Кассовая документация ее виды правила оформления: Кассовые документы виды, оформление, хранение, исправления — Печати, полиграфия, наружная реклама в Волгограде

Содержание

2. Расчетно-денежная документация в банках, ее классификация, виды и правила оформления. Организация деятельности банка

Система контроля кассовых операций и кассы Set Prisma

Доступ по ролям
Разграничивайте доступ для разных ролей пользователей. Специалист увидит только магазины в зоне ответственности, директор магазина — свой магазин, региональный директор — магазины в своём регионе, высшее руководство — по всей сети.

Фильтр по магазинам
Специалист сразу выбирает один или несколько магазинов для анализа инцидентов, не теряя время и фокусировку.

Работа ведётся в одном окне
Есть возможность выделить важные моменты на скриншотах инцидента — графический редактор интегрирован в интерфейс. Не надо делать скриншоты, заходить в Paint или другой редактор — всё можно сделать в интерфейсе решения. К нарушению можно оставить поясняющий комментарий, который будет автоматически перенесён в отчёт.

Возможности для фиксации шире

В рамках одного инцидента появилась возможность зафиксировать сразу несколько нарушений.

Автоматически
В отчёт выводятся все сводные данные по типу нарушений, виду нарушений, сумме ущерба с разбивкой по кассирам.

С доказательной базой
Дата и тип инцидента, номер чека, сумма ущерба, ФИО кассира, комментарий оператора к нарушению, кадр события с кассы с обведенным в интерфейсе фрагментом.

С фильтрацией при формировании
По типу нарушения, магазину, одному или сразу нескольким, аналитику, периоду. Отчет можно скачать и сохранить в pdf формате.

Готовые шаблоны правил на старте

В системе уже есть список наиболее частых нарушений: удаление товара, отмена товара перед расчетом, уменьшение количества, пропуск товара при продаже групповых упаковок, ошибка ручного ввода весового товара, двойная продажа весового товара, отбивка малых сумм, пропуск товара при сканировании вне чека, частое использование дисконтной карты

Создавать новые уникальные правила со сложной последовательностью событий, выбором определенных кассиров, товаров и другими параметрами, за нужный период времени можно непосредственно в системе, без участия ИТ-специалистов.

«Порядок ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике» Утвержден постановлением Правительства Кыргызской Республики от 12 июня 2018 года № 281

Приложение

Утвержден
постановлением Правительства Кыргызской Республики
от 12 июня 2018 года № 281

ПОРЯДОК
ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Глава 1. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает требования к ведению кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике.

2. Действие настоящего Порядка не распространяется на банки и иные финансово-кредитные организации, лицензируемые Национальным банком Кыргызской Республики.

3. Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег, оформлению кассовых документов осуществляются с использованием типовых документов, утверждаемых Национальным статистическим комитетом Кыргызской Республики.

4. В настоящем Порядке используются следующие термины и определения:

— банкноты, монеты — денежные знаки разного достоинства и вида, выпускаемые и находящиеся в обращении согласно законодательству Кыргызской Республики;

— бюджетное учреждение — государственный орган, орган местного самоуправления или учреждение, созданное государственным органом или органом местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических или иных функций некоммерческого характера, деятельность которого финансируется за счет средств соответствующего бюджета;

— бухгалтер — лицо, уполномоченное руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, обеспечивающее ведение, организацию бухгалтерского учета и несущее ответственность за бухгалтерские операции;

— касса — помещение, предназначенное для хранения, приема и выдачи денег и других ценностей;

— кассовая книга — учетные ведомости, в которых отражаются операции с ценностями, учитываются поступления и их выдача, заполненные в письменной или электронной форме;

— кассовый документ — денежный документ (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, квитанция и другие документы, служащие основанием для проведения операций), по которому осуществляется и которым оформляется кассовая операция по приему и выдаче ценностей;

— кассовые операции — прием, выдача и хранение ценностей;

— кассир — лицо, уполномоченное руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, осуществляющее прием, хранение, выдачу и учет наличных денег;

— наличные деньги — денежные знаки в виде банкнот и монет, находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством, а также изъятые или изымаемые из обращения, но подлежащие обмену денежные знаки;

— хозяйствующие субъекты — коммерческая организация, некоммерческая организация, осуществляющая деятельность, приносящую ей доход, индивидуальный предприниматель, чья профессиональная, приносящая доход деятельность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию;

— ценности — валютные ценности, банкноты и монеты, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Глава 2. Прием наличных денег

5. Прием наличных денег в кассы хозяйствующих субъектов или бюджетного учреждения производится по приходным кассовым ордерам (форма КО-1) согласно приложению 1 к настоящему Порядку, подписанным бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем).

Документом, подтверждающим прием наличных денег, является квитанция (форма КО-1) согласно приложению 1 к настоящему Порядку, выдаваемая за подписями бухгалтера и кассира (в их отсутствие — руководителем), заверенная печатью хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

6. При заполнении приходных кассовых ордеров кассир должен проверить наличие и правильность заполнения всех реквизитов на соответствие Правилам заполнения кассовых документов по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку.

В случае несоблюдения требований, указанных в пунктах 5-6 настоящего Порядка, документы возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.

7. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть заполнены бухгалтером четко и ясно в письменной или электронной форме. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных кассовых ордерах указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Лицам, вносящим деньги, выдаются отрывные квитанции к приходному кассовому ордеру, с подписями бухгалтера и кассира (в их отсутствие — руководителя), заверенные печатью хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

Прием денег по приходным кассовым ордерам производится только в день их составления.

8. Приходные кассовые ордера или платежные ведомости после получения по ним денег немедленно подписываются бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем), с проставлением печати, с указанием даты (число, месяц, год).

Глава 3. Выдача наличных денег

9. Выдача наличных денег из кассы хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения производится по расходному кассовому ордеру (форма КО-2) согласно приложению 2 к настоящему Порядку или по платежным ведомостям, подписанным бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем).

При наличии на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах разрешительной надписи руководителя, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

10. При заполнении расходных кассовых ордеров кассир должен проверить наличие и правильность заполнения всех реквизитов.

В случае несоблюдения требований, предусмотренных настоящим пунктом, документы возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.

11. Расходные кассовые ордера и платежные ведомости составляются бухгалтером четко и ясно в письменной или электронной форме. Подчистка, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В расходных кассовых ордерах указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача на руки расходных кассовых ордеров или платежной ведомости лицам, получающим деньги, не допускается.

Выдача денег по расходным кассовым ордерам производится только в день их составления.

Расходные кассовые ордера или платежные ведомости после выдачи по ним денег немедленно подписываются бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем), с проставлением печати, с указанием даты (число, месяц, год).

12. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или по платежной ведомости, получателем денежных средств собственноручно в платежных документах указывается полученная сумма: сомы — прописью, тыйыны — цифрами. При получении денежных средств по платежной ведомости сумма прописью не указывается.

В случае составления платежной ведомости на выдачу денег нескольким лицам, получатели предъявляют документы, подтверждающие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Выдача денег производится при предъявлении документа, удостоверяющего личность, при наличии фотографии и личной подписи владельца.

13. Выдача наличных денег производится кассиром только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или платежной ведомости. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В случае выдачи денег по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или ведомости.

14. Оплата труда производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

На платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег, за подписями руководителя и бухгалтера хозяйствующего субъекта, бюджетного учреждения или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы (прописью).

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Глава 4. Ведение кассовой книги

15. Поступления и выдача наличных денег учитываются в кассовой книге по форме согласно приложению 4 к настоящему Порядку.

16. Каждый хозяйствующий субъект или бюджетное учреждение ведет только одну кассовую книгу (для каждого вида валюты и источнику финансирования), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя данного хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

Записи в кассовой книге ведутся в письменной форме, в двух экземплярах через копировальную бумагу. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Если экземпляры листов отпечатаны с помощью компьютерной техники, то один экземпляр служит отчетом кассира.

Подчистки и неоговоренные исправления заверяются подписями кассира, а также бухгалтера хозяйствующего субъекта, бюджетного учреждения или лица, его заменяющего.

17. Записи в кассовую книгу производятся кассиром или лицом, его замещающим, сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир или лицо, его замещающее, подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не производятся.

В случае совершения хозяйствующими субъектами или бюджетными учреждениями ежедневно не более 20-ти операций, допускается составление кассовых отчетов один раз в 3-5 рабочих дней.

18. В хозяйствующих субъектах и бюджетных учреждениях, с согласия руководителя организации и кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись в электронной форме. Ведение кассовой книги в электронном формате указывается в договоре о материальной ответственности кассира.

19. Контроль за надлежащим ведением кассовой книги возлагается на бухгалтера хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения (в его отсутствие — на руководителя).

20. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или в другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира или лица, его замещающего. Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком денежных средств в кассе и зачисляются в доход хозяйствующего субъекта или доходы соответствующего бюджета.

Глава 5. Хранение денег

21. Все наличные деньги и ценные бумаги хозяйствующих субъектов и бюджетных учреждений хранятся в несгораемых металлических шкафах, а в случае наличия охранной сигнализации — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом.

22. Ключи от металлических шкафов хранятся у кассира или лица, его замещающего. Запрещается оставлять ключи в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

23. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром или лицом, его замещающим, пакетах, шкатулках хранятся у руководителя хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

24. При обнаружении утраты ключа от металлического шкафа руководитель хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения сообщает о происшествии в правоохранительные органы и принимает меры к незамедлительной замене замка металлического шкафа.

25. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному хозяйствующему субъекту или бюджетному учреждению, запрещается.

Глава 6. Инвентаризация кассы и контроль соблюдения кассовой дисциплины

26. На каждом хозяйствующем субъекте или бюджетном учреждении проводится инвентаризация кассы в сроки, установленные руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, с полным полистным пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения назначается комиссия, которая составляет акт проверки. При обнаружении комиссией недостачи или излишка ценностей в кассе, в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

Результаты инвентаризации оформляются актом по форме ИНВ-15 согласно приложению 5 к настоящему Порядку.

27. Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителя хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

Приложение 1
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма КО-1

Код

____________________________

Наименование субъекта/бюджетного учреждения

КВИТАНЦИЯ

к приходному кассовому ордеру

№ _________________________

от «___» __________________ г.

Принято от _________________

____________________________

Основание: _________________

____________________________

Сумма: _______ сом. __ тыйын

цифрами

____________________________

прописью

____________ сом. ____ тыйын

В том числе ________________

«___» _______________ _____ г.

М.П.

Главный бухгалтер

_______ ____________________

подпись расшифровка подписи

Кассир

_______ ____________________

подпись расшифровка подписи

Форма по ОКУД
по ОКПО

______________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310001

_____________________________________________________________________

структурное подразделение

Номер документа

Дата составления

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

Дебет

Кредит

Сумма, сом., тыйын

Код целевого назначения

код структурного подразделения

корреспондирующий счет

код аналитического учета

Принято от ______________________________________________________________________________

Основание: _____________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

Сумма: _________________________________________________________________________________

прописью

________________________________________________________ сом. _____________________ тыйын

В том числе: ____________________________________________________________________________

Приложение: ____________________________________________________________________________

Главный бухгалтер: _____________________________ ________________________________________

подпись расшифровка подписи

Получил кассир: _________________________________ _______________________________________

подпись расшифровка подписи

Приложение 2
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма КО-2

		Код
Форма по ОКУД по ОКПО _____________________________________________________________________________ наименование субъекта/бюджетного учреждения		0310002

_____________________________________________________________________________ структурное подразделение

	Номер документа	Дата составления
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

Дебет	Кредит				Сумма, сом., тыйын	Код целевого назначения
Дебет		код структурного подразделения	корреспондирующий счет	код аналитического учета	Сумма, сом., тыйын	Код целевого назначения

Выдать: __________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество

Основание: _______________________________________________________________

Сумма: ___________________________________________________________________

прописью

_________________________________________________ сом. ______________ тыйын

Приложение ______________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Руководитель: _______________ ______________ _____________________________

должность подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер: _____________________ __________________________________

подпись расшифровка подписи

Получил: __________________________________________________________________

сумма прописью

_________________________________________________ сом. ______________ тыйын

«___» ________________________ 20__ г. Подпись ____________________________

По _______________________________________________________________________

наименование, номер, дата и место выдачи документа,

__________________________________________________________________________

удостоверяющего личность получателя

Выдал кассир: _______________________ ____________________________________

подпись расшифровка подписи

Приложение 3
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

ПРАВИЛА
заполнения кассовых документов

1. Порядок заполнения приходного кассового ордера

1. Настоящая глава определяет порядок заполнения унифицированного бланка приходного кассового ордера (форма КО-1).

2. В реквизите «Наименование субъекта/бюджетного учреждения» указывается полное или сокращенное название хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, в кассу которого поступают наличные средства.

3. В реквизите «Номер документа» указывается порядковый номер кассового документа. Кассовые документы в хозяйствующих субъектах нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года, в бюджетных учреждениях — в хронологическом порядке (по источникам финансирования) с начала календарного года.

4. В реквизите «Дата составления» данные заполняются арабскими цифрами в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится цифра 0. Приходный кассовый ордер составляется в день поступления денег в кассу. Это означает, что дата, указанная в нем, является датой оприходования денег.

