Как прошивают документы: Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Содержание

как правильно сшить дело в 3 и 4 дырки, схема

Вопросы о том, как прошить документы нитками юридически грамотно, чаще всего задают бухгалтеры, предприниматели и специалисты организаций. В делопроизводстве любые документы, которые содержат более 1 страницы, подлежат сшиванию и заверению в обязательном порядке. Кроме того, процедура сшивания обязательна при приготовлении целого ряда дел в проверяющие инстанции.

Какие документы подлежат прошивке

Прошивка документации необходима для того, чтобы исключить подлог страниц, их утрату или вставку «левых» листков к важным документам. Чем выше степень важности конкретного дела, тем больше дырок для прошивки оно имеет.

В соответствии с установленными требованиями к оформлению многостраничной документации, в организации принят перечень файлов, которые должны сшиваться:

  • акт, фиксирующий приход-расход денежных средств, — кассовая книга;
  • счета-фактуры и акты;
  • различные виды отчетности бухгалтерии, в т. ч. авансовые;
  • элементы планирования — штатное расписание;
  • бумаги для участия в котировочных закрытых заявках;
  • всевозможные ведомости.

    Как сшить договор

Какие документы регулируют прошивание

Несмотря на наличие огромного количества документов касательно того, как нужно прошивать бумаги, все они не являются законодательными актами, а носят исключительно рекомендательный характер. Несмотря на это, из-за принятых традиций делового оборота подобный механизм оформления договоров и важной документации обязателен для всех участников деловых отношений.

Важно! Центральным нормативным актом, на основании которого можно понять, как правильно прошить документы, является Приказ ФНС от 18.04.2003 г.

Документы

Примерные положения можно также найти в Приказе №76 от 23 декабря 2009 г. специального ведомства — Росархива, а также в стандарте о правилах ведения архивных дел — ГОСТ Р51141/98. Еще одним рекомендательным документом является Приказ ФНС №ММВ-7-6/25 от 25.

01.2012 г.

Кроме того, правила оформления бумаг и протоколов в таких узкоспециализированных сферах, как банковское дело, может регулироваться в соответствии с иными ведомственными постановлениями и актами. Например, для Центрального банковского учреждения России действует положение ЦБ РФ, в котором описан подробный механизм действий с документацией разных видов.

Как правильно сшить документы нитками

Чтобы можно было подшить бумаги, потребуется следующий список принадлежностей:

  • пакет бумаг на прошивку;
  • специализированная иголка 100 на 125 мм;
  • нить для прошивки документов из полиэфирного волокна с диаметром сечения от 1,4 мм;
  • жидкий канцелярский клей;
  • чистый листок бумаги формата А4.

Существует несколько видов прошивания бумаг:

  • в 2 отверстия;
  • в 3 отверстия;
  • в 4 отверстия;
  • в 5 отверстий.

Важно! При прошивке документов нить должна быть не сильно туго натянута и при этом не свисать, и не болтаться. Необходимо оставлять 2 длинные конца нити для того, чтобы далее зафиксировать их надлежащим образом при помощи бумаги и клея.

Способы правильно прошивать документы

Если скрепление документов в 2 прокола не вызывает особых проблем и его может выполнить даже новичок, то в случае с большим количеством дырок возникают вопросы. Для понимания того, как сшивать документы нитками в 3 отверстия и более, необходимо изучить схему нехитрых манипуляций.

Как прошивать документы в 3 дырки (схема)

Схема, как сшить документы на 3 дырки вручную

Важно! Если пакет документов включает в себя более 10 страниц, рекомендуется перед прошивкой воспользоваться дыроколом, а также прошивателем.

Механизм действий для ответа на вопрос, как сшивать документы нитками в 3 отверстия, при данном виде схемы включает в себя следующие этапы:

  1. Проколоть прошиваемую документацию с обратной стороны строго по центру, вытянуть нить.
  2. Сделать легкое движение иголкой с лицевой части документации на небольшом расстоянии от центрального прокола справа — проткнуть бумагу, вытянуть нить с тыльной стороны.
  3. С обратной части листков сделать 3-й прокол — на аналогичном расстоянии, как был сделан прокол справа, только теперь уже слева. Подтянуть нить вверх.
  4. Далее необходимо пропустить шнур через центральный прокол.

Важно! Шить нужно так, чтобы документ был плотно зафиксирован нитью. После выполнения 2-3 манипуляций плотно стянуть нить и сделать так, чтобы узел плотно фиксировал продетую нить. Обязательно оставить «хвостик» для дальнейшего скрепления бумагой.

Небольшой прямоугольник из бумаги должен быть плотным, а если архивация планируется сроком на более чем 10 лет, то рекомендуется применять бумагу из папируса. Данный клочок листа содержит информацию об исполнителе — его анкетные данные и личную подпись, а также зачастую дату сшивания.

Как прошить в 4 дырки

Схема того, как правильно сшить бумаги

Механизм действий при данном виде схемы включает в себя следующие этапы:

  1. Подшивать нужно, начиная со второго отверстия от левого края с оборотной стороны пакета бумаг.
    Потянуть нитку вверх.
  2. Продеть подшивку в крайнюю левую дырочку на главной части документов, протянуть вниз.
  3. На третьем шаге нужно продеть в отверстие, находящееся от левой части страницы с иной стороны «тетради». Потянуть нитку вверх.
  4. Направить иглу во второй отсек от правого края листа, потянуть шнурок вниз, что производится на лицевой стороне.
  5. С тыльной стороны файла протянуть шов через крайнюю правую дыру вверх.
  6. В конце нужно вдеть шнур во 2-ю дыру с правой стороны страниц, что производится аналогично с лицевой стороны.
  7. При необходимости повторить процедуру.

После того, как документ прошит, нужно на каждом листе от руки проставить номера страниц. Есть особые условия простановки нумерации:

  • Простановка осуществляется в порядке возрастания, в основном арабскими цифрами — 1, 2, 3 и т. д.
  • Циферки ставятся в правом верхнем углу, они не должны попадать на основной текст документа.
  • В случае наличия иных бумаг, например, дополнительного соглашения, спецификаций или приложения, они должны подлежать нумерации в сквозную.
  • Если в архивной записи есть бумаги в конверте, то номер присваивается как конверту, так и его содержимому тоже при использовании так называемой сквозной нумерации.
  • При наличии нескольких дел в одном документе цифры на них проставляются раздельно.
  • Если листок выходит далеко за формат А4, то его необходимо сложить в несколько раз. При этом номер листа ставится как и в обычном порядке — на лицевой стороне справа сверху.
  • При наличии скрепленных мини-бумажек к документу (самый яркий пример — чеки) желательно к пакету подготовить оформленную должным образом опись и присвоить ей номер по тем же правилам, по которым осуществлялась нумерация остальных страниц.

Как правильно архивировать документы: пошаговая инструкция

Архив

Процедура грамотной архивации отчетности является обязательной для всех представителей структурных отделов фирм любой формы собственности. Архивация документов и договоров включает в себя важные этапы, в числе которых:

  1. Составление плана работы на год, который в обязательном порядке согласовывается со всем руководящим составом организации на собрании. Данный план включает конкретные сроки предоставления всех видов документации для архива. Чтобы график было реально исполнить, нужно предоставлять сотрудникам не конкретный день для сдачи, а какой-то определенный временной отрезок, например, с 10 по 15 число текущего месяца за предыдущий.
  2. В заданные в графике сроки специалист каждого подразделения передает архивариусу бумаги, оформленные и прошитые по механизму, установленному для конкретных документов. К каждому такому делу предоставляется реестр с описью, в котором фиксируются наименования документов, даты их составления и количество листов, также указываются данные об исполнителе.
  3. Архивариус проводит сверку документации на предмет корректности, отсутствия лишних документов, которых нет в описи, считает страницы. При наличии замечаний по прошивке или содержанию документация направляется исполнителю для внесения исправлений, а в случае отсутствия нареканий — принимается на хранение.
  4. Если требуется продублировать документы в электронном виде, то данная процедура находится в ведомстве сотрудников подразделений, которые сканируют бумаги, раскладывают их по папкам электронного архива (в большинстве современных предприятий такой архив присутствует), после чего переходят к завершающей процедуре архивирования разнообразных типов документации.
  5. В конце передачи документов сотрудник на описи проставляет свою подпись. Архивариус, подписываясь, фиксирует факт отсутствия нареканий, присваивает каждому переданному документу номер в специальной книге учета, проставляет дату и вкладывает в соответствующую ячейку.

Передача документа в архив

Обратите внимание! Срок хранения документов по российскому законодательству не может быть менее 10 лет. На определенные виды бумаг устанавливается иные сроки, которые зафиксированы правовыми актами.

К помещению, в котором будет расположен архив, также предъявляются особые требования для сохранения документов в должном виде:

  • хорошая вентиляция;
  • допустимый уровень влажности и пожарной безопасности;
  • наличие специализированной изоляции для электроприборов и проводки;
  • использование пожаростойких материалов при ремонте помещения;
  • отсутствие системы канализации и водопровода в комнате.

