Как вести табель учета рабочего времени в 2019 году?
Рассмотрим, как вести табель учета рабочего времени, какую форму выбрать и какие коды использовать для заполнения. Приведем примеры заполнения табеля учета рабочего времени в разных ситуациях.
Из статьи вы узнаете:
Какую выбрать форму табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени – документ, предназначенный для учета отработанных часов и дней по факту. На его основании проводят начисление заработной платы.
Табель учета рабочего времени по форме № 0504421 применяют бюджетные организации. Коммерческие компании применяют форму № Т-12, если в документе проводится расчет оплаты труда. Или форму № Т-13, если все данные обрабатываются автоматическим способом.
Скачайте документы по теме:
Табель учета рабочего времени ведет работодатель. Этот документ предназначен для учета времени, которое было отработано каждым сотрудником по факту. На основании табеля рабочего времени производится начисление заработной платы.
Скачайте образцы:
Форма №Т-13. Табель учета рабочего времени
Скачать бланк
Читайте по теме в электронном журнале
Важно! Коммерческие компании вместо табеля учета рабочего времени Т-13 или Т-12 вправе разработать собственную форму, бланк которой можно адаптировать не только к графику учета рабочего времени, но и к специфике определенного производства.
Вопрос из практики
Нужно ли вести табель учета рабочего времени, если в организации установлена электронная система учета рабочего времени (турникеты с электронными карточками)
Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»
Отвечает Нина Ковязина
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении минздрава России
Да, нужно.
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
С этой целью работодатель может использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные
Из ответа «Нужно ли вести табель учета рабочего времени, если в организации установлена электронная система учета рабочего времени (турникеты с электронными карточками)»
Форма № Т-12 позволяет контролировать соблюдение
Скачайте образцы:
Форма №Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Скачать бланк
Табель учета рабочего времени (РВ) формы Т-13 применяется только для контроля рабочего времени в автоматическом режиме. Применение такого документа позволяет сократить трудозатраты, необходимые на процесс контроля и на ведение документа.
Заполнение табеля учета рабочего времени
Из видео «Суммированный учет рабочего времени»
В образец табеля рабочего времени следует внести следующие реквизиты:
- полное наименование организации;
- дату составления;
- применяемые единицы измерения;
- фамилию, инициалы, должность сотрудников;
- подпись с расшифровкой специалиста, которому поручено ведение табеля.
Скачайте образцы:
Форма №Т-13. Табель учета рабочего времени
Скачать бланк
Кто должен вести табель учета рабочего времени (бланк)
На основании части четвертой статьи 91 ТК РФ обязанности по учету фактически отработанного РВ возложены на работодателя. Приказом или иным локальным нормативным актом работодатель назначает ответственного сотрудника, который будет вести табель. В крупных организациях такая функция возложена на табельщиков.
Как заполнить табель рабочего времени (образец)
Табель учета рабочего времени открывают ежемесячно, как правило, за несколько дней до расчетного периода. Если списочный состав сотрудников изменен, соответствующие изменения следует вносить в учетный документ на основании приказов о приеме на работу или увольнении. После окончания каждого расчетного периода ответственный сотрудник ставит свою подпись и передает учетный документ в бухгалтерию для дальнейшего проведения расчетов заработной платы.
Практическая ситуация
Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель
Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело
Отвечает Ирина ПАВЛОВА,
юрист, руководитель сервиса «Кадровое дело: персональные консультации»
Нельзя заполнять табель учета рабочего времени на основании графика сменности. В графике вы сменами планируете рабочее время, а табель заполняете по дням и указываете только фактические часы. В статье мы покажем, как кадровику выбирать кодировки для табеля и как это влияет на зарплату сотрудников.
