Тайм менеджмент для руководителя: Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил

Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил

Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.

Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью его эффективного использования. Грамотное управление временем приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.

3 распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме.

Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними  и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу.

Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

10 правил тайм-менеджмента

Теперь, когда вы знаете, что управление временем не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.

Правило №1 – планирование действий

Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:

• Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будут подробно записаны на бумаге или в электронном документе, они больше походят на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.

• Заранее составляйте план на день. По возможности, это надо делать вечером накануне дня, для которого формируется план.
  Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь, делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.

• Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.

Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10% от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.

Правило №2 – точная формулировка целей

Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.

Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему, цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.

Правило №3 – фиксирование плана действий

Просто записывать цели на лист бумаги или на другой носитель не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.

В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.

Правило №4 – устанавливайте приоритеты

Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:

• А – наиболее важные задачи.
• Б – задачи средней значимости.
• В – менее важные поручения.

Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это значит, что надо выявить те самые 20% усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.

Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:

1. Срочные и важные.
2. Важные и не срочные.
3. Срочные и не важные.
4. Не важные и не срочные.

Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. Их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на другие срочные задачи.

Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным, по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.

Правило №5 – концентрация на главном

Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.

• Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
• Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
• Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.

Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете, они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.

Правило №6 – анализируйте полученный опыт

В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы вернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.

Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным выполнением конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается «серфинг» в социальных сетях и потакание другим «хронофагам». Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.

Правило №7 – не забывайте про отдых

Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае, в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы за ним же не лучший вариант.

Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).

Правило №8 – ведение хронометража

Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.

Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.

Правило №9 – использование ожиданий

Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается. Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела. Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.

Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.

Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.

Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.

Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.

Тайм-менеджмент для руководителя — цели, методы, планирование

Руководителю бизнеса любого масштаба важно грамотно распределить свое рабочее время, наполненное деловыми звонками, встречами, совещаниями, срочными и не очень задачами. Чем выше должность, тем шире круг обязанностей, в которые может входить не только управление персоналом, но и общение со значимыми клиентами, партнерами, контролирующими организациями. Разберемся, какие методики и инструменты помогают оптимизировать работу руководителя.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он руководителю

В переводе с английского тайм-менеджмент означает управление временем. Это целая методика с многочисленными рекомендациями для людей самого разного рода занятости. Задача тайм-менеджмента для руководителя – оптимизировать собственное расписание, сэкономить время на малозначительных делах в пользу более важных задач. Тайм-менеджмент помогает повысить эффективность – и самого руководителя, и всего бизнеса, которым он управляет. В основе этой науки приемы из психологии, экономики, социологии.

Как мотивация влияет на эффективность

Когда любой человек крайне заинтересован в своем деле, у него все получается, работа «горит» в руках, и он достигает все новых высот. Этот эффект распространяется и на руководителя, а если он еще и заряжает своей энергией подчиненных, результаты не заставят себя ждать. Однако одного желания добиться цели мало для того, чтобы научиться оптимизировать свое время. Поэтому психологи рекомендуют прибегать к хитрости: начинать день с выполнения самых рутинных и неприятных обязанностей. Давно не можете взяться за отчет, подготовить предложение для крупного клиента или провести тренинг среди сотрудников? Подумайте о том, как легко будет продолжать работу, когда этот груз свалится с плеч.

Настроиться на выполнение сложных задач и замотивироваться вам помогут следующие методы:

1. Особые ритуалы. Наверняка у вас есть ритуал, которому вы следуете перед выполнением сложных задач. У кого-то это чашка кофе, у кого-то любимая музыка. Главное, чтобы это занятие воодушевляло, настраивало на рабочий лад, побуждало начать действовать и получить повод уважать самого себя.
2. Кнут и пряник. Замотивируйте себя и подчиненных обещанием награды за достижения цели. Это может быть банкет, денежная премия, коллективное мероприятие. Рассмотрите и негативные последствия недостаточно эффективной работы и постоянно напоминайте о них.
3. Разделение на части. Решиться начать сложную и объемную работу непросто. Однако задачу наверняка можно упростить – разделить на несколько пунктов и переходить от простых к сложным постепенно.

Постановка целей

Цель – желаемый результат, которого нужно достичь за определенный отрезок времени. Именно постановка целей помогает руководителю оценить затраты усилий, времени и объем дивидендов. Цели определяют приоритеты, а приоритеты формируют план действий. Целями, которых можно достичь с помощью тайм-менеджмента, руководителя могут быть:

• составление рабочего плана. Определив точный алгоритм действий, наладив рабочий процесс, получится сократить бесконечный поток консультаций, звонков, вопросов – все эти проволочки и уточнения отнимают массу времени и у начальника, и у подчиненного;
• налаживание коммуникаций. Помните игру в сломанный телефон? Многие деловые, уверенные в себе брутальные взрослые люди «играют» в нее до сих пор. Создание стандартов общения, иерархии компании, использование мессенджеров и корпоративной электронной почты поможет наладить общение и повысить эффективность всей команды;
• делегирование полномочий. Многие руководители не могут доверить повседневные дела подчиненным, потому что не уверены в их компетентности или готовности их качественно выполнять. Поработайте над подготовкой персонала пару дней, чтобы обеспечить себе несколько часов рабочего времени на постоянной основе.

Напишите свои цели на листе бумаги и установите напротив каждого пункта дату его реализации. Повесьте список на видное место или положите в ближний ящик, куда заглядываете каждый день. Это напоминание позволит не забыть о том, что вы обещали самому себе, и не погрязнуть в текучке ежедневных дел. По своей срочности цели могут быть:

• стратегические – направлены на оптимизацию работы всей компании;
• перспективные – «долгоиграющие» задачи;
• тактические – требующие решения в реальном времени.

Цели руководителя могут быть личными или глобальными, связанными с деятельностью всей компании. Многих целей удается достичь, выбрав правильную тактику мотивирования сотрудников. Финансовые премии – довольно эффективный инструмент, однако если бюджет ограничен, попробуйте предложить им самореализоваться, получить признание, новые профессиональные навыки, работая над определенным проектом.

Формируя цели, важно трезво оценивать свои возможности. Не пытаться прыгнуть выше головы, но и не мельчить. Старайтесь следовать схеме: желание – возможность – цель. Все три звена этой цепочки должны быть равноправными: желания не превышать возможности, цели достигаться путем разумного компромисса между многочисленными факторами, стоящими на пути.

Планирование

Планирование – это способ проложить путь от существующей на сегодняшний день ситуации к поставленной цели на вашем листе бумаги. В бизнесе, как правило, планирование направлено на увеличение прибыли, укрепление репутации бренда, повышение влиятельности на рынке. Планирование необходимо, чтобы достичь цели в несколько этапов и сэкономить время. Наиболее распространены в планировании два критерия:

1. Максимальный. На выполнение особо важных задач выделяется большая часть имеющегося времени.
2. Минимальный. Достичь цели необходимо как можно быстрее, в минимально сжатые сроки.

Руководителю нужно определить, какой из критериев подходит под конкретный случай, разработать план для оптимизации времени. Для долгосрочного плана с советских времен пользуется популярностью период продолжительностью 5 лет. Его удобно разделить на этапы для анализа – полгода, год, 2–3 года и т. п. Во многих современных компаниях отчетность анализируют по месяцам или кварталам. Это удобно при тактическом планировании. Минимальный критерий краткосрочного планирования – один рабочий день.

Как оптимизировать рабочий день

Золотой стандарт планирования – расстановка приоритетов. Выделите первоочередные задачи, которые не требуют отлагательств и их обязательно нужно выполнить в этот день. К таким пунктам, например, относятся запланированные встречи. Следите, чтобы череда встреч не была беспрерывной – если одна хоть немного затянется, опоздаете на все остальные. Это также может заставить вас нервничать, что негативно скажется на результатах общения с партнерами, коллегами или клиентами.

Грамотно спланировать день вам также помогут следующие советы:

• Выделяйте в отдельную группу «гибкие» задачи, выполнение которых возможно в любое время дня, в отличие от «жестких», привязанных к датам или времени. Их тоже следует систематизировать по степени важности – если не успеваете выполнить все, то начинайте с самых важных.
• Трезво оценивайте затраты времени на объемные задачи. Если в полном покое вы можете выполнить ее за три часа, то подумайте о том, что вас наверняка отвлекут рабочие звонки, внезапные визиты сотрудников или иные непредусмотренные дела. Выделяйте время с запасом, а если останется лишний час – потратите его на «гибкие» задачи.
• Обозначьте для сотрудников время, когда вас нельзя отвлекать. Сделайте рассылку по корпоративной почте, предупредите секретаря, а если его нет – повесьте табличку с предупреждением на дверь кабинета.
• Найдите, кому делегировать задачи. Проанализируйте свой штат и выделите нескольких человек, которым можно доверить выполнение части ваших обязанностей, если в сутках вам не хватает часов. Задача руководителя – лично решать только самые важные задачи и курировать деятельность подчиненных, а не делать все самому.
• В плане необходимо отражать не только сами дела, но и результат, к которым они должны привести. Не просто позвонить партнеру, а договориться о сотрудничестве, например. Это позволит сконцентрироваться на цели.
• Найдите время в своем графике для собственного развития – семинаров, тренингов, курсов повышения квалификации. Наверняка там вы узнаете, что-то новое, что поможет повысить вашу личную эффективность и в перспективе сэкономить время и силы.

Метод «Альпы» для планирования рабочего дня

Эта методика довольно эффективна и считается одной из самых популярных в тайм-менеджменте руководителя. Она подразумевает соблюдение следующей строго последовательности действий:

1. Определение задач.
2. Оценка необходимых временных затрат на их выполнение.
3. Выделение времени на их решение в графике.
4. Выявление приоритетных пунктов, делегирование ряда заданий.
5. Контроль над исполнением.

Анализ «АВС»

По аналогии с первыми буквами английского алфавита, суть этого метода сводится к четкому разделению задач на виды. Вот его основные принципы:

1. Составление списка задач.
2. Установка приоритетов и очередности выполнения.
3. Маркировка категории важности каждой задачи (А, В и С, соответственно).
4. Задачи из категории А решает руководитель с самыми высокими полномочиями (не более 15 % задач от общего списка).
5. Задачи из категории В распределяются между доверенными сотрудниками с высокими полномочиями (20 % от общего списка).
6. Задачи из категории С обязательно делегируются сотрудникам ввиду своего наименьшего значения.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод помогает разделить задачи по степени важности и определить, кто их будет решать. Задачи сортируют следующим образом:

1. Самые важные и не требующие промедления – решает непосредственно руководитель.
2. Неважные, но срочные задачи – делегируются персоналу.
3. Важные, но несрочные – руководитель решает сам, но позже.
4. Неважные и несрочные – распределяются между сотрудниками или откладываются на потом.

Мы рассказали вам лишь об основах тайм-менеджмента для руководителя, но даже эти правила способны значительно повысить эффективность – и вашу, и вашего бизнеса. Следуя этим рекомендациям, вы сможете продуктивнее использовать свое время добиться результатов за меньший срок. Удачи!

Управление временем. Советы руководителю, кратко — Личный опыт на vc.ru

1051 просмотров

Нехватка времени – данность вашего образа жизни как руководителя. У вас очень много дел, забот и Вы даже начинаете подозревать, что начали жить на работе, жить работой. Если пролема нехватки времени актуальна, то пора активизировать тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент для руководителя:

• Ставить правильные цели и каскадировать в свои подразделения
• Выстраивать точную систему координат для команды
• Организовать работу подчиненных (их тайм-менеджмент) — чтобы они успевали выполнять свои функции не «умирая на работе»
• Соблюдать режим дня, чтобы быть в рабочее время в хорошем тонусе.

Как реализовать это все? Для начала следует поговорить о действиях: расстановка приоритетов, постановка и каскадирование целей, чувство времени и планирование дел.

Теперь о каждом немного подробнее:

Расстановка приоритетов.

Важно определить, от каких задач, которые Вы выполняете сейчас – получаете наибольший результат. Руководителям и собственникам особенно важно знать: для успеха не нужно делать все дела, нужно делать лишь те, что приносят результаты и доход.

Постановка и каскадирование целей.

Чтобы достичь результата, нужно поставить четкую, измеряемую цель. Определите необходимые задачи, которые нужно выполнить, для достижения цели. Распределите финансовые и человеческие ресурсы, которые необходимы для выполнения задач и достижения цели. Затем закрепляйте за каждым сотрудником задачи и зону ответственности.

Лайфхак: при распределении задач, помните – человек обычно не любит выполнять чужие цели, а если Вы простроите нить от целей сотрудника до Вашей цели, то на задачу уйдет меньше времени.

Чувство времени.

Чувство времени — это некий внутренний голос, который подсказывает, сколько времени уйдет на то или иное дело. Доехать до работы — 40 минут, попить чая — 10 минут. Однако стоит заметить, что чувство времени это как раз таки чувство, а не сознательный подсчет.

Чувство времени есть абсолютно у всех людей, но у каждого, в своей степени. Это навык и его можно развивать. Есть простые механики по развитию чувства времени, о них рассказывается в курсе “Тайм-менеджмент для первых лиц”. Развитие этого чувства очень быстро даст отдачу в виде лучшей организованности вашего времени. Это почти как управленческая интуиция, только со временем.

Планирование дел.

Планирование рабочего дня и процессов необходимо для бизнеса, как план по постройке дома. Если плана нет, сначала привезут черепицу, потом начнут делать фундамент. Когда сделают фундамент, окажется что еще нет материала для стен. Пока сделают стены — сгниет черепица. Потом выяснится, что к фундаменту забыли подвести канализацию и так далее.

Планирование времени руководителей может быть жестким и гибким. Жесткое — наметить четкий план, где каждое дело выполняется в определенное время, как расписание.

Гибкое — наметить список дел, но выполнять их тогда, когда это актуально, то есть учитывать условия и ориентироваться на свое состояние.

Начните планировать свои дела. Так Вы освободите себе большое количество времени и обеспечите выполнение самых главных и важных задач.

В тайм-менеджменте есть множество техник, которые помогают уставать меньше и успевать больше. Мы передали все нужные инструменты тайм-менеджмента руководителя в курсе “Тайм-менеджмент для первых лиц”.

Успевайте больше, уставайте меньше, достигайте целей.

Тайм-менеджмент для руководителей // Тренинг Михаила Бакунина

Тайм-менеджмент для руководителей // Тренинг Михаила Бакунина

Особенность работы руководителя в том, что перед ним стоит много разноплановых задач. Необходимо самостоятельно планировать рабочий день, и расставлять приоритеты для себя и подчиненных. Поэтому управление временем — одна из ключевых компетенций успешного руководителя. На тренинге руководители и собственники бизнеса осваивают приемы эффективной организации и использования рабочего времени. Мы работаем с наиболее распространенными проблемными зонами: планирование, делегирование и расстановка приоритетов.

В ходе тренинга мы разбираем основные моменты делегирования и постановку задач подчиненным. Менеджеры и собственники бизнеса учатся грамотно расставлять приоритеты и достигать целей. Отдельно мы разбираем выбор планировщиков и их настройку под свои потребности.

В результате участники получают инструменты для организации рабочего времени, и возможность повысить эффективность работы компании.

Пограмма

Планирование личного и рабочего времени

Управленческое планирование

Целеполагание. Декомпозиция целей

Пожиратели времени — Хронофаги

• Личные хронофаги
• Хронофаги в организации
• Как устранять хронофаги

Инструменты тайм-менеджмента

• Работа с календарём
• Инструменты коммуникации
• Почта и мессенджеры
• Планировщики задач и ежедневник

Принятие решений

Делегирование и постановка задач

Управление рабочим временем команды

Тайм-менеджмент для руководителя

Есть такая профессия – работать 24 часа в сутки, без выходных и отпусков. Называется «руководитель». Начиная собственное дело, мы посвящаем ему все свое время, контролируем каждую мелочь. Но когда бизнес масштабируется и растет, это становится реальной проблемой.

Вот как эту проблему решает молодой бизнесмен Игорь.

В своем магазине оргтехники он выполняет массу функций: от разработки стратегии развития до личного участия в продажах и закупках. Заметив, что времени на отдых и семью остается все меньше, а эффективность работы снижается, Игорь решает изменить правила игры.

