Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил
Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.
Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью эффективного его использования. Грамотное управление времени приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.
3 распространенных мифа о тайм-менеджменте
Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время понятие стало связанно с серьезными заблуждениями, которые вопреки первоначальной задаче мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.
Миф №1 – время неподвластно человеку
Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути это контроль человека над собственной жизнью.
Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит это получится сделать и у вас.
Миф №2 – придется интенсивно работать
Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.
Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними – и есть суть методики.
Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы
Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами по сути являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.
Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.
10 правил тайм-менеджмента
Теперь, когда вы знаете, что управление временем – не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.
Правило №1 – планирование действий
Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:
-
Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будет подробно записан на бумаге или в электронном документе, он больше походит на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.
-
Заранее составляйте план на день. По возможности это надо делать вечером накануне дня, на который формируется план. Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.
-
Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.
Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10 % от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.
Правило №2 – точная формулировка целей
Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.
Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.
Правило №3 – фиксирование плана действий
Просто записывать их на лист бумаги или на другой носитель – не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.
В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.
Правило №4 – устанавливайте приоритеты
Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:
-
А – наиболее важные задачи.
-
Б – задачи средней значимости.
-
В – менее важные поручения.
Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20 % усилий приносят 80 % результата, тогда как оставшиеся 80 % усилий приносят 20 % результата. Это значит, что надо выявить те самые 20 % усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.
Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:
-
Срочные и важные.
-
Важные и не срочные.
-
Срочные и не важные.
-
Не важные и не срочные.
Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. На их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на срочных других задач.
Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.
Правило №5 – концентрация на главном
Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.
-
Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
-
Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
-
Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.
Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.
Правило №6 – анализируйте полученный опыт
В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы обернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.
Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным на выполнении конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается серфинг в социальных сетях и потакание другим хронофагам. Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.
Правило №7 – не забывайте про отдых
Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы на нем же – не лучший вариант.
Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).
Правило №8 – ведение хронометража
Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.
Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.
Правило №9 – использование ожиданий
Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается. Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела. Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.
Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»
Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.
Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.
Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.
Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.
kdelu.vtb.ru
Тайм-менеджмент для руководителя – от А до Я
Когда я начинала работать руководителем, мне очень не хватало времени. Задерживалась на работе до ночи, приходила спозаранку. О каком эффективном управлении командой могла идти речь, если я без конца разгребала завалы? О каком выполнении плана? Мечта была – сесть как американском кино, ноги на стол и полениться…
Но пришлось сесть и изучать тайм-менеджмент для руководителя и пробовать на себе любимой все инструменты, которые попадались на моем пути. В этой статье я расскажу о своем опыте и опишу, самые эффективные, на мой взгляд, методы управления временем.
Содержание
Как не хватает времени? А тайм-менеджмент для руководителя?
Представляете себе такую картинку, что у Вас столько свободного времени, что Вы уже успели раздать задачи, сверстать план, разработать стратегию для дальнейшего развития. И теперь, как американский босс сидите, кинув ноги на стол.
А пока…
Проходит месяц, другой, и Вы понимаете, что взвалили на свои плечи, все что можно и нельзя. Оказались в жуткой прослойке — снизу сотрудники, сверху руководители. Вы так называемый средний, или линейный менеджмент? Как руководителю успевать все?
Может, стали им недавно, и просто не знаете что делать. Конечно, Вы понимаете, что нужно что-то менять, а что — не совсем понятно. Давайте попробуем для начала поуправлять своим временем, а потом, время найдется и для управления сотрудниками.
Сначала мне на помощь пришло планирование. Конечно, я и раньше планировала свои дела. Но по-настоящему прочувствовала пользу, когда увеличилась количество задач и ответственность.
Мистер Фикс у Вас есть план? Самый важный момент в управлении временем – это планирование
Для чего вообще он нужен этот план, что он дает? Еще одна обязанность или все-таки польза?
Представьте себе рабочую неделю без структуры и без плана. Дел миллион и маленькая тележка: важные встречи, совещания, сотрудники, контроль выполнения плана. Все в кучу – нервозность до предела, до контроля не доходят руки, на важные переговоры подготовиться некогда.
Когда же есть план – появляется понимание и последовательность, снижается напряженность в работе и в отношениях. Человеческий мозг устроен таким образом, что некая организованность, а в списке именно структура воспринимается, как побуждение к действию.
- Записать быстрее, чем запомнить. Записывая, освобождаете голову для другого, и не бьется в голове мысль «не забыть».
- Написанное пером — не вырубишь топором. Даже неприятные, но необходимые задачи (бывают же такие), все же решаются. Таким образом, еще плюс – надежность.
- Парадоксально, но происходит экономия энергии. Не надо тратить энергию на запоминание, а потом на вспоминание.
Составление списков, планов на день, неделю, и даже год — один из самых легких инструментов тайм-менеджмента, реально работает и освобождает мозг от «мусора» и суеты.
Планирование хорошо работает в любой сфере деятельности: и дома и на работе. Особенно это важно для руководителей. Потому что, снимая личную напряженность, можно лучше управлять командой, достигать больше целей.
Лучше контролировать того, у кого есть план. Легче записать себе задачу про контроль (особенно, с непривычки, когда руководитель молодой). Как стать эффективным руководителем можно почитать здесь. Много внимания уделять стратегическим вещам, планированию, управлению, важным встреча и переговорам.
Важные советы при планировании
- В начале рабочего дня, не «бросайтесь» с разгону в работу, не хватайтесь сразу за выполнение задач. Уделите 5—10 минут на составление плана. Он поможет Вам увидеть все и сразу. Оценить не только предстоящие встречи и задачи, но и свои возможности.
