Управленческий отчет для руководителя – Управленческие отчеты

как составить и избежать ошибок

Управленческая отчетность может быть эффективным инструментом, чтобы диагностировать состояние предприятия и спланировать его деятельность. Как избежать ошибок и при этом сделать отчетность лучше – читайте в нашем материале.

Определение

Управленческая отчетность – это система информации об имуществе, капитале, доходах и расходах, результатах работы предприятия и т.д. Она нужна высшему менеджменту, чтобы планировать, организовывать, контролировать и регулировать работу компании.

Если бухгалтерская отчетность ориентирована на внешних пользователей, то управленческие данные предназначены для самого предприятия. Точнее для стратегического менеджмента и руководителей подразделений. Поэтому формирование отчетности для менеджеров должно отвечать потребностям на каждом уровне руководства организацией. Эти потребности индивидуальны и во многом зависят от особенностей компании.

---

Как в два раза сократить управленческие отчеты и не потерять контроль над деньгами: читайте инструкции от экспертов Системы Финансовый Директор

---

Управленческая отчетность — в чем польза

Цель управленческих отчетов – получить информацию о состоянии компании и в результате повысить ее управляемость. Отчет помогает понять, с каким финансовым результатом закончился период, что было основным драйвером доходов и расходов, где были отклонения от плана и каковы их причины.

Это важный инструмент для эффективного управления и контроля бизнеса. В отличие от бухгалтерской отчетности, данные в управленческой более полные. Информация в ней понятна и детализируется исходя из потребностей тех, кто будет ее читать. 

Управленческая отчетность, как правило, готовится ежемесячно. А если есть необходимость, то часть данных может представляться и чаще — подекадно, еженедельно или ежедневно. Эту могут быть такие данные как объемы выпуска, продаж, движение денежных средств. Такая периодичность дает много возможностей для оперативного анализа, позволяет руководству компании быстро реагировать на изменение ситуации на рынке.

В управленческую информацию попадают реальные данные по операционному учету. В финансовые показатели (в отличие от бухгалтерской) могут включить сумму по среднему чеку, числу посетителей по дням и т.д.

Кроме того, бухгалтерский учет не может дать данных, например, по величине спроса по видам продукции. И тут снова поможет  управленческая отчетность.

Управленческую отчетность можно составлять на основе бухгалтерских данных, добавляя необходимые корректировки (например, в Excel). Можно вести параллельно две отчетности, но это неудобно, так как может приводить к ошибкам в данных и требует больших затрат.

Многие компании, составляющие отчетность по МСФО, используют ее для управленческих нужд, добавив необходимую им детализацию данных.

Составьте управленческий отчет с помощью Excel

Что входит в управленческую отчетность

Состав управленческой отчетности зависит от вида деятельности компании, но есть основные формы, которые использует большинство компаний. Среди них:

Управленческий баланс

Обычно повторяет структуру бухгалтерского. Основные отличия — в оценке стоимости группы активов и пассивов. Например, различные способы начисления амортизации.

Отчет о прибылях и убытках

По форме также аналогичен бухгалтерскому, но данные по доходам и расходам представлены более детально, есть начисления по расходам, которых нет в бухучете. Если фирма входит в группу компаний, то также может быть перераспределение выручки и расходов, исходя из фактически осуществленных проектов.

Например, может быть перевыставление расходов на персонал управляющей компании (экономисты, юристы), которые принимали участие в проектах компаний группы. На выходе экономический результат должен соответствовать фактической деятельности за период, чтобы было понимание, насколько эффективно каждое предприятие на практике.

Отчет о движении денежных средств

Здесь представлены детализированный данные по оперативной (основной), финансовой и инвестиционной деятельности. Отчет дает ответ на вопрос, почему по документам прибыль есть, а фактически денег на счетах нет.

Все эти формы составляют основу управленческого учета. Важна верная интерпретация данных в этих формах. Высшему руководству необязательно иметь финансовое образование, но важно понимать базовые вещи – как начисляются доходы, расходы, что означают данные в балансе, чем отличается отчёт о прибылях от отчета о движении денежных средств.

---

Как составить идеальную управленческую отчетность? Используйте готовый комплект решений и регламентов от Системы Финансовый Директор.

---

Как составить управленческую отчетность: пошаговая инструкция

Необходимо проанализировать центры доходов и расходов в компании, а также продумать пути получения необходимой информации. Для визуализации итоговых данных можно использовать таблицы, графики, диаграммы.