Совет № 1. Указывайте в табеле сверхурочные часы, если работника привлекали к сверхурочной работе
При сменной работе нужно выполнять требование о соблюдении нормы рабочего времени за учетный период. Но могут быть случаи, когда работника привлекают к работе сверхурочно (
При обнаружении ошибок и необходимости внести в табель изменения, составляют дубликат (корректирующий документ). В строке «Вид табеля» проставляют «первичный», «корректирующий». Кроме этого, вносят «0», обозначающий, что документ первичный. Последующие цифры обозначают соответствующий вид корректировки. На основании представленного документа бухгалтерия производит перерасчет
Пример, когда необходимо отобразить два или более отклонения от нормы:
В табеле можно регистрировать только случаи отклонения от нормы РВ. При таком варианте следует отмечать неявки, опоздания, работу сверхурочно. Учитывают неявки по дням. Кроме этого, регистрируются дни временной нетрудоспособности сотрудника, периоды командировки, отпуска.
Во втором варианте проводится сплошной учет. Соответствующими кодами проставляют случаи явки, неявки, причины отсутствия, количество отработанных часов, в том числе сверхурочно. Работодатель вправе самостоятельно определить, какой из двух способов будет использоваться в организации. Выбранный способ закрепить в
www.kdelo.ru
Положение о табельном учете рабочего времени
Открыть в формате Word
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.
1.2. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.
1.3. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.
1.4. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:
1.4.1. ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;
1.4.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;
1.4.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
1.4.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;
1.4.5. готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.
1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность Департамент по управлению персоналом и режиму.
1.6. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.
2. Определения
2.1. Работники категории А — работники, которым по роду работы необходимо чаще одного раза в день выезжать за пределы предприятия. Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров).
2.2. Работники категории Б — работники, которые имеют право покинуть территорию предприятия в течение рабочей смены, только предоставив оправдательные документы (увольнительную, повестку, подписанное руководителем заявление и т.д.). Заявления работников на предоставление административного отпуска, увольнительные визируются руководителями департаментов, цехов, служб.
2.3. Журнал учета отсутствующих работников — документ, отражающий фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, принадлежность к ООО, дату, текущее (с ___ до ___) и общее (в часах) время, причину отсутствия на рабочем месте. Персональные сведения о работнике, а также дата и время отсутствия работника фиксируются сотрудниками службы охраны на проходной. Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание — в начале смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством. Правила ведения журнала учета отсутствующих работников разрабатываются Департаментом по управлению персоналом совместно со службой охраны и утверждаются директором предприятия.
3. Правила заполнения табеля
3.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.
3.2. Электронный вариант табеля вводится работниками, ответственными за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:
3.2.1. В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.
3.2.2. Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.
3.2.3. Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе «комментарий».
3.2.4. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.
3.2.5. Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно работником, вносившим данные.
3.3. Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в форматеExcel согласно Приложению 2 и распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.
3.4. Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и визу руководителя соответствующего Департамента, службы, цеха (ниже подписи работника, ответственного ведение табеля). Подпись ответственного работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания, телефон иE-mail подписавшего.
3.5. К содержанию табеля предъявляются следующие требования:
3.5.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.
3.5.2. В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных. Например:
— местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком ДКК по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер. Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика ДКК.
— фактическим местом работы уборщицы хозяйственного отдела является склад комплектации. Табель подается хозяйственным отделом по согласованию с заведующим складом комплектации.
3.5.3. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».
3.5.4. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской — в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
3.5.5. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.
3.5.6. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).
3.5.7. В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.
3.5.8. Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.
3.5.9. В графе 2 арабскими цифрами (1, 2, 3) проставляется группа инвалидности работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.
3.5.10. Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.
3.5.11. В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).
3.5.12. В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на предприятии правилами.
3.5.13. Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки — по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
3.5.14. В графах 23 и 24 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 23) и часов (графа 24), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.
3.5.15. В графе 25 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 25, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 23.
3.5.16. В графе 26 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе 26 должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 24.
3.5.17. В графах 27 и 28 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.
3.5.18. В графе 29 указывается количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 2200 до 600.
3.5.19. В графе 30 указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и нерабочие праздничные дни согласно приказам директора.
3.5.20. В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.
3.5.21. В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.
3.5.22. В графе 41 указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.
3.5.23. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.
3.5.24. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.
3.5.25. При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.
3.5.26. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия.
3.5.27. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников ООО «ХХХХХ» в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
3.5.28. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
3.5.29. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.
3.5.30. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
3.5.31. В случае выполнения работником трудовых функций на территории предприятия (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов в соответствии с настоящим Положением.