- Применяйте автоматизацию планирования: Outlook, планеры, приложения. В зависимости от уровня менеджмента и сферы деятельности это могут быть разные «помощники». Для мастера на заводе достаточно написанного от руки плана (списка задач). Для менеджера по работе с клиентами – ежедневник. У директора предприятия – секретарь, с налаженной системой поручений и контроля.
- Планируйте не более 60% жестких (привязанных ко времени) задач. В некоторых видах деятельности – это 50% и ниже, все остальное трудно привязать к конкретному времени. Но каркас должен быть из жестких задач.
- Больше «воздуха» в плане, больше резервов — выше вероятность его осуществления и простота изменения плана в течение дня. 30-50% оставьте на форс-мажор. Особенно, гибкое планирование при работе с клиентами. Не всегда можно предугадать поведение клиента и время встреч.
ТОП-3 инструментов управления времени
Далее приведу примеры самых популярных и используемых инструментов в тайм-менеджменте.
ТОП 1. Сложное в названии – простое в применении. Матрица Эйзенхауэра
На работе наваливают все больше заданий, Вы не успеваете закончить с предыдущими? А может, дома скопилось множество нерешенных задач? Это вполне объяснимо, ведь тайм-менеджменту не учат в школе и в институте. Попробуйте расставить приоритеты с помощью матрицы Эйзенхауэра.
Сначала мне показался сложным этот инструмент. Но когда я придумала для себя названия каждой части, ко мне стали приходить учиться руководители из других подразделений. И я знаю, за что мне нравится матрица – за простоту.
Расчертить лист на 4 части.
А. «Горим»
Первый верхний слева квадрант, назовем его «А», в котором будут дела ВАЖНО и СРОЧНО. Идеально, когда с этой части не будет дел. Это сверхсрочные дела, связанные с форс-мажорами, или здоровьем, или неправильная организация своего времени. Дела важно и срочно решаются сразу же. Обычно, это бывают острые вопросы здоровья, чрезвычайных происшествий, или забытых дел, у которых подходит срок исполнения. После недельной практики, Вы разгрузите этот сегмент «А».
В. «Только Я»
Второй сегмент – сверху – справа. Назовем его «В». Это ВАЖНО – НЕ СРОЧНО. Эта самая важная директория, именно с ней предпочтительно работать, так как эти дела — приносят результаты и приводят к цели.
Как правило, здесь будут конкретные шаги, которые Вы пропишете для достижения чего-либо (со сроками)
С. «Кто кроме меня?»
Третья часть – «С» – это НЕ ВАЖНО но СРОЧНО. Например, для руководителя, подписание однотипной корреспонденции, рутинная работа, малозначащие телефонные звонки. Эти дела, по возможности, делегируем, просим о помощи, делаем попутно. Задайте вопрос: «Кто может, кроме меня?»
D. «А надо ли мне это?»
Последний квадрант «D» — НЕ ВАЖНО и НЕ СРОЧНО. Например, получили приглашение на семинар с изученной вдоль и поперек темой. Задайте себе вопрос: «А надо ли мне это?» Делегируйте подчиненным. В этот блок входят потери времени – ожидание и дела, не ведущие к конкретному результату.
Лайфхак. На первых порах, можно при планировании дел, напротив задач, ставить условные обозначения (1, 2, 4, 4 или АВСD). Главное в этом деле — практика.
ТОП 2. Как работать меньше, а успевать больше – делегировать
Сначала и я не понимала, что делегирование – это фактор экономии времени руководителя. Самая большая ошибка состоит в том, что менеджер думает, что он сам сделает работу за полчаса.
А объяснить сотруднику полчаса, полчаса тратить на проверку и контроль, и еще полчаса переделывать. Итого: 1,5 часа. А на самом деле получается порочный круг. Так лучше САМ – всего лишь 30 минут, чем «вдалбливать» — в 3 раза больше.
Но это так только кажется. А если задача каждодневная? 30 минут на 22 рабочих дня — 11 часов. А сотрудник со второго раза (за 3 часа) все поймет и будет выполнять. Как научиться делегировать — читайте здесь
Делегировать— это не значит использовать кого-то в качестве посыльного или время от времени позволять кому-то выполнять небольшие отдельные поручения. Делегирование позволяет своевременно и качественно выполнять поставленные задачи в необходимом объеме. Эффективно и с оптимальным использованием имеющихся человеческих ресурсов.
ТОП 3. Исключение отвлекающих факторов – необычный лайфхак
Это самый неочевидный инструмент управления временем, но самый легкий в исполнении. Сначала коллеги смеялись на до мной, но когда я стала больше успевать…
Поэтапность и исключение отвлекающих моментов. Просто делайте все по порядку, не скачите «зигзагом, как зайцы». Почему это важно? Вы, наверное, замечали, сосредоточиться быстро не всегда получается, особенно если дело сложное, требующего 100% вовлечения.
Сначала идет подготовка, раскачка, а потом сама суть. А если перепрыгивать с дела на дело, то подготовка удлинится во много раз, появляется раздраженность. И только «завелся» и работа пошла, как кто-то отвлекает. Кидают задачу по важнее, или что-то вспомнилось, что вчера упустила вот это, или возник какой-то вопрос, сразу не отрываясь, зашла в интернет.
А вот тут можно применить простой лайфхак. Знак для окружающих: шеф занят! Знак для коллеги или домашних, во время срочных дел меня не беспокоить. Например, знаком будет красная тетрадь или любой яркий предмет на столе. Редкая практика, но действенная.
Например, у моего клиента – знак — это яблоко на столе. Договорился с коллегами – не отвлекать, если на столе лежит яблоко. Сотрудники заглядывают в кабинет, увидели яблоко и не беспокоят. Красота! Экономия энергии – колоссальная. Не надо переключаться, если делаешь важное дело или занятие, требующее сильной концентрации.