Синдром микроменеджмента

Главная проблема Игоря в том, что он стремится контролировать каждую мелочь, лично участвовать в принятии всех решений.

Этот недуг называется микроменеджмент. Он ворует время Игоря, а его сотрудников превращает в безынициативных подчиненных.

Чтобы избавиться от этой привычки, Игорю необходимо:

• Объяснить ситуацию сотрудникам, чтобы те останавливали его, когда он в следующий раз снова решит проконтролировать выбор ручек для переговорной.
• Научиться доверять подчиненным, а не навязывать сразу свой способ решения проблем.
• Освоить навыки эффективного делегирования, чтобы использовать потенциал сотрудников по максимуму.

Цезарь в каждом из нас

Новые задачи никогда не ждут, когда Игорь разберется со старыми. Он старается решать их в порядке поступления, то есть все сразу. Это приводит к работе в постоянном режиме многозадачности.

Однако уже давно известно, что эта привычка не делает нас более продуктивными. Мы тратим впустую до 40% времени, пытаясь совместить несовместимые дела.

Наш мозг не в состоянии сосредоточиться сразу на нескольких задачах, внимание делится между ними и ни одна не выполняется в полной мере. А уровень стресса растет.

Устав делать сто дел одновременно, Игорь решает, наконец, планировать рабочий день заранее и научиться концентрироваться на текущей задаче.

Планировать день по блокам

• Ежедневно уделять минут по 20 на список To-Do и приоритезацию задач в нем. Это старый, всем известный инструмент тайм-менеджмента, но он реально работает и повышает производительность. Поступающие задачи Игорь фиксирует в Evernote, расставляя приоритеты с помощью тегов: работа, которую нужно сделать «1-сейчас», «2-в ближайшее время», «3-позже», «4-когда-нибудь».
• Утром, после обеда и в конце рабочего дня он выделяет по 15 минут на работу с электронной почтой. Письма тоже сортируются по приоритетам. На срочные письма, а также те, на которые можно ответить за 2 минуты, отвечаем сразу. Важные помечаем звездочкой, а к другим можно вернуться позже. В остальное время вкладка почты закрыта и уведомления отключены.
• Отдельный временной блок Игорь выделяет для ответа на звонки: по 20 минут каждые 3 часа. Когда телефон отключен, звонящий слышит автоответчик, который предлагает оставить голосовое сообщение.
• Все интересные новости и статьи, встречающиеся в течение дня, Игорь отправляет в закладки. После 1-1,5 часов напряженной работы можно сделать короткий перерыв и вернуться к ним. Но с некоторыми сайтами нужно быть осторожным. На том же Facebook ничего не стоит зависнуть на полдня. Такие сайты у Игоря занесены в список StayFocused. Через 10 минут нахождения на них плагин предупреждает о необходимости возвращаться к работе и блокирует страницу.

Исключить отвлекающие факторы

• Подчиненные Игоря постоянно забегают к нему со своими вопросами, проблемами. Процесс переключения с одной задачи на другую требует времени. Но Игорь не может просто взять и закрыть дверь. Поэтому он установил «часы приема» – время, когда он доступен для вопросов. В другие часы беспокоить его не рекомендуется, за исключением форс-мажоров.
• Игорь оставил привычку проводить митинги и совещания в своем кабинете. Он выделил небольшое помещение под конференц-зал и теперь может просто встать и уйти после обсуждения интересующих его тем, вместо того, чтобы дожидаться, когда разойдутся остальные участники.
• Офис Игоря находится сразу за торговым залом магазина. Его постоянно окружает суета, громкие голоса и шум улицы из окна. Чтобы не отвлекаться на все это, он установил веб-приложение – генератор белого шума, создающий ненавязчивый монотонный звук, подавляющий все остальные.
• Когда скапливается немного работы, не требующей участия коллег (например, нужно проверить отчеты), Игорь старается перенести ее в ближайшее кафе. Это позволяет отключиться от офисной рутины и поработать в спокойной обстановке, за чашечкой кофе.

Если вы, как и Игорь, вступили в борьбу за собственное время, то легкой победы не ждите. Привычка планировать и соблюдать планы за один день не появится. А окружающие будут всячески мешать достижению цели.

Хотите узнать, как оптимизируют свои рабочие процессы успешные руководители? Посмотрите курс «Тайм-менеджмент для руководителей и исполнителей» и научитесь быстро проводить совещания, делегировать рутинные задачи и находить время для отдыха.

Вы и ваши коллеги можете пройти этот курс бесплатно. Получите демо-доступ к курсам Eduson на 14 дней для всей компании.

Попробовать 14 дней бесплатно

Тайм-менеджмент на практике: опыт региональных руководителей

Представители сибирского бизнеса методом проб и ошибок пришли к своим сложившимся моделям тайм-менеджмента. На фото — основатель инвестиционной платформы «Мегаполис» Валерий Черкасов. Фото предоставлено Валерием Черкасовым

Тайм-менеджмент многолик и напоминает чашу Петри с размножающимися теориями. Каждый, кто всерьез берется за самоорганизацию, рано или поздно приходит к собственной системе планирования. «Континент Сибирь» решил разобраться, какие из ныне популярных методик личного планирования востребованы среди сибирских руководителей. Что работает на практике, а от чего представители топ-менеджмента предпочли отказаться.

Популярные системы планирования

В основу техник планирования опрошенных «Континентом Сибирь» руководителей легли популярные теории XX и XXI века. Начнем с экспресс-обзора некоторых из них.

Система Стивена Кови

Основана на пирамиде ценностей Бенджамина Франклина и Матрице управления временем Эйзенхауэра.

Пирамида Франклина — это комплексная система постановки долгосрочных целей. Снизу вверх движемся от жизненных ценностей к глобальным целям, генеральному плану, стратегическому плану на 3–5 лет, среднесрочным задачам на 1–2 года и делам на неделю, день.

Дневные и недельные дела сортируем по матрице Эйзенхауэра: срочное-важное, несрочное-важное, срочное-неважное, несрочное-неважное. По Кови, у эффективных людей 65–80% дневных задач находятся в квадрате «несрочное-важное».

GTD (Getting things done)

Ключевая мысль системы — достижение кристально чистого сознания для эффективного принятия решений. Для этого необходимо «выгрузить» все задачи и цели из головы в другой физический носитель (ящик с записками, приложение, таблицы эксель).

Упрощенно GTD — это система сортировки информации, дел, задач, идей. Данные проходят по пяти этапам: сбор, обработка, организация, обзор, действия.

«Гибкие» методики и life—management

На втором десятке XXI века в наши будни пришли гибкие технологии семейства Agile. Самыми популярными из них стали «Канбан» и Scrum.

Обе технологии — это горячий привет из 60-х и 80-х годов от компании Toyota.

Ключевой посыл Agile-систем: мир меняется слишком быстро, чтобы позволить себе роскошь долгосрочного планирования. Изменения надо вносить сразу и создавать продукт, актуальный для «завтра», а не для «вчера».

Для agile-методик важна визуализация. Главный инструмент — доска с несколькими столбцами: «будет сделано», «в процессе» и «сделано». Сначала все задачи фиксируются в «бэклоге», оттуда по мере реализации переходят из одной колонки в другую.

В 21-м столетии на Западе переосмыслили тайм-менеджмент и выдали систему под названием life—management, или технология управления жизнью.

Life—management требует стратегического подхода к планам на жизнь через осознание собственной миссии, видения и ценностей. Нужно философски взглянуть на собственную жизнь, а потом оцифровать полученный инсайд в цели и задачи.

Какие техники выбирает топ-менеджмент

В реальной жизни опрошенные «Континентом Сибирь» руководители не придерживаются одной чистой системы, а используют смешанные методики.

Как говорит сооснователь инвестиционной платформы «Мегаполис» Валерий Черкасов, идеальный вариант формируется в процессе и зависит от жизненных ценностей, приоритетов, места проживания: «Я за неделю могу посетить четыре разных города. В таком ритме некоторые теории разбиваются о реалии. Поэтому я использую смешанную методологию, в основе которой лежит Agile», — делится своим подходом собеседник «Континента Сибирь».

В программе Trello Валерий Черкасов распределяет задачи по группам: глобальные цели на пять лет, год, квартал, дела на месяц, неделю и на день. Таким образом, цели на длительный период визуализированы и всегда под рукой. Принципы «Канбан» и Scrum Валерий использует не только в работе, но и в семейном кругу.

Гибкие инструменты — Trello и Basecamp — в ежедневной работе также применяет HR-директор «2ГИС» Екатерина Шахова. Вместе с этим она предлагает не забывать про фундамент тайм-менеджмента. «Ключевое здесь — это приоритизация задач. «Зачем?» важнее, чем «Что?». Зачастую люди тратят много времени на то, что не является основополагающим. Прежде чем браться за задачу, нужно понять, зачем ее делать», — подчеркивает собеседница «КС».

HR-директор «Этажи-Сибирь» Юлия Захарова придерживается принципов life-менеджмента и не разделяет жизнь на работу и личное время, планируя не только свои рабочие будни, но и свободное время и выходные. По ее словам, эффективность и качество жизни от этого только повышаются. Этому подходу она учит своего сына.

С тем, что выходные и нерабочее время необходимо планировать наравне с рабочими буднями, соглашается и директор HeadHunter Сибирь Екатерина Дегтярева. За свою карьеру она пробовала разные методики, вплоть до жесткого менеджмента времени. «Сейчас мой способ планирования — это микс digital-инструментов и бумажных носителей. Блокнотом я пользуюсь, когда нужно что-то быстро записать, потом провожу аудит задач и переношу их в Outlook, в связанные между собой проекты. Все, что привязано ко времени, планирую в календаре Outlook, который синхронизируется с телефоном и личным Gmail-календарем», — рассказывает Екатерина Дегтярева.

По ее опыту, календарное планирование — это хороший способ разгрузить мозг и не нервничать, что можешь что-то забыть или перепутать.

С необходимостью освобождать голову от планов соглашается финансовый директор новосибирской IT-компании Smart Consulting Александра Смеркалова. «Наш мозг предназначен для генерации идей. А если использовать его как архив для хранения данных, то он будет сбоить. Чтобы тайм-менеджмент прижился, советую освобождать мозг путем выгрузки информации на удобный носитель», — делится опытом собеседница «КС».

Как спланировать эффективный день

В теории управления временем «день» — это винтик в машине комплексного планирования, он не может быть сам по себе.

Екатерина Шахова напоминает, что тайм-менеджмент складывается из нескольких уровней. «В планах на год я сразу вношу отпуск всей семьей. Есть планы на месяц, неделю, конкретный день. И на этих уровнях уже происходит регулярный апгрейд. Мы все уже приспособились к тому, что первоначальный план может меняться», — поясняет Екатерина Шахова.

Гибкие инструменты — Trello и Basecamp — в ежедневной работе также применяет HR-директор «2ГИС» Екатерина Шахова. Фото предоставлено спикером

Александра Смеркалова также встраивает день в общую систему. «Все начинается с определения подцелей на месяц. Затем каждое воскресенье я планирую неделю, определяя, какими задачами в какой день буду заниматься. В первой половине дня я решаю главные рабочие задачи. Повторяющиеся процессные задачи приходятся на вторую половину дня. Обязательно закладываю по два часа на внеплановые дела», — рассказывает финансовый директор Smart Consulting.

Вместе с этим она использует различные техники для повышения продуктивности, например, «Время на руках», или «Правило двух минут».

Алгоритм расчета «Времени на руках»: (Время отхода ко сну – Время подъема) – Время на фиксированные (постоянные) задачи = Время на руках.

«Этот инструмент позволяет не распланировать больше времени, чем у меня есть, и предотвратить переработки и выгорание. Ежедневно применяю «правило двух минут». Дело, которое занимает несколько минут, не фиксирую, а выполняю сразу», — говорит Александра Смеркалова.

Екатерина Дегтярева делится своим лайфхаком краткосрочного планирования. По ее мнению, не стоит забивать весь календарь. Если день расписан по полчаса, и вдруг одна встреча задерживается, сыпятся все планы. Лучше оставлять свободные слоты в календаре на случай форс-мажоров.

Юлия Захарова в свою очередь возвращает к принципам Бенджамина Франклина и его пирамиде жизни. «Я планирую день, неделю, также у меня всегда есть цель на жизнь и на ближайший год. Вечером выделяю приоритеты на завтра, что важно для достижения моей цели на следующий день. Перед сном обязательно анализирую результат и при необходимости делаю корректировки», — отмечает Юлия Захарова.

Екатерина Дегтярева считает, что нет смысла фиксировать планы на слишком большой промежуток. Фото предоставлено спикером

Современный тайм-менеджмент не приветствует жесткое планирование дня. Для большинства руководителей это пройденный этап.

«Я против зарисовок в формате: «в 10:00 мне надо сделать вот это…», — говорит Валерий Черкасов. — Раньше я работал по жесткому тайм-менеджменту. Сейчас я предпочитаю получать удовольствие от процесса. Обращаю внимание на то, как я это делаю и зачем. Есть дела, привязанные ко времени, остальные задачи — плавающие. Есть свободное время и ресурсное состояние для их выполнения. Стараюсь не ставить больше трех-пяти ключевых дел на день, так как могут возникнуть операционные задачи».

С ним солидарна Юлия Захарова. По ее словам, раньше она планировала более жестко — 60% доступного ресурса. «Не всегда получалось, и психологически воспринимаешь это как неудачу. Переживаешь или отмахиваешься, и с таким настроем заходишь в следующий день. Сейчас составляю список важных дел и задаю себе вопрос по каждому из них: «Что будет, если какое-то из этих дел не выполню?» — таким образом выбираю топ-3», — отмечает Юлия Захарова.

Александра Смеркалова говорит, что подводит итоги дня и рабочей недели, выставляя оценки по 5-балльной шкале и отвечая на вопрос «Что я сегодня сделала хорошо?». По ее мнению, важно выносить из каждого дня положительные результаты, хвалить себя за их достижение.

Эту мысль продолжает Екатерина Шахова. «Мы постоянно подводим итоги совместно с командой. Это очень важно. Иногда кажется, что бежишь-бежишь, ничего не успеваешь. А потом смотришь, сколько дел наворотили, и радуешься за командный результат!» — резюмирует HR-директор «2ГИС».

Долгосрочное планирование: «за» и «против»

В отношении забега на длинные дистанции сроком на пять и более лет мнения спикеров разделились.

По мнению Екатерины Шаховой, прошлый год показал всем, как долгосрочные планы могут пойти не по плану. Такую точку зрения разделяет и Екатерина Дегтярева. «Нет смысла фиксировать планы на слишком большой промежуток, потому что жизнь и обстоятельства меняются, и в случае с большой целью лучше «есть слона по частям». Я планирую в горизонте одного года. Например, совместные семейные поездки мы всегда ставим в календарь заранее, потому что у мужа тоже не самое простое расписание. Мы фиксируем свободные слоты в наших графиках под отпуск, если хотим провести его вместе. Важное открытие, к которому со временем приходишь: все дела на свете сделать не успеешь. В какой-то момент надо выдохнуть и начать выбирать то, что важнее», — отмечает Екатерина Дегтярева.

Александра Смеркалова считает, что без долгосрочного планирования использовать приемы тайм-менеджмента не имеет смысла. Фото предоставлено спикером

Сторонникам долгосрочного планирования важно понимать, что будет за горизонтом одного года. Александра Смеркалова считает, что без долгосрочного планирования использовать приемы тайм-менеджмента не имеет смысла: «Мои личные цели для меня понятны и определены на ближайшие пять лет, в работе — на один год. Исходя из этого формируется план действий в разрезе месяцев, недель и дней».

Юлия Захарова также выступает в защиту долгосрочного подхода. «Обязательно планирую и на год, и на два, и на пять. На месяц тоже есть основные цели, касающиеся важных аспектов моей жизни: развития, семьи, работы (порядок не учитывает приоритетность, она вообще может меняться», — отмечает HR-директор «Этажи-Сибирь».

