Расположение документов в личном деле работника: Состав личного дела работника-2017 | Современный предприниматель

Состав личного дела работника-2017 | Современный предприниматель

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

• Заявление сотрудника о приеме;
• Копия приказа о назначении;
• Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
• Личная карточка (форма Т-2) или листок;
• Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
• Трудовой договор;
• Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
• Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

• ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
• Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
• Свидетельств о рождении детей;
• Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
• Трудовой книжки;
• Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

• Характеристики с предыдущих мест работы;
• Анкета, заполненная при соискании должности;
• Должностная инструкция;
• Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
• Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
• Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4

кассира ООО «Нарва»

Иванушкиной Елены Алексеевны

№ п/п	Дата документа	Номер документа	Наименование документа	Номера листов дела	Примечание
1	21.01.2017	4	Трудовой договор	1-4	Оригинал
2	21.01.2017	4-К	Приказ о приеме на работу	5	Копия
3	21.01.2017	3-М	Соглашение о материальной ответственности	6-7	Оригинал
4	15.05.2017	4-КД	Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу	8	Оригинал
5	25.08.2017	7вх	Заявление о предоставлении очередного отпуска	9	Оригинал

 

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

Наличие и формирование личных дел сотрудников

Вопрос:

Является ли обязательным наличие и формирование личных дел работников в учреждении?

При их наличии, необходим ли внутренний приказ или иной локальный нормативный акт, регламентирующий порядок ведения и хранения личных дел?

Ответ:

Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

В настоящее время отсутствует правовая база по ведению личных дел. Руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также — на каких работников их заводить. Необходимость ведения личных дел может быть зафиксирована в правилах внутреннего трудового распорядка или в инструкциях по кадровому делопроизводству, а также в приказе руководителя.

Есть фирмы, где вообще не ведут личные дела. Так как личное дело необходимо руководству и специалистам кадровой службы, копии всех документов работника помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого работника. Состав документов, которые помещаются в личные дела, носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: «документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления» (пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, 2002 год).

Правилами делового оборота и практикой выработаны основные требования к личным делам работников.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы следует располагать следующим образом:

• внутренняя опись документов дела
• дополнение к личному листку по учету кадров
• личный листок по учету кадров
• автобиография
• копии документов об образовании
• характеристика
• копия документа об утверждении в должности
• трудовой договор
• копия приказа о приеме на работу
• копии приказов о переводе, поощрениях.

Петросян Э.С.,

эксперт Линии профессиональной поддержки в области гражданского и трудового правасистем «Кодекс»/»Техэксперт»

Бизнес-википедия — e-xecutive.ru

Хорошая статья

Потребительское кредитование – это одна из форм краткосрочных займов физическим лицам для решения их потребительских целей, не связанных с ведением предпринимательской деятельности. Кредитором может выступать не только банковское учреждение, но и кредитные союзы, а также торгово-сервисные организации.

Читать полностью

Избранный метод

Матрица Ансоффа определяет категории возможностей роста между существующими продуктами и существующими рынками, существующими продуктами и новыми рынками, новыми продуктами и существующими рынками, а также новыми продуктами и новыми рынками.

Читать полностью

Избранная статья

Номинальная стоимость акции представляет собой денежную сумму, которая обозначена непосредственно на самой акции. Эта сумма отражает долю уставного фонда акционерного общества, которая приходится на одну акцию. По сути, это частица уставного капитала акционерного общества, и пропорционально этой стоимости владельцу акции осуществляется выплата дивидендов.

Читать полностью

Интересные статьи

• Новая статья: Система менеджмента («Это целостный комплекс управленческих действий, которые взаимосвязаны, регулярно выполняемы и позволяющие внедрять долгосрочные стратегии компании с максимальной прибылью за счёт обеспечения конкурентоспособности продукции и предприятия в целом»).
• Новая статья: Российская ассоциация бизнес-образования («РАБО была создана, чтобы объединить, систематизировать и координировать сферу российского бизнес-образования. РАБО – признанный лидер координации образовательных программ подготовки специалистов для бизнеса»).
• Новая статья: Концепция «Шесть сигм». Управление качеством («Концепция Six Sigma подразумевает такой уровень эффективности процесса, при котором на каждый миллион производственных операций приходится 3,4 дефекта. Именно такой показатель качества компания Motorola в 1980-х годах установила для всех производственных процессов как достижение цели, и с тех пор эта концепция является торговой маркой концерна»).
• Новая статья: Эпатажный маркетинг («Рынок перенасыщен рекламной информацией, и рядовой потребитель просто перестает ее замечать. Поэтому эпатаж выступает в роли своеобразного стимулятора интереса к товарам, который не в состоянии обеспечить традиционная реклама»).
• Новая статья: Сокращения штата в связи с ликвидацией («Расторжение трудового договора в связи с закрытием предприятия – особый случай, когда у работодателя появляются дополнительные обязанности. Увольнение при ликвидации организации производится по специальному алгоритму»).
• Новая статья: Частные деньги («Private currency — негосударственные фидуциарные деньги, эмитируемые и используемые в обращении частными институциональными субъектами. В США в период «Свободной банковской эры» (с 1837 по 1866) было выпущено около 8000 различных видов денег; эмитентами выступали отдельные штаты, муниципалитеты, частные банки, железные дороги, магазины, рестораны, церкви и даже отдельные индивиды»).

Образец личного дела работника

Законодательство РФ не обязывает ИП, организации заводить на своих работников личные дела. Это не является ни обязанностью, ни рекомендацией. Лишь на госслужащих при их поступлении на работу безоговорочно оформляют личные дела, т. к. этого требует закон. Тем не менее при трудоустройстве граждан на работу ИП, организации на них, как правило, тоже заводят личное дело.

Следует заметить, что организации вправе оформлять дело как на каждого работника, так и выборочно, только на определенные их категории. Чаще всего вне зависимости от того, на какую вакансию, должность трудоустроился соискатель (специалиста, начальника, его зама и т. д.), отдел кадров заводит на него личное дело и ведет до тех пор, пока данный сотрудник числится, трудится в организации.

Понятие «формирование личного дела работника» вполне прозрачно и подразумевает собой, прежде всего, сбор всей документации, которая касается лица, поступившего на работу. Занимается этим вопросом обычно полномочный сотрудник кадрового отдела.

Личные дела обычно регистрируют в журнале, шаблон которого можно скомпилировать самостоятельно. Собственно оформление и формирование личного дела производится одновременно и по хронологии следующим путем:

1. К делу прилагаются документы, которые составляются, принимаются при трудоустройстве на работу. Но несколько экземпляров одного документа в одном личном деле не хранят.
2. Заполняется титул и остальные позиции, далее делу присваивается соответствующий порядковый №.
3. Оформляется список, внутренняя опись приобщенных документов.

Сформированные должным образом личные дела сотрудников хранятся автономно, отдельно от остальных документов. По необходимости в них делаются записи, заносятся изменения, состав приобщенных документов перепроверяется, а некоторые из них за ненужностью изымают.

За все время трудовой деятельности работника к его личному делу могут приобщаться разные дополнительные документы. Например, распоряжения нанимателя о поощрении, о применении либо снятии дисциплинарного взыскания. Сюда же относят допсоглашения, имеющиеся заявления работника, результаты медобследований, пройденной аттестации и прочие документы.

Всю документацию, которая подшивается к делу, условно можно разделить на три группы. К первой относят те из них, которые составляются при трудоустройстве, ко второй – те, которые связаны непосредственно с самим трудовым процессом. К третьей группе причисляют документы, которые оформляются при увольнении работника.

Законодательство об оформлении личных дел

Закон не содержит четких требований к оформлению личных дел сотрудников, которые не состоят на гражданской госслужбе. Данные вопросы решаются по большей части на усмотрение нанимателя, поскольку оформление и ведение подобных документов для таких структур не является обязательством.

Обычно организация самостоятельно разрабатывает и устанавливает порядок, закрепляя его в соответствующем локальном нормативном акте. Таковым может быть, например, инструкция либо положение по ведению личных дел.

В данном локальном акте, как правило, прописывают правила их формирования, ведения, хранения. Естественно, все нормы, зафиксированные в нем, не должны выходить за рамки действующего законодательства. Посему при подготовке нормативных положений и собственно порядка формирования личных дел рекомендуется взять на вооружение положения следующих законов.

При создании личных дел и их использовании следует помнить, что личные данные каждого работника подлежат защите. Организации обязаны соблюдать общеустановленные требования по их обработке, хранению, и т. п. За не соблюдение данных норм виновных лиц могут привлечь к ответственности вплоть до уголовной.

Структура и содержание личного дела

Определение термина «дело» можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Применяя данное понятие по отношению к личному делу, следует отметить, что при его формировании, по сути, достаточно приобрести папку, в которую далее можно помещать и подшивать все документы, касающиеся того либо иного работника. Как принято, личное дело включает:

1. Обложку.
2. Титульный лист.
3. Внутреннюю опись документации.

Это стандартные составляющие его структуры, без которых обойтись нельзя. Что касается приобщаемых документов, то среди них следует выделить те, которые обязательно подшиваются в дело. К ним относят, как минимум:

• фото 3Х4;
• заявление на имя нанимателя о приеме на работу;
• личный листок;
• заполненная работником биография;
• экземпляр заключенного с соискателем трудового соглашения;
• ксерокопии документов, свидетельствующие о получении образования;
• распоряжение о приеме на работу;
• должностная инструкция и др.

Каждый документ подшивается в папку по хронологии и включается в опись. Подобная папка заводится на каждого работающего человека в одном экземпляре.

Важно! Ксерокопии документов, приобщенных к личному делу, должны заверяться.

Папку заводит кадровик, наделенный соответствующими полномочиями. Доступ к личным делам строго ограничен. Документы, не имеющие отношение к трудовой деятельности, в личные дела не включают.

Обложка (титул) личного дела

Оформление личного дела начинается с его обложки. По сути, обложка – это та же папка, на которой оформляется титул. Разрабатывается он самостоятельно, но обычно много сведений не содержит.

Как правило, на нем записывают: название организации, подразделения, № дела и его заголовок (ФИО работника, на которого оно заводится). Внизу указывают сроки хранения (дату начала, окончания), число листов. Вверху необходимо оставить место для штампа. Оформить титульный лист можно отдельно, на одном листе, а потом наклеить его на папку в нужном месте. На практике такой стандартный шаблон титульного листа используется чаще всего, а выглядит он следующим образом.

Как вариант, при разработке титульного листа, в него, помимо прочего, можно включить опись документов, приобщенных к делу, а также реквизиты трудовой. Рекомендуемый для использования второй шаблон титула с описью приведен дальше. Его можно переделывать, видоизменять, дополнять. Следует заметить, в нем отведено место для фото, и имеется список документов, которые обычно фигурируют при оформлении соискателей на работу.

Как составить, оформить внутреннюю опись к личному делу

Для систематизации, фиксации всех приобщенных документов в личном деле оформляется опись. Она предназначена не только для регистрации поступающих документов, но и всех связанных с ними изменений. Например, для фиксации изъятия конкретного документа либо его возврата.