Основные этапы составления управленческой отчетности:

1. Устанавливаются цели и задачи. Среди них могут быть: контроль, анализ доходов и расходов, отслеживание оплат по счетам. Исходя из этого определяется необходимая детализация, периодичность.
2. Определяется состав пользователей отчетности
3. Разрабатываются формы отчетности, анализируется требуемая детализация, расшифровки.
4. Определяются каналы получения информации. Важно понять, какая информация уже есть в учетных системах, каких данных еще не хватает, у кого их можно получить.
5. Составляется регламент – с указанием ответственных.
6. Готовится методология — с указанием принципов включения доходов и расходов в отчетность.
7. Составляется первая управленческая отчетность. Повторно согласуются получившиеся формы, регламент или вносятся корректировки.
8. Согласуются итоговые формы и регламент. Начинается регулярное составление отчетности.
9. Периодически следует обсуждать актуальность форм, их детализацию, при необходимости вносить правки в состав имеющихся форм и процедур.

Основные ошибки при составлении управленческой отчетности

Обычно ошибки могут быть методологическими и техническими. Рассмотрим основные:

1. Отсутствие одной из трех основных форм отчетности. Именно наличие всех трех форм дает полное понимание ситуации на предприятии.
2. Ошибки в отражении расходов на амортизацию. Неверно списывать на расходы сразу всю стоимость объекта — так искажается суть амортизации как переноса стоимости основного средства на расходы в процессе его использования.
3. Неверное разделение задолженности на краткосрочную и долгосрочную. Эта ошибка, как правило, вызвана тем, что ответственный сотрудник забыл сделать корректировки в сроках. Это влияет на расчёт коэффициента ликвидности. Если компания считает его регулярно, то и проверка сроков задолженности также должна проводиться регулярно.
4. Отражение доходов и расходов с НДС, что приводит к искажению финансового результата. Верным будет отражение доходов и расходов без НДС, а НДС лучше аккумулировать на отдельных счетах баланса.
5. Отсутствие детализации данных или, наоборот, слишком сильная детализация.
6. Ручные ошибки ввода данных. Например — задним числом после сдачи отчетности. Такие вещи необходимо блокировать на системном уровне. От ошибок при вводе данных спасет двойная проверка введенной информации
7. Ошибки в методологии сбора данных могут привести к тому, что часть цифр будет задвоена, а часть вообще может не попасть в отчетность. Справиться с этим поможет тщательный анализ каналов информации на предприятии, разработка форм сбора данных, информирование и обучение сотрудников, участвующих в процессе
8. Случается, что методология подготовки отёчности понятна лишь сотруднику, составляющему отчетность. При его отсутствии на месте или увольнении могут возникнуть сложности в сборе данных. Поэтому методология должны быть зафиксирована документально. Также следует проверить механизм на отчуждаемость – попросить другого финансового сотрудника оставить отчетность.
9. Отсутствие потребителя отчётности. Ее делают, но никто из менеджмента не использует документ для анализа. В таком случае вся работа теряет смысл.

Excel-модель оценит финансовое состояние компании за 15 минут

Как улучшить управленческую отчетность: 6 шагов

1. Поймите, зачем компании нужна отчётность. Какие показатели и с какой периодичностью будут рассматриваться, анализироваться.
2. Составляйте отчетность регулярно и в одно и то же время.
3. Разработать формы отчётности, удобные и понятные всем пользователям.
4. Если речь идет о группе компании, то имеет смысл задуматься об автоматизации, чтобы облегчить консолидацию данных по группе.
5. Проводить аудит отчетности можно силами внутренней службы аудита.
6. Периодически пересматривать форы отчетности на тему их актуальности. Возможно, есть смысл вносить изменения.

Гость, уже успели прочесть в свежем номере?

www.fd.ru

Пример как вести управленческий учет в Excel

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

1. Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.
2. Статьи затрат. Перечень зависит от работы конкретного пункта общественного питания.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.



Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

Скачать пример управленческого учета в Excel

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

exceltable.com

Управленческие отчеты для руководителя образец в 1С:Бухгалтерия 8

14.07.2019

Каким должен быть управленческий отчет для руководителя? Отчет, который можно взять за образец, чтобы он действительно помог руководителю быть в курсе дела и управлять своим предприятием?

На примере отчетов руководителю в 1С:Бухгалтерия, я постараюсь дать общее представление, как быстро получить отчет, пользуясь типовым функционалом программы 1С. 

Общий обзор раздела руководителю в бухгалтерии есть в статье на нашем сайте.

Здесь я хочу рассказать какие отчеты из 1с удобно использовать для управленца.

Строго говоря, это будет не один отчет, а несколько. Потому что так удобнее анализировать цифры в разных разрезах.

Какие показатели будут в отчетах зависит от того, куда направлено внимание руководителя в данный момент.

