Тайм менеджмент таблица: Тайм менеджмент в Excel планирование рабочего времени на основе системы

Тайм менеджмент в Excel планирование рабочего времени на основе системы

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,

а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

 

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.

е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

• ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
• ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
• КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

 

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день

И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов»
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем

Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

 

Содержание

1. Многообразие форм тайм-менеджмента
2. Определение целей управления временем
3. Этапы управления временем: прежде чем начать
4. Проверочный тест

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

• причину и повод управления временем;
• цель управления временем;
• ценности и принципы управления временем;
• философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1. 1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

1. регистрация времени;
2. управление временем;
3. укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА
Письмо I (О времени)

Луцилия приветствует Сенека!
Одно лишь время следует беречь.
Не дай его украсть минутам неги,
Пустым мгновеньям бесполезных встреч.

Всю жизнь свою в делах проводим, но не
Полезных, большей частью, а дурных…
Затем — безделье, а, на остальное —
Годами не выкраиваем миг.

Ты назовешь кого-то из знакомых,
Кто б знал, что умирает каждый час?
Ведь смерть — не предстоянье страшной комы,
А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше!
А мы его совсем не бережём:
Любой знакомый подставляет чашу,
И мы ему — «по краешек» нальём.

Стараюсь избегать подробных писем
(Зачем перемывать в них дребедень):
Тем менее от «завтра» ты зависим,
Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы,
И как ничтожна тщетность их пути…
Дают в кредит — считают каждый рубль,
А время — им никто не возвратит…

Те, на кого ты целый день потратил,
Не ощущают, что они — в долгу!
Попробуй-ка призвать их всех к расплате:
Один ответ: Простите, не могу!

Я — расточитель, тщательный в подсчётах.
Я знаю: с кем и сколько потерял…
Ведь время больше требует учёта,
Чем популярный жёлтый минерал.

Богат — лишь тот, кто малостью доволен,
Кто не зовет на помощь докторов,
Не понимая, отчего он болен…
Не забывай про время.
Будь здоров.

 

 

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

 

 

• Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
• Оценка степени наполненности прожитого времени.

Упражнение 1.2.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

1. Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
2. Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
3. Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Тайм-менеджмент: лучшие методы управления временем

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер

Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.

Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.

Сделайте экспресс-диагностику: Определите барьеры, которые мешают вам оптимально использовать свое время.

1. Перфекционизм
2. Прокрастинация
3. Недостаток знаний
4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный,  несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель —  дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет —  все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем и пройти

онлайн-тест  «Как вы расходуете свое время?»

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:

1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем

6 лучших методов тайм-менеджмента

1. Принцип Парето
2. Матрица Эйзенхауэра
3. Интеллект-карты или Mind maps
4. Пирамида Франклина
5. Метод АБВГД
6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности.  Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

 Матрица Эйзенхауэра

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	А Неотложные проблемы. Проекты с «горящим» сроком выполнения.	В Профилактика проблем. Дела, ведущие к вашей цели. Восстановление сил.
Неважные	С Предстоящие неотложные дела. Ежедневная рутина.	D Компьютерные игры, социальные сети. Просмотр ТВ. Телефонные звонки. «Пожиратели» времени.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты  или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
• мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации
• за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
• проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование
• управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
• разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм
• генерация новых идей, творчество;
• коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений
• четкое видение всех «за» и «против»;
• более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Как использовать метод SMART в работе?

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве.  Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.

Рекомендуемые книги для прочтения:

1. Джулия Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».
2. Брайн Трейси «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку».
3. Алан Лэйкин «Искусство успевать».
4. Тони Бьюзен «Научите себя думать».
5. Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

---

Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

Карьерный коуч по поиску работы, эксперт по резюме, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt.ru.

Похожее

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

менеджмент — секреты и способы управления временем

Допустим, у вас не один интернет-магазин, а два. Или три. Или пять. Или есть работающая офлайн-точка и вы задумываетесь перенести часть продаж в интернет. Как не запутаться в ассортименте и одинаково эффективно работать с каждым проектом? Читайте в нашей следующей статье.

Кому будет полезна эта статья?

Всем тем, кому приходится решать несколько задач одновременно.

Итак, если вы:

• предприниматель, который открыл несколько интернет-магазинов;
• владелец офлайн-бизнеса, который хочет открыть интернет-магазин в дополнение;
• владелец нескольких офлайн-бизнесов — в одной сфере и в разных;
• контент-менеджер или маркетолог, который ведет несколько интернет-проектов одновременно.

Что такое тайм-менеджмент?

Очевидно, что “управление временем” — любой ребенок знает. Предполагается, что освоивший эту науку сам является хозяином своего времени, сам планирует рабочий день, неделю, месяц, сам определяет, какие задачи приоритетны, а какие могут и подождать. И самое главное — он знает, как успевать больше за ту же единицу времени. То есть работать меньше, а успевать больше — мечта же просто!

Еще русский физиолог Николай Введенский отметил: “Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем”. Наверное, вы не раз замечали: когда день не распланирован, когда не поставлено четких задач — мы болтаемся как некая субстанция в проруби, перескакиваем с одного на другое, отвлекаемся. В результате вечером, подводя итоги, с горечью резюмируем: ничего полезного за день не сделано, какая-то суета и тлен.

Рассмотрим на примерах. У нас есть гипотетический школьник, который приходит домой и делает уроки. Один может растянуть процесс выполнения домашки на 5 часов, постоянно отвлекаясь на игрушки, другой соберется и выполнит все за час — а дальше долгожданная свобода. Кто из них лучший управленец своим временем?

Пойдем дальше. Мальчишки выросли, стали бизнесменами. У обоих несколько бизнесов, десятки сотрудников, постоянные задачи, которые надо решать в режиме рабочего времени. Один по привычке прокрастинирует, мешает рабочее с личным или пытается решить все сразу — в итоге ничего не успевает и зашивается от текущих задач. А в долгосрочной перспективе его ждет профессиональное выгорание, ибо нельзя все время работать на пределе возможностей. Второй поставил все на поток и теперь может работать по нескольку часов в день — и качество бизнеса от этого не пострадает.

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента?

• чтобы жить полноценной жизнью, находить время не только для работы, но и для отдыха;
• чтобы эффективно распределять время на личное и рабочее, полезное и для отдыха, решение важных задач и не очень;
• чтобы научиться отделять зерна от плевел — важные задачи от несущественных;
• чтобы осмысливать свои цели и вообще жизненные поступки. Учет времени — хорошая практика и в повседневной жизни. Научившись планировать время, вы по привычке будете переносить эти умения и на жизнь в целом. А значит, она будет более осмысленной и наполненной;
• чтобы мотивировать самого себя более эффективно работать и жить.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее — указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 — планерка с сотрудниками. 10.00 — встреча с поставщиком. 11.00 — совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!

2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане — крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую — и увидите, как быстро вы достигнете результата.

3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня — главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные — о них тоже не следует забывать.

Как правило, самые важные дела — обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация — мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым — увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!

4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах — именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса — мы писали о них в этой статье.

6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” — неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2020 год обогнать главного конкурента” — уже лучше. “Хочу за 2020 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” — еще лучше. “В 2020 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” — вот это правильная цель!

7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали — например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь — а придется выполнять! Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.

8. Или наоборот — оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит — всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок — дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.

9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами — выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника — всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании — отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да — прекрасно, вы на верном пути. Если нет — цель надо скорректировать.

10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя — не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным — а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени — поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет — так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи — настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!

12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник — гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью — все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите?

13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков — вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы — владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха — в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня — а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи — работайте в час ночи.

Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу — поговорим о том, как управлять несколькими проектами одновременно.

Варианты ведения тайм-менеджмента

Вариант первый. Офлайн- и онлайн-бизнес

Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше — отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных.

Что вам нужно сделать?

1. Главная ваша задача — сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться:

• цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество;
• вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране;
• вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу;
• вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется!

2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.

3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА:

• в соцсетях — именно там обитает большинство молодежи;
• с помощью SEO-продвижения;
• с помощью контекстной и таргетированной рекламы;
• с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения.

4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовыми шаблонами InSales специально для интернет-магазинов.

5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет.

Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки.

Вариант второй. Несколько интернет-проектов

Если это ваш случай — сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть — возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов — пора открывать отдельный магазин!

Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров — вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!

Плюсы создания нескольких интернет-магазинов:

1. Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя — поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише.
2. У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет.
3. Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик — а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж.

Минусы нескольких проектов:

Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.

Что вам нужно сделать?

1. Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше.
2. Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты — главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел весь необходимый современный функционал.
3. Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, — это регулируется настройками кассы.

Вариант третий. Несколько офлайн-проектов

Здесь надо различать — в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных — понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена — даже покупатели могут быть одними и теми же!

Когда бизнесы в разных сферах — тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики — как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове.

Что вам нужно сделать?

1. Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи.
2. Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер — на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось.
3. Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов — огромная ответственность, которую тянут не все.  

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу:

1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник — другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены — смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.

2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине — расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах.

3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук!

4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект — так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект — это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем — “Палех”, соцсетей — “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянно обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.

5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будут привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов — придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.

И напоследок пять ложек дегтя

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет — давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь!

1. Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы.
2. Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше — за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность.
3. Тайм-менеджмент — панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решения — никакое управление временем не спасет.
4. Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать!
5. Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента — и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное — не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено!

Многозадачность — задачка не из легких, простите за каламбур. Многим людям тяжело работать в таком режиме — в этом случае лучше сконцентрироваться на одном проекте, а остальные перепоручить надежному человеку. В противном случае вы рискуете не довести до конца ни один проект. Это не страшно: каждый живет в своем темпе. Главное — вовремя понять это и найти надежного партнера и заместителя. Удачи в управлении!

Техники тайм-менеджмента

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

Тайм-менеджмент: как организовать себя и больше успевать

Три главных проблемы, с которыми сталкиваются школьники средних и старших классов — как всё успеть; как заставить себя сделать все запланированные дела и как организовать свой день так, чтобы заниматься не только учёбой. Предлагаем несколько решений на выбор: несколько техник тайм-менеджмента, придуманных для повышения продуктивности. Они помогают ставить достижимые цели, составлять реалистичные планы, выстраивать приоритеты и эффективно использовать время, отведённое для занятий.

Эту технику впервые описал американский тренер по личностному развитию Пол Дж. Мейер в своей книге «Как достичь успеха» (Personal Success Planner). Техника предназначена для постановки задач и чёткой формулировки целей — важных шагов для повышения продуктивности и управления проектами.

S.M.A.R.T. (smart по-английски — «умный») — это аббревиатура, составленная из пяти букв:

S — Specific — конкретность,

M — Measurable — измеримость,

A — Achievable — достижимость,

R — Relevant — согласованность,

T — Time — время.

Именно этим условиям, по мнению разработчика техники, должна отвечать каждая задача, которую человек ставит перед собой.

Конкретность. Не используйте расплывчатые формулировки: «Хочу добиться успеха», «Хочу много зарабатывать», «Хочу учиться в хорошем вузе». Чем конкретнее звучит задача, тем проще мотивировать себя на её достижение. Примеры более удачно сформулированных целей: «поступить в Высшую школу экономики», «сдать ЕГЭ по русскому языку не меньше чем на 90 баллов», «закончить 11 класс без „троек“».

Измеримость. Ставьте задачу таким образом, чтобы результат можно было измерить. Не забудьте сразу определить, какие параметры будут измеряться, и установить единицы измерения. Измерима не только цель, например, постройнеть на 3 кг, но и цель поступить на определённый факультет университета — ведь факт выполнения задачи и в том, и в другом случае легко установить по цифре на весах или наличию студенческого билета.

Достижимость. Человек может эффективно двигаться лишь к той цели, которую он сам оценивает как реально возможную. Поэтому прежде чем ставить цель, проверьте её на достижимость.

Вариант первый: прислушайтесь к себе. Если чувствуете, что добиться желаемого реально, вы на верном пути. Если же возникают сомнения, то стоит пересмотреть цель или сформулировать её иначе.

Вариант второй: объективно оцените, какие ресурсы нужны для достижения цели, что у вас уже есть, а чего не хватает. Следующий шаг — выяснить, возможно ли получить недостающее, какой ценой и в какие сроки. Если для достижения цели требуется слишком много времени и сил, есть смысл отказаться от неё и выбрать что-то другое.

Согласованность. Любая задача, которую вы ставите перед собой, должна согласовываться с вашими ценностями, долгосрочными целями, а также желаниями и возможностями. В противном случае вы потеряете мотивацию решать эту задачу или обнаружите, что она не имеет решения.

Время. Когда вы ставите перед собой цель, обязательно определяйте и конкретные сроки её выполнения: «Закончить подготовку к ЕГЭ в апреле», «Пробегать 3 км за 15 минут через 2 месяца», «Выучить все неправильные глаголы в английском к 15 октября». Без постановки временного ограничителя достижение цели может растянуться до бесконечности.

Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.

Пирамида Франклина

В основании пирамиды лежат глобальные жизненные ценности. Чтобы их сформулировать, необходимо понять, чего вы хотите от жизни, какое у вас призвание, что вы стремитесь оставить после себя. Поиск ответов на эти вопросы иногда продолжается всю жизнь, но чем раньше вы поставите их перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.

На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.

Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.

• Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: на десять, на пять, затем на три года и на один год.
• После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
• Вершина пирамиды — это план действий на каждый день. Если пирамида составлена правильно, в этом плане обязательно будут именно те дела, которые работают на ваше будущее.

Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы. Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

Составляя планы на день и на неделю, мы добавляем в список множество текущих дел, которые не имеют прямого отношения к долгосрочным целям и даже отвлекают от их выполнения. Выстроить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра — инструмент планирования, придуманный американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром.

Разделите лист бумаги на четыре равные части. Получится таблица из четырёх ячеек. Распределите все дела по таблице следующим образом:

В правом верхнем углу таблицы находятся те дела, которые согласуются с нашими долгосрочными целями и глобальными жизненными ценностями. Но именно их мы склонны откладывать до тех пор, пока они не перейдут в разряд срочных, после чего выполняем их в режиме форс-мажора и не всегда качественно.

Большая часть ежедневных задач группируется в левом верхнем углу таблицы. Это важные и срочные дела, которые невозможно или некуда отложить. Ими приходится заниматься в первую очередь.

Однако для успешного достижения жизненных целей необходимо в течение дня делать хотя бы одно дело из списка важных и несрочных. Неважные и несрочные дела, наоборот, можно смело откладывать до момента, когда появится «окно».

С утра нам кажется, что времени хватит на всё, но вечером мы обнаруживаем, что опять ничего не успели. Чтобы эффективно использовать каждую минуту, нужно для начала определить, на что уходит время в течение дня, а потом выбрать эффективный для себя рабочий ритм. Художница и писательница Яна Франк в своей книге «Муза и чудовище» предлагает для этого две методики: «Хронометраж» и «45/15». Для лучшего результата стоит сочетать обе методики.

1. Заведите специальный блокнот и в течение дня записывайте по минутам всё, чем вы занимаетесь. Список может выглядеть так:

7:00 — подъём

10 минут — продолжал спать, пока будильник не прозвонил во второй раз;

5 минут — умывался и чистил зубы;

5 минут — заправлял кровать и искал одежду;

5 минут — одевался и причёсывался;

15 минут — собирал портфель и искал пропавший учебник литературы.

Пишите так до самого отбоя и делайте эти записи минимум три дня подряд.

2. Изучите записи и проанализируйте, на что уходит ваше время. Подсчитайте, сколько часов в день вы учитесь, делаете домашние задания, сколько уходит на питание и гигиену, уборку в комнате, гаджеты, общение с друзьями в сети или в реале, разговоры с родителями.

3. Подумайте, как можно оптимизировать ваш ежедневный график, за счёт чего вы можете сэкономить время. Например, меньше играть в гаджеты, выделить на общение с друзьями час в день и не больше, заранее собирать портфель после выполнения уроков, чтобы утром не тратить на это лишние минуты. Составьте список домашних дел, которые нужно делать каждый день: умывание, уборка комнаты, приготовление завтрака; и повесьте его на видное место.

4. Переходите к технике «45/15». Выделите несколько часов в день на занятия: выполнение домашних заданий, подготовку к экзаменам, изучение дополнительного материала. 45 минут каждого часа посвящайте этим занятиям, а 15 минут — отдыху или смене деятельности.

За эти 15 минут можно:

• сделать небольшую разминку, растяжку, повисеть на турнике;
• разобрать рабочий стол;
• выполнить одно из домашних дел по списку из пункта 3;
• написать письмо или сообщение другу в социальную сеть;
• перекусить или выпить чаю;
• полежать с закрытыми глазами.

Важно, чтобы деятельность в течение этих 15 минут была разнообразной и отличалась от умственного труда за учебниками. Тогда мозг успевает передохнуть, совершает перезагрузку, и материал усваивается лучше.

1. Техника S.M.A.R.T. помогает ставить задачи и повышает продуктивность. Для успешного решения задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, согласованной с другими аспектами жизни, иметь чёткие сроки реализации.

2. Пирамида Франклина — методика планирования, позволяющая выстроить единую жизненную стратегию и ежедневно реализовывать её.

3. Матрица Эйзенхауэра — инструмент для выстраивания приоритетов, помогающий отделить важные дела от неважных и сосредоточиться на главных задачах.

4. «Хронометраж» и техника «45/15» предназначены для составления ежедневного графика: «Хронометраж» помогает проанализировать временны́е затраты, а техника «45/15» позволяет структурировать время, чтобы продуктивно заниматься учёбой.

Руководство по планированию тайм-менеджмента

Время чтения: около 8 минут

Автор: Lucid Content Team

В «Совете молодому торговцу, написанном старым» Бенджамин Франклин написал:

«Помните, что время — деньги. Тот, кто может заработать десять шиллингов в день своим трудом и уезжает за границу или сидит без дела половину этого дня, хотя он тратит всего шесть пенсов во время развлечения или праздности, это не следует считать единственными расходами [sic]; он действительно потратил или выбросил еще пять шиллингов.

Используя больше слов, чем необходимо, Франклин говорит, что пропустить половину рабочего дня — это то же самое, что выбросить половину заработной платы. Точно так же потратить целый день на выполнение четырехчасовой работы — это то же самое, что ваш работодатель выбрасывает половину дневной заработной платы, которую вы платите за работу, которую вы не выполняли.

Умение составлять расписание и эффективно управлять своим временем может сэкономить вашей компании тысячи долларов, поскольку вы эффективно переходите от одного проекта к другому.

В этой статье мы обсудим, как создать график управления временем, который работает с помощью легко доступных и интуитивно понятных инструментов.

Ежедневное расписание (Нажмите на изображение, чтобы изменить онлайн)

Как создать успешный график

В каждом дне 24 часа. В идеальном мире восемь из этих часов можно было бы проводить каждую ночь во сне, а еще восемь часов — на работу. Если вы проводите на работе более восьми часов каждый день, вы делаете это неправильно. В конце концов, чтобы жить, нужно работать, а не жить, чтобы работать.

Но научиться эффективно планировать свое время, чтобы работа могла быть завершена в отведенное время, может быть настоящей проблемой.Если вы создаете расписание, которому будете следовать только вы, это может быть немного проще, чем создать расписание, которое будет работать для всех. Если у вас есть члены команды, которые участвуют в нескольких командах, это может быть еще сложнее.

В следующих разделах мы представим шаги, которые повысят ваши шансы на успех в вашем бизнесе и планирование личного времени, чтобы вы могли выполнить свою работу и у вас было время делать то, что вы хотите сделать.

Шаг 1: Составьте список всех ваших задач и назначений

Запись ваших задач и назначений поможет вам подумать о том, что необходимо сделать.Это полезное упражнение, которое поможет вам убедиться, что ничего не упущено из виду.

Если какая-либо из ваших задач является частью более крупного проекта, который зависит от работы, выполняемой другими, вам нужно проконсультироваться с ними, чтобы убедиться, что все записано. Убедитесь, что вы включили всех, кто будет участвовать.

Консультируясь с командой и профильными экспертами, не забывайте о масштабах проекта. Вы не хотите включать какие-либо задачи, которые могут сорвать проект.Также полезно оценить ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения задач.

Шаг 2: Определите свои приоритеты

На этом шаге вам необходимо определить, какие задачи являются наиболее важными. Чтобы определить свои приоритеты, вы можете использовать следующие критерии, определенные в матрице Эйзенхауэра:

• Важное и срочное: Это задачи, которые выполняются немедленно и лично. В крайнем сроке нет отсрочки.
• Важно, но не срочно: Это задачи, которые вы обязались выполнить и у которых есть твердый срок выполнения, но их не нужно выполнять сегодня.По-прежнему важно запланировать время для выполнения этих задач, иначе они будут перемещены в квадрант «Важное / Срочное».
• Не важно, но срочно: Обычно это задачи, которые необходимо выполнить немедленно, но не обязательно вами. Постарайтесь делегировать как можно больше.
• Не важно и не срочно: Эти задачи можно определить как «занятая работа». Задачи такого типа не имеют ценности или не имеют никакой ценности, и их следует по возможности исключить.

Матрица Эйзенхауэра взята из цитаты, приписываемой президенту Дуайту Д.Эйзенхауэр: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Пример матричной диаграммы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

Шаг 3: Оцените время, необходимое для выполнения каждой приоритетной задачи

Если вы работаете над проектом, в котором участвует группа, вы можете проконсультироваться с членами группы чтобы помочь вам определить, сколько времени потребуется на выполнение отдельных задач. Вы можете попробовать один из следующих методов оценки:

Экспертная оценка

Посоветуйтесь с людьми, знакомыми или имеющими опыт работы с аналогичной задачей.Их опыт поможет вам определить разумные сроки для выполнения задачи.

Аналогичная оценка

Посмотрите на похожие прошлые проекты, чтобы оценить, сколько времени займет этот проект. Например, если вам потребовалось 30 минут для обновления информации на веб-странице, вы можете разумно оценить, что для обновления веб-страницы такой же длины потребуется 30 минут.

Параметрическая оценка

Эта стратегия аналогична аналогичной оценке, за исключением того, что она допускает масштабируемость.Например, если вам требуется два часа, чтобы косить газон площадью один акр, вы можете оценить, что вам потребуется четыре часа, чтобы косить газон площадью два акра.

Оценка PERT

Этот метод использует средневзвешенное значение трех чисел для определения окончательной оценки: наиболее оптимистичный (O), наиболее пессимистичный (P) и наиболее вероятный (M). Оценка рассчитывается по следующей формуле:

(O + P + 4 × M) / 6

Например, вы оцениваете, что задача, скорее всего, займет 10 часов.Самая оптимистичная оценка, когда все идет хорошо, — шесть часов. Самая пессимистическая оценка, когда все идет не так, как надо, — 20 часов. Если вы хотите, чтобы ваш расчет был более приближен к наиболее вероятной оценке, ваш расчет будет выглядеть следующим образом:

(6 + 20 + 4 x 10) / 6 = 66/6 = 11 часов

Используйте Lucidchart для создания PERT диаграмма, которая поможет вам определить ваши зависимости и минимальное время, необходимое для завершения проекта.

Пример диаграммы PERT (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Шаг 4: Запланировать время на случай непредвиденных обстоятельств

Вам нужно немного пустого места в вашем расписании.У вас может возникнуть соблазн заполнить это пустое пространство дополнительными проектами. Будьте осторожны, чтобы не совершить больше, чем вы реально можете выдержать.

Что-то происходит, и вам нужно запланировать свободное пространство на случай непредвиденных и чрезвычайных ситуаций. Возможно, вы изначально не знаете, сколько дополнительного времени вам нужно будет запланировать, но опыт, консультации с другими и простые методы проб и ошибок помогут вам определить, сколько времени нужно добавить. Чем более непредсказуемым является проект, тем больше времени вам может понадобиться.

По мере того, как вы научитесь более эффективно справляться с прерываниями, вам не нужно будет планировать столько времени на случай непредвиденных обстоятельств.

Шаг 5: Планирование свободного времени

Если у вас есть свободное время, это ваше дискреционное время или время, не назначенное для конкретной задачи или действия. Это личное время для чтения электронных писем, пересмотра своего расписания, подготовки к встрече, работы над важными, но не срочными делами и т. Д.

Шаг 6: Создайте визуальное представление вашего расписания

При настройке расписания вы должны создать визуальное представление, такое как временная шкала или календарь.Использование визуального расписания позволяет быстро увидеть, что нужно сделать. Вы можете использовать цветовое кодирование, чтобы легко различать высокие и низкие приоритеты.

Важной частью создания календаря является частое обращение к нему. Если вы не просматриваете свой календарь часто, задачи могут быть забыты, а важная работа может остаться незавершенной. Пример диаграммы

PERT (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

Шаг 7: Проанализируйте свое расписание и действия

Вероятно, что ваш график управления временем не будет идеальным с первой попытки.Графики меняются по мере развития проектов. Вам нужно часто пересматривать и анализировать свое расписание, чтобы видеть, что работает, а что требует изменений.

Например, если вы обнаружите, что у вас недостаточно свободного времени, и вы продолжаете переносить задачи в календарь на следующую неделю, вам нужно вернуться назад и просмотреть предыдущие шаги. Все ли добавленные вами задачи абсолютно необходимы? Является ли расчетное время, отведенное на выполнение задач, разумным? Есть ли другие сотрудники, которым можно делегировать задачи? При внесении изменений в расписание убедитесь, что существует четкая связь.

Если у вас по-прежнему недостаточно свободного времени, возможно, вам придется пересмотреть свою рабочую нагрузку, поискать решения для автоматизации или, возможно, передать некоторую работу на аутсорсинг.

Пусть Lucidchart будет вашим партнером

Действия, описанные в этой статье, не являются окончательными. Они представлены здесь исключительно в качестве справочника. По мере того, как вы работаете над процессом управления временем, который имеет для вас смысл, обязательно работайте с Lucidchart, чтобы разработать блок-схемы, интеллектуальные карты, расписания и любую другую документацию, которая может вам понадобиться.Доступ к документам Lucidchart можно получить из любой точки мира, что обеспечивает совместную работу в режиме реального времени и межгрупповое планирование.

Ознакомьтесь с нашими советами о том, как с помощью Lucidchart лучше управлять своим временем (и временем вашей команды).

Проверьте это

15 Рабочий лист по организации свободного времени для студентов и взрослых

0

На этой странице могут быть партнерские ссылки, что означает, что мы получаем небольшую комиссию за все, что вы покупаете. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках.Пожалуйста, проведите собственное исследование, прежде чем совершать какие-либо покупки в Интернете.

