машинограмма Отчет кассира. Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме Вкладной лист кассовой книги последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм Вкладной лист кассовой книги и Отчет кассира обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы Вкладной лист кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы Вкладной лист кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Людмила Дмитриевна Просветленный (37280) 6 лет назад

Сшить очень просто.
Титульный список-Кассовая книга за ____месяц.
Ее сшиваете, оставляя ниточки, потом на это клеете наклейку, с обоих сторон перегиба, бумажку на которой написано:
В данной книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ______листов (Прописью____________)
Директор __________
главный бухгалтер________________
Данная наклейка у вас должна быть в заготовках, т. к. она постоянно нужна для работа.

Ёжжжик Ученик (187) 6 лет назад

Я не сшиваю для банка — отдаю так отчеты кассира подшитые с расходниками и приходниками и листочки за 3 месяца вкладных листов в кассовую книгу. А так же авансовы
е отчеты и оборотки по счетам. И титульный лист делаетсся по-моему за год или я ошибаюсь. а вам за три месяца нужно только сдать. В практику так и сдавала — никаких придирок с их стороны не было. Вот так у нас. у меня начало числа месяца снизу то есть 31.12.2010г. будет посдледнем в кассовой книге

ArcKon Мыслитель (9404) 6 лет назад

Если текущий год и ведете электронно, то сшивать не надо.

Кассовая книга в компаниях ведется исключительно в единственном экземпляре . Нередко ее заводят на год, но допускается возможность пользоваться книгой и в другие сроки, к примеру, месяц либо же квартал. Период напрямую зависит от объемов оборотов по кассе в компании либо же у индивидуального предпринимателя.

Зачем это делают

Необходимость сшивания документа связана с необходимостью обеспечения полной сохранности внесенной в соответствующий регистр информации. Иными словами, сшитые и одновременно пронумерованные станицы документа исключают какие-либо манипуляции с имеющимися записями, которые машинально может допустить кассир в процессе своей трудовой деятельности.

Сшитые и пронумерованные страницы невозможно вырвать и тем более заменить на иные, сфальсифицированные.

Правила

Рассмотрим подробней предусмотренные правила подшивания кассовой книги .

Если же документ подразумевает под собой типовой журнал , который отпечатан по установленной форме КО-4 (утв. Постановлением Госкомстата №88 от августа 1998 года), где все без исключения листы находятся горизонтально, необходимо будет сшивать по инструкции, указанной ниже.

Основная особенность ведения такой документации заключается в том, что каждая страница внутри журнала включает в себя несколько частей , причем одна из них остается в книге, а вторая подлежит отрыву и прикладыванию к иным отчетам непосредственно самого кассира.

Сведения на обеих частях страницы должны быть идентичными, причем это можно сделать с помощью копировальной бумаги. Исходя из этого, и нумерация листов подлежит дублированию .

В подобной ситуации сшиванию подвержена та часть листов, которая находится в переплете (часть листа может быть скреплена скобами либо же просто проклеена). В процессе заполнения подобной кассовой книги нередко применяется ручной вариант указания всех необходимых сведений. Страницы должны быть пронумерованы, а сам документ сшит и переплетен в начале ее ведения.

В ситуации, когда кассовая книга формируется машинным вариантом, иными словами, вся необходимая информация указывается ответственным лицом мгновенно в бухгалтерскую программу , к примеру в «1С: Предприятие» либо же в иную (книга может вестись в стандартной программе по типу MS Excel), необходимо действовать по-другому.

По завершению рабочего дня, когда происходили операции по кассе, занесенные в документ сведения на базе приходных и расходных ордеров, ответственное лицо обязано распечатать страницу, сформированную в программном обеспечении.

Страница либо же страницы должны быть распечатаны в нескольких экземплярах : 1 – вкладной лист документа, 2 – отчет ответственного сотрудника.

Вкладные листы и отчеты ответственного листа в обязательном порядке должны быть пронумерованы . Причем нумерация должна начинаться с начала календарного года (месяца, квартала и так далее).

Помимо этого, вкладные листы и дублированные отчеты ответственного листа, формируемые на отдельных несшитых листах, согласно законодательству РФ, могут вестись не только программным вариантом, но и формироваться от руки. Однако во втором варианте необходимо подкладывать копировальную бумагу.

По установленным правилам документ ведется с начала календарного года. Все установленные в организации варианты ведения и формирования кассовой книги в обязательном порядке должны находить отражение в учетной политике и быть зафиксированными отдельно принятым Приказом руководства.

По завершению календарного месяца/квартала уполномоченный сотрудник обязан на последнем за определенный период листе отобразить, какое количество страниц в этом календарном месяце/квартале было сформировано из кассовой книги. Все без исключения вкладные листы, которые были подписаны и проверенным ответственным лицом, обязаны быть на хранении у него до завершения года .

По мере их накопления листы подлежат брошюрованию и дальнейшему прошиванию.

На задней части последней страницы нитку, которой осуществлялось прошивание листов, необходимо заклеить пломбой с отображением на ней суммарного числа сшитых страниц. В обязательном порядке должен быть проставлен оттиск печати, который затрагивает пломбу и одновременно с этим остается на последней странице книги.

Формируемая кассовая книга в программном обеспечении не требует по законодательству РФ распечаток и сшивания. Оформлением занимаются с использованием технических средств, которые в полной мере защищают от несанкционированного доступа. Достаточно только подтверждения цифровой электронной подписью.

Об указанных выше правилах необходимо помнить для минимизации рисков допущения ошибки и, как следствие, получения штрафные санкции.

Дополнительно стоит обращать внимание на тот факт, что в отличие от журнала кассира-операциониста, рассматриваемый документ не нужно регистрировать в территориальном представительстве налоговой службы.

Как подшить

Алгоритм подшивания заключается в следующем :

1. Изначально следует пронумеровать все страницы. Это делается шариковой ручкой, нумерация сквозная. Номер подлежит дублированию на отрывном и сшиваемом листе.
2. Сшиваться должна исключительно чистая книга без наличия каких-либо записей. Использовать рекомендуется толстую иглу либо же шило.
3. Книгу нужно раскрыть и прошить только те страницы, где будут отображаться записи (все за исключением титула и обложки).
4. Сшивать следует таким образом, чтобы двойная петля была полностью свободной. Полученный узел необходимо завязывать так, чтобы он не препятствовал раскрытию книги.
5. Две конца нитки после узла должны быть расположены таким образом, чтобы концы плотно прижимались, и невозможно было развязать в дальнейшем с целью замены страниц.
6. Пломбировочный лист должен хорошо быть проклеенным, чтобы нить плотно прижалась к книге.
7. Далее на пломбе следует указать количество пронумерованных и прошнурованных страниц (на основании Постановления Госкомстата №88). Записи делаются от руки шариковой ручкой. Обязательно снизу нужно проставить подпись руководства (главбуха, директора).
8. Оттиск печати на пломбе обязательно должен только частично перекрывать ее. Это нужно с той целью, чтобы невозможно было отклеить и подменить страницы книги.

Сшивание необходимо проводить с особой осторожностью, чтобы не разорвать страницы либо же ошибочно сшить титул, поскольку в таких ситуациях могут возникнуть различные споры с налоговой инспекцией.

Как показывает многолетняя практика, сшивать кассовую книгу не составляет большого труда и с этим может справиться даже начинающий предприниматель.

Как правильно сшивать документы, используя нитку с иголкой, можно узнать из данной инструкции.

Как работать без онлайн-кассы. Законные способы избежать установки онлайн-кассы

Онлайн-касса — это кассовый аппарат нового образца с фискальным накопителем, на который записывается информация о выданных организацией чеках. Затем эти данные через интернет передаются в Федеральную налоговую службу.

С 1 июля 2019 года, согласно 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники», на онлайн-кассы обязаны перейти предприниматели, для которых до этого момента действовала отсрочка. К ним относятся ИП, оказывающие услуги, организации на ЕНВД и отдельные ИП на патенте.

7 июня 2019 года принят законопроект, который дополнил 54-ФЗ новыми положениями. Приводим самое важное из документа.

Онлайн-кассу до 1 июля 2021 года могут не применять ИП без наёмных работников, продающие товары собственного производства или лично предоставляющие услуги.

Кассу можно применять не там, где клиент оплачивает покупку, в указанных в п. 5.6 ст. 1.2 54-ФЗ случаях. При этом можно выдать бумажный чек на месте или отправить электронный на e-mail или в смс по реквизитам, указанным клиентом перед покупкой.

Можно не выдавать клиенту бумажный чек. Вместо этого при расчёте можно позволить покупателю считать с дисплея мобильного телефона, планшета и т. п. QR-код для идентификации кассового чека, прислать ему ссылку на чек, бланк строгой отчётности или бланк с данными чека.

О том, в каких случаях это возможно, сказано в пп. 5.7, 5.8 ст. 1.2 54-ФЗ.