3.5.32. В случае нахождения работника не на территории производственных площадок предприятия, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени в соответствии с Приложением 3.
3.5.33. В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.
3.5.34. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).
3.6. Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.
3.7. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей, заполняемых согласно Приложению 2.
3.8. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
4. Порядок формирования и представления табелей
4.1. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени
4.2. При выходе работников в течение рабочей смены службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости (нет увольнительной, и работник не относится к категории А), время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.
4.3. Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются службой охраны и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие по увольнительным, а также работники, относящиеся к категории А.
4.4. В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей мены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения (Департамента, службы, цеха) заявление работника направляется заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия — в службу охраны.
4.5. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются службой охраны заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным. Заместитель начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю составляет аналитические записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца, следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих департаментов, цехов, служб.
4.6. Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственными за табельный учет в электронную базу 1С до 1700 третьего числа месяца, следующего за отчетным.
4.7. Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 1700 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению 2, распечатывают их и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.
hr-portal.ru
Правила ведения табеля учета рабочего времени
Понятие табеля учета рабочего времени
Определение 1
Табель учета рабочего времени представляет собой документ, где регистрируются выходы или невыходы работников организации на работу. Данный документ представлен унифицированной формой по форме Т-13 ,где отражается учет рабочего времени, или по форме Т-12, где отражаются не только данные по отработанному времени, но и производится расчет заработной платы на основании отработанных часов (дней).
Ведение табеля учета рабочего времени обеспечивает выполнение таких важных управленческих и учетных функций как:
- контроль своевременной и полной явки всех работников организации;
- контроль перерывов в рабочее время;
- контроль своевременного ухода с рабочего места;
- учета отработанных часов для начисления заработной платы;
- учет неотработанного времени с раскрытием причин отсутствия работника на рабочем месте.
Формирование табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени должен составляться по каждому участку (подразделению) предприятия. Например, отдельно могут вестись табеля:
- отдела бухгалтерии;
- склада;
- каждого производственного участка;
- каждого магазина в торговой организации;
- и т.д.
На каждом участке должно быть ответственное лицо за ведение табеля:
- главный бухгалтер;
- начальник склада;
- начальник участка;
- администратор магазина;
- и т.д.
В табеле учета рабочего времени ежедневно фиксируется выход работника на рабочее место. Так в одной строке указываются:
- фамилия, имя и отчество работника подразделения;
- должность работника;
- табельный номер, присвоенный работнику.
В ячейке, согласно дате выхода, проставляются отработанные часы работником. Данный показатель заносится в конце рабочей смены.
Так, табель учета рабочего времени заполняется в течение всего отчетного месяца каждый рабочий день. В итоговом столбце суммируются отработанные часы работником за первую половину месяца – для расчета аванса, и за полный месяц – для окончательного расчета заработной платы за отработанный период.
Отработанное время указывается с расшифровкой. Например, это могут быть ночные часы, работа в праздничные дни, сверхурочные часы.
В обязательном порядке, в табеле учета рабочего времени проставляются отметки о неявках на рабочее место, и указывается причина таких неявок. Неявки работника могут быть по уважительным и неуважительным причинам. Уважительными причинами являются такие виды неявок как:
- ежегодный оплачиваемый отпуск;
- отпуск без сохранения заработной платы.
Такие неявки должны быть подтверждены документально. В данном случае, подтверждающими документами являются заявление самого работника на отпуск с указанием периода такого отпуска и приказ руководителя о предоставлении, указанного в заявлении отпуска.
- неявка в связи с болезнью, беременностью, родами. Такие неявки подтверждаются больничными листами, где также указан период болезни.
- командировка. Такая неявка подтверждается приказом руководителя о направлении работника в командировку с указанием периода командировки.
- производственные простои не по вине самого работника. Такая неявка подтверждается приказом руководителя с указанием периода простоя.
- неявка в связи с выполнением поручений государственного значения. Такая неявка подтверждается приказом руководителя с указанием периода выполнения поручений.