В общем случае закон не требует обязательно составлять опись, но зачастую ее наличие просто необходимо. Особенно когда личные дела передаются в архив на длительное хранение (больше 10 лет).

Обязательного образца описи не имеется. Поэтому составлять ее следует произвольно, руководствуясь имеющимися образцами. Главное, чтобы она в полной мере выполняла свое предназначение. Место ее расположения может быть разным: чаще всего ее закрепляют на внутренней стороне обложки либо подшивают к последней.

Что касается формы, то чаще всего ее оформляют в виде таблицы, которая предполагает включение стандартных сведений о каждом документе.

№ п/п	Индекс	Дата	Заглавие и краткое содержание	№ листов	Дата включения документа в дело	Примечание

Помимо этого опись должна иметь индивидуальный номер и включать сведения о работнике (ФИО), число приобщенных документов и листов самой описи. В готовом виде ее должен заверить полномочный сотрудник (инспектор кадрового отдела), проставив подпись и дату в специально отведенном для этого месте. При разработке собственного варианта внутренней описи документов, прилагаемых к личному делу, можно использовать следующий шаблон.

Начертать такую таблицу можно от руки либо на компьютере. При большом количестве приобщаемых документов необходимо оформлять несколько страниц, которые в составе описи должны быть пронумерованы. Для оформления описи можно использовать как обычные чистые листы А 4, так и фирменные бланки (либо то, либо другое на выбор).

Пример 1. Вариант оформления внутренней описи к личному делу редактора ООО «Версия» Петровской Ю. С.

Петровская Юлиана Семеновна устроилась на работу редактором в ООО «Версия» 08.08.2021. На нее завели личное дело, к которому приобщили следующие документы: диплом о высшем профильном образовании, заполненную на 5 листах автобиографию, трудовое соглашение, заключенное на год, а также приказ о принятии на работу и личную карточку.

Перечисленные документы в количестве 5 шт. включили в состав внутренней описи, оформленной на одном листе. Составленная опись датирована 08.08.2021 и подписана инспектором отдела кадров Шубинской С. М.

В период трудовой деятельности редактора Петровской Ю. С. данная опись может дополняться иными документами. Например, заявлением о предоставлении очередного отпуска, которое нужно будет включить в список аналогичным порядком, указав дату его написания, название, число листов, дату включения во внутреннюю опись.

Распространенные ошибки при наполнении и ведении личных дел

Ошибка 1. Трудовые книжки хранят отдельно от личного дела и прочих кадровых документов. Для них выделяют отдельный сейф либо иное место в пределах кадрового отдела. Доступ к ним открыт только для кадровиков.

Ошибка 2. ИП, организации заводят на своих сотрудников личные дела по усмотрению. При этом ограничений по этой части практически не имеется. Они вправе оформить дело на сотрудника, который трудится на постоянной основе либо временно, по совместительству. Время трудоустройства на формирование личных дел тоже никак не влияет.

Исключением являются граждане, заключившие договор ГПХ. На них дела не заводят в принципе. Несколько дел на одного работника тоже не заводят.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Сколько хранится обычное личное дело сотрудника? Могут ли его выдать при увольнении?

Пока сотрудник работает, его дело хранится в специально отведенном для этого месте (сейфе, металлическом шкафе и т. п.). После его увольнения дело закрывают – полностью оформляют, прошивают, записав дату его закрытия, т. е. увольнения сотрудника. На руки его уволенному лицу не выдают.

В подобном виде его хранят еще три года в организации, после чего передают в архив, где оно будет храниться 50 лет, если оно заводилось до 2003 г., а если до этого года, то 70 лет.  Обоснование: ст. 22.1 ФЗ РФ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» (о хранении документов личного состава).

Следует принять во внимание, что личные дела, которые заводят на госслужбе, при смене рабочего места могут передаваться, что не характерно для дел, оформленных ИП либо обычными организациями.

Вопрос №2: Можно ли работнику ознакомиться со своим личным делом?

Как правило, это не возбраняется. Ознакомиться можно в любое время, но выносить его куда-то за пределы кадрового отдела без ведома и разрешения руководства не разрешается.

К сведению, представители правоохранительных и иных органов могут получить необходимые сведения из дел только по официальному запросу.

Образец и нюансы оформления личного дела сотрудника

Личное дело – это сгруппированный комплекс информации и документации о работнике предприятия и рабочем стаже. Обязанность по ведению кадрового учета возлагается на работников кадров после подписания распоряжения о начале работы.

Общие правила систематизации документов и формирование дел

Для достижения оперативной и эффективной работы кадрового отдела, и последующей обработки, хранения, используется номенклатура дел:

1. Регистр систематизации заголовков личных дел, открытых отделом кадров, с указанием периода их хранения.
2. Обязательный справочник по классификации полного реестра заведенных дел служащих работников.
3. Основной регистр учета делопроизводства, который после истечения нормативных сроков хранения личных дел, сдается с томами дел в ведомственный архив, и продолжает служить учетным документом хранения.
4. Основа для составления информационно-поисковых картотек и справочников.

Выделяют 2 вида номенклатуры:

1. Типовая номенклатура – это утвержденный состав личных дел определенного предприятия, а также индексации дел в этой отрасли.
2. Примерная номенклатура – рекомендованный вариант номенклатуры и устанавливает примерный состав и индексы дел.

Для этих двух видов номенклатуры существуют несколько этапов формирования:

1. Изучение документальной базы учреждения: уставные документы организации, плановой и отчетной документации, должностные инструкции работников, применяемые классификаторы, ведомственные реестры документов номенклатуры прошлых лет, документации, с указанием основных видов деятельности предприятия.
2. Включает базу документов, подтверждающие полномочия предприятия.
3. Ведение незаконченных личных дел, переданных для дальнейшего ведения из смежных структурных подразделений при переводе сотрудника.
4. Систематизация документов служебного пользования составляет в отдельную номенклатуру.

На следующий год номенклатура дел формируется заранее, во второй половине текущего годового периода.

Формирование номенклатуры дел начинается с квалификации отделов организации: к примеру, плановый отдел – 01, бухгалтерия – 02, канцелярия – 03 и т. д.

В 1 столбце документа отражается индексация, составляет которую индексированное подразделение и текущий номер по порядку структурного ведомства.

Во 2 графе отражается последовательность названия дел:

1. Организационная база документации.
2. Документация с отражением плановых показателей.
3. Документация отчетного периода.
4. Документы об основной деятельности учреждения.
5. Информационная база для ревизии исполнения целевого направления учреждения.

В 3 графе отражается число страниц кадрового дела, информация этой части документа проставляется при закрытии отчетного года и размером не больше 250 страниц.

Временной период хранения отражается в столбце 4.

Столбец 5 служит для внесения различного рода примечаний.

Основные требования к формированию дел

К формированию дела предъявляют следующие аспекты:

1. Необходимо группировать документы в рамках одного календарного года.
2. Группировка информации из документов постоянного и временного пользования ведется раздельно.
3. В томе используется подлинный экземпляр либо его заверенная копия.
4. Все документальные элементы, входящие в состав дела, должны удовлетворять государственным требованиям и стандартам.
5. Личное дело служащего сотрудника должно быть объемом не превышающим 250 страниц, и толщиной не более 4 сантиметров.
6. Распределение экземпляров производится в хронологическом порядке.

Состав личного дела сотрудника

Составляющие документы личного дела можно подразделить на 3 формальные группы:

1. Документы при оформлении на работу: анкета, резюме на должность; заявление о приеме на работу; копия документации об образовании; письма с указанием трудовых отзывов; данные о прохождении комиссии в медицинском учреждении; трудовой контракт; приказ о приеме на работу, о назначении на должность, материалы о проведении назначения на конкурсной основе.
2. Личное дело может дополняться: копиями распоряжений о премировании и поощрениях, переводах и перемещениях и т.д.; копиями материалов, отражающих факт смены анкетной метрики; копиями диплома, полученного в течение работы, прохождения тренингов и повышений квалификационных навыков; различного рода заявлениями и записками; сертификаты аттестации.
3. Документальные элементы, отражающие увольнение либо окончание трудового контракта.

Все ксерокопии подлежат заверению служащим отдела кадров.

Особенности формирования личного дела сотрудника

Создание дела подразумевает несколько операций:

1. Расположение проработанной информации, основываясь на применяемую номенклатуру.
2. Распределение документации внутри личной папки в соответствующем порядке.
3. Составление титульного листа на лицевую сторону папки.

[box type=»download»] Существует самостоятельная папка делопроизводства для каждого служащего, с указанием названия предприятия, ведомственного структурного подразделения.[/box]

Ниже ставится индекс и точный заголовок, прописанный в номенклатуре дел. Прописывают дату начала ведения и период сохранения папки.

Этапы формирования личного дела

Процесс формирования личного дела происходит в 2 делопроизводственных этапа:

1 этап

Происходит в процессе приема на работу после подписи трудового контракта и приказа о приеме. На этом этапе документы распределяются в соответствующем порядке:

1. Внутренний регистр документации.
2. Копия документов об образовании.
3. Трудовой контракт (договор).
4. Выписка (копия) изданного приказа о приеме на должность.

2 этап

Заключает в себя распределение поступающей документации в период всей рабочей деятельности.

Все поступающие документы подлежат проверке и заверке копий сотрудником кадрового отдела.

Вся документация должна подкрепляться в хронологической последовательности.

После прекращения трудовой деятельности, личное дело, заполненное в соответствии с этими этапами, служит первоисточником по восстановлению утраченной трудовой книжки служащего.

Образец обложки личного дела

[box type=»info»]

Фонд №

Опись №

Индекс дела 02.07 Дело №

Общество с ограниченной ответственностью «Ростпром»

Бухгалтерия

(наименование организации и структурного подразделения)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 07

Зюзькова Юлия Александровна бухгалтер – расчетчик

(заголовок дела)

Дата начала 01.12.2014

Фонд № Дата окончания

Опись № на 24 листах

Дело № хранить 75 лет

[/box]

Личное дело необходимо заводить отдельно для каждого работника. Составленное дело лучше всего прошить либо сброшюровать.

Оформление личного дела

На титульном листе необходимо отразить нужную информацию:

1. Фамилии и инициалов сотрудника в именительном падеже.
2. В случае смены фамилии, этот факт необходимо отразить в заголовке.
3. Общая картотека дополняется заглавными буквами начала фамилии рабочего, под которыми оно далее будет храниться.
4. Необходимо занести даты составления распоряжения о начале работы либо увольнении рабочего.
5. Нормативный срок сохранности 75 лет, что касаемо руководящего состава, то срок хранения таких дел неограничен.
6. Обязательное условие при оформлении личного дела является нумерация его страниц.

Образец титульного листа:

[box type=»info»]

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«Ростпром»
*******************************************************************

ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Зюзькова
(Фамилия)

Юлия Александровна
(Имя, Отчество)

Начато « 01 » декабря 20 14 г.
Окончено « » 20 г.