5. В реквизите «Принято от ________________» — если деньги принимаются от штатного работника хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, то в этой графе приходного кассового ордера указываются фамилия, имя и отчество данного работника; если деньги принимаются от работника стороннего хозяйствующего субъекта или физического лица, то в этой графе вначале указывается наименование хозяйствующего субъекта, а затем слово «через» и фамилия, имя, отчество данного лица.

6. В реквизите «Основание» указывается источник поступления наличных денег, т.е. отражается содержание финансовой операции.

7. В реквизите «Сумма» указывается сумма денежных средств, которая поступает в кассу. При этом сумму, выраженную в сомах, следует указывать прописью с заглавной буквы и в начале строки, а тыйыны — цифрами.

8. Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично образцу приходного кассового ордера.

2. Порядок заполнения расходного кассового ордера

9. Настоящая глава определяет порядок заполнения унифицированного бланка расходного кассового ордера (форма КО-2).

10. В реквизите «Наименование субъекта/бюджетного учреждения» указывается полное или сокращенное название хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, из кассы которого выдаются наличные средства.

11. В реквизите «Номер документа» указывается порядковый номер кассового документа. Кассовые документы в хозяйствующих субъектах нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года, в бюджетных учреждениях — в хронологическом порядке (по источникам финансирования) с начала календарного года.

12. В реквизите «Дата составления» указывается дата выдачи из кассы наличных денежных средств. День (число) месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится цифра 0.

13. В реквизите «Сумма, сом., тыйын» указывается размер подлежащей выдаче из кассы суммы в цифровом формате, через запятую (точку, дефис).

14. В реквизите «Выдать» указываются фамилия, имя и отчество физического лица, которому выдаются деньги. Указание инициалов любого физического лица в расходных кассовых ордерах не допускается. В отдельных случаях, когда деньги передаются через посредника, имя доверенного лица, то есть фактического получателя, указывается после имени того, кому адресованы деньги.

15. В случае выдачи наличных денежных средств юридическому лицу кассир проверяет полноту заполнения всех требуемых реквизитов расходного кассового ордера (полное наименование организации, которой необходимо выдать деньги; фамилия, имя, отчество уполномоченного доверенностью представителя организации на получение денежных средств). Затем, при выдаче денежных средств физическому лицу, указанному в доверенности, кассир в обязательном порядке должен сверить паспортные данные и подпись лица с данными, указанными в паспорте и в доверенности.

16. В случае выдачи наличных денежных средств физическому лицу кассир проверяет полноту заполнения всех требуемых реквизитов расходного кассового ордера (фамилия, имя, отчество физического лица). Затем, при выдаче денежных средств физическому лицу, кассир в обязательном порядке должен сверить паспортные данные и подпись этого лица с данными, указанными в его паспорте.

17. В реквизите «Основание» указывается основание для выдачи денежных средств (вид расхода). Например, аванс, под отчет, зарплата, заем и другое.

18. В реквизите «Сумма» указывается сумма денежных средств, подлежащая выдаче. При этом количество сомов пишется прописью, а тыйыны указываются цифрами.

19. В реквизите «Приложение» — в случае, если к расходному кассовому ордеру прилагаются какие-либо документы (заявления, выписки из приказов руководителя, квитанции, доверенности и т.д.), то данная графа расходного кассового ордера должна содержать перечень этих прилагаемых первичных документов, с указанием их номеров и дат.

20. Реквизит «Руководитель» подписывается руководителем исполнительного органа хозяйствующего субъекта либо лицом, уполномоченным учредителем(ями) хозяйствующего субъекта и наделенным правом первой (распорядительной) подписи, или руководителем бюджетного учреждения.

21. Реквизит «Главный бухгалтер» подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения. В случае отсутствия такого лица, в данной графе делается запись «не предусмотрено».

22. Реквизит «Получил» заполняется непосредственно получателем наличных денежных средств. Сумму в этой графе необходимо написать прописью с начала графы, с заглавной буквы, при этом сумма (в сомах) должна быть написана прописью, а тыйыны — цифрами. Под суммой получатель должен указать дату получения средств и поставить свою подпись.

23. В реквизите «По» — указываются наименование предъявленного получателем документа, удостоверяющего его личность, и реквизиты данного документа (номер, дата и место выдачи). Данная строка заполняется кассиром.

24. В реквизите «Выдал кассир» — кассир расписывается и указывает свои данные: фамилию (полностью), имя, отчество (инициалы). Графа заполняется после выдачи наличных денежных средств.

Приложение 4
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма КО-4

Образец обложки

	Код
Форма по ОКУД по ОКПО _____________________________________________________________________________ наименование субъекта/бюджетного учреждения	0310004

_____________________________________________________________________________ структурное подразделение

КАССОВАЯ КНИГА
на ________________________________ г.

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Образец титула. Стр. 2 — чистая

	Код
Форма по ОКУД по ОКПО _____________________________________________________________________________ наименование субъекта/бюджетного учреждения	0310004

_____________________________________________________________________________ структурное подразделение

КАССОВАЯ КНИГА
на ________________________________ г.

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Печатать на последней странице:

В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____________________ листов.

М.П.

Руководитель: _________________ ________________ ____________________________

должность подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер: _____________________ _____________________________________

подпись расшифровка подписи

«___» _____________________ г.

Приложение 5
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма ИНВ-15

				Код
Форма по ОКУД по ОКПО _____________________________________________________________________________ наименование субъекта/бюджетного учреждения				0317013

_____________________________________________________________________________ структурное подразделение
Вид деятельности
Приказ, постановление, распоряжение			номер
Основание для проведения инвентаризации: _________________________________________ ненужное зачеркнуть			дата
Вид операции

	Номер документа	Дата составления

Акт
инвентаризации наличных денежных средств

Расписка

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо: ______________ ________ ____________________

должность подпись расшифровка подписи

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

1) наличных денег ______________________________________ сом. __________ тыйын

2) долларов США ____________________________________________________________

3) ценных бумаг _____________________________________________________________

4) евро _____________________________________________________________________

5) др. _______________________________________________________________________

Итого фактическое наличие на сумму: _______________________ сом. _______ тыйын

цифрами

____________________________________________________________________________

прописью

_________________________________________________ сом. ________________ тыйын

По учетным данным на сумму: _____________________________ сом. ________ тыйын

цифрами

____________________________________________________________________________

прописью

_________________________________________________ сом. ________________ тыйын

Результаты инвентаризации: излишек _____________________ сом. _________ тыйын

недостача: _____________________________________________ сом. _________ тыйын

Последние номера кассовых ордеров: приходного № ____________________________,

расходного № _______________________________________________________________

Председатель комиссии: _______________ ____________ _______________________

должность подпись расшифровка подписи

Члены комиссии: _________________ _____________ ___________________________

должность подпись расшифровка подписи

_________________ _____________ ___________________________

должность подпись расшифровка подписи

_________________ _____________ ___________________________

должность подпись расшифровка подписи

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем

ответственном хранении.

Материально ответственное лицо:

_______________________ _______________ ___________________________________

должность подпись расшифровка подписи

«___» ____________________ ____ г.

Оборотная сторона формы ИНВ-15

Объяснение причин излишков или недостач: ____________________________________

____________________________________________________________________________

Материально ответственное лицо:

_______________________ _______________ ___________________________________

должность подпись расшифровка подписи

Решение руководителя: ______________________________________________________

____________________________________________________________________________

_______________________ _______________ ___________________________________

должность подпись расшифровка подписи

«___» ____________________ ____ г.

Практики внутреннего контроля

Фон

Калифорнийский университет в Сан-Диего оплачивает счета примерно на 2 миллиона долларов каждый день. Используя надлежащий внутренний контроль, вы можете гарантировать получение товаров и услуг и надлежащую обработку платежей.

Разделение обязанностей

Убедитесь, что платежные документы обрабатываются правильно, за счет вовлечения в процесс оплаты разных людей.Этот принцип называется разделением обязанностей.

Лучше всего иметь разных людей:
- Подтвердить покупки
- Прием заказанных материалов
- Утверждение счетов на оплату
- Просмотр и сверка финансовой отчетности

Возможные последствия, если обязанности не разделены:
- Утверждены к оплате ошибочные или поддельные счета
- Несанкционированные платежи несуществующим поставщикам

Подотчетность, авторизация и одобрение

Accountability гарантирует, что вы авторизуете, просматриваете и утверждаете счета на оплату на основе подписанных соглашений, условий контрактов и заказов на покупку.

Лучшие практики:
- Периодически проверяйте и обновляйте авторизацию подписи.
- Получите предварительное одобрение договоров с консультантами от отдела закупок.
- Проверять получение товаров и услуг по контракту / заказу на поставку и счету-фактуре.
- Сверка бухгалтерских книг на предмет точности зарегистрированных транзакций.
- Следите за своевременной оплатой счетов.

Возможные последствия отсутствия ответственности:
- Несанкционированные, ненужные или мошеннические платежи или покупки
- Самовольные работы, выполненные продавцами
- Потеря скидок поставщика из-за просрочки платежа
- Неправильные списания с неправильного счета / средств
- Конфликт интересов при оплате работнику UCSD за несанкционированную работу вне дома

Безопасность активов

После получения купленных товаров положите их в безопасное место.Для учета ресурсов периодически подсчитывайте свои запасы и сравнивайте результаты с суммами, указанными в контрольных записях.

Передовой опыт:
- Обеспечение безопасности товаров, полученных в зоне ограниченного доступа.
- Ограничьте доступ к инвентарю для соответствующего персонала.
- Заприте товары и материалы и дайте ключ или комбинацию как можно меньшему количеству людей.
- Ведите инвентаризационные записи и периодически рассчитывайте начальную и конечную суммы запасов.

Возможные последствия, если ваши активы не были обеспечены:
- Кража товаров
- Нехватка запасов
- Дополнительные затраты на замену товара

Проверка и сверка

Ваши действия по сверке подтверждают, что вы оплачиваете утвержденные покупки и счета выставляются правильно.Выполняйте ежемесячную выверку бухгалтерской книги, чтобы выявить неправомерные платежи и подтвердить транзакции.

Лучшие практики:
- Проверьте точность счетов-фактур поставщиков, сравнив расходы с заказами на покупку.
- Убедитесь, что приобретенные товары и услуги получены.
- Выполняйте ежемесячную выверку операционных регистров, чтобы гарантировать точность и своевременность расходов.

Возможные последствия невыполнения проверки и сверки:
- Неправильные списания из бюджета вашего отдела
- Лишение прав в результате расходов, начисленных на неправильные счета / фонды
- Платежи за непоставленные товары или услуги

Для получения информации об ответственности за кредиторскую задолженность обращайтесь в отдел выплат по телефону (858) 534-4080.За информацией о методах внутреннего контроля обращайтесь к Арлинн Ренслоу, (858) 822-2968.

Фон

UCSD ежедневно проводит внебиржевые операции на тысячи долларов. Чтобы обеспечить защиту, точную обработку и надлежащую отчетность об активах Университета, соблюдайте правила внутреннего контроля, предусматривающие разделение обязанностей, получение соответствующих разрешений и согласований, обеспечение безопасности активов и сверку денежных средств.

Определение: Университет определяет наличные деньги как валюту, монеты, чеки, денежные переводы и транзакции электронной коммерции, такие как транзакции по кредитным картам.

Разделение обязанностей

Один из наиболее важных шагов, которые ваше подразделение может предпринять для защиты наличных денег — и вас — — разделить обязанности по обработке наличных между разными людьми. При правильном разделении обязанностей ни один человек не может контролировать весь процесс обработки наличных.

Возможные последствия, если обязанности не разделены:
- Скрытые ошибки или неисправности, которые не проверяются
- Квитанция об утере или краже
- Неточное зачисление кассовых чеков на счета отдела

Подотчетность, авторизация и одобрение

Кассовая отчетность гарантирует, что денежные средства будут учтены, должным образом задокументированы и обеспечены, а также прослеживаются до конкретных обработчиков наличных денег.

Когда существует надлежащая денежная отчетность, вы можете ответить на четыре W во время процесса:
- У кого есть доступ к наличным деньгам
- Почему у них есть доступ к наличным деньгам
- Где всегда есть наличные
- Что произошло с начала до конца транзакции

Лучшие практики:
- Записывать кассовые чеки при получении.
- Держите средства в безопасности.
- Переводы документов.
- Выдайте чеки каждому покупателю.
- Не сообщайте пароли.
- Выдайте каждому кассиру отдельный денежный ящик.
- Надзорные органы проверяют денежные вклады.
- Надзорные органы одобряют все аннулированные операции с возвратом средств.

Возможные последствия отсутствия ответственности:
- Квитанция об утере или краже
- Неточное зачисление кассовых расписок на ведомственные счета
- Неправильное использование имущества университета

Безопасность активов

Обязательно держите все свои ресурсы физически защищенными, включая кассовых аппаратов.Следуйте этим правилам, чтобы создать безопасную рабочую среду при работе с наличными деньгами.

Лучшие практики:
- Проведите надлежащую проверку биографических данных потенциальных кассиров.
- Соблюдайте стандарты физической компоновки, предписанные политикой.
- Ограничьте доступ к наличным деньгам как можно меньшему количеству людей.
- Заблокируйте наличные в безопасном месте, например, в сейфе или запертом хранилище.
- Предоставляйте комбинации и пароли только уполномоченному персоналу.
- Меняйте комбинации, пароли ежегодно или когда кто-то уходит.
- Минимизируйте количество средств, удерживаемых на ночь.
- Используйте систему друзей при переводе средств из одного места в другое.
- Считайте наличные в закрытых местах, которые не видны другим.