Еще будем учитывать то, что отчеты должны удовлетворять требованиям:

отчет должен быть достоверным,
своевременным и быстро получаться,
отчет должен быть понятным — т.е на основании его руководитель мог принимать решения.

Чтобы он был понятным — нужно будет разобраться один раз какие цифры и откуда они попадают в отчет. Это я постараюсь прояснить.

А вот чтобы он получался своевременно и цифры были достоверными зависит от вас и от тех людей, которые будут заносить информацию в базу данных. И главное, чтобы заносили вовремя и правильно. Как правильно, я тоже подскажу.

Отчеты руководителю в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3

Ниже рассмотрим следующие отчеты — как они выглядят и как с ними работать.

В этой статье рассмотрим

#1 Платежный календарь

#2 Анализ движения денежных средств

В следующих статьях планирую разобрать и разместить информацию про другие отчеты:

#3 Продажа по номенклатуре

#4 Задолженность покупателей по срокам долга 

#5 Задолженность покупателей 

#6 Задолженность поставщикам 

#7 Счета покупателям 

#8 Доходы и расходы

Сообщу об этом в рассылках, поэтому, если еще не подписаны, внизу страницы есть форма подписки. Если вам интересны еще какие-то отчеты-напишите мне, я постараюсь описать как с этим отчетом работать и откуда он тянет данные.

#1 Платежный календарь

Этот отчет покажет сколько денег ожидается на остатке по кассе и по банку на несколько дней вперед.

В ячейке «Остаток денег» видим остаток на «сейчас» и с этого остатка начинается расчет на каждый день остатка на счетах организации и на кассе с учетом планируемого прихода от покупателей и с учетом планируемых платежей поставщикам и налогов.

Обычно программа сразу показывает остаток на сегодня. Но если вы по какой-то причине захотели чтобы начало отсчета была другая дата, то вы можете ее установить таким способом.

Нужно зайти в меню Главное, найти «Персональные настройки», зайти в них и установить Рабочая дата: Другая дата. Эта дата будет также ставиться и во все новые документы. Не забудьте вернуть рабочую дату на значение «Текущая дата компьютера». Обычно удобно, когда при вводе документов выставляется сегодняшняя дата.

В зависимости от того насколько далеко вы планируете платежи от клиентов и платежи поставщикам, можно указать на сколько дней вперед планировать.

Платежный календарь покажет кассовые разрывы, чтобы вы могли своевременно предпринять какие-то меры. Например, договориться, чтобы клиент оплатил раньше или поставщик подождал. «Кассовый разрыв» называют ситуацию, когда вам не хватает денег чтобы сделать обязательные текущие платежи.

Для того чтобы зайти в Платежный календарь в бухгалтерии зайдите в раздел Руководителю и в разделе Планирование найдете Платежный календарь.

Оплаты поставщикам и от покупателей попадают в платежный календарь из счетов, из документов поступления или реализации. В документах указывается дата оплаты по которой программа определяет на какую дату в календаре ставить платеж.

На картинке ниже дата оплаты указана в счете от поставщика. Счет от поставщика нужно вводить руками или с помощью электронного документооборота, который встроен в программы 1С.

Ниже дата указана в документе поступления. В счете или в поступлении ставить дату оплаты поставщику-это ваш выбор. Поступление вводить обязательно, а счет не обязательно. Счет нужно вводить только если вы хотите вести учет счетов и оплаты по счетам.

Ниже на картинке дата в счете покупателю

Чтобы включить этот функционал нужно установить флажки в разделе Расчеты так как на картинке. Зайдите в меню Главное — Функциональность-Расчеты.

Кстати, дата платежа может автоматически выставляться. Для этого нужно в договоре с контрагентом установить через сколько дней наступает дата платежа от даты первичного документа (счета,поступления, реализации). Зайдите в договор с контрагентом, нажмите на зеленое слово Расчеты-этот раздел откроется и установите через сколько дней необходимо платить по договору.

Видимость в документах договоров это тоже функционал, который нужно включать в функциональности. На картинке выше про Функциональность программы эта опция включена и она светится серым цветом.

Платежный календарь напомнит про то, что есть просроченные платежи. При нажатии на строку Просрочено можно открыть список просроченных документов и отработать по ним.

Еще в этот отчет автоматически попадает информация о начисленной зарплате и начисленных налогах.

При нажатии на ячейки в которых написано «Страховые взносы» и «Зарплата» откроется специальный помощник по расчету зарплаты.

После нажатия на кнопку «Сформировать документы» будут созданы платежные поручения.

В календаре подготовленные платежные поручения отразятся как зачеркнутые цифры.

Если в программе НЕ введены выписки банка на выплату зарплату за предыдущий период, то сумма долга также будет видна в этой ячейке.