№ п/п Опись документов, находящихся в деле

Отметка о наличии:

1. Личная карточка работника — Есть.
2. Анкета — Есть.
3. Заявление о приеме на работу — Есть.
4. Трудовой договор — Есть.
5. Соглашение о сохранении информации,
   содержащей коммерческую тайну — Нет.
6. Копии документов: паспорт — Есть, об образовании — Есть, военный билет или удостоверение офицера запаса — Нет, свидетельство о присвоении ИНН — Есть, свидетельство государственного пенсионного страхования — Есть.
7. Договор о материальной ответственности — Есть.
8. Аттестационные материалы — Нет

ТРУДОВАЯ КНИЖКА: СЕРИЯ ТК № 1503196

ЛИЧНАЯ МЕДИЦИНСКАЯ КНИЖКА № 158686

[/box]

Регистрация и хранение личных дел работников

Для упрощения работы кадровой службы применяется система регистрации и хранения дел. Это обеспечивает сохранность и информационную конфиденциальность.

Личные дела работников регистрируются в инвентарные книги учета кадровой информации.

В рекомендательном составе, журнал может включать графы:

1. Номер регистрируемого дела.
2. Фамилия и инициалы регистрируемого работника.
3. Дата принятия личного дела на регистрационный учет.
4. Работник, ответственный за ведение дела.

[box type=»download»] Для сохранности личных дел, хранение необходимо организовать в надежном помещении, оборудованном металлическими закрывающимися шкафами либо сейфами. Ежедневно, после окончания рабочего дня, кадровый работник, ответственный за сохранность личных дел, обязан проверить полное наличие томов, закрыть и опечатать хранилище.[/box]

Проверка и ознакомление с личным делом сотрудника

При каждой организации ежегодно создается ревизионная комиссия по проверке наличия и правового состояния личных дел сотрудников. Результаты проверки подробно отражаются в каждом деле работника. При обнаружении факта утраты личного дела либо несоответствующего уровня его состояния формируется акт проверки и осуществляется служебное выяснения обстоятельства пропажи.

В установленном порядке в соответствии с действующим законодательством, проверку и беспрепятственное нахождение на территории предприятия имеют право контролирующие, надзорные и правоохранительные органы, а именно:

• Прокуратура РФ;
• Министерство внутренних дел РФ;
• Государственная трудовая инспекция;
• Работники архивов;
• Работники ГИБДД.

Любая проверка должна проводиться на основании распоряжения, и запротоколирована.

Перед проведением подобных процедур, на имя руководителя организации должно поступить официальное письмо.

В ежегодном порядке, работник организации должен быть ознакомлен со своим личным делом. Также, каждый работник может в любой момент потребовать ознакомления с его кадровыми материалами, и внести дополнения и изменения основываясь на документальные материалы, подтверждающие информацию.

Многие руководители организаций нередко задумываются над необходимостью организации картотеки сотрудников. Но как можно понять из данной статьи, это не только весьма целесообразно, но и поможет руководителю организовать более эффективную кадровую политику.

Понятие и ведение личного дела



Понятие исостав личного дела

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т. п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами. Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т. п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии — документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

‒ порядковый номер дела;

‒ фамилия, имя, отчество работника;

‒ дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве. Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 № 79 –ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Процедура ведения личного дела

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.

Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел:

‒ обязательно ли вести личные дела?

‒ на какие категории работников их заводить?

‒ какие документы помещать в личное дело?

‒ в какой последовательности располагать документы в личном деле?

‒ как передавать личное дело на архивное хранение?

Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.

Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

Литература:

1. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить: Ю. М. Михайлов — М., Берлин: Директ-Медиа, 2014–160 с.

2. Электронное офисное делопроизводство: учебник: В. В.Персианов , Е. З.Киреева , М. Н. Казакова — М., Берлин: Директ-Медиа, 2016– 326 с.

3. Личное дело работника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.bizneshaus.ru/L_delo.html.

4. Как оформить личное дело работника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.buhgalteria.ru/article/n110720.

5. Образец грамотного оформления личного дела сотрудника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://hardcorecase.ru/biz/personal/lichnoe-delo-sotrudnika.html.

6. Правила формирования и оформления личного дела сотрудника [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.hr-portal.ru/article/pravila-formirovaniya-i-oformleniya-lichnogo-dela-sotrudnika

Основные термины (генерируются автоматически): дело, работник, документ, личное дело, трудовая деятельность, ведение, обязательный порядок, работа, Российская Федерация, состав документов.

Соблюдение требований к трудовой книжке

Обзор

Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что существует множество нормативных актов, которые регулируют некоторые аспекты ведения и хранения документации работодателем.

Не только различные федеральные агентства имеют свои собственные требования к ведению документации, но также необходимо учитывать индивидуальные государственные и местные законы и правила. Некоторые положения применимы ко всем работодателям, тогда как другие применяются в первую очередь к государственным подрядчикам и субподрядчикам.Кроме того, многие из этих обязательств зависят от количества сотрудников в компании. См. Федерального закона о труде по количеству сотрудников.

Работодатели создают и получают значительный объем документации, и для руководства важно представить убедительное экономическое обоснование для внедрения комплексной программы управления записями. Основные причины включают:

• Контроль создания, роста и доступности документации компании.
• Снижение эксплуатационных расходов и затрат на хранение.
• Повышение эффективности и производительности, а также внешнего вида офиса.
• Помощь в соблюдении нормативных требований и снижение судебных рисков.
• Защита конфиденциальной информации о сотрудниках.
• Обеспечение легкого доступа к записям при необходимости.

Подразделение отдела кадров в организации обычно несет основную ответственность за ведение документации и хранение / удаление записей, связанных с занятостью. Применимые законы часто предусматривают гражданские денежные штрафы, а в некоторых случаях предусмотрены как индивидуальная, так и уголовная ответственность.Кроме того, ведение трудовой книжки имеет решающее значение для защиты от судебных тяжб, связанных с трудоустройством. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение трудовой книжки в соответствии с теорией хищения доказательств. Очень важно, чтобы работодатели обеспечивали наличие на их рабочем месте эффективных процедур для создания и ведения необходимых записей. См. Сопоставление данных для защиты электронных записей.

Руководство по разработке политики

Эффективная политика в отношении документации на рабочем месте — это план соблюдения федеральных законов и нормативных актов и законов штата, а также практическое руководство по последовательному и эффективному управлению и хранению документации.При разработке, внедрении и поддержании политики учета рабочего места следует учитывать несколько ключевых элементов.

Определение «запись». Четко определите, что подразумевается под «записью», чтобы соответствующие документы регулировались политикой. Как правило, записи не включают проекты или документы, которые находятся в стадии разработки, а только окончательные версии документов.

График хранения. Укажите срок хранения для каждой категории документов.Некоторые записи могут регулироваться более чем одним законом; однако периоды хранения часто различаются, поэтому обычно рекомендуется хранить информацию в течение самого длительного необходимого периода. Записи, относящиеся к незавершенным искам или судебным разбирательствам, должны храниться до полного разрешения вопроса. Краткое изложение федеральных требований к хранению документации можно найти в онлайн-ресурсах SHRM.

Доступ. Ограничьте доступ только тем, у кого есть законные бизнес-потребности. Такие законы, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и положения о конфиденциальности данных, содержат конкретные положения о том, кто может получать доступ к информации и как ее можно использовать.Кроме того, определите права нынешних и бывших сотрудников на просмотр и / или копирование информации в их личном деле.

Хранение и форматирование. Укажите конкретное место, куда записи будут отправляться на хранение, а также формат, в котором они будут храниться.

Безопасность и конфиденциальность. Обеспечьте физическую безопасность записей, хранящихся в бумажном или электронном виде, чтобы защитить конфиденциальность записей сотрудников и конфиденциальность информации, содержащейся в них. См. Политику конфиденциальности записей сотрудников .

Уничтожение документов. Определите, как записи будут удалены после выполнения требований к хранению. Записи, содержащие конфиденциальную, личную или финансовую информацию, должны быть измельчены или сожжены для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения применимого законодательства.

Последовательное внедрение политики и периодические проверки. Правила и процедуры хранения записей должны применяться последовательно для обеспечения соответствия.Периодически проверяйте политику и практику, чтобы убедиться, что внутренние требования актуальны и соблюдаются правильно. См. Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение документации.

Сохранение записей о найме

Файл найма включает в себя документы и действия, предпринятые для найма каждой должности. Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, представленные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, используемых в процессе отбора, данные кандидатов нанятый, и сопутствующая информация.Эти записи должны вестись как для нанятых, так и для неприемлемых кандидатов. См. EEOC: Информация о невыбранных кандидатах также должна быть сохранена и каковы федеральные правила хранения документации для заявлений и резюме кандидатов, которых мы не выбираем?

Федеральные подрядчики, в отношении которых действуют требования о позитивных действиях, должны вести записи, относящиеся к их найму и выбору, включая рекламу; объявления о вакансиях; Приложения; резюме; записи интервью; просьбы о разумных приспособлениях; тесты и результаты тестов; личные дела; ставки заработной платы и других компенсаций; отбор для обучения или ученичества; и другая информация о найме, переводе, продвижении по службе, увольнениях и увольнениях.В рамках своих обязательств по хранению записей федеральные подрядчики должны хранить записи, относящиеся ко всем лицам, которые соответствуют критериям «Интернет-заявителя», наряду с другими записями о занятости.

Единое руководство по процедурам отбора сотрудников (UGESP) используется судами для определения того, была ли незаконная практика найма основанием для иска о дискриминации. Хотя это и не требуется по закону, отслеживание кандидатов рекомендуется этими руководящими принципами для всех работодателей, подпадающих под действие Раздела VII, и может проводиться до приема на работу, если это является частью решения работодателя следовать руководящим принципам.Соблюдение этих руководящих принципов убедительно свидетельствует о том, что работодатель свободен от незаконной дискриминационной практики приема на работу.

См. Сегодняшние решения ATS выходят далеко за рамки хранилища резюме

Ведение файлов сотрудников

Файлы сотрудников следует хранить в безопасном месте и хранить в строгой конфиденциальности. Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная потребность знать или в соответствии с требованиями закона. В соответствии с конкретными требованиями необходимо вести несколько категорий записей. См. Что следует и не следует включать в личное дело?

Записи о сотрудниках должны храниться в кадровых файлах

Определенные записи, относящиеся к сотрудникам и их истории занятости, должны храниться в кадровых файлах сотрудников . Эти записи включают:

• Документы перед приемом на работу. Сюда входят должностные инструкции; заявления о приеме на работу или резюме; предлагать письма; подписанные квитанции о получении и согласие со справочником сотрудников компании, кодексом поведения и другими ключевыми политиками; и формы уведомления о чрезвычайных ситуациях, среди прочего.
• Трудовая документация. Сюда входят записи, относящиеся к выполнению работы, продвижению по службе и переводам, компенсациям, служебной аттестации, наградам или наградам за отличную работу, записи посещаемости и завершения программ обучения, предупреждения и любые формальные дисциплины, заметки о посещаемости или опоздании, а также любой контракт или письменное соглашение между работником и работодателем.
• Разделение трудовых документов. Сюда входят собеседования при увольнении, контрольные списки увольнений, заметки о причинах увольнения, заявления об увольнении, документы о безработице, соглашения о прекращении службы, переписка и справочные документы. См. Должен ли работодатель объединять файлы сотрудников после увольнения?