Вы постоянно торопитесь выполнить важные дела в последнюю минуту? Вы когда-нибудь пропускали важные дедлайны? Имеете ли вы репутацию человека, постоянно опаздывающего на встречи, занятия или другие важные мероприятия?

На работе вам, вероятно, сложно всегда быть в курсе всех задач, которые вам нужно выполнить. Ваша продуктивность, возможно, резко упала, и вы не единственный, кто это заметил.

Если вы студент, у вас могут возникнуть трудности с выполнением академических требований и внеклассных занятий. Возможно, вы даже недовольны своей успеваемостью.

Дома вы, вероятно, сталкиваетесь с, казалось бы, бесконечным парадом дел по дому, и у вас больше нет времени на свою семью и себя.

Если любой из вышеперечисленных сценариев находит отклик у вас, возможно, вам нужна помощь в управлении своим временем.

Как я могу эффективно управлять своим временем?

Эффективное управление временем требует двух вещей: планирования и организации.

Управление временем включает в себя трехэтапный процесс:

Шаг 1: Оценка того, как вы в настоящее время используете свое время.

Шаг 2: Создание расписания.

Шаг 3: По расписанию.

Важно, чтобы вы составили свой ежедневный график с учетом ваших действий и обязательств.

Убедитесь, что вы определили, какие действия являются гибкими, а какие — фиксированными. Например, рабочее время обычно составляет восемь часов в день, так что это фиксированный график.Между тем, сон и развлекательные мероприятия обычно гибкие.

Постарайтесь составить максимально конкретный график. Например, если вы просто напишете «делать работу по дому» для субботнего утра, это может означать что угодно: от нескольких минут, потраченных на мытье посуды, до полудневной работы по организации туалета в коридоре. Оцените время, которое вам нужно для занятия, и отметьте это время в своем расписании.

Кроме того, вы можете использовать некоторые инструменты и методы управления временем, чтобы стать более организованным.

Техника Помидора помогает повысить вашу производительность. Между тем, принцип Парето учит, как получить максимальные результаты за минимальное время. Наконец, матрица Эйзенхауэра помогает вам определить, какие действия являются срочными и важными, чтобы вы могли действовать в соответствии с ними.

Применение всех этих стратегий может помочь вам более эффективно управлять своим временем.

Чтобы вы научились правильно распоряжаться своим временем, мы перечислили 15 примеров рабочих листов для управления временем.Все эти рабочие листы можно бесплатно скачать и распечатать.

Давай проверим их.

15 Примеры рабочего листа управления временем

1. Рабочий лист учета рабочего времени

через The Joyful Organizer

Этот рабочий лист поможет вам отслеживать свои действия. В нем есть столбец с предполагаемой продолжительностью вашей задачи и другой столбец для записи фактического времени, которое вы потратили на это действие.

Кроме того, в нем есть место для записи частоты занятий, что полезно для отслеживания вашего недельного расписания.

Наконец, есть столбец для определения важности задачи. Таким образом, вы можете точно определить, какие из ваших занятий важны или просто тратят время.

2. Колесо управления временем

через Google Docs

Это колесо управления временем, которое можно редактировать и распечатать, позволяет вам раскрасить ваши действия в течение дня. На его временном блоке есть одночасовые интервалы.

Создатель предлагает назначить определенный цвет определенной задаче, а затем поместить кусок M&M (идеально подходит для детей) в соответствующее время, когда вы выполняете это действие.Если у вас нет под рукой M&M, вы можете использовать цветные карандаши или цветные маркеры, чтобы раскрасить «кусочки».

3. 24-часовой еженедельный журнал активности

через маркетинговый блог Райана

Вы когда-нибудь задумывались, куда уходит ваше время?

У всех нас одни и те же 24 часа в сутки, но важно то, как вы их используете. Однако, как бы многого мы ни хотели достичь, мы должны следить за тем, чтобы не работать до изнеможения, жертвуя своим здоровьем и благополучием.

Этот шаблон позволяет отслеживать продолжительность ваших занятий. Это позволяет вам отслеживать то, что вы делаете каждый день, в считанные минуты, давая вам более точное измерение времени, которое вы тратите на каждое действие.

В своем дискуссионном документе Производительность рабочего времени Джон Пенкавел показал, что работа более 50 часов в неделю приводит к резкому снижению производительности человека на каждый час после 50-часовой отметки.

Другими словами, важно работать умнее, а не усерднее.Подходящий темп и соответствующее планирование помогут вам выполнить работу в кратчайшие сроки. Так вы освободите больше часов, чтобы заниматься тем, что вам действительно нравится.

4. Ваше время застегнуто

через застегнутый

Этот рабочий лист имеет функцию блокировки по времени с 30-минутными интервалами. Шаблон позволяет отслеживать свое расписание на всю неделю с 7 до 2 часов ночи.

Однако здесь выделяются точки с цветовой кодировкой, которые соответствуют тому, насколько продуктивна ваша деятельность.Зеленый очень продуктивен; апельсин умеренно урожайный; а красный — зря потраченное время (возможно, пора признать зависимость от Facebook и избавиться от этой привычки).

5. Куда уходит мое время?

через Sage Grayson Life Editor

Нужна поддержка для вашей новой привычки к тайм-менеджменту? Этот рабочий лист применяет несколько стратегий и принципов для эффективного управления своим временем.

В таблице есть 30-минутные интервалы, чтобы отслеживать точное время, которое вы тратите на каждое действие.В нем также есть матрица Эйзенхауэра, которая поможет вам определить, является ли задача вашим наивысшим приоритетом или ее можно выполнить позже в тот же день. (В этом посте вы найдете подробное обсуждение и полезные советы о том, как эффективно использовать матрицу Эйзенхауэра.)

С помощью этого шаблона у вас также есть возможность поразмышлять о том, как прошло ваше расписание на день. В шаблоне есть место, где вы можете перечислить «действия, которые заслуживают больше времени», а также те, которые заслуживают меньше. Наконец, также предоставляется место, где вы можете написать первоначальные планы на следующий день.

6. Диспетчер времени

через Государственный университет Гумбольдта

Жизнь в колледже может быть беспокойной, особенно когда дело касается вашего расписания.

Чтобы всегда быть на высоте, необходимо некоторое стратегическое планирование. Вот почему так важно найти правильный инструмент тайм-менеджмента.

Такой менеджер времени гарантирует, что ученики не пропустят уроки и важные мероприятия. Это также помогает отслеживать приоритетные задачи.

На этом листе также есть место, где вы можете записать дела, которые вам нужно выполнить на неделю.

Рабочий лист содержит временной блок с часовыми интервалами для будних дней. В расписании выходных нет каких-либо ограничений по времени, что призвано побудить студентов взять перерыв в учебе и больше сосредоточиться на самообслуживании.

7. Управление временем в средней школе

через Challenge Success

Хотя их учебные расписания не такие напряженные, как у студентов колледжей, старшеклассникам по-прежнему нужны эффективные стратегии управления временем, чтобы хорошее использование своего времени.

Умение распоряжаться своим временем помогает старшеклассникам развить организационные навыки и хорошие учебные привычки — черты, которые очень полезны, когда они учатся в колледже или работают.

В этом рабочем листе учащиеся должны указать продолжительность времени, которое они тратят на еженедельные занятия (например, в школе, на внеклассных занятиях, неструктурированное время и сон).

Учитывая, что подросткам важно высыпаться, в этой таблице указано количество часов для сна, основанное на рекомендации Американской академии педиатрии.

8. Журнал учета рабочего времени

через My Time Management

Вы постоянно пропускаете сроки? Считаете ли вы, что 24 часов недостаточно, чтобы все сделать?

У вас могут возникнуть проблемы с эффективным управлением своим временем.

Управление временем — это приобретенный навык, и правильные инструменты могут помочь вам достичь большего за отведенное время для определенных действий.

Одним из таких инструментов является матрица Эйзенхауэра. Доказано, что это помогает более эффективно управлять своим временем.Ранее мы обсуждали, как можно использовать матрицу для определения уровня приоритета задачи.

На этом листе буквенное кодирование помогает классифицировать уровень важности деятельности:

• A = важно
• B = несколько важно
• C = не важно
• * = срочно

9. Еженедельное управление временем Трекер

через Planoly

Этот трекер времени был разработан для работы с вашим расписанием. После распечатки он дает вам четкое представление о вашем ежедневном расписании, чтобы вы могли определить, какие действия отнимают у вас большую часть времени.

Чтобы максимально использовать возможности этого трекера для более эффективного управления вашим временем, вы можете использовать категории, чтобы отслеживать, как вы проводите свой день. Примеры категорий включают:

• Действия по уходу за собой (массаж, медитация и т. Д.)
• Деятельность, связанная с работой (включая встречи, специальные задания и т. Д.)
• Мероприятия, связанные со здоровьем и фитнесом (время в тренажерном зале, приготовление еды и т. д.)

10. Ежедневный журнал

через «Правильное отношение»

Регистрация всех ваших действий приучает ваш ум считать время ценным товаром.Это побуждает вас заниматься полезными для вас делами.

Преимущество такого трекера в том, что в течение определенного периода вы сможете увидеть, как вы используете свое время.

Это для чего-то, что вас обогащает? Или вы тратите огромную часть дня на такие отвлекающие время действия, как чрезмерное использование социальных сетей?

С помощью этой информации вы можете настроить свои приоритеты и более эффективно управлять своим временем.

11. Журнал учета рабочего времени

через Business Balls

В этом столбчатом счетчике времени достаточно места для записи ваших действий.Это позволяет вам отслеживать количество времени, которое вы тратите на каждое занятие, которое вы перечисляете.

Заполнив эту форму, вы сможете узнать, когда вы начинаете и заканчиваете действие, а также общее время, которое вы на него потратили. Шаблон также предлагает вам определить, является ли действие тем, что вы намеревались сделать, или оно было выполнено спонтанно.

Также имеется столбец для примечаний, чтобы вы могли отслеживать важные детали, связанные с записями в этом шаблоне.

12.Рабочий лист ежедневного ограничения времени

через Crafting A Family

Расписания могут быть беспокойными, поэтому нам нужна система, которая поможет нам оставаться в курсе дел. Этот рабочий лист с блокировкой времени помогает избежать стресса, когда вам нужно много чего сделать.

Хотя эффективное управление временем — это серьезное дело, мы все же можем наполнить его забавными элементами. Один из способов сделать это — использовать цветные ручки при заполнении расписания. Более того, наклейки и печатные формы могут добавить визуального интереса и дать вам забавный способ категоризации и отслеживания вашего расписания.

13. Счетчик времени Bullet Journal Версия для печати

через Life Is Messy And Brilliant

Этот счетчик времени служит вам как ежедневный или еженедельный журнал учета рабочего времени.

Сердечко в начале каждой строки представляет категорию деятельности, которую вы перечисляете ниже. Создатель этого трекера предлагает цветовую кодировку сердечек для обозначения каждой категории активности.

Пространство для «ключа» цветового кода также предусмотрено в верхней правой части страницы трекера, чтобы помочь вам перемещаться по этому рабочему листу.

Также есть место, где вы можете записывать заметки, напоминания и другую информацию о вашем дне, которую вы хотите сохранить.

14. 31-дневный счетчик времени

через Кейт Луиз

Этот счетчик времени позволяет отслеживать, как вы проводите свои 24 часа каждый день в течение 31 дня. Вы можете использовать систему с цветовой кодировкой, чтобы определить, чем вы занимаетесь в течение дня.

Хайлайтеры Mildliner и Stabilo хорошо подходят для этого типа счетчика времени.

15. Журнал учета рабочего времени

via Fringe Hours

Этот счетчик с 30-минутными интервалами является полезным инструментом для определения «дополнительных часов». Джессика Н. Тернер, автор книги « Fringe Hours: Making Time for You », призывает читателей находить время для себя в свои загруженные дни и делать то, что доставляет им радость.

Из-за загруженного ежедневного графика часто бывает трудно выкроить время для себя. Однако использование мини-перерывов в течение дня для декомпрессии и восстановления центра имеет важное значение для нашего благополучия.

Заключительные мысли

Вот и все — примеры таблиц управления временем, которые вдохновят вас на пути к повышению производительности, улучшению здоровья и благополучия.

Когда вы используете инструмент тайм-менеджмента, такой как рабочие листы, представленные сегодня, не зацикливайтесь на том, чего вы не можете достичь. У вас всегда есть возможность перенести их. Вместо этого сосредотачиваются на праздновании задач, которые вы выполняете.

Если вы используете технику Помидора, ознакомьтесь с нашими любимыми шаблонами блокировки времени здесь.

Не забывайте вознаграждать себя, когда вы достигли своих целей. У нас есть несколько замечательных советов о том, как вы можете вознаградить себя в этом посте.

Кроме того, не забывайте делать перерыв после выполнения важных дел. Позвольте себе расслабиться.

Наконец, всегда учитывайте свое здоровье и благополучие при реализации стратегий управления временем для повышения производительности. Убедитесь, что вы не жертвуете сном ради достижения цели.

Вперед к более организованному и продуктивному году!

7 советов по управлению временем для студентов

Гостевой пост: Рэйчел Кэмпбелл

С приближением экзаменов вам следует подумать о том, как стать лучше в тайм-менеджменте и организовать свои дни так, чтобы вы могли найти правильный баланс между домом, работой и университетской жизнью.Вы также должны попробовать съесть немного пищи для мозга — и нет, мы не имеем в виду чипсы и энергетические напитки!