Вообще, когда будете с цифрами на выплату зарплаты и налогов разбираться, помните про отчеты по НДФЛ. И поэтому, если есть задолженность по зарплате аккуратно приведите в порядок выплаты по зарплате, а в платежный календарь они автоматически подтянутся.

Если какую-то сумму договорились с контрагентом перенести на другой день вы можете открыть документ прямо из календаря двойным щелчком мыши и исправить дату оплаты или просто установить курсор на эту сумму и нажать кнопку «Перенести на другой день». Можно переносить сразу несколько документов -выделить их мышкой и после этого нажимайте на кнопку «Перенести на другой день».

Платежный календарь-это интерактивный отчет. 

Он предназначен для того, чтобы видеть ситуацию и прогноз с деньгами, реагировать на это, менять даты документа, договариваться с контрагентами, надеяться на лучшее и готовиться к реальности.

Переходим к следующему отчету:

#2 Анализ движения денежных средств

Анализ движения денежных средств поможет проанализировать обороты — приходы и расходы денег — которые также называют движения, 

по рублевому расчетному счету, 

по валютному расчетному счету, 

по кассе,

по авансовым отчетам подотчетных лиц.

По валютному счету суммы в программе хранятся сразу и в валюте и в рублях. Чтобы отразить изменение рублевого остатка валютного расчетного счета из-за колебания валют, в конце месяца происходит переоценка валютных средств. Эта сумма переоценки валютных средств также отразится в движениях.

Этот отчет покажет 

куда и кому ушли деньги 

откуда, от кого пришли. 

Можно посмотреть детально от какого покупателя или какому поставщику, что ушло на налоги и так далее.

Причем каждую цифру можно будет раскрыть до документа, который вошел в эту группу.

В книгах по финансовому анализу рассказывают как использовать такую информацию. Если кратко, то отчет поможет понять способна ли компания превысить доходы над расходами, сравнить с бизнес-планом, то есть плановыми суммами доходов и расходов (план доходов и расходов в 1С:Бухгалтерии пока не предусмотрен), вовремя увидеть куда уходят деньги. 

Еще можно анализировать по видам деятельности. Если у вас 1С:Бухгалтерия КОРП, то там в платежных документах есть реквизит Подразделения и можно использовать его. Или можно распределить контрагентов по группам или ввести дополнительные реквизиты для аналитики. В зависимости от ваших идей и потребностей можно настроить этот отчет или на его основе заказать программисту индивидуальный отчет, подходящий для вас. 

Этот отчет хорошо дополнят отчеты в которых видна динамика доходов и расходов с аналитикой по видам платежей. О них я тоже расскажу в других статьях.

Посмотрим как его настраивать в программе.

В эти обороты НЕ попадают суммы перечисления с расчетного счета подотчетным лицам, снятие наличных в кассу, зачисление наличных на банковский счет. Потому что эти движения-это перемещение денег внутри организации — касса, подотчетник, расчетные счета.

Группировка «Вид денежных средств» имеет такие значения «Деньги на расчетных счетах», «Деньги в кассе», «Деньги у подотчетных лиц». Это можно рассмотреть на картинке. Программа автоматически отнесет нужный документ в нужную группу.

Группировка «Вид движения» имеет значения: «Расчеты с покупателями и заказчиками», «Розничная выручка», «Расчеты с персоналом по оплате труда» и так далее.

Эти названия в программе «зашиты» программистами и, чтобы определить, в какую группу отнести каждое движение программа проверяет на какой бухгалтерский счет бухгалтер «отнес» этот платеж, т.е какой бух.счет бухгалтер выбрал в выписке или в кассовом ордере.

Например, если бухгалтер в выписке указал, что это расчеты с поставщиками и указал в выписке счет 60, то программа автоматически отнесет эту выписку к «Расчеты с покупателями и заказчиками».

А если бухгалтер выберет в выписке операцию «Прочие расчеты с контрагентами» и выберет счет 76.05, то программа отнесет эту операцию в группировку «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Такая операция может быть, например, если вы платите алименты за своего работника или ведете расчеты по договорам гражданско-правового характера.

Кстати, если вы в выписке не видите бухгалтерские счета расчетов зайдите в меню Главное-Настройки-”Персональные настройки” и установите флажок “Показывать счета учета в документах”.

Отчет «Анализ движений денежных средств» можно настроить под себя, запомнить настройки и в дальнейшем менять только период за который вы хотите получить этот отчет. 

И еще можно настроить, чтобы отчет по расписанию отправлялся вам на электронную почту.

Как сделать настройки

Нажимаете на кнопку «Показать настройки». После этого появляется форма настройки.