От помидора до планерок: что не работает

Не менее интересно рассмотреть забракованные методы тайм-менеджмента. В этом отношении у каждого практика собственная точка зрения, проверенная опытным путем.

Валерий Черкасов отказался от «метода помидора», по которому необходимо сконцентрироваться на решении конкретной задачи, пока таймер отсчитывает 2–25 минут. «Не люблю себя заставлять делать то, что мне не нравится, стараюсь это делегировать. Задачи, которые у меня хорошо получаются, я делаю с удовольствием, и мне не приходится себя ограничивать какими-то условиями», — отмечает собеседник «КС».

В программе Trello Валерий Черкасов распределяет задачи по группам. Фото предоставлено спикером

Юлия Захарова для повышения эффективности командной работы ищет альтернативы планеркам. «Если говорить про менеджмент как управление людьми, не признаю регулярный менеджмент как комплекс эффективных мер в текущих реалиях. Планерки и прочие повторяющиеся мероприятия в моем календаре появляются редко. Могу пропустить, если это не соответствует приоритетам на день, — поясняет Юлия Захарова. — Я за эффективность каждой минуты. Поэтому в моем подразделении нет регулярных встреч с коллегами, планерок по понедельникам, зато есть опрос, индивидуальные встречи по мотивации, обучения по личной эффективности и целеполаганию. Однако планерку как элемент ситуационного менеджмента признаю».

Екатерина Дегтярева отказалась от бумажного ежедневника в классическом виде с расписанием на день. «Время от времени пробую новые программы в формате to do list, но поскольку мы планируем в единой системе корпоративно, главным инструментом остается Outlook», — рассказывает директор HeadHunter Сибирь.

В свою очередь Александра Смеркалова сменила бумажный планировщик на Excel. «Мне не подходят технические инструменты, которые сейчас есть на рынке, как и бумажный планировщик. Пользуюсь нашим внутренним софтом компании, но все же основной инструмент — это Excel. Настроила его под себя и периодически обновляю в зависимости от применения разных методик», — поясняет финансовый директор IT-компании Smart Consulting.

Отдых в режиме цейтнота

Чтобы оставаться эффективным на протяжении дня, когда все срочно и все горит, необходимо научиться правильно отдыхать.

Александра Смеркалова рассказывает про одну хитрость при планировании, которая позволяет выдохнуть между делами. «Закладываю на 10–15 минут больше, чем требует решение задачи. Тем самым даю себе время на отдых и переключение. Важно не реагировать на отвлекающие факторы, иначе не останется временного зазора и возможности выдохнуть. Отключаю все уведомления на телефоне, с электронной почтой работаю в строго определенное время, если только решение задачи не зависит от нее, — отмечает финансовый директор Smart Consulting. — Чтобы быть продуктивной всю неделю, я не работаю и не открываю ноутбук в воскресенье. По субботам полдня занимаюсь обучением и саморазвитием».

Юлия Захарова отмечает, что планирует день, неделю, также у не всегда есть цель на жизнь и на ближайший год. Фото предоставлено спикером

Юлия Захарова чередует работу дома и в офисе и планирует день так, чтобы активности были разными по функциональности и физической нагрузке. «Например, заложила полчаса на работу с этим опросником, потом сделаю пару деловых звонков, после у меня рабочая встреча, далее поработаю с электронными данными. Обед в рамках офиса у меня бывает редко, если работаю дома или в командировке, то в перерыв стараюсь выйти на улицу», — отмечает собеседница «КС».

Валерий Черкасов добавляет в распорядок дня спортивные блоки: «Это помогает мне физически и ментально отдыхать. Есть время, которое я уделяю только себе. В этот момент могу медитировать, о чем-то рассуждать или впадать в состояние, когда ты ни о чем не думаешь. Для меня отдых — это провести время с семьей. У меня три дочери. Мы вместе играем или просто общаемся. Стараемся жить в формате «захотели — встроили в график». Это опять же плюсы гибкого планирования. Если не получилось, то переносишь на неделю вперед-назад», — резюмирует предприниматель.

Редакция «КС» открыта для ваших новостей. Присылайте свои сообщения в любое время на почту [email protected] или через наши группы в Facebook и ВКонтакте Подписывайтесь на канал «Континент Сибирь» в Telegram, чтобы первыми узнавать о ключевых событиях в деловых и властных кругах региона.

Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter

Тренинг тайм-менеджмент для руководителей

Тренинг — Тайм-менеджмент для руководителей

Цель тренинга: научить руководителям наиболее эффективным методам тайм-менеджмента и помочь им достигать больших результатов

Аудитория тренинга: руководители среднего и высшего звена, начальники отделов, старшие специалисты, у которых есть в подчинении сотрудники

Формат и продолжительность: корпоративный формат, 2-3 дня

Программа тренинга тайм-менеджмент для руководителей:

1. Работа руководителя и управление временем

Менеджмент и управление временем

Диагностика ключевых функций руководителя по времени

Стили руководства и подходящие методы управления временем

Личная эффективность руководителя

Эффективные привычки руководителя

 

2. Тайм-менеджмент и эффективность организаций

Культура управления временем в организации

Ценность времени в организации: нормы и правила

Политики и процедуры в управлении временем

Корпоративные тренинги по тайм-менеджменту

 

3. Стили управления временем

Психологические особенности восприятия времени у разных людей

Выявление ведущего стиля управления временем

Создание индивидуальной системы тайм-менеджмента

Использование различных подходов к тайм-менеджменту в зависимости от поставленных задач

 

4. Многообразие подходов к тайм-менеджменту

Основные подходы (краткий обзор тренингов по тайм-менеджменту)

Методики управления временем

Техники и рекомендации от лучших в мире тренеров по тайм-менеджменту

Золотые принципы управления временем

Обзор лучших книг по тайм-менеджменту 

5. Концентрация внимания

Концентрация внимания и качества работы над задачей

Преимущества концентрации внимания

Развитие умения входить в ресурсное рабочее состояние

Техники концентрации внимания на задаче

 

6. Время руководителя и «Обезьяны на спине»

Три составляющие времени руководителя

Тайм-менеджмент во взаимодействии с подчиненными

Перекладывание ответственности: проблемы управления сотрудниками

«Обезьяны» чужих дел на спине руководителя

 

7. Делегирование в тайм-менеджменте

Преимущества делегирования

Что можно делегировать, а что нельзя

Алгоритм эффективного делегирования задач

Делегирование и контроль

 

8. Умение говорить «НЕТ» в практике управления временем

Когда и кому нужно говорить нет

Отказы и согласия в практике тайм-менеджмента

Способы тактичного отказа от предложений и неактуальных дел

Коммуникативные техники и тренировка навыка говорить «нет»

 

9. Тайм-менеджмент в проведении совещаний

Цели, виды и формы совещаний

Подготовка к совещанию, повестка дня

Распределение ролей и технологии проведения совещаний

Рекомендации к действию после проведения совещания

10. Тайм-менеджмент и контроль в работе руководителя

Цели и функции контроля

Виды контроля: предварительный, промежуточный и итоговый контроль

Кейсы по использованию контроля в отношении подчиненных

Механизмы самоконтроля в управлении временем

 

11. Ментальные ловушки в тайм-менеджменте

Природа ментальных ловушек и их влияние

Виды ментальных ловушек, которые забирают энергию от выполнения дел

Тренинг освобождения внутренних резервов и эффективный тайм-менеджмент

 

12. Тайм-менеджмент в управлении проектами

Цели и задачи в управлении проектами

Эффективный тайм-менеджмент управления проектами

Диаграмма Ганта и контроль сроков реализации проекта

Управление проектной командой

 

13. Тайм-менеджмент и будущее

Навыки тайм-менеджмента будущего

Тайм-менеджмент и восприятие изменений

Компетенции будущего

Тайм-менеджмент и новые технологии

 

Хотите задать вопрос по тренингу или получить коммерческое предложение?

 

Поведение главных медсестер и медсестер, работающих в больницах социального обеспечения Тегерана, Иран в 2011 г.

Иран J Nurs Midwifery Res. 2014 март-апрель; 19 (2): 193–198.

Хосейн Эбрахими

¹ Отделение психиатрических сестер, Школа медсестер и акушерства, Тебризский университет медицинских наук, Тебриз, Иран

Рахеле Хоссейнзаде

² Отделение медсестер, Организация социального обеспечения, Лабафинеджад Тегеран, Иран

Mansoreh Zaghari Tefreshi

³ Shahid Beheshti University of Medical Sciences, Тегеран, Иран

Sadaf Hosseinzadeh

⁴ Департамент социальных наук, Тегеранский университет

, Тегеран, Тегеран 9000 психиатрической сестры, Школа медсестер и акушерства, Тебризский университет медицинских наук, Тебриз, Иран

² Департамент сестринского дела, больница Лабафинеджад, Организация социального обеспечения, Тегеран, Иран

³ Шахид Бехешти Университет медицинских наук , Тегеран, Иран

⁴ Департамент Со наук, Тегеранский университет, Тегеран, Иран

Адрес для корреспонденции: Рахеле Хоссейнзаде, Управление сестринского образования, Больница Лабафинежад, Организация социального обеспечения, Тегеран, Иран.Электронная почта: moc.oohay@hedazniessohelehar Авторские права: © Иранский журнал исследований медсестер и акушерок

Это статья в открытом доступе, распространяемая в соответствии с условиями Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported, что разрешает неограниченное использование, распространение, и воспроизведение на любом носителе при условии правильного цитирования оригинала.

Эта статья цитируется в других статьях в PMC.

Abstract

Предпосылки:

Эффективное управление временем считается важным для менеджеров для достижения целей в организации.Старшие медсестры могут повысить свою эффективность и производительность, эффективно используя время. Всегда было много разногласий в понимании того, как старшие медсестры управляют своим временем; Таким образом, настоящее исследование было проведено с целью сравнить понимание старшими медсестрами и штатными медсестрами поведения старших медсестер, работающих в больницах социального обеспечения в Тегеране, Иран, в 2011 году.

Материалы и методы:

Это было сравнительное описательное исследование, в котором 85 старших медсестер были отобраны путем переписи населения, а 170 штатных медсестер были также отобраны с помощью простого метода случайной выборки из больниц, охваченных системой социального обеспечения.Сбор данных производился с помощью стандартной инвентаризации с высокой достоверностью и надежностью, которая состояла из двух частей: социально-демографические характеристики и инвентаризация управления временем. Полученные данные были проанализированы с помощью описательной и логической статистики с помощью программного обеспечения SPSS версии 13.

Результаты:

Средняя оценка управления временем с точки зрения старших медсестер составила 143,22 (± 18,66), а с точки зрения штатных медсестер — 136,04 (± 21,45). . Обнаружилась значительная корреляция между средними показателями управления временем старших медсестер и некоторыми их социально-демографическими характеристиками, такими как пол, клинический опыт, прохождение курса управления временем и чтение книг ( P <0.05). Обнаружилась значимая корреляция между средними показателями управления временем штатных медсестер и их клиническим опытом работы, образованием, использованием подхода к управлению временем и типом больницы ( P <0,05). Большинство старших медсестер (52,9%) считают, что у них высокий уровень управления временем; кроме того, большинство штатных медсестер (40%) также считали, что их старшие медсестры эффективно распоряжаются своим временем. Однако была значительная разница между восприятием обеих групп при использовании критерия Манна-Уитни ( P <0.05).

Заключение:

Что касается важности управления временем и его жизненно важной роли в качестве сестринского ухода за клиентами, а также того факта, что старшие медсестры больше доверяют своему поведению в отношении управления временем, ожидается, что они улучшат цели организации и разработки, чтобы исправить слабые места и недостатки и продвинуть навыки и возможности своих сотрудников, а также разрешить разногласия по поводу понимания тайм-менеджмента. Более того, эффективные программы обучения тайм-менеджменту могут стать важным шагом для штатных медсестер и их старших медсестер.

Ключевые слова: Старшая медсестра, медсестры, восприятие, управление временем

ВВЕДЕНИЕ

Менеджеры и специалисты здравоохранения работают в среде с высокой рабочей нагрузкой, что требует эффективных лидерских и управленческих навыков. Один из этих навыков — это поведение, связанное с тайм-менеджментом. Это широкая концепция в различных исполнительных и управленческих областях, которая связана с качественным повышением производительности [1], и ее применение может либо уменьшить повседневную рабочую нагрузку многих менеджеров, либо устранить ее.[2] Тайм-менеджмент был впервые представлен в конце 1950-х годов как эффективный метод, позволяющий справляться с различными временными аспектами на работе и связанным с ними стрессом. Этот метод содержит такие компоненты, как определение целей, способ управления, планирование и определение приоритетов. [3] В настоящее время поведение в области тайм-менеджмента имеет большое значение как определяющий фактор успеха, и позиция получения менеджерами соответствующих навыков определена более, чем раньше [3]. Эксперты считают, что предотвращение потерь времени и контроль над временем могут привести к улучшению управленческих способностей, сохранению человеческих ресурсов, снижению стресса и, в конечном итоге, повышению удовлетворенности работой и психического здоровья руководителей.[4] Ходам и Колагари рассматривают навыки управления временем как определяющий фактор успеха менеджеров и считают, что улучшение способностей медсестер и повышение эффективности управления временем входит в число потребностей и важнейших аспектов развития человеческих ресурсов в системе здравоохранения. [2] Можно предложить тайм-менеджмент как метод отслеживания и контроля времени. С помощью этого метода сотрудники с самоуправлением могут выполнять множество задач в определенное время, распознавать обязанности и ответственность и справляться с ограничениями.[5] О некоторых процедурах ухода иногда забывают или проводят на короткое время из-за нехватки времени, а пациентам не уделяют должного внимания. В этом случае поведение, связанное с тайм-менеджментом, оказывает важное влияние на качество ухода. С другой стороны, постоянная работа сотрудников в условиях нехватки времени невозможна и приводит к выгоранию персонала. [6] Медсестры составляют самую большую группу поставщиков медицинских услуг и обладают значительными полномочиями в предоставлении медицинских услуг, которые могут повлиять на качество предоставляемой помощи.[7] Если медсестры не используют время разумно, они не смогут оправдать все связанные с этим ожидания и нарушат работу бригады здравоохранения и, в конечном итоге, самой системы здравоохранения.

Этот порочный круг не только ставит под угрозу цели организации, но и создает опасность для всего общества. [8] Приоритезация задач на основе времени, отведенного на каждое действие, позволяет выполнять несколько задач вовремя. Администраторы медсестер могут быть образцом для подражания для своих сотрудников благодаря эффективному управлению временем.Они также могут инициировать инновации и рост персонала, делегируя обязанности и определяя сроки выполнения задач, чтобы выполнить задачи и почувствовать удовлетворение. Менеджеры могут создать образ в своем собственном сознании и в сознании своих сотрудников с учетом их интереса ко времени и передать им методы его использования [3].

Хотя использование этих навыков является важным компонентом профессиональной практики медсестер, управление временем не было должным образом рассмотрено. [9] Следует также отметить, что в большинстве исследований, касающихся управления временем, сообщалось о разногласиях на уровне применения поведения администраторов по управлению временем с их собственных точек зрения и точек зрения персонала, находящегося под их контролем.Насри в соответствующем исследовании показало, что старшие медсестры сообщают о более высоких показателях поведения по управлению временем, чем штатные медсестры. Эта разница в баллах могла быть результатом различного уровня понимания людьми предлагаемых критериев в управлении временем и / или неправильного понимания управления временем старших медсестер со стороны штатных медсестер и отсутствия необходимых условий для проявления этих навыков старшими медсестрами. . [10] Обзор литературы, опубликованных в последние годы, показал, что, несмотря на многочисленные исследования, посвященные управлению временем, понимание этими двумя группами управления временем администраторов медсестер изучено меньше.Сравнение восприятия этих двух групп может помочь нам выявить и раскрыть тайм-менеджмент медсестер-администраторов. Поскольку тайм-менеджмент является одним из управленческих навыков менеджеров и имеет решающее значение для достижения организационных целей, в настоящем исследовании исследователь попытался сравнить поведение старших медсестер по тайм-менеджменту с восприятием старших медсестер и штатных медсестер, работающих в Тегеране. Больницы безопасности, Иран в 2011 году.