Записи должны храниться отдельно от кадрового дела

Определенные записи сотрудников должны храниться отдельно от кадровых файлов , чтобы защитить права сотрудников на неприкосновенность частной жизни и оградить работодателей от ответственности. Сюда входят следующие типы записей:

• Медицинские. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников велись конфиденциально и отдельно от общего личного дела сотрудника.Сюда входят медицинские осмотры сотрудников, формы заявлений о пособиях по инвалидности , записки врачей, запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), запросы на размещение ADA, история компенсаций работникам, требования и сопутствующие документы, результаты пригодности к работе, оценка функциональных возможностей, направления к специалистам, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании, результаты тестов на наркотики / алкоголь, запросы на возмещение медицинских расходов, информация о здоровье членов семьи сотрудника, а также любая документация о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья , или инвалидность.Этот файл также будет содержать регистрацию в медицинском страховании, формы продолжения и уведомления КОБРЫ.
• Кредитная информация. Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные должны храниться конфиденциально в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA) 1969 года.
• Иммиграционные формы. Форма I-9 и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство, хранятся отдельно для конфиденциальности и для облегчения проверки в случае проведения государственного аудита.
• Документы по жалобам и расследованиям. Сюда входят внутренние претензии, претензии государственных органов и документы, связанные с судебными исками, которые должны храниться в файле до полного разрешения претензии или другого судебного разбирательства.

Электронный учет

Работодатели часто предпочитают вести учет в электронном виде, а не хранить бумажные файлы. Это избавляет от необходимости иметь физическое место для хранения данных о занятости на протяжении многих лет, что может сэкономить деньги и время.Кроме того, электронное хранилище облегчает поиск информации и обеспечивает эффективный доступ к документам. Организации также могут отказаться от бумажного документооборота в рамках своей приверженности принципам устойчивого развития.

У работодателей есть варианты при создании стратегии электронного учета, и доступны многочисленные поставщики и программные платформы. Облачный подход или подход «программное обеспечение как услуга» (SAAS) позволяет компаниям быстрее внедрять новые процессы, с большей легкостью обновлять программное обеспечение и снимать бремя технической поддержки с HR.С другой стороны, некоторые профессионалы считают, что частные локальные системы предлагают больший контроль при определении того, как использовать, хранить и находить данные. См .:

6 советов по поиску правильного HRMS

Какие факторы мы должны учитывать при преобразовании файлов персонала из бумажного в электронный формат?

Риски соответствия программного обеспечения I-9

Руководство по соответствию предоставляется для определенных типов записей, таких как формы I-9 и правила OFCCP для федеральных подрядчиков.Для обзора конкретных требований по типу записи, см .:

OFCCP: Сохранение данных о занятости и персонале в электронном формате

Правило безопасности HIPAA

Советы по сохранению и хранению новой формы I-9

Окончательные правила, касающиеся на использование электронных коммуникаций и технологий ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников

Доступ к кадровым файлам

Законы многих штатов требуют, чтобы работодатели разрешали нынешним и / или бывшим сотрудникам доступ к содержимому их кадрового файла.Работодатели должны понимать требования закона в штате (ах), где работают их сотрудники, и определять внутри компании, какой доступ разрешен в штатах, где нет нормативных требований. Некоторые соображения включают:

• Будет ли доступ предоставлен как нынешним, так и бывшим сотрудникам?
• Будет ли разрешено сотрудникам делать фотокопии из своих файлов?
• Какие процедуры используются сотрудниками для оспаривания информации, которую они считают неверной?
• Существуют ли ограничения для конфиденциальной информации, такой как проверка рекомендаций бывшего работодателя и конфиденциальные расследования?
• Следует ли организации ограничивать частоту доступа сотрудника к его или ее личному делу, например, количество раз в год или другие временные рамки?

Работодателю из нескольких штатов нужна гибкая политика, поэтому она применима ко всем сотрудникам.Например, уместно такое заявление, как «Доступ к личным файлам будет предоставлен в соответствии с законодательством штата».

См. :

Должны ли работодатели показывать работникам свои личные дела?

Политика доступа к кадровому файлу сотрудников

Безопасность записей о занятости

Работодатели должны применять меры безопасности для защиты личной информации сотрудников. Кража личных данных стала главной проблемой мошенничества потребителей, и Федеральная торговая комиссия (FTC) сообщает, что кража личных данных возглавляет список жалоб потребителей, о которых сообщается каждый год.Каждый работодатель ведет записи, которые могут быть украдены или использованы не по назначению; поэтому работодатели должны разработать процессы, которые защищают эту конфиденциальную информацию о сотрудниках.

См .:

Как предотвратить утечки данных

Что делать, если медицинские данные сотрудников скомпрометированы

Политика ведения учета: защита номеров социального страхования

Защита личной информации: руководство для бизнеса

Сохранение записей

Существует множество федеральных законов и законов штата, которые регулируют сохранение трудовых книжек.Работодатели должны обеспечить ведение всех записей на бумажном носителе или в электронном виде в течение минимально необходимого периода времени. Часто работодатели используют правило 7 лет для очистки файлов уволенных сотрудников, поскольку это обычно распространяется на государственные и федеральные сроки давности; хотя для некоторых записей, таких как формы I-9, может быть достаточно более коротких периодов хранения, а для других записей, таких как записи о воздействии OSHA, могут применяться более длительные периоды. У SHRM есть таблица федеральных требований к хранению документации, которая помогает определить законодательные требования.

См .:

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Знать требования OSHA по созданию и хранению документов

Как долго должны храниться письменные предупреждения или консультативные заключения?

Что мы делаем с записями компании и сотрудников после закрытия компании?

Хотя большинство требований к хранению записей продиктовано федеральными законами или законами штата, бывают ситуации, когда срок не установлен. Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний срок для записей без установленного законом срока хранения.Этот единообразный закон был принят рядом штатов и содержит общие руководящие принципы для других, хотя работодатели должны проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить свои индивидуальные обязательства по соблюдению и рекомендовать передовой опыт.

Уничтожение документов

После того, как работодатель выполнил требования по сохранению трудовых книжек, необходимо соблюдать эффективный план ликвидации. Простое выбрасывание трудовых книжек в корзину создает значительный риск кражи или неправомерного использования информации о сотрудниках, что может привести к расследованию регулирующих органов, штрафам, потенциальным гражданским искам, плохой рекламе и нанесению ущерба бренду работодателя.

Если записи о занятости содержат личную информацию (PII), такую ​​как имя, адрес, номер социального страхования и т. Д., Работодатели должны безопасно распорядиться этой информацией.

Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует следующие методы утилизации:

• Уничтожение или стирание электронных файлов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
• Измельчение, сжигание или иное уничтожение бумажных документов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
• Наем сертифицированного подрядчика, специализирующегося на уничтожении документов, после проведения комплексной проверки операций и политик безопасности компании.

См. Политика ведения документации — ведение, сохранение и уничтожение документации

Что входит в личное дело сотрудников?

Личное дело сотрудника — это основной файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая собеседованием при увольнении и документацией об увольнении.

Доступ к личному делу сотрудников

Только персонал отдела кадров и непосредственный начальник или менеджер сотрудника могут иметь доступ к информации в личном деле сотрудника, и она никогда не покидает офис отдела кадров.

В некоторых компаниях доступ к файлу имеют только сотрудники отдела кадров. В этих организациях руководители или менеджеры хранят свой собственный файл управления, который включает документы, к которым им может потребоваться доступ, например, копии предыдущих служебных аттестаций.

Требования варьируются от штата к штату, не говоря уже о международном, в отношении того, кто имеет доступ к личному делу сотрудника. В некоторых штатах сотрудники имеют право на доступ и даже на получение копий информации в личном деле. В других доступ более узкий. Требования также различаются в зависимости от того, что сотрудник может получить доступ. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы соответствовать вашим юридическим требованиям.

Как правило, вы не хотите хранить документы в личном деле сотрудников, к которым у сотрудника нет разумных прав доступа.Вы можете рассмотреть возможность хранения всех документов, связанных с проверкой биографических данных, рекомендациями, контрольными списками собеседований и рейтингами, в отдельном файле, который создается для хранения всех документов, связанных с конкретным мероприятием по набору и найму.

Личное дело сотрудников обычно хранится в запертом огнестойком картотеке в закрытом месте, доступном для персонала отдела кадров. Конфиденциальность информации о сотрудниках в личном деле имеет первостепенное значение.

Из всех файлов сотрудников, хранящихся в компании, к кадровому файлу чаще всего обращаются изо дня в день работодатель, руководитель или персонал отдела кадров.

Соображения относительно содержимого файла персонала

Кадровые файлы обычно содержат документы, которые сотрудник уже просмотрел, и поэтому он или она знакомы с их содержанием. Сюда входят такие документы, как заявления о приеме на работу, оценки результатов работы, письма о признании, записи об обучении и формы, относящиеся к переводам и продвижению по службе.

Вот основные принципы и вопросы, которые следует учитывать при хранении любого документа в личном деле сотрудника.

• Потребуется ли работодателю конкретный документ для обоснования решений, если на него был подан иск? Нужен ли этот документ работодателю в суде?
• Знает ли и понимает ли сотрудник, что документ будет помещен в его или ее личное дело? В большинстве случаев работодатели должны попросить сотрудника подписать документ не для того, чтобы выразить согласие с содержанием документа, а для того, чтобы подтвердить, что они ознакомились с документом и прочитали его.
• Никаких сюрпризов, мнений или личных заметок о сотруднике никогда не следует помещать в личное дело сотрудника. В личном деле сотрудников должны быть только факты, а не спекулятивные мысли.

Содержание личного дела сотрудника

Ниже приведены рекомендации по документации, которую работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

История занятости

• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Сопроводительное письмо к резюме
• Проверка образования
• Подтверждение занятости
• Отказное письмо
• Должность Описание должности
• Записи анализа работы
• Письмо с предложением о работе или трудовой договор
• Агентство по трудоустройству или договор временного агентства, если используется
• Контактная информация для экстренных случаев
• Подписанный бланк подтверждения справки сотрудника, подтверждающий получение справки сотрудника
• Контрольный список из ориентации новых сотрудников с указанием тем, охваченных и кем
• Любые соглашения и документация о переселении
• Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между работником и работодателем (например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)
• Официальные формы занятости, включая запросы о переводе, продвижении по службе, внутренние заявления о приеме на работу и т. Д.
• Прочие документы, связанные с трудоустройством

Повышение эффективности сотрудников, планы развития и улучшения

• Копии использованной служебной аттестации или планов развития сотрудников
• Самооценка сотрудников
• Записи любых официальных консультаций
• Примечания о явке или опоздании
• Документация по плану повышения эффективности
• Протоколы о дисциплинарных взысканиях
• Признание сотрудников в виде сертификатов, благодарственных писем и т. Д.
• Официальные предложения и рекомендации сотрудников, ответы организаций
• Учебные записи
• Запросы на обучение
• Оценка компетенций
• Уведомления или расписания учебных классов или сеансов
• Требуется подписание оценок
• Отчеты о расходах на обучение
• Жалобы клиентов или коллег, которые обсуждались с сотрудником

Записи об увольнении

• Заявление об увольнении сотрудника
• Документация для выездного собеседования
• Уведомление Cobra
• Контрольный список окончания работы
• Окончательный учет всех аспектов занятости сотрудника, таких как окончательная зарплата, отпускные, возврат имущества компании и т. Д.