Возможные последствия, если денежные средства не обеспечены:
- Небезопасная рабочая среда
- Квитанция об утере или краже
- Потеря страхового покрытия ответственности университетских страховых компаний

Проверка и сверка

Ваши действия по сверке подтверждают, что вы правильно записали транзакции.Выполняйте ежемесячную выверку денежных поступлений и выписок по банковскому счету, чтобы обеспечить надежную проверку и баланс.

Лучшие практики:
- Сравните квитанции с депозитными записями.
- Записывать кассовые чеки при получении.
- Ежедневно считайте и балансируйте кассовые поступления.
- Периодически проводить неожиданный подсчет наличных денег.

Возможные последствия невыполнения проверок и сверки:
- Ошибки, несоответствия или отклонения не обнаружены
- Квитанция об утере или краже
- Неточное зачисление кассовых чеков на счета отдела

Для получения информации об обязанностях по обработке наличных денег обращайтесь в кассу по телефону (858) 534-3725.За информацией о методах внутреннего контроля обращайтесь к Арлинн Ренслоу, (858) 822-2968.

Фон

Entertainment обычно включает отношения гостя и хозяина, при которых ведущий UCSD приглашает официального гостя на мероприятие. У вас могут быть встречи, которые не попадают в эту категорию, но все равно несут допустимые расходы на развлечения.

Разделение обязанностей

Ключевой шаг, который ваш отдел может предпринять при покрытии расходов на развлечения, — это вовлечение в процесс разных людей.Расходы на развлечения должны служить служебным целям, без личной выгоды для принимающей стороны или другого сотрудника Университета.

Лучше всего иметь разных людей:
- Провести мероприятие
- Подготовить возмещение затрат
- Утвердить возмещаемые затраты
- Просмотр и сверка финансовой отчетности

Возможные последствия, если обязанности не разделены:
- Утверждены к оплате ошибочные или мошеннические платежи
- Обработано несанкционированных или мошеннических возмещений
- Несанкционированные или чрезмерные расходы
- Возмещаются личные или не связанные с бизнесом расходы

Подотчетность, авторизация и одобрение

Вы несете ответственность, если вы надлежащим образом санкционируете, проверяете и утверждаете расходы, которые позволяют наилучшим образом использовать государственные средства и соответствуют политике университета в области развлечений.

Лучшие практики:
- Убедитесь, что имеются соответствующие полномочия по утверждению.
- Заполните и отправьте формы разрешения на одобрение в UCSD Travel.
- Получите предварительное разрешение на развлекательное мероприятие.
- Оцените расходы, чтобы убедиться, что ожидаемые выгоды перевешивают затраты.
- Убедитесь, что расходы соответствуют начисляемому источнику средств.
- Убедитесь, что утверждающий не утверждает их собственные затраты или затраты для тех, кого он курирует.
- Обоснуйте, почему были понесены и необходимы исключительные расходы.
- Получите разрешение вице-канцлера на все исключительные расходы.

Возможные последствия отсутствия ответственности:
- Нарушение общественного имиджа, если затраты неуместны
- Несанкционированные, ненужные или мошеннические платежи
- Отсутствие финансирования
- Неправомерное начисление с неправильного счета / средств, приводящее к незаконному присвоению средств
- Произведенные чрезмерные затраты

Безопасность активов

После того, как вы приобрели и получили товары для использования в одобренном мероприятии, храните их в месте, доступном ограниченному количеству людей.

Лучшие практики:
- Обеспечьте безопасность товаров в зоне ограниченного доступа.
- Ограничьте доступ к соответствующему персоналу.
- Ведите инвентаризацию товаров, чтобы гарантировать соблюдение ожидаемых уровней потребления.

Возможные последствия, если ваши активы не были обеспечены:
- Украденные или утерянные товары
- Недостаточное количество товаров и материалов для проведения мероприятия
- Использование в личных целях активов университета
- Дополнительные затраты на замену товаров

Проверка и сверка

Ваши действия по сверке гарантируют, что ваши расходы на развлечения являются точными и уместными.Выполняйте ежемесячные проверки бухгалтерской книги, чтобы подтвердить, что вы оплачиваете утвержденные платежи.

Лучшие практики:
- Проверьте затраты, чтобы убедиться, что они правильно классифицированы и зарегистрированы.
- Пересмотрите ограничения фонда, чтобы убедиться, что расходы допустимы и уместны.
- Периодически просматривайте и обновляйте авторизацию подписи.

Возможные последствия невыполнения проверки и сверки:
- Неправильные списания из бюджета вашего отдела
- Лишение прав в результате расходов, начисленных на неправильные счета / фонды
- Платежи за непоставленные товары или услуги
- Искаженная финансовая отчетность

Фон

На финансирование кампуса влияют отчеты о расходах на оборудование, которые отправляются в федеральные, государственные и частные финансовые агентства.Обеспечьте безопасность своих ресурсов и надежность отчетов, сосредоточив внимание на следующих ключевых методах внутреннего контроля.

Определение: Стоимость приобретения инвентарного оборудования составляет 5000 долларов США и более, и его необходимо отслеживать как собственность через CAMS (Campus Asset Management System) и через финансовую систему Калифорнийского университета в Сан-Диего. Все предметы оборудования либо принадлежат Калифорнийскому университету в Сан-Диего, либо находятся на его попечении, и должны быть нерасходуемыми (не могут быть использованы), автономными, иметь нормальный срок полезного использования более одного года и квалифицироваться как материальные личные имущество.

Разделение обязанностей

Одна из наиболее важных вещей, которые вы можете сделать для защиты своего оборудования, — это разделить обязанности по управлению оборудованием, чтобы никто не мог контролировать весь процесс управления оборудованием.

Лучше всего иметь разных людей:
- Покупка товаров
- Утверждение счетов на оплату
- Классифицировать оборудование и регистрировать изменения
- Проводить периодическую / ежегодную инвентаризацию
- Хранение и распоряжение имуществом
- Сверка закупок оборудования с финансовыми записями

Возможные последствия, если обязанности не разделены:
- Установлено неточное местонахождение оборудования
- Утерянное, украденное или уничтоженное имущество
- Искаженная финансовая отчетность
- Неправильные требования к страхованию и сборы за ответственность
- Зарегистрирована неточная стоимость активов

Подотчетность, авторизация и одобрение

Вы ведете подотчетность, когда нужное лицо разрешает закупку оборудования, классифицирует имущество на основе критериев классификации оборудования UCSD и правильно регистрирует новые покупки и изменения местоположения активов.

Лучшие практики:
- Утвердите счет-фактуру на основе информации о заказе на поставку.
- Осмотрите оборудование, чтобы определить его состояние и стоимость.
- Периодически корректируйте инвентарные записи, чтобы фиксировать изменения в состоянии оборудования.
- Equipment Management предварительно одобряет физический вывоз, продажу и передачу активов.
- Сообщите о краже оборудования в полицию UCSD.

Возможные последствия отсутствия ответственности:
- Приобретены неподходящие или неразрешенные товары
- Неправомерный перевод имущества в неавторизованное место
- Активы, приобретенные в личное пользование
- Неверная оценка оборудования, отраженная в финансовой и материальной документации
- Утерянное или украденное имущество
- Искаженная финансовая отчетность и информация, отправленная в отчитывающиеся органы

Безопасность активов

Обеспечьте физическую защиту всего вашего оборудования.Это также относится к использованию университетского оборудования за пределами кампуса. Ввести подробный учет оборудования для ведения бухгалтерского учета и физической отчетности активов.

Лучшие практики:
- Заведующий отделом утверждает использование оборудования в коммерческих целях.
- Equipment Management утверждает все перемещения оборудования за пределы площадки.
- Периодически пересматривайте и обновляйте требования к страхованию или при изменении статуса оборудования.
- Предоставляйте ключи и комбинации защищенных мест только уполномоченному персоналу.
- Разрешить доступ к оборудованию для тех, кому бизнесу необходимо использовать собственность.
- Следуйте рекомендованным стандартам физической компоновки.

Возможные последствия отсутствия безопасности активов:
- Утерянное или украденное имущество
- Неточные данные об оборудовании и финансовые отчеты
- Ответственность за внеплощадочные происшествия

Проверка и сверка

Действия по выверке обеспечивают надлежащую классификацию, регистрацию и документирование оборудования.Выполняйте периодические проверки, чтобы гарантировать точность записей оборудования и остатков активов.

Лучшие практики:
- Выполняйте периодические проверки оборудования для определения стоимости и правильного использования и / или утилизации.
- Подсчитывайте инвентаризацию не реже одного раза в год.
- Сравните записи собственности с состоянием инвентаризации.
- Правильно классифицируйте оборудование как не инвентарное или не инвентарное.
- Определить и учесть инвентарное оборудование с меткой свойства UCSD.
- Периодически пересматривайте и обновляйте требования к страхованию или при изменении состояния оборудования.
- Документируйте и сообщайте об изменениях в инвентарных записях в центральной базе данных кампуса.

Возможные последствия невыполнения проверок и сверки:
- Утерянные, украденные или временно переадресованные активы
- Неверная стоимость активов
- Неточные данные об оборудовании и финансовые отчеты
- Неспособность предоставить финансирующим агентствам точные данные

Для получения информации об управлении оборудованием обращайтесь в Equipment Management по телефону (858) 534-6163.За информацией о методах внутреннего контроля обращайтесь к Арлинн Ренслоу, (858) 822-2968.

Выплата гонораров сотрудникам UC

Гонорары для сотрудников UC должны обрабатываться через UCPath для целей налоговой отчетности в соответствии с правилами назначения в нескольких местах.

Инструкции по обработке гонораров сотрудникам UC см. В разделе «Транзакции PayPath» и в справке UCPath «Как управлять назначениями в нескольких местах».

Выплата гонораров сотрудникам, не связанным с UC

Людям, приглашенным UCSD для чтения лекций, семинаров или концертов, может выплачиваться гонорар вместо возмещения дорожных расходов или других сборов. Убедитесь, что этим гостям оплачиваются выплаты через систему выплат и кредиторскую задолженность.

Разделение обязанностей

Распределяйте обязанности по выплате гонораров между разными людьми. Ключевой шаг, который ваше подразделение может предпринять для обеспечения надлежащего процесса оплаты, — это вовлечение в процесс разных людей.

Лучше всего иметь разных людей:
- Подготовить гонорары.
- Утвердить гонорары.
- Просмотр и согласование финансовых отчетов.

Возможные последствия, если обязанности не разделены:
- Чрезмерные затраты
- Произведены несанкционированные или ненужные платежи
- К счету / средствам применены неправомерные платежи
- Утрата будущего финансирования

Подотчетность, авторизация и одобрение

Помните, что гонорары выплачиваются только сотрудникам, не являющимся членами университета.Оплата труда сотрудников университета, оказывающих специальные услуги, осуществляется через платежную систему. Свяжитесь с отделом Disbursements для получения информации о требованиях к получателям, наилучших способах оплаты и налоговых обязательствах.

Лучшие практики:
- Определите статус получателя.
- Укажите точную информацию о получателе.
- Проконсультируйтесь с отделом выплат о визовых требованиях и документации.
- Получите предварительные разрешения.
- Периодически проверяйте авторизацию подписи и обновляйте ее по мере необходимости.

Возможные последствия отсутствия ответственности:
- Несанкционированные, ненужные или мошеннические платежи
- Проведены несанкционированные специальные мероприятия
- Неправильные списания с неправильных счетов / средств
- Использован неверный способ оплаты

Безопасность активов

Обязательно храните платежи в надежном месте и защищайте личную или личную информацию вашего гостя. Защищайте информацию в безопасном месте и ограничивайте доступ только определенным сотрудникам, которым информация нужна для выполнения своих служебных функций.

Лучшие практики:
- Последующие действия с выплатами в отношении статуса чека.
- Убедитесь, что платеж отправлен.
- Защитите личную информацию в закрытом или защищенном паролем месте.
- Ограничьте людей, у которых есть доступ к личной информации.

Возможные последствия, если ваши активы не были обеспечены:
- Утерянные или украденные чеки
- Кража личных данных

Проверка и сверка

Ваши действия по сверке подтверждают, что гонорары были утверждены и выставлены правильно.Выполняйте ежемесячную выверку бухгалтерской книги, чтобы выявить неправомерные платежи и подтвердить транзакции.

Лучшие практики:
- Проверьте операционную книгу, чтобы убедиться, что гонорары классифицируются и регистрируются должным образом.
- Пересмотрите условия контракта и гранта, а также другие ограничения фонда, чтобы убедиться, что расходы являются допустимыми.
- Выполняйте ежемесячную выверку операционных регистров, чтобы гарантировать точность и своевременность расходов.
- Убедитесь, что суточные лимиты гонораров применяются правильно.
- Убедитесь, что платежи соответствуют политике UCSD.

Возможные последствия невыполнения проверки и сверки:
- Неправильные списания из бюджета вашего отдела
- Лишение прав в результате расходов, начисленных на неправильные счета / фонды
- Платежи за непоставленные товары или услуги
- Неточная финансовая отчетность

Для получения информации о гонорарах обращайтесь в Отдел выплат по телефону (858) 534-0045.За информацией о методах внутреннего контроля обращайтесь к Арлинн Ренслоу, (858) 822-2968.