29 Советы по обучению кассиров, которые следует применять во время адаптации

Хорошее обучение кассиров имеет решающее значение для бесперебойной работы вашего бизнеса. Преимущества хорошо обученных кассиров включают большую точность и меньшее количество мошенничества, сбалансированный денежный ящик в конце смены, более короткие очереди и более довольные клиенты.

Поэтому важно обеспечить всестороннее обучение кассовому аппарату любого сотрудника, который может использовать точки продаж или обрабатывать платежи. Приведенные ниже советы по обучению работе с кассовым аппаратом помогут вам обучить кассиров для повышения эффективности, более плавного подключения к работе, сокращения мошенничества и эффективного обращения с рассерженными клиентами.

Начните работу с Square Point of Sale.

Программное обеспечение для торговых точек, которое будет расти вместе с вами.

Советы по обучению кассиров для повышения эффективности

Хорошо обученные кассиры не только быстро и правильно обрабатывают платежи, но и создают дружелюбное лицо для вашего бренда. Следующие ниже советы по обучению работе с кассовым аппаратом помогут упростить процесс оформления заказа, что положительно скажется на клиентах и ​​прибылях вашего бизнеса.

• Используйте торговую точку (POS), которая проста в использовании и может быть адаптирована к вашему бизнесу.Безопасное бесплатное приложение Square POS разработано для быстрого и легкого использования и работает на устройствах Apple и Android.
• Выберите кассовый терминал, который безупречно синхронизируется с вашим программным обеспечением, чтобы упростить процесс для вашего клиента.
• Купите сканер штрих-кода, если у вас большой объем продукции.
• Если вы используете бумажные квитанции, покажите кассиру, как загружать новый рулон квитанций, и дайте ему возможность попрактиковаться, чтобы они не запутались во время звонка покупателю. Или, что еще лучше, переключитесь на POS-терминал с цифровыми квитанциями.
• При выдаче сдачи обучите кассиров сначала выдавать покупателям монеты, а затем купюры. Если положить монеты на купюры, они могут соскользнуть на пол.

Советы по обучению работе с кассовым аппаратом для улучшения адаптации

Хорошо продуманное обучение кассиров поможет вашим новым кассирам уверенно управлять кассой, предоставив им инструменты, необходимые для приема платежей клиентов и уменьшения их зависимости от других сотрудников.

• Пусть ваш лучший кассир проведет обучение работе с кассовым аппаратом, и пусть ваши новые сотрудники будут следить за ними, прежде чем они получат бразды правления.
• Управляйте своим бизнесом с помощью интуитивно понятного программного обеспечения для точек продаж. (Посмотрите видео о том, как Jack’s BBQ в Нэшвилле за ночь переключился на POS-терминал Square и прошел обучение кассира за 30 минут.)
• Проведите обучение кассира в медленное время дня. Практикуйтесь в совершении покупок, проходя весь платежный поток. Попросите каждого нового сотрудника отменять транзакции, чтобы практиковаться в возврате средств.
• Покройте менее частые типы транзакций, такие как продажа или погашение подарочных карт и прием личных чеков, в рамках вашего обучения работе с кассовым аппаратом.
• Дайте кассирам листы с PLU, чтобы они забрали их домой и запомнили.

Советы по обучению работе с кассовым аппаратом для предотвращения мошенничества

Чтобы защитить ваш бизнес, ваше обучение кассира должно включать в себя передовые методы работы с деньгами и советы по сокращению мошенничества.

• Объясните, сколько денег находится в обращении в начале каждой смены, а также процесс подсчета денег в начале и в конце каждой смены. Например, кто открывает сейф, а кто выписывает деньги?
• Многие предприятия ожидают, что если кассовый аппарат будет более чем на 3 доллара меньше или больше того, что должен быть, проводится расследование.Определите терпимость вашего бизнеса к нехватке денежных средств и сообщите об этом своим кассирам.
• Создайте политику обработки наличных денег и попросите кассиров подписать ее.
• Обучите основам распознавания фальшивых денег во время обучения кассиру.
• Проверьте все купюры на сумму более 20 долларов на предмет подделки. (Интересно, что купюры в 20 долларов являются наиболее фальсифицированным номиналом в США)
• Всегда погружайте чип-карты. Если вы используете чиповые карты EMV, ваш бизнес может оказаться на крючке из-за некоторых видов мошенничества.
• Иметь систему обработки кредитных карт, которая проверяет CVV на наличие введенных платежей, чтобы защитить себя от клонированных карт с магнитной полосой.
• Если ваш ящик полон новых банкнот, слегка сморщите их, чтобы случайно не переплатить покупателю.
• Для кассиров рекомендуется произносить вслух номинал купюры, когда покупатель передает ее им. («Из двадцати?») Это помогает избежать честных ошибок и мошенничества. («Подожди, я дал тебе пятьдесят!»)
• Точно так же, если он не слишком загружен, кассиры должны подсчитывать сдачу клиентам.(«Это десять, пятнадцать, шестнадцать долларов и десять центов».)
• Используйте POS, который позволяет управлять доступом сотрудников, чтобы более конфиденциальная бизнес-информация была защищена паролем и была доступна только руководителям или некоторым руководящим сотрудникам. В точках продаж и розничной POS-системе Square есть безопасные разрешения для сотрудников.
• Обучайте правилам соблюдения PCI. Это особенно важно, если кассиры принимают информацию о кредитных картах по телефону или ведут бумажный учет. Чтобы убедиться, что вы соблюдаете требования, используйте безопасную систему, например нашу карту для оплаты файлов или виртуальный терминал, чтобы безопасно хранить или выставлять счета по кредитным картам для постоянных клиентов.

Советы по обучению кассиров для работы с рассерженными клиентами

Несмотря на все усилия ваших сотрудников, иногда с вашим POS-терминалом или кассовым аппаратом что-то идет не так, и клиенты сердятся. Иметь четкий и одобренный способ обращения с недовольными клиентами.

Воспользуйтесь репликами ненасильственного общения, техники общения, основанной на активном слушании и сочувствии. Во время обучения работе с кассовым аппаратом обсудите процесс и ролевую игру — сначала с новым сотрудником в роли разгневанного клиента и опытным кассиром, демонстрирующим, как разрядить ситуацию.Затем поменяйтесь ролями. После этого предложите конструктивный отзыв.

Эти советы помогут вашим сотрудникам справиться с недовольными клиентами:

• Сохраняйте спокойствие. Это сложный вопрос, особенно если на вас кто-то кричит. Сделайте глубокий вдох и не принимайте это на свой счет.
• Будьте активным слушателем. Разгневанным клиентам есть чем избавиться, поэтому, прежде чем приступать к решениям, послушайте, что они скажут. Используйте хороший, открытый язык тела, в том числе сидите или вставайте прямо, не скрещивая руки, и поддерживайте хороший зрительный контакт.
• Эхо и получить разъяснения. Повторите им основную жалобу клиента, чтобы убедиться, что вы понимаете, чем он недоволен. («Итак, я слышал, вы говорите, что купили здесь маффин, и когда вы отнесли его домой, то заметили, что он заплесневелый. Верно?»)
• Сочувствуйте. Поставьте себя на место клиента и дайте ему понять, что вы понимаете, что он чувствует. («Звучит очень расстраивающе. Если бы я с нетерпением ждал, чтобы съесть что-то, что я только что купил, и это уже было плохо, я бы тоже был очень раздражен.”)
• Прошу прощения. Извините, даже если их жалоба кажется банальной. Для них это большое дело, иначе они бы не расстроились из-за этого, а вы хотите, чтобы они оставались клиентами. («Мне очень жаль, что это случилось с вами. Давайте посмотрим, что мы можем сделать, чтобы все исправить».)
• Предложите решение. Решение будет зависеть от серьезности проблемы и политики вашего бизнеса. Если кто-то купил продукт, который не работает, вы можете вернуть ему деньги или предложить аналогичный продукт для его замены.В случае с маффином вы можете предложить им свежий и добавить бесплатный кофе. Вы также можете спросить клиента, что он хотел бы, чтобы вы сделали, чтобы исправить ситуацию. (Знайте, что вам разрешено предлагать самостоятельно и для чего вам потребуется одобрение менеджера.)
• Знайте, когда обращаться за помощью. Если ситуация обострится, обратитесь за помощью к более высокопоставленному сотруднику, например, начальнику смены.
• Сделайте передышку. После того, как ситуация разрешилась и клиент ушел, неплохо было бы потратить пару минут, чтобы успокоиться.Несколько минут простоя, например, прогулка по кварталу или быстрый чат с коллегами, могут помочь вам прийти в норму эмоционально и почувствовать себя готовым вернуться к помощи клиентам.

Теперь, когда вы вооружены этими советами по обучению работе с кассовым аппаратом, вы сможете организовать комплексное обучение кассиров и быстро подготовить нового сотрудника к приему платежей.