Замечание 1
Пропуски рабочего времени без уважительной причины считаются прогулами. Документально прогулы подтверждаются докладными записками руководителю от руководителей подразделений.
spravochnick.ru
Как заполнять табель учета рабочего времени | Статьи
На основании табеля учета производится начисление заработной платы. Обычно ответственным лицом за табель рабочего времени назначают сотрудника отдела кадров. Для чего предназначен этот документ? Какую форму использовать для его ведения? Какие символы использовать в его составлении? На эти вопросы мы отвечаем в данной статье.
Из этой статьи вы узнаете:
- как выглядит образец табеля и как правильно его заполнять;
- детальное описание ведения ведомости учета рабочего времени;
- общепринятые кодовые обозначения для заполнения документа.
Каждый руководитель обязан вести учет рабочего времени, который оформляется в виде табеля. В этом документе нужно указывать по факту отработанное каждым сотрудником время. Для ведения документа применяются специальные формы (№Т-12 и №Т-13). Бланк формы Т-13 используется в том случае, когда обработка данных проводится в автоматическом режиме. Допускается применение своих собственных форм учета.
Для чего нужен табель учета рабочего времени?
На основании табеля учета рабочего времени в организации начисляется заработная плата. Как правило, его ведение вменяется в обязанность работникам отдела кадров. Основные задачи табеля:
- контроль над соблюдением установленных правил и графика;
- контроль над эффективностью использования рабочего времени;
- сведения об отработанном каждым сотрудником времени;
- начисление заработной платы в соответствии с предоставленными данными;
- составление статистической отчетности для Росстата.
Как заполнять документ?
Используемые формы заполнения Т-12 и Т-13 практически не имеют отличий в наборе реквизитов, поэтому рассмотрим заполнение первого раздела формы — Т-12, под названием «учет использования рабочего времени»
Подробнее о табеле учёта рабочего времени читайте здесь:
Графы заполняются на протяжении всего месяца, затем, по завершению этого периода в документе подводятся итоги по тому количеству часов, которое было фактически отработано каждым сотрудником. Следует отмечать также результаты промежуточные, время работы и в первой и во второй половинах учетного месяца. Все выходы или невыходы сотрудника к своему месту работы, должны фиксироваться методом сплошной регистрации.
|
Из книги вы узнаете, как ввести неполное рабочее врем, как установить сотруднику гибкий график рабочего времени. Подробно рассмотрим, как отразить случаи, отклоняющиеся от нормы в табеле учета рабочего времени. Разберем, как организовать и оплатить работу в ночное время. |
|
Скачать книгу |
|
Такая фиксация подразумевает, что против каждого числа месяца, в бланке документа, должны быть заполнены соответствующие графы, в которых посредством определенного символа (кода), буквенного или цифрового, отражаются – все действия работника в отношении его рабочего времени. Заполнение табеля позволяет регистрировать только допущенные работником отклонения от графика (опоздания, невыход на работу). Если в течение учетного месяца работник не отклонялся от своего графика, то в табеле будут зафиксированы итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а остальные ячейки останутся незаполненными.
Табель учета рабочего времени. Форма Т-12
Скачать форму Т-12
Табель учета рабочего времени. Форма Т-13
Скачать форму Т-13
Здесь нужно ознакомиться, как необходимо ставить в табеле коды обозначения.
Четвертая и шестая графы бланка формата Т-12 имеют две строки. В верхней строке фиксируется буквенное обозначение видов затрат времени по каждому дню месяца (явка, командировка, больничный, отпуск). В графу расположенную ниже, вносится количество часов по ним. К примеру, вышедший на работу 15 мая сотрудник и полностью отработал положенное время (день), то в майском документе в ячейке с числом 15 напротив фамилии работника проставляется буквенное обозначение «Я» и 8 рабочих часов. Если же работник в этот день находился в командировке в другом городе, то необходимо проставить код «К». В нижнюю строку вы должны отметку «ноль», потому как в тот день сотрудник трудился в другой организации. Дни выходные и праздничные также обозначаются соответствующими символами. В верхнюю строку формы ставится буквенный код «В», а в нижнюю – цифра «0».