Заверение прошитых документов

После того как прошивка успешно завершена, необходимо перейти к процедуре заверения бумажной документации. Для этого необходимо знать, как производят заверение бумаг после прошивки бухгалтеры и предприниматели. Сделать это можно двумя допустимыми способами:

  • через обращение к нотариусу;
  • самостоятельно.

В некоторых случаях, например, при регистрации фирмы, документы придется заверять в нотариальной конторе в обязательном порядке. То же самое касается процесса лицензирования новых видов деятельности. Но если заверить бумаги допускается собственными силами, то нужно руководствоваться требованиями ГОСТа. Самостоятельному заверению подлежит любая внутренняя отчетность, письма, распоряжения, расписание и т. д.

По общему правилу, если производится прошивка документации, достаточно заверить документ на месте прошивки, расположенном на обратной стороне. Обязательно следует указывать число страниц документа в соответствии с нумерацией. Сам процесс заверения предполагает приклеивание прямоугольного отрезка бумаги на узел из ниток так, чтобы оба конца немного свисали после проклейки.

Заверенный документ должен выглядеть так — образец

Клочок бумаги должен содержать следующую информацию:

  • Число страниц — цифрами и полностью. Например, если в документе 23 страницы, то пишется «23 стр. (двадцать три)». Есди есть обрывы страниц документов либо прочие повреждения, можно данные об этом также зафиксировать на листочке.
  • Ф.И.О. человека, который отвечает за прошивку данного договора.
  • Его служебное положение.
  • Личная виза.
  • Печать.

Обратите внимание! Штамп организации нужно ставить так, чтобы он затронул как прямоугольный клочок бумаги, так и листок. 

Таким образом, осуществить сшивание документов может каждый самостоятельно. Необходимо следовать основным рекомендациям о том, как прошить договор и прочие важные бумаги, используемые в деловом обороте компаний, банков, налоговых и судебных органов.



Как прошить документы нитками

Рассказываем, как прошить документы нитками. Электронный документооборот потеснил бумажный весьма несущественно, поэтому каждой организации приходится постоянно хранить массивный объём документов. Этим бумагам требуется сохранность и безопасность, а самый надёжный способ обеспечить такие условия — прошивка или сшивание.

Как правильно сшивать документы

Сшивание документов — простой способ сберечь их от утраты или подделки. Эта простая манипуляция позволит упорядочить делопроизводство: подготовить внутреннюю документацию к сдаче в архив, предотвратить выпадение страниц при передаче папок с отчётами и актами партнёрам и государственным органам. Прошивкой обычно занимаются секретари, архивариусы, заведующие канцеляриями, бухгалтера и кадровики.

Акты, отчёты, приказы и другую документацию сшивают для отправки в архив, для налоговой службы и других государственных органов.

Как правильно сшить документы? Полезно знать, что строгого единого регламента нет. То есть секретарь или архивариус могут выбрать наиболее удобный для них способ и никто не вправе штрафовать его, за исключением случаев, когда шов испортил уникальные бумаги. Однако есть ценные, установленные законом рекомендации. Они содержатся в двух нормативных актах:

  • «Делопроизводство и apxивнoе дeло», утвepждeно Пpикaзoм Федерального архивного агентства oт 2З.12.2009 № 76;
  • приказ Министерства культуры РФ от 08.11.2005 года №536.

Для прошивки потребуются:

  • дырокол;
  • шило;
  • толстая игла;
  • крепкие нитки (толщина от 0,5 мм до 1,5 мм — лавсан, лавсан со смесью хлопка, толстые хлопчатобумажные, капрон, шпагат).

Основные правила прошивки

Главные правила прошивки документов нитками:

  1. Отверстия для ниток не должны вредить тексту или мешать чтению.
  2. Пользоваться степлером не нужно. Все скобы и скрепки рекомендуется удалить.
  3. Можно использовать картонную папку, уголок документов или просто сшить все листы между собой без дополнительного оформления.
  4. Перед тем как сшивать документ и пробивать дырки, проверьте наличие всех листов и их правильный порядок.
  5. Цвет ниток не имеет значения. На практике распространены белые, чёрные, коричневые и серые оттенки.

После прошивки на нить наклеивается небольшой листочек с надписью «Пронумеровано и сшито». Стандартный размер 4х6 см. На нём размещаются :

  • сведения о количестве листов;
  • должность и подпись ответственного сотрудника;
  • печать организации (если она есть).

Образец сшитой документации представлен на изображении ниже.

Пример прошивания документа: прошивка, нумерация и опечатывание

Способы прошивки документов

Как можно заверять и прошивать документы? На практике сложилось 4 способа. Они отличаются количеством «дырок» — отверстий для иглы.

Любую стопку бумаг сначала необходимо проколоть дыроколом или шилом, а только потом сшивать. Тонкие папки до 30 листов удобно пробивать дыроколом. Для более толстых лучше взять шило: с его помощью получится сделать отверстия не разделяя пачку бумаги на несколько стопок. Если пробивать бумагу иглой без предварительного прокола, получится неаккуратно, велика вероятность смять, испортить документы.

2 дырки

Как прошить заверенные документы в 2 дырки:

  1. Сделайте в стопке 2 отверстия дыроколом, шилом или толстой иглой.
  2. Протяните через оба отверстия нить таким образом, чтоб оба её кончика находились сзади.
  3. Натяните нить, завяжите концы двойным узлом сзади папки.
  4. Конец нити (5-7 см) отведите в сторону и заклейте маленьким листом бумаги.
3 дырки

В 3 отверстия:

  1. Пробейте шилом 3 дыры на расстоянии 3 см друг от друга.
  2. Переверните листы и протяните нитку через центральное отверстие.
  3. Затем проведите её через верхнее отверстие.
  4. Оттуда протяните нить в нижний прокол, но с тыльной стороны.
  5. Натяните нить и повторно проведите через центр на тыльную сторону.
  6. Завяжите с тыльной стороны двойной узел, остаток нити заклейте листочком «Прошито и пронумеровано.
4 дырки

В 4 дырки:

  1. На расстоянии полтора см пробейте в папке с документами 4 дырочки.
  2. Переверните стопку и во 2-ое отверстие сверху введите иглу (то есть тоже с задней стороны).
  3. Тяните нить через 1-ый верхний прокол и снова выведите во 2-ой.
  4. Заведите иглу в соседнее 3-е отверстие с передней стороны.
  5. Затем — в 4-ое (самое нижнее), уже сзади.
  6. Теперь проденьте нить с лица в 3-е отверстие.
  7. Завяжите узлы на тыльной стороне.
  8. Заклейте.
5 дырок

В 5 дырок (для больших папок):

  1. После проверки наличия и корректного порядка страниц, папку закрепляют в прессе и пробивают в ней 5 отверстий на 2 см друг от друга.
  2. Начинают со среднего отверстия — через него нитку выводят с тыльной стороны.
  3. Теперь иглу направляют во 2-ое, заводят иглу на тыльную сторону, а затем в самый верхний прокол.
  4. Далее нить протягивают снова в среднее отверстие.
  5. Из него иглу ведут в четвертое и пятое. Нить двигается как змейка, поочередно выходит через отверстия с тыльной и наружной стороны.
  6. В итоге сзади остаётся 2 конца, их связывают двойным узлом и заклеивают.

Документ можно прошить в 2 ,3, 4 или 5 дырок

Как пронумеровать сшитые бумаги

Прошитые страницы необходимо пронумеровать. Это просто, но довольно утомительно и монотонно:

  1. Пишите номера только арабскими цифрами.
  2. Начинайте с номера «1» на первом листе.
  3. Будьте внимательны, не пропускайте листы — прежде чем указывать номер следующего листа убедитесь, что не пропустили пустую страницу.
  4. Количество сшитых страниц числом и прописью указывают на листочке «Прошито и пронумеровано».

Как правильно заверить сшитый комплект

Завершающий этап сшивания документов — заверение. На нить сзади (рекомендуется оставлять 5-7 см) наклеивают заранее подготовленный бумажный штамп с отметкой «Прошито и пронумеровано». На нём пишут количество сшитых листов (числами и словами), должность и подпись сотрудника. Если у организации есть печать, сшитую папку заверяют ею таким образом, чтобы часть штампа попала на листочек, а другая — на основной документ.

Заключение

Мы разобрались, как прошивать и пронумеровывать документы. Это очень простая процедура, которая по силам даже новичку в делопроизводстве. Строгих правил нет, поэтому выбирайте наиболее удобный способ: в 2, в 3, в 4 или в 5 проколов. Чтобы лучше разобраться в сшивании документов, посмотрите практическое видео.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как прошить документы для налоговой и нужно ли прошивать устав в 2021 году

До 4 июля 2013 года, пока не вступил в силу Приказ ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/[email protected], действовало обязательное требование по сшиванию многостраничных документов, подаваемых при государственной регистрации ООО или ИП. А вот осталось ли оно в силе и нужно ли прошивать документы для налоговой, попробуем разобраться.