Уделяя время расстановке приоритетов, вы можете дать себе наилучшие шансы оставаться на правильном пути и организованным во время экзаменационного периода, что, в свою очередь, может помочь снизить уровень стресса, а это может быть разницей между успехом и неудачей в университете.

Взгляните на наши семь лучших советов по тайм-менеджменту , чтобы вы могли делать все возможное в университете, а также находить моменты, чтобы расслабиться и даже подзаработать немного денег.

1) Что у вас,

, делать?

через GIPHY

Первый этап улучшения вашего тайм-менеджмента — перечислить абсолютно все, что вам нужно сделать . Это может показаться очевидным, но, судя по опыту, большинство студентов склонны оставлять важные задачи на последнюю минуту, что может повлиять на качество их работы и их общую оценку.

Включите в список любые университетские крайние сроки, а также любые смены, в которые вы работаете, и отметьте, сколько времени отнимет каждый приоритет из вашего расписания.

2) Составьте график жизни

через GIPHY

Будь то планировщик в стиле пин-ап, расписание или календарь на телефоне, найдите подходящий инструмент для систематизации и добавьте к нему свой список приоритетов. Есть много приложений для управления временем, которые могут в этом помочь. Кроме того, подумайте о том, когда вы наиболее активны, чтобы вы могли планировать периоды обучения примерно в это время.

Найдите время для общения, но также убедитесь, что вы высыпаетесь. Большинству людей требуется от 7 до 8 часов сна каждую ночь, чтобы оставаться сосредоточенными и бдительными во время учебы.

3) Будьте гибкими, но реалистичными

через GIPHY

Обычно выделяйте 8-10 часов в день на работу, учебу, общение и другие практические занятия.

Как студент дневной формы обучения, вы должны посвящать учебе в университете 35 часов в неделю, включая время, которое вы проводите на семинарах и лекциях. Если вы тратите только 15 часов в неделю на обучение под руководством репетитора, вам следует использовать дополнительные 20 часов для самостоятельного обучения.

Также важно помнить, что на выполнение работы часто уходит больше времени, чем ожидалось.Итак, дайте немного больше времени, если вы потратите на задачу больше, чем вы думали.

4) Дайте время на планирование, чтобы избежать повторений

через GIPHY

Выделение времени на исследование, планирование и размышления о своей работе имеет решающее значение для правильного управления временем. Дайте себе время обработать новую информацию и спланировать, как вы собираетесь ее использовать, так как это поможет вам избежать необходимости перечитывать и повторять любые исследования.

Один из способов эффективного планирования перед исследованием — составить список всего, что вы хотите узнать, чтобы вы могли делать заметки под каждым подзаголовком по ходу дела.

5) Избегайте откладывания на потом и отвлечения внимания

через GIPHY

Один из способов избежать откладывания на потом — подумать о разных местах, где вы были во время учебы — где вы были наиболее сосредоточены? Где вы больше всего отвлекались? Что вы можете сделать, чтобы учеба была действительно приятной?

Помните, что то, что работает для одного человека, не обязательно сработает для вас. Для некоторых учеба с друзьями может ограничить их продуктивность. Но для других обучение в группах может помочь повысить мотивацию и избежать откладывания на потом.

6) Упражнения, чтобы очистить голову между учебными занятиями

через GIPHY

Вы не поверите, но упражнения работают так же, как и сон. Он может сфокусировать ваше душевное состояние, помочь вам очистить голову и повысить умственные способности между учебными занятиями. Если вы новичок в упражнениях, постарайтесь выполнить 10-минутную пробежку здесь и там, постепенно увеличивая количество выполняемых упражнений.

7) Была ли ваша организация эффективной?

через GIPHY

Постоянный анализ и переоценка своего расписания может помочь вам понять, нужно ли вам вносить какие-либо изменения, чтобы помочь вам выполнить какие-либо университетские задания, а также иметь время, чтобы расслабиться и провести время с друзьями и семьей.

Рэйчел Кэмпбелл — автор творческого контента для Pure Student Living , поставщика высококачественного жилья для студентов, расположенного в нескольких местах по всему Лондону.

Хотите больше подобного контента? Зарегистрируйтесь для бесплатного членства на сайте , чтобы получать регулярные обновления и свой личный канал контента.

(Изображение: Дэвид Вега (Flickr))

Руководство по управлению временем — Календарь

Тайм-менеджмент — это то, что большинство людей пытается освоить в жизни.Независимо от того, являетесь ли вы студентом, профессионалом, предпринимателем, менеджером или отдельным сотрудником — вы хотите делать больше. В конце концов, чтобы не тратить драгоценное время зря, нужны практика, целеустремленность и самодисциплина.

Чтобы помочь вам встать на правильный путь, мы составили это удобное руководство по тайм-менеджменту, чтобы ваши дни были плодотворными и продуктивными в течение 2020 года и в последующий период.

Что такое тайм-менеджмент?

Проще говоря, тайм-менеджмент — это способность планировать, организовывать и контролировать свое время.Контроль рабочего времени в течение дня поможет вам в достижении ваших целей. Он часто включает в себя планирование на будущее, постановку целей, расстановку приоритетов задач и отслеживание того, на что на самом деле уходит ваше время.

Правильное управление временем также включает в себя посвящение соответствующего количества времени правильным действиям. Если у вас есть отчет, который нужно сдать сегодня, вы не будете тратить день на просмотр телевизора или работу над другим проектом.

В конечном счете, хорошее управление временем — это сосредоточение внимания на деятельности, которая приносит результат, а не на простой занятости.Если вы все сделаете правильно, вы станете более продуктивным и эффективным. У вас также будет меньше стресса и больше возможностей для личного и профессионального роста. Контроль своего времени помогает вам завоевать прочную профессиональную репутацию.

Тейлоризм и современные концепции тайм-менеджмента.

Люди руководят работой сотни лет. Современную концепцию тайм-менеджмента часто приписывают Фредерику Уинслоу Тейлору. Тейлор опубликовал свои методы научного менеджмента в 1909 году как «Принципы научного менеджмента.”

По словам Тейлора, за счет оптимизации и упрощения рабочих мест производительность повысится. Говорят, что Тейлор «выдвинул идею о том, что рабочие и менеджеры должны сотрудничать друг с другом». В то время это была революционная концепция. Тейлор продвигал идею «справедливой оплаты труда за справедливый рабочий день».

В конечном итоге Тейлор разработал четыре принципа:

• Замените работу «практическим правилом» или простой привычкой и здравым смыслом. «Используйте научный метод для изучения работы и определения наиболее эффективного способа выполнения конкретных задач.”
• Вместо того, чтобы просто назначать работников на какую-то работу, подбирайте работников для работы на основе их способностей и мотивации. Затем научите их работать с максимальной эффективностью.
• Наблюдать за производительностью рабочего. Предоставьте инструкции и контроль, чтобы убедиться, что они используют наиболее эффективные способы работы.
• Распределите работу между менеджерами и рабочими, чтобы менеджеры тратили свое время на планирование и обучение. Это позволяет работникам эффективно выполнять свои задачи.

Люди критиковали тейлоризм, потому что он поддерживает идею о том, что есть «один правильный способ» что-то сделать.

Со времени работы Тейлора многие исследователи разработали собственные теории тайм-менеджмента. Вот несколько примеров.

Многие пытались точно определить, что потребуется для эффективного управления временем. В книге 1994 года, написанной Карлой Крутсингер, она описывает управление временем как процесс.

Процесс Крутсингера в книге «Разумное мышление: навыки для академического успеха» включает:

• Постановка и расстановка приоритетов.
• Решаем, сколько времени посвятить конкретным задачам.
• Корректировка планов по мере их изменения.
• Часто пересматривайте цели и приоритеты.
• Наблюдение за результатами.

Нил Шипман, академический руководитель, считает, что наиболее важными навыками для управления временем являются:

• Самосознание.
• Грамотно структурируйте свое время.
• Постановка целей и приоритетов.
• Повышение личной эффективности и результативности.
• Планирование определенного времени для каждого действия.
• Планирование простоев для восстановления сил.

В статье 2002 года об управлении временем Уильям Э. Келли определил наиболее важные навыки управления временем как:

• Составление списков задач.
• Организация ресурсов и работы.
• Постановка целей.
• Создание и просмотр расписания.
• Разбиение больших задач на более мелкие части.

Почему так важно управление временем

Почему так много исследований было посвящено тайм-менеджменту на протяжении многих лет? Скорее всего, это потому, что, эффективно управляя своим временем, вы сможете:

• Увеличьте количество часов в день.Это правда, что у всех нас одни и те же 24 часа. Но с помощью тайм-менеджмента вы сможете максимально использовать этот ограниченный ресурс.
• Делайте больше с меньшими усилиями. Тайм-менеджмент побуждает вас сосредоточиться, избавиться от отвлекающих факторов. Вы определяете лучший способ добиться большего. Это означает, что вы можете выполнять задачи быстрее и проще.
• Повысьте качество принятия решений. Теперь у вас больше времени, и вам больше не нужно спешить с принятием решений. У вас есть время, чтобы принять правильные решения, взвесив все возможные варианты.
• Стань более успешным. Самые успешные люди умеют распоряжаться своим временем. Это гарантирует, что они добьются большего и примут более обоснованные решения.
• Изучите новую информацию и навыки. Один из лучших способов расти как личность — узнавать что-то новое каждый день. Имея больше времени, вы можете читать, проходить онлайн-курсы или практиковать недавно приобретенные навыки.
• Снижение стресса. Когда вы не контролируете свое время, вы постоянно чувствуете себя разбитым и разбитым.В результате вы можете испытывать стресс. Это может привести не только к выгоранию на рабочем месте, но иногда и к серьезным проблемам со здоровьем.
• Меньше откладывать на потом. Тайм-менеджмент помогает развить самодисциплину, что сокращает время откладывания на потом. Например, вместо того, чтобы смотреть телевизор в субботу, вы можете почитать книгу или заняться хобби. Оба могут помочь вам лично и профессионально.
• График свободного времени. Всем нам нужно время простоя, чтобы расслабиться, перефокусироваться и подзарядиться. Трудно найти то время, когда ты всегда в пути.Тайм-менеджмент поможет вам найти эти отрезки времени, чтобы расслабиться.

Советы и методы управления временем от всемирно известных основателей и предпринимателей

Просыпайтесь рано, чтобы попотеть.

Ричард Брэнсон, основатель Virgin Group, просыпается невероятно рано, как и большинство других предпринимателей. Он просыпается в пять утра, чтобы потренироваться, потому что это повышает его продуктивность.

«Я определенно могу добиться вдвое большего, если буду поддерживать форму», — сказал Брэнсон FourHourBodyPress.«Он поддерживает нормальное функционирование мозга».

Действуйте в соответствии с философией «Главное — в первую очередь».

Марк Сперри из

Mpowered рекомендует задать себе два вопроса: Насколько это важно? Это срочно?

Перечислите сначала важные и срочные дела, а затем важные, но менее срочные. «Каждый раз важность важнее срочности». Избегайте «тирании срочности», так как самые «срочные» задачи просто не важны для вашего успеха.

Это похоже на матрицу Эйзенхауэра.

Работа с пятиминутным шагом.

Успешные люди полагаются на свои календари при планировании своей деятельности. Как отмечает Питер Брегман, автор книги «Четыре секунды: все время нужно заменять контрпродуктивные привычки на действительно работающие». Это помогает им отмечать пункты в своих списках дел, а также определять приоритеты. «Что действительно нужно сделать сегодня? Какие важные моменты вы игнорировали? Где вы можете включить эти вещи в свой график? » — пишет Бергман.

Однако они также делят свои календари на небольшие отрезки времени. Например, чтобы эффективно управлять Tesla и SpaceX, Илон Маск разбивает свой день на пятиминутные интервалы.

Составьте «Нокаут-списки».

Маркус Лемонис, предприниматель и звезда шоу CNBC «Прибыль», дает отличный совет. Лемонис говорит, что встает утром и составляет список из пяти дел, которые он хочет сделать в этот день. Все без исключения он должен выполнить эти пять дел.Если он в конце концов добьется чего-то дополнительного, отлично, но у него всегда есть свой «нокаут-лист».

«Я просто записываю это физически. У меня в шкафу в подвале есть маленькие карточки. Это длинные узкие карточки с моим именем сверху. Из них делают действительно крутые бумажные самолетики. Когда я заканчиваю с ними в конце дня, мне нравится делать из них бумажные самолетики ».

«Естербокс».

Генеральный директор

Zappos Тони Хси не тратит время на то, чтобы отвечать на сообщения электронной почты, удалять и архивировать их.Чтобы добиться «нуля входящих сообщений», он разработал нечто под названием «Yesterbox».

Как пояснила Роуз Лидем, «Yesterbox — это собственная система управления электронной почтой Hsieh. Вместо того, чтобы пытаться сразу заняться всем в своем почтовом ящике, Се отвечает только на свой список сообщений за день до этого. Если только они не являются срочными, по общему правилу Се никогда не отвечает ни на одно из текущих электронных писем ».

Метод Айви Ли.

Этот способ повышения производительности был разработан экспертом по рекламе.Основоположник современных связей с общественностью Айви Ли в 1918 году. С тех пор эксперты рекомендуют его для достижения максимальной производительности.