МАТЕРИАЛЫ И МЕТОДЫ

Это сравнительное описательное исследование, в котором изучается поведение старших медсестер по управлению временем.В исследуемую группу вошли все штатные медсестры и старшие медсестры, работающие в больницах социального обеспечения в Тегеране, Иран, и исследование проводилось в девяти больницах под охраной организации социального обеспечения.

Поскольку старших медсестер было меньше, все они ( n = 85) были включены в исследование. Размер выборки для штатных медсестер был рассчитан на основе формулы размера выборки, где z = 1,96 и d = 0,15, а сигма и стандартное отклонение в отношении предыдущих исследований были рассмотрены 17.57. [10] Наконец, размер выборки был рассчитан на 170 человек. Что касается выборки штатных медсестер, поскольку их количество было в два раза больше, чем количество главных медсестер ( n = 170), из каждого отделения под наблюдением старшей медсестры были отобраны две штатные медсестры путем простой случайной выборки анкеты для заполнения. Всего было изучено 255 предметов. Штатная медсестра в настоящем исследовании определяется как медсестра со степенью бакалавра или выше, работающая в больницах социального обеспечения в Тегеране, имеющая трудовой код в качестве медсестры и не менее 12 месяцев опыта работы в соответствующем отделении.Старшая медсестра определяется как медсестра с трудовым кодом старшей медсестры, работающая в одной из больниц социального обеспечения в Тегеране и имеющая не менее 12 месяцев опыта работы старшей медсестрой. Этого периода времени (12 месяцев) было достаточно, чтобы продемонстрировать поведение старших медсестер по управлению временем и их обнаружение штатными медсестрами. Использовалась анкета самоотчета, состоящая из двух разделов. Первый раздел содержал личные и социальные характеристики персонала и главных медсестер. Второй раздел включал в себя анкету о поведении по управлению временем, предназначенную для персонала и старших медсестер, которая была разработана и использована Насри (2009).Принятая анкета по управлению временем имела две версии, специально разработанные для штатных и старших медсестер соответственно. Анкета включала 36 пятибалльных вопросов Лайкерта о поведении штатных и старших медсестер по управлению временем, которые оценивались от 1 (никогда) до 5 (всегда) с диапазоном баллов от 36 до 180. Коэффициент достоверности этой анкеты составил 0,95, а ее коэффициент надежности был рассчитан по альфа-значению Кронбаха, равному 0,94 [10]. Сбор данных производился после получения соответствующих разрешений и одобрения комитета по этическим соображениям Тебризского университета медицинских наук, а также информированного согласия субъектов.Испытуемым были розданы анонимные анкеты. Затем собранные данные были проанализированы с помощью описательных (частота, процент, среднее и стандартное отклонение) и логических статистических тестов с помощью SPSS. Поскольку количество испытуемых не соответствовало нормальному распределению, U-критерий Манна-Уитни использовался для сравнения средних оценок восприятия старшими медсестрами и штатными медсестрами поведения старших медсестер по управлению своим временем. Коэффициент корреляции Краскала-Уоллиса и Пирсона использовался для оценки взаимосвязи между поведением в области управления временем и личностно-социальными характеристиками.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Из 85 распространенных анкет 84 были заполнены. Были собраны все анкеты, распространенные среди медсестер, с частотой ответов 99,60.

Демографические характеристики субъектов представлены в. Что касается существующей связи между демографическими компонентами персонала и старших медсестер и управлением временем старших медсестер, результаты показали, что с точки зрения старших медсестер существует значимая связь между компонентом пола ( P <0.05, z = −3,51), клинический опыт работы ( P <0,05, r = 0,22) и управление временем старших медсестер, поскольку старшие медсестры использовали управление временем больше, чем старшие медсестры-мужчины, и прямая связь между опытом работы старших медсестер и их тайм-менеджментом. Остальные демографические характеристики старших медсестер не имели существенной связи. С точки зрения штатных медсестер, между компонентами клинического опыта работы была значимая связь ( P <0.05, r = −0,158), образование ( P <0,05, z = −3,59), использование метода управления временем ( P <0,05, z = −2,18) и переменная времени управление. Было так, что управление временем старших медсестер имело обратную связь с клиническим опытом работы и образованием медсестер, а старшие медсестры получали более высокую оценку управления временем со стороны штатных медсестер в больницах общего профиля. Остальные демографические переменные штатных медсестер не имели значительной связи.Частотное распределение личных и социальных характеристик испытуемых представлено в, а средние баллы и SD поведения управления временем, основанные на этих характеристиках, представлены в. С точки зрения старших медсестер оценка их управления временем составила 143,22 (18,66), в то время как самая низкая оценка управления временем была 36, а самая высокая — 180. Таким образом, старшие медсестры считали, что они высоко ценят управление временем в своих функциях и работе. В это верили и штатные медсестры, и их средний балл по управлению временем старших медсестер составил 136.04 (21.45). Между тем, на основании теста Манна-Уитни, наблюдалась значительная разница в восприятии штатными и старшими медсестрами поведения по управлению временем медсестер ( P <0,05, z = -3,05).

Таблица 1

Распределение частот и процентная доля главных медсестер и штатных медсестер на основе личных и социальных характеристик

Таблица 2

Среднее и стандартное отклонение распределения времени главных медсестер на основе личных и социальных характеристик старших и штатных медсестер

Можно сделать вывод, что старшие медсестры, по сравнению с штатными медсестрами, считали, что их поведение более рационально.

ОБСУЖДЕНИЕ

В настоящем исследовании было выявлено, что увеличение клинического опыта работы повышает оценку управления временем старших медсестер, и как персонал, так и старшие медсестры согласились по этому вопросу. Старшие медсестры-женщины использовали тайм-менеджмент больше, чем старшие медсестры-мужчины. Между тем, использование тайм-менеджмента среди старших медсестер с разным семейным положением и возрастом одинаково. В аналогичном исследовании было показано, что у женщин-старших медсестер было больше навыков управления временем, чем у мужчин [11], и эта разница была значительной ( P <0.05). Но в исследовании Насри не было обнаружено существенной разницы между личными характеристиками и поведением при тайм-менеджменте. [10] Это различие могло быть вызвано тем, что большинство медсестер и их старших медсестер не прошли образовательные курсы по тайм-менеджменту. В настоящем исследовании 39,1% респондентов прошли курс по тайм-менеджменту, в то время как в исследовании Насри менее половины старших медсестер (42,2%) и большинство штатных медсестер (89,1%) не прошли обучение тайм-менеджменту.[10] С другой стороны, в другом исследовании была выявлена ​​значительная связь между возрастом и уровнем образования и поведением в области тайм-менеджмента, но не было никакой корреляции между семейным статусом старшей медсестры и поведением в отношении пола и управления временем. [1] Другой результат можно объяснить меньшим количеством медсестер-мужчин в сообществе медсестер Ирана. В другом исследовании связи между уровнем применения навыков управления временем и личными характеристиками испытуемых полученные результаты показали значительную связь только между опытом работы старших медсестер и организаторскими навыками.[2] В настоящем исследовании старшие медсестры полагали, что их опыт работы в соответствующем отделении не повлиял на их поведение по управлению временем, но штатные медсестры полагали, что существует связь между поведением старших медсестер в отношении управления временем и их клиническим опытом работы. Кроме того, индекс коэффициента корреляции между двумя переменными был плохим и положительным, что означает, что оценка поведения старших медсестер в отношении управления временем повышается за счет их более высокого уровня клинического опыта работы. Существовала также значительная связь между поведением старших медсестер по распоряжению временем и клиническим опытом работы штатных медсестер.Кроме того, индекс коэффициента корреляции был плохим и отрицательным, что означает, что более высокий клинический опыт работы штатных медсестер снижает оценку управления временем старших медсестер, поэтому медсестры с более высоким опытом работы меньше оценивают своих старших медсестер в отношении управления временем. Кажется, что медсестры с постоянным трудоустройством обычно имеют больший стаж работы и больше опыта, чтобы точно оценить поведение своих старших медсестер по управлению своим временем. Настоящее исследование показало, что уровень образования не влиял на поведение старших медсестер по управлению временем, а старшие медсестры, которые изучали тайм-менеджмент или прошли соответствующие курсы, не получили более высоких баллов по управлению временем, возможно, из-за небольшого количества связанных курсы, интенсивные программы этих курсов, совпадение смены работы медсестер и соответствующих семинаров, а также отсутствие повторения этих семинаров.Ходам и Колагари [2] также не обнаружили существенной связи между применением навыков тайм-менеджмента и образованием. Их исследование также показало, что уровень применения навыков тайм-менеджмента не был связан с прохождением семинара по менеджменту.

В обзоре литературы по 32 исследованиям по управлению временем, из которых 7 исследований касались влияния образовательных программ, эффективность таких программ подчеркивалась только в 4 исследованиях [12]. Насри не обнаружил существенной связи между прохождением образовательных курсов по тайм-менеджменту и поведением старших медсестер по тайм-менеджменту.[10] Некоторые факторы, такие как история более раннего образования, неорганизованные учебные курсы, интенсивные программы обучения и их совпадение с рабочими сменами медсестер и старших медсестер, не повлияли на этот вопрос. В другом исследовании общих навыков управления временем было замечено, что эти навыки применялись 82% людей до образовательных программ, тогда как после образовательных программ этот показатель увеличился до 95%, и наблюдаемая разница до и после образовательных программ была значительной.[2] С точки зрения штатных медсестер, средние оценки управления временем среди главных медсестер не были одинаковыми в больницах общего профиля и специальных больницах. Старшие медсестры считали, что старшие медсестры больше используют свое время в больницах общего профиля, чем в специальных больницах. Между тем старшие медсестры не учли разницы в распределении своего времени в больницах общего и специального профиля. В настоящем исследовании, с точки зрения штатных медсестер, управление временем у главных медсестер, которые утверждали, что они использовали метод управления временем, было больше, чем у тех, кто считал, что они не использовали метод управления временем, и всего 50.3% респондентов использовали метод тайм-менеджмента. В исследовании Насри [10] более половины старших медсестер (53,4%) использовали методы тайм-менеджмента в своих палатах, и более половины из них (57,8%) полагали, что большую часть времени следовали правилам тайм-менеджмента. Средняя оценка управления временем старших медсестер, с их точки зрения, составила 144,84 (12,20). В исследовании Насри большинство медсестер оценили поведение своих старших медсестер по управлению временем как умеренное, в то время как большинство их старших медсестер оценили собственное управление временем как хорошее.[10] В другом исследовании разница между оценками старших и штатных медсестер была очевидной, и старшие медсестры получали более высокие оценки. [13] Это различие во взглядах штатных и старших медсестер также присутствовало в настоящем исследовании. Более высокое среднее количество опыта работы старших медсестер по сравнению со старшими медсестрами, возможно, привело к их более глубокому пониманию своего собственного поведения в области управления временем.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Что касается результатов настоящего исследования, а также других исследований, можно сделать вывод, что, как и другие управленческие навыки, навыки управления временем используются и развиваются старшими медсестрами.Разница во взглядах между старшими и штатными медсестрами в отношении применения тайм-менеджмента очевидна, что может иметь множество основополагающих факторов. Это исследование показало, что средние оценки управления временем старших медсестер не были равны между медсестрами с BS и MS. Медсестры MS считали, что их старшие медсестры распоряжаются своим временем меньше, чем медсестры BS.

Что касается более глубоких знаний и осведомленности медсестер-медсестер о работе и управленческих вопросах, их оценка кажется более точной, хотя уровень образования старших медсестер не повлиял на их распределение времени.Старшие медсестры полагали, что их управление временем не было стабильным в разные смены, так как самый высокий средний балл по управлению временем приходился на утреннюю смену, а самый низкий средний балл — на ночную смену. Более короткое время работы и более высокая нагрузка в утреннюю смену могли побудить старших медсестер использовать больше времени. Напротив, более продолжительное время работы в вечерние и ночные смены и наличие большего количества времени для администрирования всех процедур в этих сменах, возможно, привели к меньшему применению тайм-менеджмента в этой смене.

Особо важная роль дежурства старших медсестер в утреннюю смену также может быть эффективной в этом отношении. Между тем, с точки зрения штатных медсестер, управление временем в разные смены было одинаковым. В связи с отсутствием других исследований, касающихся этих двух последних результатов, исследователям предлагается провести дальнейшие исследования этих случаев. Переполненность исследовательской среды, высокая нагрузка, стрессовые конфликты между старшими и штатными медсестрами, факторы, влияющие на концентрацию, демографические характеристики субъектов, психические и психологические состояния, а также различие в отношении людей к медсестринскому делу и, как следствие, их влияние на реагирование вопросы анкеты были вне контроля исследователя и могли считаться ограничениями настоящего исследования.

Что касается разницы в восприятии старшими и штатными медсестрами поведения по управлению временем, предлагается изучить другие связанные причины. Ожидается, что власти устранят эти различия. Может быть полезно проведение обучающих программ о поведении в области тайм-менеджмента и применение способов повышения качества этих программ.

БЛАГОДАРНОСТИ

Авторы высоко ценят сотрудничество органов социальной защиты и других связанных подразделений в этом исследовании.Авторы хотели бы поблагодарить медсестер и менеджеров, работающих в Тегеранских больницах социального обеспечения, и всех, кто помогал им в этом исследовании. Это отрывок из магистерской диссертации Тебризского университета медицинских наук.

Сноски

Источник поддержки: Нет

Конфликт интересов: Нет

ССЫЛКИ

1. Сарп Н., Орен Д.А., Винзер К.Л., Спинелли М. Оценка отношения руководителей здравоохранения к управлению временем. Управление здравоохранением.2005; 24: 228–32. [PubMed] [Google Scholar] 2. Khodam H, Kolagari SH. Влияние обучения навыкам мастерской, поведения в области тайм-менеджмента на его применение медсестринским менеджментом. J Nurs Res. 2010; 4: 12–3. [Google Scholar] 3. Арнольд Э., Пулич М. Повышение производительности за счет более эффективного управления временем. Health Care Manag (Фредерик) 2004; 23: 65–70. [PubMed] [Google Scholar] 4. Гран-Моравек МБ, Хьюз СМ. Распределение времени медсестер и другие соображения по укомплектованию персоналом. Nurs Health Sci. 2005; 7: 126–33. [PubMed] [Google Scholar] 5.Эйлам Б., Аарон И. Планирование студентов в процессе саморегулируемого обучения. Contemp Educ Psychol. 2003. 28: 304–34. [Google Scholar] 6. Финкельман А. Цинциннати: Пирсон Прентис Холл; 2006. Лидерство и менеджмент в сестринском деле. [Google Scholar] 7. Ковала К., Филлин С. Филадельфия: Lippincott Co; 2003. Пять ключей к успешному сестринскому менеджменту. [Google Scholar] 8. Хакворт Т. Профессиональное развитие. Тайм-менеджмент для ведущей медсестры. Nurs Crit Care. 2008; 3: 10–2. [Google Scholar] 9. Уотеруорт С.Стратегии тайм-менеджмента в сестринской практике. J Adv Nurs. 2003. 43: 432–40. [PubMed] [Google Scholar] 10. Насри Ш. Магистерская диссертация. Тегеран: Университет медицинских наук Шахида Бехешти; 2010. Изучите корреляцию между поведением менеджера по медсестринскому уходу и удовлетворенностью работой медсестры в медицинском и хирургическом отделении больниц, охваченных Медицинским университетом Арака. [Google Scholar] 11. Мохамадиян Э., Джахангири С., Нагизаде Багхи Э., Порфарзи Ф. Изучение навыков управления временем поведением, проведенное менеджером Ардебильского медицинского научного университета.J Управление здоровьем. 2007; 9: 59–66. [Google Scholar] 12. Бриджит Дж. К. Классенс, Венделин В. Э., Кристель Г. Р., Роберт А. Р.. Обзор литературы по тайм-менеджменту. Обзор персонала. 2007; 36: 255–76. [Google Scholar] 13. Кохьяр А.М. Диссертация. Тегеран: 2004 г. Оцените лидерские качества старших медсестер и их удовлетворенность работой в медицинских больницах Медицинского университета Шахида Бехешти. [Google Scholar]

Управление временем — Список основных советов по эффективному управлению временем

Краткое руководство по управлению временем

Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия.Хорошее управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Руководство для аналитиков Trifecta® — полное руководство о том, как стать финансовым аналитиком мирового уровня. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, получивший название The Analyst Trifecta®, состоит из аналитики, презентации и мягких навыков.