30 Советы по обучению кассиров для вашего нового кассира

Качественное обучение кассиров — важный шаг в обеспечении бесперебойной работы вашего бизнеса. Эти советы по обучению кассиров помогут вам вооружить своих сотрудников для повседневного взаимодействия с вашими платежеспособными клиентами.

Само собой разумеется, что кассиры играют жизненно важную роль в вашем бизнесе. Хорошо обученный кассир может улучшить или испортить качество обслуживания клиентов. Как владелец бизнеса, вы хотите стремиться к совершенству как бизнес и отражать это в каждом взаимодействии. Такое отношение говорит как сотруднику, так и клиенту: «Мы рады, что вы здесь, и мы готовы для вас!»

Это может показаться само собой разумеющимся, но выслушайте меня.Бизнес, который имеет культуру, которая ценит своих сотрудников, по своей сути ценит своих клиентов. Не секрет, что сотрудник, который чувствует себя важным и уполномоченным, заставит и ваших клиентов почувствовать себя ценными. В конце концов, здоровые деревья имеют глубокие корни и растут изнутри. Здоровые сотрудники начинают с хорошей деловой практики и управленческих навыков. Итак, спросите себя, как вы цените своих сотрудников? Начните с самого начала с отличного обучения — вот несколько советов, которые помогут вам и вашему новому сотруднику.

Чем именно занимаются кассиры? Какова роль кассира?

Кассир — это человек, который координирует продажу между вашим бизнесом и покупателем. Они будут вызывать продукты клиентов в системе кассовых аппаратов или торговых точек (POS), складывать или готовить покупки, обрабатывать платежи (наличные, кредитные карты, дебетовые карты и чеки), производить обратный отсчет сдачи, выдавать квитанции (будь то они бывают бумажными или мобильными) и взаимодействуют с клиентом.Часть работы кассира также может включать помощь в управлении запасами.

Основные должностные обязанности кассира одинаковы, работает ли он в продовольственном грузовике, продуктовом магазине, розничной торговле или по телефону. Хотя есть тонкие различия между ролями в зависимости от типа бизнеса, большинству сотрудников розничных продаж придется иметь дело с рассерженными покупателями и уметь обращаться с ними. Они должны обладать базовыми математическими навыками, хорошими навыками межличностного общения и быть обученными. адекватно на любой POS-системе, которую вы используете.

Какое обучение необходимо, чтобы стать кассиром?

Независимо от того, является ли ваш кассир только начинающим или опытным кассиром, понимание основных математических навыков и хорошее общение — это все, что нужно для начала. Все остальное, например работа с реестром и обучение работе с клиентами, будет изучено на рабочем месте.

Почему необходимо хорошее обучение?

Вам нужен уверенный, знающий кассир, который компетентен, дружелюбен и заслуживает доверия и который в конечном итоге положительно отразится на вашем бизнесе.Работайте над тем, чтобы ваш сотрудник стал опытным кассиром, который знает, как справляться с различными сценариями, от базовых транзакций до решения проблем с клиентами.

Советы по обучению для отличного кассира

Все начинается с вас

Ценится отличный кассир. Вот несколько советов, которые помогут вашему сотруднику понять, что его ценят.

• Немедленно относитесь к своему сотруднику как к члену команды. Для этого выучите их имя, спросите об их жизни и т. Д.
• Представьте их другим сотрудникам и людям, с которыми они будут работать, включая их новую роль и любой предыдущий опыт, который у них есть.
• Подарите им справочник сотрудника в первый день работы.
  
• Если вам нужна униформа, но у вас нет ее подходящего размера, немедленно закажите ее.
  
• Часто общайтесь с ними во время их начального обучения и в последующие месяцы. Спросите их мнение. Если они предлагают понимание того, что нужно изменить, слушайте — они ближе к «земле», чем вы.
  
• Поощряйте их, когда они учатся на новой работе — изучение чего-то нового и работа в розничной торговле могут вызывать стресс. Дайте им понять, что вы на их стороне.
  
• Повторяйте себя — будьте готовы часто повторяться, ваш язык поможет укрепить вашу бизнес-культуру и философию.

Установите четкие ожидания

Это действительно может настроить вашего нового кассира на успех, независимо от того, является он начальным или опытным. Все ценят четкое направление.

• Четко сформулируйте, чего вы ожидаете, и попросите обратную связь, чтобы убедиться, что они все поняли. Не просто передавайте им руководство для сотрудников и не говорите им прочитать его. Пойдите вместе с ними.
• Настройте их смены ориентации и убедитесь, что они знают, куда идти — на место или в другое место.
• Если вы используете ориентировочные материалы, убедитесь, что они готовы и доступны.
• Если ваш сотрудник будет следить за кассой, будет ли он в паре с кем-то, кто является хорошим учителем?
• Ваш тренер знает, что он будет кого-то наставлять? Скажите им заранее, поверьте мне в этом.
• Будьте конкретны — например, есть ли определенное время, которое они должны отсчитывать? Есть ли у вас дресс-код, которому они должны следовать? Кому они должны сообщить, когда придет смена? Как работают обеденные перерывы? Кому им позвонить, если они заболели? Что, если у них возникнут проблемы со своим непосредственным руководителем, к кому им обратиться?

Хороший кассир компетентен

Повысьте компетентность своих сотрудников, проводя тщательное обучение кассиров с использованием различных ресурсов.

Используйте видео кассир курсы или онлайн кассир обучение программ. Это может помочь вашему новому сотруднику понять, как вы хотите, чтобы он взаимодействовал с каждым клиентом и коллегой, прежде чем они когда-либо упадут на пол.

Симуляторы — отличный и безопасный способ обучить навыкам и снять напряжение. Программы онлайн-обучения — это здорово, но они односторонние. Это шанс для вашего нового кассира пообщаться с вами и по-настоящему показать вам то, что он знает.Это отличное время и для тренировки! Подумайте о различных сценариях, с которыми может столкнуться ваш новый сотрудник. Ролевая игра для демонстрации, обратной связи и обучения.

• Продемонстрируйте, как правильно обращаться с наличными деньгами и выдать правильную сумму сдачи (за чаевые, поместите поступающие наличные сбоку или в обозначенное место в кассе, чтобы вы знали, сколько денег было выдано — вы можете исправьте это в следующий раз, когда вы откроете ящик)
• Например, ваш сканер штрих-кода сломался, и теперь предметы нужно вводить вручную.Как бы вы хотели, чтобы они действовали в этом случае? Какой артикул они вводят, чтобы гарантировать точность?
• Входит рассерженный покупатель и требует вернуть деньги? Пройдите через каждый этап этого взаимодействия с клиентом со своим новым сотрудником

Совместите их с опытным кассиром в качестве наставника . Ничто не сравнится с обучением, поэтому, когда оно идет медленно (или даже когда это не так), попросите более опытного кассира обучить их. Убедитесь, что он подходит как вашему новому кассиру, так и более опытному.

Имейте контрольный список компетенций , который вы хотели бы, чтобы ваш новый сотрудник выполнил к концу ориентации. Не забудьте включить более сложные сценарии, такие как выпуск или погашение подарочной карты, ввод корректировки или отмены цены, обработка возвратов и т. Д.

Великий кассир точен

Обучите своего нового кассира научиться работать с кассовым аппаратом. Точный денежный ящик и запись о транзакциях могут помочь вам отслеживать и поддерживать свои запасы.Это может дать четкое представление о состоянии вашего бизнеса.

• Убедитесь, что она знает, как пользоваться всем оборудованием и программным обеспечением — денежным ящиком, сканером штрих-кода, ручным вводом и торговой точкой или мобильной POS-системой.
• Она может точно пересчитать сдачу и знать, что делать, если есть несоответствие
• Убедитесь, что она знает, какой штрих-код сканировать, знает, какой номер ввести в POS-систему на случай, если сканер штрих-кода не работает
  
• Убедитесь, что она знает, как аннулировать товар, который был введен по ошибке
  
• Обучите о том, как обрабатывать различные виды карточных платежей — как принимать кредитные карты, дебетовые карты, чеки или наличные.
  
• Если вы выпускаете подарочные карты, убедитесь, что она знает, как это сделать.
  
• Убедитесь, что она знает, как вернуть товар, и знает политику магазина в отношении возврата.

Хороший кассир дружелюбен

Каждый клиент ценится, и к нему следует относиться с достоинством и уважением.

Убедитесь, что ваша деловая культура отражается в каждом взаимодействии с каждым клиентом.

Некоторые навыки обслуживания клиентов включают кассира, который будет:

• Приветствуйте клиентов и смотрите им в глаза.
• Будьте активным слушателем и предугадывайте потребности клиентов.
• Будьте вежливы и сохраняйте хладнокровие с каждым покупателем, особенно если покупатель злится.
• Искренне приносит извинения, если покупатель рассердился, и использует обучение по обслуживанию клиентов, чтобы разрядить ситуацию.
• Не принимайте гнев клиента на свой счет. Какой бы эмоциональный всплеск ни случился, знайте, что он бурлил под поверхностью задолго до того, как покупатель вошел в ваш магазин. Это просто случай, который заставил их закипеть.
• Работает, чтобы восстановить продажи и сделать вещи правильными для покупателя, при этом соблюдая политику магазина и руководящие принципы.
• Делает все возможное для каждого покупателя — предлагает предложения и использует базовые методы продаж, не выглядя слишком настойчивыми.