Обязательно ли прошивать документы в налоговую

Обратимся к упомянутому Приказу ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/[email protected], а точнее — к разделу «Общие требования к оформлению представляемых документов».

Там ничего не сказано о том, что многостраничные документы подаются в прошитом и пронумерованном виде.

До этого Приказа действовал Приказ ФНС РФ от 01.11.2004 N САЭ-3-09/[email protected], ныне утративший силу. Также есть Письмо ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/[email protected], где четко сказано, что нет обязательного требования прошивать документы, в том числе учредительные документы, а также заявления.

Но все ли так просто?

Нужно ли прошивать формы заявлений перед заверением у нотариуса

Вообще, нотариус обычно берет за заверение формы заявления полную стоимость, состоящую не только из госпошлины за совершение нотариального действия (около 300р.), но и за оказание услуг правового и технического характера (УПиТХ), и выходит за всё где-то 1500-1600р. Учитывая, что чаще всего заявление к нему приносят готовое (хотя по-хорошему он должен его тогда составить, или хотя бы распечатать и проверить на соответствие законодательству), то нотариус его и сшивать должен. Все равно деньги берет. Обычно он же его и сшивает, хотя некоторые требуют принести уже прошитым, все зависит от нотариуса.

В свете того, что на подписании у Президента РФ лежит законопроект №285286-7, дающий заявителю право не платить за УПиТХ, если все действия он сделал сам, а также дающий перечень действий нотариуса, подпадающих под УПиТХ, то вскоре прошивать тоже придется самим. Иначе нотариус примет это на счет «иные услуги правового и технического характера», и потребует за это отдельную плату.

В любом случае, форма, заверенная нотариусом, должна быть, по логике вещей, прошита. Вопреки мнению Письма ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/[email protected], поскольку никто не мешает, после заверения у нотариуса листа «Сведения о заявителе», поменять какие-либо листы заявления, и подать их в непрошитом виде, дескать, «запрета-то нет». Да и любой мало-мальски опытный инспектор у вас такую форму просто откажется принимать.

Какие документы рекомендуется прошивать

Да в целом, все те же многостраничные документы. Не потому, что их не примут (за исключением формы заявления, ее, как уже сказано, сшивать обязательно), а скорее для того, чтобы кто-то что-то не потерял. Хотя бы скрепите степлером, или, на худой конец, скрепкой.

Как правильно прошить документы, способы прошивки

Правильного способа, как такового нет. Просто сшивка должна удерживать вместе все листы документа, не мешать его читаемости, и удобству перелистывания. Само собой, если вы устав сошьете не слева, а сверху, или в другом месте, или вообще «уголком», то это скорее всего вызовет в лучшем случае недоумение инспектора. А то и отказ его принять.

Рекомендуемый способ прошивки документов для налоговой – прошивка в три дырки, осуществляется следующим образом:

Как пронумеровать страницы

Страницы нумеруются арабскими цифрами, в большинстве офисных программ есть функция автоматической нумерации. Вряд ли вы будете писать устав или протокол от руки, поэтому воспользуйтесь плодом технического прогресса.

Сквозная нумерация самого заявления осуществляется в специально отведенных для этого знакоместах:

Прошнуровано и пронумеровано образец

Вариантов этой надписи много, на данный момент ее требуется приклеивать на протоколы или договоры, подаваемые в инспекцию. На учредительные документы не нужно, налоговая сама ее сделает. А вот и образец:


Скачать образец наклейки прошито и пронумеровано.
 

С печатью (для документов, где ее необходимо ставить):

Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью:

____  (_________________) листов;

Генеральный директор ООО «_________________»

__________________/___________/

М.П.

И без печати (решения, протоколы):

Всего прошито, пронумеровано:

____  (_________________) листов

Председатель общего собрания участников

ООО «_________________»

__________________/___________/

4.7 / 5 ( 7 голосов )

Как прошить документы в 3 или 4 дырки. Как прошить документы для налоговой :: BusinessMan.ru

Ситуация, когда предприниматели сталкиваются с необходимостью прошить документы, далеко не редкость. Бумаги могут понадобиться для налоговой инспекции, пенсионного фонда или для хранения в архиве.

Склеивать документы или скреплять с помощью степлера категорически запрещено. Чтобы избежать проблем и не заслужить репутацию безграмотного человека, необходимо знать, как прошить документы согласно всем требованиям.

Общие правила

На первый взгляд может показаться, что никаких сложностей в скреплении документов возникнуть не должно, но это не совсем так. К процессу нужно подойти ответственно, чтобы бумаги были в надлежащем виде. Многие типографические конторы могут выполнить эту работу за установленную плату и в короткие сроки, но не каждый предприниматель рискнет доверить важные бумаги посторонним людям. Чтобы не пользоваться каждый раз услугами профессионалов, стоит разобраться, как правильно прошить документы.

Контролирующие структуры не предоставляют предпринимателям конкретные указания по этому вопросу, поэтому придется разбираться самостоятельно. Информацию можно почерпнуть из Методических рекомендаций в сфере делопроизводства.

Сшиваем бумаги с помощью ниток

Как прошить документы таким способом? Для этого необходимо подготовить принадлежности. Нужно иметь нитки, иголки и клей. Процесс состоит из трех этапов:

  • Подготовка документов. Все бумаги необходимо разложить в нужном порядке и пронумеровать их карандашом в уголочке листа. Отверстия можно делать шилом или использовать дырокол. В том случае, когда бумаг очень много и проткнуть их дыроколом невозможно, стоит воспользоваться острым гвоздем и молотком. Количество отверстий зависит от важности и назначения документа. Особо секретные документы сшиваются в пять дырочек, чтобы избежать подмены листков. Отверстия нужно расположить слева, по центру свободного поля. Расстояние должно составлять примерно три сантиметра от одного прокола до другого.
  • Списание. Разбираясь, как прошить документы нитками, нужно знать важные нюансы. В большинстве случаев принято использовать шпагат или нить ЛШ-210. Допускается применение и других прочных ниток. Начинать процесс необходимо с тыльной части того отверстия, которое расположено посередине. Принято сшивать документы дважды, чтобы придать нужную прочность. Нитка выводится на тыльную сторону из центрального прокола и завязывается узелком. Если нужно скрепить бумаги, которые не несут особой ценности, можно использовать обычную нитку.
  • Заверение документа. Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица. После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.

Как подготовить бумаги для налоговой инспекции?

Любой предприниматель обязан предоставлять различные отчеты о своей деятельности, поэтому знания о том, как прошить документы для налоговой службы, являются необходимыми. Чтобы избежать несогласованностей, желательно уточнить у ответственного лица о правилах скрепления документов.

К готовому документу следует составить перечень всех прилагающихся бумаг. Опись нужно вложить в самом начале дела и пронумеровать отдельно. Также необходимо указать даты документов и количество листов. Нужно помнить, что номер ставится именно на листах, а не на страницах. Если документ многотомный, листы каждого тома нумеруются отдельно.

Для налоговых органов нужно прошить документы в 3 дырки, не больше и не меньше. Расстояние между проколами должно быть более трех сантиметров. Расположить их нужно на полях с левой стороны. Отверстия делаются с помощью шила или толстой иголки. Проколы должны быть в середине поля, чтобы текст хорошо просматривался. Все дырки нужно сделать так, чтобы они были строго друг под другом.

Какой нитью шить?

Документы для налоговой нужно сшивать только прошивной иглой, используя шпагат или нитку ЛШ-210. В крайнем случае допускается прошивка капроновой нитью, сложенной в несколько раз.

Нить выводится на обороте последнего листа. Концы, длина которых не может быть больше 6 см, нужно завязать. Наклейка делается по общепринятым правилам и заверяется подписью и печатью. Концы нити должны быть свободными.

Если документ будет храниться более десяти лет, необходимо сделать пять проколов. В этом случае наклейка должна быть из папиросной бумаги.

Обложка документа

Необходимо знать не только то, как прошить документы, но и как подобрать к ним обложку. Они могут быть трех типов: стандартные, нестандартные и те, которые используются для длительного хранения бумаг. Как правило, чаще всего габариты обложки составляют 229 на 324 мм, их применяют для листов формата А4.

Если документ большего размера, нужно изготовить нестандартную обложку. Для этого можно обратиться в типографию или сделать ее самостоятельно. Те бумаги, которые необходимо хранить больше 25 лет, должны быть оформлены в прочную обложку из плотного картона. Если подразумевается передача документа в государственный архив, материл для обложки должен быть бескислотный.

Прошивка в 4 отверстия

В зависимости от того, какие сроки хранения документов, оформление может быть двух видов:

  • Частичное, при котором листы могут быть не пронумерованы. В этом случае опись и листок-заверитель составлять не нужно. Такое оформление допускается к документам, которые хранятся не более десяти лет.
  • Полное оформление необходимо в том случае, когда бумаги лежат в архиве больше десяти лет. При этом нужно прошить документы в 4 дырки.