Вот как это работает, через Джеймса Клира:

• В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые вам нужно сделать завтра. Не записывайте более шести задач.
• Расставьте приоритеты для этих шести пунктов в порядке их истинной важности.
• Когда вы приедете завтра, сконцентрируйтесь только на первой задаче.Работайте, пока первая задача не будет завершена, прежде чем переходить ко второй задаче.
• Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом. В конце дня переместите незавершенные дела в новый список из шести задач на следующий день.
• Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.

Проще говоря, в конце дня запишите, чего вы хотите достичь завтра.

Не позволяйте календарю управлять вами.

«Управление календарем — самая важная вещь, особенно когда вы заняты и у вас больше обязанностей», — сказала Мэри Каллахан Эрдос в интервью CNBC.Эрдос — генеральный директор JPMorgan Asset Management.

«Вы должны маниакально сосредоточиться на собственном календаре. У вас должны быть списки того, что вам нужно от других людей и что другим людям нужно от вас. Какие краткосрочные проблемы необходимо решить? Каковы долгосрочные проблемы?

«Если вы не сможете оставаться на вершине религиозно, оно в конечном итоге станет владением вами. Это не способ оставаться организованным и быть в курсе дел «.

Ограничьте доступ к социальным сетям.

«Самый большой отстой в моем рабочем дне — это электронная почта / Slack / социальные сети, которые мешают более важной работе. Поэтому я строго планирую и ограничиваю, сколько времени я трачу на каждый из них », — говорит Рауль Гутьеррес, основатель и генеральный директор Tiny Bop.

«Ограничивая количество времени, которое я трачу на повседневные дела, я работаю более эффективно. Распределяя задачи по блокам, я сокращаю переключение режимов ».

Максимизируйте свое время.

«Я всегда стараюсь максимально использовать свое время, — говорит инвестор Shark Tank и основатель FUBU Даймонд Джон.

«Например, я буду писать электронные письма в самолете, а не в офисе. Я стараюсь, чтобы члены моей команды вели как можно больше встреч. Я буду участвовать в последней части, поэтому мне не придется сидеть на пяти отдельных встречах с одной и той же целью. Когда у меня есть личное общение, я тоже стараюсь максимально использовать его ».

Заблокируйте свой умственный прайм-тайм.

«Определите, когда вы наиболее продуктивны. Сосредоточьтесь на задачах, которые являются наивысшим приоритетом для выполнения в течение этого времени », — рекомендует Дуг Бенд, Bend Law Group, PC.

«Для этого устраните отвлекающие факторы — например, звонки и электронные письма. Вместо этого используйте время, которое вы в своем уме, для выполнения самых важных задач ».

Хотите узнать свой ментальный прайм? Прочтите «Идеальное рабочее время для максимальной мотивации», чтобы направить вас в правильном направлении.

Геймифицируйте свой список дел.

«Мне понравилось« геймифицировать »свой список дел», — сказал CNBC Джек Грётцингер, соучредитель и генеральный директор SeatGeek.

«У меня есть примерное количество минут на все задачи.Я написал программу для записи, когда я начинаю и заканчиваю каждый пункт. Каждый день я ставлю перед собой задачу достичь цели по эффективности. Это количество фактических минут, разделенное на ожидаемые. Самая лучшая часть игры в одиночку — это то, что я занимаю все места в таблице лидеров ».

Не согласен и согласен.

Джефф Безос, несмотря на то, что он самый богатый человек в мире, продолжает работать с Amazon. Как Безос может быстрее принимать решения? Он использует фразу «не соглашайтесь и соглашайтесь.”

Безос утверждает, что это экономит ему много времени. Но как это работает? Если у вас есть сильная идея, но нет других участников, попросите их рискнуть.

«Если у вас есть убеждение в определенном направлении, даже при отсутствии консенсуса», — пишет Безос в письме акционерам Amazon от 2017 года, — «полезно сказать:« Послушайте, я знаю, что мы не согласны по этому поводу, но будете ли вы играть со мной? Не согласны и совершаете? К тому времени, как вы дойдете до этого момента, никто не сможет знать наверняка, и вы, вероятно, быстро получите ответ «да».’”

Найдите время для паузы.

«Возьмите коллегу и сходите в кафетерий или сядьте за столик вдали от вашего стола в офисе и пообедайте», — говорит автор и предприниматель Арианна Хаффингтон. «Даже если вы потратите на это 20 минут, это зарядит больше, чем то, что многие из нас делают — обедают во время работы».

Использование «пауз» может повысить вашу продуктивность, а также снизить уровень стресса.

Скажите «Нет»

По словам предпринимателя, Уоррен Баффет однажды сказал: «Разница между успешными людьми и очень успешными людьми заключается в том, что очень успешные люди говорят« нет »почти всему.”

Это правда. Вместо того, чтобы говорить «да» всему, например, помогать члену команды или принимать каждое приглашение, — скажите «нет». Особенно, если ваш график уже загружен.

Или, как выразился Дерек Сиверс, основатель CD Baby: «Если вы не говорите о чем-то -« Черт возьми! »- скажите« нет »».

Воспользуйтесь временем простоя.

«Планируйте свою работу и выполняйте свой план», — говорит Ник Хузар. Он является соучредителем и генеральным директором OfferUp. «Я всегда уделяю приоритетное внимание одиночеству по воскресеньям, чтобы сосредоточиться на главных приоритетах команды.Это означает, что для всех отделов OfferUp. Затем я провожу неделю, помогая команде выполнить эти приоритеты ».

Не делай этого в одиночку.

«Предпринимательство — командный вид спорта. Будь то поиск великого соучредителя, у которого есть дополнительные навыки (в моем случае, старый друг, которого я встретил в театральном лагере более 20 лет назад). Или выберите свою исполнительную команду, состоящую исключительно из игроков категории «А» (которых вы можете поочередно делегировать или вдохновлять). Вам нужна группа отличных товарищей по команде, чтобы добиться успеха при создании нового бизнеса, — говорит Мерритт Баер, генеральный директор TodayTix.

Кроме того, узнайте, как овладеть искусством делегирования и аутсорсинга, чтобы облегчить свою рабочую нагрузку, поручив задачи другим.

Расставьте приоритеты с GTD.

Райан Бэттлс, предприниматель и маркетолог. Баттлс пишет, что лучшая книга, которую он прочитал по планированию повседневных задач, — это Дэвид Аллен «Как сделать все: искусство продуктивности без стресса».

«Аллен поручает своим клиентам сначала сделать в уме все задачи, которые крутятся у них в голове.Будь то на бумаге или в программном обеспечении для управления задачами », — пишет Батлс. «Затем его клиенты создают единый почтовый ящик, куда должны быть выгружены все текущие задачи для обработки.

Это может быть физическая корзина, папка компьютера или раздел программного обеспечения для управления задачами. Оттуда к каждой задаче можно применить одно из следующих значений:

• Сделайте это : Если это займет менее двух минут, просто сделайте это.
• Отложить : Поместите его в календарь или в список проектов, чтобы действовать позже.
• Делегировать : Назначьте кого-то еще ответственным за выполнение задачи.

«С GTD вам также необходимо еженедельно проверять, какие активные проекты находятся в ваших списках. Вы сами выбираете, над какими из них будете работать дальше.

Как тайм-менеджмент помогает сделать вашу жизнь лучше

Легендарный Брюс Ли однажды сказал: «Если вы любите жизнь, не теряйте время, потому что время — это то, из чего состоит жизнь».

На самом деле в этом утверждении много правды.Тайм-менеджмент может радикально улучшить вашу жизнь следующими способами.

Снижает стресс.

Стресс прозвали тихим убийцей. Легко понять, почему: без контроля стресс может привести к головным болям, хроническим болям и ослаблению иммунной системы. Затем следуют проблемы с пищеварением, депрессия и учащенное сердцебиение.

По словам психолога Джеффри Джанаты, доктора философии, «Большинство из нас испытывают стресс, когда нам кажется, что мы не можем контролировать события в своей жизни.Тайм-менеджмент внимательно относится к тому, как мы используем свое время. Это то, как мы распределяем свое время. Контроль времени может усилить наше чувство контроля ».

Благодаря тайм-менеджменту вы снова контролируете свою жизнь. Больше не нужно суетиться. Больше никаких сюрпризов. Больше не нужно выполнять задание в последнюю минуту. Вы знаете, чего ожидать каждый день или, по крайней мере, насколько это возможно. Вы будете соответствующим образом спланировать, чтобы сделать все, когда это необходимо.

Помогает добиться большего.

Управление своим временем означает, что вы не тратите его на непродуктивные дела.Вместо этого вы остаетесь сфокусированными на своих приоритетах. Сосредоточенность означает, что вы не только лучше справляетесь со своей рабочей нагрузкой, но и добьетесь большего. С фокусом на задачи уходит меньше времени.

Дает больше свободного времени.

Если вы можете сделать больше за меньшее время, это означает, что у вас будет больше свободного времени. Хотя это не значит, что вы всегда должны тратить лишнее время. Это означает, что теперь у вас есть время делать то, что вы хотите. Это может быть чтение книги, посещение тренажерного зала, обед с друзьями или онлайн-урок.

Устраняет конфликты между работой и личной жизнью.

Совмещение личной и профессиональной жизни — это вызов для тех, кто не может эффективно распоряжаться своим временем. Если вы не выполнили задание вовремя, теперь вам придется задерживаться на работе допоздна. Может быть, вы скучаете по детскому футболу. Это неприятное чувство.

Когда вы сможете усовершенствовать искусство управления временем, вы сможете проводить его там, где это наиболее важно.

Короткое замыкание Отговорки.

Перестаньте оправдываться за свои проблемы. В большинстве случаев они сами виноваты. Эта ошибка может быть связана с вашим тайм-менеджментом.

Вы опоздали на встречу с потенциальным работодателем или клиентом — этот человек был недоволен и не нанял вас. Вы пропустили дедлайн и получили выговор от начальника. Вы отпустили день рождения члена семьи, потому что в выходные вам нужно было работать.

Можно ли всего этого избежать, если правильно распорядиться своим временем? Задайте правильные вопросы.

Повышает вашу репутацию.

Никто не хочет прослыть вечно опаздывающим. Хуже того, кто постоянно отказывается от планов. Когда вы научитесь управлять своим временем, вы заработаете репутацию надежного и надежного человека.

Это не только хорошо для вашей самооценки, но и открывает новые возможности в жизни.

Уменьшает потерю усилий и времени.

Не верите в миф о том, что тайм-менеджмент требует дополнительных усилий? На самом деле все наоборот.Тайм-менеджмент действительно облегчает вашу жизнь. Это побуждает вас искать более быстрые и эффективные способы выполнения задач.

Эффективное управление временем означает, что вы больше не теряете его зря. Бесцельно бродишь, ищешь чем заняться? Нет, всегда есть на чем сосредоточиться.

Советы по тайм-менеджменту для разных людей

Есть советы по управлению временем, которые каждый должен применять в своей жизни. К ним относятся:

• Создание списка дел.
• Расстановка приоритетов для ваших задач.
• Часто просматривайте свой календарь.
• Оставаться организованным.
• Приступая к рутине.
• Устранение промедления.
• Делегирование чаще.
• Использование таймеров.

В то же время некоторым людям нужны более уникальные способы управления своим временем. Вот несколько групп, которым нужны более конкретные методы управления временем.

Управление временем для студентов

Студенты имеют возможность посещать занятия, готовиться к экзаменам и наслаждаться жизнью в кампусе.Неудивительно, что студенты считают тайм-менеджмент проблемой. Это можно исправить, выполнив следующие действия:

• Запишите все, что вам нужно сделать, и расставьте приоритеты в своем списке. Бумага к концу недели? Это важнее, чем подготовка к экзамену через три недели. Это не дает вам дождаться последней минуты.
• Воспользуйтесь приложением-календарем или поместите настенный календарь в своей комнате. Составьте график жизни, чтобы знать, когда вы будете в классе и когда должны быть выполнены задания.
• Не забудьте выделить время для учебы. Старайтесь быть последовательными и не отвлекайтесь. Выключите телефон и уведомления из социальных сетей.
• Будьте гибкими. Несмотря на то, что у вас есть установленный график, учитывайте некоторую гибкость. Некоторые задания занимают больше времени, чем планировалось. Нужно учитывать время на подготовку. Например, это время, потраченное на исследование и планирование статьи.
• Определите, где вы более продуктивны: в одиночку или в группе. Некоторые студенты отвлекаются, когда учатся с другими.Некоторые преуспевают в групповой работе. Если вы более продуктивны с другими, запланируйте еженедельные учебные группы.
• Не пренебрегайте своим здоровьем. Поздние ночи и нездоровая еда — это часть учебы в колледже. Но вы не сможете работать продуктивно, если будете вести такой образ жизни каждый день. Убедитесь, что у вас все еще есть время для упражнений и восьми часов сна. Соблюдайте сбалансированную диету.

Тайм-менеджмент для менеджеров

Менеджеры несут дополнительную ответственность. Они выполняют множество задач, которых не делают другие.Они также управляют временем для себя и своих сотрудников. Вот как они могут это сделать:

• Составьте списки. Это включает в себя все, от ежедневных списков дел до годовых целей и плана для вашей команды. Таким образом, вы всегда будете знать, что делаете вы и ваша команда. У вас будет ручка сегодня, завтра, на следующей неделе и даже в следующем году.
• Узнайте, как четко и эффективно общаться, чтобы исключить недопонимание.
• Делегируйте задачи членам команды, которым доверяете.Доверьте это тем, кто умеет выполнять задания.
• Выделите время для непрерывной работы, чтобы вы могли работать над своими наиболее важными и неотложными задачами. Однако вам также нужно будет спланировать перерывы. Попробуйте придерживаться политики закрытых дверей, когда вам нужно сосредоточиться. Но придерживайтесь политики открытых дверей в определенное время в течение дня.
• Используйте повестку дня встреч, чтобы встречи были продуктивными и не отставали от графика.
• Периодически проверяйте электронную почту, например утром, а затем днем.
• В конце дня всегда проверяйте расписание на завтра. Вы будете точно знать, чего ожидать, и сможете соответствующим образом спланировать свою работу.

