Ведение табеля учета рабочего времени работников: Табель учета рабочего времени 2020 — образец заполнения — Печати, полиграфия, наружная реклама в Волгограде

Содержание

Порядок ведения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — это не только форма первичной учетной документации, а и документ, необходимый для практической работы. Табель нужен для учета использования рабочего времени работников, а также для контроля за соблюдением установленного режима работы, расчетов с работниками по заработной плате и получения информации об отработанном времени

Табель учета рабочего времени (далее — Табель) — это поименный список работников отдела, службы или другого структурного подразделения либо учреждения в целом с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода.

Порядок ведения Табеля

Ведение Табеля обязательно, в том числе и для малых предприятий (см. письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10). Табель, как правило, ведется в электронном и бумажном виде. Ведение табеля только в электронном виде не допускается.

Форма Табеля (типовая форма № П-5) утверждена Приказом № 489. Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. Рекомендательный характер заключается в том, что при необходимости она может быть дополнена прочими показателями, которые нужны для учета рабочего времени на предприятии. Вместе с тем следует помнить, что в Табеле должны отражаться все позиции, которые применяются на предприятии для работников.

При необходимости можно применять и другую форму Табеля, но при этом обязательно наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени, явкам и неявкам работников, которые определены формами государственных статистических наблюдений по труду (

см. письмо Государственной службы статистики от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9).

Табель открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При небольшом количестве работников Табель, как правило, ведут специалисты бухгалтерии и составляют его в одном экземпляре за два-три дня до расчетного периода на основании Табеля за прошлый месяц.

На крупных предприятиях Табель ведут кадровики или даже вводится такая должность как табельщик (когда много цехов, структурных подразделений, различные условия рабочего времени и т.п.). Также данные функции могут возлагаться на руководителей подразделений или их подчиненных. Заполненный Табель подписывает ответственное лицо (бухгалтер, кадровик или табельщик) либо руководитель структурного подразделения. На некоторых предприятиях устанавливается правило визирования составленного Табеля у начальника производства или главного инженера. Но порядок его составления и утверждения предприятие определяет самостоятельно согласно своим локальным нормативным документам. Поэтому целесообразно на предприятии разработать отдельное Положение о ведении табельного учета, поскольку на законодательном уровне не утверждены соответствующие положения либо разъяснения.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Каждому работнику присваивается табельный номер, который затем указывается во всех документах по учету труда и его оплаты. Вносить в Табель заново принятых работников и вычеркивать из него уволенных нужно только на основании распорядительных документов, в частности, приказов, распоряжений руководителя.

Табель ведется на всех работников, в том числе принятых временно или на сезонную работу, а также учащихся, принятых на период производственной практики с оплатой труда. Не следует забывать, что физические лица, работающие на основании гражданско-правовых договоров, ни в коем случае не табелируются.

Обратите внимание!

Совместителям присваивают отдельный табельный номер, в отличие от работников, которые работают в порядке совмещения, — данным работникам отдельный табельный номер не предоставляется.

На предприятия, где работникам заработная плата начисляется с помощью программы «1С», табельные номера не присваивают, ведь программа автоматизировано начисляет заработную плату не по табельному номеру, а по идентификационным кодам работников.

Заполнение Табеля

Типовая форма № П-5 состоит из двух частей. В первой части — приведены условные обозначения элементов рабочего времени с определенными буквенными и цифровыми кодами (

см. таблицу). Во второй — каждому работнику отводится отдельная строка, разделенная на две части:

в верхнюю часть ежедневно вносят сведения об отработанных часах или неявках на работу;
в нижней части условными обозначениями (кодами) отмечают характеристики отработанных часов (сверхурочные, ночные, часы работы в выходные и праздничные дни и т.п.) и причины неявок на работу — виды отпусков, временная нетрудоспособность, прогулы, простои, забастовки, перевод на неполный рабочий день и прочее.

Таблица

Условные обозначения элементов рабочего времени, используемые в Табеле

Условные обозначения	Код
Условные обозначения	буквенный	цифровой
Часы работы, предусмотренные колдоговором	Р	01
Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством	РС	02
Вечерние часы работы	ВЧ	03
Ночные часы работы	РН	04
Сверхурочные часы работы	НУ	05
Часы работы в выходные и праздничные дни	РВ	06
Командировка	ВД	07
Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках)	В	08
Ежегодный дополнительный отпуск (ст.ст. 7, 8 Закона об отпусках)	Д	09
Дополнительный отпуск, предусмотренный ст.ст. 20, 21, 30 Закона № 796	Ч	10
Творческий отпуск (ст.16 Закона об отпусках)	ТВ	11
Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст.ст. 13, 14, 15, 15¹ Закона об отпусках)	Н	12
Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках)	НБ	13
Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках)	ДБ	14
Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках)	ДО	15
Отпуск по беременности и родам (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках)	ВП	16
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (ст. 25 п. 3 Закона об отпусках)	ДД	17
Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках)	НА	18
Прочие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)	БЗ	19
Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю)	НД	20
Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования	НП	21
Прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и т.д.)	ІН	22
Простой	П	23
Прогулы	ПР	24
Массовые невыходы на работу (забастовки)	С	25
Оплачиваемая временная нетрудоспособность	ТН	26
Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и пр., подтвержденная справками лечебных учреждений)	НН	27
Неявки по невыясненным причинам	НЗ	28
Прочие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями	ІВ	29
Прочие причины неявок	І	30

Формулировка некоторых позиций некорректна, в частности:

отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках) — «НБ», «13»;
дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках) — «ДБ», «14».

Ведь согласно ст. 25 Закона об отпусках, все эти виды относятся к отпуску, который предоставляется в обязательном порядке.

Также не учтены другие нормы ст. 25 Закона об отпусках, в частности, непонятно, какими отметками обозначить отпуск матери по уходу за ребенком до 14 лет на период объявления карантина на соответствующей территории, или отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый инвалидам или пенсионерам. По мнению автора, пока нет официальных разъяснений, данные отпуска без сохранения заработной платы следует обозначать «БЗ».

Для того чтобы избежать ошибок и неувязок на предприятии, следует разработать Положение о табельном учете, в котором урегулировать вопросы, связанные с процедурой подачи сведений для составления Табеля, присвоением табельных номеров, условными обозначениями и т.д.

Основанием для внесения в Табель того или иного кода причин неявок на работу являются: приказы работодателя о направлении в командировку, об отпуске, листки нетрудоспособности, медицинские справки и т.д.

По окончании месяца по Табелю подсчитывают общее количество сверхурочных и ночных часов, выходных и праздничных дней. Определяют общее количество дней и часов неявок на работу, которые расшифровывают по причинам.

Оформленный должным образом Табель и заверенный подписями лиц, ответственных за его заполнения, в установленный срок передают в отдел кадров. После проверки правильности заполнения (соответствие приказам, распоряжениям и т.д.) работник отдела кадров также подписывает Табель и передает его в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Совет кадровикам, которые ведут Табель: оставляйте в своем отделе копии со всеми подписями, а оригиналы предоставляйте в бухгалтерию под расписку на копии.

Отдельные случаи табелирования

По периодам ежегодных отпусков и дополнительных социальных отпусков для работников, имеющих детей (ст.19 Закона об отпусках), отмечают все дни как отпуск. Это касается и выходных дней, приходящихся на данный период, поскольку отпуск считается в календарных, а не рабочих днях.

Если неизвестны причины, в связи с которыми отсутствует работник, графа табеля «Отметки о явках и неявках по числам месяца» остается незаполненной, пока работник выйдет на работу и предоставит подтверждающие документы.

Если до сдачи Табеля в бухгалтерию работник не явился, в строке проставляется код «НЗ» — неявка по невыясненным причинам. После предъявления нужного документа (листка нетрудоспособности и т.п.) проставляется соответствующий код, например, ТН (оплачиваемая временная нетрудоспособность) или НН (неоплачиваемая временная нетрудоспособность). В данном случае в конце месяца Табель нужно переоформить.

В случае увольнения работника в середине месяца — в Табеле отмечают дни работы до дня увольнения, после чего до конца месяца проставляется условная отметка «Х». В случае увольнения работника либо перевода в другой отдел его бывший табельный номер нельзя присваивать другому работнику в течение трех лет.

Особенности заполнения Табеля для некоторых категорий работников

Женщина в период пребывания в отпуске по уходу за ребенком может работать на условиях неполного рабочего дня. В данном случае в Табеле проставляют код «ВП» — отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста и прочерки по отработанным часам. Кроме того, вводят две дополнительные строки: в одной проставляют буквенный код «РС» — часы работы работников, которым установлена полная занятость, во втором — продолжительность работы. Таким образом, сохранятся данные по статистической отчетности и учтенные часы для начисления заработной платы (см. приложение 1).

Если работник, который работал по режиму полной рабочей недели, переведен по инициативе работодателя на неполную рабочую неделю (скажем, по три рабочих дня в неделю), в Табеле ему проставляют выходные с пометкой «ВХ» (четыре дня в неделю).

Касательно учета времени командировки Госстат в своем письме от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9 разъяснил, что рабочие дни пребывания работника в служебных командировках могут определяться следующим образом: в первой строке указывается количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например, «8», а во второй строке — условные обозначения нахождения в командировке «ВД». Обозначение в Табеле выходных (праздничных) дней, приходящихся на период служебной командировки, осуществляется в соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59, Положением о командировках, утвержденном на предприятии в соответствии с действующим законодательством. При этом в составе общего количества отработанных за месяц дней/часов в графе «Отработано за месяц» отображаются только рабочие дни/часы, приходящиеся на период командировки.

В случае вызова работника в суд на основании справки-вызова в суд в Табеле следует сделать отметку «I» — другие причины неявок, поскольку после принятия нового Уголовно-процессуального кодекса Украины, даже в случае вызова работника в суд по уголовному делу, за работником не сохраняется средний заработок за данный период.

В случае направления на курсы повышения квалификации либо краткосрочные семинары, тренинги, на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия в Табеле следует сделать отметку «ІН» — другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (см. письмо Минтруда от 22.06.2010 г. № 6551/0/14-10/13).

При введении суммированного учета рабочего времени разрабатываются графики работы, по которым продолжительность работы в течение недели не может превышать установленную законодательством норму (40 часов в неделю). Продолжительность работы в течение установленного учетного периода должна соответствовать продолжительности работы за этот же период у работников с 5-дневной рабочей неделей.

В Табеле отражают работу в течение календарного дня, а не в течение смены. Поэтому если у работника 12-часовая смена начинается в 20:00, а заканчивается в 8:00 на следующий день, в Табеле проставляется в день начала смены 4 часа (с 20:00 до 24:00), в день окончания — 8 часов (с 0:00 до 8:00).

Пример учета рабочего времени работников подразделения, в котором введен суммированный учет рабочего времени с продолжительностью смены 12 часов, началом работы первой смены в 8:00, второй — в 20:00, приведен в приложении 2.