Обложка должна быть твердой, из плотного картона, толщина которого составляет 0,35-1,5 мм. Элементы описания необходимо расположить в соответствии с ГОСТом 17914-72. Подшивая бумаги, нужно помнить о том, что текст должен хорошо читаться. Все металлические элементы, такие как скрепки и скобы, необходимо удалить.

Для прошивки в 4 отверстия нужно приготовить шило, приспособление для зажима, большие иголки и нитки. Если листов очень много, целесообразнее взять дрель.

Тонкости «архивного сшива»

Перед тем как прошить документы, нужно проверить все бумаги и разложить в правильном порядке. Листы описи должны быть пронумерованы отдельно. В конце необходим заверитель дела.

Если дело оформляется частично, сверху и снизу нужно наложить картон. В случае полного оформления необходимо сшить и сделать переплет, применяя клей ПВА.

Чтобы зажать пачку, следует использовать гнет или специальное устройство. Нижний и верхний прокол нужно расположить на расстоянии 30 мм от границ полей. Остальные два отверстия находятся на расстоянии где-то 80 мм от крайних проколов.

Концы нити необходимо продеть в разные иглы и провести в средние проколы с лицевой стороны. Выводится нить с тыльной стороны через крайние проколы на лицевую сторону. Далее продевается в соседние отверстия. Концы нужно связать с тыльной стороны.

Заключение

Правильное оформление отчетности и ведение документооборота – один из обязательных аспектов успешной деятельности. Поэтому руководители должны подходить к этому делу со всей ответственностью и знать, как правильно прошить документы.

Как правильно прошивать документы нитками

До 3 июля 2013 года действовали особые правила по оформлению документов для регистрации ИП. Среди них отдельное значение придавалось прошиванию документов. Сейчас прошивать заявление для регистрации ИП не нужно. Но тем не менее, полезный навык пригодится для других действий с документами, например, для оформления КУДИР, для сдачи документов в архив или при ответе на требование налоговой с приложением большого количества бумаг.

 

Согласно Методическим разъяснениям по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (Приказ ФНС РФ от 01.11.2004 № САЭ-3-09/[email protected]) каждый документ (в том числе заявление), содержащий более одного листа, представляется в прошитом, пронумерованном виде.

Единого стандарта прошивки документов мною обнаружено не было. При этом есть ГОСТы по делопроизводству (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»), общие требования в банках (Инструкция Банка России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)») и частные требования в различных инстанциях. Наиболее подробно процесс подшивки и переплета дела описан в рекомендациях Росархива (Приложение 24 к Приказу №76 от 23.12.2009).

Выдержка из рекомендаций Росархива:

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

С полным текстом документа можно ознакомиться по ссылке.

Смысл сей процедуры в том, чтобы документы не потерялись и чтобы их нельзя было подменить, поэтому листы должны быть пронумерованы, прошиты и заверены подписью на последней странице. Наклейка с заверяющей надписью крепит нить на обратной стороне подшивки и содержит информацию с количеством листов. При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.

Как прошить документы

Упрощенный способ с прошивкой документов ниткой в два прокола:

Пишем номер на каждом листе, делаем дыроколом два отверстия, пропускаем обычную нитку (лучше использовать банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки, но можно обойтись обычной швейной в несколько сложений), выводим концы нити сзади, завязываем узелок, на узел сверху приклеиваем бумажку 6х4 см и пишем от руки «Всего прошито и пронумеровано столько-то листов, подпись, расшифровка».

Как здесь:

Возможны варианты, например, в налоговой 46 выдают выписку из ЕГРИП прошитую степлером с наклеенной поверх заверяющей надписью, а вот такие милые бантики вяжет госпожа Усольская из ООО «Юридический партнер»:

Читать похожие статьи:

Как правильно прошивать документы: схема, образец, инструкция

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

  • Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

  • Название организации.
  • Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома.
  • Количество листов в подшивке.
  • Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

  • Название документа.
  • Дата подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
  • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

  • Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
  • Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
  • Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
  • Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
  • Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
  • Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
  • Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
  • Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
  • Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

  • С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
  • С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
  • С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
  • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

  • 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
  • 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
  • 15 лет – для научной документации.
  • 5 лет – для кинодокументов.
  • 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

  • Дата составления описи.
  • Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
  • Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

  • Контроль группировки документов в деле.
  • Подшивка.
  • Нумерация листов.
  • Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
  • Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Как прошить документы для налоговой

Фото: Заверительная надпись

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

  • Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
  • Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
  • Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
  • На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
  • Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

  • Количество листов в деле (цифрами и прописью).
  • Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
  • Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

( Пока оценок нет )

Как правильно прошивать документы и нумеровать

Для систематизации документооборота принято сшивать более чем один лист документации. Документы сшивают перед отправкой в архив или при подачах в инспектирующие органы. Прошивка бумаг сводит к минимуму возможность утери или подмены какого-либо документа. Как правило, прошивание документации не регулируется какими-то специальными нормативными актами.

Документы, которые требуют подобного оформления

В каждом учреждении и предприятии документация прошивается по каждому из подразделений. Персонал отдела кадров систематизирует и архивирует документы по итогам прошедшего года.

Архивации подлежат такие документы, как:

  • приказы по предприятию;
  • штатное расписание.

Читайте также: Документы для увольнения в связи с призывом в армию

Работники бухгалтерского отдела архивируют следующие:

  • авансовые отчеты;
  • кассовые книги;
  • товарно-транспортные накладные;
  • путевые листы;
  • акты выполненных работ;
  • расчетно-зарплатные ведомости.

Для сшивания документации существуют различные приспособления, такие как:

  • степлер;
  • дырокол;
  • шило;
  • нитки;
  • клей канцелярский.

Они прошиваются либо вручную либо специальными приспособлениями.

Общие правила оформления

Бумаги, которые подлежат архивации, первым делом раскладывают по датам (аккуратно и ровно: листик к листику). Затем пронумеровывают все листы. Нумерация начинается с цифры «1», расположенной в правом верхнем углу. Для каждого прошитого документа составляется опись. В ней надо обязательно указать название документа, дату составления, аннотацию, то есть описание сшиваемых бумаг, реестр, фамилию, имя, отчество, должность человека, составившего опись (ее нумеровать не надо). Опись составляется для того, чтобы по ней можно было контролировать наличие имеющихся документов, вкладывается перед первым листом.

Как сшивать документы

Правильное сшивание документов выполняется следующим образом:

  1. Перед тем как начать сшивать бумаги, обязательно следует убрать все скобы, скрепки от степлера.
  2. Сложить ровно и аккуратно все листы.
  3. Затем взять шило или большую иглу и проделать не менее трех сквозных дырок. Одно отверстие должно быть посередине, другие два сделайте на расстоянии трех сантиметров вверх и вниз друг от друга.
  4. Взять канат или бечевку примерно 80 сантиметров. Если нить, то берите капроновую – она не будет перетираться через время.
  5. Вдеть нить снизу в отверстие посередине.
  6. Затем вдеть нить чрез лицевую сторону документа в верхнее отверстие.
  7. Опять продеть нить в центр.
  8. Завязать узелок на обратной стороне документа. Хвостики должны быть примерно по 8 сантиметров.
  9. На узелок наклеивается прямоугольный кусочек бумаги.

Читайте также: Сколько в организации хранятся документы

На нем заранее должно быть написано «Прошито и пронумеровано», указано количество прошитых листов, фамилия, инициалы директора, дата и подпись, также поставлена печать предприятия. Стоит заметить, что дата и печать должны попадать как на сам документ, так и на кусочек приклеенной бумаги.

Существует еще один способ прошивки документации. По нему скрепляются бумаги через левый верхний угол. Все этапы аналогичны манипуляциям при стандартном сшивании, только проделывается не три, а два отверстия. Лист бумаги приклеивается таким же образом, чтобы виднелись кончики шнуровки, потом ставится печать и подпись. Данным способом сшиваются некоторые бухгалтерские бумаги.

Сшивание документов при помощи машинки

Если вы не знаете, как правильно прошивается и архивируется документация или, не хотите долго возиться с этим делом, может быть, вам надо сшить очень большое количество бумаг за короткое время, то существует специальное приспособление. Это нечто среднее между электродрелью и швейной машиной.

Такой аппарат компактен, бывает полуавтоматическим или электрическим. Он способен прошивать сто листов за одну минуту. Как эта машина работает? На полотно укладываются все бумаги, затем делаются дырки при помощи сверла или иглы, через которые машина продевает нить.

Существует еще одно очень удобное и полезное приспособление для скрепления разного рода бумаг – биндер. Главное отличие биндера от машинки для сшивания документов заключается в том, что он делает отверстия сразу по всей длине листа и скрепляет их при помощи пружин.

