Кассовая книга образец заполнения вручную: Кассовая книга: образец | Современный предприниматель — Печати, полиграфия, наружная реклама в Волгограде

Содержание

Кассовая книга пример заполнения и образец бланка формы № КО-4

Для учета всех кассовых операций по принятию или выдаче денежных средств, проводимых организацией, используется кассовая книга (унифицированная форма КО-4). Кассовая книга ведется на каждом предприятии в единственном экземпляре на стандартном бланке КО-4. Организация на свой выбор может вести книгу как вручную, так и на компьютере (предусмотрены оба варианта).

Ведение КО-4 в электронном виде

Данный вариант ведения книги возможен только в случае обеспечения на предприятии мер по сохранению кассовых документов.

При данном ведении учета к началу рабочего дня кассир составляет два экземпляра бланков «Вкладной лист» и «Отчет кассира», которые содержат необходимые данные. Эти бланки нумеруются по порядку сначала года. В конце месяца (года) на последнем «вкладыше» прописывается общее число листов за месяц (год).

В обязанности кассира входит тщательная проверка полученных данных, после чего он подписывает бланки.

Вкладные листы он хранит у себя в течение трех лет, а отчет направляет (по расписку) в бухгалтерию, с приложенными приходными и расходными кассовыми документами.

Данный способ ведения кассовой книги предполагает распечатку вкладных листов по мере необходимости (или в конце года), после чего они брошюруются и подписываются руководителем и главным бухгалтером с проставлением количества страниц за год.

Ведение КО-4 вручную

Некоторые организации ведут КО-4 вручную, поэтому заводят ее на определенное время (зависит от количества страниц).

Нумерация листов осуществляется до начала работы с ней, а общее количество заверяется на последней странице руководителем и главным бухгалтером.

Кассовая книга прошивается и опечатывается мастичной печатью так, чтобы нельзя было вынуть листы.

Варианты заполнения кассовой книги

Вертикальное расположение страниц. При таком раскладе вся информация за день располагается на одной страничке. Отчет кассира составляется двумя способами:
- Отчет кассира – следующая страница книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами. При заполнении шариковой ручкой между листами кладется копирка. Вторые экземпляры отрываются и являются отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.
- Отчет кассира — вкладной чистый лист. Нумерация — сплошная. На чистом листе печатается «Отчет кассира за «__» ______г». Записи ведутся через копирку. В конце рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.
Горизонтальное расположение страниц. Каждая страница книги включает в себя две равные части: с горизонтальной разлиновкой оформляется кассиром, как первый экземпляр, а без горизонтальных линеек, как второй экземпляр лицевой и оборотной сторон через копирку шариковой ручкой. Для этого лист необходимо сложить по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копирку. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.
Первым и вторым частям листов присваивается один номер. Первые части остаются в кассовой книге, а вторые отрывают, так как они являются отчетом кассира и до конца дня не отрываются.
При заполнении бланка вначале заполняются приходные документы, а потом уже расходные.
В конце рабочего дня подводятся итоги операций, выводится остаток денежных средств в кассе на следующее число. После чего кассир передает (под роспись) в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами.
Правильность ведения кассовой книги проверяет главный бухгалтер организации.

В случае, если среди остатка денежных средств есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, их сумму указывают в отдельной строке (см. лимит остатка кассы).

Кассовая книга — что это такое, бланк, образец, КО-4, нужно ли подшивать КМ-6, по установленной форме

Ни одна организация, выполняющая операции с наличными деньгами, не может обойтись без кассового учета. Одним из главных требований является надлежащее оформление кассовой документации. Каковы нюансы заполнения кассовой книги?

Если деятельность организации предусматривает осуществление наличных расчетов, то наличие кассовой книги в единичном экземпляре обязательно.

Заполняется данный документ по унифицированной форме КО-4. Можно оформлять книгу на бумажном носителе или электронном формате. Какие особенности сопутствуют ведению кассовой книги КО-4?

Операции по кассе ведет работник организации, назначенный приказом руководителя и должностной инструкцией. Таковым может выступать кассир или бухгалтер (главбух).

В небольших фирмах, при отсутствии кассира и бухгалтера, ведением кассового учета занимается непосредственно руководитель.

При ведении такого документа как кассовая книга должно соблюдать основные правила по ее заполнению.

Выглядят они следующим образом:

Все приходные ордера надлежит заверять подписями главбуха и кассира и печатью	При наличии таковой. На расходном ордере дополнительно к таким заверениям проставляется подпись руководителя
По завершении дня кассовая книга проверяется бухгалтером	Посредством просмотра правильности заполнения кассовых документов и подобающего разнесения оных на счета бухучета. При надлежащем оформлении бухгалтер проставляет личную подпись в нужных местах
Руководствуясь итогами по кассовой книге, кассир сличает остаток наличности	При отсутствии денежного оборота в течение дня, ничего вписывать в книгу не требуется
Вести кассовую книгу надобно в хронологическом непрерывном порядке в течение года	С первого дня нового года ведется новая книга. Каждая запись книги являет собой отдельный документ, с подписями и заверением

Ранее действовавший Порядок заполнения кассовой документации не допускал внесение исправлений в кассовую книгу. С 1.06.2014 это стало возможным.

При этом каждое исправление должно сопровождаться указанием даты, Ф.И.О. и подписи лица, обнаружившего и исправившего погрешность.

Что это такое

Кассовая книга представляет собой учетную ведомость, необходимую для регистрации всех операций с наличными деньгами. Порядок ведения данного документа определяется ч.3 «Порядка ведения кассовых операций».

Соответственно этому положению книга ведется в одном экземпляре. Заполнять документ можно как ручным способом, так и автоматизированным.

Можно назвать кассовую книгу специальной формой по учету наличных операций. Записи в кассовой книге ведутся кассиром, который и является ответственным за правильность вносимых данных.

Вписываются сведения в кассовую книгу через копировальную бумагу в целях получения копии страницы. Первый экземпляр остается в самой книге, вторая копия является отрывной и выступает в виде отчета кассира.

Нумерация первого листа идентична со вторым. Вносятся записи непосредственно по получении/выдаче денежных средств.

По окончании дня кассиру надлежит посчитать итог осуществленных за смену операций. Потом он считает остаток денег в кассе и подает в бухгалтерию отчет с приходными/расходными кассовыми документами.

Подается отчет под расписку на первом экземпляре в кассовой книге. Вести кассовую книгу нужно каждодневно, рассчитывая остаток на окончание всякого рабочего дня.

Контроль над верным ведением кассовой книги исполняет главный бухгалтер. После того как период ведения кассовой книги завершен, все листочки сшиваются. Затем прошитые листы заклеиваются итоговым листом.

С какой целью ведется

Основная цель ведения кассовой книги это фиксация всех приходных и расходных операций с денежными средствами, реализовываемых организацией.

При помощи записей можно отследить передвижение денег. Ежедневная сверка остатка по кассе и имеющихся наличных средств позволяет своевременно выявить недостатки и излишки по кассе.

При возникновении каких-либо неясностей в ходе налоговой проверки кассовая книга становится одним из главных доказательств, помогая восстановить картину операционного учета.

Полезно наличие кассовой книги и для целей управленческого учета, поскольку отображает доходы и расходы организации максимально подробно.

Действующая нормативная база

Постановлением Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998 утверждена специальная форма для кассовой книги 0310004. Здесь же приводятся образцы форм приходного и расходного кассовых ордеров.

Форма 0310001 для ПКО и форма 0310002 для РКО. Указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 несколько изменило порядок ведения кассового учета юридическими лицами.

Изменения начали действовать с 1.06.2014, значительно упростив ведение кассовых документов. Приложение к этому документу содержит подробный алгоритм расчета организациями лимита кассы с учетом доходов и расходов.

Непосредственно порядок ведения кассовых операций учреждается Положением №373-П. Утверждено оно 12.10.2011 ЦБ РФ и действует с 1.01.2012.

Существующие нормативы устанавливают, что вести кассовую книгу разрешено как от руки, так и в виде электронном.

Оформлять электронную кассовую книгу допустимо, если субъект может обеспечить сохранность электронного учета и предотвратить несанкционированный доступ.

Особенности ведения электронной книги таковы:

Любой новый день начинается с заранее составленных машинограмм идентичного содержания	Именуются они «Вкладным листом» и «Отчетом кассира». Нумерация страничек ведется по нарастающей
На конечной машинограмме месяца и года	Делается пометка о числе листов за соответсвующей период
Каждая машинограмма обследуется кассиром	На достоверность и подписывается
«Вкладной лист»	Сохраняется у кассира на протяжении года. «Отчет кассира» подобает передавать в бухгалтерию одновременно с приходными и расходными ордерами
При электронном учете «вкладыши»	Распечатываются не менее одного раза в год по завершении года. После сшивки и опечатывания они подписываются главбухом и руководителем
Заносить исправления в электронный документ запрещено	Допускается лишь заново составить лист

Что касается бумажного варианта документа, то нюансы ведения таковы:

Создаваться книга может на различные периоды времени	Исходя из количества операций. Но ведение одной кассовой книги дольше года запрещено
Бумажные страницы пронумеровываются еще до внесения первой записи	Численность листов удостоверяется подписями руководителя и главбуха на последнем листочке
Кассовая книга должна быть прошита	И заверена печатью из сургуча
Если число дневных операций велико	Допускается использовать несколько страниц на один день. Причем ведется сквозная их нумерация
Ошибки в бумажной книге можно исправить	Незначительные погрешности зачеркиваются, указывается нужный вариант и подпись исправившего лица. При существенных ошибках страница перечеркивается, ставится пометка «Аннулировано» и составляется лист без ошибок
В дни выдачи зарплаты лимит по кассе может превышаться	В этом случае требуется заполнение строчки «в т.ч. на выплаты» и обособленно выделять суммы на оплату труда

Что она собой представляет

Начинает форму кассовой книги титульный лист. На нем указываются данные о названии организации, коде ОКПО и наименовании структурного подразделения. Здесь же указывается временной интервал, на протяжении какого планируется осуществлять ведение регистра.

Отчет кассира с вкладным листом различны лишь по названию, оформляются они абсолютно одинаково. В верхней части пишется дата составления и номер листа. В табличную часть вносится запись об оставшейся наличности в кассе на конец предшествующего дня.

При осуществлении операций кассир заносит данные в соответственные строки:

номер РКО или ПКО вписывается в строчку о номере документа;
в следующем столбце указывается Ф.И.О. лица, внесшего или получившего средства;
надлежащий код из Плана счетов организации вносится в графу о корреспондирующем счете;
столбики о приходе и расходе заполняются полученными или выданными суммами;
итоги, вычисленные кассиром за смену, вписываются в строчку об итогах за день.

После того как книга заполнена, кассиром подсчитывается остаток денежной наличности на конец дня. Фактический остаток сличается с высчитанным по записям. После обследования кассир подписывает отчет и пересчитывает документы.

В кассовой книге нужно прописью указать число кассовых ордеров за смену. Далее документы прошиваются и передаются в бухгалтерию. После изучения отчета кассира бухгалтер проставляет на нем свою подпись.

Говоря о том, как выглядит кассовая книга, стоит упомянуть такие нюансы, как способы заполнения. Заполнять книгу можно способом вертикальным либо горизонтальным.

При вертикальном методе расположение страниц соответственно вертикально. К одному кассовому дню относится одна страница книги. Отчет кассира в этом случае может находиться на следующей странице.

Записи ведутся под копирку, и второй листок является отрывным. Может отчет кассира при подобном варианте заполнения составляться на отдельном чистом листочке. Записи на него переносятся также копировальным способом.

Горизонтальный вариант ведения книги представляет собой деление книги на две одинаковые части. В первой части имеются горизонтальные полосы, которые наполняются кассиром. Первая часть это вкладной лист, то есть экземпляр первый.

Часть вторая не расчерчена и представляет собой второй экземпляр. Заполняется таковой с двух сторон через копировальную бумагу. Для этого лист перегибается пополам и между половинками подкладывается копирка.