Преимущества управления временем

Важна способность эффективно управлять своим временем.Правильное управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании. продуктивность, меньше стресса и больше жизненного успеха. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

1.Снятие стресса

Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

2. Больше времени

Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни. Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

3. Больше возможностей

Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Корпоративная структура относится к организации различных отделов или бизнес-единиц внутри компании. В зависимости от целей компании и отрасли.

4.Способность реализовывать цели

Люди, которые практикуют хорошее управление временем, могут лучше достигать целей и задач, причем делать это в более короткие сроки.

Список советов по эффективному управлению временем

Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

1. Правильно ставьте цели

Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый. Используйте метод SMART при постановке целей.По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S , точное M , возможное A , R и точно T .

2. Разумно расставляйте приоритеты

Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

• Важные и срочные: Выполняйте эти задачи сразу.
• Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
• Срочно, но не важно: делегируйте эти задачи, если возможно.
• Не срочно и не важно: отложите это на потом.

3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом вы сможете составить план действий с ними.

Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече.Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы можете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не позаботились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свою проблему со временем только за час до встречи. В этот момент может быть значительно труднее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, и им будет труднее вписать задачу в свой день.

4. Делайте перерыв между задачами

При выполнении большого количества задач без перерыва труднее сохранять концентрацию и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

5. Организуйтесь

Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта.Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

6. Удалите второстепенные задачи / действия

Важно удалить лишние действия или задачи. Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

7.Планируйте наперед

Убедитесь, что вы начинаете каждый день с четкого представления о том, что вам нужно делать — что нужно сделать ТОГДА. Сделайте привычкой в ​​конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете сразу же приступить к делу.

Последствия плохого управления временем

Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

1. Плохой рабочий процесс

Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность.Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете наперед, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или возвращаться назад при выполнении своей работы. Это приводит к снижению эффективности и производительности.

2. Потерянное время

Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

3. Потеря контроля

Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

4. Низкое качество работы

Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задач в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас.Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансовых аналитиков. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ®. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

• Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
• Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям
• Ведение на примере в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, в чем ложь
• Личный бренд Личный бренд Наш личный бренд — это то, что люди видят в нашей идентичности, в том, кем они видят нас, и какие качества и вещи они ассоциируют с нами. Он показывает

17 Необходимые навыки управления временем для повышения производительности

Я жил и работал в 5 разных странах, поэтому мне еще предстоит встретить никого, кто не хотел бы улучшить свои навыки управления временем. Даже те, кто обладает хорошими навыками управления временем, понимают, что всегда есть возможности для совершенствования.Чтобы продуктивно расходовать свое время, нужно стремиться к постоянному и нескончаемому совершенствованию того, как вы выполняете свою работу. К счастью, есть много навыков управления временем, которые вы можете улучшить, чтобы добиться лучших результатов. Одна из самых больших ошибок, которую допускают те, кто борется со своим тайм-менеджментом, — это думать, что навыки тайм-менеджмента полностью связаны с поведением, например вы ставите цель и работаете над ней. Однако правда в том, что многие из наиболее важных навыков тайм-менеджмента полностью когнитивны.е. они мыслительные процессы.

Понимание навыков управления временем

Слишком часто мы думаем об управлении временем как об одном навыке и поэтому пытаемся улучшить этот навык. Но это все равно, что относиться к футбольной команде как к одному игроку. Чтобы футбольная команда была успешной, необходимо, чтобы все ее члены правильно выполняли свою работу и хорошо работали вместе. Тайм-менеджмент похож на вашу футбольную команду. Различные навыки тайм-менеджмента являются ключевыми игроками в вашей команде, а тайм-менеджмент — лишь сумма всех этих навыков.

Лучшие футбольные менеджеры обладают прекрасными управленческими навыками. Они могут определить, какой игрок играет не в меру своих возможностей. Затем они оказывают этому игроку дополнительную поддержку, чтобы помочь ему улучшить свои результаты. Тайм-менеджмент очень похож на это. Вам нужно определить, какие из навыков тайм-менеджмента вас подводят, чтобы вы могли вмешаться и внести необходимые улучшения.

Откройте для себя 62 действенных совета по управлению временем, которые позволят максимально повысить продуктивность и избавиться от стресса; с моей БЕСПЛАТНОЙ электронной книгой — Работа без стресса.

Получите БЕСПЛАТНУЮ копию здесь

17 Основные навыки управления временем

Ниже я выделил 17 навыков управления временем, которые играют решающую роль в определении уровня вашей продуктивности. Некоторые из этих навыков управления временем пересекаются, и во многих случаях овладение одним навыком значительно улучшит вашу производительность в другом. Однако важно понимать каждый навык и ту роль, которую он играет в вашем тайм-менеджменте.

1. Постановка целей

Управление временем не является отдельным навыком. Вы не можете управлять временем, но, вероятно, вы это уже знаете. Вы можете управлять только тем, как вы используете свое время, и то, как вы используете свое время, должно руководствоваться эффективной постановкой целей. Самый фундаментальный из навыков тайм-менеджмента — это способность использовать свое время так, чтобы служить вашим целям.

Принимая решение о том, на чем сосредоточить свое время, вы всегда должны осознавать свои цели и то, как каждое действие направлено на то, чтобы приблизить вас к достижению этих целей.

Не обманывайтесь, думая, что вам нужно ставить цели только в самых распространенных областях, таких как деньги. Деньги — отличный актив, но это только результат достижения ваших целей. К тому же не деньги делают вас счастливыми. То, что вы можете делать и чего добиваться с деньгами, позволяет продлить ваше счастье. Размышляя о целях, выберите более разносторонний подход к своей жизни. Например, вы можете рассмотреть следующее:

• Какова ваша конечная цель? е.грамм. быть счастливым, быть любимым
• Кем ты хочешь быть?
• Чего вы хотите достичь в каждой сфере своей жизни?
  
• Что вы хотите иметь в каждой сфере своей жизни?
• Желания и ожидания, которые у вас есть в отношении ваших отношений?
• Чему вы хотите научиться?
• Ваше видение жизни?
• Какие ценности вы хотите придерживаться и продвигать?
• Куда вы хотите пойти?
  

Как видите, есть о чем подумать, когда дело доходит до ваших целей, поэтому не пренебрегайте этим.Найдите время, чтобы понять, какой вы действительно хотите видеть свою жизнь, и начните принимать больше решений по управлению временем на основе этого, помня, что постановка целей — это только начало навыков управления временем.

Управление временем заключается в том, чтобы ваше свободное время отвечало вашим потребностям. Каждое решение должно основываться на том, чего вы пытаетесь достичь в своей жизни. Наличие четких целей значительно упрощает принятие правильных решений.

Научитесь ставить эффективные цели

Если вам нужно ставить четкие и эффективные цели, ознакомьтесь с полным руководством по постановке целей.

2. Приоритезация

Самая большая причина, по которой большинство людей борются с установлением приоритетов, заключается в том, что они слишком поздно начинают процесс. Они пытаются расставить приоритеты для элементов в их списке задач. Однако, если вы внимательно посмотрите на большинство списков задач, вы обнаружите, что они содержат элементы, которые никогда не должны были попадать в список задач.

Как бы странно это ни звучало, расстановка приоритетов не должна начинаться с сосредоточения внимания на выполнении большего количества работы.Приоритизация всегда должна начинаться с избегания / устранения задач, которые вам не следует выполнять. Как только это будет сделано, вы можете переключить свое внимание на выполнение наиболее ценной работы, которую вы можете, используя время и ресурсы, доступные вам. Приоритезация — один из наиболее неправильно понимаемых и неправильно используемых навыков тайм-менеджмента. Когда вы сделаете это правильно, вы обнаружите, что ваше управление временем быстро улучшается.

На другом конце спектра приоритетов — сложность принятия решения о том, что вам следует делать дальше, исходя из множества хороших идей.Перефразируя Райана Дайсса,

«Плохие идеи не убивают бизнес; Слишком много хороших идей убивают бизнес ».

Если вы просто пытаетесь завершить несколько хороших проектов или работаете не по найму, расстановка приоритетов становится одним из ключевых навыков управления временем, когда у вас слишком много хороших идей. Потому что хорошие идеи бесполезны, если они не реализованы. А если у вас слишком много хорошего, вы в конечном итоге будете прыгать от одного к другому, если не расставите приоритеты эффективно..

В школе и дома вас, возможно, хвалили за то, что у вас было много хороших идей, но в реальном мире вам нужны навыки управления временем, чтобы вы не увлекались своими хорошими идеями. Любая идея хороша ровно настолько, насколько хороша ее реализация. Если вы попытаетесь воплотить в жизнь слишком много идей, вы не осуществите ни одной.

Связанные

Чтобы подробнее узнать о важности приоритезации, нажмите кнопку воспроизведения на аудио ниже:

3. Самосознание

Нет двух людей, которые любят работать одинаково.У всех нас есть свои предпочтения в отношении того, как нам нравится работать, например: одни люди лучше всего работают по утрам, другие предпочитают работать допоздна. Нас мотивируют разные вещи, и мы любим работать по-своему. В этом нет ничего плохого. На самом деле вполне здоровый. Это просто означает, что вам нужно хорошо понимать свои симпатии, антипатии и потребности.

Существует бесконечное количество областей, в которых ваши предпочтения могут повлиять на вашу работу. Стоит уделять время регулярным размышлениям, чтобы наблюдать, как вы извлекаете из себя максимум пользы.Каждый раз, когда вы выполняете очень высокий стандарт, найдите время, чтобы определить, что было конкретно в ситуации, которая позволила вам работать на таком высоком уровне. Недавно я обнаружил, что могу улучшить свою производительность, креативность и общую производительность, поворачивая стол, чтобы получить больше солнечного света.

Не менее важно, когда вы плохо работаете, постарайтесь определить условия, которые способствовали вашей плохой работе. Самосознание — один из самых простых в развитии навыков тайм-менеджмента, потому что вам просто нужно уделять внимание и использовать метод проб и ошибок.Но это также один из самых мощных навыков управления временем, потому что он позволяет вам работать так, как вам больше всего подходит, уменьшая собственное сопротивление.

Помните, тайм-менеджмент — это не универсальная дисциплина, подходящая для всех. Когда у вас высокий уровень самосознания, вы можете воспользоваться самыми лучшими советами по тайм-менеджменту и адаптировать их к своему собственному стилю.

Чем больше вы знаете о себе, своих привычках, способах работы и т. Д .; тем легче принимать разумные решения о том, как лучше всего управлять своим временем.

Нажмите, чтобы твитнуть

4. Самомотивация

У вас будут дни, когда вы ничего не хотите делать. Вы можете быть больны, устали, скучать или просто не иметь мотивации. В такие дни никто другой мало что может сделать, чтобы заставить вас двигаться дальше. Вы должны быть в состоянии мотивировать себя действовать, даже если вы этого не хотите. Если вы улучшили свое самосознание, у вас будет много информации, необходимой для мотивации.

Кроме того, по мере продвижения вверх по вашей организации или, если вы идете по пути предпринимателя; никто не будет стоять над вами, чтобы требовать от вас ежедневной ответственности. Вы несете полную ответственность за свои результаты. Вы могли бы обладать всеми другими навыками тайм-менеджмента, но если вам не хватает способности мотивировать себя, вы скоро испытаете большое количество давления и стресса.

Раньше большинство людей работали на производстве или на производстве. Они определили работу, поэтому каждый день они приходили на работу, точно зная, что им нужно делать и чего от них ждут.Сейчас мы живем в эпоху работников умственного труда, когда у большинства людей менее определенная работа. У вас должна быть мотивация для определения своей работы, целей и приоритетов, прежде чем вы сможете что-либо сделать. Тогда вам нужна мотивация, чтобы выполнять работу. Вот почему самомотивация занимает такое высокое место среди навыков тайм-менеджмента.

Что бы вы ни пытались сделать со своей жизнью, это вы выиграете от этого. Если у вас нет мотивации; никто другой вам его не даст.И если вы не можете получить мотивацию для своей работы; вам нужно спросить, следует ли вам выполнять эту работу.

5. Focus

Независимо от того, что вы пытаетесь сделать, всегда будет что-то еще, претендующее на ваше внимание. Нелегко забыть обо всем и сосредоточиться на текущей задаче. Сосредоточенность — это один из тех навыков управления временем, когда вы не понимаете, насколько это важно, пока не боретесь с ним.

Важно помнить, что независимо от того, сколько задач нужно выполнить, вы можете работать только над одной задачей в любой момент.Миф о многозадачности создает множество проблем для тех, кто хочет улучшить свое время, но если вы хотите добиться результатов, вы должны научиться сосредотачиваться на одной задаче за раз и блокировать все отвлекающие факторы.

Однозадачность — лучший способ добиться сосредоточенности. Вместо того, чтобы пытаться выполнить сразу несколько дел, вы определяете самое важное и блокируете все остальное. Только когда вы закончите самую важную задачу, которую вы можете сделать в то время, вы переходите к следующей по важности задаче.

Фокус основан на двух навыках тайм-менеджмента: умении быстро определять самую важную задачу, которую вы можете выполнить за время, и; возможность блокировать все остальное, пока вы сосредотачиваетесь на этой задаче.

Сосредоточьтесь на важном

Изучите эффективные стратегии организации и сосредоточения с помощью «Руководства современного профессионала по организации и фокусу».

6. Принятие решений

Было бы неплохо подумать, что можно просто сесть и заняться своей работой, не задумываясь о ней серьезно.Увы, под это описание мало вакансий. Вам нужно будет принять важные решения, например:

• Какую задачу выполнить
• Какие задачи не удалось выполнить
• Когда задача должна быть завершена
  
• Какие встречи посетить
• Кто вы может или не может помочь и т. д.
  

Если бы ваши решения влияли только на вас, это было бы не так уж важно, но мало задач выполняются изолированно. Почти каждая задача оказывает влияние на другого человека или задачу, а это означает, что каждое принимаемое вами решение имеет последствия как для вас, так и для других.

Принятие решений — это один из тех навыков тайм-менеджмента, который, если у вас не очень хорошо получается, вы заметите негативные последствия во всех сферах своей жизни. Крайне важно, чтобы вы могли учитывать последствия и принимать эффективные и четкие решения.

Как и все навыки тайм-менеджмента, принятие решений значительно улучшается, если вы заранее подготовитесь. Возможно, самая важная подготовка — это иметь четкие критерии для принятия решения. Например, решая, какую задачу делать дальше, я бы принял во внимание следующее:

• Сколько у меня времени?
• Какие ресурсы мне доступны? е.грамм.
• Мои личные уровни энергии
  
• Оборудование
• Люди
  
• Файлы

Затем я использую отличный вопрос Дэвида Аллена — ‘Какую самую важную задачу я могу выполнить, имея время и ресурсы доступны для меня »

Итак, если я нахожусь в зале ожидания за 10 минут до встречи, я не могу выполнить двухчасовую задачу, для которой требуются мой компьютер и файлы. Но я, вероятно, мог бы быстро позвонить или ответить на электронное письмо со своего телефона.

Когда вы поймете, сколько времени и ресурсов необходимы для выполнения каждой задачи, вы сможете лучше решить, что делать в любой момент, потому что; ваши возможности будут ограничены временем и ресурсами, доступными вам в то время.

Связанные

Дополнительные советы о том, как решить, что делать дальше, можно найти в аудио ниже:

7. Планирование

Как упоминалось ранее, задачи будут перекрываться и зависеть друг от друга .Часто случаются ситуации, когда одна задача не может быть запущена, пока другая задача не будет завершена. На ваше расписание также будут влиять расписания других людей. Эти факторы необходимо учитывать в начале каждого проекта и постоянно контролировать. Невыполнение этого требования может привести к задержкам и нарушению сроков.