По виду переплета биндеры бывают на пластиковых пружинах, металлические, комбинированные и термопереплетчики. В отличие от документов, прошитых при помощи ниток, биндер имеет переплет с рядом преимуществ: он хорошо разворачивается, можно также добить или удалить листы вуже прошитый документ. Переплет при помощи пластиковых пружин является самым распространенным из-за, невысокой стоимости расходного материала. Такой способ удобен для прошивки документов, имеют не более 500 страниц. Переплет металлическими пружинами является надежным прочным профессиональным.

Большим минусом является невозможность повторного использования расходного материала. Количество прошиваемых бумаг таким способом не превышает отметку в 150 страниц.

Термопереплетные биндеры работают определенным образом. Так, бумага складывается в специальную термопапку и при нагревании корешок папки, который пропитан клеем, становится мягким, тем самым соединяет листы между собой. Максимальный объем термопереплета может достигать до 700 страниц.

Для чего необходимо знать и уметь сшивать документы

Необходимость прошивать документы возникает на каждом предприятии, фирм, учреждении. Бумаги сшиваются по разным причинам для открытия предприятия, участия в тендерах, для их подачи в налоговые и другие инстанции. При этом сшиваются не только оригиналы, но и копии наиболее важных документов, такие как устав предприятия, протоколы собрания акционеров и т. д.

Читайте также: Порядок заключения трудового договора

Некоторые документы имеют свои правила прошивки. Например, бухгалтерские сшиваются через пять отверстий, налоговые и архивные дела – через три, кассовые книги прошиваются только через левый верхний угол. Главное – знать, что сшивать документы имеет право только тот человек на фирме, который наделен данными полномочиями.

Внимание! В рамках нашего портала вы можете совершенно бесплатно получить консультацию нашего корпоративного юриста. Все, что нужно, это оставить свой вопрос в форме ниже. Обращайтесь!

PDF Stitch

Обзор

Действие «Сшивание PDF» объединяет коллекцию отдельных документов, полученных из разных мест, в единый документ PDF. Действие берет на себя ответственность за преобразование PDF, позволяя изображениям и текстовым документам также стать частью объединенного PDF.

Включенные функции:

  • Объедините два или более файлов pdf, doc, docx, jpg, gif или png в один документ pdf.

  • Позволяет присвоить составному документу соответствующее имя.

  • Обеспечивает порядок для выбранного набора вопросов, например, выбор файла.

Как настроить действие PDF-сшивания

1) Откройте проект как минимум с двумя документами, в приведенном ниже примере уже есть вопросы по загрузке и сгенерированные документы.

2) Перетащите действие PDF Stich на страницу завершения.

3) Настройте свойства действий, как описано в таблице ниже, щелкнув вкладку свойств.

4) Выберите Сгенерированный заказ.

5) Как видно ниже, вы можете настроить порядок документов при их загрузке на страницу «Готово». Выбрав этот вариант; просто позволит документам работать в логическом порядке. Что, как говорится; этот порядок будет установлен по умолчанию.

6) Вы также можете ввести название документов в текстовое значение по своему усмотрению. Это позволит вам изменить порядок, выбрав документ, который вы хотите структурировать в сшитом PDF-файле.

7) После выбора первого варианта; не забудьте нажать «Добавить», чтобы документ мог генерировать выбранные входные данные.
8) Выберите порядок вопросов.
9) Вы можете ввести ID вопроса для двух выбранных файлов, как показано на рисунке 1, или просто использовать инструмент справки по вопросам, чтобы указать порядок.

10) Выберите имя сшитого документа.
11) Просто введите соответствующее имя, которое вы хотите выбрать для своего сшитого PDF-документа.

12) Сохраните и опубликуйте свой проект для производства.
13) Загрузите свои новые документы.

Ваша форма в Produce должна выглядеть следующим образом:

14) Нажмите «Отправить», чтобы запустить проект и проверить созданный «Сшитый» PDF-файл, в котором вы назвали сшитый документ как «Application Visa». Как вы можете в следующем; вам доступны все четыре документа; а заявление на получение визы включает все документы, встроенные в один документ.

Примечание: вы можете настроить три входа действий вместе или по отдельности в созданной вами форме любым способом, которым вы хотите, чтобы ваши формы сшивались.Однако у вас есть шанс использовать каждый вход только один раз.

Вспомогательные процедуры сшивания (сканирование документа размером больше стекла экспонирования)

Решение

Используйте эту функцию для сканирования документа, превышающего размер стекла оригиналодержателя. Функция помощи при сшивании сканирует левую, а затем правую половину элемента и объединяет обе половины в одно изображение.

Выберите [Помощь при создании строчек (11 «x17»)], [Помощь при создании строчек (A3)] или [Помощь при создании строчек (Стекло x2)] в [Размер бумаги] для выполнения этой функции.

Эту функцию можно использовать с кнопками [Копировать], [Печать], [Сохранить], [PDF], [Фото-1] и [Фото-2] на CanoScan Toolbox. Здесь в качестве примера используется кнопка [Сохранить].


1. Запустите CanoScan Toolbox.

Windows:

Щелкните меню [Пуск] и выберите [(Все) программы] — [Canon Utilities] — [CanoScan Toolbox 5.0] и щелкните [CanoScan Toolbox 5.0].

Macintosh:

Откройте папки [Приложения] — [Canon Utilities] — [CanoScan Toolbox 5.0], затем дважды щелкните значок [CanoScan Toolbox 5.0].


2. Поместите левую половину предмета на сканер.

3. Нажмите [Сохранить] в CanoScan Toolbox.

4. При необходимости установите [Режим сканирования] и [Качество изображения].

5. Выберите [Вспомогательная строчка (11 x 17 дюймов)], [Вспомогательная строчка (A3)] или [Вспомогательная строчка (планшет x 2)] в [Размер бумаги].

6. Нажмите кнопку [Сканировать] (для функции [Копирование] нажмите кнопку [Копировать]).

7. Отображается 1 окно. Нажмите «Далее].

Будет отсканирована левая половина документа.


8. Отображается 2 окна. Поместите правую половину предмета в сканер и нажмите [Далее].

Будет отсканирована правая половина документа.

Если документ сканируется в перевернутом виде, изображение также отображается в перевернутом виде.Щелкните [Повернуть на 180 °] для правильного отображения изображения.
9. Отображается 3 окна. Перетащите правую половину отсканированного изображения, чтобы отрегулировать положение, и нажмите [Далее].

Если документ сканируется в перевернутом виде, изображение также отображается в перевернутом виде. Щелкните [Повернуть на 180 °] для правильного отображения изображения.

ССЫЛКА

  • Цвет левой и правой половин может отличаться в зависимости от используемого документа или от того, как он установлен на стекле оригиналодержателя.
  • При настройке положения изображения вперед выходит последняя половина изображения, по которой щелкнули мышью.

10. Отображается 4 окна. Перетащите мышь, чтобы обрезать область для сканирования, и нажмите [Сохранить] ([Печать] с функцией [Копирование], [Вперед] с функциями [Фото-1] / [Фото-2] и [OK] с функцией [Печать] и функции [PDF]). Чтобы изменить положение, нажмите [Назад], чтобы вернуться к шагу 9.

11. Объединенное изображение будет создано и сохранено в назначенной папке.

Как сканировать негабаритные документы

Иногда вам нужно сканировать чертежи, плакаты, фотографии и подобные документы большого размера. Вам может понадобиться электронная копия для их сохранения или использования в различных целях. Хотя вы можете сканировать негабаритные документы с помощью широкого профессионального сканера, далеко не каждый может позволить себе высококачественные сканеры с большими экранами. Однако вам нужно приложить много усилий, чтобы превратить его в одно целое.

Оба этих решения недостаточно практичны для частого использования.В наши дни у вас есть рука помощи от третьих лиц, таких как приложение или программное обеспечение. Они могут помочь превратить ваши скромные части изображения, отсканированные с помощью планшетного компьютера, в великолепный единый документ.

Возможно, у вас уже есть сканер, подходящий для сканирования формата A4, но теперь вам нужно сканировать документы большего размера. Даже на дюйм больше, чем размер вашего сканера, невозможно отсканировать сразу. Здесь я дам вам знать , как сканировать негабаритные документы , используя имеющийся у вас сканер. Прочитав это руководство, вы поймете, как это делать правильно и с меньшими усилиями.Все, что вам нужно сделать, это использовать метод фальцовки или применить метод сшивания с помощью программного обеспечения.

Fujitsu scansnap ix1500

для больших бумажных документов

Если размер документа превышает размер сканера, его можно сканировать с помощью несущего листа или сложить пополам. Скажем, вам нужно отсканировать A3, а ваш сканер предназначен для A4, тогда вы можете применить этот метод. Вы можете сделать это двумя способами: используя несущий лист и не используя его. У каждого из них есть различные проблемы и преимущества, как показано ниже.