При необходимости переноса записи отрывной лист сворачивается на обратную сторону и продолжается ведение записи. Первая часть остается в кассовой книге, вторая подается в бухгалтерию как отчет кассира.

Бланк по установленной форме

Бланк кассовой книги является унифицированным документом формы КО-3. Не допускается изменять формат ведения книги. Каждая организация обязана вести кассовый учет согласно установленному порядку.

Бланк формы К0-3 в формате Word можно скачать здесь. Также можно воспользоваться бланком кассовой книги в формате Excel, скачав его здесь.

Нюансы для малых предприятий

Малые предприятия вправе осуществлять все записи на бланках вручную, не делая исправлений в РКО и ПКО. Предприятия , являющиеся структурными подразделениями организации, ведут отдельную кассовую книгу, копия которой отправляется в головную организацию.

При этом организация отображает все нюансы ведения кассового учета структурными подразделениями в специальном документе. Называется таковой Методикой, ведущие кассу работники уведомляются о его содержании под роспись.

С 1.06.2014 в соответствии с Указанием №3210-У малые предприятия могут вообще не вести кассовой книги, руководствуясь упрощенными правилами.

Особенно это касается раздельного налогового учета расходов и доходов и высчитывания расчетных показателей по специальной формуле.

Также новые изменения позволили пользоваться услугами физических лиц по договору для ведения бухгалтерии и оформления кассовых документов.

Образец выписки из документа

Выписка из кассовой книги нередко может быть востребована различными инстанциями. Чаще всего ее требует банк или налоговая инспекция. Специальной формы для данного документа не предусмотрено.

Потому каждая организация выбирает наиболее приемлемый вариант оформления. Можно составить выписку в виде таблицы. В нее переносятся данные по всем операциям за запрашиваемый период.

В верхней части выписки указывается наименование документа, название организации и код по классификатору предприятий. Здесь же пишется указываемый период извлечения. В основном таблица выполняется аналогично разметке кассовой книги.

Заверяет выписку руководитель и ответственное лицо, составившее документ. Можно создать выписку посредством копирования нужных страниц. Далее копии заверяются. На первой странице указывается, что это выписка.

На каждом скопированном листе ставятся подписи руководителя и ответственного лица, а также печать при наличии оной. В качестве шаблона использован разворот страниц. Аналогичным образом можно подготовить документ за любой период времени.

Каков срок хранения

Специального срока хранения кассовых документов законодательством не предусмотрено. Здесь следует руководствоваться тем, что данная документация относится к документам налогового и бухгалтерского учета.

Срок хранения таковых по закону «О бухучете» равен пяти годам. При этом не конкретизировано место хранения документов. Порядок передачи на сохранении и место сохранения определяется руководителем.
Желательно зафиксировать порядок в графике документооборота. Кассовые документы считаются первичными учетными документами. Ст.23 пп.8 п.1 НК РФ устанавливает четырехлетний период сохранения для первичной документации.

Данные требования должны соблюдаться по отношению ко всем бухгалтерским и налоговым документам, необходимым для целей расчета налогов.

В то же время ч.1 ст.29 ФЗ №402 требует сохранять первичные учетные документы, бухотчетность и регистры бухучета в течение срока, определенного правилами архивного дела, но не меньше пятилетнего интервала.

То есть сохранять кассовую книгу нужно лет пять как минимум. Начало отсчета периода сохранения начинается с первого дня года, последующего за годом оформления документации.

Нужно ли подшивать к ней КМ-6

Форма КМ-6 являет собой отчет кассира. Составляется таковая ежедневно по завершении рабочего дня на основании показаний ККМ и сумм дневной выручки.

Кассир создает один экземпляр данного документа, подписывает его и сдает вместе с выручкой бухгалтеру, или иному лицу, ответственному за ведение кассовой дисциплины по приходному кассовому ордеру.

Необходимость составления кассового отчета зафиксирована в п.6.1 «Типовых правил эксплуатации ККМ», ратифицированных Постановлением Минфина РФ №104 от 30.08.1993. Форма отчета КМ-6 утверждена Госкомстатом.

Способ хранения КМ-6 рассмотрен в «Указаниях по применению и заполнению первичной учетной документации по учету денежных расчетов … с применением ККМ».

Данные Указания являются приложением к Положению №132 от 25.12.1998 «Унифицированные формы первичной учетной документации …». Здесь определена необходимость сдачи формы КМ-6 по приходному ордеру в бухгалтерию.

Что касается хранения, то особых требований не предусмотрено. Хранить КМ-6 можно в любом удобном виде. Можно сохранять их отдельно либо подшивать помесячно (поквартально) и хранить вместе со всей кассовой документацией.

Заполненный образец

Во избежание ошибок в отношении оформления кассовой книги, желательно детально рассмотреть пример такого документа в заполненном виде.

Осуществляя любой вид деятельности с применением наличных расчетов, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо должны уделить должное внимание кассовой дисциплине.

Важно правильно оформлять все кассовые операции. Для этого следует ознакомиться с образцом книги, изучить особенности ее ведения и правильно осуществлять учет операций с наличностью.

Как правильно вести кассовую книгу ИП: правила заполнения

Предприниматели должны вести учет движения денежной наличности наряду с предприятиями других форм собственности. Учет предполагает документальное оформление поступления, выдачи денежных средств, сдачи наличности в учреждение банка.

Обязанность ведения кассовой книги предпринимателями

В 2014 году законодательством внесены изменения в порядок ведения предпринимателями кассовой книги. На основании Указания Центробанка от 11.03.2014г. за № 3211-У ИП освобождены от ведения кассовой книги. Нововведение законодательства не означает отказа от ведения учета наличных денежных средств, но допускает отсутствие точного учета и исключает проверки кассы налоговыми органами.

Требование законодательства состоит в обязательном учете физических показателей деятельности предпринимателя, на основании которых начисляются налоги. Данное указание можно в первую очередь применить к учету специальных режимов налогообложения ИП.

Преимущественное количество активно работающих ИП продолжают вести журнал и оправдательные документы. Если предприятие использует общую систему налогообложения или имеет значительные денежные обороты, неведение кассовой книги может привести к потере данных или, что также вероятно, сокрытию средств недобросовестными сотрудниками.

Прямое указание на отсутствие необходимости вести кассовую книгу предпринимателям на ОСН отсутствует. Кроме того, если ИП имеет зарегистрированную технику ККТ, в этом случае ведение журнала необходимо. Проверка ведения учета ККМ производится одновременно с контролем поступления денежных средств в операционную кассу ИП. Если журнал вести правильно, проверка имеет положительный результат.

Послаблением в учете операций воспользовались только предприниматели, имеющие:

малые обороты денежной наличности;
отсутствие численности работников;
незарегистрированный ККМ, используемый в качестве способа учета движения наличности.

Простота заполнения книги и сопровождающих документов позволяет предпринимателю использовать журнал для контроля операций. Если самостоятельно сложно разобраться в порядке движения документов, подсказать, как правильно заполнять формы, могут специалисты – налоговые консультанты обслуживающих учет компаний.

Отличие кассы от ККМ

В учете денежной наличности различают средства, полученные с использованием контрольно-кассовой техники и операционную кассу предприятия. Если ИП имеет зарегистрированную в установленном порядке ККМ, денежная наличность поступает операционисту с выпиской документа о приеме – чека, иной формы.

По окончании кассовой смены наличность по отчету кассира вносится в операционную кассу предприятия. Кассир оформляет операцию приходным кассовым ордером. При отсутствии официально зарегистрированного ЭКЛЗ денежная наличность может не сдаваться в кассу по окончании рабочего дня (вариант, используемый ИП на ЕНВД при расчетах с населением в розничной торговле).

Общие положения о журнале

Предприниматель может вести только одну книгу. На титульном листе необходимо указать основные реквизиты предпринимателя. Второй экземпляр не допускается и заводится на предприятии только по окончании предыдущего экземпляра. Вести кассовую документацию и книгу поручают одному лицу:

Ответственность за ведение документа возлагается на кассира – материально ответственное лицо. С сотрудником, помимо трудового договора, заключается соглашение о полной материальной ответственности.
При уходе в отпуск или возникновении иного разрешенного законодательством случая отсутствия вести кассовую документацию разрешается другому сотруднику. Документы и наличность передают правильно, по акту. Право ведения журнала определяется приказом ИП.

При наличии нескольких торговых точек выручка вносится по приходным кассовым ордерам после их закрытия. Если точек значительное количество, допускается взнос в операционную кассу по одному приходному ордеру, составляемому старшим кассиром. К документу прилагается реестр с подробной разбивкой по точкам.

Внимание! Заполнять кассовую книгу необходимо в четкой хронологии событий. Операция должна быть занесена в день движения средств – прихода или расхода.

Журнал может составляться в электронном или ручном варианте. Выбор того, как вести форму, определяется в добровольном порядке и в зависимости от оборотов ИП. Для малых размеров выручки ручная форма не менее удобна, чем электронный вариант.

Ручная форма ведения кассовой книги

При ручном заполнении документ до начала его ведения нумеруется, прошивается и заверяется подписью ИП. При нумерации страниц используется сквозной способ проставления номеров. Если предприниматель использует печать, на скрепляющем прошивку листке ставится печать, конец которой должен попасть на журнал.

При ручном заполнении документа:

Исключаются помарки, подчистки и исправления записей. Требование распространяется как на листы кассовой книги, так и на оправдательные формы, подтверждающие движение денежных средств. При возникновении неверной записи лист перечеркивается по диагонали с записью поверх линии в форме «испорчено» или ином аналогичном варианте.
По окончании кассового дня бухгалтерский работник должен вывести остатки денежной наличности. Величина остатка переходит на следующий день и служит начальной суммой листа.

В форме указывается количество подшитых приходных и расходных ордеров. Документы первичного учета необходимо вести и подшивать отдельно. Книга состоит из 2-частей – вкладыша и отчета кассира, который подлежит подшивке одновременно с формами первичного учета.

Электронная форма ведения журнала

При электронном ведении документ необходимо распечатывать по периодам. Предприятие в форме ИП самостоятельно определяет периодичность в зависимости от количества документооборота. После распечатывания документа его необходимо сшить и подписать в установленном порядке.

Электронная форма достаточно удобна и имеется во всех сопровождающих учет бухгалтерских программах. Преимущества электронной формы:

Отсутствует необходимость подсчета дебетовой и кредитовой части документа с выводом сальдо.
Перенос остатков производится автоматически.
Нет необходимости нумерации листов. Функция задается автоматически.
В программе можно задать правильные проводки для дальнейшего формирования данных.
При заполнении нет необходимости записи фамилий, инициалов сотрудников и их паспортных данных для первичного учета. Показатели вносятся единожды в справочники программы.

Если вести форму в автоматическом режиме, исключаются ошибки, на поиск и устранение которых тратится значительное количество времени. Хранение журнала осуществляется по правилам, определенным для форм первичного учета.

Важно! Книга подлежит хранению в течение 5-ти лет. По окончании срока создается комиссия по уничтожению документа и производится утилизация по письменному акту. Акт необходимо продолжать хранить бессрочно.

3 типа кассовых книг с примерами использования [Plus Free Forms]

Среди десятков основных административных систем, которые вносят значительный вклад в конечный успех вашей компании, финансовый отдел играет в первую очередь жизненно важную роль. Помимо сильной команды сотрудников, вам необходимо отслеживать приток и отток денежных средств вашего бизнеса.

Однако, учитывая многочисленные аспекты, которые необходимо учитывать, мониторинг вашей кредиторской задолженности и документирование всей финансовой деятельности может оказаться чрезвычайно сложной задачей.Если вы хотите упростить ежедневный финансовый рабочий процесс, кассовая книга будет идеальным выбором. Этот документ позволяет фиксировать ежедневные денежные потоки и систематизировать записи в бухгалтерской книге.

Часть 1
Что такое кассовая книга?

В одном предложении кассовая книга — это основной бухгалтерский документ, используемый для регистрации депозитов и снятий .