Табель у водителей транспортных средств заполняется в соответствии с режимом их работы, который определяется Положением о рабочем времени и времени отдыха водителей колесных транспортных средств, утвержденным приказом Минтранспорта и связи Украины от 07.06.2010 г. № 340. Данным приказом установлено, что в случае суммированного учета рабочего времени водителя нормальная продолжительность рабочего дня (смены) не может превышать 10 часов. Если нормальная продолжительность рабочего дня охватывает длительные простои, ожидания в транспортных средствах или на рабочем месте, или если водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха, продолжительность рабочего дня (смены) может быть увеличена до 12 часов при условии, что время управления в течение дня (смены) не превышает 9 часов.

Рабочее время водителей, работающих ежедневно в определенные часы, установленные правилами внутреннего трудового распорядка либо графиками сменности, учитывается ежедневно. Рабочее время водителей с ненормированным рабочим днем учитывается в единицах — рабочих днях (в праздничные дни — в часах).

В Табеле учета рабочего времени работников, работающих с ненормированным рабочим днем, отмечается «8» или «Р». То есть указывается не фактически отработанное количество часов, а нормативное. Поскольку ненормированный рабочий день — это особый режим рабочего времени, который устанавливается для определенной категории работников в случае невозможности нормирования времени трудового процесса, перечень должностей устанавливаются коллективным договором. В качестве компенсации за выполненный объем работ, степень напряженности таким работникам предоставляется дополнительный отпуск до 7 календарных дней согласно условиям коллективного договора. Данная категория работников выполняет работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени, но работа не считается сверхурочной (см. приказ Минтруда «Об утверждении Рекомендаций относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда» от 10.10.1997 г. № 7).

В случае если работник согласно приказу привлекается к сверхурочным работам, в такие дни возле данных работника проставляются часы работы, которые работник работал сверхурочно «НУ». Сверхурочные работы оплачиваются согласно ст. 106 КЗоТ.

При переносе рабочих дней на основании приказа о переносе в Табеле перенесенный рабочий день должен отмечаться как выходной «ВХ», а день, на который перенесено работу — рабочий (проставляются часы (дни) работы) (см. письмо Минтруда от 07.04.2011 г. № 77/13/133-11).

Поскольку продолжительность работы работников накануне праздничных и нерабочих дней сокращается на один час, в частности, при пятидневной рабочей неделе, в Табеле отражается количество фактически отработанных часов.

Напомним!

Отпуска табелируются отметками:

Если на период отпуска приходятся праздничные дни, в Табеле отмечаются все дни отпуска пометкой «В», а праздничный день — пометкой «СВ».

Напомним!

В соответствии со ст. 72 КЗоТ, на основании приказа работу в выходной день работнику можно компенсировать или оплатой в двойном размере, или другим днем отдыха. Тот день, когда работник вышел на работу в свой выходной день в Табеле проставляется отметка «Р» или количество часов. В случае если компенсация предоставляется в форме отгула, проставляется отметка прочего неотработанного времени, предусмотренного законодательством «ІН», «22».

В случае когда работник не работал, но ему сохраняется средний заработок, например, период прохождения обязательных медицинских осмотров, дни сдачи крови донором, выполнение общественных или государственных обязанностей (ст. 119 КЗоТ) и т.д., в Табеле проставляется отметка «ІН» — прочее неотработанное время.

Исправление ошибок

В общем исправления, подчистки в Табеле не допускаются. Зато такая необходимость может возникнуть после заполнения Табеля и передачи его в бухгалтерию. Например, когда работник с опозданием сообщил об открытии больничного или работник, находясь в отпуске, заболел и больничный принес уже после окончания отпуска. Правила внесения исправлений в Табель нормативно не определены, поэтому целесообразно в утвержденном на предприятии Положении о табельном учете прописать и порядок внесения изменений. На практике изменения в Табель вносят только после того, как работник предоставил подтверждающие документы табельщику, а не просто устно об этом сообщил. На основании предоставленных документов кадровик проводит корректировки Табеля. Во избежание ошибок рекомендуется также вести журнал учета приходов работников на работу в произвольной форме, чтобы на его основании заполнять Табель.

Тамила РАДЧЕНКО,

эксперт по трудовому праву

Список использованных нормативно-правовых актов:

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины.

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР.

Закон № 796 — Закон Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.1991 г. № 796-XII.

Приказ № 489 — приказ Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.

Учет рабочего времени сотрудников: практика от ТОП-менеджера

Стань автором нашего блога. И зарабатывай на этом

Спойлер – в статье расскажу, как правильно ввести учет рабочего времени сотрудников в организации, как понять, кто работает, а кто делает вид, что работает. И, наконец, кому и сколько за это платить.

Причины учета

Для работодателей учитывать рабочее время особенно важно, так как платить за сон подчиненных никто не хочет.

Также и в законодательстве есть статья, которая рассказывает о важности учета рабочего времени и его оплаты, а КоАП предусматривает санкции в случае нарушения.

Рабочее время – время, которое тратится на выполнение трудовых обязанностей с оплатой за эти действия.

Убедились насколько все серьезно? Помимо основной – юридической, существуют и дополнительные причины считать отработанное время. Найдите ниже среди них одну свою или может даже пару.

учет рабочего времени сотрудников что это

Нарушаем, значит? Рабочее время не учитываем? Добро пожаловать в участок

Причина 1. Государство

Государство однозначно говорит – необходимо учитывать часы занятости персонала. Поэтому, даже формально, но Вы должны организовать учет. Вести табель, отмечать больничные, выходные, прогулы и так далее.

В ходе работы у работодателя и работающего могут возникать взаимные претензии, справедливо ли оплачивается его рабочее время, в случае таких ситуаций документы помогут решить спорный вопрос.

Пример: одна из сотрудниц предприятия обратилась в 6 различных инстанций после ее увольнения с предприятия.

Прокуратура, ГИТ, Роспотребнадзор и другие. Один из первых документов, который запросили – Правила внутреннего трудового распорядка и табель учета рабочего времени сотрудников. Все 6 проверок были пройдены успешно.

Причина 2. Эффективность

Важно честно платить персоналу. Но ведь и работник может быть непродуктивным? Или даже тратить оплаченное время не на работу. Допустим любители перекуров успевают покинуть рабочее место два – пять раз в течение рабочего дня.

Пример: в одной из организаций я наблюдала 16 работников курящими на крыльце здания в рабочие часы. Посчитаем, что перекур составил 10 минут, значит было потрачено 160 минут общего времени компании.

Причина 3. Дисциплина

Помните “теорию разбитых окон”, согласно теории, там, где нет наказаний за небольшие нарушения, чаще совершаются более серьезные.

То есть, где контролируются простые вещи, такие как качество и количество рабочего времени, сотрудникам легче нести ответственность за более серьезные обязательства, например, за сроки выполнения по проектам.

Пример: в компании измерили время составления КП, естественно оно было значительно больше, чем положено.

После этого сообщили сотрудникам о том, сколько в среднем они должны тратить на эту задачу. Далее контролировали показатель на протяжении месяца, и на удивление – не только среднее время сократилось на задачу, но и качество улучшилось.

Причина 4. Автоматизация

Отслеживание времени является и инструментом управления. С помощью некоторых программ Вы не только увидите, кто работает и сколько, но также повлияете на вовлеченность коллег, вводя или уменьшая бонусы в общей и индивидуальной мотивации.

Также, анализируя время, Вы можете сократить ненужные операции, изменить бизнес-процессы, внедрить автоматизацию учета рабочего времени сотрудников.

Пример: на производстве овощей в теплице проанализировали общее потраченное время на уход за растениями.

Далее из работы тепличниц исключили несколько простых операций, несколько разделили и их стали делать разные люди. Благодаря экономии времени, общее время на сбор урожая увеличилось, меньше стало брака с переросшими овощами, а значит больше прибыль.

Причина 5. Безопасность

Если контролировать качество рабочего времени сотрудника, можно избежать проблем с общей и информационной безопасностью компании. И да, я не шучу, далее Вы сами в этом убедитесь.

Пример: в одном из Московских офисов был похищен ноутбук, расследование было проведено очень быстро, и благодаря электронным системам отслеживания времени и видеонаблюдению удалось наказать виновных и вернуть ноутбук.

Ваши подарки от партнёров

Конструктор лэндингов

Онлайн-чат на сайт

Сервис e-mail рассылки

Особенности учета

В зависимости от того, какую функцию в организации выполняет работник и в какое время необходимо его присутствие в организации, мы назначаем ему время работы (смену).

В одной организации может быть не только несколько разных режимов для персонала, но и несколько разных систем учета.

Расскажу обо всем подробно, но давайте начнем с типов рабочего дня. Это первая категория, с которой начинается учет рабочего времени на предприятии.

1. Кому какой график

По количеству отработанного в сутках времени, трудовое законодательство требует учитывать в часах отработанное время.

Сверять это время с нормой, и если сотрудник работает больше, чем положено, то компенсировать это дополнительным временем отдыха или оплатой.

И далее, в зависимости от потребности организации, сотруднику назначают график.

1.1 Нормированный день

Офисные сотрудники, обычные бухгалтеры, часто отделы продаж, отделы кадров и т.д. В табель мы фиксируем 8 часов 5 дней в неделю, в трудовом договоре мы пишем – нормальный рабочий день. Никаких льгот и привилегий.

Максимум бесплатные печеньки. Но за сверхурочные мы заплатим или дадим неоплачиваемый дополнительный день отдыха.

1.2 Ненормированный день

Ведущие специалисты, менеджеры, которые часто выходят в выходные, выезжают в командировки.

В этом случае сверхурочные не оплачиваются, но работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск от 3 до 10 (на практике до 7) дней.

1.3 Гибкий график

Можно назначить такой режим удаленным программистам, маркетологам, менеджерам по продажам, с которыми Вы регулярно сотрудничаете.

Установите по соглашению время, в которое работающий также будет доступен в мессенджерах.

Кстати, мифического свободного графика, если работник оформлен по трудовому договору, – нет. Вы все равно должны договориться о том, сколько часов ему придется отработать.

1.4 Сменный график

Работники заводов, продавцы-консультанты, администраторы и т.д. Персонал с расписанием смен должен быть ознакомлен за месяц.

Если есть ночные часы в расписании смены, а это с 10 часов вечера до 6 часов утра, за них платят в два раза больше. В табеле отдельно выделяют ночные часы.

учет рабочего времени сотрудников сменный график

Пример сменного графика

2. Кто должен сколько работать

Всего существует три типа рабочего времени – нормальное, сокращенное (предусмотрено для группы людей, тех, кто по состоянию здоровья не может трудиться больше) и неполное. Далее расскажу о каждом подробнее.

2.1 Нормальное

Нормальная продолжительность рабочего времени – 40 рабочих часов в неделю, вне зависимости от графика работы. Все, что будет отработано сверх нормальной продолжительности будет считаться сверхурочными часами.

2.2 Сокращенное

Сокращенное время не оспаривается, безоговорочно предоставляется следующим: несовершеннолетним, работникам с ограниченной трудоспособностью, беременным женщинам – по их просьбе. Оплачивается пропорционально отработанному времени.