Как сканировать негабаритные документы без несущего листа

Просто сложить его пополам так же эффективно, как и использовать несущий лист. Отличие заключается в размещении листа в сканере. Без носителя высока вероятность испортить угол наклона, что приведет к искажению документов. Вы должны быть предельно осторожны при отправке бумаги внутрь и установке боковых направляющих так, чтобы бумага оставалась как можно более прямой.

Это лучший метод, когда у вас есть сканер, который не позволяет использовать несущие листы или не имеет под рукой, но вам срочно требуется сканирование.Если делать это с осторожностью, это простейший из возможных методов, при котором вам не понадобятся дополнительные аксессуары или стороннее программное обеспечение. В большинстве случаев можно объединить отсканированные таким образом документы с помощью самого программного обеспечения, поставляемого со сканером.

Сканирование в режиме фальцовки бумаги без несущего листа

Это относится к вставной части. После сканирования процесс объединения такой же, как и при использовании несущего листа.

Как сканировать негабаритные документы с несущим листом

Несущий лист при сканировании вместе с наполовину сложенным документом помогает объединить его обе стороны.Однако ваш сканер должен быть совместим с несущим листом, и вам, возможно, придется покупать несущие листы отдельно. Это недорогое решение по сравнению со сканером высокого класса.

Процесс сканирования с использованием несущего листа

Следуйте приведенным ниже инструкциям для получения частей документа, которые дают идеально отсканированные части. Отсканированные документы на конверте помогут вам легко объединить документы.

  • Свяжите несущий лист и документ, сложив документ пополам и положив сторону, которую необходимо сканировать, наружу.Складки должны быть гладкими и плотными, без складок.
  • Обычно на несущих листах есть узор, который помогает выровнять документ. Например, сканер Fujitsu scansnap ix1500 имеет черно-белый узор сверху с толстой линией в правом углу, расположенной вертикально вверху.
  • Вам необходимо поместить документ в несущий лист, как указано в инструкции к вашему сканеру. Большинство из них рекомендуют размещать документ, не оставляя места в верхнем правом углу несущего листа.
  • Загрузите его с указанного конца для сканера Fujitsu. Это будет сторона с рисунком, входящая в переднюю кромку.
  • Убедитесь, что боковые направляющие также выровнены с несущим листом на обоих концах. Отсканируйте документ.
  • Будет либо предложено сохранить, либо будет автоматически сохранено в указанной папке, в зависимости от настроек вашего сканера.
Объединение отсканированных изображений

Теперь идет процесс слияния. Есть два случая объединения документов.Они объединяются автоматически, когда у вас есть такое содержимое, как текст, изображения или таблицы на линии сгиба. Когда линия сгиба пуста, вам нужно объединить их вручную.

Объединение возможно только в том случае, если ориентация и размер обоих документов одинаковы. Откройте папку, содержащую изображения, выберите документы для объединения и примените параметр объединения. В этом процессе может быть несколько настроек, и вам необходимо следовать инструкциям в зависимости от вашего программного обеспечения.

Примечание. Всегда проверяйте несущие листы на предмет пятен, грязи или царапин, поскольку эти отметки могут появиться на отсканированных изображениях.

Для очень больших цветных документов

Некоторые инструменты могут дать вам большое изображение с помощью домашнего сканера. PT Stitcher, PhotoStitcher, PTgui, Adobe Photoshop или Adobe Elements — вот несколько примеров программ сшивания, доступных для этой цели. Инструкции могут отличаться для каждого из этих вариантов, но они плавно проведут вас через процесс. Например, функция сшивания в продуктах Adobe называется «Photomerge». Остальная часть упомянутого программного обеспечения предназначена для программ для сшивания фотографий.

Сканирование по частям и объединение с использованием Adobe Photoshop

Позвольте мне объяснить вам, как это сделать, шаг за шагом.

Шаг 1: сканирование

Подготовьте большой документ к сканированию меньшими частями в зависимости от изображения, которое вы планировали сканировать, и имеющегося у вас сканера. Убедитесь, что 30% изображения перекрывают друг друга, с помощью чего они будут соединены позже. Подойдут приблизительные меры, и здесь нет необходимости работать точно, как в ручном случае, поскольку программа автоматически исправит проблемы соединения, такие как искажение, перекос и несоответствия.

Шаг 2. Подготовка

Пора использовать программное обеспечение. Откройте программу и добавьте отсканированные изображения в программу с помощью кнопки «плюс» или просто перетащите их. Загрузите все отсканированные изображения, которые необходимо сшить.

Шаг 3: Стежок

Теперь, когда вы готовы объединить документы, загрузив их, перейдите к следующему шагу. Найдите параметр комбинирования на панели инструментов и щелкните по нему. Программа автоматически объединяет все отсканированные изображения в единый документ.Перед этим он предлагает выбрать режим, в котором вы выбираете соответствующий вариант. Программное обеспечение идентифицирует соединяющиеся концы каждого документа и безупречно объединяет их, используя допущенное вами дополнительное перекрытие. Он находит оптимальное соединение, удаляя ненужные, повторяющиеся данные, как только находит идеальное совпадение между ними.

Таким образом, изображения будут похожи на исходный документ, поскольку любые искажения и цветовые различия яркости или контрастности автоматически корректируются программным обеспечением.

Есть несколько других способов, например, отсканировать их у поставщика услуг или воспользоваться помощью друга, у которого есть большой сканер. Другой способ — сфотографировать его по частям и сложить вместе. Щелкать на них с одинаковой яркостью — это одна задача, а присоединение к ним — другая, на которую вы можете потратить много времени и энергии. Тем не менее, нет гарантии, что результаты будут приемлемыми.

Несколько советов и рекомендаций для разных типов бумаги, которые необходимо сканировать

Бумага, которую мы используем для сканирования, может быть не сразу готова для сканирования.В этом случае небольшая подготовка поможет их успешно обработать.

  • Хрупкие документы в крошащемся состоянии либо повреждаются, либо застревают в сканере, если отправляются без упаковки. Лучше поместить их в несущий лист.
  • При сканировании больших документов с непрочными складками используйте ленту для документов. Они созданы специально для того, чтобы добавить прочности, не мешая деталям. Таким образом, они не рвутся и не отдаляются при складывании и прохождении через сканер.
  • Убедитесь, что исходные сгибы большого документа сгибаются правильно, без складок. Только после этого сделайте новые складки нужного размера плотно и без складок.
  • Для получения хорошего качества всегда выбирайте оптическое разрешение, возможное для вашего сканера, а не интерполированное.
  • Чертежи на прозрачной пленке могут не подходить для прямого сканирования, так как линии ниже могут отображаться в сложенном виде. Таким образом, добавление белого фона бумаги перед складыванием может дать соответствующие результаты.
  • Проверьте в настройках правильную толщину бумаги и разрешение.
  • Кроме того, в зависимости от документа следует выбирать такие параметры цвета, как монохромный, оттенки серого и цвет.
  • Особенно для цветных документов убедитесь, что настройки имеют формат, удобный для слияния, что означает, что цветовой профиль может определять максимальное количество цветов.

Для вышеуказанных целей можно использовать как планшетные сканеры, так и сканеры с автоподатчиком документов. Надеюсь, приведенные выше методы ответят на ваши сомнения по поводу — Как сканировать негабаритные документы ? Хотя эти методы возможны, когда у вас уже есть сканер, вы время от времени сканируете большие документы.

Однако, если вам нужно выполнить большое количество таких сканирований, подумайте о приобретении широкоформатных сканеров, которые избавят вас от лишних трудозатрат и сэкономят ваше время. Если вы подумываете о покупке сканера, то в этом случае лучше выбрать сканер большего размера. Даже если вам нужно сканировать документы большего размера, чем широкоформатный сканер, это займет меньше проходов, чем сканер A4.

Артикул:

сшивание внакидку | Буклеты | Документ

Итак, ваша публикация готова к печати.Превосходно! Теперь, как лучше всего распечатать это и собрать воедино?

Что ж, сшивание внакидку — это один из многих вариантов, которые мы предлагаем для журналов, документов, брошюр или других буклетов, и если ваша публикация составляет 48 страниц или меньше, она может быть идеальной для вас. Конечно, наша команда может помочь вам решить, что лучше всего, но вот несколько советов, которые помогут вам решить, подходит ли вам сшивание внакидку!

Что такое буклеты с переплетом внакидку?

Сшивание внакидку — это метод, при котором листы бумаги складываются вместе и сшиваются по центральной линии сгиба.Скобы проходят через складку снаружи и закрываются между центральными страницами буклета. Если у вас более 24 распечатанных страниц, мы сделаем корешок прямоугольным, чтобы документ не раскрылся.

Почему выбирают сшивание внакидку?

