Как пользоваться электронной подписью: Просто об электронной подписи

Содержание

где взять и как использовать

Ксения Корчагина, юрист

Многие до сих пор думают, что для кадрового электронного документооборота подойдут только квалифицированные электронные подписи. Но это не всегда так. Половину кадровых документов можно подписывать простой электронной подписью. Трудовой кодекс прямо разрешил использовать их для работников на «удаленке».

В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП и бесплатностью ПЭП.

Чтобы подписывать кадровые электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности описаны в законе 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от задачи, которую вы решаете:

  • Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
  • Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
  • Подписываете трудовые договоры с дистанционными работниками, тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Прос­тая
(ПЭП)
Неквалифици­рованнаяНеквал-ая
(НЭП)
Квалифици­рованнаяКвал-ая
(КЭП)
Приказы на отпуска, команди­рование, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Должност­ные инструк­ции, журналы инструкта­жей по охране труда, ПВТР
Трудовой договор, Приказ об увольне­нии

Почему кадровый электронный документооборот уже можно.

ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.

ПЭП подойдет для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска.

Можно повысить юридическую значимость подписанных ПЭП документов. СБИС умеет заверять их своей независимой квалифицированной подписью. Также, как при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

НЭП выпускает работодатель. Обычно в момент приема сотрудника. Если работаете в системе СБИС, тогда сможете выдавать подписи за пару кликов.

НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.

НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге. Сейчас таких документов 2: книги учета бланков и движения трудовых книжек и трудовые книжки (если работник не согласен на электронное ведение).

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

Как перейти на КЭДО и разбор конкретных кадровых документов читайте в статье.

  • У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?

    Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.

    У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.

    Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица – СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст.17 закона 63-ФЗ от 06.04.11 «Об электронной подписи», п.6 Приказа ФСБ РФ 795 от 27.12.11.

  • У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?

  • Почему вы считаете, что журналы инструктажей по охране труда можно вести электронно и подписывать электронными подписями работников?

    Роструд разрешает подписывать журналы по охране труда квалифицированной электронной подписью. См. официальный портал Роструда Онлайнинспекция.РФ – ответы на вопросы №129703 от 20.05.20, №111189 от 24.06.19, №109000 от 16.04.19.

    Законодательство требует подпись в журналах, но не указывает, что подписи должны быть на бумаге:

    «Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей… с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего…» (п. 2.1.3. Постановление Минтруда, Минобразования 1/29 от 13.01.03 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда…»).

    «Все записи в журналах удостоверяются подписями инструктируемого и инструктирующего (инструктора по охране труда) с обязательным указанием даты и времени проведения инструктажа» (п. 8.3 ГОСТ 12.0.004-90).

    В СБИС все виды ЭП визуализированы и позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Журналы требуются при проверках охраны труда, полагаем их нерискованными документами. Поэтому допускаем применение любого вида электронной подписи – КЭП, НЭП, ПЭП.

Латвийский государственный портал

Для связи с государственными учреждениями и учреждениями самоуправлений, другими публичными лицами и их учреждениями, судами, принадлежащими к судебной системе лицами и учреждениями, а также оказывающими общественные услуги лицами.

Если переписка с учреждениями осуществлялась по вопросам, которые являются общими и не распространяются на конкретное лицо, надежная электронная подпись не требуется, однако можно использовать ее. Например, если вы хотите узнать в своем самоуправлении, когда будет проведен ремонт дороги самоуправления.

В свою очередь, в отношении таких вопросов, где учреждение должно рассмотреть экземпляр подателя и дать официальный ответ, например, о предоставлении пособия, документ с надежной электронной подписью должен быть подписан обязательными.

Таким образом, каждая письменно представляемая информация или запрос государственным учреждениям и учреждениям самоуправлений может быть представлена с использованием e-документа (Закон об электронных документах), например, затребования информации и справок, заявления, разрешения, документы на получение сертификатов и лицензий, заявление о подаче заявки на учебу, подачу готовых бланков, а также представление отчетов, отчетов и статистики и т.п.

Подписанные в электронной форме документы принимаются также судом Латвийской Республики, где подписанный в электронной форме документ может служить доказательством в судебном процессе.

Документы, подписанные в электронной форме, принимаются также поставщики общественных услуг, например, предприятия, оказывающие услуги по хозяйственному использованию бытовых отходов, почтовые, энергетические, водные хозяйства и другие услуги.

С учреждением в электронной форме можно общаться по ¬ разному, например, используя электронные услуги или э-адрес на портале Latvija.lv или другие каналы связи. Узнайте больше здесь.

Сделки между юридическими лицами

Предприниматели между собой или в переписке с клиентами могут использовать надежной электронной подписи добровольно по взаимной договоренности, например, отправляя счета, акты, договоры, письма и другие документы. Документ может быть подписан отдельно или с использованием систем делопроизводства или бухгалтерского учета, в которых внесена надежная функциональность электронной подписи.

Один документ может быть подписан несколькими лицами, поэтому его можно легко использовать, например, подписать договоры.

 

Для обеспечения удаленной официальной связи предпринимателям с клиентами


Предприниматели при создании своих порталов и производственных сред могут использовать единый инструмент проверки подлинности (доступа), сэкономляя затраты на приобретение новых инструментов проверки подлинности. Это также преимущество для клиентов — на порталах различных предпринимателей использовать единый инструмент проверки подлинности.

Предприниматели, для получения которых требуется заявление на бланке установленного образца, могут обеспечить публичный доступ к соответствующим бланкам в редактируемой форме, с возможностью их скачивания для возможности их заполнения в электронной форме и подписания надежной электронной подписью. Различные оказывающие услуги электронной подписи лица могут обеспечить дополнительные услуги. Например, предприниматели, использующие интеграцию Dokobit, могут также обеспечить возможность подписания на своем веб ¬ сайте. Она позволяет подписать заполненные электронным способом бланки без скачивания.

 

Для доверенности лиц

 

Если вам необходимо уполномочить или получить полномочия распоряжаться, например, с движимой или недвижимостью, можете уладить ее в электронной форме с использованием портала клиентов присяжных нотариусов Латвии www.latvijasnotars.lv. Консультация у нотариуса может проходить в видеорежиме — необходимо удостоверение личности (карта Eid) с пин-кодами. Таким образом, лицо, которое, например, сейчас находится в длительном отсутствии в иностранных государствах, не должно проходить путь в Латвию, чтобы выдать кому ¬ либо доверенность действовать в его интересах – например, решать связанные с обслуживанием собственности и другие связанные вопросы.


Нотариус по выдаче доверенности может выдать его производное (выписку) в форме электронного документа, подписав надежной электронной подписью. Оно может быть отправлено в электронном виде учреждению, которое доверило его.

Как получить электронную подпись ИП или юридическому лицу: инструкция по получению ЭЦП

Мир без электронной подписи: если нужно отправить договор и акты заказчику, придется идти на почту или вызывать курьера. В статье о том, как выглядит мир с электронной подписью и как с ней работать.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись — это аналог собственноручной подписи на бумаге. По федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» это информация в электронно-цифровой форме, с помощью которой можно определить, кто подписал документ.

«Об электронной подписи» —в 63-ФЗ

Компаниям нужна электронная подпись, чтобы обмениваться документами с партнерами, сдавать отчетность через интернет, участвовать в электронных торгах, подать иск в суд.

Частные лица пользуются подписью, чтобы подать иск в суд или подписывать документы удаленно. Например, если продают квартиру и нужно подписать договор купли-продажи.

Виды электронных подписей и их различия

В законе описаны два вида подписей: простая и усиленная — неквалифицированная и квалифицированная.

Простая электронная подпись используется, чтобы авторизоваться на сайте, отправить заявку на услугу, провести банковскую операцию. Например, когда вы входите на сайт, используя логин и пароль, или подтверждаете платеж с помощью СМС-кода.

Простая ЭП — самая незащищенная, при подписании документов не используется шифрование информации. У нее появляется юридическая сила, только если участники электронного документооборота заключили об этом соглашение.

Соглашение об электронном документообороте — договор с условиями, на которых стороны будут обмениваться документами. Например, какие документы можно подписывать электронной подписью или как вносить в них изменения.

Простая подпись не защищает документ от подделки и не гарантирует, что кодом или паролем не воспользуется кто-то другой.

Например, к вашему аккаунту привязан телефон, а операцию вы подтверждаете с помощью СМС-кода. Всегда есть риск, что телефон могут украсть, чтобы получить доступ к коду.

Неквалифицированная электронная подпись

(НЭП) — по сравнению с простой более защищенная, для ее создания используются средства шифрования. С ее помощью можно определить, кто подписал электронный документ и не менялся ли документ после подписания.

Чтобы признать неквалифицированную подпись равнозначной собственноручной подписи на бумаге, нужно заключить официальное соглашение с другими участниками документооборота, как для простой подписи.

Выдержка из соглашения об электронном документообороте. В соглашении стороны договариваются, что документы должны быть подписаны неквалифицированной электронной подписью

Неквалифицированную подпись можно использовать, например, для обмена документами с контрагентами или внутри своей компании. Эту подпись не обязательно получать в удостоверяющем центре. Если знаете программирование, ее можно сгенерировать самостоятельно.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самая надежная и защищенная. У нее такая же юридическая сила как у собственноручной подписи, причем без дополнительных соглашений. КЭП позволяет определить владельца подписи и подтверждает, что никто не менял документ перед отправкой.

КЭП выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ), которые прошли проверку в Минцифры, а программы для работы с КЭП должны быть сертифицированы ФСБ.

Список аккредитованных УЦ

Государственные органы доверяют документам, которые подписанны КЭП. Поэтому эту подпись можно использовать для любых операций: участия в торгах, сдачи налоговой отчетности, обращения в суд. Если компания или ИП хочет обмениваться документами с госорганами дистанционно, им нужна именно квалифицированная электронная подпись.