Фон

Электронные информационные системы

Калифорнийского университета в Сан-Диего содержат множество форм личной и частной информации. Предоставляя соответствующий доступ к системе и записывая транзакции точным и своевременным образом, вы можете управлять электронной информацией и обеспечивать целостность данных. Следуйте этим методам внутреннего контроля, чтобы правильно обращаться с электронной информацией и технологиями.

Подотчетность, авторизация и одобрение

Когда существует надлежащая подотчетность, вы знаете, кто имеет доступ к электронной и личной информации, для каких деловых целей у них есть доступ, какие информационные системы и данные разрешены для использования и где находится конфиденциальная частная информация.

Лучшие практики:
- Ограничьте доступ к бизнес-системе и данным для соответствующих пользователей.
- Соблюдайте политику безопасности и конфиденциальности в отношении электронной почты, просмотра веб-страниц и электронного общения.
- Определите иерархию утверждения и назначьте администратора безопасности отдела (DSA).
- Внедрить меры безопасности для защиты доступа к электронным ресурсам и частной информации в соответствии с IS-3 (PDF) и PPM 135-3 (PDF).
- Обменивайтесь информацией и координируйте доступ и безопасность с ИТ-службами.
- Обучите сотрудников доступу к компьютеру, безопасности, программному обеспечению и правильному использованию информации об университете.
- Адрес, о котором сообщается или подозревается нарушение доступа и безопасности в соответствии с процессом CIRT.

Возможные последствия отсутствия ответственности:
- Неправильное использование информации
- Кража личных данных
- Неправильное использование имущества университета
- Ущерб публичному имиджу
- Судебные иски

Безопасность активов

Электронная информация

UCSD является ценным активом. Меры безопасности предотвращают и снижают риск причинения вреда в результате ошибки, несчастного случая, стихийных бедствий или злонамеренных действий.Избегайте дублирования информации, если она доступна где-то еще. Храните информацию в безопасном месте.

Лучшие практики:
- Использование и обмен данными только в деловых целях.
- Разработка, документирование и тестирование внутренних процессов для обеспечения безопасности и целостности данных.
- Защитите личную информацию в закрытом или защищенном паролем месте.
- Регулируйте авторизованный доступ к ресурсам с помощью таких мер безопасности, как идентификаторы пользователей и пароли.
- Внедрение проверяемых процессов авторизации в соответствии с политиками университета.
- Обучите всех пользователей правилам безопасности.
- Сообщите своему DSA и хранителям системы / данных о правилах доступа и нарушениях безопасности.
- Ограничьте доступ к информации и системам для людей, которым нужен доступ для выполнения своей работы.
- Периодически просматривайте информацию, хранящуюся в электронном или бумажном формате.
- Надлежащим образом защищайте или уничтожайте личную и личную информацию.

Возможные последствия, если электронная информация не защищена:
- Кража личных данных
- Ущерб публичному имиджу
- Неправильное использование университетских ресурсов и информации

Проверка и сверка

Ваши действия по сверке подтверждают, что транзакции записываются правильно, могут быть легко извлечены и защищены от ненадлежащего изменения.

Лучшие практики:
- Обеспечьте целостность данных, проверяя данные с помощью хранилища данных или инструментов и моделей отчетности FinancialLink.
- Соблюдайте графики хранения и требования к хранению данных.
- Периодически просматривайте информацию, хранящуюся в электронном или бумажном формате.

Возможные последствия невыполнения проверок и сверки:
- Необнаруженные ошибки, неточности или несоответствия
- Неточные, неполные официальные отчеты
- Неправильный доступ к бизнес-системам и данным

Для получения информации об обязанностях, связанных с информационными системами, обратитесь в ИТ-службу по телефону (858) 534-6960.За информацией о методах внутреннего контроля обращайтесь к Арлинн Ренслоу, (858) 822-2968.

Фон

покупателя из отдела UCSD тратят около 350 миллионов долларов в год на товары и услуги. Следуйте этим методам внутреннего контроля и узнайте о важности разделения обязанностей, получения соответствующих разрешений и согласований, защиты активов и проверки платежей.

Разделение обязанностей

Чтобы обеспечить надлежащее разделение обязанностей, назначьте связанные закупочные функции разным людям.При надлежащей сегрегации ни один человек не имеет полного контроля над всей покупательной деятельностью.

Лучше всего иметь разных людей:
- Подтвердить покупки
- Прием заказанных материалов
- Утверждение счетов на оплату
- Просмотр и сверка финансовой отчетности
- Провести инвентаризацию

Возможные последствия, если обязанности не разделены:
- Совершены несанкционированные или ненужные покупки
- Неправомерные начисления в бюджеты отделов
- Произведенные чрезмерные затраты
- Товары приобретены для личного пользования

Подотчетность, авторизация и одобрение

Вы поддерживаете подотчетность, когда авторизуете, просматриваете и утверждаете покупки на основе подписанных соглашений, условий контрактов и заказов на покупку.

Лучшие практики:
- Соблюдайте этические нормы и правила при покупке.
- Периодически проверяйте и обновляйте авторизацию подписи.
- Получите предварительное одобрение договоров с консультантами от отдела закупок.
- Проверить получение товаров и услуг по контракту / заказу на поставку и счету-фактуре.
- Сверка бухгалтерских книг на предмет точности зарегистрированных транзакций.
- Следите за своевременной оплатой счетов.

Возможные последствия отсутствия ответственности:
- Несанкционированные, ненужные или мошеннические покупки
- Самовольные работы, выполненные поставщиками
- Скидки у потерянного поставщика из-за просрочки платежа
- Неправомерное начисление с неправильного счета / средств, приводящее к незаконному присвоению средств
- Конфликт интересов при оплате работнику UCSD за несанкционированную работу вне дома

Безопасность активов

После получения купленных товаров положите их в безопасное место.Чтобы убедиться, что ваши ресурсы учтены, периодически подсчитывайте свои запасы и сравнивайте результаты с суммами, указанными в контрольных записях.

Передовой опыт:
- Обеспечение безопасности товаров, полученных в зоне ограниченного доступа.
- Ограничьте доступ к инвентарю для соответствующего персонала.
- Заблокируйте товары и материалы и дайте ключ или комбинацию как можно меньшему количеству людей.
- Ведите инвентаризационные записи и периодически рассчитывайте начальную и конечную суммы запасов.

Возможные последствия, если ваши активы не были обеспечены:
- Кража товаров
- Нехватка запасов
- Дополнительные затраты на замену товара

Проверка и сверка

Практикуйтесь в своевременной проверке счетов-фактур, упаковочных листов и заказов поставщика. Проверьте точность информации о предоплате, правильности заказанного количества и установленной цены. Ежемесячная сверка бухгалтерской книги позволяет выявлять неправильные платежи и проверять соответствующие финансовые транзакции.

Лучшие практики:
- Проверьте точность счетов-фактур поставщиков, сравнив расходы с заказами на покупку.
- Убедитесь, что приобретенные товары и услуги получены.
- Выполняйте ежемесячную выверку операционных регистров для обеспечения точности и своевременности расходов.

Возможные последствия невыполнения проверки и сверки:
- Неправильные отчисления из бюджета вашего отдела
- Лишение прав в результате расходов, начисленных на неправильные счета / фонды
- Платежи за непоставленные товары или услуги

Для получения информации об обязанностях по закупкам свяжитесь с отделом закупок по телефону (858) 534-9494.За информацией о методах внутреннего контроля обращайтесь к Арлинн Ренслоу, (858) 822-2968.

Соблюдайте требования политики в отношении поездок Калифорнийского университета в Сан-Диего

Политика в отношении поездок

Калифорнийского университета в Сан-Диего, опубликованная в Blink, имеет решающее значение. Он адаптирован для организации Калифорнийского университета в Сан-Диего, делегирования полномочий, терминологии, плана счетов и обработки приложений. Путевые расходы должны служить служебным целям, а не личной выгоды для путешественника.

Разделение обязанностей

В вашем отделе должны быть разные люди, которые будут заниматься дорожными расходами.

Есть разные люди:
- Инициировать предварительное разрешение на поездку и подготовить претензию о расходах
- Утвердить предварительное разрешение на поездку и претензию о расходах
- Просмотр и сверка финансовой отчетности

Примечание. Путешественники не могут одобрять претензии на свои собственные расходы или претензии прямого или косвенного надзорного органа.

Возможные последствия, если обязанности не разделены:
- Утверждены к оплате ошибочные или мошеннические платежи
- Обработано несанкционированных или мошеннических возмещений
- Несанкционированные или чрезмерные расходы
- Возмещаются личные или не связанные с бизнесом расходы

Подотчетность, авторизация и одобрение

Вы сохраняете ответственность, когда вы надлежащим образом санкционируете, проверяете и утверждаете расходы, которые позволяют наилучшим образом использовать государственные средства и соответствуют политике командировок университета.

Требования:
- Убедитесь, что имеются соответствующие полномочия по утверждению.
- Заполните и отправьте формы авторизации утверждения (см. Инструкции).
- Предварительно разрешите поездку (см. Инструкции).
- Оцените расходы, чтобы убедиться, что они являются наиболее экономичными для ситуации, связанной с поездкой.
- Убедитесь, что расходы соответствуют начисляемому источнику средств.
- Убедитесь, что утверждающие не утверждают свои собственные затраты или затраты для тех, кого они контролируют.
- Для любого запроса об утверждении исключения из политики в отношении поездок включите подробное объяснение того, почему это необходимо.

Возможные последствия отсутствия ответственности:
- Нарушение общественного имиджа, если затраты неуместны
- Несанкционированные, ненужные или мошеннические платежи
- Отсутствие финансирования
- Неправомерное начисление средств из указанного источника средств, повлекшее за собой несанкционированное использование средств
- Произведенные чрезмерные затраты

Безопасность

Следование передовым практикам оптимизирует безопасность путешественников и конфиденциальную информацию.

Лучшие практики:
- Сохраните свою карту UCSD Travel Card и все неиспользованные билеты в надежном месте.
- Ограничьте доступ к конфиденциальной информации о путешественниках соответствующим сотрудникам.
- Используйте Concur для бронирования путешествий (авиаперелеты, отели и аренда автомобилей). Прокат автомобиля, забронированный через Connexxus, включает покрытие (CDW и страхование ответственности).
- Примечание. К программе UCSD Travel Event Planner System (EPS) применяются дополнительные методы. За подробностями обращайтесь в UCSD Travel.

Возможные последствия, если ваши активы не были обеспечены:
- Несанкционированное использование карты UCSD Travel Card (личная ответственность) или программы EPS (ответственность отдела)
- Несанкционированное использование конфиденциальной информации о путешественниках

Проверка и сверка

Своевременная сверка обеспечивает точность и целесообразность командировочных расходов.Выполняйте ежемесячные проверки бухгалтерской книги, чтобы подтвердить оплату утвержденных сборов.

Лучшие практики:
- Проверьте затраты, чтобы убедиться, что они правильно классифицированы и зарегистрированы.
- Пересмотрите ограничения фонда, чтобы убедиться, что расходы допустимы и уместны.
- Периодически просматривайте и обновляйте авторизацию подписи.

Возможные последствия невыполнения проверки и сверки:
- Неправильные списания из бюджета вашего отдела
- Лишение прав в результате расходов, начисленных на неправильные счета / фонды
- Платежи за непоставленные товары или услуги
- Искаженная финансовая отчетность

За информацией о методах внутреннего контроля обращайтесь к Арлинн Ренслоу, (858) 822-2968.

Защита денежных средств и их эквивалентов — шлюз административных служб

Каждый член сообщества UB несет ответственность за сохранность денежных средств и их эквивалентов.

Эта политика содержит руководство по администрированию и внутреннему контролю над операциями с наличными деньгами в университетах.

Кафедры Университета в Буффало (UB, университет), которые работают с денежными средствами и их эквивалентами, должны иметь как осведомленность, так и приверженность строгому внутреннему контролю.Внутренний контроль поощряет хорошее руководство, защищает активы, способствует точной финансовой отчетности, предотвращает ненадлежащее обращение и потерю средств, а также защищает сотрудников от обвинений в нарушениях.

Цель университета — свести к минимуму использование денежных средств и их эквивалентов на всех факультетах и филиалах. Чтобы снизить риск и предотвратить кражу, потерю или незаконное присвоение средств, когда это возможно, следует избегать приема наличных денег и чеков. Университет предпочитает получать платежи через процесс ePay, сбор через студенческий счет для оплаты студенческих сборов, электронный перевод средств (EFT) и кредитные или дебетовые карты.Денежные переводы между филиалами (Государство, Исследовательский фонд (РФ), Фонд Университета Баффало (UBF), Ассоциация студентов факультетов (FSA)) будут осуществляться через EFT и зачисляться на счета отделов.

Департаменты университета, которые собирают денежные средства и их эквиваленты, несут ответственность за внедрение строгих мер внутреннего контроля.

Все денежные квитанции необходимо ежедневно депонировать на банковский счет утвержденного университета, РФ, UBF или FSA.
Соблюдайте надлежащее разделение обязанностей, как указано ниже.
Установите письменные процедуры получения, внесения и выверки наличных денег или чеков.
Доступ к наличным деньгам и чекам должен быть ограничен для лиц, уполномоченных на финансовую ответственность.
Точно фиксируйте все денежные средства, собранные в момент получения, с записью документов о получении.
Защитить все наличные деньги и чеки:
- Сразу после получения
- Немедленно подтвердить все чеки
- Хранить в запертом и безопасном месте до тех пор, пока средства не будут депонированы

Средства контроля и защиты должны быть адекватными для обеспечения управления с разумной уверенностью в том, что денежные средства и операции, связанные с денежными средствами, должным образом учитываются и контролируются.