Стоит помнить: все проставленные коды должны иметь документальное подтверждение. К примеру, свое отсутствие по причине болезни, сотрудник должен подтвердить наличием листка временной нетрудоспособности. Если же для проставления соответствующего кода вы не располагаете подтверждающими причину отсутствия работника документом, то ставите отметку («НН») неявка по невыясненным причинам.
Все указанные на титульном листе бланка формата Т-12 условные обозначения отработанного и неотработанного времени, также, применимы и к бланкам формата Т-13.
О работе на высоте читайте далее
Как нужно подводить итоги
В завершение месячного периода делается подсчет общего количества дней и часов, проведенных сотрудником на работе. Затем из этого числа нужно исключить время, в которое сотрудник отсутствовал по любым причинам , включая дни, пропущенные из-за болезни, выходные, невыходы в связи с командировками, неявки по невыясненным обстоятельствам. Для общего подсчета часов посвященных сотрудником своей работе, складывают цифры нижней строки 4 и 6 граф, а полученные результаты сложения вносят в 5 графу (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).
Отдельно следует подсчитать, общее количество дней невыхода на работу, данные об этом вносятся в 14 и 16 графы. В 15 графу проставляется цифровой код причины неявки (буквенные обозначения и цифровые коды указаны на титульном листе формы). Код очередного отпуска — 09, а код – 30 — означает неявку по невыясненным причинам. Затем по каждому работнику устанавливается общее количество выходных в течение месяца, и вносится в 17 графу табеля.
Методы ведения табеля
Существуют два метода заполнения документации по учету.
Сплошная регистрация
При заполнении документа методом сплошной регистрации в бланке в каждой клетке проставляются все календарные дни месяца. Обязательно следует отмечать явку и дни отсутствия на работе. Для этого нужно использовать утвержденные кодовые обозначения (см. ниже). В бланке отчетности вместе с кодом обязательно проставляются отработанные часы. Данный способ учета удобен для организаций с нефиксированным рабочим днем. Он также помогает вести подсчет сверхурочных часов.
Пример заполнения табеля методом сплошной регистрации
Регистрация отклонений
При составлении документа методом регистрации отклонений в ведомости указывается только фактически отработанное время. В нем проставляются опоздания, отсутствие на работе и сверхурочные часы. Отсутствие на работе (больничные, отпуска, командировки и т.п.) указываются в днях. Заполняется только верхняя графа ведомости, в которой указывается принятый для обозначения код, нижние строки оставляют свободными. Подобный метод ведения документа рекомендуется применять на предприятиях с фиксированным рабочим днем.
Пример заполнения табеля методом регистрации отклонений
Скачать полностью образцы
Бланк для первичного учета отработанного времени заполняется только в одном экземпляре. В конце месяца документ подписывается ответственным лицом и утверждается руководителем организации. Утвержденный документ передается в бухгалтерский отдел для начисления заработной платы согласно фактическому отработанному времени. Ведомость учета заполняется для всех сотрудников организации.
Кем составляется документ
Обычно его ведение является обязанностью сотрудников отдела кадров. Но глава предприятия может назначить другое ответственное лицо — например, это может быть руководитель производственного звена или бухгалтер. В обязанности ответственного лица входит заполнение документа и его утверждение у руководителя.
Какие кодовые символы используются в табеле учета
При заполнении ведомости, фиксирующей отработанное время, используются определенные символы (буквы или цифры). Эти символы указаны на титульной странице формы №Т-12.
Самые распространенные обозначения:
- Я – дневные часы;
- НН – отсутствие на рабочее место по невыясненным причинам;
- В – выходные и праздничные дни;
- Н – ночные часы;
- РВ – работа в праздничные и выходные дни;
- С – сверхурочные часы;
- Б – дни временной нетрудоспособности;
- К – командировочные дни;
- ОТ – ежегодный основной оплаченный отпуск;
- ОЗ – неоплачиваемый отпуск;
- У – отпуск на период обучения.
Каждый работодатель вправе вводить для ведения временного учета свои символы. Подобные действия и порядок использования для ведения форм учета разрешены приказом Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. №20. Данное решение принято в связи с тем, что в стандартные формы учета не включаются символы для отдельных периодов времени работы — например, дополнительные перерывы.