Какую подпись выбрать

КвалифицированнаяНеквалифицированнаяПростая
Для участия в госзакупкахДокументооборот внутри компанииДля авторизации на сайтах
Сдача отчетности в ФНС и фондыОбмен документами с партнерамиДля личного кабинета на портале госуслуг
Работа на портале госуслуг
Для личного кабинета налогоплательщика — физлица без статуса ИП
Для работы в личном кабинете банка
Для личного кабинета налогоплательщика — ИП или юрлица
Электронный документооборот
Обращения в суд

Чаще всего компаниям и ИП нужна квалифицированная электронная подпись, чтобы обмениваться документами с госорганами и участвовать в торгах. Поэтому дальше будем говорить о КЭП.

Как работает квалифицированная электронная подпись

Технически КЭП — сгенерированный файл с уникальной последовательностью цифр, который прикрепляется к документу.

Электронная подпись состоит из трех компонентов:

  • закрытого ключа, который генерирует электронную подпись;
  • открытого ключа для проверки подлинности подписи;
  • сертификата ЭП с данными о владельце подписи и об удостоверяющем центре.

Закрытый ключ — набор символов, с помощью которого создается уникальная электронная подпись для документа. Закрытый ключ можно хранить на компьютере, диске, флешке, в облаке, но лучше всего использовать токен.

Токен — специальный USB-носитель для электронной подписи. Внешне он похож на обычную флешку. В токен встроена защищенная карта памяти, поэтому использовать его безопаснее: никто не сможет взломать или перехватить вашу подпись в интернете.

Открытый ключ содержит публичную информацию. По нему получатель документа может проверить подлинность подписи и целостность документа.

Для работы с подписью нужна специальная программа — СКЗИ, средство криптографической защиты информации. Она шифрует и дешифрует электронные документы. Есть разные СКЗИ: КриптоПро CSP, Signal-COM CSP, ЛИССИ-CSP, VipNet CSP. Когда пойдете получать подпись, в удостоверяющем центре расскажут, какую программу нужно будет использовать.

Подписание документа, по сути, процесс взаимодействия открытого и закрытого ключей. К примеру, вы хотите отправить договор партнеру через систему электронного документооборота (ЭДО). Упрощенно, процесс такой:

  1. Вы подписываете документ в системе. С помощью СКЗИ для договора создается хэш-сумма — уникальная последовательность цифр, которая генерируется на основе содержания документа.
  2. Хэш-сумма шифруется с помощью закрытого ключа. Это и есть уникальная подпись договора.
  3. Вы отправляете зашифрованный документ партнеру через систему ЭДО. Этот документ передается вместе с подписью и данными сертификата, где указан открытый ключ.
  4. Партнер получает документ. С помощью открытого ключа он расшифровывает документ. СКЗИ на стороне получателя тоже вычисляет хэш-сумму и сравнивает ее с той, которую вы зашифровали при подписании документа.

Если эти две последовательности чисел совпадают, подпись верна, договор подписан и имеет юридическую силу. Если не совпадают, значит, документ меняли после подписания: подпись признается недействительной, а договор не имеет юридической силы.

Как получить электронную подпись ИП или юридическому лицу

Чтобы получить КЭП, нужно собрать пакет документов и обратиться в удостоверяющий центр.

Выбрать удостоверяющий центр. Квалифицированную электронную подпись могут выдавать только аккредитованные государством УЦ. Удостоверяющим центром может быть не только специальная компания — право выдавать КЭП может получить, например, банк.

Проверить, аккредитован ли УЦ выдавать квалифицированные подписи, можно на сайте Минцифры РФ.

Собрать документы. В удостоверяющем центре придется заполнить заявление на выдачу электронной подписи. Юрлицу понадобятся такие документы:

  • паспорт руководителя компании;
  • его СНИЛС;
  • учредительные документы;
  • выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

Если подпись получает представитель, еще нужны:

  • доверенность на получение подписи от руководителя компании;
  • паспорт представителя.

Оплатить электронную подпись. Стоимость определяет удостоверяющий центр. В среднем — от 3000 ₽.

Получить подпись. После оплаты сертификат и ключ электронной подписи запишут на носитель. Лучше всего использовать токен. В среднем он стоит от 1000 ₽.

Как начать работать с электронной подписью

Для работы с электронной подписью нужно настроить рабочее место: установить СКЗИ, скачать и установить корневые сертификаты УЦ и Минцифры — они доказывают, что подпись вам выдал аккредитованный удостоверяющий центр.

Чтобы подписывать документы на электронных площадках, дополнительно придется настроить браузер: установить специальные расширения. Какие — расскажут в удостоверяющем центре при получении подписи.

У площадок тоже могут быть свои требования к настройкам. Чтобы узнать, нужна ли установка дополнительных плагинов, смотрите инструкции по работе с конкретной площадкой.

Чтобы подписывать документы в браузере в системе Контур.Экстерн, нужен специальный плагин

Как проверить подлинность подписи

Проверку подписи проводят, чтобы убедиться в юридической силе документа. Это нужно, если партнеры отправляют документы не через системы ЭДО. Например, заказчик принимает заявки от участников тендера не через торговую площадку, а обычной электронной почтой.

Проверить подлинность электронной подписи можно через специальные сервисы.

Сервис КриптоПро

Можно проверить достоверность самого сертификата подписи или подписанного документа

Контур.Крипто

В сервис нужно загрузить документ и сертификат, с помощью которого он был подписан

Сайт госуслуг

Для проверки подписи нужно загрузить файл сертификата и ввести код с картинки

Можно ли передать подпись другому лицу

По закону владелец подписи должен обеспечить ее конфиденциальность. Это значит, что передавая подпись кому-то другому, вы ее компрометируете. Если об этом узнает удостоверяющий центр, он должен отозвать сертификат, чтобы подпись перестала действовать.

Бывает, что руководитель поручает бухгалтеру подписывать отчетность и отдает ему свою подпись. Это рискованно: если кто-то отправляет договор или отчетность вместо руководителя, ответственность за подписанные документы будет нести владелец подписи. А для бухгалтера можно выпустить отдельную подпись.

Если потеряли подпись

Если вы потеряли ключ электронной подписи или его украли, как можно скорее обратитесь в удостоверяющий центр, который выдал подпись. УЦ отзовет сертификат, чтобы им никто не мог воспользоваться.

Восстановить сертификат нельзя, его придется выпускать заново.

Как перевыпустить подпись

Сертификат электронной подписи выдают на год. Чтобы продлить сертификат, нужно заново подать заявление в удостоверяющий центр. Если какие-то данные вашей компании изменились, нужны будут оригиналы новых документов.

Если данные прежние, обычно подпись выпускают на основе сохранившихся документов, повторно их нести не нужно. На всякий случай уточните в УЦ: некоторые центры заново просят весь пакет документов.

Если у вас остался токен, новый сертификат и ключ электронной подписи можно перезаписать на него же.

Что изменится для бизнеса с 2021 года

С 2021 года меняются правила получения и использования электронной подписи. Вот главные изменения для бизнеса.

Изменения в законе об электронных подписях — в 476-ФЗ от 27.12.2019

Сотрудникам нужно будет получать личную подпись, чтобы подписывать документы в компании. Сейчас сотрудники компаний используют подписи юрлица, где указаны их имя и должность. С 1 января 2022 года подпись юрлица или ИП смогут получать только руководители компании и сам ИП.

Сотрудникам нужно будет получать личную подпись. При этом каждый документ при подписании нужно будет подкреплять машиночитаемой доверенностью в электронном формате, которая подтверждает полномочия сотрудника.

Количество удостоверяющих центров уменьшится. Требования к УЦ ужесточаются, поэтому, если УЦ не пройдет аккредитацию по новым правилам, он не сможет выдавать подписи после 1 июля 2021 года.

С 1 января 2022 года руководители компаний и ИП будут получать электронные подписи только в ФНС, руководители кредитных организаций — только в Центробанке, а руководители госорганов — в Федеральном казначействе.

Сотрудники компаний и ИП, которые подписывают документы по доверенности, по-прежнему смогут получать подписи в удостоверяющих центрах.

Получить подпись можно только лично, с помощью биометрии или действующего сертификата. Чтобы получить подпись впервые, с 1 июля 2020 года, нужно идти в удостоверяющий центр лично. Подтвердить личность дистанционно можно, если уже есть действующий сертификат электронной подписи либо с помощью биометрических данных из загранпаспорта или единой биометрической системы. Правда, последний способ пока не работает: для него еще разрабатывается нормативная база.

Удостоверяющие центры смогут хранить КЭП в облаке по поручению владельца подписи. Это значит, что скоро документы можно будет подписывать с любого компьютера, без настройки рабочего места. Такие удостоверяющие центры должны быть обеспечить защиту КЭП. Государство установит для них особые требования по технической оснащенности и страхованию ответственности.

Появится доверенная третья сторона. Задачей таких организаций будет проверка действительности ЭП, сертификатов и полномочий участников электронного взаимодействия. Так государство хочет обезопасить участников документооборота и исключить случаи мошенничества с электронной подписью.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Об электронной подписи: просто для начинающих — Информационная лента УЦ. Все про электронную подпись

О понятии «электронная подпись» слышали все, но что это такое, и зачем это нужно?

Говоря простым языком, электронная подпись – это цифровой аналог вашей собственной подписи, который удостоверяет авторство и подтверждает, что документ принадлежит вам. По сути это набор так называемых «атрибутов», по которым другие организации могут вас идентифицировать.

Электронная подпись (ЭП) – это «палочка-выручалочка» современного предпринимателя. Согласно законодательству, документ, подписанный таким образом, признается равным документу на бумажном носителе и собственноручно подписанному (если между сторонами договора заключено соответствующее соглашение). А это значит:

  • Сразу упрощается электронный документооборот: не нужно ожидать физического согласования и тратить время, которое могло бы быть использовано по делу.
  • Можно сдавать финансовую, налоговую и другую отчетность в электронном виде и перестать, наконец, стоять в очередях под кабинетами чиновников.
  • Чтобы направить заявление, жалобу, запрос и получить госуслуги, достаточно отправить в госорган соответствующий документ, заверенный электронной подписью.