Эта политика применяется ко всем денежным средствам, собираемым факультетами университета и депонируемым на счет штата, исследовательского фонда или университета в Фонде Буффало.

Служба бронированных автомобилей

Служба, предоставляемая охранной фирмой, по переводу денежных средств из университета в финансовое учреждение.

Наличные

Валюта, монеты, чеки, записи кредитных / дебетовых карт, банкноты, слитки, дорожные чеки, именные чеки и денежные переводы.

Работа с наличными деньгами

Включает в себя ответственность за получение наличных денег, ведение бухгалтерских записей, подготовку квитанций о депозитах, внесение банковских вкладов, выплату наличных и сверку наличных денег.

Денежные поступления

Платежи, полученные в обмен на товары или услуги; включает наличные деньги, чеки, платежи по дебетовой / кредитной карте.

Кассовый аппарат

Машина, используемая для регулирования денежных операций с клиентами.

Подделка Валюта

Валюта, сделанная в имитации, чтобы обманным путем или обманным путем выдавать себя за подлинную.

Электронный перевод денег (EFT)

Электронный перевод денег с одного заднего счета на другой по компьютеризированной сети без перехода бумажных денег из рук в руки или прямого вмешательства персонала банка. Примеры EFT включают платежи по кредитным или дебетовым картам, прямой депозит, банковские переводы или переводы через ACH.

Билет на мероприятие

Клочок бумаги или картона, служащий доказательством того, что владелец билета оплатил проезд или входной билет или имеет право на услугу.Билеты на мероприятия предварительно пронумерованы и отслеживаются в последовательном порядке для рассадки и согласования.

Внутренний контроль

Объединение действий, планов, взглядов, политик и усилий сотрудников отдела, работающих вместе, чтобы обеспечить разумную уверенность в том, что отдел выполнит свою миссию. Действие или процедура, предназначенные для повышения эффективности, обеспечения реализации политики или защиты активов во избежание мошенничества и ошибок.

Сумка с замком

Сумка для депозита с замком для безопасной транспортировки наличных денег и чеков между местами расположения. Хотя ни одна сумка не является полностью защищенной от кражи, сумки с замками обеспечивают более высокую степень безопасности благодаря их системе запирания и конструкции сумки.

Сейф

Почтовый ящик, предназначенный для приема платежей. В финансовом учреждении может быть создана служба сейфа для обработки платежей и внесения их непосредственно на банковский счет университета.

Стандарт безопасности данных индустрии платежных карт (PCI DSS)

Стандарт информационной безопасности для организаций, обрабатывающих информацию о держателях карт, определенный Советом по стандартам безопасности индустрии платежных карт.

Чек с датой отправки

Чек, выписанный для выплаты в будущем с даты выписки чека, поскольку платеж не подлежит оплате до более поздней даты.

Квитанция с предварительным номером

Печатная пронумерованная в трех экземплярах форма, которая действует как запись о получении при получении наличных денег.Оригинал передается плательщику, а копии сохраняются для бухгалтерского учета.

Выверка

Учетный процесс, который сравнивает два отдельных набора записей, чтобы гарантировать точность и согласованность цифр.

Квитанция

Документ или форма, подтверждающая получение во владение определенной суммы денег.

Возврат

Для возмещения или возврата денег, ранее уплаченных за товары или услуги.

Захват удаленного депозита

Возможность вносить чек удаленно путем сканирования цифрового изображения чека и передачи изображения в банк.

Restrictive Endorsement

Действие, ограничивающее возможность обращения чека или денежного перевода на банковский счет.

Возвращенный чек

Чек, который возвращается банком вкладчику по причинам, таким как недостаточность средств, ненадлежащее подтверждение, несоответствие суммы между словами и числами, почтовые датированные или просроченные чеки или приостановление платежных поручений.

Разделение обязанностей

Средства, с помощью которых ни одно лицо не имеет единоличного контроля над продолжительностью транзакции. Никто не должен иметь возможность инициировать, записывать, авторизовывать и согласовывать транзакцию.

Просроченный чек

Чек, выписанный более чем за шесть месяцев до депонирования в банк. Банк больше не обязан обрабатывать этот чек по истечении этого периода времени.

Государственные счета

Государственные счета включают:

• Возмещаемый фонд доходов общежития (DIFR) — хозрасчетные счета, используемые для администрирования сборов и сборов за аренду комнат.

• Возмещаемый фонд доходов (IFR) — хозрасчетные счета, используемые для отслеживания поступлений денежных средств и соответствующих расходов, связанных с образовательной и сопутствующей деятельностью, предоставляемой студентам и другим клиентам. Счет IFR отличается от государственного операционного счета тем, что он поддерживается денежными поступлениями.

• State Operating — счета, которые представляют собой комбинацию отчислений из долларового налога штата и доходов университетского городка от платы за обучение и некоторых других источников.

• Счет возмещения платы за обучение в государственном университете (SUTRA) — хозрасчетные программы, финансируемые за счет доходов от обучения, связанные с зарубежными программами, контрактными курсами, летними сессиями и переполнением набора.Счета SUTRA работают аналогично счетам IFR.

Основные требования к ведению документации | Бизнес Квинсленд

Создание правильной системы учета для вашего бизнеса поможет вам работать эффективно, соответствовать требованиям законодательства и укрепить отношения с клиентами и персоналом.

Существуют определенные требования к ведению документации для предприятий в Квинсленде, а также могут быть определенные законы и требования, связанные с вашим отраслевым сектором. Прежде чем настраивать систему учета для вашего бизнеса, рекомендуется защитить себя, посоветовавшись с экспертом.

Законы, применимые к вашему бизнесу, определяют, как долго вам нужно хранить записи. Если вы используете систему электронного учета, вы также должны иметь возможность сделать бумажную копию записи, если это потребуется Налоговым управлением Австралии (ATO) или Австралийской комиссией по ценным бумагам и инвестициям (ASIC).

Для финансовой отчетности нормативный индекс ASIC — финансовая отчетность разбивает требования к отчетности по типам бизнеса.

Личные финансовые записи должны храниться в течение 5 лет, тогда как следующие записи должны храниться в течение 7 лет:

финансовые отчеты для вашей компании
записи большинства сотрудников
все записи дополнительных льгот и прироста капитала.

Основные записи

Для выполнения основных требований законодательства вы должны иметь следующее:

кассовую книгу или программу финансового учета — которая регистрирует денежные поступления и выплаты наличными
банковские счета — чековые книги, депозит бухгалтерские книги и банковские выписки
трудовые книжки — часы работы, сверхурочные, вознаграждения или другие льготы, отпуск, пенсионные пособия, прекращение трудовых отношений, тип занятости, личные данные работников, личные контакты сотрудников и сведения о занятости
профессиональные записи об обучении — чтобы вы и сотрудники соблюдали законы о работе, охране труда и технике безопасности, включая эвакуацию и посещение экстренного обучения
Записи о продажах — книги счетов, книги квитанций, кассеты для кассовых аппаратов, документация по кредитным картам, кредитовые ноты за возвращенные товары и учет товаров, использованных лично владельцем бизнеса
подтверждение покупок — чековые окурки (крупные покупки), система мелкой кассы (мелкие покупки за наличные), квитанции, выписки по кредитным картам, счета-фактуры, любые другие документы, относящиеся к покупкам, включая копии договоров или договоров аренды
работа, здоровье и безопасность (WHS) регистрирует — инциденты на рабочем месте, реестр рисков и план управления, имена ключевых сотрудников WHS (e.грамм. Представитель WHS, обученный советник по безопасности (TSA), помощник по оказанию первой помощи), записи о хранении химикатов, журнал происшествий первой помощи, оценки на рабочем месте, паспорта безопасности материалов (MSDS).

Узнайте больше о безопасности на рабочем месте.

Рекомендуется хранить личные и бизнес-записи отдельно, чтобы упростить бизнес-отчетность и налоговые декларации. Например, использование специальной бизнес-кредитной и дебетовой карты для деловых расходов позволит легко разделить деловые и личные расходы.

Записи на конец финансового года

Чтобы соответствовать требованиям законодательства, максимизировать вашу налоговую декларацию или минимизировать налоговые счета в конце финансового года, храните следующие записи:

сведения о запасах на складе — в начале и конец финансового года
список дебиторов и кредиторов — за весь финансовый год
сведения о приросте капитала — записи о датах покупки активов и соглашениях, записи о продаже, выбытии и полученных поступлениях, сведения о комиссионных оплаченные или юридические расходы, улучшения, внесенные в актив, и любые другие записи, относящиеся к тому, как вы рассчитываете свой прирост капитала или убыток. ваш бизнес (если применимо), затраты на установку (если применимо)
записи о расходах — проверьте окурки, квитанции, кассетные ленты, копии выписок и счетов-фактур, документация по кредитным картам, детали кассовых платежей и журналы регистрации
данные о персонале и заработной плате — полная информация о заработной плате, трудовых договорах, налоговых вычетах, дополнительных льготах, пенсиях, пособиях по болезни, отпускные
основные бухгалтерские записи — складские записи, дебиторская и кредиторская задолженность, прочие записи
договоров — договоры купли-продажи, кредитные договоры, договоры аренды, договоры аренды, договоры франшизы, договоры продажи и обратной аренды, торговые соглашения с поставщиками, юридическая документация
прочие документы — залоги за коммунальные услуги, контракты с телефонными компаниями, свидетельство о регистрации вашего фирменного наименования, записи о приросте капитала.

Узнайте больше об основных налоговых требованиях для вашего бизнеса.

Передовая практика и ведение документации

В зависимости от отрасли, ведение следующих записей может быть юридическим требованием, но лучше всего хранить их в течение 5-7 лет:

свидетельства об аккредитации сотрудников и лицензии — копии разрешений, регистраций и лицензий, необходимых сотрудникам для выполнения своей работы
резюме сотрудников и заявления о приеме на работу
обзоры производительности — включая оценки производительности персонала и соглашения между вами и вашими сотрудниками
заявления о должности и объявления о вакансиях
записи клиентов — личные данные, приобретенные продукты и запросы продуктов, которые полезны для поиска новых клиентов
жалобы клиентов — сведения о жалобах на продукты, услуги, персонал или что-либо еще, и шаги, предпринятые для их разрешения
подробности любых споров с другими предприятиями 90 415 — включая то, как вы решали споры
цитат, предоставленных и выигранных — особенности вакансий и времени, потраченного на них, чтобы помочь с будущим цитированием
подробностей рекламных кампаний и успехов — для облегчения повторения рекламных объявлений и спланировать будущие рекламные кампании
страховых полисов — регулярно пересматривайте и обновляйте страхование вашего бизнеса, особенно когда ваш бизнес растет или меняется.

Также рассмотрите …

8.2 Определение и объяснение внутреннего контроля и его цели в организации — Принципы бухгалтерского учета, Том 1: Финансовый учет

Внутренний контроль — это системы, используемые организацией для управления рисками и уменьшения случаев мошенничества. Структура внутреннего контроля состоит из контрольной среды, системы бухгалтерского учета и процедур, которые называются контрольными мероприятиями . Несколько лет назад Комитет спонсорских организаций (COSO), который представляет собой независимую частную группу, пять спонсирующих организаций которой периодически выявляют и решают конкретные вопросы бухгалтерского учета или проекты, собрался для решения проблемы недостатков внутреннего контроля в операциях и бухгалтерском учете. системы организаций.Впоследствии они опубликовали отчет, известный как COSO Internal Control-Integrated Framework . Пять компонентов, которые, по их мнению, необходимы для эффективной системы внутреннего контроля, составляют компоненты в треугольнике внутреннего контроля, показанном на Рисунке 8.3.

Рисунок 8.3. Среда внутреннего контроля. (авторство: Copyright Rice University, OpenStax, по лицензии CC BY-NC-SA 4.0)

Здесь мы обращаемся к некоторым практическим аспектам систем внутреннего контроля.Система внутреннего контроля состоит из официальных политик и процедур, которые выполняют следующие функции:

Обеспечение правильного использования активов
убедиться, что система бухгалтерского учета работает должным образом
контролировать деятельность организации для обеспечения максимальной эффективности
обеспечить безопасность активов
обеспечивает соблюдение сотрудниками корпоративных политик

Правильно спроектированная и функционирующая система внутреннего контроля не устранит риск убытков, но снизит риск.

Различные организации сталкиваются с разными типами рисков, но при отсутствии систем внутреннего контроля появляется возможность для мошенничества, неправомерного использования активов организации и коррупции среди сотрудников или на рабочем месте. Частью функции бухгалтера является понимание и помощь в поддержании внутреннего контроля в организации.

Внутренний контроль обеспечивает безопасность активов компании и предохраняет компанию от нарушения каких-либо законов, при этом честно регистрируя финансовую деятельность компании в бухгалтерских записях.Надлежащие бухгалтерские записи используются для создания финансовой отчетности, которую владельцы используют для оценки деятельности компании, включая всю деятельность компании и сотрудников. Внутренний контроль — это больше, чем просто проверка того, как элементы регистрируются в бухгалтерских записях компании; они также включают сравнение бухгалтерских записей с фактическими операциями компании.