2.3 Неполное

Неполное рабочее время устанавливается по соглашению между трудящимся и тем, кто предоставляет занятость. При этом для подростков ограничение зависит от того, совмещают они учебу с трудом или подрабатывают на каникулах.

Для людей с ограниченными возможностями продолжительность определяется медицинскими показаниями. Еще сокращенный день положен тем, кто задействован в работе на вредных производствах.

учет рабочего времени сотрудников как платить

Я такого не знал…

3. Сложные случаи

В этой главе расскажу про самые часто встречающиеся проблемные случаи при учете рабочего времени.

Обратите на эту главу особое внимание, так как возможно среди Ваших работников уже есть такие и стоит пересмотреть их рабочий график.

3.1 Удаленные работники

Для удаленных лучший вариант – гибкий график работы. Можете любой установить, главное не выходить за рамки стандартных 40 часов в неделю.

Не писать вечернее и ночное время в дополнительном соглашении. И не платить только оклад, а назначить еще премии и доплаты за результаты по проектам – сроки сдачи, соответствие ТЗ, своевременность отчетности и так далее.

По теме: Организация удаленной работы: 70 сервисов

3.2 Беременные

Если беременной сотруднице надо часто отлучаться, договариваются о сокращенном дне, платят за фактически отработанное время среднюю заработную плату.

В табеле пишут количество фактически отработанных часов в день – три, четыре, пять. Сверхурочно беременным работать нельзя.

3.3. Совместители

Для совместителей устанавливается обычная рабочая неделя, чаще всего учет ведут по пятидневной трудовой неделе, по 4 часа в день – половина от нормальной продолжительности.

Не важно – внутренние или внешние совместители, все равно больше 20 часов в неделю работать не могут.

3.4 Разъездные и командировочные

В трудовом договоре для работников часто отправляющихся в командировки так и прописываем “разъездной характер работы”, чтобы не переплачивать сотруднику за рядовые поездки. Да-да, тут мы говорим о Вашей, как работодателя, экономии.

3.5 Сверхурочное время

То есть это время отработанное сверх установленного для данной должности. Первые два часа сверхурочного времени оплачиваются в полуторном размере, а последующие в двойном. По законодательству при фактическом учете рабочего времени переработки работодатель оплачивает сразу.

Кстати, чтобы не оплачивать сверхурочное время вводят суммированный учет времени, и о нем расскажу ниже.

Пример расчета времени

Виды учета

Помним, что государство считает нормой продолжительность рабочего времени в неделю 40 часов.

В неделю, а в день 8 рабочих часов. Но ведь случается и такое – нужно, чтобы сотрудник в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу 7 часов?

Как правильно посчитать ему тогда зарплату и действовать в рамках закона? Расскажу как ведется учет рабочего времени сотрудников и где какой рекомендуется.

1. Поденный или ежедневный

учет рабочего времени сотрудников ежедневный

Ежедневный учет

При стандартном учете в 80% всех организаций учитывается время, отработанное сотрудником за день, тогда все дополнительные часы будут считаться за сутки. Это и есть поденный учет.

Когда использовать: использовать в случаях, когда рабочее время не меняется, в часах оно совпадает с нормой месяца по производственному календарю.

Как платить: оплата рассчитывается за каждый рабочий день/смену. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными (о них я писала выше).

2. Еженедельный

учет рабочего времени сотрудников еженедельный

А это еще что такое?

Еженедельный учет используется довольно редко. От ежедневного отличается тем, что суммирует время, отработанное за неделю.

Персонал может работать в неделю по графику – 2 дня по 10 часов и 4 дня по 5 часов, такое тоже допустимо, если есть необходимый непрерывный отдых. Тогда считаться будет время, которое трудящийся потратил в неделю.

Когда использовать: когда сотруднику нужен нестандартный график, например, из-за маленького ребенка. Или удаленности работы от места проживания, он может приехать на работу только в определенные часы.

Или его присутствие на рабочем месте нужно, скажем, в понедельник до 9 часов вечера, а в пятницу всего 3 часа.

Как платить: оплата рассчитывается за неделю. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, если она за неделю не превышает 40 рабочих часов, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными.

3. Суммированный

Суммированный

Он называется так, поскольку не ограничен крайними сроками суток или недели для расчета оплаты труда – все сверхурочные работы могут быть определены только по учетному периоду.

А этот период может быть от месяца до года. Все это время мы платим за работу в одном размере, а за сверхурочные заплатим в конце периода.

Когда использовать: в производстве при непрерывной или сменной работе, например, охранным компаниям и другим службам и организациям.

В случае, если не соблюдается установленная законом суточная или недельная продолжительность работы. Учитывается время, отработанное персоналом за учетный период.

Как платить: оплата основного времени рассчитывается на основе утвержденной тарифной ставки, среднего заработка и выплачивается ежемесячно одной суммой по количеству отработанных часов.

Оплата сверхурочной работы по суммированию рабочего времени происходит в конце отчетного периода. Учетным периодом может быть год, квартал, месяц – на усмотрение работодателя.

Законодательство и ответственность

Так как такой показатель контролируется законодательством, то поговорим и про него. Также расскажу про основные документы, которые так или иначе затрагивают тему учета:

Производственный календарь. Утверждается постановлением Правительства РФ и публикуется в конце года на следующий;
Трудовой кодекс. Большинство его разделов так или иначе касаются оценки труда и заработной платы, но основная – третья часть ТК РФ;
Постановление Госкомстата РФ. От 05.01.2004 г. N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации”;
2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В законе также требования к обработке первичных учетных документов.

Все остальное регулируется внутренними приказами. Ответственность за ведение налагается на руководителей отделов, секретарей, менеджеров по персоналу, бухгалтеров.

Есть две формы, которыми пользуются для организации учета – T12 и T13. Все возможные варианты отметок в табеле находятся в расшифровке в форме N Т12.

Они практически одинаковы, за исключением небольшой разницы. Форма Т13 используется для автоматических программ учета рабочего времени, для ручного заполнения форма Т12.

Табель учета времени

Инструменты контроля

Время, которое можно потратить, исполняя долг работодателя по учету можно сократить, используя различные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.

Даже в небольших организациях трудозатраты на учет рабочего времени могут занимать до нескольких рабочих часов в неделю, а на крупных без автоматики не обойтись.

1. Простые

Инструменты контроля учета рабочего времени могут быть автоматическими и простыми. Выбор зависит от потребностей и задач компании.

Если потребность только в том, чтобы сократить время, потраченное на обработку информации и расчет заработной платы, Вам достаточно будет простых бухгалтерских программ. И далее пробегусь подробнее по ним.

1.1 Таблица Excel. Гугл таблицы

учет рабочего времени сотрудников эксель

Таблица Excel

Пожалуй, самый простой способ, чтобы вести учет рабочего времени. Подойдет в том случае, если у Вас совсем небольшая организация, в которой не требуется детальный учет всех действий.

Бесплатно;
Просто;

“На коленочках”;
Нет автоматизации;
Только для мелких организаций;
Не отражают качество отработанного времени;
Ошибки и путаницы при сменном графике.

Если Вы только начинаете свой бизнес или имеете небольшую компанию, то терминал учета рабочего времени сотрудников Вам точно не нужен.

Советую воспользоваться этими инструментами и вести учет рабочего времени сотрудников в таблице excel. Уж лучше такой учет, чем полное его отсутствие.

1.2 Программы бухгалтерского учета

учет рабочего времени сотрудников программы учета

Программы бухгалтерского учета

К таким относятся, например: 1С, Небо, Мое дело, Контур.Бухгалтерия и другие. Тут уже речь про автоматизированный учет рабочего времени сотрудников.

Конечно, жесткого контроля не получится, скорее такие программы упростят учет для соответствующих специалистов.

Бухгалтерам и кадровикам удобно;
Можно добавлять графики, фиксировать приказы;
Готовые табели для начисления заработной платы;

Не отражают качества отработанного времени;
Функцию безопасности не решают.

За такие программы бухгалтера Вам точно скажут спасибо, ведь тут все-таки про автоматический учет рабочего времени идет речь и уже не придется все вручную считать по каждому из сотрудников.

1.3 Видеонаблюдение

Видеонаблюдение

Простое или сложнее, с микрофонами и диктофонами. Видеонаблюдение не решает проблем дисциплины, скорее является вспомогательным инструментом безопасности предприятия.

Показывает кто во сколько на работу пришел;
Можно узнать, кто чем занимался во время рабочего дня;
Помогают контролировать безопасность;

Учет рабочего времени ведется в программах;
Невозможно на практике интегрировать с бухгалтерскими программами;
Трудно и затратно по времени отслеживать каждого.

Интересная история из практики: один из работодателей установил видеонаблюдение с микрофоном в отделе продаж, но “забыл” об этом предупредить персонал.

Однажды, после разговора менеджера с клиентом не выдержал, и по громкой связи дал обратную связь. Сотрудник отдела нарушил тишину фразой: “спасибо, Господи!”.

1.4 Crm-системы

Crm-системы

К таким относятся: Битрикс24, Мегаплан, S2 Crm. Практически все CRM снабжены функцией учета рабочего времени.

Как это происходит – при включении ПК и входе в CRM, либо автоматически фиксируется старт работы, либо crm предлагает отметить начало старта работы нажатием специальных кнопок.

Время работы фиксируется автоматически;
Выгрузка в специальные формы отчета;
Дополненная активность: количества звонков, писем и т.д.;

Хороший инструмент для анализа качества потраченного времени;
Реальной картины может не отражать;
Вопросов дисциплины не решает;
Для анализа необходима более детальная информация – детализация звонков и т.д.

Такие программы уже показывают более ясную картину и помогут проанализировать работу каждого сотрудника и оценить его эффективность, а также покажут часы застоя.

Кстати. Хотите увеличить продажи вдвое и повысить эффективность бизнеса? Тогда скорее внедряйте CRM! Рекомендую Битрикс 24, Мегаплан (“Megastart” скидка 10% на все +14 дней бесплатно) или S2 CRM (“INSCALE” скидка 50% на тариф “Корпорация+”). Потом спасибо скажете.

2. Сложные

Дальше будем разбирать технологии посложнее – автоматические системы учета рабочего времени по карточкам, тайм трекинги и терминалы контроля входа – выхода на предприятие.

2.1 Контроллеры с доступом по электронным пропускам

учет рабочего времени сотрудников контроллеры карты

Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Принцип работы оборудования учета рабочего времени – контроллера следующий: попасть внутрь помещения и выйти из него можно по специальной карточке.

Карточка программируется на одного работника, естественно, каждый вход-выход учитывается. Это уже электронный учет рабочего времени.

Просто в использовании;
Анализ выгрузки позволяет отследить все перемещения персонала;
Карту можно настроить так, чтобы доступ был в отдельные помещения;

Карты часто теряются, воруются;
Ответственные лица могут доступ выдавать не по назначению;
Контроль за использованием карт ведется отдельно.