ЭП необходима, если вы собираетесь принимать участие в электронных торгах. Если договор или любой другой документ подписан с помощью ЭП, с ним можно идти в суд и оспаривать или использовать как доказательство.

На сегодня электронный документооборот с юридическими, физическими лицами и ИП совершают Федеральная таможенная и налоговая службы, ФМС, Министерство труда и социальной защиты РФ, Росимущество, Минэнерго, Россвязь, Роснедра, Роснефть, портал Госуслуг, Росреестр, а также многие другие региональные и федеральные государственные структуры.

Чтобы начать пользоваться электронной подписью, необходимо выпустить специальный квалифицированный сертификат и закрытый ключ (или ключи, если с документами будут работать несколько людей), для этого нужно обратиться в Удостоверяющий центр. Он обеспечивает правовую основу сертификата и подтверждает его подлинность, генерирует закрытые ключи для ваших сотрудников.

Где можно использовать простую электронную подпись без проблем. Synerdocs

Сегодня в России возможности простой электронной подписи недооценены. В то время как на Западе широко используются механизмы простой ЭП, мы упорно тратим деньги и время на почтовые пересылки и поездки по нашей необъятной стране, чтобы просто подписать документ «собственноручно».

Конечно, есть сферы, где уже применяется простая ЭП. В данной статье рассмотрим, как и где можно использовать механизм простой ЭП уже сейчас и без проблем.

Что такое простая электронная подпись?

«Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом» (п.2 ст.5 63-ФЗ «Об электронной подписи»). То есть пароли, коды подтверждения по e-mail, SMS, USSD – все это элементы простой ЭП.

Что нужно знать при использовании простой электронной подписи?

В соответствии со ст.9 63-ФЗ «Об электронной подписи» для обеспечения юридической силы документа необходимо определить лицо, использующее простую ЭП. Обычно это происходит при личном посещении подписантом той организации, которая выдает ключи ЭП. Подписант предъявляет документ, удостоверяющий личность (определение лица, использующего ЭП) и получает ключ электронной подписи.

Если ключ простой ЭП генерируется онлайн, без очной встречи сторон с подтверждением личности подписанта, определить лицо, использующее электронную подпись, будет невозможно. Следовательно, электронные документы, подписанные такой подписью, не обладают юридической силой, а являются лишь «заявлениями о намерениях» и означают согласие стороны с условиями сделки, но не участие в ней.

Применение варианта без подтверждения личности подписанта оправдано, когда услуги предоставляются в рамках оферты. В этом случае подписание электронного документа ни к чему не обязывает подписанта и заключение договора сторонами произойдет путем присоединения к условиям оферты при выполнении существенных условий, описанных в ее тексте (использование простой ЭП может быть лишь одним из таких условий).

В каких процессах уже используется простая электронная подпись?

Простая ЭП активно применяется в сервисах онлайн-банкинга для физических лиц. В большинстве случаев используется пара логин-пароль и одноразовые SMS или USSD-коды подтверждения операций. Идентификация подписанта происходит по паспорту в отделениях банка при получении дебетовой или кредитной карты, к которой привязаны услуги онлайн-банкинга.

Онлайн-страхование – тот случай, когда стороны не встречаются лично, если не наступит страховой случай (это разрешено Законом РФ от 27.11.1992 №4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации»). Простую ЭП использует сам страхователь при оформлении заявки на покупку полиса, тем самым подтверждая правильность заполнения данных и соглашаясь на их обработку. Договор страхования считается заключенным сторонами при акцепте оферты, опубликованной страховщиком. Для этого страхователь на сайте страховщика выполняет действия по оформлению страхового полиса и оплачивает страховую премию.

Также простая электронная подпись получила распространение в области государственных услуг для физических лиц и в сфере коммунального хозяйства.

Где и как могла бы еще использоваться простая электронная подпись?

Рассмотрим модель использования простой ЭП при обмене электронными документами между юридическими (организация) и физическими (потребитель) лицами:

  • Потребитель должен ознакомиться с правилами использования простой ЭП. Данные правила могут быть опубликованы в виде оферты либо содержаться в договоре на оказание услуг.
  • Организация, перед тем как выдать ключ ЭП, определяет личность подписанта (путем сверки с документом, удостоверяющим личность). Это может происходить при заключении договора на обслуживание или приобретении потребителем какого-либо продукта.

Где же можно реализовать данную модель? И для чего в этом случае может понадобиться ЭП?

Механизм простой ЭП можно с успехом использовать в сфере услуг связи. Например, ключ электронной подписи может содержаться в SIM-карте оператора связи. При покупке SIM-карты абонент предъявляет удостоверяющий документ – так происходит подтверждение личности подписанта. В дальнейшем потребитель может подтверждать смену тарифного плана или приостановку действия услуг, используя свой мобильный телефон. Для этого не понадобится заводить личный кабинет на сайте оператора связи (прощайте, забытые пароли!) или посещать его офис.

Для простой ЭП найдется место и в отношениях удаленного сотрудника с работодателем. В этом случае работник может подтвердить результаты своего труда в виде отчетов, текстов, изображений, видеозаписей и прочего контента. Правда, вначале работнику все же придется лично встретиться со своим работодателем или его уполномоченным представителем.

Применение механизма простой ЭП должно быть интересно и учебным заведениям, предоставляющим образовательные услуги дистанционно или через филиальную сеть. Подписывать электронные документы могут абитуриенты и студенты, агенты и региональные представители. Причем через регионального представителя может происходить как идентификация личности учащегося, так и выдача ключа ЭП.

Заключение

Несмотря на некоторую специфику использования простой электронной подписи, ее можно применять уже сейчас при соблюдении норм 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Сокращение материальных и временных издержек на обслуживание клиентов, расширение продаж за счет дистанционного канала – это лишь некоторые из преимуществ, которые дает использование механизмов электронной подписи. При этом именно простая ЭП является самым дешевым и удобным вариантом электронной подписи в документообороте с физическими лицами.

Кто знает, может быть, сейчас ваши конкуренты занимаются внедрением простой электронной подписи?

Автор: Александр Валеев, аналитик Synerdocs

Как пользоваться электронной подписью, чтобы на меня не оформили кредит?

Новые технологии внедряются в нашу жизнь, но мы не привыкли доверять им так просто. Взять электронную подпись: сколько же она вызывает вопросов! Может, недаром ЭП боятся? Ведь были случаи, и квартиры с её помощью крали. Так ли страшен электронный ключ — разбираемся вместе.

Об ЭЦП замолвите слово…

Электронная подпись — не росчерк на бумаге и не штрих-код. Это особый и уникальный набор символов, который защищён криптографиечскими механизмами. Набор знаков не повторим и хранит информацию о владельце. По сути, ЭП — это флэшка, на которой хранится код.

Подписью вы закрепляете любой электронный документ, ключ подтверждает, что бланк подписали именно вы. Исправить или отредактировать документ с ЭП нельзя. Самый надёжный вид, усиленная квалификационная подпись, приравнивается к ручной подписи и имеет 100% юридическую силу. Именно поэтому опасаются электронного ключа.

Так ли страшна ЭП?

Для бизнеса и предпринимателей подпись-ключ жизненно необходима. Она заверяет все документы, которые в электронном виде организация направляет в налоговую, Пенсионный фонд и другие ведомства. Для «физика» оформление подписи — добровольное. Но ключ практически на 100% сведет ваше общение с госструктурами в онлайн-формат. Вам не придётся даже документы лично подписывать — для этого есть ключ.

Боятся ЭП из-за незнания: многие думают, что электронную подпись кто-то скопирует или взломает. И тогда на обладателя ключа посыплются тоннами кредиты, долги и прочие неприятности. Это не так: ключ невозможно взломать, он создан на основе сложнейшего математического алгоритма. Повторить, скопировать или подделать ЭП нельзя. Также невозможно взломать документ, заверенный ключом. Бланк сразу станет недействительным.

Какие преимущества у ЭП?

В первую очередь — это экономия вашего времени. Вы можете легко подписать любые бумаги и направить их по электронной почте в официальные ведомства. Например, вы можете подписать ЭП договор дарения и передать квартиру детям. Но одаряемые должны быть совершеннолетними и для сделки им понадобится свой ключ.

Каждый ключ уникален, он определяет авторство владельца. Криптозащиту квалифицированных ЭП сертифицирует ФСБ, их невозможно подделать. В основе подписи лежат сложные алгоритмы, ключ очень сложно вскрыть и он становится недействительным, если его взломал нерадивый злоумышленник.

Как защитить себя и электронную подпись?

Чтобы выжить в «цифровом мире», придётся играть по его правилам.

a. Относитесь к флэшке ответственно, храните её в надёжном месте.

b. Оставляйте сканы документов только в государственных органах, просите не снимать копии с паспорта частных охранников для пропуска.

c. Проверяйте записи о собственниках юрлиц на ФНС, воспользуйтесь разделом «Электронные сервисы», страница «Риски бизнеса: проверь себя и контрагентов».

d. Внимательно проверяйте ФИО на квитанциях ЖКХ.

e. Проверяйте кредитную историю хотя бы раз в полгода: два раза в год это можно сделать бесплатно.

f. Отслеживайте информацию на портале Госуслуг о своей собственности. Если кто-то попытался взломать ваш аккаунт и пришло уведомление — бейте тревогу и пишите службе безопасности.

j. Возникли подозрения — берите выписку из ЕГРН.

Меня обманут с помощью ЭП?

Проблемы с ЭП действительно могут быть. Во-первых, если ключ-флэшку украдут. Тогда мошенники могут подписать любые документы от имени владельца ЭП. Например, тот же кредитный договор, если заём получают удалённо.

Первая электронная цифровая подпись в России появилась в 1994 году, но использовали её только госструктуры. А первая в истории «кража» квартиры с её помощью произошла в 2018 году. Москвич едва не остался без жилья из-за пробелов в законе об электронной подписи. Мошенники получили доступ к персональным данным собственника и оформили по «липовой» нотариальной доверенности неквалицифицированную подпись в удостоверяющем центре. С помощью подписи злоумышленники через сайт Росреестра «передарили» квартиру жителя столицы некоему жителю Уфы. Подробнее о такой мошеннической схеме «Выберу.ру» писал в материале «Квартиру «увели» в интернете, или как крадут жильё на законных основаниях?». В этой же статье мы подробно говорили о том, как защитить себя и своё жильё.