Вкладка «Группировка» показывает, в каком порядке будут выводиться группировки и какая информация будет группироваться.

Например, изначально у вас будет выводиться отчет без организаций. После того как выбрали группировку Организации и переместили с помощью стрелок выше, то мы получили не просто сводные цифры по всем, а отдельно по каждой организации.

Еще хочу обратить внимание на вкладку «Дополнительные поля».

Если установите этот флажок, то в документах платежа вы будете видеть «назначение платежа». Еще я выбрала размещение-«В отдельных колонках» и на вкладке «Оформление» указала вариант оформления «Античный». 

На картинке ниже показан вариант отчета после установки назначения платежа в отдельной колонке и другой цветовой окраски.

Чтобы удобно было сворачивать группировки нажмите на левое поле правой кнопкой мыши и выберите по какой группировке хотите свернуть отчет.

Чтобы отчет приходил по почте по расписанию нажмите кнопку с изображением циферблата и заполните поля настройки. И будьте в курсе событий.

Итак, в этой статье мы рассмотрели 2 управленческих отчета: Платежный календарь и Движения денежных средств.

В следующих сериях: 

Продажа по номенклатуре

Задолженность покупателей по срокам долга

Задолженность покупателей

Задолженность поставщикам

Счета покупателям

Доходы и расходы

С пожеланиями успехов в бизнесе, Юшина Александра.

Автор:  Александра Юшина

azovconsultant.ru

Управленческий отчет для руководителя. Что такое управленческая отчетность

Статья коснется основных вопросов, связанных с управленческой отчетностью. Что собой представляет документ, зачем необходим, и как правильно заполнять – далее.

Законодательство требует от организаций предоставлять отчетность в органы контроля. Касается это финансовых отчетов, некоторые предприятия ведут также и управленческие.

Составление их необязательно, но прикладывать к бухгалтерской документации необходимо. Что же представляет собой управленческая отчетность?

Общие моменты

Управленческая отчетность необходима для принятия правильных решений, так как она содержит информацию о состоянии дел на предприятии.

Задачи, которые решает отчетность:

• предоставление необходимых сведений;
• подготовка документации, необходимой для регулярной отчетности;
• прогноз и анализ деятельности организации и ее филиалов;
• утверждение верных решений на основании правдивых данных;
• повышение финансовой дисциплины.

Система управленческого учета и отчетности позволяет решить задачи:

• сформировать такое управление, которое будет направлено на увеличение эффективности принятых решений;
• оценить управление всех аспектов финансовой деятельности и ее результаты;
• сделать затраты на подготовку и оформление отчетности минимальными;
• связать аналитику и правила учета;
• создать базу для мотивации сотрудников.

Если происходит реструктуризация организации, разрабатывать формы отчетности нельзя. Обладает такими характеристиками:

Понятия

Управленческая отчетность	Документация, включающая сведения, необходимые для осуществления контроля над деятельностью организации. Указывает на финансовое положение предприятия
Консолидированная отчетность	Отчетность финансового типа нескольких взаимосвязанных организаций, которые рассматриваются как одно. Документ дает характеристику имущественному и финансовому положению группы на определенную дату, которая является отчетной
Управленческая отчетность	Совокупность документации внутри организации, содержащих цифры отображения аспектов деятельности. Является добровольной. Главная цель – предоставить руководящим органам предприятия правдивые сведения о результатах деятельности
Дочерняя фирма	Общество, образованное на основании другого, которое осуществляет над ним контроль и принимает решения
Материнская фирма	Компания, обладающая большим количеством капитала другой фирмы. Контролирует деятельность, зависящих от нее компаний, через их акции
Консолидация	Тип правообразования, цель которого – создание такого документа (нормативно-правового акта), который бы не оказывал влияние на действующие акты и не менял их суть
Общество с ограниченным типом ответственности	Общество, которое было создано одним или несколькими лицами (как физическими, так и юридическими) и капитал которого делится на части

Основные виды

Управленческая отчетность подразделяется на несколько типов:

• комплексная;
• по окончательным результатам;
• аналитическая.

Комплексный отчет охватывает деятельность пред

aytn.ru

Управленческий отчет для руководителя. Управленческая отчетность образец в excel

Управление любой компанией немыслимо без своевременной и точной информации о ее состоянии. Эта информация является основой для принятия всех финансовых решений, вплоть до выхода на мировые рынки капитала. Но что делать, если данные, необходимые для управления как воздух, не поступают в срок или, что еще хуже, противоречат друг другу. Какое решение принять генеральному директору, если на запрос об объеме продаж за последний месяц отдел сбыта, финансовый отдел и бухгалтерия подают «независимые» данные, различающиеся на порядок? Как быть в такой ситуации? Поверить одному из подразделений? Или посчитать среднее значение? А может, дать указание подчиненным договориться между собой и «закрыть глаза» на расхождения?