Планирование — один из важнейших навыков управления временем, потому что он позволяет вам предвидеть все задачи, которые потребуются для завершения проекта, и то, как они лучше всего подходят друг другу.Хорошо составленный план сэкономит вам много времени.

Планирование — это один из естественных навыков управления временем. Мы можем это делать, и мы регулярно используем это, чтобы найти свой путь по жизни. Но, к сожалению, нас научили альтернативному способу планирования, который не работает и фактически мешает нам работать с максимальной отдачей.

Правильное планирование — это быстро и легко, но когда мы используем неправильный метод, это становится настоящей болью. Вы знаете легкий путь, потому что делаете это естественно.К сожалению, вас считают слишком сложным.

Сопутствующие товары

Чтобы узнать больше о правильном планировании, ознакомьтесь с этим замечательным выступлением на TEDx, сделанным мастером по продуктивности Дэвидом Алленом:

8. Навыки общения

Вам придется работать с другими ежедневно. Маловероятно, что вы будете выполнять все аспекты своей работы, поэтому вам нужно будет заручиться помощью других. Сильные коммуникативные навыки позволят вам построить благоприятные отношения с теми, с кем вы работаете.Вы сможете лучше работать вместе и достичь большего, чем когда-либо врозь.

Когда вы требуете, чтобы другой человек сделал для вас некоторую работу; вы захотите общаться таким образом, чтобы они могли выполнять работу в соответствии с желаемыми стандартами в кратчайшие сроки. Если возникнут какие-либо ошибки, вы захотите быстро поднять вопрос и четко объяснить, какие корректировки необходимо внести. В таких ситуациях качество вашего общения напрямую влияет на качество выполняемой работы.

Есть еще один важнейший навык управления временем, который относится к коммуникативным навыкам. Это способность сказать «Нет». Другие люди тоже хотят делать свою работу. У них есть свои приоритеты, и если они могут переложить часть своей рабочей нагрузки на вас; они будут.

Это не должно быть злым или неприятным, но, как я расскажу позже, делегирование также является одним из важных навыков управления временем, и если они могут делегировать работу вам; они будут.Итак, научившись использовать две буквы в правильном порядке, вы значительно улучшите свое время.

Научиться говорить «Нет» и говорить это регулярно, где это возможно, — один из самых быстрых способов улучшить свое время.

Общайтесь уверенно

Стройте отношения с помощью четкого и уверенного общения благодаря «Как говорить, чтобы другие слушали».

9. Задавать вопросы и бросать вызов

Если вы хотите работать на высшем уровне, вы должны быть готовы бросить вызов всему и вся, что не соответствует вашим стандартам.Это начинается, когда кто-то пытается поручить вам задачу. Если вы не думаете, что должны быть тем человеком, который должен выполнять задание; вы должны поднять вопрос и бросить вызов человеку, который дает вам задание. Когда вы начнете это делать, вы часто будете видеть уменьшение объема работы, которую вам делегируют. Довольно часто люди поручают работу вам, потому что это удобно; не потому, что это правильный образ действий. Если вы хотите улучшить свои навыки управления временем; это должно уйти в прошлое.Как упоминалось ранее, устранение работы, которую вам не следует делать, — это начало определения приоритетов. Вопросы и вызовы — важные навыки, которые помогут вам в этом.

Вопросы и вызовы также важны, когда вам поручают работу, которую вы должны выполнять. Никогда не принимайте задачу, пока вы не получите кристально ясного представления о том, что ожидается, например:

• Что делать?
• Когда он будет завершен?
• Сколько требуется?
  
• Порядок выполнения работы
  
• Любые другие детали, влияющие на вашу способность завершить работу
  

Если у вас есть какие-либо возражения, вы должны заявить о них, прежде чем давать твердое согласие.

Вопросы так важны, потому что они позволяют достичь ясности. Вы можете получить всю информацию, необходимую для выполнения работы на самом высоком уровне. В конце концов, никакие другие навыки тайм-менеджмента не важны, если вы не представляете, чего пытаетесь достичь.

Если вы зададите несколько вопросов заранее, это позволит вам избежать многих проблем в будущем. Потратив время на достижение ясности в начале, вы сэкономите гораздо больше времени в долгосрочной перспективе.

Связанные

Для получения дополнительной информации о прояснении и задании вопросов просмотрите аудио ниже:

Откройте для себя 62 действенных совета по управлению временем, которые позволят максимально повысить продуктивность и избавиться от стресса; с моей БЕСПЛАТНОЙ электронной книгой — Работа без стресса.

Получите БЕСПЛАТНУЮ копию здесь

10. Делегирование / аутсорсинг

Так же, как другие захотят делегировать работу вам; будут моменты, когда вы захотите делегировать работу другим.Вы захотите убедиться, что вся важная работа будет завершена, но это не значит, что вы должны быть тем человеком, который ее выполнит. Один из важнейших навыков тайм-менеджмента — знать, когда вы не тот человек, который может выполнить задание.

Если задача больше подходит для чьего-либо набора навыков; вам следует подумать о том, чтобы делегировать задачу. Конечно, при делегировании важно предоставить всю необходимую информацию и убедиться, что человек, который будет выполнять задачу, четко понимает, чего от него ждут.

Делегирование / аутсорсинг — это не просто перевод работы с нашей тарелки на кого-то другого. Вы хотите, чтобы работу выполнял нужный человек, в соответствии с высочайшими стандартами и в нужное время. Вы должны не только передать работу с четкими инструкциями, но и проверить с человеком, выполняющим работу, чтобы увидеть, выполняет ли он работу или; если им нужна какая-то помощь.

Если вы дождетесь окончания срока регистрации; вас ждут регулярные разочарования.Управлять всем этим, сохраняя при этом всеобщее внимание, вот почему делегирование полномочий является одним из наиболее сложных, но наиболее полезных навыков управления временем.

Примечание: Для ясности; Делегирование — это когда вы поручаете работу кому-то в своей организации. Аутсорсинг — это когда вы нанимаете кого-то внешнего для выполнения работы.

Есть большая разница между ответственностью за выполнение чего-либо и; быть тем, кто должен это делать. Осознав это, вы сможете сэкономить много времени, воспользовавшись помощью, которую могут вам предложить другие.

Есть большая разница между ответственностью за выполнение чего-либо и; быть тем, кто должен это делать. Сэкономьте время, зная разницу.

Нажмите, чтобы твитнуть

11. Навыки преодоления трудностей

Время от времени что-то идет не так. Вы можете быть уверены в этом. Когда что-то идет не так, вы можете сидеть и валяться в отчаянии, или вы можете проанализировать ситуацию, определить правильный курс действий и реализовать это действие.

Управление временем — это не просто навык поведения. Это тоже познавательно. Ваше мышление и образ мышления играют огромную роль в определении ваших результатов. Знание того, как справляться с неудачами, поможет вам быстро прийти в норму и сократить время, теряемое, когда что-то пойдет не так.

Я приведу вам очень уместный пример. Я только что обновил эту статью, чтобы добавить свежий контент. В процессе своего исследования я обнаружил, что женщина в LinkedIn украла мой контент (эту статью) и представила его как свой собственный.Это стоит мне денег из-за кражи моего трафика, то есть люди читают ее статью в LinkedIn, а не посещают мой сайт. Как вы понимаете, я пытаюсь разобраться с этой проблемой, но мне все еще нужно продолжать свою повседневную работу, обновить эту статью и поработать над некоторыми долгосрочными проектами. Кража моего контента обходится мне достаточно дорого, но я не позволяю себе терять больше денег из-за того, что я погряз в жалости к себе.

Навыки преодоления трудностей — важные навыки управления временем, потому что, как гласит клише, «шоу должно продолжаться. Если вы позволите неудачам остановить вас; вы никогда ничего не добьетесь.

12. Управление стрессом

С работой приходит давление. Давление само по себе обычно хорошо. Это мотивирует вас действовать и делать хорошую работу. Однако как только вы начинаете чувствовать, что больше не можете справляться с возложенными на вас требованиями, вы начинаете переходить от давления к стрессу. Стресс — вещь нехорошая. Люди часто говорят о хорошем стрессе, но это просто неправильный способ обозначить давление.

Когда вы испытываете стресс, ваше тело и разум начинают страдать. Большое количество психических и физических проблем связано с длительным стрессом. Еще до того, как вы дойдете до этой стадии, стресс начинает негативно влиять на вашу производительность и ваше время.

Если вы испытываете стресс, у вас будет столько вещей на уме, что вам будет практически невозможно сосредоточиться на текущей задаче. В результате вам потребуется больше времени на выполнение даже самых простых задач.По мере того, как вы отстаете, начнут накапливаться отставания, что, в свою очередь, увеличивает уровень вашего стресса, и спираль продолжается.

Навыки управления временем и навыки управления стрессом взаимосвязаны. У них также есть одна важная общая черта — они позволяют понять, что лучше предотвратить возникновение проблемы, чем решать ее, когда она действительно возникает. Если вы хотите улучшить свои навыки управления временем, сделайте упреждающее управление стрессом ритуалом в своей жизни.

Оставьте стресс в прошлом

Если вы боретесь со стрессом, посмотрите «Жизнь без стресса.’

13. Эффективная работа с другими

Я уже подчеркивал важность общения с другими для максимального использования вашего времени. Эффективная работа с другими — часто самый быстрый способ выполнить работу должным образом. Это больше, чем просто общение и делегирование. Важно понимать, как другие любят работать; их цели и ожидания. По мере того, как вы лучше узнаете людей, вы строите позитивные отношения, в которых вы можете работать вместе на благо всех, кого это касается.

Важно помнить, что команды — это не одно целое, которые думают об одном и том же и хотят одного и того же. Конечно, у членов команды обычно много общего, но между их желаниями, потребностями и желаниями всегда будут небольшие различия. У них будут немного разные цели и амбиции, и даже там, где они разделяют цель, их причины, по которым они хотят ее достичь, могут быть разными.

Эффективная работа с другими — один из самых тонких и тонких навыков управления временем, потому что он требует от вас выявления тонких различий и попыток найти способ обеспечить, чтобы потребности всех были удовлетворены, насколько это возможно, и, что наиболее важно, гарантируя, что цели команды выполнены.

И, конечно же, понимание навыков управления временем каждого члена команды играет большую роль в способности эффективно работать вместе.

Если вы хотите максимизировать свою продуктивность и рациональное использование времени, вам нужно работать с другими и использовать силу синергии. Группа людей, работающих ради общего дела, вместе добьется большего, чем когда-либо по отдельности. Итак, научитесь эффективно работать с другими.

14. Ведение учета

Когда вы на высоте и точно знаете, что происходит; вы можете принимать эффективные решения и быстрее предоставлять информацию.Независимо от вашей предметной области важна точная информация.

Вам не обязательно знать все сразу, но вы будете удивлены, сколько времени вы сможете сэкономить, если будете знать, где найти необходимую информацию в тот момент, когда она вам нужна.

Вы должны определить, какая информация вам нужна, и создать системы, обеспечивающие ее сбор и хранение.

Еще одно преимущество ведения документации, о котором часто забывают, заключается в том, что вы можете вести записи о том, что сработало, а что не сработало в любом проекте.В первый раз это может показаться педантичным, но если вам нужно повторить проект или работать над аналогичным проектом; вы сможете составить лучший план проекта быстрее, чем в первый раз.

Именно по этой причине навык ведения учета не только помогает, но и приносит пользу другим навыкам управления временем, таким как самосознание, принятие решений, сосредоточенность, делегирование полномочий и т.

Ведение записей — большая боль в спине, но если вы научитесь дисциплинировать себя и вести точный учет, это сэкономит вам много времени в будущем.

Да, ведение документации раздражает, но наличие плана ведения всех необходимых записей позволит вам сэкономить много времени в будущем.

Нажмите, чтобы твитнуть

15. Организация и хранение

Это расширение ведения учета. Я смеялся над количеством усилий, которые мой первый босс приложил к своей файловой системе. Его стол был безупречным, в отличие от моего — я даже не могла разглядеть, какого цвета мой стол.Когда бы я ни просил его о чем-то, он мог протянуть руку и схватить ее за считанные секунды. Когда он просил меня о чем-то, я практически разрывала свой стол, пытаясь это найти.

Для создания надлежащей файловой системы требуется некоторое время, но после ее настройки вы экономите большие отрезки времени, поскольку можете хранить и извлекать информацию, не задумываясь о ней. И это главное преимущество организации — вам нужно только один раз подумать о чем-либо. У всего есть место, и, если вы не используете его, вы сможете найти в этом месте то, что ищете.

Еще одно преимущество организации заключается в том, что вы фиксируете все взятые на себя обязательства. Когда вы подводите других, не завершая работу, на которую согласились, это часто происходит из-за того, что вы не сделали должной записи / записи об этом обязательстве. Вы хотели это сделать, но в итоге это вылетело из головы или вы потеряли листок бумаги, на котором это записали.

Когда у вас есть надлежащая организационная система, вы фиксируете каждое обязательство, поэтому, когда вы решаете, что делать дальше, вы выбираете из полного списка взятых на себя обязательств.Я неоднократно говорил, что большинство навыков тайм-менеджмента бесполезны, если вы не знаете, что должны делать.

Организация и хранение не так уж и увлекательны, но они делают все остальное возможным.

Хорошее управление временем — это правильное решение в нужное время. Если вы не организованы и у вас нет полного списка всех ваших обязательств; вы не можете быть уверены в том, что делать правильно. Вы можете только догадываться и надеяться, что вы правы.

Организуйтесь прямо сейчас!

Изучите эффективные стратегии организации и сосредоточения с помощью «Руководства современного профессионала по организации и фокусу».

16. Терпение

Многие люди думают, что навыки тайм-менеджмента нужны для выполнения большего количества работы. Это не относится к делу. Навыки тайм-менеджмента — это гарантия того, что вы сделаете важную работу. Вы можете попытаться сосредоточиться на выполнении большего, но в конечном итоге вы будете торопиться и совершать ошибки.

К тому времени, когда вы исправите ошибки (если это возможно), вы потратите больше времени, чем если бы вы не торопились и выполняли работу должным образом.

В эпоху интеллектуального труда стало также обычным делом выполнять работу, не приносящую реальных результатов в течение месяцев или дольше. Один из примеров — создание контента для Интернета. Вы можете написать статью сегодня, и она может не показаться на вершине рейтинга поисковых систем, даже если она отличная, в течение месяцев или даже нескольких лет.

Мой друг работал в индустрии видеоигр, и он работал над многими играми, работа над которыми началась за 2 или более лет до выпуска игры. В таких ситуациях терпение — один из самых важных навыков управления временем, которым вы можете обладать, наряду с видением, позволяющим понять, что результаты часто сильно отстают от работы.

Терпение — это не просто добродетель; это навык. Это то, что вам нужно практиковать. Лучшие тайм-менеджеры не торопятся. У них есть терпение и они тратят ровно столько времени, сколько требуется для правильного выполнения работы.

Откройте для себя 62 действенных совета по управлению временем, которые позволят максимально повысить продуктивность и избавиться от стресса; с моей БЕСПЛАТНОЙ электронной книгой — Работа без стресса.

Получите БЕСПЛАТНУЮ копию здесь

17. Прощение

Как и терпение, прощение — это на самом деле навык. Это не то, что происходит волшебным образом; это то, что вы должны сделать. Пытаясь улучшить свои навыки управления временем и стать более эффективными, вы будете совершать ошибки.

Другие тоже время от времени подводят вас; правда редко намеренно. Когда такое случается, легко рассердиться, но если вы это сделаете, вы обнаружите, что становитесь слишком эмоциональными, чтобы сосредоточиться на работе. В конце концов, вы усугубляете ошибку, еще больше снижая эффективность из-за собственного разочарования.

Когда что-то идет не так, дайте людям повод для сомнений. Люди редко делают что-то не так намеренно. Независимо от того, совершили ли вы ошибку вы или кто-то другой, решите простить.Примите тот факт, что это была настоящая ошибка, а затем сосредоточьтесь на определении корректирующих действий, которые вам необходимо предпринять. Таким образом вы сохраните самооценку, улучшите отношения и сократите время, потраченное впустую после ошибки.