Сшивание внакидку — это очень экономичный способ переплета публикации, который можно использовать для очень коротких тиражей. Это вместе с коротким сроком выполнения делает цифровую печать и брошюровку идеальными партнерами в печати! Вы можете выбирать из большого диапазона размеров, стилей бумаги и плотности.Возможно, вы захотите, чтобы ваша обложка была тяжелее внутренних страниц, или, может быть, вы предпочли бы, чтобы она была точно такого же веса (самозакрывающаяся). Он полностью раскрывается, так что ваш дизайн и изображения могут занимать две страницы, а благодаря резким, ярким цветам, достижимым с помощью цифровой печати, ваши изображения и графика действительно будут выделяться. Кроме того, буклеты или брошюры со сшиванием внакидку легкие и плоско складываются, что делает их идеальными для отправки по почте и штабелирования.

Несколько советов и подсказок.

Документы, брошюры и буклеты со сшиванием внакидку можно изготавливать быстро, и они имеют отличное соотношение цены и качества, но если вы собираетесь купить буклет с сшиванием внакидку, старайтесь не превышать объем публикации 48 печатных страниц, чтобы она аккуратно складывалась .Ваш центральный разворот будет представлять собой один лист со сгибом посередине, поэтому он отлично подходит для больших изображений или графики, которые могут печататься непрерывно по всему развороту.

Никакая другая форма привязки не дает вам этого. Для текста оставьте достаточное поле на внутренней стороне страницы, где они встречаются. Также оставьте поле снаружи страницы, чтобы текст не располагался слишком близко к краю при обрезке.

Помните, что если вам нужна помощь или совет относительно брошюр, сшитых внакидку, или вы хотите поговорить о том, как цифровая печать может помочь вам или вашему бизнесу, просто свяжитесь с нами или посетите сайт www.digitalprinting.co.uk

Документы со сшиванием внакидку

брошюровщик — центр обработки изображений

Что нужно знать

Переплет внакидку — один из самых дешевых и распространенных методов переплетного дела.Сложенные листы вкладываются принтером друг в друга и сшиваются по линии сгиба.

Imaging Center может печатать буклеты с брошюрованием внакидку, длина которых не превышает 100 страниц. Чем больше у вас страниц, тем толще будет книга. В идеале этот процесс наиболее эффективен для буклетов объемом 64 страницы или меньше. Книги с большим количеством страниц станут громоздкими в сложенном виде и не будут лежать ровно.

Буклет с переплетом внакидку должен содержать страниц, кратных четырем. Это означает, что в вашей книге должно быть число 4, 8, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 40 и т. Д.страниц.

Если ваша книга не кратна четырем, программа RIP добавит пустую страницу в конец документа, что приведет к неправильной печати книги.

Есть два способа отправить файлы для печати буклетов для брошюровки внакидку. Если вам не нужен полный выпуск без полей, перейдите к разделу: Печать буклетов с переплетом внакидку (простой способ). Если вам действительно требуется полный выпуск под обрез, это требует дополнительного планирования; перейдите к разделу: Печать буклетов с переплетом внакидку с обрезкой и обрезкой за обрез (также известный как более продуманный способ).

Помните, ни один из наших принтеров не может печатать до края бумаги. Вокруг всего документа всегда будет белое поле размером примерно 1/8 дюйма.

Минимальная высота буклета для брошюровки внакидку — 5,5 дюйма.

Учащиеся могут выбрать более толстый приклад для крышки и более тонкий для внутренней части. Если ничего не указано, буклет будет напечатан на том же носителе.

Помимо стоимости страницы, стоимость каждого буклета для брошюровки составляет 0 долларов.05. В IC также есть длиннопламенный сшиватель внакидку, которым студенты могут пользоваться бесплатно.

Печать буклетов переплетом внакидку (легкий способ)

Размер вашего документа будет зависеть от размера сложенного окончательного буклета.

Поскольку буклеты для брошюровки представляют собой сложенные листы бумаги, вам следует определять размер документа, используя стандартные размеры бумаги.

Есть два стандартных варианта при печати без полного выпуска за обрез в ИС.

  • 5,5 дюйма × 8,5 дюйма (письмо / 8,5 дюйма × 11 дюймов, сложенное пополам)
  • 8,5 дюйма × 11 дюймов (таблоид / 11 дюймов × 17 дюймов, сложенное пополам)

Ваш буклет будет иметь тонкая белая рамка .

Чтобы использовать этот метод, экспортируйте окончательный документ в PDF как отдельных страниц без следов обрезки или выпуска за обрез.

Файл> Экспорт> Adobe PDF (Печать)

Шаблон настроек Adobe PDF> PDF / X-1a или PDF / X4

Экспорт как> Страницы
Убедитесь, что выбран параметр Страницы.При таком способе экспорта вам нужны отдельные страницы.

Метки и обрезки> Убедитесь, что все параметры отметок и обрезок не установлены. . .

Экспорт.

Откройте файл, чтобы убедиться, что все страницы расположены в правильном порядке

Печать буклетов с переплетом внакидку с обрезкой и обрезками

Есть несколько различных способов правильно подготовить буклет для брошюровки для печати с метками обрезки и выпуска за обрез. Это поможет получить чистый и точный разрез после печати.

Вам потребуется доступ к Adobe Acrobat Pro и Adobe Distiller. Эти программы доступны во всех компьютерных классах университетского городка.

Вам также потребуется экспортировать документ с помощью функции печати буклета InDesign. Этот процесс поможет вам создать наложенный файл .

Шаг 1. Создание файла PostScript с помощью InDesign
Файл> Печать буклета

Выберите параметры печати

  • Принтер> Файл PostScript
  • PPD> Независимо от устройства
  • Печать пустых страниц > Проверено

Выберите вкладку Marks and Bleeds в диалоговом окне Print Booklet

  • Метки обрезки> Установлено
  • Метки обрезки> Установлено
  • Смещение> 0.0833 ”
  • Использовать параметры выпуска за обрез> Включено

Щелкните ОК. Вы вернетесь в диалоговое окно «Печать буклета».

Выберите вкладку Setup в диалоговом окне Print Booklet

  • Страниц> Все
  • Тип буклета> Переплет внакидку на 2 страницы
  • Поля> Авто
  • Печать пустых разворотов на принтере> Установлено

Выберите вкладку «Предварительный просмотр».Убедитесь, что ваш файл выглядит правильно.

Щелкните Печать.

Теперь ваш файл будет сохранен как файл .ps (файл PostScript)

Шаг второй — Создание файла PDF с помощью Acrobat Distiller

Открытый дистиллятор Acrobat Distiller

Настройки по умолчанию> PDF X-1a: 2001

Меню настроек> Редактировать настройки Adobe PDF

Вам необходимо знать точный размер вашего документа .Этот пример относится к буклету 11 × 17 дюймов, экспортированному с метками обрезки, с использованием настроек выпуска за обрез для документа.

Введите точную ширину и высоту документа.

Выберите «Сохранить как».

Сохраните файл .joboptions с размером изображения и кратким описанием настроек PDF.

Щелкните Сохранить .

Теперь, открыв Acrobat Distiller Open, вы должны увидеть недавно сохраненную настройку.

Файл> Открыть

Выберите и откройте файл .ps.

Файл .ps будет обработан, а затем заменен файлом PDF с тем же именем. При правильном сохранении на индикаторе выполнения должно быть указано «Состояние: готово».

Откройте файл в Acrobat, чтобы еще раз убедиться, что файл сохранен правильно, в правильном порядке страниц и в центре страницы.

Для получения дополнительной информации

Сканирующие журналы для чтения в формате PDF

Отсканируйте страницы журнала в цвете и сохраните отсканированные изображения в виде файлов PDF.Нет необходимости корректировать ориентацию конкретной страницы или изменять цветовой режим после сканирования.

В этом разделе объясняется, как сканировать страницы, вытягивая каждую страницу одну за другой из журнала с липким переплетом.

В этом разделе объясняется, как непрерывно сканировать несколько страниц, переворачивая страницы журнала.

ВНИМАНИЕ

  • Сканирование произведений, защищенных авторским правом, таких как газеты, журналы и книги, без разрешения правообладателя запрещено законом, за исключением случаев, когда его предполагаемое использование находится в пределах индивидуального или домашнего диапазона или эквивалентных диапазонов.

  • Изображение, созданное из отсканированного документа, можно использовать только в личных целях.

  • Журнал, разобранный на страницы, не подлежит восстановлению. Заказчик несет ответственность за выполнение этого сканирования.

  1. Подготовьте документы для сканирования с помощью ScanSnap.
    1. Снимите все обложки, скрепленные клеем, включая корешок журнала и заднюю обложку.
    2. Удалите разделенный корешок, удаляя страницы одну за другой.
    3. Поместите страницы друг на друга и выровняйте их в том порядке, в котором вы хотите их сканировать.

    ВНИМАНИЕ

    • Не оставляйте клей на передней обложке и страницах. Если на сканируемом документе есть клей, документы могут подаваться с перекосом во время сканирования, так что часть изображения будет казаться отсутствующей.

  2. Подготовьте книгу для сканирования с помощью ScanSnap.

    Получите журнал, который вы хотите преобразовать в файл PDF.