Итог

В личном деле сотрудника следует помещать только те документы, с которыми он знаком.Если просмотр содержимого их файла вызывает удивление у сотрудников, значит, вы не смогли эффективно управлять содержимым файла.

Что включать в файл персонала [+ Бесплатный контрольный список]

Файл персонала — это бумажная или электронная папка для хранения кадровых документов и документов по заработной плате, относящихся к новым, существующим или бывшим сотрудникам. Он должен включать основную информацию о сотрудниках и компенсациях в соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата о труде. Понимание того, какие трудовые книжки хранить в защищенном личном деле, поможет вам избежать возможных ошибок и штрафов.Позже мы предоставим загружаемый контрольный список для папки с файлами сотрудников и контрольный список для файлов персонала.

Для защиты личных дел и других рабочих документов компаниям следует использовать платформу управления служащими, такую ​​как Rippling. С его помощью все операции с людьми выполняются в одном месте — от приема до отъезда, включая управление документами. Вы можете легко управлять данными и операциями сотрудников и автоматизировать их, чтобы обеспечить соблюдение федерального, государственного и местного трудового законодательства. Подпишитесь на бесплатную демонстрацию.

Посетите Rippling

Документы, которые работодатели должны включать в кадровое дело

Документы в личном деле сотрудника должны охватывать весь жизненный цикл его занятости, от писем с предложениями и форм W-4 до обзоров результатов работы и документов о увольнении, включая документацию по собеседованию каждого сотрудника при увольнении. Файл персонала может представлять собой физическую папку с распечатанными документами или храниться в электронном виде с помощью программного обеспечения для управления персоналом, такого как Rippling.

Список того, что входит в полное личное дело, длинный; поэтому мы разделим его на три более коротких списка: требуемые по закону, передовые практики и необязательные элементы.Прежде чем приступить к делу, загрузите бесплатный контрольный список папки с файлами сотрудников и контрольный список аудита кадровых файлов ниже, чтобы вы могли следить за ними:

• Загрузить контрольный список папки с файлами сотрудника в виде файла DOC или PDF
• Скачать контрольный список аудита кадрового досье в формате XLS или PDF

Требуемые по закону документы для хранения в личном деле

Существует восемь кадровых документов, связанных с сотрудниками, которые должны содержаться в каждом кадровом деле, которые включают юридические записи о занятости, такие как формы налога на заработную плату и соглашения между сотрудником и работодателем.

Восемь документов, которые должны содержаться в каждом личном деле сотрудника:

1. Основная информация о сотруднике (: имя, адрес и номер телефона) и контактные данные для экстренных случаев
2. Формы удержания налогов IRS : W-4s и / или W-9s
3. Информация о заработной плате и компенсациях : Любые данные о зарплате или платежных картах
4. Контракты или соглашения: Обычно между работником и работодателем, такие как соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся предоставленного компанией автомобиля или бизнес-кредитной карты
5. Формы вознаграждений работникам : Формы зачисления и соглашения с бенефициарами
6. Алименты: Любые юридические или судебные документы
7. Компенсация рабочим: Поданная документация по претензиям
8. Документы об увольнении : Документированные причины увольнения работника, документы о безработице, формы продолжения страхования и т. Д.

Дополнительные документы для включения в досье сотрудников в качестве передовой практики

Эти следующие 10 документов не требуются, но часто включаются в личное дело сотрудника, чтобы к ним мог легко получить доступ менеджер сотрудника, ведомость заработной платы или сотрудник, если это необходимо. Они включают файлы, относящиеся к работе и работодателю, такие как заявление о приеме на работу, обзоры производительности и записи об отпусках сотрудников.

10 документов, которые полезно иметь в личном деле каждого сотрудника:

* В некоторых штатах работодатели обязаны вести учет отпусков по болезни.Если они не хранятся в электронном виде в вашей системе расчета заработной платы, рекомендуется хранить их в папке с персоналом сотрудника.

Необязательные элементы для включения в файлы персонала

Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) дополняет эти списки, предлагая дополнительные документы, которые могут быть включены в папку персонала сотрудника. Во многих случаях эти документы хранятся у работодателя, но могут не храниться в самом личном деле. Где хранить эти документы, зависит от работодателя.

• Выписки из учебных материалов: Например, если вы используете систему управления обучением (LMS) или онлайн-портал обучения, обучение и сертификаты ваших сотрудников, скорее всего, будут храниться в электронном виде.
• Записи о постановке целей: Если вы используете программное обеспечение для управления производительностью, документы о постановке целей ваших сотрудников, скорее всего, будут храниться в электронном виде.

Если все это усложняется по мере роста вашего бизнеса, вы можете передать расчет заработной платы на аутсорсинг или использовать универсальное программное обеспечение для управления кадрами, льготами, расчетом заработной платы и документами, такое как Rippling, для отслеживания документов и управления оплачиваемым отпуском (PTO) и преимущества.Rippling обеспечивает онлайн-хранилище документов, включая копии трудовых договоров, политик и копию вашего справочника. Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня.

Посетите Rippling

Чего не хранить в личном деле

Поскольку есть документы, которые должны быть в ваших файлах персонала, есть также документы, которые вы не должны включать в папку персонала сотрудника. К ним относятся следующие:

• Предварительные записи о приеме на работу, кроме заявления
• Ежемесячный учет посещаемости
• Медицинская информация
• Все, что связано с правом на участие работников, например формы I-9, копии водительских прав или записи о равных возможностях трудоустройства (EEO)
• Частные документы, защищенные Законом о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA), также называемом конфиденциальностью медицинской информации
• Данные частных сотрудников, такие как банковские счета, номера социального страхования или иммиграционные документы, лучше всего хранить отдельно от папки персонала

Чтобы навести порядок, вот несколько советов о том, как хранить документы, которые не должны храниться в папке с персоналом сотрудника.

Проверка права на трудоустройство: Рассмотрите возможность помещения всех форм I-9 и связанных с ними документов, подтверждающих право сотрудника на работу в США, в отдельную папку. Представители иммиграционной службы, а также уполномоченный персонал Министерства внутренней безопасности (DHS) имеют право проверять I-9. Вы можете ограничить то, что агенты могут просматривать, храня I-9 отдельно от информации о персонале.

Информация о равных возможностях трудоустройства (EEO): EEOC предоставляет кандидатам на работу добровольную возможность самостоятельно идентифицировать свою инвалидность или статус ветерана (ведение записей, связанных с этими документами, требуется, если у вас 100 или более сотрудников).Мы рекомендуем вам хранить эту документацию отдельно от папки сотрудников; менеджеры не должны иметь доступа для просмотра этих данных из-за риска дискриминации сотрудника из защищенного класса.

Онлайн-системы отслеживания кандидатов (ATS) обычно хранят информацию EEOC отдельно от каждого нового заявления о приеме на работу и резюме; HR это видят, а интервьюеры и менеджеры — нет.

Медицинская информация: Законы HIPAA о конфиденциальности медицинской информации требуют, чтобы вы обеспечивали конфиденциальность медицинских записей вашего сотрудника.Если у вас есть сотрудники, которые предоставили вам записи врача или другую документацию, например, для отпуска по болезни, храните эти связанные со здоровьем документы отдельно.

Например, если сотрудник запрашивает отпуск по беременности и родам, используя формы запроса FMLA, вы должны сохранить запрос в отдельном защищенном файле FMLA, к которому никто не имеет доступа, кроме вас и вашего менеджера по персоналу, который отвечает за администрирование отпускных пособий. Руководителю сотрудника не должно быть разрешено видеть конфиденциальную медицинскую информацию в файле сотрудника.

Если вам нужна помощь в настройке процесса найма, следуйте нашему руководству по найму новых сотрудников.

Как создать файлы персонала

Владельцы бизнеса не всегда осознают важность создания кадровых досье до тех пор, пока они не пройдут аудит или не подадут иск. Если вы оглядываетесь назад и нервничаете по поводу того, чтобы настроить все для уже существующих сотрудников, не переживайте. Воспользуйтесь двумя шаблонами, которые мы предоставили выше, а также инструкциями по настройке и упорядочению папок с файлами сотрудников.

Для организации и хранения кадровой документации в целях обеспечения соответствия и безопасности необходимо выполнить следующие действия:

Инвентарь

Во-первых, вам нужно провести инвентаризацию того, что у вас уже есть для каждого сотрудника. Используйте контрольный список аудита кадрового досье, чтобы отслеживать, что вы получили. В идеале вы должны создать личное дело для каждого сотрудника на дату приема на работу. Однако, если вы забудете это сделать, вы можете проверить свою старую электронную почту и посмотреть, можете ли вы найти в своем почтовом ящике документы — например, резюме сотрудников, обзоры эффективности и налоговые формы.Убедитесь, что у вас также есть I-9 для каждого сотрудника.

Определите, чего не хватает в каждом личном деле

Обязательно примите во внимание те документы, которые у вас уже есть и что вам нужно от каждого сотрудника. Используйте контрольный список папок с файлами сотрудников, чтобы убедиться, что все в порядке, поскольку он включает наш список форм, приведенный выше. Каждому человеку может потребоваться свой собственный список. Для этой цели вы можете настроить приведенный выше контрольный список папки с файлами сотрудника. Также было бы лучше, если бы вы начали периодически проверять файлы, чтобы убедиться, что каждая часть информации актуальна и точна.

Сообщите своим сотрудникам об их личных делах

Сообщите всем своим сотрудникам, проведя общекорпоративное собрание и объяснив, почему вы создаете файлы персонала. Объясните, что для бизнеса лучше иметь надежную документацию о трудоустройстве. Сообщите сотрудникам, что вам может потребоваться их помощь для сбора недостающей информации, например их контактные данные для экстренных случаев или копии их резюме.

Элементы запроса, необходимые для заполнения каждого кадрового файла

Дайте каждому сотруднику индивидуальный контрольный список, чтобы показать, что им нужно отправить для обновления своего кадрового файла.Установите срок сдачи в одну неделю, чтобы все документы сотрудников были заполнены. Обязательно просмотрите список каждого сотрудника с их присутствием, чтобы, если что-то не было отправлено, вы могли сразу решить его.

Последующие действия и защита файлов в течение одной недели

Обратитесь к каждому сотруднику, у которого вы запросили дополнительные документы до истечения крайнего срока, чтобы у всех было время отправить недостающие документы. Затем храните документы в Интернете, в компьютерной сети или в запертом картотеке.