Только не надо злоупотреблять:)
А если сложная или длительная задача, то можно разбить на составляющие. То есть сделать логические перерывы, и работать до окончания этой составляющей. Конечно, не всегда, в жестких реалиях мультизадачности каждого руководителя, можно дело сделать с первого раза от начала до конца, но практиковаться стоит.
Есть еще один отвлекающий фактор, с которым надо бороться. Это смартфон, социальные сети. При выполнении важного задания, с большими энергозатратами, лучше выключить все источники, Wi-Fi, интернет, телефон, продуктивность вырастет многократно.
Как компенсацию за моральные неудобства, чтобы наверстать упущенное по электронной почте, можно позже перезвонить. Выделите себе время
поговорить с коллегами и пообщайтесь в социальных сетях. Но после завершения сверхзадачи.
Приучите сотрудников приходить с блоками вопросов. Бывают сотрудники, которые приходят по мельчайшим вопросам, по сто раз на день, они уточняют, подстраховываются. Кстати они часто, делают все равно не правильно. Таких сотрудников нужно приучать собирать однородные вопросы по блокам, максимально подробно и сразу.
И еще – полезный совет, который ограничит количество «пустых» ходоков – готовить предварительные варианты ответов на свои вопросы и обоснования на свои просьбы.
Классика жанра, инициатива наказуема. А если серьезно — это сокращает потерю времени и руководителю и сотруднику, и заставляет сотрудника думать.
Почему хаос угробит этот мир? Как уменьшить хаос на рабочем месте
Замечали, сколько времени при захламленности рабочего стола требуется найти нужный документ? А настроение то портится…
Чтобы этого не произошло,
- Расчистите свой рабочий стол
- Рассортируйте свою электронную почту
- Разберите свой рабочий стол на компьютере (для продвинутых руководителей) – разберите папки на компьютере
При работе с электронной почтой, настройте подпись, используйте шаблоны для ответов. Автоматическую сортировку почты (по адресатам отправителей, по темам), настройте фильтры. Синхронизацию устройств с гаджетами. Например, при нахождении в пути (если доставляет на работу водитель), можно разбирать почту.
Приучите всех сотрудников в обязательном порядке писать тему письма. Это будет экономить время при разборе почты. Более подробно о практических инструментах оптимизации времени и пространства можно ознакомиться на курсе «Антихаос в голове».
Можно взять на вооружение принцип организации рабочего места – 5 S (Сортировка, стандартизация, совершенствование, соблюдение порядка, содержание в чистоте). Мне кажется самым полезным из этих С – сортировка. То, что часто требуется — на столе, то, чем редко пользуетесь – в столе, то, чем не пользуетесь – в корзине для мусора.
Уверена, у Вас обязательно получится тайм-менеджмент для руководителя. Берите любой из предложенных способов и пробуйте, один за другим, пока не подберете для себя действенный и рабочий инструмент. Управляйте временем, дирижируйте, успевайте.
Если у Вас есть свои способы управления временем — пишите в комментариях, делитесь своим опытом, ставьте лайк, присоединяйтесь к нам в социальных сетях.
Возникшие вопросы присылайте сюда: Центр заботы о клиентах
P.S. А те, кто хочет утроить мощность своего бизнеса: скачайте мою бесплатную книгу – Рестайлинг твоего бизнеса
С верой в Ваш успех,
Светлана Васенович
genuspeha.ru
Тайм менеджмент для руководителей!6 способов достичь успеха!
Содержание статьи:
Видео: Специалист о тайм менеджменте руководителя — четко и «без воды» !
1. Делим время на свое и для работы!
2. 3 главных задачи, которые выполняет тайм- менеджмент!
3. 6 правил по которым живет тайм- менеджмент!
4. Строгое расписание бывает не уместно !
5. Заключение!
На каждом крупном и мелком предприятии есть руководители, которые управляют другими людьми и получают большую заработную плату. Быть руководителями хотят почти все, это престижно и прибыльно, при этом есть возможность работать своей головой и совершенствоваться. Тем не менее, есть у этой профессии и отрицательные стороны, одна из которых – ограниченное время. В подчинении у самого небольшого начальника не менее 10 человек, а ТОП-менеджеры управляют тысячами только по прямому подчинению, а подчиненных у подчиненных еще больше.
Итого получается, что хотя руками они и не работают, механический труд не выполняют, а времени на работу уходит намного больше, чем у обычного сотрудника.
Рабочий график руководителя, как правило, ненормированный, поэтому он не может рассчитывать, что каждый день будет приходить домой в одно и то же время. И хотя ненормированность – это палка на двух концах, ведь помимо задержек на работе можно и уйти пораньше, второй вариант случается достаточно редко, и начальникам иногда приходиться сидеть в кабинете днями и ночами, перебирая всевозможные документы. Таким образом, такое направление как тайм менеджмент для руководителей является достаточно актуальными для любого человека, который является начальником либо намерен им стать.
Время рабочее и личное!
У любого человека, в том числе и начальника, должно быть свое собственное личное время, которое он тратит на себя, а не на работу. Даже если вам нравиться ваша должность, и вы с радостью выполняете все возложенные на вас обязанности, то все равно не должны думать о работе постоянно, как в кабинете, так и дома.
Вы не сможете называть себя в полной мере успешной личностью, если все свободное время будете тратить на подписание и изучение всевозможных документов и даже не иметь возможности насладиться высокой заработной платой. Итого получается, что вам необходимо разделить время рабочее и время личное, и сделать это можно благодаря тайм менеджменту.
Для чего нужен тайм менеджмент для руководителей?