Почему хороший кассир так важен для вашего бизнеса?

Плохой процесс оформления заказа может испортить отличное обслуживание клиентов. Просто подумайте о тех случаях, когда вы стояли в очереди, а кассир работал медленно или не знал, что делать.Хорошее обучение и отличная поддержка со стороны руководства уменьшают разочарование ваших сотрудников. Это также повысит их уверенность в своих навыках и укрепит доверие к вам и их лидерам. Эта поддержка даст им возможность подарить вашим клиентам отличные впечатления. Бесценен сотрудник, которому вы можете доверить отличную работу.

8 кассовых насадок для розницы

Когда я думаю о советах кассового аппарата, мне вспоминается , кража сотрудника, свидетелем которой я однажды стал .В тот день, не так давно, я покупал упаковку бумажных полотенец за 3 доллара в магазине, принадлежащем одному из клиентов.

Было поздно, за 5 минут до закрытия. Когда я стоял в очереди, ожидая своей очереди платить, я наблюдал, как кассирша «Марси» (имя изменено) взаимодействует со своими покупателями.

Я заметил, что она мысленно подсчитывала их сдачу, а не заставляла кассу делать это за нее.

Это произвело впечатление на многих клиентов, но не на меня!

Когда я подошел к прилавку, когда подошла моя очередь платить, я заметил, что «Марси» не закрыла денежный ящик от предыдущей транзакции.

Я наблюдал, как она взяла мою пятидолларовую купюру, мысленно подсчитала 45 центов налога и дала мне 1,55 доллара сдачи. Цифры складывались, но ее поведение — нет.

Она крала деньги прямо у меня на глазах!

Для начала, когда «Марси» набрала 3 доллара в кассу, на экране вспыхнули цифры, но она не «внесла» покупку в категорию. Он не был «зарегистрирован» как продажа и не регистрировался.

Кассовый аппарат не издавал ни звука, ни распечатал чек.

Она крала прямо у меня на глазах!

Я знал, что в конце дня, когда она обналичит свой кассовый аппарат, в ящике окажется больше наличных, чем было зарегистрировано в продажах. Она кладет эти деньги в карман, а затем уравновешивает свои наличные.

В ту ночь я позвонил владельцу магазина по имени Росс и рассказал ему о своем опыте. Он был шокирован.

Я посоветовал ему проверить Z-чтение (кассовую ленту, на которой записаны ВСЕ транзакции) на следующее утро.Я описал покупки, сделанные покупателями, которые были в очереди до и после меня. Росс мог бы легко проверить, была ли сделана моя покупка за 3,00 доллара в какой-то момент после того, как я покинул магазин.

К сожалению, как и предполагалось, во время смены Марси не поступало никаких заказов на сумму 3,00 доллара.

«Это было правдой. Она воровала».

Росс сказал мне кое-что, что подтвердило мои подозрения в краже.

Он сказал, что «Марси» была единственным сотрудником, который у него когда-либо имел, денежные средства которого составили копейки против копейки.За 25 лет работы в розничной торговле ничейные и не сравнялись с пенни.

Росс подумал, что это странно, но «Марси» казалась хорошей сотрудницей, и клиенты ее любили.

На следующее утро Росс столкнулся с «Марси», когда она пришла на работу, и вошел через парадную дверь его магазина.

Он рассказал ей о своих подозрениях и о моих наблюдениях в качестве третьего лица. Росс передала ей все свои личные вещи вместе с ее чеком.

Он сказал: «Уходи сейчас и никогда не возвращайся.Росс только что уволил Марси.

То, что произошло потом, было невероятным.

«Марси» симулировала приступ астмы (она не страдала астмой). Она начала громко хватать ртом воздух.

Пока она шаталась к входной двери, она притворилась, что рухнула в дверном проеме, в то же время притворившись, что выкручивает лодыжку. Она лежала, растянувшись в дверном проеме, — ее ноги были в дверях его магазина, а ее верхняя часть тела лежала за дверным проемом на тротуаре.

Она начала кричать, задыхаясь: «ОМИГАУД.. . вызовите скорую помощь. . . он только что толкнул меня в эту дверь! Кто-нибудь Помогите мне! ПОМОЩЬ!»

Даже при том, что Росс была ошеломлена, не пропуская ни секунды, и громовым голосом он громко приказал ей: «Вставай и уходи СЕЙЧАС, или я позвоню в полицию и предъявлю тебе обвинение в краже!»

Словно закрывая кран, «Марси» тут же перестала плакать, встала, стряхнула брюки, развернулась на каблуках и пошла прочь, высоко поднятой головой. К счастью, Росс больше никогда не слышал о «Марси».

Так как же избежать «Марси»? Ну, краткий ответ. . . ты не можешь!

Их слишком много, и они ищут работу и работодателей, где легко можно украсть.

Они думают, что они умнее вас, и им нравится исследовать все аспекты.

На самом деле они довольно умны, но недостаточно умны, чтобы знать, что идеального преступления не существует.

В конце концов они спотыкаются и попадают в ловушку.В случае с «Марси» она воровала публично на глазах у платежеспособных клиентов. На самом деле она забирала их деньги из кассы своего работодателя. Это было смело или что?

Итак, если вы не можете избежать таких коварных сотрудников, что тогда?

Решение состоит в том, чтобы ввести в действие политики и процедуры, определяющие, как в вашем бизнесе работают с наличными деньгами. При этом гораздо легче обнаружить странное поведение, которое приводит к тревожным сигналам.

На самом деле вам не нужно изо всех сил стараться найти такой вид кражи.Со временем это становится очевидным.

Если у вас есть розничный бизнес с сотрудниками, которые обрабатывают ваши наличные деньги, обратите внимание на эти 8 советов кассового аппарата.

Все это превентивные меры, которые я разделил на две категории: политики учета наличных денег и политики обработки наличных денег.

Они помогут уменьшить проблемы, которые обычно возникают с кассовым аппаратом.

Политика учета денежных средств

1) Введите все покупки в точке продажи:
Наш первый совет кассового аппарата — настаивать на том, чтобы ВСЕ покупки вводились вашим кассиром через кассовый аппарат.Сообщите им заранее, что любые продукты, проходящие через их прилавок, которые не были внесены в кассу, приведут к немедленному удалению с указанием причины.

Как владелец бизнеса, обязательно подайте хороший пример, оплачивая собственные покупки. Слишком часто, если служащий видит, что владелец берет товар, не заплатив за него, у него возникает чувство права на то, что является частью корпоративной культуры, которую вы наблюдаете за практикой. Подавайте хороший пример. Оплачивайте собственные покупки.

2) Все покупатели получают квитанцию:
Вы когда-нибудь совершали покупку, когда кассир спрашивает, хотите ли вы квитанцию? Если вы скажете «нет», то кассиру (или владельцу бизнеса, если уж на то пошло) ничто не помешает аннулировать продажу и положить деньги в карман. Очень осторожно относитесь к сотруднику, который спрашивает клиентов, хотят ли они получить квитанцию, или, что еще хуже, если они автоматически не выдают покупателю квитанцию ​​со своей сдачей. В некоторых юрисдикциях закон требует предоставления квитанций.Ваша юрисдикция может быть одной из них. Тем не менее, убедитесь, что ваши кассиры выдают квитанции в качестве условия их приема на работу. Это один из советов по работе с кассовым аппаратом, который поможет поддерживать хорошую репутацию вашего бизнеса у клиентов и правительства.

3) Ограниченный доступ к функции VOID:
Что касается подсказок кассового аппарата, то владельцы бизнеса часто не обращают на нее внимания. Если у сотрудника есть доступ к функции «АННУЛИРОВАТЬ» на кассовом аппарате, он имеет возможность аннулировать продажу после того, как покупатель заплатил и покинул магазин.Если им удастся аннулировать продажу, они могут положить деньги в карман.

Вы когда-нибудь были в магазине, где кассир допустил ошибку, а затем вынужден был вызвать другого сотрудника (обычно начальника смены или менеджера), чтобы он протянул свою карточку сотрудника или вставил ключ, чтобы продажа могла быть аннулирована? Что ж, как бы неудобно это ни было, на самом деле это очень хорошая политика для предотвращения внутренней кражи.

Если по какой-то причине в вашем кассовом аппарате нет недействительного ключа, я рекомендую одно из двух.Во-первых, ежедневно отслеживать все значения Z на предмет признаков аннулированных продаж. Если у одного сотрудника больше вакансий, чем в среднем, внимательно за ними следите. Вторая моя рекомендация — сменить вашу систему! Купите кассовый аппарат с недействительным ключом. Это выгодное вложение, и ваши правила легко изменить, чтобы учесть двухстороннюю недействительность.