Например, кинотеатр получает большую часть своей прибыли от продажи попкорна и содовой на прилавке.Цены на товары, продаваемые на концессионных стендах, обычно высоки, хотя стоимость попкорна и газированных напитков невысока. Внутренний контроль позволяет владельцам гарантировать, что их сотрудники не раздают прибыль, раздавая газированные напитки и попкорн.

Если вы подойдете к прилавку и попросите чашку воды, как правило, сотрудник даст вам небольшую прозрачную пластиковую чашку, называемую подарочной чашкой. Этот внутренний контроль, небольшой пластиковый стаканчик для неплательщиков, помогает согласовать систему бухгалтерского учета и работу театра.Кинотеатр не использует систему для прямого учета продажи использованного попкорна, содовой или льда. Вместо этого он учитывает контейнеры. Система точек продаж сравнивает количество стаканов содовой, использованных за смену, с количеством продаж, зарегистрированных в системе, чтобы убедиться, что эти числа совпадают. Тот же процесс относится к ведрам для попкорна и другим контейнерам. Предоставление подарочной чашки гарантирует, что клиенты, пьющие бесплатную воду, не будут использовать стаканчики с содовой, которые потребовали бы соответствующей продажи, чтобы появиться в системе точек продаж.Стоимость попкорна, содовой и льда будет регистрироваться в системе учета как товарно-материальные запасы, но внутренний контроль — это сравнение зарегистрированных продаж с количеством использованных контейнеров. Это всего лишь один из видов внутреннего контроля. Обсуждая внутренний контроль, мы видим, что внутренний контроль используется как в бухгалтерском учете, чтобы предоставить информацию руководству для надлежащей оценки операций компании, так и в деловых операциях, чтобы уменьшить мошенничество.

Должно быть ясно, насколько важен внутренний контроль для всех предприятий, независимо от их размера.Эффективная система внутреннего контроля позволяет бизнесу контролировать своих сотрудников, но также помогает компании защищать конфиденциальные данные клиентов. Рассмотрим массовую утечку данных в 2017 году на сайте Equifax , в результате которой были скомпрометированы данные более 143 миллионов человек. При правильном функционировании внутреннего контроля, как задумано, были бы приняты защитные меры, чтобы гарантировать, что никакие неавторизованные стороны не имеют доступа к данным. Внутренний контроль не только предотвратит внешний доступ к данным, но и надлежащий внутренний контроль защитит данные от повреждения, повреждения или неправомерного использования.

Ваша очередь

Банковское мошенничество в Эниде, Оклахома

Мэр Энида, Оклахома, на пенсии Эрнст Карриер работал кредитным специалистом, а затем старшим вице-президентом в Security National Bank . На своей работе в банке он якобы открыл 61 мошеннический кредит. Он использовал имена как минимум девяти реальных людей, а также восьми вымышленных людей и украл около 6,2 миллиона долларов. Он был приговорен к 13 годам лишения свободы по 33 пунктам обвинения.

Currier удалось обойти один из важнейших механизмов внутреннего контроля: разделение обязанностей.Американский институт сертифицированных бухгалтеров (AICPA) заявляет, что разделение обязанностей «основано на разделении ответственности ключевого процесса, который распределяет критические функции этого процесса между несколькими сотрудниками или отделами. Без такого разделения ключевых процессов риски мошенничества и ошибок гораздо менее управляемы ». Currier использовал имена местных жителей и создал фальшивые документы для открытия ссуд на миллионы долларов, а затем сам забрал средства без какого-либо контроля со стороны других сотрудников.Создание этих ссуд позволило ему подойти к банковскому хранилищу и забрать наличные из банка, чтобы никто его не допросил. Не было разделения обязанностей при открытии ссуд, а если и было, то он мог легко обходить эти меры внутреннего контроля.

Как внутренний контроль мог помочь предотвратить банковское мошенничество Currier в Иниде, Оклахома?

Решение

Если кто-то еще подтвердит существование заемщика и произведет оплату ссуды непосредственно заемщику, этот небольшой банк сэкономит миллионы долларов.

Рассмотрим банк, который должен отслеживать депозиты тысяч клиентов. Если пожар уничтожит здание, в котором находятся серверы банка, как банк сможет найти остатки на счетах каждого клиента? Обычно такие организации, как банки, зеркалируют свои серверы в нескольких местах по всему миру в качестве внутреннего контроля. У банка может быть главный сервер в Теннесси, но он также может отображать все данные в реальном времени на идентичные серверы в Аризоне, Монтане и даже в оффшорах в Исландии. Имея несколько копий сервера в нескольких местах по всей стране или даже в мире, в случае аварии на одном сервере резервный сервер может взять на себя управление операциями, защищая данные клиентов и избегая любых перерывов в обслуживании.

Внутренний контроль — это основные компоненты системы внутреннего контроля, совокупность всех внутренних средств контроля и политик в организации, которые защищают активы и данные. Правильно спроектированная система внутреннего контроля направлена на обеспечение целостности активов, позволяет получать надежную бухгалтерскую информацию и финансовую отчетность, повышает эффективность внутри организации и предоставляет руководящие принципы и возможные последствия для устранения нарушений. Внутренний контроль определяет множество решений и общих операционных процедур в организации.Правильно спроектированная система внутреннего контроля не предотвратит всех убытков, но значительно снизит риск убытков и увеличит вероятность выявления ответственной стороны.

Продолжающееся приложение

Контроль за мошенничеством в продуктовых магазинах

Все предприятия заинтересованы в внутреннем контроле над отчетностью и активами. Для продуктовой отрасли это беспокойство еще больше, потому что маржа прибыли на товары настолько мала, что любая упущенная возможность снижает прибыльность.Как в отдельном продуктовом магазине разработать эффективный контроль?

Рассмотрим два основных предмета, которые необходимо контролировать продуктовому магазину: продукты питания (инвентарь) и наличные деньги. Для предотвращения усадки (кражи) настроены средства инвентарного контроля. Хотя патрулирование каждого прохода охранником невыгодно, камеры по всему магазину, связанные с центральным местом, позволяют сотрудникам службы безопасности наблюдать за покупателями. На кассовые аппараты введены дополнительные меры контроля, чтобы сотрудники не могли украсть наличные. Камеры на каждом кассовом аппарате, подсчет наличных денег при каждой смене смены и / или наблюдатель, который наблюдает за кассирами, — вот некоторые из возможных методов внутреннего контроля.Продуктовые магазины вкладывают больше ресурсов в контроль над наличными деньгами, потому что они определили, что это величайшая возможность для мошенничества.

Роль внутреннего контроля

Система бухгалтерского учета является основой любого хозяйственного общества, независимо от того, основана она на прибыли или нет. Руководство несет ответственность за то, чтобы связать систему бухгалтерского учета с другими функциональными областями бизнеса и обеспечить связь между сотрудниками, руководителями, клиентами, поставщиками и всеми другими внутренними и внешними пользователями финансовой информации.При правильном понимании внутреннего контроля руководство может разработать систему внутреннего контроля, которая способствует созданию благоприятной деловой среды, которая может наиболее эффективно обслуживать своих клиентов.

Например, покупатель входит в розничный магазин, чтобы купить джинсы. Когда кассир вводит джинсы в кассовую систему, внутри происходят следующие события:

Продажа регистрируется в журнале компании, что увеличивает выручку в отчете о прибылях и убытках. Если транзакция произошла с помощью кредитной карты, банк обычно своевременно переводит средства на банковский счет магазина.
Пара джинсов удалена из инвентаря магазина, в котором была совершена покупка.
В распределительном центре заказывается новая пара джинсов взамен того, что было куплено в магазине.
Распределительный центр заказывает на фабрике новую пару джинсов взамен запасов.
Специалисты по маркетингу могут отслеживать тенденции и объемы продаж джинсов определенного размера с течением времени. Если отмечается увеличение или уменьшение объема продаж определенного размера, уровни запасов в магазине можно скорректировать.
Компания может видеть в реальном времени точные уровни запасов всех продуктов во всех магазинах в любое время, и это может обеспечить лучший доступ клиентов к продуктам.

Поскольку многие системы связаны с помощью технологии, которая определяет решения, принимаемые многими заинтересованными сторонами внутри и за пределами организации, необходимы внутренние средства контроля для защиты целостности и обеспечения потока информации. Система внутреннего контроля также помогает всем заинтересованным сторонам организации развить понимание организации и обеспечить уверенность в том, что все активы используются эффективно и точно.

Окружающая среда, ведущая к Закону Сарбейнса-Оксли

Внутренний контроль становится важным компонентом большинства бизнес-решений. Это значение возросло, поскольку многие структуры компаний стали более сложными. Несмотря на их важность, не все компании уделяют первоочередное внимание поддержанию контроля. Кроме того, многие малые предприятия не имеют надлежащего понимания внутреннего контроля и поэтому используют низкокачественные системы внутреннего контроля. Многие крупные компании имеют неформализованные процессы, что может привести к тому, что системы будут не такими эффективными, как могли бы быть.Провал SCICAP Credit Union , о котором говорилось ранее, является прямым результатом того, что небольшое финансовое учреждение имеет некачественную систему внутреннего контроля, ведущую к воровству сотрудников. Одним из крупнейших корпоративных сбоев за все время был Enron , и этот сбой можно напрямую отнести на счет слабого внутреннего контроля.

Enron была одной из крупнейших энергетических компаний в мире в конце двадцатого века. Однако коррумпированное руководство пыталось скрыть слабые финансовые результаты, манипулируя признанием выручки, оценкой активов на балансе и раскрытием другой информации в финансовой отчетности, чтобы компания, казалось, имела значительный рост.Когда эта практика была раскрыта, владельцы акций Enron потеряли 40 миллиардов долларов, поскольку цена акций упала с 91 доллара за акцию до менее 1 доллара за акцию, как показано на Рисунке 8.4. Эту неудачу можно было предотвратить, если бы имелся надлежащий внутренний контроль.

Например, Enron и ее бухгалтерская фирма Arthur Andersen не поддерживали достаточную степень независимости. Артур Андерсен предоставил значительный объем услуг как в области аудита, так и консалтинга, что помешало им подойти к аудиту Enron с должной степенью независимости.Кроме того, среди многих других нарушений, Enron уклонился от надлежащего использования нескольких приемлемых требований к отчетности.

Рисунок 8.4 Изменение цены акций Enron. Скандал с Enron стал одним из крупнейших мошенничеств в истории современного бизнеса. Это было основное мошенничество, которое привело к созданию Закона Сарбейнса-Оксли, а также Совета по надзору за бухгалтерским учетом публичных компаний (PCAOB). (авторство: Copyright Rice University, OpenStax, по лицензии CC BY-NC-SA 4.0)

В результате сбоя Enron и других сбоев, произошедших в то же время, Конгресс принял Закон Сарбейнса-Оксли (SOX) для регулирования практики управления конфликтами между аналитиками, поддержания управления, а также введения руководящих принципов в отношении преступного поведения. как санкции за нарушение поведения.Это гарантирует, что внутренний контроль должным образом задокументирован, протестирован и используется последовательно. Целью этого закона было обеспечение точности и надежности корпоративной финансовой отчетности и раскрываемой информации. Важно отметить, что SOX применяется только к публичным компаниям. Публично торгуемая компания — это компания, акции которой торгуются (покупаются и продаются) на организованной фондовой бирже. Небольшие компании по-прежнему борются с развитием внутреннего контроля и соблюдением требований из-за множества причин, таких как стоимость и нехватка ресурсов.

Основные бухгалтерские компоненты Закона Сарбейнса-Оксли

Что касается внутреннего контроля, SOX требует сертификации и документации внутреннего контроля. В частности, закон требует, чтобы аудитор сделал следующее:

Выпустить отчет о внутреннем контроле после оценки внутреннего контроля.
Ограничение неаудиторских услуг, таких как консультации, которые предоставляются клиенту.
Поменяйте мест, кто может вести аудит. Лицо, отвечающее за аудит, может работать не более семи лет без перерыва в два года.

Кроме того, работа, проводимая аудитором, должна контролироваться Советом по надзору за бухгалтерским учетом публичных компаний (PCAOB). PCAOB — это некоммерческая корпорация, учрежденная Конгрессом США. Его создание было включено в Закон Сарбейнса-Оксли 2002 года, чтобы регулировать конфликты, контролировать раскрытие информации и устанавливать руководящие принципы санкций за любое нарушение правил. На PCAOB были возложены обязанности по обеспечению независимых, точных и информативных аудиторских отчетов, мониторингу аудитов брокеров и дилеров по ценным бумагам и поддержанию надзора за бухгалтерскими и бухгалтерскими фирмами, которые проводят аудит публично торгуемых компаний.

Любой сотрудник, нарушивший стандарты SOX, может быть подвергнут очень суровому наказанию, включая штраф в размере 5 миллионов долларов и тюремное заключение сроком от 20 до 25 лет. Наказание за мошенничество с ценными бумагами более сурово (25 лет), чем за мошенничество с использованием почты или телеграфного перевода (20 лет).

SOX относительно длинный и подробный, раздел 404 наиболее применим к внутреннему контролю. В соответствии с разделом 404 руководство компании должно проводить ежегодные аудиты для оценки и документирования эффективности всех средств внутреннего контроля, которые влияют на финансовую отчетность организации.Кроме того, избранные руководители аудитируемой фирмы должны подписать аудиторский отчет и заявить, что они подтверждают, что аудит достоверно отражает финансовые записи и условия компании.