На эти вопросы мы постараемся дать ответы, опираясь на накопленный опыт и конкретные примеры из деятельности отечественных промышленных предприятий.

ОТКУДА БЕРЕТСЯ УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ?

Одним из источников управленческой информации является бухгалтерский учет. Таким заявлением мы, возможно, шокируем сторонников управленческого учета, традиционно отделяющих его от бухгалтерии, фискальные цели от требований управления, внешних пользователей от внутренних и т.д. Но в действительности отечественный бухгалтерский учет исторически несет на себе управленческую нагрузку. На одних предприятиях, не растерявших опыт советской экономики, в бухгалтерских регистрах из года в год аккумулируется информация о затратах по элементам, статьям, местам возникновения, формируется себестоимость продукции по калькуляционным группам и т.д. На других предприятиях, применяющих нормативный метод учета, до 90% затрат и оценка себестоимости исчисляются через сутки после выпуска партии продукции или оказания услуги.

Но такая управленческая ориентация бухгалтерского учета является скорее исключением, чем правилом. Фискальные цели накладывают свою специфику на порядок отражения хозяйственных операций: строятся сложные договорные схемы, минимизирующие налогообложение в установленных законодательством рамках. Кроме того, принцип осмотрительности и требования документирования хозяйственных операций на практике приводят к тому, что бухгалтерские записи появляются через несколько недель, а то и месяцев после отчетного периода. Так что принимать бухгалтерский учет как основной источник информации для менеджеров нельзя. Поэтому в подразделениях предприятий и компаний спонтанно или под централизованным руководством организуется оперативный учет договоров и взаимоотношений с контрагентами, движения материальных ценностей, поступлений и платежей и т.д. Его особенностью является ориентация исключительно на управленческие цели, а также использование недокументированных источников информации, прогнозных оценок и т.д.

То, что получается при объединении данных бухгалтерского и оперативного учета, называется управленческим учетом. Но простым объединением не добиться сопоставимости данных. Поэтому одни предприятия больше верят бухгалтерии, для руководства других — оперативный учет является приоритетным. В среднем же складывается следующая картина (см. таблицу).

Оперативный учет служит поставщиком информации:	Из бухгалтерского учета поступает информация:
О договорах с покупателями и взаимоотношениях с ними	О реализации продукции (работ, услуг)
О запасах товарно-материальных ценностей (сырья, материалов, гот

inviter.ru

Основные управленческие отчеты

Построить эффективную и простую систему формирования основных управленческих отчетов за относительно короткий срок по силам любой компании. Ведь такие отчеты базируются на той информации, которой, как правило, обладает каждое предприятие.

По мере развития бизнеса принципиальное значение для его устойчивости и возможности дальнейшего развития начинает играть способность менеджмента контролировать основные параметры деятельности компании. Наиболее наглядную и полную картину состояния предприятия дают управленческие отчеты  – о движении денежных средств, о прибылях и убытках и управленческий баланс.

Практически на каждом предприятии в том или ином виде формируется отчет о прибылях и убытках. Гораздо реже можно встретить компании, формирующие отчет о движении денежных средств. А вот формирование управленческого баланса скорее является исключением, нежели правилом. Между тем, этот «барьер» можно преодолеть, истратив минимальное количество ресурсов, обеспечив при этом менеджмент компании своевременной и достоверной информацией об активах, обязательствах, доходах и расходах предприятия. Вместе с тем существует достаточно простой и легко реализуемый на практике подход, апробированный автором в нескольких компаниях.  См. подробнее про организацию управленческого учета.

Скачайте полезные документы:

Скачать бланк отчета о прибылях и убытках

Скачать бланк отчета о движении денежных средств

Исходная информация для формирования управленческих отчетов

Формирование основных управленческих отчетов базируется на той информации, которой, как правило, обладает любая компания.

Во-первых, на каждом предприятии есть полная информация о движении денежных средств. Это могут быть как данные бухгалтерского учета (выписки по рублевым и валютным счетам, кассовые отчеты, расчеты с подотчетными лицами), так и сведения, которые могут отсутствовать в данных бухгалтерского учета, например из реестра расчетов между отдельными бизнесами в рамках холдинга и прочее. Во-вторых, любое предприятие в том или ином виде имеет в своем арсенале отчеты, характеризующие состояние и динамику наиболее важных активов и обязательств. Так, с уверенностью можно сказать, что на каждом предприятии ведется учет товарно-материальных запасов, взаиморасчетов с покупателями и поставщиками продукции или иных активов и обязательств, которые существенны для данного вида бизнеса.