Виды кассовых книг

Как правило, существует три основных типа кассовых книг.В их числе:

Кассовая книга с простой / одной колонкой
В первую очередь документирование кассовых операций, простая кассовая книга или кассовая книга с одной колонкой считается самой базовой из трех доступных версий. Как следует из названия, простая кассовая книга содержит только столбцы дебета и кредита, которые обычно фиксируют квитанции и платежи наличными.
Совет : Как правило, поступления (поступления денежных средств) регистрируются в левой части (кредитная сторона), а дебетовые операции обычно фиксируются в правой части. Щелкните здесь, чтобы увидеть отличный формат кассовой книги с одной колонкой.
Кассовая книга с двумя столбцами
В отличие от описанной выше модели, кассовая книга с двумя столбцами имеет дополнительный столбец, который обычно используется для документирования банковских операций.
Чтобы получить четкое представление о кассовой книге с 2 столбцами, щелкните здесь.
Трехколоночная кассовая книга
Эта расширенная модель включает дополнительный столбец с каждой стороны документа.С помощью дополнительного столбца кассовая книга с 3 столбцами позволяет документировать скидки при оплате наличными, полученные от заимствования, а также скидки, полученные от кредиторов.

Перейдите по этой ссылке, чтобы увидеть идеальный образец кассовой книги с 3 столбцами.

Часть 2

Преимущества кассовой книги

Некоторые из общих плюсов этого бизнес-инструмента включают:

Образует отличный инструмент для записи, особенно при поиске транзакций, совершенных в течение определенного периода времени
Кассовая книга, объединяющая несколько операций, обеспечивает точную консолидацию банковской выписки
Обладая обширной и невероятно надежной базой данных, этот подробный документ является отличным источником ссылок на
Невероятно полная кассовая книга предлагает дополнительную информацию, важную при проведении аудитов
Помогает принимать рациональные финансовые решения, регулируя расходы

Часть 3

Как пользоваться кассовой книгой

Пожалуй, кассовая книга — один из самых настраиваемых бизнес-документов .В основе этого универсального инструмента — точное понимание того, где должен располагаться каждый элемент.

Как правило, типичная кассовая книга включает два основных раздела (дебетовый и кредитный), в которых фиксируются финансовые операции. В верхней первой строке, особенно в части кредита, этот документ выделяет начальный остаток денежных средств, обычно известный как стартовый капитал.

ProsperForms — Программное обеспечение для ежедневных и еженедельных отчетов о состоянии
Fluxes — Программное обеспечение для управления проектами и задачами
Пружины — Персональные напоминания для работы (создавайте напоминания для себя и членов своей команды)

После этого на следующем шаге вам нужно будет перейти на дебетовую сторону и перечислить проводки кассовых чеков.Что касается кредита, однако, дебетовые транзакции отражаются как вычеты и экспоненциально обновляются по мере роста вашего списка.

Часть 4

Образец кассеты

Хотя приведенные выше рекомендации могут оказаться в какой-то степени краткими, что не дает точных сведений о применимости этого документа, вы, вероятно, захотите углубить свое понимание, прочитав этот исчерпывающий образец шаблона кассовой книги.

В эту кассовую книгу включены операции, проведенные в январе 2006 года.Первоначальный капитал составлял 50 000 долларов США

Совершено транзакций:

5 января : куплено чеком на сумму 30 000 долларов
6 января : продано товаров на сумму 17 000 долларов
8 января : снял 1000 долларов США для использования в офисе
9 января : снял 900 долларов для оплаты счетов за электроэнергию с последующим снятием 700 долларов для оплаты аренды (оплачивается чеком)
10 января : проданы товары на сумму 15 000 долларов по чеку, за которыми последовала продажа за наличные на сумму 5000 долларов и, наконец, проданы товары на 18 000 долларов в кредит.
11 января : Выплаченная заработная плата 2000 долларов
12 января : продажа за наличные на сумму 8000 долларов
14 января : получил от клиентов чек на 12 000 долларов и предоставил скидку в размере 500 долларов
16 января : снято с банка сумму 2500 долларов США для использования в офисе
18 января : куплено товаров на сумму 12 000 долларов США (наличными), 4 000 долларов США (чек), 25 000 долларов США (в кредит)
20 января : продажа за наличные на сумму 20 000 долларов США и продажа чеков на сумму 15 000 долларов США
22 января : Кредиторы по ставке составили 20 000 долларов через чек и получили 1500 долларов скидки
24 января : продано за наличные на сумму 3000 долларов, которые были немедленно переведены в банк
25 января : оплата аренды чеком на сумму 1500 долларов плюс заработная плата на сумму 2000 долларов
28 января : выплачена зарплата в размере 6000 долларов чеком
30 января : сумма депозита 10 000 долларов США на банковский счет
31 января : выписанный чек на сумму 500 долларов за мелкую наличность

Используя приведенные выше данные, мы можем составить кассовую книгу за январь, которая будет выглядеть следующим образом:

Что включать в кассовую книгу

Типичная кассовая книга будет содержать такие важные детали, как

Точная дата совершения транзакции
Получатель / номер доставки для каждого приобретенного товара
Краткое описание конкретной транзакции
Текущее дебетовое и кредитовое сальдо
Имя получателя, а также последующие денежные расходы / доходы
Применяемые налоговые ставки

Часть 5

Рекомендации по созданию кассовой книги

1.Обеспечьте отличную запись записей

Отличная кассовая книга должна быть должным образом оформлена. По сути, каждая транзакционная активность должна фиксироваться в правильном столбце. Чтобы контекстуализировать это, вот краткое руководство о том, где должна располагаться каждая запись.

Кассовые поступления-кассовая колонка приёмной стороны
Скидки по дебету
Расчет наличными в кредит
Получена дисконтно-кредитная сторона

2.Обеспечьте чистоту всего документа

Человек совершает ошибку, и, записывая свои транзакции, понятно, что в какой-то момент вы можете сделать неправильную запись. Вместо того, чтобы делать многократные отмены, которые могут в конечном итоге запутать вашу кассовую книгу, подумайте о том, чтобы поставить один крест на конкретной записи.

3. Все записи должны быть датированы датой совершения каждой транзакции.

Вот образец формы:

Отредактируйте и используйте этот шаблон

Как начать:

Шаг 1: Создайте бесплатную учетную запись и создайте новый апплет, выбрав настраиваемый шаблон.

Опции:

Установите для апплета «Общий для группы», если вы хотите, чтобы все члены команды могли просматривать записи друг друга.
В качестве альтернативы вы можете разрешить каждому участнику просматривать только свои собственные записи, а заинтересованным сторонам — просматривать все записи.
При необходимости приглашайте гостей с ограниченными правами.

Настройте напоминания, если вы хотите, чтобы члены вашей команды получали автоматические напоминания по электронной почте.
Настройте, кто будет добавлять записи, выбрав вкладку «Участники».

Шаг 2: Пользователи будут нажимать кнопку « Открыть форму заявки », чтобы заполнить ее и отправить.

Шаг 3 : Как только будет добавлена новая запись, участники с правами «Просмотр» получат уведомление по электронной почте и смогут просматривать его в реальном времени на экране временной шкалы.

Щелкните «Редактировать», чтобы изменить статус или другие соответствующие атрибуты.
Сотрудники могут обсуждать записи в режиме реального времени — каждая запись имеет свой раздел для живых комментариев.
Добавляйте к записи неограниченное количество вложений (документы, изображения, фотографии, видео, аудиозаметки, файлы).
Экспортируйте записи или делитесь ими в Интернете.

Шаг 4 : Получите мгновенный доступ к историческим данным и файлам с мощными возможностями поиска и фильтрации.

Шаг 5 : Экран приборной панели позволяет вам сэкономить время, когда вы хотите проверить общий обзор, с быстрым поиском соответствующей информации одним щелчком мыши.

Создайте бесплатную учетную запись сейчас

одностоечных кассовая книга — определение, формат и примеры

LnRiLWdyaWQsLnRiLWdyaWQ + LmJsb2NrLWVkaXRvci1pbm5lci1ibG9ja3M + 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 + Knt3aWR0aDoxMDAlfS50Yi1ncmlkLWNvbHVtbi50Yi1ncmlkLWFsaWduLXRvcHt3aWR0aDoxMDAlO2Rpc3BsYXk6ZmxleDthbGlnbi1jb250ZW50OmZsZXgtc3RhcnR9LnRiLWdyaWQtY29sdW1uLnRiLWdyaWQtYWxpZ24tY2VudGVye3dpZHRoOjEwMCU7ZGlzcGxheTpmbGV4O2FsaWduLWNvbnRlbnQ6Y2VudGVyfS50Yi1ncmlkLWNvbHVtbi50Yi1ncmlkLWFsaWduLWJvdHRvbXt3aWR0aDoxMDAlO2Rpc3BsYXk6ZmxleDthbGlnbi1jb250ZW50OmZ 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 + Knt3aWR0aDoxMDAlfS50Yi1ncmlkLWNvbHVtbi50Yi1ncmlkLWFsaWduLXRvcHt3aWR0aDoxMDAlO2Rpc3BsYXk6ZmxleDthbGlnbi1jb250ZW50OmZsZXgtc3RhcnR9LnRiLWdyaWQtY29sdW1uLnRiLWdyaWQtYWxpZ24tY2VudGVye3dpZHRoOjEwMCU7ZGl zcGxheTpmbGV4O2FsaWduLWNvbnRlbnQ6Y2VudGVyfS50Yi1ncmlkLWNvbHVtbi50Yi1ncmlkLWFsaWduLWJvdHRvbXt3aWR0aDoxMDAlO2Rpc3BsYXk6ZmxleDthbGlnbi1jb250ZW50OmZsZXgtZW5kfSB9IEBtZWRpYSBvbmx5IHNjcmVlbiBhbmQgKG1heC13aWR0aDogNTk5cHgpIHsgLnRiLWdyaWQsLnRiLWdyaWQ + LmJsb2NrLWVkaXRvci1pbm5lci1ibG9ja3M + 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 Одиночный

Кассовая книга с одной колонкой почти во всех отношениях напоминает Т-образный счет.Страницы этой книги разделены по вертикали на две равные части. Квитанции вводятся слева (дебет). Платежи вводятся справа (кредит).

Кассовая книга с одним столбцом имеет только один денежный столбец на стороне дебета и кредита для записи операций с наличными деньгами. По этой причине она называется кассовой книгой с одним столбцом (или простой кассовой книгой).

Пояснение

В одной колонке кассовой книги регистрируются только денежные поступления и платежи.

Эта форма кассовой книги имеет только по одному столбцу суммы на каждой из дебетовой и кредитной стороны кассовой книги.Все кассовые поступления вводятся на дебетовой стороне, а наличные платежи — на кредитной стороне.

По сути, кассовая книга в одну колонку — это не что иное, как кассовый счет. Денежный счет не может отображать кредитовый баланс по тому принципу, что вы не можете оплатить то, чего у вас нет. Это означает, что на денежном счете всегда отображается дебетовый или нулевой баланс.

Формат одноколоночной кассовой книги

Стандартный формат одной колонки кассовой книги показан ниже.

Функции столбцов в кассовой книге с одним столбцом

Приведенный выше формат состоит из пяти столбцов с обеих сторон кассовой книги.Назначение / функция каждого столбца кратко описаны в этом разделе.

Столбец даты

Год, месяц и день поступления и выплаты наличных записываются в столбце даты на дебетовой и кредитной сторонах кассовой книги. Не повторяйте год и месяц для дополнительных записей, пока не начнется новый месяц (или не будет добавлена новая страница).

Колонка с описанием

Колонка с описанием начинается со слов «баланс сброшен» или просто «баланс».”

В этом столбце отображается остаток денежных средств на начало текущего периода. После записи начального сальдо в столбце описания регистрируются кассовые операции текущего периода.

Когда на счет поступают наличные, его название записывается на дебетовой стороне. Когда на счет вносятся наличные, название счета пишется на стороне кредита в столбце описания.

Номер ваучера

Для каждой записи в кассовой книге должен быть соответствующий ваучер.

При получении денег плательщику выдается оригинал квитанции, а копия остается у получателя. Этот чек называется дебетовым чеком , потому что он поддерживает записи на дебетовой стороне кассовой книги.