Самое важное, что нужно помнить о прощении, — это то, что оно служит вам, а не другому человеку. Прощение означает отпустить. Когда вы не можете простить, вы оглядываетесь на прошлые события, что мешает вам смотреть вперед и двигаться дальше.Вам не обязательно нравиться то, что произошло, и вам не нужно об этом забывать. Во многих ситуациях вы можете решить больше не иметь дело с другим человеком. Но вы должны простить, отпустить и двигаться дальше.

Прощение — это не только один из важнейших навыков тайм-менеджмента; это один из важнейших жизненных навыков. Это дар, который вы дарите себе, позволяя сосредоточиться на более важных делах; вместо того, чтобы тратить время и силы на старые обиды.

Связанные

Чтобы узнать больше о том, почему вам нужно прощать, посмотрите аудио ниже:

Re source

Чтобы узнать об эффективных стратегиях улучшения ваших навыков управления временем, посмотрите Организованный разум.

Организованный разум

Управление временем и продуктивность начинаются с правильного мышления. Научитесь мыслить более продуктивно и принимать более разумные решения с «Организованным разумом».

Заключение

Если вы хотите получить от жизни наилучшие результаты; навыки тайм-менеджмента важны. Совершенствуя свои навыки управления временем, вы обнаружите, что выполняете более ценную работу за меньшее время.Речь идет не об увеличении объема работы, которую вы выполняете. Все дело в том, чтобы вы выполнили свои самые важные задачи, которые позволят вам достичь своих целей быстрее и с меньшим стрессом. Существует множество различных навыков тайм-менеджмента, и приведенный выше список ни в коем случае не является исчерпывающим. Если вы возьмете один навык управления временем и будете работать над его улучшением, вы обнаружите, что он оказывает сильное влияние на всю вашу производительность. Выберите один из этих навыков сегодня и начните свой путь к высокой производительности?

Как не терять голову в игре — Высшие учебные заведения

В старшей школе я думал, что я хорошо организован, но когда я поступил в колледж, я понял, что мне нужно гораздо больше отслеживать.У меня больше не было родителей, чтобы напоминать мне о приближающихся сроках. То, что я был студентом-спортсменом и работа в колледже, дало мне еще больше возможностей для работы. Мой график в Университете Нотр-Дам-де-Намюр может быть довольно напряженным. Практика по софтболу начинается в 5:00 утра, а занятия сразу после этого, и моя работа в кампусе начинается сразу после этого. Не говоря уже о том, что мне нужно найти время, чтобы принять душ и поесть.

Моя самая любимая цитата — это Бенджамин Франклин: «Если вы не планируете, вы планируете потерпеть неудачу.«Организация и планирование колледжа очень важны для того, чтобы я всегда был в игре.

Недавно я пришла в класс и спросила свою одноклубницу, сделала ли она домашнее задание и готовилась ли она к тесту. «Домашнее задание? Контрольный опрос?» она спросила. Я никогда не хочу оказаться в такой ситуации.

Чтобы оставаться организованным, я сажусь в воскресенье вечером и планирую каждый день перед началом своей недели. У меня есть четыре календаря / планировщика для координации моей жизни: два планировщика (один для учебы, другой для учебных часов) и два календаря на моем телефоне (один для моего рабочего графика и один для тренировок / тренировок).Я также кладу на стол неоновые розовые стикеры, чтобы напоминать себе о специальных делах, например о стирке.

Я использую школьный планировщик, чтобы знать, какие тесты я сдам в течение семестра. Для каждого класса я выделяю все основные задания и тесты в программе желтым маркером и добавляю их в планировщик. Я также использую планировщик для выполнения своих ежедневных домашних заданий, чтобы убедиться, что я их все выполнил до положенного срока.

Для тренировок я всегда готовлю свое снаряжение и форму накануне вечером, так как они начинаются так рано.Таким образом, я не чувствую спешки по утрам и стараюсь ничего не забыть. У меня есть приложение-календарь на моем телефоне со всеми нашими тренировками, тренировками и играми, поэтому, если я когда-нибудь забуду, я могу просто посмотреть на свой телефон. Имея эту информацию на моем телефоне, как правило, лучше, потому что я всегда в пути.

Я остаюсь организованным отчасти потому, что у меня есть время по вечерам, чтобы повеселиться. Я стараюсь выполнить все свои обязательства к 18:00. Вечером я вижу своих друзей, гуляет ли с ними или собирается поужинать.Я также всегда стараюсь найти время, чтобы позвонить родителям вечером, потому что иногда быть вдали от дома может быть сложно.

Мои навыки управления временем и организаторские способности стали намного лучше с тех пор, как я начал использовать приложения на своем телефоне и планировщики, чтобы сохранить свою жизнь вместе. Я не только хожу на встречи и заканчиваю задания вовремя, но и мои оценки улучшились благодаря моему тайм-менеджменту. Организационные навыки, которым я обучаюсь в колледже, также пригодятся мне после его окончания в моей профессиональной карьере.

Встречайте наших послов!

Если вы заинтересованы в участии в нашей программе «Студенческий посол», свяжитесь с Эрин Петтус по адресу [email protected].

Узнайте больше об университете Нотр-Дам-де-Намюр:

Университет Нотр-Дам-де-Намюр сочетает в себе множество разных направлений. Более половины первокурсников НДНУ первыми в своей семье поступают в колледж. В последнем поступившем классе 98% получили финансовую помощь в той или иной форме. NDNU вошел в десятку самых разнообразных кампусов США.

Заявление об ограничении ответственности: эта статья содержит партнерские ссылки на продукты и услуги. Мы можем получать комиссию за покупки, сделанные по этим ссылкам.

Управление временем для директоров — Семинар для директоров

Управление временем для директоров — это то же самое, что и управление временем для любого лидера… за исключением того, что неправильное управление приоритетами может иметь совершенно разные последствия в школе.

Итак, с этого и начнем эту статью — приоритеты тайм-менеджмента.Но сначала, вот краткий обзор советов и подходов к тайм-менеджменту, которые вы найдете в этой статье:

Всем известно, что директорам школ, как и всем педагогам, приходится работать сверхурочно в течение недели, а иногда и в выходные.

Школьные мероприятия, управление электронной почтой, работа с документами, встречи с родителями, планирование встреч… огромное количество и разнообразие задач могут отнять у вас и вашего времени.

Очень важно эффективно распоряжаться своим временем для более сильного руководства школой и для того, чтобы быть директором школы, которой вы должны были быть!

Факты о принципах и тайм-менеджменте

Согласно недавнему исследованию, 84 процента новых директоров говорят, что у них был тяжелый учебный год (Загрузите легко читаемое резюме исследования ниже).

Кроме того, из опрошенных новых директоров 59% сказали, что управление временем было их самой серьезной проблемой! Это означает, что управление временем для директоров было самой большой проблемой, с которой они столкнулись в первый год работы в качестве директора.

Если этого недостаточно, другой опрос показал, что среднестатистическому человеку приходится иметь дело с 1 прерыванием каждые 8 ​​минут!

Чтобы еще больше усложнить задачу, в среднем у людей есть 13 методов управления временем.

В среднем человека прерывают 1 раз каждые 8 ​​минут.

Как выглядит ваш инструментарий для управления временем? Вы довольны результатами? Хотели бы вы упростить свои стратегии тайм-менеджмента?

Продолжайте читать, чтобы открыть для директоров конкретные способы эффективного управления временем!

Результаты опроса новых руководителей, источник: NAESP.

Каковы приоритеты управления временем для директора?

А еще лучше, каковы ваши приоритеты как принципала? Быть в курсе того, что именно нужно вашей школе, — это первый шаг к более эффективному управлению временем.

Начнем с фундаментальной концепции.

Прикоснитесь к людям, а не к бумаге.

Основополагающий текст

Стивена Кови заложил основу для этой концепции, когда он заявил: Первые дела прежде всего.

Прикоснись к людям, а не к бумаге

Школа — это учреждение, обслуживающее людей, поэтому логично, что каждое решение об управлении нашим временем фокусируется на отношениях с людьми, налаживании связи с людьми и выслушивании людей, прежде чем переходить к транзакционным задачам в офисе директора.

Как эта концепция выглядит в действии? Вот краткий список:

• Пройдите по коридорам, чтобы сказать доброе утро всем сотрудникам и учителям.
• Встретьтесь с учителями у дверей перед собраниями и побеседуйте с ними.
• При выслушивании жалоб задавайте вопросы, а не решения.
• Используйте общие собрания или двухминутные проверки, чтобы встречаться с командами и задавать важные вопросы, связанные с прогрессом и поддержкой.
• Главное сохранить, главное.
• Планируйте время, чтобы вас видели в школе в течение дня.

Давайте углубимся в два из этих действий школьного руководства: Время для встреч с властью и Держите главное в приоритете

Найдите время для встреч с властью

Собрание, также известное как стоячие или двухминутные собрания, — это быстрый и эффективный способ выслушать команды учителей и часто обсуждать приоритетные темы.

Что такое встреча власти?

• Достаточно короткий, чтобы стоять на ногах
• Часто персонализировано для команды, которая встречается на встрече
• Сосредоточено на ключевых темах
• Энергично и ценно
• Полезно для директора, который внимательно следит за тайм-менеджментом

Допустим, ваши проверки прогресса в ноябре приближается.Вместо того, чтобы проводить 45-минутное собрание преподавателей в библиотеке, вы можете использовать собрание представителей власти или серию собраний власти.

Интенсивное собрание — это быстрый и эффективный способ выслушать команды учителей и почаще обсудить приоритетные темы.

Почему Power Meeting?

Деловое собрание занимает меньше времени и позволяет меньше беседовать не по теме, чем типичное собрание преподавателей. Это также более удобный подход к общению со школьными командами.

Энергетическое собрание имеет очевидные преимущества для культуры и климата вашей школы, поскольку оно целенаправленное, энергичное и личное.

Опять же, он использует ваше время, чтобы «прикоснуться к людям, а не к бумаге».

Приоритеты руководителей

Знать свои приоритеты в управлении временем так же важно, как и знать приоритеты для роли директора.

Существует различие между приоритетами тайм-менеджмента и просто приоритетами руководителей.Зная об этом различии, вы сможете упорядочить свое время по важности и срочности.

Фонд Уоллеса предоставляет следующие 5 приоритетов:

1. Формируем в школе видение академической успеваемости.
2. Создание безопасного и упорядоченного климата.
3. Развитие лидерства в других.
4. Управление людьми, данными и процессами обучения.
5. Улучшение школьного руководства.

Этот список, несомненно, можно продолжать и продолжать.

Однако давайте поговорим об использовании приоритетов для расстановки приоритетов во времени.

Держите главное Главное

Если ваша школа нацелена на повышение показателей грамотности в этом году, убедитесь, что ваше время, потраченное на собрания, время на общение и время на планирование, сосредоточено на этой всеобъемлющей тематической цели.

Сказать «нет» определенным задачам — это нормально. Нет ничего плохого в том, чтобы отвечать определенным требованиям вашего времени.

Сказать «нет» — это нормально.

Использование такой системы, как наша Team Bring Forward System, может помочь вам сказать «не сейчас», не говоря «нет, никогда».

Существует большая разница между временным номером № и постоянным номером № .

Мышление в блоках времени

По сути, проблема, стоящая перед директорами с тайм-менеджментом, заключается в том, чтобы найти время для того, что важно.

Мы разработали целый веб-семинар, чтобы помочь вам начать использовать временные блоки, чтобы убрать беспорядок и открыть свой календарь для эффективного управления временем.

Бесплатный веб-семинар Блокировка времени

Вы можете подписаться на полный веб-семинар, и вот несколько советов, которые помогут вам начать работу с блокировкой времени.

Директорам необходимо следить за тем, чтобы другие проблемы не мешали — вы знаете и планируете сохранить главное, главное, но легко увязнуть во множестве других вещей.

Временные блоки могут помочь вам подумать на недели, месяцы и годы вперед.

Используйте временные блоки, чтобы организовать дни, недели и месяцы.

Вот как:

1. За 3–6 месяцев вперед: Распределите свои приоритеты, используя большие временные рамки.
2. 1–24 месяца вперед: дайте возможность своему помощнику по административным вопросам использовать систему «Team Bring Forward», чтобы заполнить временные промежутки за несколько месяцев вперед.
3. На 1-3 недели вперед: Заполните второстепенные временные блоки важными, но несрочными задачами.
4. 1 неделя вперед: убирайте небольшие временные блоки каждый день, чтобы решать срочные задачи, которые неожиданно возникают у вас.

Система продвижения команды

Руководители могут использовать инструменты управления временем (бумажные и технологические) с некоторой степенью эффективности, но у каждого инструмента есть свои пределы.

В дополнение к инструментам и методам управления временем директорам нужна система для автоматизации и управления текущими утечками времени, а также «одноразовыми» событиями, которые могут полностью нарушить течение времени.

Именно этим и занимается система Team Bring Forward. Опять же, мы провели полный бесплатный веб-семинар, чтобы помочь вам начать использовать эту систему.

Вот ссылка на веб-семинар Team Bring Forward System. Это бесплатно, и для регистрации требуется только электронная почта!

Кабинет директора, встреча с собой

Вот простой совет для руководителей: назначьте еженедельные встречи с самим собой.

Серьезно.

Это не обязательно должно быть долго, но оно может быть сколь угодно длинным.

Поместите встречу с самим собой в свой календарь каждую неделю и используйте ее для чего-нибудь значимого.Вот несколько идей, которыми вы могли бы заняться во время 15-минутной встречи с самим собой в кабинете директора:

• Просмотрите и измените временные блоки на следующей неделе.
• Слушайте аудиокнигу или подкаст, которые переориентируют вас на вашу миссию.
• Просмотрите OKR вашего учебного заведения.
• Напишите несколько благодарственных записок сотрудникам и учителям.
• Расставьте приоритеты для задач, которые сейчас у вас на уме, и запланируйте их в своем календаре в порядке важности.

Упреждающее управление временем для руководителей

Ключевой концепцией или темой каждой упомянутой концепции тайм-менеджмента является проактивность.

Упреждающее управление временем для директоров означает больше времени с людьми, больше времени в классах и больше времени для решения приоритетных задач вашей школы, вместо того, чтобы отвлекаться от костров и срочно отвлекаться.

Концепции Кови о круге влияния и круге озабоченности

Основополагающая работа Стивена Кови о высокоэффективных людях напоминает нам о том, что у нас есть круг влияния и круг забот.

Круг беспокойства — это то, о чем мы заботимся, но ничего не можем с этим поделать.

Сосредоточение энергии на круге забот — пустая трата времени.

Как принципала, легко попасться в ловушку реактивного фокуса.

С реактивным вниманием к кругу интересов руководители обнаруживают, что круг их влияния сужается.

Но, уделяя время активному планированию и расстановке приоритетов, руководители школ могут расширить круг своего влияния.

Вот небольшое видео, в котором рассказывается об этом важном мыслительном процессе.

Сосредоточьте свою энергию и внимание там, где это необходимо, на вещах, на которые вы имеете влияние.Когда вы сосредотачиваетесь на вещах в пределах вашего Круга влияния, он будет расширяться.

Тайм-менеджмент для директоров — это расширение круга вашего влияния.

Вопросы об управлении временем для руководителей

Вот некоторые из часто задаваемых вопросов о советах по управлению временем.

Каковы несколько быстрых советов по управлению временем?

Вот пять основных советов для руководителей по управлению временем:
1. Научитесь делегировать полномочия.
2. Закрыть дверь — это нормально.
3. Расставьте приоритеты для важных задач, а затем для срочных.
4. Научитесь говорить «нет».
5. Использование технологических инструментов.

Когда мне следует делегировать полномочия?

Запомните три Ds: Delegate, Dump, Do. Делегируйте задачи, если кто-то может сделать это как минимум на 80% лучше, чем вы. Избавьтесь от задач, которые уменьшают ваш круг влияния. Выполняйте задания, напрямую связанные с вашими школьными приоритетами.

Каковы главные приоритеты для времени директоров?

Руководители должны проводить большую часть своего времени на учебе и лично с командами.