Зачастую указанная информация содержится в нескольких программных продуктах, из-за чего данные получаемых отчетов не всегда соответствуют друг другу. Несмотря на это, наличия данной информации достаточно для того, чтобы приступить к формированию основных управленческих отчетов.

При этом в процессе формирования управленческого баланса будут автоматически выявлены все несоответствия в отчетах, и, соответственно, будут обнаружены источники возникновения затрат, которые ранее просто игнорировались.

Удобнее всего составлять уравленческие отчеты в Excel. Этот программный продукт обладает отличными средствами анализа и обработки данных, в том числе когда речь идет о больших массивах информации. Кстати, есть удобный сервис для ведения управленческого учета в облаке и никакие отчеты в Excel вам больше не понадобятся. Попробовать его бесплатно можно здесь.

Личный опыт
Сергей Дмитриев, финансовый директор ООО «Алюдеко-К» (г. Кострома)

До внедрения системы управленческого учета оценка результатов деятельности нашей компании производилась на основании информации, получаемой в результате обработки данных бухгалтерского учета. Такой подход обладал рядом существенных недостатков. Во-первых, получаемая информация описывала только часть финансовых параметров, необходимых для управления предприятием. Ее было недостаточно для того, чтобы с необходимой степенью точности оценивать эффективность деятельности компании. Во-вторых, при обработке бухгалтерские данные зачастую некорректно интерпретировались. В частности, такие ситуации возникали из-за того, что в состав бизнеса входят два юридических лица. В-третьих, отчетность поступала слишком поздно, для того чтобы ее можно было использовать в качестве инструмента для оперативного принятия управленческих решений.

В силу вышеперечисленных причин было принято решение формировать отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках и управленческий баланс, позволяющие своевременно принимать управленческие решения. Данный алгоритм используется нами в течение трех лет.

Скачайте полезные документы:

Методика разработки управленческой документации

План внедрения управленческого учета

Отчет о движении денежных средств

Прежде чем формировать отчет о движении денежных средств, необходимо провести следующие процедуры, которые обеспечат впоследствии получение информации в необходимом разрезе и с требуемой степенью детализации.

1. Анализ структуры предприятия. Если предприятие ведет несколько независимых направлений деятельности, то управленческий учет по ним целесообразно вести раздельно. Следует выделить для каждого направления те счета движения денежных средств, которые его обслуживают. При наличии счетов, обслуживающих сразу несколько видов бизнеса, проще всего сформировать внутрифирменный расчетно-кассовый центр (РКЦ) и включить в него все подобные счета. При этом для формирования отчета о движении денежных средств по каждому из видов бизнеса следует использовать выписки из РКЦ по операциям, относящимся к данному направлению.

2. Анализ структуры отдельного направления бизнеса. При необходимости можно выделить подразделения, в разрезе которых менеджмент компании хотел бы видеть отчет. Данная детализация играет важную роль при составлении бюджетов движения денежных средств компании по подразделениям. Если на начальном этапе не предусмотреть такой аналитический разрез информации, то в дальнейшем не будет механизма для контроля исполнения бюджетов каждым из подразделений.

Читайте также:

3. Формирование плана статей движения денежных средств. Это также важный шаг, от которого будет зависеть наглядность конечного отчета. Однако построение плана статей — достаточно простая и стандартная процедура, поэтому в рамках настоящей статьи не имеет смысла останавливаться на ее описании.

Если выполнены все вышеописанные предварительные мероприятия, то дальнейшее формирование отчета о движении денежных средств представляет собой достаточно простую техническую работу. В MS Excel необходимо создать форму требуемого отчета. Затем нужно импортировать из соответствующих программ выписки по счетам движения денежных средств и, написав соответствующие формулы, суммировать на сводном листе отчета оборотов данные по каждой из статей движения денежных средств. Также достаточно просто и полезно сделать отдельные отчеты с расшифровками каждой из статей движения денежных средств в разрезе элементарных операций. Пример такого отчета приведен в табл. 1.

Таблица 1 Расшифровка статьи 15. Аренда помещений

Дата	Счет движения ден

www.fd.ru

Какие отчеты нужны генеральному директору

Решение подскажет, как собрать базовый комплект управленческих отчетов для генерального директора. Оно сориентирует, как действовать, чтобы удовлетворить нужды руководителя в информации о бизнесе.