Управление временем для индивидуальных участников

Возможно, вы решили не брать на себя руководящую роль. Но ваш вклад по-прежнему влияет на организацию, в которой вы работаете. Таким образом, индивидуальные участники должны:

• По-прежнему иметь возможность эффективно управлять своим временем, а также временем других. Вы должны справиться с множеством требований и конкурирующими сроками.Авторы делают это, разрабатывая планы на случай непредвиденных обстоятельств. Всегда полезно устанавливать приоритеты и использовать технологии для отслеживания и управления работой.
• Развивайте сильные навыки межличностного общения. Уметь четко объяснять мысли и идеи другим. Оставайтесь прозрачными и сможете закрыть информационный цикл.
• Будьте эффективны в сотрудничестве. Соавторы часто протягивают руку помощи, когда это возможно. Налаживание совместных рабочих отношений с другими всегда должно быть приоритетом.
• Добивайтесь стабильных результатов, сосредотачиваясь на правильных задачах. Завершить начатое и взять на себя личную ответственность за результат.

Лучшие инструменты управления временем

Независимо от того, насколько вы дисциплинированы, иногда вам нужна небольшая помощь в управлении временем. К счастью, вы можете использовать эти 15 инструментов, чтобы максимально эффективно использовать свое время.

1. Календарь

Устали от этих писем взад и вперед при планировании встречи или встречи? Календарь решает эту проблему, позволяя вам сообщить о своей доступности по электронной почте или по встроенной ссылке.Затем другая сторона выбирает наиболее удобное для нее время. Мероприятие автоматически добавляется в календари участников.

Это бесплатное приложение также использует машинное обучение, поэтому оно может предлагать, когда, где и как будут проходить встречи.

2. Срок погашения

Это приложение понравилось всем, кто хочет более эффективно управлять своим временем. Он отслеживает и записывает, как вы проводите время в сети, а затем выдает еженедельный отчет. Таким образом вы сможете увидеть, на что тратите время в Интернете.

Due также позволяет блокировать отвлекающие веб-сайты и дает советы по организации дня. Он доступен для iOS, Android, OS X, Windows и Linux.

3. Trello

Доступны сотни инструментов для управления проектами, но Trello зарекомендовала себя как лидер среди них. Он использует визуализацию, поэтому вы и ваша команда можете легко сортировать задачи и сотрудничать.

Trello использует цифровую доску объявлений, на которой можно размещать карточки.Эти карточки могут быть заданиями, задачами, идеями или целями. После этого ваша команда сможет добавлять комментарии, вложения и контрольные списки.

4. Карман

Это приложение для создания закладок, доступное для устройств Android и iOS, которое позволяет сохранять статьи на будущее. Не отвлекайтесь на интересный контент в ленте новостей. Вы можете сохранить его, пока у вас не будет простоя.

5. Bullet Journal

Известный как BuJo, это популярный способ организации, разработанный Райдером Кэрроллом.Просто возьмите ручку и бумагу (или воспользуйтесь приложением) и пронумеруйте каждую страницу. Затем запишите свой список дел, альбом для рисования, блокнот и дневник. Просто убедитесь, что вы используете разные символы для каждого, например, «X» для списка дел. Проверяем все готово.

Это может показаться сложным, но как только вы погрузитесь в него, на самом деле это не так. Суть в том, чтобы приспособить дневник к тому, как работает ваш мозг. Чтобы узнать больше о ведении журнала, посмотрите это видео.

6. Помни о молоке

Это приложение является частью списка дел и частью диспетчера задач.Это один из лучших инструментов для организации вашей личной и профессиональной жизни. Вы также можете делиться своими списками с другими, и он интегрируется с Google Calendar и Twitter.

Есть бесплатная версия, но есть и профессиональная версия за 4,99 доллара.

7. Усилитель фокусировки

Основанное на технике Помидора, Focus Booster — это приложение, которое утверждает, что может обеспечить мгновенную фокусировку. Это побуждает вас избавиться от отвлекающих факторов, работая в течение 25-минутных занятий. Вы также можете оценить, как вы потратили свое время, проанализировав табели учета рабочего времени.

Существует несколько вариантов тарифного плана, и он доступен для настольных компьютеров.

8. Своевременное

Timely — это простое в использовании приложение для учета рабочего времени, доступное для всех устройств. Вы можете использовать его, чтобы фиксировать оплачиваемые часы, управлять производительностью своей команды и следить за тем, чтобы ваши бюджеты оставались в пределах графика.

9. [адрес электронной почты защищен]

Разработчики этого уникального приложения утверждают, что оно может увеличить продолжительность вашего внимания до 400 процентов. Это достигается путем сочетания нейробиологии и музыки.

10. Todoist

Хотите избавиться от беспорядка в своем уме? Попробуйте это приложение. Это еще один гибрид списка дел и диспетчера задач. Это позволяет вам планировать свои задачи и действия. Что делает его таким мощным, так это то, что каждый элемент может быть отмечен как приоритетный.

11. Gmail

Зарегистрируйте бесплатную учетную запись Gmail. Это дает вам доступ к удивительному инструменту электронной почты. Вы также получите Google Диск, Google Календарь и Hangouts. Этот набор инструментов не только поддерживает вашу жизнь в порядке, но и позволяет создавать напоминания.Это позволяет вам легко сотрудничать и общаться с другими.

12. 30/30

Это бесплатное приложение для iPhone позволяет создавать список выполняемых задач, а также назначать каждому из них определенное количество времени.

13. Задача до рассвета

Это бесплатный инструмент, который легко автоматизирует общие и повторяющиеся задачи. Например, он может открывать файлы, папки или программы через определенные промежутки времени. Он также может выполнять резервное копирование и архивирование файлов, напоминать вам о перерыве или планировать регулярное резервное копирование.

14. Плоский помидор

Хотите использовать технику Помидора, чтобы делать больше? Вам необходимо скачать это бесплатное приложение, чтобы начать работу. Он просто отсчитывает ваши рабочие занятия, поэтому вы делаете перерыв каждые 25 минут. Вы также можете интегрировать свой список дел и проекты, чтобы отслеживать время, потраченное на каждую задачу.

15. Нирвана

Если вы поклонник техники «Как сделать все», то вам абсолютно необходимо это сопутствующее приложение. Он оснащен всем необходимым для внедрения системы GTD.В нем есть области для организации ваших задач. Есть почтовый ящик для новых задач, списков литературы, сроков выполнения, гибких тегов и контрольных списков.

Обновлено в январе 2020 г.

Использование эффективного тайм-менеджмента для улучшения учебы

Большинство студентов начинают каждый новый семестр в школе с большими ожиданиями. Они видят себя успешными в учебе и школьной работе, но им не удается составить реалистичный план или установить распорядок дня, который позволил бы им добиться успеха в учебе.В сутках не так много часов, дней в неделе и недель в семестре. И если вы не обратите внимания, конец семестра наступит раньше, чем вы это заметите, застигнув вас врасплох. Чтобы добиться успеха в учебе, вы должны тщательно распределять учебное время на ежедневной, еженедельной и семестровой основе. Ниже приводится стратегия тайм-менеджмента именно для этого.

Шаг 1. Подготовьте календарь курсов

В начале каждого нового семестра, прежде чем вы будете активно участвовать в учебе или другой деятельности, подготовьте календарь, охватывающий весь семестр.Календарь вашего семестра может выглядеть как обычный ежемесячный календарь или иметь другой формат. Какой бы формат вы ни выбрали, в вашем календаре семестров должно быть указано следующее:

• Переуступки со сроками исполнения
• Испытания с их датами
• Все школьные мероприятия
• Все внешкольные и внеклассные мероприятия

Шаг 2. Составьте недельный график

В отличие от календаря семестров, который полностью планируется в начале каждого семестра, еженедельное расписание составляется в начале каждой новой недели.Каждое воскресенье садитесь и составляйте свое недельное расписание. Хотя вы будете составлять свое недельное расписание каждое воскресенье, его следует обновлять по мере продвижения недели и появления новых вещей. Чтобы составить свое недельное расписание, сделайте следующее:

• Запишите в своем календаре каждое занятие, которое у вас есть на каждый день недели
• Взгляните на свой календарь семестров и запишите в еженедельном календаре элементы, которые необходимо выполнить или которые происходят на этой неделе (например, задания, тесты, события и т. Д.))
• Вернитесь и просмотрите все свои записи в классе и свое расписание на предыдущей неделе, чтобы увидеть, есть ли что-нибудь, что вам нужно добавить к расписанию на этой неделе, которое переносится.
• Добавьте в свое еженедельное расписание любые внешкольные и внеклассные мероприятия, в которых вы будете участвовать в течение предстоящей недели.
• Запишите день и время для каждого задания, учебной сессии, рабочей группы или проекта, которые вы будете выполнять в течение недели. Это может происходить вечером, после школы или во время учебы.

Шаг 3. Составьте ежедневное расписание

Вы могли подумать, что календаря семестров и недельного расписания будет достаточно, чтобы эффективно управлять своим временем, но это не так. Также нужно составить распорядок дня. Каждый вечер составляйте распорядок дня на следующий учебный день. Поставьте галочку рядом с каждым элементом, который нужно заполнить по мере его завершения. Чтобы составить свой распорядок дня, сделайте следующее:

• Запишите из своего недельного расписания все, что вам нужно сделать на предстоящий день.
• Запишите все из своего предыдущего ежедневного расписания, что не было выполнено и должно быть выполнено на следующий день.
• Проверьте свое распорядок дня на текущий день, чтобы узнать, есть ли какие-либо другие школьные мероприятия, которые вам нужно включить на следующий день.
• Включите любые другие занятия из вашего еженедельного расписания, которые необходимо включить в ваше расписание на следующий день.

Вы заметите, что один из ключей к эффективному управлению учебным временем — это начать с общей картины, а затем перейти к деталям.В вашем семестровом календаре содержатся указания и инструкции для достижения общей картины. Ваши еженедельные и ежедневные расписания содержат детали, необходимые для выполнения всего, что указано в вашем семестровом календаре, что позволяет вам достигать ваших семестровых целей один день и неделю за раз.

Другие навыки управления временем

После того, как вы разработали календарь семестров, недельное и ежедневное расписание, есть несколько других стратегий, которые помогут вам добиться большего и наиболее эффективно использовать свое время.Это включает:

• Расставьте приоритеты для своих заданий. По мере прохождения обучения вы обнаружите, что учебные темы становятся все более сложными, рабочая нагрузка — более сложной, а материалы — более сложными. К тому времени, как вы поступите в колледж, у вас просто не хватит времени, чтобы все успеть. Возьмите за правило начинать учебу с самого сложного или важного предмета или задачи. Если вы начнете заниматься самыми сложными предметами, пока вы еще свежи и полны энергии, это значительно упростит вам оставшуюся часть учебы.
• Найдите специальное место для учебы. Некоторые студенты проводят первые 20 минут своего учебного времени просто в поисках места для учебы. Ключ к постоянному управлению временем — найти специальное место для учебы, свободное от отвлекающих факторов, где вы можете сосредоточиться. Если вы хотите изменить место для учебы, это нормально, просто убедитесь, что вы нашли подходящее место для учебы, и придерживайтесь его.
• Создание блоков учебного времени. У вас должно быть не только специальное место для учебы, но и выделенное время для учебы — блоки времени, на которых вы сосредоточитесь на учебе.Идеально подходят блоки длительностью от 40 до 50 минут, но они могут быть длиннее или короче в зависимости от объекта и вашей способности фокусироваться. Во время занятий можно делать перерывы, чтобы перекусить, или просто встать и прогуляться, но не забудьте вернуться к занятиям.
• Запланируйте занятия после учебы в школе. Один из самых сложных, но важных элементов эффективного управления временем — ставить учебу на первое место. Легко сказать, что вы закончите учебу позже или незадолго до того, как ложитесь спать.Так же легко сказать, что вы сделаете это завтра, когда придет время сна и у вас больше не будет ни желания, ни энергии, чтобы это сделать. Завершите школьную работу как можно скорее. Если отложить менее важные дела до тех пор, пока вы не закончите учебу, вы сможете не сбиться с пути и сосредоточиться на своих «веселых» делах без надвигающейся учебы в школе.
• Используйте полезные ресурсы. Старая пословица, если сначала у вас не получится, попробуйте, попробуйте, попробуйте еще раз, хотя она полезна для многих жизненных ситуаций, не всегда лучшая философия, когда вы ограничены во времени и не можете понять, что вам нужно. домашнее задание по химии.По мере вашего продвижения в средней школе, старшей школе, а затем в колледже, разумно полагаться на помощь, опыт и знания других, которые помогут вам в процессе обучения. Умные друзья, наставники, учебные группы и даже Интернет — полезные ресурсы для изучения сложных предметов и наиболее эффективного использования вашего времени.
• Присоединяйтесь к учебной группе. Учебные группы предлагают студентам несколько преимуществ, наименьшее из которых — возможность быстрее освоить больший объем материала.Работа в учебной группе позволяет быстро исследовать и изучать различные темы. Каждому члену назначается тема, а затем группа предоставляет сводку.
• Сделайте упражнение. Питайся правильно. Высыпайтесь побольше. Да, вы слышали это раньше, но давайте повторим еще раз. Делайте упражнения, правильно питайтесь и высыпайтесь. Если вы не достигли своего пика, вы не сможете сосредоточиться или сконцентрироваться, и у вас не будет энергии или выносливости, чтобы эффективно завершить учебу.Если вы ложитесь спать на час раньше, на следующий день вы сможете лучше всего использовать свое время.
• Будьте гибкими. Вы не можете все спланировать. Непредвиденные препятствия обязательно появятся, поэтому планируйте их соответствующим образом и будьте гибкими. Просто хочу как можно скорее вернуться в нормальное русло и придерживаться своего ежемесячного, еженедельного и дневного расписания.