А кредит оформить могут?

В мае появились первые случаи мошенничества с оформлением кредита при помощи простой ЭП. Кредит оформляли сами владельцы подписей, а сотрудники банков добавляли к договору дополнительные услуги, о которых люди не знали. Из-за этого существенно вырастал долг по кредиту. Как пишет «Коммерсант», произошло такое впервые в «Почта-Банке». Вместе с кредитным договором клиенты получали ненужную страховку, медицинскую и юридическую поддержку и другие услуги.

Остановить прогресс невозможно, поэтому держите руку на пульсе. Чем раньше вы обнаружите обман, тем быстрее сможете наказать мошенников и исправить ситуацию.

Пришла беда — отворяй наш канал на Дзене.

Правда и мифы о деньгах в Instagram

Подписаться

Что такое электронная подпись и чем она полезна предпринимателю

Руководитель бизнеса с электронной подписью не ходит по госучреждениям и не стоит в очередях. Ему не нужно возить декларации в налоговую, пакеты документов в МФЦ и подавать в офлайне заявку на тендер, а потом возвращаться в эти учреждения за документами с визой чиновников. Вместо этого предприниматель оформляет документы из дома и офиса.

Рассказываем, когда электронная подпись полезна предпринимателю, как ее получить и использовать.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись — реквизит документа, он подтверждает, что подпись принадлежит владельцу. Подпись фиксирует, что информация в документе не менялась с момента подписания и исключает искажение данных. Об электронной подписи в федеральном законе № 63

Чтобы использовать электронную подпись, гражданин получает сертификат ключа проверки подписи в удостоверяющем центре. Минкомсвязь России аккредитовало 500 удостоверяющих центров, они есть во всех крупных городах.

Вместе с сертификатом в удостоверяющем центре выдают ключи электронной подписи, их хранят одним из трех способов:

  • на внешнем носителе: флешке, защищенном ключевом носителе, внешнем жестком диске;
  • в реестре операционной системы на жестком диске компьютера;
  • в облачном сервисе. Для входа на сервис пользователь вводит пароль и дополнительно подтверждает операции с помощью приложения на смартфоне.

Почему нужна квалифицированная электронная подпись

В России используют три вида электронной подписи. Только квалифицированная подпись подходит для работы с госучреждениями и юридически значимым электронным документооборотом.

Простая подпись. Это пара из логина и пароля, их используют для входа во «ВКонтакте», «Одноклассники» и на сайт Госуслуг. Логин и пароль подтверждают авторство документа, но не исключает изменения в нем. Документ с простой подписью не имеет юридической силы.

Неквалифицированная подпись. Она подтверждает авторство документа и неизменность информации. Подходит для электронного документооборота внутри компании и с внешними контрагентами, если те подпишут соглашение и признают ее юридическую силу. Не подходит для работы с остальными контрагентами, а также госучреждениями и торговыми площадками.

Квалифицированная подпись. Эту подпись выпускает аккредитованный Минкомсвязи удостоверяющий центр. Для работы подписи нужны программы, которые сертифицирует ФСБ. Документ с квалифицированной подписью имеет юридическую силу без дополнительных соглашений, она подходит для работы с госучреждениями и торговыми площадками.

Отдельные государственные органы требуют, чтобы квалифицированная подпись содержала дополнительные свойства. Удостоверяющий центр добавляет их по заявлению предпринимателя, когда выпускает подпись. Дополнительные свойства нужны торговым площадкам, таможне, Росреестру и Федресурсу.

Электронная подпись для ИП и ООО

C помощью электронной подписи предприниматели регистрируют бизнес, работают с налоговой, таможней, участвуют в торгах на электронных площадках. Подпись используют для электронного документооборота с контрагентами.

Новый бизнес. Гражданин заполняет заявление на регистрацию ИП через программу. Ее можно скачать с сайта налоговой и отправить полный пакет документов прямо из дома: подписанная форма заявления, квитанция об оплате госпошлины, скан паспорта. ООО регистрируют так же, только документов больше.

Налоговая отчетность. Предприниматель сдает налоговые декларации через личный кабинет на сайте ФНС. Сдавать отчетность онлайн могут все предприниматели, которые по закону не платят НДС.

Регистрация кассы. Бизнесмену не нужно носить кассу и документы в налоговую, как это делали раньше. Достаточно загрузить на сайт ФНС заявление на регистрацию кассы, и налоговая пришлет регистрационный номер. Завершить процесс регистрации можно на кассе или в кассовой программе.

Продажа алкоголя и маркированных товаров. Для работы с ЕГАИС и продажи алкоголя к кассе подключают защищенный носитель с электронной подписью. С марта 2019 года электронная подпись нужна продавцам сигарет, позднее — магазинам обуви, одежды, духов, автошин, белья и фототехники.

Электронные торги. С электронной подписью предприниматели участвуют в тендерах на федеральных и коммерческих электронных торговых площадках. Она нужна, чтобы отправить конкурсную документацию, участвовать в тендере и подписать контракт.

Таможенные декларации. Если предприниматель работает с иностранными поставщиками или продает товары на экспорт, он может удаленно подавать таможенные декларации.

Электронный документооборот с контрагентами. Через систему электронного документооборота сдают отчетность в налоговую, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования. Таким же способом можно отправить контрагенту договор, акт выполненных работ и счет-фактуру.

Сертификат электронной подписи на специальной флешке — защищенном ключевом носителе «Рутокен ЭЦП 2.0». Вставляется в компьютер для работы с госучреждениями, в кассу — для продажи алкоголя и маркированного товара

Как получить электронную подпись

Квалифицированную электронную подпись выдает аккредитованный Минкомсвязи удостоверяющий центр. Обычно для получения подписи достаточно заполнить заявку на сайте центра и приехать в точку выдачи. Предприниматель берет с собой три документа:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • печать, если она есть.

На месте он подписывает заявление на получение электронной подписи и согласие на обработку персональных данных. Выпуск электронной подписи занимает 15 минут, срок ее действия — год.

Электронная подпись для руководителей бизнеса

Не ходите в госучреждения и не стойте в очередях — получите сертификат электронной подписи и оформляйте документы онлайн.

Удостоверяющий центр Дримкас Крипто выдает сертификат на любые цели, от 1000 ₽.

Подробнее


Как пользоваться электронной подписью

Чтобы работать с госучреждениями, торговыми площадками и подписывать электронные документы, предприниматель получает электронную подпись. В дополнение к подписи ему нужно настроить рабочее место. Вот что для этого требуется.

Компьютер с операционной системой Windows. Программы для использования подписи можно установить на MacOS и Linux, но настроить их самостоятельно трудно: потребуется писать команды в Терминале и ставить специальный браузер.

Программа КриптоПро CSP. Работает с электронной подписью, которая записана на внешний носитель или в реестр операционной системы.

Плагин для браузера КриптоПро ЭЦП. Расширение нужно для работы с сайтами, где подписывают документы. Плагин доступен для пяти популярных браузеров. Отдельные государственные сайты, например портал Госзакупок, принимают подпись только в Internet Explorer.

Программы для подписи электронных документов. Нужны, если предприниматель подписывает электронные документы для контрагентов. Файл с подписью можно отправить любому партнеру, у которого есть электронная подпись. Это не работает в одностороннем порядке: обе стороны ставят подписи и проверяют чужие, для этого у них должно быть настроено рабочее место.

Что нужно знать об электронной подписи

  1. Электронная подпись заменяет рукописную подпись и печать — позволяет вести юридически значимый документооборот.
  2. Для работы с госучреждениями, торговыми площадками и электронным документооборотом нужна квалифицированная электронная подпись.
  3. Предприниматель получает электронную подпись в аккредитованном Минкомсвязи удостоверяющем центре.
  4. Чтобы пользоваться электронной подписью, нужно установить программу и плагин для браузера.

Поможем с настройкой рабочего места

У сотрудников Дримкас Крипто 10 лет опыта работы в удостоверяющих центрах и сфере информационной безопасности. Мы делаем сертификаты быстро и без ошибок и помогаем клиенту решать бизнес-задачи.

Выпустим подпись и научим с ней работать.

Подробнее


Как подписать документ электронной подписью

Электронная подпись выполняется быстро и просто с помощью DocuSign eSignature

Электронные подписи, как и наше решение DocuSign eSignature, представляют собой законный способ цифровой защиты утверждений для документа, контракта или набора документов. Электронные подписи могут заменить вашу рукописную подпись, чтобы ускорить практически любой бумажный процесс подписи вручную.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись, как и подписи, созданные DocuSign eSignature, представляет собой символ или другие данные в цифровом формате, которые прикрепляются к электронному документу и принимаются «подписавшим» или получателем запроса на подпись.Чаще всего электронные подписи представляют собой изображение физической подписи. Электронные подписи создаются онлайн и применяются к онлайн-документам. Вместо того, чтобы физически подписывать ручкой, вы получаете по электронной почте запрос на подпись. Все «подписание» происходит онлайн.

Зачем нужны электронные подписи?

Электронная подпись документов экономит время, снижает потребность в бумажных процессах и предлагает гибкость для подписания документов практически из любого места и на большинстве устройств.DocuSign eSignature может помочь вам:

  • Ускорение рабочих процессов
  • Совершать транзакции с доверием
  • Исключить ручные подписи

Экологичная электронная подпись DocuSign экономит вам в среднем 36 долларов на одно соглашение за счет сокращения реальных затрат, включая бумагу, почтовые расходы и печать.

Для чего можно использовать электронную подпись DocuSign?

Используйте для подписи решение №1 в мире электронной подписи:

  • Договоры купли-продажи
  • Документация о новом аренде
  • Обработка счетов
  • Заказы на закупку
  • Отчетность о расходах
  • Соглашения с поставщиками
  • Внутреннее соответствие
  • NDA Письма о намерениях

Попробуйте онлайн-подписку бесплатно.