Ограничить доступ к файлам персонала

Убедитесь, что у вас есть ограниченный доступ к файлам сотрудников для уполномоченного лица или отдела, разрешение которого необходимо для просмотра файлов. Мы также рекомендуем хранить файлы в запираемом огнеупорном шкафу для хранения документов. Это сделано для защиты конфиденциальной информации о сотрудниках от неуполномоченного персонала.

Создание регулярного аудита кадрового досье

Запланируйте периодическую проверку личного дела каждого сотрудника.Вы можете сделать это, когда будете проводить их ежегодную оценку. Убедитесь, что файлы точны, актуальны и полны. Если нет, вы можете попросить сотрудника предоставить вам обновленные файлы или информацию. Ваш бизнес должен проверить, что файлы в порядке, прежде чем проводить какие-либо проверки, такие как платежная ведомость или труд.

Обратите внимание, что личные дела можно просмотреть во время государственного аудита или вызвать в суд в случае судебного иска о неправомерном увольнении. Сохранение точных и актуальных файлов поможет вам избежать ответственности.Следуйте нашему руководству по адаптации, чтобы узнать, как некоторые документы из личного дела будут использоваться при приеме на работу.

Федеральные законы и законы штатов О кадровых делах

Соответствие федеральным законам и законам штата — важный аспект работы работодателем, поскольку от вас требуется вести данные о сотрудниках и файлы персонала. Вот лучшие практики, а также то, что требуется на федеральном уровне и уровне штата.

Федеральный закон и кадровое дело

Трудовое законодательство применяется ко всем работодателям, подпадающим под действие федеральных антидискриминационных законов, как правило, к любому работодателю с 15 или более штатными сотрудниками.Однако следующие законы применяются ко всем предприятиям, и каждое агентство имеет свои собственные требования и / или правила хранения документов.

• Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы работодатели вели весь личный или трудовой учет в течение одного года. В случае увольнения сотрудника его кадровые записи должны храниться в течение одного года с даты увольнения.
• Согласно Закону о дискриминации по возрасту при трудоустройстве (ADEA) работодатели должны вести учет заработной платы в течение трех лет.Кроме того, работодатели должны хранить в досье любой план вознаграждений работникам (например, пенсионные и страховые планы) и любую письменную систему трудового стажа или заслуг в течение всего периода действия плана или системы и в течение как минимум одного года после прекращения ее действия.
• Согласно Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели должны вести учет заработной платы не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны хранить все записи в течение как минимум двух лет (включая ставки заработной платы, оценки результатов работы, системы трудового стажа и заслуг, а также коллективные договоры), объясняющие основы выплаты разной заработной платы работникам всех полов в одном и том же учреждении.

Дополнительную информацию о необходимой документации можно найти в нашей статье о платежных ведомостях.

Государственное законодательство и кадровое дело

Законы штата о личных делах вращаются вокруг того, имеет ли служащий право просматривать свое личное дело . Во многих штатах есть положение, позволяющее сотрудникам запрашивать копии документов в своих файлах. В других штатах сотрудникам, возможно, придется подать иск, чтобы просмотреть свое личное дело.

Право на просмотр состояний

Следующие состояния позволяют сотрудникам видеть некоторые или все документы в своей папке персонала; во многих штатах четко указано, что именно сотрудники могут просматривать.Другие позволяют работодателю взимать разумную плату за копии документов. Например, в Аризоне записи о заработной плате можно только просматривать.

Для получения более подробной информации посетите веб-сайт Министерства труда (DOL) вашего штата.

Государственным служащим разрешено просматривать документы о трудоустройстве в большинстве штатов, кроме Миссисипи, Миссури, Нью-Джерси, Нью-Мексико и Западной Вирджинии. На момент публикации «право на просмотр личных дел» включает: Аляска, Аризона, Калифорния, Колорадо, Коннектикут, Делавэр, Флорида, Иллинойс, Айова, Луизиана, Мэн, Массачусетс, Мичиган, Миннесота, Невада, Нью-Гэмпшир, Север. Каролина, Огайо, Оклахома, Орегон, Пенсильвания, Род-Айленд, Южная Каролина, Вашингтон и Висконсин.

Итог

Ведение кадровых досье — важная часть работы работодателя и защита себя от ответственности. Это отличный способ систематизировать данные о сотрудниках и помогает принимать решения в отношении кадровых ресурсов. Вы можете управлять файлами в электронном или бумажном виде; В любом случае важно включать основные отчеты сотрудников и соблюдать соответствующие федеральные законы и законы штата.

Если вам сложно вести учет персонала на бумажных носителях, подумайте об использовании облачной HR-платформы, такой как Rippling.Вы можете хранить все документы сотрудников в онлайн-базе данных и с легкостью собирать электронные подписи. Файлы хранятся на защищенном сервере и доступны даже после ухода сотрудника из компании. Подпишитесь на бесплатную демонстрацию сегодня.

Посетите Rippling

Зения Лазаро внесла свой вклад в эту статью.

Что хранить в файлах персонала

Файлы персонала — одни из самых важных файлов в любой организации. Очень важно убедиться, что у вас есть все необходимое, чтобы доказать, что сотрудникам разрешено работать по закону, и убедиться, что вы принимаете надлежащие меры, когда речь идет о таких вещах, как налоги и требования к страхованию.Если вы решите уволить сотрудника, также может оказаться важным показать документацию, подтверждающую поведенческие проблемы или проблемы с производительностью.

Однако с другой стороны уравнения также важно ограничить объем данных, хранящихся в файлах сотрудников. Чем больше данных вы храните в файлах сотрудников, тем больший объем конфиденциальной информации может быть скомпрометирован. Может быть полезно иметь руководство относительно того, что следует и не следует хранить в личном деле сотрудников.

Что хранить в файлах сотрудников

Папки с файлами сотрудников можно разделить на несколько разделов: файл персонала, конфиденциальный, льготы и платежные ведомости. В зависимости от сотрудника могут потребоваться дополнительные категории. Разделение документов в картотеке сотрудника по разным папкам может помочь избежать случайного раскрытия конфиденциальной информации. Важно различать личное дело и документы, которые не должны храниться в личном деле.

Кадровое дело сотрудника

Кадровое дело сотрудника может включать в себя такие документы, как:

• Документы по набору / проверке:
  • Заявление
  • Резюме / CV
  • Стенограммы
• Описание должности
• Любые записи, связанные с :
  • Предложения о работе
  • Повышение или понижение в должности
  • Переводы
  • Увольнения
• Справочник сотрудника / признательность за политику
• Записи об обучении и обучении
• Информация о вознаграждении и оплате
• Награды и благодарственные письма
• Оценка результатов работы
• Неконкурентные / конфиденциальность / другие соглашения
• Предупреждения / дисциплинарные уведомления
• Уведомление о прекращении трудовых отношений
• Документация об увольнении с собеседования

Конфиденциальное дело

Конфиденциальное дело сотрудника должно включать документы, содержащие отправленные Ситуационная или конфиденциальная информация.Хранение такой документации в отдельном файле или папке поможет вам избежать случайного раскрытия содержащейся в ней информации. Эти документы могут включать:

• Справочные материалы
• Результаты проверки данных
• Формы EEO и позитивных действий
• Результаты тестов на наркотики
• Судебные / юридические документы
• Алименты на ребенка или выплаты заработной платы
• Записи исследований на рабочем месте
• Трудоустройство / фонд заработной платы запросы на подтверждение

Файл преимуществ

Информацию о преимуществах и формы следует хранить в отдельной папке с файлами.Регистрация в программе Benefits проводится ежегодно, поэтому рекомендуется хранить всю необходимую информацию в отдельной папке. Эти формы пособий могут включать:

• Формы регистрации на пособия
• Формы назначенных получателей

Файл расчета заработной платы

Файл расчета заработной платы должен включать все записи, связанные с расчетом заработной платы, в том числе:

• Разрешение на выплату зарплаты
• Формы W-4
• Расписания и записи посещаемости
• Формы W-2
• Повышение заработной платы
• Вычеты из заработной платы
• Возмещения
• Предварительные запросы на оплату
• Награды и бонусы

Дополнительные файлы

Формы, такие как I-9, сообщения об опасности У третьих лиц может потребоваться доступ к журналам обучения, медицинским записям, заявлениям о компенсации работникам, отчетам о расследованиях и отчетам об изъятиях.Привязка этих документов к личным файлам сотрудников может позволить получить доступ к конфиденциальной информации. Их отдельное хранение обеспечивает безопасность этой информации, позволяя соответствующим сторонам получать доступ к определенным данным.

Медицинская карта

Отдельная медицинская папка может использоваться для хранения любых файлов, относящихся к медицинским записям сотрудников. ADA фактически запрещает работодателям хранить медицинские файлы в общих папках сотрудников. Эти медицинские формы могут включать:

• Медицинские анкеты
• Заявления о выплате пособий
• Записи об отпусках по болезни
• Запросы FMLA
• Записки врача
• Заявления о компенсации работникам
• Запросы о размещении
• Контакты для экстренных случаев

Формы I-9

Иммиграционные формы I-9 не следует хранить в общей папке с личными делами сотрудников.Если эта форма хранится у работодателя, ее необходимо хранить отдельно от других записей сотрудника.

Чего не хранить

Информация о личной жизни сотрудников не должна храниться в их файлах. Некоторая не относящаяся к делу информация, которая была обнаружена в файлах сотрудников, включает хобби, политическую принадлежность, религию и количество детей. С добавлением анализа социальных сетей к некоторым стратегиям найма, адреса социальных сетей сотрудников — это еще одна вещь, которую следует удалить из файлов сотрудников, если они были сохранены.

Несмотря на то, что записи о производительности должны храниться в файлах, работодатели должны придерживаться фактов. Сотрудники могут попросить показать свои файлы, и файлы могут быть рассмотрены юрисконсультом или присяжными, если подан иск. Написание заметок, которые можно было бы считать дискриминационными или неуместными, в таких ситуациях могло нанести вред работодателю.

Как долго следует хранить файлы сотрудников?

По закону компании обязаны вести учет сотрудников в течение определенного периода времени, даже если они больше не работают в вашей компании.Точный срок зависит от того, где находится ваша компания. Период времени может варьироваться в зависимости от штата, поэтому важно изучить все законодательные акты, касающиеся ведения документации. Может быть хорошей идеей постоянно хранить файлы сотрудников на случай, если они понадобятся, например, для подтверждения занятости.

Следует ли хранить файлы в цифровом виде?

Бумажные файлы ушли в прошлое. Современное программное обеспечение HR позволяет хранить все документы в цифровом виде. Даже если вы решите хранить бумажные резервные копии, все файлы также следует хранить в цифровом виде.Это упрощает поиск и сортировку записей о сотрудниках. Специалистам по персоналу намного проще управлять картотекой сотрудников и получать к ней доступ, когда это делается в цифровом виде.

Очистка файлов сотрудников и обеспечение хранения только самой актуальной и актуальной информации может повысить безопасность и защитить работодателей. Использование HRIS может упростить правильное и безопасное хранение информации о сотрудниках. Если вам нужна помощь в поиске HRIS, подходящего для вашей компании, посетите нашу страницу поиска поставщиков, чтобы начать работу.