14 шаблонов тайм-менеджмента, которые помогут вам организовать работу

Управление временем — это навык, который открывает все остальные навыки.Кроме того, если вы хотите добиться большего, вам поможет тайм-менеджмент. Если вы хотите улучшить баланс между работой или личной жизнью, вам поможет тайм-менеджмент. Если вы хотите чувствовать себя менее подавленным и более контролируемым, лучше распределяйте свое время. В основе более эффективного управления временем лежит система управления временем и вспомогательный набор списков. Эти шаблоны управления временем могут помочь вам в составлении таких списков.

Если бы ваш лучший друг использовал вашу систему тайм-менеджмента, что бы он сказал?

Читая эту статью, вы, вероятно, попадете в одну из 3 групп;

• Те, кто находится в отрицании: «Я так занят, что у меня нет времени, чтобы улучшить свое время.’
• Те, кто находится в неведении — «Моя система тайм-менеджмента отлично работает уже 15 лет».
• Те, кто в нужде — «Если это поможет, я попробую, потому что уверен, что смогу внести некоторые улучшения».

Обращаясь к группе «Нуждающиеся», эти шаблоны управления временем помогут. Они просты, практичны и ими можно пользоваться сразу. Если бы у вас было время, вы бы создали похожие шаблоны. Тяжело, когда ты в окопе.

Моя страсть — помогать другим, и, будучи заядлым учеником и тренером по управлению временем в течение 14 лет, я хотел поделиться кое-чем из того, что я узнал.Выучили на собственном горьком опыте, поэтому в этом нет необходимости.

Как использовать каждый из 14 шаблонов управления временем

Шаблоны разработаны в порядке их использования. Первый из них — самый сложный, Key Result Area (KRA), а затем они становятся все проще. Например, «Список дел на день», «Список проектов» и «Еженедельная оценка».

Представьте футбольную команду, которую вы поддерживаете, или, если у вас ее нет, команду, которую поддерживает друг, или просто команду, о которой вы слышали.Мой — «Оксфорд Юнайтед» (намек на легкое оскорбление!). KPI (ключевой показатель эффективности) Оксфорд Юнайтед, скорее всего, приведет к победе в лиге. Это командная цель, которую стремится достичь каждый в команде. Эта цель не для человека. «Оксфорд Юнайтед» может выиграть чемпионат, но разве каждый игрок «старался»? Вот где важны KRA. Область ключевых результатов (KRA) — это индивидуальная цель. Идея состоит в том, что если каждый человек работает над достижением своего KRA, команда должна достичь своих KPI. Возвращаясь к нашей футбольной команде, KRA вратаря может оказаться «чистым листом».KRA нападающего должна забивать один гол за игру, а KRA защитника — выигрывать 80% отборов мяча. Какая у тебя КРА?

Действие: Заполните KRA, используя шаблон тайм-менеджмента № 1, чтобы вы теперь понимаете, почему вы получаете зарплату — KRA.

Этот шаблон управления временем легче всего понять, потому что он просто требует списка того, что вы собираетесь делать каждый день. Проблема в том, что многие люди пишут непрерывный список дел, а не список дел на каждый день.Ежедневный список дел фокусирует ум. Если у вас нет списка дел каждый день, обычно происходят две вещи. Во-первых, вы застрянете в своем почтовом ящике, потому что это заставляет нас думать, что мы много работаем и, следовательно, «заняты». Во-вторых, кто-то другой заполнит ваш день задачами, если вы сами не выбрали их. Эти задачи могут поступать в форме электронных писем, запросов начальников или действий, которые вы получаете на собрании. «Составьте план на каждый день, или кто-нибудь найдет его для вас». Ежедневный список дел — это основа каждой системы управления временем.Используйте этот шаблон каждый день.

Действие: Заполните список того, что вы будете делать завтра, используя шаблон управления временем № 2, чтобы у вас был свой план — Ежедневный список дел.

Очень немногие люди имеют список «живых и дышащих» проектов. У некоторых он есть, но он был написан один раз и с тех пор не обновлялся. Список проектов — это средство узнать, в чем дело. Те вещи, которые окажут наибольшее положительное влияние на наши KRA. Это связь между Ежедневным списком дел и причиной того, что вы получаете зарплату, то есть ключевыми областями результатов.Имея список проектов, вы получаете прозрачность в отношении больших и важных вещей. Исследования показывают, что у каждого человека одновременно может быть от 50 до 70 проектов (дома и на работе). Этот шаблон просто запрашивает 14.

Действие: Заполните список проектов, над которыми вы работаете, используя шаблон управления временем № 3, чтобы отслеживать «важные дела» — Список проектов.

Встречи — неизбежное зло любого работника умственного труда. Мы не можем от них уйти.Кажется, они там, где теряются часы и ничего не достигается. Одна из основных причин этого заключается в том, что действия либо не фиксируются, либо недостаточно хорошо фиксируются, чтобы произошло что-либо существенное. Конечно, достижение целей, правильные участники, фокус и т. Д. — тоже веские причины. Этот шаблон начинается с захвата действий. Это связано с тем, что, если у людей зафиксированы четкие действия, у людей не будет места, чтобы шевелиться, говоря: «Я думал, что он это делает», «Или что означало это действие?» Или «Я получил действия только вчера.Встреча 2 недели назад ».

Действие: Заполните шаблон управления временем № 4, чтобы вы могли повысить вероятность выполнения действий — Действия встречи.

Вы делегируете людям полномочия. Люди выше. Люди ниже. Люди в стороне. Как вы отслеживаете, кого и когда просили сделать? Список ожидающих поможет вам отслеживать. Этот шаблон предоставляет место, где можно припарковать то, что вы просили сделать, чтобы вы больше не преследовали человека и чтобы он был ясен, когда вы хотели, чтобы задача была завершена.И чтобы, конечно, не забыть. Ключ к успешному составлению списка ожидающих — его оценка. Это может происходить каждый день, пока это новая часть вашей системы управления временем. «В дальнейшем» это может быть только в начале и в конце недели, когда вы освоитесь с этим шаблоном.

Действие: Завершите ожидание, используя шаблон управления временем № 5, чтобы вы могли контролировать то, что делегировали — список ожидания.

Одна из самых больших проблем управления временем, особенно в офисе с открытой планировкой, — это начать задание и завершить его.Слушатели нашего учебного курса по тайм-менеджменту говорят нам, что именно по этой причине они чувствуют, что ничего не делают. Отчасти причина этого в том, что работникам умственного труда приходится жонглировать множеством мячей. Отчасти это связано с тем, что мы откладываем дела на потом, потому что нам не «нравятся задачи». В основном это потому, что у них нет структурированного способа справляться с блуждающими мыслями. «Список отвлекающих факторов» — это простой шаблон, который вы будете держать на столе. Затем, когда вы сосредотачиваетесь на одной задаче, и тогда вам в голову приходят мысли, вы записываете их, выкидываете их из головы, позволяя вернуться к выполненной задаче.Более 50% времени добавляется к задаче, если она не запускается и не выполняется за один раз. Распечатайте и храните этот шаблон на столе или держите его открытым на экране.

Действие: Полный шаблон управления временем «Список отвлекающих факторов» №6, чтобы вы могли сосредоточиться на выполнении одной задачи от начала до конца — «Список отвлекающих факторов».

Представьте себе команду продаж без плановых продаж или футбольную команду «Оксфорд Юнайтед», которая каждую субботу собирается играть «просто для удовольствия». То же самое и с тайм-менеджментом.У вас, вероятно, есть целевые показатели (KPI и KRA) на год или квартал. Эти шаблоны побуждают вас поставить цели на неделю. В начале недели этот шаблон спрашивает: «Если бы вы оглянулись на эту неделю, чего бы вы были рады достичь?». Записывая наши цели на неделю, мы можем сосредоточиться на том, что важно, когда мы «застреваем в окопах» электронных писем, телефонных звонков и встреч. В идеале еженедельные цели оказали бы положительное влияние на приоритетные проекты, которые, в свою очередь, повлияли бы на ваши KRA, которые повлияли на KPI.Если это произойдет, вы получите стальную цепочку из звеньев, проходящую через ваш тайм-менеджмент, сохраняя ее связность и прочность.

Действие: Выполните свои еженедельные цели на этой неделе, чтобы вы определили, чего хотите достичь, используя шаблон управления временем № 7 — Еженедельные цели.

В начале недели вы выполнили шаблон «Еженедельные цели», указав 7 вещей, которых вы хотите достичь на этой неделе. В конце недели имеет смысл посмотреть, как вы справились.Шаблон еженедельной оценки спрашивает, достигли ли вы этих еженедельных целей с помощью простого инструмента под названием «PMI» — положительный, отрицательный и интересный. В конце недели вы пишете 3 положительных момента о неделе, 3 отрицательных или не очень хороших результата о неделе и 3 интересных момента о неделе. Например, «P: отличная встреча с новым клиентом ABC», «M: достигло только 4 из 7 целей» и «I: двое из моей команды заболели». В последнем поле предлагается выполнить одноразовое действие по управлению, оценив свою неделю, e.грамм. «Я буду записывать в свой дневник 1 час в неделю для проекта XYZ».

Действие: Завершите еженедельную оценку, чтобы знать, достигли ли вы своих целей на неделю, используя шаблон управления временем № 8 — Еженедельная оценка.

Аналогично «Еженедельным целям». Этот шаблон предлагает вам написать большие дела, которых вы хотите достичь в этом месяце.

В шаблоне управления временем «Ежемесячная оценка» вас просят оценить цели, которые вы указали в шаблоне «Цели на месяц».

Шаблон «Годовые цели» завершает серию целей; Еженедельно, ежемесячно, а затем ежегодно. Задача при постановке годовых целей состоит в том, чтобы сделать их достаточно большими, чтобы они были годовой целью, но не слишком большими, чтобы они могли быть «жизненными целями». В этих шаблонах не обсуждаются жизненные цели.

Завершенная в январе, «Ежегодная оценка» предназначена для оглядки на прошедший год. Определение того, что сработало, а что не сработало, и извлеченный урок для написания годовых целей на следующий год.

Этот шаблон необходим для достижения одного из ключевых мировоззрений эффективного менеджера времени. Этот образ мышления лучше всего выражается фразой: «Самые успешные люди — те, у кого пустая голова». Ежедневный список дел и список проектов — отличные шаблоны для управления нашими ближайшими и крупными задачами. Список «Some Day May Be» — это место, где можно записать все, что вы хотите сделать, но сейчас они просто не являются срочными и важными. Вот некоторые примеры: «Подача всех документов на дом», «Получение пенсии», «Составление плана преемственности для компании».

Действие: Заполните список «Может быть, когда-нибудь», чтобы у вас было место для «всего остального», используя шаблон № 13 для управления временем — Список «Может быть, когда-нибудь».

Средний работник умственного труда управляет проектами, и если он честен с самим собой, то его опыт управления проектами — это то, что они сами получили. Возможно, они слышали о крупных ИТ-проектах, управляемых с помощью диаграмм Ганта или квалификаций, таких как Prince2. Тем не менее, они жаждут чего-то простого, что дало бы им контроль, но не было слишком громоздким в использовании.Этот одностраничный шаблон поможет вам лучше управлять важными проектами, лучше подготовившись и избегая основных причин, по которым проекты терпят неудачу.

Действие: Заполните шаблон управления сроками проекта № 14, чтобы лучше подготовиться к важным проектам и не сбиться с пути — шаблон проекта.

Загрузите и используйте эти шаблоны управления временем

Загрузите эти 14 шаблонов управления временем, чтобы использовать ручку и бумагу.

Загрузите эти 14 шаблонов управления временем, чтобы заполнить их на экране.

Начните с включения одного из этих шаблонов в свою систему управления временем. Затем еще через неделю, пока вы не начнете пользоваться шаблоном как обычно. Для формирования привычки требуется 21 раз. Теперь вы можете стать более организованным. Удачи!

Изображение предоставлено: Sonovate через sonovate.com

Как составить план тайм-менеджмента для вашей рабочей недели

Спросите любого успешного человека, как он успевает так много сделать, и он скажет вам, что ключ к успеху — это эффективное управление временем.Проблема для большинства людей (особенно для предпринимателей) в том, что мы слишком разбрасываемся.

Улучшение происходит, когда вы сосредотачиваетесь на меньшем количестве более важных задач.

Считаете ли вы, что у вас недостаточно времени для выполнения всех повседневных задач? Вы пытаетесь сделать слишком много и не можете эффективно распоряжаться своим временем.

Создание плана управления временем означает, что вы вычеркиваете больше пунктов из своего списка дел. Это умный способ меньше нервничать, пока вы делаете больше.