- Для начала, он позволит вам успевать сделать гораздо больше дел на работе. Если до этого вы изучали и подписывали по 100 документов в день, то благодаря правильному тайм менеджменту сможете увеличить это значение раза в полтора, а то и два. Разумеется, это увеличит вашу ценность как руководителя, освободит время для других дел (проверки, к примеру), и позволит справляться с намного большим объемом работы, нежели ваши коллеги.
- Во-вторых, тайм менеджмент для руководителей поможет вам освободить свое лично время, потому что вы будете успевать выполнять все обязанности на работе, и не будете забирать пачки документов домой или оставаться на вторую смену. И только тогда вы станете действительно успешным человеком, потому что сможете уделить время себе и своей семье, сходить развлечься и потратить всю зарплату, которая у крупных руководителей немалая. Иначе зачем вообще работать и получать деньги, если вы сил тратите больше, а живете ровно так же, как и ваши подчиненные.
- И наконец, тщательное планирование своих дел позволит вам быстро продвинуться по карьерной лестнице, потому что, как я уже говорил, ваша работа будет намного эффективнее, чем работа ваших коллег.
Стоит вышестоящему начальству заметить, что ваши показатели намного превышают показатели остальных, как вам сразу же предложат более высокую должность, потому что ценными кадрами предприниматели не любят разбрасываться. И даже если вы являетесь ТОП-менеджмером и развиваться уже в принципе невозможно, лишние премии или возможность стать в круг крупнейших акционеров вам не помешают.
Основные правила тайм менеджмента!
- Назначайте себе заместителей и помощников, которые будут выполнять за вас менее значимую работу. К примеру, если вам нужно подписать пару сотен однотипных документов, то вы можете поручить их изучение другим, а самому только ставить подпись на проверенных бумагах. Так вы сэкономите до 95% рабочего времени. Разумеется, выбирать заместителей нужно из ответственных людей, которые реально могут выполнять возлагаемые на них обязательства.
Как правило, у любого крупного руководителя есть несколько человек в прямом подчинении, которые занимаются документами, мелкой бухгалтерией и т.д. Что касается более мелких начальников, то у них команды может и не быть, но желательно и им иметь помощников.
Сделать это можно и неофициально, просто приблизив к себе пару грамотных сотрудников. Как правило, никто из рабочих не откажется трудиться в кабинете начальника, потому что это светит ему повышением.
- В каждой группе рабочих есть человек, который может называть себя неофициальным лидером. Он может объяснить коллегам, что нужно делать, ответить за всю группу и даже мотивировать людей. Целесообразно находить и использовать таких работников, а не пытаться бестолку объяснить суть вещей каждому сотруднику. Это также поможет сэкономить вам время, силы и нервы.
- Всегда бывают моменты на работе, когда делать нечего. Возможно, случается это не часто, но все же имеет место быть. И в таких ситуациях вы не должны заниматься откровенной ерундой. Подумайте, что вам еще нужно будет сделать, что вы можете исполнить вне ваших прямых обязанностей и т.д. В крайнем случае, если вы сильно устали, можете отдохнуть в удобном кресле, но не нужно слоняться по кабинету взад-вперед и искать себе занятие.
Железный вариант – это организовать спонтанную проверку. Просто возьмите своего заместителя и отправьтесь на предприятие. Учитывая тот факт, что о предстоящем рейде даже вы сами минут пять назад узнали, вы сможете застать весь процесс работы таким, какой он есть, и сделать свои выводы. Зря вы это время точно не проведете, поверьте.
- Вы постоянно должны оценивать объемы предстоящей работы и планировать свое время. Причем важно знать один закон в тайм менеджменте: чем дольше человек делает определенное дело, тем быстрее и качественнее у него оно получается.
Другими словами, если вам нужно обработать 500 документов и провести 10 инструктажей за 5 дней, то не нужно в один день работать и с документами и с сотрудниками. Сделайте правильно: сначала обработайте все документы, а потом проводите инструктажи, и займет у вас это уже не 5 дней, а 4.5, а остальные полдня вы можете потратить уже на другие задачи.
- Умение расставлять приоритеты – это та способность, которая отличает обычного человека от успешного руководителя. Если вы не успеваете сделать все необходимое, то должны умело выбирать, что важнее. Некоторые мероприятия могут и подождать, а вот если вы не отправите вовремя отчет в налоговую, то уже завтра у вас могут быть незваные гости.
Итого вы должны понимать, какое дело важнее и нужно сделать в данный момент, а какое может и подождать. Вторые, кстати, вы можете смело поручать своим заместителям.
- Помимо всего этого, вы не должны забывать и про собственную мотивацию. Если вам нравится ваша работа, и вы с охотой её выполняете, то будете трудиться в разы продуктивнее немотивированного начальника. И если у вас нет стимула и стремления к работе, если вы периодически впадаете в депрессии (что для начальника недопустимо), то должны думать о том, чтобы сменить работу, потому что большого успеха вы на прежнем месте не добьетесь. И пусть на новом месте вам будут платить меньше, но возможностей для карьерного роста и реализации самого себя у вас будет значительно больше.
Не нужно строгих планов!
Не думайте, что для рационально распределения своего времени вам нужно составлять строгие планы с безальтернативными вариантами поведения. Нет и еще раз нет!
Вы – начальник, и исключительно вам решать, что в данный момент делать. Вы можете в любой момент изменить план по своему усмотрению, если того стребуют обстоятельства. Максимум, что вам нужно сделать – это запланировать ряд дел, которые необходимо выполнить за день, неделю или месяц, а вот порядок выполнения задач вы определяете сами, исходя из конкретной ситуации.
Как я уже писал в предыдущих статьях, человек не может добиться успеха, если вся его жизнь протекает по строгому плану, и менеджеры – не исключение.
Послесловие…
В конце хочу добавить, что для тайм менеджмента для руководителей важен и авторитет самого начальника. Чем больше вас уважают подчиненные, тем быстрее и качественнее они будут исполнять ваши распоряжения, и тем меньше времени вы будете тратить на контроль. Завоевать уважение можно разными способами, которые я перечислял в одной из своих предыдущих статей. А когда авторитет у вас появился, вы можете более эффективно управлять людьми и экономить до 50% своего рабочего времени.
ПОДПИСАТЬСЯ НА НАШ YOUTUBE КАНАЛ
ПОДПИСАТЬСЯ НА НАШ VIULY КАНАЛ
Тут дают 10 токенов VIU за подтвержденую регистрацию
Вступить в закрытый Телеграм Чат
С уважением проект Анатомия Бизнеса
Рубрики:
- Личностный рост
- Продажи и Маркетинг
Если Вам понравился опубликованный материал – поделитесь им с Вашими друзьями:
Рекомендуемые статьи:
biz-anatomy.ru
Тайм-менеджмент для руководителя
Вот как эту проблему решает молодой бизнесмен Игорь.В своем магазине оргтехники он выполняет массу функций: от разработки стратегии развития до личного участия в продажах и закупках. Заметив, что времени на отдых и семью остается все меньше, а эффективность работы снижается, Игорь решает изменить правила игры.
Синдром микроменеджмента
Главная проблема Игоря в том, что он стремится контролировать каждую мелочь, лично участвовать в принятии всех решений. Этот недуг называется микроменеджмент. Он ворует время Игоря, а его сотрудников превращает в безынициативных подчиненных.Чтобы избавиться от этой привычки, Игорю необходимо:
- Объяснить ситуацию сотрудникам, чтобы те останавливали его, когда он в следующий раз снова решит проконтролировать выбор ручек для переговорной.
- Научиться доверять подчиненным, а не навязывать сразу свой способ решения проблем.
- Освоить навыки эффективного делегирования, чтобы использовать потенциал сотрудников по максимуму.
Цезарь в каждом из нас
Новые задачи никогда не ждут, когда Игорь разберется со старыми. Он старается решать их в порядке поступления, то есть все сразу. Это приводит к работе в постоянном режиме многозадачности.Однако уже давно известно, что эта привычка не делает нас более продуктивными. Мы тратим впустую до 40% времени, пытаясь совместить несовместимые дела. Наш мозг не в состоянии сосредоточиться сразу на нескольких задачах, внимание делится между ними и ни одна не выполняется в полной мере. А уровень стресса растет.
Устав делать сто дел одновременно, Игорь решает, наконец, планировать рабочий день заранее и научиться концентрироваться на текущей задаче.
Планировать день по блокам
- Ежедневно уделять минут по 20 на список To-Do и приоритезацию задач в нем. Это старый, всем известный инструмент тайм-менеджмента, но он реально работает и повышает производительность. Поступающие задачи Игорь фиксирует в Evernote, расставляя приоритеты с помощью тегов: работа, которую нужно сделать «1-сейчас», «2-в ближайшее время», «3-позже», «4-когда-нибудь».
- Утром, после обеда и в конце рабочего дня он выделяет по 15 минут на работу с электронной почтой. Письма тоже сортируются по приоритетам. На срочные письма, а также те, на которые можно ответить за 2 минуты, отвечаем сразу. Важные помечаем звездочкой, а к другим можно вернуться позже. В остальное время вкладка почты закрыта и уведомления отключены.
- Отдельный временной блок Игорь выделяет для ответа на звонки: по 20 минут каждые 3 часа. Когда телефон отключен, звонящий слышит автоответчик, который предлагает оставить голосовое сообщение.
- Все интересные новости и статьи, встречающиеся в течение дня, Игорь отправляет в закладки. После 1-1,5 часов напряженной работы можно сделать короткий перерыв и вернуться к ним. Но с некоторыми сайтами нужно быть осторожным. На том же Facebook ничего не стоит зависнуть на полдня. Такие сайты у Игоря занесены в список StayFocused. Через 10 минут нахождения на них плагин предупреждает о необходимости возвращаться к работе и блокирует страницу.
Исключить отвлекающие факторы
- Подчиненные Игоря постоянно забегают к нему со своими вопросами, проблемами. Процесс переключения с одной задачи на другую требует времени. Но Игорь не может просто взять и закрыть дверь. Поэтому он установил «часы приема» – время, когда он доступен для вопросов. В другие часы беспокоить его не рекомендуется, за исключением форс-мажоров.
- Игорь оставил привычку проводить митинги и совещания в своем кабинете. Он выделил небольшое помещение под конференц-зал и теперь может просто встать и уйти после обсуждения интересующих его тем, вместо того, чтобы дожидаться, когда разойдутся остальные участники.
- Офис Игоря находится сразу за торговым залом магазина. Его постоянно окружает суета, громкие голоса и шум улицы из окна. Чтобы не отвлекаться на все это, он установил веб-приложение – генератор белого шума, создающий ненавязчивый монотонный звук, подавляющий все остальные.
- Когда скапливается немного работы, не требующей участия коллег (например, нужно проверить отчеты), Игорь старается перенести ее в ближайшее кафе. Это позволяет отключиться от офисной рутины и поработать в спокойной обстановке, за чашечкой кофе.
club.alfabank.ru
25 работающих техник и лайфхаков тайм-менеджмента // Михаил Бакунин
Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.
Расстановка приоритетов
1. Анализ ABC
Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:
А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.
В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.
С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.
Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:
- составить список всех будущих задач;
- разделить их по важности и установить очерёдность;
- оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
2. Матрица Эйзенхауэра.
Задачи разделяются на группы по срочности и важности:
А – Срочное и важное дело
В – Не срочное, но важнее дело
С – Срочное, но не важное дело
D – Не срочное и не важное дело
В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.
3. Метод Парето
Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.
Планирование
4. Список всех дел
Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.
5. Учет биологических ритмов
При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.
6. Ведите ежедневники
Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.
7. Правильные инструменты
Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.
8. Техника «Хронометраж»
Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:
- определить, на что тратится ваше время;
- выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
- выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».
9. Формула 10-3-2-1-0
Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.
10-3-2-1-0:
10 часов до сна: нет кофеину.
3 часа до сна: нет еде и алкоголю.
2 часа до сна: нет работе.
1 час до сна: нет электронным гаджетам.
0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.
10. Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.
Организация работы и отдыха
11. Техника помидора
Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.
12. Съесть лягушку
Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.
13. Метод салями
Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.
14. Делегирование
Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.
15. Соблюдайте этапность дел
Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.
16. Хотя бы 10 минут
Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.
17. «Найденное время»
Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.
18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать
Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.
19. Назначайте важные встречи утром
20. Разделите рабочее время на блоки
Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.
21. Установите дедлайны для всего
Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.
22. Погружение в работу
Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.
23. Говорите “нет”
«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.
24. Боритесь с «тиранией срочного»
«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.
25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса
Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.
Тайм-менеджмент для руководителей
Онлайн-курс
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Поделитесь материалом с друзьями:bakunin.com
Лукашенко М.А. Тайм-менеджмент для руководителя
Лукашенко Марианна Анатольевна
Тайм-менеджмент для руководителя
Год от года проблематика тайм-менеджмента привлекает внимание все большего числа топ-менеджеров и менеджеров среднего звена российских компаний. И это не случайно – формирование экономики, основанной на знаниях, ставит во главу угла любого бизнеса специалистов, время которых становится ценнейшим ресурсом компании. Как организовать это время наиболее эффективно для компании? Как сделать тайм-менеджмент элементом корпоративной культуры?
Задача это не простая и не быстрая, технологии ее решения уже не только разработаны, но и описаны в книге «Корпоративный тайм-менеджмент» (автор – ведущий российский эксперт в области тайм-менеджмента Глеб Алексеевич Архангельский).
Для внедрения культуры тайм-менеджмента в компании необходимы следующие первоначальные шаги:
Осознание как руководителями, так и сотрудниками компании необходимости повышения личной эффективности;
Понимание того, что применение технологий тайм-менеджмента способно обеспечить такое повышение эффективности.
Ознакомление с инструментарием тайм-менеджмента и его последовательное внедрение в рабочую практику.
Разумеется, второй и третий шаги взаимосвязаны и взаимозависимы – невозможно понять, способны ли решить твои проблемы дефицита времени те или иные технологии, не опробовав их. Поэтому сейчас мы дадим простые и удобные инструменты, применение которых способно практически немедленно улучшить организацию времени наших читателей.
Планирование рабочего дня. Перед началом работы выделите 10 минут на планирование дня. Первым делом выделите в Вашем плане так называемые «жесткие» задачи. Это задачи, выполнение которых должно осуществляться в строго определенное время, те, что в наших электронных календарях обозначаются как «встреча». Следите за тем, чтобы такие задачи не были запланированы строго друг за другом без временного интервала. Почему? Ваш партнер или клиент может опоздать, встреча затянется, задержка потянет за собой смещение всех остальных задач, Вы начнете нервничать и так далее…
По этой же причине мы рекомендуем «гибкие» задачи, то есть не привязанные к определенному времени, фиксировать не в сетке часов, а просто отдельным списком. Эти задачи отнюдь не являются необязательными или неприоритетными. Но для нас не играет роли, сделаем ли мы их в 10.00 или 12.30. Такие задачи решаются в то время, когда у Вас нет «жестких» встреч. Непременным условием подобного подхода является расстановка «гибких» задач по приоритету, иначе Вы можете упустить ту или иную наиболее важную задачу. Таким образом, выписываем задачи, которые предстоит выполнить, выделяем главные, наиболее приоритетные, и с них начинаем.
Следующим важным подходом к планированию является «бюджетирование» времени под большие, объемные задачи. Например, на подготовку отчета Вам требуется два часа. Итак, Вы начали работать, и Вас немедленно начали от этой работы отрывать по тем или иным причинам. В итоге Вы потратили на отчет 4,5 часа. Почему, удивитесь Вы? Ведь я отвлекся всего 4 раза по 15 минут. Таким образом, я должен был закончить работу за 3 часа. Увы, здесь не работает арифметика. Мы должны учесть не только само время прерывания, но и время так называемого вхождения в то рабочее состояние, которое у нас было на момент прерывания. Поэтому «выкраиваем» в нашем плане дня время на «бюджетируемые» задачи и в это время ничем иным стараемся не заниматься. Даже к телефону не подходим.
При наличии секретаря не отвлекаться достаточно просто. А как быть, если нет возможности «отгородиться» от внешних прерываний? Причем, если на телефоне можно включить автоответчик, то говорить всем и каждому, что общаться в данный момент Вы никак не можете – дело весьма бессмысленное, поскольку Вы в этот момент уже и так отвлеклись и переключились. Здесь отлично помогает техника «красного флажка», являющаяся, кстати, элементом корпоративной культуры в сфере ТМ, поскольку касается командных договоренностей. Итак, Вы договариваетесь с Вашими коллегами, что когда на Вашем рабочем столе стоит красный флажок (открытка, светофор и т.д.), Вас трогать нельзя. Разумеется, Вы оговариваете условия такого ограничения. Например, флажок может быть выставлен только один раз в день на время, не превышающее двух часов. Просто и эффективно!
Возвращаясь к планированию дня, выделим его главный принцип: планировать следует не более 60%, максимум, 70% нашего рабочего времени. В противном случае план нереалистичен, поскольку авральные внеплановые дела и новые срочные вводные возникать будут, и наша немаловажная задача – спокойно, бесстрессово и результативно с ними справляться. На это и понадобятся оставшиеся 30-40% времени. Если же бизнес-процессы отлично отлажены и авралов нет, прекрасно – займитесь в это время стратегическими задачами на перспективу или саморазвитием, например, почитайте нормативные документы или иную профессиональную литературу.
Учет рабочего времени. Если Вы чувствуете себя «белкой в колесе» и в конце рабочего дня, наступившего в районе 22.00, не понимаете, на что же Вы потратили весь рабочий день, попробуйте вести хронометраж – фиксировать все, что Вы делаете и отмечать, в течение какого периода времени Вы это делаете. В конце дня анализируйте, что у Вас получилось, выявляйте помехи в Вашей работе, так называемые «поглотители времени». Это любые дела, расходы времени на которые Вам хотелось бы уменьшить – телефонные разговоры, совещания, электронная почта и так далее.
К типовым технологиям борьбы с поглотителями времени относится объединение работы в блоки и нормирование времени на так называемую «текучку». Например, Вы работаете с электронной почтой дважды в день по часу. В остальное время Вы отключаете функцию уведомления о приходе писем. Или делаете сразу «серию» телефонных звонков. Или готовитесь к проведению конференции и при этом больше ни на что не отвлекаетесь (бюджетируемая задача). Следите за тем, чтобы не выполнять несколько раз одну и ту же работу – на встречах, переговорах, совещаниях должны присутствовать все действующие лица, а ход обсуждения и принятые решения должны протоколироваться и ставиться на контроль.
Важным резервом времени, которым в современных транспортных условиях никак нельзя пренебрегать, являются ожидания. В пробках, в аэропорте, на вокзале и т.п. Используем это время на телефонные звонки, чтение аудиокниг, размышления с использованием диктофона. Записываем на диктофон возникающие идеи, интересные увиденные решения (например, оригинальная щитовая реклама или оформление офиса), поручения сотрудникам. В офисе эти записи переводим в обычный текстовый файл и работаем с ним в соответствии с его содержанием.
Управление рабочей нагрузкой. Чего греха таить, некоторые руководители считают правильным, когда их подчиненные засиживаются на работе допоздна. При этом не принимая во внимание, что усталость имеет свойство накапливаться, и через определенное время она даст о себе знать болезнью или просто крайне неэффективной работой (не хотелось бы упоминать печальный опыт Японии, где даже родился специальный термин «кароши» — смерть от переутомления на работе). И здесь весьма уместно обратиться к опыту научной организации труда в СССР, предписывающей регулярный отдых во время рабочего дня. Вспомним, например, производственную гимнастику, транслирующуюся по радио. Интересно, что в современной России уже появляются компании, предписывающие своим сотрудникам дважды в день делать обязательную 15-минутную зарядку. Итак, каковы же правила эффективного отдыха?
Отдых должен быть достаточно регулярным. Например, через каждый час Вы отдыхаете 5 минут. Отдых должен предполагать максимальное переключение. Например, Вы писали отчет, а теперь встаньте из-за стола, потянитесь, подойдите к окну, сделайте гимнастику для глаз. Еще эффективнее «вытащить себя из контекста» — на те же 5-10 минут полностью сменить обстановку, например, выйти и пройтись вокруг здания.
«Глаза боятся – руки делают». Нередко мы все дальше и дальше откладываем решение большой сложной задачи, которую невозможно сделать «в один присест». Между тем, именно эти задачи имеют «инвестиционный» характер, то есть работают на перспективу, будь-то развитие компании, наше персональное профессиональное развитие или личностный рост. Разработка новой коммуникационной стратегии, написание диссертации, изучение иностранного языка – типичные задачи такого рода. Подобные задачи называются «слонами» — они объемны и их невозможно «съесть» в один присест. Как заставить себя начать подобную работу? Как не бросить и не прерывать ее выполнение? «Разрезать слона на бифштексы» — то есть выделить порции работы, и каждую порцию включить в план дня. Например, если слон – изучение иностранного языка, то бифштекс – пообщаться 15 минут с носителем языка, если слон – диссертация, то бифштекс – написать одну страницу в день. При таком подходе мы обнаружим довольно скоро, что наш слон успешно «съедается» и от него остается все меньше и меньше. Кстати, если речь идет о написании диссертации, дипломной работы или просто статьи, можно попробовать применить и метод «швейцарского сыра»: выполняем проект не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест кусочки попроще и поприятнее. То есть, начинаем писать «с любого места» — то, что уже лучше всего сформировалось в голове. «Ввязавшись» в работу, мы и сами не заметим, как сделаем вначале одну ее значительную часть, затем – другую, а там и всю целиком!
Постановка целей. В российском тайм-менеджерском сообществе ( www. improvement. ru) тайм-менеджмент определяют как технологию, позволяющую невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями. Таким образом, организация времени приобретает стратегический и даже философский смысл управления жизнью в целом. Очевидно, что именно наши цели определяют наши приоритеты, а те, в свою очередь, формируют наши планы. Поэтому, по мере того, как технологии тайм-менеджмента позволяют нам значительно оптимизировать затраты собственного времени, возникает естественный вопрос, а зачем? Зачем успевать больше? Зачем бежать быстрее и куда бежим вообще? И здесь у руководителя возникает очень важная задача совмещения векторов интересов компании и ее конкретного сотрудника. Если эта задача успешно решена – все прекрасно: достигая личные цели, сотрудник обеспечивает достижение целей компании, и наоборот, в процессе достижения целей компании создаются условия для самореализации сотрудников и реализации ими собственных бизнес-интересов.
Когда мы говорим о целях, полезно взглянуть на собственную жизнь с точки зрения наших ключевых областей. К ним относится наша работа, наша семья, здоровье, отдых, хобби, друзья и так далее. Попробуйте написать на плотном и не очень большом листе бумаги, какие цели Вы ставите перед собой на ближайший год в отношении каждой ключевой области. Конкретизируйте эти цели, укажите реальные сроки достижения. Положите этот лист в Ваш ежедневник или в тот ящик стола, в который Вы заглядываете ежедневно – пусть он Вам напоминает о Ваших стратегических целях и не дает погрязнуть в текучке. Ведь на достижение каждой цели нужно время!
© Лукашенко Марианна Анатольевна , ведущий эксперт-консультант компании «Организация Времени». Источник статьи: журнал «Психология для руководителя». Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/lukashenko/ruk.htm
studfiles.net
Тайм-менеджмент как система управления временем руководителей
Временной фактор является одним из важных факторов, как в деловой, так и обыденной жизни человека. В деятельности руководителя фактор времени еще более важную роль. Необходимость в управлении временем возникла давно, но активно рассматриваться стала не столь давно. Временем управлять невозможно, но человек может управлять самим собой, извлекая максимальную пользу из имеющегося в своем распоряжении времени. Управление временем — это управление собой, т.е. способность планировать, поручать, организовывать, направлять и контролировать свои поступки, дела и заботы.
Эффективность деятельности руководителя определяется высокими показателями психологических и непсихологических критериев групповой и личной эффективности. Следовательно, рациональное использование руководителем своего времени способствует и плодотворной деятельности подчиненных [1, c.147].
При рассмотрении управления рабочим временем руководителя можно выделить два направления: время на управление деятельностью фирмы и время на управление людьми (персоналом).
В полномочия руководителя входит трата времени на определение положения дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования; чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы; творческий подход и умение мотивировать себя и персонал; желание и способность сотрудничать; понимание результатов, умение планировать и выполнять планы; способность идти на риск; способность принимать решения; готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.
В повседневной работе руководитель должен постоянно получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д.
Основной статьей в потере времени руководителя, является его неспособность перепоручать дела своим подчиненным. Часто это случается из-за того, что у руководителя нет уверенности, что подчиненные справятся самостоятельно с такими важными делами, т.е. существует проблема с делегированием полномочий. Под делегированием понимается умение передавать задачи и полномочия лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. При помощи этого навыка руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если задача не делегирована другому человеку, руководитель будет выполнять ее сам. Во многих случаях это невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Основными целями делегирования являются разгрузка вышестоящих руководителей, создание наилучших условий для решения стратегических и перспективных задач управления; повышение дееспособности нижестоящих звеньев; активация «человеческого фактора», увеличение заинтересованности работников.
Задачей современного менеджера является необходимость овладеть принципами результативного управления умственными и творческими способностями сотрудников организации. Решением данной задачи может стать применение тайм — менеджмента.
В настоящее время каждый руководитель должен стремиться к организации своего времени и времени подчиненных таким образом, чтобы достижение целей происходило в короткие сроки и с наименьшими затратами.
Под тайм-менеджментом (управление временем) понимают какое-либо действие или процесс тренинга осмысленного контроля над тем количеством времени, которое может быть потрачено на деятельность, при которой умышлено, увеличивается эффективность и продуктивность.
Рассматривая тайм-менеджмент, как систему управления временем можно выделить следующие элементы: анализ используемого рабочего времени; формирование стратегии по итогам проведенного анализа; постановка цели, которую планирует достичь руководитель при использовании технологии управления временем; планирование рабочего времени по приоритетам; деятельность, соответствующая планированным действиям; создание методов борьбы с причинами неуместного использования рабочего времени; контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам (рисунок 1) [2, c.44].
Рисунок 1 – Тайм-менеджмент, как система управления временем
Данные составляющие позволяют сократить время, необходимое для осуществления важных дел.
Исходя из основных правил управления временем, можно выделить основные принципы тайм-менеджмента для руководителей:
— расстановка приоритетов, т.е. когда структурирование мероприятий и распределение энергии позволяет сделать как можно больше срочных и важных дел, при этом можно прибегнуть к делегированию полномочий сотрудникам, но не стоит при этом забывать о правилах перераспределения задач;
— декомпозиция работ связана с разложением сложных целей и задач на более мелкие и простые, что способствует нахождению приемлемых решений исходной задачи;
— принцип информированности направлен на рекомендации руководителю иметь циклограмму сбора информации по всем направлениям деятельности;
— принцип резервности когда необходимо выделять из общего объема рабочего времени часть, которая может оказаться необходимой при важных встречах, переговоров, собраний и т.д., что позволяет избежать обстоятельств недостатка времени;
— принцип чередования позволяет избегать эмоционального перенапряжения при выполнении долгосрочных и краткосрочных задач методом чередования;
— принцип анализа. В течение рабочего времени руководителю необходимо анализировать проделанную и предстоящую работу, внося корректировки и разрабатывать дальнейший план работы.
Перечисленные принципы составляют далеко не полный список рекомендаций по управлению временем, однако использование даже некоторых пунктов позволяет увеличить производительность труда и снизить энергозатратность [3, c. 217].
Таким образом, освоение и сознательное применение техники самоменеджмента руководителем, позволяет значительно увеличить творческий и профессиональный потенциал, за счет рационального распределения времени. Применение принципов тайм-менеджмента способствует оптимизации рабочего времени не только руководителя, но и подчиненных. Это достигается при использовании менеджером делегирования полномочий.
e-koncept.ru