Правила обращения с наличными деньгами

4) Стыковка наличных денег:
Стыковка наличных денег — это место, где кассир физически размещает деньги вашего клиента до завершения платежной транзакции.Убедитесь, что они * НИКОГДА * не кладут деньги вашего клиента в кассовый ящик до того, как пересчитают сдачу. Что, если ваш клиент настаивал на оплате 20-долларовым счетом, но получил сдачу только так, как если бы он заплатил 10-долларовым счетом? (Вспомните фильм «Бумажная луна», когда молодой Татум О’Нил разыграл этот трюк). Это непростая ситуация, которой легко избежать с помощью стыковки наличных.

При стыковке наличных вы требуете, чтобы кассир поместил или «закрепил» платеж клиента на клавиатуре или на кассовом ящике.После этого они вносят сдачу, пока первоначальный платеж находится на виду у обеих сторон. Только после того, как покупатель получит сдачу (и квитанцию), кассир помещает наличные в кассовый ящик. Если вы будете следовать этому правилу, трюк с «бумажной луной» будет сложнее (на самом деле почти невозможно). Это один из наиболее практичных советов по работе с кассовым аппаратом, который используют все крупные розничные торговцы.

5) Закройте денежный ящик между транзакциями:
По двум причинам это огромный красный флаг для любого владельца розничного бизнеса.Прежде всего, сотрудник, который не закрывает денежный ящик между транзакциями, создает для клиентов легкую возможность протянуть руку и забрать деньги из денежного ящика. Я видел случаи, когда кассир не закрывал ящик, а фактически уходил со своего места, чтобы запастись полкой. Достаточно сказано! Что касается кассовых наконечников, это также можно отнести к категории безопасности.

Вторая причина заключается в том, что это дает возможность сотруднику вытащить «Марси» и мысленно рассчитать заказ, не звоня в него.Следует отметить, что в большинстве кассовых аппаратов кассовый ящик можно открыть только при вводе действительной продажи или когда кассир «обналичивает» в конце своей смены. Однако эту важную меру предосторожности легко обойти, оставив денежный ящик открытым между продажами. БОЛЬШОЕ нет-нет!

6) Хранение наличных денег:
Из подсказок кассового аппарата, которые говорят об ответственности сотрудников, это самый важный. Это политика, которая дает вашему кассиру исключительный контроль, хранение и ответственность за деньги в своем денежном ящике.При надлежащем хранении наличных денег доступ к деньгам имеет только кассир. Даже владелец бизнеса не должен иметь доступ к наличным деньгам в рамках этой системы, иначе как вы можете привлечь кассира к ответственности, если денег не хватит?

В начале смены денежный ящик будет иметь начальный запас, чтобы кассир мог внести сдачу. Если резерв составлял 100 долларов, а кассир принял 2400 долларов наличными в течение своей смены, то в конечном итоге в денежном ящике должно быть 2500 долларов. Они несут ответственность за любую нехватку.Несколько центов или даже нехватка одного доллара во время смены не являются большим поводом для беспокойства, но сотрудник, который постоянно выходит из строя на 10 или 20 долларов (или больше), является поводом для беспокойства. Либо они некомпетентны, либо воруют.

Если ваш розничный магазин позволяет любому сотруднику «поблизости» объявить о распродаже, то вы оставляете себя открытым для проблем (если они еще не происходят). Хорошая «Марси» заметит свои следы, так что вы не сможете отследить кражу до нее. Я предлагаю вам изменить свою политику и принять строгую практику хранения денежных средств (о воровстве сотрудников также рассказывается в моем блоге).Хранение наличных денег — один из замечательных советов кассового аппарата.

7) Ограничьте остаток в денежном ящике наличными:
Эти последние 2 подсказки кассового аппарата обеспечивают более жесткий контроль над вашими деньгами. Никогда не стоит держать сотни или даже тысячи долларов в денежном ящике. В этом нет необходимости. Это создает большой риск для безопасности и подвергает ваш бизнес кражам как со стороны сотрудников, так и со стороны клиентов.

Хорошая политика выдачи наличных требует, чтобы кассир снимал излишки наличности с их розыгрыша несколько раз в день, чтобы уменьшить остаток.Иногда приходит инспектор и пересчитывает наличные у кассира. Оба подпишутся за это. В других случаях кассир просто помещает деньги в конверт, который они должны запечатать и подписать. Когда деньги удаляются, сумма вводится в кассу как «Выплачено», что более подробно описано ниже.

У некоторых предприятий есть физическая касса, которая представляет собой небольшой сейф, зацементированный в бетонный пол или встроенный в сейф в офисе. Есть небольшая прорезь, через которую могут проходить только небольшие конверты.Эти односторонние системы выдачи наличных обеспечивают хорошую безопасность.

8) Предельная выплаченная сумма:
Каждый кассовый аппарат имеет функцию заказа на поставку, известную как «Выплачено». Эта функция позволяет кассиру физически брать деньги из кассового ящика и «набирать» точную сумму, чтобы она отражалась на кассете. Когда они закрывают свой кассовый аппарат в конце смены, ожидается, что остаток денежных средств в ящике будет уменьшен на сумму Выплаченных сумм.

Касси

также могут использовать функцию заказа на поставку, чтобы снимать деньги с кассового аппарата, которые будут использоваться для покупок наложенным платежом, доставленных в предприятие.Я даже видел, как владельцы бизнеса брали деньги на покупку и использовали их для парковки или, что еще хуже, для кофе!

Надлежащая практика управления денежными средствами четко определяет, когда использовать (а не использовать) выплаченные средства. Возможно, было бы лучше, если бы все Выплаченные работы были сначала авторизованы или одобрены начальником смены, менеджером или владельцем предприятия. Тем не менее, функция заказа на поставку действительно открывает двери для возможностей. За этой дверью следует внимательно следить.

Наши советы кассового аппарата — хорошая политика!

Если вы думаете о своем кассовом аппарате как о центральном хранилище денег, которые поступают в ваш бизнес, его важность скоро станет очевидной.Отсутствие надлежащей политики обработки наличных делает ваш бизнес более уязвимым. Если вы не позволите своим сотрудникам беспрепятственный доступ к вашему банковскому счету, то почему вы будете мириться со слабым денежным контролем? Усиливая заботу о своих деньгах и контролируя их, вы уменьшаете очевидные возможности для «Марси» в мире.

Советы по работе с наличными деньгами для ваших сотрудников

Когда вы видите, как кассиры снова и снова возятся с наличными, удивительно осознавать, как мало предприятий учат своих сотрудников, как обращаться с ними эффективно и результативно.Если деньги так важны, почему они не обучают своих сотрудников лучше? Хороший вопрос. На самом деле, если они этого не делают, работодатели оказывают своему бизнесу медвежью услугу по двум причинам:

1. Они подрывают удовлетворенность клиентов. Если кассиры и другие сотрудники, работающие с наличными деньгами, сделают ошибки, которых можно избежать, или потратят слишком много времени на внесение изменений, они могут настолько оттолкнуть клиентов, что они не вернутся и, что еще хуже, расскажут другим о своем плохом опыте.

2. Они снижают производительность. Сотрудники, которым требуется больше времени на внесение сдачи и подсчет валюты, неэффективны, и им нужно время, которое лучше потратить на другие дела, такие как помощь клиентам, осуществление продаж или сбыт товаров. Кроме того, если они не умеют обращаться с наличными и считать их, они могут совершать ошибки, на устранение которых владельцам и менеджерам может потребоваться много времени в конце смены или дня.

Ниже приведены некоторые предложения о том, как научить сотрудников наиболее эффективно обращаться с наличными деньгами в каждой из трех областей:

• На учете.Все сотрудники, которые работают кассирами, нуждаются в обучении кассовому аппарату, а также все, кто должен использовать его в рамках своей работы, например, обслуживающий персонал в ресторанах.

• Для начала не торопитесь. Для любого, кто раньше не пользовался кассовым аппаратом, все ключи будут большой загадкой, поэтому сначала объясните, что делает каждый отдельный ключ, прежде чем проводить их через транзакцию.

• Начните с простых транзакций, затем переходите к более сложным и исключениям, таким как пустоты.Медленно проведите новых сотрудников по этапам транзакции. Повторите шаги, снова медленно. Затем попросите их показать вам правильную последовательность клавиш для этой транзакции. Затем попросите их повторить.

• С заказчиком. Вместо того, чтобы передавать покупателям пачку наличных и монеты обратно в обмен, сотрудники должны сообщить покупателю, какова сумма их сдачи, даже если она отображается в кассовом аппарате. Затем они должны вслух пересчитать его клиенту.