Цифровые подписи и электронные подписи — это одно и то же?

Термины «цифровая подпись» и «электронная подпись» часто используются как синонимы, но на самом деле они разные. Цифровые подписи — это тип электронной подписи, обеспечивающий дополнительный уровень безопасности. И электронные подписи, такие как DocuSign eSignature, и цифровые подписи имеют обязательную юридическую силу.

Законны ли электронные подписи?

Да. Электронные подписи имеют юридическую силу в большинстве деловых и личных транзакций почти во всех странах мира.Узнайте больше в этом блоге.

Электронные подписи могут использоваться для подписания документов любых форм и размеров, в том числе:

  • Письма-предложения
  • Договоры купли-продажи
  • Разрешение
  • Договоры аренды / лизинга
  • Освобождение от ответственности
  • Финансовые документы

Как использовать DocuSign eSignature для электронной подписи документа или PDF-файла?

  1. Подпишитесь на бесплатную пробную версию DocuSign eSignature и войдите в систему.
  2. Выберите «Создать»> «Подписать документ», затем загрузите электронный документ или PDF-файл.
  3. Выберите «Подписать» и следуйте инструкциям по электронной подписи документа или PDF-файла.

Как создать и отправить документ или PDF-файл для электронной подписи?

  1. Откройте письмо с просьбой поставить цифровую подпись для документа.
  2. Щелкните ссылку. Ваш документ должен открываться в средстве электронной подписи, таком как приложение DocuSign eSignature.
  3. Согласен на электронную подпись. Вас могут попросить согласиться подписать. После подтверждения согласия и если документ был отправлен через DocuSign eSignature, вы должны увидеть теги с инструкциями по запуску или подписи.
  4. Щелкните каждый тег подписи и следуйте инструкциям, чтобы добавить свою электронную подпись там, где требуется подписать или инициализировать.
  5. Сделайте подпись, чтобы сохранить информацию о вашей подписи.
  6. Подтвердите свою подпись, нажав кнопку «ЗАВЕРШИТЬ». Появится сообщение о том, что вы закончили, и отправитель автоматически получит ваш подписанный документ.

Безопасно ли электронное подписание документов?

DocuSign защищает вашу строго конфиденциальную информацию, шифруя и делая каждый документ очевидным. Варианты аутентификации помогают доказать, что подписывающие лица являются теми, кем они были названы во время подписания, помогая гарантировать, что ваши документы не будут отозваны в суде. С DocuSign безопасность ваших документов, аутентификация электронной подписи и безопасность системы являются главными приоритетами. Узнайте больше в этом блоге.

Теперь, когда вы лучше разбираетесь в электронных подписях, подпишитесь на бесплатную пробную версию DocuSign eSignature и попробуйте сами подписать документы с помощью электронной подписи.

Как создать электронную подпись в Microsoft Word [Обзор 2021 года]

Microsoft Word имеет удобную встроенную функцию, которая позволяет пользователям создавать и добавлять документы с электронной подписью.

Несмотря на свою популярность, Word несколько ограничен в отношении более широкой функциональности, когда дело доходит до электронных подписей, что делает Word устаревшим программным обеспечением для многих организаций, которые могли бы извлечь выгоду из перехода на более специализированные платформы электронной подписи, такие как PandaDoc и DocuSign.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись, также известная как электронная подпись, представляет собой просто оцифрованную форму традиционной физической подписи, упрощающую подписание документов. Как и стандартная собственноручная подпись, электронные подписи служат в основном для доказательства того, что подписавший одобрил данный документ.

Кроме того, многие люди считают, что электронные подписи делают документы более профессиональными, что очень важно при попытке создать правильный имидж в деловом мире.

Зачем нужны электронные подписи?

Электронные подписи намного быстрее в использовании, чем традиционные подписи, поскольку вам не нужно распечатывать, физически подписывать, а затем сканировать документ обратно отправителю. Электронные подписи нужно создать только один раз, а затем их можно быстро и легко добавить в любой будущий документ.

Электронные подписи важны для тех, кому нужно часто отправлять подписанные документы. Такие команды, как отдел продаж, менеджеры по контрактам и практически любой владелец или администратор бизнеса, могут получить от их использования огромную выгоду.

При правильном использовании цифровая подпись также имеет юридическую силу, как и настоящая подпись. Их также можно зашифровать, поэтому их можно безопасно использовать даже в важных и конфиденциальных документах.

Зачем нужна электронная подпись в Microsoft Word?

Microsoft Word — универсальное программное обеспечение для обработки текстов, используемое предприятиями и частными лицами во всем мире для создания документов. Поскольку он так широко используется, многие люди предпочитают добавлять электронные подписи к документам в Word, чтобы увеличить скорость обработки документов.

Основным преимуществом добавления электронных подписей в документы Word является то, что большинство из них уже используют программное обеспечение для создания и редактирования своих документов.

Однако, хотя это может быть наиболее очевидным преимуществом, убедитесь, что ваша организация действительно может поддерживать вариант использования электронных подписей, прежде чем двигаться дальше с решением.

Выполните следующие необходимые действия, чтобы добавить электронные подписи в документ Microsoft Word (эти действия применимы к версиям Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365):

1.Поместите курсор в то место, где вы хотите разместить строку подписи в документе Word.

2. Перейдите на вкладку «Вставка» и в разделе « Text» щелкните « Signature List », а затем « Microsoft Office Signature Line ».

3. Заполните поля о деталях подписи во всплывающем окне настройки и выберите свои предпочтения для поля подписи.

4. Щелкните правой кнопкой мыши поле подписи в документе.

  • Нажмите «Выбрать изображение», чтобы выбрать изображение подписи, которое вы уже сохранили.
  • В качестве альтернативы, если вы используете сенсорный экран, вы можете вручную нарисовать свою подпись в поле.
  • Или введите печатную версию своего имени прямо в это поле.

Хотя электронная подпись документов с помощью Word вполне возможна, настройка подписи может быть запутанным процессом. Каждый человек, подписывающий документ, должен будет загрузить документ, открыть его в Word и выполнить шаг 4, чтобы добавить свою подпись или распечатать и подписать его от руки.

Затем вам нужно будет сохранить документ и отправить его обратно отправителю, что только зря тратит время и потенциально оставляет место для человеческой ошибки.

Ограничения использования Word для электронных подписей

Word не разработан как программное обеспечение для электронной подписи, и, хотя его можно использовать для добавления подписей в цифровом виде, есть некоторые пробелы в функциональности, которые ограничивают его потенциальные преимущества.

Самым большим ограничением использования Word является то, что он не может делать то, что другие программы могут делать после того, как вы соберете подпись. Документы подписываются, чтобы согласиться с содержанием документа и повысить легитимность, что часто означает, что их необходимо отправить другим предполагаемым получателям.

Представьте, что ваша компания хочет отправить коммерческое предложение потенциальным клиентам или потенциальным клиентам. Вам нужно сначала создать документ, подписать его в электронном виде, а затем отправить, возможно, десяткам получателей.

Затем этим получателям необходимо прочитать его, решить, заинтересованы ли они в нем, подписать его и отправить обратно. В идеале вы могли бы быстро отправить свой документ списку адресатов, а затем посмотреть, как каждый получатель взаимодействует с документом, прежде чем подписать его. К сожалению, в Word это невозможно.

Еще одним большим недостатком Word является то, что это не самый быстрый способ добавления строк подписи и документов электронной подписи. Это может не быть большой проблемой для тех, кто редко отправляет документы, которые нужно подписать, но для компаний и отделов, которые отправляют большой объем торговых документов, таких как предложения и расценки, использование Word может занять очень много времени.

Что могут предложить другие платформы, чего не может предложить Word?

Существует множество других примеров программного обеспечения, предназначенного для создания, отправки и подписания деловых документов в цифровом виде, например PandaDoc и DocuSign.Эти службы предлагают гораздо более широкий спектр полезных функций, обычно упрощая создание полей подписи и электронных подписей.

PandaDoc, например, предоставляет пользователям обширную базу данных шаблонов, адаптированных к широкому кругу сценариев использования бизнеса, таких как различные типы цитат и предложений, а также внутренние функции, такие как человеческие ресурсы или юридические документы, для ускорения создание качественных профессиональных документов.

Добавление электронной подписи на этих специализированных платформах безболезненно, поскольку часто поддерживаются интуитивно понятные интерфейсы и добавление одним щелчком мыши.После подписания документы можно быстро и легко отправить списку получателей напрямую через само программное обеспечение, и можно будет создать защищенный сертификат подписи.

После отправки документы отслеживаются при использовании таких платформ, как PandaDoc. Показатели средства просмотра, такие как время, проведенное на каждой странице, время, необходимое для подписи, и другие показатели собираются и представляются отправителю автоматически. Эта информация определяет, что работает, а что нет, позволяя компаниям оптимизировать свои торговые документы и со временем повышать их эффективность.

Эти и другие мощные функции означают, что внедрение специализированной платформы электронной подписи и торговых документов может революционизировать способ электронной подписи и значительно упростить весь процесс продаж.

PandaDoc интегрировал с Word, делая ограничения в прошлом.

PandaDoc интегрировал с Word, делая ограничения цифровых подписей проблемой прошлого.

Теперь, не выходя из Word, вы можете быстро отправить свой документ списку потенциальных клиентов или членам внутренней команды.Но это не все! Вы также можете видеть, получил ли ваш документ получатель, с обновлениями статуса, сообщающими вам, подписал он или нет.

Эта интеграция позволяет подписывать существующие документы Word, запрашивать электронные подписи у нескольких получателей и проверять статус документа, не выходя из Word.

Более того, интеграция проста и загружает документы прямо в вашу учетную запись PandaDoc, что упрощает доступ к ним из любого места. Загрузите интеграцию прямо сейчас из Microsoft Marketplace.