  3. Откройте лоток бумаги АПД (крышку) ScanSnap, чтобы включить питание. Откройте направляющую подачи ScanSnap, чтобы включить питание.
  4. Откройте лоток бумаги АПД (крышку) ScanSnap, чтобы включить питание.Откройте направляющую подачи ScanSnap, чтобы включить питание.

    СОВЕТ

    • Если вы хотите, чтобы документы выводились через переднюю часть ScanSnap или когда недостаточно места в месте выхода документов из ScanSnap, откройте выходную направляющую.

    • Способ вывода документов различается, как показано ниже, в зависимости от того, открыта или закрыта выходная направляющая.

  5. Нажмите кнопку [Scan] или [Stop] на ScanSnap, чтобы включить питание.

  6. Подготовьте профиль в ScanSnap Home.
    1. Нажмите кнопку [Сканировать] в верхнем левом углу главного окна ScanSnap Home, чтобы отобразить Окно сканирования.
      Окна

      Если главное окно еще не отображается, см. Отображение главного окна.

      Mac OS

      Если главное окно еще не отображается, щелкните значок [ScanSnap Home] в списке приложений, который появляется при нажатии Launchpad в Dock.

    2. Щелкните, чтобы открыть окно [Добавить новый профиль].
    3. Выберите [Журнал в PDF] из списка шаблонов в левой части окна.
      Окна

      По умолчанию изображения, созданные из отсканированного документа, сохраняются в папке [Журнал].

      Если вы измените место назначения для отсканированных изображений на новое место сохранения, укажите новое место назначения в [Сохранить в] в разделе [Параметры управления].

      При необходимости измените другие параметры сканирования.

      Mac OS

      По умолчанию изображения, созданные из отсканированного документа, сохраняются в папке [ScanSnap Home].

      Если вы измените место назначения для отсканированных изображений на новое место сохранения, укажите новое место назначения в [Сохранить в] в разделе [Параметры управления].

      При необходимости измените другие параметры сканирования.

    4. Нажмите кнопку [Добавить], чтобы добавить этот профиль в список профилей в окне сканирования.
  7. На главном экране сенсорной панели выберите профиль, добавленный на шаге 3, из списка профилей.
  8. Убедитесь, что профиль, добавленный на шаге 3, выбран в списке профилей в окне сканирования.
  9. Отсканируйте документ с помощью ScanSnap.
    1. Вытяните удлинитель и укладчик на лотке бумаги АПД (крышка).

    2. Потяните укладчик на себя.

    3. Вытащите удлинитель.

    4. Загрузите документ в лоток бумаги АПД (крышка).

      Загрузите документ лицевой стороной вниз и лицевой стороной вперед, обратной стороной к себе (при загрузке нескольких документов последняя страница находится вверху).

      Отрегулируйте количество документов, чтобы они не выходили за пределы боковых направляющих при загрузке.

    5. Совместите боковые направляющие с обоими краями документа.

      Удерживайте каждую боковую направляющую посередине, чтобы отрегулировать их. В противном случае документ может быть подан с перекосом во время сканирования.

    6. Вытяните удлинитель лотка бумаги АПД (крышка) и откройте укладчик.

    7. Загрузите документ в лоток бумаги АПД (крышка).

      Загрузите документ лицевой стороной вниз и лицевой стороной вперед, обратной стороной к себе (при загрузке нескольких документов последняя страница находится вверху).

      Отрегулируйте количество документов, чтобы они не выходили за контрольные метки и оставались в пределах боковых направляющих при загрузке.

    8. Совместите боковые направляющие с обоими краями документа.

      Удерживайте каждую боковую направляющую посередине, чтобы отрегулировать их. В противном случае документ может быть подан с перекосом во время сканирования.

    9. Загрузите документ в лоток бумаги АПД (крышка).

      Загрузите документ лицевой стороной вниз и лицевой стороной вперед, обратной стороной к себе (при загрузке нескольких документов последняя страница находится вверху). Отрегулируйте количество документов так, чтобы они не выходили за контрольные метки и оставались в пределах боковых направляющих при загрузке.

    10. Совместите боковые направляющие с обоими краями документа.

      Удерживайте каждую боковую направляющую посередине, чтобы отрегулировать их. В противном случае документ может быть подан с перекосом во время сканирования.

    11. Вставьте документ прямо в секцию подачи ScanSnap стороной для сканирования вверх.

      Убедитесь, что документ подан в ScanSnap и надежно закреплен.

      СОВЕТ

      • Когда вы выполняете сканирование с закрытой выходной направляющей, оставьте достаточно места в задней части ScanSnap, чтобы документ был полностью выведен.

        Убедитесь, что в области выхода документа из сканера нет препятствий. В противном случае может произойти замятие бумаги.

    12. Нажмите кнопку [Сканировать].
    13. Нажмите кнопку [Scan / Stop], чтобы начать сканирование документа.

      Чтобы продолжить сканирование, вставьте следующий документ для сканирования. Когда документ вставлен, сканирование начинается автоматически.

    14. Нажмите кнопку [Сканировать / Стоп], чтобы завершить сканирование документов.

Когда папка, которую вы указали для места сохранения, выбрана в представлении списка папок в главном окне ScanSnap Home, записи данных содержимого, созданные из отсканированного вами журнала, отображаются в представлении списка записей данных содержимого.

Документы, совместимые с

Light Table в среде, управляемой данными

Компании должны воспроизводить некоторые регулируемые документы точно так же, как оригиналы, выпущенные государством. Организации пытались создать документы, используя предпочитаемые ими инструменты компоновки документов, но это часто вызывает затруднения. Небольшие отклонения в шрифтах, межстрочном интервале или длине строк могут привести к тому, что составленные ими документы не будут соответствовать требованию соответствия световой таблице.

Государственные учреждения сканируют некоторые формы после того, как они были заполнены и возвращены.С помощью технологии OCR агентства извлекают данные из заполненных форм. Требуя, чтобы формы соответствовали примерам, предоставленным правительством, процесс сканирования можно автоматизировать, повышая эффективность и сокращая количество человеческих ошибок.

В других случаях документы должны точно соответствовать правительственным спецификациям, чтобы обеспечить преемственность и согласованность во многих отраслях и географических границах.

Неэффективные методы

Часто компании прибегают к печати регламентированных документов как к отдельному процессу.Затем они вставляют их в коммуникации с клиентами, когда они требуются. Что действительно хотели бы сделать компании, так это распечатать правительственные документы вместе с остальными страницами, включенными в рассылку или рассылку пакетов. Большинство программ для компоновки документов этого не умеют.

Строчка

Местные, государственные и федеральные агентства предоставляют документы в формате PDF. Единственный способ для компаний достоверно воспроизвести их в среде автоматического создания документов — это объединить совместимый PDF-файл с наборами документов, управляемых данными.DocOrigin от Eclipse делает это с помощью техники, которую мы называем «сшиванием». В DocOrigin сшитый документ может быть выборочно включен в набор документов с явным указателем в файле данных или путем установления правил, которые проверяют переменные, включенные в напечатанные страницы.

Бланки регуляторов банковского дела и страхования часто попадают в категорию «легкого соответствия», как и многие документы, связанные с компенсациями работникам или другими рабочими и трудовыми вопросами. Компании не хотят преобразовывать эти типы документов, чтобы сделать их совместимыми с программным обеспечением для компоновки документов, которое они используют для создания других, очень разнообразных бизнес-документов.

Составление строго регламентированных документов из любого программного обеспечения для создания документов — трудоемкая задача. Каждая деталь должна совпадать; включая размеры полей, шрифты, верхние и нижние колонтитулы, номера страниц или штрих-коды обработки документов, которые появляются на каждой странице. Даже построчный перенос слов должен точно совпадать, чтобы ссылки на строки регламентированного документа соответствовали. Запросы о документе могут относиться к конкретным отрывкам в зависимости от их положения на странице, например, «параграф 4, строка 5».Когда программное обеспечение для создания документов составляет регламентированный документ, он будет включать в себя свойства для всего приложения, которые немедленно изменяют способ отображения документа и приводят к тому, что он не проходит тест светового стола.

Используйте оригиналы

С помощью DocOrigin компании избегают проблем и расходов, связанных с преобразованием государственных документов. Клиенты DocOrigin загружают файлы PDF из государственных учреждений и загружают их в библиотеку документов. Затем дизайнеры документов используют функцию сшивания DocOrigin для вызова этих форм в нужное время.Компаниям не придется беспокоиться о целостности этих документов. Страницы, которые они производят, будут соответствовать правительственным оригиналам, потому что они являются правительственными оригиналами.

Та же технология сшивания работает для больших документов с большим объемом текста, таких как страховые полисы, которые могли быть составлены в специальной системе. Просто выведите страницы политик, созданные программным обеспечением для создания политик, в виде PDF-документов и объедините их в пакеты, предназначенные для клиентов или агентов. Компаниям не нужно переносить данные из одной системы документов в другую.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *