Тайм менеджмент таблица – Самые эффективные способы тайм менеджмента

Содержание

Самые эффективные способы тайм менеджмента

Тайм-менеджмент по праву считается одним из самых важных навыков современного делового человека. Эффективно управляя временем, мы заметно увеличиваем личную продуктивность, достигаем всех поставленных целей и становимся настоящими хозяевами своей жизни. В данной статье вашему вниманию предлагается несколько рабочих способов повышения производительности при помощи грамотного тайм-менеджмента. Итак, рассмотрим их подробнее.

  • Матрица Эйзенхауэра

Суть этого известного метода управления временем заключается в том, чтобы разделить все предстоящие дела на 4 категории: А (самые важные и срочные), B (значимые, но не слишком срочные), C (срочные, но менее важные) и D (второстепенные и несрочные). Тайм-менеджмент по подобной схеме неоднократно доказал свою эффективность, но он также требует определенного опыта.

В первое время вы, возможно, будете неверно оценивать важность/срочность тех или иных дел, сразу же добавляя их в раздел А или В. Таким образом, можно перегрузить эти категории, по сравнению с остальными. Однако разобравшись и «набив руку», вы начнете быстро и точно расставлять свои приоритеты, заметно повысив личную продуктивность и успеваемость.

  • Mind maps (карты мыслей)

Это универсальный метод обработки и структурирования информации, который также отлично подходит для тайм-менеджмента. В его основе находится древовидная схема, которая может включать в себя задачи, цели, идеи, ресурсы или любые другие данные. Считается, что ее структура является гораздо более эффективной и удобной для восприятия, по сравнению с традиционными линейными списками, таблицами или планами.

Mind maps являются мощным инструментом планирования, помогающим легко и быстро  разработать планы на неделю, месяц, год или любой другой промежуток времени. Кроме того, данный способ подходит для подготовки любых масштабных проектов (например, бизнес-планов), позволяя подробно описать все важные детали, и их взаимосвязь друг с другом. Карты мыслей – это весьма простой метод тайм-менеджмента, их можно составлять как на обычном листе бумаге, так и в цифровом виде, при помощи специализированных интернет сервисов.

  • Пирамида Франклина

Данная система тайм-менеджмента представляет собой пирамиду, состоящую из 6 последовательных ступеней. На ее вершине находится план на день (его необходимо составлять ежедневно), под ним размещен краткосрочный план на неделю/месяц, далее долгосрочный план на год или несколько лет. Три базовые ступени пирамиды – это масштабное планирование, включающее в себя генеральный план достижения актуальной цели, глобальную цель жизни и ключевые жизненные ценности. Пирамида Франклина является не только методом управления временем, также она выполняет более глубокие и серьезные задачи, помогая сформировать жизненные ориентиры человека.

  • Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – способ тайм-менеджмента, реализованный в виде таблицы, горизонтальные строки которой отображают определенные отрезки времени, а вертикальные – список актуальных задач или событий. На диаграмме отмечается, какой период времени будет выделен под тот или иной проект. Таким образом, вы сможете составить точный и подробный график выполнения любой работы, вам удастся эффективно разделить даже самую масштабную задачу на составляющие этапы и контролировать сроки их реализации.

KickIdler

Это инновационный сервис, предоставляющий широкие возможности для учета рабочего времени – как своего личного, так и продуктивности других людей (например, сотрудников компании). KickIdler обеспечивает принципиально новый подход к тайм-менеджменту с применением передовых технологий. Система выполняет комплексный анализ данных, получаемых с компьютера, и составляет подробные отчеты о продуктивности. Используя KickIdler, вы сможете эффективно и оперативно контролировать, сколько времени вы и ваши подчиненные потратили на различные деловые задачи, а сколько – на личные дела. Данный способ тайм-менеджмента имеет широкую сферу применения, он подходит для любого бизнеса (малого или крупного), для учебных заведений и даже для контроля домашнего ПК.

Как видите, сейчас существуют весьма разнообразные методики тайм-менеджмента, применяя их в совокупности, вам удастся достичь наилучших результатов. Специалисты рекомендуют тестировать каждое упражнение на практике, а затем выбрать среди них тот (или те), которые идеально подойдут именно вам. 

www.kickidler.com

основы, правила, таблица, примеры, книги

Быть хозяином своего собственного времени – великая наука. Люди, освоившие ее, могут заранее планировать свои дни, недели, определять для себя приоритетные цели и задачи. Такие мужчины и женщины способны успевать больше за одну и ту же единицу времени. Девизом профессионального тайм-менеджера считается лозунг: «Работай меньше, успевай больше!» Что же нужно сделать для того, чтобы научиться качественно и грамотно распределять свое время?

Тайм менеджмент – основы, что это такое

Человек в наше время катастрофически загружен. Огромное количество дел, постоянные дедлайны, сумасшедшие графики – все это обусловило хроническую усталость и плохое настроение. Ведь когда люди не справляются с поставленными задачами, недовольство возникает у всех окружающих. Опускаются руки, пропадает желание двигаться вперед. В таких ситуациях на помощь приходит умение грамотно распоряжаться собственным временем.

Об основах управления временем написано немало трудов. Для обучения этим вещам организовываются тренинги и мастер-классы. Но сначала людям нужно научиться расставлять приоритеты, чтобы выделить время на обучение. Поэтому опытные тайм-менеджеры сразу начинают учить совмещать приятное с полезным.

Научившись управлять временем, можно достичь эффективности в любом деле, в любом направлении. Контролируя те отрезки времени, которые затрачиваются впустую, человек может сэкономленное временное пространство тратить на работу и полноценный отдых. В итоге люди успевают делать все необходимое, избегая стрессовых ситуаций и не уставая хронически.
Методы овладения временем

Чтобы жить полноценной жизнью, важно не только работать и зарабатывать деньги, но и успешно отдыхать. Для этого время необходимо делить таким образом, чтобы каждый момент проходил в атмосфере довольства и умиротворенности. Даже самые нервные моменты в процессе трудовой деятельности будут не такими острыми, если задачи будут выполняться без спешки.

Методов овладения временем существует достаточно много. Наиболее эффективные инструменты тайм-менеджмента могут обеспечить максимально позитивный рабочий настрой с получением необходимого количества свободного времени. Главные принципы:

  • Глобальные задачи нужно разделять на малые. В каждом случае большой процесс можно разделить на несколько частей, пошагово выполняя все поставленные задачи.
  • Необходимо составлять список дел. Фиксировать свои планы, сроки их выполнения и особенности можно в ежедневнике, мобильных приложениях, в таблицах excel.
  • Важно правильно расставлять приоритеты. На каждый день (как и любой другой отрезок времени) стоит выделять главное дело, задачу, на которую и нужно бросать все свои силы. Все остальное стоит выполнять по мере важности.
  • Не останавливаться на достигнутом. Выполнив определенную задачу, не стоит останавливаться и расслабляться. Можно отдохнуть и действовать дальше. Ведь достигнутая цель может быть шагом на пути к более достойным свершениям.
  • Выполняя какую-либо задачу, нельзя отвлекаться. То время, которое выделяется на конкретную работу, не должно использоваться в других целях. Желательно, чтобы в это время никто человека не отвлекал.

Использовать все полученные знания на практике важно и нужно. При этом применять все методы совсем не обязательно. В зависимости от конкретных условий, индивидуальных особенностей, поставленных целей, можно выбрать наиболее подходящие пункты.

Правила контроля своего времени

Важную роль в тайм-менеджменте играет биологический ритм. У каждого человека он индивидуальный и особенный. Причем важно не только «жаворонком» или «совой» является конкретный объект, но и на какое время суток приходится пик его активности. Наблюдая за своей работоспособностью, можно выявить эти факторы, используя их в дальнейшем в свою пользу. Таким же образом можно определить идеальное время для приема пищи, обучения, отдыха.

Существует такое понятие, как «убийцы времени». Когда человек идет на поводу у своих слабостей или у окружающих, позволяя создавать внутренние помехи. Это значительно тормозит процесс, не давая двигаться вперед. Самыми явными «убийцами времени» признаны:

  • неадекватная оценка соотношения объема работы и сроков выполнения;
  • неумение отказать окружающим и во всем быть полезным;
  • привычки оставлять дела на потом или хвататься за все сразу;
  • излишняя медлительность и природная рассеянность;
  • отсутствие привычки планировать и записывать;
  • нежелание слышать и слушать оппонента/начальство/коллег.

Для того чтобы научиться основам тайм-менеджмента, нужно придерживаться ряда правил. Исключений и поблажек быть не должно. Добиться успеха и научиться контролировать время можно только в случае, если задачи будут поставлены четко и правильно. Придерживаясь конкретного плана, нужно уметь грамотно мотивировать себя.

Таблица

 

Примеры тайм менеджмента

Питер Друкер когда-то сказал: «Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим». В наше время это становится максимально ясным и неопровержимым.

Для того чтобы стать властелином своего времени и своей жизни, нужно не только анализировать свои ошибки, но и пользоваться чужим опытом. Наиболее успешные образцы использования тайм-менеджмента можно найти в таких примерах, как:

  • матрица Эйзенхауэра;
  • принцип Парето;
  • метод АБВГД;
  • Mind maps;
  • пирамида Франклина;
  • «сначала съешьте лягушку».

Специалистами самых разных направлений разработано немало подходов к решению проблемы нехватки времени, нерационального его распределения. Можно выделить три основных типа тайм-менеджмента:

  • Личный (персональный). В данное понятие входит личностное развитие человека, возможности и умения распределить свое время, грамотно организовать свой день.
  • Профессиональный. Адаптация в коллективе, умение распределить свое время и рабочие ресурсы для плодотворного выполнения поставленных задач.
  • Социальный. Позволяет регламентировать и грамотно распределять время группы людей, контролировать их межличностные отношения.

Иногда не стоит стремиться к многозадачности. Для некоторых людей это тяжелый труд, результатом которого не становится что-то хорошее. Если заранее ясно, что распыляться тяжело, стоит сосредоточиться на одной задаче, распределив остальные между коллегами или занявшись ими позже.

Для мам: повышение эффективности использования времени

Есть категория женщин, грамотное планирование времени для которых является жизненно важным. Это мамы, имеющие одного, двух, а то и более детей. Если мама не будет эффективно использовать свое время, она превратится в истеричную, неухоженную даму. В итоге рядом с ней будет находиться неприятно – не только мужу, но и ее детям.

Для того чтобы все успевать, быть идеальной женой и мамой, стоит придерживаться некоторых принципов тайм-менеджмента:

  • Четко планировать/структурировать все повседневные дела.
  • Правильно расставлять приоритеты в доме и в семье.
  • Экономить время при помощи современного технического прогресса.
  • Пользоваться интернет-ресурсами для совершения заказов и покупок.
  • Основывать свои дела и потребности на рациональной многозадачности.
  • Не бояться просить помощи у родных, близких, а порой и посторонних людей.

В первую очередь мама должна любить себя. Именно с ее радостной, счастливой улыбки начинается рай для всех остальных домочадцев. Важно не только планировать каждый свой день, но и заранее создать предпосылки для счастливого материнства. Стоит составить расписание, избавиться от всего лишнего и делегировать свои обязанности.

Книги о времени и о том, как им управлять

Многие книги по тайм-менеджменту стоит прочитать не для того, чтобы быть экспертами в данной области. Такие знания нужны, чтобы выйти из зоны комфорта, научиться контролировать свое время.

Авторы известных трудов чаще всего являются действующими бизнес-тренерами и тайм-менеджерами. Наиболее популярны:

  • «Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности» Бр. Трейси.
  • «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Дэвида Аллена.
  • «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» Глеба Архангельского.
  • «Тайм-менеджмент по помидору» Штаффана Нётерберга.
  • «Тайм-менеджмент. Искусство планирования» Джулии Моргенстерн.

Почти все авторы пишут консультации и советы, исходя из собственного опыта. Они описывают различные технологии и приемы, позволяющие повысить личную эффективность, научиться распределять свом временные ресурсы.

Экстремальный тайм менеджмент

Понятие раскрывают в своей книге А. Толкачев и Н. Мрочковский. Интересный формат по типу «роман из реальной жизни» дает прочувствовать всю жизнь главного героя. Это типичный неудачник со своими проблемами и полным застоем в жизни. Причем обвиняет в своих неурядицах главный герой всех окружающих, но только не себя.

Полной противоположностью является наставник главного героя, жизнь которого играет всеми яркими красками. Основа истории – колесо жизни, каждый сектор которого представляет собой отдельную сферу интересов.

Обычная жизненная история пестрит множеством советов, приемов, важных мыслей. С их помощью читатель может найти ответы на свои вопросы, определить, что именно нужно делать, чтобы сдвинуться с места.

Брайан Трейси

Многие труды этого тайм-менеджера, эксперта мирового уровня по личностному развитию, стали настоящими бестселлерами. Люди, стремящиеся изменить свою жизнь к лучшему, давно пользуются бесценными советами Брайана Трейси. Его выражения разбирают на цитаты, а меткими афоризмами пользуются в разных сферах бизнеса и жизни.

Родился Брайан в бедной семье. Не получив практически никакого образования, мальчик отслужил матросом на судне 8 лет. За это время он смог закалить силу воли, повысить коммуникационные качества, выучить несколько языков.

В 22 года парень сошел на берег и устроился агентом по продажам. Через год его признали лучшим сотрудником фирмы, вице-президентом которой Брайан становится в 25 лет. Занявшись своим образованием, молодой человек меняет род деятельности. Он заканчивает университет, постоянно шлифуя знания и собирая материалы для тренингов. Перед тем как основать свою собственную фирму, Трейси проработал на руководящих должностях в 22 различных компаниях. Уже в то время мужчина начал писать книги. Сейчас филиалы компании BrianTracy International, специализирующейся на маркетинговых стратегиях, курировании бизнеса, тренингах, расположены в 31 стране.

Глеб Архангельский

Этот молодой симпатичный человек является кандидатом экономических наук, возглавляет кафедру тайм-менеджмента финансово-промышленной академии в Москве. Генеральный директор компании «Организация времени» Глеб Архангельский разработал собственную школу, в которой учат управлять временем.

Опытный тайм-менеджер считает, что время – тот ресурс, который в отличие от денег, восполнить невозможно. Поэтому это самое дорогое, что у нас есть и чем нужно грамотно распоряжаться.

Тренинги по тайм менеджменту

В этом направлении организовывается большое количество занятий, постоянно проводятся семинары и тренинги. Опытные коучи и бизнес-тренеры стремятся поделиться своими знаниями, научить людей правильно расходовать свое рабочее и свободное время.

Современные тренинги основываются на грамотной подаче информации. Они состоят из различных комплексов упражнений, ролевых сцен, креативных заданий. После таких курсов люди становятся успешными не только в своей профессиональной деятельности, но и в личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет совершенствоваться и развиваться.

www.dlya-sebya.com

Тайм менеджмент в Excel планирование рабочего времени на основе системы

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

 

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

  • ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
  • ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
  • КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

 

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день

И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов»
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

wintobe.ru

опыт использования с применением таблиц Excel / Habr

Привет, Хабр! Краткое вступление — я работаю руководителем IT отдела крупной медицинской компании. Вот уже с год назад пытался заставить самого себя качественно работать с распределением своего рабочего времени. Это пост — мой опыт, мои взгляды, трудности восприятия и образцы форм для ведения тайм менеджмента.

Что такое тайм менеджмент? Это инструмент управление своим временем, притом это применимо не только к рабочему времени, но и к личному (вне рабочему). В попытках сделать всё и сразу вы в конце концов упретесь в тупик, не понимая почему на всё запланированное не хватает времени, а потом, попросту начнете забывать какие-то задачи/идеи/цели, которые казались сверх интересными, сверх прибыльными, сверх инновационными. Так случилось и со мной, честно пытаясь сделать что-то лучше, что-то оптимизировать, я откладывал какие-либо цели на дальний план и в силу текущей погруженности в основные обязанности, рабочую текучку, забывал про идеи, которые казались мне перспективными. Примерно с начала года я начал искать программы, увлекательные статьи которые помогли бы мне более качественно подходить к вопросу о тайм менеджменте и поверьте, для себя я понял суть, которую не находил ни в одной статье и не в одной книжке/программе. Перейдем к основным аспектам, которые помогут вам качественно работать с своим временем и с поставленными самому себе задачами:

1. Не обманывайте себя

Прорабатывайте все гипотезы поставленных идей, не останавливайтесь на достигнутом пока не найдете четкого ответа на поставленный вами же вопрос – будет ли эта идея/предложение востребованным в вашем деле/в бизнес процессе/в работе. Гипотеза должна быть закончена на четком факте (доказательстве её необходимости) или четком опровержении. На пути этого доказательства большинство людей начинают заниматься самообманом, говоря себе – «ой, это не возможно», «это очень сложно для меня», «никто этого не поймет» — поверьте, если бы все окружающие люди думали бы так же, то в мире не было бы электричества, не было бы в компаниях хорошего объема продаж, новых продуктов, успеха в целом.

2. Научитесь признавать свои ошибки

Сложный психологический фактор, переступив который Вы по-другому научитесь смотреть на вещи. Начните с признания самому себе, если вам сложно сделать это перед человеком/перед процессом/действием перед которым вы совершили ошибку. В период, когда я только начал вести тайм менеджмент я столкнулся с этой проблемой. Было сложно написать самому себе задачу о том что должен был сделать ещё пол года назад, а потом благополучно либо забыл либо «забил», при этом понимая что данная задача всплывет через какое-то время и ощущения от этого будет ничуть не лучше чем сейчас, а то и хуже из-за утраченного времени. Признание своих ошибок, в конце концов, научит вас быть более внимательным к задачам, к их выполнению, ведь никогда не захочется говорить – «да, я ошибся» и Вы будете максимально делать для этого всё, чтобы забыть о подобных признаниях и выполнить все в срок и наиболее качественно. Ну а если Вы и совершите ошибку, то научитесь их принимать достойно и исправлять, ведь недаром даже в школе все мы делали работу над ошибками. Важный момент – не ищите виноватых, ищите возможность всё сделать так, чтобы в дальнейшем не повторять подобных ошибок (даже если ошибка совершена не с вашей стороны), общайтесь с коллективом, предлагайте варианты решения, адекватно реагируйте на аргументированные претензии. Поиск виноватых возможен лишь в тех случаях, если вы обладаете большим количеством свободного времени, тогда есть и время и на ругань и подобные никому не нужные психические всплески. Надеюсь, Вы не из таких людей.
3. Не ленитесь

Словарь Даля характеризует лень такими словами – неохота работать, отвращенье от труда, от дела, занятий; наклонность к праздности, к тунеядству. На самом деле я не буду углубляться в каждое слово, все мы люди взрослые и понимаем что лень далеко не положительное качество, я лишь рассмотрю её со стороны тайм менеджмента. Массу задач я записываю на листе ручкой к примеру в течении дня (перед мной либо всегда лежит листок либо блокнот) и тут встает очень важный момент – не откладывайте на потом занесение задач/идей в файл, где вы ведёте тайм менеджмент, поверьте, лист может потеряться, на него может пролиться кофе или же если рассматривать блокнот, то можно забыть о том, что планировал простым перелистыванием на другую страницу. Заносите задачи/идеи своевременно, обязательно в течении дня не откладывая на завтра или на вечер. Как только выдалась свободная минутка тут же используйте её эффективно, соблюдая самодисциплину, внесите данные в файл – это займет не более чем 2-3 минуты. О том как сэкономить время на внесении задач в файл далее…
4. Пишите задачи кратко и понятно вам.

Не стоит описывать весь технический процесс, если Вы уверены в том, что в последствии его легко можете вспомнить. Вам быстро наскучит тайм менеджмент, если Вы будете уделять массу времени написанию заданий самому себе. То есть условно, мне нужно – «Установить новый сервер, установить операционную систему Windows 2003 Datacenter, поставить базу данных Microsoft SQL 2000 с последним пакетом обновлений, установить программы для резервного копирования всей ОС и базы данных…. И т.д.» — поверьте, если я бы ставил себе задачу в файле тайм менеджмента таким образом, то массу рабочего время я бы тратил только на написание задач. Я называю это «ярлыками памяти», поставив себе задачу «Установить сервер БД» я быстро вспомню, что мне нужно сделать в подробностях, которые так же всплывут в момент проработки задачи. Запомните – задачи Вы ставите самому себе, ставьте их таким образом, чтобы Вы мгновенно могли вспомнить, о чем идет речь. Так же, лично я, не ставлю задачи которые связаны с рабочей текучкой, если в этот момент у меня нет большой загрузки и текущую задачу я могу выполнить в ближайшие 15 минут.
5. Не ставьте задачу на конкретный рабочий час/минуту, лучше — ставьте на день.

Возможно, не всем подойдет этот аспект, но, думаю, большинство со мной будет согласны. Краткая предыстория – изначально я пытался использовать различные программы, в которых можно было поставить напоминалку на определенное время, определенный час, определенную минуту. Данная напоминалка выскакивала на пол экрана с описанием задачи и это в 90% случаев происходило в момент моей пиковой загрузки, когда было совершенно не до задачи и было 2 варианта — перебить время выполнения либо закрыть задачу. В итоге – после 3-его перебивания времени, я просто пылал от нежелания пользоваться данными программами и испытывал чувство стыда перед самим собой от того что в очередной раз я откладываю данную задачу ещё раз на пол часа. В итоге я перешел на подневное планирование. В течении дня, если Вам интересно, у меня от 2 до 5 задач, в зависимости от предполагаемого времени на их решение, задачи связанные с текучкой, как написал выше, сюда не включаю.

Итак, теперь о файле, который я использую для постановки задач. На ваше удивление это не очередная программа, которую нужно изучить, понять, принять. Это простой файл Excel, с знакомым Вам интерфейсом без каких-либо великих формул. Я остановился на данном формате так как считаю что нужно эффективно использовать те ресурсы, которыми мы обладаем, да и к тому же при необходимости можно просто начать заполнять дополнительный столбец. Файл необходимо постоянно держать под рукой, например на рабочем столе или же переместив его в автозагрузку (он будет открываться при старте системы), так как я не выключаю рабочий компьютер совершенно у меня данной проблемы нет — файл всегда запущен. Перейдем к текущему, предложенному мной варианту, рассмотрим столбцы:

Что сделать — в данном столбце я заполняю краткое название задачи, так например «Установить сервер БД», «Шаблоны для заказа отчетов с кубика», «Отчет по клиентам», «Посмотреть выполнение планов», «Предложить скидку на продукт M фирме N»

Дата постановки задачи — дата, когда появилась данная задача. Важный на мой взгляд фактор, дабы понимать сколько времени уже уделено на данную задачу, с какого времени она ещё не выполнена. Я немного укоряю себя, если вижу что с момента создания задачи прошло 2 недели — месяц, а результата так до сих пор и нет. Если задача связана с необходимым вмешательством какого-либо отдела/определенного сотрудника, и он мне до сих пор не дал ответ – я повторно напомню ему о вопросе изложенном в задаче. Часто бывает так, что не получив ответ от определенного сотрудника/отдела, Ваша задача не может быть выполнена, если она не будет нигде записана то поверьте Вы о ней забудете, так же как и человек связанный с ней. Так на начальном этапе легко можно загубить интересную идею.

Примерная дата завершения — тут я ставлю дату, когда предполагаю завершить данную задачу, обычно при этом бегло пробегаюсь по выставленным в строках датах, и понимая сколько примерно времени на выполнения той или иной задачи, выставляю предполагаемый срок её выполнения. Иногда, при большой нагрузки в течении дня я передвигаю данную дату, но, скажу честно это бывает крайне редко. Когда вы начнете вести подобный файл Вы в последствии так же начнете наиболее эффективно планировать время выполнения задачи.

Дополнительный комментарий — тут я описываю, к примеру, те дополнительные действия, которые появились в момент выполнения задачи или же комментарий при завершении задачи. К примеру, если задача затрагивает какого-либо сотрудника смежной фирмы, я пишу «Жду ответа от Пупкина», «жду цен от снабжения», «передал отчет, жду обработки», а если задача завершена, то пишу результат выполнения или же, пишу информацию о создании подзадачи (как раз, когда гипотеза какой-то идеи не до конца подтверждена и требуется либо дополнительного доказательства либо её опровержения). В каждой моей задаче есть дополнительный комментарий, даже если она просто завершена. Наверное, это самый положительный психологический фактор, когда после выполнения ты пишешь что с успехом завершил задачу.

Для обсуждения с руководством — в данном столбце я ставлю либо «1» либо «0». Если задача требует обязательного вмешательства руководства, то «1», если нет то «0». Согласитесь, будет удобно, максимально эффективно, если Вы придете к руководству с списком задач и ничего не забудете при этом? Я, честно, не могу все держать в голове или же мне понадобиться достаточное время, чтобы вспомнить, что я хотел обсудить, а зачем отнимать время у руководства компании и у самого себя, когда можно заранее иметь в запасе список вопросов, который можно быстренько распечатать при возможности обсуждения.

Так же, в задачах я стал применять пока что 4 цветовых гаммы, которым выделяю строки задач. Например, строка выделяется:
желтым цветом – то задача завершена
зеленым цветом – то найдено иное решение по данной задаче (в комментарии указываю какое)
красным цветом – то что нужно обсудить с руководством компании.
белым цветом – выделяю строки, в которых написаны текущие задачи (которые на данный момент выполняются)

В качестве определения номера задачи я использую номер строки в Excel-е, если к примеру создаю подзадачу (пытаюсь подтвердить или опровергнуть гипотезу) то ссылаюсь на номер строки которая спровоцировала новую задачу.

В итоге все описанное выше у меня выглядит как то так:

Послесловие

При эффективном использовании своего времени у Вас появиться больше идей и больше возможностей их реализаций, так же зная свой план на завтрашний день Вы можете легко управлять своим временем не забывая о поставленных задачах и даже в случае повышенной напряженности от текучки не забудете о важных записанных в файле задачах. Возможно, кто-то уже применяет какую-то схему управлением своим временем, кто то пытается изобрести что-то новое, я же – предлагаю вышеописанную схему, которой я эффективно пользуюсь на протяжении двух месяцев, постепенно дорабатывая, доводя до наибольшего совершенства рабочий подход. Можно долго пенять на смежные отделы, о забывчивости персонала, при этом самому быть далеко не совершенным в данном плане, а можно подходить к работе более качественно, стремиться что-то улучшать и в итоге быть лидером хотя бы в отношении окружающего тебя коллектива. Не думайте, что тайм менеджмент поможет Вам с первых дней, когда Вы начнете им пользоваться. В первые 2 недели Вы будете судорожно вспоминать невыполнение задачи, заносить их в список и пытаться выполнять по 10 задач в день. Ещё через недели 2, Вы поймете что по 10 задач в день, которые Вы не смогли выполнить условно в течении года, Вы явно не сможете сделать и у Вас наступит понимание по сколько реально заданий Вы сможете выполнять. Начнете приоритезировать задачи, расставлять их уже с умом и пониманием, сколько времени примерно понадобиться на их решение. И только через минимум месяц кропотливой работы Вы начнете понимать, что такое — «эффективное управление своим временем», и я вам обещаю, Вы начнете смотреть на свою работу и работу сотрудников уже другими глазами, постепенно повышая эффективность и качество.

habr.com

Управление временем на личном примере: 10 тезисов / Habr

Одним из самых дорогих и невосполнимых ресурсов, которым обладаем мы все, является время. В среднем у нас есть 66,29 лет, что эквивалентно 24212 дням, или 34865280 минутам, или 2091916800 секундам. Учитывая, что треть времени человек тратит на сон, а у большинства читателей этой статьи целая треть этого ресурса уже потрачена, драгоценного времени не так уж и много остаётся, чтобы им разбрасываться. Время — это деньги, время — это жизнь.

Не бывает избытка и недостатка времени — его лишь надо ценить и уметь пользоваться его течением, словно потоком рек — благодаря которому человек перемещается на судах и использует силу воды в мельницах. Делать это следует также правильно, чтобы не грести против течения. Даже самые маленькие потоки точат скалы, и секунды могут складываться в года полезных дел и успехов.

Я сам в процессе обдумывания и написания этой статьи часто сетовал на нехватку времени. От задумки до исполнения прошёл не один месяц, и, чтобы эта статья не показалась переписыванием очередных тезисов из тайм-менеджмента, я потратил не так уж и мало минут, часов, дней и перепробовал разные идеи, которыми хочу поделиться. Итак, если вы хотите заняться тайм-менеджментом, то займитесь им, а не читайте о нём! Это раз. Если вас интересуют практики, методы, приёмы — обращайтесь к первоисточникам: С. Кови, Г. Архангельскому, Д. Аллену — от управления собой, личным пространством, трюкам. Это два. В моей же статье пойдёт речь о собственном опыте, о потоке времени и о том, как в нём находится.

«Помните, что ваше собственное решение добиться успеха важнее, чем сотни других» — Авраам Линкольн

Итак, всё началось с того, что в один из майских дней моя жизнь изменилась, и вместо стандартного графика с восьми до пяти и следованию roadmap мне самому стало необходимо раздавать, создавать графики и следить за их исполнением. С технической точки зрения это несложно: выделяем задачу, устанавливаем сроки, назначаем ресурс. Так как ресурсы у нас живые — люди, а также изменяющийся код, для поправки внесём риски и затраты на чаепития, на лобзание ляжки няшки в столовой, на сложность и заковыристость проблем и требований — что даже проще, т.к. требует оценки исполнения того или иного алгоритма, или применения технологии. Берём задачку в Jira, щелкаем и… С технической точки зрения… А на практике это не совсем так. Вместо того, чтобы усесться в кресло и передвигать ресурсы, приходится быть вовлечённым во весь процесс, не только своего куска кода, а всего проекта, или даже нескольких проектов, не совсем друг с другом пересекающихся. Т.е. отвечать на вопросы, принимать решения, объяснять… и, собственно в этой мышиной возне, в постоянном переключении с задачу на задачу и с человека на человека стал проходить мой день…

Я задумался над этим и решил, что здесь, наверное, что-то не так, т.к. моё время мне нужно и самому, а не только моим подчинённым и проектам. А раз так – то, значит, надо научиться им управлять.

Для начала стоит понять, что мы сами хотим. Это принципиальный вопрос. Не только в работе, но и в жизни. У каждого из нас есть роли в жизни. Моими ролями, к примеру, можно назвать: работник, друг, учитель, ученик, сын, муж и т.д… Стоит выделить главные и принципиальные именно для вас. У всех они будут отличаться, конечно, но, скорее всего, нам всем хотелось бы иметь и хорошую карьеру, и быть хорошим другом, и отличным супругом, и как-то проявить себя в обществе — своим талантом или общественным признанием. И тем проще и лучше будет жить, чем гармоничнее и более равномерно (конечно, с учётом внутреннего коэффициента важности) эти области будут развиваться.

Во вторую очередь, надо составить список всех дел, проектов, желаний, которые в данный момент имеются и классифицировать, к какой области они будут относиться. Вполне может быть и так, что некоторые желания или дела, которые мы зачастую откладываем, которые давят на нас, окажутся и вовсе не важными для наших ориентиров. Здесь следует выбрать самое важное и не размениваться на мелочи. Что именно будет влиять на наши ключевые сферы жизни? Когда это важно? Будет ли это важно в будущем?

Для себя, для простоты, я выделил всего-навсего четыре сферы:

  • Карьера
  • Саморазвитие
  • Общество
  • Семья

На практике каждую из категорий можно было бы моём случае так же разбить:
Карьера — список того, что отвечает за успех в профессиональном плане — шагов, действий, свершений, приобретаемых навыков. Сюда же я отнёс и профессиональное (и корпоративное в том числе) обучение (себя в роли ученика), так и роль учителя и ментора — обмен опытом, тренинги.
Саморазвитие — т.к. одна из неприятнейших для меня вещей в жизни — это прозябание в существующих условиях. Мне важна тяга к развитию — знаний, навыков. Так, например, сюда я включил занятия языком, чтение литературы (профессиональной и художественной), занятия спортом, получение прав, тайм-менеджмент, хобби.
Общество – как общение с коллегами, друзьями, так и налаживание и поддержание связей с людьми, в том числе и какие-то публикации.
Семья — это и взаимоотношения с родными и с любимыми. Как включая рутину, дела, материальные взаимоотношения, так и нематериальные взаимоотношения.

В итоге, после тщательного разбора/анализа, я оставил 28 задач, требующих моего пристального внимания и исполнения. Это третий тезис: зная, чего и когда вы хотите — начните это делать!

«Мы – это то, что мы делаем постоянно. Совершенство – это не действие, а привычка» — Аристотель

Обязательно попробуйте,- и вам понравится! В моём случае, помимо должностных обязанностей на работе, нахождения в курсе новых тенденций и технологий, совершенствования навыков, мне надо было ходить в автошколу, заниматься английским, поддерживать физическую форму, читать книги, журналы, смотреть фильмы, встречаться с друзьями, родителями, дарить комплименты любимой и баловать её время от времени кулинарными шедеврами. Так, через несколько дней у меня появилось чувство времени. Точнее, чувство нехватки времени. И время стало жалко терять на рассматривание котиков в интернете. Кроме того, возникла проблема, состоящая в том, что, несмотря на то, что важная задача висела в списке, она упорно не хотела выполнятся.

Четвертым тезисом будет типичный совет из тайм-менеджмента: формулируйте в задачах не цели, а действия. В моём случае “поддерживать физическую форму” преобразовалось в “записаться в фитнес-клуб”, “сходить в фитнес клуб”, “делать зарядку”. Цель стала разделимой и измеряемой, а значит – исполняемой. Если следовать терминологии Глеба Архангельского, то, чтобы съесть слона, надо его проглатывать по бифштексам, хотя бы ежедневно (еженедельно). Результатом переработки моего списка бифштексов и лягушачьих дел (маленькие, но неприятные дела, которые ежедневно откладываются на завтра) стало приведение списка целей к списку повторяемых и измеряемых дел — недельное планирование.

Конечно, согласен, это странно звучит, что семь раз следует “сделать комплимент” — и отметить за день галочкой “выполнено”, но вполне измеряемый подход, позволяющий оценить качество той или иной выбранной сферы жизни. Вряд ли я скажу, что это для меня менее важно, чем проверить отчёты от своих подчинённых.

В результате этих поисков и выводов, у меня образовалась следующая электронная таблица, в которой следовало ежедневно отмечать прогресс и отслеживать показатели успешности. Вопреки моим ожиданиям, за первые две недели результаты против поставленных для меня целей оказались не просто хуже, а катастрофически хуже. Конечно, не каждое дело в таблице обязательно к 100% исполнению, но если она окрашивается в красный цвет вместо зелёного — это тревожный сигнал. Поэтому я немножко усложнил excel-книгу, собирая статистику по дням недели, по неделям, по сферам. Определил для себя, что такое «продуктивный» и «эффективный» день и неделя.

Эффективность\продуктивность по дням недели:


Продуктивность:

Эффективность (плановая):

Эффективность (актуальная):

В итоге повторного анализа, я, конечно, сделал выводы, что некоторые дела можно совмещать (например, читать можно по пути на работу, как, впрочем, и смотреть фильмы), художественную литературу можно достать и в виде аудиозаписи, а потому послушать как по дороге, так и в том же фитнес-клубе. Вместо просмотра новостных порталов можно настроить нужную выборку, rss-фиды, и/или брать с ресепшена тематический журнал, распечатки и читать их во время обеда. Дело сдвинулось с мёртвой точки, но не слишком уж и хорошо. Я перечитал наставления Любищева и старался им следовать, но, увы, всего не удавалось достигнуть. Что же отнимало моё время?

Пятый тезис: знайте время в лицо: куда и на что вы тратите время. Проще всего начать со статистики: сколько и на какие сферы оно уходит. Большая часть будет ожидаемой — это сон, дорога, какая-то рутина — сборы с работы и на работу, приготовления ко сну, быт и тому подобное. На мой взгляд, самым эффективным методом оценки является запись своей занятости в журнал. Мне удобным оказалось использование тетради формата А4, куда я вносил время начала какого-то действия обычной шариковой ручкой. Это не значит, что каждые пять минут надо туда записывать, что вы делаете в это время — вносите записи при изменении вашей деятельности. Таким образом, можно отследить, какие дела составляют полезное время, а какие — нет. Главное – записывать, как есть: отвлеклись на вопрос коллеги — запишите. Отвлеклись на интернет — запишите. Как вернётесь к делам, так снова внесите следующую пометку. В итоге должен получиться достаточно рваный график, в котором то и дело будут дыры из “мусорного времени”. Как с ним бороться — дело исключительно ваше. Что полезного сделаете в ожидании транспорта и как отнесетесь к отвлекающему вас коллеге. В моём случае большую часть мусорного времени составляли именно эти две категории. С первым понятно — слушаем аудиокнигу, а со вторым – вместо тенденции быть универсальным справочником, я решил, что вопросы лучше накапливать и разбирать во время летучек скопом. Обычно, до 99% информации находится в гугле или собственном мозге у человека (стоит лишь его встормошить) за короткое время. Кроме того, с точки зрения дисциплины и ответственности, такой подход также предпочтительнее. Не буду останавливаться на этом подробно, скажу лишь, что такая “по-пятиминутная” оценка своего времени сильно увеличила и мою эффективность и производительность, и моих ребят — оценить паразитические срочные дела (телефонные звонки, вопросы, е-мейлы, горящие реакции на баги, а так же на стороннее и не очень важное для проекта украшательство и вылизывание кода, прилепливание фич — код должен проходить проверки, и ревью против стандартов и спецификаций). Постоянные отвлечения и переключения внимания выводят из состояния потока и просто заставляют ещё лишние минуты, а то и десятки барахтаться, чтобы войти в прежнее русло.

«Вы можете делать что угодно, но не все» — Дэвид Аллен.

Однако, оставалась плавающая, третья, категория мусорного времени — когда под конец дня этот установленный самим собой режим хотелось нарушить и сидеть в интернетах вместо чего-то полезного. Хотя это и странно звучит, но одним из подходов было заставить себя вместо траты этого времени на безделье тратить его в более продуктивном ключе — на тот же просмотр фильмов — но время от времени я не мог сам себя перебороть, прокрастинация брала надо мной верх, а в некоторые дни на меня скатывалось безрассудное отчаяние от того, как всё распланировано, и какие рамки и несоответствия им есть у меня. Как бы такой локальный “пинарик” не пинал меня, он время от времени меня и демотивировал и требовал выключиться из жизни на день-другой. День. Два дня. Неэффективных и безрассудных.

«Причиной всякой неудачи являются необдуманные действия» — Алекс Маккензи.

Тогда я снова начал рассуждать и анализировать, как же так стало получаться. Пусть и раз в месяц или два, но такие дыры были, и были стабильной тенденцией. Меня они не устраивали. Отсюда шестой тезис: эффективность управления временем не в количестве поддерживаемых дел, а в их качестве. Я стал понимать, что чем дальше, тем хуже могу вести параллельные дела в день. Грубо говоря, если мне за день следовало написать код, подготовить тренинг, заняться английским, посетить бассейн и прочитать несколько глав из профессиональной литературы, то эффективными из этих дел, продуктивными оказывались 2-3, а остальные — формально начатыми, как-то наспех сделанными, что влияло на ощущение от результата, что, в конечном итоге, отражалось и на моей подсознательной оценке своих действий. Да, конечно, я мог время от времени, как и раньше, сразу выполнить эффективно и 5 и 7 и больше таких ресурсоёмких и требующих концентрации проектов, но на протяжении каких-то непродолжительных интервалов времени, после которых и следовал срыв. Мой вывод стал таким, что следует планировать не только недельный список лягушек, но иметь план на день, в котором чётко будут обозначены не более трёх ключевых дел. Кстати, это наблюдение объяснило мне и просадку производительности в понедельник, когда зачастую оставались хвосты от выходных. Ведь отдых — это тоже активность, дело, занятие, а не довесок в «оставшееся время».

Тезис седьмой: переключайтесь полностью. Отведите своим делам ровно столько времени и те рамки, коих они заслуживают. Другими словами: не думайте о работе дома, а, приходя на работу — работайте. Не пересиживайте на работе, но и не сбегайте с неё. Уважайте свой выбор и дома, и на работе. Неожиданное “лишнее время”, на чём-то сэкономленное, всегда можно заполнить важными делами. Установите правило: «Ваши рабочие часы — это ваше время, а не время вашего начальника и табельщика». Научитесь его ценить больше, чем другие — т.к. только вы знаете его истинную ценность, инвестируйте в себя. Если работа у вас 8 часов в день, то посвятите это время тому, что наиболее коррелирует с вашими делами из сфер, связанных с работой. Если вы проводите время с семьёй, то и проводите его с семьёй, а не с общением с телевизором или рюмкой коньяка, а тем более не занимаясь параллельно подготовкой к предстоящему рабочему дню. Ищите возможности. Переключайтесь. Разграничивайте.

Тезис восьмой: проводите ревизии время от времени. Сбор статистики и планирование — это хорошо, но недостаточно. Т.к. ваши цели и ценности могут меняться, рано или поздно придётся вносить изменения в таблицу, список целей и желаний. То же самое и насчёт коэффициентов. Тем не менее, всё равно будьте честны с собой, не подгоняйте цифры под результаты.

Тезис девятый: имейте всегда под рукой список дел. Если у вас нет такого списка, обязательно заведите. Я говорю не о списке регулярных дел, не о списке лягушек, а о каких-то одноразовых целях и задачах. Они могут быть как привязаны ко времени, так и нет. Он могут быть как привязаны к месту, так и нет. В любом случае, всегда держите его перед глазами и/или под рукой. Сейчас не так уж и мало инструментов, которые позволяют управлять такими списками задач, и тот же Outlook вполне сгодится для этих целей, хотя мне ближе по душе простой, но доступный для любой платформы RememberTheMilk. Вносите задачу, если надо, указываете время и место, определяете сферу, приоритет. И время от времени просматриваете. Главное, делайте это регулярно: формулируйте цели и дела как действия.

Добиться успеха — полдела; главное — это его удержать — Орисон Скотт Марден.

Тезис десятый: будьте в потоке! После появления чувства времени, ощущения его ценности (особенно ценности минут, проведённых с любимыми и/или с любимым хобби), вам непременно захочется следовать своим целям, ценностям, планам и быть при этом более гибким. Снова по аналогии с водой — поток имеет огромную мощь, движущую силу и направление, при этом он не разбивается, а огибает препятствия и скалы. Для достижения этого можно пробовать разные методики, можно учиться на ошибках — в любом случае, у вас больше будет получаться успевать сделать это эффективно. Это будет приносить удовлетворение и освобождать время на новые дела. Чем больше вы делаете, тем больше вы успеваете. Так что под конец просто желаю удачи и желания поймать свою волну в управлении собой и своим временем. И, если вы ещё не вспомните мой первый тезис, то вспомните вечно актуальную китайскую поговорку:

Путь длиной в тысячу ли начинается с одного шага — Лао Цзы.

habr.com

Тайм-менеджмент, или Эффективное управление хаосом / Habr

Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки и зарекался: уж в следующий раз я точно буду тщательнее следить за временем, смогу заранее всё запланировать, не буду распыляться на много задач или, наоборот, превращусь в супермена и переделаю все дела сразу. Так какая же стратегия наиболее эффективна? Спешить или не спешить? Делать последовательно или параллельно?   Источник

Недолгий полет Супермена


Вспомните, в каких обстоятельствах мы обычно жалеем о собственной неэффективности. Когда есть несколько горящих приоритетных задач, почта переполнена новыми сообщениями, смартфон разрывается от звонков, а в мессенджере куча непрочитанных сообщений. В такой ситуации хочется прибавить оборотов и работать быстрее, а мозг едва соображает, пытаясь сконцентрироваться на самых важных делах.

Такое возникает, когда слишком много «вводных», что ведет к перенасыщению нашего мозга. Поэтому кажется, что от необходимости реагировать на все «вводные» у нас «едет крыша». Не будем забывать, что в дополнение к хаосу вокруг наш мозг сам генерирует хаос в виде проактивных и реактивных мыслей.

Хаос – это любая вводная, требующая нашей реакции


Знакомьтесь, это мистер Мозг, и он совсем не изменился за последние 600 лет, что доказано нашими любимыми британскими учеными. Левое полушарие отвечает за логику, правое полушарие – за чувства, лобные доли – за оперативную память (планирование, принятие решений, определение приоритетов), затылочная часть – за визуальное восприятие.

Мы можем удерживать внимание лишь на 7 (±2) факторах, требующих нашего внимания и усиленного контроля. Всё, что выходит за это количество, воспринимается человеком как угроза, мозг дает сигнал тревоги, блокируя мышление лобных долей и впрыскивая адреналин для ускорения. Пещерному человеку этот механизм помог выжить, когда нужно было действовать быстро при встрече с саблезубым тигром. Из-за вброса адреналина наш предок спасался, убегая, или действовал решительно, атакуя хищника. Мозг не изменился, он все также реагирует на опасности. Сейчас же такая реакция мозга дезорганизует и утомляет. Работая на проекте, мы порой пытаемся охватить все вводные, но физически не можем их осознать, как итог – в конце рабочего дня продолжаем чувствовать беспокойство, и даже дома испытываем раздражение на любые новые вводные.

Ощущение собственной неэффективности подталкивает к переработкам, которые только ухудшают ситуацию. Мы вновь и вновь садимся за работу, пытаясь наверстать то, что нам кажется упущенным. Это нормально работает на спринтерских дистанциях (переработки время от времени) и пагубно влияет на марафонах, когда переработки носят постоянный характер. Оказавшись в такой ситуации, мы часто не в силах из неё выбраться. Появляется трудоголизм.

Трудоголизм – заболевание, подобное насморку, встречается время от времени у каждого.

Я не раз видел, как сотрудники отказывались уходить из офиса после окончания рабочего дня, поскольку работы оставалось еще слишком много. Работали по 12 часов, хотя последние часы были малоэффективны. Посмотрите на себя со стороны, товарищи трудоголики! Посмотрите на свой день, сделайте ретроспективу его и своей производительности.

Все лежит на поверхности: гиперответственность приводит к трудоголизму так же часто, как и адреналиновая зависимость к генерации проблем. Человек сам подсознательно создает себе проблемы, а потом доблестно с ними справляется – на новой порции адреналина. Как распознать трудоголизм? Да очень просто: трудоголики не спешат компенсировать свои сверхурочные часы, они работают на износ, не успевая восстанавливаться и не преднамеренно, снижая качество своей работы, а затем и свою производительность.

«Сделайте вашу работу наполненной жизнью, а не жизнь наполненной работой».
Стивен Кови

Сидеть над проектом от рассвета и до заката – не самый лучший способ показать лояльность компании. Работа сверх нормы снижает качество и при этом стоит дорого для всех. Компания платит денежную компенсацию за переработку, а в дальнейшем и за потерянное качество.

Любопытный факт: многие люди, ставшие впоследствии знаменитыми, не так уж много времени тратили на свое дело жизни.  

Посмотрите, как проходил день у Гюго, Чайковского и Моцарта.Зеленые секторы – это время, отданное профессии.


Работаем эффективнее и с удовольствием


Источник
«Если вы не умеете управлять временем, то вам не удастся управлять ничем другим».
Питер Друкер, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века

Наш первый помощник в управлении временем и собственными силами – планирование. Многие, к сожалению, им пренебрегают. С планированием особо туго у тех, у кого энергия бьёт через край: «Какое планирование?! Нужно действовать!» Только в какую сторону бежать, зачем и будет ли от этого толк, они обычно смутно представляют.

Бывает, руководитель предпочитает всё быстро решать на ходу, поскольку «Время – деньги» (в лучших традициях Голливуда), или же он просто не владеет планированием, а может, он просто гуру менеджмента от рождения (такое тоже бывает). Но чаще всего он относится к такому типу людей, которым хочется все иметь сегодня, а думы о завтрашнем дне кажутся бессмысленными. Еще одна распространенная отмазка – «Вокруг слишком много информации, чтобы пытаться всё спланировать и организовать». Это в корне неверная позиция.

Планирование во многих коллективах не считается работой, для него не выделяется время, сотрудники вслед за руководителем забивают на эту важную активность.

Тем не менее, планирование помогает организовать хаос (по крайней мере, на вашей территории его больше не будет), выстроить делегирование (основную компетенцию руководителя) и систему контроля исполнения задач, принимать оптимальные решения. Кроме того, это очень приятно – добиваться собственных целей и получать дозу заслуженных эндорфинов.

Основная идея планирования – видеть сверху ваше «поле боя»: комплексную картину мира и ситуацию вокруг вас.

Парадоксы планирования


Как обычно выглядит наш рабочий процесс? Мы заняты конкретной задачей. Тем временем количество вводных растёт, и мы начинаем нервничать, выходя за комфортные для мозга 7+2 области внимания и теряем контроль происходящего. Мозг, боясь не успеть, вынужденно ускоряет нас. Работа на предельных скоростях снижает концентрацию внимания и качество наших решений. Проблем становится больше – мы нервничаем еще больше. Круг замыкается.
Сделать абсолютно всё невозможно, поскольку количество новых вводных (новых обстоятельств и возникших в связи с ними задач) будет только расти. Поэтому ни в коем случае не стоит внушать подчиненным стремление к идеалу. Желание переделать все дела и решить все проблемы вредит общему процессу. Критически ВАЖНО расставлять приоритеты и заниматься только приоритетными делами на данный момент времени.

Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать стандартный подход описанный выше.

  • Если опаздываем, то начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее.
  • Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело.
  • Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится (если, конечно, вы не гуру).
  • Никогда не делайте сегодня то, что можно БЕЗ ПРОБЛЕМ сделать завтра. Прочитайте еще раз этот принцип. Подумайте. Осмыслите. И вы придете к следующему – нужно делать то, что наиболее критично в данный момент.

Основные пожиратели времени


Чтобы тратить время более эффективно, нужно разобраться, почему же оно ускользает сквозь пальцы? Кто и что его у нас ворует? Предлагаю вам выделить себе один день для эксперимента и с раннего утра до самого позднего вечера записывать все свои активности с хронометражем. Даже если этот день немного выбьется из ваших обычных будней, вы все равно сможете увидеть свои «классические временные ловушки».

Собрав информацию, вы получите неполный список того, что подрывает вашу деятельность. Приведу ниже основных виновников снижения производительности в ходе выполнения задач.

  • Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ).
  • Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы  производится не оптимальными способами для задачи).
  • Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах).
  • Неумение говорить обоснованное «Нет» несоответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
  • Большое количество заданий, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем концентрироваться).
  • Не видны перспективы выполняемых задач (когда не знаете конечных целей выполнения задачи).
  • Отсутствие собственной мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
  • Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно).
  • Телефонное звонки/e-mail во время работы.
  • Визитёры, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами.
  • Недостаточная координация с другими коллегами («пожарные команды»: когда все вокруг пытаются потушить возникший пожар – задачи, которые нужно было решить ранее, в том числе с вашим привлечением).
  • Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами).
  • Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск необходимой информации).
  • Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться).

Ну и, конечно, есть еще три важных личных фактора, зависящих от каждого из нас.
  • Личная неорганизованность и недостаточная самодисциплина – корень всех проблем.
  • Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями – нужно избавляться от такого наследия в самом начале взаимодействия с коллегами.
  • Стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения – перфекционизм излишен, он только замедляет выполнение задачи.

Источник

Учимся планировать


«Гадости происходят сами, хорошие дела требуют организации».
Разные умные люди

Планировать свои задачи, чтобы решать их более эффективно, на самом деле не сложно.

Сначала нужно зафиксировать все вводные. Для этого выводим всю информацию из головы, чтобы разгрузить ее для стратегического мышления. Я обычно выписываю все мелкие дела, которые роятся в голове, на бумагу или в интеллект-карту (об этом как-нибудь в другой раз).

Далее все задачи группируем по общим признакам. Вспоминаем, что «слона едят по частям» и декомпозируем цели, задачи до уровня мероприятия. Декомпозиция помогает точнее рассчитать ресурсы и длительность необходимых процессов. Разбив задачи на конкретные мероприятия, мы сразу можем их делегировать сотрудникам и затем контролировать. Мероприятия, конечно, сразу же стоит добавить в личный календарь.

Теперь у нас перед глазами последовательность событий, которая должна привести к поставленной цели.

Но жизнь обязательно внесет коррективы даже в самый детальный план. Нам не раз придется пересматривать его, и, чтобы не отклониться от основного курса и дойти до желанного финала, нужно расставлять приоритеты. Причем делать это придется постоянно.

Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Дуайта Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач.

Реализация действительно важных дел сулит крупный выигрыш. И наоборот: игнорирование важных дел принесет большие проблемы. Поэтому при необходимости нужно привлекать для их решения дополнительные ресурсы.

В матрице мы определили основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи квадрантам.

Определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. Для этих целей существуют «смотровые площадки».

«Смотровые площадки»


Характер вашей деятельности подскажет, с какой периодичностью нужно планировать работу. У меня обязательно есть план на день, неделю. Личные (включая семейные) планы на месяц и на год. Возможно, вам подойдут еще и полугодовые планы.

Рутину стоит планировать заранее на периодической основе. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно группой. Оптимальное количество подходов работы с почтой – 3-4 раза в день (вы же не секретарь; всегда удивляюсь, когда вижу у сотрудников открытый на постоянной основе почтовый клиент, о какой эффективности тут может идти речь), спросите: «А как же срочные письма?» Ответ прост: «Для всего срочное есть телефон и личный контакт».

При этом учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15 минут. Добавьте себе это время на «раскачку». А еще подумайте о своих индивидуальных биоритмах. Если пик вашей активности приходится на вторую половину дня, нет никакого смысла себя ломать, назначая «мозговые штурмы» на 10 утра, а после обеда нет смысла ставить высокоинтеллектуальные задачи – организм будет занят трансформацией еды в энергию и ему будет не до мыслительных процессов.

ТОП-3 действенных лайфхака


Источник

«Лягушки»

Определите самое неприятное, но важное на сегодняшний день и «съешьте» в начале дня. Вам будет комфортнее, все остальные активности будут гораздо приятнее, и у вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь самое неприятное вы уже сделали.

«Якорь»

Определите себе сами событие/действие, которое будете считать ключом вашего успешного дня. И каждый день его выполняйте – ваши дни станут успешнее. Со временем вы заметите, что если не выполнять это действие, дни будут менее успешными. Таким образом, вы превратите мелкое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара (уже более 7 лет).

Обоснованное «нет»

Не берите дополнительных нереальных обязательств, старайтесь контролировать хаос и ограничивайте количество вводных вокруг вас.

Производительность и мы


Проанализировав все процессы, которые необходимо реализовать на пути к результату, вы наверняка найдете те, которые можно стандартизировать и автоматизировать. Не пренебрегайте этим, освободите людей для более важной работы и сэкономите много времени. В Японии принято оптимизировать процессы, если польза от оптимизации даст хотя бы 3 секунды (время, равное рукопожатию), что повысит общую производительность компании.

От чего зависит производительность труда в программировании, а от  чего – нет


Результатами своих многолетних исследований поделилась Coding War Games.

Оказалось, что на производительность никак не влияет величина зарплаты (хотя казалось бы!) и опыт, если специалист работает не меньше полугода. Разработчикам не важен язык кода (исключая asm). Количество недочетов в ходе выполнения задач тоже не имеет прямой связи с производительностью.

Больше всего на нашу продуктивность влияют коллеги: «в среднем по больнице» никому не удается работать гораздо лучше всей команды (статистически разница производительности отличается не более чем на 20% от среднего значения отдела). Для плодотворной работы важна окружающая среда – площадь рабочего места, тишина, уединенность, возможность отвлечения внешними факторами. Если среда некомфортная, люди начинают искать, где можно «спрятаться» для нормальной работы. Вы могли заметить, как ваши коллеги прячутся по переговорным, чтобы поработать в одиночестве – это признак некомфортной рабочей среды. Насколько же рабочая среда может быть эффективна, и как это понять? На это даст ответ фактор среды.

Фактор среды (С) = время непрерывной работы / время присутствия

Источник

Как организовать свою собственную плодотворную среду? Во-первых, уделите внимание рабочей области. Вы должны свободно ориентироваться в хаосе (есть и такие апологеты) или порядке вашего рабочего места. В идеале – выделите не более 7 рабочих зон (центров внимания), в каждой из которой организуйте свои тематические группы материалов/рабочих инструментов (мониторы, зона стратегического анализа, зона тактических действий, зона коммуникаций и т.п.).

Во-вторых, продумайте удобную организацию документов. Поскольку, как мы уже выяснили, мозг не может удерживать внимание более, чем на 7 объектах, не создавайте слишком объемные папки. Внутри должно быть 7±2 файла /подпапки.

В-третьих у вас должно хватать рабочего пространства для комфортной работы и, как минимум, вы должны иметь возможность просто пройтись или заняться спортом локально на рабочем месте (отжаться, потянуться и т.п.).

Любопытные факты о производительности (по материалам Coding War Games)

  • Лучшие сотрудники работают в 10 раз производительнее худших.
  • Самый производительный сотрудник в 2,5 раза производительнее среднего.
  • Наиболее производительная половина сотрудников в 2 раза более производительна остальной половины.

Готовимся к переговорам


Со временем и получаемым опытом у всех растет число совещаний и деловых переговоров.Распределение времени на различных уровнях иерархии управления

Чтобы организация переговоров не съедала много времени, я приготовил следующую памятку.

  1. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе, это сократит время на дорогу из офиса и в офис со встреч.
  2. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента её начала, и закажите пропуски на это мероприятие. Её могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое встречается – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем.
  3. Проинформируйте всех участников об информации из п. 2. Если организатор — вы, попросите подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести встречу более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те – где с вопросами сразу приносят решения для их обсуждения или утверждения.
  4. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре (время для подготовки, встреча, дорога на встречу и с неё, подготовка протокола). Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней.
  5. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса.
  6. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока у вас свежи итоги встречи, это позволит грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах.

«Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества».
Александр Фридман, менеджмент-консультант

Выше я рассказал о личной эффективности, приведении в порядок окружающего хаоса и приоритезации поступающих задач. Если интересно, ставьте «лайк», и в следующей статье я расскажу о применяемых мной инструментах для достижения этих целей.

habr.com

Тайм-менеджмент — лучшие методы управления временем

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей.

Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

«Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим» Питер Друкер

Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.

Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.

Сделайте экспресс-диагностику: Определите барьеры, которые мешают вам оптимально использовать свое время.

  1. Перфекционизм
  2. Прокрастинация
  3. Недостаток знаний
  4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный,  несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель —  дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет —  все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем. Пройдите

онлайн-тест  «Как вы расходуете свое время?»

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:

  1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
  2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем?

6 лучших методов тайм-менеджмента:

  1. Принцип Парето
  2. Матрица Эйзенхауэра
  3. Интеллект-карты или Mind maps
  4. Пирамида Франклина
  5. Метод АБВГД
  6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.
Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

 Матрица Эйзенхауэра

Дела Срочные Несрочные
Важные

А

Неотложные проблемы. Проекты с «горящим» сроком выполнения.

В

Профилактика проблем. Дела, ведущие к вашей цели. Восстановление сил.

Неважные

С

Предстоящие неотложные дела. Ежедневная рутина.

D

Компьютерные игры, социальные сети. Просмотр ТВ. Телефонные звонки. «Пожиратели» времени.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты  или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
• мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации:
• за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
• проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование:
• управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
• разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм:
• генерация новых идей, творчество;
• коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений:
• четкое видение всех «за» и «против»;
• более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Как использовать метод SMART в работе?

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве.  Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.

Рекомендуемые книги для прочтения:

  1. Джулия Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».
  2. Брайн Трейси «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку».
  3. Алан Лэйкин «Искусство успевать».
  4. Тони Бьюзен «Научите себя думать».
  5. Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей».
Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

Коуч-консультант по поиску работы и построению карьеры. Единственный в России тренер-интервьюер, который готовит к прохождению всех видов собеседований. Эксперт по написанию резюме. Автор книг: «Я боюсь собеседований!», «Сразить наповал #Резюме», «Сразить наповал #Сопроводительное письмо».

bosshunt.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о