Что должно быть в досье сотрудника?

1. Блог
2. Управление персоналом
3. Что должно быть в файле сотрудника?

Досье сотрудника или кадровая запись — это группа документов, которые содержат всю необходимую информацию о времени работы сотрудника в вашем бизнесе, от его заявления о приеме на работу до его заявления об увольнении.

Вы можете не понимать, что должно быть в досье сотрудника, или спрашивать, как долго вы должны хранить эту информацию.В этом руководстве мы создали контрольный список файлов сотрудников, чтобы помочь вам собрать все нужные документы и ответить на любые общие вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Зачем нужны файлы сотрудников

Хранение всей важной информации о сотруднике в одном месте означает, что легко найти любую важную информацию об их роли и обязанностях.

Это также означает, что вы можете предоставить любые необходимые записи в случае, если сотрудник предъявит вам иск. Вот почему важно постоянно обновлять личное дело сотрудника и регулярно проверять все файлы, чтобы убедиться в наличии всех необходимых документов.

Это поможет защитить вас в случае предъявления иска, поскольку в досье сотрудника будет указано, какую поддержку и лечение получал этот человек в рамках своего бизнеса.

Что хранить в файлах сотрудников

Содержимое файлов сотрудников будет отличаться от человека к человеку, но мы думаем, что есть несколько ключевых аспектов, которые следует включить.

В личное дело сотрудника следует включить:

• Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
• Информация об образовании и прошлом трудоустройстве
• Описание должности
• Письмо с предложением о работе и трудовой договор
• Контактная информация для экстренных случаев
• Обучение записи
• Информация о заработной плате и льготах (но не банковские реквизиты)
• Формы служебной аттестации
• Отчеты о дисциплинарных мерах
• Заявление об увольнении сотрудника
• Документация для увольнительного собеседования
• Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Узнайте, как наше программное обеспечение может помочь

Наше программное обеспечение HR поможет вам сэкономить часы на администрировании кадров.

Чего не должно быть в файлах сотрудников?

Любая информация, не имеющая отношения к роли сотрудника, например его этническая принадлежность или сведения об инвалидности, не должна включаться в его личное дело.

Избегайте включения каких-либо наблюдений или мнений о сотруднике в их личное дело: информация должна быть ограничена только фактами.

Кто имеет право просматривать ваши личные дела?

Поскольку файлы сотрудников содержат личную информацию, такую ​​как домашний адрес или сведения о дисциплинарных мерах, вы должны обеспечить их защиту и ограниченный доступ.Только сам сотрудник, его непосредственный руководитель и сотрудники отдела кадров должны иметь возможность просматривать свои файлы.

Как долго хранить файлы сотрудников

GDPR (Общий регламент по защите данных) вступил в силу в мае 2018 года и установил строгие правила, касающиеся ответственности работодателей за защиту данных своих сотрудников.

Не думайте, что вы сможете избавиться от всей информации о сотрудниках, когда они увольняются из вашего бизнеса. По закону от вас может потребоваться хранить некоторые данные, например данные о заработной плате, и рекомендуется хранить другую информацию на случай, если бывший сотрудник предъявит иск против вас.Если вы удалили записи об аттестациях, дисциплинарных мерах или льготах, вы не сможете представить доказательства того, что вы соблюдали трудовое законодательство.

Для неудачных кандидатов на вакансию рекомендуется хранить информацию в течение как минимум 6 месяцев после подачи заявления. Общие правила для бывших сотрудников:

• Рабочее время (подробные сведения о том, когда сотрудник работал на вас) — 2 года
• Заработная плата и сведения о любом взятом отпуске по беременности и родам и отцу — 3 года
• P45 / P60, файлы персонала и записи об обучении — 6 лет

Согласно GDPR, сотрудники имеют право на получение информации:

• , какая информация у вас есть о них и как вы ее используете
• конфиденциальность записей
• как эти записи могут помочь в их обучение и развитие на работе

Если сотрудник запросит копию имеющихся у вас данных о нем, у вас будет 30 дней, чтобы предоставить ее.

Где хранить файлы сотрудников

Дни, когда документы сотрудников хранятся в запертых огнестойких шкафах, быстро становятся историей для многих предприятий. Безусловно, самый безопасный и надежный метод хранения файлов сотрудников в одном месте — это их хранение в программном обеспечении для управления персоналом.

С программным обеспечением HR вы сможете защитить важные документы и ограничить круг лиц, имеющих к ним доступ. Сотрудники смогут редактировать свои личные данные, когда они будут обновлены, что освободит время администратора для себя.

Поскольку программное обеспечение размещено в облаке, оно будет доступно из любого места. Это будет полезно, поскольку все больше и больше сотрудников начинают работать удаленно или имеют гибкий график работы, который позволяет им работать из дома несколько дней в неделю.

Сотрудники смогут получить ответы на любые вопросы об их роли или обязанностях, просмотрев свой трудовой договор и описание должности в программном обеспечении. Это сократит количество времени, которое вы тратите на ответы на общие вопросы сотрудников, позволяя вам сосредоточиться на своем бизнесе.

Наше программное обеспечение для управления персоналом позволяет хранить все файлы сотрудников в собственной защищенной онлайн-базе данных, обеспечивая вам душевное спокойствие.

Свяжитесь с нами по адресу [email protected] или позвоните нам по телефону 0333 014 3888, чтобы узнать больше о нашем простом в использовании программном обеспечении для управления персоналом.

Или начните пользоваться бесплатной пробной версией сегодня.

ПОДРОБНЕЕ:

Содержание этого блога предназначено только для общей информации. Пожалуйста, не полагайтесь на это как на юридический или другой профессиональный совет, поскольку это не то, что мы намеревались сделать.Вы можете найти более подробную информацию об этом в наших Условиях использования веб-сайта. Если вам нужна профессиональная консультация, свяжитесь с нами.

Вы также можете прочитать эти статьи

Что должно быть в файле сотрудника?

Как работодатель, вы обязаны хранить записи в личном деле сотрудников. От документов о новом найме до информации о заработной плате — есть множество документов (и некоторая конфиденциальная информация), которые вам нужно надежно хранить и иметь под рукой. Итак, что должно быть в досье сотрудника?

Что должно быть в досье сотрудника?

Хранение документов сотрудников является обязательным условием, если вы хотите оставаться организованным, соответствовать требованиям законодательства и принимать решения (например,г., поднимает). Но по закону вы не можете объединить всех записей ваших сотрудников в один файл, даже если они относятся к одному и тому же сотруднику. Есть некоторые требования для разделения информации по личному делу. Не говоря уже о том, что вам может потребоваться хранить одни записи дольше, чем другие.

Для каждого сотрудника необходимо хранить множество различных документов. И в зависимости от типа файла и от того, является ли он конфиденциальным, вам может потребоваться хранить его отдельно от других файлов. Вот что обычно следует хранить в досье каждого сотрудника:

• Главный файл
  • Информация перед приемом на работу
  • Личная информация
  • Формы для конкретных предприятий
  • Записи об исполнении работ
  • Информация о прекращении службы / увольнении, если применимо
• Конфиденциальная информация
  • Заработная плата
  • Информация о льготах
  • Медицинская карта
  • Форма I-9
  • Информация о прямом депозите

Личное дело главного сотрудника

Вести досье на каждого сотрудника, включая уволенных сотрудников.Основное досье сотрудника должно содержать , а не конфиденциальную информацию или формы, такие как номер социального страхования сотрудника или форма I-9. Вместо этого они помещаются в отдельные файлы (о которых мы поговорим позже).

Главный файл сотрудника должен содержать основную информацию, такую ​​как предварительная информация о приеме на работу и подписанные формы подтверждения. Посмотрите, что нужно включить в основной файл сотрудника ниже.

Информация перед приемом на работу

Когда вы нанимаете сотрудника, лучше всего хранить определенную информацию перед наймом для каждого сотрудника.Таким образом, вы можете вернуться к нему при необходимости. Когда вы проходите собеседование и процесс приема на работу кандидата, вы обычно получаете от него следующую информацию:

• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Примечания к интервью
• Ссылки
• Рекомендательные письма

Когда вы нанимаете сотрудника, храните указанную выше информацию в надежном месте в его личном деле. Кроме того, храните другие документы о приеме на работу (например, письмо с предложением) и храните их отдельно от информации перед приемом на работу.И имейте в виду, что некоторые формы приема на работу и информация должны оставаться конфиденциальными (например, форма I-9).

Личная информация

Хотя вы не должны хранить личную информацию, такую ​​как SSN сотрудника, в личном деле сотрудника, вы должны держать некоторую личную информацию в легкодоступном месте.

Пара фрагментов личной информации, которую вы можете сохранить в файле персонала, включают:

• Контактная информация сотрудника (имя, адрес и номер телефона)
• Контактная информация для экстренных случаев

Формы для бизнеса

В зависимости от вашего бизнеса вы можете потребовать от сотрудников подписать определенные формы подтверждения, когда они начнут работать на вас.Эти подписанные документы следует хранить в личном деле каждого сотрудника для сохранности.

Вот несколько форм подтверждения, которые вам, возможно, потребуется собрать и сохранить:

Производительность

Раздел досье вашего сотрудника должен включать информацию об их работе. Чтобы помочь оценить производительность ваших сотрудников, ведите следующие записи для каждого сотрудника:

Если вы увольняете сотрудника или сотрудник увольняется из вашей компании, обязательно сохраните это в личном деле сотрудника.Если вы и ваш сотрудник расходитесь, сохраните в его записи следующую информацию:

• Выходное собеседование
• Информация об увольнении (например, причина, по которой сотрудник уволился или был уволен)
• Последний день работы
• Заявление об увольнении сотрудника, если применимо
• Прочие документы о выходе

Конфиденциальная информация

Опять же, некоторые файлы сотрудников являются конфиденциальными и должны храниться отдельно от основных файлов. В соответствии с федеральными законами не храните конфиденциальную информацию о сотруднике в основном файле сотрудника.Вместо этого храните записи в отдельном и безопасном месте. Таким образом, они не попадут в чужие руки.

Записи, которые следует хранить в тайне, включают:

• Заработная плата
• Информация о пособиях
• Медицинская документация
• Форма I-9
• Прочие прочие конфиденциальные записи

Заработная плата

Записи о заработной плате сотрудников включают все, что связано с оплатой труда сотрудника. Это может включать:

• Ставка заработной платы
• Сверхурочная работа
• Дополнительная заработная плата, например, премии и комиссии
• Корешки заработной платы
• Формы удерживаемого налога (например,g., форма W-4 и форма W-4)
• Информация о возмещении расходов
• Поднимите документацию
• Периоды выплаты заработной платы
• История расчета заработной платы
• Заработная плата
• Временные карты
• Отработанные часы
• Оставшееся время off

Поскольку ведомости заработной платы переполнены личной информацией, храните их отдельно от других файлов сотрудников.