Your Turn

Если вам понравились идеи, ресурсы и советы из этой статьи «Управление временем для руководителей» , подпишитесь на наш блог, чтобы получать подобные статьи прямо на ваш почтовый ящик.

Хотите получать уведомления о новых бесплатных ресурсах?

Узнали ли вы какие-нибудь ценные советы из этой статьи? Если да, рассмотрите возможность оставить комментарий или поделиться статьей , используя кнопки социальных сетей ниже!

6 советов по управлению временем для медицинских работников —

Врачи уже заняты, но с приближающимся вступлением в силу Закона о доступном медицинском обслуживании они собираются стать намного более занятыми.

Согласно исследованию Гарвардского университета, после запуска программы на рынок может появиться 22,4 миллиона новых пациентов. Когда на кону стоит здоровье пациентов, вы не хотите, чтобы возросший спрос привел к неаккуратному обслуживанию, а это значит, что сейчас самое время начать оттачивать свои навыки управления временем.

Вот шесть советов по тайм-менеджменту для медицинских работников, которые позволят вам лечить больше пациентов:

1. Определите цели

Когда дела идут наперекосяк, последнее, что вы хотите сделать, это бегать, как цыпленок с отрезанной головой.Найдите время, чтобы установить цели и придать смысл своей рабочей неделе. Ставьте цели на 30, 60 и 90 дней. Запишите их и обсудите со своим руководителем, чтобы получить дополнительную информацию. Затем запланируйте несколько моментов в начале и в конце каждой недели, чтобы проанализировать свои цели, действия и прогресс.

Для получения информации о подготовке вашей практики к переходу на ЭУЗ ознакомьтесь с этой статьей: Организуйте свои усилия: Список задач по планированию ЭУЗ

2. Расставьте приоритеты в рабочий день

Может быть сложно приступить к работе, когда вы приходите на работу, но время, потраченное на чашку кофе, блуждание по коридорам или проверку Facebook, потрачено впустую.Запишите конкретные задачи, которые вам нужно выполнять каждый день, и время, необходимое для их выполнения. Проверьте свой список, как только приступите к работе, и разместите его на видном месте. Не сбивайтесь с пути, часто проверяя свой список и корректируя его по мере необходимости. Вы будете удивлены, сколько всего сможете выполнить, если будете подчиняться списку дел.

Прочтите, как электронные медицинские записи могут помочь вам лучше организоваться в начале рабочего дня: Могут ли электронные медицинские записи спасти врачей от выгорания врачей?

3.Воспользуйтесь преимуществами технологий

Оцените CareCloud, программную технологическую систему, разработанную для оптимизации практики здравоохранения за счет оптимизации управления практикой и организации медицинских записей. Когда ваша практика онлайн и организована, вы и ваши пациенты экономите время. Существует даже мобильное приложение для пациентов, которое позволяет им просматривать записи, записываться на прием и общаться с вашим персоналом. Чем меньше времени вы тратите на работу с административными документами и телефонные звонки, тем больше времени у вас будет на уход за пациентами.

Для получения дополнительной информации о том, как CareCloud может предоставить правильный набор инструментов, которые помогут вам улучшить качество обслуживания, посетите их веб-сайт.

4. Попросите вашу организацию использовать электронные медицинские карты

Если ваш работодатель еще не сделал этого, попросите организацию перейти на электронные медицинские карты. Электронные записи сокращают бумажную работу и упрощают поиск необходимой информации о пациентах. Чем быстрее вы сможете просматривать и обновлять записи о пациентах, тем больше от этого выиграет каждый.

Для получения дополнительной информации о преимуществах перехода от бумажных диаграмм к решению для электронной записи ознакомьтесь с этой статьей: Дизайн ЭУЗ: ключ к выходу за рамки бумажного

5. Делегировать по возможности

Не думайте, что вы сможете сделать все самостоятельно. Если есть дополнительная помощь, воспользуйтесь ею. Медицинские помощники, административный персонал, стажеры и волонтеры находятся здесь по какой-то причине, поэтому воспользуйтесь их помощью.

Ознакомьтесь с 12 нетрадиционными способами повышения производительности вашего персонала

6.Знай, когда говорить №

Ваши коллеги, вероятно, знают, что вы заняты, но это не помешает им обратиться за помощью. Реалистично оценивайте свою рабочую нагрузку и соглашайтесь браться за проекты или пациентов только в том случае, если у вас есть время. Вы можете думать, что улучшаете себя и свою карьеру, берясь за каждый проект, который встречается на вашем пути, но если вы в конечном итоге останетесь перегруженными, никто не выиграет. Повышенный стресс и снижение продуктивности — не те цели, к которым вы должны стремиться, поэтому внимательно рассматривайте просьбы и знайте, когда кому-то отказать.

Используйте эти 4 совета по созданию более продуктивной практики, чтобы облегчить рабочую нагрузку в вашей практике.

Знаете ли вы, что один час потраченного впустую времени каждый день может привести к потере 152 дней вашей карьеры? Ознакомьтесь с этими советами по экономии времени и реализуйте те, которые кажутся вам многообещающими. По мере развития вашей карьеры вы будете рады, что сделали это.

Какие советы по управлению временем вы можете предложить другим специалистам в области здравоохранения? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Джон Тейлор — писатель, специализирующийся на личном развитии, здоровье и фитнесе, а также на технологиях.

Бесплатная электронная книга:

Плюсы и минусы внутреннего и внешнего медицинского биллинга

Загрузить сейчас!

Совершенствуйте свои навыки и методы управления временем

Техники — это совокупность навыков. Сила использования техник заключается в том, что эксперт уже отработал их за вас. Поэтому все, что вам нужно сделать, это применить их.Ниже приведены некоторые из основных текущих методов управления временем.

• Pomodoro: Созданный разработчиком программного обеспечения Франческо Чирилло, pomodoro — это метод управления временем, названный в честь итальянского слова «помидор». Чирилло вдохновил этот метод на томатный таймер, который он использовал, чтобы сосредоточиться во время учебы в университете. Вы устанавливаете таймер (не обязательно в форме помидора) на 25 минут и работаете над одной задачей или проектом. Когда таймер срабатывает, вы выполнили один помидор.Сделайте короткий перерыв примерно на две минуты, во время которого вы можете просмотреть этот рецепт или поиграть с собакой. Снова установите таймер. Выполните четыре помидора. Затем сделайте более длительный перерыв.
• 18 минут: Эта техника взята из книги « 18 минут: найдите свой фокус, научитесь отвлекаться и сделайте правильные вещи» , написанной Питером Брегманом. По сути, это работает так:
• Каждое утро выделяйте пять минут на то, чтобы решить, что вам нужно сделать в этот день и что поможет вам почувствовать, что вы чего-то достигли.
• Каждый час потратьте одну минуту на размышления о том, продуктивно ли вы использовали этот час.
• Каждый вечер выделяйте пять минут на оценку того, чему вы научились и чего достигли за этот день.
• Реакция домино: Предложено автором Амитом Оффиром в его книге 24/8 — Секрет мегаэффективности путем достижения большего за меньшее время , этот метод утверждает, что со временем некоторые виды деятельности имеют большую совокупную окупаемость, чем другие. Наиболее часто цитируемым примером активности реакции домино является написание книги, которая предположительно продолжает приносить доход даже после ее завершения.Например, с книгой вы можете получить интервью или приглашения поработать над другими проектами.
• Getting Things Done: Getting Things Done (GTD) — это методология организации и управления временем, разработанная Дэвидом Алленом и обсуждаемая в его одноименной книге 2001 года. Сам Аллен описывает это как «набор передовых практик, которые позволяют вам освободить больше места в голове, чтобы у вас было больше возможностей, внимания и способности сосредоточиться на самых важных вещах».

Система GTD состоит из пяти основных этапов:

• Собрать: Соберите все стикеры и счета, которые засоряют ваше пространство, и запишите все встречи, идеи или задачи.
• Процесс: 400 раз в день в течение нескольких секунд просматривайте эти элементы. Просмотрите каждый из них в том порядке, в котором они появляются в вашем списке или почтовом ящике, чтобы решить, что вам нужно. Сможете ли вы выполнить задание? Можете ли вы делегировать это? Вам нужно подождать, чтобы закончить, или вы можете подождать, чтобы закончить?
• Упорядочить: Бросьте его, отправьте в файл или добавьте в календарь или список дел.
• Обзор: Просматривайте свой почтовый ящик, календарь, список дел, свой офис или то, что у вас на уме, так часто, как вам нужно, чтобы сохранять ясность ума и снимать стресс.
• Сделайте: Начните или завершите свои задачи. В отличие от других советов, которые советуют сначала выполнять сложные или неприятные задачи, GTD предлагает вам пытаться делать что-то в контексте по мере их возникновения.

Для Аллена прелесть системы в том, что вы можете начать, где бы вы ни находились, даже если вы сидите в лесу из стопок бумаг. «Все, что вам нужно сделать, это взять что-то из кучи и сказать: Что это, черт возьми? и Что мне нужно сделать дальше? Многие системы начинают с того, что вы должны ставить цели, организовываться, расставлять приоритеты, иметь цель и т. Д., и большинство людей говорят, Да, да, да, я должен . Но наша повседневная и повседневная жизнь находится вне нашего контроля, и если это выходит из-под нашего контроля, попытки поставить цели или установить более широкое видение просто сожгут для нас еще больше предохранителей ».

• Timeboxing: С помощью этого метода вы устанавливаете конкретную дату начала и крайний срок, тем самым ограничивая время для работы над задачей или проектом. Используйте это самостоятельно или в команде на рабочем месте. Scrum, структура для управления проектами, которая подчеркивает командную работу, подотчетность и постепенное продвижение к четко определенной цели, использует различные временные рамки, включая спринт, который представляет собой временной интервал в один месяц или менее.
• POSEC: Этот метод тайм-менеджмента часто встречается в бизнес-справочниках и является риффом к иерархии человеческих потребностей Абрахама Маслоу. POSEC помогает вам достичь ваших целей ( самоактуализация на языке Маслоу), рекомендуя вам блокировать. Если вы правильно выполните шаги POSEC, вы сможете масштабировать иерархию Маслоу, чтобы достичь личного счастья. Шаги POSEC следующие:
• Расставьте приоритеты и определите свои цели и задачи, а также расположите их по наиболее важным и достижимым за отведенное время.
• Организуйте и определите, как лучше всего выполнять повседневные задачи, например кормить кошку или покупать продукты.
• Оптимизируйте и упростите дела, которые вы должны делать, но не хотите делать, чтобы у вас было больше времени и энергии для других дел.
• Экономьте и сокращайте несрочные дела.
• Внести вклад. Достижение ваших целей и задач должно дать вам возможность отдавать что-то обществу. Вы также можете рассматривать этот шаг как отсроченную отдачу от определенных действий.
• Методика COPE: Американский эксперт по производительности Пегги Дункан разработала методику совмещения, которая включает следующие этапы:

• Ясно: четко обозначьте свои цели.
• Организовано: Организуйте все, что вы должны сделать.
• Продуктивно: расставьте приоритеты для своих задач и целей.
• Эффективно: Работайте над завершением приоритетных задач.
• Техника сортировки: Изобретенная во время наполеоновских войн для определения степени серьезности болезней солдат, вы можете применить эту базовую концепцию к любым вопросам организации и управления временем.Определите, к какой из этих трех категорий относятся ваши задачи:

• Вещи важные, но не срочные. Планирование послесреднего образования вашего малыша важно, но пока не срочно.
• Вещи, которые являются пустой тратой времени. Например, научиться укладывать плитку и покупать все необходимые материалы для одного пола в ванной площадью 20 квадратных футов может не стоить усилий, если вы не планируете снова облицовывать плиткой другой пол в своей жизни.
• Вещи, требующие немедленных действий.Если вы студент, сдает экзамен SAT через неделю, вам нужно учиться прямо сейчас. Если вы менеджер магазина, а между покупателем и продавцом ведется жаркая перепалка, вам нужно немедленно разрядить ситуацию.
• Техника сортировки: Изобретенная во время наполеоновских войн для определения степени серьезности болезней солдат, вы можете применить эту базовую концепцию к любым вопросам организации и управления временем. Определите, к какой из этих трех категорий относятся ваши задачи:

• Вещи важные, но не срочные.Планирование послесреднего образования вашего малыша важно, но пока не срочно.
• Вещи, которые являются пустой тратой времени. Например, научиться укладывать плитку и покупать все необходимые материалы для одного пола в ванной площадью 20 квадратных футов может не стоить усилий, если вы не планируете снова облицовывать плиткой другой пол в своей жизни.
• Вещи, требующие немедленных действий. Если вы студент, сдает экзамен SAT через неделю, вам нужно учиться прямо сейчас. Если вы менеджер магазина, а между покупателем и продавцом ведется жаркая перепалка, вам нужно немедленно разрядить ситуацию.
• Метод Эйзенхауэра или таблица тайм-менеджмента Кови: Мы можем проследить этот метод до Дуайта Эйзенхауэра, верховного главнокомандующего союзными экспедиционными войсками во Второй мировой войне и 34-го президента США. Это было вдохновлено его комментарием: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Организационный гуру Стивен Кови адаптировал этот метод в своей книге Семь навыков высокоэффективных людей . Кови придумал свою версию техники — сетку управления временем .Сетка представляет собой прямоугольник, содержащий четыре квадранта:

1. Срочно и важно: Сначала выполните эти задачи. Пример — бег за собакой, если она выбегает на улицу.
2. Важно, но не срочно: Поместите это в календарь, чтобы сделать позже. К ним относятся такие вещи, как чтение книги для повышения квалификации или перемещение сеялки для чистки палубы.
3. Срочно, но не важно: Эти элементы включают прерывания, например чтение нежелательной электронной почты вместо выключения телефона или компьютера.
4. Не срочно и не важно: Эти предметы несут наименьшую прямую ценность и отвлекают вас от ваших приоритетов.

Люди часто обнаруживают, что их деятельность попадает в квадранты 1 и 3. Постарайтесь сосредоточиться на деятельности из квадранта 2. Хотя этих занятий зачастую легко достичь, они могут принести значительную пользу во всех сферах вашей жизни. Чтобы использовать сетку управления временем или матрицу , добавьте элементы списка дел в каждое поле по своему усмотрению.Вы также можете использовать матрицу в качестве инструмента анализа, сделав шесть копий и используя по одной на каждый день, чтобы отслеживать, как вы проводите время. В шестом экземпляре сложите еженедельные занятия для каждого квадранта и оцените, какой процент времени вы потратили на каждый из них. Мы включили шаблоны коробки Эйзенхауэра, которые вы можете скачать, распечатать и использовать для отслеживания собственного использования времени.

Скачать шаблон матрицы управления временем

Слово | Smartsheet

• A-B-C Метод: Руководители изначально использовали метод ABC для управления цепочкой поставок, чтобы определить, какие акции приносят наибольшую отдачу от затраченных усилий.В целях управления временем вы применяете эту технику, группируя задачи по категориям A, B и C. Как и в методе Эйзенхауэра, каждая категория представляет свой уровень приоритета:
• A = важно и срочно
• B = важно, но не срочно
• C = не важно и не срочно

Возьмите свой список дел и отнесите каждую из своих задач к соответствующей категории. Теперь в каждой группе расставьте приоритеты для каждой задачи. Например, сначала нужно выполнить задание A1 и так далее.

• Анализ Парето (зависимости времени от результата): Люди иногда называют это принципом 80-20. Часто уничижительно применяемый к человеческой деятельности, такой как работа и волонтерство, анализ Парето описывает воспринимаемый феномен, при котором 20 процентов людей, как утверждается, производят 80 процентов результатов, в то время как остальные 80 процентов людей сидят и говорят о результатах. и судить о действиях других. Вы можете применять этот метод вдумчиво и без осуждения в своей личной жизни или в своей рабочей команде.Подумайте, какие действия или процессы дают наибольшие результаты. Это должно лечь в основу ваших усилий.

• Как работают вместе методы ABC и Парето: Посмотрите на свою группу А и определите, какие задачи вы выполняете быстрее всего.

  No related posts.