Для небольших предприятий и офисов с низкой проходимостью есть программы с картами и видеофиксацией в момент активации карты. Но если такой небольшой терминал установить на входе в крупное предприятие, возможна очередь.

2.1 Биометрические терминалы и контроллеры

учет рабочего времени сотрудников контроллеры отпечаток

Биометрические терминалы и контроллеры

То же оборудование учета рабочего времени, что считыватели карт, вот только чтобы пройти через такой терминал нужно сканировать сетчатку глаза или можно пройти по отпечаткам пальцев. Тут уже более интересный вариант.

Подделать такой «пропуск» почти невозможно;
Есть возможность интегрировать с системами бухгалтерского учета;

По времени открытия доступа дольше, чем обычные карты;
Бывают ошибки систем, которые нужно исправлять;
Не подходит для мест на предприятиях с большим человеческим трафиком.

Еще один существенный минус – такие электронные приборы учета рабочего времени не очень любят сами трудящиеся, считая, что это сверхконтроль и он не всегда оправдан.

Если стоимость оборудования в компании или коммерческой тайны высокая, то такие меры вполне приемлемы.

2.3 Тайм трекеры

Тайм трекеры

Тайм трекеры: Crocotime, Kickidler, Timedoctor. Это программы скрининга экрана, которые устанавливаются на персональные компьютеры, отслеживают их работу в течение дня, делают фотографии с экрана.

Функции позволяют анализировать сколько и на какой бизнес-процесс потрачено времени, как его возможно упростить, на какие сторонние сайты заходил персонал.

Формируют общую картину рабочего дня;
Делают снимки с экрана;
Помогает анализировать потраченное время;
Законность;
Для установки не нужно разрешение;
Информационная безопасность;
Оптимальный выбор для учета рабочего времени удаленных работников;

Общую безопасность не обеспечивает;
Подходит для должностей, постоянно занятых работой с ПК.

Действительно удобный инструмент, в отличие от системы учета рабочего времени сотрудников по карточкам, так как он покажет весь рабочий день сотрудника.

Вы легко вычислите, когда специалист отлынивает от работы и занимается своими делами.

Про обман

В этой главе расскажу несколько историй из практики, как сотрудники компаний умудрялись обманывать системы учета. Так что читайте внимательно и берите на вооружение. А то вдруг и в Вашем окружении есть такие.

История 1 – CRM система

Валентин на работу приходил первым, включал все компьютеры, нажимал старт работы, а что ему, он жаворонок. Позже подтягивались коллеги, кто с кофе, кто после вечеринки. Молодец Валентин. А дисциплины нет.

История 2 – беременные

В организации на входе стоял терминал с пропуском по электронным картам. К беременным сотрудницам никто не предъявлял претензий. Так, в открытую электронным пропуском беременной дверь, коллеги выходили покурить по 5 человек.

Обман раскрыли, когда служба безопасности решила проверить – зачем сотрудница в течение пятнадцати минут три раза выходила на улицу и заходила обратно.

История 3 – про учет в Excel

Начальник производства пятьсот раз переделывал табель, прежде, чем сдать его кадровику, а потом бухгалтеру. Так как табель он делать не успевал, ему было проще угадывать, что неправильно, чем сверять все выходы сотрудников.

На столе лежала куча заявлений и объяснительных записок. А в день выплаты зарплаты он бегал от своего женского коллектива из 30 дам, которым неправильно выплатили заработную плату.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

Пошаговый алгоритм

Итак, все вроде прочитали, все поняли. Теперь осталось только разобраться как организовать, внедрить и учитывать.

Подробно расписывать не буду, лишь только пробегусь по верхам. И вот Вам совет: идите от простого к сложному, чтобы разобраться в тонкостях учета и ничего не забыть. А этот алгоритм Вам поможет.

Определяем характер работы в должности. В отдельных случаях мы должны указать этот характер работы в трудовом договоре. Он может быть разъездным для курьеров, водителей, может быть сезонным, на дому – характер может учитывать разные признаки;
Определяем вид рабочего времени, подходящий этой должности. Мы подробно писали об этом выше. Часто ли перерабатывает сотрудник? Является ли он ответственным лицом, которое должно присутствовать на производстве при авариях?
Прописываем в локальных документах. Например в “Правилах Внутреннего Трудового распорядка”, “Положении об оплате труда”, в “Должностной инструкции” сотрудника. Здесь Вы опишете все возможные графики, смены, нормы;
Составляем графики работы сотрудников. Гибкие, сменные, далее утверждаем руководителем, подписываем сотрудником. Для офисных сотрудников и административного персонала – с производственным календарем знакомим еще в декабре;
Составляем приказ – “Об учете рабочего времени на предприятии”. Иногда вводятся отдельные инструкции, даже отдельное Положение об учете рабочего времени. Знакомим сотрудников под подпись в листе ознакомления;
Назначаем приказом ответственных лиц. То есть тех, кто ведет учет рабочего времени – руководителей групп, подразделений, бухгалтера, кадровика если есть. Бухгалтер и лицо, ответственное за персонал, должны быть в приказе обязательно;
Ведем учет каждый месяц. И для этого собираем табели с руководителей, объяснительные, отгулы, сверяет бухгалтер и вносит в программу 1С или другую программу, которая начисляет заработную плату№
Автоматизируем учет рабочего времени. Настраиваем выгрузки, интегрируем с программами бухгалтерского учета. Тестируем до тех пор, пока основные процессы не будут налажены. Периодически проверяем системы на корректность;
Проверяем и контролируем. Ведем контроль данных с определенной периодичностью. Пишем регламенты учета рабочего времени, правильного пользования автоматическими системами учета;
Начисляем справедливо заработную плату. Ура! Если Вы честно учли все нюансы, посчитали справедливо каждый час времени сотрудника, ждите обратную благодарность в виде дисциплины и повышения качества труда.

Вот, пожалуй, самые основные шаги для того, чтобы организовать учет рабочего времени. И естественно, в каждом бизнесе своя специфика и данные могут отличаться.

Правила

Простое соблюдение этих правил поможет избежать сложностей с учетом и претензиями сотрудников к работодателям по этому поводу. Так что внимательно читайте и исправляйте (если нужно).

Не нарушать законодательство. Есть обязательные для ведения документы, они в организации должны быть – табели учета рабочего времени, графики работы. Режим работы должен быть прописан в трудовом договоре;
Ответственные. То есть те, кто ведет учет рабочего времени, должны быть назначены приказом организации. И в должностной инструкции руководителей желательно, чтобы тоже был прописан этот пункт;
Еще один приказ. “О сроках сдачи табелей учета рабочего времени в бухгалтерию”, обычно бухгалтерия дает себе фору в несколько дней, чтобы проверить и при необходимости запросить документы;
Табели всегда сдаются без помарок. И еще подписываются ответственным лицом и архивируются. Срок обращения работника по неправильно начисленной и выплаченной заработной плате до 1 года;
Согласие. Необходимо получать согласие персонала на видео и аудиозапись. Оно оформляется при приеме на работу или позже, в момент установки систем видеонаблюдения. Только не устраивать травлю и тотальную слежку.

Вот и весь список правил. Уверяю Вас, что использовав их при учете рабочего времени Вы упростите себе жизнь в разы. Так как сможете избежать очевидных ляпов и конфликтных ситуаций.

Коротко о главном

Если вести количественный учет рабочего времени сотрудников в установленной форме обязует государство, то вести контроль качества отработанного времени – инициатива сугубо работодателя.

Нельзя отрицать, что такая инициатива может повысить дисциплину в организации, но и у нее есть оборотная сторона.

Тотальный контроль за рабочим временем сотрудника снижает мотивацию и является порой причиной увольнения лучших сотрудников организации.

Поэтому находите золотую середину и поощряйте Ваших коллег не только за качество проведенного за работой времени, но и за сложность решаемых задач, вовлеченность и высокие показатели работы.

И напоследок типичные ошибки при учете рабочего времени сотрудников:

Отсутствие подтверждающих документов за “прогулы”;
Нет записи в трудовом договоре о режиме рабочего времени;
При смене режима не составлено дополнительное соглашение;
Отсутствие ответственных за учет, назначенных приказом;
Отсутствие приказов на выплаты;
Графики, виды работ, вид учета не прописан в “Правилах внутреннего трудового распорядка”;
Персонал не ознакомлен с графиками работы, отсутствует подпись с ознакомлением.

Табель учета рабочего времени: инструкция по 1С

Полезный мануал для бухгалтера и кадровика.

Обычно в трудовом договоре сотрудника прописано время, когда он должен выполнять должностные обязанности. Работодатель же со своей стороны обязан учитывать фактически отработанное время.

Для этого используется «Табель учета рабочего времени» и утвержденные Госкомстатом РФ унифицированные формы табеля №Т-12 и №Т-13.

Что представляет собой документ?

Речь идет об обязательном документе, который организации в обязательном порядке составляют каждый месяц. На его основе сотруднику начисляется зарплата и отпускные, а также положенные командировочные. Сам бухгалтер обычно табель не заполняет. Он получает сведения от подразделений, а затем формирует расчетную ведомость и начисляет зарплату.

Наглядно документ выглядит как таблица, в которой отражаются все выходы и неявки за месяц, а также часы, которые сотрудник отработал за определенный день. Указываются и причины отсутствия работника.

До того, как форма табеля стала доступна в программах 1С 8.3, этот документ приходилось заполнять в Excel. Конечно, на это уходило много времени, что вызывало неудобство.

Сейчас табель легко формируется в 1С. Расскажем, где его отыскать в программе и как корректно настроить заполнение.

Ограничения по возможностям

Нельзя упускать из виду важные моменты. Например, тот факт, что в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» в табеле учета нельзя автоматически отразить командировку, прогул, переработку или отпуск без сохранения заработной платы. Речь идет только о типовой конфигурации. Однако все эти опции открыты пользователям в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Еще один момент, который касается типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0». Учет отпусков, больничных, исполнительных документов ведется только в том случае, если в компании числится до 59 сотрудников включительно. Когда их 60 или более, то также следует применять 1С:ЗУП 8.

Где найти «Табель учета рабочего времени» в 1С: Бухгалтерия 8.3?

Почему-то некоторые пользователи затрудняются с поиском Табеля в программе. Однако в типовых конфигурациях все просто. Откройте раздел Зарплата и кадры, далее Кадровый учет — Отчеты по кадрам — Табель учета рабочего времени.

Таким образом, «Табель учета рабочего времени» больше напоминает отчет, нежели рабочий документ.

Автоматическое заполнение

Табель учета рабочего времени ведут и заполняют по утвержденному Правительством производственному календарю РФ и графику работы 5-ти дневной 40-часовой рабочей недели. Табель заполняется на основе данных:

производственного календаря;
отпусков;
больничных листов;
документа приема на работу;
увольнения.

Работаем с производственным календарем

В программах 1С размещен производственный календарь, который соответствует всем российским праздниками и переносам выходных, которые утверждены Правительством РФ. Но не обязательно оставлять его в таком виде, вы можете внести в него изменения. Например, добавить региональные выходные.