При совершении платежа от получателя выдается оригинал квитанции. Этот чек называется кредитным чеком , потому что он поддерживает записи на кредитной стороне кассовой книги.

Серийный номер дебетового ваучера записывается на дебетовой стороне, а серийный номер кредитного ваучера записывается на кредитной стороне в номере ваучера кассовой книги (V.№) столбец.

Ссылка на проводку

Когда записи из кассовой книги проводятся по счетам главной книги, в этот столбец записывается соответствующий номер счета.

Колонка суммы

Столбец суммы используется для ввода суммы, полученной или уплаченной в результате денежной операции.

Сальдирование кассовой книги

В конце дня или в конце отчетного периода суммируются столбцы сумм с обеих сторон.

Сумма по дебету в столбце «Кэш» всегда превышает сумму по кредиту. Это потому, что мы не можем заплатить больше, чем получили. Разница представляет собой фактическую наличность в кассе, которая должна соответствовать сумме наличных денег в кассе.

Чтобы две стороны кассовой книги с одним столбцом были равны, разница записывается в кредите как «смещение вниз» или просто «сальдо».

Разноска кассовой книги с одной колонкой в регистр

Следующие моменты следует учитывать при разноске кассовой книги с одним столбцом по соответствующим счетам в главной книге.

Во-первых, начальное и конечное сальдо кассовой книги не проводится.

Во-вторых, позиции на дебетовой стороне кассовой книги проводятся по кредитным сторонам счетов в главной книге, а соответствующие номера счетов вводятся в справочный столбец проводки кассовой книги.

Наконец, позиции на стороне кредита кассовой книги разносятся на стороне дебета счетов в главной книге, а соответствующие номера счетов вводятся в справочный столбец проводки кассовой книги.

Пример

Запишите транзакции, показанные ниже, в кассовую книгу с одним столбцом и проведите в бухгалтерской книге.

За 2016 год операции следующие:

Сентябрь 01: Наличные деньги (остаток в / день) $ 2 327
Сентябрь 02: Заработная плата за август 1500 долларов
05 сентября: Денежные средства, полученные от S & Co. 1360 долларов США
Сентябрь 06: Купленные товары за наличные 700 долларов
сен.07: Продажа за наличные за первую неделю 2350 $
10 сентября: Денежные средства за офисную мебель $ 1,540
12 сентября: Куплены канцелярские товары за наличные 85 долларов
15 сентября: Продажа за вторую неделю за наличные 4 500 $
17 сентября: Денежные средства выплачены A & Co. 890 долл. США
20 сентября: Купленные товары за наличные 1230 долл.
21 сентября: Продажа за третью неделю 1,200 $
сен.24: Денежные средства, полученные от S & Co. $ 1,200
28 сентября: Аренда офиса $ 800
30 сентября: Продажи за наличные за последнюю неделю 3 600 долларов США

Решение

Кассовая книга

Главная книга

Главная книга дебиторской задолженности

Главная книга кредиторской задолженности

Упражнения по кассовой книге

Кассовая книга формата

| Бухгалтерия

Прочитав эту статью, вы узнаете о формате составления кассовой книги.

Дневная бухгалтерская книга, предназначенная для записи кассовых операций, а также проводки по кассовым и банковским счетам, называется кассовой книгой. Это уникальная бухгалтерская книга, сочетающая в себе журнал и бухгалтерскую книгу. Кассовая книга — это журнал для первичной записи всех кассовых операций.

Это также бухгалтерская книга, в которой ведутся денежные средства и банковские счета. Что еще интереснее, в Кассовой книге первичная запись проходит, а проводка производится только одним махом. Поскольку это журнал, проводка необходима для соответствующего дебетового или кредитного счета.Поскольку это бухгалтерская книга кассовых и банковских счетов, проводка по наличным и банковским счетам не требуется. Как и другие счета главной книги, кассовая книга балансируется с регулярным интервалом (например, ежедневно или еженедельно).

Различные типы кассовой книги :

Кассовая книга с одной колонкой:

В этой кассовой книге выполняется запись и проводка чисто кассовых операций. Он имеет только один столбец суммы в каждой из сторон дебета и кредита.

См. Дизайн Одноколоночной кассовой книги.Он похож на любой другой счет главной книги в T-форме.

Как по дебету, так и по кредиту он состоит из пяти столбцов:

(i) Дата,

(ii) Подробные сведения,

(iii) Номер ваучера,

(iv) Фолио главной книги и

(v) Сумма.

В любом другом счете главной книги нет столбца № ваучера, вместо него есть столбец Фолио журнала. Это так в кассовой книге, потому что это тоже журнал. Здесь необходимо указать доказательства совершения сделок.В столбце «Сумма» указывается сумма дебета или кредита в зависимости от характера транзакции.

Кассовая книга с двумя столбцами:

В этой кассовой книге производится запись и проводка для кассовых и банковских операций. Дизайн этой кассовой книги похож на кассовую книгу с одним столбцом, за исключением того, что в ней есть два столбца сумм как на дебетовой, так и на кредитной стороне.

Кассовая книга с тремя столбцами:

В этой кассовой книге поддерживаются три столбца сумм как по дебету, так и по кредиту: первый столбец предназначен для скидки, второй — для наличных, а третий — для банка.

Кассовая книга с одной колонкой :

Этот формат кассовой книги полезен, когда банковская транзакция отсутствует или банковские транзакции происходят нечасто. Банковский счет открывается отдельно для банковских операций, если таковые имеются.

Пример 1:

Ниже приведены операции с наличными деньгами M / s. Mehta Bros, за первую неделю января 2009 г .:

1 января. Мехта инвестировал 5 50 000 рупий в бизнес.

2 янв.Плата за мебель — 150 000 рупий.

3 января. Приобретенные товары 3,75 000 рупий.

4 января. Проданные товары 2,75 000 рупий.

5 января. Выплачено M / s. Джамуна Дас 1,25,000 рупий для покупки в кредит.

6 января. Собрано 1,75 000 рупий с м / с. Iswarlal Bros, для продажи в кредит.

6 января. Оплачены почтовые расходы 110 рупий.

6 января. Плата за канцелярские товары 575 рупий.

6 января. Выплачено 2000 рупий.

7 января. Выплачено 7500 рупий на электрооборудование.

7 янв.Заплачено 10 000 рупий за установку телефона.

7 января. Внесено в банк 50 000 рупий.

Подготовьте кассовую книгу в одну колонку.

Решение:

Записи и проводки в кассовой книге с одной колонкой

(1) Проведите анализ транзакции для определения дебетовых и кредитовых счетов.

Для кассовой операции один из счетов должен быть кассовым.

(2) Остаток денежных средств увеличивается за счет поступления денежных средств. Денежные поступления также называют денежными поступлениями.При каждом поступлении денежных средств денежный счет дебетуется, поскольку увеличивает остаток денежных средств, являющийся активом. При каждой оплате наличными денежные средства зачисляются на счет, так как это уменьшает остаток денежных средств. Денежные платежи также называются оттоком денежных средств. Для всех кассовых чеков проводки производятся на дебетовой стороне кассовой книги с использованием префикса «Кому». Например, для транзакции от 1 января на иллюстрации 5.9:

Cash A / c Dr.

To Capital A / c

, которая разнесена на дебетовой стороне как To Capital A / c ».

Аналогичным образом, для всех платежей проводки выполняются на стороне кредита с использованием префикса «By» с соответствующим дебетовым счетом. Возьмем пример оплаты, произведенной за установку телефонной арматуры 7 января из Иллюстрации 5.9:

Телефонный депозит A / c Dr.

To Cash A / c

, который размечен как «By Telephone Deposit A / c»

Аналогичным образом проводки книги в кассовой книге также выполняются в «Столбцах с подробными сведениями». Но аналогично в записях журнала добавляется повествование.

(3) Для проводки на дебетовой стороне, то есть для денежных поступлений, дата транзакции указывается в «Столбце даты» на дебетовой стороне. Для кредитной разноски дата транзакции указывается в столбце «Дата» на стороне кредита.

(4) Для проводки по дебету справочный номер доказательства транзакции записывается в столбце «Номер ваучера» на стороне дебета, а для проводки по кредиту — на стороне кредита.

(5) Для книги дебетовых проводок номера соответствующих кредитных счетов указаны в «L.F. Столбец дебетовой стороны и номера листов книги учета кредитовых проводок соответствующих дебетовых счетов приведены в «L.F. Колонка кредитной стороны.

(6) Сумма транзакций проводится в «Столбце суммы» дебетовой стороны для денежных поступлений, то есть дебетовых проводок, и кредитной стороны для денежных платежей, то есть кредитовых проводок.

(7) Кассовая книга с одной колонкой всегда будет иметь дебетовый баланс. Невозможно потратить наличные без наличных денег.

Кассовая книга с двумя столбцами :

В этом формате кассовой книги регистрируются кассовые и банковские операции, и таким образом создается бухгалтерская книга как кассовых, так и банковских счетов.В настоящее время объем банковских транзакций даже для малого бизнеса настолько велик, что Single Column Cash Book не так полезен. Деловое предприятие платит чеками и собирает деньги со своих клиентов посредством чеков. Даже у малого предприятия есть текущий счет в банке, через который оно производит платежи и получает.

Записи и проводки в двухколоночной кассовой книге :

(i) Все платежи по чекам уменьшают сальдо банка, поэтому они проводятся по кредиту, а суммы — в столбце банка.Но платежи наличными проводятся по кредиту с суммами в столбце наличных денег.

(ii) Все поступления наличными проводятся на дебетовой стороне с суммами в столбце денежных средств. Но проводка квитанций чеком требует небольшого пояснения.

Если чеки получены и немедленно отправлены в банк для инкассо, это следует рассматривать как банковскую транзакцию, и поэтому сумма должна быть проведена в столбце «Дебет банка». Однако, если чеки получены, но индоссированы в пользу других, то они должны быть проведены в столбце «Дебет наличных» при получении и в столбце «Дебетование денежных средств» при индоссаменте.

(iii) Когда наличные деньги зачисляются в банк и когда наличные деньги изымаются из банка, наличные и банковские счета открываются одновременно. Запись в журнале внесения наличных:

Это означает одновременную проводку по дебету в столбце банка и проводку по кредиту в столбце денежных средств, что подразумевает уменьшение остатка денежных средств, но увеличение баланса в банке.

Напротив, запись в журнале снятия наличных —

Это означает проводку по дебету в столбце денежных средств и проводку по кредиту в столбце банка.Это называется Contra Entry или Contra Posting. Contra означает одновременную проводку по дебету и кредиту. Для Contra ставится отметка «C» в столбце Ledger Folio.

(iv) Иногда чеки, депонированные в банк, не оплачиваются по многим причинам.

Наиболее частыми из таких причин являются:

(a) Неправильная запись в чеке и

(b) Неспособность векселя произвести платеж.

В любом случае при получении чека передаются следующие записи:

Если чек не оплачивается, в первом случае должна быть передана обратная запись:

Во втором случае обратная запись будет такой:

(v) Банк взимает небольшую сумму за услуги, оказываемые им от имени клиентов.Обязательно введите:

Также банк иногда выплачивает небольшие проценты на остаток на сберегательном счете. Необходимый ввод:

(vi) В столбце «Денежные средства» всегда отображается дебетовый баланс:

Это означает, что выплаты наличными должны быть меньше денежных поступлений. Кстати, в столбце денежных средств может быть нулевой баланс, но в столбце банка может отображаться либо дебетовый, либо кредитовый баланс. Это означает, что банковские квитанции могут быть меньше банковских платежей. Это возможно в рамках соглашения об овердрафте с банком, при котором банк разрешает своим клиентам снимать до определенного лимита сверх депозита.

Пример 2 :

Г-жа Мадхумита предоставляет следующую информацию о своих денежных и банковских операциях по состоянию на 17 января 2009 г .:

Остаток в кассе — 700 рупий. Банк 1,47 500 рупий.

Платная перевозка 250 рупий.

Выплачено г-же Лалите, поставщику. 87 500 рупий чеком.