Работайте эффективнее с гибким управлением проектами

Гибкие команды достигают большего.Посмотреть на себя.

4 шага для эффективного планирования времени

Навыки тайм-менеджмента не возникают естественным образом. Даже самым продуктивным людям трудно оставаться на верном пути без плана.

Если вы не планируете задачи заранее, вы должны решить, над чем работать в данный момент.

Это может сработать в течение первых двух часов вашего дня. Однако к полудню вы морально устали. Принимать правильные решения становится все труднее.

Другая большая проблема при работе на сиденье штанов — это ошибка планирования.

Люди от природы не умеют угадывать, сколько времени потребуется, чтобы что-то сделать. Когда мы оцениваем, сколько времени займет что-то, мы склонны быть излишне оптимистичными и предполагаем, что закончим гораздо быстрее, чем это реально.

Вот почему вы начинаете свой день с мысли, что собираетесь закончить пять важных дел, но к концу дня вы едва успеваете закончить одну. К тому же вы застреваете, работая над кучей мелких проектов, которые даже не важны.

Хороший план управления временем снижает усталость от принятия решений, устраняет ошибки планирования и помогает максимально эффективно использовать время и ресурсы.

Вот что вам нужно сделать, чтобы создать его:

1. Создайте временной бюджет

Помните ту ошибку планирования, которую мы только что упомянули? Спланировать время бывает непросто. Трудно предположить, сколько времени займет каждое действие.

Учет времени решает эту проблему.

Если вы уже используете инструмент для учета рабочего времени, отлично! У вас есть данные, которые вы можете использовать, чтобы точно узнать, сколько времени занимали аналогичные задачи.

Без автоматического учета рабочего времени сделать точные оценки немного сложнее, но вы все равно можете это сделать.Отслеживайте свое время вручную, записывая время начала и окончания для всех задач, которые вы решаете каждый день.

Вот небольшой совет — Hubstaff бесплатен для одного пользователя, поэтому вы можете загрузить его сейчас и сразу же начать отслеживать свое время.

Точное отслеживание времени — без усилий.

Попробуйте бесплатно сегодня.

Перечислите все свои задачи и цели

Чтобы составить бюджет времени, перечислите все повторяющиеся задачи и цели на следующую неделю. Не забывайте учитывать административные задачи, такие как выставление счетов, расчет заработной платы и т. Д.

Оцените, сколько времени вам понадобится

Когда у вас есть список всего, что вам нужно сделать, попробуйте оценить, сколько времени вам нужно для выполнения каждой задачи.

Пока у вас нет точных данных, используйте свою лучшую оценку и добавьте немного дополнительного времени, чтобы дать себе место для ошибки. Помните — гораздо легче заполнить дополнительное время в конце недели, чем работать по плотному графику.

Не более 40 часов

В идеале, ваше общее время для задач на следующей неделе должно быть меньше 40 часов.Если ваше расчетное время оказывается выше указанного, вам, вероятно, нужно пересмотреть свои приоритеты или делегировать работу другим людям.

Если ваша оценка составляет 30 часов или меньше, вы, вероятно, забыли о некоторых небольших задачах, отнимающих много времени, которые легко упустить из виду. Это могут быть такие вещи, как:

• Ответ на электронные письма
• Регистрация у сотрудников
• Помощь клиентам
• Создание плана на следующую неделю

План неизвестного

Наконец, помните, что независимо от того, насколько хорошо вы планируете свое время, вы неизбежно попадете в ситуации, когда всплывают случайные задачи или обязательства, которые необходимо выполнить как можно скорее.

Обязательно оставьте в своем календаре немного времени для этих непредвиденных задач, чтобы убедиться, что вы сможете выполнить все необходимое за любую неделю.

2. Расставьте приоритеты задач

После того, как вы составили временной бюджет и перечислили все, что вам нужно сделать на неделю, пора расставить приоритеты.

Посмотрите на свой список задач и поставьте звездочку рядом со всем, что является критически важным — задачами, которые зависят от времени и важны для успеха вашего бизнеса.Эти предметы — ваши главные приоритеты.

Затем поставьте точку рядом со всем, что зависит от времени, но не является жизненно важным для вашего бизнеса. Например, вам может потребоваться отправить заказ на питание для корпоративного мероприятия до полудня четверга.

Завершите, отметив элементы, которые не являются важными или временными. Эти элементы с низким приоритетом будут последними, что вы добавите в свое расписание (если они вообще попадут в расписание).

Не бойтесь делегировать

Это хорошая возможность делегировать то, что вам не нужно.

Назначьте их другим людям.

Эти задачи могут включать:

• Повторяющиеся задачи, которые вписываются в ваш рабочий процесс
• Задачи с четко определенными процедурами и результатами
• Административные задачи, не требующие или не требующие специальных знаний или опыта

Наконец, вы можете полностью избавиться от некоторых задач. Если задача не зависит от времени, важна для успеха бизнеса и не стоит делегировать кому-то другому, спросите себя, нужно ли вообще включать ее в список дел.

3. Составьте расписание

Когда вы узнаете, сколько времени занимает выполнение задач и определили свои приоритеты, вы можете составить соответствующий график.

Составьте план своей недели по 7-дневным отрезкам.

Заманчиво планировать на несколько недель вперед, чтобы избавиться от графика.

Не делайте этого.

Создание планов управления временем на неделю дает вам возможность приспосабливаться, когда дела идут не по расписанию. Если вы попытаетесь спланировать слишком далеко вперед, вы просто сойдете с пути и вернетесь туда, откуда начали.

Использовать временную блокировку

Отличный способ составить еженедельное расписание и убедиться, что вы сможете его придерживаться, — это использовать блокировку времени.

Блокировка времени включает выделение блоков времени для каждой конкретной задачи. Например, вы можете решить начать свой рабочий день с ответа на электронные письма в течение 15 минут, а затем 90 минут работы над самой важной задачей дня и т. Д.
Используйте временные блоки, чтобы выделить время дня, когда вы будете сосредоточиться на конкретных задачах.

Помимо того, что это позволяет вам оставаться организованным, это также поможет вам прийти в правильное состояние для выполнения конкретной задачи, потому что вы будете точно знать, когда будете ее выполнять.

График простоя

Если вы хотите оставаться продуктивным и избежать выгорания, вам также следует запланировать время простоя в течение рабочего дня. Вот несколько советов о том, как вы можете провести перерывы:

Медитируйте

Польза медитации для здоровья уже широко известна, но исследования показывают, что она также может улучшить продуктивность и сосредоточенность.

Медитация помогает:

Самый простой способ начать медитацию — загрузить приложение для медитации и использовать его для медитации, как только вы проснетесь утром.

Делайте это каждый день, чтобы выработать привычку медитировать и посмотреть, влияет ли это положительно на вашу способность эффективно управлять своим временем.

Практика благодарности

Исследования также показали, что благодарность уменьшает негативные чувства и помогает достигать целей и принимать проницательные решения.

Итак, как можно включить благодарность в свой день? Самый простой способ — составить список того, за что вы благодарны и цените. Вы также можете выразить благодарность окружающим с помощью благодарственных писем, электронных писем или письменных сообщений.

И то, и другое — отличный способ провести короткий перерыв в работе и зарядиться энергией для решения оставшихся задач в вашем списке дел.

4. Инвестируйте в программное обеспечение для управления временем

Хотя вы, безусловно, можете использовать простой список дел для управления своими задачами и временем, программное решение для управления временем может предоставить вам гораздо больше функций, таких как учет времени, организация задач по проектам или клиентам и т. Д.

Решения

, такие как Hubstaff, позволяют отслеживать время, затрачиваемое на проекты и задачи, создавать точные расписания и отчеты и даже контролировать собственный уровень продуктивности.

Вы можете воспользоваться Hubstaff, чтобы узнать, сколько времени у вас уходит на выполнение конкретной задачи или проекта, отслеживать все время, которое вы тратите на работу над проектами, а также повысить свою продуктивность.

Приручите свой список дел

Попробуйте Hubstaff Tasks бесплатно.

Ловушки тайм-менеджмента, которых следует избегать

Составить план не так просто, как записать задачи, а затем выполнить их.Есть еще кое-что.

Если вы уже боретесь с тайм-менеджментом, вероятно, с первых же попыток вы сделаете это неправильно. Это нормально. Это процесс обучения.

Хотите быстрее получать результаты? Остерегайтесь этих распространенных ошибок.

Проблема 1: Нет приоритета

У вас больше работы, чем времени, чтобы ее закончить. Это означает, что некоторые вещи просто невозможно выполнить.

Первый шаг — это признать, что вы можете выполнять только ограниченный объем работы.Второй шаг — это расставить приоритеты, чтобы делать правильные вещи.

Люди естественно тяготеют к работе над любимыми задачами в первую очередь, а остальные оставляют на потом.

Это происходит постоянно с людьми, которые не знают, как расставить приоритеты. В результате они не выполняют все свои задачи, срывают сроки и приводят к превышению бюджета проекта.

Как исправить:

Если все в приоритете, то ничего в приоритете. Убедитесь, что вы помечаете задачи как высшие, только если они действительно таковы.

Определите приоритеты задач, просматривая список всего, что необходимо сделать, а затем работайте в порядке от большего к меньшему. Требуется дисциплина, чтобы придерживаться этого порядка, когда ваша команда постоянно просит вас делать другие вещи, но будьте тверды и ясны.

Задача 2: Пропуск перерывов

Перерывы помогают сосредоточиться и выполнять больше работы.

Некоторые люди пропускают перерывы, когда у них много дел. Это кажется хорошей идеей, но на самом деле она действует прямо противоположно тому, о чем вы думаете.

Когда вы пропускаете перерывы, вы морально устаете. Работать становится тяжелее, и к концу дня вы делаете меньше.

Регулярные перерывы — одна из лучших вещей, которые вы можете сделать для повышения своей продуктивности и уверенности в том, что сможете выполнять все свои задачи.

Как исправить:

Самый простой способ приучить себя делать перерывы — это запланировать их.

Решите, в какое время вы хотите сделать перерыв, и установите напоминание на свой компьютер или смартфон.Когда появится напоминание, ПЕРЕСТАНЬТЕ РАБОТУ. Отойдите от стола, оставьте телефон и займитесь чем-нибудь другим хотя бы 10 минут.

Трудно остановиться прямо посреди задачи, особенно когда вы начинаете находить свое состояние потока.

Однако, если вы склонны пропускать перерывы, лучше прекратить выполнение задания, пока вы не научитесь давать себе некоторый мысленный отдых. Как только вы выработаете привычку делать регулярные перерывы, вы сможете корректировать и делать перерывы в логических точках остановки между задачами.

Возможно, вам также придется установить границы для вашей команды. Им не следует использовать ваши перерывы для того, чтобы расспрашивать вас о работе, пока вы находитесь вдали от рабочего места. Уважайте их перерывы и просите их уважать и ваши.

Проблема 3: Попытка быть совершенным

Скажите честно: у вас когда-нибудь была неделя, которая прошла именно так, как вы ее планировали?

Нет ничего идеального. Когда вы стремитесь к совершенству, будьте осторожны, чтобы не тратить слишком много времени на достижение невыполнимых стандартов.

Перфекционизм — опасная привычка, потому что вы чувствуете, что собираетесь работать лучше. Однако на самом деле это может навредить вашей работе. Вы потратите так много времени, пытаясь сделать что-то идеально, что вам придется спешить со всем остальным.

В лучшем случае вы получите противоречивые результаты. В худшем — никогда ничего не закончишь.

Перфекционисты чаще испытывают выгорание, беспокойство и меньшее удовлетворение от работы. Это не лучший способ работать и неэффективен при составлении плана тайм-менеджмента.

Как исправить:

Если вы перфекционист, вам нужно решить две проблемы.

Во-первых, поведение. Вы тратите слишком много времени на каждый проект и придираетесь к деталям, чтобы все исправить.

Это результат второй проблемы: вашей эмоциональной потребности в совершенстве.

Устранение ваших эмоциональных триггеров — долгий процесс, поэтому начните с устранения вредных привычек. Улучшение стиля работы может даже помочь вам преодолеть лежащие в основе беспокойство и стресс.

Устанавливайте временные рамки для задач и придерживайтесь их. Использование рабочего таймера или настройка предупреждений могут помочь вам не сбиться с пути.

Чтобы убедиться, что вы завершили свою работу в течение этого срока, используйте контрольный список, чтобы указать, что вам нужно сделать, чтобы считать задачу выполненной.

Вот пример:

Допустим, вам нужно вычитать сообщение в блоге, и вы знаете, что склонны тратить слишком много времени на мелкие изменения. Вы решили установить двухчасовой лимит и сосредоточиться на следующих пунктах контрольного списка:

• Проверьте орфографию и грамматику с помощью такого инструмента, как Grammarly
• Проверьте структуру сообщений, чтобы убедиться, что она логична.
• Убедитесь, что вы правильно используете ключевые слова SEO
• Перепишите любые предложения, которые не складываются естественным образом.

Вот и все, что вы отметили из списка.Пришло время перейти к следующей задаче, даже если сообщение в блоге не так «безупречно», как могло бы быть.

---

Оставайтесь на пути

Получите нашу бесплатную электронную книгу по удаленному управлению, в которой вы найдете советы по управлению временем, корпоративной культуре и производительности.

---

Пора составить собственный план тайм-менеджмента

Мы показали вам стратегии и инструменты, которые можно использовать для эффективного управления своим временем.