Информация о льготах

Если вы предлагаете льготы сотрудникам на своем предприятии, вам необходимо хранить записи в конфиденциальном файле.И вам необходимо хранить их отдельно от других файлов (например, ведомостей заработной платы).

Если вы предлагаете льготы своим сотрудникам, сохраните в записи каждого сотрудника следующую информацию:

• Информация о льготах (например, здоровье, зрение, стоматология и т. Д.)
• Формы регистрации на льготы
• Бланки отказа от льгот

Медицинские карты

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников были отделены от других записей сотрудников.Храните медицинские записи каждого сотрудника как часть их основного файла, в том числе:

• Формы и запросы Закона о семейном отпуске по болезни (FMLA)
• Справки врача
• Медицинские осмотры
• Отпуска
• Требования о компенсации рабочим
• Заявления о нетрудоспособности
• Заявки на размещение
• Результаты теста на наркотики
• Записи о травмах

Форма I-9

Форма I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» — это форма, подтверждающая, что вашим сотрудникам разрешено работать в США по закону.Когда вы нанимаете сотрудника, вы собираете эту форму вместе с другими документами о приеме на работу, такими как Форма W-4.

Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) рекомендует хранить Формы I-9 отдельно от основного файла и конфиденциального файла. Храните формы I-9 всех ваших сотрудников в одном файле, чтобы у вас был легкий доступ ко всем из них в случае проверки.

Разные конфиденциальные записи

Помимо хранения вышеуказанных файлов отдельно от другой документации, вам может потребоваться конфиденциальное хранение других записей сотрудников, например:

• Формы прямого депозита и банковская информация
• Проверка данных
• Записи расследований
• Записи о равных возможностях сотрудников (EEO) (e.г., бланки самоидентификации)

Зачем нужно вести учет сотрудников?

Так что же такого особенного в ведении учета сотрудников? Что ж, в некоторых случаях этого требует закон. А в других случаях может быть хорошо, если информация будет у вас под рукой. Взгляните на несколько причин, по которым поддержание порядка в файлах сотрудников так важно.

1. Помогает в принятии решений

Работодатели должны принимать решения, например, о повышении, повышении и понижении в должности.Наличие записей сотрудников, таких как обзоры производительности, учет рабочего времени и посещаемости и аналогичная информация, помогает облегчить принятие этих решений.

2. Соблюдение федеральных, государственных и местных законов.

Как владелец бизнеса вы обязаны соблюдать определенные федеральные, государственные и местные нормы. Например, IRS и FLSA требуют, чтобы вы хранили информацию о заработной плате в течение определенного периода времени.

Чтобы соответствовать законам, держите под рукой такую ​​информацию, как удержание налогов, информацию о заработной плате и другие соответствующие формы.

3. Организует ваши записи

Вообще говоря, вы должны вести учет сотрудников, чтобы оставаться организованным. Ваши сотрудники подписывают множество различных форм во время процесса адаптации и открытой регистрации.

Если вы потеряете эти записи, у вас больше не будет доказательств того, что ваши сотрудники признали соглашения. Если будет судебный процесс или аудит IRS, вы можете столкнуться с штрафами, штрафами и судебными сборами без подтверждения признаний сотрудников.

Хранение записей сотрудников помогает хранить все эти документы в порядке и порядке на тот случай, если они вам понадобятся позже.

Как организовать личное дело сотрудников

Для организации и хранения кадровых записей сотрудников вы можете хранить бумажные файлы или вести безбумажные записи. Независимо от того, как вы храните свои записи, убедитесь, что они в безопасности (особенно конфиденциальные).

Храните бумажные файлы в надежном месте, например, в запертом шкафу для документов, и ограничьте доступ к бумажным копиям. Убедитесь, что у каждого сотрудника есть собственный файл, чтобы не перепутать записи. И, конечно же, отделите основные файлы сотрудников от конфиденциальных файлов.

Если вам не нравится хранить бумажные документы, вы можете выбрать безбумажный путь. Сохраняйте безбумажные файлы сотрудников, сканируя и загружая бумажные документы на устройство, например компьютер. Если вы используете программное обеспечение для управления персоналом, вы можете безопасно хранить файлы своих сотрудников в облаке и автоматически создавать резервные копии ваших файлов.

Что бы вы ни делали, убедитесь, что у вас есть способ резервного копирования файлов на случай, если они будут повреждены или потеряны (например, наводнение или сбой вашего компьютера).

Могут ли сотрудники получить доступ к своим файлам?

В какой-то момент вашим сотрудникам может потребоваться доступ к файлам своих сотрудников. В большинстве штатов есть особые законы, касающиеся юридических прав сотрудников на доступ к своим файлам и изготовление копий документов.

По большей части сотрудникам разрешен доступ к своим файлам, если они сделают запрос. Обратитесь в департамент труда вашего штата, чтобы узнать о ваших требованиях и конкретных правилах.

Как долго вам нужно хранить файлы сотрудников?

По закону вы обязаны хранить файлы сотрудников в течение определенного времени.Продолжительность может варьироваться в зависимости от типа записи и требований к ведению документации в вашем штате. Вот как долго вам обычно нужно хранить файлы сотрудников:

• Предварительные записи о приеме на работу : Федеральным стандартом является один год после того, как вы наняли кого-то (включая кандидатов, которых вы не нанимаете). Во многих штатах требуется хранить документацию перед приемом на работу не менее трех лет
• Информация о проверке биографических данных : Один год
• Заработная плата (например, выплаченная заработная плата) : три года
• Таблицы рабочего времени и графики работы : два года
• Информация, связанная с производительностью : один год после увольнения сотрудника из компании
• Медицинская карта : три года после увольнения сотрудника компания
• Пособие : три года после увольнения сотрудника из компании
• Форма I-9 : три года после приема на работу или один год после прекращения трудовой деятельности, в зависимости от того, что наступит позже
• Занятость налоговые документы (например,g., Формы W-4) : Четыре года
• Записи о несчастных случаях и травмах : Пять лет
• Записи о прекращении службы / увольнении : Один год

Вы можете хранить записи дольше, чем требуется. В конце концов, нельзя быть слишком осторожным. Например, вы должны вести учет заработной платы не менее трех лет. Но вы можете хранить их еще дольше, если хотите.

Имейте в виду, что некоторые из вышеуказанных временных рамок могут быть длиннее или короче в зависимости от требований вашего штата.Уточняйте у своего штата, как долго хранить файлы сотрудников.

Ищете простой и безопасный способ хранения файлов ваших сотрудников? Программное обеспечение Patriot HR , дополнение к нашей онлайн-ведомости , является идеальным решением. С помощью Patriot’s HR вы можете надежно хранить все записи и документы своих сотрудников в Интернете. И мы упоминали, что он интегрируется с нашим программным обеспечением для расчета заработной платы? Попробуйте оба бесплатно сегодня!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 25 ноября 2015 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

2.1.3 Файлы и данные персонала

Файлы персонала являются конфиденциальными, и доступ ограничен для защиты конфиденциальности сотрудников. См .:
Guide Memo 1.1.1: University Code of Conduct, раздел 3.
Guide Memo 1.5.2: Персональная политика в отношении конфликта обязательств и интересов, разделы 2.b и 2.e.
Guide Memo 6.1.1: Административные вычислительные системы , раздел 3.c
Памятка для руководства 6.2.1: Политика использования компьютеров и сетей. Заметка руководства
6.4.1: Системы идентификации и аутентификации, раздел 5

а. Доступ сотрудника или представителя
Каждый сотрудник или его уполномоченный представитель может просматривать личные дела сотрудника по местному персоналу, запрашивая встречу с местным отделом кадров в обычные рабочие часы и в нерабочее время. Сотрудник или его уполномоченный представитель может проверить собственную заработную плату сотрудника и соответствующие формы, записавшись на прием и предъявив соответствующее удостоверение личности в отдел расчета заработной платы.Уполномоченный представитель должен предоставить письменное разрешение, подписанное сотрудником, позволяющее представителю проводить такую ​​проверку. Такие назначения обычно происходят, если не согласовано в письменной форме, в течение 30 дней после подачи письменного запроса о проверке.

Сотрудник отдела кадров или начисления заработной платы будет присутствовать на время проверки файла, что дает достаточно времени для проверки, соизмеримого с объемом файла. Сотруднику или уполномоченному представителю разрешается делать записи во время проверки.

Сотрудник или его уполномоченный представитель также могут запросить копию личного дела. Уполномоченный представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, о том, что представитель уполномочен получать копию личного дела. Такая копия будет предоставлена ​​за счет сотрудника в течение 30 дней после получения письменного запроса от сотрудника или его уполномоченного представителя. Однако запросы на копию ведомости заработной платы должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса сотрудника.Текущие сотрудники также могут получить доступ к своим записям заработной платы, включая W-2 и записи о времени и отпусках, в любое время по адресу https://axess.sahr.stanford.edu/.

б. Доступ бывшего сотрудника
Бывший сотрудник Университета или его уполномоченный представитель может запросить копию своего личного дела на срок до трех лет после увольнения. Запрос должен быть в письменной форме, и представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, уполномочивающее представителя запросить и получить копию личного дела.Как правило, такие запросы будут удовлетворяться один раз в год, а копия предоставляется в течение 30 дней после получения письменного запроса, если Университет и сотрудник (или уполномоченный представитель) не договорятся об ином. Копия файла может быть предоставлена ​​за счет бывшего сотрудника. Запросы бывшего сотрудника на получение копии его ведомости заработной платы должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса бывшего сотрудника.

г. Доступ сотрудников университета
Должностные лица университетов, менеджеры, деканы, руководители отделов, специалисты по персоналу, представители офиса главного юрисконсульта и другие должностные лица университета, которым это необходимо для бизнеса, могут просматривать отдельные файлы.Этот доступ также распространяется на сотрудников по найму в Университете, когда сотрудник является финалистом для продвижения по службе или перевода.

г. Доступ по повестке / повестке
Серверы обработки с повестками или повестками для документов, содержащихся в личном деле отдельного сотрудника, должны быть направлены в Отдел расчета заработной платы или менеджеру по работе с сотрудниками и трудовыми отношениями в SLAC. Департаменты не имеют права принимать вызовы или повестки в суд.

e.Запросы на подтверждение работы по совместительству (бывшие и нынешние сотрудники)
Стэнфорд не отвечает напрямую на запросы о подтверждении занятости. Стэнфорд заключает договор со сторонним поставщиком услуг на предоставление услуг по проверке занятости, заработной платы и иммиграционной службы. Сотрудники должны следовать инструкциям Stanford’s Gateway to Financial Activity для подтверждения занятости. Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC.

ф. Доступ агентов университета
По контракту агенты Университета обязаны подтвердить, что данные персонала Университета будут обрабатываться конфиденциально и использоваться только для целей, указанных в контракте.

г. Запросы о приеме на работу (бывшие и нынешние сотрудники)
Запросы о приеме на работу извне университета следует направлять в местный отдел кадров.Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC. Информация, отличная от дат трудоустройства и классификации должностей, требует письменного согласия сотрудника до разглашения информации.