Собрал 67 500 рупий чеком от г-на Ашока и положил его на счет в банке.

Получил еще один чек на 12 500 рупий от г-жи Разия и оставил его для подтверждения.

Получил информацию, что чек на сумму 27 500 рупий, полученный от г-на Абхадута, был опозорен.

Снятие наличных для использования в офисе 15 000 рупий и 3 000 рупий для личного использования.

Подготовьте двухколоночную кассовую книгу.

Решение:

Разница между мелкими и наличными деньгами | Малый бизнес

Ли Николс Обновлено 10 апреля 2019 г.

Наличные деньги могут быть королем, но одни денежные счета преобладают над другими.Место, где хранятся ваши деньги, может иметь значение для успеха или неудачи вашего бизнеса. Если у компании нет наличных денег, она может быть на грани банкротства. Однако, если его мелкая наличность пуста, это просто означает, что кому-то, вероятно, нужно пойти в банк или банкомат.

Кассовая наличность

Кассовая наличность — это общая сумма любой доступной наличности. Согласно журналу «Предприниматель», это относится к любым наличным деньгам, независимо от того, находятся ли они в вашем кармане или на вашем банковском счете.Инвестиции, которые вы можете конвертировать в наличные за 90 дней или меньше, обычно включаются при подсчете наличных денежных средств.

Мелкие наличные для мелких расходов

Разница между наличными и мелкими наличными заключается в том, что мелкие наличные — это деньги, которые вы держите под рукой для совершения небольших платежей, когда вы не хотите использовать чек или кредитную карту, а наличные деньги — это деньги. любые доступные наличные. Например, если ваш сотрудник тратит 5,75 доллара на покупку офисных ручек, вместо того, чтобы выписывать сотруднику чек на его расходы, вы можете заплатить ему из своей мелкой кассы и отметить это в своей мелкой кассовой книге.AccountingCoach утверждает, что сумма, необходимая для вашей мелкой наличности, зависит от ваших потребностей; он может составлять от 50 до 200 долларов.

Показатель финансового здоровья

Доступные наличные деньги могут означать разницу между лидирующей позицией вашей компании в отрасли или борьбой с конкурентами за контракты. MySMP.com приводит пример Microsoft против Apple. В течение нескольких лет у Microsoft было более 50 миллиардов долларов наличными. После выкупа акций, затрат на исследования и дивидендов его наличные деньги упали примерно до 26 миллиардов долларов.

В то время как денежные средства Microsoft падали, Apple увеличила свою кассу почти до 20 миллиардов долларов. В прошлом Microsoft могла без проблем покупать конкурентов, чтобы оставаться на вершине компьютерной индустрии. Увеличение наличных денег у Apple выровняло игровое поле, сделав ее прямым конкурентом гиганта Microsoft. Сумма вашей мелкой наличности обычно недостаточна, чтобы иметь какое-либо влияние на финансовое здоровье вашей компании.

Наличные деньги в финансовой отчетности

Для некоторых предприятий мелкая наличность — это просто наличные в коробке, из которой вы берете счета, когда кому-то что-то нужно, и она не принимается во внимание при составлении финансовой отчетности.Хотя верно, что в финансовых отчетах обычно не требуется указывать ваши мелкие денежные средства, сумма денег в вашей мелкой наличности является частью ваших наличных денег. Вы должны знать свои наличные деньги, чтобы составить отчет о движении денежных средств.

Согласно Small Business Trends, это самый важный финансовый отчет для новых предприятий. Кредиторы используют ваш отчет о движении денежных средств, чтобы определить финансовую ценность вашей компании. Если ваш приток денежных средств недостаточен, ваши наличные деньги уменьшаются, что может привести к тому, что вы не сможете погасить свои обязательства.

Определение цели и использования фонда мелкой кассы и подготовка записей в журнале мелкой кассы — Принципы бухгалтерского учета, Том 1: Финансовый учет

Как мы уже говорили, одним из самых сложных активов для контроля в любой организации являются наличные деньги. Один из способов контроля наличных денег — это требование организации, чтобы все платежи производились чеком. Однако бывают ситуации, когда использовать проверку нецелесообразно. Например, представьте, что однажды вечером у йогурта Galaxy’s Best заканчивается молоко.Невозможно работать без молока, и обычная поставка от поставщика не поступает еще 48 часов. Для поддержания работы возникает необходимость пойти в продуктовый магазин через улицу и купить три галлона молока. Выписывать чек на эту небольшую покупку неэффективно с точки зрения времени и затрат, поэтому компании создают фонд мелкой наличности, который представляет собой заранее определенную сумму наличных денег, которая будет использоваться для оплаты небольших повседневных покупок. . Фонд мелкой наличности — это тип авансового счета, что означает, что он содержит фиксированную сумму денежных средств, которая заменяется по мере использования для поддержания установленного баланса.

Для поддержания внутреннего контроля менеджеры могут использовать кассовый чек ((Рисунок)), который отслеживает использование наличных денег и требует подписи менеджера.

Ваучер на оплату мелкой наличности. Ваучер на мелкую кассу — важный документ внутреннего контроля, позволяющий отслеживать использование наличных денег в фонде мелкой кассы. Этот ваучер позволяет руководству отслеживать использование наличных денег, баланс, который должен находиться на счете, и лицо, ответственное за утверждение платежа со счета. (авторство: Copyright Rice University, OpenStax, CC BY-NC-SA 4.0 лицензия)

Поскольку денежные средства расходуются из кассы мелкой кассы, они заменяются квитанцией о покупке. В любой момент остаток в ящике для мелких сумм должен быть равен сумме наличных денег в ящике плюс квитанции о покупках.

Например, в Galaxy’s Best Yogurt всегда есть касса с заявленным балансом в 75 долларов. После просмотра коробки, баланс подсчитывается следующим образом.

Поскольку не всегда может быть менеджер с привилегиями подписи чека, доступный для подписания чека на непредвиденные расходы, счет мелкой наличности позволяет сотрудникам делать небольшие и необходимые покупки для поддержки функционирования бизнеса, когда это нецелесообразно. формальный процесс оплаты.Во всех случаях сумма покупки за наличные деньги будет считаться несущественной по своему характеру. Напомним, что существенность означает, что рассматриваемая сумма в долларах может оказать существенное влияние на финансовые результаты или повлиять на решения инвестора.

Демонстрация типичных записей в журнале мелкой кассы

Счета мелкой кассы управляются с помощью серии журнальных проводок. Записи необходимы для (1) создания фонда, (2) увеличения или уменьшения баланса фонда (пополнения фонда по мере использования наличных средств) и (3) корректировки излишков и нехватки денежных средств.Рассмотрим следующий пример.

The Galaxy’s Best Yogurt 1 июля создает фонд мелкой наличности, обналичивая чек на 75 долларов со своего текущего счета и помещая деньги в кассу. На данный момент в кассе для мелкой наличности имеется 75 долларов, которые можно использовать для небольших расходов с разрешения ответственного менеджера. Запись в журнале для создания фонда мелкой наличности будет выглядеть следующим образом.

По мере создания этого фонда мелкой наличности создается счет под названием «Мелкая денежная наличность»; это актив на балансе многих малых предприятий.В этом случае денежный счет, который включает текущие счета, уменьшается, а денежные средства переводятся на счет мелкой наличности. Один актив увеличивается, в то время как другой актив уменьшается на той же учетной записи. Поскольку счет мелких денежных средств является авансовым счетом, этот баланс никогда не изменится и останется в балансе на уровне 75 долларов США, если руководство не решит изменить баланс мелких денежных средств.

В течение месяца несколько платежей производятся со счета мелкой наличности в Galaxy’s Best Yogurt.Предположим следующие действия.

В конце июля в кассе для мелкой наличности должны быть квитанция на покупку почтовой марки, квитанция на молоко, квитанция на мытье окон и оставшиеся деньги. Сотрудник, отвечающий за мелкую кассу, должен подписывать каждую квитанцию при совершении покупки. Общая сумма покупок по квитанциям (45 долларов) плюс остаток наличных в коробке должна составить 75 долларов. По мере проверки квитанций ящик необходимо пополнять на то, что было потрачено в течение месяца.Бухгалтерская запись для пополнения счета мелкой наличности будет иметь следующий вид.

Как правило, расходы по счетам мелкой наличности возмещаются в определенный период времени. Многие малые предприятия будут делать это ежемесячно, что гарантирует признание расходов в течение надлежащего отчетного периода. В случае, если все денежные средства на счете будут использованы до окончания установленного периода времени, они могут быть пополнены таким же образом в любое время, когда потребуются дополнительные денежные средства. Если счет мелкой наличности часто необходимо пополнять до конца отчетного периода, руководство может принять решение об увеличении остатка денежных средств на счете.Если, например, руководство Galaxy’s Best Yogurt решит увеличить остаток мелких денежных средств до 100 долларов с текущего баланса в 75 долларов, запись об этом 1 августа будет выглядеть следующим образом.

Если руководство позднее решит уменьшить остаток на счете мелкой наличности, предыдущая запись будет сторнирована, при этом денежные средства будут списаны, а мелкие денежные средства будут зачислены.

Иногда могут возникать ошибки, влияющие на баланс счета мелкой наличности.Это может быть результатом того, что сотрудник не получил квитанцию или получил обратно неправильную сдачу из магазина, в котором была сделана покупка. В этом случае создается расход, который создает избыток денежных средств в размере или дефицит .

Считаем расходы Galaxy за июль. В течение месяца на расходы было потрачено 45 долларов. Если предполагается, что остаток на счете мелкой наличности составляет 75 долларов, то в ящике для мелкой наличности должно быть 45 долларов в подписанных квитанциях и 30 долларов наличными. Предположим, что при подсчете ящиков есть 45 долларов в квитанциях и 25 долларов наличными.В этом случае остаток мелкой наличности составляет 70 долларов, тогда как он должен составлять 75 долларов. Это создает дефицит в 5 долларов, который необходимо восполнить с текущего счета. Запись о нехватке денежных средств выглядит следующим образом.

При нехватке денежных средств мы регистрируем недостачу как «дебетовую», и это имеет тот же эффект, что и расходы. Если у нас есть избыток денежных средств, мы регистрируем избыток в качестве кредита, и это имеет такое же влияние, как если бы мы отражали выручку. При наличии избытка наличных средств счет мелких денежных средств будет дебетоваться, а счет наличных средств и короткий счет будут кредитуированы.В этом случае сальдо расходов уменьшается, а сальдо на конец года является чистым сальдо от всех перерасходов и дефицитов в течение года.

Если на счете мелкой наличности постоянно не хватает денег, это может быть предупреждающим знаком о том, что отсутствует надлежащий контроль над счетом, и руководство может пожелать рассмотреть дополнительные меры контроля для лучшего контроля за наличностью.

Наличные против дебетовой карты

Система мелкой наличности на некоторых предприятиях может быть заменена использованием предоплаченной кредитной карты (или дебетовой карты) на месте.Каковы будут плюсы и минусы фактического хранения наличных денег в помещениях для системы мелкой наличности по сравнению с пополняемой дебетовой картой, которую сотрудники могут использовать для целей мелкой наличности? Какой вариант вы бы выбрали для своего счета мелкой наличности, если бы вы были владельцем малого бизнеса?

Ключевые концепции и резюме

Цель фонда мелкой наличности — производить платежи за небольшие несущественные суммы, такие как почтовые расходы, мелкий ремонт или повседневные поставки.
Счет мелких денежных средств является авансовым счетом, поэтому он дебетуется только при первоначальном создании или увеличении суммы фонда.Операции по пополнению счета включают списание расходов и зачисление денежных средств на счет (например, банковский счет).

(Рисунок) Каким образом владельцы малых предприятий лучше всего поддерживают надлежащий внутренний контроль?

Владелец должен обладать достаточными знаниями обо всех аспектах деятельности компании и иметь средства контроля для отслеживания всех активов.
Малым предприятиям не нужно беспокоиться о внутреннем контроле.
Малые предприятия должны сделать одного из своих сотрудников ответственным за все аспекты компании, дав владельцу возможность управлять компанией и генерировать продажи.
Только менеджеры должны заботиться о внутреннем контроле.