Чтобы это сделать, зайдите в Главное меню, затем откройте Все функции — Справочники. Далее — Производственные календари.

Производственный календарь в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» следует настраивать каждый год.

Чтобы при заполнении табеля учета рабочего времени учитывались данные документов «Отпуск» и «Больничный лист», необходимо в настройках расчета заработной платы поставить флажок «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

Пошаговое формирование Табеля в 1С

Шаг № 1. Шапка.

Чтобы сформировать Табель учета рабочего времени по форме Т-13, необходимо заполнить поля:

период;
организация;
подразделение.

Сделать это нужно, нажав кнопку Настройки.

В Периоде необходимо указать месяц, за который формируется текущий табель.

Чтобы указать Организацию, выберете нужную вам из списка, если в базе их ведется несколько.

Если нужно сформировать табель по подразделению отдельно, то выберете его из справочника Подразделения.

Шаг № 2. Вид простой.

Заходим во вкладку Отборы, вид Простой. Здесь нужно указать фамилии и должности ответственных, которые в итоге подписывают документ.

В случае, если вы составляете табель для одного работника, то можно использовать дополнительный лист и установить:

галочку Сотрудник;
фамилию выбрать из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.

Шаг № 3. Вид расширенный.

Данный вариант необходимо заполнить, если заполняете табель для всех сотрудников. Уберите галочку с поля Сотрудник и установить Вид — Расширенный.

Далее табель сформируется отдельно по каждому подразделению.

В случае, если в компании совсем мало работников, но при этом есть подразделения, то лучше формировать Табель по всей организации. Зайдите во вкладку Структура и уберите из состава группировки Подразделение.

После этого вы можете Завершить редактирование — Закрыть и сформировать.

Другие настройки

Зайдя в раздел «Настройки», вы найдете форму дополнительных настроек.

Чтобы не было путаницы, расшифруем для вас обозначения, которые предлагает форма Т-13:

Я — явка;

В — выходные;

ОТ — отпуск;

Б — дни болезни.

Важно перед формированием документа

Очень важно обратить внимание на следующие моменты перед тем, как вы будете заполнять отчет:

производственный календарь должен быть настроен в соответствии с региональными изменениями;
все месячные отпускные и больничные должны уже быть начислены;
а вот время работы, которое отражается в документе Начисление зарплаты на формирование табеля никак не влияет.

Чтобы использовать программу с актуальными справочниками, позаботьтесь о том, чтобы у вас был действующий договор 1С:ИТС.

Если у вас возникнут трудности при формировании Табеля в 1С, обратитесь за помощью к нашим специалистам по телефону.

Об обязательном ведении табеля учета рабочего времени

Если микропредприятие использует труд наемных работников на основании заключенных трудовых договоров, то ведение табеля учета рабочего времени — строго обязательно

Всю документацию по трудовым отношениям между работодателем и работником оформляет и ведет работодатель. Речь идет о кадровых и бухгалтерских документах, связанных с исполнением трудовых договоров.

Одним из основных документов после заключения трудовых договоров и оформления кадровых приказов является табель учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени является обязательным для ежедневного отражения отработанного времени штатными работниками с которыми заключены трудовые договора.

Если человек работает на основании не трудового, а по гражданско-правовому договору (подряда и так далее), то ведение табеля учета рабочего времени не требуется.

Табель учета рабочего времени применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

■ Обязательной формы табеля учета рабочего времени на сегодняшний день не предусмотрено, но есть рекомендованные формы, утвержденные давным-давно Госкомстатом.

Поэтому для ведения табеля учета рабочего времени можно использовать как рекомендованные формы, так и самостоятельно разработанные. В последнем случае для самостоятельной разработки формы (бланка) табеля нам нужно ориентироваться на необходимость включения в нашу форму всех обязательных реквизитов, установленных законом для первичного документа.

Табель учета рабочего времени — это первичный документ. Его значение и правовой статус равносильно акту приемки работ или товарной накладной. Табель учета рабочего времени документально подтверждает выполнение работником своих трудовых обязанностей по трудовому договору. А труд любого работника по трудовому договору измеряется рабочими часами и/или днями.

Задача работодателя по трудовому законодательству — обеспечить точный учет отработанного времени работника и, как следствие, начисление вознаграждения по трудовому договору в соответствии с его условиями и требованиями трудового законодательства.

На основании табеля учета рабочего времени производятся все начисления заработной платы работнику. К табелю могут прикладываться больничные листы, заявления работников на отпуск, в том числе без сохранения заработной платы, записки-расчеты на оплачиваемый отпуск, на выплату денежной компенсации, внутренние акты, наряды, копии приказов и так далее при необходимости.

Даже если в микропредприятии работает один наемный работник — ведение табеля все равно строго обязательно.

Учет рабочего времени отражается в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны быть подтверждены соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.).

Некоторые работодатели используют специальные программы для ведения учета рабочего времени работников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т. д. Однако подавляющее большинство работодателей до сих пор занполняют табель учета рабочего времени вручную.

В заполнении табеля учета рабочего времени есть множество нюансов, описать которые невозможно в одной заметке, но помнить о них обо всех работодателю необходимо.

Самое главное — это то, что табель заполняется при помощи условных обозначений, которые могут быть буквенными или цифровыми: кому как удобнее.

Справочник кадровика на время коронавируса: табель, больничные, увольнения, приказы

Как оплачивать нерабочие дни

Наличие в календарном месяце нерабочих дней не является основанием для снижения заработной платы работникам.

Работникам, оплачиваемым сдельно, за указанные нерабочие дни выплачивается соответствующее вознаграждение, определяемое локальным нормативным актом работодателя. Оплатить можно:

в размере заработка за выработку объема продукции по норме;
в размере среднего заработка;
дневной части региональной минимальной заработной платы, а при её отсутствии — федерального размера МРОТ.

При расчете зарплаты за нерабочие дни нужно учесть постоянные доплаты, которые прописывают в трудовом договоре в размере за месяц, обычно в процентах от оклада.

Нужно учесть компенсационные надбавки и стимулирующие выплаты, если таковые установлены на предприятии.

Не начислять можно переменные доплаты, например, премии за достижение плановых показателей за месяц, доплаты за работу в ночное время, сверхурочно, в выходные дни.

Работникам организаций, на которые не распространяется действие Указа, оплата производится в обычном, а не повышенном размере, так как нерабочий день не относится к выходным или нерабочим праздничным дням. Такие разъяснения давал Роструд. Однако работодатель может самостоятельно установить повышенную оплату труда или выплатить премию.

Заработную плату выплачивают в сроки, установленные локальными актами организации. В каждой организации должны быть установлены две даты, в которые работодатель выплачивает заработную плату. В нерабочие дни сотрудники должны получить зарплату не позже установленных дат.

Простои и прогулы

Если организация должна продолжать работу в апреле согласно Указам президента, то работники обязаны выходить на работу. Работодатель при этом должен принять все меры по обеспечению эпидемиологической безопасности сотрудников, а также организовать их доставку до места работы и обратно домой. Если работник отказывается выходить на работу, значит ему оформляются прогулы.

Простой может быть объявлен только в той организации, которая должна в апреле работать.

Работодатель должен все официально оформить в соответствии с законодательством (статьи 157, 72.2 Трудового кодекса) и имеет право оплачивать время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

Если простой был объявлен до принятия президентских указов по нерабочим периодам, то он продолжает действовать.

Отпуска, больничные — что делать с ними?

Отпуск, командировка, простой или временная нетрудоспособность продолжаются или заканчиваются независимо от нерабочих дней, на основании приказов руководителя или записи врача в больничном.

Если на дату начала действия Указов Президента работник был в отпуске, командировке, в простое или болел, его статус не меняется. В табеле учета рабочего времени вы продолжаете ставить соответствующий код, например, ОТ, К, Б, НП и т.д.

Если работник с 30 марта по 30 апреля находится в отпуске, то отпуск на эти дни не продлевается. По желанию работника работодатель имеет право предоставить отпуск на этот период. Перенос запланированных ранее на этот период осуществляется по взаимному согласию работодателя и работника.

Инна Коснова, обозреватель «Клерка», эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Лучшие способы отслеживать часы сотрудников — Clockify Блог

Отслеживание часов сотрудников имеет решающее значение для любого бизнеса — вам понадобятся точные записи часов сотрудников для отслеживания посещаемости, обработки кадровой работы, соблюдения трудового законодательства, а также сбора данных, необходимых для расчета заработной платы.

Чтобы иметь возможность эффективно отслеживать часы работы сотрудников, вам необходимо найти метод, который будет легко реализовать вашим сотрудникам и просто отслеживать их. Итак, вот 4 подходящих способа, как отслеживать часы работы сотрудников, которые вы можете попробовать. сейчас:

Отслеживайте часы сотрудников с помощью шаблонов расписаний
Отслеживайте часы сотрудников в Excel
Отслеживайте часы работы сотрудников с помощью калькулятора расписания
Отслеживайте часы сотрудников с помощью приложения для учета рабочего времени

Отслеживайте часы сотрудников с помощью шаблонов расписаний

О ЧЕМ ЭТО?

Шаблон расписания — это лист бумаги с предопределенными данными, на котором сотрудники вводят свое время, а затем передают его, как правило, ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.

Некоторые шаблоны табелей учета рабочего времени специально предназначены для руководителей, которым необходимо отчитываться о работе своих сотрудников перед своим начальством.

Независимо от того, какой период времени они охватывают, большинство шаблонов табелей учета рабочего времени требует от сотрудников ввести свои:

В конце концов, эти шаблоны расписаний требуют, чтобы сотрудники подсчитывали общее количество отработанных часов в день и в неделю.

Некоторые данные в шаблоне расписания добавляются кем-то другим, в зависимости от договоренностей в вашей компании — в любом случае всегда требуются дополнительные проверки и утверждения.

УРОВЕНЬ УДОБСТВА: ★★★★ 3.5 / 5

🔨 КАК ЭТО СДЕЛАТЬ?

Загрузите бесплатные онлайн-шаблоны табелей учета рабочего времени для сотрудников — сотрудникам необходимо будет ввести запрошенные данные, рассчитать свои обычные часы, а также сложить их с сверхурочными часами (если таковые имеются), чтобы получить ежедневные итоги.

В конце недели им нужно будет сложить свои дневные итоги, чтобы получить итоговую сумму за неделю — умножение итоговой суммы за неделю на почасовую ставку даст недельный заработок, необходимый для расчета заработной платы.

Сотрудники отправляют заполненные табели учета рабочего времени по электронной почте или распечатывают их и передают лично.

В зависимости от того, как вы хотите, чтобы сотрудники передавали свои табели учета рабочего времени, вы можете попросить их выбрать один из нескольких различных форматов:

Для расписания, которое сотрудники могут распечатать, а затем заполнить ручкой, выберите формат PDF .
Для расписания, в котором сотрудники могут вводить время непосредственно в документе, а затем сохранять его и отправлять по электронной почте для утверждения, выберите формат Word или Excel .
Для расписания, где сотрудники могут просто поделиться ссылкой, чтобы вы могли получить доступ к их заполненным расписаниям, выберите формат Google Docs или Google Sheets .