Как добавить электронную подпись к документу Word с помощью PandaDoc

PandaDoc позволяет легко добавлять электронные подписи к любому документу. Просто выполните следующие действия:

1. Откройте документ в PandaDoc (либо выбрав сохраненный файл из PandaDoc, либо загрузив файл со своего компьютера или приложения облачного хранилища).

2. Перетащите поле подписи в документ и добавьте необходимые дополнительные поля или текст.

3. Выберите получателей и щелкните отправить .

4. Получатели получат уведомление по электронной почте , в котором они будут напрямую связаны с онлайн-версией документа. Им нужно щелкнуть поле подписи и выбрать, нарисовать, загрузить или ввести свою электронную подпись.

5. Копия документа отправителя обновляется автоматически по мере добавления подписей . Действия с документами можно удобно отслеживать, и, соответственно, отправлять последующие действия. PandaDoc даже создает цифровой сертификат с указанием даты подписи и цифрового идентификатора, обеспечивающего легитимность документа.

Лучший способ электронной подписи деловых и торговых документов

Microsoft Word может быть самым популярным программным обеспечением для обработки текстов как для предприятий, так и для частных лиц, но это не делает его лучшим выбором для электронной подписи.

Сейчас существует огромное количество программного обеспечения, которое больше предназначено для создания электронных подписей и добавления их в документы. Альтернативы Word, такие как PandaDoc и DocuSign, не только делают электронную подпись невероятно простой, но и поставляются с широким набором других инструментов, которые могут расширить ваши возможности с легкостью создавать, отправлять, подписывать и отслеживать большое количество важных деловых документов.

Связанные вопросы

  • Как добавлять подписи в PDF-файлы
  • Как вставлять подпись в документ Word

Легко загружать и скачивать документы Word с помощью DocX Converter

Узнать больше
Отказ от ответственности

Продукты могут быть предоставлены сторонами, не являющимися PandaDoc , услуги, рекомендации или мнения на сайте PandaDoc («Сторонние материалы»). PandaDoc не несет ответственности за изучение или оценку таких Сторонних материалов и не предоставляет никаких гарантий в отношении Сторонних материалов.Ссылки на такие Сторонние материалы предназначены для вашего удобства и не означают одобрения таких Сторонних материалов.

Как использовать электронную подпись: примеры использования для вашего бизнеса

Это захватывающее время, когда внедряется новая технология или процесс…

Мы были поражены простотой, удобством и «крутизной» его использования. Тем не менее, истинная цель любой новой бизнес-инициативы — будь то приобретение компании, изменение местоположения штаб-квартиры или покупка нового программного обеспечения — заключается в обеспечении рентабельности инвестиций.

Часто «новизна» процесса может скрыть от нас его истинный потенциал. Затем, прежде чем вы успеваете моргнуть, прошло пять лет, и вы осели по-своему. Цифровые решения часто способны на гораздо больше, чем мы думаем…

Рассмотрим, например, использование Salesforce. Компании используют эту CRM как эффективный инструмент для сбора и хранения данных о клиентах. Тем не менее, максимальный потенциал этой CRM остается неиспользованным, в результате чего рентабельность инвестиций составляет лишь небольшую часть того, чем она могла бы быть.

Надежные API, синергия приложений, настраиваемые ссылки, оптимизация макета страницы… все уникальные и инновационные функции CRM, которые часто остаются неиспользованными.

Некоторые организации обращаются к компетентным консалтинговым фирмам, чтобы узнать, как они могут получить дополнительную выгоду от Salesforce (или Dynamics 365 для вас, поклонников Microsoft).

То же самое верно и при получении рентабельности инвестиций от вашего решения для электронной подписи. Тем не менее, вы часто можете определить и реализовать дополнительные варианты использования вашего решения электронной подписи, не прибегая к цене сторонних консультантов.

Каждый бизнес может извлечь выгоду, научившись использовать электронную подпись и внедрив платформу электронной подписи, но именно компании, вкладывающие средства в , расширяя своих сценариев использования, получают наибольших преимуществ .А благодаря закону ESIGN 2000 г. и UETA почти каждый бизнес-процесс можно преобразовать в цифровую форму и усовершенствовать с помощью электронной подписи.

Хотя преимущества eSignature по времени, стоимости и опыту работы с клиентами охватывают всех отраслей, ее использование зависит от конкретных потребностей бизнеса. Например, один из способов, которым компании в сфере страхования обычно используют eSign, — это внешние соглашения с клиентскими политиками и их продление; тем не менее, производственные предприятия часто используют электронную подпись для внутреннего использования, например, для передачи складских запасов или спецификаций.

В связи с множеством уникальных потребностей предприятий и отраслей мы разработали пошаговое руководство по поиску ваших уникальных вариантов использования электронной подписи!

Как использовать электронную подпись: Отраслевые сценарии использования

Для начала давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных способов использования электронной подписи.

Мы собрали некоторые из наиболее распространенных способов использования компанией AssureSign инструмента электронной подписи и разделили их по отраслям:

Розничные продажи
  1. Заказы на продажу / поставку и счета-фактуры
  2. Лицензионные соглашения
  3. Соглашения между компанией и конечным пользователем
Людские ресурсы
  1. Посадка
  2. Подтверждения
  3. Расписания
  4. Налоговые формы
Юридические услуги
  1. Связь с коллективным иском
  2. Соглашения об удержании / вознаграждении
  3. Соглашения о конфиденциальности
  4. Соглашения о доверенности
Страхование
  1. Соглашения о политике и уведомления
  2. Документы для рассмотрения претензий
  3. Политика / Продление Услуг
Финансы
  1. Открытие и обслуживание счета
  2. Заявки на получение ссуды
  3. Раскрытие информации

Ваш бизнес, скорее всего, относится к одной из этих пяти отраслей, поэтому вы, возможно, уже начали мозговой штурм, как использовать электронную подпись в своем бизнесе.Это отличное начало для открытия скрытых преимуществ электронных подписей в вашей организации.

Но поскольку мы хотим помочь вам сделать больше вашего предприятия электронной подписи, давайте посмотрим, как вы можете продолжить свой путь к получению максимальной отдачи от своих инвестиций.

Поиск уникальных сценариев использования электронной подписи

Как это делается? За семь лет работы в AssureSign, наш директор по обслуживанию клиентов, Андреа Шварц помогла многим компаниям максимизировать свой потенциал электронной подписи, обнаружив варианты использования в рамках своих конкретных бизнес-процессов.Она разработала план «как использовать электронную подпись», который существующие клиенты AssureSign описывают как «простой, но чрезвычайно полезный» для поиска дополнительных вариантов использования электронной подписи.

Вот план развития Андреа:

Шаг 1 — Схема

Этот шаг выглядит по-разному в зависимости от процесса, рабочего процесса или отдела, который вы пытаетесь описать. Использование блок-схемы может быть полезно, но убедитесь, что вы организовали макет таким образом, чтобы это было целесообразно для вашей бизнес-модели.

На этом этапе сконцентрируйтесь на отображении своих цифровых или потенциально цифровых бизнес-процессов :

  • Внутреннее оформление документов
  • CRM / DMS / ERP и документооборот
  • взаимодействие с внешними системами и / или клиентами
Шаг 2 — Анализ

Теперь, используя схему, которую вы создали на шаге 1, ваша цель — найти сценарии, в которых внедрение процесса электронной подписи может способствовать повышению эффективности и производительности.Чтобы найти эти варианты использования, задавайте вопросы, которые дают информацию, которую вы ищете. Каждый бизнес уникален, но эти вопросы помогут вам начать:

  • Как ваши сотрудники взаимодействуют с вашей CRM / DMS / ERP?
  • Являются ли внешние или внутренние утверждения частью ваших рабочих процессов?
  • Должны ли внешние или внутренние утверждения быть частью ваших рабочих процессов?
  • Как в настоящее время обрабатываются входящие документы?
  • В чем неэффективность этого процесса, рабочего процесса или отдела?

Не забудьте включить на этом этапе ваш самый ценный ресурс… ваших сотрудников! Никто не знает вашего бизнеса больше, чем вы и ваши сотрудники.Выделите время, чтобы разложить доску и провести 20-минутный аналитический центр на тему «Как использовать электронную подпись»… они поблагодарят вас позже!

Шаг 3 — Исследование

Если вы не знаете, с чего начать, мы поможем вам!

Для тех, кто плохо знаком с миром электронной подписи, наша электронная книга «Начало работы с технологией электронной подписи » является чрезвычайно полезным (и бесплатным) ресурсом. Независимо от того, какого поставщика электронной подписи вы выберете, это электронное руководство демонстрирует, как компании, подобные вашей, используют электронные подписи, и поможет найти полезные ресурсы при планировании внедрения.

Шаг 4 — Редизайн

После того, как вы обрисовали в общих чертах и ​​проанализировали свои текущие процессы и изучили стратегии внедрения, пришло время изменить дизайн систем, которые следует заменить на eSigntures. Опять же, не бойтесь использовать свои ресурсы. Попросите своих сотрудников помочь в мозговом штурме, как вы можете изменить текущие шаги, или, что еще лучше, спросите компанию, которая успешно внедрила электронные подписи в своей организации.

Реализация сценариев использования электронной подписи

Поиск начальных и дополнительных вариантов использования электронной подписи — не ракетка, если в вашем распоряжении необходимые ресурсы.Использование этой стратегии сопоставления идей для идентификации как общей , так и уникальной электронной подписи делает простую задачу максимизации электронной подписи.

Если вы новичок в электронной подписи, хотите найти новые варианты использования или хотите сменить поставщика, наша электронная книга « Начало работы с электронной подписью» является ценным ресурсом. Используйте его, чтобы удовлетворить все ваши потребности в электронной подписи, одновременно оптимизируя свою платформу для максимальной эффективности — независимо от того, какого поставщика электронной подписи вы используете!

Щелкните ниже, чтобы получить бесплатную копию электронной книги «Начало работы с технологией электронной подписи»

Директор по работе с клиентами

Использование электронных подписей

Федеральное законодательство, принятое в 2000 году, Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (Закон об электронной подписи), сделало электронные подписи и электронные контракты столь же юридически обязательными, как и традиционные бумажные контракты, подписанные чернилами.Следовательно, цифровая подпись для электронного документа — это то же самое, что собственноручная подпись для бумажного документа. Однако цифровая подпись может обеспечить дополнительные гарантии и безопасность при связывании электронного документа с подписывающим лицом. Получатель документа с цифровой подписью может проверить, что документ исходит от лица, чья подпись прилагается, и что документ не был изменен с момента его подписания. Кроме того, лицо, подписывающее документ, не может впоследствии утверждать, что его цифровая подпись была подделана.

Термин «электронная подпись» — это общий, технологически нейтральный термин, который относится к множеству способов, которыми человек может указать свою связь с электронным документом. Примеры включают:

  • символ — звуковой или голосовой отпечаток
  • имя, набранное в конце электронного письма
  • цифровую форму собственноручной подписи
  • уникальный пароль, код или PIN-код
  • биометрические данные (сканирование сетчатки глаза) , отпечатки пальцев и т. д.)
  • цифровая подпись, созданная с использованием технологии шифрования

Закон об электронной подписи не определяет, что такое электронная подпись или какие технологии могут или должны использоваться для ее создания.Закон устанавливает только то, что электронные подписи во всех их различных формах имеют юридическую силу, и оставляет на усмотрение свободного рынка, какие методы будут использоваться.

Многие виды электронных подписей обеспечивают очень низкую безопасность. Если кто-то использует небезопасный метод (например, отсканированное изображение собственноручной подписи), он может быть украден и использован в мошеннических целях. Украденные подписи могут стать такой же распространенной проблемой, как мошенничество с кредитными картами и украденные пароли.

GFOA рекомендует правительствам штата и местным властям продолжать улучшать электронный доступ к своим услугам и информации для других государственных органов и общественности. Когда личность контакта и / или содержание полученной информации должны быть подтверждены, рекомендуется использовать безопасную форму электронной подписи.

Правительствам следует искать решения, которые обеспечивают следующее:

  • К соответствующему документу прикреплена постоянная подпись (например, через PDF-файл или аналогичный документ, который нельзя изменить или с помощью соответствующего шифрования).
  • Постоянно ведется аудит электронной подписи.
  • Если в документы внесены изменения, он автоматически предупредит читателя об этих изменениях.

Кроме того, правительству следует учитывать следующее при настройке своей политики электронной подписи:

  • Оценить риск мошенничества, ошибки или неправомерного использования различных типов электронных подписей.
  • Оцените рентабельность различных альтернатив электронных подписей.
  • Проконсультируйтесь со своим юрисконсультом о последствиях использования электронных подписей.
  • Разработайте планы сохранения и удаления электронной информации и доступа сотрудников к такой информации.
  • Обратитесь к экспертам по технологиям.
  • Выполняйте периодический обзор и повторную оценку, если необходимо.

Примечания:

В этом году округ Трэвис был выбран для присуждения награды GFOA за выдающиеся достижения за образцовую демонстрацию лучшей практики GFOA по использованию электронной подписи.Чтобы узнать больше об электронной форме для раскрытия информации о «связанных сторонах» округа, посетите их страницу вознаграждения.

Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office

В этой статье объясняются цифровые подписи (также известные как цифровое удостоверение), для чего они могут использоваться и как вы можете использовать цифровые подписи в следующих программах Microsoft Office: Word, Excel и PowerPoint.

В этой статье

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись — это зашифрованный электронный штамп аутентификации цифровой информации, такой как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы.Подпись подтверждает, что информация исходила от подписавшего и не была изменена.

Сертификат подписи и центр сертификации

Сертификат подписи Для создания цифровой подписи у вас должен быть сертификат подписи, удостоверяющий личность. Когда вы отправляете макрос или документ с цифровой подписью, вы также отправляете свой сертификат и открытый ключ.Сертификаты выдаются центром сертификации и, как и водительские права, могут быть отозваны. Сертификат обычно действителен в течение года, после чего подписывающая сторона должна обновить или получить новый сертификат подписи для установления личности.

Центр сертификации (CA) Центр сертификации — это организация, похожая на нотариуса. Он выдает цифровые сертификаты, подписывает сертификаты для проверки их действительности и отслеживает, какие сертификаты были отозваны или срок действия которых истек.

Что гарантирует цифровая подпись?

  • Подлинность Подписавшая сторона подтверждена как подписывающая.

  • Целостность Содержимое не было изменено или подделано с тех пор, как оно было подписано цифровой подписью.

  • Отсутствие отказа от авторства Доказывает всем сторонам происхождение подписанного контента. Под отказом понимается действие подписывающего лица, которое отрицает какую-либо связь с подписанным контентом.

  • Нотариальное заверение Подписи в файлах Word, Excel или PowerPoint, которые имеют отметку времени от безопасного сервера отметок времени, при определенных обстоятельствах имеют силу нотариального удостоверения.

Чтобы дать эти гарантии, создатель контента должен поставить цифровую подпись контента, используя подпись, которая удовлетворяет следующим критериям:

  • Цифровая подпись действительна.

  • Сертификат, связанный с цифровой подписью, является текущим (не просроченным).

  • Подписывающее лицо или организация, известная как издатель, являются доверенными.

    Важно: Подписанные документы с действительной меткой времени считаются имеющими действительные подписи, независимо от возраста или статуса отзыва сертификата подписи.

  • Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается подписывающему издателю авторитетным центром сертификации (CA).

Верх страницы

Строки подписи в Word и Excel

Строка подписи напоминает типичный заполнитель подписи, который может появиться в печатном документе.Однако все работает иначе. Когда строка подписи вставляется в файл Office, автор может указать информацию о предполагаемой подписывающей стороне и инструкции для подписывающей стороны. Когда электронная копия файла отправляется предполагаемой подписывающей стороне, это лицо видит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрашивается. Подписывающее лицо может:

  • Введите подпись или

  • Выберите изображение подписи, сделанной чернилами, или

  • Напишите подпись с помощью функции рисования на ПК с сенсорным экраном

Когда подписывающий добавляет к документу видимое представление подписи, в то же время добавляется цифровая подпись для аутентификации личности подписывающего.

Важно: Документ с цифровой подписью становится доступным только для чтения, чтобы предотвратить изменения.

Создайте строку подписи в Word или Excel

  1. В документе или на листе поместите указатель в то место, где вы хотите создать линию подписи.

  2. На вкладке Вставить в группе Текст щелкните список Строка подписи , а затем щелкните Строка подписи Microsoft Office .

  3. В диалоговом окне Настройка подписи введите информацию, которая будет отображаться под строкой подписи:

    • Предлагаемая подписывающая сторона Полное имя подписывающей стороны.

    • Предлагаемый титул подписывающего лица Заголовок подписывающего лица, если таковой имеется.

    • Предлагаемый адрес электронной почты подписывающего лица Адрес электронной почты подписывающего лица, если необходимо.

    • Инструкции для подписывающей стороны Добавьте инструкции для подписывающей стороны, например «Перед подписанием документа проверьте правильность содержания».

  4. Установите один или оба из следующих флажков:

    • Разрешить подписывающей стороне добавлять комментарии в диалоговом окне «Подписать». Разрешить подписывающей стороне указать цель для подписи.

    • Показывать дату подписи в строке подписи Дата подписания документа будет отображаться вместе с подписью.

Совет: Чтобы добавить дополнительные строки подписи, повторите эти шаги.

Примечание: Если документ остается неподписанным, появляется панель сообщений Подписи .Щелкните Просмотреть подписи , чтобы завершить процесс подписи.

Верх страницы

Подпишите строку подписи в Word или Excel

Когда вы подписываете строку подписи, вы добавляете видимое представление своей подписи и цифровую подпись.

  1. В файле щелкните правой кнопкой мыши строку подписи.

    Примечание: Если файл открывается в режиме защищенного просмотра, щелкните Все равно редактировать , если файл из надежного источника.

  2. В меню выберите Знак .

    • Чтобы добавить печатную версию своей подписи, введите свое имя в поле рядом с X .

    • Чтобы выбрать изображение вашей письменной подписи, нажмите Выбрать изображение .В диалоговом окне Select Signature Image найдите местоположение файла изображения подписи, выберите нужный файл и нажмите Select .

      Примечания:

      • Для клиентов, использующих китайскую (традиционную или упрощенную), корейскую или японскую версии, появляется опция Stamp Signature Line .

      • Кроме того, вы можете подписать строку подписи, дважды щелкнув строку подписи.Введите свое имя рядом с X . Или на панели подписи в разделе Запрошенные подписи щелкните стрелку рядом с подписью. В меню выберите Знак .

    • Чтобы добавить собственноручную подпись (только для пользователей планшетных ПК), подпишите свое имя в поле рядом с X с помощью функции рукописного ввода.

    • Щелкните Подпись .

    • Кнопка Подписи Кнопка отображается в нижней части документа или рабочего листа.

На следующем изображении показана кнопка Подписи .

Верх страницы

Удаление цифровых подписей из Word или Excel

  1. Откройте документ или лист, содержащий видимую подпись, которую вы хотите удалить.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши строку подписи.

  3. Нажмите Удалить подпись .

  4. Щелкните Да .

Примечание: Кроме того, вы можете удалить подпись, щелкнув стрелку рядом с подписью на панели подписи .Щелкните Удалить подпись .

Верх страницы

Невидимые цифровые подписи в Word, Excel или PowerPoint

Невидимая цифровая подпись, такая как видимая строка цифровой подписи, обеспечивает подлинность, целостность и происхождение документа. Вы можете добавлять невидимые цифровые подписи в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

Подписанные документы будут иметь кнопку Подписи внизу документа. Кроме того, для подписанных документов информация о подписи появляется в разделе Информация , который вы видите после щелчка по вкладке Файл .

Верх страницы

Добавление невидимых цифровых подписей в Word, Excel или PowerPoint

Чтобы защитить подлинность содержимого документа, вы можете добавить невидимую цифровую подпись.Подписанные документы имеют кнопку Подписи внизу документа.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Щелкните Информация .

  3. Нажмите Защитить документ , Защитить книгу или Защитить презентацию .

  4. Нажмите Добавить цифровую подпись .

  5. Прочтите сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите ОК .

  6. В диалоговом окне Подписать в поле Цель для подписи этого документа введите цель.

  7. Щелкните Подпись .

После того, как файл подписан цифровой подписью, появляется кнопка Подписи , и файл становится доступным только для чтения, чтобы предотвратить изменения.

Верх страницы

Удаление невидимых цифровых подписей из Word, Excel или PowerPoint

  1. Откройте документ, лист или презентацию, содержащую невидимую подпись, которую вы хотите удалить.

  2. Щелкните вкладку Файл .

  3. Щелкните Информация .

  4. Щелкните Просмотреть подписи .

  5. Вернется представление документа, рабочего листа или презентации, и появится панель Подписи .

  6. Рядом с именем подписи щелкните стрелку .

  7. Нажмите Удалить подпись .

  8. Щелкните Да .

Верх страницы

Создайте электронную подпись на вашем Android

Вам необходимо получить срочный документ за подписью клиента.Вы в пути. Только телефон с собой.

Что еще хуже, погода плохая, движение на дорогах сумасшедшее, и у вас нет времени вернуться в офис или в копировальный магазин раньше. Что вы делаете?

Легко! Используйте SignEasy — и создайте электронную подпись на своем устройстве Android.

Хорошо, если вы пропустили памятку, электронные подписи — это просто подписи, которые вы подписываете на своем цифровом устройстве — это может быть ваш рабочий стол, ваш смартфон или планшет.

Как работают электронные подписи?

Электронные подписи можно проверять и отслеживать таким образом, что они имеют такую ​​же юридическую силу, как и собственноручные подписи.

Сколько стоит решение для электронной подписи? Разве это не дорого?

Android-приложение

Signeasy для электронной подписи — лучшее решение для электронной подписи по соотношению цены и качества на рынке для малого и среднего бизнеса и, по мнению наших клиентов, самое удобное приложение на рынке, поскольку оно предлагает отличные функциональные возможности.

В отличие от многих компаний, которые взимают плату за использование документа, SignEasy основан на подписке, основанной на количестве пользователей, необходимых для вашего бизнеса.

Наши планы действительно предлагают неограниченное количество документов, так как мы понимаем, что некоторым нашим пользователям необходимо отправлять сотни документов каждый месяц.

Электронные подписи гораздо более выгодны по цене, чем стоимость физических бумажных копий, которые требуют покупки бумаги, печати, сканирования, транспортировки и хранения всех ваших самых важных документов.

Электронные подписи обычно гораздо быстрее получают и отправляют, чем системы онлайн-отправки факсов.

Какое ограничение на количество подписей для каждого документа?

Не существует ограничений на количество подписей, которые каждое подписывающее лицо может поставить на документе SignEasy.

Насколько безопасны электронные подписи на устройствах Android?

В приложение для электронной подписи SignEasy для устройств Android встроено много средств безопасности, так как все данные шифруются при хранении и при их перемещении.Для любых важных данных мы рекомендуем вам установить 4-значный пароль при входе в систему.

Хорошо, так насколько легко подписаться на моем телефоне?

Электронную подпись на устройстве Android легко. Вы можете импортировать (загрузить) существующую собственную электронную подпись и использовать ее.

Вы можете импортировать подпись на свое устройство Android из электронной почты, из облачной системы, с SD-карты или даже переслать ее из электронной почты.

Кроме того, вы можете подписаться самостоятельно или попросить кого-нибудь подписать, поставив подпись прямо на документе с помощью нашей системы подписи, похожей на чернила.

Также легко подписаться лично!

Могу я попросить кого-нибудь подписать документ, кто не стоит рядом со мной?

Со своего устройства Android вы можете запросить подпись у другого человека, запросив подпись по электронной почте.

Могу ли я самостоятельно подписаться на своем устройстве Android?

Вы можете легко самостоятельно подписать на своем устройстве Android, даже если в одном документе есть несколько подписантов! Просто добавьте свой адрес электронной почты в список подписавших, и вы будете включены в поток подписи.

Как мне узнать, подписан ли мой документ другими сторонами?

Вы получите уведомление по электронной почте, когда ваш документ будет подписан другими сторонами.

Кроме того, на панели инструментов SignEasy вы увидите под документами те, которые еще не рассмотрены, и те, которые были завершены.

Если вы хотите отправлять автоматические напоминания, вы можете установить флажок перед отправкой запроса.

Узнайте больше о том, как создать электронную подпись на устройстве Android, здесь.

Позволяет ли SignEasy вносить другие поправки в документ на моем устройстве Android?

Помимо подписи и датировки документов, SignEasy позволяет добавлять текст, изображения и флажки или переключатели — насколько это хорошо?

Какой объем памяти телефона займет приложение SignEasy на моем устройстве Android?

Когда вы загружаете приложение SignEasy, оно занимает всего 70 МБ.

Синхронизируется ли мое мобильное приложение SignEasy для Android с другими устройствами?

Каждое устройство, на котором вы используете SignEasy, будет синхронизироваться с другими устройствами.Так, например, если вы войдете на свой телефон Android, при следующем входе в систему с другой платформы, такой как планшет или компьютер, вы увидите последнюю версию.

Даже если вы не в сети, вы все равно можете подписать, и когда вы в следующий раз подключитесь к сети, синхронизация произойдет — вот как:

Могу ли я хранить подписанные документы в облаке?

После того, как вы создали электронную подпись на своем устройстве Android, вы можете легко уменьшить объем хранилища данных на телефоне, поскольку SignEasy интегрируется с несколькими вариантами облачного хранилища, чтобы вы могли импортировать документы из облака.

Вы также можете сохранить подписанные документы обратно в облако.

SignEasy поддерживает все самые популярные облачные решения для хранения данных.

Как передать подписанные документы через устройство Android?

С помощью электронной подписи на устройстве Android в приложении SignEasy можно легко искать, переименовывать и удалять документы!

Вы можете поделиться со всеми нашими сторонними интегрированными облачными системами или по электронной почте. Узнайте больше в нашем коротком видео.

Изображения любезно предоставлены Pixabay под лицензией Creative Commons CC0.

Разница между влажными, цифровыми и электронными подписями

Что вы представляете, когда слышите слово «подпись?» 50 лет назад у всех нас был бы один и тот же ответ, но сегодня «чернила на бумаге» — не единственный вариант авторизации документа или транзакции.

Вот что вам нужно знать о трех основных категориях подписей (мокрые, цифровые и электронные подписи) и о том, как они могут облегчить (или затруднить) бизнес-процессы.

Что такое мокрая подпись?

Мокрая подпись создается, когда человек физически отмечает документ. В некоторых культурах это делается путем написания имени стилизованным курсивом (или даже простой буквой «X») на листе бумаги. Исторически сложилось так, что многие культуры использовали печати с таким же эффектом. В обоих случаях слово «влажный» подразумевает, что подпись требует времени, чтобы высохнуть, поскольку она, вероятно, была сделана чернилами или воском.

Что такое электронная подпись?

Существуют различные юридические определения электронных подписей, но чаще всего этот термин относится к подтверждению или принятию электронного сообщения, транзакции или документа. Вот несколько примеров:

  • Напечатанное имя в конце электронного письма.
  • Напечатанное имя в электронной форме или документе.
  • Изображение собственноручной подписи на переданном факсе.
  • Персональный идентификационный номер (PIN), введенный в банкомате банка.
  • Нажатие «согласен» или «не согласен» в электронном контракте с «условиями использования».
  • Рукописная, но цифровая подпись, сделанная на сенсорном устройстве, таком как планшет или смартфон (иногда называемая «динамической подписью»).

Что такое цифровая подпись?

Иногда называется криптографической подписью, цифровая подпись может добавить целостности электронной подписи. Это часто достигается с помощью сертификата полномочий, такого как сертификат Windows, чтобы гарантировать действительность подписавшего (автора и владельца подписи).

Стороны по обе стороны от цифровой подписи могут также определить, был ли связанный с ней документ с электронной подписью изменен или изменен каким-либо образом, что сделало бы его недействительным. Цифровые подписи также часто используются для электронных сообщений, которые подписываются частным ключом дешифрования отправителя и проверяются любым лицом, имеющим доступ к открытому ключу шифрования отправителя; это дополнительно гарантирует, что обе стороны являются теми, кем они себя называют, и что содержание сообщения не было изменено или перехвачено.

Цифровые и электронные подписи часто используются как синонимы, но многие электронные подписи лишены дополнительной защиты, обеспечиваемой цифровой подписью.

Некоторые распространенные способы использования цифровых подписей включают электронные налоговые формы, заявки на получение разрешений на ведение бизнеса и онлайн-заявки на поступление в колледж.

Требуются ли разные подписи для разных целей?

Использование мокрой, электронной или цифровой подписи оставлено на усмотрение вовлеченных сторон. С тех пор, как в 2000 году вступил в силу Закон об электронных подписях в мировой и национальной торговле (ESIGN), электронных подписей имели такой же юридический статус, что и мокрые подписи. Тем не менее, некоторые организации и частные лица по-прежнему предпочитают собственноручные подписи.

Закон ESIGN сохраняет право стороны использовать или принимать мокрые подписи, даже если рассматриваемая документация является электронной. Таким образом, обычно каждая организация может создать свою собственную политику в отношении подписей.

Как эффективно и эффективно обрабатывать подписи?

Многие бизнес-процессы требуют подписей, будь то контракт, счет-фактура или даже финансовая ссуда.Мокрые подписи, как правило, замедляют процессы из-за их зависимости от физической бумаги, но даже электронные подписи могут стать препятствием, когда кто-то не может своевременно подписать документ.

Организации работают с максимальной эффективностью, когда электронные подписи включены в автоматизированный бизнес-процесс, как те, которые вы можете создать с помощью системы управления корпоративным контентом (ECM). Например, как показано на следующем видео, если менеджер забывает подписать счет, автоматическая система может отправить ему напоминание по электронной почте по прошествии определенного периода времени.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.