(Рисунок) Что из следующего не считается частью структуры внутреннего контроля компании?

Обеспечьте безопасность активов.
Контролировать деятельность организации для обеспечения максимальной эффективности.
Регулярно публикуйте точную финансовую отчетность.
Убедитесь, что активы используются надлежащим образом.

(Рисунок) Внутренний контроль состоит из нескольких элементов.Что из нижеперечисленного не решает проблему отражения кассовых операций в бухгалтерских записях?

Один сотрудник будет иметь доступ к кассовому аппарату.
Денежный ящик должен быть закрыт, а касса и касса должны быть сверены на предварительно пронумерованном бланке.
Попросите клиентов сообщить менеджеру, если они не получили товарный чек или счет.
Человек, стоящий за кассой, также должен нести ответственность за корректировку цен.

(Рисунок) Компания пытается установить надлежащий внутренний контроль для своей системы закупок кредиторской задолженности / запасов. В настоящее время заказ на поставку создается тем же лицом, которое получает инвентарь. Вместе заказ на поставку и квитанция о получении отправляются на счет кредиторской задолженности для оплаты. Какие изменения вы бы внесли, чтобы улучшить структуру внутреннего контроля?

Никаких изменений вноситься не будет, поскольку лицо, оплачивающее счета, отличается от лица, заказывающего инвентаризацию.
Лицо, работающее с кредиторской задолженностью, должно создать заказ на поставку.
Лицо, работающее с кредиторской задолженностью, должно создать квитанцию о получении после получения счета от поставщика.
Обязанности по созданию заказа на поставку и получению инвентаря должны быть разделены между двумя разными людьми.

(рисунок) В бухгалтерии три сотрудника: клерк по расчету заработной платы, клерк по счетам к оплате и клерк по счетам к получению.Кто из этих сотрудников должен , а не вносить ежедневный депозит?

Расчетный служащий
Клерк по счетам к оплате
кассир по дебиторской задолженности
ни один из них

(рисунок) Какой из следующих документов не нужен для обработки платежа поставщику?

Счет-фактура поставщика
упаковочный лист
проверить запрос
Заказ на поставку

(Рисунок) В чем преимущество использования технологий в системе внутреннего контроля?

Пароли могут использоваться для разрешения доступа сотрудникам.
Любые полученные денежные средства не нужно сверять, потому что компьютер отслеживает все транзакции.
Сделки легко меняются.
Сотрудники не могут украсть, потому что все операции с наличными регистрируются компьютером / кассовым аппаратом.

(Рисунок) Какие из следующих активов требуют самого строгого внутреннего контроля?

инвентарь
кредитные карты
компьютерное оборудование
наличными

(Рисунок) Обсудите важность наличия для компании надлежащей страховки и привязки своих сотрудников.

(Рисунок) 1 июня французская компания приняла решение о создании фонда мелкой наличности в размере 800 долларов США. Подготовьте записи журнала для следующих операций:

5 июня необходимо пополнить кассовый фонд, и ниже представлены квитанции: расходы на автозапчасти — 37 долларов, расходные материалы — 124 доллара, почтовые расходы — 270 долларов, расходы на ремонт и техническое обслуживание — 168 долларов, прочие расходы — 149 долларов. Наличные на тот момент составляли 48 долларов.
14 июня требовалось пополнение фонда мелкой наличности. Ниже представлены квитанции: расходы на автозапчасти — 18 долларов, расходные материалы — 175 долларов, почтовые расходы — 50 долларов, расходы на ремонт и техническое обслуживание — 269 долларов, прочие расходы — 59 долларов.Наличные в то время составляли 220 долларов.
23 июня необходимо пополнить кассовый фонд, и следующие квитанции представлены: расходы на авто 251 доллар, расходные материалы 88 долларов, почтовые расходы 63 доллара, ремонт и техническое обслуживание 182 доллара, прочие расходы 203 доллара. Наличные на тот момент составляли 20 долларов.
29 июня компания определила, что фонд мелкой наличности необходимо увеличить до 1000 долларов.
30 июня в кассу потребовалось пополнение, так как это был конец месяца. Ниже приведены квитанции: автоматические расходы 18 долларов, расходные материалы 175 долларов, почтовые расходы 50 долларов, расходы на ремонт и техническое обслуживание 269 долларов, прочие расходы 59 долларов.Наличные на тот момент составляли 437 долларов.

(Рисунок) 2 июля компания Kellie решила создать фонд мелкой наличности в размере 1200 долларов США. Подготовьте записи журнала для следующих операций:

5 июля необходимо пополнить кассовый фонд, и ниже представлены квитанции: расходы на автозапчасти — 125 долларов, расходные материалы — 368 долларов, почтовые расходы — 325 долларов, расходы на ремонт и техническое обслуживание — 99 долларов, прочие расходы — 259 долларов. Наличные в то время составляли 38 долларов.
14 июня необходимо пополнить счет мелкой кассы. Ниже представлены квитанции: расходы на авто — 425 долларов, расходные материалы — 95 долларов, почтовые расходы — 240 долларов, расходы на ремонт и техническое обслуживание — 299 долларов, прочие расходы — 77 долларов.Наличные на тот момент составляли 110 долларов.
23 июня необходимо пополнить счет мелкой кассы. Ниже представлены квитанции: расходы на автозапчасти — 251 доллар, расходные материалы — 188 долларов, почтовые расходы — 263 доллара, расходы на ремонт и техническое обслуживание — 182 доллара, прочие расходы — 203 доллара. Наличные на тот момент составляли 93 доллара.
29 июня компания определила, что размер фонда мелкой наличности необходимо уменьшить до 1000 долларов.
30 июня в кассу потребовалось пополнение, так как это был конец месяца.Ниже приведены квитанции: автоматические расходы 14 долларов США, расходные материалы 75 долларов США, почтовые расходы 150 долларов США, расходы на ремонт и техническое обслуживание 121 долларов США, прочие расходы 39 долларов США. Наличные на тот момент составляли 603 доллара.

(Рисунок) Компания Hajun начала свою деятельность 1 мая 2019 года. Следующие операции произошли в течение мая. Подготовьте записи в журнале на странице 1.

Владельцы вложили 5000 долларов со своего лицевого счета в бизнес-счет.
Оплаченная аренда 400 $ с чеком №101.
Инициировал чек № 102 для фонда мелких наличных на 200 долларов.
Получено 400 долларов наличными за оказанные услуги
Приобретены канцелярские товары на сумму 90 долларов с чеком №103.
Купил компьютерное оборудование на 1000 долларов, заплатил 350 долларов чеком № 104 и выплатит оставшуюся сумму в течение 30 дней.
Получено 500 долларов США за оказанные услуги.
Заработная плата 250 долларов, чек №105.
Возмещение мелких расходов на канцелярские товары 25 долларов, эксплуатационные расходы 125 долларов, прочие расходы 35 долларов.Наличными в кассе 18 долларов. Проверить # 106.
Увеличена сумма наличных на 50 долларов, чек № 107.

(Рисунок) Lavender Company начала свою деятельность 1 апреля 2019 года. Ниже приведены транзакции, которые произошли в течение апреля. Подготовьте записи в журнале на странице 1.

Владельцы вложили 7500 долларов со своего лицевого счета в бизнес-счет.
Оплачена аренда 600 долларов с чеком №101.
Инициировал чек № 102 для фонда мелких наличных на 250 долларов.
Получено 350 долларов наличными за оказанные услуги.
Приобретены канцелярские товары на сумму 125 долларов с чеком №103.
Приобретено компьютерное оборудование 1 500 долларов США, внесено 500 долларов США чеком № 104, оставшаяся сумма будет выплачена в течение 30 дней.
Получено 750 долларов наличными за оказанные услуги.
Заработная плата 375 долларов, чек №105.
Возмещение мелких денежных средств Канцелярские товары 50 долларов, эксплуатационные расходы 80 долларов, прочие расходы 60 долларов. Наличными в кассе 8 долларов. Проверить # 106.
Увеличена сумма наличных на 70 долларов, чек № 107.

(Рисунок) Подготовьте пробный баланс для Lavender Company, используя записи в журнале (Рисунок).

(Рисунок) (Рисунок) Посетите любимую закусочную. Опишите некоторые механизмы внутреннего контроля, применяемые на рабочем месте. Обсудите хорошие и эффективные механизмы внутреннего контроля, а также обсудите области, которые необходимо решить, где забегаловка уязвима для потерь.

(Рисунок) Завод-производитель обнаружил огромный рост объемов утилизации сырья.Был проведен обзор системы внутреннего контроля, и завод оказался сильным; существует разделение обязанностей. Когда бухгалтер сверяла некоторые инвентаризационные счета, она обнаружила более чем нормальное количество ломовых билетов. Билеты предназначались для списания одной и той же инвентарной части, подписанные одним и тем же лицом, а лом был продан только одной компании. Товар из инвентаря все еще заказывался, и только один поставщик использовался для закупки деталей. После дальнейшего расследования бухгалтером компания, покупающая товарно-материальные запасы, и компания, продающая товарно-материальные запасы компании, имели разные имена, но имели один и тот же адрес.Прокомментируйте, что пошло не так. Что случилось с системой внутреннего контроля в компании?

(Рисунок) Вице-президент по финансам просит клерка по счетам к оплате (AP) выписать чек на имя президента на 10 000 долларов. Он и президент подпишут чек (на чеке такого размера необходимо две подписи). Он также поручает служащему AP не раскрывать этот чек своему непосредственному руководителю. Что должен делать клерк AP? Должна ли она подготовить чек? Следует ли ей сообщить об этом своему непосредственному руководителю? Обсудите с учетом внутреннего контроля.

(Рисунок) Несмотря на то, что технологии улучшили структуру внутреннего контроля компании, надзорный орган не может полностью зависеть от технологий. Обсудите другие меры внутреннего контроля, которые надзорный орган должен внедрить для обеспечения прочной структуры.

Глоссарий

касса: количество наличных денег в кассе, которое будет использоваться для оплаты небольших повседневных покупок

авансовый счет: счет, который списывается только после открытия счета или увеличения итогового конечного баланса

Ведение кассовой книги — важные условия и юридические требования

Многие бухгалтеры недооценивают важность кассового учета.На практике кассовый учет часто напоминает сплошной хаос. И все же вести надлежащую кассовую книгу нетрудно.

С другой стороны, налоговая служба в последнее время все больше обращает внимание на проверку кассовых книг. Слишком часто государство теряет соответствующие налоговые поступления из-за скрытых продаж. Если аудитор отклонит кассовую книгу как неисправную, вы быстро окажетесь на дьявольской кухне в качестве предпринимателя. В следующей статье вы узнаете все, что стоит знать о кассовом учете.

Определение

В кассовом учете регистрируются поступления и расход внутренних денежных средств наличными. Все хозяйственные операции компании, оплачиваемые наличными, отражаются в кассовой книге. Как часть системы бухгалтерского учета, кассовая книга упрощает управление денежными средствами в виде справочной книги.

Зачем нужно вести кассовую книгу?

В некоторых отраслях бизнеса, например в гастрономии или розничной торговле, вы, будучи самозанятыми, должны иметь дело с огромными суммами денежных выплат.Законодатель принял здесь меры предосторожности. Чтобы предотвратить хищение продаж и, как следствие, массовое уклонение от уплаты налогов, предприниматели обязаны вести кассовые книги. Все платежи и снятие средств записываются в кассовой книге в письменной или цифровой форме. В характерной форме счета сравниваются обе позиции, из которых окончательно формируется сальдо. Эта разница не только показывает, сколько денег находится в кассе, но и баланс является важным элементом при составлении годовой отчетности.Когда вы ведете кассовую книгу, вы включаете, помимо каждой операции, соответствующие бухгалтерские документы.

Налоговые органы требуют правильного учета!