Для получения дополнительных данных сотрудникам, находившимся в отпуске по болезни или в отпуске, необходимо указать «8 часов» в столбце «Отпуск / отпуск по болезни» для этого дня.

✅ ПЛЮСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

Отлично подходит для тех, кто ценит традиционный метод ручки и бумаги
Не требует обучения
Некоторые шаблоны расписаний позволяют сотрудникам добавлять время отпуска, отпуск по болезни и другие аналогичные данные

❌ МИНУСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

Много бумажной работы — табели учета рабочего времени легче потерять и сложнее хранить для безопасного хранения
Сотрудники могут легко ошибиться в расчетах — ошибки, которые повлияют на расчет заработной платы и даже приведут компанию к серьезным проблемам
Невозможно различить оплачиваемое время клиента — в отличие от времени, затрачиваемого на встречи компании, управление почтовыми ящиками и административную работу
Нет возможности увидеть, над чем работал сотрудник в течение зарегистрированного времени

Отслеживайте часы сотрудников в Excel

О ЧЕМ ЭТО?

Microsoft Excel всегда был одним из наиболее популярных решений для учета рабочего времени сотрудников.

Суть этого метода проста — вашим сотрудникам достаточно:

добавить свою основную информацию
добавьте часы, потраченные на работу, в табель учета рабочего времени Excel с формулами
смотрите, как их дневные и недельные итоги рассчитываются автоматически

Позже они отправляют свои расписания в Excel для утверждения своим руководителям, а утвержденные расписания затем отправляются для расчета заработной платы.

УРОВЕНЬ УДОБСТВА: ★★★★ 4/5

🔨 КАК ЭТО СДЕЛАТЬ?

Учет рабочего времени сотрудников в Excel лучше всего выполнять, если вы создаете простой табель учета рабочего времени Excel с формулами.

Итак, если вы хотите использовать Excel для отслеживания рабочего времени сотрудников, попросите своих сотрудников создать следующую таблицу с формулами:

Добавьте основные информационные метки , такие как «Имя», «Период времени», «Отдел компании» и «Менеджер».
Добавьте основные метки расписания , такие как «Дата», «День недели», «Утренние часы», «Время обеда», «Дневные часы», «Всего за день» и «Итого за неделю».
Добавьте формулу для «Итого за день» — напишите = сумма (D8 + F8) в первую ячейку «Итого за день» (обозначенную здесь как G8 ).
Разверните формулу до остальных ячеек. — выберите ячейку G8 («Итого за день» для понедельника) и разверните выделение, перетащив крайний левый знак «плюс» вниз до ячейки G12 («Итого за день» »Для пятницы) .
Добавьте формулу для «Итого за неделю» — напишите = сумма (G8: F12) в ячейке «Итого за неделю» (обозначена здесь как G14 )
Добавьте свое рабочее время — Введите время, отработанное в «утренние часы» и «дневные часы» для каждого дня недели, и посмотрите, как автоматически рассчитываются «дневная сумма» и «еженедельная сумма».

Если вы хотите, чтобы сотрудники присылали вам свои расписания по электронной почте, попросите их создать свои таблицы в Microsoft Excel .

Если вы хотите, чтобы они делились ссылками на свои заполненные табели учета рабочего времени непосредственно с вами, попросите их создать свои таблицы в Google Таблицах .

✅ ПЛЮСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

Эти формулы достаточно легко воспроизвести любой.
Вы можете добавить дополнительные формулы для других данных, которые хотите отслеживать

❌ МИНУСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

Сотрудники могут добавлять данные только вручную — и они могут забыть точное время, которое они потратили на работу утром или днем

Каждый сотрудник отправляет на утверждение отдельный табель в Excel, поэтому его легко потерять.
Создание, заполнение и утверждение таких таблиц каждую неделю может занять много времени
Если вы не добавите в таблицу дополнительные столбцы, вы не сможете отслеживать время, потраченное на отпуск по болезни, отпуск или оплачиваемый отпуск — добавление этих данных еще больше усложняет процесс
Нет возможности увидеть время оплачиваемого клиента
Нет возможности увидеть, над чем работал сотрудник в течение зарегистрированного времени

Clockify pro tip
Вы можете поручить своим сотрудникам создавать табели учета рабочего времени — или вы можете сделать это самостоятельно и просто поделиться документом.Ознакомьтесь с нашим руководством о том, как создавать простые ежедневные, еженедельные и ежемесячные шаблоны расписаний с формулами и делиться ими с сотрудниками прямо в Excel здесь.

Отслеживайте рабочие часы сотрудников с помощью калькулятора расписания

О ЧЕМ ЭТО?

Калькулятор расписания — это шаблон карты учета рабочего времени с калькулятором часов и минут.

Сотрудники добавляют время, потраченное на работу, в часах и минутах, и их общее количество часов рассчитывается автоматически.

В этом смысле отслеживание времени с помощью калькулятора расписания аналогично отслеживанию времени в Excel.

Однако разница в том, что вам не нужно создавать калькулятор самостоятельно.

Вместо этого вы используете простую готовую программу с функциями калькулятора.

Кроме того, традиционное приложение-калькулятор времени предлагает некоторые дополнительные функции, которые потребовало бы слишком много времени для добавления вручную в расписание Excel.

Большинство калькуляторов расписания имеют базовые функции, такие как добавление «времени начала», «времени окончания» и «удержания перерывов» — рабочие часы сотрудника затем автоматически рассчитываются на основе введенных данных.

Дополнительные функции калькулятора расписания включают:

Указание времени начала и окончания перерывов
Расчет заработка на основе заданных почасовых ставок
Расчет сверхурочной работы
Выбор продолжительности рабочей недели
Выбор формата времени
Добавление пользовательских заметок

УРОВЕНЬ УДОБСТВА: ★★★★ 4/5

🔨 КАК ЭТО СДЕЛАТЬ?

Чтобы рассчитать рабочее время в бесплатном калькуляторе расписания Clockify, сотрудникам необходимо ввести только:

время, когда начали работать
время окончания работы
время нахождения в перерыве

Затем автоматически рассчитывается общее дневное и недельное время, при этом время перерыва вычитается из общего количества.

Затем сотрудники могут распечатать свои табели учета рабочего времени и передать их или загрузить их в виде файлов Excel и отправить по электронной почте для утверждения заработной платы.

Для дополнительной функциональности вы также можете включить некоторые дополнительные функции.

Например:

, когда вы вводите базовую ставку и валюту и включаете опцию «Показать оплату», калькулятор умножает рабочих часов, добавленных , на базовую ставку , а затем вычисляет заработок сотрудников, экономя время, необходимое для расчета платежная ведомость.
, когда вы вводите ставку сверхурочных, определяете сверхурочные часы и включаете опции «Показать сверхурочные» и «Использовать сверхурочные часы», калькулятор также рассчитывает ваши сверхурочные часы в неделю и сверхурочные заработки — все это важные данные, которые помогут вам сохранить компания соответствует требованиям FLSA и DCAA.

✅ ПЛЮСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

Быстрый и простой в использовании — вы просто отметите нужные функции, введите время, а калькулятор недели сделает все остальное
Меньше шансов на ошибку, чем с расписанием Excel, которое вы составили сами
Вы также можете автоматически рассчитать дополнительные данные, такие как общий недельный заработок и сверхурочные заработки

❌ МИНУСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

Табели учета рабочего времени, отправленные по электронной почте, могут быть потеряны или пропущены руководителем.
Сотрудники могут добавлять время только вручную, поэтому они должны помнить, когда они пришли и в какое время ушли на перерыв или ушли домой
Вы можете оставить пустыми дни, проведенные в отпуске по болезни или в отпуске, но нет специального способа отслеживать и вести учет этого времени
Нет возможности увидеть время оплачиваемого клиента
Нет возможности увидеть, над чем работал сотрудник в течение зарегистрированного времени

Отслеживайте часы сотрудников с помощью приложения для учета рабочего времени

О ЧЕМ ЭТО?

Учет времени с помощью приложения для отслеживания рабочего времени или приложения для отслеживания рабочего времени сотрудников означает автоматизацию всего процесса отслеживания сотрудников.

Сотрудники вводят свое время вручную или отслеживают его во время работы, и система автоматически вычисляет их дневные, еженедельные, ежемесячные и годовые итоги, а также итоги за определенные периоды времени.

Традиционное приложение для отслеживания рабочего времени сотрудников также предлагает возможность определять почасовые ставки и автоматически рассчитывать заработок — с возможностью визуального различия между оплачиваемым временем клиента и не оплачиваемым временем.

Дополнительные возможности включают более быстрое редактирование записей времени и различные методы обеспечения соответствия для всех записей отслеживания времени после утверждения расписания.

УРОВЕНЬ УДОБСТВА: ★★★★★ 5/5

🔨 КАК ЭТО СДЕЛАТЬ?

Вот как использовать наше бесплатное приложение для учета рабочего времени и программу для расписания Clockify для отслеживания рабочего времени сотрудников:

Пригласите своих сотрудников в программу отслеживания сотрудников.

Расскажите им, как отслеживать время тремя простыми способами:

как работают
вручную
табель учета рабочего времени

1.Отслеживайте время работы:

Напишите описание записи времени
Запустите таймер, выберите проект, отметьте это время как оплачиваемое или оставьте как не подлежащее оплате
Для упрощения фильтрации и сортировки свяжите запись времени с задачей и тегом
После завершения действия остановите таймер

2. Добавить время вручную :

Напишите описание записи времени
Укажите время начала и окончания или просто введите количество часов и минут
Выберите проект, отметьте это время как оплачиваемое или оставьте его как не оплачиваемое и свяжите его с задачей и отметьте
Добавить активность

3.Добавить время в табель учета рабочего времени :

После этого сотрудникам ничего не нужно делать — вам, как их руководителю, нужно только войти в свою учетную запись администратора и просмотреть их отслеживаемое время, доходы, а также анализировать и иным образом управлять своими результатами в отчетах.

Например, чтобы просмотреть только оплачиваемое время, перейдите к подробному, сводному или еженедельному отчету, выберите период времени, выберите «Оплачиваемое время» и отфильтруйте — вы увидите общее оплачиваемое время и прибыль в любое время.

Вы также можете просмотреть, кто в настоящее время занят своей работой — просто перейдите в режим командной панели Dashboard и посмотрите, как тикает таймер для людей, чья работа — « в процессе ».

Пригласите своих сотрудников в одно рабочее пространство или назначьте им разные рабочие пространства в зависимости от их отделов.

Затем пригласите сотрудников в их проекты и назначьте им задачи, чтобы они могли отслеживать время выполнения своих задач в соответствии с инструкциями.

Вы можете создавать любое количество проектов (и клиентов), задач, тегов и добавлять столько пользователей, сколько хотите, бесплатно.