• Кроме того, рекомендуется хранить денежную купюру на подоконнике кассы и не класть ее в ящик до момента внесения сдачи — это хорошая практика, позволяющая избежать споров по поводу того, какой размер купюры вам дают покупатели.

• Если это произойдет — независимо от того, чья это ошибка, или даже если клиенты пытаются обмануть кассира, утверждая, что они дали им больший счет, чем то, что они получают сдачу, — более серьезная проблема может быть связана с другими клиентами, которые должны быть свидетелями спор, а также ждать в очереди, пока он будет разрешен. Лучше всего вообще избежать всех этих неприятностей.

• В конце смены. Многие владельцы и менеджеры бизнеса могут подумать, что считать наличные — это здравый смысл, поэтому они не учат новых сотрудников делать это правильно.В результате сотрудникам может потребоваться больше времени, когда они подсчитывают свои наличные, и при этом совершают больше ошибок.

• Во-первых, сотрудники всегда должны считать свои денежные средства в относительно тихом и безопасном месте, не отвлекаясь от них, что может привести к ошибкам в счете. Им также следует использовать калькулятор, желательно с лентой, чтобы любые ошибки можно было сверять с лентой, вместо того, чтобы делать полный пересчет. Многие люди могут складывать в голове столбцы цифр, но большинство из них не так одарены и нуждаются в калькуляторах.

• Затем, посчитав свои деньги по номиналам, им нужно сложить свои банкноты по номиналам, положив самые большие банкноты внизу, а все меньшие достоинства вверху. Таким образом, любой, кому нужно вручную пересчитывать счета, сможет сделать это намного быстрее. Кроме того, они должны использовать валютные полосы, если их количество наличных денег превышает 100 банкнот на номинал, с разными цветами для разных номиналов.

Вы также можете помочь сотрудникам, работающим с наличными деньгами, быть более эффективными и избежать ошибок с помощью CashLINK GardaWorld.Это замкнутая система для контроля ваших наличных денег от точки продажи до банковского депозита. Все счета хранятся в «умных» сейфах на месте. Они считывают депонированный номинал и отслеживают каждый депозит, внесенный вашими сотрудниками-пользователями. Затем GardaWorld собирает данные каждый день и передает их в штаб-квартиру клиентов для аудита продаж и выверки банковских счетов. Затем наши обученные курьеры забирают наличные и относят их в банк на хранение. Чтобы узнать больше, посетите наш сайт.

Как сбалансировать кассовый аппарат, как Pro

Балансировка вашего кассового аппарата совсем не похожа на балансировку чековой книжки.

Уравновешивание денежного ящика является такой же важной частью вашей повседневной жизни, как отпирание входной двери, и должно выполняться как минимум ежедневно. Если вы привыкли открывать денежный ящик, вкладывать деньги и не задумываться дважды, вы оказываете себе медвежью услугу. В этом посте мы расскажем, почему важно и как вы можете сбалансировать денежный ящик на профессиональном уровне.

Добро пожаловать в новую эру коммерции

Наш гид расскажет вам о тактике розничной торговли, ориентированной на будущее, которая сделает ваш бизнес гибким и эффективным — ключом к процветанию в новом мире розничной торговли.

Зачем вам балансировать денежный ящик?

Как продавцу, вам необходимо заботиться о движении денежных средств в рамках вашего бизнеса, и баланс вашего денежного ящика связан со всеми видами способов оплаты, включая кредитные карты и чеки. Мобильные способы оплаты, такие как Apple Pay, становятся все более популярными, и их тоже необходимо учитывать. Балансировка денежного ящика гарантирует, что вся прибыль, которую приносит ваш бизнес, будет учтена, и даст вам четкое представление о финансовом положении вашего бизнеса.

Хотя вы можете полностью доверять своим сотрудникам (возможно, даже рассматривать их как семью), для предприятий, занимающихся операциями с наличными деньгами, важно внедрить процедуры обработки наличных денег. Эти методы не только защищают вас как владельца бизнеса, но и ваших сотрудников, заставляя все стороны нести ответственность за то, что входит и выходит из вашего реестра. Самая важная причина, по которой вам необходимо сбалансировать денежный ящик, — это предотвратить дефицит из-за неточной обработки наличных или кражи.Но вы также хотите убедиться, что ваш персонал обеспечивает клиентов достаточным количеством сдачи и что у вас никогда не бывает слишком много наличных денег.

На каждый ящик должен приходиться по одному человеку

Для малых предприятий с одним регистром это может быть невозможно, но ограничение количества людей, ответственных за каждый денежный ящик, всегда идеально. Чем больше людей имеют доступ к ящику или даже ключу от ящика в любой момент времени, тем меньше ответственность за содержимое этого ящика.Это также затрудняет установление лица, ответственного за неправильное обращение или пропажу денежных средств. Однако, в отличие от традиционных кассовых аппаратов, POS-системы iPad предлагают настройки, которые могут помочь отслеживать и определять, какие сотрудники выполняли какие транзакции. Если вы используете Lightspeed, каждая продажа запускает систему POS для автоматического обновления данных о продажах, чтобы было легче узнать, как управляются транзакции в вашем бизнесе, и создавать отчеты для анализа эффективности.

Начните с подсчета наличных денег

Теперь, когда мы поняли, почему так важна балансировка вашего кассового аппарата, давайте обсудим, как это сделать.Ключевой момент, о котором следует помнить, заключается в том, что балансировка вашего денежного ящика — это столько же о том, что вы делаете в первую очередь утром, так и о том, что вы делаете в конце дня. Что это обозначает? Вы всегда должны всегда начинать свой день с подсчета наличных денег в вашей кассе.

Обычно, как продавец, вы хотите, чтобы в вашем реестре была постоянная базовая сумма денег. Это гарантирует, что у вас всегда будет достаточно денег, чтобы раздать сдачу своим клиентам. С точки зрения клиента, нет ничего более раздражающего, чем вручить двадцатидолларовую купюру только для того, чтобы клерк сказал ему, что у него недостаточно денег, чтобы внести сдачу.Это не только неудобно для посетителей, но также может помешать вам совершить продажу.

Хотя точная сумма может варьироваться от бизнеса к бизнесу, убедитесь, что утром под рукой есть наличные, иногда называемые мелкими. Для малого бизнеса от 100 до 150 долларов будет более чем достаточно. Хорошее практическое правило — хранить не менее 20 долларов в пятидолларовых банкнотах и ​​20 долларов в однодолларовых банкнотах.

Внесение наличных в течение дня

Следующим шагом в поддержании порядка в кассовом аппарате является внесение наличных в течение дня.Опять же, в зависимости от объема и размера ваших транзакций количество депозитов, которые вы сделаете, будет варьироваться. В общем, вы хотите выбрать более медленное время дня, поэтому, если вы предпочитаете обеденный перерыв, полдень, вероятно, не лучшее время для вас, чтобы открывать кассу и считать наличные.

Определив, когда вы будете вносить этот депозит, подсчитайте свои наличные и удалите разницу из своего первоначального утреннего счета. Также важно, чтобы два человека засвидетельствовали подсчет, подтвердили сумму и увидели, что деньги положены в ваш сейф.Таким образом, будь то владелец и менеджер магазина или менеджер и первоклассный сотрудник, два взгляда на такое управление денежными ящиками обеспечат определенный уровень сдержек и противовесов в вашем бизнесе.

Определите свой остаток на конец дня

Конец дня — это когда вся тяжелая работа, которую вы вложили в ведение типового реестра, принесет свои плоды. Пришло время посмотреть на плоды вашего труда и убедиться, что деньги, которые были получены в течение дня и которые были потрачены, были потрачены эффективно и честно.

Первый шаг к этому — подсчет общей суммы в вашей кассе. Это включает любые операции с кредитными картами, наличными и чеками. После того, как вы закончите складывать суммы, вам следует сравнить полученное вручную число с тем, что отображается в вашей POS-системе. Если суммы совпадают, вы золотой! Если они этого не сделают, вам придется немного покопаться. Небольшие расхождения являются обычным явлением и обычно вызваны человеческой ошибкой, возможно, когда кассир отсчитывал сдачу клиенту.Это более серьезные несоответствия, на которые вам нужно обратить внимание.

Обнаружение расхождений в балансе на конец дня

Есть несколько различных видов расхождений, на которые следует обратить внимание, как излишки, так и дефициты. Избыток — это когда сумма в вашем реестре больше, чем ваша POS-система говорит, что вы должны иметь. Однако нехватка — это то место, где ваша POS-система говорит, что у вас должна быть определенная сумма наличных, но у вас не хватает кассы. Разработайте политику, которой должны следовать ваши сотрудники, когда дело доходит до обращения с наличными деньгами, и выставляйте ее так, чтобы сотрудники могли легко ее просматривать, чтобы все сотрудники были подотчетны и единообразны.