Финансовая отчетность и система внутреннего контроля должны проходить ежегодный аудит. Цена соблюдения этого закона очень высока, и ведутся споры о том, насколько эффективно это регулирование. Два основных аргумента, которые были выдвинуты против требований SOX, заключаются в том, что соблюдение их требований является дорогостоящим как с точки зрения затрат, так и с точки зрения рабочей силы, и результаты, как правило, неубедительны.Сторонники требований SOX не принимают эти аргументы.

Один из возможных возможных вариантов ответа на обязательное соблюдение требований SOX — это отменить сертификацию (удалить) свои запасы для торговли на доступных фондовых биржах. Поскольку SOX влияет на публично торгуемые компании, снятие сертификата с их акций устранит требование соответствия SOX. Однако это не оказалось жизнеспособным вариантом, в первую очередь потому, что инвесторы пользуются защитой, предоставляемой SOX, особенно требованием, чтобы компании, в которые они инвестируют, проходили сертифицированный аудит, подготовленный CPA, нанятыми национальными или региональными бухгалтерскими фирмами.Кроме того, если компания снимает свои акции с организованной фондовой биржи, многие инвесторы предполагают, что компания испытывает финансовые проблемы и хочет избежать аудита, который мог бы выявить ее проблемы.

Ваша очередь

Растущее значение отчета о внутреннем контроле

Внутренний контроль стал важным аспектом финансовой отчетности. В рамках финансовой отчетности аудитор должен выпустить отчет с мнением о финансовой отчетности, а также о средствах внутреннего контроля.Воспользуйтесь Интернетом и найдите годовой отчет компании, в частности отчет о внутреннем контроле. Что этот отчет сообщает пользователю финансовой информации?

Решение

Годовой отчет информирует пользователя о финансовых результатах компании, как в обсуждении руководством, так и в финансовой отчетности. Часть финансовой отчетности включает заключение независимого аудитора о достоверности финансовой отчетности, а также о механизмах внутреннего контроля.

Ссылка на обучение

Многие компании имеют в штате собственных внутренних аудиторов. Роль внутреннего аудитора заключается в проверке и обеспечении надлежащего внутреннего контроля в компании и его функционирования. О том, как работает внутренний аудит, читайте в статье I.S. Партнеры , чтобы узнать больше.

ДАТА	ДЕБЕТОВАННЫЙ СЧЕТ	НАЛИЧНЫЕ	СКИДКА	ПОКУПКИ	ДОЛЖНИК	СУДЬЯ
2 июня	Вывод средств	500				500
10 июня	Покупок	100		100
12 июня	Кредитор Skyways	300	50		350
23 июня	Швейная машина	600				600
28 июня	Комиссия аукционистам KJ	400				400
30 июня	ИТОГО	1900	50	100	350	1500

Журнал денежных выплат
: определение и пример — видео и стенограмма урока
Столбцы журнала расчетов наличными
Давайте рассмотрим процесс заполнения журнала расчетов наличными.Это простой журнал платежей наличными до того, как будет введена какая-либо информация. Вы заметите, что существуют различные столбцы, которые помогают компании организовать свои операции с наличными деньгами.
ДАТА ДЕБЕТОВАННЫЙ СЧЕТ ФОЛИО НАЛИЧНЫЕ СКИДКА ПОКУПКИ ДОЛЖНИК СУДЬЯ
Давайте разберем, что входит в каждый столбец:
Дата: дата совершения операции
Счет списан: наименование лица, которому были выплачены денежные средства
Фолио: счет кассовой книги
Денежные средства: выплаченная сумма денежных средств
Скидка: любая скидка, полученная наличными
Покупки: покупки за наличные
Дебитор: выплаты кредитору наличными
Разное: выплаты наличными на счета, которые не вписываются ни в одну другую колонку, например выплаченные проценты или комиссионные
Бизнес-пример квилтинга
Теперь давайте рассмотрим пример, который поможет нам заполнить журнал платежей наличными.Взяв наш предыдущий пример, вот некоторые из операций вашего предприятия по изготовлению лоскутных одеял за июнь 2015 года. Используйте их для заполнения журнала.
2 июня: снял 500 долларов для личного пользования
10 июня: оплата наличными за покупку наличными на сумму 100 долларов
12 июня: заплатили кредитору Skyways 300 долларов, и при этом вы получили скидку в размере 50 долларов
23 июня: приобретена новая швейная машина за 600 долларов
28 июня: выплачена комиссия KJ Auctioneers за продажу лоскутного одеяла на сумму 400 долларов
ДАТА ДЕБЕТОВАННЫЙ СЧЕТ ФОЛИО НАЛИЧНЫЕ СКИДКА ПОКУПКИ ДОЛЖНИК СУДЬЯ
2 июня Вывод средств 500 500
10 июня Покупок 100 100
12 июня Кредитор Skyways 300 50 350
23 июня Швейная машина 600 600
28 июня Комиссия аукционистам KJ 400 400
30 июня ИТОГО 1900 50 100 350 1500
Сводка урока
Журнал денежных выплат используется для записи транзакций, которые оплачиваются наличными.Оплата наличными может включать уплату кредитору или комиссию, выплату процентов или снятие наличных. Если какая-либо оплата производится наличными, она регистрируется в журнале денежных выплат.
Настройка расширенного процесса импорта выверки банковских счетов — Финансы | Динамика 365
20.06.2017
Читать 9 минут
В этой статье
Функция расширенной банковской выверки позволяет импортировать электронные банковские выписки и автоматически согласовывать их с банковскими транзакциями в Dynamics 365 Finance.В этой статье объясняется, как настроить функцию импорта банковских выписок.
Настройки импорта банковской выписки различаются в зависимости от формата вашей электронной банковской выписки. Finance «из коробки» поддерживает три формата банковских выписок: ISO20022, MT940 и BAI2.
Установить предпочтительный часовой пояс
При настройке параметров импорта банковской выписки может быть важно учитывать часовой пояс данных даты и времени в файлах банковских выписок, которые будут импортированы.По умолчанию предполагается, что любые значения даты и времени уже указаны в формате всемирного координированного времени (UTC), поэтому при импорте данных преобразование часового пояса не применяется.

Существует возможность указать часовой пояс, который будет использоваться для импорта данных. Этот параметр доступен в поле предпочтения часового пояса на каждой странице с подробностями о формате исходных данных (рабочая область «Управление данными »> «Настроить источники данных»> «Выбрать формат данных»> экспресс-вкладка «Региональные настройки»).Этот параметр часового пояса, который вы вводите, будет применяться ко всем импортам, использующим этот формат исходных данных. Вы можете создать столько форматов источников данных, сколько необходимо для импорта данных из нескольких часовых поясов.

Этот часовой пояс может не совпадать с часовым поясом пользователя или компании, поэтому обязательно уточните, какой часовой пояс используется в данных даты и времени. Мы рекомендуем вам учитывать следующие моменты при настройке предпочтительного часового пояса.

Предпочтительный часовой пояс будет применяться ко всем импортам с использованием этого формата исходных данных.Вы можете создать столько форматов источников данных, сколько необходимо для обработки импорта данных из нескольких часовых поясов.
Предпочтительный часовой пояс должен соответствовать местному часовому поясу данных даты и времени в файле импорта.
Часовой пояс даты и времени может не совпадать с часовым поясом пользователя или компании.
Пользователи могут настроить свой часовой пояс, используя свои Параметры пользователя .

Обратите внимание, что следующие действия могут помочь минимизировать потенциальные конфликты даты и времени при импорте банковских выписок.

Избегайте изменения предпочтений часового пояса для любых банковских счетов, для которых уже были импортированы выписки. Изменение предпочтения часового пояса может повлиять на порядок новых операторов относительно существующих из-за настройки часового пояса.
Просмотрите все операции импорта, в которых используется выбранный формат источника данных. Предпочтительный часовой пояс, указанный для формата, будет применяться ко всем проектам импорта, которые используют этот формат. Убедитесь, что предпочтительный часовой пояс подходит для всех проектов импорта, использующих этот формат.

Файлы примеров

Для всех трех форматов у вас должны быть файлы, которые переводят электронную выписку по счету из исходного формата в формат, который может использовать финансовый отдел. Вы можете найти необходимые файлы ресурсов в узле Resources в Application Explorer в Microsoft Visual Studio. После того, как вы найдете файлы, скопируйте их в одно известное место, чтобы их было легче загрузить в процессе установки.

Название ресурса	Имя файла
BankStmtImport_BAI2CSV_to_BAI2XML_xslt	BAI2CSV-to-BAI2XML.xslt
BankStmtImport_BAI2XML_to_Reconciliation_xslt	BAI2XML-to-Reconciliation.xslt
BankStmtImport_BankReconciliation_to_Composite_xslt	BankReconciliation-to-Composite.xslt
BankStmtImport_ISO20022XML_to_Reconciliation_xslt	ISO20022XML-to-Reconciliation.xslt
BankStmtImport_MT940TXT_to_MT940XML_xslt	MT940TXT-to-MT940XML.xslt
BankStmtImport_MT940XML_to_Reconciliation_xslt	MT940XML-to-Reconciliation.xslt
BankStmtImport_SampleBankCompositeEntity_xml	SampleBankCompositeEntity.xml

Примеры форматов банковских выписок и технических схем

Ниже приведены примеры определений технического макета расширенного файла импорта выверки банковского счета и три связанных файла примеров выписок по счету: Примеры файлов импорта

Настроить импорт банковских выписок ISO20022

Во-первых, вы должны определить группу обработки формата выписки по счету для выписок по счету ISO20022 с помощью структуры сущностей данных.

Перейти к Рабочие области > Управление данными .
Щелкните Импорт .
Введите имя формата, например ISO20022 .
Установите для поля Формат исходных данных значение XML-Element .
Установите в поле Имя объекта значение Выписки по счету .
Чтобы загрузить файлы импорта, нажмите Загрузить , а затем выберите SampleBankCompositeEntity.xml , который вы сохранили ранее.
После того, как сущность «Выписки по счету» загружена и сопоставление завершено, щелкните действие Просмотреть карту для этой сущности.
Сущность банковских выписок — это составная сущность, состоящая из четырех отдельных сущностей. В списке выберите BankStatementDocumentEntity , а затем щелкните действие Просмотреть карту .
На вкладке Преобразования щелкните Новый .
Для порядкового номера 1 щелкните Загрузить файл и выберите ISO20022XML-to-Reconciliation.xslt , который вы сохранили ранее. Примечание. Файлы преобразования созданы для стандартного формата. Поскольку банки часто расходятся с этим форматом, вам может потребоваться обновить файл преобразования, чтобы он соответствовал формату вашей банковской выписки.
Нажмите Новый .
Для порядкового номера 2 щелкните Загрузить файл и выберите файл BankReconciliation-to-Composite.xslt , который вы сохранили ранее.
Щелкните Применить преобразования .

После того, как группа обработки формата настроена, следующим шагом будет определение правил формата выписки по счету для выписок по счету ISO20022.

Перейти к Управление наличностью и банком > Настройка > Расширенная настройка банковской выверки > Формат банковской выписки .
Нажмите Новый .
Укажите формат выписки, например ISO20022 .
Введите имя формата.
Задайте в поле Группа обработки группу, которую вы определили ранее, например ISO20022 .
Установите флажок XML-файл .

Последний шаг — включить расширенную банковскую выверку и установить формат выписки на банковском счете.

Перейти на Расчетно-кассовое и банковское дело > Банковские счета .
Выберите банковский счет и откройте его, чтобы просмотреть подробности.
На вкладке Выверка установите для параметра Расширенная выверка банка значение Да .
Задайте для поля Формат инструкции формат, который вы создали ранее, например ISO20022 .

Настроить импорт банковских выписок MT940

Во-первых, вы должны определить группу обработки формата выписки по счету для выписок по счету MT940 с помощью структуры сущностей данных.

Перейти к Рабочие области > Управление данными .
Щелкните Импорт .
Введите имя формата, например MT940 .
Установите для поля Формат исходных данных значение XML-Element .
Установите в поле Имя объекта значение Выписки по счету .
Чтобы загрузить файлы импорта, нажмите Загрузить , а затем выберите файл SampleBankCompositeEntity.xml , который вы сохранили ранее.
После того, как сущность «Выписки по счету» загружена и сопоставление завершено, щелкните действие Просмотреть карту для этой сущности.
Сущность банковских выписок — это составная сущность, состоящая из четырех отдельных сущностей. В списке выберите BankStatementDocumentEntity , а затем щелкните действие Просмотреть карту .
На вкладке Преобразования щелкните Новый .
Для порядкового номера 1 щелкните Загрузить файл и выберите файл MT940TXT-to-MT940XML.xslt , который вы сохранили ранее.
Нажмите Новый .
Для порядкового номера 2 щелкните Загрузить файл и выберите файл MT940XML-to-Reconciliation.xslt , который вы сохранили ранее. Примечание. Файлы преобразования созданы для стандартного формата.Поскольку банки часто расходятся с этим форматом, вам может потребоваться обновить файл преобразования, чтобы он соответствовал формату вашей банковской выписки.
Нажмите Новый .
Для порядкового номера 3 щелкните Загрузить файл и выберите файл BankReconciliation-to-Composite.xslt , который вы сохранили ранее.
Щелкните Применить преобразования .

После того, как группа обработки формата настроена, следующим шагом будет определение правил формата выписки по счету для выписок по счету MT940.