Вы также можете определить 4 различных типа почасовой оплаты и автоматически рассчитать все часы работы в соответствии с правильной почасовой ставкой.

Ваши сотрудники могут отслеживать и добавлять свое рабочее время на нескольких устройствах и в более чем 100 самых популярных бизнес-приложениях.

В конце концов, если вы хотите убедиться, что сотрудники не меняют свое рабочее время после того, как платежная ведомость уже была обработана, используйте опцию блокировки расписания.

Эта опция блокирует все записи времени, добавленные с до определенной даты.

Для аналогичного эффекта используйте опцию автоматической блокировки и настройте автоматическую блокировку записей времени через определенный период времени.

✅ ПЛЮСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

Полностью автоматизированный метод — сотрудники входят в систему, чтобы отслеживать или добавлять время, а вы входите в систему, чтобы анализировать и экспортировать их табели учета рабочего времени.
Вы можете легко отслеживать и вести учет времени, потраченного на перерывы, отпуск по болезни или оплачиваемый отпуск — просто создайте проект с именем и попросите сотрудников добавить для него время, когда это необходимо.
Также работает как мобильная система учета рабочего времени, если сотрудники могут использовать ее на своих мобильных устройствах.
Вы различаете оплачиваемое время клиента и не оплачиваемую деятельность, такую как собрания и управление почтовыми ящиками
Вы можете увидеть, над какими задачами сотрудники работали в течение зарегистрированного времени и как долго

❌ МИНУСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

В зависимости от выбранного вами приложения для отслеживания рабочего времени сотрудников может потребоваться больше времени для обучения сотрудников правильному его использованию
Некоторые приложения для отслеживания рабочего времени недоступны для iOS и Android, поэтому сотрудники не могут регистрировать время в пути

Заключение

Добавление времени в шаблон расписания, расписание Excel с формулами или калькулятор расписания — подходящие методы для отслеживания рабочего времени сотрудников, но они могут увести вас далеко.

Эти методы часто отнимают много времени, требуют большого количества писем и документов, и ни один из них не подходит для хранения чистых и организованных записей данных.

С другой стороны, приложение для расчета рабочего времени сотрудников оцифровывает весь процесс, от ввода времени до его утверждения для расчета заработной платы — и все данные надежно хранятся в приложении.

Кроме того, вы, как владелец и администратор вашего рабочего пространства, всегда будете иметь доступ к времени, отслеживаемому вашими сотрудниками, даже для времени, добавленного год назад, или для работы, которая еще не завершена.

В конце концов, точные данные, которые вы собираете, обеспечат соблюдение вашей компанией государственных норм и правил, а вашим сотрудникам всегда будут платить правильно и вовремя, что приведет к счастливым сотрудникам и хорошо отлаженному и успешному бизнесу.

Просмотр расписаний сотрудников — Когда я работаю Справочный центр

Если вы используете «Время работы и посещаемость» для отслеживания рабочего времени сотрудников, вы можете просматривать периоды оплаты и табели учета рабочего времени, чтобы отслеживать часы работы сотрудников и вносить необходимые коррективы.

Если вы заметили несоответствие в расписании, вы можете отредактировать его, чтобы внести исправления.

Наведите указатель мыши на Посещаемость , затем выберите Табель рабочего времени Табель рабочего времени .
В списке Pay Periods выберите платежный период, который вы хотите просмотреть. Иконки перед платежными периодами показывают их статус:
- Контрольный кружок указывает на то, что платежный период закрыт; никакие дальнейшие изменения не могут быть сделаны, если платежный период не будет повторно открыт владельцем счета или менеджером, имеющим доступ к управлению расписаниями и платежными периодами.
Щелкните имя сотрудника под Расписания слева. Появляется табель рабочего времени.
В поле вверху отображается сводка часов сотрудника за период оплаты.
В таблице показаны записи в табеле учета рабочего времени сотрудника за период оплаты.

Обозначение	1
Имя	Обычное
Описание	Обычное время, отработанное сотрудником.
Выноска	2
Имя	Сверхурочные
Описание	Сверхурочные часы, отработанные сотрудником, включая еженедельные сверхурочные и ежедневные сверхурочные.
Выноска	3
Имя	Двойной ОТ
Описание	Ежедневная двойная сверхурочная работа, отработанная сотрудником.
Выноска	4
Имя	Больной
Описание	Свободное время кодируется как оплачиваемое время по болезни.
Выноска	5
Имя	Отпуск
Описание	Время нерабочих дней, обозначенное как оплачиваемый отпуск.
Выноска	6
Имя	PTO
Описание	Часы нерабочих дней, кодируемые как оплачиваемые выходные (PTO).
Выноска	7
Имя	Всего выплачено
Описание	Общая сумма всех обычных, сверхурочных и двойных сверхурочных часов (не включая выходные).
Выноска	8
Имя	Запланированные и отработанные
Описание	Разница между количеством часов, в течение которых сотрудник должен был работать, и количеством часов, фактически отработанных сотрудником . Положительное число означает, что работник отработал больше запланированного времени. Отрицательное число означает, что сотрудник отработал меньше часов, чем планировалось.

Выноска	Имя	Описание
1	Обычный	Нормативные часы, отработанные сотрудником.
2	Сверхурочные	Сверхурочные часы, отработанные сотрудником, включая сверхурочные еженедельные и ежедневные сверхурочные.
3	Двойной ОТ	Ежедневная двойная сверхурочная работа сотрудника.
4	Больной	Свободное время кодируется как оплачиваемое время по болезни.
5	Праздник	Отработанное время кодируется как оплачиваемый отпуск.
6	ВОМ	Отработанное время кодируется как оплачиваемое время отпуска (PTO).
7	Всего выплачено	Суммарная сумма всех обычных, сверхурочных и двойных сверхурочных часов (без учета выходных).
8	Запланированные против отработанных	Разница между количеством часов, в течение которых сотрудник должен был работать, и количеством часов, фактически отработанных сотрудником. Положительное число означает, что работник отработал больше запланированного времени. Отрицательное число означает, что сотрудник отработал меньше часов, чем планировалось.

Выноска	1
Имя	Дата
Описание	Дата записи.
Выноска	2
Имя	In
Описание	Часы во времени.
Выноска	3
Имя	Выход
Описание	Время выхода часов.
Выноска	4
Имя	Информация
Описание	Указывает, что запись расписания пересекает дни.
Выноска	5
Имя	Итого
Описание	Часы, отработанные между часами входа и выхода.
Вызов	6
Имя	Перерыв на обед
Описание	Продолжительность неоплачиваемого перерыва в минутах.
Выноска	7
Имя	График
Описание	График, в котором произошла смена.
Выноска	8
Имя	Позиция
Описание	Позиция сработала.
Выноска	9
Имя	Место работы
Описание	Место работы, на котором произошла смена.
Выноска	10
Имя	Примечания
Описание	Дополнительные примечания.
Выноска	11
Имя	Оповещение
Описание	Указывает на то, что часы пришли позже или пришли без запланированной смены; щелкните, чтобы просмотреть подробности.
Выноска	12
Имя	Оповещение о оплачиваемых перерывах
Описание	Указывает на пропущенные оплачиваемые перерывы.
Выноска	13
Имя	Подробности
Описание	Щелкните, чтобы просмотреть изменения, внесенные в эту запись расписания.
Выноска	14
Имя	Добавить перерыв на обед
Описание	Щелкните, чтобы добавить дополнительный неоплачиваемый перерыв в минутах.
Выноска	15
Имя	Работал
Описание	Общее количество отработанных часов в этот день.
Выноска	16
Имя	Запланировано
Описание	Количество часов работы, запланированных на этот день.
Выноска	17
Имя	Разница
Описание	Разница между количеством запланированных и фактически отработанных часов. Положительное число означает, что сотрудник отработал больше часов, чем планировалось. Отрицательное число означает, что сотрудник отработал меньше часов, чем планировалось.

Выноска	Имя	Описание
1	Дата	Дата записи.
2	В	Часы во времени.
3	Из	Время выхода часов.
4	Информация	Указывает, что запись расписания пересекает дни.
5	Всего	Часы, отработанные между часами входа и выхода.
6	Перерыв на обед	Продолжительность неоплачиваемого перерыва в минутах.
7	График	График, в котором произошла смена.
8	Позиция	Позиция сработала.
9	Работа сайта	Строительный участок, на котором проходила смена.
10	Банкноты	Дополнительные примечания.
11	Предупреждение	Обозначает опоздание или приход без запланированной смены; щелкните, чтобы просмотреть подробности.
12	Оповещение о перерыве в оплате	Указывает на пропущенные оплачиваемые перерывы.
13	Детали	Щелкните, чтобы просмотреть изменения, внесенные в эту запись расписания.
14	Добавить обеденный перерыв	Щелкните, чтобы добавить дополнительный неоплачиваемый перерыв в минутах.
15	Работали	Общее количество отработанных часов в этот день.
16	По расписанию	Количество рабочих часов, запланированных на эту дату.
17	Разница	Разница между количеством запланированных и фактически отработанных часов. Положительное число означает, что сотрудник отработал больше часов, чем планировалось. Отрицательное число означает, что сотрудник отработал меньше часов, чем планировалось.