Если говорить об этом, то ни один из них не идеален, но излишки могут нанести больший ущерб бренду вашего бизнеса. В то время как нехватка означает, что наличные деньги были потеряны, украдены или слишком много было возвращено клиентам, избыток наличных означает, что деньги были удержаны у клиентов, а адекватная сдача не была возвращена. Хотя это и не делается специально, избыток в конце дня означает, что ваших клиентов не хватает. Когда покупатель осознает, что это происходит, вы можете не только потерять от него дополнительные продажи, но и получить отрицательный отзыв в Интернете и / или из уст в уста.Как показывает практика, торговцы всегда должны делать все, что в их силах, чтобы не допустить переизбытка.

Модернизируйте свой кассовый аппарат с помощью Lightspeed

Поздравляем, теперь вы понимаете, как балансировать ящик кассового аппарата, как профессионал. У вас есть все знания и решения для управления денежными средствами, необходимые для обеспечения правильной проверки вашего денежного ящика между сменами и перед закрытием в конце рабочего дня. Чтобы упростить управление денежными средствами и балансировку в конце дня, пора выбрать облачную мобильную точку продаж для вашего ресторана или магазина.Давайте поговорим о том, как Lightspeed может сделать ваши операции максимально простыми и эффективными.

Как уравновесить свой кассовый ящик, как эксперт

Некоторые элементы гостеприимства, безусловно, традиционны.

Это регистрация на стойке отеля, процесс чаевых ожидающей команды за хорошо выполненную работу и мгновенное ощущение важности, которое вы испытываете, когда консьерж организует парковку вашего автомобиля на подземной автостоянке.

Среди моря технического волшебства и влияния социальных сетей этот материал делает отрасль такой, какая она есть.

И это подводит нас к кассовым аппаратам. Нет, правда — это одна из самых важных процедур в современной ресторанной и гостиничной деятельности, и она примерно такая же традиционная, как и раньше.

Также очень легко ошибиться, так что считайте это вашим универсальным руководством по балансировке кассового аппарата до.

Почему так важно балансировать денежный ящик?

С учетом того, что каждый десятый взрослый стал безналичным только в Великобритании, вам будет простительно предположить, что денежные ящики являются чем-то вроде пережитка.

Это просто не так. Для многих из нас деньги по-прежнему являются королем. Исследование 2018 года показало, что 83% потребителей в США потеряли бы деньги, если бы они исчезли навсегда.

Таким образом, в течение некоторого времени в ваш гостиничный бизнес по-прежнему будут поступать наличные по довольно старому курсу, и, несмотря на это, появление новых способов оплаты, таких как Apple Pay, означает, что балансировка денежного ящика сейчас важнее, чем когда-либо.

Вам необходимо учитывать все денежные средства, поступающие в ваш бизнес, независимо от того, как они поступают.Это обеспечивает надлежащий учет всей получаемой вами прибыли и дает вашему бизнесу более четкую финансовую картину.

Он даже поможет вам спрогнозировать и спланировать неизбежные взлеты и падения, которые ожидает ваш бизнес.

Но… Я доверяю своим сотрудникам!

Независимо от того, насколько вы доверяете своим сотрудникам, вы должны смириться с тем, что, поскольку ваш бизнес имеет дело с наличными деньгами, всегда есть возможность воспользоваться преимуществом для негодяев.

По оценкам, предприятия в США ежегодно теряют в среднем 7% своего годового дохода из-за краж сотрудников.

Это не означает, что вам, как владельцу бизнеса, нужно на каждом шагу следить за своей спиной, но это наглядно демонстрирует, насколько важны кассовый аппарат ресторана и ваша способность уравновесить его.

Статья по теме: Вы создали лучшую команду в ресторане — вот как ее удержать

3 важные вещи, которые нужно помнить при балансировке вашего кассового аппарата

Прежде чем мы перейдем к процессу, вот три жизненно важных вещи, которые вы должны учитывать каждый раз, когда вы балансируете свои кассовые аппараты.

1. На каждый ящик всегда должно приходиться по одному человеку

Может возникнуть соблазн сократить расходы и устроить только одну розыгрыш для всех, но мы действительно рекомендуем инвестировать в столько, сколько у вас есть сотрудников в любой момент времени. Чем больше людей имеют доступ к одному и тому же денежному ящику, тем больше вы распределяете ответственность за то, что в нем происходит.

2. Начните свой день со счета наличных

Легко предположить, что балансировка денежного ящика — это то, что нужно делать только в конце дня.Не так. Убедитесь, что вы начинаете каждый день с подсчета того, что уже находится в вашей кассе. Это гарантирует, что вы сможете хранить в вашем регистре стабильную и достаточную сумму базовой наличности для удовлетворения спроса и упростить процесс балансировки в конце дня.

3. Депозит наличными в течение смены

Аккуратный кассовый аппарат — это здоровый кассовый аппарат. В более медленные периоды убедитесь, что вы вносите наличные, подсчитываете наличные и убираете разницу из своего утреннего счета. Делайте это попарно, чтобы убедиться, что на каждое депозита смотрят две пары глаз.Сделайте это своей привычкой, и вам будет намного легче выполнять балансировку.

5-ти шаговый процесс балансировки кассовых аппаратов

Теперь мы знаем, что, почему и когда уравновешивать денежные средства в вашем бизнесе. Вот как это сделать за пять простых шагов.

Распечатайте следующий список, прикрепите его к стене возле каждой кассы и сделайте это мантрой вашей команды!

1. Определите идеальную начальную сумму

Важно, чтобы ваш кассовый аппарат содержал постоянное количество монет и банкнот, чтобы у вас всегда было достаточно сдачи для клиентов.

Точно так же слишком много денег в ящике может спровоцировать кражу, поэтому важно держать это под контролем, указав твердую начальную сумму.

Определите базовую сумму наличных денег, которую вы будете хранить в каждом регистре, для обработки транзакций, с которыми вы, вероятно, будете сталкиваться каждый день. Ежедневный просмотр отчетов о доходах поможет вам в этом.

2. Держите одного сотрудника на регистр

Мы упоминали об этом в наших быстрых советах выше, но стоит повторить.

Один сотрудник на регистр означает, что у вас одна линия ответственности и гораздо более эффективная работа в обеденном зале благодаря меньшему количеству ошибок из-за синдрома «слишком большого количества поваров».

3. Выполните X-чтение

Когда вы достигнете точки остановки (обычно при смене смены), запустите X-чтение в вашей POS-системе. Распечатайте его и вытащите денежный ящик, прежде чем отступить в отдельное место.

4. Проведите физический подсчет

Денежный ящик извлечен и X считывается в руке, начинается физический счет.

Подсчитайте итоговые суммы всех монет, банкнот и квитанций PDQ и сравните результат с итогами на считывании X.

Если при выдаче сдачи не было допущено ошибок (или того хуже), все должно совпадать.Просто имейте в виду, что небольшая нехватка наличных — это обычное дело, поскольку они обычно более распространены, чем излишки.

5. Не забывайте кассу

Выпадение наличных — это когда старший сотрудник вручную снимает и кладет наличные в кассу. Это поможет вам не отставать от клиентских транзакций и обеспечить поддержание важнейшего базового уровня денежных средств (см. Шаг 1).

Частота и время этих падений полностью зависят от вас, но имеет смысл делать это, когда торговля немного падает, чтобы избежать прерывания обслуживания.

Когда происходит выпадение наличных, убедитесь, что сотрудник, который его проводил, записан вместе с временем, датой и суммой выпадения. Попросите кассира подписать транзакцию, чтобы убедиться, что ответственность за работу с новым балансом записана.

Статья по теме: 10 эффективных приложений для современного владельца ресторана

Как сбалансировать кассовый аппарат — FAQ

Q: Что означает балансировка кассы? Балансировка кассового аппарата относится к процессу обеспечения того, чтобы деньги, содержащиеся в кассовом аппарате, точно отражали бизнес-операции этого дня (или смены).

Q: Как правильно класть банкноты в денежный ящик? Чтобы упростить балансировку, лучше всего размещать банкноты в одном направлении, чтобы сумма банкнот находилась в одном и том же месте во время физического счета.

Q: Что делать, если я превышаю сумму конкретной банкноты? Если вы делаете больше заметок, чем может вместить вставка в ящик, скрепите лишние заметки вместе и переместите их в отсек под ящиком. Чтобы избежать этого, убедитесь, что выплата и снятие наличных регулярно осуществляется старшими сотрудниками.

Q: В чем разница между чтением X и Z? Чтения X и Z в современных POS-системах по существу предоставляют одну и ту же информацию при запуске в одно и то же время, но чтение X дает вам чтение (или предварительный просмотр), тогда как выполнение чтения Z сбрасывает отчет кассы.

Q: Что мне делать, если наличные не остаются на балансе? Если у вас нет остатка денежных средств, поговорите со старшим сотрудником. Запишите точно, сколько и где находится несоответствие с точки зрения типа квитанции (это должно быть идентифицировано путем сравнения всех физических квитанций и наличных денег с показанием X).