Перейти к Управление наличностью и банком > Настройка > Расширенная настройка банковской выверки > Формат банковской выписки .
Нажмите Новый .
Укажите формат выписки, например MT940 .
Введите имя формата.
Задайте в поле Группа обработки группу, которую вы определили ранее, например MT940 .
Установите в поле Тип файла значение txt .

Последний шаг — включить расширенную банковскую выверку и установить формат выписки на банковском счете.

Перейти на Расчетно-кассовое и банковское дело > Банковские счета .
Выберите банковский счет и откройте его, чтобы просмотреть подробности.
На вкладке Выверка установите для параметра Расширенная выверка банка значение Да .
Когда вам будет предложено подтвердить ваш выбор и включить расширенную банковскую выверку, нажмите ОК .
Установите для поля Формат отчета формат, который вы создали ранее, например MT940 .

Настроить импорт выписок из банка BAI2

Во-первых, вы должны определить группу обработки формата выписки по счету для выписок по счету BAI2 с помощью структуры сущностей данных.

Перейти к Рабочие области > Управление данными .
Щелкните Импорт .
Введите имя формата, например BAI2 .
Установите для поля Формат исходных данных значение XML-Element .
Установите в поле Имя объекта значение Выписки по счету .
Чтобы загрузить файлы импорта, нажмите Загрузить , а затем выберите файл SampleBankCompositeEntity.xml , который вы сохранили ранее.
После того, как сущность «Выписки по счету» загружена и сопоставление завершено, щелкните действие Просмотреть карту для этой сущности.
Сущность банковских выписок — это составная сущность, состоящая из четырех отдельных сущностей.В списке выберите BankStatementDocumentEntity , а затем щелкните действие Просмотреть карту .
На вкладке Преобразования щелкните Новый .
Для порядкового номера 1 щелкните Загрузить файл и выберите файл BAI2CSV-to-BAI2XML.xslt , который вы сохранили ранее.
Нажмите Новый .
Для порядкового номера 2 щелкните Загрузить файл и выберите BAI2XML-to-Reconciliation.xslt , который вы сохранили ранее. Примечание. Файлы преобразования созданы для стандартного формата. Поскольку банки часто расходятся с этим форматом, вам, возможно, придется обновить файл преобразования, чтобы он соответствовал формату вашей банковской выписки.
Нажмите Новый .
Для порядкового номера 3 щелкните Загрузить файл и выберите файл BankReconciliation-to-Composite.xslt , который вы сохранили ранее.
Щелкните Применить преобразования .

После настройки группы обработки форматов следующим шагом является определение правил формата выписок по счету для выписок по счету BAI2.

Перейти к Управление наличностью и банком > Настройка > Расширенная настройка банковской выверки > Формат банковской выписки .
Нажмите Новый .
Укажите формат выписки, например BAI2 .
Введите имя формата.
Задайте в поле Группа обработки группу, которую вы определили ранее, например BAI2 .
Установите в поле Тип файла значение txt .

Последний шаг — включить расширенную банковскую выверку и установить формат выписки на банковском счете.

Перейти на Расчетно-кассовое и банковское дело > Банковские счета .
Выберите банковский счет и откройте его, чтобы просмотреть подробности.
На вкладке Выверка установите для параметра Расширенная выверка банка значение Да .
Когда вам будет предложено подтвердить ваш выбор и включить расширенную банковскую выверку, нажмите ОК .
Задайте для поля Формат отчета формат, который вы создали ранее, например BAI2 .

Проверить импорт выписки по счету

Последний шаг — проверить, можете ли вы импортировать свою банковскую выписку.

Перейти на Расчетно-кассовое и банковское дело > Банковские счета .
Выберите банковский счет, для которого включена функция расширенной банковской выверки.
На вкладке Сверка щелкните Выписки по счету .
На странице Выписка по счету щелкните Импортировать выписку .
Установите в поле Банковский счет выбранный банковский счет. Формат выписки Поле будет установлено автоматически в зависимости от настроек банковского счета.
Щелкните Просмотрите и выберите файл электронной банковской выписки.
Нажмите Загрузить .
Нажмите ОК .

Если импорт прошел успешно, вы получите сообщение о том, что ваш оператор был импортирован. Если импорт не был успешным, найдите задание в рабочем пространстве Управление данными в разделе Журнал заданий . Щелкните Сведения о выполнении для задания, чтобы открыть страницу Сводка выполнения , а затем щелкните Просмотреть журнал выполнения , чтобы просмотреть ошибки импорта.

правил обязательного вывода средств | DWC

Есть несколько важных причин, по которым нужно знать, что бывшие сотрудники имеют остатки на счетах в плане.

Сборы за ведение документации и другие связанные с планом сборы часто зависят от количества участников, у которых есть остатки на счетах.
Многие официальные раскрытия плана должны быть предоставлены бывшим сотрудникам до тех пор, пока они не получат полное распределение от плана.
Планы с более чем 100 участниками в первый день года обычно требуются для подачи формы 5500 в качестве лица, подающего большой план, что требует найма бухгалтерской фирмы для аудита финансовой отчетности плана. В подсчет участников входят неактивные участники с остатками на балансе.Обратите внимание, что для планов, которые никогда не требовали аудита, это требование действует при 120 участниках.
Для участников, которые прекратили участие пять или более лет назад, необходимо отслеживать и конфисковывать необоснованные остатки.
План должен предоставить форму 8955-SSA в IRS, чтобы сообщить об уволенных участниках, у которых есть остатки в плане более года.

Однако одна из наиболее важных причин заключается в том, что многие планы включают положение, требующее, чтобы бывшие сотрудники с имущественным балансом ниже определенного порога были вынуждены убирать свои деньги из плана.Эти принудительные выплаты называются разными именами — принудительное распределение, обязательные выплаты и т. Д. Независимо от названия, которое используется, спонсоры плана должны предоставлять участникам, которые не достигли порогового значения, возможность добровольно снимать свои балансы. . Если участники не предпринимают никаких действий, спонсор плана должен распределить их остатки.

Наш план включает положение о принудительном вытеснении, это необязательно?

Нет. Спонсоры плана обязаны периодически проверять балансы бывших сотрудников и обрабатывать обязательные выплаты, которые не достигают применимого порогового значения.

Что означает «периодически» по отношению к распределению сил?

Это несколько двусмысленно и было истолковано как означающее все, от постоянно до, по крайней мере, один раз в год. Основываясь на строгом техническом прочтении правил, можно толковать, что принудительные выплаты должны инициироваться с любой частотой, допускаемой планом добровольного распределения.

Так, например, если план допускает немедленное распределение при увольнении (как это делает большинство планов 401 (k)), обязательное распределение должно быть инициировано сразу после прекращения участия участника с небольшим балансом.

Большинство планов также включают волшебные слова «как можно скорее в административном порядке». Многие провайдеры интерпретируют этот язык, чтобы обеспечить менее частые выплаты, например, ежеквартально или ежегодно.

Независимо от выбранной частоты спонсоры плана должны согласовывать свое расписание на каждом интервале. Например, если вывод средств обрабатывается ежеквартально, они должны обрабатываться, как правило, в одно и то же время каждый квартал.

Какие применяются пороги вывода средств?

Каждый план имеет возможность устанавливать собственные пороговые значения в пределах определенных параметров.Правила позволяют устанавливать порог вывода средств на уровне 5000 долларов, а также позволяют спонсору плана вообще не выводить средства. Однако выбранный порог должен быть записан в плановый документ и соблюдаться.

Следует учитывать еще один фактор. Планы, которые устанавливают порог на уровне более 1000 долларов, должны обрабатывать выплаты двумя разными способами в зависимости от рассматриваемой суммы. Вложенные остатки от 1000 до 5000 долларов должны быть переведены в IRA, учрежденную от имени бывшего сотрудника.Суммы ниже 1000 долларов могут быть обналичены участнику посредством чека.

В остальной части этого FAQ ссылки на долларовые суммы предназначены для обозначения гарантированных остатков на счетах, а не обязательно общих остатков на счетах.

Что побуждает спонсоров плана использовать требование пролонгации IRA от 1000 до 5000 долларов, а не просто выбирать порог в 1000 долларов и обналичивать людей?

Когда эти правила были впервые введены в действие в 2005 году, многие спонсоры сделали именно это.Однако по мере развития рынка многие регистраторы и поставщики инвестиционных услуг теперь имеют продукты и процессы для облегчения этих типов автоматического пролонгации IRA. Для спонсоров, которые хотят «упростить» свои планы, устраняя как можно больше остатков бывших сотрудников, использование более высокого лимита является эффективным способом добиться этого.

Поставщиков услуг автоматического пролонгации обычно можно найти, изучив услуги пенсионного плана.

Если автоматические пролонгации проще, можем ли мы применить эту опцию ко всем остаткам ниже порогового значения?

Да, если в вашем плановом документе есть необходимая формулировка, можно автоматически переносить все остатки на сумму менее 5000 долларов в IRA для участника вместо выдачи денежных выплат.

Что делать, если бывший сотрудник внес в наш план большую сумму, но получил лишь небольшую сумму из внесенных нами взносов?

Планы, которые используют максимальный лимит в 5000 долларов, могут выбрать (через документ плана, конечно) игнорировать пролонгацию остатков при определении того, кто подлежит обналичиванию. Рассмотрим этот пример:

Похоже, этот участник значительно превысил лимит и не может быть обналичен. Однако, если в плановом документе предусмотрено исключение пролонгаций, гарантированный баланс для этой цели составляет всего 2100 долларов США, что означает, что участник должен быть вынужден выйти.Это включает в себя все 12 100 долларов.

Должен ли я уведомлять участников перед их обналичиванием?

Да.

Перед обработкой принудительного распределения спонсор плана должен уведомить бывшего участника по крайней мере за 30 дней, чтобы он принял решение о распределении денежных средств или переносе на IRA или новый план по своему выбору.

Уведомление должно включать стандартные раскрытия информации о распределении (например, специальное налоговое уведомление), объяснять, что произойдет, если участник не примет участие в выборах, i.е. обналичивание или автоматическое продление, а также проинформировать участника о крайнем сроке проведения выборов.

У вас есть образцы писем, которые мы могли бы использовать для уведомления бывших сотрудников?

Вы можете скачать образцы писем в формате Word, перейдя по этой ссылке. Эти образцы предполагают лимит принудительного вывода в размере 5000 долларов США, поэтому вам может потребоваться внести изменения, если в вашем плане используется другой лимит.

2. Расчетно-денежная документация в банках, ее классификация, виды и правила оформления. Организация деятельности банка

Похожие главы из других работ:

1. Формы бухгалтерского баланса в банках (приложение № 9 Правила ведения бухгалтерского учета).

1.1 Деньги: сущность, функции и виды. Денежная масса

2. Документация и документооборот в банках

1.7 Понятие расчетно-кассовых операций, их классификация

1. Теоретические и организационные основы расчетно-кассового обслуживания в коммерческих банках

1.2 Функции и виды расчетно-кассового обслуживания

Глава 1.

1.2 Функции и виды расчетно-кассового обслуживания в современных коммерческих банках

3 Правила оформления платежных поручений

Глава 2.

2.1 Правила кредитования, действующие в банках РФ

2. Документация и документооборот в банках

1.3 Виды и порядок оформления расчетных документов

1. Виды и общие правила правового регулирования

Система контроля кассовых операций и кассы Set Prisma

Практики внутреннего контроля

Фон

Разделение обязанностей

Подотчетность, авторизация и одобрение

Безопасность активов

Проверка и сверка

Фон

Разделение обязанностей

Подотчетность, авторизация и одобрение

Безопасность активов

Проверка и сверка

Фон

Разделение обязанностей

Подотчетность, авторизация и одобрение

Безопасность активов

Проверка и сверка

Фон

Разделение обязанностей

Подотчетность, авторизация и одобрение

Безопасность активов

Проверка и сверка

Выплата гонораров сотрудникам UC

Разделение обязанностей

Подотчетность, авторизация и одобрение

Безопасность активов

Проверка и сверка

Фон

Подотчетность, авторизация и одобрение

Безопасность активов

Проверка и сверка

Фон

Разделение обязанностей

Подотчетность, авторизация и одобрение

Безопасность активов

Проверка и сверка

Соблюдайте требования политики в отношении поездок Калифорнийского университета в Сан-Диего

Разделение обязанностей

Подотчетность, авторизация и одобрение

Безопасность

Проверка и сверка

Защита денежных средств и их эквивалентов — шлюз административных служб

Основные требования к ведению документации | Бизнес Квинсленд

Основные записи

Записи на конец финансового года

Передовая практика и ведение документации

Также рассмотрите …

8.2 Определение и объяснение внутреннего контроля и его цели в организации — Принципы бухгалтерского учета, Том 1: Финансовый учет

Ваша очередь

Банковское мошенничество в Эниде, Оклахома

Продолжающееся приложение

Контроль за мошенничеством в продуктовых магазинах

Роль внутреннего контроля

Окружающая среда, ведущая к Закону Сарбейнса-Оксли

Основные бухгалтерские компоненты Закона Сарбейнса-Оксли

Ваша очередь

Растущее значение отчета о внутреннем контроле

Ссылка на обучение

: определение и пример — видео и стенограмма урока

Столбцы журнала расчетов наличными

Бизнес-пример квилтинга

Сводка урока

Настройка расширенного процесса импорта выверки банковских счетов — Финансы | Динамика 365

В этой статье