Почему я должен вести кассовую книгу как предприниматель? Ответ очевиден. Ваша кассовая книга — это точная копия того, что находится в вашем денежном ящике. Он регистрирует ваши кассовые операции , а остаток представляет интерес не только для бухгалтерии и вашего налогового консультанта, но и для налоговой инспекции. Чтобы ваша кассовая книга точно отражала ваши наличные деньги, очень важен ежедневный кассовый учет.Причем хронологический порядок всех пунктов должен быть правильным. Кредиторы вашей компании и налоговые органы требуют правильного учета — и кассовая книга — одна из них.
Важно: За ведение бухгалтерского учета и, следовательно, за ведение кассового учета всегда отвечает бухгалтер, сам предприниматель. Другими словами, это означает, что вы как предприниматель несете ответственность за все ошибки и неточности в своей кассовой книге!

Кто должен вести кассовую книгу?

Не все самозанятые лица обязаны вести кассовую книгу.Вид бизнеса определяет обязанность вести кассовую книгу. Если вы фрилансер или ведете малый бизнес, вам нужно только создать отчет о прибылях и убытках (EÜR), и вам не нужно вести кассовую книгу.
В принципе, трудоустроены только те предприниматели, которые обязаны составлять бухгалтерский баланс. Компании, внесенные в коммерческий реестр, также должны вести кассовую книгу. Тем, кто не зарегистрирован в торговом реестре, необходимо составить кассовую книгу только в том случае, если характер и масштабы их бизнеса требуют коммерческой операции.

Почему еще стоит

Если вам нужно только подготовить отчет о профиците выручки для налоговой инспекции, вам не нужно создавать кассовую книгу. Тем не менее, желательно вести бизнес-книгу, особенно в розничной торговле. Кассовый учет особенно выгоден малым и средним компаниям, которые в основном работают с наличными деньгами. С помощью кассовой книги вы получаете кристально четкий обзор всех кассовых позиций — даже если вы на самом деле не обязаны это делать. Компаниям, которым необходимо составлять баланс, приходится вести гораздо более сложный учет.Например, GmbH обязаны вести кассовую книгу в дополнение к двойной бухгалтерской отчетности.

Обзор всех предприятий с кассовой книгой

Компании с записью в торговом реестре
Компании, обязанные к ведению бухгалтерского учета и двойной записи
Предприятия, которым требуется коммерческий бизнес Операция с точки зрения объема и типа

Вести кассовую книгу: малый бизнес и фрилансер

Малый бизнес

Если ваш годовой оборот не превышает 600 000 евро, а ваша прибыль не превышает 60 000 евро, вы относитесь к группе малых предприятий.Кроме того, вы не можете выбрать юридическую форму, к которой применяется обязанность по подготовке отчетности. Это включает уже упомянутую GmbH.

Фрилансер

Категория фрилансеров (https://sevdesk.de/lexikon/freiberufler/) включает, например, врачей, налоговых консультантов и юристов, а также представителей большинства художественных, научных, педагогических или образовательных профессий. Таким образом, консультанты, дизайнеры, журналисты и переводчики тоже относятся к так называемым свободным профессиям. Статус фрилансеров не зависит от их прибыли и оборота.

Внимание: Согласно § 146 AO каждый предприниматель обязан вести индивидуальный учет всех продаж. Обязанность вести кассовую книгу снова вытекает из § 146 AO в связи с § 22 UStG. Однако запись в кассовой книге необходима только в том случае, если предприниматель обязан платить налог с продаж в соответствии с § 22 UStG. Таким образом, хотя мелкие торговцы обязаны готовить каждый доход индивидуально, им не нужно вести кассовую книгу. Самостоятельно занятые лица свободных профессий вообще не подпадают под эту категорию, и по этой причине от них не требуется вести кассовую книгу.

Важные термины в кассовом учете

Кассовый аппарат, кассовая книга или кассовый аппарат? В кассовом учете термины часто используются как синонимы, которые, строго говоря, не описывают один и тот же объект. Подробные объяснения отдельных терминов можно найти здесь:

Кассовая книга (Kassenbuch): Кассовая книга регистрирует все хозяйственные операции компании, которые были оплачены наличными.
Кассовый аппарат (Registrierkasse): Регистрирующее устройство, которое вычитает оборот из наличных денег и создает для него чек.Кассовый аппарат используется для продажи товаров и услуг.
Кассовый аппарат (Баркасса): Кассовый аппарат — это бетонный объект. Например, с помощью остатка наличности ручной кассы можно оплачивать меньшие расходы.
Касса (Кассе): Внесение и снятие средств подпадают под абстрактный термин «кассовый аппарат». Термин «наличные» снова встречается в кассовой книге.

Как выглядит правильно хранимая кассовая книга?

Если вы обязаны вести кассовую книгу или хотите добровольно регистрировать свои операции с наличными деньгами, вам следует принять во внимание следующие моменты.

Структура вашей кассовой книги

В письменной или цифровой форме: каждая запись в кассовой книге всегда включает следующую информацию:

Обозначение записи как Доход или расход
Дата
Уникальный номер документа , например номер счета
Пояснительный текст бронирования , например, «бизнес-ланч» или «конверты»
Сумма нетто и валюта c квитанции или платежи по золе
Ставка налога с продаж в процентах (7 или 19%)
Сумма налога на добавленную стоимость
Окончательный остаток денежных средств или остаток
Квитанция

Как правило, вы должны вести кассовую книгу в форме счета.Это означает, что вы сравниваете свои доходы и расходы, чтобы на последнем этапе создать баланс. Баланс показывает, сколько денег у вас в кассе. Если вашей компании необходимо вести баланс, эта сумма будет включена в ваш годовой отчет или в ваш баланс.
Кроме того, для каждой записи требуется квитанция. Кассовая книга должна всегда соответствовать фактическому остатку денежных средств. Недаром Кассовая книга считается вспомогательной книгой или вспомогательной книгой бухгалтерского учета .Поэтому на него распространяются все правовые нормы, которые уже применяются к вашей бухгалтерской отчетности. Окончательный баланс кассовой книги находится в балансе в разделе Оборотные активы .

Поправки кассовой книги

Конечно, вы можете ошибаться при ведении кассовой книги и при вводе новых записей. В то время как исправления в аналоговых кассовых книгах более сложны, цифровые книги для мелких резчиков обычно обеспечивают отличные решения. Используя аналоговую кассовую книгу, вы должны прежде всего убедиться, что вы просто не затемняете или иным образом не делаете исходную неправильную запись неузнаваемой.Вы сразу же привлечете внимание налоговой инспекции на вашу сторону. Исправления в кассовой книге всегда вносятся следующим образом:

отметить ошибочную запись и следить за тем, чтобы запись оставалась разборчивой
создать новую запись. Изменение записи должно быть понятным для постороннего лица.

Те же правила, конечно, применяются не только к аналоговым, но и к цифровым кассовым книгам. Если вы работаете с программным обеспечением, вам также не разрешается просто удалять записи здесь.Исправления всегда должны быть видимыми и отслеживаемыми.

Типичные ошибки кассового учета

Есть ряд ошибок, которые на первый взгляд кажутся несущественными, но которых не должно происходить при правильном кассовом учете.

Наиболее частая ошибка обнаруживается среди квитанций и выпусков, которые не были записаны как записи. Вы также должны записывать в кассовой книге любые платежи с корпоративного счета и частные снятия средств.
, поскольку кассовая книга не может быть изменена впоследствии, нет необходимости в модифицируемых файлах, таких как Excel, для ведения кассовой книги.
многие предприниматели предпочитают оставлять одну строку свободной между записями в своих бумажных кассах. Почему? Потому что выглядит аккуратнее и понятнее. Однако налоговая инспекция наказывает эту любовь к порядку как проступок, потому что пустые строки дают место для последующих записей. С помощью записей, добавленных позже, вы, наконец, можете попытаться улучшить свой баланс.
Еще одна ошибка — не хранить документы прямо в кассовой книге. Если вы все еще работаете с классическими аналоговыми книгами, вам следует собирать чеки прямо в кассовую книгу.Если вы используете цифровую программу, все ваучеры сканируются и сохраняются.
Также запрещено вести бухгалтерские книги исключительно для бухгалтерских целей. Как лицо, ответственное за кассовую книгу, вы обязаны регулярно пересчитывать наличные деньги. Независимо от того, насколько точен ваш кассовый учет и насколько безошибочно работает большинство программ, вы должны отслеживать все записи.
регулярно сравнивает рассчитанный остаток с остатком денежных средств. Если есть какие-либо расхождения, вы должны как можно скорее найти и исправить ошибку.

Обязательство по хранению также составляет 10 лет для кассового учета. Так что храните кассовую книгу и все чеки в течение 10 лет.

Если вы не ведете свою кассовую книгу должным образом, это может иметь далеко идущие последствия . Обычно налоговая служба добавляет сумму заявленного дохода. Если вы намеренно ведете свою кассовую книгу неправильно, налоговая служба в худшем случае сочтет это уклонением от уплаты налогов . Интересно, что правила надлежащего кассового учета также распространяются на предпринимателей, которые добровольно ведут свою кассовую книгу, но не обязаны это делать.

Законодательные требования кассового учета

Чтобы ваша кассовая книга была классифицирована как соответствующая требованиям, она должна соответствовать нескольким требованиям:

Полнота и хронология: Согласно § 238 Abs. 2 HGB кассовая книга всегда должна вестись в хронологическом порядке. Все записи могут быть только в правильном хронологическом порядке.
Безопасность изменений: Цифровая или аналоговая — ваша кассовая книга должна храниться таким образом, чтобы ее нельзя было впоследствии изменить.По этой причине кассовые книги Excel вряд ли находятся в пределах допустимого диапазона. В бумажных книгах не должно быть пустых строк, записи нельзя вводить карандашом или аналогичными письменными принадлежностями.

Обязательство по хранению в течение 10 лет: Согласно § 257 Abs. 1 и 4 HGB, предприниматели обязаны хранить законный срок хранения 10 лет. В течение 10 лет вы должны архивировать не только кассовые книги, но и все документы, которые должны храниться в надлежащем порядке.
Оперативная обработка: Согласно § 146, абзацу 1 АО, законодатель регулирует период обработки вашего ежедневного денежного дохода. Если произошла операция с наличными, вы должны ввести записи не позднее следующего дня. Это единственный способ доказать, что вы не добавляли записи в какой-то момент, и таким образом впоследствии улучшить свой баланс.
Понятность: В соответствии с § 145 AO экспертная третья сторона должна иметь возможность получить обзор вашей кассовой книги, включенных в нее деловых операций и состояния вашей компании в разумные сроки.
На немецком языке: Согласно § 146 Abs. 3 AO кассовая книга в принципе может вестись только на немецком языке. Если вы используете другой язык, налоговая служба запросит у вас перевод. Вы также должны уметь объяснять символы и сокращения по запросу.
Нет бронирования без квитанции: Согласно § 238 Abs. 2 HGB вам не разрешается делать запись, если соответствующие счета-фактуры, квитанции или кассовые чеки недоступны.
Обязанность индивидуального учета: Все записи должны быть внесены в кассовую книгу отдельно.Исключены из этого правила предприятия, которые ежедневно обрабатывают большое количество операций с наличными. В этом конкретном случае достаточно ввести дневной баланс. С помощью кассового аппарата все входящие и исходящие транзакции могут быть проверены надежным способом в виде кассового отчета.

Эти требования закона распространяются на всех, кто ведет кассовую книгу. Малые предприятия и фрилансеры, которые добровольно создают свою кассовую книгу, также должны соблюдать правила надлежащего кассового учета!

Ваша кассовая книга как статья баланса

Кассовая книга — важная часть баланса вашей компании.В отчет о прибылях и убытках, который вы представляете в налоговую инспекцию в конце года, также включены операции с наличными деньгами. Остаток вашей кассовой книги записывается как актив по статье «Текущие активы». В § 266 HGB (Торговый кодекс Германии) вы найдете точные правила классификации баланса.

Наказуем ли неправильный расчет наличности?