Сотрудники
могут редактировать свои собственные расписания, если вы разрешили это в настройках посещаемости.
Когда сотрудник редактирует расписание:
Тег , изменяемый пользователем , отображается справа от заголовка расписания.
Вход и Выход раз, которые были отредактированы, будут выделены.
.Требования к табелю рабочего времени
по закону | Малый бизнес
Федеральные законы о табеле рабочего времени требуют, чтобы покрытые работодатели вели минимальный учет часов работы своих сотрудников. Компаниям, возможно, придется вести ежедневный учет, если они платят своим работникам почасовую оплату. Это необходимо для обеспечения соблюдения федеральных законов о минимальной заработной плате и сверхурочной работе. Во многих штатах есть дополнительные требования к табелям рабочего времени для работодателей и могут потребоваться компании вести учет перерывов сотрудников.
Общие законы
The U.S. Министерство труда применяет Закон о справедливых трудовых стандартах, который устанавливает минимальную заработную плату и продолжительность рабочего времени для покрытых работодателей. Закон применяется к работодателям в государственных, местных и федеральных органах власти; работодатели государственного агентства; профсоюзные залы; работодатели в сфере здравоохранения; и школы. Это также относится к частным работодателям, которые ведут межгосударственный бизнес или производят валовой объем продаж не менее 500 000 долларов в год.
Охватываемые предприятия должны соблюдать требования закона о табеле рабочего времени и правила ведения документации.В штатах могут действовать дополнительные законы о заработной плате и часах для работодателей. В нескольких штатах, в том числе в Техасе и Калифорнии, есть особые правила табеля рабочего времени, которые применяются ко всем владельцам бизнеса, независимо от их размера.
Федеральные правила
В соответствии с федеральным законом предприятия могут вести табели учета рабочего времени или табели учета рабочего времени, в которых указывается фактическое количество часов, в течение которых работают их сотрудники. На практике они могут округлить время работы своих сотрудников с точностью до 15 минут. Однако отдел заработной платы и часов U.S. Министерство труда заявляет, что работодатели, которые округляют в меньшую сторону, также должны время от времени округлять в большую сторону в пользу своих сотрудников. Это гарантирует, что работодатели со временем будут надлежащим образом компенсировать своим сотрудникам.
Соображения
Для компаний, на которые распространяется действие страховки, незаконно поощрять своих сотрудников к работе «вне рабочего времени». Хотя федеральный закон не требует от компаний платить своим сотрудникам за неиспользованное время или предоставлять перерывы, они должны платить им за перерывы для отдыха продолжительностью менее 20 минут или перерывы на обед менее 30 минут.Сотрудники с почасовой оплатой, а также сотрудники, не являющиеся руководителями или административными сотрудниками, должны получать компенсацию за сверхурочную работу в размере 1,5 их почасовой оплаты за любое время, когда они работают сверх 40 часов в неделю.
Записи
Помимо соблюдения федеральных требований к хронометражу, работодатели должны вести надлежащий учет своих сотрудников, включая имена, номера социального страхования, пол и адреса. Работодатели также обязаны вести учет заработной платы своих сотрудников.
В некоторых штатах, таких как Калифорния и Техас, работодатели должны хранить эти записи в течение минимального количества лет.Калифорния также требует, чтобы работодатели раскрывали учет рабочего времени сотрудника по запросу сотрудника или уполномоченного по вопросам труда штата. В некоторых штатах есть дополнительные требования к расписанию для несовершеннолетних, которые включают учет определенного количества часов, которые они работают.
.
Что такое хронометраж и почему это важно?
Хронометраж в наши дни является важной частью рабочего процесса для компаний, работающих в самых разных областях. Существует множество способов адаптировать его для различных целей — в зависимости от вашей профессиональной области, корпоративной культуры и общих целей вашей команды.
Здесь, в actiTIME, например, использование инструмента хронометража позволило нам оптимизировать и улучшить наш рабочий процесс в нескольких ключевых областях. Благодаря доступу к подробным отчетам о времени планирование проектов больше не является игрой в угадывание для руководителей нашей команды — с фактическими данными о том, сколько времени требуется нашим сотрудникам для выполнения конкретных задач, оценить их работу над будущими проектами значительно проще.
Хронометраж также стал огромным преимуществом для наших административных процессов. У наших команд гибкий график, некоторые люди регулярно работают удаленно. При других обстоятельствах отслеживать посещаемость и следить за тем, чтобы все делали свою работу, было бы кошмаром. Теперь, пока наши сотрудники следят за порядком в расписании, нашим менеджерам и бухгалтерам не о чем беспокоиться.
В нашей статье ниже мы попытаемся немного углубиться в предмет и обсудим, что такое хронометраж, какие преимущества он может иметь как для работодателей, так и для сотрудников, а также рассмотрим различные типы хронометража, чтобы вы могли определить, какой из них будет работать лучше всего. для вашего бизнеса.Если вы хотите попробовать прямо сейчас, наша бесплатная версия — отличное место для начала.
Что такое хронометраж
Учет времени, затраченного на работу, — это самый простой способ подсчета затрат на работу, который используется с древних времен. Исторически сложилось так, что было разработано много типов хронометража, которые теперь используются в различных областях.
Расчет стоимости работ — не единственная цель хронометража. Он также используется для анализа и повышения производительности, повышения производительности и получения важных бизнес-данных.Учет рабочего времени позволяет менеджерам и владельцам бизнеса определять важные тенденции и помогает штатным сотрудникам видеть, на что уходит их время, и повышать эффективность своего рабочего процесса.

Исторически технологии хронометража начали развиваться после промышленной революции, когда отношения между работниками и работодателями определялись по принципу «время — деньги». В XIX веке массовое внедрение машин в промышленную деятельность также повлияло на хронометраж: первые часы для отслеживания посещаемости и контроля опозданий были изобретены в 1888 году.
В информационной работе недостаточно просто данных о посещаемости и пунктуальности. Работодателям и клиентам нужно было знать, на что конкретно уходит оплачиваемое время — именно так были изобретены табели учета рабочего времени. Первые табели использовались юристами и консультантами. Сегодня они используются во многих областях, включая строительство, производство, IT и т.д.
По мере развития технологий и превращения электронных устройств в рабочие инструменты во многих областях стал возможен подробный мониторинг деятельности. Специальное программное обеспечение используется для записи действий пользователей на их компьютерах и подготовки подробных отчетов о том, на что уходит их время.
Сегодня используются различные методы хронометража, в зависимости от того, какие данные и уровень детализации необходимы. Они считаются источником жизненно важной информации для предприятий и частных лиц — давайте посмотрим, какую пользу они приносят в рабочий процесс для всех участников.
Преимущества хронометража
Как показывает опыт многих компаний, хронометраж приносит значительные выгоды как компаниям, так и сотрудникам. Знание — сила: знание того, на что вы (или ваша команда) время, помогает выполнять работу более эффективно, организовывать рабочий процесс и окружающую среду и преодолевать такие негативные факторы, как прокрастинация.
Преимущества для бизнеса
Точные данные для выставления счетов и бухгалтерского учета: для тех компаний, которые выставляют счета своим клиентам по почасовой ставке, наличие точных хронометражных данных является важным фактором. Это решает проблему заниженного выставления счетов и помогает поддерживать дружеские отношения с клиентами.
Прозрачность и отслеживаемость выполненной работы: хронометражные данные, доступные в необработанном виде и обобщенные в отчетах, помогают получить представление о том, как выполнялись конкретные рабочие задания и какие из них занимали больше всего времени.
Более простое планирование: планы будущих рабочих нагрузок, основанные на предыдущих данных, оказываются более точными. Более того, хронометраж помогает определить действия, которые тратят впустую время, и устранить их или оптимизировать рабочий процесс для выполнения будущих заданий.
Лучшее управление работой: настройка рабочих процессов требует определения оценок времени и сроков. Им необходимо знать, сколько времени обычно требуется для выполнения конкретных задач, поэтому их проще настроить на основе ранее собранных данных.
Повышение дисциплины и морального духа: зная, что время, потраченное на конкретные рабочие задания, можно отслеживать, сотрудники склонны использовать его более осознанно.
Льготы сотрудникам
Оптимизация рабочего процесса: зная, какие задачи более сложные и требующие много времени, легче распределять время более разумно и выполнять их первыми.
Как победить прокрастинацию: осознание своих временных затрат мотивирует проводить время более осознанно, устранять отвлекающие факторы и решать более сложные задачи.
Выявление переутомления: сводка временных затрат помогает выяснить, какие виды деятельности требуют больше времени, чем ваш рабочий день, и выявить возможные перегрузки.
Определение объема ваших обязанностей (и его защита): просмотр того, сколько работы вы способны выполнить за любой конкретный период времени, позволяет вам ограничить вашу рабочую нагрузку до разумных значений и дает вескую причину для отказа от чрезмерных заданий.
Каким бы полезным ни было хронометрирование для юридических и физических лиц, это часто бывает сложно.Нередко люди игнорируют табели учета рабочего времени до последней минуты и жалуются, что учет рабочего времени — это просто еще одна рутина, которая усложняет их жизнь.
Вот почему создание эффективной процедуры имеет решающее значение: сокращение времени и усилий, затрачиваемых на хронометраж, означает более точные результаты и большую ценность собранных данных. Здесь помогают специальные инструменты: они позволяют ускорить и автоматизировать хронометраж и избежать ручной работы, которая вызывает задержки и ошибки.
Методы и инструменты хронометража
Доступные на рынке специальные программные инструменты для хронометража имеют разную функциональность в зависимости от данных, которые необходимо собрать, и метода хронометража, используемого командой.Ниже мы опишем наиболее распространенные из них и приведем примеры инструментов, которые можно использовать в компании для каждого конкретного метода.
Вставка и вылет
Используемый в основном для организации и контроля сменной работы, хронометраж прихода и ухода предоставляет работодателям информацию о явках и опозданиях сотрудников. Этот метод предоставляет очень базовую информацию, которой обычно достаточно, если у сотрудника нет широкого круга обязанностей, но он должен присутствовать на рабочем месте в строго определенные часы работы.
Такие инструменты, как CKZ Time Clock позволяют отслеживать затраты времени с отметками времени начала и окончания. Часы не позволяют регистрировать подробные данные о том, как было потрачено время, но пользователи могут выбрать типы журналов времени: обычное рабочее время, PTO, non-PTO, отпуск и больничный. Позже менеджеры могут создавать отчеты о заработной плате для отдельных сотрудников и всей команды, а также рассчитывать итоговые суммы заработной платы на основе собранных данных.
Ручной учет времени
Ручной ввод времени, затраченного на выполнение рабочих заданий, дает наиболее подробную информацию о том, как выполняется работа.Это источник ценной информации о работе, основанной на знаниях, когда сотрудники выполняют несколько разных задач в течение рабочего дня. Эти данные помогают выявить недостатки процесса, слабые места и возможности для оптимизации работы. Обычно данные, вводимые вручную, не включают данные о часах посещаемости, поэтому лучше всего подходят для групп с гибким расписанием.
Чтобы организовать хронометраж с помощью метода ввода вручную, используйте такие инструменты, как actiTIME, которые позволяют сотрудникам регистрировать свои временные затраты с подробной разбивкой того, как их время потрачено, оставлять комментарии для отслеживания времени и просматривать свои результаты за любые конкретные периоды.Менеджеры и владельцы бизнеса могут использовать несколько отчетов для анализа данных.
Мониторинг активности
Этот метод не требует никаких действий со стороны сотрудника. Инструменты отслеживания активности собирают информацию о действиях пользователей на их устройствах, используемых для работы, и суммируют данные для получения ежедневных, еженедельных и т. Д. Отчетов. Эти данные позволяют работодателям видеть затраты времени каждого человека и считаются эффективной мерой против мошенничества с табелями учета рабочего времени. Этот метод подходит командам, в которых менеджеры борются с низким моральным духом и плохой дисциплиной.
Такие инструменты, как ActivTrak, помогают организовать мониторинг активности: он отслеживает действия на рабочих станциях компании в режиме реального времени, делает снимки экрана, обрабатывает внутренние угрозы, блокирует вредоносные веб-сайты и позволяет создавать отчеты об активности пользователей. Чтобы уменьшить усилия по управлению, он также предлагает функцию оповещения об активности: настройте действия для выполнения в случае инициирующего события — от оповещения по электронной почте до удаленного завершения приложения.
Сводка
Хронометраж, помимо предоставления важных данных для планирования, выставления счетов и бухгалтерского учета, предлагает различные способы повышения эффективности работы, морального духа сотрудников и поддержания организованности.В зависимости от специфики работы вашей команды, целей управления и корпоративной культуры вы можете использовать разные методы хронометража. Ключевым моментом здесь является ее правильная организация, чтобы вовремя получать ценные данные и иметь возможность использовать их в будущих рабочих процессах.
.
No related posts.