Пример
Для кормящих матерей разрешены перерывы для кормления ребенка, которые считаются рабочим временем и оплачиваются по среднему тарифу. Для обозначения этого периода можно использовать обозначения «КР» из начальных букв перерыва (кормление ребенка) или использовать цифры — например, «37» Продолжительность перерыва по времени нужно прописывать в нижней части заполняемой формы.
Все условные обозначения
Важно!
При отсутствии сотрудника по неопределенным причинам проставляется буквенный код «НН» (по невыясненным причинам) или обозначение цифрами – «30» до того времени, пока не будет предъявлен документ, доказывающий причину неявки.
Как не допустить ошибок при заполнении
Нечасто, но ответственные за ведение документа все-таки допускают ошибки. Перечислим самые распространенные ошибки.
- указана должность, но не указаны ФИО сотрудника;
- праздничные дни проставлены как обычные рабочие дни;
- укороченные предпраздничные дни проставлены полными рабочими днями.
Как вести табель для лиц, совмещающих должности?
Сотрудникам, совмещающим должности, проставляется фактически отработанное время. Дополнительно для них заполняются графы 4 и 6 в нижней строке, где указываются соответствующие сведения. Это предусматривает стандартная форма №Т-12. Для формы №Т заполняются графы 4, 2 и 4 строка. Для внутренних совместителей учет ведется для каждой должности отдельно.
Как обозначать командировку в табеле учета рабочего времени?
Если сотрудник находится в командировке, то здесь проставляется общепринятый символ «К» или же цифры «06». В этом случае часы не указываются.
Образец заполнения при командировке (извлечение)
Проверьте себя
1. Какая стандартная форма может применяться для учета рабочего времени:
- a. Т-8;
- b. Т-12;
- c. У-3.
2. Какого метода ведения учета времени работы не существует:
- a. Сплошной регистрации;
- b. Непрерывного контроля отработанного времени;
- c. Регистрации отклонений.
3. Для чего необходимо подать утвержденный табель в бухгалтерский отдел:
- a. Для составления на их основе статистических документов;
- b. Для оформления в архив;
- c. Для расчета и начисления заработной платы сотрудникам.
4. Какой код используется для обозначения отсутствия сотрудника по невыясненным причинам:
5. Какое обозначение ставится для лиц, находящихся в служебной командировке:
- a. Буквенным кодом «СК»;
- b. Буквенным кодом «ОК» или цифровым «17»;
- c. Буквенным кодом «К» или цифровым «06».
www.kdelo.ru
Табель учета рабочего времени
МИТРОФАНОВА,канд. экон. наук,
директор Центра профессионального развития
Цели и правила использования рабочего времени
Форма табеля учета рабочего времени и его заполнение
Рабочим называется время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени (ст. 91 ТК РФ).
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Цели и правила использования рабочего времени
Учет использования рабочего времени организуется в целях:
— обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявления опоздавших и не явившихся;
— контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;
— фиксирования своевременного ухода работников с работы
— учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
— регистрации прогулов.
При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами:
1. Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям.
2. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).
3. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет.
Что касается вопросов, нередко возникающих у работодателей относительно отметок в табеле учета рабочего времени, нужно иметь в виду следующее.
Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ).
Если сотрудник находится в отпуске, нет необходимости отмечать выходные дни, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска».
Отстранение работника от работы учитывается в соответствующей графе табеля путем проставления времени отсутствия на работе, неявок на работу.
Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, необходимо проставлять в табеле факт его пребывания в командировке, т. к. такие дни будут оплачены ему в повышенном размере.
При отсутствии у работодателя информации о причинах отсутствия работника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени проставляется буквенное кодирование — «НН», если в дальнейшем будут представлены документы, подтверждающие болезнь сотрудника или факт признания прогула, то делаются соответствующие изменения в табеле учета рабочего времени.
Форма табеля учета рабочего времени и его заполнение
Отметки (коды) в табеле о причинах неявки на работу, о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и о других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны на основании документов (листок временной нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска и др.), оформленных надлежащим образом (см. табл. на с. 67-69).
Расходование рабочего времени в организации фиксируется в табеле учета использования рабочего времени (форма № Т-13), а также в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12), утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Табели учета рабочего времени согласно ст. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, хранятся один год.