Как предприниматель, вы по закону обязаны вести надлежащий бухгалтерский учет. Ведь, помимо прочего, ваши кассовые книги являются базой для налогообложения.Государство в первую очередь обеспечивает свои налоговые поступления через законы. Налоговая служба выступает в этом отношении посредником. Поэтому ваши книги всегда должны отслеживаться третьей стороной-экспертом. Недаром каждую накладную нужно хранить долгое время. Ни одна компания не может игнорировать требования закона. Следовательно, есть риск некорректного кассового учета:

Штрафы
Хозяйственные санкции
Дополнения
В случае оправданного уклонения от уплаты налогов даже лишение свободы

Ошибки в кассовом учете в связи с ненадлежащим ведением бухгалтерского учета в налоговой инспекции не принимаются.В случае отсутствия данных или последующих исправлений налоговая инспекция может вернуть представленные документы и потребовать от предпринимателя исправить недостающие или неверные данные. В серьезных случаях есть риск неблагоприятной оценки, отзыва налоговых льгот или даже уголовного налогового производства.

Как правильно вести кассовую книгу с помощью правильных инструментов

Ведение ручной кассовой книги с помощью шаблонов Word и Excel

С помощью шаблона кассовой книги для Word или Excel можно быстро и легко создавать и распечатывать формы.Единственное требование для бесплатного использования документов здесь — наличие программного обеспечения на вашем собственном компьютере. Это ручное решение может оказаться полезным для небольших компаний с управляемым движением денежных средств. Здесь важна разница между работой с программой и печатью форм. Хранение кассовой книги с файлом Excel не соответствует правилам GoBD и, следовательно, не разрешено. В конце концов, записи в кассовой книге можно редактировать в любое время в таких программах, как Word или Excel.

Рукописная кассовая книга

Для тех, кто по-прежнему предпочитает работать с рукописными документами, есть возможность распечатать документ, созданный в Excel, и заполнить его вручную. Шаблон кассовой книги еще не должен содержать никаких записей. Затем формы рассматриваются как аналоговая кассовая книга. Однако все, кто полагается на ручной труд, должны соблюдать постановления законодателя даже с этой формой кассовой книги. Таким образом, шаблон Excel или Word должен иметь следующие имена в строках заголовка:

начальное сальдо
Текущий остаток денежных средств
Доходы и расходы

Для каждой отдельной транзакции необходимо указать:

Порядковый номер
Дата
Сумма
Налог на добавленную стоимость по ставке
квитанция

В зависимости от количества записей отчет закрывается и подписывается ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

Электронный кассовый аппарат с онлайн-инструментами

Помимо бесплатных шаблонов кассовых отчетов и образцов кассовой книги, доступных в Интернете, для создания кассовой книги подходят различные онлайн-инструменты. На рынке доступно несколько кассовых программ. Главное преимущество: ваша бухгалтерия доступна из любого места в облаке. Как предприниматель, вы экономите много времени, создавая кассовую книгу, протокол подсчета наличных денег и кассовый отчет с помощью подходящего инструмента.Если вы ежедневно обрабатываете большое количество операций с наличными деньгами и слишком много времени уделяете бухгалтерскому учету, у вас вряд ли будет время на основной бизнес.
На данный момент кассовая книга онлайн — это поддерживаемый браузером инструмент, с помощью которого вы можете вести кассовый учет онлайн. Это означает, что вы вводите свои кассовые чеки напрямую через Интернет. Пока вы вводите квитанции, онлайн-инструмент постоянно проверяет их на полноту. Соблюдать принципы правильного учета можно с легкостью с помощью онлайн-инструментов.

Кассовый учет с помощью бухгалтерской программы

Хранение кассовых книг в ручном режиме подвержено ошибкам и требует очень много времени. Простое изменение числа может испортить всю вашу работу. Если это произошло, необходимо исправить всю кассовую книгу. С помощью мощного программного обеспечения этих проблем можно легко избежать. Кроме того, бухгалтерская программа эффективна и экономит время . Еще одним преимуществом является то, что сложное финансовое программное обеспечение экономит вам много вычислительной работы, при этом постоянно следя за своим денежным балансом.

Молодые предприниматели, которые только начинают заниматься самостоятельно, часто задаются вопросом, могут ли они доверить ведение бухгалтерии налоговому консультанту. Нет противоречия между бухгалтерским учетом налогового консультанта и вашим собственным финансовым программным обеспечением. Эти два варианта не являются взаимоисключающими — наоборот: если вы постоянно следите за своим бухгалтерским учетом, вы также можете лучше общаться со своим налоговым консультантом. Действительно хорошее бухгалтерское программное обеспечение не требует пояснений. Практически в качестве побочного эффекта он показывает, как правильно вести кассовую книгу.

Заключение

Правильное управление денежными средствами поможет вам не оставлять налоговой инспекции места для дополнений. Консультации поддержат вас в бухгалтерском учете и избавят вас от ручного учета. Единственное, что важно при рукописном кассовом учете, — это соблюдение принципов правильного кассового учета. Недаром во время налоговых проверок производятся регулярные оценки. Если аудиторы обнаруживают неправильный учет наличности, можно поставить под сомнение всю отчетность.Небольшая халатность может иметь серьезные финансовые последствия. Последствия могут быть далеко идущими. Если весь бухгалтерский учет больше не является окончательным, налоговая служба может признать налоговую ответственность.

как управлять этим небольшим фондом

Хранение небольшой суммы наличных в вашем офисе или в вашем магазине значительно упрощает для офис-менеджеров, бухгалтеров и контролеров покрытие случайных небольших покупок или расходов.

Но сначала, что такое мелкие деньги? Мелкие деньги — это небольшая сумма денег на небольшие расходы.Большинство людей тратят мелкие деньги на такие вещи, как покупка канцелярских товаров, оплата почтовых услуг и т. Д. Мелкие денежные средства — это распространенная форма системы авансовых платежей (то есть система финансового учета) и представляет собой заранее определенную сумму, которая встроена в бюджет и пополняется через установленный период времени или когда он заканчивается.

Хотя мелкие наличные — это относительно небольшая сумма денег, их можно легко украсть или злоупотребить, если вы не будете обращаться с ними правильно.

Итак, стоит ли иметь под рукой мелкие деньги? Или вам лучше найти другой метод?

Что можно и чего нельзя делать с мелкой наличностью

Как уже упоминалось, мелкие деньги могут делать вещи красивыми и удобными, но сопряжены с определенными рисками.Плохая новость заключается в том, что мелкие деньги всегда сопряжены с риском. Хорошие новости? Если вы будете следовать некоторым передовым методам, вы сможете снизить риски, связанные с наличностью, и защитить себя и своих сотрудников. Вот несколько советов, которые помогут вам прикрыть свои позиции.

Сделайте: укажите разумную сумму в долларах

Установите начальный баланс в долларах для фонда мелкой наличности. Он должен быть достаточно маленьким, чтобы у сотрудников не возникло соблазна украсть его, но достаточно большим, чтобы вам не приходилось слишком часто его пополнять.Выберите сумму в долларах, которая, по вашему мнению, покроет небольшие офисные расходы в течение месяца или около того. Для многих малых предприятий достаточно фонда мелких денежных средств в размере от 100 до 500 долларов.

Do: укажите, на что можно потратить

В своей статье для Института внутренних аудиторов аудитор банка Умайр Данка отмечает, что существует значительный риск того, что мелкие денежные средства будут потрачены на некоммерческую деятельность. Чтобы бороться с этим, убедитесь, что ваши сотрудники заранее понимают, на что можно и на что нельзя тратить мелкие деньги.

Мелкие наличные часто используются для внесения сдачи для клиентов и оплаты небольших, неустойчивых расходов, которые могут возникнуть. Это могут быть канцелярские товары, мелкий ремонт и так далее.

Изложите в письменной форме свой полис по выплате мелкой наличности и предложите несколько примеров соответствующих расходов. Например, мелкие деньги можно использовать для покупки дополнительных почтовых услуг, бумажных полотенец, кофе или других основных канцелярских принадлежностей. Вы также можете указать, что все операции с мелкой наличностью должны быть меньше определенной суммы в долларах, например 25 долларов.

Do: требовать от сотрудников отчета о расходах

Мелкие деньги обычно не являются значительными расходами для вашего бизнеса. Однако неспособность привлечь сотрудников к ответственности за мелкие платежи может способствовать воровству или ненадлежащему использованию ресурсов компании.

Требовать, чтобы сотрудники вели журнал учета наличности для каждой транзакции, включая квитанции. Каждая запись в книге мелкой кассы должна включать дату, сумму и то, что было куплено за мелкую кассу. Перед пополнением кассового аппарата проверьте свою мелкую кассу.

Кроме того, ведите документ Microsoft Excel или другие электронные таблицы, в которых можно отслеживать, кто и что потратил, когда это было потрачено, а также общую сумму расходов за месяц и год до настоящего времени. Это не только поможет вам привлечь сотрудников к ответственности, но и повысит вашу подготовку к уплате налогов.

Если вам нужна помощь в создании журнала регистрации мелкой кассы, поищите несколько бесплатных шаблонов журнала регистрации мелкой кассы, которые сделают часть работы за вас.

Нельзя: предоставлять всем сотрудникам доступ к мелкой наличности

Если у каждого сотрудника есть доступ к мелким деньгам, это обычно приводит к плохому или несуществующему учету.Вместо этого назначьте одного сотрудника ответственным за кассу. Этот человек, обычно известный как хранитель мелкой кассы или кассир, определит, уместны ли расходы, раздаст наличные деньги сотрудникам, которые в них нуждаются, и обеспечит актуальность журнала расходов.

Если ваша компания крупнее, вам может потребоваться более одного хранителя средств. Несмотря ни на что, убедитесь, что кто-либо с таким званием и ответственностью заслуживает доверия и лоялен по отношению к компании.

В идеале, люди на этой должности будут комфортно справляться с бизнес-расходами и иметь опыт составления финансовой отчетности.Те, у кого есть опыт в области финансового учета, особенно хороши в этом, но все, кто ведет счет расходов, должны быть в порядке.

Нельзя: оставлять наличные без присмотра

Мелкие деньги — это высоколиквидный актив, а это значит, что их легко украсть. Даже если вы доверяете своим сотрудникам, деньги, оставшиеся на столе или столе, могут быть украдены посетителем офиса или покупателем. Чтобы избежать этого риска, храните мелкие деньги в запертом шкафу для хранения документов или в кассовом ящике. Ключи должны быть только у вас и у сотрудника, назначенного для наблюдения за фондом.

Нельзя: не снимайте мелкие деньги со счетов

Мелкая наличность — это небольшая сумма денег, но она быстро накапливается по мере пополнения. Чтобы отслеживать наличность, создайте счет для мелких денежных средств в разделе активов вашего плана счетов. Когда вы будете готовы пополнить фонд, запишите расходы в бухгалтерском программном обеспечении на основе журнала расходов на мелкую кассу. Затем запишите пополнение, дебетовав счет мелкой наличности и кредитуя банковский счет, который вы использовали для пополнения фонда.

Если вы ведете надлежащий журнал, как упоминалось выше, вы также сможете легко собрать свои мелкие денежные ваучеры и сопоставить их со своими книгами, чтобы обеспечить точность данных.Это настроит вас на успех, а не на кошмар с расчетом на мелкую наличность.

Не делайте этого: продолжайте пополнять свой мелкий фонд, не оценивая расходы

Если вы обнаружите, что регулярно пополняете свой мелкий фонд, возможно, возникла более серьезная проблема. Каждый раз, когда вы пополняете свой фонд, просматривайте журнал расходов, чтобы узнать, куда идут деньги. Если есть какие-то нечетные транзакции или числа не сходятся, это может быть кража. В этом случае вы можете подумать об установке камеры или ограничении доступа, пока не выясните, кто ворует.

Если все складывается, и вы просто регулярно тратите мелкие деньги, оцените свои расходы и найдите области, которые нужно сократить. Например, если вы покупаете тонны канцелярских товаров неделя за неделей, возможно, вам стоит подумать о том, чтобы заказывать их оптом, чтобы сократить расходы.

Больше проблем с мелкой наличкой

Правильное отслеживание мелких расходов и обеспечение здорового и точного баланса денежных средств не так уж и плохо, если вы будете следовать приведенным выше советам.