Чтобы собрать новый пакет форм управленческой отчетности для генерального директора, отталкивайтесь от стратегических задач, даже если отчеты будут характеризовать результаты текущей деятельности. Предстоит сделать следующее:

• сформировать перечень стратегических целей и задач компании;
• выбрать показатели, которые характеризуют исполнение этих задач;
• определить набор отчетных форм и их содержание;
• разработать формат представления данных;
• установить порядок составления и передачи отчетности;
• назначить ответственных за ее подготовку;
• регламентировать установленные правила.

Этого же алгоритма можно придерживаться, если нужно усовершенствовать уже имеющуюся в компании отчетность. Например, если директор предприятия считает ее недостаточно информативной.

С какими задачами нужно увязать отчеты для генерального директора

Чтобы определиться с составом и содержанием управленческой отчетности для руководителя, составьте перечень стратегических целей, а также задач, выполнение которых позволит их достичь. Пподробнее о стратегических целях см. Как быстро создать стратегию развития бизнеса. Цели и задачи возьмите из стратегических планов компании. Если последние не формализованы, в качестве источников информации можно использовать:

• результаты SWOT-анализа;
• политики, целевые программы. Например, это могут быть программы реструктуризации непрофильных активов, импортозамещения, обновления основных фондов и т. д.;
• устные распоряжения собственника.

Какие показатели включить в управленческую отчетность для генерального директора

Набор данных, которые необходимо включить в управленческую отчетность для руководителя предприятия, можно сформировать так. Для каждой из выделенных стратегических задач установить показатели (один или несколько), которые отражали бы успешность ее выполнения.

Какие показатели включить в отчетность для гендира

Как определить состав и содержание управленческой отчетности для генерального директора

Определившись, выполнение каких стратегических задач предстоит контролировать и какие показатели для этого использовать, необходимо сформировать конкретный перечень управленческих отчетов для руководителя компании. Для каждого отчета установить набор показателей. Если в компании уже формируется управленческая отчетность для руководителя, желательно придерживаться принципа преемственности, то есть постараться сохранить тот набор форм, который уже используется.

Определить состав отчетности для гендиректора

Содержание отчетности

Каждый отчет желательно посвятить решению определенной стратегической задачи. Реализовать это непросто. Ведь в большинстве компаний управленческая отчетность разделяется по функциональным областям деятельности, бизнес-процессам и другим группам объектов управления. Например, «Коммерческая деятельность», «Производство», «Снабжение», «Финансы» и т. д. Новый отчет (отчеты) может вызвать неприятие со стороны руководителя компании. Но если ничего не менять, то стратегические задачи «растворятся» в отчетах. Решить проблему допустимо двумя способами.

Определить содержание отчетов

Формат представления данных в управленческой отчетности

Необходимо продумать, как сделать так, чтобы пользователь правильно воспринимал и интерпретировал представленную в отчете информацию и при этом тратил на ее изучение минимум времени.

Разработать формат отчетности

Как выбрать ответственных за подготовку управленческих отчетов для генерального директора

Для новых отчетов, которые вводятся в использование, необходимо определить менеджеров, которые будут отвечать за их подготовку и представление руководителю компании. В отношении отчетов, выделенных по функциональному признаку или бизнес-процессам, сложностей, как правило, не возникает: за отчет «Коммерческая деятельность» отвечает коммерческий директор, за отчет «Производство» – директор по производству и т. д. Если новый отчет создается под решаемую стратегическую задачу, ответ может быть и не столь очевиден. Так, например, отчет «Снижение затрат» имеет отношение и к производственной, и к сбытовой, и к снабженческой деятельности, то есть потенциально к его созданию имеют отношение несколько топ-менеджеров компании. Кого из них назначить ответственным, зависит от того, кто в компании отвечает за решение данной стратегической задачи (или курирует ее). Именно этот менеджер и должен стать «собственником» отчета.

Этот руководитель будет организатором и куратором процедур формирования отчета, при этом ни он сам, ни находящиеся в его прямом подчинении службы могут и не принимать непосредственного участия в его составлении и уж тем более в ведении учета. Например, «собственником» отчета «Снижение затрат» может быть назначен первый заместитель генерального директора как куратор соответствующей стратегической задачи. При этом обязанности ведения учета и наполнения отчета цифрами могут быть возложены на службы, находящиеся в подчинении финансового директора.

Как установить порядок формирования и представления отчетности

Необходимо обеспечить формирование отчетности в приемлемые сроки. Подходы к повышению степени оперативности формирования отчетности будут такие же, как и для любой управленческой отчетности.

Установить порядок формирования отчетности

Как регламентировать подготовку управленческой отчетности для руководителя компании

Заключительный этап разработки управленческой отчетности – создание регламентирующего документа, определяющего методические и организационные аспекты подготовки и представления управленческой отчетности руководителю компании.

Регламентировать подготовку отчетности для гендира

www.fd.ru