В случае раздельного использования рабочего времени и расчетов с персоналом по олате труда допускается использование разд. 1 «Учет использования рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа.
Кто в организации должен вести табель учета рабочего времени
Этот вопрос каждая конкретная организация решает сама исходя из специфики своей деятельности. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.
Табель составляется уполномоченным лицом в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.
Для ежедневного отражения использования рабочего времени в табеле (в форме № Т-12 графы 4-18, 20-35; в форме № Т-13 — графа 4) отведено две строки: одна строка — для условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка — для записи количества часов по ним.
Учет использования рабочего времени в табеле может осуществляться методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. п.).
Форма № Т-13 ‘Табель учета использования рабочего времени» применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер, т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени
см. Таблица условных обозначений
Время работы, отступления от нормальных условий работы, отдыха | Документы, на основании которых | Код | ||
| можно делать соответствующие отметки в табеле | Буквенный | Цифровой | |
1 | 2 | 3 | 4 | |
Часы работы (дневные, вечерние) | Подтверждение факта присутствия руководителем подразделения, отметки пропускной службы (службы охраны) и др. | Я | 01 | |
Ночные часы работы | Подтверждение факта присутствия руководителем подразделения (ночной смены), отметки пропускной службы и др. | Н | 02 | |
Часы работы в выходные, праздничные дни | Подтверждение факта присутствия руководителем подразделения, отметки пропускной службы и др. | РП | 03 | |
Сверхурочные часы работы | Приказ руководителя о необходимости сверхурочной работы, подписанный сотрудником и подтвержденный пропускной службой и др. | с | 05 | |
Служебная командировка | Приказ о командировании, подписанный работником, соответственным образом оформленное командировочное удостоверение, служебное задание о направлении в командировку и отчет о его выполнении | К | 10 | |
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | Приказ об отпуске с подписью самого работника | от | 14 | |
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором | Приказ об отпуске с подписью самого работника | од | 15 | |
Отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалификации с отрывом от производства и др. | Приказ об отпуске, приказ о направлении на курсы повышения квалификации с подписью самого работника и др. | У | 16 | |
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | Условия рабочего времени, прописанные в трудовом договоре, приказ о направлении на обучение и др. | УВ | 17 | |
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | Приказ с подписью самого работника | УД | 18 | |
Отпуск по беременности и родам | Приказ с подписью самого работника | р | 19 | |
Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком | Приказ с подписью самого работника | оч | 20 | |
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком | Приказ с подписью самого работника | ож | 21 | |
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя | Приказ с подписью самого работника | до | 22 | |
Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством | Приказ с подписью самого работника | 03 | 24 | |
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом ‘Т’) и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности | Листок нетрудоспособности | Б | 25 | |
Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину и т. д.) | Справки лечебных учреждений | т | 26 | |
Часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | Приказ руководителя организации по основной деятельности | лч | 27 | |
Простои не по вине работника | Приказ руководителя организации по основной деятельности | вп | 28 | |
Целодневные невыходы с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий) | Приказ руководителя организации по основной деятельности | г | 29 | |
Прогулы (неявки на работу без уважительной причины в течение всего рабочего дня или отсутствие на работе без уважительной причины более 4 часов (непрерывно) в течение всего рабочего дня, административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам) | Докладные записки руководителей подразделений, объяснительные записки сотрудников, приказы о вынесении дисциплинарного взыскания, акты работы комиссии и др. | ПР | 31 | |
Неотработанные часы в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя | Условия трудового договора, приказы по основной деятельности | НС | 32 | |
Выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни | Установленные законом выходные и нерабочие праздничные дни | в | 33 | |
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | Документы, подтверждающие законность забастовки | ЗБ | 34 | |
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | Отсутствуют документы, объясняющие причины отсутствия сотрудника на работе | НН | 35 | |
При рассмотрении трудовых споров по поводу увольнения работников по подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ, т. е. за прогул, табель учета рабочего времени является одним из основных документов, доказывающих факт прогула. При отсутствии этого документа работодателю будет трудно доказать правомерность увольнения по этой статье.
hr-portal.ru