Q: Могу ли я доверять POS для балансировки наличных денег? да. Современная POS-система всегда должна обеспечивать точное считывание X и Z, а также большинство функций аудита на уровне пользователя, поэтому каждая транзакция имеет отметку времени и даты с указанием соответствующего оператора.

Q: Сколько денег я должен провести? Это полностью зависит от вас, но важно помнить, что основная цель состоит в том, чтобы ваш начальный баланс никогда не уменьшался и чтобы у вас было достаточно денег в кассе для обслуживания транзакций клиентов.

Q: Когда мне следует выполнять балансировку кассовых аппаратов? Как правило, балансировать кассовый аппарат лучше всего в конце дня или после окончания смены кассира.

Дополнительная литература: 10 шагов контрольного списка для определения лучшей POS-системы

Завершение

Некоторые вещи никогда не меняются, и процесс балансировки кассового аппарата является прекрасным примером старинной рутины гостеприимства, которой каждый бизнес в этом секторе должен строго следовать.

Мы надеемся, что наше руководство станет вашей библией по балансировке кассовых аппаратов. Почему бы не поделиться им со своими сотрудниками, чтобы убедиться, что все вы поете с одного листа гимнов?

10 способов улучшить процесс обучения кассиров

Кассиры являются неотъемлемой частью розничной торговли. Они взаимодействуют с покупателями, сканируют и упаковывают товары и обрабатывают деньги. Внедрение строгой программы обучения кассиров важно для предприятий розничной торговли, которые полагаются на транзакции клиентов в магазине.В этой статье мы объясняем, как вы можете улучшить свою программу обучения кассиров, чтобы поощрить ваших кассиров к совершенству в обучении.

Почему так важно обучать кассиров?

Кассиры часто являются последними контактами клиентов в розничной торговле. Впечатление, которое производят ваши кассиры, может повлиять на будущие покупательские привычки и впечатление о вашем бизнесе. Вот основные способы, которыми кассир может положительно повлиять на ваших клиентов при надлежащем обучении:

• Увеличение продаж: Кассир имеет возможность увеличить продажи, предлагая другой продукт покупателю, совершающему покупку.
• Обеспечение поддержки клиентов: У кассиров есть возможность помочь клиентам, отвечая на вопросы о продуктах или предложениях. Они также могут помочь покупателям в использовании купонов или других скидок, в покупке подарочных карт и доставке товаров домой.
• Обработка сложных транзакций: Кассирам необходимо уметь обрабатывать неожиданные и сложные денежные транзакции. Кассиру может потребоваться исправить транзакцию, предоставив возмещение за ошибку в цене, или вернуть ненужный или поврежденный товар.Их эффективность в решении таких сложных взаимодействий может улучшить или повредить отношениям с клиентами.
• Информирование о стимулах к возврату: Перед тем, как покупатель покинет магазин, кассир имеет возможность стимулировать дальнейшие продажи, делясь информацией о предстоящих акциях, членстве для вознаграждений клиентов или специальных мероприятиях.

Связано: Какова должностная инструкция кассира?

10 идей по улучшению обучения кассиров

Вот несколько способов, которыми вы можете обучить кассиров, чтобы превзойти ожидания клиентов:

1.Сосредоточьтесь на обслуживании клиентов

Обслуживание клиентов является важной частью розничной торговли. Обучение всех сотрудников этой практике важно, но важно для кассиров. Специальное обучение методам обслуживания клиентов должно быть частью процесса обучения каждого кассира. Также неплохо периодически предлагать обзоры для действующих сотрудников, чтобы они обновляли свои знания о передовых методах обслуживания клиентов.

Вот некоторые из ключевых моментов, на которые следует обратить внимание при обучении обслуживанию клиентов:

• Дружелюбное отношение: Начните обучение обслуживанию клиентов с объяснения ожиданий вашего магазина в отношении дружелюбного поведения с посетителями магазина.Смоделируйте тон голоса и невербальные жесты, которые, как вы ожидаете, кассиры будут показывать каждому покупателю во время взаимодействия в кассе и по всему магазину.
• Приветствие клиентов: Кассирам следует дать указание приветствовать клиентов, произнося четкие приветствия и устанавливая зрительный контакт. Некоторые магазины поощряют сотрудников у кассы здороваться с покупателями, когда они входят в магазин.
• Успокоение разгневанных клиентов: Часть обучения по работе с клиентами — это также научиться обращаться с недовольными клиентами.Определенные манеры речи, фразы и тон голоса могут помочь снять напряжение и восстановить доверие к вашему бренду.
• Перекрестные продажи: Перекрестные продажи, которые иногда называются «перепродажей», включают поощрение дополнительных покупок на основе предложений кассира. Поскольку кассир обычно является последним контактным лицом для покупателя перед тем, как он покинет магазин, у него есть уникальная возможность добавить к распродаже, предлагая дополнительные товары на основе покупок клиентов.Инструктаж кассира о том, как мягко предложить другую покупку, может привести к увеличению продаж.

Подробнее: Как приветствовать клиентов: Советы кассирам

2. Дайте много возможностей для практики

Начните обучение кассиров в непиковые часы, когда учащиеся могут замедлиться и спросить вопросов. Во время их начальных тренировок установите время, когда они смогут следить за опытными кассирами. Разыгрывайте ролевые ситуации с клиентами, такие как возврат или обмен, чтобы новые кассиры могли практиковать сложные транзакции.Дайте им возможность работать с клиентами под присмотром, чтобы они могли остановиться и получить разъяснения, если они им понадобятся, прежде чем работать самостоятельно.

3. Выберите интуитивно понятную систему точек продаж

Система точек продаж (POS) — это основной интерфейс для операций розничного магазина. Выбор POS-системы, которая проста в использовании и обучении, упростит вашим кассирам работу с программным обеспечением при взаимодействии с клиентами. Рассмотрите возможность интеграции любых материалов, предоставленных поставщиками, в ваши учебные процедуры.Предложите любые решения для устранения неполадок POS в случае выхода системы из строя или неисправности.

4. Пошаговое объяснение сложных процедур

Для сложных транзакций неплохо предложить разбивку того, как обрабатывается каждая часть процесса. Возможно, вы даже захотите предоставить электронные или печатные справочники, в которых подробно объясняются такие кассовые операции, как возврат денег, обмен и предоставление кредита магазину. Убедитесь, что ваши кассиры понимают, как сведения о товаре, такие как количество дней для полного возмещения по сравнению с кредитом магазина, связаны с денежными транзакциями.

5. Разъяснение денежно-кредитной политики

Работа с деньгами — важная часть обязанностей кассира. Ваше обучение должно четко определять вашу денежно-кредитную политику для кассиров, включая следующую информацию:

• Как настроить регистр в начале смены
• Когда просить одобрения менеджера или помощи с крупными счетами или транзакциями
• Что делать при подозрении на подделку купюр
• Сколько денег вы позволяете нехватке кассовых аппаратов до начала расследования
• Если вы ожидаете, что кассиры будут считать вслух при передаче сдачи обратно покупателю

6.Упростите поиск PLU

Если вы продаете свежие фрукты и овощи в своем магазине, предоставление быстрых индексов для кодов поиска продуктов (PLU) может помочь кассирам ускорить процесс оформления заказа. Некоторые магазины предоставляют ламинированные карты, которые хранятся в кассе, поэтому кассиры могут быстро вводить коды PLU.

7. Продемонстрируйте, как упаковывать предметы

Этот шаг легко упустить из виду, но кассиры не просто обращаются с деньгами. Они несут ответственность за упаковку приобретенных товаров после продажи.Обучение тому, как правильно складывать предметы, особенно хрупкие, является важной частью обучения кассиров. Даже если в вашем магазине работают сотрудники, которые работают именно упаковщиками, кассирам все равно необходимо изучить этот процесс, потому что им все равно придется делать это самим в разное время.

8. Не забывайте основы

Несмотря на то, что курс обучения кассиров включает в себя множество сложных процессов, не менее важно включить самую основную информацию об использовании кассового аппарата и выполнении транзакций с клиентами.Вот основные идеи, которые вы должны использовать при обучении кассиров:

• Как заменить кассету, когда она закончилась, и как определить, что она низкая
• Как заменить денежный ящик
• Как получить больше наличных или изменить
• Как кассиры входят в регистр
• Как и когда переключаться между регистрами
• Как правильно обрабатывать покупки по кредитной карте
• Как принимать несколько форм оплаты за одну транзакцию
• Как сканировать товары и проверять цены

Связано: Квалификация кассира: определение и примеры

9.Обучение сканированию и ценообразованию

Кассирам необходимо понимать, где найти сканируемые штрих-коды или номера продуктов, которые можно вручную ввести в POS-систему. Ваше обучение кассира также должно включать в себя, как узнать цену товара и проверить точность продажной цены.

10. Объясните, как исправить ошибки

Кассирам необходимо знать, как исправить ошибку, которую они могут сделать во время транзакции с клиентом.